PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 344/12

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE, EURATOM) NR 1302/2008

z dnia 17 grudnia 2008 r.

w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (1), w szczególności jego art. 95,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 215/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju (2), w szczególności jego art. 98,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Komisja, która jest instytucją odpowiedzialną za wykonanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej, a także za wszelkie inne środki, którymi zarządzają Wspólnoty, jest zobowiązana do utworzenia i obsługi centralnej bazy danych, zgodnie z przepisami wspólnotowymi dotyczącymi ochrony danych, w celu zapewnienia skutecznego funkcjonowania mechanizmu wykluczania przewidzianego w rozporządzeniu finansowym oraz ochrony interesów finansowych Wspólnot. Baza danych powinna w szczególności obejmować swoim zakresem wykorzystywanie wszystkich wspólnotowych środków finansowych niezależnie od systemu zarządzania stosowanego w danym przypadku.

(2) Rozporządzenie finansowe nakłada na wszystkie instytucje obowiązki związane z udzielaniem zamówień i dotacji osobom trzecim w związku ze scentralizowanym systemem zarządzania wspólnotowymi środkami finansowymi. W szczególności art. 93 oraz art. 114 ust. 3 ustanawiają obowiązek wykluczenia osób trzecich z udziału w procedurach udzielania zamówień i dotacji, jeżeli osoby te znajdują się w jednej z sytuacji wymienionych w art. 93 ust. 1. Przepisy art. 94 oraz art. 114 ust. 3 zakazują udzielania zamówień lub dotacji osobom trzecim, które w trakcie procedury udzielania danego zamówienia lub danej dotacji znajdują się w sytuacji konfliktu interesów lub są winne przedstawienia nieprawdziwych informacji, gdy przedstawienie określonych informacji było warunkiem udziału w procedurze udzielania zamówienia lub dotacji, wymaganym przez instytucję. Ponadto przepisy art. 96 i art. 114 ust. 4 stwarzają instytucji zamawiającej możliwość nałożenia kar administracyjnych i finansowych na osoby trzecie, w szczególności w postaci wykluczenia z możliwości korzystania z wszelkich wspólnotowych środków finansowych przez okres wskazany przez daną instytucję, na mocy art. 133a rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (3).

(3) Artykuły 74 i 75 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (4) nakładają na te organy obowiązek stosowania wyżej wymienionych przepisów.

(4) Artykuł 50 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 w sprawie typowego rozporządzenia finansowego dla agencji wykonawczych na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003 określającego status agencji wykonawczych odpowiedzialnych za niektóre czynności dotyczące obsługi programów wspólnotowych (5) nakłada na agencje wykonawcze wymóg stosowania wyżej wymienionych przepisów rozporządzenia finansowego w celu wykonania ich budżetów operacyjnych.

(5) Zważywszy że agencje wykonawcze na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, do których stosują przepisy rozporządzenia finansowego, mają status upoważnionych urzędników zatwierdzających Komisji, powinny one mieć taki sam dostęp do bazy danych o wykluczeniach, jakim dysponują służby Komisji.

(6) Należy zdefiniować cele i przeznaczenie bazy danych, aby określić sposób korzystania z danych.

(7) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych powinien mieć dostęp do bazy danych o wykluczeniach, by móc wykonywać swoje zadania dochodzeniowe i powadzić działania w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom finansowym, wykonywane na mocy art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (6) oraz rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (7).

(8) Księgowy powinien zapewniać odpowiednie administrowanie bazą danych o wykluczeniach i mieć prawo do wprowadzania zmian w danych zawartych w bazie. Stosowna służba Komisji lub inne instytucje powinny być odpowiedzialne za występowanie z wnioskami o zamieszczenie ostrzeżeń o wykluczeniach w bazie danych o wykluczeniach.

(9) Reguły dostępu do bazy danych o wykluczeniach powinny być inne z jednej strony dla służb Komisji, agencji wykonawczych oraz wszystkich instytucji i organów Wspólnotowych korzystających z systemu rachunkowości udostępnianego przez Komisję (dalej „ABAC”) i umożliwiającego bezpośredni dostęp do ostrzeżeń, a drugiej strony dla innych instytucji, a także instytucji i organów wykonawczych, które nie mają takiego dostępu. Dlatego też instytucje te powinny mieć dostęp za pośrednictwem wyznaczonych punktów kontaktowych, a instytucje i organy wykonawcze – za pośrednictwem punktów łącznikowych.

(10) Powinna istnieć możliwość ograniczenia dostępu do bazy danych o wykluczeniach w przypadkach, gdy instytucje lub organy wykonawcze zarządzają środkami finansowymi przy bardzo ograniczonym poziomie decentralizacji, w związku z czym dostęp do bazy danych o wykluczeniach byłby niewskazany, lub w przypadkach gdy istnieje konieczność odmówienia dostępu z przyczyn związanych z ochroną danych.

(11) Należy określić zadania punktów kontaktowych oraz punktów łącznikowych, by jasno zdefiniować ich zakresy odpowiedzialności.

(12) Baza danych powinna być wspólna dla instytucji, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w kierunku przepływu danych, które powinny być przekazywane bezpośrednio księgowemu Komisji.

(13) W celu ochrony interesów finansowych Wspólnot w czasie pomiędzy wykluczeniem w oparciu o decyzję na mocy art. 93 ust. 1 rozporządzenia finansowego w odniesieniu do danej procedury udzielania zamówienia lub dotacji a określeniem okresu obowiązywania wykluczenia przez instytucję, ta ostatnia powinna mieć możliwość wystąpienia z wnioskiem o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu.

(14) Aby baza danych nie zawierała nieaktualnych ostrzeżeń, w szczególności dotyczących podmiotów zlikwidowanych, ostrzeżenia wskazujące na wykluczenie na mocy art. 93 ust. 1 lit. a) i d) rozporządzenia finansowego powinny być automatycznie usuwane po pięciu latach.

(15) Z uwagi na to, że wykluczenia na mocy art. 94 rozporządzenia finansowego dotyczą konkretnych procedur udzielania zamówień lub dotacji, a nie – jak w przypadku art. 93 ust. 1 – ogólnej sytuacji skutkującej wykluczeniem, okres rejestracji powinien być ograniczony, a ostrzeżenia powinny być usuwane automatycznie.

(16) Procedura występowania z wnioskiem na podstawie informacji pochodzących od instytucji lub organów wykonawczych, która ma zastosowanie do wszystkich trybów zarządzania z wyjątkiem bezpośredniego zarządzania scentralizowanego, powinna być jasno określona.

(17) Zakres odpowiedzialności instytucji i organów wykonawczych, w odniesieniu do danych przekazywanych, za pośrednictwem punktu łącznikowego z jednej strony i księgowego z drugiej strony, odpowiedniej służbie Komisji, w tym sprostowania, aktualizacji lub usunięcia danych, powinien być jasno określony.

(18) Aby zapewnić jednoznaczny zbiór reguł we wszystkich przypadkach, w których instytucja wykonawcza ani organ wykonawczy nie określili okresu obowiązywania wykluczenia na mocy art. 133a ust. 1 przepisów wykonawczych, należy przewidzieć zapis stanowiący, że decyzja w sprawie okresu obowiązywania wykluczenia powinna być przygotowana przez odpowiednią służbę Komisji i przyjęta przez Komisję.

(19) Przepływ informacji pomiędzy upoważnionymi użytkownikami bazy danych o wykluczeniach powinien być szczegółowo opisany; w przypadku każdego ostrzeżenia powinna być określona osoba do kontaktu, która będzie przekazywać informacje w sprawie danego ostrzeżenia upoważnionym użytkownikom bazy danych o wykluczeniach.

(20) Odpowiedni przepis powinien uwzględniać przypadki, w których informacje wynikające z dokumentów przekazanych przez osoby trzecie nie są zgodnie z danymi zawartymi w bazie danych o wykluczeniach, co powinno zapewnić prawidłowość i aktualność danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach.

(21) Aby umożliwić wymianę najlepszych praktyk pomiędzy instytucjami oraz rozwiązać kwestie związane z korzystaniem z bazy danych o wykluczeniach, należy określić odpowiednie zasady ramowe.

(22) Przetwarzanie danych osobowych nieodłącznie związane z obsługą bazy danych o wykluczeniach powinno odbywać się zgodnie z dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (8), mającą zastosowanie do państw członkowskich, oraz rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (9), które mają pełne zastosowanie.

(23) Niniejszy projekt rozporządzenia opracowano z należytym uwzględnieniem opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Ponadto rozporządzenie (WE) nr 45/2001 stanowi, że takie przetwarzanie danych podlega uprzedniemu sprawdzeniu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych po przekazaniu powiadomienia przez Inspektora Ochrony Danych Komisji.

(24) Dla zapewnienia jednoznaczności przepisy dotyczące ochrony danych powinny szczegółowo określać prawa osób, których dane są lub mogą zostać wprowadzone do bazy danych o wykluczeniach. Osoby fizyczne i prawne powinny być informowane o wprowadzeniu danych ich dotyczących do bazy danych o wykluczeniach,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

Przedmiot

1. Niniejszym rozporządzeniem ustanawia się centralną bazę danych (dalej: „baza danych o wykluczeniach”), o której mowa w art. 95 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (dalej: „rozporządzenie finansowe”).

2. Dane zawarte w bazie danych o wykluczeniach można wykorzystywać jedynie do celów stosowania art. 93–96 i art. 114 rozporządzenia finansowego, art. 133–134b rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 oraz art. 96–99 i art. 110 rozporządzenia (WE) nr 215/2008.

3. OLAF może wykorzystywać dane na potrzeby prowadzonych przez siebie dochodzeń na mocy rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999, a także działań w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom finansowym, w tym analiz ryzyka.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się poniższe definicje:

1) „instytucje” oznaczają Parlament Europejski, Radę, Komisję, Trybunał Sprawiedliwości, Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, agencje i organy wykonawcze, o których mowa w art. 185 ust. 1 rozporządzenia finansowego;

2) „instytucje lub organy wykonawcze” oznaczają władze państw członkowskich i krajów trzecich, organizacje międzynarodowe i inne organy uczestniczące w wykonaniu budżetu zgodnie z art. 53 i 54 rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem agencji i organów wykonawczych, o których mowa w art. 185 ust. 1 tegoż rozporządzenia. Państwa członkowskie mogą przypisać zadania przewidziane w niniejszym rozporządzeniu innym krajowym władzom publicznym, które uznaje się za tożsame z instytucjami lub organami wykonawczymi;

3) „osoby trzecie” oznaczają kandydatów, oferentów, wykonawców, dostawców produktów, usługodawców oraz ich poddostawców, jak również podmioty ubiegające się o dotacje, beneficjentów dotacji, w tym beneficjentów pomocy bezpośredniej, wykonawców współpracujących z beneficjentami dotacji oraz podmiotami otrzymującymi wsparcie finansowe od beneficjenta dotacji wspólnotowej na mocy art. 120 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 3

Ostrzeżenie o wykluczeniu

Ostrzeżenie o wykluczeniu zawiera następujące dane:

a) informacje umożliwiające identyfikację osób trzecich, które znajdują się w jednej z sytuacji określonych w art. 93 ust. 1, art. 94, art. 96 ust. 1 lit. b) i art. 96 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego;

b) informacje dotyczące osób upoważnionych do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu podmiotów będących osobami prawnymi bądź sprawowania nad nimi kontroli, jeśli te osoby upoważnione znalazły się w jednej z sytuacji określonych w art. 93 ust. 1, art. 94, art. 96 ust. 1 lit. b) i art. 96 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego;

c) przyczyny wykluczenia osób trzecich, o których mowa w lit. a), lub osób, o których mowa w lit. b) oraz, w stosownych przypadkach, rodzaj przestępstwa stwierdzonego wyrokiem oraz okres obowiązywania wykluczenia.

Artykuł 4

Administrowanie bazą danych o wykluczeniach

1. Księgowy Komisji lub podległy mu personel, któremu przekazuje się pewne zadania w zastosowaniu art. 62 rozporządzenia finansowego (zwany „księgowym Komisji”), zapewnia odpowiednie administrowanie bazą danych o wykluczeniach oraz dokonuje stosownych uzgodnień technicznych.

Na podstawie wniosków instytucji księgowy Komisji wprowadza lub usuwa ostrzeżenia o wykluczeniach lub wprowadza zmiany w tych ostrzeżeniach.

2. Księgowy Komisji przyjmuje środki wykonawcze dotyczące aspektów technicznych oraz określa związane z nimi procedury dodatkowe, w tym w dziedzinie bezpieczeństwa.

Zgłasza te środki służbom Komisji i agencjom wykonawczym oraz, w stosownych przypadkach, punktom kontaktowym innych instytucji wyznaczonym zgodnie z art. 6 ust. 1 lub punktom łącznikowym wyznaczonym zgodnie z art. 7 ust. 2.

Artykuł 5

Dostęp do bazy danych o wykluczeniach

1. Instytucje inne niż Komisja i agencje wykonawcze mają bezpośredni dostęp do danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach poprzez system rachunkowości, który udostępnia Komisja (ABAC), lub poprzez punkty kontaktowe.

2. Instytucje lub organy wykonawcze zarządzające środkami finansowymi w ramach zarządzania dzielonego oraz krajowe organy sektora publicznego państw członkowskich zarządzające środkami finansowymi w ramach pośredniego zarządzania scentralizowanego mają dostęp do danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach poprzez punkty łącznikowe.

3. Instytucje lub organy wykonawcze zarządzające środkami finansowymi w ramach pośredniego zarządzania scentralizowanego, zarządzania zdecentralizowanego lub zarządzania dzielonego mają dostęp do danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach poprzez punkty łącznikowe, jeżeli zaświadczą odpowiedniej służbie Komisji, że stosują odpowiednie środki ochrony danych określone w umowach zawartych na postawie art. 134a ust. 4 akapit drugi rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.

Instytucje lub organy wykonawcze nie uzyskają jednak dostępu do bazy danych o wykluczeniach w żadnym z niżej wymienionych przypadków:

a) odpowiednia służba Komisji nie otrzymała poświadczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym;

b) odpowiednia służba Komisji posiada dowody na to, że instytucje lub organy wykonawcze nie stosują odpowiednich środków ochrony danych;

c) odpowiednia służba Komisji uważa, że dostęp byłby niewskazany w przypadkach bardzo ograniczonego poziomu decentralizacji, w tym kontroli ex ante przeprowadzonej przez Komisję.

W przypadkach odmowy dostępu do danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach odpowiednia służba Komisji podejmuje odpowiednie środki w celu zapewnienia przynajmniej takiego samego poziomu ochrony interesów finansowych Wspólnot. W ramach tych środków przed udzieleniem dotacji lub zamówienia odpowiednia służba Komisji sprawdza, czy dana osoba trzecia nie jest objęta ostrzeżeniem o wykluczeniu.

4. Dostęp służb Komisji oraz agencji wykonawczych do danych zawartych w bazie danych o wykluczeniach określa decyzja Komisji 2008/969/WE, Euratom.

Artykuł 6

Punkty kontaktowe oraz upoważnieni użytkownicy w instytucjach

1. Każda instytucja inna niż Komisja i agencje wykonawcze wyznacza osobę do kontaktu, która będzie odpowiedzialna (10) za wszelkie kwestie związane z bazą danych o wykluczeniach, oraz przekazuje imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych księgowemu Komisji.

2. Punkty kontaktowe mogą udzielać dostępu do informacji zawartych w bazie danych o wykluczeniach upoważnionym użytkownikom, którzy są pracownikami instytucji i dla których dostęp do bazy jest niezbędny do właściwego wykonywania powierzonych im zadań. Każdy punkt kontaktowy prowadzi rejestr upoważnionych użytkowników, do którego udziela Komisji dostępu na odpowiedni wniosek.

Upoważnieni użytkownicy mogą przystąpić do aktywnego sprawdzania danych w bazie danych o wykluczeniach w trybie online.

3. Instytucja przewiduje odpowiednie środki bezpieczeństwa, które uniemożliwiają odczytywanie lub kopiowanie informacji przez osoby nieupoważnione.

Artykuł 7

Punkty łącznikowe oraz upoważnieni użytkownicy w instytucjach lub organach wykonawczych

1. Punkty łącznikowe odpowiadają za stosunki z Komisją we wszystkich kwestiach związanych z bazą danych o wykluczeniach.

2. Każde państwo członkowskie wyznacza jeden punkt łącznikowy w związku ze środkami finansowymi wydatkowanymi w ramach zarządzania dzielonego na mocy art. 53 lit. b), oraz środkami finansowymi wydatkowanymi w ramach pośredniego zarządzania scentralizowanego przez krajowe organy sektora publicznego na mocy art. 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego. Wyjątkowo oraz w należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może zatwierdzić kilka punktów łącznikowych w państwie członkowskim.

3. Każdy kraj trzeci wydatkujący środki finansowe w ramach zarządzania zdecentralizowanego na mocy art. 53 lit. b) rozporządzenia finansowego wyznacza punkt łącznikowy na wniosek odpowiedniej służby Komisji.

Każdy organ wykonawczy wydatkujący środki finansowe w ramach zarządzania wspólnego na mocy art. 53 ust. c) lub pośredniego zarządzania scentralizowanego na mocy art. 54 ust. 2 lit. b), c) lub d) tegoż rozporządzenia, z wyjątkiem krajowych organów sektora publicznego, wyznacza punkt łącznikowy na wniosek odpowiedniej służby Komisji.

Odpowiednia służba Komisji nie występuje jednak o wyznaczenie punktu łącznikowego w przypadkach, gdy taki punkt już istnieje.

Jeżeli odpowiednia służba Komisji wycofuje dostęp punktu łącznikowego do bazy danych o wykluczeniach, przekazuje odpowiednią informację księgowemu Komisji.

4. Każde państwo członkowskie oraz każda instytucja lub każdy organ, o których mowa w ust. 3, przekazują imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za dany punkt łącznikowy księgowemu Komisji. Księgowy Komisji publikuje na stronie internetowej Komisji dostępnej wewnętrznie wykaz krajów trzecich oraz organów wykonawczych dysponujących punktami łącznikowymi.

5. Punkty łącznikowe zapewniają instytucjom lub organom wykonawczym dostęp do informacji zawartych w bazie danych o wykluczeniach.

Instytucje lub organy wykonawcze mogą wyznaczyć upoważnionych użytkowników spośród swoich pracowników. Liczba takich upoważnionych użytkowników jest ograniczona do osób, dla których dostęp do bazy jest niezbędny do właściwego wykonywania powierzonych im zadań. Każda instytucja lub każdy organ wykonawczy prowadzi rejestr upoważnionych użytkowników, do którego udziela Komisji dostępu na odpowiedni wniosek.

Na potrzeby udzielania zamówień związanych z wykonaniem budżetu Europejskiego Funduszu Rozwoju upoważnieni użytkownicy mogą przystąpić do aktywnego sprawdzania danych w bazie danych o wykluczeniach w trybie online. Jeżeli nie ma możliwości sprawdzania danych w bazie danych o wykluczeniach w trybie online, upoważnieni użytkownicy mogą otrzymać dane pobrane. W tym ostatnim przypadku dane aktualizuje się co najmniej raz w miesiącu.

6. Po wyznaczeniu punktów łącznikowych lub upoważnionych użytkowników instytucja lub organ przewiduje odpowiednie środki bezpieczeństwa, które uniemożliwiają odczytywanie lub kopiowanie informacji przez osoby nieupoważnione.

Artykuł 8

Wnioski pochodzące od instytucji

1. Wszelkie wnioski o rejestrację, sprostowanie, aktualizację lub usunięcie ostrzeżeń o wykluczeniach należy kierować do księgowego Komisji.

Z tego rodzaju wnioskami mogą występować wyłącznie instytucje. W tym celu odpowiednie służby Komisji i agencje wykonawcze korzystają z modeli zamieszczonych w załączniku do decyzji 2008/969/WE, Euratom, natomiast punkty kontaktowe innych instytucji korzystają z modeli zawartych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

2. W każdym wniosku o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu odpowiednia służba Komisji lub agencja wykonawcza poświadcza, że podane informacje zostały zebrane i przekazane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 i wskazuje osobę do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, która przejęła obowiązki określone w art. 12 niniejszego rozporządzenia.

Przy występowaniu z wnioskiem o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu punkty kontaktowe poświadczają, że podane informacje zostały zebrane i przekazane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001. Punkty kontaktowe przejmują obowiązki osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia.

3. Każda instytucja występuje z wnioskiem o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu w oczekiwaniu na decyzję o okresie obowiązywania wykluczenia.

4. Odpowiednia służba Komisji lub inna instytucja, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu, odpowiada za wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie, aktualizację lub usunięcie tego ostrzeżenia.

Artykuł 9

Wnioski na podstawie informacji pochodzących od instytucji lub organów wykonawczych

1. Punkty łącznikowe przekazują informacje otrzymane od instytucji lub organów wykonawczych o sytuacjach skutkujących wykluczeniem, o których mowa w art. 93 ust. 1) lit. e) rozporządzenia finansowego, księgowemu Komisji, który przekazuje te informacje odpowiedniej służbie Komisji odpowiedzialnej za dany program, działanie lub odpowiednie przepisy, wskazanej przez daną instytucję lub dany organ. Przekazuje również poświadczenie instytucji wykonawczej lub organu wykonawczego, że przekazane przez nie informacje zostały zebrane i przekazane zgodnie z zasadami określonymi w dyrektywie 95/46/WE.

W tym celu punkty łącznikowe korzystają z modelu zamieszczonego w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.

2. Po otrzymaniu informacji, o których mowa w ust. 1, odpowiednia służba Komisji występuje do księgowego Komisji z wnioskiem o zamieszczenie ostrzeżenia o wykluczeniu w bazie danych o wykluczeniach na okres wskazany przez instytucję wykonawczą lub organ wykonawczy, który to okres nie może przekraczać okresu maksymalnego określonego w art. 93 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Jeżeli okres wykluczenia nie jest określony, odpowiednia służba Komisji występuje z wnioskiem o tymczasową rejestrację zgodnie z art. 10 ust. 2 w oczekiwaniu na decyzję Komisji. Odpowiednia służba Komisji jak najszybciej przekazuje sprawę Komisji, która podejmuje stosowną decyzję.

3. Instytucja wykonawcza lub organ wykonawczy odpowiada za przekazane dane. Bezzwłocznie informuje odpowiednią służbę Komisji za pośrednictwem punktu łącznikowego o każdej konieczności sprostowania, aktualizacji lub usunięcia przekazanych informacji.

W tym celu instytucje lub organy wykonawcze oraz punkty łącznikowe korzystają z modelu zamieszczonego w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.

Po otrzymaniu zaktualizowanych informacji odpowiednia służba Komisji występuje do księgowego Komisji z wnioskiem o sprostowanie, aktualizację lub usunięcie danego ostrzeżenia o wykluczeniu.

Artykuł 10

Okres, na jaki rejestruje się ostrzeżenia o wykluczeniach w bazie danych

1. Ostrzeżenia dotyczące wykluczeń na mocy art. 93 ust. 1 lit. b), c), e) i f) rozporządzenia finansowego rejestruje się na okres wskazany przez instytucję, która o nie wystąpiła, i wyszczególniony we wniosku.

2. Wszelkie ostrzeżenia o wykluczeniach na podstawie wniosków przedłożonych zgodnie z art. 8 ust. 3 rejestruje się tymczasowo na okres trzech miesięcy. Rejestracja tymczasowa może zostać odnowiona jednokrotnie na odpowiedni wniosek.

Tymczasowa rejestracja ostrzeżenia o wykluczeniu na podstawie wniosków, o których mowa w art. 9 ust. 2 akapit drugi, może jednak w wyjątkowych przypadkach zostać odnowiona na dodatkowy okres trzech miesięcy.

3. Ostrzeżenia dotyczące wykluczeń na mocy art. 93 ust. 1 lit. a) lub d) rozporządzenia finansowego rejestruje się na okres pięciu lat.

4. Ostrzeżenia dotyczące wykluczeń z udzielania zamówień lub dotacji w ramach danej procedury na mocy art. 94 ust. a) i b) rozporządzenia finansowego rejestruje się na okres sześciu miesięcy.

Artykuł 11

Usunięcie ostrzeżeń o wykluczeniach

Ostrzeżenie o wykluczeniu usuwane jest automatycznie po opływie okresu wskazanego w art. 10.

Instytucja, która wystąpiła z wnioskiem o rejestrację, występuje o usunięcie ostrzeżenia o wykluczeniu przed upływem okresu jego obowiązywania wówczas, gdy dana osoba trzecia już nie znajduje się w sytuacji skutkującej wykluczeniem, w szczególności w przypadkach wymienionych w art. 10 ust. 3 lub odkrycia ewidentnych błędów po rejestracji wykluczenia.

Artykuł 12

Współpraca

1. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o której mowa w art. 8 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, przekazuje na piśmie lub drogą elektroniczną wszelkie stosowne informacje, jakimi dysponuje, w takim zakresie, aby umożliwić instytucji występującej z wnioskiem podjęcie decyzji o wykluczeniu na mocy art. 93 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub umożliwić instytucji wykonawczej lub organowi wykonawczemu ich uwzględnienie przy udzielaniu zamówień w związku z wykonaniem budżetu.

2. Jeżeli poświadczenia lub dowody uzyskane przez instytucję nie są zgodne z zarejestrowanymi ostrzeżeniami o wykluczeniach, dana instytucja bezzwłocznie informuje o tym osobę do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia oraz w stosownym przypadku właściwy punkt łącznikowy podejmują odpowiednie działanie.

3. Jeżeli poświadczenia lub dowody uzyskane przez instytucję wykonawczą lub organ wykonawczy nie są zgodne z zarejestrowanymi ostrzeżeniami o wykluczeniach, dana instytucja lub dany organ przekazuje tę informację osobie do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia za pośrednictwem punktu łącznikowego. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia oraz w stosownym przypadku właściwy punkt łącznikowy podejmują odpowiednie działanie.

4. Księgowy Komisji oraz punkty kontaktowe innych instytucje regularnie wymieniają się informacjami na temat najlepszych praktyk.

Kwestie związane z bazą danych o wykluczeniach są przedmiotem rozmów na spotkaniach instytucji lub organów wykonawczych z odpowiednimi służbami Komisji.

Artykuł 13

Ochrona danych

1. W zaproszeniach do składania ofert oraz zaproszeniach do składania wniosków – a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówienia lub dotacji – instytucje, a także instytucje lub organy wykonawcze informują osoby trzecie o dotyczących ich danych, które mogą zostać zamieszczone w bazie danych o wykluczeniach, oraz o podmiotach, którym dane te mogą zostać przekazane Jeżeli osobami trzecimi są osoby prawne, instytucje, a także instytucje lub organy wykonawcze informują także osoby upoważnione do reprezentowania tych osób prawnych lub podejmowania decyzji w ich imieniu bądź sprawowania nad nimi kontroli.

2. Instytucja, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu, odpowiada za stosunki z osobami fizycznymi lub prawnymi, których dane wprowadzono do bazy danych o wykluczeniach (dalej: „osoba zainteresowana, której dane dotyczą”).

Instytucja informuje osobę zainteresowaną, której dane dotyczą, o wnioskach o aktywację, aktualizację i usunięcie wszelkich ostrzeżeń o wykluczeniu, które dotyczą jej bezpośrednio, wraz z podaniem przyczyn wstąpienia ze stosownym wnioskiem.

Instytucja odpowiada także na wnioski od osób zainteresowanych, których dane dotyczą, o sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tych osób.

Wnioski lub zapytania od osób zainteresowanych, których dane dotyczą, odnoszące się do informacji przekazanych przed instytucje lub organy wykonawcze, są rozpatrywane przez te instytucje lub organy. Odpowiednia służba Komisji przekazuje takie wnioski i zapytania do odpowiedniego punktu łącznikowego oraz informuje o tym fakcie osobę zainteresowaną, której dane dotyczą.

3. Bez uszczerbku dla wymogów dotyczących przekazywania informacji określonych w ust. 2 należycie zidentyfikowana osoba fizyczna może wystąpić o udzielenie jej informacji na temat tego, czy dane jej dotyczące zostały zarejestrowane w bazie danych o wykluczeniach.

Księgowy Komisji informuje tę osobę na piśmie lub drogą elektroniczną o tym, czy jest ona zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach. Jeżeli osoba ta jest zarejestrowana, księgowy Komisji załącza dane dotyczące tej osoby, które są przechowywane w bazie danych o wykluczeniach. Informuje o tym fakcie instytucję, która wystąpiła o rejestrację danego ostrzeżenia.

4. Bez uszczerbku dla wymogów dotyczących przekazywania informacji określonych w ust. 2 należycie umocowany przedstawiciel osoby prawnej może wystąpić o udzielenie mu informacji na temat tego, czy ta osoba prawna jest zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach.

Księgowy Komisji informuje tego przedstawiciela na piśmie lub drogą elektroniczną o tym, czy dana osoba prawna jest zarejestrowana w bazie danych o wykluczeniach. Jeżeli osoba ta jest zarejestrowana, księgowy Komisji załącza dane dotyczące tej osoby, które są przechowywane w bazie danych o wykluczeniach. Informuje o tym fakcie instytucję, która wystąpiła o rejestrację danego ostrzeżenia.

5. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników bazy danych, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.

Natomiast dane osobowe zawarte w bazie danych o wykluczeniach odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.

Artykuł 14

Przepisy przejściowe

1. Informacje od instytucji lub organów wykonawczych dotyczą wyłącznie wyroków wydanych po dniu 1 stycznia 2009 r.

2. Ostrzeżenia zarejestrowane na mocy art. 95 rozporządzenia finansowego przed datą, od której stosuje się niniejsze rozporządzenie, i nadal aktywne w dniu, od którego stosuje się niniejsze rozporządzenie, stanowią ostrzeżenia o wykluczeniu i są wprowadzane bezpośrednio do bazy danych o wykluczeniach.

3. Jeżeli zainteresowana osoba trzecia nie została poinformowana o rejestracji ostrzeżenia o wykluczeniu, o którym mowa w ust. 2, służba Komisji lub instytucja, która wystąpiła o rejestrację, informuje tę osobę trzecią o wprowadzeniu danych do bazy danych o wykluczeniach w terminie jednego miesiąca od daty, od której stosuje się niniejsze rozporządzenie.

4. Odpowiednia służba Komisji lub instytucja, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu, o którym mowa w ust. 2, pozostaje odpowiedzialna za występowanie o zmianę lub usunięcie ostrzeżenia zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

5. W przypadku wykluczeń, co do których decyzję podjęła odpowiednia służba Komisji lub agencja wykonawcza na mocy art. 93 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego przed dniem 1 maja 2007 r., okres obowiązywania wykluczenia uwzględnia okres ważności wpisów do rejestru karnego przewidziany w przepisach prawa krajowego.

Takie wykluczenia obowiązują maksymalnie przez okres czterech lat od daty powiadomienia o wyroku. Jeżeli ten okres dobiegł końca, odpowiednia służba Komisji lub agencja wykonawcza występuje o usunięcie ostrzeżenia.

Artykuł 15

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2009 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Sporządzono w Brukseli, dnia 17 grudnia 2008 r. W imieniu Komisji Dalia GRYBAUSKAITĖ Członek Komisji

(1) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(2) Dz.U. L 78 z 19.3.2008, s. 1.

(3) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.

(4) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

(5) Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6.

(6) Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 1.

(7) Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 8.

(8) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31.

(9) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

(10) Zob. s. 125 niniejszego Dziennika Urzędowego.

ZAŁĄCZNIK I Wniosek o wprowadzenie danych do bazy danych o wykluczeniach, zmianę tych danych lub ich usunięcie, składany przez instytucje inne niż Komisja i agencje wykonawcze Wniosek należy przesłać zgodnie z procedurą dotyczącą informacji niejawnych ustanowioną na mocy reguł określonych przez instytucję. Wniosek należy przesłać w zamkniętej kopercie. European Commission Directorate-General Budget Accounting Officer of the Commission BRE2 13/505 B-1049 BRUXELLES