PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 123/39

DECYZJA KOMISJI

z dnia 4 marca 2008 r.

w sprawie przyjęcia podręcznika SIRENE i innych środków wykonawczych dla Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II)

(2008/334/WSiSW)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej,

uwzględniając decyzję Rady 2007/533/WSiSW z dnia 12 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II) (1), w szczególności jej art. 8 ust. 4, art. 9 ust. 1, art. 20 ust. 4, art. 22 lit a), art. 38 ust. 3, art. 51 ust. 4 i art. 52 ust. 7,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Decyzja 2007/533/WSiSW ma zastosowanie do państw członkowskich uczestniczących w SIS 1+, począwszy od dat, które zostaną określone przez Radę na podstawie jednomyślnej decyzji jej członków — przedstawicieli rządów państw członkowskich uczestniczących w SIS 1+. Daty te są ustalane między innymi po przyjęciu przez Komisję niezbędnych środków wykonawczych, jak również po spełnieniu innych warunków.

(2) Wspomniane środki wykonawcze obejmują te aspekty SIS II, które z uwagi na swój charakter techniczny, poziom szczegółowości i potrzebę regularnego aktualizowania nie są wyczerpująco ujęte w przepisach decyzji 2007/533/WSiSW.

(3) Środki wykonawcze obejmują podręcznik SIRENE, zawierający szczegółowe zasady wymiany informacji uzupełniających. Informacje uzupełniające to informacje, które nie są przechowywane w SIS II, ale są związane z wpisami do SIS II, i które wymienia się w następujących okolicznościach: w celu umożliwienia państwom członkowskim wzajemnej konsultacji lub wzajemnego informowania się podczas dokonywania wpisu; w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań po uzyskaniu trafienia w systemie; w przypadku niemożności podjęcia wymaganego działania; w kwestiach dotyczących jakości danych SIS II; w kwestiach dotyczących zgodności i priorytetu wpisów; w kwestiach związanych z prawami dostępu.

(4) Do pozostałych środków wykonawczych należą protokoły i procedury techniczne zapewniające kompatybilność N.SIS II z CS-SIS; techniczne zasady wpisywania, aktualizowania, usuwania i wyszukiwania danych dotyczących osób i przedmiotów; specyfikacja specjalnej kontroli jakości stwierdzającej, czy fotografie i odciski linii papilarnych wprowadzane do SIS II spełniają minimalny standard jakości danych; techniczne zasady wpisywania i dalszego przetwarzania danych dodatkowych wprowadzanych w celu rozwiązywania problemów związanych z tożsamością przywłaszczoną oraz techniczne zasady tworzenia odsyłaczy do innych wpisów.

(5) Podręcznik SIRENE powinien być ważnym narzędziem dla pracowników SIRENE w ich codziennej pracy związanej z SIS II. Powinien także pełnić rolę praktycznego informatora i ułatwiać działanie całego biura SIRENE.

(6) Ponieważ niektóre zasady o charakterze technicznym mają bezpośredni wpływ na pracę użytkowników końcowych w państwach członkowskich, wskazane jest ujęcie ich w jednym dokumencie.

(7) Niniejsza decyzja stanowi niezbędną podstawę prawną do przyjęcia podręcznika SIRENE i innych środków wykonawczych dla Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II) w odniesieniu do kwestii wchodzących w zakres stosowania Traktatu o Unii Europejskiej („Traktat UE”). Decyzja Komisji 2008/333/WE (2) w sprawie przyjęcia podręcznika SIRENE i innych środków wykonawczych dla Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II) stanowi niezbędną podstawę prawną w odniesieniu do kwestii wchodzących w zakres stosowania Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską („Traktat WE”). Fakt, że na podstawę niezbędną do przyjęcia podręcznika SIRENE i innych środków wykonawczych dla Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II) składają się dwa oddzielne instrumenty, nie narusza zasady, zgodnie z którą te środki wykonawcze stanowią jeden tylko dokument. Niemniej dla zachowania jasności przedmiotowy załącznik należy zamieścić w załącznikach do obu decyzji.

(8) Niniejsza decyzja ma zastosowanie do Zjednoczonego Królestwa w myśl art. 5 protokołu włączającego dorobek Schengen w ramy Unii Europejskiej, załączonego do Traktatu UE i Traktatu WE oraz art. 8 ust. 2 decyzji Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącej wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen (3).

(9) Niniejsza decyzja ma zastosowanie do Irlandii zgodnie z art. 5 protokołu włączającego dorobek Schengen w ramy Unii Europejskiej, załączonego do Traktatu UE i Traktatu WE oraz art. 6 ust. 2 decyzji Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącej wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen (4).

(10) Niniejsza decyzja stanowi akt oparty na dorobku Schengen lub w inny sposób z nim powiązany w rozumieniu art. 3 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2003 r. i art. 4 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2005 r.

(11) W odniesieniu do Islandii i Norwegii niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu układu podpisanego przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii, dotyczącego włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (5), wchodzących w zakres art. 1 pkt G decyzji Rady 1999/437/WE (6) w sprawie niektórych warunków stosowania tego układu.

(12) W odniesieniu do Szwajcarii niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy podpisanej przez Unię Europejską, Wspólnotę Europejską i Konfederację Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, wchodzących w zakres określony w art. 1 pkt G decyzji 1999/437/WE rozumianym w powiązaniu z art. 4 ust. 1 decyzji Rady 2004/849/WE (7) w sprawie podpisania w imieniu Unii Europejskiej oraz tymczasowego stosowania niektórych postanowień tej umowy.

(13) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu ustanowionego na mocy art. 67 decyzji Rady 2007/533/WSiSW,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł

W odniesieniu do kwestii wchodzących w zakres Traktatu UE obowiązuje podręcznik SIRENE i inne środki wykonawcze dla Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II) określone w załączniku.

Sporządzono w Brukseli dnia 4 marca 2008 r. W imieniu Komisji Franco FRATTINI Wiceprzewodniczący

(1) Dz.U. L 205 z 7.8.2007, s. 63.

(2) Zob. s. 1 niniejszego Dziennika Urzędowego.

(3) Dz.U. L 131 z 1.6.2000, s. 43.

(4) Dz.U. L 64 z 7.3.2002, s. 20.

(5) Dz.U. L 176 z 10.7.1999, s. 36.

(6) Dz.U. L 176 z 10.7.1999, s. 31.

(7) Dz.U. L 368 z 15.12.2004, s. 26.

ZAŁĄCZNIK

Podręcznik SIRENE i inne środki wykonawcze (1)

SPIS TREŚCI

WSTĘP

Dorobek Schengen

System Informacyjny Schengen drugiej generacji (SIS II)

Informacje uzupełniające

1. BIURA SIRENE ORAZ SIS II

1.1. Biuro SIRENE

1.2. Podręcznik SIRENE

1.3. Inne środki wykonawcze

1.4. Standardy

1.4.1. Dostępność

1.4.2. Ciągłość

1.4.3. Bezpieczeństwo

1.4.4. Poufność

1.4.5. Dostępność

1.4.6. Łączność

1.4.7. Zasady transliteracji

1.4.8. Jakość danych

1.4.9. Struktura

1.4.10. Archiwizacja

1.5. Pracownicy

1.5.1. Wiedza

1.5.2. Rekrutacja pracowników

1.5.3. Szkolenia

1.5.4. Wymiana pracowników

1.6. Infrastruktura techniczna

1.6.1. Wymiana danych między biurami SIRENE

1.7. Szkolenia dla innych organów

2. PROCEDURY OGÓLNE

2.1. Definicje

2.2. Wielokrotne wpisy (art. 34 ust. 6 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 6 decyzji w sprawie SIS II)

2.2.1. Zgodność i kolejność wpisów

2.2.2. Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy

2.2.3. Dokonywanie wielokrotnych wpisów

2.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

2.3.1. Przekazywanie dalszych informacji

2.4. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II)

2.5. Przetwarzanie danych do celów innych niż te, dla których zostały wprowadzone do systemu SIS II (art. 46 ust. 5 decyzji w sprawie SIS II)

2.6. Dodanie zastrzeżenia (art. 24 i 25 decyzji w sprawie SIS II)

2.6.1. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

2.6.2. Obowiązująca do dnia 1 stycznia 2009 r. klauzula tymczasowa: wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia dla wpisów dotyczących obywateli danego państwa członkowskiego

2.7. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 34 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 decyzji w sprawie SIS II)

Wymiana informacji po wykryciu nowych faktów

2.8. Prawo dostępu do danych i ich korygowania (art. 41 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 58 decyzji w sprawie SIS II)

2.8.1. Wnioski o dostęp do danych lub o ich skorygowanie

2.8.2. Wymiana informacji na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

2.8.3. Wymiana informacji na temat wniosków o skorygowanie lub usunięcie danych wprowadzonych przez inne państwa członkowskie

2.9. Usuwanie wpisu w przypadku gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

2.10. Zapis nazw własnych

2.11. Kategorie tożsamości

2.11.1. Tożsamość przywłaszczona (art. 36 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 decyzji w sprawie SIS II)

2.11.2. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

2.11.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

2.12. Wymiana informacji w przypadku wpisów z odesłaniami

2.12.1. Przepisy techniczne

2.12.2. Zasady operacyjne

2.13. SIRPIT (przekaz obrazów SIRENE) oraz format i jakość danych biometrycznych w systemie SIS II

2.13.1. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

2.13.2. Wymogi techniczne

2.13.3. Użycie formularza L SIRENE

2.13.4. Procedura SIRPIT

2.13.5. Format i jakość danych biometrycznych

2.14. Nakładające się na siebie obszary działania SIRENE i Interpolu

2.14.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu

2.14.2. Wybór kanału wymiany informacji

2.14.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

2.14.4. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

2.14.5. Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

2.14.6. Przesyłanie informacji krajom trzecim

2.15. Stosunki SIRENE z Europolem

2.16. Stosunki SIRENE z Eurojustem

2.17. Szczególne rodzaje poszukiwań

2.17.1. Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym

3. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH W CELU ARESZTOWANIA, WYDANIA LUB EKSTRADYCJI (ART. 26 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

3.1. Dokonanie wpisu

3.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów w celu aresztowania

3.3. Tożsamość przywłaszczona

3.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

3.5. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

3.5.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

3.5.2. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym

3.6. Dodanie zastrzeżenia

3.7. Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu w celu aresztowania

3.8. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

4. WPISY DO CELÓW ODMOWY WJAZDU LUB POBYTU (ART. 24 ROZPORZĄDZENIA W SPRAWIE SIS II)

4.1. Dokonanie wpisu

4.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt

4.3. Tożsamość przywłaszczona

4.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

4.5. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

4.5.1. Wymiana informacji w związku z wydawaniem dokumentów pobytowych lub wiz

4.5.2. Wymiana informacji w przypadku odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen

4.6. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia dotyczącego obywatela kraju trzeciego korzystającego ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się

4.7. Usunięcie wpisu dotyczącego obywatela UE

5. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB ZAGINIONYCH (ART. 32 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

5.1. Dokonanie wpisu

5.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów dotyczących osób zaginionych

5.3. Tożsamość przywłaszczona

5.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

5.5. Dodanie zastrzeżenia

5.6. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

6. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH DO CELÓW POSTĘPOWANIA SĄDOWEGO (ART. 34 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

6.1. Dokonanie wpisu

6.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów do celów postępowania sądowego

6.3. Tożsamość przywłaszczona

6.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

6.5. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

7. WPISY DO CELÓW KONTROLI NIEJAWNYCH LUB SZCZEGÓLNYCH KONTROLI (ART. 36 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

7.1. Dokonanie wpisu

7.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów do celów kontroli

7.3. Tożsamość przywłaszczona

7.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

7.5. Powiadamianie innych państw członkowskich o dokonaniu wpisów na wniosek organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo narodowe (art. 36 ust. 3 decyzji)

7.6. Dodanie zastrzeżenia

7.7. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

8. WPISY DOTYCZĄCE PRZEDMIOTÓW PRZEZNACZONYCH DO ZAJĘCIA LUB WYKORZYSTANIA JAKO DOWÓD (ART. 38 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

8.1. Dokonanie wpisu

8.2. Wielokrotne wpisy

Zgodność wpisów dotyczących przedmiotów przeznaczonych do zajęcia lub wykorzystania jako dowód

8.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

9. DANE STATYSTYCZNE

10. WPROWADZANIE ZMIAN DO PODRĘCZNIKA SIRENE I INNYCH ŚRODKÓW WYKONAWCZYCH

WSTĘP

Dorobek Schengen

Dnia 14 czerwca 1985 r. przedstawiciele rządów Królestwa Belgii, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Francuskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga i Królestwa Niderlandów podpisali w Schengen, luksemburskim miasteczku, układ mający umożliwić „[…] wszystkim obywatelom państw członkowskich swobodne przekraczanie granic wewnętrznych […]” i „swobodny przepływ towarów i usług”.

Pięć krajów założycielskich podpisało Konwencję wykonawczą do układu z Schengen (2) w dniu 19 czerwca 1990 r. Następnie dołączyły do nich kolejne kraje: Republika Włoska dnia 27 listopada 1990 r., Królestwo Hiszpanii i Republika Portugalska dnia 25 czerwca 1991 r., Republika Grecka dnia 6 listopada 1992 r., Republika Austrii dnia 28 kwietnia 1995 r. oraz Królestwo Danii, Królestwo Szwecji i Republika Finlandii dnia 19 grudnia 1996 r.

Również Królestwo Norwegii i Republika Islandii zawarły dnia 19 grudnia 1996 r. układ o współpracy z państwami członkowskimi w celu przyłączenia się do wspomnianej konwencji.

Począwszy od dnia 26 marca 1995 r., dorobek Schengen jest w pełni stosowany w Belgii, Niemczech, Francji, Luksemburgu, Niderlandach, Hiszpanii i Portugalii (3). Dorobek Schengen jest w pełni stosowany od dnia 31 marca 1998 r. w Austrii i we Włoszech (4), od dnia 26 marca 2000 r. w Grecji (5) i wreszcie od dnia 25 marca 2001 r. w Norwegii, Islandii, Szwecji, Danii i Finlandii (6).

Zjednoczone Królestwo i Irlandia stosują tylko niektóre przepisy dorobku Schengen odpowiednio zgodnie z decyzjami 2000/365/WE i 2002/192/WE.

W przypadku Zjednoczonego Królestwa przepisy, które państwo to postanowiło stosować (z wyjątkiem SIS), mają zastosowanie od dnia 1 stycznia 2005 r. (7).

Dorobek Schengen został włączony do ram prawnych Unii Europejskiej protokołami załączonymi do traktatu z Amsterdamu (8) w 1999 r. W dniu 12 maja 1999 r. przyjęto decyzję Rady określającą podstawę prawną dla każdego przepisu lub każdej decyzji stanowiących dorobek prawny Schengen, zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską i Traktatu o Unii Europejskiej.

Począwszy od 1 maja 2004 r., dorobek Schengen, który został włączony do ram prawnych Unii Europejskiej protokołem załączonym do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (zwanym dalej „protokołem Schengen”), oraz akty oparte na tym dorobku lub w inny sposób z nim powiązane są wiążące dla Republiki Czeskiej, Republiki Estońskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Słowenii i Republiki Słowackiej. Począwszy od dnia 1 stycznia 2007 r., stosuje się on także do Republiki Bułgarii i do Rumunii.

Niektóre przepisy dorobku Schengen stosują się w nowych państwach członkowskich od dnia ich przystąpienia do UE. Inne przepisy stosuje się w tych państwach członkowskich jedynie na mocy odpowiedniej decyzji Rady w tej sprawie. Wreszcie Rada podejmuje decyzję o zniesieniu kontroli na granicach po sprawdzeniu, czy w danym państwie członkowskim zostały spełnione niezbędne warunki stosowania wszystkich części dorobku z odnośnej dziedziny, zgodnie z mającymi zastosowanie procedurami oceny Schengen oraz po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego.

W 2004 r. Konfederacja Szwajcarska podpisała umowę z Unią Europejską i Wspólnotą Europejską dotyczącą włączenia tego państwa we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (9), rozumianą w powiązaniu z decyzją 2004/860/WE.

System Informacyjny Schengen drugiej generacji (SIS II)

SIS II, ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (10) i decyzją Rady 2007/533/WSiSW (11) (zwanymi dalej wspólnie „instrumentami prawnymi SIS II”), jest wspólnym systemem informacyjnym umożliwiającym właściwym organom w państwach członkowskich współpracę w zakresie wymiany informacji, a także stanowi podstawowe narzędzie do stosowania przepisów dorobku Schengen włączonego do ram prawnych Unii Europejskiej. Zastępuje on System Informacyjny Schengen pierwszej generacji, uruchomiony w 1995 r., a następnie rozszerzony w 2005 r. i 2007 r.

Zgodnie z art. 1 wyżej wymienionych aktów prawnych celem SIS II jest „[…] zapewnienie, przy wykorzystaniu z informacji przekazywanych za pośrednictwem tego systemu, wysokiego poziomu bezpieczeństwa w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym utrzymywanie bezpieczeństwa publicznego oraz porządku publicznego oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa na terytorium państw członkowskich, a także stosowanie postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu WE odnoszących się do przepływu osób na terytorium państw członkowskich”.

Zgodnie z wyżej wymienionymi instrumentami prawnymi SIS II system ten zapewnia, w drodze zautomatyzowanej procedury wyszukiwania, dostęp do wpisów dotyczących osób, pojazdów i przedmiotów następującym organom:

a) organy odpowiedzialne za kontrole graniczne, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 562/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. ustanawiającym wspólnotowy kodeks zasad regulujących przepływ osób przez granice (12);

b) organy prowadzące i koordynujące inne kontrole policyjne i celne w granicach kraju;

c) krajowe organy sądowe i organy koordynujące ich funkcjonowanie;

d) organy odpowiedzialne za wydawanie wiz, organy centralne odpowiedzialne za rozpatrywanie wniosków wizowych, organy odpowiedzialne za wydawanie dokumentów pobytowych i za wykonywanie przepisów dotyczących obywateli krajów trzecich w ramach stosowania dorobku Wspólnoty w zakresie przemieszczania się osób;

e) służby odpowiedzialne za wydawanie świadectw rejestracji pojazdów (zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1986/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (13)).

Zgodnie z decyzją w sprawie SIS II również Europol i Eurojust mają dostęp do niektórych rodzajów wpisów. Zarówno Europol, jak i Eurojust mają dostęp do danych wprowadzonych do SIS II zgodnie z art. 26 (wpisy w celu aresztowania) i art. 38 (wpisy dotyczące przedmiotów podlegających zatrzymaniu lub wykorzystaniu jako dowód w postępowaniu karnym). Ponadto Europol może także mieć wgląd w dane wprowadzone zgodnie z art. 36 (wpisy do celów niejawnych kontroli lub szczególnych kontroli), natomiast Eurojust może mieć wgląd w dane wprowadzone zgodnie z art. 32 (wpisy dotyczące osób zaginionych) i art. 34 (wpisy do celów postępowania sądowego).

SIS II obejmuje następujące elementy:

1) jednostka centralna („centralny SIS II”), na który składają się:

2) funkcja wsparcia technicznego („CS-SIS”) zawierająca bazę danych („baza danych SIS II”);

3) jednorodny interfejs krajowy („NI-SIS”);

4) moduł krajowy („N.SIS II”) w każdym państwie członkowskim, składający się z krajowych systemów danych, które łączą się z centralnym SIS II. N.SIS II może zawierać zbiór danych („kopia krajowa”) zawierający pełną lub częściową kopię bazy danych SIS II;

5) infrastruktura łączności pomiędzy CS-SIS a NI-SIS („infrastruktura łączności”), dzięki której dane SIS II można przekazywać przez przeznaczoną do tego, zaszyfrowaną sieć wirtualną i wymieniać między określonymi poniżej biurami SIRENE.

Informacje uzupełniające

SIS II zawiera jedynie niezbędne informacje (tj. dane zawarte we wpisie) pozwalające na zidentyfikowanie osoby lub przedmiotu oraz podjęcie koniecznych działań. Ponadto zgodnie z instrumentami prawnymi SIS II państwa członkowskie dokonują dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających powiązanych z danym wpisem, koniecznych do wykonania niektórych przepisów przewidzianych w instrumentach prawnych SIS II i ze względu na prawidłowe działanie SIS II.

Wspomniana struktura wymiany informacji uzupełniających otrzymała nazwę „SIRENE”, będącą skrótowcem od terminu angielskiego: Supplementary Information REquest at the National Entries (wniosek o informacje uzupełniające na poziomie dostępów krajowych).

Zgodnie z instrumentami prawnymi SIS II informacje uzupełniające wymienia się w następujących przypadkach:

a) w celu umożliwienia państwom członkowskim wzajemnej konsultacji lub wzajemnego informowania się podczas dokonywania wpisu (np. przy dokonywaniu wpisu w celu aresztowania);

b) po uzyskaniu trafienia w systemie w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań (np. uzyskania trafienia);

c) w przypadku niemożności podjęcia wymaganego działania (np. przy dodaniu zastrzeżenia);

d) w kwestiach dotyczących jakości danych SIS II (np. jeżeli dane zostały wprowadzone w sposób niezgodny z prawem lub są niezgodne ze stanem faktycznym);

e) w kwestiach zgodności i priorytetu wpisów (np. przy sprawdzaniu, czy występują wielokrotne wpisy);

f) w kwestiach związanych z prawami dostępu.

1. BIURA SIRENE ORAZ SIS II

1.1. Biuro SIRENE

Każde państwo członkowskie powołuje swoje krajowe „biuro SIRENE” zgodnie z art. 7 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II. Pełni ono rolę jednego punktu kontaktowego dla państw członkowskich na potrzeby wymiany informacji uzupełniających. Do jego głównych zadań należy (14):

1) zapewnianie wymiany wszelkich informacji uzupełniających, o której mowa w art. 8 instrumentów prawnych SIS II, zgodnie z wytycznymi zawartymi w podręczniku SIRENE;

2) koordynacja w zakresie weryfikacji jakości informacji wprowadzanych do SIS II.

Zasada działania SIS II jest następująca: ponieważ moduły krajowe nie mogą wymieniać bezpośrednio między sobą skomputeryzowanych danych, wymiana ta odbywa się poprzez jednostkę centralną (CS-SIS).

Jednak aby SIS II działał prawidłowo, państwa członkowskie Schengen muszą mieć możliwość dokonywania dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających, koniecznych do wykonania niektórych przepisów ustanowionych w instrumentach prawnych SIS II.

1.2. Podręcznik SIRENE

Podręcznik SIRENE jest zbiorem wytycznych dla biur SIRENE, opisującym szczegółowo zasady i procedury dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających. Jest on środkiem wykonawczym niezbędnym do operacyjnego korzystania z SIS II zgodnie z przepisami instrumentów prawnych SIS II.

Szczegółowe zasady wymiany informacji uzupełniających są przyjmowane zgodnie z procedurą określoną w art. 51 ust. 2 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 67 decyzji w sprawie SIS II, jak również w formie tzw. podręcznika SIRENE.

1.3. Inne środki wykonawcze

Niektóre aspekty SIS II, takie jak techniczne zasady wprowadzania danych, w tym danych niezbędnych do dokonania wpisu, aktualizowania, usuwania i przeszukiwania danych, zasady zgodności i ustalania priorytetu wpisów, dodawanie zastrzeżeń, odsyłacze do innych wpisów, a także wymiana informacji uzupełniających, z uwagi na swój charakter techniczny, poziom szczegółowości i potrzebę regularnego aktualizowania nie mogą zostać wyczerpująco ujęte w przepisach rozporządzenia w sprawie SIS II i decyzji w sprawie SIS II. W związku z tym uprawnienia wykonawcze w zakresie tych aspektów powinny zostać przekazane Komisji.

Ponieważ niektóre zasady o charakterze technicznym mają bezpośredni wpływ na pracę użytkowników końcowych w państwach członkowskich, wskazane jest zawarcie takich zasad w podręczniku SIRENE. W związku z tym w załącznikach 1, 2 i 4 do niniejszego podręcznika zamieszczone są odpowiednio zasady transliteracji, tabele kodów oraz inne techniczne środki wykonawcze na potrzeby przetwarzania danych.

1.4. Standardy

Podstawowymi standardami współpracy w ramach SIRENE są:

1.4.1. Dostępność

Krajowe biuro SIRENE jest w pełni operacyjne we wszystkie dni tygodnia przez całą dobę. Przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia zapewnia się również wsparcie techniczne, możliwość uzyskania analiz technicznych i rozwiązań.

1.4.2. Ciągłość

Każde biuro SIRENE tworzy strukturę wewnętrzną, zapewniającą ciągłość w zakresie zarządzania, pracowników i infrastruktury technicznej.

Szefowie biur SIRENE spotykają się przynajmniej dwa razy do roku w celu dokonania oceny jakości współpracy podległych im służb, przeprowadzenia rozmów o koniecznych środkach technicznych lub organizacyjnych w przypadku wystąpienia trudności i w razie potrzeby objaśnienia procedur.

1.4.3. Bezpieczeństwo

Zgodnie z art. 10 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II w odniesieniu do wymiany informacji uzupełniających państwa członkowskie mają obowiązek podjęcia środków bezpieczeństwa równoważnych środkom, jakie muszą podjąć w stosunku do swoich N.SIS II stosownie do art. 10 ust. 1.

Zalecenia i wzorcowe praktyki wyszczególnione w tomie 2 Katalogu Schengen (UE): System Informacyjny Schengen, SIRENE, powinny być w możliwie największym zakresie stosowane w praktyce.

Biuro SIRENE powinno posiadać zapasowy system komputerowy i zapasowe bazy danych w rezerwowej siedzibie biura SIRENE do wykorzystania w poważnych sytuacjach awaryjnych w biurze SIRENE.

W celu ochrony obiektów biur SIRENE konieczne są fizyczne i organizacyjne środki zabezpieczające. Aby spełnić wymogi w zakresie bezpieczeństwa przewidziane w instrumentach prawnych SIS II, we wspomnianych obiektach stosuje się odpowiednie wymogi dotyczące bezpieczeństwa. Szczegółowe wymogi mogą się różnić, gdyż będą musiały być dostosowane do ewentualnych zagrożeń w bezpośrednim otoczeniu biura SIRENE i odpowiednie do warunków na terenie obiektów samego biura. Tym samym mogą one obejmować następujące zabezpieczenia (poniższa lista nie jest wyczerpująca):

— okna zewnętrzne ze wzmocnionymi szybami,

— zabezpieczone, zamknięte drzwi,

— ceglane/betonowe ściany wokół obiektów biura SIRENE,

— alarmy przeciwwłamaniowe, umożliwiające rejestrację wejść i wyjść oraz wszelkich nadzwyczajnych zdarzeń,

— strażnicy na miejscu lub mogący szybko zjawić się na miejscu,

— system przeciwpożarowy i/lub bezpośrednie połączenie ze strażą pożarną,

— specjalne pomieszczenia służbowe, uniemożliwiające wejście na teren biura SIRENE lub przejście przez nie osobom niezaangażowanym w działania w zakresie międzynarodowej współpracy policyjnej lub niemającym prawa dostępu,

— wystarczające awaryjne zasilanie energetyczne.

Każde państwo członkowskie określa konkretne środki, jakie przyjmuje, stosując art. 10 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II. Państwa członkowskie kontrolują skuteczność przyjętych środków bezpieczeństwa i podejmują konieczne działania organizacyjne w zakresie kontroli wewnętrznej, tak by spełnić wymogi określone w instrumentach prawnych SIS II.

1.4.4. Poufność

Zgodnie z art. 11 instrumentów prawnych SIS II do personelu SIRENE zastosowanie mają odpowiednie krajowe przepisy dotyczące tajemnicy zawodowej lub inne równoważne wymogi poufności. Obowiązują one nadal także po zakończeniu pełnienia urzędu lub ustaniu zatrudnienia

1.4.5. Dostępność

W celu spełnienia wymogu dotyczącego udzielania informacji uzupełniających pracownicy biur SIRENE mają bezpośredni lub pośredni dostęp do wszystkich stosownych informacji krajowych oraz porad specjalistów.

1.4.6. Łączność

Zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. c) instrumentów prawnych SIS II biura SIRENE korzystają z zaszyfrowanej sieci wirtualnej przeznaczonej do przekazywania danych SIS II i wymiany danych między biurami SIRENE. Tylko w przypadkach, gdy kanał ten jest niedostępny, można korzystać z innego, odpowiednio zabezpieczonego i najodpowiedniejszego w danej sytuacji środka łączności. Możliwość dokonania wyboru kanału oznacza, że kanał ten ustala się dla każdego przypadku indywidualnie, w ramach dostępnych możliwości technicznych i zgodnie z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i jakości, jakie przekaz musi spełniać.

Wiadomości pisemne dzielą się na dwie kategorie: wolny tekst i standardowe formularze. Te ostatnie zamieszczono w załączniku 3.

W celu osiągnięcia jak największej skuteczności w dwustronnej komunikacji pomiędzy pracownikami biur SIRENE używa się języka zrozumiałego dla obu stron.

Biuro SIRENE w najkrótszym możliwym terminie odpowiada na wszystkie wnioski o udzielenie informacji przesłane przez inne państwa członkowskie za pośrednictwem ich własnych biur SIRENE. W każdym wypadku odpowiedzi udziela się w ciągu 12 godzin.

Pierwszeństwo zadań w codziennej pracy określa się na podstawie kategorii wpisu i wagi sprawy.

Na potrzeby wymiany wszelkich informacji, których nie wymienia się przy użyciu formularzy, biuro SIRENE posługuje się ponadto przeznaczoną specjalnie do tego celu i zabezpieczoną pocztą elektroniczną.

1.4.7. Zasady transliteracji

Obowiązują zasady transliteracji określone w załączniku 1.

1.4.8. Jakość danych

Zgodnie z art. 7 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II biura SIRENE koordynują weryfikację jakości informacji wprowadzanych do SIS II. Biurom SIRENE przyznaje się uprawnienia na szczeblu krajowym konieczne do wykonywania tego zadania. W tym celu zapewnia się odpowiednią krajową kontrolę jakości danych, obejmującą przegląd wskaźnika opisującego stosunek wpisów do trafień i przegląd treści danych.

Aby umożliwić biurom SIRENE wypełnianie zadań w zakresie koordynacji weryfikacji jakości danych, udziela się im niezbędnego wsparcia informatycznego oraz przyznaje stosowne uprawnienia systemowe.

1.4.9. Struktura

Struktura organizacyjna wszystkich organów krajowych odpowiedzialnych za międzynarodową współpracę policyjną, w tym biur SIRENE, powinna wykluczać spory kompetencyjne z innymi organami krajowymi pełniącymi podobne funkcje oraz nie dopuszczać do powielania zadań.

1.4.10. Archiwizacja

a) Każde państwo członkowskie określa warunki przechowywania informacji.

b) Biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu udostępnia pozostałym państwom członkowskim wszystkie informacje dotyczące własnych wpisów, w tym odesłanie do decyzji będącej powodem wpisu.

c) Archiwa każdego biura SIRENE umożliwiają szybki dostęp do informacji w celu przekazania ich w bardzo krótkim terminie.

d) Dane osobowe otrzymane w wyniku wymiany informacji są przechowywane w aktach biura SIRENE wyłącznie przez okres wymagany do osiągnięcia celów, dla których zostały dostarczone. Z zasady informacje te usuwane są bezzwłocznie po usunięciu z SIS II związanego z nimi wpisu, a najpóźniej po upływie roku od usunięcia tego wpisu. Jednakże dane dotyczące poszczególnych wpisów, których dokonało państwo członkowskie, lub wpisów, w związku z którymi podjęto działania na jego terytorium, mogą być przechowywane dłużej, jeżeli zezwala na to prawo krajowe.

e) Informacje uzupełniające przesyłane przez inne państwa członkowskie są przechowywane zgodnie z przepisami prawa krajowego w dziedzinie ochrony danych obowiązującymi w państwie członkowskim otrzymującym informacje. Zastosowanie mają także odnośne przepisy instrumentów prawnych SIS II, dyrektywy 95/46/WE PArlamentu Europejskiego i Rady (15) i postanowienia konwencji nr 108 Rady Europy (16).

f) Dostęp do archiwów jest kontrolowany i zastrzeżony dla uprawnionych pracowników.

1.5. Pracownicy

1.5.1. Wiedza

Pracownicy biur SIRENE wykazują się znajomością możliwie największej liczby języków obcych; pracownicy pełniący dyżur są w stanie porozumieć się z pracownikami wszystkich innych biur SIRENE.

Pracownicy winni posiadać wiedzę w następujących dziedzinach:

— aspekty prawa krajowego, europejskiego i międzynarodowego,

— krajowe organy ścigania w ich własnym państwie, oraz

— krajowy i europejski system administracji w zakresie sądownictwa i imigracji.

Pracownicy muszą być uprawnieni do samodzielnego rozpatrywania wszelkich nowych spraw.

Pracownicy pełniący dyżur poza godzinami pracy winni mieć takie same umiejętności, wiedzę i uprawnienia oraz możliwość zwrócenia się do specjalistów dostępnych pod telefonem.

Biuro SIRENE powinno mieć możliwość korzystania z fachowych porad prawnych obejmujących zarówno przypadki standardowe, jak i wyjątkowe. Zależnie od przypadku mogą ją zapewnić pracownicy posiadający konieczne kwalifikacje prawne lub specjaliści z organów wymiaru sprawiedliwości.

1.5.2. Rekrutacja pracowników

Zatrudniając nowych pracowników, krajowe organy odpowiedzialne za rekrutację muszą brać pod uwagę wyżej wymienione umiejętności i wiedzę, a także organizować na szczeblu krajowym i europejskim kursy lub sesje szkoleniowe w miejscu pracy.

Im większe doświadczenie posiadają pracownicy, tym bardziej są w stanie podejmować działania z własnej inicjatywy, a tym samym efektywnie wypełniać zadania. Sprzyja temu jak najmniejsza rotacja pracowników, co wymaga ze strony kierownictwa pełnego wsparcia ukierunkowanego na zdecentralizowaną organizację pracy.

1.5.3. Szkolenia

Na szczeblu krajowym

Na szczeblu krajowym odpowiednie szkolenia mają zapewniać, by pracownicy spełniali niezbędne, określone w niniejszym podręczniku wymogi. Przed otrzymaniem upoważnienia do przetwarzania danych przechowywanych w SIS II pracownicy zostają odpowiednio przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa danych i zasad ochrony danych oraz są pouczani o przestępstwach i sankcjach w tych dziedzinach.

Na szczeblu europejskim

Przynajmniej raz w roku w celu zacieśnienia współpracy między biurami SIRENE organizowane są zwykłe kursy szkoleniowe umożliwiające pracownikom poznanie kolegów z innych biur SIRENE, wymianę informacji na temat krajowych metod pracy i osiągnięcie jednolitego, równego poziomu wiedzy. Ponadto szkolenia takie uświadamiają pracownikom wagę ich pracy i potrzebę solidarności w celu zapewnienia wspólnego bezpieczeństwa państw członkowskich.

1.5.4. Wymiana pracowników

W miarę możliwości biura SIRENE organizują także wymianę pracowników z innymi biurami SIRENE przynajmniej raz w roku. Celem takiej wymiany jest podniesienie poziomu wiedzy pracowników na temat metod pracy, pokazanie sposobu organizacji innych biur SIRENE i nawiązanie kontaktów osobistych z kolegami z innych państw członkowskich.

1.6. Infrastruktura techniczna

Każde biuro posiada skomputeryzowany system zarządzania, umożliwiający w dużym stopniu automatyzację zarządzania codziennymi zadaniami.

1.6.1. Wymiana danych między biurami SIRENE

Specyfikacje techniczne dotyczące wymiany informacji między biurami SIRENE zamieszczono w dokumencie „Wymiana danych między biurami SIRENE” (17).

1.7. Szkolenia dla innych organów

Biura SIRENE powinny angażować się w ustanawianie krajowych norm dotyczących szkolenia użytkowników końcowych na temat zasad i praktyki w zakresie jakości danych, jak również w organizację szkoleń dla pracowników wszystkich organów dokonujących wpisów; szkolenia te winny kłaść nacisk na jakość danych, wymogi dotyczące ochrony danych i jak najszersze korzystanie z systemu SIS II.

2. PROCEDURY OGÓLNE

Opisane poniżej procedury stosuje się do wszystkich kategorii wpisów, natomiast procedury dla poszczególnych kategorii wpisów opisano w odnośnych częściach niniejszego podręcznika.

2.1. Definicje

„Państwo członkowskie dokonujące wpisu” Państwo członkowskie, które wprowadziło wpis do SIS II. „Państwo członkowskie wykonujące działania” Państwo członkowskie podejmujące odpowiednie działania po uzyskaniu trafienia. „Trafienie” Jeżeli użytkownik końcowy, prowadząc wyszukiwanie w SIS II, znajduje wpis pasujący do danych przez siebie wprowadzonych oraz stwierdza konieczność podjęcia dalszych działań. „Zastrzeżenie” Zawieszenie ważności w odniesieniu do wpisów w celu aresztowania, wpisów dotyczących osób zaginionych i wpisów do celów kontroli w przypadkach, gdy dane państwo członkowskie uważa, że wykonanie czynności wymaganych we wpisie jest niezgodne z jego prawem krajowym, jego zobowiązaniami międzynarodowymi lub podstawowymi interesami narodowymi. Jeżeli dla danego wpisu zgłoszono zastrzeżenie, działania wymagane na podstawie wspomnianego wpisu nie są podejmowane na obszarze tego państwa członkowskiego.

2.2. Wielokrotne wpisy (art. 34 ust. 6 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 6 decyzji w sprawie SIS II)

Może się zdarzyć, że kilka różnych krajów wprowadzi wpisy dotyczące tych samych osób lub przedmiotów. Ważne jest, aby nie prowadziło to do dezorientacji wśród użytkowników końcowych, a także, aby mieli oni jasność co do tego, jak postępować, jeżeli chcą dokonać wpisu, oraz jaką procedurę stosuje się w przypadku trafienia. W związku z tym ustanawia się procedury wykrywania wielokrotnych wpisów oraz mechanizm pierwszeństwa mający zastosowanie przy dokonywaniu wpisów do SIS II.

Wymaga to:

— sprawdzenia przed dokonaniem wpisu w celu ustalenia, czy dana osoba lub przedmiot już figuruje w SIS II,

— przeprowadzenia konsultacji z innymi państwami członkowskimi, w przypadkach gdy dokonanie wpisu prowadzi do występowania wielu niezgodnych ze sobą wpisów.

2.2.1. Zgodność i kolejność wpisów

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu do SIS II dotyczącego danej osoby lub przedmiotu.

Dlatego w miarę możliwości i potrzeby należy przechowywać drugie i kolejne wpisy dotyczące tej samej osoby lub tego samego przedmiotu na szczeblu krajowym, tak aby można było wprowadzić je do systemu po upływie ważności pierwszego wpisu lub po jego usunięciu.

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu dotyczącego tej samej osoby lub tego samego przedmiotu, jeżeli wpisy te są ze sobą zgodne.

Wpisy w celu aresztowania (art. 26 decyzji w sprawie SIS II) są zgodnie z wpisami do celów odmowy wjazdu (art. 24 rozporządzenia w sprawie SIS II), wpisami dotyczącymi osób zaginionych (art. 32 decyzji w sprawie SIS II) i wpisami do celów postępowania sądowego (art. 34 decyzji w sprawie SIS II). Natomiast wpisy te są niezgodne z wpisami do celów kontroli (art. 36 decyzji w sprawie SIS II).

Wpisy do celów odmowy wjazdu są zgodne z wpisami w celu aresztowania. Są one niezgodne z wpisami dotyczącymi osób zaginionych, wpisami do celów kontroli oraz wpisami do celów postępowania sądowego.

Wpisy dotyczące osób zaginionych są zgodne z wpisami w celu aresztowania i wpisami do celów postępowania sądowego. Są one niezgodne z wpisami do celów odmowy wjazdu i wpisami do celów kontroli.

Wpisy do celów postępowania sądowego są zgodne z wpisami w celu aresztowania i wpisami dotyczącymi osób zaginionych. Są one niezgodne z wpisami do celów kontroli i wpisami do celów odmowy wjazdu.

Wpisy do celów kontroli są niezgodne z wpisami w celu aresztowania, wpisami do celów odmowy wjazdu, wpisami dotyczącymi osób zaginionych oraz wpisami do celów postępowania sądowego.

W ramach wpisów do celów kontroli wpisy dokonane do celów „kontroli niejawnych” są niezgodne z wpisami do celów „szczególnych kontroli”.

Pewne kategorie wpisów dotyczących przedmiotów są niezgodne z innymi kategoriami tych wpisów (zob. poniższa tabela zgodności).

Kolejność wpisów dotyczących osób jest następująca:

— aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 26 decyzji w sprawie SIS II),

— odmowa pozwolenia na wjazd lub pobyt na obszarze Schengen (art. 24 rozporządzenia w sprawie SIS II),

— objęcie ochroną (art. 32 decyzji w sprawie SIS II),

— szczególne kontrole (art. 36 decyzji w sprawie SIS II),

— kontrole niejawne (art. 36 decyzji w sprawie SIS II),

— przekazywanie informacji dotyczących miejsca pobytu (art. 32 i 34 decyzji).

Kolejność wpisów dotyczących przedmiotów według ich wagi jest następująca:

— wykorzystanie jako dowodu (art. 38 decyzji),

— zajęcie (art. 38 decyzji),

— szczególne kontrole (art. 36 decyzji),

— kontrole niejawne (art. 36 decyzji).

Odstępstwa od podanej kolejności są możliwe po konsultacjach między państwami członkowskimi, jeżeli w grę wchodzą ważne interesy krajowe.

Tabela zgodności wpisów dotyczących osób

Kolejność wpisów wg ich wagi Wpis w celu aresztowania Wpis do celów odmowy wjazdu Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną) Wpis do celów szczególnych kontroli Wpis do celów kontroli niejawnych Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce zamieszkania lub pobytu) Wpis do celów postępowania sądowego Wpis w celu aresztowania tak tak tak nie nie tak tak Wpis do celów odmowy wjazdu tak tak nie nie nie nie nie Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną) tak nie tak nie nie tak tak Wpis do celów szczególnych kontroli nie nie nie tak nie nie nie Wpis do celów kontroli niejawnych nie nie nie nie tak nie nie Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce zamieszkania lub pobytu) tak nie tak nie nie tak tak Wpis do celów postępowania sądowego tak nie tak nie nie tak tak





Tabela zgodności wpisów dotyczących przedmiotów

Kolejność wpisów wg ich wagi Wpis do celów wykorzystania jako dowód Wpis do celów zajęcia Wpis do celów szczególnych kontroli Wpis do celów kontroli niejawnych Wpis do celów wykorzystania jako dowód tak tak nie nie Wpis do celów zajęcia tak tak nie nie Wpis do celów szczególnych kontroli nie nie tak nie Wpis do celów kontroli niejawnych nie nie nie tak

2.2.2. Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy

W przypadku podejrzenia, że występują wielokrotne wpisy, należy dokładnie rozróżnić osoby czy przedmioty o podobnych cechach. Konsultacje i współpraca między biurami SIRENE są w związku z tym niezbędne, a każde państwo członkowskie ustanawia odpowiednie procedury techniczne służące wykryciu takich przypadków przed dokonaniem wpisu.

Stosowana jest następująca procedura:

a) jeżeli w trakcie rozpatrywania wniosku o dokonanie nowego wpisu okaże się, że w SIS II znajdują się już dane o osobie lub przedmiocie zawierające takie same elementy opisu tożsamości, przed wprowadzeniem nowego wpisu należy dokonać bardziej szczegółowego sprawdzenia;

b) w przypadku wpisów dotyczących osób biuro SIRENE kontaktuje się, w razie konieczności, z biurem SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu w celu wyjaśnienia, czy wpis dotyczy tej samej osoby (formularz E);

c) jeżeli w wyniku sprawdzenia okaże się, że szczegóły są identyczne i mogą dotyczyć tej samej osoby lub tego samego przedmiotu, dane biuro SIRENE stosuje procedurę dokonywania wielokrotnych wpisów. Jeżeli w wyniku sprawdzenia okaże się, że szczegółowe dane odnoszą się do dwóch różnych osób lub przedmiotów, biuro SIRENE zatwierdza wniosek o dokonanie nowego wpisu.

Przy sprawdzaniu, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące osoby, należy porównać następujące elementy pozwalające na identyfikację:

— nazwisko,

— imię,

— data urodzenia,

— płeć,

— numer krajowego dokumentu tożsamości,

— imiona i nazwiska rodziców,

— miejsce urodzenia,

— odciski linii papilarnych,

— fotografie.

Przy sprawdzaniu, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące pojazdów, należy porównać następujące elementy pozwalające na identyfikację:

— numer identyfikacyjny pojazdu (numer VIN),

— numer rejestracyjny oraz kraj rejestracji,

— marka,

— typ.

Jeżeli w trakcie dokonywania nowego wpisu okaże się, że ten sam numer VIN lub numer tablicy rejestracyjnej już figurują w systemie SIS II, uznaje się, że przypuszczalnie występują wielokrotne wpisy dotyczące tego samego pojazdu. Niemniej ta metoda sprawdzania jest skuteczna tylko w przypadku, gdy wykorzystuje się te same elementy opisu; w związku z tym porównanie nie zawsze jest możliwe.

Biuro SIRENE zwraca uwagę użytkowników krajowych na możliwe problemy w przypadku porównywania tylko jednego z numerów. Pozytywny wynik nie oznacza automatycznie trafienia, z kolei wynik negatywny nie oznacza, że wpis dotyczący danego pojazdu nie istnieje.

W przypadku innych przedmiotów najbardziej odpowiednie do ustalenia występowania wielokrotnych wpisów są obowiązkowe pola informacyjne, z których wszystkie są automatycznie porównywane przez system.

2.2.3. Dokonywanie wielokrotnych wpisów

Jeżeli wniosek o dokonanie wpisu jest sprzeczny z wpisem dokonanym przez to samo państwo członkowskie, krajowe biuro SIRENE podejmuje działania zgodnie z procedurą krajową w celu zapewnienia, że w SIS pozostanie tylko jeden wpis.

W przypadku gdy wpisy są dokonywane przez różne państwa członkowskie, stosuje się następującą procedurę:

a) jeżeli wpisy są ze sobą zgodne, biura SIRENE nie muszą się ze sobą konsultować;

b) jeżeli wpisy nie są ze sobą zgodne lub jeżeli istnieje jakakolwiek wątpliwość co do ich zgodności, biura SIRENE konsultują się ze sobą, korzystając w tym celu z formularza E, tak że ostatecznie dokonuje się tylko jednego wpisu;

c) wpisów w celu aresztowania dokonuje się bezzwłocznie, nie czekając na wyniki konsultacji z innymi państwami członkowskimi;

d) jeżeli w wyniku konsultacji wpisowi niezgodnemu z istniejącymi wpisami udzieli się pierwszeństwa, państwa członkowskie, które dokonały pozostałych wpisów, usuwają je po wprowadzeniu tego nowego wpisu. Wszelkie spory rozstrzygają państwa członkowskie za pośrednictwem biur SIRENE. Jeżeli nie można osiągnąć porozumienia na podstawie ustalonego wykazu kolejności wpisów według ich znaczenia, w SIS II pozostawia się najdawniejszy wpis;

e) państwa członkowskie, które nie mogły dokonać wpisu, mogą zażądać powiadomienia przez CS-SIS o usunięciu danego wpisu;

f) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które nie mogło dokonać wpisu, może zwrócić się do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, o powiadamianie go o trafieniach odnoszących się do tego wpisu.

2.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

„Trafienie” ma miejsce wtedy, gdy użytkownik końcowy, prowadząc wyszukiwanie w SIS II, znajduje wpis pasujący do danych przez siebie wprowadzonych oraz stwierdza konieczność podjęcia dalszych działań.

Jeżeli po uzyskaniu trafienia użytkownik końcowy potrzebuje informacji uzupełniających, biuro SIRENE kontaktuje się bezzwłocznie z biurem SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu i wnosi o udzielenie niezbędnych informacji. W stosownych przypadkach biura SIRENE pełnią rolę pośredników w kontaktach między organami krajowymi i udzielają informacji uzupełniających dotyczących przedmiotowego wpisu oraz wymieniają takie informacje.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest powiadamiane o trafieniu i jego wyniku, chyba że wskazano inaczej.

Stosowana jest następująca procedura:

a) bez uszczerbku dla rozdziału 2.4 niniejszego podręcznika o „trafieniu” dotyczącym osoby lub przedmiotu, w odniesieniu do których dokonano wpisu, z zasady powiadamiane jest biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przy użyciu formularza G; powiadamiając o trafieniu państwo członkowskie, które dokonało wpisu, w polu informacyjnym 090 formularza G należy podać mający zastosowanie artykuł instrumentów prawnych SIS II. W razie potrzeby biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przesyła następnie wszelkie istotne informacje szczegółowe i wskazuje, jakie szczególne środki powinno podjąć biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie. Jeżeli trafienie odnosi się do osoby, której dotyczy wpis w celu aresztowania, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które uzyskało trafienie, w stosownych przypadkach powinno, po wysłaniu formularza G, telefonicznie powiadomić o trafieniu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu;

b) biura SIRENE państw członkowskich, które dokonały wpisów do celów odmowy wjazdu, nie muszą być powiadamiane o trafieniu za każdym razem, ale można je powiadomić w wyjątkowych przypadkach. Formularz G można wysłać w każdym przypadku, na przykład jeżeli potrzebne są informacje uzupełniające. Formularz G należy zawsze wysłać w przypadku uzyskania trafienia odnoszącego się do osoby korzystającej ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się.

2.3.1. Przekazywanie dalszych informacji

Wymiana informacji na mocy instrumentów prawnych SIS II pozostaje bez uszczerbku dla wykonywania zadań powierzonych biurom SIRENE na podstawie przepisów prawa krajowego wdrażających inne instrumenty prawne Unii Europejskiej, w szczególności dla krajowych przepisów prawnych wdrażających decyzję ramową Rady 2006/960/WSiSW (18), a także dla wymiany informacji w ramach wzajemnej pomocy prawnej.

2.4. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II)

Zgodnie z art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II stosuje się następującą procedurę:

a) państwo członkowskie, które nie jest w stanie zastosować procedury, bezzwłocznie powiadamia za pośrednictwem swojego biura SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, że nie jest w stanie wykonać żądanych działań, i podaje przyczyny, wykorzystując do tego celu formularz H;

b) zainteresowane państwa członkowskie mogą wówczas ustalić, jakie działania należy podjąć, przy poszanowaniu ustawodawstwa krajowego i przepisów instrumentów prawnych SIS II.

2.5. Przetwarzanie danych do celów innych niż te, dla których zostały wprowadzone do systemu SIS II (art. 46 ust. 5 decyzji w sprawie SIS II)

Dane zawarte w systemie SIS II można przetwarzać wyłącznie w celach, jakie zostały określone dla każdej z kategorii wpisów.

Jednakże pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody państwa członkowskiego dokonującego wpisu dane mogą być przetwarzane do celów innych niż te, dla których je wprowadzono, o ile służy to zapobieżeniu bezpośredniemu poważnemu zagrożeniu dla porządku publicznego oraz bezpieczeństwa publicznego, z poważnych przyczyn związanych z bezpieczeństwem państwa lub w celu zapobieżenia poważnemu przestępstwu.

Jeżeli państwo członkowskie chce przetwarzać dane zawarte w systemie SIS II do celów innych niż te, dla których je wprowadzono, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

a) za pośrednictwem własnego biura SIRENE państwo członkowskie pragnące wykorzystać dane w innym celu wyjaśnia państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, przyczyny uzasadniające zamiar przetwarzania danych w innym celu, korzystając z formularza I;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, analizuje w najkrótszym możliwym terminie, czy można spełnić taką prośbę, i za pośrednictwem własnego biura SIRENE powiadamia to drugie państwo członkowskie o swojej decyzji;

c) w razie potrzeby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może udzielić zezwolenia z zastrzeżeniem obowiązku przestrzegania określonych warunków dotyczących sposobu wykorzystania danych.

Po wyrażeniu zgody przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, drugie państwo członkowskie wykorzystuje dane jedynie do celów, dla jakich wystąpiło o zezwolenie i dla jakich je uzyskało, uwzględniając przy tym wszelkie warunki postawione przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

2.6. Dodanie zastrzeżenia (art. 24 i 25 decyzji w sprawie SIS II)

Zastrzeżenie dodaje się na wniosek innego państwa członkowskiego

Artykuły 24 i 25 decyzji w sprawie SIS II pozwalają państwu członkowskiemu w dowolnym momencie odmówić wykonania żądanych działań na swoim terytorium. W tym celu państwo to występuje z wnioskiem o dodanie zastrzeżenia do wpisów w sprawie aresztowania (art. 26 decyzji), wpisów dotyczących osób zaginionych (art. 32 decyzji) i wpisów do celów kontroli niejawnych lub szczególnych kontroli (art. 36 decyzji), jeżeli uważa, że wykonanie czynności wymaganych we wpisie byłoby niezgodne z jego prawem krajowym, jego zobowiązaniami międzynarodowymi lub podstawowymi interesami narodowymi. Równocześnie podaje się przyczyny złożenia wniosku o dodanie zastrzeżenia.

Inna procedura obowiązuje jedynie w odniesieniu do wpisów w celu aresztowania. Każde państwo członkowskie w jak najkrótszym możliwym terminie wykrywa wpisy mogące wymagać dodania zastrzeżenia.

Jeżeli okoliczności opisane w art. 24 ust. 1 lub art. 25 decyzji w sprawie SIS II przestają mieć zastosowanie, państwo członkowskie, które zwróciło się o dodanie zastrzeżenia, musi w najkrótszym możliwym terminie wystąpić o jego wycofanie.

2.6.1. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Stosowana jest następująca procedura:

a) jeżeli dane państwo członkowskie żąda dodania zastrzeżenia, zwraca się w tym celu do państwa, które dokonało wpisu, korzystając z formularza F, i podaje przyczyny, dla których zastrzeżenie jest konieczne;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, bezzwłocznie dodaje zastrzeżenie, którego dotyczy wniosek;

c) po wymianie informacji może zaistnieć konieczność zmiany lub usunięcia wpisu, jak również może nastąpić wycofanie wniosku (o dodanie zastrzeżenia) na podstawie informacji dostarczonych w toku konsultacji przez państwo członkowskie występujące o dodanie zastrzeżenia.

2.6.2. Obowiązująca do dnia 1 stycznia 2009 r. klauzula tymczasowa: wniosek o dodanie ogólnego zastrzeżenia dla wpisów dotyczących obywateli danego państwa członkowskiego

Przyjęto następującą procedurę:

a) państwo członkowskie może zwrócić się do biura SIRENE innego państwa członkowskiego o automatyczne dodanie zastrzeżenia do wszystkich wpisów w celu aresztowania dotyczących jego obywateli;

b) każde państwo członkowskie pragnące dodać takie ogólne zastrzeżenie przekazuje pisemny wniosek państwu, z którym chciałoby podjąć współpracę w tym zakresie;

c) państwo członkowskie będące adresatem takiego wniosku dodaje tego rodzaju zastrzeżenie dotyczące danego państwa bezzwłocznie po dokonaniu wpisu;

d) procedura ta obowiązuje do czasu wydania pisemnych wytycznych w sprawie jej wycofania.

2.7. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 34 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 decyzji w sprawie SIS II)

W przypadku wykrycia, że dane w systemie SIS II są niezgodne ze stanem faktycznym lub są przechowywane niezgodnie z prawem, następuje wymiana informacji uzupełniających zgodnie z zasadami określonymi w art. 34 ust. 2 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 2 decyzji w sprawie SIS II, które stanowią, iż do zmiany, uzupełniania, korekty, aktualizowania lub usuwania danych upoważnione jest wyłącznie państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

Państwo członkowskie, które wykryło, że dane zawierają błąd lub że są przechowywane niezgodnie z prawem, powiadamia o tym poprzez swoje biuro SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, możliwie szybko i nie później niż w ciągu dziesięciu dni kalendarzowych od odkrycia dowodów wskazujących na tego rodzaju błędy. Odnośna wymiana informacji odbywa się przy użyciu formularza J.

a) W zależności od wyników konsultacji państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może być zmuszone do usunięcia lub poprawienia danych, zgodnie z krajowymi procedurami dotyczącymi korygowania przedmiotowych danych.

b) Jeżeli w ciągu dwóch miesięcy państwa członkowskie nie osiągną porozumienia, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które wykryło błąd lub fakt przechowywania danych niezgodnie z prawem, zaleca właściwemu organowi swojego państwa zgłoszenie sprawy Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych, który wraz z właściwymi krajowymi organami nadzorczymi podejmuje działania mediacyjne.

Wymiana informacji po wykryciu nowych faktów

W przypadku gdy biuro SIRENE inne niż biuro SIRENE państwa, które dokonało wpisu, wykryje nowe fakty związane z danym wpisem, powiadamia o tym jak najszybciej biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając w tym celu z formularza J, tak by zapewnić odpowiednią jakość danych oraz przetwarzanie ich zgodnie z prawem. Może to być konieczne przykładowo w sytuacji, gdy obywatelowi kraju trzeciego, w stosunku do którego dokonano wpisu do celów odmowy wjazdu lub pobytu, po dokonaniu takiego wpisu przyznane zostaje wspólnotowe prawo do swobodnego przemieszczania się.

2.8. Prawo dostępu do danych i ich korygowania (art. 41 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 58 decyzji w sprawie SIS II) (19)

Z prawa osób do dostępu do danych, które ich dotyczą, i wprowadzonych do SIS II zgodnie z instrumentami prawnymi SIS II, korzysta się zgodnie z prawem państwa członkowskiego, wobec którego osoby te powołują się na to prawo.

Dana osoba informowana jest możliwie szybko, a w każdym razie w ciągu 60 dni kalendarzowych od daty złożenia przez nią wniosku o dostęp, lub wcześniej, jeżeli prawo krajowe przewiduje krótszy okres.

Państwo członkowskie, które nie dokonało wpisu, może przekazać informacje danej osobie tylko wtedy, gdy uprzednio dało możliwość wyrażenia swojego stanowiska państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu.

Każdy ma prawo żądać, by dotyczące go dane niezgodne ze stanem faktycznym zostały poprawione, a dotyczące go dane przechowywane niezgodnie z prawem — usunięte.

O działaniach podjętych w celu zapewnienia poszanowania tego prawa dana osoba jest informowana możliwie szybko, a w każdym razie nie później niż trzy miesiące od daty złożenia przez nią pierwszego wniosku w tej sprawie. Osoba ta jest powiadamiana wcześniej, jeżeli prawo krajowe przewiduje krótszy okres.

2.8.1. Wnioski o dostęp do danych lub o ich skorygowanie

Jeżeli władze krajowe mają zostać powiadomione o złożeniu wniosku o udzielenie dostępu do danych lub ich skorygowanie, wymiana informacji odbywa się, bez uszczerbku dla prawa krajowego, zgodnie z następującymi zasadami:

a) każde biuro SIRENE stosuje przepisy prawa krajowego dotyczące prawa dostępu do danych osobowych. W zależności od okoliczności sprawy i zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami biura SIRENE przekazują właściwym organom krajowym wszelkie otrzymane przez siebie wnioski o udzielenie dostępu do danych lub ich skorygowanie bądź rozpatrują wnioski w granicach swoich uprawnień;

b) na prośbę właściwych organów krajowych biura SIRENE danych państw członkowskich przesyłają im zgodnie ze swoimi przepisami krajowymi informacje dotyczące korzystania z prawa dostępu do danych.

2.8.2. Wymiana informacji na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

W miarę możliwości informacje na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych w systemie SIS II przez inne państwo członkowskie wymienia się za pośrednictwem krajowych biur SIRENE, korzystając w tym celu z formularza K.

Stosowana jest następująca procedura:

a) wniosek o udzielenie dostępu przekazuje się w najkrótszym możliwym terminie państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, tak aby mogło ono wyrazić swoją opinię w danej sprawie;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, informuje o swojej opinii państwo członkowskie, które otrzymało wniosek;

c) państwo to uwzględnia terminy rozpatrzenia takiego wniosku obowiązujące w państwie członkowskim, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu.

Jeżeli państwo członkowskie, które dokonało wpisu, przesyła swoją opinię do biura SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu do danych, biuro to, zgodnie z ustawodawstwem krajowym i w granicach swoich uprawnień, rozpatruje taki wniosek lub zapewnia przekazanie opinii w najkrótszym możliwym terminie organom odpowiedzialnym za jego rozpatrzenie.

2.8.3. Wymiana informacji na temat wniosków o skorygowanie lub usunięcie danych wprowadzonych przez inne państwa członkowskie

Jedynie to państwo członkowskie, które dokonało danego wpisu, może skorygować lub usunąć dane osoby, która wystąpiła o ich skorygowanie lub usunięcie. Jeżeli dana osoba występuje z wnioskiem do państwa członkowskiego innego niż to, które dokonało wpisu, biuro SIRENE państwa członkowskiego będącego adresatem wniosku powiadamia tę osobę o konieczności skontaktowania się z państwem członkowskim, które dokonało wpisu, oraz przekazuje jej dane kontaktowe właściwego organu państwa członkowskiego, które dokonało wpisu.

2.9. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

Wpisy wprowadzone do systemu SIS II przechowywane są wyłącznie przez okres konieczny do osiągnięcia celów, dla których zostały dokonane.

Wyłączając przypadki po trafieniu, wpis usuwany jest automatycznie przez CS-SIS (po upływie daty ważności) lub bezpośrednio przez służby, które go wprowadziły do systemu SIS II (jeżeli warunki przechowywania wpisu w systemie przestają być spełnione).

W obu przypadkach wiadomość o usunięciu wpisu z CS-SIS jest automatycznie przekazywana do N.SIS II i tam dalej przetwarzana.

Państwa członkowskie mogą zażądać automatycznego powiadomienia o usunięciu wpisu dokonanego przez inne państwo członkowskie.

2.10. Zapis nazw własnych

W zakresie, w jakim pozwalają na to krajowe przepisy dotyczące wprowadzania danych, nazwy własne (imiona i nazwiska) wpisuje się do systemu SIS II w formie (pismo i ortografia) możliwie zbliżonej do formy, jakiej użyto w urzędowych dokumentach tożsamości. Państwa członkowskie wprowadzają dane do systemu SIS II, posługując się co do zasady alfabetem łacińskim, przy uwzględnieniu zasad transliteracji i transkrypcji określonych w załączniku 1.

2.11. Kategorie tożsamości

Tożsamość potwierdzona (tożsamość ustalona)

Tożsamość potwierdzona (tożsamość ustalona) oznacza, że tożsamość danej osoby została potwierdzona na podstawie autentycznych dokumentów tożsamości, paszportu lub oświadczenia właściwych organów.

Tożsamość niepotwierdzona

Tożsamość niepotwierdzona oznacza, że nie ma wystarczających dowodów potwierdzających tożsamość.

Tożsamość przywłaszczona

Tożsamość przywłaszczona (nazwisko, imię, data urodzenia) ma miejsce wtedy, gdy dana osoba posługuje się tożsamością innej istniejącej osoby. Może się to zdarzyć np. w przypadku wykorzystania przez osobę trzecią dokumentu ze szkodą dla prawowitego właściciela.

Alias

Pod pojęciem „alias” rozumieć należy tożsamość przybraną, którą posługuje się osoba znana pod innymi tożsamościami.

2.11.1. Tożsamość przywłaszczona (art. 36 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 decyzji w sprawie SIS II)

W przypadku stwierdzenia, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, bezzwłocznie wprowadza się, za zgodą tej osoby, wpis do systemu SIS II w celu uniknięcia negatywnych skutków błędnej identyfikacji. Osoba, której tożsamość została przywłaszczona, może, stosownie do procedur krajowych, podać właściwemu organowi informacje określone w art. 36 ust. 3 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 ust. 3 decyzji w sprawie SIS II. Każda osoba, której tożsamość została przywłaszczona, ma prawo do wycofania swojej zgody na przetwarzanie takich informacji.

W przypadku gdy państwo członkowskie wykryje, że dokonany przez inne państwo członkowskie wpis dotyczący danej osoby powiązany jest z przywłaszczeniem tożsamości, informuje o tym biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając z formularza Q, tak aby można było uzupełnić o te dane odnośny wpis figurujący w systemie SIS II.

Dane osoby, której tożsamość została przywłaszczona, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby sprawdzanej i nie są w żaden sposób wykorzystywane do jakichkolwiek innych celów. Informacje dotyczące tożsamości przywłaszczonej są usuwane w tym samym czasie, co odnośny wpis, lub wcześniej, jeśli osoba, której to dotyczy, zwraca się z takim wnioskiem.

Z uwagi na cel wprowadzania tego rodzaju danych odnośny wpis uzupełnia się o fotografie i odciski linii papilarnych osoby, której tożsamość została przywłaszczona. Na formularzu Q jedynie numer Schengen dotyczy danych osoby poszukiwanej w związku z wpisem w SIS II. Informacje w polu informacyjnym 052 (data wydania dokumentu) są obowiązkowe.

Ponadto po stwierdzeniu, że osoba, w odniesieniu do której istnieje wpis w SIS II, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo, które dokonało wpisu, sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie informacji o tożsamości przywłaszczonej we wspomnianym wpisie w systemie SIS II (w celu odnalezienia osoby poszukiwanej).

2.11.2. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Aby zapewnić odpowiednią jakość danych, państwa członkowskie w miarę możliwości powiadamiają się wzajemnie o aliasach i wymieniają wszystkie istotne informacje o prawdziwej tożsamości poszukiwanej osoby.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, odpowiada za uzupełnienie tego wpisu o aliasy. Jeżeli inne państwo członkowskie odkryje jakiś alias, przekazuje sprawę państwu członkowskiemu, które dokonało odnośnego wpisu.

W przypadku wpisów w celu aresztowania państwo członkowskie uzupełniające wpis o alias może poinformować o tym fakcie inne państwa członkowskie, korzystając z formularza M.

2.11.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

Jeżeli informacje figurujące w systemie SIS II są niewystarczające, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, może również, po przeprowadzeniu konsultacji, udzielić dalszych informacji, z własnej inicjatywy lub na wniosek innego państwa członkowskiego, aby pomóc ustalić tożsamość danej osoby. W tym celu należy skorzystać z formularza L. Informacje te w szczególności dotyczą:

— pochodzenia paszportu lub dokumentu tożsamości znajdującego się w posiadaniu osoby poszukiwanej,

— numeru serii, daty i miejsca wydania oraz daty ważności, jak również organu wydającego paszportu lub dokumentu tożsamości,

— wyglądu osoby poszukiwanej,

— nazwiska i imienia matki i ojca osoby poszukiwanej,

— ostatniego znanego adresu.

W miarę możliwości informacje te są dostępne w biurach SIRENE lub zapewnia się stałą możliwość ich bezzwłocznego i szybkiego przekazania.

Wspólnym celem jest minimalizacja ryzyka niesłusznego zatrzymania osoby, której dane określające tożsamość są podobne do danych osoby, której dotyczy wpis.

2.12. Wymiana informacji w przypadku wpisów z odesłaniami

Zgodnie z art. 37 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 52 decyzji w sprawie SIS II państwa członkowskie mogą tworzyć odesłania do innych wpisów, zgodnie ze swoim ustawodawstwem krajowym, w celu wykazania powiązań między osobami i przedmiotami, w odniesieniu do których dokonano wpisu do systemu SIS II. Tego rodzaju odesłania można jednakże tworzyć jedynie wtedy, gdy jest to podyktowane wyraźną potrzebą operacyjną.

2.12.1. Przepisy techniczne

Każde odesłanie pozwala na ustanowienie powiązania między co najmniej dwoma wpisami.

Państwo członkowskie może utworzyć odesłanie do innych wpisów, których dokonuje w SIS II, i jedynie to państwo członkowskie może zmienić lub usunąć takie odesłanie. Odesłania są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają dostęp do co najmniej dwóch wpisów zawartych w odesłaniu. Państwa członkowskie zapewniają, by dostęp do odesłań miały jedynie osoby upoważnione.

2.12.2. Zasady operacyjne

W przypadku odesłań do innych wpisów nie ma konieczności przestrzegania specjalnych procedur dotyczących wymiany informacji uzupełniających. Niemniej przestrzega się następujących zasad:

W przypadku trafienia odnoszącego się do dwóch lub większej liczby wpisów zawierających odesłania biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania w związku z wpisem wysyła formularz G dla każdego z tych wpisów.

Nie wysyła się formularza dla wpisów, które zawierają wprawdzie odesłanie do wpisu, w odniesieniu do którego nastąpiło trafienie, ale same nie były przedmiotem trafienia. Zasada ta nie ma zastosowania, jeżeli zawierający odesłanie wpis, w odniesieniu do którego nie nastąpiło trafienie, jest wpisem w celu aresztowania lub wpisem dotyczącym osób zaginionych (objęcie ochroną). W takim przypadku, korzystając z formularza M, powiadamia się o wykryciu wpisu zawierającego odesłanie.

2.13. SIRPIT (przekaz obrazów SIRENE) oraz format i jakość danych biometrycznych w systemie SIS II

Wpis wprowadzony do systemu SIS II uzupełnia się o odciski linii papilarnych i fotografie, jeśli są dostępne.

Biura SIRENE muszą mieć możliwość dokonania wymiany odcisków linii papilarnych i fotografii na potrzeby uzupełnienia wpisu. Jeżeli państwo członkowskie posiada fotografię lub odciski linii papilarnych osoby, w odniesieniu do której inne państwo członkowskie dokonało wpisu, może wysłać posiadane zdjęcia i odciski linii papilarnych, korzystając z SIRPIT.

Wymiana taka odbywa się bez uszczerbku dla wymiany w ramach współpracy policyjnej w zakresie stosowania decyzji ramowej Rady 2006/960/WSiSW.

2.13.1. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

Wszelkie dalsze wykorzystywanie fotografii i odcisków linii papilarnych będących przedmiotem wymiany w ramach SIRPIT, w tym archiwizacja, odbywa się zgodnie z odnośnymi przepisami instrumentów prawnych SIS II, dyrektywy 95/46/WE, stosownymi postanowieniami konwencji nr 108 Rady Europy oraz przepisami obowiązującymi w przedmiotowym obszarze w danym państwie członkowskim.

2.13.2. Wymogi techniczne

Odciski linii papilarnych i fotografie gromadzi się i przesyła zgodnie ze standardami określonymi w przepisach wykonawczych dotyczących wprowadzania danych biometrycznych do systemu SIS II.

Każde biuro SIRENE powinno spełniać wymogi techniczne dotyczące procedury SIRPIT.

Odciski linii papilarnych i fotografie przesyła się w załączniku na ekranie wprowadzania danych, zaprojektowanym specjalnie na potrzeby SIRPIT.

2.13.3. Użycie formularza L SIRENE

O przekazie za pośrednictwem procedury SIRPIT powiadamia się, przesyłając formularz L zwykłym kanałem używanym do przekazywania wszystkich formularzy SIRENE. Formularze L przesyła się w tym samym czasie, co odciski linii papilarnych i/lub fotografie.

2.13.4. Procedura SIRPIT

Biuro SIRENE państwa członkowskiego będące w posiadaniu odcisków linii papilarnych lub fotografii osoby, w odniesieniu do której wpisu dokonało inne państwo członkowskie, jest dalej zwane „biurem SIRENE udostępniającym dane”.

Biuro SIRENE kraju, który dokonał wpisu do SIS II, jest dalej zwane „biurem państwa członkowskiego dokonującego wpisu”.

Stosowana jest następująca procedura:

a) biuro SIRENE udostępniające dane wysyła formularz L zwykle używaną drogą elektroniczną oraz zaznacza w polu informacyjnym 083 formularza L, że odciski linii papilarnych i fotografie są wysyłane w celu uzupełnienia wpisu w systemie SIS II;

b) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, dodaje do danego wpisu w systemie SIS II otrzymane odciski linii papilarnych lub fotografie bądź wysyła je do właściwego organu, który uzupełnia o nie wpis.

2.13.4.1. Ekran wprowadzania danych

Maska wprowadzania danych zawiera następujące dane:

1) numer identyfikacyjny Schengen (*) (1)

2) numer referencyjny (*) (1)

3) data daktyloskopowania

4) miejsce pobrania odcisków linii papilarnych

5) data wykonania fotografii

6) powód daktyloskopowania

7) nazwisko (*) (2)

8) imię (*) (2)

9) nazwisko panieńskie

10) tożsamość potwierdzona?

11) data urodzenia (*)

12) miejsce urodzenia

13) obywatelstwo

14) płeć (*)

15) informacje dodatkowe

Uwagi:

(*) Obowiązkowe.

(1) Informacje wprowadza się albo w polu 1, albo w polu 2.

(2) Można wpisać „nieznane”.

Jeżeli znane są miejsce i data pobrania odcisków linii papilarnych, należy je podać.

2.13.5. Format i jakość danych biometrycznych

Wszystkie dane biometryczne wprowadzone do systemu poddawane są szczegółowej kontroli jakościowej w celu zagwarantowania minimalnego standardu jakości obowiązującego dla wszystkich użytkowników systemu SIS II.

Przed wprowadzeniem danych biometrycznych przeprowadza się na poziomie krajowym kontrole mające zapewnić, by:

— dane daktyloskopijne były zgodne z formatem określonym w normie ANSI/NIST — ITL 1–2000, wykorzystywanym przez Interpol i przystosowanym do potrzeb procedury SIRPIT (przekazu obrazów SIRENE),

— fotografie, które wykorzystywane są jedynie w celu potwierdzenia tożsamości osoby, która została odnaleziona w wyniku wyszukiwania według danych alfanumerycznych przeprowadzonego w SIS II, spełniają następujące wymogi: fotografia twarzy wykonana en face, mająca w miarę możliwości stosunek boków 3:4 lub 4:5. Jeżeli jest to możliwe, fotografia ma rozdzielczość co najmniej 480 × 600 pikseli i 24-bitową głębię kolorów. Jeżeli istnieje konieczność zeskanowania zdjęcia, w miarę możliwości jego rozmiar nie może przekraczać 200 kB.

2.14. Nakładające się na siebie obszary działania SIRENE i Interpolu (20)

Rola SIS II nie polega na zastąpieniu ani powieleniu funkcji Interpolu. Zadania mogą się pokrywać, jednak podstawowe zasady działania i współpracy państw członkowskich w ramach Schengen znacznie się różnią od zasad regulujących działania w ramach Interpolu. W związku z tym konieczne jest ustalenie zasad współpracy między biurami SIRENE a KBC (krajowymi biurami centralnymi) na szczeblu krajowym.

Zastosowanie mają następujące zasady:

2.14.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu

Wpisy dokonane przez państwa członkowskie w SIS II i wymiana informacji ich dotyczących mają zawsze pierwszeństwo przed wpisami Interpolu i informacjami wymienianymi w ramach Interpolu. Zasada ta jest szczególnie ważna w przypadku niezgodności wpisów.

2.14.2. Wybór kanału wymiany informacji

Zasada pierwszeństwa wpisów Schengen przed wpisami Interpolu dokonanymi przez państwa członkowskie jest przestrzegana, zapewnia się również przestrzeganie jej przez krajowe biura centralne państw członkowskich. Jeżeli dokonano wpisu do SIS II, wszelkich informacji dotyczących wpisu i jego celu oraz przeprowadzenia działań, jakie mają zostać podjęte, udzielają biura SIRENE. Jeżeli państwo członkowskie chce zmienić kanał wymiany informacji, musi wcześniej skonsultować się z pozostałymi stronami. Taka zmiana kanału możliwa jest jedynie w szczególnych przypadkach.

2.14.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

W związku z pierwszeństwem wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu korzystanie z tych ostatnich ogranicza się do wyjątkowych przypadków (tj. gdy nie ma podstaw — w konwencji lub z technicznego punktu widzenia — do dokonania wpisu w SIS II lub gdy nie wszystkie wymagane do tego celu informacje są dostępne). Należy unikać dokonywania paralelnych wpisów w SIS II i wpisów Interpolu na obszarze Schengen. Wpisy przekazywane kanałami Interpolu i dotyczące również obszaru Schengen lub jego części opatrzone są następującym oznaczeniem: „z wyjątkiem państw Schengen”.

2.14.4. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

Aby biura SIRENE mogły wykonywać swoje zadania dotyczące koordynacji w zakresie weryfikacji jakości informacji wprowadzanych do SIS II, państwa członkowskie zapewniają wzajemne informowanie się biur SIRENE i krajowych biur centralnych o uzyskanych trafieniach oraz usunięciu wpisów.

2.14.5. Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami centralnymi (KBC) Interpolu

Każde państwo członkowskie podejmuje, zgodnie z prawem krajowym, stosowne działania w celu zapewnienia na szczeblu krajowym skutecznej wymiany informacji między swoim biurem SIRENE a krajowymi biurami centralnymi.

2.14.6. Przesyłanie informacji krajom trzecim

a) Dane przetwarzane w SIS II Zgodnie z art. 39 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 54 decyzji w sprawie SIS II dane przetwarzane w SIS II w procesie stosowania wymienionych dwóch instrumentów prawnych nie są przekazywane ani udostępniane krajom trzecim ani organizacjom międzynarodowym. Artykuł 55 decyzji w sprawie SIS II przewiduje odstępstwo od tej ogólnej zasady w odniesieniu do wymiany z Interpolem danych na temat skradzionych, przywłaszczonych, utraconych lub unieważnionych paszportów, przy spełnieniu warunków określonych w tym artykule.

b) Informacje uzupełniające Zgodnie z „zasadą własności danych” zawartą w art. 4 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II informacje uzupełniające są przekazywane krajom trzecim przez państwo członkowskie, które jest „właścicielem” danych. W przypadku gdy wniosek o udzielenie informacji uzupełniających związanych z konkretnym wpisem wpłynie do biura SIRENE państwa innego niż to, które dokonało tego wpisu, to pierwsze państwo powiadamia drugie z wymienionych o otrzymaniu wniosku o udzielenie informacji, tak aby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, mogło podjąć decyzję przy pełnym poszanowaniu mających zastosowanie przepisów, w tym dotyczących ochrony danych. Wykorzystanie kanału Interpolu będzie uzależnione od krajowych przepisów lub procedur.

2.15. Stosunki SIRENE z Europolem

Europol ma prawo dostępu do danych wprowadzonych do SIS II oraz do bezpośredniego przeszukiwania takich danych zgodnie z art. 26, 36 i 38 decyzji w sprawie SIS II. Europol może zwrócić się do państw członkowskich o przekazanie dalszych informacji zgodnie z postanowieniami konwencji o Europolu. Zgodnie z przepisami krajowymi nawiązuje się współpracę z krajową jednostką Europolu w celu zapewnienia, że biuro SIRENE zostanie każdorazowo poinformowane o wymianie między Europolem i krajową jednostką Europolu informacji uzupełniających dotyczących wpisów w SIS II. W przypadku gdy na poziomie krajowym informacje dotyczące wpisów w SIS II przekazywane są przez krajową jednostkę Europolu, należy dołożyć starań, aby nie powodowało to dezorientacji wśród użytkowników końcowych.

2.16. Stosunki SIRENE z Eurojustem

Krajowi przedstawiciele oddelegowani do Eurojustu oraz ich asystenci mają prawo dostępu do danych wprowadzonych do SIS II oraz do bezpośredniego przeszukiwania takich danych zgodnie z art. 26, 32, 34 i 38 decyzji w sprawie SIS II. Zgodnie z prawem krajowym nawiązuje się współpracę z nimi w celu zapewnienia sprawnej wymiany informacji w przypadku uzyskania trafienia. W szczególności biuro SIRENE jest punktem kontaktowym dla krajowych przedstawicieli oddelegowanych do Eurojustu i ich asystentów, przydatnym do uzyskania informacji uzupełniających związanych z wpisami w systemie SIS II.

2.17. Szczególne rodzaje poszukiwań

2.17.1. Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym

Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym przeprowadza się w przypadku, gdy dane państwo członkowskie posiada niezbite dowody dotyczące miejsca pobytu osoby poszukiwanej lub umiejscowienia poszukiwanego przedmiotu na ściśle określonym obszarze geograficznym. W takiej sytuacji wniosek władz sądowych można wykonać bezzwłocznie po jego otrzymaniu.

Takie poszukiwania na określonym obszarze geograficznym na obszarze Schengen przeprowadza się w oparciu o wpis w systemie SIS II. Jeżeli w momencie dokonywania wpisu w celu aresztowania znane jest miejsce pobytu osoby poszukiwanej, informację tę zamieszcza się w formularzu A w polu informacyjnym 061. We wszystkich innych przypadkach, w tym w celu podania informacji o umiejscowieniu poszukiwanych przedmiotów, należy skorzystać z formularza M (pole informacyjne 83). Wpis dotyczący poszukiwanej osoby wprowadza się do SIS II w celu zapewnienia wykonalności wniosku o podjęcie działań ze skutkiem natychmiastowym (art. 64 konwencji z Schengen, art. 9 ust. 3 decyzji ramowej w sprawie europejskiego nakazu aresztowania).

Dokonanie takiego wpisu do SIS II zwiększa szanse powodzenia w przypadku niespodziewanego przemieszczenia się osoby lub przedmiotu z jednego miejsca do innego na obszarze Schengen, w związku z czym niewprowadzenie danych poszukiwanej osoby lub przedmiotu do SIS II jest możliwe jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. w przypadku określonym w art. 23 ust. 1 rozporządzenia w sprawie SIS II i decyzji w sprawie SIS II, gdy posiadane informacje nie są wystarczające do dokonania wpisu itp.).

3. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH W CELU ARESZTOWANIA, WYDANIA LUB EKSTRADYCJI (ART. 26 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

Kolejność rozważania działań:

— dokonanie wpisu,

— sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy,

— tożsamość przywłaszczona,

— wprowadzanie danych dotyczących aliasu,

— informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim,

— dodanie zastrzeżenia,

— działania podejmowane przez biuro SIRENE po otrzymaniu wpisu w celu aresztowania,

— wymiana informacji po uzyskaniu trafienia.

3.1. Dokonanie wpisu

Większości wpisów w celu aresztowania będzie towarzyszyć europejski nakaz aresztowania. Jednakże w ramach wpisu w celu aresztowania możliwe również jest tymczasowe aresztowanie przed uzyskaniem wniosku o ekstradycję.

Europejski nakaz aresztowania/wniosek o ekstradycję wydają władze sądowe uprawnione do takich zadań w państwie członkowskim, które dokonało wpisu.

Do wpisu do SIS II mającego doprowadzić do aresztowania i wydania osoby dodaje się w postaci załącznika kopię danego oryginalnego europejskiego nakazu aresztowania. Można także załączyć tłumaczenia europejskiego nakazu aresztowania na jeden lub więcej języków urzędowych instytucji UE.

Ponadto wpis uzupełnia się w miarę możliwości o fotografie i odciski linii papilarnych danej osoby.

Po dokonaniu wpisu biuro SIRENE ma dostęp do odnośnych informacji, w tym europejskiego nakazu aresztowania lub wniosku o ekstradycję, dotyczących osób poszukiwanych w celu aresztowania, wydania lub ekstradycji. Należy sprawdzić, czy informacje są kompletne i przedstawione w prawidłowy sposób.

Państwa członkowskie mają możliwość dodawania do danego wpisu w celu aresztowania więcej niż jednego europejskiego nakazu aresztowania. Państwa członkowskie są odpowiedzialne za usunięcie europejskiego nakazu aresztowania, kiedy traci on ważność, i za sprawdzenie, czy do danego wpisu nie są załączone inne europejskie nakazy aresztowania, oraz w razie konieczności za przedłużenie okresu przechowywania wpisu.

Wpisy w celu aresztowania mogą zawierać jeden plik binarny dla jednego europejskiego nakazu aresztowania. Państwa członkowskie mogą załączać, w razie konieczności w oddzielnych plikach binarnych, tłumaczenia europejskich nakazów aresztowania załączanych przez nie do wpisu w celu aresztowania.

Rozdzielczość zeskanowanych dokumentów w formacie PDF załączanych do wpisów wynosi w miarę możliwości co najmniej 150 dpi.

3.2. Wielokrotne wpisy

Ogólne procedury opisano powyżej w rozdziale 2.2.

Dodatkowo stosuje się następujące zasady:

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu w celu aresztowania dotyczącego tej samej osoby. Jeżeli przynajmniej dwa państwa członkowskie dokonały wpisu w celu aresztowania dotyczącego tej samej osoby, decyzję o tym, który nakaz zostanie wykonany w przypadku aresztowania, podejmuje wykonujący nakaz organ sądowy w państwie członkowskim, w którym następuje aresztowanie.

Zgodność wpisów w celu aresztowania:

Wpisy w celu aresztowania są zgodne z wpisami do celów odmowy wjazdu, wpisami dotyczącymi osób zaginionych oraz wpisami do celów postępowania sądowego. Są one niezgodne z wpisami do celów kontroli.

Wpisów w celu aresztowania dokonuje się bezzwłocznie, nie czekając na wyniki konsultacji z innymi państwami członkowskimi.

3.3. Tożsamość przywłaszczona

Ogólną procedurę opisano powyżej w rozdziale 2.11.1.

3.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólną procedurę opisano powyżej w rozdziale 2.11.2.

3.5. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

Dokonując wpisu, do wszystkich państw członkowskich wysyła się informacje uzupełniające dotyczące tego wpisu.

Informacje, o których mowa w rozdziałach 3.5.1 i 3.5.2, wysyła się do innych biur SIRENE w najszybszy możliwy sposób. Wszelkie dalsze informacje konieczne w celu ustalenia tożsamości są przekazywane po konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego.

Jeżeli w odniesieniu do jednej osoby istnieje kilka europejskich nakazów aresztowania lub wniosków o ekstradycję, dla każdego takiego nakazu lub wniosku wypełnia się oddzielny formularz A.

W europejskim nakazie aresztowania/wniosku o ekstradycję oraz w formularzu A podaje się wystarczająco szczegółowe informacje (część e) europejskiego nakazu aresztowania powinna zawierać w szczególności: „opis okoliczności, w jakich przestępstwo(-a) zostało(-y) popełnione, w tym czas i miejsce”, natomiast w polu informacyjnym 044 powinien się znaleźć: „opis popełnionych czynów”), aby umożliwić innym biurom SIRENE kontrolę wpisu. Niemniej wymienia się tylko niezbędne informacje.

3.5.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z europejskim nakazem aresztowania

Formularz A zawiera przynajmniej te informacje, które są zawarte w europejskim nakazie aresztowania. W polu informacyjnym 044 zamieszcza się krótki opis okoliczności.

W formularzu A:

— 239: należy zaznaczyć, że dany formularz odnosi się tylko do jednego europejskiego nakazu aresztowania,

— 272: europejskie nakazy aresztowania wpisuje się, podając ich numer porządkowy, tak aby rozróżnić kilka nakazów aresztowania odnoszących się do jednej osoby,

— 006–013, 266, 275, 237–238 i 050–061: należy podać stosowne informacje wprowadzone do SIS II, odpowiadające części a) europejskiego nakazu aresztowania,

— 030–033 i 251–259: należy podać stosowne informacje zawarte w części i) europejskiego nakazu aresztowania,

— 240–241 i 035–037: należy podać stosowne informacje zawarte w części b) europejskiego nakazu aresztowania,

— 034, 038, 039: należy podać stosowne informacje zawarte w części c) europejskiego nakazu aresztowania,

— 243–244: należy podać informacje zawarte w części d) europejskiego nakazu aresztowania; w przypadku braku wyroku zaocznego pola ta pozostawia się puste. W polu informacyjnym 244 można zamieścić uproszczony opis, nie powielając tekstu przepisu prawnego,

— 245, 247, 040–045 i 047: należy podać informacje zawarte w części e) europejskiego nakazu aresztowania,

— 267: należy podać informacje zawarte w części f); nie należy powielać tekstu odnośnych przepisów prawnych,

— 249: należy podać stosowne informacje zawarte w części g). W przypadku braku wniosku o zajęcie przedmiotu pole to pozostawia się puste,

— 250: należy podać stosowne informacje zawarte w części g). Podaje się także miejsce, w którym znajduje się dany przedmiot, o ile jest ono znane,

— 268: należy podać stosowne informacje zawarte w części h),

— 260–264: należy podać stosowne informacje zawarte w części i),

— 269–271: należy podać stosowne informacje zawarte w części i), ale tylko w przypadku, gdy różnią się one od informacji w polach 251, 252 i 032,

— 400 i 403: można załączyć dodatkowe dokumenty.

3.5.2. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym

3.5.2.1. W przypadku dokonywania wpisu opartego zarówno na europejskim nakazie aresztowania, jak i wniosku o ekstradycję

Wprowadzając wpis w celu aresztowania i ekstradycji, informacje uzupełniające wysyła się do wszystkich państw członkowskich, korzystając z formularza A. Jeżeli dane we wpisie oraz informacje uzupełniające wysłane do państw członkowskich w związku z europejskim nakazem aresztowania nie są wystarczające w celu dokonania ekstradycji, dostarcza się informacji dodatkowych.

W polu informacyjnym 239 należy zaznaczyć, że dany formularz odnosi się zarówno do europejskiego nakazu aresztowania, jak i wniosku o ekstradycję.

3.5.2.2. W przypadku dokonywania wpisu opartego wyłącznie na wniosku o ekstradycję

Wprowadzając wpis w celu aresztowania i ekstradycji, informacje uzupełniające wysyła się do wszystkich państw członkowskich, korzystając z formularza A.

W polu informacyjnym 239 należy zaznaczyć, że dany formularz odnosi się do wniosku o ekstradycję.

3.6. Dodanie zastrzeżenia

Ogólne zasady opisano powyżej w rozdziale 2.6.

Jeżeli co najmniej jeden z załączonych do wpisu europejskich nakazów aresztowania lub wniosków o ekstradycję może zostać wykonany, do wpisu nie dodaje się zastrzeżenia.

Wpis, do którego dodano zastrzeżenie, uznaje się za wpis dokonany w celu ustalenia miejsca pobytu osoby, w odniesieniu do której wpis ten wprowadzono.

3.7. Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu w celu aresztowania

Kiedy biuro SIRENE otrzymuje formularz A, przeszukuje w najkrótszym możliwym terminie wszystkie dostępne źródła w celu ustalenia miejsca pobytu danej osoby. Nawet jeżeli informacje udzielone przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, nie są wystarczające w opinii państwa otrzymującego wniosek, nie może to przeszkodzić w prowadzeniu poszukiwań.

W przypadku zatwierdzenia wpisu w celu aresztowania i odnalezienia lub aresztowania poszukiwanej osoby w państwie członkowskim należy przekazać informacje zawarte w formularzu A właściwemu organowi państwa członkowskiego wykonującego dany europejski nakaz aresztowania lub wniosek o ekstradycję. Jeżeli wymagane jest dostarczenie oryginału europejskiego nakazu aresztowania lub wniosku o ekstradycję, powinien go przesłać organ sądowy wydający nakaz bezpośrednio organowi sądowemu wykonującemu nakaz (chyba że przepisy krajowe państwa członkowskiego wydającego nakaz lub państwa go wykonującego przewidują inaczej).

3.8. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Ogólną procedurę opisano powyżej w rozdziale 2.3.

Dodatkowo stosuje się następującą procedurę:

a) o „trafieniu” dotyczącym osoby, której dotyczy wpis w celu aresztowania, zawsze należy bezzwłocznie powiadomić biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. Ponadto po wysłaniu formularza G należy telefonicznie powiadomić o trafieniu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu;

b) w razie potrzeby biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu przekazuje wszelkie istotne informacje szczegółowe o konkretnych środkach, jakie winno przedsięwziąć biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania.

Ponadto biuro SIRENE państwa członkowskiego dokonującego wpisu informuje o uzyskaniu trafienia pozostałe biura SIRENE, korzystając z formularza M, jeżeli trafienie nastąpiło w ciągu dwóch tygodni od daty dokonania wpisu. Po tym okresie informacje wysyła się jedynie do tych państw członkowskich, które się o to zwróciły.

4. WPISY DO CELÓW ODMOWY WJAZDU LUB POBYTU (ART. 24 ROZPORZĄDZENIA W SPRAWIE SIS II)

Kolejność rozważania działań:

— dokonanie wpisu,

— sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy,

— tożsamość przywłaszczona,

— wprowadzanie danych dotyczących aliasu,

— wymiana informacji po uzyskaniu trafienia,

— szczególny przypadek: członkowie rodzin obywateli UE.

4.1. Dokonanie wpisu

Zgodnie z art. 24 rozporządzenia w sprawie SIS II wpisy w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt mogą być wprowadzane do systemu SIS II w odniesieniu do obywateli krajów trzecich w oparciu o krajowy wpis dokonany w związku z zagrożeniem dla porządku publicznego, bezpieczeństwa publicznego lub bezpieczeństwa narodowego.

Wpisu można również dokonać na podstawie faktu, że wobec obywatela kraju trzeciego zastosowano środki obejmujące deportację, odmowę pozwolenia na wjazd lub wydalenie, które nie zostały unieważnione ani zawieszone i w których zawarte są lub którym towarzyszą zakaz wjazdu lub zakaz pobytu, z uwagi na naruszenie krajowych przepisów dotyczących wjazdu lub pobytu obywateli krajów trzecich.

Ponadto art. 26 rozporządzenia w sprawie SIS II stanowi, że przy spełnieniu określonych warunków dokonywane są także wpisy dotyczące obywateli kraju trzeciego, wobec których zostały podjęte środki ograniczające mające na celu uniemożliwienie wjazdu na terytorium państw członkowskich lub przejazdu przez nie, podjęte zgodnie z art. 15 Traktatu o Unii Europejskiej.

Zgodnie z art. 25 rozporządzenia w sprawie SIS II szczególne przepisy mają zastosowanie do obywateli krajów trzecich korzystających ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się w rozumieniu dyrektywy 2004/38/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie prawa obywateli Unii i członków ich rodzin do swobodnego przemieszczania się i pobytu na terytorium państw członkowskich (21). Biuro SIRENE w miarę możliwości musi być w stanie udostępnić wszelkie informacje wykorzystane przy podejmowaniu decyzji o tym, czy należy dokonać wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt dotyczącego osoby korzystającej ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się (22).

4.2. Wielokrotne wpisy

Ogólną procedurę opisano powyżej w rozdziale 2.2.

Zgodność wpisów w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt

Wpisy w celu odmowy wjazdu są zgodne z wpisami w celu aresztowania. Są one niezgodne w wpisami dotyczącymi osób zaginionych, wpisami do celów kontroli oraz wpisami do celów postępowania sądowego.

4.3. Tożsamość przywłaszczona

Ogólną procedurę opisano powyżej w rozdziale 2.11.1.

4.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólne zasady opisano powyżej w rozdziale 2.11.2.

4.5. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Wykonanie procedur informowania określonych w art. 5 ust. 4 lit. c) Kodeksu granicznego Schengen i procedur konsultacji określonych w art. 25 konwencji z Schengen wchodzi w zakres kompetencji organów odpowiedzialnych za kontrole graniczne i za wydawanie dokumentów pobytowych lub wiz. Z zasady biura SIRENE biorą udział w tych procedurach jedynie w celu przesyłania informacji uzupełniających bezpośrednio związanych z wpisami (np. zgłoszenie trafienia, ustalenie tożsamości) lub usuwania wpisów.

Jednakże biura SIRENE mogą także brać udział w przesyłaniu informacji uzupełniających koniecznych do wydalenia obywatela kraju trzeciego lub odmówienia mu wjazdu, jak również mogą uczestniczyć w przesyłaniu wszelkich informacji uzupełniających związanych z tymi działaniami.

4.5.1. Wymiana informacji w związku z wydawaniem dokumentów pobytowych lub wiz

Stosowana jest następująca procedura:

a) bez uszczerbku dla szczególnej procedury dotyczącej wymiany informacji zgodnie z art. 25 konwencji z Schengen oraz bez uszczerbku dla postanowień rozdziału 4.6 dotyczącego wymiany informacji po uzyskaniu trafienia dotyczącego obywatela kraju trzeciego korzystającego ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się (w którym to przypadku obowiązkowa jest konsultacja z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu), państwo członkowskie wykonujące działania może poinformować państwo członkowskie, które dokonało wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd czy pobyt, że w toku procedury wydawania dokumentu pobytowego lub wizy uzyskano trafienie dotyczące danego wpisu. Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może następnie, w stosownym przypadku, powiadomić inne państwa członkowskie, korzystając z formularza M;

b) na odpowiedni wniosek i zgodnie z przepisami prawa krajowego biura SIRENE zainteresowanych państw członkowskich mogą udzielić pomocy przy przekazywaniu koniecznych informacji właściwym organom odpowiedzialnym za wydawanie dokumentów pobytowych i wiz.

Szczególne procedury przewidziane w art. 25 konwencji z Schengen

Procedura na mocy art. 25 ust. 1 konwencji z Schengen

Jeżeli państwo członkowskie rozpatrujące wniosek o przyznanie dokumentu pobytowego wykryje, że w odniesieniu do wnioskodawcy istnieje wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt dokonany przez inne państwo członkowskie, konsultuje się za pośrednictwem biur SIRENE z państwem członkowskim, które dokonało wpisu. W tym celu korzysta z formularza N. Wpis jest usuwany, jeżeli po konsultacji państwo członkowskie podtrzymuje swoją decyzję o wydaniu dokumentu pobytowego. Niemniej dana osoba może zostać wpisana w danym państwie członkowskim na krajową listę wpisów do celów odmowy wjazdu.

Procedura na mocy art. 25 ust. 2 konwencji z Schengen

Jeżeli państwo członkowskie, które dokonało wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, wykryje, że osobie, której wpis ten dotyczy, wydano dokument pobytowy, rozpoczyna procedurę konsultacji z państwem członkowskim, które wydało ten dokument, za pośrednictwem biur SIRENE i korzystając z formularza O. Konsultacje za pośrednictwem biur SIRENE i przy użyciu formularza O przeprowadza się także wtedy, gdy państwo członkowskie, które wydało danej osobie dokument pobytowy, później odkryje, że w istnieje wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt dotyczący tej osoby w systemie SIS II (23).

Jeżeli trzecie państwo członkowskie (tj. inne niż państwo członkowskie, które przyznało pozwolenie na pobyt, i inne niż to, które dokonało wpisu) odkryje, ze istnieje wpis dotyczący obywatela kraju trzeciego będącego w posiadaniu pozwolenia na pobyt wydanego przez jedno z państw członkowskich, powiadamia o tym zarówno państwo członkowskie, które przyznało pozwolenie na pobyt, jak i to, które dokonało wpisu, za pośrednictwem biur SIRENE i korzystając z formularza H.

Jeżeli procedura przewidziana w art. 25 konwencji z Schengen pociąga za sobą usunięcie wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, biura SIRENE oferują wsparcie, jeżeli zostaną o to poproszone, zgodnie z przepisami prawa krajowego.

4.5.2. Wymiana informacji w przypadku odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen

Stosuje się następującą procedurę:

a) bez uszczerbku dla szczególnych procedur dotyczących wymiany informacji zgodnie z art. 5 ust. 4 lit. a) i c) Kodeksu granicznego Schengen oraz bez uszczerbku dla postanowień rozdziału 4.6 dotyczącego wymiany informacji po uzyskaniu trafienia dotyczącego obywatela kraju trzeciego korzystającego ze wspólnotowego prawa do swobodnego przemieszczania się (w którym to przypadku obowiązkowa jest konsultacja z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu), państwo członkowskie może zażądać powiadomienia o wszelkich trafieniach dotyczących wpisów w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, których to państwo dokonało w systemie. Każde państwo członkowskie, które chciałoby skorzystać z tej możliwości, zwraca się do innych państw członkowskich na piśmie;

b) państwo członkowskie wykonujące działania może podjąć inicjatywę i powiadomić państwo, które dokonało wpisu, że uzyskano trafienie odnoszące się do wpisu i że obywatelowi kraju trzeciego odmówiono pozwolenia na wjazd lub wydalono go z obszaru Schengen;

c) jeżeli na swoim terytorium państwo członkowskie zatrzyma obywatela kraju trzeciego, którego dotyczy wpis, państwo członkowskie, które dokonało tego wpisu, przekazuje, na wniosek, informacje konieczne do przeprowadzenia powrotu takiej osoby. Informacje te, zależnie od potrzeb państwa wykonującego działania i pod warunkiem ich posiadania przez państwo, które dokonało wpisu, obejmują: — rodzaj i uzasadnienie decyzji, — organ wydający decyzję, — datę podjęcia decyzji, — datę doręczenia (dzień, w którym doręczono decyzję), — datę wykonania, — datę upływu ważności decyzji lub okres ważności.

W przypadku zatrzymania na granicy osoby, której dotyczy wpis, stosuje się procedury określone w Kodeksie granicznym Schengen i przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

W szczególnych przypadkach, w celu ustalenia z całkowitą pewnością tożsamości danej osoby, może zaistnieć pilna potrzeba wymiany informacji uzupełniających za pośrednictwem biur SIRENE (zob. rozdział 2.8.3).

Szczególne procedury przewidziane w art. 5 ust. 4 lit. a) i c) Kodeksu granicznego Schengen

Procedury w przypadkach wchodzących w zakres stosowania art. 5 ust. 4 lit. a)

Zgodnie z art. 5 ust. 4 lit. a) Kodeksu granicznego Schengen obywatelowi kraju trzeciego, którego dotyczy wpis w celu odmowy pozwolenia na wjazd lub pobyt, ale który jednocześnie posiada dokument pobytowy lub wizę uprawniającą do ponownego wjazdu wydane przez jedno z państw członkowskich, zezwala się na wjazd na terytorium innego państwa członkowskiego w celu tranzytu, tak aby mógł on dotrzeć do państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy lub wizę uprawniającą do ponownego wjazdu. Odmowa wjazdu może nastąpić, jeżeli pierwsze z wymienionych państw członkowskich dokonało krajowego wpisu w celu odmowy pozwolenia na wjazd.

Jeżeli dany obywatel kraju trzeciego podejmuje próbę wjazdu do państwa członkowskiego, które dokonało wpisu do systemu SIS II, państwo to może odmówić mu pozwolenia na wjazd. Jednakże na wniosek właściwego organu biuro SIRENE tego państwa członkowskiego konsultuje się, korzystając z formularza O, z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które wydało dokument pobytowy