„EUROPEJSKI URZĄD DS. ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH (OLAF)

REGULAMIN KOMITETU NADZORU OLAF-u

SPIS TREŚCI

TYTUŁ I – ROLA I ZADANIA KOMITETU NADZORU

Artykuł 1 Zadania

Artykuł 2 Uprawnienia

TYTUŁ II – SKŁAD I SPOSÓB DZIAŁANIA KOMITETU NADZORU

Artykuł 3 Skład

Artykuł 4 Etyka

Artykuł 5 Przewodniczący

Artykuł 6 Posiedzenia

Artykuł 7 Metody pracy

Artykuł 8 Sprawozdawcy

Artykuł 9 Kontrole, analizy i ekspertyzy

Artykuł 10 Procedura głosowania

Artykuł 11 Protokoły

Artykuł 12 Sekretariat

TYTUŁ III – KORZYSTANIE Z UPRAWNIEŃ

Artykuł 13 Działania podejmowane na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego

Artykuł 14 Sprawozdanie z działalności

Artykuł 15 Postępowanie w sprawie wydania opinii dotyczącej mianowania Dyrektora Generalnego

Artykuł 16 Postępowanie dyscyplinarne przeciwko Dyrektorowi Generalnemu

Artykuł 17 Poufność danych osobowych i ich przetwarzanie

Artykuł 18 Budżet

TYTUŁ IV – PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 19 Przegląd i zmiany regulaminu

Artykuł 20 Wejście w życie regulaminu i jego publikacja

KOMITET NADZORU,

uwzględniając art. 11 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (1),

uwzględniając art. 11 ust. 6 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (2),

PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCY REGULAMIN:

TYTUŁ I

ROLA I ZADANIA KOMITETU NADZORU

Artykuł 1

Zadania

Komitet Nadzoru Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wykonuje zadania określone w rozporządzeniu (WE) nr 1073/1999 i rozporządzeniu (Euratom) nr 1074/1999.

Artykuł 2

Uprawnienia

1. Wykonując swoje zadania Komitet Nadzoru korzysta z uprawnień nadanych mu na mocy rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999 oraz innych odpowiednich przepisów.

2. W szczególności w celu regularnego monitorowania realizacji zadań dochodzeniowych OLAF-u Komitet Nadzoru może wspólnie z OLAF-em dokonać uzgodnień określających szczegółowe zasady takiego monitorowania. Uzgodnienia takie określą również mechanizmy poufnego przetwarzania informacji i dokumentów dostarczonych przez OLAF oraz inne sprawy istotne dla obu stron.

3. Komitet Nadzoru podejmuje odpowiednie decyzje w następstwie informacji przekazanych mu przez Dyrektora Generalnego OLAF-u, zgodnie z art. 11 ust. 7 rozporządzania (WE) nr 1073/1999 oraz art. 11 ust. 7 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999.

4. Komitet Nadzoru korzysta ze swoich uprawnień zgodnie z postanowieniami tytułu III.

TYTUŁ II

SKŁAD I SPOSÓB DZIAŁANIA

Artykuł 3

Skład

1. Skład Komitetu Nadzoru oraz metody mianowania i długość kadencji jego członków określa rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenie (Euratom) nr 1074/1999.

2. Jeśli członek Komitetu Nadzoru nie może wykonywać swojego mandatu lub jeśli zrzeka się swojego mandatu, informuje o tym w odpowiedni sposób przewodniczącego Komitetu, tak aby mogły zostać podjęte właściwe działania.

Artykuł 4

Etyka

1. Zgodnie z art. 11 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz art. 11 ust. 5 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999 przy wypełnianiu swoich obowiązków członkowie Komitetu Nadzoru nie zwracają się do żadnego rządu i żadnej instytucji, organu, urzędu lub agencji, ani nie przyjmują od nich żadnych instrukcji.

2. Zgodnie z decyzją o ich mianowaniu, nie mogą oni zajmować się żadną sprawą, w której mają pośrednio lub bezpośrednio osobiste interesy, które mogą wpłynąć na ich bezstronność; w szczególności interesy rodzinne lub finansowe.

Są oni zobowiązani do zachowania ścisłej poufności przedłożonych im dokumentów oraz prac nad nimi.

3. Członkowie informują Komitet Nadzoru o wszelkich okolicznościach, które mogłyby zagrozić zasadom regulującym jego działalność, o których mowa w ust. 1 i 2. Komitet podejmuje odpowiednie działania.

Artykuł 5

Przewodniczący

1. Komitet Nadzoru większością głosów swoich członków wybiera spośród swoich członków przewodniczącego.

2. Przewodniczący jest wybierany na roczną kadencję, która może zostać przedłużona. Wybory odbywają się na ostatnim posiedzeniu, któremu przewodniczy odchodzący przewodniczący.

3. Jeżeli przewodniczący z dowolnych powodów nie może sprawować swojej funkcji przez dłuższy okres czasu, informuje o tym członków Komitetu. W takim przypadku wybierany jest nowy przewodniczący, zgodnie z procedurą określoną w ust. 1.

4. Przewodniczący reprezentuje Komitet Nadzoru i przewodniczy posiedzeniom Komitetu. Zapewnia on właściwe stosowanie procedur Komitetu. Przewodniczący zwołuje posiedzenia Komitetu i ustala miejsce, datę i termin posiedzenia. Przewodniczący opracowuje projekt porządku posiedzenia i czuwa nad realizacją decyzji Komitetu.

5. Jeżeli przewodniczący nie może chwilowo wykonywać swoich obowiązków, może poprosić członka Komitetu o zastąpienie go.

6. Jeśli przewodniczący jest nieobecny, a nie skorzystano z procedury, o której mowa w ust. 5, funkcję przewodniczącego sprawuje najstarszy członek Komitetu.

7. Przewodniczący ma pełne uprawnienia do wysyłania pism i odpowiadania na pisma w sprawach dotyczących działalności Komitetu Nadzoru. Przewodniczący informuje członków Komitetu o pismach, które otrzymał lub na które odpowiedział.

Artykuł 6

Posiedzenia

1. Komitet Nadzoru wykonuje swoje uprawnienia na posiedzeniach. Posiedzenia odbywają się co najmniej dziesięć razy do roku. Do osiągnięcia kworum konieczna jest obecność większości członków Komitetu. Komitet zbiera się z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek większości swoich członków.

2. Poza sytuacjami, które przewodniczący uzna za nagłe, zawiadomienia o posiedzeniach wysyłane są na tyle wcześnie, aby członkowie Komitetu otrzymali je najpóźniej na tydzień przed terminem planowanego posiedzenia. Zawiadomienie zawiera projekt porządku posiedzenia oraz dokumenty potrzebne w czasie posiedzenia, chyba że charakter tych dokumentów nie pozwala na ich załączenie. Ostateczny porządek obrad jest przyjmowany na początku każdego posiedzenia.

3. Każdy członek Komitetu może zwrócić się do przewodniczącego o umieszczenie w projekcie porządku punktów lub szczególnych kwestii lub włączenie do porządku takich punktów.

4. Przewodniczący może zwołać posiedzenie Komitetu Nadzoru lub włączyć punkty do porządku obrad również na wniosek Dyrektora Generalnego OLAF-u. Propozycje Dyrektora Generalnego są poparte stosownymi dokumentami.

5. Komitet Nadzoru może zaprosić Dyrektora Generalnego OLAF-u do udziału w posiedzeniach lub działaniach związanych z pracami Komitetu. Inni pracownicy OLAF-u mogą zostać zaproszeni do udziału w posiedzeniu Komitetu, jeśli zaistnieje taka konieczność. Zaproszenie przekazuje się za pośrednictwem Dyrektora Generalnego OLAF-u.

Dyrektor Generalny OLAF-u zostaje poinformowany o punktach porządku obrad, które wymagają udziału osób, o których mowa w akapicie pierwszym.

6. Każdy przedstawiciel instytucji, organów, urzędów i agencji Wspólnoty, państw członkowskich lub państw stowarzyszonych może zostać zaproszony do udziału w pracach Komitetu Nadzoru związanych z konkretnym punktem porządku obrad.

Artykuł 7

Metody pracy

1. Posiedzenia Komitetu Nadzoru odbywają się za zamkniętymi drzwiami. Działania Komitetu i wewnętrzne dokumenty, na których opiera się jego działalność, są tajne, chyba że Komitet postanowi inaczej.

Wobec dokumentów i informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego OLAF-u mają zastosowanie przepisy art. 287 traktatu WE o ochronie i poufności danych, art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz art. 8 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999.

2. Komitet Nadzoru ustanawia maksymalnie trzy języki robocze. Dokumenty i projekty opinii, sprawozdania oraz decyzje sporządzane są w językach roboczych przyjętych przez Komitet. W szczególnych przypadkach członek Komitetu może zażądać, aby dowolny dokument został przetłumaczony na jego język ojczysty.

3. Opinie, sprawozdania i decyzje przyjmowane są na posiedzeniach Komitetu Nadzoru w sesji plenarnej.

4. W drodze wyjątku od tej zasady niektóre decyzje mogą zostać podjęte w ramach procedury pisemnej, jeśli Komitet Nadzoru zatwierdził skorzystanie z tej procedury podczas wcześniejszego posiedzenia.

W nagłych przypadkach przewodniczący może skonsultować się z Komitetem w formie pisemnej.

W obu przypadkach przewodniczący przekazuje projekt decyzji członkom Komitetu. Jeśli członkowie nie zgłoszą zastrzeżeń wobec projektu decyzji w terminie określonym przez przewodniczącego, czyli w ciągu pięciu dni roboczych od daty otrzymania projektu, projekt uznaje się za przyjęty. Jeśli w ciągu pięciu dni roboczych od daty otrzymania projektu decyzji członek Komitetu zażąda, aby projekt został przedyskutowany na posiedzeniu, procedura pisemna zostaje zawieszona.

Artykuł 8

Sprawozdawcy

1. W celu przygotowania dyskusji lub swoich działań Komitet Nadzoru na wniosek przewodniczącego może mianować spośród swoich członków jednego lub kilku sprawozdawców.

2. Jeśli sprawa jest pilna, przewodniczący może z własnej inicjatywy mianować sprawozdawcę. W takim wypadku niezwłocznie powiadamia o tym członków Komitetu.

3. Sprawozdawca po zbadaniu powierzonej mu sprawy przedstawia wstępne sprawozdanie Komitetowi Nadzoru. W razie potrzeby pomaga mu sekretariat Komitetu.

Artykuł 9

Kontrole, analizy i ekspertyzy

W ramach swoich kompetencji Komitet Nadzoru może przeprowadzać odpowiednie kontrole, analizy oraz korzystać z niezbędnych ekspertyz. Może również zwrócić się o pomoc do urzędników lub innych pracowników OLAF-u czy instytucji, organów, urzędów i agencji Wspólnot, państw członkowskich lub państw stowarzyszonych.

Artykuł 10

Procedura głosowania

1. Decyzje podejmowane są większością głosów członków Komitetu Nadzoru, na wniosek przewodniczącego.

2. Na wniosek członka Komitetu może zostać przeprowadzone głosowanie tajne.

Artykuł 11

Protokoły

1. Z każdego posiedzenia Komitetu Nadzoru sporządzany jest protokół. Protokoły są sporządzane w językach roboczych Komitetu.

2. Wstępny protokół sporządzany jest przez sekretariat pod nadzorem przewodniczącego i jest przekazywany członkom Komitetu Nadzoru w celu zatwierdzenia na następnym posiedzeniu.

3. Każdy członek Komitetu może zaproponować zmiany do protokołu podczas jego zatwierdzania. Członkowie mogą również zażądać dodania do protokołu pisemnych oświadczeń lub dokumentów uznanych za przydatne.

4. Po przyjęciu protokołu przewodniczący oraz osoba odpowiedzialna za sekretariat podpisuje protokół, który zostaje następnie zarchiwizowany w aktach sekretariatu Komitetu. Protokół może zostać opublikowany, o ile tak postanowi Komitet.

Artykuł 12

Sekretariat

1. Zgodnie z art. 11 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i art. 11 ust. 6 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999, Komitet Nadzoru dysponuje sekretariatem, któr pomaga mu w wypełnianiu jego zadań.

2. Komitet Nadzoru informuje Dyrektora Generalnego OLAF, jakie istnieją potrzeby w zakresie personelu i zasobów sekretariatu, które zapewnią wykonywanie zadań Komitetu oraz zagwarantują ciągłość jego pracy.

3. Personel sekretariatu jest zobowiązany traktować otrzymane informacje jako poufne. Podlegają temu zobowiązaniu również po zakończeniu pracy. Jeśli Komitet Nadzoru odkryje, że pracownik sekretariatu złamał zobowiązanie do zachowania tajemnicy, przewodniczący informuje o tym Dyrektora Generalnego OLAF-u, w celu podjęcia odpowiednich działań.

4. Sekretariat wspiera skuteczne wykonywanie zadań powierzonych Komitetowi Nadzoru, w celu wzmocnienia niezależności OLAF-u. W tym celu wspiera przewodniczącego w przygotowaniu i prowadzeniu posiedzeń. Sekretariat opracowuje wstępny porządek każdego zebrania, sporządza wstępne protokoły posiedzeń, dostarcza członkom Komitetu informacje oraz dokumenty związane z każdą dziedziną ich działalności, pomaga, pod kierunkiem przewodniczącego, w opracowywaniu tekstów oraz wspiera członków Komitetu, szczególnie tych w funkcji sprawozdawcy. W tym celu, aby wykonać te zadania, członkowie sekretariatu w stosownych przypadkach biorą udział w posiedzeniach wraz ze sprawozdawcami.

TYTUŁ III

KORZYSTANIE Z UPRAWNIEŃ

Artykuł 13

Działania podejmowane na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego

1. Komitet Nadzoru po zapoznaniu się z planem działań przekazywanym mu corocznie przez Dyrektora Generalnego OLAF-u może wydać opinię w każdej dziedzinie w ramach swoich kompetencji.

Komitet bada również informacje dotyczące działalności OLAF-u przekazywane mu regularnie przez Dyrektora Generalnego oraz wydaje opinie na temat tych informacji zgodnie z drugim akapitem art. 11 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz drugim akapitem art. 11 ust. 1 rozporządzania (Euratom) nr 1074/1999.

2. Zgodnie z art. 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i art. 11 ust. 7 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999, Komitet Nadzoru jest regularnie informowany o dochodzeniach urzędu, ich wynikach oraz działaniach podejmowanych w ich następstwie. Komitet może przedstawić odpowiednie uwagi, jednak bez ingerencji w przebieg trwających dochodzeń.

3. Komitet Nadzoru bada powody, ze względu na które nie można było zakończyć dochodzenia trwającego dłużej niż 9 miesięcy oraz bada oczekiwany czas jego zakończenia.

4. Komitet bada przypadki, gdy instytucja, organ, urząd lub agencja nie podjęła działań wynikających z zaleceń Dyrektora Generalnego. Zajmuje się również sytuacjami, w których praca osób prowadzących dochodzenie została utrudniona, opóźniona lub uniemożliwiona, w celu podjęcia odpowiednich działań.

5. Sprawy wymagające przekazania informacji do organów sądowych państw członkowskich są badane na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektora Generalnego OLAF-u oraz zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1073/1999 i rozporządzeniem (Euratom) nr 1074/1999. Również działania podejmowane w ich następstwie przeprowadzane są na tej podstawie.

6. Wspierając Dyrektora Generalnego OLAF-u w wykonywaniu jego obowiązków, Komitet Nadzoru może wydać opinię co do wkładu OLAF-u w opracowywanie i rozwijanie metod zwalczania nadużyć finansowych oraz nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe Wspólnot.

Artykuł 14

Sprawozdanie z działalności

1. Zgodnie z art. 11 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i art. 11 ust. 8 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999, Komitet Nadzoru przyjmuje co najmniej jedno sprawozdanie z działalności w ciągu roku, które przesyła do instytucji. Sprawozdanie obejmuje działania podjęte w ramach wykonywania uprawnień Komitetu oraz zawiera ocenę działań OLAF-u i ocenę realizacji jego rocznego planu.

2. Sprawozdanie za poprzedni rok zostaje opracowane w pierwszej połowie każdego roku oraz zostaje przedstawione Komitetowi przez jednego lub kilku sprawozdawców.

3. Sprawozdanie może zawierać załącznik z wykazem opinii wydanych przez Komitet.

Może również zawierać wszystkie sprawozdania, które zgodnie z art. 11 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 lub art. 11 ust. 8 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999 Komitet przedstawił Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji oraz Trybunałowi Sprawiedliwości w sprawie wyników dochodzeń OLAF-u oraz działań podjętych w ich następstwie.

4. Komitet Nadzoru podejmuje konieczne działania, aby sprawozdanie z jego działalności zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, po przesłaniu go do Parlamentu Europejskiego, Rady oraz Komisji.

Artykuł 15

Postępowanie w sprawie wydania opinii dotyczącej mianowania Dyrektora Generalnego

1. Po zapoznaniu się z kandydaturami na stanowisko Dyrektora Generalnego OLAF-u Komitet Nadzoru wydaje opinię zawierającą wykaz kryteriów, które należy zastosować do oceny kandydata.

Zawiera ona również opinie Komitetu na temat kandydatów, zgodnie z art. 12 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz art. 12 ust. 2 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999.

2. Jeśli żaden kandydat nie uzyskał pozytywnej opinii, przewodniczący informuje Komisję, że Komitet zagłosował przeciwko przedstawionym kandydaturom.

Artykuł 16

Postępowanie dyscyplinarne przeciwko Dyrektorowi Generalnemu

Jeśli zasięgnięto jego opinii zgodnie z art. 12 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz art. 12 ust. 4 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999, Komitet Nadzoru wydaje uzasadnioną opinię.

Artykuł 17

Poufność danych osobowych i ich przetwarzanie

1. Komitet Nadzoru dba o zastosowanie art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 oraz art. 8 rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999.

2. Działając z własnej inicjatywy lub z inicjatywy Dyrektora Generalnego OLAF-u, Komitet Nadzoru może zadecydować o wydaniu opinii.

Artykuł 18

Budżet

1. Komitet Nadzoru wydaje opinię na temat wstępnego projektu budżetu przedstawionego przez Dyrektora Generalnego OLAF-u, skierowaną do Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu Komisji Europejskiej.

2. Sekretariat opracowuje roczny projekt budżetu dla celów operacyjnych Komitetu Nadzoru, który jest przekazywany Dyrektorowi Generalnemu po zatwierdzeniu go przez Komitet.

TYTUŁ IV

POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 19

Przegląd i zmiany regulaminu

1. Przegląd niniejszego regulaminu zostanie przeprowadzony przez Komitet Nadzoru w terminie jednego roku po jego wejściu w życie.

2. Każdy członek Komitetu może zaproponować w dowolnym terminie wniesienie zmian do regulaminu oraz przedstawić je na piśmie przewodniczącemu. Zmiany są poddawane pod głosowanie na pierwszym posiedzeniu po ich zaproponowaniu, zgodnie z procedurą głosowania określoną w art. 10.

Artykuł 20

Wejście w życie regulaminu i jego publikacja

1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie w dniu po jego przyjęciu przez Komitet Nadzoru. Regulamin niniejszy zastępuje poprzedni regulamin opublikowany w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w 2000 r. (3)

2. Po przyjęciu regulaminu Komitet Nadzoru podejmuje niezbędne działania służące opublikowaniu regulaminu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.