PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 342/57

DECYZJA KOMISJI (UE) 2015/2463

z dnia 18 grudnia 2015 r.

w sprawie regulaminu panelu, o którym mowa w art. 108 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (2), w szczególności jego art. 144,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ustanawia panel do centralnej oceny sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1, oraz do przyjmowania odpowiednich zaleceń („panel”).

(2) W art. 108 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 ustanawia się skład panelu i przewiduje, że panel wspiera stały sekretariat zapewniany przez Komisję.

(3) W art. 144 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 określa się organizację i skład zespołu, procedurę mianowania jego przewodniczącego oraz zarządzania konfliktami interesów. Artykuł 144 ust. 5 stanowi, że Komisja przyjmuje regulamin zespołu.

(4) Właściwe jest określenie procedury mianowania i odwoływania przewodniczącego oraz ustanowienie przepisów dotyczących zastępowania go w razie nieobecności lub niemożności wykonywania obowiązków.

(5) Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące składu panelu odnośnie do każdego przypadku, w szczególności w kwestii wyznaczenia dwóch stałych członków, ich zastępców oraz dodatkowego członka reprezentującego urzędnika zatwierdzającego.

(6) W interesie należytego zarządzania zespołem właściwe jest określenie dalszych funkcji wspierających, jakie ma zapewniać sekretariat w ramach postępowania.

(7) Należy jaśniej określić procedurę wnoszenia sprawy do panelu, w szczególności w odniesieniu do minimalnej zawartości wniosku urzędnika zatwierdzającego.

(8) W interesie podmiotów gospodarczych należy wyjaśnić praktyczne ustalenia dotyczące zapewnienia przestrzegania ich prawa do bycia wysłuchanym.

(9) Właściwe jest określenie praktycznych ustaleń dotyczących ścisłej współpracy między zespołem a Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w świetle ustaleń dotyczących współpracy administracyjnej i sprawnej wymiany informacji między Komisją i OLAF-em.

(10) Właściwe jest wyjaśnienie zasad przyjmowania zaleceń panelu.

(11) Wszelkie przetwarzanie danych osobowych przez panel i jego sekretariat ma być przeprowadzone zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (3).

(12) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4) powinno mieć zastosowanie do zaleceń przyjętych przez panel,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsza decyzja ustanawia regulamin panelu, o którym mowa w art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 („panel”).

Artykuł 2

Powoływanie i odwoływanie przewodniczącego

1. Przewodniczącego panelu mianuje Komisja zgodnie z zasadami określonymi w art. 144 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.

2. Komisja może odwołać przewodniczącego, jeżeli nie spełnia on już warunków koniecznych do wykonywania swoich obowiązków.

Artykuł 3

Zastępowanie przewodniczącego

1. Przewodniczący ma zastępcę, który go zastępuje w razie nieobecności lub niemożności wykonywania obowiązków. Zastępcę powołuje się zgodnie z art. 144 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.

2. Jeśli zarówno przewodniczący, jak i jego zastępca są nieobecni lub nie mogą pełnić swych obowiązków, zastępuje ich stały członek wyższej rangi (5) wyznaczony zgodnie z art. 4. W takim przypadku stały członek zastępujący przewodniczącego jest zastępowany przez swojego zastępcę wyznaczonego zgodnie z art. 4.

Artykuł 4

Wyznaczanie członków panelu i ich zastępców

1. Jednym z dwóch stałych członków panelu jest dyrektor Centralnej Służby Finansowej Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu, zgodnie z art. 144 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012. Jako jego zastępcę dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza urzędnika w grupie zaszeregowania AD 11 lub wyższej.

Drugiego stałego członka i jego zastępcę dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza ad personam wśród urzędników odpowiednio co najmniej stopnia AD 14 i AD 11.

2. Dodatkowego członka reprezentującego wnioskującego urzędnika zatwierdzającego, zgodnie z art. 144 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, wyznacza się zgodnie z regulaminem oraz wewnętrznymi przepisami administracyjnymi odnośnej instytucji, agencji, biura danego organu, zgodnie z art. 65 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Artykuł 5

Wyznaczanie obserwatorów i współpraca z OLAF-em

1. Obserwatorzy nie uczestniczą w przyjmowaniu zaleceń przez panel zgodnie z art. 13.

2. Status obserwatora mają przedstawiciele następujących podmiotów:

a) Służba Prawna Komisji;

b) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), w przypadku gdy wniosek urzędnika zatwierdzającego opiera się, między innymi, na informacjach przekazanych przez OLAF;

c) urzędnicy zatwierdzający (inni niż urzędnik zatwierdzający składający wniosek) Komisji, urzędu europejskiego powołanego przez Komisję, agencji wykonawczej, innej instytucji lub innego urzędu europejskiego, organu lub agencji będących przedmiotem sprawy przedłożonej panelowi; oraz

d) wszelkie inne podmioty zaproszone przez przewodniczącego.

3. Przedstawiciel Służby Prawnej bierze udział we wszystkich posiedzeniach panelu. Służba Prawna otrzymuje informacje o wszystkich pisemnych procedurach, o których mowa w art. 10, i może przekazać do nich ustne lub pisemne uwagi. Przedstawia je, jeżeli przewodniczący o nie wniesie.

4. Jeżeli OLAF posiada status obserwatora zgodnie z ust. 2 lit. b), urząd ten współpracuje ściśle z panelem zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady (6), przy należytym poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia. W takich przypadkach jego przedstawiciele mogą uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach panelu oraz we wszystkich ustnych i pisemnych procedurach, o których mowa w art. 9 i 10, przedstawiając ustne lub pisemne uwagi, i czynią to na wniosek przewodniczącego.

W innych przypadkach OLAF może być proszony o udzielenie istotnych informacji lub porad, jeżeli przewodniczący uzna to za stosowne dla ochrony interesów finansowych Unii.

5. Urzędnicy zatwierdzający posiadający statut obserwatora zgodnie z ust. 2 lit. c) biorą udział we wszystkich posiedzeniach panelu. Są oni informowani o wszystkich pisemnych procedurach, o których mowa w art. 10, i mogą przedstawiać ustne i pisemne uwagi.

6. Inni obserwatorzy uczestniczą w posiedzeniach panelu, jeżeli zostaną zaproszeni przez przewodniczącego i – na zaproszenie przewodniczącego – mogą przedstawić ustne lub pisemne uwagi.

Artykuł 6

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

1. Każdy członek lub obserwator, którego udział w obradach panelu doprowadziłby do konfliktu interesów w odniesieniu do konkretnego punktu porządku obrad, informuje o tym przewodniczącego i sekretariat bezzwłocznie, a w każdym razie przed rozpoczęciem obrad.

2. W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów członek lub obserwator wycofuje swoje uczestnictwo i – w stosownych przypadkach – nie omawia tego punktu porządku obrad ani nie bierze udziału w obradach, konsensusie ani głosowaniu.

3. Przed rozpoczęciem obrad panelu dotyczących danej sprawy członkowie i obserwatorzy są zobowiązani do podpisania deklaracji o braku konfliktu interesów.

4. Jeżeli przewodniczący znajdzie się w sytuacji konfliktu interesów w odniesieniu do konkretnego punktu porządku obrad, informuje o tym sekretariat i wycofuje swój udział. W takich przypadkach przewodniczącego zastępuje jego zastępca.

5. Ustępy 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio do wiceprzewodniczącego, zastępców członków i członków sekretariatu panelu.

Artykuł 7

Stały sekretariat

1. Obsługę sekretariatu panelu zapewnia Dyrekcja Generalna ds. Budżetu i administracyjnie jej on podlega.

2. Zadania sekretariatu określono w art. 144 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012. W szczególności sekretariat:

a) sprawdza, czy wnioski o przekazanie sprawy do panelu są pełne przed przekazaniem ich do przewodniczącego i członków;

b) określa wszelkich innych urzędników zatwierdzających, których dotyczy sprawa, których można zaproponować jako ewentualnych obserwatorów;

c) wskazuje przypadki, w których należy zwrócić się do OLAF-u o udzielenie istotnych informacji lub porad, jak przewidziano w art. 5 ust. 4 akapit drugi;

d) sporządza – pod kierownictwem przewodniczącego – porządek obrad na posiedzenia panelu i wysyła go do członków i obserwatorów;

e) uczestniczy w obradach panelu i sporządza protokół każdego posiedzenia;

f) powiadamiania zainteresowane podmioty gospodarcze i innych zainteresowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 108 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

g) powiadamia urzędnika zatwierdzającego składającego wniosek o zaleceniu przyjętym przez panel;

h) rozpatruje wnioski o dostęp do dokumentów panelu, w szczególności jego zaleceń, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001.

Artykuł 8

Przekazywanie spraw do panelu

1. Panel zwołuje się na wniosek dowolnego urzędnika zatwierdzającego Komisji, innej instytucji, urzędu europejskiego powołanego przez Komisję, agencji wykonawczej lub innego urzędu europejskiego, organu lub agencji.

2. Wniosek składa się do sekretariatu pocztą elektroniczną na adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, zaszyfrowany zgodnie z zasadami szyfrowania obowiązującymi w Komisji.

3. W przypadku gdy urzędnik zatwierdzający uzyska informacje, zgodnie z art. 106 ust. 2 i 108 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, przekazuje sprawę do panelu – z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków – nie później niż dwa miesiące po otrzymaniu informacji.

4. Wniosek urzędnika zatwierdzającego kierującego sprawę do panelu zawiera informacje, o których mowa w art. 108 ust. 8 lit. a) rozporządzenia Parlamentu (UE, Euratom) nr 966/2012. Urzędnik zatwierdzający przekazuje także wszelkie istotne informacje, w szczególności sprawozdania OLAF-u, jeżeli informacje te są przekazywane przez OLAF zgodnie z art. 7 ust. 6 i art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.

5. Tylko wniosek zawierający informacje, o których mowa w ust. 4, powoduje rozpoczęcie okresu, o którym mowa w art. 108 ust. 8 lit. f) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

6. Długość wniosku nie może przekraczać dziesięciu stron, nie licząc załączników, poza przypadkami kwestii szczególnie złożonych pod względem prawnym i faktycznym.

Artykuł 9

Zwoływanie posiedzeń

Posiedzenia panelu zwołuje przewodniczący w celu:

a) ustalenia wstępnej kwalifikacji prawnej, o czym mowa w art. 108 ust. 8 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

b) przyjęcia zalecenia, o którym mowa w art. 108 ust. 9 wspomnianego rozporządzenia.

Artykuł 10

Procedura pisemna

1. Z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek członka panelu można w drodze procedury pisemnej określić wstępną klasyfikację prawną i przyjąć zalecenia. Każdy członek panelu lub przewodniczący może zgłosić sprzeciw wobec stosowania procedury pisemnej. W takich przypadkach przewodniczący zwołuje w rozsądnym terminie posiedzenie.

2. Przewodniczący wyznacza termin zakończenia procedury pisemnej stosownie do pilności sprawy, z należytym uwzględnieniem terminów, o których mowa w art. 12.

Artykuł 11

Prawo do przedstawienia pisemnych uwag

1. Panel stoi na straży prawa zainteresowanego podmiotu gospodarczego do przedłożenia uwag zgodnie z art. 108 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Ujawnianie informacji wynikających z dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF lub odnoszących się do tych dochodzeń wymaga zgody OLAF-u, której udziela się w ramach ustnej i pisemnej procedury, o której mowa w art. 5 ust. 4.

3. Jeżeli wniosek urzędnika zatwierdzającego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF oraz aby zagwarantować poufność dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF oraz krajowych dochodzeń lub postępowań sądowych w przypadkach znanych OLAF-owi, panel konsultuje się z OLAF-em przed powiadomieniem podmiotu gospodarczego, o którym mowa w art. 108 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

4. Podmiot gospodarczy przedstawia sekretariatowi uwagi w formie pisemnej i w postaci elektronicznej pocztą elektroniczną na adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, jako zwykły plik elektroniczny utworzony w programie do redakcji tekstu.

5. Długość uwag na piśmie nie może zasadniczo przekraczać dziesięciu stron, nie licząc załączników, poza przypadkami kwestii szczególnie złożonych pod względem prawnym i faktycznym.

Artykuł 12

Obowiązujące terminy

1. Terminami obowiązującymi na przyjęcie przez panel zaleceń są te określone w art. 108 ust. 8 lit. f) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Wyjątkowy i należycie uzasadniony przypadek, w którym termin przyjęcia przez panel zaleceń może zostać przedłużony, może w szczególności stanowić konieczność tłumaczenia ewentualnych uwag przedstawionych przez podmiot gospodarczy.

Artykuł 13

Przyjmowanie zalecenia

Panel dokłada wszelkich starań, aby osiągnąć konsensus.

W przypadku braku konsensusu, sprawę poddaje się głosowaniu, w przypadku którego:

a) przewodniczący ma jeden głos;

b) dwaj stali członkowie mają razem jeden głos;

c) dodatkowy członek reprezentujący urzędnika zatwierdzającego składającego wniosek ma jeden głos.

Stanowisko panelu zatwierdza się bezwzględną większością głosów.

Artykuł 14

Przyjmowanie zalecenia

1. Panel zawiadamia bezzwłocznie organ wnioskujący o swoim zaleceniu.

2. Panel powiadamia jednocześnie o swoim zaleceniu ewentualnych obserwatorów oraz OLAF, w przypadku sprawy opartej na informacjach przekazanych przez OLAF.

Artykuł 15

Poufność obrad

Obrady panelu są i pozostają niejawne.

Artykuł 16

Ochrona danych osobowych

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych przez panel i jego sekretariat jest zgodne z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.

Artykuł 17

Przepisy przejściowe

W oczekiwaniu na powołanie przewodniczącego i jego zastępcy obowiązki przewodniczącego panelu pełni stały członek wyższej rangi.

Artykuł 18

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 18 grudnia 2015 r. W imieniu Komisji Jean-Claude JUNCKER Przewodniczący

(1) Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(2) Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1.

(3) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(4) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

(5) Zastosowanie mają zasady zastępowania Komisji dotyczące stażu pracy.

(6) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).