PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 362/1

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1268/2012

z dnia 29 października 2012 r.

w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (1), w szczególności jego art. 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 i 209,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2) zostało gruntownie zmienione i zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanym dalej „rozporządzeniem finansowym”). Należy zatem dostosować do rozporządzenia finansowego rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (3). W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.

(2) Zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) akt ustawodawczy może przekazywać Komisji uprawnienia do przyjęcia aktów o charakterze nieustawodawczym wyłącznie w celu uzupełnienia lub zmiany niektórych, innych niż istotne, elementów tego aktu ustawodawczego. W związku z tym niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 zostały włączone do rozporządzenia finansowego. Nie powinny one zatem figurować w niniejszym rozporządzeniu.

(3) W czasie prac przygotowawczych Komisja przeprowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, i zapewniła jednoczesne, terminowe i odpowiednie przekazywanie stosownych dokumentów Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

(4) W odniesieniu do zasad budżetowych, zwłaszcza zasady jedności, w wyniku uproszczenia zasad dotyczących generowania i odzyskiwania odsetek narosłych od płatności zaliczkowych, a zwłaszcza zniesienia ciążącego na odbiorcach dotacji obowiązku generowania takich odsetek, przepisy dotyczące zakresu i warunków odzyskiwania odsetek stają się nieaktualne. Gdyby taki wymóg miał wciąż obowiązywać podmioty, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu, umowy o delegowaniu zadań zawierane z tymi podmiotami powinny zawierać zasady regulujące określanie, wykorzystywanie i ujmowanie na rachunkach narosłych odsetek. W przypadkach gdy odsetki narosłe od płatności zaliczkowych są należne Unii na podstawie tych umów, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody przeznaczone na określony cel.

(5) W odniesieniu do zasady jednoroczności należy sprecyzować znaczenie środków rocznych oraz wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań, które, jeśli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na zobowiązania.

(6) W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej należy określić kursy stosowane do przeliczeń między euro i innymi walutami na potrzeby wymogów w zakresie zarządzania przepływami środków pieniężnych i rachunkami. Ponadto należy dodatkowo zwiększyć przejrzystość księgowania wyników takich przeliczeń walutowych. W następstwie wprowadzenia euro należy znieść ciążący na Komisji obowiązek dostarczania państwom członkowskim informacji dotyczących transferów środków pieniężnych przeprowadzanych między walutami.

(7) W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności należy określić traktowanie budżetowe dochodów przeznaczonych na określony cel, w szczególności wkładów państw członkowskich lub państw trzecich na rzecz niektórych programów unijnych, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów. W szczególności, zważywszy na dotychczasową praktykę, w celu zapewnienia pewności prawa należy sprecyzować, że dochody przeznaczone na określony cel powinny z zasady automatycznie generować środki na zobowiązania i środki na płatności, jak tylko dana instytucja otrzymuje te dochody. Należy także określić przypadki, gdy w drodze wyjątku, dochody przeznaczone na określony cel mogą być udostępnione, zanim dana instytucja faktycznie otrzyma te dochody.

(8) W odniesieniu do zasady specyfikacji należy podać dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii. Parlament Europejski i Rada powinny otrzymać pełne informacje poprzez szczegółowe wyjaśnienia we wnioskach o przesunięcie, które muszą być im przedkładane.

(9) W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, oceny okresowej i oceny ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w ocenie skutków finansowych regulacji.

(10) W odniesieniu do zasady przejrzystości publikacja danych imiennych dotyczących zainteresowanych odbiorców i dokładnych kwot, jakie oni otrzymali, zwiększa przejrzystość wykorzystania odnośnych środków. Udostępnienie takich informacji obywatelom wzmacnia publiczną kontrolę wykorzystania danych kwot i przyczynia się do optymalnego wykorzystania funduszy publicznych. Równocześnie, w przypadku gdy odbiorcy są osobami fizycznymi, taka publikacja podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych. W związku z tym dane osobowe powinny być publikowane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne i proporcjonalne do zamierzonego zasadnego celu.

(11) Informacje na temat wykorzystania unijnych środków powinny być publikowane na stronie internetowej instytucji i powinny obejmować co najmniej imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, miejscowość, kwotę i cel, na jaki środki zostały przyznane. Informacje te powinny uwzględniać kryteria określone w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego, zwłaszcza rodzaj i znaczenie przyznanych środków.

(12) Należy publikować imię i nazwisko lub nazwę oraz miejscowość odbiorców środków unijnych w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w następstwie otwarcia procedury publicznej na konkurencję, jak ma to miejsce zwłaszcza w przypadku konkursów, zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert, z poszanowaniem zasad TFUE, a w szczególności zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji. Ponadto taka publikacja powinna przyczyniać się do kontroli publicznych procedur wyboru przez kandydatów odrzuconych w ramach konkurencji.

(13) Okres publikacji danych osobowych dotyczących osób fizycznych nie powinien przekraczać okresu wykorzystania środków przez odbiorcę i w związku z tym dane te powinny być usuwane po dwóch latach. Powinno mieć to zastosowanie również do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

(14) W większości przypadków objętych niniejszym rozporządzeniem publikacja dotyczy osób prawnych.

(15) Jeśli chodzi o osoby fizyczne, taką publikację należy rozważać jedynie z poszanowaniem zasady proporcjonalności między wielkością przyznanej kwoty i potrzebą kontroli optymalnego wykorzystania środków. W przypadku osób fizycznych publikacja regionu na poziomie NUTS 2 jest spójna z celem publikacji informacji o odbiorcach, zapewnia równe traktowanie państw członkowskich różnych rozmiarów, nie naruszając przy tym prawa odbiorców do poszanowania życia prywatnego, a zwłaszcza do ochrony ich danych osobowych.

(16) Informacje dotyczące stypendiów i innego bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym powinny nadal być wyłączone z obowiązku publikacji.

(17) Aby zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania odbiorców, należy także zagwarantować publikację informacji dotyczących osób fizycznych zgodnie z ciążącym na państwach członkowskich obowiązkiem zagwarantowania szerokiej przejrzystości zamówień, których wartość przekracza kwotę określoną w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (4).

(18) Nie należy publikować imienia i nazwiska lub nazwy oraz miejscowości odbiorcy ani kwoty i celu, na jaki środki zostały przyznane, jeśli taka publikacja stanowi zagrożenie dla integralności odbiorcy, chronionej Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub zaszkodziłaby uzasadnionym interesom handlowym odbiorcy.

(19) Nomenklatura budżetowa powinna zapewniać jasność i przejrzystość niezbędną dla procesu budżetowego.

(20) Należy także zdefiniować działania mogące stanowić konflikt interesów.

(21) W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy określić ramy takiego delegowania uprawnień i treść umowy o delegowaniu zadań. Każdy podmiot lub każda osoba, którym powierza się zadania związane z wykonaniem budżetu, powinni zagwarantować poziom ochrony interesów finansowych Unii równoważny z poziomem wymaganym na mocy rozporządzenia finansowego. Należy określić warunki, na których Komisja może uznać, że systemy, zasady i procedury stosowane przez te podmioty lub osoby są równoważne z jej własnymi, aby zapewnić należyte zarządzanie unijnymi środkami finansowymi przez podmioty, którym powierza się wykonanie zadań.

(22) Agencje wykonawcze, które pozostają pod kontrolą Komisji, powinny być uznawane za delegowanych urzędników zatwierdzających tej instytucji do celów wykonania budżetu Unii.

(23) W przypadku zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, należy wskazać organizacje kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.

(24) W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się organom publicznym lub organom podlegającym prawu prywatnemu mającym obowiązek świadczenia usługi publicznej, należy określić warunki wyznaczania takich organów.

(25) W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące procedur badania i zatwierdzania sprawozdań rachunkowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów.

(26) Podmioty prawa prywatnego wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji powinny być wybierane zgodnie z procedurami udzielania zamówień.

(27) W odniesieniu do roli podmiotów upoważnionych do działań finansowych reforma zarządzania finansami, wraz ze zniesieniem scentralizowanych kontroli ex ante, powoduje wzrost obowiązków urzędników zatwierdzających we wszystkich operacjach po stronie dochodów i wydatków, w tym w zakresie systemów kontroli wewnętrznej. Parlament Europejski i Rada powinny w przyszłości być powiadamiane o powołaniu delegowanego urzędnika zatwierdzającego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Należy w związku z tym określić zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do zainicjowania operacji w zakresie wykonania budżetu i zadaniami odnoszącymi się do sprawdzenia takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy także zagwarantować, aby rozliczenie z przyjętych obowiązków było zawarte w rocznym sprawozdaniu przedkładanym instytucji, która jest odpowiedzialna między innymi za weryfikacje ex post. Należy przechowywać dokumenty potwierdzające dotyczące prowadzonych operacji. Ponadto wszystkie formy procedury negocjacyjnej stosowanej przy udzielaniu zamówień publicznych powinny być przedmiotem specjalnego sprawozdania dla instytucji oraz zawiadomienia Parlamentu Europejskiego i Rady, ze względu na fakt, że zamówienia takie stanowią odstępstwa od zwykłych procedur udzielania zamówień.

(28) Należy dostosować rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002, aby uwzględnić podwójną rolę szefów delegatury, działających jako subdelegowani urzędnicy zatwierdzający dla Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanej dalej „ESDZ”) oraz, w odniesieniu do środków operacyjnych – dla Komisji.

(29) W celu sprecyzowania obowiązków należy także podać dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego związanych z systemami rachunkowości, zarządzaniem zasobami finansowymi, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Należy także ustanowić zasady zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.

(30) Należy również określić warunki korzystania z rachunków zaliczkowych, systemu zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, a także zadania i obowiązki administratorów rachunków zaliczkowych oraz urzędników zatwierdzających i księgowych związane z kontrolą rachunków zaliczkowych. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. Dla zapewnienia wydajności w delegaturach należy utworzyć tylko jeden rachunek zaliczkowy dla środków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej ESDZ. Konieczne okazało się wprowadzenie możliwości korzystania z kart debetowych powiązanych z rachunkami zaliczkowymi w celu ułatwienia płatności, szczególnie w delegaturach i przedstawicielstwach Unii, oraz uniknięcia ryzyka związanego z posługiwaniem się gotówką.

(31) Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów upoważnionych do działań finansowych podmioty te mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w Regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Wyspecjalizowane zespoły do spraw nieprawidłowości finansowych powoływane w każdej instytucji okazały się skutecznym mechanizmem ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym, w związku z czym powinny one zostać utrzymane. Konieczne jest ustanowienie procedury występowania przez urzędnika zatwierdzającego o potwierdzenie polecenia, które uznaje on za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, co powoduje zwolnienie go z wszelkiej odpowiedzialności.

(32) W odniesieniu do dochodów, z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętego decyzją Rady 2007/436/WE, Euratom z dnia 7 czerwca 2007 r. w sprawie systemu zasobów własnych Wspólnot Europejskich (5), konieczne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności urzędników zatwierdzających na różnych etapach procedury: ustalanie prognoz należności, sporządzanie nakazu odzyskania środków, wysyłanie not debetowych informujących dłużnika, że należność została ustalona, obliczanie należnych odsetek za zwłokę, oraz w stosownych przypadkach – podejmowanie decyzji o odstąpieniu od należności z zastrzeżeniem kryteriów gwarantujących zgodność z należytym zarządzaniem finansami w celu zapewnienia skutecznego poboru dochodów.

(33) Niezbędne jest określenie roli księgowego w poborze dochodów i w przyznawaniu dodatkowego terminu na realizację wydatków. Księgowemu należy także zapewnić elastyczność w odzyskiwaniu płatności, taką jak możliwość bezpośredniego kompensowania długu, lub, w wyjątkowych okolicznościach, odstąpienia od wymogu wniesienia zabezpieczenia na spłatę zadłużenia, jeśli dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie wnieść takiego zabezpieczenia z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

(34) W celu zagwarantowania zarządzania aktywami przy jednoczesnym zapewnieniu wynagrodzenia finansowego konieczne jest, aby kwoty mogły zostać tymczasowo zainkasowane, tak jak zaskarżane grzywny w obszarze konkurencji, zainwestowane w aktywa finansowe oraz aby określone zostało przeznaczenie odsetek uzyskanych z tych inwestycji.

(35) Aby zagwarantować, że Komisja dysponuje wszystkimi informacjami niezbędnymi do przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, konieczne jest ustanowienie minimalnych wymogów dotyczących treści decyzji w sprawie finansowania odnoszących się do dotacji, zamówień, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.

(36) W odniesieniu do wydatków należy określić zależność między decyzjami w sprawie finansowania, zobowiązaniami globalnymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów w celu ustanowienia jasnych ram dla poszczególnych etapów wykonywania budżetu.

(37) Należy sprecyzować zależność między operacjami poświadczenia zasadności, zatwierdzenia i płatności oraz kontrolami, jakich dokonuje urzędnik zatwierdzający, poświadczając zasadność wydatków, z adnotacją „płatność dopuszczona”. Należy wskazać dokumenty, jakie należy przedstawić na potwierdzenie płatności i określić zasady rozliczania płatności zaliczkowych i płatności okresowych.

(38) Należy określić szczegółowe zasady stosowania terminów mających zastosowanie do operacji poświadczania zasadności i dokonywania płatności, uwzględniając przy tym dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (6), aby zagwarantować, że w płatnościach dla odbiorców nie występują zbędne opóźnienia.

(39) W odniesieniu do audytu wewnętrznego niezbędne jest ustanowienie procedury powoływania audytora i zagwarantowanie jego niezależności w ramach instytucji, która go powołała i której musi on składać sprawozdania dotyczące swojej działalności. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków, aby zapewnić przejrzystość w relacjach z Parlamentem Europejskim i Radą.

(40) Przepisy dotyczące zamówień powinny opierać się na dyrektywie 2004/18/WE. Należy zdefiniować różne rodzaje procedur udzielania zamówień, mające zastosowanie środki ogłaszania i publikacji, warunki zastosowania określonego rodzaju procedury oraz główne cechy istniejących procedur, kryteria wyboru i udzielania zamówień, zasady dostępu do dokumentacji przetargowej i kontaktowania się z oferentami lub kandydatami, oraz – w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek – stosowane progi oraz zasady szacowania wartości udzielanych zamówień.

(41) Celem procedur udzielania zamówień jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, przy jednoczesnym zagwarantowaniu równego dostępu do zamówień publicznych i przestrzeganiu zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości oraz równego traktowania kandydatów i oferentów, jak również pełnej odpowiedzialności urzędników zatwierdzających za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, począwszy od etapu powoływania komisji po uzasadnioną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca.

(42) W świetle dotychczasowych doświadczeń konieczne jest ustanowienie nowej procedury udzielania zamówień w odniesieniu do zamówień o średniej wartości. Należy umożliwić wykorzystanie „listy potencjalnych oferentów” na tych samych warunkach co istniejącego „zaproszenia do wyrażenia zainteresowania”, ponieważ zapewnia ona mniejsze obciążenie administracyjne dla potencjalnych oferentów.

(43) Aby chronić interesy finansowe Unii w trakcie wykonywania zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby podmioty zapewniające zdolność finansową w obszarze zamówień publicznych były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie danego zamówienia.

(44) Aby chronić interesy finansowe Unii i zapewnić kontrolę nad wykonaniem zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby wykonawca sam bezpośrednio wykonywał określone kluczowe zadania.

(45) Aby zagwarantować wykonanie zamówienia zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi, należy wprowadzić możliwość odrzucenia oferentów z potencjalnym konfliktem interesów.

(46) Ze względu na fakt, że zabezpieczenie finansowe przestaje być automatycznie wymagane, konieczne jest określenie kryteriów występowania z takim żądaniem.

(47) Należy także sprecyzować zakres tytułu dotyczącego dotacji, w szczególności w odniesieniu do rodzajów działań leżących w ogólnym interesie europejskim lub organów działających w takim interesie, kwalifikujących się do otrzymania dotacji, jak również w odniesieniu do rodzajów zobowiązań prawnych, które mogą być stosowane na pokrycie dotacji. W odniesieniu do tych zobowiązań prawnych należy określić kryteria wyboru między umowami i decyzjami, ich minimalną treść oraz możliwość zawierania poszczególnych umów o udzielenie dotacji lub przyjmowania poszczególnych decyzji o udzieleniu dotacji w ramach partnerstwa ramowego, aby zapewnić równe traktowanie i uniknąć ograniczania dostępu do unijnych środków finansowych.

(48) W tytule dotyczącym dotacji należy także uwzględnić wprowadzenie do rozporządzenia finansowego z jednej strony szczegółowych tytułów dotyczących nagród i instrumentów finansowych, a z drugiej strony podstawowych zasad mających zastosowanie do dotacji, kosztów kwalifikowalnych, usunięcie zasady stopniowego obniżania dotacji, korzystanie z uproszczonych form dotacji (płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane) oraz zniesienie wymogu wnoszenia zabezpieczenia płatności zaliczkowych.

(49) Postępom ku elektronicznej wymianie informacji i składaniu dokumentów drogą elektroniczną, które stanowią główne uproszczenie, powinny towarzyszyć jasne warunki akceptacji systemów, które mają być wykorzystywane, tak aby stworzyć stabilne otoczenie prawne.

(50) Należy dostosować zasady niedochodowości i współfinansowania do wyjaśnień i środków upraszczających wprowadzonych w rozporządzeniu finansowym. W szczególności, w celu zapewnienia jasności, należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące rodzajów wpływów, jakie mają być zatrzymywane na potrzeby zasady niedochodowości, oraz form zewnętrznego współfinansowania i wkładów rzeczowych.

(51) W odniesieniu do zasady przejrzystości należy zezwolić na przyjmowanie i publikację wieloletnich programów prac, które mają dla wnioskodawców wartość dodaną, bowiem umożliwiają im łatwiejsze przewidywanie i lepsze przygotowywanie się do zaproszeń do składania wniosków. W tym kontekście należy określić warunki, na jakich programy prac mogą być uznawane za decyzje w sprawie finansowania. W celu zapewnienia przejrzystości konieczna jest także publikacja zaproszeń do składania wniosków, z wyjątkiem nagłych przypadków lub gdy działanie może zostać zrealizowane tylko przez jeden podmiot. Należy określić minimalną treść takiej publikacji.

(52) Ze względu na fakt, że warunki kwalifikowalności dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT) uiszczanego przez beneficjentów prowadzą do błędów i rozbieżności, należy zagwarantować, że pojęcia nieodzyskiwanego podatku VAT i osób niebędących podatnikami w rozumieniu art. 13 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (7) są jednolicie rozumiane i stosowane, poprzez odniesienie do działań, które pojęcia te obejmują.

(53) W celu zapewnienia przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców i zwiększenia rozliczalności urzędników zatwierdzających należy ustanowić procedurę udzielania dotacji, począwszy od etapu składania wniosków o udzielenie dotacji, w odniesieniu do których Komisja powinna dostarczać wnioskodawcom pewne minimalne informacje, po ocenę ich zgodności z uprzednio określonymi kryteriami kwalifikowalności, wyboru i udzielania dotacji, poprzedzające przyjęcie przez urzędnika zatwierdzającego ostatecznej, właściwie udokumentowanej decyzji. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące składu i zadań komisji odpowiedzialnej za ocenę zgodności wniosków z kryteriami wyboru i udzielania dotacji, jak również możliwości kontaktowania się z wnioskodawcami w toku procedury udzielania lub zaproszenia ich do dostosowania swoich wniosków. Możliwości te powinny należycie odzwierciedlać wymogi w zakresie dobrej administracji wprowadzone do rozporządzenia finansowego i powinny obejmować warunki ewentualnego dostosowania wniosków przed podpisaniem umów o udzielenie dotacji lub powiadomieniem o decyzjach o udzieleniu dotacji, zapewniając równocześnie równe traktowanie wnioskodawców i zgodność z zasadą stanowiącą, że inicjatywa działań spoczywa wyłącznie na wnioskodawcach.

(54) Ze względu na fakt, że w rozporządzeniu finansowym ułatwiono i rozszerzono wykorzystywanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, należy sprecyzować definicje tych uproszczonych form dotacji. Należy w szczególności wyjaśnić, że tak jak każda forma dotacji, są one przeznaczone na pokrycie pewnych kategorii kosztów kwalifikowanych, i wskazać, że ich kwoty niekoniecznie powinny być ustalane ex ante, co ma szczególne znaczenie, jeśli są one ustalane na podstawie zwykłej praktyki w zakresie rachunku kosztów beneficjenta. Konieczne jest także zapewnienie stabilności zasad finansowania w ramach danego programu. W tym celu należy zezwolić na wykorzystywanie uproszczonych form dotacji przez cały okres jego trwania. Do celów statystycznych i metodycznych oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, konieczne jest zapewnienie dostępu do ogólnych informacji księgowych beneficjenta, nawet jeśli finansowanie odbywa się w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. Weryfikacje te nie powinny jednak być wykorzystywane do podważania wartości jednostkowych już uzgodnionych płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych.

(55) Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami. Na etapie składania wniosków o udzielenie dotacji – poprzez poddawanie kontrolom finansowym wniosków dotyczących znacznych kwot, w chwili dokonywania wypłat płatności zaliczkowych, jeżeli urzędnik zatwierdzający uzna, że istnieje uzasadnione ryzyko – poprzez wymaganie uprzedniego zabezpieczenia finansowego, oraz na etapie płatności okresowych lub płatności salda – wymagając przedkładania zaświadczeń sporządzanych przez audytorów w przypadku wniosków o płatność dotyczących znacznych kwot i wiążących się z najwyższym ryzykiem.

(56) Należy sprecyzować warunki i procedury zawieszania dotacji lub zmniejszania ich wysokości, tak aby lepiej zdefiniować podstawy takiego zawieszenia lub zmniejszenia, zapewnić odpowiednie informacje beneficjentom i zagwarantować im możliwość skorzystania z prawa do obrony na każdym etapie.

(57) Należyte zarządzanie środkami finansowymi Unii oznacza także, że sami beneficjenci dotacji wykorzystują dotacje unijne w sposób oszczędny i wydajny. W szczególności koszty zamówień udzielanych przez beneficjentów w celu realizacji działania powinny być kosztami kwalifikowalnymi, pod warunkiem że zamówienia te udzielane są oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.

(58) Ponieważ w rozporządzeniu finansowym złagodzono ograniczenia dotyczące możliwości przyznawania wsparcia finansowego osobom trzecim, należy określić minimalne przepisy, jakie uzgadnia się na poziomie umowy o udzielenie dotacji lub umieszcza się w decyzji o udzieleniu dotacji, aby wyraźnie odróżnić przyznawanie wsparcia finansowego osobom trzecim przez beneficjenta od wykonywania zadań budżetowych przez osobę uprawnioną w ramach zarządzania pośredniego.

(59) Należy dostosować uprawnienia w zakresie nakładania kar na beneficjentów dotacji do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień, zważywszy, że mają one taki sam charakter i powinny podlegać tym samym zasadom w zakresie skuteczności i proporcjonalności.

(60) Nagrody powinny podlegać zasadom przejrzystości i równego traktowania, w taki sam sposób, jak dotacje. W tym kontekście należy także określić minimalne elementy programów prac i konkursów, uwzględniając odnośne wymagania dotyczące dotacji. Należy w szczególności określić warunki uznawania programów prac za decyzje w sprawie finansowania, jak również minimalną treść zasad konkursu, zwłaszcza warunki wypłaty nagrody zwycięzcom w razie ich przyznania, oraz odpowiednie środki publikacji.

(61) Zgodność z zasadami przejrzystości i równego traktowania wymaga również ustanowienia wyraźnie określonej procedury przyznawania nagród, począwszy od przesyłania zgłoszeń po informowanie wnioskodawców i powiadamianie zwycięskich uczestników. Procedura ta powinna obejmować ocenę zgłoszeń przez zespół ekspertów powołany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego według kryteriów przyznawania nagród określonych w zasadach konkursu w celu zapewnienia kompetentnej i neutralnej oceny zgłoszeń. Opierając się na ich zaleceniach, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć ostateczną decyzję w sprawie przyznania nagrody, jako że odpowiedzialność za wykonanie budżetu zawsze spoczywa na Komisji.

(62) Aby zapewnić ujednolicone wdrażanie różnych instrumentów finansowych w ramach Komisji, ogólne ramy zawarte w tytule VIII rozporządzenia finansowego powinny zostać uzupełnione szczegółowymi zasadami zarządzania instrumentami finansowymi, w tym przepisami dotyczącymi wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie, treści umów o delegowaniu zadań, kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie oraz rachunków powierniczych.

(63) Należy także zdefiniować zasady wyboru pośredników finansowych i odbiorców końcowych, zwłaszcza w sytuacjach gdy instrumenty finansowe są zarządzane bezpośrednio w wyjątkowych przypadkach, bądź poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne bądź inne mechanizmy realizacji, zapewniając tym samym wydatkowanie środków finansowych Unii w sposób wydajny.

(64) Należy określić warunki wykorzystania instrumentów finansowych, w tym efekt mnożnikowy i ramy monitorowania. Należy zagwarantować także, aby instrumenty finansowe wdrażane były w oparciu o solidną ocenę ex ante, dzięki czemu Komisja może kształtować je w taki sposób, aby zaradziły one słabościom rynkowym i niedostatecznemu poziomowi inwestycji.

(65) W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i prezentacji sprawozdań rachunkowych ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, na których muszą opierać się sprawozdania finansowe, określone są w unijnych regułach rachunkowości. Te reguły rachunkowości powinny także określać warunki zapisywania transakcji na kontach oraz zasady wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw, aby zagwarantować, że informacje są prawidłowo prezentowane, kompletne i dokładne.

(66) W kwestiach dotyczących rachunkowości należy sprecyzować, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację kont i procedury księgowe tej instytucji oraz określić warunki, jakie muszą spełniać komputerowe systemy rachunkowości, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu oraz ścieżki audytu dla wszelkich zmian dokonywanych w systemach.

(67) W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezbędne jest określenie zasad mających zastosowanie do ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i ewidencji oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Należy określić zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metodę podwójnego zapisu, zasady przeliczeń walutowych operacji, które nie są denominowane w euro, oraz dokumenty potwierdzające dotyczące zapisów księgowych. Należy również określić treść zapisów księgowych.

(68) Niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do ewidencji majątku oraz sprecyzowanie obowiązków księgowych i urzędników zatwierdzających w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży majątku ujętego w ewidencji w celu zapewnienia skutecznego zarządzania aktywami.

(69) W odniesieniu do działań zewnętrznych niniejsze rozporządzenie, tak jak i rozporządzenie finansowe, powinno przewidywać wyjątki, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i udzielania dotacji, zwłaszcza ze względu na fakt, że procedury te realizowane są przez władze państw trzecich otrzymujących wsparcie finansowe Unii. W odniesieniu do zamówień publicznych takie różnice powinny odnosić się głównie do rodzajów procedur i progów, od których mają one zastosowanie. W odniesieniu do dotacji należy dopuścić możliwość pełnego finansowania w niektórych przypadkach, głównie w celu uwzględnienia ograniczonej zdolności beneficjentów do współfinansowania.

(70) Należy ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące korzystania ze wsparcia budżetowego, określające warunki wykorzystania wsparcia budżetowego i obowiązek przekazywania Komisji przez państwo partnerskie wiarygodnych informacji we właściwym czasie na potrzeby oceny spełnienia tych warunków.

(71) W odniesieniu do funduszy powierniczych Unii należy określić zasady mające zastosowanie do wkładu Unii w fundusze powiernicze Unii oraz do wkładów innych darczyńców, ustanowić reguły rachunkowości i zasady sprawozdawczości obowiązujące fundusz powierniczy Unii, zwłaszcza w odniesieniu do odsetek narosłych na rachunku bankowym funduszu powierniczego, sprecyzować obowiązki poszczególnych podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz rady funduszu powierniczego, a także zdefiniować wymogi w zakresie audytu zewnętrznego. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniej reprezentacji darczyńców w radzie funduszu powierniczego oraz wprowadzenie wymogu uzyskania zgody Komisji co do wykorzystania środków.

(72) Aby ułatwić procedury udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych, zmieniono niektóre progi, a inne progi i procedury zarządzania wchodzące w skład przepisów wspólnych dodano i dostosowano.

(73) W odniesieniu do dotacji warunki odstąpienia od zasady współfinansowania powinny zostać dostosowane do rozporządzenia finansowego.

(74) Aby zapewnić należyte zarządzanie środkami Unii, niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, jakie należy umieścić w umowach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są rachunki zaliczkowe.

(75) Właściwe jest zdefiniowanie urzędów europejskich i określenie szczególnych zasad dotyczących Urzędu Publikacji oraz przepisów upoważniających księgowego Komisji do delegowania części swoich zadań na pracowników tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, które urzędy europejskie mogą otwierać w imieniu Komisji.

(76) Analogicznie do publikowania informacji o odbiorcach środków unijnych, należy publikować listę ekspertów, o której mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, wybranych w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania oraz przedmiot ich zadań. Publikować należy także ich wynagrodzenie, jeśli przekracza ono 15 000 EUR.

(77) Należy uzupełnić nową procedurę wprowadzoną w art. 203 rozporządzenia finansowego, w szczególności w odniesieniu do rodzajów kosztów, jakie należy uwzględnić w określonych tam progach. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości w delegaturach Unii ze względu na ich specyfikę, zwłaszcza w odniesieniu do nagłych przypadków. Właściwe jest określenie, że budynki mieszkalne, zwłaszcza w delegaturach, które trzeba wynająć lub zakupić w krótkim okresie, powinny być wyłączone z procedury określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego. Nabywanie gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę nie powinno podlegać procedurze określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego, jako że nie stanowi ono dodatkowego obciążenia dla budżetu.

(78) Aby zapewnić spójność z przepisami rozporządzenia finansowego, należy ustanowić przepisy przejściowe. Ponadto, aby zapewnić spójność z sektorową podstawą prawną, właściwe jest odroczenie rozpoczęcia stosowania przepisów w sprawie trybów zarządzania i instrumentów finansowych do dnia 1 stycznia 2014 r.,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

CZĘŚĆ PIERWSZA

PRZEPISY WSPÓLNE

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 2

Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych

(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)–(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.

Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 3

Środki na dany rok budżetowy

(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:

a) środki przewidziane w budżecie, w tym w budżetach korygujących;

b) środki przeniesione;

c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 178 i 182 rozporządzenia finansowego;

d) środki wynikające ze spłaty płatności zaliczkowych zgodnie z art. 177 ust. 3 rozporządzenia finansowego;

e) środki pochodzące z niewykorzystanych dochodów przeznaczonych na określony cel w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych.

Artykuł 4

Anulowanie i przenoszenie środków

(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub – w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia.

2. Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:

a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji dotyczących przyjęcia decyzji prowadzonych w zainteresowanych służbach w ramach każdej instytucji;

b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub osób uprawnionych.

3. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.

O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.

4. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5. Środki przeniesione zgodnie z ust. 1–4 wykazuje się w systemie rachunkowości.

ROZDZIAŁ 3

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 5

Kurs wymiany między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.

2. Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

3. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.

4. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151–156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

5. Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 6

Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

2. W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.

3. W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.

4. W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.

ROZDZIAŁ 4

Zasada uniwersalności

Artykuł 7

Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków

(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji – linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;

b) w zestawieniu wydatków – uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w których liniach można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:

a) w sytuacjach przewidzianych w art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego,

b) w przypadku przewidzianym w art. 21 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego w odniesieniu do państw członkowskich, jeśli umowy o wkładzie finansowym wyrażone są w euro.

W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.

Artykuł 8

Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych

(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1. Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 (8), dokonywane są w następujący sposób:

a) siedem dwunastych części kwoty zapisanej w budżecie wpłaca się nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b) pozostałe pięć dwunastych części wpłaca się nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4. Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 9

Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii

(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)

1. Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię z zapisem symbolicznym „pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu państw EFTA na dany rok budżetowy;

b) w zestawieniu wydatków: (i) w uwagach do każdej linii dotyczącej działań Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, wskazuje się „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału; (ii) w załączniku, stanowiącym integralną część budżetu, określa się wszystkie linie obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.

Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.

2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.

3. Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.

Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4. Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.

Artykuł 10

Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt

(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 (9), jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię zawierającą zapis symboliczny „pro memoria” w celu uwzględnienia odsetek od takich kwot;

b) jednocześnie i nie naruszając przepisów art. 77 rozporządzenia finansowego zapisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.

Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 11

Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii

(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)

W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.

Artykuł 12

Konta dotyczące odzyskiwanych podatków

(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.

ROZDZIAŁ 5

Zasada specyfikacji

Artykuł 13

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja

(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 14

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 15

Wydatki administracyjne

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 16

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.

Artykuł 17

Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:

a) w odniesieniu do linii, do której przesunięcie ma zostać dokonane – najnowsze dostępne informacje dotyczące realizacji środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego;

b) w odniesieniu do wszystkich linii dotyczących działań zewnętrznych – realizację środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o przesunięcie i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, w tym porównanie z szacunkami wstępnymi;

c) analizę możliwości realokacji środków.

ROZDZIAŁ 6

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 18

Ocena

(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:

a) potrzebę, która ma być zaspokojona w krótkim lub długim okresie;

b) wartość dodaną wynikającą z zaangażowania Unii;

c) cele polityki i cele w zakresie zarządzania, jakie mają zostać osiągnięte, w tym środki konieczne do ochrony interesów finansowych Unii w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń, odszkodowań i sankcji;

d) dostępne warianty działania, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;

e) oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;

f) najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu(-ów);

g) spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związki z innymi stosownymi instrumentami;

h) poziom środków, zasobów ludzkich i innych przeznaczonych na ten cel wydatków administracyjnych, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;

i) doświadczenia zebrane w podobnych sytuacjach w przeszłości.

2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.

3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:

a) wyniki uzyskane podczas realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy podejmowaniu każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;

b) wyniki działań finansowanych w ujęciu rocznym poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.

Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.

4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.

Artykuł 19

Ocena skutków finansowych

(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)

Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.

W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Zasada przejrzystości

Artykuł 20

Tymczasowa publikacja budżetu

(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)

Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 21

Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

1. Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.

2. Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:

a) imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;

b) miejscowość odbiorcy;

c) przyznana kwota;

d) charakter i cel środka.

Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:

(i) adres odbiorcy, jeśli jest on osobą prawną;

(ii) region na poziomie NUTS 2, jeśli odbiorca jest osobą fizyczną.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:

a) stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, o których mowa w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia finansowego;

b) zamówień, których wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

4. Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.

Artykuł 22

Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.

Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.

Artykuł 21 ust. 2–4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.

TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

Artykuł 23

Programowanie finansowe

(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)

Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.

Artykuł 24

Projekty budżetów korygujących

(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

Artykuł 25

Nomenklatura budżetowa

(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)

Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.

Artykuł 26

Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)

Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:

a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania zaksięgowane w ciągu roku budżetowego w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3;

b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, tj. takie, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3.

Artykuł 27

Uwagi do budżetu

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

a) odniesienia do aktu podstawowego, jeżeli istnieje;

b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.

Artykuł 28

Plan zatrudnienia

(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 29

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)

We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (10), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.

Artykuł 30

Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.

Artykuł 31

Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1. Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 154 (dialog społeczny);

b) art. 156 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);

c) art. 159 i 161 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);

d) art. 168 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w obszarze ochrony zdrowia);

e) art. 171 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w dziedzinie sieci transeuropejskich);

f) art. 173 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);

g) art. 175 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej);

h) art. 181 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);

i) art. 190 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);

j) art. 210 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju);

k) art. 214 ust. 6 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w zakresie środków pomocy humanitarnej).

2. Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 70 (pomoc finansowa w ramach budżetu na programy poszukiwawcze na terenie państw członkowskich);

b) art. 77–85.

3. Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.

Artykuł 32

Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura

(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)

1. Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 141, przyjmować jedną z następujących form:

a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;

b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;

c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.

2. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

3. W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.

ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 33

Tryb zarządzania

(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)

W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.

W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:

a) służby Komisji,

b) agencje wykonawcze;

c) szefów delegatur Unii;

d) fundusze powiernicze, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 2

Zarządzanie bezpośrednie

Artykuł 34

Zarządzanie bezpośrednie

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64–75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 35

Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.

2. Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)–d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 36

Zgodność z zasadami udzielania zamówień

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi

Artykuł 37

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi – środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.

Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.

Sekcja 4

Zarządzanie pośrednie

Artykuł 38

Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

1. Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadą szerokiej konkurencji między oferentami w celu uzyskania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, a procedury negocjacyjne są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione;

b) zapewniają przejrzystość poprzez właściwą publikację ex ante, szczególnie zaproszeń do składania ofert, oraz właściwą publikację ex post wykonawców;

c) zapewniają równe traktowanie, proporcjonalność i niedyskryminację;

d) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień.

Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

2. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadami proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;

b) zapewniają przejrzystość przez właściwą publikację zaproszeń do składania wniosków, a procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione, oraz właściwą publikację ex post beneficjentów z uwzględnieniem zasady proporcjonalności;

c) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania dotacji;

d) stanowią, że dotacje nie mogą się kumulować ani nie mogą być udzielane z mocą wsteczną, co do zasady muszą obejmować współfinansowanie, a ich celem ani skutkiem nie może być osiągnięcie zysku przez beneficjenta.

3. Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 39

Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 40

Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu

(Artykuł 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:

a) jasną definicję powierzonych zadań oraz ich granice, szczególnie w odniesieniu do modyfikacji powierzonych zadań, odstępowania od odzyskania długu, wykorzystania zwróconych lub niewykorzystanych środków;

b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, zakresu obowiązków i organizacji kontroli, które mają zostać przeprowadzone, w tym oceny programów;

c) warunki płatności wkładu Unii, w tym zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadań, a także wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, oraz zasady dotyczące dokumentów potwierdzających wymaganych w celu uzasadnienia płatności;

d) zasady odnoszące się do składania Komisji sprawozdań w sprawie sposobu realizacji zadań, oczekiwanych wyników, nieprawidłowości i podjętych środków, warunków zawieszania lub przerywania płatności oraz warunków zakończenia wykonywania zadań;

e) termin zawierania indywidualnych umów i porozumień w sprawie wykonania umowy o delegowaniu zadań, który to termin jest współmierny do charakteru powierzonych zadań;

f) reguły dotyczące wykluczenia, umożliwiające podmiotowi lub osobie wykluczenie z udziału w procedurach udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród podmiotów znajdujących się w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a), b) i e) oraz w art. 107 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, lub uniemożliwienie tym podmiotom otrzymania zamówienia, dotacji lub nagrody;

g) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli ze strony Komisji oraz postanowienia przyznające Komisji, OLAF-owi i Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do wszelkich informacji, jakie są im niezbędne do wykonywania ich obowiązków, a także uprawnienia do przeprowadzania kontroli i dochodzeń w tym kontroli na miejscu;

h) uzgodnienia dotyczące: (i) zobowiązania się podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, do bezzwłocznego informowania Komisji o wszelkich przypadkach nadużyć finansowych mających miejsce w ramach zarządzania środkami finansowymi Unii oraz o podjętych środkach; (ii) wyznaczenia punktu kontaktowego mającego właściwe kompetencje do bezpośredniej współpracy z OLAF-em w celu ułatwienia jego działań operacyjnych;

i) warunki regulujące wykorzystanie rachunków bankowych i narosłych odsetek zgodnie z przepisami art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego;

j) postanowienia zapewniające eksponowanie działań Unii w odniesieniu do innej działalności organu.

Artykuł 41

Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności

(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.

W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 42

Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:

a) zbadanie dokumentacji oraz, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję;

b) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za przyjęte po przeprowadzeniu, w stosownych przypadkach, postępowania kontradyktoryjnego z udziałem władz i organów oraz po poinformowaniu tych władz i organów;

c) w stosownych przypadkach – obliczenie przez Komisję korekt finansowych;

d) odzyskanie lub wypłacenie przez Komisję salda wynikającego z różnicy między przyjętymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz władz lub organów.

Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.

2. W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.

Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.

Artykuł 43

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)

1. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują:

a) międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje;

b) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;

c) Międzynarodową Federację Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca;

d) inne nienastawione na zysk organizacje uznane za organizacje międzynarodowe decyzją Komisji.

2. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.

Artykuł 44

Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)

1. Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.

2. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.

We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

ROZDZIAŁ 3

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Artykuł 45

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

2. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 46

Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.

Artykuł 47

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Artykuł 48

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:

a) numerowanie takich dokumentów;

b) datowanie takich dokumentów;

c) prowadzenie rejestrów, które mogą być skomputeryzowane, określających dokładną lokalizację takich dokumentów;

d) przechowywanie takich dokumentów przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą;

e) przechowywanie dokumentów dotyczących zabezpieczeń na zaliczki dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych zabezpieczeń.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 49

Kontrole ex ante i ex post

(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)

1. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

a) wydatki i dochody są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz, w stosownych przypadkach, warunkami umów;

b) stosowana jest zasada należytego zarządzania finansami, o której mowa w części pierwszej tytuł II rozdział 7 rozporządzenia finansowego.

Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

4. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.

Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.

Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.

W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.

2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:

a) poziom kwalifikacji technicznych i kompetencji finansowych wymaganych od personelu, o którym mowa w ust. 1;

b) spoczywający na personelu obowiązek szkolenia ustawicznego;

c) misję personelu oraz przydzielone mu role i zadania;

d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których personel musi przestrzegać, oraz prawa, z których może korzystać.

3. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

4. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.

Artykuł 53

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)–g), art. 135 ust. 1 lit. a)–d), art. 266, 268 i 270 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 54

Powoływanie księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.

Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2. Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.

W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.

Artykuł 55

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

2. Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub – w przypadku gdy jest to niemożliwe – urzędnika z tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.

3. Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.

Artykuł 56

Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.

Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.

Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.

Artykuł 57

Zarządzanie zasobami finansowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 58

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.

2. Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.

3. Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.

4. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.

Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.

5. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.

W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.

6. Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.

Artykuł 59

Podpisy na rachunkach

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.

Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.

Artykuł 60

Zarządzanie saldami rachunków

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:

a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;

b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.

2. Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 61

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 62

Metody dokonywania płatności

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.

Artykuł 63

Dane dotyczące podmiotów prawnych

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.

Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.

2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.

Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.

W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.

Artykuł 64

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ost