Decyzja zarządu

w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Europejskiej Fundacji Kształcenia

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

(97/C 369/11)

ZARZĄD EUROPEJSKIEJ FUNDACJI KSZTAŁCENIA,

uwzględniając deklarację w sprawie prawa dostępu do informacji, załączoną do Aktu Końcowego Traktatu o Unii Europejskiej, która podkreśla przejrzystość procesu podejmowania decyzji, umacnia demokratyczny charakter instytucji oraz zaufanie publiczne do administracji,

uwzględniając konkluzje, w których Rada Europejska w Birmingham i Edynburgu uzgodniła zasady wspierania Wspólnoty bliższej obywatelom,

uwzględniając konkluzje Rady Europejskiej w Kopenhadze potwierdzające zasadę zapewnienia obywatelom możliwego najpełniejszego dostępu do informacji i wzywające Komisję i Radę do przyjęcia w szybkim terminie niezbędnych środków wprowadzenia tej zasady w życie,a także mając na uwadze, co następuje:

wspomniane zasady nie naruszają odpowiednich przepisów w sprawie bezpośredniego dostępu do akt, dotyczącego osób szczególnie nimi zainteresowanych;

zasady te muszą być wprowadzane w życie w pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi informacji niejawnych;

niniejsza decyzja stanowi element dodatkowy polityki dotyczącej informacji i komunikacji Europejskiej Fundacji Kształcenia,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Obywatele będą mieli najszerszy możliwy dostęp do dokumentów będących w posiadaniu Europejskiej Fundacji Kształcenia (zwanej dalej "Fundacją").

"Dokument" oznacza każdy tekst, niezależnie od rodzaju nośnika, na jakim jest zapisany, który zawiera istniejące dane i jest w posiadaniu Fundacji.

Niniejsza decyzja nie ma zastosowania do dokumentów Fundacji, które publikowane są przez Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Artykuł 2

1. Wszystkie wnioski o dostęp do dokumentów składane są w formie pisemnej do dyrektora Fundacji.

Wnioski muszą być przygotowane w wystarczająco ściśle określony sposób; muszą zawierać informacje, które umożliwiają identyfikację danego dokumentu lub dokumentów.

W przypadku gdy okaże się to niezbędne, Fundacja zwróci się do wnioskodawcy o dalsze szczegóły.

2. Dyrektor powiadamia wnioskodawcę w formie pisemnej, w ciągu jednego miesiąca, czy wniosek został rozpatrzony pozytywnie.

Jeżeli dokument będący w posiadaniu Fundacji dotyczy działań podjętych na podstawie porozumienia, jakie Fundacja zawarła z Państwem Członkowskim, instytucją lub organem Wspólnoty lub też jakimkolwiek innym krajowym lub międzynarodowym organem, muszą one wyrazić swoją zgodę, zanim Fundacja podejmie jakąkolwiek decyzję.

3. Brak odpowiedzi na wniosek o dostęp do dokumentów w ciągu jednego miesiąca stanowi odmowę.

4. Jeżeli dyrektor podejmie decyzję o odmownym rozpatrzeniu wniosku, muszą zostać podane uzasadnienie decyzji oraz dostępne środki odwoławcze, tj. procedura sądowa i skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, na mocy przepisów określonych w art. 138e Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

5. Wnioskodawca będzie miał dostęp do dokumentów przez zapoznanie się z nimi na miejscu albo otrzymanie kopii wysyłanej na jego koszt. Opłata nie przekracza rozsądnej kwoty, jaka może zostać poniesiona.

Jeżeli wnioskodawca pragnie zapoznać się z dokumentem na miejscu, Fundacja podejmie starania, aby mu to umożliwić.

6. W porozumieniu z wnioskodawcami Fundacja znajdzie zadawalające rozwiązanie w celu uczynienia zadość powtarzającym się wnioskom lub wnioskom dotyczącym bardzo dużych dokumentów.

7. Fundacja może zastrzec, że osoba, której udostępniono dokument, nie ma prawa, bez uprzedniego upoważnienia, powielać lub rozpowszechniać danego dokumentu w celach komercyjnych.

8. W przypadku gdy dokument będący w posiadaniu Fundacji sporządzony został przez osobę fizyczną lub prawną, Państwo Członkowskie, inną instytucję Wspólnoty lub organ lub jakiegokolwiek inny organ krajowy lub międzynarodowy, wniosek należy skierować bezpośrednio do autora.

Artykuł 3

Fundacja odmówi dostępu do każdego dokumentu w przypadku, gdy jego ujawnienie mogłoby naruszyć:

- ochronę interesu publicznego (w szczególności bezpieczeństwa publicznego, stosunków międzynarodowych, stabilności walutowej, postępowań sądowych, inspekcji i dochodzeń),

- ochronę jednostki i prywatności,

- ochronę tajemnicy handlowej i przemysłowej,

- ochronę interesów finansowych Wspólnoty,

- ochronę poufności, w formie wymaganej przez osoby fizyczne lub prawne, które dostarczyły informacji lub zgodnie z wymogami ustawodawstwa Państwa Członkowskiego, które dostarczyło informacji.

Dostępu można także odmówić w celu ochrony interesu Fundacji w poufności jej postępowań.

Artykuł 4

Decyzja będzie skuteczna od dnia 1 listopada 1997 r. Zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i podana jest do publicznej wiadomości.

Sporządzono w Turynie, dnia 27 października 1997 r.

W imieniu Zarządu Europejskiej Fundacji Kształcenia

Thomas O'Dwyer

--------------------------------------------------