PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 45/2

AKT NR 29/2009 WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO EUROPOLU

z dnia 22 czerwca 2009 r.

ustanawiający jego regulamin

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

2010/C 45/02

WSPÓLNY ORGAN NADZORCZY,

uwzględniając decyzję Rady ustanawiającą Europejski Urząd Policji (EUROPOL) z dnia (zwaną dalej „decyzją o Europolu”) (1), a w szczególności jej art. 34 ust. 7,

mając na uwadze fakt, że wspólny organ nadzorczy przyjmuje regulamin, stanowiąc większością dwóch trzecich głosów swoich członków,

PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN:

SPIS TREŚCI

TYTUŁ I Zadania i uprawnienia wspólnego organu nadzorczego Europolu

Artykuł 1 Zadania

Artykuł 2 Uprawnienia

Artykuł 3 Komitety

TYTUŁ II Regulamin wspólnego organu nadzorczego

Artykuł 4 Członkostwo

Artykuł 5 Przewodniczący

Artykuł 6 Metody pracy

Artykuł 7 Publiczny dostęp do dokumentów

Artykuł 8 Kontrole na miejscu i eksperci

Artykuł 9 Procedura w przypadku naruszenia

Artykuł 10 Protokoły

Artykuł 11 Sprawozdanie z działalności

TYTUŁ III Regulamin komitetu odwoławczego

Artykuł 12 Zadania komitetu odwoławczego

Artykuł 13 Członkostwo

Artykuł 14 Niezależność i bezstronność

Artykuł 15 Przewodniczący

Artykuł 16 Reprezentacja

Artykuł 17 Języki

Artykuł 18 Wszczęcie postępowania

Artykuł 19 Uwagi wstępne

Artykuł 20 Informacje dodatkowe

Artykuł 21 Dostęp do akt postępowania

Artykuł 22 Wysłuchanie stron

Artykuł 23 Wysłuchanie świadków i ekspertów

Artykuł 24 Uwagi końcowe

Artykuł 25 Protokoły

Artykuł 26 Decyzje i poufność

Artykuł 27 Powiadomienia

Artykuł 28 Koszty

Artykuł 29 Postępowanie sądowe

TYTUŁ IV Przepisy końcowe

Artykuł 30 Sekretariat

Artykuł 31 Poufność

Artykuł 32 Budżet i koszty

Artykuł 33 Zmiana regulaminu

Artykuł 34 Ocena

Artykuł 35 Wejście w życie regulaminu

TYTUŁ I

ZADANIA I UPRAWNIENIA WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO EUROPOLU

Artykuł 1

Zadania

1. Zadaniem wspólnego organu nadzorczego jest kontrola i weryfikacja działań Europolu zgodnie z decyzją o Europolu w celu niedopuszczenia do łamania praw osób poprzez przechowywanie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez Europol. Ponadto wspólny organ nadzorczy kontroluje dopuszczalność przekazywania danych pochodzących z Europolu (art. 34 ust. 1 zdanie pierwsze i drugie decyzji o Europolu).

2. W tym zakresie wspólny organ nadzorczy wykonuje w szczególności następujące zadania:

a) rozpatrywanie kwestii dotyczących: — wdrażania decyzji Europolu i jej interpretacji w związku z działalnością Europolu w zakresie przetwarzania i wykorzystywanie danych osobowych (art. 34 ust. 3 decyzji o Europolu), — kontroli prowadzonych niezależnie przez krajowe organy nadzorcze państw członkowskich (art. 34 ust. 3 decyzji o Europolu), — korzystania z prawa dostępu do danych (art. 34 ust. 3 decyzji o Europolu), — sporządzania zharmonizowanych propozycji wspólnych rozwiązań istniejących problemów (art. 34 ust. 3 decyzji o Europolu);

b) rozpatrywanie poleceń utworzenia pliku roboczego do celów analizy (art. 16 ust. 2 decyzji o Europolu) oraz decyzji o dalszym prowadzeniu pliku (art. 16 ust. 3 decyzji o Europolu);

c) rozpatrywanie przepisów dotyczących mechanizmów kontroli pobierania danych we wszelkich zautomatyzowanych plikach wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych (art. 18 decyzji o Europolu);

d) rozpatrywanie na wniosek osób fizycznych zgodności z przepisami i prawidłowości ewentualnego zbierania, przechowywania, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych przez Europol (art. 30 ust. 7 decyzji o Europolu);

e) doradztwo w zakresie: — ustanowienia nowego systemu przetwarzania danych osobowych (art. 10 ust. 2 decyzji o Europolu), — przyjmowania środków niezbędnych do właściwego stosowania art. 25 decyzji o Europolu (art. 25 ust. 7 decyzji o Europolu), — określania warunków związanych z przetwarzaniem danych do celów, o których mowa w art. 10 ust. 4 decyzji o Europolu (art. 10 ust. 4 decyzji o Europolu), — określania sposobu działania funkcji indeksu, w tym warunków dostępu do funkcji indeksu, o których mowa w art. 15 ust. 4 decyzji o Europolu (art. 15 ust. 4 decyzji o Europolu), — przyjmowania przepisów wykonawczych dotyczących plików roboczych do celów analizy, o których mowa w art. 14 ust. 1 decyzji o Europolu (art. 14 ust. 1 decyzji o Europolu), — przyjmowania przepisów wykonawczych dotyczących stosunków Europolu z podmiotami, o których mowa w art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 decyzji o Europolu (art. 26 ust. 1 lit. b) decyzji o Europolu), — przyjmowania przepisów dotyczących treści i procedury zawierania protokołów ustaleń, o których mowa w art. 25 ust. 3 lit. c) ppkt (ii) (art. 26 ust. 2 decyzji o Europolu), — zawierania porozumień lub dokonywania uzgodnień roboczych z instytucjami, organami, biurami i agencjami unijnymi lub wspólnotowymi, o których mowa w art. 22 ust. 1 decyzji o Europolu w zakresie, w jakim dotyczy to wymiany danych osobowych (art. 22 ust. 2 decyzji o Europolu), — zawierania porozumień, o których mowa w art. 23 ust. 2 decyzji o Europolu w zakresie, w jakim dotyczy to wymiany danych osobowych (art. 23 ust. 2 decyzji o Europolu), — zawierania protokołu ustaleń, o którym mowa w art. 25 ust. 3 lit. c) ppkt (ii) decyzji o Europolu (art. 25 ust. 3 lit. c) ppkt (ii) decyzji o Europolu);

f) regularnego sporządzania sprawozdań z działalności (art. 34 ust. 6 decyzji o Europolu);

g) nawiązywania współpracy z innymi organami nadzorczymi w celu wypełniania swoich zadań oraz w celu zwiększenia spójności stosowania przepisów i procedur dotyczących przetwarzania danych (art. 34 ust. 5 decyzji o Europolu);

Artykuł 2

Uprawnienia

1. W celu wypełniania swoich zadań wspólny organ nadzorczy posiada uprawnienia przewidziane w decyzji o Europolu.

2. W szczególności wspólny organ nadzorczy ma prawo do otrzymywania informacji od Europolu, uzyskiwania dostępu do wszystkich dokumentów i akt oraz dostępu do danych przechowywanych przez Europol i uzyskiwania w każdej chwili swobodnego dostępu do wszystkich pomieszczeń Europolu (art. 34 ust. 2 decyzji o Europolu). Powyższe uprawnienia obejmują informacje na temat sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz dostęp do nich zawsze, gdy jest to niezbędne do wykonania zadań wspólnego organu nadzorczego. Szczegóły mogą być określane w porozumieniach zawieranych między wspólnym organem nadzorczym a zarządem Europolu.

Artykuł 3

Komitety

1. Wspólny organ nadzorczy ustanawia komitet przewidziany w art. 34 ust. 8 decyzji o Europolu.

2. Może on ustanowić inny komitet lub komitety wewnętrzne oraz określać ich skład i zakres uprawnień (art. 34 ust. 9 decyzji o Europolu).

TYTUŁ II

REGULAMIN WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO

Artykuł 4

Członkostwo

1. W skład wspólnego organu nadzorczego wchodzi nie więcej niż dwóch członków lub przedstawicieli każdego niezależnego krajowego organu nadzorczego, którzy tworzą delegację. Każdy członek może mieć zastępcę. Każde państwo członkowskie powołuje na okres pięciu lat członków wspólnego organu nadzorczego i ich zastępców (art. 34 ust. 1 decyzji o Europolu), których okres sprawowania funkcji może być ponawiany.

2. Członkowie wspólnego organu nadzorczego i ich zastępcy są niezależni, niezwiązani w wypełnianiu swoich obowiązków żadnymi poleceniami oraz podlegający wyłącznie prawu. W szczególności nie wolno im jednocześnie wchodzić w skład innego organu ustanowionego na mocy decyzji o Europolu lub być członkami personelu Europolu.

Jeśli powstaje konflikt interesów, zainteresowana osoba zgłasza taki konflikt i wycofuje się z brania udziału w dyskusji i podejmowaniu decyzji w danej kwestii. Może, jeśli jest to niezbędne, zostać wykluczona większością głosów oddanych w tajnym głosowaniu przez delegacje uczestniczące w posiedzeniu. Zainteresowana osoba zostaje wysłuchana przed każdym wykluczeniem, ale nie bierze udziału w podejmowaniu decyzji. Jeśli dana osoba wycofuje się lub zostaje wykluczona, może być zastąpiona przez swojego zastępcę.

3. Do pełnienia funkcji członka wspólnego organu nadzorczego lub jego zastępcy mogą być powoływane wyłącznie osoby posiadające niezbędne umiejętności (art. 34 ust. 1 decyzji o Europolu). Szczególną uwagę zwraca się na wymagania dotyczące komitetu odwoławczego.

4. Członek wspólnego organu nadzorczego, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może być reprezentowany przez swojego zastępcę.

5. Członkostwo we wspólnym organie nadzorczym ulega zakończeniu w przypadku rezygnacji danej osoby. Ulega również zakończeniu, jeśli taka osoba przestaje pełnić funkcje członka lub przedstawiciela krajowego organu nadzorczego, o ile dane państwo członkowskie nie potwierdzi przedłużenia jej okresu sprawowania funkcji. Powołanie na członka uchyla się wyłącznie w sposób zgodny z prawem krajowym. Ma to zastosowanie również w przypadku zastępców.

Artykuł 5

Przewodniczący

1. Wspólny organ nadzorczy wybiera spośród swoich członków przewodniczącego i jego zastępcę większością dwóch trzecich głosów oddanych w tajnym głosowaniu przez delegacje uczestniczące w posiedzeniu. Zastępca przewodniczącego nie może być członkiem delegacji, w której skład wchodzi przewodniczący. Jeśli żaden z kandydatów nie otrzyma wymaganej większości głosów w pierwszej turze głosowania, odbywa się druga tura między dwoma kandydatami, którzy otrzymali największą liczbę głosów. Przewodniczącego i jego zastępcę wybiera się na okres sprawowania funkcji wynoszący dwa lata. Możliwy jest ponowny wybór na okres wynoszący jeden rok.

2. Przewodniczący reprezentuje wspólny organ nadzorczy i przewodniczy jego posiedzeniom. Czuwa nad sprawnym przebiegiem prac. Zwołuje posiedzenia wspólnego organu nadzorczego oraz ustala ich miejsce, datę i czas trwania. Otwiera i zamyka posiedzenia. Przygotowuje tymczasowy porządek obrad i zapewnia wykonanie decyzji wspólnego organu nadzorczego.

3. Zastępca przewodniczącego pełni funkcje przewodniczącego, jeśli ten nie może uczestniczyć w posiedzeniu. Pod nieobecność zastępcy przewodniczącego jego funkcje pełni członek najstarszy wiekiem. Pierwsze posiedzenie wspólnego organu nadzorczego zwołuje członek najstarszy wiekiem, który również mu przewodniczy, dopóki nie zostanie wybrany przewodniczący.

4. W ramach przygotowań do prac w zakresie danej kwestii wspólny organ nadzorczy może powołać spośród swoich członków, na wniosek przewodniczącego, jednego lub kilku sprawozdawców. Jeśli dana kwestia ma pilny charakter, sprawozdawcę lub sprawozdawców może powołać przewodniczący na podstawie sprawowanej przez siebie funkcji. W takim przypadku przewodniczący bezzwłocznie informuje o tym członków wspólnego organu nadzorczego.

5. Przewodniczący lub większość delegacji może zwrócić się z wnioskiem o udział w posiedzeniach dyrektora Europolu oraz zapraszać do udziału w nich pracowników Europolu, ekspertów krajowych, oficerów łącznikowych i inne osoby.

Artykuł 6

Metody pracy

1. Wspólny organ nadzorczy gromadzi się co najmniej cztery razy w roku. Ponadto gromadzi się na wniosek przewodniczącego i zawsze w przypadku gdy co najmniej trzy delegacje złożą o to wniosek w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem lub przedstawią wniosek w formie ustnej na poprzednim posiedzeniu. Przewodniczący zarządu i dyrektor Europolu są upoważnieni do proponowania zagadnień, które mają być włączone do porządku obrad oraz przedstawiania wniosków o zwołanie wspólnego organu nadzorczego.

2. Z wyjątkiem przypadków, które przewodniczący uzna za pilne, zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia przesyła się z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by dotarło ono co najmniej na dwa tygodnie przed datą posiedzenia. Zawiadomienie zawiera tymczasowy porządek obrad i dokumenty potrzebne na posiedzenie, o ile pozwala na to charakter tych dokumentów. Ostateczny porządek obrad uchwala się na początku każdego posiedzenia.

3. Posiedzenie wspólnego organu nadzorczego jest ważne tylko wtedy, gdy bierze w nim udział co najmniej dwie trzecie delegacji. Decyzje podejmowane są zwykłą większością głosów obecnych delegacji, o ile przepisy nie stanowią inaczej. Każda delegacja ma prawo do oddania jednego głosu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego.

4. Posiedzenia wspólnego organu nadzorczego są niejawne. Dokumenty z posiedzeń są jednak publicznie dostępne zgodnie z art. 7.

5. Posiedzenia wspólnego organu nadzorczego odbywają się na podstawie dokumentów i projektów dokumentów sporządzonych w językach urzędowych instytucji Unii Europejskiej. Wyjątki od tej zasady są dopuszczalne w pilnych przypadkach. Każda delegacja ma jednak prawo zwrócić się o tłumaczenie na swój język.

6. Decyzje wspólnego organu nadzorczego mogą być podejmowane w drodze procedury pisemnej, jeśli wszystkie delegacje przyjmą taką procedurę podczas posiedzenia. W pilnych przypadkach przewodniczący jest upoważniony do rozpoczęcia procedury pisemnej. W obu przypadkach przewodniczący przekazuje projekt decyzji członkom wspólnego organu nadzorczego. Jeśli delegacje nie mają zastrzeżeń co do projektu decyzji, po przetłumaczeniu na właściwe języki urzędowe, w okresie wynoszącym co najmniej 14 dni od jego otrzymania określonym przez przewodniczącego, wniosek uznaje się za przyjęty. Jeśli w ciągu pięciu dni roboczych od otrzymania projektu decyzji delegacja zwraca się z wnioskiem o jego ustne omówienie przez wspólny organ nadzorczy, procedura pisemna zostaje przerwana.

Artykuł 7

Publiczny dostęp do dokumentów

1. Każda osoba fizyczna lub prawna ma prawo dostępu do dokumentów wspólnego organu nadzorczego, zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w niniejszym artykule.

2. Niniejszy artykuł nie obejmuje dokumentów dotyczących odwołań przed komitetem ustanowionym zgodnie z art. 34 ust. 8 decyzji o Europolu.

3. Bez uszczerbku dla ust. 4 i 5 dokumenty są udostępniane publicznie na pisemny wniosek lub bezpośrednio w formie elektronicznej.

4. Wspólny organ nadzorczy odmawia dostępu do dokumentu, jeśli taka odmowa jest niezbędna, by:

a) chronić bezpieczeństwo i porządek publiczny w państwach członkowskich lub by zapobiegać przestępstwom;

b) chronić prawa i wolności stron trzecich;

c) umożliwić Europolowi właściwe wykonywanie zadań;

d) umożliwić wspólnemu organowi nadzorczemu właściwe wykonywanie zadań;

w przypadku powyższych ustaleń nie może przeważać interes wnioskodawców.

5. Jeśli wspólny organ nadzorczy jest w posiadaniu dokumentu otrzymanego od strony trzeciej lub zawierającego informacje na jej temat, konsultuje się on z daną stroną trzecią w celu dokonania oceny czy ma zastosowanie wyjątek określony w ust. 4, o ile nie wynika jednoznacznie, czy dokument może być ujawniony. Dostęp do dokumentów otrzymanych od Europolu może również zależeć od przepisów dotyczących poufności, o których mowa w art. 40 ust. 1 decyzji o Europolu.

6. Jeśli wyjątek stosuje się tylko do części dokumentu, reszta dokumentu zostaje ujawniona.

7. Wnioski o dostęp do dokumentu składa się w formie pisemnej, w tym w formie elektronicznej, w jednym z języków urzędowych instytucji Unii Europejskiej oraz w wystarczająco precyzyjny sposób, umożliwiający wspólnemu organowi nadzorczemu zidentyfikowanie dokumentu. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do uzasadnienia wniosku.

8. Jeśli wniosek nie jest sformułowany w wystarczająco precyzyjny sposób, wspólny organ nadzorczy zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienie wniosku i pomaga mu w tym.

9. Jeśli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub znacznej liczby dokumentów, wspólny organ nadzorczy może konsultować się z wnioskodawcą w sposób nieformalny, w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

10. Wspólny organ nadzorczy udziela informacji i wsparcia obywatelom w zakresie sposobu i miejsca składania wniosków o dostęp do dokumentów.

11. Wspólny organ nadzorczy bezzwłocznie rejestruje wniosek o dostęp do dokumentu i wysyła wnioskodawcy zawiadomienie o wpłynięciu wniosku. W terminie 20 dni roboczych od rejestracji wniosku przewodniczący wspólnego organu nadzorczego przyznaje dostęp do dokumentu wskazanego we wniosku i udostępnia go w tym terminie zgodnie z ust. 14 lub w odpowiedzi w formie pisemnej przedstawia powody całkowitej lub częściowej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia wniosku uzupełniającego zgodnie z ust. 13.

12. W wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub gdy niezbędne są konsultacje ze stroną trzecią, termin przewidziany w ust. 11 może zostać przedłużony o 20 dni roboczych, pod warunkiem, że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i podane zostanie szczegółowe uzasadnienie.

13. W terminie 20 dni roboczych od otrzymania całkowitej lub częściowej odmowy od wspólnego organu nadzorczego wnioskodawca może złożyć wniosek uzupełniający, zwracając się do wspólnego organu nadzorczego o ponowne rozpatrzenie decyzji.

14. Wnioskodawcy udostępnia się dokument do konsultacji na miejscu lub przesyła się jego kopię, w tym jeśli jest dostępna, kopię w formie elektronicznej, zgodnie z życzeniem wnioskodawcy. Kosztem wykonania i wysłania kopii składającej się z co najmniej 20 stron formatu A4 może zostać obciążony wnioskodawca, ale koszt ten nie może przekraczać rzeczywistego kosztu wykonania i wysłania kopii. Konsultacja na miejscu, kopia do 20 stron A4 i bezpośredni dostęp do kopii w formie elektronicznej są bezpłatne.

15. Jeśli wspólny organ nadzorczy lub inne instytucje ujawniły uprzednio dokument i jest on łatwo dostępny dla wnioskodawcy, wspólny organ nadzorczy może wywiązać się ze swojego obowiązku, informując wnioskodawcę, w jaki sposób uzyskać dany dokument.

Artykuł 8

Kontrole na miejscu i eksperci

1. W ramach swoich uprawnień zgodnie z art. 34 decyzji o Europolu, wspólny organ nadzorczy może przeprowadzać kontrole w zakresie ochrony danych w Europolu.

2. Wspólny organ nadzorczy może wyznaczyć członka lub członków do przeprowadzania takich kontroli. Jeśli wspólny organ nadzorczy uzna to za stosowne wyznaczeni członkowie mogą być wspierani przez ekspertów wybranych wyłącznie z wykazu ekspertów ustalonego przez wspólny organ nadzorczy z wyprzedzeniem i zgłoszonego w Europolu. Eksperci znajdujący się w tym wykazie pochodzą z krajowych organów nadzorczych i agencji rządowych, o ile posiadają one takich ekspertów. Wszyscy eksperci muszą spełniać wymogi w zakresie bezpieczeństwa obowiązujące w ich prawie krajowym.

3. Jeśli przewodniczący uzna sprawę za pilną, może wyznaczyć takich członków i ekspertów na podstawie sprawowanej przez siebie funkcji. W takim przypadku przewodniczący bezzwłocznie informuje o tym członków wspólnego organu nadzorczego.

4. Członkowie wspólnego organu nadzorczego, którym powierzono przeprowadzenie kontroli przekazują wspólnemu organowi nadzorczemu sprawozdanie na temat wyników ich prac.

Artykuł 9

Procedura w przypadku naruszenia

Jeśli wspólny organ nadzorczy stwierdzi naruszenie przepisów decyzji o Europolu w odniesieniu do przechowywania, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych informuje o tym dyrektora Europolu z wezwaniem do udzielenia pisemnej odpowiedzi w określonym terminie. Jeśli wspólny organ nadzorczy uzna odpowiedź za niewystarczającą lub nieprzedstawioną w terminie lub jeśli powstaną inne trudności, przekazuje on tę sprawę w formie pisemnej zarządowi (art. 34 ust. 4 decyzji o Europolu). Niedostosowanie się do decyzji końcowej komitetu odwoławczego uznaje się za naruszenie decyzji o Europolu.

Artykuł 10

Protokoły

Protokoły muszą być sporządzane po zakończeniu każdego posiedzenia wspólnego organu nadzorczego. Projekty protokołów przygotowuje sekretariat pod kierownictwem przewodniczącego i przedkłada je wspólnemu organowi nadzorczemu do zatwierdzenia na następnym posiedzeniu. Każdy członek ma prawo do zgłaszania zmian do projektów protokołów, tak aby uwzględniały uwagi poczynione przez niego podczas posiedzenia.

Artykuł 11

Sprawozdanie z działalności

1. Wspólny organ nadzorczy sporządza sprawozdanie ze swojej działalności co najmniej raz na dwa lata. Co najmniej na miesiąc przed przedstawieniem sprawozdania z działalności Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, zarząd może sformułować uwagi, które są załączane do sprawozdania (art. 34 ust. 6 decyzji o Europolu).

2. Sprawozdanie z działalności wspólnego organu nadzorczego przedkłada się jednocześnie odpowiedniej komisji w Parlamencie Europejskim i przesyła Radzie.

3. Wspólny organ nadzorczy publikuje sprawozdanie ze swojej działalności.

TYTUŁ III

REGULAMIN KOMITETU ODWOŁAWCZEGO

Artykuł 12

Zadania komitetu odwoławczego

1. Komitet odwoławczy (zwany dalej „komitetem”) rozpatruje odwołania przewidziane w art. 32 decyzji o Europolu.

2. Komitet podejmuje decyzje końcowe w odniesieniu do spraw, o których mowa w ust. 1.

3. Oprócz uprawnień, o których mowa w art. 2 ust. 2, komitet posiada uprawnienia przewidziane w tym rozdziale.

Artykuł 13

Członkostwo

1. Komitet składa się z jednego uprawnionego członka z każdej delegacji wchodzącej w skład wspólnego organu nadzorczego. Każdy członek może mieć zastępcę. Wspólny organ nadzorczy mianuje, na wniosek danej delegacji, członków komitetu i ich zastępców na okres sprawowania funkcji wynoszący pięć lat, który może być ponawiany.

2. Członkowie komitetu i ich zastępcy posiadają niezbędne kwalifikacje do rozpatrywania odwołań, o których mowa w art. 12 ust. 1, i podejmowania decyzji w ich sprawie; obejmują one między innymi umiejętność wykonywania ekspertyz prawnych, doświadczenie w zakresie rozwiązywania konfliktów oraz spraw dotyczących ochrony danych.

3. Członek komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może być reprezentowany przez swojego zastępcę.

4. Członkostwo w komitecie ulega zakończeniu, jeśli dana osoba składa rezygnacje lub przestaje być członkiem wspólnego organu nadzorczego. Ma to zastosowanie również w przypadku zastępców.

Artykuł 14

Niezależność i bezstronność

1. Członkowie komitetu są niezależni, bezstronni, niezwiązani w wypełnianiu swoich obowiązków żadnymi poleceniami wspólnego organu nadzorczego lub innych osób oraz podlegają wyłącznie prawu. W czasie okresu sprawowania funkcji nie mogą oni brać udziału w żadnym działaniu niezgodnym z ich niezależnością i bezstronnością jako członków komitetu lub z dyspozycyjnością wymaganą do pracy w komitecie. Działania przeprowadzane lub przeprowadzone w imieniu krajowego organu nadzorczego nie są uznawane za niezgodne z pracą w komitecie. Przepisy zawarte w niniejszym ustępie mają zastosowanie również w przypadku zastępców.

2. Jeśli członek komitetu lub zastępca brał udział w sprawie w sposób wzbudzający poważne wątpliwości co do jego bezstronności lub powstaje inna okoliczność, która może mieć negatywny wpływ na właściwe rozpatrzenie odwołania, powiadamia on o tym fakcie i wycofuje się ze sprawy.

3. Jeśli działalność członka lub zastępcy jest kwestionowana przez jedną ze stron z powodów związanych z ust. 1 i ust. 2, komitet wysłuchuje zainteresowanej osoby i innych stron, a następnie podejmuje decyzję w sprawie zarzutu pod nieobecność zainteresowanej osoby w drodze tajnego głosowania.

4. Jeśli dana osoba wycofuje się lub zostaje wyłączona ze sprawy zgodnie z ust. 3, zastępuje ją zastępca.

Artykuł 15

Przewodniczący

1. Komitet wybiera spośród swoich członków przewodniczącego i jego zastępcę większością dwóch trzecich głosów oddanych w tajnym głosowaniu przez członków biorących udział w posiedzeniu. Jeśli żaden z kandydatów nie otrzyma wymaganej większości głosów w pierwszej turze głosowania, odbywa się druga tura między dwoma kandydatami, którzy otrzymali największą liczbę głosów. Przewodniczący lub zastępca przewodniczącego wspólnego organu nadzorczego nie może zostać wybrany na przewodniczącego lub zastępcę przewodniczącego komitetu ani być członkiem tej samej delegacji. Przewodniczącego i jego zastępcę wybiera się na okres sprawowania funkcji wynoszący dwa lata. Możliwy jest ponowny wybór na okres wynoszący jeden rok.

2. Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom komitetu. Czuwa nad sprawnym i właściwym przebiegiem jego prac. Zwołuje posiedzenia komitetu oraz ustala ich miejsce, datę i czas trwania. Przygotowuje tymczasowy porządek obrad.

3. Zastępca przewodniczącego pełni funkcje przewodniczącego, jeśli ten nie może uczestniczyć w posiedzeniu. Pod nieobecność zastępcy przewodniczącego jego funkcje pełni członek najstarszy wiekiem. Pierwsze posiedzenie komitetu zwołuje członek najstarszy wiekiem, który również mu przewodniczy, dopóki nie zostanie wybrany przewodniczący.

4. W ramach przygotowywania swoich posiedzeń, komitet może powołać spośród swoich członków, na wniosek przewodniczącego, sprawozdawcę lub sprawozdawców. W takich przypadkach zasadniczo członek powołany na sprawozdawcę pochodzi z państwa członkowskiego, z którego pochodzi wnioskodawca lub, jeśli wnioskodawca pochodzi z państwa spoza UE, z państwa członkowskiego, które jest najbardziej powiązane z daną sprawą. Jeśli dana sprawa ma pilny charakter, sprawozdawcę lub sprawozdawców może powołać przewodniczący na podstawie sprawowanej przez siebie funkcji. W takim przypadku przewodniczący bezzwłocznie informuje o tym członków komitetu. Sprawozdawca rozpatruje wniosek i przedkłada komitetowi sprawozdanie na temat jego dopuszczalności i propozycji dalszego postępowania, w szczególności w odniesieniu do tego, jakie środki przygotowawcze należy podjąć.

Artykuł 16

Reprezentacja

Wnioskodawcę może wspierać lub reprezentować prawnik lub inny doradca. Prawnik lub doradca może zostać wyłączony z postępowania przez komitet w przypadkach poważnych uchybień. Jeśli prawnik lub doradca zostanie wyłączony, przewodniczący wyznacza termin umożliwiający danej stronie wyznaczenie innego prawnika lub doradcy. Postępowanie zostaje zawieszone do momentu wygaśnięcia tego terminu. Prawnik lub doradca przedstawia odpowiednie upoważnienie od wnioskodawcy na wniosek komitetu.

Artykuł 17

Języki

1. Postępowanie przeprowadza się w jednym z języków urzędowych instytucji Unii Europejskiej. Wnioskodawca wybiera język urzędowy, w którym ma być przeprowadzone postępowanie. Języka postępowania używa się w ustnych oświadczeniach i pisemnej dokumentacji stron oraz w protokołach i decyzjach komitetu.

2. Do dokumentów w języku innym niż język procedury załącza się ich tłumaczenia na język postępowania. Jeśli dokumenty są obszerne, załączone tłumaczenie może ograniczać się do ich fragmentów lub streszczeń. Komitet na podstawie sprawowanej przez siebie funkcji lub na wniosek strony może w każdym momencie zwrócić się o dostarczenie pełnego tłumaczenia.

3. Jeśli jest to niezbędne, usługi w zakresie tłumaczenia ustnego i tłumaczenia pisemne są nieodpłatnie zapewniane każdemu członkowi komitetu i stronom. Decyzje komitetu są tłumaczone na wszystkie języki urzędowe instytucji Unii Europejskiej.

4. W przypadkach gdy wnioskodawca nie posługuje się żadnym z języków urzędowych instytucji Unii Europejskiej, skarga może być złożona w innym języku. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedłożenia streszczenia w jednym z języków urzędowych. Przewodniczący lub sprawozdawca otrzymuje tłumaczenie skargi na wybrany język.

Artykuł 18

Wszczęcie postępowania

1. Odwołanie składa się przez przedłożenie skargi w formie pisemnej w sekretariacie wspólnego organu nadzorczego w terminie trzech miesięcy od otrzymania przez wnioskodawcę decyzji Europolu. W przypadku braku decyzji, odwołanie składa się w ciągu trzech miesięcy po upływie odpowiedniego terminu, o którym mowa w art. 30 ust. 3 i art. 31 ust. 5 decyzji o Europolu. Wszelkie wątpliwości dotyczące poszanowania terminów rozpatruje się na korzyść wnioskodawcy.

2. Wnioskodawca przedstawia w sposób ogólny podstawę skargi. Musi być zrozumiałe, kto składa skargę, z jakich powodów i na jakiej podstawie. Do skargi załącza się wszelkie dostępne dokumenty uzupełniające. Wnioskodawca może wycofać swoje odwołanie w każdym momencie.

3. Sekretariat potwierdza otrzymanie skargi w terminie czterech tygodni i podaje ogólne informacje na temat przebiegu postępowania.

4. Jeśli skarga nie spełnia wymogów określonych w ust. 2 pierwsze i drugie zdanie oraz w art. 17 ust. 4 drugie zdanie, sekretariat wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia braków w terminie czterech tygodni.

5. Komitet odrzuca odwołania niespełniające wymogów na wniosek przewodniczącego lub sprawozdawcy. Odwołanie złożone niezgodnie z terminem określonym w ust. 1 może zostać przyjęte, jeśli opóźnienie nastąpiło w wyniku szczególnych okoliczności.

Artykuł 19

Uwagi wstępne

1. Jeśli skarga spełnia wymogi, komitet rozpatruje ją na podstawie następujących przepisów, uwzględniając decyzję o Europolu, a w szczególności jej art. 30, 31 i 32.

2. Kopia skargi zostaje przekazana Europolowi w celu dokonania przez niego uwag, które urząd przedstawia w terminie czterech tygodni; termin ten może zostać przedłużony o dodatkowe dwa tygodnie.

3. Jeśli odwołanie odnosi się do decyzji, o czym mowa w art. 30 lub art. 31 decyzji o Europolu, komitet zasięga opinii krajowych organów nadzorczych lub właściwego organu sądowego w państwie członkowskim, które było źródłem danych lub w bezpośrednio zainteresowanym państwie członkowskim.

4. Komitet może dodatkowo podjąć decyzję odrębnie dla poszczególnych przypadków w celu zaangażowania w procedurę odwoławczą jednostkę lub jednostki krajowe. Wnioskodawca i Europol zostają poinformowani o takiej decyzji. Właściwym jednostkom krajowym zostaje przesłana kopia uwag Europolu i wnioskodawcy w celu umożliwienia im dokonania ich własnych uwag, które mają być przedstawione w terminie czterech tygodni; termin ten może zostać przedłużony o dodatkowe dwa tygodnie.

5. Po otrzymaniu uwag lub po upływie ostatecznych terminów oraz po otrzymaniu informacji, o których mowa w art. 20, 22, 23, 24, komitet rozpatruje skargę w terminie następnych trzech miesięcy.

Artykuł 20

Informacje dodatkowe

1. Komitet może zwrócić się do wnioskodawcy, Europolu, jednostek krajowych, krajowych organów nadzorczych lub każdego innego organu o przekazanie mu informacji, dowodów lub uwag. Strony są upoważnione do przedstawiania komitetowi sugestii dotyczących przeprowadzenia postępowania dowodowego lub do składania wezwań do uznania dowodów. Komitet uwzględnia takie sugestie i wezwania w stopniu niezbędnym do rozpoznania sprawy.

2. Komitet może również podjąć decyzję o przeprowadzenia dochodzenia na miejscu w Europolu. Zastosowanie ma również art. 8.

Artykuł 21

Dostęp do akt postępowania

1. Wszystkie strony, na własny wniosek, otrzymują dostęp do akt postępowania i zwracają się do sekretariatu wspólnego organu nadzorczego o dostarczenie im wyciągów lub kserokopii na ich własny koszt. Odmawia się dostępu, jeśli taka odmowa jest niezbędna, by:

— umożliwić Europolowi właściwe wykonywanie zadań,

— chronić bezpieczeństwo i porządek publiczny w państwach członkowskich lub by zapobiegać przestępstwom,

— zagwarantować, że żadne krajowe śledztwo lub dochodzenie nie zostanie zagrożone,

— chronić prawa i wolności stron trzecich;

uwzględnia się interesy zainteresowanej osoby.

2. Europol, jednostki krajowe i krajowe organy nadzorcze mogą wskazać zakres, w jakim przekazywane przez nich informacje nie powinny być udostępniane wnioskodawcy, podając powody takich ograniczeń. Komitet może zwrócić się o podanie dodatkowych powodów. Dostęp do danych informacji zostanie wstrzymany, jeśli komitet uzna podane powody za wystarczające. Komitet może zdecydować inaczej wyłącznie ze względu na brak wystarczających powodów oraz wyłącznie w sposób jednogłośny. W tym przypadku komitet może zwrócić się o udostępnienie wnioskodawcy streszczenia lub o przekazanie wnioskodawcy niektórych informacji.

Artykuł 22

Wysłuchanie stron

1. Komitet wysłuchuje strony na ich wniosek. Komitet rzetelnie informuje strony o ich prawie do bycia wysłuchanym. Korzystanie z tego prawa odbywa się w formie pisemnej. Komitet decyduje o przeprowadzeniu ustnego postępowania wyjaśniającego na wniosek jednej ze stron zaangażowanych w postępowanie, jeśli jest to niezbędne do zbadania sprawy. Komitet rzetelnie informuje strony o ich prawie do zwrócenia się z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Wszystkie strony zostają poinformowane o postępowaniu wyjaśniającym w odpowiednim czasie i mają prawo do wzięcia w nim udziału.

2. Posiedzenie wyjaśniające odbywa się publicznie, o ile komitet nie zadecyduje na podstawie sprawowanej przez siebie funkcji lub na wniosek jednej ze stron o całkowitym lub częściowym wyłączeniu publiczności, jeśli wymagają tego interesy bezpieczeństwa publicznego, w szczególności ze względów, o których mowa w art. 30 ust. 5 decyzji o Europolu, lub ochrona prywatności osób lub o wyłączeniu publiczności w takim zakresie, jaki komitet uzna za absolutnie niezbędny w specjalnych okolicznościach, w których jawność mogłaby wpłynąć negatywnie na właściwe rozpatrzenie odwołania. Jeśli państwo członkowskie będące stroną w postępowaniu lub Europol zwrócą się z wnioskiem o wyłączenie publiczności z postępowania, komitet może zadecydować inaczej wyłącznie ze względu na brak powodów, o których mowa w pierwszym zdaniu i wyłącznie w sposób jednogłośny.

3. Komitet może podjąć decyzję, na wniosek strony lub z własnej inicjatywy, o wysłuchaniu strony bez obecności innych stron, jeśli jest to wymagane w celu zapewnienia odpowiedniego funkcjonowania Europolu, ochrony bezpieczeństwa państw członkowskich oraz ochrony interesów wnioskodawcy lub strony trzeciej. Nieobecne strony są informowane o postępowaniu odbywającym się pod ich nieobecność.

Artykuł 23

Wysłuchanie świadków i ekspertów

1. Komitet może zadecydować, na wniosek strony lub z własnej inicjatywy, o wysłuchaniu świadka. Wszystkie strony i zainteresowani świadkowie zostają poinformowani o posiedzeniu wyjaśniającym w odpowiednim terminie. Zastosowanie ma również art. 22 ust. 2 i 3.

2. Świadkowie powiadomieni przez komitet są upoważnieni do zwrotów kosztów podróży i zakwaterowania oraz do rekompensaty z tytułu strat w przychodach, w takiej wysokości, jaką komitet uzna za uzasadnioną. Mogą otrzymać niezbędne zaliczki. Wszystkich wypłat dokonuje się z budżetu wspólnego organu nadzorczego.

3. Świadków wysłuchuje komitet. Członkowie komitetu mogą zadawać świadkom pytania. Strony mogą zadawać świadkom pytania za pozwoleniem przewodniczącego. Przed rozpoczęciem postępowania wyjaśniającego przewodniczący przypomina świadkom, że powinni mówić prawdę.

4. Komitet może powołać eksperta i określić jego zadania. Ekspert jest upoważniony do otrzymywania wynagrodzenia za swoją pracę. Komitet może podjąć decyzję o wysłuchaniu eksperta. Zastosowanie mają również przepisy dotyczące wysłuchania świadków.

Artykuł 24

Uwagi końcowe

Przed pojęciem decyzji końcowej, komitet zwraca się do wszystkich stron o przedstawienie uwag końcowych.

Artykuł 25

Protokoły

1. Komitet sporządza protokoły prowadzonego postępowania, które ujmują przebieg każdego postępowania wyjaśniającego i dokonane podczas niego stwierdzenia. Strony mogą zwrócić się z wnioskiem o całościowe lub częściowe ujęcie w protokołach niektórych dokumentów lub stwierdzeń. Po ich podpisaniu przez przewodniczącego, protokoły przekazuje się stronom i dołącza do akt sprawy. W przypadkach określonych w art. 22 ust. 2 lub art. 23 ust. 1 komitet nakłada ograniczenia.

2. Artykuł 9 ma zastosowanie również w przypadku wszystkich posiedzeń komitetu, w których nie biorą udziału strony.

Artykuł 26

Decyzje i poufność

1. Każde posiedzenie komitetu jest ważne wyłącznie, jeśli bierze w nim udział cztery piąte jego członków lub ich zastępców.

2. Decyzje podejmuje się zwykłą większością głosów oddanych przez członków lub ich zastępców biorących udział w posiedzeniu, o ile niniejsze przepisy lub przepisy zawarte w decyzji o Europolu nie przewidują inaczej. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego. Wszystkie osoby uczestniczące w podejmowaniu decyzji końcowej muszą uprzednio wziąć udział w postępowaniu wyjaśniającym.

3. Ustalenia komitetu pozostają poufne.

4. Decyzja końcowa komitetu zawiera imiona i nazwiska stron i ich przedstawicieli, imiona i nazwiska członków komitetu uczestniczących w podejmowaniu decyzji, datę ogłoszenia decyzji, sentencję decyzji, zwięzłe przedstawienie okoliczności faktycznych sprawy oraz uzasadnienie decyzji. Decyzja zostaje ogłoszona na posiedzeniu publicznym i przekazana stronom. Kopię decyzji przekazuje się również wspólnemu organowi nadzorczemu.

Artykuł 27

Powiadomienia

Przekazywanie powiadomień i innych wiadomości stronom, świadkom i ekspertom odbywa się w sposób zapewniający ich rzetelne poinformowanie i umożliwiający weryfikację informacji, jeśli jest to konieczne.

Artykuł 28

Koszty

1. Komitet stanowi w przedmiocie kosztów postępowania podczas podejmowania decyzji końcowej. Postępowanie przeprowadzane przez komitet jest bezpłatne. Jeśli odwołanie zostaje w całości lub częściowo uwzględnione, niezbędne koszty poniesione przez wnioskodawcę związane z zakwaterowaniem i postępowaniem w sprawie skargi pokrywa Europol w takim zakresie, jaki komitet uzna za uzasadniony.

2. Jeśli wnioskodawca nie jest w stanie ponieść całości lub części kosztów postępowania, w każdym momencie może na własny wniosek otrzymać wsparcie na pokrycie kosztów. Do składanego wniosku załącza dokumenty potwierdzające, iż potrzebuje on takiego wsparcia. Komitet może wycofać wsparcie w każdym momencie, jeśli wstępne warunki, w ramach których zostało ono przyznane ulegną zmianie podczas postępowania. W przypadku zatwierdzenia wsparcia jego koszty są pokrywane z budżetu wspólnego organu nadzorczego. Jeśli jest to zasadne, decyzją końcową można nałożyć na stronę wymóg zwrotu przyznanych zaliczek do budżetu wspólnego organu nadzorczego. Składając wniosek, wnioskodawca zgadza się zwrócić koszty, jeśli taki wymóg zostanie zawarty w decyzji końcowej.

Artykuł 29

Postępowanie sądowe

W przypadkach nieprzewidzianych w niniejszych przepisach komitet prowadzi postępowanie zgodnie z ogólnymi zasadami prawa wspólnotowego, o których mowa w art. 6 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej.

TYTUŁ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 30

Sekretariat

1. Wspólny organ nadzorczy posiada sekretariat znajdujący się w jego siedzibie głównej, który wspiera go w wykonywaniu zadań. Sekretariat jest stałym organem, zaś jego członkowie są zatrudniani na podstawie posiadanych kompetencji. Członkowie sekretariatu działają wyłącznie w najlepszym interesie wspólnego organu nadzorczego, są w pełni niezależni od Europolu i nie wykonują poleceń żadnej innej instytucji. Rekrutacja lub oddelegowanie do sekretariatu odbywa się na wniosek wspólnego organu nadzorczego. Pracownicy sekretariatu nie podejmują innych prac bez pozwolenia przewodniczącego wspólnego organu nadzorczego.

2. Sekretariat działa pod kierownictwem przewodniczącego wspólnego organu nadzorczego zgodnie z przepisami ustalonymi przez wspólny organ nadzorczy. Sekretariat świadczy usługi również na rzecz komitetu odwoławczego. W wykonywaniu tych funkcji działa pod kierownictwem przewodniczącego tego komitetu. Sekretariat prowadzi rejestr odwołań i przechowuje wszelkie inne dokumenty.

3. Sekretariat zapewnia poszanowanie obowiązków określonych w art. 41 decyzji o Europolu również podczas prac wspólnego organu nadzorczego.

Artykuł 31

Poufność

1. Członkowie wspólnego organu nadzorczego, zastępcy, eksperci i członkowie sekretariatu są zobowiązani do traktowania w sposób poufny wszelkich informacji, z którymi zapoznają się podczas prowadzonych działań, chyba że nie jest to niezbędne do właściwego wykonania ich zadań. Obowiązek ten ma nadal zastosowanie również, kiedy przestają oni pełnić swoje funkcje.

2. W momencie ich powołania, członkowie wspólnego organu nadzorczego, zastępy, eksperci i członkowie sekretariatu składają oświadczenie dotyczące przyjęcia tych obowiązków.

3. W przypadku naruszenia poufności, członek wspólnego organu nadzorczego lub jego zastępca może zostać zawieszony większością dwóch trzecich głosów oddanych w tajnym głosowaniu przez delegacje biorące udział w posiedzeniu wspólnego organu nadzorczego. Zainteresowana osoba zostaje przedtem wysłuchana, ale nie uczestniczy w podejmowaniu decyzji. Przepis ten ma takie samo zastosowanie w przypadku komitetu odwoławczego, jeśli naruszenie poufności ma związek z pracami tego komitetu. W tym ostatnim przypadku bezzwłocznie informowany jest o tym wspólny organ nadzorczy.

W przypadku zawieszenia, miejsce zawieszonego członka zajmuje jego zastępca. O zawieszeniu powiadamia się krajowy organ nadzorczy odpowiedzialny za powołanie członka, który został zawieszony.

Artykuł 32

Budżet i koszty

1. Sekretariat przygotowuje propozycje rocznego budżetu dla wspólnego organu nadzorczego, które po zatwierdzeniu przekazuje się zarządowi przed konsultacjami, wymaganymi w art. 34 ust. 10 decyzji o Europolu.

2. Wspólny organ nadzorczy decyduje o wydatkowaniu środków z przyznanego mu budżetu, którym zarządza sekretariat.

3. Koszty wspólnego organu nadzorczego i komitetu odwoławczego, w tym wydatki na członków komitetu odwoławczego i ich zastępców, niezbędne do właściwego wykonywania ich zadań, są pokrywane z budżetu wspólnego organu nadzorczego zgodnie z ustanowionymi przez niego przepisami.

Artykuł 33

Zmiana regulaminu

Zmiany do niniejszych przepisów zatwierdza wspólny organ nadzorczy większością dwóch trzecich głosów swoich członków i przedkłada je do zatwierdzenia Radzie, która stanowi większością kwalifikowaną (art. 34 ust. 7 decyzji o Europolu).

Artykuł 34

Ocena

Oceny niniejszego regulaminu dokonuje wspólny organ nadzorczy po upływie od jednego do trzech lat od jego wejścia w życie.

Artykuł 35

Wejście w życie regulaminu

Niniejszy regulamin wchodzi w życie następnego dnia po jego zatwierdzeniu przez Radę zgodnie z art. 34 ust. 7 decyzji o Europolu.

Sporządzono w Brukseli dnia 22 czerwca 2009 r. W imieniu wspólnego organu nadzorczego David SMITH Przewodniczący The Member States agreed that membership of the Joint Supervisory Body (of a member or an alternate) in particular may not cease before the end of the term of office on grounds connected with the exercise of a function in the Appeals Committee.

(1) Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.