PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 206/11

WZÓR REGULAMINU WEWNĘTRZNEGO KOMITETÓW

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU [NAZWA KOMITETU]

2011/C 206/06

KOMITET [NAZWA KOMITETU],

uwzględniając [pełny tytuł aktu podstawowego] (1), w szczególności jego art. … [artykuł ustanawiający komitet],

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 z dnia 16 lutego 2011 r. ustanawiające przepisy i zasady ogólne dotyczące trybu kontroli przez państwa członkowskie wykonywania uprawnień wykonawczych przez Komisję (2), w szczególności jego art. 9 ust. 1,

uwzględniając wzór regulaminu wewnętrznego opublikowany przez Komisję (3),

[uwzględniając decyzję Rady z dnia 26 lipca 2010 r. określającą organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (2010/427/UE)] (4),

PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCY REGULAMIN WEWNĘTRZNY:

Artykuł 1

Zwoływanie posiedzeń

1. Posiedzenie komitetu zwołuje przewodniczący, bądź z własnej inicjatywy, bądź na wniosek zwykłej większości członków komitetu.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 182/2011, gdy procedura pisemna kończy się bez osiągnięcia rezultatu, przewodniczący w rozsądnym terminie zwołuje posiedzenie komitetu.

3. Możliwe jest zwoływanie wspólnych posiedzeń komitetu z innymi komitetami w celu omówienia zagadnień wchodzących w zakres ich odpowiedzialności (5).

Artykuł 2

Porządek obrad

1. Przewodniczący ustala porządek obrad posiedzenia i przedkłada go komitetowi.

2. W porządku obrad posiedzenia wprowadza się rozróżnienie między:

a) projektami aktów wykonawczych, które mają być przyjęte przez Komisję i w odniesieniu do których komitet został poproszony o wydanie opinii, zgodnie z procedurą [doradczą/sprawdzającą] przewidzianą w art. … ( ) … [aktu podstawowego] (6);

b) innymi zagadnieniami przedłożonymi do wiadomości komitetu lub zwykłą wymianą opinii, bądź to z inicjatywy przewodniczącego, bądź na pisemny wniosek członka komitetu [lub zgodnie ze szczególnymi przepisami artykułu … (…) [aktu podstawowego] …].

Artykuł 3

Dokumentacja, która ma być przedłożona członkom komitetu

1. Dla celów art. 3 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 182/2011 przewodniczący przekazuje członkom komitetu zaproszenie na posiedzenie, projekt porządku obrad i projekt aktu wykonawczego, w odniesieniu do którego komitet został poproszony o wydanie opinii, odpowiednio wcześniej przed posiedzeniem, uwzględniając pilność i złożoność danej kwestii, nie później jednak niż 14 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia (7). Inne dokumenty związane z posiedzeniem, w szczególności dokumenty dołączone do projektu aktu wykonawczego, przedkładane są, o ile to możliwe, w tym samym terminie.

Wszystkie dokumenty przedkładane są zgodnie z art. 12 ust. 2.

2. W należycie uzasadnionych przypadkach przewodniczący może, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu, skrócić termin przedkładania dokumentów, o którym mowa w ust. 1. Z wyjątkiem przypadków szczególnie pilnych (8) termin ten nie może być krótszy niż pięć dni kalendarzowych.

Artykuł 4

Opinia komitetu

1. Komitet wydaje opinię o projekcie aktu wykonawczego w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego zgodnie z art. 3 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

2. Jeżeli w toku procedury doradczej odbywa się głosowanie, o wyniku głosowania decydują członkowie komitetu zwykłą większością głosów zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

W przypadku gdy zgodnie z procedurą sprawdzającą wymagana jest opinia komitetu, o wyniku głosowania decyduje się kwalifikowaną większością głosów zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

3. Jeśli żaden członek komitetu nie wyrazi sprzeciwu, przewodniczący może, bez formalnego głosowania, stwierdzić, że komitet zgodnie wydał pozytywną opinię o projekcie aktu wykonawczego.

4. Przewodniczący może, po konsultacji z członkami komitetu, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu, przełożyć głosowanie na koniec posiedzenia lub na jedno z późniejszych posiedzeń.

5. Zgodnie z art. 3 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 182/2011 przewodniczący dokłada starań, aby znaleźć rozwiązania, które cieszą się możliwie największym poparciem w ramach komitetu. Przed głosowaniem przewodniczący informuje komitet o tym, w jaki sposób dyskusje i propozycje poprawek zostały wzięte pod uwagę, w szczególności w odniesieniu do tych propozycji, które w dużej mierze uzyskały poparcie w ramach komitetu.

Artykuł 5

Przedstawicielstwo

1. Każde państwo członkowskie traktowane jest jako jeden członek komitetu. Każdy członek komitetu decyduje o składzie swojej delegacji i informuje o nim przewodniczącego. Za zgodą przewodniczącego delegacjom mogą towarzyszyć eksperci, którzy nie wchodzą w skład delegacji.

2. W rozsądnym terminie, lecz nie później niż pięć dni kalendarzowych przed datą posiedzenia komitetu, przewodniczącemu są przekazywane następujące informacje:

a) skład każdej delegacji, chyba że przewodniczący już go zna;

b) imiona i nazwiska oraz funkcje ekspertów towarzyszących delegacjom, a także ich powody, dla których ich obecność jest wymagana.

Jeżeli przed posiedzeniem komitetu przewodniczący nie wyrazi sprzeciwu wobec uczestnictwa eksperta, uważa się, że zgoda, o której mowa w ust. 1 została udzielona.

3. Komisja zwraca koszty podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w ramach środków budżetowych przewidzianych na ten cel.

4. Delegacja państwa członkowskiego może reprezentować co najwyżej jedno inne państwo członkowskie. Państwo członkowskie reprezentowane w komitecie informuje o tym przewodniczącego przed posiedzeniem, lub najpóźniej przed głosowaniem.

Artykuł 6

Grupy robocze

1. Komitet może tworzyć grupy robocze w celu zbadania poszczególnych zagadnień. Grupom roboczym przewodniczy przedstawiciel Komisji.

2. Grupy robocze składają sprawozdania komitetowi pod nadzorem swoich przewodniczących.

Artykuł 7

Osoby trzecie i eksperci

1. Przedstawiciele [określić państwo trzecie lub organizację] zapraszani są do udziału w posiedzeniach komitetu zgodnie z [wskazać akt prawny, taki jak porozumienie z udziałem Unii, decyzję Rady Stowarzyszenia lub inny akt podstawowy, który przewiduje obecność wymienionych obserwatorów].

2. Przedstawiciele krajów przystępujących są zapraszani do udziału w posiedzeniach komitetu od daty podpisania traktatu o przystąpieniu.

3. Przewodniczący może, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu, podjąć decyzję o zaproszeniu przedstawicieli innych osób trzecich lub innych ekspertów w celu omówienia określonych kwestii. Członkowie komitetu mogą jednak zwykłą większością głosów sprzeciwić się ich udziałowi w posiedzeniu.

4. Przedstawiciele osób trzecich i eksperci, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, nie są obecni podczas głosowania komitetu i nie biorą w nim udziału.

Artykuł 8

Procedura pisemna

1. Przewodniczący może uzyskać opinię komitetu w drodze procedury pisemnej zgodnie z art. 3 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 182/2011 (9). Przewodniczący może skorzystać z procedury pisemnej, aby uzyskać opinię komitetu w szczególności wtedy, gdy projekt aktu wykonawczego był już przedmiotem obrad komitetu.

2. Przewodniczący niezwłocznie informuje członków komitetu o wyniku procedury pisemnej, nie później jednak niż 14 dni kalendarzowych po upływie terminu.

Artykuł 9

Obsługa sekretariatu

Komisja zapewnia obsługę sekretariatu komitetowi, a w razie potrzeby również grupom roboczym utworzonym na mocy art. 6 ust. 1.

Artykuł 10

Protokoły i sprawozdania zbiorcze z posiedzeń

1. Dla celów art. 3 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 182/2011 pod nadzorem przewodniczącego sporządza się protokół z każdego posiedzenia. Członkowie komitetu mają prawo zażądać zaprotokołowania swojego stanowiska. Przewodniczący niezwłocznie przesyła protokół członkom komitetu, nie później niż miesiąc od daty posiedzenia.

Członkowie komitetu przesyłają przewodniczącemu swoje komentarze dotyczące projektu protokołu na piśmie. W przypadku jakichkolwiek niezgodności komitet omawia kwestię sporną. Jeżeli niezgodność pozostaje, do ostatecznej wersji protokołu załącza się stosowne komentarze.

2. Dla celów art. 10 rozporządzenia (UE) nr 182/2011 przewodniczący odpowiada za sporządzenie sprawozdania zbiorczego, krótko opisującego każdy punkt porządku obrad i wyniki głosowania nad projektem aktu wykonawczego przedłożonego komitetowi. W sprawozdaniu zbiorczym nie podaje się indywidualnego stanowiska poszczególnych członków uczestniczących w obradach komitetu.

Artykuł 11

Lista obecności i konflikt interesów

1. Przewodniczący sporządza na każdym posiedzeniu listę obecności obejmującą organy i organizacje, do których należą osoby wyznaczone przez państwa członkowskie do ich reprezentowania.

2. Na początku każdego posiedzenia osoby wyznaczone przez państwa członkowskie, eksperci upoważnieni przez przewodniczącego do udziału w posiedzeniu zgodnie z art. 5 ust. 1 i art. 7 ust. 3, a także przedstawiciele osób trzecich zaproszeni do udziału w posiedzeniu zgodnie z art. 7 informują przewodniczącego o jakimkolwiek konflikcie interesów (10) odnośnie do konkretnego punktu porządku obrad.

W przypadku takiego konfliktu interesów na wniosek przewodniczącego dana osoba wycofuje się z udziału w posiedzeniu komitetu na czas omawiania odnośnych punktów porządku obrad.

Artykuł 12

Korespondencja

1. Korespondencję dotyczącą komitetu przesyła się przewodniczącemu komitetu na adres Komisji.

2. Korespondencję adresowaną do członków komitetu przesyła się stałym przedstawicielstwom państw członkowskich, najlepiej pocztą elektroniczną. Jeśli stałe przedstawicielstwo poda Komisji konkretny centralny adres elektroniczny przeznaczony do korespondencji związanej z pracą komitetów, adres ten wykorzystywany jest do korespondencji. Ponadto korespondencję można przekazywać bezpośrednio osobom wyznaczonym przez państwa członkowskie do reprezentowania tych państw w komitecie.

Artykuł 13

Dostęp do dokumentów i poufność

1. Wnioski o udostępnienie dokumentów komitetu są rozpatrywane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (11). Podejmowanie decyzji w sprawie wniosków o udostępnienie wspomnianych dokumentów należy do Komisji zgodnie z jej regulaminem wewnętrznym, zmienionym decyzją 2001/937/WE, EWWiS, Euratom (12). Jeżeli wniosek jest skierowany do państwa członkowskiego, dane państwo członkowskie stosuje art. 5 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

2. Obrady komitetu mają charakter poufny.

3. Dokumenty przekazywane członkom komitetu, ekspertom i przedstawicielom osób trzecich mają charakter poufny, chyba że udzielono dostępu do tych dokumentów zgodnie z ust. 1 lub Komisja udostępnia je publicznie w innym trybie.

4. Na członkach komitetu, a także ekspertach i przedstawicielach osób trzecich spoczywa obowiązek zachowania poufności (13), o którym mowa w niniejszym artykule. Przewodniczący dopilnowuje, aby eksperci i przedstawiciele osób trzecich zostali powiadomieni o wymogach poufności, które się na nich nakłada.

Artykuł 14

Ochrona danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych przez komitet i jego grupy robocze jest zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (14), za co odpowiada przewodniczący pełniący funkcję administratora danych, w rozumieniu art. 2 lit. d) tego rozporządzenia.

(1) Dz.U. L […] z […], s. […].

(2) Dz.U. L 55 z 28.2.2011, s. 13.

(3) Dz.U. C […] z […], s. […].

(4)

Uwaga: ten cytat odnosi się jedynie do regulaminu wewnętrznego poszczególnych komitetów objętych instrumentami działań zewnętrznych określonymi w decyzji Rady z dnia 26 lipca 2010 r. określającej organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (2010/427/UE).

(5)

Uwaga: w regulaminie wewnętrznym mogą zostać zawarte szczegółowe informacje w odniesieniu do tego, z jakimi innymi komitetami można zwoływać spotkania lub jakich konkretnych obszarów mogą one dotyczyć.

(6)

Uwaga: jeśli komitet zostaje wezwany do wydania opinii zgodnie z procedurami kilku komitetów, punkt ten należy powtórzyć w regulaminie wewnętrznym danego komitetu, wraz z właściwymi odniesieniami do odpowiednich aktów podstawowych.

(7)

Uwaga: w konkretnych obszarach, w których konieczne jest regularne podejmowanie szybkich działań, lub gdy akt podstawowy przewiduje konkretne ramy czasowe w odniesieniu do podejmowanych działań, w regulaminie wewnętrznym danego komitetu można wyznaczyć krótszy termin. Takie przypadki można uznać za „należycie uzasadnione przypadki” w rozumieniu art. 3 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

(8)

Uwaga: regulamin wewnętrzny konkretnego komitetu może stanowić, iż przepis ten ma zastosowanie w szczególności wtedy, gdy zagrożone jest środowisko, zdrowie ludzi, zwierząt lub roślin lub interesy finansowe Unii w rozumieniu art. 325 TFUE, w przypadku kryzysu humanitarnego lub aby uniknąć znacznych zakłóceń na rynkach w zakresie rolnictwa.

(9)

Uwaga: w konkretnych obszarach, w których konieczne jest regularne podejmowanie szybkich działań lub gdy akt podstawowy przewiduje konkretne obowiązkowe ramy czasowe na podjęcie działania, regulamin wewnętrzny danego komitetu może stanowić, że co do zasady opinię komitetu uzyskuje się w drodze procedury pisemnej. Takie przypadki można uznać za „należycie uzasadnione przypadki” w rozumieniu art. 3 ust. 5 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 182/2011.

(10) Przykładowo w art. 52 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1) podano konkretną definicję konfliktu interesów.

(11) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

(12) Dz.U. L 345 z 29.12.2001, s. 94.

(13) Zgodnie z art. 339 TFUE „Członkowie instytucji Unii, członkowie komitetów, jak również urzędnicy i inny pracownicy Unii są zobowiązani, również po zaprzestaniu pełnienia swoich funkcji, nie ujawniać informacji objętych ze względu na swój charakter tajemnicą zawodową, a zwłaszcza informacji dotyczących przedsiębiorstw i ich stosunków handlowych lub kosztów własnych.”.

(14) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.