DECYZJA KOMISJI

z dnia 22 września 2006 r.

w sprawie zmiany podręcznika Sirene

(notyfikowana jako dokument nr C(2006) 4094)

(Jedynie teksty w językach: czeskim, duńskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)

(2006/757/WE)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady (WE) nr 378/2004 z dnia 19 lutego 2004 r. w sprawie procedur zmiany podręcznika Sirene (1), w szczególności jej art. 2,

a także mając na uwadze, co następuje:

Podręcznik Sirene (2) jest zbiorem wytycznych dla podmiotów w biurach Sirene w każdym państwie członkowskim, opisującym szczegółowo zasady i procedury dwu- lub wielostronnej wymiany informacji dodatkowych wymaganych do wykonania niektórych przepisów Konwencji wykonawczej z 1990 r. do układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (3) (zwanej dalej konwencją z Schengen).

Rozporządzeniem Rady (WE) nr 871/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. dotyczącym wprowadzenia kilku nowych funkcji do systemu informacyjnego Schengen, włączając walkę z terroryzmem (4) , wprowadzono nowe funkcje do obecnej wersji systemu informacyjnego Schengen („SIS”), w szczególności w zakresie udostępniania niektórych rodzajów danych wprowadzanych do SIS oraz przechowywania i przekazywania danych osobowych. Procedury postępowania obowiązujące w biurach Sirene i w kontaktach między nimi powinny zostać odpowiednio zmienione.

Postęp techniczny w zakresie Sirpit (przekazu obrazów Sirene) wymaga stosowania szczególnych procedur postępowania w zainteresowanych biurach Sirene i w kontaktach między nimi, umożliwiających wymianę fotografii i odcisków palców drogą elektroniczną w celu szybkiego i prawidłowego ustalenia tożsamości osób. Procedury te powinny być włączone do zmienionej wersji podręcznika Sirene.

Decyzja Rady 2003/19/WE z dnia 14 października 2002 r. w sprawie odtajnienia niektórych części podręcznika Sirene przyjętego przez Komitet Wykonawczy ustanowiony przez Konwencję wykonawczą do układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. (5) stanowi, że odtajnione części podręcznika Sirene mają zostać opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsza decyzja stanowi konieczną podstawę do przyjęcia zmian do podręcznika Sirene w zakresie kwestii objętych Traktatem ustanawiającym Wspólnotę Europejską („traktat WE”). Decyzja Komisji 2006/758/WE z dnia 22 września 2006 r. w sprawie zmiany podręcznika Sirene (6) stanowi konieczną podstawę do przyjęcia zmian do podręcznika Sirene w zakresie kwestii objętych Traktatem o Unii Europejskiej („traktat UE”). Fakt, że podstawa prawna konieczna do przyjęcia zmienionego podręcznika Sirene obejmuje dwa oddzielne akty prawne, pozostaje bez uszczerbku dla zasady, że podręcznik jest jeden. Jednakże dla zachowania jasności powinno się go zamieścić w załącznikach do obydwu decyzji.

Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszej decyzji i w związku z tym nie jest nią związana ani nie podlega jej stosowaniu. Biorąc pod uwagę, że niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie dorobku Schengen w rozumieniu postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, zgodnie z art. 5 wspomnianego protokołu Dania podejmuje decyzję w sprawie wdrożenia niniejszej decyzji do swojego prawa krajowego w okresie sześciu miesięcy po jej przyjęciu.

Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, które nie mają zastosowania do Zjednoczonego Królestwa, zgodnie z decyzją Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącą wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen (7) . Z tego względu Zjednoczone Królestwo nie uczestniczy w przyjmowaniu niniejszej decyzji, nie jest nią związane ani nie podlega jej stosowaniu.

Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, które nie mają zastosowania do Irlandii, zgodnie z decyzją Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącą wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen (8) . Z tego względu Irlandia nie uczestniczy w przyjmowaniu niniejszej decyzji, nie jest nią związana ani nie podlega jej stosowaniu.

W odniesieniu do Islandii i Norwegii niniejsza decyzja stanowi rozszerzenie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu układu podpisanego przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii, dotyczącego włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, wchodzących w zakres określony w art. 1 pkt G decyzji Rady 1999/437/WE (9) w sprawie niektórych warunków stosowania tego układu.

W odniesieniu do Szwajcarii niniejsza decyzja stanowi rozszerzenie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy podpisanej przez Unię Europejską, Wspólnotę Europejską i Konfederację Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, wchodzących w zakres określony w art. 1 pkt G decyzji 1999/437/WE rozumianym w powiązaniu z art. 4 ust. 1 decyzji Rady 2004/860/WE (10) w sprawie podpisania w imieniu Wspólnoty Europejskiej oraz tymczasowego stosowania niektórych postanowień tej umowy.

Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu powołanego na mocy art. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 378/2004,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

1. W zakresie kwestii objętych traktatem WE podręcznik Sirene zastępuje się wersją zawartą w załączniku 1 do niniejszej decyzji.

2. Odesłania do podręcznika Sirene zastępowanego nową wersją traktowane są jako odesłania do podręcznika Sirene w wersji zawartej w załączniku 1 do niniejszej decyzji i odczytywane zgodnie z tabelą korelacji zamieszczoną w załączniku 2 do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii oraz Królestwa Szwecji, zgodnie z Traktatem ustanawiającym Wspólnotę Europejską.

(1) Dz.U. L 64 z 2.3.2004, str. 5.

(2) Dz.U. C 38 z 17.2.2003, str. 1.

(3) Dz.U. L 239 z 22.9.2000, str. 19.

(4) Dz.U. L 162 z 30.4.2004, str. 29. Rozporządzenie zmienione decyzją 2005/728/WSiSW (Dz.U. L 273 z 19.10.2005, str. 26).

(5) Dz.U. L 8 z 14.1.2003, str. 34.

(6) Patrz: str. 41 niniejszego Dziennika Urzędowego.

(7) Dz.U. L 131 z 1.6.2000, str. 43.

(8) Dz.U. L 64 z 7.3.2002, str. 20.

(9) Dz.U. L 176 z 10.7.1999, str. 31.

(10) Dz.U. L 370 z 17.12.2004, str. 78.

ZAŁĄCZNIK 1

ZMIENIONY PODRĘCZNIK SIRENE (1)

SPIS TREŚCI

Wstęp

1. SYSTEM INFORMACYJNY SCHENGEN (SIS) I KRAJOWE BIURA SIRENE

1.1. Podstawa prawna (art. 92 ust. 4 konwencji z Schengen)

1.2. Biuro Sirene

1.3. Podręcznik Sirene

1.4. Standardy

1.4.1. Dyspozycyjność

1.4.2. Ciągłość

1.4.3. Bezpieczeństwo

1.4.4. Dostępność

1.4.5. Łączność

1.4.6. Zasady transliteracji

1.4.7. Jakość danych

1.4.8. Struktura

1.4.9. Archiwizacja

1.5. Pracownicy

1.5.1. Wiedza

1.5.2. Szkolenia

1.5.3. Wymiana pracowników

1.6. Infrastruktura techniczna

1.6.1. Automatyczne wprowadzanie danych

1.6.2. Automatyczne usuwanie danych

1.6.3. Wymiana danych między biurami Sirene

1.6.4. Jakość danych SIS

2. PROCEDURY OGÓLNE

2.1. Wielokrotne wpisy (art. 107)

2.1.1. Wymiana informacji dotyczących wielokrotnych wpisów

2.1.2. Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące tej samej osoby

2.1.3. Negocjacje dotyczące nowego wpisu w przypadkach, gdy jest on niezgodny z istniejącym wpisem (formularz E)

2.2. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

2.2.1. Przekazywanie dalszych informacji

2.3. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 104 ust. 3)

2.4. Przypadki, gdy pierwotny cel wpisu ulega zmianie (art. 102 ust. 3)

2.4.1. Procedury zmiany pierwotnego celu wpisu

2.5. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 106)

2.5.1. Procedura korygowania błędów

2.6. Prawo dostępu do danych i korygowania błędów (art. 109 i 110)

2.6.1. Wymiana informacji dotyczących prawa dostępu do danych lub korygowania błędów

2.6.2. Informowanie o wnioskach o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

2.6.3. Informowanie o procedurach dostępu do danych i korygowania błędów

2.7. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

2.8. Przywłaszczenie tożsamości

2.9. Sirpit (przekaz obrazów Sirene)

2.9.1. Proces powstawania i podstawy procedury Sirpit (przekazu obrazów Sirene)

2.9.2. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

2.9.3. Wymogi techniczne

2.9.4. Krajowe służby do spraw identyfikacji

2.9.5. Użycie formularza L Sirene

2.9.6. Procedura Sirpit

2.9.6.1. Biuro Sirene przeprowadzające kontrolę dokonuje porównania

2.9.6.2. Biuro Sirene dostarczające danych dokonuje porównania

2.9.6.3. Ekran wprowadzania danych

2.10. Współpraca policyjna (art. 39–46)

2.10.1. Szczególne uprawnienia w sprawach z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa. Tytuł III (art. 39 i 46)

2.11. Nakładające się na siebie obszary działania Sirene i Interpolu

2.11.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS przed wpisami Interpolu

2.11.2. Wybór kanału wymiany informacji

2.11.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

2.11.4. Przesyłanie informacji państwom trzecim

2.11.5. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

2.11.6. Usprawnienie współpracy między biurami Sirene a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

2.12. Współpraca z Europolem i Eurojustem

2.13. Szczególne rodzaje poszukiwań

2.13.1. Poszukiwanie wg kryteriów geograficznych

2.13.2. Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policyjnych prowadzących poszukiwania celowe

2.14. Dodanie zastrzeżenia

2.14.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

2.14.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

2.14.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

2.14.4. Wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia w odniesieniu do obywateli danego państwa członkowskiego

3. WPISY Z ART. 95

3.1. Sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie

3.2. Sprawdzenie, czy prawo krajowe państw członkowskich dopuszcza aresztowanie tymczasowe w celu wydania lub ekstradycji

3.3. Wielokrotne wpisy

3.3.1. Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy (art. 107)

3.3.2. Wymiana informacji

3.3.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

3.4. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

3.4.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

3.4.2. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym w celu ekstradycji

3.4.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

3.4.4. Przesyłanie formularzy A i M

3.5. Dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego

3.5.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

3.5.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

3.5.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

3.5.4. Wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia w odniesieniu do obywateli danego państwa członkowskiego

3.6. Działania podejmowane przez biura Sirene po otrzymaniu wpisu z art. 95

3.7. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

3.7.1. Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

3.7.2. Przekazywanie dalszych informacji

3.7.3. Działania podejmowane po uzyskaniu trafieniu

3.8. Usunięcie wpisu

3.8.1. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

3.9. Przywłaszczenie tożsamości

3.9.1. Gromadzenie i przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość przywłaszczono

3.9.2. Przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość przywłaszczono

4. WPISY Z ART. 96

4.1. Wprowadzenie

4.2. Wpisy z art. 96

4.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

4.4. Przywłaszczenie tożsamości

4.4.1. Gromadzenie i przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość została przywłaszczona

4.5. Wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz

4.6. Odmowa wjazdu na terytorium Schengen lub wydalenie z niego

4.7. Wymiana informacji dotyczących obywateli państw trzecich, którym nie należy przyznawać prawa do wjazdu

4.8. Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

5. WPISY Z ART. 97

5.1. Wpisy z art. 97

5.2. Dodanie zastrzeżenia

5.2.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

5.2.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

5.2.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

5.3. Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

5.3.1. Przekazywanie dalszych informacji

6. WPISY Z ART. 98

6.1. Wpisy z art. 98

6.2. Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

6.2.1. Przekazywanie dalszych informacji

7. WPISY Z ART. 99

7.1. Wpisy z art. 99 ust. 2

7.2. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

7.3. Konsultacje z państwami członkowskimi przed dokonaniem wpisu ze względów bezpieczeństwa państwa

7.4. Dodanie zastrzeżenia

7.4.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

7.4.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

7.4.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

7.5. Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

8. WPISY Z ART. 100

8.1. Wpisy dotyczące pojazdów dokonane na podstawie art. 100

8.1.1. Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące danego pojazdu

8.1.2. Szczególny przypadek wpisów dotyczących pojazdów

8.2. Przekazywanie dalszych informacji po uzyskaniu trafienia

9. DANE STATYSTYCZNE

WSTĘP

Dnia 14 czerwca 1985 r. pięć krajów (Królestwo Belgii, Republika Federalna Niemiec, Republika Francuska, Wielkie Księstwo Luksemburga i Królestwo Niderlandów) podpisało w Schengen, luksemburskim miasteczku, układ mający umożliwić „wszystkim obywatelom państw członkowskich swobodne przekraczanie granic wewnętrznych” i „swobodny przepływ towarów i usług”.

Jednym z warunków stosowania tego układu była zasada, że zniesienie granic wewnętrznych nie powinno zagrażać bezpieczeństwu państwa. Oznacza to, że całe terytorium państw członkowskich musi być chronione.

Po wejściu układu w życie zlecono kilku wyspecjalizowanym grupom analizę praktycznych środków, aby uniknąć niedociągnięć w zakresie bezpieczeństwa.

Praktyczne wyniki tych prac można znaleźć w dwóch dokumentach, z których jeden jest techniczny (studium wykonalności), a drugi prawny (konwencja).

W studium wykonalności, przedłożonym w listopadzie 1988 r. ministrom i sekretarzom stanu pięciu krajów będących sygnatariuszami układu, określono ogólne techniczne zasady konieczne do utworzenia Systemu Informacyjnego Schengen (SIS).

W studium nie tylko opisano strukturę systemu informacyjnego, ale również najważniejsze szczegóły dotyczące jego organizacji w celu zapewnienia sprawnego działania. Wspomniana struktura otrzymała nazwę „Sirene”, będącą skrótowcem od terminu angielskiego: Supplementary Information REquest at the National Entries (wniosek o informacje uzupełniające na poziomie dostępów krajowych).

Jest to krótki opis procedury przekazywania informacji uzupełniających, potrzebnych użytkownikowi końcowemu w celu podjęcia dalszych działań po wyszukaniu informacji w systemie SIS i uzyskaniu trafienia.

Pięć krajów założycielskich podpisało Konwencję wykonawczą do układu z Schengen (2) w dniu 19 czerwca 1990 r. Następnie dołączyły do nich kolejne kraje: Włochy dnia 27 listopada 1990 r., Hiszpania i Portugalia dnia 25 czerwca 1991 r., Grecja dnia 6 listopada 1992 r., Austria dnia 28 kwietnia 1995 r. i Dania, Szwecja i Finlandia dnia 19 grudnia 1996 r. W konwencji określono wszystkie przepisy prawne, które są wiążące dla wszystkich państw członkowskich. Również Norwegia i Islandia zawarły dnia 19 grudnia 1996 r. układ o współpracy z państwami członkowskimi.

Konwencja wykonawcza do układu z Schengen została włączona do ram prawnych Unii Europejskiej protokołami załączonymi do Traktatu z Amsterdamu w 1999 r. W dniu 12 maja 1999 r. przyjęto decyzję Rady określającą, zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską i Traktatu o Unii Europejskiej, podstawę prawną dla każdego z postanowień lub decyzji stanowiących dorobek prawny Schengen.

Opisano również szczegółowo wspólne procedury i zasady współpracy pomiędzy partnerami. Tytuł IV dotyczy wyłącznie Systemu Informacyjnego Schengen.

System Informacyjny Schengen (SIS) winien umożliwić organom odpowiedzialnym za:

a) kontrole graniczne;

b) przeprowadzanie i koordynację innych kontroli policyjnych i celnych w granicach kraju;

c) wydawanie wiz, dokumentów pobytowych oraz kwestie administracyjne dotyczące cudzoziemców;

dostęp do wpisów dotyczących osób, pojazdów i przedmiotów w drodze zautomatyzowanej procedury wyszukiwania.

SIS składa się z dwóch oddzielnych elementów: systemu centralnego oraz systemów krajowych (jeden na każdy kraj). Zasada działania SIS jest następująca: ponieważ systemy krajowe nie mogą wymieniać bezpośrednio między sobą skomputeryzowanych danych, wymiana ta odbywa się poprzez system centralny (C.SIS).

Jednakże państwa członkowskie powinny mieć możliwość dokonywania dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających, koniecznych do wykonania niektórych przepisów konwencji i umożliwienia prawidłowego działania SIS.

Jeżeli każdy Narodowy System Informacyjny Schengen (N.SIS) ma spełnić wymogi operacyjne określone w studium wykonalności i konwencji, systemy te muszą mieć dostęp do wspomnianych informacji uzupełniających, niezbędnych do korzystania z systemu komputerowego Sirene.

Do przekazywania wszystkich wniosków o informacje uzupełniające na poziomie dostępów krajowych służyć będzie techniczny serwis operacyjny.

Państwa członkowskie przyjęły następującą zasadę:

Każde państwo członkowskie ustanawia „krajowe biuro Sirene”, pełniące funkcję jednego punktu kontaktowego dla innych partnerów i dostępne przez całą dobę.

Państwa członkowskie wspólnie określają podstawy prawne, przypadki, w których powinno się podejmować działania, obowiązujące procedury i ogólne zasady organizacji biur Sirene, uzyskując tym sposobem wspólny zbiór zasad. Ustalenia te zawarto w „podręczniku Sirene”.

1. SYSTEM INFORMACYJNY SCHENGEN (SIS) I KRAJOWE BIURA SIRENE

System Informacyjny Schengen (SIS), ustanowiony na mocy postanowień tytułu IV Konwencji wykonawczej z 1990 r. do układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (konwencji z Schengen) (3), stanowi zasadniczy instrument stosowania przepisów dorobku prawnego Schengen, włączonego w ramy prawne Unii Europejskiej.

1.1. Podstawa prawna (art. 92 ust. 4 konwencji z Schengen) (4)

Państwa członkowskie wymieniają poprzez organy wyznaczone do tego celu (znane jako Sirene) wszystkie konieczne informacje związane z dokonywaniem wpisów i umożliwiające podjęcie stosownych działań, w przypadkach gdy w wyniku wyszukiwania w systemie zostały wskazane osoby lub przedmioty, których dane wprowadzono do Systemu Informacyjnego Schengen.

1.2. Biuro Sirene

Zasada działania SIS jest następująca: ponieważ systemy krajowe nie mogą wymieniać bezpośrednio między sobą skomputeryzowanych danych, wymiana ta odbywa się poprzez system centralny (C.SIS).

Jednakże państwa członkowskie Schengen muszą mieć możliwość dokonywania dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających, koniecznych do wykonania niektórych przepisów określonych w konwencji i ze względu na prawidłowe działanie SIS.

Aby spełnić wymogi operacyjne określone w konwencji, każde państwo członkowskie musi ustanowić organ centralny, pełniący funkcję jednego punktu kontaktowego, odpowiedzialnego za wymianę informacji uzupełniających dotyczących danych zawartych w SIS. Ten punkt kontaktowy, określany jako biuro Sirene, musi być w pełni operacyjny we wszystkie dni tygodnia przez całą dobę.

1.3. Podręcznik Sirene

Podręcznik Sirene jest zbiorem wytycznych opisującym szczegółowo zasady i procedury dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających, o których mowa w pkt 1.2.

1.4. Standardy

Podstawowymi standardami współpracy w ramach Sirene są:

1.4.1. Dyspozycyjność

Każde państwo członkowskie ustanawia krajowe biuro Sirene, pełniące funkcję jednego punktu kontaktowego dla państw członkowskich stosujących konwencję z Schengen. Biuro takie jest w pełni operacyjne przez całą dobę. Przez całą dobę zapewnia się również wsparcie techniczne, możliwość uzyskania analiz technicznych i rozwiązań.

1.4.2. Ciągłość

Każde biuro Sirene tworzy strukturę wewnętrzną, zapewniającą ciągłość w zakresie zarządzania, pracowników i infrastruktury technicznej.

Szefowie biur Sirene spotykają się przynajmniej dwukrotnie w ciągu roku w celu dokonania oceny jakości współpracy podległych im służb, przyjęcia koniecznych środków technicznych lub organizacyjnych w przypadku wystąpienia trudności i w razie potrzeby zmiany procedur.

1.4.3. Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo w obiektach biura

W celu ochrony obiektów biur Sirene konieczne są fizyczne i organizacyjne środki zabezpieczające. Decyzja w sprawie podjęcia konkretnych środków będzie uzależniona od wyników oceny zagrożenia, którą przeprowadzi każde państwo Schengen. Zalecenia i wzorcowe praktyki wyszczególnione w tomie 2 Katalogu Schengen (UE): System Informacyjny Schengen, Sirene, powinny być stosowane w praktyce tak samo jak decyzja Rady 2001/264/WE (5).

Poszczególne środki mogą się różnić, gdyż ich zadaniem jest przeciwdziałanie zagrożeniom w najbliższym otoczeniu biura Sirene i na terenie obiektów biura. Mogą one obejmować:

— okna zewnętrzne ze wzmocnionymi szybami,

— zabezpieczone, zamknięte drzwi,

— ceglane/betonowe ściany wokół obiektów biura Sirene,

— alarmy przeciwwłamaniowe, umożliwiające rejestrację wchodzących, wychodzących i wszelkich nadzwyczajnych zdarzeń,

— strażnicy na miejscu lub mogący szybko zjawić się na miejscu,

— system przeciwpożarowy lub bezpośrednie połączenie ze strażą pożarną,

— specjalne obiekty służbowe, uniemożliwiające wejście na teren biura Sirene lub przejście przez nie pracownikom, którzy nie są zaangażowani w działania w zakresie międzynarodowej współpracy policyjnej lub nie mają prawa dostępu do dokumentów, lub

— wystarczające awaryjne zasilanie energetyczne.

Bezpieczeństwo systemu

Zasady bezpieczeństwa systemu określono w art. 118 konwencji z Schengen.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby posiadanie rezerwowego systemu komputerowego i rezerwowych baz danych w zapasowej siedzibie biura Sirene do wykorzystania w sytuacjach awaryjnych.

1.4.4. Dostępność

W celu spełnienia wymogu dotyczącego udzielania informacji uzupełniających pracownicy biur Sirene mają bezpośredni lub pośredni dostęp do wszystkich stosownych informacji krajowych oraz porad specjalistów.

1.4.5. Łączność

Operacyjna

Państwa członkowskie Schengen podejmują wspólnie decyzję w sprawie wyboru kanału do wymiany informacji w ramach Sirene. Tylko w przypadkach gdy kanał ten jest niedostępny, ustala się inny, najodpowiedniejszy w danej sytuacji środek łączności w ramach dostępnych możliwości technicznych i zgodnie z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i jakości, jakie przekaz musi spełniać.

Wiadomości pisemne dzielą się na dwie kategorie: wolny tekst i standardowe formularze. Te ostatnie muszą być sporządzane zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi w załączniku 5. Formularzy B (6), C (7) i D (8) już się nie używa, w związku z czym usunięto je z załącznika 5.

W celu osiągnięcia jak największej skuteczności w dwustronnej komunikacji pomiędzy pracownikami biur Sirene używa się języka zrozumiałego dla obu stron.

Biuro Sirene w najkrótszym możliwym terminie odpowiada na wszystkie wnioski o udzielenie informacji przesłane przez inne państwa członkowskie za pośrednictwem ich własnych biur Sirene. W każdym wypadku odpowiedzi udziela się w ciągu 12 godzin.

Pierwszeństwo zadań w codziennej pracy określa się na podstawie rodzaju wpisu i wagi sprawy.

Nieoperacyjna

Biuro Sirene powinno posługiwać się specjalnym adresem e-mail SIS-NET do celów wymiany informacji nieoperacyjnych.

1.4.6. Zasady transliteracji

Obowiązują zasady transliteracji zamieszczone w załączniku 2.

1.4.7. Jakość danych

Każde biuro Sirene pełni funkcję koordynatora, zapewniając wysoką jakość danych wprowadzanych do SIS. W tym celu biurom Sirene przyznaje się uprawnienia na szczeblu krajowym konieczne do pełnienia wspomnianej roli zgodnie z ich właściwością na mocy art. 92 ust. 4 i art. 108. W związku z tym konieczne jest wprowadzenie krajowej kontroli jakości danych, obejmującej przegląd wskaźników wpisów/trafień i treści danych.

Należy ustanowić krajowe normy dotyczące szkolenia użytkowników końcowych na temat zasad i praktyki w zakresie jakości danych.

1.4.8. Struktura

Struktura organizacyjna wszystkich agencji krajowych odpowiedzialnych za międzynarodową współpracę policyjną, w tym biur Sirene, musi wykluczać spory kompetencyjne z innymi organami krajowymi pełniącymi podobne funkcje oraz powielanie zadań.

1.4.9. Archiwizacja

a) Każde państwo członkowskie określa przepisy dotyczące przechowywania informacji.

b) Biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu ma obowiązek udostępniać wszystkie informacje dotyczące własnych wpisów pozostałym państwom członkowskim.

c) Archiwa każdego biura Sirene powinny umożliwiać szybki dostęp do informacji w celu przekazania ich w bardzo krótkim terminie.

d) Akta i inne wiadomości przesyłane przez inne państwa członkowskie są przechowywane zgodnie z przepisami prawa krajowego w dziedzinie ochrony danych i prywatności obowiązującego w państwie członkowskim otrzymującym informacje. Zastosowanie mają również przepisy tytułu VI konwencji z Schengen i dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (9). W miarę możliwości biura Sirene nie przechowują dłużej takich dodatkowych informacji, jeśli odpowiadający im wpis został usunięty.

e) Przywłaszczenie tożsamości: Informacje na temat przywłaszczenia tożsamości powinny być usuwane po usunięciu odpowiadającego im wpisu.

1.5. Pracownicy

1.5.1. Wiedza

Pracownicy biur Sirene powinni wykazywać się znajomością możliwie największej liczby języków obcych; pracownicy pełniący dyżur powinni być w stanie porozumieć się z pracownikami wszystkich innych biur Sirene.

Pracownicy winni posiadać wiedzę w następujących dziedzinach:

— aspekty prawa krajowego i międzynarodowego,

— krajowe organy ścigania w ich własnym państwie, oraz

— krajowy i europejski system administracji w zakresie sądownictwa i imigracji.

Pracownicy muszą mieć pełną niezależność rozpatrywania wszelkich spraw, jakimi zajmuje się biuro.

W przypadku szczególnych wniosków lub konieczności udzielenia (prawnych) porad specjalistycznych pracownicy powinni mieć możliwość zwrócenia się do przełożonych lub specjalistów o wsparcie.

Pracownicy pełniący dyżur poza godzinami pracy winni mieć takie same umiejętności, wiedzę i uprawnienia oraz możliwość zwrócenia się do specjalistów dostępnych telefonicznie.

Konieczna jest specjalistyczna wiedza prawna obejmująca zarówno przypadki standardowe, jak i wyjątkowe. Zależnie od przypadku mogą ją zapewnić pracownicy posiadający konieczne kwalifikacje prawne lub specjaliści z organów wymiaru sprawiedliwości.

Zatrudniając nowych pracowników, krajowe organy odpowiedzialne za zatrudnianie muszą brać pod uwagę wyżej wymienione umiejętności i wiedzę, a także organizować na szczeblu lokalnym i międzynarodowym kursy lub sesje szkoleniowe w miejscu pracy.

Pracownicy posiadający rozległe doświadczenie są w stanie podejmować działania z własnej inicjatywy i w związku z tym mogą skutecznie zajmować się sprawami zlecanymi im przez biuro. Sprzyja temu jak najmniejsza rotacja pracowników, co wymaga pełnego wsparcia ze strony kierownictwa w celu umożliwienia delegowania odpowiedzialności.

1.5.2. Szkolenia

Na szczeblu krajowym

Na szczeblu krajowym odpowiednie szkolenia mogą zapewnić niezbędne, określone w niniejszym podręczniku kwalifikacje pracowników.

Biura Sirene powinny angażować się w organizację szkoleń dla pracowników wszystkich organów dokonujących wpisów; szkolenia te winny kłaść nacisk na jakość danych i jak najszersze korzystanie z systemu SIS.

Na szczeblu międzynarodowym

Przynajmniej raz w roku w celu zacieśnienia współpracy między biurami Sirene organizowane są zwykłe kursy szkoleniowe umożliwiające pracownikom poznanie kolegów z innych biur Sirene, wymianę informacji na temat krajowych metod pracy i osiągnięcie jednolitego, równego poziomu wiedzy. Ponadto szkolenia takie uświadamiają pracownikom wagę ich pracy i potrzebę solidarności w celu zapewnienia wspólnego bezpieczeństwa państw członkowskich.

1.5.3. Wymiana pracowników

Biura Sirene mogą również rozważyć możliwość wymiany pracowników z innymi biurami Sirene. Celem takiej wymiany jest podniesienie poziomu wiedzy pracowników na temat metod pracy, pokazanie sposobu organizacji innych biur Sirene i nawiązanie kontaktów osobistych z kolegami z innych państw członkowskich.

1.6. Infrastruktura techniczna

Ogólnie rzecz biorąc, zasoby techniczne stanowią ustalone środki przekazu informacji pomiędzy biurami Sirene.

Każde biuro posiada skomputeryzowany system zarządzania umożliwiający w dużym stopniu automatyzację zarządzania codziennymi zadaniami.

1.6.1. Automatyczne wprowadzanie danych

Automatyczny przekaz do N.SIS wpisów krajowych spełniających kryteria wprowadzenia do SIS jest najlepszym sposobem dokonywania wpisów w SIS. Taki automatyczny przekaz, obejmujący kontrolę jakości danych, winien być procesem przejrzystym i niewymagającym dodatkowych działań ze strony organu dokonującego wpisu.

1.6.2. Automatyczne usuwanie danych

W przypadkach gdy krajowy system umożliwia automatyczny przekaz wpisów krajowych do SIS zgodnie z poprzednim ustępem, usunięcie wpisu związanego z SIS z krajowej bazy danych powinno również spowodować automatyczne usunięcie odpowiadającego mu wpisu w SIS.

Ponieważ nie dopuszcza się wielokrotnych wpisów, należy w miarę możliwości i potrzeby udostępniać drugie i kolejne wpisy dotyczące tej samej osoby na szczeblu krajowym, tak aby można było wprowadzić je do systemu po upływie ważności pierwszego wpisu na temat tej osoby.

1.6.3. Wymiana danych między biurami Sirene

Przestrzega się wytycznych dotyczących wymiany danych między biurami Sirene (10).

1.6.4. Jakość danych SIS

Biurom Sirene udziela się wsparcia informatycznego koniecznego do pełnienia funkcji koordynatora zapewniającego wysoką jakość danych (patrz: ust. 1.5 powyżej).

2. PROCEDURY OGÓLNE

Opisane poniżej procedury stosują się niemal do wszystkich artykułów od 95 do 100, a procedury szczególne dla każdego artykułu można znaleźć w opisie danego artykułu:

2.1. Wielokrotne wpisy (art. 107)

Czasami może się zdarzyć, że różne kraje dokonają kilku wpisów dotyczących tych samych osób lub przedmiotów. Ważne jest, aby nie spowodowało to zamieszania wśród użytkowników końcowych i aby wiadomo było, jak postępować, chcąc dokonać wpisu. W związku z tym ustanawia się różne procedury wykrywania wielokrotnych wpisów oraz mechanizm pierwszeństwa służący dokonywaniu wpisów do SIS.

Wymaga to:

— sprawdzenia przed dokonaniem wpisu w celu ustalenia, czy dana osoba lub przedmiot już figuruje w SIS,

— konsultacji z innymi państwami członkowskimi, w przypadkach gdy dokonanie wpisu doprowadziłoby do występowania wielu niezgodnych ze sobą wpisów.

2.1.1. Wymiana informacji dotyczących wielokrotnych wpisów

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu do SIS dotyczącego danej osoby.

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu dotyczącego tej samej osoby, jeżeli wpisy te są ze sobą zgodne lub mogą współistnieć.

Wpisy z art. 95 są zgodne z wpisami z art. 97 i 98. Mogą one również współistnieć z wpisami z art. 96, jednak w takim przypadku procedury odnoszące się do art. 95 mają pierwszeństwo przed procedurami dotyczącymi art. 96.

a) Wpisy z art. 96 i 99 nie są ze sobą zgodne ani nie są zgodne z wpisami z art. 95, 97 i 98, bez uszczerbku dla możliwości współistnienia wpisów z art. 95 i 96. W ramach art. 99 wpisy dokonane do celów „niejawnego nadzoru” są niezgodne z wpisami do celów „szczególnych kontroli”.

b) Kolejność wpisów według ich znaczenia jest następująca: — aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 95), — odmowa wjazdu na terytorium państw Schengen (art. 96), — oddanie pod opiekę (art. 97), — niejawny nadzór (art. 99), — szczególne kontrole (art. 99), oraz — przekazywanie informacji dotyczących miejsca zamieszkania lub pobytu (art. 97 i 98). Odstępstwa od tej kolejności można poczynić po konsultacjach z państwami członkowskimi, jeżeli w grę wchodzą ważne interesy krajowe.

Tabela wpisów

Kolejność wpisów wg ich znaczenia Artykuł 95 Artykuł 96 Artykuł 97 – opieka Artykuł 99 – (niejawny nadzór) – osoba Artykuł 99 – (szczególne kontrole) – osoba Artykuł 97 – miejsce zamieszkania lub pobytu Artykuł 98 Artykuł 99 – (niejawny nadzór) – pojazd Artykuł 99 – (szczególne kontrole) – pojazd Artykuł 100 Artykuł 95 tak mogą współistnieć tak nie nie tak tak X X X Artykuł 96 mogą współistnieć tak nie nie nie nie nie X X X Artykuł 97 – opieka tak nie tak nie nie tak tak X X X Artykuł 99 – (niejawny nadzór) – osoba nie nie nie tak nie nie nie X X X Artykuł 99 – (szczególne kontrole) – osoba nie nie nie nie tak nie nie X X X Artykuł 97 – miejsce zamieszkania lub pobytu tak nie tak nie nie tak tak X X X Artykuł 98 tak nie tak nie nie tak tak X X X Artykuł 99 – (niejawny nadzór) – pojazd X X X X X X X tak nie nie Artykuł 99 – (szczególne kontrole) – pojazd X X X X X X X nie tak nie Artykuł 100 X X X nie nie X X nie nie tak (X oznacza: nie dotyczy).

2.1.2. Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące tej samej osoby

Aby zapobiec niezgodności wielokrotnych wpisów, należy starać się dokładnie rozróżniać jednostki o podobnych cechach. Konsultacje i współpraca pomiędzy biurami Sirene są w związku z tym niezbędne, a każde państwo członkowskie ustanawia odpowiednie procedury techniczne służące wykrywaniu takich przypadków przed dokonaniem wpisu.

Elementy wykorzystywane w celu ustalenia, czy dwie tożsamości mogą być identyczne, wyszczególniono w załączniku 6 do niniejszego podręcznika.

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli w procesie rozpatrywania wniosku o dokonanie nowego wpisu okaże się, że w SIS znajdują się już dane osobowe zawierające takie same obowiązkowe elementy opisu tożsamości (nazwisko, imię, data urodzenia), przed zatwierdzeniem nowego wpisu należy przeprowadzić kontrolę;

b) dane biuro Sirene kontaktuje się z krajowym biurem Sirene dokonującym wpisu w celu wyjaśnienia, czy wpis dotyczy tej samej osoby (formularz L); oraz

c) jeżeli kontrola wykaże, że szczegóły są identyczne i mogą dotyczyć tej samej osoby, dane biuro Sirene stosuje procedurę dokonywania wielokrotnych wpisów. Jeżeli kontrola wykaże, że szczegóły odnoszą się do dwóch różnych osób, biuro Sirene zatwierdza wniosek o dokonanie nowego wpisu.

2.1.3. Negocjacje dotyczące nowego wpisu w przypadkach, gdy jest on niezgodny z istniejącym wpisem ( formularz E )

Jeżeli wniosek o dokonanie wpisu jest sprzeczny z wpisem dokonanym przez to samo państwo członkowskie, krajowe biuro Sirene podejmuje działania w celu zapewnienia, że w SIS pozostanie tylko jeden wpis. Każde państwo członkowskie może wybrać własną procedurę.

Jeżeli wpis, którego dotyczy wniosek, jest niezgodny z wpisem już dokonanym przez co najmniej jedno państwo członkowskie, konieczna jest zgoda tych państw.

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli wpisy są ze sobą zgodne, biura Sirene nie muszą się ze sobą konsultować; jeżeli wpisy są od siebie niezależne, państwo członkowskie chcące dokonać nowego wpisu podejmuje decyzję w sprawie potrzeby przeprowadzenia konsultacji;

b) jeżeli wpisy nie są ze sobą zgodne lub jeżeli istnieje jakakolwiek wątpliwość co do ich zgodności, biura Sirene konsultują się ze sobą, tak że ostatecznie dokonuje się tylko jednego wpisu;

c) jeżeli w wyniku konsultacji wpisowi niezgodnemu z istniejącymi wpisami udzieli się pierwszeństwa, państwa członkowskie, które dokonały pozostałych wpisów, wycofują je po wprowadzeniu nowego wpisu; wszelkie spory rozstrzyga się w drodze negocjacji pomiędzy biurami Sirene. Jeżeli nie można się porozumieć na podstawie ustalonego wykazu kolejności wpisów według ich znaczenia, w SIS pozostawia się najdawniejszy wpis;

d) w przypadku usunięcia wpisu C.SIS powiadamia państwa członkowskie, które nie mogły dokonać wpisu. W takim wypadku biuro Sirene powinno automatycznie zostać powiadomione przez N.SIS o możliwości dokonania wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu. Biuro Sirene stosuje w całości procedurę dokonywania wpisu dla odpowiedniej kategorii wpisów.

2.2. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Jeżeli użytkownik końcowy przeprowadza sprawdzenie w SIS i znajduje wpis pasujący do szczegółów przez siebie podanych, stanowi to „trafienie”.

Użytkownik może zwrócić się do biura Sirene o udzielenie dodatkowych informacji w celu umożliwienia skutecznego wdrożenia procedur określonych w tabelach SIS 4, 10 lub 16, zamieszczonych w załączniku 4.

Należy powiadomić państwo członkowskie, które dokonało wpisu, o trafieniu i jego wyniku, chyba że ustalono inaczej.

Przyjęto następującą procedurę:

a) o „trafieniu” dotyczącym osoby lub przedmiotu, których dotyczy wpis, powinno się powiadomić biuro Sirene państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. W razie potrzeby biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu wysyła do biura Sirene państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, wszelkie istotne informacje szczegółowe i informuje o czynnościach, jakie należy podjąć w związku z trafieniem. Powiadamiając stronę, która dokonała wpisu, o trafieniu, w polu informacyjnym 090 formularza G należy podać artykuł konwencji z Schengen dotyczący trafienia. Jeżeli trafienie dotyczy osoby, której dotyczy wpis z art. 95, biuro Sirene państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, powinno, po wysłaniu formularza G, telefonicznie powiadomić biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu o trafieniu;

b) biura Sirene państw członkowskich, które dokonały wpisów z art. 96, nie muszą być powiadamiane o trafieniu za każdym razem, ale można je powiadomić w wyjątkowych wypadkach. Formularz G można wysłać, jeżeli na przykład konieczne jest udzielenie informacji uzupełniających;

c) C.SIS automatycznie powiadamia wszystkie państwa członkowskie o usunięciu wpisu.

2.2.1. Przekazywanie dalszych informacji

Przyjęto następującą procedurę:

a) biura Sirene mogą przekazywać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 95–100, działając w imieniu władz sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy prawnej;

b) w miarę możliwości biura Sirene przekazują szczegółowe informacje o stanie zdrowia osób, których dotyczą wpisy z art. 97, jeżeli należy podjąć działania w celu zapewnienia im opieki. Przekazane informacje są przechowywane jedynie tak długo, jak to jest niezbędne, i wykorzystywane jedynie w celu zapewnienia tym osobom odpowiedniej opieki medycznej;

c) informacje przekazane jako uzupełnienie informacji określonych w tytule IV konwencji z Schengen, w szczególności dotyczące art. 99 i 100, przekazuje się na mocy art. 39 i 46 wspomnianej konwencji, jeżeli wymaga tego sytuacja po uzyskaniu trafienia (np. jeżeli ujawniono przestępstwo lub istnieje zagrożenie dla prawa i porządku, jeżeli przedmiot, pojazd lub osobę należy dokładniej zidentyfikować itp.). Zgodnie z art. 39 i 46 każde państwo członkowskie musi podjąć odpowiednie działania w celu zapewnienia wydajnej i skutecznej wymiany informacji;

d) w przypadku trafienia dotyczącego wpisu odnoszącego się do pojazdu, dokonanego na podstawie art. 100, w odpowiedzi na formularz G biura Sirene w najkrótszym możliwym terminie przesyłają „dalsze informacje” na formularzu P.

2.3. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 104 ust. 3)

Zgodnie z art. 104 ust. 3 państwo członkowskie, które nie jest w stanie stosować procedury wymaganej w związku z wpisem, bezzwłocznie powiadamia o tym państwo członkowskie, które dokonało wpisu, wykorzystując do tego celu formularz H.

Jeżeli w ramach działań podejmowanych po trafieniu nie można zastosować zwykłych procedur, wymiana danych powinna odbywać się zgodnie z następującymi zasadami:

a) państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę bezzwłocznie powiadamia za pośrednictwem swojego biura Sirene państwo członkowskie, które dokonało wpisu, że nie jest w stanie zastosować procedury i podaje przyczyny, wykorzystując do tego celu formularz H;

b) zainteresowane państwa członkowskie mogą wówczas ustalić, jaką procedurę należy stosować zgodnie z przepisami ich prawa krajowego i konwencji.

2.4. Przypadki, gdy pierwotny cel wpisu ulega zmianie (art. 102 ust. 3)

Zgodnie z art. 102 ust. 3 dane mogą być wykorzystane do celów innych niż te, dla których dokonano wpisu, ale wyłącznie w następstwie trafienia w celu zapobieżenia bezpośredniemu poważnemu zagrożeniu dla porządku publicznego oraz bezpieczeństwa publicznego, z poważnych przyczyn związanych z bezpieczeństwem państwa lub w celu zapobieżenia poważnemu przestępstwu.

Cel wpisu można zmienić jedynie po uprzednim uzyskaniu zezwolenia od państwa członkowskiego, które go dokonało.

Jeżeli cel wpisu ulega zmianie, wymiana informacji powinna odbywać się zgodnie z następującymi zasadami:

a) za pośrednictwem własnego biura Sirene państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę wyjaśnia państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, przyczyny wniosku o zmianę pierwotnego celu wpisu (formularz I);

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, analizuje w najkrótszym możliwym terminie, czy można spełnić taką prośbę, i powiadamia państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę o swojej decyzji za pośrednictwem własnego biura Sirene;

c) w razie potrzeby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może udzielić zezwolenia z zastrzeżeniem warunków dotyczących sposobu wykorzystania danych.

2.4.1. Procedury zmiany pierwotnego celu wpisu

Przyjęto następującą procedurę:

po wyrażeniu zgody przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę wykorzystuje dane do celów, dla jakich wystąpiło o zezwolenie i uzyskało je, uwzględniając wszelkie postawione warunki.

2.5. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 106)

W ust. 2 i 3 artykułu 106 mowa jest o konieczności korygowania błędów o charakterze prawnym lub faktycznym.

W przypadku stwierdzenia, że dane są nieścisłe lub niedopuszczalne z przyczyn prawnych lub faktycznych, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującą zasadą:

państwo członkowskie, które wykryło błąd w danych, powiadamia o tym za pośrednictwem swojego biura Sirene państwo członkowskie, które dokonało wpisu, wykorzystując do tego celu formularz J.

2.5.1. Procedura korygowania błędów

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli państwa członkowskie osiągną porozumienie, państwo członkowskie, które dokonało wpisu, stosuje swoje procedury krajowe w celu skorygowania błędu;

b) jeżeli państwom nie uda się osiągnąć porozumienia, biuro Sirene państwa członkowskiego, które wykryło błąd, zleca właściwemu organowi w swoim kraju przekazanie sprawy do rozpatrzenia przez wspólny organ nadzorczy.

2.6. Prawo dostępu do danych i korygowania błędów (art. 109 i 110)

Każdy ma prawo dostępu do danych dotyczących jego osoby i może zwrócić się o skorygowanie wszelkich wykrytych w nich błędów. Takiego dostępu udziela się zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym złożono wniosek o udzielenie dostępu.

Państwo członkowskie może nie udzielić dostępu do wpisu dokonanego przez inne państwo członkowskie bez uprzedniego skonsultowania się z tym państwem.

2.6.1. Wymiana informacji dotyczących prawa dostępu do danych lub korygowania błędów

Jeżeli władze krajowe mają zostać powiadomione o złożeniu wniosku o udzielenie dostępu do danych lub skorygowanie błędów, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

Przyjęto następującą procedurę:

a) każde biuro Sirene musi stosować przepisy prawa krajowego dotyczące prawa dostępu do tych danych. W zależności od okoliczności sprawy biura Sirene przekazują właściwym organom krajowym wszelkie otrzymane przez siebie wnioski o udzielenie dostępu do danych lub skorygowanie błędów bądź rozpatrują wnioski w granicach swoich uprawnień;

b) na prośbę właściwych władz krajowych biura Sirene danych państw członkowskich przesyłają im informacje dotyczące korzystania z prawa dostępu.

2.6.2. Informowanie o wnioskach o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

W miarę możliwości informacje dotyczące wpisów dokonanych w systemie SIS przez inne państwo członkowskie wymienia się za pośrednictwem krajowych biur Sirene.

Przyjęto następującą procedurę:

a) wniosek o udzielenie dostępu przekazuje się w najkrótszym możliwym terminie państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, tak aby mogło ono wyrazić swoją opinię w danej sprawie;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, informuje o swojej opinii państwo członkowskie, które otrzymało wniosek;

c) państwo to uwzględnia wszelkie określone prawem terminy rozpatrzenia wniosku.

Jeżeli państwo członkowskie, które dokonało wpisu, prześle swoją opinię do biura Sirene państwa, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu do danych, biuro to zapewnia przekazanie opinii w najkrótszym możliwym terminie organom odpowiedzialnym za rozpatrzenie wniosku.

2.6.3. Informowanie o procedurach dostępu do danych i korygowania błędów

Przyjęto następującą procedurę:

biura Sirene informują się wzajemnie o wszelkich krajowych przepisach dotyczących dostępu do danych osobowych i procedur korygowania błędów oraz o późniejszych zmianach tych przepisów. Do tego celu wykorzystuje się formularz K.

2.7. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

O trafieniu i usunięciu wpisu należy powiadomić państwa członkowskie, które nie mogły dokonać swojego wpisu.

Wyłączając przypadki po trafieniu, wpis może zostać usunięty bezpośrednio przez C.SIS (po upływie daty ważności) lub pośrednio przez służby, które go wprowadziły do systemu SIS (jeżeli warunki przechowywania wpisu w systemie przestają być spełnione).

W obu przypadkach wiadomość o usunięciu wpisu z C.SIS powinna być automatycznie przekazywana do N.SIS i tam przeanalizowana.

2.8. Przywłaszczenie tożsamości

Przywłaszczenie tożsamości (nazwiska, imienia, daty urodzenia) ma miejsce, gdy przestępca posługuje się tożsamością istniejącej osoby. Może się to zdarzyć w przypadku wykorzystania przez osobę trzecią dokumentu ze szkodą dla prawowitego właściciela.

Państwo członkowskie wpisujące kod 3 w polu informacyjnym „kategoria tożsamości” przesyła formularz Q, jednocześnie wprowadzając wpis do SIS/zmieniając wpis w SIS.

Jeżeli podczas konsultacji SIS funkcjonariusz przeprowadzający kontrolę zauważa w polu „kategorii tożsamości” kod 3, powinien skontaktować się z krajowym biurem Sirene i uzyskać dodatkowe informacje w celu wyjaśnienia, czy osoba podlegająca kontroli jest osobą poszukiwaną, czy też osobą, której tożsamość przywłaszczono.

Po uzyskaniu pewności, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, we wpisie zamieszcza się kod „3”. Osoba, której przypadek ten dotyczy, powinna zgodnie z procedurami krajowymi udzielić krajowemu biuru Sirene państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, niezbędnych informacji, takich jak rzeczywiste dane osobowe, informacje dotyczące dokumentu tożsamości, lub wypełnić formularz Q.

Z zastrzeżeniem niżej określonego warunku, fotografie i odciski palców osoby, której tożsamość została przywłaszczona, powinny być przechowywane w biurze Sirene państwa członkowskiego, które dokonało wpisu.

Na formularzu Q jedynie numer Schengen dotyczy danych osoby poszukiwanej w związku z wpisem w SIS. Informacje w polu informacyjnym 052 (data wydania dokumentu) są obowiązkowe. W polu 083 (szczególne informacje dotyczące wpisu) powinny zawsze znajdować się dane wydziału posiadającego dalsze informacje na temat wpisu.

Informacje te mogą być przetwarzane wyłącznie za wyraźnym i dobrowolnym przyzwoleniem osoby, której tożsamość została przywłaszczona.

Ponadto po stwierdzeniu, że osoba, której dotyczy wpis w SIS, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo dokonujące wpisu sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie w SIS danych dotyczących osoby, której tożsamość przywłaszczono (w celu odnalezienia osoby poszukiwanej).

Dane osoby, której tożsamość przywłaszczono, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby podlegającej kontroli i nie są w żaden sposób wykorzystywane do innych celów. Informacje na temat przywłaszczenia tożsamości powinny zostać usunięte po usunięciu odpowiadającego im wpisu.

2.9. Sirpit (Przekaz Obrazów Sirene)

2.9.1. Proces powstawania i podstawy procedury Sirpit (przekazu obrazów Sirene)

Biura Sirene powinny mieć możliwość wymiany odcisków palców i fotografii do celów ustalenia tożsamości.

W razie wątpliwości co do tożsamości osoby kontrolowanej procedura Sirpit umożliwia szybką wymianę fotografii i odcisków palców drogą elektroniczną między biurami Sirene; tym sposobem można porównać odciski palców i fotografie osoby kontrolowanej z odciskami i fotografiami osoby, której dotyczy wpis.

W ramach współpracy policyjnej wymiana fotografii i odcisków palców może również odbywać się w przypadkach określonych w art. 39 i 46 Konwencji wykonawczej do układu z Schengen, pod warunkiem że biura Sirene również są w tym zakresie właściwe.

2.9.2. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

Wszelkie dalsze wykorzystywanie fotografii i odcisków palców będących przedmiotem wymiany w ramach Sirpit, w tym archiwizacja, musi być zgodne z przepisami tytułu VI konwencji z Schengen, w szczególności jej art. 126 i 129 (oraz, w stosownych przypadkach, z przepisami dyrektywy 95/46/WE) i obowiązującymi w danych państwach przepisami prawnymi w tej dziedzinie.

2.9.3. Wymogi techniczne

Każde biuro Sirene powinno spełniać wymogi techniczne dotyczące procedury Sirpit.

Biuro Sirene musi być w stanie, z jednej strony, wymieniać drogą elektroniczną wnioski o porównanie lub weryfikację i wyniki oraz, z drugiej strony, przesyłać drogą elektroniczną swoje własne wnioski – bez zmian – do krajowych służb do spraw identyfikacji i odbierać wyniki przesłane im przez te służby.

Odciski palców i fotografie przesyła się w załączniku na ekranie wprowadzania danych, zaprojektowanym specjalnie do celów Sirpit.

2.9.4. Krajowe służby do spraw identyfikacji

Krajowe służby do spraw identyfikacji przyjmują jedynie wnioski pochodzące od własnego krajowego biura Sirene i wysyłają wyniki jedynie do tego biura.

2.9.5. Użycie formularza L Sirene

O przekazie (wniosku o porównanie i wyniku) za pośrednictwem procedury Sirpit uprzedza się, przesyłając formularz L zwykłym kanałem używanym do przekazu wszystkich formularzy Sirene. Formularze L przesyła się w tym samym czasie, co odciski palców lub fotografie.

W przypadkach, o których mowa w art. 39 i 46 konwencji z Schengen, formularz L zastępuje się uzgodnionym formularzem zawiadomienia.

2.9.6. Procedura Sirpit

Biuro Sirene kraju, w którym dana osoba została skontrolowana, jest dalej zwane „biurem Sirene przeprowadzającym kontrolę”.

Biuro Sirene kraju, który dokonał wpisu do SIS, jest dalej zwane „biurem dostarczającym danych”.

Procedura przewiduje dwie możliwości:

2.9.6.1. Biuro Sirene przeprowadzające kontrolę dokonuje porównania

a) biuro Sirene przeprowadzające kontrolę przesyła formularz G używaną w zwyczajnych przypadkach drogą elektroniczną i, wypełniając pole informacyjne 089, zwraca się do biura dostarczającego danych o przesłanie formularza L w najkrótszym możliwym terminie oraz przesłanie odcisków palców i fotografii, jeżeli są one dostępne;

b) biuro dostarczające danych odpowiada, wykorzystując do tego celu formularz L. Jeżeli odciski palców i fotografie są dostępne, biuro Sirene dostarczające danych wpisuje w polu informacyjnym 083, że odciski palców lub fotografie przesyła się w celach porównawczych;

c) biuro Sirene przeprowadzające kontrolę przesyła odciski palców i fotografie swoim krajowym służbom do spraw identyfikacji w celach porównawczych i zwraca się o przesłanie wyników tą samą drogą;

d) biuro Sirene przeprowadzające kontrolę wpisuje wyniki na formularzu L (w polu informacyjnym 083) i przekazuje formularz do biura Sirene dostarczającego danych.

2.9.6.2. Biuro Sirene dostarczające danych dokonuje porównania

a) biuro Sirene przeprowadzające kontrolę przesyła formularze G i L używaną w zwyczajnych przypadkach drogą elektroniczną i wpisuje w polu informacyjnym 083 formularza L, że odciski palców i fotografie przesyła się w celach porównawczych;

b) biuro Sirene dostarczające danych przesyła otrzymane odciski palców i fotografie swoim krajowym służbom do spraw identyfikacji w celach porównawczych i zwraca się o przesłanie wyników tą samą drogą;

c) biuro Sirene dostarczające danych wpisuje wyniki na formularzu L (w polu informacyjnym 083), który następnie przesyła do biura Sirene przeprowadzającego kontrolę.

Po porównaniu odciski palców i fotografie zgłoszonej osoby mogą być przechowywane w aktach biura Sirene przeprowadzającego kontrolę na wypadek, gdyby konieczne okazało się dalsze porównywanie.

Przetwarzanie danych dotyczących odcisków palców i fotografii danej osoby, niepasujących do danych osoby zgłoszonej, które były przedmiotem wymiany w ramach Sirpit, musi odbywać się zgodnie z przepisami tytułu VI konwencji z Schengen, w szczególności jej art. 126 i 129 (oraz, w stosownych przypadkach, z przepisami dyrektywy 95/46/WE) i obowiązującymi w danych państwach przepisami prawnymi w tej dziedzinie. Powinno to w normalnych okolicznościach doprowadzić do usunięcia wspomnianych odcisków palców i fotografii z systemu.

2.9.6.3. Ekran wprowadzania danych

Maska wprowadzania danych zostanie opracowana w odniesieniu do istniejącej maski Interpolu (norma ANSI/NIST).

Maska zawierać będzie następujące dane:

1) numer identyfikacyjny Schengen (art. 95–100) (11) (12));

2) numer referencyjny (art. 39 lub 46) (11) (12);

3) data pobrania odcisków palców;

4) data wykonania fotografii;

5) przyczyna pobrania odcisków palców (11) (13)

8) nazwisko panieńskie;

9) tożsamość ustalona?;

10) data urodzenia (11);

11) miejsce urodzenia;

12) obywatelstwo;

14) informacje dodatkowe;

15) uwagi.

2.10. Współpraca policyjna (art. 39–46)

Współpraca policyjna między państwami członkowskimi nie ogranicza się do korzystania z informacji przechowywanych w systemie SIS.

Zaleca się następujące postępowanie:

a) biura Sirene państw członkowskich wymieniają wszelkie przydatne informacje przy użyciu poczty elektronicznej SIS-NET, przestrzegając przy tym wszelkich przepisów krajowych przyjętych w celu wykonania art. 39–46; oraz

b) biura Sirene informują się wzajemnie o przepisach przyjętych na szczeblu krajowym i późniejszych zmianach do nich.

Uzyskanie trafienia może przyczynić się do ujawnienia przestępstwa lub poważnego zagrożenia dla bezpieczeństwa publicznego. Prawidłowe ustalenie tożsamości danej osoby może okazać się kluczowe, a wymiana informacji, np. fotografii lub odcisków palców, jest szczególnie istotnym czynnikiem. Uprawnienia do dokonywania takiej wymiany, która odbywa się zgodnie z przepisami tytułu VI konwencji, wynikają z art. 39 i 46.

2.10.1. Szczególne uprawnienia w sprawach z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa. Tytuł III (art. 39 i 46)

Tytuł III konwencji z Schengen zawiera wiele dodatkowych przepisów dotyczących współpracy policyjnej i sądowej.

Zaleca się następujące postępowanie:

a) każde państwo członkowskie przyznaje swojemu biuru Sirene szczególne uprawnienia w sprawach z zakresu porządku publicznego i bezpieczeństwa zgodnie z tytułem III konwencji; oraz

b) państwa członkowskie informują się wzajemnie o przepisach przyjętych na szczeblu krajowym w odniesieniu do biur Sirene i wszelkich późniejszych zmianach do nich.

2.11. Nakładające się na siebie obszary działania Sirene i Interpolu

Rola SIS nie polega na zastąpieniu ani powieleniu funkcji Interpolu. Zadania mogą się pokrywać, jednak podstawowe zasady działania i współpracy państw członkowskich w ramach Schengen znacznie się różnią od zasad regulujących działalność w ramach Interpolu. W związku z tym konieczne jest ustalenie zasad współpracy między biurami Sirene a KBC (krajowymi biurami centralnymi) na szczeblu krajowym.

Uzgodniono następujące zasady:

2.11.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS przed wpisami Interpolu

Wpisy w SIS i wymiana informacji ich dotyczących ma zawsze pierwszeństwo przed wpisami Interpolu i informacjami wymienianymi w ramach Interpolu. Zasada ta jest szczególnie ważna w przypadku niezgodności wpisów.

2.11.2. Wybór kanału wymiany informacji

Zasada pierwszeństwa wpisów Schengen przed wpisami Interpolu jest przestrzegana; zapewnia się również przestrzeganie jej przez krajowe biura centralne państw członkowskich. Po dokonaniu wpisu Schengen biura Sirene udzielają wszelkich informacji dotyczących wpisu i jego celu. Jeżeli państwo członkowskie chce zmienić kanał wymiany informacji, musi wcześniej skonsultować się z pozostałymi stronami. Taka zmiana kanału możliwa jest jedynie w szczególnych przypadkach.

2.11.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

W związku z pierwszeństwem wpisów w SIS przed wpisami Interpolu te ostatnie ograniczają się do wyjątkowych przypadków (tj. gdy nie ma podstaw – w konwencji lub z technicznego punktu widzenia – do dokonania wpisu w SIS, lub gdy nie wszystkie wymagane do tego celu informacje są dostępne). Równoległe dokonywanie wpisów w SIS i wpisów Interpolu na obszarze Schengen jest niedopuszczalne. Wpisy przekazywane kanałami Interpolu i dotyczące również obszaru Schengen lub jego części (strefa 2 rozpowszechniania informacji w ramach Interpolu) należy opatrzyć następującym oznaczeniem: „strefa 2, z wyjątkiem państw Schengen”.

2.11.4. Przesyłanie informacji państwom trzecim

Biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu podejmuje decyzję w sprawie przekazania informacji państwom trzecim (zezwolenia, sposobu rozpowszechniania i kanału). Tym sposobem biuro Sirene działa zgodnie z przepisami w dziedzinie ochrony danych osobowych określonymi w konwencji z Schengen i dyrektywie 95/46/WE. Wykorzystanie kanałów wymiany informacji Interpolu będzie uzależnione od krajowych przepisów lub procedur.

2.11.5. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

Państwa Schengen zapewniają na szczeblu krajowym wymianę informacji dotyczących trafień między biurami Sirene a krajowymi biurami centralnymi.

Wpis usunąć może jedynie organ, który wprowadził go do systemu.

2.11.6. Usprawnienie współpracy między biurami Sirene a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

Każde państwo członkowskie podejmuje stosowne działania w celu zapewnienia na szczeblu krajowym skutecznej wymiany informacji między biurami Sirene a krajowymi biurami centralnymi.

2.12. Współpraca z Europolem i Eurojustem

W celu usprawnienia współpracy między biurami Sirene należy wprowadzić odpowiednie procedury krajowe.

2.13. Szczególne rodzaje poszukiwań

2.13.1. Poszukiwanie wg kryteriów geograficznych

Poszukiwanie według kryteriów geograficznych przeprowadza się, w przypadku gdy państwo zwracające się z wnioskiem posiada niezbite dowody dotyczące miejsca pobytu osoby poszukiwanej lub umiejscowienia poszukiwanego przedmiotu na ściśle określonym obszarze geograficznym. W takiej sytuacji wniosek władz sądowych można wykonać bezzwłocznie po jego otrzymaniu.

Poszukiwanie według kryteriów geograficznych na obszarze Schengen przeprowadza się na podstawie wpisu w SIS. Przeznaczony do tego celu formularz M, który należy przesłać w momencie dokonywania wpisu lub uzyskania informacji na temat miejsca pobytu, zawiera informacje o miejscu, w którym znajduje się poszukiwana osoba lub przedmiot. Wpis dotyczący poszukiwanej osoby wprowadza się do SIS w celu zapewnienia wykonalności wniosku o tymczasowe aresztowanie ze skutkiem natychmiastowym (art. 64 konwencji, art. 9 ust. 3 decyzji ramowej w sprawie europejskiego nakazu aresztowania).

Dokonanie takiego wpisu zwiększa szanse powodzenia w przypadku niespodziewanego przemieszczenia się osoby lub przedmiotu z jednego miejsca do innego na obszarze Schengen, w związku z czym niewprowadzenie danych poszukiwanej osoby lub przedmiotu do SIS jest możliwe jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. gdy posiadane informacje nie są wystarczające do dokonania wpisu).

2.13.2. Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policyjnych prowadzących poszukiwania celowe

Biura Sirene w państwach, do których zwrócono się z wnioskiem, powinny w stosownych przypadkach korzystać z usług jednostek specjalnych prowadzących poszukiwania celowe. W związku z tym należy nawiązać bliską współpracę z takimi jednostkami i zapewnić wymianę informacji. Międzynarodowa współpraca między wspomnianymi jednostkami policyjnymi nie może zastąpić dokonywania wpisów w SIS. Taka współpraca nie koliduje z rolą biura Sirene jako najważniejszej instytucji zajmującej się wyszukiwaniem informacji w SIS.

2.14. Dodanie zastrzeżenia

Dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego

Artykuł 94 ust. 4, art. 95 ust. 3, art. 97 i art. 99 ust. 6 zezwalają państwu członkowskiemu, do którego zwrócono się z wnioskiem, na odmówienie przeprowadzenia określonej procedury na swoim terytorium przez wystąpienie o dodanie zastrzeżenia do wpisu z art. 95, 97 lub 99. Równocześnie podaje się przyczyny złożenia wniosku o dodanie zastrzeżenia.

2.14.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

Biura Sirene wymieniają informacje, tak aby państwa członkowskie mogły ocenić, czy dodanie zastrzeżenia jest konieczne.

Zgodnie z art. 94 ust. 4 zastrzeżenie do wpisów z art. 95, 97 i 99 można dodać (lub usunąć) w dowolnym momencie. W przypadku dodania zastrzeżenia do wpisów z art. 97 i 99 wpis nie pojawia się na ekranie, gdy użytkownik końcowy korzysta z systemu. W odniesieniu do wpisów z art. 95 obowiązuje inna procedura. Każde państwo członkowskie w najkrótszym możliwym terminie wykrywa wpisy mogące wymagać dodania zastrzeżenia.

2.14.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli dane państwo członkowskie żąda dodania zastrzeżenia, powinno zwrócić się w tym celu do państwa, które dokonało wpisu, podając przyczyny, dla których zastrzeżenie jest konieczne;

b) po wymianie informacji może zaistnieć potrzeba zmiany lub usunięcia wpisu; może również nastąpić wycofanie wniosku (o dodanie zastrzeżenia).

2.14.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie, do którego zwrócono się z wnioskiem, zwraca się o dodanie zastrzeżenia do państwa, które dokonało wpisu z art. 95, 97 lub 99, wykorzystując do tego celu formularz F;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest zobowiązane bezzwłocznie dodać zastrzeżenie, którego dotyczy wniosek.

2.14.4. Wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia w odniesieniu do obywateli danego państwa członkowskiego

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie może zwrócić się do biura Sirene innego państwa członkowskiego o automatyczne dodanie zastrzeżenia do wszystkich wpisów z art. 95 dotyczących jego obywateli;

b) każde państwo członkowskie pragnące dodać zastrzeżenie przekazuje pisemny wniosek państwu, z którym chciałoby podjąć współpracę w tym zakresie;

c) państwo członkowskie będące adresatem takiego wniosku dodaje zastrzeżenie dotyczące danego państwa bezzwłocznie po dokonaniu wpisu;

d) procedura ta obowiązuje do czasu opracowania pisemnych wytycznych w sprawie jej wycofania.

Jeżeli okoliczności opisane w art. 94 ust. 4 przestają mieć zastosowanie, państwo członkowskie, które zwróciło się o dodanie zastrzeżenia, musi w najkrótszym możliwym terminie wystąpić o jego wycofanie.

3. WPISY Z ART. 95 (15)

Kolejność podejmowania działań:

— sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie,

— wielokrotne wpisy,

— informacje uzupełniające, jakie należy przesłać państwom członkowskim,

— dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego,

— działania podejmowane przez biura Sirene po otrzymaniu wpisu z art. 95,

— wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

— usunięcie wpisu,

— przywłaszczenie tożsamości.

3.1. Sprawdzenie przed dokonaniem wpisu przez państwo członkowskie

Większości nowych wpisów z art. 95 będzie towarzyszyć europejski nakaz aresztowania. Jednakże w ramach wpisu z art. 95 możliwe również jest tymczasowe aresztowanie przed uzyskaniem międzynarodowego nakazu aresztowania. Przed każdym z tych przypadków należy przeprowadzić następujące kontrole:

europejski/międzynarodowy nakaz aresztowania musi zostać wydany przez władze sądowe uprawnione do takich zadań w państwie członkowskim dokonującym wpisu.

W europejskim/międzynarodowym nakazie aresztowania oraz formularzu A powinno się podać wystarczająco szczegółowe informacje (część e) europejskiego nakazu aresztowania powinna zawierać w szczególności: „opis okoliczności, w jakich przestępstwo(-a) zostało(-y) popełnione, w tym czas i miejsce”, natomiast w polu informacyjnym 044 formularza A powinien się znaleźć: „opis popełnionych czynów”), aby umożliwić innym biurom Sirene kontrolę wpisu.

3.2. Sprawdzenie, czy prawo krajowe państw członkowskich dopuszcza aresztowanie tymczasowe w celu wydania lub ekstradycji

Państwo członkowskie dokonujące wpisu sprawdza, czy prawo krajowe innych państw członkowskich dopuszcza aresztowanie, którego wpis dotyczy.

Przyjęto następującą procedurę:

a) Należy sprawdzić, czy wszystkie państwa członkowskie są w stanie podjąć odpowiednie działania w związku z wpisem

b) W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z danym biurem Sirene i przekazać lub wymienić informacje konieczne w celu sprawdzenia.

Każde państwo członkowskie wprowadza stosowne środki techniczne lub organizacyjne, zapewniając w ten sposób, że wpisy z art. 95 ust. 2 (drugie zdanie) będą wprowadzane do SIS dopiero po powiadomieniu biura Sirene danego państwa członkowskiego.

3.3. Wielokrotne wpisy

3.3.1. Sprawdzanie, czy występują wielokrotne wpisy (art. 107)

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu w systemie dotyczącego osoby poszukiwanej. W związku z tym konieczna jest kontrola w celu wykrycia ewentualnych wielokrotnych wniosków o dokonanie wpisu sporządzanych przez jedno państwo członkowskie. W przypadku wykrycia wielokrotnych wniosków jednego państwa należy ustanowić krajową procedurę w celu ustalenia, który europejski nakaz aresztowania będzie dotyczył wpisu z art. 95. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie jednego europejskiego nakazu aresztowania w odniesieniu do wszystkich przestępstw.

Czasami może się zdarzyć, że różne kraje dokonują kilku wpisów na ten sam temat. W związku z tym konieczne jest:

a) sprawdzenie przed dokonaniem wpisu w celu ustalenia, czy dana pozycja już figuruje w SIS;

b) konsultacje z innymi państwami członkowskimi, w przypadkach gdy dokonanie wpisu z art. 95 doprowadziłoby do wielu niezgodnych ze sobą wpisów (na przykład, jeżeli wpis z art. 99 dotyczący danej osoby już istnieje i należy dodać wpis z art. 95).

Wpisy z art. 95 są zgodne z wpisami z art. 97 i 98. Mogą one również współistnieć z wpisami z art. 96, jednak w takim przypadku procedury odnoszące się do art. 95 mają pierwszeństwo przed procedurami dotyczącymi art. 96. Wpisy z art. 99 nie są zgodne z wpisami z art. 95.

Kolejność wpisów według ich znaczenia jest następująca:

— aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 95),

— odmowa wjazdu na terytorium państw Schengen (art. 96),

— oddanie pod opiekę (art. 97),

— niejawny nadzór (art. 99),

— szczególne kontrole (art. 99),

— przekazywanie informacji dotyczących miejsca zamieszkania lub pobytu (art. 97 i 98).

Odstępstwa od tej kolejności można poczynić po przeprowadzeniu konsultacji z państwami członkowskimi, jeżeli w grę wchodzą ważne interesy krajowe.

Biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu przechowuje do czasu usunięcia wpisu wszystkie wnioski o dokonanie kolejnego wpisu, które po przeprowadzeniu konsultacji spotkały się z odmową na podstawie wyżej wymienionych przepisów.

Za każdym razem, gdy państwo członkowskie uzyskuje trafienie, biuro Sirene państwa, które dokonało wpisu, może przesłać wszystkie europejskie nakazy aresztowania, które zostały wydane przez jego właściwe władze sądowe.

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu z wnioskiem o wydanie europejskiego nakazu aresztowania wobec tej samej osoby. Jeżeli przynajmniej dwa państwa członkowskie wydały europejskie nakazy aresztowania wobec tej samej osoby, decyzję o tym, który z nich zostanie wykonany w przypadku aresztowania, podejmuje wykonujący nakaz organ sądowy w państwie członkowskim, w którym nastąpiło aresztowanie.

3.3.2. Wymiana informacji

Aby zapobiec niezgodności wielokrotnych wpisów, należy starać się dokładnie rozróżniać osoby o podobnych cechach.

Konsultacje i współpraca między biurami Sirene są w związku z tym niezbędne, a każde państwo członkowskie ustanawia odpowiednie procedury techniczne służące wykrywaniu takich przypadków przed dokonaniem wpisu.

Elementy wykorzystywane w celu ustalenia, czy dwie tożsamości mogą być identyczne, wyszczególniono w załączniku 6 do niniejszego podręcznika.

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli w procesie rozpatrywania wniosku o dokonanie nowego wpisu okaże się, że w SIS znajdują się już dane osobowe zawierające takie same obowiązkowe elementy opisu tożsamości (nazwisko, imię, data urodzenia), przed zatwierdzeniem nowego wpisu należy przeprowadzić kontrolę;

b) dane biuro Sirene kontaktuje się z krajowym organem zwracającym się z wnioskiem o dokonanie wpisu w celu wyjaśnienia, czy wpis dotyczy tej samej osoby;

c) jeżeli kontrola wykaże, że szczegółowe dane są identyczne i mogą dotyczyć tej samej osoby, biuro Sirene stosuje procedurę wielokrotnych wpisów. Jeżeli kontrola wykaże, że szczegółowe dane odnoszą się do dwóch różnych osób, biuro Sirene zatwierdza wniosek o dokonanie nowego wpisu.

3.3.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

a) Aby zapobiec niezgodności wpisów w dowolnej kategorii w związku z wprowadzeniem aliasu, zainteresowane państwa członkowskie powinny wymieniać informacje o takich aliasach i przekazywać sobie wszelkie stosowne informacje dotyczące prawdziwej tożsamości osoby poszukiwanej. Strona, która dokonała wpisu, odpowiada za dodanie aliasów. Jeżeli państwo trzecie odkryje jakiś alias, powinno przekazać sprawę stronie, która dokonała wpisu, chyba że to państwo trzecie samo dokonuje wpisu dotyczącego tego aliasu.

b) O aliasach odnoszących się do wpisów z art. 95 należy poinformować inne państwa członkowskie.

c) Należy dokonać wpisu w SIS.

3.4. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

3.4.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

Należy stosować jednakowe dla wszystkich państw członkowskich formularze A i M, a informacje w nich zawarte powinny być takie same, jak informacje zawarte w europejskim nakazie aresztowania.

W formularzu A:

— 006—013: należy podać stosowne informacje wprowadzone do SIS, odpowiadające części a) europejskiego nakazu aresztowania,

— 030: należy zaznaczyć, że dany formularz A dotyczy konkretnego europejskiego nakazu aresztowania oraz podać szczegółowe dane sędziego lub sądu wydającego nakaz aresztowania, znajdujące się w części i) europejskiego nakazu aresztowania,

— 031: należy podać stosowne informacje zawarte w części b) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące decyzji stanowiącej podstawę nakazu,

— 032: należy podać datę wydania nakazu aresztowania,

— 033: należy podać informacje dotyczące zakresu uprawnień organu sądowego, który wydał nakaz, znajdujące się w części i) europejskiego nakazu aresztowania,

— 034: odpowiednie informacje z części c) pkt 1 europejskiego nakazu aresztowania oraz, w stosownych przypadkach podać, że: — przestępstwo(-a) stanowiące podstawę wydania nakazu podlega(-ją) karze dożywotniego pozbawienia wolności lub dożywotniego stosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności, — system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza — na wniosek i po upływie co najmniej 20 lat — zmianę wymiaru kary lub zastosowanego środka w celu zaprzestania wykonywania takiej kary lub stosowania środka, lub — system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza zastosowanie prawa łaski, o które dana osoba może się ubiegać na mocy prawa obowiązującego w wydającym nakaz państwie członkowskim lub stosowanej w nim praktyki, w celu zaprzestania wykonywania takiej kary lub stosowania środka,

— 035—037: należy podać stosowne informacje zawarte w części b) europejskiego nakazu aresztowania,

— 038: odpowiednie informacje zawarte w części c) pkt 2 europejskiego nakazu aresztowania oraz, w stosownych przypadkach, podać, że: — przestępstwo(-a) stanowiące podstawę wydania europejskiego nakazu aresztowania podlega(-ją) karze dożywotniego pozbawienia wolności lub dożywotniego stosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności, — system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza – na wniosek i po upływie co najmniej 20 lat — zmianę wymiaru kary lub zastosowanego środka w celu zaprzestania wykonywania takiej kary bądź stosowania środka, lub — system prawny wydającego nakaz państwa członkowskiego dopuszcza zastosowanie prawa łaski, o które dana osoba może się ubiegać na mocy prawa obowiązującego w wydającym nakaz państwie członkowskim lub stosowanej w nim praktyki, w celu zaprzestania wykonywania takiej kary lub stosowania środka,

— 039: należy podać informacje zawarte w części c) pkt 2 europejskiego nakazu aresztowania,

— 040: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące stosownych przepisów ustawowych/kodeksu,

— 041: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące charakteru i kwalifikacji prawnej przestępstwa (przestępstw),

— 042: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące czasu popełnienia przestępstwa (przestępstw),

— 043: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące miejsca popełnienia przestępstwa (przestępstw),

— 044: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące okoliczności przestępstwa (przestępstw),

— 045: informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące formy popełnienia przestępstwa (przestępstw) przez osobę, której dotyczy wniosek,

— 058: informacje zawarte w części a) europejskiego nakazu aresztowania dotyczące znaków szczególnych/wyglądu danej osoby.

W formularzu M:

— 083: w miejscach, gdzie znajduje się tekst: „Informacje dotyczące wyroku zaocznego (in absentia) zgodnie z częścią d) europejskiego nakazu aresztowania”, należy w stosownych przypadkach: a) odpowiedzieć, czy wyrok został wydany zaocznie; b) jeżeli tak, określić, czy dana osoba musiała się stawić osobiście czy została powiadomiona o dacie i miejscu rozprawy, na której wydano wyrok zaoczny. Jeżeli tak się nie stało, należy wymienić prawne gwarancje zabezpieczające.

W miejscach, gdzie widnieje informacja: „przestępstwo podlegające karze zgodnie z częścią e) pkt I i II europejskiego nakazu aresztowania”, należy podać w stosownych przypadkach co najmniej jedno przestępstwo podlegające w wydającym nakaz państwie członkowskim karze pozbawienia wolności lub środkowi zapobiegawczemu polegającemu na pozbawieniu wolności o maksymalnym wymiarze co najmniej 3 lat, określone przepisami prawa tego państwa, zgodnie z art. 2 ust. 2 decyzji ramowej (lub częścią e) pkt I europejskiego nakazu aresztowania).

Jeżeli przestępstwo(-a) znajduje(-ą) się w wykazie podanym w art. 2 ust. 2 decyzji ramowej w sprawie europejskiego nakazu aresztowania, należy podać jego (ich) pełną nazwę w formularzu M, używając sformułowania zastosowanego w wykazie.

Jeżeli przestępstwa nie są wymienione we wspomnianym wykazie, wymagane są następujące informacje:

a) że nakaz wydano w związku z czynami podlegającymi karze pozbawienia wolności lub zastosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności w maksymalnym wymiarze co najmniej dwunastu miesięcy na mocy prawa wydającego nakaz państwa członkowskiego;

b) lub, w przypadku wydania wyroku lub zastosowania środka zapobiegawczego polegającego na pozbawieniu wolności, że długość kary wynosi co najmniej cztery miesiące.

W przypadku gdy tekst informacji podawanych w polu informacyjnym 083 formularza M zawiera więcej niż 1 024 znaki, należy przesłać jeden lub większą liczbę dodatkowych formularzy M.

3.4.2. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym w celu ekstradycji

Akta dotyczące osób poszukiwanych w celu aresztowania ekstradycyjnego przygotowuje się przed dokonaniem wpisu. Należy sprawdzić, czy informacje są kompletne i przedstawione w prawidłowy sposób. Udziela się następujących informacji (szczegóły dotyczące postępowania karnego lub wykonania wyroków karnych zasadniczo podaje się zastępczo):

— 006 Nazwisko: nazwisko użyte w głównych danych we wpisie do SIS podaje się w polu informacyjnym 006,

— 007 Imię,

— 009 Data urodzenia,

— 010 Miejsce urodzenia,

— 011 Alias: podaje się pierwszy alias i łączną liczbę ustalonych aliasów. Pełny wykaz aliasów można zamieścić w formularzu M,

— 012 Płeć,

— 013 Obywatelstwo: pole informacyjne 013 „obywatelstwo” należy wypełnić w możliwie najbardziej wyczerpujący sposób w oparciu o posiadane informacje. W przypadku wątpliwości co do informacji do wyrazu „obywatelstwo” należy dodać kod „1W” i słowo „domniemane”,

— 030 Organ wydający nakaz aresztowania lub decyzję (nazwisko i stanowisko sędziego lub oskarżyciela publicznego lub nazwa sądu),

— 031 Numer referencyjny nakazu aresztowania lub decyzji (037). Patrz również: uwagi poniżej,

— 032 Data wydania nakazu aresztowania lub decyzji (036). Wnioski o wszczęcie postępowania karnego i wykonanie wyroku można streścić w załączanym dokumencie,

— 033 Nazwa organu zwracającego się z wnioskiem,

— 034 Maksymalny wymiar kary/maksymalny przewidywany wymiar kary,

— 035 Sędzia lub sąd wydający decyzję,

— 036 Data wydania decyzji,

— 037 Numer referencyjny decyzji,

— 038 Orzeczona kara,

— 039 Pozostająca do odbycia część kary,

— 040 Mające zastosowanie akty prawne,

— 041 Prawny opis czynu,

— 042 Data/okres popełnienia przestępstwa,

— 044 Opis zdarzeń związanych ze sprawą (w tym ich skutków),

— 045 Forma popełnienia przestępstwa (sprawca — sprawca pomocniczy — pomocnik — podżegacz).

Każdy kraj może stosować własną terminologię prawną do opisu form popełnienia przestępstwa.

Podane informacje muszą być wystarczająco szczegółowe, aby inne biura Sirene mogły sprawdzić wpis, ale nie nazbyt szczegółowe, by nie obciążać nadmiernie systemu łączności.

Jeżeli biura Sirene nie są w stanie odebrać wiadomości, ponieważ liczba pól ustalona dla danego formularza jest z przyczyn technicznych niewystarczająca, formularz M można wysłać z informacjami uzupełniającymi. Koniec przekazu oznacza się zdaniem „koniec wiadomości” w ostatnim formularzu (pole informacyjne 044 formularza A lub pole 083 formularza M).

3.4.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

Biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu może również w razie konieczności udzielić dalszych informacji po przeprowadzeniu konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego, aby pomóc ustalić tożsamość danej osoby. Informacje te w szczególności dotyczą:

— pochodzenia paszportu lub dokumentu tożsamości znajdującego się w posiadaniu osoby poszukiwanej,

— numeru serii, daty i miejsca wydania oraz daty ważności paszportu lub dokumentu tożsamości, jak również organu wydającego,

— wyglądu osoby poszukiwanej,

— nazwiska i imienia matki i ojca osoby poszukiwanej,

— tego, czy istnieją wpisy zawierające fotografie lub odciski palców danej osoby,

— ostatniego znanego adresu.

W miarę możliwości informacje te wraz z fotografiami i odciskami palców są dostępne w biurach Sirene lub zapewnia się stałą możliwość ich bezzwłocznego i szybkiego przekazania.

Wspólnym celem jest minimalizacja ryzyka niesłusznego przetrzymywania w areszcie osoby, której dane są podobne do danych osoby, której dotyczy wpis.

3.4.4. Przesyłanie formularzy A i M

Informacje, o których mowa w pkt 3.3.1 i 3.3.2 powinny być przekazywane w najszybszy możliwy sposób. Państwo członkowskie dokonujące wpisu przesyła formularze A i M w momencie wprowadzania wpisu z art. 95 ust. 2 do SIS. Wszelkie dalsze informacje konieczne w celu ustalenia tożsamości są przekazywane po konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego. W razie potrzeby można przesłać wiele formularzy A i M dotyczących różnych europejskich/międzynarodowych nakazów aresztowania.

3.5. Dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego

Artykuł 95 ust. 3 zezwala państwu członkowskiemu, do którego zwrócono się z wnioskiem, na odmówienie przeprowadzenia określonej procedury na swoim terytorium przez wystąpienie o dodanie zastrzeżenia do wpisu z art. 95. Równocześnie podaje się przyczyny złożenia wniosku o dodanie zastrzeżenia.

3.5.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

Biura Sirene wymieniają informacje, tak aby państwa członkowskie mogły ocenić, czy dodanie zastrzeżenia jest konieczne.

Zgodnie z art. 94 ust. 4 zastrzeżenie można dodać (lub usunąć) w dowolnym momencie. Każde państwo członkowskie w najkrótszym możliwym terminie wykrywa wpisy mogące wymagać zastrzeżenia.

3.5.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli dane państwo członkowskie żąda dodania zastrzeżenia, powinno zwrócić się w tym celu do państwa, które dokonało wpisu, podając przyczyny, dla których zastrzeżenie jest konieczne;

b) po wymianie informacji może zaistnieć potrzeba zmiany lub usunięcia wpisu; może również nastąpić wycofanie wniosku o dodanie zastrzeżenia.

3.5.3. Wniosek o dodanie zastrzeżenia

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie, do którego zwrócono się z wnioskiem, zwraca się o dodanie zastrzeżenia do państwa, które dokonało wpisu z art. 95, wykorzystując do tego celu formularz F;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest zobowiązane bezzwłocznie dodać zastrzeżenie, którego dotyczy wniosek.

3.5.4. Wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia w odniesieniu do obywateli danego państwa członkowskiego

Przyjęto następującą procedurę:

a) w dopuszczalnych przypadkach państwo członkowskie może zwrócić się do biur Sirene innych państw o automatyczne dodanie zastrzeżenia do wszystkich wpisów z art. 95 dotyczących jego obywateli;

b) każde państwo członkowskie pragnące dodać zastrzeżenie przekazuje pisemny wniosek państwom członkowskim, z którymi chciałoby podjąć współpracę w tym zakresie;

c) państwo(-a) członkowskie będące adresatem(-ami) takiego wniosku dodaje(-ą) zastrzeżenie dotyczące danego państwa bezzwłocznie po dokonaniu wpisu;

d) procedura ta obowiązuje do czasu opracowania pisemnych wytycznych w sprawie jej wycofania.

Jeżeli okoliczności opisane w art. 94 ust. 4 przestają mieć zastosowanie, państwo członkowskie, które zwróciło się o dodanie zastrzeżenia, musi w najkrótszym możliwym terminie wystąpić o jego wycofanie.

3.6. Działania podejmowane przez biura Sirene po otrzymaniu wpisu z art. 95

Kiedy biuro Sirene otrzymuje formularze A i M, biuro lub powiązany wydział powinny w najkrótszym możliwym terminie przeszukać wszystkie dostępne źródła w celu ustalenia miejsca pobytu danej osoby. Nawet jeżeli informacje udzielone przez państwo członkowskie, które zwróciło się z wnioskiem, nie są wystarczające w opinii państwa otrzymującego wniosek, nie powinno to przeszkodzić w prowadzeniu poszukiwań.

W przypadku zatwierdzenia wpisu z art. 95 i odnalezienia lub aresztowania poszukiwanej osoby w państwie członkowskim należy przekazać europejski nakaz aresztowania lub formularze A i M właściwemu organowi w państwie wykonującym nakaz. Jeżeli wymagane jest dostarczenie oryginału europejskiego nakazu aresztowania, powinien go przesłać organ sądowy wydający nakaz bezpośrednio organowi sądowemu wykonującemu nakaz (chyba że podano inne instrukcje).

3.7. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

3.7.1. Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

Przyjęto następującą procedurę:

a) o „trafieniu” dotyczącym osoby, której dotyczy wpis z art. 95, powinno się zawsze powiadomić biuro Sirene państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. W razie potrzeby biuro Sirene państwa członkowskiego dokonującego wpisu wysyła do biura Sirene państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, wszelkie istotne informacje szczegółowe i informuje o czynnościach, jakie należy podjąć w związku z trafieniem. Powiadamiając stronę, która dokonała wpisu, o trafieniu, w polu informacyjnym 090 formularza G należy podać artykuł konwencji z Schengen dotyczący trafienia. Jeżeli trafienie odnosi się do osoby, której dotyczy wpis z art. 95, biuro Sirene państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, powinno po wysłaniu formularza G telefonicznie powiadomić o trafieniu biuro Sirene państwa członkowskiego, które dokonało wpisu;

b) państwo członkowskie, które wcześniej wyraziło chęć dokonania wpisu w odniesieniu do osoby lub przedmiotu, których dotyczy już inny wpis, należy powiadamiać o wszelkich trafieniach odnoszących się do pierwotnego wpisu, uzyskanych przez państwo członkowskie, które go dokonało;

c) C.SIS automatycznie powiadamia wszystkie państwa członkowskie o usunięciu wpisu. W związku z tym państwo członkowskie może rozważyć dokonanie wpisu, uznanego wcześniej za niezgodny z innym wpisem, który został usunięty.

3.7.2. Przekazywanie dalszych informacji

Przyjęto następującą procedurę:

a) biura Sirene mogą przekazać dalsze informacje dotyczące wpisów z art. 95-100, działając w imieniu władz sądowych, jeżeli informacje te wchodzą w zakres wzajemnej pomocy prawnej;

b) informacje przekazane jako uzupełnienie informacji określonych w tytule IV konwencji z Schengen, w szczególności dotyczące art. 99 i 100, przekazuje się na mocy art. 39 i 46 wspomnianej konwencji, jeżeli wymaga tego sytuacja po uzyskaniu trafienia (np. jeżeli ujawniono przestępstwo lub istnieje zagrożenie dla prawa i porządku, jeżeli przedmiot, pojazd lub osobę należy dokładniej zidentyfikować itp.). Zgodnie z art. 39 i 46 każde państwo członkowskie musi podjąć odpowiednie działania w celu zapewnienia wydajnej i skutecznej wymiany informacji.

3.7.3. Działania podejmowane po uzyskaniu trafienia

Użytkownik końcowy może zwrócić się do biura Sirene o udzielenie dodatkowych informacji w celu umożliwienia skutecznego wdrożenia procedur określonych w tabelach SIS 4, 10 lub 16, zamieszczonych w załączniku 4.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, należy powiadomić o trafieniu i jego wyniku, chyba że wskazano inaczej.

Procedura ta pociąga za sobą skutki techniczne, ponieważ wpis jest następnie przetwarzany. Może się okazać, że trzeba będzie go usunąć, stwarzając tym samym możliwość wprowadzenia innego wpisu, który wcześniej nie został dopuszczony przez system.

3.8. Usunięcie wpisu

O trafieniu i usunięciu wpisu należy powiadomić państwa członkowskie, które nie mogły dokonać swojego wpisu.

3.8.1. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

Wyłączając przypadki po trafieniu, wpis może zostać usunięty bezpośrednio przez C.SIS (po upływie daty ważności) lub pośrednio przez służby, które go wprowadziły do systemu SIS (jeżeli warunki przechowywania wpisu w systemie przestają być spełnione).

W obu przypadkach wiadomość C.SIS o usunięciu wpisu powinna być przetworzona automatycznie przez N.SIS, tak aby można było dokonać wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu.

W takim wypadku N.SIS automatycznie powiadamia biuro Sirene o możliwości dokonania wpisu oczekującego na wprowadzenie do systemu.

Biuro Sirene stosuje w całości procedurę wpisu dla odpowiedniej kategorii wpisów.

3.9. Przywłaszczenie tożsamości

Należy odnieść się do pkt 2.8 dotyczącego przywłaszczenia tożsamości.

3.9.1. Gromadzenie i przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość przywłaszczono

Po uzyskaniu pewności, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, we wpisie zamieszcza się kod „3”. Zainteresowana osoba powinna udzielić swojemu krajowemu biuru Sirene niezbędnych informacji, takich jak rzeczywiste dane osobowe, szczegóły dotyczące dokumentu tożsamości, lub wypełnić formularz Q.

Z zastrzeżeniem niżej określonego warunku, fotografie i odciski palców osoby, której tożsamość została przywłaszczona, powinny być przechowywane w biurze Sirene.

Na formularzu Q jedynie numer Schengen dotyczy danych osoby poszukiwanej w związku z wpisem w SIS. Informacje w polu informacyjnym 052 (data wydania dokumentu) są obowiązkowe. W polu 083 (szczególne informacje dotyczące wpisu) powinny zawsze znajdować się dane wydziału posiadającego dalsze informacje na temat wpisu.

Informacje te mogą być przetwarzane wyłącznie za wyraźnym i dobrowolnym przyzwoleniem osoby, której tożsamość została przywłaszczona.

Ponadto po stwierdzeniu, że osoba, wobec której dokonano wpisu w SIS, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo dokonujące wpisu sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie w SIS danych dotyczących osoby, której tożsamość została przywłaszczona (w celu odnalezienia osoby poszukiwanej).

3.9.2. Przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość przywłaszczono

Dane osoby, której tożsamość przywłaszczono, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby podlegającej kontroli i nie są w żaden sposób wykorzystywane do innych celów.

4. WPISY Z ART. 96 (16)

Kolejność podejmowania działań:

— wprowadzenie,

— sprawdzenie czy występują wielokrotne wpisy, odniesienie do pkt 2.1 ogólnych procedur,

— wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

— przywłaszczenie tożsamości, odniesienie do pkt 2.8 ogólnych procedur,

— procedura Sirpit, odniesienie do pkt 2.9 ogólnych procedur.

4.1. Wprowadzenie

Wymiana informacji na temat obywateli państw trzecich, których dotyczy wpis z art. 96, umożliwia państwom członkowskim podjęcie decyzji w przypadku wjazdu takiej osoby na terytorium państw członkowskich lub otrzymania jej wniosku wizowego. Jeżeli dana osoba znajduje się już na terytorium państwa członkowskiego, wymiana informacji umożliwia podjęcie stosownych działań celem wydania dokumentu pobytowego lub wydalenia tej osoby.

Państwo członkowskie zgłaszające trafienie może potrzebować ogólnych danych dotyczących wpisu i może zwrócić się do państwa członkowskiego, które go dokonało, o następujące informacje:

— rodzaj i uzasadnienie decyzji,

— organ podejmujący decyzję,

— data podjęcia decyzji,

— data doręczenia,

— data wykonania,

— data upływu ważności decyzji lub okres ważności.

Procedury informowania określone w art. 5 ust. 2 i procedura konsultacji określona w art. 25 podlegają właściwości organów odpowiedzialnych za wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz. Biura Sirene nie biorą udziału w tych procedurach, z wyjątkiem przesyłania informacji uzupełniających bezpośrednio związanych z wpisami (np. zgłoszenie trafienia, ustalenie tożsamości) i usuwania wpisów.

Jednakże biura Sirene mogą brać udział w przesyłaniu informacji uzupełniających koniecznych do wydalenia z kraju obywatela państwa trzeciego lub odmówienia mu wjazdu, jak również w przesyłaniu informacji związanych z tymi działaniami.

Biura Sirene stanowią również organy centralne do przekazywania i odbioru dodatkowych informacji w procedurze konsultacji określonej w art. 25 ust. 1 i 2 i wymieniają formularze N (art. 25 ust. 1) i O (art. 25 ust. 2) na wniosek organów odpowiadających za wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz w celu utrzymania wpisu w systemie lub usunięcia go.

Jeżeli państwo członkowskie, które wydaje dokument pobytowy, odkryje, że posiadacza dokumentu dotyczy wpis z art. 96 dokonany przez inne państwo członkowskie, informuje ono o tym biuro Sirene państwa, które dokonało wpisu (faksem, używając formularza M itd.). Biuro to rozpocznie wówczas procedurę konsultacji określoną w art. 25 ust. 1, wykorzystując specjalnie do tego celu przeznaczony formularz.

Jeżeli trzecie państwo członkowskie, tj. ani to, które wydało dokument pobytowy, ani to, które dokonało wpisu, uważa, że istnieją podstawy do konsultacji, powiadamia o tym państwo członkowskie, które wydało dokument, i państwo, które dokonało wpisu.

4.2. Wpisy z art. 96

Należy dokonać wpisu w SIS.

4.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Aby zapobiec niezgodności wpisów w dowolnej kategorii w związku z wprowadzaniem aliasu zainteresowane państwa członkowskie powinny wymieniać dane na temat takich aliasów i przekazywać sobie wszelkie stosowne informacje dotyczące prawdziwej tożsamości osoby poszukiwanej.

Strona, która dokonała wpisu, odpowiada za dodanie aliasów. Jeżeli państwo trzecie odkryje jakiś alias, powinno przekazać sprawę stronie, która dokonała wpisu, chyba że to państwo trzecie samo dokonuje wpisu dotyczącego tego aliasu.

4.4. Przywłaszczenie tożsamości

Jeżeli podczas konsultacji SIS funkcjonariusz przeprowadzający kontrolę zauważa w polu „kategoria tożsamości” kod 3, powinien skontaktować się z krajowym biurem Sirene w celu uzyskania dodatkowych informacji i wyjaśnienia, czy osoba podlegająca kontroli jest osobą poszukiwaną, czy też osobą, której tożsamość została przywłaszczona.

4.4.1. Gromadzenie i przekazywanie informacji na temat osoby, której tożsamość została przywłaszczona

Patrz: pkt 2.8 dotyczący przywłaszczenia tożsamości.

4.5. Wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie, do którego zwrócono się z wnioskiem, może powiadomić państwo członkowskie, które dokonało wpisu z art. 96, że uzyskano trafienie odnoszące się do tego wpisu. Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może następnie powiadomić inne państwa członkowskie, jeżeli uzna to za stosowne;

b) na odpowiedni wniosek i zgodnie z przepisami prawa krajowego biura Sirene zainteresowanych państw członkowskich mogą udzielić pomocy przy przekazywaniu koniecznych informacji wyspecjalizowanym służbom odpowiedzialnym za wydawanie dokumentów pobytowych i wiz;

c) jeżeli procedura przewidziana w art. 25 konwencji pociąga za sobą usunięcie wpisu z art. 96, biura Sirene oferują wsparcie, jeżeli zostaną o nie poproszone, zgodnie z przepisami prawa krajowego.

4.6. Odmowa wjazdu na terytorium Schengen lub wydalenie z niego

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie może żądać powiadomienia o wszelkich trafieniach odnoszących się do jego własnych wpisów z art. 96. Każde państwo członkowskie, które chciałoby skorzystać z tej możliwości, zwraca się do innych państw członkowskich na piśmie;

b) państwo członkowskie, do którego zwrócono się z wnioskiem, może podjąć inicjatywę i powiadomić państwo, które dokonało wpisu z art. 96, że uzyskano trafienie odnoszące się do wpisu i że obywatelowi państwa trzeciego odmówiono wjazdu lub wydalono go z obszaru Schengen;

c) jeżeli na swoim terytorium państwo członkowskie zatrzyma osobę, której dotyczy wpis, państwo członkowskie, które go dokonało, może przekazać informacje konieczne do wydalenia (powrotu/deportacji) obywatela państwa trzeciego. Informacje te, zależnie od potrzeb państwa przeprowadzającego kontrolę i pod warunkiem ich posiadania przez państwo, do którego zwrócono się z wnioskiem, powinny obejmować: — rodzaj i uzasadnienie decyzji, — organ podejmujący decyzję, — datę podjęcia decyzji, — datę doręczenia, — datę wykonania, — datę upływu ważności decyzji lub okres ważności.

W przypadku zatrzymania na granicy osoby, której dotyczy wpis, należy stosować procedury określone przez państwo, które dokonało wpisu.

W przypadkach wyjątkowych określonych w art. 5 lub 25 konwencji zainteresowane państwa członkowskie są zobowiązane konsultować się ze sobą za pośrednictwem biur Sirene.

W szczególnych przypadkach, w celu ustalenia z całkowitą pewnością tożsamości danej osoby, może zaistnieć pilna potrzeba wymiany informacji za pośrednictwem biur Sirene.

4.7. Wymiana informacji dotyczących obywateli państw trzecich, którym nie należy przyznawać prawa do wjazdu

Jeżeli obywatel państwa trzeciego znajdujący się w sytuacji, o której mowa w art. 5 lub 25 konwencji, ubiega się o dokument pobytowy lub wizę, organ wydający takie dokumenty musi stosować się do szczególnych zasad.

W wyjątkowych przypadkach konieczne może okazać się powiadomienie państw członkowskich o trafieniu odnoszącym się do wpisu. Ze względu na wysoką liczbę odbiorców wpisów z art. 96 w urzędach konsularnych i ambasadach, a także z uwagi na odległości ich dzielące, nie wymaga się automatycznego wysyłania powiadomienia.

4.8. Powiadamianie państw członkowskich, że w wyniku sprawdzenia nastąpiło trafienie

Biura Sirene państw członkowskich, które dokonały wpisów z art. 96, nie muszą być powiadamiane o trafieniu za każdym razem, ale można je powiadomić w wyjątkowych przypadkach.

Jednakże biura Sirene powinny dostarczyć danych statystycznych dotyczących trafień.

Każde trafienie, w tym trafienia odnoszące się do wpisów z art. 96, powinno być dokładnie zarejestrowane. Należy wprowadzić rozróżnienie pomiędzy trafieniami odnoszącymi się do wpisów innych państw członkowskich a trafieniami uzyskanymi przez państwo, które dokonało odpowiadającego im wpisu. Trafienia powinny być podzielone na kategorie według artykułu, którego dotyczą.

5. WPISY Z ART. 97 (17)

Kolejność podejmowania/rozważania działań:

— sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy, odniesienie do pkt 2.1 ogólnych procedur,

— dodanie zastrzeżenia na wniosek innego państwa członkowskiego,

— wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

— przywłaszczenie tożsamości, odniesienie do pkt 2.8 ogólnych procedur,

— procedura Sirpit, odniesienie do pkt 2.9 ogólnych procedur.

5.1. Wpisy z art. 97

a) Należy dokonać wpisu w SIS.

b) Dodanie zastrzeżenia na wniosek państwa członkowskiego.

5.2. Dodanie zastrzeżenia

Artykuł 94 ust. 4 zezwala państwu członkowskiemu, do którego zwrócono się z wnioskiem, na odmówienie przeprowadzenia określonej procedury na swoim terytorium przez wystąpienie o dodanie zastrzeżenia do danego wpisu. Może to dotyczyć wpisów z art. 97. Równocześnie podaje się przyczyny złożenia wniosku o dodanie zastrzeżenia.

5.2.1. Wymiana informacji w przypadku dodania zastrzeżenia

Biura Sirene wymieniają informacje, tak aby państwa członkowskie mogły ocenić, czy dodanie zastrzeżenia jest konieczne.

Zgodnie z art. 94 ust. 4 zastrzeżenie do wpisów z art. 95, 97 i 99 można dodać (lub usunąć) w dowolnym momencie. W przypadku dodania zastrzeżenia do wpisów z art. 97 i 99 wpis nie pojawia się na ekranie, gdy użytkownik końcowy korzysta z systemu. W odniesieniu do wpisów z art. 95 obowiązuje inna procedura. Każde państwo członkowskie w najkrótszym możliwym terminie wykrywa wpisy mogące wymagać dodania zastrzeżenia.

5.2.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Przyjęto następującą procedurę:

a) jeżeli dane państwo członkowskie żąda dodania z