PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 121/37

DECYZJA RADY

z dnia 6 kwietnia 2009 r.

ustanawiająca Europejski Urząd Policji (Europol)

(2009/371/WSiSW)

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 30 ust. 1 lit. b), art. 30 ust. 2 i art. 34 ust. 2 lit. c),

uwzględniając wniosek Komisji,

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego (1),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Ustanowienie Europejskiego Urzędu Policji zostało uzgodnione w ramach Traktatu o Unii Europejskiej z dnia 7 lutego 1992 r. i uregulowane w opartej na art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej Konwencji w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (konwencji o Europolu) (2).

(2) Do konwencji o Europolu wprowadzono szereg zmian zawartych w trzech protokołach, które weszły w życie po długim procesie ratyfikacji. Co za tym idzie, zastąpienie konwencji decyzją ułatwi w przyszłości wprowadzanie dalszych niezbędnych zmian.

(3) Uproszczenie i poprawę ram prawnych Europolu można częściowo osiągnąć poprzez przekształcenie Europolu w podmiot unijny finansowany z budżetu ogólnego Unii Europejskiej, skutkiem czego będą miały zastosowanie ogólne zasady i procedury.

(4) Ostatnie akty prawne ustanawiające podobne podmioty unijne w obszarze objętym tytułem VI Traktatu o Unii Europejskiej (decyzja Rady 2002/187/WSiSW z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiająca Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (3) oraz decyzja Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiająca Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) (4) miały formę decyzji Rady, jako że decyzje takie łatwiej jest dostosować do zmieniających się okoliczności i nowych priorytetów politycznych.

(5) Przekształcenie Europolu w podmiot unijny finansowany z budżetu ogólnego Unii Europejskiej zwiększy kontrolę Parlamentu Europejskiego nad Europolem, ponieważ Parlament współuczestniczy w przyjęciu tego budżetu, w tym w przyjmowaniu planu zatrudnienia i procedurze udzielania absolutorium.

(6) Objęcie Europolu ogólnymi zasadami i procedurami mającymi zastosowanie do podobnych podmiotów unijnych przyczyni się do uproszczenia procedur administracyjnych, dzięki czemu większą część swoich zasobów Europol będzie mógł przeznaczyć na realizację swoich podstawowych zadań.

(7) Dalsze uproszczenie procedur i poprawę funkcjonowania Europolu osiągnąć można poprzez środki ukierunkowane na zwiększenie możliwości Europolu w zakresie udzielania pomocy i wsparcia właściwym organom ochrony porządku publicznego państw członkowskich, bez konieczności przyznawania pracownikom Europolu uprawnień wykonawczych.

(8) Jedno z usprawnień ma polegać na zapewnieniu Europolowi możliwości udzielania pomocy właściwym organom państw członkowskich w zwalczaniu konkretnych form poważnej przestępczości bez obowiązującego obecnie ograniczenia, zgodnie z którym udzielanie takiej pomocy jest możliwe jedynie wówczas, gdy istnieją faktyczne oznaki działania zorganizowanej struktury przestępczej.

(9) Należy zachęcać do tworzenia wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych; ważne jest, by pracownicy Europolu mogli w nich uczestniczyć. Aby zapewnić pracownikom Europolu możliwość uczestnictwa w tych zespołach we wszystkich państwach członkowskich, należy zagwarantować, by podczas uczestniczenia jako wsparcie w pracach wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych nie odnosili oni korzyści ze stosowania immunitetów. Będzie to możliwe po przyjęciu w tym celu rozporządzenia na podstawie art. 16 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich.

(10) Dla uniknięcia zbędnych procedur jednostki krajowe Europolu powinny mieć bezpośredni dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w systemie informacyjnym Europolu.

(11) Aby realizować swoje cele, Europol przetwarza dane osobowe w sposób zautomatyzowany lub w ręcznie uporządkowanych katalogach. W związku z powyższym należy podjąć niezbędne kroki w celu zagwarantowania poziomu ochrony danych przynajmniej równorzędnego poziomowi wynikającemu z zastosowania zasad Konwencji Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych, podpisanej w Strasburgu dnia 28 stycznia 1981 r., wraz z późniejszymi zmianami, od chwili, gdy te zmiany wejdą w życie w państwach członkowskich.

(12) Decyzja ramowa Rady w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych będzie miała zastosowanie do przekazywania danych osobowych Europolowi przez państwa członkowskie. Ta decyzja ramowa nie ma wpływu na przepisy dotyczące ochrony danych zawarte w niniejszej decyzji; ze względu na szczególny charakter, funkcje i kompetencje Europolu, niniejsza decyzja powinna zawierać przepisy szczególne dotyczące ochrony danych osobowych regulujące te kwestie w bardziej szczegółowy sposób.

(13) Istnieje konieczność powołania niezależnego inspektora ochrony danych, który powinien być odpowiedzialny za zapewnienie zgodnego z prawem przetwarzania danych oraz zgodności z przepisami niniejszej decyzji dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, w tym przetwarzania danych osobowych pracowników Europolu, które podlegają ochronie na podstawie art. 24 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (5).

(14) Należy zwiększyć możliwości Europolu w zakresie tworzenia i wykorzystywania ułatwiających wykonywanie jego zadań systemów przetwarzania informacji. Tego rodzaju dodatkowe systemy przetwarzania informacji powinny być tworzone i utrzymywane zgodnie z ogólnymi zasadami ochrony danych zawartymi w Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r. o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych i w zaleceniu nr R (87) 15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września 1987 r. na mocy zatwierdzonej przez Radę decyzji zarządu.

(15) Niniejsza decyzja pozwala na uwzględnienie zasady publicznego dostępu do oficjalnych dokumentów.

(16) Europol, dążąc do osiągnięcia swoich celów, powinien współpracować z instytucjami, organami, biurami i agencjami europejskimi, w tym z Eurojustem, zapewniającymi odpowiedni poziom ochrony danych.

(17) Europol powinien mieć możliwość zawierania porozumień i dokonywania uzgodnień roboczych z instytucjami, organami, biurami i agencjami związanymi z Unią lub ze Wspólnotą w celu wzajemnego zwiększenia skuteczności zwalczania poważnych form przestępczości wchodzących w zakres odpowiednich kompetencji obu stron, oraz aby unikać powielania działań.

(18) Należy zracjonalizować możliwości współpracy Europolu z państwami trzecimi i organizacjami w celu zapewnienia zgodności z ogólną polityką Unii w tym zakresie, między innymi poprzez przyjęcie nowych przepisów określających, jak ma wyglądać taka współpraca w przyszłości.

(19) Należy usprawnić system zarządzania Europolem poprzez uproszczenie procedur, ogólniejsze opisy zadań zarządu oraz ustanowienie ogólnej zasady, zgodnie z którą wszystkie decyzje podejmowane byłyby większością dwóch trzecich głosów.

(20) Pożądane jest także wprowadzenie przepisów o wzmocnieniu kontroli ze strony Parlamentu Europejskiego, koniecznych do tego, by Europol pozostał organizacją w pełni rozliczalną i przejrzystą, a przy tym uwzględniających potrzebę zachowania poufnego charakteru informacji operacyjnych.

(21) Kontrola sądowa nad Europolem sprawowana będzie zgodnie z art. 35 Traktatu o Unii Europejskiej.

(22) Aby Europol mógł kontynuować wypełnianie swoich zadań w sposób optymalny, należy przyjąć starannie opracowane środki przejściowe.

(23) Ponieważ cel niniejszej decyzji, tj. ustanowienie podmiotu odpowiedzialnego za współpracę w zakresie egzekwowania prawa na poziomie Unii, nie może być w wystarczający sposób osiągnięty przez państwa członkowskie, natomiast z uwagi na zakres i skutki tego działania może być lepiej realizowany na poziomie Unii, Unia może podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, o której mowa w art. 2 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, o której mowa w art. 5 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, niniejsza decyzja nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu.

(24) Niniejsza decyzja nie narusza praw podstawowych i jest zgodna z zasadami uznanymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

ROZDZIAŁ I

USTANOWIENIE I ZADANIA

Artykuł 1

Ustanowienie

1. Niniejsza decyzja zastępuje postanowienia Konwencji sporządzonej na podstawie artykułu K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (konwencji o Europolu).

Siedziba Europolu mieści się w Hadze, w Królestwie Niderlandów.

2. Europol, o którym mowa w niniejszej decyzji, jest następcą prawnym Europolu, który został ustanowiony na mocy konwencji o Europolu.

3. Europol utrzymuje kontakt z jedną jednostką krajową w każdym państwie członkowskim, utworzoną lub wyznaczoną zgodnie z art. 8.

Artykuł 2

Zdolność prawna

1. Europol posiada osobowość prawną.

2. W każdym państwie członkowskim Europol posiada najszerszą zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych, jaka na mocy prawa danego państwa członkowskiego jest przyznawana osobom prawnym. W szczególności Europol może nabywać oraz zbywać mienie ruchome i nieruchome oraz może występować jako strona w postępowaniu sądowym.

3. Europol jest uprawniony do zawarcia z Królestwem Niderlandów umowy w sprawie jego siedziby.

Artykuł 3

Cel

Celem Europolu jest wspieranie i zwiększanie skuteczności działań i wzajemnej współpracy właściwych organów państw członkowskich w ramach zapobiegania przestępczości zorganizowanej, terroryzmowi i innym formom poważnej przestępczości, które dotyczą co najmniej dwóch państw członkowskich, oraz zwalczania tych zjawisk.

Na użytek niniejszej decyzji „właściwe organy” oznaczają wszystkie instytucje publiczne w państwach członkowskich odpowiedzialne zgodnie z prawem krajowym za zapobieganie przestępstwom i ich zwalczanie.

Artykuł 4

Zakres kompetencji

1. Kompetencjom Europolu podlegają: przestępczość zorganizowana, terroryzm i inne formy poważnej przestępczości, które wymieniono w załączniku i które dotyczą co najmniej dwóch państw członkowskich tak, że skala, znaczenie i skutki tych przestępstw wymagają od państw członkowskich wspólnych działań.

2. Na podstawie zalecenia zarządu Rada określa priorytety Europolu, uwzględniając w szczególności analizy strategiczne i oceny zagrożenia opracowane przez Europol.

3. Kompetencjom Europolu podlegają także przestępstwa powiązane. Za przestępstwa powiązane uważa się:

a) przestępstwa mające służyć uzyskaniu środków do popełniania czynów, które podlegają kompetencjom Europolu;

b) przestępstwa mające ułatwić lub umożliwić popełnienie czynów, które podlegają kompetencjom Europolu;

c) przestępstwa mające na celu uniknięcie kary za czyny, które podlegają kompetencjom Europolu.

Artykuł 5

Zadania

1. Podstawowe zadania Europolu obejmują:

a) gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, analizowanie i wymianę informacji, w tym informacji operacyjnych;

b) niezwłoczne powiadamianie właściwych organów państw członkowskich, za pośrednictwem jednostek krajowych, o których mowa w art. 8, o informacjach ich dotyczących oraz o wszelkich stwierdzonych powiązaniach pomiędzy przestępstwami;

c) pomoc w śledztwach lub dochodzeniach prowadzonych w państwach członkowskich, a w szczególności przekazywanie jednostkom krajowym wszelkich istotnych informacji;

d) występowanie w konkretnych przypadkach do właściwych organów państw członkowskich z wnioskiem o wszczęcie, prowadzenie lub koordynację śledztw lub dochodzeń, oraz proponowanie utworzenia wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego;

e) zapewnianie państwom członkowskim wsparcia wywiadowczego i analitycznego w związku ze znaczącymi wydarzeniami międzynarodowymi;

f) przygotowywanie związanych z jego celami ocen zagrożenia, analiz strategicznych i ogólnych sprawozdań sytuacyjnych, w tym ocen zagrożenia przestępczością zorganizowaną.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, obejmują wspieranie państw członkowskich w gromadzeniu i analizowaniu informacji z Internetu, w celu wykrywania działalności przestępczej, którą Internet ułatwia lub która prowadzona jest przy jego użyciu.

3. Dodatkowe zadania Europolu obejmują:

a) rozwijanie specjalistycznej wiedzy o procedurach śledczych i dochodzeniowych, które są stosowane przez właściwe organy państw członkowskich, oraz doradztwo w zakresie śledztw lub dochodzeń;

b) dostarczanie strategicznych informacji operacyjnych, w celu ułatwiania oraz propagowania sprawnego i skutecznego wykorzystywania zasobów dostępnych na szczeblu krajowym i unijnym do działań operacyjnych i do wspierania takich działań.

4. W związku z celem, o którym mowa w art. 3, Europol może ponadto — zależnie od zasobów kadrowych i budżetowych w jego dyspozycji oraz w granicach określonych przez zarząd — służyć państwom członkowskim wsparciem, radą i badaniami w następujących dziedzinach:

a) szkolenie kadry właściwych organów państw członkowskich, w stosownych przypadkach we współpracy z Europejskim Kolegium Policyjnym;

b) zorganizowanie i wyposażenie tych organów dzięki ułatwianiu udzielania wsparcia technicznego między państwami członkowskimi;

c) metody prewencji kryminalnej;

d) metody i analizy techniczne i kryminalistyczne oraz procedury śledcze i dochodzeniowe.

5. Europol pełni także funkcję centralnego biura ds. zwalczania fałszowania euro — zgodnie z decyzją Rady 2005/511/WSiSW z dnia 12 lipca 2005 r. w sprawie ochrony euro przed fałszowaniem poprzez wyznaczenie Europolu jako biura centralnego ds. zwalczania fałszowania euro (6). Europol może również zachęcać do koordynacji działań, jakie właściwe organy państw członkowskich podejmują w walce z fałszowaniem euro lub jakie prowadzone są w ramach wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych, w stosownych przypadkach w porozumieniu z podmiotami unijnymi lub organami krajów trzecich. Na wniosek Europol może wspierać finansowo śledztwa lub dochodzenia w sprawie fałszowania euro.

Artykuł 6

Udział w pracach wspólnych zespołów dochodzeniowośledczych

1. Pracownicy Europolu mogą uczestniczyć w charakterze wsparcia w pracach wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych — w tym zespołów utworzonych zgodnie z art. 1 decyzji ramowej Rady 2002/465/WSiSW z dnia 13 czerwca 2002 r. w sprawie wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych (7), zgodnie z art. 13 Konwencji z dnia 29 maja 2000 r. o pomocy prawnej w sprawach karnych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej (8) albo zgodnie z art. 24 Konwencji z dnia 18 grudnia 1997 r. w sprawie pomocy wzajemnej i współpracy między administracjami celnymi (9) — o ile zespoły te prowadzą śledztwa lub dochodzenia w sprawie przestępstw podlegających kompetencji Europolu zgodnie z art. 4 niniejszej decyzji.

W granicach przewidzianych w prawie państwa członkowskiego, w którym działa wspólny zespół dochodzeniowo-śledczy, i zgodnie z porozumieniem, o którym mowa w ust. 2, pracownicy Europolu mogą uczestniczyć we wszystkich działaniach tego wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego oraz wymieniać informacje ze wszystkimi jego członkami zgodnie z ust. 4. Nie uczestniczą oni jednak w działaniach obejmujących zastosowanie środków przymusu.

2. Kwestie administracyjne dotyczące udziału pracowników Europolu w pracach wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego są określane w porozumieniu zawartym między dyrektorem Europolu a właściwymi organami państw członkowskich, które uczestniczą w pracach wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych, z udziałem jednostek krajowych. Zarząd określa przepisy dotyczące takich porozumień.

3. Przepisy, o których mowa w ust. 2, określają warunki, jakie muszą być spełnione, by pracownicy Europolu mogli zostać oddani do dyspozycji wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego.

4. Zgodnie z porozumieniem, o którym mowa w ust. 2, pracownicy Europolu mogą nawiązywać bezpośredni kontakt z członkami wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego oraz mogą zgodnie z niniejszą decyzją udzielać członkom tego zespołu oraz członkom go wspierającym informacji pochodzących z któregokolwiek elementu systemów przetwarzania informacji, o których to systemach jest mowa w art. 10. W przypadku nawiązania takiego bezpośredniego kontaktu Europol równocześnie informuje o nim jednostki krajowe państw członkowskich reprezentowanych w zespole oraz te państwa członkowskie, które dostarczyły danej informacji.

5. Informację, którą pracownik Europolu uzyskał podczas udziału w pracach wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego, można za zgodą i na odpowiedzialność państwa członkowskiego, które jej dostarczyło, umieścić w którymkolwiek z elementów systemów przetwarzania informacji, o których mowa w art. 10, na warunkach określonych w niniejszej decyzji.

6. W odniesieniu do przestępstw popełnionych przez pracowników Europolu lub przeciwko nim podczas działań operacyjnych wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego pracownicy Europolu podlegają mającym zastosowanie do osób pełniących porównywalne funkcje przepisom krajowym państwa członkowskiego, w którym odbywa się operacja.

Artykuł 7

Wnioski Europolu o wszczęcie śledztw lub dochodzeń

1. Państwa członkowskie rozpatrują wszelkie wnioski Europolu o wszczęcie, przeprowadzenie lub koordynację śledztw lub dochodzeń w konkretnych sprawach, traktując takie wnioski z należytą rozwagą. Państwa członkowskie informują Europol, czy wnioskowane śledztwo lub dochodzenie zostanie wszczęte.

2. Zanim Europol wystąpi z wnioskiem o wszczęcie śledztwa lub dochodzenia, informuje o tym Eurojust.

3. Jeżeli właściwe organy państwa członkowskiego odrzucą wniosek Europolu, informują Europol o przyczynach jego odrzucenia, z wyjątkiem przypadków, gdy nie jest to możliwe, ponieważ:

a) podanie ich zaszkodziłoby żywotnym interesom bezpieczeństwa narodowego; lub

b) podanie ich zagroziłoby powodzeniu śledztw lub dochodzeń w toku lub bezpieczeństwu osób.

4. Odpowiedzi na wnioski Europolu o wszczęcie, przeprowadzenie lub koordynację śledztw lub dochodzeń w konkretnych sprawach, a także informacje dla Europolu o wynikach śledztw lub dochodzeń przekazywane są przez właściwe organy w państwach członkowskich zgodnie z niniejszą decyzją i odpowiednimi przepisami krajowymi.

Artykuł 8

Jednostki krajowe

1. Każde państwo członkowskie tworzy lub wyznacza jednostkę krajową odpowiedzialną za wykonywanie zadań określonych w niniejszym artykule. W każdym państwie członkowskim mianuje się urzędnika na stanowisko szefa jednostki krajowej.

2. Jednostka krajowa jest jedynym organem, który pośredniczy w kontaktach między Europolem a właściwymi organami państw członkowskich. Państwo członkowskie może jednak zezwolić na bezpośrednie kontakty między wyznaczonymi właściwymi organami a Europolem na warunkach, które samo określi i które obejmują uprzednią konsultację z jednostką krajową.

Europol przesyła równocześnie jednostce krajowej wszelkie informacje, jakie wymienia bezpośrednio z wyznaczonymi właściwymi organami. Stosunki między jednostką krajową a właściwymi organami podlegają prawu krajowemu, a w szczególności odpowiednim krajowym przepisom konstytucyjnym.

3. Państwa członkowskie podejmują niezbędne kroki, aby jednostki krajowe mogły wykonywać swoje zadania, a w szczególności by miały dostęp do odpowiednich danych krajowych.

4. Jednostki krajowe:

a) z własnej inicjatywy dostarczają Europolowi informacji i informacji operacyjnych niezbędnych mu do wykonywania jego zadań;

b) odpowiadają na wnioski Europolu o informacje, informacje operacyjne i radę;

c) na bieżąco aktualizują informacje, w tym informacje operacyjne;

d) zgodnie z prawem krajowym oceniają informacje, w tym informacje operacyjne, dla właściwych organów i przekazują im te materiały;

e) występują do Europolu z wnioskami o porady, informacje, informacje operacyjne i analizy;

f) dostarczają Europolowi informacji przeznaczonych do przechowywania w jego bazach danych;

g) zapewniają, by każda wymiana informacji między nimi a Europolem przebiegała zgodnie z prawem.

5. Bez uszczerbku dla odpowiedzialności państw członkowskich za utrzymanie porządku publicznego i ochronę bezpieczeństwa wewnętrznego jednostka krajowa nie jest zobowiązana w konkretnych przypadkach do dostarczania informacji lub informacji operacyjnych, jeżeli dostarczenie ich:

a) zaszkodziłoby żywotnym interesom bezpieczeństwa narodowego; lub

b) zagroziłoby powodzeniu śledztwa lub dochodzenia w toku lub bezpieczeństwu osób; lub

c) oznaczałoby ujawnienie informacji o organizacjach lub o konkretnych działaniach wywiadowczych związanych z bezpieczeństwem państwa.

6. Koszty kontaktów jednostek krajowych z Europolem są pokrywane przez państwa członkowskie i, z wyjątkiem kosztów połączenia, nie obciążają Europolu.

7. Szefowie jednostek krajowych spotykają się regularnie z własnej inicjatywy albo na wniosek zarządu lub dyrektora, by wspierać Europol w kwestiach operacyjnych, w szczególności by:

a) rozpatrywać i opracowywać propozycje, które zwiększą skuteczność operacyjną Europolu i zaangażowanie państw członkowskich;

b) oceniać sprawozdania i analizy sporządzane przez Europol zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. f) oraz opracowywać środki, które pomogą realizować wnioski w nich zawarte;

c) zapewniać wsparcie w tworzeniu wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. d) i art. 6.

Artykuł 9

Oficerowie łącznikowi

1. Każda jednostka krajowa oddelegowuje do Europolu co najmniej jednego oficera łącznikowego. O ile szczegółowe przepisy niniejszej decyzji nie stanowią inaczej, oficerowie łącznikowi podlegają prawu krajowemu państwa członkowskiego, które ich oddelegowało.

2. Oficerowie łącznikowi pełnią w Europolu funkcję krajowego punktu kontaktowego przy Europolu i otrzymują od jednostek krajowych polecenie reprezentowania ich interesów w Europolu zgodnie z prawem krajowym państwa członkowskiego, które ich oddelegowało, i zgodnie z przepisami dotyczącymi administracji Europolu.

3. Bez uszczerbku dla art. 8 ust. 4 i 5 oficerowie łącznikowi:

a) przekazują Europolowi informacje od delegującej ich jednostki krajowej;

b) przekazują informacje z Europolu do delegującej jednostki narodowej;

c) współpracują z pracownikami Europolu poprzez dostarczanie im informacji i udzielanie rad; oraz

d) pomagają w wymianie informacji między swoimi jednostkami krajowymi a oficerami łącznikowymi z innych państw członkowskich w ramach swojej odpowiedzialności zgodnie z prawem krajowym. Taka dwustronna wymiana informacji może również dotyczyć przestępstw, które nie podlegają kompetencjom Europolu, o ile zezwala na nią prawo krajowe.

4. Artykuł 35 stosuje się odpowiednio do działalności oficerów łącznikowych.

5. Zarząd określa prawa i obowiązki oficerów łącznikowych względem Europolu.

6. Oficerowie łącznikowi korzystają z niezbędnych do wykonywania ich zadań przywilejów i immunitetów zgodnie z art. 51 ust. 2.

7. Europol zapewnia pełne informowanie oficerów łącznikowych o wszystkich działaniach Europolu oraz włączanie ich w jego działania, o ile jest to zgodne z zajmowanym przez nich stanowiskiem.

8. Europol zapewnia państwom członkowskim nieodpłatnie konieczne pomieszczenia w budynku Europolu oraz odpowiednie wsparcie, tak aby oficerowie łącznikowi mogli wykonywać swoje zdania. Wszelkie inne koszty związane z oddelegowaniem oficerów łącznikowych, w tym koszty ich wyposażenia, są ponoszone przez delegujące ich państwo członkowskie, chyba że w konkretnym przypadku zarząd, planując budżet Europolu, wyda inne zalecenia.

ROZDZIAŁ II

SYSTEMY PRZETWARZANIA INFORMACJI

Artykuł 10

Przetwarzanie informacji

1. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do osiągnięcia jego celów, Europol przetwarza informacje i informacje operacyjne, w tym dane osobowe, zgodnie z niniejszą decyzją. Europol ustanawia i utrzymuje system informacyjny Europolu, o którym mowa w art. 11, i pliki robocze do celów analizy, o których mowa w art. 14. Europol może również utworzyć i utrzymywać inne systemy do przetwarzania danych osobowych utworzone zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Zarząd, działając na wniosek dyrektora po uwzględnieniu możliwości istniejących systemów Europolu do przetwarzania informacji i po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym, podejmuje decyzję w sprawie ustanowienia nowego systemu przetwarzania danych osobowych. Decyzja zarządu jest przedstawiana Radzie do zatwierdzenia.

3. Decyzja zarządu, o której mowa w ust. 2, określa warunki i ograniczenia, które muszą zostać uwzględnione przez Europol przy tworzeniu nowego systemu przetwarzania danych osobowych. Decyzja zarządu może zezwolić na przetwarzanie danych osobowych związanych z kategoriami osób, o których mowa w art. 14 ust. 1, ale nie na przetwarzanie danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe albo przynależność do związków zawodowych, jak również przetwarzanie danych dotyczących stanu zdrowia lub seksualności. Decyzja zarządu zapewnia właściwe wprowadzenie w życie środków i zasad, o których mowa w art. 18, 19, 20, 27, 29 i 35. W szczególności decyzja zarządu określa cel nowego systemu, dostęp do danych i ich wykorzystywanie, a także granice czasowe przechowywania i usuwania danych.

4. Europol może przetwarzać dane do celów określenia, czy dane takie są przydatne do jego zadań i czy mogą zostać włączone do systemu informacyjnego Europolu, o którym mowa w art. 11, oraz do plików roboczych do celów analizy, o których mowa w art. 14, lub innych systemów przetwarzania danych osobowych ustanowionych zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu. Zarząd, działając na wniosek dyrektora, i po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym, określa warunki związane z przetwarzaniem takich danych, w szczególności odnośnie do dostępu do danych i ich wykorzystywania, a także granic czasowych przetwarzania i usuwania danych, które nie mogą przekraczać sześciu miesięcy, z właściwym uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 27. Ta decyzja zarządu jest przedstawiana Radzie do zatwierdzenia.

Artykuł 11

System informacyjny Europolu

1. Europol utrzymuje system informacyjny Europolu.

2. Europol zapewnia zgodność z przepisami niniejszej decyzji dotyczącymi eksploatacji systemu informacyjnego Europolu. Jest odpowiedzialny za prawidłowe działanie systemu informacyjnego pod względem technicznym i operacyjnym oraz w szczególności podejmuje wszelkie niezbędne środki, aby zapewnić prawidłowe wdrożenie środków określonych w art. 20, 29, 31 i 35 w odniesieniu do systemu informacyjnego Europolu.

3. Za komunikację z systemem informacyjnym Europolu odpowiedzialna jest jednostka krajowa każdego państwa członkowskiego. Jest ona w szczególności odpowiedzialna za środki bezpieczeństwa, określone w art. 35, dotyczące urządzeń używanych na terytorium danego państwa członkowskiego do przetwarzania danych, za przegląd przewidziany w art. 20 oraz – jeżeli wymagają tego przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne oraz procedury danego państwa członkowskiego – za prawidłowe wykonanie przepisów niniejszej decyzji w innych dziedzinach.

Artykuł 12

Zawartość systemu informacyjnego Europolu

1. System informacyjny Europolu może być wykorzystywany do przetwarzania jedynie takich danych, które są niezbędne do wykonywania zadań Europolu. Wprowadzane dane dotyczą:

a) osób, które zgodnie z prawem krajowym danego państwa członkowskiego są podejrzane o popełnienie przestępstwa wchodzącego w zakres kompetencji Europolu lub o udział w takim przestępstwie, lub osób skazanych za takie przestępstwo;

b) osób, wobec których istnieją faktyczne wskazania lub poważne podstawy – na mocy prawa krajowego danego państwa członkowskiego – aby podejrzewać, że popełnią przestępstwo wchodzące w zakres kompetencji Europolu.

2. Dane odnoszące się do osób, o których mowa w ust. 1, mogą obejmować jedynie następujące informacje:

a) nazwisko, nazwisko rodowe, imiona oraz wszelkie pseudonimy lub nazwisko przybrane;

b) datę i miejsce urodzenia;

c) obywatelstwo;

d) płeć;

e) miejsce zamieszkania, zawód oraz miejsce przebywania danej osoby;

f) numery ubezpieczenia społecznego, prawa jazdy, dane z dokumentów tożsamości i dane paszportowe; oraz

g) w razie konieczności – inne cechy charakterystyczne, które mogą ułatwić identyfikację, w tym wszelkie specyficzne obiektywne cechy charakterystyczne, które nie mogą się zmienić, np. dane daktyloskopijne i profil DNA (ustalony na podstawie niekodującej części DNA).

3. Poza danymi określonymi w ust. 2 system informacyjny Europolu może być również wykorzystywany do przetwarzania następujących informacji dotyczących osób określonych w ust. 1:

a) przestępstwa, domniemane przestępstwa wraz z czasem, miejscem i sposobem ich (domniemanego) popełnienia;

b) środki, jakie zostały lub mogą zostać użyte do popełnienia tych przestępstw, w tym również informacje dotyczące osób prawnych;

c) służby zajmujące się sprawą i odpowiednie numery akt;

d) domniemane członkostwo w organizacji przestępczej;

e) wyroki skazujące, w przypadku gdy dotyczą przestępstw wchodzących w zakres kompetencji Europolu;

f) strona wprowadzająca dane.

Powyższe dane mogą zostać wprowadzone także wówczas, gdy nie zawierają jeszcze odniesienia do osób. W przypadku gdy dane wprowadza sam Europol, oprócz podania numeru akt wskazuje źródło takich danych.

4. Dodatkowe informacje będące w posiadaniu Europolu lub jednostek krajowych dotyczące osób określonych w ust. 1 mogą być przekazywane dowolnej jednostce krajowej lub Europolowi na wniosek jednego z tych podmiotów. Jednostki krajowe przekazują informacje zgodnie z ich prawem krajowym.

W przypadku gdy informacje dodatkowe dotyczą co najmniej jednego przestępstwa powiązanego w rozumieniu art. 4 ust. 3, dane przechowywane w systemie informacyjnym Europolu są odpowiednio oznaczane, aby umożliwić jednostkom krajowym i Europolowi wymianę informacji w zakresie przestępstw powiązanych.

5. W przypadku ostatecznego odstąpienia od postępowania przeciwko danej osobie lub w przypadku ostatecznego uniewinnienia takiej osoby, dane dotyczące sprawy, w odniesieniu do której podjęto taką decyzję, zostają usunięte.

Artykuł 13

Korzystanie z sytemu informacyjnego Europolu

1. Prawo do wprowadzania danych bezpośrednio do systemu informacyjnego Europolu i ich pobierania z tego systemu mają jednostki krajowe, oficerowie łącznikowi, dyrektor, zastępcy dyrektora oraz należycie upoważnieni pracownicy Europolu. Europol może pobierać dane, w przypadku gdy jest to niezbędne do wykonywania jego zadań w określonej sprawie. Jednostkom krajowym i oficerom łącznikowym umożliwia się pobranie danych zgodnie z przepisami ustawowymi i wykonawczymi oraz przepisami i procedurami administracyjnymi, które obowiązują stronę uzyskującą dostęp, z zastrzeżeniem wszelkich dodatkowych przepisów niniejszej decyzji.

2. Tylko strona, która wprowadzała dane, może je zmieniać, korygować lub usuwać. W przypadku gdy inna strona ma powody, aby uważać, że dane, o których mowa w art. 12 ust. 2, są nieprawidłowe, lub chce je uzupełnić, powinna niezwłocznie powiadomić o tym stronę wprowadzającą dane. Strona ta niezwłocznie bada taką informację i w razie konieczności natychmiast zmienia, uzupełnia, koryguje bądź usuwa dane.

3. W przypadku gdy system zawiera określone w art. 12 ust. 3 dane dotyczące osoby, każda ze stron może wprowadzić dodatkowe dane zgodnie z tym przepisem. W przypadku oczywistych sprzeczności między wprowadzanymi danymi zainteresowane strony konsultują się ze sobą i osiągają porozumienie.

4. W przypadku gdy dana strona zamierza całkowicie usunąć określone w art. 12 ust. 2 dane dotyczące osoby, które sama wprowadziła, a określone w art. 12 ust. 3 dane dotyczące tej samej osoby zostały wprowadzone przez inne strony, odpowiedzialność na podstawie przepisów o ochronie danych zgodnie z art. 29 ust. 1 i prawo do wprowadzania zmian, uzupełniania, korygowania i usuwania takich danych zgodnie z art. 12 ust. 2 przechodzi na stronę, która jako następna w kolejności wprowadziła określone w art. 12 ust. 3 dane dotyczące tej osoby. Strona zamierzająca usunąć dane informuje o swoim zamiarze stronę, na którą przechodzi odpowiedzialność w zakresie ochrony danych.

5. Odpowiedzialność za dopuszczalność pobierania danych z systemu informacyjnego Europolu, wprowadzania do niego danych i dokonywania w nim zmian ponosi strona pobierająca lub wprowadzająca dane lub dokonująca zmian. Musi istnieć możliwość identyfikacji tej strony. Przekazywanie informacji między jednostkami krajowymi a właściwymi organami państw członkowskich jest regulowane przez prawo krajowe.

6. Oprócz jednostek krajowych i osób, o których mowa w ust. 1, również właściwe organy wyznaczone w tym celu przez państwa członkowskie mogą wyszukiwać dane w systemie informacyjnym Europolu. Wynik takiego wyszukiwania ogranicza się jednak do informacji, czy poszukiwane dane są dostępne w systemie informacyjnym Europolu. Dalsze informacje można następnie uzyskać za pośrednictwem jednostki krajowej.

7. Informacje o właściwych organach wyznaczonych zgodnie z ust. 6 oraz ich późniejsze zmiany przekazywane są do Sekretariatu Generalnego Rady, który publikuje je w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 14

Pliki robocze do celów analizy

1. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do osiągnięcia jego celów, Europol może przechowywać, zmieniać i wykorzystywać dane dotyczące przestępstw wchodzących w zakres jego kompetencji, w tym dane o przestępstwach powiązanych, o których mowa w art. 4 ust. 3, w plikach roboczych do celów analizy. Pliki robocze do celów analizy mogą zawierać dane o następujących kategoriach osób:

a) osobach, o których mowa w art. 12 ust. 1;

b) osobach, które mogą być wezwane do złożenia zeznań w śledztwach lub dochodzeniach w związku z rozpatrywanymi przestępstwami lub w dalszym postępowaniu karnym;

c) osobach będących ofiarami jednego z rozpatrywanych przestępstw lub osobach, w odniesieniu do których pewne fakty dają podstawy, aby uważać, iż mogą stać się ofiarami takiego przestępstwa;

d) kontaktach i osobach powiązanych; oraz

e) osobach, które mogą dostarczyć informacji na temat rozpatrywanych przestępstw.

Dane osobowe, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe albo przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące stanu zdrowia i seksualności wolno przetwarzać jedynie w przypadku, gdy jest to bezwzględnie konieczne do celów danego pliku i gdy dane takie uzupełniają inne dane osobowe już figurujące w tym pliku. Zabronione jest selekcjonowanie określonej grupy osób wyłącznie w oparciu o wyżej wymienione wrażliwe dane z naruszeniem wyżej wymienionych zasad dotyczących celu.

Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego, przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące plików roboczych, przygotowane przez zarząd, po uzyskaniu uprzedniej opinii wspólnego organu nadzorczego; przepisy te zawierają dodatkowe szczegóły, w szczególności w odniesieniu do kategorii danych osobowych, o których mowa w niniejszym artykule, bezpieczeństwa odnośnych danych i wewnętrznego nadzoru nad ich wykorzystywaniem.

2. Pliki robocze do celów analizy tworzy się w celach analizy określanej jako zbieranie, przetwarzanie lub wykorzystywanie danych, mające na celu pomoc w śledztwie lub dochodzeniu. Każda analiza wymaga utworzenia grupy analitycznej, w ramach której ściśle ze sobą współpracują następujący uczestnicy:

a) analitycy i inni pracownicy Europolu wyznaczeni przez jego dyrektora;

b) oficerowie łącznikowi lub eksperci z państw członkowskich dostarczających informacji lub zainteresowanych analizą w rozumieniu ust. 4.

Do wprowadzania danych do określonego pliku oraz ich zmieniania uprawnieni są jedynie analitycy. Wszyscy uczestnicy grupy analitycznej mogą pobierać dane z pliku.

3. Na wniosek Europolu lub z własnej inicjatywy jednostki krajowe, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 5, przekazują Europolowi wszystkie informacje, jakie mogą być niezbędne do celów danego pliku roboczego do celów analizy. Państwa członkowskie przekazują takie dane wyłącznie w przypadku, gdy na ich przetwarzanie do celów zapobiegania przestępstwom, analizowania ich lub ich zwalczania zezwala prawo krajowe. Zależnie od pilności dane pochodzące od wyznaczonych właściwych organów mogą być kierowane bezpośrednio do plików roboczych do celów analizy zgodnie z art. 8 ust. 2.

4. Jeżeli analiza ma charakter ogólny i strategiczny, wszystkie państwa członkowskie są zaangażowane w jej ustalenia, za pośrednictwem oficerów łącznikowych lub ekspertów, w szczególności poprzez przekazywane im sprawozdania sporządzane przez Europol.

Jeżeli analiza odnosi się do szczególnych przypadków, które nie dotyczą wszystkich państw członkowskich, oraz ma bezpośredni cel operacyjny, udział w niej biorą przedstawiciele:

a) państw członkowskich, z których pochodziły informacje na podstawie których podjęto decyzję o utworzeniu pliku roboczego do celów analizy, lub państw członkowskich, których ta informacja bezpośrednio dotyczy, oraz państw członkowskich zaproszonych później przez grupę analityczną do udziału w analizie, ponieważ sprawa zaczęła dotyczyć również ich;

b) państw członkowskich, które po skorzystaniu z funkcji indeksu, o której mowa w art. 15, stwierdzą potrzebę uzyskania odpowiednich informacji i potwierdzą taką potrzebę na warunkach określonych w ust. 5 niniejszego artykułu.

5. Upoważnieni oficerowie łącznikowi mogą zgłaszać potrzebę otrzymywania stosownych informacji. Każde państwo członkowskie mianuje i upoważnia ograniczoną liczbę takich oficerów.

Oficer łącznikowy zgłasza potrzebę otrzymywania stosownych informacji, określoną w ust. 4 akapit drugi lit. b), w formie uzasadnionego pisemnego oświadczenia zatwierdzanego przez organ, któremu podlega w swoim państwie członkowskim, przekazywanego następnie wszystkim uczestnikom analizy. W ten sposób zostaje on automatycznie włączony w toczące się prace nad analizą.

W przypadku sprzeciwu grupy analitycznej automatyczne włączenie w prace grupy jest odraczane do momentu zakończenia procedury pojednawczej, która obejmuje następujące trzy etapy:

a) uczestnicy analizy dążą do zawarcia porozumienia z oficerem łącznikowym zgłaszającym potrzebę otrzymywania stosownych informacji. Mają na to nie więcej niż osiem dni;

b) w przypadku braku porozumienia szefowie zainteresowanych jednostek krajowych oraz dyrektor zbierają się w ciągu trzech dni i dążą do osiągnięcia porozumienia;

c) w przypadku braku porozumienia przedstawiciele zainteresowanych stron zasiadający w zarządzie zbierają się w ciągu ośmiu dni. Jeżeli dane państwo członkowskie obstaje przy potrzebie otrzymywania stosownych informacji, decyzja o włączeniu tego państwa członkowskiego jest podejmowana w drodze konsensusu.

6. Wyłącznie państwo członkowskie przekazujące określone dane do Europolu decyduje o stopniu ich wrażliwości i zmianach w tym zakresie i jest upoważnione do określania warunków postępowania z takimi danymi. Decyzje o rozpowszechnianiu lub wykorzystaniu przekazanych danych w celach operacyjnych są podejmowane przez państwo członkowskie, które przekazało Europolowi te dane. W przypadku gdy nie można stwierdzić, które państwo członkowskie przekazało Europolowi odnośne dane, decyzja o ich rozpowszechnianiu lub wykorzystaniu w celach operacyjnych podejmowana jest przez uczestników analizy. Państwo członkowskie lub zaproszony do współpracy ekspert, którzy włączają się w prace nad trwającą już analizą, nie mogą w szczególności rozpowszechniać ani wykorzystywać danych bez uprzedniej zgody państw członkowskich uczestniczących w analizie od samego początku.

7. W drodze odstępstwa od ust. 6, w przypadku gdy Europol po wprowadzeniu danych do pliku roboczego do celów analizy stwierdzi, że dane te odnoszą się do osoby lub przedmiotu, na temat których w pliku istnieją już dane wprowadzone przez inne państwo członkowskie lub stronę trzecią, takie państwo członkowskie lub strona trzecia są natychmiast informowane o stwierdzonym powiązaniu zgodnie z art. 17.

8. Europol może zaprosić ekspertów z podmiotów, o których mowa w art. 22 ust. 1 lub art. 23 ust. 1, do współpracy w ramach działań grupy analitycznej, pod warunkiem że:

a) pomiędzy Europolem i danym podmiotem obowiązuje porozumienie lub uzgodnienie robocze, o których mowa w art. 22 ust. 2 i art. 23 ust. 2, zawierające odpowiednie postanowienia dotyczące wymiany informacji, w tym przekazywania danych osobowych, jak również poufności wymienianych informacji;

b) włączenie do współpracy ekspertów tego podmiotu leży w interesie państw członkowskich;

c) dany podmiot jest bezpośrednio zainteresowany przedmiotowymi pracami nad analizą; oraz

d) wszyscy uczestnicy wyrażają zgodę na włączenie do prac grupy analitycznej ekspertów danego podmiotu.

Na warunkach określonych w akapicie pierwszym lit. b), c) i d) Europol zaprasza ekspertów Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych do uczestniczenia w działaniach grupy analitycznej, jeżeli dana analiza dotyczy nadużycia finansowego lub innych bezprawnych działań naruszających interesy finansowe Wspólnot Europejskich.

Włączenie do prac grupy analitycznej ekspertów danego podmiotu jest przedmiotem porozumienia pomiędzy Europolem a tym podmiotem. Zasady dotyczące takich porozumień ustala zarząd.

O szczegółach porozumień między Europolem a podmiotami informowany jest wspólny organ nadzorczy, który może skierować do zarządu wszelkie jego zdaniem niezbędne uwagi.

Artykuł 15

Funkcja indeksu

1. Europol tworzy funkcję indeksu dla danych zgromadzonych w plikach roboczych do celów analizy.

2. Dostęp do funkcji indeksu mają dyrektor, zastępcy dyrektora oraz należycie upoważnieni pracownicy Europolu, oficerowie łącznikowi i należycie upoważnieni urzędnicy jednostek krajowych. Funkcja indeksu jest tak skonstruowana, że posługująca się nią osoba może jednoznacznie stwierdzić w oparciu o wyszukane dane, czy odnośny plik roboczy do celów analizy zawiera dane, którymi osoba ta jest zainteresowana w związku z wykonywaniem swoich zadań.

3. Dostęp do funkcji indeksu jest określony w sposób umożliwiający ustalenie, czy określona informacja jest przechowywana w danym pliku roboczym do celów analizy i uniemożliwiający ustalenie powiązań lub wyciągnięcie dalszych wniosków dotyczących zawartości tego pliku.

4. Zarząd określa szczegółowo sposób działania funkcji indeksu, w tym warunki dostępu do funkcji indeksu, po zasięgnięciu opinii wspólnego organu nadzorczego.

Artykuł 16

Polecenie utworzenia pliku roboczego do celów analizy

1. W poleceniu utworzenia pliku roboczego do celów analizy dyrektor określa dla każdego z nich:

a) nazwę pliku;

b) cel pliku;

c) grupy osób, których dotyczą gromadzone dane;

d) charakter danych, które mają być przechowywane, oraz dane osobowe, które ujawniają pochodzenie rasowe i etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe albo przynależność do związków zawodowych, oraz dane dotyczące stanu zdrowia i seksualności, które są bezwzględnie konieczne;

e) ogólne powody prowadzące do decyzji o utworzeniu danego pliku;

f) uczestników grupy analitycznej w momencie tworzenia pliku;

g) warunki, na jakich dane osobowe zgromadzone w pliku mogą być przekazywane, do jakich odbiorców i zgodnie z jaką procedurą;

h) granice czasowe badania danych oraz okres przechowywania;

i) sposób tworzenia dziennika kontroli.

2. Zarząd i wspólny organ nadzorczy są bezzwłocznie informowane przez dyrektora o poleceniu utworzenia danego pliku lub wszelkich następujących po tym zmianach elementów, o których mowa w ust. 1, i otrzymują odpowiednie dokumenty. Wspólny organ nadzorczy może skierować do zarządu niezbędne jego zdaniem uwagi. Dyrektor może zwrócić się do wspólnego organu nadzorczego o dokonanie tego w określonym terminie.

3. Pliki robocze do celów analizy przechowywane są przez okres co najwyżej trzech lat. Przed upływem wspomnianego trzyletniego okresu Europol rozważa potrzebę dalszego prowadzenia pliku. W przypadku gdy jest to bezwzględnie konieczne do celów danego pliku, dyrektor może polecić dalsze prowadzenie danego pliku przez okres kolejnych trzech lat. Zarząd i wspólny organ nadzorczy są bezzwłocznie informowane przez dyrektora o znajdujących się w danym pliku elementach uzasadniających bezwzględną konieczność jego dalszego prowadzenia. Wspólny organ nadzorczy kieruje do zarządu niezbędne jego zdaniem uwagi. Dyrektor może zwrócić się do wspólnego organu nadzorczego o dokonanie tego w określonym terminie.

4. Zarząd może w każdej chwili nakazać dyrektorowi wprowadzenie zmian do polecenia utworzenia danego pliku roboczego do celów analizy bądź jego zamknięcie. Zarząd podejmuje decyzję o dacie wejścia w życie tego rodzaju zmian lub zamknięcia.

ROZDZIAŁ III

WSPÓLNE PRZEPISY W SPRAWIE PRZETWARZANIA INFORMACJI

Artykuł 17

Obowiązek powiadamiania

Bez uszczerbku dla art. 14 ust. 6 i ust. 7 Europol bezzwłocznie powiadamia jednostki krajowe oraz, o ile zażądają tego jednostki krajowe, ich oficerów łącznikowych o wszelkich informacjach dotyczących ich państwa członkowskiego i o ujawnionych powiązaniach między przestępstwami wchodzącymi w zakres kompetencji Europolu zgodnie z art. 4. Przekazywane mogą też być informacje i informacje operacyjne dotyczące innych poważnych przestępstw, o których Europol dowiedział się, wypełniając swoje obowiązki.

Artykuł 18

Przepisy dotyczące kontroli pobierania danych

Europol, we współpracy z państwami członkowskimi, ustanawia odpowiednie mechanizmy kontroli umożliwiające weryfikację legalności pobierania danych we wszelkich zautomatyzowanych plikach wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych i umożliwiające państwom członkowskim na żądanie dostęp do dzienników kontroli. Dane uzyskane w ten sposób są wykorzystywane wyłącznie do celu takiej weryfikacji przez Europol i organy nadzorcze określone w art. 33 i art. 34 i usuwane po osiemnastu miesiącach, chyba że dane te są nadal niezbędne do bieżącej kontroli. Szczegółowe zasady funkcjonowania takich mechanizmów kontroli określa zarząd, po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym.

Artykuł 19

Zasady korzystania z danych

1. Dane osobowe pobrane z któregokolwiek prowadzonego przez Europol pliku do przetwarzania danych lub przekazane za pomocą jakiegokolwiek właściwego środka są przekazywane lub wykorzystywane jedynie przez właściwe organy państw członkowskich w celu zapobiegania i zwalczania przestępczości wchodzącej w zakres kompetencji Europolu oraz innych poważnych rodzajów przestępczości. Europol korzysta z tych danych wyłącznie w celu wykonywania swoich zadań.

2. Jeśli w przypadku niektórych danych przekazujące państwo członkowskie lub państwo trzecie lub podmiot trzeci wskazują na szczególne ograniczenia w wykorzystaniu takich danych w tym państwie członkowskim, państwie trzecim lub przez podmiot trzeci, użytkownik takich danych musi stosować się również i do tych ograniczeń, z wyjątkiem szczególnego przypadku, gdy prawo krajowe stanowi, że ograniczenia w wykorzystywaniu uchyla się w stosunku do organów sądowych, organów ustawodawczych lub innych niezależnych instytucji powołanych na mocy prawa i odpowiedzialnych za nadzór nad właściwymi organami krajowymi. W takich przypadkach dane są wykorzystane jedynie po zasięgnięciu opinii przekazującego państwa członkowskiego, którego interesy i opinie są uwzględniane w jak najszerszym zakresie.

3. Wykorzystanie danych do innych celów lub przez organy inne niż właściwe organy krajowe jest możliwe jedynie po zasięgnięciu opinii państwa członkowskiego, które przekazało dane, oraz w zakresie, w jakim zezwala na to prawo krajowe tego państwa członkowskiego.

Artykuł 20

Granice czasowe dotyczące przechowywania i usuwania danych

1. Europol przechowuje dane w plikach z danymi jedynie przez okres niezbędny do wykonywania swoich zadań. Potrzeba dalszego przechowywania jest weryfikowana nie później niż po trzech latach od wprowadzenia danych. Dane przechowywane w systemie informacyjnym Europolu są przeglądane i usuwane przez jednostkę wprowadzającą. Dane przechowywane w innych plikach z danymi Europolu są przeglądane i usuwane przez Europol. Europol automatycznie informuje państwa członkowskie z trzymiesięcznym wyprzedzeniem o upływie terminów przeglądu przechowywanych danych.

2. Podczas przeglądu jednostki określone w ust. 1 zdanie trzecie i czwarte mogą podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu danych, jeżeli jest to nadal konieczne do wykonywania zadań Europolu, do następnego terminu przeglądu, który odbywa się po kolejnych trzech latach. W przypadku braku decyzji o dalszym przechowywaniu danych są one automatycznie usuwane.

3. Jeżeli państwo członkowskie usunie ze swoich krajowych plików przekazane Europolowi dane, które przechowywane są w innych plikach z danymi Europolu, powiadamia o tym odpowiednio Europol. W takich przypadkach Europol usuwa dane, chyba że jest nimi nadal zainteresowany, w oparciu o informacje operacyjne, które wykraczają poza informacje będące w posiadaniu przekazującego państwa członkowskiego. Europol informuje zainteresowane państwo członkowskie o fakcie dalszego przechowywania takich danych.

4. Takie dane nie są usuwane, jeśli mogłoby to zaszkodzić wymagającym ochrony interesom osoby, której one dotyczą. W takich przypadkach dane wykorzystywane są jedynie za zgodą osoby, której dotyczą.

Artykuł 21

Dostęp do danych z innych systemów informacyjnych

W zakresie, w jakim Europol jest uprawniony na mocy unijnych, międzynarodowych lub krajowych aktów prawnych do uzyskiwania komputerowego dostępu do danych z innych systemów informacyjnych, krajowych lub międzynarodowych, Europol może pobierać dane osobowe za ich pośrednictwem, o ile jest to konieczne do wykonywania jego zadań. Obowiązujące postanowienia takich unijnych, międzynarodowych lub krajowych aktów prawnych regulują dostęp Europolu do takich danych i korzystanie z nich, jeśli przewidziane w nich zasady dostępu do danych i korzystania z nich są bardziej rygorystyczne niż przepisy niniejszej decyzji.

ROZDZIAŁ IV

STOSUNKI Z PARTNERAMI

Artykuł 22

Stosunki z instytucjami, organami, biurami i agencjami unijnymi lub wspólnotowymi

1. W zakresie, w jakim jest to istotne dla wykonywania jego zadań, Europol może ustanawiać i utrzymywać współpracę z instytucjami, organami, biurami i agencjami ustanowionymi Traktatem o Unii Europejskiej oraz traktatami ustanawiającymi Wspólnoty Europejskie lub na ich podstawie, w szczególności z:

a) Eurojustem;

b) Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (10);

c) Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Frontex) (11);

d) Europejskim Kolegium Policyjnym (CEPOL);

e) Europejskim Bankiem Centralnym;

f) Europejskim Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA) (12).

2. Europol może zawierać porozumienia lub dokonywać uzgodnień roboczych z podmiotami, o których mowa w ust. 1. Tego rodzaju porozumienia lub uzgodnienia robocze mogą dotyczyć wymiany informacji o charakterze operacyjnym, strategicznym lub technicznym, w tym danych osobowych i informacji niejawnych. Tego rodzaju porozumienia lub uzgodnienia robocze mogą być zawierane wyłącznie po zatwierdzeniu przez zarząd, który – w zakresie, w jakim dotyczy to wymiany danych osobowych – uzyskał wcześniej opinię wspólnego organu nadzorczego.

3. Przed wejściem w życie porozumień lub uzgodnień roboczych, o których mowa w ust. 2, Europol może bezpośrednio uzyskać i wykorzystywać informacje, w tym dane osobowe, pochodzące od podmiotów, o których mowa w ust. 1, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do właściwego wykonywania jego obowiązków, i może na warunkach określonych w art. 24 ust. 1 bezpośrednio przekazywać informacje, w tym dane osobowe, do tych podmiotów w zakresie, w jakim jest to niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków odbiorcy.

4. Przekazywanie informacji niejawnych przez Europol podmiotom, o których mowa w ust. 1, jest dozwolone, o ile zawarte zostało porozumienie o poufności między Europolem a odbiorcą.

Artykuł 23

Stosunki z państwami i organizacjami trzecimi

1. W zakresie wymaganym do wykonywania swoich zadań Europol może również nawiązywać i utrzymywać współpracę z:

a) państwami trzecimi;

b) organizacjami, takimi jak: (i) organizacje międzynarodowe i podległe im podmioty prawa publicznego; (ii) inne podmioty prawa publicznego powołane porozumieniem między przynajmniej dwoma państwami lub na podstawie takiego porozumienia; oraz (iii) Międzynarodowa Organizacja Policji Kryminalnej (Interpol).

2. Europol zawiera porozumienia z podmiotami, o których mowa w ust. 1 i które umieszczono w wykazie, o którym mowa w art. 26 ust. 1 lit. a). Tego rodzaju porozumienia mogą dotyczyć wymiany informacji o charakterze operacyjnym, strategicznym lub technicznym, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, jeżeli są one przekazywane za pośrednictwem wyznaczonego punktu kontaktowego określonego w porozumieniu, o którym mowa w ust. 6 lit. b) niniejszego artykułu. Tego rodzaju porozumienia mogą być zawierane wyłącznie po zatwierdzeniu przez Radę po konsultacji z zarządem i – o ile dotyczą one wymiany danych osobowych – po otrzymaniu za pośrednictwem zarządu opinii wspólnego organu nadzorczego.

3. Przed wejściem w życie porozumień, o których mowa w ust. 2, Europol może bezpośrednio otrzymywać i wykorzystywać informacje, w tym dane osobowe i informacje niejawne, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do właściwego wykonywania jego obowiązków.

4. Przed wejściem w życie porozumień, o których mowa w ust. 2, Europol może na warunkach określonych w art. 24 ust. 1 bezpośrednio przekazywać informacje, oprócz danych osobowych i informacji niejawnych, podmiotom, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków odbiorcy.

5. Na warunkach określonych w art. 24 ust. 1 Europol może bezpośrednio przekazywać informacje, z wyłączeniem danych osobowych i informacji niejawnych, podmiotom, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu i które nie są umieszczone w wykazie, o którym mowa w art. 26 ust. 1 lit. a), w zakresie, w jakim jest to w konkretnych przypadkach absolutnie niezbędne w celu zapobiegania przestępstwom objętym kompetencją Europolu lub zwalczania takich przestępstw.

6. Na warunkach określonych w art. 24 ust. 1 Europol może przekazywać podmiotom, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu:

a) dane osobowe i informacje niejawne, jeżeli jest to konieczne w poszczególnych przypadkach w celu zapobiegania przestępstwom objętym kompetencją Europolu lub zwalczania takich przestępstw; oraz

b) dane osobowe, jeżeli Europol zawarł z danym podmiotem porozumienie, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, które pozwala na przekazywanie takich danych na podstawie oceny wykazującej, że podmiot ten zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.

7. Przekazywanie informacji niejawnych przez Europol podmiotom, o których mowa w ust. 1, jest dozwolone, o ile zawarte zostało porozumienie o poufności między Europolem a odbiorcą.

8. W drodze odstępstwa od ust. 6 i 7 oraz bez uszczerbku dla art. 24 ust. 1 Europol może przekazywać posiadane dane osobowe i informacje niejawne podmiotom, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, jeżeli dyrektor uzna przekazanie takich danych za bezwzględnie konieczne do ochrony istotnych interesów danych państw członkowskich w ramach realizacji celów Europolu lub dla zapobieżenia bezpośredniemu zagrożeniu związanemu z przestępczością lub terroryzmem. W każdym przypadku dyrektor uwzględnia poziom ochrony danych mający zastosowanie do danego organu w celu wyważenia znaczenia wspomnianych interesów w zestawieniu z tym poziomem ochrony danych. Dyrektor informuje jak najszybciej zarząd i wspólny organ nadzorczy o swojej decyzji, na podstawie oceny, czy poziom ochrony danych zapewniany przez dane podmioty jest odpowiedni.

9. Przed przekazaniem danych osobowych zgodnie z ust. 8 dyrektor ocenia, czy poziom ochrony danych zapewniany przez dane podmioty jest odpowiedni, biorąc pod uwagę wszystkie mające znaczenie aspekty przekazywania danych osobowych, w szczególności:

a) charakter danych;

b) cel, jakiemu mają służyć te dane;

c) czas trwania zamierzonego przetwarzania danych;

d) ogólne lub szczegółowe przepisy o ochronie danych mające zastosowanie do danego podmiotu;

e) to, czy dany podmiot wyraził zgodę na szczególne warunki odnoszące się do danych nałożone przez Europol.

Artykuł 24

Przekazywanie danych

1. Jeśli dane zostały przekazane do Europolu przez państwo członkowskie, Europol przekazuje je podmiotom, o których mowa w art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1, wyłącznie za zgodą tego państwa członkowskiego. Dane państwo członkowskie może z góry udzielić zgody na takie przekazanie, ogólnie lub na specjalnych warunkach. Zgodę taką można wycofać w każdej chwili.

Jeżeli dane nie zostały przekazane przez państwo członkowskie, Europol upewnia się, że przekazanie tych danych nie będzie powodem:

a) utrudnień w prawidłowym wykonywaniu zadań leżących w zakresie kompetencji państwa członkowskiego;

b) zagrożenia dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego państwa członkowskiego lub innej formy naruszenia jego interesów.

2. Europol jest odpowiedzialny za to, by przekazywanie danych odbywało się w sposób zgodny z prawem. Europol prowadzi ewidencję danych przekazywanych na mocy niniejszego artykułu oraz podstaw ich przekazania. Przekazywanie danych jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy odbiorca zobowiąże się do wykorzystania danych jedynie do celów, do jakich zostały przekazane.

Artykuł 25

Informacje od stron i osób prywatnych

1. Na użytek niniejszej decyzji:

a) „strony prywatne” oznaczają podmioty i organy ustanowione na mocy przepisów państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, zwłaszcza firmy i przedsiębiorstwa, spółki handlowe, organizacje o charakterze niezarobkowym i inne prywatnoprawne osoby prawne, które nie są objęte art. 23 ust. 1;

b) „osoby prywatne” oznaczają wszystkie osoby fizyczne.

2. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do właściwego wykonywania jego obowiązków, Europol może na warunkach określonych w ust. 3 przetwarzać informacje, w tym dane osobowe uzyskane od stron prywatnych.

3. Dane osobowe uzyskane od stron prywatnych mogą być przetwarzane przez Europol na następujących warunkach:

a) dane osobowe uzyskane od stron prywatnych ustanowionych na mocy przepisów państwa członkowskiego mogą być przetwarzane przez Europol wyłącznie, jeżeli są przekazywane za pośrednictwem jednostki krajowej tego państwa członkowskiego zgodnie z jego prawem krajowym. Europol nie może kontaktować się bezpośrednio ze stronami prywatnymi w państwach członkowskich w celu uzyskania informacji;

b) dane osobowe uzyskane od stron prywatnych ustanowionych na mocy przepisów państwa trzeciego, z którym Europol zawarł zgodnie z art. 23 porozumienie o współpracy pozwalające na wymianę danych osobowych, mogą być przekazywane do Europolu wyłącznie za pośrednictwem punktu kontaktowego w tym państwie, określonego w obowiązującym porozumieniu o współpracy i zgodnie z jego postanowieniami;

c) dane osobowe uzyskane od stron prywatnych ustanowionych na mocy przepisów państwa trzeciego, z którym Europol nie zawarł porozumienia o współpracy pozwalającego na wymianę danych osobowych, mogą być przekazywane do Europolu wyłącznie, jeżeli: (i) dana strona prywatna jest wymieniona w wykazie, o którym mowa w art. 26 ust. 2; oraz (ii) Europol i dana strona prywatna zawarły protokół ustaleń w sprawie przekazywania informacji, w tym danych osobowych, który potwierdza, że gromadzenie i przekazywanie danych osobowych przez stronę prywatną jest zgodne z prawem, i określa, że przekazywane dane osobowe mogą być wykorzystane wyłącznie do właściwego wykonywania obowiązków Europolu. Tego rodzaju protokół ustaleń może być zawierany wyłącznie po zatwierdzeniu przez zarząd, który wcześniej uzyskał opinię wspólnego organu nadzorczego. Jeżeli przekazywane dane mają wpływ na interesy państwa członkowskiego, Europol informuje niezwłocznie jednostkę krajową danego państwa członkowskiego.

4. Oprócz przetwarzania danych uzyskanych od stron prywatnych zgodnie z ust. 3 Europol może bezpośrednio pobierać i przetwarzać dane, w tym dane osobowe, z ogólnodostępnych źródeł, takich jak media oraz podmioty dostarczające dane publiczne i dane handlowe zgodnie z przepisami niniejszej decyzji dotyczącymi ochrony danych. Zgodnie z art. 17 Europol przekazuje jednostkom krajowym wszystkie odpowiednie informacje.

5. Informacje, w tym dane osobowe, uzyskane od osób prywatnych mogą być przetwarzane przez Europol, jeżeli zostały uzyskane za pośrednictwem jednostki krajowej zgodnie z prawem krajowym lub za pośrednictwem punktu kontaktowego w państwie trzecim, z którym Europol zawarł porozumienie o współpracy zgodnie z art. 23. Jeżeli Europol otrzymuje informacje, w tym dane osobowe, od osoby prywatnej zamieszkującej w państwie trzecim, z którym Europol nie zawarł porozumienia o współpracy, Europol może je jedynie przekazać do danego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, z którym Europol zawarł porozumienie o współpracy zgodnie z art. 23. Europol nie może kontaktować się bezpośrednio z osobami prywatnymi w celu uzyskania informacji.

6. Dane osobowe przekazywane do Europolu lub uzyskiwane przez niego na mocy ust. 3 lit. c) niniejszego artykułu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów ich umieszczenia w systemie informacyjnym Europolu, o którym mowa w art. 11, oraz plikach roboczych do celów analizy, o których mowa w art. 14, lub w innych systemach przetwarzania danych osobowych ustanowionych zgodnie z art. 10 ust. 2 i 3, jeżeli dane te są związane z innymi danymi już wprowadzonymi do jednego z wyżej wymienionych systemów lub dane te są związane z uprzednim zapytaniem wystosowanym przez krajową jednostkę w ramach wyżej wymienionych systemów.

Odpowiedzialność za dane przetwarzane przez Europol, które zostały przekazane na warunkach określonych w ust. 3 lit. b) i c) oraz ust. 4 niniejszego artykułu, jak i informacje przekazane za pośrednictwem punktu kontaktowego w państwie trzecim, z którym Europol zawarł porozumienie o współpracy zgodnie z art. 23, spoczywa na Europolu zgodnie z art. 29 ust. 1 lit. b).

7. Dyrektor przedkłada zarządowi szczegółowe sprawozdanie dotyczące stosowania niniejszego artykułu dwa lata od daty rozpoczęcia stosowania niniejszej decyzji. Zarząd może na zalecenie wspólnego organu nadzorczego lub z własnej inicjatywy przyjmować wszelkie środki uznane za właściwe zgodnie z art. 37 ust. 9 lit. b).

Artykuł 26

Przepisy wykonawcze dotyczące stosunków zewnętrznych Europolu

1. Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego:

a) określa wykaz państw trzecich i organizacji, o których mowa w art. 23 ust. 1, z którymi Europol zawrze porozumienia. Wykaz jest przygotowywany przez zarząd i w razie konieczności podlega przeglądowi; oraz

b) przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące stosunków Europolu z podmiotami, o których mowa w art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1, w tym wymiany danych osobowych i informacji niejawnych. Przepisy wykonawcze są przygotowywane przez zarząd, po uzyskaniu przez niego opinii wspólnego organu nadzorczego.

2. Zarząd sporządza wykaz określający strony prywatne – i w razie konieczności dokonuje jego przeglądu – z którymi Europol może zawrzeć protokoły ustaleń zgodnie z art. 25 ust. 3 lit. c) ppkt (ii), oraz przyjmuje przepisy dotyczące treści i procedury zawierania takich protokołów ustaleń po uzyskaniu opinii wspólnego organu nadzorczego.

ROZDZIAŁ V

OCHRONA DANYCH I BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Artykuł 27

Standard ochrony danych

Bez uszczerbku dla szczególnych przepisów niniejszej decyzji Europol uwzględnia zasady Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r. o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych oraz zalecenia nr R (87) 15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września 1987 r. Europol stosuje te zasady do przetwarzania danych osobowych, w tym w odniesieniu do danych zautomatyzowanych i niezautomatyzowanych, przechowywanych w formie plików z danymi, w szczególności w formie każdego uporządkowanego zestawu danych osobowych dostępnego według określonych kryteriów.

Artykuł 28

Inspektor ochrony danych

1. Na wniosek dyrektora zarząd mianuje spośród pracowników inspektora ochrony danych. Inspektor wypełnia swoje obowiązki, działając niezależnie.

2. Inspektor ochrony danych realizuje w szczególności następujące zadania:

a) zapewnia w niezależny sposób legalność i zgodność z przepisami niniejszej decyzji przy przetwarzaniu danych osobowych, w tym przetwarzaniu danych osobowych pracowników Europolu;

b) zapewnia prowadzenie pisemnego rejestru przekazywanych i otrzymywanych danych osobowych zgodnie z niniejszą decyzją;

c) zapewnia informowanie osób, których dotyczą dane, na żądanie, o prawach przysługujących im na mocy niniejszej decyzji;

d) współpracuje z pracownikami Europolu odpowiedzialnymi za procedury, szkolenia i doradztwo w zakresie przetwarzania danych;

e) współpracuje ze wspólnym organem nadzorczym;

f) przygotowuje roczne sprawozdanie i przekazuje je zarządowi oraz wspólnemu organowi nadzorczemu.

3. Wykonując swoje zadania, inspektor ochrony danych ma dostęp do wszystkich danych przetwarzanych przez Europol i do wszystkich pomieszczeń Europolu.

4. Jeśli inspektor ochrony danych uzna, że przepisy niniejszej decyzji dotyczące przetwarzania danych osobowych nie są przestrzegane, informuje o tym dyrektora i wzywa go do usunięcia tego naruszenia w określonym terminie.

Jeśli dyrektor nie usunie tego naruszenia w określonym terminie, inspektor ochrony danych informuje zarząd i uzgadnia z nim termin udzielenia odpowiedzi.

Jeżeli zarząd nie usunie w określonym terminie naruszenia, inspektor ochrony danych przekazuje sprawę wspólnemu organowi nadzorczemu.

5. Zarząd przyjmuje pozostałe przepisy wykonawcze dotyczące inspektora ochrony danych. Dotyczą one w szczególności wyboru i odwołania ze stanowiska, zadań, obowiązków i uprawnień inspektora ochrony danych oraz ochrony jego niezależności.

Artykuł 29

Odpowiedzialność w sprawach dotyczących ochrony danych

1. Odpowiedzialność za dane przetwarzane przez Europol, zwłaszcza za zgodność z prawem w zakresie ich gromadzenia, przekazywania do Europolu i wprowadzania do systemu, oraz za ich prawidłowość, aktualność i weryfikację czasu przechowywania ponosi:

a) państwo członkowskie, które wprowadziło lub w inny sposób przekazało dane;

b) Europol w odniesieniu do danych, które zostały mu przekazane przez strony trzecie, w tym w odniesieniu do danych przekazanych przez strony prywatne zgodnie z art. 25 ust. 3 lit. b) i c) i art. 25 ust. 4 oraz danych przekazywanych za pośrednictwem punktu kontaktowego państwa trzeciego, z którym Europol zawarł porozumienie o współpracy zgodnie z art. 23, lub danych, które wynikają z analiz prowadzonych przez Europol.

2. Odpowiedzialność za ochronę danych, które zostały przekazane Europolowi, ale nie zostały jeszcze włączone do żadnego z plików z danymi Europolu, ponosi strona przekazująca dane. Europol odpowiada jednak za zapewnienie ochrony danych zgodnie z art. 35 ust. 2, tak by dopóki dane te nie zostaną włączone do pliku z danymi, dostęp do nich mieli jedynie upoważnieni do tego pracownicy Europolu w celu ustalenia, czy dane te mogą być przetwarzane przez Europol, lub uprawnieni do tego urzędnicy strony dostarczającej dane. Jeżeli po dokonaniu oceny Europol ma powody przypuszczać, że przekazane dane są nieprawidłowe lub już nieaktualne, informuje o tym stronę, która takie dane przekazała.

3. Ponadto z zastrzeżeniem innych przepisów niniejszej decyzji, Europol jest odpowiedzialny za wszystkie dane, które przetwarza.

4. Jeśli Europol dysponuje dowodem, że dane wprowadzone do jednego z systemów, o których mowa w rozdziale II niniejszej decyzji, nie są prawdziwe lub są przechowywane niezgodnie z prawem, informuje o tym odpowiednio państwo członkowskie lub inną zainteresowaną stronę.

5. Europol gromadzi dane w taki sposób, aby możliwe było ustalenie, które państwo członkowskie lub która strona trzecia je przekazała, względnie – czy są one wynikiem przeprowadzonej przez Europol analizy.

Artykuł 30

Prawo dostępu do danych

1. Każdy ma prawo do uzyskania w rozsądnych odstępach czasu informacji, czy Europol przetwarza jego dane osobowe, oraz do otrzymania tych danych w zrozumiałej formie lub do wystąpienia o sprawdzenie tych danych, w każdym przypadku na warunkach określonych w niniejszym artykule.

2. Każdy, kto pragnie skorzystać z praw przysługujących mu na mocy niniejszego artykułu, może złożyć w tej sprawie stosowny wniosek w wybranym przez siebie państwie członkowskim do organu wyznaczonego do tego celu przez to państwo członkowskie, co nie powinno pociągnąć za sobą nadmiernych kosztów. Organ ten bezzwłocznie, a w każdym razie nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku, przekazuje go Europolowi.

3. Europol odpowiada na wniosek zgodnie z niniejszym artykułem, bez zbędnej zwłoki, a w każdym przypadku w ciągu trzech miesięcy po jego otrzymaniu.

4. Przed podjęciem decyzji w sprawie odpowiedzi na wniosek, o którym mowa w ust. 1, Europol zasięga opinii właściwych organów zainteresowanych państw członkowskich. Decyzja o dostępie do danych jest uzależniona od ścisłej współpracy Europolu i państw członkowskich bezpośrednio zainteresowanych przekazaniem takich danych. Zawsze gdy państwo członkowskie sprzeciwia się proponowanej odpowiedzi Europolu, przekazuje Europolowi uzasadnienie swojego sprzeciwu.

5. Przekazania informacji w odpowiedzi na wniosek, o którym mowa w ust. 1, odmawia się, gdy taka odmowa jest niezbędna, by:

a) umożliwić Europolowi właściwe wykonywanie zadań;

b) chronić bezpieczeństwo i porządek publiczny w państwach członkowskich lub by zapobiegać przestępstwom;

c) zagwarantować, że żadne krajowe śledztwo lub dochodzenie nie zostanie zagrożone;

d) chronić prawa i wolności stron trzecich.

Oceniając, czy wyłączenie ma zastosowanie, uwzględnia się interesy zainteresowanej osoby.

6. Jeśli wniosek o informacje, o którym mowa w ust. 1, zostanie odrzucony, Europol informuje zainteresowaną osobę o przeprowadzeniu analiz, bez przekazywania informacji, które mogłyby wskazać tej osobie, czy jej dane osobowe są przetwarzane przez Europol.

7. Każdy ma prawo do składania do wspólnego organu nadzorczego w rozsądnych odstępach czasu wniosków o sprawdzenie, czy sposób, w jaki jej dane osobowe są zbierane, przechowywane, przetwarzane i wykorzystywane przez Europol jest zgodny z przepisami niniejszej decyzji dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Wspólny organ nadzorczy informuje zainteresowaną osobę o przeprowadzeniu analiz, bez przekazywania informacji, które mogłyby wskazać tej osobie, czy jej dane osobowe są przetwarzane przez Europol.

Artykuł 31

Prawo do poprawiania i usuwania danych przysługujące osobom, których dotyczą dane

1. Każdy ma prawo zwrócić się do Europolu o poprawienie lub usunięcie nieprawidłowych danych, które go dotyczą. Jeżeli w wyniku skorzystania z tego prawa lub z innego powodu okaże się, że dane przechowywane przez Europol, które zostały mu przekazane przez strony trzecie lub które są wynikiem jego własnych analiz, są nieprawidłowe lub też ich wprowadzenie lub przechowywanie stanowi naruszenie niniejszej decyzji, Europol poprawia lub usuwa takie dane.

2. Jeżeli dane, które są nieprawidłowe lub przetwarzane z naruszeniem niniejszej decyzji, zostały przekazane bezpośrednio Europolowi przez państwa członkowskie, państwa te poprawiają je lub usuwają we współpracy z Europolem.

3. Jeżeli nieprawidłowe dane zostały przekazane w inny właściwy sposób lub jeżeli błędy w danych dostarczonych przez państwa członkowskie wynikają z wadliwego przekazu, lub dane przekazano z naruszeniem niniejszej decyzji, lub gdy błędy są wynikiem wprowadzania, przejęcia lub przechowywania przez Europol danych w nieprawidłowy sposób lub z naruszeniem niniejszej decyzji, Europol poprawia lub usuwa te dane we współpracy z zainteresowanymi państwami członkowskimi.

4. W przypadkach określonych w ust. 1, 2 i 3 niezwłocznie powiadamia się państwa członkowskie lub strony trzecie, które są odbiorcami danych. Państwa członkowskie i strony trzecie będące odbiorcami danych również poprawiają lub usuwają takie dane. Jeśli niemożliwe jest usunięcie danych, blokuje się je, by zapobiec jakiemukolwiek dalszemu ich przetwarzaniu.

5. Europol informuje wnioskodawcę będącego osobą, której dotyczą dane, na piśmie i bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu trzech miesięcy, o poprawieniu lub usunięciu danych.

Artykuł 32

Odwołania

1. W odpowiedzi na wniosek o sprawdzenie danych, dostęp do nich, poprawienie ich lub usunięcie Europol informuje wnioskodawcę o możliwości odwołania się do wspólnego organu nadzorczego w przypadku niezadowalającej go decyzji. Wnioskodawca może również przekazać sprawę do wspólnego organu nadzorczego w przypadku braku odpowiedzi w terminie określonym w art. 30 lub 31.

2. Jeżeli wnioskodawca wnosi odwołanie do wspólnego organu nadzorczego, odwołanie rozpatrywane jest przez ten organ.

3. Jeśli odwołanie dotyczy decyzji, o których mowa w art. 30 lub 31, wspólny organ nadzorczy zasięga opinii krajowych organów nadzorczych lub właściwego organu sądowego w państwie członkowskim, które było źródłem danych, lub w bezpośrednio zainteresowanym państwie członkowskim. Decyzja wspólnego organu nadzorczego, która może obejmować nawet odmowę przekazania jakichkolwiek informacji, jest podejmowana w ścisłej współpracy z krajowym organem nadzorczym lub właściwym organem sądowym.

4. Jeżeli odwołanie dotyczy dostępu do danych wprowadzonych przez Europol do systemu informacyjnego Europolu lub danych przechowywanych w pliku roboczym do celów analizy lub w jakimkolwiek innym systemie utworzonym przez Europol w celu przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 10, wspólny organ nadzorczy może, w przypadku podtrzymania odmowy Europolu, uchylić decyzję odmowną jedynie większością dwóch trzecich głosów swoich członków, po wysłuchaniu opinii Europolu lub danego państwa członkowskiego lub państw członkowskich, o których mowa w art. 30 ust. 4. W przypadku braku takiej większości wspólny organ nadzorczy powiadamia wnioskodawcę o odmowie, nie podając żadnych informacji mogących ujawnić istnienie danych osobowych dotyczących tej osoby.

5. Jeżeli odwołanie dotyczy sprawdzenia danych wprowadzonych do systemu informacyjnego Europolu przez państwo członkowskie lub danych przechowywanych w pliku roboczym do celów analizy lub w jakimkolwiek innym systemie utworzonym przez Europol w celu przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 10, wspólny organ nadzorczy zapewnia, by konieczne analizy zostały przeprowadzone we właściwy sposób, w ścisłej współpracy z krajowym organem nadzorczym państwa członkowskiego, które wprowadziło dane. Wspólny organ nadzorczy zawiadamia wnioskodawcę o dokonaniu analizy, nie podając żadnych informacji mogących ujawnić istnienie danych osobowych dotyczących tej osoby.

6. Jeżeli odwołanie dotyczy sprawdzenia danych wprowadzonych przez Europol do systemu informacyjnego Europolu, danych przechowywanych w pliku roboczym do celów analizy lub w jakimkolwiek innym systemie utworzonym przez Europol w celu przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 10, wspólny organ nadzorczy zapewnia przeprowadzenie przez Europol wszystkich koniecznych analiz. Wspólny organ nadzorczy zawiadamia wnioskodawcę o dokonaniu analizy, nie podając żadnych informacji mogących ujawnić istnienie danych osobowych dotyczących tej osoby.

Artykuł 33

Krajowy organ nadzorczy

1. Każde państwo członkowskie wyznacza krajowy organ nadzorczy, którego zadaniem jest niezależna kontrola, zgodnie z jego prawem krajowym, dopuszczalności wprowadzania, pobierania i przekazywania przez dane państwo członkowskie danych osobowych do Europolu oraz sprawdzanie, czy wprowadzanie, pobieranie lub przekazywanie danych nie powoduje naruszenia praw osoby, której dane te dotyczą. W tym celu krajowy organ nadzorczy, zgodnie z odpowiednimi procedurami krajowymi, ma prawo dostępu w siedzibie jednostki krajowej lub siedzibie oficerów łącznikowych do danych wprowadzonych przez państwo członkowskie do systemu informacyjnego Europolu lub do jakiegokolwiek innego systemu utworzonego przez Europol w celu przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 10.

W celu umożliwienia krajowym organom nadzorczym pełnienia ich funkcji nadzorczej udziela się im dostępu do biur i dokumentów ich oficerów łącznikowych w Europolu.

Ponadto zgodnie z odpowiednimi procedurami krajowymi, krajowe organy nadzorcze nadzorują działalność jednostek krajowych oraz działalność oficerów łącznikowych w zakresie, w jakim działalność ta ma związek z ochroną danych osobowych. Krajowe organy nadzorcze informują również wspólny organ nadzorczy o wszelkich działaniach, jakie podejmują w odniesieniu do Europolu.

2. Każdy ma prawo zwrócić się do krajowego organu nadzorczego o sprawdzenie, czy wprowadzenie lub przekazanie Europolowi danych jego dotyczących w jakiejkolwiek formie oraz sprawdzanie takich danych przez dane państwo członkowskie jest zgodne z prawem.

Z tego prawa korzysta się zgodnie z przepisami prawa państwa członkowskiego, w którym złożono wniosek.

Artykuł 34

Wspólny organ nadzorczy

1. Powołuje się niezależny wspólny organ nadzorczy, którego zadaniem jest kontrola działalności Europolu zgodnie z niniejszą decyzją, w celu niedopuszczenia do łamania praw osób poprzez przechowywanie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez Europol. Ponadto wspólny organ nadzorczy kontroluje dopuszczalność przekazywania danych pochodzących z Europolu. W skład wspólnego organu nadzorczego wchodzi nie więcej niż dwóch członków lub przedstawicieli, w stosownych przypadkach wspomaganych przez zastępców, każdego niezależnego krajowego organu nadzorczego, posiadających niezbędne umiejętności, których każde państwo członkowskie powołuje na okres pięciu lat. Każdej delegacji przysługuje jeden głos.

Wspólny organ nadzorczy wybiera spośród swoich członków przewodniczącego.

Wykonując swoje obowiązki, członkowie wspólnego organu nadzorczego nie przyjmują poleceń od żadnych innych instytucji.

2. Europol wspiera wspólny organ nadzorczy w wykonywaniu jego zadań. W tym celu Europol w szczególności:

a) dostarcza informacji, o które zwraca się wspólny organ nadzorczy, oraz udostępnia wszystkie dokumenty i akta oraz dane przechowywane w plikach z danymi;

b) w każdej chwili umożliwia członkom wspólnego organu nadzorczego swobodny dostęp do swoich pomieszczeń;

c) wykonuje decyzje wspólnego organu nadzorczego w sprawie odwołań.

3. Do kompetencji wspólnego organu nadzorczego należy rozpatrywanie kwestii dotyczących wdrażania przepisów i ich interpretacji w związku z działalnością Europolu w zakresie przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych, rozpatrywanie kwestii dotyczących kontroli prowadzonych niezależnie przez krajowe organy nadzorcze państw członkowskich lub dotyczących korzystania z prawa do dostępu do danych oraz sporządzanie zharmonizowanych propozycji wspólnych rozwiązań istniejących problemów.

4. Jeżeli wspólny organ nadzorczy stwierdzi naruszenie przepisów niniejszej decyzji w zakresie przechowywania, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych, składa dyrektorowi wszelkie skargi, jakie uzna w tym względzie za stosowne, z wezwaniem do udzielenia odpowiedzi w określonym terminie. Dyrektor informuje zarząd o całej procedurze. Jeżeli odpowiedź udzielona przez dyrektora nie zadowala wspólnego organu nadzorczego, organ przekazuje sprawę zarządowi.

5. Mając na względzie wykonanie swoich zadań i w celu zwiększenia spójności stosowania przepisów i procedur dotyczących przetwarzania danych, wspólny organ nadzorczy nawiązuje w razie konieczności współpracę z innymi organami nadzorczymi.

6. Wspólny organ nadzorczy sporządza regularnie sprawozdania ze swojej działalności. Sprawozdania przedkłada się Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie. Zarząd może sformułować uwagi, które są załączane do sprawozdań.

Wspólny organ nadzorczy decyduje o publikacji swojego sprawozdania z działalności, a w przypadku decyzji pozytywnej ustala sposób publikacji.

7. Wspólny organ nadzorczy przyjmuje swój regulamin wewnętrzny większością dwóch trzecich głosów swoich członków i przedkłada go Radzie do zatwierdzenia. Rada stanowi większością kwalifikowaną.

8. Wspólny organ nadzorczy ustanawia wewnętrzny komitet, w którym zasiadają uprawnieni przedstawiciele państw członkowskich (po jednym na każde państwo), którym przysługuje prawo głosu. Zadaniem komitetu jest rozpatrywanie przy pomocy wszelkich właściwych środków odwołań przewidzianych w art. 32. Strony, po złożeniu odpowiedniego wniosku, mogą przedstawić komitetowi swoje stanowisko, samodzielnie lub, na życzenie, z udziałem doradców. Decyzje podejmowane w ten sposób są ostateczne dla zainteresowanych osób.

9. Wspólny organ nadzorczy może również ustanowić komitet lub komitety, inne niż określone w ust. 8.

10. Wspólny organ nadzorczy jest konsultowany w kwestii tej części budżetu Europolu, która go dotyczy. Jego opinię załącza się do projektu wspomnianego budżetu.

11. Wspólny organ nadzorczy wspierany jest przez sekretariat, którego zadania określone są w regulaminie wewnętrznym.

Artykuł 35

Bezpieczeństwo danych

1. Europol podejmuje niezbędne środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić wprowadzenie w życie niniejszej decyzji. Środki są uważane za niezbędne, jeżeli wysiłek z nimi związany jest współmierny do celu, jakiemu mają służyć w zakresie ochrony danych.

2. W odniesieniu do zautomatyzowanego przetwarzania danych w Europolu każde państwo członkowskie oraz Europol podejmują działania mające na celu:

a) uniemożliwienie osobom nieupoważnionym dostępu do sprzętu używanego do przetwarzania danych osobowych (kontrola dostępu do sprzętu);

b) uniemożliwienie nieuprawnionego odczytywania, kopiowania, zmieniania lub usuwania nośników danych (kontrola nośników danych);

c) uniemożliwienie nieuprawnionego wprowadzania danych i nieuprawnionego wglądu do przechowywanych danych osobowych, ich zmieniania i usuwania (kontrola przechowywania);

d) uniemożliwienie korzystania z systemów zautomatyzowanego przetwarzania danych osobom nieupoważnionym korzystającym ze sprzętu do przekazywania danych (kontrola użytkowników);

e) zagwarantowanie, by osoby upoważnione do korzystania z systemu zautomatyzowanego przetwarzania danych miały dostęp wyłącznie do tych danych, które obejmuje ich prawo dostępu (kontrola dostępu do danych);

f) zapewnienie możliwości sprawdzenia i ustalenia, do jakich instytucji dane osobowe mogą być przesyłane lub były przesyłane za pomocą sprzętu do przekazywania danych (kontrola przekazywania danych);

g) zapewnienie możliwości sprawdzenia i ustalenia, które dane osobowe zostały wprowadzone do systemów zautomatyzowanego przetwarzania danych oraz kiedy i przez kogo zostały one wprowadzone (kontrola wprowadzania danych);

h) uniemożliwienie nieuprawnionego odczytywania, kopiowania, zmieniania lub usuwania danych osobowych podczas przekazów danych osobowych lub podczas przewożenia nośników danych (kontrola transportu);

i) zapewnienie bezzwłocznej naprawy zainstalowanych systemów w przypadku awarii (przywrócenie do stanu używalności);

j) zagwarantowanie, by system działał bezawaryjnie, by pojawienie się usterek w jego funkcjach było natychmiast zgłaszane (niezawodność) oraz by przechowywane dane nie ulegały uszkodzeniu w wyniku nieprawidłowego działania systemu (integralność).

ROZDZIAŁ VI

ORGANIZACJA

Artykuł 36

Organy Europolu

Organami Europolu są:

a) zarząd;

b) dyrektor.

Artykuł 37

Zarząd

1. W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego oraz jeden przedstawiciel Komisji. Każdy z członków zarządu dysponuje jednym głosem. Każdy członek zarządu może być reprezentowany przez zastępcę; w przypadku nieobecności członka prawo głosu może wykonywać jego zastępca.

2. Przewodniczący zarządu i jego zastępca wybierani są przez grupę trzech państw członkowskich wspólnie sporządzających 18-miesięczny program Rady, i pochodzą z tej grupy państw. Kadencja przewodniczącego i jego zastępcy trwa 18 miesięcy, co odpowiada okresowi objętemu programem Rady. W tym okresie przewodniczący nie pełni roli przedstawiciela swojego państwa członkowskiego w zarządzie. Zastępca przewodniczącego zastępuje z urzędu przewodniczącego w sytuacji, w której nie może on pełnić swoich obowiązków.

3. Przewodniczący jest odpowiedzialny za sprawne działanie zarządu przy realizacji jego celów określonych w ust. 9, zapewniając szczególne skupienie się na kwestiach strategicznych i podstawowych zadaniach Europolu określonych w art. 5 ust. 1.

4. Przewodniczącego wspomaga sekretariat zarządu. W szczególności sekretariat:

a) bierze bezpośredni i ciągły udział w organizowaniu, koordynacji i zapewnianiu spójności prac zarządu. W ramach odpowiedzialności i pod kierownictwem przewodniczącego pomaga mu w poszukiwaniu odpowiednich rozwiązań;

b) udziela zarządowi wsparcia administracyjnego niezbędnego do wykonywania zadań zarządu.

5. Dyrektor uczestniczy w zebraniach zarządu bez prawa głosu.

6. Członkom zarządu lub ich zastępcom oraz dyrektorowi mogą towarzyszyć eksperci.

7. Posiedzenia zarządu zwołuje się co najmniej dwa razy w roku.

8. Zarząd stanowi większością dwóch trzecich głosów swoich członków, o ile niniejsza decyzja nie stanowi inaczej.

9. Zarząd:

a) przyjmuje strategię Europolu obejmującą wskaźniki, według których mierzona jest realizacja celów;

b) nadzoruje prace dyrektora, w tym wykonanie decyzji zarządu;

c) podejmuje wszelkie decyzje lub środki wykonawcze zgodnie z niniejszą decyzją;

d) przyjmuje przepisy wykonawcze mające zastosowanie do pracowników Europolu na podstawie wniosku dyrektora i po uzyskaniu zgody Komisji;

e) przyjmuje regulamin finansowy i wyznacza księgowego zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (13) i po zasięgnięciu opinii Komisji;

f) ustanawia zespół kontroli wewnętrznej i mianuje jego członków prowadzących audyty; są oni pracownikami Europolu. Zarząd przyjmuje pozostałe przepisy wykonawcze dotyczące zespołu kontroli wewnętrznej. Te przepisy wykonawcze powinny dotyczyć w szczególności wyboru i odwołania ze stanowiska, zadań, obowiązków i uprawnień zespołu kontroli wewnętrznej oraz ochrony jego niezależności. Zespół kontroli wewnętrznej jest odpowiedzialny jedynie przed zarządem i ma dostęp do wszelkiej dokumentacji koniecznej do wykonywania swoich zadań;

g) przyjmuje listę obejmującą nazwiska przynajmniej trzech kandydatów na stanowisko dyrektora i zastępców dyrektora i przedstawia ją Radzie;

h) jest odpowiedzialny za realizację wszelkich innych zadań powierzonych mu przez Radę, w szczególności na mocy przepisów dotyczących wykonania niniejszej decyzji;

i) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny, w tym przepisy dotyczące niezależności sekretariatu.

10. Co roku zarząd przyjmuje:

a) projekt preliminarza przychodów i wydatków wraz z projektem planu zatrudnienia, które mają być przedstawione Komisji; oraz ostateczny budżet;

b) po zasięgnięciu opinii Komisji – program pracy dotyczący przyszłych działań Europolu, z uwzględnieniem wymogów operacyjnych państw członkowskich oraz konsekwencji dla budżetu i stanu zatrudnienia Europolu;

c) sprawozdanie ogólne na temat działań Europolu w ciągu poprzedniego roku, wraz z wynikami realizacji priorytetów ustalonych przez Radę.

Dokumenty te przedkłada się do zatwierdzenia Radzie. Rada przekazuje je do wiadomości Parlamentu Europejskiego.

11. W okresie czterech lat od daty rozpoczęcia stosowania niniejszej decyzji, a następnie co cztery lata, zarząd zleca przeprowadzenie niezależnej zewnętrznej oceny wykonania niniejszej decyzji oraz działań Europolu.

Zarząd określa szczegółowy zakres oceny.

Sprawozdanie z oceny przekazuje się Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji.

12. Zarząd może postanowić o utworzeniu grup roboczych. Zasady dotyczące tworzenia i funkcjonowania takich grup roboczych określa się w jego regulaminie wewnętrznym.

13. Zarząd korzysta z uprawnień określonych w art. 39 ust. 3 w odniesieniu do dyrektora, bez uszczerbku dla art. 38 ust. 1 i 7.

Artykuł 38

Dyrektor

1. Na czele Europolu stoi dyrektor mianowany przez Radę stanowiącą większością kwalifikowaną, wybrany na okres czterech lat z przedstawionej przez zarząd listy obejmującej nazwiska przynajmniej trzech kandydatów. Rada, na wniosek zarządu, który ocenił wyniki pracy dyrektora, może jednokrotnie przedłużyć okres sprawowania funkcji dyrektora na nie dłużej niż cztery lata.

2. Dyrektora wspomagają trzej zastępcy mianowani na okres czterech lat z możliwością jego jednokrotnego przedłużenia, zgodnie z procedurą określoną w ust. 1. Ich zadania określa szczegółowo dyrektor.

3. Zarząd określa zasady wyboru kandydatów na stanowisko dyrektora lub zastępcy dyrektora, w tym przedłużenia okresu sprawowania funkcji. Zasady te przed ich wejściem w życie są zatwierdzane przez Radę stanowiącą większością kwalifikowaną.

4. Dyrektor jest odpowiedzialny za:

a) realizację zadań powierzonych Europolowi;

b) bieżącą administrację;

c) wykonywanie uprawnień określonych w art. 39 ust. 3 w odniesieniu do pracowników i swoich zastępców, bez uszczerbku dla ust. 2 i 7 niniejszego artykułu;

d) przygotowywanie i wykonanie decyzji zarządu oraz reagowanie na prośby zarządu;

e) wspomaganie przewodniczącego zarządu przy przygotowywaniu posiedzeń zarządu;

f) sporządzanie projektu preliminarza przychodów i wydatków wraz z projektem planu zatrudnienia; oraz wstępnego programu prac;

g) przygotowywanie sprawozdań, o których mowa w art. 37 ust. 10 lit. c);

h) wykonanie budżetu Europolu;

i) systematyczne przekazywanie zarządowi informacji na temat realizacji zadań priorytetowych określonych przez Radę oraz stosunków zewnętrznych Europolu;

j) ustanawianie i wdrażanie, we współpracy z zarządem, skutecznej i wydajnej procedury nadzoru i oceny, dotyczącej zadań Europolu i osiągania przez niego założonych celów. Dyrektor regularnie składa zarządowi sprawozdanie z wyników nadzoru;

k) realizację wszystkich pozostałych zadań powierzonych mu na mocy niniejszej decyzji.

5. Zarząd rozlicza dyrektora z wykonania jego obowiązków.

6. Dyrektor jest prawnym przedstawicielem Europolu.

7. Dyrektora i jego zastępców można odwołać decyzją Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, po uzyskaniu opinii zarządu. Zarząd określa zasady mające zastosowanie w takim przypadku. Zasady te są przed ich wejściem w życie zatwierdzane przez Radę stanowiącą większością kwalifikowaną.

Artykuł 39

Pracownicy

1. Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i Warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwane dalej odpowiednio „regulaminem pracowniczym” i „warunkami zatrudnienia”) określone w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (14) i przepisy przyjęte wspólnie przez instytucje Wspólnot Europejskich w celu stosowania regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia mają zastosowanie do dyrektora, zastępców dyrektora i pracowników Europolu zatrudnionych po dniu rozpoczęcia stosowania niniejszej decyzji.

2. Na użytek stosowania regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia Europol uznaje się za agencję w rozumieniu art. 1a ust. 2 regulaminu pracowniczego.

3. W odniesieniu do swoich pracowników i dyrektora zgodnie z art. 37 ust. 13 i art. 38 ust. 4 lit. c) niniejszej decyzji Europol korzysta z uprawnień organu powołującego, wynikających z regulaminu pracowniczego oraz uprawnień organu upoważnionego do zawierania umów wynikających z warunków zatrudnienia.

4. Personel Europolu składa się z pracowników zatrudnionych na czas określony lub pracowników kontraktowych. Jeżeli dyrektor zamierza zawrzeć umowy o pracę na czas nieokreślony, wymagana jest na to co roku zgoda zarządu. Zarząd decyduje, które stanowiska czasowe przewidziane w planie zatrudnienia mogą być obsadzane jedynie przez pracowników wywodzących się z właściwych organów państw członkowskich. Osoby zatrudniane w celu obsadzenia takich stanowisk są pracownikami zatrudnionymi na czas określony na mocy art. 2 lit. a) warunków zatrudnienia i mogą być z nimi zawierane jedynie umowy na czas określony, które można jednokrotnie przedłużyć na czas określony.

5. Państwa członkowskie mogą delegować do Europolu ekspertów krajowych. Zarząd przyjmuje niezbędne ustalenia wykonawcze w tym celu.

6. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących pracowników Europolu zastosowanie mają zasady określone w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.

ROZDZIAŁ VII

POUFNOŚĆ

Artykuł 40

Poufność

1. Europol i państwa członkowskie podejmują odpowiednie działania mające na celu ochronę poufnych informacji uzyskanych lub wymienianych przez Europol na mocy niniejszej decyzji. W tym celu Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną i po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego, przyjmuje odpowiednie przepisy dotyczące poufności przygotowane przez zarząd. Przepisy te dotyczą również przypadków wymiany poufnych informacji między Europolem a stronami trzecimi.

2. Jeżeli Europol zamierza powierzyć pewnym osobom wykonanie czynności o charakterze poufnym, na wniosek dyrektora państwa członkowskie podejmują się przeprowadzić postępowanie sprawdzające w odniesieniu do swoich obywateli zgodnie z przepisami prawa krajowego i udzielają sobie w tym celu wzajemnej pomocy. Organy właściwe zgodnie z przepisami krajowymi informują Europol jedynie o wynikach postępowania sprawdzającego. Wyniki te są dla Europolu wiążące.

3. Każde państwo członkowskie i Europol mogą powierzyć zadanie przetwarzania danych w Europolu jedynie osobom, które odbyły specjalne szkolenie oraz wobec których przeprowadzono postępowanie sprawdzające. Zarząd przyjmuje przepisy dotyczące poświadczania bezpieczeństwa osobowego pracowników Europolu. Dyrektor systematycznie informuje zarząd o stanie zaawansowania postępowania sprawdzającego prowadzonego w odniesieniu do pracowników Europolu.

Artykuł 41

Obowiązek dyskrecji i poufności

1. Członkowie zarządu, dyrektor, zastępcy dyrektora, pracownicy Europolu i oficerowie łącznikowi nie podejmują działań i nie wyrażają opinii, które mogłyby przynieść szkodę Europolowi lub jego działalności.

2. Członkowie zarządu, dyrektor, zastępcy dyrektora, pracownicy Europolu i oficerowie łącznikowi oraz wszelkie inne osoby podlegające szczególnemu obowiązkowi zachowania dyskrecji lub poufności są zobowiązani do nieujawniania osobom nieupoważnionym i ogółowi społeczeństwa faktów ani informacji, z którymi zapoznają się podczas wykonywania swoich obowiązków lub czynności służbowych. Nie ma to zastosowania do faktów lub informacji o zbyt małym znaczeniu, by wymagały zachowania poufności. Obowiązek dyskrecji i poufności ma zastosowanie nawet po zakończeniu kadencji, rozwiązaniu stosunku pracy lub zakończeniu czynności służbowych. Europol powiadamia o szczególnym obowiązku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, oraz ostrzega o konsekwencjach prawnych naruszenia tego obowiązku. Powiadomienia takiego dokonuje się pisemnie.

3. Członkowie zarządu, dyrektor, zastępcy dyrektora, pracownicy Europolu i oficerowie łącznikowi oraz inne osoby podlegające obowiązkowi określonemu w ust. 2 nie mogą zeznawać w sądach ani poza nimi, ani też składać żadnych oświadczeń na temat faktów lub informacji, z którymi się zapoznają podczas wykonywania swoich obowiązków lub czynności służbowych bez zgody dyrektora, a w przypadku samego dyrektora – bez zgody zarządu.

Zależnie od przypadku zarząd lub dyrektor zwracają się do organu sądowego lub innego właściwego organu w celu upewnienia się, że podjęte zostaną wszelkie konieczne środki na mocy przepisów prawa krajowego mającego zastosowanie do danego organu.

Środki te mogą polegać na stosownej zmianie procedury składania zeznań w celu zapewnienia poufności informacji albo – pod warunkiem że jest to dopuszczalne na mocy odpowiednich przepisów prawa krajowego – na odmowie podania jakichkolwiek informacji dotyczących danych w zakresie, w jakim jest to istotne dla ochrony interesów Europolu lub państwa członkowskiego.

Jeżeli ustawodawstwo państwa członkowskiego przewiduje prawo odmowy składania zeznań, osoby określone w ust. 2, które wezwano do złożenia zeznań, muszą uzyskać odpowiednie pozwolenie na złożenie zeznań. Pozwolenia udziela dyrektor, a w przypadku zeznań, które ma składać dyrektor – zarząd. Jeżeli oficer łącznikowy otrzymuje wezwanie do złożenia zeznań dotyczących informacji uzyskanych z Europolu, pozwolenie takie wydaje się po uzyskaniu zgody państwa członkowskiego, z którego pochodzi dany oficer łącznikowy. Obowiązek uzyskania pozwolenia na składanie zeznań ma zastosowanie nawet po zakończeniu kadencji, rozwiązaniu stosunku pracy lub zakończeniu czynności służbowych.

Ponadto jeżeli istnieje możliwość, że zeznania mogą obejmować informacje i wiedzę, które państwo członkowskie przekazało Europolowi lub które wyraźnie dotyczą państwa członkowskiego, przed udzieleniem pozwolenia należy zapoznać się ze stanowiskiem tego państwa członkowskiego.

Można odmówić udzielenia pozwolenia na składanie zeznań jedynie w przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na wymagające ochrony nadrzędne interesy Europolu lub państwa albo państw członkowskich.

4. Każde państwo członkowskie traktuje wszelkie naruszenie obowiązku dyskrecji lub poufności określonego w ust. 2 i 3 jako naruszenie obowiązków spoczywających na urzędniku na mocy prawa tego państwa, naruszenie tajemnicy służbowej lub naruszenie przepisów krajowych dotyczących ochrony informacji niejawnych.

Państwo członkowskie zapewnia również stosowanie odpowiednich zasad i przepisów do własnych pracowników, którzy mają kontakt z Europolem podczas wykonywania obowiązków służbowych.

ROZDZIAŁ VIII

PRZEPISY DOTYCZĄCE BUDŻETU

Artykuł 42

Budżet

1. Od dnia rozpoczęcia stosowania niniejszej decyzji przychód Europolu stanowi, bez uszczerbku dla innych rodzajów przychodów, dotacja Wspólnoty pochodząca z budżetu ogólnego Unii Europejskiej (sekcja Komisja). Finansowanie Europolu wymaga zgody Parlamentu Europejskiego i Rady (zwanych dalej „władzą budżetową”), jak przewidziano w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 17 maja 2006 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami (15).

2. Wydatki Europolu obejmują wydatki pracownicze, administracyjne, infrastrukturalne oraz operacyjne.

3. Dyrektor sporządza projekt preliminarza przychodów i wydatków Europolu na kolejny rok budżetowy wraz z projektem planu zatrudnienia i przedkłada go zarządowi. Projekt planu zatrudnienia obejmuje stanowiska stałe lub czasowe, informację o oddelegowanych ekspertach krajowych i dane dotyczące liczby, grupy zaszeregowania i kategorii pracowników zatrudnionych przez Europol w danym roku budżetowym.

4. Przychody i wydatki równoważą się.

5. Zarząd przyjmuje projekt preliminarza przychodów i wydatków wraz z projektem planu zatrudnienia, do którego dołączany jest wstępny program prac, i przedkłada te dokumenty Komisji w terminie do 31 marca każdego roku. Jeśli Komisja ma zastrzeżenia do projektu preliminarza, informuje o tym zarząd w terminie 30 dni od jego otrzymania.

6. Preliminarz przesyłany jest przez Komisję władzy budżetowej wraz ze wstępnym projektem budżetu ogólnego Unii Europejskiej.

7. Na podstawie preliminarza Komisja uwzględnia we wstępnym projekcie budżetu ogólne