PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 96/1

DECYZJA PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 15 kwietnia 2013 r.

dotycząca przepisów regulujących postępowanie z informacjami poufnymi w Parlamencie Europejskim

2014/C 96/01

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO,

uwzględniając art. 23 ust. 12 Regulaminu Parlamentu Europejskiego,

MAJĄC NA UWADZE, ŻE

(1) W świetle porozumienia ramowego w sprawie stosunków między Parlamentem Europejskim i Komisją Europejską (1) podpisanego dnia 20 października 2010 r. (porozumienie ramowe) oraz porozumienia międzyinstytucjonalnego między Parlamentem Europejskim a Radą w sprawie przekazywania Parlamentowi Europejskiemu i wykorzystywania przez Parlament Europejski posiadanych przez Radę informacji niejawnych dotyczących spraw innych niż z dziedziny wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa (2), podpisanego w dniu 12 marca 2014 r. (porozumienie międzyinstytucjonalne), konieczne jest ustanowienie szczegółowych przepisów regulujących postępowanie z informacjami poufnymi w Parlamencie Europejskim.

(2) Traktat z Lizbony wyznacza Parlamentowi Europejskiemu nowe zadania, a w celu rozwinięcia działań Parlamentu w tych obszarach, które wymagają pewnego stopnia poufności, konieczne jest określenie podstawowych reguł, minimalnych standardów bezpieczeństwa i odpowiednich procedur postępowania przez Parlament Europejski z informacjami poufnymi, w tym niejawnymi.

(3) Przepisy decyzji mają na celu zapewnienie równoważnych standardów ochrony i zgodności z przepisami przyjętymi przez inne instytucje, organy, urzędy i agencje powołane na mocy lub na podstawie traktatów lub też przez państwa członkowskie, tak aby ułatwić sprawne funkcjonowanie procesu decyzyjnego Unii Europejskiej.

(4) Przepisy niniejszej decyzji nie naruszają obecnych i przyszłych przepisów o dostępie do dokumentów, przyjętych zgodnie z art. 15 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

(5) Przepisy niniejszej decyzji nie naruszają obecnych i przyszłych przepisów o ochronie danych osobowych, przyjętych zgodnie z art. 16 TFUE

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Cel

Niniejsza decyzja reguluje zarządzanie informacjami poufnymi przez Parlament Europejski i postępowanie z nimi, w tym tworzenie, przyjmowanie, przesyłanie i przechowywanie takich informacji w celu odpowiedniej ochrony ich poufnego charakteru. Wdraża ona porozumienie międzyinstytucjonalne oraz porozumienie ramowe, w szczególności załącznik II do tego porozumienia.

Artykuł 2

Definicje

Na użytek niniejszej decyzji:

a) „informacja” oznacza każdą informację pisemną lub ustną, niezależnie od jej nośnika i autora;

b) „informacja poufna” oznacza „informację niejawną” oraz „inne informacje poufne” nieoznaczone klauzulą tajności.

c) „informacja niejawna” oznacza „informację niejawną UE” oraz „równoważne informacje niejawne”;

d) „informacja niejawna UE” (EUCI) oznacza każdą informację i materiał opatrzone klauzulą tajności „TRES SECRET UE/ UE TOP SECRET” (ściśle tajne UE), „SECRET UE/ UE SECRET” (tajne UE), „CONFIDENTIEL UE/ UE CONFIDENTIAL” (poufne UE) lub „RESTREINT UE/ UE RESTRICTED” (zastrzeżone UE), których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować różnego stopnia szkody dla interesów Unii lub co najmniej jednego z jej państw członkowskich, niezależnie od tego, czy taka informacja pochodzi z instytucji, organów, urzędów lub agencji ustanowionych na mocy lub na podstawie traktatów. W związku z tym informacje i materiały niejawne opatrzone klauzulą tajności na poziomie: — TRÈS SECRET UE/ TOP SECRET EU (ściśle tajne UE) stanowią informacje lub materiały, których nieupoważnione ujawnienie spowodowałoby wyjątkowo duże szkody dla podstawowych interesów Unii albo co najmniej jednego z jej państw członkowskich; — SECRET UE/ UE SECRET (tajne UE) stanowią informacje lub materiały, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii lub co najmniej jednego z jej państw członkowskich; — CONFIDENTIEL UE/ UE CONFIDENTIAL (poufne UE) stanowią informacje lub materiały, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii lub co najmniej jednego z jej państw członkowskich; — RESTREINT UE/ UE RESTRICTED (zastrzeżone UE) stanowią informacje lub materiały, których nieupoważnione ujawnienie byłoby niekorzystne z punktu widzenia interesów Unii lub co najmniej jednego z jej państw członkowskich;

e) „równoważna informacja niejawna” oznacza informację niejawną wydaną przez państwa członkowskie, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe, która jest opatrzona oznaczeniami klauzul tajności równoważnymi z jednym z oznaczeń klauzul tajności stosowanych w przypadku EUCI i która została przekazana Parlamentowi Europejskiemu przez Radę lub Komisję;

f) „inne informacje poufne” oznaczają wszelkie inne nieoznaczone klauzulą tajności informacje poufne, w tym informacje objęte przepisami o ochronie danych lub obowiązkiem tajemnicy służbowej, których autorem jest Parlament Europejski lub przekazane Parlamentowi Europejskiemu przez inne instytucje, organy urzędy i agencje utworzone na mocy traktatów lub przez państwa członkowskie;

g) „dokument” oznacza każdą utrwaloną informację, bez względu na jej formę fizyczną i cechy charakterystyczne;

h) „materiały” oznaczają jakikolwiek dokument lub dowolny mechanizm lub sprzęt, już wytworzony lub będący w trakcie wytwarzania;

i) „ograniczony dostęp” oznacza, że w przypadku danej osoby występuje potrzeba dostępu do informacji poufnych w związku z oficjalnym pełnieniem stanowiska lub wykonywaniem zadania;

j) „upoważnienie” oznacza decyzję przyjętą przez przewodniczącego (w przypadku posłów do Parlamentu Europejskiego) lub sekretarza generalnego (w przypadku urzędników Parlamentu Europejskiego i innych pracowników Parlamentu Europejskiego zatrudnionych w grupach politycznych), o przyznaniu indywidualnego dostępu do informacji niejawnych do określonego poziomu tajności, w oparciu o pomyślny wynik postępowania sprawdzającego przeprowadzonego przez organ krajowy na podstawie przepisów danego państwa i zgodnie z postanowieniami określonymi w załączniku I część 2;

k) „obniżenie klasyfikacji” oznacza obniżenie poziomu klauzuli tajności;

l) „odtajnienie” oznacza zniesienie klauzuli tajności;

m) „oznaczenie” oznacza znak naniesiony na „inne informacje poufne” w celu rozpoznania określonych uprzednio szczególnych instrukcji dotyczących postępowania z tymi informacjami lub dziedziny, której dany dokument dotyczy. Może ono być również naniesione na informacje niejawne w celu nałożenia dodatkowych wymogów dotyczących postępowania z tymi informacjami;

n) „likwidacja oznaczenia” oznacza zniesienie wszelkich oznaczeń;

o) „autor” oznacza należycie upoważnionego autora informacji poufnej;

p) „instrukcje bezpieczeństwa” oznaczają środki wykonawcze określone w załączniku II;

q) „zasady postępowania” oznaczają techniczne instrukcje wydane służbom Parlamentu Europejskiego, dotyczące zarządzania informacjami poufnymi.

Artykuł 3

Podstawowe zasady i minimalne standardy

1. Postępowanie Parlamentu Europejskiego względem informacji poufnych opiera się na podstawowych zasadach i minimalnych standardach określonych w załączniku I część 1.

2. Parlament Europejski ustanawia — zgodnie z podstawowymi zasadami i minimalnymi standardami — system zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISMS). ISMS składa się z instrukcji bezpieczeństwa, zasad postępowania oraz w właściwego regulaminu. ISMS ma na celu ułatwienie działań parlamentarnych i administracyjnych, przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony każdej informacji poufnej przetwarzanej przez Parlament Europejski, przy pełnym poszanowaniu zasad określonych przez autora takiej informacji zapisanych w instrukcjach bezpieczeństwa.

Przetwarzanie informacji poufnych za pomocą zautomatyzowanego systemu komunikacyjnego i informacyjnego (CIS) Parlamentu Europejskiego odbywa się zgodnie z zasadą gwarancji bezpieczeństwa informacji, określoną w instrukcji bezpieczeństwa 3.

3. Posłowie do Parlamentu Europejskiego mogą zapoznawać się z informacjami niejawnymi, do poziomu klauzuli tajności RESTREINT UE/ UE RESTRICTED włącznie, bez poświadczenia bezpieczeństwa.

4. Informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL lub równoważną są udostępniane tym posłom do Parlamentu Europejskiego, którzy zostali do tego upoważnieni przez przewodniczącego na mocy ust. 5, lub którzy podpisali uroczyste oświadczenie, że nie ujawnią tych informacji osobom trzecim, oświadczenie o wypełnieniu obowiązku ochrony informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL, a także oświadczenie stwierdzające, że są świadomi skutków naruszenia tych reguł.

5. Informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET/ EU TOP SECRET lub równoważną są udostępniane tym posłom do Parlamentu Europejskiego, którzy zostali do tego upoważnieni przez przewodniczącego, po tym, jak:

a) uzyskali poświadczenie bezpieczeństwa zgodnie z załącznikiem II część druga niniejszej decyzji, lub

b) otrzymano powiadomienie od właściwych organów krajowych, że ze względu na pełnione przez nich funkcje danym posłom przyznano odpowiednie upoważnienie zgodnie z krajowymi przepisami ustawowymi.

6. Przed uzyskaniem dostępu do informacji niejawnych posłowie do Parlamentu Europejskiego informowani są o spoczywającym na nich obowiązku ochrony takich informacji i potwierdzają przyjęcie do wiadomości tego obowiązku, zgodnie z załącznikiem I. Są oni również informowani o środkach zapewniających taką ochronę.

7. Urzędnicy Parlamentu Europejskiego i inni pracownicy Parlamentu zatrudnieni w grupach politycznych mogą zapoznawać się z informacjami poufnymi pod warunkiem ustanowienia zasady ograniczonego dostępu oraz z informacjami niejawnymi powyżej poziomu RESTREINT UE/ EU RESTRICTED, jeżeli posiadają poświadczenie bezpieczeństwa na odpowiednim poziomie. Dostęp do informacji niejawnych jest przyznawany wyłącznie wtedy, jeżeli zostali oni poinformowani oraz otrzymali pisemne wskazówki dotyczące spoczywającego na nich obowiązku ochrony takich informacji i środków zapewniających taką ochronę oraz podpisali oświadczenie, w którym potwierdzili otrzymanie tych wskazówek oraz zobowiązanie do stosowania się do nich zgodnie z niniejszymi przepisami.

Artykuł 4

Tworzenie informacji poufnych oraz postępowanie administracyjne z tymi informacjami przez Parlament Europejski

1. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego, przewodniczący zainteresowanych komisji parlamentarnych i sekretarz generalny lub wszelkie inne osoby należycie przez niego upoważnione na piśmie mogą być autorami informacji poufnych lub nadawać im charakter niejawny zgodnie z zapisami w instrukcjach bezpieczeństwa.

2. Tworząc informacje niejawne, autor stosuje odpowiednią klauzulę tajności zgodnie z międzynarodowymi standardami i definicjami określonymi w załączniku I. Autor określa również, z reguły, adresatów, którzy mają zostać upoważnieni do zapoznania się z danymi informacjami na poszczególnych poziomach tajności. Informacje te należy przekazać Działowi ds. Informacji Niejawnych (CIU) w momencie złożenia dokumentu w tym dziale.

3. „Inne informacje poufne” objęte tajemnicą zawodową podlegają postępowaniu zgodnie z załącznikiem II i II oraz zasadom postępowania.

Artykuł 5

Przyjmowanie informacji poufnych przez Parlament Europejski

1. Informacje poufne przyjmowane przez Parlament Europejski są przekazywane w sposób następujący:

a) informacje oznaczone klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ UE RESTRICTED lub równoważną i inne informacje poufne do sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd, który/ która o nie wnioskuje;

b) informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET/ EU TOP SECRET lub równoważną dla CIU.

2. Rejestracją, przechowywaniem i śledzeniem drogi informacji poufnych zajmuje się, zależnie od przypadku, sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd, który/ która otrzymał/ otrzymała informacje lub CIU.

3. Poczynione wspólnie uzgodnienia, których celem jest zachowanie poufności informacji, w przypadku informacji poufnych przekazanych przez Komisję zgodnie z pkt. 3.2 załącznika II do porozumienia ramowego lub, w przypadku informacji niejawnych przekazanych przez Radę, zgodnie z art. 5 ust. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego, są składane razem z informacją poufną w sekretariacie organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub w CIU, zależnie od przypadku.

4. Uzgodnienia, o których mowa w ust. 3, mogą również być stosowane przez analogię do przekazywania informacji poufnych przez inne instytucje, organy, urzędy i agencje ustanowione na mocy lub na podstawie traktatów lub przez państwa członkowskie.

5. W celu zapewnienia poziomu ochrony adekwatnego do klauzuli tajności na poziomie TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET lub równoważnej Konferencja Przewodniczących powołuje komisję nadzoru. Informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET lub równoważną są przekazywane Parlamentowi Europejskiemu zgodnie z dodatkowymi ustaleniami, które zostaną uzgodnione między Parlamentem Europejskim a instytucją unijną, od której informacje zostały otrzymane.

Artykuł 6

Przekazywanie przez Parlament Europejski informacji niejawnych stronom trzecim

Parlament Europejski może, pod warunkiem uzyskania uprzedniej pisemnej zgody autora lub instytucji unijnej, która przekazała informacje niejawne Parlamentowi Europejskiemu, zależnie od przypadku, przekazywać takie informacje niejawne stronom trzecim, pod warunkiem, że w toku pracy z takimi informacjami zapewnią one przestrzeganie zasad ściśle odpowiadających przepisom zawartym w niniejszej decyzji, w ramach ich służb i obiektów.

Artykuł 7

Bezpieczna infrastruktura

1. Dla celów zarządzania informacjami poufnymi Parlament Europejski przygotowuje strefę bezpieczeństwa i zabezpieczone czytelnie.

2. Strefa bezpieczeństwa zapewnia infrastrukturę służącą rejestracji, archiwizacji i przekazywaniu informacji poufnych oraz zapoznawaniu się i postępowaniu z nimi. Zawiera ona między innymi czytelnię i salę spotkań na potrzeby zapoznawania się z informacjami poufnymi oraz podlega zarządzaniu CIU.

3. Możliwe jest tworzenie zabezpieczonych czytelni poza strefą bezpieczeństwa, w celu umożliwienia zapoznania się z informacjami opatrzonymi klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną, oraz „innymi informacjami poufnymi”. Wspomnianymi zabezpieczonymi czytelniami zarządzają właściwe służby sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU, zależnie od przypadku. Pozbawione są one kserokopiarek, telefonów, faksów, skanerów lub innego sprzętu technicznego służącego do powielania lub przekazywania dokumentów.

Artykuł 8

Rejestracja i przechowywanie informacji poufnych oraz postępowanie z nimi

1. Informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną oraz „inne informacje poufne” są rejestrowane i przechowywane przez właściwe służby sekretariatów organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU, w zależności od tego, kto otrzymał rzeczone informacje.

2. Do postępowania z informacjami opatrzonymi klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną oraz „innymi informacjami poufnymi” zastosowanie mają następujące warunki:

a) dokumenty przekazywane są osobiście kierownikowi sekretariatu, który rejestruje dokumenty i wydaje poświadczenie odbioru;

b) takie dokumenty, w czasie kiedy nikt z nich nie korzysta, przechowywane są w zamkniętym pomieszczeniu, na odpowiedzialność sekretariatu;

c) informacja nie może być w żadnym wypadku zapisana na innym nośniku ani przekazana jakiejkolwiek osobie. Dokumenty takie mogą być powielane przy pomocy należycie zatwierdzonego sprzętu, jak określono w instrukcjach bezpieczeństwa;

d) dostęp do takich informacji jest ograniczony do informacji wyznaczonych przez autora lub przez instytucję unijną, która przekazała informację Parlamentowi Europejskiemu, zgodnie z ustaleniami, o których mowa w art. 4 ust. 2 lub art. 5 ust. 3, 4 i 5;

e) sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd prowadzi rejestr osób, które zapoznały się z informacją, oraz dat i czasu tych konsultacji i przekazuje rejestr CIU w chwili złożenia informacji w CIU.

3. Informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET/ EU TOP SECRET lub równoważną są rejestrowane, wykorzystywane i przechowywane przez CIU w strefie bezpieczeństwa, zgodnie z właściwym poziomem klauzuli tajności określonym w instrukcjach bezpieczeństwa.

4. W przypadku uchybienia zasadom określonym w ust. 1-3 odpowiedzialny urzędnik z sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU, zależnie od przypadku, informuje o tym sekretarza generalnego, który przekazuje sprawę przewodniczącemu, jeżeli jest w nią zaangażowany poseł do Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 9

Dostęp do zabezpieczonej infrastruktury

1. Dostęp do strefy bezpieczeństwa mają wyłącznie następujące osoby:

a) osoby, które zgodnie z art. 3 ust. od 4 do 7 są upoważnione do zapoznawawania się z informacjami przechowywanymi w tej strefie i złożyły odnośny wniosek zgodnie z art. 10 ust. 1;

b) osoby, które zgodnie z art. 4 ust. 1 są upoważnione do tworzenia informacji niejawnych i złożyły odnośny wniosek zgodnie z art. 10 ust. 1;

c) urzędnicy CIU zatrudnieni w Parlamencie Europejskim;

d) urzędnicy Parlamentu Europejskiego odpowiedzialni za zarządzanie wydziałem ds. informacji poufnych;

e) urzędnicy Parlamentu Europejskiego odpowiedzialni za bezpieczeństwo i bezpieczeństwo pożarowe, jeżeli to konieczne;

f) personel sprzątający, ale wyłącznie w obecności i pod ścisłym nadzorem pracownika CIU.

2. CIU może odmówić dostępu do strefy bezpieczeństwa każdej osobie nieupoważnionej do wejścia. Wszelkie sprzeciwy wobec takiej odmowy dostępu przedstawiane są przewodniczącemu w przypadku wniosków o dostęp złożonych przez posłów do Parlamentu Europejskiego lub sekretarzowi generalnemu w innych przypadkach.

3. Sekretarz generalny może zatwierdzić posiedzenie ograniczonej liczby osób w sali posiedzeń położonej w strefie bezpieczeństwa.

4. Dostęp do zabezpieczonej czytelni mają wyłącznie następujące osoby:

a) posłowie do Parlamentu Europejskiego, urzędnicy Parlamentu Europejskiego i inni pracownicy Parlamentu Europejskiego zatrudnieni w grupach politycznych, wyraźnie wskazani do celów zapoznawania się z informacjami poufnymi lub tworzenia informacji poufnych;

b) urzędnicy Parlamentu Europejskiego odpowiedzialni za zarządzanie wydziałem ds. informacji poufnych, urzędnicy sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd, który/ która otrzymał/ otrzymała informacje, oraz urzędnicy CIU;

c) jeżeli to konieczne — urzędnicy Parlamentu Europejskiego odpowiedzialni za bezpieczeństwo i bezpieczeństwo pożarowe;

d) personel sprzątający, ale wyłącznie w obecności i pod ścisłym nadzorem urzędnika sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub pracownika CIU, zależnie od przypadku.

5. Właściwy sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU, zależnie od przypadku, może odmówić dostępu do zabezpieczonej czytelni każdej osobie nieupoważnionej. Wszelkie sprzeciwy wobec takiej odmowy przedstawiane są przewodniczącemu w przypadku wniosków o dostęp złożonych przez posłów do Parlamentu Europejskiego lub sekretarzowi generalnemu w innych przypadkach.

Artykuł 10

Zapoznawanie się z informacjami poufnymi w zabezpieczonych pomieszczeniach lub tworzenie w nich informacji poufnych

1. Osoba ubiegająca się o dostęp do informacji poufnych lub pragnące stworzyć informację poufną w strefie bezpieczeństwa podaje uprzednio swoje nazwisko CIU. CIU kontroluje tożsamość takiej osoby oraz sprawdza, czy osoba ta jest upoważniona zgodnie z art. 3 ust. 3 — 7, art. 4 ust. 1 lub art. 5 ust. 3, 4 i 5, do zapoznawania się z informacjami poufnymi lub tworzenia ich.

2. Osoba pragnąca, zgodnie z art. 3 ust. 3 i 7, zapoznać się z informacjami poufnymi opatrzonymi klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną oraz „innymi informacjami poufnymi” w zabezpieczonej czytelni podaje z wyprzedzeniem swoje nazwisko właściwym służbom sekretariatów organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU.

3. Z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych (np. przy dużej liczbie wniosków złożonych w krótkim czasie) możliwość zapoznania się z informacjami poufnymi w zabezpieczonym pomieszczeniu ma każdorazowo tylko jedna osoba, w obecności urzędnika sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU.

4. W trakcie zapoznawania się z informacjami zakazane są kontakty zewnętrzne (w tym przy użyciu telefonu lub innych urządzeń technicznych), sporządzanie notatek i reprodukowanie czy fotografowanie informacji poufnych.

5. Przed umożliwieniem danej osobie opuszczenia zabezpieczonego pomieszczenia urzędnik sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU upewnia się, że informacje poufne, do których osoba miała wgląd, są nadal na swoim miejscu oraz są w stanie nienaruszonym i kompletnym.

6. W przypadku uchybienia wspomnianym zasadom urzędnik sekretariatu organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd lub CIU informuje o tym sekretarza generalnego, który przekazuje sprawę przewodniczącemu w przypadku gdy jest w nią zaangażowany poseł do Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 11

Minimalne standardy dotyczące zapoznawania się z informacjami poufnymi na posiedzeniu przy drzwiach zamkniętych poza zabezpieczonym pomieszczeniem

1. Z informacjami opatrzonymi klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną oraz „innymi informacjami poufnymi” mogą zapoznawać się członkowie komisji parlamentarnych lub innych organów politycznych i administracyjnych Parlamentu Europejskiego podczas posiedzeń przy drzwiach zamkniętych odbywających się poza zabezpieczonymi pomieszczeniami.

2. W sytuacji określonej w ust. 1 sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd odpowiedzialnego/odpowiedzialnej za to posiedzenie dopilnowuje, by następujące warunki zostały spełnione:

a) wstęp do sali posiedzenia jest dozwolony jedynie uczestnikom wskazanym przez przewodniczącego właściwej komisji lub organu;

b) wszystkie dokumenty zostały ponumerowane, rozdane na początku posiedzenia i ponownie zebrane w momencie jego zakończenia oraz aby nie sporządzano notatek z tych dokumentów ani nie wykonywano ich fotokopii czy zdjęć;

c) protokół posiedzenia nie zawiera żadnych odniesień do treści dyskusji nad rozpatrywaną informacją. W protokole może znaleźć się jedynie odnośna decyzja, o ile została podjęta;

d) informacje poufne przekazywane odbiorcom w Parlamencie Europejskim ustnie podlegały równorzędnym poziomom ochrony jak informacje w formie pisemnej;

e) żaden dodatkowy zapas dokumentów nie jest przechowywany w salach posiedzeń;

f) na początku posiedzenia uczestnikom i tłumaczom ustnym rozdaje się wyłącznie niezbędną ilość kopii dokumentów;

g) klauzula tajności/ oznaczenie dokumentów są jasno określane przez przewodniczącego posiedzenia na samym początku posiedzenia;

h) uczestnicy nie wynoszą dokumentów z sali posiedzeń;

i) z końcem posiedzenia wszystkie kopie dokumentów są zbierane i przeliczane przez sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd; i

j) do sali posiedzeń, w której następuje zapoznawanie się z rzeczonymi informacjami poufnymi i ich omówienie, nie można wnosić żadnych urządzeń komunikacji elektronicznej ani innych urządzeń elektronicznych.

3. W przypadku gdy zgodnie z wyjątkami określonymi w pkt. 3.2.2. załącznika II do porozumienia ramowego oraz w art. 6 ust. 5 porozumienia międzyinstytucjonalnego informacja opatrzona klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL lub równoważną jest omawiana na posiedzeniu przy drzwiach zamkniętych, sekretariat organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd odpowiedzialnego/ odpowiedzialnej za to posiedzenie dopilnowuje, by dodatkowo oprócz spełnienia wymogów przepisów określonych w ust. 2 osoby wyznaczone do uczestnictwa w posiedzeniu spełniały wymogi art. 3 ust. 4 i 7.

4. W przypadku przewidzianym w ust. 3 CIU udostępnia sekretariatowi organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd odpowiedzialnego/ odpowiedzialnej za to posiedzenie przy drzwiach zamkniętych wymaganą ilość kopii dokumentów do omówienia, które po zakończeniu posiedzenia są zwracane CIU.

Artykuł 12

Archiwizowanie informacji poufnych

1. Zapewnia się bezpieczny system archiwizacji w strefie bezpieczeństwa. Za zarządzanie zabezpieczonymi archiwami zgodnie ze standardowymi kryteriami archiwizacji odpowiada CIU.

2. Informacje niejawne złożone ostatecznie w CIU oraz informacje opatrzone klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną złożone w sekretariacie organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd są przenoszone do zabezpieczonego archiwum w strefie bezpieczeństwa w terminie 6 miesięcy po ostatnim wglądzie do nich i najpóźniej w terminie 1 roku od dnia ich złożenia. „Inne informacje poufne” są archiwizowane, chyba że zostały przekazane CIU przez sekretariat danego organu parlamentarnego/ osoby sprawującej urząd, zgodnie z ogólnymi przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentami.

3. Zapoznawanie się z informacjami poufnymi znajdującymi się w zabezpieczonych archiwach jest możliwe po spełnieniu następujących warunków:

a) wyłącznie osoby określone imiennie, przez funkcję lub przez zajmowane stanowisko w karcie towarzyszącej, wypełnionej przy składaniu informacji poufnych, upoważnione są do zapoznawania się z tymi informacjami;

b) wniosek o zapoznanie się z informacjami poufnymi jest przedstawiany CIU, który przekazuje dany dokument do zabezpieczonej czytelni; i

c) stosuje się procedury i warunki odnoszące się do zapoznawania się z informacjami poufnymi, określone w art. 10.

Artykuł 13

Obniżenie klasyfikacji, odtajnienie i likwidacja oznaczenia informacji poufnych

1. Informacje poufne mogą być obniżone, odtajnione lub może zostać zlikwidowane ich oznaczenie wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą autora oraz, gdy istnieje taka potrzeba, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi stronami.

2. Decyzję o obniżeniu klasyfikacji lub odtajnieniu potwierdza się na piśmie. Autor jest zobowiązany do informowania adresatów informacji o zmianie; a adresaci są z kolei odpowiedzialni za poinformowanie kolejnych adresatów, do których przesłali dokument lub dla których wykonali jego kopię, o zmianie. Autor w miarę możliwości określa na dokumencie niejawnym datę, okres lub wydarzenie, po którym klasyfikacja tego dokumentu może zostać obniżona lub dokument ten może zostać odtajniony. W przeciwnym razie autor przeprowadza przynajmniej raz na pięć lat przegląd dokumentów w celu dokonania oceny, czy nadana klauzula tajności nadal jest konieczna.

3. Informacje poufne przechowywane w zabezpieczonych archiwach są analizowane w odpowiednim czasie, ale nie później niż w 25. rocznicę ich utworzenia, w celu podjęcia decyzji dotyczącej ich odtajnienia, obniżenia ich klasyfikacji lub likwidacji ich oznaczenia. Analiza i publikacja takich informacji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącego udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (3). Odtajnienia dokonuje autor informacji niejawnej lub służba aktualnie za nią odpowiedzialna, zgodnie z przepisami załącznika I część 1 sekcja 10.

4. Wskutek odtajnienia informacje uprzednio niejawne przechowywane w zabezpieczonych archiwach są przekazywane historycznym archiwom Parlamentu Europejskiego w celu ich zachowania i dalszego przetwarzania na mocy obowiązujących przepisów.

5. Wskutek likwidacji oznaczenia uprzednie „inne informacje poufne” zaczynają podlegać przepisom Parlamentu Europejskiego dotyczącym zarządzania dokumentami.

Artykuł 14

Naruszenie bezpieczeństwa oraz utrata lub zagrożenie bezpieczeństwa informacji poufnych

1. Naruszenie poufności ogólnie, a niniejszej decyzji w szczególności, skutkuje w przypadku posłów do Parlamentu Europejskiego zastosowaniem odnośnych przepisów dotyczących kar, przewidzianych w Regulaminie Parlamentu Europejskiego.

2. Naruszenie poufności przez członka personelu Parlamentu Europejskiego skutkuje zastosowaniem procedur i kar przewidzianych odpowiednio w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, zawartych w rozporządzeniu (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (4) („Regulamin pracowniczy”).

3. Przewodniczący ilub sekretarz generalny, zależnie od przypadku, organizują wszelkie niezbędne dochodzenia w przypadku naruszenia określonego w instrukcji bezpieczeństwa 6.

4. Jeżeli informacja poufna została przekazana Parlamentowi Europejskiemu przez inną instytucję unijną lub państwo członkowskie, przewodniczący lub sekretarz generalny, zależnie od przypadku, informują daną instytucję unijną lub państwo członkowskie o wszelkiej udowodnionej lub podejrzewanej utracie informacji niejawnej lub zagrożeniu jej bezpieczeństwa, a także o wynikach dochodzenia i środkach przyjętych w celu niedopuszczenia do ponownego wystąpienia takiego zdarzenia.

Artykuł 15

Dostosowanie niniejszej decyzji oraz przepisy wykonawcze do niej i coroczne sprawozdania ze stosowania niniejszej decyzji

1. Sekretarz generalny wnioskuje o wszelkie niezbędne dostosowania niniejszej decyzji i załączników do niej zawierających postanowienia wykonawcze oraz przekazuje te wnioski Prezydium w celu podjęcia decyzji.

2. Za wykonanie niniejszej decyzji przez służby Parlamentu Europejskiego odpowiada sekretarz generalny, który wydaje zasady postępowania dotyczące kwestii objętych ISMS zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej decyzji.

3. Sekretarz generalny przedstawia Prezydium roczne sprawozdanie ze stosowania niniejszej decyzji.

Artykuł 16

Przepisy przejściowe i końcowe

1. Informacje niebędące informacjami niejawnymi, będące w posiadaniu CIU lub jakiegokolwiek innego archiwum Parlamentu Europejskiego jako poufne i datowane przed dniem 1 kwietnia 2014 r., są uważane do celów niniejszej decyzji za „inne informacje poufne”. Autor tych informacji może w każdej chwili zmienić ich stopień poufności.

2. W drodze odstępstwa od art. 5 ust. 1 lit. a) oraz art. 8 ust. 1 niniejszej decyzji, przez okres dwunastu miesięcy od dnia 1 kwietnia 2014 r. informacje udostępniane przez Radę na mocy porozumienia międzyinstytucjonalnego i opatrzone klauzulą tajności na poziomie RESTREINT UE/ EU RESTRICTED lub równoważną są składane do CIU i przez CIU rejestrowane oraz przechowywane. Z takimi informacjami można zapoznawać się zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. a) i c) oraz art. 5 ust. 4 porozumienia międzyinstytucjonalnego.

3. Uchyla się decyzję Prezydium z dnia 6 czerwca 2011 r. w sprawie przepisów regulujących postępowanie z informacjami poufnymi w Parlamencie Europejskim.

Artykuł 17

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(1) Dz.U. L 304 z 20.11.2010, s. 47.

(2) Dz.U. C 95, 1.4.2014, s. 1.

(3) Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.

(4) Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1

ZAŁĄCZNIK I Część I PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE NORMY BEZPIECZEŃSTWA W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI POUFNYCH 1. WPROWADZENIE Niniejsze przepisy ustanawiają podstawowe zasady i minimalne normy bezpieczeństwa w zakresie ochrony informacji poufnych, które muszą być przestrzegane lub spełniane przez Parlament Europejski we wszystkich miejscach, w których zatrudnia on pracowników, w tym przez wszystkich odbiorców informacji niejawnych i innych informacji poufnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz zagwarantowania wszystkich osobom zainteresowanym, że została ustanowiona wspólna norma ochrony. Uzupełnieniem tych przepisów są instrukcje bezpieczeństwa zawarte w załączniku II i inne przepisy regulujące postępowanie z informacjami poufnymi w komisjach parlamentarnych i innych organach parlamentarnych/ przez osoby sprawujące urząd. 2. PODSTAWOWE ZASADY Polityka bezpieczeństwa Parlamentu Europejskiego stanowi integralną część jego całościowej polityki wewnętrznego zarządzania i z tego względu jest oparta na zasadach rządzących tą całościową polityką. Zasady te obejmują legalność, przejrzystość, odpowiedzialność, oraz pomocniczość i proporcjonalność. Legalność oznacza potrzebę pozostawania w ramach prawnych przy wykonywaniu zadań związanych z bezpieczeństwem oraz stosowania się do mających zastosowanie wymogów prawnych. Dodatkowo zakresy odpowiedzialności w sferze bezpieczeństwa muszą być oparte na odpowiednich przepisach prawa. Pełne zastosowanie mają tu przepisy regulaminu pracowniczego, w szczególności jego art. 17 dotyczący obowiązku powstrzymywania się przez personel od jakiegokolwiek niedozwolonego ujawniania informacji uzyskanych zgodnie z wykonywanymi zadania oraz tytuł VI określający środki dyscyplinarne. Pociąganie do odpowiedzialności za przypadki nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa w ramach obszaru odpowiedzialności Parlamentu Europejskiego odbywa się zgodnie z Regulaminem oraz jego polityką w zakresie środków dyscyplinarnych. Przejrzystość oznacza potrzebę zapewnienia jasności wszelkich zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa, zachowania równowagi pomiędzy różnymi służbami i dziedzinami (bezpieczeństwo fizyczne w porównaniu z ochroną informacji itp.) oraz prowadzenia spójnej i odpowiednio ukierunkowanej polityki mającej na celu edukację w zakresie bezpieczeństwa. Potrzeba też opracowania zrozumiałych pisemnych wytycznych w celu wdrażania środków bezpieczeństwa. Odpowiedzialność oznacza, że w dziedzinie bezpieczeństwa muszą być jasno określone zakresy odpowiedzialności. Ponadto wiąże się to z potrzebą regularnego sprawdzania, czy odpowiedzialność ta jest właściwie wypełniana. Pomocniczość oznacza, że struktury bezpieczeństwa muszą być organizowane na najniższym możliwym poziomie organizacji i są jak najściślej związane z dyrekcjami generalnymi i służbami Parlamentu Europejskiego. Proporcjonalność oznacza, że działania w zakresie bezpieczeństwa muszą być ściśle ograniczone do tego, co jest bezwzględnie konieczne oraz że środki ochrony muszą być proporcjonalne do chronionych interesów oraz do faktycznych lub potencjalnych zagrożeń tych interesów, tak aby zapewnić tym interesom obronę w sposób zapewniający jak najmniejszy poziom utrudnień. 3. PODSTAWY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI Podstawy bezpieczeństwa informacji tworzą: a) właściwe systemy komunikacyjno-informacyjne (CIS). Wchodzą one w zakres odpowiedzialności organu bezpieczeństwa Parlamentu Europejskiego (określonego w instrukcji bezpieczeństwa 1); b) w ramach Parlamentu Europejskiego, Organ ds. zabezpieczania informacji (określony w instrukcji bezpieczeństwa 1), odpowiedzialny za współpracę z właściwym organem bezpieczeństwa w zakresie przekazywania informacji i wskazówek na temat zagrożeń natury technicznej dla CIS i wskazywania środków przeciwdziałania tym zagrożeniom; c) ścisła współpraca pomiędzy właściwymi służbami Parlamentu Europejskiego a służbami innych instytucji unijnych odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo. 4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI 4.1. Cele Podstawowe cele bezpieczeństwa informacji to: a) ochrona informacji poufnych przed szpiegostwem, zagrożeniem ich bezpieczeństwa lub nieupoważnionym ujawnieniem; b) ochrona informacji niejawnych przetwarzanych w systemach i sieciach teleinformatycznych przed zagrożeniami dla ich poufności, integralności i dostępności; c) ochrona pomieszczeń Parlamentu Europejskiego, w których znajdują się informacje niejawne, przed sabotażem i celowym złośliwym uszkodzeniem; d) w przypadku gdyby zastosowane środki ochrony zawiodły, zapewnienie możliwości oceny wyrządzonych szkód, ograniczenia konsekwencji, przeprowadzenia dochodzenia w sprawie naruszenia bezpieczeństwa oraz zastosowania wszelkich niezbędnych środków zaradczych. 4.2. Nadawanie klauzuli tajności 4.2.1. W przypadkach wymagających zachowania poufności niezbędna jest rozważność i oparcie na doświadczeniu, by dokonać oceny, które informacje i materiały wymagają ochrony, oraz ocenić zakres wymaganej ochrony. Najistotniejsze jest dostosowanie stopnia ochrony do znaczenia z punktu widzenia bezpieczeństwa danej informacji lub materiału, które mają zostać objęte ochroną. W celu zapewnienia swobodnego przepływu informacji należy unikać zarówno zawyżania, jak i zaniżania klauzuli tajności. 4.2.2. System nadawania klauzul tajności stanowi instrument zapewniający wdrażanie zasad określonych w niniejszej sekcji. Podobny system nadawania klauzul powinien być stosowany w toku planowania i realizacji działań mających na celu przeciwdziałanie szpiegostwu, aktom sabotażu, terroryzmowi i innym zagrożeniom, tak aby zapewnić najściślejszą ochronę najważniejszym obiektom, w których znajdują się informacje niejawne, oraz najbardziej newralgicznym punktom tych obiektów. 4.2.3. Autor informacji jest wyłącznie odpowiedzialny za nadanie danej informacji klauzuli tajności. 4.2.4. Poziom klauzuli tajności może być określony wyłącznie na podstawie treści danej informacji. 4.2.5. W przypadku łączenia kilku elementów różnych informacji całości nadaje się klauzulę tajności odpowiadającą co najmniej najwyższej klauzuli nadanej jednemu z elementów informacji. Zbiorowi informacji można jednak nadać klauzulę wyższą niż jego poszczególnym częściom. 4.2.6. Klauzulę tajności nadaje się wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne, i na niezbędny okres. 4.3. Cele stosowania środków bezpieczeństwa Środki bezpieczeństwa: a) obejmują wszystkie osoby, które mają dostęp do informacji niejawnych, nośników zawierających informacje niejawne i innych informacji poufnych, a także wszystkie obiekty, w których takie informacje się znajdują, oraz ważne instalacje; b) są zaprojektowane w sposób zapewniający identyfikację osób, które z racji umiejscowienia (w kontekście dostępu, więzi personalnych lub z innych przyczyn) mogłyby stanowić zagrożenie dla takich informacji lub ważnych instalacji, w których znajdują się te informacje, oraz pozwalający na uniemożliwienie tym osobom dostępu lub ich usunięcie; c) zapobiegają uzyskiwaniu przez osoby nieupoważnione dostępu do takich informacji lub zawierających je instalacji; d) zapewniają udostępnianie takich informacji wyłącznie zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, która stanowi podstawę wszystkich aspektów bezpieczeństwa; e) zapewniają integralność (przez. zapobieganie zniekształcaniu treści, dokonywaniu zmian w sposób nieupoważniony lub niszczeniu informacji w sposób nieupoważniony) i dostępność (tzn. dla osób, które powinny zapoznać się z informacją i zostały do tego upoważnione) informacji poufnych, w szczególności jeżeli są one przechowywane, przetwarzane lub przesyłane w postaci elektromagnetycznej. 5. WSPÓLNE MINIMALNE NORMY Parlament Europejski jest zobowiązany do zagwarantowania przestrzegania wspólnych minimalnych norm bezpieczeństwa przez wszystkich odbiorców informacji niejawnych, zarówno w ramach instytucji, jak i w zakresie jej właściwości, tj. przez wszystkie jego departamenty i kontrahentów, tak aby przekazywaniu tych informacji towarzyszyła pewność, że będą one wykorzystywane z zachowaniem takiej samej staranności. Takie minimalne normy obejmują kryteria poświadczenia bezpieczeństwa mające zastosowanie do urzędników Parlamentu Europejskiego i innych pracowników Parlamentu zatrudnionych w grupach politycznych oraz procedury ochrony informacji poufnych. Parlament Europejski zezwala na udostępnienie tych informacji stronom trzecim wyłącznie wtedy, gdy zagwarantują one, że w toku wykorzystywania tych informacji przestrzegane są przepisy co najmniej ściśle odpowiadające niniejszym wspólnym minimalnym normom. Takie minimalne normy mają również zastosowanie w przypadkach, gdy Parlament Europejski powierza podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub innym zadania wymagające informacji poufnych. 6. BEZPIECZEŃSTWO URZĘDNIKÓW PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I INNYCH PRACOWNIKÓW PARLAMENTU ZATRUDNIONYCH W GRUPACH POLITYCZNYCH 6.1. Instrukcje dotyczące bezpieczeństwa skierowane do urzędników Parlamentu Europejskiego i innych pracowników Parlamentu zatrudnionych w grupach politycznych Urzędnicy Parlamentu Europejskiego i inni pracownicy Parlamentu zatrudnieni w grupach politycznych na stanowiskach, na których mogą mieć dostęp do informacji niejawnych, otrzymują dokładne instrukcje zarówno w momencie podejmowania pracy, jak i później w regularnych odstępach czasu, dotyczące zarówno wymogów bezpieczeństwa, jak i stosowanych procedur. Wymagane jest, by osoby te potwierdziły na piśmie, że przeczytały i w pełni rozumieją mające zastosowanie przepisy bezpieczeństwa. 6.2. Obowiązki przełożonych Częścią obowiązków przełożonych jest posiadanie wiedzy, którzy z podlegających im pracowników zajmują się informacjami niejawnymi lub mają dostęp do zabezpieczonych systemów komunikacyjnych lub informacyjnych oraz odnotowywać i zgłaszać wszelkie incydenty oraz stwierdzone słabości, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo. 6.3. Status bezpieczeństwa urzędników Parlamentu Europejskiego i innych pracowników Parlamentu zatrudnionych w grupach politycznych Ustanawia się procedury gwarantujące, że w przypadku uzyskania niekorzystnych informacji na temat urzędnika Parlamentu Europejskiego lub innego pracownika Parlamentu zatrudnionego w grupie politycznej podejmowane są kroki w celu ustalenia, czy osoba ta wykonuje pracę związaną z dostępem do informacji niejawnych lub czy ma ona dostęp do zabezpieczonych systemów komunikacyjnych lub informatycznych, oraz że została powiadomiona właściwa służba Parlamentu Europejskiego. W przypadku stwierdzenia przez właściwy krajowy organ bezpieczeństwa, że osoba ta zagraża bezpieczeństwu, odmawia się jej dostępu do zadań, przy wykonywaniu których może zagrażać bezpieczeństwu, lub zostaje ona odsunięta od takich zadań. 7. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE Bezpieczeństwo fizyczne oznacza stosowanie środków ochrony fizycznej i technicznej, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do informacji niejawnych. 7.1. Potrzeba ochrony Stopień środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych w celu zapewnienia ochrony informacji niejawnych jest proporcjonalny do klauzuli tajności, ilości oraz zagrożenia przechowywanych informacji i materiałów. Wszyscy posiadacze informacji niejawnych przestrzegają jednolitych praktyk dotyczących klauzuli tajności tych informacji i muszą przestrzegać wspólnych norm ochrony dotyczących nadzoru, przekazywania oraz dysponowania informacjami i materiałami wymagającymi ochrony. 7.2. Kontrole Przed opuszczeniem stref, w których znajdują się informacje poufne, osoby sprawujące nad nimi pieczę są zobowiązane do zapewnienia, że informacje są przechowywane w bezpieczny sposób oraz że zostały zamknięte zamki i uaktywnione systemy alarmowe. Po godzinach pracy prowadzone są kolejne, niezależne kontrole. 7.3. Bezpieczeństwo budynków Budynki, w których znajdują się informacje poufne lub zabezpieczone systemy i sieci teleinformatyczne, są chronione przed możliwością uzyskania do nich nieupoważnionego dostępu. Sposób ochrony informacji poufnych, np. przez zastosowanie krat w oknach, zamków, straży przy wejściach, automatycznych systemów kontroli dostępu, kontroli bezpieczeństwa i patroli, systemów alarmowych, systemów wykrywania wtargnięcia i psów strażniczych, musi być określony na podstawie: a) klauzuli tajności i ilości informacji i materiałów podlegających ochronie oraz usytuowania pomieszczeń, w których są przechowywane; b) jakości zabezpieczonych pojemników wykorzystywanych do przechowywania danych informacji i materiałów; oraz c) struktury fizycznej i lokalizacji budynku. Sposób ochrony systemów komunikacyjnych i informatycznych zależy od oceny wartości odnośnych zasobów i stopnia szkód wynikających z potencjalnego narażenia bezpieczeństwa, od struktury fizycznej i lokalizacji budynku, w którym znajdują się te systemy oraz od umiejscowienia systemów w budynku. 7.4. Plany ochrony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych Szczegółowe plany zapewniające ochronę informacji niejawnych w przypadku wystąpienia zagrożenia są przygotowywane z wyprzedzeniem. 8. ZASTRZEŻENIA, OZNACZENIA, NANOSZENIE KLAUZUL TAJNOŚCI I ZARZĄDZANIE NIMI 8.1. Zastrzeżenia Nie dopuszcza się stosowania innych klauzul tajności niż określone w art. 2 lit. d) niniejszej decyzji. W celu określenia terminu obowiązywania klauzuli tajności (co w przypadku informacji niejawnych oznacza automatyczne obniżenie klasyfikacji lub odtajnienie) dopuszczalne jest stosowanie uzgodnionych zastrzeżeń. Zastrzeżeń używa się wyłącznie w połączeniu z klauzulą tajności. Zastrzeżenia są szczegółowo uregulowane w instrukcji bezpieczeństwa 2 oraz określone w zasadach postępowania. 8.2. Oznaczenia Oznaczenie jest stosowane w celu zidentyfikowania określonych uprzednio szczególnych instrukcji dotyczących postępowania z informacjami poufnymi. Oznaczenie może też wskazywać dziedzinę, do której odnosi się dany dokument, szczególny krąg odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, lub (w przypadku informacji innych niż niejawne) czasu obowiązywania embarga. Oznaczenie nie jest klauzulą tajności i nie może być stosowane zamiast niej. Oznaczenia są szczegółowo uregulowane w instrukcji bezpieczeństwa 2 oraz określone w zasadach postępowania. 8.3. Nanoszenie klauzul i zastrzeżeń Nanoszenie klauzul, zastrzeżeń i oznaczeń jest dokonywane zgodnie z instrukcją bezpieczeństwa 2 sekcja E oraz zgodnie z zasadami postępowania. 8.4. Zarządzanie klauzulami 8.4.1 Postanowienia ogólne Klauzula niejawności nadawana jest informacjom tylko w razie konieczności. Klauzula musi być wyraźnie i prawidłowo naniesiona. Może ona być utrzymywana tylko przez niezbędny okres. Wyłącznie autor odpowiada za nadanie klauzuli oraz, następnie, za obniżenie klasyfikacji lub odtajnienie. Urzędnicy Parlamentu Europejskiego nadają informacjom klauzule, obniżają klasyfikację lub odtajniają informacje zgodnie z instrukcją lub z upoważnienia sekretarza generalnego. Szczegółowe procedury postępowania z dokumentami niejawnymi określa się w sposób zapewniający, że są one chronione w sposób odpowiedni dla zawartych w nich informacji. Liczba osób upoważnionych do tworzenia informacji niejawnych opatrzonych klauzulą tajności na poziomie TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET musi być ograniczona do niezbędnego minimum, a ich nazwiska zapisane w wykazie prowadzonym przez CIU. 8.4.2 Stosowanie klauzuli Klauzula danego dokumentu jest określana na podstawie stopnia sensytywności zawartych w nim informacji, zgodnie z definicjami zamieszczonymi w art. 2 lit. d). Ważne jest, by klauzule były stosowane prawidłowo i oszczędnie. Klauzula pisma lub noty zawierających załączniki ma co najmniej taki poziom jak najwyższa klauzula nadana jednemu z załączników do nich. Autor wyraźnie wskazuje poziom, na który powinno się klasyfikować pismo lub notę po oddzieleniu od załączników. Autor dokumentu, który zamierza nadać mu klauzulę tajności, musi przestrzegać powyższych przepisów i unikać zarówno do zawyżania, jak i zaniżania klauzuli. Poszczególne strony, ustępy, części, aneksy, dodatki, załączniki lub uzupełnienia do danego dokumentu mogą wymagać objęcia ich inną klauzulą tajności; z tego względu wymagane jest ich odpowiednie oznakowanie. Klauzula całego dokumentu musi odpowiadać klauzuli jego najwyżej zaklasyfikowanej części. 9. INSPEKCJE Okresowe wewnętrzne kontrole uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa informacji niejawnych są przeprowadzane przez Dyrekcję Parlamentu Europejskiego ds. Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka, która może zwrócić się o wsparcie ze strony organów bezpieczeństwa Rady lub Komisji. Organy bezpieczeństwa i właściwe służby instytucji Unii mogą prowadzić, w ramach uzgodnionego procesu zapoczątkowanego przez którąkolwiek ze stron, wzajemne oceny uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych, wymienianych na mocy odnośnych porozumień międzyinstytucjonalnych. 10. ODTAJNIENIE I PROCEDURY LIKWIDACJI OZNACZENIA 10.1. CIU bada informacje poufne zawarte w swoim rejestrze i zwraca się do autora z propozycją udzielenia zgody na odtajnienie lub likwidację oznaczenia dokumentu, w każdym wypadku nie później niż w 25 rocznicę jego utworzenia. Dokumenty nieodtajnione lub wobec których nie zlikwidowano oznaczenia podczas pierwszego badania są ponownie badane okresowo, a przynajmniej co pięć lat. Oprócz dokumentów znajdujących się faktycznie w zabezpieczonych archiwach w strefie bezpieczeństwa i należycie opatrzonych klauzulą tajności, proces likwidacji oznaczenia może obejmować też inne poufne informacje będące w posiadaniu służb Parlamentu lub działu odpowiedzialnego za archiwa historyczne Parlamentu. 10.2 Decyzja dotycząca odtajnienia lub likwidacji oznaczenia dokumentu jest zasadniczo podejmowana wyłącznie przez jego autora, lub — wyjątkowo — we współpracy z organem parlamentarnym/ osobą sprawującą urząd, będącym w posiadaniu takiej informacji, zanim zawarta w dokumencie informacja zostanie przekazana działowi odpowiedzialnemu za archiwa historyczne Parlamentu. Informacja poufna może zostać odtajniona lub odznaczona wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą autora. W przypadku „innych informacji poufnych” sekretariat organu parlamentarnego/osoby sprawującej urząd, będącym w posiadaniu takiej informacji we współpracy z autorem decyduje o tym, czy oznaczenie dokumentu może zostać zlikwidowane. 10.3. CIU będzie odpowiadał w imieniu autora za poinformowanie adresatów dokumentu o zmianie klauzuli lub oznaczeniu, a ci są z kolei odpowiedzialni za poinformowanie o zmianie dalszych adresatów, do których przesłali dokument lub dla których wykonali jego kopię. 10.4. Odtajnienie nie wpływa na jakiekolwiek zastrzeżenia lub oznaczenia, które mogą figurować na dokumencie. 10.5. W przypadku odtajnienia pierwotna klauzula naniesiona u góry i na dole każdej strony zostaje przekreślona. Pierwsza (tytułowa) strona dokumentu zostaje opatrzona pieczęcią i odnośnikiem CIU. W przypadku likwidacji oznaczenia pierwotne oznaczenie naniesione u góry na każdej stronie zostaje przekreślone. 10.6. Tekst odtajnionego dokumentu lub dokumentu ze zlikwidowanym oznaczeniem zostaje załączony do elektronicznej karty lub równoważnego systemu, w którym został on zarejestrowany. 10.7. W przypadku dokumentów objętych wyjątkiem z powodów dotyczących prywatności i uczciwości osoby fizycznej lub interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej oraz w przypadku dokumentów sensytywnych zastosowanie ma art. 2 rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83. 10.8. Oprócz postanowień pkt. 10.1 do 10.7, zastosowanie mają następujące zasady: a) w odniesieniu do dokumentów stron trzecich CIU konsultuje się z zainteresowaną stroną trzecią przed przeprowadzeniem odtajnienia lub likwidacji oznaczenia; b) w odniesieniu do wyjątku z powodów dotyczących prywatności i uczciwości osoby fizycznej procedura odtajnienia lub likwidacji oznaczenia uwzględni w szczególności zgodę osoby zainteresowanej, lub — o ile ma to zastosowanie — niemożność identyfikacji osoby zainteresowanej; c) w odniesieniu do wyjątku z powodów dotyczących interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej osoba zainteresowana może zostać powiadomiona za pomocą publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, z terminem czterech tygodni od daty tej publikacji na ewentualne uwagi. Część 2 PROCEDURA SPRAWDZAJĄCA W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA 11. PROCEDURA SPRAWDZAJĄCA W ZAKRESIE POŚWIADCZENIA BEZPIECZEŃSTWA DLA POSŁÓW DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO 11.1. Warunkiem uzyskania dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie „CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL” lub równoważnych przez posłów do Parlamentu Europejskiego jest otrzymanie upoważnienia zgodnie z procedurą określoną w pkt. 11.3 i 11.4, lub złożenie przez tych posłów, zgodnie z art. 3 ust. 4 niniejszej decyzji, uroczystego oświadczenia, że informacje te nie zostaną ujawnione. 11.2 Warunkiem uzyskania dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET lub równoważnych przez posłów do Parlamentu Europejskiego jest otrzymanie upoważnienia, zgodnie z procedurą określoną w pkt. 11.3 i 11.14. 11.3. Upoważnienie udzielne jest wyłącznie posłom do Parlamentu Europejskiego, w stosunku do których właściwe organy krajowe państw członkowskich przeprowadziły postępowania sprawdzające, zgodnie z procedurą określoną w pkt. 11.9 do 11.14. Przewodniczący odpowiada za udzielanie upoważnienia posłom. 11.4 Przewodniczący może udzielić upoważnienia na piśmie po otrzymaniu opinii właściwych organów krajowych państw członkowskich, wydawanej na podstawie postępowania sprawdzającego zgodnie z procedurą określoną w pkt. 11.8 do 11.13. 11.5. Dyrekcja Parlamentu Europejskiego ds. Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka prowadzi aktualny wykaz wszystkich posłów do Parlamentu Europejskiego, którzy uzyskali upoważnienie, w tym tymczasowe upoważnienie w rozumieniu pkt. 11.15. 11.6. Upoważnienie jest wydawane na okres pięciu lat lub na okres wykonywania obowiązków, w związku z którymi zostało przyznane, zależnie od tego, który z nich jest krótszy. Może natomiast zostać przedłużone zgodnie z procedurą określoną w pkt. 11.4. 11.7. Przewodniczący cofa upoważnienie, gdy uzna, że istnieją uzasadnione przesłanki dla takiego cofnięcia. Decyzja o cofnięciu upoważnienia jest przekazywana zainteresowanemu posłowi do Parlamentu Europejskiego, który może ubiegać się o wysłuchanie przez przewodniczącego zanim cofnięcie upoważnienia wejdzie w życie, oraz właściwemu organowi krajowemu. 11.8. Postępowanie sprawdzające jest przeprowadzane przy udziale zainteresowanego posła do Parlamentu Europejskiego na wniosek przewodniczącego. Postępowanie sprawdzające przeprowadza właściwy organ krajowy państwa członkowskiego, którego obywatelem jest zainteresowany poseł. 11.9. Jednym z wymogów postępowania sprawdzającego jest wypełnienie formularza osobowego przez posła do Parlamentu Europejskiego. 11.10. Przewodniczący określa w swoim wniosku do właściwego organu krajowego poziom klauzuli tajności niejawnych informacji, które mają być udostępnione zainteresowanemu posłowi do Parlamentu Europejskiego, tak aby mógł on przeprowadzić postępowanie sprawdzające w zakresie poświadczenia bezpieczeństwa. 11.11 Całe postępowanie sprawdzające w zakresie poświadczenia bezpieczeństwa prowadzone przez właściwy organ krajowy, wraz z uzyskanymi wynikami, powinno być zgodne z właściwymi regułami i przepisami obowiązującymi w danym państwie członkowskim, włączając te dotyczące odwołań. 11.12. W przypadku wydania pozytywnej opinii przez właściwy organ krajowy przewodniczący może udzielić upoważnienia zainteresowanemu posłowi do Parlamentu Europejskiego. 11.13. Negatywna opinia właściwych organów krajowych jest przekazywana zainteresowanemu posłowi do Parlamentu Europejskiego, który może ubiegać się o wysłuchanie przez przewodniczącego. Przewodniczący, jeśli uzna to za konieczne, może zwrócić się do właściwego organu krajowego z wnioskiem o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. W przypadku potwierdzenia negatywnej opinii nie można udzielić upoważnienia. 11.14. Wszyscy posłowie do Parlamentu Europejskiego, którym przyznano upoważnienie w rozumieniu pkt. 11.3, w chwili przyznania upoważnienia, a następnie w regularnych odstępach czasu, otrzymują wszelkie niezbędne instrukcje dotyczące ochrony informacji niejawnych i środków zapewniających taką ochronę. Posłowie ci podpisują oświadczenie potwierdzające otrzymanie tych instrukcji. 11.15. W wyjątkowych okolicznościach przewodniczący może udzielić posłowi do Parlamentu Europejskiego tymczasowego upoważnienia na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, obowiązującego do czasu zakończenia postępowania sprawdzającego określonego w pkt. 11.11, pod warunkiem, że poinformował o takim zamiarze właściwy organ krajowy i że organ ten nie zgłosił sprzeciwu w ciągu miesiąca. Przyznane w ten sposób tymczasowe upoważnienia nie dają prawa dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET lub równoważną. 12. PROCEDURA SPRAWDZAJĄCA W ZAKRESIE POŚWIADCZENIA BEZPIECZEŃSTWA DLA URZĘDNIKÓW PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I INNYCH PRACOWNIKÓW PARLAMENTU ZATRUDNIONYCH W GRUPACH POLITYCZNYCH 12.1. Dostęp do informacji niejawnych mogą posiadać wyłącznie urzędnicy Parlamentu Europejskiego i inni pracownicy Parlamentu zatrudnieni w grupach politycznych, którzy ze względu na swoje obowiązki oraz z uwagi na wymogi służbowe muszą posiadać wiedzę zawartą w takich informacjach. 12.2. Warunkiem uzyskania dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET, lub równoważnych przez zainteresowanych urzędników Parlamentu Europejskiego i innych pracowników Parlamentu zatrudnionych w grupach politycznych jest otrzymanie upoważnienia zgodnie z procedurą określoną w pkt. 12.3 i 12.4. 12.3. Upoważnienie może być udzielone wyłącznie osobom, o których mowa w pkt. 12.1 w stosunku do których właściwe organy krajowe państw członkowskich (krajowe władze bezpieczeństwa) przeprowadziły postępowania sprawdzające, zgodnie z procedurą określoną w pkt. 12.9 do 12.14. Sekretarz generalny odpowiada za udzielanie upoważnienia urzędnikom Parlamentu Europejskiego i innym pracownikom Parlamentu zatrudnionym w grupach politycznych. 12.4 Sekretarz generalny może udzielić pisemnego upoważnienia po otrzymaniu opinii właściwych organów krajowych państw członkowskich, wydawanej na podstawie postępowania sprawdzającego zgodnie z pkt 12.8 do 12.13. 12.5. Dyrekcja Parlamentu Europejskiego ds. Bezpieczeństwa i Oceny Ryzyka prowadzi aktualny wykaz wszystkich stanowisk wymagających poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie informacji przekazywanych przez poszczególne departamenty Parlamentu Europejskiego, oraz wszystkich osób, które uzyskały upoważnienia, włącznie z upoważnieniami tymczasowymi w rozumieniu pkt. 12.15. 12.6. Upoważnienie jest wydawane na okres pięciu lat lub na okres wykonywania obowiązków, w związku z którymi zostało przyznane, zależnie od tego, który z nich jest krótszy. Może ono zostać przedłużone zgodnie z procedurą określoną w pkt. 12.4. 12.7. Sekretarz generalny cofa upoważnienie, gdy uzna, że istnieją uzasadnione przesłanki dla takiego cofnięcia. Decyzja o cofnięciu upoważnienia jest przekazywana zainteresowanemu urzędnikowi Parlamentu Europejskiego lub innemu pracownikowi Parlamentu zatrudnionemu w grupie politycznej, który może ubiegać się o wysłuchanie przez sekretarza generalnego, zanim cofnięcie upoważnienia wejdzie w życie, oraz właściwemu organowi krajowemu. 12.8. Postępowanie sprawdzające jest przeprowadzane przy udziale zainteresowanego urzędnika Parlamentu Europejskiego lub innego pracownika Parlamentu zatrudnionego w grupie politycznej, na wniosek sekretarza generalnego. Postępowanie sprawdzające przeprowadza właściwy organ krajowy państwa członkowskiego, którego obywatelem jest osoba zainteresowana. Jeżeli krajowe przepisy ustawowe i wykonawcze dopuszczają taką możliwość, właściwe organy krajowe mogą przeprowadzać postępowania sprawdzające w odniesieniu do osób niebędących obywatelami ich kraju, którym potrzebny jest dostęp do informacji opatrzonej klauzulą tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/ EU CONFIDENTIAL SECRET UE/ EU SECRET lub TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET. 12.9. Jednym z wymogów postępowania sprawdzającego jest wypełnienie formularza osobowego przez zainteresowanego urzędnika Parlamentu Europejskiego lub innego pracownika Parlamentu zatrudnionego w grupie politycznej. 12.10. Sekretarz generalny określa w swoim wniosku do właściwego organu krajowego poziom klauzuli tajności informacji niejawnych, które mają być udostępnione zainteresowanemu urzędnikowi Parlamentu Europejskiego lub innemu pracownikowi Parlamentu zatrudnionemu w grupie politycznej, tak aby mógł on przeprowadzić postępowanie sprawdzające w zakresie poświadczenia bezpieczeństwa i wydać opinię dotyczącą stopnia upoważnienia ewentualnie przyznanego tej osobie. 12.11. Całe postępowanie sprawdzające w zakresie poświadczenia bezpieczeństwa prowadzone przez właściwy organ krajowy, wraz z uzyskanymi wynikami, powinno być zgodne z właściwymi regułami i przepisami obowiązującymi w danym państwie członkowskim, włączając te dotyczące odwołań. 12.12. W przypadku wydania pozytywnej opinii przez właściwy organ krajowy sekretarz generalny może udzielić upoważnienia zainteresowanemu urzędnikowi Parlamentu Europejskiego lub innemu pracownikowi Parlamentu zatrudnionemu w grupie politycznej. 12.13. Negatywna opinia właściwych organów krajowych jest przekazywana zainteresowanemu urzędnikowi Parlamentu Europejskiego lub innemu pracownikowi Parlamentu zatrudnionemu w grupie politycznej, który może ubiegać się o wysłuchanie przez sekretarza generalnego. Sekretarz generalny, jeśli uzna to za konieczne, może zwrócić się do właściwych organów krajowych z wnioskiem o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. W przypadku potwierdzenia negatywnej opinii nie można udzielić upoważnienia. 12.14. Wszyscy urzędnicy Parlamentu Europejskiego i inni pracownicy Parlamentu zatrudnieni w grupach politycznych, którym przyznano upoważnienie w rozumieniu pkt. 12.4 i 12.5, w chwili przyznania upoważnienia, a następnie w regularnych odstępach czasu, otrzymują wszelkie niezbędne instrukcje dotyczące ochrony informacji niejawnych i środków zapewniających taką ochronę. Tacy urzędnicy i pracownicy podpisują oświadczenie potwierdzające otrzymanie tych instrukcji i zobowiązują się do ich przestrzegania. 12.15. W wyjątkowych okolicznościach sekretarz generalny może udzielić urzędnikowi Parlamentu Europejskiemu lub innemu pracownikowi Parlamentu zatrudnionemu w grupie politycznej tymczasowego upoważnienia na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, obowiązującego do czasu zakończenia postępowania sprawdzającego określonego w pkt. 12,11, pod warunkiem że poinformował o takim zamiarze właściwy organ krajowy i że organ ten nie zgłosiła sprzeciwu w ciągu miesiąca. Przyznane w ten sposób tymczasowe upoważnienia nie dają prawa dostępu do informacji opatrzonych klauzulą tajności na poziomie TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET lub równoważnej.