REGULAMIN KOMITETU NADZORU OLAF

TYTUŁ I

ROLA I ZADANIA KOMITETU NADZORU OLAF

Artykuł 1 Zadania 1. Komitet Nadzoru Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), („Komitet”), wykonuje zadania określone w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 oraz w decyzji Komisji z dnia 28 kwietnia 1999 r. ustanawiającej OLAF (1999/352/WE, EWWiS, Euratom) (1), aby wzmocnić niezależność OLAF podczas wykonywania jego zadań, zarówno w odniesieniu do rządów, instytucji, organów lub agencji, jak i w celu zapewnienia właściwego wykonywania jego kompetencji. 2. W tym celu Komitet regularnie monitoruje wykonywanie przez OLAF jego funkcji dochodzeniowej i wzmacnia niezależność Dyrektora Generalnego OLAF w wykonywaniu uprawnień powierzonych mu rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 i decyzją Komisji z dnia 28 kwietnia 1999 r. (1999/352/WE, EWWiS, Euratom). Pomaga on również Dyrektorowi Generalnemu w wykonywaniu jego obowiązków. 3. Komitet monitoruje właściwe wykonywanie przez OLAF jego kompetencji dochodzeniowych i przestrzeganie gwarancji proceduralnych mających zastosowanie do ram prawnych odnoszących się do OLAF i ustanowionych w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej oraz traktatów UE i prawodawstwa wtórnego, w tym Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej oraz Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej.

Artykuł 2 Uprawnienia i procedury Wykonując swoje uprawnienia, Komitet monitoruje działania dochodzeniowe OLAF zgodnie z następującymi procedurami: a) Komitet uzyskuje dostęp do wszelkich informacji i dokumentów, które uzna za niezbędne do wypełnienia swoich funkcji, w tym dostęp do raportów i zaleceń dotyczących zakończonych dochodzeń i spraw oddalonych, nie ingerując jednak w przebieg trwających dochodzeń, oraz dotyczących wymogów poufności i ochrony danych; b) Komitet może, wspólnie z OLAF, przyjąć porozumienia robocze określające zasady regularnego monitorowania wykonywania przez OLAF funkcji dochodzeniowej i dostępu do informacji.

TYTUŁ II

SKŁAD ORAZ DZIAŁANIE

Artykuł 3 Skład 1. Skład Komitetu oraz metody mianowania i długość kadencji jego członków określa rozporządzenie (UE, Euratom) nr 883/2013. 2. Po upływie kadencji członkowie Komitetu sprawują swoją funkcję do momentu ich zastąpienia. 3. Jeśli członek Komitetu nie może wykonywać swojego mandatu lub jeśli się go zrzeka, informuje o tym niezwłocznie Przewodniczącego Komitetu oraz danego komisarza, tak aby mogły zostać podjęte właściwe działania celem zapewnienia zastępstwa oraz ciągłości prac Komitetu.

Artykuł 4 Etyka 1. Na mocy art. 15 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, przy wypełnianiu swoich obowiązków członkowie Komitetu działają bezstronnie i nie zwracają się do rządów, instytucji, organów, urzędów lub agencji o instrukcje ani nie przyjmują od nich instrukcji. Podczas sprawowania mandatu członkowie Komitetu powstrzymują się od ubiegania się o funkcje lub od realizowania obowiązków, jak i od przyjmowania funkcji lub obowiązków, w szczególności w ramach instytucji UE, które to funkcje lub obowiązki mogłyby spowodować konflikt interesów. 2. Podobnie, zgodnie z decyzją o mianowaniu oraz z kodeksem postępowania przyjętym przez Komitet (2), jego członkowie nie mogą zajmować się żadną sprawą, w której mają pośrednio lub bezpośrednio osobiste interesy mogące wpłynąć na ich niezależność, w szczególności interesy rodzinne lub finansowe. 3. Członkowie są związani tajemnicą zawodową zgodnie z art. 339 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej („TFUE”). Są oni nadal związani obowiązkiem zachowania tajemnicy nawet po zakończeniu swojego mandatu. Są oni zobowiązani do zachowania ścisłej poufności przedłożonych im dokumentów oraz prac nad tymi dokumentami. 4. Członkowie informują Komitet o wszelkich okolicznościach, które mogłyby zagrozić zasadom regulującym jego działalność, o których mowa w ust. 1 i 2, aby Komitet mógł podjąć odpowiednie działania, w tym poinformować instytucje mianujące.

Artykuł 5 Przewodniczący 1. Komitet większością głosów swoich członków wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego. 2. Przewodniczący jest wybierany na roczną kadencję, która może zostać przedłużona. Wybory odbywają się na ostatnim posiedzeniu, któremu przewodniczy odchodzący Przewodniczący. 3. Jeżeli Przewodniczący z dowolnych powodów nie może sprawować swojej funkcji przez dłuższy czas, informuje o tym członków Komitetu. W takim przypadku wybierany jest nowy Przewodniczący na podstawie procedury określonej w ust. 1. 4. Przewodniczący reprezentuje Komitet i przewodniczy posiedzeniom Komitetu. Zapewnia on właściwe stosowanie procedur Komitetu. Przewodniczący, po zasięgnięciu opinii Kierownika Sekretariatu, zwołuje posiedzenia i ustala ich miejsce, datę i godzinę. Przewodniczący opracowuje projekt porządku posiedzenia i czuwa nad realizacją decyzji Komitetu. 5. Jeżeli Przewodniczący jest czasowo niezdolny do wykonywania swoich obowiązków, może zwrócić się do członka Komitetu o zastępstwo. 6. Jeśli Przewodniczący jest nieobecny, a nie skorzystano z procedury, o której mowa w ust. 5, zadania Przewodniczącego realizuje najstarszy członek Komitetu. 7. Przewodniczący wysyła lub odpowiada na pisma w sprawach dotyczących działalności Komitetu. Przewodniczący informuje członków Komitetu i Kierownika Sekretariatu o wszelkiej korespondencji wysłanej lub otrzymanej. 8. Przewodniczący zapewnia, aby wszyscy członkowie Komitetu byli regularnie informowani o pracy wykonanej przez Sekretariat i jego Kierownika, w celu okresowej kontroli właściwego funkcjonowania Sekretariatu.

Artykuł 6 Posiedzenia 1. Komitet wykonuje swoje uprawnienia na posiedzeniach. Posiedzenia odbywają się co najmniej dziesięć razy do roku. Do osiągnięcia kworum konieczna jest obecność większości członków Komitetu. Komitet zbiera się z inicjatywy Przewodniczącego lub na wniosek większości swoich członków. Komitet przyjmuje swój kalendarz comiesięcznych posiedzeń plenarnych pod koniec każdego roku. 2. Komitet może, w razie potrzeby, podjąć decyzję o zorganizowaniu posiedzenia plenarnego online. Każdy członek otrzymuje odpowiednie narzędzia informatyczne umożliwiające udział w posiedzeniach online w bezpiecznym środowisku. 3. Z wyjątkiem sytuacji, które Przewodniczący uzna za nagłe, zawiadomienia o posiedzeniach wysyłane są w terminie zapewniającym, aby ich adresaci otrzymali je najpóźniej na tydzień przed terminem planowanego posiedzenia. Zawiadomienie zawiera projekt porządku posiedzenia oraz dokumenty potrzebne w czasie posiedzenia, chyba że charakter tych dokumentów nie pozwala na ich załączenie. Ostateczny porządek posiedzenia jest przyjmowany na początku każdego posiedzenia. 4. Każdy członek może zwrócić się do Przewodniczącego o dodanie punktów do projektu porządku posiedzenia. 5. Przewodniczący może zwołać posiedzenie Komitetu lub dodać punkty do porządku posiedzenia na wniosek Dyrektora Generalnego OLAF. Propozycje Dyrektora Generalnego muszą być poparte stosownymi dokumentami. 6. Komitet może zaprosić Dyrektora Generalnego OLAF do udziału w posiedzeniach lub działaniach związanych z pracami Komitetu. Inni pracownicy OLAF mogą zostać zaproszeni do udziału w posiedzeniu Komitetu, jeśli zaistnieje taka konieczność. Zaproszenie przekazuje się za pośrednictwem Dyrektora Generalnego OLAF. Dyrektor Generalny OLAF zostaje poinformowany o punktach porządku posiedzenia wymagających udziału osób, o których mowa w akapicie pierwszym. 7. Każdy przedstawiciel instytucji, organów, urzędów i agencji UE, państw członkowskich lub krajów stowarzyszonych może zostać zaproszony do udziału w pracach Komitetu związanych z konkretnym punktem porządku posiedzenia.

Artykuł 7 Wymiana poglądów Komitet decyduje, w jaki sposób będzie reprezentowany podczas wymiany poglądów z Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją, organizowanej na podstawie art. 16 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.

Artykuł 8 Metody pracy 1. Posiedzenia Komitetu nie są jawne. Działania Komitetu i wewnętrzne dokumenty, na których opiera się jego działalność, są tajne, chyba że Komitet postanowi inaczej. Wobec dokumentów i informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego OLAF mają zastosowanie postanowienia art. 339 TFUE dotyczące ochrony i poufności danych oraz przepisy art. 10 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013. 2. Komitet podejmuje decyzję w sprawie używania nie więcej niż trzech języków roboczych. Dokumenty i projekty opinii, sprawozdania oraz decyzje sporządzane są w językach roboczych przyjętych przez Komitet. W razie potrzeby członek Komitetu może zażądać, aby dowolny dokument został przetłumaczony na jego język ojczysty. 3. Na pierwszym posiedzeniu plenarnym każdego roku Komitet przyjmuje swój roczny plan prac. Opinie, sprawozdania i decyzje przyjmowane są na posiedzeniach Komitetu w sesji plenarnej. 4. W drodze wyjątku od art. 8 ust. 3 niektóre decyzje mogą zostać podjęte w ramach procedury pisemnej, jeśli Komitet zatwierdził skorzystanie z tej procedury podczas wcześniejszego posiedzenia. 5. W nagłych przypadkach Przewodniczący może skonsultować się z członkami Komitetu w formie pisemnej. 6. W okolicznościach, o których mowa w ust. 4 i 5, Przewodniczący przekazuje projekt decyzji członkom Komitetu. 7. Jeśli członkowie Komitetu nie zgłoszą zastrzeżeń wobec projektu decyzji w terminie określonym przez Przewodniczącego, projekt uznaje się za przyjęty. 8. Jeśli w terminie określonym przez Przewodniczącego członek Komitetu zażąda, aby sprawa została przedyskutowana na posiedzeniu, procedura pisemna zostaje zawieszona. 9. O ile nie postanowiono inaczej, Komitet publikuje swoje opinie na swojej stronie internetowej.

Artykuł 9 Sprawozdawcy 1. W celu przygotowania swoich dyskusji lub działań Komitet na wniosek Przewodniczącego może mianować spośród swoich członków jednego lub kilku sprawozdawców. Przy mianowaniu sprawozdawcy Komitet należycie uwzględnia pozostały okres sprawowania mandatu przez członka. 2. Jeśli sprawa jest pilna, Przewodniczący może z własnej inicjatywy mianować sprawozdawcę. W takim wypadku niezwłocznie powiadamia o tym członków Komitetu. 3. Sprawozdawca po zbadaniu powierzonej mu sprawy przedstawia wstępną opinię, wstępne sprawozdanie lub wstępną notę Komitetowi. W razie potrzeby pomaga mu Sekretariat Komitetu.

Artykuł 10 Procedura głosowania 1. Decyzje podejmowane są większością głosów członków Komitetu (na wniosek Przewodniczącego). 2. Na wniosek członka Komitetu wyniki głosowania zapisuje się w protokole. 3. Na wniosek członka Komitetu może zostać przeprowadzone głosowanie tajne.

Artykuł 11 Protokół i porządek posiedzenia 1. Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół. Protokoły są sporządzane w językach roboczych Komitetu i zawierają decyzje przyjęte w ramach każdego punktu porządku posiedzenia. 2. Wstępny protokół sporządzany jest przez Sekretariat pod nadzorem Przewodniczącego i jest przekazywany członkom Komitetu w celu przyjęcia na następnym posiedzeniu. 3. Podczas przyjmowania protokołu każdy członek może zaproponować zmianę projektu protokołu. Członkowie mogą również zażądać dodania do protokołu pisemnych oświadczeń lub dokumentów uznanych za przydatne. 4. Protokół oraz porządek posiedzenia mogą zostać opublikowane, o ile tak postanowi Komitet.

Artykuł 12 Sekretariat 1. Na mocy art. 15 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 Komitet dysponuje Sekretariatem, który pomaga mu w wypełnianiu jego zadań. Sekretariat, pracujący w pełni niezależnie pod kierownictwem Komitetu i jego członków, zapewnia właściwe wykonanie prac Komitetu. Pełniąc swoje zadania w zakresie monitorowania, pracownicy Sekretariatu nie zwracają się do rządów ani instytucji, organów, urzędów lub agencji o instrukcje ani nie przyjmują od nich instrukcji. 2. W celu zachowania niezależności Sekretariatu jest on prowadzony przez Komisję w ścisłej współpracy z Komitetem. Komitet informuje Komisję o potrzebach Sekretariatu w zakresie odpowiedniego personelu i odpowiednich zasobów umożliwiających wykonywanie zadań Komitetu oraz gwarantujących ciągłość jego pracy. 3. Przed mianowaniem pracowników Sekretariatu należy zasięgnąć opinii Komitetu, którego uwagi są uwzględniane. Odbywa się to poprzez udział wyznaczonego członka Komitetu w charakterze obserwatora w zespole zorganizowanym przez Komisję w celu rekrutacji członka personelu Sekretariatu. 4. Kierownik Sekretariatu podlega bezpośrednio Przewodniczącemu Komitetu. Kierownik koordynuje pracę Sekretariatu oraz odpowiada za zarządzanie administracyjne i budżetowe Komitetu i jego Sekretariatu. Komitet mianuje spośród swoich członków osoby, które biorą udział w procedurze naboru Kierownika Sekretariatu. Wybrani członkowie Komitetu informują Komitet podczas sesji plenarnej o pracach komisji rekrutacyjnej oraz wynikach. 5. Komitet okresowo ocenia pracę Kierownika Sekretariatu i pracowników Sekretariatu. 6. Pracownicy Sekretariatu są zobowiązani do poufnego traktowania informacji będących w ich posiadaniu i powstrzymują się od nieuprawnionego ujawniania informacji uzyskanych w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Podlegają temu zobowiązaniu również po zakończeniu pracy. Jeśli Komitet zorientuje się, że pracownik Sekretariatu złamał zobowiązanie do przestrzegania przepisów w zakresie poufności, Przewodniczący Komitetu informuje o tym Komisję w celu podjęcia odpowiednich działań. 7. Sekretariat wspiera skuteczne wykonywanie zadań powierzonych Komitetowi, w celu wzmocnienia niezależności OLAF, zwłaszcza w odniesieniu do jego funkcji monitorujących. W tym celu Sekretariat wspiera Przewodniczącego w przygotowaniu i prowadzeniu posiedzeń. Sekretariat przygotowuje wstępny porządek każdego posiedzenia, sporządza wstępne protokoły posiedzeń, dostarcza członkom Komitetu informacje oraz dokumenty związane z całością ich działalności, pomaga, pod nadzorem Przewodniczącego, w opracowywaniu tekstów oraz wspiera członków Komitetu w sposób ogólny, szczególnie tych pełniących funkcję sprawozdawcy. W tym celu pracownicy Sekretariatu w stosownych przypadkach biorą udział w posiedzeniach wraz ze sprawozdawcami, aby wykonać wspomniane zadania.

TYTUŁ III

KORZYSTANIE Z UPRAWNIEŃ

Artykuł 13 Działania monitorujące Komitetu Nadzoru 1. Komitet analizuje przekazywane mu regularnie przez Dyrektora Generalnego OLAF informacje dotyczące działalności OLAF. Wydaje również opinie na temat tych informacji, działając z własnej inicjatywy lub na wniosek Dyrektora Generalnego, zgodnie z art. 15 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013. 2. Na podstawie art. 17 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 Komitet jest okresowo informowany o działalności OLAF, jej wynikach oraz o działaniach podejmowanych w jej następstwie. Komitet może przedstawić odpowiednie uwagi, jednak bez ingerencji w przebieg trwających dochodzeń. 3. Komitet bada czas trwania dochodzeń prowadzonych przez OLAF oraz powody, ze względu na które nie można było zakończyć dochodzenia wraz z upływem 12-miesięcznego okresu, i ponawia to badanie następnie co sześć miesięcy. Komitet bada również powody i środki naprawcze proponowane przez OLAF w celu przyspieszenia dochodzeń i zwraca szczególną uwagę na tę kwestię, wydając opinie przekazywane Dyrektorowi Generalnemu OLAF. 4. Komitet bada przypadki, gdy instytucja, organ, urząd lub agencja nie podjęły działań wynikających z zaleceń Dyrektora Generalnego. Zajmuje się również sytuacjami, w których praca osób prowadzących dochodzenie z ramienia OLAF-u została utrudniona, opóźniona lub uniemożliwiona, w celu podjęcia odpowiednich działań. 5. Komitet bada przypadki, w których informacje zostały przekazane organom sądowym państw członkowskich lub Prokuraturze Europejskiej, oraz monitoruje działania następcze w związku z zaleceniami Dyrektora Generalnego OLAF. Komitet może wydawać na ten temat opinie przekazywane Dyrektorowi Generalnemu OLAF. 6. Wspierając Dyrektora Generalnego OLAF w wykonywaniu jego obowiązków, Komitet może wydawać opinie dotyczące wkładu OLAF w opracowywanie i rozwijanie metod zwalczania nadużyć finansowych oraz innej nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe UE. 7. Komitet wydaje opinię na temat wytycznych w sprawie procedur dochodzeniowych, które mają zostać przyjęte przez Dyrektora Generalnego OLAF, oraz na temat wszelkich późniejszych zmian. 8. Komitet wydaje opinię w sprawie porozumień roboczych między OLAF a Prokuraturą Europejską oraz w sprawie wszelkich zmian tych porozumień. 9. Komitet może wydać opinię w sprawach, w których Dyrektor Generalny OLAF postanawia odroczyć poinformowanie – na podstawie art. 9 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 – osoby objętej dochodzeniem o wszczęciu dochodzenia OLAF. 10. Komitet może wydawać wszelkie inne opinie, które uzna za niezbędne do wykonania swoich uprawnień na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013. 11. We wszystkich tych przypadkach i w celu zapewnienia zgodności ze spoczywającymi na nim zadaniami w zakresie monitorowania Przewodniczący Komitetu, w oparciu o wcześniej ustalone kryteria i w porozumieniu z wyznaczonym sprawozdawcą, informuje Kierownika Sekretariatu o aktach spraw OLAF, do których zgodnie z art. 15 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 ma zostać przyznany dostęp.

Artykuł 14 Dostęp do informacji związanych ze sprawami 1. W ramach swoich uprawnień Komitet ma bezpośredni dostęp do informacji i dokumentów związanych ze sprawą, które uważa za niezbędne do wykonywania swoich zadań. Uzyskanie dostępu odbywa się poprzez przyznanie bezpośredniego dostępu do systemu zarządzania sprawami OLAF, zarówno elektronicznego, jak i innego, na takich samych warunkach jak w przypadku OLAF. Konkretną formę bezpośredniego dostępu określa się w porozumieniach roboczych uzgodnionych z Dyrektorem Generalnym OLAF. 2. W każdym przypadku, gdy Komitet ma bezpośredni dostęp do systemu zarządzania sprawami OLAF, korzysta z niego bez ingerencji w przebieg trwających dochodzeń OLAF oraz w pełnej zgodności z zasadami konieczności i proporcjonalności oraz z wymogami poufności i ochrony danych. 3. Członkowie Komitetu i upoważnieni pracownicy Sekretariatu uzyskają dostęp do systemu zarządzania sprawami OLAF po przeprowadzeniu oceny konieczności dostępu do systemu w oparciu o dane przekazane przez OLAF. Decyzje o dostępie do systemu zarządzania sprawami OLAF są rejestrowane i zgłaszane OLAF.

Artykuł 15 Bezpośredni dostęp do systemu zarządzania sprawami OLAF 1. Do celów art. 14 Przewodniczący Komitetu lub Kierownik Sekretariatu mają uprawnienia administracyjne, na podstawie zasad uzgodnionych z OLAF, w zakresie dostępu do systemu zarządzania sprawami OLAF. 2. Przewodniczący Komitetu lub Kierownik Sekretariatu mogą w indywidualnych przypadkach udzielić dostępu do systemu zarządzania sprawami OLAF następującym osobom: a) członkowi Komitetu pełniącemu funkcję sprawozdawcy; b) jednemu lub większej liczbie pracowników Sekretariatu odpowiedzialnym za pomoc i doradzanie sprawozdawcy w wykonywaniu jego zadań; c) pracownikowi Sekretariatu, który będzie administracyjnie wspomagał sprawozdawcę.

Artykuł 16 Informacje dodatkowe W każdym przypadku, gdy Komitet uzna to za niezbędne do wykonywania swoich zadań, zwraca się do OLAF o dodatkowe informacje.

Artykuł 17 Kontrole, analizy i ekspertyzy 1. W ramach swoich kompetencji Komitet może przeprowadzać odpowiednie kontrole i analizy oraz korzystać z wszelkich niezbędnych ekspertyz. Może również zwrócić się o pomoc do urzędników lub innych pracowników OLAF czy instytucji, organów, urzędów i agencji UE i jej państw członkowskich. W takiej sytuacji Komitet nie udzieli tym osobom dostępu do informacji i dokumentów związanych ze sprawą przechowywanych w systemie zarządzania sprawami OLAF. 2. Jeśli chodzi o informacje otrzymane na podstawie art. 22a Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej, Przewodniczący Komitetu przekazuje je Komitetowi, tak aby otrzymane informacje mogły zostać zbadane. Po przeprowadzeniu tej wstępnej analizy Komitet przesyła w stosownym przypadku informacje do odpowiedniej służby.

Artykuł 18 Sprawozdanie z działalności 1. Zgodnie z art. 15 ust. 9 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 Komitet przyjmuje co najmniej jedno sprawozdanie z działalności w ciągu roku, które przesyła instytucjom UE. 2. Sprawozdanie z działalności obejmuje działania podjęte w ramach wykonywania uprawnień Komitetu oraz zawiera ocenę działań OLAF i ocenę realizacji jego rocznego planu, w szczególności ocenę niezależności OLAF, stosowania gwarancji proceduralnych oraz czasu trwania dochodzeń. 3. Co do zasady sprawozdanie z działalności za poprzedni rok zostaje opracowane w pierwszej połowie każdego roku oraz zostaje przedstawione Komitetowi przez jednego lub kilku sprawozdawców. 4. Komitet podejmuje konieczne działania, aby sprawozdanie z jego działalności zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, po przesłaniu go do Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji oraz Trybunału Obrachunkowego.

Artykuł 19 Postępowanie w sprawie wydania opinii dotyczącej mianowania Dyrektora Generalnego OLAF 1. Komitet bada procedurę mianowania Dyrektora Generalnego OLAF. 2. Komitet mianuje członków, którzy będą reprezentować Komitet przez cały czas trwania procedury wyboru. 3. W celu wydania opinii na temat zastosowanej przez Komisję procedury wyboru Komitet uczestniczy w procesie wyboru w charakterze obserwatora za pośrednictwem członka lub członków wyznaczonych w tym celu na sesji plenarnej. 4. Po konsultacji w sprawie ogłoszenia o naborze, zastosowanych kryteriów wyboru i wyników procesu wyboru Komitet wydaje opinię i przedstawia ją Komisji. 5. Opinia zawiera ocenę Komitetu na temat procedury, o której mowa w art. 17 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, i jest przesyłana instytucjom UE.

Artykuł 20 Niezależność, postępowanie dyscyplinarne i uchylenie immunitetu w odniesieniu do Dyrektora Generalnego OLAF 1. Dyrektor Generalny OLAF informuje Komitet o wszelkich środkach, instrukcjach, groźbach lub obietnicach, które mogłyby podać w wątpliwość jego niezależność. 2. Komitet, działając z własnej inicjatywy lub z inicjatywy Dyrektora Generalnego, wydaje opinię na temat przedłożonej mu sprawy. 3. W przypadku zasięgnięcia przez Komisję opinii Komitetu na podstawie art. 17 ust. 9 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 w sprawie postępowania dyscyplinarnego lub uchylenia immunitetu w odniesieniu do Dyrektora Generalnego OLAF Komitet wydaje uzasadnioną opinię. W tym celu Komitet zwraca się do Komisji i Dyrektora Generalnego OLAF o wszelkie niezbędne informacje i dokumenty.

Artykuł 21 Poufność danych osobowych i ich przetwarzanie 1. Członkowie Komitetu są związani tajemnicą zawodową i powstrzymują się od nieuprawnionego ujawniania informacji uzyskanych w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Po opuszczeniu Komitetu są nadal związani tym obowiązkiem. Niniejszy ustęp nie ma zastosowania, jeżeli informacje zostały już zgodnie z prawem podane do wiadomości publicznej lub są publicznie dostępne. 2. Komitet Nadzoru zapewnia stosowanie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 (3). Stosując to rozporządzenie, Komitet i sekretariat ściśle współpracują z inspektorem ochrony danych OLAF i Sekretariatem Komitetu oraz działają zgodnie z przepisami wykonawczymi przyjętymi w dniu 9 lipca 2019 r. (4) 3. Sekretariat Komitetu, reprezentowany przez Kierownika Sekretariatu, pełni funkcję „administratora danych”. 4. Sekretariat Komitetu publikuje na stronie internetowej Komitetu informacje o ochronie danych – skierowane do wszystkich osób, których dane dotyczą – na temat działań Sekretariatu obejmujących przetwarzanie ich danych osobowych zgodnie z art. 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725. Sekretariat przekazuje wszystkim osobom, których dane dotyczą, i z którymi się komunikuje bezpośrednio w ramach działalności związanej z przetwarzaniem, oświadczenie o ochronie prywatności zgodnie z art. 15 rozporządzenia (UE) 2018/1725. 5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 5 lat po ich otrzymaniu na potrzeby dochodzeń ogólnych, chyba że odnoszą się one do działań monitorujących i następczych Komitetu, w których to przypadkach będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 10 lat po zakończeniu danego działania.

Artykuł 22 Budżet 1. Każdego roku, zgodnie z art. 6 ust. 2 decyzji Komisji 1999/352/WE (5), Komitet wydaje opinię na temat wstępnego projektu budżetu przedstawionego przez Dyrektora Generalnego OLAF przed przekazaniem tego projektu Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu Komisji. 2. Sekretariat opracowuje projekty budżetu rocznego Komitetu, które są przesyłane Komisji po ich zatwierdzeniu przez Komitet.

TYTUŁ IV

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 23 Przegląd i zmiany Każdy członek Komitetu może zaproponować w dowolnym terminie wniesienie zmian do regulaminu i przekazać je Przewodniczącemu na piśmie. Zmiany są poddawane pod głosowanie na pierwszym posiedzeniu po ich zaproponowaniu, na podstawie procedury głosowania określonej w art. 9.

Artykuł 24 Stosunki z kontrolerem gwarancji proceduralnych Niniejszy regulamin może zostać poddany przeglądowi po powołaniu kontrolera gwarancji proceduralnych. Po powołaniu kontrolera gwarancji proceduralnych Komitet uzgodni z kontrolerem wszelkie praktyczne ustalenia niezbędne do wdrożenia rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 w zakresie mechanizmu rozpatrywania skarg i obowiązków sprawozdawczych kontrolera.

Artykuł 25 Wejście w życie i publikacja Niniejszy regulamin wchodzi w życie następnego dnia po jego przyjęciu przez Komitet. Zastępuje on poprzedni regulamin opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w 2011 r. (6) Po przyjęciu regulaminu Komitet podejmuje niezbędne działania służące opublikowaniu regulaminu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(1) Zmiany w rozporządzeniu w sprawie OLAF wprowadzone rozporządzeniem (UE, Euratom) 2016/2030 i rozporządzeniem (UE, Euratom) 2020/2223. Zmiany w decyzji Komisji ustanawiającej OLAF wprowadzone decyzją Komisji 2013/478/UE z dnia 27 września 2013 r., decyzją Komisji (UE) 2015/512 z dnia 25 marca 2015 r. oraz decyzją Komisji (UE) 2015/2418 z dnia 18 grudnia 2015 r.

(2) Kodeks postępowania przyjęty przez Komitet Nadzoru w dniu 9 października 2013 r. wraz z notą objaśniającą: zabezpieczenia bezstronności oraz ryzyko konfliktu interesów. Zob. sekcja 4 „Procedura postępowania w sytuacjach konfliktu interesów”, pkt 29 „Niniejszy kodeks postępowania zostanie włączony do regulaminu, który wymaga dalszej zmiany po wejściu w życie rozporządzenia nr 883/2013”.

(3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725&qid=1624632428205.

(4) Decision of the Director-General of OLAF adopting implementing rules concerning the Data Protection Officer for OLAF and the Secretariat of the Supervisory Committee (Decyzja Dyrektora Generalnego OLAF w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących inspektora ochrony danych OLAF i Sekretariatu Komitetu Nadzoru). ARES(2019)4393452.

(5) (1999/352/WE, EWWiS, Euratom): Decyzja Komisji z dnia 28 kwietnia 1999 r. ustanawiająca Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (notyfikowana jako dokument nr SEC(1999) 802) (Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 20).

(6) Dz.U. L 308 z 24.11.2011, s. 114.