PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 281/1

ROZPORZĄDZENIE FINANSOWE MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO EUROPOLU

2010/C 281/01

SPIS TREŚCI

Preambuła

TYTUŁ I: ZAKRES

TYTUŁ II: ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1: Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej

ROZDZIAŁ 2: Zasada jednoroczności

ROZDZIAŁ 3: Zasada równowagi

ROZDZIAŁ 4: Zasada jednostki rozliczeniowej

ROZDZIAŁ 5: Zasada uniwersalności

ROZDZIAŁ 6: Zasada specyfikacji

ROZDZIAŁ 7: Zasada należytego zarządzania finansami

ROZDZIAŁ 8: Zasada przejrzystości

TYTUŁ III: USTANAWIANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1: Ustanawianie budżetu

ROZDZIAŁ 2: Struktura i prezentacja budżetu

TYTUŁ IV: WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1: Przepisy ogólne

ROZDZIAŁ 2: Podmioty działań finansowych

Sekcja 1: Zasada rozdzielenia obowiązków

Sekcja 2: Urzędnik zatwierdzający

Sekcja 3: Księgowy

Sekcja 4: Administrator rachunków zaliczkowych

ROZDZIAŁ 3: Odpowiedzialność podmiotów działań finansowych

Sekcja 1: Reguły ogólne

Sekcja 2: Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

Sekcja 3: Reguły mające zastosowanie do księgowych i administratorów rachunków zaliczkowych

ROZDZIAŁ 4: Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1: Przepisy ogólne

Sekcja 2: Prognoza należności

Sekcja 3: Ustalanie należności

Sekcja 4: Zezwolenie na odzyskanie środków

Sekcja 5: Odzyskiwanie środków

Sekcja 6: Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności

ROZDZIAŁ 5: Operacje po stronie wydatków

Sekcja 1: Zaciąganie zobowiązań na wydatki

Sekcja 2: Poświadczanie zasadności wydatków

Sekcja 3: Zatwierdzanie wydatków

Sekcja 4: Realizacja wydatków

Sekcja 5: Terminy operacji po stronie wydatków

ROZDZIAŁ 6: Systemy informatyczne

ROZDZIAŁ 7: Audytor wewnętrzny

TYTUŁ V: ZAMÓWIENIA

TYTUŁ VA: PROJEKTY O ZNACZĄCYM WPŁYWIE NA BUDŻET

TYTUŁ VB: EKSPERCI

TYTUŁ VI: DOTACJE PRZYZNAWANE PRZEZ EUROPOL

TYTUŁ VII: PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1: Prezentacja sprawozdań

ROZDZIAŁ 2: Rachunkowość

Sekcja 1: Przepisy wspólne

Sekcja 2: Konta księgi głównej

Sekcja 3: Konta budżetowe

ROZDZIAŁ 3: Inwentarz majątku

TYTUŁ VIII: KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ 1: Kontrola zewnętrzna

ROZDZIAŁ 2: Absolutorium

TYTUŁ IX: PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

ZARZĄD,

uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r., ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol) w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (8706/3/08) (1), w szczególności art. 37 ust. 3, art. 37 ust. 9 lit. (e) oraz art. 44;

uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) 2343/2002 (2) z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (3) w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 (4),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Po zmianie ramowego rozporządzenia finansowego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. konieczne jest dostosowanie zasad finansowych Europolu w celu ich uzgodnienia z przepisami zmienionego ramowego rozporządzenia finansowego.

(2) Europol ma osobowość prawną i ponosi pełną odpowiedzialność za sporządzenie i wykonanie swojego budżetu.

(3) Do celów ustanowienia i wykonywania budżetu Europolu należy zapewnić przestrzeganie czterech podstawowych zasad prawa budżetowego (jednolitość, uniwersalność, specyfikacja, jednoroczność) oraz zasad równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.

(4) Zasada należytego zarządzania finansami powinna zostać określona poprzez odniesienie do zasad oszczędności, wydajności i skuteczności, zaś zgodność z tymi zasadami powinna zostać sprawdzona przy pomocy wskaźników wydajności ustanowionych w odniesieniu do poszczególnych działań i dających się zmierzyć w taki sposób, aby można było ocenić wyniki.

(5) W celu zachowania zgodności z zasadami przejrzystości oraz należytego zarządzania finansami Europol powinien posiadać przejrzyste procedury udzielania zamówień, skuteczne wewnętrzne środki kontroli, system prezentacji sprawozdań oddzielony od pozostałej działalności oraz kontrolę zewnętrzną.

(6) Należy ustanowić skuteczne systemy kontroli w celu ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej.

(7) Podobnie jak instytucje Wspólnoty, zgodnie z art. 14 ogólnego rozporządzenia finansowego Europol nie ma prawa zaciągać pożyczek.

(8) Istnieje konieczność określenia zasad sporządzania i wykonywania budżetu Europolu, a także zasad regulujących prezentację i badanie sprawozdań.

(9) Istnieje ponadto konieczność określenia uprawnień i zakresu odpowiedzialności zarządu Europolu, urzędników zatwierdzających, księgowego, administratora rachunków zaliczkowych, audytorów wewnętrznych Komisji i Europolu. Urzędnicy zatwierdzający, w tym urzędnik zatwierdzający, delegowany i subdelegowany urzędnik zatwierdzający, są w pełni odpowiedzialni za operacje po stronie dochodów i operacje po stronie wydatków realizowane pod ich kontrolą oraz są oni pociągani do odpowiedzialności za swoje działania, w tym w stosownych przypadkach poprzez zastosowanie procedury dyscyplinarnej.

(10) Harmonogramy ustalania budżetu Europolu, prezentacji sprawozdań i udzielania absolutorium powinny być dostosowane do odpowiednich przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego.

(11) Zważywszy że Europol jest finansowany z subwencji rocznej obciążającej budżet Wspólnoty, Europol musi stosować się do tych samych wymagań, co instytucje wspólnotowe w udzielaniu zamówień publicznych i dotacji w zakresie, w jakim takie zamówienia i dotacje są zatwierdzone przez instrumenty ustanawiające Europol; w tym względzie wystarczające jest odniesienie do przepisów rozporządzenia ogólnego.

(12) Rozporządzenie finansowe musi odzwierciedlać specjalne wymagania Europolu jako jednostki ds. współpracy policyjnej. Powinno ono w pełni uwzględniać poufny charakter operacji przeprowadzanych przez Europol, w szczególności w odniesieniu do informacji operacyjnych, strategicznych i niejawnych.

(13) Komisja Europejska zgodziła się na niniejsze rozporządzenie wraz z odstępstwem od ramowego rozporządzenia finansowego,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ I

ZAKRES

Artykuł 1

Niniejsze rozporządzenie określa główne zasady i reguły regulujące ustanowienie i wykonanie budżetu Europejskiego Urzędu Policji.

Artykuł 2

Do celów niniejszego rozporządzenia:

1. „decyzja w sprawie Europolu” oznacza decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol);

2. „Europol” oznacza Europejski Urząd Policji, utworzony na mocy decyzji w sprawie Europolu, ustanawiającej Europol jako organ Unii Europejskiej;

3. „zarząd” oznacza organ, o którym mowa w art. 36 i 37 decyzji w sprawie Europolu;

4. „dyrektor” oznacza osobę, o której mowa w art. 36 i 38 decyzji w sprawie Europolu;

5. „personel” oznacza dyrektora, jak również pracowników, o których mowa w art. 39 decyzji w sprawie Europolu;

6. „budżet” oznacza budżet Europolu, o którym mowa w art. 42 decyzji w sprawie Europolu;

7. „władza budżetowa” oznacza Parlament Europejski oraz Radę Unii Europejskiej;

8. „ogólne rozporządzenie finansowe” oznacza rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich;

9. „ramowe rozporządzenie finansowe” oznacza rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, zmienionego rozporządzeniem Komisji nr 652/2008;

10. „przepisy wykonawcze do ogólnego rozporządzenia finansowego” oznaczają szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, które zostały ustanowione w rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r.;

11. „przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego Europolu” oznaczają przepisy wykonawcze do niniejszego rozporządzenia finansowego;

12. „zasady finansowe Europolu” oznaczają niniejsze rozporządzenie finansowe oraz przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego Europolu;

13. „regulamin pracowniczy” oznacza wszelkie przepisy i zasady mające zastosowanie do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich;

14. „operacyjne, strategiczne i niejawne informacje Europolu” należy interpretować następująco: — informacje operacyjne oznaczają wszelkie informacje w dowolnej formie związane z bezpośrednią realizacją zadań Europolu, określonych w art. 5 decyzji w sprawie Europolu, w tym m.in. dane zgromadzone, przechowywane i przetwarzane lub wymieniane za pomocą systemów przetwarzania informacji Europolu, o których mowa w art. 10 decyzji w sprawie Europolu, oraz funkcji indeksu, o której mowa w art. 15 decyzji w sprawie Europolu; — informacje strategiczne oznaczają wszelkie informacje w dowolnej formie związane z bezpośrednią realizacją zadań Europolu, określonych w art. 5 decyzji w sprawie Europolu, które nie zawierają danych osobowych i które dotyczą albo przestępczości, albo wywiadu; — informacje niejawne oznaczają wszelkie informacje i materiały w dowolnej formie, których nieuprawnione ujawnienie może spowodować mogłoby w różnym stopniu wyrządzić szkodę podstawowym interesom Europolu lub interesom co najmniej jednego państwa członkowskiego i które wymagają stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa określonych w art. 7 ust. 2 lit. (b) przepisów dotyczących poufności informacji Europolu.

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł 3

Budżet ustanawia się i wykonuje zgodnie z zasadami jednolitości, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i efektywnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

ROZDZIAŁ 1

Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej

Artykuł 4

Budżet jest instrumentem, w którym, dla każdego roku budżetowego, przewiduje się i zatwierdza dochody i wydatki uznane za niezbędne dla Europolu.

Artykuł 5

Budżet obejmuje:

(a) dochód własny obejmujący wszystkie opłaty i należności, które Europol ma prawo pobierać z tytułu powierzonych mu zadań, oraz wszelkie inne dochody;

(b) dochód składający się z wszelkich wkładów pieniężnych przyjmujących państw członkowskich;

(c) subwencję przyznaną przez Wspólnoty Europejskie;

(d) dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 19 ust. 1;

(e) wydatki Europolu, łącznie z wydatkami administracyjnymi.

Artykuł 6

1. Nie pobiera się żadnych dochodów ani nie wykonuje się żadnych wydatków, jeżeli nie zostały one wprowadzone do odpowiedniej pozycji w budżecie.

2. Środki nie mogą zostać zapisane w budżecie, jeżeli nie są przeznaczone na pozycję w wydatkach uznaną za niezbędną.

3. Nie można zaciągać jakichkolwiek zobowiązań ani zatwierdzać jakichkolwiek wydatków ponad środki zatwierdzone w budżecie.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 7

Środki zapisane w budżecie zatwierdzane są na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł 8

1. Budżet zawiera środki niezróżnicowane oraz, w przypadkach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi, środki zróżnicowane. Środki zróżnicowane obejmują środki na zobowiązania oraz środki na płatności.

2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w bieżącym roku budżetowym.

3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w bieżącym roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.

4. Administracyjne środki są środkami niezróżnicowanymi. Wydatki administracyjne wynikające z zamówień obejmujących okresy dłuższe niż rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami bądź też odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet w rok budżetowym, w którym są dokonywane.

Artykuł 9

1. Dochody Europolu, o których mowa w art. 5, zapisuje sie w księgach rachunkowych danego roku budżetowego na podstawie kwot pobranych podczas tego roku budżetowego.

2. Dochody Europolu stanowią podstawę równoważnych środków na płatności.

3. Środki zatwierdzone w budżecie na dany rok budżetowy mogą zostać wykorzystane jedynie do pokrycia zobowiązań zaciągniętych i spłaconych w danym roku budżetowym oraz do pokrycia niespłaconych zobowiązań w poprzednich latach budżetowych.

4. Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia.

5. Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych danego roku budżetowego na podstawie płatności dokonanych przez księgowego najpóźniej do dnia 31 grudnia tego roku.

Artykuł 10

1. Środki, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane.

Mogą one jednak zostać przeniesione, wyłącznie na następny rok budżetowy, decyzją podjętą przez zarząd najpóźniej do dnia 15 lutego, zgodnie z ust. 2–7.

2. Nie można przenosić środków dotyczących wydatków na personel.

3. Środki na zobowiązania i środki niezróżnicowane, niewykorzystane do zaciągnięcia zobowiązań na koniec roku budżetowego, mogą zostać przeniesione w odniesieniu do kwot odpowiadających środkom na zobowiązania, co do których większość wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań, która ma zostać określona w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Europolu, zakończono do dnia 31 grudnia; kwoty te można następnie wykorzystać na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca następnego roku.

4. Środki na płatności mogą zostać przeniesione w odniesieniu do kwot potrzebnych do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, gdy środki przewidziane w odpowiednich pozycjach w budżecie na następny rok budżetowy nie pokrywają potrzeb. Europol najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i nie wykorzystuje przeniesionych środków do czasu wyczerpania tych pierwszych.

5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom będącym przedmiotem należycie zaciągniętych umów według stanu na koniec roku budżetowego są automatycznie przeniesione jedynie na następny rok budżetowy.

6. Środki przeniesione, niewykorzystane do zaciągnięcia zobowiązań do dnia 31 marca roku n+1, zostają automatycznie anulowane. Środki przeniesione w ten sposób wykazuje się w księgach rachunkowych.

7. Środki dostępne na dzień 31 grudnia wynikające z dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 19, podlegają automatycznemu przeniesieniu. Środki pozostawione do dyspozycji odpowiadające przeniesionym dochodom przeznaczonym na określony cel muszą być wykorzystane w pierwszej kolejności.

Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku n+1 Europol informuje Komisję o wykorzystaniu przeniesionych dochodów przeznaczonych na określony cel.

Artykuł 11

W przypadku gdy kwoty są umarzane w wyniku całkowitego lub częściowego braku realizacji działań, na które zostały przeznaczone, w jakimkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym środki zostały zapisane w budżecie, środki, o których mowa, zostają anulowane.

Artykuł 12

Ze środków zapisanych w budżecie można zaciągać zobowiązania z mocą od dnia 1 stycznia zaraz po ostatecznym przyjęciu budżetu.

Artykuł 13

1. Od dnia 15 listopada każdego roku zobowiązania z tytułu stałych wydatków administracyjnych mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na następny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą jednakże przekroczyć jednej czwartej środków przyjętych przez zarząd w odpowiedniej pozycji w budżecie na obecny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą dotyczyć nowych wydatków, niezatwierdzonych jeszcze co do zasady w ostatnim należycie przyjętym budżecie.

2. Wydatki, które muszą zostać opłacone z góry, jak na przykład czynsze, mogą być podstawą dokonywania płatności począwszy od dnia 1 grudnia, które zapisywane są na następny rok budżetowy. W tym przypadku nie obowiązuje limit, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 14

1. Jeżeli budżet nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, następujące reguły mają zastosowanie do zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków, których umieszczenie w określonej pozycji w budżecie było możliwe w ramach wykonania należycie przyjętego ostatniego budżetu.

2. Zobowiązania można zaciągać w ramach każdego rozdziału do wysokości czwartej części łącznej kwoty środków zapisanych w danym rozdziale na poprzedni rok budżetowy, powiększonych o dwunastą część za każdy miniony miesiąc. Płatności można dokonywać miesięcznie w ramach każdego rozdziału do wysokości dwunastej części łącznej kwoty środków zapisanych w danym rozdziale na poprzedni rok budżetowy. Nie można przekroczyć środków przewidzianych w preliminarzu dochodów i wydatków.

3. Na wniosek dyrektora, jeżeli ciągłość działań Europolu oraz potrzeby w zakresie zarządzania tego wymagają, zarząd może równocześnie zatwierdzić dwie lub więcej tymczasowych dwunastych części dotyczących zarówno zobowiązań, jak i płatności, poza tymi, które zostały automatycznie pozostawione do dyspozycji na podstawie ust. 1 i 2. Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i nie podlegają podziałowi.

ROZDZIAŁ 3

Zasada równowagi

Artykuł 15

1. Dochody budżetowe i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.

2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty subwencji wspólnotowej, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 5.

3. Europol nie może zaciągać pożyczek.

4. Wspólnotowe środki finansowe wypłacone na rzecz Europolu stanowią dla jego budżetu subwencję równoważącą, która liczy się jako zaliczkowanie, w rozumieniu art. 81 ust. 1 lit. (b) ppkt (i) ogólnego rozporządzenia finansowego.

5. Europol stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Do wniosków o płatność Europol dołącza szczegółowe i uaktualnione prognozy rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje o dochodach przeznaczonych na określony cel.

Artykuł 16

1. Jeżeli saldo rachunku wyniku w rozumieniu art. 81 jest dodatnie, zostaje ono spłacone Komisji do wysokości kwoty subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku. Część salda przekraczającą kwotę subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku zapisuje się w budżecie na kolejny rok budżetowy jako dochód.

Najpóźniej do dnia 31 marca roku n Europol przedstawi szacunki dotyczące nadwyżki operacyjnej za rok n-1, która ma być zwrócona do budżetu Komisji w późniejszym okresie w roku n w celu uzupełnienia dostępnych już informacji dotyczących nadwyżki z roku n-2. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych Europolu na rok n+1.

Różnica między subwencją wspólnotową zapisaną w budżecie ogólnym a subwencją faktycznie wypłaconą organowi zostaje anulowana.

2. Jeżeli saldo rachunku wyniku przewidziane w art. 81 jest ujemne, zapisuje się je w budżecie na następny rok budżetowy.

3. Dochód lub środki na płatności zapisuje się w budżecie podczas trwania procedury budżetowej poprzez wykorzystanie listu w sprawie poprawek lub, jeżeli wykonanie budżetu jest w trakcie, budżetu korygującego.

ROZDZIAŁ 4

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 17

W euro sporządza się i wykonuje budżet oraz prezentuje się sprawozdania. Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy i, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych są upoważnieni do przeprowadzania operacji w walutach krajowych, zgodnie z zasadami finansowymi Europolu.

ROZDZIAŁ 5

Zasada uniwersalności

Artykuł 18

Suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności, z zastrzeżeniem art. 19. Wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości bez dokonywania jakichkolwiek korekt między nimi, z zastrzeżeniem art. 21.

Artykuł 19

1. Do finansowania poszczególnych pozycji wydatków wykorzystuje się następujące pozycje dochodów:

(a) dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, spadków i zapisów;

(b) wkłady państw członkowskich, państw trzecich lub różnych organów na rzecz Europolu w zakresie, w jakim jest to przewidziane w umowie zawartej między Europolem a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub danymi organami;

(c) dochody od osób trzecich z tytułu dostarczonych im towarów, świadczonych usług lub prac wykonanych na ich zamówienie, z wyjątkiem opłat i należności, o których mowa w art. 5 lit. (a);

(d) wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i prac wykonanych na rzecz instytucji Wspólnoty lub innych organów Wspólnoty;

(e) dochody pochodzące ze zwrotów kwot wypłaconych nienależnie;

(f) dochody ze sprzedaży pojazdów, sprzętu, instalacji, materiałów, aparatury naukowej i technicznej w związku z ich wymianą lub złomowaniem, po całkowitym zamortyzowaniu ich wartości księgowej;

(g) wpłaty otrzymane z tytułu ubezpieczeń;

(h) dochody z płatności związanych z najmem;

(i) dochody ze sprzedaży publikacji i filmów, w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych.

1a. Obowiązującym aktem podstawowym można również przeznaczyć przewidziane w nim dochody na określone pozycje wydatków.

2. Wszystkie pozycje dochodów, w rozumieniu ust. 1 lit. (a)–(d), pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione na daną działalność lub cel.

3. Budżet zawiera pozycje uwzględniające kategorie dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w ust. 1 i 1a, oraz, wszędzie gdzie to możliwe, wskazuje ich kwotę.

Artykuł 20

Dyrektor może przyjąć jakiekolwiek darowizny na rzecz Europolu, takie jak fundacje, subwencje, spadki i zapisy, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia stosownego wniosku. Jeżeli zarząd nie podejmie decyzji w tym okresie, darowiznę uznaje się za przyjętą.

Artykuł 21

1. Od wniosków o płatność, faktur lub rachunków, które następnie przekazuje się do wypłaty kwoty netto, można odpisać:

(a) kary nałożone na strony umów o udzielenie zamówień publicznych lub beneficjentów dotacji;

(b) potrącenia, zwroty i rabaty na poszczególnych fakturach i wnioskach o płatność;

(c) odsetki generowane w wyniku zaliczkowania.

2. Koszty dostarczanych Europolowi produktów lub świadczonych na jego rzecz usług pokrywane są z budżetu w kwocie zawierającej podatek w przypadku, gdy zawierają podatek zwracany:

(a) przez państwa członkowskie na mocy Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich; przez państwo przyjmujące na podstawie umowy w sprawie siedziby lub innych odpowiednich umów;

(b) lub przez państwo członkowskie lub państwo trzecie na podstawie innych odpowiednich umów. Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez Europol na podstawie pierwszego akapitu, zapisuje się na rachunek przejściowy do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.

3. Każde saldo ujemne zapisuje się w budżecie jako wydatek.

4. Możliwe jest dokonywanie korekt z tytułu różnic kursowych występujących przy wykonywaniu budżetu. Końcowy zysk lub stratę należy uwzględnić w bilansie rocznym za dany rok.

ROZDZIAŁ 6

Zasada specyfikacji

Artykuł 22

Całość środków przeznacza się na określone cele w ramach tytułów i rozdziałów. Rozdziały następnie dzielą się na artykuły i pozycje.

Artykuł 23

1. Dyrektor może dokonywać przesunięć z rozdziału do rozdziału oraz z artykułu do artykułu bez żadnych ograniczeń oraz z jednego tytułu do drugiego do wysokości 10 % środków na dany rok zapisanych w tej pozycji w budżecie, z której dokonywane jest przesunięcie.

2. Dyrektor może zaproponować zarządowi przesunięcia środków z jednego tytułu do drugiego powyżej limitu określonego w ust. 1. Zarząd ma trzy tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec takiego przesunięcia. Po tym terminie przesunięcie uznaje się za przyjęte.

3. Do wniosków w sprawie przesunięć dokonywanych na podstawie ust. 1 i 2 dołącza się odpowiednie i szczegółowe dokumenty potwierdzające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.

4. Dyrektor bezzwłocznie powiadamia zarząd o wszystkich dokonanych przesunięciach. Dyrektor powiadamia także władzę budżetową o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.

Artykuł 24

1. Przesunięcia środków można dokonywać tylko do tych pozycji w budżecie, w przypadku których budżet zawiera zatwierdzone środki lub zawiera ich symboliczny zapis (p.m.).

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel mogą zostać przesunięte jedynie wówczas, gdy dochody te są wykorzystane na cel, na który zostały przeznaczone.

ROZDZIAŁ 7

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 25

1. Środki budżetowe wykorzystuje się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, a mianowicie zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.

2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystywane przez Europol w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim terminie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie. Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszym stosunkiem między zaangażowanymi zasobami a osiągniętymi wynikami. Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych wyznaczonych celów oraz zamierzonych rezultatów.

3. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem wyznacza się zdefiniowane, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności, a dyrektor przekazuje informacje zarządowi. Informacje takie dostarczane są corocznie, najpóźniej w dokumentach załączonych do wstępnego projektu budżetu.

4. W celu usprawnienia procesu podejmowana decyzji Europol przeprowadza regularnie zarówno ocenę ex ante jak i ex post programów lub działań. Takie oceny stosuje się do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczące wydatki, a o wynikach tych oceny informuje się zarząd.

5. W przypadku gdy monitorowanie lub sprawozdawczość zgodnie z niniejszym artykułem dotyczy „operacyjnych, strategicznych i niejawnych informacji Europolu” dyrektor może przewidzieć oddzielne monitorowanie i przekazywanie takich informacji zarządowi, który powinien być uprawniony do podjęcia ostatecznej decyzji w sprawie ewentualnego uwzględnienia takich informacji w jakimkolwiek publikowanym dokumencie.

Artykuł 25a

1. Budżet wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i efektywnej kontroli wewnętrznej.

2. Do celów wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania, który ma zapewnić wystarczającą pewność w zakresie osiągnięcia następujących celów:

(a) skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;

(b) wiarygodności sprawozdawczości;

(c) ochrony mienia i informacji;

(d) zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania;

(e) odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, uwzględniając wieloletni charakter programów, jak również charakter danych płatności.

ROZDZIAŁ 8

Zasada przejrzystości

Artykuł 26

1. Budżet ustanawia się i wykonuje, a sprawozdania prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Streszczenie budżetów i budżetów korygujących w takiej formie, w jakiej je ostatecznie przyjęto, publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w terminie trzech miesięcy od momentu ich przyjęcia.

Streszczenie zawiera pięć głównych pozycji dochodów, pięć głównych pozycji wydatków budżetu administracyjnego i operacyjnego, plan zatrudnienia oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do których zapisuje się środki w budżecie, oraz liczbę oddelegowanych ekspertów krajowych. Należy także podać dane za poprzedni rok.

3. Budżet uwzględniający plan zatrudnienia oraz budżety korygujące w takiej formie, w jakiej je ostatecznie przyjęto, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do których zapisuje się środki w budżecie, oraz liczby oddelegowanych ekspertów krajowych, przekazuje się do wiadomości władzy budżetowej, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikuje na stronie internetowej Europolu w terminie czterech tygodni od ich przyjęcia.

4. Europol udostępnia w internecie informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym o ekspertach, z którymi zawarto umowy na mocy art. 74b. Opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje takie udostępnia się, zapewniając należyte przestrzeganie wymogów zachowania poufności i bezpieczeństwa, w szczególności ochrony danych osobowych, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (5).

Jeżeli informacje publikowane są wyłącznie bez odniesienia do konkretnych danych, Europol, na stosowny wniosek, przekazuje Parlamentowi Europejskiemu informacje o beneficjentach, których one dotyczą.

TYTUŁ III

OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Ustanawianie budżetu

Artykuł 27

1. Budżet jest ustanawiany zgodnie z przepisami decyzji w sprawie Europolu.

2. Zgodnie z decyzją w sprawie Europolu Europol przesyła Komisji wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Europolu oraz ogólne wytyczne leżące u jego podstaw do dnia 10 lutego każdego roku, a także ostateczny projekt preliminarza najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku.

3. Preliminarz dochodów i wydatków Europolu obejmuje:

(a) plan zatrudnienia określający liczbę stałych i czasowych stanowisk zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych w podziale na grupy zaszeregowania i kategorii;

(b) w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;

(c) kwartalny preliminarz płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

(d) informacje o osiągnięciu wszystkich uprzednio ustalonych celów dotyczących różnych działań, jak również o nowych celach mierzonych wskaźnikami.

Wyniki oceny zostaną zweryfikowane i wykorzystane do wykazania prawdopodobnych korzyści płynących ze zwiększenia lub zmniejszenia proponowanego budżetu Europolu w porównaniu z jego budżetem na rok n.

4. Europol przesyła Komisji oraz władzy budżetowej najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku:

(a) projekt programu prac;

(b) zaktualizowany wieloletni plan polityki kadrowej, opracowany zgodnie w wytycznymi Komisji;

(c) informacje o liczbie urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i kontraktowych w rozumieniu Regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników (zwanego dalej „regulaminem pracowniczym Wspólnot Europejskich”) na rok n-1, a także szacunkowe dane na rok n+1;

(d) informacje o wkładach niepieniężnych dokonanych przez przyjmujące państwo członkowskie na rzecz Europolu, o ile ujawnienie takich informacji nie spowoduje ujawnienia „operacyjnych, strategicznych lub niejawnych informacji Europolu”;

(e) szacunkowe saldo rachunku wyniku w rozumieniu art. 81 za rok n-1.

5. W ramach procedury przyjmowania budżetu ogólnego Komisja przesyła władzy budżetowej preliminarz Europolu i proponuje określoną kwotę subwencji dla Europolu oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną Europolowi. Komisja zapewnia plan zatrudnienia Europolu oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na które zaproponowano określone środki.

6. Władza budżetowa przyjmuje plan zatrudnienia Europolu oraz wszelkie jego późniejsze zmiany zgodnie z art. 32 ust. 1. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III – Komisja – do budżetu ogólnego.

7. Budżet i plan zatrudnienia przyjmowane są przez zarząd. Stają się one ostateczne po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego, który określa kwotę subwencji i plan zatrudnienia. W razie potrzeby do budżetu i planu zatrudnienia wprowadza się odpowiednie korekty.

Artykuł 28

Wszelkie korekty budżetu oraz planu zatrudnienia uwzględnia się w budżecie korygującym, przyjmowanym w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy, zgodnie z przepisami decyzji w sprawie Europolu i art. 27.

ROZDZIAŁ 2

Struktura i prezentacja budżetu

Artykuł 29

Budżet obejmuje zestawienie dochodów i zestawienie wydatków.

Artykuł 30

W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności Europolu, zestawienie wydatków musi być określone na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ta ustalana jest przez Europol i dokonuje się w niej wyraźnego rozróżnienia między środkami administracyjnymi a środkami operacyjnymi.

Artykuł 31

W budżecie wykazuje się:

1. w zestawieniu dochodów: (a) przewidywane dochody Europolu na dany rok budżetowy; (b) przewidywane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok n-2; (c) odpowiednie uwagi na temat poszczególnych pozycji dochodów.

2. w zestawieniu wydatków: (a) środki na zobowiązania i środki na płatności na dany rok budżetowy; (b) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zaciągnięte zobowiązania i wydatki zrealizowane w roku n-2; (c) skrócone zestawienie harmonogramu płatności należnych w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań zaciągniętych w poprzednich latach budżetowych; (d) odpowiednie uwagi na temat poszczególnych części.

Artykuł 32

1. W planie zatrudnienia, o którym mowa w art. 27, przedstawia się liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę faktycznie obsadzonych stanowisk. Plan zatrudnienia określa bezwzględny limit dla Europolu; nie można dokonywać dodatkowych powołań poza ustalony limit. Z wyjątkiem grup zaszeregowania AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 zarząd może jednak zmienić plan zatrudnienia o wartość do wysokości 10 % zatwierdzonych stanowisk, pod dwoma warunkami:

(a) utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel odnoszących się do całego roku budżetowego; oraz

(b) nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w każdym planie zatrudnienia.

2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit drugi skutki pracy w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonej przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane innymi powołaniami. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, Europol bezzwłocznie podejmuje odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 lit. (b).

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 33

Dyrektor wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego. Dyrektor wykonuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z zasadami finansowymi Europolu, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków.

Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, Europol uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.

Artykuł 34

1. Dyrektor może przekazywać swoje kompetencje w kwestii wykonywania budżetu pracownikom Europolu objętym regulaminem pracowniczym zgodnie z warunkami ustanowionymi w zasadach finansowych Europolu przyjętych przez zarząd. Umocowani mogą działać jedynie w granicach wyraźnie im przyznanych kompetencji.

2. Osoba, której przekazano kompetencje, może je subdelegować, jak przewidziano w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Europolu, o których mowa w art. 99. Każda subdelegacja kompetencji wymaga wyraźnej zgody dyrektora.

Artykuł 35

1. Wszystkim podmiotom działań finansowych, w rozumieniu rozdz. 2 niniejszego tytułu, oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu, zarządzaniu budżetem, audycie lub kontroli budżetu zakazuje się podejmowania jakichkolwiek środków, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Europolu. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji dana osoba musi zrezygnować z wykonywania tych środków i przekazać sprawę do właściwych władz.

2. Konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji osoby, o której mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne dla takiej osoby z beneficjentem.

3. Właściwe władze, określone w ust. 1, pełnią rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownik jest dyrektorem, zarząd pełni funkcję właściwych władz.

Artykuł 36

1. Budżet wykonywany jest przez dyrektora w departamentach, które mu podlegają.

2. W razie konieczności zadania związane ze specjalistyczną wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, przygotowawcze i pomocnicze niewiążące się ze sprawowaniem władzy publicznej ani też z korzystaniem ze swobody oceny mogą zostać powierzone w drodze umowy zewnętrznym podmiotom lub organom sektora prywatnego.

ROZDZIAŁ 2

Podmioty działań finansowych

Sekcja 1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 37

Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą podlegać łączeniu.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 38

1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.

2. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do wykorzystania środków.

3. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje ono także odstąpienie w stosownych przypadkach od ustalonych należności.

4. Urzędnik zatwierdzający wprowadza w życie, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd na podstawie standardów ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb oraz z należytym uwzględnieniem zagrożeń związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowych działań, strukturę organizacyjną i wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli odpowiednie do wykonywania swoich obowiązków, wraz z oceną ex post, w zależności od potrzeb. Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, mającą na celu pomoc w zakresie kontroli zagrożeń związanych z jego działalnością.

5. Przed zatwierdzeniem operacji aspekty operacyjne i finansowe podlegają weryfikacji przez pracowników, którzy nie inicjowali tej operacji. Inicjowanie, ocena ex ante i ocena ex post operacji są oddzielnymi funkcjami.

6. Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty uzupełniające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji o udzieleniu absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu.

Dane osobowe zawarte w dokumentach uzupełniających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli dane takie nie są konieczne na potrzeby absolutorium budżetowego, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 39

1. Zainicjowanie operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie operacje przygotowawcze do przyjęcia aktów w zakresie wykonania budżetu przez właściwych urzędników zatwierdzających, o których mowa w art. 33 i 34.

2. Ocena ex ante operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie kontrole ex ante prowadzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Każda operacja podlega przynajmniej jednej ocenie ex ante. Celem takiej oceny jest ustalenie, czy:

(a) wydatki są prawidłowe i zgodne z odpowiednimi przepisami;

(b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, o której mowa w art. 25.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać na potrzeby oceny ex ante, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych ze zwykłymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację.

W przypadku, o którym mowa w akapicie drugim, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje, stosownie do dokonanej przez siebie oceny ryzyka, odpowiednią ocenę ex post zgodnie z ust. 4.

4. Celem oceny dokumentów ex post oraz, w stosownych przypadkach, kontroli na miejscu, jest zweryfikowanie, czy operacje finansowane z budżetu zostały prawidłowo wykonane, w szczególności, czy kryteria, o których mowa w ust. 3, zostały spełnione. Weryfikacje te mogą być przeprowadzane na podstawie próby przy wykorzystaniu analizy ryzyka.

5. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiedzialni za weryfikacje, o których mowa w ust. 2 i 4, nie mogą przeprowadzać zadań, o których mowa w ust. 1, ani nie mogą być podwładnymi personelu wykonującego te zadania.

6. Personel odpowiedzialny za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi musi posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe. Personel ten postępuje zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez Europol i opartym na standardach ustanowionych przez Komisję dla jej służb.

Artykuł 40

1. Urzędnik zatwierdzający składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności, zawierającego informacje finansowe i informacje dotyczące zarządzania, wraz z oświadczeniem, że informacje zawarte w jego sprawozdaniu są prawdziwe i rzetelne, o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej.

W rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji poprzez odniesienie do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej. Zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji, w rozumieniu art. 71, uwzględniają roczne sprawozdanie z działalności i wszelkie inne określone informacje.

2. Najpóźniej do dnia 15 czerwca każdego roku zarząd przesyła władzy budżetowej i Trybunałowi Obrachunkowemu analizę i ocenę sprawozdania urzędnika zatwierdzającego za poprzedni rok budżetowy. Ta analiza i ocena włączone są do rocznego sprawozdania Europolu, zgodnie z przepisami aktów założycielskich. W przypadku gdy sprawozdawczość zgodnie z niniejszym artykułem dotyczy „operacyjnych, strategicznych i niejawnych informacji Europolu” urzędnik zatwierdzający może przewidzieć oddzielne przekazywanie takich informacji zarządowi, który powinien być uprawniony do podjęcia ostatecznej decyzji w sprawie ewentualnego uwzględnienia takich informacji w jakimkolwiek publikowanym dokumencie.

Artykuł 41

Każdy członek personelu zaangażowany w zarządzanie finansami i kontrolę transakcji, który uzna, że decyzja, którą jego przełożony każe mu zastosować lub na którą każe mu przystać, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, których ma przestrzegać, powiadamia na piśmie delegowanego urzędnika zatwierdzającego, a jeżeli ten delegowany urzędnik zatwierdzający nie podejmie działań – zespół, o którym mowa w art. 47 ust. 4 i zarząd. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, członek personelu powiadamia władze i organy wyznaczone w mających zastosowanie przepisach.

Artykuł 42

W przypadku gdy kompetencje w kwestii wykonywania budżetu są przekazywane lub subdelegowane zgodnie z art. 34, art. 38 ust. 1, 2 i 3 stosuje się mutatis mutandis do delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 43

1. Zarząd wyznacza księgowego, objętego regulaminem pracowniczym, który jest niezależny funkcjonalnie w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy jest odpowiedzialny w Europolu za:

(a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie kwot uznanych za należne;

(b) przygotowanie i prezentację sprawozdań zgodnie z tytułem VII;

(c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem VII;

(d) określanie, zgodnie z tytułem VII, zasad i metod rachunkowości oraz planu kont, zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

(e) określanie i stwierdzanie prawidłowości systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach stwierdzanie prawidłowości systemów opracowanych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub potwierdzania informacji księgowych; księgowy jest upoważniony do przeprowadzania kontroli przestrzegania kryteriów stwierdzania prawidłowości;

(f) zarządzanie finansami.

2. Księgowy uzyskuje od urzędników zatwierdzających wszelkie informacje niezbędne do przygotowania sprawozdań dających prawdziwy obraz aktywów Europolu oraz wykonania budżetu, przy czym urzędnicy zatwierdzający gwarantują wiarygodność tych informacji.

2a. Przed przyjęciem sprawozdań przez dyrektora podpisuje je księgowy, zaświadczając tym samym, że ma wystarczającą pewność co do prawdziwości i rzetelności zawartych w nich informacji na temat sytuacji finansowej Europolu.

W tym celu księgowy upewnia się, że sprawozdania zostały przygotowane zgodnie z regułami rachunkowości oraz ustanowionymi metodami i systemami rachunkowości oraz że wszystkie dochody i wydatki zostały ujęte w sprawozdaniach.

Urzędnik zatwierdzający przekazuje wszelkie informacje niezbędne księgowemu do wypełniania jego obowiązków.

Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez nich środków finansowych, jak również za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez nich wydatków.

2b. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych kontroli, które uzna za niezbędne przed podpisaniem sprawozdań.

Jeśli zaistnieje taka konieczność, księgowy wyraża zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając charakter i zakres tych zastrzeżeń.

2c. Księgowy Europolu podpisuje roczne sprawozdania i następnie przesyła je księgowemu Komisji.

3. Z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego artykułu i art. 44 jedynie księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i innymi aktywami pieniężnymi. Jest on odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

4. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na podwładnych członków personelu podlegających przepisom regulaminu pracowniczego w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do wykonania jego obowiązków.

5. Akt o delegowaniu zadań określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.

Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 44

W celu wypłaty niewielkich kwot i poboru innych dochodów, o których mowa w art. 5, można utworzyć rachunki zaliczkowe, które są zasilane przez księgowego, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych wyznaczeni przez księgowego.

Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora rachunków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć pewnej kwoty, która ma być określona przez Europol w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu.

Płatności z rachunków zaliczkowych można dokonywać przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 66 ust. 1a, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

ROZDZIAŁ 3

Odpowiedzialność podmiotów działań finansowych

Sekcja 1

Reguły ogólne

Artykuł 45

1. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego organ, który wyznaczył delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających, może w dowolnym czasie wycofać, czasowo lub na stałe, delegowane na nich uprawnienia. Urzędnik zatwierdzający może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.

2. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego zarząd może w dowolnym momencie czasowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków. Zarząd wyznacza księgowego na okres przejściowy.

3. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego księgowy może w dowolnym momencie czasowo lub na stałe zawiesić administratorów rachunków zaliczkowych w wykonywaniu obowiązków.

Artykuł 46

1. Przepisy niniejszego rozdziału pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponieść urzędnik zatwierdzający i osoby, o których mowa w art. 45, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot oraz zwalczania korupcji urzędników Wspólnot lub urzędników państw członkowskich.

2. Każdy urzędnik zatwierdzający, księgowy i administrator rachunków zaliczkowych może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym, bez uszczerbku dla przepisów art. 47, 48 i 49. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, sprawa zostanie przedłożona władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach.

Sekcja 2

Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

Artykuł 47

1. Urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

1a. Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie, w szczególności gdy:

(a) urzędnik zatwierdzający, niezależnie od tego, czy umyślnie czy wskutek swojego rażącego zaniedbania, przy ustaniu należności do odzyskania, wystawianiu nakazów odzyskania środków, zaciąganiu zobowiązań lub podpisywaniu zlecenia płatniczego nie przestrzega niniejszego rozporządzenia oraz przepisów wykonawczych do niego;

(b) urzędnik zatwierdzający, niezależnie od tego, czy umyślnie czy wskutek swojego rażącego zaniedbania, nie wystawia dokumentu ustalającego kwotę należną, nie wystawia nakazu odzyskania środków lub dopuszcza się zwłoki w jego wystawieniu lub też dopuszcza się zwłoki w wystawieniu zlecenia płatniczego, narażając tym samym Europol na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

2. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, który uzna, że decyzja, do której podjęcia jest zobowiązany, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który delegował na niego uprawnienia. Jeżeli wówczas organ, który delegował uprawnienia, wyda delegowanemu lub subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu uzasadnioną instrukcję na piśmie, aby podjął daną decyzję, to urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

3. W przypadku delegowania uprawnień urzędnik zatwierdzający nadal pozostaje odpowiedzialny za skuteczność i efektywność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

4. Ustanowiony przez Komisję zgodnie z art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych wykonuje w odniesieniu do Europolu takie same obowiązki, jak w odniesieniu do służb Komisji. Alternatywą dla wyżej wymienionego zespołu ustanowionego zgodnie z ogólnym rozporządzeniem finansowym („zespół ogólny”) może być funkcjonalnie niezależny zespół powołany ad hoc decyzją zarządu w celu sprawdzenia określonych nieprawidłowości finansowych lub celem uczestnictwa we wspólnym zespole utworzonym przez kilka organów Wspólnoty. W przypadkach przedłożonych przez organy wspólnotowe w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych powołanego przez Komisję wchodzi jeden pracownik organu Wspólnoty.

Na podstawie opinii zespołu (zespołu ogólnego albo zespołu ad hoc, jak opisano powyżej) dyrektor podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania pociągającego za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną lub obowiązek zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół stwierdzi problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora, zespół przesyła ją zarządowi, zespołowi kontroli wewnętrznej Europolu i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się do opinii zespołu, nie odnosząc się przy tym do żadnych konkretnych danych, w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i wskazuje, jakie podjęto działania następcze.

5. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do naprawienia, w całości lub częściowo, szkody poniesionej przez Europol w wyniku poważnego uchybienia ze strony pracownika w trakcie wykonywania przez niego obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem.

Organ powołujący wydaje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym w odniesieniu do kwestii dyscyplinarnych.

Sekcja 3

Reguły mające zastosowanie do księgowych i administratorów rachunków zaliczkowych

Artykuł 48

Księgowy może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym, w szczególności jeśli:

(a) doprowadza do utraty lub zmniejszenia wartości środków pieniężnych, składników majątku i dokumentów znajdujących się w jego posiadaniu lub doprowadza do ich utraty lub zmniejszenia ich wartości przez zaniedbanie;

(b) dokonuje zmiany rachunków bankowych lub pocztowych rachunków przelewowych (giro) bez uprzedniego powiadomienia urzędnika zatwierdzającego;

(c) odzyskuje należności lub dokonuje płatności w kwotach niezgodnych z kwotami figurującymi na odpowiadających im nakazach odzyskania środków lub zleceniach płatniczych;

(d) nie dokonuje poboru należnych dochodów.

Artykuł 49

Administrator rachunków zaliczkowych może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym, w szczególności jeśli:

(a) doprowadza do utraty lub zmniejszenia wartości środków pieniężnych, składników majątku i dokumentów znajdujących się w jego posiadaniu lub doprowadza do ich utraty lub zmniejszenia ich wartości przez zaniedbanie;

(b) nie może dostarczyć właściwych dokumentów potwierdzających odnośnie do dokonanych przez siebie płatności;

(c) dokonuje płatności na rzecz osób innych niż uprawnieni odbiorcy;

(d) nie dokonuje poboru należnych dochodów.

ROZDZIAŁ 4

Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 50

Europol przedstawia Komisji wnioski dotyczące płatności całości lub części subwencji wspólnotowej, na mocy art. 15 ust. 5, zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.

Artykuł 51

Środki finansowe wypłacone Europolowi przez Komisję w formie subwencji są oprocentowane na korzyść budżetu ogólnego.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 52

Wszelkie środki lub sytuacje, które mogą spowodować lub zmienić kwoty należne Europolowi, podlegają wcześniej prognozie należności dokonywanej przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 53

1. Ustalanie należności jest czynnością, dzięki której urzędnik zatwierdzający lub delegowany urzędnik zatwierdzający:

(a) weryfikuje istnienie należności;

(b) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę należności;

(c) weryfikuje warunki wymagalności należności.

2. Wszelkie należności uznane za pewne, wyrażone w kwocie pieniężnej i wymagalne, muszą zostać ustalone nakazem odzyskania środków przekazywanym księgowemu oraz notą debetową przesyłaną dłużnikowi, które są sporządzane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

3. Zamówienia lub umowy na dotację zawierane przez Europol przewidują, że wszelkie należności niespłacone w wymagalnym terminie określonym w nocie debetowej są oprocentowane zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 2342 (6). W zamówieniach i umowach na dotację wyraźnie określa się warunki mające zastosowanie do odsetek należnych Europolowi z tytułu płatności przeterminowanych, w tym stawkę odsetek za zwłokę.

4. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo. Ustalenie tymczasowe obejmuje odzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie. Przed końcem roku budżetowego urzędnik zatwierdzający zmienia kwoty ustalone tymczasowo, aby upewnić się, że odpowiadają one należnościom faktycznie ustalonym.

Sekcja 4

Zezwolenie na odzyskanie środków

Artykuł 54

Zezwolenie na odzyskanie środków jest czynnością polegającą na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu, poprzez wystawienie nakazu odzyskania środków, odzyskanie kwot należnych, które ustalił.

Sekcja 5

Odzyskiwanie należności

Artykuł 55

1. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.

2. Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na kwoty należycie ustalone przez urzędnika zatwierdzającego lub właściwego urzędnika zatwierdzającego. Z należytą starannością zapewnia Europolowi napływ dochodów i dba o zabezpieczenie jego praw.

3. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności.

Takie odstąpienie odbywa się na podstawie należycie uzasadnionej decyzji urzędnika zatwierdzającego. Urzędnik zatwierdzający może delegować uprawnienia związane z podjęciem tej decyzji wyłącznie w odniesieniu do kwot należnych poniżej 5 000 EUR.

W decyzji o odstąpieniu określa się, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania oraz wskazuje się względy prawne i faktyczne będące podstawą decyzji.

4. Właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje ustaloną kwotę należną, gdy wykrycie błędu dotyczącego względów prawnych lub faktycznych ujawnia, że kwota nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie odbywa się na podstawie decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz jest odpowiednio uzasadniane.

5. Właściwy urzędnik zatwierdzający koryguje kwotę ustalonej należności w dół lub w górę, gdy ujawnienie błędu dotyczącego stanu faktycznego pociąga za sobą zmianę kwoty należności, pod warunkiem że korekta ta nie wiąże się z utratą ustalonej należności Europolu. Taka korekta odbywa się na podstawie decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz jest odpowiednio uzasadniane.

Artykuł 56

1. W momencie faktycznego odzyskania należnej kwoty księgowy dokonuje wpisu w rachunkach i powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Wydaje się pokwitowanie w odniesieniu do wszystkich płatności gotówkowych dokonywanych księgowemu.

Artykuł 57

1. Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania środków w wymagalnym terminie określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę odzyskania środkami przewidzianymi przez prawo, w tym, w stosownych przypadkach, poprzez potrącenie oraz, jeżeli nie jest to możliwe, odzyskanie przymusowe.

2. Roszczenia Europolu wobec dłużnika, który sam ma wobec Europolu roszczenia, które są bezsporne, wyrażone w kwocie pieniężnej i wymagalne, podlegają odzyskaniu przez księgowego poprzez potrącenie w odpowiedniej wysokości, o ile prawo dopuszcza taką możliwość.

Artykuł 58

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać przedłużenie terminu płatności wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika, z należytym uzasadnieniem, o ile spełnione są dwa następujące warunki:

(a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stawki określonej w art. 86 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 za cały przyznany okres przedłużenia, począwszy od dnia wskazanego w nocie debetowej;

(b) w celu zabezpieczenia praw Europolu dłużnik dostarcza gwarancję finansową, obejmującą zarówno kwotę główną, jak i odsetki.

Artykuł 58a

Księgowy prowadzi wykaz należności do odzyskania, w którym należności Europolu są pogrupowane według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wskazuje również decyzje o odstąpieniu lub częściowym odstąpieniu od odzyskania ustalonych należności. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez Europol sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.

Europol sporządza wykaz swoich należności, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty należne w przypadkach, w których sąd prawomocnym orzeczeniem (res judicata) nakazał dłużnikowi dokonanie zapłaty i w których w ciągu roku od wydania orzeczenia nie dokonano żadnych lub żadnych znaczących płatności. Wykaz taki zostaje opublikowany z uwzględnieniem odpowiednich przepisów dotyczących ochrony danych.

Artykuł 58b

Termin przedawnienia w odniesieniu do należności Europolu od osób trzecich oraz należności osób trzecich od Europolu wynosi pięć lat, co powinno być określone w zamówieniach i umowach na dotację zawieranych przez Europol.

Sekcja 6

Przepisy szczegółowe mające zastosowanie do opłat i należności

Artykuł 59

W przypadku gdy Europol pobiera opłaty i należności określone w art. 5 lit. (a), na początku każdego roku budżetowego sporządzany jest całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności.

W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są bez wyjątku na podstawie przepisów prawnych lub decyzji zarządu, urzędnik zatwierdzający po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia nakazu odzyskania środków i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności Europolu. Księgowy prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu Europolu z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.

W przypadku gdy Europol stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.

Zasadniczo Europol świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych, wyłącznie jeśli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. Jeżeli w drodze wyjątku usługa była świadczona bez wcześniejszego uiszczenia odpowiedniej opłaty lub należności, zastosowanie mają sekcje 3, 4 i 5 niniejszego rozdziału.

ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 60

1. Na każdy wydatek zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się jego zasadność, zatwierdza się go i realizuje.

2. Każde zaciągnięcie zobowiązań na wydatki jest poprzedzane decyzją w sprawie finansowania.

3. Program prac Europolu jest równoważny z decyzją w sprawie finansowania w odniesieniu do działań, które obejmuje, pod warunkiem że są one wyraźnie określone oraz że kryteria leżące u ich podstaw są sprecyzowane. Program prac zawiera szczegółowe cele oraz wskaźniki wydajności. Takie cele i wskaźniki wydajności nie zawierają operacyjnych, strategicznych ani niejawnych informacji Europolu.

4. Środki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.

Sekcja 1

Zaciąganie zobowiązań na wydatki

Artykuł 61

1. Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia płatności dokonywanych następnie w celu wywiązania się z zobowiązań prawnych.

2. Zobowiązanie prawne jest czynnością, poprzez którą właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga lub stwierdza zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie finansowe dla budżetu.

3. Zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny wówczas, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są znane.

4. Zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny wówczas, gdy przynajmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany.

5. Zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy wówczas, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym albo kwota, albo finalny beneficjent nie są ostatecznie znane. Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zawarcie jednego lub więcej indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do późniejszych płatności albo – w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem – bezpośrednio przez dokonanie płatności.

Artykuł 62

1. W odniesieniu do środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet właściwy urzędnik zatwierdzający musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.

2. Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają łączny koszt odpowiadających im indywidualnych zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku n+1.

Indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągane są do dnia 31 grudnia roku n.

Pod koniec okresów, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim, właściwy urzędnik zatwierdzający umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych.

3. Ostateczny termin wykonania zobowiązań prawnych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym terminie, zostają umorzone zgodnie z art. 11.

Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano żadnej płatności w rozumieniu art. 67 w ciągu trzech lat następujących po podpisaniu zobowiązania prawnego, zostaje umorzona.

Artykuł 63

Przyjmując zobowiązanie budżetowe, właściwy urzędnik zatwierdzający dopilnowuje, aby:

(a) wydatek został zaliczony w ciężar odpowiedniej pozycji budżetu;

(b) środki były dostępne;

(c) wydatek był zgodny z zasadami finansowymi Europolu;

(d) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

Sekcja 2

Poświadczanie zasadności wydatków

Artykuł 64

Poświadczanie zasadności wydatków jest czynnością polegającą na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający:

(a) weryfikuje istnienie należności wierzyciela;

(b) weryfikuje warunki wymagalności płatności;

(c) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę roszczenia.

Artykuł 65

1. Poświadczanie zasadności wydatków odbywa się na podstawie dokumentów potwierdzających tytuł wierzyciela do należności w oparciu o oświadczenie o usługach faktycznie zrealizowanych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub pracach faktycznie wykonanych lub w oparciu o inne dokumenty uzasadniające płatność.

2. Decyzja w sprawie zasadności wydatków zapada poprzez podpisanie przez właściwego urzędnika zatwierdzającego dowodu kasowego „zatwierdzono do dokonania płatności”.

3. W systemach nieskomputeryzowanych „zatwierdzono do dokonania płatności” ma formę pieczęci, której towarzyszy podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego. W systemach skomputeryzowanych „zatwierdzono do dokonania płatności” ma formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Zatwierdzanie wydatków

Artykuł 66

1. Zatwierdzenie wydatku jest czynnością, która polega na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający, poprzez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność poświadczył urzędnik zatwierdzający.

1a. W przypadkach, w których dokonywane są płatności okresowe z tytułu świadczonych usług, w tym usług najmu lub dostaw towarów, urzędnik zatwierdzający może zarządzić, na podstawie własnej analizy ryzyka, stosowanie systemu polecenia zapłaty.

2. Zlecenie płatnicze opatrywane jest datą i podpisywane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu. Właściwy urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające zgodnie z art. 38 ust. 6.

3. W stosownych przypadkach do zlecenia płatniczego przesyłanego księgowemu dołącza się dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 90 ust. 1.

Sekcja 4

Realizacja wydatków

Artykuł 67

1. Płatności wykonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami decyzji w sprawie Europolu w rozumieniu art. 49 ogólnego rozporządzenia finansowego, zamówienia lub umowy na dotację i obejmują one jedną z następujących operacji:

(a) płatność całej kwoty należnej;

(b) płatność kwoty należnej na jeden z następujących sposobów: (i) poprzez zaliczkowanie, które może być podzielone na kilka płatności; (ii) poprzez jedną lub kilka płatności okresowych; (iii) poprzez płatność salda kwot należnych. Zaliczkowanie obciąża w całości lub częściowo płatności okresowe.

Całość zaliczkowania i płatności okresowych obciąża płatność sald.

2. W rachunkach dokonuje się rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa w ust. 1, wówczas, gdy są one dokonywane.

Artykuł 68

Księgowy realizuje wydatki w ramach limitów dostępnych środków.

Sekcja 5

Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł 69

Czynności w zakresie stwierdzania prawidłowości, zatwierdzania i realizacji wydatków muszą zostać zakończone w terminach określonych w przepisach wykonawczych do rozporządzenia finansowego Europolu i zgodnie z tymi przepisami.

ROZDZIAŁ 6

Systemy informatyczne

Artykuł 70

W przypadku gdy do administrowania operacjami po stronie dochodów i wydatków wykorzystuje się systemy komputerowe, podpisy na dokumentach można składać przy wykorzystaniu procedur komputerowych lub elektronicznych.

ROZDZIAŁ 7

Audytor wewnętrzny

Artykuł 71

1. Europol ustanawia funkcję kontroli wewnętrznej, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

2. Ustanowienie przez zarząd zespołu kontroli wewnętrznej w Europolu nie wpływa na uprawnienia audytora wewnętrznego Komisji, który posiada takie same obowiązki w odniesieniu do Europolu, jak i w odniesieniu do służb Komisji, z tym, że zarząd może, na podstawie art. 5 decyzji w sprawie Europolu, dokonywać zmian w planie audytu przedstawionym przez audytora wewnętrznego Komisji. W odniesieniu do wykonania planu audytu dyrektor może ograniczyć zakres audytu poprzez odmowę dostępu do strategicznych, operacyjnych i niejawnych informacji, określonych w art. 2 ust. 14 rozporządzenia finansowego. Jeżeli dyrektor zdecyduje się ograniczyć zakres audytu z takich względów, przekazuje pisemne uzasadnienie audytorowi wewnętrznemu Komisji.

3. Zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji pełnią swoje obowiązki bez uszczerbku dla art. 38 ust. 4.

Artykuł 72

1. Zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji doradzają Europolowi w kwestii postępowania w obliczu ryzyka poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz poprzez wydawanie zaleceń dotyczących poprawy warunków wykonywania operacji oraz propagowania należytego zarządzania finansami.

Zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji są odpowiedzialni za:

(a) ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb odnośnie do realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;

(b) ocenę skuteczności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu.

2. Zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji wykonują swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb Europolu. Zespół kontroli wewnętrznej Europolu korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. Bez uszczerbku dla przepisów art. 71 ust. 2 audytor wewnętrzny Komisji również korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

3. Kierownik zespołu kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji informują zarząd i dyrektora o swoich ustaleniach i zaleceniach. Dopilnowują, aby podjęto działania w następstwie zaleceń wynikających z audytów.

4. Kierownik zespołu kontroli wewnętrznej Europolu i audytor wewnętrzny Komisji przedkładają zarządowi i dyrektorowi roczne sprawozdanie dotyczące audytu wewnętrznego, wykazując m.in. liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów oraz przedstawione zalecenia. Takie roczne sprawozdanie zawiera również informacje o wszelkich problemach systemowych wykrytych przez wyspecjalizowany zespół powołany zgodnie z art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego.

4a. Dyrektor przekłada zarządowi uwagi na piśmie dotyczące podjętych działań w związku z zaleceniami wystosowanymi przez zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytora wewnętrznego Komisji.

5. Co roku zarząd przesyła organowi udzielającemu absolutorium i Komisji sprawozdanie opracowane przez zespół kontroli wewnętrznej Europolu i audytora wewnętrznego Komisji wraz z uwagami dyrektora, o których mowa w ust. 4a.

Artykuł 73

1. Zakres odpowiedzialności zespołu kontroli wewnętrznej za działania podjęte w zakresie realizacji funkcji audytu wewnętrznego pokrywa się odpowiednio z zakresem określonym w zasadach szczególnych mających zastosowanie do audytora wewnętrznego Komisji. Te szczególne zasady gwarantują, że zespół kontroli wewnętrznej ma pełną niezależność w pełnieniu swoich obowiązków, oraz określają zakres jego odpowiedzialności. Ponadto przepisy zawarte w zasadach określonych przez zarząd są przestrzegane zgodnie z art. 37 ust. 9 lit. (f) decyzji w sprawie Europolu.

2. Zakres odpowiedzialności audytora wewnętrznego Komisji jest określony zgodnie z art. 87 ogólnego rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ V

ZAMÓWIENIA

Artykuł 74

1. Do zamówień publicznych zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego i rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 4–7 niniejszego artykułu.

2. Europol może na swój wniosek zostać włączony jako organ zamawiający do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Wspólnoty.

3. Europol ma dostęp do wspólnej centralnej bazy danych utworzonej i obsługiwanej przez Komisję na mocy art. 95 ogólnego rozporządzenia finansowego.

4. Europol może zawierać umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi oraz Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej ustanowionym na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2965/94 (7) na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych.

5. Europol może korzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucjami zamawiającymi przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych. W takich przypadkach stosuje się odpowiednio art. 125c rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002.

5a. Europol może korzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z organizacjami międzynarodowymi, pod warunkiem że w ramach procedur zamówień publicznych stosują one normy zapewniające gwarancje zgodne z przyjętymi w skali międzynarodowej normami, zwłaszcza w odniesieniu do przejrzystości, braku dyskryminacji i unikaniu konfliktu interesów. Jedynie dyrektor jest uprawniony do stwierdzania zgodności gwarancji z przyjętymi w skali międzynarodowej normami.

6. Na potrzeby zastosowania art. 101 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert umieszcza się zapis, zgodnie z którym Europol może przed podpisaniem umowy zrezygnować z udzielenia zamówienia lub unieważnić procedurę udzielenia zamówienia, przy czym kandydatom lub oferentom nie przysługuje prawo do roszczeń odszkodowawczych.

7. Na potrzeby zastosowania art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert ogłaszanym przez Europol umieszcza się zapis, zgodnie z którym może on zawiesić procedurę oraz podjąć wszelkie niezbędne środki, łącznie z unieważnieniem procedury na warunkach określonych w tym artykule.

Na potrzeby zastosowania art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w umowach zawieranych przez Europol z podmiotami gospodarczymi umieszcza się zapis, zgodnie z którym może on podjąć wszelkie środki określone w tym artykule na wymienionych w nim warunkach.

TYTUŁ VA

PROJEKTY O ZNACZĄCYM WPŁYWIE NA BUDŻET

Artykuł 74a

Zarząd możliwie jak najwcześniej zawiadomi władzę budżetową o zamiarze realizacji jakiegokolwiek projektu, który może mieć znaczące konsekwencje finansowe dla finansowania budżetu administracyjnego, w szczególności wszelkich projektów odnoszących się do nieruchomości, takich jak najem lub nabycie budynków. Informuje o tym fakcie Komisję.

Jeżeli którykolwiek organ władzy budżetowej zamierza wydać opinię, powiadamia o tym Europol w terminie dwóch tygodni od otrzymania informacji o projekcie. W przypadku braku odpowiedzi Europol może przystąpić do planowanego działania.

Opinia przekazywana jest Europolowi w ciągu czterech tygodni od zawiadomienia na mocy akapitu drugiego.

TYTUŁ VB

EKSPERCI

Artykuł 74b

W przypadku wyboru ekspertów zastosowanie ma art. 265a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 z uwzględnieniem niezbędnych zmian. Za pomoc udzielaną Europolowi, w szczególności przy ocenie ofert i wniosków o dotacje lub ofert przetargowych, a także za zapewnianie pomocy technicznej przy działaniach następczych w związku z projektami oraz przy ostatecznej ocenie projektów, eksperci otrzymują wynagrodzenie w ustalonej z góry kwocie. Europol może korzystać z wykazów opracowanych przez Komisję lub inne organy wspólnotowe.

TYTUŁ VI

DOTACJE PRZYZNAWANE PRZEZ EUROPOL

Artykuł 75

1. W przypadku gdy Europol przyznaje dotacje zgodnie z decyzją w sprawie Europolu lub w ramach zadań delegowanych na niego przez Komisję na mocy art. 54 ust. 2 lit. (b) ogólnego rozporządzenia finansowego, zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego oraz rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Dotacje objęte są pisemną umową pomiędzy Europolem a beneficjentem.

3. Na potrzeby zastosowania art. 119 ust. 2 ogólnego rozporządzenia finansowego umowy na dotację zawierane przez Europol zawierają zapis, zgodnie z którym może on zawiesić, zmniejszyć lub przerwać wypłatę dotacji w przypadkach określonych w art. 183 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 po umożliwieniu beneficjentowi przedstawienia jego uwag.

TYTUŁ VII

PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1

Prezentacja sprawozdań

Artykuł 76

Sprawozdania roczne Europolu obejmują:

(a) sprawozdanie finansowe Europolu;

(b) sprawozdania z wykonania budżetu.

Sprawozdaniom Europolu towarzyszy sprawozdanie w sprawie zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, które zawiera informacje m.in. na temat stopnia wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami w budżecie.

Artykuł 77

Sprawozdania muszą być prawidłowe, dokładne, wyczerpujące i muszą przedstawiać prawidłowo i rzetelnie:

(a) w odniesieniu do sprawozdań finansowych, aktywa i pasywa, obciążenia i dochody, należności i zobowiązania niewykazane jako aktywa lub pasywa oraz przepływ środków pieniężnych;

(b) w odniesieniu do sprawozdań z wykonania budżetu, operacje po stronie dochodów i wydatków.

Artykuł 78

Sprawozdanie finansowe sporządza się w zgodności z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości określonymi w przepisach wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego, a mianowicie:

(a) kontynuacji działalności;

(b) ostrożności;

(c) jednolitych metod rachunkowości;

(d) porównywalności informacji;

(e) istotności;

(f) niestosowania kompensat;

(g) wyższości treści nad formą;

(h) zasadą memoriałową.

Artykuł 79

1. Zgodnie z zasadą memoriałową w sprawozdaniu finansowym wykazuje się rozchody i dochody na rok budżetowy, bez względu na termin zapłaty lub otrzymania kwoty.

2. Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny określonymi metodami rachunkowości przewidzianymi w art. 132 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł 80

1. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:

(a) bilans i rachunek wyniku ekonomicznego, które przedstawiają aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia roku poprzedniego; są one przedstawiane zgodnie ze strukturą ustaloną w dyrektywie Rady w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych typów spółek, z uwzględnieniem szczególnego charakteru działalności Europolu;

(b) tabelę przepływu środków pieniężnych, ukazującą kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;

(c) sprawozdanie ze zmian w kapitale, przedstawiające szczegółowo podwyższenia i zmniejszenia w ciągu roku we wszystkich pozycjach kont kapitałowych.

2. W załączniku do sprawozdania finansowego uzupełnia się i objaśnia informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności Europolu.

Artykuł 81

Sprawozdanie z wykonania budżetu sporządzane jest w euro. Obejmuje ono:

(a) budżetowy rachunek wyniku, który przedstawia wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku; struktura, w jakiej jest prezentowany, jest taka sama jak struktura budżetu;

(b) załącznik do budżetowego rachunku wyniku, w którym uzupełnia się i objaśnia informacje przedstawione w tym rachunku.

Artykuł 82

Księgowy przesyła księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu najpóźniej do dnia 1 marca następnego roku sprawozdania wstępne wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, o których mowa w art. 76, tak, aby księgowy Komisji mógł sporządzić sprawozdanie skonsolidowane, jak przewidziano w art. 128 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Księgowy przesyła sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami także Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie najpóźniej do dnia 31 marca następnego roku.

Artykuł 83

1. Zgodnie z art. 129 ust. 1 ogólnego rozporządzenia finansowego Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 15 czerwca następnego roku przedstawia uwagi na temat sprawozdań wstępnych Europolu.

2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących sprawozdań wstępnych Europolu dyrektor sporządza sprawozdania końcowe Europolu zgodnie z art. 43 na własną odpowiedzialność i przesyła je zarządowi, który wyraża opinię w sprawie tych sprawozdań.

3. Dyrektor przesyła sprawozdania końcowe wraz z opinią zarządu księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie najpóźniej do dnia 1 lipca następnego roku.

4. Sprawozdanie końcowe Europolu skonsolidowane ze sprawozdaniem Komisji zostaje opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku budżetowego.

5. Dyrektor przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi w rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Odpowiedzi Europolu przesyłane są Komisji w tym samym czasie.

ROZDZIAŁ 2

Rachunkowość

Sekcja 1

Przepisy wspólne

Artykuł 84

1. System rachunkowości Europolu jest systemem służącym do organizacji informacji dotyczących budżetu i finansów w taki sposób, aby dane mogły być wprowadzane, klasyfikowane i rejestrowane.

2. Konta dzielą się na konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.

3. Dane liczbowe na kontach księgi głównej i budżetowych są przyjmowane z końcem roku budżetowego tak, aby można było przygotować sprawozdania, o których mowa w rozdziale 1.

4. Niezależnie od ust. 2 i 3 urzędnik zatwierdzający może prowadzić konta analityczne.

Artykuł 85

Księgowy Komisji przyjmuje zasady i metody rachunkowości oraz zharmonizowany plan kont, które mają być stosowane przez Europol, zgodnie z art. 133 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Sekcja 2

Konta księgi głównej

Artykuł 86

Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa Europolu.

Artykuł 87

1. Ruchy na kontach oraz salda ujmowane są w księgach rachunkowych.

2. Wszelkie zapisy księgowe, włącznie z zapisami korygującymi na kontach, oparte są na dokumentach potwierdzających, do których się odnoszą.

3. Systemy rachunkowości muszą umożliwiać zachowanie śladu wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł 88

Księgowy Europolu, po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przedstawienia sprawozdań, wprowadza wszelkie zapisy korygujące, niepociągające za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, które są niezbędne do przedstawienia prawdziwych, rzetelnych i zgodnych z regułami rachunkowości sprawozdań.

Sekcja 3

Konta budżetowe

Artykuł 89

1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową ewidencję wykonania budżetu.

2. Do celu stosowania ust. 1, na kontach budżetowych ujmowane są wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków przewidziane w tytule IV niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 3

Inwentarz majątku

Artykuł 90

1. Europol prowadzi inwentarze, wykazujące w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych Europolu według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji. Europol sprawdza, czy zapisy zawarte w inwentarzu są zgodne ze stanem faktycznym.

2. Sprzedaż majątku ruchomego wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.

TYTUŁ VIII

KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ 1

Kontrola zewnętrzna

Artykuł 91

Trybunał Obrachunkowy kontroluje rachunki Europolu zgodnie z art. 248 Traktatu WE.

Artykuł 92

1. Europol przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu budżet w takiej formie, w jakiej został ostatecznie przyjęty. Europol, tak szybko jak to możliwe, powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19 i 23.

2. Europol przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu wewnętrzne zasady finansowe, które przyjął.

3. Trybunał Obrachunkowy jest powiadamiany o powołaniu urzędników zatwierdzających, księgowych i administratorów rachunków zaliczkowych oraz o decyzjach o przekazaniu uprawnień na mocy art. 34, art. 43 ust. 1 i 4 oraz art. 44.

Artykuł 93

Kontrola prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy jest regulowana przez art. 139–144 ogólnego rozporządzenia finansowego. Kontrola będzie przeprowadzana w sposób gwarantujący ochronę „operacyjnych, strategicznych i niejawnych informacji Europolu”.

ROZDZIAŁ 2

Absolutorium

Artykuł 94

1. Parlament Europejski, na zlecenie Rady, w terminie do dnia 30 kwietnia roku n+2, udziela Komisji absolutorium z wykonania budżetu za rok n. Dyrektor powiadamia zarząd o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.

2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach jego odroczenia.

3. W przypadku gdy Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, Komisja dołoży wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł 95

1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje sprawozdania dotyczące wszystkich dochodów i wydatków Europolu, wynikający z nich bilans oraz aktywa i pasywa Europolu wykazane w sprawozdaniu finansowym.

2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rozliczenia i bilans finansowy Europolu. Bada on również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora, wszelkie odpowiednie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz poświadczenie wiarygodności Trybunału Obrachunkowego dotyczące wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw.

3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wezwanie, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 146 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego.

Artykuł 96

1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących zaleceniu odnoszącemu się do absolutorium, przyjętemu przez Radę.

2. Na wezwanie Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie w sprawie środków podjętych w kontekście tych uwag i komentarzy. Przesyła on jego odpis Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

TYTUŁ IX

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 97

Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich koniecznych informacji lub wyjaśnień dotyczących kwestii budżetowych w dziedzinach podlegających ich kompetencji.

Artykuł 98

Na wniosek dyrektora zarząd w zakresie, w jakim jest to niezbędne, oraz po uzyskaniu zgody Komisji przyjmuje szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia finansowego Europolu.

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Przed wejściem w życie niniejsze rozporządzenie zostaje opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Hadze dnia 30 lipca 2010 r. W imieniu zarządu Francisco José ARANDA Przewodniczący

(1) Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.

(2) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

(3) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(4) Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23.

(5) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

(6) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.

(7) Dz.U. L 314 z 7.12.1994, s. 1.