ZAŁĄCZNIK 2

Jej Ekscelencja Věra Jourová, komisarz do spraw sprawiedliwości, konsumentów i równouprawnienia płci, Komisja Europejska

Ekscelencjo,

z zadowoleniem przyjmuję konstruktywną dyskusję między Japonią a Komisją Europejską w celu stworzenia ram wzajemnego przekazywania danych osobowych między Japonią a UE.

Na wniosek Komisji Europejskiej skierowany do rządu Japonii przesyłam w załączeniu dokument zawierający przegląd ram prawnych dotyczących dostępu rządu Japonii do informacji.

Niniejszy dokument dotyczy wielu japońskich ministerstw i agencji rządowych; jeżeli chodzi o treść dokumentu, właściwe ministerstwa i agencje (sekretariat Rady Ministrów, Agencja Policji Krajowej, Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Komunikacji, Ministerstwo Sprawiedliwości, Agencja Bezpieczeństwa Publicznego, Ministerstwo Obrony) odpowiadają za poszczególne obszary wchodzące w zakres ich kompetencji. Właściwe ministerstwa i agencje oraz osoby, które podpisały w ich imieniu dokument, wymieniono poniżej.

Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych przyjmuje wszelkie zapytania dotyczące tego dokumentu oraz będzie koordynować niezbędne odpowiedzi właściwych ministerstw i agencji.

Mam nadzieję, że dokument ten pomoże Komisji Europejskiej w podjęciu decyzji. ·

Doceniam Pani wielki wkład w tę problematykę.

Z wyrazami szacunku

Yoko Kamikawa

Minister Sprawiedliwości

Niniejszy dokument został sporządzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz następujące zainteresowane ministerstwa i agencje.

Koichi Hamano

Radca, Sekretariat Rady Ministrów

Schunichi Kuryu

Komisarz Generalny Agencji Policji Krajowej

Mari Sonoda

Sekretarz Generalny, Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych

Mitsuru Yasuda

Wiceminister, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Komunikacji

Seimei Nakagawa

Agencja Bezpieczeństwa Publicznego

Kenichi Takahashi

Wiceminister Obrony do spraw Administracyjnych

14 września 2018 r.

Zbieranie i wykorzystywanie informacji osobowych przez japońskie organy publiczne do celów ścigania przestępstw i do celów dotyczących bezpieczeństwa narodowego

Poniższy dokument zawiera przegląd ram prawnych w zakresie zbierania i wykorzystywania danych osobowych (w formie elektronicznej) przez japońskie organy publiczne do celów ścigania przestępstw i do celów bezpieczeństwa narodowego (które to zbieranie i wykorzystywanie danych zwane jest dalej „dostępem rządowym”), w szczególności w odniesieniu do dostępnych podstaw prawnych, obowiązujących warunków (ograniczeń) i zabezpieczeń, w tym niezależnego nadzoru i możliwości indywidualnego dochodzenia roszczeń. Dokument ten skierowany jest do Komisji Europejskiej, aby sformułować zobowiązanie i zapewnić, że dostęp rządowy do informacji osobowych przekazywanych z UE do Japonii będzie ograniczony do tego, co jest konieczne i proporcjonalne, oraz będzie objęty niezależnym nadzorem, a zainteresowane osoby fizyczne będą mogły dochodzić roszczeń w razie naruszenia ich podstawowego prawa do prywatności i ochrony danych. W dokumencie przewidziano również utworzenie nowego mechanizmu dochodzenia roszczeń, zarządzanego przez Komisję ds. Ochrony Informacji Osobowych, którego celem będzie rozpatrywanie skarg osób fizycznych z UE dotyczących dostępu rządowego do ich danych osobowych przekazywanych z UE do Japonii.

I. Ogólne zasady prawne regulujące dostęp rządowy

W ramach wykonywania władzy publicznej umożliwienie dostępu rządowego musi przebiegać przy pełnym poszanowaniu prawa (zasada legalności). W Japonii informacje osobowe są chronione zarówno w sektorze prywatnym, jak i w sektorze publicznym, w ramach mechanizmu wielowarstwowego.

A. Ramy konstytucyjne i zastrzeżenie praworządności

Art. 13 konstytucji i orzecznictwo uznają prawo do prywatności za prawo konstytucyjne. W tym względzie Sąd Najwyższy orzekł, iż jest rzeczą naturalną, że osoby fizyczne nie chcą, aby inne osoby znały, bez należytego uzasadnienia, ich informacje osobowe, oraz że oczekiwania te należy chronić (1). Dalsze środki ochrony zagwarantowano w art. 21 ust. 2 konstytucji, który zapewnia przestrzeganie tajemnicy komunikacji, oraz art. 35 konstytucji, zgodnie z którym każdy ma prawo do nienaruszalności dokumentów i mienia przed rewizją i zajęciem, chyba że został wydany nakaz, co oznacza, że zbieranie informacji osobowych, w tym dostęp, za pomocą środków przymusowych zawsze wymaga wydania nakazu sądowego. Nakaz taki może zostać wydany jedynie w celu przeprowadzenia postępowania przygotowawczego dotyczącego popełnionego już przestępstwa. W związku z tym w japońskich ramach prawnych zbieranie informacji za pomocą środków przymusowych do celów bezpieczeństwa narodowego (a nie prowadzenia postępowania przygotowawczego w sprawie karnej) nie jest dozwolone.

Co więcej, zgodnie z zasadą zastrzeżenia praworządności, przymusowe zbieranie informacji każdorazowo wymaga podstawy prawnej. Jeżeli chodzi o nieobowiązkowe/dobrowolne zbieranie informacji, uzyskuje się je ze swobodnie dostępnego źródła lub otrzymuje na podstawie wniosku o dobrowolne ujawnienie, tj. wniosku, który nie podlega wyegzekwowaniu w stosunku do osoby fizycznej lub prawnej posiadającej informacje. Jest to jednak dopuszczalne tylko w takim zakresie, w jakim organ publiczny jest właściwy do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, biorąc pod uwagę, że każdy organ publiczny może działać wyłącznie w prawem określonych granicach jego właściwości administracyjnej (niezależnie od tego, czy jego działalność ingeruje w prawa i wolności osób fizycznych). Zasada ta ma zastosowanie do możliwości zbierania informacji osobowych przez dany organ.

B. Szczegółowe zasady dotyczące ochrony informacji osobowych

Ustawa o ochronie informacji osobowych oraz ustawa o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji, które mają swoją podstawę w konstytucji i doprecyzowują ją, gwarantują prawo do ochrony informacji osobowych zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Art. 7 ustawy o ochronie informacji osobowych stanowi, że Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych opracowuje „podstawową politykę ochrony informacji osobowych” („polityka podstawowa”). Polityka podstawowa, przyjmowana decyzją Rady Ministrów Japonii jako organu centralnego japońskiego rządu (premier i ministrowie państwa), określa kierunki ochrony informacji osobowych w Japonii. W ten sposób Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych, jako niezależny organ nadzorczy, pełni funkcję „centrum dowodzenia” japońskiego systemu ochrony informacji osobowych.

Organy administracyjne, które zbierają informacje osobowe – niezależnie od tego, czy czynią to za pomocą środków przymusowych, czy też nie – co do zasady (2) obowiązane są spełniać wymogi określone w ustawie o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji. Ustawa o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji to ogólna ustawa regulująca przetwarzanie „przechowywanych informacji osobowych” (3) przez „organy administracyjne” (w rozumieniu art. 2 ust. 1 tej ustawy). W związku z tym obejmuje ona również przetwarzanie danych w obszarze ścigania przestępstw i w obszarze bezpieczeństwa narodowego. Spośród organów publicznych uprawnionych do korzystania z dostępu rządowego wszystkie organy, z wyjątkiem policji prefekturalnej, są krajowymi organami rządowymi, które są objęte zakresem pojęcia „organy administracyjne”. Przetwarzanie informacji osobowych przez policję prefekturalną jest regulowane rozporządzeniami prefekturalnymi (4), które określają zasady ochrony informacji osobowych oraz prawa i obowiązki równoważne z tymi określonymi w ustawie o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji.

II. Dostęp rządowy do celów ścigania przestępstw

A. Podstawa prawna i ograniczenia

1. Zbieranie informacji osobowych za pomocą środków przymusu

a) Podstawa prawna

Zgodnie z art. 35 konstytucji każdy ma prawo do nienaruszalności swego domostwa, dokumentów i mienia przed wtargnięciem, rewizją i zajęciem, chyba że z uzasadnionych przyczyn został wydany nakaz określający szczegółowo miejsce podlegające rewizji oraz rzeczy podlegające zajęciu. W związku z tym przymusowe zbieranie informacji elektronicznych przez organy publiczne w ramach postępowania przygotowawczego dotyczącego sprawy karnej może odbywać się wyłącznie na podstawie nakazu sądowego. Odnosi się to zarówno do zbierania zapisów elektronicznych zawierających informacje (osobowe), jak i do przechwytywania komunikacji w czasie rzeczywistym (tzw. podsłuchów). Jedynym wyjątkiem od tej zasady (który nie jest jednak istotny w kontekście elektronicznego przekazywania informacji osobowych z zagranicy) jest art. 220 ust. 1 kodeksu postępowania karnego (5), zgodnie z którym w razie aresztowania podejrzanego lub „sprawcy rażącego przestępstwa” prokurator, asystent prokuratora lub funkcjonariusz policji sądowej może, w razie konieczności, dokonać przeszukania i zajęcia „w miejscu zatrzymania”.

Zgodnie z art. 197 ust. 1 kodeksu postępowania karnego przymusowe środki ścigania „nie są stosowane, chyba że przepisy szczególne niniejszego kodeksu stanowią inaczej”. Jeżeli chodzi o przymusowe zbieranie informacji elektronicznych, odpowiednia podstawa prawna w tym zakresie to art. 218 ust. 1 kodeksu postępowania karnego (zgodnie z którym prokurator, asystent prokuratora lub funkcjonariusz policji sądowej może – jeżeli to konieczne do przeprowadzenia postępowania przygotowawczego dotyczącego przestępstwa – przeprowadzić przeszukanie, zajęcie lub kontrolę na podstawie nakazu wydanego przez sędziego) oraz art. 222-2 kodeksu postępowania karnego (zgodnie z którym przymusowe środki przechwytywania komunikacji elektronicznej bez zgody którejkolwiek ze stron będą wykonywane na podstawie innych ustaw). Ten ostatni przepis odnosi się do ustawy o zakładaniu podsłuchów na potrzeby postępowań przygotowawczych (ustawa o podsłuchach), która w art. 3 ust. 1 określa warunki, zgodnie z którymi komunikacja dotycząca niektórych poważnych przestępstw może być podsłuchiwana na podstawie nakazu wydanego przez sędziego (6).

Jeżeli chodzi o policję, organem ścigania jest we wszystkich przypadkach policja prefekturalna, natomiast Agencja Policji Krajowej nie wykonuje w tym zakresie żadnych funkcji na podstawie kodeksu postępowania karnego.

b) Ograniczenia

Przymusowe zbieranie informacji elektronicznych jest ograniczone konstytucją i statutami kompetencyjnymi, zgodnie z wykładnią zawartą w orzecznictwie, która w szczególności określa kryteria stosowane przez sądy podczas wydawania nakazu sądowego. Ustawa o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji ustanawia również szereg ograniczeń w zakresie zarówno zbierania informacji, jak i ich przetwarzania (przy czym regulacje lokalne nakładają zasadniczo te same kryteria na policję prefekturalną).

1) Ograniczenia wynikające z konstytucji i statutu kompetencyjnego

Zgodnie z art. 197 ust. 1 kodeksu postępowania karnego środki przymusowe nie są stosowane, chyba że przepisy szczególne kodeksu stanowią inaczej. Art. 218 ust. 1 kodeksu postępowania karnego stanowi natomiast, że zajęcie itp. może być przeprowadzone na podstawie nakazu wydanego przez sędziego jedynie „jeżeli jest to konieczne do przeprowadzenia postępowania przygotowawczego w sprawie przestępstwa”. Chociaż kryteria oceny niezbędności nie zostały doprecyzowane w aktach rangi ustawowej, Sąd Najwyższy (7) orzekł, że przy ocenie konieczności zastosowania środków sędzia powinien dokonać ogólnej oceny, biorąc pod uwagę w szczególności następujące elementy:

a) wagę przestępstwa i sposób jego popełnienia;

b) wartość i znaczenie materiałów zajętych jako dowody;

c) prawdopodobieństwo ukrycia lub zniszczenia zajętych materiałów;

d) zakres niedogodności spowodowanych zajęciem;

e) inne powiązane warunki.

Ograniczenia wynikają również z wymogu zawartego w art. 35 konstytucji, dotyczącego wykazania „uzasadnionej przyczyny”. W ramach standardu wymagającego wskazania „uzasadnionej przyczyny” nakazy sądowe można wydawać, jeżeli: [1] istnieje konieczność prowadzenia postępowania przygotowawczego w sprawie karnej (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 1969 r. (1968 (Shi) nr 100), o którym mowa powyżej); [2] w danym przypadku uznaje się, że podejrzany (oskarżony) popełnił przestępstwo (art. 156 ust. 1 kodeksu postępowania karnego) (8). [3] Sądowy nakaz ścigania w odniesieniu do osoby innej niż oskarżony oraz rzeczy, miejsca zamieszkania lub innego miejsca pobytu takiej osoby należy wydawać wyłącznie wtedy, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że rzeczy, które mają zostać zajęte, istnieją (art. 102 ust. 2 kodeksu postępowania karnego). Jeżeli sędzia uzna, że przedstawione przez organy ścigania dowody w postaci dokumentów nie stanowią wystarczającej podstawy do uznania, że mogło dojść do popełnienia przestępstwa, oddali wniosek o wydanie nakazu. W tym względzie należy zauważyć, że zgodnie z ustawą o karalności przestępczości zorganizowanej i kontroli dochodów z przestępstw „działania przygotowawcze do popełnienia” planowanego przestępstwa (np. przygotowanie pieniędzy na popełnienie przestępstwa terrorystycznego) same w sobie stanowią przestępstwo i w związku z tym mogą być przedmiotem przymusowego postępowania przygotowawczego na podstawie nakazu.

Jeżeli nakaz sądowy dotyczy natomiast przeprowadzenia postępowania przygotowawczego w sprawie osoby innej niż podejrzany lub oskarżony oraz rzeczy, miejsca zamieszkania lub innego miejsca pobytu takiej osoby, nakaz ten należy wydać wyłącznie wtedy, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że rzeczy, które mają zostać zajęte, istnieją (art. 102 ust. 2 oraz art. 222 ust. 1 kodeksu postępowania karnego).

W szczególności, jeżeli chodzi o przechwytywanie komunikacji do celów prowadzenia postępowań przygotowawczych w sprawach karnych na podstawie ustawy o podsłuchach, przechwytywanie to można prowadzić wyłącznie po spełnieniu rygorystycznych wymogów określonych w art. 3 ust. 1. Zgodnie z tym przepisem przechwytywanie zawsze wymaga uprzedniego nakazu sądowego, który może zostać wydany jedynie w szczególnych sytuacjach (9).

2) Ograniczenia wynikające z ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji

Jeżeli chodzi o zbieranie (10) i dalsze przetwarzanie informacji osobowych (w szczególności ich zatrzymywanie, zarządzanie nimi i wykorzystywanie ich) przez organy administracyjne, ustawa o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji ustanawia w szczególności następujące ograniczenia:

a) Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji organy administracyjne mogą przechowywać informacje osobowe jedynie wówczas, gdy zatrzymanie jest niezbędne do wykonywania obowiązków wchodzących w zakres ich właściwości zgodnie z przepisami ustawowymi i wykonawczymi. W chwili zatrzymania są one również obowiązane określić (w miarę możliwości) cel wykorzystania informacji osobowych. Zgodnie z art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji organy administracyjne nie zatrzymują informacji osobowych wykraczających poza zakres niezbędny do osiągnięcia celu ich wykorzystania oraz nie zmieniają celu ich wykorzystania ponad to, co można w sposób uzasadniony uznać za właściwe dla celu pierwotnego.

b) Art. 5 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji stanowi, że dyrektor organu administracyjnego dokłada starań, aby utrzymać dokładność i aktualność zatrzymanych informacji osobowych w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu ich wykorzystania.

c) Art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji stanowi, że dyrektor organu administracyjnego wprowadza środki niezbędne w celu zapobiegania wyciekom, utracie lub zniszczeniu zatrzymanych informacji osobowych oraz w celu właściwego zarządzania tymi informacjami.

d) Zgodnie z art. 7 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji żaden pracownik (w tym żaden były pracownik) nie może ujawniać uzyskanych informacji osobowych innej osobie bez uzasadnionego powodu ani wykorzystywać takich informacji do celu niegodziwego.

e) Art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji stanowi ponadto, że dyrektor organu administracyjnego nie może wykorzystywać lub dostarczać innej osobie zatrzymanych informacji osobowych do celów innych niż określony cel stosowania, chyba że przepisy ustawowe i wykonawcze stanowią inaczej. Podczas gdy art. 8 ust. 2 zawiera wyjątki od tej reguły w szczególnych sytuacjach, mają one zastosowanie jedynie wówczas, gdy takie wyjątkowe ujawnienie nie wywoła „niesprawiedliwego” naruszenia praw i interesów osoby, której dane dotyczą, lub osoby trzeciej.

f) Zgodnie z art. 9 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji, jeżeli zatrzymane informacje osobowe przekazuje się innej osobie, dyrektor organu administracyjnego nakłada w razie potrzeby ograniczenia dotyczące celu lub sposobu wykorzystania tych informacji lub wszelkie inne niezbędne ograniczenia; może również wymagać od osoby otrzymującej informacje wprowadzenia środków niezbędnych do zapobiegania wyciekowi i właściwego zarządzania informacjami.

g) Art. 48 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji stanowi, że dyrektor organu administracyjnego dokłada starań, by sprawnie i właściwie rozpatrzyć wszystkie wnioski dotyczące postępowania z informacjami osobowymi.

2. Zbieranie informacji osobowych za pomocą wniosków o dobrowolną współpracę (Dobrowolne prowadzenie postępowań przygotowawczych)

a) Podstawa prawna

Oprócz stosowania środków przymusowych informacje osobowe uzyskuje się również ze źródła, które jest swobodnie dostępne, lub na podstawie wniosku o dobrowolne ujawnienie, w tym przez podmioty gospodarcze przechowujące takie informacje.

Jeżeli chodzi o ten ostatni sposób, art. 197 ust. 2 kodeksu postępowania karnego uprawnia prokuraturę i policję sądową do dokonywania pisemnych zapytań w kwestiach dotyczących postępowania (tzw. „karty z zapytaniem”). Na podstawie kodeksu postępowania karnego osoby, do których skierowano zapytanie, są proszone o przekazanie informacji organom śledczym. Nie ma jednak sposobu, aby zmusić je do takiego przekazania informacji, jeżeli urzędy publiczne lub organizacje publiczne lub prywatne, które otrzymały zapytanie, odmówią wykonania swoich obowiązków w tym zakresie. Jeżeli nie odpowiedzą one na zapytanie, nie można nałożyć na nie kary ani innych sankcji. Jeżeli organy śledcze uznają, że wymagane informacje są niezbędne, mogą uzyskać takie informacje w drodze przeszukania i zajęcia na podstawie nakazu sądowego.

Ze względu na rosnącą świadomość osób fizycznych w kwestii ich prawa do prywatności oraz biorąc pod uwagę nakład pracy związany z rozpatrywaniem takich wniosków, podmioty gospodarcze zachowują coraz większą ostrożność przy udzielaniu na nie odpowiedzi (11). Przy podejmowaniu decyzji o współpracy podmioty gospodarcze biorą w szczególności pod uwagę charakter wymaganych informacji, stosunki tych podmiotów z osobą, której dotyczą informacje, narażenie ich reputacji, ryzyko sporów prawnych itp.

b) Ograniczenia

Jeżeli chodzi o przymusowe zbieranie informacji elektronicznych, dobrowolne prowadzenie postępowań przygotowawczych jest ograniczone przez konstytucję, zgodnie z interpretacją orzecznictwa, oraz przez statut kompetencyjny. Ponadto w pewnych sytuacjach podmioty gospodarcze nie są prawnie upoważnione do ujawniania informacji. Ustawa ustanawia również szereg ograniczeń mających zastosowanie zarówno do zbierania informacji, jak i ich przetwarzania (przy czym regulacje lokalne nakładają zasadniczo te same kryteria na policję prefekturalną).

1) Ograniczenia wynikające z konstytucji i statutu kompetencyjnego

Mając na uwadze cel art. 13 konstytucji, Sąd Najwyższy nałożył ograniczenia wobec prowadzenia postępowań przygotowawczych przez organy śledcze dwoma decyzjami – (1965 (A) nr 1187) z 24 grudnia 1969 r. i (2007 (A) nr 839) z 15 kwietnia 2008 r. Decyzje te dotyczyły wprawdzie przypadków, w których informacje osobowe (w formie obrazów) były zbierane za pomocą fotografii/filmowania, jednak ustalenia mają również zastosowanie do dobrowolnych (nieprzymusowych) postępowań przygotowawczych, które zasadniczo naruszają prywatność osoby fizycznej. Mają zatem zastosowanie i należy ich przestrzegać w odniesieniu do zbierania informacji osobowych w drodze dobrowolnego postępowania przygotowawczego, uwzględniając szczególne okoliczności każdego przypadku.

Według tych decyzji zgodność z prawem dobrowolnego postępowania przygotowawczego zależy od spełnienia trzech kryteriów, a mianowicie:

— „podejrzenie popełnienia przestępstwa” (tj. należy ocenić, czy popełniono przestępstwo),

— „konieczność przeprowadzenia postępowania przygotowawczego” (tj. należy ocenić, czy wniosek nie wykracza poza to, co jest niezbędne do celów postępowania przygotowawczego), oraz

— „odpowiedniość metod” (tj. należy ocenić, czy dobrowolne postępowanie przygotowawcze jest właściwe lub racjonalne, aby osiągnąć cel postępowania przygotowawczego) (12).

Ogólnie, przy uwzględnieniu trzech kryteriów wymienionych powyżej, zgodność z prawem dobrowolnego postępowania przygotowawczego ocenia się ze względu na fakt, czy można je uznać za racjonalne według społecznie akceptowalnej konwencji.

Wymóg, zgodnie z którym postępowanie przygotowawcze powinno być „niezbędne”, wynika bezpośrednio z art. 197 kodeksu postępowania karnego i został potwierdzony w wytycznych wydanych przez Agencję Policji Krajowej dla policji prefekturalnej, dotyczących stosowania „kart z zapytaniem”. W powiadomieniu Agencji Policji Krajowej z dnia 7 grudnia 1999 r. przewidziano szereg ograniczeń proceduralnych, w tym wymóg stosowania „karty z zapytaniem” wyłącznie jeżeli jest to konieczne do celów postępowania przygotowawczego. Ponadto art. 197 ust. 1 kodeksu postępowania karnego ma zastosowanie wyłącznie do postępowań karnych, może być zatem stosowany wyłącznie w przypadku, gdy istnieje konkretne podejrzenie dotyczące już popełnionego przestępstwa. Ta podstawa prawna nie ma w związku z tym zastosowania do zbierania i wykorzystywania informacji osobowych, w przypadku gdy nie doszło jeszcze do naruszenia prawa.

2) Ograniczenia dotyczące niektórych podmiotów gospodarczych

W niektórych obszarach obowiązują dodatkowe ograniczenia na podstawie ochrony przewidzianej w innych przepisach.

Po pierwsze organy śledcze i operatorzy telekomunikacyjni przechowujący informacje osobowe mają obowiązek przestrzegania tajemnicy komunikacji, jak przewidziano w art. 21 ust. 2 konstytucji (13). Na operatorów telekomunikacyjnych nałożono również ten sam obowiązek w art. 4 ustawy o działalności telekomunikacyjnej (14). Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi ochrony informacji osobowych w działalności telekomunikacyjnej, wydanymi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Komunikacji na podstawie konstytucji i ustawy o działalności telekomunikacyjnej, w przypadku gdy chodzi o tajemnicę komunikacji, operatorzy telekomunikacyjni mają zakaz ujawniania osobom trzecim informacji osobowych dotyczących tajemnicy komunikacji, z wyjątkiem sytuacji gdy uzyskali zgodę osoby, której dotyczą te informacje, lub jeżeli mogą powołać się na jedną z „uzasadnionych przyczyn” związanych z nieprzestrzeganiem przepisów kodeksu karnego. Uzasadnione przyczyny dotyczą „uzasadnionych działań” (art. 35 kodeksu karnego), „obrony własnej” (art. 36 kodeksu karnego) i „przeciwdziałania powstałemu zagrożeniu” (art. 37 kodeksu karnego). Zgodnie z kodeksem karnym „uzasadnione działania” to wyłącznie te działania operatora telekomunikacyjnego, które są zgodne z przymusowymi środkami państwowymi, co wyklucza dobrowolne postępowanie przygotowawcze. W związku z tym, jeżeli organy śledcze zwrócą się o informacje osobowe na podstawie „karty z zapytaniem” (art. 197 ust. 2 kodeksu postępowania karnego), operator telekomunikacyjny ma zakaz ujawniania takich danych.

Po drugie podmioty gospodarcze mają obowiązek odrzucenia wniosków o dobrowolną współpracę, jeżeli prawo zabrania im ujawniania informacji osobowych. Obejmuje to między innymi przypadki, gdy podmiot ma obowiązek przestrzegania poufności informacji, np. zgodnie z art. 134 kodeksu karnego (15).

3) Ograniczenia oparte na ustawie o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji

Jeżeli chodzi o zbieranie informacji osobowych przez organy administracyjne i dalsze ich przetwarzanie, ustawa przewiduje ograniczenia, jak wyjaśniono powyżej w sekcji II.A.1) lit. b) pkt 2. Równoważne ograniczenia wynikają z regulacji prefekturalnych mających zastosowanie do policji prefekturalnej.

B. Nadzór

1. Nadzór sądowy

W przypadku zbierania informacji osobowych za pomocą środków przymusowych wymagany jest nakaz sądowy (16), podlega ono zatem wcześniejszej analizie sądowej. Jeżeli postępowanie przygotowawcze jest niezgodne z prawem, sędzia może wykluczyć materiał dowodowy zebrany w trakcie tego postępowania z następującego po nim postępowania przed sądem karnym. Osoba fizyczna może złożyć wniosek o takie wykluczenie w dotyczącym jej postępowaniu przed sądem karnym, twierdząc, że takie postępowanie przygotowawcze było niezgodne z prawem.

2. Nadzór oparty na ustawie o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji

W Japonii minister lub szef każdego ministerstwa lub agencji ma uprawnienia do wykonywania czynności w zakresie nadzoru i egzekwowania przepisów na podstawie ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji, natomiast Minister Spraw Wewnętrznych i Komunikacji może prowadzić postępowania wyjaśniające w sprawie egzekwowania przepisów tej ustawy przez wszystkie pozostałe ministerstwa.

Minister Spraw Wewnętrznych i Komunikacji może zwrócić się do dyrektora organu administracyjnego o przedłożenie materiałów i wyjaśnień dotyczących przetwarzania informacji osobowych przez ten organ administracyjny na podstawie art. 50 ustawy, jeżeli uzna to za konieczne – na przykład na podstawie postępowania wyjaśniającego w sprawie sytuacji w zakresie egzekwowania przepisów ustawy (17), rozpatrywania wniosków lub zapytań skierowanych do jednego z centrów informacji ogólnej podlegających ministerstwu. Minister może kierować do dyrektora organu administracyjnego opinie na temat przetwarzania informacji osobowych w tym organie administracyjnym, jeżeli uzna to za konieczne do osiągnięcia celu tej ustawy. Ponadto minister może zwrócić się na przykład o przegląd środków za pomocą działań, które może podjąć zgodnie z art. 50 i 51 ustawy, kiedy zachodzi podejrzenie, że doszło do naruszenia lub niewłaściwego zastosowania przepisów tej ustawy. Ułatwia to zapewnienie spójnego stosowania i przestrzegania ustawy.

3. Nadzór ze strony komisji ds. bezpieczeństwa publicznego

Jeżeli chodzi o administrację policyjną, Agencja Policji Krajowej podlega nadzorowi Krajowej Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego, natomiast policja prefekturalna podlega nadzorowi jednej z Prefekturalnych Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego ustanowionych w każdej prefekturze. Każdy z tych organów nadzoru zapewnia zarząd policją na demokratycznych zasadach i przy zachowaniu neutralności politycznej.

Krajowa Komisja ds. Bezpieczeństwa Publicznego odpowiada za sprawy podlegające jej jurysdykcji zgodnie z ustawą o policji i innymi ustawami. Obejmuje to mianowanie komisarza generalnego Agencji Policji Krajowej i lokalnych funkcjonariuszy policji wyższego szczebla, jak również ustanowienie kompleksowej polityki określającej podstawowe kierunki lub środki w odniesieniu do zarządu Agencją Policji Krajowej.

Prefekturalne Komisje ds. Bezpieczeństwa Publicznego składają się z członków reprezentujących obywateli danej prefektury na podstawie ustawy o policji i zarządzają policją prefekturalną jako niezależne rady. Członków powołuje gubernator prefektury za zgodą Zgromadzenia Prefekturalnego na podstawie art. 39 ustawy o policji. Kadencja członków trwa trzy lata, a ich odwołanie wbrew ich woli możliwe jest wyłącznie z określonych powodów wymienionych w ustawie (takich jak niezdolność do wykonywania obowiązków, naruszenie obowiązków, przewinienie służbowe itp.), co zapewnia ich niezależność (zob. art. 40 i 41 ustawy o policji). Ponadto, aby zagwarantować neutralność polityczną członków, art. 42 ustawy o policji zabrania członkowi komisji pełnienia jednocześnie funkcji członka organu prawodawczego, obejmowania funkcji wykonawczych w partii politycznej lub dowolnym innym organie politycznym, lub też czynnego angażowania się w ruchy polityczne. Każda komisja podlega wprawdzie jurysdykcji właściwego gubernatora prefektury, ale nie wiąże się to z nadaniem gubernatorowi uprawnień do wydawania instrukcji dotyczących wypełniania jej zadań.

Zgodnie z art. 38 ust. 3 w związku z art. 2 i art. 36 ust. 2 ustawy o policji Prefekturalne Komisje ds. Bezpieczeństwa Publicznego są odpowiedzialne za „ochronę praw i wolności jednostki”. W tym celu, m.in. na regularnych spotkaniach odbywających się trzy lub cztery razy w miesiącu, szefowie policji prefekturalnych przekazują im sprawozdania dotyczące działalności w ramach ich jurysdykcji. Komisje zapewniają wytyczne w tych kwestiach przez ustanawianie kompleksowych zasad polityki.

Ponadto, w ramach funkcji nadzorczej, w konkretnych indywidualnych przypadkach Prefekturalne Komisje ds. Bezpieczeństwa Publicznego mogą wydawać policji prefekturalnej instrukcje, gdy uznają to za konieczne w związku z kontrolą działań policji prefekturalnej lub przewinień jej pracowników. Komisje mogą również, jeżeli uznają to za konieczne, zlecić wyznaczonemu członkowi komisji przeprowadzenie kontroli stanu wdrożenia wydanych instrukcji (art. 43-2 ustawy o policji).

4. Nadzór ze strony Diet

Diet może badać sprawy dotyczące działań organów publicznych i w tym celu wymagać przedstawienia dokumentów i zeznań świadków (art. 62 konstytucji). W tym kontekście właściwa komisja śledcza w Diet może zbadać stosowność prowadzonych przez policję działań związanych ze zbieraniem informacji.

Kompetencje te zostały szczegółowo określone w ustawie o Diet. Zgodnie z art. 104 Diet może zobowiązać Radę Ministrów i agencje publiczne do sporządzania sprawozdań i dokumentów niezbędnych do prowadzenia postępowania. Ponadto członkowie Diet mogą składać „zapytania na piśmie” na podstawie art. 74 ustawy o Diet. Takie zapytania musi zatwierdzić przewodniczący Izby, a Rada Ministrów, co do zasady, ma obowiązek udzielić odpowiedzi na piśmie w terminie siedmiu dni (w przypadku gdy nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi w tym terminie, należy podać uzasadnienie i wyznaczyć nowy termin – art. 75 ustawy o Diet). W przeszłości zapytania na piśmie składane przez Diet dotyczyły również przetwarzania informacji osobowych przez administrację (18).

C. Indywidualne dochodzenie roszczeń

Zgodnie z art. 32 konstytucji Japonii żadna osoba nie może zostać pozbawiona prawa dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Ponadto art. 17 konstytucji gwarantuje każdej osobie prawo do pozwania państwa lub podmiotu publicznego w celu dochodzenia roszczeń (na podstawie przepisów prawa) w przypadku, gdy osoba ta poniosła szkodę w wyniku niezgodnego z prawem działania funkcjonariusza publicznego.

1. Dochodzenie roszczeń na drodze sądowej z tytułu przymusowego zbierania informacji na podstawie nakazu (art. 430 kodeksu postępowania karnego)

Zgodnie z art. 430 ust. 2 kodeksu postępowania karnego osoba fizyczna, która jest niezadowolona ze środków zastosowanych przez funkcjonariusza policji w związku z zajęciem rzeczy (w tym, jeżeli zawierają one informacje osobowe) na podstawie nakazu, może złożyć wniosek (tzw. „quasi-complaint”) do właściwego sądu o uchylenie lub zmianę tych środków.

Osoba fizyczna może złożyć taki wniosek bez konieczności oczekiwania na zakończenie sprawy. Jeżeli sąd uzna, że zajęcie nie było konieczne lub że istnieją inne powody uznania zajęcia za niezgodne z prawem, może nakazać uchylenie lub zmianę takich środków.

2. Dochodzenie roszczeń na drodze sądowej na podstawie kodeksu postępowania cywilnego i ustawy o odpowiedzialności odszkodowawczej państwa

Osoby fizyczne, które uznają, że naruszono ich prawo do prywatności przysługujące im na podstawie art. 13 konstytucji, mogą wytoczyć powództwo cywilne, żądając usunięcia informacji osobowych zebranych w toku postępowania przygotowawczego.

Ponadto osoba fizyczna może wytoczyć powództwo odszkodowawcze na podstawie ustawy o odpowiedzialności odszkodowawczej państwa w połączeniu z odpowiednimi artykułami kodeksu cywilnego, jeżeli uzna, że doszło do naruszenia jej prawa do prywatności i że poniosła szkodę w wyniku zbierania dotyczących jej informacji osobowych lub nadzoru (19). Biorąc pod uwagę, że „szkoda”, która może być przedmiotem roszczenia odszkodowawczego, nie ogranicza się do szkody majątkowej (art. 710 kodeksu cywilnego), może ona również obejmować „urazy psychiczne”. Sędzia oceni kwotę zadośćuczynienia za doznaną krzywdę na podstawie „swobodnej oceny uwzględniającej różne czynniki w poszczególnych przypadkach” (20).

Art. 1 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności odszkodowawczej państwa przyznaje prawo do odszkodowania w przypadku, gdy (i) urzędnik publiczny, który sprawuje władzę publiczną w imieniu państwa lub podmiotu publicznego (ii) w ramach wykonywania swoich obowiązków (iii) umyślnie lub przez niedbalstwo (iv) w sposób niezgodny z prawem (v) wyrządził szkodę innej osobie.

Osoba fizyczna składa pozew zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoba taka może złożyć pozew do sądu właściwego dla miejsca, w którym popełniono czyn niedozwolony.

3. Indywidualne dochodzenie roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem/niewłaściwego prowadzenia postępowania przygotowawczego przez policję: skarga do Prefekturalnej Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego (art. 79 ustawy o policji)

Zgodnie z art. 79 ustawy o policji (21), jak wyjaśniono dokładniej w instrukcji szefa Agencji Policji Krajowej skierowanej do policji prefekturalnej i Prefekturalnych Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego (22), osoby fizyczne mogą złożyć pisemną skargę (23) do właściwej Prefekturalnej Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego na wszelkie bezprawne lub niewłaściwe postępowanie funkcjonariusza policji podczas wykonywania jego obowiązków; obejmuje to obowiązki związane ze zbieraniem i wykorzystywaniem informacji osobowych. Komisja skrupulatnie rozpatruje takie skargi zgodnie z przepisami ustawowymi i regulacjami lokalnymi oraz powiadamia skarżącego o wyniku postępowania na piśmie.

W oparciu o swoje uprawnienia nadzorcze zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy o policji, Prefekturalna Komisja ds. Bezpieczeństwa Publicznego wydaje policji prefekturalnej instrukcje w sprawie zbadania stanu faktycznego, wdrożenia niezbędnych środków zgodnie z wynikami badania oraz przedłożenia Komisji sprawozdania z wyników. Jeżeli Komisja uzna to za konieczne, może również wydać instrukcje w sprawie rozpatrywania skargi, na przykład jeżeli uzna, że postępowanie przygotowawcze przeprowadzone przez policję jest niewystarczające. Wdrożenie zostało opisane w zawiadomieniu wydanym przez Agencję Policji Krajowej skierowanym do szefów policji prefekturalnej.

Zawiadomienie skarżącego o wyniku postępowania przygotowawczego odbywa się również w świetle sprawozdań policji dotyczących postępowania oraz środków zastosowanych na wniosek Komisji.

4. Indywidualne dochodzenie roszczeń na podstawie ustawy o ochronie informacji osobowych i kodeksu postępowania karnego

a) Ustawa o ochronie informacji osobowych

Zgodnie z art. 48 ustawy o ochronie informacji osobowych organy administracyjne muszą dążyć do właściwego i sprawnego rozpatrzenia wszelkich skarg dotyczących przetwarzania informacji osobowych. Aby osobom fizycznym zapewnić skonsolidowane informacje (np. na temat dostępnych praw do ujawnienia, korekty oraz zawieszenia wykorzystywania informacji na podstawie ustawy o ochronie informacji osobowych) oraz jako punkt kontaktowy w sprawach zapytań, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Komunikacji utworzyło w każdej prefekturze Centra Informacji Ogólnej w zakresie Ujawniania Informacji i Ochrony Informacji Osobowych w oparciu o art. 47 ust. 2 ustawy o ochronie informacji osobowych. Zapytania mogą również kierować nierezydenci. Na przykład w roku obrachunkowym 2017 (kwiecień 2017 r. – marzec 2018 r.) łączna liczba przypadków, w których centra informacji ogólnej odpowiedziały na pytania itp., wyniosła 5186.

W art. 12 i 27 ustawy o ochronie informacji osobowych przyznaje się osobom fizycznym prawo do zwrócenia się o ujawnienie i korektę zatrzymanych informacji osobowych. Ponadto zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie informacji osobowych osoby fizyczne mogą zażądać zawieszenia wykorzystania lub usunięcia swoich zatrzymanych informacji osobowych, jeżeli organ administracyjny nie uzyskał tych informacji zgodnie z prawem albo zatrzymuje lub wykorzystuje takie informacje z naruszeniem prawa.

Jeżeli jednak chodzi o informacje osobowe zebrane (na podstawie nakazu lub „karty z zapytaniem”) i zatrzymane na potrzeby postępowań przygotowawczych (24), takie informacje zasadniczo należą do kategorii „informacji osobowych utrwalonych w dokumentach związanych z procesami sądowymi i zajętymi rzeczami”. Takie informacje osobowe są zatem wyłączone z zakresu stosowania praw indywidualnych określonych w rozdziale 4 ustawy o ochronie informacji osobowych na podstawie art. 53-2 kodeksu postępowania karnego (25). Przetwarzanie takich informacji osobowych oraz prawa osoby fizycznej do dostępu do danych i ich korekty podlegają jednak specjalnym przepisom zgodnie z kodeksem postępowania karnego i ustawą o rejestrze zakończonych spraw karnych (zob. poniżej) (26). Wyłączenie to jest uzasadnione różnymi czynnikami, takimi jak ochrona prywatności zainteresowanych osób, poufność postępowań oraz właściwe prowadzenie postępowania karnego. W związku z tym nadal mają zastosowanie przepisy rozdziału 2 ustawy o ochronie informacji osobowych regulujące zasady postępowania z takimi informacjami.

b) Kodeks postępowania karnego

Zgodnie z kodeksem postępowania karnego możliwość dostępu do informacji osobowych zbieranych na potrzeby postępowania przygotowawczego zależy zarówno od etapu postępowania, jak i od roli osoby fizycznej w postępowaniu (osoba podejrzana, oskarżona, ofiara itp.).

W drodze wyjątku od zasady zawartej w art. 47 kodeksu postępowania karnego stanowiącej, że dokumentów związanych z procesem sądowym nie podaje się do wiadomości publicznej przed rozpoczęciem procesu (ponieważ mogłoby to naruszyć honor lub prywatność zainteresowanych osób fizycznych oraz utrudnić postępowanie), dostęp ofiary przestępstwa jest co do zasady dozwolony w uzasadnionym zakresie, biorąc pod uwagę cel przepisu zawartego w art. 47 kodeksu postępowania karnego (27).

Jeżeli chodzi o osoby podejrzane, zazwyczaj dowiadują się, że są objęte postępowaniem przygotowawczym, podczas przesłuchania przez policję sądową lub prokuratura. Jeżeli następnie prokurator postanowi nie wszczynać postępowania, niezwłocznie powiadamia o tym fakcie osobę podejrzaną (art. 259 kodeksu postępowania karnego).

Ponadto po wszczęciu postępowania prokurator umożliwia osobie oskarżonej lub jej pełnomocnikowi zapoznanie się z dowodami przed zwróceniem się o ich zbadanie przez sąd (art. 299 kodeksu postępowania karnego). Umożliwia to oskarżonemu sprawdzenie własnych informacji osobowych zebranych w trakcie postępowania przygotowawczego.

Ochrona informacji osobowych zebranych w ramach postępowania przygotowawczego, dotyczących osoby podejrzanej, oskarżonej lub jakiejkolwiek innej osoby (np. ofiary przestępstwa) jest również zagwarantowana dzięki obowiązkowi zachowania poufności (art. 100 ustawy o krajowej służbie publicznej) oraz groźbie kary w przypadku wycieku poufnych informacji w ramach wykonywania obowiązków służby publicznej (art. 109 ppkt (xii) ustawy o krajowej służbie publicznej).

5. Indywidualne dochodzenie roszczeń z tytułu bezprawnego/nieprawidłowego prowadzenia postępowań przygotowawczych przez organy publiczne: skarga do Komisji ds. Ochrony Informacji Osobowych

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie informacji osobowych rząd podejmuje, we współpracy z rządami państw trzecich, niezbędne działania mające na celu stworzenie zgodnego z przepisami międzynarodowymi systemu dotyczącego informacji osobowych poprzez wspieranie współpracy z organizacjami międzynarodowymi i innymi systemami międzynarodowymi. Na podstawie tego przepisu w podstawowych zasadach polityki dotyczącej ochrony informacji osobowych (przyjętych uchwałą Rady Ministrów) przekazano Komisji ds. Ochrony Informacji Osobowych, jako organowi właściwemu w zakresie ogólnego wykonywania przepisów ustawy o ochronie informacji osobowych, prawo do podejmowania działań niezbędnych do zatarcia różnic w systemach oraz działaniach między Japonią a danym państwem obcym w celu zapewnienia właściwego przetwarzania informacji osobowych otrzymanych od takiego państwa.

Ponadto, jak przewidziano w art. 61 ppkt (i) i (ii) ustawy o ochronie informacji osobowych, Komisji ds. Ochrony Informacji Osobowych powierza się zadanie formułowania i propagowania podstawowych zasady polityki, a także mediacji w przypadku skarg złożonych przeciwko podmiotom gospodarczym. Wreszcie organy administracyjne pozostają w ścisłym kontakcie i współpracują ze sobą (art. 80 ustawy o ochronie informacji osobowych).

W oparciu o te przepisy Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych rozpatruje skargi osób fizycznych w następujący sposób:

a) Osoba, która podejrzewa, że jej dane przekazane z UE zostały zebrane lub wykorzystane przez organy publiczne w Japonii, w tym organy odpowiedzialne za działania, o których mowa w rozdziale II i III niniejszego „oświadczenia”, z naruszeniem obowiązujących przepisów, w tym również tych, które podlegają niniejszemu „oświadczeniu”, może złożyć skargę do Komisji ds. Ochrony Informacji Osobowych (indywidualnie lub za pośrednictwem swojego organu ochrony danych).

b) Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych rozpatruje skargę, korzystając między innymi ze swoich uprawnień na mocy art. 6, art. 61 ppkt (ii) i art. 80 ustawy o ochronie informacji osobowych, oraz informuje o skardze właściwe organy publiczne, w tym właściwe organy nadzorcze. Organy te są obowiązane współpracować z Komisją ds. Ochrony Informacji Osobowych na mocy art. 80 ustawy o ochronie informacji osobowych, zapewniając między innymi niezbędne informacje i odpowiednie materiały, dzięki którym komisja może ocenić, czy zbieranie i późniejsze wykorzystanie informacji osobowych było zgodne z obowiązującymi przepisami. Przeprowadzając swoją ocenę, Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych współpracuje z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Komunikacji.

c) Jeżeli ocena wykaże naruszenie obowiązujących przepisów, współpraca między danym organem publicznym a Komisją ds. Ochrony Informacji Osobowych obejmuje obowiązek usunięcia naruszenia. W przypadku niezgodnego z prawem zbierania informacji osobowych na mocy obowiązujących przepisów obejmuje to usunięcie zebranych informacji osobowych. W przypadku naruszenia obowiązujących przepisów Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych potwierdza również, przed zakończeniem oceny, że naruszenie udało się w pełni usunąć.

d) Po zakończeniu oceny Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych zawiadamia w rozsądnym terminie osobę fizyczną o jej wynikach, w tym, w stosownych przypadkach, o podjętych działaniach naprawczych. W zawiadomieniu tym Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych informuje osobę fizyczną o możliwości uzyskania potwierdzenia wyniku u właściwego organu publicznego oraz o tym, do którego organu należy kierować taki wniosek o potwierdzenie. Szczegółowe informacje na temat wyniku oceny mogą być ograniczone, jeżeli istnieją uzasadnione przesłanki do stwierdzenia, że przekazanie takiej informacji może stanowić zagrożenie dla trwającego postępowania. W przypadku gdy skarga dotyczy zbierania lub wykorzystywania danych osobowych w ramach ścigania przestępstw, jeżeli ocena wykazała, że wszczęto postępowanie, w którym wykorzystano informacje osobowe osoby fizycznej, a następnie postępowanie to zakończono, Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych informuje taką osobę, że z aktami sprawy można się zapoznać zgodnie z art. 53 kodeksu postępowania karnego oraz art. 4 ustawy o rejestrze zakończonych spraw karnych. Jeżeli ocena wykazała, że osoba fizyczna jest w postępowaniu karnym osobą podejrzaną, Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych zawiadamia ją o tym fakcie oraz o możliwości złożenia wniosku zgodnie z art. 259 kodeksu postępowania karnego.

e) Jeżeli mimo to osoba fizyczna jest niezadowolona z wyniku postępowania, może się zgłosić się do Komisji ds. Ochrony Informacji Osobowych, która informuje osobę fizyczną o różnych możliwościach i szczegółowych procedurach dotyczących uzyskania odszkodowania na podstawie japońskich przepisów ustawowych i wykonawczych. Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych zapewnia osobie fizycznej wsparcie, w tym doradztwo i pomoc w związku z jakimkolwiek dalszym postępowaniem przed właściwym organem administracyjnym lub sądowym.

III. Dostęp rządowy do celów bezpieczeństwa narodowego

A. Podstawa prawna i ograniczenia dotyczące zbierania informacji osobowych

1. Podstawa prawna zbierania informacji przez zainteresowane ministerstwo/agencję

Jak wskazano powyżej, zbieranie informacji osobowych do celów bezpieczeństwa narodowego przez organy administracyjne musi wchodzić w zakres ich jurysdykcji administracyjnej.

W Japonii nie istnieje prawo umożliwiające zbieranie informacji za pomocą środków przymusowych wyłącznie do celów bezpieczeństwa narodowego. Zgodnie z art. 35 konstytucji przymusowe zbieranie informacji osobowych jest możliwe wyłącznie na podstawie nakazu wydanego przez sąd w celu przeprowadzenia postępowania przygotowawczego w sprawie przestępstwa. Taki nakaz można zatem wydać wyłącznie na potrzeby postępowania przygotowawczego. Oznacza to, że w japońskim systemie prawnym nie zezwala się na zbieranie informacji / dostęp do informacji za pomocą środków przymusowych ze względów bezpieczeństwa narodowego. Zamiast tego w dziedzinie bezpieczeństwa narodowego zainteresowane ministerstwa lub agencje mogą uzyskiwać informacje wyłącznie ze źródeł, które są swobodnie dostępne lub otrzymywać informacje od podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych w drodze dobrowolnego ujawnienia. Podmioty gospodarcze, do których zwrócono się o podjęcie dobrowolnej współpracy, nie są prawnie zobowiązane do przekazania tych informacji i w związku z tym nie są zagrożone negatywnymi konsekwencjami, jeżeli odmawiają współpracy.

W dziedzinie bezpieczeństwa narodowego odpowiedzialnych jest szereg różnych resortów i agencji.

1) Sekretariat Rady Ministrów

Sekretariat Rady Ministrów zbiera informacje i prowadzi badania w zakresie ważnych strategii politycznych Rady Ministrów (28), o których mowa w art. 12-2 ustawy o Radzie Ministrów (29). Sekretariat Rady Ministrów nie ma jednak uprawnień do zbierania informacji osobowych bezpośrednio od podmiotów gospodarczych. Sekretariat zbiera, łączy, analizuje i ocenia informacje pochodzące ze źródeł otwartych, od innych organów publicznych itp.

2) Agencja Policji Krajowej/policja prefekturalna

W każdej prefekturze policja prefekturalna ma kompetencje w zakresie zbierania informacji w ramach swojej jurysdykcji zgodnie z art. 2 ustawy o policji. Może się zdarzyć, że Agencja Policji Państwowej bezpośrednio zbiera informacje w zakresie swojej właściwości na mocy ustawy o policji. Dotyczy to w szczególności działalności Biura Bezpieczeństwa Agencji Policji Krajowej oraz Departamentu Spraw Zagranicznych i Wywiadu. Zgodnie z art. 24 ustawy o policji Biuro Bezpieczeństwa zajmuje się sprawami dotyczącymi policji bezpieczeństwa (30), a Departament Spraw Zagranicznych i Wywiadu jest odpowiedzialny za sprawy dotyczące cudzoziemców, jak również obywateli Japonii, którzy prowadzą działalność z siedzibą za granicą.

3) Agencja Bezpieczeństwa Publicznego

Stosowanie ustawy o zapobieganiu działaniom wywrotowym oraz ustawy o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa, mieści się głównie w kompetencjach Agencji Bezpieczeństwa Publicznego. Jest to agencja Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ustawa o zapobieganiu działaniom wywrotowym i ustawa o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa stanowią, że przepisy administracyjne (tj. środki nakazujące ograniczenie działalności takich organizacji, ich rozwiązanie itp.) mogą być przyjmowane na mocy konstytucji, na ściśle określonych warunkach, przeciwko organizacjom popełniającym pewne poważne czyny („wywrotowe działania terrorystyczne” lub „zbrodnie masowego morderstwa”) z naruszeniem „bezpieczeństwa publicznego” lub „podstawowego systemu społecznego”. „Wywrotowe działania terrorystyczne” wchodzą w zakres stosowania ustawy o zapobieganiu działaniom wywrotowym (zob. art. 4 dotyczący działań takich jak powstanie, podżeganie do agresji zewnętrznej, zabójstwo z zamiarem politycznym itp.), natomiast ustawa o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa, odnosi się do „zbrodni masowego morderstwa” (zob. art. 4 tej ustawy). Jedynie precyzyjnie określone organizacje, które stwarzają konkretne wewnętrzne lub zewnętrzne zagrożenia dla bezpieczeństwa publicznego, mogą podlegać przepisom tych ustaw.

W tym celu ustawy te zapewniają podstawy prawne śledztwa. Podstawowe uprawnienia śledcze urzędników Agencji Bezpieczeństwa Publicznego są określone w art. 27 ustawy o zapobieganiu działaniom wywrotowym i w art. 29 ustawy o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa. Zgodnie z tymi przepisami urzędnicy Agencji Bezpieczeństwa Publicznego prowadzą śledztwa w zakresie, w jakim są one niezbędne w odniesieniu do powyższych przepisów dotyczących kontroli organizacji (np. w przeszłości jako przedmiot śledztwa przedstawiano ugrupowania skrajnej lewicy, sektę Aum Shinrikyo i określone ugrupowania krajowe ściśle powiązane z Koreą Północną). Postępowania te nie mogą opierać się jednak na środkach przymusowych, a zatem organizacja posiadająca informacje osobowe nie może być zmuszona do przekazania takich informacji.

Zbieranie i wykorzystywanie informacji dobrowolnie ujawnionych urzędnikom Agencji Bezpieczeństwa Publicznego podlega odpowiednim ograniczeniom i zabezpieczeniom przewidzianym przez prawo, takim jak, między innymi, gwarantowana przez konstytucję tajemnica wiadomości oraz przepisy dotyczące przetwarzania informacji osobowych zgodnie z ustawą o ochronie informacji osobowych.

4) Ministerstwo Obrony

Jeśli chodzi o zbieranie informacji przez Ministerstwo Obrony, ministerstwo to zbiera informacje w oparciu o art. 3 i 4 ustawy o utworzeniu Ministerstwa Obrony w zakresie niezbędnym do wykonywania jego kompetencji administracyjnych, w tym w odniesieniu do obrony i straży, działań podejmowanych przez Siły Samoobrony, a także rozmieszczania Sił Samoobrony Naziemnej, Morskiej i Lotniczej. Ministerstwo Obrony może zbierać informacje do tych celów wyłącznie w drodze dobrowolnej współpracy i ze źródeł swobodnie dostępnych. Nie zbiera ono informacji na temat ogółu społeczeństwa.

2. Ograniczenia i zabezpieczenia

a) Ograniczenia ustawowe

1) Ogólne ograniczenia wynikające z ustawy o ochronie informacji osobowych

Ustawa o ochronie informacji osobowych to ustawa ogólna, która ma zastosowanie do zbierania i przetwarzania informacji osobowych przez organy administracyjne we wszystkich dziedzinach działalności takich organów. W związku z tym ograniczenia i zabezpieczenia opisane w sekcji II.A.1) lit. b) pkt 2 mają zastosowanie również do zatrzymywania, przechowywania, wykorzystywania itp. informacji osobowych w dziedzinie bezpieczeństwa narodowego.

2) Szczególne ograniczenia dotyczące policji (zarówno Agencji Policji Krajowej, jak i policji prefekturalnej)

Jak określono powyżej w sekcji poświęconej zbieraniu informacji do celów ścigania przestępstw policja może zbierać informacje wyłącznie w zakresie swoich kompetencji, a przy tym, zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o policji, może podejmować działania jedynie w zakresie „ściśle ograniczonym” do wykonywania jej obowiązków i w sposób „bezstronny, wolny od uprzedzeń i sprawiedliwy”. Ponadto swoich uprawnień „nigdy nie może nadużywać w jakikolwiek sposób, który ingeruje w prawa i wolności osoby fizycznej zagwarantowane w konstytucji Japonii”.

3) Szczególne ograniczenia mające zastosowanie do Agencji Bezpieczeństwa Publicznego

Zarówno art. 3 ustawy o zapobieganiu działaniom wywrotowym, jak i art. 3 ustawy o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa, stanowią, że w ramach tych aktów postępowania prowadzone są wyłącznie w minimalnym zakresie wymaganym do osiągnięcia celu i nie są prowadzone w sposób nieracjonalnie ograniczający podstawowe prawa człowieka. Ponadto zgodnie z art. 45 ustawy o zapobieganiu działaniom wywrotowym i art. 42 ustawy o kontroli organizacji, które dopuściły się zbrodni masowego morderstwa, nadużycie uprawnień przez urzędnika Agencji Bezpieczeństwa Publicznego stanowi przestępstwo podlegające surowszym sankcjom karnym niż „ogólne” nadużycia uprawnień w innych dziedzinach sektora publicznego.

4) Szczególne ograniczenia dotyczące Ministerstwa Obrony

Jeśli chodzi o zbieranie/porządkowanie informacji przez Ministerstwo Obrony, o czym mowa w art. 4 ustawy o utworzeniu Ministerstwa Obrony, działalność tego ministerstwa w zakresie zbierania informacji ogranicza się do czynności, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków w zakresie 1) obrony i straży, 2) działań Sił Samoobrony oraz 3) organizacji, liczby personelu, struktury, wyposażenia i rozmieszczenia Sił Samoobrony Naziemnej, Morskiej i Lotniczej.

b) Inne ograniczenia

Jak już wyjaśniono w sekcji II.A.2) lit. b) ppkt (1), z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że kierowany do podmiotu gospodarczego wniosek o podjęcie dobrowolnej współpracy musi być niezbędny do przeprowadzenia postępowania przygotowawczego dotyczącego podejrzenia popełnienia przestępstwa i uzasadniony pod kątem osiągnięcia celu tego postępowania.

Chociaż śledztwa prowadzone przez organy śledcze w obszarze bezpieczeństwa narodowego i postępowania przygotowawcze prowadzone przez te organy w obszarze ścigania przestępstw różnią się od siebie pod względem podstawy prawnej i celu, nadrzędne zasady „konieczności przeprowadzenia postępowania przygotowawczego” oraz „odpowiedniości metody” znajdują również zastosowanie w obszarze bezpieczeństwa narodowego i należy ich przestrzegać z odpowiednim uwzględnieniem szczególnych okoliczności każdego przypadku.

Dzięki połączeniu powyższych ograniczeń zbieranie i przetwarzanie informacji odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania szczególnych obowiązków przez właściwy organ publiczny oraz w związku ze szczególnymi zagrożeniami. Wyklucza to masowe i nieograniczone zbieranie informacji osobowych i dostęp do nich ze względów bezpieczeństwa narodowego.

B. Nadzór

1. Nadzór oparty na ustawie o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji

Jak wyjaśniono w sekcji II.B.2, w japońskim sektorze publicznym minister lub szef każdego ministerstwa lub agencji posiada uprawnienia do nadzorowania i egzekwowania zgodności z ustawą o ochronie informacji osobowych w swoim ministerstwie lub agencji. Ponadto Minister Spraw Wewnętrznych i Komunikacji może zbadać stan wykonania ustawy, zwrócić się do każdego ministra o przedstawienie materiałów i wyjaśnień w oparciu o art. 49 i 50 ustawy oraz skierować opinie do każdego ministra na podstawie art. 51 ustawy. Może na przykład wystąpić o przegląd środków poprzez działania na podstawie art. 50 i 51 ustawy.

2. Nadzór Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego nad policją

Jak wyjaśniono powyżej w sekcji II „Zbieranie informacji do celów ścigania przestępstw”, niezależne Prefekturalne Komisje ds. Bezpieczeństwa Publicznego nadzorują działania policji prefekturalnej.

Jeżeli chodzi o Agencję Policji Krajowej, funkcje nadzorcze pełni Krajowa Komisja ds. Bezpieczeństwa Publicznego. Zgodnie z art. 5 ustawy o policji komisja odpowiada w szczególności za „ochronę praw i wolności osoby fizycznej”. W tym celu ustanawia w szczególności kompleksową politykę określającą przepisy dotyczące zarządzania działaniami określonymi w poszczególnych pozycjach w art. 5 ust. 4 ustawy o policji oraz określa inne podstawowe instrukcje lub środki, które należy stosować w celu prowadzenia wymienionych działań. Krajowa Komisja ds. Bezpieczeństwa Publicznego jest równie niezależna, jak Prefekturalne Komisje ds. Bezpieczeństwa Publicznego.

3. Nadzór Biura Inspektora Generalnego ds. Zgodności z Prawem nad Ministerstwem Obrony

Biuro Inspektora ds. Przestrzegania Prawa to niezależne biuro Ministerstwa Obrony, pod bezpośrednim nadzorem Ministra Obrony zgodnie z art. 29 ustawy o utworzeniu Ministerstwa Obrony. Biuro Inspektora ds. Przestrzegania Prawa może przeprowadzać kontrole przestrzegania przez urzędników Ministerstwa Obrony przepisów ustawowych i wykonawczych. Kontrole te określa się mianem „kontroli obronności”.

Biuro Inspektora ds. Przestrzegania Prawa przeprowadza kontrole jako urząd niezależny, aby zapewnić przestrzeganie przepisów prawa w całym ministerstwie, w tym również przez Siły Samoobrony. Biuro wykonuje swoje obowiązki niezależnie od jednostek operacyjnych Ministerstwa Obrony. Po przeprowadzeniu kontroli Biuro Inspektora ds. Przestrzegania Prawa niezwłocznie przedstawia bezpośrednio ministrowi obrony swoje sprawozdanie zawierające ustalenia pokontrolne oraz niezbędne środki usprawniające. Na podstawie sprawozdania Biura Inspektora ds. Przestrzegania Prawa minister obrony może zarządzić wdrożenie zaproponowanych środków naprawczych. Za wdrożenie tych środków odpowiada zastępca wiceministra, który ma obowiązek złożyć ministrowi obrony sprawozdanie ze stanu ich wdrożenia.

Ze względów dodatkowej przejrzystości wyniki kontroli obronności publikuje się obecnie na stronie internetowej Ministerstwa Obrony (chociaż prawo tego nie wymaga).

Kontrole obronności mogą być trojakiego rodzaju:

(i) stałe kontrole obronności, tj. przeprowadzane okresowo (31);

(ii) kontrole obronności mające na celu określenie efektywności zastosowanych środków naprawczych; oraz

(iii) kontrole specjalne obronności przeprowadzane w niektórych sprawach na zarządzenie Ministra Obrony.

W ramach takich kontroli Generalny Inspektor może zwracać się do właściwego urzędu o przedstawienie sprawozdań i dokumentów, może wchodzić do pomieszczeń w celu przeprowadzenia kontroli, występować do zastępcy wiceministra o wyjaśnienia itd. Ze względu na charakter zadań kontrolnych Biura Inspektora ds. Przestrzegania Prawa na czele tego urzędu stoją najwyżsi rangą prawnicy (były prokurator naczelny).

4. Nadzór nad Agencją Bezpieczeństwa Publicznego

Agencja Bezpieczeństwa Publicznego przeprowadza zarówno kontrole stałe, jak i specjalne działalności poszczególnych jej biur i jednostek (Biuro Wywiadu Bezpieczeństwa Publicznego, jednostek wywiadu bezpieczeństwa publicznego oraz jednostek im podporządkowanych itp.). W celu stałej kontroli jako inspektorów wyznacza się zastępcę dyrektora generalnego lub dyrektora. Kontrole takie dotyczą również zarządzania informacjami osobowymi.

5. Nadzór sprawowany przez Diet

Jeżeli chodzi o zbieranie informacji do celów ścigania przestępstw, Diet, za pośrednictwem właściwej komisji, może badać, czy informacje w obszarze bezpieczeństwa narodowego są zbierane zgodnie z prawem. Uprawnienia śledcze Diet wynikają z art. 62 konstytucji oraz art. 74 i 104 ustawy o Diet.

C. Indywidualne dochodzenie roszczeń

Roszczeń można dochodzić indywidualnie tak samo, jak w obszarze ścigania przestępstw. Dotyczy to również nowego mechanizmu dochodzenia roszczeń, zarządzanego i nadzorowanego przez Komisję ds. Ochrony Informacji Osobowych, w zakresie rozpoznawania i rozstrzygania o skargach wniesionych przez obywateli UE. W tym zakresie zob. odpowiednie fragmenty sekcji II.C.

Ponadto w dziedzinie bezpieczeństwa narodowego dostępne są szczególne sposoby indywidualnego dochodzenia roszczeń.

Dane osobowe zbierane przez organ administracyjny do celów bezpieczeństwa narodowego podlegają przepisom rozdziału 4 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji. Chodzi tu o prawo do żądania ujawnienia (art. 12), prawo do korekty (w tym uzupełnienia lub wykreślenia) (art. 27) zatrzymanych informacji osobowych osoby fizycznej, a także prawo do wystąpienia o zawieszenie wykorzystywania informacji osobowych w razie uzyskania przez organ administracyjny tych informacji w sposób bezprawny (art. 36). W związku z powyższym w obszarze bezpieczeństwa narodowego korzystanie z takich praw podlega pewnym ograniczeniom: wnioski o ujawnienie, korektę lub zawieszenie nie będą rozpatrywane, jeżeli dotyczą „informacji, co do których dyrektor organu administracyjnego ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że ujawnienie to prawdopodobnie wywoła szkodę dla bezpieczeństwa narodowego, nadwyręży wzajemne zaufanie w stosunkach z innym państwem lub organizacją międzynarodową lub utrudni negocjacje z innym państwem lub organizacją międzynarodową” (art. 14 ppkt (iv)). Nie każde zatem dobrowolne zbieranie informacji dotyczących bezpieczeństwa narodowego jest objęte tym wyłączeniem, gdyż każdorazowo wymaga to przeprowadzenia szczegółowej oceny ryzyka związanego z ich ujawnieniem.

Ponadto, jeżeli wniosek danej osoby został odrzucony ze względu na to, że informacje uznaje się za niepodlegające ujawnieniu w rozumieniu art. 14 pkt (iv), osoba ta może złożyć odwołanie administracyjne o ponowne zbadanie takiej decyzji, twierdząc np., że w rozpatrywanej sprawie nie spełniono warunków określonych w art. 14 ppkt (iv). Wówczas przed podjęciem decyzji dyrektor organu administracyjnego rozpatrującego sprawę występuje do Rady ds. Oceny Ujawniania Informacji i Ochrony Informacji Osobowych. Rada oceni to odwołanie w sposób niezależny. Rada jest wysoce wyspecjalizowanym i niezależnym organem, którego członków powołuje premier za zgodą obu Izb Diet spośród osób wyróżniających się gruntowną wiedzą fachową (32). Rada ma szerokie uprawnienia śledcze, w tym może zwracać się o dokumenty i ujawnienie istotnych w sprawie informacji osobowych. Rada obraduje przy drzwiach zamkniętych oraz stosuje procedurę indeksu Vaughna (33). Następnie Rada sporządza pisemne sprawozdanie, które przekazuje osobie, której sprawa dotyczy (34). Ustalenia zawarte w sprawozdaniu podaje się do wiadomości publicznej. Choć sprawozdanie nie jest formalnie wiążące prawnie, prawie wszystkie organy administracyjne stosują się do niego (35).

Konkludując, zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o sporach administracyjnych osoba fizyczna może zaskarżyć decyzję organu administracyjnego odmawiającą ujawnienia informacji osobowych.

IV. Przegląd okresowy

W ramach okresowego przeglądu decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony Komisja ds. Ochrony Informacji Osobowych i Komisja Europejska będą wymieniać się informacjami dotyczącymi przetwarzana danych na warunkach przewidzianych w ustaleniu dotyczącym adekwatności, w tym określonych w niniejszym oświadczeniu.

(1) Sąd Najwyższy, wyrok z dnia 12 września 2003 r. (2002 (Ju) nr 1656).

(2) Wyjątki dotyczące rozdziału 4 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji można znaleźć poniżej na stronie 16.

(3) „Zatrzymane informacje osobowe” w art. 2 ust. 5 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji oznaczają informacje osobowe przygotowane lub uzyskane przez pracownika organu administracyjnego w ramach pełnienia przez niego obowiązków służbowych i znajdujące się w posiadaniu danego organu administracyjnego do wykorzystania do celów organizacyjnych przez jego pracowników.

(4) W każdej prefekturze obowiązują odrębne „regulacje prefekturalne” w zakresie ochrony informacji osobowych przez policję prefekturalną. Regulacje te nie zostały przetłumaczone na języki angielski.

(5) Art. 220 ust. 1 kodeksu postępowania karnego przewiduje, że w przypadku gdy prokurator, asystent prokuratora lub funkcjonariusz policji sądowej aresztuje podejrzanego, może, w razie konieczności, zastosować następujące środki: a) wejście do miejsca zamieszkania innej osoby itp. w celu poszukiwania podejrzanego; b) przeszukanie, zajęcie lub kontrola na miejscu w chwili zatrzymania.

(6) Przepis ten przewiduje w szczególności, że „prokurator lub policja sądowa mogą – w przypadkach wchodzących w zakres którejkolwiek z poniższych pozycji, gdy zachodzą okoliczności pozwalające podejrzewać, że będzie miała miejsce komunikacja dotycząca ustaleń, przygotowań, zmowy dotyczącej działań następczych takich jak niszczenie dowodów itp., instrukcji i innych informacji dotyczących przestępstw określonych w każdej z wymienionych pozycji (zwanych dalej »serią przestępstw« w drugiej i trzeciej pozycji), a także komunikacja obejmująca sprawy związane z przestępstwem (zwana dalej »komunikacją dotyczącą przestępstw« w niniejszym ustępie), a także w przypadkach, w których niezwykle trudno jest zidentyfikować przestępcę lub w inny sposób ustalić okoliczności/szczegóły dotyczące popełnienia przestępstwa – prowadzić podsłuch komunikacji dotyczącej przestępstw, na podstawie sądowego nakazu założenia podsłuchu, który to nakaz określa numer telefonu i inne numery/kody w celu identyfikacji źródła lub miejsca przeznaczenia rozmowy telefonicznej, które podejrzany wykorzystuje na podstawie umowy z operatorami telekomunikacyjnymi itp. (z wyjątkiem komunikacji, które można uznać za niebudzące podejrzeń jako »komunikacja dotycząca przestępstw«), a w odniesieniu do komunikacji, co do których istnieją podstawy, by podejrzewać, że są wykorzystywane jako »komunikacja dotycząca przestępstw«, możliwe jest prowadzenie podsłuchu komunikacji dotyczącej przestępstw za pomocą tych środków komunikacji”.

(7) Wyrok z dnia 18 marca 1969 r. (1968 (Shi) nr 100).

(8) Art. 156 ust. 1 kodeksu postępowania karnego stanowi: „Występując z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1 poprzedniego artykułu, wnioskodawca dostarcza materiały, na podstawie których powinno się uznać, że podejrzany lub oskarżony popełnił przestępstwo”.

(9) Zob. przypis 6.

(10) Art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji ograniczają zakres zatrzymania, a tym samym również zbierania informacji osobowych.

(11) Zob. również powiadomienie wydane przez Agencję Policji Krajowej 7 grudnia 1999 r. (poniżej w akapicie 9), w którym również pojawia się to stwierdzenie.

(12) Odpowiednimi czynnikami służącymi ocenie „odpowiedniości metod” jest waga przestępstwa i pilny charakter sprawy.

(13) Art. 21 ust. 2 konstytucji stanowi: „Nie stosuje się cenzury ani nie narusza się tajemnicy jakichkolwiek środków komunikacji”.

(14) Art. 4 ustawy o działalności telekomunikacyjnej stanowi: „1. Zabrania się naruszania poufności komunikacji obsługiwanej przez operatora telekomunikacyjnego. 2. Zabrania się każdej osobie prowadzącej działalność telekomunikacyjną ujawniania informacji uzyskanych podczas pełnienia obowiązków w związku z komunikacją obsługiwaną przez operatora telekomunikacyjnego. Zakaz ten ma zastosowanie również po zakończeniu pełnienia obowiązków przez taką osobę”.

(15) Art. 134 kodeksu karnego stanowi: „1. Jeżeli lekarz, farmaceuta, dystrybutor produktów leczniczych, położna, prawnik, adwokat, notariusz lub dowolna inna osoba, która wcześniej wykonywała taki zawód, ujawni bez uzasadnionego powodu poufne informacje dotyczące innej osoby, które uzyskała w trakcie wykonywania swojego zawodu, podlega karze więzienia z możliwością wykonywania pracy do 6 miesięcy lub grzywnie w wysokości do 100 000 jenów. 2. Powyższy przepis ma zastosowanie również w przypadku, gdy osoba, która wykonuje lub wykonywała obowiązki w zakresie posługi religijnej, ujawni bez uzasadnionego powodu poufne informacje dotyczące innej osoby, które uzyskała w trakcie wykonywania takich czynności religijnych”.

(16) Informacje na temat wyjątku od tej zasady znajdują się w przypisie 5.

(17) Aby zapewnić przejrzystość i ułatwić nadzór prowadzony przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Komunikacji, od dyrektora organu administracyjnego wymaga się, zgodnie z art. 11 ustawy, rejestrowania każdego elementu zapisanego w art. 10 ust. 1 ustawy, jak na przykład nazwy organu administracyjnego przechowującego akta, celu wykorzystania akt, metody zbierania informacji osobowych itp. (tzw. „rejestr akt z informacjami osobowymi”). Akta z informacjami osobowymi wchodzące w zakres art. 10 ust. 2 ustawy, takie jak akta przygotowane lub uzyskane w ramach postępowania przygotowawczego lub dotyczące spraw związanym z bezpieczeństwem narodowym, nie są objęte obowiązkiem powiadamiania ministra i zamieszczania w rejestrze publicznym. Zgodnie z art. 7 ustawy o zarządzaniu rejestrami i archiwami publicznymi od dyrektora organu administracyjnego zawsze wymaga się jednak rejestrowania klasyfikacji, tytułu, okresu zatrzymywania i lokalizacji miejsca przechowywania itp. dokumentów administracyjnych („Rejestr do celów zarządzania aktami zawierającymi dokumenty administracyjne”). Informacje dotyczące indeksowania obu rejestrów publikowane są na stronie internetowej i umożliwiają osobom fizycznym sprawdzenie, jakiego rodzaju informacje zawierają akta i który organ administracyjny przechowuje dane informacje.

(18) Zob. np. zapytanie na piśmie do Izby Radców nr 92 z dnia 27 marca 2009 r. dotyczące przetwarzania informacji zebranych w związku z postępowaniami przygotowawczymi, w których doszło do naruszeń obowiązków zachowania poufności przez organy policji i prokuratury.

(19) Przykładem takiego powództwa jest „Sprawa dotycząca wykazu Agencji Obrony” (Sąd Rejonowy w Niigata, wyrok z dnia 11 maja 2006 r., (2002(Wa) Nr 514)). W tym przypadku urzędnik Agencji Obrony opracował, przechowywał i rozprowadzał wykaz osób, które złożyły wnioski o ujawnienie dokumentów administracyjnych do Agencji Obrony. W wykazie znajdowały się opisy informacji osobowych powoda. Podkreślając, że doszło do naruszenia jego prywatności, prawa do informacji itp., powód domagał się od pozwanego wypłaty odszkodowania za szkody na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności odszkodowawczej państwa. Sąd uwzględnił ten wniosek częściowo i przyznał skarżącemu częściowe odszkodowanie.

(20) Sąd Najwyższy, wyrok z dnia 5 kwietnia 1910 r. (1910 (O) nr 71).

(21) Art. 79 ustawy o policji (fragment).

1. Każdy, kto chce złożyć skargę na wykonywanie obowiązków przez personel policji prefekturalnej, może wnieść skargę na piśmie do Prefekturalnej Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego, korzystając z procedury opisanej w zarządzeniu Krajowej Komisji ds. Bezpieczeństwa Publicznego.

2. Prefekturalna Komisja ds. Bezpieczeństwa Publicznego, do której wpłynęła skarga, o której mowa w poprzednim akapicie, skrupulatnie ją rozpatruje zgodnie z ustawami i regulacjami lokalnymi oraz powiadamia skarżącego o wyniku na piśmie; wyjątek stanowią następujące przypadki: 1) skarga może zostać uznana za wniesioną w celu utrudnienia zgodnego z prawem wykonywania obowiązków policji prefekturalnej; 2) aktualne miejsce zamieszkania skarżącego jest nieznane; 3) skarga może zostać uznana za wniesioną wspólnie z innymi skarżącymi i inni skarżący już zostali powiadomieni o wyniku rozpatrzenia wspólnej skargi.

(22) Agencja Policji Krajowej, Zawiadomienie w sprawie właściwego rozpatrywania skarg dotyczących wykonywania obowiązków przez funkcjonariuszy policji, 13 kwietnia 2001 r., z załącznikiem 1 „Normy dotyczące interpretacji i wdrażania art. 79 ustawy o policji”.

(23) Zgodnie z zawiadomieniem Agencji Policji Krajowej (zob. poprzedni przypis) osoby fizyczne mające trudności w sformułowaniu skargi na piśmie otrzymują pomoc. Obejmuje to wyraźnie cudzoziemców.

(24) Z drugiej strony istnieją dokumenty, które nie są sklasyfikowane jako „dokumenty związane z procesami sądowymi”, ponieważ same w sobie nie są informacjami uzyskanymi na podstawie nakazu, zapytań na piśmie lub czynności dochodzeniowo-śledczych, lecz są tworzone na podstawie takich dokumentów. Miałoby to miejsce w przypadku, gdy informacje prywatne nie podlegają art. 45 ust. 1 ustawy o ochronie informacji osobowych, a w związku z czym takie informacje nie byłyby wyłączone z zakresu stosowania rozdziału 4 ustawy o ochronie informacji osobowych.

(25) Art. 53-2 ust. 2 kodeksu postępowania karnego stanowi, że przepisów rozdziału IV ustawy o ochronie informacji osobowych nie stosuje się do informacji osobowych utrwalonych w dokumentach związanych z procesami sądowymi i zajętymi rzeczami.

(26) Zgodnie z kodeksem postępowania karnego i ustawą o rejestrze zakończonych spraw karnych dostęp do zajętych rzeczy i ich korekta, a także dokumenty / informacje osobowe dotyczące postępowań karnych podlegają wyjątkowemu i odrębnemu systemowi przepisów, który ma na celu ochronę prywatności zainteresowanych osób, poufności postępowań oraz właściwego prowadzenia postępowania karnego itp.

(27) Ściślej rzecz ujmując, dostęp do informacji dotyczących obiektywnych dowodów jest co do zasady dozwolony w przypadku ofiar przestępstw w odniesieniu do rejestrów innych niż sądowe w sprawach odbywających się z udziałem ofiar, o których mowa w art. 316-33 kodeksu postępowania karnego, co służy zapewnieniu lepszej ochrony ofiar przestępstw.

(28) Zajmuje się tym Urząd Wywiadu i Badań Rady Ministrów na podstawie art. 4 zarządzenia w sprawie organizacji Sekretariatu Rady Ministrów.

(29) Obejmuje to „zbieranie i badanie informacji wywiadowczych w zakresie ważnych strategii politycznych Rady Ministrów”.

(30) Policja bezpieczeństwa jest odpowiedzialna za działania w zakresie zwalczania przestępczości związane z bezpieczeństwem publicznym i z interesem kraju. Obejmuje to zwalczanie przestępczości oraz zbieranie informacji na temat niezgodnych z prawem działań związanych z ugrupowaniami skrajnej lewicy, skrajnej prawicy i szkodliwymi działaniami przeciwko Japonii.

(31) Przykładem kontroli obszaru problemowego objętego niniejszym oświadczeniem może być „stała” kontrola obronności przeprowadzona w 2016 r., która dotyczyła „podnoszenia świadomości/gotowości w zakresie przestrzegania przepisów prawa”. Ochrona informacji osobowych była tutaj jedną z najistotniejszych kwestii poddanych kontroli. Dokładniej rzecz biorąc, kontrola ta dotyczyła stanu zarządzania, przechowywania itp. informacji osobowych. W swoim sprawozdaniu Biuro Inspektora ds. Przestrzegania Prawa zidentyfikowało pewne wymagające działań naprawczych nieprawidłowości w zarządzaniu informacjami osobowymi, takie jak brak ochrony danych przy pomocy hasła. Sprawozdanie to udostępniono na stronie internetowej Ministerstwa Obrony.

(32) Zob. art. 4 ustawy o powołaniu Rady ds. Oceny Ujawniania Informacji i Ochrony Informacji Osobowych.

(33) Zob. art. 9 ustawy o powołaniu Rady ds. Oceny Ujawniania Informacji i Ochrony Informacji Osobowych.

(34) Zob. art. 16 ustawy o powołaniu Rady ds. Oceny Ujawniania Informacji i Ochrony Informacji Osobowych.

(35) W ostatnich 3 latach nie było przypadku, w którym dany organ administracyjny podjąłby decyzję niezgodną z wnioskami Rady. W przeszłości odnotowano bardzo mało spraw, w których organ podjął taką decyzję: od 2005 r. (kiedy ustawa o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji weszła w życie) spośród 2 000 spraw łącznie miały miejsce jedynie dwa takie przypadki. Jeżeli organ administracyjny ustali/rozstrzygnie niezgodnie z wnioskami Rady, zgodnie z art. 50 ust. 1 pkt 4 ustawy o kontroli skarg administracyjnych w brzmieniu nadanym nowym art. 42 ust. 2 ustawy o ochronie informacji osobowych znajdujących się w posiadaniu organów administracji, organ ten w sposób wyraźny wskazuje motywy podjęcia takiej decyzji.