Decyzja europejskiej agencji ochrony środowiska

z dnia 20 marca 2000 r.

ustanawiająca kodeks dobrego postępowania administracyjnego w Agencji

(2000/529/WE)

EUROPEJSKA AGENCJA OCHRONY ŚRODOWISKA,

uwzględniając przepisy w sprawie otwartości Traktatu Amsterdamskiego, w szczególności art. 1 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 21 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską,

uwzględniając inicjatywę podjętą przez Roya Perry'ego, przedstawiającego sprawozdanie Komitetu ds. wniosków w sprawie działań własnych w latach 1996–1997 [1] na rzecz ustanowienia kodeksu dobrego postępowania administracyjnego,

uwzględniając rezolucję Parlamentu Europejskiego z dnia 16 lipca 1998 r. w sprawie sprawozdania rocznego z działalności Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w 1997 r. (C4-0270/98) [2],

uwzględniając własną inicjatywę Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przeprowadzenia rozpoznania w odniesieniu do istnienia i powszechnej dostępności, w różnych instytucjach i organach wspólnotowych, kodeksu dobrego postępowania administracyjnego urzędników, regulującego ich relacje ze społeczeństwem,

uwzględniając rezolucję Parlamentu Europejskiego z dnia 15 kwietnia 1999 r. w sprawie sprawozdania rocznego z działalności Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w 1998 r. (C4-0138/99),

uwzględniając istniejący kodeks dotyczący publicznego dostępu do dokumentów Komisji, zawarty w decyzji 94/90/EWWiS, EW, Euratom [3],

a także mając na uwadze, co następuje:

Traktat Amsterdamski jednoznacznie wprowadził koncepcję otwartości do Traktatu o Unii Europejskiej, stwierdzając, że wyznacza ona nowy etap w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku, w którym decyzje podejmuje się przy możliwie jak największej otwartości i w ścisłej więzi z obywatelami;

Komisja Europejska jednakowo dąży do reformowania procedur administracji Wspólnoty w celu pełnego wprowadzenia w życie tej koncepcji;

w celu przybliżenia administracji obywatelom i zagwarantowania lepszej jakości administracji, należy przyjąć kodeks zawierający podstawowe zasady dobrego postępowania administracyjnego, którymi kierować się będą urzędnicy w kontaktach ze społeczeństwem;

taki kodeks jest użyteczny zarówno dla urzędników, gdyż informuje ich w sposób szczegółowy o zasadach, jakimi powinni kierować się w kontaktach ze społeczeństwem, jak i dla obywateli, gdyż dostarcza im informacji o normach postępowania, jakich mają prawo oczekiwać, załatwiając sprawy w urzędach administracji Wspólnoty;

kodeks taki może być skuteczny jedynie wówczas, gdy stanie się dokumentem powszechnie udostępnionym obywatelom, a zatem powinien zostać opublikowany w formie decyzji podobnie jak wyżej wspomniana decyzja w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji;

w rezolucjach C4-0270/98 i C4-0138/99 Parlament z zadowoleniem przyjął inicjatywę ustanowienia kodeksu dobrego postępowania administracyjnego instytucji i organów europejskich, podkreślając pilną potrzebę opracowania takiego kodeksu tak szybko jak to tylko możliwe;

jednakowo Parlament podkreślił, iż kodeksowi należy nadać, w miarę możliwości, jednolitą postać dla wszystkich instytucji i organów europejskich, aby umożliwić dostęp do niego wszystkim obywatelom Europy oraz opublikować go w Dzienniku Urzędowym;

uwzględniając również, jako szczególną podstawę prawną powyższego kodeksu postępowania, rozporządzenie Rady (EWG) nr 1210/90 z dnia 7 maja 1990 r. w sprawie ustanowienia Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska oraz europejskiej sieci informacji i obserwacji środowiska, które zostało zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 933/1999 z dnia 29 kwietnia 1999 r., w szczególności jego art. 17: "Personel Agencji podlega przepisom i zasadom dotyczącym urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich", "regulaminowi pracowniczemu i warunkom zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich" oraz decyzji Zarządu Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska z dnia 21 marca 1997 [4] w sprawie publicznego dostępu do dokumentów EAOŚ;

uznając dlatego za pożądane ustanowienie kodeksu zasad dobrego postępowania administracyjnego, których pracownicy EAOŚ powinni przestrzegać w swoich relacjach ze społeczeństwem oraz publiczne udostępnienie tego kodeksu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przepisy ogólne

W swoich relacjach ze społeczeństwem personel Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska przestrzega zasad ustanowionych w niniejszej decyzji, stanowiących kodeks dobrego postępowania administracyjnego, zwany dalej "kodeksem".

Artykuł 2

Podmiotowy zakres stosowania

1. Kodeks stosuje się do wszystkich urzędników i innych pracowników, którzy podlegają regulaminowi pracowniczemu i warunkom zatrudnienia innych pracowników, w ich relacjach ze społeczeństwem. W dalszej części niniejszej decyzji terminem "urzędnik" określa się zarówno urzędników, jak i innych pracowników.

2. Europejska Agencja Ochrony Środowiska podejmuje niezbędne środki dla zapewnienia, aby przepisy wymienione w niniejszym kodeksie miały zastosowanie również wobec innych osób pracujących na rzecz Agencji, tak jak osoby zatrudnione na podstawie umów prawa prywatnego, ekspertów oddelegowywanych z krajowych służb cywilnych i praktykantów.

3. Poprzez "społeczeństwo" określa się osoby fizyczne i prawne, bez względu na to, czy zamieszkują na stałe na terytorium Państwa Członkowskiego lub posiadają siedzibę w Państwie Członkowskim czy nie.

Artykuł 3

Przedmiotowy zakres stosowania

1. Niniejszy Kodeks zawiera zasady ogólne dobrego postępowania administracyjnego, które stosuje się do wszystkich relacji urzędników Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska ze społeczeństwem, o ile relacji tych nie regulują przepisy szczególne.

2. Zasad ustanowionych niniejszym Kodeksem nie stosuje się do relacji między Europejską Agencją Ochrony Środowiska a jej urzędnikami. Relacje te reguluje regulamin pracowniczy.

Artykuł 4

Legalność

Urzędnik działa zgodnie z prawem i stosuje zasady, przepisy i procedury ustanowione w prawodawstwie wspólnotowym. W szczególności, urzędnik ma obowiązek zadbać, aby decyzje, które naruszają prawa lub interesy obywateli, miały podstawę prawną i aby ich treść była zgodna z prawem.

Artykuł 5

Brak dyskryminacji

1. Rozpatrując wnioski społeczeństwa i podejmując decyzje, urzędnik zapewni poszanowanie zasady równego traktowania. Członkowie społeczeństwa będący w takiej samej sytuacji, mają być traktowani w podobny sposób.

2. W przypadku różnic w traktowaniu, urzędnik zapewni, aby były one uzasadnione obiektywnymi odnośnymi cechami charakterystycznymi poszczególnych przypadków.

3. Urzędnik unikać będzie w szczególności nieuzasadnionej dyskryminacji między członkami społeczeństwa ze względu na przynależność państwową, płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub przekonania, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną.

Artykuł 6

Proporcjonalność

1. Podejmując decyzje, urzędnik zapewnia, aby podejmowane środki były proporcjonalne w stosunku do realizowanego celu. Urzędnik unika w szczególności ograniczania praw obywateli lub nakładania na nich opłat, w przypadku jeśli te ograniczenia lub opłaty nie wiążą się w sposób racjonalnie uzasadniony z celem podejmowanych działań.

2. Podejmując decyzje urzędnik, zachowuje odpowiednią równowagę między interesami osób prywatnych a interesem publicznym.

Artykuł 7

Nienadużywanie władzy

Kompetencje są wykonywane jedynie w celach, w których zostały przyznane na mocy odpowiednich przepisów. Urzędnik unika w szczególności wykorzystywania tych kompetencji w celach, które nie mają podstawy prawnej lub nie są uzasadnione interesem publicznym.

Artykuł 8

Bezstronność i niezależność

1. Urzędnik jest bezstronny i niezależny. Urzędnik powstrzymuje się od wszelkich działań o charakterze arbitralnym, które mogą przynieść negatywne skutki dla członków społeczeństwa, jak również od preferencyjnego traktowania na jakiejkolwiek podstawie.

2. Urzędnik zobowiązany jest działać niezależnie od jakichkolwiek zewnętrznych wpływów, włącznie z wpływami politycznymi, lub od interesów osobistych.

3. Urzędnik nie angażuje się w podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących własnych interesów lub interesów członków rodziny, krewnych, przyjaciół i znajomych urzędnika.

Artykuł 9

Obiektywizm

Podejmując decyzje, urzędnik bierze pod uwagę związane z nią czynniki i nadaje każdemu z nich odpowiednią wagę, wykluczając elementy, które nie mają związku ze sprawą.

Artykuł 10

Uzasadnione oczekiwania i spójność

1. Urzędnik jest konsekwentny we własnym postępowaniu administracyjnym, jak również w działaniach administracyjnych Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska. Urzędnik stosuje normalne praktyki administracyjne tej instytucji, o ile nie ma uzasadnionych podstaw odstąpienia od tych praktyk w indywidualnym przypadku.

2. Urzędnik szanuje słuszne i uzasadnione oczekiwania członków społeczeństwa w świetle tego, w jaki sposób Europejska Agencja Ochrony Środowiska działała w przeszłości.

Artykuł 11

Sprawiedliwość

Urzędnik działa sprawiedliwie i racjonalnie.

Artykuł 12

Uprzejmość

1. W kontaktach ze społeczeństwem urzędnik jest usłużny, dokładny, uprzejmy i dostępny. Odpowiadając na korespondencję, odbierając telefony i pocztę elektroniczną, urzędnik dokłada wszelkich starań, aby być pomocnym i odpowiadać na zadawane pytania.

2. W przypadku gdy dana sprawa nie leży w zakresie odpowiedzialności danego urzędnika, kieruje on obywatela do właściwego urzędnika.

3. W przypadku popełnienia błędu wywołującego negatywne skutki dla praw lub interesów członka społeczeństwa, urzędnik przeprasza za błąd.

Artykuł 13

Odpowiedzi na listy w języku obywatela

Urzędnik zapewnia, aby każdy obywatel Unii lub członek społeczeństwa, który pisze do Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska w jednym z języków Traktatu, otrzymał odpowiedź w takim samym języku.

Artykuł 14

Potwierdzenie otrzymania korespondencji i wskazanie właściwego urzędnika

1. Na każdy list lub skargę złożoną do instytucji należy wysłać potwierdzenie otrzymania w terminie dwóch tygodni od otrzymania listu lub skargi, z wyjątkiem przypadków gdy możliwe jest wysłanie w tym terminie odpowiedzi merytorycznej.

2. W odpowiedzi lub potwierdzeniu otrzymania korespondencji należy wskazać nazwisko i numer telefonu urzędnika, który prowadzi daną sprawę, jak również rodzaj służb, do których ten urzędnik należy.

3. Nie wysyła się potwierdzenia otrzymania ani odpowiedzi w przypadku gdy listy lub skargi mają obraźliwy charakter, z uwagi na ich nadmierną ilość, zbędne powtórzenia tej samej treści lub bezcelowy charakter.

Artykuł 15

Obowiązek przekazania korespondencji właściwym służbom Instytucji

1. W przypadku gdy list lub skarga do Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska zostały zaadresowane lub przekazane do programu lub jednostki, które nie mają kompetencji do zajmowania się tą sprawą, pracownicy tej służby zapewnią, aby korespondencja ta została niezwłocznie przekazana właściwym służbom Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska.

2. Służby, które pierwotnie otrzymały list lub skargę, zawiadamiają autora o przesłaniu korespondencji do właściwych służb, ze wskazaniem nazwiska i numeru telefonu urzędnika, któremu przekazano korespondencję.

3. W przypadku gdy na adres Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska wpłynie list lub skarga, która nie mieści się w jej kompetencjach, Europejska Agencja Ochrony Środowiska zapewnia, aby korespondencję tę przesłano właściwemu organowi europejskiemu i poinformuje nadawcę, komu przekazano sprawę.

Artykuł 16

Prawo do bycia wysłuchanym i do składania oświadczeń

1. W przypadku gdy sprawa dotyczy praw lub interesów obywateli, urzędnik zapewnia, aby na każdym etapie procedury podejmowania decyzji przestrzegano prawa do obrony.

2. Każdy członek społeczeństwa ma prawo, w przypadku gdy ma zostać podjęta decyzja naruszająca jego prawa lub interesy, przedłożyć uwagi na piśmie oraz, w miarę potrzeby, przedstawić uwagi ustne przed podjęciem decyzji.

Artykuł 17

Rozsądny termin podejmowania decyzji

1. Urzędnik zapewnia, aby decyzję w sprawie każdego wniosku lub skargi złożonej do instytucji podjęto w rozsądnym terminie, bezzwłocznie, a w każdym razie nie później niż w terminie dwóch miesięcy od daty otrzymania wniosku lub skargi. Tę samą zasadę stosuje się w przypadku odpowiedzi na listy od członków społeczeństwa.

2. W przypadku gdy niemożliwe jest podjęcie decyzji w sprawie wniosku lub skargi do Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska we wspomnianym wyżej terminie z uwagi na złożoność poruszonej sprawy, urzędnik jak najszybciej informuje autora o tym fakcie. W takim przypadku ostateczną decyzję należy przekazać autorowi w jak najkrótszym terminie.

Artykuł 18

Obowiązek przedstawienia uzasadnienia decyzji

1. W przypadku każdej decyzji Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska, która może naruszać prawa lub interesy osoby prywatnej, należy przedstawić uzasadnienie, wyraźnie wskazując na stan faktyczny i podstawę prawną decyzji.

2. Urzędnik unika podejmowania decyzji, które są oparte na niekompletnych lub niejasnych podstawach lub nie zawierają szczegółowego uzasadnienia.

3. W przypadku gdy ze względu na dużą liczbę osób, których dotyczą podobne decyzje, niemożliwe jest przedstawienie szczegółowego uzasadnienia decyzji i w związku z tym udziela się normalnych odpowiedzi, urzędnik gwarantuje, że w późniejszym terminie dostarczy szczegółowe uzasadnienie danemu obywatelowi, na jego wyraźne żądanie.

Artykuł 19

Wskazanie możliwości odwołania

1. Decyzja Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska, która może naruszać prawa lub interesy osoby prywatnej, wskazuje możliwości odwołania, w przypadku jej zakwestionowania. W szczególności decyzja określa charakter środków odwoławczych, organy, przed którymi mogą być one wykonane, jak również terminy ich wykonania.

2. Decyzje wskazują w szczególności na możliwość wszczęcia postępowania sądowego i wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z warunkami określonymi, odpowiednio, w art. 230 i 195 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

Artykuł 20

Powiadomienie o decyzji

1. Urzędnik zapewnia, aby powiadomienia o decyzjach naruszających prawa lub interesy jednostki były przekazywane osobom zainteresowanym w formie pisemnej, niezwłocznie po podjęciu decyzji.

2. Urzędnik powstrzymuje się od podawania decyzji do wiadomości innym źródłom, dopóki nie zostaną o niej poinformowane osoby zainteresowane.

Artykuł 21

Ochrona danych

1. Urzędnik, który posiada dostęp do danych osobowych dotyczących obywatela, przestrzega zasad ustanowionych w dyrektywie 95/46/WE w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych.

2. Urzędnik unika w szczególności przetwarzania danych osobowych w celach prawnie niedozwolonych lub przekazywania ich osobom nieuprawnionym.

Artykuł 22

Żądanie informacji

1. W przypadku gdy urzędnik odpowiada za prowadzenie danej sprawy, udziela on członkom społeczeństwa, na ich żądanie, wymaganych informacji. Urzędnik dba o to, aby przekazywane informacje były jasne i zrozumiałe.

2. Jeśli ustny wniosek o udzielenie informacji okaże się zbyt skomplikowany lub zbyt obszerny, aby go przyjąć, urzędnik radzi osobie zainteresowanej sformułowanie swojego żądania na piśmie.

3. W przypadku gdy urzędnikowi nie wolno ujawnić żądanej informacji ze względu na jej poufny charakter, może on, zgodnie z art. 18 niniejszego Kodeksu, wskazać osobie zainteresowanej powody, dla których nie może przekazać mu tej informacji.

4. W przypadku wniosków o udzielenie informacji w sprawach, za które urzędnik nie ponosi odpowiedzialności, kieruje on osobę składającą wniosek do osoby właściwej, podając jej nazwisko i numer telefonu. W przypadku wniosków o udzielenie informacji dotyczących innych instytucji lub organów Wspólnoty, urzędnik kieruje osobę zgłaszającą żądanie do tej instytucji lub organu.

5. Tam gdzie stosowne urzędnik, w zależności od przedmiotu wniosku, kieruje osobę poszukującą informacji do służb instytucji odpowiedzialnych za informowanie społeczeństwa.

Artykuł 23

Wnioski o publiczny dostęp do dokumentów

1. W przypadku wniosków o dostęp do dokumentów Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska, urzędnik udostępnia te dokumenty zgodnie z decyzją Zarządu Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska w sprawie publicznego dostępu do dokumentów EAOŚ z dnia 21 marca 1997 [5].

2. Jeżeli urzędnik nie może przyjąć ustnego wniosku o dostęp do dokumentów, zaleca obywatelowi sformułowanie go na piśmie.

Artykuł 24

Prowadzenie odpowiednich zapisów

Służby Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska prowadzą odpowiednie zapisy dotyczące korespondencji przychodzącej i wychodzącej, otrzymywanych dokumentów i podejmowanych środków.

Artykuł 25

Publiczny dostęp do kodeksu

1. Europejska Agencja Ochrony Środowiska podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia jak najszerszego upowszechnienia niniejszego Kodeksu wśród obywateli. W szczególności EAOŚ zapewni rozpowszechnienie ulotek pt. "Kodeks dobrego postępowania administracyjnego w Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska", która zawierać będzie prezentację Kodeksu i jego kompletny tekst w Załączniku.

2. Europejska Agencja Ochrony Środowiska dostarczy obywatelom, na ich prośbę, egzemplarze niniejszego Kodeksu.

Artykuł 26

Prawo wnoszenia skarg do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Wszelkie przypadki naruszenia przez urzędnika zasad ustanowionych w niniejszym Kodeksie mogą być przedmiotem skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z art. 195 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską oraz Statutem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [6].

Artykuł 27

Przegląd

Przegląd niniejszej decyzji zostanie przeprowadzony po dwóch latach jej stosowania. W 2002 r. dyrektor Zarządzający, w ramach przygotowań do tego przeglądu, przedstawi Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich sprawozdanie w sprawie wykonania niniejszej decyzji w okresie od 2000 do 2002 r.

Artykuł 28

Wejście w życie

Zarząd Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska przyjmuje niniejszą decyzję dnia 20 marca 2000 r. Decyzja staje się skuteczna dnia 20 czerwca 2000 r. po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Sporządzono w Kopenhadze, dnia 20 marca 2000 r.

W imieniu Zarządu EAOŚ

Kees Zoeteman

Przewodniczący

W imieniu Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska

Domingo Jiménez-beltrán

Dyrektor Zarządzający

[1] A4-0190/97.

[2] Dz.U. C 292 z 21.9.1998, str. 168.

[3] Dz.U. L 46 z 18.2.1994, str. 58.

[4] Dz.U. C 282 z 18.9.1997, str. 5.

[5] Patrz: przypis 4.

[6] Decyzja Parlamentu Europejskiego 94/262/EWWiS, Euratom z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (Dz.U. L 113 z 4.5.1994, str. 15).

--------------------------------------------------