PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 11/62

ZALECENIE KOMISJI

z dnia 11 stycznia 2011 r.

w sprawie certyfikacji przedsiębiorstw sektora obronności na mocy art. 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/43/WE w sprawie uproszczenia warunków transferów produktów związanych z obronnością we Wspólnocie

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

(2011/24/UE)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 292,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/43/WE z dnia 6 maja 2009 r. w sprawie uproszczenia warunków transferów produktów związanych z obronnością we Wspólnocie (1) określa się kryteria prowadzonej przez państwa członkowskie certyfikacji przedsiębiorstw sektora obronności posiadających siedzibę na ich terytorium jako odbiorców produktów związanych z obronnością w ramach generalnych zezwoleń na transfer.

(2) Certyfikacja przedsiębiorstw stanowi kluczowy element uproszczonego systemu wydawania zezwoleń wprowadzonego dyrektywą 2009/43/WE.

(3) Różne sposoby interpretowania kryteriów certyfikacji przez państwa członkowskie mogłyby utrudnić wdrożenie dyrektywy 2009/43/WE oraz osiągnięcie jej celu, jakim jest uproszczenie.

(4) Zbieżna interpretacja i stosowanie kryteriów certyfikacji przez państwa członkowskie są istotne do celów wzajemnego uznawania świadectw, o którym mowa w art. 9 ust. 6 dyrektywy 2009/43/WE, oraz szerszego stosowania generalnych zezwoleń.

(5) Przedstawiciele państw członkowskich w komitecie ustanowionym na mocy art. 14 dyrektywy 2009/43/WE zasugerowali, że zbieżną interpretację i stosowanie kryteriów certyfikacji można osiągnąć poprzez przyjęcie zalecenia Komisji.

(6) W związku z tym przedstawiciele państw członkowskich w komitecie powołanym na mocy art. 14 dyrektywy 2009/43/WE stworzyli grupę roboczą w celu opracowania wytycznych w sprawie certyfikacji przedsiębiorstw sektora obronności na mocy art. 9 dyrektywy 2009/43/WE.

(7) Wytyczne zawarte w niniejszym zaleceniu oparte są na najlepszych praktykach niektórych państw członkowskich, które okazały się skuteczne i możliwe do zastosowania w praktyce,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ZALECENIE:

1. KRYTERIA CERTYFIKACJI

1.1. Ocena w zakresie kryteriów określonych w art. 9 ust. 2 lit. a) i b)

Do certyfikacji powinny kwalifikować się wyłącznie przedsiębiorstwa odbiorcy, które faktycznie wytwarzają produkty związane z obronnością lub częściowo wykończone produkty związane z obronnością objęte dyrektywą 2009/43/WE, składające się z komponentów lub systemów i podsystemów zakupionych od osób trzecich, i przeznaczone do wprowadzenia do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym tego przedsiębiorstwa.

Certyfikowane przedsiębiorstwa odbiorcy powinny wykorzystywać produkty związane z obronnością otrzymane na podstawie generalnych zezwoleń na transfer, o których mowa w art. 5 ust. 2 lit. b) dyrektywy 2009/43/WE, do celów ich własnej produkcji (w tym włączenia komponentów do innych produktów, lub jako części zapasowe bądź zamienne) i nie powinny dokonywać ich ponownego transferu ani wywozu (chyba że odbywa się to w celu konserwacji lub naprawy), w przypadku gdy wymagane jest uprzednie zezwolenie państwa członkowskiego pochodzenia.

Właściwe organy powinny mieć możliwość zażądania od przedsiębiorstwa odbiorcy – w stosownych przypadkach i przed wydaniem świadectwa – oświadczenia, w którym przedsiębiorstwo odbiorca zobowiązuje się do:

a) wykorzystywania produktów związanych z obronnością otrzymanych na podstawie generalnych zezwoleń, o których mowa w art. 5 ust. 2 lit. b) dyrektywy 2009/43/WE, do celów własnej produkcji;

b) niedokonywania ponownego transferu lub wywozu przedmiotowych produktów jako takich, z wyjątkiem ponownego transferu lub wywozu dla celów konserwacji lub naprawy.

1.2. Dostawy dla przedsiębiorstw odbiorców dokonujących zakupów na wyłączny użytek sił zbrojnych państwa członkowskiego na podstawie generalnych zezwoleń na transfer, o których mowa w art. 5 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2009/43/WE

Przedsiębiorstwa odbiorcy kwalifikujące się jako instytucje zamawiające w rozumieniu art. 1 ust. 9 dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (2), dokonujące zakupów na wyłączny użytek sił zbrojnych państwa członkowskiego, powinny być uprawnione do otrzymywania produktów związanych z obronnością na podstawie generalnych zezwoleń, o których mowa w art. 5 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2009/43/WE, bez podlegania certyfikacji.

1.3. Ocena w zakresie kryteriów określonych w art. 9 ust. 2 lit. c) i f)

Pracownik szczebla kierowniczego, o którym mowa w art. 9 ust. 2 lit. c) dyrektywy 2009/43/WE, powinien być osobiście odpowiedzialny za wewnętrzny program zgodności lub system zarządzania transferem i wywozem wdrożony przez przedsiębiorstwo oraz za pracowników zajmujących się kontrolą wywozu i transferu. Tenże pracownik szczebla kierowniczego powinien być członkiem organu zarządzającego przedsiębiorstwa.

Jeżeli wniosek o świadectwo dotyczy jednej jednostki produkcyjnej lub większej liczby jednostek produkcyjnych, opis hierarchii odpowiedzialności w strukturze przedsiębiorstwa odbiorcy wymagany na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) dyrektywy 2009/43/WE powinien wyraźnie określać kontrolowanie przez pracownika szczebla kierowniczego pracowników tych jednostek odpowiedzialnych za kontrolę nad wywozem i transferem.

Pytania i wytyczne dotyczące opisu wewnętrznych programów zgodności oraz późniejszej oceny znajdują się w załączniku I. Państwa członkowskie mogą dodawać kolejne pytania. W przypadku gdy państwa członkowskie dodają kolejne pytania, pytania te powinny bezpośrednio dotyczyć procesu oceny certyfikacji.

1.4. Struktura organizacyjna podlegająca certyfikacji i ocena w zakresie kryteriów określonych w art. 9 ust. 2 lit. d) i e)

Metoda certyfikacji zależeć będzie od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa odbiorcy oraz sposobu przekazywania przez nie odpowiedzialności za kontrolę transferu i wywozu. Certyfikacji mogłoby podlegać przedsiębiorstwo jako całość lub jego poszczególne części. Przedsiębiorstwa posiadające jednostki produkcyjne i prowadzące powiązaną działalność pod kilkoma adresami, którym to jednostkom przekazano odpowiedzialność za kontrolę transferu i wywozu, powinny określić, które z tych jednostek mają zostać objęte świadectwem.

2. CERTYFIKACJA

2.1. Standardowy wzór świadectwa

Zaleca się stosowanie standardowego wzoru świadectwa określonego w załączniku II.

Świadectwo powinno być sporządzone w jednym z języków urzędowych państwa członkowskiego wydającego świadectwo i w miarę możliwości w jednym z języków urzędowych innego państwa członkowskiego, zgodnie ze wskazaniem certyfikowanego przedsiębiorstwa odbiorcy. Data wejścia w życie świadectwa powinna być wskazana na świadectwie.

Dla celów art. 9 ust. 4 lit. a) świadectwo powinno zawierać wymaganie, aby certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca powiadomiło właściwy organ o wszystkich czynnikach i zdarzeniach występujących po przyznaniu świadectwa, a mogących wpłynąć na jego ważność lub treść. Certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca powinno powiadomić przede wszystkim o:

a) wszelkich istotnych zmianach w jego działalności przemysłowej w odniesieniu do produktów związanych z obronnością;

b) wszelkich zmianach w adresie miejsca, w którym właściwy organ może uzyskać dostęp do rejestrów otrzymanych produktów związanych z obronnością.

Do celów określonych w lit. a) istotność zmiany uzasadniająca powiadomienie właściwego organu powinna w stosownych przypadkach być oceniana w świetle informacji przedstawionych wcześniej na potrzeby rejestracji w charakterze przedsiębiorstwa sektora obronności lub przyznania jakichkolwiek zezwoleń związanych z działalnością obronną albo licencji na produkcję.

2.2. Wymiana informacji na temat przedsiębiorstw odbiorców wnioskujących o certyfikację

Do celów określonych w art. 12 dyrektywy 2009/43/WE właściwe organy krajowe zachęca się do wymiany wszystkich istotnych informacji dotyczących wydawania świadectw. Jeżeli na potrzeby oceny przedsiębiorstwa odbiorcy w celu wydania świadectwa konieczne jest uzyskanie informacji od innych właściwych organów, właściwy organ krajowy wydający świadectwo przed wydaniem świadectwa powinien nawiązać kontakt z innymi właściwymi organami krajowymi.

3. MONITOROWANIE ZGODNOŚCI

3.1. Uprawnienia właściwych organów do przeprowadzania wizyt kontrolnych w zakresie zgodności

Dla celów wizyt kontrolnych mających na celu sprawdzenie zgodności z warunkami dołączonymi do świadectwa oraz z kryteriami określonymi w art. 9 ust. 2 inspektorzy wyznaczeni przez właściwy organ powinni mieć uprawnienia co najmniej do:

a) wchodzenia na teren danych przedsiębiorstw;

b) badania i kopiowania rejestrów, danych, regulaminów oraz wszelkich innych materiałów odnoszących się do produktów wywożonych, podlegających transferowi lub otrzymanych na podstawie zezwolenia na transfer z innego państwa członkowskiego.

Inspekcje takie należy przeprowadzać zgodnie z prawodawstwem państwa członkowskiego, w którym mają być one przeprowadzane.

3.2. Przypadki uzasadniające ponowną ocenę

Właściwy organ powinien w następujących przypadkach przeprowadzić ponowną ocenę zgodności z warunkami dołączonymi do świadectwa oraz kryteriami określonymi w art. 9 ust. 2:

a) istotne zmiany w certyfikowanym przedsiębiorstwie odbiorcy, w tym zmiany w wewnętrznej organizacji przedsiębiorstwa lub w jego działalności;

b) wskazanie, że certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca przestało spełniać odpowiednie warunki i kryteria;

c) wcześniejsze nałożenie na certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorcę nakazu podjęcia działań naprawczych;

d) planowane zniesienie zawieszenia świadectwa.

3.3. Dokładniejsze monitorowanie niedawno certyfikowanych przedsiębiorstw odbiorców

Właściwy organ powinien ze szczególną uwagą potraktować monitorowanie niedawno certyfikowanych przedsiębiorstw odbiorców. Właściwy organ powinien przeprowadzić monitorowanie zgodności najlepiej w ciągu pierwszego roku po pierwszym wydaniu świadectwa.

4. ŚRODKI NAPRAWCZE, ZAWIESZENIE I COFNIĘCIE ŚWIADECTW

4.1. Decyzje w sprawie nałożenia nakazu działań naprawczych

Jeżeli certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca przestaje spełniać jedno lub więcej z kryteriów określonych w art. 9 ust. 2 dyrektywy 2009/43/WE lub warunki dołączone do świadectwa i jeżeli właściwy organ uznaje, że niezgodność ma niewielkie znaczenie, właściwy organ powinien w terminie nieprzekraczającym jednego miesiąca od daty odkrycia braku zgodności podjąć decyzję zobowiązującą przedsiębiorstwo odbiorcę do podjęcia działań naprawczych.

Właściwy organ powinien niezwłocznie powiadomić na piśmie certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorcę o tej decyzji. Decyzja powinna zawierać wymaganie, aby certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca przeprowadziło nakazane działania naprawcze w terminie wyznaczonym w pisemnym powiadomieniu.

Po upływie tego terminu właściwy organ powinien sprawdzić, czy działania naprawcze zostały wdrożone. Weryfikacja taka może obejmować wizytę na miejscu, spotkanie z pracownikiem szczebla kierowniczego, o którym mowa w art. 9 ust. 2 lit. c) dyrektywy 2009/43/WE, lub pracownikiem wyższego szczebla wyznaczonym przez tego pracownika szczebla kierowniczego lub ocenę sporządzonej na piśmie dokumentacji przedstawionej przez tego pracownika szczebla kierowniczego.

W terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy po zakończeniu weryfikacji certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca powinno zostać powiadomione na piśmie o dokonanej przez właściwy organ ocenie stosowności podjętych działań naprawczych.

4.2. Zawieszenie i cofnięcie świadectw

Właściwy organ powinien zawiesić lub cofnąć świadectwo w każdym z poniższych przypadków:

a) certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca nie podjęło działań naprawczych w terminie wskazanym w pisemnym powiadomieniu ze strony właściwego organu, zawierającym wymaganie podjęcia przez certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorcę działań naprawczych;

b) certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca przestało spełniać jedno lub więcej z kryteriów określonych w art. 9 ust. 2 dyrektywy 2009/43/WE lub warunki dołączone do świadectwa, a właściwy organ uznaje, że niezgodność ma poważne znaczenie.

Właściwy organ powinien niezwłocznie powiadomić na piśmie certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorcę i Komisję o decyzji w sprawie zawieszenia lub cofnięcia świadectwa.

Właściwy organ powinien utrzymać zawieszenie do momentu, gdy certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca może wykazać zgodność z kryteriami określonymi w art. 9 ust. 2 dyrektywy 2009/43/WE oraz warunkami dołączonymi do świadectwa. W momencie pisemnego powiadomienia o zawieszeniu świadectwa lub w późniejszej pisemnej korespondencji właściwy organ powinien wyznaczyć termin, w którym certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca ma wykazać taką zgodność.

4.3. Zniesienie zawieszenia świadectwa

Po upływie terminu wskazanego w decyzji o zawieszeniu świadectwa właściwy organ powinien sprawdzić, czy certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca spełnia kryteria określone w art. 9 ust. 2 dyrektywy 2009/43/WE oraz warunki dołączone do świadectwa.

Weryfikacja taka może obejmować wizytę na miejscu, spotkanie z pracownikiem szczebla kierowniczego, o którym mowa w art. 9 ust. 2 lit. c) dyrektywy 2009/43/WE, lub pracownikiem wyższego szczebla wyznaczonym przez tego pracownika szczebla kierowniczego lub ocenę sporządzonej na piśmie dokumentacji przedstawionej przez tego pracownika szczebla kierowniczego.

W terminie nieprzekraczającym jednego miesiąca po zakończeniu weryfikacji certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorca powinno zostać powiadomione na piśmie o nowej decyzji podjętej przez właściwy organ, w której stwierdza się zaistnienie jednego z następujących przypadków:

a) zniesienie zawieszenia świadectwa – i podaje się datę, z którą zniesienie to staje się skuteczne;

b) utrzymanie zawieszenia świadectwa do konkretnej daty, po której zostanie przeprowadzona kolejna weryfikacja;

c) cofnięcie świadectwa.

5. WYMIANA INFORMACJI ZWIĄZANYCH Z CERTYFIKACJĄ

Właściwy organ powinien niezwłocznie powiadomić na piśmie certyfikowane przedsiębiorstwo odbiorcę oraz Komisję o przyznaniu, zawieszeniu lub cofnięciu świadectwa bądź o zniesieniu zawieszenia świadectwa.

6. DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Państwa członkowskie proszone są o wprowadzenie w życie niniejszego zalecenia najpóźniej do dnia 30 czerwca 2012 r.

Zachęca się państwa członkowskie do powiadamiania Komisji o wszelkich środkach przedsięwziętych w celu zastosowania się do niniejszego zalecenia.

7. ADRESACI

Niniejsze zalecenie skierowane jest do państw członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 11 stycznia 2011 r. W imieniu Komisji Antonio TAJANI Wiceprzewodniczący

(1) Dz.U. L 146 z 10.6.2009, s. 1.

(2) Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 114.

ZAŁĄCZNIK I Pytania i wytyczne dotyczące opisu wewnętrznych programów zgodności oraz późniejszej oceny Główne dziedziny Kluczowe pytania Zalecenia w zakresie najlepszych praktyk Odpowiednie kryteria certyfikacji 1. Zasoby ludzkie, organizacyjne i techniczne przydzielone do zarządzania transferami i wywozem Jaki odsetek działalności przedsiębiorstwa (obrotu rocznego) jest zależny od wywozu i transferów artykułów wymagających zezwolenia? Ile operacji transferu i wywozu takich artykułów realizuje się w ciągu roku? Które części przedsiębiorstwa (np. działy zakupów, techniczny, zarządzania projektami, wysyłki) uczestniczą w procesie wywozu i transferu i w jaki sposób podzielona jest odpowiedzialność w tym zakresie? Czy przedsiębiorstwo posiada elektroniczny system zarządzania wywozem i transferami? Jakie są jego najważniejsze cechy? Pytania te mają na celu uzyskanie dodatkowych informacji na temat wewnętrznej organizacji przedsiębiorstwa, które mają znaczenie dla oceny wpływu działalności w zakresie wywozu/transferu na przedsiębiorstwo i na powiązane procedury operacyjne. Ile osób jest zatrudnionych wyłącznie do obsługi wywozu i transferów albo ma to w zakresie swych obowiązków obok innych zadań? Zawsze powinny być zatrudnione co najmniej 2 osoby na wypadek takich sytuacji, jak urlop, choroba itp. Czy przedsiębiorstwo rozpowszechnia wewnętrznie swoje pisemne zobowiązanie do zachowania zgodności z przepisami w zakresie kontroli wywozu/transferu oraz przestrzegania wszelkich odpowiednich ograniczeń w odniesieniu do końcowego przeznaczenia i wywozu? Czy przedsiębiorstwo rozpowszechnia wewnętrznie swoje pisemne zobowiązanie do zapewnienia na żądanie informacji na temat końcowego przeznaczenia i użytkownika końcowego? Oba te pisemne zobowiązania należy uwzględnić w podręcznikach dotyczących zgodności udostępnianych pracownikom kontroli wywozu/transferu oraz poinformować o nich wszystkich pracowników, których dotyczą kontrole wywozu/transferów (np. dział sprzedaży …). Artykuł 9 ust. 2 lit. d) i e) Czy przedsiębiorstwo do tej pory przestrzegało przepisów w zakresie kontroli wywozu/transferu? Przedsiębiorstwo powinno posiadać należycie udokumentowaną historię zachowywania zgodności z przepisami w zakresie kontroli wywozu/transferu. Artykuł 9 ust. 2 lit. a) Czy pracownikom kontroli wywozu/transferu zapewnia się podręczniki dotyczące zgodności i czy są one aktualizowane? Podręczniki dotyczące zgodności, przeznaczone dla pracowników kontroli wywozu/transferu i zawierające potrzebne im wskazówki, powinny być dostępne przynajmniej w wersji elektronicznej (na przykład w intranecie przedsiębiorstwa). Podręczniki te powinny zawierać procedury operacyjne i organizacyjne, których powinni przestrzegać pracownicy kontroli wywozu/transferu. Pracowników kontroli wywozu/transferu należy pilnie informować o zmianach w podręczniku, które mają zastosowanie do ich zadań, oraz o wejściu w życie tych zmian. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 2. Hierarchia odpowiedzialności Proszę opisać hierarchię odpowiedzialności w zakresie wywozu i transferów w Państwa przedsiębiorstwie. Odpowiedzialność za zgodność kontroli wywozu/transferu powinna być określona na piśmie. Dokumenty opisujące hierarchię odpowiedzialności (takie jak rejestry lub schematy organizacyjne) należy stale aktualizować. Opis powinien zawierać szczegółowe informacje na temat przekazywania odpowiedzialności oraz przyjętych procedur w sytuacji, gdy pracownik szczebla kierowniczego, o którym mowa w art. 9 ust. 2 lit. c) dyrektywy 2009/43/WE, jest nieobecny. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Czy taki opis jest zawsze dostępny dla właściwego organu? Właściwy organ powinien zawsze mieć łatwy dostęp do informacji na temat hierarchii odpowiedzialności nie tylko na etapie składania wniosku, ale również w ramach późniejszego monitorowania zgodności i wizyt kontrolnych dotyczących zgodności. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) W jakim dziale Państwa przedsiębiorstwa umieszczone jest zarządzanie wywozem/transferem? To, czy organizacja zarządzania wywozem/transferem będzie prowadzona w każdym dziale wysyłki, w siedzibie firmy czy w ramach odrębnego działu ds. kontroli wywozu, powinno zależeć od wielkości i struktury przedsiębiorstwa. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) W jaki sposób pracownicy kontroli wywozu/transferu współdziałają z innymi funkcjami w ramach przedsiębiorstwa? W możliwie największym stopniu należy chronić pracowników kontroli wywozu/transferu przed konfliktem interesów. Powinni oni mieć uprawnienia do wstrzymania transakcji. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jak wygląda organizacja zależności między pracownikami kontroli wywozu/transferu a pracownikiem szczebla kierowniczego, np. w zakresie możliwości wymiany informacji? Pracownicy kontroli wywozu/transferu powinni mieć możliwość zwracania się bezpośrednio do pracownika szczebla kierowniczego, jeśli potrzebują upoważnienia do wstrzymania transakcji. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Proszę podać inne obowiązki pracownika szczebla kierowniczego, którego wyznaczono jako osobiście odpowiedzialnego za transfery i wywóz. Pracownik szczebla kierowniczego powinien należeć do ścisłego kierownictwa. Jego stanowisko nie powinno prowadzić do konfliktu interesów (np. pracownik taki nie powinien być również kierownikiem sprzedaży…). Artykuł 9 ust. 2 lit. c) i f) 3. Audyty wewnętrzne a) Kontrole wyrywkowe Jak często organizuje się kontrole wyrywkowe? Wewnętrzny program zgodności oraz dzienne procedury operacyjne powinny podlegać (niezapowiedzianym) kontrolom wyrywkowym. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) b) Audyty wewnętrzne Jak często przeprowadza się audyty wewnętrzne? W sytuacji optymalnej raz w roku, a co najmniej raz na trzy lata. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jaki odsetek operacji wywozu/transferu podlega kontrolom? W zależności od liczby operacji wywozu/transferu co najmniej 1 %, a przewidywane maksimum wynosi 20 %. Współczynnik może się różnić przy każdym przeprowadzonym audycie. Kto przeprowadza te kontrole? Dopuszczalna jest jedna z poniższych odpowiedzi: — osoba z wyższego szczebla w hierarchii odpowiedzialności za kontrole wywozu/transportu, — kierownik ds. jakości, — kierownik ds. finansów lub księgowy, — jakakolwiek inna osoba z kadry kierowniczej średniego lub wyższego szczebla, której stanowisko jest o co najmniej jeden stopień wyższe od stanowisk, na których przebiega codzienna praca zespołu ds. wywozu/transferu. Jakie kwestie objęte są tymi audytami? Audyty powinny dostarczać odpowiedzi na następujące pytania: — Czy przestrzega się wprowadzonych ograniczeń dotyczących wywozu? — Czy wprowadzono procedury w celu zapewnienia przestrzegania wszystkich przepisów dotyczących wywozu i transferu i czy są one aktualizowane? — Czy prowadzi się regularne szkolenia uświadamiające? — Czy rejestry są łatwo dostępne? — Czy rejestry są wyczerpujące? — Czy rejestry obejmują wszystkie istotne aspekty dotyczące przywozu, wywozu, transferu i produktów pozostających w państwie członkowskim? — Czy dostępne są informacje dotyczące historii danych produktów od źródła do miejsca przeznaczenia? c) Planowanie, skuteczność i działania następcze w odniesieniu do audytów W jaki sposób zapewnia się, aby audyt obejmował reprezentatywny zakres wysyłek? Audytem powinna być objęta co najmniej jedna wysyłka na klienta lub na miejsce przeznaczenia bądź co najmniej jedna wysyłka na każdy projekt. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Czy w przedsiębiorstwie utworzono program wewnętrznego audytu? Powinno się stworzyć program audytu wewnętrznego, aby sprawić, że audytem objęty będzie reprezentatywny zakres wysyłek. Czy niezgodności ujawnione w ramach audytu wewnętrznego są systematycznie korygowane? Czy przechowywana jest dokumentacja dotycząca takich działań? Przedsiębiorstwo powinno w czytelny sposób rejestrować wszelkie podejrzewane wystąpienia niezgodności ujawnione w ramach audytu wewnętrznego, środki zalecane w celu skorygowania tych niezgodności oraz oceny skuteczności tych środków naprawczych dotyczących zgodności. 4. Ogólne podnoszenie świadomości 4.1. Procedury organizacyjne i operacyjne: W jaki sposób opracowuje się wewnętrzne procesy przedsiębiorstwa w celu podnoszenia ogólnej świadomości i minimalizowania ryzyka związanego z kontrolami wywozu/transferu? Procedury organizacyjne i operacyjne powinny być sporządzone w formie pisemnej i powinny zawierać instrukcje i wytyczne dotyczące następujących kwestii: — całego procesu wywozu/transferu od otrzymania zamówienia, oceny stosowalności przepisów w zakresie wywozu/transferu, zgodności z właściwymi przepisami w zakresie wywozu/transferu, oraz wysyłki lub przekazania (przed wysyłką lub przekazaniem konieczne jest przeprowadzenie ostatecznej kontroli zgodności), — monitorowania zgodności z warunkami zezwolenia, — współdziałania z podmiotami zewnętrznymi oraz w niektórych przypadkach z innymi zainteresowanymi działami wewnątrz przedsiębiorstwa, takimi jak dział prawny i dział sprzedaży, — koordynacji wszystkich pracowników, zaangażowanych w kontrole wywozu/transportu lub których kontrole te w jakiś sposób dotyczą (np. pracowników działu sprzedaży należy pouczyć, aby informowali pracowników kontroli wywozu/transferu o wszelkich wątpliwościach, oraz poinformować, że obsługa zamówienia może mieć miejsce tylko po jego sprawdzeniu przez pracowników kontroli wywozu/transferu), — koordynacji i ewentualnej wymiany informacji z właściwymi organami (np. ewentualnego informowania o podejrzanych transakcjach, ewentualnego istnienia polityki dobrowolnego ujawniania informacji…). Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 4.1.1. Procedury organizacyjne i operacyjne: etap poprzedzający przyznanie zezwolenia (1) a) Embarga W jaki sposób przedsiębiorstwo uwzględnia embarga? W odniesieniu do przypadków, w których planuje się wysłanie wysyłki do miejsca przeznaczenia objętego embargiem, powinny istnieć zasady weryfikacji stosownych przepisów dotyczących embarga. Weryfikacja taka powinna obejmować przynajmniej: — zakazy dostaw ustanowione przepisami dotyczącymi embarga, — klasyfikację produktów przeznaczonych do wysyłki względem wykazu produktów objętych embargiem, — dodatkowe wymogi dotyczące przyznawania zezwoleń odnośnie do określonych usług, takich jak pomoc techniczna. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) b) Wykazy sankcji W jaki sposób przedsiębiorstwo uwzględnia wykazy sankcji? Nazwy i tożsamość osób prawnych i fizycznych, na rzecz których planowana jest dostawa, należy sprawdzić, porównując z odpowiednim wykazem sankcji. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jaki poziom (lub odsetek) pewności co do tego, że zaistniała zgodność, jest wymagany przy ustalaniu tożsamości w wykazie sankcji, aby uznać wynik za przypadek zgodności („trafienie”)? Jakie procedury stosuje się w przypadku znalezienia pasującej nazwy? Należy sporządzić na piśmie instrukcje procedury zawierające szczegółowe informacje na temat traktowania prawdopodobnych przypadków zgodności i „trafień” (przykładowo w przypadku ustalenia, że zaistniała zgodność, należy o tym poinformować właściwy organ). c) Kontrola produktów wymienionych w wykazie (produkty wymagające zezwolenia ze względu na ich włączenie do wykazu kontroli wywozu/transferu) Pytania dotyczące procedur wewnętrznych, gwarantujących, że produkt wymieniony w wykazie nie zostanie wywieziony ani nie będzie podlegał transferowi bez zezwolenia: Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 1) Czy istnieje system elektronicznego przetwarzania danych służący rejestrowaniu klasyfikacji produktów otrzymanych lub wytworzonych przez przedsiębiorstwo? Klasyfikacja produktów powinna być rejestrowana w systemie elektronicznego przetwarzania danych (jedynie jeśli system taki już istnieje). Zmiany w wykazach kontrolnych należy natychmiast zgłaszać w systemie. 2) W jaki sposób klasyfikuje się i rejestruje wszystkie produkty podlegające wymogom dotyczącym przyznawania zezwolenia i kto jest za to odpowiedzialny? Jakie procedury istnieją w celu zapewnienia aktualizowania klasyfikacji produktów i w jaki sposób jest to dokumentowane? Za rejestrowanie i klasyfikację produktów powinni odpowiadać pracownicy kontroli wywozu/transferu, w razie potrzeby w konsultacji z ekspertami technicznymi. 3) W jaki sposób ocenia się końcowe zastosowanie przez odbiorcę i jego wiarygodność? Pracownicy kontroli wywozu/transferu powinni odpowiadać za weryfikację wiarygodności odbiorców ze szczególnym uwzględnieniem końcowego przeznaczenia i ryzyka zmiany końcowego użycia. Jeżeli pracownicy kontroli wywozu/transferu otrzymają informację o naruszeniu przez odbiorcę przepisów w zakresie wywozu/transferu, powinni poinformować o tym właściwy organ. Weryfikacja dobrej wiary odbiorcy jest szczególnie istotna w przypadku nowych klientów lub gdy tożsamość klienta nie jest jasna, lub gdy istnieją wątpliwości co do deklarowanego końcowego przeznaczenia (np. zamówienie nietypowych ilości, specjalne i nietypowe trasy tranzytu wymagane przez odbiorcę …). d) Niematerialny transfer technologii W jaki sposób przedsiębiorstwo zapewnia zgodność z wymogami w zakresie niematerialnego transferu technologii (ITT) (np. w odniesieniu do poczty elektronicznej i dostępu do intranetu z zagranicy)? Przedsiębiorstwo powinno było wydać wyraźne instrukcje na piśmie dotyczące ITT za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu, intranetu lub Internetu. Dostarczenie lub transfer technologii nie powinno mieć miejsca, dopóki nie zostanie przeprowadzona ocena, czy czynności te mogą być objęte zezwoleniem, a jeśli tak, to dopóki nie zostanie wydane zezwolenie umożliwiające transfer. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) e) Pomoc techniczna W jaki sposób przedsiębiorstwo zapewnia zgodność z wymogami w zakresie pomocy technicznej? Powinna istnieć procedura zgodności dotycząca pomocy technicznej w odniesieniu do: — zagranicznych gości/pracowników, — pracowników (np. techników) za granicą, — konferencji i seminariów z uczestnikami z zagranicy lub gdy są one organizowane za granicą. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 4.1.2. Procedury organizacyjne i operacyjne: etap przyznawania zezwolenia W jaki sposób przedsiębiorstwo dopilnowuje, by wnioski o udzielenie zezwolenia były pełne i kompletne? Przedsiębiorstwo powinno dysponować środkami umożliwiającymi zastosowanie się w pełni do procesu i procedur w zakresie wniosków o udzielenie zezwolenia, obowiązujących w państwie członkowskim, w którym posiada ono siedzibę. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 4.1.3 Procedury organizacyjne i operacyjne: etap po przyznaniu zezwolenia Jakie wewnętrzne procedury zapewniają zgodność z warunkami zezwolenia? Końcowa weryfikacja wymogów w zakresie kontroli wywozu/transferu powinna mieć miejsce przed ostateczną wysyłką, aby zapewnić spełnienie warunków zezwolenia. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 4.2. Podnoszenie świadomości i szkolenie pracowników kontroli wywozu/transferu Jakie informacje są dostępne dla wszystkich pracowników, których dotyczą kontrole wywozu/transferu, oraz dla pracowników kontroli wywozu/transferu? Wszyscy powinni mieć dostęp do wymienionych wyżej procedur operacyjnych i organizacyjnych związanych z kontrolami wywozu/transferu. Powyższe procedury operacyjne i organizacyjne powinny być rejestrowane i aktualizowane w podręcznikach dotyczących zgodności dostępnych dla pracowników kontroli wywozu/transferu. Procedury operacyjne i organizacyjne powinny zawierać jasny opis procedury zgodności wywozu/transferu od otrzymania zamówienia, weryfikacji zgodności z właściwymi przepisami w zakresie wywozu/transferu do ostatecznej wysyłki lub przekazania produktu. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jak często aktualizuje się wiedzę pracowników kontroli wywozu/transferu? Powinno mieć to miejsce, gdy dokonywane są zmiany w krajowych i unijnych przepisach i procedurach dotyczących kontroli wywozu, a co najmniej raz do roku. Oprócz corocznej ogólnej aktualizacji w formie szkolenia zaleca się udostępnienie komentarzy dotyczących prawodawstwa w zakresie kontroli wywozu/transferu oraz dzienników i czasopism branżowych, jeżeli takowe istnieją. W jaki sposób aktualizuje się wiedzę pracowników kontroli wywozu/transferu? Szkolenia za pośrednictwem różnorodnych narzędzi, w tym: — seminaria zewnętrzne, — subskrypcja na sesje informacyjne oferowane przez właściwe organy, — szkolenia zewnętrzne lub w trybie on-line. 5. Bezpieczeństwo fizyczne i techniczne Czy Państwa przedsiębiorstwo posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez właściwy organ rządowy? Proszę podać informacje szczegółowe. Jeżeli przedsiębiorstwo pracuje na rzecz krajowego ministerstwa obrony narodowej lub podobnej organizacji, prawdopodobne jest, że będą one wymagać pewnych środków bezpieczeństwa. Może wystarczyć sam fakt, że przedsiębiorstwo posiada pewnego rodzaju poświadczenie bezpieczeństwa. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jakie środki bezpieczeństwa wprowadzono w celu zabezpieczenia procedur i rejestrów dotyczących wywozu/transferu w przypadku braku takiego urzędowego poświadczenia bezpieczeństwa? Teren przedsiębiorstwa powinien być w całości otoczony ogrodzeniem. Wejście powinno być zabezpieczone i objęte kontrolą. Teren przedsiębiorstwa powinien być pod stałym nadzorem, nawet w godzinach wolnych od pracy. Możliwe jest oddzielne wejście do celów dostaw i odbioru, z dala od głównego obszaru produkcyjnego. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) Jakie środki bezpieczeństwa wprowadzono w odniesieniu do oprogramowania i technologii? System powinien być chroniony hasłem i zabezpieczony zaporą sieciową. Sieć przedsiębiorstwa jest zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem. Należy przeprowadzać kontrole urządzeń elektronicznych (laptopów, palmtopów itp.) zabieranych poza teren przedsiębiorstwa lub za granicę oraz w odniesieniu do wiadomości e-mail wysyłanych w ramach projektu, a także w innych okolicznościach. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) 6. Prowadzenie rejestrów oraz możliwość śledzenia wywozów i transferów W jaki sposób prowadzą Państwo rejestry dotyczące ograniczeń w wywozie przekazywanych Państwu przez dostawcę produktów? Przedsiębiorstwa powinny dysponować co najmniej jednym z poniższych systemów: — plik elektroniczny lub folder wiadomości e-mail, — foldery według projektów, — foldery według dostawców, — oddzielne foldery przeznaczone na ograniczenia, — system według zamówień. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) W jaki sposób ustalają Państwo powiązanie ograniczenia w wywozie z kolejnymi transferami lub wywozami? Możliwe odpowiedzi powinny uwzględniać co najmniej jedną z poniższych pozycji: — plik elektroniczny lub folder wiadomości e-mail zawierający informacje na temat przywozu i kolejnych przemieszczeń, — jako część systemu zarządzania działalnością, — foldery według projektów lub dostawców, w których przechowywane są razem wszystkie informacje, — system przechowywania dokumentów podobny do systemu folderów. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) W jaki sposób udostępnia się powyższe rejestry właściwym organom? — Powinna istnieć możliwość udostępnienia rejestrów drogą elektroniczną – niektóre mogą wymagać wizyty na miejscu, jeżeli konieczny jest dostęp do zabezpieczonych sieci intranetowych, jednak niektóre mogą być przesyłane do celów kontroli zdalnej, — rejestry mogą być również dostępne w wersji papierowej, a niektóre z nich mogą być skanowane, na przykład do celów kontroli zdalnej. Artykuł 9 ust. 2 lit. f) (1) Celem etapu poprzedzającego przyznanie zezwolenia jest ustalenie, czy kontrole wywozu/transferu mają wpływ na przedsiębiorstwo, tj. czy przepisy w zakresie kontroli wywozu/przywozu mają znaczenie dla działalności i transakcji przedsiębiorstwa oraz czy istnieje w związku z tym wymóg dotyczący przyznawania zezwolenia w odniesieniu do tych transakcji. Ma to na celu jak najwcześniejsze zidentyfikowanie i przeanalizowanie wszelkiego rodzaju ryzyka związanego z kontrolą wywozu/transferu oraz zastosowanie wszelkich koniecznych odpowiednich środków, na przykład wniosku o przyznanie zezwolenia lub korzystania z generalnego zezwolenia w odpowiedni sposób.