PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 162/20

DECYZJA KOMISJI

z dnia 20 stycznia 2006 r.

ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania projektami współfinansowanymi przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców

(notyfikowana jako dokument nr C(2006) 51/3)

(Jedynie teksty w językach: angielskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)

(2006/401/WE)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady 2004/904/WE z dnia 2 grudnia 2004 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na okres 2005–2010 (1), a w szczególności jej art. 13 ust. 5,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W celu zapewnienia należytego finansowego zarządzania pomocą przyznaną z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (Funduszu) należy przyjąć wspólne wytyczne dla organizacji zadań realizowanych przez organy odpowiedzialne za wykonywanie współfinansowanych działań.

(2) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, należy wprowadzić systemy zarządzania i kontroli, które zapewnią wystarczający ślad rewizyjny oraz udzielić Komisji wszelkiej pomocy, jakiej potrzebuje do przeprowadzania kontroli, w szczególności kontroli wyrywkowych.

(3) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty są wykorzystywane efektywnie i odpowiednio, należy ustanowić jednolite kryteria kontroli przeprowadzanych przez państwa członkowskie na mocy art. 25 decyzji 2004/904/WE.

(4) W celu zapewnienia jednolitego traktowania wykazu wydatków, na których pokrycie wnioskuje się o pomoc z Funduszu na mocy art. 24 decyzji 2004/904/WE, należy sporządzić wzór wykazu wydatków.

(5) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.

(6) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.

(7) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w przyjęciu decyzji 2004/904/UE i w związku z tym nie jest nią związana ani jej nie podlega.

(8) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu ustanowionego na mocy art. 11 decyzji 2004/904/WE,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ I

ZAKRES I DEFINICJE

Artykuł 1

Niniejsza decyzja ustanawia szczegółowe zasady wykonania decyzji 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania finansowaniem przyznanym z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców („Funduszu”) i zarządzanym przez państwa członkowskie.

Artykuł 2

Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:

1) „Organ odpowiedzialny”: organ funkcjonujący w ramach państwa członkowskiego lub krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;

2) „Organ delegowany”: organ administracji publicznej lub podmiot prawa prywatnego podlegający prawu tego państwa członkowskiego i wykonujący zadania administracji publicznej, na który organ odpowiedzialny deleguje część lub wszystkie zadania wykonawcze zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;

3) „Organ potwierdzający”: osoba lub departament działający niezależnie od wydziałów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu potwierdzenia wykazu wydatków zgodnie z art. 24 ust. 2 decyzji 2004/904/WE;

4) „Organ kontroli”: osoba lub wydział działający niezależnie od departamentów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu kontroli i audytu działań zgodnie z art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE.

ROZDZIAŁ II

SYSTEMY ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Artykuł 3

Zasady ogólne

Systemy zarządzania i kontroli, opracowane przez państwa członkowskie zapewniają:

1) jasne określenie funkcji poszczególnych organów i/lub osób zajmujących się zarządzaniem i kontrolą oraz jasny przydział funkcji w ramach każdego z organów;

2) wyraźne oddzielenie funkcji poszczególnych organów, departamentów i/lub osób w zakresie zarządzania, kontroli oraz potwierdzenia wydatków;

3) zapewnienie każdemu z organów lub departamentów środków odpowiednich do wypełniania zadań, które im wyznaczono, przez cały okres realizacji działań finansowanych z Funduszu;

4) skuteczne metody kontroli wewnętrznej, prowadzonej przez organ odpowiedzialny oraz wszelkie organy przez niego oddelegowane;

5) niezawodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej;

6) skuteczny system sprawozdawczości i monitorowania w przypadku zadań zleconych;

7) szczegółowe instrukcje postępowania przy wykonywaniu funkcji;

8) skuteczne procedury audytu funkcjonowania systemu;

9) systemy i procedury zapewniające odpowiedni ślad rewizyjny;

10) procedury sprawozdawcze i monitorowania w zakresie wszelkich nieprawidłowości oraz zwrotu nienależnie wypłaconych kwot.

Artykuł 4

Wyznaczanie organów

1. Każde państwo członkowskie wyznacza:

— organ odpowiedzialny;

— organ potwierdzający;

— organ kontroli.

2. Nie naruszając postanowień niniejszej decyzji państwo członkowskie ustanawia zasady współpracy z wyżej wymienionymi organami, które będą zgodne z zasadami funkcjonowania systemu instytucjonalnego, prawnego oraz finansowego danego państwa członkowskiego.

3. Nie naruszając postanowień art. 3 ust. 2, wszystkie lub niektóre z funkcji zarządzania, potwierdzania i kontroli mogą być realizowane przez ten sam organ.

Artykuł 5

Organ odpowiedzialny

1. Organ odpowiedzialny odpowiada za zarządzanie i realizację wspieranych przez Fundusz programów wieloletnich i rocznych w sposób właściwy, sprawny i skuteczny, a w szczególności za:

a) przedkładanie Komisji programów wieloletnich według wzoru przedstawionego w załączniku 1;

b) przedkładanie Komisji programu rocznego według wzoru przedstawionego w załączniku 2;

c) zapewnianie, że projekty wybierane są do finansowania zgodnie z warunkami i kryteriami ustanowionymi w art. 14 i art. 20 decyzji 2004/904/WE, a także w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 10 niniejszej decyzji, bez uszczerbku dla dodatkowych kryteriów określonych w obowiązujących przepisach wspólnotowych i krajowych;

d) zapewnianie wydajnego administracyjnego, umownego i finansowego zarządzania działaniami w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 11 niniejszej decyzji;

e) zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji.

2. Organ odpowiedzialny ustala procedury zapewniające, by wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i kontroli wymagane dla zapewnienia śladu rewizyjnego, były przechowywane zgodnie z wymogami art. 9.

3. Organ odpowiedzialny zapewnia, by organ kontroli otrzymywał wszystkie niezbędne informacje na temat procedur zarządzania w ramach Funduszu oraz projektów współfinansowanych z Funduszu do celów kontroli określonych w art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE.

4. Organ odpowiedzialny zapewnia, by organ potwierdzający otrzymywał, do celów związanych z jego zadaniami, wszystkie niezbędne informacje na temat procedur zarządzania prowadzonych w ramach Funduszu, projektów współfinansowanych z Funduszu oraz wyników kontroli przeprowadzanych przez organ kontroli.

5. Organ odpowiedzialny przyjmuje płatności dokonywane przez Komisję i dokonuje płatności na rzecz beneficjentów. Przedstawia on Komisji wnioski o płatności opracowany zgodnie z załącznikiem 5, do których w razie potrzeby załącza się sprawozdanie okresowe lub sprawozdanie końcowe, których wzory przedstawione są w załącznikach 3 i 4 oraz wykaz wydatków ustanowionych zgodnie z załącznikiem 6 należycie potwierdzony przez organ potwierdzający.

6. Organ potwierdzający zapewnia, że sporządzanie sprawozdań z realizacji i oceny działań współfinansowanych z Funduszu następuje zgodnie z harmonogramem ustanowionym w art. 28 decyzji 2004/904/WE.

Artykuł 6

Delegacja zadań przez organ odpowiedzialny

W przypadku gdy wykonanie wszystkich lub części zadań organu odpowiedzialnego powierza się organowi oddelegowanemu, organ odpowiedzialny określa dokładnie zakres powierzonych zadań oraz ustala szczegółowe procedury wykonania tych zadań, zgodnie z warunkami podanymi w art. 3 powyżej.

Do procedur tych należy regularne dostarczanie organowi odpowiedzialnemu informacji na temat efektywnego wykonywania powierzonych zadań i opis zastosowanych środków.

Organ delegowany uznaje oraz jest powiadamiany przez organ odpowiedzialny o zadaniach delegowanych przez organ odpowiedzialny.

Artykuł 7

Organ kontroli

1. Organ kontroli zapewnia organizację kontroli ustanowionej w art. 25 ust. 1 lit. a) decyzji 2004/904/WE w zgodności ze standardami międzynarodowymi.

2. Kontrole przewidziane w ust. 1 obejmują wyrywkowe próby współfiansowanych projektów, wybrane na podstawie analizy ryzyka i stanowiące co najmniej 10 % ogólnych wydatków kwalifikowanych ma każdy program roczny. Metoda przeprowadzania prób uwzględnia następujące wymogi:

a) zawiera odpowiedni dobór różnych typów i rozmiarów projektów;

b) uwzględnia wszelkie czynniki ryzyka, które zostały określone przez krajowe lub wspólnotowe kontrole oraz aspekty kosztów i zysków, przy uwzględnieniu przeprowadzonych uprzednio kontroli;

c) zapewnienie, że metoda przeprowadzania prób stosowana przy przeprowadzaniu kontroli przewidzianych w art. 25 zapewnia wybór projektów dla każdego programu rocznego, które są reprezentatywne w stosunku do objętej nimi ludności.

3. W trakcie prowadzenia kontroli organ kontroli sprawdza:

a) efektywne zastosowanie systemów zarządzania i kontroli oraz ewentualne braki i ich znaczenie;

b) obecność dostatecznego śladu rewizyjnego;

c) dla odpowiedniej liczby dokumentacji księgowej, zgodność tej dokumentacji z dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi przez organ odpowiedzialny lub wszelki organ delegowany, odbiorców dotacji i, gdy sytuacja tego wymaga, pozostałe organizacje lub firmy zaangażowane w realizację projektu;

d) zgodność pozycji wydatków z kryteriami kwalifikacji przedstawionymi w decyzji Komisji K(2006)51 wersja ostateczna/1, z wymaganiami określonymi w trakcie krajowej procedury wyboru, zgodność z warunkami umowy w sprawie przyznania dotacji lub innym prawnym instrumentem przydzielania dotacji oraz realizowanymi faktycznie pracami;

e) zgodność wykorzystania lub zamierzonego wykorzystania projektu z celami określonymi w art. 4–7 decyzji 2004/904/WE oraz przynosi korzyści docelowej grupie ludności określonej w art. 3 decyzji 2004/904/WE;

f) czy wkłady finansowe Wspólnoty są zgodne z warunkami przewidzianymi w art. 20 decyzji 2004/904/WE lub w jakichkolwiek innych stosowanych przepisach prawa wspólnotowego i czy wypłacanie tych wkładów na rzecz beneficjentów odbywa się w całości i bez opóźnień;

g) rzeczywistą dostępność właściwego współfinansowania.

4. Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego określone w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE zawiera wyniki wszystkich kontroli przeprowadzonych przez organ kontroli oraz opis działań podjętych przez organ odpowiedzialny w związku ze stwierdzonymi anomaliami i nieprawidłowościami.

Artykuł 8

Organ potwierdzający

Organ potwierdzający potwierdza zestawienie wydatków ustanowione przez organ odpowiedzialny zgodnie z art. 24 decyzji 2004/904/WE według wzoru określonego w załączniku 6.

Potwierdzenie ma zapewnić, że:

1) zestawienie wydatków jest dokładne, wynika ze sprawdzonych systemów rachunkowości i jest poparte dającymi się zweryfikować dokumentami towarzyszącymi;

2) deklarowane wydatki są zgodne z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi i krajowymi i zostały poniesione na pokrycie kosztów poniesionych w związku z finansowaniem projektów, na podstawie kryteriów przyjętych dla programu rocznego, zgodnych z przepisami wspólnotowymi i krajowymi;

3) do celów potwierdzenia organ potwierdzający otrzymał odpowiednie informacje na temat procedur zarządzania, projektów współfinansowanych przez Fundusz oraz kontroli przeprowadzanych w związku z wydatkami przewidzianymi w zestawieniu wydatków od organu odpowiedzialnego;

4) wyniki audytu przeprowadzonego przez organ kontroli zostały odpowiednio wzięte pod uwagę;

5) zwrot wszelkich nienależnie wypłaconych kwot funduszy wspólnotowych w następstwie stwierdzonych nieprawidłowości, w razie potrzeby wraz z odsetkami, został odpowiednio odliczony w wykazie wydatków.

Artykuł 9

Ślad rewizyjny

1. Systemy zarządzania i kontroli państw członkowskich zapewniają odpowiedni ślad rewizyjny.

2. Ślad rewizyjny uznawany jest za wystarczający, w przypadku gdy umożliwia on:

a) uzgodnienie przedłożonych Komisji potwierdzonych wykazów wydatków z indywidualnymi rejestrami wydatków oraz dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi na różnych szczeblach organu odpowiedzialnego lub jakiegokolwiek organu delegowanego oraz przez beneficjentów końcowych; oraz

b) weryfikacje przydzielania i przekazywania wspólnotowych środków finansowych przyznawanych w ramach Funduszu oraz źródeł współfinansowania projektu.

3. Odpowiedzialny organ wprowadza procedury, które mają zapewnić prowadzenie rejestru umiejscowienia wszystkich dokumentów odnoszących się do specjalnych wypłat dokonywanych w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców oraz możliwość sporządzania dokumentów do celów inspekcji, jeśli zażądają tego:

a) organ kontroli;

b) organ potwierdzający;

c) urzędnicy i upoważnieni przedstawiciele Komisji, łącznie z Europejskim Biurem ds. Przeciwdziałania Oszustwom (European Anti Fraud Office - OLAF) oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy.

4. Przez okres pięciu lat od wypłacenia przez Komisję końcowego salda w odniesieniu do każdego programu rocznego organ odpowiedzialny przechowuje do wglądu dla Komisji, Europejskiego Biura ds. Zwalczania Oszustw (OLAF) oraz Europejskiego Trybunału Obrachunkowego wszystkie dokumenty towarzyszące, tj. oryginały lub odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem na ogólnie przyjętych nośnikach danych, dotyczące wydatków i kontroli danych projektów. Okres ten zostaje przerwany w przypadku postępowania sądowego lub w wyniku należycie umotywowanego wniosku Komisji.

ROZDZIAŁ III

PRZEPISY DOTYCZĄCE ADMINISTRACYJNEGO I FINANSOWEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI PRZEZ ORGAN ODPOWIEDZIALNY

Artykuł 10

Procedury wyboru i przyznawania finansowania

Organ odpowiedzialny ustanawia szczegółowe procedury wyboru działań, które mają być współfinansowane z Funduszu, obejmujące między innymi:

a) organizację procedur wyboru i przyznawania finansowania zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania oraz, w razie potrzeby, ze stosowanymi zasadami w zakresie zamówień publicznych, podejmując wszelkie środki konieczne dla uniknięcia konfliktu interesów;

b) rozpowszechnianie zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert za pomocą odpowiednich kanałów komunikacyjnych na poziomie krajowym i regionalnym;

c) odbiór podań, potwierdzanie odbioru, rejestracja i segregowanie wniosków o współfinansowanie;

d) formalna, jakościowa i budżetowa analiza oraz ocena wniosków z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniach do składania wniosków i zaproszeniach do składania ofert;

e) organizacja spotkań i połączeń z gremiami odpowiedzialnymi za wybór i ocenę;

f) konsultacje z odpowiednimi organami w zakresie komplementarności zaproponowanych działań z innymi regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi instrumentami finansowymi;

g) przyjmowanie decyzji na temat wyboru projektów na odpowiednim szczeblu organu odpowiedzialnego;

h) publikacja wyników procedury wyboru i przyznawania finansowania;

i) wystosowywanie do wszystkich kandydatów pisemnych zawiadomień o wynikach procedury wyboru zawierających wyjaśnienia dotyczące decyzji wyboru.

Artykuł 11

Procedury administracyjnego, dotyczącego umów i finansowego zarządzania działaniami

1. Organ odpowiedzialny ustanawia szczegółowe procedury zarządzania działaniami, obejmujące między innymi:

a) podpisywanie umów, umów w sprawie przyznania dotacji lub wszelkich równorzędnych instrumentów prawnych zawieranych z wybranymi beneficjentami;

b) następstwa zawarcia umów oraz wszelkie zmiany dokonywane w nich przez ustanowienie systemu administracyjnego monitorowania projektów (wymiana korespondencji, wydawanie i monitorowanie zmian oraz upomnień, odbiór i rozpatrywanie sprawozdań itd.);

c) analiza sprawozdań z działalności oraz sprawozdań finansowych dotyczących projektów, weryfikacja dostarczenia współfinansowanych produktów i usług łącznie z, w razie potrzeby, weryfikacją na miejscu;

d) weryfikacja prawdziwości wydatków zadeklarowanych dla projektów i kwalifikowalności takich wydatków według warunków określonych w decyzji K(2006)51 wersja ostateczna/1 oraz przepisach krajowych;

e) warunki otrzymywania, sprawdzania i zatwierdzania wniosków o płatności, autoryzację i płatność wydatków, jak również ich księgowanie;

f) zwrot niewykorzystanych funduszy lub funduszy wykorzystanych przez beneficjentów na wydatki niekwalifikowane.

2. Umowy lub umowy w sprawie przyznania dotacji, o których mowa w ust. 1 lit. a), określają między innymi:

a) kwotę dotacji oraz maksymalny procent w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych i kosztów całkowitych projektu;

b) szczegółowy opis i harmonogram wspieranego projektu;

c) uzgodniony budżet szacunkowy i plan finansowy projektu;

d) harmonogram i postanowienia dotyczące realizacji umowy (zobowiązanie do sporządzania sprawozdań, zmiany, zakończenie…);

e) definicja kosztów kwalifikowanych;

f) warunki płatności dotacji i wymogi rachunkowości.

3. Organ odpowiedzialny ustanawia elektroniczny system prowadzenia szczegółowej ewidencji rachunków dotyczących każdego projektu w ramach programów rocznych i zapewnia gromadzenie odpowiednich danych dotyczących realizacji projektów, niezbędnych do celów zarządzania finansami, monitoringu, kontroli i oceny.

ROZDZIAŁ IV

KONTROLA

Artykuł 12

Obowiązki państw członkowskich

1. Państwa członkowskie odpowiadają za zapewnienie należytego zarządzania finansowego działaniami finansowanymi z Funduszu oraz legalność i prawidłowość operacji leżących u ich podstaw. Zapewniają one, by organy odpowiedzialne i wszelkie organy przez nie delegowane, organy potwierdzające, organy kontrolne oraz jakiekolwiek inne zainteresowane instytucje otrzymały wytyczne dotyczące tworzenia systemów zarządzania i kontroli, które zapewnią, że fundusze Wspólnoty są wydatkowane w sposób skuteczny i prawidłowy.

2. Państwa członkowskie zapewniają, że systemy zarządzania i kontroli zostały ustanowione zgodnie z wymogami przewidzianymi w art. 3 do 11. Zapewniają one prawidłowe funkcjonowanie wymienionych systemów w okresie realizacji działań finansowanych z Funduszu.

3. Przedstawiając projekt programu rocznego 2005 państwa członkowskie przedkładają Komisji opis systemów zajmujących się organizacją i procedurami organu odpowiedzialnego oraz wszelkiego organu delegowanego, a także organów potwierdzających i kontroli zgodnie z wymogami przewidzianymi w art. 3 do 11.

4. Państwa członkowskie dostarczają uaktualizowanego opisu systemów zarządzania i kontroli po każdorazowym przeprowadzeniu istotnych zmian systemów i procedur.

Artykuł 13

Obowiązki Komisji

1. W ciągu 12 miesięcy od otrzymania opisu przewidzianego w art. 12 ust. 3 Komisja przeprowadza analizę dokumentów dotyczących ustanowionych przez państwa członkowskie systemów zarządzania i kontroli, a także kontrole na miejscu procedur wykonawczych systemów kontroli, procedur rachunkowości, procedur przetargowych oraz procedur przyznawania dotacji stosowanych przez organ odpowiedzialny i wszelkie organy przez nie delegowane. Komisja zawiadamia państwa członkowskie o wszelkich brakach czy mankamentach stwierdzonych w działaniu systemów i wymaganych środków naprawczych.

2. Nie naruszając przepisów art. 26 decyzji Rady 2004/904/WE Komisja dokonuje rewizji procedur lub systemów ustanowionych przez państwa członkowskie przy każdorazowym przeprowadzeniu istotnych zmian.

Artykuł 14

Współpraca z organami kontroli państw członkowskich

1. Komisja podejmuje współpracę z wyznaczonymi przez państwa członkowskie organami kontroli, aby koordynować ich plany kontroli i metody audytu, oraz dokonuje bezzwłocznej wymiany wyników audytów przeprowadzonych w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli w celu jak najlepszego wykorzystania potencjału kontrolnego i uniknięcia nieuzasadnionego dublowania zadań.

2. Komisja i organy kontroli organizują przynajmniej raz do roku regularne spotkania dla wspólnego zbadania wyników kontroli przewidzianych w sprawozdaniach rocznych, o których mowa w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE oraz dla wymiany opinii w innych kwestiach związanych z ulepszaniem systemów zarządzania i kontroli.

ROZDZIAŁ V

USTALENIA DOTYCZĄCE UŻYCIA EUR

Artykuł 15

Programy wieloletnie i roczne

1. Projekt programów wieloletnich i rocznych, o których mowa w art. 16 decyzji 2004/904/WE jest przedkładany Komisji w EUR.

2. Państwa Członkowskie, których walutą w dniu przedłożenia projektu programu wieloletniego i rocznego nie jest EUR przedstawiają informacje finansowe zawarte w załącznikach 1 i 2 do niniejszej decyzji zarówno w EUR jak i w walucie krajowej. Kursem wymiany stosowanym przy przeliczaniu waluty krajowej na EUR jest kurs dzienny publikowany w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym przedłożono Komisji projekt programu wieloletniego i rocznego.

Artykuł 16

Sprawozdania, wykazy wydatków oraz wnioski dotyczące płatności.

1. Sprawozdania okresowe, sprawozdanie końcowe z realizacji, wykazy wydatków oraz wnioski dotyczące płatności, o których mowa w art. 16 decyzji 2004/904/WE są przedkładane Komisji w EUR.

2. Państwa członkowskie, których walutą w dniu przedłożenia sprawozdań nie jest EUR mogą przedstawić informacje finansowe zawarte w załącznikach 3, 4 i 6 zarówno w EUR jak i w walucie krajowej. W tym przypadku kursem wymiany stosowanym przy przeliczaniu waluty krajowej na EUR za wydatki poniesione w walucie krajowej jest kurs dzienny publikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym wydatki zarejestrowano w księgach organu odpowiedzialnego.

3. W przypadku gdy EUR stanie się walutą narodową danego państwa członkowskiego, które wdrożyło określoną w poprzednim ustępie procedurę przeliczania, omawiana procedura przeliczania będzie nadal obowiązywać w stosunku do wszelkich wydatków odnotowanych w zestawieniach rachunkowych organu odpowiedzialnego przed datą wejścia w życie stałego kursu przeliczania waluty krajowej na EUR.

ROZDZIAŁ VI

ROZLICZANIE KSIĄG

Artykuł 17

Rozliczanie ksiąg

1. W terminie dziewięciu miesięcy od daty uznania kwalifikowalności kosztów określonych w corocznej decyzji w sprawie współfinansowania z Funduszu organ odpowiedzialny przedkłada Komisji następujące dokumenty:

a) sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 4;

b) ostateczny wykaz wydatków sporządzony według wzoru przedstawionego w załączniku 6; potwierdzony przez organ potwierdzający;

c) sprawozdanie w sprawie przeprowadzonych kontroli sporządzone przez organ kontroli;

d) wniosek dotyczący płatności lub deklaracja zwrotu kosztów sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 5.

2. Dziewięciomiesięczny termin, o którym mowa w ust. 1, ulega zawieszeniu z chwilą przyjęcia przez Komisję decyzji o zawieszeniu płatności środków przeznaczonych na współfinansowanie odpowiedniego programu rocznego, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE. Okres trwania nalicza się ponownie od dnia powiadomienia państwa członkowskiego o decyzji Komisji, o której mowa w art. 26 ust. 3 decyzji 2004/904/WE.

3. Nie naruszając przepisów art. 26 decyzji 2004/904/WE, Komisja w ciągu sześciu miesięcy od otrzymania dokumentów, o których mowa w ust. 1, powiadamia państwo członkowskie o kwocie wydatków uznanej za należną ze środków Funduszu oraz o wszelkich korektach finansowych wynikających z różnicy między wydatkami deklarowanymi a uznanymi za należne z budżetu. Państwo członkowskie ma trzy miesiące na zgłoszenie swoich uwag.

4. W ciągu trzech miesięcy od otrzymania uwag państwa członkowskiego Komisja podejmuje decyzję w sprawie kwoty wydatków uznanej jako należna ze środków Funduszu oraz wypłaca saldo wynikające z różnicy między ostateczną kwotą uznanych wydatków a sumami dotychczas wypłaconymi państwom członkowskim.

5. Jeżeli organ odpowiedzialny nie dostarczy dokumentów wymaganych w ust. 1 w wyznaczonym terminie i w wymaganym formacie, Komisja automatycznie anuluje współfinansowanie z Funduszu na okres przewidziany decyzją o współfinansowaniu, wyda nakaz zwrotu wszystkich kwot wypłaconych do tej pory w ramach prefinansowania na mocy decyzji o współfinansowaniu kwot oraz umorzy wszystkie zaległe kwoty.

6. Procedurę automatycznego anulowania zobowiązań, opisaną w ust. 5, zawiesza się w odniesieniu do kwot przypadających na dane projekty, w przypadku gdy postępowania prawne lub administracyjne postępowania odwoławcze ze skutkiem zawieszającym toczą się na szczeblu państwa członkowskiego w czasie składania dokumentów określonych w ust. 1. W cząstkowych sprawozdaniach końcowych państwo członkowskie podaje szczegółowe informacje na temat takich projektów oraz wysyła co 6 miesięcy sprawozdania opisujące postęp, jaki dokonał się w odniesieniu do tych projektów. W ciągu 3 miesięcy od zamknięcia postępowania prawnego lub administracyjnego postępowania odwoławczego państwo członkowskie przedstawia dokumenty wymagane w ust. 1 odnoszące się do danych projektów.

ROZDZIAŁ VII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Artykuł 18

Przepisy końcowe

Państwa członkowskie mogą stosować krajowe przepisy dotyczące kontroli bardziej rygorystyczne niż zawarte w niniejszej decyzji.

Artykuł 19

Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Irlandii, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

Sporządzono w Brukseli, dnia 20 stycznia 2006 r. W imieniu Komisji Franco FRATTINI Wiceprzewodniczący Komisji

(1) Dz.U. L 381 z 28.12.2004, str. 52.

ZAŁĄCZNIK 1 EUROPEJSKI FUNDUSZ NA RZECZ UCHODŹCÓW PROJEKT PROGRAMU WIELOLETNIEGO (2005–2007) 1. PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE … 2. ORGAN ODPOWIEDZIALNY ZGODNIE Z ART. 13 DECYZJI USTANAWIAJĄCEJ EFU (ORGAN FUNKCJONUJĄCY W RAMACH PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO LUB KRAJOWY PODMIOT PUBLICZNY) Organ odpowiedzialny w rozumieniu art. 13 decyzji 2004/904/WE Nazwa: … Adres: … Nazwisko osoby odpowiedzialnej: … Osoba kontaktowa: … Funkcja osoby kontaktowej: … Tel.: … Faks: … E-mail: … Organ delegowany w rozumieniu art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE (tam, gdzie ma zastosowanie) (należy załączyć oficjalny dokument, przy czym organ odpowiedzialny przekazuje odpowiedzialność za realizację działań Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców na organ delegowany) Nazwa: … Adres: … Nazwisko osoby odpowiedzialnej: … Osoba kontaktowa: … Funkcja osoby kontaktowej: … Tel.: … Faks: … E-mail: … 3. SYTUACJA W DANYM PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM Należy dostarczyć opis bieżącej sytuacji w danym państwie członkowskim w odniesieniu do uzgodnień dotyczących przyjmowania, procedur udzielania azylu, integracji i dobrowolnych powrotów osób, o których mowa w art. 3 decyzji 2004/904/WE. Opis powinien obejmować: 1) przegląd tendencji w odniesieniu do grup docelowych, o których mowa w art. 3 poczynając od 2003 r., łącznie ze zwięzłym opisem warunków socjalnych, jakimi dysponują osoby ubiegające się o azyl, uchodźcy i wysiedleńcy (przesiedlenie jeżeli dotyczy); 2) wskazanie środków publicznych faktycznie przeznaczanych na przyjmowanie, procedury azylowe, integrację oraz dobrowolne powroty od początku 2003 r.; 3) najważniejsze wyniki działań/projektów finansowanych z funduszy krajowych (poza EFU) od 2003 r. w związku z przyjmowaniem, procedurami azylowymi, integracją oraz dobrowolnymi powrotami. Proszę dostarczyć ogólną ocenę wpływu tych działań/projektów; 4) najważniejsze wyniki działań/projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców w Państwa kraju w ubiegłym roku/ubiegłych latach w związku z przyjmowaniem, procedurami udzielania azylu, integracją oraz dobrowolnymi powrotami. Proszę dostarczyć ogólną ocenę wpływu tych projektów; 5) analizę braków występujących w Państwa kraju w związku z przyjmowaniem, procedurami azylowymi, integracją oraz dobrowolnymi powrotami. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALIZA POTRZEB W DANYM PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM Proszę dostarczyć analizę potrzeb danego państwa członkowskiego w zakresie przyjmowania, procedur udzielania azylu, integracji i dobrowolnych powrotów, a także wskazanie celów operacyjnych umożliwiających zaspokojenie tych potrzeb w okresie objętym programem (2005–2007), biorąc pod uwagę wieloletnie wytyczne w zakresie planowania wymienionych poniżej priorytetów: Priorytet 1 Wdrażanie głównych działań łącznie z tymi, które odnoszą się do celów integracyjnych określonych w: a) rozporządzeniu Rady (WE) nr 343/2003 (1) z dnia 18 lutego 2003 r. ustanawiającym kryteria i mechanizmy określania państwa członkowskiego właściwego dla rozpatrywania wniosku o azyl, wniesionego w jednym z państw członkowskich przez obywatela państwa trzeciego; b) rozporządzeniu Rady (WE) nr 2725/2000 (2) z dnia 11 grudnia 2000 r. dotyczącym ustanowienia systemu „Eurodac” do porównywania odcisków palców w celu skutecznego stosowania Konwencji Dublińskiej; c) rozporządzeniu Rady (WE) nr 407/2002 (3) z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiającym niektóre zasady wykonania rozporządzenia (WE) nr 2725/2000 dotyczącego ustanowienia systemu „Eurodac” do porównywania odcisków palców w celu skutecznego stosowania Konwencji Dublińskiej; d) dyrektywie Rady 2001/55/WE (4) z dnia 20 lipca 2001 r. w sprawie minimalnych standardów przyznawania tymczasowej ochrony na wypadek masowego napływu wysiedleńców oraz ośrodków wspierających równowagę wysiłków między państwami członkowskimi związanych z przyjęciem takich osób wraz z jego następstwami; e) dyrektywie Rady 2003/9/WE (5) z dnia 27 stycznia 2003 r. ustanawiającej minimalne normy dotyczące przyjmowania osób ubiegających się o azyl; f) dyrektywie Rady 2003/86/WE (6) z dnia 22 września 2003 r. w sprawie prawa do łączenia rodzin, na ile dotyczy to przepisów związanych z uchodźcami; g) dyrektywie Rady 2004/83/WE (7) z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie minimalnych norm uznawania obywateli państw trzecich lub bezpaństwowców za uchodźców lub osoby, które z innych względów wymagają ochrony międzynarodowej, statusu tych osób oraz zakresu przyznawanej pomocy. … … … Priorytet 2 Przygotowanie wdrożenia zasad i środków przewidzianych w dyrektywie Rady, która zostanie przyjęta w 2005 r., w sprawie minimalnych standardów dotyczących stosowanych w państwach członkowskich procedur przyznawania i cofania statusu uchodźcy w państwach członkowskich. … … … … … … … … … … … … … … … … Priorytet 3 Zastosowanie działań, których celem jest poprawa jakości procedur rozpatrywania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej w państwach członkowskich, na przykład poprzez: — wypracowanie jednolitej procedury rozpatrywania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej; — wzmocnienie procesu gromadzenia, oceny oraz skutecznego wykorzystania informacji na temat państw lub regionów pochodzenia; — strategie ukierunkowane na szczególne rodzaje nacisków na systemy azylowe oraz zdolności przyjmowania uchodźców przez państwa członkowskie wynikające między innymi z ich położenia geograficznego; — niezależne, jakościowe przeglądy systemów azylowych w państwach członkowskich podejmowane we współpracy z organami odpowiedzialnymi za udzielanie azylu; — wzmocnienie jakości procesu decyzyjnego pierwszej instancji w celu przyspieszania całościowej procedury i zapewnienia zdecydowanych decyzji ostatecznych; — działania podejmowane dla wzmocnienia integralności systemów azylowych państw członkowskich szczególnie poprzez dobrowolny powrót kwalifikujących się osób; — strategie identyfikacji i zajmowania się grupami przypadków, gdzie uproszczone i przyspieszone procedury lub szczególne warunki przyjmowania mogą być odpowiednie. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorytet 4 Zastosowanie środków odnoszących się do osób ubiegających się o azyl, uchodźców lub osób korzystających z tymczasowej lub subsydiarnej ochrony, nieletnich, w poszanowaniu zasady najlepiej pojętego interesu dziecka. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorytet 5 (fakultatywnie) dla państw członkowskich, które opracowały lub zamierzają opracować programy przesiedlenia, działania mające na celu przede wszystkim przyjęcie i przeprowadzenie wstępnych szkoleń osób przyjętych w państwach członkowskich w ramach takich programów i zarządzanie tymi programami. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATEGIA OSIĄGNIĘCIA POWYŻSZYCH CELÓW a) Przedstawienie odpowiedniej strategii osiągnięcia wymienionych powyżej celów (4) oraz priorytety przypisane ich osiągnięciu. Proszę opisać krótko rodzaje działań przewidzianych w celu realizacji tych priorytetów; w jaki sposób wymagania te odnoszą się do wymienionych powyżej priorytetów. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Proszę opisać podjęty z odpowiednimi partnerami proces konsultacji przewidziany w art. 13 ust. 3 lit. a) decyzji 2004/904/WE. … … … … … … 6. ZGODNOŚĆ Z INNYMI INSTRUMENTAMI Proszę wskazać, czy strategia ta jest i w jaki sposób jest spójna z innymi instrumentami regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. ORIENTACYJNY PLAN FINANSOWANIA Proszę przygotować orientacyjny plan finansowania, który określa proponowany wkład finansowy Funduszu i ogólną kwotę współfinansowania publicznego i/lub prywatnego dla każdego działania i na każdy rok. Orientacyjny plan finansowania (3-letni wieloletni okres planowania) Środki publiczne Prywatne Ogółem Wspólnota (EFU) Państwo Regiony Władze lokalne Przyjmowanie i procedury udzielania azylu Ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Integracja Ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Dobrowolny powrót Ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Pomoc techniczna Ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji. 8. WIDOCZNOŚĆ WSPÓŁFINANSOWANIA Z EFU Finansowanie EFU musi zostać wyraźnie uwidocznione dla każdego rodzaju działalności związanej z działaniami finansowanymi w ramach programu. Do sposobów zapewnienia widoczności zalicza się: — Umieszczanie logo UE i oznaczenia dotyczącego współfinansowania przez EFU na wszystkich materiałach wytworzonych przez organy krajowe odpowiedzialne za wdrażanie programu krajowego (zaproszeniach do składania wniosków w sprawie projektów, wytyczne, formularze zgłoszeniowe, pisma do wnioskodawców, itp.); — Informowanie wszystkich beneficjentów projektu na temat współfinansowania z EFU; — Umieszczanie logo UE na wszystkich przedmiotach należących do wyposażenia zakupionego dla potrzeb projektu; — Umieszczanie logo UE i oznaczenia dotyczącego współfinansowania z EFU na wszystkich odpowiednich materiałach promocyjno-reklamowych, broszurach, na papierze firmowym, pracach z zakresu PR, itd.; — Umieszczanie logo UE i oznaczenia dotyczącego współfinansowania z EFU w siedzibach odbiorców dotacji (np.: ścianach biurowych, przy wejściach, itd.); — Informowanie o projektach uczestników seminariów, na których omawia się również współfinansowanie z EFU. Oznaczenie dotyczące współfinansowania z EFU powinno mieć następujące brzmienie: „projekt współfinansowany przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców”. Logo UE może zostać ściągnięte ze strony: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm Wszelkie publikacje zawierające oznaczenie dotyczące współfinansowania z EFU powinny zawierać sprecyzowanie, że publikacja odzwierciedla poglądy autora a Komisja nie ponosi odpowiedzialności za jakikolwiek sposób wykorzystania tej informacji. (1) Dz.U. L 50 z 25.2.2003, str. 1. (2) Dz.U. L 316 z 15.12.2000, str. 1. (3) Dz.U. L 62 z 5.3.2002, str. 1. (4) Dz.U. L 212 z 7.8.2001, str. 12. (5) Dz.U. L 31 z 6.2.2003, str. 18. (6) Dz.U. L 251 z 3.10.2003, str. 12. (7) Dz.U. L 304 z 30.9.2004, str. 12. Załącznik (i) do projektu programu rocznego 2005 Opis systemu zarządzania i kontroli ustanowionego przez państwo członkowskie w celu realizacji EFU II Z uwagi na odpowiedzialność państw członkowskich za zarządzanie projektami wspieranymi przez EFU zgodnie z art. 12 ust. 12 lit. c) decyzji 2004/904/WE proszę opisać ustanowiony system wykonawczy w celu: a) zapewnienia współdziałania i spójności działań, b) dokonania wyboru projektów oraz zapewnienia przejrzystości procedury wyboru oraz c) zarządzania, monitorowania, kontroli, oceny oraz audytu projektów. System wykonawczy uwzględnia przepisy wykonawcze przyjęte przez Komisję zgodnie z art. 13 ust. 5 decyzji 2004/904/WE Przy opisie systemu wykonawczego proszę korzystać z kwestionariusza załączonego w Załączniku (i). Proszę dostarczyć niniejszy kwestionariusz łącznie z wnioskiem dotyczącym programu rocznego 2005. Państwa członkowskie uwzględniają, że po każdorazowym przeprowadzeniu istotnych zmian systemów i procedur należy dostarczyć Komisji uaktualizowany opis systemów zarządzania i kontroli. Data: 1. RAMY DZIAŁAŃ 1.1. Ramy prawne (Wskazać prawodawstwo i krajowe przepisy mające zastosowanie do procedur zarządzania i kontroli dla działań EFU) Prawodawstwo krajowe mające zastosowanie do procedur zarządzania EFU … … … … … … Szczegółowe przepisy krajowe przyjęte dla zarządzania EFU … … … … … 1.2. Organ odpowiedzialny i organ delegowany Organ odpowiedzialny w rozumieniu art. 13 decyzji 2004/904/WE (należy załączyć oficjalny dokument wyznaczający dany organ publiczny jako „organ odpowiedzialny” za zarządzanie EFU) Nazwa: … Adres: … Nazwisko osoby odpowiedzialnej: … Osoba kontaktowa: … Funkcja osoby kontaktowej: … Tel.: … Faks: … E-mail: … Organ delegowany w rozumieniu art. 13 decyzji 2004/904/WE (tam, gdzie ma zastosowanie) (należy załączyć oficjalny dokument, za pomocą którego organ odpowiedzialny deleguje odpowiedzialność za realizację działań EFU pośrednikowi) Nazwa: … Adres: … Nazwisko osoby odpowiedzialnej: … Osoba kontaktowa: … Funkcja osoby kontaktowej: … Tel.: … Faks: … E-mail: … 2. STRUKTURA I ZASOBY ORGANU ODPOWIEDZIALNEGO/ORGANU DELEGOWANEGO Należy załączyć szczegółowy schemat organizacyjny zawierający krótki opis funkcji. Jeżeli realizacja EFU została oddelegowana należy załączyć schemat organizacyjny oraz krótki opis funkcji organu delegowanego. 2.1. Status organu odpowiedzialnego/organu delegowanego Jaki jest status prawny organu odpowiedzialnego?  Organ publiczny  Instytucja prawa publicznego lub agencja Jaki jest status prawny organu delegowanego?  Organ publiczny  Instytucja prawa publicznego lub agencja  Organ prywatny  Inne (proszę wymienić) … 2.2. Zestawienie personelu Organ odpowiedzialny (członkowie personelu, których stanowiska mają kluczowe znaczenie dla zarządzania funduszami EFR) Funkcja Nazwisko Status

Organ delegowany (tam, gdzie ma zastosowanie) Funkcja Nazwisko Status 2.3. Korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych (proszę sprecyzować czy organ odpowiedzialny/pośrednik korzysta z usług podmiotów zewnętrznych przy realizacji powierzonych mu zadań oraz tam, gdzie ma to zastosowanie, określić uzgodnienia zawarte w tym celu) … … … … 3. OPIS ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z FUNKCJONOWANIEM SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI 3.1. Podział zadań Zadania Jednostki/departamenty/osoby odpowiedzialne Przygotowanie krajowego programu wieloletniego i rocznego Publikacja zaproszeń do składania wniosków (dotacje) Odbiór i rejestracja wniosków Administracyjna analiza wniosków (kwalifikowalność) Finansowa analiza wniosków Ocena wniosków Techniczna analiza wniosków Wybór wniosków (decyzja) Powiadomienie ubiegających się o dotację o decyzji o jej przyznaniu Przygotowanie odpowiednich umów w sprawie przyznania dotacji Podpisywanie umów w sprawie przyznania dotacji Monitorowanie realizacji projektów Odbiór wniosków o płatności/faktur Analiza wniosków o płatności/faktur beneficjentów Autoryzacja płatności Kontrola projektów (1) Płatności Przygotowanie i publikacja zaproszenia do składania ofert Odbiór i rejestracja ofert przetargowych Administracyjna analiza przetargów Finansowa analiza ofert przetargów Techniczna analiza przetargów Procedura rozstrzygnięcia przetargu Podpisywanie umów Opracowanie rocznego sprawozdania z realizacji Opracowywanie zestawień wydatków przesyłanych przez państwo członkowskie do Komisji Europejskiej Opracowywanie wniosków o płatności przesyłanych przez państwo członkowskie do Komisji Europejskiej Przesyłanie przez państwo członkowskie wniosków o płatności do Komisji Europejskiej Audyt systemów zarządzania (2) Ocena (1) 3.2. Rozdział obowiązków (jeżeli zarządzanie, dokonywanie płatności oraz zadania związane z kontrolą są przeprowadzane w obrębie tej samej jednostki (departamentu), proszę sprecyzować, w jaki sposób działania te są wyraźnie rozdzielone) … … … … … … … Wprowadzanie dochodów i wydatków EFU do ksiąg rachunkowych 3.2.1. Ustalenia rachunkowe Jaki instrument rachunkowy stosuje się dla zarejestrowania środków EFU?  Specjalna pozycja budżetu w budżecie krajowym  Pozycja pozabudżetowa  Specjalny rachunek bankowy  Inne (proszę wymienić) … 3.2.2. Opis cyklu, w jakim środki pieniężne są udostępniane i przekazywane z rachunku w państwie członkowskim, na który są wpłacane, na specjalny rachunek ostatecznego beneficjenta Poziomy Nazwa rachunku Osoba odpowiedzialna Wpłynięcie środków pieniężnych płatnych przez WE Ostateczny beneficjent Czy cykl autoryzacyjny dla płatności EFU jest podobny do takiego cyklu w przypadku płatności uiszczanych z budżetu krajowego?  Tak  Nie Jeżeli nie, proszę opisać różnice, określając podstawowe powody … … … … … … 3.2.3. Opis zasad (jeżeli są stosowane) przenoszenia środków EFU oraz środków krajowego współfinansowania w przypadku korzystania z funduszy publicznych … … … … … … … … 4. ANALIZA PROCESU ZARZĄDZANIA — OPIS CYKLÓW I PROCEDUR 4.1. Przygotowanie programu wieloletniego i rocznego Kto zajmuje się przygotowaniem przedstawianych Komisji programów wieloletnich i rocznych? … … … … W szczególności, w jaki sposób włącza się plany finansowe w powyższe programy? … … … … … … Czy przygotowania te pociągają za sobą nawiązanie kontaktu z odpowiednimi partnerami dla ustanowienia wieloletnich programów pracy lub z potencjalnymi beneficjentami przed ustanowieniem programu rocznego (zaproszenie do wyrażania zainteresowania, zaproszenia do składania wniosków, procedury przetargu)? … … … … 4.2. Zaproszenia do składania wniosków oraz wybór ofert/procedury przetargu Czy dokumenty (podręczniki, okólniki, wytyczne dotyczące procedur) ustanawiające opisane poniżej procedury zostały przyjęte przez organ odpowiedzialny/organ delegowany? Tak  Nie  4.2.1. Ustanawianie zaproszenia do składania wniosków/zaproszenia do składania ofert — Przygotowanie i zatwierdzenie zaproszenia do składania wniosków/zaproszenia do składania ofert Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Dokumenty dołączane do wniosku zaproszenie do składania wniosków 2005 (wraz z formularzami zgłoszeniowymi); zaproszenie do składania ofert — Kto jest konsultowany przed sfinalizowaniem zaproszenia do składania wniosków/zaproszenia do składania ofert? Inne departamenty  Inne organy krajowe  Komisja Europejska  Inne  (proszę wymienić) … 4.2.2. Publikacja zaproszenia do składania wniosków/zaproszenia do składania ofert Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.)

— Ustalenia dotyczące publikacji: — Krajowy Dziennik Urzędowy oraz Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej (jeżeli wymaga tego procedura przetargu)  — specjalne strony internetowe  — prasa ogólna  — prasa specjalistyczna  — broszury i foldery  — Inne  (proszę wymienić) … 4.2.3. Wspieranie wnioskodawców w przygotowywaniu wniosków/przetargów (tj. za pomocą dokumentów czy za pośrednictwem służb wyjaśniających zasady zaproszeń do składania wniosków/ofert, takich jak wytyczne dla wnioskodawców itp.) Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Dokumenty dołączane do wniosku Istniejące dokumenty lub wnioski 4.2.4. Odbiór i rejestracja wniosków/dokumentów dotyczących przetargu Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Jednostka/Departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) — Odbiór wniosku/oferty przetargowej został potwierdzony za pomocą: — potwierdzenia odbioru  — pisma/faksu/e-maila  — Inne  (proszę wymienić) … — brak potwierdzenia  — Weryfikacja zachowania terminu wysyłki/potwierdzenia odbioru oraz kompletności dokumentów załączonych do wniosku/oferty przetargowej: Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.2.5. Analiza dokumentów wniosku/oferty przetargowej a) Analiza administracyjna (informacje o wnioskodawcach, kontrola kryteriów kwalifikowalności, itd.) Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) b) Analiza techniczna (analiza w świetle kryteriów wyboru i przyznawania finansowania określonych w zaproszeniu do składania wniosków/wymogach przetargowych) Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Czy określono dokładne kryteria wyboru i przyznawania finansowania? Tak  Nie  Jeżeli tak, czy zostały przedstawione za pomocą dokumentu (analityczna lista kontrolna itd.)? Tak  Nie  c) Analiza finansowa Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Czy określono dokładne kryteria (wartości referencyjne/pułapy dla poszczególnych typów wydatków)? Tak  Nie  Jeżeli tak, czy zostały przedstawione za pomocą dokumentu (lista kontrolna itd.)? Tak  Nie  4.2.6. Związek z innymi wspólnotowymi inicjatywami i programami Czy przeprowadza się kontrole w sprawie wszelkiego możliwego pokrywania się z działaniami/projektami finansowanymi w ramach innych inicjatyw czy programów wspólnotowych, takich jak EQUAL, w Państwa państwie członkowskim? Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.2.7. Ocena i wybór wniosków/procedur rozstrzygnięcia przetargu Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) (Proszę opisać strony zaangażowane (ocena wewnętrzna, zewnętrzni rzeczoznawcy, komitety oceniające) w ocenę przedłożonych wniosków/ofert przetargowych) … … … … … 4.2.8. Decyzja wyboru/odrzucenia wniosku/oferty przetargowej Kto jest oficjalnie odpowiedzialny za podjęcie decyzji w sprawie wyboru lub odrzucenia wniosku? Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.2.9. Zawiadomienie o podjęciu decyzji o odrzuceniu wniosku/oferty przetargowej Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Czy wnioskodawcy/oferentowi wysłano pismo ze wskazaniem przyczyn odrzucenia? Tak  Nie  Czy pismo wskazuje przyczyny odrzucenia? Tak  Nie  4.2.10. Przyjęcie projektu/decyzji o finansowaniu/oferty przetargowej Ustalenia dotyczące księgowości dla wybranych projektów Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Kto podpisuje umowę dofinansowania/decyzję o przyjęciu oferty przetargowej w imieniu organu odpowiedzialnego/organu delegowanego? (proszę załączyć kopię wzorcowej umowy i wzorcowych sprawozdań wysyłanych do beneficjentów) Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Dokumenty dołączane do wniosku wzorcowa(e) umowa(y) w sprawie dofinansowania 4.3. Zarządzanie i wypłacanie dotacji 4.3.1. Ustalenia dotyczące płatności określone w umowie(-ach) dofinansowania zawartej(-ych) z beneficjentem Płatność Kwota (% całości) Warunki płatności (sprawozdania, jakie powinni przedstawić beneficjenci) Planowana data (w związku z zakończeniem projektu) Pierwsza przedpłata? Druga przedpłata? Bilans Czy sporządzono wzorcowe sprawozdania okresowe oraz sprawozdania dotyczące ostatecznej oceny na użytek beneficjentów? (należy załączyć wzorcowe sprawozdania okresowe oraz sprawozdania dotyczące oceny) Tak  Nie  Czy sporządzono wzorcowe sprawozdania końcowe/wnioski o płatności na użytek beneficjentów?(należy załączyć wzorcowe sprawozdania końcowe oraz wnioski o płatności) Tak  Nie  4.3.2. Monitorowanie realizacji projektów Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Czy monitoring przewiduje także wizyty odbywane w celu przeprowadzania kontroli projektów na miejscu? Tak  Nie  Jeżeli tak, to jakie ustalenia mają zastosowanie (częstotliwość, kontrole działań przeprowadzanych w ramach projektu/aspektów finansowych itd.)? … … … … 4.3.3. Odbiór i analiza wniosków o płatności przedkładanych w ramach projektów Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne, itd.) Czy analiza wniosków o płatności przewiduje także następujące kontrole: Pierwsza przedpłata (Tak/Nie) Druga przedpłata (Tak/Nie) Końcowa (Tak/Nie) Czy wnioskowana kwota jest zgodna z kwotą przewidzianą w umowie Czy wnioskodawca jest właściwą osobą i czy rachunek bankowy, na który przelewa się środki finansowe, funkcjonuje prawidłowo Czy projekt został zrealizowany zgodnie z postanowieniami umowy dofinansowania Wyczerpujący, szczegółowy wykaz wydatków w ramach projektu Kontrola wyliczeń zawartych w zestawieniu wydatków beneficjenta Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z prognozą budżetową Dodatkowe dowody dotyczące zadeklarowanych wydatków Procent zadeklarowanych wydatków, dla których dostarczono dodatkowych dowodów: … % Potwierdzenie wydatków przez organ zewnętrzny (księgowego, audytora itd.) Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z przepisami decyzji Komisji 4.3.4. Zarządzenie płatności/zwrotu należności od beneficjentów Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.3.5. Nakaz płatności/zwrotu Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.3.6. Realizacja płatności/zwrotu Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Czy realizacja płatności/zwrotu przewiduje następujące kontrole: Pierwsza przedpłata (Tak/Nie) Pierwsza przedpłata (Tak/Nie) Końcowa (Tak/Nie) Istnienie zobowiązania prawnego dla projektu (umowa dofinansowania) Ważna autoryzacja nakazu płatności/zwrotu (lista kontrolna) Nakaz płatności/zwrotu prawidłowo podpisany przez upoważnionego sygnatariusza Dokładny status prawny i dane dotyczące konta bankowego beneficjenta Prawidłowe wprowadzanie do ksiąg rachunkowych wniosku o płatność/zwrot 4.3.7. Środki płatności W jaki sposób dokonuje się wpłaty na rzecz beneficjentów? Transfer bankowy  Czek  Inne  4.3.8. Monitorowanie zwrotu (Jakie postanowienia podjęto w celu monitorowania oraz zapewnienia spłaty nakazów zwrotu wydanych w odniesieniu do projektów) … … … … … … … … 4.3.9. Procedury nowego przydziału dla środków zwróconych w ramach EFU (tam, gdzie ma to zastosowanie) … … … … … … … … 4.4. Zestawienia wydatków i wnioski o płatności od państw członkowskich 4.4.1. Zestawienie wydatków Który departament/jednostka opracowuje przesyłane do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków? Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) Który organ potwierdza przesyłane do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków? Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Jednostka/Departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 4.4.2. Wniosek o płatność Który departament opracowuje przesyłany do Komisji Europejskiej wniosek o płatność (art. …)? Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 5. KONTROLA I AUDYT 5.1. Departamenty odpowiedzialne za kontrolę projektu (jak określono w art. 25 lit. a)) Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament (3) Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 5.2. Cechy kontroli projektów Wskaźniki Tak Nie Struktura kontroli: — scentralizowana — zdecentralizowana — przekazana na zewnątrz Liczba osób przeprowadzających kontrolę Rodzaje kontroli: Kontrole oparte na analizie ryzyka? — ex ante — w trakcie realizacji projektu — ex post Program roczny jest opracowywany z uwzględnieniem metod kontroli wyrywkowej określonych w art. 7 Czy działania kontrolne przewidują: Tak Nie Zapewnienie przestrzegania procedur wyboru projektu Kontrolę zgodności celów projektu z celami przedstawionymi w krajowym programie realizacji EFU Kontrolę zgodności wydatków przeniesionych przez beneficjentów z dokumentami towarzyszącymi Kontrola zgodności wydatków z wymaganiami Wspólnoty ustalonymi w trakcie krajowej procedury wyboru, z warunkami umowy lub instrumentu przydzielania finansowania oraz realizowanymi faktycznie pracami; Kontrola faktycznego zapewnienia współfinansowania krajowego Kontrola zgodności z procedurami i cyklami określonymi przez organ odpowiedzialny/pośrednika w zakresie analizy, autoryzacji i realizacji płatności na rzecz beneficjentów Kontrola zgodności kwoty finansowania z pułapami przewidzianymi w art. 23 decyzji 2004/904/WE Kontrola faktycznego dokonania wypłaty na rzecz beneficjentów Kontrola śladu rewizyjnego Kontrola zgodności przyjętych w odniesieniu do projektu wydatków i przychodów z kwotami wydatków i przychodów zadeklarowanymi przez organ odpowiedzialny w zestawieniu wydatków przedstawionym Komisji Europejskiej 5.3. Działania podjęte w następstwie kontroli a) Do kogo wysyłane są sprawozdania?  beneficjenci kontrolowanych projektów  zarząd organu odpowiedzialnego  departament audytu wewnętrznego organu odpowiedzialnego  inne krajowe organy audytu  Inne (proszę wymienić) … b) Jakie działania są podejmowane po przedstawieniu sprawozdań? — w zakresie danego projektu (korekty finansowe, kontrole innych projektów rozpoczętych przez tych samych beneficjentów itd.) … … … — w zakresie organu odpowiedzialnego/pośrednika (zmiany i korekty procedur/podręczników procedur, listy kontrolne itd.) … … … … … 5.4. Audyt organu odpowiedzialnego/pośrednika Czy organ odpowiedzialny/pośrednik podlega audytowi? Tak  Nie  Które departamenty lub organy mają kompetencje do przeprowadzania audytu?  Departament audytu wewnętrznego organu odpowiedzialnego/pośrednika  Departament audytu innego organu  Krajowy organ audytu (Trybunał Obrachunkowy) Czy od wejścia w życie decyzji Rady 2004/904/WE przeprowadzono audyt tego rodzaju? Tak  Nie  Jeżeli tak: W jakim dniu? … Przez który organ? … Czy sprawozdanie(a) jest(są) dostępne? … Jakie działania podjęto na podstawie tego sprawozdania? … … … … … … … 6. ŚLAD REWIZYJNY Gdzie przechowywane są następujące dokumenty? Dokumenty Odpowiedzialna jednostka/departament Przez jak długi okres? Krajowe programy wieloletnie i roczne Decyzja Komisji Europejskiej w sprawie krajowych programów wieloletnich i rocznych Zaproszenia do składania wniosków/zaproszenia do składania ofert Akta dotyczące wnioskodawców/akta dotyczące umowy Analizy administracyjne, techniczne i finansowe otrzymanych wniosków (wzory oceny) oraz sprawozdania komitetu oceniającego Decyzja o przyznaniu lub odmowie finansowania Umowa o finansowaniu projektu Związane z projektem decyzje w sprawie zobowiązań finansowych Sprawozdania okresowe oraz sprawozdania końcowe przedłożone przez beneficjentów Sprawozdania finansowe i wnioski o płatności przedkładane w ramach finansowanych projektów Dokumenty towarzyszące dokumentujące wydatki i dochody dotyczące finansowanych projektów Autoryzacja płatności/zwrotu finansowania (listy kontrolne) Nakazy płatności/zwrotu finansowania Dowód realizacji płatności/zwrotu finansowania Sprawozdania z kontroli projektów Sprawozdania z kontroli systemów zarządzania i kontroli przeprowadzanych na szczeblu krajowym Zestawienia wydatków przesłane do Komisji Europejskiej Wnioski o płatności przesłane do Komisji Europejskiej Końcowe sprawozdania z realizacji przesłane do Komisji Europejskiej Dowód płatności otrzymany od Komisji Europejskiej 7. OCENA 7.1. Departament odpowiedzialny za ocenę Czy istnieje postanowienie w tej sprawie? Tak/Nie/Brak Odpowiedzialna jednostka/departament (4) Forma (podręcznik, okólnik, wytyczne dotyczące procedur, listy kontrolne itd.) 7.2. Harmonogram procesu oceny Jak często będą kontrolowane działania w ramach EFU?  Ocena w połowie okresu programowania  Ocena końcowa 7.3. Wskaźniki Czy ustanowiono wskaźniki dla celów monitoringu i oceny projektów i programów krajowych oraz czy są one gromadzone na etapie zarządzania? Tak  Nie  Czy ustanowiono szczegółowe wskaźniki dla każdego rodzaju działań przewidzianych w art. 4, 5, 6 i 7 decyzji 2004/904/WE? Wskaźniki zasobów i ukończenia projektu (wstawić X jeżeli Tak) Wskaźniki ukończenia działania (wstawić X jeżeli Tak) Wskaźniki dotyczące wyniku działania (wstawić X jeżeli Tak) Wskaźniki wpływu działania (konsekwencji) (wstawić X jeżeli Tak) 1. Warunki przyjmowania uchodźców i procedury udzielania azylu — pomoc dla osób — pomoc strukturalna 2. Integracja — pomoc dla osób — pomoc strukturalna 3. Dobrowolny powrót — pomoc dla osób — pomoc strukturalna (1) Tam, gdzie ma to zastosowanie, wskazać doradców zewnętrznych. (2) Uwaga: Weryfikacja będzie przeprowadzana przez organ odpowiedzialny lub podlegający mu organ (przez audytorów zewnętrznych, organy publiczne) dla celów kontroli (art. 25 lit. a), tj. niezwiązana bezpośrednio z monitorowaniem codziennego zarządzania projektem (analiza i decyzja, wnioski o płatności) itd. (3) Wskazać również przypadki, w których przy przeprowadzaniu kontroli korzystano z pomocy organu zewnętrznego. (4) Tam, gdzie ma to zastosowanie, wskazać doradców zewnętrznych.

ZAŁĄCZNIK 2 EUROPEJSKI FUNDUSZ NA RZECZ UCHODŹCÓW PROJEKT PROGRAMU ROCZNEGO 2005 1. PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE … 2. OGÓLNE ZASADY WYBORU PROJEKTÓW, KTÓRE MAJĄ BYĆ FINANSOWANE W RAMACH PROGRAMU ROCZNEGO Czy ogólne zasady wyboru projektów, które mają być finansowane w ramach programu rocznego, są zgodne z tymi ustanowionymi w programie wieloletnim? Jeżeli nie, proszę dostarczyć poniżej szczegółów na temat zmian. … … … … … … … … … … … … … … … 3. DZIAŁANIA 3.1. Działanie A.: Warunki przyjmowania uchodżców i procedury udzielania azylu i) Potrzeby usprawiedliwiające wdrożenie działania … … ii) Cel działania … … iii) Plan finansowania (1) Środki z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców A 0,00 EUR 0,00 % Środki publiczne B 0,00 EUR 0,00 % Środki z zasobów regionalnych C 0,00 EUR 0,00 % Środki z budżetu organów lokalnych D 0,00 EUR 0,00 % Środki krajowe E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Łączny przydział środków publicznych F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Środki prywatne G 0,00 EUR 0,00 % Koszty ogółem H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Harmonogram (Daty rozpoczęcia projektów powinny zawierać się w okresie pomiędzy 1 stycznia 2005 r. i 31 grudnia roku objętego programem. W drodze wyjątku daty rozpoczęcia projektów objętych programem na rok 2005 mogą zawierać się między 1.1.2005 a 30.6.2006. Wydatki związane z projektem w ramach programu rocznego 2005 mogą kwalifikować się od dnia 1 stycznia 2005 r.) Data rozpoczęcia: … Data zakończenia: … v) Działania przewidziane do realizacji (schemat operacyjny) Patrz działania określone w art. 5 decyzji 2004/904/WE vi) Grupy docelowe Osoby określone w art. 3 decyzji 2004/904/WE ustanawiającej EFU (określić status prawny) vii) Beneficjenci dotacji (organizacje pozarządowe, organy federalne, krajowe, regionalne lub lokalne, inne organizacje nienastawione na przynoszenie dochodu …) viii) Zaangażowane organy krajowe Podać, czy inny organ poza organem odpowiedzialnym zgodnie z art. 13 decyzji o ustanowieniu EFU jest zaangażowany ix) Oczekiwane wyniki określone ilościowo Zestawienie podanych poniżej przykładów jest opisowe, lecz niewyczerpujące: — Poprawa dostosowania infrastruktury lub usług (ilościowo). — Pomoc materialna oraz opieka medyczna lub psychologiczna. — Pomoc społeczna, informowanie lub pomoc w związku z formalnościami administracyjnymi. — Świadczenie usług pomocniczych, takich jak tłumaczenia i szkolenia, w celu poprawy warunków przyjmowania uchodźców oraz efektywności i jakości procedur udzielania azylu. — Poprawa sposobów informowania społeczności lokalnych mających styczność z osobami przyjmowanymi w państwie przyjmującym. — Rodzaj i wymiar specjalnej pomocy dla słabszych grup. — Zapewnienie docelowym grupom beneficjentów kontaktu ze specjalistycznymi doradcami w dziedzinie prawa i innymi. — Liczba użytkowników produktów dostarczonych dzięki projektowi (źródła informacji, tłumaczenia dokumentów itd.). — Konkretna poprawa procesu rozpatrywania wniosków o przyznanie azylu. — Poprawa w możliwościach reprezentowania osób ubiegających się o azyl (np. pomoc prawna). — Inne (podać szczegóły). x) Widoczność współfinansowania z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (EFU) Opisać mechanizmy zapewnienia widoczności finansowania z EFU dla wszelkich działań związanych z projektami finansowanymi w ramach tego środka. … … xi) Komplementarność w stosunku do podobnych działań finansowanych przez inne instrumenty oraz dodatkowość w stosunku do środków krajowych Proszę wykazać, że zaproponowane działania są w pełni zintegrowane i skoordynowane z podobnymi działaniami finansowanymi przez inne krajowe lub wspólnotowe instrumenty, a także że mają one charakter uzupełniający i nie zastępują działań krajowych. … … 3.2. Działanie B.: Integracja osób określonych w art. 3 decyzji 2004/904/WE, których pobyt na terytorium Państwa Członkowskiego ma charakter długotrwały i stały i) Potrzeby usprawiedliwiające wdrożenie działania … … ii) Cel działania … … iii) Plan finansowania (2) Środki z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców A 0,00 EUR 0,00 % Środki publiczne B 0,00 EUR 0,00 % Środki z zasobów regionalnych C 0,00 EUR 0,00 % Środki z budżetu organów lokalnych D 0,00 EUR 0,00 % Środki krajowe E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Łączny przydział środków publicznych F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Środki prywatne G 0,00 EUR 0,00 % Koszty ogółem H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Harmonogram (Daty rozpoczęcia projektów powinny zawierać się w okresie pomiędzy 1 stycznia 2005 r. i 31 grudnia roku objętego programem. W drodze wyjątku daty rozpoczęcia projektów objętych programem na rok 2005 mogą zawierać się między 1.1.2005 a 30.6.2006. Wydatki związane z projektem w ramach programu rocznego 2005 mogą kwalifikować się od dnia 1 stycznia 2005 r.) Data rozpoczęcia: … Data zakończenia: … v) Działania przewidziane do realizacji (schemat operacyjny) Patrz działania określone w art. 6 decyzji 2004/904/WE … … … … … vi) Grupy docelowe Osoby określone w art. 3 decyzji o ustanowieniu EFU, których pobyt na terytorium Państwa Członkowskiego ma charakter długotrwały i/lub stały (uwaga: z wyłączeniem osób ubiegających się o azyl, nielegalnych migrantów lub migrantów) vii) Beneficjenci dotacji (organizacje pozarządowe, organy federalne, krajowe, regionalne lub lokalne, inne organizacje nienastawione na przynoszenie dochodu …) viii) Zaangażowane organy krajowe Podać, czy zaangażowany jest inny organ poza organem odpowiedzialnym zgodnie z art. 13 2004/904/WE. ix) Oczekiwane wyniki określone ilościowo Zestawienie podanych poniżej przykładów jest opisowe, lecz niewyczerpujące: — Zapewnienie doradztwa i pomocy w takich dziedzinach, jak: zakwaterowanie, środki utrzymania, integracja na rynku pracy, materiały i usługi w dziedzinie opieki medycznej, psychologicznej i społecznej. — Szereg działań pozwalających beneficjentom na dostosowanie się do społeczeństwa państwa członkowskiego pod względem społeczno-kulturowym oraz uznanie wartości zawartych w Karcie Praw Podstawowych Unii Europejskiej. — Zapewnienie podjęcia działań w celu wspierania trwałego i stałego uczestnictwa w życiu społecznym i kulturalnym. — Wartość pieniężna bezpośredniego wsparcia (artykuły spożywcze, ubrania, zakwaterowanie itd.); — Ilość dostarczonych usług opieki zdrowotnej. — Ilość godzin dostarczonej edukacji lub szkolenia (np. szkolenia językowego lub zawodowego). — Zapewnienie docelowym grupom beneficjentów kontaktu z doradcami społecznymi. — Liczba użytkowników produktów dostarczonych dzięki projektowi (źródła informacji, tłumaczenia dokumentów itd.). — Konkretna poprawa integracji uchodźców. — Zapewnienie podjęcia działań wspierających zarówno równy dostęp tych osób do instytucji publicznych, jak i ich równe traktowanie przez te instytucje. — Inne (podać szczegóły). x) Widoczność współfinansowania z EFU Opisać mechanizmy zapewnienia widoczności finansowania z EFU dla wszelkich działań związanych z projektami finansowanymi w ramach tego środka. … … … … … xi) Komplementarność w stosunku do podobnych środków finansowanych przez inne instrumenty oraz dodatkowość w stosunku do środków krajowych Państwo członkowskie powinno wykazać, że zaproponowane środki są w pełni zintegrowane i skoordynowane z podobnymi działaniami finansowanymi przez inne krajowe lub wspólnotowe instrumenty, a także że mają one charakter uzupełniający i nie zastępują działań krajowych. … … … … … 3.3. Działanie C.: Dobrowolny powrót osób, o których mowa w art. 3 decyzji 2004/904/WE, pod warunkiem że nie przyjęły one nowego obywatelstwa i nie opuściły terytorium Państwa Członkowskiego i) Potrzeby usprawiedliwiające wdrożenie działania … … ii) Cel działania … … iii) Plan finansowania (3) Środki z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców A 0,00 EUR 0,00 % Środki publiczne B 0,00 EUR 0,00 % Środki z zasobów regionalnych C 0,00 EUR 0,00 % Środki z budżetu organów lokalnych D 0,00 EUR 0,00 % Środki krajowe E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Łączny przydział środków publicznych F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Środki prywatne G 0,00 EUR 0,00 % Koszty ogółem H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Harmonogram (Daty rozpoczęcia projektów powinny zawierać się w okresie pomiędzy 1 stycznia i 31grudnia roku objętego programem. W drodze wyjątku daty rozpoczęcia projektów objętych programem na rok 2005 mogą zawierać się między 1.1.2005 a 30.6.2006. Wydatki związane z projektem w ramach programu rocznego 2005 mogą kwalifikować się od dnia 1 stycznia 2005 r.) Data rozpoczęcia: … Data zakończenia: … v) Działania przewidziane do realizacji (schemat operacyjny) Patrz działania określone w art. 7 decyzji 2004/904/WE … … … … … vi) Działania podejmowane w następstwie powrotu Należy opisać system ustanowiony w celu monitorowania i przeprowadzania działań podejmowanych w następstwie dobrowolnego powrotu. vii) Grupy docelowe Osoby określone w art. 3 decyzji o ustanowieniu EFU, pod warunkiem, że nie przyjęły one nowego obywatelstwa (osoby naturalizowane) i nie opuściły terytorium państwa członkowskiego (należy sprecyzować) viii) Beneficjenci dotacji (organizacje pozarządowe, organy federalne, krajowe, regionalne lub lokalne, inne organizacje nienastawione na przynoszenie dochodu …) ix) Zaangażowane organy krajowe Podać, czy zaangażowany jest inny organ poza organem odpowiedzialnym zgodnie z art. 13 decyzji 2004/904/WE o ustanowieniu EFU. x) Oczekiwane wyniki określone ilościowo Zestawienie podanych poniżej przykładów jest opisowe, lecz nie wyczerpujące: — Liczba użytkowników usług informowania i doradztwa dotyczącego inicjatyw lub programów w zakresie dobrowolnego powrotu. — Liczba osób (kadra wykwalifikowana, głów rodzin, członków rodziny), które powracają do kraju ojczystego. — Liczba osób, które pozostały, lecz otrzymały pomoc związaną z powrotem. — Dodatkowe korzyści gospodarcze dla państwa pochodzenia (np.: liczba utworzonych miejsc pracy, założonych firm itd.). — Dostarczenie informacji na temat aspektów związanych z powrotem, łącznie z gospodarczą, administracyjną i polityczną sytuacją w państwie pochodzenia, możliwości zatrudnienia, praw własności i innych kwestii prawnych. — Wartość pomocy finansowej dla powracających. — Współdziałanie z podobnymi projektami w innych Państwach Członkowskich. — Zapewnienie docelowym grupom beneficjentów kontaktu z doradcami. — Liczba użytkowników produktów dostarczonych dzięki projektowi (informowanie o sytuacji w kraju lub regionie pochodzenia lub byłym zwyczajowym miejscu pobytu). — Wpływ w kategoriach ilościowych działań społeczności rodaków zamieszkujących na terenie Unii Europejskiej służących ułatwieniu dobrowolnego powrotu osób określonych w decyzji Rady 2004/904/WE. — Działania mające na celu ułatwienie organizacji i realizacji krajowych inicjatyw lub programów na rzecz dobrowolnego powrotu. — Inne (podać szczegóły). xi) Widoczność spółfinansowania z EFU Opisać mechanizmy zapewnienia widoczności finansowania z EFU dla wszelkich działań związanych z projektami finansowanymi w ramach tego środka. … … … … … xii) Komplementarność w stosunku do podobnych działań finansowanych przez inne instrumenty oraz dodatkowość w stosunku do działań krajowych Państwo członkowskie powinno wykazać, że zaproponowane działania są w pełni zintegrowane i skoordynowane z podobnymi działaniami finansowanymi przez inne krajowe (łącznie z regionalnymi i lokalnymi) lub wspólnotowe instrumenty, a także że mają one charakter uzupełniający i nie zastępują działań krajowych. 4. POMOC TECHNICZNA i) Potrzeby usprawiedliwiające korzystanie z pomocy technicznej Szczegółowy opis dostępnych zasobów oraz dodatkowych potrzeb, których zaspokojenie jest konieczne dla realizacji programu EFU … … ii) Cele pomocy technicznej (art. 18 decyzji 2004/904/WE) … … iii) Plan finansowania (4) Środki z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców A 0,00 EUR 0,00 % Środki publiczne B 0,00 EUR 0,00 % Środki z zasobów regionalnych C 0,00 EUR 0,00 % Środki z budżetu organów lokalnych D 0,00 EUR 0,00 % Środki krajowe E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Łączny przydział środków publicznych F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Środki prywatne G 0,00 EUR 0,00 % Koszty ogółem H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Harmonogram (Daty rozpoczęcia udzielania pomocy technicznej powinny zawierać się w okresie pomiędzy 1 stycznia 2005 r. i 31 grudnia roku objętego programem. W drodze wyjątku daty rozpoczęcia projektów objętych programem na rok 2005 mogą zawierać się między 1.1.2005 a 30.6.2006. Wydatki w ramach programu rocznego 2005 mogą kwalifikować się od dnia 1 stycznia 2005 r. do dnia 31 grudnia 2006 r.) Data rozpoczęcia: … Data zakończenia: … v) Działania przewidziane do realizacji (schemat operacyjny) Działania obejmujące pomoc techniczną i administracyjną odnoszącą się do przygotowania, monitoringu i oceny działań programu, na przykład: a) Koszty związane z przygotowaniem, wyborem, oceną i następstwami działania współfinansowanego przez EFU. Powyższe koszty mogą obejmować leasing lub nabycie systemów komputerowych, których potrzeba jest należycie uzasadniona przez organ odpowiedzialny i proporcjonalna do wielkości programu. Sprzęt uzyskany poprzez leasing lub kupno może być wykorzystywany jedynie do celów realizacji programu. Stosuje się zasady kwalifikowalności leasingu do współfinansowania. b) Działania informacyjne i koszty związane z widocznością współfinansowania z EFU. c) Koszty związane z audytem, kontrolami na miejscu i inspekcjami projektów. d) Wydatki związane z wynagrodzeniem, w tym składki na ubezpieczenia społeczne, kwalifikują się jedynie w następujących przypadkach: e) Zatrudnieni na stałe urzędnicy, tymczasowo oddelegowani na mocy formalnej decyzji organu odpowiedzialnego, którym powierzono zadania wymienione w punktach 2–4 powyżej. f) Czasowi przedstawiciele lub personel sektora prywatnego zatrudnieni wyłącznie do wykonania zadań wymienionych w punktach 2–4 powyżej. vi) Procedury udzielania zamówień publicznych Organ publiczny wdrażający program EFU (i inne organy wykonawcze zajmujące się wdrażaniem, tam gdzie ma to zastosowanie). Wskazać w szczególności, według jakich procedur udzielania zamówień publicznych zarządza się wydatkami w zakresie pomocy technicznej. vii) Zaangażowane organy krajowe Podać, czy zaangażowane są inne organy poza organem odpowiedzialnym zgodnie z art. 13 decyzji o ustanowieniu EFU viii) Oczekiwane wyniki określone ilościowo np.: — Określona ilościowo poprawa wdrażania EFU. — Poprawa w przygotowaniu zaproszeń do składania wniosków i przygotowaniu programów (podać liczbę osób/dni). — Ocena wniosków w sprawie projektów (podać liczbę): — Wybór projektów (oczekiwana liczba): — Działania podjęte w następstwie projektu i zarządzania programem (podać liczbę osób/dni). — Audyt oraz kontrole działań na miejscu (podać liczbę audytów/wizyt): — Sprawozdania oceniające (podać liczbę osób/dni). — Inicjatywy publiczne (wymienić). — Sprzęt uzyskany poprzez leasing lub kupno (podać). — Inne (podać szczegóły). ix) Widoczność współfinansowania z EFU Finansowanie z EFU musi zostać wyraźnie uwidocznione dla każdego rodzaju działalności związanej z działaniami finansowanymi w ramach środka. x) Komplementarność w stosunku do podobnych środków finansowanych przez inne instrumenty oraz dodatkowość w stosunku do środków krajowych Państwo członkowskie powinno wykazać, że zaproponowane środki są w pełni zintegrowane i skoordynowane z podobnymi środkami finansowanymi przez inne krajowe, wspólnotowe lub międzynarodowe instrumenty, a także że mają one charakter uzupełniający i nie zastępują działań krajowych. 5. ORIENTACYJNY CAŁOROCZNY PLAN FINANSOWANIA (5) Środki z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców A 0,00 EUR 0,00 % Środki publiczne B 0,00 EUR 0,00 % Środki z zasobów regionalnych C 0,00 EUR 0,00 % Środki z budżetu organów lokalnych D 0,00 EUR 0,00 % Środki krajowe E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Łączny przydział środków publicznych F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Środki prywatne G 0,00 EUR 0,00 % Koszty ogółem H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (1) Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji. (2) Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji. (3) Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji. (4) Maksymalnie 7 % rocznych środków państwa członkowskiego, plus 30 000 EUR. Brak obowiązku współfinansowania. Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji. (5) Proszę odnieść się do art. 15 niniejszej decyzji.

ZAŁĄCZNIK 3 WZÓR SPRAWOZDANIA OKRESOWEGO (Artykuł 23 ust. 3 decyzji 2004/904/WE) Należy przesłać na adres Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa w Komisji Europejskiej: European Commission Directorate-General for Justice, Freedom and Security Unit B/4 European Refugee Fund B-1049 Brussels Państwo członkowskie: …Rok programu rocznego: …Organ odpowiedzialny: …(nazwisko osoby kontaktowej, departament lub organizacja, adres, faks, telefon, e-mail)Termin: jeżeli 70 % kwoty płatności początkowej uiszczono na szczeblu beneficjenta końcowego. A. PROGRAM ADMINISTRACJI I ZARZĄDZANIA 1. Opis rocznego programu w dziedzinie struktur zarządzania, obiegów finansowych, metodologii i kryteriów wyboru projektów, systemów monitoringu (jeżeli dane te są identyczne z informacjami podanymi we wniosku o współfinansowanie: zamieścić odniesienie do wniosku o współfinansowanie). 2. Wybór projektu: kroki podjęte i osiągnięte wyniki (np. data publikacji zaproszenia do składania wniosków, liczba wnioskodawców, liczba wybranych projektów, przeciętny koszt wybranych projektów). Opis działań pomocy technicznej podejmowanych w trakcie realizacji programu. 3. Informacje i promocja: podjęte działania. Szczegółowy opis sposobu zapewnienia widoczności współfinansowaniu przez Wspólnotę. Wszystkie dokumenty i publikacje muszą zawierać wzmiankę na temat współfinansowania przez UE „Projekt współfinansowany przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców”. 4. Informacje na temat kontroli przeprowadzanych zgodnie z art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE. 5. Informacje na temat ryzyka związanego z działaniami (ryzyko w rozumieniu potencjalnego wydarzenia, które miałoby wpływ na osiągnięcie celów). B. REALIZACJA PROGRAMU 1. Harmonogram — Data rozpoczęcia realizacji krajowego programu rocznego: — Data zakończenia realizacji krajowego programu rocznego (data końcowa egzekucji wydatków podana w decyzji o współfinansowaniu). 2. Kwestie finansowe Tabela sprawozdania finansowego (należy podać datę – nie wcześniejszą niż miesiąc przed przedłożeniem sprawozdania podsumowującego). SPRAWOZDANIE FINANSOWE (sprawozdanie okresowe art. 23 ust. 3) PROGRAMY KRAJOWE EFU KRAJ Stan z Rok realizacji programu

Zaplanowano (1) Zobowiązania (2) Płatności (3) % Płatności (4 = 3/2) Koszty całkowite (a) Finansowanie z EFU (b) Koszty całkowite (a) Całkowite koszty kwalifikowane (b) Finansowanie z EFU (c) Koszty całkowite (a) Całkowite koszty kwalifikowane (b) Końcowa należna płatność z EFU (c) Wypłacone z EFU środki finansowe (d) Koszty całkowite (a) Końcowa należna płatność z EFU (b) Wypłacone z EFU środki finansowe (c) Środki z EFU nadal do wypłaty/zwrotu przez organ odpowiedzialny (5) Działanie A – przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu Działanie 1 Działanie 2 Działanie 3 Działanie A ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie B – integracja Działanie 1 Działanie 2 Działanie B ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie C – dobrowolny powrót Działanie 1 Działanie 2 Działanie C ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie D – projekty obejmujące więcej niż jedno działanie Działanie 1 Działanie 2 Działanie D ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DZIAŁANIA OGÓŁEM 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ogółem E – pomoc techniczna SUMA ŁĄCZNA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Zaplanowano = jak zaplanowano w uzgodnionym programie rocznym (niekiedy brak na tym etapie szczegółów dotyczących projektu). (1a) Koszty całkowite = koszt całkowity działań przewidziany w uzgodnionym programie rocznym. (1b) Finansowanie z EFU = kwota z funduszy EFU przypadająca na działanie przewidziana w uzgodnionym programie rocznym. (2) Zobowiązania = jak uzgodniono w umowie o współfinansowaniu/decyzji o finansowaniu pomiędzy organem odpowiedzialnym a organizacją-beneficjentem. (2a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania uzgodniony w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu. (2b) Całkowite koszty kwalifikowane = całkowite koszty kwalifikowane działania uzgodnionego w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu (= koszt całkowity – wkład rzeczowy). (2c) Finansowanie z EFU = maksymalna kwota finansowania z EFU uzgodniona w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu pomiędzy organem odpowiedzialnym a beneficjentem. (3) Wypłacono = faktycznie poniesiono i wypłacono do tej pory. (3a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania poniesiony przez beneficjenta i zatwierdzony przez organ odpowiedzialny. (3b) Całkowite koszty kwalifikowane = kwalifikowane koszty działania poniesione przez beneficjenta i zatwierdzone przez organ odpowiedzialny (= koszt całkowity — wkład rzeczowy). (3c) Końcowa należna płatność z EFU = końcowa kwota płatności z EFU należnej beneficjentowi zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu oraz wydatkami uzgodnionymi przez organ odpowiedzialny. (3d) Wypłacone z EFU środki finansowe = kwota wypłaconych do tej pory przez organ odpowiedzialny beneficjentowi funduszy z EFU (łącznie z kwotami zwróconymi). (4) Różnica pomiędzy środkami przyznanymi i do tej pory wypłaconymi. (4a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania poniesiony przez beneficjenta zatwierdzony przez organ odpowiedzialny (3a)/koszt całkowity działania uzgodniony w umowie o przyznaniu dotacji lub decyzji o finansowaniu (2a). (4b) Końcowa należna płatność z EFU = kwota końcowej należnej płatności z EFU (3c)/kwota finansowania z EFU przyznana na działanie (2b). (4c) Wypłacone z EFU środki finansowe = kwota z funduszu EFU wypłacona do tej pory beneficjentowi zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji lub decyzji o finansowaniu (3d)/kwota z funduszy EFU przyznana na działanie (2b). (5) Środki z EFU nadal do wypłaty/zwrotu (4c) Różnica pomiędzy końcową należną beneficjentowi kwotą z funduszy EFU zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu, a kwotą z funduszu EFU wypłaconą do tej pory beneficjentowi przez organ odpowiedzialny (łącznie z kwotami zwróconymi) – (5) = 3(c) – 3(d). WYKAZ WYDATKÓW PROGRAMU ROCZNEGO (Artykuły 23 ust. 3 i art. 24 decyzji Rady) Numer referencyjny Komisji: Kraj: Data: (w EUR) Działania Łączna kwota wydatków Wydatki kwalifikowane Wkład rzeczowy Wydatki ogółem Bezpośrednie koszty kwalifikowane Pośrednie koszty kwalifikowane Wydatki kwalifikowane ogółem Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 1 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 2 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 3 (A) Ogółem przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu Integracja działanie 1 Integracja działanie 2 (B) Integracja ogółem Dobrowolny powrót działanie 1 Dobrowolny powrót działanie 2 (C) Dobrowolny powrót ogółem Działanie mieszane 1 Działanie mieszane 2 (D) Ogółem projekty obejmujące więcej niż jedno działanie (E) Pomoc techniczna SUMA ŁĄCZNA b) Płatności otrzymane ze strony Komisji oraz odpowiadające im daty. 3. Realizacja działań programu a) Główne cele wybranych projektów według odpowiednich działań (proszę zastosować odpowiednie wskaźniki opisane we wniosku o współfinansowanie: proszę podać przykłady wybranych projektów); b) Kwantyfikacja oczekiwanych rezultatów (proszę zaktualizować kwantyfikację wskaźników według środków podanych we wniosku o współfinansowanie); c) Problemy przy realizacji krajowego programu rocznego; d) Inne uwagi dotyczące realizacji.

ZAŁĄCZNIK 4 WZÓR SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO (Artykuł 23 ust. 4 decyzji 2004/904/WE) Należy przesłać na adres Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa w Komisji Europejskiej: European Commission Directorate-General for Justice, Freedom and Security Unit B/4 European Refugee Fund B-1049 Brussels Państwo członkowskie: …Rok programu rocznego: …Organ odpowiedzialny: …(nazwisko osoby, kontaktowej, departament lub organizacja, adres, faks, telefon, e-mail)Termin: nie więcej niż dziewięć miesięcy po terminie kwalifikowania się programu rocznego. A. KONTEKST OPERACYJNY 1. Opis znaczącego rozwoju sytuacji w państwie członkowskim w porównaniu z sytuacją opisaną w programie rocznym. 2. Wpływ powyższego rozwoju na realizację programu. 3. Środek podjęty dla zapewnienia spójności i komplementarności z innymi zbliżonymi tematycznie politykami na szczeblu krajowym lub europejskim (łącznie z konkurencją, zamówieniami publicznymi, równością szans oraz polityką środowiskową). B. ADMINISTRACJA I ZARZĄDZANIE PROGRAMEM 1. Opis programu w dziedzinie struktur zarządzania, cyklów finansowych, metodologii i kryteriów wyboru projektów, systemów monitoringu i kontroli (jeżeli dane te są identyczne z informacjami podanymi we wniosku o współfinansowanie: zamieścić odniesienie do wniosku o współfinansowanie). 2. Szczegóły dotyczące wszelkich zmian dotyczących zarządzania programem i systemów monitoringu. 3. Opis działań w zakresie pomocy technicznej podejmowanych w trakcie realizacji programu: osiągnięte wyniki. 4. Informacje i promocja: podjęte działania. Szczegółowy opis sposobu zapewnienia widoczności wspólnotowego współfinansowania. Wszystkie dokumenty i publikacje zawierają wzmiankę o współfinansowaniu ze strony UE. „Projekt współfinansowany przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców”. (Należy załączyć kopie wszystkich związanych z projektem publikacji, artykułów prasowych itd.). 5. Informacje na temat kontroli przeprowadzanych zgodnie z art. 24 ust. 1 decyzji 2004/904/WE łącznie z objaśnieniem aspektów kosztów i korzyści metody kontroli wyrywkowej zgodnie z art. 7 ust. 2 tej decyzji. 6. Informacje na temat ryzyka związanego z działaniami: (ryzyko w rozumieniu potencjalnego wydarzenia, które miałoby wpływ na osiągnięcie celów). C. REALIZACJA PROGRAMU 1. Harmonogram — Data rozpoczęcia realizacji krajowego programu rocznego; — Data zakończenia realizacji krajowego programu rocznego (data końcowa wykonania wydatków podana w decyzji o współfinansowaniu). 2. Kwestie finansowe Tabela sprawozdania finansowego (należy podać datę – nie wcześniejszą niż miesiąc przed przedłożeniem sprawozdania podsumowującego). SPRAWOZDANIE FINANSOWE (sprawozdanie końcowe art. 23 ust. 4, art. 24 ust. 3 i art. 28 ust. 2) PROGRAMY KRAJOWE EFU KRAJ Stan z Rok realizacji programu

Zaplanowano (1) Zobowiązania (2) Płatności (3) % płatności (4=3/2) Koszty całkowite (a) Finansowanie z EFU (b) Koszty całkowite (a) Całkowite koszty kwalifikowane (b) Finansowanie z EFU (b) Koszty całkowite (a) Całkowite koszty kwalifikowane (b) Końcowa należna płatność z EFU (b) Wypłacone z EFU środki finansowe (d) Koszty całkowite (a) Końcowa należna płatność (b) Wypłacone z EFU środki finansowe (c) Środki z EFU nadal do wypłaty/zwrotu przez organ odpowiedzialny (5) Działanie A – Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu Działanie 1 Działanie 2 Działanie 3 Działanie A ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie B – integracja Działanie 1 Działanie 2 Działanie B ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie C – dobrowolny powrót Działanie 1 Działanie 2 Działanie C ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie D – projekty obejmujące więcej niż jedno działanie Działanie 1 Działanie 2 Działanie D ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DZIAŁANIA OGÓŁEM 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ogółem E – pomoc techniczna SUMA ŁĄCZNA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Zaplanowano = jak zaplanowano w uzgodnionym programie rocznym (niekiedy brak na tym etapie szczegółów dotyczących projektu). (1a) Koszty całkowite = koszt całkowity działań przewidziany w uzgodnionym programie rocznym. (1b) Finansowanie z EFU = kwota z funduszy EFU przypadająca na działanie przewidziana w uzgodnionym programie rocznym. (2) Zobowiązania = jak uzgodniono w umowie o współfinansowaniu/decyzji o finansowaniu pomiędzy organem odpowiedzialnym a organizacją-beneficjentem. (2a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania uzgodniony w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu. (2b) Całkowite koszty kwalifikowane = Całkowite koszty kwalifikowane działania uzgodnionego w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu (= koszt całkowity – wkład rzeczowy). (2c) Finansowanie z EFU = maksymalna kwota finansowania z EFU uzgodniona w umowie o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu pomiędzy organem odpowiedzialnym a beneficjentem. (3) Wypłacono = faktycznie poniesiono i wypłacono do tej pory. (3a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania poniesiony przez beneficjenta i zatwierdzony przez organ odpowiedzialny. (3b) Całkowite koszty kwalifikowane = koszty kwalifikowane działania poniesione przez beneficjenta i zatwierdzone przez organ odpowiedzialny (= koszt całkowity - wkład rzeczowy). (3c) Końcowa należna płatność z EFU = końcowa kwota płatności z EFU należnej beneficjentowi zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu oraz wydatkami uzgodnionymi przez organ odpowiedzialny. (3d) Wypłacone z EFU środki finansowe = kwota wypłaconych do tej pory przez organ odpowiedzialny beneficjentowi środków finansowych z EFU (łącznie z kwotami zwróconymi). (4) Różnica pomiędzy środkami przyznanymi i do tej pory wypłaconymi. (4a) Koszt całkowity = koszt całkowity działania poniesiony przez beneficjenta i zatwierdzony przez organ odpowiedzialny (3a)/koszt całkowity działania uzgodniony w umowie o przyznaniu dotacji lub decyzji o finansowaniu (2a). (4b) Końcowa należna płatność z EFU = kwota końcowej należnej płatności z EFU (3c)/kwota finansowania z EFU przyznana na działanie (2b). (4c) Wypłacone z EFU środki finansowe = kwota z funduszu EFU wypłacona do tej pory beneficjentowi zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji lub decyzji o finansowaniu (3d)/kwota z funduszu EFU przyznana na działanie (2b). (5) Środki z EFU nadal do wypłaty/zwrotu (4c) Różnica pomiędzy końcową należną beneficjentowi kwotą z funduszy EFU zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu dotacji/decyzji o finansowaniu a kwotą z funduszu EFU wypłacona do tej pory beneficjentowi przez organ odpowiedzialny (łącznie z kwotami zwróconymi) – (5) = 3(c) – 3(d). OSTATECZNY WYKAZ WYDATKÓW PROGRAMU ROCZNEGO EFU (Artykuł 23 ust. 3 i art. 24 ust. 3 decyzji Rady) Numer referencyjny Komisji: Kraj: Data: (w EUR) Działania Łączna kwota wydatków Wydatki kwalifikowane Wkład rzeczowy Wydatki ogółem Bezpośrednie koszty kwalifikowane Pośrednie koszty kwalifikowane Wydatki kwalifikowane ogółem Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 1 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 2 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 3 (A) ogółem przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu Integracja działanie 1 Integracja działanie 2 (B) Integracja ogółem Dobrowolny powrót działanie 1 Dobrowolny powrót działanie 2 (C) Dobrowolny powrót ogółem Działanie mieszane 1 Działanie mieszane 2 (D) Ogółem projekty obejmujące więcej niż jedno działanie (E) Pomoc techniczna SUMA ŁĄCZNA

Działania Źródła dochodu Publiczne Prywatne Wkład rzeczowy Ogółem Wspólnota (EFU) (Maksymalna należna płatność z EFU) Państwo Regiony Władze lokalne Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 1 0,00 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 2 0,00 Przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu działanie 3 0,00 (A) Ogółem przyjmowanie uchodźców i procedury udzielania azylu 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Integracja działanie 1 0,00 Integracja działanie 2 0,00 (B) Integracja ogółem 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dobrowolny powrót działanie 1 0,00 Dobrowolny powrót działanie 2 0,00 (C) Dobrowolny powrót ogółem 0,00 Działanie mieszane 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Działanie mieszane 2 0,00 (D) Ogółem projekty obejmujące więcej niż jedno działanie 0,00 (E) Pomoc techniczna 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Suma łączna 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dodatek do zestawienia wydatków Kwoty zwrócone przewidziane w niniejszym zestawieniu wydatków Projekt dotyczący przyjmowania uchodźców i procedur udzielania azylu – działanie 2 Kwota do zwrotu Dłużnik Data wydania nakazu egzekucyjnego Organ, który wystawił nakaz egzekucyjny Faktyczna data zwrotu Zwrócona kwota

Projekt przyjmowania uchodźców działanie 3 Kwota do zwrotu Dłużnik Data wydania nakazu egzekucyjnego Organ, który wystawił nakaz egzekucyjny Faktyczna data zwrotu Zwrócona kwota b) Płatności otrzymane ze strony Komisji oraz odpowiednie daty: 3. Realizacja programu i środki programowe a) Opis praktycznych i konkretnych środków realizacji działań przewidzianych w krajowym programie rocznym: Przykład: Działanie Projekt opisany w krajowym programie realizacji Realizacja A – przyjmowanie uchodźców Projekt 1 – stworzenie infrastruktury służącej przyjęciu 1 000 osób — stworzenie ośrodka przyjmowania uchodźców dla 450 osób mieszczącego się w … — zwiększenie możliwości przyjmowania uchodźców w ośrodkach istniejących w … do 500 osób b) Osiągnięte wyniki i wpływ (jakościowy i ilościowy opis przy użyciu odpowiednich wskaźników podanych we wniosku o współfinansowanie), ocena skuteczności (w porównaniu z przewidywaną) oraz opłacalność; c) Inne uwagi dotyczące realizacji. 4. Tam, gdzie ma to zastosowanie, opis działań transnarodowych i/lub wpływ programu; 5. Szczegółowy opis problemów napotkanych przy realizacji krajowego programu rocznego. E. SPRAWOZDANIE ORGANU KONTROLI 1. Szczegóły dotyczące wszelkich zmian w systemie kontroli. 2. Wyniki powyższych działań, wykryte i zgłoszone nieprawidłowości, działania podjęte przez organ odpowiedzialny. 3. Odpowiednie działania podjęte przez organ odpowiedzialny po otrzymaniu uwag ze strony Unii Europejskiej sformułowanych na podstawie przeprowadzonych misji kontrolnych (Trybunał Obrachunkowy, Komisja Europejska). 4. Szczegółowe informacje na temat wykrytych nieprawidłowości, w przypadku gdy zachodzi podejrzenie nadużyć finansowych i należałoby rozważyć podjęcie odpowiednich działań. ZAŁĄCZNIKI DO SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO A. Zestawienie przyjętych projektów według rodzaju działania. B. Podsumowujący opis indywidualnych projektów, pół strony na każdy z nich, wraz z podsumowaniem wskaźników finansowych, budżetem przeznaczonym na każdy projekt w formie tabeli, ostatecznymi wydatkami na projekt. C. Niezależna ocena.

ZAŁĄCZNIK 5 KOMISJA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ NA RZECZ UCHODŹCÓW WNIOSEK O PŁATNOŚCI (należy przesłać drogą oficjalną do jednostki B4 w Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa na adres: Unit B4 of DG Justice, Freedom and Security, LX 46, B-1049 Brussels). Nazwa programu: … Decyzja Komisji nr … z dnia … r. Zgodnie z art. 13 decyzji 2004/904/WE ja, niżej podpisany (nazwisko drukowanymi literami, pieczęć, stanowisko oraz podpis kompetentnego organu), jako przedstawiciel organu odpowiedzialnego za wdrażanie Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców, składam wniosek o wypłatę kwoty … EUR, jako drugiej raty zaliczkowej/płatności końcowej. Niniejszy wniosek o płatność spełnia warunki dopuszczalności ponieważ: Niepotrzebne skreślić a) sprawozdanie okresowe w sprawie realizacji rocznego programu pracy oraz wykaz wydatków dotyczące kwoty co najmniej 70 % płatności początkowej zgodnie z art. 23 ust. 3 decyzji 2004/904/WE — dostarczono — załączono b) końcowe sprawozdanie z realizacji programu rocznego i końcowy wykaz wydatków zgodnie z art. 24 ust. 4 i 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE — dostarczono — załączono c) decyzje organu odpowiedzialnego odpowiadają ogólnej kwocie wkładu funduszu w realizację odpowiednich priorytetów d) wszelkie zalecenia dotyczące poprawy monitoringu i zasad zarządzania przyjętych przez Komisję zgodnie z art. 27 decyzji 2004/904/WE — zostały uwzględnione — udzielono wyjaśnień — brak zaleceń e) wszelkie wnioski w sprawie środków naprawczych zgodnie z art. 26 decyzji 2004/904/WE — zostały uwzględnione — udzielono komentarza — brak wydatków — brak wniosku Wypłaty należy dokonać na rzecz: Beneficjent Bank Numer konta Posiadacz rachunku (jeżeli inny niż beneficjent)

Data Nazwisko drukowanymi literami, pieczęć, stanowisko oraz podpis kompetentnego organu