Decyzja Komisji

z dnia 5 grudnia 2001 r.

zmieniająca jej regulamin wewnętrzny

(notyfikowana jako dokument nr C(2001) 3714)

(2001/937/WE, EWWiS, Euratom)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 218 ust. 2,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Węgla i Stali, w szczególności jego art. 16,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 131,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Do regulaminu Komisji dołącza się szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [1], wymienione w Załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Decyzja Komisji 94/90/EWWiS, WE, Euratom [2] traci moc.

Artykuł 3

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 5 grudnia 2001 r.

W imieniu Komisji

Romano Prodi

Przewodniczący

[1] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.

[2] Dz.U. L 46 z 18.2.1994, str. 58.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

Szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji

Mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 255 ust. 2 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Parlament Europejski i Rada przyjęły rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [1].

(2) Zgodnie z art. 255 ust. 3 Traktatu art. 18 rozporządzenia, który ustanawia ogólne zasady i ograniczenia wykonywania prawa dostępu do dokumentów, stanowi, że każda instytucja dostosuje swoje regulaminy wewnętrzne do przepisów rozporządzenia,

Artykuł 1

Uprawnieni

Obywatele Unii i osoby fizyczne lub prawne zamieszkałe lub mające siedzibę w Państwie Członkowskim korzystają z prawa dostępu do dokumentów Komisji na mocy art. 255 ust. 1 Traktatu i art. 2 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 zgodnie z niniejszymi zasadami szczegółowymi. Prawo dostępu dotyczy dokumentów Komisji, to znaczy dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez nią i znajdujących się w jej posiadaniu.

Stosownie do art. 2 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 obywatele państw trzecich niezamieszkali w Państwie Członkowskim oraz osoby prawne niemające siedziby w jednym z Państw Członkowskich korzystają z prawa dostępu do dokumentów Komisji na takich samych warunkach, jak osoby uprawnione określone w art. 255 ust. 1 Traktatu.

Jednakże stosownie do art. 195 ust. 1 Traktatu nie mają one możliwości złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Lecz, jeśli Komisja w całości lub częściowo odmówi im dostępu do dokumentu po złożeniu powtórnego wniosku, mogą oni wnieść skargę do Sądu Pierwszej Instancji Wspólnot Europejskich, zgodnie z art. 230 akapit czwarty Traktatu.

Artykuł 2

Wnioski o udzielenie dostępu

Wszystkie wnioski o udzielenie dostępu do dokumentu przesyłane są pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną do Sekretariatu Generalnego Komisji lub do odpowiedniej dyrekcji generalnej lub służby. Adresy, na które należy przysyłać wnioski, zostają opublikowane w praktycznym przewodniku określonym w art. 8 niniejszych zasad.

Komisja udziela odpowiedzi na wnioski pierwotne i powtórne w sprawie dostępu w ciągu piętnastu dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku. W przypadku skomplikowanych lub obszernych wniosków ostateczny termin może zostać przedłużony o piętnaście dni roboczych. Każde przedłużenie ostatecznego terminu wymaga uzasadnienia i powinno zostać podane do wiadomości wnioskodawcy z wyprzedzeniem.

Jeśli wniosek jest nieprecyzyjny, w rozumieniu art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, Komisja zwraca się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych informacji umożliwiających zidentyfikowanie objętych wnioskiem dokumentów; ostateczny termin na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna bieg dopiero od momentu uzyskania przez Komisję powyższych informacji.

Każda decyzja, która jest choćby częściowo negatywna, określa przyczynę odmowy, opartą na jednym z wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 i informuje wnioskodawcę o przysługujących mu środkach odwoławczych.

Artykuł 3

Rozpatrywanie wniosków pierwotnych

Bez uszczerbku dla art. 9 niniejszych zasad niezwłocznie po rejestracji wniosku przesyła się wnioskodawcy potwierdzenie jego otrzymania, chyba że odpowiedź może być wysłana pocztą zwrotną.

Potwierdzenie otrzymania i odpowiedź przesyła się w formie pisemnej, tam gdzie to stosowne, drogą elektroniczną.

Wnioskodawca jest informowany o odpowiedzi na jego wniosek przez dyrektora generalnego albo przewodniczącego danego wydziału lub dyrektora wyznaczonego w tym celu w Sekretariacie Generalnym lub wyznaczonego dyrektora w OLAF-ie, w przypadku gdy wniosek dotyczy dokumentów mających związek z działalnością OLAF-u, określoną w art. 2 ust. 1 i 2 decyzji Komisji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom [2] ustanawiającej OLAF, lub też członka personelu upoważnionego przez nich w tym celu.

Każda odpowiedź, która jest choćby częściowo negatywna, informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia, w ciągu piętnastu dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi, powtórnego wniosku do sekretarza generalnego Komisji lub dyrektora OLAF-u, w przypadku gdy wniosek powtórny dotyczy dokumentów mających związek z działalnością OLAF-u, określoną w art. 2 ust. 1 i 2 decyzji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom.

Artykuł 4

Rozpatrywanie wniosków powtórnych

Zgodnie z art. 14 regulaminu Komisji kompetencja decyzyjna w sprawie wniosków wtórnych delegowana jest sekretarzowi generalnemu. Jednakże w przypadku gdy wniosek powtórny dotyczy dokumentów mających związek z działalnością OLAF-u, określoną w art. 2 ust. 1 i 2 decyzji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom, kompetencja decyzyjna delegowana jest na dyrektora OLAF-u.

Dyrekcja generalna lub służba pomaga Sekretariatowi Generalnemu w przygotowaniu decyzji.

Sekretarz generalny lub dyrektor OLAF-u podejmują decyzję w porozumieniu ze Służbą Prawną.

Wnioskodawcę powiadamia się o podjętej decyzji na piśmie, a tam gdzie to stosowne, za pomocą środków elektronicznych, oraz informuje się go o prawie do wniesienia skargi do Sądu Pierwszej Instancji lub o złożeniu skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Artykuł 5

Konsultacje

1. W przypadku gdy Komisja otrzyma wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu, który posiada, ale który pochodzi od strony trzeciej, dyrekcja generalna lub służba posiadająca dokument sprawdzają, czy nie ma zastosowania jeden z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Jeśli objęty wnioskiem dokument jest zaklasyfikowany jako dokument niejawny na mocy przepisów ochronnych Komisji, stosuje się art. 6 niniejszych zasad.

2. Jeśli po zbadaniu dyrekcja generalna lub służba posiadająca dokument uznają, że dostęp do niego nie może być udzielony zgodnie z jednym z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, negatywna odpowiedź zostaje wysłana wnioskodawcy bez konsultacji ze stroną trzecią, będącą autorem dokumentu.

3. Dyrekcja generalna lub służba posiadająca dokument załatwiają pozytywnie wniosek, bez konsultacji ze stroną trzecią, będącą autorem dokumentu, w przypadkach gdy:

a) dokument, którego dotyczy wniosek, został już ujawniony przez autora lub zgodnie z rozporządzeniem lub podobnymi przepisami;

b) ujawnienie lub częściowe ujawnienie jego treści nie naruszy w sposób oczywisty interesów określonych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

4. We wszystkich innych przypadkach przeprowadza się konsultacje ze stroną trzecią będącą autorem dokumentu. W szczególności jeśli wniosek o udzielenie dostępu dotyczy dokumentu pochodzącego od Państwa Członkowskiego, dyrekcja generalna lub służba posiadająca dokument konsultują się z organem, od którego dokument pochodzi, gdy:

a) dokument został przekazany Komisji przed datą, od której stosuje się rozporządzenie (WE) nr 1049/2001;

b) Państwo Członkowskie zwróciło się do Komisji o nieujawnianie dokumentu bez jego uprzedniej zgody, zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

5. Konsultowana strona trzecia, będąca autorem dokumentu, udziela odpowiedzi w nieprzekraczalnym terminie, który nie może być krótszy niż pięć dni roboczych, ale musi umożliwiać Komisji dotrzymanie jej własnych terminów na udzielenie odpowiedzi. W przypadku braku odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub jeśli nie można odnaleźć strony trzeciej lub nie można jej zidentyfikować, Komisja podejmuje decyzję zgodnie z zasadami dotyczącymi wyjątków, określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, biorąc pod uwagę uzasadnione interesy strony trzeciej, na podstawie posiadanych przez nią informacji.

6. Jeśli Komisja zamierza udzielić dostępu do dokumentu wbrew wyraźnej opinii autora, powiadamia go o zamiarze jego ujawnienia po upływie okresu dziesięciu dni roboczych i zwraca mu uwagę na przysługujące mu środki odwoławcze mające na celu sprzeciwienie się ujawnieniu.

7. W przypadku gdy Państwo Członkowskie otrzymuje wniosek o udzielenie dostępu do dokumentu pochodzącego od Komisji, może ono w celu konsultacji skontaktować się z Sekretariatem Generalnym, który jest zobowiązany do wskazania dyrekcji generalnej lub służby właściwej w Komisji dla danego dokumentu. Dyrekcja generalna lub służba wydająca dokument udzielają odpowiedzi na wniosek po konsultacji z Sekretariatem Generalnym.

Artykuł 6

Rozpatrywanie wniosków o udzielenie dostępu do dokumentów niejawnych

W przypadku gdy wniosek w sprawie dostępu dotyczy dokumentu sensytywnego w rozumieniu art. 9 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 lub innego dokumentu utajnionego na mocy przepisów ochronnych Komisji, jest on rozpatrywany przez urzędników upoważnionych do zapoznania się z dokumentem.

Każda decyzja odmawiająca dostępu do całości lub części dokumentu niejawnego zawiera uzasadnienie wydane na podstawie wyjątków wymienionych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Jeśli okaże się, że dostępu do objętego wnioskiem dokumentu nie można odmówić na podstawie tych wyjątków, urzędnik rozpatrujący wniosek zapewnia odtajnienie dokumentu przed wysłaniem go wnioskodawcy.

W przypadku gdy ma zostać udzielony dostęp do dokumentu sensytywnego, wymagane jest uzyskanie zgody organu, od którego dokument pochodzi.

Artykuł 7

Wykonywanie prawa dostępu

Dokumenty przesyła się pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną, o ile jest dostępna, w zależności od wniosku. Jeśli dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać zaproszony do zapoznania się z dokumentami na miejscu. Zapoznanie takie jest bezpłatne.

Jeśli dokument został opublikowany, odpowiedź składa się z odniesienia do publikacji lub miejsca, w którym dokument jest dostępny oraz, tam gdzie to stosowne, wskazania jego adresu internetowego na stronie Europa.

Jeśli objętość dokumentów objętych wnioskiem przekracza dwadzieścia stron, wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 EUR za stronę plus koszty przesyłki. Opłaty za inne media ustalane są indywidualnie dla każdej sprawy, lecz nie mogą przekraczać rozsądnej kwoty.

Artykuł 8

Środki ułatwiające dostęp do dokumentów

1. Zakres katalogowy rejestru przewidziany w art. 11 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 jest stopniowo rozszerzany. Każde rozszerzenie będzie ogłaszane na stronie internetowej Europa.

Rejestr zawiera tytuł dokumentu (w językach, w jakich jest on dostępny), numer porządkowy i inne użyteczne odniesienia, wskazanie jego autora i datę jego powstania lub przyjęcia.

Strona pomocy (we wszystkich językach urzędowych) informuje, w jaki sposób można uzyskać dokument. Jeśli dokument został opublikowany, znajdzie się tam łącznik z jego pełnym tekstem.

2. Komisja opracowuje praktyczny przewodnik w celu informowania o prawach wynikających z rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Przewodnik jest rozpowszechniany we wszystkich językach urzędowych na stronie internetowej Europa i w formie broszury.

Artykuł 9

Dokumenty bezpośrednio dostępne publicznie

1. Niniejszy artykuł stosuje się tylko do dokumentów sporządzonych lub otrzymanych po dacie, od której stosuje się rozporządzenie (WE) nr 1049/2001.

2. Następujące dokumenty są automatycznie dostarczane na wniosek oraz, o ile to możliwe, udostępniane bezpośrednio w formie elektronicznej:

a) porządki dzienne posiedzeń Komisji;

b) zwykłe protokoły posiedzeń Komisji, po ich zatwierdzeniu;

c) dokumenty przyjęte przez Komisję, podlegające opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich;

d) dokumenty pochodzące od stron trzecich, które zostały już ujawnione przez ich autora lub za jego zgodą;

e) dokumenty już ujawnione w następstwie wcześniejszego wniosku.

3. Jeśli jest oczywiste, że żaden z wyjątków określonych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 nie ma do nich zastosowania, następujące dokumenty mogą zostać udostępnione, o ile to możliwe, w formie elektronicznej, pod warunkiem że nie odzwierciedlają one opinii lub indywidualnych stanowisk:

a) po przyjęciu wniosku w sprawie aktu Rady lub Parlamentu Europejskiego i Rady – dokumenty przygotowawcze, które zostały przedłożone Kolegium podczas procesu przyjmowania;

b) po przyjęciu przez Komisję aktu w ramach przekazanych jej uprawnień wykonawczych – dokumenty przygotowawcze dotyczące powyższego aktu, które zostały przedłożone Kolegium podczas procesu przyjmowania;

c) po przyjęciu przez Komisję aktu w ramach jej własnych uprawnień komunikatu, sprawozdania lub dokumentu roboczego – dokumenty przygotowawcze dotyczące powyższego dokumentu, które zostały przedłożone Kolegium podczas procesu przejmowania.

Artykuł 10

Organizacja wewnętrzna

Dyrektorzy generalni i szefowie służb mają prawo podejmować decyzje w sprawie działania, jakie powinno zostać podjęte w odniesieniu do pierwotnych wniosków. W tym celu wyznaczają oni urzędnika do rozpatrywania wniosków o udzielenie dostępu i koordynowania odpowiedzi jego dyrekcji generalnej lub służby.

Odpowiedzi na pierwotne wnioski przesyłane są do wiadomości Sekretariatu Generalnego.

Wnioski powtórne przesyłane są do wiadomości dyrekcji generalnej lub służby, które udzieliły odpowiedzi na wniosek pierwotny.

Sekretariat Generalny zapewnia koordynację i jednolite wprowadzanie w życie niniejszych zasad przez dyrekcje generalne i służby Komisji. W tym celu dostarcza on wszystkich niezbędnych porad i wytycznych.

[1] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43.

[2] Dz.U. L 136 z 31.5.1999, str. 20.

--------------------------------------------------