DECYZJA NR 18/97

ustanawiająca przepisy wewnętrzne dotyczące rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów pozostających w dyspozycji Trybunału

(98/C 295/01)

TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY,

uwzględniając deklarację dotyczącą prawa dostępu do informacji, stanowiącą Załącznik do Aktu Końcowego Traktatu o Unii Europejskiej, która podkreśla, że przejrzystość w procesie podejmowania decyzji umacnia demokratyczny charakter instytucji oraz społeczne zaufanie do administracji,

uwzględniając konkluzje z posiedzenia Rady Europejskiej w Birmingham i Edynburgu, wspierające ideę Wspólnoty bliższej swoim obywatelom,

uwzględniając rozporządzenie finansowe stosujące się do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, w szczególności jego art. 88,

a także mając na uwadze, co następuje:Trybunał uznaje za wskazane przyjęcie wewnętrznych przepisów dotyczących rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów pozostających w jego dyspozycji;

uwzględniając przepisy zawarte w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej [1];

niniejsze przepisy wewnętrzne stanowią fragment ram polityki komunikacji i informacji Wspólnot Europejskich;

niniejsze przepisy muszą zostać wykonane z należytym poszanowaniem przepisów dotyczących poufnego charakteru niektórych informacji,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Zasada ogólna

W ramach oraz granicach postanowień przewidzianych przez niniejsze przepisy wewnętrzne oraz normy regulujące poufność kontroli zapewnia się publiczny dostęp do dokumentów Trybunału Obrachunkowego, sporządzonych w formie pisemnej lub elektronicznej.

Artykuł 2

Rozpatrywanie wniosków w pierwszej instancji

1. Wnioski o dostęp do dokumentu muszą zostać przedłożone na piśmie i sformułowane w sposób wystarczająco precyzyjny; w szczególności wnioski muszą zawierać wszelkie informacje wymagane w celu zidentyfikowania odpowiedniego dokumentu lub dokumentów.

2. Wszelkie otrzymane przez Trybunał Obrachunkowy wnioski przekazywane są dyrektorowi Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej, z kopiami dla Prezesa i Sekretarza Generalnego. Po konsultacji z odpowiednim członkiem Trybunału dyrektor Departamentu Stosunków Międzynarodowych i Służby Prawnej bada dopuszczalność wniosku oraz decyduje o dalszym postępowaniu.

3. W odpowiednich sytuacjach dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej występuje do wnioskodawcy o dodatkowe sprecyzowanie wniosku, co powinno nastąpić w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania wniosku.

4. Dostęp do dokumentów odbywa się poprzez udostępnienie ich do wglądu w Trybunale bądź poprzez dostarczenie wnioskodawcy kopii na jego koszt. Wgląd do dokumentów ma miejsce w siedzibie Trybunału Obrachunkowego w Luksemburgu; dzień i godzinę wglądu uzgadniają wnioskodawca i dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej. Za dostarczenie kopii dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, którego objętość przekracza 30 stron, pobiera się standardową opłatę w wysokości 10 ECU, plus 0,05 ECU za każdą kartkę papieru oraz dolicza się koszty wysyłki. Opłaty za koszty udostępniania dokumentów w innej formie są ustalane indywidualnie, zaś wnioskodawca jest o nich informowany z wyprzedzeniem.

5. Wnioskodawca jest informowany na piśmie przez dyrektora Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej, w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania jego wniosku, o odpowiedzi Trybunału na wniosek. Dyrektor Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej w porozumieniu z wnioskodawcami znajduje słuszne rozwiązanie w przypadku wniosków składanych ponownie i/lub wniosków dotyczących obszernych dokumentów. Odrzucenie wniosku wymaga uzasadnienia i poinformowania wnioskodawcy o przysługującym mu prawie odwołania od odmownej decyzji w terminie jednego miesiąca. Nieskorzystanie z prawa odwołania w tym terminie jest uznawane za wycofanie wniosku.

6. Powielanie lub rozprowadzanie dokumentu przez osobę, której został on przesłany, jest zabronione, z wyłączeniem sytuacji, gdy Trybunał Obrachunkowy udzielił uprzednio zgody na piśmie.

Artykuł 3

Rozpatrywanie odwołań dotyczących wniosków, które zostały odrzucone w pierwszej instancji

1. Wszelkie odwołania skierowane do Trybunału Obrachunkowego przekazywane są Prezesowi Trybunału Obrachunkowego z kopiami dla Sekretarza Generalnego i dyrektora Departamentu Stosunków Zewnętrznych i Służby Prawnej.

2. Do podejmowania decyzji w sprawie odwołania upoważniony jest Prezes Trybunału Obrachunkowego, w porozumieniu z Grupą ADAR oraz członkiem Trybunału odpowiedzialnym za daną tematykę.

3. Wnioskodawca musi zostać poinformowany o decyzji podjętej w sprawie odwołania w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia odwołania. Odmowa uznania odwołania wymaga uzasadnienia i poinformowania wnioskodawcy o przysługujących mu możliwościach dalszego odwołania, tzn. o odwołaniu sądowym i skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, w przypadku zaistnienia warunków przewidzianych odpowiednio w art. 173 i 138e Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

Artykuł 4

Przypadki szczególne oraz wyjątki

1. Jeżeli wniosek dotyczy dokumentu pozostającego w dyspozycji Trybunału Obrachunkowego, którego Trybunał nie jest autorem, Trybunał Obrachunkowy potwierdza odbiór wniosku oraz podaje imię i nazwisko osoby, nazwę instytucji lub organu, do których wniosek powinien być skierowany.

2. Jeżeli dokument, którego wniosek dotyczy, został lub zostanie opublikowany w roku złożenia wniosku, wnioskodawca jest proszony o skierowanie wniosku do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w Luksemburgu.

3. Trybunał Obrachunkowy ma prawo odmówienia dostępu do dokumentów na podstawie następujących kryteriów:

a) ochrony interesu publicznego (np. bezpieczeństwo publiczne, stosunki międzynarodowe, stabilność walutowa, postępowanie sądowe, czynności związane z kontrolą i dochodzeniem),

b) ochrona osób fizycznych i ich prywatności (w szczególności wszelkich danych osobowych dotyczących urzędników i innych pracowników Trybunału Obrachunkowego),

c) ochrona tajemnicy handlowej i przemysłowej,

d) ochrona interesów finansowych Wspólnoty,

e) ochrona poufności na wniosek osoby fizycznej lub prawnej, która dostarczyła informacji, lub poufności wymaganej przez prawo Państwa Członkowskiego, które dostarczyło informacji.

4. Zgodnie z zasadami regulującymi poufność, ustanowionymi w art. 88 ust. 1 rozporządzenia finansowego, Trybunał Obrachunkowy odmawia dostępu do wszelkich dokumentów zawierających uwagi dotyczące kontroli.

5. Trybunał Obrachunkowy może również odmówić dostępu z uwagi na zapewnienie ochrony tajności jego obrad. Według zasady ogólnej, z wyłączeniem sytuacji, gdy postanowi inaczej, Trybunał odmawia dostępu do wszystkich dokumentów dotyczących jego metod pracy.

Artykuł 5

Wejście w życie

Niniejsza decyzja została przyjęta przez Trybunał Obrachunkowy na jego 543. posiedzeniu w dniu 20 lutego 1997 r. Decyzja staje się skuteczna od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym została przyjęta, to znaczy dnia 1 marca 1997 r.

Luksemburg, dnia 7 kwietnia 1997 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Bernhard Friedmann

Przewodniczący

[1] Dz.U. L 43 z 15.2.1983, str. 1.

--------------------------------------------------