PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 96/1

DECYZJA NR 12-2005

z dnia 10 marca 2005r.

w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Trybunału Obrachunkowego

(2005/C 96/01)

TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając swój regulamin wewnętrzny (1), w szczególności jego art. 30,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2), w szczególności jego art. 143 ust. 2 oraz art. 144 ust. 1,

a także mając na uwadze, co następuje:

artykuł 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej podkreśla ideę otwartości, stwierdzając, że Traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku pomiędzy narodami Europy, w którym decyzje podejmowane są z możliwie największym poszanowaniem zasady otwartości i jak najbliżej obywateli;

we wspólnej deklaracji (3) odnoszącej się do rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (4) Parlament Europejski, Rada i Komisja wzywają pozostałe instytucje do przyjęcia wewnętrznych przepisów w zakresie publicznego dostępu do dokumentów, uwzględniających zasady i ograniczenia ustanowione tym rozporządzeniem;

postanowienia zawarte w decyzji nr 18/97 Trybunału Obrachunkowego ustanawiającej przepisy wewnętrzne dotyczące rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów będących w posiadaniu Trybunału (5), przyjętej wcześniej niż rozporządzenie (WE) nr 1049/2001, powinny zostać zrewidowane w świetle tego rozporządzenia oraz w świetle orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości oraz Sądu Pierwszej Instancji;

otwartość zwiększa mandat, skuteczność oraz odpowiedzialność administracji, umacniając tym samym zasady demokracji. W tym celu należy promować dobre praktyki administracyjne w zakresie dostępu do dokumentów;

pewne interesy publiczne oraz prywatne powinny być jednakże chronione w drodze wyjątku od zasady publicznego dostępu do dokumentów. W szczególności należy przestrzegać międzynarodowych standardów kontroli dotyczących poufnego charakteru informacji z kontroli,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Cel

Celem niniejszej decyzji jest określenie warunków, ograniczeń i procedur, na podstawie których Trybunał Obrachunkowy zapewnia publiczny dostęp do dokumentów znajdujących się w jego posiadaniu.

Artykuł 2

Beneficjenci i zakres

1. Z zastrzeżeniem ram i ograniczeń wytyczonych postanowieniami niniejszej decyzji oraz międzynarodowymi standardami poufności informacji z kontroli, każdy obywatel Unii Europejskiej oraz każda inna osoba fizyczna lub prawna zamieszkująca lub mająca siedzibę w Państwie Członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów Trybunału Obrachunkowego zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w niniejszej decyzji.

2. Trybunał Obrachunkowy, zgodnie z tymi samymi zasadami, warunkami i ograniczeniami, może udostępnić dokumenty każdej osobie fizycznej lub prawnej niezamieszkującej lub niemającej siedziby w Państwie Członkowskim.

3. Niniejsza decyzja ma zastosowanie do wszystkich dokumentów Trybunału Obrachunkowego, czyli do dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez Trybunał oraz będących w jego posiadaniu.

4. Niniejsza decyzja nie podważa praw do publicznego dostępu do dokumentów będących w posiadaniu Trybunału Obrachunkowego, które mogą wynikać z instrumentów prawa międzynarodowego lub realizujących je aktów wspólnotowych.

Artykuł 3

Definicje

Dla celów niniejszej decyzji:

a) „dokument” oznacza każdą treść, niezależnie od nośnika (w formie papierowej lub elektronicznej bądź jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne);

b) „osoba trzecia” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną lub każdą jednostkę spoza Trybunału Obrachunkowego, w tym Państwa Członkowskie, inne instytucje i organy wspólnotowe, instytucje i organy spoza Wspólnoty oraz państwa trzecie.

Artykuł 4

Wyjątki

1. Trybunał Obrachunkowy odmawia prawa do dostępu do dokumentów, w przypadkach gdy ujawnienie informacji naruszałoby ochronę:

a) interesu publicznego, w tym: — bezpieczeństwa publicznego, — kwestii obronnych i wojskowych, — stosunków międzynarodowych, — polityki finansowej, monetarnej lub ekonomicznej Wspólnoty lub Państwa Członkowskiego;

b) prywatności i integralności jednostki, w szczególności na podstawie prawodawstwa wspólnotowego dotyczącego ochrony danych osobowych.

2. Zgodnie z zasadami poufności ustanowionymi art. 143 ust. 2 i art. 144 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich oraz podobnymi postanowieniami innych instrumentów prawa wspólnotowego, Trybunał Obrachunkowy odmawia dostępu do uwag z kontroli. Trybunał może także odmówić dostępu do dokumentów wykorzystanych do przygotowania takich uwag.

3. Trybunał Obrachunkowy odmawia prawa do dostępu do dokumentów, w przypadkach gdy ujawnienie informacji naruszałoby ochronę:

— interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,

— postępowań sądowych i porad prawnych,

— inspekcji, dochodzeń i kontroli.

4. Trybunał może odmówić dostępu do dokumentu sporządzonego przez Trybunał Obrachunkowy do użytku wewnętrznego lub otrzymanego przez Trybunał, jeżeli dokument taki odnosi się do kwestii, w której nie podjęto jeszcze decyzji, oraz jeżeli ujawnienie takiego dokumentu zakłóciłoby proces decyzyjny Trybunału Obrachunkowego.

Trybunał może odmówić dostępu do dokumentu zawierającego opinie sporządzone do użytku wewnętrznego jako część obrad i wstępnych konsultacji Trybunału Obrachunkowego, także po przyjęciu danej decyzji, jeżeli ujawnienie takiego dokumentu zakłóciłoby proces decyzyjny Trybunału Obrachunkowego.

5. Jeżeli wniosek dotyczy dokumentu znajdującego się w posiadaniu Trybunału Obrachunkowego, a którego Trybunał nie jest autorem, Trybunał Obrachunkowy potwierdza otrzymanie wniosku oraz podaje imię i nazwisko osoby lub nazwę instytucji lub organu, do których należy skierować wniosek.

6. Jeżeli jedynie części żądanego dokumentu podlegają jednemu z wyjątków niniejszego artykułu, ujawnia się pozostałe części dokumentu.

7. Wyjątki określone w niniejszym artykule mają zastosowanie z zastrzeżeniem postanowień dotyczących publicznego dostępu do archiwów historycznych Wspólnot określonych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 (6).

8. Niezależnie od wyjątków określonych w niniejszym artykule, Trybunał Obrachunkowy może zdecydować o udostępnieniu dokumentu, w całości lub części, w przypadku gdy uzasadnia to nadrzędny interes publiczny.

Artykuł 5

Wnioski

Wnioski o dostęp do dokumentów muszą zostać złożone na piśmie (7), w formie papierowej lub elektronicznej w jednym z języków, o których mowa w art. 314 Traktatu WE (8), oraz być muszą być precyzyjnie sformułowane w celu zidentyfikowania dokumentu przez Trybunał Obrachunkowy. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do przedstawienia powodów złożenia wniosku.

Artykuł 6

Rozpatrywanie wniosków w pierwszej instancji

1. Wnioskami o dostęp do dokumentów zajmuje się Dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych. Przesyła on wnioskodawcy potwierdzenie otrzymania wniosku, bada go i decyduje o dalszym postępowaniu.

2. W zależności od tematu wniosku, przed podjęciem decyzji o udostępnieniu danego dokumentu Dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych informuje oraz, w odpowiednim przypadku, konsultuje się z właściwym Członkiem, Sekretarzem Generalnym, Departamentem Prawnym lub Inspektorem Ochrony Danych.

3. Wniosek o dostęp do dokumentu należy rozpatrzyć bezzwłocznie. W ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku Trybunał Obrachunkowy udziela zgody na dostęp do żądanego dokumentu i udostępnia go zgodnie z art. 9 lub, w drodze pisemnej odpowiedzi, stwierdza powody całkowitej lub częściowej odmowy oraz informuje wnioskodawcę o jego prawie do ubiegania się o ponowne rozpatrzenie wniosku Trybunału zgodnie z art. 7.

4. W przypadku gdy wniosek dotyczy obszernego dokumentu lub wielu dokumentów, Trybunał Obrachunkowy może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą, aby znaleźć właściwe rozwiązanie. W takich przypadkach termin określony w ust. 3 może zostać przedłużony o 15 dni roboczych, pod warunkiem iż wnioskodawca został poinformowany z wyprzedzeniem wraz z podaniem powodów.

Artykuł 7

Ponowne rozpatrzenie

1. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca, w ciągu 15 dni roboczych od otrzymania odpowiedzi ze strony Trybunału Obrachunkowego, może ubiegać się o ponowne rozpatrzenie jego wniosku.

2. Brak odpowiedzi ze strony Trybunału Obrachunkowego w określonym terminie również uprawnia wnioskodawcę do ubiegania się o ponowne rozpatrzenie wniosku.

Artykuł 8

Procedura ponownego rozpatrywania wniosków

1. Wnioski o ponowne rozpatrzenie należy kierować do Prezesa Trybunału Obrachunkowego. W zależności od tematu wniosku, przed podjęciem decyzji o udostępnieniu danego dokumentu, Prezes Trybunału Obrachunkowego informuje oraz, w odpowiednim przypadku, konsultuje się z właściwym Członkiem, Sekretarzem Generalnym, Departamentem Prawnym lub Inspektorem Ochrony Danych.

2. Wniosek o ponowne rozpatrzenie należy rozpatrzyć bezzwłocznie. W ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania takiego wniosku Trybunał Obrachunkowy udziela zgody na dostęp do żądanego dokumentu i udostępnia go zgodnie z art. 9 lub, w drodze pisemnej odpowiedzi, stwierdza powody całkowitej lub częściowej odmowy. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy, Trybunał Obrachunkowy informuje wnioskodawcę o przysługujących mu możliwościach dalszego odwołania, tj. możliwości wystąpienia na drogę sądową przeciwko Trybunałowi Obrachunkowemu i/lub złożenia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, na podstawie warunków określonych odpowiednio w art. 230 i 195 Traktatu WE.

3. W wyjątkowych przypadkach, np. w przypadku wniosku dotyczącego obszernego dokumentu lub wielu dokumentów, termin określony w ust. 2 może zostać przedłużony o 15 dni roboczych, pod warunkiem iż wnioskodawca został poinformowany z wyprzedzeniem wraz z podaniem powodów.

4. Brak odpowiedzi ze strony Trybunału Obrachunkowego w określonym terminie oznacza odpowiedź negatywną i uprawnia wnioskodawcę do skorzystania z możliwości odwołania określonych w ust. 2.

Artykuł 9

Dostęp w następstwie wniosku

1. Wnioskodawca może zapoznać się z dokumentami, do których Trybunał Obrachunkowy udzielił mu dostępu w siedzibie Trybunału Obrachunkowego w Luksemburgu lub poprzez otrzymanie kopii lub, w przypadkach gdzie jest to możliwe, kopii w wersji elektronicznej. W pierwszym z tych przypadków, dzień i godzinę konsultacji uzgadniają wnioskodawca oraz Dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych.

2. Kosztami sporządzenia i wysłania kopii może zostać obciążony wnioskodawca. Obciążenie takie nie może przekroczyć faktycznego kosztu sporządzenia i wysłania kopii. Konsultacja na miejscu, kopie nieprzekraczające 20 stron formatu A4 oraz bezpośredni dostęp w formie elektronicznej są zwolnione z opłat.

3. Jeżeli dokument jest publicznie dostępny, Trybunał Obrachunkowy może wypełnić swoje zobowiązania w zakresie dostępu do żądanego dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób można go otrzymać.

4. Dokumenty są dostarczane w istniejącej wersji i formacie (w tym w formie elektronicznej lub alternatywnym formacie) z uwzględnieniem preferencji wnioskodawcy. Trybunał nie jest zobowiązany do stworzenia nowego dokumentu lub do opracowania informacji na wniosek wnioskodawcy.

Artykuł 10

Powielanie dokumentów

1. Dokumenty udostępnione na podstawie niniejszej decyzji nie mogą być powielane ani wykorzystywane do celów komercyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody Trybunału Obrachunkowego.

2. Niniejsza decyzja nie podważa żadnych istniejących zasad dotyczących praw autorskich, które mogą ograniczać prawa osób trzecich do powielania lub wykorzystywania udostępnionych dokumentów.

Artykuł 11

Postanowienia końcowe

1. Uchyla się decyzję nr 18/97 Trybunału Obrachunkowego z dnia 20 lutego 1997 r.

2. Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Decyzja wchodzi w życie pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym została przyjęta.

Sporządzono w Luksemburgu, dnia 10 marca 2005 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Hubert WEBER Prezes

(1) Dz.U. L 18 z 20.1.2005, str. 1.

(2) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

(3) Dz.U. L 173 z 27.6.2001, str. 5.

(4) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.

(5) Dz.U. L 295 z 23.9.1998, str. 1.

(6) Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83, zmienione rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 (Dz.U. L 243 z 27.9.2003, str. 1).

(7) Zaadresowane do Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych, 12, rue Alcide de Gasperi, L-1615 Luxembourg. Fax: (+352) 439 342, e-mail: Euraud@eca.eu.int.

(8) Obecnie: czeski, duński, niderlandzki, angielski, estoński, fiński, francuski, niemiecki, grecki, węgierski, irlandzki, włoski, łotewski, litewski, maltański, polski, portugalski, słowacki, słoweński, hiszpański i szwedzki.