PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 41/13

DECYZJA RADY 2014/75/WPZiB

z dnia 10 lutego 2014 r.

w sprawie Instytutu Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 28 i art. 31 ust. 1,

uwzględniając wniosek Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W dniu 20 lipca 2001 r. Rada przyjęła wspólne działanie 2001/554/WPZiB (1).

(2) Instytut Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem („Instytut”) powinien pomagać Unii Europejskiej i jej państwom członkowskim w realizowaniu wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa (WPZiB), łącznie ze wspólną polityką bezpieczeństwa i obrony (WPBiO), jak również innym działaniami zewnętrznymi Unii, pod politycznym nadzorem Rady i kierownictwem operacyjnym Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa (WP).

(3) Instytut powinien mieć osobowość prawną i pracować w pełnej niezależności intelektualnej, bez uszczerbku dla zakresu odpowiedzialności Rady i WP.

(4) Dnia 20 września 2011 r., zgodnie z art. 19 wspólnego działania 2001/554/WPZiB, WP przedstawił Radzie sprawozdanie z przeglądu funkcjonowania Instytutu. Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa (KPiB) zapoznał się ze sprawozdaniem i, dnia 1 lutego 2012 r., zalecił, by Rada zmieniła wspólne działanie 2001/554/WPZiB.

(5) Z tego względu, z uwagi na jasność prawa, należy skonsolidować poprzednie poprawki i dodatkowe proponowane zmiany i umieścić je w jednej, nowej decyzji, a także uchylić wspólne działanie 2001/554/WPZiB,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Ciągłość i lokalizacja

1. Instytut Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem, ustanowiony na mocy wspólnego działania 2001/554/WPZiB („Instytut”), kontynuuje swoje działania na mocy niniejszej decyzji.

2. Wszystkie istniejące prawa i zobowiązania oraz wszystkie przepisy przyjęte w ramach wspólnego działania 2001/554/WPZiB pozostają w mocy. Ważność zachowują w szczególności wszystkie istniejące umowy o pracę i prawa wynikające z takich umów.

3. Instytut ma swoją siedzibę w Paryżu. By ułatwić organizację prac w Brukseli, Instytut ma także biuro łącznikowe w tym mieście. Struktura organizacyjna Instytutu jest elastyczna, a szczególną wagę przywiązuje się do jakości i wydajności, w tym w przypadku poziomów zatrudnienia.

Artykuł 2

Misja i zadania

1. Instytut przyczynia się do rozwijania, w ścisłej współpracy z państwami członkowskimi, strategicznych idei UE w zakresie wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa (WPZiB) oraz wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony (WPBiO), w tym w obszarze zapobiegania konfliktom i budowania pokoju, oraz działań w dziedzinie działań zewnętrznych Unii, z myślą o ulepszeniu analiz UE, zwiększeniu jej zdolności przewidywania oraz ułatwieniu tworzenia sieci kontaktów w przypadku działań zewnętrznych.

2. Działania Instytutu koncentrują się na przeprowadzaniu analiz dotyczących polityki, na informowaniu, rozpowszechnianiu wiedzy i na debatach, na organizowaniu warsztatów i wydarzeń pomagających tworzyć sieć kontaktów, a także na zbieraniu odpowiedniej dokumentacji na potrzeby urzędników i ekspertów z Unii i państw członkowskich.

3. Instytut propaguje również kontakty ze światem akademickim, ośrodkami analitycznymi i odpowiednimi podmiotami społeczeństwa obywatelskiego w całej Europie, obszarze atlantyckim i w szerzej rozumianej społeczności międzynarodowej, działając jako łącznik między instytucjami Unii i kręgiem ekspertów zewnętrznych, w tym podmiotów zaangażowanych w bezpieczeństwo.

Artykuł 3

Nadzór polityczny i kierownictwo operacyjne

1. Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa (KPiB) sprawuje, pod kierownictwem Rady, nadzór polityczny nad działaniami Instytutu. Wysoki Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa (WP) zgodnie z jego obowiązkami dotyczącymi WPZiB, i w szczególności WPBiO, wydaje wytyczne operacyjne dla Instytutu.

2. Ten polityczny nadzór i kierownictwo operacyjne są prowadzone bez naruszania intelektualnej niezależności i autonomii operacyjnej Instytutu, w wykonywaniu jego misji i zadań.

Artykuł 4

Osobowość prawna

Instytut ma osobowość prawną konieczną do wykonywania swoich funkcji i realizacji stawianych mu celów. Może, w szczególności, zawierać umowy, nabywać lub zbywać mienie ruchome i nieruchome, a także być stroną postępowania sądowego. Instytut nie jest ukierunkowany na przynoszenie zysku. Państwa członkowskie podejmują kroki w celu przyznania Instytutowi koniecznej zdolności prawnej przyznawanej osobom prawnym, na podstawie ich prawa krajowego.

Artykuł 5

Rada

1. Instytut ma radę, który zatwierdza coroczne i długoterminowe programy pracy i właściwy budżet. Rada jest forum, na którym omawia się kwestie odnoszące się do misji Instytutu, jego zadań, funkcjonowania i personelu.

2. Radzie przewodniczy WP lub jego przedstawiciel. Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) pełni funkcję sekretariatu Rady.

3. W skład rady wchodzi po jednym przedstawicielu wyznaczonym przez każde państwo członkowskie. Każdy członek rady może być reprezentowany przez zastępcę lub zastępca może mu towarzyszyć. Komisja, która bierze udział w pracach rady, również wyznacza przedstawiciela.

4. Dyrektor Instytutu lub jego przedstawiciel uczestniczy, co do zasady, w posiedzeniach rady. Dyrektor generalny Sztabu Wojskowego i przewodniczący Komitetu Wojskowego lub ich przedstawiciele mogą także uczestniczyć w posiedzeniach rady.

5. Decyzje rady są podejmowane w głosowaniu przedstawicieli państw członkowskich większością kwalifikowaną, a głosy są ważone zgodnie z art. 16 ust. 4 i 5 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE), bez uszczerbku dla art. 11 ust. 2 i 3 niniejszej decyzji. Rada przyjmuje swój regulamin.

6. Rada może podejmować decyzje zakładające tworzenie grup roboczych ad hoc lub komisji stałych, zajmujących się konkretnymi sprawami lub kwestiami w swoim zakresie kompetencji i działającymi pod jej nadzorem. W decyzji o utworzeniu takiej grupy roboczej lub komitetu określa się ich zadania, skład i okres, na jaki zostały powołane.

7. Przewodniczący zwołuje posiedzenie rady co najmniej dwa razy w roku. Jest ono zwoływane także na wniosek co najmniej jednej trzeciej członków.

Artykuł 6

Dyrektor

1. Rada mianuje dyrektora instytutu spośród obywateli państw członkowskich na podstawie zalecenia WP. Dyrektor mianowany jest na trzy lata, z możliwością jednorazowego przedłużenia mandatu na kolejną dwuletnią kadencję.

2. Kandydatami na stanowisko dyrektora powinny być osoby o uznanym, wieloletnim doświadczeniu i dużej wiedzy w dziedzinie stosunków zagranicznych, polityki bezpieczeństwa i dyplomacji oraz powiązanych badań. Państwa członkowskie przedstawiają kandydatury WP, który informuje o nich radę. Proces wstępnej selekcji jest organizowany pod kierownictwem WP. Panel selekcji wstępnej składa się z trzech przedstawicieli ESDZ i trzech przedstawicieli państw członkowskich spośród trzech państw sprawujących prezydencję i przewodniczy mu WP albo jego przedstawiciel. Na podstawie wyników selekcji wstępnej, WP dostarcza zalecenie wraz z listą co najmniej trzech kandydatów, sporządzoną w kolejności według preferencji panelu selekcji wstępnej.

3. Dyrektor jest prawnym przedstawicielem Instytutu.

4. Dyrektor jest odpowiedzialny za rekrutację całego personelu Instytutu. Członków rady informuje się z wyprzedzeniem o mianowaniu analityków.

5. Po zatwierdzeniu przez radę i biorąc pod uwagę skutki finansowe, po przyjęciu rocznego budżetu Instytutu, dyrektor może mianować swojego zastępcę. Zastępca dyrektora jest mianowany na maksymalny okres trzech lat, z możliwością jednorazowego przedłużenia tego okresu na kolejną dwuletnią kadencję.

6. Dyrektor zapewnia realizację misji i zadań Instytutu przedstawionych w art. 2. Dyrektor stoi na straży wysokiego poziomu umiejętności i profesjonalizmu Instytutu, jak również zapewnia wydajność i efektywność w wypełnianiu jego działań.

Dyrektor jest również odpowiedzialny za:

a) przygotowanie projektu rocznego programu pracy Instytutu, jak i również sprawozdań rocznych z jego działalności;

b) przygotowywanie pracy rady;

c) bieżące zarządzanie Instytutem;

d) wszystkie sprawy personalne;

e) przygotowanie sprawozdania o dochodach i wydatkach, a także z wykonania budżetu Instytutu;

f) informowanie KPiB o rocznym programie prac,

g) zapewnianie kontaktów i bliskiej współpracy we właściwych dziedzinach z instytucjami Unii, krajowymi i międzynarodowymi.

Dyrektor, po konsultacji z radą, powinien także zbadać inne możliwości pozyskania dodatkowych wkładów dla Instytutu.

7. W zakresie uzgodnionego programu działań i budżetu Instytutu dyrektor jest upoważniony do zawierania umów, zatrudniania pracowników zatwierdzonych w budżecie i do ponoszenia wydatków koniecznych do właściwego działania Instytutu.

8. Dyrektor przygotowuje roczne sprawozdanie z działalności Instytutu do dnia 31 marca następnego roku. Sprawozdanie roczne przekazywane jest radzie i, poprzez WP, Radzie, która przesyła je do Parlamentu Europejskiego, Komisji i państw członkowskich.

9. Dyrektor odpowiada przed radą.

Artykuł 7

Personel

1. Personel Instytutu, składający się z analityków i pracowników administracyjnych, ma status personelu kontraktowego i jest rekrutowany spośród obywateli państw członkowskich.

Analityków Instytutu rekrutuje się na podstawie ich zasług merytorycznych, doświadczenia i wiedzy odpowiedniej do misji i zadań Instytutu, określonych w art. 2, z wykorzystaniem sprawiedliwych i przejrzystych procedur zakładających konkurencję.

Przepisy odnoszące się do personelu Instytutu są przyjmowane przez Radę działającą na podstawie zaleceń dyrektora.

2. Personel naukowy oraz stażyści mogą być zatrudniani ad hoc oraz na krótkie okresy.

W porozumienie z dyrektorem i po poinformowaniu rady, personel naukowy może zostać oddelegowany do Instytutu na czas określony, na stanowisko w ramach struktury organizacyjnej Instytutu albo do wykonywania szczegółowego zadania lub projektu zgodnego z misją i zadaniami Instytutu, określonymi w art. 2.

Członkowie personelu mogą być oddelegowani na stanowiska poza Instytut, na czas określony w interesie służby, zgodnie z przepisami odnoszącymi się do personelu.

Przepisy dotyczące oddelegowania przyjmuje rada na wniosek dyrektora.

Artykuł 8

Niezależność i autonomia

Wykonując swoje zadania w Instytucie, dyrektor i analitycy korzystają z intelektualnej niezależności i autonomii operacyjnej.

Artykuł 9

Program działań

1. Do dnia 31 września każdego roku dyrektor sporządza projekt rocznego programu działań na następny rok, wraz z orientacyjnymi prognozami długoterminowymi na kolejne lata, oraz przedkłada go radzie do zatwierdzenia.

2. Do dnia 30 listopada każdego roku rada zatwierdza roczny program działań.

Artykuł 10

Budżet

1. Wszystkie pozycje dochodów i wydatków Instytutu stanowią przedmiot preliminarza formułowanego na każdy rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu, i są wykazywane w budżecie Instytutu, który zawiera wykaz personelu.

2. Budżet Instytutu jest zrównoważony w odniesieniu do dochodów i wydatków.

3. Na dochody Instytutu składają się składki państw członkowskich zgodnie ze skalą produktu narodowego brutto (PNB). Na wniosek dyrektora oraz za zgodą rady, na szczególne projekty zgodne z misją i zadaniami Instytutu, określonymi w art. 2, mogą być przyjmowane dodatkowe wkłady z innych źródeł, w szczególności z państw członkowskich lub instytucji Unii.

Artykuł 11

Procedura budżetowa

1. Do dnia 31 września każdego roku dyrektor przedkłada radzie projekt rocznego budżetu Instytutu zawierający wydatki administracyjne, wydatki operacyjne i przewidywane przychody, w tym dodatkowe wkłady na szczególne projekty, o których mowa w art. 10 ust. 3.

2. Do dnia 30 listopada każdego roku rada zatwierdza roczny budżet Instytutu jednomyślną decyzją przedstawicieli państw członkowskich.

3. W przypadku zaistnienia nieuniknionych, wyjątkowych lub nieprzewidzianych okoliczności dyrektor może przedstawić radzie projekt budżetu korygującego. Rada z należytym uwzględnieniem pilności sprawy zatwierdza budżet korygujący jednomyślną decyzją przedstawicieli państw członkowskich.

4. Do dnia 31 marca każdego roku, dyrektor przedstawia Radzie i radzie szczegółowe zestawienie wszystkich dochodów i wydatków z poprzedniego roku budżetowego, włączając sprawozdanie z działalności Instytutu.

5. Rada udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu Instytutu.

Artykuł 12

Przepisy finansowe

Rada, za zgodą Rady, opracowuje na wniosek dyrektora szczegółowe zasady finansowe określające w szczególności procedurę sporządzania, wykonania i kontroli budżetu Instytutu.

Artykuł 13

Przywileje i immunitety

1. Przywileje i immunitety dyrektora i personelu Instytutu są przewidziane w decyzji przedstawicieli rządów państw członkowskich zebranych w Radzie z dnia 15 października 2001 r. w sprawie przywilejów i immunitetów przyznanych Instytutowi Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem oraz Centrum Satelitarnemu Unii Europejskiej oraz ich organom i członkom personelu. Do czasu wejścia w życie tej decyzji państwo przyjmujące może przyznać dyrektorowi instytutu i jego personelowi przywileje i immunitety przewidziane w tej decyzji.

2. Przywileje i immunitety Instytutu są przewidziane w Protokole (nr 7) w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, załączonym do TUE i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Artykuł 14

Odpowiedzialność prawna

1. Odpowiedzialność umowna Instytutu jest regulowana przez prawo właściwe dla danej umowy.

2. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest właściwy na podstawie dowolnej klauzuli arbitrażowej w umowach zawartych przez Instytut.

3. Odpowiedzialność osobista personelu wobec Instytutu regulowana jest przez właściwe przepisy, które mają zastosowanie do personelu Instytutu.

Artykuł 15

Dostęp do dokumentów

Na wniosek dyrektora rada przyjmuje reguły dotyczące publicznego dostępu do dokumentów Instytutu, uwzględniając zasady i ograniczenia ustanowione w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (2).

Artykuł 16

Ochrona informacji niejawnych UE

Instytut stosuje decyzję Rady 2013/488/UE (3).

Artykuł 17

Współpraca z państwami członkowskimi i instytucjami, organami i agencjami Unii

By wypełnić misję i zadania przedstawione w art. 2, Instytut ściśle współpracuje z państwami członkowskimi i ESDZ. W miarę potrzeb Instytut ustanawia także kontakty robocze z instytucjami Unii, a także z odpowiednimi organami i agencjami Unii, w tym z Europejskim Kolegium Bezpieczeństwa i Obrony (ESDC), z myślą o wymianie wiedzy fachowej i doradztwie w obszarach wspólnego zainteresowania. Instytut może również realizować wspólne projekty z instytucjami, organami i agencjami Unii.

Artykuł 18

Ochrona danych

Na wniosek dyrektora rada przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4).

Artykuł 19

Sprawozdawczość

Do dnia 31 lipca 2016 r. WP przedstawia Radzie sprawozdanie z realizacji niniejszej decyzji, któremu towarzyszą, w stosownych wypadkach, odpowiednie zalecenia.

Artykuł 20

Uchylenie

Wspólne działanie 2001/554/WPZiB niniejszym traci moc.

Artykuł 21

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 10 lutego 2014 r. W imieniu Rady C. ASHTON Przewodniczący

(1) Wspólne działanie Rady 2001/554/WPZiB z dnia 20 lipca 2001 r. w sprawie ustanowienia Instytutu Unii Europejskiej Studiów nad Bezpieczeństwem (Dz.U. L 200 z 25.7.2001. s. 1)

(2) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

(3) Decyzja Rady 2013/488/UE z dnia 23 września 2013 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE (Dz.U. L 274 z 15.10.2013, s. 1).

(4) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).