Decyzja Komisji

z dnia 18 grudnia 2001 r.

ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2000/596/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli oraz procedur dokonywania korekt finansowych w kontekście działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców

(notyfikowana jako dokument nr C(2001) 4372)

(2002/307/WE)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady 2000/596/WE z dnia 28 września 2000 r. ustanawiającą Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców [1], w szczególności jej art. 24,

po konsultacji z Komitetem ustanowionym na mocy art. 21 ust. 1 decyzji 2000/596/WE,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W celu zapewnienia należytego zarządzania pomocą przyznaną z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (Funduszu) Państwa Członkowskie powinny ustanowić wytyczne dla organizacji zadań realizowanych przez władze odpowiedzialne za wykonywanie współfinansowanych działań.

(2) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, Państwa Członkowskie powinny wprowadzić systemy zarządzania i kontroli, które zapewnią wystarczający dowód przeprowadzenia audytu, oraz powinny udzielić Komisji wszelkiej pomocy, jakiej potrzebuje do przeprowadzania kontroli, w szczególności kontroli wyrywkowych.

(3) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty są stosowane efektywnie i odpowiednio, należy ustanowić jednolite kryteria kontroli przeprowadzanych przez Państwa Członkowskie na mocy art. 18 decyzji 2000/596/WE.

(4) W celu zapewnienia jednolitego traktowania deklaracji wydatków, na których pokrycie wnioskuje się o pomoc z Funduszu na mocy art. 17 ust. 2 decyzji 2000/596/WE, należy sporządzić wzór deklaracji wydatków.

(5) Aby umożliwić odzyskanie niewłaściwie wypłaconych środków pieniężnych na podstawie art. 18 ust. 1 decyzji 2000/596/WE, Państwa Członkowskie muszą powiadomić Komisję o przypadkach wykrytych nieprawidłowości oraz postępach w procedurach administracyjnych i prawnych.

(6) Artykuł 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE stanowi, że Państwa Członkowskie muszą dokonywać korekt finansowych wymaganych w związku z indywidualnymi lub systemowymi nieprawidłowościami przez likwidację całego lub części wkładu Wspólnoty. Aby zapewnić, że przepis ten stosowany jest jednakowo w całej Wspólnocie, niezbędne jest ustanowienie zasad określania korekt, jakie mają być dokonane, oraz zapewnienie, że Komisja zostanie o tym powiadomiona.

(7) Jeśli Państwo Członkowskie nie wypełnia swoich zobowiązań na mocy art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE lub na mocy art. 18, Komisja może sama dokonać korekt finansowych na mocy art. 18 ust. 4 tej samej decyzji. W każdym przypadku, gdy jest to możliwe i wykonalne, wartość korekt powinna być oszacowana na podstawie poszczególnych dokumentów i powinna być równa wartości wydatków poniesionych nieprawidłowo na rzecz Funduszu zgodnie z zasadą proporcjonalności. W przypadku gdy nie jest możliwe lub wykonalne dokładne określenie finansowego skutku nieprawidłowości lub w przypadku gdy anulowanie wszystkich odnośnych wydatków byłoby niezgodne z zasadą proporcjonalności, Komisja powinna ustalać wartości swoich korekt za pomocą ekstrapolacji lub przy stawce ryczałtowej opartej na zasięgu i skutkach finansowych nieprawidłowości, którym nie udało się Państwu Członkowskiemu zapobiec, wykryć lub naprawić.

(8) Należy określić niektóre szczegółowe zasady dokonywania korekt finansowych ustanowionych w art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE, te same zasady powinny być stosowane w przypadkach określonych w art. 18 ust. 4 lit. b) niniejszej decyzji.

(9) Należy ustalić stopy procentowe dla oprocentowania rachunku płatności przeterminowanych w stosunku do każdej sumy otrzymanej nienależnie, która powinna być odzyskana przez powtórną wpłatę na rzecz Komisji na mocy art. 19 ust. 3 decyzji 2000/596/WE.

(10) Niniejszą decyzję stosuje się bez uszczerbku dla przepisów w sprawie odzyskiwania pomocy państwa na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE [2].

(11) Niniejszą decyzję stosuje się bez uszczerbku dla przepisów rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami [3],

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ I

ZAKRES I DEFINICJE

Artykuł 1

Niniejsza decyzja ustanawia szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2000/596/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli finansowania przyznanego z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (Funduszu) i zarządzanego przez Państwa Członkowskie, oraz ustanawia procedury przeprowadzania korekt finansowych stosowanych do takiego finansowania.

Artykuł 2

Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:

a) "odpowiedzialna władza": każda władza wyznaczona przez Państwo Członkowskie na mocy art. 7 decyzji 2000/596/WE;

b) "organizacja pośrednicząca": każda administracja publiczna lub organizacja pozarządowa, na którą odpowiedzialna władza deleguje odpowiedzialność za wykonanie na mocy art. 7 decyzji 2000/596/WE.

ROZDZIAŁ II

SYSTEMY ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Artykuł 3

1. Przy stosowaniu art. 18 ust. 1 lit. c) decyzji 2000/596/WE Państwa Członkowskie kierują wytyczne do odpowiedzialnej władzy i organizacji pośredniczących, na które delegowana została odpowiedzialność za wykonanie.

Bez uszczerbku dla przepisów art. 18 ust. 1 decyzji 2000/596/WE wytyczne dotyczą organizacji systemów zarządzania i kontroli niezbędnych do zapewnienia dokładności, prawidłowości i odpowiedniości wymagań stawianych finansowaniu przez Wspólnotę i odnoszą się do powszechnie uznanych standardów dobrej praktyki administracyjnej, określonych w załączniku I.

2. W przypadku gdy wszystkie lub niektóre zadania władzy są delegowane do organizacji pośredniczących, wytyczne określone w ust. 1 ustanawiają szczegółowe zasady dotyczące:

a) dokładnego określenia i przydzielenia zadań, w szczególności w zakresie zarządzania, płatności oraz kontroli i weryfikacji zgodności:

i) z warunkami ustanowionymi w decyzjach Komisji zatwierdzających wnioski o współfinansowanie określone w art. 8 decyzji 2000/596/WE,

ii) z regułami w sprawie kwalifikacji kosztów określonymi w załączniku I do decyzji Komisji 2001/275/WE [4], oraz

iii) z polityką Wspólnoty i jej działaniami, w szczególności odnoszącymi się do zasad konkurencji, zamówień publicznych, ochrony i poprawy środowiska naturalnego, usuwania nierówności i wspierania równości mężczyzn i kobiet;

b) wprowadzenia efektywnych systemów zapewniających, że organizacje pośredniczące wypełniają poprawnie swoje kompetencje; oraz

c) dostarczania do odpowiedzialnej władzy informacji w sprawie efektywnego wypełniania ich zadań oraz opisu stosowanych metod.

3. Na podstawie art. 18 ust. 1 lit. b) decyzji 2000/596/WE Państwa Członkowskie przesyłają Komisji, nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej decyzji, w uzupełnieniu informacji zawartych w pierwszym wniosku o współfinansowanie opis systemów zarządzania i kontroli, które zostały ustanowione na miejscu, oraz informacje o wszelkich planowanych usprawnieniach, ze szczególnym uwzględnieniem powszechnie uznanych standardów dobrej praktyki administracyjnej, określonych w załączniku I.

Opis powinien zawierać następujące informacje na temat każdej odpowiedzialnej władzy:

a) powierzone jej zadania;

b) rozdzielenie tych zadań w ramach odpowiedzialnej władzy lub organizacji pośredniczącej, w taki sposób, aby zapewnić dostateczne rozdzielenie zadań związanych z zarządzaniem, wypłatami i kontrolą, w celu należytego zarządzania finansami;

c) informacje w sprawie wszelkich organizacji pośredniczących;

d) procedury otrzymywania, sprawdzania i zatwierdzania żądań zapłaty oraz autoryzacji i płatności wydatków, jak również ich księgowania;

e) przepisy rządzące wewnętrznym audytem lub podobne.

4. Komisja bada system zarządzania i kontroli we współpracy z Państwami Członkowskimi oraz wykazuje wszelkie braki w zakresie przejrzystości kontroli działania Funduszu oraz wykonywania obowiązków Komisji na mocy art. 274 Traktatu WE.

Artykuł 4

1. Systemy zarządzania i kontroli Państw Członkowskich zapewniają odpowiedni dowód przeprowadzenia audytu.

2. Dowód przeprowadzenia audytu uznawany jest za wystarczający, w przypadku gdy umożliwia on:

a) rozliczenie bilansów księgowych poświadczonych Komisji łącznie z danymi o poszczególnych wydatkach i dokumentami towarzyszącymi prowadzonymi na różnych poziomach administracji oraz przez finalnych beneficjentów, zawierające nazwy organizacji lub firm odpowiedzialnych za wykonywanie projektów; oraz

b) weryfikację przydzielania i przekazywania dostępnych funduszy Wspólnoty i funduszy krajowych.

Ogólny opis wymogów dotyczących informacji na temat wystarczającego dowodu przeprowadzenia audytu podany jest w załączniku II.

3. Odpowiedzialna władza wprowadza procedury, które mają zapewnić prowadzenie rejestru umiejscowienia wszystkich dokumentów odnoszących się w szczególności do dokonywanych wypłat na podstawie krajowego programu wdrożeniowego poddawanego kontroli oraz możliwość sporządzania dokumentów do celów inspekcji, jeśli zażądają tego:

a) personel władzy odpowiedzialnej za obsługę żądań zapłaty,

b) krajowe władze kontrolne, które będą prowadziły kontrole wymagane zgodnie z art. 5 ust. 1 niniejszej decyzji,

c) departament lub organ odpowiedzialnej władzy, któremu powierzono zadanie poświadczania żądań tymczasowych i końcowych płatności, przewidzianych w art. 17 decyzji 2000/596/WE, oraz

d) urzędnicy i upoważnieni przedstawiciele Komisji i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

Urzędnicy i agencje odpowiedzialne za kontrole lub agencje upoważnione w tym celu mogą żądać kopii dokumentów określonych w niniejszym ustępie.

4. Przez okres pięciu lat od zapłacenia przez Komisję końcowego salda w odniesieniu do każdego projektu odpowiedzialne władze zachowują do wglądu Komisji wszystkie dokumenty towarzyszące, tj. oryginały lub odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem na ogólnie przyjętych nośnikach danych, dotyczące wydatków i kontroli danych projektów. Okres ten zostaje przerwany w przypadku postępowania sądowego lub w wyniku należycie umotywowanego wniosku Komisji.

Artykuł 5

1. Państwa Członkowskie organizują kontrole projektów na odpowiednich zasadach wyrywkowych, przeznaczone w szczególności do:

a) sprawdzania właściwego działania systemów zarządzania i kontroli na miejscu;

b) selektywnego sprawdzania, na bazie analizy ryzyka, sporządzanych na różnych poziomach deklaracji wydatków.

2. Kontrole obejmują co najmniej 20 % ogólnej sumy wydatków zakwalifikowanych na każdy z krajowych programów wdrożeniowych i na reprezentatywną partię kontrolną zatwierdzonych projektów, z uwzględnieniem wymagań ust. 3. Państwa Członkowskie zapewniają zachowanie właściwego rozdzielenia procedur dotyczących projektów, w zakresie kontroli, wykonania i płatności.

3. Wybrane projekty określane są metodą opisanej wyrywkowej kontroli, po czym sporządzane jest sprawozdanie w sprawie wyników kontroli oraz podjętych działań w stosunku do wykrytych anomalii i nieprawidłowości.

4. Partia kontrolna projektów, które mają być poddane kontroli:

a) zawiera odpowiedni dobór różnych typów i rozmiarów projektów;

b) uwzględnia wszystkie czynniki ryzyka, które zostały określone przez krajowe lub wspólnotowe kontrole;

c) odzwierciedla koncentrację projektów u niektórych odbiorców przyznawanych środków, tak aby główni odbiorcy byli poddawani kontroli co najmniej raz przed zamknięciem każdego rodzaju krajowego programu wdrożeniowego.

Artykuł 6

W trakcie prowadzenia kontroli Państwa Członkowskie sprawdzają:

a) efektywne zastosowanie systemów zarządzania i kontroli;

b) dla odpowiedniej liczby dokumentacji księgowej, zgodność tej dokumentacji z dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi przez organizacje pośredniczące, na które odpowiedzialna władza delegowała niektóre obowiązki związane z wykonywaniem oraz odbiorców środków i, gdy sytuacja tego wymaga, pozostałe organizacje lub firmy zaangażowane w wykonanie projektu;

c) istnienie wystarczającego dowodu przeprowadzenia audytu;

d) zgodność charakteru i daty pozycji wydatków z wymaganiami Wspólnoty określonymi w trakcie krajowej procedury selekcyjnej, zgodność z warunkami umowy lub instrumentu przydzielania subsydiów oraz realizowanymi faktycznie pracami;

e) zgodność wykorzystania lub zamierzonego wykorzystania projektu z celami określonymi w krajowym programie wdrożeniowym, określonym w art. 8 decyzji 2000/596/WE;

f) czy wkłady finansowe Wspólnoty zawierają się w granicach przewidzianych w art. 13 decyzji 2000/596/WE lub w jakichkolwiek innych stosowanych przepisach prawa wspólnotowego oraz sprawdzają, czy wypłacanie tych wkładów na rzecz odbiorców odbywa się w całości i bez opóźnień;

g) czy właściwe krajowe współfinansowanie stało się faktycznie dostępne, oraz

h) czy współfinansowane projekty zostały wykonane zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 4 i art. 9 ust. 1 decyzji 2000/596/WE.

Artykuł 7

Kontrole ustalają, czy zaistniałe problemy mają charakter systemowy niosący ryzyko dla pozostałych projektów realizowanych przez tego samego odbiorcę dotacji lub administrowanych przez ten sam organ zarządzający. Określają również przyczyny takich sytuacji, jakiekolwiek dalsze badania, jakie mogą być wymagane, oraz niezbędne działania korekcyjne i zapobiegawcze.

Artykuł 8

Każdego roku Państwa Członkowskie w sprawozdaniu, określonym w art. 20 ust. 2 decyzji 2000/596/WE, powiadamiają Komisję o sposobie, w jaki w poprzednim roku zastosowały art. 5, 6 oraz 7 niniejszej decyzji, jednocześnie, w miarę potrzeby, uzupełniając lub aktualizując opis określony w art. 4 ust. 2.

Artykuł 9

W przypadku takich form pomocy, w których uczestniczy więcej niż jedno Państwo Członkowskie lub beneficjenci znajdują się w więcej niż jednym Państwie Członkowskim, zainteresowane Państwa Członkowskie i Komisja porozumiewają się w sprawie pomocy administracyjnej niezbędnej dla zapewnienia należytej kontroli.

ROZDZIAŁ III

DEKLARACJE WYDATKÓW

Artykuł 10

1. Deklaracje wydatków są poświadczane zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku IV, przez działającą niezależnie od wszystkich służb zatwierdzających wypłaty, osobę fizyczną lub jednostkę w ramach władzy dokonującej płatności.

2. W stosunku do wszystkich wydatków deklarowanych Komisji odpowiedzialna władza przedstawia zapewnienie, że krajowe programy wdrożeniowe są zarządzane zgodnie ze stosownym rozporządzeniem Wspólnoty oraz że fundusze są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. W zapewnieniu tym poświadcza się, że wniosek o współfinansowanie obejmuje jedynie wydatki, które:

a) zostały faktycznie poniesione przez odbiorców dotacji, jak określono w art. 2 lit. d) decyzji 2001/275/WE, w okresie zakwalifikowania programu, jak określono w decyzjach zatwierdzających wnioski o współfinansowanie, oraz

b) odnoszą się do projektów wybranych do współfinansowania przez dany krajowy program wdrożeniowy, zgodnie z ustalonymi kryteriami i procedurami wyboru i które odpowiadają zasadom wspólnotowym przez cały okres ponoszenia wydatków.

3. Na zakończenie programu Państwo Członkowskie przedstawia w ciągu sześciu miesięcy końcową deklarację ustanowioną w załączniku IV. Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, Komisja automatycznie zamyka program i cofa przyznane środki.

4. Zanim wniosek zostanie przedłożony Komisji odpowiedzialna władza sprawdza rzetelność przeprowadzonych kontroli. Wykonana praca jest opisywana szczegółowo w sprawozdaniu końcowym określonym w art. 20 ust. 3 decyzji 2000/596/WE. Kontrole obejmują fizyczne aspekty i skuteczność projektów, jak również ich aspekty finansowe i rachunkowe.

ROZDZIAŁ IV

KOREKTY FINANSOWE PAŃSTW CZŁONKOWSKICH

Artykuł 11

1. W przypadku systemowych nieprawidłowości, na mocy art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE, kontroli poddawane są wszystkie projekty, których nieprawidłowości te mogą dotyczyć.

2. W sytuacji cofnięcia całego lub części wkładu Wspólnoty Państwa Członkowskie biorą pod uwagę charakter i wagę nieprawidłowości oraz straty finansowe poniesione przez Fundusz.

3. Państwa Członkowskie powiadamiają Komisję w wykazie załączonym do sprawozdania określonego w art. 20 ust. 2 decyzji 2000/596/WE o wszelkich procedurach zmierzających do cofnięcia pomocy zapoczątkowanej w roku poprzednim.

Artykuł 12

1. W przypadku gdy kwoty muszą zostać odzyskane w wyniku cofnięcia wkładu Wspólnoty na mocy art. 18 ust. 1 lit. g) decyzji 2000/596/WE, służby lub odpowiedzialna organizacja zapoczątkowują procedurę odzyskiwania środków i zawiadamiają odpowiedzialną władzę. Informacja o odzyskiwaniu środków zostaje przekazana Komisji, a rachunki prowadzone są zgodnie z art. 13 niniejszej decyzji.

2. Państwa Członkowskie powiadamiają Komisję w sprawozdaniu określonym w art. 20 ust. 2 decyzji 2000/596/WE o swojej decyzji lub propozycji ponownego użycia cofniętych środków.

Artykuł 13

Odpowiedzialna władza prowadzi rachunek kwot do odzyskania z płatności pomocy wspólnotowej, które zostały już dokonane i zapewnia, że kwoty te są odzyskiwane bez zwłoki. Po odzyskaniu odpowiedzialna władza obniża swoją kolejną deklarację wydatków przedkładaną Komisji o wartość równą odzyskanym kwotom lub, jeśli ta wartość jest niewystarczająca, zwraca pieniądze Wspólnocie. Kwoty, jakie mają być odzyskane, obejmują odsetki narosłe od daty ich wymagalności, obliczane według stopy ustanowionej w art. 94 rozporządzenia Komisji (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 z dnia 9 grudnia 1993 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia finansowego [5] z dnia 21 grudnia 1977 r., zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 1687/2001 [6], liczone na pierwszy dzień roboczy miesiąca, w którym dług jest wymagalny.

Wraz z przedłożeniem sprawozdania określonego w art. 20 ust. 2 decyzji 2000/596/WE Państwa Członkowskie przesyłają Komisji wykaz wykrytych nieprawidłowości, ze wskazaniem kwot odzyskanych lub oczekujących na odzyskanie oraz, gdzie jest to właściwe, wszelkich administracyjnych lub sądowych postępowań uruchomionych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych kwot.

ROZDZIAŁ V

KOREKTY FINANSOWE KOMISJI

Artykuł 14

1. Kwota korekt finansowych dokonanych przez Komisję na mocy art. 18 ust. 4 lit. b) decyzji 2000/596/WE dla indywidualnych lub systemowych nieprawidłowości jest określana, gdy tylko jest możliwe i wykonalne, na podstawie poszczególnych dokumentacji i równa się sumie wydatków nieprawidłowo poniesionych przez Fundusz, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

2. W przypadku gdy nie jest możliwe lub wykonalne precyzyjne określenie kwoty nieprawidłowych wydatków lub w przypadku gdy cofnięcie wszystkich wydatków, których to dotyczy, byłoby niezgodne z zasadą proporcjonalności, Komisja przyjmuje za podstawę swojej korekty:

a) ekstrapolację, stosując reprezentatywną partię transakcji jednolitych w swoim charakterze; lub

b) stawkę ryczałtową, w tym przypadku ocenia się powagę naruszenia zasad oraz zakres i następstwa finansowe ustalonych nieprawidłowości.

3. W przypadku gdy Komisja swoje stanowisko w sprawie następstw finansowych opiera na stanie faktycznym ustalonym przez audytorów spoza własnych służb, po zbadaniu środków podjętych przez zainteresowane Państwo Członkowskie na mocy art. 18 ust. 1 decyzji 2000/596/WE wyciąga własne wnioski.

4. Okres, w którym zainteresowane Państwo Członkowskie może udzielić odpowiedzi na żądanie zwrotu środków na mocy art. 18 ust. 3 decyzji 2000/596/WE, wynosi dwa miesiące. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może zgodzić się na dłuższy okres.

5. W przypadku gdy Komisja proponuje korekty finansowe ustalone za pomocą ekstrapolacji lub według stawki ryczałtowej, Państwo Członkowskie uzyskuje możliwość wykazania, w oparciu o przeprowadzone badanie odpowiedniej dokumentacji, że faktyczny zakres nieprawidłowości był mniejszy, niż oceniła Komisja. W porozumieniu z Komisją Państwo Członkowskie może ograniczyć zakres tego badania do części dokumentacji we właściwej proporcji lub do partii próbnej danej dokumentacji. Z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków czas dozwolony na to badanie nie przekracza dalszego okresu dwóch miesięcy po dwumiesięcznym okresie określonym w ust. 4. Komisja bierze pod uwagę wszelkie dowody dostarczone w terminie przez Państwo Członkowskie.

6. W przypadku gdy Komisja zawiesza płatności na mocy art. 19 ust. 2 decyzji 2000/596/WE lub w przypadku gdy po wygaśnięciu okresu określonego w ust. 4 przyczyny zawieszenia pozostają w mocy lub zainteresowane Państwo Członkowskie nie powiadomiło Komisji o środkach podjętych w celu naprawienia nieprawidłowości, stosuje się art. 18 ust. 4 decyzji 2000/596/WE.

7. Wytyczne w sprawie zasad, kryteriów oraz klucza podziału stosowane przez służby Komisji przy ustalaniu stawki ryczałtowej dla korekty wymienione są w załączniku III do niniejszej decyzji.

Artykuł 15

1. Każda spłata na rzecz Komisji, na mocy art. 19 ust. 3 decyzji 2000/596/WE, dokonywana jest w nieprzekraczalnym terminie określonym w poleceniu zwrotu środków wystawionym zgodnie z art. 28 rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. [7]. Termin wymagalności przypada na ostatni dzień drugiego miesiąca następującego po wydaniu polecenia.

2. Wszelkie opóźnienia w realizacji spłaty podwyższają stopę odsetek na rachunku płatności przeterminowanych, począwszy od daty wymagalności określonej w ust. 1 i kończąc na dacie faktycznej spłaty. Stosowana stopa odsetek jest określona w art. 13 niniejszej decyzji.

3. Korekta finansowa na mocy art. 19 ust. 2 decyzji 2000/596/WE nie uchybia obowiązkowi Państwa Członkowskiego do odzyskiwania środków na mocy art. 18 ust. 1 lit. g) decyzji 2000/596/WE i art. 12 ust. 1 niniejszej decyzji oraz do odzyskiwania pomocy państwa, na mocy art. 14 rozporządzenia (WE) nr 659/1999.

ROZDZIAŁ VI

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 16

Przepisy niniejszej decyzji nie uniemożliwiają Państwom Członkowskim stosowania krajowych przepisów dotyczących kontroli bardziej rygorystycznych niż zawarte w niniejszej decyzji.

Artykuł 17

Niniejsza decyzja skierowana jest do Państw Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 18 grudnia 2001 r.

W imieniu Komisji

António Vitorino

Członek Komisji

[1] Dz.U. L 252 z 6.10.2000, str. 12.

[2] Dz.U. L 83 z 27.3.1999, str. 1.

[3] Dz.U. L 292 z 15.11.1996, str. 2.

[4] Dz.U. L 95 z 5.4.2001, str. 27.

[5] Dz.U. L 315 z 16.12.1993, str. 1.

[6] Dz.U. L 228 z 24.8.2001, str. 8.

[7] Dz.U. L 356 z 31.12.1977, str. 1.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK I

STANDARDY DOBREJ PRAKTYKI ADMINISTRACYJNEJ MAJĄCE NA CELU ZAPEWNIENIE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA POMOCĄ PRZYZNANĄ Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU NA RZECZ UCHODŹCÓW (ART. 3)

1. Zgodność z przepisami krajowymi i wspólnotowymi oraz prawidłowość wniosków o zapłatę

Odpowiedzialne władze lub organizacje pośredniczące, na które delegowano niektóre zadania, powinny sprawdzać zgodność z krajowym i wspólnotowym prawodawstwem, szczególnie z warunkami ustanowionymi w krajowym programie wdrożeniowym zatwierdzonym przez Komisję, przepisów dotyczących celowości wydatków w ramach Funduszu, a także, tam gdzie sytuacja tego wymaga, zasad związanych z konkurencją, zamówieniami publicznymi, ochroną i poprawą środowiska naturalnego, z usuwaniem nierówności i wspieraniem równości mężczyzn i kobiet oraz powinny potwierdzać przez kontrolę procedur przetargowych, procedur przyznawania kontraktów, przez postęp we wdrażaniu projektu, płatnościach i przyjmowaniu prac, czy wnioski o wpłaty są uzasadnione i prawidłowe.

Kontrole te są przeprowadzane za pomocą systemu kontroli. Jednym z podstawowych zadań odpowiedzialnych władz jest monitorowanie jego sprawnego funkcjonowania.

2. Płatności i windykacja

2.1. Jednostka administracyjna odpowiedzialna za realizowanie płatności na rzecz odbiorców dotacji musi posiadać dokumenty poświadczające, że dotacja została przyznana na indywidualny projekt i że przeprowadzone zostały wymagane kontrole administracyjne i bezpośrednie. Procedury księgowe powinny zapewniać, że deklaracje są kompletne, dokładne i sporządzone w terminie oraz że jakiekolwiek błędy lub pominięcia są wykryte i poprawione, w szczególności przez weryfikację i ponowne kontrole wykonywane w regularnych odstępach czasu, nie dłuższych niż trzy miesiące.

Ustanowione wewnętrznie procedury powinny zapewniać, że płatność jest realizowana wyłącznie na rzecz składającego roszczenie na jego rachunek bankowy lub na rzecz jego cesjonariusza. Płatność powinna być realizowana przez bank organu władzy lub, jeśli to właściwe, przez rządowe biuro finansowe, lub przez wysłanie czeku, jeśli to możliwe, w ciągu pięciu dni roboczych od daty obciążenia rachunków kwotą. Powinny być przyjęte odpowiednie procedury w celu zapewnienia, że wszystkie płatności, dla których transfery nie zostały dokonane lub czeki nie zostały zrealizowane, są zapisywane na rzecz Funduszu. Zatwierdzenie upoważniającego wypłatę urzędnika i/lub jego zwierzchnika może być dokonane drogą elektroniczną, pod warunkiem że zapewniony jest właściwy poziom bezpieczeństwa takich środków, a wzór podpisu jest wprowadzony do danych elektronicznych.

2.2. Powyższy ustęp stosuje się odpowiednio do kwot (przepadek gwarancji, płatności z tytułu odszkodowań itp.), których odzyskanie wymagane jest przez odpowiedzialną władzę w imieniu Funduszu. W szczególności władza powinna uruchomić system do rozpoznawania wszystkich kwot należnych Funduszowi. System ten powinien być sprawdzany w regularnych odstępach czasu, w celu podejmowania działań do ściągania zaległych długów.

Odpowiedzialna władza może delegować zadanie ściągania niektórych kategorii kwot możliwych do odzyskania na inny organ, o ile są spełnione należycie przyjęte warunki ustanowione w art. 2 lit. b) i o ile inny organ składa władzy sprawozdanie, w regularnych odstępach czasu, nie rzadziej niż raz w miesiącu, w sprawie wszystkich uznanych przychodów i odzyskanych środków pieniężnych.

Odpowiedzialna władza powinna wprowadzać procedury w celu zapewnienia szybkiego rozpatrzenia wszystkich roszczeń.

3. Definicja i ujednolicenie procedur i obowiązków

3.1. Odpowiedzialna władza powinna ustanowić na piśmie szczegółowe procedury monitorowania wykonania projektów oraz otrzymywania, rejestracji i rozpatrywania roszczeń, włączając opis wszystkich dokumentów, jakie powinny być stosowane.

3.2. Zarówno obowiązki każdego urzędnika, upoważnionego przedstawiciela lub osoby posiadającej określone pełnomocnictwa powinny być ustanowione na piśmie, jak również ograniczenia tych kompetencji w zakresie spraw finansowych.

3.3. Każdy urzędnik, upoważniony przedstawiciel lub osoba posiadająca określone pełnomocnictwa, która jest odpowiedzialna za upoważnienia, powinien posiadać wyczerpujący wykaz kontrolny zawierający szczegółowy spis weryfikacji, jakie ma obowiązek przeprowadzić oraz powinien potwierdzić we wszystkich dokumentach wspierających roszczenie, czy wszystkie kontrole zostały przeprowadzone. Będą one stanowić dowody dla wyższego urzędnika dokonującego rewizji prowadzonych prac.

3.4. W przypadku gdy roszczenia są przetwarzane z wykorzystaniem systemu komputerowego, dostęp do systemu jest chroniony i kontrolowany w taki sposób, że:

- wszystkie dane wprowadzane do systemu są należycie zatwierdzane, aby zapewnić wykrywanie i korygowanie błędnych danych wejściowych,

- żadne dane nie mogą być wprowadzane, modyfikowane lub zatwierdzane przez kogokolwiek innego niż upoważnieni urzędnicy, przedstawiciele lub upełnomocnione osoby, którym przydzielone są indywidualne hasła,

- tożsamość każdego urzędnika, upoważnionego przedstawiciela lub upełnomocnionej osoby prowadzącej lub modyfikującej dane lub programy jest zapisywana w rejestrze operacji.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK II

OGÓLNY WYKAZ INFORMACJI WYMAGANYCH DLA DOWODU PRZEPROWADZENIA AUDYTU (ART. 4)

Dowód przeprowadzenia audytu uznaje się za odpowiedni w rozumieniu art. 4 ust. 2, w przypadku gdy dla danego krajowego programu wdrożeniowego spełnione są następujące wymagania:

1. Dokumentacje księgowe prowadzone na właściwych poziomach zarządzania dostarczają szczegółowych informacji wydatków ponoszonych na każdy współfinansowany projekt przez odbiorców dotacji. Zawierają one datę, kiedy sporządzone były dokumenty, kwotę każdej pozycji wydatków, charakter dokumentu towarzyszącego oraz datę i sposób płatności. Niezbędna dokumentacja dowodowa (faktury itp.) jest dołączana.

2. W przypadku gdy pozycje wydatków odnoszą się jedynie częściowo do współfinansowania projektu, wykazywana jest poprawność rozdziału kwot między współfinansowany projekt i inne projekty. To samo dotyczy rodzajów wydatków uznanych za zakwalifikowane w przyznanych limitach lub w proporcji do innych kosztów.

3. Specyfikacje i finansowe plany projektów, sprawozdania w sprawie postępów prac, dokumenty odnoszące się do dotacji pomocowych, procedur przetargowych, udzielania zamówień publicznych itp., prowadzone są również na właściwym poziomie zarządzania.

4. Do celów informowania organu pośredniczącego między odbiorcami dotacji, którzy wykonują projekty, a odpowiedzialną władzą wyznaczoną na mocy art. 7 decyzji 2000/596/WE, informacje o wydatkach faktycznie ponoszonych wymagane na podstawie ust. 1, zamieszczane są w szczegółowej deklaracji wydatków, określającej dla każdego projektu wszystkie pozycje wydatków w celu wyliczenia łącznej poświadczonej kwoty. Szczegółowe deklaracje wydatków stanowią dokumenty towarzyszące dla dokumentacji księgowej organu pośredniczącego.

5. Organizacje pośredniczące prowadzą dokumentację księgową dla każdego projektu i dla łącznej sumy wydatków poświadczonych przez odbiorców dotacji, którzy wykonują projekty. Organizacje pośredniczące składające sprawozdanie do odpowiedzialnej władzy przedkładają jej wykaz zatwierdzonych projektów dla każdego krajowego programu wdrożeniowego, wskazując dla każdego projektu swoją pełną nazwę i nazwę odbiorców dotacji wykonujących projekty, datę udzielenia pomocy, kwoty zapłaconych zobowiązań płatniczych, okresy wydatków i łączną sumę wydatków na jeden środek. Informacja stanowi towarzyszącą dokumentację w ramach dokumentacji księgowej odpowiedzialnej władzy i podstawę do sporządzania deklaracji wydatków, które mają być przedkładane Komisji.

6. W przypadku gdy odbiorcy dotacji, którzy wykonują projekty, sporządzają sprawozdania bezpośrednio dla odpowiedzialnej władzy, szczegółowe deklaracje wydatków określone w ust. 4, stanowią nadal dokumentację towarzyszącą dokumentacji księgowej prowadzonej przez odpowiedzialną władzę, która opracowuje wykaz współfinansowanych projektów określony w ust. 5.

7. W przypadku gdy więcej niż jeden organ pośredniczący interweniuje między odbiorcami dotacji wykonującymi programy i odpowiedzialną władzą wyznaczoną na mocy art. 7 decyzji 2000/596/WE każdy pośredniczący organ wymaga, w ramach swojego obszaru kompetencji, szczegółowych deklaracji wydatków dokonanych na niższym poziomie, w celu wykorzystania ich jako dokumentacji wspomagającej w jego własnych rachunkach oraz w odniesieniu do których musi składać sprawozdanie organowi nadrzędnemu, podając co najmniej ogólną kwotę wydatków dla każdego projektu.

8. W przypadku przekazywania skomputeryzowanych danych wszystkie zainteresowane władze muszą otrzymywać wystarczające informacje z niższych poziomów, aby uzasadnić swoje własne zapisy księgowe i kwoty, o których informacje przekazywane są wyżej, tym samym zabezpieczając wystarczający dowód przeprowadzenia audytu prowadzący od łącznych kwot, o których informowana jest Komisja, do poszczególnych pozycji wydatków oraz dokumentów towarzyszących dotacji na poziomie odbiorcy/wykonania projektu.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK III

WYTYCZNE W SPRAWIE ZASAD, KRYTERIÓW ORAZ ORIENTACYJNEGO KLUCZA PODZIAŁU STOSOWANYCH PRZEZ SŁUŻBY KOMISJI PRZY USTALANIU KOREKTY FINANSOWEJ NA MOCY ART. 18 I 19 DECYZJI 2000/596/WE

1. ZASADY

Celem korekt finansowych jest przywrócenie sytuacji, gdy 100 % wydatków deklarowanych do współfinansowania z Funduszu odpowiada stosowanym krajowym i wspólnotowym regułom i przepisom. Umożliwia to ustanowienie dla służb Komisji kluczowych zasad w celu stosowania przy określaniu korekt finansowych:

a) Nieprawidłowość jest zdefiniowana w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 2988/95 [1]. Nieprawidłowości mogą być pojedyncze lub systemowe.

b) Systemowa nieprawidłowość jest powtarzającym się błędem spowodowanym poważnymi zaniedbaniami w systemach zarządzania i kontroli zaprojektowanych w celu zapewnienia prawidłowej rachunkowości i zgodności z obowiązującymi zasadami i przepisami.

- W przypadku gdy respektowane są stosowne zasady i przepisy oraz podejmowane są wszystkie właściwe środki w celu zapobiegania, wykrywania i korygowania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, żadne finansowe korekty nie są wymagane.

- W przypadku gdy respektowane są stosowne zasady i przepisy, ale system zarządzania i kontroli potrzebuje usprawnienia, wówczas właściwe zalecenia powinny zostać przygotowane dla Państwa Członkowskiego, ale żadne korekty finansowe nie są wymagane.

- W przypadku gdy wykryte są błędy odnoszące się do sum mniejszych niż 4000 EUR, wówczas Państwo Członkowskie powinno być wezwane do pilnego poprawienia błędów bez rozpoczynania postępowania korekty finansowej, na mocy art. 18 ust. 4 decyzji 2000/596/WE.

- Jeżeli istnieją poważne zaniedbania w systemach zarządzania lub kontroli, które mogą doprowadzić do systemowych nieprawidłowości, w szczególności zaniedbania w zakresie przestrzegania stosownych zasad i przepisów, wówczas zawsze powinny być dokonywane korekty finansowe.

c) Tam, gdzie jest to możliwe, skala korekt finansowych jest ustalana na podstawie indywidualnej dokumentacji i równa się kwocie wydatków niewłaściwie poniesionych przez Fundusz w konkretnych przypadkach. Jednakże ścisłe wyliczenie korekt dla każdego indywidualnego projektu nie zawsze jest możliwe i wykonalne bądź też anulowanie całej kwoty wydatków może być niewspółmierne. W takich przypadkach Komisja musi ustalać wielkość korekty na podstawie ekstrapolacji lub według stawek ryczałtowych.

d) W przypadku gdy istnieją dowody świadczące o tym, że poszczególne wyliczalne nieprawidłowości tego samego rodzaju wystąpiły w dużej liczbie innych projektów, stosowanych środkach lub programach, ale ustalanie nieprawidłowych wydatków dla każdego indywidualnego projektu nie jest efektywne pod względem kosztów, wówczas korekta finansowa może być ustalona na podstawie ekstrapolacji.

- Ekstrapolacja może być zastosowana tylko w przypadku, gdy można określić jednorodną grupę lub podzbiór projektów i wykazać, że dotknięte są wadami. W takim przypadku wyniki szczegółowego badania reprezentatywnej próby kontrolnej poszczególnych dokumentacji, wybranych na zasadzie wyrywkowej, są uogólniane na wszystkie dokumentacje składające się na zidentyfikowaną grupę, zgodnie z ogólnie przyjętymi normami badania sprawozdań finansowych.

e) W przypadku pojedynczych naruszeń lub systemowych nieprawidłowości, których skutek finansowy nie może być precyzyjnie wyliczony ze względu na to, że podlega on zbyt wielu zmiennym lub że jego skutki rozszerzają się, pojedyncze naruszenia lub systemowe nieprawidłowości wynikające z zaniedbania wykonywania efektywnych kontroli w celu zapobiegania lub wykrywania nieprawidłowości lub w celu dostosowania się do warunków pomocy lub zasad Wspólnoty, w przypadkach gdy odmowa całej pomocy byłaby niewspółmierna, powinny być przeprowadzane przy zastosowaniu stawki ryczałtowej.

- korekty według stawek ryczałtowych ustalane są stosownie do wagi wad występujących w systemie zarządzania i kontroli lub w przypadku indywidualnego naruszenia oraz finansowego następstwa nieprawidłowości. Wykaz elementów systemu, uznanych przez Komisję za kluczowe i drugorzędne do celów ustalania ważności niedostatków systemu, przedstawiony jest w sekcji 2.2, natomiast wskaźnikowa tabela stawki ryczałtowej dla korekty przedstawiona jest w sekcji 2.3. Stawki ryczałtowe dla korekt stosowane są do wszystkich wydatków w ramach środków, których one dotyczą, chyba że ograniczają się do niektórych obszarów wydatków (indywidualne projekty lub typy projektów), w których to przypadkach stosowane są wyłącznie do tych obszarów wydatków. Te same wydatki nie są zazwyczaj poddawane więcej niż jednej korekcie.

f) W obszarach, gdzie istnieje margines uznania w ocenianiu wagi naruszenia, tak jak w przypadkach lekceważenia warunków środowiskowych, korekty uzależnione są od następujących warunków: znaczące zaniedbanie w respektowaniu zasad i wyraźny związek z działaniem uzyskującym finansowanie Wspólnoty.

g) Niezależnie od rodzaju proponowanych przez Komisję korekt Państwo Członkowskie zawsze ma możliwość wykazania, że rzeczywista strata lub ryzyko dla Funduszu oraz zasięg i waga nieprawidłowości była mniejsza, niż ustaliły to służby Komisji. Procedura i terminy określone są w art. 14 ust. 4 i 5 niniejszej decyzji.

h) W przeciwieństwie do korekt dokonywanych przez Państwa Członkowskie na mocy art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE korekty finansowe na podstawie decyzji podjętej przez Komisję na mocy art. 19 ust. 2 tejże decyzji zawsze pociągają za sobą redukcję netto finansowania Wspólnoty, skierowanego na dany program.

i) W przypadku gdy system kontrolny Państwa Członkowskiego — Trybunał Obrachunkowy, wewnętrzny lub zewnętrzny audyt — wykryje nieprawidłowości i Państwo Członkowskie podejmuje właściwe działania naprawcze na mocy art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE w odpowiednim czasie, żadne korekty finansowe nie mogą być nakazane przez Komisję na mocy art. 19 ust. 2 decyzji 2000/596/WE i Państwo Członkowskie może na nowo wykorzystać fundusze. W pozostałych przypadkach Komisja może dokonać korekt na podstawie ustaleń dokonanych przez krajowe organy kontrolne, tam gdzie organy kontrolne UE ustaliły występowanie nieprawidłowości. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na faktach ustalonych i w pełni udokumentowanych przez inne organy kontrolne UE, wówczas formułuje własne wnioski dotyczące ich skutków finansowych, po uzyskaniu ewentualnych odpowiedzi od Państw Członkowskich.

2. KRYTERIA I KLUCZ PODZIAŁU DLA KOREKT WEDŁUG STAWEK RYCZAŁTOWYCH

2.1. Kryteria

Jak stwierdzono w ust. 1 lit. c) powyżej, korekty według stawek ryczałtowych mogą być przewidziane w sytuacji, gdy informacje uzyskane z dochodzenia nie pozwalają ocenić dokładnie metodami statystycznymi lub przez odniesienie do innych wskaźników finansowego skutku pojedynczego przypadku lub kilku przypadków nieprawidłowości, ale prowadzą do wniosku, że Państwo Członkowskie zaniedbało przeprowadzenie właściwej weryfikacji zasadności przyjętych roszczeń.

Stawka ryczałtowa powinna być rozważana w sytuacji, gdy Komisja stwierdza zaniedbanie w stosunku do wykonania właściwej kontroli wyraźnie wymaganej przez przepisy lub domyślnie wymaganej w celu respektowania wyraźnej zasady (na przykład limitowanie pomocy na niektóre rodzaje projektów) i której brak mógłby prowadzić do systemowej nieprawidłowości. Powinna ona być również rozważana, w przypadku gdy Komisja stwierdza poważne braki w systemie zarządzania i kontroli powodujące naruszenia stosownych zasad i przepisów na dużą skalę lub w przypadku gdy wykryje indywidualne naruszenia. Korekty według stawki ryczałtowej mogą również być właściwe, gdy własne służby kontrolne Państw Członkowskich odkryją takie nieprawidłowości, ale Państwo Członkowskie zaniedba podjęcia w odpowiednim czasie właściwych działań naprawczych.

Przy ustalaniu, czy stawka ryczałtowa powinna być zastosowana, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości, ogólnym kryterium powinna być ocena stopnia ryzyka lub straty, na jakie narażony został fundusz w rezultacie braku kontroli. Korekta powinna być więc zgodna z zasadą proporcjonalności. Ściśle określone elementy brane pod uwagę powinny uwzględniać:

1. czy nieprawidłowość związana jest z indywidualnym przypadkiem, kilkoma czy wszystkimi przypadkami;

2. czy wada odnosi się generalnie do skuteczności systemu zarządzania i kontroli, czy do skuteczności poszczególnych elementów systemu, tj. działania poszczególnych funkcji niezbędnych do zapewnienia zgodności z przepisami, prawidłowości i zasadności wydatków deklarowanych do współfinansowania z Funduszu na podstawie stosownych krajowych i wspólnotowych zasad. (patrz sekcja 2.2 poniżej);

3. znaczenie przewidywanego mankamentu w całości procedur administracyjnych, bezpośrednich lub kontrolnych;

4. podatność na nadużycie finansowe, ze szczególnym uwzględnieniem zachęty ekonomicznej.

2.2. Klasyfikacja elementów systemu zarządzania i kontroli do celów stosowania stawki ryczałtowej dla korekt finansowych w przypadku systemowych wad lub indywidualnych naruszeń

Systemy zarządzania i kontroli do celów Funduszu składają się z różnych elementów lub funkcji o większym lub mniejszym znaczeniu dla zapewnienia legalności, prawidłowości i kwalifikacji kosztów deklarowanych do współfinansowania. Do celów ustalania korekt według stawki ryczałtowej w przypadkach występowania wad w takich systemach lub w indywidualnych przypadkach nieprawidłowości, korzystne jest klasyfikowanie funkcji systemów zarządzania i kontroli według kluczowych i pomocniczych elementów.

Kluczowymi są elementy przeznaczone i mające zasadnicze znaczenie dla zapewnienia legalności i prawidłowości oraz rzeczywistej istoty projektów wspomaganych przez fundusz, pomocniczymi zaś są te elementy, które wpływają na jakość systemu zarządzania i kontroli i pomagają zapewnić dobre działanie systemu w relacji do jego kluczowych funkcji.

Poniższy wykaz zawiera większość elementów dobrego systemu zarządzania i kontroli oraz dobrej praktyki kontrolnej. Znaczenie wad i indywidualnych naruszeń może się zmieniać w istotny sposób i dlatego też przypadki rozpatrywane są przez Komisję ze szczególnym uwzględnieniem sekcji 2.4.

2.2.1. Kluczowe elementy dla zapewnienia zakwalifikowania do współfinansowania

1. Zabezpieczenie i stosowanie procedur dotyczących wniosków o dotacje, ocen wniosków, wyboru projektów na finansowanie i wyboru przedsiębiorców/dostawców, właściwego opublikowania informacji o przyjmowaniu wniosków o dotacje zgodnie z procedurami dla poszczególnych programów:

a) zgodność, jeżeli dotyczy, z zasadami jawności, równych możliwości i równego traktowania w zamówieniach publicznych oraz z przepisami i zasadami Traktatu dotyczącymi równego traktowania i niedyskryminacji, tam gdzie nie mają zastosowania dyrektywy WE o zamówieniach publicznych;

b) ocena wniosków o dotacje zgodnie z kryteriami i procedurami programu, łącznie ze zgodnością z zasadami dotyczącymi oceny wpływu na środowisko, prawodawstwem i polityką dotyczącymi równych możliwości;

c) wybór projektów do finansowania:

- projekty wybrane zgodnie z celami i opublikowanym kryteriami programu;

- przyczyny przyjęcia lub odrzucenia wniosków są jasno określone;

- przestrzeganie zasad przyznawania pomocy państwa;

- przestrzeganie reguł kwalifikacji wydatków;

- wprowadzenie terminów i warunków finansowania zawartych w decyzji zatwierdzającej.

2. Właściwa weryfikacja dostaw współfinansowanych produktów i usług oraz zasadności wydatków poniesionych przez odpowiedzialną władzę wyznaczoną na mocy art. 7 decyzji 2000/596/WE oraz organizacje pośredniczące między odbiorcą dotacji i odpowiedzialną władzą:

a) weryfikacja prawdziwości dostarczanych pozycji (usług, prac, dostaw itp.) na podstawie planów, faktur, dokumentów przyjęcia, sprawozdań ekspertów itp. oraz w miarę potrzeb na miejscu;

b) weryfikacja przestrzegania warunków zatwierdzania dotacji;

c) weryfikacja kwalifikacji wydatków, w stosunku do których wystąpiono z roszczeniem;

d) właściwe przeanalizowanie, krok po kroku, przed przyjęciem roszczenia, wszystkich niewyjaśnionych kwestii;

e) utrzymywanie w dobrym stanie właściwego i niezawodnego systemu księgowego;

f) zachowywanie dowodu przeprowadzenia audytu na wszystkich poziomach, od odbiorcy dotacji przez cały system realizacji;

g) podejmowanie racjonalnych działań dla zapewnienia, że deklaracje wydatków poświadczane do Komisji przez odpowiedzialną władzę, są prawidłowe, w szczególności:

- wydatki były realizowane w pożądanym okresie w ramach projektów wybranych na współfinansowanie zgodnie ze zwykłymi procedurami i wszystkimi stosownymi terminami i warunkami,

- współfinansowane projekty zostały faktycznie zrealizowane.

3. Wystarczająca ilość i jakość kontroli wyrywkowych dotyczących projektów i właściwa analiza krok po kroku:

a) przeprowadzenie kontroli wyrywkowych w stosunku do próby co najmniej 20 % łącznej sumy kwalifikujących się wydatków zgodnie z art. 5 niniejszej decyzji, popartych sprawozdaniem biegłego rewidenta;

b) próba jest reprezentatywna i analiza ryzyka jest właściwa;

c) właściwe rozdzielenie obowiązków dla zapewnienia niezależności;

d) prześledzenie kontroli dla zapewnienia, że:

- dokonano właściwej oceny wyników i korekt finansowych, tam gdzie miały miejsce,

- podjęto działania na poziomie ogólnym w celu naprawienia nieprawidłowości systemowych.

2.2.2. Elementy pomocnicze:

a) zadowalające kontrole administracyjne w postaci standardowych wykazów kontrolnych lub ekwiwalentnych środków oraz prawidłowa dokumentacja wyników, w celu zapewnienia, przykładowo:

- że roszczenia nie były zapłacone przed terminem i transakcje (kontrakty, wpływy gotówkowe, faktury, płatności) są wykazywane oddzielnie;

- rozliczenia deklaracji i zapisanych wydatków w ramach systemu księgowego;

b) właściwy nadzór nad rozpatrywaniem roszczeń i procedurami udzielania upoważnień;

c) zadowalające procedury dla zapewnienia właściwego upowszechniania informacji o przepisach wspólnotowych;

d) zapewnienie terminowych płatności beneficjentom z funduszy Wspólnoty.

2.3. Orientacyjne klucze podziału korekt według stawek ryczałtowych

Korekta 100 %

Stopa korekty może być ustalona na poziomie 100 %, gdy niedociągnięcia w systemach zarządzania i kontroli Państwa Członkowskiego lub indywidualne naruszenie są na tyle poważne, że stanowią całkowitą przeszkodę w uzyskaniu zgodności z przepisami Wspólnoty, tym samym stanowiąc o nieprawidłowości wszystkich płatności.

Korekta 25 %

W sytuacji gdy stosowanie systemu zarządzania i kontroli przez Państwo Członkowskie wykazuje poważne wady oraz istnieją dowody na występowanie nieprawidłowości w szerokim zakresie oraz zaniedbań w przeciwdziałaniu praktykom nieprawidłowości lub oszustwa, uzasadniona jest korekta na poziomie 25 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że swoboda do bezkarnego przedkładania nieprawidłowych roszczeń mogła przyczynić się do wyjątkowo wysokich strat dla Funduszu. Korekta według takiej stawki jest również właściwa w sytuacji nieprawidłowości w indywidualnych przypadkach, które są poważne, ale nie unieważniają całego projektu.

Korekta 10 %

W sytuacji gdy jeden lub więcej kluczowych elementów nie funkcjonuje lub funkcjonuje tak źle lub sporadycznie, że są one całkowicie nieefektywne w określaniu zasadności roszczenia lub zapobieganiu nieprawidłowościom, usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 10 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że istniało wysokie ryzyko dużej straty dla Funduszu. Taka stawka korekty jest również właściwa dla indywidualnych nieprawidłowości, które mają umiarkowany wpływ na kluczowe elementy systemu.

Korekta 5 %

W sytuacji gdy wszystkie kluczowe elementy systemu działają, ale nie tak spójnie, często i dogłębnie, jak wymagają tego przepisy, wówczas usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 5 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że nie zapewniono wystarczającego poziomu zabezpieczenia prawidłowości roszczeń oraz że ryzyko dla Funduszu było znaczne. Korekta na poziomie 5 % może być również właściwa dla mniej poważnych nieprawidłowości w stosunku do kluczowych elementów w indywidualnych projektach.

Fakt, że system nie działa perfekcyjnie, nie jest sam w sobie wystarczającą podstawą do korekty finansowej. Musi wystąpić poważne niedociągnięcie w przystosowaniu do wyraźnych przepisów wspólnotowych lub standardów dobrego wykonania, a brak musi narazić Fundusz na rzeczywiste ryzyko straty lub nieprawidłowości.

Korekta 2 %

W sytuacji gdy wykonanie jest odpowiednie w stosunku do kluczowych elementów systemu, ale całkowicie nie działa jeden lub więcej z elementów pomocniczych, usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 2 %, biorąc pod uwagę mniejsze ryzyko straty dla Funduszu i mniejszą powagę naruszenia.

Korekta ze stawką 2 % będzie podwyższona do 5 %, w sytuacji gdy wystąpi ten sam rodzaj wady w stosunku do wydatków po wprowadzenie pierwszej nakazanej korekty, a Państwo Członkowskie nie podjęło po pierwszej korekcie właściwych środków zaradczych w stosunku do wadliwej części systemu.

Korekta 2 % jest również usprawiedliwiona, w przypadku gdy Komisja poinformowała Państwo Członkowskie, bez nakazywania żadnej korekty, o potrzebie dokonania usprawnień w stosunku do elementów pomocniczych systemu, które zostały wprowadzone, ale nie działają zadowalająco, natomiast Państwo Członkowskie nie podjęło niezbędnych działań.

Korekty nakazywane są tylko dla wad w elementach pomocniczych systemu zarządzania i kontroli, w przypadku gdy nie stwierdzono braków w elementach kluczowych. Jeżeli występują braki zarówno w elementach pomocniczych, jak i kluczowych, wówczas wprowadzane są tylko korekty według stawek stosowanych przy elementach kluczowych.

2.4. Przypadki graniczne

W przypadku gdy korekta wynikająca ze ścisłego stosowania niniejszych wytycznych byłaby nieproporcjonalna, może być zaproponowana niższa stawka.

Na przykład tam, gdzie wady narosły w wyniku trudności w wykładni przepisów i wymagań Wspólnoty (z wyjątkiem przypadków, gdy uzasadnione było przewidywanie, że Państwo Członkowskie wyjaśni takie trudności z Komisją), a krajowa władza podjęła kolejne czynności do naprawienia wad, gdy tylko zostały one ujawnione, wówczas te okoliczności łagodzące mogą być wzięte pod uwagę i w efekcie może być zaproponowana niższa stawka lub odstąpienie od korekty. Podobnie należy zwrócić należytą uwagę na domaganie się pewności prawnej w sytuacji, gdy informacja o wadach nie została ujęta w sprawozdaniu z wcześniej przeprowadzonych przez biegłych Komisji kontroli finansowych.

Generalnie fakt, że wadliwe systemy zarządzania lub kontroli zostały poprawione niezwłocznie po przekazaniu informacji na ten temat do Państwa Członkowskiego, nie jest uznawany za okoliczność łagodzącą przy ocenianiu skutku finansowego systemowych nieprawidłowości zaistniałych do czasu dokonania naprawy.

2.5. Podstawy oceny

W każdym przypadku, gdy znana jest sytuacja w pozostałych Państwach Członkowskich, Komisja może dokonać porównania między nimi w celu zapewnienia równości traktowania przy ustalaniu stawek korekty.

Stawka korekty powinna być stosowana do tej części wydatków, która wystawiona jest na ryzyko. W przypadku gdy wady są rezultatem zaniedbania ze strony Państwa Członkowskiego w przyjęciu właściwego systemu kontrolnego, wówczas korekta powinna być zastosowana do wszystkich wydatków, dla których ten system był wymagany. W sytuacji gdy istnieje podstawa do przypuszczeń, że wada ogranicza się do tych niedociągnięć, które wystąpiły w stosowaniu systemu przyjętego przez Państwo Członkowskie w obszarze kompetencji danej władzy lub regionu, wówczas korekta powinna być ograniczona do wydatków kontrolowanych przez taka władzę lub region. W sytuacji gdy wada odnosi się na przykład do weryfikacji kryteriów kwalifikowania na wyższą stawkę pomocy, wówczas korekta powinna być oparta na różnicy między wyższą i niższą stawką pomocy.

Korekta powinna zazwyczaj dotyczyć wydatków środków w analizowanymokresie, na przykład w ciągu jednego roku budżetowego. Jednakże w sytuacji gdy nieprawidłowości są rezultatem systemowych braków o charakterze ewidentnie długotrwałym i mających wpływ na wydatki w ciągu kilku lat, wówczas korekta powinna dotyczyć wszystkich wydatków deklarowanych przez Państwo Członkowskie w czasie występowania wady systemu do miesiąca, w którym została ona naprawiona.

W przypadku gdy zostaje wykrytych kilka wad w tym samym systemie, wówczas korekty według stawki ryczałtowej nie są kumulowane, przy czym jako wskaźnik ryzyka występującego dla systemu kontrolnego jako całości przyjmuje się najpoważniejszą wadę [2]. Korekty stosowane są do wydatków pozostających po odjęciu kwot, które zostały cofnięte względem poszczególnych dokumentacji. W przypadku niezastosowania przez Państwo Członkowskie kar przewidzianych prawem wspólnotowym, korekta finansowa powinna stanowić sumę niezastosowanych kar i 2 % kwoty niewypłaconych roszczeń, jako że niezastosowanie kar zwiększa ryzyko przedkładania nieprawidłowych roszczeń.

3. STOSOWANIE I SKUTEK KOREKT FINANSOWYCH NETTO

W przypadku gdy Państwo Członkowskie zgadza się wykonać korektę finansową proponowaną w postępowaniu na podstawie art. 19 ust. 1 decyzji 2000/596/WE, Komisja nie musi nakazywać redukcji netto finansowania, ale może zezwolić Państwu Członkowskiemu na zmianę przydziału zwolnionych środków. Jednakże korekty finansowe nakazane przez Komisję na mocy art. 19 ust. 2 decyzji 2000/596/WE, po zakończeniu procedury przewidzianej w art. 18 ust. 3 i 4 tej samej decyzji, będą we wszystkich przypadkach pociągać za sobą redukcję netto wstępnego przydziału środków pomocy z Funduszu.

Korekta netto jest automatycznie wykonywana, w przypadku gdy Komisja uzna, że Państwo Członkowskie nie uwzględniło dostatecznie konkluzji dotyczących nieprawidłowości wykrytych przez Wspólnotę lub organy krajowe i/lub jeśli nieprawidłowość jest związana z poważną wadą w systemie zarządzania lub kontroli Państwa Członkowskiego bądź władz zarządzających lub finansowych.

Wszelkie sumy należne Komisji wynikające z korekt netto płatne są łącznie z oprocentowaniem na mocy art. 19 ust. 3 decyzji 2000/596/WE i zgodnie z art. 15 ust. 2 niniejszej decyzji.

[1] Dz.U. L 312 z 23.12.1995, str. 1.

[2] Patrz również sekcja 2.3 (2 % korekty).

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK IV

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

Dodatek

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------