PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 329/68

DECYZJA KOMISJI

z dnia 13 listopada 2014 r.

w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych

(2014/792/UE)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 56 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 215/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju (2), w szczególności jego art. 17,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 (3), w szczególności jego art. 7 ust. 6 i art. 11,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Komisja, która jest instytucją odpowiedzialną za wykonanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej, a także za wszelkie inne środki, którymi zarządza Unia z należytym uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami określonej w art. 30–33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, ma obowiązek przeciwdziałać nadużyciom finansowym oraz wszelkim innym sprzecznym z prawem działaniom szkodzącym interesom finansowym Unii. W celu zapewnienia, że urzędnicy zatwierdzający Komisji i agencje wykonawcze będą w pełni informowani o zagrożeniach dla interesów finansowych Unii, konieczne jest ustanowienie przepisów wewnętrznych w uzupełnieniu do decyzji Komisji C(2014)2784 (4).

(2) W celu zwalczania nadużyć finansowych i ochrony interesów finansowych Unii Komisja wykorzystuje centralną bazę danych o wykluczeniach (CED), o której mowa w art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz w rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (5), i system wczesnego ostrzegania (SWO) określony w decyzji 2008/969/WE, Euratom z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych (6). W oczekiwaniu na przyjęcie przez organ prawodawczy wniosku w sprawie zmiany rozporządzenia finansowego (7) konieczne jest zapewnienie, że system wczesnego ostrzegania jest nadal skuteczny.

(3) W okresie przejściowym cel funkcjonowania SWO powinien pozostać niezmieniony. SWO powinien zapewnić, w Komisji oraz jej agencjach wykonawczych, obieg informacji zastrzeżonych poprzez zarejestrowanie ostrzeżenia w SWO dotyczącego osób, które mogłyby stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię.

(4) Zważywszy, że dyrektorzy agencji wykonawczych mają status upoważnionych urzędników zatwierdzających delegowanych przez Komisję na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni oni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.

(5) Zważywszy, że szefowie delegatur Unii, działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 mają status delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.

(6) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest zobowiązany na mocy art. 7 ust. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 do dostarczenia niezwłocznie informacji do odpowiednich służb Komisji o dochodzeniach będących w toku, gdy może być wskazane podjęcie zapobiegawczych środków administracyjnych w celu ochrony interesów finansowych Unii. Ponadto ma także obowiązek przewidziany w art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 sporządzenia sprawozdania o zakończeniu dochodzenia oraz do wydawania zaleceń, które wskazują, gdzie jest to stosowne, wszelkie działania, które mają być podjęte w szczególności przez instytucje. W celu umożliwienia właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu wnioskowania o ostrzeżenie, konieczne jest określenie, jakie informacje OLAF ma przedłożyć Komisji.

(7) OLAF powinien mieć dostęp do SWO, by móc wykonywać swoje zadania dochodzeniowe i prowadzić działania w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom wykonywane na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.

(8) Dla ułatwienia funkcjonowanie SWO należy uprościć, liczbę kategorii ostrzeżeń zmniejszyć, ich zakres wyjaśnić, a nazwa ostrzeżeń nie powinna wymagać dodatkowych wyjaśnień.

(9) Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji w oparciu o informacje przekazane przez OLAF powinny zostać zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego po konsultacji z DG ds. Budżetu i Służbą Prawną, w ścisłej współpracy z OLAF-em.

(10) Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia powinny być proponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji i powinny być oceniane w sposób scentralizowany przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i Służbę Prawną w stosownych przypadkach. Kiedy te ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zostaną przedstawione na podstawie informacji przekazanych przez OLAF, należy je oceniać w ścisłej współpracy z OLAF-em. Taka sama procedura powinna mieć zastosowanie w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.

(11) Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć decyzję w sprawie konsekwencji, niezbędną do ochrony interesów finansowych Unii, w ścisłej współpracy z OLAF-em i powiadomić OLAF o niniejszej decyzji.

(12) Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien być odpowiedzialny za występowanie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę lub usunięcie ostrzeżeń lub ich odnowienie. Dla zachowania odpowiedniego poziomu kontroli tego rodzaju wnioski powinny być zgłaszane na szczeblu hierarchii określonej w decyzji Komisji C(2014)2784.

(13) Księgowy powinien zapewniać odpowiednie warunki techniczne dla skutecznego stosowania SWO za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji.

(14) Szczegółowe informacje na temat nakazów odzyskania środków i nakazów zajęcia będą dostępne dla wszystkich służb Komisji oraz agencji wykonawczych za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji. Ostrzeżenia W3a (nakaz zajęcia) i W4 (nakaz odzyskania środków) przewidziane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom powinny zostać zniesione. Sama informacja tego rodzaju nie uzasadnia w sposób systematyczny ostrzeżenia. Wymaga to przeprowadzenia analizy wszystkich konkretnych okoliczności danej sprawy przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu podjęcia decyzji, czy konieczne jest dołączenie ostrzeżenia, czy też nie.

(15) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (8) stanowi, że przetwarzanie danych osobowych przez Komisję musi odbywać się przy spełnieniu wymogów legalnego przetwarzania danych oraz wymogów dotyczących przekazywania danych określonych w tym rozporządzeniu oraz że takie przetwarzanie danych podlega uprzedniemu sprawdzeniu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych po przekazaniu powiadomienia przez Inspektora Ochrony Danych Komisji.

(16) Przepisy dotyczące ochrony danych powinny określać prawa osób, których dane są lub mogłyby zostać wprowadzone do SWO.

(17) W przypadku niektórych praw do ochrony danych obowiązują wyjątki określone w art. 20 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, które powinny być rozpatrywane indywidualnie w każdym przypadku i stosowane tymczasowo. Służba odpowiedzialna za wystąpienie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę, w tym poprawianie lub usunięcie stosownych informacji, powinna podjąć decyzję w sprawie zastosowania tych wyjątków.

(18) Osoba, która może ewentualnie zostać objęta ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia, powinna mieć możliwość wyrażenia swojej opinii na piśmie przed datą złożenia wniosku o rejestrację ostrzeżenia odnoszącego się do tej osoby w SWO. Osoba objęta dochodzeniem powinna mieć tą samą możliwość w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na jej prawa.

(19) Możliwość taka powinna być wyjątkowo odraczana w celu zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań prawnych, jeżeli przemawiają za tym ważne przyczyny prawne.

(20) Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. w zakresie, w jakim jest to konieczne dla zapewnienia przestrzegania rozporządzeń Rady w sprawie środków ograniczających, podjętych na podstawie art. 215 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), do chwili aż system rachunkowości memoriałowej (ABAC) weźmie pod uwagę informacje zawarte w odpowiedniej bazie danych służby odpowiedzialnej za Instrumenty Polityki Zagranicznej. Jest to forma rejestracji ostrzeżenia W5b, o którym mowa w decyzji 2008/969/WE, Euratom.

(21) Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. do ostrzeżeń W3a i W4, które do tego czasu powinny być porównywalne z ostrzeżeniami dotyczącymi weryfikacji w celu stosowania sekcji 4 niniejszej decyzji.

(22) Wykonanie niniejszej decyzji wymaga regularnej oceny funkcjonowania SWO oraz skutecznego przyczyniania się do ochrony interesów finansowych Unii.

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

SEKCJA 1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Przedmiot, zakres i cel

1. Niniejszą decyzją ustanawia się system wczesnego ostrzegania („SWO”) wykorzystywany przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze przy wykonywaniu budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz innych funduszy zarządzanych przez Unię.

2. SWO przyczynia się do ochrony interesów finansowych Unii i jej wizerunku, zwalczania nadużyć finansowych i należytego zarządzania finansami.

3. Celem SWO jest:

a) informowanie właściwych urzędników zatwierdzających Komisji i agencji wykonawczych w drodze rejestracji ostrzeżeń, że dana osoba może stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię; oraz

b) umożliwienie właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu dokonania weryfikacji lub podjęcia odpowiednich działań, w tym tych, o których mowa w sekcji 4 na podstawie ostrzeżenia.

4. Informacje przyczyniają się do zapewnienia:

a) zapobiegania zagrożeniom w drodze weryfikacji na podstawie wcześniejszych informacji na temat osoby, w przypadku podejrzenia lub ustaleń odnoszących się do jakiegokolwiek z poniższych działań: — istotnego błędu lub nieprawidłowości, — przewinienia zawodowego, — poważnego naruszenia warunków umowy, lub — nadużycia finansowego, korupcji lub jakiejkolwiek innej nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 (9);

b) wyłączenia danej osoby w rozumieniu art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 („FR”).

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:

a) „księgowy” oznacza księgowego Komisji lub podległego pracownika, któremu księgowy przekazał określone zadania na mocy art. 69 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

b) „właściwy urzędnik zatwierdzający” oznacza delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji w rozumieniu art. 65 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 odpowiedzialnego zgodnie z wewnętrznymi zasadami wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej („budżetu”), w tym dyrektorów agencji wykonawczych, subdelegowanych urzędników zatwierdzających w rozumieniu art. 65 tego rozporządzenia pełniących funkcję dyrektora oraz szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia;

c) „osoba, której dane dotyczą” oznacza osobę możliwą do zidentyfikowania, o której mowa w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych;

d) „ustalenia” oznaczają fakty stwierdzone w trakcie realizacji zobowiązania prawnego, lub zarejestrowane w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) lub jakikolwiek inny audyt lub kontrolę w ramach odpowiedzialności właściwego urzędnika zatwierdzającego;

e) „zobowiązanie prawne” oznacza zobowiązanie podjęte przez Komisję w ramach tytułów V–VIII części 1 i części 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

f) „osoba” oznacza każdą osobę fizyczną lub każdą osobę prawną, lub jakiekolwiek stowarzyszenie niemające osobowości prawnej wymienione poniżej: — odbiorca zgodnie z definicją w art. 2 lit. i) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, — kandydat lub oferent, — wnioskujący o dotację, — uczestnik w konkursie, — ekspert zewnętrzny otrzymujący wynagrodzenie zgodnie z art. 204 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, — osoba uprawniona do reprezentowania, podejmowania decyzji lub kontroli nad inną osobą prawną, o której mowa w art. 106 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

g) „przewinienie zawodowe” oznacza naruszenie przepisów ustawowych lub wykonawczych bądź norm etycznych zawodu, do którego dana osoba przynależy, jak również wszelkie bezprawne zachowanie, które ma wpływ na jego wiarygodność zawodową;

h) „podwykonawca” oznacza wykonawcę, który jest proponowany przez kandydata lub oferenta lub wykonawcę do wykonania części zamówienia, podczas gdy instytucja zamawiająca nie ma żadnych bezpośrednich zobowiązań prawnych w tej sytuacji;

i) „istotny błąd lub nieprawidłowość” oznacza istotny błąd lub nieprawidłowość w rozumieniu art. 166 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;

j) „osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia” oznacza osobę, która w ramach działu odpowiedzialnego za wniosek odpowiada za dokumentację dotyczącą ostrzeżenia do czasu jego usunięcia.

Artykuł 3

Zasady funkcjonowania SWO

1. Księgowy zapewnia odpowiednie rozwiązania techniczne dla skutecznego funkcjonowania SWO i jego monitorowania.

Księgowy wprowadza, zmienia, aktualizuje lub usuwa ostrzeżenia w SWO na wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Księgowy przyjmuje środki wykonawcze dotyczące aspektów technicznych oraz określa związane z nimi procedury dodatkowe, w tym także te w dziedzinie bezpieczeństwa.

Księgowy zgłasza te środki służbom Komisji oraz agencjom wykonawczym.

Artykuł 4

Uprawnienia i procedura do wnioskowania o ostrzeżenia, ich zmiany, odnowienia i usuwania ich

1. Tylko właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżenia.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający kieruje do księgowego wniosek o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżeń. Właściwy urzędnik zatwierdzający wykorzystuje formularz zamieszczony w załączniku do niniejszej decyzji.

3. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8, sprawdza, czy wymogi określone w art. 11 lub 12 zostały spełnione przed przekazaniem wniosku do księgowego.

Artykuł 5

Dostęp do SWO

Służby Komisji oraz agencje wykonawcze mają bezpośredni dostęp do danych zawartych w SWO poprzez centralny system rachunkowości Komisji.

Służby Komisji lub agencje wykonawcze odpowiedzialne za system lokalny mogą z niego korzystać, by uzyskać dostęp do danych zawartych w SWO, o ile zapewniona jest spójność danych między systemem lokalnym a centralnym systemem rachunkowości.

Artykuł 6

Zastosowanie SWO

Informacje przechowywane w SWO można wykorzystywać jedynie do celów wykonania budżetu lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię. Nie ma to wpływu na informacje zawarte w centralnej bazie danych o wykluczeniach (dalej „CED”), o których mowa w art. 1 ust. 2 i art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 (10).

OLAF może korzystać z informacji znajdujących się w systemie wczesnego ostrzegania i centralnej bazie danych o wykluczeniach na potrzeby dochodzeń prowadzonych przez siebie na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez OLAF i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 („rozporządzenie OLAF”), oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, w tym analizie ryzyka.

Artykuł 7

Harmonogram konsultacji SWO

Właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy w SWO zamieszczono ostrzeżenie dotyczące osoby, na następujących etapach:

a) przed zawarciem indywidualnego zobowiązania budżetowego;

b) przed zawarciem globalnego zobowiązania budżetowego, jeśli osoba jest znana na tym etapie;

c) w przypadku tymczasowych zobowiązań budżetowych, przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę uprawnienia do późniejszych płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i konkursach;

d) w przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji, konkursów z nagrodami i zaproszeń do wyrażenia zainteresowania, najpóźniej przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia;

e) w przypadku zamówienia, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do złożenia oferty, przed dokonaniem wyboru kandydatów;

f) przed dokonaniem jakichkolwiek płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i procedurach.

Artykuł 8

Osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia

Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia:

a) przygotowuje wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia;

b) przekazuje wniosek i wszelkie inne informacje związane z ostrzeżeniem do księgowego;

c) dostarcza informacji umożliwiających innym właściwym urzędnikom zatwierdzającym dokonanie weryfikacji lub podjęcie decyzji w sprawie skutków, o których mowa w pkt 4.

SEKCJA 2

INFORMACJE WPROWADZONE DO SWO

Artykuł 9

Kategorie ostrzeżeń

1. Ostrzeżenia SWO dzieli się na następujące dwie kategorie:

a) „ostrzeżenia dotyczące weryfikacji”, gdy dana osoba jest podejrzana albo jest podmiotem popełnienia nadużyć finansowych, korupcji lub wszelkich innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotnych błędów lub nieprawidłowości, dopuszcza się przewinienia zawodowego lub istotnego naruszenia warunków umowy;

b) „ostrzeżenia dotyczące wykluczenia”, gdy dana osoba jest wykluczona zgodnie z podstawami wykluczenia, o których mowa w art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Dana osoba może być przedmiotem odrębnych ostrzeżeń zarejestrowanych w oparciu o różne przesłanki.

Artykuł 10

Informacje zawarte w ostrzeżeniach SWO

Ostrzeżenia SWO zawierają następujące dane:

a) dane identyfikacyjne osoby;

b) rodzaj ostrzeżenia;

c) okres obowiązywania ostrzeżenia;

d) powody, dla których dana osoba stanowi zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię;

e) informacje odnoszące się do procedury kontradyktoryjności;

f) imię i nazwisko właściwego urzędnika zatwierdzającego;

g) nazwisko osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8 niniejszej decyzji.

Artykuł 11

Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy spełniony jest jeden z poniższych warunków:

a) OLAF poinformował właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013, gdzie z dochodzenia wynika, że wskazane może być podjęcie środków w celu ochrony interesów finansowych Unii;

b) Europejski Trybunał Obrachunkowy przekazał informacje Komisji lub Służba Audytu Wewnętrznego przekazała informacje do właściwego urzędnika zatwierdzającego, wskazując nadużycia finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalność na szkodę interesów finansowych Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 lub istotne błędy, nieprawidłowości albo naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby;

c) właściwy urzędnik zatwierdzający przeprowadził kontrolę, audyt lub kontrolę wskazującą nadużycia finansowe, korupcję, wszelkie inne nielegalne działania naruszające interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotne błędy, nieprawidłowości lub naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby lub otrzymał informacje dotyczące takiej kontroli lub audytu.

2. Ostrzeżenie dotyczące weryfikacji może trwać maksymalnie jeden rok. Musi zostać usunięte, gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest przedmiotem wniosku, lub w przypadku gdy nie zachodzi już potrzeba weryfikacji.

3. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2, ostrzeżenie dotyczące weryfikacji zostanie automatycznie usunięte.

4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy OLAF poinformuje go, że wnioski dotyczące dochodzeń, o których mowa w ust. 1, nie zostały jeszcze opracowane, lecz że dochodzenia uzasadniają utrzymanie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji. Właściwy urzędnik zatwierdzający może również zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy warunki określone w ust. 1 lit. b) i c) są nadal spełniane.

5. Właściwy urzędnik zatwierdzający podaje powody, dla których odnowienie jest niezbędne dla ochrony interesów finansowych i wizerunku Unii.

6. Odnowienia uznaje się za nowy wniosek o przeprowadzenie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji.

Artykuł 12

Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lub art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

2. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia usuwa się po upływie okresu wykluczenia.

3. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zostaje automatycznie wpisane do CED z systemu wczesnego ostrzegania.

Artykuł 13

Informacje przekazane przez OLAF

W przypadku gdy OLAF przekazuje informacje zgodnie z art. 7 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 w celu wspomagania decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego dotyczącej podjęcia środków ostrożności w celu ochrony finansowych interesów Unii Europejskiej lub zgodnie z art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, informacje te obejmują:

a) tożsamość danej osoby;

b) streszczenie odnośnych faktów i zagrożeń zidentyfikowanych poprzez dochodzenie. Streszczenie musi być wystarczające w celu umożliwienia skutecznego wysłuchania osoby na mocy art. 16 niniejszej decyzji;

c) informacje o wszelkich zalecanych specjalnych środkach służących zachowaniu poufności, szczególnie w sprawach wiążących się z zastosowaniem środków dochodzeniowych należących do zakresu kompetencji krajowych organów sądowych lub, w przypadku dochodzeń zewnętrznych, do zakresu kompetencji organów krajowych, zgodnie z przepisami krajowymi mającymi zastosowanie do dochodzeń.

SEKCJA 3

POSTANOWIENIA PROCEDURALNE W CELU REJESTRACJI OSTRZEŻENIA

Artykuł 14

Uprzednie zasięgnięcie opinii służb centralnych na temat ostrzeżeń dotyczących weryfikacji

Przed podjęciem decyzji o wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji na podstawie informacji przekazanych przez OLAF zgodnie z art. 7 ust. 6 i art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 właściwy urzędnik zatwierdzający zasięga opinii Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu (centralna służba finansowa) oraz, w stosownych przypadkach, służby prawnej, w ścisłej współpracy z OLAF-em zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.

Artykuł 15

Ocena ostrzeżeń dotyczących wykluczenia przez służby centralne

Przed złożeniem wniosku o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. b), c) i e) oraz art. 109 ust. 1, zaproponowanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i o jego odpowiedni okres obowiązywania, scentralizowana ocena jest przeprowadzana przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i służbę prawną. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, ocena ta powinna zostać dokonana w ścisłej współpracy z OLAF-em.

Artykuł 16

Prawo do bycia wysłuchanym

1. Rejestracja ostrzeżeń podlega następującym zasadom:

a) w każdym przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogą negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, musi najpierw umożliwić zainteresowanej osobie możliwość wyrażenia swojego stanowiska na piśmie. Właściwy urzędnik zatwierdzający wyznacza danej osobie termin co najmniej 14 dni kalendarzowych na wyrażenie opinii. Jednocześnie właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia daną osobę, że w przypadku braku odpowiedzi ostrzeżenie zostanie zarejestrowane. Stosownie do potrzeb, właściwy urzędnik zatwierdzający udziela osobie możliwości wyrażenia swoich poglądów na podstawie informacji przekazanych przez OLAF;

b) jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które nie zmieniają oceny właściwego urzędnika zatwierdzającego, ten ostatni zwróci się do księgowego o aktywację ostrzeżenia. Jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które uwidocznią, że w ocenie właściwego urzędnika zatwierdzającego ostrzeżenie jest nieproporcjonalne lub niepotrzebne, wówczas ostrzeżenie nie zostanie aktywowane, a osoba zostanie odpowiednio powiadomiona. Księgowy potwierdzi rejestrację ostrzeżenia w SWO właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu stosownie do przypadku;

c) właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o aktywacji systemu ostrzegania i o czasie jego trwania. Zawiadomienie nie jest jednak konieczne, jeżeli dana osoba nie odpowiedziała na wezwanie do przedstawienia uwag na piśmie.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w oczekiwaniu na decyzję o okresie obowiązywania wykluczenia, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii. Właściwy urzędnik zatwierdzający daje danej osobie możliwość przedstawienia swojego stanowiska na temat czasu trwania wykluczenia.

3. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii, jeżeli posiada oficjalny dokument ustalający jej sytuację. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o rejestracji ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia.

4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w drodze wyjątku, odroczyć możliwość przedstawienia uwag na piśmie przed złożeniem wniosku o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przed podjęciem jakiegokolwiek działania, które może negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, pod warunkiem że istnieją ważne przyczyny prawne do zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań sądowych, przy jednoczesnym postępowaniu dotyczącym rejestracji ostrzeżenia.

5. W przypadku gdy OLAF informuje właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 13, musi wskazać, czy należy utrzymać poufność dochodzenia lub postępowania sądowego na szczeblu krajowym i czy możliwość przedstawienia swojej opinii udzielona zainteresowanej osobie musi zostać odroczona.

6. Osoba ta musi mieć możliwość wyrażenia swojej opinii jak najszybciej po ustaniu powodów do ochrony dochodzenia lub postępowania krajowego.

Artykuł 17

Ochrona danych oraz prawa osób, których dane dotyczą

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia osoby, których dane dotyczą, że ich dane mogą zostać zamieszczone w SWO, oraz podmioty, którym dane te mogą zostać przekazane. Te ogólne informacje są przekazywane w formie pisemnej, w szczególności w zaproszeniach do składania ofert, zaproszeniach do składania wniosków, konkursach, a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówień lub dotacji.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający, który składa wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia, jest odpowiedzialny za kontakt z osobą, której dane wprowadzono do SWO. Odpowiada on na wnioski od osoby zainteresowanej w celu sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tej osoby.

3. Dana osoba może również zażądać na piśmie informacji od księgowego o tym, czy jest ona zarejestrowana w SWO.

Księgowy przedstawia te informacje, chyba że właściwy urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach, w porozumieniu z OLAF-em uzna, że ograniczenia art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 mają zastosowanie.

4. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników SWO, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.

Natomiast dane osobowe zawarte w ostrzeżeniach odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.

Artykuł 18

Przegląd ostrzeżenia

Jeżeli osoba, na rzecz której zarejestrowano ostrzeżenie w SWO, dostarcza nowe informacje wskazujące na to, że podstawy rejestracji już nie istnieją, właściwy urzędnik zatwierdzający występuje o usunięcie ostrzeżenia.

Osoba, w odniesieniu do której ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane w EWS, może złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz zwrócić się o przeprowadzenie kontroli sądowej.

SEKCJA 4

KONSEKWENCJE OSTRZEŻENIA

Artykuł 19

Przepisy ogólne określające konsekwencje

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający musi zwracać się po wszelkie istotne informacje do osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, aby móc podjąć decyzję co do skutków określonych w niniejszej sekcji.

2. W przypadku gdy na podstawie informacji przekazanych przez OLAF właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji zgodnie z art. 11, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje procedury określone w art. 14 lub 15 niniejszej decyzji i podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji w ścisłej współpracy z OLAF-em i zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.

3. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie konsekwencji właściwy urzędnik zatwierdzający bierze pod uwagę następujące kryteria dotyczące wszystkich ostrzeżeń:

a) zagrożenia dla interesów finansowych Unii i jej wizerunku;

b) kwotę i czas trwania zobowiązania prawnego;

c) pilność wykonania zobowiązania prawnego;

d) charakter stanu faktycznego;

e) wagę stanu faktycznego; oraz

f) możliwe konsekwencje wykonania zobowiązania prawnego.

W odniesieniu do ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia właściwy urzędnik zatwierdzający bierze także pod uwagę charakter i wagę podstawy wykluczenia, a także konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania służby.

4. Właściwy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek, w każdym przypadku, uzasadniania swoich decyzji dotyczących konsekwencji w formie pisemnej.

Artykuł 20

Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących weryfikacji

1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:

a) właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających zgodnie z procedurą przetargową lub procedurami przyznawania dotacji lub konkursu z nagrodami;

b) w odniesieniu do procedury przyznawania dotacji analiza ryzyka odnosi się do zaliczkowania.

2. W przypadku zobowiązania prawnego weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:

a) sprawdzenie, czy działanie jest zgodne ze zobowiązaniem prawnym, w tym przestrzeganiem terminów i treścią rezultatów;

b) w odniesieniu do aktualnych dotacji, weryfikacja kwalifikowalności kosztów przed dokonaniem płatności lub wyników audytu lub kontroli na miejscu.

Artykuł 21

Prawo do bycia wysłuchanym po ostrzeżeniu dotyczącym weryfikacji

Procedura określona w art. 15 niniejszej decyzji oraz prawo do bycia wysłuchanym określone w art. 16 niniejszej decyzji stosuje się również w przypadku, gdy w wyniku kontroli właściwy urzędnik działający zgodnie z ostrzeżeniem dotyczącym weryfikacji przewiduje podejmowanie wszelkich działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.

Artykuł 22

Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla procedur i zamówień prawnych

1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę objętą ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień i dotacji, chyba że warunki określone w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 są spełnione, gdy osoba posiada pozycję monopolistyczną.

2. W przypadku istniejących zobowiązań prawnych właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji, w tym którekolwiek z następujących działań:

a) realizację wykonania zamówienia lub dotacji oraz przeprowadzenie wszelkich stosownych weryfikacji;

b) zawieszenie terminu płatności zgodnie z art. 92 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

c) zawieszenie płatności zgodnie z art. 208 w rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;

d) zawieszenie wykonania zamówienia lub dotacji zgodnie z art. 116 i art. 135 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;

e) zakończenie obowiązywania zobowiązania prawnego, jeżeli przepisy dotyczące tego zobowiązania przewidują wygaśnięcie na podstawie informacji, w odniesieniu do których zarejestrowano ostrzeżenie.

3. Jeżeli dana osoba jest podwykonawcą, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać od oferenta, kandydata lub wykonawcy zastąpienia podwykonawcy.

Artykuł 23

Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla transakcji budżetowych

1. W przypadku ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia, tam gdzie to stosowne, właściwy urzędnik zatwierdzający potwierdza w systemie rachunkowości, że płatności powinny być dokonywane mimo istnienia ostrzeżenia.

2. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane, nie należy zaciągać żadnych indywidualnych zobowiązań budżetowych ani rejestrować indywidualnych zobowiązań prawnych na kontach budżetowych na podstawie zobowiązań globalnych, ani zaciągać zobowiązań prawnych na podstawie zobowiązań tymczasowych, z wyjątkiem przypadków, gdy dana osoba posiada pozycję monopolistyczną na warunkach określonych w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

SEKCJA 5

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 24

Uchylenie

Uchyla się decyzję 2008/969/WE, Euratom w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych.

Artykuł 25

Przepisy przejściowe

1. Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom pozostają aktywne aż do końca ich obowiązywania zgodnie z tą decyzją.

2. Ostrzeżenia W1, W2 i W3b zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom uznaje się za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji.

3. Ostrzeżenia W3a i W4 pozostają zarejestrowane do dnia 1 lipca 2015 r. na warunkach określonych w decyzji 2008/969/WE, Euratom. W odniesieniu do zastosowania sekcji 4 niniejszej decyzji ostrzeżenia W3a i W4 uważane są za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji. Decyzję 2008/969/WE, Euratom nadal stosuje się do ostrzeżeń W5b do dnia 1 lipca 2015 r.

Artykuł 26

Publikacja

Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 13 listopada 2014 r. W imieniu Komisji Kristalina GEORGIEVA Wiceprzewodniczący

(1) Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

(2) Dz.U. L 78 z 19.3.2008, s. 1.

(3) Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1.

(4) Decyzja Komisji C(2014)2784 z dnia 30 kwietnia 2014 r. w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej (sekcja dotycząca Komisji Europejskiej) na użytek służb Komisji.

(5) Dz.U. L 344 z 20.12.2008, s. 12.

(6) Dz.U. L 344 z 20.12.2008, s. 125.

(7) COM(2014) 358 z 18.6.2014.

(8) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

(9) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).

(10) Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (Dz.U. L 344 z 20.12.2008, s. 12).