DECYZJA RADY

z dnia 18 lutego 2008 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu Komitetu Europejskiego Funduszu Rozwoju

(2008/215/WE)

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając Umowę o partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku z jednej strony a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi z drugiej strony, podpisaną w Kotonu dnia 23 czerwca 2000 r. (1), zmienioną następnie w Luksemburgu dnia 25 czerwca 2005 r. („umowa o partnerstwie AKP-WE”),

uwzględniając Umowę wewnętrzną między przedstawicielami rządów państw członkowskich, zebranymi w Radzie, w sprawie finansowania pomocy wspólnotowej na podstawie wieloletnich ram finansowych na lata 2008–2013 zgodnie z umową o partnerstwie AKP-WE oraz w sprawie przydzielania pomocy finansowej dla krajów i terytoriów zamorskich, do których stosuje się część czwartą Traktatu WE (2) („umowa wewnętrzna”), w szczególności jej art. 8 ust. 5,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 617/2007 z dnia 14 maja 2007 r. ustanawiające przepisy wykonawcze w odniesieniu do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju na mocy umowy o partnerstwie AKP-WE (3) („rozporządzenie wykonawcze do 10. EFR”),

uwzględniając decyzję Rady 2001/822/WE z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich ze Wspólnotą Europejską (4) („decyzja o stowarzyszeniu zamorskim”),

uwzględniając wniosek Komisji,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Niniejszym przyjęty zostaje regulamin Komitetu Europejskiego Funduszu Rozwoju, w brzmieniu określonym w załączniku.

Artykuł 2

Do czasu wejścia w życie umowy wewnętrznej regulamin Komitetu Europejskiego Funduszu Rozwoju ma zastosowanie wyłącznie do potrzeb w zakresie programowania i powiązanych z nimi procedur podejmowania decyzji, o których mowa w tytułach II i III rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR, a w przypadku krajów i terytoriów zamorskich – w art. 20 i 24 decyzji o stowarzyszeniu zamorskim.

Artykuł 3

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(1) Dz.U. L 317 z 15.12.2000, s. 3.

(2) Dz.U. L 247 z 9.9.2006, s. 32.

(3) Dz.U. L 152 z 13.6.2007, s. 1.

(4) Dz.U. L 314 z 30.11.2001, s. 1. Decyzja zmienioną decyzją 2007/249/WE (Dz.U. L 109 z 26.4.2007, s. 33).

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN KOMITETU EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU

Artykuł 1

Skład

Komitet Europejskiego Funduszu Rozwoju („Komitet”) tworzą delegacje państw członkowskich („delegacje”), a przewodniczy mu przedstawiciel Komisji.

W pracach Komitetu udział bierze przedstawiciel Europejskiego Banku Inwestycyjnego.

W posiedzeniach Komitetu uczestniczy w charakterze obserwatora przedstawiciel Sekretariatu Generalnego Rady.

Artykuł 2

Odsyłanie spraw do Komitetu

1. Odesłanie sprawy do Komitetu następuje w trybie i w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym do 10. EFR oraz, w odpowiednich przypadkach, w decyzji o stowarzyszeniu zamorskim. W odniesieniu do obowiązków powierzonych Komitetowi na mocy decyzji o stowarzyszeniu zamorskim Komitet określany jest jako „Komitet EFR-KTZ”.

2. Poza przypadkami odesłania, o których mowa w ust. 1:

a) na każdym posiedzeniu Komisja przedkłada Komitetowi wykaz decyzji podjętych w okresie poprzedzającym posiedzenie na podstawie art. 11 ust. 2 i art. 12 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR;

b) Komitet jest informowany najszybciej jak to możliwe o opóźnieniach lub trudnościach w realizacji rocznych programów działania, specjalnych programów wsparcia oraz środków specjalnych, które to opóźnienia lub trudności mogą prowadzić do powstania znaczących dodatkowych zobowiązań lub istotnych zmian mogących wiązać się z obowiązkiem odesłania sprawy do Komitetu na mocy przepisów rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR.

Artykuł 3

Zwoływanie posiedzeń

1. Posiedzenie Komitetu zwołuje jego przewodniczący, działając z własnej inicjatywy lub na wniosek państwa członkowskiego.

2. Można zwoływać wspólne posiedzenia Komitetu i innych komitetów w celu omówienia kwestii będących przedmiotem wspólnego zainteresowania i należących do obszarów kompetencji tych komitetów.

Artykuł 4

Porządek obrad

1. Przewodniczący opracowuje projekt porządku obrad i przedkłada go Komitetowi.

2. W porządku obrad wpisuje się odrębnie:

a) proponowane środki do zaopiniowania przez Komitet zgodnie z procedurą zarządzania określoną w art. 11 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR;

b) pozostałe kwestie przedkładane Komitetowi na mocy art. 11 ust. 4 i 5 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR, z inicjatywy przewodniczącego lub na pisemny wniosek członka Komitetu.

3. Każda delegacja może wystąpić z wnioskiem o włączenie określonego punktu do porządku obrad Komitetu. Właściwe informacje na temat tych punktów mogą zostać przedstawione ustnie.

4. Porządek obrad obejmuje zatwierdzenie protokołu poprzedniego posiedzenia.

Artykuł 5

Dokumentacja przesyłana członkom Komitetu

1. Za pośrednictwem sekretariatu przewodniczący przesyła członkom Komitetu zaproszenie na posiedzenie, projekt porządku obrad i wykaz proponowanych środków, które wymagają opinii Komitetu, oraz wszelkie inne dokumenty robocze – w językach urzędowych Wspólnoty i co do zasady nie później niż 15 dni roboczych przed datą posiedzenia.

2. W pilnych przypadkach oraz w sytuacji, gdy środki, które mają zostać przyjęte, muszą być zastosowane niezwłocznie, przewodniczący może, na wniosek członka Komitetu lub z własnej inicjatywy, skrócić termin określony w ust. 1 do pięciu dni roboczych przed datą posiedzenia.

3. Na zasadzie wyjątku, w należycie uzasadnionych, nadzwyczaj pilnych przypadkach (takich jak poważne problemy gospodarcze, społeczne i polityczne, klęski żywiołowe w kraju będącym beneficjentem pomocy, kryzys humanitarny lub inne zewnętrzne okoliczności podobnej natury wymagające bardzo szybkiej reakcji) przewodniczący może, na wniosek członka Komitetu lub z własnej inicjatywy, odstąpić od przestrzegania terminów określonych w ust. 1 i 2.

4. Przepisy ust. 2 i 3 nie mają zastosowania do dokumentów strategicznych ani wieloletnich programów orientacyjnych oraz aktów zmieniających te dokumenty w wyniku przeglądów śródokresowych i końcowych, o których mowa w art. 4 i 5 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR.

5. W przypadku wniosków przedłożonych Komitetowi do zaopiniowania w ramach procedury ustnej, co najmniej trzy dni robocze przed datą posiedzenia delegacje powinny zawiadomić sekretariat Komitetu na piśmie o:

a) punktach, które zasadniczo mogą zatwierdzić i które proponują wpisać jako punkty A (określając, czy zamierzają przedłożyć do nich uwagi lub wnioski o dodatkowe informacje) do porządku obrad, o którym mowa w art. 4 ust. 1; oraz

b) punktach, które ich zdaniem wymagają omówienia i które proponują wpisać jako punkty B.

Wszelkie uwagi i wnioski o udzielenie dalszych informacji delegacje zgłaszają na piśmie, w tym samym terminie.

W miarę możliwości Komisja dostarcza dalszych informacji i odpowiada na wszelkie uwagi w formie pisemnej, przed posiedzeniem Komitetu.

Artykuł 6

Przekazywanie dokumentów strategicznych Wspólnemu Zgromadzeniu Parlamentarnemu

Zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR sekretariat Komitetu, przesyłając dokumenty strategiczne delegacjom do Komitetu, przekazuje je równocześnie do wiadomości Wspólnemu Zgromadzeniu Parlamentarnemu.

Artykuł 7

Opinia Komitetu

1. Kwestia przedstawiona Komitetowi do zaopiniowana omawiana jest zgodnie z procedurą i warunkami określonymi odpowiednio w art. 11 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR oraz w art. 8 ust. 2 i 3 umowy wewnętrznej.

2. W przypadku zastosowania procedury ustnej i wprowadzenia znaczącej zmiany lub dodania nowych merytorycznych elementów do proponowanych środków w trakcie posiedzenia, przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek państwa członkowskiego, może odroczyć głosowanie w sprawie danego punktu porządku obrad do końca posiedzenia lub do jednego z kolejnych posiedzeń.

3. Jeżeli w przypadku określonym w ust. 2 przewodniczący nie podejmie decyzji o odroczeniu głosowania, co proponowała jedna delegacja lub większa ich liczba, to dana delegacja (delegacje) może (mogą) zgłosić zastrzeżenie, które może zostać wycofane najpóźniej w terminie trzech dni roboczych począwszy od dnia następującego po posiedzeniu. Opinia Komitetu uznawana jest za ostateczną wraz z upływem tego terminu. Komisja informuje państwa członkowskie o ostatecznym stanowisku przyjętym przez państwo(-a) członkowskie, których delegacje zgłosiły zastrzeżenie w Komitecie.

4. Na wniosek delegacji głosowanie nad daną kwestią może zostać odroczone, jeżeli dokumenty dotyczące danego punktu obrad nie zostały przesłane członkom Komitetu w terminie określonym w art. 5 ust. 1 i 2. W takim przypadku przewodniczący może podjąć decyzję o przedłużeniu okresu konsultacji, jednak okres ten nie może trwać dłużej niż do końca następnego posiedzenia. W razie potrzeby można zastosować procedurę pisemną określoną w art. 11 niniejszego regulaminu.

Komitet może jednak, na wniosek przewodniczącego lub członka Komitetu, zdecydować zwykłą większością głosów o zachowaniu danego punktu porządku obrad ze względu na pilny charakter danej kwestii.

5. Przy okazji przeprowadzania oceny rocznych programów działania każda delegacja może wystąpić z wnioskiem o wycofanie danego projektu lub programu z danego rocznego programu działania. Jeżeli wniosek ten zostanie poparty przez blokującą mniejszość delegacji, zgodnie z art. 9 ust. 3 w związku z art. 8 ust. 2 umowy wewnętrznej, Komisja przyjmuje roczny program działania bez danego projektu lub programu, zgodnie z procedurą zarządzania określoną w art. 11 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR. O ile Komisja, zgodnie z opinią delegacji do Komitetu, nie zdecyduje o przerwaniu realizacji wycofanego projektu lub programu, zostaje on ponownie przedłożony Komitetowi poza rocznym programem działania, w formie wniosku finansowego, który następnie przyjmowany jest przez Komisję zgodnie z procedurą zarządzania określoną w art. 11 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR.

Artykuł 8

Wymiana poglądów

1. Zgodnie z art. 11 ust. 4 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR Komitet przeprowadza wymianę poglądów na temat ogólnych wniosków z rocznych przeglądów operacyjnych oraz ze sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 14 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR. Każda delegacja może również wystąpić o przeprowadzenie wymiany poglądów na temat ocen, o których mowa w art. 15 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR.

Każda delegacja może w dowolnym momencie zwrócić się do Komisji o przedłożenie Komitetowi informacji oraz o przeprowadzenie wymiany poglądów na temat kwestii związanych z zadaniami opisanymi w art. 11 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do 10 EFR.

2. W wyniku takiej wymiany poglądów delegacje mogą sformułować zalecenia, które następnie są uwzględniane przez Komisję. W protokole posiedzeń Komitetu odnotowuje się wystąpienia uczestników. Zgodnie z art. 8 ust. 3 w związku z art. 8 ust. 2 umowy wewnętrznej wystąpienie poparte przez kwalifikowaną większość delegacji odnotowywane jest jako zalecenie.

Artykuł 9

Reprezentacja i kworum

1. Każda delegacja traktowana jest jako jeden członek Komitetu. Każde państwo członkowskie decyduje o składzie swojej delegacji i informuje o nim przewodniczącego Komitetu.

2. Za zgodą przewodniczącego delegacjom mogą towarzyszyć – na koszt danego państwa członkowskiego – eksperci pozarządowi. Przewodniczący wyraża na to zgodę pod warunkiem uprzedniego złożenia przez członków danej delegacji w sekretariacie Komitetu pisemnego zawiadomienia, że chcą oni skorzystać z pomocy ekspertów w odniesieniu do określonego punktu porządku obrad. Jeżeli przed danym posiedzeniem Komitetu przewodniczący nie sprzeciwi się udziałowi eksperta, uznaje się, że udzielono zezwolenia.

3. W razie potrzeby delegacja może reprezentować inne państwo członkowskie, jednak nie więcej niż jedno. Reprezentowana delegacja zawiadamia o tym fakcie przewodniczącego Komitetu na piśmie, najpóźniej przed rozpoczęciem danego posiedzenia.

4. Kworum wymagane dla ważności obrad Komitetu musi umożliwiać wydanie opinii kwalifikowaną większością głosów zgodnie z art. 11 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego do 10. EFR.

Artykuł 10

Udział stron trzecich

1. Na wniosek delegacji lub z własnej inicjatywy przewodniczący może podjąć decyzję o wysłuchaniu opinii ekspertów na temat konkretnych punktów.

2. W chwili przystępowania Komitetu do głosowania wspomniani eksperci oraz eksperci, o których mowa w art. 9 ust. 2, nie są obecni na posiedzeniu ani nie biorą udziału w głosowaniu.

Artykuł 11

Procedura pisemna

1. Jeżeli proponowane środki podlegają procedurze pisemnej, delegacje mają 15 dni roboczych od daty przesłania wniosków na zajęcie stanowiska. Jeżeli w terminie określonym w piśmie delegacja do Komitetu nie wyrazi sprzeciwu ani zamiaru wstrzymania się od głosu, uznaje się, że udzieliła ona milczącej zgody na dany wniosek.

W pilnych lub nadzwyczaj pilnych przypadkach stosuje się terminy określone w art. 5 ust. 2 i 3. Komisja musi w należyty sposób i w formie pisemnej uzasadnić, dlaczego dany przypadek uznaje za pilny lub nadzwyczaj pilny. W razie zaistnienia nadzwyczaj pilnych przypadków uznaje się, że delegacja wyraziła zgodę wyłącznie w przypadku gdy wyraźnie o niej zawiadomiła. W przypadku braku zawiadomienia w terminie 48 godzin, uznaje się, że delegacja wstrzymała się od głosu.

2. Jeżeli jednak członek Komitetu zgłasza wniosek o rozważenie proponowanych środków w trakcie posiedzenia Komitetu, procedura pisemna zostaje zakończona, a środki te omówione zostają podczas następnego posiedzenia Komitetu.

3. Komisja informuje członków Komitetu na piśmie o wyniku procedury pisemnej, jak tylko zostanie przyjęta decyzja w danej sprawie.

Artykuł 12

Obsługa sekretarska

Komisja zapewnia obsługę sekretarską Komitetu.

Artykuł 13

Protokoły i sprawozdania podsumowujące z posiedzeń

Z każdego posiedzenia sporządzany jest, pod kierunkiem przewodniczącego, protokół zawierający wyrażone opinie na temat proponowanych środków oraz treść stanowisk przedstawionych podczas posiedzenia. Protokół przesyłany jest członkom Komitetu w terminie 15 dni roboczych.

Wszelkie ewentualne pisemne uwagi do protokołu delegacje przesyłają przewodniczącemu. Komitet zostaje o tym poinformowany; w przypadku braku porozumienia proponowana zmiana omawiana jest przez Komitet. Jeżeli w dalszym ciągu nie można osiągnąć porozumienia, proponowaną zmianę załącza się do protokołu.

Artykuł 14

Lista obecności

1. Na każdym posiedzeniu przewodniczący sporządza listę obecności z oznaczeniem instytucji lub organów, do których należą uczestnicy. Lista obecności jest przekazywana uczestnikom w trakcie posiedzenia.

2. Na początku każdego posiedzenia delegacja, której udział w pracach nad określonym punktem porządku obrad wiąże się z konfliktem interesów, musi poinformować o tym przewodniczącego. Członkowie delegacji, którzy nie należą do konkretnej instytucji ani organizacji państwa członkowskiego, muszą podpisać oświadczenie stwierdzające, że ich udział nie powoduje konfliktu interesów.

W przypadku wystąpienia takiego konfliktu interesów członek delegacji, którego konflikt ten dotyczy, musi na wniosek przewodniczącego wycofać się z udziału w posiedzeniu na czas omawiania danych punktów porządku obrad.

Artykuł 15

Korespondencja

1. Korespondencja dotycząca Komitetu kierowana jest do Komisji, do wiadomości sekretariatu Komitetu.

2. Korespondencja skierowana przez sekretariat do delegacji jest również przesyłana, najszybszą i najbardziej niezawodną drogą elektroniczną, stałemu przedstawicielstwu danego państwa członkowskiego.

3. Z zastrzeżeniem szczególnych okoliczności korespondencja między Komisją a delegacjami jest przesyłana w obu kierunkach za pośrednictwem przewidzianych w tym celu środków elektronicznych.

Artykuł 16

Przejrzystość

1. Komitet EFR podlega tym samym zasadom i warunkom publicznego dostępu do dokumentów, które mają zastosowanie do Komisji. Państwo członkowskie, które otrzymało wniosek w tym zakresie, musi postępować zgodnie z art. 5 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (1).

2. Wszystkie osoby uczestniczące w pracach Komitetu mają obowiązek zachowania poufności.

Artykuł 17

Koszty bieżące

1. Koszty bieżące Komitetu, w tym koszty podróży jednego uczestnika z każdego państwa członkowskiego, ponosi Komisja.

Jeżeli przyznane środki finansowe na to pozwalają, Komisja – w granicach tych środków –pokrywa koszty podróży dwóch członków delegacji, którzy przedłożą w tym celu wniosek.

2. Komisja jest upoważniona do zwrotu kosztów zakwaterowania i podróży ekspertów, którzy zostali zaproszeni na mocy art. 8 ust. 1.

3. Komisja udostępnia Komitetowi pomieszczenia i zasoby materialne niezbędne do pracy.

(1) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.