ZAŁĄCZNIK 1

Podręcznik SIRENE i inne środki wykonawcze dla systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II)

SPIS TREŚCI

WPROWADZENIE 13

1. BIURA SIRENE ORAZ INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE 15

1.1. Biuro SIRENE 15

1.2. Podręcznik SIRENE 15

1.3. Dodatki do podręcznika SIRENE 15

1.4. Katalog zaleceń dotyczących właściwego stosowania dorobku Schengen oraz najlepszych praktyk (system informacyjny Schengen) 16

1.5. Rola biur SIRENE we współpracy policyjnej w Unii Europejskiej 16

1.5.1. Transfer danych SIS II oraz informacji uzupełniających do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych 16

1.6. Stosunki biur SIRENE z Europolem 16

1.7. Stosunki biur SIRENE z Eurojustem 16

1.8. Stosunki biur SIRENE z Interpolem 16

1.8.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu 17

1.8.2. Wybór kanału wymiany informacji 17

1.8.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen 17

1.8.4. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu 17

1.8.5. Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami Interpolu 17

1.9. Standardy 17

1.9.1. Dostępność 17

1.9.2. Ciągłość 17

1.9.3. Poufność 17

1.9.4. Dostępność 17

1.10. Komunikacja 18

1.10.1. Język komunikacji 18

1.10.2. Wymiana danych między biurami SIRENE 18

1.10.3. Sieć, wiadomości oraz skrzynki poczty elektronicznej 18

1.10.4. Komunikacja w wyjątkowych okolicznościach 18

1.11. Książka adresowa SIRENE 19

1.12. System kontroli obiegu zadań SIRENE 19

1.13. Terminy udzielania odpowiedzi 19

1.13.1. Wskazanie pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE, w tym pilne powiadamianie o uzyskanym trafieniu 19

1.14. Zasady transliteracji/transkrypcji 19

1.15. Jakość danych 19

1.16. Archiwizacja 20

1.17. Personel 20

1.17.1. Szefowie biur SIRENE 20

1.17.2. Osoba kontaktowa biura SIRENE (SIRCoP) 20

1.17.3. Wiedza 21

1.17.4. Szkolenia 21

1.17.5. Wymiana pracowników 21

2. PROCEDURY OGÓLNE 22

2.1. Definicje 22

2.2. Wielokrotne wpisy (art. 34 ust. 6 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 6 decyzji w sprawie SIS II) 22

2.2.1. Zgodność wpisów 22

2.2.2. Kolejność wpisów 24

2.2.3. Sprawdzanie pod kątem niezgodności oraz dokonywanie wielokrotnych wpisów 24

2.2.4. Szczególna sytuacja Zjednoczonego Królestwa i Irlandii 26

2.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 27

2.4. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II) 27

2.5. Procedury powiadamiania o dopasowaniach odcisków palców przy pierwszym wprowadzeniu danych daktyloskopijnych lub podczas wyszukiwania z wykorzystaniem odcisków palców 28

2.6. Przetwarzanie danych do celów innych niż te, dla których zostały one wprowadzone do systemu SIS II (art. 46 ust. 5 decyzji w sprawie SIS II) 28

2.7. Dodanie zastrzeżenia 29

2.7.1. Wprowadzenie 29

2.7.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia 29

2.7.3. Wniosek o usunięcie zastrzeżenia 29

2.8. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 34 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 decyzji w sprawie SIS II) 30

2.9. Prawo dostępu do danych i ich korygowania (art. 41 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 58 decyzji w sprawie SIS II) 30

2.9.1. Wnioski o dostęp do danych lub o ich skorygowanie 30

2.9.2. Wymiana informacji na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie 30

2.9.3. Wymiana informacji na temat wniosków o skorygowanie lub usunięcie danych wprowadzonych przez inne państwa członkowskie 31

2.10. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie 31

2.11. Zapis nazw własnych 31

2.12. Kategorie tożsamości 31

2.12.1. Tożsamość przywłaszczona (art. 36 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 decyzji w sprawie SIS II) 32

2.12.2. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 32

2.12.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby 33

2.13. Wymiana informacji w przypadku wpisów z odesłaniami 33

2.13.1. Zasady operacyjne 33

2.14. Format i jakość danych biometrycznych w SIS II 33

2.14.1. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja 34

2.14.2. Wymiana odcisków palców i fotografii 34

2.14.3. Wymagania techniczne 34

2.14.4. Format i jakość danych biometrycznych 34

2.15. Szczególne rodzaje poszukiwań 34

2.15.1. Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym 34

2.15.2. Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policji prowadzących poszukiwania celowe (FAST) 35

3. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH W CELU ARESZTOWANIA ICH I WYDANIA LUB EKSTRADYCJI (ART. 26 DECYZJI W SPRAWIE SIS II) 35

3.1. Dokonanie wpisu 35

3.2. Wielokrotne wpisy 36

3.3. Tożsamość przywłaszczona 36

3.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 36

3.5. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim 36

3.5.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym 36

3.6. Dodanie zastrzeżenia 37

3.6.1. Wielokrotny wniosek o dodanie zastrzeżenia do wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji, w przypadkach gdy decyzja ramowa Rady 2002/584/WSiSW ( 1 ) nie ma zastosowania 37

3.7. Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu w celu aresztowania 37

3.8. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 37

3.9. Wymiana informacji uzupełniających na temat wydania lub ekstradycji 38

3.10. Wymiana informacji uzupełniających na temat tranzytu przez terytorium innego państwa członkowskiego 38

3.11. Usuwanie wpisów po dokonaniu wydania lub ekstradycji 38

4. WPISY DO CELÓW ODMOWY WJAZDU LUB POBYTU (ART. 24 ROZPORZĄDZENIA W SPRAWIE SIS II) 38

4.1. Dokonanie wpisu 39

4.2. Wielokrotne wpisy 39

4.3. Tożsamość przywłaszczona 39

4.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 39

4.5. Wymiana informacji w związku z przyznawaniem pozwoleń na pobyt lub wiz 39

4.5.1. Procedury specjalne przewidziane w art. 25 konwencji z Schengen 40

4.5.2. Szczególne procedury przewidziane w art. 5 ust. 4 lit. a) i c) kodeksu granicznego Schengen 40

4.6. Wspólne zasady dotyczące procedur, o których mowa w pkt 4.5. 41

4.7. Wymiana informacji w przypadku wystąpienia trafienia oraz odmowy wjazdu lub wydalenia z obszaru Schengen 41

4.8. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia dotyczącego obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się 42

4.9. Wymiana informacji w przypadku gdy przy braku trafienia państwo członkowskie stwierdzi istnienie wpisu do celów odmowy wjazdu w odniesieniu do obywatela państwa trzeciego korzystającego z prawa do swobodnego przemieszczania się 43

4.10. Usuwanie wpisów do celów odmowy wjazdu lub pobytu 43

5. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB ZAGINIONYCH (ART. 32 DECYZJI W SPRAWIE SIS II) 43

5.1. Wielokrotne wpisy 43

5.2. Tożsamość przywłaszczona 43

5.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 43

5.4. Dodanie zastrzeżenia 44

5.5. Opisanie wyglądu zaginionych małoletnich i innych osób w sytuacji zagrożenia 44

5.6. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 45

5.7. Usuwanie wpisów dotyczących osób zaginionych 45

5.7.1. Małoletni 45

5.7.2. Dorośli, w odniesieniu do których nie złożono wniosku o zastosowanie środków ochronnych 45

5.7.3. Dorośli, w odniesieniu do których złożono wniosek o zastosowanie środków ochronnych 45

6. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH DO CELÓW POSTĘPOWANIA SĄDOWEGO (ART. 34 DECYZJI W SPRAWIE SIS II) 46

6.1. Wielokrotne wpisy 46

6.2. Tożsamość przywłaszczona 46

6.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 46

6.4. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 46

6.5. Usuwanie wpisów dotyczących osób poszukiwanych do celów postępowania sądowego 46

7. WPISY DO CELÓW KONTROLI NIEJAWNYCH LUB KONTROLI SZCZEGÓLNYCH (ART. 36 DECYZJI W SPRAWIE SIS II) 46

7.1. Wielokrotne wpisy 46

7.2. Tożsamość przywłaszczona 47

7.3. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu 47

7.4. Powiadamianie innych państw członkowskich o dokonaniu wpisów 47

7.5. Wypełnienie pola „rodzaj przestępstwa lub wykroczenia” w przypadku dokonywania wpisu 47

7.6. Dodanie zastrzeżenia 47

7.7. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 47

7.8. Usuwanie wpisów do celów kontroli niejawnej lub kontroli szczególnej 48

7.9. Systemy automatycznego rozpoznawania tablic rejestracyjnych (ANPR) 48

8. WPISY DOTYCZĄCE PRZEDMIOTÓW PRZEZNACZONYCH DO ZAJĘCIA LUB WYKORZYSTANIA JAKO DOWÓD (ART. 38 DECYZJI W SPRAWIE SIS II) 48

8.1. Wielokrotne wpisy 48

8.2. Wpisy dotyczące pojazdów 48

8.2.1. Sprawdzenie, czy występują wielokrotne wpisy dotyczące danego pojazdu 48

8.2.2. Dublujące się numery VIN 49

8.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia 49

8.4. Usuwanie wpisów dotyczących przedmiotów przeznaczonych do zajęcia lub wykorzystania jako dowód w postępowaniu karnym 50

9. SYSTEMY AUTOMATYCZNEGO ROZPOZNAWANIA TABLIC REJESTRACYJNYCH (ANPR) 50

10. STATYSTYKI 51

WPROWADZENIE

Strefa Schengen

Dnia 14 czerwca 1985 r. przedstawiciele rządów Królestwa Belgii, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Francuskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga i Królestwa Niderlandów podpisali w Schengen, luksemburskim miasteczku, układ mający umożliwić „[…] wszystkim obywatelom państw członkowskich swobodne przekraczanie granic wewnętrznych […]” i „swobodny przepływ towarów i usług”.

Pięć państw założycielskich podpisało Konwencję wykonawczą do układu z Schengen (2) w dniu 19 czerwca 1990 r. Później dołączyły do nich kolejne państwa: Republika Włoska dnia 27 listopada 1990 r., Królestwo Hiszpanii i Republika Portugalska dnia 25 czerwca 1991 r., Republika Grecka dnia 6 listopada 1992 r., Republika Austrii dnia 28 kwietnia 1995 r. oraz Królestwo Danii, Królestwo Szwecji i Republika Finlandii dnia 19 grudnia 1996 r.

Począwszy od dnia 26 marca 1995 r. dorobek Schengen jest w pełni stosowany w Belgii, Niemczech, Francji, Luksemburgu, Niderlandach, Hiszpanii i Portugalii (3). Dorobek Schengen jest w pełni stosowany od dnia 31 marca 1998 r. w Austrii i we Włoszech (4), od dnia 26 marca 2000 r. w Grecji (5) i wreszcie od dnia 25 marca 2001 r. w Norwegii, Islandii, Szwecji, Danii i Finlandii (6).

Zjednoczone Królestwo i Irlandia stosują tylko niektóre przepisy dorobku Schengen odpowiednio zgodnie z decyzjami 2000/365/WE i 2002/192/WE.

W przypadku Zjednoczonego Królestwa przepisy, które państwo to postanowiło stosować (z wyjątkiem SIS), mają zastosowanie od dnia 1 stycznia 2005 r. (7).

Dorobek Schengen został włączony do ram prawnych Unii Europejskiej protokołami załączonymi do traktatu z Amsterdamu (8) w 1999 r. W dniu 12 maja 1999 r. przyjęto decyzję Rady określającą podstawę prawną dla każdego z postanowień lub decyzji stanowiących dorobek prawny Schengen, zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską i Traktatu o Unii Europejskiej.

Począwszy od dnia 1 maja 2004 r. dorobek Schengen, który został włączony do ram prawnych Unii Europejskiej protokołem załączonym do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (zwanym dalej „protokołem Schengen”), oraz akty oparte na tym dorobku lub w inny sposób z nim powiązane są wiążące dla Republiki Czeskiej, Republiki Estońskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Słowenii i Republiki Słowackiej. Wspomniane państwa członkowskie stały się pełnoprawnymi członkami strefy Schengen dnia 21 grudnia 2007 r.

Cypr jest sygnatariuszem Konwencji wykonawczej do układu z Schengen, ale korzysta z derogacji zawartej w Akcie przystąpienia z 2003 r.

Republika Bułgarii i Rumunia przystąpiły do Unii Europejskiej dnia 1 stycznia 2007 r.; począwszy od tego dnia dorobek Schengen oraz akty na nim oparte lub w jakikolwiek sposób z nim związane stały się dla nich wiążące, z zastrzeżeniem derogacji zawartej w Akcie przystąpienia z 2005 r.

Chorwacja przystąpiła do Unii Europejskiej z dniem 1 lipca 2013 r. Stosuje ona dorobek Schengen, z zastrzeżeniem derogacji zawartej w Akcie przystąpienia z 2011 r.

Niektóre przepisy dorobku Schengen stosują się w nowych państwach członkowskich od dnia ich przystąpienia do UE. Inne przepisy stosują się w tych państwach członkowskich jedynie na mocy odpowiedniej decyzji Rady w tej sprawie. Wreszcie Rada podejmuje decyzję o zniesieniu kontroli na granicach po sprawdzeniu, czy w danym państwie członkowskim zostały spełnione niezbędne warunki stosowania wszystkich części dorobku z odnośnej dziedziny, zgodnie z mającymi zastosowanie procedurami oceny Schengen oraz po zasięgnięciu opinii Parlamentu Europejskiego.

Do strefy Schengen dołączyły kolejne państwa europejskie. Królestwo Norwegii i Republika Islandii zawarły dnia 18 maja 1999 r. układ o stowarzyszeniu z państwami członkowskimi (9) w celu przyłączenia się do wspomnianej konwencji.

W 2004 r. Konfederacja Szwajcarska podpisała umowę z Unią Europejską i Wspólnotą Europejską dotyczącą włączenia tego państwa we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (10), na mocy której dnia 12 grudnia 2008 r. stała się ona członkiem strefy Schengen.

Na podstawie Protokołu między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską, Konfederacją Szwajcarską i Księstwem Liechtensteinu o przystąpieniu Księstwa Liechtensteinu do Umowy między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską i Konfederacją Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (11) podpisanego w 2008 r. Księstwo Liechtensteinu stało się członkiem strefy Schengen dnia 19 grudnia 2011 r.

System informacyjny Schengen drugiej generacji (SIS II)

System SIS II, utworzony rozporządzeniem (WE) nr 1987/2006 (rozporządzenie w sprawie SIS II) i decyzją 2007/533/WSiSW (decyzja w sprawie SIS II) (wspólnie: instrumenty prawne SIS II), jak również rozporządzeniem (WE) nr 1986/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (12) jest wspólnym systemem informacyjnym umożliwiającym właściwym organom w państwach członkowskich współpracę w zakresie wymiany informacji, a także stanowi podstawowe narzędzie do stosowania przepisów dorobku Schengen włączonego do ram prawnych Unii Europejskiej. Instrumenty te weszły w życie z dniem 9 kwietnia 2013 r. i uchylają postanowienia tytułu IV Konwencji wykonawczej do układu z Schengen. System SIS II zastępuje system informacyjny Schengen pierwszej generacji, uruchomiony w 1995 r., a następnie rozszerzony w 2005 r. i 2007 r.

Zgodnie z art. 1 instrumentów prawnych SIS II celem SIS II jest „[…] zapewnienie przy wykorzystaniu informacji przekazywanych za pośrednictwem tego systemu, wysokiego poziomu bezpieczeństwa w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym utrzymywanie bezpieczeństwa publicznego oraz porządku publicznego oraz zagwarantowanie bezpieczeństwa na terytorium państw członkowskich, a także stosowanie postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu WE (obecnie części trzeciej tytuł V Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) odnoszących się do przepływu osób na terytorium państw członkowskich”.

Zgodnie z instrumentami prawnymi SIS II, system ten zapewnia, w drodze zautomatyzowanej procedury wyszukiwania, dostęp do wpisów dotyczących osób, pojazdów i przedmiotów następującym organom:

a) organom odpowiedzialnym za kontrole graniczne, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/399 (13);

b) organom prowadzącym i koordynującym inne kontrole policyjne i celne w granicach kraju;

c) krajowym organom sądowym i organom koordynującym ich funkcjonowanie;

d) organom odpowiedzialnym za wydawanie wiz, organom centralnym odpowiedzialnym za rozpatrywanie wniosków wizowych, organom odpowiedzialnym za przyznawanie pozwoleń na pobyt i za wykonywanie przepisów dotyczących obywateli państw trzecich, w kontekście stosowania prawa unijnego w zakresie przemieszczania się osób;

e) organom odpowiedzialnym za wydawanie świadectw rejestracji pojazdów (zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1986/2006).

Zgodnie z decyzją w sprawie SIS II również Europol i Eurojust mają dostęp do niektórych rodzajów wpisów.

SIS II obejmuje następujące elementy:

1) jednostkę centralną (centralny SIS II), na którą składają się: a) funkcja wsparcia technicznego (CS-SIS) zawierająca bazę danych (baza danych SIS II); b) jednolity interfejs krajowy (NI-SIS);

2) moduł krajowy (N.SIS II) w każdym państwie członkowskim, składający się z krajowych systemów danych, które łączą się z centralnym SIS II. N.SIS II może zawierać zbiór danych (kopia krajowa) zawierający pełną lub częściową kopię bazy danych SIS II;

3) infrastrukturę łączności pomiędzy CS-SIS a NI-SIS, dzięki której dane SIS II można przekazywać przez przeznaczoną do tego, zaszyfrowaną sieć wirtualną i wymieniać między określonymi poniżej biurami SIRENE.

1. BIURA SIRENE ORAZ INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE

1.1. Biuro SIRENE

SIS II zawiera jedynie niezbędne informacje (tj. dane zawarte we wpisie) pozwalające na zidentyfikowanie osoby lub przedmiotu oraz podjęcie koniecznych działań. Ponadto zgodnie z instrumentami prawnymi SIS II państwa członkowskie dokonują dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających powiązanych z danym wpisem, koniecznych do wykonania niektórych przepisów przewidzianych w instrumentach prawnych SIS II i ze względu na prawidłowe działanie SIS II.

Wspomniana struktura wymiany informacji uzupełniających otrzymała nazwę „SIRENE”, będącą skrótowcem od terminu angielskiego: Supplementary Information Request at the National Entries (wniosek o informacje uzupełniające na poziomie dostępów krajowych).

Każde państwo członkowskie powołuje swoje krajowe „biuro SIRENE” zgodnie ze wspólnym art. 7 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II. Pełni ono rolę pojedynczego punktu kontaktowego dla państw członkowskich, czynnego całą dobę przez 7 dni w tygodniu, służącego wymianie informacji uzupełniających dotyczących wpisów oraz umożliwiającego podjęcie odpowiednich działań w przypadkach, gdy w wyniku uzyskania trafienia odnaleziono osoby lub przedmioty, których dotyczyły informacje wprowadzone do systemu SIS II. Najważniejsze zadania biur SIRENE obejmują (14) zapewnianie, zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym podręczniku SIRENE, wymiany wszelkich informacji uzupełniających, o której mowa we wspólnym art. 8 instrumentów prawnych SIS II i która jest prowadzona:

a) w celu umożliwienia państwom członkowskim wzajemnej konsultacji lub wzajemnego informowania się podczas dokonywania wpisu (np. przy dokonywaniu wpisu do celów aresztowania);

b) po uzyskaniu trafienia w systemie w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań (np. uzyskania trafienia);

c) w przypadku niemożności podjęcia wymaganego działania (np. przy dodaniu zastrzeżenia);

d) w przypadku rozwiązywania kwestii jakości danych SIS II (np. jeżeli dane zostały wprowadzone w sposób niezgodny z prawem lub nie odpowiadają stanowi faktycznemu), co obejmuje zatwierdzanie wpisów wychodzących oraz weryfikowanie wpisów przychodzących, o ile wynika to z przepisów prawa krajowego;

e) w kwestiach zgodności i priorytetu wpisów (np. przy sprawdzaniu, czy występują wielokrotne wpisy);

f) w kwestiach praw osób, których dotyczą dane, w szczególności prawa dostępu do danych. Zachęca się państwa członkowskie do stworzenia zorganizowanej struktury organów odpowiedzialnych za międzynarodową współpracę policyjną, z uwzględnieniem biur SIRENE, tak aby uniknąć sporów kompetencyjnych oraz powielania pracy.

1.2. Podręcznik SIRENE

Podręcznik SIRENE jest zbiorem wytycznych opisujących szczegółowo zasady i procedury dwu- lub wielostronnej wymiany informacji uzupełniających.

1.3. Dodatki do podręcznika SIRENE

Ponieważ niektóre zasady o charakterze technicznym mają bezpośredni wpływ na pracę użytkowników końcowych w państwach członkowskich, w tym na pracę biur SIRENE, wskazane jest zawarcie takich zasad w podręczniku SIRENE. W związku z powyższym dodatki do niniejszego podręcznika zawierają, między innymi, zasady transliteracji, tabele kodów, formularze do przekazywania informacji uzupełniających oraz inne techniczne środki wykonawcze na potrzeby przetwarzania danych.

1.4. Katalog zaleceń dotyczących właściwego stosowania dorobku Schengen oraz najlepszych praktyk (system informacyjny Schengen)

Katalog ten służy do przedstawienia państwom członkowskim niewiążących prawnie zaleceń i najlepszych praktyk wynikających z dotychczasowych doświadczeń. Stanowi on także narzędzie referencyjne na potrzeby oceny prawidłowego wdrożenia instrumentów prawnych SIS II. W związku z powyższym należy, w miarę możliwości, stosować się do zawartych w nim wytycznych.

1.5. Rola biur SIRENE we współpracy policyjnej w Unii Europejskiej

Wymiana informacji uzupełniających pozostaje bez uszczerbku dla wykonywania zadań powierzonych biurom SIRENE w dziedzinie międzynarodowej współpracy policyjnej przepisami prawa krajowego wdrażającymi inne instrumenty prawne Unii Europejskiej.

Biurom SIRENE można powierzyć dodatkowe zadania, szczególnie na mocy przepisów prawa krajowego wdrażającego ramową decyzję 2006/960/WSiSW, art. 39 i 46 konwencji z Schengen, jeżeli nie zostały one zastąpione decyzją ramową 2006/960/WSiSW, art. 40 lub 41 konwencji z Schengen lub jeżeli informacje wchodzą w zakres wzajemnej pomocy sądowej.

Jeżeli biuro SIRENE otrzyma od innego biura SIRENE wniosek wykraczający poza zakres jego kompetencji określony prawem krajowym, bezzwłocznie przekazuje wniosek właściwym władzom i informuje o tym biuro SIRENE, które wystąpiło z takim wnioskiem. W razie konieczności udziela wsparcia biuru SIRENE, które wystąpiło z wnioskiem, aby ułatwić mu komunikację.

1.5.1. Transfer danych SIS II oraz informacji uzupełniających do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Zgodnie z art. 39 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 54 decyzji w sprawie SIS II dane przetwarzane w SIS II w procesie stosowania wymienionych dwóch instrumentów prawnych nie są przekazywane ani udostępniane państwom trzecim ani organizacjom międzynarodowym. Zakaz ten ma zastosowanie do przekazywania informacji uzupełniających państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym. Art. 55 decyzji w sprawie SIS II przewiduje odstępstwo od tej ogólnej zasady w odniesieniu do wymiany z Interpolem danych na temat skradzionych, przywłaszczonych, utraconych lub unieważnionych paszportów, przy spełnieniu warunków określonych w tym artykule.

1.6. Stosunki biur SIRENE z Europolem

Europol ma prawo dostępu do danych wprowadzonych do SIS II oraz do bezpośredniego przeszukiwania takich danych zgodnie z art. 26, 36 i 38 decyzji w sprawie SIS II. Europol może zwrócić się do zainteresowanych państw członkowskich o przekazanie dalszych informacji zgodnie z przepisami decyzji o Europolu (15). Zgodnie z przepisami krajowymi stanowczo zaleca się nawiązanie współpracy z krajową jednostką Europolu (ENU) w celu zapewnienia, że biuro SIRENE zostanie każdorazowo poinformowane o wymianie między Europolem i krajową jednostką Europolu informacji uzupełniających dotyczących wpisów w SIS II. W wyjątkowych przypadkach, gdy na poziomie krajowym informacje dotyczące wpisów w SIS II przekazywane są przez krajową jednostkę Europolu, należy dołożyć starań, aby poinformować o tym fakcie wszystkie podmioty uczestniczące w wymianie informacji, w szczególności biuro SIRENE, w celu uniknięcia dezorientacji.

1.7. Stosunki biur SIRENE z Eurojustem

Krajowi przedstawiciele oddelegowani do Eurojustu oraz ich asystenci mają prawo dostępu do danych wprowadzonych do SIS II oraz do bezpośredniego przeszukiwania takich danych zgodnie z art. 26, 32, 34 i 38 decyzji w sprawie SIS II. Zgodnie z prawem krajowym należy nawiązać z nimi współpracę w celu zapewnienia sprawnej wymiany informacji w przypadku uzyskania trafienia. W szczególności biuro SIRENE powinno pełnić rolę punktu kontaktowego dla krajowych przedstawicieli oddelegowanych do Eurojustu oraz ich asystentów w celu uzyskiwania informacji uzupełniających związanych z wpisami w systemie SIS II.

1.8. Stosunki biur SIRENE z Interpolem (16)

Rola SIS II nie polega na zastąpieniu ani powieleniu funkcji Interpolu. Pewne zadania mogą się pokrywać, jednak podstawowe zasady działania i współpracy państw członkowskich w ramach Schengen znacznie się różnią od zasad regulujących działania i współpracę w ramach Interpolu. W związku z tym konieczne jest ustalenie zasad współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami Interpolu na szczeblu krajowym.

Zastosowanie mają następujące zasady:

1.8.1. Pierwszeństwo wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu

Wpisy dokonane przez państwa członkowskie w SIS II i wymiana informacji ich dotyczących mają zawsze pierwszeństwo przed wpisami Interpolu i informacjami wymienianymi za pośrednictwem Interpolu. Zasada ta jest szczególnie ważna w przypadku niezgodności wpisów.

1.8.2. Wybór kanału wymiany informacji

Zasada pierwszeństwa wpisów Schengen przed wpisami Interpolu dokonanymi przez państwa członkowskie jest przestrzegana, zapewnia się również przestrzeganie jej przez krajowe biura Interpolu w państwach członkowskich. Jeżeli dokonano wpisu do SIS II, wszelkich informacji dotyczących wpisu i jego celu oraz przeprowadzenia działań, jakie mają zostać podjęte, udzielają biura SIRENE. Jeżeli państwo członkowskie chce zmienić kanał wymiany informacji, musi wcześniej skonsultować się z pozostałymi stronami. Taka zmiana kanału możliwa jest jedynie w szczególnych przypadkach.

1.8.3. Wykorzystanie i dystrybucja informacji Interpolu w państwach Schengen

W związku z pierwszeństwem wpisów w SIS II przed wpisami Interpolu korzystanie z tych ostatnich ogranicza się do wyjątkowych przypadków (tj. gdy nie ma podstaw – w instrumentach prawnych SIS II lub z technicznego punktu widzenia – do dokonania wpisu w SIS II lub gdy nie wszystkie wymagane do tego celu informacje są dostępne). Należy unikać dokonywania równoległych wpisów w SIS II i wpisów Interpolu na obszarze Schengen. Wpisy przekazywane kanałami Interpolu i dotyczące również obszaru Schengen lub jego części opatrzone są następującym oznaczeniem: „except for the Schengen States” (z wyjątkiem państw Schengen).

1.8.4. Uzyskanie trafienia i usunięcie wpisu

Aby biura SIRENE mogły wykonywać swoje zadania dotyczące koordynacji w zakresie weryfikacji jakości informacji wprowadzanych do SIS II, państwa członkowskie zapewniają wzajemne informowanie się biur SIRENE i krajowych biur Interpolu o uzyskanych trafieniach oraz usuwaniu wpisów.

1.8.5. Usprawnienie współpracy między biurami SIRENE a krajowymi biurami Interpolu

Każde państwo członkowskie podejmuje, zgodnie z prawem krajowym, stosowne działania w celu zapewnienia na szczeblu krajowym skutecznej wymiany informacji między swoim biurem SIRENE a krajowymi biurami Interpolu.

1.9. Standardy

Podstawowymi standardami współpracy w ramach SIRENE są:

1.9.1. Dostępność

Każde biuro SIRENE jest w pełni operacyjne przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia, tak aby było w stanie zareagować w terminie wskazanym w pkt 1.13. Przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia zapewnia się również wsparcie techniczne i prawne, a także możliwość uzyskania analiz i rozwiązań o charakterze technicznym i prawnym.

1.9.2. Ciągłość

Każde biuro SIRENE tworzy strukturę wewnętrzną, zapewniającą ciągłość w zakresie zarządzania, zatrudnienia i infrastruktury technicznej.

1.9.3. Poufność

Zgodnie z brzmieniem wspólnego art. 11 instrumentów prawnych SIS II w odniesieniu do pracowników SIRENE stosuje się odpowiednie przepisy krajowe dotyczące tajemnicy zawodowej lub inne równoważne wymogi poufności. Obowiązują one nadal także po zakończeniu sprawowania urzędu lub ustaniu zatrudnienia

1.9.4. Dostępność

W celu spełnienia wymogu dotyczącego udzielania informacji uzupełniających pracownicy biur SIRENE mają bezpośredni lub pośredni dostęp do wszystkich stosownych informacji krajowych oraz porad specjalistów.

1.10. Komunikacja

1.10.1. Język komunikacji

W celu osiągnięcia jak największej skuteczności w dwustronnej komunikacji pomiędzy biurami SIRENE używa się języka zrozumiałego dla obu stron.

1.10.2. Wymiana danych między biurami SIRENE

Specyfikacje techniczne dotyczące wymiany informacji między biurami SIRENE zamieszczono w dokumencie zatytułowanym „Wymiana danych między biurami SIRENE (DEBS)”. Należy stosować się do instrukcji zawartych w tym dokumencie.

1.10.3. Sieć, wiadomości oraz skrzynki poczty elektronicznej

Biura SIRENE korzystają z zaszyfrowanej sieci wirtualnej przeznaczonej na wyłączne potrzeby przekazywania danych SIS II oraz informacji uzupełniających pomiędzy biurami SIRENE, o czym stanowi wspólny art. 4 ust. 1 lit. c) oraz 8 ust. 1 instrumentów prawnych SIS II. Tylko w przypadkach, gdy kanał ten jest niedostępny, można korzystać z innego, odpowiednio zabezpieczonego i najodpowiedniejszego w danej sytuacji środka łączności. Możliwość dokonania wyboru kanału oznacza, że kanał ten ustala się dla każdego przypadku indywidualnie, w ramach dostępnych możliwości technicznych i zgodnie z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa i jakości, jakie przekaz musi spełniać.

Wiadomości pisemne dzielą się na dwie kategorie: wolny tekst i standardowe formularze. W dodatku 3 opisano formularze przekazywane pomiędzy biurami SIRENE oraz zawarto wskazówki w zakresie oczekiwanej zawartości pól, z zaznaczeniem, czy są one obowiązkowe, czy opcjonalne.

W ramach wspomnianej sieci funkcjonują cztery różne skrzynki poczty elektronicznej przeznaczone do przesyłania wiadomości tekstowych wpisanych przez użytkowników oraz formularzy SIRENE.

Skrzynka pocztowa Adres skrzynki pocztowej Cel Operacyjna oper@xx.sirenemail2.eu Używana do przekazywania formularzy oraz załączników pomiędzy biurami SIRENE Techniczna tech@xx.sirenemail2.eu Używana do wymiany e-maili pomiędzy pracownikami wsparcia technicznego biur SIRENE Dla kierownictwa SIRENE director@xx.sirenemail2.eu Używana do wymiany e-maili pomiędzy szefami biur SIRENE E-mailowa message@xx.sirenemail2.eu Używana do wymiany dowolnych informacji tekstowych pomiędzy biurami SIRENE

Na potrzeby testów utworzono drugą domenę (17) (testxx.sirenemail2.eu), w ramach której na potrzeby testów możliwe jest utworzenie kopii wszystkich skrzynek pocztowych wymienionych w tabeli powyżej, bez zakłócania bieżącej wymiany wiadomości oraz pracy środowiska produkcyjnego.

Zastosowanie mają szczegółowe zasady dotyczące skrzynek poczty elektronicznej SIRENE oraz przekazywania formularzy SIRENE opisanych w dokumencie DEBS.

System do kontroli obiegu zadań SIRENE (zob. pkt 1.12) służy do monitorowania skrzynek poczty elektronicznej przeznaczonych do przesyłania informacji operacyjnych oraz e-maili („oper” i „message”) w celu wykrywania przychodzących formularzy, związanych z nimi wiadomości elektronicznych oraz załączników. Wiadomości pilne należy przesyłać wyłącznie na adres skrzynki operacyjnej.

1.10.4. Komunikacja w wyjątkowych okolicznościach

Jeśli normalne kanały komunikacji nie są dostępne, a zachodzi konieczność przesłania standardowych formularzy na przykład faksem, wówczas stosuje się procedurę opisaną w dokumencie DEBS.

1.11. Książka adresowa SIRENE

Dane kontaktowe biur SIRENE oraz informacje potrzebne do dwustronnej komunikacji i współpracy są gromadzone i udostępniane w formie książki adresowej SIRENE. Komisja dokonuje aktualizacji książki adresowej SIRENE i publikuje jej zaktualizowaną wersję co najmniej dwa razy do roku. Każde biuro SIRENE zapewnia, aby:

a) informacje zawarte w książce adresowej nie były udostępniane osobom trzecim;

b) pracownicy SIRENE byli zaznajomieni z książką adresową i z niej korzystali;

c) Komisja była niezwłocznie informowana o wszelkich zmianach informacji w niej zawartych.

1.12. System kontroli obiegu zadań SIRENE

Skuteczne zarządzanie pracą w biurach SIRENE najłatwiej zapewnić poprzez wprowadzenie w każdym z biur skomputeryzowanego systemu zarządzania (systemu kontroli obiegu zadań), który w znacznym stopniu automatyzuje zarządzanie codziennym obiegiem zadań.

Na wypadek poważnych sytuacji awaryjnych biuro SIRENE może posiadać zapasowy system komputerowy i zapasowe bazy danych przeznaczone do kontroli obiegu zadań w rezerwowej siedzibie biura SIRENE. System ten powinien też zapewniać wystarczające awaryjne zasilanie energetyczne i łączność.

Należy także zadbać o odpowiednie wsparcie techniczne dla systemu kontroli obiegu zadań SIRENE, aby zagwarantować jego wysoką dostępność.

1.13. Terminy udzielania odpowiedzi

Biuro SIRENE w najkrótszym możliwym terminie odpowiada na wszystkie wnioski o udzielenie informacji o dokonanych wpisach oraz procedurach zastosowanych w przypadku uzyskania dopasowania i trafienia, przesłane przez inne państwa członkowskie za pośrednictwem ich własnych biur SIRENE. W każdym wypadku odpowiedzi udziela się w ciągu 12 godzin. (Zob. także pkt 1.13.1 dotyczący wskazania pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE).

Pierwszeństwo zadań w codziennej pracy określa się na podstawie kategorii wpisu i wagi sprawy.

1.13.1. Wskazanie pilnego charakteru sprawy na formularzach SIRENE, w tym pilne powiadamianie o uzyskanym trafieniu

Formularze SIRENE, którym odnośne biuro SIRENE powinno nadać najwyższy priorytet, mogą zostać oznaczone jako „URGENT” (pilne) w polu 311 „Important Notice” (Ważna uwaga), wraz z uzasadnieniem takiego oznaczenia. Uzasadnienie takiego oznaczenia wprowadza się w odpowiednich polach formularzy SIRENE. W przypadku gdy wymagana jest pilna odpowiedź, można też korzystać z możliwości przekazywania powiadomień i komunikacji drogą telefoniczną.

Jeżeli wymagają tego okoliczności potwierdzenie istnienia danego wpisu, na przykład w razie zaistnienia rzeczywistej pilnej sytuacji lub sytuacji istotnej wagi, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dopasowało wpis, w stosownych przypadkach, po wysłaniu formularza G, telefonicznie powiadamia o trafieniu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu.

1.14. Zasady transliteracji/transkrypcji

Definicje i zasady odnoszące się do transliteracji i transkrypcji zostały określone w dodatku 1. Zasad tych należy przestrzegać w odniesieniu do komunikacji między biurami SIRENE (zob. także pkt 2.11 dotyczący zapisu nazw własnych).

1.15. Jakość danych

Zgodnie z art. 7 ust. 2 instrumentów prawnych SIS II biura SIRENE koordynują weryfikację jakości informacji wprowadzanych do SIS II. W celu realizacji tej funkcji biura SIRENE powinny posiadać niezbędne kompetencje wynikające z prawa krajowego. W tym celu należy zapewnić odpowiednią krajową kontrolę jakości danych, obejmującą przegląd wskaźnika opisującego stosunek wpisów do trafień i przegląd treści danych.

Aby umożliwić biurom SIRENE wypełnianie zadań w zakresie koordynacji weryfikacji jakości danych, należy udzielić im niezbędnego wsparcia informatycznego oraz przyznać stosowne uprawnienia systemowe.

Należy ustanowić, we współpracy z krajowym biurem SIRENE, krajowe normy dotyczące szkolenia użytkowników końcowych na temat zasad i praktyki w zakresie jakości danych.

Państwa członkowskie mogą zwrócić się do pracowników biur SIRENE z prośbą o udział w organizacji szkoleń dla personelu organów dokonujących wpisów, przy czym szkolenia te winny kłaść nacisk na jakość danych i jak najszersze korzystanie z systemu SIS II.

W odniesieniu do odcisków palców wprowadzonych do SIS II główna odpowiedzialność za jakość danych spoczywa na odpowiednich biurach ds. daktyloskopii na szczeblu krajowym. Rolą biur SIRENE jako koordynatorów weryfikacji jakości danych jest kontaktowanie się z biurami ds. daktyloskopii zwłaszcza w odniesieniu do problemów zidentyfikowanych w zakresie jakości odcisków palców wprowadzonych do systemu.

Aby dane w SIS II pozostawały aktualne, zgodnie z wynikami dopasowań SIS-AFIS, biuro SIRENE podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia szybkiej aktualizacji danych alfanumerycznych we wpisach; biuro SIRENE aktualizuje te dane samodzielnie lub w porozumieniu z właściwym organem, który stworzył wpis. Obejmuje to działania takie, jak włączenie aliasów lub skorygowanie szczegółowych danych dotyczących tożsamości.

1.16. Archiwizacja

a) Każde państwo członkowskie określa warunki przechowywania informacji.

b) Biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, udostępnia pozostałym państwom członkowskim wszystkie informacje dotyczące własnych wpisów, w tym odesłanie do decyzji będącej powodem wpisu;

c) Archiwa każdego biura SIRENE umożliwiają szybki dostęp do przedmiotowych informacji w celu przekazania ich w bardzo krótkim terminie.

d) Zgodnie z art. 12 ust. 4 instrumentów prawnych SIS II dane osobowe otrzymane w wyniku wymiany informacji są przechowywane w aktach biura SIRENE jedynie przez okres wymagany do osiągnięcia celów, dla których zostały one dostarczone. Z zasady informacje te usuwane są bezzwłocznie po usunięciu z SIS II związanego z nimi wpisu, a najpóźniej po upływie roku od usunięcia tego wpisu. Jednakże dane dotyczące poszczególnych wpisów, których dokonało państwo członkowskie, lub wpisów, w związku z którymi podjęto działania na jego terytorium, mogą być przechowywane dłużej, jeżeli zezwala na to prawo krajowe.

e) Informacje uzupełniające przesyłane przez inne państwa członkowskie są przechowywane zgodnie z przepisami prawa krajowego w dziedzinie ochrony danych obowiązującymi w państwie członkowskim otrzymującym informacje. Stosuje się też wspólny art. 12 instrumentów prawnych SIS II, dyrektywę 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (18) oraz decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (19).

f) Informacje na temat przywłaszczenia tożsamości są usuwane po usunięciu odpowiadającego im wpisu.

g) Dostęp do archiwów jest rejestrowany, kontrolowany i zastrzeżony dla uprawnionych pracowników.

1.17. Personel

Im większe doświadczenie posiadają pracownicy, tym łatwiej przychodzi im podejmowanie działań z własnej inicjatywy, a tym samym efektywne wypełnianie zadań. Zaleca się zatem dążenie do jak najmniejszej rotacji pracowników, co wymaga od kierownictwa pełnego wsparcia zdecentralizowanej organizacji pracy. Zachęca się państwa członkowskie do podejmowania odpowiednich działań pozwalających uniknąć utraty kwalifikacji i doświadczenia wynikającej z dużej rotacji pracowników.

1.17.1. Szefowie biur SIRENE

Szefowie biur SIRENE powinni spotkać się przynajmniej dwa razy w roku w celu dokonania oceny jakości współpracy podległych im służb, przeprowadzenia rozmów o koniecznych środkach technicznych lub organizacyjnych w przypadku wystąpienia trudności i w razie potrzeby objaśnienia procedur. Spotkania szefów biur SIRENE organizuje państwo członkowskie sprawujące prezydencję w Radzie Unii Europejskiej.

1.17.2. Osoba kontaktowa biura SIRENE (SIRCoP)

W przypadkach, w których standardowe procedury mogą okazać się niewystarczające, sprawami, które są złożone, problematyczne czy poufne, lub których załatwienie wymaga zapewniania jakości lub utrzymywania bardziej długotrwałych kontaktów z innym biurem SIRENE, zajmuje się osoba kontaktowa biura SIRENE (SIRCoP). Osoba kontaktowa biura SIRENE nie została powołana w celu rozpatrywania spraw pilnych, w przypadku których należy co do zasady korzystać z usług centrali czynnej 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.

Do zadań SIRCoP należy też formułowanie wniosków mających na celu poprawę jakości oraz wskazywanie działań, które można podjąć, aby skuteczniej rozwiązywać tego rodzaju problemy w dalszej perspektywie.

Co do zasady SIRCoP kontaktują się ze sobą wyłącznie w godzinach pracy biura.

W ramach corocznej sprawozdawczości do celów statystycznych, o której mowa w dodatku 5, przeprowadza się ocenę roczną w oparciu o następujące wskaźniki:

a) liczba interwencji podjętych przez SIRCoP na państwo członkowskie;

b) przyczyny nawiązania kontaktu;

c) wynik interwencji w oparciu o informacje dostępne w okresie sprawozdawczym.

1.17.3. Wiedza

Pracownicy biur SIRENE wykazują się znajomością możliwie największej liczby języków obcych, a pracownicy pełniący dyżur są w stanie porozumieć się z pracownikami wszystkich innych biur SIRENE.

Pracownicy posiadają wiedzę w następujących obszarach:

— aspekty prawa krajowego, europejskiego i międzynarodowego,

— krajowe organy ścigania w ich własnym państwie, oraz

— krajowy i europejski system administracji w zakresie sądownictwa i imigracji.

Pracownicy muszą być uprawnieni do samodzielnego rozpatrywania wszelkich nowych spraw.

Pracownicy pełniący dyżur poza godzinami pracy winni mieć takie same umiejętności, wiedzę i uprawnienia oraz możliwość zwrócenia się do specjalistów dostępnych pod telefonem.

Biuro SIRENE powinno mieć możliwość korzystania z fachowych porad prawnych obejmujących zarówno przypadki standardowe, jak i wyjątkowe. Zależnie od przypadku porady te mogą zapewnić pracownicy posiadający konieczne kwalifikacje prawne lub specjaliści z organów wymiaru sprawiedliwości.

1.17.4. Szkolenia

Na szczeblu krajowym

Na szczeblu krajowym odpowiednie szkolenia mają zapewniać, by pracownicy spełniali niezbędne, określone w niniejszym podręczniku wymogi. Przed otrzymaniem upoważnienia do przetwarzania danych przechowywanych w SIS II pracownicy zostają odpowiednio przeszkoleni w zakresie bezpieczeństwa danych i zasad ochrony danych oraz są pouczani o przestępstwach i sankcjach w tym kontekście.

Na szczeblu europejskim

Przynajmniej raz w roku w celu zacieśnienia współpracy między biurami SIRENE organizowane są zwykłe kursy szkoleniowe umożliwiające pracownikom poznanie kolegów z innych biur SIRENE, wymianę informacji na temat krajowych metod pracy i osiągnięcie jednolitego, równego poziomu wiedzy. Ponadto szkolenia takie uświadamiają pracownikom wagę ich pracy i potrzebę solidarności w celu zapewnienia wspólnego bezpieczeństwa państw członkowskich.

Organizacja szkoleń winna przebiegać zgodnie z zasadami określonymi w materiałach szkoleniowych SIRENE.

Art. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 (20) stanowi, że zadania związane ze szkoleniami w zakresie technicznego użytkowania SIS II, zwłaszcza dla personelu SIRENE, wykonuje Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości („Agencja”).

1.17.5. Wymiana pracowników

W miarę możliwości biura SIRENE powinny przynajmniej raz w roku zorganizować także wymianę pracowników z innymi biurami SIRENE. Celem takiej wymiany jest podniesienie poziomu wiedzy pracowników na temat metod pracy, pokazanie sposobu organizacji innych biur SIRENE i nawiązanie kontaktów osobistych z kolegami z innych państw członkowskich.

2. PROCEDURY OGÓLNE

Procedury opisane poniżej mają zastosowanie do wszystkich kategorii wpisów. Procedury odnoszące się do poszczególnych kategorii wpisów opisano w odnośnych częściach niniejszego podręcznika.

2.1. Definicje

— „Państwo członkowskie, które dokonało wpisu”: państwo członkowskie, które wprowadziło wpis do SIS II.

— „Państwo członkowskie wykonujące działania”: państwo członkowskie, które podejmuje wymagane działania po uzyskaniu trafienia.

— „Biuro SIRENE udostępniające dane”: biuro SIRENE państwa członkowskiego będące w posiadaniu odcisków palców lub fotografii osoby, w odniesieniu do której wpisu dokonało inne państwo członkowskie.

— „Trafienie”: w systemie SIS II trafienie następuje w przypadku, gdy:

a) użytkownik końcowy przeprowadza sprawdzenie;

b) w wyniku sprawdzenia otrzymuje on informację o zagranicznym wpisie do SIS II;

c) dane dotyczące wpisu w SIS II pasują do danych wprowadzonych na potrzeby sprawdzenia; oraz

d) w wyniku uzyskania trafienia wystosowany został wniosek o podjęcie dalszych działań.

— „Dopasowanie”: w systemie SIS II dopasowanie następuje w przypadku, gdy:

a) przeprowadza się wyszukiwanie odcisków palców w danych zebranych w SIS-AFIS;

b) przychodzi powiadomienie z SIS II, które wskazuje na możliwość dopasowania; oraz

c) dopasowanie zostaje potwierdzone zgodnie z krajowymi procedurami dotyczącymi weryfikacji odcisków palców.

Dalsze działania mogą być również wymagane w następstwie dopasowania w celu zweryfikowania tożsamości osoby i ustalenia aliasów.

Po „dopasowaniu” może wystąpić „trafienie” w sytuacji, gdy wyszukiwanie w SIS-AFIS zostało przeprowadzone w ramach kontroli przez użytkownika końcowego i dopasowanie zostało potwierdzone.

— „Zastrzeżenie”: zawieszenie ważności na szczeblu krajowym, które może zostać dodane do wpisów do celów celu aresztowania, wpisów dotyczących osób zaginionych i wpisów do celów kontroli w przypadkach, gdy dane państwo członkowskie uważa, że wykonanie czynności wymaganych we wpisie jest niezgodne z jego prawem krajowym, jego zobowiązaniami międzynarodowymi lub podstawowymi interesami narodowymi. Jeżeli dla danego wpisu zgłoszono zastrzeżenie, działania wymagane na podstawie wspomnianego wpisu nie są podejmowane na obszarze tego państwa członkowskiego.

2.2. Wielokrotne wpisy (art. 34 ust. 6 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 6 decyzji w sprawie SIS II)

Każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu do SIS II dotyczącego danej osoby lub przedmiotu.

Dlatego w miarę możliwości i potrzeby należy przechowywać drugie i kolejne wpisy dotyczące tej samej osoby lub tego samego przedmiotu na szczeblu krajowym, tak aby można było wprowadzić je do systemu po upływie ważności pierwszego wpisu lub po jego usunięciu.

Kilka państw członkowskich może dokonać różnych wpisów w odniesieniu do tych samych osób lub przedmiotów. Ważne jest, aby nie prowadziło to do dezorientacji wśród użytkowników końcowych, a także aby mieli oni jasność co do tego, jak postępować, jeżeli chcą dokonać wpisu, oraz jaką procedurę stosuje się w przypadku trafienia. W związku z tym ustanawia się procedury wykrywania wielokrotnych wpisów oraz mechanizm pierwszeństwa mający zastosowanie przy dokonywaniu takich wpisów do SIS II.

Wymaga to:

— sprawdzenia przed dokonaniem wpisu w celu ustalenia, czy dana osoba lub przedmiot już figuruje w SIS II,

— przeprowadzenia konsultacji z innymi państwami członkowskimi w przypadkach, gdy dokonanie wpisu prowadzi do występowania wielu niezgodnych ze sobą wpisów.

2.2.1. Zgodność wpisów

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu dotyczącego tej samej osoby lub tego samego przedmiotu, jeżeli wpisy te są ze sobą zgodne.

Państwa członkowskie mogą odstąpić od zasad zgodności w przypadku dokonywania wpisu dotyczącego kontroli niejawnej lub kontroli szczególnej, w szczególności jeżeli są to wpisy dokonywane w celach związanych z bezpieczeństwem państwa. Takie odstępstwo pozostaje bez uszczerbku dla kolejności wpisów i procedury konsultacji, o których mowa w pkt 2.2.2. Tabela zgodności wpisów dotyczących osób

Tabela zgodności wpisów dotyczących osób

Kolejność wpisów wg ich wagi Wpis do celów aresztowania Wpis do celów odmowy wjazdu Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną) Wpis do celów kontroli szczególnych – niezwłoczne działanie Wpis do celów kontroli szczególnych Wpis do celów kontroli niejawnych – niezwłoczne działanie Wpis do celów kontroli niejawnych Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce pobytu) Wpis do celów postępowania sądowego Wpis do celów aresztowania tak tak tak nie nie nie nie tak tak Wpis do celów odmowy wjazdu tak tak nie nie nie nie nie nie nie Wpis dotyczący osób zaginionych (objęcie ochroną) tak nie tak nie nie nie nie tak tak Wpis do celów kontroli szczególnych – niezwłoczne działanie nie nie nie tak tak nie nie nie nie Wpis do celów kontroli szczególnych nie nie nie tak tak nie nie nie nie Wpis do celów kontroli niejawnych – niezwłoczne działanie nie nie nie nie nie tak tak nie nie Wpis do celów kontroli niejawnych nie nie nie nie nie tak tak nie nie Wpis dotyczący osób zaginionych (miejsce pobytu) tak nie tak nie nie nie nie tak tak Wpis do celów postępowania sądowego tak nie tak nie nie nie nie tak tak





Tabela zgodności wpisów dotyczących przedmiotów

Kolejność wpisów wg ich wagi Wpis do celów wykorzystania jako dowód Dokument unieważniony na potrzeby podróży Wpis do celów zajęcia Wpis do celów kontroli szczególnych – niezwłoczne działanie Wpis do celów kontroli szczególnych Wpis do celów kontroli niejawnych – niezwłoczne działanie Wpis do celów kontroli niejawnych Wpis do celów wykorzystania jako dowód tak tak tak nie nie nie nie Dokument unieważniony na potrzeby podróży tak tak tak nie nie nie nie Wpis do celów zajęcia tak tak tak nie nie nie nie Wpis do celów kontroli szczególnych – niezwłoczne działanie nie nie nie tak tak nie nie Wpis do celów kontroli szczególnych nie nie nie tak tak nie nie Wpis do celów kontroli niejawnych – niezwłoczne działanie nie nie nie nie nie tak tak Wpis do celów kontroli niejawnych nie nie nie nie nie tak tak

2.2.2. Kolejność wpisów

W przypadku braku zgodności wpisów kolejność wpisów dotyczących osób jest następująca:

— aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 26 decyzji),

— odmowa pozwolenia na wjazd lub pobyt na obszarze Schengen (art. 24 rozporządzenia),

— objęcie ochroną (art. 32 decyzji),

— kontrola szczególna – niezwłoczne działanie (art. 36 decyzji),

— kontrola szczególna (art. 36 decyzji),

— kontrola niejawna – niezwłoczne działanie (art. 36 decyzji),

— kontrola niejawna (art. 36 decyzji),

— przekazywanie informacji dotyczących miejsca pobytu (art. 32 i 34 decyzji).

Kolejność wpisów dotyczących przedmiotów według ich wagi jest następująca:

— wykorzystanie jako dowodu (art. 38 decyzji),

— zajęcie dokumentu unieważnionego na potrzeby podróży (art. 38 decyzji),

— zajęcie (art. 38 decyzji),

— kontrola szczególna – niezwłoczne działanie (art. 36 decyzji),

— kontrola szczególna (art. 36 decyzji),

— kontrola niejawna – niezwłoczne działanie (art. 36 decyzji),

— kontrola niejawna (art. 36 decyzji).

Odstępstwa od podanej kolejności są możliwe po konsultacjach między państwami członkowskimi, jeżeli w grę wchodzą ważne interesy krajowe.

2.2.3. Sprawdzanie pod kątem niezgodności oraz dokonywanie wielokrotnych wpisów

Aby zapobiec niezgodności wielokrotnych wpisów, ważne jest dokładne rozróżnienie osób lub przedmiotów o podobnych cechach. W związku z tym niezbędne są konsultacje i współpraca między biurami SIRENE, a każde państwo członkowskie ustanawia odpowiednie procedury techniczne służące wykrywaniu takich przypadków przed dokonaniem wpisu.

Wraz z wprowadzeniem w SIS II funkcji identyfikacji osoby na podstawie jej danych daktyloskopijnych prawdopodobieństwo znalezienia istniejących wpisów dotyczących tej samej osoby, lecz o różnych nadanych tożsamościach staje się większe (zob. również pkt 1.15). W związku z tym konsultacje i współpraca są również niezbędne, gdy po wprowadzeniu do systemu danych daktyloskopijnych wystąpi dopasowanie. W takim przypadku należy postępować zgodnie z procedurą opisaną poniżej. Jeżeli ponadto ujawniony zostanie alias, należy postępować zgodnie z procedurą opisaną w pkt 2.12.2.

W sytuacji gdy państwo członkowskie chce dokonać nowego wpisu i ten nowy wpis jest sprzeczny z wpisem już dokonanym przez to samo państwo, biuro SIRENE podejmuje działania zgodnie z procedurą krajową w celu zapewnienia, by w SIS II pozostał tylko jeden wpis.

Opisaną poniżej procedurę stosuje się w celu sprawdzenia, czy w odniesieniu do określonej osoby lub przedmiotu występują wielokrotne wpisy:

a) przy sprawdzaniu występowania wielokrotnych wpisów należy porównać następujące obowiązkowe elementy pozwalające na identyfikację: (i) w przypadku osoby: — nazwisko, — imię, — datę urodzenia, — płeć, — dane daktyloskopijne (jeżeli są dostępne); (ii) w przypadku pojazdu: — numer identyfikacyjny pojazdu (numer VIN), — numer rejestracyjny oraz kraj rejestracji, — markę, — rodzaj pojazdu; (iii) w przypadku statku powietrznego: — kategorię statku powietrznego, — numer identyfikacyjny ICAO; (iv) w przypadku jednostki pływającej: — kategorię jednostki pływającej, — liczbę kadłubów, — zewnętrzny numer identyfikacyjny jednostki pływającej (nie jest on obowiązkowy, ale może zostać wykorzystany); (v) w przypadku kontenera: — numer BIC (21);

b) dokonując nowego wpisu dotyczącego pojazdu lub innego przedmiotu posiadającego numer VIN lub numer rejestracyjny, należy zastosować procedury określone w pkt 8.2.1;

c) w przypadku innych przedmiotów najodpowiedniejsze do ustalenia występowania wielokrotnych wpisów są obowiązkowe pola – wszystkie te pola mają być automatycznie porównywane przez system.

Procedury opisane w pkt 8.2.1 (sprawdzanie, czy w odniesieniu do danego pojazdu występują wielokrotne wpisy) należy stosować w celu rozróżnienia innych kategorii przedmiotów w systemie SIS II, w przypadku gdy okaże się, że dwa podobne przedmioty mają ten sam numer seryjny.

Jeżeli w wyniku sprawdzenia okaże się, że szczegółowe dane odnoszą się do dwóch różnych osób lub przedmiotów, biuro SIRENE zatwierdza wniosek o dokonanie nowego wpisu (22).

Jeśli w wyniku sprawdzenia występowania wielokrotnych wpisów okaże się, że szczegółowe dane są identyczne i odnoszą się do tej samej osoby lub przedmiotu, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które zamierza dokonać nowego wpisu, konsultuje się z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu w celu sprawdzenia, czy wpisy te są niezgodne.

W celu weryfikacji zgodności wpisów stosuje się następującą procedurę:

a) przed dokonaniem wpisu lub po otrzymaniu powiadomienia SIS-AFIS o ewentualnym dopasowaniu po pierwszym wprowadzeniu do systemu odcisków palców powiązanych z danym wpisem konieczne jest sprawdzenie, czy w systemie na pewno nie występują niezgodne ze sobą wpisy;

b) jeżeli w bazie istnieje inny zgodny wpis i odciski palców nie zostały dopasowane, biura SIRENE nie muszą się ze sobą konsultować;

c) jeżeli w bazie istnieje inny zgodny wpis i fakt ten zostaje stwierdzony poprzez dopasowanie odcisków palców, biura SIRENE konsultują się wyłącznie w celu sprawdzenia tożsamości i ustalenia wcześniej nieznanych aliasów. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba wyjaśnienia, czy dany wpis dotyczy tej samej osoby, wówczas zainteresowane biuro SIRENE konsultuje się z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając z formularza L. Procedury dotyczące powiadamiania i konsultacji w przypadku dopasowania odcisków palców są opisane w pkt 2.5. Procedury w pkt 2.5 obejmują dopasowanie uzyskane po pierwszym wprowadzeniu odcisków palców i dopasowanie uzyskane poprzez wyszukiwanie z wykorzystaniem odcisków palców, na przykład na posterunku policji;

d) w przypadku niezgodności wpisów biura SIRENE konsultują się ze sobą, korzystając z formularza E, tak aby ostatecznie dokonać tylko jednego wpisu;

e) wpisów w celu aresztowania dokonuje się bezzwłocznie, nie czekając na wyniki konsultacji z innymi państwami członkowskimi;

f) jeżeli w wyniku konsultacji wpisowi niezgodnemu z istniejącymi wpisami udzieli się pierwszeństwa, państwa członkowskie, które dokonały pozostałych wpisów, usuwają je po wprowadzeniu tego nowego wpisu. Państwa członkowskie rozstrzygają wszelkie spory za pośrednictwem biur SIRENE;

g) państwa członkowskie, które nie mogły dokonać wpisu, mogą zażądać powiadomienia przez CS-SIS o usunięciu danego wpisu;

h) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które nie mogło dokonać wpisu, może zwrócić się do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, o powiadamianie go o trafieniach odnoszących się do tego wpisu.

2.2.4. Szczególna sytuacja Zjednoczonego Królestwa i Irlandii

Rozporządzenie w sprawie SIS II nie ma zastosowania do Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, w związku z czym nie mogą one uzyskać dostępu do wpisów w celu odmowy pozwolenia na wjazd i pobyt (art. 24 i 26 rozporządzenia w sprawie SIS II). Państwa te są jednak związane zasadami zgodności wpisów określonymi w pkt 2.2 oraz w szczególności stosują procedurę, o której mowa w pkt 2.2.3.

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) w przypadku gdy Zjednoczone Królestwo lub Irlandia dokonają wpisu, który może okazać się niezgodny z istniejącym wpisem do celów odmowy wjazdu lub pobytu na podstawie pkt 2.2.1, system centralny SIS II zawiadomi te dwa państwa członkowskie o potencjalnej niezgodności, przekazując jedynie nr identyfikacyjny Schengen istniejącego wpisu;

b) w przypadku powiadomienia o potencjalnej niezgodności wpisu dokonanego przez Zjednoczone Królestwo lub Irlandię z wpisem do celów odmowy wjazdu lub pobytu dokonanym przez inne państwo członkowskie, biuro SIRENE Zjednoczonego Królestwa lub Irlandii rozpoczyna konsultacje z państwem członkowskim, które dokonało wpisu, przy pomocy wiadomości tekstowych i usuwa potencjalnie niezgodny wpis na czas konsultacji;

c) w zależności od wyniku konsultacji Zjednoczone Królestwo lub Irlandia mogą ponownie dokonać wpisu, jeżeli wykazano, że jest on zgodny.

2.3. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Jeżeli po uzyskaniu trafienia użytkownik końcowy potrzebuje informacji uzupełniających, biuro SIRENE kontaktuje się niezwłocznie z biurem SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu i wnosi o udzielenie niezbędnych informacji. W stosownych przypadkach biura SIRENE pełnią rolę pośredników w kontaktach między organami krajowymi i udzielają informacji uzupełniających dotyczących przedmiotowego wpisu oraz wymieniają takie informacje.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest powiadamiane o trafieniu i jego wyniku, chyba że wskazano inaczej (zob. także pkt 1.13.1 dotyczący wskazania pilnego charakteru sprawy).

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) bez uszczerbku dla pkt 2.4 niniejszego podręcznika o pojedynczym trafieniu dotyczącym osoby lub przedmiotu, w odniesieniu do których dokonano wpisu, z zasady powiadamiane jest biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przy użyciu jednego formularza G;

b) powiadamiając o trafieniu państwo członkowskie, które dokonało wpisu, w polu 090 formularza G należy podać mający zastosowanie artykuł instrumentów prawnych SIS II, a także wszelkie niezbędne informacje dodatkowe (np. „MINOR” (małoletni)). W formularzu G podaje się wszelkie dostępne informacje dotyczące trafienia, w tym w polu 088 podaje się informacje dotyczące podjętych działań. W polu 089 można zwrócić się do państwa, które dokonało wpisu, o udzielenie informacji uzupełniających;

c) jeżeli biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania zamierza przekazać dalsze informacje po wysłaniu formularza G, korzysta w tym celu z formularza M;

d) w razie potrzeby biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przesyła następnie wszelkie istotne informacje szczegółowe i wskazuje, jakie szczególne środki powinno podjąć biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania. Procedurę powiadamiania o dopasowaniach odcisków palców opisano w pkt 2.5, zwłaszcza w lit. f), w której mowa o trafieniach uzyskanych równocześnie z wystąpieniem dopasowania. Procedurę powiadamiania o trafieniach uzyskanych z wykorzystaniem systemów automatycznego rozpoznawania tablic rejestracyjnych (ANPR) opisano w rozdziale 9.

2.4. Przypadki, gdy nie można zastosować procedur po uzyskaniu trafienia (art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II)

Zgodnie z art. 48 decyzji w sprawie SIS II i art. 33 rozporządzenia w sprawie SIS II stosuje się następującą procedurę:

a) państwo członkowskie, które na podstawie wszystkich dostępnych informacji zdecydowanie nie jest w stanie zastosować procedury, powiadamia za pośrednictwem swojego biura SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, że nie jest w stanie wykonać żądanych działań, i podaje przyczyny, wykorzystując do tego celu pole 083 w formularzu H;

b) zainteresowane państwa członkowskie mogą wówczas ustalić, jakie działania należy podjąć, przy poszanowaniu ustawodawstwa krajowego i przepisów instrumentów prawnych SIS II. Procedurę powiadamiania o dopasowaniach odcisków palców opisano w pkt 2.5, zwłaszcza w lit. f), w której mowa o trafieniach uzyskanych równocześnie z wystąpieniem dopasowania.

2.5. Procedury powiadamiania o dopasowaniach odcisków palców przy pierwszym wprowadzeniu danych daktyloskopijnych lub podczas wyszukiwania z wykorzystaniem odcisków palców

W przypadku dopasowań SIS-AFIS (przed stwierdzeniem, że uzyskano trafienie) stosuje się następującą procedurę (w przypadku trafień zob. lit. f) poniżej):

a) jeżeli ewentualne dopasowanie w systemie SIS II uzyskuje się poprzez wyszukiwanie odcisków palców danej osoby w bazie odcisków palców przechowywanej w SIS II, do celów weryfikacji dopasowania stosuje się krajowe prawo i procedury;

b) po zweryfikowaniu dopasowania biuro SIRENE państwa członkowskiego, w którym uzyskano dopasowanie, powiadamia, korzystając z formularza L, wszystkie pozostałe zainteresowane biura SIRENE o dopasowaniu i ewentualnej konieczności aktualizacji danych alfanumerycznych w systemie SIS II;

c) powiadamiając o dopasowaniu państwo członkowskie, które dokonało wpisu, w polu 083 formularza L należy podać mający zastosowanie artykuł instrumentów prawnych SIS II wraz z adnotacją o treści „SIS-AFIS match” (dopasowanie SIS-AFIS). Jeżeli państwo członkowskie, które uzyskało dopasowanie, uważa dany przypadek za pilny „urgent”, musi to zaznaczyć, wpisując ten termin w polu 311 „Important Notice” (Ważna uwaga), wyjaśniając pilny charakter. Na formularzu L podaje się wszelkie dostępne informacje, w tym miejsce, datę i powód pobrania odcisków palców. Należy dołączyć zdjęcie danej osoby, jeśli jest dostępne. Jeżeli biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania zamierza przekazać dalsze informacje po wysłaniu w pierwszej kolejności formularza L, korzysta w tym celu z formularza M. W przypadku gdy dopasowanie uzyskano w odniesieniu do więcej niż jednego wpisu, numery identyfikacyjne Schengen wszystkich wpisów, których dotyczy dopasowanie, podaje się w polu 083 formularza L;

d) biura SIRENE, które otrzymają takie informacje, sprawdzają dane, za które są odpowiedzialne, i podejmują wszelkie niezbędne środki, by zapewnić aktualizację danych alfanumerycznych, jak opisano w pkt 1.15;

e) w razie potrzeby biuro SIRENE, które otrzyma powiadomienie o takim dopasowaniu za pomocą formularza L państwa członkowskiego, przesyła następnie wszelkie istotne informacje szczegółowe i wskazuje, jakie szczególne środki powinno podjąć biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania;

f) procedury określone w pkt 2.3 (działanie może być podjęte) i pkt 2.4 (działanie nie może być podjęte) mają zastosowanie w sytuacji, gdy trafienia wynikają z dopasowania odcisków palców. Jeżeli jasne jest, że przesłanie formularza L w procedurze opisanej w lit. a)–e) powyżej zbiegnie się z wysłaniem formularza G lub H spowodowanego uzyskaniem trafienia, wtedy należy przesłać jedynie formularz G lub H. Na formularzu G lub H należy umieścić adnotację o treści „hit achieved through SIS-AFIS” (trafienie uzyskane w SIS-AFIS) w polu 086 (formularz G) lub w polu 083 (formularz H) oraz wszelkie informacje uzupełniające odnoszące się do wcześniej nieznanych tożsamości lub aliasów w polu 090 (formularz G) lub w polu 083 (formularz H).

2.6. Przetwarzanie danych do celów innych niż te, dla których zostały one wprowadzone do systemu SIS II (art. 46 ust. 5 decyzji w sprawie SIS II)

Dane zawarte w systemie SIS II można przetwarzać wyłącznie w celach, jakie zostały określone dla każdej z kategorii wpisów.

Jednakże pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, dane mogą być przetwarzane do celów innych niż te, dla których je wprowadzono, o ile służy to zapobieżeniu bezpośredniemu poważnemu zagrożeniu dla porządku publicznego oraz bezpieczeństwa publicznego, z poważnych przyczyn związanych z bezpieczeństwem państwa lub w celu zapobieżenia poważnemu przestępstwu.

Jeżeli państwo członkowskie zamierza przetwarzać dane zawarte w systemie SIS II do celów innych niż te, dla których je wprowadzono, wymiana informacji odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

a) za pośrednictwem własnego biura SIRENE państwo członkowskie pragnące wykorzystać dane w innym celu wyjaśnia państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, przyczyny uzasadniające zamiar przetwarzania danych w innym celu, korzystając z formularza I;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, analizuje w najkrótszym możliwym terminie, czy można spełnić takie żądanie, i za pośrednictwem własnego biura SIRENE powiadamia to drugie państwo członkowskie o swojej decyzji, korzystając z formularza M;

c) w razie potrzeby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może udzielić zezwolenia z zastrzeżeniem obowiązku przestrzegania określonych warunków dotyczących sposobu wykorzystania danych. Zezwolenie przesyła się, korzystając z formularza M. Po wyrażeniu zgody przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, państwo członkowskie przeprowadzające kontrolę wykorzystuje dane wyłącznie do celów, do jakich uzyskało zezwolenie. Państwo to uwzględnia wszelkie warunki wskazane przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

2.7. Dodanie zastrzeżenia

2.7.1. Wprowadzenie

a) Art. 24 decyzji w sprawie SIS II przewiduje następujące przypadki, w których państwo członkowskie może żądać dodania zastrzeżenia: (i) jeżeli dane państwo członkowskie uważa, że wykonanie czynności wymaganych we wpisie dokonanym zgodnie z art. 26, 32 lub 36 decyzji w sprawie SIS II jest niezgodne z jego prawem krajowym, jego zobowiązaniami międzynarodowymi lub podstawowymi interesami narodowymi, może ono zażądać umieszczenia przy wpisie zastrzeżenia wskazującego, że działanie, które należy podjąć na podstawie wpisu, nie będzie podjęte na terytorium tego państwa. Zastrzeżenie to jest dodawane przez biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu; (ii) w celu umożliwienia państwom członkowskim żądania umieszczenia zastrzeżenia przy wpisie dokonanym zgodnie z art. 26, wszystkie państwa członkowskie są – w drodze wymiany informacji uzupełniających – automatycznie informowane o każdym nowym wpisie tej kategorii; (iii) jeżeli w szczególnie pilnych i poważnych przypadkach państwo członkowskie dokonujące wpisu zażąda wykonania danego działania, państwo członkowskie wykonujące wpis bada, czy może zezwolić na usunięcie zastrzeżenia umieszczonego przy wpisie na jego wniosek. Jeżeli państwo członkowskie wykonujące wpis jest w stanie to uczynić, podejmuje niezbędne kroki, by żądane działania zostały przeprowadzone niezwłocznie.

b) Inna procedura obowiązuje jedynie w odniesieniu do wpisów w celu aresztowania (zob. pkt 3.6).

c) W przypadku dodania zastrzeżenia do wpisów dotyczących osób zaginionych oraz wpisów do celów kontroli niejawnych lub szczególnych kontroli wpis nie pojawia się na ekranie, gdy użytkownik końcowy korzysta z systemu.

d) Nie naruszając pkt 3.6.1, państwo członkowskie nie składa wniosku o dodanie zastrzeżenia jedynie na tej podstawie, że wpis został dokonany przez określone państwo członkowskie. Wnioski o dodanie zastrzeżenia składa się jedynie w indywidualnych przypadkach.

2.7.2. Konsultacje z państwami członkowskimi w celu dodania zastrzeżenia

Zastrzeżenie dodaje się wyłącznie na wniosek lub za zgodą innego państwa członkowskiego.

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) jeżeli dane państwo członkowskie żąda dodania zastrzeżenia, zwraca się w tym celu do państwa, które dokonało wpisu, korzystając z formularza F, i podaje przyczyny, dla których zastrzeżenie jest konieczne. W tym celu wykorzystuje się pole 071, jednocześnie w polu 080 wskazując przyczynę dodania zastrzeżenia. W odniesieniu do innych informacji uzupełniających dotyczących danego wpisu wykorzystuje się pole 083;

b) państwo członkowskie, które dokonało wpisu, bezzwłocznie dodaje zastrzeżenie, którego dotyczy wniosek;

c) po wymianie informacji na podstawie informacji dostarczonych w toku konsultacji przez państwo członkowskie występujące o dodanie zastrzeżenia może zaistnieć konieczność zmiany lub usunięcia wpisu, jak również wycofania wniosku o dodanie zastrzeżenia, bez wprowadzenia zmian do istniejącego wpisu.

2.7.3. Wniosek o usunięcie zastrzeżenia

Państwa członkowskie składają wniosek o usunięcie wcześniej zaproponowanego zastrzeżenia, gdy tylko stanie się ono bezzasadne. Może tak być w przypadku, gdy zmieniły się przepisy krajowe lub gdy z dalszej wymiany informacji dotyczących danej sprawy wynika, że ustały okoliczności wspomniane w art. 24 ust. 1 lub art. 25 decyzji w sprawie SIS II.

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) biuro SIRENE, które wystąpiło z wnioskiem o dodanie zastrzeżenia, zwraca się do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, o usunięcie zastrzeżenia, korzystając z formularza F. W tym celu należy wypełnić pole 075 (23). Szczegółowe informacje na temat prawa krajowego należy wpisywać w polu 080, zaś, w razie potrzeby, informacje uzupełniające wyjaśniające powody usunięcia zastrzeżenia oraz inne informacje uzupełniające dotyczące wpisu należy umieścić w polu 083;

b) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu niezwłocznie usuwa dodane zastrzeżenie.

2.8. Dane, w których wykryto błąd prawny lub faktyczny (art. 34 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 decyzji w sprawie SIS II)

W przypadku wykrycia, że dane w systemie SIS II są niezgodne ze stanem faktycznym lub są przechowywane niezgodnie z prawem, następuje wymiana informacji uzupełniających zgodnie z zasadami określonymi w art. 34 ust. 2 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 49 ust. 2 decyzji w sprawie SIS II, które stanowią, iż do zmiany, uzupełniania, korekty, aktualizowania lub usuwania danych upoważnione jest wyłącznie państwo członkowskie, które dokonało wpisu.

Państwo członkowskie, które wykryło, że dane zawierają błąd lub że są przechowywane niezgodnie z prawem, powiadamia o tym za pośrednictwem swojego biura SIRENE państwo członkowskie, które dokonało wpisu, możliwie szybko i nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od odkrycia dowodów wskazujących na tego rodzaju błędy. Odnośna wymiana informacji powinna odbyć się przy użyciu formularza J.

a) W zależności od wyników konsultacji państwo członkowskie, które dokonało wpisu, może być zmuszone do usunięcia lub poprawienia danych, zgodnie ze swoimi krajowymi procedurami dotyczącymi korygowania przedmiotowych danych.

b) Jeżeli w ciągu dwóch miesięcy państwa członkowskie nie osiągną porozumienia, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które wykryło błąd lub fakt przechowywania danych niezgodnie z prawem, zaleca właściwemu organowi swojego państwa zgłoszenie sprawy Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych, który wraz z właściwymi krajowymi organami nadzorczymi podejmuje działania mediacyjne.

2.9. Prawo dostępu do danych i ich korygowania (art. 41 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 58 decyzji w sprawie SIS II)

2.9.1. Wnioski o dostęp do danych lub o ich skorygowanie

Gdy władze krajowe muszą zostać powiadomione o złożeniu wniosku o udzielenie dostępu do danych lub ich skorygowanie, wymiana informacji odbywa się, bez uszczerbku dla prawa krajowego, zgodnie z następującymi zasadami:

a) każde biuro SIRENE stosuje przepisy prawa krajowego dotyczące prawa dostępu do danych osobowych. W zależności od okoliczności sprawy i zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami biura SIRENE przekazują właściwym organom krajowym wszelkie otrzymane wnioski o udzielenie dostępu do danych lub ich skorygowanie bądź rozpatrują wnioski w granicach swoich uprawnień;

b) na wniosek właściwych organów krajowych biura SIRENE danych państw członkowskich przesyłają im zgodnie ze swoimi przepisami krajowymi informacje dotyczące korzystania z prawa dostępu do danych.

2.9.2. Wymiana informacji na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych przez inne państwa członkowskie

Informacje na temat wniosków o udzielenie dostępu do wpisów dokonanych w systemie SIS II przez inne państwo członkowskie wymienia się za pośrednictwem krajowych biur SIRENE, korzystając w tym celu z formularza K w odniesieniu do osób oraz z formularza M w odniesieniu do przedmiotów.

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) wniosek o udzielenie dostępu przekazuje się w najkrótszym możliwym terminie do biura SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, tak aby mogło ono wyrazić swoją opinię w danej sprawie;

b) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, informuje o swojej opinii biuro SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu;

c) odpowiedź udzielona przez biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, powinna uwzględniać wszelkie terminy rozpatrywania wniosków wskazane przez biuro SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu;

d) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało od osoby fizycznej wniosek o udzielenie dostępu do danych, poprawienie błędu lub usunięcie wpisu, podejmuje wszelkie niezbędne kroki, aby udzielić odpowiedzi we właściwym terminie.

Jeżeli biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, przesyła swoją opinię do biura SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało wniosek o udzielenie dostępu do danych, biuro to, zgodnie z ustawodawstwem krajowym i w granicach swoich kompetencji, rozpatruje taki wniosek lub zapewnia przekazanie opinii w najkrótszym możliwym terminie organom odpowiedzialnym za jego rozpatrzenie.

2.9.3. Wymiana informacji na temat wniosków o skorygowanie lub usunięcie danych wprowadzonych przez inne państwa członkowskie

Jedynie to państwo członkowskie, które dokonało danego wpisu, może skorygować lub usunąć dane osoby, która wystąpiła o ich skorygowanie lub usunięcie. Jeśli osoba ta zwróci się do innego państwa członkowskiego niż to, które dokonało wpisu, wówczas biuro SIRENE państwa członkowskiego, do którego wpłynął wniosek, informuje o tym fakcie biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając z formularza K, a następnie zastosowanie ma procedura opisana w pkt 2.9.2.

2.10. Usuwanie wpisu w przypadku, gdy nie spełnia on już warunków przechowywania w systemie

Wpisy wprowadzone do systemu SIS II przechowywane są wyłącznie przez okres konieczny do osiągnięcia celów, dla których zostały dokonane.

Gdy warunki utrzymywania wpisu nie są już spełnione, państwo członkowskie, które dokonało wpisu, niezwłocznie usuwa taki wpis. Jeżeli określono datę wygaśnięcia wpisu, zostanie on automatycznie usunięty z CS-SIS. W przypadku trafienia zastosowanie mają procedury szczególne opisane w pkt 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.8 i 8.4.

W obu przypadkach wiadomość o usunięciu wpisu z CS-SIS jest automatycznie przetwarzana w N.SIS II.

Państwa członkowskie mogą zażądać automatycznego powiadomienia o usunięciu wpisu.

2.11. Zapis nazw własnych

W zakresie, w jakim pozwalają na to krajowe przepisy dotyczące wprowadzania i dostępności danych, nazwy własne (imiona i nazwiska) wpisuje się do systemu SIS II w formie (pismo i ortografia), jakiej użyto w urzędowych dokumentach podróży, zgodnie ze standardami Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego (ICAO) dla dokumentów podróży, które zostały również wykorzystane na potrzeby funkcjonalności systemu centralnego SIS II odpowiadających za transliterację i transkrypcję. W ramach wymiany informacji uzupełniających biura SIRENE posługują się taką formą nazw własnych, jaka została wprowadzona do SIS II. Na potrzeby wprowadzania danych do SIS II zarówno użytkownicy końcowi, jak i biura SIRENE w państwach członkowskich dokonujących wpisów posługują się co do zasady alfabetem łacińskim, przy uwzględnieniu zasad transliteracji i transkrypcji określonych w dodatku 1.

W razie potrzeby wymiany informacji uzupełniających dotyczących osoby, która co prawda nie jest przedmiotem wpisu, ale może mieć z nim związek (np. osoby, która może towarzyszyć zaginionej osobie nieletniej), wygląd i pisownia jej imienia i nazwiska winny odpowiadać regułom wskazanym w dodatku 1, przy czym informacje te należy zapisywać alfabetem łacińskim oraz w oryginalnym formacie, o ile państwo członkowskie udostępniające informacje ma możliwość wpisania znaków specjalnych w oryginalnym formacie.

2.12. Kategorie tożsamości

Tożsamość potwierdzona

Tożsamość potwierdzona oznacza, że tożsamość danej osoby została potwierdzona na podstawie autentycznych dokumentów tożsamości, paszportu lub oświadczenia właściwych organów.

Tożsamość niepotwierdzona

Tożsamość niepotwierdzona oznacza, że nie ma wystarczających dowodów potwierdzających tożsamość.

Tożsamość przywłaszczona

Tożsamość przywłaszczona (nazwisko, imię, data urodzenia) występuje wtedy, gdy dana osoba wpisana do systemu SIS II posługuje się tożsamością innej istniejącej osoby. Może się to zdarzyć np. w przypadku wykorzystania dokumentu ze szkodą dla prawowitego właściciela.

Alias

Pod pojęciem „alias” rozumieć należy tożsamość przybraną, którą posługuje się osoba znana pod innymi tożsamościami.

2.12.1. Tożsamość przywłaszczona (art. 36 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 decyzji w sprawie SIS II)

Ze względu na złożony charakter spraw związanych z przywłaszczeniem tożsamości, po stwierdzeniu, że osoba, w odniesieniu do której istnieje wpis w SIS II, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo, które dokonało wpisu, sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie informacji o tożsamości przywłaszczonej we wspomnianym wpisie w systemie SIS II.

W przypadku stwierdzenia, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, bezzwłocznie wprowadza się, za zgodą tej osoby, dane uzupełniające wpis do systemu SIS II w celu uniknięcia negatywnych skutków błędnej identyfikacji. Osoba, której tożsamość została przywłaszczona, może, stosownie do procedur krajowych, podać właściwemu organowi informacje określone w art. 36 ust. 3 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 51 ust. 3 decyzji w sprawie SIS II. Każda osoba, której tożsamość została przywłaszczona, ma prawo do wycofania swojej zgody na przetwarzanie informacji.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, jest odpowiedzialne za umieszczenie w nim dopisku „misused identity” (tożsamość przywłaszczona) oraz wprowadzenie dodatkowych danych ofiary przywłaszczenia tożsamości, takich jak fotografie, odciski palców oraz innych informacji znajdujących się na dowolnych ważnych dokumentach tożsamości.

W przypadku gdy państwo członkowskie wykryje, że dokonany przez inne państwo członkowskie wpis dotyczący danej osoby powiązany jest z przywłaszczeniem tożsamości, oraz jeśli zostanie ustalone, że doszło do przywłaszczenia tożsamości danej osoby, informuje o tym biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, korzystając z formularza Q, tak aby można było uzupełnić odnośny wpis figurujący w systemie SIS II o informację na temat przywłaszczenia tożsamości.

Z uwagi na cel wprowadzania tego rodzaju danych odnośny wpis uzupełnia się o fotografie i odciski palców osoby, której tożsamość została przywłaszczona, o ile są one dostępne. Przywłaszczenie tożsamości można stwierdzić jedynie wówczas, gdy dane niewinnej osoby odpowiadają tożsamości, której dotyczy wpis. Formularz Q musi zawierać szczegółowe dane dotyczące tożsamości zawarte we wpisie, co obejmuje także numer aliasu, tak aby państwo członkowskie, które dokonało wpisu, mogło ustalić, do której tożsamości wspomnianej we wpisie odnosi się ten formularz. Pola formularza Q, które w takich przypadkach należy obowiązkowo wypełnić, zostały określone w dodatku 3.

Dane osoby, której tożsamość została przywłaszczona, w tym dane daktyloskopijne, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby sprawdzanej i nie są w żaden sposób wykorzystywane do jakichkolwiek innych celów. Informacje dotyczące tożsamości przywłaszczonej, co obejmuje także odciski palców i fotografie, są usuwane jednocześnie z odnośnym wpisem lub wcześniej, jeśli osoba, której one dotyczą, zwróci się z takim wnioskiem.

2.12.2. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Aby zapobiec niezgodności wpisów w dowolnej kategorii w związku z wprowadzeniem aliasu oraz aby nie przysparzać problemów niewinnym osobom i zapewnić odpowiednią jakość danych, państwa członkowskie powinny w miarę możliwości informować się nawzajem o takich aliasach i wymieniać się stosownymi informacjami dotyczącymi prawdziwej tożsamości osoby poszukiwanej. Dzieje się tak szczególnie w przypadku, gdy wyszukiwanie przeprowadzone z wykorzystaniem odcisków palców wskazuje, że istnieje już wpis w SIS II, jednak szczegółowe dane dotyczące tożsamości zawarte w istniejącym wpisie wydają się wskazywać, że osoba będąca przedmiotem wpisu pierwotnego lub wpisu nowego wykorzystała alias.

Państwo członkowskie, które dokonało wpisu, odpowiada za uzupełnienie tego wpisu o aliasy. Jeżeli inne państwo członkowskie odkryje alias, informuje o tym państwo członkowskie, które dokonało wpisu, wykorzystując w tym celu formularz L.

2.12.3. Wymiana dalszych informacji w celu ustalenia tożsamości osoby

Jeżeli informacje figurujące w systemie SIS II są niewystarczające, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, może również, po przeprowadzeniu konsultacji, udzielić dalszych informacji z własnej inicjatywy lub na wniosek innego państwa członkowskiego, aby pomóc rozwiać wątpliwości dotyczące tożsamości danej osoby. W tym celu wykorzystywany jest formularz L (wraz z załącznikami). Informacje te w szczególności dotyczą:

— pochodzenia paszportu lub dokumentu tożsamości znajdującego się w posiadaniu osoby poszukiwanej,

— numeru serii, daty i miejsca wydania oraz daty ważności paszportu lub dokumentu tożsamości, jak również organu wydającego paszport lub dokument tożsamości,

— wyglądu osoby poszukiwanej,

— imienia i nazwiska matki i ojca osoby poszukiwanej,

— innych możliwych wersji pisowni imion i nazwiska osoby poszukiwanej,

— fotografii oraz odcisków palców, o ile są one dostępne,

— ostatniego znanego adresu.

W miarę możliwości informacje te są dostępne w biurach SIRENE lub zapewnia się stałą możliwość ich bezzwłocznego i szybkiego przekazania.

Wspólnym celem jest minimalizacja ryzyka niesłusznego zatrzymania osoby, której dane dotyczące tożsamości są podobne do danych osoby, której dotyczy wpis.

2.13. Wymiana informacji w przypadku wpisów z odesłaniami

Każde odesłanie pozwala na ustanowienie powiązania między co najmniej dwoma wpisami.

Państwo członkowskie może utworzyć odesłanie do innych wpisów, których dokonuje w SIS II, i jedynie to państwo członkowskie może zmienić lub usunąć takie odesłanie. Odesłania są widoczne tylko dla użytkowników, którzy dysponują właściwymi prawami dostępu pozwalającymi na dostęp do co najmniej dwóch wpisów zawartych w odesłaniu. Państwa członkowskie zapewniają, by dostęp do odesłań miały jedynie osoby upoważnione.

2.13.1. Zasady operacyjne

W przypadku odesłań do innych wpisów nie ma konieczności przestrzegania specjalnych procedur dotyczących wymiany informacji uzupełniających. Niemniej przestrzega się następujących zasad:

W przypadku trafienia odnoszącego się do dwóch lub większej liczby wpisów zawierających odesłania biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania w związku z wpisem wysyła formularz G dla każdego z tych wpisów, jednocześnie wskazując w polu 086, że przesłane zostaną kolejne formularze G dla pozostałych wpisów zawierających odesłania.

Nie wysyła się formularzy dla wpisów, które zawierają wprawdzie odesłanie do wpisu, w odniesieniu do którego nastąpiło trafienie, ale same nie były przedmiotem trafienia. W razie wystąpienia zawierającego odesłanie wpisu do celów wydania lub ekstradycji lub wpisu dotyczącego osoby zaginionej (ze względu na jej bezpieczeństwo lub w celu zapobiegania zagrożeniom), o wykryciu wpisu zawierającego odesłanie powiadamia się stosownie do potrzeb oraz na podstawie posiadanych informacji, korzystając z formularza M.

2.14. Format i jakość danych biometrycznych w SIS II

Zgodnie z art. 23 ust. 2 decyzji w sprawie SIS II wpis uzupełnia się w miarę możliwości o fotografie i odciski palców danej osoby.

Biura SIRENE są w stanie przekazywać sobie nawzajem odciski palców i fotografie na potrzeby uzupełniania wpisów lub ułatwiania realizacji żądanych działań. Jeżeli państwo członkowskie posiada fotografię lub odciski palców osoby, w odniesieniu do której inne państwo członkowskie dokonało wpisu, może wysłać państwu członkowskiemu, które dokonało wpisu, posiadane zdjęcia i odciski palców w postaci załącznika, w celu uzupełnienia wpisu.

Wymiana taka odbywa się bez uszczerbku dla wymiany w ramach współpracy policyjnej w zakresie stosowania decyzji ramowej 2006/960/WSiSW.

2.14.1. Dalsze wykorzystanie danych uzyskanych w ramach wymiany, w tym archiwizacja

Ograniczenia dotyczące wykorzystania danych zawartych we wpisach w systemie SIS II zostały określone w instrumentach prawnych SIS II. Wszelkie dalsze wykorzystywanie wymienianych fotografii i odcisków palców, w tym ich archiwizowanie, następuje zgodnie z odnośnymi przepisami instrumentów prawnych SIS II, obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych, a także zgodnie z dyrektywą 95/46/WE oraz decyzją ramową 2008/977/WSiSW.

Wszelkie przechowywanie odcisków palców na szczeblu krajowym odbywa się z pełnym poszanowaniem zasad ochrony danych odnoszących się do SIS II. Państwa członkowskie przechowują dane daktyloskopijne pobrane z CS-SIS oddzielnie od krajowych baz daktyloskopijnych oraz usuwają je jednocześnie z usunięciem odpowiadających im wpisów i informacji uzupełniających.

2.14.2. Wymiana odcisków palców i fotografii

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) biuro SIRENE udostępniające dane wysyła formularz L zwykle używaną drogą elektroniczną oraz zaznacza w polu 083 formularza L, że odciski palców i fotografie są wysyłane w celu uzupełnienia wpisu w systemie SIS II;

b) biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, dodaje do danego wpisu w systemie SIS II otrzymane odciski palców lub fotografie bądź wysyła je do właściwego organu, który uzupełnia o nie wpis.

2.14.3. Wymagania techniczne

Odciski palców i fotografie gromadzi się i przesyła zgodnie z wymogami określonymi w przepisach wykonawczych dotyczących wprowadzania danych biometrycznych do systemu SIS II.

Każde biuro SIRENE spełnia te wymogi techniczne.

2.14.4. Format i jakość danych biometrycznych

Wszystkie dane biometryczne wprowadzone do systemu poddawane są szczegółowej kontroli jakościowej w celu zagwarantowania minimalnego standardu jakości obowiązującego dla wszystkich użytkowników systemu SIS II.

Przed wprowadzeniem danych biometrycznych przeprowadza się na poziomie krajowym kontrole mające zapewnić, by:

a) dane daktyloskopijne i związane z nimi pliki NIST były pod każdym względem zgodne z przepisami decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1345 (24) w sprawie minimalnych standardów jakości danych w odniesieniu do danych daktyloskopijnych w ramach systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II), załącznikiem do tej decyzji oraz wymogami technicznymi przyjętymi w ramach komitetu, o którym mowa w art. 51 rozporządzenia w sprawie SIS II i art. 67 decyzji w sprawie SIS II;

b) fotografie, które wykorzystywane są jedynie w celu potwierdzenia tożsamości osoby, która została odnaleziona w wyniku wyszukiwania według danych alfanumerycznych przeprowadzonego w SIS II, spełniały następujące wymogi: fotografia twarzy wykonana en face, mająca w miarę możliwości stosunek boków 3:4 lub 4:5. Jeżeli jest to możliwe, fotografia ma rozdzielczość co najmniej 480 × 600 pikseli i 24-bitową głębię kolorów. Jeżeli istnieje konieczność zeskanowania zdjęcia, w miarę możliwości jego rozmiar nie może przekraczać 200 kB.

2.15. Szczególne rodzaje poszukiwań

2.15.1. Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym

Poszukiwanie w określonym obszarze geograficznym przeprowadza się w przypadku, gdy dane państwo członkowskie posiada niezbite dowody dotyczące miejsca pobytu osoby lub umiejscowienia poszukiwanego przedmiotu, których dotyczy wpis, na ściśle określonym obszarze geograficznym.

W strefie Schengen poszukiwania w określonym obszarze geograficznym przeprowadza się na podstawie wpisu do SIS II. W sytuacji gdy znane jest miejsce pobytu osoby lub umiejscowienia poszukiwanego przedmiotu, w polu 311 „Important Notice” (Ważna uwaga) można wpisać uwagę o przeprowadzeniu poszukiwania w określonym obszarze geograficznym oraz wskazać odpowiednie państwa. Oprócz tego, jeżeli w momencie dokonywania wpisu w celu aresztowania znane jest miejsce pobytu osoby poszukiwanej, informację tę zamieszcza się w formularzu A w polu 061. We wszystkich innych przypadkach, w tym w celu podania informacji o umiejscowieniu poszukiwanych przedmiotów, wykorzystuje się formularz M (pole 083). Wpis dotyczący poszukiwanej osoby wprowadza się do SIS II w celu zapewnienia wykonalności wniosku o niezwłoczne podjęcie czynności (art. 9 ust. 3 decyzji ramowej 2002/584/WSiSW).

Gdy przedmiot poszukiwania w określonym obszarze geograficznym znajduje się w innym miejscu niż wskazano w informacji o poszukiwaniu w określonym obszarze geograficznym, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, komunikuje ten fakt państwom członkowskim zaangażowanym w owe poszukiwania, korzystając w tym celu z formularza M, tak aby wstrzymać wszelkie związane z nim działania.

2.15.2. Poszukiwanie z udziałem specjalnych jednostek policji prowadzących poszukiwania celowe (FAST)

Biura SIRENE w państwach, do których zwrócono się z wnioskiem, powinny w stosownych przypadkach korzystać z usług jednostek specjalnych prowadzących poszukiwania celowe (zespoły aktywnego poszukiwania zbiegłych przestępców, FAST). Międzynarodowa współpraca między wspomnianymi jednostkami policyjnymi nie może zastąpić dokonywania wpisów w SIS II. Taka współpraca nie koliduje z rolą biura SIRENE jako najważniejszej instytucji zajmującej się wyszukiwaniem informacji w SIS II.

W stosownych przypadkach ustanawia się współpracę w celu zagwarantowania, że biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, zostanie poinformowane przez krajową jednostkę FAST o wszelkich działaniach prowadzonych w związku z wpisem w SIS II. Gdy zajdzie taka potrzeba, biuro SIRENE, o którym mowa, przekazuje te informacje pozostałym biurom SIRENE. Biuro SIRENE jest informowane z wyprzedzeniem o wszelkich skoordynowanych operacjach ENFAST (europejskiej sieci zespołów aktywnego poszukiwania zbiegłych przestępców), obejmujących współpracę z biurem SIRENE.

Biura SIRENE zapewniają szybkie przekazywanie informacji uzupełniających, w tym informacji dotyczących trafienia, krajowym jednostkom FAST, jeżeli biorą one udział w poszukiwaniu.

3. WPISY DOTYCZĄCE OSÓB POSZUKIWANYCH W CELU ARESZTOWANIA ICH I WYDANIA LUB EKSTRADYCJI (ART. 26 DECYZJI W SPRAWIE SIS II)

3.1. Dokonanie wpisu

Większości wpisów w celu aresztowania towarzyszy europejski nakaz aresztowania. Jednakże w przypadku istnienia wpisu w celu aresztowania możliwe również jest dokonanie tymczasowego aresztowania przed uzyskaniem wniosku o ekstradycję, zgodnie z art. 16 Europejskiej konwencji o ekstradycji.

Europejski nakaz aresztowania/wniosek o ekstradycję wydają władze sądowe uprawnione do takich zadań w państwie członkowskim, które dokonało wpisu.

Dokonując w SIS II wpisu w celu aresztowania i wydania osoby, dodaje się do niego kopię stosownego europejskiego nakazu aresztowania w wersji oryginalnej. Można także załączyć tłumaczenie europejskiego nakazu aresztowania na jeden lub więcej języków urzędowych instytucji UE.

Ponadto wpis uzupełnia się w miarę możliwości o fotografie i odciski palców danej osoby.

Po dokonaniu wpisu biuro SIRENE ma dostęp do odnośnych informacji, w tym europejskiego nakazu aresztowania lub wniosku o ekstradycję, dotyczących osób poszukiwanych w celu aresztowania i wydania lub ekstradycji. Należy sprawdzić, czy informacje te są kompletne i przedstawione w prawidłowy sposób.

Państwa członkowskie mają możliwość dodawania do danego wpisu w celu aresztowania więcej niż jednego europejskiego nakazu aresztowania. Państwo członkowskie dokonujące wpisu jest odpowiedzialne za usunięcie europejskiego nakazu aresztowania z chwilą utraty jego ważności i za sprawdzenie, czy do danego wpisu nie są załączone inne europejskie nakazy aresztowania, oraz w razie konieczności za przedłużenie okresu przechowywania wpisu.

Państwa członkowskie mogą załączać, w razie konieczności w oddzielnych plikach binarnych, tłumaczenia europejskich nakazów aresztowania załączanych przez nie do wpisu w celu aresztowania.

Rozdzielczość zeskanowanych dokumentów w formacie PDF załączanych do wpisów wynosi w miarę możliwości co najmniej 150 dpi.

3.2. Wielokrotne wpisy

Ogólne procedury opisano w pkt 2.2.

Dodatkowo stosuje się następujące zasady:

Kilka państw członkowskich może dokonać wpisu w celu aresztowania dotyczącego tej samej osoby. Jeżeli przynajmniej dwa państwa członkowskie dokonały wpisu dotyczącego tej samej osoby, decyzję o tym, który nakaz zostanie wykonany w przypadku aresztowania, podejmuje wykonujący nakaz organ sądowy w państwie członkowskim, w którym następuje aresztowanie. Biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania przesyła formularz G do każdego zainteresowanego państwa członkowskiego.

3.3. Tożsamość przywłaszczona

Ogólną procedurę opisano w pkt 2.12.1.

3.4. Wprowadzanie danych dotyczących aliasu

Ogólną procedurę opisano w pkt 2.12.2.

W przypadku wpisów w celu aresztowania biuro SIRENE wykorzystuje pole 011 formularza A (25) (w momencie dokonywania wpisu) lub – na późniejszym etapie – formularz M, informując pozostałe państwa członkowskie o aliasach odnoszących się do wpisu w celu aresztowania, jeżeli posiada ono takie informacje.

3.5. Informacje uzupełniające przesyłane państwom członkowskim

Dokonując wpisu, do wszystkich państw członkowskich wysyła się informacje uzupełniające dotyczące tego wpisu.

Informacje, o których mowa w pkt 3.5.1, są przesyłane do innych biur SIRENE z wykorzystaniem formularza A jednocześnie z dokonaniem wpisu. Wszelkie dalsze informacje konieczne w celu ustalenia tożsamości są przekazywane po konsultacji lub na wniosek innego państwa członkowskiego.

Jeżeli w odniesieniu do jednej osoby istnieje kilka europejskich nakazów aresztowania lub wniosków o ekstradycję, dla każdego takiego nakazu lub wniosku wypełnia się oddzielny formularz A.

W europejskim nakazie aresztowania/wniosku o ekstradycję oraz w formularzu A podaje się wystarczająco szczegółowe informacje (w szczególności część e) europejskiego nakazu aresztowania powinna zawierać: „description of the circumstances in which the offence(s) was (were) committed, including the time and place” (opis okoliczności, w jakich przestępstwo(-a) zostało(-y) popełnione, w tym czas i miejsce), natomiast w polach 042, 043, 044 i 045 należy zawrzeć: „description of the circumstances” (opis okoliczności), tak aby umożliwić innym biurom SIRENE kontrolę wpisu. Dodatek 3 określa wymagane informacje oraz ich związek z poszczególnymi polami europejskiego nakazu aresztowania.

Jeżeli europejski nakaz aresztowania został zastąpiony innym lub uchylony, informacja na ten temat zamieszczana jest w polu 267 formularza A (art. 26 decyzji w sprawie SIS II) lub w polu 044 formularza A (Wniosek o ekstradycję/Przeniesione wpisy), z dodaniem następującej uwagi: „This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date)” (Ten formularz zastępuje formularz (numer referencyjny) odnoszący się do europejskiego nakazu aresztowania (numer referencyjny) wydanego dnia (data)).

3.5.1. Informacje uzupełniające przesyłane w związku z aresztowaniem tymczasowym

3.5.1.1. Postępowanie w przypadku dokonywania wpisu opartego zarówno na europejskim nakazie aresztowania, jak i wniosku o ekstradycję

Wprowadzając wpis w celu aresztowania i ekstradycji, informacje uzupełniające wysyła się do wszystkich państw członkowskich, korzystając z formularza A. Jeżeli dane we wpisie oraz informacje uzupełniające wysłane do państw członkowskich w związku z europejskim nakazem aresztowania nie są wystarczające w celu dokonania ekstradycji, dostarcza się informacji dodatkowych.

W polu 239 zaznacza się, że dany formularz odnosi się zarówno do europejskiego nakazu aresztowania, jak i wniosku o ekstradycję.

3.5.1.2. Postępowanie w przypadku dokonywania wpisu opartego wyłącznie na wniosku o ekstradycję

Wprowadzając wpis w celu aresztowania i ekstradycji, informacje uzupełniające wysyła się do wszystkich państw członkowskich, korzystając z formularza A.

W polu 239 zaznacza się, że dany formularz odnosi się do wniosku o ekstradycję.

3.6. Dodanie zastrzeżenia

Ogólne zasady opisano w pkt 2.7.

Jeżeli co najmniej jeden z załączonych do wpisu europejskich nakazów aresztowania może zostać wykonany, do wpisu nie dodaje się zastrzeżenia.

Jeżeli europejski nakaz aresztowania dotyczy więcej niż jednego przestępstwa i jeżeli w odniesieniu do co najmniej jednego z nich można dokonać wydania, do wpisu nie dodaje się zastrzeżenia.

Jak podkreślono w pkt 2.7, wpis opatrzony zastrzeżeniem na podstawie art. 26 decyzji w sprawie SIS II jest, przez czas obowiązywania zastrzeżenia, traktowany jak wpis dokonany w celu przekazania informacji o miejscu pobytu osoby, której wpis ten dotyczy.

3.6.1. Wielokrotny wniosek o dodanie zastrzeżenia do wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji, w przypadkach gdy decyzja ramowa 2002/584/WSiSW nie ma zastosowania

W tym przypadku stosuje się następującą procedurę:

a) w przypadku wpisów dotyczących osób poszukiwanych do aresztowania w celu ekstradycji i gdy nie ma zastosowania decyzja ramowa 2002/584/WSiSW, biuro SIRENE może zwrócić się do innego biura SIRENE o systematyczne dodawanie zastrzeżenia do wpisów dokonywanych zgodnie z art. 26 decyzji w sprawie SIS II w odniesieniu do obywateli swego kraju;

b) biuro SIRENE, które chciałoby skorzystać z tej możliwości zwraca się w tym celu z pisemnym wnioskiem do pozostałych biur SIRENE;

c) biuro SIRENE będące adresatem takiego wniosku dodaje zastrzeżenie dotyczące danego państwa bezzwłocznie po dokonaniu wpisu;

d) zastrzeżenie pozostaje w systemie do czasu, gdy wnioskujące biuro SIRENE zwróci się o jego usunięcie.

3.7. Działania podejmowane przez biura SIRENE po otrzymaniu wpisu w celu aresztowania

Kiedy biuro SIRENE otrzymuje formularz A, przeszukuje w najkrótszym możliwym terminie wszystkie dostępne źródła w celu ustalenia miejsca pobytu danej osoby. Nawet jeżeli informacje udzielone przez państwo członkowskie, które dokonało wpisu, nie są wystarczające dla państwa otrzymującego wniosek, nie może to przeszkodzić w prowadzeniu poszukiwań. Państwo członkowskie otrzymujące wniosek prowadzi poszukiwania w zakresie dopuszczalnym na podstawie przepisów prawa krajowego.

W przypadku dokonania weryfikacji wpisu w celu aresztowania oraz odnalezienia lub aresztowania poszukiwanej osoby w państwie członkowskim, biuro SIRENE państwa członkowskiego, które otrzymało wniosek, może przekazać informacje zawarte w formularzu A właściwemu organowi państwa członkowskiego wykonującego dany europejski nakaz aresztowania lub wniosek o ekstradycję. Jeżeli wymagane jest dostarczenie oryginału europejskiego nakazu aresztowania lub wniosku o ekstradycję, organ sądowy wydający nakaz może go przesłać bezpośrednio organowi sądowemu wykonującemu nakaz (chyba że państwo członkowskie wydające nakaz lub państwo go wykonujące poczyniły odmienne ustalenia).

3.8. Wymiana informacji po uzyskaniu trafienia

Ogólną procedurę opisano w pkt 2.3.

Dodatkowo stosuje się następującą procedurę:

a) o trafieniu dotyczącym osoby, której dotyczy wpis w celu aresztowania, zawsze bezzwłocznie powiadamiane jest biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu. Oprócz tego, po wysłaniu formularza G, biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania powiadamia o trafieniu biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, w razie konieczności telefonicznie;

b) w razie potrzeby biuro SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu przekazuje wszelkie istotne informacje szczegółowe o konkretnych środkach, jakie podejmuje biuro SIRENE państwa członkowskiego wykonującego działania;

c) w polu 091 formularza G podaje się organ właściwy do odbierania europejskich nakazów aresztowania lub wniosków o ekstradycję, jego pełne dane kontaktowe (adres pocztowy, numer telefonu i – jeżeli są dostępne – n