Procedura otwarta

W ramach „otwartych” zaproszeń do składania ofert (międzynarodowych lub lokalnych) ofertę mogą złożyć wszystkie przedsiębiorstwa lub inne rodzaje podmiotów gospodarczych. Zamówienie podaje się do wiadomości publicznej w możliwie najszerszym zakresie, publikując ogłoszenie w prasie krajowej lub międzynarodowej oraz w innych odpowiednich mediach. Każda osoba fizyczna lub prawna, która pragnie złożyć ofertę, może zwrócić się o przesłanie dokumentacji przetargowej (co może się wiązać z koniecznością poniesienia kosztów) zgodnie z procedurami określonymi w ogłoszeniu o zamówieniu. Przeprowadza się analizę ofert. Zanim dokonany zostanie wybór weryfikowana jest kwalifikowalność oferentów oraz ich zdolności finansowe, gospodarcze, techniczne i zawodowe. Przeprowadza się porównanie oferentów i udziela się zamówienia. Żadne negocjacje nie są dopuszczalne.

Procedura ograniczona

W ramach „ograniczonych” zaproszeń do składania ofert wszystkie przedsiębiorstwa lub inne rodzaje podmiotów gospodarczych mogą zwrócić się o możliwość złożenia oferty, ale zgodę uzyskują wyłącznie ci oferenci, którzy spełnią kryteria wyboru. Kryteria wyboru i zadania do wykonania opisuje się w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu. Z „długiej listy” wszystkich kandydatów, którzy udzielili odpowiedzi na dane ogłoszenie, wybiera się mniejszą grupę najlepszych kandydatów, opierając się na ich odpowiedziach. Zamówienie podaje się do wiadomości publicznej w możliwie najszerszym zakresie, publikując ogłoszenie w prasie krajowej lub międzynarodowej oraz w innych odpowiednich mediach. Wstępnie wybranym kandydatom wysyła się dokumentację przetargową. Po przeprowadzeniu analizy ofert następuje ich porównanie i wybór zwycięskiego oferenta. Żadne negocjacje nie są dopuszczalne.

Umowy ramowe

Umowa ramowa to umowa między jedną instytucją zamawiającą lub ich większą liczbą a jednym podmiotem gospodarczym lub ich większą liczbą. Ma ona na celu określenie warunków dotyczących konkretnych zamówień, które mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności w odniesieniu do okresu obowiązywania, przedmiotu, ceny, maksymalnej wartości, zasad dotyczących realizacji oraz przewidywanych ilości. Umowy ramowe z szeregiem podmiotów gospodarczych określa się mianem „umów ramowych z wieloma podmiotami gospodarczymi”. Mają one formę oddzielnych umów, ale zawiera się je na identycznych warunkach. W specyfikacjach należy określić zarówno minimalną, jak i maksymalną liczbę podmiotów, z którymi instytucja zamawiająca zamierza zawrzeć umowy. Okres obowiązywania takich umów nie może przekroczyć określonej liczby lat (np. czterech), z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, w szczególności uzasadnionych przedmiotem umowy ramowej. Instytucje zamawiające nie mogą wykorzystywać umów ramowych w sposób nienależyty ani w taki sposób, aby celem lub skutkiem ich działań było wyeliminowanie, ograniczenie lub zakłócenie konkurencji. Konkretnych zamówień opartych na umowach ramowych udziela się na warunkach określonych w umowie ramowej, przestrzegając jednocześnie zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania, niedyskryminacji i uczciwej konkurencji.

Dynamiczny system zakupów

Dynamiczny system zakupów to w pełni elektroniczny proces służący dokonywaniu bieżących zakupów przez ograniczony czas. Mogą z niego korzystać wszystkie przedsiębiorstwa lub inne podmioty gospodarcze, które spełnią kryteria wyboru i złożą ofertę orientacyjną, zgodną z wymogami technicznymi. Nie stosuje się żadnego konkretnego progu. W przypadku każdego poszczególnego zamówienia instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o zamówieniu i zaprasza wszystkich wykonawców dopuszczonych do korzystania z systemu do składania ofert. Zamówienia udziela się podmiotowi, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie (tj. jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest kryterium najlepszego stosunku wartości do ceny).

Dialog konkurencyjny

Jeżeli w przypadku szczególnie złożonych zamówień instytucja zamawiająca uzna, że ani bezpośrednie zastosowanie procedury otwartej, ani wykorzystanie ustaleń regulujących procedurę ograniczoną nie doprowadzą do uzyskania najlepszego stosunku wartości do ceny, może ona skorzystać z dialogu konkurencyjnego. Zamówienie można uznać jako „szczególnie złożone”, jeżeli instytucja zamawiająca obiektywnie nie jest w stanie ani określić środków technicznych służących do zaspokojenia jej potrzeb lub wypełnienia jej celów, ani określić prawnej lub finansowej struktury projektu. Nie stosuje się żadnego konkretnego progu. Instytucje zamawiające muszą opublikować ogłoszenie o zamówieniu, w którym określą swoje potrzeby i wymogi lub do którego załączą te potrzeby i wymogi. Muszą podjąć dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o zamówieniu. Dialog może dotyczyć dowolnych aspektów oferty. Prowadzi się go jednak oddzielnie z poszczególnymi kandydatami, opierając się na zaproponowanych przez nich pomysłach i rozwiązaniach. Instytucja zamawiająca musi zapewnić równe traktowanie oferentów i zachować poufność ofert. W związku z tym nie dopuszcza się możliwości zgromadzenia najlepszych rozwiązań od różnych oferentów. Do składania ofert trzeba zaprosić co najmniej trzech kandydatów. Jeżeli kryteria wyboru spełni mniej niż trzech kandydatów, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę z udziałem pozostałego jednego kandydata lub pozostałych dwóch kandydatów, którzy spełniają kryteria. Instytucja zamawiająca nie może włączyć do tej grupy innych podmiotów gospodarczych, które nie wzięły udziału w procedurze, ani też kandydatów, którzy nie spełniają kryteriów wyboru. Podczas dialogu instytucje zamawiające muszą traktować wszystkich oferentów na równych zasadach i zapewnić poufność proponowanych rozwiązań lub innych informacji uzyskanych w ramach dialogu, chyba że kandydat wyrazi zgodę na ich ujawnienie. Instytucja zamawiająca musi sporządzić sprawozdanie, w którym uzasadni sposób prowadzenia dialogu.

Po poinformowaniu uczestników dialogu o jego zakończeniu instytucje zamawiające muszą ich zaprosić do złożenia ostatecznych ofert w oparciu o rozwiązania przedstawione i określone podczas dialogu. Oferty muszą zawierać wszystkie informacje wymagane i niezbędne do realizacji projektu. Na wniosek instytucji zamawiającej oferty te można wyjaśnić, uszczegółowić i zoptymalizować, pod warunkiem że nie powoduje to zmiany podstawowych aspektów oferty lub zaproszenia do składania ofert, ponieważ zmiany mogłyby doprowadzić do zakłócenia konkurencji lub wywrzeć skutek dyskryminacyjny. Na wniosek instytucji zamawiającej oferent, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą ekonomicznie, może zostać poproszony o wyjaśnienie aspektów oferty lub o potwierdzenie zawartych w ofercie zobowiązań, pod warunkiem że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych aspektów oferty lub zaproszenia do składania ofert i nie będzie stwarzało ryzyka zakłócenia konkurencji lub wywarcia skutku dyskryminacyjnego.

Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu. Zamówienia udziela się podmiotowi, który spełnia wymagania techniczne i który przedstawił ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie (tj. jedynym kryterium jest najlepszy stosunek wartości do ceny). Standardowe wzory należy dostosować w razie potrzeby.

Procedura negocjacyjna/procedura z jedną ofertą

Zamówienia można udzielić bezpośrednio (stosując „procedurę z jedną ofertą” lub „procedurę negocjacyjną”) w określonych okolicznościach (np. w przypadkach, gdy umowa, która ma zostać zawarta, nie przekracza określonej wartości lub gdy bezpośrednie udzielenie zamówienia uzasadniają wyjątkowe okoliczności). W przypadku zastosowania procedury negocjacyjnej należy powołać komisję oceniającą w celu prowadzenia negocjacji. We wszystkich przypadkach instytucja zamawiająca musi sporządzić sprawozdanie, w którym wyjaśni, w jaki sposób wybrano uczestnika lub uczestników negocjacji i ustalono cenę, oraz uzasadni decyzję o udzieleniu zamówienia. Instytucja zamawiająca powinna zapewnić należyte stosowanie podstawowych zasad dotyczących procedur udzielania zamówień, takich jak weryfikacja zgodności z zasadami kwalifikowalności (przepisy dotyczące narodowości), jak również kryteriów wyboru i wykluczenia.

Uwaga: zgodnie z sekcją 2 pkt 11–12 załącznika I do rozporządzenia finansowego z procedury negocjacyjnej należy korzystać w ograniczonym stopniu lub w należycie uzasadnionych przypadkach.