CZĘŚĆ A Wymogi dotyczące systemu zarządzania środowiskowego na mocy EN ISO 14001:2015 CZĘŚĆ B Dodatkowe wymogi dotyczące organizacji wdrażających EMAS

Organizacje uczestniczące w systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) wdrażają przedstawione poniżej wymagania normy EN ISO 14001:2015 (1). A.4. Kontekst organizacji A.4.1. Zrozumienie organizacji i jej kontekstu Organizacja powinna określić czynniki zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla celu jej działania i takie, które wpływają na zdolność organizacji do osiągnięcia zamierzonych wyników jej systemu zarządzania środowiskowego. Czynniki takie powinny obejmować warunki środowiskowe będące pod wpływem organizacji lub mogące mieć wpływ na organizację. A.4.2. Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych Organizacja powinna określić: a) strony zainteresowane, istotne dla systemu zarządzania środowiskowego; b) istotne potrzeby i oczekiwania (tj. wymagania) tych stron zainteresowanych; c) które z tych potrzeb i oczekiwań stają się jej zobowiązaniami dotyczącymi zgodności. A.4.3. Określenie zakresu systemu zarządzania środowiskowego Organizacja powinna określić granice i możliwości zastosowania systemu zarządzania środowiskowego w celu ustalenia jego zakresu. Przy określaniu zakresu organizacja powinna rozważyć: a) czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, o których mowa w A.4.1; b) zobowiązania dotyczące zgodności, o których mowa w A.4.2; c) swoje jednostki organizacyjne, funkcje i granice fizyczne; d) własne działania, wyroby i usługi; e) własne uprawnienia i możliwości sprawowania nadzoru i wywierania wpływu. Gdy zakres jest określony, wszystkie działania, wyroby i usługi organizacji objęte tym zakresem powinny być włączone do systemu zarządzania środowiskowego. Zakres powinien być utrzymywany jako udokumentowana informacja i być dostępny dla stron zainteresowanych. A.4.4. System zarządzania środowiskowego Aby osiągnąć zamierzone wyniki, w tym poprawę swoich środowiskowych efektów działalności, organizacja powinna ustanowić, wdrożyć, utrzymywać i ciągle doskonalić system zarządzania środowiskowego łącznie z potrzebnymi procesami i ich wzajemnym oddziaływaniem, zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej. Podczas ustanawiania i utrzymywania systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna rozważyć wiedzę zdobytą zgodnie z 4.1 i 4.2.

A.5. Przywództwo A.5.1. Przywództwo i zaangażowanie Najwyższe kierownictwo powinno wykazywać przywództwo i zaangażowanie w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskowego poprzez: a) przyjęcie odpowiedzialności za skuteczność systemu zarządzania środowiskowego; b) zapewnienie, aby polityka środowiskowa oraz cele środowiskowe były ustanowione i zgodne z kierunkiem strategicznym i kontekstem organizacji; c) zapewnienie zintegrowania wymagań systemu zarządzania środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji; d) zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych w systemie zarządzania środowiskowego; e) komunikowanie znaczenia skutecznego zarządzania środowiskowego i zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego; f) zapewnienie, aby system zarządzania środowiskowego osiągał zamierzone wyniki; g) kierowanie osobami, które mają wpływ na skuteczność systemu zarządzania środowiskowego i wspieranie ich; h) promowanie ciągłego doskonalenia; i) wspieranie innych istotnych ról kierownictwa w celu wykazania ich przywództwa w obszarach, za które odpowiadają. Uwaga: Określenie »biznes« w niniejszej normie międzynarodowej można interpretować szeroko w znaczeniu tych działań, które są podstawowe dla celu istnienia organizacji.

A.5.2. Polityka środowiskowa Najwyższe kierownictwo powinno ustanowić, wdrożyć i utrzymywać politykę środowiskową, która w określonym zakresie systemu zarządzania środowiskowego: a) jest odpowiednia do celu istnienia organizacji i jej kontekstu, w tym charakteru i skali wpływów na środowisko jej działań, wyrobów i usług; b) tworzy ramy do ustanowienia celów środowiskowych; c) zawiera zobowiązanie do ochrony środowiska, w tym do zapobiegania zanieczyszczeniom, oraz inne specyficzne zobowiązanie(-a) istotne dla kontekstu organizacji; Uwaga: Inne szczególne zobowiązanie(-a) do ochrony środowiska mogą obejmować zrównoważone wykorzystanie zasobów, łagodzenie zmian klimatu i adaptację do nich oraz ochronę bioróżnorodności i ekosystemów. d) zawiera zobowiązanie do spełniania zobowiązań dotyczących zgodności; e) zawiera zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego w celu poprawy efektów działalności środowiskowej. Polityka środowiskowa powinna być: — utrzymywana jako udokumentowana informacja, — zakomunikowana w organizacji, — dostępna dla stron zainteresowanych. B.1. Ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej Organizacje zobowiązują się do ciągłego doskonalenia efektów działalności środowiskowej. Jeśli organizacja obejmuje jeden lub więcej obiektów, każdy z obiektów, do którego stosuje się EMAS, musi spełniać wszystkie wymogi EMAS, włączając w to ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej zgodnie z definicją w art. 2 ust. 2.

A.5.3. Role, odpowiedzialność i uprawnienia w organizacji Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, aby odpowiedzialność i uprawnienia osób pełniących istotne role zostały przydzielone i zakomunikowane w organizacji. Najwyższe kierownictwo powinno przydzielić odpowiedzialność i uprawnienia w zakresie: a) zapewnienia zgodności systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej; b) przedstawiania najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących efektów działania systemu zarządzania środowiskowego, w tym środowiskowych efektów działalności. B.2. Przedstawiciel(-e) kierownictwa Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć specjalnego(-ych) przedstawiciela(-li) najwyższego kierownictwa, który(-rzy) niezależnie od innych obowiązków ma(-ją) określone zadania, zakres odpowiedzialności i uprawnienia, aby zapewnić system zarządzania środowiskowego zgodny z niniejszym rozporządzeniem oraz aby przedstawiać najwyższemu kierownictwu sprawozdania z wyników funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. Przedstawiciel najwyższego kierownictwa może być członkiem ścisłego kierownictwa organizacji.

A.6. Planowanie A.6.1. Działania odnoszące się do ryzyk i szans A.6.1.1. Postanowienia ogólne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny(-e) do spełniania wymagań określonych w 6.1.1–6.1.4. Planując system zarządzania środowiskowego, organizacja powinna rozważyć: — czynniki, o których mowa w 4.1, — wymagania, o których mowa w 4.2, — zakres systemu zarządzania środowiskowego; oraz określić ryzyka i szanse związane z jej: — aspektami środowiskowymi (zob. 6.1.2), — zobowiązaniami dotyczącymi zgodności (zob. 6.1.3), — oraz innymi czynnikami i wymaganiami, określonymi w 4.1 i 4.2, do których należy się odnieść, w celu: — zapewnienia, aby system zarządzania środowiskowego mógł osiągnąć zamierzone wyniki, — zapobiegania lub ograniczenia niepożądanych skutków, w tym możliwości wpływu zewnętrznych warunków środowiskowych na organizację, — osiągnięcia ciągłego doskonalenia. W ustalonym zakresie systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna określić potencjalne sytuacje awaryjne, w tym te, które mogą mieć wpływ na środowisko. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące jej: — ryzyk i szans, do których powinna się odnieść, — procesu(-ów), o których mowa w 6.1.1–6.1.4 w zakresie niezbędnym dla zapewnienia, że są one prowadzone tak, jak zaplanowano. A.6.1.2. Aspekty środowiskowe W zdefiniowanym zakresie systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna określić aspekty środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, które może nadzorować i na które może mieć wpływ, a także powiązane z nimi wpływy na środowisko, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia. Podczas określania aspektów środowiskowych organizacja powinna uwzględnić: a) zmiany, w tym planowane lub nowe przedsięwzięcia oraz nowe lub modyfikowane działania, wyroby i usługi; b) warunki nietypowe i racjonalnie przewidywalne sytuacje awaryjne. Organizacja powinna określić te aspekty, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, tj. znaczące aspekty środowiskowe, na podstawie ustanowionych kryteriów. Organizacja powinna przekazywać informacje o swoich znaczących aspektach środowiskowych, jeśli jest to odpowiednie, między różnymi szczeblami i funkcjami organizacji. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące jej: — aspektów środowiskowych i związanych z nimi wpływów na środowisko, — kryteriów użytych do określenia znaczących aspektów środowiskowych, — znaczących aspektów środowiskowych. Uwaga: Znaczące aspekty środowiskowe mogą skutkować zaistnieniem ryzyk i szans związanych z wpływami na środowisko, zarówno niekorzystnymi (zagrożenia), jak i korzystnymi (szanse). B.3. Przegląd środowiskowy Organizacje przeprowadzają i dokumentują wstępny przegląd środowiskowy, jak określono w załączniku I. Organizacje spoza Unii odnoszą się również do wymagań prawnych dotyczących środowiska, mających zastosowanie do podobnych organizacji w państwach członkowskich, w których zamierzają złożyć wniosek.

A.6.1.3. Zobowiązania dotyczące zgodności Organizacja powinna: a) określić zobowiązania dotyczące zgodności związane z jej aspektami środowiskowymi i mieć do nich dostęp; b) określić, jak te zobowiązania dotyczące zgodności stosują się do organizacji; c) uwzględnić te zobowiązania dotyczące zgodności przy ustanawianiu, wdrażaniu, utrzymywaniu i doskonaleniu jej systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja przechowuje udokumentowane informacje dotyczące zobowiązań dotyczących zgodności. Uwaga: Zobowiązania dotyczące zgodności mogą skutkować zaistnieniem ryzyk i szans dla organizacji. A.6.1.4. Planowanie działań Organizacja powinna zaplanować: a) działania odnoszące się do jej: 1) znaczących aspektów środowiskowych; 2) zobowiązań dotyczących zgodności; 3) ryzyk i szans zidentyfikowanych zgodnie z 6.1.1; b) sposób: 1) zintegrowania działań i wdrożenia ich do procesów systemu zarządzania środowiskowego (zob. 6.2, rozdział 7, rozdział 8 i 9.1) lub innych procesów biznesowych; 2) oceny skuteczności tych działań (zob. 9.1). Planując te działania, organizacja powinna rozważyć swoje opcje technologiczne oraz wymagania finansowe, operacyjne i biznesowe. B.4. Zgodność z prawem Organizacje zarejestrowane w EMAS lub mające zamiar się zarejestrować muszą wykazać, że spełniły wszystkie następujące warunki: 1) dokonały identyfikacji wszystkich mających zastosowanie wymagań prawnych dotyczących ochrony środowiska i są świadome wynikających z nich konsekwencji dla organizacji; 2) zapewniają zgodność z prawem w zakresie przepisów ochrony środowiska, w tym dotyczących zezwoleń i ograniczeń przewidzianych w zezwoleniach i przedstawiają odpowiednie dowody; 3) posiadają stosowne procedury umożliwiające organizacji zapewnianie w sposób ciągły zgodności z prawem w zakresie przepisów dotyczących ochrony środowiska.

A.6.2. Cele środowiskowe i planowanie ich osiągnięcia

A.6.2.1. Cele środowiskowe Organizacja powinna ustanowić cele środowiskowe dla odpowiednich funkcji i szczebli, uwzględniając znaczące aspekty środowiskowe organizacji i związane z nimi zobowiązania dotyczące zgodności oraz biorąc pod uwagę ryzyka i szanse. Cele środowiskowe powinny być: a) spójne z polityką środowiskową; b) mierzalne (jeśli jest to wykonalne); c) monitorowane; d) zakomunikowane; e) aktualizowane, jeśli jest to odpowiednie. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące celów środowiskowych. A.6.2.2. Planowanie działań prowadzących do osiągnięcia celów środowiskowych Organizacja, planując, jak osiągnąć cele środowiskowe, powinna określić: a) co ma być zrobione; b) jakie zasoby będą wymagane; c) kto będzie ponosił odpowiedzialność; d) kiedy będzie to zakończone; e) jak oceniane będą wyniki, w tym wskaźniki do monitorowania postępu w osiąganiu mierzalnych celów środowiskowych (zob. 9.1.1). Organizacja powinna rozważyć, w jaki sposób działania prowadzące do osiągania celów środowiskowych mogą być zintegrowane z procesami biznesowymi organizacji. B.5. Cele środowiskowe Organizacje muszą być w stanie wykazać, że ich system zarządzania i procedury audytu uwzględniają rzeczywiste efekty działalności środowiskowej organizacji w zakresie bezpośrednich i pośrednich aspektów. Środki do osiągnięcia celów i realizacji zadań nie mogą stanowić celów środowiskowych.

A.7. Wsparcie A.7.1. Zasoby Organizacja powinna określić i zapewnić zasoby potrzebne do ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego.

A.7.2. Kompetencje Organizacja powinna: a) określić niezbędne kompetencje osoby (osób) wykonującej(-ych) pod jej nadzorem prace mające wpływ na jej środowiskowe efekty działalności oraz jej zdolność do spełniania zobowiązań dotyczących zgodności; b) zapewnić, aby te osoby były kompetentne dzięki odpowiedniemu wykształceniu, szkoleniu lub doświadczeniu; c) określić potrzeby szkoleniowe związane z jej aspektami środowiskowymi i systemem zarządzania środowiskowego; d) tam, gdzie ma to zastosowanie, podjąć działania w celu uzyskania niezbędnych kompetencji i ocenić skuteczność podjętych działań. Uwaga: Stosownymi działaniami mogą być na przykład zapewnienie szkoleń, mentoring, przeniesienie pracowników do innych zadań, zatrudnienie lub zaangażowanie kompetentnych osób. Organizacja powinna przechowywać odpowiednie udokumentowane informacje jako dowód kompetencji. B.6. Zaangażowanie pracowników 1) Organizacja powinna uznawać, że aktywne zaangażowanie pracowników jest siłą napędową i zasadniczym warunkiem ciągłego i skutecznego zwiększenia ochrony środowiska oraz kluczowym zasobem służącym poprawie efektów działalności środowiskowej oraz odpowiednią metodą skutecznego wsparcia zarządzania środowiskowego i systemu audytu w organizacji. 2) »Zaangażowanie pracowników« należy rozumieć jako obejmujące zarówno bezpośrednie uczestnictwo pracowników jak i udzielanie informacji pracownikom oraz ich przedstawicielom. W związku z tym na wszystkich poziomach powinny istnieć programy uczestnictwa pracowników. Organizacja powinna uznawać, że wykazywanie zaangażowania przez kierownictwo, jego zdolność reagowania i aktywne wsparcie z jego strony są zasadniczymi warunkami powodzenia tych procesów. W tym kontekście kierownictwo powinno udzielać pracownikom odpowiednich informacji zwrotnych. 3) Oprócz tych wymogów pracownicy lub ich przedstawiciele powinni być zaangażowani w proces mający na celu ciągłą poprawę efektów działalności środowiskowej organizacji przez: a) dokonanie wstępnego przeglądu środowiskowego; b) ustanowienie i wdrożenie systemów zarządzania środowiskowego i audytu środowiskowego poprawiających efekty działalności środowiskowej; c) utworzenie komitetów lub grup roboczych działających w dziedzinie środowiska, których zadaniem jest zbieranie informacji i zapewnianie uczestnictwa urzędnika odpowiedzialnego za ochronę środowiska/przedstawicieli kierownictwa oraz pracowników i ich przedstawicieli; d) utworzenie wspólnych grup roboczych ds. programu działań na rzecz środowiska i audytu środowiskowego; e) opracowywanie deklaracji środowiskowych. 4) W tym celu należy stosować odpowiednie formy takiego uczestnictwa, takie jak system książki propozycji lub praca zespołowa nad poszczególnymi projektami, lub komitety działające w dziedzinie środowiska. Organizacje uwzględniają wytyczne Komisji w sprawie stosowania najlepszych praktyk w tej dziedzinie. Przedstawiciele pracowników są włączani w ten proces, jeśli zwrócą się z takim wnioskiem.

A.7.3. Świadomość Organizacja powinna zapewnić, aby osoby pracujące pod nadzorem organizacji były świadome: a) polityki środowiskowej; b) znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi rzeczywistych lub potencjalnych wpływów na środowisko związanych z ich pracą; c) ich wkładu w skuteczność systemu zarządzania środowiskowego, w tym korzyści z poprawy środowiskowych efektów działalności; d) konsekwencji niezgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego, w tym niespełniania zobowiązań dotyczących zgodności.

A.7.4. Komunikacja A.7.4.1. Postanowienia ogólne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny(-e) do wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji istotny(-e) dla systemu zarządzania środowiskowego, w tym: a) co ma być komunikowane; b) kiedy ma być komunikowane; c) z kim należy się komunikować; d) jak należy się komunikować. Ustanawiając procesy komunikacji, organizacja powinna: — uwzględnić zobowiązania dotyczące zgodności, — zapewnić, aby przekazywana informacja dotycząca środowiska była spójna z informacją powstającą w ramach systemu zarządzania środowiskowego oraz aby była wiarygodna. Organizacja powinna odpowiadać na sygnały dotyczące jej systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna, jeśli jest to odpowiednie, przechowywać udokumentowane informacje jako dowód prowadzenia komunikacji. A.7.4.2. Komunikacja wewnętrzna Organizacja powinna: a) przekazywać między różnymi szczeblami i funkcjami wewnątrz organizacji, jeśli jest to odpowiednie, informacje istotne dla systemu zarządzania środowiskowego w tym dotyczące zmian w systemie zarządzania środowiskowego; b) zapewnić, aby jej procesy komunikacji umożliwiały każdej osobie pracującej pod nadzorem organizacji uczestniczyć w ciągłym doskonaleniu.

A.7.4.3. Komunikacja zewnętrzna Organizacja powinna przekazywać na zewnątrz informacje dotyczące jej systemu zarządzania środowiskowego, jak ustanowiono w procesie (procesach) komunikacji i zgodnie z zobowiązaniami dotyczącymi zgodności. B.7. Komunikacja 1) Organizacje muszą być w stanie wykazać prowadzenie otwartego dialogu ze społeczeństwem oraz innymi zainteresowanymi stronami, w tym społecznością lokalną i klientami, w odniesieniu do wpływu na środowisko ich działań, produktów i usług. 2) Aby zapewnić wysoki poziom przejrzystości i budowania zaufania zainteresowanych stron, organizacje zarejestrowane w EMAS ujawniają szczegółowe informacje dotyczące środowiska jak określono w załączniku IV dotyczącym sprawozdawczości w zakresie środowiska.