Decyzja Komisji

z dnia 23 stycznia 2002 r.

zmieniająca jej regulamin

(notyfikowana jako dokument nr C(2002) 99)

(2002/47/WE, EWWiS, Euratom)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 218 ust. 2,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Węgla i Stali, w szczególności jego art. 16,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 131,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Załączone do niniejszej decyzji przepisy w sprawie zarządzania dokumentami dodaje się do regulaminu Komisji [1] jako załącznik.

Artykuł 2

Decyzja Komisji z dnia 18 marca 1986 r. w sprawie zarządzania dokumentami [2] traci moc.

Artykuł 3

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 23 stycznia 2002 r.

W imieniu Komisji

Romano Prodi

Przewodniczący

[1] Dz.U. L 308 z 8.12.2000, str. 26.

[2] SEC(86) 388.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY W SPRAWIE ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI

Mając na uwadze, że:

(1) Wszystkie sfery działalności Komisji oraz decyzje w sferze politycznej, legislacyjnej, technicznej, finansowej i administracyjnej ostatecznie sprowadzają się do sporządzania dokumentów.

(2) Dokumenty te muszą być zarządzane w oparciu o zasady mające zastosowanie do wszystkich dyrekcji generalnych i równorzędnych służb, z uwagi na fakt, iż kształtują one bezpośredni związek z tokiem spraw oraz stanowią zapis zakończonych działań Komisji w jej podwójnym wymiarze jako instytucji europejskiej oraz administracji publicznej.

(3) Te jednolite zasady muszą gwarantować zdolność Komisji, w każdym czasie, do dostarczania informacji w sprawach, za które jest rozliczana. Dokumenty i akta przechowywane przez dyrekcję generalną lub równorzędną służbę muszą zatem utrwalać pamięć instytucjonalną, ułatwiać wymianę informacji, dostarczać dowodów przeprowadzenia działań i wychodzić naprzeciw zobowiązaniom prawnym służb.

(4) Wprowadzenie w życie wyżej wymienionych zasad wymaga ustalenia logicznej i niezawodnej struktury organizacyjnej w ramach każdej dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby, na poziomie międzywydziałowym oraz na poziomie Komisji.

(5) Ustanowienie i wprowadzenie w życie systemu katalogowego akt, powiązanego ze wspólną dla wszystkich służb Komisji nomenklaturą, odnoszącego się do części aktywnego zarządzania instytucji, umożliwi organizację akt i poprawi przejrzystość oraz dostęp do dokumentów.

(6) Skuteczny system zarządzania dokumentami stanowi zasadniczy warunek wstępny skutecznej polityki dotyczącej publicznego dostępu do dokumentów Komisji. Ustalenie rejestrów zawierających odwołania do dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez Komisję pomoże obywatelom w wykonywaniu ich prawa dostępu do dokumentów.

Artykuł 1

Definicje

Do celów niniejszych przepisów:

- "dokument" oznacza jakąkolwiek treść, sporządzoną lub otrzymaną przez Komisję, dotyczącą sprawy odnoszącej się do polityk, działalności i decyzji wchodzących w zakres właściwości instytucji w ramach jej oficjalnych zadań, niezależnie od jej nośnika (forma papierowa lub elektroniczna lub zapis dźwięku, obrazu lub zapis audiowizualny),

- "akta" oznaczają rdzeń, wokół którego zorganizowane są dokumenty zgodnie z przedmiotem działalności instytucji, w celach dowodowych, uzasadnienia lub informacji oraz do zagwarantowania skuteczności w pracy.

Artykuł 2

Cel

Niniejsze przepisy określają zasady zarządzania dokumentami.

Zarządzanie dokumentami musi zapewniać:

- sporządzanie, przyjmowanie i przechowywanie dokumentów w odpowiedniej formie,

- identyfikację każdego z dokumentów za pomocą odpowiednich oznaczeń umożliwiających ich przyporządkowanie, wyszukiwanie i łatwe powoływanie się na nie,

- zachowanie pamięci instytucjonalnej, zachowanie dowodu podejmowanych działań oraz wypełniania zobowiązań prawnych służb,

- łatwą wymianę informacji,

- zgodności z zobowiązaniami Komisji dotyczącymi przejrzystości.

Artykuł 3

Standardowe zasady

Dokumenty podlegają następującym czynnościom:

- rejestracji,

- umieszczeniu w aktach,

- przechowywaniu,

- przekazywaniu akt do archiwów historycznych.

Powyższe czynności wykonywane są w zgodnie ze standardowymi zasadami mającymi jednolite zastosowanie do wszystkich dyrekcji generalnych i równorzędnych służb Komisji.

Artykuł 4

Rejestracja

Zaraz po doręczeniu lub formalnym sporządzeniu dokumentu w ramach służby, bez względu na formę jego zapisu, podlega on analizie pod kątem określenia działań, które muszą być w stosunku do niego wykonane, oraz pod kątem konieczności jego zarejestrowania lub odstąpienia od tej czynności.

Dokument sporządzony lub otrzymany przez służbę Komisji musi zostać zarejestrowany, jeśli zawiera ważną informację, która nie ma krótkotrwałej wartości praktycznej lub może prowadzić do podjęcia czynności przez Komisję lub jedną z jej służb. Jeśli dokument został sporządzony wewnątrz Komisji, podlega on zarejestrowaniu przez służbę jego pochodzenia w ramach jej własnego systemu. Jeśli dokument został doręczony Komisji, podlega on rejestracji przez przyjmującą służbę. W trakcie dalszego przetwarzania dokumentów zarejestrowanych w ten sposób należy powoływać się na numer pierwotnej rejestracji.

Rejestracja musi umożliwiać wyraźna i pewną identyfikację dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez Komisję lub jedną z jej służb, tak aby można było prześledzić ich drogę w trakcie okresu ich użytkowania.

Prowadzone są rejestry zawierające odniesienia do dokumentów.

Artykuł 5

Umieszczanie w aktach

Dyrekcje generalne i równorzędne służby opracowują system katalogowania akt, dostosowany do ich specyficznych potrzeb.

System katalogowania akt, dostępny w drodze elektronicznej, powiązany jest ze wspólną nomenklaturą ustaloną przez Sekretariat Generalny dla wszystkich służb Komisji. Nomenklatura ta stanowi część aktywnego zarządzania Komisji.

Zarejestrowane dokumenty organizowane są w akta. Dla każdej sprawy mieszczącej się w zakresie kompetencji dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby zakłada się pojedyncze urzędowe akta. Każde urzędowe akta muszą być kompletne oraz muszą odpowiadać działalności służby w odniesieniu do danej sprawy.

Za założenie akt i włączenie ich do systemu katalogowego akt dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby odpowiedzialna jest służba właściwa dla działalności objętej aktami, zgodnie z praktycznymi uzgodnieniami dla poszczególnych dyrekcji generalnych lub równorzędnej służby.

Artykuł 6

Przechowywanie

Każda dyrekcja generalna lub równorzędna służba zapewnia fizyczną ochronę i krótko- oraz średnioterminowy dostęp do dokumentów, za które odpowiadają oraz musi być w stanie udostępnić lub odtworzyć akta, do których przynależą dokumenty.

Przepisy administracyjne oraz zobowiązania prawne wyznaczają minimalny okres przechowywania dokumentu.

Każda dyrekcja generalna lub równorzędna służba ustala swoją wewnętrzną strukturę organizacyjną dotyczącą przechowywania jej akt. Minimalny okres przechowywania w ramach służby uwzględnia wspólny dla całej Komisji wykaz sporządzony zgodnie z przepisami wykonawczymi określonymi w art. 12.

Artykuł 7

Ocena i przekazanie do archiwów historycznych

Bez uszczerbku dla minimalnego okresu przechowywania dokumentów określonego w art. 6, kancelaria(-e) określona(-e) w art. 9, dokonują w regularnych odstępach czasu i we współpracy ze służbami odpowiedzialnymi za akta, oceny dokumentów i akt, pod kątem możliwości ich przekazania do archiwów historycznych Komisji. Archiwa historyczne, po dokonaniu oceny propozycji, mogą odmówić przyjęcia dokumentów lub akt. Każda decyzja odmawiająca przyjęcia wymaga uzasadnienia oraz poinformowania o niej wnioskującej służby.

Akta lub dokumenty, w odniesieniu do których nie zachodzi potrzeba dalszego przechowywania przez służbę, przekazywane są nie później niż piętnaście lat od ich powstania przez kancelarie i pod nadzorem dyrektora generalnego do archiwów historycznych Komisji. Te akta lub dokumenty podlegają następnie ocenie zgodnie z zasadami ustanowionymi w przepisach wykonawczych określonych w art. 12, w celu oddzielenia dokumentów, które muszą być przechowywane, od tych które nie posiadają żadnej wartości administracyjnej lub historycznej.

Archiwa historyczne przechowują akta i dokumenty przekazane w niniejszym trybie w specjalnych magazynach. Archiwa historyczne udostępniają na wniosek dyrekcji generalnej lub służby dokumenty i akta z nich pochodzące.

Artykuł 8

Dokumenty niejawne

Dokumenty niejawne są przetwarzaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie bezpieczeństwa.

Artykuł 9

Kancelarie

Każda dyrekcja generalna lub równorzędna służba, uwzględniając swoją strukturę oraz istniejące ograniczenia, utworzy jedną lub więcej kancelarii.

Zadaniem kancelarii jest zapewnienie, aby dokumenty, sporządzone lub otrzymane w jej dyrekcji generalnej lub równorzędnej komórce organizacyjnej, były zarządzane zgodnie z przepisami.

Artykuł 10

Urzędnicy kancelaryjni

Każdy dyrektor generalny lub szef służby wyznacza urzędnika kancelaryjnego.

W celu ustanowienia nowoczesnego i skutecznego systemu zarządzania dokumentami i rejestrami, zadaniem urzędnika kancelaryjnego jest:

- identyfikacja typów dokumentów i akt odpowiadających zakresowi działalności dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby,

- sporządzanie i uaktualnianie wykazu istniejących baz danych i systemów,

- sporządzanie systemu katalogowego akt dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby,

- sporządzanie specyficznych dla dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby zasad i procedur zarządzania dokumentami i aktami oraz zapewnienie ich stosowania,

- organizowanie, w ramach dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby, szkoleń dla personelu odpowiedzialnego za wdrażanie, kontrolę i monitorowanie zasad postępowania ustanowionych w niniejszych przepisach.

Urzędnik kancelaryjny zapewnia poziomą koordynację między kancelariami i innymi zainteresowanymi służbami.

Artykuł 11

Grupa międzywydziałowa

Ustanawia się międzywydziałową grupę urzędników kancelaryjnych. Przewodniczy jej Sekretariat Generalny, a do jej zadań należy:

- zapewnienie prawidłowego i jednolitego stosowania niniejszych przepisów w ramach służb,

- rozpatrywanie wszystkich spraw, które mogą wyniknąć w trakcie stosowania niniejszych przepisów,

- przyczynianie się do przygotowania przepisów wykonawczych określonych w art. 12,

- przekazywanie potrzeb dyrekcji generalnych i równorzędnych służb w zakresie szkoleń i środków wsparcia.

Przewodniczący zwołuje posiedzenia grupy międzywydziałowej z własnej inicjatywy albo na wniosek dyrekcji generalnej lub równorzędnej służby.

Artykuł 12

Przepisy wykonawcze

Sekretarz generalny, działając na wniosek międzywydziałowej grupy urzędników kancelaryjnych i w porozumieniu z dyrektorem generalnym ds. personelu i administracji, przyjmuje i regularnie uaktualnia przepisy wykonawcze do niniejszych przepisów.

Uaktualnianie uwzględnia w szczególności:

- rozwój nowych technologii informatycznych i komunikacyjnych,

- zmiany w naukach archiwistycznych i wyniki wspólnotowych i międzynarodowych badań naukowych, łącznie z pojawianiem się nowych standardów w tej dziedzinie,

- zobowiązania Komisji dotyczące przejrzystości i publicznego dostępu do dokumentów i rejestrów,

- rozwój standaryzacji i sposobów przedstawiania dokumentów Komisji i jej służb,

- ustanowione zasad dotyczące wartości dowodowej dokumentów w formie elektronicznej.

Artykuł 13

Wprowadzanie w życie w służbach

Każdy dyrektor generalny oraz szef służby ustala niezbędne struktury organizacyjne, administracyjne i fizyczne oraz zapewnia niezbędny personel dla wprowadzenia w życie niniejszych przepisów oraz ich przepisów wykonawczych przez jego służbę.

Artykuł 14

Informacja, szkolenie i wsparcie

Sekretariat Generalny i Dyrekcja Generalna ds. Personelu i Administracji udostępniają niezbędne informacje, organizują szkolenia i środki wsparcia w celu zapewnienia wykonania i stosowania niniejszych przepisów w ramach dyrekcji generalnych i równorzędnych służb.

Określając środki szkoleniowe, biorą oni pod uwagę wymagania dyrekcji generalnych i równorzędnych służb odnośnie do szkolenia i wsparcia, przekazane przez międzywydziałową grupę urzędników kancelaryjnych.

Artykuł 15

Przestrzeganie przepisów

Sekretariat Generalny, we współpracy z dyrektorami generalnymi i szefami służb, odpowiedzialny jest za zapewnienie przestrzegania niniejszych przepisów.

--------------------------------------------------