„ZAŁĄCZNIK IC

SZCZEGÓŁOWE INSTRUKCJE W ZAKRESIE WYPEŁNIANIA DOKUMENTÓW ZGŁOSZENIA I PRZESYŁANIA

I. Wprowadzenie

1. W niniejszych instrukcjach podano konieczne wyjaśnienia dotyczące wypełniania dokumentów zgłoszenia i przesyłania. Obydwa rodzaje dokumentów są zgodne z konwencją bazylejską (1), decyzją OECD (2) (odnoszącą się wyłącznie do przemieszczania odpadów przeznaczonych do odzysku na obszarze OECD) oraz niniejszym rozporządzeniem, ponieważ uwzględniają wymagania szczegółowe określone w tych trzech aktach prawnych. Rozbudowany zakres tych dokumentów ma na celu uwzględnienie wymagań określonych we wszystkich trzech aktach prawnych, jednak nie wszystkie pola dokumentu stosują się jednocześnie do tych trzech aktów i dlatego też w poszczególnych przypadkach wypełnianie wszystkich pól może nie być konieczne. Wszelkie wymagania szczegółowe odnoszące się wyłącznie do jednego systemu kontroli zostały oznaczone za pomocą przypisów. Możliwe są również przypadki, w których w krajowych instrumentach legislacyjnych dotyczących wykonania przepisów powyższych aktów prawnych zastosowano terminologię różniącą się od terminologii przyjętej w konwencji bazylejskiej i decyzji OECD. Na przykład w niniejszym rozporządzeniu zamiast terminu »przesyłanie« (ang. movement), stosuje się pojęcie »przemieszczanie« (ang. shipment), a w tytułach dokumentów zgłoszenia i przesyłania konsekwentnie odzwierciedlono te różnice przy użyciu terminu »przesyłanie/przemieszczanie«.

2. W obydwu dokumentach stosuje się zarówno termin »unieszkodliwianie”, jak i »odzysk«, ponieważ zostały one odmiennie zdefiniowane w trzech wspomnianych aktach prawnych. W rozporządzeniu Wspólnoty Europejskiej oraz w decyzji OECD stosuje się termin »unieszkodliwianie« na określenie operacji usuwania odpadów wyszczególnionych w aneksie IV.A do konwencji bazylejskiej oraz w dodatku 5.A do decyzji OECD, natomiast terminem »odzysk« określa się operacje odzysku i regeneracji odpadów wyszczególnione w aneksie IV.B do konwencji bazylejskiej oraz w dodatku 5.B do decyzji OECD. W samej konwencji bazylejskiej jednak termin »usuwanie odpadów« oznacza zarówno operacje unieszkodliwiania, jak też odzysku.

3. Właściwe organy wysyłki zobowiązane są do dostarczenia i wystawienia dokumentów zgłoszenia i przesyłania (w wersji papierowej i elektronicznej). Wykonując ten obowiązek stosują one system numeracji pozwalający na śledzenie przemieszczania się poszczególnych przesyłek odpadów. W systemie tym właściwa numeracja dokumentu powinna być poprzedzona kodem kraju wysyłki zgodnym z listą kodów państw określoną w normie ISO 3166. W państwach członkowskich UE po dwucyfrowym kodzie kraju musi następować spacja. Po tym może następować opcjonalny kod składający się z maksymalnie czterech znaków, określony przez właściwy organ wysyłki, a następnie spacja. System numeracji musi kończyć się sześciocyfrowym numerem. Przykładowo, jeśli kod kraju to XY, a sześciocyfrowy numer to 123456, numerem zgłoszenia będzie XY 123456, o ile nie określono opcjonalnego kodu. Jeśli opcjonalny kod został określony, np. jako 12, numerem zgłoszenia będzie XY 12 123456. Jeżeli dokument zgłoszenia lub przesyłania przekazywany jest drogą elektroniczną i nie określono kodu opcjonalnego, zamiast tego kodu należy wpisać »0000« (np. XY 0000 123456); jeżeli natomiast określony kod opcjonalny ma mniej niż cztery cyfry, np. 12, numerem zgłoszenia jest XY 0012 123456.

4. Poszczególne kraje mogą wyrazić wolę wydawania dokumentów papierowych w formacie zgodnym ze standardami krajowymi (zazwyczaj A4 wg ISO, zalecany przez ONZ). Niemniej jednak, w celu ułatwienia obrotu międzynarodowego oraz uwzględnienia różnic pomiędzy formatem A4 wg ISO a formatem dokumentów papierowych stosowanym w Ameryce Północnej, rozmiary ramek w formularzach nie powinny przekraczać 183 × 262 mm, a marginesy powinny być wyrównane do górnej i lewej krawędzi strony. Dokument zgłoszenia (pola 1–21, w tym przypisy) powinien mieścić się na jednej stronie, a wykaz skrótów i kodów stosowanych w dokumencie zgłoszenia na stronie drugiej. W odniesieniu do dokumentu przesyłania, pola 1–19, w tym przypisy, powinny mieścić się na jednej stronie, a pola 20–22 oraz wykaz skrótów i kodów stosowanych w dokumencie przesyłania na stronie drugiej.

II. Cel dokumentów zgłoszenia i przesyłania

5. Dokument zgłoszenia ma zapewnić zainteresowanym właściwym organom informacje konieczne do przeprowadzenia oceny, czy przemieszczanie odpadów, którego dotyczy wniosek, może zostać zatwierdzone. Zawiera on także pola, w których właściwe organy potwierdzają odbiór zgłoszenia jak też, w stosownych przypadkach, wyrażają pisemną zgodę na przeprowadzenie przemieszczenia, którego dotyczy wniosek.

6. Dokument przesyłania ma z założenia towarzyszyć przesyłce odpadów na każdym etapie przewozu, od momentu opuszczenia obiektu wytwórcy odpadów do chwili przybycia do obiektu unieszkodliwiania lub odzysku w innym kraju. Wszystkie osoby nadzorujące przemieszczanie (przewoźnicy i ewentualnie odbiorcy) (3) zobowiązane są do podpisania dokumentu przesyłania zarówno w momencie dostarczenia, jak też odbioru danych odpadów. Dokument przesyłania zawiera również pola do rejestracji odpraw celnych przesyłki w urzędach celnych wszystkich krajów, których dotyczy dana przesyłka (wymagania zgodnie z niniejszym rozporządzeniem). Wreszcie, dokument ten wykorzystywany jest przez odpowiednie instalacje unieszkodliwiania lub odzysku do poświadczenia odbioru odpadów oraz zakończenia operacji odzysku lub unieszkodliwiania.

III. Wymagania ogólne

7. Planowane przemieszczenie podlegające procedurze wcześniejszego pisemnego zgłoszenia i wydania zgody może zostać przeprowadzone wyłącznie po skompletowaniu dokumentów zgłoszenia i przesyłania na mocy niniejszego rozporządzenia, z uwzględnieniem art. 16 lit. a) i b), oraz w okresie ważności pisemnej lub milczącej zgody zainteresowanych właściwych organów.

8. Drukowane kopie dokumentów należy wypełniać w całości pismem maszynowym lub wielkimi literami, trwałym tuszem lub atramentem. Podpisy należy zawsze składać trwałym tuszem lub atramentem, a imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela wpisywać drukowanymi literami obok podpisu. W przypadku drobnych błędów, na przykład użycia nieprawidłowego kodu odpadów, dopuszcza się wprowadzanie korekt podlegających zatwierdzeniu właściwych organów. Wprowadzone korekty muszą być wyraźnie oznakowane i podpisane lub potwierdzone pieczęcią oraz oznaczone datą wprowadzenia zmian. Wprowadzenie większych zmian lub korekt wymaga użycia nowego formularza.

9. Formularze zaprojektowano również w sposób pozwalający na ich łatwe wypełnienie w formacie elektronicznym. W przypadku stosowania takiego formatu należy podjąć stosowne środki zabezpieczające, zapobiegające niewłaściwemu wykorzystaniu formularzy. Wszelkie zmiany wprowadzane do wypełnionego formularza, podlegające zatwierdzeniu właściwych organów, powinny być wyraźnie oznakowane. W przypadku korzystania z formularzy elektronicznych przesyłanych pocztą elektroniczną konieczne jest stosowanie podpisu cyfrowego.

10. W celu ułatwienia tłumaczenia, określone pola dokumentów wymagają podania kodów, a nie tekstu. Niemniej jednak w przypadku gdy wpisanie tekstu jest konieczne, pola należy wypełniać w języku akceptowanym przez właściwe organy kraju przeznaczenia oraz, w stosownych sytuacjach, przez inne zainteresowane organy.

11. Daty należy wpisywać w formacie sześciocyfrowym. Na przykład data 29 stycznia 2006 r. wprowadzana jest jako 29.01.06 (dzień.miesiąc.rok).

12. W przypadku gdy konieczne jest dołączenie do dokumentów załączników zawierających informacje dodatkowe, każdy załącznik powinien być oznaczony numerem referencyjnym dokumentu, do którego został załączony, oraz symbolem pola, do którego się odnosi.

IV. Szczegółowe instrukcje wypełniania dokumentu zgłoszenia

13. Zgłaszający (4) zobowiązany jest do wypełnienia pól 1–18 (za wyjątkiem numeru zgłoszenia w polu nr 3) w momencie dokonywania zgłoszenia. W niektórych krajach trzecich niebędących państwami członkowskimi OECD pola te mogą być wypełniane przez właściwe organy wysyłki. W przypadku gdy zgłaszający nie jest jednocześnie pierwotnym wytwórcą odpadów, wytwórca pierwotny lub jedna z osób wskazanych w art. 2 ust. 15 lit. a) ppkt (ii) lub (iii) zobowiązany(-a) jest, o ile to możliwe, do złożenia podpisu również w polu nr 17, tak jak określono w art. 4 ust. 1 akapit drugi oraz w załączniku II część 1 pkt 26.

14. Pola nr 1 (zob. załącznik II część 1 pkt 2 i 4) oraz nr 2 (zob. załącznik II część 1 pkt 6): Należy wpisać wymagane informacje (podać numer rejestracji (tylko o ile dotyczy), adres (w tym kraj) oraz numery telefonu i faksu (w tym międzynarodowy numer kierunkowy kraju); osoba wyznaczona do kontaktów powinna być odpowiedzialna za przemieszczenie, w tym jeżeli podczas przemieszczania dojdzie do zdarzeń). W niektórych krajach trzecich zamiast tego mogą być podawane informacje o właściwym organie wysyłki. Zgodnie z art. 2 ust. 15 niniejszego rozporządzenia w charakterze zgłaszającego może występować sprzedawca lub pośrednik. W takim przypadku należy przedstawić kopię umowy lub dokument poświadczający zawarcie umowy (lub oświadczenie o istnieniu takiej umowy) pomiędzy wytwórcą pierwotnym, wytwórcą pośrednim lub jednostką gromadzącą a sprzedawcą lub pośrednikiem, w formie załącznika do dokumentu (por. załącznik II część 1 pkt 23). Podane numery telefonu i faksu oraz adresy poczty elektronicznej powinny ułatwiać skontaktowanie się ze wszystkimi osobami w dowolnym momencie w sprawach związanych ze zdarzeniami, do których dochodzi podczas przemieszczania.

15. Odbiorcą określonym w polu nr 10 będzie zazwyczaj zakład unieszkodliwiania lub odzysku. Niemniej jednak w określonych przypadkach odbiorcą może być inna osoba, na przykład sprzedawca lub pośrednik (5), lub osoba prawna, a w polu nr 10 podany zostanie adres siedziby głównej lub adres korespondencyjny zakładu unieszkodliwiania lub odzyskiwania odbierającego przesyłkę. W charakterze odbiorcy występować może sprzedawca, pośrednik lub osoba prawna, o ile podmiot taki jest objęty jurysdykcją kraju przeznaczenia oraz jest posiadaczem lub sprawuje innego rodzaju kontrolę prawną nad odpadami w momencie przybycia przesyłki do kraju przeznaczenia. W takich przypadkach informacje dotyczące sprzedawcy, pośrednika lub osoby prawnej należy podać w polu nr 2.

16. Pole nr 3 (zob. załącznik II część 1 pkt 1, 5, 11 i 19): W momencie wystawienia dokumentu zgłoszenia, właściwe organy, zgodnie z przyjętym własnym systemem numeracji, nadają numer identyfikacyjny podawany w tym polu (zob. ust. 3 powyżej). W lit. A »przemieszczenie jednorazowe« odnosi się do zgłoszenia pojedynczego, a »przemieszczenie wielokrotne« do zgłoszenia ogólnego. W lit. B należy podać rodzaj operacji, do jakiej przeznaczone są przemieszczane odpady. W lit. C uprzednie upoważnienie odnosi się do art. 14 niniejszego rozporządzenia.

17. Pola nr 4 (zob. załącznik II część 1 pkt 1), nr 5 (zob. załącznik II część 1 pkt 17) oraz nr 6 (zob. załącznik II część 1 pkt 12): W przypadku jednorazowych lub wielokrotnych przemieszczeń w polu nr 4 należy podać liczbę wysyłek, a w polu nr 6 planowaną datę pojedynczego przemieszczenia lub, w przypadku przemieszczeń wielokrotnych, planowane daty pierwszej i ostatniej wysyłki. W polu nr 5 należy podać szacunkową masę minimalną i maksymalną odpadów w tonach (1 tona = 1 megagram (Mg) lub 1 000 kg). W niektórych krajach trzecich możliwe jest również podawanie ilości odpadów w metrach sześciennych (1 metr sześcienny = 1 000 litrów) lub innych jednostkach systemu metrycznego, takich jak kilogramy lub litry. W przypadku stosowania innych jednostek systemu metrycznego jednostkę miary można wyraźnie oznaczyć, a jednostkę podaną w dokumencie wykreślić. Łączna ilość przemieszczanych odpadów nie może przekroczyć ilości maksymalnej zadeklarowanej w polu nr 5. Planowany czas przeznaczony na przemieszczanie, określony w polu nr 6, nie może przekraczać jednego roku, za wyjątkiem przemieszczeń wielokrotnych do instalacji odzyskiwania, które uzyskały wstępne zezwolenie zgodnie z art. 14 niniejszego rozporządzenia (zob. pkt 16), dla których czas przeznaczony na przemieszczanie nie może przekroczyć trzech lat. Wszystkie przemieszczenia muszą odbyć się w okresie ważności pisemnej lub milczącej zgody wszystkich zainteresowanych właściwych organów wydanej przez właściwe organy zgodnie z art. 9 ust. 6 niniejszego rozporządzenia. W przypadku przemieszczeń wielokrotnych niektóre kraje trzecie mogą, na mocy konwencji bazylejskiej, wymagać podania przewidywanych dat lub przewidywanej częstotliwości przemieszczeń oraz szacunkowej ilości odpadów dotyczącej każdego przemieszczania w polach nr 5 i 6 lub w oddzielnym załączniku. W przypadku gdy właściwe organy wydają pisemną zgodę na przemieszczanie, a okres ważności tej zgody określony w polu nr 20 różni się od okresu wskazanego w polu nr 6, decyzja właściwych organów ma charakter nadrzędny nad informacjami podanymi w polu nr 6.

18. Pole nr 7 (zob. załącznik II część 1 pkt 18): Należy podać rodzaje opakowań przy użyciu kodów wyszczególnionych w wykazie skrótów i kodów załączonym do dokumentu zgłoszenia. W przypadku gdy wymagane jest przestrzeganie specjalnych środków ostrożności, takich jak środki określone w instrukcjach postępowania dla pracowników wytwórcy odpadów, zasady BHP, w tym informacje dotyczące postępowania w przypadku uwolnienia do otoczenia oraz pisemne instrukcje dotyczące transportu towarów niebezpiecznych, należy zaznaczyć odpowiednią rubrykę oraz dołączyć stosowne informacje w formie załącznika.

19. Pole nr 8 (zob. załącznik II część 1 pkt 7 i 13): Należy wpisać wymagane informacje (podać numer rejestracji (tylko o ile dotyczy), adres (w tym kraj) oraz numery telefonu i faksu (w tym międzynarodowy numer kierunkowy kraju); osoba wyznaczona do kontaktów powinna być odpowiedzialna za przemieszczenie). W przypadku gdy w przemieszczanie zaangażowany jest więcej niż jeden przewoźnik, do dokumentu zgłoszenia należy załączyć pełny wykaz przewoźników wraz z wymaganymi informacjami o każdym z nich. W przypadku gdy transport odpadów organizowany jest przez agencję spedycyjną, należy dołączyć szczegółowe informacje o tej firmie oraz odpowiednie informacje o wszystkich przewoźnikach, w formie załącznika. Należy przedstawić dokumenty poświadczające rejestrację przewoźnika(-ów) uprawniającą do przewozu odpadów (np. oświadczenie o zarejestrowaniu) w formie załącznika (por. załącznik II część 1 pkt 15). Należy wskazać środki transportu przy użyciu skrótów wyszczególnionych w wykazie skrótów i kodów załączonym do dokumentu zgłoszenia.

20. Pole nr 9 (zob. załącznik II część 1 pkt 3 i 16): Należy podać informacje o wytwórcy odpadów (6). W stosownych przypadkach należy podać numer rejestracji wytwórcy. Jeśli zgłaszający jest jednocześnie wytwórcą odpadów, należy wpisać »Tak jak w polu nr 1«. Jeśli odpady zostały wytworzone przez więcej niż jednego wytwórcę, należy wpisać »Zob. wykaz w załączniku« oraz załączyć wykaz z wyszczególnieniem wymaganych informacji o każdym wytwórcy. W przypadku gdy tożsamość wytwórcy nie jest znana, należy podać imię i nazwisko lub nazwę osoby posiadającej lub kontrolującej odpady (posiadacza). Należy również podać informacje dotyczące procesu, w którym odpady są wytwarzane oraz miejsce ich wytwarzania.

21. Pole nr 10 (zob. załącznik II część 1 pkt 5): Należy podać wymagane informacje (wpisać miejsce przeznaczenia odpadów przez zaznaczenie zakładu unieszkodliwiania lub zakładu odzyskiwania, numer rejestracji (o ile dotyczy) oraz rzeczywiste miejsce przeprowadzania unieszkodliwiania lub odzysku, jeśli jest ono inne niż adres zakładu). Jeśli zakład unieszkodliwiania lub odzysku jest jednocześnie odbiorcą, należy wpisać »Tak jak w polu nr 2«. Jeśli operacja unieszkodliwiania lub odzysku oznaczona jest symbolem D13–D15 lub R12, lub R13 (zgodnie z załącznikami IIA lub IIB do dyrektywy 2006/12/WE w sprawie odpadów), obiekt przeprowadzający operację oraz miejsce przeprowadzenia operacji należy wskazać w polu nr 10. W takim przypadku odpowiednie informacje o innym obiekcie lub innych obiektach, w których będą lub mogą być prowadzone wszelkie przyszłe operacje oznaczone symbolami R12/R13 lub D13–D15 oraz D1–D12 lub R1–R11, należy przedstawić w formie załącznika. Jeśli zakład unieszkodliwiania lub odzysku został ujęty w kategorii 5 zgodnie z załącznikiem I do dyrektywy 96/61/WE z dnia 24 września 1996 r. dotyczącej zintegrowanego zapobiegania zanieczyszczeniom i ich kontroli, należy przedstawić dokumenty poświadczające posiadanie ważnego pozwolenia (np. oświadczenie o istnieniu takiego pozwolenia) wystawionego zgodnie z przepisami art. 4 i 5 tej dyrektywy, w formie załącznika, jeżeli obiekt ten mieści się na terenie Wspólnoty Europejskiej.

22. Pole nr 11 (zob. załącznik II część 1 pkt 5, 19 i 20): Należy wskazać rodzaj operacji odzysku lub unieszkodliwiania przy użyciu kodów R lub kodów D z załącznika IIA lub IIB do dyrektywy 2006/12/WE w sprawie odpadów (zob. również wykaz skrótów i kodów załączony do dokumentu zgłoszenia) (7). Jeśli operacja unieszkodliwiania lub odzysku oznaczona jest symbolem D13–D15 lub R12, lub R13, w załączniku należy podać odpowiednie informacje o przyszłych operacjach (wszelkich operacjach R12/R13 lub D13–D15 oraz D1–D12 lub R1–R11). Należy również wskazać planowaną technologię operacji. W przypadku gdy odpady przeznaczone są do odzysku, w załączniku należy podać planowaną metodę unieszkodliwiania frakcji niepodlegających odzyskowi po zakończeniu operacji odzysku, ilość odzyskanego materiału w stosunku do odpadów, których odzysk nie jest możliwy, szacunkową wartość odzyskanego materiału oraz koszt odzysku i koszt unieszkodliwienia frakcji niepodlegających odzyskowi. Ponadto w przypadku wwozu na terytorium Wspólnoty odpadów przeznaczonych do unieszkodliwiania należy wskazać istnienie wcześniejszego należycie uzasadnionego wniosku złożonego przez kraj wysyłki zgodnie z art. 41 ust. 4 niniejszego rozporządzenia, w punkcie zatytułowanym »przyczyna wywozu«, oraz przedstawić taki wniosek w formie załącznika. Określone kraje trzecie, niebędące państwami członkowskimi OECD, również mogą, na mocy konwencji bazylejskiej, wymagać przedstawienia przyczyny wywozu.

23. Pole nr 12 (zob. załącznik II część 1 pkt 16): Należy podać powszechnie stosowaną nazwę lub nazwy materiału lub nazwę lub nazwy handlowe jego głównych komponentów (w kategoriach ilości i/lub stwarzanego zagrożenia) oraz ich stężenia względem siebie (wyrażone procentowo), o ile są znane. W przypadku mieszanek odpadów należy podać powyższe informacje dotyczące różnych frakcji oraz wskazać, które frakcje przeznaczone są do odzysku. Zgodnie z załącznikiem II część 3 pkt 7 niniejszego rozporządzenia wymagane może być przedstawienie analizy chemicznej składu odpadów. W stosownych przypadkach dalsze informacje należy przedstawić w formie załącznika.

24. Pole nr 13 (zob. załącznik II część 1 pkt 16): Należy wskazać właściwości fizyczne odpadów w normalnych przedziałach temperatury i ciśnienia.

25. Pole nr 14 (zob. załącznik II część 1 pkt 16): Należy podać kod identyfikacyjny rodzaju odpadów zgodnie z załącznikami III, IIIA, IIIB, IV lub IVA do niniejszego rozporządzenia. Należy podać kod odpadów zgodnie z systemem przyjętym w konwencji bazylejskiej (w ppkt (i) w polu nr 14) oraz, w stosownych przypadkach, zgodnie z systemami przyjętymi w decyzji OECD (w ppkt (ii)) oraz innymi przyjętymi systemami klasyfikacji (w ppkt (iii)–(xii)). Zgodnie z art. 4 pkt 6 akapit drugi niniejszego rozporządzenia należy podać wyłącznie jeden kod odpadów (zgodnie z załącznikami III, IIIA, IIIB, IV lub IVA do niniejszego rozporządzenia), za wyjątkiem następujących dwóch przypadków: w przypadku odpadów niesklasyfikowanych w pojedynczej kategorii w jednym z załączników III, IIIB, IV lub IVA należy wskazać wyłącznie jeden rodzaj odpadów. W przypadku mieszanek odpadów niesklasyfikowanych w pojedynczej kategorii w jednym z załączników III, IIIB, IV lub IVA, o ile nie zostały one wyszczególnione w załączniku IIIA, należy podać kod każdej frakcji odpadów w kolejności ich znaczenia (w razie konieczności w formie załącznika).

a) Podpunkt (i): Należy stosować kody zgodnie z aneksem VIII do konwencji bazylejskiej dla odpadów podlegających procedurze uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody (zob. załącznik IV część I do niniejszego rozporządzenia); należy stosować kody zgodnie z aneksem IX do konwencji bazylejskiej dla odpadów zazwyczaj niepodlegających procedurze uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody, które jednak, z pewnych przyczyn, takich jak skażenie substancjami niebezpiecznymi (por. załącznik III pkt 1 do niniejszego rozporządzenia) lub różnice klasyfikacyjne, zgodnie z art. 63 niniejszego rozporządzenia lub z przepisami krajowymi (8), podlegają procedurze uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody (zob. załącznik III część I do niniejszego rozporządzenia). Aneksy VIII i IX do konwencji bazylejskiej można znaleźć w załączniku V do niniejszego rozporządzenia, w tekście samej konwencji oraz w informatorze dostępnym w Sekretariacie Konwencji Bazylejskiej. Jeśli odpady nie zostały ujęte w aneksie VIII lub IX do konwencji bazylejskiej, należy wpisać »nieujęte«.

b) Podpunkt (ii): Państwa członkowskie OECD powinny stosować kody OECD dla odpadów ujętych w załącznikach III i IV części II do niniejszego rozporządzenia, tzn. dla odpadów, dla których nie przewidziano równoważnej kategorii w aneksach do konwencji bazylejskiej lub które na mocy niniejszego rozporządzenia podlegają kontroli innej niż przewiduje Konwencja bazylejska. Jeśli odpady nie zostały ujęte w załączniku III i IV części II do niniejszego rozporządzenia, należy wpisać »nieujęte«.

c) Podpunkt (iii): Państwa członkowskie Unii Europejskiej powinny stosować kody określone w wykazie odpadów Wspólnoty Europejskiej (zob. decyzja Komisji 2000/532/WE, z późniejszymi zmianami) (9). Kody takie mogą być również ujęte w załączniku IIIB do niniejszego rozporządzenia.

d) Podpunkty (iv) i (v): W stosownych przypadkach należy stosować krajowe kody identyfikacyjne inne niż określone w wykazie odpadów WE, używane w kraju wysyłki oraz, jeśli są znane, w kraju przeznaczenia. Kody takie mogą zostać ujęte w załącznikach IIIA, IIIB lub IVA do niniejszego rozporządzenia.

e) Podpunkt (vi): O ile jest to przydatne lub wymagane przez właściwe organy, należy w tym miejscu podać wszelkie inne kody lub dodatkowe informacje ułatwiające identyfikację odpadów.

f) Podpunkt (vii): Należy podać odpowiedni kod Y lub kody Y zgodnie z »kategoriami odpadów podlegających kontroli« (zob. aneks I do konwencji bazylejskiej oraz dodatek 1 do decyzji OECD) lub zgodnie z »kategoriami odpadów wymagających specjalnej uwagi« określonymi w aneksie II do konwencji bazylejskiej (zob. załącznik IV część I do niniejszego rozporządzenia lub dodatek 2 do informatora dotyczącego konwencji bazylejskiej), o ile taki(-e) istnieje(-ą). Na mocy niniejszego rozporządzenia oraz decyzji OECD stosowanie kodów Y nie jest wymagane, za wyjątkiem przypadków, w których przesyłka odpadów podlega jednej z dwóch »kategorii odpadów wymagających specjalnej uwagi« zgodnie z konwencją bazylejską (kategorie Y46 i Y47 lub odpady ujęte w aneksie II), dla których należy wskazać kod Y zgodnie z konwencją. Niemniej jednak konieczne jest wskazanie kodu Y lub kodów Y w przypadku odpadów określonych jako niebezpieczne zgodnie z art. 1 ust. 1 lit. a) konwencji bazylejskiej, w celu spełnienia wymogów sprawozdawczości w niej określonych.

g) Podpunkt (viii): W stosownych przypadkach należy podać odpowiedni kod H lub kody H, tzn. kody wskazujące właściwości niebezpieczne wykazywane przez odpady (zob. wykaz skrótów i kodów załączony do dokumentu zgłoszenia). W przypadku gdy odpady nie posiadają właściwości niebezpiecznych zgodnie z konwencją bazylejską, a mimo to są niebezpieczne zgodnie z załącznikiem III do dyrektywy 91/689/EWG w sprawie odpadów niebezpiecznych, należy podać kod H lub kody H zgodnie z załącznikiem III oraz wstawić litery »EC« po kodzie H (np. H14 EC).

h) Podpunkt (ix): W stosownych przypadkach należy podać w tym miejscu klasę lub klasy ONZ wskazujące właściwości niebezpieczne odpadów zgodnie z klasyfikacją ONZ (zob. wykaz skrótów i kodów załączony do dokumentu zgłoszenia) oraz podlegające obowiązkowi zachowania zgodności z międzynarodowymi zasadami transportu towarów niebezpiecznych (zobacz Zalecenia ONZ dotyczące transportu towarów niebezpiecznych. Przepisy modelowe (Pomarańczowa księga), najnowsze wydanie) (10).

i) Podpunkty (x) i (xi): W stosownych przypadkach należy podać w tym miejscu odpowiedni numer lub numery ONZ oraz nazwę lub nazwy wysyłkowe ONZ. Stosowane są one w celu identyfikacji odpadów zgodnie z systemem klasyfikacyjnym ONZ oraz podlegają obowiązkowi zachowania zgodności z międzynarodowymi zasadami transportu towarów niebezpiecznych (zob. Zalecenia ONZ dotyczące transportu towarów niebezpiecznych. Przepisy modelowe (Pomarańczowa księga), najnowsze wydanie).

j) Podpunkt (xii): W stosownych przypadkach należy podać w tym miejscu kod lub kody celne umożliwiające urzędom celnym identyfikację odpadów (zob. wykaz kodów i towarów w »Zharmonizowanym systemie oznaczania i kodowania towarów« opracowanym przez Światową Organizację Celną).

26. Pole nr 15 (zob. załącznik II część 1 pkt 8–10, 14): W wersie a) pola nr 15 należy podać nazwy państw (11) wysyłki, państw tranzytowych i przeznaczenia lub kody każdego z tych krajów przy użyciu oznaczeń według normy ISO 3166 (12). W wersie b) należy w stosownych przypadkach podać numer kodu odpowiednich właściwych organów dla każdego kraju, a w wersie c) należy wstawić nazwę przejścia granicznego lub portu oraz, w stosownych przypadkach, numer kodu urzędu celnego odpowiadającego punktowi wjazdu lub wyjazdu do/z danego kraju. Dla krajów tranzytu należy podać w wersie c) informacje o punktach wjazdu i wyjazdu. Jeśli podczas przemieszczania przekracza się granice więcej niż trzech państw tranzytowych, odpowiednie informacje należy przedstawić w formie załącznika. Należy przedstawić planowane trasy przewozu pomiędzy punktami wyjazdu i wjazdu, jak i możliwe warianty, także na wypadek nieprzewidzianych okoliczności, w formie załącznika.

27. Pole nr 16 (zob. załącznik II część 1 pkt 14): Należy podać wymagane informacje w przypadku przemieszczeń obejmujących wjazd do, przejazd przez lub opuszczenie Unii Europejskiej.

28. Pole nr 17 (zob. załącznik II część 1 pkt 21–22 i 24–26): Wszystkie kopie dokumentu zgłoszenia muszą być podpisane i opatrzone datą przez zgłaszającego (lub sprzedawcę lub pośrednika występującego w charakterze zgłaszającego) przed przesłaniem ich do właściwych organów zainteresowanych krajów. W niektórych krajach trzecich dokument mogą podpisać i opatrzyć datą właściwe organy wysyłki. W przypadku gdy zgłaszający nie jest jednocześnie pierwotnym wytwórcą odpadów, wytwórca pierwotny, nowy wytwórca lub podmiot zbierający zobowiązany jest, o ile to możliwe, do złożenia podpisu i opatrzenia dokumentu datą; należy zauważyć, że procedura ta może być niewykonalna w przypadkach, w których istnieje kilku wytwórców (możliwe jest określenie definicji wykonalności tej procedury w ustawodawstwie krajowym). Ponadto w przypadku gdy tożsamość wytwórcy nie jest znana, dokument powinien być podpisany i opatrzony datą przez osobę posiadającą lub kontrolującą odpady (posiadacz). Oświadczenie to powinno jednocześnie potwierdzać istnienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody (w stosunku do osób trzecich). Niektóre kraje trzecie mogą wymagać potwierdzenia zawarcia umowy ubezpieczenia lub innych gwarancji finansowych oraz załączenia stosownych umów do dokumentu zgłoszenia.

29. Pole nr 18: Należy podać liczbę załączników zawierających informacje dodatkowe dostarczonych z dokumentem zgłoszenia (13). Każdy załącznik musi zawierać odniesienie do numeru dokumentu zgłoszenia, do którego został załączony, podanego w narożniku pola nr 3.

30. Pole nr 19: Zgodnie z konwencją bazylejską potwierdzenie takie wystawiają właściwe organy kraju lub krajów przeznaczenia (w stosownych przypadkach) oraz tranzytu. Zgodnie z decyzją OECD potwierdzenie takie wystawiają właściwe organy kraju przeznaczenia. Niektóre kraje trzecie mogą, zgodnie z ustawodawstwem krajowym, wymagać wystawienia potwierdzenia również przez właściwe organy wysyłki.

31. Pola nr 20 i 21: Pole nr 20 wypełniają właściwe organy któregokolwiek zainteresowanego kraju wydające pisemną zgodę. Konwencja bazylejska (za wyjątkiem przypadków, w którym poszczególne kraje podejmują decyzję o odstąpieniu od wymogu pisemnej zgody w odniesieniu do tranzytu oraz informują o niej pozostałe Strony zgodnie z art. 6 ust. 4 konwencji bazylejskiej) oraz określone kraje zawsze wymagają pisemnej zgody (zgodnie z art. 9 ust. 1 niniejszego rozporządzenia właściwe organy tranzytu mogą udzielić zgody milczącej), natomiast pisemna zgoda nie jest wymagana na mocy decyzji OECD. Należy podać nazwę kraju (lub jego kod przy użyciu oznaczeń z normy ISO 3166). W przypadku gdy przesyłka podlega warunkom szczególnym, stosowne właściwe organy powinny zaznaczyć ten fakt w odpowiedniej rubryce oraz określić te warunki w polu nr 21 lub w oddzielnym załączniku do dokumentu zgłoszenia.

V. Szczegółowe instrukcje wypełniania dokumentu przesyłania

32. W momencie zgłoszenia zgłaszający zobowiązany jest do wypełnienia pól nr 3, 4 oraz 9–14. Po otrzymaniu zgody wydanej przez właściwe organy wysyłki, przeznaczenia i tranzytu lub, w przypadku właściwych organów tranzytu, jeśli można założyć ich milczącą zgodę, oraz przed rozpoczęciem właściwego przemieszczania zgłaszający zobowiązany jest do wypełnienia pól nr 2, 5–8 (za wyjątkiem rubryk dotyczących środków transportu, daty przekazania oraz podpisu), 15 oraz, w stosownych przypadkach, pola nr 16. W niektórych krajach trzecich niebędących państwami członkowskimi OECD zamiast zgłaszającego pola te mogą być wypełniane przez właściwe organy wysyłki. W momencie przejęcia przesyłki przewoźnik lub jego przedstawiciel zobowiązany jest do wprowadzenia informacji dotyczących środków transportu, podania daty przekazania oraz złożenia podpisu, w polach 8a)–8c) oraz, w stosownych przypadkach, w polu nr 16. Odbiorca zobowiązany jest do wypełnienia pola nr 17 w przypadku, gdy nie jest on jednocześnie jednostką unieszkodliwiania lub odzyskiwania, i jeżeli przejmuje odpowiedzialność za przemieszczanie odpadów po ich dotarciu do kraju przeznaczenia oraz, w stosownych przypadkach, pola nr 16.

33. Pole nr 1: Właściwe organy wysyłki wpisują numer zgłoszenia (identyczny z numerem podanym w polu nr 3 w dokumencie zgłoszenia).

34. Pole nr 2 (zob. załącznik II część 2 pkt 1): W przypadku zgłoszenia ogólnego dotyczącego przemieszczania wielokrotnego należy podać kolejny numer przemieszczenia oraz łączną liczbę planowanych przemieszczeń wskazaną w polu nr 4 dokumentu zgłoszenia (na przykład wpisać »4/11« dla czwartego przemieszczania z łącznej liczby jedenastu przemieszczeń planowanych w ramach odpowiadającego im zgłoszenia ogólnego). W przypadku zgłoszenia pojedynczego przemieszczania należy wpisać »1/1«.

35. Pola nr 3 i 4: Należy podać takie same informacje o zgłaszającym (14) oraz odbiorcy, jak informacje wprowadzone w polach nr 1 i 2 dokumentu zgłoszenia.

36. Pole nr 5 (zob. załącznik II część 2 pkt 6): Należy podać rzeczywistą masę odpadów w tonach (1 tona = 1 megagram (Mg) lub 1 000 kg). W niektórych krajach trzecich możliwe jest podawanie ilości odpadów w metrach sześciennych (1 metr sześcienny = 1 000 litrów) lub w innych jednostkach metrycznych. W przypadku stosowania innych jednostek metrycznych jednostkę miary można wyraźnie oznaczyć, a jednostkę w formularzu można wykreślić. O ile to możliwe, należy załączyć kopie dowodów ważenia na wagach pomostowych.

37. Pole nr 6 (zob. załącznik II część 2 pkt 2): Należy podać rzeczywistą datę rozpoczęcia przemieszczania (zob. również instrukcje dotyczące pola nr 6 dokumentu zgłoszenia).

38. Pole nr 7 (zob. załącznik II część 2 pkt 7 i 8): Należy podać rodzaje opakowań przy użyciu kodów wyszczególnionych w wykazie skrótów i kodów załączonym do dokumentu przesyłania. W przypadku gdy wymagane jest przestrzeganie specjalnych środków ostrożności, takich jak te zalecane w instrukcjach postępowania dla pracowników wytwórcy odpadów, zasadach BHP, w tym informacjach dotyczących postępowania w przypadku uwolnienia do otoczenia, oraz kartach procedur awaryjnych podczas transportu, należy zaznaczyć odpowiednie rubryki oraz dołączyć stosowne informacje w formie załącznika. Należy ponadto podać liczbę opakowań składających się na przesyłkę.

39. Pola nr 8a), b) i c) (zob. załącznik II część 2 pkt 3 i 4): Należy wpisać wymagane informacje (podać numer rejestracji (tylko o ile dotyczy), adres (w tym kraj) oraz numery telefonu i faksu (w tym międzynarodowy numer kierunkowy kraju)). W przypadku gdy w przemieszczanie zaangażowanych jest więcej niż trzech przewoźników, do dokumentu przesyłania należy załączyć stosowne informacje o każdym z nich. W momencie przekazania przesyłki przewoźnik lub jego przedstawiciel zobowiązany jest do wprowadzenia informacji dotyczących środków transportu, podania daty przekazania oraz złożenia podpisu. Kopię podpisanego dokumentu przesyłania zachowuje zgłaszający. Podczas każdego kolejnego przekazania przesyłki każdy kolejny przewoźnik lub jego przedstawiciel w momencie przejęcia przesyłki zobowiązany jest do spełnienia powyższego wymogu i złożenia podpisu. Kopię podpisanego dokumentu przesyłania zachowuje poprzedni przewoźnik.

40. Pole nr 9: Podać takie same informacje jak w polu nr 9 dokumentu zgłoszenia.

41. Pola nr 10 i 11: Podać takie same informacje jak w polach nr 10 i 11 dokumentu zgłoszenia. Jeśli jednostka unieszkodliwiania lub odzyskiwania jest jednocześnie odbiorcą, w polu nr 10 należy wpisać: »Tak jak w polu nr 4«. Jeśli operacja unieszkodliwiania lub odzyskiwania oznaczona jest symbolem D13–D15 lub R12, lub R13 (zgodnie załącznikami IIA lub IIB do dyrektywy 2006/12/WE w sprawie odpadów), wystarczą informacje o obiekcie przeprowadzającym operację wskazane w polu nr 10. W dokumencie przesyłania nie trzeba podawać żadnych dalszych informacji o kolejnych obiektach przeprowadzających operacje R12/R13 lub D13–D15 oraz kolejnych obiektach przeprowadzających operacje D1–D12 lub R1–R11.

42. Pola nr 12, 13 i 14: Wprowadzić takie same informacje jak w polach nr 12, 13 i 14 dokumentu zgłoszenia.

43. Pole nr 15 (zob. załącznik II część 2 pkt 9): W momencie przesyłania zgłaszający (lub sprzedawca lub pośrednik występujący w charakterze zgłaszającego) podpisuje i datuje dokument przesyłania. W niektórych krajach trzecich dokument przesyłania podpisać i datować mogą właściwe organy wysyłki lub wytwórca odpadów zgodnie z konwencją bazylejską. Zgodnie z art. 16 lit. c) niniejszego rozporządzenia należy załączyć kopie dokumentu zgłoszenia zawierające pisemną zgodę, w tym wszystkich ewentualnych jej warunków, wydaną przez właściwe organy rozpatrujące dokument przesyłania. Niektóre kraje trzecie mogą wymagać załączenia oryginałów tych dokumentów.

44. Pole nr 16 (zob. załącznik II część 2 pkt 5): Pole to mogą wypełniać wszelkie osoby zaangażowane w przemieszczanie (zgłaszający lub właściwe organy wysyłki, w stosownych przypadkach, odbiorca, wszelkie właściwe organy, przewoźnik) w określonych przypadkach, w których ustawodawstwo krajowe nakłada obowiązek podania dokładniejszych informacji na temat poszczególnych pozycji (na przykład informacji o porcie, w którym następuje przeładunek intermodalny (na inne środki transportu), liczbie kontenerów oraz ich numerach identyfikacyjnych lub dodatkowych poświadczeń lub pieczęci wskazujących na zgodę właściwych organów na przemieszczanie). W polu nr 16 lub w formie oddzielnego załącznika należy podać informacje dotyczące trasy (punkty wyjazdu z i wjazdu do każdego kraju przewozu, w tym urzędy celne wprowadzenia lub wyprowadzenia lub wywozu ze Wspólnoty) oraz drogi (droga między punktami wyjazdu i wjazdu), w tym możliwych wariantów, także w razie nieprzewidzianych okoliczności.

45. Pole nr 17: Pole to wypełnia odbiorca w przypadku, gdy nie jest on jednocześnie jednostką unieszkodliwiania lub odzysku (por. pkt 15 powyżej) i jeśli przejmuje on nadzór nad odpadami po ich dotarciu do kraju przeznaczenia.

46. Pole nr 18: Pole to wypełnia upoważniony przedstawiciel instalacji unieszkodliwiania lub odzysku w momencie odbioru przesyłki odpadów. Należy odpowiednio zaznaczyć w rubryce właściwy rodzaj obiektu. Informacje dotyczące wprowadzania danych o otrzymanych ilościach odpadów znajdują się w instrukcjach szczegółowych dotyczących pola nr 5 (pkt 36). Podpisaną kopię dokumentu przesyłania otrzymuje ostatni przewoźnik przesyłki. W przypadku gdy z jakichkolwiek przyczyn przesyłka nie zostaje przyjęta, przedstawiciel instalacji unieszkodliwiania lub odzysku zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia o tym właściwych organów. Zgodnie z art. 16 lit. d) lub, w stosownych przypadkach, art. 15 lit. c) niniejszego rozporządzenia oraz zgodnie z decyzją OECD podpisane kopie dokumentu przesyłania muszą zostać przesłane w terminie trzech dni do zgłaszającego oraz właściwych organów w zainteresowanych krajach (za wyjątkiem takich krajów tranzytowych OECD, które wcześniej poinformowały Sekretariat OECD o odstąpieniu od wymogu otrzymywania takich kopii dokumentu przesyłania). Instalacja unieszkodliwiania lub odzysku zatrzymuje oryginał dokumentu przesyłania.

47. Odbiór przesyłki odpadów musi być poświadczany przez wszystkie obiekty przeprowadzające wszelkie operacje unieszkodliwiania lub odzysku, w tym wszelkie operacje D13–D15 lub R12, lub R13. Niemniej jednak obiekt przeprowadzający wszelkie operacje D13–D15 lub R12/R13 lub operacje D1–D12 lub R1–11 w terminie następującym po przeprowadzeniu operacji D13–D15 lub R12, lub R13 w tym samym kraju nie jest zobowiązany do poświadczania odbioru przesyłki od poprzedniego obiektu przeprowadzającego operacje D13–D15 lub R12, lub R13. Tym samym w takim przypadku nie ma obowiązku poświadczania odbioru przesyłki w polu nr 18. Należy również wskazać rodzaj operacji unieszkodliwiania lub odzysku przy użyciu kodów D i R zawartych w załącznikach IIA i IIB do dyrektywy 2006/12/WE w sprawie odpadów oraz przybliżoną datę ukończenia operacji unieszkodliwiania lub odzysku odpadów.

48. Pole nr 19: Pole to wypełnia jednostka unieszkodliwiania lub odzysku w celu poświadczenia ukończenia operacji unieszkodliwiania lub odzysku odpadów. Zgodnie z art. 16 lit. e) lub, w stosownych przypadkach, art. 15 lit. d) niniejszego rozporządzenia oraz na mocy decyzji OECD podpisane kopie dokumentu przesyłania z wypełnionym polem nr 19 powinny zostać przesłane zgłaszającemu oraz właściwym organom wysyłki, tranzytu (niewymagane w decyzji OECD) oraz przeznaczenia w możliwie najwcześniejszym terminie, jednak nie później niż 30 dni od ukończenia operacji odzysku lub unieszkodliwiania oraz przed upływem jednego roku kalendarzowego od daty odbioru odpadów. Niektóre kraje trzecie niebędące państwami członkowskimi OECD mogą, zgodnie z konwencją bazylejską, wymagać przesłania podpisanych kopii dokumentu przesyłania z wypełnionym polem nr 19 do zgłaszającego oraz właściwych organów wysyłki. W przypadku operacji unieszkodliwiania lub odzysku oznaczonych symbolem D13–D15 lub R12, lub R13 wystarczą informacje o obiekcie przeprowadzającym operację wskazane w polu nr 10, a w dokumencie przesyłania nie trzeba podawać żadnych dalszych informacji o kolejnych obiektach przeprowadzających operacje R12/R13 lub D13–D15 oraz kolejnych obiektach przeprowadzających operacje D1–D12 lub R1–R11.

49. Obiekty przeprowadzające wszelkie operacje unieszkodliwiania lub odzysku, w tym wszelkie operacje D13–D15 lub R12, lub R13, muszą poświadczyć przetwarzanie lub odzysk odpadów. Dlatego też obiekt przeprowadzający wszelkie operacje D13–D15 lub R12/R13 lub operacje D1–D12 lub R1–R11 w terminie następującym po przeprowadzeniu operacji D13–D15 lub R12, lub R13 w tym samym kraju nie powinien wypełniać pola nr 19 w celu poświadczenia odzysku lub unieszkodliwienia odpadów, ponieważ pole to będzie już wypełnione przez obiekt, który przeprowadził wcześniejszą operację D13–D15 lub R12, lub R13. Sposób poświadczania unieszkodliwienia lub odzysku odpadów w takich szczególnych przypadkach musi zostać określony indywidualnie przez poszczególne kraje.

50. Pola nr 20, 21 i 22: Pola te wypełniane są w celach kontrolnych przez urzędy celne na granicach Wspólnoty.”