PROJEKT

DECYZJA RADY WSPÓŁPRACY UE–REPUBLIKA KAZACHSTANU NR 1/2017

z dnia …

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Współpracy oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Współpracy, wyspecjalizowanych podkomitetów lub wszelkich innych organów

RADA WSPÓŁPRACY UE–REPUBLIKA KAZACHSTANU,

uwzględniając Umowę o wzmocnionym partnerstwie i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kazachstanu, z drugiej strony (1) (zwaną dalej „umową”), w szczególności jej art. 268,

a także mając na uwadze, co następuje:

Na posiedzeniu Rady Współpracy w dniu 6 października 2016 r. w Brukseli podjęto decyzję o przyjęciu jej regulaminu wewnętrznego w drodze wymiany not werbalnych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Rady Współpracy oraz regulamin wewnętrzny Komitetu Współpracy, wyspecjalizowanych podkomitetów lub wszelkich innych organów ustanowionych przez Radę Współpracy, określone odpowiednio w załącznikach I i II.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

(1) Dz.U. L 29 z 4.2.2016, s. 3.

ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY WSPÓŁPRACY

Artykuł 1

Przepisy ogólne

1. Rada Współpracy ustanowiona zgodnie z art. 268 ust. 1 umowy wykonuje swoje obowiązki zgodnie z art. 268 umowy.

2. Zgodnie z art. 268 ust. 5 umowy, Rada Współpracy składa się z przedstawicieli Stron. Skład Rady Współpracy ustalany jest z uwzględnieniem konkretnych kwestii, które mają być przedmiotem dyskusji na danym posiedzeniu. Rada Współpracy zbiera się na szczeblu ministerialnym.

3. Zgodnie z art. 268 ust. 2 umowy oraz dla osiągnięcia jego celów Rada Współpracy jest uprawniona do podejmowania decyzji, które są wiążące dla Stron. Rada Współpracy podejmuje odpowiednie środki służące wdrożeniu swoich decyzji, w tym w razie konieczności poprzez upoważnienie określonych organów powołanych na mocy umowy do działania w jej imieniu. Rada Współpracy może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Rady Współpracy przyjmuje się za porozumieniem Stron, po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych. Rada Współpracy może przekazać swoje uprawnienia Komitetowi Współpracy.

4. Stronami podlegającymi niniejszemu regulaminowi wewnętrznemu są Strony określone w art. 285 umowy.

Artykuł 2

Przewodnictwo

Strony przewodniczą Radzie Współpracy naprzemiennie przez okres 12 miesięcy. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 3

Posiedzenia

1. Rada Współpracy zbiera się raz do roku, a także, gdy wymagają tego okoliczności, za obopólną zgodą Stron. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenia Rady Współpracy odbywają się w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej.

2. Każde posiedzenie Rady Współpracy odbywa się w dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Rady Współpracy są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Rady Współpracy w porozumieniu z jej przewodniczącym, nie później niż 30 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

Artykuł 4

Reprezentacja

1. Członkowie Rady Współpracy, którzy nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani. Jeżeli członek Rady Współpracy chce być reprezentowany, przed posiedzeniem przekazuje przewodniczącemu Rady Współpracy na piśmie imię i nazwisko swojego przedstawiciela.

2. Przedstawiciel członka Rady Współpracy wykonuje wszystkie prawa tego członka.

Artykuł 5

Delegacje

1. Członkom Rady Współpracy mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Rady Współpracy jest informowany za pośrednictwem sekretariatu Rady Współpracy o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

2. Rada Współpracy po uzgodnieniu między Stronami może zapraszać przedstawicieli innych organów Stron lub niezależnych ekspertów w konkretnej dziedzinie do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony uzgadniają warunki udziału tych obserwatorów w posiedzeniach.

Artykuł 6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik Republiki Kazachstanu działają wspólnie w roli sekretarzy Rady Współpracy.

Artykuł 7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Rady Współpracy jest kierowana do jednego z sekretarzy Rady Współpracy, który następnie poinformuje drugiego sekretarza.

2. Sekretarze Rady Współpracy zapewniają przekazanie korespondencji skierowanej do Rady Współpracy przewodniczącemu Rady Współpracy oraz, w stosownych przypadkach, rozesłanie jej członkom Rady Współpracy.

3. Korespondencja pochodząca od przewodniczącego jest przesyłana w jego imieniu adresatom przez sekretarzy Rady Współpracy. Tego rodzaju korespondencja jest rozsyłana, w stosowanych przypadkach, członkom Rady Współpracy.

Artykuł 8

Poufność

Posiedzenia Rady Współpracy są niejawne, chyba że Strony postanowiły inaczej. Gdy jedna ze Stron przedstawia Radzie Współpracy informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jak informacje poufne.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Przewodniczący Rady Współpracy sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia Rady Współpracy. Sekretarze Rady Współpracy wysyłają go adresatom, o których mowa w art. 7 ust. 3, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed posiedzeniem.

Wstępny porządek obrad obejmuje punkty zaproponowane przewodniczącemu Rady Współpracy do włączenia do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. Punkty te zostają wpisane do wstępnego porządku obrad, o ile stosowne powiązane dokumenty zostaną przesłane sekretarzom Rady Współpracy przed datą rozesłania porządku obrad.

2. Rada Współpracy przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkt nieujęty we wstępnym porządku obrad może zostać dodany do porządku obrad.

3. Przewodniczący Rady Współpracy, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności.

Artykuł 10

Protokół

1. Projekt protokołu z każdego posiedzenia Rady Współpracy jest sporządzany wspólnie przez sekretarzy Rady Współpracy.

2. Protokół, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentację przedłożoną Radzie Współpracy,

b) oświadczenia, o których wpisanie do protokołu wnioskują członkowie Rady Współpracy; oraz

c) kwestie uzgodnione przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Radzie Współpracy. Rada Współpracy zatwierdza ten projekt protokołu na kolejnym posiedzeniu. Projekt protokołu może zostać również zatwierdzony pisemnie.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Rada Współpracy podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą Stron i po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych.

2. Za zgodą Stron Rada Współpracy może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu projekt decyzji lub zalecenia jest rozsyłany na piśmie przez przewodniczącego Rady Współpracy jej członkom zgodnie z art. 7 ust. 3, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. Członkowie Rady Współpracy zgłaszają w tym terminie wszelkie zastrzeżenia lub poprawki. Przewodniczący Rady Współpracy może, w porozumieniu ze Stronami, skrócić ten termin w celu uwzględnienia wymogów szczególnych okoliczności.

3. Akty Rady Współpracy, w rozumieniu art. 268 ust. 2 umowy, noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje ich numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu. Decyzje i zalecenia podpisuje przewodniczący Rady Współpracy, a uwierzytelniają je sekretarze Rady Współpracy. Decyzje i zalecenia są rozsyłane zgodnie z art. 7 ust. 3 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Współpracy we własnym dzienniku urzędowym.

4. Każda decyzja lub zalecenie Rady Współpracy wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile sama decyzja lub zalecenie nie stanowi inaczej.

Artykuł 12

Języki

1. Językami urzędowymi Rady Współpracy są języki urzędowe Stron.

2. Językami roboczymi Rady Współpracy są język angielski i język rosyjski. O ile nie postanowiono inaczej, Rada Współpracy opiera swoje obrady na dokumentach przygotowanych w tych językach.

Artykuł 13

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty, które ponosi w związku z uczestnictwem w posiedzeniach Rady Współpracy, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym na posiedzeniach Rady Współpracy oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia.

3. Inne wydatki związane z fizyczną organizacją posiedzeń Rady Współpracy ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzeń.

Artykuł 14

Komitet Współpracy i wyspecjalizowane podkomitety

1. Zgodnie z art. 269 ust. 1 umowy Komitet Współpracy wspomaga Radę Współpracy w wykonywaniu jej obowiązków w dziedzinach, w których Rada Współpracy przekazała mu uprawnienia. Zgodnie z art. 269 ust. 2 umowy Komitet Współpracy składa się z przedstawicieli Stron, co do zasady na szczeblu wyższych urzędników państwowych.

2. Komitet Współpracy przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Współpracy, w stosownych przypadkach wdraża decyzje Rady Współpracy oraz ogólnie zapewnia ciągłość stosunków w ramach stowarzyszenia i należyte funkcjonowanie umowy. Komitet Współpracy rozpatruje każdą kwestię przekazaną mu przez Radę Współpracy, a także wszelkie inne kwestie, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania umowy. Komitet Współpracy przedkłada Radzie Współpracy do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń. Zgodnie z art. 268 ust. 4 umowy Rada Współpracy może przekazać wszelkie swoje uprawnienia Komitetowi Współpracy, w tym uprawnienia do podejmowania wiążących decyzji.

3. Komitet Współpracy podejmuje decyzje i wydaje zalecenia, do których podejmowania lub wydawania jest upoważniony na mocy umowy.

4. W przypadku gdy w umowie jest mowa o obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie zadecydują o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, takie konsultacje mogą odbyć się w ramach Komitetu Współpracy, chyba że umowa stanowi inaczej. Jeżeli Strony tak postanowią, konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Współpracy.

5. Zgodnie z art. 269 ust. 6 umowy Rada Współpracy może podjąć decyzję o powołaniu wyspecjalizowanych podkomitetów lub wszelkich innych organów, które mogą pomagać jej w wypełnianiu zadań oraz określa skład i zadania takich podkomitetów lub organów oraz zasady ich funkcjonowania.

6. Zgodnie z art. 25 ust. 3 umowy Rada Współpracy ustanawia Podkomitet ds. Współpracy Celnej.

Artykuł 15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z art. 11.