Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1386/2002

z dnia 29 lipca 2002 r.

ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1164/94 w zakresie systemów zarządzania i kontroli pomocy przyznanej z Funduszu Spójności i procedury dokonywania korekt finansowych

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

względniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1164/94 z dnia 16 maja 1994 r. ustanawiające Fundusz Spójności, zmienione rozporządzeniami (WE) nr 1264/1999 i (WE) nr 1265/1999, w szczególności jego art. 12 ust. 4 oraz art. H ust. 4 załącznika II,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Artykuł 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1164/94 wymaga od Państw Członkowskich podjęcia pewnej ilości działań w celu zapewnienia skutecznego i prawidłowego oraz zgodnego z zasadą należytego zarządzania finansami, korzystania z Funduszu Spójności.

(2) Do tego celu niezbędne jest, by Państwa Członkowskie przewidziały odpowiednie wytyczne dotyczące organizacji właściwego funkcjonowania instytucji odpowiedzialnych za realizację projektów, zaświadczania wydatków oraz ogólnego zarządzania i koordynacji działań Funduszu Spójności w zainteresowanym Państwie Członkowskim.

(3) Rozporządzenie (WE) nr 1164/94 wymaga od Państw Członkowskich współpracy z Komisją w celu zapewnienia, iż posiadają one sprawnie funkcjonujące systemy zarządzania i kontroli, oraz w celu udzielenia jej wszelkiej niezbędnej pomocy w przeprowadzaniu kontroli, w tym kontroli wyrywkowych.

(4) W celu zharmonizowania wzorów zaświadczania wydatków, na pokrycie których wnioskuje się o wypłaty z Funduszu, treść tych zaświadczeń powinna zostać ustanowiona oraz powinny zostać sprecyzowane charakter i jakość informacji stanowiących ich podstawę.

(5) W celu umożliwienia Komisji przeprowadzania kontroli określonych w art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1164/94, Państwa Członkowskie powinny dostarczyć na żądanie Komisji dane, które wymagane są przez instytucje odpowiedzialne za realizację projektów, za ogólne zarządzanie i koordynację działań Funduszu Spójności w celu wykonania zadań w zakresie zarządzania, monitorowania i oceny wymogów tego rozporządzenia. Konieczne jest ustanowienie treści takich danych, formatu i środków przekazywania plików komputerowych, gdy dane są dostarczane w formie elektronicznej. Komisja powinna zapewnić, iż dane skomputeryzowane i inne dane są zabezpieczone i przechowywane z zachowaniem ich poufności.

(6) Niniejsze rozporządzenie powinno być stosowane bez uszczerbku dla przepisów rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami.

(7) Niniejsze rozporządzenie powinno być stosowane bez uszczerbku dla przepisów rozporządzenia Komisji (WE) nr 1831/94 z dnia 26 lipca 1994 r. dotyczącego nieprawidłowości i zwrotu niesłusznie wypłaconych kwot w ramach finansowania z Funduszu Spójności oraz organizacji systemu informacyjnego w tej dziedzinie.

(8) Powinny zostać ustanowione szczegółowe przepisy, dotyczące procedury postępowania na mocy art. H załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94, obejmujące odzyskanie kwot nienależnie wypłaconych, zwrot do Komisji i odsetki za zwłokę,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

Przedmiot i zakres

Artykuł 1

Niniejsze rozporządzenie ustanawia szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia (WE) nr 1164/94 w zakresie systemów zarządzania i kontroli pomocy przyznanej z Funduszu Spójności (zwanego dalej Funduszem) na działania kwalifikujące się, podlegające art. 3 tego rozporządzenia i które po raz pierwszy były zatwierdzone po dniu 1 stycznia 2000 r., oraz w zakresie procedury dokonywania korekt finansowych do takiej pomocy.

ROZDZIAŁ II

Systemy zarządzania i kontroli

Artykuł 2

1. Każde Państwo Członkowskie zapewnia odpowiednie wytyczne dotyczące zabezpieczenia systemów zarządzania i kontroli niezbędnych do zapewnienia następującym instytucjom i organom prawidłowego zarządzania Funduszem zgodnie z powszechnie akceptowanymi zasadami i normami:

a) instytucje odpowiedzialne za realizację projektów na mocy art. 10 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1164/94 (zwane dalej instytucjami wykonawczymi);

b) organy lub instytucje odpowiedzialne za zaświadczanie deklaracji wydatków, na pokrycie których wnioskuje się o wypłaty z Funduszu na mocy art. 12 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (WE) nr 1164/94 i art. D ust. 4 załącznika II do tego rozporządzenia, włączając, w przypadku gdy są one różne, organy lub instytucje wyznaczone na mocy art. D ust. 1 załącznika II do tego rozporządzenia (zwane dalej organami wypłacającymi);

c) organy odpowiedzialne za ogólne zarządzanie i koordynację działań Funduszu w Państwie Członkowskim (zwane dalej organami zarządzającymi); i

d) publiczne lub prywatne instytucje lub służby działające w ramach kompetencji organów zarządzających lub wypłacających lub wykonujących zadania w ich imieniu w stosunku do instytucji wykonawczych (zwane dalej instytucjami pośredniczącymi).

W szczególności, wytyczne te pomagają tym organom lub instytucjom w ustanowieniu systemów niezbędnych nie tylko do zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia bezbłędności, prawidłowości i uprawnień do pomocy wspólnotowej lecz również do zapewnienia, iż projekty są realizowane zgodnie z warunkami przedmiotowej decyzji i z celami wyznaczonymi tym projektom.

2. Do celów niniejszego rozporządzenia, "instytucje wykonawcze" obejmują, w przypadku gdy instytucja wykonawcza nie jest końcowym odbiorcą finansowania, instytucje i firmy zaangażowane w realizację projektu, czy też posiadacze koncesji, osoby mianowane lub inne.

3. Do celów niniejszego rozporządzenia, o ile nie uzgodniono inaczej, "projekt" oznacza każdy indywidualny projekt, etap projektu czy też grupę projektów podlegających art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1164/94, lub każdy środek objęty art. 3 ust. 2 tego rozporządzenia, które jest przedmiotem decyzji wydanej na mocy jego art. 10 ust. 6 (zwanej dalej decyzją przyznającą).

Artykuł 3

Systemy zarządzania i kontroli organów zarządzających i wypłacających, instytucji pośredniczących i instytucji wykonawczych, podlegając zasadzie proporcjonalności w stosunku do zakresu zarządzanej pomocy, zapewniają:

a) wyraźne określenie, wyraźny rozdział, i tak dalece jak jest to niezbędne do należytego zarządzania, właściwe oddzielenie funkcji w ramach danej organizacji;

b) skuteczne systemy w celu zapewnienia, że funkcje te są pełnione w sposób odpowiedni;

c) w przypadku instytucji pośredniczących, składającym sprawozdania organowi odpowiedzialnemu za realizację swych zadań i zaangażowane środki.

Artykuł 4

1. Systemy zarządzania i kontroli określone w art. 3 zawierają procedury w celu sprawdzenia autentyczności wnioskowanych wydatków i realizacji projektów od ich etapu przygotowawczego aż do wejścia w życie finansowanej inwestycji zgodnie z warunkami przedmiotowej decyzji przyznającej, wraz z celami wyznaczonymi projektowi i stosowanymi regułami krajowymi i wspólnotowymi w szczególności w zakresie kwalifikowania wydatków do wsparcia z Funduszu, ochrony środowiska naturalnego, transportu, sieci transeuropejskich, konkurencji i zamówień publicznych.

Sprawdzenie obejmuje wszystkie aspekty, zarówno te o charakterze finansowym, technicznym jak i administracyjnym, determinującymi efektywne wykorzystanie przyznanych funduszy.

2. Procedury te zapewniają rejestrację sprawdzenia projektów na miejscu. Zapisy stwierdzą stan wykonanych prac, wyniki sprawdzenia oraz środków podjętych w przypadku rozbieżności. W przypadku gdy jakiekolwiek fizyczne lub administracyjne sprawdzenia nie są wyczerpujące, lecz przeprowadzone wyrywkowo w zakresie prac lub sprawozdań z działalności, zapisy powinny identyfikować wybrane prace lub transakcje i powinny zawierać opis metody kontroli.

Artykuł 5

1. Państwa Członkowskie, w zakresie projektów zatwierdzonych po raz pierwszy po dniu 1 stycznia 2000 r., powiadamiają Komisję, w ciągu trzech miesięcy od daty wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, o organizacji organów zarządzających i wypłacających i instytucji pośredniczących, odpowiedzialnych za działania Funduszu w ich kraju, o systemie zarządzania i kontroli na miejscu w tych organach i instytucjach oraz o planowanych usprawnieniach w zastosowaniu wytycznych określonych w art. 2 ust. 1.

2. Komunikat zawiera następujące informacje dotyczące każdego organu zarządzającego i wypłacającego oraz instytucji pośredniczącej:

a) przydzielone im funkcje;

b) rozdział funkcji pomiędzy lub w ramach ich służb, w tym pomiędzy organem zarządzającym a wypłacającym w przypadku gdy są one tym samym organem;

c) procedury inspekcji i zatwierdzania prac na pokrycie których wnioskowane wypłaty są otrzymywane, sprawdzane i potwierdzane, i poprzez które płatności na rzecz beneficjentów są zatwierdzane, wykonywane i rozliczane;

d) przepisy w zakresie audytu systemów zarządzania i kontroli.

3. Komisja, we współpracy z Państwem Członkowskim upewnia się czy system zarządzania i kontroli przedstawiony zgodnie z ust. 1 i 2 spełnia normy wymagane rozporządzeniem (WE) nr 1164/94 oraz niniejszym rozporządzeniem, i zawiadomi o wszelkich przeszkodach, jakie stanowią one dla przejrzystości kontroli działania Funduszu i wypełnienia przez Komisję jej obowiązków na mocy art. 274 Traktatu. Przeglądy obsługi systemów podejmowane są regularnie.

Artykuł 6

1. Systemy zarządzania i kontroli zapewniają dostateczny ślad rewizyjny.

2. Ślad rewizyjny uznawany jest za wystarczający w przypadku gdy pozwala na:

a) uzgodnienie kwot sumarycznych zgłoszonych Komisji z indywidualną dokumentacją wydatków i dokumentami uzupełniającymi przechowywanymi na różnych szczeblach administracyjnych i przez instytucje wykonawcze;

b) sprawdzenie rozdziału i przekazywania dostępnych funduszy wspólnotowych i krajowych;

c) sprawdzenie prawidłowości dostarczonych informacji dotyczących realizacji projektu zgodnie z warunkami decyzji przyznającej i celami wyznaczonymi projektowi.

3. Indykatywny opis wymogów wobec informacji dla dostatecznego śladu rewizyjnego podany jest w załączniku I.

4. Organ zarządzający upewnia się w zakresie następujących punktów:

a) istnienie procedur w celu zapewnienia, iż dokumenty odpowiadają poszczególnym pozycjom poniesionych wydatków, dokonanych wypłat, podjętych prac i ich sprawdzeniu przeprowadzonemu w związku z projektem, oraz wymaganych do celów dostatecznego śladu rewizyjnego, i czy są utrzymywane zgodnie z wymaganiami art. G ust. 3 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94 oraz załącznika I do niniejszego rozporządzenia;

b) zachowania dokumentacji przez instytucję przechowującą oraz jej siedziby;

c) udostępnienia dokumentów do kontroli przez osoby i organy, które normalnie miałyby prawo kontrolowania tych dokumentów.

5. Osobami i instytucjami określonymi w ust. 4 lit. c) są:

a) personel organu zarządzającego i wypłacającego, instytucji pośredniczących i instytucji wykonawczej, która rozpatruje wnioski o płatność;

b) służby przeprowadzające audyty systemów zarządzania i kontroli;

c) osoba lub dział organu wypłacającego odpowiedzialny za zaświadczanie przejściowych i końcowych wniosków o wypłatę na mocy art. 12 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (WE) nr 1164/94 i art. D ust. 2 lit. d) załącznika II do tego rozporządzenia oraz osoba lub dział, który wydaje deklaracje na mocy art. 12 ust. 1 lit. f) tego rozporządzenia;

d) umocowani urzędnicy krajowych instytucji kontrolnych oraz Wspólnoty.

Mogą oni wymagać, by dostarczono im wyciągi lub kopie dokumentów lub dokumentacji księgowej określonych w ust. 4.

Artykuł 7

Organ wypłacający utrzymuje rachunek kwot kwalifikujących się do odzyskania z już dokonanych wypłat pomocy wspólnotowej, i zapewnia odzyskanie tych kwot bez nieuzasadnionego opóźnienia. Po otrzymaniu zwrotu reguluje nieregularne płatności zwrócone wraz z odsetkami otrzymanymi na konto płatności przeterminowanych, poprzez potrącenie przedmiotowych kwot z następnego sprawozdania z wydatków i wniosku o wypłatę skierowanego do Komisji w zakresie danego projektu. Jeżeli będzie to niewystarczające, Komisja może zażądać, by kwota nadwyżki została jej zrefundowana.

Organ wypłacający przedstawia Komisji raz w roku, w załączniku do czwartego sprawozdania kwartalnego dotyczącego odzyskanych kwot dostarczonych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1831/94, deklarację kwot oczekujących na zwrot według tej daty, zakwalifikowanych przed rokiem rozpoczęcia postępowania windykacyjnego.

ROZDZIAŁ III

Zaświadczanie wydatków

Artykuł 8

1. Zaświadczenia deklaracji o wydatkach przejściowych i końcowych, określonych w art. 12 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (WE) nr 1164/94 i art. D ust. 2 lit. d) tiret czwarte załącznika II sporządzane są w formie opisanej w załączniku II do niniejszego rozporządzenia przez osobę lub dział organu wypłacającego, który funkcjonalnie jest niezależny od wszelkich służb, które zatwierdzają wnioski.

2. Przed zaświadczeniem każdej deklaracji wydatków organ wypłacający upewnia się, że spełnione są następujące warunki:

a) organ zarządzający, instytucje pośredniczące oraz instytucja wykonawcza spełniają wymagania rozporządzenia (WE) nr 1164/94, w szczególności jego art. 12 ust. 1 lit. c) i e) i art. D ust. 2 lit. b) i d) jego załącznika II, i czy przestrzegane są warunki decyzji przyznającej;

b) deklaracja wydatków zawiera jedynie wydatki:

i) które zostały rzeczywiście poniesione w okresie kwalifikującym się, ustanowionym w decyzji przyznającej i czy może to być poparte otrzymanymi fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej;

ii) odnoszące się do prac, które nie zostały w zasadniczym stopniu wykonane w momencie złożenia wniosku o przyznanie pomocy;

iii) uzasadnione postępem czy też zakończeniem projektu zgodnie z warunkami decyzji przyznającej i celami wyznaczonymi dla projektu.

3. Aby wystarczająca ilość systemów kontroli oraz ślad rewizyjny mogły być zawsze uwzględnione przed przedłożeniem Komisji deklaracji wydatków, organ zarządzający zapewnia, że organ wypłacający jest na bieżąco informowany o przeprowadzanych przez niego procedurach, przez instytucje pośredniczące i instytucję wykonawczą w celu:

a) sprawdzenia autentyczności zgłaszanych wydatków i realizacji projektu zgodnie z warunkami odpowiedniej udzielonej decyzji oraz celami wyznaczonymi dla projektu;

b) zapewnienia zgodności ze stosowanymi zasadami;

c) utrzymywania śladu rewizyjnego.

4. W przypadkach gdy organ zarządzający i organ wypłacający są lub należą do tej samej instytucji, ta instytucja zapewnia, że stosowane są procedury oferujące zasady kontroli równoważne z ustalonymi w ust. 2 i 3.

ROZDZIAŁ IV

Kontrole wyrywkowe

Artykuł 9

1. Państwa Członkowskie organizują kontrole projektów na podstawie odpowiedniej próbki, przeznaczone w szczególności do:

a) sprawdzenia skuteczności systemów zarządzania i kontroli na miejscu;

b) selektywnego sprawdzenia, na podstawie analizy ryzyka, deklaracji wydatków dokonanych na różnych przedmiotowych szczeblach.

2. Kontrole przeprowadzane w okresie 2000-2006 obejmą przynajmniej 15 % ogólnych zakwalifikowanych wydatków poniesionych na pierwsze projekty zatwierdzone na ten okres. Procent ten może zostać obniżony proporcjonalnie do wydatków poniesionych przed wejściem niniejszego rozporządzenia w życie. Kontrole oparte są na reprezentatywnych wyrywkowych kontrolach sprawozdań z działalności, uwzględniających wymogi ust. 3.

Państwa Członkowskie podejmują starania o rozszerzenie wykonania kontroli nawet poza dany okres. Zapewniają one właściwy podział zadań pomiędzy tymi kontrolami i wykonaniem lub procedurami płatności dotyczącymi projektów.

3. Selekcja prób do kontroli transakcji uwzględnia:

a) potrzebę skontrolowania projektów o właściwie zróżnicowanych rodzajach i rozmiarach;

b) wszelkich czynników ryzyka zidentyfikowanych przez kontrole krajowe lub wspólnotowe;

c) konieczność zapewnienia, że różne rodzaje instytucji zaangażowanych w realizacje projektów i dwa sektory działalności (transport i środowisko naturalne) są zadowalająco kontrolowane.

Artykuł 10

Poprzez kontrole, Państwa Członkowskie podejmują starania w celu sprawdzenia:

a) praktycznego zastosowania i skuteczności systemu zarządzania i kontroli;

b) realizacji projektów zgodnie z warunkami decyzji przyznającej i celami wyznaczonymi dla projektów;

c) dla odpowiedniej liczby dokumentacji księgowej, zgodności tej dokumentacji z dokumentami towarzyszącymi utrzymywanymi przez instytucje pośredniczące i przez instytucję wykonawczą;

d) obecności dostatecznego śladu rewizyjnego;

e) dla odpowiedniej liczby pozycji wydatków, zgodności przedmiotowych wydatków z przepisami prawa wspólnotowego pod kątem charakteru i terminowości, oraz zgodności z zatwierdzonymi specyfikacjami projektu oraz pracami rzeczywiście wykonanymi;

f) rzeczywistej dostępności właściwego krajowego współfinansowania; oraz

g) wykonywania współfinansowanych projektów zgodnie z regułami wspólnotowymi i polityką wymaganą w art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1164/94.

Artykuł 11

Kontrole ustalają, czy napotykane problemy mają charakter systemowy, pociągający za sobą ryzyko dla innych lub wszystkich projektów prowadzonych przez tę samą instytucję wykonawczą lub w danym Państwie Członkowskim. Identyfikują one również przyczyny takich sytuacji, wszelkie dalsze kontrole, które mogą być wymagane, a także niezbędne działania korygujące i zapobiegawcze.

Artykuł 12

Zgodnie z art. G ust. 1 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94, Państwa Członkowskie powiadamiają Komisję przed dniem 30 czerwca każdego roku i po raz pierwszy przed dniem 30 czerwca 2003 r., o stosowaniu przez nie art. 9-11 niniejszego rozporządzenia w poprzednim roku kalendarzowym i dodatkowo dostarczają wszelkie niezbędne rozszerzenia lub udoskonalenia opisu swego systemu zarządzania i kontroli zgłoszonego na mocy art. 5 ust. 1.

ROZDZIAŁ V

Deklaracja do likwidacji projektów

Artykuł 13

Osoba lub dział wyznaczony do wydawania deklaracji dotyczących likwidacji projektów na mocy art. 12 ust. 1 lit. f) rozporządzenia (WE) nr 1164/94 pełnią funkcje niezależne od:

a) organu zarządzającego, instytucji wykonawczej i instytucji pośredniczącej;

b) osoby lub działu wewnątrz organu wypłacającego odpowiedzialnego za sporządzanie zaświadczeń określonych w art. 8 ust. 1.

Prowadzi swe badania zgodnie z międzynarodowo uznanymi standardami audytu. Jest zaopatrzona (zaopatrzony) przez instytucję wykonawczą, organ zarządzający i wypłacający oraz instytucje pośredniczące we wszystkie wymagane informacje, a także otrzymuje dostęp do dokumentacji i dowodów niezbędnych na poparcie konieczności dokonania zgłoszenia.

Artykuł 14

Deklaracje oparte są na badaniu systemu zarządzania i kontroli, wynikach badań, ustaleniach zebranych podczas kontroli już przeprowadzonych i tam gdzie to niezbędne, dalszej wyrywkowej kontroli sprawozdań z działalności, sprawozdań końcowych sporządzonych zgodnie z art. F ust. 4 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94. Osoba lub dział wydający deklaracje przeprowadzi wszelkie niezbędne badania by uzyskać wiarygodną gwarancję, iż poświadczone sprawozdania z wydatków są prawidłowe, że zasadnicze sprawozdania z działalności są zgodne z prawem i przepisami i że projekt został zrealizowany zgodnie z warunkami udzielonej decyzji i celami wyznaczonymi dla projektu.

Deklaracje zostaną sporządzone na podstawie indykatywnego wzoru wskazanego w załączniku III i będą załączone do sprawozdania, które zawiera wszystkie istotne informacje uzasadniające deklarację, zawierające spis wyników badań, ustaleń, zebranych informacji ze wszystkich kontroli przeprowadzonych przez krajowe i wspólnotowe organy, do których składający deklarację miał dostęp.

Artykuł 15

Jeżeli obecność istotnych niedociągnięć w zarządzaniu lub kontroli lub wysokiej częstotliwości napotykanych nieprawidłowości lub wątpliwości czy projekt został właściwie wykonany nie pozwalają na zapewnienie pozytywnej całkowitej gwarancji co do ważności wniosku o wypłatę końcowej raty i ostatecznego zaświadczenia wydatków, deklaracja odnosi się do tych okoliczności i prognozuje zakres problemu i jego skutki finansowe.

W takim przypadku Komisja może domagać się przeprowadzenia dalszych kontroli w celu zidentyfikowania i poprawienia nieprawidłowości w wyznaczonym okresie czasu.

ROZDZIAŁ VI

Forma i zawartość informacji księgowych przechowywanych i przekazywanych Komisji na jej żądanie

Artykuł 16

1. Dokumentacja księgowa dotycząca projektów określona w załączniku I jest w miarę możliwości przechowywana w formie skomputeryzowanej. Dokumentacja ta udostępniana jest Komisji na jej szczególne żądanie do celów przeprowadzenia kontroli dokumentacji na miejscu, bez naruszenia wymogu dostarczania sprawozdań rocznych na mocy art. F ust. 4 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94.

2. Komisja uzgadnia z każdym Państwem Członkowskim zawartość zapisów komputerowych, udostępnianych zgodnie z ust. 1, środki za pomocą których będą one przekazywane i długość okresu wymaganego do opracowania wszelkich niezbędnych systemów komputerowych. Zakres wymaganych informacji i zalecane techniczne specyfikacje przekazywania plików komputerowych Komisji są wskazane w załącznikach IV i V.

3. Na pisemny wniosek Komisji, Państwa Członkowskie dostarczają Komisji dokumentację określoną w ust. 1 w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania wniosku. Inny okres może być uzgodniony między Komisją a Państwem Członkowskim, szczególnie w przypadku gdy ta dokumentacja nie jest dostępna w formie skomputeryzowanej.

4. Komisja zapewnia, że informacje przedłożone przez Państwa Członkowskie lub przez nią zebrane w trakcie kontroli na miejscu, są zabezpieczone z zachowaniem ich poufności zgodnie z art. 287 Traktatu.

5. Zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa krajowego, urzędnicy Komisji mają dostęp do wszystkich dokumentów przygotowanych albo w celu kontroli albo w następstwie kontroli przeprowadzonych na podstawie niniejszego rozporządzenia i do przechowywanych danych, w tym danych zgromadzonych w systemach komputerowych.

ROZDZIAŁ VII

Korekty finansowe

Artykuł 17

1. Kwota korekt finansowych dokonanych przez Komisję na mocy art. H ust. 2 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94 dla jednostkowej lub systemowej nieprawidłowości jest oszacowana, tam gdzie jest to możliwe i wykonalne, na podstawie dokumentów indywidualnych i jest równa kwocie wydatków błędnie obciążającej Fundusz, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

2. Jeżeli nie jest możliwe lub wykonalne dokładne liczbowe określenie kwoty nieprawidłowych wydatków, lub jeżeli byłoby niewspółmiernym całkowite skreślenie przedmiotowych wydatków, Komisja opiera swe korekty finansowe na ekstrapolacji lub stawce ryczałtowej i postępuje według następującej procedury:

a) w przypadku ekstrapolacji, wykorzystuje reprezentatywną próbkę transakcji sprawozdania z działalności o podobnym charakterze;

b) w przypadku stawki ryczałtowej, ocenia wagę naruszenia zasad i stopień następstw finansowych niedociągnięć systemu zarządzania i kontroli, które doprowadziły do powstania nieprawidłowości.

3. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na stanie faktycznym ustalonym przez audytorów innym niż ten ustalony przez jej własne służby, wyciąga wnioski dotyczące jego skutków finansowych, po zbadaniu działań podjętych przez dane Państwo Członkowskie na mocy art. 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia (WE) nr 1164/94 i art. G ust. 1 jego załącznika II, na sprawozdaniach przedłożonych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1831/94 i każdej odpowiedzi Państwa Członkowskiego.

Artykuł 18

1. Okres czasu, w którym dane Państwo Członkowskie może odpowiedzieć na żądanie zgodnie z art. H ust. 1 akapit pierwszy załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94 dostarczając swój komentarz wynosi dwa miesiące, z wyjątkiem przypadków należycie uzasadnionych, dla których dłuższy okres może zostać uzgodniony z Komisją.

2. W przypadku gdy Komisja proponuje korekty finansowe na podstawie ekstrapolacji lub według stawki ryczałtowej, Państwo Członkowskie otrzymuje możliwość wykazania, poprzez zbadanie przedmiotowych dokumentów, że rzeczywisty zakres nieprawidłowości jest mniejszy niż wynika to z oceny Komisji. W porozumieniu z Komisją, Państwo Członkowskie może ograniczyć zakres tych badań do odpowiedniej proporcji lub wyrywkowo na podstawie przedmiotowych dokumentów.

Z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, czas przeznaczony na te badania nie może przekroczyć okresu kolejnych dwóch miesięcy po dwumiesięcznym okresie określonym w ust. 1. Wyniki tych badań sprawdzane są w sposób określony w art. H ust. 1 akapit drugi załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94. Komisja uwzględnia wszelkie dowody dostarczone w terminie przez Państwo Członkowskie.

3. W każdym przypadku gdy Państwo Członkowskie zgłasza zastrzeżenia do uwag poczynionych przez Komisję i zgodnie z art. H ust. 1 akapit drugi załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94, ma miejsce przesłuchanie, od daty którego rozpoczyna się trzymiesięczny okres, w którym Komisja może wydać decyzję zgodnie z art. H ust. 2 załącznika II do tego rozporządzenia.

Artykuł 19

W przypadkach, w których Komisja zawiesiła płatności na mocy art. G ust. 2 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94, Komisja i dane Państwo Członkowskie zmierzają do osiągnięcia porozumienia zgodnie z procedurą i w terminie określonym w art. 18 ust. 1 i 2 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli porozumienie nie zostaje osiągnięte, stosuje się art. 18 ust. 3.

Artykuł 20

1. Każdy zwrot należny Komisji na podstawie art. H ust. 3 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94 dokonywany jest przed terminem wymagalności wskazanym w poleceniu zwrotu sporządzonym zgodnie z rozporządzeniem finansowym stosowanym do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich. Terminem wymagalności jest ostatni dzień drugiego miesiąca po wydaniu polecenia.

2. Każda zwłoka w dokonaniu zwrotu stanowi podstawę do naliczania odsetek za zwłokę od płatności przeterminowanej, rozpoczynającej się od terminu wymagalności określonego w ust. 1 i kończącej się w dniu rzeczywistej płatności. Stopa procentowa tych odsetek wynosi jeden i pół punktu procentowego powyżej stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowych na pierwszy roboczy dzień miesiąca, na który przypada termin wymagalności.

3. Korekta finansowa na mocy art. H ust. 2 załącznika II do rozporządzenia (WE) nr 1164/94 nie uchybia zobowiązaniu Państwa Członkowskiego do dokonania zwrotu na mocy art. 12 ust. 1 lit. h) tego rozporządzenia.

4. Jeżeli w następstwie nieprawidłowości, kwoty podlegają zwrotowi, właściwe służby lub organy rozpoczynają postępowanie windykacyjne i powiadomią o tym instytucję wykonawczą oraz organy zarządzające i wypłacające.

ROZDZIAŁ VIII

Przepisy ogólne i końcowe

Artykuł 21

Przepisy niniejszego rozporządzenia nie stanowią przeszkody dla Państw Członkowskich w stosowaniu przepisów krajowych bardziej rygorystycznych niż te opisane w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 22

Niniejsze rozporządzenie nie narusza zobowiązań Państw Członkowskich w zakresie projektów po raz pierwszy zatwierdzonych przed dniem 1 stycznia 2000 r. zapewniających, iż projekty te wykonywane są w sposób właściwy, przeciwdziałają nieprawidłowościom i zapobiegają im oraz odzyskują każdą kwotę utraconą w wyniku nieprawidłowości lub zaniedbania.

Artykuł 23

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 29 lipca 2002 r.

W imieniu Komisji

Michel Barnier

Członek Komisji

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK I

INDYKATYWNY OPIS WYMAGAŃ INFORMACYJNYCH DLA DOSTATECZNEGO ŚLADU REWIZYJNEGO

(artykuł 6)

Dostateczny ślad rewizyjny określony w art. 6 ust. 2, jest obecny, gdy dla danego projektu, w tym indywidualnych projektów w ramach grupy projektów:

1. Dokumentacja księgowa przechowywana na właściwym szczeblu zarządzania dostarcza szczegółowych informacji o wydatkach rzeczywiście poniesionych w związku z projektem współfinansowanym przez instytucję wykonawczą, w tym, w przypadku gdy ta ostatnia nie jest końcowym odbiorcą finansowania, instytucje i firmy zaangażowane w wykonanie projektu, zarówno posiadaczy koncesji, osoby mianowane i inne. Dokumentacja księgowa przedstawia daty ich utworzenia, kwotę każdej pozycji wydatków, charakter dokumentacji towarzyszącej oraz datę i sposób płatności. Niezbędne dokumenty dowodowe (np. faktury) zostają załączone.

2. Dla pozycji wydatków dotyczących jedynie częściowo współfinansowanego projektu, wykazuje się dokładny rozdział wydatków pomiędzy projektem współfinansowanym a resztą. To samo stosuje się do tych rodzajów wydatków, które uznane są za kwalifikujące się tylko w ramach niektórych limitów lub proporcjonalnie do innych kosztów.

3. Specyfikacje techniczne oraz plan finansowy projektu, sprawozdania z postępu prac, dokumenty dotyczące procedur przetargowych i zawierania umów, a także sprawozdania z kontroli realizacji projektu zgodnie z art. 4 są również utrzymywane na właściwym szczeblu zarządzania.

4. Celem zgłoszenia organowi wypłacającemu wydatków rzeczywiście ponoszonych we współfinansowanym projekcie, informacje określone w ust. 1 są zestawiane w szczegółowe sprawozdania z wydatków w podziale według kategorii. Te szczegółowe sprawozdania z wydatków stanowią dokumenty towarzyszące do dokumentacji księgowej organu wypłacającego i stanowią podstawę przygotowania deklaracji wydatków dla Komisji.

5. W przypadku gdy występuje jedna lub więcej instytucji pośredniczących między instytucją wykonawczą lub instytucjami wykonawczymi a firmami zaangażowanymi w wykonanie projektu a organem wypłacającym, każda instytucja pośrednicząca w zakresie swej odpowiedzialności wymaga szczegółowych deklaracji wydatków od instytucji podporządkowanej, jako dokumentacji towarzyszącej do jego własnej dokumentacji księgowej, z której dostarcza on instytucji nadrzędnej co najmniej zbiorcze zestawienie wydatków poniesionych w ramach projektu.

6. W przypadku komputerowego przekazywania danych księgowych, wszystkie przedmiotowe organy i instytucje uzyskują wystarczające informacje ze szczebla niższego stanowiące podstawę ich dokumentacji księgowej i kwot podawanych wyżej, aby zapewnić dostateczny ślad rewizyjny od ogólnych kwot zbiorczych zaświadczanych Komisji aż do pozycji indywidualnych wydatków i dokumentów uzupełniających na szczeblu instytucji wykonawczej oraz innych instytucji i firm zaangażowanych w wykonanie projektu.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK II

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

Załącznik do deklaracji wydatków: kwoty skutecznie odzyskane od ostatniego poświadczonego sprawozdania z wydatków, zawarte w obecnym sprawozdaniu z wydatków

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK III

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK IV

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK V

ZALECANE SPECYFIKACJE TECHNICZNE DO PRZEKAZYWANIA KOMISJI PLIKÓW KOMPUTEROWYCH

1. ŚRODKI PRZEKAZU

Większość środków powszechnie używanych zostanie zastosowana po uprzednim uzgodnieniu z Komisją. Następujący wykaz nie wyczerpuje wykazu środków zalecanych.

1.1. Nośniki magnetyczne

- dyskietka: 3,5 cala 1,4 Mb (DOS/Windows)

fakultatywna kompresja w formacie ZIP

- DAT cartridge

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM).

1.2. Elektroniczne przekazywanie plików

- bezpośrednie wysyłanie e-mailem

dla plików 5 Mb lub mniejszych

fakultatywna kompresja w formacie ZIP

- przekazywanie poprzez FTP

fakultatywna kompresja w formacie ZIP.

2. ZALECANE SPOSOBY ZESTAWIANIA WYCIĄGÓW Z PLIKÓW KOMPUTEROWYCH PAŃSTW CZŁONKOWSKICH

Zalecany standardowy plik posiada następujące cechy:

1. każdy zapis rozpoczyna się potrójnym kodem charakteryzującym informacje zawarte w tym zapisie. Istnieją dwa typy zapisów:

1. a) zapisy dotyczące projektu charakteryzujące się kodem "PRJ" zawierają ogólne informacje na temat projektu. Cechy zapisu (Pola 1-30) są tymi opisanymi w załączniku IV, 1. A;

1. b) zapisy wydatków charakteryzujące się kodem "PAY" zawierające dokładne informacje na temat wydatków zgłoszonych do projektu. Cechy zapisu (Pola 31-64) są opisane w załączniku IV, 1. B;

2. kolejne zapisy "PAY", zawierające informacje o wydatkach na dany projekt następują natychmiast po zapisach "PRJ" zawierających informacje o projekcie, lub inaczej zapisy PRJ i PAY mogą być dostarczane w oddzielnym pliku;

3. pola będą podzielone średnikiem (";"). Dwa kolejne średniki oznaczają, iż w tym polu nie występują żadne dane ("puste pole");

4. zapisy będą się różnić długością. Każdy zapis będzie się kończył kodem "CR LF" lub "powrót do następnego wiersza — znak wysuwu wiersza" (w cyfrach heksadecymalnych: 0D 0A);

5. plik będzie w kodzie ASCII;

6. pola numeryczne przedstawiające kwoty:

a) znak rozdzielający liczby dziesiętne: ".";

b) tam gdzie to niezbędne symbol (+ lub -) pojawi się daleko po lewej stronie po którym natychmiast wystąpią cyfry;

c) stała liczba miejsc dziesiętnych;

d) brak odstępów między cyframi; brak odstępów między tysiącami;

7. pole daty: "DDMMRRRR" (dzień dwie cyfry, miesiąc dwie cyfry, rok cztery cyfry);

8. dane w formacie tekstowym nie mogą być umieszczone w cudzysłowie (). Następują bez stwierdzenia, iż rozdzielający średnik ";" nie może być używany przy danych w formacie tekstowym;

9. wszystkie pola: brak odstępów na początku i na końcu pola;

10. pliki odpowiadające powyższym zasadom powinny wyglądać następująco (przykład):

PRJ; 2001E16COE001; Rejon Dublin Projekt Oczyszczalnia Ścieków — Etap V; 29122000; Departament Finansowy; Dublin Corporation;

PAY; 2001E16COE001; Rejon Dublin Projekt Oczyszczalnia Ścieków — Etap V; 1234; 10000000; 8000000; 80 %;

11. w przypadku plików z Grecji, powinno być stosowane kodowanie albo ELOT-928 albo ISO 8859-7.

3. DOKUMENTACJA

Każdemu plikowi muszą towarzyszyć skontrolowane następujące istotne dane:

1. numer zapisów;

2. ogólna kwota;

3. suma kwot pośrednich na każdy projekt.

Dla każdego pola określonego kodem, znaczenie używanych kodów będzie dołączone do pliku.

Suma zapisów w pliku komputerowym na dany projekt musi odpowiadać zgłoszeniom wypłat składanym Komisji na okres podany w wystąpieniu o informacje. Wszelkie rozbieżności winny być uzasadnione w notatce dołączonej do pliku.

--------------------------------------------------