PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 219/22

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 802/2014

z dnia 24 lipca 2014 r.

ustanawiające wzory dla programów krajowych oraz warunki, jakie musi spełniać elektroniczny system wymiany danych między Komisją a państwami członkowskimi w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (1), w szczególności jego art. 14 ust. 4 oraz 24 ust. 5,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE) nr 514/2014 wraz z rozporządzeniami szczegółowymi, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, stanowi ramy prawne dla unijnego wsparcia finansowego na rzecz rozwijania obszaru wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości.

(2) Rozporządzenie (UE) nr 514/2014 nakłada na każde państwo członkowskie obowiązek przedstawienia wieloletniego programu krajowego. Aby zapewnić, że Komisja będzie otrzymywała spójne i porównywalne informacje, należy stworzyć wzór, który będzie stosowany w odniesieniu do wszystkich programów krajowych.

(3) Zgodnie z art. 24 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 każda oficjalna wymiana informacji między państwem członkowskim a Komisją ma odbywać się z wykorzystaniem elektronicznego systemu wymiany danych. Należy w związku z tym ustanowić warunki, jakie taki elektroniczny system wymiany danych powinien spełniać. Z myślą o racjonalnym podejściu do kosztów i zapewnieniu spójności ze wszystkimi unijnymi funduszami podlegającymi zarządzaniu dzielonemu warunki, jakie taki elektroniczny system wymiany danych powinien spełniać, są — w miarę możliwości — analogiczne do warunków, o których mowa w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) nr 184/2014 (2).

(4) Z myślą o poprawie jakości wymienianych informacji oraz uproszczeniu i zwiększeniu funkcjonalności systemu wymiany danych, należy ustanowić podstawowe wymogi dotyczące formy i zakresu przekazywanych informacji.

(5) Należy określić zasady identyfikacji podmiotu odpowiedzialnego za wprowadzanie dokumentów do elektronicznego systemu wymiany danych oraz za aktualizację tych dokumentów.

(6) Należy określić specyfikację techniczną skutecznego elektronicznego systemu wymiany danych, aby zmniejszyć obciążenie administracyjne państw członkowskich i Komisji.

(7) Należy określić alternatywne sposoby rejestrowania i przekazywania danych, aby zagwarantować nieprzerwaną wymianę informacji między państwami członkowskimi a Komisją w przypadku wystąpienia siły wyższej, która uniemożliwiłaby korzystanie z elektronicznego systemu wymiany danych.

(8) Państwa członkowskie i Komisja powinny zapewnić, aby przekazywanie danych za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany danych odbywało się w sposób zabezpieczony, gwarantujący dostępność, integralność, wiarygodność, poufność i niezaprzeczalność informacji. Należy w związku z tym określić zasady bezpieczeństwa.

(9) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami uznanymi w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, a w szczególności z prawem do ochrony danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie powinno zatem być stosowane zgodnie z tymi prawami i zasadami. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych przez państwa członkowskie zastosowanie ma dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (3). W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez instytucje i podmioty unijne i swobodnego przepływu takich danych zastosowanie ma rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4).

(10) Aby umożliwić bezzwłoczne zastosowanie środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu i nie opóźniać zatwierdzenia programów krajowych, niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(11) Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji również niniejszym rozporządzeniem.

(12) Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem.

(13) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Wzory dla programów krajowych

Wzór dla programów krajowych jest określony w załączniku.

Artykuł 2

Ustanowienie elektronicznego systemu wymiany danych

Komisja ustanawia system elektronicznej wymiany danych stosowany każdorazowo do oficjalnej wymiany informacji między państwem członkowskim a Komisją (zwany dalej „systemem SFC2014”).

Artykuł 3

Zawartość elektronicznego systemu wymiany danych

1. System SFC2014 zawiera co najmniej informacje wyszczególnione w modelach, formatach i wzorach ustanowionych zgodnie z art. 1, które pozostają w zgodzie z rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 oraz rozporządzeniami szczegółowymi, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

2. Informacji podanych w formularzach elektronicznych należących do systemu SFC2014 (zwanych dalej „danymi ustrukturyzowanymi”) nie można zastępować danymi nieustrukturyzowanymi, w tym wykorzystując hiperłącza lub inne rodzaje nieustrukturyzowanych danych, takich jak załączone dokumenty lub obrazy. Jeśli państwo członkowskie przekazuje te same informacje w postaci danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, w przypadku rozbieżności wykorzystuje się dane ustrukturyzowane.

Artykuł 4

Działanie systemu SFC2014

1. Komisja i właściwe organy, o których mowa w art. 25 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, wprowadzają do systemu SFC2014 informacje, za których przekazywanie odpowiadają, a także wszelkie ich aktualizacje.

2. Przekazywanie informacji Komisji jest zawsze weryfikowane i dokonywane przez inną osobę niż osoba, która wprowadziła przekazywane dane. Taki podział zadań jest obsługiwany przez system SFC2014 lub systemy informatyczne zarządzania i kontroli państwa członkowskiego automatycznie połączone z systemem SFC2014.

3. Państwa członkowskie wyznaczają — na szczeblu krajowym lub regionalnym bądź zarówno na szczeblu krajowym, jak i regionalnym — osobę lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie prawami dostępu do systemu SFC2014. Osoby te wykonują następujące zadania:

a) sprawdzanie tożsamości użytkowników wnioskujących o prawa dostępu w celu upewnienia się, czy są oni rzeczywiście pracownikami danej organizacji;

b) informowanie użytkowników o spoczywających na nich obowiązkach w zakresie zachowania bezpieczeństwa systemu;

c) weryfikowanie uprawnień użytkowników do wymaganego poziomu uprzywilejowania w stosunku do wykonywanych przez nich zadań i zajmowanych przez nich pozycji w hierarchii;

d) występowanie o odebranie praw dostępu, gdy nie są już one potrzebne lub uzasadnione;

e) szybkie zgłaszanie podejrzanych zdarzeń, które mogą naruszyć bezpieczeństwo systemu;

f) zapewnianie stałej aktualności danych identyfikacyjnych użytkowników poprzez zgłaszanie wszelkich zmian;

g) podejmowanie niezbędnych środków ostrożności w zakresie ochrony danych i tajemnicy handlowej zgodnie z obowiązującymi przepisami unijnymi i krajowymi; oraz

h) powiadamianie Komisji o wszystkich zmianach wpływających na zdolność instytucji państwa członkowskiego lub użytkowników systemu SFC2014 do wypełniania obowiązków, o których mowa w ust. 1, lub na ich osobistą zdolność do wypełniania zadań, o których mowa w lit. a)–g).

4. Wymiana danych oraz transakcje opatrzone są obowiązkowym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (5). Państwa członkowskie i Komisja uznają skuteczność prawną i dopuszczalność podpisów elektronicznych używanych w systemie SFC2014 jako dowodów w postępowaniu sądowym.

5. Informacje przetwarzane w systemie SFC2014 przestrzegają zasad ochrony prywatności danych osobowych w przypadku osób indywidualnych i tajemnicy handlowej w przypadku podmiotów prawnych, zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/58/WE (6), dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE (7), dyrektywą 95/46/WE oraz rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.

Artykuł 5

Charakterystyka systemu SFC2014

System SFC2014 gwarantuje elektroniczną wymianę informacji poprzez następujące elementy:

(a) formularze interaktywne lub formularze uprzednio wypełnione przez system na podstawie danych wcześniej zapisanych w systemie;

(b) automatyczne wyliczenia, jeśli ułatwiają one użytkownikom wprowadzanie danych;

(c) automatyczne zintegrowane kontrole służące weryfikacji wewnętrznej spójności przekazywanych danych i spójności tych danych z obowiązującymi przepisami;

(d) generowane przez system ostrzeżenia, informujące użytkowników systemu SFC2014, że niektóre działania mogą lub nie mogą zostać wykonane;

(e) elektroniczny system śledzenia statusu przetwarzania informacji wprowadzonych do systemu; oraz

(f) dostępność danych historycznych w odniesieniu do wszystkich informacji wprowadzonych w zakresie danego programu krajowego.

Artykuł 6

Przekazywanie danych w systemie SFC2014

1. System SFC2014 dostępny jest dla państw członkowskich i Komisji bądź bezpośrednio przez interaktywny interfejs użytkownika (tj. stronę internetową), bądź przez interfejs techniczny wykorzystujący predefiniowane protokoły (tj. usługi sieciowe), które umożliwiają automatyczną synchronizację i przekazywanie danych między systemami informatycznymi państw członkowskich a systemem SFC2014.

2. Data elektronicznego przekazania informacji Komisji przez państwo członkowskie oraz państwu członkowskiemu przez Komisję uznawana jest za datę przedłożenia danego dokumentu.

3. W przypadku działania siły wyższej, wadliwego działania systemu SFC2014 lub braku łączności z systemem SFC2014 przez okres dłuższy niż jeden dzień roboczy w tygodniu poprzedzającym ustawowy termin przedkładania informacji lub pięć dni roboczych w innych okresach, wymiana informacji między państwem członkowskim a Komisją może odbywać się w formie papierowej, przy wykorzystaniu modeli, formatów i wzorów, o których mowa w art. 3 ust. 1.

Zainteresowana strona wprowadza informacje przesłane już w formie papierowej do systemu SFC2014 niezwłocznie po tym, jak ustaje wadliwe działanie systemu elektronicznej wymiany, odnowione zostaje połączenie z systemem lub przestaje działać siła wyższa.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, za datę przedłożenia danego dokumentu uznaje się datę stempla pocztowego.

Artykuł 7

Bezpieczeństwo danych przekazywanych za pośrednictwem SFC2014

1. Komisja ustanawia politykę bezpieczeństwa technologii informacyjnych (zwaną dalej „polityką bezpieczeństwa IT dla SFC”) dla systemu SFC2014, obowiązującą pracowników korzystających z systemu SFC2014, zgodnie z odnośnymi przepisami unijnymi, zwłaszcza decyzją Komisji C(2006) 3602 (8) i przepisami wykonawczymi do tej decyzji. Komisja wyznacza osobę lub osoby odpowiedzialne za określanie, aktualizację i zapewnienie odpowiedniego stosowania polityki bezpieczeństwa w odniesieniu do systemu SFC2014.

2. Państwa członkowskie i instytucje europejskie inne niż Komisja, które otrzymały prawa dostępu do systemu SFC2014, przestrzegają zasad i warunków bezpieczeństwa IT opublikowanych na portalu SFC2014 oraz środków, jakie Komisja wdrożyła w systemie SFC2014 w celu zabezpieczenia przekazywania danych, w szczególności zasad dotyczących wykorzystywania interfejsu technicznego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozporządzenia.

3. Państwa członkowskie i Komisja wprowadzają w życie i zapewniają skuteczne stosowanie środków bezpieczeństwa przyjętych w celu ochrony danych, które przechowują i przekazują w systemie SFC2014.

4. Państwa członkowskie przyjmują krajowe, regionalne lub lokalne polityki technologicznego bezpieczeństwa informacji, obejmujące kwestie dostępu do systemu SFC2014 i automatycznego wprowadzania do niego danych, zapewniając zestaw minimalnych wymogów w zakresie bezpieczeństwa. Te krajowe, regionalne lub lokalne polityki bezpieczeństwa IT mogą zawierać odniesienia do innych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa. Każde państwo członkowskie zapewnia, aby wspomniane polityki bezpieczeństwa IT miały zastosowanie do wszystkich instytucji korzystających z systemu SFC2014.

5. Wspomniane krajowe, regionalne lub lokalne polityki bezpieczeństwa IT obejmują:

(a) aspekty bezpieczeństwa IT w pracy osoby lub osób odpowiedzialnych za zarządzanie prawami dostępu, o których mowa w art. 4 ust. 3 niniejszego rozporządzenia, w przypadku bezpośredniego wykorzystania systemu SFC2014;

(b) środki bezpieczeństwa IT w odniesieniu do krajowych, regionalnych lub lokalnych systemów komputerowych podłączonych do systemu SFC2014 za pomocą interfejsu technicznego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozporządzenia. Do celów pierwszego akapitu lit. b) uwzględnia się odpowiednio następujące aspekty bezpieczeństwa IT: (a) bezpieczeństwo fizyczne; (b) kontrolę nośników danych i dostępu; (c) kontrolę przechowywania danych; (d) kontrolę dostępu i haseł; (e) monitorowanie; (f) połączenie z systemem SFC2014; (g) infrastrukturę łączności; (h) zasoby ludzkie; oraz (i) zarządzanie zdarzeniami.

6. Krajowe, regionalne lub lokalne polityki bezpieczeństwa IT opierają się na analizie ryzyka, a wyszczególnione środki są proporcjonalne do zidentyfikowanych zagrożeń.

7. Dokumenty, w których określono krajowe, regionalne lub lokalne polityki bezpieczeństwa IT, udostępniane są Komisji na jej wniosek.

8. Państwa członkowskie wyznaczają — na poziomie krajowym lub regionalnym — osobę lub osoby odpowiedzialne za utrzymanie i zapewnianie stosowania krajowych, regionalnych lub lokalnych polityk bezpieczeństwa IT. Osoby te pełnią funkcję punktu kontaktowego dla osoby lub osób wyznaczonych przez Komisję, o których mowa w ust. 1.

9. Zarówno polityki bezpieczeństwa IT dla SFC, jak i odnośne krajowe, regionalne i lokalne polityki bezpieczeństwa IT uaktualniane są w przypadku zmian technologicznych, identyfikacji nowych zagrożeń lub innych istotnych zmian. Niezależnie od tego są one poddawane co roku przeglądowi, aby zapewnić, że nadal są odpowiednim środkiem.

Artykuł 8

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami. Sporządzono w Brukseli dnia 24 lipca 2014 r. W imieniu Komisji José Manuel BARROSO Przewodniczący

(1) Dz.U. L 150 z 20.5.2014, s. 112.

(2) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 184/2014 z dnia 25 lutego 2014 r. ustanawiające, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, warunki mające zastosowanie do elektronicznego systemu wymiany danych między państwami członkowskimi a Komisją oraz przyjmujące, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”, klasyfikację kategorii interwencji dla wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”. (Dz.U. L 57 z 27.2.2014, s. 7).

(3) Dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31).

(4) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(5) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (Dz.U. L 13 z 19.1.2000, s. 12).

(6) Dyrektywa 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 lipca 2002 r. dotycząca przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej (dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej) (Dz.U. L 201 z 31.7.2002, s. 37).

(7) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE z dnia 25 listopada 2009 r. zmieniająca dyrektywę 2002/22/WE w sprawie usługi powszechnej i związanych z sieciami i usługami łączności elektronicznej praw użytkowników, dyrektywę 2002/58/WE dotyczącą przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej oraz rozporządzenie (WE) nr 2006/2004 w sprawie współpracy między organami krajowymi odpowiedzialnymi za egzekwowanie przepisów prawa w zakresie ochrony konsumentów (Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 11).

(8) Decyzja Komisji C(2006) 3602 z dnia 16 sierpnia 2006 r. dotycząca bezpieczeństwa systemów informacyjnych wykorzystywanych przez Komisję Europejską.