Sprostowanie do rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji

( Dziennik Urzędowy Wspólnot Europejskich L 145 z dnia 31 maja 2001 r. )

(Polskie wydanie specjalne, rozdział 1, tom 3, s. 331)

Tekst rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 otrzymuje brzmienie:

„PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 255 ust. 2,

uwzględniając wniosek Komisji (1),

stanowiąc zgodnie z procedurą określoną w art. 251 Traktatu (2),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Artykuł 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej stawia na pierwszym miejscu koncepcję otwartości, stwierdzając, że Traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku między narodami Europy, w którym decyzje podejmowane są z możliwie najwyższym poszanowaniem zasady otwartości i jak najbliżej obywateli.

(2) Otwartość pozwala obywatelom na bliższe uczestnictwo w procesie podejmowania decyzji i gwarantuje, że administracja ma większą legitymację, jest bardziej skuteczna i odpowiedzialna względem obywateli w systemie demokratycznym. Otwartość przyczynia się do umacniania zasad demokracji i poszanowania praw podstawowych określonych w art. 6 Traktatu o Unii Europejskiej oraz w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej.

(3) Konkluzje z posiedzeń Rady Europejskiej, które odbyły się w Birmingham, Edynburgu i Kopenhadze, kładły nacisk na potrzebę wprowadzania większej przejrzystości do prac instytucji Unii. Niniejsze rozporządzenie konsoliduje inicjatywy już podjęte przez te instytucje w celu poprawienia przejrzystości procesu podejmowania decyzji.

(4) Celem niniejszego rozporządzenia jest zapewnienie możliwie największej skuteczności prawa publicznego dostępu do dokumentów oraz ustanowienie ogólnych zasad i ograniczeń związanych z takim dostępem, zgodnie z art. 255 ust. 2 Traktatu WE.

(5) Ponieważ kwestia dostępu do dokumentów nie jest objęta postanowieniami Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Węgla i Stali oraz Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, Parlament Europejski, Rada i Komisja powinny, zgodnie z deklaracją nr 41 załączoną do Aktu końcowego traktatu z Amsterdamu, kierować się niniejszym rozporządzeniem w odniesieniu do dokumentów dotyczących działań objętych tymi dwoma Traktatami.

(6) Szerszy dostęp do dokumentów powinien być udzielony w przypadkach, gdy instytucje działają w charakterze prawodawcy, w tym także na mocy delegowanych uprawnień, przy jednoczesnym zachowaniu przez instytucje skuteczności procesu podejmowania decyzji. Dokumenty takie powinny być udostępnione bezpośrednio w najszerszym możliwym zakresie.

(7) Zgodnie z art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej prawo dostępu ma zastosowanie także do dokumentów związanych ze wspólną polityką zagraniczną i polityką bezpieczeństwa oraz ze współpracą policyjną i sądową w sprawach karnych. Każda z instytucji powinna przestrzegać swoich zasad bezpieczeństwa.

(8) W celu zapewnienia pełnego stosowania niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do wszystkich działań Unii, wszystkie agencje ustanowione przez instytucje powinny stosować zasady ustanowione w niniejszym rozporządzeniu.

(9) Ze względu na swoją wysoce sensytywną zawartość niektóre dokumenty powinny być traktowane w sposób szczególny. Ustalenia dotyczące informowania Parlamentu Europejskiego o treści takich dokumentów powinny być dokonane w formie porozumienia międzyinstytucjonalnego.

(10) W celu zapewnienia większej otwartości w pracach instytucji dostęp do dokumentów powinien być udzielany przez Parlament Europejski, Radę i Komisję nie tylko w przypadku dokumentów sporządzanych przez instytucje, lecz również dokumentów przez nie otrzymywanych. W tym kontekście należy przypomnieć, że deklaracja nr 35 załączona do Aktu końcowego traktatu z Amsterdamu stanowi, że państwo członkowskie może zażądać, aby Komisja lub Rada nie udostępniały stronom trzecim dokumentu pochodzącego z tego państwa bez jego uprzedniej zgody.

(11) Co do zasady, wszystkie dokumenty instytucji powinny być publicznie dostępne. Jednakże niektóre interesy prywatne i publiczne powinny być chronione za pomocą wyjątków. Instytucje powinny być uprawnione do ochrony swoich wewnętrznych konsultacji i obrad tam, gdzie jest to niezbędne dla zabezpieczenia ich zdolności do wykonywania swoich zadań. W ramach oceny wyjątków instytucje powinny wziąć pod uwagę zawarte w prawodawstwie wspólnotowym zasady dotyczące ochrony danych osobowych we wszystkich obszarach działalności Unii.

(12) Wszystkie zasady dotyczące dostępu do dokumentów instytucji powinny być zgodne z niniejszym rozporządzeniem.

(13) W celu zapewnienia, aby prawo dostępu było w pełni poszanowane, należy zastosować dwustopniową procedurę administracyjną, z dodatkową możliwością postępowania sądowego lub skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich.

(14) Każda z instytucji powinna podjąć środki niezbędne do informowania opinii publicznej o obowiązujących nowych przepisach oraz do szkolenia swojego personelu w pomaganiu obywatelom korzystającym z praw przysługujących im na podstawie niniejszego rozporządzenia. W celu ułatwienia obywatelom korzystania z ich praw każda z instytucji powinna zapewnić dostęp do rejestru dokumentów.

(15) Nawet jeśli ani celem, ani skutkiem niniejszego rozporządzenia nie jest zmiana przepisów krajowych dotyczących dostępu do dokumentów, z zasady lojalnej współpracy regulującej stosunki między instytucjami a państwami członkowskimi wynika jednoznacznie, że państwa członkowskie powinny zadbać o to, aby nie utrudniać właściwego stosowania niniejszego rozporządzenia i powinny przestrzegać zasad bezpieczeństwa przyjętych przez instytucje.

(16) Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla istniejących praw dostępu do dokumentów dla państw członkowskich, organów sądowych lub organów dochodzeniowych.

(17) Zgodnie z art. 255 ust. 3 Traktatu WE, każda z instytucji ustanawia szczegółowe przepisy dotyczące dostępu do swoich dokumentów w swoim regulaminie. Decyzja Rady 93/731/WE z dnia 20 grudnia 1993 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Rady (3), decyzja Komisji 94/90/EWWiS, WE, Euratom z dnia 8 lutego 1994 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Komisji (4), decyzja Parlamentu Europejskiego 97/632/WE, EWWiS, Euratom z dnia 10 lipca 1997 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego (5) oraz przepisy dotyczące charakteru poufnego dokumentów dotyczących Schengen powinny zatem zostać, jeżeli to konieczne, zmienione lub uchylone,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Cel

Celem niniejszego rozporządzenia jest:

a) określenie, na podstawie interesu publicznego lub prywatnego, zasad, warunków i ograniczeń regulujących prawo dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (zwanych dalej „instytucjami”) przewidzianych w art. 255 Traktatu WE w taki sposób, aby zapewnić możliwie najszerszy dostęp do dokumentów;

b) ustalenie zasad zapewniających możliwie najłatwiejsze wykonanie tego prawa; oraz

c) promowanie dobrych praktyk administracyjnych w odniesieniu do dostępu do dokumentów.

Artykuł 2

Beneficjenci i zakres stosowania

1. Każdy obywatel Unii, każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów instytucji, z zastrzeżeniem zasad, warunków i ograniczeń określonych w niniejszym rozporządzeniu.

2. Z zastrzeżeniem tych samych zasad, warunków i ograniczeń, instytucje mogą udzielać dostępu do dokumentów wszelkim osobom fizycznym lub prawnym niezamieszkałym lub niemającym siedziby w państwie członkowskim.

3. Niniejsze rozporządzenie stosuje się do wszystkich dokumentów przechowywanych przez instytucję, tj. dokumentów sporządzanych lub otrzymywanych przez nią i pozostających w jej posiadaniu, we wszystkich obszarach działalności Unii Europejskiej.

4. Bez uszczerbku dla art. 4 i 9, dokumenty zostają udostępnione publicznie albo po otrzymaniu pisemnego wniosku, albo bezpośrednio w formie elektronicznej, albo poprzez rejestr. W szczególności dokumenty sporządzone lub otrzymane w ramach procedury legislacyjnej zostają bezpośrednio udostępnione zgodnie z art. 12.

5. Dokumenty sensytywne określone w art. 9 ust. 1 podlegają specjalnemu traktowaniu zgodnie z tym artykułem.

6. Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla praw publicznego dostępu do dokumentów przechowywanych przez instytucje, które mogą wynikać z instrumentów prawa międzynarodowego lub aktów instytucji wprowadzających je w życie.

Artykuł 3

Definicje

Na użytek niniejszego rozporządzenia:

a) „dokument” oznacza wszelkie treści bez względu na ich nośnik (zapisane na papierze, przechowywane w formie elektronicznej lub jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne) dotyczące kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami mieszczącymi się w sferze odpowiedzialności instytucji;

b) „strona trzecia” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną lub każdy podmiot spoza zainteresowanej instytucji, w tym państwa członkowskie, pozostałe instytucje i organy wspólnotowe i niewspólnotowe oraz państwa trzecie.

Artykuł 4

Wyjątki

1. Instytucje odmawiają dostępu do dokumentu w przypadku, gdy ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesu publicznego w odniesieniu do: — bezpieczeństwa publicznego, — obrony i spraw wojskowych, — stosunków międzynarodowych, — finansowej, pieniężnej lub gospodarczej polityki Wspólnoty lub państwa członkowskiego;

b) prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych.

2. Instytucje odmawiają dostępu do dokumentu w przypadku, gdy ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

— interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,

— postępowania sądowego lub opinii prawnej,

— celu kontroli, dochodzenia lub audytu,

chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

3. Dostęp do dokumentu sporządzonego przez instytucję na użytek wewnętrzny lub otrzymanego przez instytucję, który odnosi się do spraw, w przypadku których decyzja nie została podjęta przez instytucję, nie zostaje udzielony, jeśli ujawnienie takiego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez tę instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

Dostęp do dokumentu zawierającego opinie na użytek wewnętrzny jako część obrad i wstępnych konsultacji w ramach zainteresowanej instytucji nie zostaje udzielony nawet po podjęciu decyzji, jeśli ujawnienie takiego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez tę instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia interes publiczny.

4. W odniesieniu do dokumentów stron trzecich instytucja konsultuje się ze stroną trzecią w celu oceny, czy wyjątek przewidziany w ust. 1 lub 2 ma zastosowanie, chyba że nie ma wątpliwości, że dokument ten podlega lub nie podlega ujawnieniu.

5. Państwo członkowskie może zażądać od instytucji nieujawniania dokumentu pochodzącego od tego państwa członkowskiego bez jego uprzedniej zgody.

6. Jeśli jakiekolwiek wyjątki dotyczą jedynie części dokumentu, którego dotyczy wniosek o ujawnienie, pozostałe części dokumentu zostają ujawnione.

7. Wyjątki ustanowione w ust. 1–3 mają zastosowanie wyłącznie przez okres, w którym ochrona ta jest uzasadniona ze względu na treść dokumentu. Wyjątki mogą być stosowane przez okres nieprzekraczający 30 lat. W przypadku dokumentów objętych wyjątkiem ze względu na prywatność lub interesy handlowe oraz w przypadku dokumentów sensytywnych, wyjątki mogą, jeśli to konieczne, obowiązywać nadal po tym okresie.

Artykuł 5

Dokumenty w państwach członkowskich

W przypadku gdy państwo członkowskie otrzyma wniosek dotyczący pochodzącego od instytucji dokumentu będącego w jego posiadaniu, państwo członkowskie konsultuje się z zainteresowaną instytucją w celu podjęcia decyzji, która nie zagrozi realizacji celów niniejszego rozporządzenia, chyba że nie ma wątpliwości, że dokument ten podlega lub nie podlega ujawnieniu.

Państwo członkowskie może zamiast tego przekazać wniosek do instytucji.

Artykuł 6

Wnioski

1. Wnioski o dostęp do dokumentu składane są w dowolnej formie pisemnej, także w formie elektronicznej, w jednym z języków, o których mowa w art. 314 Traktatu WE oraz w sposób na tyle precyzyjny, aby instytucja mogła zidentyfikować dokument. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do podania uzasadnienia wniosku.

2. Jeśli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, instytucja zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienie wniosku i pomaga w tym wnioskodawcy, na przykład dostarczając informacji o korzystaniu z publicznych rejestrów dokumentów.

3. W przypadku wniosków odnoszących się do bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów zainteresowana instytucja może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą w celu znalezienia właściwego rozwiązania.

4. Instytucje zapewniają obywatelom informację i pomoc dotyczące metod i miejsc składania wniosków o dostęp do dokumentów.

Artykuł 7

Rozpatrywanie wniosków wstępnych

1. Wniosek o dostęp do dokumentu rozpatrywany jest niezwłocznie. Wnioskodawcy przesyłane jest potwierdzenie wpłynięcia wniosku. W ciągu 15 dni roboczych od daty rejestracji wniosku instytucja albo udziela dostępu do żądanego dokumentu oraz zapewnia w tym okresie dostęp do dokumentu zgodnie z art. 10, albo, w pisemnej odpowiedzi, podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy oraz informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia wniosku potwierdzającego zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu.

2. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca może w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi od instytucji złożyć wniosek potwierdzający, w którym zwraca się do instytucji o ponowne rozpatrzenie jej decyzji.

3. W przypadkach wyjątkowych, na przykład w przypadku wniosku odnoszącego się do bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w ust. 1 może zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i z podaniem szczegółowych powodów.

4. Brak odpowiedzi ze strony instytucji w przewidzianym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia wniosku potwierdzającego.

Artykuł 8

Rozpatrywanie wniosków potwierdzających

1. Wniosek potwierdzający rozpatrywany jest niezwłocznie. W ciągu 15 dni roboczych od dnia rejestracji takiego wniosku instytucja albo udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia w tym okresie dostęp do dokumentu zgodnie z art. 10 albo, w pisemnej odpowiedzi, podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy instytucja informuje wnioskodawcę o dostępnych dla niego środkach prawnych, a mianowicie wszczęciu postępowania sądowego przeciwko instytucji lub złożeniu skargi u Rzecznika Praw Obywatelskich, na warunkach ustanowionych odpowiednio w art. 230 i 195 Traktatu WE.

2. W przypadkach wyjątkowych, na przykład w przypadku wniosku odnoszącego się do bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w ust. 1 może zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i z podaniem szczegółowych powodów.

3. Brak odpowiedzi ze strony instytucji w przewidzianym terminie uznawany jest za odpowiedź odmowną i uprawnia wnioskodawcę do wszczęcia postępowania sądowego przeciwko instytucji lub złożenia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z odpowiednimi postanowieniami Traktatu WE.

Artykuł 9

Traktowanie dokumentów sensytywnych

1. Dokumenty sensytywne to dokumenty pochodzące od instytucji lub ustanowionych przez nie agencji, od państw członkowskich, państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, zaklasyfikowane jako „TRÈS SECRET/TOP SECRET”, „SECRET” lub „CONFIDENTIEL” zgodnie z przepisami obowiązującymi w zainteresowanej instytucji, które chronią podstawowe interesy Unii Europejskiej lub jednego lub większej liczby jej państw członkowskich w obszarach objętych zakresem art. 4 ust. 1 lit. a), a w szczególności w obszarze bezpieczeństwa publicznego, obrony i spraw wojskowych.

2. Wnioski o dostęp do dokumentów sensytywnych zgodnie z procedurami ustanowionymi w art. 7 i 8 rozpatrywane są wyłącznie przez osoby mające prawo do zapoznania się z tymi dokumentami. Osoby te oceniają także, bez uszczerbku dla art. 11 ust. 2, które odniesienia do dokumentów sensytywnych mogą zostać zawarte w rejestrze publicznym.

3. Dokumenty sensytywne zostają wpisywane do rejestru lub ujawniane wyłącznie za zgodą podmiotu, od którego pochodzą.

4. Instytucja, która zdecyduje się odmówić dostępu do dokumentu sensytywnego, podaje powody swojej decyzji w sposób, który nie szkodzi interesom chronionym w art. 4.

5. Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu zapewnienia, aby przy rozpatrywaniu wniosków o dostęp do dokumentów sensytywnych przestrzegane były zasady zawarte w niniejszym artykule i w art. 4.

6. Przepisy obowiązujące w instytucjach dotyczące dokumentów sensytywnych podawane są do wiadomości publicznej.

7. Komisja i Rada informują Parlament Europejski o dokumentach sensytywnych zgodnie z zasadami ustalonymi przez instytucje.

Artykuł 10

Dostęp po złożeniu wniosku

1. Wnioskodawca uzyskuje dostęp do dokumentów albo poprzez zapoznanie się z nimi na miejscu, albo poprzez otrzymanie kopii, w tym, jeśli taka jest dostępna, kopii elektronicznej, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy. Kosztami wytworzenia i przesłania kopii można obciążyć wnioskodawcę. Opłata taka nie przekracza rzeczywistego kosztu wytworzenia i przesłania kopii. Zapoznanie się z dokumentem na miejscu, skopiowanie mniej niż 20 stron A4 oraz bezpośredni dostęp w formie elektronicznej lub poprzez rejestr są bezpłatne.

2. Jeśli dokument został już ujawniony przez zainteresowaną instytucję i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, instytucja może wywiązać się ze swego obowiązku udostępnienia dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób można uzyskać dokument, którego dotyczy wniosek.

3. Dokumenty dostarczane są w istniejącej wersji i formacie (w tym także w formacie elektronicznym lub w formacie alternatywnym, takim jak pismo Braille’a, duży druk lub nagranie) z pełnym poszanowaniem preferencji wnioskodawcy.

Artykuł 11

Rejestry

1. Aby prawa obywatelskie przewidziane w niniejszym rozporządzeniu były skuteczne, każda z instytucji zapewnia publiczny dostęp do rejestru dokumentów. Dostęp do rejestru powinien zostać zapewniony w formie elektronicznej. Odniesienia do dokumentów są niezwłocznie wprowadzane do rejestru.

2. W przypadku każdego dokumentu rejestr zawiera sygnaturę (w tym, w odpowiednich przypadkach, sygnaturę międzyinstytucjonalną), przedmiot lub krótki opis treści dokumentu oraz datę jego otrzymania lub sporządzenia i zapisania w rejestrze. Odniesienia wprowadzane są w sposób nienaruszający ochrony interesów, o których mowa w art. 4.

3. Instytucje niezwłocznie podejmą niezbędne środki w celu stworzenia rejestru i uruchomienia go do dnia 3 czerwca 2002 r.

Artykuł 12

Dostęp bezpośredni w formie elektronicznej lub poprzez rejestr

1. W jak najszerszym zakresie instytucje udostępniają dokumenty bezpośrednio w formie elektronicznej lub poprzez rejestr zgodnie z regulaminem zainteresowanej instytucji.

2. W szczególności dokumenty legislacyjne, tj. dokumenty sporządzone lub otrzymane w ramach procedur przyjmowania aktów, które są prawnie wiążące dla państw członkowskich lub w państwach członkowskich, powinny być udostępniane bezpośrednio, z zastrzeżeniem art. 4 i 9.

3. W przypadku gdy jest to możliwe, inne dokumenty, w szczególności dokumenty odnoszące się do opracowywania polityki lub strategii, powinny być udostępniane bezpośrednio.

4. W przypadku gdy dostęp bezpośredni nie jest zapewniony poprzez rejestr, w rejestrze wskazywana jest, w jak najszerszym zakresie, lokalizacja dokumentu.

Artykuł 13

Publikacja w Dzienniku Urzędowym

1. Poza aktami, o których mowa w art. 254 ust. 1 i 2 Traktatu WE i w art. 163 akapit pierwszy Traktatu Euratom, następujące dokumenty są publikowane w Dzienniku Urzędowym, z zastrzeżeniem art. 4 i 9 niniejszego rozporządzenia:

a) wnioski Komisji;

b) wspólne stanowiska przyjęte przez Radę zgodnie z procedurami, o których mowa w art. 251 i 252 Traktatu WE, oraz ich uzasadnienia, jak również stanowiska Parlamentu Europejskiego w ramach tych procedur;

c) decyzje ramowe i decyzje, o których mowa w art. 34 ust. 2 Traktatu UE;

d) konwencje sporządzone przez Radę zgodnie z art. 34 ust. 2 Traktatu UE;

e) umowy zawarte między państwami członkowskimi na podstawie art. 293 Traktatu WE;

f) umowy międzynarodowe zawarte przez Wspólnotę lub zgodnie z art. 24 Traktatu UE.

2. W jak najszerszym zakresie, w Dzienniku Urzędowym publikowane są następujące dokumenty:

a) inicjatywy przedstawione Radzie przez państwo członkowskie zgodnie z art. 67 ust. 1 Traktatu WE lub zgodnie z art. 34 ust. 2 Traktatu UE;

b) wspólne stanowiska, o których mowa w art. 34 ust. 2 Traktatu UE;

c) dyrektywy inne niż te, o których mowa w art. 254 ust. 1 i 2 Traktatu WE, decyzje inne niż te, o których mowa w art. 254 ust. 1 Traktatu WE, zalecenia i opinie.

3. Każda z instytucji może w swoim regulaminie określić, jakie inne dokumenty publikowane są w Dzienniku Urzędowym.

Artykuł 14

Informacje

1. Każda z instytucji podejmuje wymagane środki w celu informowania społeczeństwa o prawach przysługujących na podstawie niniejszego rozporządzenia.

2. Pastwa członkowskie współpracują z instytucjami w dostarczaniu obywatelom informacji.

Artykuł 15

Praktyka administracyjna w instytucjach

1. Instytucje opracowują dobre praktyki administracyjne w celu ułatwienia korzystania z prawa dostępu zagwarantowanych niniejszym rozporządzeniem.

2. Instytucje ustanawiają komitet międzyinstytucjonalny w celu badania najlepszych praktyk, rozwiązywania ewentualnych konfliktów i omawiania możliwych przyszłych zmian w publicznym dostępie do dokumentów.

Artykuł 16

Powielanie dokumentów

Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla wszelkich obowiązujących przepisów dotyczących prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawa strony trzeciej do powielania lub korzystania z ujawnionych dokumentów.

Artykuł 17

Sprawozdania

1. Każda z instytucji publikuje każdego roku sprawozdanie za poprzedni rok, podając liczbę przypadków, w których instytucja odmówiła prawa dostępu do dokumentów, przyczyny takich odmów oraz liczbę dokumentów sensytywnych nieujętych w rejestrze.

2. Najpóźniej do dnia 31 stycznia 2004 r. Komisja opublikuje sprawozdanie dotyczące wdrażania zasad niniejszego rozporządzenia oraz wyda zalecenia, w tym, w stosownych przypadkach, propozycje zmian niniejszego rozporządzenia oraz program działań zawierający środki, jakie mają zostać podjęte przez instytucje.

Artykuł 18

Środki wykonawcze

1. Każda instytucja dostosuje swój regulamin do przepisów niniejszego rozporządzenia. Zmiany wchodzą w życie z dniem 3 grudnia 2001 r.

2. W ciągu sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia Komisja zbada zgodność rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącego udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (6) z niniejszym rozporządzeniem w celu zapewnienia zachowania i archiwizacji dokumentów w możliwie najszerszym zakresie.

3. W ciągu trzech miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia Komisja zbada zgodność istniejących przepisów dotyczących dostępu do dokumentów z niniejszym rozporządzeniem.

Artykuł 19

Wejście w życie

Niniejszej rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 3 grudnia 2001 r.