PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 219/82

DECYZJA RADY (UE) 2016/1352

z dnia 4 sierpnia 2016 r.

dotycząca zasad mających zastosowanie do ekspertów krajowych oddelegowanych do pracy w Europejskiej Agencji Obrony i uchylająca decyzję 2004/677/WE

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 42 i 45,

uwzględniając decyzję Rady (WPZiB) 2015/1835 z dnia 12 października 2015 r. określającą statut, siedzibę i zasady funkcjonowania Europejskiej Agencji Obrony (1), w szczególności jej art. 11,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Oddelegowanie ekspertów do Europejskiej Agencji Obrony (zwanej dalej „Agencją”) powinno zapewnić jej możliwość korzystania z ich wysokiego poziomu wiedzy i doświadczenia zawodowego, w szczególności w dziedzinach, w których taka wiedza fachowa nie jest łatwo dostępna w ramach Agencji.

(2) Należy wspierać wymianę doświadczenia zawodowego i wiedzy w dziedzinie obronności, jak określono w decyzji (WPZiB) 2015/1835, i związane z tym funkcje wspierające przez okresowe oddelegowywanie ekspertów krajowych (zwanych dalej „oddelegowanymi ekspertami krajowymi”) z sektora publicznego państw członkowskich.

(3) Prawa i obowiązki oddelegowanych ekspertów krajowych powinny gwarantować, że będą oni wykonywać swoje obowiązki, kierując się wyłącznie interesem Agencji.

(4) Wykładni terminu „oddelegowanie” należy dokonywać w kontekście niniejszej decyzji.

(5) Ponieważ przepisy ustanowione niniejszą decyzją powinny zastąpić przepisy określone w decyzji Rady 2004/677/WE (2), wspomnianą decyzję należy uchylić,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ I

Przepisy ogólne

Artykuł 1

Zakres stosowania

Zasady ustanowione w niniejszej decyzji mają zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych spełniających warunki określone w art. 2, oddelegowanych do Agencji przez krajowe lub regionalne administracje publiczne uczestniczących państw członkowskich, w szczególności ministerstwa obrony lub ich agencje, jednostki, krajowe kolegia obrony, instytucje badawcze, w tym do oddelegowanych ekspertów zgodnie z art. 11 ust. 4 lit. b) decyzji (WPZiB) 2015/1835.

Zgodnie z art. 11 ust. 4 lit. a) decyzji (WPZiB) 2015/1835 eksperci:

— z państw trzecich, z którymi Agencja zawarła ustalenia administracyjne, lub

— z organizacji/podmiotów, które zawarły ustalenia administracyjne z Agencją, pod warunkiem że dany oddelegowany ekspert krajowy jest obywatelem państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, z którym Agencja zawarła ustalenia administracyjne,

są oddelegowywani lub wysyłani, w myśl art. 26 ust. 1 tej decyzji, do Agencji – za zgodą Rady Sterującej – na warunkach określonych w tych ustaleniach administracyjnych.

Artykuł 2

Warunki oddelegowania

Aby kwalifikować się do oddelegowania do Agencji, ekspert musi:

1) być zatrudniony przez dany podmiot zatrudniający, pozostając w stosunku służbowym lub umownym przez co najmniej 12 miesięcy poprzedzających oddelegowanie;

2) pozostawać zatrudniony przez swój podmiot zatrudniający w okresie oddelegowania, przy czym jego podmiot zatrudniający kontynuuje wypłacanie wynagrodzenia;

3) posiadać co najmniej trzyletnie doświadczenie w pełnym wymiarze godzin na stanowisku: związanym z obronnością, administracyjnym, naukowym, technicznym, operacyjnym, doradczym lub kierowniczym, stosownym dla wykonywania powierzonych mu obowiązków. Przed oddelegowaniem podmiot zatrudniający dostarcza Agencji oświadczenie na temat zatrudnienia eksperta w okresie ostatnich 12 miesięcy;

4) być obywatelem uczestniczącego państwa członkowskiego lub podlegać art. 1 akapit drugi;

5) posiadać gruntowną znajomość jednego z języków urzędowych jednego z uczestniczących państw członkowskich, a także wystarczającą znajomość innego spośród takich języków w stopniu umożliwiającym wykonywanie powierzonych mu obowiązków.

Artykuł 3

Procedura wyboru

1. Oddelegowani eksperci krajowi są wybierani zgodnie z otwartą i przejrzystą procedurą, ustanowioną zgodnie z art. 42.

2. Bez uszczerbku dla art. 2 ust. 4 oddelegowani eksperci krajowi są oddelegowani w celu zapewnienia Agencji personelu świadczącego pracę na najwyższym poziomie pod względem umiejętności, wydajności i etyki zawodowej. Oddelegowania ekspertów krajowych dokonuje się spośród obywateli uczestniczących państw członkowskich z uwzględnieniem jak najszerszego zasięgu geograficznego. Uczestniczące państwa członkowskie i Agencja wspólnie zapewniają, w miarę możliwości, równowagę między liczbą zatrudnionych mężczyzn a liczbą zatrudnionych kobiet oraz przestrzegają zasady równości szans.

3. Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania wysyła się odpowiednio do stałych przedstawicielstw uczestniczących państw członkowskich, placówek dyplomatycznych państw trzecich, organizacji lub podmiotów i publikuje się je na stronie internetowej Agencji. W zaproszeniu tym wskazuje się opisy stanowisk, kryteria wyboru i termin składania zgłoszeń. Kandydaci na stanowisko oddelegowanego eksperta krajowego muszą być popierani przez ich odnośne organy krajowe, organizacje lub podmioty. Niezbędne jest potwierdzenie poparcia w formie skierowanego do Agencji pisma, w miarę możliwości przed upływem terminu składania wniosków, a w każdym razie nie później niż w dniu naboru.

4. W przypadku ekspertów krajowych oddelegowanych na zasadach niegenerujących kosztów oraz ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe Agencja może postanowić, że dany oddelegowany ekspert krajowy zostaje wybrany z pominięciem procedur wyboru określonych w ust. 1 i 2.

5. Oddelegowanie ekspertów uzależnione jest od szczególnych potrzeb oraz możliwości budżetowych Agencji.

6. Agencja tworzy dla danego oddelegowanego eksperta krajowego indywidualne akta osobowe. Akta te zawierają odpowiednie informacje administracyjne.

Artykuł 4

Procedura administracyjna dotycząca oddelegowania

Oddelegowanie następuje na podstawie wymiany listów między dyrektorem naczelnym Agencji a, odpowiednio, stałym przedstawicielstwem lub placówką dyplomatyczną danego państwa członkowskiego albo organizacją lub podmiotem. W wymianie listów wskazuje się miejsce oddelegowania i grupę funkcyjną administratorów (zwanych dalej „AD”) lub asystentów (zwanych dalej „AST”), do której będzie należał dany oddelegowany ekspert krajowy. W wymianie listów należy również wskazać dyrekcję/dział, do których zostaje on oddelegowany, oraz szczegółowy opis zadań, które ma wykonywać. Do wymiany listów załączana jest kopia przepisów mających zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych w okresie oddelegowania do Agencji.

Artykuł 5

Okres oddelegowania

1. Okres oddelegowania wynosi minimalnie dwa miesiące, a maksymalnie – trzy lata. Okres ten może być następnie przedłużany, przy czym łączny okres oddelegowania nie może przekraczać czterech lat.

W wyjątkowych przypadkach, na wniosek właściwego dyrektora i za uprzednią zgodą podmiotu zatrudniającego, dyrektor naczelny Agencji może jednak zezwolić na jedno- lub wielokrotne przedłużenie okresu oddelegowania, przekraczające maksymalny czteroletni okres oddelegowania, o którym mowa w akapicie pierwszym, o maksymalnie dwa dodatkowe lata.

2. Okres oddelegowania określa się w wymianie listów, o której mowa w art. 4. Tę samą procedurę stosuje się w przypadku odnowienia okresu oddelegowania, przedłużenia tego okresu lub zmiany stanowiska.

3. Oddelegowany ekspert krajowy, który był już oddelegowany do pracy w Agencji, po konsultacji z administracją krajową może zostać ponownie oddelegowany, pod warunkiem że nadal spełnia warunki oddelegowania, o których mowa w art. 2, i nie przekracza maksymalnego okresu pracy określonego w art. 11 ust. 5 decyzji (WPZiB) 2015/1835.

Artykuł 6

Obowiązki podmiotu zatrudniającego

Przez cały okres oddelegowania podmiot zatrudniający oddelegowanego eksperta krajowego nadal:

a) wypłaca wynagrodzenie oddelegowanemu ekspertowi krajowemu;

b) odpowiada za wszystkie prawa socjalne oddelegowanego eksperta krajowego, w szczególności prawa dotyczące zabezpieczenia społecznego, ubezpieczenia i emerytury; oraz

c) z zastrzeżeniem art. 10 ust. 2 lit. d), zachowuje status administracyjny oddelegowanego eksperta krajowego jako funkcjonariusza, urzędnika albo pracownika oraz informuje dyrektora naczelnego Agencji o wszelkich zmianach statusu administracyjnego oddelegowanego eksperta krajowego jako funkcjonariusza, urzędnika albo pracownika.

Artykuł 7

Obowiązki

1. Oddelegowani eksperci krajowi wspierają personel Agencji oraz wykonują zadania i obowiązki powierzone im przez dyrektora naczelnego Agencji.

2. Biorąc pod uwagę skład personelu Agencji, a w szczególności jego rolę w przyczynianiu się do osiągania wyników Agencji, dyrektor naczelny może powierzyć oddelegowanemu ekspertowi krajowemu obowiązki w zakresie zarządzania, jeżeli wymaga tego interes służby.

Oddelegowany ekspert krajowy nie może zaciągać zobowiązań prawnych wobec Agencji.

3. Oddelegowany ekspert krajowy może brać udział w podróżach służbowych i w posiedzeniach. Dyrektor naczelny może jednak postanowić, że udział oddelegowanego eksperta krajowego w podróżach służbowych i posiedzeniach ogranicza się:

a) do towarzyszenia członkowi personelu Agencji; lub

b) jeżeli oddelegowany ekspert krajowy jest sam – do występowania w charakterze obserwatora lub wyłącznie w celach informacyjnych.

4. Agencja zachowuje wyłączną odpowiedzialność za zatwierdzenie wyników zadań wykonanych przez oddelegowanego eksperta krajowego.

5. Agencja, podmiot zatrudniający oddelegowanego eksperta krajowego oraz oddelegowany ekspert krajowy dokładają wszelkich starań, by unikać konfliktów interesów oraz możliwości ich powstania w związku z obowiązkami oddelegowanego eksperta krajowego w okresie oddelegowania. W tym celu Agencja w stosownym czasie informuje oddelegowanego eksperta krajowego i jego podmiot zatrudniający o przewidywanych obowiązkach oraz kieruje do nich zapytanie w celu uzyskania pisemnego potwierdzenia, że nie znane są im żadne powody, dla których danemu oddelegowanemu ekspertowi krajowemu nie powinno się powierzać tych obowiązków.

Oddelegowany ekspert krajowy jest w szczególności proszony o poinformowanie o ewentualnym konflikcie między kwestiami dotyczącymi związanymi z jego rodziną (w szczególności działalności zawodowej członków bliskiej lub dalszej rodziny albo ważnymi interesami finansowymi jego samego lub członków rodziny) a planowanymi obowiązkami wykonywanymi w okresie oddelegowania.

Podmiot zatrudniający i oddelegowany ekspert krajowy zobowiązują się powiadomić Agencję o każdej zmianie okoliczności w okresie oddelegowania, która mogłaby spowodować zaistnienie konfliktu interesów.

6. W przypadkach gdy Agencja uzna, że charakter zadań powierzanych oddelegowanemu ekspertowi krajowemu wymaga zachowania szczególnych środków ostrożności, musi on przed oddelegowaniem uzyskać poświadczenie bezpieczeństwa.

Artykuł 8

Prawa i obowiązki oddelegowanych ekspertów krajowych

1. W okresie oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy działa zgodnie z etyką zawodową. W szczególności:

a) oddelegowany ekspert krajowy wykonuje powierzone mu obowiązki oraz ogólnie postępuje, mając na uwadze wyłącznie interes Agencji. W szczególności oddelegowany ekspert krajowy, wykonując swoje obowiązki, nie przyjmuje poleceń od swojego podmiotu zatrudniającego, jakiegokolwiek rządu, żadnej innej osoby, przedsiębiorstwa prywatnego ani podmiotu publicznego; nie podejmuje też żadnych działań na ich rzecz;

b) oddelegowany ekspert krajowy powstrzymuje się od wszelkich działań, w szczególności od publicznego wyrażania opinii, które mogą naruszyć powagę jego stanowiska w Agencji;

c) każdy oddelegowany ekspert krajowy informuje swojego przełożonego, jeżeli w ramach wykonywania obowiązków proszony jest o zajęcie stanowiska na temat rozpatrywanej sprawy, która wiąże się z osobistymi interesami tego oddelegowanego eksperta krajowego, co mogłoby ograniczyć jego niezależność, lub na temat rozstrzygnięcia tej sprawy;

d) oddelegowany ekspert krajowy nie publikuje ani nie przyczynia się do publikacji, samodzielnie lub we współpracy z innymi, żadnego tekstu, którego tematyka dotyczy działalności Unii, bez uzyskania na to zezwolenia zgodnie z warunkami i zasadami obowiązującymi w Agencji. Zezwolenia odmawia się wyłącznie w przypadkach, gdy zamierzona publikacja może mieć negatywny wpływ na interesy Agencji lub Unii;

e) wszelkie prawa do rezultatów pracy oddelegowanego eksperta krajowego w trakcie wykonywania swoich obowiązków są własnością Agencji;

f) oddelegowany ekspert krajowy zamieszkuje w miejscu oddelegowania lub w takim oddaleniu od niego, by nie utrudniało to właściwego wykonywania powierzonych mu obowiązków;

g) oddelegowany ekspert krajowy pomaga i służy radą przełożonym, którym podlega, i jest przed nimi odpowiedzialny za wykonanie powierzonych mu obowiązków.

2. Zarówno w okresie oddelegowania, jak i po jego zakończeniu oddelegowany ekspert krajowy zachowuje najwyższą dyskrecję w odniesieniu do wszystkich faktów i informacji, o których dowiedział się w związku z wykonywanymi przez siebie obowiązkami. Oddelegowany ekspert krajowy nie ujawnia osobom nieuprawnionym informacji ani dokumentów w jakiejkolwiek formie, które nie zostały zgodnie z prawem podane do wiadomości publicznej, ani nie wykorzystuje ich dla własnej korzyści.

3. Po zakończeniu okresu oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy jest w dalszym ciągu związany obowiązkiem działania zgodnie z etyką zawodową i zachowania dyskrecji przy wykonywaniu nowych obowiązków oraz przy przyjmowaniu niektórych stanowisk lub korzyści.

W tym celu w okresie trzech lat po zakończeniu okresu oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy niezwłocznie powiadamia Agencję o wszelkich obowiązkach lub zadaniach, które mogą spowodować powstanie konfliktu interesów w odniesieniu do zadań wykonywanych przez niego w okresie oddelegowania.

4. Oddelegowany ekspert krajowy podlega przepisom bezpieczeństwa obowiązującym w Agencji, w tym przepisom o ochronie danych i przepisom o ochronie sieci Agencji. Oddelegowany ekspert krajowy podlega również przepisom regulującym ochronę interesów finansowych Agencji.

5. Naruszenie ust. 1, 2 lub 4 niniejszego artykułu w okresie oddelegowania uprawnia Agencję do zakończenia okresu oddelegowania eksperta krajowego na podstawie art. 10 ust. 2 lit. c).

6. Oddelegowany ekspert krajowy niezwłocznie powiadamia swojego przełożonego na piśmie, jeżeli w trakcie oddelegowania poweźmie wiadomość o faktach, na podstawie których można domniemywać:

a) działań, które mogą być nielegalne, w tym oszustwa lub korupcji, przynoszących szkodę interesom Agencji; lub

b) działania związanego z wykonywaniem obowiązków służbowych, które to działanie może stanowić poważne naruszenie obowiązków członków personelu Agencji lub oddelegowanych ekspertów krajowych.

Niniejszy ustęp ma zastosowanie również w przypadku poważnego naruszenia podobnego obowiązku ze strony członka personelu lub innej osoby pełniącej służbę lub wykonującej pracę na rzecz instytucji Unii.

7. Jeżeli przełożony otrzyma powiadomienie, o którym mowa w ust. 6 niniejszego artykułu, podejmuje działania przewidziane w art. 27 decyzji Rady (UE) 2016/1351 (3) ( zwanej dalej „regulaminem pracowniczym Agencji”). Art. 27, 28 i 29 regulaminu pracowniczego Agencji mają zastosowanie do przełożonego na zasadach określonych w art. 4 niniejszej decyzji. Przepisy te mają także odpowiednie zastosowanie do oddelegowanego eksperta krajowego, co ma zagwarantować przestrzeganie jego praw.

Artykuł 9

Zawieszenie oddelegowania

1. Na pisemny wniosek oddelegowanego eksperta krajowego lub jego podmiotu zatrudniającego i za zgodą tego podmiotu zatrudniającego Agencja może zezwolić na zawieszenie oddelegowania oraz określić warunki mające zastosowanie do tego zawieszenia. W okresie zawieszenia:

a) dodatki, o których mowa w art. 19, nie są wypłacane;

b) koszty, o których mowa w art. 20, są zwracane jedynie w przypadku, gdy zawieszenie następuje na wniosek Agencji.

2. Agencja informuje podmiot zatrudniający eksperta oraz stałe przedstawicielstwo lub placówkę dyplomatyczną danego państwa.

Artykuł 10

Zakończenie okresu oddelegowania

1. Z zastrzeżeniem ust. 2 oddelegowanie może zostać zakończone na wniosek Agencji lub podmiotu zatrudniającego oddelegowanego eksperta krajowego, pod warunkiem zachowania trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Może być ono również zakończone na wniosek oddelegowanego eksperta krajowego, pod warunkiem zachowania takiego samego okresu wypowiedzenia i z zastrzeżeniem zgody podmiotu zatrudniającego oraz Agencji.

2. W wyjątkowych okolicznościach okres oddelegowania może zostać zakończony bez zachowania okresu wypowiedzenia:

a) przez podmiot zatrudniający, jeżeli wymagają tego jego istotne interesy;

b) w drodze porozumienia między Agencją a podmiotem zatrudniającym, na wniosek oddelegowanego eksperta krajowego skierowany do obu stron, jeżeli wymaga tego istotny interes osobisty lub zawodowy oddelegowanego eksperta krajowego;

c) przez Agencję – w przypadku istotnego naruszenia przez oddelegowanego eksperta krajowego z obowiązków określonych w niniejszej decyzji. Agencja naradza się w takim przypadku ze stałym przedstawicielstwem lub placówką dyplomatyczną danego państwa oraz uwzględnia wszelkie otrzymane uwagi;

d) przez Agencję w przypadku zakończenia lub zmiany statusu administracyjnego oddelegowanego eksperta krajowego jako funkcjonariusza, urzędnika albo pracownika danego podmiotu zatrudniającego. Oddelegowanemu ekspertowi krajowemu umożliwia się wcześniej przedstawienie uwag.

3. W przypadku zakończenia okresu oddelegowania na podstawie ust. 2 lit. c) Agencja niezwłocznie konsultuje się z podmiotem zatrudniającym oraz stałym przedstawicielstwem lub placówką dyplomatyczną danego państwa.

ROZDZIAŁ II

Warunki pracy

Artykuł 11

Zabezpieczenie społeczne

1. Przed rozpoczęciem okresu oddelegowania podmiot zatrudniający zaświadcza Agencji, że przez cały czas trwania tego okresu oddelegowany ekspert krajowy będzie podlegał przepisom o zabezpieczeniu społecznym, które mają zastosowanie do zatrudniającej oddelegowanego eksperta krajowego krajowej administracji publicznej lub do zatrudniających go organizacji lub podmiotu. W tym celu odnośna administracja publiczna przedstawia Agencji zaświadczenie, o którym mowa w art. 19 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 (4) (zwane dalej „dokumentem przenośnym A1”). Organizacja lub podmiot dostarczają oddelegowanemu ekspertowi krajowemu zaświadczenie równoważne dokumentowi przenośnemu A1 i potwierdzają, że mające zastosowanie przepisy dotyczące zabezpieczenia społecznego przewidują pokrywanie kosztów opieki zdrowotnej poniesionych za granicą.

2. Od dnia rozpoczęcia oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy jest ubezpieczony przez Agencję od ryzyka wypadku. Agencja dostarcza oddelegowanemu ekspertowi krajowemu kopię warunków ubezpieczenia obowiązujących w dniu, w którym zgłosi się on do dyrektora naczelnego Agencji w celu dopełnienia formalności administracyjnych związanych z oddelegowaniem.

3. Jeżeli w związku z podróżą służbową, w której oddelegowany ekspert krajowy bierze udział na zasadach określonych w art. 7 ust. 2 i art. 29, wymagane jest dodatkowe lub szczególne ubezpieczenie, jego koszty pokrywa Agencja lub w przypadku eksperta krajowego oddelegowanego na zasadach niegenerujących kosztów i ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe – administracja kraju pochodzenia, po przeprowadzeniu konsultacji dotyczącej danej podróży służbowej z państwem członkowskim, którego to dotyczy.

Artykuł 12

Godziny pracy

1. Oddelegowany ekspert krajowy podlega obowiązującym w Agencji zasadom dotyczącym godzin pracy w zależności od wymogów stanowiska, które zostało mu powierzone w Agencji.

2. Przez cały okres oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy pracuje w pełnym wymiarze godzin. Na należycie uzasadniony wniosek dyrektora Agencja może zezwolić ekspertowi, po uzyskaniu zgody jego podmiotu zatrudniającego, na pracę w niepełnym wymiarze godzin, jeśli jest to do pogodzenia z interesem Agencji.

3. W przypadku zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze godzin oddelegowany ekspert krajowy pracuje przynajmniej przez połowę standardowego wymiaru czasu pracy.

Artykuł 13

Nieobecność w pracy z powodu choroby lub wypadku

1. W przypadku nieobecności w pracy z powodu choroby lub wypadku oddelegowany ekspert krajowy jak najszybciej powiadamia przełożonego, podając swoje aktualne miejsce pobytu. Jeżeli oddelegowany ekspert krajowy jest nieobecny przez okres dłuższy niż trzy następujące po sobie dni, przedstawia zaświadczenie lekarskie i może zostać zobowiązany do poddania się badaniom lekarskim zorganizowanym przez Agencję.

2. Jeżeli okresy nieobecności w pracy spowodowane chorobą lub wypadkiem i trwające nie więcej niż trzy dni przekraczają w ciągu dwunastu miesięcy łącznie dwanaście dni, oddelegowany ekspert krajowy ma obowiązek przedstawienia zaświadczenia lekarskiego za każdy kolejny okres nieobecności spowodowanej chorobą lub wypadkiem.

3. Jeżeli okres nieobecności w pracy spowodowany chorobą lub wypadkiem przekracza jeden miesiąc lub jest dłuższy niż dotychczasowy okres zatrudnienia oddelegowanego eksperta krajowego – przy czym uwzględnia się dłuższy z tych okresów – dodatki określone w art. 19 ust. 1 i 2 zostają automatycznie wstrzymane. Niniejszy ustęp nie ma zastosowania w przypadku choroby związanej z ciążą. Okres nieobecności z powodu choroby lub wypadku nie może być dłuższy niż okres oddelegowania danej osoby.

4. Oddelegowany ekspert krajowy, który w okresie oddelegowania uległ wypadkowi związanemu z pracą, otrzymuje jednak w dalszym ciągu w całości dodatki przewidziane w art. 19 ust. 1 i 2 przez cały okres, w którym jest niezdolny do pracy, maksymalnie do momentu zakończenia okresu oddelegowania.

Artykuł 14

Coroczny urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy i dni wolne od pracy

1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych zawartych w niniejszej decyzji, oddelegowany ekspert krajowy podlega obowiązującym w Agencji zasadom dotyczącym corocznego urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i dni wolnych od pracy.

2. Urlop jest uzależniony od uprzedniej zgody działu, do którego oddelegowany ekspert krajowy został przydzielony.

3. Na należycie uzasadniony wniosek podmiotu zatrudniającego Agencja może przyznać maksymalnie dwa dni dodatkowego urlopu okolicznościowego w okresie dwunastu miesięcy. Wnioski rozpatrywane są indywidualnie.

4. Niewykorzystane do końca okresu oddelegowania dni corocznego urlopu wypoczynkowego ulegają przepadkowi.

5. Oddelegowany ekspert krajowy, którego oddelegowanie trwa krócej niż sześć miesięcy, może otrzymać, na uzasadniony wniosek, urlop okolicznościowy przyznany decyzją dyrektora naczelnego Agencji. Taki urlop okolicznościowy nie może przekraczać trzech dni w całym okresie oddelegowania. Przed przyznaniem takiego urlopu dyrektor konsultuje się z działem zasobów ludzkich Agencji.

Artykuł 15

Urlop okolicznościowy na szkolenie

Niezależnie od art. 14 ust. 3 Agencja może przyznać oddelegowanym ekspertom krajowym, których oddelegowanie trwa co najmniej sześć miesięcy – na należycie uzasadniony wniosek podmiotu zatrudniającego – dodatkowy urlop okolicznościowy na szkolenie eksperta organizowane przez podmiot zatrudniający na potrzeby reintegracji oddelegowanego eksperta krajowego.

Artykuł 16

Urlop macierzyński i ojcowski

1. Oddelegowany ekspert krajowy podlega obowiązującym w Agencji przepisom dotyczącym urlopu macierzyńskiego i ojcowskiego.

2. Jeżeli przepisy krajowe podmiotu zatrudniającego danej oddelegowanej ekspertki krajowej przewidują dłuższy urlop macierzyński, na wniosek danej ekspertki i po uprzedniej zgodzie jej podmiotu zatrudniającego oddelegowanie zostaje zawieszone na okres przekraczający okres urlopu przyznawanego przez Agencję. W takim przypadku okres oddelegowania ulega wydłużeniu o okres odpowiadający okresowi zawieszenia, jeżeli wymaga tego interes Agencji.

3. Niezależnie od ust. 1 oddelegowana ekspertka krajowa może zwrócić się z wnioskiem o zawieszenie oddelegowania na cały okres przyznanego urlopu macierzyńskiego, za uprzednią zgodą jej podmiotu zatrudniającego. W takim przypadku okres oddelegowania ulega wydłużeniu o okres odpowiadający okresowi zawieszenia, jeżeli wymaga tego interes Agencji.

4. Ust. 2 i 3 mają również zastosowanie w przypadku adopcji.

5. Oddelegowana ekspertka krajowa, która karmi piersią, może na wniosek, na podstawie zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ten fakt, otrzymać urlop okolicznościowy trwający maksymalnie 4 tygodnie, począwszy od końca urlopu macierzyńskiego; podczas tego okresu otrzymuje dodatki określone w art. 19.

Artykuł 17

Zarządzanie i kontrola

Zarządzanie i kontrola w odniesieniu do czasu pracy i nieobecności jest zadaniem działu zasobów ludzkich oraz dyrekcji lub działu, do których został przydzielony oddelegowany ekspert krajowy, zgodnie z przepisami i procedurami obowiązującymi w Agencji.

ROZDZIAŁ III

Dodatki i zwrot kosztów

Artykuł 18

Obliczanie dodatków i kosztów podróży

1. Na użytek niniejszej decyzji miejsca naboru, oddelegowania i powrotu oddelegowanego eksperta krajowego są ustalane przez Agencję jako położenie geograficzne tych miejsc, na podstawie ich szerokości i długości geograficznej, w oparciu o obliczenia dokonane przez dział zasobów ludzkich.

2. Na użytek niniejszej decyzji:

a) miejsce naboru oznacza miejsce, w którym oddelegowany ekspert krajowy wykonywał obowiązki na rzecz podmiotu zatrudniającego przed oddelegowaniem;

b) miejscem oddelegowania jest Bruksela;

c) miejsce powrotu oznacza miejsce, w którym ekspert będzie wykonywał swoje główne zadania po zakończeniu okresu oddelegowania.

Miejsce naboru ustala się w drodze wymiany listów, o której mowa w art. 4

3. Na użytek niniejszego artykułu okoliczności wynikające z pracy wykonanej przez oddelegowanych ekspertów krajowych dla państwa innego niż państwo miejsca oddelegowania nie są brane pod uwagę.

Artykuł 19

Dodatki

1. Oddelegowanym ekspertom krajowym przez cały okres ich oddelegowania przysługuje dieta dzienna, zgodnie z takimi samymi kryteriami jak dodatek zagraniczny dla pracowników zatrudnionych na czas określony, o którym mowa w art. 4 załącznika IV do regulaminu pracowniczego Agencji. W przypadku spełnienia tych kryteriów dieta dzienna wynosi 128,67 EUR. W przeciwnym przypadku wynosi ona 32,18 EUR. Dieta jest równoważna diecie wypłacanej ekspertom krajowym oddelegowanym do Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej.

2. Ponadto oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony, przez cały okres oddelegowania, do dodatku miesięcznego wypłacanego zgodnie z poniższą tabelą:

Odległość geograficzna między miejscem naboru a miejscem oddelegowania (w km) Kwota w EUR 0–150 0,00 > 150 82,70 > 300 147,03 > 500 238,95 > 800 385,98 > 1 300 606,55 > 2 000 726,04

3. Dodatki, o których mowa w ust. 1 i 2, obejmują także koszty poniesione z tytułu przeprowadzki oddelegowanego eksperta krajowego oraz wszelkie coroczne kosztów podróży poniesione w okresie oddelegowania. Wypłaca się je także za okres podróży służbowych, corocznego urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego lub adopcyjnego, urlopu okolicznościowego oraz dni wolnych od pracy przyznanych przez Agencję, nie naruszając art. 14, 15 i 16. W przypadku zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze godzin oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony do dodatków w proporcjonalnie zmniejszonej wysokości.

4. Oddelegowanemu ekspertowi krajowemu w momencie rozpoczęcia okresu oddelegowania wypłaca się zaliczkę w kwocie odpowiadającej 75 dietom dziennym, przy czym w okresie, za który wypłacana jest zaliczka, ekspert nie jest uprawniony do innych diet dziennych. Jeżeli okres oddelegowania do Agencji zostaje zakończony przed upływem okresu uwzględnionego przy obliczeniu wysokości zaliczki, ekspert jest zobowiązany zwrócić część zaliczki odpowiadającą pozostałej części tego okresu.

5. W momencie wymiany listów, o której mowa w art. 4, podmiot zatrudniający informuje Agencję o wszelkich płatnościach otrzymywanych przez oddelegowanego eksperta krajowego, podobnych do tych, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu. Ich sumę odejmuje się od odpowiednich dodatków wypłacanych oddelegowanemu ekspertowi krajowemu przez Agencję.

6. Aktualizacja wynagrodzeń i dodatków, przyjęta w trybie art. 60 regulaminu pracowniczego Agencji, jest automatycznie stosowana do dodatku miesięcznego i diet dziennych w miesiącu następującym po ich przyjęciu bez mocy wstecznej. Po dostosowaniu nowe kwoty zostaną opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, seria C.

Artykuł 20

Koszty podróży

1. Oddelegowany ekspert krajowy ma prawo do zryczałtowanego zwrotu kosztów podróży poniesionych przez siebie na początku okresu oddelegowania.

2. Zryczałtowany zwrot kosztów obliczany jest na podstawie dodatku według stawki kilometrowej dla odległości geograficznej między miejscem naboru a miejscem oddelegowania. Dodatek za przebyte kilometry ustala się zgodnie z art. 7 załącznika IV do regulaminu pracowniczego Agencji.

3. Oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony do zwrotu poniesionych przez siebie kosztów podróży do miejsca powrotu na koniec okresu oddelegowania. Wysokość zwracanych kosztów nie może przekraczać wysokości kwoty, do której oddelegowany ekspert krajowy miałby prawo w przypadku powrotu do miejsca naboru.

4. Koszty podróży członków rodziny oddelegowanego eksperta krajowego nie są zwracane.

Artykuł 21

Podróże służbowe i koszty z nimi związane

1. Oddelegowany ekspert krajowy może zostać wysyłany w podróż służbową.

2. Koszty podróży służbowych są zwracane zgodnie z przepisami obowiązującymi w Agencji.

Artykuł 22

Szkolenia

Oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony do udziału w szkoleniach organizowanych przez Agencję, jeżeli interesy Agencji to uzasadniają. Podczas podejmowania decyzji w sprawie wyrażenia zgody na udział w szkoleniu brany jest pod uwagę uzasadniony interes oddelegowanego eksperta krajowego, w szczególności jego kariera zawodowa po zakończeniu okresu oddelegowania.

Artykuł 23

Przepisy administracyjne

1. Oddelegowany ekspert krajowy zgłasza się do odpowiedniego działu zasobów ludzkich pierwszego dnia oddelegowania w celu dopełnienia niezbędnych formalności administracyjnych. Oddelegowany ekspert krajowy rozpoczyna wykonywanie obowiązków pierwszego lub szesnastego dnia miesiąca.

2. Agencja dokonuje płatności w euro.

ROZDZIAŁ IV

Eksperci oddelegowani na zasadach niegenerujących kosztów

Artykuł 24

Eksperci oddelegowani na zasadach niegenerujących kosztów

1. W okresie oddelegowania ekspert krajowy może zostać oddelegowany do Agencji jako ekspert krajowy oddelegowany na zasadach niegenerujących kosztów.

Oddelegowanie takie nie pociąga za sobą dla Agencji wypłaty żadnych dodatków ani zwrotu kosztów, z wyjątkiem, w stosownych przypadkach, dodatków i zwrotu kosztów przewidzianych w art. 25.

2. Art. 18, 19 i 20 nie mają zastosowania do ekspertów oddelegowanych na zasadach niegenerujących kosztów.

Bez uszczerbku dla art. 8 postępowanie eksperta krajowego oddelegowanego na zasadach niegenerujących kosztów musi zawsze odzwierciedlać fakt, że został on oddelegowany do Agencji, i nie może nigdy naruszać powagi jego stanowiska w Agencji.

Artykuł 25

Podróże służbowe

1. Jeśli ekspert oddelegowany na zasadach niegenerujących kosztów bierze udział w podróżach służbowych poza miejsce oddelegowania, otrzymuje zwrot kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zwrotu kosztów podróży służbowych urzędników, chyba że Agencja i podmiot zatrudniający eksperta uzgodnią inaczej.

2. Jeżeli w związku z podróżą służbową urzędnikom Agencji przysługuje ubezpieczenie z uwagi na wysokie ryzyko, takie uprawnienie obejmuje także eksperta oddelegowanego na zasadach niegenerujących kosztów, który bierze udział w tej samej podróży służbowej.

3. Ekspert krajowy oddelegowany na zasadach niegenerujących kosztów biorący udział w podróży służbowej poza terytorium Unii podlega ustaleniom dotyczącym takich podróży służbowych obowiązującym w Agencji.

Artykuł 26

Ekspertów krajowych oddelegowanych na zasadach niegenerujących kosztów nie uwzględnia się w planie zatrudnienia. W celu zapewnienia przejrzystości i w celach informacyjnych liczbę takich ekspertów zgłasza się jednak Radzie Sterującej w ramach rocznych sprawozdań składanych przez dyrektora naczelnego.

ROZDZIAŁ V

Oddelegowani eksperci opłacani z budżetów związanych z projektami lub programami ad hoc

Artykuł 27

Niniejsza decyzja ma zastosowanie również do oddelegowanych ekspertów, których dodatki są wypłacane z budżetów związanych z projektami lub programami ad hoc Agencji, o których mowa w art. 19 i 20 decyzji (WPZiB) 2015/1835 (zwanych dalej „ekspertami krajowymi oddelegowanymi ad hoc”).

Artykuł 28

Eksperci krajowi oddelegowani ad hoc są przydzieleni wyłącznie do projektów lub programów ad hoc, z których budżetu finansuje się ich dodatki i zwrot kosztów.

Nabór ekspertów krajowych oddelegowanych ad hoc podlega uzyskaniu uprzedniej zgody odnośnych państw wnoszących wkład, na podstawie wniosku – przedłożonego przez co najmniej jedno odpowiednie państwo członkowskie wnoszące wkład lub Agencję – zawierającego projekt ogłoszenia o naborze w odniesieniu do każdego stanowiska.

Artykuł 29

Ekspertów krajowych oddelegowanych ad hoc nie uwzględnia się w planie zatrudnienia. W celu zapewnienia przejrzystości i w celach informacyjnych liczbę takich ekspertów zgłasza się jednak Radzie Sterującej w ramach rocznych sprawozdań składanych przez dyrektora naczelnego.

Artykuł 30

Budżety związane z projektami lub programami ad hoc, z których pokrywane są dodatki i zwrot kosztów ekspertów krajowych oddelegowanych ad hoc mogą składać się z wkładów państw trzecich uczestniczących w takich projektach lub programach zgodnie z art. 26 ust. 5 decyzji (WPZiB) 2015/1835.

Niezależnie od art. 1 akapit drugi takie wkłady nie uprawniają obywateli odnośnych państw trzecich do bycia uznanymi za kwalifikujących się do procedur naboru ekspertów krajowych oddelegowanych ad hoc.

ROZDZIAŁ VI

Eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe

Artykuł 31

Przepisy ogólne i definicje

Eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe to oddelegowani eksperci krajowi przyjęci do Agencji w celach związanych ze szkoleniem zawodowym.

Artykuł 32

Cel szkolenia zawodowego

1. Celem szkolenia zawodowego jest:

a) nabycie przez ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe doświadczenia w zakresie metod pracy i projektów Agencji;

b) umożliwienie im zdobycia praktycznego doświadczenia oraz zapoznania się z codzienną pracą Agencji, a także zapewnienie im możliwości pracy w wielokulturowym i wielojęzycznym środowisku;

c) umożliwienie personelowi administracji krajowych, w szczególności ministerstw obrony, wykorzystania w praktyce wiedzy nabytej podczas studiów, zwłaszcza w obszarach podlegających kompetencjom tych ekspertów.

2. Agencja ze swej strony korzysta z wkładu osób, które mogą zapewnić nowy punkt widzenia i aktualną wiedzę, które wzbogacą bieżące funkcjonowanie tej instytucji; Agencja tworzy też sieć osób posiadających bezpośrednie doświadczenie w zakresie procedur stosowanych przez EDA.

Artykuł 33

Kwalifikowalność

Art. 2 z wyjątkiem ust. 3 ma odpowiednie zastosowanie do ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe.

Artykuł 34

Okres szkolenia zawodowego

1. Praktyki zawodowe trwają od 3 do 24 miesięcy. Okres ten ustala się na początku i można go przedłużyć w należycie uzasadnionych przypadkach w ramach maksymalnego okresu 24 miesięcy.

2. Ekspert krajowy odbywający szkolenie zawodowe może odbyć tylko jedną praktykę zawodową.

Artykuł 35

Organizacja szkolenia zawodowego

Podczas trwania praktyki zawodowej eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe są nadzorowani przez opiekuna szkolenia. Opiekun szkolenia informuje dział zasobów ludzkich o wszelkich istotnych zdarzeniach mających miejsce podczas praktyki zawodowej w szczególności o nieobecnościach, chorobach, wypadkach lub przerwach, o których mu wiadomo lub o których został poinformowany przez eksperta krajowego odbywającego szkolenie zawodowe.

Eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe stosują się do poleceń wydawanych przez ich opiekuna szkolenia, przełożonych w dyrekcji lub służbie, do której zostali oddelegowani, oraz dział zasobów ludzkich.

Eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe mogą brać udział w posiedzeniach, chyba że są to posiedzenia w ograniczonym składzie lub poufne, a dany ekspert krajowy odbywający szkolenie zawodowe nie posiada poświadczenia bezpieczeństwa, otrzymywać dokumentację oraz uczestniczyć w działaniach działu, do którego zostali oddelegowani.

Artykuł 36

Zawieszenie praktyki zawodowej

Na pisemny wniosek eksperta krajowego odbywającego szkolenie zawodowe lub jego podmiotu zatrudniającego i po uzyskaniu uprzedniej zgody tego drugiego, dyrektor naczelny Agencji może zezwolić na zawieszenie praktyki zawodowej na krótki okres lub na jej wcześniejsze zakończenie. Możliwy jest powrót eksperta krajowego odbywającego szkolenie zawodowe w celu ukończenia pozostałego okresu praktyki zawodowej, lecz jedynie do upływu tego okresu. W żadnym wypadku okres praktyki zawodowej nie może zostać przedłużony.

Artykuł 37

Warunki pracy i wynagrodzenie

1. Art. 2 ust. 3, art. 3, 5, 18, 19 i 20 nie mają zastosowania do ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe.

2. Eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe to eksperci krajowi oddelegowani na zasadach niegenerujących kosztów w rozumieniu rozdziału IV. Są oni nadal opłacani przez pracodawcę i nie otrzymują wynagrodzenia od Agencji.

Agencja nie przyjmuje wniosków o dotacje lub opłaty lub o zwrot kosztów podróży lub kosztów innych niż zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych w ramach praktyki zawodowej.

Artykuł 38

Sprawozdania i zaświadczenie o uczestnictwie

Na zakończenie praktyk eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe, którzy odbyli przewidywany okres praktyki zawodowej, wypełniają na wniosek działu zasobów ludzkich sprawozdanie oceniające. Opiekunowie szkolenia również wypełniają odpowiednie sprawozdanie oceniające.

Z zastrzeżeniem sporządzenia tych sprawozdań eksperci krajowi odbywający szkolenie zawodowe, którzy odbyli praktykę zawodową, otrzymują zaświadczenie wskazujące okres szkolenia zawodowego i dział, w którym to szkolenie miało miejsce.

Artykuł 39

Ekspertów krajowych odbywających szkolenie zawodowe nie uwzględnia się w planie zatrudnienia. W celu zapewnienia przejrzystości i w celach informacyjnych liczbę takich ekspertów zgłasza się jednak Radzie Sterującej w ramach rocznych sprawozdań składanych przez dyrektora naczelnego.

ROZDZIAŁ VII

Skargi

Artykuł 40

Skargi

Bez uszczerbku dla możliwości wszczęcia postępowania po objęciu stanowiska – na warunkach i w terminie określonych w art. 263 Traktatu o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej – każdy oddelegowany ekspert krajowy może złożyć skargę organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę na podstawie regulaminu pracowniczego Agencji dotyczącą działania tego organu na mocy niniejszej decyzji, którego skutki są dla niego niekorzystne, z wyjątkiem działań bezpośrednio wynikających z decyzji podjętych przez jego podmiot zatrudniający.

Skargę składa się w terminie dwóch miesięcy. Termin ten zaczyna bieg w dniu powiadomienia zainteresowanej osoby o danej decyzji, jednak w żadnym wypadku nie później niż w dniu, w którym osoba ta otrzymała takie powiadomienie. Organ upoważniony do zawierania umów o pracę powiadamia zainteresowaną osobę o swojej decyzji, podając uzasadnienie, w terminie czterech miesięcy od daty wniesienia skargi. Jeżeli w tym terminie oddelegowany ekspert krajowy nie otrzymał odpowiedzi na skargę, skargę tę uznaje się za oddaloną.

ROZDZIAŁ VIII

Przepisy końcowe

Artykuł 41

Udzielanie informacji

Stałe przedstawicielstwa wszystkich państw członkowskich są co roku informowane o liczbie oddelegowanych ekspertów krajowych w Agencji. W informacji tej zawiera się również informację o:

a) obywatelstwie ekspertów krajowych oddelegowanych z organizacji lub podmiotu zgodnie z art. 1 akapit drugi;

b) wszelkich odstępstwach od procedury wyboru zgodnie z art. 3 ust. 3;

c) stanowiskach przydzielonych wszelkim oddelegowanym ekspertom krajowym;

d) przypadkach zawieszenia lub wcześniejszego zakończenia oddelegowania ekspertów krajowych zgodnie z art. 9 i 10;

e) rocznej aktualizacji dodatków przysługujących oddelegowanym ekspertom krajowym zgodnie z art. 19.

Artykuł 42

Przekazanie uprawnień

Wszystkie uprawnienia przyznane Agencji na mocy niniejszej decyzji są wykonywane przez organ upoważniony do zawierania umów o pracę.

Artykuł 43

Uchylenie

Niniejszym uchyla się decyzję 2004/677/WE. Jej art. 15–19 mają jednak nadal zastosowanie do oddelegowań trwających w momencie wejścia w życie niniejszej decyzji w przypadku oddelegowanych ekspertów krajowych, którzy się o to zwrócą, bez uszczerbku dla art. 44.

Artykuł 44

Wejście w życie i rozpoczęcie stosowania

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejszą decyzję stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu, w którym weszła w życie, do każdego nowego oddelegowania, odnowienia oddelegowania lub przedłużenia oddelegowania.

Sporządzono w Brukseli dnia 4 sierpnia 2016 r. W imieniu Rady M. LAJČÁK Przewodniczący

(1) Dz.U. L 266 z 13.10.2015, s. 55.

(2) Decyzja Rady 2004/677/WE z dnia 24 września 2004 r. dotycząca zasad mających zastosowanie do ekspertów krajowych i personelu wojskowego oddelegowanych do pracy w Europejskiej Agencji Obrony (Dz.U. L 310 z 7.10.2004, s. 64).

(3) Decyzja Rady (UE) 2016/1351 z 4 sierpnia w sprawie regulaminu pracowniczego Europejskiej Agencji Obrony (zob. s. 1 niniejszego Dziennika Urzędowego).

(4) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. L 284 z 30.10.2009, s. 1).