ZAŁĄCZNIK II

Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do organizacji składających wniosek o certyfikat podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie lub o certyfikat w zakresie funkcji utrzymania zleconych na zewnątrz na zasadzie outsourcingu przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie

I. Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do funkcji zarządzania

1. Przywództwo – zaangażowanie w rozwój i wdrażanie systemu utrzymania organizacji oraz w ciągłe udoskonalanie jego efektywności

Organizacja musi posiadać stosowne procedury mające na celu:

a) ustanowienie polityki dotyczącej utrzymania, adekwatnej do typu organizacji i zakresu usług oraz zatwierdzonej przez dyrektora naczelnego organizacji lub jego przedstawiciela;

b) zapewnienie, aby ustanowione zostały cele w zakresie bezpieczeństwa, stosownie do ram prawnych i zgodnie z typem organizacji, zakresem i odnośnym ryzykiem;

c) dokonywanie oceny ogólnych wyników działań w zakresie bezpieczeństwa w związku z jej celami w zakresie bezpieczeństwa;

d) opracowywanie planów i procedur mających na celu realizowanie jej celów dotyczących bezpieczeństwa;

e) zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych do przeprowadzenia wszystkich procesów w celu spełnienia wymogów określonych w niniejszym załączniku;

f) określanie wpływu innych działań zarządczych na system utrzymania i zarządzanie nim;

g) zapewnienie, aby kadra kierownicza wyższego szczebla była świadoma rezultatów monitorowania wyników działań i audytów oraz aby przyjęła ogólną odpowiedzialność za wprowadzanie zmian w systemie utrzymania;

h) zapewnienie, aby personel i przedstawiciele personelu byli odpowiednio reprezentowani oraz by konsultowano się z nimi w sprawie określania, opracowywania, monitorowania i poddawania przeglądowi aspektów bezpieczeństwa wszystkich powiązanych procesów, w które może być zaangażowany personel.

2. Zarządzanie ryzykiem – ustrukturyzowane podejście do oceny ryzyka związanego z utrzymaniem pojazdów, w tym ryzyka wynikającego bezpośrednio z procesów operacyjnych i działań innych organizacji lub osób, oraz określanie właściwych środków kontroli ryzyka

2.1. Organizacja musi posiadać stosowne procedury i uzgodnienia w celu rozpoznawania potrzeb i zaangażowania we współpracę z dysponentami, przedsiębiorstwami kolejowymi, zarządcami infrastruktury, projektantami oraz producentami pojazdów i elementów lub innymi zainteresowanymi stronami.

2.2. Organizacja musi posiadać procedury w zakresie oceny ryzyka do celów zarządzania zmianami w dokumentacji dotyczącej utrzymania, w tym w zakresie planów utrzymania, wyposażenia, procedur, organizacji, obsady stanowisk lub interfejsów, a także stosowania wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798.

2.3. W przypadku dokonywania oceny ryzyka organizacja musi posiadać procedury mające na celu uwzględnienie potrzeby określenia, zapewnienia i utrzymania odpowiedniego środowiska pracy, zgodnego z prawodawstwem unijnym i ustawodawstwem krajowym, w szczególności z dyrektywą Rady 89/391/EWG (1).

3. Monitorowanie – ustrukturyzowane podejście ukierunkowane na zapewnienie wdrożenia środków kontroli ryzyka działających prawidłowo i umożliwiających osiągnięcie celów organizacji

3.1. Organizacja musi posiadać procedurę do celów regularnego gromadzenia, monitorowania i analizowania stosownych danych dotyczących bezpieczeństwa, w tym:

a) wydajności odpowiednich procesów;

b) wyników procesów (w tym wszystkich usług i produktów zleconych innym podmiotom);

c) efektywności uzgodnień w zakresie kontroli ryzyka;

d) informacji dotyczących doświadczenia, nieprawidłowości, usterek i napraw wynikających z codziennej eksploatacji i utrzymania.

3.2. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie zgłaszania, rejestrowania, badania i analizowania wypadków, incydentów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych oraz innych niebezpiecznych zdarzeń.

3.3. Na potrzeby okresowego przeglądu wszystkich procesów organizacja musi posiadać wewnętrzny system audytu, który jest niezależny i bezstronny oraz działa w przejrzysty sposób. W ramach wspomnianego systemu muszą być wdrożone procedury mające na celu:

a) opracowanie planu audytu wewnętrznego, który może być poprawiany w zależności od wyników poprzednich audytów oraz monitorowania wyników działań;

b) analizowanie i ocenę wyników audytów;

c) proponowanie i wdrażanie konkretnych działań lub środków naprawczych;

d) weryfikowanie efektywności wcześniejszych środków lub działań.

3.4. Procedury, o których mowa w pkt 3.1, 3.2 i 3.3 niniejszej sekcji, muszą być zgodne ze wspólnymi metodami oceny bezpieczeństwa dotyczącymi metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798 oraz dotyczącymi metod oceny poziomu bezpieczeństwa i parametrów bezpieczeństwa operatorów kolei na szczeblu krajowym i Unii przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) tej dyrektywy.

4. Ciągłe udoskonalanie – ustrukturyzowane podejście ukierunkowane na analizowanie informacji gromadzonych poprzez regularne monitorowanie i prowadzenie audytów lub informacji pochodzących z innych odpowiednich źródeł, a także na wykorzystywanie wyników do uczenia się i przyjmowania środków zapobiegawczych lub naprawczych w celu utrzymywania lub podnoszenia poziomu bezpieczeństwa

Organizacja musi posiadać procedury w celu zapewnienia, aby:

a) wykryte niedociągnięcia były korygowane;

b) nowe osiągnięcia w dziedzinie bezpieczeństwa były wdrażane;

c) ustalenia audytów wewnętrznych były wykorzystywane do wprowadzania udoskonaleń w systemie;

d) działania zapobiegawcze lub naprawcze były wdrażane, gdy to niezbędne, w celu zapewnienia zgodności systemu kolejowego z normami i innymi wymogami przez cały okres eksploatacyjny wyposażenia i operacji;

e) istotne informacje dotyczące dochodzenia i przyczyn wypadków, incydentów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych oraz innych niebezpiecznych zdarzeń były wykorzystywane do uczenia się oraz – w stosownych przypadkach – przyjmowania środków ukierunkowanych na podniesienie poziomu bezpieczeństwa;

f) stosowne zalecenia ze strony krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów zajmujących się badaniem przyczyn wypadków oraz wynikające z dochodzeń branżowych lub wewnętrznych były oceniane i w stosownym przypadkach wykonywane;

g) stosowne sprawozdania lub informacje ze strony przedsiębiorstw kolejowych, zarządców infrastruktury, dysponentów lub pochodzące z innych odpowiednich źródeł były rozpatrywane i brane pod uwagę.

5. Struktura i odpowiedzialność – ustrukturyzowane podejście ukierunkowane na określenie zakresu odpowiedzialności jednostek i zespołów, co ma na celu niezawodną realizację celów organizacji w zakresie bezpieczeństwa

5.1. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu przydzielanie odpowiedzialności za wszystkie odpowiednie procesy w obrębie organizacji.

5.2. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu wyraźne określenie związanych z bezpieczeństwem obszarów odpowiedzialności, podział odpowiedzialności pomiędzy poszczególne związane z nimi funkcje, a także wzajemne oddziaływania między nimi. Obejmuje to określone w pkt 2.1 powyżej procedury pomiędzy organizacją i dysponentami oraz – w stosownych przypadkach – przedsiębiorstwami kolejowymi i zarządcami infrastruktury.

5.3. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie, aby personel, któremu powierzono obowiązki w obrębie organizacji, posiadał uprawnienia, kompetencje i wystarczające zasoby do wykonywania swoich funkcji. Odpowiedzialność i kompetencje muszą być spójne i możliwe do pogodzenia z daną rolą, a powierzenie obowiązków musi mieć formę pisemną.

5.4. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie koordynacji działań związanych z odpowiednimi procesami w obrębie organizacji.

5.5. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu rozliczanie osób pełniących role w zakresie zarządzania bezpieczeństwem za ich skuteczność działania.

6. Zarządzanie kompetencjami – ustrukturyzowane podejście, które ma zapewnić dysponowanie przez pracowników kompetencjami wymaganymi do bezpiecznej, skutecznej i wydajnej realizacji, we wszystkich okolicznościach, celów organizacji

6.1. Organizacja musi utworzyć system zarządzania kompetencjami, zapewniający:

a) określenie stanowisk, które obejmują odpowiedzialność za prowadzenie w obrębie systemu wszystkich procesów niezbędnych do spełnienia wymogów określonych w niniejszym załączniku;

b) określenie stanowisk, w ramach których wykonywane są zadania związane z bezpieczeństwem;

c) przydzielanie personelowi odpowiednich kompetencji w odniesieniu do stosownych zadań.

6.2. W obrębie systemu zarządzania kompetencjami istniejącego w organizacji muszą istnieć procedury w zakresie zarządzania kompetencjami personelu, które obejmują co najmniej:

a) określanie wiedzy, umiejętności i doświadczenia wymaganych w związku z zadaniami związanymi z bezpieczeństwem jako odpowiednie z punktu widzenia zakresu odpowiedzialności;

b) zasady selekcji, w tym podstawowy poziom wykształcenia, predyspozycje intelektualne i sprawność fizyczna;

c) wstępne szkolenie i kwalifikacje lub certyfikacja nabytych kompetencji i umiejętności;

d) zagwarantowanie, by wszyscy członkowie personelu byli świadomi istotności i wagi swoich działań oraz tego, w jaki sposób przyczyniają się do osiągnięcia celów w zakresie bezpieczeństwa;

e) bieżące szkolenia i okresowe aktualizowanie dotychczasowej wiedzy i umiejętności;

f) w stosownych przypadkach – okresowe kontrole kompetencji, predyspozycji intelektualnych i sprawności fizycznej;

g) w zależności od potrzeb – środki specjalne w razie wypadków lub incydentów bądź długiej nieobecności w pracy.

7. Informacje – ustrukturyzowane podejście, które ma zapewnić dysponowanie przez decydentów na wszystkich szczeblach organizacji ważnymi informacjami

7.1. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu określenie kanałów sprawozdawczych, dzięki którym w obrębie samego podmiotu oraz w ramach jego stosunków z innymi uczestnikami, w tym z zarządcami infrastruktury, przedsiębiorstwami kolejowymi, dysponentami i projektantami lub producentami pojazdów lub elementów, w stosownych przypadkach, informacje dotyczące wszystkich odpowiednich procesów są w sposób należyty wymieniane oraz przedkładane osobie odgrywającej właściwą rolę zarówno w obrębie własnej organizacji, jak i w innych organizacjach, niezwłocznie i w sposób jasny.

7.2. Mając na względzie zapewnienie właściwej wymiany informacji, organizacja musi posiadać procedury w zakresie:

a) odbioru i przetwarzania określonych informacji;

b) określania, tworzenia i rozpowszechniania określonych informacji;

c) udostępniania wiarygodnych i aktualnych informacji.

7.3. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie, aby najważniejsze informacje operacyjne były:

a) istotne i potwierdzone;

b) ścisłe;

c) kompletne;

d) odpowiednio zaktualizowane;

e) zweryfikowane;

f) spójne i łatwe do zrozumienia (z uwzględnieniem używanego języka);

g) przekazane do wiadomości personelu zgodnie z jego zakresem odpowiedzialności przed ich wykorzystaniem;

h) łatwo dostępne dla personelu, któremu w razie potrzeby należy udostępnić kopie.

7.4. Wymogi określone w pkt 7.1, 7.2 i 7.3 stosuje się w szczególności w odniesieniu do następujących informacji operacyjnych:

a) kontrole ścisłości i kompletności krajowych rejestrów pojazdów w zakresie identyfikowania (w tym środków) oraz rejestracji pojazdów, które dana organizacja utrzymuje;

b) dokumentacja utrzymania;

c) informacje dotyczące wsparcia udzielonego dysponentom oraz – w stosownych przypadkach – innym stronom, w tym przedsiębiorstwom kolejowym lub zarządcom infrastruktury;

d) informacje dotyczące kwalifikacji personelu oraz późniejszego nadzoru sprawowanego w ramach rozwoju utrzymania;

e) informacje dotyczące eksploatacji (w tym przebiegu, typu i zakresu działań, zdarzeń lub incydentów) oraz wnioski przedsiębiorstw kolejowych, dysponentów i zarządców infrastruktury;

f) zapisy dotyczące przeprowadzonego utrzymania, w tym informacje w sprawie usterek wykrytych podczas kontroli oraz działań naprawczych podjętych przez przedsiębiorstwa kolejowe lub przez zarządców infrastruktury, np. czynności w zakresie kontroli i monitorowania podjętych przed odjazdem pociągu lub podczas jazdy;

g) dopuszczenie do użytkowania i przywrócenie do eksploatacji;

h) zlecenia na usługi utrzymania;

i) informacje techniczne przekazywane przedsiębiorstwom kolejowym, zarządcom infrastruktury oraz dysponentom w odniesieniu do instrukcji utrzymania;

j) pilne informacje dotyczące sytuacji, w których możliwość poruszania się w bezpieczny sposób jest zagrożona; informacje te mogą obejmować: (i) nakładanie ograniczeń na użytkowanie lub szczególne warunki eksploatacyjne w odniesieniu do pojazdów, które dana organizacja utrzymuje, lub innych pojazdów z tej samej serii, nawet jeżeli są utrzymywane przez inne podmioty odpowiedzialne za utrzymanie; wspomniane informacje należy także współdzielić ze wszystkimi zaangażowanymi stronami; (ii) pilne informacje dotyczące kwestii związanych z bezpieczeństwem stwierdzonych w czasie utrzymania, np. usterek wykrytych w elemencie powszechnie używanym w szeregu kategorii lub serii pojazdów;

k) wszelkie istotne informacje lub dane potrzebne w celu przedłożenia rocznego sprawozdania z utrzymania organowi certyfikującemu oraz odpowiednim klientom (w tym dysponentom); wspomniane sprawozdanie należy także udostępnić na żądanie krajowym organom ds. bezpieczeństwa.

8. Dokumentacja – ustrukturyzowane podejście, które ma zapewnić identyfikowalność wszystkich istotnych informacji

8.1. Organizacja musi posiadać odpowiednie procedury w celu zapewnienia, aby wszystkie odpowiednie procesy były w należyty sposób udokumentowane.

8.2. Organizacja musi posiadać odpowiednie procedury w zakresie:

a) regularnego monitorowania i aktualizowania całej stosownej dokumentacji;

b) formatowania, tworzenia i rozprowadzania całej stosownej dokumentacji oraz weryfikacji wprowadzonych do niej zmian;

c) odbioru, gromadzenia i archiwizowania całej stosownej dokumentacji.

9. Działania w zakresie zlecania podwykonawstwa – ustrukturyzowane podejście, które ma zapewnić właściwe zarządzanie podzlecanymi działaniami, by osiągać cele organizacji

9.1. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zapewnienie, aby produkty i usługi związane z bezpieczeństwem zostały zidentyfikowane.

9.2. W przypadku korzystania z usług wykonawców lub dostawców, bądź obu tych rodzajów podmiotów, w odniesieniu do produktów i usług związanych z bezpieczeństwem organizacja musi posiadać procedury mające na celu sprawdzanie w czasie selekcji, czy:

a) wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy posiadają odpowiednie kwalifikacje;

b) wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy posiadają odpowiedni i udokumentowany system utrzymania i zarządzania.

9.3. Organizacja musi posiadać procedurę mającą na celu określenie wymogów, które muszą spełniać wspomniani wykonawcy i dostawcy.

9.4. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu monitorowanie wiedzy dostawców lub wykonawców na temat ryzyka, jakie ich działania pociągają za sobą w odniesieniu do operacji prowadzonych przez organizację.

9.5. W przypadku gdy system utrzymania lub zarządzania danego wykonawcy lub dostawcy jest certyfikowany, proces monitorowania określony w pkt 3 może być ograniczony do wyników zleconych procesów operacyjnych, o których mowa w pkt 3.1 lit. b).

9.6. Należy wyraźnie określić, znać i przydzielić w umowie pomiędzy kontrahentami co najmniej podstawowe zasady dotyczące przedstawionych poniżej procesów:

a) zakres odpowiedzialności i zadania związane z kwestiami bezpieczeństwa kolei;

b) obowiązki związane z przekazywaniem istotnych informacji pomiędzy obiema stronami;

c) identyfikowalność dokumentów dotyczących bezpieczeństwa.

II. Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do funkcji rozwoju utrzymania

1. Organizacja musi posiadać procedurę mającą na celu określenie następujących elementów i zarządzanie nimi:

a) wszystkich działań w zakresie utrzymania mających wpływ na bezpieczeństwo;

b) wszystkich elementów krytycznych dla bezpieczeństwa.

2. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu zagwarantowanie spełnienia zasadniczych wymagań w zakresie interoperacyjności, w tym aktualizacje w ciągu całego cyklu eksploatacyjnego, poprzez:

a) zapewnienie zgodności ze specyfikacjami dotyczącymi podstawowych parametrów interoperacyjności, podanymi w odpowiednich technicznych specyfikacjach interoperacyjności (TSI);

b) weryfikowanie we wszystkich okolicznościach spójności dokumentacji dotyczącej utrzymania z zezwoleniem dotyczącym pojazdu (w tym z ewentualnymi krajowymi wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa), w tym zgodności z dokumentacją techniczną i z typem rejestrów, jak w europejskim rejestrze typów pojazdów dopuszczonych do eksploatacji (ERATV);

c) zarządzanie wszelkiego rodzaju wymianami w ramach utrzymania;

d) określanie potrzeby przeprowadzenia oceny ryzyka co do potencjalnego wpływu danej zmiany na bezpieczeństwo systemu kolei poprzez stosowanie wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798;

e) zarządzanie konfiguracją wszystkich zmian technicznych wywierających wpływ na integralność systemu pojazdu.

3. Organizacja musi posiadać procedurę w zakresie projektowania i wspierania wdrożenia instalacji, wyposażenia i narzędzi niezbędnych do przeprowadzania utrzymania i specjalnie opracowanych do tego celu. Organizacja musi posiadać procedurę sprawdzania, czy te instalacje, wyposażenie i narzędzia są używane, przechowywane i utrzymywane zgodnie ze swoim harmonogramem utrzymania oraz stosownie do wymogów związanych z ich utrzymaniem.

4. W przypadku rozpoczynania eksploatacji pojazdów organizacja musi posiadać procedury mające na celu:

a) uzyskanie dostępu do zaleceń dotyczących utrzymania zawartych we wstępnej dokumentacji oraz zgromadzenie wystarczających informacji na temat planowanych operacji;

b) dokonanie analizy tych zaleceń dotyczących utrzymania zawartych we wstępnej dokumentacji i zapewnienie, poprzez stosowanie wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy(UE) 2016/798, pierwszej dokumentacji dotyczącej utrzymania, biorąc także pod uwagę informacje zawarte we wszystkich powiązanych gwarancjach;

c) zapewnienie odpowiedniego wdrożenia pierwszej dokumentacji dotyczącej utrzymania.

5. Aby zapewnić aktualność dokumentacji dotyczącej utrzymania przez cały cykl eksploatacyjny pojazdu, organizacja musi posiadać procedury mające na celu:

a) gromadzenie przynajmniej istotnych informacji dotyczących: (i) rodzaju i zakresu faktycznie przeprowadzonych działań, dotyczących między innymi wypadków, poważnych wypadków i incydentów zdefiniowanych w dyrektywie (UE) 2016/798; (ii) defektów wykrytych w elementach; (iii) typu i zakresu planowanych działań; (iv) faktycznie przeprowadzonego utrzymania;

b) określenie potrzeby dokonywania aktualizacji, przy uwzględnieniu wartości dopuszczalnych w odniesieniu do interoperacyjności;

c) przedstawianie propozycji zmian i ich realizacji oraz ich zatwierdzanie, z zamiarem podjęcia decyzji opartej na wyraźnie określonych kryteriach, przy uwzględnieniu ustaleń z oceny ryzyka przeprowadzonej poprzez zastosowanie wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798;

d) zapewnienie odpowiedniego wdrożenia zmian;

e) monitorowanie skuteczności zmian w procesie zgodnym z metodami oceny poziomu bezpieczeństwa i parametrów bezpieczeństwa operatorów kolei na szczeblu krajowym i unijnym przyjętymi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) dyrektywy (UE) 2016/798.

6. W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji rozwoju utrzymania należy uwzględnić co najmniej wymienione poniżej działania wywierające wpływ na bezpieczeństwo:

a) stosowanie wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798 w celu oceny zmian w dokumentacji dotyczącej utrzymania;

b) dziedziny inżynieryjne wymagane do celów zarządzania opracowaniem dokumentacji dotyczącej utrzymania i jej zmianami oraz rozwojem, oceną, walidacją i zatwierdzeniem wymian w ramach utrzymania;

c) działania w zakresie utrzymania elementów krytycznych dla bezpieczeństwa;

d) techniki łączenia (w tym spawanie i klejenie);

e) badania nieniszczące.

7. W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji rozwoju utrzymania należy zagwarantować identyfikowalność przynajmniej następujących elementów:

a) dokumentacja dotycząca rozwoju, oceny, walidacji i zatwierdzania wymiany w ramach utrzymania;

b) konfiguracja pojazdów, co obejmuje między innymi elementy krytyczne dla bezpieczeństwa i modyfikacje oprogramowania pokładowego;

c) zapisy dotyczące przeprowadzonego utrzymania;

d) wyniki badań dotyczących korzyści z doświadczenia;

e) wszystkie kolejne wersje dokumentacji dotyczącej utrzymania, w tym ocena ryzyka;

f) sprawozdania w sprawie kompetencji i nadzoru w zakresie przeprowadzania utrzymania oraz zarządzania utrzymaniem taboru;

g) informacje techniczne przekazywane w celu udzielenia wsparcia dysponentom, przedsiębiorstwom kolejowym i zarządcom infrastruktury.

III. Wymogi i kryteria oceny dotyczące funkcji zarządzania utrzymaniem taboru

1. Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą sprawdzenie kompetencji, dostępności i zdolności podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzanie utrzymania przed złożeniem zleceń na usługi utrzymania. Oznacza to, że warsztaty utrzymaniowe muszą posiadać należyte kwalifikacje do podejmowania decyzji w sprawie wymogów dotyczących kompetencji technicznych w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania.

2. Organizacja musi posiadać procedurę w zakresie tworzenia pakietu roboczego oraz wystawienia i złożenia zlecenia na usługi utrzymania.

3. Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą odesłanie pojazdów do utrzymania w odpowiednim czasie.

4. Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą zarządzanie wycofywaniem pojazdów z eksploatacji do celów utrzymania lub w przypadku zagrożenia bezpiecznej eksploatacji lub gdy potrzeby w zakresie utrzymania mają wpływ na normalną eksploatację.

5. Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą określenie niezbędnych środków weryfikacji stosowanych do przeprowadzonego utrzymania oraz do dopuszczenia pojazdów do użytkowania.

6. Organizacja musi posiadać procedurę umożliwiającą wydanie zawiadomienia o przywróceniu do eksploatacji, łącznie z określeniem ograniczeń użytkowania, aby zapewnić bezpieczną eksploatację przy uwzględnieniu dokumentacji dotyczącej dopuszczenia do użytkowania.

7. W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy uwzględnić co najmniej przywrócenie do eksploatacji, łącznie z określeniem ograniczenia użytkowania.

8. W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy zapewnić co najmniej następujące elementy w odniesieniu do funkcji przeprowadzania utrzymania:

a) stosowne reguły i specyfikacje techniczne;

b) plan utrzymania w odniesieniu do każdego pojazdu;

c) wykaz części zamiennych, w tym wystarczająco szczegółowy opis techniczny każdej części w celu umożliwienia zastąpienia jej identyczną lub podobną częścią przy zapewnieniu takich samych gwarancji;

d) wykaz materiałów, w tym wystarczająco szczegółowy opis ich zastosowania oraz niezbędne informacje dotyczące BHP;

e) dokumentacja, w której określono specyfikacje w odniesieniu do działań wywierających wpływ na bezpieczeństwo i która zawiera interwencyjne oraz użytkowe ograniczenia w odniesieniu do elementów;

f) wykaz elementów lub systemów, które są objęte wymogami prawnymi, a także wykaz tych wymogów (co dotyczy także zbiorników hamulcowych oraz zbiorników do przewozu towarów niebezpiecznych);

g) stosowanie wspólnych metod oceny bezpieczeństwa dotyczących metod wyceny i oceny ryzyka przyjętych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) dyrektywy (UE) 2016/798 w celu oceny zmian wywierających wpływ na funkcję zarządzania utrzymaniem taboru.

9. W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy przekazać zainteresowanym stronom co najmniej informacje o przywróceniu do eksploatacji, w tym o ograniczeniach użytkowania istotnych z punktu widzenia użytkowników (przedsiębiorstw kolejowych i zarządców infrastruktury).

10. W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru należy zarejestrować co najmniej następujące elementy:

a) zlecenia na usługi utrzymania;

b) przywrócenie do eksploatacji, w tym ograniczenia użytkowania istotne z punktu widzenia przedsiębiorstw kolejowych i zarządców infrastruktury.

IV. Wymogi i kryteria oceny w odniesieniu do funkcji przeprowadzania utrzymania

1. Organizacja musi posiadać stosowne procedury mające na celu:

a) sprawdzenie kompletności i adekwatności informacji dostarczonych w ramach funkcji zarządzania utrzymaniem taboru w odniesieniu do zleconych działań;

b) weryfikacja wykorzystania wymaganych, stosownych dokumentów utrzymania oraz innych norm mających zastosowanie do świadczenia usług w zakresie utrzymania zgodnie ze zleceniami na usługi utrzymania;

c) zapewnienie dostępności wszelkich odpowiednich specyfikacji dotyczących utrzymania, określonych w stosownych regulacjach oraz w szczególnych normach, zawartych w zleceniach na usługi utrzymania, dla całego zainteresowanego personelu (np. są one zawarte w wewnętrznych instrukcjach roboczych).

2. Organizacja musi posiadać procedury w celu zapewnienia, aby:

a) elementy (w tym części zamienne) oraz materiały były wykorzystywane w sposób określony w zleceniach na usługi utrzymania oraz w dokumentacji dostawcy;

b) elementy i materiały były przechowywane, traktowane i przewożone w sposób zapobiegający zużyciu i uszkodzeniu oraz określony w zleceniach na usługi utrzymania i w dokumentacji dostawcy;

c) wszystkie elementy i materiały, także te dostarczone przez klienta, były zgodne z odpowiednimi przepisami krajowymi i międzynarodowymi, jak również z wymogami odpowiednich zleceń na usługi utrzymania.

3. Organizacja musi posiadać procedury mające na celu określenie, zidentyfikowanie, zapewnienie, zaewidencjonowanie i udostępnianie odpowiednich i właściwych instalacji, wyposażenia oraz narzędzi, które umożliwią jej świadczenie usług w zakresie utrzymania zgodnie ze zleceniami na usługi utrzymania oraz z innymi stosownymi specyfikacjami, przy zapewnieniu:

a) bezpiecznego przeprowadzania utrzymania, z uwzględnieniem BHP personelu odpowiedzialnego za utrzymanie;

b) ergonomii i ochrony zdrowia, w tym także interfejsów pomiędzy użytkownikami i systemami informatycznymi lub wyposażeniem diagnostycznym.

4. Jeżeli jest to konieczne do zapewnienia wiarygodnych wyników, organizacja musi posiadać procedury w odniesieniu do swoich przyrządów pomiarowych, w celu zapewnienia, aby były one:

a) kalibrowane lub weryfikowane w określonych odstępach czasu lub przed użyciem, zgodnie z międzynarodowymi, krajowymi lub branżowymi normami dotyczącymi pomiarów; w przypadku gdy takie normy nie istnieją, należy zarejestrować podstawę zastosowaną do celów kalibracji lub weryfikacji;

b) wyregulowane lub powtórnie wyregulowane, w zależności od potrzeb;

c) zidentyfikowane, tak by możliwe było określenie statusu kalibracji;

d) zabezpieczone przed regulacjami, które doprowadziłyby do unieważnienia wyniku pomiaru;

e) chronione przed uszkodzeniem i pogorszeniem stanu w czasie obsługi, utrzymania i przechowywania.

5. Organizacja musi posiadać procedury w celu zapewnienia, aby wszystkie instalacje, wyposażenie i narzędzia były właściwie wykorzystywane, kalibrowane, konserwowane i utrzymywane zgodnie z udokumentowanymi procedurami.

6. Organizacja musi posiadać procedury w celu sprawdzenia, czy wykonane czynności są zgodne ze zleceniami na usługi utrzymania oraz w celu wydania zawiadomienia o dopuszczeniu do użytkowania. Zawiadomienie o dopuszczeniu do użytkowania zawiera wszystkie informacje przydatne do określenia ograniczeń użytkowania.

7. W przypadku stosowania procesu w zakresie oceny ryzyka (w szczególności sekcja I pkt 2.2 i 2.3) w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania, środowisko pracy obejmuje nie tylko warsztaty, w których przeprowadza się utrzymanie, ale także tory poza budynkami warsztatów oraz wszystkie miejsca, w których prowadzone są działania w zakresie utrzymania.

8. W przypadku stosowania procesu w zakresie zarządzania kompetencjami w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania w odpowiednich przypadkach należy uwzględnić co najmniej wymienione poniżej działania wywierające wpływ na bezpieczeństwo:

a) techniki łączenia (w tym spawanie i klejenie);

b) badania nieniszczące;

c) ostateczne badania pojazdu i dopuszczenie do użytkowania;

d) działania w zakresie utrzymania w odniesieniu do systemów hamulcowych, zestawów kołowych i urządzeń cięgłowych, a także działania w zakresie utrzymania w odniesieniu do poszczególnych elementów wagonów towarowych przeznaczonych do przewozu towarów niebezpiecznych, takich jak zbiorniki, zawory itp.;

e) działania w zakresie utrzymania elementów krytycznych dla bezpieczeństwa;

f) działania w zakresie utrzymania systemów sterowania i sygnalizacji;

g) działania w zakresie utrzymania systemów sterowania drzwiami;

h) inne określone obszary specjalistyczne wywierające wpływ na bezpieczeństwo.

9. W przypadku stosowania procesu w zakresie informacji w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania należy zapewnić co najmniej następujące elementy w odniesieniu do funkcji zarządzania utrzymaniem taboru oraz rozwoju utrzymania:

a) prace wykonane zgodnie ze zleceniami na usługi utrzymania;

b) wszelkie ewentualne wady lub usterki w zakresie bezpieczeństwa, wykryte przez organizację;

c) dopuszczenie do użytkowania.

10. W przypadku stosowania procesu w zakresie dokumentacji w ramach funkcji przeprowadzania utrzymania należy zarejestrować co najmniej następujące elementy w odniesieniu do działań w zakresie utrzymania wywierających wpływ na bezpieczeństwo, o których mowa w sekcji II pkt 1 lit. a):

a) wyraźne określenie wszystkich instalacji, wyposażenia oraz narzędzi;

b) wszystkie wykonane prace w zakresie utrzymania, w tym wykorzystywany personel, narzędzia, wyposażenie, części zapasowe oraz materiały, z uwzględnieniem: (i) stosownych przepisów krajowych obowiązujących w miejscu, gdzie organizacja ma swoją siedzibę; (ii) wymogów określonych w zleceniach na usługi utrzymania, w tym wymogów w zakresie ewidencjonowania; (iii) ostatecznych badań i decyzji w sprawie dopuszczenia do użytkowania;

c) środki kontroli wymagane w ramach zleceń na usługi utrzymania oraz dopuszczenia do użytkowania;

d) wyniki kalibracji i weryfikacji, przy czym w przypadku gdy do monitorowania i pomiaru określonych wymogów wykorzystuje się oprogramowanie komputerowe, należy przed pierwszym użyciem potwierdzić jego przydatność do danego zadania, a w razie potrzeby zweryfikować ją ponownie;

e) wiarygodność poprzednich wyników pomiarów w przypadku stwierdzenia, że instrument pomiarowy nie spełnia wymogów.

(1) Dyrektywa Rady 89/391/EWG z dnia 12 czerwca 1989 r. w sprawie wprowadzenia środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy (Dz.U. L 183 z 29.6.1989, s. 1).