ZAŁĄCZNIK

Dodatkowe specyfikacje techniczne dotyczące unijnego tymczasowego dokumentu podróży

Część I

Warunki wstępne, instrukcje i normy na potrzeby produkcji (1)

1. SPIS TREŚCI 50

2. INSTRUKCJE DOTYCZĄCE PRODUCENTÓW 50

3. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE 50

3.1. BUDYNKI PRODUKCYJNE 50

3.2. PRACOWNICY OCHRONY 50

3.3. POMIESZCZENIE KONTROLI BEZPIECZEŃSTWA 51

3.4. DOSTĘP ODWIEDZAJĄCYCH LUB OSÓB TRZECICH 51

3.5. DOSTĘP PERSONELU 51

3.6. KONTROLA OBSZARU PRODUKCYJNEGO 51

3.7. POSTĘPOWANIE Z MATERIAŁAMI WCHODZĄCYMI I WYCHODZĄCYMI 51

3.8. KWESTIE DOTYCZĄCE DOSTAW 51

4. BEZPIECZEŃSTWO METOD PRODUKCJI I MATERIAŁÓW 52

4.1. PŁYTY 52

4.2. PAPIER 52

4.3 ELEMENT DYFRAKCYJNY OPTYCZNIE ZMIENNY 52

4.4. FARBY ZABEZPIECZAJĄCE 53

4.5. SKŁADOWANIE 53

5. KONTROLA JAKOŚCI 53

6. ODNIESIENIA 53

1. SPIS TREŚCI

W niniejszej części załącznika określono zasady dotyczące produkcji unijnych tymczasowych dokumentów podróży („unijny TDP”).

Niniejszą część załącznika można udostępnić potencjalnym producentom dokumentów zabezpieczone, np. w ramach przetargu.

2. INSTRUKCJE DOTYCZĄCE PRODUCENTÓW

Unijne TDP mogą być produkowane na zlecenie państw członkowskich wyłącznie przez publiczne lub prywatne drukarnie lub instytucje, które produkują dokumenty zabezpieczone i są w stanie produkować dokumenty o wysokim stopniu zabezpieczenia.

Takie przedsiębiorstwa lub instytucje muszą być w stanie udokumentować swoje kompetencje, aby podjąć się takiej produkcji. Siedziba główna producenta musi znajdować się w Unii i także w Unii musi odbywać się produkcja unijnych TDP.

Produkcji unijnych TDP nie można zlecać osobom trzecim (nie dotyczy to surowców i komponentów, takich jak włókna i papier zabezpieczony), chyba że państwo członkowskie zawierające umowę na produkcję unijnych TDP udzieli odpowiedniego upoważnienia oraz powiadomi o tym Komisję. Przedsiębiorstwa trzecie, które podejmują się części produkcji unijnych TDP, muszą również przestrzegać norm i praktyk w zakresie bezpieczeństwa wymienionych w niniejszym dokumencie.

Producent musi posiadać certyfikat na zgodność z normą ISO 9001 – System Zarządzania Jakością oraz certyfikat na zgodność z ISO/IEC 27001 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Ponadto producent musi posiadać aktualny certyfikat na zgodność z ISO 14298 – Zarządzanie procesami produkcji druków zabezpieczonych – (dawnej CWA 14641) do poziomu co najmniej rządowego lub zgodny z równoważnymi przepisami krajowymi.

Na wniosek państwa członkowskiego producenci mają obowiązek przedłożyć szczegółowe informacje na temat certyfikatów wydanych w wyniku audytów bezpieczeństwa.

Państwa członkowskie mają obowiązek zapewnić, aby producenci stosowali się do niniejszych zasad, oraz powiadomić Komisję o tym, które przedsiębiorstwo zostało wybrane do realizacji produkcji.

Producent ma obowiązek zgłaszać państwu członkowskiemu wszelkie przypadki naruszenia bezpieczeństwa w odniesieniu do unijnych TDP, materiałów podstawowych lub bezpieczeństwa fizycznego zakładów w czasie produkcji; państwo członkowskie ma obowiązek powiadomić o tym Komisję bez zbędnej zwłoki.

3. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

Wymogi określone w niniejszej sekcji mają charakter dodatkowy w stosunku do normy ISO 14298 i bezwzględnie obowiązujący w czasie produkcji unijnych TDP. Mają one zastosowanie także do materiałów, półproduktów oraz składowania unijnych TDP.

Bezpieczeństwo fizyczne obiektów i budynków produkcyjnych musi być utrzymywane zgodnie z wymaganiami normy ISO 14298 oraz certyfikacji Intergraf (zwłaszcza kategoria ryzyka E „Ryzyko wtargnięcia i ryzyko związane z dostępem”) lub zgodnie z równoważnymi przepisami krajowymi.

Wszystkie osoby (pracownicy, pracownicy ochrony, odwiedzający, osoby trzecie itp.), które są obecne w obiektach lub budynkach produkcyjnych producenta, muszą podlegać kontroli zgodnie z wymaganiami certyfikacji Intergraf w odniesieniu do ISO 14298 lub zgodnie z równoważnymi przepisami krajowymi.

3.1. BUDYNKI PRODUKCYJNE

Wszystkie budynki, w których składuje się i przetwarza surowce, półprodukty i wyroby gotowe, muszą być certyfikowane na poziomie co najmniej rządowym zgodnie z ISO 14298 lub zgodnie z równoważnymi przepisami krajowymi.

3.2. PRACOWNICY OCHRONY

Producent zobowiązany jest dysponować specjalnym i wyodrębnionym działem lub uznaną i certyfikowaną firmą ochroniarską oraz dobrze przeszkolonymi pracownikami ochrony w celu zapewnienia bezpieczeństwa obiektów i obszarów produkcyjnych. Zaleca się, aby zewnętrzna firma ochroniarska posiadała certyfikat w odniesieniu do aspektów jakościowych (np. ISO 9001, DIN 77200).

3.3. POMIESZCZENIE KONTROLI BEZPIECZEŃSTWA

Producent ma obowiązek dysponować pomieszczeniem kontroli bezpieczeństwa w swoich obiektach produkcyjnych. Fizyczne środki bezpieczeństwa powinny spełniać wymagania określone w normie EN 50518 (certyfikacja nie jest wymagana) lub przepisach/normach krajowych. Na zasadzie odstępstwa od zdania poprzedniego, odstępstwa od normy EN 50518 dopuszcza się jedynie po dokonaniu oceny ryzyka. Drzwi pomieszczenia kontroli bezpieczeństwa muszą być wyposażone przy wejściu i wyjściu w czytnik kart lub biometryczny system kontroli dostępu rejestrujący wszystkie wejścia i wyjścia, a także być wyposażone w funkcję kontroli przejścia wstecz (ang. anti-pass back).

Zaleca się, aby w każdym momencie obecne były co najmniej dwie osoby z obsługi (dwaj strażnicy). Zaleca się, aby tymi osobami z obsługi (strażnikami) byli pracownicy producenta.

3.4. DOSTĘP ODWIEDZAJĄCYCH LUB OSÓB TRZECICH

Dostęp każdej osoby trzeciej lub każdego odwiedzającego do obszarów produkcyjnych musi być ściśle kontrolowany w odniesieniu do normy ISO 14298. Takie osoby muszą cały czas poruszać się w towarzystwie i muszą zawsze nosić identyfikator w widocznym miejscu.

3.5. DOSTĘP PERSONELU

Dostęp do obszarów produkcyjnych musi być ograniczony do upoważnionych pracowników w oparciu o system kontroli dostępu umożliwiający wchodzenie wyłącznie pojedynczo. Musi istnieć procedura kontroli dostępu. Zaleca się, aby dostęp był udzielany wyłącznie na zasadzie wiedzy koniecznej.

3.6. KONTROLA OBSZARU PRODUKCYJNEGO

Obszary produkcyjne muszą być kontrolowane przez cały czas. Kiedy obszary produkcyjne nie są wykorzystywane, muszą być fizycznie zamknięte i monitorowane.

Gdyby udostępnienie takich obszarów produkcyjnych okazało się konieczne w czasie, kiedy nie odbywa się produkcja, należy poinformować o tym dział bezpieczeństwa, a jego przedstawiciele muszą być obecni podczas udostępniania tych obszarów. W takich przypadkach nie może istnieć możliwość wejścia na obszary produkcyjne bez fizycznej obecności osób z działu bezpieczeństwa (osobna osoba lub osoby posiadające klucze).

3.7. POSTĘPOWANIE Z MATERIAŁAMI WCHODZĄCYMI I WYCHODZĄCYMI

Producent zobowiązany jest dysponować specjalnym obszarem wysyłki i obszarem dostawy, w których można zajmować się wchodzącymi i wychodzącymi materiałami i produktami. Wszystkie bramy, przez które odbywa się wysyłka i dostawa, w tym brama ogrodzenia, drzwi przejściowe oraz wewnętrzne drzwi do obsługi wysyłek i dostaw, powinny być sterowane elektronicznie i działać na zasadzie wzajemnego ryglowania, co oznacza, że przy otwarciu jednych drzwi, drugie drzwi są elektronicznie zabezpieczone.

Muszą istnieć procedury kontroli bezpieczeństwa odwiedzających oraz kierowców pojazdów transportowych przewożących takie materiały. Należy prowadzić rejestr wszystkich dostaw materiału.

3.8. KWESTIE DOTYCZĄCE DOSTAW

Państwo członkowskie zawierające umowę musi uregulować wraz z producentem dostarczanie unijnych TDP. Ponieważ gotowe, ale jeszcze niespersonalizowane unijne TDP uważa się za przedmioty zabezpieczone wysokiego ryzyka, przy ich transporcie należy zastosować wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa.

W odniesieniu do każdego rodzaju transportu należy przeprowadzić ogólną ocenę ryzyka i ją udokumentować. Należy także zastosować wszelkie dodatkowe środki bezpieczeństwa, jakie zostaną uznane za konieczne (np. samochód opancerzony, pojazd towarzyszący). Przy każdej zmianie istotnych okoliczności należy dokonać przeglądu takich ocen.

Wszelkie działania związane z załadunkiem i rozładunkiem – w tym dostawa do odbiorcy – muszą być monitorowane przy zastosowaniu podwójnej kontroli, tj. z udziałem co najmniej dwóch osób.

Numery seryjne transportowanych unijnych TDP muszą być wskazane w dokumentach przewozowych.

Zaleca się, aby w regularnych odstępach czasu podczas transportu kontrolować stan i lokalizację pojazdu przewożącego dokumenty zabezpieczone. Muszą istnieć co najmniej dwa niezależne systemy zapewniające skuteczną komunikację z partnerami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia jakichkolwiek zakłóceń w transporcie.

Wszelkie nieprawidłowości (np. niedopełnienie przez którąkolwiek z zaangażowanych stron tych minimalnych wymagań w zakresie transportu, atak na transport lub utrata w czasie transportu z dowolnej przyczyny) muszą być bezzwłocznie zgłaszane producentowi.

Dostęp do zabezpieczonych produktów z wnętrza kabiny kierowcy musi być niemożliwy, a przedział, w którym przewożone są towary, musi być wykonany z metalu i całkowicie zamknięty (niedozwolone są pojazdy kryte opończą). Drzwi umożliwiające dostęp w celu załadunku lub rozładunku muszą być zamykane na zamek. Klucze do zamków nie mogą być przewożone w pojeździe.

4. BEZPIECZEŃSTWO METOD PRODUKCJI I MATERIAŁÓW

W niniejszej sekcji znajdują się niezbędne informacje z zakresu bezpieczeństwa dotyczące przedmiotów wykorzystywanych do produkcji unijnych TDP. Producent ma obowiązek zachować kompletną ścieżkę audytu, począwszy od dostarczenia mu wchodzących materiałów stosowanych do zabezpieczeń aż po dostarczanie unijnych TDP, w tym zniszczenie niepotrzebnych lub zepsutych materiałów lub półproduktów.

Ponadto producent dokonuje wyboru dostawców surowców, który w stosownych przypadkach musi także zostać zatwierdzony przez właściwe państwo członkowskie, i ponosi za nich odpowiedzialność. Zaleca się, aby dostawcy surowców zabezpieczonych posiadali certyfikaty na takim samym poziomie jak producenci – zwłaszcza w odniesieniu do ISO 14298. Gdyby jakiś dostawca był uważany przez producenta za uznanego i wiarygodnego (i był przez producenta odpowiednio sprawdzony), ale nie posiadałby certyfikatu, wówczas należy uzyskać zgodę od właściwego państwa członkowskiego zawierającego umowę, a państwo to musi powiadomić o tym fakcie Komisję.

4.1. PŁYTY

Wszystkie płyty drukowe do produkcji unijnych TDP powinny być produkowane w obiektach upoważnionego producenta, który zajmuje się produkcją unijnych TDP. Jeżeli płyty drukowe nie są już potrzebne (np. wskutek zużycia, wad), należy je zniszczyć w bezpieczny i odpowiedni sposób, aby nie nadawały się do użycia.

Wszelkie płyty drukowe, które mogą być potrzebne do kolejnych partii produkcyjnych, muszą być składowane w bezpiecznym miejscu na terenie przedsiębiorstwa.

Jeżeli producent nie jest w stanie wyprodukować płyt drukowych we własnych obiektach, potrzebne płyty drukowe można zamówić wyłącznie u innego uznanego producenta płyt, który np. wcześniej produkował płyty drukowe do produkcji unijnych naklejek wizowych. Taki producent płyt drukowych musi jednak być certyfikowany zgodnie z normą ISO 14298. Płyty takie mogą zostać dostarczone upoważnionym producentom dopiero po otrzymaniu upoważnienia udzielonego przez państwo członkowskie. Komisja musi także otrzymać stosowne powiadomienie.

4.2. PAPIER

Papier produkowany na potrzeby unijnych TDP musi być ściśle kontrolowany. Dotyczy to zarówno produkcji papieru, jak i kolejnych niezbędnych etapów (dodanie przylepnego podłoża). Wszystkie zwoje i arkusze muszą zostać poddane audytowi bezpieczeństwa, aby zapewniona była pełna rozliczalność w łańcuchu dostaw.

Całość papieru, jaki ma być dostarczany producentowi unijnych TDP, musi zostać zliczona przed dostawą. Arkusze dostarczone do producenta i wykorzystane w produkcji muszą zostać skontrolowane i podlegać ścisłemu zarachowaniu.

Papier musi być dostarczany do producentów bezpiecznym transportem. W odniesieniu do transportu należy przeprowadzić ogólną ocenę ryzyka i ją udokumentować. Należy także zastosować wszelkie dodatkowe środki bezpieczeństwa, jakie zostaną uznane za konieczne (np. samochód opancerzony, pojazd towarzyszący). Przy każdej zmianie istotnych okoliczności należy dokonać przeglądu takich ocen.

4.3. ELEMENT DYFRAKCYJNY OPTYCZNIE ZMIENNY

Produkcja i wykorzystanie elementu dyfrakcyjnego optycznie zmiennego (DOVID) do unijnych TDP musi podlegać kontroli i ścisłemu zarachowaniu. Dotyczy to nie tylko kompletnych nakładek DOVID, ale także półproduktów oraz produktów zepsutych i odpadowych.

Nakładki DOVID muszą być dostarczane upoważnionym producentom bezpiecznym transportem. Liczba elementów dyfrakcyjnych optycznie zmiennych podlega ewidencji.

Nakładki DOVID do wykorzystania w obiektach producenta muszą być również kontrolowane i podlegać ścisłemu zarachowaniu. Wszelkie materiały odpadowe muszą być składowane w sposób bezpieczny i być bezpiecznie niszczone, w stosownych przypadkach także w późniejszym terminie. Nakładki muszą podlegać ścisłemu zarachowaniu, aby w razie potrzeby można było udostępnić całą ścieżkę audytu.

Komisja lub państwo członkowskie może zamawiać DOVID w trybie rocznym, składając zamówienie grupowe, aby cena dla poszczególnych państw członkowskich mogła być niższa. Państwa członkowskie są odpowiedzialne za ustalenia umowne i finansowe zgodnie z zamówieniem grupowym. W zamówieniu grupowym na DOVID mogą uczestniczyć jedynie producenci objęci powiadomieniem.

4.4. FARBY ZABEZPIECZAJĄCE

Do produkcji unijnych TDP używa się farb zabezpieczających, a ich wykorzystanie podlega ograniczeniom. Takie farby mogą być zamawiane u uznanych dostawców lub u innych producentów unijnych TDP lub produkowane w obiektach producenta. Producent może dostarczyć takie farby innemu upoważnionemu producentowi wyłącznie po okazaniu mu dowodu upoważnienia tego innego producenta do produkcji unijnych TDP.

Farby zabezpieczające składuje się w zabezpieczonym miejscu. Do monitorowania wykorzystania farb zabezpieczających w procesie produkcji niezbędna jest procedura audytu.

4.5. SKŁADOWANIE

Materiały wykorzystywane do produkcji unijnych TDP można podzielić na następujące kategorie:

— materiały podstawowe (np. farby, papier zabezpieczony),

— środki podstawowe (np. płyty drukowe),

— półprodukty (niekompletne formularze lub naklejki, które nie przeszły wszystkich etapów produkcji),

— kompletne unijne TDP – formularz i naklejka.

Składowanie produktu oraz wszelkie czynności z nim związane wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, rozliczalności i kontroli na każdym etapie. Zaleca się, aby miejsca składowania spełniały wymagania dotyczące wzmocnionych pomieszczeń (zob. ISO 14298).

5. KONTROLA JAKOŚCI

Każdy producent unijnych TDP może określić w porozumieniu z państwem członkowskim udzielającym upoważnienia na ich produkcję, jakie kontrole jakości powinny mieć miejsce na każdym etapie produkcji. Te kontrole jakości muszą zapewniać zgodność produkowanych unijnych TDP ze specyfikacjami technicznymi ustanowionymi dyrektywą Rady (UE) 2019/997 oraz aktami wykonawczymi przyjętymi na jej podstawie – tak aby jakość unijnych TDP w jak najmniejszym stopniu różniła się między seriami produkcyjnymi.

Jeżeli zostaną wyprodukowane i wprowadzane do obrotu unijne TDP niespełniające wymagań specyfikacji technicznych, dane państwo członkowskie zobowiązane jest niezwłocznie poinformować o tym pozostałe państwa członkowskie oraz Komisję.

6. ODNIESIENIA

ISO 14298 Zarządzanie procesami produkcji druków zabezpieczonych (dawnej CWA 14641) EN 50518 Centrum monitoringu i odbioru alarmu ISO 9001 Systemy zarządzania jakością ISO/IEC 27001 Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex – non-classified.