PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 263/3

DECYZJA NR H8

z dnia 17 grudnia 2015 r. (aktualizacja z niewielkimi doprecyzowaniami technicznymi z dnia 9 marca 2016 r.)

w sprawie sposobu funkcjonowania i składu Komisji Technicznej ds. Przetwarzania Danych przy Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego

(2016/C 263/04)

KOMISJA ADMINISTRACYJNA DS. KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO,

uwzględniając art. 72 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (1), na mocy którego Komisja Administracyjna wspiera i rozwija współpracę między państwami członkowskimi przez unowocześnianie procedur wymiany informacji, w szczególności poprzez dostosowanie przepływu informacji między instytucjami dla celów wymiany elektronicznej, uwzględniając rozwój przetwarzania danych w każdym z państw członkowskich, oraz przyjmuje wspólne zasady strukturalne dotyczące służb przetwarzających dane, w szczególności dotyczące bezpieczeństwa i stosowania norm, oraz określa przepisy dotyczące funkcjonowania wspólnych części tych służb,

uwzględniając art. 73 rozporządzenia (WE) nr 883/2004, na mocy którego Komisja Administracyjna ustanawia oraz określa metody działania i skład Komisji Technicznej ds. Przetwarzania Danych, przedstawiającej sprawozdania i uzasadnioną opinię przed wydaniem decyzji przez Komisję Administracyjną na mocy art. 72 lit. d),

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

1. Komisja Administracyjna powołuje Komisję Techniczną ds. Przetwarzania Danych, jak przewidziano w art. 73 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Nazywana jest ona „Komisją Techniczną”.

2. Komisja Techniczna pełni funkcje określone w art. 73 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

3. Uprawnienia Komisji Technicznej w zakresie jej szczegółowych zadań ustanawia Komisja Administracyjna, która może zmieniać te zadania w miarę potrzeb.

Artykuł 2

1. Komisja Techniczna składa się z dwóch członków z każdego państwa członkowskiego, z których jeden otrzymuje nominację na stałego członka, a drugi wyznaczany jest na jego zastępcę.

2. Przedstawiciel rządu danego państwa członkowskiego w Komisji Administracyjnej przekazuje sekretariatowi Komisji Administracyjnej listę osób nominowanych przez każde państwo członkowskie.

3. Jeżeli wymaga tego charakter omawianych spraw, członkom Komisji Technicznej może podczas jej posiedzeń towarzyszyć co najmniej jeden ekspert dodatkowy.

4. Każda delegacja może co do zasady składać się z maksymalnie czterech osób.

5. W pracach Komisji Technicznej w charakterze doradczym bierze udział przedstawiciel Komisji Europejskiej w Komisji Administracyjnej lub osoba przez niego wyznaczona.

6. We wszystkich posiedzeniach Komisji Technicznej lub jej grup roboczych ad hoc może uczestniczyć przedstawiciel Komisji Europejskiej, jego zastępca lub inna osoba wyznaczona przez sekretariat Komisji Administracyjnej. W posiedzeniach tych mogą również uczestniczyć przedstawiciele innych służb Komisji Europejskiej, jeżeli uzasadnia to kwestia, która będzie rozstrzygana podczas posiedzenia.

7. Członek sekretariatu Komisji Administracyjnej uczestniczy we wszystkich posiedzeniach Komisji Technicznej lub jej grup roboczych ad hoc.

Artykuł 3

1. Stanowisko przewodniczącego Komisji Technicznej obejmowane jest co pół roku przez kolejnego stałego członka Komisji lub innego wyznaczonego urzędnika z państwa, którego przedstawiciel sprawuje stanowisko przewodniczącego Komisji Administracyjnej w tym samym okresie.

2. Jeżeli urzędujący przewodniczący nie może uczestniczyć w posiedzeniu Komisji Technicznej, jego zastępca sprawuje funkcję przewodniczącego.

3. Przewodniczący Komisji Technicznej może udzielać sekretariatowi wszelkich instrukcji dotyczących planowanych posiedzeń oraz wykonywania zadań wchodzących w zakres zadań Komisji Technicznej.

Artykuł 4

Sekretariat w porozumieniu z przewodniczącym Komisji Technicznej zwołuje Komisję Techniczną listownie, rozsyłając zaproszenie do członków i przedstawiciela Komisji Europejskiej co najmniej 10 dni roboczych przed posiedzeniem.

Artykuł 5

Komisja Techniczna przyjmuje sprawozdania i uzasadnione opinie, jeżeli to konieczne, na podstawie dokumentacji technicznej i badań. Komisja Techniczna może występować do administracji narodowych o udzielenie wszelkich informacji potrzebnych jej do należytego wypełniania zadań.

Artykuł 6

1. Komisja Techniczna może ustanawiać grupy robocze ad hoc, składające się z ograniczonej liczby osób, w celu rozważenia konkretnych zagadnień i przedstawienie Komisji Technicznej wniosków.

Komisja Techniczna opisuje w pisemnym upoważnieniu zadania, które mają zostać podjęte przez omawiane grupy robocze, oraz harmonogram wykonania tych zadań.

2. Grupom roboczym ad hoc przewodniczy osoba wyznaczona przez przewodniczącego Komisji Technicznej w porozumieniu z przedstawicielem Komisji Europejskiej lub, jeżeli to niemożliwe, ekspert reprezentujący państwo, którego przedstawiciel w Komisji Administracyjnej sprawuje stanowisko przewodniczącego tej komisji.

3. Przewodniczący grupy roboczej ad hoc wzywany jest na posiedzenie Komisji Technicznej, w trakcie którego omawiane jest sprawozdanie danej grupy roboczej ad hoc.

Artykuł 7

Posiedzenia Komisji Technicznej przygotowuje i organizuje wyznaczony członek sekretariatu Komisji Administracyjnej.

Artykuł 8

1. Sprawozdania oraz uzasadnione opinie zatwierdzane są zwykłą większością głosów wszystkich członków Komisji Technicznej, przy czym każde państwo członkowskie ma jeden głos, który oddaje stały członek lub, w przypadku jego nieobecności, zastępca. Sprawozdania lub uzasadnione opinie Komisji Technicznej muszą zawierać informację o tym, czy zostały przyjęte jednomyślnie czy zwykłą większością głosów. Muszą one, w przypadku istnienia mniejszości, zawierać wnioski lub zastrzeżenia zgłoszone przez mniejszość.

2. W czasie gdy funkcję przewodniczącego sprawuje stały członek Komisji Technicznej, zamiast niego głosuje jego zastępca.

3. Każdy obecny członek, który podczas głosowania wstrzymuje się od głosu, zostanie poproszony przez przewodniczącego o podanie powodów wstrzymania się od głosu.

4. Jeżeli większość obecnych członków wstrzymuje się od głosu, wniosek poddany pod głosowanie zostaje uznany za nierozpatrzony.

5. Komisja Techniczna może zdecydować o przyjęciu sprawozdań i uzasadnionych opinii w drodze procedury pisemnej, jeżeli taka procedura została uzgodniona przed posiedzeniem Komisji Technicznej.

W tym celu przewodniczący przekazuje członkom Komisji Technicznej tekst, który ma zostać przyjęty. W terminie co najmniej 10 dni roboczych członkowie mają możliwość złożenia oświadczenia o odrzuceniu proponowanego tekstu lub wstrzymaniu się od głosowania. Brak odpowiedzi w określonym terminie jest uznawany za głos za przyjęciem.

Przewodniczący może także zdecydować o rozpoczęciu procedury pisemnej, jeżeli wcześniej nie osiągnięto porozumienia na posiedzeniu Komisji Technicznej. W takim przypadku wyłącznie zgoda na piśmie w sprawie proponowanego tekstu jest uznawana za głos za przyjęciem; należy przy tym przewidzieć termin wynoszący co najmniej 15 dni roboczych.

Po upływie przyjętego terminu przewodniczący informuje członków o wyniku głosowania. Jeżeli decyzja uzyskała wymaganą liczbę głosów za przyjęciem, uważana jest za przyjętą w ostatnim dniu terminu, w którym członkowie mieli udzielić odpowiedzi.

6. Jeżeli w trakcie procedury pisemnej jeden z członków Komisji Technicznej zaproponuje poprawki do tekstu, przewodniczący:

a) rozpoczyna ponownie procedurę pisemną, informując członków o zgłoszonej poprawce zgodnie z procedurą określoną w ust. 5; albo

b) odwołuje procedurę pisemną w celu omówienia kwestii na następnym posiedzeniu,

zależnie od tego, którą procedurę przewodniczący uzna za właściwą w konkretnym przypadku.

7. Jeżeli przed upływem terminu składania odpowiedzi jeden z członków Komisji Technicznej złoży wniosek o rozpatrzenie proponowanego tekstu na posiedzeniu Komisji Technicznej, procedura pisemna zostaje odwołana.

Kwestia zostaje wówczas rozpatrzona na następnym posiedzeniu Komisji Technicznej.

Artykuł 9

1. Tymczasowy porządek dzienny każdego posiedzenia Komisji Technicznej sporządzany jest przez sekretariat w konsultacji z przewodniczącym Komisji Technicznej.

Zanim dany punkt zostanie wprowadzony do porządku dziennego, sekretariat może, jeżeli uzna to za konieczne, zwrócić się do zainteresowanych delegacji z prośbą o pisemną opinię w tej sprawie.

Tymczasowy porządek dzienny składa się, zasadniczo, z punktów, w odniesieniu do których został złożony wniosek przez członków lub przez przedstawiciela Komisji Europejskiej.

2. Tymczasowy porządek obrad jest wysyłany nie później niż 15 dni roboczych przed rozpoczęciem posiedzenia do członków Komisji Technicznej oraz do osób wymienionych w art. 2 ust. 6 powyżej. Zmieniona wersja tego porządku może zostać wysłana na 5 dni roboczych przed posiedzeniem.

Dokumentacja związana z punktami porządku dziennego wymagającymi decyzji lub opinii na danym posiedzeniu powinna co do zasady zostać udostępniona najpóźniej 10 dni roboczych przed posiedzeniem. Nie dotyczy to dokumentów zawierających informacje ogólne, które nie wymagają zatwierdzenia, wyjątkowych okoliczności i innych spraw, które mogą zostać uzgodnione przez Komisję Techniczną zgodnie z art. 14 poniżej.

3. Na początku każdego posiedzenia Komisja Techniczna zatwierdza jego porządek dzienny.

Dodatkowe punkty niezawarte w tymczasowym porządku dziennym mogą zostać do niego wprowadzone jednomyślną decyzją Komisji Technicznej podjętą w drodze głosowania.

Artykuł 10

1. Sekretariat Komisji Administracyjnej sporządza protokoły z posiedzeń Komisji Technicznej. Protokoły te są zatwierdzane przez Komisję Techniczną.

2. Wersję protokołu w języku angielskim przesyła się delegacjom do wglądu najpóźniej na 1 miesiąc przed kolejnym posiedzeniem Komisji Technicznej.

Pozostałe wersje językowe protokołu udostępnia się bezzwłocznie po włączeniu do wersji w języku angielskim wszystkich uzgodnionych zmian.

3. Członkowie, którzy nie otrzymali protokołu we własnym języku, mogą wstrzymać się z ostatecznym zatwierdzeniem do czasu otrzymania protokołu w tym języku.

Artykuł 11

1. Komisja Techniczna przedkłada Komisji Administracyjnej na piśmie sprawozdanie ze swojej działalności i osiągnięć po każdym posiedzeniu.

2. Przewodniczący Komisji Technicznej zdaje sprawozdanie z działalności Komisji Technicznej na posiedzeniach Komisji Administracyjnej, jeśli wymaga tego przewodniczący Komisji Administracyjnej.

Artykuł 12

Wszelkie proponowane działania Komisji Technicznej wiążące się z wydatkami, które ponieść ma Komisja Europejska, podlegają zatwierdzeniu przedstawiciela tej instytucji.

Artykuł 13

Sprawozdania, uzasadnione opinie, porządek dzienny oraz wszelkie inne dokumenty poświadczające działalność Komisji Technicznej sporządza się w języku angielskim.

Artykuł 14

O ile jest to niezbędne, Komisja Techniczna może postanowić jednomyślnie o dokładniejszym opisaniu i uszczegółowieniu obowiązującego obecnie regulaminu wewnętrznego.

Artykuł 15

Niniejsza decyzja jest publikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejszą decyzję stosuje się od dnia jej publikacji.

Artykuł 16

Niniejsza decyzja zastępuje decyzję nr H2 z dnia 12 czerwca 2009 r.

Przewodniczący Komisji Administracyjnej Claude EWEN

(1) Dz.U. L 166 z 30.4.2004, s. 1.