ZAŁĄCZNIK

ZASADY DOTYCZĄCE SKŁADANIA WNIOSKÓW ORAZ ODPOWIEDNICH PROCEDUR OCENY, WYBORU I PRZYZNAWANIA POMOCY

(Wersja 4)

SPIS TREŚCI

Kontekst i zakres

1. Wprowadzenie

2. Składanie wniosków

2.1. Zaproszenia do składania wniosków

2.2. Kontrole wstępne

2.3. Składanie wniosków

2.4. Przyjmowanie wniosków przez Komisję

2.5. Sprawdzanie kwalifikowalności

2.6. Komitet ds. weryfikacji kwalifikowalności

3. Ocena wniosków

3.1. Rola ekspertów

3.2. Powoływanie ekspertów

3.3. Tryb powoływania, kodeks postępowania i konflikt interesów

3.4. Niezależni obserwatorzy

3.5. Kryteria oceny

3.6. Punktacja wniosków

3.7. Progi i ważenie ocen

3.8. Szczegółowy opis oceny wniosków

3.9. Informacje zwrotne dla wnioskodawców

4. Zakończenie oceny

4.1. Lista rankingowa przygotowana przez Komisję

4.2. Lista rezerwowa Komisji

4.3. Decyzje Komisji o odrzuceniu

5. Negocjacje i przyznawanie pomocy

5.1. Negocjacje dotyczące wniosków

5.2. Przyznanie dotacji

5.3. Pomoc, udzielanie informacji i procedury odwoławcze

5.4. Informowanie o wynikach zaproszenia do składania wniosków

Załącznik A – Procedury oceny etycznej

Załącznik B – Postępowanie z wrażliwymi pod względem bezpieczeństwa działaniami RT

Załącznik C – Procedury dwustopniowego składania i dwustopniowej oceny wniosków

Załącznik D – Systemy ciągłego składania wniosków

Załącznik E – Procedury dotyczące składania wniosków w formie papierowej

Załącznik F – Akt powołania niezależnych ekspertów

Załącznik G – Ocena wniosków złożonych w odniesieniu do programu szczegółowego »Ludzie«

KONTEKST I ZAKRES

W niniejszym dokumencie Komisja (1) określa zasady składania wniosków oraz odpowiednie procedury oceny, wyboru i przyznawania pomocy (zwane dalej »zasadami«) w ramach siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej (2) w dziedzinie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji oraz siódmego programu ramowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Euratom) w zakresie działań badawczych i szkoleniowych w dziedzinie jądrowej (3) (zwanego dalej »7PR«) zgodnie z ich odpowiednimi zasadami uczestnictwa przedsiębiorstw, ośrodków badawczych i uczelni wyższych w działaniach prowadzonych w ramach siódmego programu ramowego oraz zasadami upowszechniania wyników badań (4) (zwanymi dalej »zasadami uczestnictwa WE« i »zasadami uczestnictwa Euratom«). Dokument opisuje podstawowe procedury, jakie będzie stosować Komisja zgodnie z rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (5) (zwanym dalej »rozporządzeniem finansowym«) oraz regulaminem Komisji (6).

Zasady te nie mają zastosowania do: a) procedur udzielania zamówień publicznych (7); b) wspólnego przedsiębiorstwa lub każdej innej struktury utworzonej na podstawie art. 187 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) lub zgodnie z art. 185 TFUE lub art. 45 Traktatu Euratom; c) bezpośrednich działań podejmowanych przez Wspólne Centrum Badawcze Komisji Europejskiej; oraz d) programu szczegółowego »Pomysły«.

1. WPROWADZENIE

Wnioski o wsparcie finansowe w ramach siódmego programu ramowego (7PR) są zasadniczo składane w formie wniosków przedkładanych Komisji. Wnioski określają szczegóły dotyczące planowanych prac, kto będzie je realizować i ile będą kosztować.

Komisja ocenia wnioski w celu zidentyfikowania tych, których jakość jest wystarczająco dobra, aby kwalifikowały się do ewentualnego finansowania. Komisja powołuje niezależnych ekspertów (zwanych dalej »ekspertami«) do pomocy przy ocenie wniosków.

Komisja przystępuje do negocjacji z koordynatorami wniosków, które pomyślnie przeszły etap oceny i na które dostępne jest finansowanie.

Jeśli negocjacje zakończą się sukcesem, projekt zostaje wybrany i podpisuje się z wnioskodawcami umowę o udzieleniu dotacji zapewniającą wkład finansowy Unii Europejskiej lub Euratomu.

Procesy te opierają się na szeregu ugruntowanych zasad:

(i) doskonałość: Projekty wybrane do finansowania muszą cechować się wysoką jakością w kontekście tematów i kryteriów określonych w zaproszeniach (8);

(ii) przejrzystość: Decyzje o finansowaniu muszą opierać się na wyraźnie określonych zasadach i procedurach, a kandydaci powinni otrzymać stosowną informację zwrotną na temat wyniku oceny ich wniosków;

(iii) sprawiedliwość i bezstronność: Wszystkie wnioski złożone w odpowiedzi na zaproszenie traktuje się jednakowo. Należy je oceniać bezstronnie na postawie ich wartości merytorycznej, niezależnie od ich pochodzenia ani tożsamości wnioskodawców;

(iv) poufność: Wszystkie wnioski oraz związane z nimi dane, informacje i dokumenty przekazywane Komisji należy traktować jako poufne (9);

(v) wydajność i szybkość: Ocena, przyznawanie dotacji i sporządzanie umów o udzieleniu dotacji powinno odbywać się jak najszybciej, przy jednoczesnym zachowaniu rzetelności oceny i poszanowaniu ram prawnych;

(vi) kwestie etyczne i kwestie związane z bezpieczeństwem: Wszelkie wnioski naruszające podstawowe zasady etyczne (10) lub niezgodne z odpowiednimi procedurami bezpieczeństwa (11) mogą w każdej chwili zostać wykluczone z procesu oceny, wyboru i przyznawania dotacji (zob. załączniki A i B).

Programy prac wdrażające programy szczegółowe mogą określać szczególne kryteria oceny lub przedstawiać dalsze szczegóły dotyczące stosowania kryteriów oceny, które zostaną uwzględnione w zaproszeniu do składania wniosków.

W zaproszeniu i związanym z nim przewodniku dla wnioskodawców można bardziej szczegółowo sformułować sposób, w jaki te zasady i procedury zostaną wdrożone i, w stosownych przypadkach, które warianty mają być stosowane.

Poniższy wykres przedstawia różnorodne etapy składające się na proces składania, oceny i wyboru wniosków:

2. SKŁADANIE WNIOSKÓW

2.1. Zaproszenia do składania wniosków

Wnioski składa się w odpowiedzi na zaproszenia do składania wniosków (»zaproszenia«) (12). Treść i terminy zaproszeń określa się w programach prac. Powiadomienia o zaproszeniach do składania wniosków są publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. »Teksty zaproszeń« publikuje się na stronie(-ach) internetowej(-ych) Komisji i zawierają one odniesienia do tematów programu prac, do których odnoszą się zaproszenia, orientacyjny budżet przewidziany dla danego zaproszenia, dostępne systemy finansowania, terminy składania wniosków oraz linki do Elektronicznego Systemu Składania Wniosków (ESSW) (zob. sekcja 2.3). Wspomniana strona internetowa umożliwia dostęp do wszystkich informacji niezbędnych dla osób, które chcą odpowiedzieć na zaproszenia. W szczególności w odniesieniu do każdego zaproszenia do składania wniosków przygotowywane są jeden lub więcej przewodników dla wnioskodawców. Przewodniki te wyjaśniają proces składania wniosków oraz w jaki sposób kandydaci mogą zwracać się o pomoc lub o udzielenie informacji na temat wszelkich kwestii związanych z zaproszeniem. Podane są w nich dane kontaktowe krajowych punktów kontaktowych oraz biura Komisji udzielającego informacji na temat 7 PR. Kwestiami związanymi z ESSW zajmuje się specjalny dział pomocy technicznej.

Zaproszenia są uważane za otwarte do określonej daty.

W zależności od celów zaproszenia program prac i zaproszenie mogą dokonywać rozróżnienia między odmiennymi rodzajami wspólnych projektów, różnymi formami programu »Badania na rzecz wsparcia konkretnych grup« oraz rodzajami działań koordynacyjnych i wspierających.

W zaproszeniu określa się także, czy stosowana będzie jedno- czy dwuetapowa procedura składania wniosków i oceny. W tym drugim przypadku wnioskodawcy najpierw składają skrócone lub wstępne wnioski. Do złożenia kompletnych wniosków w drugim etapie zostaną zaproszeni tylko ci kandydaci, których wnioski zostaną ocenione pozytywnie w etapie pierwszym (13) (szczegóły tej procedury znajdują się w załączniku C).

Odpowiedzialny zatwierdzający urzędnik w drodze oddelegowania powołuje koordynatora ds. zaproszenia do składania wniosków w odniesieniu do każdego zaproszenia. Osoba ta działa jako punkt kontaktowy dla praktycznych zagadnień związanych z zaproszeniem oraz jest odpowiedzialna za ogólne planowanie i organizację przyjmowania wniosków i ich oceny.

Ponadto nominowany zostanie jeden lub większa liczba urzędników Komisji, którzy będą odpowiedzialni za udzielanie wskazówek, w jaki sposób radzić sobie z ewentualnymi drażliwymi kwestiami, które mogą wyniknąć w trakcie procesu składania wniosków i ich ocen, w tym związanych z ewentualnymi konfliktami interesów (zob. sekcja 3.3).

2.2. Kontrole wstępne

W przypadkach uzasadnionych szczególnym charakterem danego wniosku Komisja może zaoferować usługi nieformalnych wstępnych kontroli o charakterze doradczym. Ich celem jest udzielanie porad potencjalnym wnioskodawcom dotyczących tego, czy dane wnioski wydają się kwalifikować i wchodzić w zakres zaproszenia. W stosownych przypadkach szczegóły dotyczące procedury wstępnych kontroli zostaną określone w odpowiednim przewodniku dla wnioskodawców.

2.3. Składanie wniosków

Wnioski są składane drogą elektroniczną (14) poprzez Elektroniczny System Składania Wniosków (ESSW).

Wśród wnioskodawców w konsorcjum składającym wniosek jedynie koordynator wniosku (identyfikowany za pomocą nazwy użytkownika i hasła) jest uprawniony do złożenia wniosku.

Podjęcie próby złożenia wniosku musi zostać poprzedzone przygotowaniem i przesłaniem wszystkich danych dotyczących wniosku oraz wyrażeniem przez wnioskodawców zgody na warunki korzystania z systemu oraz zasady oceny.

ESSW wykonuje szereg podstawowych operacji weryfikacyjnych, w tym sprawdza kompletność wniosku, wewnętrzną spójność danych, czy pliki są wolne od wirusów oraz zgodność typów plików i określonych ograniczeń dotyczących ich wielkości. Dopiero po zakończeniu tych kontroli, które nie zastępują formalnego sprawdzenia kwalifikowalności opisanego w sekcji 2.5, ESSW umożliwia wnioskodawcy złożenie wniosku. Uznaje się, że złożenie wniosku następuje dopiero w momencie rozpoczęcia przez koordynatora wniosku ostatecznego procesu składania wniosku, zgodnie ze wskazaniami ESSW, a nie w jakimkolwiek wcześniejszym terminie.

Wnioski złożone za pomocą ESSW zostają zapisane w bazach danych po upływie terminu składania wniosków określonego w danym zaproszeniu. Komisja nie ma dostępu do wniosku przed upływem terminu (lub daty granicznej w przypadku systemów ciągłego składania wniosków, jak opisano w załączniku D).

Wnioski przesyłane na papierze (z wyjątkiem wniosków przesłanych zgodnie z procedurą w przypadkach opisanych w załączniku E), przenośnych elektronicznych nośnikach informacji (np. płytach CD-ROM lub dyskietkach), pocztą elektroniczną lub faksem nie zostaną uznane za otrzymane przez Komisję.

Procedurę wycofania wniosku przez jego koordynatora określono w przewodniku dla wnioskodawców. Wycofany wniosek nie będzie następnie rozpatrywany przez Komisję.

W przypadku otrzymania więcej niż jednej kopii tego samego wniosku przed upływem terminu składania wniosków jedynie najnowsza wersja będzie wzięta pod uwagę do celów sprawdzenia kwalifikowalności i ewentualnej oceny.

Wnioski są cały czas archiwizowane w bezpiecznych warunkach. Po zakończeniu oceny i wszelkich późniejszych negocjacji wszystkie kopie zostają zniszczone, z wyjątkiem tych, których zachowanie wymagane jest do celów archiwizacji i/lub kontroli.

2.4. Przyjmowanie wniosków przez Komisję

Rejestruje się datę i godzinę przyjęcia ostatecznej wersji składanych wniosków. Po upływie terminu składania wniosków (lub daty granicznej w przypadku systemów ciągłego składania wniosków) do koordynatora wniosku wysyła się drogą elektroniczną potwierdzenie otrzymania zawierające:

— tytuł wniosku, akronim oraz unikatowy identyfikator wniosku (numer wniosku),

— nazwę programu i/lub obszaru działań/badania oraz identyfikator zaproszenia, w ramach którego złożono wniosek,

— datę i godzinę przyjęcia wniosku (które w przypadku wniosków złożonych drogą elektroniczną odpowiadają terminowi określonemu w zaproszeniu).

Zazwyczaj nie ma dalszej wymiany informacji pomiędzy Komisją a wnioskodawcami na temat ich wniosku do czasu zakończenia oceny, z wyjątkiem wniosków, w przypadku których przeprowadzane są rozmowy (zob. sekcja 3.8). Komisja może jednak skontaktować się z wnioskodawcą (zwykle za pośrednictwem koordynatora) w celu wyjaśnienia kwestii takich jak kwalifikowalność (zob. sekcja 2.5).

2.5. Sprawdzanie kwalifikowalności

Wnioski muszą spełniać wszystkie kryteria kwalifikowalności, aby mogły zostać poddane ocenie. Kryteria te są ściśle stosowane. W przypadku dwustopniowego składania wniosków każdy etap podlega kontroli kwalifikowalności. Wszystkie wnioski przedłożone w odpowiedzi na zaproszenie sprawdza się pod kątem następujących kryteriów kwalifikowalności (15):

— otrzymanie wniosku przez Komisję do dnia i godziny określonych w zaproszeniu jako nieprzekraczalny termin, jeżeli ma to zastosowanie,

— spełnienie minimalnych warunków (takich jak liczba uczestników), o których mowa w zaproszeniu do składania ofert,

— kompletność wniosku, tj. obecność wszystkich wymaganych formularzy administracyjnych oraz opis wniosku (Uwaga: kompletność wszystkich informacji zawartych we wniosku oceniają eksperci; kontrole kwalifikowalności stosuje się jedynie do obecności odpowiednich części wniosku),

— zakres zaproszenia: treść wniosku musi dotyczyć tematyki i systemu(-ów) finansowania określonych w części programu prac, której dotyczy zaproszenie. Wniosek uznaje się za niekwalifikowalny ze względu na jego »zakres« jedyne w oczywistych przypadkach.

Jeżeli przed rozpoczęciem, w trakcie lub po zakończeniu fazy oceny okaże się, że jedno lub więcej z kryteriów kwalifikowalności nie zostało spełnione, Komisja oświadcza, że dany wniosek nie kwalifikuje się i zostaje on wycofany z dalszej analizy. W przypadku zaistnienia wątpliwości co do kwalifikowalności wniosku Komisja zastrzega sobie prawo do kontynuowania oceny, zanim zostanie wydana ostateczna decyzja dotycząca kwalifikowalności. Fakt, że wniosek jest oceniany w takich okolicznościach, nie stanowi dowodu jego kwalifikowalności.

2.6. Komitet ds. weryfikacji kwalifikowalności

Jeżeli kwestia kwalifikowalności nie jest jednoznaczna i konieczne jest bardziej szczegółowe rozpatrzenie sprawy, koordynator wniosku może zwołać wewnętrzny komitet ds. weryfikacji kwalifikowalności.

Rolą komitetu jest zapewnienie spójnej interpretacji prawnej takich przypadków i równego traktowania wnioskodawców.

W skład komitetu wchodzą pracownicy Komisji posiadający niezbędną wiedzę fachową w zakresie kwestii prawnych, kwestii naukowo-technicznych i/lub systemów informacyjnych, a przewodniczy mu koordynator zaproszenia. Komitet bada wniosek i, w stosownych przypadkach, okoliczności jego złożenia oraz udziela specjalistycznych porad ułatwiających podjęcie decyzji o przyjęciu wniosku do oceny lub o ewentualnym odrzuceniu go na podstawie jego kwalifikowalności. Komitet może zdecydować o konieczności skontaktowania się z wnioskodawcą w celu wyjaśnienia konkretnej kwestii.

3. OCENA WNIOSKÓW

3.1. Rola ekspertów

Komisja ocenia wnioski przy pomocy niezależnych (16) ekspertów w celu zagwarantowania, że do finansowania wybrane zostaną wyłącznie wnioski o najwyższej jakości. Ze względu na rozległość i różnorodność dziedzin badawczych objętych programami ramowymi wspomniani eksperci w stosunku do Komisji są ekspertami zewnętrznymi.

Ekspertom można zaproponować, aby ocenę wykonali, w całości lub częściowo, w swoich domach lub w miejscach pracy (»ocena na odległość«), lub w pomieszczeniach Komisji.

Od czasu do czasu, kiedy pracownicy Komisji posiadają stosowną wiedzę specjalistyczną, mogą oni pracować jako eksperci równolegle do ekspertów zewnętrznych. Wszelcy wewnętrzni eksperci tego rodzaju będą pracować dodatkowo do minimalnej liczby ekspertów wymaganej w odniesieniu do danego zaproszenia (zob. sekcja 3.8 lit. b)) (17).

Jedynym wyjątkiem dotyczącym pracy ekspertów są działania koordynacyjne i wspierające, o których mowa w art. 14 zasad uczestnictwa WE i art. 13 równoważnych zasad uczestnictwa Euratom, w przypadku których niezależni eksperci są powoływani wyłącznie wtedy, gdy Komisja uzna to za stosowne (18).

3.2. Powoływanie ekspertów

Od ekspertów wymaga się, aby posiadali wiedzę i umiejętności właściwe dla obszarów działalności, w odniesieniu do których poproszono ich o pomoc. Muszą oni również posiadać doświadczenie zawodowe na wysokim poziomie zdobyte w sektorze publicznym bądź prywatnym w jednym lub większej liczbie następujących obszarów lub działań: badania we właściwych dziedzinach naukowych i technologicznych; administracja, zarządzanie projektami lub ich ocena; wykorzystanie rezultatów projektów badawczych i dotyczących rozwoju technologicznego; transfer technologii i innowacje; współpraca międzynarodowa w zakresie nauki i technologii; rozwój zasobów ludzkich. Eksperci mogą być obywatelami państw innych niż państwa członkowskie lub państwa stowarzyszone z programami ramowymi.

Komisja przygotowuje bazę danych ekspertów zawierającą szczegółowe informacje na temat odpowiednich kandydatów na podstawie zaproszeń do składania wniosków opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jedno zaproszenie będzie skierowane do osób indywidualnych, a inne do odpowiednich organizacji, takich jak krajowe agencje badawcze, instytucje badawcze i przedsiębiorstwa.

W dowolnym momencie Komisja, jeżeli uzna to za właściwe, może umieścić w bazie danych jakąkolwiek osobę z odpowiednimi umiejętnościami spoza list stworzonych w wyniku wyżej wspomnianych zaproszeń. Eksperci w bazie danych mogą zostać poproszeni o wsparcie Komisji w odniesieniu do działalności innej niż oceny projektów badawczych, jeśli wyrazili oni gotowość do brania udziału w takich zadaniach. Wspomnianą bazę danych można udostępnić, na żądanie, podmiotom finansującym badania z misją służby publicznej w państwach członkowskich i krajach stowarzyszonych z programami ramowymi oraz innym strukturom realizującym działalność badawczą UE utworzonym zgodnie z przepisami Traktatu. Decyzje w sprawie przyznania takiego dostępu będą podejmowane przez Dyrektora Generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych lub jego przedstawiciela(-li). Wspomniana baza danych może być również wykorzystywana przez Wspólne Centrum Badawcze Komisji do wyboru ekspertów w celu wsparcia działalności badawczej prowadzonej jako działania bezpośrednie (19).

Aby ocenić wnioski złożone w odpowiedzi na zaproszenie, Komisja sporządza listę odpowiednich ekspertów (zawierającą, w razie potrzeby, listę rezerwową). Listy są przygotowywane przede wszystkim w oparciu o następujące kryteria wyboru:

— wysoki poziom wiedzy fachowej,

— odpowiedni zakres kompetencji.

Jeśli spełnione są powyższe warunki, pod uwagę mogą być wzięte również inne kryteria:

— odpowiednia równowaga między wiedzą akademicką i przemysłową a użytkownikami;

— rozsądna równowaga płci wśród ekspertów (20);

— rozsądny rozkład pochodzenia ekspertów w ujęciu geograficznym (21);

— regularna rotacja ekspertów (22).

Przy tworzeniu list ekspertów Komisja uwzględnia również, w stosownych przypadkach, ich zdolności do radzenia sobie z wymiarem przemysłowym i/lub społecznym oraz politycznym zagadnień objętych zaproszeniem do składania wniosków. Eksperci muszą również posiadać odpowiednie umiejętności językowe niezbędne dla dokonania oceny wniosków.

W przypadkach gdy eksperci mają do czynienia z informacjami niejawnymi, do ich powołania konieczne jest odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa osobowego (23).

Decyzję w sprawie listy ekspertów, która zostanie użyta na potrzeby posiedzeń oceniających, podejmuje odpowiedni delegowany urzędnik zatwierdzający lub należycie powołani delegaci. Nazwiska ekspertów przypisanych do poszczególnych wniosków nie są podawane do wiadomości publicznej. Komisja publikuje jednak raz w roku w Internecie listę ekspertów, którzy byli zatrudniani do pracy przy programach ramowych i przy każdym programie szczegółowym.

3.3. Tryb powoływania, kodeks postępowania i konflikt interesów

Komisja podpisuje z każdym z ekspertów »akt powołania« na podstawie wzoru podanego w załączniku F.

Akt powołania zobowiązuje eksperta do przestrzegania kodeksu postępowania, określa podstawowe przepisy dotyczące poufności oraz zawiera w szczególności opis pracy, warunki płatności oraz zwrotu kosztów (zob. załącznik F).

Powołując ekspertów, Komisja (24) podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu zagwarantowania, że nie znajdą się oni w konflikcie interesów w odniesieniu do wniosków, w sprawie których mają wydawać opinię. W tym celu od ekspertów wymaga się podpisania deklaracji stwierdzającej, że nie istnieje jakikolwiek konflikt interesów (zob. załącznik F) w momencie ich powołania oraz zobowiązującej ich do powiadomienia Komisji zarówno o jego istnieniu, jak i o jego charakterze, jeśli taki konflikt powstanie w trakcie pełnienia przez nich obowiązków. Jeżeli Komisja zostanie poinformowana o takim fakcie, podejmie ona wszelkie konieczne działania, aby taki konflikt interesów usunąć. Ponadto w chwili przeprowadzania oceny wszyscy eksperci są zobowiązani do potwierdzenia, że nie istnieje jakikolwiek konflikt interesów w przypadku każdego z rozpatrywanych przez nich wniosków.

Deklaracja wprowadza rozróżnienie pomiędzy »dyskwalifikującym« i »potencjalnym« konfliktem interesów.

W przypadku zgłoszenia przez eksperta dyskwalifikującego konfliktu interesów lub stwierdzenia go przez Komisję na podstawie wszelkich dostępnych źródeł informacji, ekspert nie ocenia danego wniosku (grupa porozumienia) ani nie bierze udziału w ocenie panelowej (w tym w ewentualnych rozmowach) w trakcie rozpatrywania wniosku (25).

Eksperci, którzy są zatrudnieni przez jedną z organizacji składających wniosek, zwykle są uważani za znajdujących się w sytuacji »dyskwalifikującego« konfliktu interesów. Jeśli jednak jest to uzasadnione wymogiem wyznaczenia najlepszych dostępnych ekspertów i ograniczonym rozmiarem grupy wykwalifikowanych ekspertów, Komisja może podjąć decyzję o zaproszeniu takich ekspertów do wzięcia udziału w sesji oceny panelowej, jeśli dany ekspert pracuje w innym wydziale/laboratorium/instytucie niż ten, w którym mają być przeprowadzone prace, oraz jeśli wchodzące w ich skład jednostki zachowują wysoki stopień autonomii. W takim przypadku ekspert nie bierze udziału w dyskusji (lub elektronicznym forum), jeśli panel szczegółowo omawia wniosek dotyczący danej organizacji. Wspomniani eksperci nie będą brać udziału w żadnych rozmowach, jeśli dany wniosek dojdzie do fazy rozmów.

W wyjątkowych, należycie uzasadnionych przypadkach eksperci w opisanych powyżej okolicznościach mogą również uczestniczyć w grupie porozumienia dotyczącej danego wniosku. Komisja informuje pozostałych ekspertów w odnośnej grupie o powiązaniach danego eksperta.

W przypadku zgłoszenia potencjalnego konfliktu interesów przez eksperta lub zwrócenia na niego uwagi Komisji w jakikolwiek inny sposób Komisja rozważa okoliczności sprawy i na podstawie posiadanych przez nią obiektywnych informacji podejmuje decyzję, czy w istocie występuje konflikt interesów (26). Jeśli stwierdzone zostanie występowanie rzeczywistego konfliktu interesów, ekspert zostanie wykluczony w taki sam sposób, jak w przypadku zaistnienia dyskwalifikującego konfliktu interesów. W pozostałych przypadkach, w zależności od konkretnych okoliczności sprawy i należycie uwzględniając związane z tym zagrożenia, Komisja może podjąć decyzję zezwalającą ekspertowi na branie udziału w ocenie. Ekspert musi podpisać oświadczenie, że będzie działać w sposób bezstronny.

Komisja może podjąć wszelkie właściwe środki w celu zapobiegania konfliktowi interesów. Rola eksperta może zostać ograniczona do uczestnictwa w panelu ds. przeglądu. W takim przypadku ekspert opuszcza pomieszczenie (lub elektroniczne forum), gdy panel omawia indywidualny wniosek, w przypadku którego ma miejsce jakikolwiek konflikt interesów.

Jeżeli dotychczas niepodejrzewany konflikt interesów ujawni się w trakcie procesu oceny, ekspert musi natychmiast zgłosić ten fakt urzędnikowi Komisji. Jeżeli konflikt zostanie uznany za dyskwalifikujący, ekspert musi powstrzymać się od kontynuowania oceny przedmiotowego wniosku. Wszelkie wcześniejsze uwagi zgłoszone przez tego eksperta i przyznane przez niego punkty w odniesieniu do danego wniosku nie zostaną uwzględnione. W razie potrzeby ekspert zostanie zastąpiony.

Jeżeli ekspert świadomie ukrywa fakt zaistnienia dyskwalifikującego lub potencjalnego konfliktu interesów i fakt ten zostanie odkryty podczas przeprowadzania oceny, dany ekspert zostanie natychmiast wykluczony i zastosowane zostaną wobec niego sankcje przewidziane w akcie powołania i/lub w rozporządzeniu finansowym i jego przepisach wykonawczych. Wyniki prac wszelkich grup porozumienia, w których taki ekspert uczestniczył, zostaną uznane za nieważne, a przedmiotowy wniosek lub przedmiotowe wnioski zostaną poddane ponownej ocenie.

Analogicznie do art. 265a ust. 3 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego naruszenie kodeksu postępowania lub inne poważne przewinienie popełnione przez eksperta może zostać zakwalifikowane jako poważne naruszenie obowiązków zawodowych i może prowadzić do wykluczenia tego eksperta z listy ekspertów przygotowanej w drodze zaproszenia do zgłoszeń zainteresowania współpracą przewidzianego w art. 179a rozporządzenia finansowego. W rezultacie takiego wyłączenia ekspert zostanie usunięty z bazy danych i otrzyma zakaz ponownej rejestracji na czas trwania wyłączenia.

3.4. Niezależni obserwatorzy

W celu zapewnienia wysokiego stopnia przejrzystości Komisja może powołać niezależnych ekspertów, którzy będą pełnić funkcję obserwatorów (zwanych dalej »obserwatorami«) procesu oceny pod kątem jego działania i wykonania. Rolą obserwatorów jest udzielanie Komisji niezależnych porad dotyczących przebiegu i uczciwości wszystkich faz posiedzeń oceniających oraz sposobów, w jaki eksperci przeprowadzający ocenę stosują kryteria oceny oraz możliwych sposobów usprawnienia tych procedur. W związku z tym obserwatorzy sprawdzają, czy procedury ustanowione lub przywołane w tych zasadach są przestrzegane i przekazują Komisji swoje wnioski i zalecenia. Obserwatorów zachęca się również do prowadzenia nieformalnych rozmów z urzędnikami Komisji biorącymi udział w posiedzeniach oceniających i do proponowania wszelkich możliwych usprawnień, które mogą być natychmiast zastosowane w praktyce. W każdym razie, w ramach swojej pracy nie powinni oni wyrażać poglądów na temat badanych wniosków lub na temat opinii ekspertów oceniających wnioski.

Z powyższego względu nie jest konieczne, aby obserwatorzy posiadali fachową wiedzę z dziedziny ocenianych wniosków. W rzeczywistości korzystne jest unikanie sytuacji, w której obserwatorzy posiadają zbyt dogłębną wiedzę w zakresie konkretnego obszaru naukowo-technicznego w celu uniknięcia konfliktów między opiniami obserwatorów dotyczącymi wyniku oceny i ich opiniami dotyczącymi funkcjonowania posiedzeń. W każdym razie, nie będą oni wyrażali poglądów na temat badanych wniosków lub na temat opinii osób oceniających wnioski.

Obserwatorzy są proszeni o obecność od początku posiedzeń oceniających, kiedy Komisja przekazuje wskazówki ekspertom. Kiedy część oceny odbywa się poza pomieszczeniami Komisji (»ocena na odległość«), obserwator może ocenić ten etap po jego przeprowadzeniu na podstawie dyskusji z ekspertami po ich zebraniu się w Brukseli (lub w innym centralnym miejscu oceny).

Komisja informuje komitety programowe o wyborze ekspertów na obserwatorów oraz o zakresie ich uprawnień, jak również o ustaleniach obserwatorów i może udostępnić do wiadomości publicznej streszczenie sporządzonego przez nich sprawozdania.

Od obserwatorów wymaga się, aby respektowali te same zobowiązania w zakresie poufności i unikania konfliktu interesów, co osoby oceniające oraz podpisali w związku z tym tę samą deklarację (zob. załącznik F). Nie wolno im ujawniać szczegółów dotyczących wniosków, ekspertów, których wyznaczono do zbadania wniosków, ani rozmów prowadzonych w czasie panelów oceniających. Obserwatorzy muszą przestrzegać kodeksu postępowania załączonego do ich aktu powołania.

3.5. Kryteria oceny

Wszystkie kwalifikujące się wnioski są oceniane przez Komisję, której pomagają eksperci, jeżeli ich udział jest przewidziany, celem ich oceny merytorycznej pod kątem kryteriów odnoszących się do danego zaproszenia.

Szczegółowe kryteria oceny i podkryteria (27) wraz z odnoszącymi się do nich wagami i progami są określone w programach prac na podstawie zasad podanych w programach szczegółowych i kryteriów podanych w zasadach uczestnictwa. Na kryteria składają się kryteria wyboru i kryteria przyznawania dotacji w rozumieniu rozporządzenia finansowego (art. 115) i jego przepisów wykonawczych (28) (art. 176 i 177).

Sposób stosowania tych kryteriów może zostać szerzej omówiony w zaproszeniu do składania wniosków i związanym z nim przewodniku dla wnioskodawców.

3.6. Punktacja wniosków

Eksperci badają kwestie, które należy wziąć pod uwagę, w tym każde z kryteriów oceny, i przyznają za nie punkty w skali od 0 do 5. Można przyznawać połówki punktów.

Dla każdego badanego kryterium kolejne punkty oznaczają następujące oceny:

— wniosek nie spełnia analizowanego kryterium lub nie można go ocenić z powodu braku lub niekompletności informacji,

— niedostateczna: kryterium jest spełnione w niewłaściwy sposób lub istnieją poważne zasadnicze niedociągnięcia,

— dostateczna: wniosek zasadniczo spełnia dane kryterium, lecz posiada poważne niedociągnięcia,

— dobra: wniosek dobrze spełnia analizowane kryterium, choć konieczne będą ulepszenia,

— bardzo dobra: wniosek bardzo dobrze spełnia analizowane kryterium, choć możliwe są wciąż pewne ulepszenia,

— doskonała: wniosek zadowalająco spełnia wszystkie istotne aspekty danego kryterium. Wszelkie niedociągnięcia są mało istotne.

3.7. Progi i ważenie ocen

Progi

Progi można wyznaczać dla niektórych bądź wszystkich kryteriów w sposób powodujący, iż wniosek, który nie osiągnie wyznaczonych ocen progowych zostanie odrzucony. Ponadto można wyznaczyć również próg ogólny. Progi stosowane w odniesieniu do każdego kryterium oraz wszelkie progi ogólne określa się w programie prac i w zaproszeniu.

Jeżeli wniosek nie osiąga progu dla danego kryterium, ocenę wniosku można wstrzymać.

Można podjąć decyzję o podziale procesu oceny na kilka etapów, z możliwością badania różnych kryteriów przez różnych ekspertów. W przypadku przeprowadzania oceny w kilku następujących po sobie etapach wniosek, który nie zdoła uzyskać oceny progowej, nie może zostać dopuszczony do następnego etapu. Takie wnioski można w trybie natychmiastowym zaklasyfikować jako wnioski odrzucone.

Współczynnik wagowy

Z uwagi na szczególny charakter systemów finansowania i zaproszenia można podjąć decyzję o ważeniu kryteriów. Stosowane do każdego kryterium współczynniki wagowe określone są w programie prac i w zaproszeniu.

3.8. Szczegółowy opis oceny wniosków (29)

a) Odprawa instruktażowa dla ekspertów

Komisja odpowiada za przeprowadzenie odprawy instruktażowej dla ekspertów przed posiedzeniami oceniającymi. Odprawa instruktażowa dla ekspertów dotyczy procesów i procedur oceny, jak również stosowanych kryteriów oceny oraz wartości merytorycznej i oczekiwanych skutków rozpatrywanych tematów badawczych. Będzie ona obejmowała konkretne uwagi dotyczące poufności, bezstronności i zatajenia konfliktu interesów.

Szczególna uwaga będzie poświęcona przekazaniu instrukcji ekspertom, którzy będą pracować na odległość, w przypadku gdy potrzebne będą specjalnie przygotowane materiały (np. CD-ROM-y, prezentacje w Internecie). Utrzymywany będzie bliski kontakt z poszczególnymi ekspertami celem wspierania ich w razie jakichkolwiek pytań.

b) Indywidualna ocena wniosków

Wnioski są oceniane przez co najmniej trzech ekspertów. Co najmniej pięciu ekspertów będzie oceniało wnioski z zakresu sieci doskonałości oraz w innych przypadkach określonych w odpowiednim przewodniku dla wnioskodawców.

W początkowej fazie oceny każdy z ekspertów pracuje niezależnie, wystawiając oceny i zamieszczając komentarze dotyczące każdego z kryteriów opisanych w programie prac i zaproszeniu.

Informują oni również, jeśli wniosek:

— całkowicie wychodzi poza zakres zaproszenia do składania wniosków,

— dotyczy kwestii drażliwych ze względów etycznych,

— wymaga dalszej analizy w odniesieniu do kwestii bezpieczeństwa (zob. załącznik B).

Gdy stosuje się ocenę na odległość, Komisja przekazuje każdemu poszczególnemu ekspertowi kopie wniosków do zbadania. Może tego dokonać poprzez przesłanie kopii papierowych pocztą lub kurierem albo poprzez udostępnienie wniosku drogą elektroniczną.

Uzasadnienie punktacji

Eksperci są zobowiązani do dołączenia komentarzy do wszystkich przyznanych przez siebie punktów. Komentarze te muszą zawsze być spójne z przyznaną punktacją i mogą służyć jako wkład do dyskusji konsensualnej oraz związanego z nią sprawozdania konsensualnego.

Wynik oceny indywidualnej

Po przeprowadzeniu indywidualnej oceny wniosku ekspert przygotowuje indywidualne sprawozdanie z oceny podsumowujące jego samodzielną lekturę i ocenę wniosku. W przypadku oceny na odległość jej wyniki przekazuje się Komisji drogą pocztową lub elektroniczną. Indywidualna ocena eksperta nie jest później zmieniana. Podpisując (lub zatwierdzanie drogą elektroniczną) indywidualne sprawozdanie z oceny, każdy z ekspertów potwierdza, że w jego przypadku nie ma żadnego konfliktu interesów w odniesieniu do oceny danego wniosku.

W pewnych przypadkach ekspertów można poprosić o dokonanie wyłącznie oceny indywidualnej. W takiej sytuacji ich sprawozdanie z oceny indywidualnej przekazuje się ekspertom uczestniczącym w fazie osiągania konsensusu (zob. poniżej) do uwzględnienia przy sporządzaniu sprawozdania konsensualnego.

Jeżeli wniosek zostanie uznany przez wszystkich poszczególnych ekspertów za wychodzący poza zakres zaproszenia do składania wniosków, może zostać uznany za niekwalifikowalny i nie zostać dopuszczony do kolejnego etapu uzgadniania stanowiska.

c) Konsensus

Po zakończeniu ocen indywidualnych przez wszystkich ekspertów, którzy byli przypisani do pracy nad danym wnioskiem, następuje etap pracy nad oceną konsensualną reprezentującą wspólne poglądy ekspertów.

Zazwyczaj wiąże się to z koniecznością odbycia posiedzenia konsensualnego (lub organizacją elektronicznego forum) w celu omówienia przyznanych punktów i przygotowania komentarzy.

Dyskusji konsensulanej przewodniczy przedstawiciel Komisji (»moderator«). Rolą moderatora jest poszukiwanie konsensusu między poszczególnymi opiniami ekspertów bez wywierania wpływu na ich nastawienie na korzyść konkretnych wniosków albo zaangażowanych organizacji lub przeciwko nim oraz zapewnienie uczciwej i sprawiedliwej oceny każdego wniosku zgodnie z wymaganymi kryteriami oceny.

Moderator grupy może wyznaczyć jednego z ekspertów jako odpowiedzialnego za przygotowanie sprawozdania konsensualnego (»sprawozdawcę«).

Eksperci starają się jednomyślnie uzgodnić punktację dla każdego z kryteriów, które zostały ocenione, i odpowiednie komentarze uzasadniające ocenę. Komentarze powinny mieć formę odpowiednią do przekazania ich jako informacji zwrotnej koordynatorowi danego wniosku. Punkty i komentarze są określone w sprawozdaniu konsensualnym.

W stosownych przypadkach eksperci uzgadniają również wspólne stanowisko w kwestii zakresu, etyki i bezpieczeństwa, jak wspomniano w lit. b) powyżej.

Jeżeli w trakcie dyskusji konsensualnej niemożliwe okaże się osiągnięcie przez wszystkich ekspertów wspólnego punktu widzenia w odniesieniu do któregokolwiek aspektu wniosku, urzędnik Komisji odpowiedzialny za ocenę może poprosić o zbadanie wniosku maksymalnie trzech dodatkowych ekspertów.

Wynik konsensusu

Wynikiem procesu dochodzenia do konsensusu jest sprawozdanie konsensualne podpisane (lub zatwierdzone drogą elektroniczną) przez moderatora i wszystkich ekspertów lub przynajmniej przez moderatora i »sprawozdawcę«. Moderator jest odpowiedzialny za zapewnienie, aby sprawozdanie konsensualne odzwierciedlało osiągnięty konsensus wyrażony w liczbie zdobytych punktów i komentarzach. W przypadku gdy osiągnięcie konsensusu jest niemożliwe, sprawozdanie określa pogląd większości ekspertów, ale zawiera również poglądy przeciwne (mogą one być zawarte w załączniku), zgłoszone przez konkretnego eksperta lub poszczególnych ekspertów.

Komisja podejmie niezbędne kroki w celu zapewnienia jakości sprawozdań konsensualnych, ze zwróceniem szczególnej uwagi na przejrzystość, spójność i odpowiedni poziom szczegółowości. Jeśli konieczne będą istotne zmiany, sprawozdania będą kierowane ponownie do odpowiednich ekspertów.

Podpisanie (lub elektroniczne zatwierdzenie) sprawozdania konsensualnego kończy etap dochodzenia do konsensusu.

Ocena ponownie złożonego wniosku

W przypadku wniosków, które były wcześniej przedstawione Komisji w ramach 7PR, moderator przekazuje ekspertom wcześniejsze sprawozdanie podsumowujące ocenę (zob. poniżej) na etapie dochodzenia do konsensusu, jeśli poprzednia ocena odbywała się w porównywalnych warunkach (np. zasadniczo podobne tematy programu prac i kryteria). W razie potrzeby eksperci będą proszeni o podanie jasnego uzasadnienia swojej oceny i komentarzy, jeśli będą się one znacznie różnić od wcześniej przyznanych wnioskowi.

d) Ocena panelowa

Jest to ostatni etap, w który zaangażowani są eksperci. Umożliwia on im sformułowanie swoich zaleceń dla Komisji po zapoznaniu się z wynikami etapu dochodzenia do konsensusu. Praktyczne ustalenia zależą od charakteru zaproszenia i liczby wniosków złożonych w odpowiedzi na nie.

W odniesieniu do konkretnego zaproszenia lub części zaproszenia można zorganizować pracę ekspertów w ten sposób, by wszyscy eksperci badali wszystkie wnioski i przeprowadzali ich ostateczny przegląd w tym samym czasie, w którym przygotowują sprawozdania konsensualne. W ten sposób uznaje się, że wspomniani eksperci stanowią panel.

W przeciwnym razie tworzony jest nowy panel, w skład którego mogą wchodzić eksperci uczestniczący w etapie dochodzenia do konsensusu, nowi eksperci lub zarówno jedni, jak i drudzy. Można utworzyć jeden panel dla całego zaproszenia lub kilka paneli zajmujących się różnymi działaniami, tematami lub systemami finansowania.

Rola panelu

Głównym zadaniem panelu jest badanie i porównywanie sprawozdań konsensualnych w danym obszarze w celu sprawdzenia spójności ocen i komentarzy będących rezultatem dyskusji konsensualnych oraz, w razie konieczności, zaproponowanie nowego zestawu ocen lub przeglądu komentarzy.

Zadania panelu mogą również obejmować:

— rozmowy z wnioskodawcami, których wnioski przeszły ustalone progi (zob. poniżej),

— rozwiązywanie spraw, w odniesieniu do których w sprawozdaniu konsensualnym odnotowano pogląd mniejszości,

— zalecenia w zakresie porządku pierwszeństwa wniosków z taką samą punktacją (jedynie w razie konieczności, przy uwzględnieniu dostępnego budżetu lub innych warunków zaproszenia określonych w programie prac),

— przygotowywanie zaleceń dotyczących możliwego grupowania i łączenia wniosków.

Panelowi przewodniczy Komisja lub ekspert wyznaczony przez Komisję. W każdym przypadku Komisja zapewnia uczciwe i równe traktowanie wniosków podczas dyskusji panelowych. Można powołać sprawozdawcę panelu (którym może być również przewodniczący), aby w imieniu panelu przygotował projekt wskazówek.

Rozmowy z wnioskodawcami

Rozmowy z wnioskodawcami można zorganizować w ramach posiedzeń panelu. Rozmowy mogą być szczególnie przydatne w zaproszeniach lub częściach zaproszeń, które przyciągają integracyjne wspólne projekty na dużą skalę i/lub sieci doskonałości.

Zaproszenia na rozmowy są wysyłane do koordynatorów wniosków, które w drodze konsensusu uzyskały wyniki powyżej progów jednostkowych i łącznych. W przypadku niektórych zaproszeń może zostać podjęta decyzja o rozszerzeniu zaproszenia na przedstawicieli wniosków, które przeszły indywidualne progi, ale nie udało im się przekroczyć progu łącznego.

W każdym przypadku warunki odnoszące się do zaproszeń będą stosowane konsekwentnie w odniesieniu do wszystkich wniosków złożonych w odpowiedzi na zaproszenie lub część zaproszenia w ramach określonej orientacyjnej linii budżetowej programu prac.

Rozmowy są źródłem dodatkowych informacji, które jeszcze dokładniej objaśniają wnioski i pomagają panelowi w ustaleniu ostatecznej kolejności i punktacji wniosków. Rozmowy mają poprawić zrozumienie danego wniosku przez ekspertów, ale w żaden sposób nie mogą modyfikować bądź ulepszać samego wniosku. Wnioskodawcy więc zapraszani będą nie po to, aby przedstawić swój wniosek, ale aby dostarczyć wyjaśnień i szczegółów dotyczących przedłożonych im wcześniej pytań.

Do rozpatrywania wymagających specjalistycznej wiedzy szczególnych kwestii pojawiających się w indywidualnych wnioskach można zaprosić dodatkowych, kompetentnych ekspertów, którzy wezmą udział w rozmowach na temat tych wniosków. W takiej sytuacji dodatkowych ekspertów zaprasza się jedynie do wygłoszenia komentarzy na temat konkretnej kwestii, o której posiadają oni wiedzę, a nie całego wniosku.

Jeżeli składające wniosek konsorcjum nie uczestniczy w rozmowie, lecz w formie pisemnej odpowiada na przesłane pytania, jego pisemne odpowiedzi zostaną uwzględnione. Jeżeli konsorcjum nie odpowie na pytania ani nie weźmie udziału w rozmowie, panel wystawia ostateczną ocenę i przedstawia ostateczne komentarze jedynie na podstawie początkowo złożonych materiałów.

W pewnych okolicznościach rozmowę można w całości przeprowadzić za pomocą procedury pisemnej.

Rozmowy można też ewentualnie prowadzić przez telefon lub za pomocą wideokonferencji.

Szczegółowe ustalenia dotyczące rozmów zostaną opisane w przewodniku dla wnioskodawców.

Wynik oceny panelowej

Wynikiem oceny panelowej jest sprawozdanie zawierające głównie:

— sprawozdanie podsumowujące ocenę (SPO) dla każdego wniosku zawierające komentarze i punkty oraz uwzględniające wszelkie rozmowy. W stosownych przypadkach opisuje się wszelkie kwestie etyczne i względy bezpieczeństwa,

— listę wniosków, które przekroczyły progi, wraz z ostateczną punktacją każdego wniosku, który przekroczył progi, oraz zaleceniami panelu dotyczącymi porządku pierwszeństwa,

— listę ocenionych wniosków, które nie przeszły jednego lub kilku progów,

— listę wniosków uznanych podczas oceny za niekwalifikowane,

— zapisy rozmów (w stosownych przypadkach),

— podsumowanie wszelkich innych zaleceń panelu.

Jeśli ten sam panel analizował wnioski złożone w odniesieniu do różnych części zaproszenia (na przykład różnych systemów finansowania lub różnych tematów, którym przyznano odrębne orientacyjne budżety w programie prac), sprawozdanie może zawierać odpowiednio wiele list.

Sprawozdania podsumowujące ocenę uzgodnione przez panel ekspertów mogą zawierać zalecenia w zakresie dalszych ulepszeń wniosków, które już zostały wysoko ocenione.

Zalecenia te będą miały na celu bardziej skuteczną realizację proponowanych prac, na przykład poprzez zmianę szczegółów metodologii lub przez usunięcie zbędnych pakietów prac. Eksperci wskażą prawdopodobny wpływ tych zmian na nakłady i sprzęt oraz mogą wskazać ich wpływ na budżet. Eksperci mogą również zasugerować zmniejszenie nakładu i/lub budżetu bez zmian merytorycznych, jeśli przyczyny takiej redukcji są dobrze uzasadnione.

W należycie uzasadnionych przypadkach panel może zalecić połączenie z innymi wnioskami lub finansowanie do pewnego docelowego poziomu, z możliwością przyznania finansowania uzupełniającego w wyniku kolejnego zaproszenia do składania wniosków.

W stosownych przypadkach eksperci wydają zalecenie dotyczące finansowania projektów wymagających wyższego poziomu zwrotu kosztów na badania związane z bezpieczeństwem i rozwojem technologicznym, w przypadkach w których jest to uzasadnione rozwojem zdolności w dziedzinach o bardzo ograniczonej wielkości rynku i ryzykiem »niedoskonałości rynku« oraz w przypadku przyspieszonego opracowywania sprzętu w odpowiedzi na nowe zagrożenia (30).

Sprawozdanie panelowe jest podpisywane przez minimum trzech ekspertów, w tym »sprawozdawcę« panelu (jeżeli został on wyznaczony) i jego przewodniczącego.

3.9. Informacje zwrotne dla wnioskodawców

Komisja przesyła drogą elektroniczną pismo (»wstępne pismo informacyjne«) do koordynatora każdego z ocenianych wniosków. Do tego pisma załącza się SPO, z wyjątkiem przypadku wnioskodawców zakwalifikowanych po pierwszym etapie w procedurze dwuetapowej, jak opisano w załączniku C. Pismo i SPO mogą również zostać wysłane w formie papierowej. Celem tej procedury jest szybkie wskazanie wnioskodawcom, jak ich wniosek wypadł w ocenie ekspertów. Na tym etapie Komisja nie może jednak podejmować zobowiązań w zakresie ewentualnego wyboru i finansowania.

W przewodniku dla wnioskodawców określony będzie przewidywany termin wysłania tych pism (31).

Komisja nie będzie zmieniała SPO, które stanowią część sprawozdania panelu, chyba że będzie to konieczne w celu poprawy czytelności lub, wyjątkowo, w celu usunięcia błędów merytorycznych lub niestosownych komentarzy, które nie zostały skorygowane przy wcześniejszej korekcie. Punktacja nie będzie nigdy zmieniana. SPO odzwierciedla konsensus osiągnięty przez ekspertów, w tym ostateczną ocenę przeprowadzoną przez panel. Zawiera komentarze i punkty odnoszące się do każdego z kryteriów oraz ogólną ocenę, jak również ogólne komentarze w stosownych przypadkach. Zapisane komentarze muszą podawać wystarczające i jasne uzasadnienie wystawionych ocen i, w stosownych przypadkach, wszelkie zalecenia dotyczące modyfikacji wniosku, jeżeli wniosek zostanie zachowany do negocjacji. W wyjątkowych przypadkach można zalecić grupowanie lub łączenie z innymi wnioskami.

W przypadku wniosków odrzuconych z powodu braku osiągnięcia jednego z progów oceny, komentarze do analizowanych kryteriów zawarte w SPO będą kompletne tylko do momentu, w którym zanotowano brak osiągnięcia progu.

Koordynatorzy wniosków uznanych za niekwalifikowalne zostaną poinformowani o przyczynach takiej decyzji.

Koordynatorzy wniosków odrzuconych ze względów bezpieczeństwa zostaną poinformowani o przyczynach takiej decyzji.

4. ZAKOŃCZENIE OCENY

Na tym etapie służby Komisji dokonują przeglądu wyników oceny dokonanej przez ekspertów i przygotowują swoją własną ocenę wniosków, a w szczególności przegląd wkładu finansowego Unii Europejskiej lub Euratomu, w oparciu o porady udzielone przez ekspertów.

4.1. Lista rankingowa przygotowana przez Komisję

Wnioski klasyfikowane są w kolejności odpowiadającej wynikom oceny. Decyzje o przyznaniu finansowania podejmowane są na podstawie tej klasyfikacji (32).

Odpowiedzialny departament sporządza ostateczną listę wniosków do ewentualnego finansowania spośród tych, które przeszły progi oceny, na podstawie wyników oceny ekspertów. Pod uwagę bierze się otrzymane oceny i rady przekazane przez ekspertów. Uwzględniane są również: dostępny budżet, strategiczne cele programu, polityka Unii lub Euratomu, jak również ogólny bilans wniosków do finansowania.

Liczba wniosków na liście zależy od dostępnego budżetu. Wnioski są uszeregowane w porządku pierwszeństwa, chyba że istnieją wystarczające środki budżetowe na sfinansowanie wszystkich wniosków, które przeszły konieczne progi.

Zasadniczo Komisja przestrzega porządku pierwszeństwa wniosków zasugerowanego przez ekspertów. W wyjątkowych przypadkach, należycie uzasadnionych i zatwierdzonych na właściwym poziomie, wniosek może zostać umieszczony w innym porządku pierwszeństwa niż zaproponowany przez ekspertów. Powody ustalenia tego porządku są określone.

Sugerowany wkład finansowy Unii lub Euratomu jest określany dla każdego z tych wniosków w oparciu o komentarze ekspertów oraz analizy własne departamentu. Możliwe są cięcia budżetowe, ale nie będą one dokonywane w celu wspierania dodatkowych projektów, które w innym przypadku nie byłyby finansowane.

Odpowiedzialny departament następnie konsultuje się z innymi zainteresowanymi departamentami i dyrekcjami generalnymi w sprawie listy wniosków, jakie zamierza wybrać do finansowania, w tym sugerowanego wkładu finansowego Unii lub Euratomu dla każdego z wniosków. Można wskazać listę rezerwową (zob. poniżej).

Wewnętrzne konsultacje dotyczą również wszelkich aspektów, które powinny być zmienione podczas negocjacji, na podstawie porad ekspertów. Mogą one obejmować specjalne warunki dotyczące łączenia wniosków lub warunkowego finansowania zasugerowanego przez ekspertów (zob. sekcja 3.8).

W wyniku konsultacji wewnętrznych sporządzana jest ostateczna lista rankingowa Komisji i ustanawia się mandaty negocjacyjne. Jeśli w wyniku konsultacji okaże się, że bardzo podobne prace są już finansowane gdzie indziej lub jeżeli na podstawie wniosku prowadzone byłyby prace w sposób oczywisty niezgodne z określoną polityką Unii lub Euratomu, możliwe jest, że projekt, który pierwotnie został zakwalifikowany do finansowania przez właściwy departament, nie pojawi się na ostatecznej liście rankingowej Komisji.

4.2. Lista rezerwowa Komisji

Lista propozycji wybranych przez Komisję do negocjacji jest tworzona z uwzględnieniem dostępnego budżetu (wskazanego w zaproszeniu do składania ofert). Pewna liczba wniosków może być zachowana w rezerwie na wypadek niepowodzenia negocjacji dotyczących projektów, wycofania wniosków, uzgodnienia oszczędności budżetowych w trakcie negocjacji lub udostępnienia dodatkowego budżetu z innych źródeł.

Koordynatorzy wniosków zachowanych w rezerwie otrzymują potwierdzenie, że możliwe jest zaproponowanie negocjacji dotyczących sporządzenia umowy o udzieleniu dotacji, pod warunkiem że udostępnione zostaną dodatkowe środki finansowe. Wspomniane potwierdzenie może również podawać datę, po której prawdopodobnie nie będą już przedstawiane kolejne propozycje dotyczące negocjacji.

Po wyczerpaniu budżetu na dane zaproszenie przekazuje się tę informację koordynatorom wniosków pozostających w »rezerwie«, których nie udało się sfinansować, a wnioski te zostają odrzucone (zob. poniżej).

4.3. Decyzje Komisji o odrzuceniu

Komisja podejmuje oficjalną decyzję o odrzuceniu wniosków uznanych za niekwalifikujące się (zarówno przed lub w trakcie oceny), które nie przekroczyły progów dla kryteriów oceny, oraz tych, które z powodu swojej niskiej pozycji na liście nie mogły być finansowane z uwagi na to, że dostępny budżet jest niewystarczający. Komisja może odrzucić wszystkie propozycje poniżej pewnego poziomu, niezależnie od dostępności budżetu i komentarzy ekspertów, jeżeli uzna, że ich poziom jakości jest niewystarczający, aby zasługiwały na wsparcie. Komisja może również odrzucić wnioski z przyczyn etycznych w następstwie oceny etycznej (zob. załącznik A) lub ze względów bezpieczeństwa zgodnie z procedurą opisaną w załączniku B.

Po wydaniu decyzji o odrzuceniu koordynatorów odrzuconych wniosków informuje się pisemnie o decyzji Komisji. Pismo informujące ich zawiera również uzasadnienie odrzucenia.

Komisja nie odrzuci wniosków będących przedmiotem toczącej się procedury odwoławczej (zob. sekcja 5.3).

5. NEGOCJACJE I PRZYZNAWANIE POMOCY

5.1. Negocjacje dotyczące wniosków

Koordynatorów wniosków, które nie zostały odrzucone i na które dostępne jest finansowanie, zaprasza się do rozpoczęcia negocjacji. Jeśli ma to miejsce przed przygotowaniem listy rankingowej Komisji i sfinalizowaniem mandatów negocjacyjnych, zaproszenie będzie wyraźnie informowało, że negocjacje mogą być zakończone lub mandat negocjacyjny zmieniony, jeżeli będzie to konieczne w związku z wynikami konsultacji z innymi departamentami.

W trakcie negocjacji Komisja może być wspomagana przez ekspertów, wśród których mogą znaleźć się eksperci zaangażowani na etapie oceny.

Oprócz wszelkich kwestii poruszonych w SPO wnioskodawcy mogą zostać poproszeni o dalsze informacje administracyjne, prawne, techniczne i finansowe niezbędne do przygotowania umowy o udzieleniu dotacji (33). Komisja może zażądać wprowadzenia zmian, w tym możliwych zmian w budżecie, zgodnie z mandatem negocjacyjnym wspomnianym powyżej (sekcja 4.1). Komisja uzasadni wszelkie wymagane zmiany.

Zmiany aspektów dotyczących zarządzania i kwestii naukowych będą obejmowały w szczególności poprawki proponowanej pracy zgodnie z określonym mandatem negocjacyjnym opisanym w sekcji 4.1. Aspekty prawne obejmują w szczególności weryfikację istnienia i statusu prawnego uczestników, przegląd specjalnych klauzul w umowie o udzieleniu dotacji lub warunków wymaganych w przypadku danego projektu oraz inne aspekty związane ze sporządzeniem ostatecznej umowy o udzieleniu dotacji (w tym datę rozpoczęcia projektu, terminy sprawozdań i inne wymogi prawne). Aspekty finansowe obejmują określenie wkładu WE, maksymalnie do określonego poziomu, kwotę wstępnego finansowania, szacunkowy podział środków budżetowych i wkład finansowy Unii lub Euratomu na działanie i na uczestnika, a także, w razie potrzeby, ocenę możliwości finansowych koordynatora i wszelkich innych uczestników.

Dotacje nie mogą być przyznawane potencjalnym uczestnikom, którzy w czasie trwania procedury przyznawania dotacji znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego (związanych na przykład z bankructwem, wyrokiem skazującym, poważnym wykroczeniem zawodowym, niepłaceniem składek na ubezpieczenie społeczne, innymi nielegalnymi działaniami, wcześniejszym zerwaniem umowy, konfliktem interesów, wprowadzaniem w błąd).

Potencjalny uczestnik, który dopuścił się nieprawidłowości przy realizacji jakiegokolwiek innego działania w ramach programu Unii lub Euratomu, może w dowolnym momencie zostać wykluczony z procedury wyboru, przy właściwym uwzględnieniu zasady proporcjonalności. Wniosek, który narusza fundamentalne zasady etyczne lub który nie spełnia warunków określonych w programie prac lub w zaproszeniu do składania wniosków, nie zostanie wybrany (34).

Zgodnie z art. 54 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, wydatki współfinansowane z 7PR nie otrzymują pomocy z funduszy strukturalnych.

Wszelkie uzgodnienia dotyczące łączenia projektów są również rozpatrywane na tym etapie, a kwestie etyczne (zob. załącznik A) lub względy bezpieczeństwa (zob. załącznik B) są w razie potrzeby wyjaśniane i rozwiązywane.

Jeżeli niemożliwe okaże się osiągnięcie porozumienia z koordynatorem działającym w imieniu konsorcjum, z zachowaniem rozsądnego nieprzekraczalnego terminu, który Komisja może nałożyć w odniesieniu do dowolnych kwestii omawianych na etapie negocjacji, negocjacje mogą zostać zakończone, a dany wniosek odrzucony decyzją Komisji.

Komisja może zakończyć negocjacje, jeśli koordynator zaproponuje zmianę projektu pod względem jego celów, kwestii naukowo-technicznych, składu konsorcjum lub innych aspektów w zakresie, który powoduje, że zaczyna on znacznie różnić się od wniosku, który był oceniany, lub w sposób, który nie jest zgodny z mandatem negocjacyjnym.

Negocjacje dotyczące wniosków znajdujących się na liście rezerwowej można rozpocząć w momencie, gdy będzie wiadomo, że dostępny jest wystarczający budżet na finansowanie jednego lub większej liczby takich projektów. W zależności od dostępności budżetu negocjacje należy rozpocząć od wniosków z czołowych miejsc listy rezerwowej i kontynuować zgodnie z porządkiem wyznaczonym w ostatecznym rankingu.

5.2. Przyznanie dotacji

Jeżeli negocjacje zakończą się sukcesem (tj. gdy szczegóły umowy o udzieleniu dotacji zostaną uzgodnione z wnioskodawcami, a wszystkie wymagane kontrole przeprowadzone), Komisja finalizuje swoje wewnętrzne procedury finansowe i prawne, procedurę konsultacji z komitetem programu przewidzianą w programie szczególnym i przyjmuje odpowiednią decyzję dotyczącą wyboru. Po przyjęciu decyzji dotyczącej wyboru przyznaje się dotację na finansowanie w drodze formalnej umowy o udzieleniu dotacji między Komisją a koordynatorem i pozostałymi uczestnikami.

5.3. Pomoc, udzielanie informacji i procedury odwoławcze

W przewodniku dla wnioskodawców można znaleźć informacje, w jaki sposób wnioskodawcy mogą szukać pomocy lub informacji na temat wszelkich spraw związanych z zaproszeniem do składania wniosków i kolejnymi procedurami. Podane w nich będą dane kontaktowe zarówno krajowych punktów kontaktowych, jak i biura Komisji udzielającego informacji. Kwestiami związanymi z elektronicznym systemem składania wniosków zajmuje się specjalny dział pomocy technicznej.

Ponadto we »wstępnym piśmie informacyjnym«, o którym mowa w sekcji 3.9, podany będzie adres, pod który można kierować wszelkie pytania dotyczące wyników konkretnej oceny.

We wspomnianym piśmie będzie również podany adres, pod który można się zwrócić, jeżeli koordynator uzna, że przy rozpatrywaniu jego wniosku popełniono uchybienia, które w negatywny sposób wpłynęły na wynik oceny. W piśmie będzie również podany termin jednego miesiąca od daty wysłania pisma Komisji, do którego można składać takie odwołania. Koordynator powinien podać nazwę i identyfikator zaproszenia, numer (jeśli istnieje), nazwę i skrót nazwy wniosku oraz pełny opis zarzucanego uchybienia. Sposób składania skargi będzie opisany w piśmie (np. za pośrednictwem specjalnej strony internetowej).

Wewnętrzny komitet ds. weryfikacji oceny (»komitet odwoławczy«) zostanie następnie zwołany w celu zbadania tych przypadków, które zostały przedstawione przez koordynatorów przed upływem terminu wspomnianego powyżej, z zastosowaniem metody opisanej w we wstępnym piśmie informacyjnym. Skargi, które nie spełniają tych warunków lub nie dotyczą oceny lub sprawdzenia kwalifikowalności konkretnego wniosku, nie będą rozpatrywane.

Komitet może zbierać się w różnym składzie w zależności od rozpatrywanych zaproszeń. Rolą komitetu jest zapewnienie spójnej interpretacji prawnej takich przypadków i równego traktowania wnioskodawców. Zapewnia on opinie specjalistów na temat realizacji procesu oceny na podstawie wszelkich dostępnych informacji dotyczących wniosku i jego oceny. Działa on niezależnie. Komitet nie dokonuje oceny wniosku. Jeżeli komitet uzna, że doszło do zaniedbania przy kontroli kwalifikowalności lub w procesie oceny, które prawdopodobnie w negatywny sposób wpłynęło na decyzję o finansowaniu wniosku, może zasugerować dalszą ocenę całości lub części wniosku przez niezależnych ekspertów. Komitet nie kwestionuje oceny odpowiednio wykwalifikowanych zespołów ekspertów.

W skład komitetu wchodzą pracownicy Komisji posiadający niezbędną wiedzę fachową w zakresie kwestii prawnych i proceduralnych, kwestii naukowo-technicznych i/lub systemów informacyjnych w zależności od przypadków, o których rozpatrzenie poproszono komitet. Przewodniczy mu urzędnik z departamentu innego niż departament odpowiedzialny za zaproszenie. Koordynator zaproszenia (lub inna wyznaczona osoba z departamentu odpowiedzialnego za zaproszenie) jest członkiem komitetu.

Jeżeli komitet proszony jest o rozpatrzenie kwestii kwalifikowalności, może on zwrócić się o poradę do komitetu ds. weryfikacji kwalifikowalności, o którym mowa w sekcji 2.6 (lub o przydzielenie do niego członków z tego komitetu).

W świetle tej weryfikacji komitet zaleca kierunek dalszych działań zatwierdzającemu urzędnikowi odpowiedzialnemu za zaproszenie.

Skarżący otrzymają wstępną odpowiedź w ciągu trzech tygodni od upływu wspomnianego powyżej terminu składania wniosków odwoławczych. W tej wstępnej odpowiedzi podany będzie termin dostarczenia ostatecznej odpowiedzi.

Procedura odwoławcza nie zastępuje zwykłych kanałów postępowania mających zastosowanie do wszystkich działań Komisji, takich jak: Sekretariat Generalny Komisji w odniesieniu do naruszenia kodeksu dobrej administracji (kontakty ze społeczeństwem), Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich w odniesieniu do niewłaściwego administrowania, Trybunał Sprawiedliwości w odniesieniu do decyzji wpływającej na osobę lub na podmiot prawny. Kanały te są również dostępne dla wnioskodawców, którzy chcą złożyć skargę po terminie wspomnianym powyżej.

5.4. Informowanie o wynikach zaproszenia do składania wniosków

Komisja przedstawi informacje statystyczne na temat wyników zaproszenia do składania wniosków komitetowi programu zgodnie z załącznikiem V do programów szczegółowych »Współpraca« i »Możliwości« oraz z załącznikiem II do programu szczegółowego »Ludzie«.