ZAŁĄCZNIK

DO ZASAD FINANSOWYCH I PROCEDUR AUDYTU MAJĄCYCH ZASTOSOWANIE DO WSPÓLNOTY TRANSPORTOWEJ

1. PREAMBUŁA

Niniejszy załącznik obowiązuje Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej (zwany dalej „Sekretariatem”) przy zamawianiu towarów, robót budowlanych lub usług na własny rachunek poniżej progu określonego w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE. Nie obejmuje on operacji takich jak rekrutacja personelu, do których mają zastosowanie inne zasady.

2. SEKCJA 1

2.1 Zakres i zasady mające zastosowanie do zamówień

Wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzane przez Sekretariat na jego własny rachunek muszą być zgodne z budżetowymi zasadami przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji, a także z zasadami należytego zarządzania finansami. Ma to zapewniać uczciwą konkurencję między podmiotami gospodarczymi.

Zamówienia muszą być planowane na podstawie jasno określonych założeń, które wspierają realizację celów Traktatu o Wspólnocie Transportowej (zwanego dalej „Traktatem”) i organów ustanowionych na jego mocy, a także mają umożliwiać Sekretariatowi wykonywanie jego mandatu zgodnie z art. 28 Traktatu.

Szacunkowej wartości zamówienia nie można określać w celu obejścia mających zastosowanie przepisów; zamówienia nie można też w tym celu dzielić.

W stosownych przypadkach Sekretariat dokonuje podziału zamówienia na części, z należytym uwzględnieniem szerokiej konkurencji.

Sekretariat nie może wykorzystywać umów ramowych w sposób niewłaściwy ani w taki sposób, aby ich celem lub skutkiem było uniemożliwienie, ograniczenie lub zakłócenie konkurencji.

W postępowaniach o udzielenie zamówienia mogą zasadniczo uczestniczyć wszystkie osoby fizyczne będące obywatelami państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub państwa będącego Stroną z Europy Południowo-Wschodniej, które podpisało Traktat, oraz wszystkie osoby prawne mające faktyczną siedzibę w jednym z tych państw. Osoby fizyczne będące obywatelami państwa trzeciego i wszystkie osoby prawne mające siedzibę w państwie trzecim, które zawarło z Unią specjalne porozumienie w dziedzinie zamówień publicznych, mogą uczestniczyć w postępowaniach o udzielenie zamówienia na warunkach określonych w takim porozumieniu. Uczestnictwo jest również otwarte dla organizacji międzynarodowych.

Na wszystkich etapach każdego postępowania o udzielenie zamówienia należy odpowiednio gromadzić dokumenty i rejestrować czynności w formie pisemnej na potrzeby dokumentacji danego zamówienia w celu zapewnienia przejrzystości i możliwości audytu.

Sekretariat nie jest prawnie związany z podmiotem gospodarczym do czasu podpisania umowy. Należy to wyraźnie zaznaczać we wszystkich kontaktach z podmiotami gospodarczymi. Do momentu podpisania umowy Sekretariat może unieważnić postępowanie, przy czym oferentom nie przysługuje jakakolwiek rekompensata. Decyzja musi być uzasadniona, a oferenci muszą zostać powiadomieni na piśmie w terminie 15 dni od dnia jej podjęcia.

Zadania powierzone wykonawcom nie mogą obejmować wykonywania uprawnień władzy publicznej ani zadań związanych z wykonaniem budżetu.

Procedury udzielania zamówień o wartości poniżej progu określonego w dyrektywie 2014/24/UE mogą być stosowane w odniesieniu do następujących rodzajów zakupów:

— „usług”, które obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, innych niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi nieruchomości;

— „dostaw”, które obejmują zakup, leasing, najem lub kupno na raty, z opcją zakupu lub bez opcji zakupu, towarów (co może również obejmować rozmieszczenie, instalację i konserwację); oraz

— „robót budowlanych”, które obejmują budowę albo projektowanie i budowę obiektów budowlanych odpowiadających wymaganiom określonym przez Sekretariat. Terminem „obiekt budowlany” określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

3. SEKCJA 2

3.1. Umowy ramowe i upublicznienie

3.1.1. Umowy ramowe i umowy szczegółowe

Umowa ramowa zawierana jest między instytucją zamawiającą a co najmniej jednym wykonawcą w celu określenia podstawowych warunków serii umów szczegółowych, które mają zostać zawarte w danym okresie, w szczególności okresu obowiązywania, przedmiotu, ceny, warunków realizacji i przewidywanych ilości. Podpisanie umowy ramowej nie zobowiązuje urzędnika zatwierdzającego do dokonania zakupu.

3.1.2. Ogłaszanie postępowań dotyczących zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 49 zasad finansowych Traktatu, oraz formy ogłaszania

Zamówienia o wartości powyżej 20 000 EUR i poniżej progów, o których mowa w dyrektywie 2014/24/UE, uznaje się za zamówienia o średniej wartości. Sekretariat stosuje uproszczoną procedurę przetargową i musi zaprosić co najmniej pięciu kandydatów/oferentów. Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania jest publikowane na stronie internetowej Sekretariatu co najmniej na jeden miesiąc przed rozpoczęciem planowanego postępowania o udzielenie zamówienia.

Zamówienie o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR uznaje się za zamówienie o niskiej wartości. Stosuje się uproszczoną procedurę przetargową i Sekretariat musi zaprosić co najmniej trzech wybranych przez siebie kandydatów/oferentów. Upublicznienie ex ante, o którym mowa w pkt 3.1.2, nie jest obowiązkowe.

Płatności kwot nieprzekraczających 2 500 EUR na pokrycie poszczególnych pozycji wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

Do dnia 31 marca każdego roku Sekretariat publikuje na swojej stronie internetowej plan zamówień z wykazem planowanych na dany rok zamówień o wartości przekraczającej 20 000 EUR, wskazując w nim: przedmiot, szacunkową wartość i przewidywany czas wszczęcia postępowań.

4. SEKCJA 3

4.1. Postępowania o udzielenie zamówienia o średniej i niskiej wartości

4.1.1 Wstępne konsultacje rynkowe

Instytucja zamawiająca może przeprowadzić wstępną analizę rynku w celu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia.

4.1.2. Dokumenty zamówienia

Dokumenty zamówienia obejmują co najmniej:

a) w stosownych przypadkach, ogłoszenie ex ante;

b) zaproszenie do składania ofert;

c) specyfikację istotnych warunków zamówienia, w tym specyfikację techniczną i odpowiednie kryteria;

d) projekt umowy.

W dokumentach zamówienia Sekretariat określa przedmiot postępowania o udzielenie zamówienia, przedstawiając opis swoich potrzeb oraz charakterystykę robót budowlanych, dostaw lub usług, które mają zostać nabyte. Dokumenty te muszą zawierać wszystkie postanowienia i informacje potrzebne kandydatom do złożenia oferty: procedurę, która ma być stosowana; dokumenty, które należy przedłożyć; kryteria wykluczenia, kwalifikacji i udzielenia zamówienia, a także czas trwania i szacunkową wartość zamówienia. Sekretariat wskazuje również, które elementy określają minimalne wymogi, jakie muszą spełniać wszystkie oferty. Minimalne wymogi obejmują przestrzeganie mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy ustanowionych w prawie Unii, prawie krajowym, układach zbiorowych lub w mających zastosowanie międzynarodowych konwencjach w dziedzinie prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska wymienionych w załączniku X do dyrektywy 2014/24/UE.

Trzy wyżej wymienione dokumenty (b–d) można przesłać potencjalnym kandydatom/oferentom pocztą elektroniczną.

4.1.3. Zaproszenie do składania ofert

Zaproszenie do składania ofert:

a) określa zasady dotyczące składania ofert, w tym również w szczególności warunki zachowania ich poufności do momentu otwarcia, datę i godzinę zakończenia ich przyjmowania oraz adres, na który mają zostać wysłane lub pod który mają zostać doręczone, lub adres internetowy w przypadku składania ofert drogą elektroniczną;

b) wskazuje, że złożenie oferty oznacza przyjęcie warunków określonych w dokumentach zamówienia oraz że takie złożenie oferty wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone, na czas wykonania zamówienia;

c) zawiera informację o okresie, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być modyfikowana pod żadnym względem;

d) zakazuje wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania postępowania, poza wyjątkowymi okolicznościami określonymi w dokumentach zamówienia, a w przypadku, gdy przewiduje się wizytę na miejscu, określa dokładne zasady dotyczące takiej wizyty;

e) zawiera informację o sposobach udokumentowania dotrzymania terminu składania ofert; oraz

f) wskazuje, że złożenie oferty oznacza zgodę na otrzymanie powiadomienia o wyniku postępowania drogą elektroniczną.

4.1.4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia obejmuje:

a) kryteria wykluczenia i kwalifikacji;

b) kryteria udzielenia zamówienia i przypisane im odpowiednie wagi lub, jeżeli przypisanie wag nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, kryteria w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego, co ma także zastosowanie do ofert wariantowych, jeżeli dopuszczono je w ogłoszeniu o zamówieniu;

c) specyfikację techniczną, o której mowa w pkt 4.1.6.; oraz

d) wymóg dotyczący wskazania, w którym państwie mają siedzibę oferenci, oraz przedstawienia dowodów potwierdzających te informacje, normalnie akceptowanych zgodnie z prawem tego państwa.

4.1.5. Projekt umowy

Projekt umowy określa co najmniej:

a) dane dotyczące stron umowy;

b) przedmiot zamówienia;

c) czas trwania;

d) warunki płatności;

e) wymogi w zakresie gwarancji (w stosownych przypadkach);

f) ochronę danych;

g) prawa własności intelektualnej;

h) prawo właściwe dla umowy oraz sądu właściwego do rozstrzygania sporów.

4.1.6. Specyfikacja techniczna

Specyfikacja techniczna musi być wyczerpująca, jasna i precyzyjna oraz nie może powodować tworzenia nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjnego przetargu. Musi ona określać (w stosownych przypadkach w podziale na części) wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych, biorąc pod uwagę cel zamierzony przez Sekretariat. Musi być proporcjonalna do celu lub budżetu przeznaczonego na wymagane usługi, dostawy i roboty budowlane.

Specyfikacja techniczna nie może odnosić się do produktu określonej marki ani określonego pochodzenia ani opisywać takiego produktu i nie może powodować tworzenia nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjnego przetargu.

Specyfikacja techniczna obejmuje co najmniej:

a) kryteria wykluczenia i kwalifikacji;

b) kryteria udzielenia zamówienia;

c) dowody związane z dostępem do zamówień;

d) przedmiot postępowania o udzielenie zamówienia;

e) podstawowe informacje;

f) rodzaj zadań;

g) zakres prac;

h) czas trwania i oczekiwane wyniki;

i) założenia i rodzaje ryzyka;

j) dane logistyczne i harmonogram;

k) wymogi; oraz

l) kwestie sprawozdawczości i monitorowania zamówienia.

Specyfikacja techniczna ma służyć wykonawcy jako punkt odniesienia podczas realizacji umowy. Dołącza się ją jako załącznik do umowy zawartej w wyniku postępowania.

4.1.7. Kryteria wykluczenia

Kryteria te mają zastosowanie we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia i muszą zostać ogłoszone. W trakcie trwania postępowania nie jest dozwolona jakakolwiek modyfikacja tych kryteriów.

Celem kryteriów wykluczenia jest ustalenie, czy wykonawca może uczestniczyć w postępowaniu o udzielenie zamówienia, bądź, czy można udzielić mu zamówienia. Potencjalni oferenci są zobowiązani do złożenia oświadczenia, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wykluczenia, w formie podpisanego i opatrzonego datą oświadczenia. W tym celu Sekretariat musi dostarczyć wzór oświadczenia.

W odniesieniu do kryteriów wykluczenia i decyzji o wykluczeniu oraz oświadczenia i dowodów na brak sytuacji wykluczenia zastosowanie mają art. 136 ust. 1 i art. 137 ust. 1–4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Kryteria wykluczenia są weryfikowane na zasadzie wyniku pozytywnego/negatywnego w oparciu o odpowiednie wymagane dowody.

4.1.8. Kryteria kwalifikacji

4.1.8.1. Celem kryteriów kwalifikacji jest sprawdzenie, czy oferent posiada zdolności konieczne do realizacji zamówienia. W tym celu kryteria kwalifikacji muszą być jasne, niedyskryminacyjne, odpowiednie i proporcjonalne do przedmiotu i wartości zamówienia. Sekretariat upewnia się również co do tego, czy nakładane przez niego kryteria są łatwe do weryfikacji.

4.1.8.2. Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia kryteria kwalifikacji, minimalne poziomy zdolności oraz dokumenty wymagane do udowodnienia tej zdolności. Wszystkie wymagania muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do tego przedmiotu.

4.1.8.3. Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia, w jaki sposób grupy podmiotów gospodarczych mają spełnić kryteria kwalifikacji.

4.1.8.4. Jeżeli zamówienie jest podzielone na części, instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy zdolności dla każdej części. Może ona wyznaczyć dodatkowe minimalne poziomy zdolności w przypadku udzielenia większej liczby części zamówienia temu samemu wykonawcy.

4.1.8.5. W odniesieniu do zdolności do prowadzenia danej działalności zawodowej instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy spełniał przynajmniej jeden z poniższych warunków: a) figurował w odpowiednim rejestrze zawodowym lub handlowym, przy czym nie dotyczy to przypadków, gdy podmiot gospodarczy jest organizacją międzynarodową; b) w przypadku zamówień na usługi – posiadał określone zezwolenie potwierdzające, że jest uprawniony do realizacji zamówienia w kraju swojej siedziby, lub był członkiem określonej organizacji zawodowej.

4.1.8.6. Przyjmując wnioski o dopuszczenie do udziału lub oferty, instytucja zamawiająca akceptuje oświadczenie, w którym kandydat lub oferent stwierdza, że spełnia kryteria kwalifikacji.

4.1.8.7. Instytucja zamawiająca może na dowolnym etapie postępowania zwrócić się do oferentów i kandydatów o przedłożenie uaktualnionego oświadczenia lub wszystkich bądź niektórych dokumentów potwierdzających, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu procedury.

4.1.8.8. Instytucja zamawiająca wymaga od kandydatów lub zwycięskich oferentów przedłożenia aktualnych dokumentów potwierdzających, z wyjątkiem sytuacji, gdy już je otrzymała do celów innego postępowania, pod warunkiem że dokumenty te są nadal aktualne, lub gdy instytucja zamawiająca może uzyskać do nich nieodpłatnie dostęp w krajowej bazie danych.

4.1.8.9. Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z żądania dowodu potwierdzającego zdolności prawne, regulacyjne, finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej progów, o których mowa w pkt 3.1.2.

4.1.8.10. W przypadku gdy instytucja zamawiająca postanowi zrezygnować z wymogu przedstawiania dowodu potwierdzającego zdolność prawną, regulacyjną, finansową, ekonomiczną, techniczną i zawodową podmiotów gospodarczych, nie dokonuje się płatności zaliczkowych, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

4.1.8.11. Podmiot gospodarczy może w stosownych przypadkach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia polegać na zdolnościach innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi powiązań. W takim przypadku udowadnia on instytucji zamawiającej, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, przedstawiając zobowiązanie takich podmiotów w tym celu.

4.1.8.12. W odniesieniu do kryteriów technicznych i zawodowych podmiot gospodarczy może polegać na zdolnościach innych podmiotów tylko wtedy, gdy te ostatnie będą realizować roboty budowlane lub usługi, w przypadku których takie zdolności są wymagane.

4.1.8.13. Jeżeli podmiot gospodarczy polega na zdolności innych podmiotów w odniesieniu do kryteriów dotyczących zdolności ekonomicznej i finansowej, instytucja zamawiająca może wymagać od podmiotu gospodarczego i tych podmiotów solidarnej odpowiedzialności za wykonanie zamówienia.

4.1.8.14. Instytucja zamawiająca może zażądać informacji od oferenta na temat wszelkich części zamówienia, których wykonanie oferent ma zamiar zlecić w ramach podwykonawstwa, oraz informacji dotyczących tożsamości podwykonawców.

4.1.8.15. W przypadku robót budowlanych lub usług wykonywanych w obiekcie, który znajduje się pod bezpośrednim nadzorem instytucji zamawiającej, instytucja zamawiająca wymaga od wykonawcy, aby wskazał imię i nazwisko lub nazwę, dane kontaktowe i upoważnionych przedstawicieli prawnych wszystkich podwykonawców zaangażowanych w wykonanie zamówienia, w tym również wszelkie zmiany dotyczące podwykonawców.

4.1.8.16. Instytucja zamawiająca sprawdza, czy podmioty, na których zdolności podmiot gospodarczy zamierza polegać, oraz przewidywani wykonawcy w sytuacji, gdy podwykonawcom powierzana jest znacząca część zamówienia, spełniają odpowiednie kryteria kwalifikacji. Instytucja zamawiająca wymaga, by podmiot gospodarczy zastąpił podmiot lub podwykonawcę, który nie spełnia stosownego kryterium kwalifikacji.

4.1.8.17. W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac związanych z rozmieszczeniem lub instalacją w ramach zamówienia na dostawy instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez grupę podmiotów gospodarczych, przez uczestnika tej grupy.

4.1.8.18. Instytucja zamawiająca nie może uzależniać możliwości złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału przez grupę podmiotów gospodarczych od posiadania przez nią określonej formy prawnej, ale może zażądać, aby wybrana grupa przyjęła określoną formę prawną po udzieleniu jej zamówienia, jeżeli taka zmiana jest niezbędna do należytego wykonania zamówienia.

4.1.8.19. Kryteria kwalifikacji są weryfikowane na zasadzie wyniku pozytywnego/negatywnego.

4.1.8.20. Kryteria kwalifikacji mają nadal zastosowanie przez cały okres realizacji zamówienia, tj. wykonawca musi przez cały czas spełniać te kryteria.

4.1.9. Zdolność ekonomiczna i finansowa

Aby zapewnić posiadanie przez podmioty gospodarcze zdolności ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia, instytucja zamawiająca może w szczególności wymagać, aby:

a) podmioty gospodarcze miały określony minimalny roczny obrót, w tym określony minimalny obrót w obszarze objętym zamówieniem;

b) podmioty gospodarcze przedstawiły informacje na temat swoich rocznych sprawozdań finansowych wykazujących stosunek aktywów do zobowiązań; oraz

c) podmioty gospodarcze posiadały odpowiednie ubezpieczenie z tytułu ryzyka zawodowego.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) minimalny roczny obrót nie może przekraczać dwukrotności szacunkowej rocznej wartości zamówienia, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków związanych z charakterem zakupu, które instytucja zamawiająca wyjaśnia w dokumentach zamówienia.

Do celów akapitu pierwszego lit. b) instytucja zamawiająca wyjaśnia metody i kryteria związane z takim stosunkiem w dokumentach zamówienia.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność ekonomiczną i finansową. Może w szczególności zażądać jednego z następujących dokumentów lub kilku z nich:

a) odpowiednich oświadczeń banków lub, w stosownych przypadkach, dowodów posiadania odpowiedniego ubezpieczenia z tytułu ryzyka zawodowego;

b) sprawozdań finansowych za okres nieprzekraczający ostatnich trzech lat obrotowych, w odniesieniu do których księgi rachunkowe zamknięto, lub wyciągów z takich sprawozdań;

c) oświadczenia o całkowitym obrocie podmiotu gospodarczego oraz, w stosownych przypadkach, obrocie w obszarze objętym zamówieniem za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe.

Jeżeli z jakiegokolwiek uzasadnionego powodu podmiot gospodarczy nie może przedstawić dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może udowodnić swoją zdolność ekonomiczną i finansową za pomocą dowolnego innego dokumentu, który instytucja zamawiająca uzna za odpowiedni.

4.1.10. Zdolność techniczna i zawodowa

Instytucja zamawiająca sprawdza, czy kandydaci lub oferenci spełniają minimalne kryteria kwalifikacji dotyczące zdolności technicznej i zawodowej zgodnie z poniższymi akapitami.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność techniczną i zawodową. Może zażądać jednego z następujących dokumentów lub kilku z nich:

a) w przypadku robót budowlanych: (i) dostaw, które wymagają wykonania prac dotyczących rozmieszczenia lub instalacji, lub usług – informacji dotyczących wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, umiejętności, doświadczenia i wiedzy fachowej osób odpowiedzialnych za wykonanie, oraz wykazu poniższych informacji: 1. głównych usług świadczonych w ciągu ostatnich trzech lat oraz dostaw zrealizowanych w tym okresie, z podaniem kwot, dat oraz klientów, publicznych lub prywatnych, z dołączonymi, na żądanie, oświadczeniami złożonymi przez klientów; 2. robót budowlanych wykonanych w ciągu ostatnich pięciu lat, wraz z zaświadczeniami zadowalającego wykonania najważniejszych robót budowlanych; 3. oświadczenia na temat wyposażenia technicznego, narzędzi lub urządzeń dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby wykonania zamówienia na usługi lub zamówienia na roboty budowlane; 4. opisu urządzeń technicznych oraz środków dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby zapewnienia jakości oraz opisu dostępnego zaplecza naukowo-badawczego; 5. odniesienia do pracowników technicznych lub służb technicznych dostępnych podmiotowi gospodarczemu, w szczególności tych odpowiedzialnych za kontrolę jakości, niezależnie od tego, czy pracownicy ci zatrudnieni są bezpośrednio w tym podmiocie lub czy służby te stanowią jego bezpośrednią część;

b) w przypadku dostaw: (i) próbek, opisów lub autentycznych fotografii lub zaświadczeń sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje kontroli jakości o uznanych kompetencjach, wyraźnie potwierdzających zgodność produktów przez odniesienie do specyfikacji technicznych lub norm;

c) w przypadku robót budowlanych lub usług: (i) oświadczenia o średniej liczbie osób zatrudnionych w skali rocznej przez podmiot gospodarczy w ciągu ostatnich trzech lat oraz o liczbie osób zajmujących stanowiska kierownicze w tym okresie; (ii) wskazania systemów zarządzania łańcuchem dostaw i śledzenia łańcucha dostaw, które to systemy podmiot gospodarczy będzie mógł zastosować podczas wykonywania zamówienia; (iii) wskazania środków zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie mógł zastosować podczas wykonywania zamówienia.

Do celów lit. a) i b), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, że uwzględnione zostaną dowody dotyczące odpowiednich dostaw lub usług zrealizowanych lub wykonanych ponad trzy lata wcześniej.

Do celów lit. c), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, że uwzględnione zostaną dowody dotyczące odpowiednich robót budowlanych zrealizowanych lub wykonanych ponad pięć lat wcześniej.

Instytucja zamawiająca może uznać, że dany podmiot gospodarczy nie ma wymaganej zdolności zawodowej umożliwiającej wykonanie zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustaliła, że podmiot gospodarczy ma sprzeczne interesy, które mogą mieć negatywny wpływ na jego działanie.

4.1.11. Kryteria udzielenia zamówienia

Kryteria udzielenia zamówienia służą do oceny propozycji technicznej i propozycji finansowej w kontekście wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, co polega na ustaleniu najniższej ceny lub najlepszej relacji jakości do ceny, po sprawdzeniu, czy oferta spełnia minimalne wymogi określone w dokumentach zamówienia.

Sekretariat ogłasza w dokumencie przetargowym sposoby oceny poszczególnych kryteriów, odpowiednie znaczenie przypisane każdemu z jakościowych kryteriów udzielenia zamówienia oraz cenie (jeżeli stosowany jest wzór z wagami jakości i ceny).

Kryteria jakościowe mogą obejmować elementy takie jak: wartość techniczna, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, cechy społeczne, środowiskowe i innowacyjne, proces produkcji, dostarczenia i sprzedaży oraz każdy inny określony proces na dowolnym etapie cyklu życia robót budowlanych, dostaw lub usług, organizacja personelu wyznaczonego do wykonania danego zamówienia, serwis posprzedażny, pomoc techniczna lub warunki dostawy takie jak: termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia odpowiednią wagę, jaką przypisuje każdemu z kryteriów wybranych do celów ustalenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, z wyjątkiem sytuacji, gdy stosuje metodę najniższej ceny. Wagi te mogą być wyrażone za pomocą przedziału z odpowiednią rozpiętością maksymalną.

Waga przypisana kryterium ceny lub kosztu w stosunku do pozostałych kryteriów nie może skutkować neutralizacją kryterium ceny lub kosztu.

Jeżeli przypisanie wagi nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, instytucja zamawiająca wskazuje kryteria w porządku od najbardziej do najmniej istotnego.

Instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tych poziomów jakości są odrzucane.

4.1.12. Terminy

Terminy składania ofert

Termin składania ofert dotyczących zamówień o niskiej wartości wynosi co najmniej 10 dni kalendarzowych, licząc od dnia następującego po dniu wysłania zaproszenia do składania ofert potencjalnym oferentom.

Termin składania ofert dotyczących zamówień o średniej wartości wynosi co najmniej 15 dni kalendarzowych, licząc od dnia następującego po dniu wysłania zaproszenia do składania ofert potencjalnym oferentom.

Terminy mające zastosowanie w pilnych przypadkach

W pilnych przypadkach, jeżeli jest to należycie uzasadnione i udokumentowane, minimalny termin może zostać skrócony.

4.1.13. Otwarcie ofert

Urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję o odpowiedniej organizacji sesji otwierającej przez komisję oceniającą. Osoba(-y) odpowiedzialna(-e) za otwarcie sprawdza(ją), czy oferty wpłynęły w wyznaczonym terminie.

Postępowanie jest nadal ważne, jeżeli nie wszyscy zaproszeni kandydaci złożyli ofertę, o ile co najmniej jedna oferta spełnia wszystkie kryteria.

W wyjątkowych przypadkach procedurę można powtórzyć z udziałem jednego zaproszonego kandydata, jeżeli w następstwie zakończonego pierwotnego postępowania nie złożono żadnej oferty lub żadnej odpowiedniej oferty, pod warunkiem że oryginalne dokumenty zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.

4.1.14. Ocena ofert

Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą wyznaczoną formalnie i niezwłocznie przez urzędnika zatwierdzającego.

W przypadku zamówień o średniej wartości powołanie komisji oceniającej jest obowiązkowe. W przypadku zamówień o niskiej wartości komisję oceniającą można powołać, jeżeli otrzymano więcej niż jedną ofertę. W komisji oceniającej muszą zasiadać co najmniej trzy osoby.

Wynik oceny zapisuje się w sprawozdaniu z oceny, które jest podpisywane przez wszystkich jego członków i powinno być odrębnym dokumentem od decyzji o udzieleniu zamówienia (stanowiącym podstawę informacji zwrotnych przekazywanych oferentowi). Sprawozdanie z oceny powinno zawierać konkluzję dotyczącą udzielenia zamówienia.

Oferty należy ocenić w terminie umożliwiającym zakończenie procedury w okresie ważności ofert. Po zakończeniu oceny urzędnik zatwierdzający może podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia.

4.1.15. Kontakt z oferentami

Zapewnia się funkcyjną skrzynkę pocztową, na adres której podmioty gospodarcze mogą przesyłać wyrażenie swojego zainteresowania lub prośby o informacje na temat wszczętych postępowań o udzielenie zamówienia.

Kontakty między Sekretariatem a potencjalnymi oferentami są zabronione w trakcie całej procedury, z wyjątkiem określonych okoliczności, tj. na etapie składania ofert.

Kontakty z oferentami są dozwolone na etapie składania ofert, w drodze wyjątku, w następujących okolicznościach: na wniosek podmiotów gospodarczych Sekretariat może dostarczyć dodatkowe informacje wyłącznie w celu wyjaśnienia dokumentów zamówienia; z własnej inicjatywy Sekretariat może poinformować zainteresowane strony, jeżeli stwierdzi błąd, niedokładność, pominięcie lub inny błąd pisarski w dokumentach zamówienia. Jeżeli Sekretariat musi skorygować dokumenty zamówienia z wprowadzeniem znaczących zmian, przedłuża termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału, tak aby oferenci mogli uwzględnić te zmiany.

Kontakty odbywają się zawsze na piśmie (najlepiej drogą elektroniczną, aby zagwarantować szybką reakcję i uniknąć ryzyka opóźnień z powodu problemów z usługami pocztowymi).

Wszelkie dodatkowe informacje dostarczone na wniosek oferenta oraz wszelkie informacje dostarczone z własnej inicjatywy przez Sekretariat muszą być dostępne jednocześnie dla wszystkich oferentów za pomocą takich samych środków, jak w przypadku dokumentów zamówienia.

Oferenci mogą zażądać dodatkowych informacji nie później niż cztery dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert. Sekretariat przekazuje żądane informacje tak szybko, jak jest to możliwe, i nie później niż trzy dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert.

Jeżeli informacje zostaną przekazane później niż trzy dni kalendarzowe przed upływem terminu, Sekretariat przedłuża termin składania ofert.

Sekretariat nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone później niż cztery dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert, ale może to uczynić, jeśli jest to wykonalne. W przypadku gdy termin składania wniosków o dodatkowe informacje przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, niedzielę lub sobotę, termin upływa wraz z upływem ostatniej godziny następnego dnia roboczego.

Zgodnie z zasadą dobrej administracji należy obowiązkowo skontaktować się z oferentami, aby poprosić o uzupełnienie brakujących informacji lub dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia lub kryteriów kwalifikacji lub brakujących podpisów. Brak kontaktu w tych przypadkach musi zostać należycie uzasadniony i udokumentowany notatką w dokumentacji zamówienia. Prośba dotycząca wyjaśnienia nie może jednak prowadzić do zmiany treści lub ceny oferty, która została już złożona.

4.1.16. Wyniki oceny i decyzja o udzieleniu zamówienia

Po dokonaniu oceny urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję o tym, komu zostanie udzielone zamówienie, zgodnie z kryteriami kwalifikacji i udzielenia zamówienia określonymi w dokumentach zamówienia, oraz podpisuje decyzję o udzieleniu zamówienia.

Sekretariat informuje zwycięskiego oferenta oraz niewybranych oferentów o względach stanowiących podstawę podjętej decyzji, a także o długości okresu zawieszenia, o którym mowa w pkt 4.1.18 niniejszych zasad. Po jego upływie urzędnik zatwierdzający może podpisać umowę ze zwycięskim oferentem. Zwycięski oferent podpisuje umowę jako pierwszy.

4.1.17. Informowanie kandydatów i oferentów

Zamówienia o wartości od 20 001 EUR do progu, o którym mowa w dyrektywie 2014/24/UE, których udzielono w jednym roku budżetowym, są publikowane na stronie internetowej Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej przed dniem 30 czerwca następnego roku.

4.1.18. Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy

Okres zawieszenia wynoszący co najmniej siedem dni kalendarzowych ma zastosowanie do procedur, w których uczestniczy więcej niż jeden oferent. Okres zawieszenia rozpoczyna się w dniu następującym po równoczesnym wysłaniu drogą elektroniczną powiadomienia o wyniku procedury wyboru do wszystkich oferentów (zwycięskich i niewybranych). Urzędnik zatwierdzający nie może podpisać umowy przed końcem okresu zawieszenia.

W stosownych przypadkach Sekretariat może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przedstawione przez niewybranych oferentów w okresie zawieszenia lub wszelkie inne istotne informacje otrzymane w tym okresie.

4.1.19. Unieważnianie postępowań o udzielenie zamówienia

Sekretariat może, przed podpisaniem umowy, unieważnić postępowanie, przy czym kandydaci lub oferenci nie są uprawnieni do ubiegania się o jakąkolwiek rekompensatę.

Decyzję o unieważnieniu podejmuje się w przypadku, gdy zamówienie nie zostało udzielone (np. ze względu na to, że żadna oferta nie była dopuszczalna, żadna oferta nie spełniała kryteriów kwalifikacji lub specyfikacji technicznych, żadna oferta nie osiągnęła minimalnych progów jakości itp.), gdy potrzeby, które doprowadziły do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, stają się nieaktualne (np. ze względu na zmianę priorytetów politycznych) lub gdy finansowanie oczekiwanego zamówienia nie jest zabezpieczone.

Decyzja o unieważnieniu jest podpisywana przez urzędnika zatwierdzającego.

Nie później niż 15 dni po podpisaniu decyzji o unieważnieniu Sekretariat powiadamia wszystkich oferentów na piśmie (za pomocą wiadomości e-mail lub pocztą) o powodach unieważnienia.