PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 171/90

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 885/2006

z dnia 21 czerwca 2006 r.

ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków EFGR i EFRROW

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1290/2005 z dnia 21 czerwca 2005 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej (1), w szczególności jego art. 42,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W następstwie przyjęcia rozporządzenia (WE) nr 1 290/2005 powinny zostać ustalone nowe szczegółowe zasady w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków Europejskiego Funduszu Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejskiego Funduszu Rolnego Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). Należy zatem uchylić rozporządzenie Komisji (WE) nr 1663/95 z dnia 7 lipca 1995 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 w odniesieniu do procedury rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR (2) i zastąpić je nowym rozporządzeniem

(2) Agencje płatnicze powinny być akredytowane przez państwa członkowskie, pod warunkiem że spełniają one minimalne kryteria ustanowione na poziomie Wspólnoty. Te kryteria powinny obejmować cztery podstawowe obszary: środowisko wewnętrzne, działania kontrolne, informację i komunikację oraz monitorowanie. Państwa członkowskie powinny mieć swobodę ustanawiania dodatkowych kryteriów akredytacyjnych w celu uwzględnienia, w danym przypadku, specyfiki agencji płatniczej.

(3) Państwa członkowskie powinny zostać zobowiązane do poddawania swoich agencji płatniczych stałemu nadzorowi oraz do ustanowienia systemu wymiany informacji o ewentualnych przypadkach stwierdzenia braku zgodności z kryteriami. Należy wprowadzić procedurę w celu zajęcia się takimi przypadkami, łącznie z obowiązkiem sporządzenia planu uzupełnienia wszystkich stwierdzonych braków w terminie, który zostanie określony. Wydatki dokonane przez agencje płatnicze, których akredytacja została utrzymana przez ich państwo członkowskie, chociaż nie udało im się wprowadzić takiego planu naprawczego w określonym terminie, powinny zostać poddane procedurze rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

(4) Należy określić szczegółowe zasady odnoszące się do treści i formy poświadczenia wiarygodności rachunków, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

(5) Należy jasno określić rolę jednostki koordynującej, o której mowa w art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i ustanowić kryteria jej akredytacji.

(6) W celu zagwarantowania, że sprawozdania i pozwolenia, które mają być wypełniane przez jednostki certyfikujące określone w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, będą przydatne Komisji w ramach procedury rozliczania rachunków, należy wskazać, co mają one zawierać.

(7) Aby umożliwić Komisji rozliczanie rachunków zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, konieczne jest określenie informacji, jakie mają się znajdować w sprawozdaniach rocznych agencji płatniczych, oraz ustanowienie daty przekazywania Komisji tych sprawozdań i innych istotnych dokumentów. Ponadto należy jasno wskazać okres, w jakim agencje płatnicze są zobowiązane do przechowywania dokumentów potwierdzających wszystkie wydatki i dochody przeznaczone na określony cel do udostępnienia Komisji.

(8) Ponadto należy wskazać, że ustanowienie formy i treści informacji rachunkowych, jakie mają być przekazywane Komisji przez agencje płatnicze, pozostaje w gestii Komisji. W tym kontekście właściwym jest również włączenie do niniejszego rozporządzenia zasad dotyczących wykorzystania takich informacji rachunkowych, określonych obecnie w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 2390/1999 z dnia 25 października 1999 r. ustanawiającym formę i treść informacji rachunkowych, które mają być przekazane Komisji do celów rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR, jak również do celów monitorowania i prognozowania (3). Należy zatem uchylić rozporządzenie (WE) nr 2390/1999.

(9) Należy ustanowić szczegółowe przepisy zarówno w odniesieniu do procedury rozliczenia finansowego przewidzianej w art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, jak i do procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 wspomnianego rozporządzenia, łącznie z mechanizmem umożliwiającym, w zależności od przypadku, odejmowanie lub dodawanie wynikających kwot do jednej z następnych płatności dokonanych na rzecz państw członkowskich.

(10) Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków decyzja Komisji 94/442/WE z dnia 1 lipca 1994 r. ustanawiająca procedurę pojednawczą w kontekście rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR) (4) powołała organ pojednawczy i ustanowiła zasady określające jego skład i funkcjonowanie. W celu uproszczenia zasady te powinny zostać włączone do niniejszego rozporządzenia i, w razie potrzeby, dostosowane. Należy zatem uchylić decyzję 94/442/WE.

(11) Jeśli agencja płatnicza akredytowana w ramach rozporządzenia (WE) nr 1663/95 po dniu 16 października 2006 r. ponosi odpowiedzialność za to, za co nie była odpowiedzialna przed tą datą, zgodnie z kryteriami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu, konieczna jest nowa akredytacja obejmująca ten zakres odpowiedzialności. W ramach środka przejściowego do dnia 16 października 2007 r. powinna istnieć możliwość dostosowania akredytacji.

(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Funduszy Rolniczych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ 1

AGENCJE PłATNICZE I INNE ORGANY

Artykuł 1

Akredytacja agencji płatniczych

1. Aby agencja płatnicza określona w art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 mogła zostać akredytowana, powinna dysponować strukturą administracyjną i systemem wewnętrznej kontroli, które spełniają kryteria określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia (dalej zwane „kryteriami akredytacyjnymi”) w zakresie:

a) środowiska wewnętrznego;

b) działań kontrolnych;

c) informacji i komunikacji;

d) monitorowania.

Państwa członkowskie mogą ustanowić dodatkowe kryteria w celu uwzględniania wielkości, zakresu odpowiedzialności i innych szczególnych cech agencji płatniczej.

2. W odniesieniu do każdej agencji płatniczej państwo członkowskie wyznacza organ na poziomie ministerialnym, który jest właściwy do przyznawania i wycofywania akredytacji agencji płatniczej i który jest odpowiedzialny za wykonywanie zadań powierzonych mu na mocy niniejszego rozporządzenia (dalej zwany „właściwym organem”). Państwo członkowskie powiadamia o tym Komisję.

3. Właściwy organ podejmuje decyzję w formie aktu prawnego o akredytacji agencji płatniczej w oparciu o badanie kryteriów akredytacyjnych.

Badanie przeprowadzane jest przez organ niezależny od agencji płatniczej, która wnioskowała o akredytację i obejmuje, w szczególności, badanie ustaleń dotyczących realizacji płatności, zabezpieczenia budżetu Wspólnoty, bezpieczeństwa systemu komputerowego, prowadzenia rejestrów rachunkowych, podziału obowiązków oraz odpowiedniość kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, w związku z transakcjami finansowanymi przez Europejski Fundusz Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejski Fundusz Rolny Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW).

4. Jeśli właściwy organ nie jest przekonany o spełnieniu przez agencję płatniczą kryteriów akredytacyjnych, przekazuje on agencji płatniczej zalecenia dotyczące warunków, które powinna spełnić przed udzieleniem jej akredytacji.

Do czasu wprowadzenia wszelkich wymaganych zmian akredytacja może zostać udzielona tymczasowo na okres, którego długość wyznacza się w zależności od wagi stwierdzonego problemu, nieprzekraczający 12 miesięcy. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może, na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego, zdecydować o przedłużeniu tego terminu.

5. Powiadomienia przewidziane na mocy art. 8 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 składane są natychmiast po akredytowaniu agencji płatniczej po raz pierwszy, i w każdym przypadku przed obciążeniem EFGR lub EFRROW każdym wydatkiem dokonanym przez tę agencję. Dołączane są do nich deklaracje i dokumenty dotyczące:

a) zakresu odpowiedzialności nałożonego na agencję płatniczą;

b) podziału odpowiedzialności pomiędzy jej służbami;

c) jej związków z innymi organami, publicznymi lub prywatnymi, które są odpowiedzialne w zakresie realizacji środków, w ramach których agencja obciąża wydatkami EFGR i EFRROW;

d) procedur, zgodnie z którymi przyjmowane i weryfikowane są wnioski beneficjentów i stwierdzana jest ich ważność, oraz według których wydaje się zezwolenia na dokonywanie wydatków oraz ich pokrywanie i księgowanie;

e) przepisów dotyczących bezpieczeństwa systemów informacyjnych.

6. Komisja informuje Komitet ds. Funduszy Rolniczych o agencjach płatniczych akredytowanych w każdym państwie członkowskim.

Artykuł 2

Przegląd akredytacji

1. Właściwy organ zapewnia stały nadzór nad agencjami płatniczymi, za które jest odpowiedzialny, w szczególności na podstawie świadectw oraz sprawozdań sporządzanych przez jednostkę certyfikującą w ramach art. 5 ust. 3 i art. 4, i podejmuje działania w następstwie stwierdzonych niedociągnięć. Co trzy lata właściwy organ powiadamia Komisję na piśmie o wynikach swojego nadzoru i określa, czy agencje płatnicze cały czas spełniają kryteria akredytacyjne.

2. Państwa członkowskie ustanawiają system, który zapewnia niezwłoczne przekazywanie właściwemu organowi wszystkich informacji sugerujących, że agencja płatnicza nie spełnia kryteriów akredytacyjnych.

3. Jeżeli akredytowana agencja płatnicza nie spełnia już jednego lub kilku kryteriów akredytacyjnych lub przedstawia w tym zakresie poważne niedociągnięcia, które wpływają na zdolność agencji do wypełniania zadań określonych w art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, właściwy organ poddaje akredytację agencji okresowi próbnemu i opracowuje plan zmierzający do usunięcia stwierdzonych niedociągnięć w terminie wyznaczonym w zależności od wagi problemu nieprzekraczającym 12 miesięcy od dnia, w którym akredytacja zostaje poddana okresowi próbnemu. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może, na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego, zdecydować o przedłużeniu tego terminu.

4. Właściwy organ informuje Komisję o każdym planie opracowanym na mocy ust. 3, jak również o jego realizacji.

5. W przypadku wycofania akredytacji właściwy organ niezwłocznie przystępuje do akredytowania innej agencji płatniczej zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 oraz art. 1 niniejszego rozporządzenia, aby zagwarantować, że realizacja płatności dla beneficjentów nie zostanie przerwana.

6. Jeżeli Komisja stwierdza, że właściwy organ nie wypełnił swojego obowiązku opracowania planu naprawczego na podstawie ust. 3 albo że agencja płatnicza zachowuje swoją akredytację w przypadku niepełnej realizacji takiego planu w wyznaczonym terminie, postępuje ona wobec pozostałych niedociągnięć zgodnie z rozliczeniem zgodności rachunków przewidzianym w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

Artykuł 3

Poświadczenie wiarygodności

1. Poświadczenie wiarygodności rachunków, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, zostaje opracowane w stosownym czasie, aby jednostka certyfikująca mogła wydać opinię, o której mowa w art. 5 ust. 4 lit. b) akapit drugi niniejszego rozporządzenia.

Poświadczenie wiarygodności rachunków powinno być zgodne z załącznikiem II i może zawierać zastrzeżenia określające ilościowo potencjalny wpływ finansowy. W takim przypadku zawiera ono plan naprawczy, jak również szczegółowy harmonogram jego realizacji.

2. Poświadczenie wiarygodności rachunków opiera się na skutecznym nadzorze systemu zarządzania i kontroli stosowanego w ciągu całego roku.

Artykuł 4

Jednostka koordynująca

1. Jednostka koordynująca określona w art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 występuje w charakterze jedynego przedstawiciela państwa członkowskiego przed Komisją w zakresie wszystkich kwestii związanych z EFGR i EFRROW dotyczących:

a) przekazywania dokumentów Wspólnoty oraz związanych z nimi wytycznych agencjom płatniczym oraz tym organom, które są odpowiedzialne za ich wdrażanie, jak również organizowania jednolitego stosowania tych dokumentów;

b) przekazywania Komisji informacji przewidzianych w art. 6 i 8 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005;

c) dostępu Komisji do pełnego rejestru wszystkich informacji rachunkowych wymaganych do celów statystycznych oraz kontrolnych.

2. Agencja płatnicza może pełnić rolę jednostki koordynującej, pod warunkiem że obydwie funkcje są rozdzielone.

3. W celu wykonania swych zadań jednostka koordynująca może, zgodnie z procedurami krajowymi, zwracać się do innych organów administracyjnych lub służb, w szczególności do tych, które dysponują fachową wiedzą z zakresu rachunkowości oraz wiedzą techniczną.

4. Dane państwo członkowskie przyznaje swoją akredytację jednostce koordynującej, w drodze aktu prawnego na poziomie ministerialnym, po upewnieniu się, że uregulowania administracyjne, jakie przyjęła wspomniana jednostka, stanowią wystarczającą gwarancję jego zdolności wywiązania się z zadań określonych w art. 6 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

Aby zdobyć akredytację, jednostka koordynująca musi posiadać procedury gwarantujące, że:

a) wszystkie deklaracje skierowane do Komisji opierają się na informacjach z należycie sprawdzonych źródeł;

b) deklaracje skierowane do Komisji zostały należycie sprawdzone przed ich przekazaniem;

c) istnieje stosowny ślad rewizyjny na wsparcie informacji przekazywanych Komisji;

d) zapis informacji otrzymanych i przekazanych jest przechowywany w bezpieczny sposób, bądź na papierze, bądź w formacie elektronicznym.

5. Poufność, integralność i dostępność wszystkich danych informatycznych posiadanych przez jednostkę koordynującą jest zapewniona za pomocą środków przystosowanych do struktury administracyjnej, personelu oraz środowiska technologicznego każdej pojedynczej jednostki koordynującej. Finansowy i technologiczny wysiłek jest proporcjonalny do faktycznie ponoszonego ryzyka.

6. Powiadomienia przewidziane na mocy art. 6 ust. 3 akapit pierwszy oraz art. 8 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 składane są natychmiast po akredytowaniu jednostki koordynującej po raz pierwszy, i w każdym przypadku przed obciążeniem EFGR lub EFRROW każdym wydatkiem dokonanym przez tę jednostkę. Dołączane są do nich dokumenty ustanawiające akredytację jednostki, jak również informacje o warunkach administracyjnych, rachunkowych oraz kontroli wewnętrznej dotyczących jego funkcjonowania.

Artykuł 5

Certyfikacja

1. Jednostka certyfikująca określona w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 jest wyznaczana przez właściwy organ. Jest ona operacyjnie niezależna od przedmiotowej agencji płatniczej i jednostki koordynującej i dysponuje konieczną techniczną wiedzą fachową.

2. Jednostka certyfikująca przeprowadza badanie przedmiotowej agencji płatniczej zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami prowadzenia audytu z uwzględnieniem wytycznych w sprawie stosowania tych norm ustanowionych przez Komisję.

Jednostka certyfikująca przeprowadza kontrole zarówno podczas, jak i po zakończeniu każdego roku budżetowego.

3. Jednostka certyfikująca sporządza świadectwo, które stwierdza, czy organ ten uzyskał wystarczające zapewnienie, że rachunki, które mają być przekazane Komisji, są autentyczne, kompletne i dokładne oraz że procedury kontroli wewnętrznej działały w sposób zadowalający.

Świadectwo oparte jest na badaniu procedur oraz przykładowych transakcji. Badanie to obejmuje strukturę administracyjną agencji płatniczej tylko w odniesieniu do zagadnienia, czy ta struktura jest zdolna zagwarantować, że zgodność z zasadami Wspólnoty jest sprawdzana przed dokonaniem płatności.

4. Jednostka certyfikująca sporządza sprawozdanie w sprawie swoich ustaleń. Sprawozdanie obejmuje funkcje delegowane bądź wykonywane przez krajowe organy celne. To sprawozdanie stwierdza, czy:

a) agencja płatnicza spełnia kryteria akredytacyjne;

b) procedury agencji płatniczej dają wystarczającą pewność, że wydatki, którymi obciążane są EFGR i EFRROW, są zgodne z zasadami wspólnotowymi, oraz jakie zalecenia zostały ewentualnie wydane w celu ulepszenia i monitorowania tych procedur;

c) roczne sprawozdania finansowe, określone w art. 6 ust. 1, są zgodne z księgami i rejestrami agencji płatniczej;

d) deklaracje wydatków i operacji interwencyjnych są materialnie prawdziwym, kompletnym oraz dokładnym zapisem operacji, którymi zostały obciążone EFGR i EFRROW;

e) interesy finansowe Wspólnoty są należycie chronione odnośnie do wypłaconych zaliczek, uzyskanych gwarancji, zapasów interwencyjnych oraz kwot do odebrania.

Do sprawozdania dołączana jest:

a) informacja na temat liczby oraz kwalifikacji personelu przeprowadzającego audyt, na temat wykonanej pracy, liczby zbadanych transakcji, stwierdzonego stopnia ważności oraz uzyskanego stopnia pewności, ujawnionych słabości oraz zaleceń przedstawionych w celu usprawnienia systemu oraz działalności zarówno jednostki certyfikującej, jak i innych organów audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych względem agencji płatniczych, od których jednostka certyfikująca uzyskała całkowite lub częściowe poświadczenie w zakresie spraw stanowiących przedmiot sprawozdania;

b) opinia o poświadczeniu wiarygodności rachunków określona w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

ROZDZIAŁ 2

ROZLICZENIE RACHUNKÓW

Artykuł 6

Treść rocznych sprawozdań finansowych

1. Roczne sprawozdania finansowe określone w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 zawierają:

a) przekazane dochody określone w art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005;

b) wydatki EFGR zsumowane według pozycji i podpozycji budżetu Wspólnoty;

c) wydatki EFRROW, w podziale według programu i zastosowanego środka;

d) informacje dotyczące wydatków i przekazanych dochodów lub potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdej transakcji znajdują się w pliku komputerowym do dyspozycji Komisji;

e) tabelę różnic, według pozycji i podpozycji lub, w przypadku EFRROW, w podziale według programu i zastosowanego środka, między wydatkami i przekazanymi dochodami zadeklarowanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a wydatkami zadeklarowanymi dla tego samego okresu w dokumencie, o którym mowa w art. 4 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Komisji (WE) nr 883/2006 z dnia 21 czerwca 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie prowadzenia rachunkowości przez agencje płatnicze, deklaracji wydatków i dochodów oraz warunków zwrotu wydatków w ramach EFGR i EFRROW (5) w odniesieniu do EFGR, i art. 16 ust. 2 tego rozporządzenia w odniesieniu do EFRROW, wraz z wyjaśnieniem każdej różnicy;

f) tabelę kwot do odzyskania na koniec roku budżetowego, sporządzoną zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku III;

g) podsumowanie działań interwencyjnych oraz deklarację ilości i lokalizacji zapasów na koniec roku budżetowego;

h) potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdego przemieszczenia zapasu interwencyjnego znajdują się w aktach agencji płatniczej.

Artykuł 7

Przekazywanie informacji

1. W celu rozliczenia rachunków na podstawie art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 państwa członkowskie przesyłają Komisji:

a) pozycje zawarte w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 6 niniejszego rozporządzenia;

b) certyfikaty i sprawozdania sporządzone przez jednostki certyfikujące, o których mowa w art. 5 ust. 3 i 4 niniejszego rozporządzenia;

c) kompletny zapis wszystkich informacji księgowych wymaganych do celów statystycznych i kontrolnych;

d) poświadczenie lub poświadczenia wiarygodności rachunków określone w art. 3 niniejszego rozporządzenia;

2. Dokumenty i informacje księgowe, o których mowa w ust. 1, należy przesłać Komisji najpóźniej do dnia 1 lutego roku następującego po zakończeniu roku budżetowego, którego dotyczą. Dokumenty, o których mowa w lit. a), b) i d) tego ustępu, powinny zostać przesłane w jednym egzemplarzu wraz z kopią elektroniczną zgodnie z formatem i warunkami ustanowionymi przez Komisję na mocy art. 18 rozporządzenia (WE) nr 883/2006.

3. Na wniosek Komisji lub z inicjatywy państwa członkowskiego dodatkowe informacje dotyczące rozliczenia rachunków mogą zostać przekazane do Komisji w terminie przez nią ustalonym, z uwzględnieniem ilości pracy wymaganej do przekazania takich informacji. W razie braku takich informacji Komisja może przeprowadzić rozliczenie rachunków na podstawie informacji, które znajdują się w jej posiadaniu.

4. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może przyjąć wniosek o pozwolenie na późniejsze przesłanie informacji, o ile wniosek ten zostanie skierowany do niej przed upływem terminu.

5. Jeśli państwo członkowskie akredytowało więcej niż jedną agencję płatniczą, dodatkowo przesyła Komisji, do dnia 15 lutego roku następującego po zakończeniu roku budżetowego, którego to dotyczy, syntezę sporządzoną przez jednostkę koordynującą przedstawiającą przegląd poświadczeń wiarygodności rachunków określonych w art. 3, jak również pozwoleń określonych w art. 5 ust. 3.

Artykuł 8

Forma i treść informacji rachunkowych

1. Forma i treść informacji rachunkowych określonych w art. 7 ust. 1 lit. c) oraz sposób przekazywania ich Komisji zostały ustanowione zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

2. Informacje rachunkowe są wykorzystywane przez Komisję jedynie w celach:

a) wykonywania zadań, które zostały jej powierzone na mocy rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 w zakresie rozliczania rachunków;

b) monitorowania rozwoju i opracowywania prognoz w sektorze rolniczym.

Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) mają dostęp do tych informacji do celów wykonywania powierzonych im funkcji.

3. Wszelkie dane osobowe znajdujące się w zebranych informacjach rachunkowych będą przetwarzane jedynie w celach określonych w ust. 2. W szczególności, jeżeli Komisja wykorzystuje informacje księgowe do celów określonych w ust. 2 lit. b), Komisja czyni te dane anonimowymi i przetwarza je tylko w formie zbiorczej.

4. Wszystkie wątpliwości dotyczące przetwarzania danych osobowych powinny być kierowane przez zainteresowane osoby do Komisji zgodnie z procedurą określoną w załączniku IV.

5. Komisja powinna zagwarantować, że informacje księgowe są zabezpieczone i przechowywane z zachowaniem ich poufności.

Artykuł 9

Przechowywanie informacji księgowych

1. Na mocy art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 dokumenty towarzyszące, dotyczące wydatków finansowanych oraz przekazanych dochodów do pobrania przez EFGR, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym Komisja dokonuje rozliczenia rachunków za dany rok budżetowy.

2. Dokumenty towarzyszące, dotyczące wydatków finansowanych oraz przekazanych dochodów do pobrania przez EFRROW, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym ostateczna płatność dokonana przez agencję płatniczą miała miejsce.

3. W przypadku nieprawidłowości lub zaniedbań dokumenty towarzyszące, określone w ust. 1 i 2, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym przedmiotowe kwoty zostały całkowicie pobrane od beneficjenta i przekazane na rzecz EFGR lub EFRROW, bądź też po roku, w którym konsekwencje finansowe wynikające z nieodzyskania kwot zostały określone w art. 32 ust. 5 lub w art. 33 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

4. W przypadku procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 dokumenty towarzyszące określone w ust. 1 i 2 są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym ta procedura została zakończona, lub, jeżeli decyzja o zgodności jest przedmiotem postępowania sądowego przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym takie postępowanie zostało zakończone.

Artykuł 10

Rozliczenie finansowe

1. W decyzji w sprawie rozliczenia rachunków, o której mowa w art. 30 rozporządzenia (EWG) nr 1290/2005, ustalone zostały kwoty wydatków poniesionych w każdym państwie członkowskim w ciągu danego roku budżetowego, które są uznawane za zapisane w ciężar EFGR i EFRROW na podstawie rocznych sprawozdań finansowych, określonych w art. 6 niniejszego rozporządzenia, oraz wszelkie redukcje i odroczenia na mocy art. 17 i 27 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

W przypadku EFGR należy także ustalić kwoty, jakimi ma być obciążona Wspólnota i dane państwo członkowskie zgodnie z art. 32 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

W przypadku EFRROW kwota ustalona decyzją w sprawie rozliczenia rachunków zawiera fundusze, które mogą zostać wykorzystane ponownie przez dane państwo członkowskie na mocy art. 33 ust. 3 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

2. W przypadku EFGR kwota, która na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest możliwa do odzyskania od każdego państwa członkowskiego lub która jest wpłacana na rzecz każdego państwa członkowskiego, ustalana jest poprzez potrącanie płatności miesięcznych w danym roku finansowym z wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Komisja potrąca tę kwotę od płatności miesięcznej odnoszącej się do wydatku poniesionego w drugim miesiącu następującym po decyzji w sprawie rozliczenia rachunków lub ją do niej dodaje.

W przypadku EFRROW kwota, która na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest możliwa do odzyskania od każdego państwa członkowskiego lub która jest wpłacana na rzecz każdego państwa członkowskiego, ustalana jest poprzez potrącanie płatności pośrednich w danym roku finansowym z wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Komisja potrąca tę kwotę od następnej płatności pośredniej lub płatności ostatecznej, bądź ją do niej dodaje.

3. Komisja powiadamia zainteresowane państwo członkowskie o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nią zmianami najpóźniej do dnia 31 marca następującego po upływie roku budżetowego.

4. Jeżeli, z powodów zależnych od danego państwa członkowskiego, Komisja nie może rozliczyć rachunków państwa członkowskiego do dnia 30 kwietnia następnego roku, Komisja powiadamia takie państwo członkowskie o dalszym dochodzeniu, które proponuje przeprowadzić na podstawie art. 37 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

5. Niniejszy artykuł stosuje się, z uwzględnieniem niezbędnych zmian, do przekazanych dochodów w rozumieniu art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

Artykuł 11

Rozliczenie zgodności rachunków

1. W przypadku gdy w wyniku dochodzenia Komisja uznaje, że wydatki nie zostały dokonane zgodnie z zasadami wspólnotowymi, powiadamia ona państwo członkowskie o wynikach kontroli, środkach naprawczych, które mają zostać podjęte w celu zapewnienia zgodności ze wspomnianymi zasadami.

Takie powiadomienie zawiera odesłanie do niniejszego artykułu. Państwo członkowskie przekazuje swoją odpowiedź w terminie dwóch miesięcy od otrzymania tego powiadomienia, a Komisja może odpowiednio zmienić swoje stanowisko. W uzasadnionych przypadkach Komisja może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu udzielenia odpowiedzi.

Po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi Komisja zwołuje spotkanie dwustronne, podczas którego obydwie strony usiłują doprowadzić do porozumienia, w sprawie środków, które mają zostać podjęte, jak również oceny naruszenia oraz straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty.

2. W terminie dwóch miesięcy od daty otrzymania protokołu ze spotkania dwustronnego, o którym mowa w ust. 1 akapit trzeci, państwo członkowskie przekazuje wszystkie informacje wymagane na tym spotkaniu, jak również wszystkie inne informacje, które uważa za użyteczne w ramach prowadzonego badania.

W uzasadnionych przypadkach Komisja może, na podstawie uzasadnionego wniosku państwa członkowskiego, zezwolić na przedłużenie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym. Wniosek należy kierować do Komisji przed upływem tego okresu.

Po upływie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym, Komisja formalnie przekazuje państwu członkowskiemu wnioski, do których doszła na podstawie informacji otrzymanych w ramach procedury rozliczenia zgodności rachunków. Takie powiadomienie zawiera ocenę wydatku, który Komisja zamierza wyłączyć z finansowania wspólnotowego na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i zawiera odesłanie do art. 16 ust. 1 niniejszego rozporządzenia.

3. Państwo członkowskie powiadamia Komisję o środkach naprawczych, jakie zobowiązało się przyjąć w celu zapewnienia zgodności z zasadami wspólnotowymi i o dacie ich wprowadzenia.

Po zbadaniu wszystkich sprawozdań sporządzonych przez organ pojednawczy zgodnie z rozdziałem 3 niniejszego rozporządzenia Komisja przyjmuje, jeśli to konieczne, jedną lub więcej decyzji na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 w celu wykluczenia z finansowania wspólnotowego wydatków dokonanych niezgodnie z zasadami wspólnotowymi aż do skutecznego wprowadzenia środków naprawczych.

Podczas oceny wydatków, które mają być wykluczone z finansowania wspólnotowego, Komisja może wziąć pod uwagę wszelkie informacje przekazane przez państwo członkowskie po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli jest to konieczne dla lepszej oceny straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty, pod warunkiem że spóźnienie w przekazaniu wspomnianych informacji jest uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami.

4. W przypadku EFGR potrącenia z finansowania wspólnotowego dokonywane są przez Komisję z płatności miesięcznych dotyczących wydatków poniesionych w drugim miesiącu następującym po decyzji wydanej na podstawie art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

W przypadku EFRROW potrącenia z finansowania wspólnotowego dokonywane są przez Komisję z następnej płatności pośredniej lub płatności ostatecznej.

Jednakże, na wniosek państwa członkowskiego oraz w przypadku gdy jest to zagwarantowane znaczną wagą potrąceń, oraz po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych, Komisja może wskazać inny termin dokonywania potrąceń.

5. Niniejszy artykuł stosuje się, z uwzględnieniem niezbędnych zmian, do przekazanych dochodów w rozumieniu art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.

ROZDZIAŁ 3

PROCEDURA POJEDNAWCZA

Artykuł 12

Organ pojednawczy

Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 organ pojednawczy zostaje ustanowiony za zgodą Komisji. Do jego zadań należy:

a) badanie każdej sprawy skierowanej do niego przez państwo członkowskie, które otrzymuje z Komisji formalne powiadomienie na mocy art. 11 ust. 2 akapit trzeci niniejszego rozporządzenia, łącznie z oceną wydatku, jaki Komisja zamierza wyłączyć z finansowania wspólnotowego;

b) podejmowanie prób pogodzenia rozbieżnych stanowisk Komisji oraz zainteresowanego państwa członkowskiego;

c) na zakończenie przeprowadzonych przez siebie kontroli – opracowanie sprawozdania dotyczącego wyniku podjętych przez niego prób pojednania, zawierając ewentualne uwagi, które uważa za użyteczne w przypadku, gdyby wszystkie lub niektóre kwestie sporne pozostały nierozwiązane.

Artykuł 13

Skład organu pojednawczego

1. Organ pojednawczy składa się z pięciu członków wybranych spośród wybitnych osobistości dających gwarancję niezależności i posiadających wysokie kwalifikacje w dziedzinie finansowania wydatków na wspólną politykę rolną oraz rozwoju obszarów wiejskich, lub posiadających praktykę w zakresie audytu finansowego.

Osoby te muszą być obywatelami różnych państw członkowskich.

2. Przewodniczący, członkowie oraz zastępcy członków są mianowani przez Komisję na pierwszą trzyletnią kadencję po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych.

Ten mandat jest odnawialny, ale wyłącznie na okres roku, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych. Jednakże jeżeli przewodniczący, który ma być mianowany, jest już członkiem organu pojednawczego, jego pierwszy mandat jako przewodniczącego trwa trzy lata.

Nazwiska przewodniczącego, członków i zastępców członków publikuje się w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

3. Wynagrodzenie członków organu pojednawczego zależy od ilości czasu, który będą musieli przeznaczyć na wykonanie danego zadania. Koszty połączeń i transportu będą rekompensowane zgodnie z obowiązującymi zasadami.

4. Po upływie mandatu przewodniczący i członkowie organu dalej pełnią swoje funkcje aż do ich zastąpienia lub odnowienia mandatu.

5. Komisja, po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych, może odebrać mandat każdemu członkowi, który nie spełnia warunków przewidzianych w ramach wykonywania funkcji w organie pojednawczym lub który z jakichkolwiek powodów stwierdza brak dyspozycyjności przez czas nieokreślony.

W tym przypadku członek jest zastępowany na pozostałą część okresu, na który został on mianowany, przez swojego zastępcę, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych.

Jeśli mandat przewodniczącego został zakończony, Komisja mianuje członka wezwanego do pełnienia obowiązków przewodniczącego na pozostałą część okresu, na który przewodniczący został mianowany, po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych.

Artykuł 14

Niezależność organu pojednawczego

1. Członkowie organu pojednawczego wykonują swoje obowiązki w sposób w pełni niezależny, nie wnosząc o instrukcję ani nie przyjmując instrukcji od żadnego rządu lub organu.

Żaden członek nie może brać udziału w pracy organu pojednawczego ani podpisywać sprawozdania, jeżeli w czasie pełnienia poprzedniej funkcji był osobiście zaangażowany w rozpatrywaną sprawę.

2. Bez uszczerbku dla art. 287 traktatu, członkowie nie mogą ujawniać żadnych informacji zdobytych w trakcie ich pracy w organie pojednawczym. Informacje te są poufne oraz objęte tajemnicą zawodową.

Artykuł 15

Organizacja pracy

1. Organ pojednawczy zbiera się w głównej siedzibie Komisji. Przewodniczący przygotowuje i organizuje pracę. W przypadku jego nieobecności, i bez uszczerbku dla art. 13 ust. 5 akapit pierwszy, funkcje przewodniczącego są wykonywane przez najwyższego rangą członka.

Sekretariat organu pojednawczego jest prowadzony przez Komisję.

2. Bez uszczerbku dla art. 14 ust. 1 akapit drugi, sprawozdania przyjmowane są bezwzględną większością głosów obecnych członków, przy wymaganym kworum trzech członków.

Sprawozdania podpisuje przewodniczący i członkowie uczestniczący w obradach. Są one rejestrowane przez sekretariat.

Artykuł 16

Procedura pojednawcza

1. Państwo członkowskie może przekazać sprawę do organu pojednawczego w terminie trzydziestu dni roboczych od daty otrzymania formalnego powiadomienia od Komisji określonego w art. 11 ust. 2 akapit trzeci, wysyłając uzasadniony wniosek o polubowne załatwienie sprawy do sekretariatu organu pojednawczego.

Procedura i adres sekretariatu przekazywane są państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.

2. Wniosek o polubowne załatwienie sprawy jest przyjmowany tylko wtedy, gdy kwota, która ma zostać wyłączona z finansowania wspólnotowego zgodnie z powiadomieniem Komisji:

a) przekracza 1 milion EUR; lub

b) stanowi więcej niż 25 % łącznych rocznych wydatków państwa członkowskiego w ramach danej pozycji budżetowej.

Ponadto w przypadku gdy podczas dwustronnych rozmów państwo członkowskie twierdzi i wykazuje, że sprawa dotyczy jednej z reguł stosowania zasad wspólnotowych, przewodniczący organu pojednawczego może uznać wniosek o polubowne załatwienie sprawy za dopuszczalny. Jednakże taki wniosek nie jest dopuszczalny, jeżeli odnosi się on wyłącznie do kwestii interpretacji prawa.

3. Organ pojednawczy prowadzi swoje postępowania w sposób jak najmniej sformalizowany i tak szybko, jak to jest możliwe, opierając się na materiale dowodowym znajdującym się w dokumentacji oraz na rzetelnym wysłuchaniu pracowników Komisji i zainteresowanych władz krajowych.

4. W przypadku gdy w terminie czterech miesięcy od daty skierowania do niego sprawy organ pojednawczy nie zdoła uzgodnić stanowisk Komisji i państwa członkowskiego, uznaje się, że procedura pojednawcza nie powiodła się. Sprawozdanie określone w art. 12 lit. c) podaje powody, dla których nie można było uzgodnić stanowisk. Wskazuje ono, czy w trakcie posiedzenia osiągnięto częściowe porozumienie.

Sprawozdanie przekazuje się:

a) zainteresowanemu państwu członkowskiemu;

b) Komisji,

c) pozostałym państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.

ROZDZIAŁ 4

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 17

Przepisy przejściowe

1. W przypadku gdy agencja płatnicza, która została akredytowana zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1663/95, ponosi odpowiedzialność za wydatek, za który wcześniej nie była odpowiedzialna, badanie przewidziane w art. 1 ust. 3 niniejszego rozporządzenia i nowa akredytacja wymagana w wyniku nowego zakresu odpowiedzialności zostaną dokonane najpóźniej do dnia 16 października 2007 r.

2. W roku budżetowym 2007 sprawozdanie jednostki certyfikującej określone w art. 5 ust. 4, jeśli chodzi o bezpieczeństwa systemów informacyjnych, powinno zawierać jedynie komentarze i wstępne wnioski, wykorzystując w tym celu mechanizm oceny dotyczący środków wprowadzonych przez agencję płatniczą. Te uwagi również opierają się na normach bezpieczeństwa przyjętych na poziomie międzynarodowym, o których mowa w załączniku I pkt 3.B), i wskazują, w jakim zakresie podjęto skuteczne środki bezpieczeństwa.

Artykuł 18

Uchylenie

1. Rozporządzenie (WE) nr 1663/95, rozporządzenie (WE) 2390/1999 oraz decyzję 94/442/WE uchyla się z dniem 16 października 2006 r. Rozporządzenie (WE) nr 1663/95 jest jednak nadal stosowane w odniesieniu do rozliczania rachunków zgodnie z art. 7 ust 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1258/1999 (6) w roku budżetowym 2006.

Przewodniczący, członkowie oraz zastępcy członków organu pojednawczego, mianowani na mocy decyzji 94/442/WE, pełnią swoje funkcje do czasu upłynięcia ich mandatu lub do czasu, gdy zostaną zastąpieni.

2. Odesłania do aktów uchylonych w ust. 1 traktowane są tak jak odesłania do niniejszego rozporządzenia i należy je odczytywać zgodnie z tabelą korelacji zamieszczoną w załączniku V.

Artykuł 19

Wejście w życie i stosowanie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 października 2006 r. Jednakże art. 3, 5, art. 6 lit. a)–e), g) i h), art. 7 i 10 stosują się tylko w odniesieniu do wydatków i przekazanych dochodów z tytułu roku finansowego 2007 i lat następnych.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Sporządzono w Brukseli, dnia 21 czerwca 2006 r. W imieniu Komisji Mariann FISCHER BOEL Członek Komisji

(1) Dz.U. L 209 z 11.8.2005, str. 1. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE) nr 320/2006 (Dz.U. 58 z 29.2.2006, str. 42).

(2) Dz.U. L 158 z 8.7.1995, str. 6. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 465/2005 (Dz.U. L 77 z 23.3.2005, str. 6).

(3) Dz.U. L 295 z 16.11.1999, str. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1359/2005 (Dz.U. L 214 z 19.8.2005, str. 11).

(4) Dz.U. L 182 z 16.7.1994, str. 45. Decyzja ostatnio zmieniona decyzją 2001/535/WE (Dz.U. L 193 z 17.7.2001, str. 25).

(5) Patrz: str. 1 niniejszego Dziennika Urzędowego.

(6) Dz.U. L 160 z 26.6.1999, str. 103.

ZAŁĄCZNIK I KRYTERIA AKREDYTACYJNE 1. Środowisko wewnętrzne A) Struktura organizacyjna Agencja dysponuje strukturą organizacyjną pozwalającą jej wykonywać, w odniesieniu do wydatków EFRG i EFRROW, następujące główne zadania: i) Zatwierdzanie płatności i ich kontrola w celu ustalenia, w szczególności poprzez kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, czy kwota, która zostanie wypłacona wnioskującemu, jest zgodna z zasadami wspólnotowymi. ii) Dokonywanie płatności, którego celem jest wypłacenie zatwierdzonej kwoty wnioskującemu (lub jego cesjonariuszowi) lub, w przypadku rozwoju obszarów wiejskich, części współfinansowania wspólnotowego. iii) Księgowanie płatności, którego celem jest rejestracja wszystkich wydatków EFRG i EFRROW na oddzielnych rachunkach agencji, które mają formę elektronicznego systemu przetwarzania danych, oraz przygotowanie okresowych zestawień wydatków, łącznie z miesięcznymi, kwartalnymi (w odniesieniu do EFRROW) i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Na rachunkach rejestrowane są również operacje finansowane przez Fundusz, w szczególności dotyczące zapasów interwencyjnych, nierozliczonych zaliczek, papierów wartościowych oraz dłużników. Struktura administracyjna agencji przewiduje wyraźny podział uprawnień i odpowiedzialności na wszystkich poziomach operacyjnych i rozdzielenie trzech funkcji określonych w ust. 1, których zakres obowiązków jest określony w schemacie organizacyjnym. Znajdują się tam służby techniczne oraz służba audytu wewnętrznego określona w pkt. 4. B) Normy w zakresie zasobów ludzkich Agencja gwarantuje, że: i) Odpowiednie zasoby ludzkie są przydzielane do przeprowadzania działań i że konieczne umiejętności techniczne są wykorzystywane w różnych fazach tych działań. ii) Podział obowiązków polega na tym, że żaden urzędnik nie jest odpowiedzialny za więcej niż jeden z rodzajów obowiązków: zatwierdzania, wypłacania lub księgowania sum wpisywanych w ciężar EFRG lub EFRROW oraz że praca każdego urzędnika wykonującego jedno z tych zadań jest nadzorowana przez drugiego urzędnika. iii) Obowiązki każdego urzędnika są określone na piśmie, łącznie z ustaleniem limitów finansowych jego uprawnień. iv) Prowadzone są odpowiednie szkolenia pracowników na wszystkich etapach ich działań, a pracownicy na wrażliwych stanowiskach sprawują swoje funkcje w systemie rotacyjnym albo są poddawani wzmocnionemu nadzorowi. v) Podjęto właściwe środki w celu uniknięcia ryzyka konfliktu interesów, w przypadku gdy osoby zajmujące odpowiedzialne stanowiska lub stanowiska wrażliwe w zakresie weryfikacji, zatwierdzania, płatności i księgowania odnośnie do wniosków sprawują także inne funkcje poza agencją płatniczą. C) Delegacja: Aby jakiekolwiek z zadań agencji płatniczej mogło być delegowane do innego organu na mocy art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, muszą być spełnione następujące warunki: i) Musi zostać zawarta pisemna umowa między agencją płatniczą a tym organem, określająca rodzaj informacji i dokumentów towarzyszących, które mają zostać przedłożone agencji płatniczej, oraz terminy ich przedłożenia. Umowa ta ma umożliwić agencji spełnienie kryteriów akredytacyjnych. ii) We wszystkich przypadkach na agencji płatniczej ciąży odpowiedzialność za skuteczne zarządzanie przedmiotowym funduszem. iii) Zakres odpowiedzialności i obowiązki tego innego organu, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z zasadami wspólnotowymi, są wyraźnie określone. iv) Agencja gwarantuje, że ten organ dysponuje skutecznymi środkami gwarantującymi, że będzie on spełniał swoje obowiązki w sposób zadowalający. v) Organ ten wyraźnie potwierdza agencji, że rzeczywiście spełnia swoje obowiązki i opisuje zastosowane w tym celu środki. vi) Agencja dokonuje regularnych przeglądów delegowanych funkcji, aby potwierdzić, że praca jest wykonywana w sposób zadowalający i że jest ona zgodna z zasadami wspólnotowymi. Ustalone powyżej warunki stosuje się mutatis mutandis w odniesieniu do zadań związanych z wydatkami rolnymi poniesionymi przez krajowe organy celne. 2. Działania kontrolne A) Procedury zatwierdzania wniosków Agencja przyjmuje następujące procedury: i) Agencja ustala szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków, łącznie z opisem wszystkich dokumentów, którymi należy się posługiwać. ii) Każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzanie płatności ma do swojej dyspozycji szczegółową listę weryfikacji, które jest obowiązany przeprowadzić, oraz poświadcza on w dokumentach załączonych do wniosku, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może być sporządzone w wersji elektronicznej. Będą one stanowić dowody dla wyższego urzędnika dokonującego przeglądu prowadzonych prac. iii) Wniosek o płatność zostaje zatwierdzony dopiero po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z zasadami wspólnotowymi. Kontrole te składają się z kontroli wymaganych przez rozporządzenie regulujące poszczególne środki, w ramach których wnioskuje się o pomoc finansową, oraz tych, które wymagane są na podstawie art. 9 rozporządzenia (WE) 1290/2005 do celów zapobiegania i wykrywania nadużyć i nieprawidłowości, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagrożeń. W przypadku EFRROW ustanowione zostały dodatkowe procedury w celu sprawdzenia, czy kryteria przyznawania pomocy były przestrzegane i czy były one zgodne z wszystkimi obowiązującymi zasadami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i ochrony środowiska. iv) Dyrekcja agencji jest, na właściwym poziomie, systematycznie i terminowo informowana o wynikach przeprowadzanych kontroli, aby wystarczająca ilość tych kontroli mogła być zawsze brana pod uwagę przed rozpatrzeniem wniosku. v) Wykonana praca jest szczegółowo opisana w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi, partii wniosków lub, gdzie stosowne, w sprawozdaniu obejmującym jeden rok gospodarczy. Sprawozdaniu towarzyszy zaświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. W przypadku EFRROW wymagane jest dodatkowe zapewnienie, że kryteria przyznawania pomocy były przestrzegane, i że były one zgodne z wszystkimi obowiązującymi zasadami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i ochrony środowiska. Jeżeli jakiekolwiek kontrole bezpośrednie lub administracyjne nie są wyczerpujące, ale zostały przeprowadzone metodą wyrywkową, wybrane wnioski są identyfikowane, metoda kontroli wyrywkowej jest opisywana oraz sporządzane jest sprawozdanie dotyczące wyników wszystkich inspekcji oraz środków przedsięwziętych w odniesieniu do niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty towarzyszące są wystarczające, aby zapewnić, że przeprowadzone zostały wszystkie wymagane kontrole dopuszczalności zatwierdzonych wniosków. vi) W przypadku gdy dokumenty (w formie papierowej lub elektronicznej) dotyczące zatwierdzonych wniosków oraz przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych organów, zarówno takie organy, jak i agencja ustanawiają procedury w celu zagwarantowania, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty istotne dla poszczególnych płatności dokonanych przez agencję, zostało zarejestrowane. B) Procedury płatności Agencja przyjmuje procedury konieczne do zapewnienia, że płatności będą dokonywane wyłącznie na rachunek bankowy należący bądź do wnioskodawcy, bądź do jego cesjonariusza. Płatność dokonywana jest przez bank agencji lub, w odpowiednich przypadkach, przez rządowe biuro płatnicze, lub przesłanym czekiem w ciągu 5 dni roboczych od daty obciążenia rachunku EFRG lub EFRROW. Jednak w latach budżetowych 2007 i 2008 płatności można również dokonywać za pomocą polecenia przelewu. Przyjmuje się procedury w celu zagwarantowania, że wszystkie nieprzekazane płatności są ponownie zapisywane w dobro rachunku Funduszu. Żadne płatności nie mogą być dokonywane w gotówce. Zatwierdzenie przez urzędnika zatwierdzającego i/lub jego zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych, pod warunkiem że zapewniony jest właściwy poziom bezpieczeństwa tych środków i że tożsamość osoby podpisującej jest wpisana do rejestrów elektronicznych. C) Procedury księgowania Agencja przyjmuje następujące procedury: i) Procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność i terminowość miesięcznych, kwartalnych (w przypadku EFRROW) i rocznych deklaracji oraz wykrywanie i korygowanie wszystkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie przeprowadzane w określonych przedziałach czasowych. ii) Rachunkowość dotycząca zapasów interwencyjnych gwarantuje, że ilości oraz koszty towarzyszące są prawidłowo i natychmiast przetwarzane i rejestrowane w odniesieniu do zidentyfikowanej partii towaru oraz na właściwym rachunku, na każdym etapie, począwszy od przyjęcia oferty do bezpośredniego zbycia produktu, zgodnie z przepisami programu, oraz że rodzaj i ilość zapasów w każdym miejscu może być zawsze określona. D) Procedury dotyczące zaliczek i papierów wartościowych Płatność zaliczek identyfikuje się oddzielnie w dokumentacji księgowej lub w dodatkowym rejestrze. Przyjmuje się procedury w celu zapewnienia, że: i) Gwarancje uzyskiwane są jedynie z tych instytucji finansowych, które spełniają warunki rozporządzenia Komisji (EWG) nr 2220/85 (1) i które są zatwierdzone przez właściwe organy, oraz udzielają gwarancji, które pozostają ważne do chwili rozliczenia lub wykorzystania oraz są honorowane na zwykłe żądanie agencji. ii) Zaliczki są rozliczane w ustalonych terminach, a te, które nie są rozliczone w terminie, zostają natychmiast zidentyfikowane i natychmiast wymagane są dla nich gwarancje. E) Procedury dotyczące długów Wszystkie kryteria przewidziane w pkt A)–D) stosują się mutatis mutandis do opłat, utraconych gwarancji, zwróconych płatności, dochodów cesjonariusza itp., które agencja jest zobowiązania odebrać w imieniu EFRG i EFRROW. Agencja wprowadza system uznawania wszelkich należnych kwot i rejestracji w księdze dłużników wszystkich takich długów przed ich odzyskaniem. Księga dłużników podlega regularnej kontroli w celu podjęcia działań egzekwujących zaległe długi. F) Ślad rewizyjny Informacje związane z dokumentacją dowodową dotyczącą zatwierdzania, płatności i księgowania wniosków oraz obsługi zaliczek, papierów wartościowych i długów, są dostępne w agencji, aby w każdej chwili zapewnić wystarczająco szczegółowy ślad rewizyjny. 3. Informacja i komunikacja A) Komunikacja Agencja przyjmuje procedury konieczne do zagwarantowania, że każda zmiana w przepisach Wspólnoty, a w szczególności obowiązujące stawki pomocy finansowej, jest rejestrowana, a zalecenia, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie. B) Bezpieczeństwo systemów informacyjnych Bezpieczeństwo systemów informacyjnych powinno opierać się na kryteriach ustalonych w mającej zastosowanie w danym roku obrachunkowym wersji jednej z podanych poniżej norm uznanych na poziomie międzynarodowym: i) Międzynarodowa Organizacja Standaryzacji 17799/Norma brytyjska 7799: Kodeks Praktyki dla zarządzania bezpieczeństwem informacji (BS ISO/IEC 17799). ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI)/Podręcznik podstawowego bezpieczeństwa informatycznego (BSI). iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT)/Cele kontroli w zakresie informacji i technologii pokrewnych (COBIT). Agencja wybiera jedną z tych międzynarodowych norm jako podstawę swojego bezpieczeństwa systemów informacyjnych. Środki bezpieczeństwa powinny być dostosowane do struktury administracyjnej, personelu i środowiska technologicznego każdej agencji płatniczej. Finansowy i technologiczny wysiłek jest proporcjonalny do faktycznie ponoszonego ryzyka. 4. Monitorowanie A) Stałe monitorowanie za pośrednictwem wewnętrznych działań kontrolnych Wewnętrzne działania kontrolne obejmują co najmniej następujące obszary: i) Monitorowanie służb technicznych i delegowanych organów, które są odpowiedzialne za przeprowadzanie kontroli i pełnienie innych funkcji mających na celu zapewnienie właściwego wdrażania rozporządzeń, wytycznych i procedur. ii) Wprowadzanie zmian mających na celu całościową poprawę funkcjonowania systemów kontroli. iii) Przegląd wniosków i skarg przesłanych do agencji, oraz innych informacji sugerujących istnienie nieprawidłowości. Stałe monitorowanie jest integralną częścią normalnych, rutynowych działań operacyjnych agencji płatniczej. Bieżące działania i działania kontrolne agencji są stale monitorowane na wszystkich poziomach, aby zapewnić wystarczająco szczegółowy ślad rewizyjny. B) Oceny przeprowadzane oddzielnie przez służbę audytu wewnętrznego Agencja przyjmuje w tym zakresie następujące procedury: i) Służba audytu wewnętrznego jest niezależna od innych wydziałów agencji i podlega bezpośrednio kierownictwu agencji. ii) Służba audytu wewnętrznego sprawdza, czy procedury przyjęte przez agencję są wystarczające do zapewnienia zgodności z zasadami wspólnotowymi oraz dokładność, kompletność i terminowość rachunków. Weryfikacja może ograniczyć się do wybranych środków i wyrywkowo wybranych transakcji, pod warunkiem że plan audytu zapewnia objęcie, w okresie nieprzekraczającym pięciu lat, wszystkich ważnych dziedzin, łącznie ze służbami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie. iii) Prace służby audytu są wykonywane zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami, rejestrowane w dokumentach roboczych i ich wynikiem są sprawozdania i zalecenia kierowane do ścisłego kierownictwa agencji. (1) Dz.U. L 205 z 3.8.1985, str. 5.

ZAŁĄCZNIK II POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI Ja, …, Prezes …. Agencji Płatniczej, przedstawiam sprawozdanie finansowe tej Agencji Płatniczej za rok budżetowy od 16 października xx do 15 października xx+1. Oświadczam, w oparciu o moją własną ocenę i informacje, którymi dysponuję, w tym między innymi, wyniki prac służby audytu wewnętrznego, że: — Przedstawione sprawozdanie stanowi, według mojej najlepszej wiedzy, prawdziwy, wyczerpujący i dokładny stan wydatków i wpływów za wspomniany powyżej rok budżetowy. W szczególności oświadczam, że wszystkie długi, zaliczki i zapasy, o których mi wiadomo, znajdują się na rachunkach, a wszystkie pobrane wpływy związane z EFGR i EFRROW zostały przekazywane na odpowiedni rachunek. — Wprowadziłem system dający wystarczającą pewność w zakresie legalności i prawidłowości podstawowych transakcji, a dopuszczalność wniosków i, w przypadku rozwoju obszarów wiejskich, procedura przyznawania pomocy są zarządzane, kontrolowane i dokumentowane zgodnie z zasadami wspólnotowymi. [Niniejsze poświadczenie podlega jednak następującym zastrzeżeniom:] Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu Wspólnoty. Podpis

ZAŁĄCZNIK III WZORY TABEL WSKAZUJĄCYCH KWOTY PODLEGAJĄCE ZWROTOWI Państwa członkowskie wykorzystują poniższe tabele w celu dostarczenia, w odniesieniu do każdej agencji płatniczej, informacji określonych w art. 6 lit. f): Tabela 1 Przegląd procedur windykacji związanych z nieprawidłowościami dotyczącymi EFRG w ostatnim roku budżetowym – postępowania administracyjne Tabela, którą należy przekazać w 2007 r.: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października 2005 r. Odzyskane kwoty (2006) Skorygowane kwoty (2006) (1) Nierozliczone kwoty uznane za nie do odzyskania łącznie Kwoty podlegające zwrotowi (15 października 2006 r.) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 Razem

Tabela, którą należy przekazać w 2008 r. i w latach następnych: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października roku n-1 Odzyskane kwoty (rok n) Skorygowane kwoty (rok n) (2) Kwoty uznane za nie do odzyskania (rok n) Kwoty podlegające zwrotowi (15 października roku n) < n – 4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N Razem Tabela 2 Przegląd procedur windykacji związanych z nieprawidłowościami dotyczącymi EFRG w ostatnim roku budżetowym – postępowania sądowe Tabela, którą należy przekazać w 2007 r.: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października 2005 r. Odzyskane kwoty (2006) Skorygowane kwoty (2006) (4) Nierozliczone kwoty uznane za nie do odzyskania łącznie Kwoty podlegające zwrotowi (15 października 2006 r.) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Razem

Tabela, którą należy przekazać w 2008 r. i w latach następnych: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października roku n-1 Odzyskane kwoty (rok n) Skorygowane kwoty (rok n) (5) Kwoty uznane za nie do odzyskania (rok n) Kwoty podlegające zwrotowi (15 października roku n) < n – 8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N Razem Tabele 1 i 2 stosuje się mutatis mutandis w przypadku zastosowania art. 32 ust. 5 akapit piąty rozporządzenia (WE) nr 1290/2005. Tabela 3: Przegląd procedur windykacji związanych z nieprawidłowościami dotyczącymi EFRROW w ostatnim roku budżetowym – postępowania administracyjne Tabela, którą należy przekazać w 2008 r. i w latach następnych: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października roku n-1 Odzyskane kwoty (rok n) Skorygowane kwoty (rok n) (7) Kwoty uznane za nie do odzyskania (rok n) Kwoty podlegające zwrotowi (15 października roku n) 2007 2008 2009 2010 2016+4 Razem

Tabela 4 Przegląd procedur windykacji związanych z nieprawidłowościami dotyczącymi EFRROW w ostatnim roku budżetowym – postępowania sądowe Tabela, którą należy przekazać w 2008 r. i w latach następnych: a b c d e f Rok budżetowy pierwszego ustalenia Bilans na dzień 15 października roku n-1 Odzyskane kwoty (rok n) Skorygowane kwoty (rok n) (8) Kwoty uznane za nie do odzyskania (rok n) Kwoty podlegające zwrotowi (15 października roku n) 2007 2008 2009 2010 2016+8 Razem Tabele 3 i 4 stosuje się mutatis mutandis w przypadku zastosowania art. 33 ust. 8 akapit drugi rozporządzenia (WE) nr 1290/2005. Państwa członkowskie przekazują tabele 5 i 6 w wersji elektronicznej, w formacie wskazanym każdego roku przez Komisję przed dniem 15 października. Tabela 5 Kwoty odpowiadające indywidualnym przypadkom nieprawidłowości dotyczących EFRG a b c d e f g h i j k l m Numer identyfikacyjny Identyfikacja ECR, jeśli dotyczy (9) Rok budżetowy pierwszego ustalenia nieprawidłowości Podlega postępowaniu sądowemu Początkowa kwota Łączna skorygowana kwota (cały okres windykacji) Łączna odzyskana kwota (cały okres windykacji) Kwota uznana za nie do odzyskania (cały okres windykacji) Data, z którą kwoty zostały uznane za nie do odzyskania Kwota, której odzyskiwanie jest w toku Powody nieściągalności Skorygowana kwota (w roku budżetowym n) Odzyskana kwota (w roku budżetowym n) r/n r/n r/n r/n

Tabela 6: Kwoty odpowiadające indywidualnym przypadkom nieprawidłowości dotyczących EFRROW a b c d e f g h i j k l m Numer identyfikacyjny Identyfikacja ECR, jeśli dotyczy (10) Rok budżetowy pierwszego ustalenia nieprawidłowości Podlega postępowaniu sądowemu Początkowa kwota Łączna skorygowana kwota (cały okres windykacji) Łączna odzyskana kwota (cały okres windykacji) Kwota uznana za nie do odzyskania (cały okres windykacji) Data, z którą kwoty zostały uznane za nie do odzyskania Kwota, której odzyskiwanie jest w toku Powody nieściągalności Skorygowana kwota (w roku budżetowym n) Odzyskana kwota (w roku budżetowym n) r/n r/n r/n r/n (1) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (2) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (3) W tym wierszu wskazuje się kwoty do odzyskania i/lub korekty dokonywane zgodnie z art. 32 ust. 5 akapity trzeci i czwarty rozporządzenia (WE) nr 1290/2005. (4) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (5) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (6) W tym wierszu wskazuje się kwoty do odzyskania i/lub korekty dokonywane zgodnie z art. 32 ust. 5 akapity trzeci i czwarty rozporządzenia (WE) nr 1290/2005. (7) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (8) Łącznie z korektami wynikającymi z przejścia z postępowań administracyjnych do postępowania sądowego. (9) Dotyczy to niepowtarzalnej identyfikacji przypadków notyfikowanych zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG) nr 595/91 (Dz.U. L 67 z 14.3.1991, str. 11). (10) Dotyczy to niepowtarzalnej identyfikacji przypadków notyfikowanych zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG) nr 595/91 (Dz.U. L 67 z 14.3.1991, str. 11).

ZAŁĄCZNIK IV PRZEKAZYWANIE WĄTPLIWOŚCI OKREŚLONYCH W ART. 8 UST. 4 Wątpliwości określone w art. 8 ust. 4 przesyłane są na adres: — Komisja Europejska, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruksela, lub — AGRI-J1@cec.eu.int.