UMOWA O UDZIELENIE DOTACJI – FUNDACJA [WZÓR]

NUMER:…[WSTAWIĆ]…

Parlament Europejski, którego Sekretariat ma siedzibę w:

Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxembourg,

zwany dalej Parlamentem Europejskim,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez [nazwisko/imię/funkcja],

z jednej strony,

oraz

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta] [oficjalny status prawny] [oficjalny numer rejestracyjny] [pełny adres siedziby] [numer VAT],

zwany dalej beneficjentem,

reprezentowany w celu podpisania niniejszej umowy

przez: …[przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych]…,

z drugiej strony,

UZGADNIAJĄ

następujące warunki szczegółowe, warunki ogólne i załączniki:

Załącznik 1 – Budżet szacunkowy

Załącznik 2 – Program prac

które stanowią integralną część niniejszej umowy.

Postanowienia „Warunków szczegółowych” mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych części niniejszej umowy. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych załączników.

Spis treści

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE 29

ARTYKUŁ I.1 – PRZEDMIOT UMOWY 29

ARTYKUŁ I.2 – OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI 29

ARTYKUŁ I.3 – FORMA FINANSOWANIA 29

ARTYKUŁ I.4 – WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA 29

ARTYKUŁ I.5 – PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI 30

I.5.1. Płatności zaliczkowe 30

I.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych 30

I.5.3. Waluta 30

ARTYKUŁ I.6 – KONTO BANKOWE 30

ARTYKUŁ I.7 – OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE 30

II. WARUNKI OGÓLNE 31

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE 31

ARTYKUŁ II.1 – DEFINICJE 31

ARTYKUŁ II.2 – OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA 32

ARTYKUŁ II.3 – ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO 32

ARTYKUŁ II.4 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY 32

ARTYKUŁ II.5 – POUFNOŚĆ 32

ARTYKUŁ II.6 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 32

ARTYKUŁ II.7 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI 33

ARTYKUŁ II.8 – WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ 33

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię 33

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego 33

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski 33

ARTYKUŁ II.9 – UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA 33

II.9.1. Zasady 33

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji 33

II.9.3. Kontrola 33

II.9.4. Odpowiedzialność 33

ARTYKUŁ II.10 – WSPARCIE FINANSOWE DLA OSÓB TRZECICH 34

ARTYKUŁ II.11 – SIŁA WYŻSZA 34

ARTYKUŁ II.12 – ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI FINANSOWANIA 34

II.12.1. Powody zawieszenia 34

II.12.2. Procedura zawieszenia 34

II.12.3. Skutki zawieszenia 34

II.12.4. Wznowienie płatności 35

ARTYKUŁ II.13 – COFNIĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI 35

II.13.1. Podstawy cofnięcia 35

II.13.2. Procedura cofnięcia 35

II.13.3. Skutki cofnięcia 35

ARTYKUŁ II.14 – UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU 35

II.14.1. Uchylenie na wniosek beneficjenta 35

II.14.2. Uchylenie przez Parlament Europejski 35

II.14.3. Skutki uchylenia 36

ARTYKUŁ II.15 – ZBYCIE 36

ARTYKUŁ II.16 – ODSETKI ZA ZWŁOKĘ 36

ARTYKUŁ II.17 – PRAWO WŁAŚCIWE 36

ARTYKUŁ II.18 – PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM 37

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE 37

ARTYKUŁ II.19 – KOSZTY KWALIFIKOWALNE 37

II.19.1. Warunki 37

II.19.2. Przykłady kosztów kwalifikowalnych 37

ARTYKUŁ II.20 – KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE 38

ARTYKUŁ II.21 – WKŁADY RZECZOWE 38

ARTYKUŁ II.22 – PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE 38

ARTYKUŁ II.23 – OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI 39

II.23.1. Sprawozdanie roczne 39

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego 39

ARTYKUŁ II.24 – DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO 40

ARTYKUŁ II.25 – DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA 40

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego 40

II.25.2. Pułap 40

II.25.3. Przeniesienie nadwyżki 40

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 41

II.25.5. Saldo finansowania 41

II.25.6. Zysk 41

ARTYKUŁ II.26 – ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI 41

II.26.1. Odsetki za zwłokę 41

II.26.2. Kompensowanie 41

II.26.3. Opłaty bankowe 41

ARTYKUŁ II.27 – GWARANCJA FINANSOWA 42

ARTYKUŁ II.28 – KONTROLA 42

II.28.1. Przepisy ogólne 42

II.28.2. Obowiązek przechowywania dokumentów 42

II.28.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji 42

II.28.4. Wizyty na miejscu 42

II.28.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe 42

II.28.6. Skutki ustaleń z audytu 43

II.28.7. Prawa kontrolne OLAF-u 43

II.28.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego 43

II.28.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4 43

ZAŁĄCZNIK 1 – BUDŻET SZACUNKOWY 44

ZAŁĄCZNIK 2 – PROGRAM PRAC 46

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

ARTYKUŁ I.1 – PRZEDMIOT UMOWY

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w „Warunkach szczegółowych” i „Warunkach ogólnych” (zwanymi dalej: „warunkami”) oraz zgodnie z załącznikami do niniejszej umowy.

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i na realizację celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz zgodnie z warunkami i załącznikiem do niniejszej umowy. Stanowi to wykonanie decyzji o finansowaniu przyjętej przez Parlament Europejski w dniu [wstawić datę].

ARTYKUŁ I.2 – OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii biegnie od [wstawić datę] do [wstawić datę].

ARTYKUŁ I.3 – FORMA FINANSOWANIA

Dotacja przyznana beneficjentowi zgodnie z tytułem VIII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/1046 (1) („rozporządzenia finansowego”) ma postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

ARTYKUŁ I.4 – WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 95 % szacunkowych całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

Szacunkowe koszty kwalifikowalne beneficjenta przedstawiono w załączniku 1 (budżet szacunkowy). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty kwalifikowalne należy oddzielić od kosztów niekwalifikowalnych zgodnie z art. II.19.

ARTYKUŁ I.5 – PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i ustaleniami.

I.5.1. Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową określoną przez Parlament Europejski w decyzji o finansowaniu] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej umowy, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie umowy lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości [wstawić kwotę w EUR, jeżeli ma zastosowanie], w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

I.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależnie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależnie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.23 i II.25.

I.5.3. Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w walucie euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, ustalonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na jego stronach internetowych, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z konta Parlamentu Europejskiego.

ARTYKUŁ I.6 – KONTO BANKOWE

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: […] adres oddziału prowadzącego konto: […] dokładna nazwa posiadacza konta: […] pełny numer konta (w tym kody bankowe): […] IBAN: […] kod BIC/SWIFT: […]

ARTYKUŁ I.7 – OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE

Wszelka korespondencja z Parlamentem Europejskim w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

Parlament Europejski Przewodniczący do rąk Dyrektora Generalnego ds. Finansów Biuro SCH 05B031 L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu, w którym zostaje ona formalnie zarejestrowana w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Wszelka korespondencja z beneficjentem w związku z niniejszą umową wymaga zachowania formy pisemnej, musi zawierać numer umowy i być kierowana na następujący adres:

Pan/Pani […] [stanowisko] [oficjalna nazwa organizacji beneficjenta] [pełen adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

ARTYKUŁ I.8 – WEJŚCIE UMOWY W ŻYCIE

Umowa wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II. WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

ARTYKUŁ II.1 – DEFINICJE

Do celów niniejszej umowy:

1) „sprawozdanie z działalności” oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itp.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2) „sprawozdanie roczne” oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 (2);

3) „saldo finansowania” oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1. a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.25.4;

4) „rozliczanie płatności zaliczkowych” oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5) „konflikt interesów” oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta umowy jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu umowy; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6) „wkłady rzeczowe” lub „darowizny rzeczowe” oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7) „rok budżetowy N” lub „okres kwalifikowalności” oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy umowy, zgodnie z art. I.2;

8) „siła wyższa” oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z umowy, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można uniknąć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe lub niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9) „formalnie zawiadomić” oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10) „nadużycie finansowe” oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11) „finansowanie” oznacza „dotacje” w rozumieniu tytułu VIII rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12) „nieprawidłowość” oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13) „zasoby własne” oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, np. darowizny, wkłady wnoszone przez członków (określone w art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014) itp.;

14) „osoba powiązana” oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15) „istotny błąd” oznacza każde naruszenie postanowień umowy wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

ARTYKUŁ II.2 – OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

Beneficjent:

a) sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b) jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, umowy, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c) ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania umowy;

d) bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie swojej nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego;

e) podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

ARTYKUŁ II.3 – ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz narosłych odsetek lub równorzędnych korzyści.

W przypadku, gdy kwoty przekazywane na to konto wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, odsetki lub równorzędne korzyści mogą zostać zatrzymane przez beneficjenta zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie mogą być wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

ARTYKUŁ II.4 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym za szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej umowy.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem umowy lub z powodu wykonania umowy niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

ARTYKUŁ II.5 – POUFNOŚĆ

O ile umowa, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej umowy.

ARTYKUŁ II.6 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z umową przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przetwarzanie danych osobowych przez Parlament Europejski jest zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/1725 (3).

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania umowy, bez uszczerbku dla prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Przetwarzanie danych osobowych przez beneficjenta w związku z niniejszą umową podlega rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (4). Bez uszczerbku dla innych przypadków przewidzianych w tym rozporządzeniu przetwarzanie danych osobowych w związku z niniejszą umową jest dozwolone wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do wykonania niniejszego rozporządzenia.

ARTYKUŁ II.7 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Zgodnie z art. 132 rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje wszelką dokumentację, dokumenty potwierdzające, dane statystyczne i inne dokumenty dotyczące wykonania umowy przez okres pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego lub odzyskania nienależnie przekazanych płatności zaliczkowych.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania lub dotycząca dochodzeń prowadzonych przez Prokuraturę Europejską lub Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów, zaspokajania roszczeń lub dochodzeń, pod warunkiem powiadomienia odbiorcy.

ARTYKUŁ II.8 – WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub bez jego zgody na takie postępowanie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących finansowania ze środków Unii, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania zawartych w nich informacji.

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje, określone w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.9 – UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA

II.9.1. Zasady

Jeżeli beneficjent zawiera umowy w sprawie zamówienia w celu wykonania niniejszej umowy, jest zobowiązany do ogłoszenia przetargu dla potencjalnych oferentów oraz do udzielenia zamówienia oferentowi, którego oferta jest, odpowiednio, najkorzystniejsza z punktu widzenia ekonomicznego lub która jest najtańsza. Beneficjent unika konfliktu interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3. Kontrola

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Beneficjent zapewnia, aby umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4. Odpowiedzialność

Cała odpowiedzialność za wykonanie umowy oraz za poszanowanie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu umowy.

ARTYKUŁ II.10 – WSPARCIE FINANSOWE DLA OSÓB TRZECICH

Wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta osobom trzecim w rozumieniu art. 204 rozporządzenia finansowego można, pod następującymi warunkami, uznać za wydatki kwalifikowalne:

a) wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta następującym osobom trzecim: … [wstawić nazwy potencjalnych beneficjentów wskazanych w formularzu wniosku];

b) wsparcie finansowe udzielone jednej osobie trzeciej nie przekracza kwoty 60 000 EUR;

c) osoba trzecia przeznacza wsparcie finansowe na pokrycie kosztów kwalifikowalnych;

d) beneficjent gwarantuje ewentualne odzyskanie takiego wsparcia finansowego.

Krajowych lub europejskich partii politycznych ani krajowych lub europejskich fundacji politycznych nie uważa się za stronę trzecią do celów niniejszego artykułu.

Beneficjent zapewnia, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z art. 129 rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.11 – SIŁA WYŻSZA

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

ARTYKUŁ II.12 – ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI FINANSOWANIA

II.12.1. Powody zawieszenia

Bez uszczerbku dla art. 202 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Parlament Europejski jest uprawniony do zawieszenia płatności finansowania:

(i) jeżeli podejrzewa istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub nieprzestrzeganie zobowiązań ze strony beneficjenta w ramach procedury przyznania lub podczas wykonywania umowy i musi zweryfikować, czy jego podejrzenia mają uzasadnienie w stanie faktycznym;

(ii) jeżeli beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.12.2. Procedura zawieszenia

Etap 1 – Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli po upływie terminu na przedstawienie uwag Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i) o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w art. II.12.1 ppkt i); oraz

(ii) o środkach odwoławczych.

II.12.3. Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje odebraniem beneficjentowi uprawnienia do otrzymywania płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w art. II.12.2 ppkt (i) (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do cofnięcia lub uchylenia decyzji o finansowaniu w oparciu o art. II.13 i II.14.

II.12.4. Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

ARTYKUŁ II.13 – COFNIĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI

II.13.1. Podstawy cofnięcia

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2. Procedura cofnięcia

Etap 1 – Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze cofnięcia, podając przyczyny cofnięcia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o cofnięciu.

Etap 3 – Po przyjęciu decyzji o cofnięciu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o udzielenie dotacji.

II.13.3. Skutki cofnięcia

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Rozwiązanie umowy o udzielenie dotacji staje się skuteczne natychmiast po powiadomieniu o nim beneficjenta.

Wszelkie kwoty wypłacone na mocy umowy o udzielenie dotacji uznaje się za nienależne płatności i są one odzyskiwane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.14 – UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU

II.14.1. Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta

Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie, podając:

a) powody wniosku; oraz

b) dzień, w którym uchylenie ma się stać skuteczne, przy czym nie może on być wcześniejszy od dnia wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o decyzji. Po uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski niezwłocznie rozwiązuje umowę o udzielenie dotacji z mocą od tego samego dnia.

II.14.2. Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

II.14.2.A. Powody uchylenia

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a) na podstawie decyzji Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b) jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c) w sytuacjach przewidzianych w art. 131 i 202 rozporządzenia finansowego;

d) beneficjent, osoba powiązana lub osoba ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania beneficjenta znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 136 ust. 1 lit. a) lub b) rozporządzenia finansowego;

e) beneficjent lub osoba powiązana znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 136 ust. 1 lit. c)–h) bądź w zakresie art. 136 ust. 2 rozporządzenia finansowego;

f) jeżeli beneficjent zrzeka się statusu beneficjenta zgodnie z art. 10 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.14.2.B. Procedura uchylenia

Etap 1 – Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Etap 3 – Po przyjęciu decyzji o uchyleniu decyzji o finansowaniu Parlament Europejski bezzwłocznie powiadamia beneficjenta o rozwiązaniu umowy o udzielenie dotacji.

II.14.3. Skutki uchylenia

Decyzja o finansowaniu zostaje uchylona ex nunc w dniu wskazanym w decyzji o uchyleniu lub, jeżeli żadna data nie została w niej określona, w dniu powiadomienia beneficjenta o tej decyzji. Rozwiązanie umowy o udzielenie dotacji staje się skuteczne w tym samym dniu.

Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia uchylenia decyzji o finansowaniu uznaje się za koszty niekwalifikowalne, a odpowiednie płatności zaliczkowe podlegają procedurze odzyskania środków zgodnie z odpowiednimi przepisami rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.15 – ZBYCIE

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

ARTYKUŁ II.16 – ODSETKI ZA ZWŁOKĘ

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (zwanej dalej „stopą referencyjną”), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.12, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

ARTYKUŁ II.17 – PRAWO WŁAŚCIWE

Niniejszą umowę regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

ARTYKUŁ II.18 – PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM

W przypadkach, w których na mocy niniejszej umowy beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 27a rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta lub osoby fizycznej o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

ARTYKUŁ II.19 – KOSZTY KWALIFIKOWALNE

II.19.1. Warunki

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikujące się do objęcia finansowaniem Unii i zgodnie z art. 186 rozporządzenia finansowego, muszą one być zgodne z następującymi kryteriami:

a) być bezpośrednio związane z przedmiotem umowy i zapisane w załączonym do niej szacunkowym budżecie;

b) być niezbędne do wykonania umowy;

c) być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d) być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e) być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f) być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g) być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h) być zgodne z art. II.9.1 akapit pierwszy oraz, co do zasady, z art. II.9.1. akapit drugi.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.19.2. Przykłady kosztów kwalifikowalnych

Bez uszczerbku dla art. 186 rozporządzenia finansowego za kwalifikowalne uważa się w szczególności następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w ust. 1 niniejszego artykułu:

a) koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b) koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c) koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d) koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa: (i) zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości; oraz (ii) zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e) koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że: (i) zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi oraz (ii) są bezpośrednio związane z przedmiotem umowy;

f) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych umową, w tym – w razie potrzeby – koszty usług finansowych (w szczególności koszty gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 akapit pierwszy i, co do zasady, z art. II.9.1 akapit drugi.

ARTYKUŁ II.20 – KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE

Niezależnie od art. II.19.1 niniejszej umowy oraz od art. 186 rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za kwalifikowalne:

a) zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b) dług i opłaty związane z jego obsługą;

c) rezerwy na straty i długi;

d) odsetki debetowe;

e) należności wątpliwe;

f) straty kursowe;

g) koszty przekazu z Parlamentu Europejskiego, nałożone przez bank beneficjenta;

h) koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i) wkłady rzeczowe;

j) nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k) podlegający odliczeniu podatek VAT;

l) zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

ARTYKUŁ II.21 – WKŁADY RZECZOWE

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonania umowy beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem że wartość takich wkładów nie przekracza:

a) kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b) w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku.

c) ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d) 50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a) są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b) są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c) mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d) nie mogą mieć postaci nieruchomości.

ARTYKUŁ II.22 – PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku 1 poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany umowy. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

ARTYKUŁ II.23 – OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI

II.23.1. Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, które obejmuje:

a) roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b) roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1606/2002 (5);

c) wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d) sprawozdanie z działalności;

e) sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f) szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g) zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h) wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

W przypadku przeniesienia, o którym mowa w art. II.25.3, sprawozdanie roczne musi obejmować dokumenty wymienione w lit. d), e), f) i g) odnoszące się do pierwszego kwartału roku następującego po odnośnym roku budżetowym.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a) przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b) sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c) zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d) zadeklarowane przychody są kompletne;

e) dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z zapisami finansowymi umowy;

f) obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z art. 20, zostały wypełnione;

g) obowiązki wynikające z niniejszej umowy, w szczególności z jej art. II.9 i art. II.19, zostały wypełnione;

h) wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i) wszelka nadwyżka finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy i wykorzystana w pierwszym kwartale roku budżetowego, zgodnie z art. 222 ust. 7 rozporządzenia finansowego;

j) nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

ARTYKUŁ II.24 – DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie finansowe zgodnie z postanowieniami art. II.23.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego pozostaje bez uszczerbku dla ustalenia ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.25, na podstawie którego Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski. Termin ten może zostać przedłużony również jeżeli Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, zażądał dodatkowych informacji na podstawie art. 24 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania do nowego sprawozdania ma zastosowanie procedura zatwierdzenia określona w niniejszym artykule.

ARTYKUŁ II.25 – DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego, w której ustala się ostateczną kwotę finansowania, opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.24. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.25.2. Pułap

Ostateczna kwota finansowania ograniczona jest do kwoty ustalonej w art. I.4 i nie może przekraczć 95 % rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

II.25.3. Przeniesienie nadwyżki

Jeśli na zakończenie roku budżetowego N beneficjent osiągnie nadwyżkę dochodów nad wydatkami, część tej nadwyżki można przenieść na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. 222 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

a) Definicja nadwyżki

Nadwyżka w roku budżetowym N jest różnicą między łącznymi kosztami kwalifikowalnymi a sumą:

(i) wstępnej (maksymalnej) kwoty finansowania zgodnie z art. I.4,

(ii) zasobów własnych beneficjenta przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowalnych – w sytuacji, gdy beneficjent uprzednio pokrył wydatki niekwalifikowalne wyłącznie z własnych środków, oraz

(iii) wszelkiej nadwyżki przeniesionej z roku budżetowego N-1.

Nadwyżka, którą można przenieść na rok budżetowy N+1, nie przekracza 25 % całkowitego dochodu, o którym mowa w powyższych ppkt (i) i (ii).

b) Rozliczenie rezerwy na koszty kwalifikowalne

Faktycznie przeniesiona kwota figuruje w bilansie roku budżetowego N jako „rezerwa na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1”. Środki te stanowią koszty kwalifikowalne w roku budżetowym N.

Ponadto na podstawie tymczasowego rozliczenia sporządzonego najpóźniej w dniu 31 marca roku N+1 określa się koszty kwalifikowalne rzeczywiście poniesione do tej daty. Rezerwa nie przekracza tych kosztów.

W roku N+1 rezerwa jest uwalniana i generuje dochód, który wykorzystywany jest na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku budżetowego N+1.

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i umowy. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Ostateczna kwota finansowania na rok budżetowy N jest ustalana w roku N+1.

Po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.25.5. Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależycie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.25.6. Zysk

a) Definicja

Pojęcie zysku zdefiniowane zostało w art. 192 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

b) Tworzenie rezerwy

Zgodnie z art. 192 ust. 2 rozporządzenia finansowego beneficjent może tworzyć rezerwy z nadwyżki zasobów własnych określonych w art. II.1.

Nadwyżka, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy, stanowi w stosownym przypadku kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 5 % kosztów kwalifikowalnych rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N oraz 5 % kosztów ujętych w rezerwie do przeniesienia na rok budżetowy N+1. Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne wyłącznie z zasobów własnych.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

Rezerwę wykorzystuje się wyłącznie na pokrycie kosztów operacyjnych beneficjenta.

c) Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne, zgodnie z art. 192 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

ARTYKUŁ II.26 – ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.26.1. Odsetki za zwłokę

Jeżeli w terminie ustalonym przez Parlament Europejski beneficjent nie dokona zwrotu, Parlament Europejski powiększa należne mu sumy o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.16. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.26.2. Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 101 rozporządzenia finansowego. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.26.3. Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

ARTYKUŁ II.27 – GWARANCJA FINANSOWA

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 153 rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione spełniać następujące warunki:

a) gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo – jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę – strona trzecia;

b) gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (to znaczy. danego beneficjenta); oraz

c) gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski. Jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu. Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

ARTYKUŁ II.28 – KONTROLA

II.28.1. Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych – w ramach swoich kompetencji i zgodnie z załącznikiem V do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 – mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w umowie, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym (zwanym dalej „upoważnionymi organami”), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.28.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

Beneficjent przechowuje, zgodnie z art. II.7, na odpowiednim nośniku, wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to ich prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

II.28.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ (zwany dalej „właściwym organem”).

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.28.4. Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent zapewnia, aby informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz by żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.28.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

Na podstawie ustaleń zawartych we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.28.6. Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa Parlamentu do podjęcia środków na mocy art. II.12–II.14 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną na podstawie końcowych ustaleń z audytu.

II.28.7. Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (6), rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (7) oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.28.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 129 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie mają art. II.28.3 i II.28.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.28.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4, Parlament Europejski może uznać za niekwalifikowalne wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta.