Decyzja Komisji

z dnia 29 listopada 2001 r.

zmieniająca jej regulamin wewnętrzny

(notyfikowana jako dokument nr C(2001) 3031)

(2001/844/WE, EWWiS, Euratom)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 218 ust. 2,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Węgla i Stali, w szczególności jego art. 16,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 131,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Niniejszym przepisy bezpieczeństwa Komisji, które są załączone do tej decyzji, zostają dodane do regulaminu wewnętrznego Komisji jako załącznik.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 1 grudnia 2001 r.

Sporządzono w Brukseli dnia 29 listopada 2001 r.

W imieniu Komisji

Romano Prodi

Przewodniczący

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

(1) W celu rozwoju działań Komisji w dziedzinach, które wymagają zachowania pewnego stopnia poufności, wskazane jest stworzenie całościowego systemu bezpieczeństwa obejmującego Komisję, inne instytucje, struktury, biura i agencje ustanowione na mocy Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską lub Traktatu o Unii Europejskiej, Państwa Członkowskie, a także wszelkich innych odbiorców informacji klasyfikowanych Unii Europejskiej, zwanych dalej "informacjami klasyfikowanymi UE".

(2) W celu zapewnienia skuteczności ustanowionego na tej podstawie systemu bezpieczeństwa Komisja będzie udostępniać informacje klasyfikowane UE jedynie tym zewnętrznym strukturom, które przedstawią zapewnienie, że przedsięwzięły wszystkie środki konieczne do stosowania zasad ściśle odpowiadających niniejszym przepisom.

(3) Niniejsze przepisy nie naruszają przepisów rozporządzenia nr 3 z dnia 31 lipca 1958 roku w sprawie wykonania art. 24 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej [1], rozporządzenia Rady (WE) nr 1588/90 z dnia 11 czerwca 1990 r. w sprawie przekazywania do Urzędu Statystycznego Wspólnot Europejskich danych statystycznych objętych zasadą poufności [2] i decyzji C (95) 1510 z dnia 23 listopada 1995 roku w sprawie ochrony systemów informatycznych.

(4) System bezpieczeństwa Komisji oparty jest na zasadach zawartych w decyzji Rady 2001/264/WE z dnia 19 marca 2001 r. w sprawie przyjęcia przepisów bezpieczeństwa Rady [3], z uwagi na konieczność zapewnienia sprawnego przebiegu procesu podejmowania decyzji w Unii.

(5) Komisja podkreśla, że istotne jest, by także inne instytucje, gdy ma to zastosowanie, przyjmowały przepisy i standardy bezpieczeństwa niezbędne w celu ochrony interesów Unii i jej Państw Członkowskich.

(6) Komisja uznaje potrzebę stworzenia własnej koncepcji bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę wszystkie elementy bezpieczeństwa i szczególny charakter Komisji jako instytucji.

(7) Niniejsze przepisy nie naruszają postanowień art. 255 Traktatu i rozporządzenia nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [4];

Artykuł 1

Zasady bezpieczeństwa Komisji zostają określone w niniejszym załączniku.

Artykuł 2

1. Członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich środków w celu zapewnienia, że zasady, o których mowa w art. 1, są przestrzegane w toku pracy z informacjami klasyfikowanymi UE w ramach Komisji, przez jej urzędników i innych pracowników, przez osoby delegowane do pracy w Komisji, a także we wszystkich obiektach Komisji, włącznie z jej przedstawicielstwami i biurami w Unii oraz przedstawicielstwami w państwach trzecich, a także przez zewnętrznych kontrahentów.

2. Państwa Członkowskie, inne instytucje, struktury, biura czy agencje, ustanowione z mocy lub na podstawie Traktatów, są uprawnione do otrzymywania informacji klasyfikowanych UE, pod warunkiem że zapewnią przestrzeganie w toku pracy z tymi informacjami zasad ściśle odpowiadających przepisom, o których mowa w art. 1, w ramach ich służb i obiektów, a w szczególności przez:

a) członków stałych przedstawicielstw Państw Członkowskich przy Unii Europejskiej, a także członków krajowych delegacji biorących udział w posiedzeniach Komisji lub w jej strukturach, lub też uczestniczących w innych przedsięwzięciach Komisji;

b) inne osoby będące członkami administracji Państw Członkowskich, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych UE, niezależnie od tego, czy wykonują one swoje obowiązki na terytorium tego kraju, czy też poza jego granicami; oraz

c) zewnętrznych kontrahentów i osoby delegowane do pracy, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych UE.

Artykuł 3

Państwa trzecie, organizacje międzynarodowe i inne struktury są uprawnione do otrzymywania informacji klasyfikowanych UE, pod warunkiem że zapewnią przestrzeganie w toku pracy z tymi informacjami zasad ściśle odpowiadających przepisom, o których mowa w art. 1.

Artykuł 4

W celu zapewnienia, że przestrzegane są podstawowe zasady i minimalne standardy bezpieczeństwa określone w części I załącznika, członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa może stosować środki przewidziane w części II załącznika.

Artykuł 5

Od dnia rozpoczęcia stosowania niniejszych przepisów zastępują one:

a) decyzję Komisji C (94) 3282 z dnia 30 listopada 1994 r. w sprawie środków bezpieczeństwa stosowanych wobec informacji klasyfikowanych sporządzonych lub przekazanych w związku z działalnością Unii Europejskiej;

b) decyzję Komisji C (99) 423 z dnia 25 lutego 1999 r. odnoszącą się do procedur, na podstawie których urzędnicy i inni pracownicy Komisji Europejskiej mogą uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych znajdujących się w Komisji.

Artykuł 6

Od dnia rozpoczęcia stosowania niniejszych przepisów wszystkie informacje klasyfikowane, które uprzednio znalazły się w Komisji, z wyłączeniem informacji Euratom:

a) jeśli zostały wytworzone przez Komisję, zostają automatycznie przeklasyfikowane na "EU RESTRICTED", chyba że ich autor podejmie do dnia 31 stycznia 2002 r. decyzję o nadaniu im innej klauzuli. W takim przypadku autor jest zobowiązany do poinformowania o tym wszystkich adresatów danego dokumentu;

b) jeśli zostały wytworzone przez autorów spoza Komisji, zachowują oryginalną klauzulę tajności i tym samym są traktowane jak informacje klasyfikowane UE o klauzuli równorzędnej, chyba że autor wyraził zgodę na jej obniżenie lub zniesienie.

[1] Dz.U. L 17/58 z 6.10.1958, str. 406/58.

[2] Dz.U. L 151 z 15.6.1990, str. 1.

[3] Dz.U. L 101 z 11.4.2001, str. 1.

[4] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Spis treści

CZĘŚĆ I: PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA 1. WPROWADZENIE

2. ZASADY OGÓLNE

3. PODSTAWY BEZPIECZEŃSTWA

4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

4.1. Cele

4.2. Definicje

4.3 Klauzule tajności

4.4. Cele stosowania środków bezpieczeństwa

5. ORGANIZACJA SYSTEMU BEZPIECZEŃSTWA

5.1. Wspólne standardy minimalne

5.2. Organizacja

6. BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE

6.1. Postępowania sprawdzające

6.2. Wykazy osób, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym

6.3. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa

6.4. Obowiązki przełożonych

6.5. Status bezpieczeństwa personelu

7. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

7.1. Potrzeba ochrony

7.2. Kontrola

7.3. Bezpieczeństwo budynków

7.4. Plany ochrony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych

8. BEZPIECZEŃSTWO TELEINFORMATYCZNE (INFOSEC)

9. PRZECIWDZIAŁANIE SABOTAŻOWI ORAZ INNYM FORMOM ZŁOŚLIWEGO I CELOWEGO SZKODZENIA

10. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

CZĘŚĆ II: ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W KOMISJI 11. CZŁONEK KOMISJI ODPOWIEDZIALNY ZA KWESTIE BEZPIECZEŃSTWA

12. GRUPA DORADCZA KOMISJI DO SPRAW POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA

13. RADA BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

14. BIURO BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

15. KONTROLE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

16. KLAUZULE, ZASTRZEŻENIA I OZNACZENIA

16.1. Klauzule tajności

16.2. Zastrzeżenia

16.3. Oznaczenia

16.4. Nanoszenie klauzul

16.5. Nanoszenie zastrzeżeń

17. ZASADY NADAWANIA KLAUZUL

17.1. Uwagi ogólne

17.2. Stosowanie klauzul

17.3. Obniżanie i znoszenie klauzul

18. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

18.1 Uwagi ogólne

18.2. Wymagania w zakresie bezpieczeństwa

18.3. Środki bezpieczeństwa fizycznego

18.3.1. Strefy bezpieczeństwa

18.3.2. Strefa administracyjna

18.3.3. Kontrola wejść i wyjść

18.3.4. Patrolowanie przez strażników

18.3.5. Sejfy, szafy metalowe i pomieszczenia wzmocnione

18.3.6. Zamki

18.3.7. Kontrola kluczy i kodów dostępu

18.3.8. Urządzenia do wykrywania wtargnięcia

18.3.9. Zatwierdzony sprzęt

18.3.10. Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i faksujących

18.4. Ochrona przed podglądem i podsłuchem

18.4.1. Podgląd

18.4.2. Podsłuch

18.4.3. Wnoszenie sprzętu elektronicznego i nagrywającego

18.5. Strefy zabezpieczone technicznie

19. STOSOWANIE ZASADY OGRANICZONEGO DOSTĘPU I POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE

19.1. Uwagi ogólne

19.2. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET

19.3. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL

19.4. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU RESTRICTED

19.5. Przekazywanie

19.6. Szkolenia

20. SPRAWDZENIA URZĘDNIKÓW I INNYCH PRACOWNIKÓW KOMISJI

21. SPORZĄDZANIE, DYSTRYBUCJA, PRZESYŁANIE, BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE KURIERÓW ORAZ DODATKOWE EGZEMPLARZE LUB TŁUMACZENIA I WYCIĄGI Z DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE

21.1. Sporządzanie

21.2. Dystrybucja

21.3. Przesyłanie dokumentów klasyfikowanych UE

21.3.1. Pakowanie, potwierdzanie odbioru

21.3.2. Przesyłanie w obrębie budynku lub kompleksu

21.3.3. Przesyłanie w granicach danego państwa

21.3.4. Przesyłanie pomiędzy państwami

21.3.5. Przesyłanie dokumentów o klauzuli EU RESTRICTED

21.4. Bezpieczeństwo osobowe kurierów

21.5. Przesyłanie elektroniczne i za pośrednictwem innych środków technicznych

21.6. Dodatkowe kopie, tłumaczenia i wyciągi z dokumentów klasyfikowanych UE

22. KANCELARIE TAJNE UE, KONTROLE KOMPLEKSOWE I WYRYWKOWE, ARCHIWIZOWANIE I NISZCZENIE DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE

22.1. Lokalne kancelarie tajne UE

22.2. Kancelarie tajne EU TOP SECRET

22.2.1. Uwagi ogólne

22.2.2. Główne kancelarie tajne EU TOP SECRET

22.2.3. Podkancelarie tajne EU TOP SECRET

22.3. Przeglądy, kontrole kompleksowe i wyrywkowe

22.4. Archiwizowanie informacji klasyfikowanych UE

22.5. Niszczenie dokumentów klasyfikowanych UE

22.6. Niszczenie w sytuacjach nadzwyczajnych

23. ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA STOSOWANE W TRAKCIE SPOTKAŃ ODBYWAJĄCYCH SIĘ POZA SIEDZIBĄ KOMISJI, W TOKU KTÓRYCH WYKORZYSTYWANE SĄ INFORMACJE KLASYFIKOWANE UE

23.1. Uwagi ogólne

23.2. Zakresy odpowiedzialności

23.2.1. Biuro Bezpieczeństwa Komisji

23.2.2. Pełnomocnik ochrony spotkania

23.3. Środki ochrony

23.3.1. Strefy bezpieczeństwa

23.3.2. Przepustki

23.3.3. Kontrola sprzętu fotograficznego i nagrywającego

23.3.4. Kontrola teczek, przenośnych komputerów i pakietów

23.3.5. Bezpieczeństwo techniczne

23.3.6. Dokumenty należące do delegacji

23.3.7. Bezpieczne przechowywanie dokumentów

23.3.8. Kontrole pomieszczeń

23.3.9. Niszczenie zbędnych wydruków zawierających informacje klasyfikowane UE

24. NIEPRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW BEZPIECZEŃSTWA I NARAŻENIE NA SZWANK BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE

24.1. Definicje

24.2. Zgłaszanie przypadków nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa

24.3. Odpowiedzialność prawna

25. OCHRONA INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH TELEINFORMATYCZNYCH

25.1. Wprowadzenie

25.1.1. Uwagi ogólne

25.1.2. Zagrożenia i słabe punkty systemów

25.1.3. Cel stosowania środków ochrony

25.1.4. Szczególne wymagania bezpieczeństwa systemu (SWBS)

25.1.5. Tryby bezpiecznego funkcjonowania

25.2. Definicje

25.3. Zakresy odpowiedzialności

25.3.1. Uwagi ogólne

25.3.2. Władza akredytacji bezpieczeństwa

25.3.3. Władza bezpieczeństwa teleinformatycznego

25.3.4. Właściciel systemów technicznych (TSO)

25.3.5. Właściciel informacji (IO)

25.3.6. Użytkownicy

25.3.7. Szkolenie w zakresie INFOSEC

25.4. Nietechniczne środki ochrony

25.4.1. Bezpieczeństwo osobowe

25.4.2. Bezpieczeństwo fizyczne

25.4.3. Kontrola dostępu do systemu

25.5. Techniczne środki ochrony

25.5.1. Bezpieczeństwo informacji

25.5.2. Kontrola i rozliczanie z odpowiedzialności za informacje

25.5.3. Zasady postępowania z wyjmowalnymi komputerowymi nośnikami danych i kontrola nad nimi

25.5.4. Znoszenie klauzuli i niszczenie komputerowych nośników danych

25.5.5. Bezpieczeństwo łączności

25.5.6. Bezpieczeństwo instalacji i ochrona przed radiacją

25.6. Bezpieczeństwo przetwarzania informacji

25.6.1. Operacyjne procedury bezpieczeństwa

25.6.2. Ochrona oprogramowania/zarządzanie konfiguracją

25.6.3. Wykrywanie wirusów komputerowych

25.6.4. Usługi serwisowe

26.7. Zakup sprzętu i oprogramowania

26.7.1. Uwagi ogólne

26.7.2. Akredytacja (dopuszczenie do eksploatacji)

25.7.3. Ewaluacja i certyfikacja

25.7.4. Rutynowa kontrola środków zabezpieczających w celu utrzymania akredytacji

25.8. Okresowe lub doraźne korzystanie ze sprzętu komputerowego

25.8.1. Bezpieczeństwo komputerów osobistych

25.8.2. Wykorzystywanie prywatnego sprzętu IT do wykonywania zadań Komisji

25.8.3. Wykorzystywanie sprzętu IT należącego do wykonawcy umowy lub przywiezionego z kraju do wykonywania zadań Komisji

26. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

26.1.1. Zasady odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE

26.1.2. Poziomy współpracy

26.1.3. Umowy o bezpieczeństwie

DODATEK 1: Zestawienie porównawcze klauzul tajności DODATEK 2: Praktyczny przewodnik nadawania klauzul DODATEK 3: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 1 DODATEK 4: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 2 DODATEK 5: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 3 DODATEK 6: Wykaz skrótów CZĘŚĆ I: PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA

1. WPROWADZENIE

Niniejsze przepisy ustanawiają podstawowe zasady i minimalne standardy bezpieczeństwa przeznaczone do stosowania w odpowiedni sposób przez Komisję Europejską we wszystkich miejscach prowadzenia przez nią działalności, a także przez wszystkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz zagwarantowanie każdemu z wymienionych pomiotów, że został ustanowiony wspólny standard ochrony.

2. ZASADY OGÓLNE

Polityka bezpieczeństwa Komisji stanowi integralną część jej całościowej polityki wewnętrznego zarządzania i z tego względu jest oparta na zasadach rządzących całością jej działań.

Zasady te obejmują legalność, przejrzystość, odpowiedzialność i pomocniczość (proporcjonalność).

Legalność wskazuje na konieczność ścisłego przestrzegania przepisów prawa przy wykonywaniu zadań związanych z bezpieczeństwem oraz stosowania się do wymogów prawnych. Oznacza także, że zakresy odpowiedzialności w sferze bezpieczeństwa muszą być oparte na odpowiednich przepisach prawa. Pełne zastosowanie mają tu przepisy regulaminu pracowniczego, w szczególności art. 17 dotyczący obowiązku zachowania dyskrecji w odniesieniu do informacji Komisji oraz tytuł VI określający środki dyscyplinarne. Oznacza to także, że pociąganie do odpowiedzialności za przypadki nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa w ramach obszaru odpowiedzialności Komisji odbywa się zgodnie z polityką Komisji w zakresie działań dyscyplinarnych i jej polityką dotyczącą współpracy z Państwami Członkowskimi w zakresie odpowiedzialności karnej.

Przejrzystość wskazuje na potrzebę zapewnienia jasności wszelkich zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa, zachowania równowagi pomiędzy różnymi służbami i dziedzinami (bezpieczeństwo fizyczne przeciwko ochronie informacji itp.) oraz konieczność prowadzenia spójnej i odpowiednio ukierunkowanej polityki mającej na celu edukację w zakresie bezpieczeństwa. Określa ona także potrzebę opracowania zrozumiałych pisemnych wytycznych dotyczących wdrażania środków bezpieczeństwa.

Odpowiedzialność oznacza, że w sferze bezpieczeństwa muszą być jasno określone zakresy odpowiedzialności. Co więcej, wskazuje to na potrzebę regularnego sprawdzania, czy odpowiedzialność ta jest w odpowiedni sposób egzekwowana.

Pomocniczość, lub proporcjonalność, oznacza, że struktury bezpieczeństwa muszą być organizowane na najniższym możliwym poziomie organizacji i być jak najściślej związane z Dyrekcjami Generalnymi i służbami Komisji. Wskazuje to także, że działania w zakresie bezpieczeństwa należy ograniczyć tylko do tych komórek organizacyjnych, w których są one naprawdę potrzebne. Oznacza to również, że środki ochrony muszą być odpowiednie do chronionych interesów oraz do faktycznych lub potencjalnych zagrożeń, zapewniając obronę, która powoduje możliwie najmniejsze utrudnienia.

3. PODSTAWY BEZPIECZEŃSTWA

Podstawy bezpieczeństwa tworzą:

a) w każdym z Państw Członkowskich, instytucja odpowiedzialna za:

1. pozyskiwanie i gromadzenie informacji operacyjnych dotyczących szpiegostwa, aktów sabotażu, terroryzmu i innych zagrożeń dla bezpieczeństwa państwa; oraz

2. dostarczanie informacji i porad swojemu rządowi, a za jego pośrednictwem Komisji, o istocie zagrożeń dla bezpieczeństwa i środków ochrony przed nimi;

b) w każdym z Państw Członkowskich, a także w ramach Komisji, władza techniczna INFOSEC, odpowiedzialna za współpracę z właściwymi władzami bezpieczeństwa w zakresie przekazywania informacji o zagrożeniach natury technicznej dla bezpieczeństwa i wskazywania środków przeciwdziałania;

c) systematyczna współpraca instytucji rządowych, agencji i właściwych służb instytucji europejskich w celu określania i zalecania, w zależności od potrzeb:

1. które osoby, informacje i zasoby wymagają ochrony; oraz

2. wspólnych standardów ochrony;

d) ścisła współpraca pomiędzy Biurem Bezpieczeństwa Komisji a innymi odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo służbami instytucji europejskich oraz Biurem Bezpieczeństwa NATO (NOS).

4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

4.1. Cele

Podstawowe cele ochrony informacji to:

a) ochrona informacji klasyfikowanych UE przed szpiegostwem, narażeniem na szwank ich bezpieczeństwa lub nieupoważnionym ujawnieniem;

b) ochrona informacji UE przetwarzanych w systemach i sieciach teleinformatycznych przed zagrożeniami dla ich poufności, integralności i dostępności;

c) ochrona pomieszczeń Komisji, w których znajdują się informacje UE, przed sabotażem i celowym złośliwym uszkodzeniem;

d) zapewnienie – w przypadku gdyby zastosowane środki ochrony zawiodły – możliwości oceny wyrządzonych szkód, ograniczenia ich skali oraz zastosowania niezbędnych środków zaradczych.

4.2. Definicje

W rozumieniu niniejszego dokumentu:

a) Pojęcie "informacje klasyfikowane UE" oznacza wszelkie informacje i materiały, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby w różnym stopniu narazić na szkodę interesy UE bądź jednego lub kilku Państw Członkowskich, niezależnie od tego, czy informacja ta została wytworzona w UE, czy też przekazana przez Państwa Członkowskie, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe

b) Pojęcie "dokument" oznacza pismo, notatkę, sprawozdanie, memorandum, sygnał/depeszę, szkic, zdjęcie, slajd, film, mapę, plan, wykres, notes, matrycę, kalkę, taśmę z maszyny do pisania lub drukarki, taśmę, kasetę, twardy dysk, CD-ROM oraz każdy inny nośnik, na którym została utrwalona informacja.

c) Pojęcie "materiał" oznacza "dokument", zgodnie z definicją zawartą w literze b) powyżej, a także dowolną część wyposażenia lub broni wyprodukowanych lub będących w trakcie produkcji.

d) Pojęcie "ograniczony dostęp" oznacza określenie, że dany pracownik powinien uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych UE w związku z pełnieniem swojego stanowiska lub wykonywaniem zadania.

e) "Upoważnienie" oznacza decyzję przewodniczącego Komisji o przyznaniu danej osobie dostępu do informacji klasyfikowanych UE o określonym poziomie tajności, na podstawie pozytywnego wyniku postępowania sprawdzającego, przeprowadzonego na podstawie przepisów danego państwa przez krajową władzę bezpieczeństwa.

f) Pojęcie "klauzula tajności" oznacza określenie odpowiedniego poziomu ochrony informacji, której nieupoważnione ujawnienie mogłoby w pewnym stopniu narazić na szkodę interesy Komisji lub Państwa Członkowskiego.

g) Pojęcie "obniżenie klauzuli" (déclassement) oznacza zmianę klauzuli na niższą.

h) Pojęcie "zniesienie klauzuli" (déclassfication) oznacza pozbawienie informacji klauzuli tajności.

i) Pojęcie "wytwórca" oznacza odpowiednio upoważnionego autora dokumentu klasyfikowanego. W obrębie Komisji dyrektorzy departamentów mogą upoważniać podległych im pracowników do wytwarzania informacji klasyfikowanych UE.

j) Pojęcie "departamenty Komisji" oznacza departamenty i służby Komisji, w tym gabinety, we wszystkich miejscach zatrudnienia, w tym także Wspólne Centrum Badawcze, przedstawicielstwa i biura w Unii i delegatury w państwach trzecich.

4.3. Klauzule tajności

a) W przypadkach gdy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa, niezbędne jest dokonanie rozważnej i opartej na doświadczeniu oceny, które informacje i materiały wymagają ochrony, i określenie zakresu tej ochrony. Najistotniejsze jest dostosowanie jej stopnia do znaczenia – z punktu widzenia bezpieczeństwa – danej informacji lub materiału, które mają zostać objęte ochroną. W celu zapewnienia możliwie swobodnego przepływu informacji należy podjąć kroki w celu zapobiegania zarówno zawyżaniu, jak i zaniżaniu klauzuli.

b) System nadawania klauzul stanowi instrument zapewniający wdrażanie w życie powyższych zasad. Podobny system nadawania klauzul powinien być stosowany w toku planowania i realizacji działań mających na celu przeciwdziałanie szpiegostwu, aktom sabotażu, terroryzmowi i innym zagrożeniom, tak aby najściślejszą ochroną były objęte najważniejsze obiekty, w których znajdują się informacje klasyfikowane, oraz ich najbardziej newralgiczne punkty.

c) Wyłącznie wytwórca informacji odpowiada za nadanie jej klauzuli.

d) Poziom klauzuli może być określony wyłącznie na podstawie zawartości informacji.

e) W przypadku łączenia elementów różnych informacji całości nadaje się klauzulę tajności co najmniej odpowiadającą najwyższej klauzuli wykorzystanych informacji. Zbiorowi informacji można jednak nadać klauzulę wyższą niż jego poszczególnym częściom.

f) Klauzulę tajności nadaje się wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne, i na niezbędny okres.

4.4. Cele stosowania środków bezpieczeństwa

Środki bezpieczeństwa muszą:

a) obejmować wszystkie osoby, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych, nośniki tych informacji, wszystkie obiekty, w których się one znajdują, oraz ważne instalacje;

b) być zaprojektowane w sposób zapewniający wykrycie osób, które z racji uplasowania mogłyby stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji lub ważnych instalacji, w których znajdują się takie informacje, oraz pozwalający na uniemożliwienie im dostępu do informacji lub usunięcie ich ze stanowiska;

c) zapobiegać uzyskiwaniu przez osoby nieupoważnione dostępu do informacji klasyfikowanych lub zawierających je instalacji;

d) zapewnić, że wszystkie informacje klasyfikowane są udostępniane zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, który stanowi podstawę wszystkich wymiarów bezpieczeństwa;

e) zapewnić integralność (tzn. zapobiegać dokonywaniu zmian lub niszczeniu informacji w sposób nieupoważniony) i dostępność (tzn. zapewniać uzyskanie dostępu przez osoby, które powinny zapoznać się z informacją i zostały do tego upoważnione) wszystkich informacji, klasyfikowanych i jawnych, w szczególności przechowywanych, przetwarzanych lub przesyłanych w postaci elektromagnetycznej.

5. ORGANIZACJA SYSTEMU BEZPIECZEŃSTWA

5.1. Wspólne standardy minimalne

Komisja jest zobowiązana do zapewnienia, że wspólne standardy minimalne w zakresie bezpieczeństwa są przestrzegane przez wszystkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE, w ramach instytucji i w zakresie jej właściwości, tj. przez wszystkie departamenty i kontrahentów, tak by przekazywaniu informacji klasyfikowanych UE towarzyszyła pewność, że będą one chronione z zachowaniem należytej staranności. Standardy minimalne obejmują kryteria stosowane w toku postępowań sprawdzających oraz procedury ochrony informacji klasyfikowanych UE.

Komisja zezwala na udostępnienie informacji klasyfikowanych UE podmiotom zewnętrznym wyłącznie wtedy, gdy zapewnią one, że w toku wykorzystywania tych informacji przestrzegane są przepisy co najmniej ściśle odpowiadające niniejszym standardom minimalnym.

5.2. Organizacja

W ramach Komisji system bezpieczeństwa ma charakter dwupoziomowy:

a) Na poziomie Komisji jako całości istnieje Biuro Bezpieczeństwa Komisji razem z władzą akredytacji bezpieczeństwa (SAA), pełniącą także funkcję władzy kryptograficznej (CrA) i władzy TEMPEST, oraz władzą bezpieczeństwa teleinformatycznego (IA), a także jedną lub kilkoma głównymi kancelariami tajnymi UE, z których każda zatrudnia jednego lub kilku urzędników kontroli kancelarii (RCO).

b) Na poziomie poszczególnych departamentów Komisji za bezpieczeństwo są odpowiedzialni jeden lub kilku lokalnych pełnomocników ochrony (LSO), jeden lub kilku głównych inspektorów bezpieczeństwa teleinformatycznego (CISO), lokalni inspektorzy bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO) oraz lokalne kancelarie tajne UE, zatrudniające jednego lub kilku urzędników kontroli kancelarii (RCO).

c) Struktury bezpieczeństwa funkcjonujące na poziomie centralnym są zobowiązane do nadzorowania pracy struktur lokalnych.

6. BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE

6.1. Postępowania sprawdzające

Wszystkie osoby, które powinny uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej, przed uzyskaniem prawa dostępu zostają odpowiednio sprawdzone. Podobne postępowanie jest wymagane w odniesieniu do osób, których obowiązki służbowe obejmują przeprowadzanie czynności technicznych związanych z dokonywaniem operacji w ramach systemów i sieci teleinformatycznych zawierających informacje klasyfikowane lub też z utrzymaniem ich funkcjonowania. Postępowanie ma za zadanie określenie, czy dana osoba:

a) jest w pełni lojalna;

b) jej charakter i dyskrecja nie nasuwają podejrzeń co do jej uczciwości w postępowaniu z informacjami klasyfikowanymi; lub

c) może być podatna na naciski ze strony zagranicznych lub innych źródeł.

Postępowania o szczególnie szerokim zakresie prowadzi się wobec osób, które:

d) mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU TOP SECRET;

e) zajmują stanowiska związane z systematycznym dostępem do dużej ilości informacji o klauzuli EU SECRET;

f) których obowiązki obejmują dostęp do szczególnie ważnych dla wypełniania zadań systemów i sieci teleinformatycznych i które z tego względu mogą uzyskać nieupoważniony dostęp do dużych ilości informacji klasyfikowanych UE lub spowodować poważne szkody poprzez akty technicznego sabotażu.

W okolicznościach określonych w lit. d), e) i f) należy możliwie najpełniej zastosować techniki zbadania przeszłości tych osób.

Obowiązkowi poddania się odpowiedniemu sprawdzeniu podlegają także osoby, które nie spełniają wymogów ograniczonego dostępu, ale mają zostać zatrudnione na stanowiskach, na których mogą uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych UE (jak np. kurierzy, pracownicy pionu ochrony, konserwatorzy, sprzątaczki).

6.2. Wykazy osób, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym

Wszystkie departamenty Komisji, które wykorzystują informacje klasyfikowane UE lub w których mieszczą się zabezpieczone systemy teleinformatyczne, są zobowiązane do prowadzenia wykazu zatrudnionych w nich pracowników, którzy przeszli postępowania sprawdzające. Każde postępowanie jest w miarę potrzeb poddawane weryfikacji pod względem adekwatności do stanowiska aktualnie zajmowanego przez daną osobę. Niezwłoczne przeprowadzenie takiej weryfikacji jest obligatoryjne, gdy zostanie uzyskana nowa informacja wskazująca, że dalsze zatrudnienie danej osoby na stanowisku związanym z dostępem do informacji klasyfikowanych nie jest wskazane ze względów bezpieczeństwa. Wykaz pracowników danej struktury, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym, jest prowadzony przez lokalnego pełnomocnika ochrony.

6.3. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa

Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z możliwością uzyskania dostępu do informacji klasyfikowanych w momencie podejmowania obowiązków przechodzą dokładne przeszkolenie, które uświadomi im cel stosowania środków ochrony oraz zapozna z procedurami w zakresie bezpieczeństwa; szkolenia takie są powtarzane w regularnych odstępach czasu. Wymagane jest, by przeszkoleni pracownicy potwierdzili na piśmie, że przeczytali i w pełni rozumieją aktualne przepisy bezpieczeństwa.

6.4. Obowiązki przełożonych

Przełożeni mają obowiązek orientować się, którzy z podlegających im pracowników mają dostęp do informacji klasyfikowanych lub zabezpieczonych systemów i sieci teleinformatycznych. Są oni także zobowiązani do odnotowywania i zgłaszania wszelkich incydentów oraz stwierdzonych słabości systemu ochrony, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo.

6.5. Status bezpieczeństwa personelu

Ustanawia się procedury zapewniające, że w przypadku gdy pojawią się wątpliwości w zakresie spełniania warunków bezpieczeństwa przez danego pracownika, zostanie przeprowadzone sprawdzenie, czy osoba ta wykonuje pracę związaną z dostępem do informacji klasyfikowanych lub zabezpieczonych systemów i sieci teleinformatycznych; o rezultacie tego sprawdzenia informuje się Biuro Bezpieczeństwa Komisji. W przypadku ustalenia, że osoba ta zagraża bezpieczeństwu, musi zostać odsunięta od dostępu do informacji lub systemów albo usunięta ze stanowiska, na którym może stwarzać niebezpieczeństwo.

7. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

7.1. Potrzeba ochrony

Zakres środków bezpieczeństwa fizycznego, które są stosowane do ochrony informacji klasyfikowanych UE, musi odpowiadać klauzuli tajności i ilości posiadanych informacji i materiałów oraz istniejącym zagrożeniom. Wszystkie osoby, w których dyspozycji znajdują się informacje klasyfikowane UE, są zobowiązane do przestrzegania jednolitych zasad odnoszących się do określania klauzuli tych informacji i wspólnych standardów ochrony odnoszących się do postępowania z informacjami i materiałami wymagającymi ochrony, ich przesyłania i niszczenia.

7.2. Kontrola

Przed opuszczeniem stref, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE, osoby sprawujące nad nimi pieczę są zobowiązane do zapewnienia, że informacje są przechowywane w bezpieczny sposób oraz że zostały zamknięte zamki i uaktywnione systemy alarmowe. Po godzinach pracy powinny być prowadzone kolejne, niezależne sprawdzenia.

7.3. Bezpieczeństwo budynków

Budynki, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE lub zabezpieczone systemy i sieci teleinformatyczne, są chronione przed możliwością uzyskania do nich nieupoważnionego dostępu. Sposób ochrony informacji klasyfikowanych UE, np. przez zastosowanie krat w oknach, zamków, straży przy wejściach, automatycznych systemów kontroli dostępu, kontroli bezpieczeństwa i patroli, systemów alarmowych, systemów wykrywania wtargnięcia i psów strażniczych, musi być określony na podstawie:

a) klauzuli tajności i ilości informacji i materiałów podlegających ochronie oraz usytuowania pomieszczeń, w których są przechowywane;

b) jakości sejfów i szaf metalowych wykorzystywanych do przechowywania tych informacji i materiałów;

c) rodzaju i lokalizacji budynku.

Podobnie sposób ochrony systemów i sieci teleinformatycznych musi być określony na podstawie oceny wagi zasobów oraz stopnia szkód związanych z potencjalnym narażeniem na szwank bezpieczeństwa, rodzaju i lokalizacji budynku, w którym znajdują się systemy i sieci teleinformatyczne oraz umiejscowienia systemu w budynku.

7.4. Plany ochrony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych

Wymagane jest przygotowanie szczegółowych planów ochrony informacji klasyfikowanych na wypadek wystąpienia zagrożeń o skali lokalnej lub ogólnokrajowej.

8. BEZPIECZEŃSTWO TELEINFORMATYCZNE (INFOSEC)

INFOSEC obejmuje określenie i zastosowanie środków ochrony informacji przetwarzanych, przechowywanych lub przesyłanych w systemach teleinformatycznych lub innych elektronicznych, przed utratą ich poufności, integralności i dostępności, zarówno przypadkową, jak i zamierzoną. Wymagane jest podjęcie odpowiednich środków przeciwdziałania w celu zapobiegania przypadkom: uzyskania dostępu do informacji klasyfikowanych UE przez osoby nieupoważnione, uniemożliwienia uzyskania dostępu osobom upoważnionym oraz wprowadzania nieupoważnionych zmian lub niszczenia informacji klasyfikowanych UE.

9. PRZECIWDZIAŁANIE SABOTAŻOWI ORAZ INNYM FORMOM ZŁOŚLIWEGO I CELOWEGO SZKODZENIA

Zastosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego do ochrony ważnych instalacji, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE, stanowi najlepsze zabezpieczenie przed sabotażem oraz złośliwym i celowym szkodzeniem; same procedury sprawdzeniowe wobec pracowników nie są wystarczające. Właściwa instytucja państwowa powinna zbierać informacje operacyjne dotyczące szpiegostwa, aktów sabotażu, terroryzmu i innych zagrożeń dla bezpieczeństwa państwa.

10. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

Decyzję o udostępnieniu informacji wytworzonej w ramach Komisji państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej może podjąć wyłącznie Komisja jako ciało kolegialne. Jeśli informacja, której dotyczy wniosek, nie została wytworzona w ramach Komisji, jest ona zobowiązana do uzyskania zgody wytwórcy na jej udostępnienie. W przypadku gdy nie można ustalić wytwórcy, jego uprawnienia przejmuje Komisja.

W przypadku gdy Komisja otrzymuje informacje klasyfikowane od państw trzecich, organizacji międzynarodowych lub innych stron trzecich, jest zobligowana do zapewnienia im ochrony odpowiedniej do ich klauzuli tajności i zgodnie ze standardami określonymi przez poniższy dokument dla informacji klasyfikowanych UE lub też ściślejszej ochrony, jeśli zażąda tego strona trzecia udostępniająca informacje. Istnieje możliwość przeprowadzania wzajemnych kontroli.

Powyższe zasady są wdrażane w życie zgodnie z przepisami szczegółowymi zawartymi w części II sekcja 26 oraz dodatkach 3, 4 i 5.

CZĘŚĆ II: ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W KOMISJI

11. CZŁONEK KOMISJI ODPOWIEDZIALNY ZA KWESTIE BEZPIECZEŃSTWA

Członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa odpowiada za:

a) wdrażanie polityki bezpieczeństwa Komisji;

b) rozpatrywanie problemów bezpieczeństwa zgłaszanych przez Komisję lub jej właściwe struktury;

c) rozpatrywanie kwestii wiążących się z koniecznością wprowadzania zmian w polityce bezpieczeństwa Komisji, w ścisłej współpracy z krajowymi (lub innymi właściwymi) władzami bezpieczeństwa Państw Członkowskich (zwanymi dalej krajowymi władzami bezpieczeństwa).

W szczególności członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest odpowiedzialny za:

a) koordynowanie wszelkich kwestii związanych z bezpieczeństwem przedsięwzięć podejmowanych przez Komisję;

b) przekazywanie za pośrednictwem wyznaczonych instytucji Państw Członkowskich wniosków do krajowych władz bezpieczeństwa o przeprowadzenie postępowań sprawdzających wobec osób zatrudnionych w Komisji, zgodnie z postanowieniami sekcji 20;

c) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego lub zlecanie przeprowadzenia takiego postępowania w każdym przypadku przecieku informacji klasyfikowanych UE, o którym na podstawie pierwotnego rozpoznania sądzi się, że jego źródłem jest Komisja;

d) wnioskowanie do odpowiednich władz bezpieczeństwa o rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego, gdy wydaje się, że przeciek informacji klasyfikowanych UE miał miejsce poza Komisją, oraz koordynowanie postępowań w przypadku, gdy zaangażowanych jest więcej niż jedna władza bezpieczeństwa;

e) przeprowadzanie okresowych kontroli rozwiązań w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE;

f) utrzymywanie ścisłych kontaktów ze wszystkim właściwymi władzami bezpieczeństwa w celu osiągnięcia pełnej koordynacji w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych;

g) dokonywanie stałych przeglądów polityki bezpieczeństwa Komisji i stosowanych procedur ochrony i, gdy zachodzi taka potrzeba, opracowywanie odpowiednich zaleceń. W tym zakresie członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest zobowiązany do przedstawiania Komisji rocznego planu inspekcji przygotowywanego przez służby bezpieczeństwa Komisji.

12. GRUPA DORADCZA KOMISJI DO SPRAW POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA

Ustanawia się Grupę Doradczą Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa. W jej skład wchodzą przedstawiciele krajowych władz bezpieczeństwa Państw Członkowskich. Grupie przewodniczy członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa lub osoba przez niego wyznaczona. Do udziału w posiedzeniach mogą być także zapraszani przedstawiciele innych instytucji europejskich, a także przedstawiciele odpowiednich zdecentralizowanych agencji WE i UE, jeśli omawiane są sprawy ich dotyczące.

Grupa Doradcza Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa spotyka się na wniosek przewodniczącego lub każdego z jej członków. Grupa jest uprawniona do rozpatrywania i poddawania ocenie wszystkich istotnych kwestii bezpieczeństwa oraz do przedstawiania – w miarę potrzeb – odpowiednich zaleceń Komisji.

13. RADA BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

Ustanawia się Radę Bezpieczeństwa Komisji. Tworzą ją sekretarz generalny, pełniący funkcję przewodniczącego, oraz dyrektorzy generalni służby prawnej, administracji i personelu, stosunków międzynarodowych, sprawiedliwości i spraw wewnętrznych oraz Połączonego Centrum Badawczego i dyrektorów służby audytu wewnętrznego oraz Biura Bezpieczeństwa Komisji. Do udziału w pracach Rady mogą być zapraszani inni urzędnicy Komisji. W zakresie właściwości Rady pozostaje dokonywanie oceny środków bezpieczeństwa stosowanych w ramach Komisji oraz przedstawianie odpowiednich zaleceń członkowi Komisji odpowiedzialnemu za kwestie bezpieczeństwa.

14. BIURO BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

W celu wypełnienia obowiązków określonych w sekcji 11 członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa ma do dyspozycji Biuro Bezpieczeństwa Komisji, którego zadaniem jest koordynacja, nadzór i wdrażanie środków bezpieczeństwa.

Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest głównym doradcą do spraw bezpieczeństwa członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa oraz sprawuje funkcję sekretarza Grupy Doradczej Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa. W tym zakresie jest on zobowiązany do kierowania procesem uaktualniania przepisów bezpieczeństwa oraz do koordynacji stosowania środków ochrony z właściwymi instytucjami Państw Członkowskich oraz, w miarę potrzeb, organizacjami międzynarodowymi, które zawarły z Komisją umowy o bezpieczeństwie. W tym celu będzie spełniał funkcję oficera łącznikowego.

Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest odpowiedzialny za zatwierdzanie systemów i sieci teleinformatycznych w ramach Komisji. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji, w porozumieniu z właściwą krajową władzą bezpieczeństwa, podejmuje decyzje o zatwierdzeniu systemów i sieci teleinformatycznych obejmujących z jednej strony Komisję, z drugiej zaś wszelkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE.

15. KONTROLE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do przeprowadzania okresowych kontroli rozwiązań w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE.

Biuro Bezpieczeństwa Komisji może w wykonywaniu tego zadania korzystać z pomocy służb bezpieczeństwa innych instytucji unijnych, dysponujących informacjami klasyfikowanymi UE lub krajowych władz bezpieczeństwa Państw Członkowskich [1].

Na wniosek Państwa Członkowskiego, jego krajowa władza bezpieczeństwa może – wspólnie i w porozumieniu ze służbami bezpieczeństwa Komisji – przeprowadzić w Komisji kontrolę w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE.

16. KLAUZULE, ZASTRZEŻENIA I OZNACZENIA

16.1. Klauzule tajności [2]

Informacjom mogą być nadawane następujące klauzule tajności (por. także załącznik 2):

EU TOP SECRET: klauzulę tę nadaje się tylko informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie spowodowałoby wyjątkowo duże szkody dla podstawowych interesów Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

EU SECRET: klauzulę tę nadaje się tylko informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

EU CONFIDENTIAL: klauzulę tę nadaje się informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

EU RESTRICTED: klauzulę tę nadaje się informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie byłoby niekorzystne z punktu widzenia interesów Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

Nie dopuszcza się stosowania innych klauzul.

16.2. Zastrzeżenia

W celu określenia terminu obowiązywania klauzuli tajności (co w przypadku informacji klasyfikowanych oznacza automatyczne obniżenie lub zniesienie klauzuli) dopuszczalne jest stosowanie uzgodnionych zastrzeżeń. Zastrzeżenie może mieć formę "Obowiązuje do (czas/data)" lub "Obowiązuje do (wydarzenie)".

W przypadkach gdy istnieje potrzeba ograniczenia kręgu odbiorców lub wskazania na szczególne zasady postępowania z dokumentem, stanowiące uzupełnienie środków określonych na podstawie klauzuli tajności, należy stosować dodatkowe zastrzeżenia, takie jak CRYPTO lub inne uznawane w ramach UE.

Zastrzeżeń używa się wyłącznie w połączeniu z klauzulą tajności.

16.3. Oznaczenia

Możliwe jest stosowanie dodatkowych oznaczeń w celu określenia dziedziny, do której odnosi się dokument, lub szczególnego kręgu odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, lub – w przypadku informacji nieklasyfikowanych – czasu obowiązywania embarga.

Oznaczenie nie jest klauzulą tajności i nie może być stosowane zamiast niej.

Oznaczenie ESDP nadaje się dokumentom dotyczącym zagadnień bezpieczeństwa i obrony Unii albo jednego lub więcej jej Państw Członkowskich, bądź odnoszącym się do wojskowego lub cywilnego zarządzania kryzysowego, a także kopiom takich dokumentów.

16.4. Nanoszenie klauzul

Klauzule nanosi się w następujący sposób:

a) na dokumentach EU RESTRICTED: za pomocą środków mechanicznych lub elektronicznych,

b) na dokumentach EU CONFIDENTIAL: za pomocą środków mechanicznych i ręcznie; możliwe jest także drukowanie ich na wcześniej oznakowanych i zarejestrowanych arkuszach,

c) na dokumentach EU SECRET i EU TOP SECRET: za pomocą środków mechanicznych i ręcznie.

16.5. Nanoszenie zastrzeżeń

Zastrzeżenia muszą być nanoszone tak samo, jak klauzule tajności, bezpośrednio pod nimi.

17. ZASADY NADAWANIA KLAUZUL

17.1. Uwagi ogólne

Informacja powinna być objęta klauzulą tajności tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Klauzula musi być wyraźnie i prawidłowo naniesiona. Może być utrzymywana tylko przez niezbędny okres.

Wyłącznie wytwórca odpowiada za nadanie klauzuli oraz, następnie, za jej obniżenie lub zniesienie.

Urzędnicy i inni pracownicy Komisji mogą nadawać klauzule, obniżać je lub znosić wyłącznie na polecenie lub za zgodą dyrektora departamentu.

Szczegółowe procedury postępowania z dokumentami klasyfikowanymi zostały określone w sposób zapewniający, że są one chronione w sposób odpowiedni dla zawartych w nich informacji.

Liczba osób upoważnionych do wytwarzania dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET musi być ograniczona do niezbędnego minimum, a ich nazwiska umieszczone na wykazie prowadzonym przez Biuro Bezpieczeństwa Komisji.

17.2. Stosowanie klauzul

Klauzula danego dokumentu jest określana na podstawie stopnia sensytywności zawartych w nim informacji, zgodnie z definicjami zamieszczonymi w sekcji 16. Ważne jest, by klauzule były stosowane prawidłowo i oszczędnie. Odnosi się to w szczególności do klauzuli EU TOP SECRET.

Wytwórca dokumentu, który zamierza nadać mu klauzulę tajności, musi pamiętać o powyższych przepisach i opanować wszelkie tendencje zarówno do zawyżania, jak i zaniżania klauzuli.

Praktyczne zalecenia odnoszące się do określania klauzuli są zawarte w dodatku 2.

Poszczególne strony, ustępy, punkty, załączniki, dodatki, załączniki lub uzupełnienia do danego dokumentu mogą wymagać objęcia ich inną klauzulą tajności; z tego względu wymagane jest ich odpowiednie oznakowanie. Klauzula całego dokumentu musi odpowiadać klauzuli jego najwyżej zaklasyfikowanej części.

Klauzula pisma przewodniego lub noty poprzedzającej załączniki musi odpowiadać najwyższej klauzuli pism do nich załączonych. Wytwórca powinien jasno określić poziom klauzuli pisma przewodniego lub noty po odłączeniu ich od załączników.

Kwestie publicznego dostępu do informacji są określone w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001.

17.3. Obniżanie i znoszenie klauzul

Klauzula tajności dokumentów klasyfikowanych UE może być obniżona lub zniesiona wyłącznie za pozwoleniem wytwórcy oraz, gdy istnieje taka potrzeba, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi stronami. Decyzja o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli musi być potwierdzona na piśmie. Wytwórca jest zobowiązany do informowania odbiorców informacji o zmianie klauzuli; adresaci są z kolei odpowiedzialni za poinformowanie o tym kolejnych osób, do których przesłali dokument lub dla których wykonali jego kopię.

Wytwórca jest zobowiązany, w miarę możliwości, do określenia na dokumencie klasyfikowanym daty lub okresu, gdy jego klauzula może zostać obniżona lub zniesiona. W przeciwnym razie wytwórcy są zobowiązani do przeprowadzania przynajmniej raz na 5 lat przeglądu dokumentów w celu dokonania oceny, czy nadana klauzula nadal jest konieczna.

18. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

18.1. Uwagi ogólne

Podstawowym celem stosowania środków ochrony fizycznej jest zapobieganie: przypadkom uzyskania przez osoby nieupoważnione dostępu do informacji i/lub materiałów klasyfikowanych UE, kradzieży i niszczeniu sprzętu oraz innej własności oraz nękaniu lub wszelkim innym formom agresji wymierzonej przeciwko urzędnikom, pracownikom i gościom.

18.2. Wymagania w zakresie bezpieczeństwa

Wszystkie budynki, tereny, pomieszczenia biurowe, systemy teleinformatyczne itd., w których informacje klasyfikowane UE są przechowywane i/lub znajdują się w obiegu, podlegają ochronie przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa fizycznego.

Podejmując decyzję o poziomie ochrony fizycznej należy wziąć pod uwagę wszystkie istotne czynniki, takie jak:

a) klauzula tajności informacji i/lub materiału;

b) ilość i forma utrwalenia informacji (np. wydruk, nośnik komputerowy);

c) ocena lokalnych zagrożeń wynikających z działalności służb wywiadowczych wymierzonej przeciwko UE, jej Państwom Członkowskim i/lub innym instytucjom i stronom trzecim posiadającym informacje klasyfikowane UE, mianowicie sabotażu, terroryzmu oraz działalności antypaństwowej lub innych działań o charakterze przestępczym.

Wymagane jest ustanowienie środków ochrony fizycznej w celu:

a) uniemożliwienia skrytego lub siłowego wejścia intruzów;

b) zniechęcenia, utrudnienia oraz wykrycia działań podejmowanych przez nielojalnych pracowników;

c) zapobieżenia uzyskaniu dostępu do informacji klasyfikowanych UE z naruszeniem zasady ograniczonego dostępu.

18.3. Środki bezpieczeństwa fizycznego

18.3.1. Strefy bezpieczeństwa

Miejsca, w których informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu, muszą być tak usytuowane i wyposażone, aby odpowiadały następującym wymaganiom:

a) strefa bezpieczeństwa klasy I: miejsce, w którym informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu w taki sposób, że – biorąc pod uwagę uwarunkowania praktyczne – wejście do strefy jest jednoznaczne z uzyskaniem dostępu do informacji klasyfikowanych. Strefa ta wymaga:

i) wyraźnie określonych i chronionych granic, których przekraczanie w obie strony jest kontrolowane;

ii) systemu kontroli wejść, który umożliwia wejście do strefy jedynie osobom odpowiednio sprawdzonym i wyraźnie do tego upoważnionym;

iii) określenia klauzuli tajności i kategorii informacji, które zazwyczaj znajdują się w tym obszarze, tzn. informacji, które są dostępne po wejściu do strefy;

b) strefa bezpieczeństwa klasy II: miejsce, w którym informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu w sposób umożliwiający ich ochronę przed uzyskaniem dostępu przez osoby nieupoważnione dzięki środkom kontroli wewnętrznej; są to np. pomieszczenia, w których informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL są często przechowywane lub znajdują się one w ciągłym obiegu. Strefa ta wymaga:

i) wyraźnie określonych i chronionych granic, których przekraczanie w obie strony jest kontrolowane;

ii) systemu kontroli wejść, który umożliwia wejście do strefy bez nadzoru jedynie osobom odpowiednio sprawdzonym i wyraźnie do tego upoważnionym. W stosunku do wszystkich innych osób konieczne jest zapewnienie eskorty lub równoważnych środków kontroli w celu zapobieżenia uzyskaniu nieupoważnionego dostępu do informacji klasyfikowanych UE i niekontrolowanemu wejściu do miejsc objętych kontrolą bezpieczeństwa technicznego.

Miejsca, w których nie pracuje się 24 godziny na dobę, muszą być sprawdzane bezpośrednio po zakończeniu normalnych godzin pracy w celu upewnienia się, że informacje klasyfikowane UE zostały należycie zabezpieczone.

18.3.2. Strefa administracyjna

Strefę administracyjną, charakteryzującą się niższym poziomem zabezpieczeń, można utworzyć wokół stref bezpieczeństwa klasy I lub II, bądź w prowadzącym do nich przejściu. Strefa taka wymaga wyraźnie określonych granic, w ramach których możliwe jest wprowadzenie kontroli osób i pojazdów. W strefach administracyjnych wolno przechowywać i wykorzystywać wyłącznie informacje o klauzuli EU RESTRICTED i nieklasyfikowane.

18.3.3. Kontrola wejść i wyjść

Wejścia stałych pracowników do stref bezpieczeństwa klasy I lub II muszą być kontrolowane przy zastosowaniu systemu przepustek lub identyfikacji osób. Wymagane jest także ustanowienie systemu sprawdzania osób odwiedzających w celu uniemożliwienia uzyskania nieupoważnionego dostępu do informacji klasyfikowanych UE. Możliwe jest uzupełnienie systemu przepustek o rozpoznawanie za pomocą środków technicznych; rozwiązanie takie można uznać za dodatkowy element, który jednak nie może całkowicie zastąpić strażników. Zmiana w ocenie zagrożeń może pociągnąć za sobą wzmocnienie środków kontroli wejść i wyjść, np. w trakcie wizyt osób zajmujących wysokie stanowiska.

18.3.4. Patrolowanie przez strażników

Po zakończeniu normalnych godzin pracy strefy bezpieczeństwa klasy I i II powinny być patrolowane w celu ochrony zasobów UE przed narażeniem na szwank ich bezpieczeństwa, uszkodzeniem lub utratą. Częstotliwość patroli określa się w zależności od warunków lokalnych, ale zaleca się, by odbywały się one co dwie godziny.

18.3.5. Sejfy, szafy metalowe i pomieszczenia wzmocnione

Sejfy i szafy pancerne używane do przechowywania informacji klasyfikowanych UE dzielą się na trzy klasy:

- klasa A: sejfy i szafy metalowe zatwierdzone w danym kraju do przechowywania informacji o klauzuli EU TOP SECRET w strefie bezpieczeństwa klasy I lub II;

- klasa B: sejfy i szafy metalowe zatwierdzone w danym kraju do przechowywania informacji o klauzuli EU SECRET lub EU CONFIDENTIAL w strefie bezpieczeństwa klasy I lub II;

- klasa C: meble biurowe odpowiednie do przechowywania jedynie informacji o klauzuli EU RESTRICTED.

W przypadku pomieszczeń wzmocnionych, tworzonych w obrębie strefy bezpieczeństwa klasy I lub II, oraz wszystkich stref bezpieczeństwa klasy I, w których informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej są przechowywane na odkrytych półkach lub zaznaczane na wykresach i mapach, wymagane jest, by ściany, podłogi i stropy, drzwi i zamki zostały zatwierdzone przez władzę akredytacji bezpieczeństwa (SAA); kryterium oceny stanowi zapewnienie ochrony identycznej jak zapewniana przez sejf lub szafę pancerną, dopuszczone do przechowywania informacji o tej samej klauzuli.

18.3.6. Zamki

Zamki stosowane do zamykania sejfów, szaf metalowych i pomieszczeń wzmocnionych, w których przechowywane są informacje klasyfikowane UE, muszą odpowiadać następującym wymaganiom:

- grupa A: zatwierdzone w danym kraju do stosowania w sejfach i szafach metalowych klasy A;

- grupa B: zatwierdzone w danym kraju do stosowania w sejfach i szafach metalowych klasy B;

- grupa C: odpowiednie tylko do mebli biurowych klasy C.

18.3.7. Kontrola kluczy i kodów dostępu

Klucze do sejfów i szaf metalowych nie mogą być wynoszone poza budynki Komisji. Osoby, które powinny znać kody dostępu do sejfów i szaf metalowych, muszą się ich nauczyć na pamięć. Zapasowe klucze oraz zapisane kody dostępu, które należy wykorzystywać tylko w nagłych przypadkach, muszą być przechowywane przez lokalnego pełnomocnika ochrony danego departamentu Komisji; wymagane jest umieszczenie każdego kodu dostępu w oddzielnej, nieprzezroczystej i zapieczętowanej kopercie. Klucze używane na co dzień, klucze zapasowe oraz kody dostępu należy przechowywać w oddzielnych pojemnikach. Klucze i kody wymagają równie rygorystycznej ochrony, jak informacje, do których umożliwiają dostęp.

Kody dostępu do sejfów i szaf metalowych są udostępniane jak najmniejszej liczbie osób. Wymaga się zmiany kodu:

a) przy otrzymaniu nowego sejfu lub kasy pancernej;

b) w każdym przypadku, gdy dochodzi do zmiany personelu;

c) gdy doszło do ujawnienia kodu bądź istnieje domniemanie, że mogło to nastąpić;

d) w regularnych odstępach czasu: zaleca się dokonywanie zmian co 6 miesięcy, jednak nie rzadziej niż co 12 miesięcy.

18.3.8. Urządzenia do wykrywania wtargnięcia

W przypadku gdy do ochrony informacji klasyfikowanych UE są stosowane systemy alarmowe, telewizja przemysłowa i inne urządzenia elektryczne, wymagane jest zapewnienie zasilania awaryjnego w celu zapewnienia nieprzerwanego działania systemu w razie wystąpienia przerw w dostawie energii elektrycznej z głównego źródła. Kolejnym podstawowym wymogiem, jaki muszą spełnić tego rodzaju urządzenia, jest włączanie się alarmu lub innego skutecznego ostrzeżenia, kierowanego do osób monitorujących bezpieczeństwo strefy, gdy wystąpią zakłócenia w pracy urządzeń wykrywania wtargnięcia lub próby ingerencji w ich funkcjonowanie.

18.3.9. Zatwierdzony sprzęt

Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobligowane do prowadzenia aktualnego wykazu sprzętu (uwzględniającego typy i modele urządzeń), który został przez nie zatwierdzony do bezpośredniej lub pośredniej ochrony informacji klasyfikowanych w różnych warunkach i okolicznościach. Wykaz tworzy się na podstawie – między innymi – informacji przekazywanych przez krajowe władze bezpieczeństwa.

18.3.10. Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i faksujących

Kopiarki i telefaksy należy fizycznie zabezpieczyć w sposób zapewniający, że mogą z nich skorzystać jedynie osoby upoważnione oraz że wszystkie informacje klasyfikowane UE są objęte właściwą kontrolą.

18.4. Ochrona przed podglądem i podsłuchem

18.4.1. Podgląd

Wszelkie odpowiednie środki muszą być stosowane w ciągu dnia i w nocy w celu zapewnienia, że żadna nieupoważniona osoba nie może zobaczyć, nawet przypadkowo, informacji klasyfikowanych UE.

18.4.2. Podsłuch

Pomieszczenia lub strefy, w których regularnie omawiane są kwestie objęte klauzulą EU SECRET lub wyższą, muszą być zabezpieczone przed podsłuchem pasywnym i aktywnym, jeśli ryzyko wystąpienia tego typu zagrożeń uzasadnia konieczność takich zabezpieczeń. Przeprowadzenie oceny ryzyka jest obowiązkiem Biura Bezpieczeństwa Komisji, które – gdy jest to konieczne – może się skonsultować z właściwymi krajowymi władzami bezpieczeństwa.

18.4.3 Wnoszenie sprzętu elektronicznego i nagrywającego

Nie dopuszcza się wnoszenia do stref bezpieczeństwa lub stref zabezpieczonych technicznie telefonów komórkowych, prywatnych komputerów, urządzeń nagrywających, aparatów fotograficznych i innych urządzeń elektronicznych lub pozwalających na rejestrację dźwięku bez upoważnienia dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji.

Biuro Bezpieczeństwa Komisji może zwrócić się do krajowych władz bezpieczeństwa z wnioskiem o czasowe oddelegowanie ekspertów w celu określenia, jakie środki ochrony powinny zostać zastosowane w pomieszczeniach zagrożonych podsłuchem pasywnym (np. izolacja ścian, drzwi, podłóg i stropów, pomiary emanacji) i aktywnym (np. przeszukanie w celu wykrycia mikrofonów).

Podobnie, gdy wymagają tego okoliczności, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może zwrócić się do krajowych władz bezpieczeństwa z wnioskiem o przeprowadzenie specjalistycznej kontroli sprzętu teleinformatycznego oraz elektrycznego lub elektronicznego sprzętu biurowego wszelkiego rodzaju, wykorzystywanego w trakcie spotkań na poziomie EU SECRET lub wyższym.

18.5. Strefy zabezpieczone technicznie

Niektóre strefy mogą być zaprojektowane jako strefy zabezpieczone technicznie. Wejście do takiej strefy podlega szczególnej kontroli. W czasie gdy strefa nie jest użytkowana, musi być zamknięta zgodnie z zatwierdzoną instrukcją, a wszystkie klucze muszą być objęte ochroną. Strefy te podlegają regularnym kontrolom bezpieczeństwa fizycznego; kontrola taka musi być przeprowadzana po stwierdzeniu próby uzyskania nieupoważnionego dostępu lub powzięciu takiego podejrzenia.

Wymagane jest prowadzenie szczegółowego wykazu mebli i urządzeń wnoszonych i wynoszonych ze strefy zabezpieczonej technicznie w celu kontroli ich ruchu. Meble i urządzenia, które mają stanowić wyposażenie strefy, muszą uprzednio zostać dokładnie sprawdzone przez przeszkolonych pracowników ochrony, czy nie ukryto w nich urządzeń podsłuchowych. Jako zasadę przyjmuje się, że w strefie zabezpieczonej technicznie nie należy instalować linii łączności bez pozwolenia właściwej władzy.

19. STOSOWANIE ZASADY OGRANICZONEGO DOSTĘPU I POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE

19.1. Uwagi ogólne

Dostęp do informacji klasyfikowanych UE musi być ograniczony do osób, którym informacje te są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych lub zadań. Do dostępu do informacji o klauzulach EU TOP SECRET, EU SECRET i EU CONFIDENTIAL mogą być upoważnione wyłącznie osoby, w stosunku do których zostało przeprowadzone odpowiednie postępowanie sprawdzające.

Za określenie, do jakich informacji powinna mieć dostęp dana osoba, odpowiada departament, w którym dana osoba ma zostać zatrudniona, na podstawie zakresu jej obowiązków.

Departamenty są zobowiązane do występowania z wnioskami o przeprowadzenie postępowań sprawdzających.

Postępowanie kończy się wydaniem "certyfikatu bezpieczeństwa UE" określającego klauzulę informacji, do których dana osoba może mieć dostęp, oraz datę ważności.

Certyfikat bezpieczeństwa UE uprawniający do dostępu do informacji o wyższej klauzuli może uprawniać do dostępu do informacji oznaczonych niższą klauzulą tajności.

Osoby niebędące urzędnikami lub innymi pracownikami, jak np. zewnętrzni kontrahenci, eksperci i konsultanci, z którymi trzeba omówić informacje klasyfikowane UE lub których trzeba zapoznać z informacjami klasyfikowanymi UE, muszą uzyskać decyzję, że spełniają warunki bezpieczeństwa UE przewidziane dla dostępu do informacji klasyfikowanych i zostać poinformowane o swojej odpowiedzialności za ochronę informacji.

Kwestie publicznego dostępu do informacji są określone w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001.

19.2. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET

Wszystkie osoby, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU TOP SECRET, muszą zostać uprzednio odpowiednio sprawdzone.

Do wyznaczenia osób, które powinny uzyskać dostęp do informacji EU TOP SECRET, jest uprawniony wyłącznie członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa. Nazwiska tych osób muszą zostać umieszczone we właściwym wykazie EU TOP SECRET. Biuro Bezpieczeństwa Komisji stworzy i będzie prowadzić taki wykaz.

Każda osoba, przed uzyskaniem dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET, musi podpisać oświadczenie potwierdzające, że została przeszkolona na temat procedur bezpieczeństwa Komisji i że w pełni zdaje sobie sprawę ze swojej szczególnej odpowiedzialności za ochronę informacji o klauzuli EU TOP SECRET, oraz konsekwencji przewidzianych przepisami UE, prawem swojego państwa lub aktami administracyjnymi w przypadku dopuszczenia – w wyniku świadomego działania lub zaniedbania – do sytuacji, gdy informacje klasyfikowane dostaną się w niepowołane ręce.

W przypadku osób, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU TOP SECRET, np. w czasie spotkania, właściwy urzędnik kontroli służby lub instytucji, w której osoby te są zatrudnione, informuje organizatora spotkania, że uzyskały one odpowiednie upoważnienia.

Nazwiska osób zwolnionych z obowiązków wymagających dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET zostają usunięte z wykazu EU TOP SECRET. Ponadto osoby te informuje się, że nadal spoczywa na nich szczególna odpowiedzialność za ochronę informacji o klauzuli EU TOP SECRET. Są one zobowiązane do podpisania oświadczenia, że nigdy nie wykorzystają ani nie przekażą informacji o klauzuli EU TOP SECRET, z którymi się zapoznały.

19.3. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL

Wszystkie osoby, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU SECRET lub EU CONFIDENTIAL, muszą zostać uprzednio odpowiednio sprawdzone.

Każda osoba, która ma uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU SECRET lub EU CONFIDENTIAL, musi zostać zapoznana z odpowiednimi przepisami bezpieczeństwa i być świadoma konsekwencji ich nieprzestrzegania.

W przypadku osób, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU SECRET lub EU CONFIDENTIAL, np. w czasie spotkania, właściwy pełnomocnik ochrony instytucji, w której osoby te są zatrudnione, informuje organizatora spotkania, że uzyskały one odpowiednie upoważnienia.

19.4. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli EU RESTRICTED

Każda osoba, która ma uzyskać dostęp do informacji o klauzuli EU RESTRICTED, musi zostać zapoznana z odpowiednimi przepisami bezpieczeństwa i być świadoma konsekwencji ich nieprzestrzegania.

19.5. Przekazywanie

W przypadku gdy dana osoba kończy pracę na stanowisku związanym z dostępem do materiałów klasyfikowanych UE, kancelaria tajna sprawuje nadzór nad zgodnym z przepisami przekazaniem materiałów pomiędzy odchodzącym pracownikiem a jego następcą.

Natomiast gdy członek personelu jest przenoszony na inne stanowisko, z którym wiąże się dostęp do informacji klasyfikowanych UE, właściwy lokalny pełnomocnik ochrony jest zobowiązany do przeszkolenia go.

19.6. Szkolenia

Osoby, które mają w swojej pracy wykorzystywać informacje klasyfikowane UE, powinny, w momencie podejmowania pracy, a następnie w regularnych odstępach czasu, być poinformowane o:

a) zagrożeniach dla bezpieczeństwa wynikającymi z nieostrożnych rozmów;

b) środkach ostrożności, które powinny być zachowywane przy kontaktach z dziennikarzami i przedstawicielami grup interesów;

c) zagrożeniach dla informacji i działań objętych klauzulą tajności, stwarzanych przez służby wywiadowcze, które prowadzą działalność wymierzoną przeciwko UE i jej Państwom Członkowskim;

d) ciążącym na nich obowiązku niezwłocznego zgłaszania odpowiednim władzom bezpieczeństwa wszelkich prób nawiązania kontaktu lub manewrów, które mogą wskazywać na działalność szpiegowską oraz wszelkich niezwykłych okoliczności związanych z bezpieczeństwem.

Wszystkie osoby pozostające w częstych kontaktach z przedstawicielami państw, których służby wywiadowcze prowadzą działania wymierzone przeciwko UE i jej Państwom Członkowskim i mogą powodować zagrożenia dla ochrony informacji i działań objętych klauzulą tajności, należy przeszkolić w zakresie technik pracy operacyjnej stosowanych przez różne służby.

Nie istnieją przepisy Komisji dotyczące prywatnych podróży do jakiegokolwiek kraju odbywanych przez osoby sprawdzone w związku z dostępem do informacji klasyfikowanych UE. Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest jednak zobowiązane do zapoznania urzędników i innych pracowników, za których odpowiada, z regulacjami obowiązującymi w miejscu przeznaczenia.

20. SPRAWDZENIA URZĘDNIKÓW I INNYCH PRACOWNIKÓW KOMISJI

a) Dostęp do informacji klasyfikowanych UE znajdujących się w dyspozycji Komisji mogą uzyskać wyłącznie ci urzędnicy i inni pracownicy Komisji oraz inne osoby pracujące na jej rzecz, którym są one potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych.

b) Warunkiem uzyskania dostępu do informacji o klauzulach EU TOP SECRET, EU SECRET i EU CONFIDENTIAL przez osoby określone w lit. a) powyżej jest otrzymanie upoważnienia, zgodnie z procedurą określoną w lit. c) i d) niniejszego punktu.

c) Upoważnienie może być udzielone wyłącznie osobom, w stosunku do których właściwe organy krajowe Państw Członkowskich (krajowe władze bezpieczeństwa) przeprowadziły postępowania sprawdzające, zgodnie z procedurą określoną w lit. i)–n).

d) Za udzielenie upoważnienia, o którym mowa w lit. a), b) i c), jest odpowiedzialny dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji.

e) Upoważnienie udzielane jest po otrzymaniu opinii właściwych organów krajowych Państw Członkowskich, wydawanej na podstawie procedury sprawdzeniowej, określonej w lit. i)–n).

f) Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do prowadzenia aktualnego wykazu wszystkich sensytywnych stanowisk, na podstawie informacji przekazywanych przez poszczególne departamenty, oraz wszystkich osób, które uzyskały (tymczasowe) upoważnienia.

g) Upoważnienie jest wydawane na 5 lat, jednak nie może być ważne dłużej niż okres wykonywania obowiązków, w związku z którymi zostało przyznane. Może natomiast zostać przedłużone zgodnie z procedurą określoną w lit. e).

h) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może cofnąć upoważnienie, gdy uzna, że istnieją po temu uzasadnione przesłanki. Decyzja o cofnięciu upoważnienia jest przekazywana zainteresowanej osobie, która może ubiegać się o wysłuchanie przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji, oraz właściwemu organowi krajowemu.

i) Procedura sprawdzeniowa jest przeprowadzana na wniosek dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji przez właściwe instytucje Państwa Członkowskiego, którego dana osoba jest obywatelem; osoba sprawdzana uczestniczy w prowadzonej w stosunku do siebie procedurze. Jeśli dana osoba nie jest obywatelem Państwa Członkowskiego Unii, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji zwraca się z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania do tego Państwa Członkowskiego UE, na którego terytorium osoba ta zamieszkuje lub często przebywa.

j) Osoba sprawdzana w ramach procedury sprawdzeniowej jest zobowiązana do wypełnienia ankiety bezpieczeństwa osobowego.

k) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji w swoim wniosku określa rodzaj i klauzulę informacji, do których dana osoba ma uzyskać dostęp, tak aby właściwe organy krajowe mogły przeprowadzić odpowiednią procedurę i wyrazić swoją opinię, czy osobę sprawdzaną można upoważnić do dostępu do określonego typu informacji.

l) Postępowanie sprawdzające, włącznie z podjęciem decyzji końcowej, jest przeprowadzane na podstawie odpowiednich przepisów danego Państwa Członkowskiego, w tym także odnoszących się do procedur odwoławczych.

m) W przypadku przekazania pozytywnej opinii przez właściwe organy krajowe dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może udzielić danej osobie upoważnienia do dostępu do informacji klasyfikowanych.

n) Negatywna opinia właściwych organów krajowych jest przekazywana zainteresowanej osobie, która może ubiegać się o wysłuchanie przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji. Może on, jeśli uzna to za konieczne, zwrócić się do właściwych organów krajowych z wnioskiem o przekazanie dodatkowych wyjaśnień. W przypadku potwierdzenia opinii negatywnej nie można udzielić upoważnienia do dostępu do informacji klasyfikowanych.

o) Wszystkie osoby, które uzyskają upoważnienie w rozumieniu lit. d) i e), w momencie uzyskania upoważnienia są informowane o celach i zasadach ochrony informacji klasyfikowanych i środkach zapewniających bezpieczeństwo tych informacji; szkolenia takie są następnie powtarzane w regularnych odstępach czasu. Osoby te podpisują oświadczenie, że zostały poinstruowane i zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących przepisów.

p) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązany do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu wdrożenia postanowień tego punktu, w szczególności zaś określenia zasad dostępu do wykazu osób upoważnionych.

q) W wyjątkowych przypadkach, gdy wynika to z konieczności wykonania zadań, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może udzielić tymczasowego upoważnienia, pod warunkiem że poinformował o takim zamiarze właściwe organy krajowe i w ciągu miesiąca nie zgłosiły one sprzeciwu; upoważnienie to obowiązuje do czasu zakończenia procedury określonej w lit. i), lecz nie dłużej niż 6 miesięcy.

r) Udzielone w tym trybie tymczasowe upoważnienia nie mogą uprawniać do dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET; dostęp do tych informacji jest obligatoryjnie ograniczony wyłącznie do urzędników, którzy przeszli postępowanie sprawdzające z pozytywnym wynikiem, zgodnie z lit. i). Do czasu zakończenia procedury sprawdzeniowej urzędnicy, w stosunku do których wystąpiono o przeprowadzenie postępowania na poziomie EU TOP SECRET, mogą zostać tymczasowo upoważnieni do dostępu do informacji o klauzuli do poziomu EU SECRET włącznie.

21. SPORZĄDZANIE, DYSTRYBUCJA, PRZESYŁANIE, BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE KURIERÓW ORAZ DODATKOWE EGZEMPLARZE LUB TŁUMACZENIA I WYCIĄGI Z DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE

21.1. Sporządzanie

1. Klauzule tajności UE nadaje się zgodnie z postanowieniami sekcji 16; w przypadku dokumentów o klauzuli EU CONFIDENTIAL są one umieszczane u góry i na dole (wyśrodkowane) każdej strony. Strony muszą być ponumerowane. Każdy dokument klasyfikowany UE musi być oznaczony numerem korespondencyjnym i datą. W przypadku dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET i EU SECRET wymagane jest naniesienie numeru korespondencyjnego na każdej stronie. Jeśli są one dystrybuowane w kilku egzemplarzach, każdy z nich musi mieć umieszczony na pierwszej stronie odpowiedni numer egzemplarza oraz informację o liczbie stron. Obligatoryjne jest wymienienie wszystkich załączników i dodatków na pierwszej stronie wszystkich dokumentów o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej.

2. Dokumenty o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej mogą być drukowane, tłumaczone, przechowywane, powielane, przegrywane lub mikrofilmowane wyłącznie przez osoby, które zostały sprawdzone w związku z dostępem do informacji klasyfikowanych UE o klauzuli tajności co najmniej równej klauzuli danego dokumentu.

3. Przepisy odnoszące się do sporządzania dokumentów klasyfikowanych przy wykorzystaniu komputerów zostały określone w sekcji 25.

21.2. Dystrybucja

1. Informacje klasyfikowane UE są udostępniane wyłącznie osobom odpowiednio sprawdzonym i zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pierwotny rozdzielnik jest określany przez wytwórcę.

2. Dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET mogą być rozprowadzane wyłącznie przez kancelarie tajne EU TOP SECRET (por. sekcja 22.2). W przypadku wiadomości EU TOP SECRET przesyłanych w formie elektronicznej właściwa kancelaria tajna może upoważnić osobę kierującą centrum łączności do wykonania kopii w liczbie określonej w rozdzielniku.

3. Dokumenty o klauzuli EU SECRET i niższej mogą być przekazane przez pierwotnego odbiorcę kolejnym adresatom z zachowaniem zasady ograniczonego dostępu. Wytwórcy mają jednak prawo do wyraźnego określenia wszelkich ograniczeń dotyczących kręgu odbiorców. W przypadku gdy zostały narzucone tego typu ograniczenia, adresaci mogą przekazywać dokumenty do dalszej dystrybucji wyłącznie po uzyskaniu upoważnienia wytwórcy.

4. Wpływ i wysyłka każdego dokumentu o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej muszą być odnotowane w lokalnej kancelarii tajnej danego departamentu. Dane, które podlegają rejestracji (numer korespondencyjny, data i – gdzie ma to zastosowanie – numer egzemplarza), muszą umożliwiać identyfikację dokumentu; są one umieszczane w dzienniku lub na chronionych nośnikach komputerowych (por. sekcja 22.1).

21.3. Przesyłanie dokumentów klasyfikowanych UE

21.3.1. Pakowanie, potwierdzanie odbioru

1. Dokumenty o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej należy przesyłać w podwójnym, nieprzezroczystym i mocnym opakowaniu. Koperta wewnętrzna jest oznaczona właściwą klauzulą tajności UE; powinny być na niej umieszczone, w miarę możliwości, pełne dane adresata (stanowisko służbowe i adres).

2. Wyłącznie urzędnik kontroli danej kancelarii tajnej (por. sekcja 22.1), lub jego zastępca, ma prawo otworzyć wewnętrzną kopertę i potwierdzić otrzymanie znajdujących się w niej dokumentów; nie dotyczy to sytuacji, gdy koperta jest adresowana do konkretnej osoby. W takim przypadku właściwa kancelaria odnotowuje wpływ koperty, natomiast otworzyć wewnętrzną kopertę i potwierdzić otrzymanie znajdujących się w niej dokumentów może tylko osoba, do której jest ona adresowana.

3. Druk potwierdzenia jest umieszczany w wewnętrznej kopercie. Potwierdzenie, które nie może być klasyfikowane, powinno zawierać numer korespondencyjny, datę wytworzenia i numer egzemplarza dokumentu; nigdy natomiast nie wolno podawać w nim tematyki, do której odnosi się dokument.

4. Koperta wewnętrzna jest opakowana w kopertę zewnętrzną, na której podaje się numer paczki dla celów potwierdzenia odbioru. Na kopercie zewnętrznej w żadnym przypadku nie wolno umieszczać klauzuli tajności.

5. W przypadku dokumentów o klauzuli EU CONFIDENTIAL lub wyższej kurierzy i posłańcy otrzymują potwierdzenia odbioru na podstawie numerów paczek.

21.3.2. Przesyłanie w obrębie budynku lub kompleksu

W obrębie danego budynku lub kompleksu dokumenty klasyfikowane mogą być przenoszone przez osobę sprawdzoną w związku z dostępem do informacji o co najmniej równej klauzuli tajności, zapakowane w zapieczętowaną kopertę, na której umieszcza się tylko nazwisko adresata.

21.3.3. Przesyłanie w granicach danego państwa

1. Na terytorium danego państwa dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET powinny być przesyłane wyłącznie za pośrednictwem oficjalnych służb kurierskich albo osób upoważnionych do dostępu o informacji o tej klauzuli.

2. W każdym przypadku, gdy do przesłania dokumentu o klauzuli EU TOP SECRET poza budynkiem lub kompleksem wykorzystuje się służbę kurierską, wymagane jest bezwzględne stosowanie się do przepisów dotyczących pakowania i potwierdzania odbioru dokumentów, zawartych w niniejszym rozdziale. Służba powinna być tak zorganizowana, by zapewnić, że paczki zawierające dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET pozostają przez cały czas pod bezpośrednią kontrolą odpowiedzialnej osoby.

3. W wyjątkowych przypadkach dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET mogą być wynoszone poza budynek lub kompleks przez osoby niebędące kurierami w celu wykorzystania w trakcie spotkania lub rozmów, pod warunkiem że:

a) osoba ta została upoważniona do dostępu do dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET, które wynosi;

b) sposób ich przewozu jest zgodny z przepisami odnoszącymi się do przesyłania dokumentów o tej klauzuli;

c) osoba ta w żadnym przypadku nie pozostawia przenoszonych dokumentów bez nadzoru;

d) przyjęto rozwiązania zapewniające, że w kancelarii tajnej EU TOP SECRET, w której dokumenty są zarejestrowane i która sprawuje nad nimi nadzór, znajduje się wykaz przenoszonych w ten sposób dokumentów. Na jego podstawie sprawdza się kompletność dokumentów po zwróceniu ich do kancelarii.

4. Na terytorium danego państwa dokumenty o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL mogą być przesyłane albo za pośrednictwem poczty, jeśli jest to dopuszczane przez przepisy krajowe i z zachowaniem warunków określonych w niniejszych przepisach, albo służby kurierskiej lub osób sprawdzonych w związku z dostępem do informacji klasyfikowanych UE.

5. Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do przygotowania na podstawie niniejszych przepisów instrukcji dotyczących osobistego przewozu dokumentów klasyfikowanych UE. Osoba przewożąca dokumenty powinna przeczytać i podpisać odpowiednią instrukcję. W szczególności instrukcje te powinny wyraźnie precyzować, że pod żadnym pozorem osoba przewożąca nie może:

a) utracić bezpośredniej kontroli nad dokumentami, chyba że przekazała je w celu zdeponowania w bezpiecznym miejscu, zgodnie z przepisami sekcji 18;

b) pozostawić dokumentów bez nadzoru w środkach komunikacji publicznej lub pojazdach prywatnych oraz w miejscach typu restauracje czy hotele. Nie dopuszcza się pozostawiania ich w hotelowych sejfach lub pozostawiania bez nadzoru w pokojach hotelowych;

c) czytać dokumentów w miejscach publicznych, jak np. w samolocie czy pociągu.

21.3.4. Przesyłanie pomiędzy państwami

1. Materiały o klauzuli EU CONFIDENTIAL i wyższej powinny być przekazywane z jednego państwa do drugiego za pośrednictwem kurierów dyplomatycznych lub wojskowych Unii Europejskiej.

2. Dopuszczany jest jednak przewóz materiałów o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL w bagażu podręcznym, pod warunkiem że odnoszące się do niego przepisy zapewniają, że dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce.

3. Członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa może wyrazić zgodę na przewóz w bagażu podręcznym, gdy nie jest możliwe przesłanie materiałów za pośrednictwem kurierów dyplomatycznych lub wojskowych albo gdy przewóz przez kurierów spowodowałby niekorzystne dla działań UE opóźnienie, a materiał jest pilnie potrzebny odbiorcom. Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do przygotowania instrukcji dotyczącej międzynarodowego przewozu w bagażu podręcznym materiałów o klauzuli do poziomu EU SECRET włącznie przez osoby niebędące kurierami dyplomatycznymi lub wojskowymi. Instrukcja określa, że:

a) osoba przewożąca uzyskała decyzję, że spełnia warunki bezpieczeństwa;

b) odpowiedni departament lub kancelaria tajna prowadzi wykaz wszystkich przewożonych w ten sposób materiałów;

c) pakiety lub worki zawierające materiały UE są opatrzone urzędową pieczęcią w celu uniknięcia lub ograniczenia kontroli celnej; umieszcza się na nich nalepkę, która służy identyfikacji przesyłki i zawiera instrukcje dla znalazcy;

d) osoba przewożąca jest wyposażona w certyfikat kuriera lub polecenie wykonania zadania, uznawane przez wszystkie Państwa Członkowskie UE, które upoważniają ją do przewozu określonej w nim przesyłki;

e) w przypadku drogi lądowej trasa nie prowadzi przez terytorium państwa nienależącego do UE ani nie łączy się z koniecznością przekroczenia granicy takiego państwa, chyba że państwo wysyłające przesyłkę uzyskało od tego państwa odpowiednie gwarancje;

f) przyjęte rozwiązania dotyczące organizacji podróży osoby przewożącej, w tym miejsca przeznaczenia, trasy przejazdu i środków transportu, muszą być zgodne z przepisami UE lub – gdy przepisy krajowe regulujące te kwestie są bardziej rygorystyczne – zgodnie z przepisami danego państwa;

g) osoba przewożąca nie może nikomu przekazać materiału, chyba że w celu zdeponowania go w bezpiecznym miejscu, zgodnie z przepisami sekcji 18;

h) osoba przewożąca nie może pozostawić dokumentów bez nadzoru w środkach komunikacji publicznej lub pojazdach prywatnych oraz w miejscach typu restauracje czy hotele. Nie dopuszcza się pozostawiania ich w hotelowych sejfach lub pozostawiania bez nadzoru w pokojach hotelowych;

i) jeśli w przewożonych materiałach znajdują się dokumenty, osoba przewożąca nie może ich czytać w miejscach publicznych (np. w samolocie czy pociągu).

4. Osoba wyznaczona do przewozu materiałów klasyfikowanych w bagażu podręcznym jest zobowiązana do zapoznania się z instrukcją bezpieczeństwa (i podpisania jej), która zawiera powyżej wymienione zasady oraz procedury postępowania w przypadku wydarzeń nadzwyczajnych lub zażądania przez służby celne albo służby bezpieczeństwa lotniska otwarcia przesyłki zawierającej materiały klasyfikowane.

21.3.5. Przesyłanie dokumentów o klauzuli EU RESTRICTED

Nie ma żadnych szczególnych przepisów odnoszących się do przesyłania dokumentów o klauzuli EU RESTRICTED. Zasady ich przewozu muszą jednak zapewniać, że nie dostaną się one w niepowołane ręce.

21.4. Bezpieczeństwo osobowe kurierów

Wszyscy kurierzy i posłańcy, którzy przewożą dokumenty o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTAL, muszą przejść odpowiednie postępowania sprawdzające.

21.5. Przesyłanie elektroniczne i za pośrednictwem innych środków technicznych

1. Środki bezpieczeństwa teleinformatycznego muszą być zaprojektowane w taki sposób, aby zapewniały bezpieczeństwo w trakcie przesyłania informacji klasyfikowanych UE. Szczegółowe zasady dotyczące przesyłania informacji klasyfikowanych UE w tej postaci są zawarte w sekcji 25.

2. Informacje o klauzuli EU CONFIDENTIAL i EU SECRET mogą być przesyłane wyłącznie za pośrednictwem zatwierdzonych centrów i sieci teleinformatycznych i/lub terminali i systemów.

21.6. Dodatkowe kopie, tłumaczenia i wyciągi z dokumentów klasyfikowanych UE

1. Jedynie wytwórca może wyrazić zgodę na wykonanie kopii lub tłumaczenie dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET.

2. W przypadku gdy z informacją, która – mimo że zawarta w dokumencie o klauzuli EU TOP SECRET – nie jest objęta tą klauzulą, powinny zapoznać się osoby nieposiadające upoważnienia do dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET, kierownik właściwej kancelarii tajnej EU TOP SECRET (por. sekcja 22.2) może zostać upoważniony do wykonania niezbędnej liczby wyciągów z tego dokumentu. Jest on jednocześnie zobowiązany do podjęcia wszystkich kroków koniecznych do zapewnienia, że wyciągi te są objęte odpowiednią klauzulą tajności.

3. Adresat może wykonywać kopie i tłumaczenia z dokumentów o klauzuli EU SECRET i niższej z zachowaniem przepisów krajowych i pod warunkiem rygorystycznego stosowania zasady ograniczonego dostępu. Środki bezpieczeństwa, które odnoszą się do dokumentu oryginalnego, stosuje się także w stosunku do kopii i/lub tłumaczeń.

22. KANCELARIE TAJNE UE, KONTROLE KOMPLEKSOWE I WYRYWKOWE, ARCHIWIZOWANIE I NISZCZENIE DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE

22.1. Lokalne kancelarie tajne UE

1. W ramach Komisji lokalne kancelarie tajne UE, działające w każdym departamencie (w zależności od potrzeb jedna lub kilka), są odpowiedzialne za rejestrowanie, powielanie, wysyłanie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL.

2. W przypadku gdy dany departament nie ma lokalnej kancelarii tajnej UE, jej funkcje na potrzeby tego departamentu wykonuje lokalna kancelaria tajna UE Sekretariatu Generalnego.

3. Lokalne kancelarie tajne podlegają dyrektorowi departamentu; zatwierdza on instrukcje ich pracy. Kierownik takiej kancelarii jest urzędnikiem kontroli kancelarii (RCO).

4. Nadzór nad przestrzeganiem przez lokalne kancelarie tajne UE przepisów dotyczących postępowania z dokumentami klasyfikowanymi UE oraz stosowania właściwych środków ochrony sprawuje lokalny pełnomocnik ochrony (LSO).

5. Urzędnicy wyznaczeni do pracy w lokalnych kancelariach tajnych UE muszą być upoważnieni do dostępu do informacji klasyfikowanych UE, zgodnie z postanowieniami sekcji 20.

6. Lokalne kancelarie UE, działając pod zwierzchnictwem właściwego dyrektora departamentu, są zobowiązane do:

a) nadzorowania czynności związanych z rejestracją, kopiowaniem, tłumaczeniem, przesyłaniem, przekazywaniem do odbiorców i niszczeniem informacji klasyfikowanych UE;

b) uaktualniania danych zawartych w wykazach informacji klasyfikowanych;

c) okresowego rozsyłania zapytań, czy wskazane jest utrzymywanie klauzuli tajności informacji.

7. Lokalne kancelarie tajne UE są zobowiązane do prowadzenia wykazu uwzględniającego następujące dane:

a) datę opracowania danej informacji klasyfikowanej;

b) klauzulę tajności;

c) datę obowiązywania klauzuli;

d) określenie autora i departamentu, w którym została opracowana dana informacja;

e) odbiorcę lub odbiorców, z numerami egzemplarzy;

f) przedmiot;

g) numer dziennika;

h) liczbę rozesłanych egzemplarzy;

i) przygotowanie spisów informacji klasyfikowanych, które zostały przekazane do departamentu;

j) odnotowywanie obniżania i znoszenia klauzuli tajności.

8. Do lokalnych kancelarii tajnych UE odnoszą się ogólne zasady, określone w sekcji 21, chyba że szczegółowe przepisy niniejszego punktu stanowią inaczej.

22.2 Kancelarie tajne EU TOP SECRET

22.2.1. Uwagi ogólne

1. Zadaniem kancelarii tajnych EU TOP SECRET jest zapewnienie, że rejestrowanie, wykonywanie czynności związanych z obiegiem i rozsyłanie dokumentów o tej klauzuli odbywa się zgodnie z niniejszymi przepisami bezpieczeństwa. Kierownik kancelarii tajnej EU TOP SECRET pełni funkcję urzędnika kontroli kancelarii EU TOP SECRET.

2. Główne kancelarie tajne pełnią funkcję podstawowego punktu przyjmującego i rozsyłającego informacje w Komisji, innych instytucjach unijnych, Państwach Członkowskich, organizacjach międzynarodowych i państwach trzecich, z którymi Komisja zawarła umowy w sprawie procedur bezpieczeństwa w odniesieniu do wymiany informacji klasyfikowanych.

3. Gdy istnieje taka potrzeba, ustanawia się podkancelarie odpowiedzialne za nadzór nad obiegiem wewnętrznym dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET; ich zadaniem jest dokumentowanie obiegu wszystkich dokumentów, pozostających w gestii danej podkancelarii.

4. Podkancelarie EU TOP SECRET ustanawia się zgodnie z postanowieniami Sekcji 22.2.3. w przypadku zaistnienia potrzeby sprawowania stałego lub długotrwałego nadzoru nad dokumentami; podlegają one głównej kancelarii tajnej EU TOP SECRET. Gdy potrzeba zapoznania się z dokumentami o klauzuli EU TOP SECRET występuje rzadko i jest krótkotrwała, możliwe jest ich udostępnienie bez ustanawiania podkancelarii, pod warunkiem że stosowane są wszystkie wymagane środki bezpieczeństwa fizycznego i osobowego.

5. Podkancelarie nie mogą przesyłać dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET bezpośrednio do innych podkancelarii podlegających tej samej głównej kancelarii tajnej EU TOP SECRET bez wyraźnego upoważnienia z jej strony.

6. Przekazywanie dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET pomiędzy dwiema podkancelariami niepodlegającymi tej samej głównej kancelarii tajnej odbywa się za pośrednictwem nadzorujących głównych kancelarii tajnych EU TOP SECRET.

22.2.2. Główne kancelarie tajne EU TOP SECRET

Jako urzędnik kontroli kierownik głównej kancelarii tajnej EU TOP SECRET jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET zgodnie z postanowieniami sekcji 21.3;

b) prowadzenie wykazu wszystkich podległych podkancelarii EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i wzorami podpisów urzędników kontroli i osób upoważnionych do ich zastępowania;

c) przechowywanie otrzymanych z innych kancelarii pokwitowań za wszystkie dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET przekazane przez główną kancelarię tajną;

d) prowadzenie wykazu wszystkich posiadanych i przekazanych do odbiorców dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET;

e) prowadzenie aktualnego wykazu wszystkich głównych kancelarii tajnych EU TOP SECRET, z którymi prowadzi stałą wymianę dokumentów, wraz z nazwiskami i wzorami podpisów urzędników kontroli i osób upoważnionych do ich zastępowania;

f) fizyczne zabezpieczenie wszystkich dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET, pozostających w gestii danej głównej kancelarii tajnej, zgodnie z postanowieniami sekcji 18.

22.2.3. Podkancelarie tajne EU TOP SECRET

Jako urzędnik kontroli, kierownik podkancelarii EU TOP SECRET jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET zgodnie z postanowieniami sekcji 21.3;

b) prowadzenie aktualnego wykazu wszystkich osób upoważnionych do dostępu do informacji o klauzuli EU TOP SECRET, które pozostają pod jego nadzorem;

c) przekazywanie dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET do odbiorców zgodnie z instrukcjami wytwórcy lub na podstawie zasady ograniczonego dostępu, po uprzednim upewnieniu się, czy adresat został odpowiednio sprawdzony;

d) prowadzenie aktualnego wykazu wszystkich dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET znajdujących się posiadaniu kancelarii i w obiegu pod jej nadzorem lub przekazanych do innych kancelarii EU TOP SECRET oraz przechowywanie wszystkich pokwitowań za udostępnione i przekazane dokumenty;

e) prowadzenie aktualnego wykazu wszystkich kancelarii tajnych EU TOP SECRET, z którymi może na podstawie upoważnienia prowadzić wymianę dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i wzorami podpisów urzędników kontroli tych kancelarii i osób upoważnionych do ich zastępowania;

f) fizyczne zabezpieczenie wszystkich dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET pozostających w gestii danej podkancelarii, zgodnie z postanowieniami sekcji 18.

22.3. Przeglądy, kontrole kompleksowe i wyrywkowe

1. Każda kancelaria tajna EU TOP SECRET, o której mowa w niniejszym punkcie, jest zobowiązana do przeprowadzania raz na 12 miesięcy szczegółowego spisu dokumentów o klauzuli EU TOP SECRET. Uznaje się, że dokument został rozliczony, jeśli stwierdzono, w wyniku bezpośredniego oglądu, że jest on przechowywany w kancelarii lub też jego przekazanie do innej kancelarii tajnej EU TOP SECRET jest udokumentowane pokwitowaniem, zniszczenie – protokołem zniszczenia, a obniżenie lub zniesienie klauzuli – odpowiednią decyzją. Kancelarie tajne EU TOP SECRET przekazują wyniki corocznego przeglądu członkowi Komisji odpowiedzialnemu za sprawy bezpieczeństwa najpóźniej do dnia 1 kwietnia każdego roku.

2. Podkancelarie EU TOP SECRET są zobowiązane do przekazania wyników corocznego przeglądu do Głównej Kancelarii Tajnej, której podlegają, w terminie przez nią określonym.

3. Informacje klasyfikowane UE o klauzuli niższej niż EU TOP SECRET podlegają wewnętrznym wyrywkowym kontrolom zgodnie z instrukcjami członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa.

4. Działania te stwarzają możliwość określenia:

a) dokumentów, których klauzula może być obniżona lub zdjęta;

b) dokumentów, które mogą zostać zniszczone.

22.4. Archiwizowanie informacji klasyfikowanych UE

1. Informacje klasyfikowane UE muszą być przechowywane w warunkach spełniających wymagania określone w punkcie 18.

2. W celu zminimalizowania problemów związanych z przechowywaniem urzędnicy kontroli wszystkich kancelarii tajnych są upoważnieni do mikrofilmowania dokumentów EU TOP SECRET, EU SECRET i EU CONFIDENTIAL lub też do archiwizowania ich na nośnikach magnetycznych albo optycznych, pod warunkiem że:

a) czynności związane z mikrofilmowaniem/przeniesieniem na inne nośniki są wykonywane przez pracowników posiadających aktualną decyzję o spełnianiu warunków bezpieczeństwa do dostępu do informacji o danej klauzuli tajności;

b) mikrofilmom/nośnikom został zapewniony identyczny stopień ochrony, jak dokumentom oryginalnym;

c) fakt mikrofilmowania/przeniesienia na inne nośniki dokumentu o klauzuli EU TOP SECRET został zgłoszony wytwórcy;

d) rolki filmu lub inne nośniki zawierają wyłącznie dokumenty objęte jedną z klauzul: EU TOP SECRET, EU SECRET lub EU CONFIDENTIAL;

e) fakt mikrofilmowania/przeniesienia na inny nośnik dokumentu o klauzuli EU TOP SECRET lub EU SECRET jest wyraźnie odnotowany w wykazie/dzienniku wykorzystywanym przy przeprowadzaniu corocznego spisu dokumentów;

f) po mikrofilmowaniu lub przeniesieniu na inny nośnik oryginalne dokumenty zostały zniszczone, zgodnie z przepisami określonymi w sekcji 22.5.

3. Powyższe zasady odnoszą się także do innych, dopuszczonych przez odpowiednie władze, form przechowywania dokumentów, jak np. na nośnikach elektromagnetycznych lub dyskach optycznych.

22.5. Niszczenie dokumentów klasyfikowanych UE

1. Aby zapobiec przechowywaniu nadmiernych ilości dokumentów klasyfikowanych UE, należy niszczyć jak najszybciej te informacje, które kierownik dysponującej nimi instytucji uznał za nieaktualne lub też przechowywane w zbyt dużej liczbie egzemplarzy. Niszczenie powinno odbywać się zgodnie z poniższymi zasadami:

a) dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET mogą być niszczone wyłącznie w głównej kancelarii tajnej, pod której nadzorem pozostają. Każdy zniszczony dokument musi być odnotowany w protokole zniszczenia, który podpisuje urzędnik kontroli EU TOP SECRET i urzędnik będący świadkiem niszczenia; urzędnik ten musi być sprawdzony w związku z dostępem do informacji o tej klauzuli. Fakt zniszczenia dokumentu musi być odnotowany w odpowiednim dzienniku;

b) kancelaria tajna przechowuje przez 10 lat protokoły zniszczenia, razem z kartami zapoznania z dokumentem. Kopie protokołów są przekazywane wytwórcy lub właściwej głównej kancelarii tajnej tylko na wyraźne życzenie;

c) dokumenty o klauzuli EU TOP SECRET, w tym także zbędne materiały powstałe w toku wytwarzania dokumentów o tej klauzuli, jak np. uszkodzone kopie, szkice robocze, notatki maszynowe, dyskietki komputerowe, muszą być zniszczone – pod nadzorem urzędnika kontroli EU TOP SECRET – przez spalenie, przetworzenie na miazgę, pocięcie w niszczarce lub w inny sposób zapewniający, że staną się one nierozpoznawalne i niemożliwe do odtworzenia.

2. Dokumenty o klauzuli EU SECRET są niszczone w kancelarii, która sprawuje nad nimi nadzór, pod kontrolą odpowiednio sprawdzonej osoby, na jeden ze sposobów określonych w ust. 1 lit. c). Wykaz zniszczonych dokumentów o tej klauzuli musi zostać umieszczony w podpisanym protokole zniszczenia, który jest co najmniej przez 3 lata przechowywany przez daną kancelarię razem z kartami zapoznania z dokumentem.

3. Dokumenty o klauzuli EU CONFIDENTIAL są niszczone w kancelarii, która sprawuje nad nimi nadzór, pod kontrolą odpowiednio sprawdzonej osoby, na jeden ze sposobów określonych w ust. 1 lit. c). Fakt zniszczenia jest dokumentowany zgodnie z instrukcjami członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa.

4. Dokumenty o klauzuli UE RESTRICTED są niszczone w kancelarii, która sprawuje nad nimi nadzór, lub osobę, która z nich korzystała, zgodnie z instrukcjami członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa.

22.6. Niszczenie w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Poszczególne departamenty Komisji są zobowiązane do opracowania dostosowanych do lokalnych uwarunkowań planów ochrony materiałów klasyfikowanych UE w sytuacjach kryzysowych, uwzględniających możliwość – w przypadku konieczności podjęcia takich działań – zniszczenia lub ewakuacji materiałów klasyfikowanych. W ramach każdej struktury należy podać do ogólnej wiadomości instrukcje postępowania uznane za konieczne, by zapobiec dostaniu się informacji klasyfikowanych UE w niepowołane ręce.

2. Ochrona i/lub niszczenie materiałów o klauzuli EU SECRET i EU CONFIDENTIAL w sytuacji kryzysowej nie może w żadnym przypadku utrudniać lub zakłócać ochrony lub niszczenia materiałów o klauzuli EU TOP SECRET, w tym urządzeń szyfrujących, których ochrona ma pierwszeństwo w stosunku do wszelkich innych działań.

3. Środki ochrony i niszczenia urządzeń szyfrujących w sytuacjach kryzysowych zostaną określone w instrukcjach postępowania przyjmowanych w każdym konkretnym przypadku.

4. Instrukcje muszą być przechowywane w miejscu niszczenia w zapieczętowanej kopercie. Należy zapewnić dostępność środków/narzędzi niszczenia.

23. ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA STOSOWANE W TRAKCIE SPOTKAŃ ODBYWAJĄCYCH SIĘ POZA SIEDZIBĄ KOMISJI, W TOKU KTÓRYCH WYKORZYSTYWANE SĄ INFORMACJE KLASYFIKOWANE UE

23.1. Uwagi ogólne

1. Opisane poniżej środki bezpieczeństwa należy stosować w przypadku, gdy posiedzenie Komisji lub też inne mające istotne znaczenie spotkanie jest organizowane poza budynkami Komisji i gdy ich użycie jest uzasadnione szczególną sensytywnością omawianych kwestii lub wykorzystywanych informacji. Środki te odnoszą się jedynie do ochrony informacji klasyfikowanych UE; nie można wykluczyć, że wystąpi konieczność zaplanowania innych środków ochrony.

23.2. Zakresy odpowiedzialności

23.2.1. Biuro Bezpieczeństwa Komisji

Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do współpracy z właściwymi organami Państwa Członkowskiego, na którego terytorium odbywa się spotkanie (państwa przyjmującego), w celu zapewnienia bezpieczeństwa posiedzenia Komisji lub innego ważnego spotkania oraz bezpieczeństwa przewodniczących delegacji i ich personelu. W odniesieniu do bezpieczeństwa powinno ono w szczególności zapewnić:

a) przygotowanie planów postępowania na wypadek wystąpienia zagrożeń dla ochrony informacji, ze szczególnym uwzględnieniem środków mających na celu ochronę informacji klasyfikowanych UE znajdujących się w pomieszczeniach biurowych;

b) możliwość dostępu do systemu teleinformatycznego Komisji pozwalającego na odbieranie i wysyłanie wiadomości klasyfikowanych UE. Jeśli istnieje taka potrzeba, należy zwrócić się do państwa przyjmującego z wnioskiem o zapewnienie dostępu do zabezpieczonych linii telefonicznych.

Biuro Bezpieczeństwa Komisji powinno doradzać w kwestiach bezpieczeństwa związanych z przygotowaniami do spotkania; powinno być także reprezentowane na miejscu, by w miarę potrzeb doradzać i pomagać pełnomocnikowi ochrony spotkania i delegacjom.

Każda delegacja uczestnicząca w spotkaniu powinna wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo (pełnomocnik ochrony delegacji), do której obowiązków będzie należało zajmowanie się kwestiami bezpieczeństwa w ramach delegacji oraz utrzymywanie kontaktów z pełnomocnikiem ochrony spotkania, a także, w miarę potrzeb, z przedstawicielem Biura Bezpieczeństwa Komisji.

23.2.2. Pełnomocnik ochrony spotkania

Należy wyznaczyć pełnomocnika ochrony, który odpowiada za przygotowanie i nadzór nad całością wewnętrznych środków ochrony oraz współpracę z innymi właściwymi władzami bezpieczeństwa. Podjęte środki powinny obejmować:

a) środki ochrony w miejscu, gdzie odbywa się spotkanie, w celu zapewnienia, że jego przebieg nie zostanie zakłócony żadnymi incydentami, które mogłyby narazić na szwank bezpieczeństwo wykorzystywanych w jego toku informacji klasyfikowanych UE;

b) sprawdzanie pracowników, którzy uzyskali prawo dostępu do miejsca spotkania, stref przeznaczonych dla poszczególnych delegacji oraz sal konferencyjnych, a także sprawdzanie sprzętu;

c) stałą współpracę z właściwymi organami państwa przyjmującego oraz Biurem Bezpieczeństwa Komisji;

d) włączenie do materiałów dotyczących spotkania instrukcji na temat bezpieczeństwa, uwzględniających wymogi określone w niniejszych przepisach oraz wszelkich innych instrukcji odnoszących się do bezpieczeństwa, jakie zostaną uznane za konieczne.

23.3. Środki ochrony

23.3.1. Strefy bezpieczeństwa

Należy utworzyć opisane poniżej strefy bezpieczeństwa:

a) strefę bezpieczeństwa klasy II obejmującą pomieszczenia, w których opracowywane będą projekty i kolejne wersje dokumentów, pomieszczenia biurowe Komisji i sprzęt powielający, a także, gdy ma to zastosowanie, pomieszczenia biurowe delegacji;

b) strefę bezpieczeństwa klasy I obejmującą sale konferencyjne, a także pomieszczenia tłumaczy i inżynierów dźwięku;

c) strefy administracyjne obejmujące strefę dostępną dla dziennikarzy oraz części obiektu, w którym odbywa się konferencja, wykorzystywane do prac administracyjnych, serwowania posiłków oraz zakwaterowania, a także strefę bezpośrednio przylegającą do centrum prasowego i miejsca, w którym odbywa się spotkanie.

23.3.2. Przepustki

Pełnomocnik ochrony spotkania powinien wydawać odpowiednie identyfikatory zgodnie z potrzebami zgłoszonymi przez delegacje. Gdzie jest to wymagane, można wprowadzić zróżnicowanie prawa dostępu do poszczególnych stref bezpieczeństwa.

Instrukcja bezpieczeństwa spotkania powinna zobowiązywać wszystkich uczestników, by przez cały czas przebywania w miejscu spotkania nosili identyfikatory w widocznym miejscu, tak by mogły być sprawdzane przez służby ochrony.

Do miejsca spotkania powinno się wpuszcza