PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 72/37

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTÓW EUROPOLU

(2007/C 72/17)

ZARZĄD EUROPOLU,

uwzględniając Konwencję o Europolu, w szczególności jej art. 32a,

uwzględniając wniosek złożony przez dyrektora Europolu,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 32a Konwencji o Europolu, na wniosek dyrektora Europolu Zarząd, działając większością dwóch trzecich głosów swoich członków, przyjmuje zasady dotyczące dostępu obywateli Unii Europejskiej, osób fizycznych oraz prawnych zamieszkałych lub mających siedzibę w państwie członkowskim do dokumentów Europolu, uwzględniając zasady i ograniczenia ustanowione w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, przyjętego na podstawie art. 255 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

(2) W art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej (dalej zwanego „traktatem UE”) ustanawia się koncepcję przejrzystości, głosząc, że traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku między narodami Europy, w którym decyzje podejmowane są z możliwie najwyższym poszanowaniem zasady otwartości i jak najbliżej obywateli.

(3) Przejrzystość gwarantuje, że administracja cieszy się większą wiarygodnością, jest bardziej skuteczna i odpowiedzialna wobec obywateli w systemie demokratycznym. Przejrzystość przyczynia się do wzmocnienia zasad demokracji i poszanowania praw podstawowych określonych w art. 6 traktatu UE, w art. 255 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (dalej zwanego „traktatem WE”) oraz w art. 42 Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej.

(4) Zgodnie z art. 41 ust. 1 traktatu UE prawo dostępu stosuje się również do dokumentów dotyczących współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych.

(5) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (1) (dalej zwane „rozporządzeniem 1049/2001”) ustanawia ogólne zasady i ograniczenia regulujące prawo dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji. Art. 32a Konwencji o Europolu odnosi się do zasad i ograniczeń określonych w tym rozporządzeniu.

(6) Zasadniczo wszelkie dokumenty powinny być publicznie dostępne. Jednakże należy chronić interes prywatny i publiczny w drodze wyjątków. Europol powinien być uprawniony, w razie potrzeby, do ochrony posiadanych możliwości w zakresie wykonywania powierzonych mu zadań.

(7) W celu zagwarantowania pełnego poszanowania prawa dostępu należy zastosować dwustopniową procedurę administracyjną z dodatkową możliwością kierowania skarg do Rzecznika Praw Obywatelskich.

(8) Niniejszy regulamin nie narusza art. 19 Konwencji o Europolu dotyczącego prawa dostępu.

PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN:

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszego regulaminu:

a) „dokument Europolu ”lub „dokument ”oznacza wszelkie treści bez względu na nośnik (zapisane na papierze, przechowywane w formie elektronicznej czy jako nagranie dźwiękowe, wizualne czy audiowizualne) dotyczące kwestii związanych z działalnością, polityką i decyzjami Europolu;

b) „strona trzecia ”oznacza każda osobę fizyczną lub prawną lub każdy podmiot spoza Europolu, w tym państwa członkowskie, inne instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej, organizacje międzynarodowe i państwa trzecie;

c) „niejawne dokumenty Europolu ”oznaczają dokumenty zawierające informacje wymagające dodatkowych środków bezpieczeństwa i posiadające oznakowanie poziomu klasyfikacji „Europol ZASTRZEŻONE”, „Europol POUFNE”, „Europol TAJNE ”lub „Europol ŚCIŚLE TAJNE ”zgodnie z zasadami dotyczącymi poufności informacji Europolu.

Artykuł 2

Cel

Celem niniejszego regulaminu jest:

a) określenie zasad, warunków i ograniczeń ze względu na publiczny lub prywatny interes regulujący prawo dostępu do dokumentów Europolu w sposób zapewniający jak największy dostęp do dokumentów.

b) ustalenie zasad zapewniających możliwie najłatwiejsze wykonanie tego prawa, i

c) promowanie dobrych praktyk administracyjnych odnoszących się do dostępu do dokumentów.

Artykuł 3

Beneficjenci i zakres

1. Każdy obywatel Unii, każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów Europolu, zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w niniejszym regulaminie.

2. Z zastrzeżeniem tych samych zasad, warunków i ograniczeń Europol może udzielać dostępu do dokumentów wszelkim osobom fizycznym lub prawnym niezamieszkałym lub niemającym siedziby w państwie członkowskim.

3. Niniejszy regulamin stosuje się do wszelkich dokumentów przechowywanych przez Europol, tj. dokumentów sporządzanych lub otrzymywanych przez niego i pozostających w jego posiadaniu, związanych ze wszystkimi dziedzinami działalności Europolu.

4. Niniejszego regulaminu nie stosuje się do osób fizycznych wyraźnie występujących o dane, które jedynie ich dotyczą. W takich przypadkach osoby fizyczne podlegają procedurze wymienionej w art. 19 Konwencji o Europolu.

5. Bez naruszenia art. 4 dokumenty są udostępniane do wiadomości publicznej po otrzymaniu pisemnego wniosku lub bezpośrednio w formie elektronicznej zgodnie z art. 11.

Artykuł 4

Wyjątki

1. Europol odmawia dostępu do dokumentu, jeżeli jego ujawnienie naruszyłoby ochronę:

a) interesu publicznego w odniesieniu do: — bezpieczeństwa publicznego, — należytego wykonania zadań Europolu, — czynności dochodzeniowych i operacyjnych prowadzonych przez strony trzecie, — kwestii obronnych i wojskowych, — stosunków międzynarodowych, — finansowej, monetarnej lub gospodarczej polityki Wspólnoty lub państwa członkowskiego,

b) prywatności i integralności osoby fizycznej.

2. Europol odmawia dostępu do dokumentu, jeżeli jego ujawnienie naruszyłoby ochronę:

— interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,

— postępowania sądowego i porady prawnej,

— celu kontroli, śledztwa czy audytu, innego niż wymienione w ust. 1 lit. a),

chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

3. Nie udziela się dostępu do dokumentu sporządzonego przez Europol do celów wewnętrznych lub przez niego otrzymanego, odnoszącego się do spraw, w przypadku których decyzja nie została wydana przez Europol, jeśli ujawnienie tego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez Europol, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

Nie udziela się, nawet po podjęciu decyzji, dostępu do dokumentu zawierającego opinie do użytku wewnętrznego w ramach ustaleń i konsultacji wstępnych w obrębie Europolu, jeśli ujawnienie takiego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez Europol, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

4. W sprawie dokumentów pochodzących w całości lub w części od stron trzecich, Europol konsultuje się z daną stroną trzecią z zamiarem oceny, czy ust. 1, 2 lub 3 może mieć zastosowanie. Jeżeli dokument strony trzeciej pochodzi z państwa członkowskiego lub z państwa trzeciego czy organizacji, z którymi Europol zawarł umowę o współpracy, Europol nie ujawnia tego dokumentu bez ich pisemnej zgody.

5. Jeżeli wyjątki dotyczą jedynie części żądanego dokumentu, pozostałe części dokumentu zostają ujawnione.

6. Wyjątki określone w ust. 1–3 stosuje się wyłącznie w okresie, w którym ochrona ta jest uzasadniona ze względu na treść dokumentu. Wyjątki mogą obejmować maksymalny okres 30 lat. W przypadku dokumentów objętych wyjątkami z powodów dotyczących integralności lub prywatności osób fizycznych czy interesów handlowych oraz w przypadku niejawnych dokumentów Europolu, wyjątki mogą, jeśli to konieczne, obowiązywać nadal po tym okresie.

Artykuł 5

Dokumenty Europolu w państwach członkowskich i państwach trzecich lub w organizacjach, z którymi Europol zawarł umowę o współpracy

Jeżeli państwo członkowskie lub państwo trzecie czy organizacja, z którymi Europol zawarł umowę o współpracy, otrzymuje żądanie dotyczące będącego w jego/jej posiadaniu dokumentu pochodzącego z Europolu, Europol ustala, że te strony trzecie konsultują się z Europolem w celu podjęcia decyzji, która nie będzie naruszać realizacji celów niniejszego regulaminu. Europol ustala również, że państwa trzecie lub organizacje, z którymi Europol zawarł umowę o współpracy, nie ujawniają dokumentu bez pisemnej zgody Europolu. Europol zapewnia, by to zobowiązanie zostało uwzględnione w umowach o współpracy zawartych między Europolem i państwami trzecimi oraz organizacjami.

Państwa członkowskie mogą ewentualnie skierować wniosek do Europolu.

Artykuł 6

Wnioski

1. Wnioski o udzielenie dostępu do dokumentu składa się w dowolnej formie pisemnej, także w formie elektronicznej, w jednym z języków określonych w art. 33 ust. 1 Konwencji o Europolu oraz w wystarczająco precyzyjny sposób, by umożliwić Europolowi zidentyfikowanie tego dokumentu. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do podania uzasadnienia wniosku.

2. Jeżeli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Europol zwraca się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych informacji umożliwiających zidentyfikowanie żądanych dokumentów; termin udzielenia odpowiedzi ustalony w art. 7 biegnie dopiero od momentu otrzymania tych dodatkowych informacji przez Europol.

3. W przypadku wniosków odnoszących się do bardzo długich dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów Europol może porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia optymalnego rozwiązania.

4. Europol zapewnia obywatelom pomoc i informacje dotyczące metod i miejsc składania wniosków o dostęp do dokumentów. Wskazówki znajdują się w witrynie internetowej Europolu.

Artykuł 7

Przetwarzanie wniosków wstępnych

1. Wniosek o dostęp do dokumentów rozpatruje się bezzwłocznie. Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie wpłynięcia wniosku. W ciągu 30 dni roboczych od daty rejestracji wniosku Europol udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia w tym okresie dostęp zgodnie z art. 10 lub, w pisemnej odpowiedzi, podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia wniosku potwierdzającego zgodnie z ust. 3 niniejszego artykułu.

2. W przypadkach wyjątkowych, na przykład w przypadku wniosku o udostępnienie bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin podany w ust. 1 może zostać przedłużony o kolejne 30 dni roboczych pod warunkiem powiadomienia wnioskodawcy z wyprzedzeniem i podania szczegółowego uzasadnienia.

3. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca może w ciągu 30 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi od Europolu złożyć wniosek potwierdzający, w którym zwróci się do Europolu o ponowne rozpatrzenie jego decyzji.

4. Brak odpowiedzi ze strony Europolu w ustalonym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia wniosku potwierdzającego.

Artykuł 8

Przetwarzanie wniosków potwierdzających

1. Wniosek potwierdzający rozpatruje się bezzwłocznie. W ciągu 30 dni roboczych od daty rejestracji tego rodzaju wniosku Europol udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia w tym okresie dostęp zgodnie z art. 10 lub w pisemnej odpowiedzi podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy.

2. W wyjątkowych sytuacjach, na przykład w przypadku wniosku o udostępnienie bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin podany w ust. 1 może zostać przedłużony o kolejne 30 dni roboczych pod warunkiem powiadomienia wnioskodawcy z wyprzedzeniem i podania szczegółowego uzasadnienia.

Artykuł 9

Niejawne dokumenty Europolu

1. Wnioski o dostęp do niejawnych dokumentów Europolu zgodnie z procedurami określonymi w art. 7 i 8 rozpatrywane są wyłącznie w Europolu przez osoby, które posiadają uprawnienia do zapoznawania się z tymi dokumentami zgodnie z przepisami zawartymi w podręczniku bezpieczeństwa Europolu.

2. Niejawne dokumenty Europolu nie wiążą się automatycznie z odmową dostępu. Każdy niejawny dokument jest badany pod kątem ewentualnego zastosowania jednego z wyjątków określonych w art. 4. Niejawnych dokumentów nie można udostępniać, o ile nie zostaną odtajnione zgodnie z art. 10 zasad dotyczących poufności. Dostęp do niejawnych dokumentów strony trzeciej podlega konsultacjom w trybie określonym w art. 4. ust. 4.

3. Jeżeli Europol postanawia całkowicie lub częściowo odmówić dostępu do niejawnego dokumentu, podaje on uzasadnienie swojej decyzji w sposób, który nie narusza interesów objętych ochroną, wymienionych w art. 4.

Artykuł 10

Dostęp po złożeniu wniosku

1. Wnioskodawca uzyskuje dostęp do dokumentów, otrzymując ich kopie, w tym, jeśli taka jest dostępna, kopii elektronicznej, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy. Skopiowanie mniej niż 20 stron A4 i bezpośredni dostęp w formie elektronicznej są bezpłatne. W innych przypadkach wnioskodawca będzie obciążony rzeczywistymi kosztami wytworzenia i przesłania kopii.

2. Jeżeli dokument został już ujawniony przez Europol lub zainteresowaną stronę trzecią i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, Europol może wywiązać się ze swego obowiązku udostępnienia dokumentu, informując wnioskodawcę o sposobie uzyskania żądanego dokumentu.

3. Dokumenty są dostarczane w istniejącej wersji i formacie (także w formacie elektronicznym lub alternatywnym, jak pismo Braille'a, duży druk lub taśma) i w jednej z dostępnych wersji językowych, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy.

Artykuł 11

Dostęp bezpośredni w formie elektronicznej

1. Europol zapewnia dostęp do rejestru publicznie dostępnych dokumentów i w miarę możliwości udostępnia dokumenty bezpośrednio w formie elektronicznej.

2. Z zastrzeżeniem art. 4 bezpośrednio dostępne są w szczególności dokumenty ustawodawcze, tj. dokumenty sporządzone lub otrzymane w związku z procedurami dotyczącymi przyjęcia prawnie wiążących aktów.

Artykuł 12

Wdrożenie

Wdrożenie niniejszego regulaminu jest uzależnione od decyzji dyrektora Europolu, która w szczególności będzie określać udział organów Europolu w rozpatrywaniu wniosków o publiczny dostęp do tych dokumentów.

Artykuł 13

Informacje

Europol podejmuje odpowiednie kroki w celu informowania społeczeństwa o prawach, jakie ma ono w związku z niniejszym regulaminem.

Artykuł 14

Reprodukcja dokumentów

Niniejszy regulamin nie narusza żadnych istniejących przepisów dotyczących prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawa strony trzeciej do reprodukcji czy wykorzystania ujawnionych dokumentów.

Artykuł 15

Wejście w życie

Niniejszy regulamin wchodzi w życie w dniu 19 kwietnia 2007 r.

Sporządzono w Hadze w dniu 20 marca 2007 r. Hans-Jürgen FÖRSTER Przewodniczący Zarządu

(1) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.