Decyzja rady

z dnia 19 marca 2001 r.

w sprawie przyjęcia przepisów Rady dotyczących bezpieczeństwa

(2001/264/WE)

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 207 ust. 3,

uwzględniając decyzję Rady 2000/396/WE, EWWiS, Euratom z dnia 5 czerwca 2000 r. przyjmującą regulamin Rady [1], w szczególności jej art. 24,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W celu rozwoju działań Rady w dziedzinach wymagających stopnia poufności, właściwe jest ustanowienie powszechnego systemu bezpieczeństwa obejmującego Radę, jej Sekretariat Generalny oraz Państwa Członkowskie.

(2) Taki system powinien ujmować w pojedynczym tekście zagadnienia zawarte we wszystkich poprzednich decyzjach i przepisach w tej dziedzinie.

(3) W praktyce, główna część informacji UE, oznaczonych klauzulą "CONFIDENTIEL UE" i wyżej będzie dotyczyć Wspólnej Polityki Bezpieczeństwa i Obronnej.

(4) W celu zapewnienia skuteczności systemu bezpieczeństwa ustanowionego w ten sposób, Państwa Członkowskie powinny włączyć się w jego funkcjonowanie poprzez podjęcie krajowych środków niezbędnych do przestrzegania przepisów niniejszej decyzji, w przypadku gdy ich właściwe organy i pracownicy mają do czynienia z informacjami niejawnymi UE.

(5) Rada z zadowoleniem przyjmuje zamiar Komisji do wprowadzenia, przed terminem zastosowania niniejszej decyzji, systemu generalnego zgodnego z załącznikami do niniejszej decyzji, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania procesu podejmowania decyzji Unii.

(6) Rada podkreśla znaczenie włączenia się, w odpowiednim przypadku, Parlamentu Europejskiego i Komisji, do przestrzegania reguł i norm poufności, niezbędnych w celu ochrony interesów Unii oraz jej Państw Członkowskich.

(7) Niniejsza decyzja zostaje podjęta bez uszczerbku dla przepisów art. 255 Traktatu oraz jego dokumentów wykonawczych.

(8) Niniejsza decyzja zostaje podjęta bez uszczerbku dla istniejących praktyk w Państwach Członkowskich w odniesieniu do powiadamiania ich parlamentów narodowych na temat działalności Unii,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przepisy Rady dotyczące bezpieczeństwa, zawarte w Załączniku, zostają niniejszym zatwierdzone.

Artykuł 2

1. Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel podejmuje właściwe środki w celu zapewnienia, że podczas korzystania z informacji niejawnych UE, przepisy określone w art. 1 są przestrzegane w ramach Sekretariatu Generalnego Rady (zwanego dalej SGR) przez urzędników i innych pracowników SGR, przez wykonawców zewnętrznych oraz przez personel oddelegowany do SGR, zarówno w siedzibach Rady, jak i zdecentralizowanych agencjach UE [2].

2. Państwa Członkowskie podejmują właściwe środki, zgodnie z krajowymi uzgodnieniami, w celu zapewnienia, że podczas korzystania z informacji niejawnych UE, w ramach ich służb i siedzib, przepisy określone w art. 1 są przestrzegane przez:

a) członków stałych przedstawicielstw Państw Członkowskich w Unii Europejskiej, a także członków delegacji krajowych uczestniczących w posiedzeniach Rady lub jej organów, lub biorących udział w innych formach działalności Rady;

b) innych członków krajowych administracji Państw Członkowskich korzystających z informacji niejawnych UE, zarówno podczas pełnienia obowiązków na terytorium Państw Członkowskiego lub poza jego granicami; oraz

c) zewnętrznych wykonawców Państw Członkowskich oraz oddelegowany personel, korzystający z informacji niejawnych UE.

Państwa Członkowskie niezwłocznie powiadamiają SGR o podjętych środkach.

3. Środki określone w ust. 1 i 2 zostają podjęte przed dniem 30 listopada 2001 r.

Artykuł 3

Zgodnie z podstawowymi zasadami i minimalnymi normami bezpieczeństwa zawartymi w części I Załącznika, Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel może podejmować środki zgodnie z częścią II sekcji I ust. 1 i 2 Załącznika.

Artykuł 4

Począwszy od dnia zastosowania, niniejsza decyzja zastępuje:

a) decyzję Rady 98/319/WE z dnia 27 kwietnia 1988 r. odnoszącą się do procedur, według których urzędnikom oraz pracownikom Sekretariatu Generalnego Rady można umożliwić dostęp do informacji niejawnych posiadanych przez Radę [3];

b) decyzję Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela z dnia 27 lipca 2000 r. w sprawie środków ochrony niejawnych informacji stosowanych w odniesieniu do Sekretariatu Generalnego Rady [4];

c) decyzję 433/97 Sekretarza Generalnego Rady z dnia 27 maja 1997 r. w sprawie procedury postępowania sprawdzającego urzędników odpowiedzialnych za funkcjonowanie sieci Cortesy.

Artykuł 5

1. Niniejsza decyzja staje się skuteczna w dniu jej opublikowania.

2. Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 1 grudnia 2001 r.

Sporządzono w Brukseli, dnia 19 marca 2001 r.

W imieniu Rady

A. Lindh

Przewodniczący

[1] Dz.U. L 149 z 23.6.2000, str. 21.

[2] Patrz wnioski Rady z dnia 10 listopada 2000 r.

[3] Dz.U. L 140 z 12.5.1998, str. 12.

[4] Dz.U. C 239 z 23.8.2000, str. 1

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY RADY UNII EUROPEJSKIEJ DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA

SPIS TREŚCI

Podstawowe zasady i minimalne normy bezpieczeństwa

CZĘŚĆ II

Organizacja bezpieczeństwa w Radzie Unii Europejskiej

Klasyfikacje i oznaczenia

Zarządzanie w zakresie klasyfikowania

Bezpieczeństwo fizyczne

Ogólne reguły dotyczące zasady potrzeby niezbędnej wiedzy oraz postępowanie sprawdzające

Procedura sprawdzająca w zakresie bezpieczeństwa dla urzędników SGR i innych pracowników

Przygotowanie, rozpowszechnianie, przekazywanie, przechowywanie oraz niszczenie materiałów niejawnych UE

Rejestry très secret UE/EU top secret

Środki bezpieczeństwa stosowane w czasie nadzwyczajnych posiedzeń odbywających się poza siedzibą Rady i dotyczące kwestii wysoko sensytywnych

Naruszenie zasad bezpieczeństwa i wejście w posiadanie informacji niejawnych UE przez osoby nieupoważnione

Ochrona informacji przetwarzanych przez technologię informacyjną i systemy łączności

Udostępnienie informacji niejawnych państwom trzecim oraz organizacjom międzynarodowym

Wykaz krajowych organów bezpieczeństwa

Porównanie krajowych klauzul tajności

Praktyczny przewodnik po klasyfikacji

Wytyczne w sprawie udostępniania informacji niejawnych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym— Współpraca na poziomie 1

Wytyczne w sprawie udostępniania informacji niejawnych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym— Współpraca na poziomie 2

Wytyczne w sprawie udostępniania informacji niejawnych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym— Współpraca na poziomie 3

CZĘŚĆ I

PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE NORMY BEZPIECZEŃSTWA

WPROWADZENIE

1. Niniejsze przepisy ustanawiają podstawowe zasady i minimalne normy bezpieczeństwa, które mają być we właściwy sposób przestrzegane przez Radę, Sekretariat Generalny Rady (zwany dalej SGR), Państwa Członkowskie i zdecentralizowane agencje Unii Europejskiej (zwane dalej zdecentralizowanymi agencjami UE), tak, aby bezpieczeństwo było zapewnione i wszystkie te podmioty mogły mieć pewność, że została wprowadzona wspólna norma ochrony.

2. Określenie "informacja niejawna UE" oznacza każdą informację i materiał, którego nieuprawnione ujawnienie mogłoby w różnym stopniu zaszkodzić interesom UE, jednego lub więcej Państw Członkowskich, bez względu na to, czy taka informacja pochodzi z terytorium UE, czy też została otrzymana z Państwa Członkowskiego, państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

3. W niniejszych przepisach:

a) przez "dokument" rozumie się każdy list, notatkę, protokół, sprawozdanie, memorandum, znak/wiadomość, szkic, zdjęcie, przeźrocze, film, mapę, wykres, plan, notatnik, szablon, kalkę, taśmy do maszyn do pisania i drukarek, taśmę magnetofonową, kasetę magnetofonową, dysk komputerowy, CD ROM lub inne fizyczne nośniki, na których informacja została zarejestrowana;

b) przez "materiał" rozumie się dokument określony powyżej w lit. a) oraz każdy przedmiot wyposażenia lub broń, zarówno gotowe, jak i będące w procesie produkcji.

4. Podstawowe cele bezpieczeństwa są następujące:

a) zabezpieczenie informacji niejawnych UE przed szpiegostwem, ujawnieniem lub nieuprawnionym rozpowszechnieniem;

b) zabezpieczenie informacji UE przetwarzanych w systemach i sieciach łączności i informacji przed groźbą naruszenia ich integralności i dostępności;

c) zabezpieczenie obiektów służących do przechowywania informacji UE przed sabotażem oraz złośliwym, umyślnym uszkodzeniem;

d) w przypadku nie zachowania środków bezpieczeństwa, dokonanie oceny powstałych szkód, ograniczenie ich konsekwencji i przyjęcie niezbędnych środków zaradczych.

5. Podstawami silnego systemu bezpieczeństwa są:

a) w każdym Państwie Członkowskim, krajowa organizacja do spraw bezpieczeństwa odpowiedzialna za:

i) zbieranie i rejestrowanie danych dotyczących szpiegostwa, sabotażu, terroryzmu i innych działań wywrotowych; oraz

ii) powiadamianie i doradzanie własnemu rządowi oraz, za jego pośrednictwem Radzie o charakterze zagrożeń dla bezpieczeństwa i środków ochrony przed nimi;

b) w każdym Państwie Członkowskim oraz w SGR, techniczny organ INFOSEC, odpowiedzialny za współpracę z zainteresowanymi organami bezpieczeństwa w celu dostarczania informacji i doradztwa w odniesieniu do technicznych zagrożeń dla bezpieczeństwa i środków ochrony przed nimi;

c) regularna współpraca między służbami rządowymi, agencjami i służbami SGR, w celu ustalenia, i zalecenia, gdzie właściwe:

i) jakie informacje, zasoby i obiekty wymagają ochrony; oraz

ii) wspólnych norm ochrony.

6. W przypadku gdy chodzi o poufność, niezbędna jest szczególna dbałość i doświadczenie w wyborze informacji i materiałów wymagających ochrony oraz przy ocenie wymaganego stopnia ochrony. Istotne jest, żeby stopień ochrony odpowiadał krytycznemu poziomowi bezpieczeństwa każdej części informacji oraz materiału, który ma zostać objęty ochroną. W celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji, należy podjąć kroki, zapobiegające zawyżaniu klasyfikacji. System klasyfikacji jest instrumentem wykonawczym do niniejszych zasad; podobny system klasyfikacji powinien być używany w planowaniu i organizowaniu sposobów przeciwdziałania szpiegostwu, sabotażowi, terroryzmowi i innym zagrożeniom, tak aby najszersze środki ochrony zostały skierowane do najważniejszych siedzib służących do przechowywania informacji niejawnych i najbardziej wrażliwych punktów tych siedzib.

PODSTAWOWE ZASADY

7. Środki bezpieczeństwa:

a) obejmują wszystkie osoby mające dostęp do informacji niejawnych, nośników informacji niejawnych, siedzib, w których znajdują się informacje niejawne i ważne obiekty;

b) są przeznaczone do wykrywania osób, których postawa może zagrozić bezpieczeństwu informacji niejawnych oraz ważnych obiektów służących do przechowywania informacji niejawnych oraz zapewniają ich wyłączenie lub wycofanie;

c) zapobieganie dostępowi osób nieupoważnionych do informacji niejawnych lub obiektów, w których są przechowywane;

d) zapewniają, że informacje niejawne są rozpowszechniane wyłącznie na podstawie zasady potrzeby niezbędnej wiedzy, która jest podstawowa dla wszystkich aspektów bezpieczeństwa;

e) zapewniają integralność (tzn. zapobieganie zniszczeniu lub nieuprawnionemu wprowadzaniu zmian lub nieuprawnionemu usunięciu) oraz dostępność (tzn. nie można odmówić dostępu osobom, które potrzebują z nich skorzystać i są do tego upoważnione) wszystkich informacji, zarówno niejawnych, jak i jawnych, w szczególności, gdy takie informacje są przechowywane, przetwarzane lub przekazywane w formie elektromagnetycznej.

ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA

Wspólne normy minimalne

8. Rada oraz każde Państwo Członkowskie zapewniają, że wspólne minimalne normy bezpieczeństwa są przestrzegane we wszystkich służbach administracyjnych i/lub rządowych, innych instytucjach UE, agencjach oraz przez wykonawców, aby informacje niejawne UE mogły być przekazywane w przeświadczeniu, że zainteresowani będą korzystać z nich z taka samą dbałością. Takie minimalne normy obejmują kryteria dotyczące postępowania sprawdzającego w odniesieniu do pracowników oraz procedur ochrony informacji niejawnych UE.

BEZPIECZEŃSTWO PRACOWNIKÓW

Postępowanie sprawdzające w odniesieniu do pracowników

9. Wszystkie osoby wnioskujące o dostęp do informacji oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE lub wyżej, są odpowiednio sprawdzane przed uzyskaniem zgody na taki dostęp. Podobne postępowanie sprawdzające jest wymagane w przypadku osób, których obowiązki obejmują obsługę techniczną lub konserwację systemów łączności lub informacji zawierających informacje niejawne. Takie postępowanie sprawdzające jest przeznaczone do ustalenia, czy takie osoby:

a) są osobami, których lojalność nie budzi wątpliwości;

b) posiadają takie cechy charakteru i są na tyle rozważne, że nie nasuwają się wątpliwości co do ich rzetelności podczas korzystania z informacji niejawnych; lub

c) mogą być podatne na naciski ze źródeł zagranicznych lub innych, na przykład ze względu na poprzednie miejsce zamieszkania lub powiązania z przeszłości, które mogłyby stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa.

Szczególnie dokładnej kontroli w toku procedur sprawdzających należy poddać osoby:

d) którym ma zostać udzielona zgoda na dostęp do informacji oznaczonych klauzulą TRÈS SECRET EU/TOP SECRET EU;

e) zajmujące stanowiska wymagające regularnego dostępu do znacznej ilości informacji oznaczonych klauzulą SECRET UE;

f) których obowiązki umożliwiają im specjalny dostęp do systemów łączności i informacji używanych w sytuacjach krytycznych, a przez to możliwość uzyskania nieupoważnionego dostępu do dużej ilości informacji niejawnych UE, lub spowodowania poważnych szkód w takiej sytuacji, w wyniku aktów sabotażu technicznego.

W okolicznościach, określonych w lit. d), e) i f), należy zastosować najszersze możliwe wykorzystanie techniki badania przeszłości.

10. W przypadku gdy osoby nie posiadające ustalonej "potrzeby niezbędnej wiedzy" mają zostać zatrudnione w warunkach, w których mogą mieć dostęp do informacji niejawnych UE (na przykład: posłańcy, agenci ochrony, pracownicy obsługi, personel sprzątający itp.), uprzednio zostają one poddane postępowaniu sprawdzającemu.

Ewidencja postępowania sprawdzającego w odniesieniu do pracowników

11. Wszystkie służby, organy lub instytucje korzystające z informacji niejawnych UE lub posiadające systemy łączności i informacyjne, używane w sytuacjach kryzysowych, prowadzi ewidencję upoważnień do dostępu przyznanych pracownikom tam zatrudnianym. Każde upoważnienie do dostępu jest weryfikowane, jeżeli wymaga tego sytuacja, w celu zapewnienia, że odpowiada obecnemu stanowisku danej osoby; upoważnienie takie zostaje ponownie zbadane w pierwszej kolejności w każdym przypadku, po uzyskaniu nowej informacji wskazującej, że dalsze zatrudnienie danej osoby przy wykonywaniu pracy o charakterze poufnym nie jest zgodne z interesem bezpieczeństwa. Ewidencja postępowania sprawdzającego jest przechowywana przez szefa bezpieczeństwa odpowiednich służb, organów lub instytucji.

Instrukcje bezpieczeństwa dla pracowników

12. Wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach, na których mogą mieć dostęp do informacji niejawnych są dokładnie instruowani podczas zatrudniania oraz w regularnych odstępach czasu o wymogach bezpieczeństwa oraz procedurach mających na celu ich spełnienie. Użyteczną procedurą jest wymóg, aby wszyscy tacy pracownicy poświadczali pisemnie, że w pełni rozumieją przepisy dotyczące bezpieczeństwa odpowiadające ich stanowisku.

Obowiązki kierownictwa

13. Kierownicy mają obowiązek znać te osoby z ich personelu, które są zaangażowane w wykonywanie pracy o charakterze poufnym, lub które mają dostęp do systemów łączności i informacji, używanych w sytuacjach krytycznych, oraz ewidencjonowanie i zgłaszanie wszelkich zdarzeń lub widocznych słabych punktów, które mogłyby mieć wpływ na bezpieczeństwo.

Status bezpieczeństwa pracowników

14. Ustanawia się procedury w celu zapewnienia, że w przypadku uzyskania niekorzystnej informacji dotyczącej pracownika, jest określone, czy dana osoba jest zatrudniona przy klasyfikacji informacji lub czy ma dostęp do ważnych systemów łączności i informacji oraz powiadamia się zainteresowane organy. Jeżeli ustala się, że taka osoba stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, zostaje ona (mężczyzna lub kobieta) zwolniona lub odsunięta od stanowiska, na którym mogłaby zagrozić bezpieczeństwu.

BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

Potrzeba ochrony

15. Stopień środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych w celu zapewnienia ochrony informacji niejawnych UE jest proporcjonalny do zaklasyfikowania, ilości oraz zagrożenia przechowywanych informacji i materiałów. Dlatego należy dołożyć starań, aby uniknąć zaniżania jak i zawyżania klasyfikowania, jak również poddawać klasyfikowanie regularnej weryfikacji. Wszyscy posiadacze informacji niejawnych UE przestrzegają jednolitych praktyk dotyczących klasyfikacji tych informacji i spełniają wspólne normy ochrony dotyczące nadzoru, przekazywania oraz dysponowania informacjami i materiałami wymagającymi ochrony.

Sprawdzanie

16. Przed opuszczeniem obszaru, na którym znajdują się niechronione informacje niejawne UE, do osób sprawujących nad nimi nadzór należy zapewnienie bezpiecznego przechowywania oraz, że uruchomiono wszystkie urządzenia zabezpieczające (zamki, systemy alarmowe itp.). Dalsze niezależne kontrole są przeprowadzane po godzinach pracy.

Bezpieczeństwo budynków

17. Budynki, w których przechowuje się informacje niejawne UE, lub w których mieszczą się ważne systemy łączności i informacji są chronione przed nieupoważnionym dostępem. Charakter środków ochrony przyznanych informacjom niejawnym UE, na przykład: okratowanie okien, zamki w drzwiach, strażnicy przy wejściach, zautomatyzowane systemy kontroli dostępu, kontrole zabezpieczeń i patrole, systemy alarmowe, systemy wykrywające intruzów, psy stróżujące, zależą od:

a) zaklasyfikowania, ilości i lokalizacji w budynku informacji i materiałów podlegających ochronie;

b) jakości pojemników ochronnych, zawierających takie informacje i materiały;

c) fizycznej struktury i lokalizacji budynku.

18. Podobnie charakter środków ochrony przyznanych systemom łączności i informacji zależy od oszacowanej wartości danych aktywów, potencjalnych szkód w przypadku naruszenia bezpieczeństwa, fizycznej struktury i lokalizacji budynku, w którym system jest przechowywany oraz od lokalizacji systemu w budynku.

Plany awaryjne

19. Szczegółowy plan ochrony informacji niejawnych podczas zagrożenia o charakterze lokalnym lub o zasięgu krajowym, przygotowuje się z odpowiednim wyprzedzeniem.

BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI (INFOSEC)

20. INFOSEC dotyczy identyfikacji i stosowania środków bezpieczeństwa w celu ochrony informacji przetworzonych, przechowywanych lub przekazywanych za pośrednictwem systemów łączności i informacji i innych systemów elektronicznych przed utratą poufnego charakteru, integralności lub dostępności, spowodowaną przypadkowo lub w sposób zamierzony. Podejmuje się odpowiednie środki zapobiegania, w celu uniemożliwienia dostępu do informacji UE nieupoważnionym użytkownikom, uniemożliwienia odmowy dostępu do informacji UE upoważnionym użytkownikom, oraz uniemożliwienia zniszczenia lub dokonania nieuprawnionej zmiany lub usunięcia informacji UE.

PRZECIWDZIAŁANIE SABOTAŻOWI ORAZ INNYM FORMOM ZŁOŚLIWYCH, UMYŚLNYCH SZKÓD

21. Fizyczne środki ostrożności stosowane w odniesieniu do ochrony ważnych obiektów, służących do przechowywania informacji niejawnych są najlepszymi ochronnymi środkami zabezpieczającymi przeciw sabotażowi oraz złośliwym, umyślnym szkodom; samo postępowanie sprawdzające w odniesieniu do pracowników nie jest skutecznym środkiem zastępczym. Właściwy organ krajowy gromadzi dane dotyczące szpiegostwa, sabotażu, terroryzmu i innych działań wywrotowych.

UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI NIEJAWNYCH PAŃSTWOM TRZECIM LUB ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

22. Decyzję dotyczącą udostępnienia informacji niejawnych pochodzących z Rady państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym podejmuje Rada. Jeżeli źródłem informacji, których udostępnienie jest pożądane, nie jest Rada, Rada najpierw zwraca się o zgodę źródła informacji na takie udostępnienie. Jeżeli źródło informacji nie może zostać ustalone, Rada przejmie na siebie jego odpowiedzialność.

23. Jeżeli Rada otrzymuje informację niejawną od państwa trzeciego, organizacji międzynarodowej lub innej strony trzeciej, udziela takiej informacji ochrony właściwej w odniesieniu do jej klasyfikacji oraz równoważnej normom ustanowionym w niniejszych przepisach dotyczących informacji niejawnych UE, lub takim wyższym normom, jakich może wymagać strona trzecia udostępniająca informację. Możliwe jest zorganizowanie wspólnych kontroli.

24. Powyższe zasady wykonuje się zgodnie ze szczegółowymi przepisami wymienionymi w części II.

CZĘŚĆ II

SEKCJA I

ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W RADZIE UNII EUROPEJSKIEJ

Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel

1. Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel:

a) realizuje politykę Rady dotyczącą bezpieczeństwa;

b) rozpatruje problemy przedstawione mu przez Radę lub jej właściwe organy;

c) bada kwestie wprowadzania zmian w polityce Rady dotyczącej bezpieczeństwa, przy ścisłej współpracy z Organami Bezpieczeństwa Narodowego (lub innymi właściwymi organami) Państw Członkowskich (zwanymi dalej "OBN"). Dodatek 1 zawiera wykaz tych organów.

2. W szczególności Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel jest odpowiedzialny za:

a) koordynowanie wszystkich spraw związanych z bezpieczeństwem odnoszących się do działalności Rady;

b) występowanie z wnioskiem do wszystkich Państwa Członkowskie o ustanowienie centralnego rejestru TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET i wymaganie, w odpowiednim przypadku, aby taki rejestr został ustanowiony w zdecentralizowanych agencjach UE;

c) zwracanie się do wyznaczonych organów Państw Członkowskich z wnioskiem o przeprowadzenie przez OBN postępowania sprawdzającego w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w SGR, zgodnie z sekcją VI;

d) przeprowadzanie dochodzeń lub zlecanie ich przeprowadzenia w przypadku każdego wycieku informacji niejawnych UE, który, na podstawie dowodów na pierwszy rzut oka, miał miejsce w SGR lub w którejkolwiek ze zdecentralizowanych agencji UE;

e) występowanie z wnioskiem do właściwych organów bezpieczeństwa dotyczącym wszczęcia dochodzenia w przypadku pojawienia się wycieku informacji niejawnych UE poza SGR lub zdecentralizowanymi agencjami UE, oraz koordynację postępowań, jeżeli w sprawę zaangażowany jest więcej niż jeden organ bezpieczeństwa;

f) przeprowadzanie, wspólnie i w porozumieniu z zainteresowanym OBN, okresowych kontroli uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE w Państwach Członkowskich;

g) utrzymywanie ścisłej współpracy ze wszystkimi zainteresowanymi organami bezpieczeństwa, w celu osiągnięcia całkowitej koordynacji działań w zakresie bezpieczeństwa;

h) dokonywanie stałego przeglądu procedur i polityki bezpieczeństwa Rady, oraz, jeżeli jest to niezbędne, przygotowanie właściwych zaleceń. W tym względzie, przedstawia Radzie roczny plan kontroli, opracowany przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR.

Komitet Rady ds. Bezpieczeństwa

3. Powołuje się Komitet ds. Bezpieczeństwa. Składa się on z przedstawicieli OBN wszystkich Państw Członkowskich. Przewodniczy mu Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel lub jego/jej delegat. Do uczestnictwa w pracach Komitetu mogą również zostać zaproszeni przedstawiciele zdecentralizowanych agencji UE, jeżeli dyskutowane kwestie ich dotyczą.

4. Komitet ds. Bezpieczeństwa zbiera się, zgodnie z instrukcjami Rady, na wniosek Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela lub OBN. Komitet ma prawo do badania i oceny wszystkich kwestii dotyczących bezpieczeństwa i odnoszących się do działań Rady, oraz, jeżeli jest to niezbędne, przedstawiania zaleceń Radzie. W odniesieniu do działań SGR, Komitet ma prawo formułowania zaleceń w kwestiach dotyczących bezpieczeństwa sekretarzowi generalnemu/wysokiemu przedstawicielowi.

Biuro ds. Bezpieczeństwa Sekretariatu Generalnego Rady

5. W celu wypełnienia obowiązków wymienionych w akapicie 1 i 2, Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel posiada do dyspozycji Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR koordynujące, nadzorujące i wykonujące środki bezpieczeństwa.

6. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR jest głównym doradcą Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela w zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa oraz występuje jako sekretarz Komitetu ds. Bezpieczeństwa. W tym względzie kieruje on uaktualnianiem przepisów dotyczących bezpieczeństwa i koordynuje, wraz z właściwymi organami Państw Członkowskich oraz, gdzie właściwe, wraz z międzynarodowymi organizacjami powiązanymi z Radą porozumieniami dotyczącymi bezpieczeństwa, środki bezpieczeństwa. W tym celu działa on/ona jako oficer łącznikowy.

7. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR jest odpowiedzialny za akredytację systemów i sieci IT w SGR. Szef Biura ds. Bezpieczeństwa SGR oraz właściwe OBN wspólnie decydują, w odpowiednim przypadku, w sprawie akredytacji systemów i sieci IT obejmujących SGR, Państwa Członkowskie, zdecentralizowane agencje UE i/lub strony trzecie (państwa lub organizacje międzynarodowe).

Zdecentralizowane agencje UE

8. Każdy dyrektor zdecentralizowanej agencji UE jest odpowiedzialny za wprowadzanie w życie zasad bezpieczeństwa w ramach swojej instytucji. Nominuje on/ona zwykle swojego pracownika jako osobę odpowiedzialną przed nim/nią w tej dziedzinie. Pracownik ten jest mianowany na urzędnika do spraw bezpieczeństwa.

Państwa Członkowskie

9. Każde Państwo Członkowskie wyznacza OBN odpowiedzialny za bezpieczeństwo informacji niejawnych UE [1].

10. W ramach administracji każdego z Państw Członkowskich, odpowiednie OBN powinny być odpowiedzialne za:

a) utrzymanie bezpieczeństwa informacji niejawnych UE przechowywanych przez jakiekolwiek służby krajowe, organ lub instytucję, publiczną lub prywatną, w kraju lub zagranicą;

b) upoważnienie do ustanowienia rejestrów TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET (to upoważnienie może zostać przekazane urzędnikowi ds. kontroli centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET);

c) okresową kontrolę uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE;

d) zapewnienie, że wszyscy obywatele, jak również obcokrajowcy, zatrudnieni w służbach krajowych, organach lub instytucjach, którzy mogą mieć dostęp do rejestrów TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET, SECRET UE i CONFIDENTIEL UE podlegają postępowaniu sprawdzającemu;

e) opracowanie takich planów bezpieczeństwa, jakie są niezbędne w celu uniemożliwienia dostania się informacji niejawnych UE w niepowołane ręce.

Wspólne kontrole bezpieczeństwa

11. Okresowe kontrole uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczące ochrony informacji niejawnych EU w SGR i w stałych przedstawicielstwach Państw Członkowskich w Unii Europejskiej, jak również w siedzibach Państw Członkowskich w budynkach Rady, są przeprowadzane wspólnie, za obopólną zgodą [2], przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR oraz dany OBN.

12. Okresowe kontrole uzgodnień w dziedzinie bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE w zdecentralizowanych agencjach UE, są przeprowadzane przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR lub, na wniosek sekretarza generalnego, przez OBN przyjmującego Państwa Członkowskiego.

SEKCJA II

KLASYFIKACJE I OZNACZENIA

POZIOMY KLASYFIKACJI [3]

Informacje są klasyfikowane według następujących klauzul:

1. TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET: tę klauzulę stosuje się wyłącznie do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować wyjątkowo poważną szkodę dla podstawowych interesów Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

2. SECRET UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

3. CONFFIDENTIEL UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich;

4. RESTREINT UE: tę klauzulę stosuje się do informacji i materiałów, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby być niekorzystne dla interesów Unii Europejskiej lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich.

OZNACZENIA

5. Oznaczenie zastrzegające może być używane do określenia dziedziny objętej dokumentem lub szczególnego podziału na zasadzie "potrzeby niezbędnej wiedzy".

6. Oznaczenie ESDP/PESD jest stosowane w odniesieniu do dokumentów i ich kopii dotyczących bezpieczeństwa i obrony Unii lub jednego lub kilku jej Państw Członkowskich, bądź dotyczących wojskowego lub nie-wojskowego zarządzania kryzysami.

7. Niektóre dokumenty odnoszące się do systemów technologii informacyjnych (IT) mogą nosić dodatkowe oznaczenia powodujące zastosowanie dodatkowych środków bezpieczeństwa określonych we właściwych rozporządzeniach.

PRZYZNAWANIE KLAUZULI I OZNACZEŃ

8. Klasyfikacje i oznaczenia stosuje się w sposób następujący:

a) na dokumentach RESTREINT UE – przy pomocy urządzeń mechanicznych lub elektronicznych;

b) na dokumentach CONFIDENTIEL UE – przy pomocy urządzeń mechanicznych oraz ręcznie lub poprzez nadruk na zarejestrowanych drukach, uprzednio ostemplowanych;

c) na dokumentach SECRET/TRÈS SECRET EU/EU TOP SECRET – przy pomocy urządzeń mechanicznych oraz ręcznie.

SEKCJA III

ZARZĄDZANIE W ZAKRESIE KLASYFIKOWANIA

1. Informacje poddaje się klasyfikacji jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne. Zaklasyfikowanie jest wyraźnie i poprawnie wskazane i jest utrzymywane jedynie tak długo, jak długo informacja wymaga ochrony.

2. Odpowiedzialność za klasyfikowanie informacji oraz za późniejsze obniżanie klasyfikacji lub jej deklasyfikację [4] spoczywa wyłącznie na autorze informacji.

Urzędnicy i inni pracownicy SGR klasyfikują, obniżają klasyfikację lub deklasyfikują informacje zgodnie z instrukcją lub za zgodą ich Dyrektora-Generalnego.

3. Szczegółowe procedury dotyczące traktowania dokumentów niejawnych zostały sformowane w taki sposób, aby zapewnić, że podlegają one ochronie właściwej do charakteru informacji, które zawierają.

4. Liczba osób upoważnionych do tworzenia dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET jest ograniczona do minimum, a nazwiska tych osób umieszcza się na liście sporządzonej przez SGR, każde Państwo Członkowskie, oraz w odpowiednim przypadku, przez każdą ze zdecentralizowanych agencji UE.

STOSOWANIE KLASYFIKACJI

5. Klasyfikację dokumentu ustala się w zależności od poziomu sensytywności jego zawartości, zgodnie z definicją podaną w sekcji II ust. 1–4. Ważne jest, aby klasyfikacja została zastosowana poprawnie i z umiarem. Stosuje się to w szczególności w odniesieniu do klauzuli TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

6. Autor dokumentu, który podlega klasyfikacji, ma na uwadze przepisy określone powyżej oraz powstrzymuje się przed zawyżeniem lub zaniżeniem klasyfikacji.

Chociaż wyższa klasyfikacja może, na pierwszy rzut oka, wydawać się gwarancją większej ochrony, jednak rutynowe zawyżanie klasyfikacji może spowodować spadek zaufania do ważności systemu klasyfikowania.

Z drugiej strony, nie zaniża się klasyfikacji dokumentów w celu uniknięcia ograniczeń związanych z ochroną.

Praktyczny przewodnik po klasyfikacji znajduje się w dodatku 3.

7. Poszczególne strony, ustępy, sekcje, załączniki, dodatki, załączone dokumenty i uzupełnienia danego dokumentu mogą wymagać różnych klasyfikacji i zostają odpowiednio oznaczone. Za klasyfikację dokumentu jako całości uznaje się najwyższą klasyfikację nadaną jednej z jego części.

8. Zaklasyfikowanie listów lub notatek zawierających załączniki jest na takim poziomie jak najwyższa klasyfikacja nadana ich załącznikom. Autor powinien wyraźnie wskazać poziom, na który powinno się je klasyfikować po oddzieleniu od załączników.

OBNIŻENIE KLASYFIKACJI I DEKLASYFIKACJA

9. Obniżenia klasyfikacji lub deklasyfikacji dokumentów niejawnych UE można dokonać jedynie za zgodą autora, oraz, jeżeli to niezbędne, po uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi stronami. Obniżenie klasyfikacji lub deklasyfikacja zostają pisemnie potwierdzone. Instytucja, będąca źródłem dokumentu, Państwo Członkowskie, biuro, organizacja sukcesyjna lub organ wyższy jest odpowiedzialny za powiadomienie adresatów o zmianie, a te z kolei są odpowiedzialne za powiadomienie o zmianie dalszych adresatów, którym przesłano dokument lub jego kopię.

10. Jeżeli jest to możliwe, autorzy określają na dokumentach niejawnych datę lub okres, z upływem których można obniżyć klasyfikację lub zdeklasyfikować zawartość dokumentu. W przeciwnym razie, dokonują przeglądu dokumentów przynajmniej co pięć lat, w celu uzyskania pewności, że pierwotnie przyznana klasyfikacja jest nadal konieczna.

SEKCJA IV

BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

PRZEPISY OGÓLNE

1. Głównym celem środków fizycznego bezpieczeństwa jest uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji i/lub materiałów niejawnych UE osobie nieupoważnionej.

WYMOGI BEZPIECZEŃSTWA

2. Wszystkie siedziby, strefy, budynki, biura, pomieszczenia, systemy łączności i informacji itd., w których przechowywane są i/lub przetwarzane informacje i materiały niejawne UE, podlegają ochronie przy zastosowaniu właściwych środków bezpieczeństwa fizycznego.

3. Przy określaniu niezbędnego stopnia ochrony bezpieczeństwa fizycznego, uwzględnia się wszystkie stosowne czynniki, takie jak:

a) klasyfikację informacji i/lub materiałów;

b) ilość i formę (np. kopia trwała, komputerowe nośniki danych) przechowywanych informacji;

c) ocenę lokalnego zagrożenia dokonaną przez służby wywiadowcze, na jakie narażone jest Unia Europejska, Państwa Członkowskie i/lub inne instytucje lub strony trzecie przechowujące informacje niejawne UE, mianowicie sabotażu, terroryzmu i innych działań wywrotowych i/lub przestępczych.

4. Zastosowane środki bezpieczeństwa fizycznego są przeznaczone do:

a) uniemożliwienia, dyskretnego lub dokonanego przy użyciu siły, wtargnięcia intruza;

b) zapobiegania, udaremnienia i ujawniania działań nielojalnych pracowników (w tym szpiegów);

c) zapobiegania, by urzędnicy i inni pracownicy SGR, służb rządowych Państw Członkowskich i/lub innych instytucji lub stron trzecich, którzy nie mają potrzeby niezbędnej wiedzy, mieli dostęp do informacji niejawnych UE.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO

Strefy bezpieczeństwa

5. Strefy, gdzie informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL EU lub wyższą są przetwarzane i przechowywane posiadają taką organizację i strukturę, aby odpowiadać jednej z poniższych charakterystyk:

a) Strefa bezpieczeństwa klasy I: strefa, gdzie dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL lub wyższą są przetwarzane i przechowywane w taki sposób, że wejście do strefy, w każdym praktycznie celu, stanowi dostęp do informacji niejawnych. Taka strefa wymaga:

i) wyraźnie określonych i chronionych granic, na których wszystkie wejścia i wyjścia są kontrolowane;

ii) systemu kontroli wejść, który dopuszcza tylko osoby należycie sprawdzone i specjalnie upoważnione do wejścia na teren strefy;

iii) specyfikacji klasyfikacji informacji niejawnych, zwykle przechowywanych w strefie, tzn. informacji, do których uzyskuje się dostęp wraz z wejściem do strefy.

b) Strefa bezpieczeństwa klasy II: strefa, gdzie dokumenty oznaczone klauzulę CONFIDENTIEL EU lub wyżej są przetwarzane i przechowywane w taki sposób, że mogą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych środkami wewnętrznie ustanowionych kontroli, tzn. są to obiekty posiadające biura, w których dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL EU lub wyżej są regularnie przetwarzane i przechowywane. Taka strefa wymaga:

i) wyraźnie określonych i chronionych granic, na których wszystkie wejścia i wyjścia są kontrolowane;

ii) systemu kontroli wejść, który dopuszcza bez eskorty jedynie osoby należycie sprawdzone i specjalnie upoważnione do wejścia na teren strefy. W odniesieniu do wszystkich innych osób, zostają wprowadzone przepisy wymagające posiadania eskorty lub objęcia równoważną kontrolą, w celu uniemożliwienia nieupoważnionego dostępu do informacji niejawnych UE i niekontrolowanego wejścia do stref podlegających kontrolom bezpieczeństwa technicznego.

Te strefy, w których pracownicy nie pracują w systemie całodobowym, są poddawane kontroli niezwłocznie po normalnych godzinach pracy w celu zapewnienia, że informacje niejawne UE są właściwie zabezpieczone.

Strefa administracyjna

6. Wokół stref bezpieczeństwa klasy I i II lub na drogach dojazdowych do nich można ustanowić strefę administracyjną o niższym poziomie zabezpieczeń. Taka strefa wymaga widocznie oznaczonych granic, na których istnieje możliwość kontroli pracowników i pojazdów. W strefach administracyjnych są przetwarzane i przechowywane jedynie informacje RESTREINT UE.

Kontrole wejść i wyjść

7. Wejście na teren stref bezpieczeństwa klasy I i klasy II podlega kontroli na podstawie przepustki lub systemu rozpoznawania osób. Ustanowiony zostaje również system sprawdzania gości mający na celu uniemożliwienie nieupoważnionego dostępu do informacji niejawnych UE. System przepustek może być wspomagany systemem automatycznej identyfikacji, który jest traktowany jako uzupełnienie, ale nie całkowite zastąpienie strażników. Zmiana oceny stopnia zagrożenia może pociągnąć za sobą wzmocnienie środków kontroli wejścia i wyjścia, na przykład podczas wizyt ważnych osobistości.

Patrole strażników

8. Patrole w strefach bezpieczeństwa klasy I i II odbywają się poza normalnymi godzinami pracy i maja na celu ochronę aktywów UE przed ujawnieniem, zniszczeniem lub utratą. Częstotliwość patroli będzie ustalana zależnie od warunków lokalnych, ale wytyczną jest, aby były przeprowadzane co dwie godziny.

Pojemniki bezpieczeństwa i wzmocnione pomieszczenia

9. Do przechowywania informacji niejawnych UE są wykorzystywane trzy klasy pojemników:

- Klasa A : pojemniki zatwierdzone na szczeblu krajowym do przechowywania informacji TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i II,

- Klasa B : pojemniki zatwierdzone na szczeblu krajowym do przechowywania informacji SECRET UE i CONFIDENTIEL UE na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i II,

- Klasa C : mebel biurowy nadający się do przechowywania jedynie informacji RESTREINT UE.

10. W odniesieniu do wzmocnionych pomieszczeń zbudowanych na terenie strefy bezpieczeństwa klasy I i klasy II, i w odniesieniu do wszystkich stref bezpieczeństwa klasy I, gdzie informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej są przechowywane na otwartych półkach lub znajdują się na wykresach, mapach itd., ściany, podłogi, sufity, drzwi z zamkami są zatwierdzane przez OBN jako zapewniające równoważną ochronę do klasy pojemnika ochronnego zatwierdzonego do przechowywania informacji o tej samej klasyfikacji.

Zamki

11. Zamki używane do zamykania pojemników ochronnych i wzmocnionych pomieszczeń, w których przechowywane są informacje niejawne UE spełniają następujące normy:

- Grupa A : zatwierdzone na szczeblu krajowym dla pojemników klasy A,

- Grupa B; : zatwierdzone na szczeblu krajowym dla pojemników klasy B,

- Grupa C : odpowiednie jedynie dla mebli biurowych klasy C.

Kontrola kluczy i kombinacji szyfrowych

12. Klucze do pojemników ochronnych nie mogą być wynoszone poza budynek biurowy. Kombinacje szyfrowe do pojemników ochronnych są zapamiętywane przez osoby, które muszą je znać. W celu użycia w nagłym wypadku, urzędnik do spraw bezpieczeństwa danej instytucji jest odpowiedzialny za przechowywanie kluczy zapasowych i wszystkich kombinacji szyfrowych w formie pisemnej; te ostatnie są przechowywane w oddzielnych, opieczętowanych i nieprzezroczystych kopertach. Używane klucze, zapasowe klucze bezpieczeństwa oraz kombinacje szyfrowe są przechowywane w oddzielnych pojemnikach ochronnych. Te klucze i kombinacje szyfrowe powinny podlegać ochronie niemniej rygorystycznej niż materiały, do których umożliwiają dostęp.

13. Znajomość kombinacji szyfrowych do pojemników ochronnych jest ograniczona do możliwie jak najmniejszej ilości osób. Kombinacje szyfrowe są zmieniane:

a) w przypadku otrzymania nowego pojemnika;

b) w każdym przypadku, gdy następuje zmiana pracowników;

c) w każdym przypadku, gdy następuje ujawnienie lub podejrzenie ujawnienia;

d) najlepiej w odstępach sześciu miesięcy, lub co najmniej raz na 12 miesięcy.

Urządzenia do wykrywania intruzów

14. Jeżeli systemy alarmowe, telewizja przemysłowa i inne urządzenia elektryczne są wykorzystywane do ochrony informacji niejawnych UE, udostępnia się awaryjne źródło energii elektrycznej zapewniające ciągłą obsługę systemu, jeżeli nastąpi przerwa w dostawie energii z głównego źródła zasilania. Innym podstawowym wymogiem jest zapewnienie, by nieprawidłowe działanie lub manipulacja przy takim systemie powodowały uruchomienie alarmu lub w inny niezawodny sposób ostrzegały pracowników nadzoru.

Zatwierdzone wyposażenie

15. OBN utrzymują aktualne wykazy, sporządzane we własnym zakresie lub pochodzącego ze źródeł dwustronnych, rodzajów i modeli wyposażenia bezpieczeństwa, które zatwierdziły do bezpośredniej lub pośredniej ochrony informacji niejawnych w różnych szczególnych okolicznościach i warunkach. Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR utrzymuje podobny wykaz, oparty, między innymi, na informacjach pochodzących z OBN. Zdecentralizowane agencje UE, przed dokonaniem zakupu takiego wyposażenia, zasięgają opinii Biura ds. Bezpieczeństwa SGR i odpowiednio OBN ich przyjmującego Państw Członkowskiego.

Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i telefaksowych

16. Urządzenia kopiujące i telefaksowe są chronione fizycznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia, że wyłącznie osoby upoważnione ich używają oraz, że wszystkie produkty niejawne podlegają właściwym kontrolom.

OCHRONA PRZECIWKO PODGLĄDOWI I PODSŁUCHOWI

Podgląd

17. Podejmuje się wszelkie właściwe środki, zarówno w dzień jak i w nocy, w celu zapewnienia, że informacje niejawne UE nie są oglądane, nawet przypadkowo, przez jakąkolwiek osobę nieupoważnioną.

Podsłuch

18. Pomieszczenia biurowe lub strefy, w których regularnie omawia się informacje oznaczone klauzulą SERCRET UE lub wyżej, są chronione przed biernym i czynnym podsłuchem, w przypadku gdy istnieje takie zagrożenie. Ocena stopnia zagrożenia takimi aktami jest obowiązkiem właściwego organu bezpieczeństwa po konsultacji, gdy to niezbędne z OBN.

19. W celu ustalenia środków ochrony, jakie należy podjąć w pomieszczeniach narażonych na bierny podsłuch (np. izolacja ścian, drzwi, podłóg i sufitów, pomiar emisji dźwięku) i czynny podsłuch (np. poszukiwanie mikrofonów), Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR może wnioskować o pomoc ze strony ekspertów z OBN. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa zdecentralizowanych agencji UE może wnioskować o przeprowadzenie kontroli technicznych przez Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR i/lub o pomoc ze strony ekspertów z OBN.

20. Podobnie, jeśli wymagają tego okoliczności, urządzenia telekomunikacyjne oraz wyposażenie elektryczne lub elektroniczne wyposażenie biura wszelkiego rodzaju, używane podczas posiedzeń na poziomie SECRET UE lub wyższym, mogą, na wniosek właściwego urzędnika do spraw bezpieczeństwa, zostać poddane kontroli przez technicznych specjalistów do spraw bezpieczeństwa OBN.

STREFY BEZPIECZEŃSTWA TECHNICZNEGO

21. Niektóre strefy mogą być wyznaczone na strefy bezpieczeństwa technicznego. Wykonuje się specjalną kontrolę przy wjeździe. Takie strefy są zamykane przy użyciu zatwierdzonych metod, jeżeli nikt w nich nie przebywa, i wszystkie klucze są traktowane jako klucze bezpieczeństwa. Takie strefy podlegają regularnym fizycznym kontrolom, które będą podejmowane w następstwie nieupoważnionego wejścia lub podejrzenia o takim wejściu.

22. W celu kontroli przemieszczania, przechowuje się szczegółowy spis wyposażenia i umeblowania. Żadnego elementu umeblowania lub wyposażenia nie można wnieść na teren takiej strefy, zanim nie zostanie poddany starannej kontroli dokonanej przez specjalnie przeszkolony personel bezpieczeństwa, wyznaczony do wykrywania wszelkich urządzeń podsłuchowych. Zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą, powinno się unikać instalowania linii komunikacyjnych w strefach bezpieczeństwa technicznego.

SEKCJA V

OGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE ZASADY POTRZEBY NIEZBĘDNEJ WIEDZY ORAZ POSTĘPOWANIE SPRAWDZAJĄCE

1. Do dostępu do informacji niejawnych UE zostaną upoważnione jedynie osoby, które mają potrzebę uzyskania wiedzy do wykonywania swoich obowiązków lub misji. Do dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i CONFIDENTIEL UE zostaną upoważnione jedynie osobom, które posiadają właściwe poświadczenie bezpieczeństwa.

2. Odpowiedzialność za określenie "potrzeby niezbędnej wiedzy" zależnie od wymogów zadań, spoczywa na SGR, zdecentralizowanych agencjach UE, urzędzie lub wydziale Państwa Członkowskiego, w którym zainteresowana osoba ma zostać zatrudniona.

3. Za przeprowadzenie postępowania sprawdzającego pracownika na podstawie właściwych stosowanych procedur, odpowiedzialny jest jego pracodawca. W odniesieniu do urzędników i innych pracowników SGR, procedura postępowania sprawdzającego jest przewidziana w sekcji VI.

Wynikiem powyższego jest wydanie "poświadczenia bezpieczeństwa" określającego stopień tajności informacji, do których dostęp może mieć sprawdzona osoba oraz datę wygaśnięcia jego ważności.

Poświadczenie bezpieczeństwa dla danej klasyfikacji może dać również jego posiadaczowi dostęp do informacji o niższej klasyfikacji.

4. Osoby inne niż urzędnicy lub inni pracownicy SGR lub Państw Członkowskich, na przykład członkowie, urzędnicy lub pracownicy instytucji UE, z którymi dyskusja może być niezbędna, lub którym niezbędne jest pokazanie informacji niejawnych UE, muszą posiadać poświadczenie bezpieczeństwa w odniesieniu do informacji niejawnych UE i zostać powiadomieni o ich odpowiedzialności za bezpieczeństwo. Ta sama reguła jest stosowana, w podobnych okolicznościach, do zewnętrznych wykonawców, ekspertów i konsultantów.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI TRÈS SECERT UE/EU TOP SECRET

5. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET muszą uprzednio zostać sprawdzone w celu uzyskania dostępu do takich informacji.

6. Wszystkie osoby, które są zobowiązane do posiadania dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zostają wyznaczone przez szefa ich służby, a ich nazwiska są przechowywane w rejestrach TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. Przed uzyskaniem dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wszystkie osoby podpisują oświadczenie stwierdzające, że zostały powiadomione o procedurach Rady dotyczących bezpieczeństwa oraz że w pełni rozumieją swoją szczególną odpowiedzialność za zabezpieczenie informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i konsekwencje przewidziane w przepisach UE i prawa krajowego oraz przepisach administracyjnych, w przypadku przedostania się informacji niejawnych w ręce osób nieupoważnionych, na skutek działania rozmyślnego lub wskutek zaniedbania.

8. W przypadku osób posiadających dostęp do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podczas posiedzeń itp., właściwy urzędnik ds. kontroli służby lub organu, w którym dana osoba jest zatrudniona, powiadamia organ zwołujący posiedzenie, że zainteresowane osoby posiadają takie upoważnienie.

9. Nazwiska wszystkich osób, które przestają być zatrudnione na stanowiskach wymagających dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/UE TOP SECRET są usuwane z listy TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę wszystkich tych osób na ich szczególną odpowiedzialność za zabezpieczenie informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Podpisują one także deklarację stwierdzającą, że nigdy nie użyją i nie przekażą nikomu posiadanych informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI SECRET UE I CONFIDENTIEL UE

10. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE muszą uprzednio zostać sprawdzone w sposób odpowiedni do właściwego stopnia tajności.

11. Wszystkie osoby, które mają mieć dostęp do informacji SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE zapoznają się z właściwymi przepisami bezpieczeństwa i są powiadamiane o konsekwencjach zaniedbań.

12. W przypadku osób posiadających dostęp do informacji oznaczonych klauzulą SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE w czasie posiedzeń itp., właściwy urzędnik ds. kontroli służby lub organu, w którym dana osoba jest zatrudniona, powiadamia organ zwołujący posiedzenie, że zainteresowane osoby posiadają takie upoważnienie.

SZCZEGÓLNE REGUŁY DOTYCZĄCE DOSTĘPU DO INFORMACJI RESTREINT UE

13. Osoby posiadające dostęp do informacji RESTREINT UE zostaną powiadomione o niniejszych przepisach bezpieczeństwa i o konsekwencjach zaniedbań.

PRZENIESIENIA

14. Jeżeli pracownik zostaje przeniesiony ze stanowiska wymagającego korzystanie z materiałów niejawnych UE, registratura nadzoruje przeniesienie tych materiałów od urzędnika odchodzącego do urzędnika przychodzącego.

INSTRUKCJE SPECJALNE

15. Osoby, które są zobowiązane do przetwarzania informacji niejawnych UE, powinny być, podczas pierwszego obejmowania obowiązków, a następnie okresowo, powiadomione o:

a) zagrożeniu dla bezpieczeństwa wynikającym z prowadzenia niedyskretnych rozmów;

b) środkach ostrożności, jaką należy podejmować w kontaktach z prasą;

c) zagrożeniu, jakie wiąże się z działalnością służb wywiadowczych, których celem są Unia Europejska i Państwa Członkowskie w odniesieniu do informacji niejawnych i działalności UE;

d) obowiązku niezwłocznego sprawozdawania właściwym organom bezpieczeństwa o każdym działaniu lub posunięciu, które wzbudzają podejrzenia o działalności szpiegowskiej lub o każdych niezwykłych okolicznościach dotyczących bezpieczeństwa.

16. Wszystkie osoby narażone na częsty kontakt z przedstawicielami państw, których służby wywiadowcze interesują się Unią Europejską i Państwami Członkowskimi w odniesieniu do niejawnych informacji i działalności UE, są powiadamiane o znanych technikach stosowanych przez różne służby wywiadowcze.

17. Nie istnieją żadne przepisy Rady w zakresie bezpieczeństwa dotyczące prywatnych podróży do dowolnego miejsca przeznaczenia pracowników upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych UE. Jednakże właściwe organy bezpieczeństwa powiadamiają urzędników i innych pracowników przed nimi odpowiedzialnych o przepisach dotyczących podróży, którym mogą podlegać. Obowiązkiem urzędników ds. bezpieczeństwa będzie organizacja zebrań utrwalających wiedzę o tych specjalnych instrukcjach dla pracowników.

SEKCJA VI

PROCEDURY SPRAWDZAJĄCE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA DLA URZĘDNIKÓW SGR I INNYCH PRACOWNIKÓW

1. Jedynie urzędnicy i inni pracownicy SGR, lub osoby pracujące w SGR, które ze względu na swoje obowiązki oraz z uwagi na wymagania służbowe, muszą posiadać wiedzę zawartą w niejawnych informacjach przechowywanych przez Radę lub z niej korzystać, posiadają dostęp do takich informacji.

2. W celu posiadania dostępu do informacji oznaczonych klauzulą "TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET", "SECRET UE i CONFIDENTIEL UE", osoby określone w ust. 1 muszą zostać upoważnione zgodnie z procedurą określoną w ust. 4 i 6.

3. Upoważnienie przyznaje się tylko osobom, które zostały poddane procedurze sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa przez właściwe organy krajowe Państw Członkowskich (OBN) zgodnie z procedurą określoną w ust. 6–10.

4. Organ mianujący w rozumieniu art. 2 pierwszy akapit regulaminu pracowniczego jest odpowiedzialny za przyznanie upoważnienia, określonego w ust. 1, 2 i 3

Organ mianujący przyznaje upoważnienie po uzyskaniu opinii właściwych organów krajowych Państwa Członkowskiego na podstawie procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa przeprowadzonej zgodnie z ust. 6–12.

5. Upoważnienie, które jest ważne przez okres pięciu lat, nie może przekraczać czasu wykonywania zadań, na których podstawie zostało przyznane. Może zostać odnowione przez organ mianujący zgodnie z procedurą określoną w ust. 4.

Upoważnienie zostaje wycofane przez organ mianujący, w przypadku gdy uznaje on, że istnieją ku temu uzasadnione podstawy. O każdej decyzji o wycofaniu upoważnienia powiadamia się właściwy organ krajowy oraz zainteresowaną osobę, która może wystąpić z wnioskiem o wysłuchanie przez organ mianujący.

6. Celem procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa jest ustalenie, że nie ma przeszkód na zezwolenie danej osobie na dostęp do informacji niejawnych przechowywanych przez Radę.

7. Procedura sprawdzająca w zakresie bezpieczeństwa jest przeprowadzana przy udziale zainteresowanej osoby, oraz na wniosek organu mianującego, przez właściwe organy krajowe Państwa Członkowskiego, którego obywatelem jest osoba ubiegająca się o upoważnienie. Jeżeli zainteresowana osoba ma miejsce zamieszkania na terytorium innego Państwa Członkowskiego, odnośne organy krajowe mogą zapewnić współpracę z organami państwa zamieszkania.

8. Jednym z wymogów procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa jest wypełnienie formularza osobowego.

9. Organ mianujący określa w swoim wniosku rodzaj i poziom zaklasyfikowanej informacji, które zostają udostępnione danej osobie, tak aby właściwe organy krajowe mogły przeprowadzić procedurę sprawdzającą w zakresie bezpieczeństwa i wydać właściwą opinię dotyczącą stopnia upoważnienia, który mógłby zostać przyznany danej osobie.

10. Cały proces procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa wraz z uzyskanymi wynikami podlega właściwym regułom i przepisom obowiązującym w danym Państwie Członkowskim, włączając te dotyczące odwołań.

11. W przypadku gdy właściwe organy krajowe Państwa Członkowskiego wydają pozytywną opinię, organ mianujący może przyznać upoważnienie zainteresowanej osobie.

12. O negatywnej opinii wydanej przez właściwe organy krajowe powiadamia się zainteresowaną osobę, która może wystąpić z wnioskiem o wysłuchanie przez organ mianujący. Organ mianujący, jeżeli uzna to za konieczne, może wystąpić do właściwych organów krajowych o dostarczenie wszelkich dalszych wyjaśnień. Jeżeli negatywna opinia zostaje potwierdzona, upoważnienia się nie przyznaje.

13. Wszystkie osoby, którym przyznano upoważnienie w rozumieniu ust. 4 i 5, w chwili przyznania upoważnienia, o następnie w regularnych odstępach czasu, otrzymują wszelkie niezbędne instrukcje dotyczące ochrony informacji niejawnych i środków zapewniających taką ochronę. Takie osoby podpisują oświadczenie stwierdzające otrzymanie instrukcji i zobowiązanie do ich przestrzegania.

14. Organ mianujący podejmuje wszelkie niezbędne środki w celu wykonania przepisów niniejszej sekcji, szczególnie w odniesieniu do zasad regulujących dostęp do list upoważnionych osób.

15. W drodze wyjątku, jeśli wymagają tego obowiązki służbowe, organ właściwy do udzielenia może, po powiadomieniu właściwych organów krajowych i pod warunkiem braku ich reakcji w ciągu miesiąca, przyznać tymczasowe upoważnienie na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy, w zależności od wyników procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa określonej w ust. 7.

16. Prowizoryczne i tymczasowe upoważnienia, przyznane w ten sposób, nie dają prawa dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; taki dostęp jest ograniczony do urzędników, którzy zostali skutecznie poddani procedurze sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa z wynikiem pozytywnym, zgodnie z ust. 7. Do czasu uzyskania wyniku procedury sprawdzającej w zakresie bezpieczeństwa, urzędnicy, którzy zgodnie z wnioskiem mają być poddani takiej procedurze na poziomie TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, mogą zostać upoważnieni prowizorycznie i tymczasowo do dostępu do informacji zaklasyfikowanej do poziomu łącznie z SECRET UE.

SEKCJA VII

PRZYGOTOWANIE, ROZPOWSZECHNIANIE, PRZEKAZYWANIE, PRZECHOWYWANIE ORAZ NISZCZENIE MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH UE

Spis treści

| | Strona |

Przepisy ogólne

Rozdział I | Przygotowanie i rozpowszechnianie dokumentów niejawnych UE | 285 |

Rozdział II | Przekazywanie dokumentów niejawnych UE | 285 |

Rozdział III | Elektryczne i inne środki technicznego przekazu | 288 |

Rozdział IV | Dodatkowe egzemplarze, tłumaczenia oraz wyciągi z dokumentów niejawnych UE | 288 |

Rozdział V | Przeglądy i kontrole, przechowywanie i niszczenie dokumentów niejawnych UE | 288 |

Rozdział VI | Szczególne reguły mające zastosowanie do dokumentów przeznaczonych dla Rady | 290 |

Przepisy ogólne

Niniejsza sekcja wyszczególnia środki odnoszące się do przygotowania, rozpowszechniania, przekazywania, przechowywania i niszczenia dokumentów niejawnych UE, jak określono w ust. 3 lit. a) podstawowych zasad i minimalnych norm bezpieczeństwa, wymienionych w części I niniejszego załącznika. Należy je wykorzystywać jako odniesienie do przyjęcia tych środków dla innych materiałów niejawnych UE, zgodnie z ich rodzajem i na zasadzie jednostkowych przypadków.

Rozdział I

Przygotowanie i rozpowszechnianie dokumentów niejawnych UE

PRZYGOTOWANIE

1. Klasyfikacja UE i oznaczenia są stosowane jak ustanowiono w sekcji II i są umieszczane centralnie na dole i na górze każdej strony, a każda strona jest ponumerowana. Każdy dokument niejawny UE jest opatrzony numerem referencyjnym oraz datą. W przypadku dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET i SECRET UE ten numer referencyjny umieszcza się na każdej stronie. Jeżeli dokument jest rozpowszechniany w kilku egzemplarzach, każdy z nich zawiera numer egzemplarza, który umieszcza się na pierwszej stronie, łącznie z całkowitą liczbą stron. Wszystkie załączniki i dołączenia są wymienione na pierwszej stronie dokumentu oznaczonego klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyższą.

2. Dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej są przepisywane na maszynie, tłumaczone, przechowywane, kopiowane, powielane na nośnikach magnetycznych lub mikrofilmach jedynie przez osoby, które zostały sprawdzone, aby uzyskać dostęp do informacji niejawnych UE przynajmniej do właściwej klauzuli tajności danego dokumentu, z wyjątkiem specjalnych przypadków omówionych w ust. 27 niniejszej sekcji.

Przepisy regulujące komputerowe sporządzanie dokumentów niejawnych są określone w sekcji XI.

ROZPOWSZECHNIANIE

3. Informacje niejawne UE mogą być rozpowszechniane jedynie osobom mającym potrzebę niezbędnej wiedzy i posiadającym właściwe upoważnienie do dostępu. Wstępne rozpowszechnianie zostaje określone przez autora informacji.

4. Dokumenty TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET są rozprowadzane za pośrednictwem rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (patrz Sekcja VIII). W przypadku wiadomości TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, właściwy rejestr może upoważnić szefa centrum łączności do sporządzenia liczby egzemplarzy określonej na liście adresatów.

5. Dokumenty oznaczone klauzulą SECRET UE i niżej, mogą być ponownie rozpowszechniane przez pierwotnego adresata innym adresatom w oparciu o zasadę potrzeby niezbędnej wiedzy. Jednakże organy wystawiające dokument wyraźnie określają wszelkie zastrzeżenia, jakie chcą wprowadzić. W każdym przypadku gdy wprowadza się takie zastrzeżenia, adresaci mogą ponownie rozpowszechniać dokumenty jedynie za zgodą organów wystawiających.

6. Każdy dokument oznaczony klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej, wpływający do lub wychodzący z instytucji, jest ewidencjonowany w rejestrze instytucji. Szczegółowe dane do wprowadzenia (numer referencyjny, data i, w odpowiednim przypadku, numer egzemplarza) podaje się w sposób wystarczający do identyfikacji dokumentu i są one wprowadzane do dziennika lub na specjalnie zabezpieczony nośnik komputerowy.

Rozdział II

Przekazywanie dokumentów niejawnych UE

OPAKOWANIE

7. Dokumenty oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej są przekazywane w podwójnej wytrzymałej, nieprzezroczystej kopercie. Na wewnętrznej kopercie znajduje się właściwa klauzula tajności UE oraz, jeżeli jest to możliwe, kompletne dane szczegółowe dotyczące stanowiska oraz adresu odbiorcy.

8. Jedynie urzędnik rejestru do spraw kontroli, lub jego zastępca, może otworzyć wewnętrzną kopertę i potwierdzić odbiór załączonych dokumentów, chyba że ta koperta jest zaadresowana do konkretnej osoby. W takim przypadku właściwy rejestr odnotowuje wpłynięcie koperty i jedynie osoba, do której wewnętrzna koperta jest zaadresowana, może ją otworzyć i potwierdzić odbiór dokumentów w niej zawartych.

9. W wewnętrznej kopercie znajduje się potwierdzenie odbioru. Potwierdzenie, które nie będzie oznaczone klauzulą tajności, powinno zawierać numer referencyjny, datę oraz numer egzemplarza dokumentu, ale nigdy jego przedmiotu.

10. Wewnętrzna koperta znajduje się w zewnętrznej kopercie opatrzonej numerem przesyłki do celów potwierdzenia odbioru. W żadnym wypadku oznaczenie klauzuli tajności nie może widnieć na zewnętrznej kopercie.

11. W odniesieniu do dokumentów oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej, kurierzy i posłańcy uzyskują potwierdzenie odbioru odpowiadające numerom przesyłki.

PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW W OBRĘBIE JEDNEGO BUDYNKU LUB GRUPY BUDYNKÓW

12. W ramach danego budynku lub grupy budynków, dokumenty niejawne mogą być przenoszone w zapieczętowanej kopercie, na której znajduje się jedynie nazwisko adresata, pod warunkiem że są one przenoszone przez osobę sprawdzoną do poziomu klasyfikacji dokumentów.

PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW UE W OBRĘBIE KRAJU

13. W obrębie kraju, dokumenty TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET powinny być przesyłane jedynie za pośrednictwem oficjalnych firm kurierskich lub osób upoważnionych do dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

14. W każdym przypadku gdy w celu przekazania dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET poza granice budynku lub grupy budynków korzysta się z usług firmy kurierskiej, należy zachować zgodność z przepisami dotyczącymi pakowania i potwierdzenia odbioru zawartymi w niniejszym rozdziale. Firmy doręczające zatrudniają odpowiedni personel w celu zapewnienia, że przesyłki zawierające dokumenty TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET pozostają przez cały czas pod bezpośrednim nadzorem odpowiedzialnego urzędnika.

15. Wyjątkowo, dokumenty oznaczone klauzulą TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET mogą być przenoszone przez urzędników innych niż posłańcy, poza granice budynku lub grupy budynków w celu ich miejscowego wykorzystania na posiedzeniach i w dyskusjach, pod warunkiem że:

a) oddawca jest upoważniony do dostępu do tych dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

b) sposób przenoszenia dokumentów jest zgodny z krajowymi zasadami regulującymi tryb przekazywania krajowych dokumentów TOP SECRET;

c) w żadnym wypadku urzędnik nie pozostawia bez dozoru dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

d) zostają dokonane uzgodnienia, aby wykaz dokumentów tak przenoszonych został umieszczony w rejestrze TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowującym i ewidencjonującym dokumenty w dzienniku i sprawdzającym dokumenty według ewidencji po ich zwrocie.

16. W ramach danego państwa, dokumenty oznaczone klauzulą SECRET UE i CONFIDENTIEL UE mogą zostać wysyłane albo pocztą, jeżeli takie przekazanie jest dozwolone na mocy krajowych przepisów i jest zgodne z przepisami niniejszych regulacji albo za pośrednictwem firmy kurierskiej lub osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych UE.

17. Każde Państwo Członkowskie lub zdecentralizowana agencja UE powinny przygotować instrukcję dotyczącą osobistego przenoszenia dokumentów niejawnych UE, opartą na niniejszych przepisach. Od oddawcy wymaga się przeczytania i podpisania takiej instrukcji. W szczególności, z takiej instrukcji powinno wyraźnie wynikać, że w żadnym wypadku dokumenty nie mogą:

a) nie znajdować się w posiadaniu osoby przenoszącej, chyba że są bezpiecznie przechowywane zgodnie z przepisami zawartymi w sekcji IV;

b) zostać pozostawione bez dozoru w środkach transportu publicznego lub prywatnych pojazdach, albo w miejscach takich jak restauracje czy hotele. Nie mogą być przechowywane w sejfach hotelowych lub pozostawione bez dozoru w pokojach hotelowych;

c) być odczytywane w miejscach publicznych, jak samolot lub pociąg.

PRZEKAZYWANIE Z JEDNEGO PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO DO INNEGO

18. Materiały oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej, powinny być przewożone z jednego Państwa Członkowskiego do innego za pośrednictwem dyplomatycznych lub wojskowych służb kurierskich.

19. Jednakże można zezwolić na osobiste przewożenie materiałów oznaczonych klauzulą SECRET UE i CONFIDENTIEL UE, jeżeli przepisy dotyczące przewożenia zapewniają, że materiały te nie mogą wpaść w ręce nieupoważnionej osoby.

20. OBN mogą zezwolić na osobiste przewożenie, jeżeli kurierzy dyplomatyczni i wojskowi nie są dostępni lub jeżeli korzystanie z usług takich kurierów spowodowałoby opóźnienia ze szkodą dla działalności UE, a materiały są pilnie wymagane przez odbiorcę. Każde Państwo Członkowskie powinno opracować instrukcje dotyczące osobistego przewożenia materiałów oznaczonych klauzulą do poziomu SECRET UE włącznie na szczeblu międzynarodowym przez osoby inne niż dyplomatyczni i wojskowi kurierzy. Instrukcje powinny wymagać, aby:

a) osoba przenosząca posiadała właściwe upoważnienie do dostępu przyznane przez Państwo Członkowskie;

b) ewidencja wszystkich materiałów tak przewożonych jest przechowywana we właściwym urzędzie lub rejestrze;

c) na paczkach lub torbach zawierających materiały UE znajdowała się pieczęć urzędowa, w celu uniknięcia lub zapobieżenia kontroli przez organy celne, a także etykiety identyfikacyjne i instrukcje dla znalazcy;

d) osoba przenosząca posiadała świadectwo kurierskie i/lub zlecenie zadania, uznawane przez wszystkie Państwa UE upoważniające daną osobę do przewożenia przesyłki;

e) podróż lądowa nie odbywała się przez państwa nienależące do Wspólnoty ani ich granice, chyba że państwo wysyłające posiada specjalne gwarancje takiego państwa;

f) uzgodnienia dotyczące podróży osoby przenoszącej w odniesieniu do miejsc przeznaczenia, tras przejazdu i środków transportu były zgodne z przepisami UE lub – jeżeli przepisy krajowe odnoszące się do tych kwestii są bardziej rygorystyczne – zgodnie z takimi przepisami;

g) materiały znajdowały w posiadaniu osoby przenoszącej, chyba że są przechowywane zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpiecznego przechowywania zawartymi w sekcji IV;

h) materiały nie były pozostawiane bez dozoru w publicznych lub prywatnych pojazdach, albo w miejscach takich jak restauracje lub hotele. Materiały te nie mogą być przechowywane w sejfach hotelowych ani pozostawione bez dozoru w pokojach hotelowych;

i) jeżeli przewożony materiał zawiera dokumenty, nie mogą one być odczytywane w miejscach publicznych (na przykład w samolocie, pociągu itd.)

Osoby wyznaczone do przewożenia materiałów niejawnych musza przeczytać i podpisać instrukcję bezpieczeństwa, która zawiera co najmniej wyżej wymienione instrukcje oraz procedury postępowania w nagłych wypadkach lub w przypadku gdy przesyłka zawierająca materiały niejawne zostaje zakwestionowana przez urzędników celnych lub urzędników ochrony lotniska.

PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ RESTREINT UE

21. Nie zostają ustanowione żadne szczególne przepisy dotyczące przewożenia dokumentów RESTREINT UE, z wyjątkiem tych, które powinny zapewniać, że dokumenty te nie mogą wpaść w nieupoważnione ręce.

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA W ODNIESIENIU DO SŁUŻB KURIERSKICH

22. Wszyscy kurierzy i posłańcy zatrudnieni w celu przewożenia dokumentów SECRET UE i CONFIDENTIEL UE zostają poddani właściwemu postępowaniu sprawdzającemu.

Rozdział III

Elektryczne i inne środki technicznego przekazywania

23. Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do łączności są przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa przekazywania informacji niejawnych UE. Szczegółowe reguły mające zastosowanie do przekazywania takich informacji niejawnych UE zostały opisane w sekcji XI.

24. Informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i SECRET UE mogą być przesyłane jedynie za pośrednictwem przypisanych centrów i sieci łączności i/lub terminali i systemów.

Rozdział IV

Dodatkowe egzemplarze, tłumaczenia oraz wyciągi z dokumentów niejawnych UE

25. Jedynie autor dokumentu może wyrazić zgodę na sporządzenie kopii lub tłumaczenie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

26. Jeżeli osoby nie posiadające poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET potrzebują informacji, które pomimo iż są zawarte w dokumencie TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET nie posiadają tego stopnia tajności, szef rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET może zostać upoważniony do sporządzenia niezbędnej ilości wyciągów z tego dokumentu. Jednocześnie, podejmuje on/ona niezbędne kroki w celu zapewnienia, że tym wyciągom nadano właściwe klauzule tajności.

27. Dokumenty oznaczone klauzulą SECRET UE i niżej mogą być powielane i tłumaczone przez adresata w ramach krajowych przepisów bezpieczeństwa oraz pod warunkiem ścisłej zgodności z zasadą niezbędnej wiedzy. Środki bezpieczeństwa stosowane do oryginalnego dokumentu stosuje się również w odniesieniu do dokumentów powielanych i/lub ich tłumaczeń. Zdecentralizowane agencje UE przestrzegają tych przepisów bezpieczeństwa.

Rozdział V

Przeglądy i kontrole, przechowywanie i niszczenie dokumentów niejawnych UE

PRZEGLĄDY I KONTROLE

28. Każdego roku, każdy rejestr TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, określony w sekcji VIII przeprowadza szczegółowy przegląd dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, zgodnie z przepisami określonymi w sekcji VIII, ust. 9–11. Dokumenty niejawne UE zaklasyfikowane poniżej poziomu TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podlegają wewnętrznej kontroli, zgodnie z krajowymi wytycznymi, a w przypadku SGR lub zdecentralizowanych agencji UE, zgodnie z instrukcjami Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela.

Powyższe czynności stwarzają urzędnikom możliwość uzyskania poglądu w odniesieniu do:

a) możliwości obniżenia lub zniesienia stopnia tajności niektórych dokumentów;

b) przeznaczenia dokumentów do zniszczenia.

ARCHIWIZOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH UE

29. W celu ograniczenia problemów dotyczących archiwizowania, urzędnicy ds. kontroli wszystkich rejestrów są upoważnieni do przechowywania dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE i CONFIDENTIEL UE na mikrofilmach lub w inny sposób przechowywanych na nośnikach magnetycznych lub optycznych w celach archiwizacji, pod warunkiem że:

a) proces kopiowania na mikrofilmy/przechowywania jest podejmowany przez pracowników posiadających aktualne poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do odpowiadającego właściwego poziomu klasyfikacji;

b) mikrofilmowi/nośnikowi, na którym przechowywane są dokumenty zapewnia się taki sam poziom bezpieczeństwa jak dokumentom oryginalnym;

c) o kopiowaniu na mikrofilm/przechowywaniu dokumentów oznaczonych klauzulą TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET powiadamia się autora dokumentu;

d) klisze filmowe, lub inne rodzaje nośników zawierają wyłącznie dokumenty o tej samej klauzurze TRÈS SECRET UE/SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE;

e) kopiowanie na mikrofilm/przechowywanie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET lub SECRET UE jest wyraźnie wskazane w ewidencji wykorzystywanej do celów corocznej inwentaryzacji;

f) oryginały dokumentów, których kopie sporządzono na mikrofilmach lub przechowywane w inny sposób zostają zniszczone zgodnie z przepisami określonymi w ust. 31 do 36.

30. Niniejsze przepisy stosują się również do wszelkich innych form przechowywania, zatwierdzonych przez OBN, takich jak nośniki elektromagnetyczne i dyski optyczne.

RUTYNOWE NISZCZENIE DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH UE

31. W celu zapobieżenia niepotrzebnego nagromadzenia dokumentów niejawnych UE, dokumenty uznane przez szefa instytucji przechowującej je za nieaktualne i zgromadzone w nadmiernej liczbie, zostają zniszczone w możliwie najkrótszym terminie, w następujący sposób:

a) dokumenty TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET są niszczone wyłącznie przez centralny rejestr dla nich właściwy. Każdy zniszczony dokument zostaje umieszczony na świadectwie zniszczenia, podpisanym przez urzędnika ds. kontroli TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oraz urzędnika będącego świadkiem zniszczenia, którymi są osoby upoważnione do dostępu do dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Adnotacji w tym celu dokonuje się w dzienniku;

b) Protokoły zniszczenia wraz z kartami obiegu przechowuje się w rejestrze przez okres 10 lat. Kopie tych dokumentów zostają przekazane autorowi lub właściwemu rejestrowi centralnemu jedynie wtedy gdy wyraźnie o nie wnioskuje;

c) dokumenty TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, łącznie z odpadami niejawnymi powstającymi podczas przygotowywania dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, jak np. uszkodzone kopie, wersje robocze, notatki maszynowe czy kalki, są niszczone pod nadzorem urzędnika do spraw TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przez spalenie, zmiażdżenie, pocięcie lub w inny sposób uniemożliwiający ich identyfikację bądź odtworzenie.

32. Dokumenty SECRET UE zostają zniszczone przez rejestr właściwy dla tych dokumentów pod nadzorem osoby upoważnionej do dostępu używając jednego z procesów określonych w ust. 31 lit. c). Zniszczone dokumenty zostają umieszczone w protokołach zniszczenia, przechowywanych w rejestrze wraz z kartami obiegu przez okres co najmniej 3 lat.

33. Dokumenty CONFIDENTIEL UE zostają zniszczone przez rejestr właściwy dla tych dokumentów pod nadzorem osoby upoważnionej do dostępu używając jednego z procesów określonych w ust. 31 lit. c). Zniszczenie tych dokumentów ewidencjonuje się zgodnie z krajowymi przepisami, a w przypadku SGR lub zdecentralizowanej agencji UE, zgodnie z instrukcjami Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela.

34. Dokumenty RESTREINT UE zostają zniszczone przez rejestr właściwy dla tych dokumentów lub przez użytkownika, zgodnie z krajowymi przepisami, a w przypadku SGR lub zdecentralizowanej agencji UE, zgodnie z instrukcjami Sekretarza Generalnego/Wysokiego Przedstawiciela.

NISZCZENIE W NAGŁYCH WYPADKACH

35. SGR, Państwa Członkowskie i zdecentralizowane agencje UE, w oparciu o lokalne warunki, opracowują plany zabezpieczenia materiałów niejawnych UE w sytuacjach kryzysowych, obejmujące, w razie potrzeby, plany niszczenia i ewakuacji materiałów w nagłych wypadkach; publikują one w ramach swoich organizacji, instrukcje uważane za niezbędne w celu zapobieżenia wpadnięcia materiałów niejawnych UE w nieupoważnione ręce.

36. Uzgodnienia dotyczące zabezpieczenia i/lub niszczenia materiałów SECRET UE i CONFIDENTIEL UE w sytuacji kryzysowej, w żadnym wypadku nie mogą mieć negatywnego wpływu na zabezpieczenie lub zniszczenie materiałów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, łącznie z urządzeniami szyfrującymi, których traktowanie ma pierwszeństwo przed wszystkimi innymi zadaniami. Środki przyjęte w celu zabezpieczenia i niszczenia urządzeń szyfrujących w wypadkach nagłych znajdują się w instrukcjach ad hoc.

Rozdział VI

Szczególne reguły mające zastosowanie do dokumentów przeznaczonych dla Rady

37. W ramach SGR, "Biuro Informacji Poufnych" monitoruje informacje oznaczone klauzulą SECRET UE lub CONFIDENTIEL UE zawarte w dokumentach przeznaczonych dla Rady.

Z upoważnienia Dyrektora Generalnego ds. Zatrudnienia i Administracji, Biuro:

a) zarządza działalnością odnosząca się do rejestracji, powielania, tłumaczenia, przesyłania i niszczenia takich informacji;

b) aktualizuje wykazy danych szczegółowych dotyczących informacji niejawnych;

c) okresowo sprawdza kwestie dotyczące potrzeby utrzymania stopnia tajności informacji;

d) ustanawia, we współpracy z Biurem ds. Bezpieczeństwa, praktyczne uzgodnienia dotyczące nadawania lub znoszenia stopni tajności informacji.

38. Biuro ds. Informacji Niejawnych prowadzi ewidencję następujących danych szczegółowych:

a) data sporządzenia informacji niejawnej;

b) stopień tajności;

c) data wygaśnięcia klauzuli;

d) nazwisko i służbę wystawcy dokumentu;

e) odbiorcę lub odbiorców, wraz z numerem seryjnym;

f) przedmiot;

g) numer;

h) liczbę egzemplarzy w obiegu;

i) przygotowanie spisów informacji niejawnych przedłożonych Radzie;

j) rejestr znoszenia i obniżania stopnia tajności informacji niejawnych.

39. Ogólne reguły przewidziane w rozdziałach I–V niniejszej sekcji stosują się do Biura ds. Informacji Niejawnych SGR, chyba że zostały zmienione przez szczególne reguły ustanowione w niniejszym rozdziale

SEKCJA VIII

REJESTRY TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. Celem rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET jest zapewnienie, że ewidencja, korzystanie i rozpowszechnianie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET odbywa się zgodnie z przepisami bezpieczeństwa. Szef rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, odpowiednio w każdym Państwie Członkowskim, w SGR oraz, gdzie właściwe, w zdecentralizowanych agencjach UE, będzie urzędnikiem ds. kontroli dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. Centralne rejestry będą działać w charakterze głównych organów odpowiedzialnych za odbiór i rozsyłanie dokumentów w Państwach Członkowskich, w SGR oraz w zdecentralizowanych agencjach UE, w których takie rejestry zostały powołane, jak również, gdzie właściwe, w innych instytucjach UE, organizacjach międzynarodowych i państwach trzecich, z którymi Rada podpisała porozumienia w sprawie procedur bezpieczeństwa w odniesieniu do wymiany informacji niejawnych.

3. Jeżeli jest to niezbędne, powołuje się rejestry pomocnicze, odpowiedzialne za wewnętrzne zarządzanie dokumentami TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; takie rejestry prowadzą bieżąca ewidencję obiegu każdego dokumentu za który jest odpowiedzialny.

4. Rejestry pomocnicze TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET powołuje się jak określono w Sekcji I, w odpowiedzi na długoterminowe potrzeby i podlegają centralnym rejestrom TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Jeżeli istnieje potrzeba tylko okresowego i doraźnego konsultowania dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, mogą one być wydawane bez potrzeby powoływania rejestru pomocniczego, pod warunkiem ustanowienia reguł w celu zapewnienia, że te dokumenty pozostają pod kontrolą właściwego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oraz, że są przestrzegane środki bezpieczeństwa oraz dotyczące pracowników.

5. Rejestry pomocnicze nie mogą przekazywać dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET bezpośrednio innym rejestrom pomocniczym w ramach tego samego centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET bez wyrażenia zgody tego ostatniego.

6. Każda wymiana dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET między rejestrami pomocniczymi nie podlegającymi temu samemu centralnemu rejestrowi odbywa się za pośrednictwem centralnych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

CENTRALNE REJESTRY TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

7. Szef centralnego rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, jako urzędnik ds. kontroli, jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z przepisami określonymi w sekcji VII;

b) utrzymywanie wykazu wszystkich podlegających mu rejestrów pomocniczych TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i podpisami powołanych urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

c) przechowywanie potwierdzeń odbioru z rejestrów w odniesieniu do wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET udostępnianych przez centralny rejestr;

d) prowadzenie ewidencji dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych i udostępnianych;

e) utrzymywanie aktualnego wykazu wszystkich centralnych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, z którymi normalnie utrzymuje korespondencję, wraz z nazwiskami i podpisami powołanych urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

f) ochronę fizyczną wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych w rejestrze zgodnie z przepisami zawartymi w sekcji IV.

REJESTRY POMOCNICZE TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

8. Szef rejestru pomocniczego TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, jako urzędnik ds. kontroli, jest odpowiedzialny za:

a) przekazywanie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z przepisami zawartymi w sekcji VII oraz w ust. 5 i 6 w sekcji VIII;

b) utrzymywanie aktualizowanej listy wszystkich podległych mu osób upoważnionych do dostępu do informacji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

c) udostępnianie dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zgodnie z instrukcjami autora lub na podstawie zasady potrzeby niezbędnej wiedzy, po uprzednim sprawdzeniu, że adresat posiada wymagane poświadczenie bezpieczeństwa;

d) prowadzenie bieżącej ewidencji wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, przechowywanych lub będących w obiegu, które są pod jego kontrolą lub które zostały przekazane do innych rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oraz przechowywanie wszystkich odpowiadających potwierdzeń odbioru;

e) utrzymywanie aktualnego wykazu rejestrów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, z którymi jest uprawniony do wymiany dokumentów oznaczonych klauzulą TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, wraz z nazwiskami i podpisami urzędników ds. kontroli oraz ich upoważnionych zastępców;

f) ochronę fizyczną wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przechowywanych w rejestrze pomocniczym zgodnie z przepisami określonymi w sekcji IV.

INWENTARYZACJA

9. Co dwanaście miesięcy, każdy rejestr TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET przeprowadza szczegółową inwentaryzację wszystkich dokumentów TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, za które jest odpowiedzialny. Dokument uważa się za zaksięgowany, jeżeli rejestr fizycznie przegląda dokument, lub przechowuje potwierdzenie odbioru z rejestru TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, do którego dokument został przekazany, lub świadectwo zniszczenia tego dokumentu, lub instrukcje obniżenia lub zniesienia stopnia tajności tego dokumentu.

10. Rejestry pomocnicze przesyłają wyniki corocznych inwentaryzacji centralnemu rejestrowi, któremu podlegają, w terminie wyznaczonym przez ten ostatni.

11. OBN, jak również te instytucje UE, organizacje międzynarodowe i zdecentralizowane agencje UE, w których zostały powołane centralne rejestry TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, przesyłają wyniki corocznych inwentaryzacji przeprowadzonych w centralnych rejestrach TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET Sekretarzowi Generalnemu/Wysokiemu Przedstawicielowi nie później niż do dnia 1 kwietnia każdego roku.

SEKCJA IX

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA STOSOWANE W CZASIE NADZWYCZAJNYCH POSIEDZEŃ ODBYWAJĄCYCH SIĘ POZA SIEDZIBĄ RADY I DOTYCZĄCE KWESTII WYSOKO SENSYTYWNYCH

PRZEPISY OGÓLNE

1. Jeżeli posiedzenia Rady Europejskiej, Rady, posiedzenia na szczeblu ministerialnym lub inne ważne posiedzenia odbywają się poza siedzibami Rady w Brukseli i Luksemburgu, oraz w przypadku gdy jest to uzasadnione szczególnymi względami bezpieczeństwa odnoszącymi się do wysokiej wrażliwości poruszanych kwestii lub informacji, należy podejmować środki bezpieczeństwa opisane poniżej. Środki te dotyczą wyłącznie ochrony informacji niejawnych UE; mogą zostać przewidziane inne środki bezpieczeństwa.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Przyjmujące Państwo Członkowskie

2. Państwo Członkowskie, na którego terytorium ma odbyć się posiedzenie (przyjmujące Państwo Członkowskie) powinno być odpowiedzialne, wspólnie z Biurem ds. Bezpieczeństwa SGR, za bezpieczeństwo posiedzeń Rady Europejskiej, Rady, posiedzeń na szczeblu ministerialnym lub innych ważnych posiedzeń oraz za bezpieczeństwo fizyczne głównych delegatów i ich pracowników.

W odniesieniu do zapewnienia bezpieczeństwa, powinno ono w szczególności zapewniać:

a) opracowanie planów działania w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa i podczas zdarzeń związanych z bezpieczeństwem, danych środków obejmujących w szczególności bezpieczne przechowywanie dokumentów niejawnych UE w pomieszczeniach biurowych;

b) podjęcie środków zapewniających umożliwienie dostępu do systemu łączności Rady w celu odbierania i przekazywania informacji niejawnych UE. Przyjmujące Państwo Członkowskie zapewni również dostęp, jeżeli jest wymagany, do bezpiecznych systemów telefonicznych.

Państwa Członkowskie

3. Organy Państw Członkowskich powinny podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia tego, aby:

a) właściwe poświadczenie bezpieczeństwa zostały zapewnione ich krajowym delegatom, jeżeli jest to niezbędne, za pomocą sygnału lub faksu, bezpośrednio urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia lub za pośrednictwem Biura ds. Bezpieczeństwa SGR;

b) o każdym szczególnym zagrożeniu zostały powiadomione władze przyjmującego Państwa Członkowskiego oraz odpowiednio Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR, tak aby mogły zostać podjęte właściwe działania.

Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia

4. Należy powołać urzędnika do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który powinien być odpowiedzialny za ogólne przygotowanie i kontrolę ogólnych środków bezpieczeństwa wewnętrznego oraz za koordynację z innymi zainteresowanymi organami bezpieczeństwa. Środki przez niego/nią podjęte powinny zasadniczo odnosić się do:

a) i) środków ochrony w miejscu posiedzenia, w celu zapewnienia, że posiedzenie zostaje przeprowadzone bez zaistnienia żadnych zdarzeń, które mogłyby doprowadzić do ujawnienia jakichkolwiek informacji niejawnych UE, które mogą być tam wykorzystywane;

ii) kontrola pracowników, którzy mają pozwolenie na dostęp do miejsca posiedzenia, stref przebywania delegatów i sal konferencyjnych, oraz kontrola całego wyposażenia;

iii) ciągłego współdziałania z właściwymi władzami przyjmującego Państwa Członkowskiego oraz z Biurem ds. Bezpieczeństwa SGR.

b) włączenia instrukcji bezpieczeństwa do dokumentacji posiedzenia z należytym uwzględnieniem wymogów wymienionych w tych przepisach dotyczących bezpieczeństwa, jak również wszelkich innych, uznanych za niezbędne, instrukcji bezpieczeństwa.

Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR

5. Biuro ds. Bezpieczeństwa SGR powinno działać jako organ doradczy w kwestiach bezpieczeństwa przy organizacji posiedzeń; powinno być reprezentowane na miejscu w celu pomocy i doradztwa urzędnikowi ds. bezpieczeństwa posiedzenia oraz delegacjom, jeżeli jest to niezbędne.

6. Każda delegacja na posiedzenie powinna wyznaczyć urzędnika do spraw bezpieczeństwa, który będzie odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa w ramach swojej delegacji oraz za utrzymywanie łączności z urzędnikiem do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, jak również, jeżeli jest to niezbędne, z przedstawicielem Biura ds. Bezpieczeństwa SGR.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

Strefy bezpieczeństwa

7. Należy ustanowić następujące strefy bezpieczeństwa:

a) strefa bezpieczeństwa klasy II, obejmująca sale, w których odbywają się posiedzenia robocze, biura SGR, urządzenia reprograficzne, a także pomieszczenia biurowe delegacji, gdzie właściwe;

b) strefa bezpieczeństwa klasy I obejmująca sale konferencyjne oraz kabiny tłumaczy i inżynierów dźwięku;

c) strefy administracyjna obejmujące miejsca wydzielone dla prasy oraz te części miejsca posiedzenia, które są wykorzystywane do celów administracyjnych, gastronomicznych oraz zakwaterowania, jak również strefy bezpośrednio sąsiadujące z centrum prasowym i miejscem posiedzenia.

Przepustki

8. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, na wniosek delegacji i zgodnie z ich potrzebami, powinien wydać odpowiednie identyfikatory. W przypadku gdy jest to wymagane, może zostać wprowadzone rozróżnienie identyfikatorów, w zależności od dostępu do różnych stref bezpieczeństwa.

9. Instrukcje bezpieczeństwa dotyczące posiedzenia powinny posiadać wymóg, żeby wszystkie zainteresowane osoby nosiły identyfikatory w widocznym miejscu w każdym czasie w trakcie posiedzenia, aby mogły być, w razie potrzeby, sprawdzone przez pracowników do spraw bezpieczeństwa.

10. Oprócz uczestników posiadających identyfikatory, do miejsca posiedzenia powinno dopuszczać się jak najmniej osób. Delegacje krajowe, które w trakcie posiedzeń chciałyby przyjmować gości, powinny powiadomić o tym urzędnika do spraw bezpieczeństwa. Każda odwiedzająca osoba powinna otrzymać identyfikator gościa. Odwiedzająca osoba powinna wypełnić formularz przepustki, podając w niej nazwisko swoje oraz osoby, którą odwiedza. Odwiedzającym osobom powinien cały czas towarzyszyć strażnik lub osoba odwiedzana. Formularz przepustki osoby odwiedzającej przechowuje osoba odwiedzana, która zwraca go, wraz z identyfikatorem gościa, pracownikom do spraw bezpieczeństwa w chwili, gdy osoba odwiedzająca opuszcza miejsce posiedzenia.

Kontrola sprzętu fotograficznego i audio

11. Na teren strefy bezpieczeństwa klasy I nie wolno wnosić kamer ani sprzętu nagrywającego, z wyjątkiem sprzętu wniesionego przez fotografów i inżynierów dźwięku, należycie upoważnionych przez urzędnika do spraw bezpieczeństwa posiedzenia.

Kontrola walizek, komputerów przenośnych i paczek

12. Osoby posiadające przepustki upoważniające do przebywania na terenie strefy bezpieczeństwa mogą zwykle wnosić swoje walizki i komputery przenośne (wyłącznie z własnym źródłem zasilania) bez przeprowadzania kontroli. W przypadku paczek dla delegacji, które delegacje mogą przyjmować, zostaną one albo skontrolowane przez urzędnika do spraw bezpieczeństwa wyznaczonego przez delegację albo prześwietlone przy użyciu specjalnych urządzeń albo otwarte w celu kontroli przez pracowników do spraw bezpieczeństwa. Jeżeli urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia uznaje to za niezbędne, mogą zostać ustanowione bardziej rygorystyczne środki kontroli walizek i paczek.

Bezpieczeństwo techniczne

13. Sala obrad może zostać technicznie zabezpieczona przez personel do spraw bezpieczeństwa technicznego, który może również sprawować obsługę elektroniczną podczas posiedzenia.

Dokumenty delegacji

14. Delegacje powinny być odpowiedzialne za wnoszenie i wynoszenie dokumentów niejawnych na i z posiedzeń. Powinny być również odpowiedzialne za weryfikację i bezpieczeństwo tych dokumentów podczas ich wykorzystywania w pomieszczeniach przydzielonych tym delegacjom. Można wnioskować do przyjmującego Państwa Członkowskiego o pomoc w przewozie dokumentów niejawnych do i z miejsca posiedzenia.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

15. Jeśli SGR, Komisja lub delegacje nie są w stanie przechowywać swoich dokumentów niejawnych zgodnie z zatwierdzonymi normami, mogą, za potwierdzeniem odbioru, złożyć te dokumenty w zapieczętowanej kopercie urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który przechowuje je zgodnie z zatwierdzonymi normami.

Kontrola pomieszczeń biurowych

16. Urzędnik do spraw bezpieczeństwa posiedzenia organizuje kontrolę pomieszczeń biurowych delegacji i SGR, na koniec każdego dnia roboczego w celu zapewnienia, że wszystkie dokumenty niejawne UE znajdują się w bezpiecznym miejscu; w przeciwnym razie powinien podjąć odpowiednie środki.

Usuwanie niepotrzebnych materiałów niejawnych UE

17. Wszystkie niepotrzebne materiały powinny być traktowane jako niejawne UE; delegacjom i SGR należy udostępnić kosze i worki na te niepotrzebne materiały. Przed opuszczeniem zajmowanych pomieszczeń, delegacje i pracownicy SGR, powinni przekazać te odpady urzędnikowi do spraw bezpieczeństwa posiedzenia, który organizuje ich zniszczenie zgodnie z przepisami.

18. Na koniec spotkania, wszystkie dokumenty będące w posiadaniu delegacji i SGR, które nie są już im potrzebne, powinny traktowane być jak niepotrzebne materiały. Pomieszczenia zajmowane przez SGR i delegacje, przez zniesieniem środków bezpieczeństwa przyjętych na czas trwania posiedzenia, należy gruntownie przeszukać. Dokumenty, które zostały wydane za potwierdzeniem odbioru, należy, w granicach obowiązujących przepisów, zniszczyć w sposób określony w sekcji VII.

SEKCJA X

NARUSZENIE ZASAD BEZPIECZEŃSTWA I NIEUPRAWNIONE UJAWNIENIE INFORMACJI NIEJAWNYCH

1. Naruszenie zasad bezpieczeństwa powstaje w wyniku działania lub zaniechania, sprzecznego z przepisami Rady dotyczącymi bezpieczeństwa lub krajowymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, które może narazić na niebezpieczeństwo lub nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej UE.

2. Nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej ma miejsce, gdy taka informacja, w całości lub w części wpada w ręce osób nieupoważnionych, tzn. osób, które albo nie posiadają właściwego poświadczenia bezpieczeństwa albo potrzeby niezbędnej wiedzy albo jeżeli istnieje przypuszczenie, że takie zdarzenie miało miejsce.

3. Nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej może nastąpić w wyniku niedbalstwa, zaniedbania obowiązków, niedyskrecji, jak również w wyniku działań służb których celem jest UE lub jej Państwa Członkowskie, w odniesieniu do informacji niejawnych lub działalności UE lub w wyniku działań organizacji wywrotowych,

4. Ważne jest, aby wszystkie osoby, które są zobowiązane do korzystania z informacji niejawnych UE zostały dokładnie poinstruowane o procedurach bezpieczeństwa, zagrożeniach związanych z niedyskretną rozmową i relacjach z prasą. Takie osoby powinny być świadome znaczenia niezwłocznego sprawozdawania organowi bezpieczeństwa Państwa Członkowskiego, instytucji lub agencji, w których są zatrudnione, na temat wszelkich naruszeń zasad bezpieczeństwa, o których im wiadomo.

5. Jeżeli organy bezpieczeństwa odkrywają lub zostają powiadomione o naruszeniu zasad bezpieczeństwa odnoszących się do informacji niejawnych EU lub stracie bądź zniknięciu materiałów niejawnych UE, podejmują niezwłoczne działania, w celu:

a) ustalenia stanu faktycznego;

b) dokonania oceny i zminimalizowania zaistniałych szkód;

c) uniemożliwienia zaistnienia takiego samego naruszenia w przyszłości;

d) powiadomienia właściwych organów o skutkach naruszenia zasad bezpieczeństwa;

W tym kontekście, należy dostarczyć następujących informacji:

i) charakterystykę informacji, której sprawa dotyczy, łącznie z jej stopniem tajności, numerem referencyjnym i numerem egzemplarza, datą, oznaczeniem autora informacji, przedmiotem i zakresem;

ii) krótkiego opisu okoliczności, w jakich doszło do naruszenia, wraz z datą i okresem, podczas którego informacja była narażona na nieuprawnione ujawnienie;

iii) oświadczenia, czy powiadomiono autora informacji.

6. Obowiązkiem każdego organu bezpieczeństwa, kiedy tylko uzyskuje powiadomienie, że takie naruszenie zasad bezpieczeństwa miało miejsce, jest niezwłoczne złożenie sprawozdanie z tego faktu przy zastosowaniu następującej procedury: rejestr pomocniczy EU TOP SECRET zdaje sprawozdanie w sprawie do Biura ds. Bezpieczeństwa SGR za pośrednictwem swojego centralnego rejestru EU TOP SECRET; w przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji niejawnej UE, w obrębie jurysdykcji Państwa Członkowskiego, sprawozdanie zdaje się do Biura ds. Bezpieczeństwa SGR, jak określono zgodnie z ust. 5 i za pośrednictwem właściwego OBN.

7. O przypadkach dotyczących informacji oznaczonych klauzulą RESTREINT UE, powiadamia się jedynie wtedy, gdy towarzyszą im nadzwyczajne okoliczności.

8. Sekretarz Generalny/Wysoki Przedstawiciel po powiadomieniu o naruszeniu zasad bezpieczeństwa:

a) powiadamia organ, który wytworzył daną informację niejawną;

b) zwraca się do właściwych organów bezpieczeństwa o wszczęcie dochodzenia;

c) w przypadku gdy sprawa dotyczy więcej niż jednego organu, koordynuje ich działania;

d) przyjmuje sprawozdanie zawierające charakterystykę okoliczności, w których doszło do naruszenia, datę lub okres, w trakcie którego mogło do niego dojść i kiedy zostało odkryte, wraz ze szczegółowym opisem zawartości i stopnia tajności danego materiału. W sprawozdaniu powinno się także uwzględnić informacje na temat szkód wyrządzonych interesom UE lub jednemu lub więcej jej Państw Członkowskich oraz działań podjętych w celu uniemożliwienia zaistnienia takiego samego naruszenia w przyszłości.

9. Organ wytwarzający informację powiadamia adresatów i udziela im właściwych instrukcji.

10. Każda osoba, która jest odpowiedzialna za nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnej UE, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu zgodnie z właściwymi regułami i przepisami. Takie postępowanie nie narusza żadnych działań prawnych.

SEKCJA XI

OCHRONA INFORMACJI PRZETWARZANYCH ZA POŚREDNICTWEM TECHNOLOGII INFORMACYJNYCH ORAZ SYSTEMÓW ŁĄCZNOŚCI

Spis treści

| | Strona |

Rozdział I | Wprowadzenie | 299 |

Rozdział II | Definicje | 300 |

Rozdział III | Odpowiedzialność w zakresie bezpieczeństwa | 303 |

Rozdział IV | Nietechniczne środki bezpieczeństwa | 304 |

Rozdział V | Techniczne środki bezpieczeństwa | 305 |

Rozdział VI | Bezpieczeństwo podczas korzystania | 307 |

Rozdział VII | Zakup | 307 |

Rozdział VIII | Korzystanie tymczasowe lub sporadyczne | 308 |

Rozdział I

Wprowadzenie

WSKAZÓWKI OGÓLNE

1. Polityka dotycząca bezpieczeństwa oraz wymogi bezpieczeństwa przedstawione w niniejszej sekcji mają zastosowanie do wszystkich systemów i sieci łączności i informacyjnych (zwanych dalej SYSTEMAMI), przeznaczonych do przetwarzania informacji oznaczonych klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej.

2. SYSTEMY przetwarzające informacji RESTREINT UE wymagają również środków bezpieczeństwa w celu ochrony poufności tych informacji. Wszystkie SYSTEMY wymagają środków bezpieczeństwa w celu ochrony integralności i dostępności tych systemów i informacji, które zawierają. Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do tych systemów, zostaną określone przez wyznaczony Organ Bezpieczeństwa ds. Akredytacji (SAA), proporcjonalnie do oceny stopnia zagrożenia oraz zgodnie z polityką określoną w niniejszych przepisach bezpieczeństwa.

3. Ochrona systemów sensorowych zawierających wbudowane SYSTEMY IT zostaje ustanowiona i określona w ogólnym kontekście systemów, do których należą, wykorzystując mające zastosowanie przepisy niniejszej sekcji, w zakresie, w jakim jest to niezbędne.

ZAGROŻENIA I SŁABE PUNKTY SYSTEMÓW

4. W ujęciu ogólnym, zagrożenie może być zdefiniowane jako potencjalne ryzyko przypadkowego lub celowego naruszenia bezpieczeństwa. W przypadku SYSTEMÓW, takie naruszenie obejmuje utratę jednej lub więcej z cech poufności, integralności i dostępności. Słaby punkt może być zdefiniowany jako słabość lub brak kontroli, które mogą ułatwić lub umożliwić powstanie zagrożenia w odniesieniu do określonego aktywa lub celu. Słaby punkt może być wynikiem zaniedbania lub może wiązać się z brakami w sprawności, kompleksowości lub spójności kontroli; może mieć charakter techniczny, proceduralny lub operacyjny.

5. Informacje niejawne i jawne przetwarzane w SYSTEMACH, w spójnej postaci przeznaczonej do szybkiego wyszukiwania, łączności i korzystania są narażone na wiele zagrożeń. Zagrożenia te obejmują dostęp do informacji przez nieupoważnionych użytkowników, lub odwrotnie, odmowę dostępu użytkownikom upoważnionym. Istnieją również zagrożenia nieuprawnionego ujawnienia, zniszczenia, modyfikacji lub usunięcia informacji. Ponadto, złożone i niejednokrotnie wrażliwe wyposażenie jest kosztowne i często trudno szybko je naprawić lub wymienić. Dlatego SYSTEMY te są atrakcyjnym celem dla działań wywiadu gromadzącego dane i sabotażu, w szczególności jeżeli środki bezpieczeństwa są uznawane za nieskuteczne.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

6. Głównym celem środków bezpieczeństwa określonych w niniejszej sekcji jest zapewnienie ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem informacji (utratą poufności) oraz przed utratą integralności i dostępności informacji. W celu osiągnięcia odpowiedniego poziomu zabezpieczenia SYSTEMU przetwarzającego informacje niejawne UE, określa się właściwe normy konwencjonalnego bezpieczeństwa, łącznie z właściwymi specjalnymi procedurami i technikami indywidualnie przeznaczonymi dla każdego SYSTEMU.

7. W celu stworzenia bezpiecznego środowiska dla funkcjonowania SYSTEMU, zostaje ustalony i wykonany zrównoważony zestaw środków bezpieczeństwa. Obszary stosowania tych środków dotyczą elementów fizycznych, pracowników, procedur nie-technicznych oraz komputerowych i łącznościowych procedur operacyjnych.

8. Komputerowe środki bezpieczeństwa (właściwości sprzętu komputerowego i oprogramowania odpowiedzialnego za bezpieczeństwo) są wymagane w celu wykonywania zasady niezbędnej wiedzy oraz zapobiegania lub wykrywania nieuprawnionego ujawnienia informacji. Zakres, w jakim polega się na komputerowych środkach bezpieczeństwa zostaje ustalony podczas procesu ustanawiania wymogów bezpieczeństwa. W procesie akredytacji ustala się, czy istnieje odpowiedni stopień pewności w celu zwiększenia zakresu, w jakim można polegać na komputerowych środkach bezpieczeństwa.

OŚWIADCZENIE O SPECJALNYCH WYMOGACH BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMU (SSRS)

9. W odniesieniu do wszystkich SYSTEMÓW przetwarzających informacje oznaczone klauzulą CONFIDENTIEL UE i wyżej wymaga się sporządzenia przez Organ Operacyjny Systemu IT (ITSOA) oświadcze