PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 243/16

Decyzja Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa

z dnia 19 lipca 2011 r.

w sprawie zasad dostępu do dokumentów

(2011/C 243/08)

WYSOKI PRZEDSTAWICIEL,

uwzględniając decyzję Rady z dnia 26 lipca 2010 r. określającą organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (2010/427/UE), w szczególności jej art. 11 ust. 1,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Zakres

1. Każdy obywatel Unii, każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (1) („rozporządzenie”) oraz zgodnie z konkretnymi przepisami przyjętymi w niniejszych zasadach. Prawo dostępu dotyczy dokumentów ESDZ, to znaczy dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez ESDZ i znajdujących się w jej posiadaniu.

2. Zgodnie z art. 2 ust. 2 rozporządzenia dowolnej osobie fizycznej lub prawnej niezamieszkałej lub niemającej siedziby w jednym z państw członkowskich przysługuje, pod warunkiem przestrzegania tych samych zasad, warunków i ograniczeń, to samo prawo dostępu do dokumentów ESDZ na tych samych zasadach, z wyjątkiem prawa do składania skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Artykuł 2

Składanie wniosku

1. Wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów ESDZ należy przesłać listownie na adres: Access to Documents Co-ordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgia, pocztą elektroniczną przy użyciu formularza dostępnego na stronie internetowej ESDZ bądź faksem (nr faksu: +32 22979893).

2. Niezwłocznie po zarejestrowaniu wniosku wnioskodawca otrzyma potwierdzenie wpłynięcia wniosku (chyba że możliwe jest udzielenie merytorycznej odpowiedzi na wniosek w tym samym terminie).

Artykuł 3

Terminy

1. ESDZ udziela odpowiedzi na wnioski pierwotne i powtórne w ciągu 15 dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku.

2. Jeśli wniosek jest nieprecyzyjny, w rozumieniu art. 6 ust. 2 rozporządzenia, ESDZ zwraca się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych informacji umożliwiających zidentyfikowanie objętych wnioskiem dokumentów; ostateczny termin na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna bieg dopiero od momentu uzyskania tych informacji przez ESDZ.

3. W wyjątkowych przypadkach określonych w art. 7 ust. 3 i art. 8 ust. 2 rozporządzenia ostateczne terminy podlegają przedłużeniu o 15 dni roboczych, w szczególności:

a) w przypadku złożonych lub obszernych wniosków;

b) jeśli wniosek wymaga konsultacji z delegaturą Unii lub

c) w przypadku gdy niezbędne są konsultacje z osobą trzecią.

O przedłużeniu terminu i jego przyczynach należy powiadomić wnioskodawcę.

Artykuł 4

Udzielanie odpowiedzi

1. Udzielaniem odpowiedzi na wnioski pierwotne zajmuje się koordynator ds. dostępu do dokumentów.

2. Decyzje w sprawie odpowiedzi na wnioski powtórne podejmuje dyrektor ds. operacyjnych po konsultacji z koordynatorem ds. dostępu do dokumentów.

Artykuł 5

Odpowiedź odmowna

Jeśli odpowiedź na wniosek jest choćby częściowo odmowna, należy tę odmowę uzasadnić na podstawie jednego z wyjątków określonych w rozporządzeniu oraz poinformować wnioskodawcę o przysługującym mu prawie do powtórnego złożenia wniosku (w przypadku odpowiedzi na wniosek pierwotny) lub o innych przysługujących mu środkach zaradczych (w przypadku odpowiedzi na powtórny wniosek).

Artykuł 6

Dokumenty osób trzecich będące w posiadaniu ESDZ

1. W przypadku otrzymania przez ESDZ wniosku o dostęp do dokumentu będącego w jej posiadaniu, lecz pochodzącego od osoby trzeciej, zasięga się opinii tej osoby trzeciej, chyba że nie ma wątpliwości co do ujawnienia bądź nieujawnienia takiego dokumentu w świetle wyjątków określonych w rozporządzeniu.

2. W przypadku gdy dokument został już podany do wiadomości publicznej przez jego autora lub na mocy rozporządzenia bądź na podstawie podobnych przepisów, wniosek o dostęp do dokumentów jest akceptowany bez zasięgania opinii osoby trzeciej.

3. Zasięgnięcie opinii osoby trzeciej jest konieczne, jeśli dokument podlega przepisom art. 9 rozporządzenia lub pochodzi od państwa członkowskiego, które zwróciło się do ESDZ o nieujawnianie tego dokumentu bez uprzedniej zgody w myśl art. 4 ust. 5 rozporządzenia. Państwo członkowskie musi zwrócić się o to na piśmie.

4. Opinii osoby trzeciej zasięga się na piśmie (w tym za pomocą poczty elektronicznej) z zachowaniem rozsądnego terminu udzielenia odpowiedzi, z uwzględnieniem terminów odpowiedzi obowiązujących ESDZ, ustalonych w art. 3 powyżej. Osoba trzecia przedstawia swoją opinię na piśmie (w tym za pomocą poczty elektronicznej).

5. W razie braku odpowiedzi od osoby trzeciej w wyznaczonym terminie lub jeśli nie można zidentyfikować lub odnaleźć osoby trzeciej, ESDZ podejmuje decyzję w sprawie wniosku zgodnie z zasadami dotyczącymi wyjątków, określonymi w rozporządzeniu, oraz z uwzględnieniem uzasadnionych interesów osoby trzeciej na podstawie posiadanych przez ESDZ informacji.

6. Jeśli ESDZ zamierza udzielić dostępu do dokumentu wbrew woli osoby trzeciej, powiadamia osobę trzecią o swoim zamiarze w terminie obowiązującym zgodnie z rozporządzeniem oraz o przysługujących jej środkach odwoławczych mających na celu sprzeciwienie się ujawnieniu.

Artykuł 7

Konsultacje z ESDZ

1. Państwo członkowskie lub inna instytucja, organ, urząd lub agencja UE, które otrzymały wniosek o dostęp do dokumentu znajdującego się w ich posiadaniu, lecz pochodzącego od ESDZ, przesyłają wnioski o konsultacje z ESDZ listownie na adres: Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgia, pocztą elektroniczną na adres: EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu lub faksem (nr faksu: +32 22979893).

2. ESDZ przedstawia swoją opinię niezwłocznie, uwzględniając termin obowiązujący przy udzielaniu odpowiedzi i najpóźniej w terminie pięciu dni roboczych.

Artykuł 8

Dokumenty niejawne

1. W przypadku gdy wniosek w sprawie dostępu dotyczy dokumentu objętego art. 9 rozporządzenia lub innego dokumentu utajnionego na mocy przepisów bezpieczeństwa ESDZ, jest on rozpatrywany przez urzędników upoważnionych do zapoznania się z takim dokumentem.

2. Każda odmowa dostępu do całości lub części dokumentu niejawnego zawiera uzasadnienie wydane na podstawie wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia. Jeśli nie można odmówić dostępu do objętego wnioskiem dokumentu na podstawie tych wyjątków, urzędnik rozpatrujący wniosek zapewnia odtajnienie dokumentu przed wysłaniem go wnioskodawcy.

Artykuł 9

Tryby udzielania dostępu

1. Dokumenty, do których zostanie udzielony dostęp, przesyła się listownie, faksem lub pocztą elektroniczną. Jeśli objęte wnioskiem dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać poproszony o zapoznanie się z nimi na miejscu. Dostęp na miejscu jest bezpłatny.

2. Jeśli dokument został opublikowany, odpowiedź może zawierać odniesienia do publikacji, w tym adres internetowy, pod którym dokument jest dostępny.

3. Jeśli objętość dokumentów objętych wnioskiem przekracza 20 stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne media ustalane są indywidualnie dla każdej sprawy, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej stawki.

Artykuł 10

Rejestr dokumentów

1. ESDZ prowadzi rejestr dokumentów, przewidziany w art. 11 rozporządzenia i dostępny na stronie internetowej ESDZ.

2. Zgodnie z art. 9 rozporządzenia dokumenty objęte tym przepisem są ujęte w rejestrze wyłącznie za zgodą instytucji, która je sporządziła.

Artykuł 11

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 19 sierpnia 2011 r. Wysoki Przedstawiciel C. ASHTON

(1) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.