PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 328/42

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1271/2013

z dnia 30 września 2013 r.

w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 208,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (2) w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów ustanowionych przez Wspólnoty opierało się na rozporządzeniu Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (3). Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 zostało zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012. Konieczna jest zatem zmiana rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002. W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(2) Należy uwzględnić wspólne oświadczenie Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej w sprawie agencji zdecentralizowanych z dnia 19 lipca 2012 r.

(3) Należy zmienić niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 w celu uwzględnienia doświadczeń zdobytych podczas ich stosowania.

(4) Bez uszczerbku dla aktów założycielskich, w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić ogólne zasady i podstawowe reguły mające zastosowanie do organów ustanowionych na mocy TFUE oraz Traktatu Euratom (zwane danej „organami Unii”), które otrzymują wkład finansowy obciążający budżet. Na podstawie niniejszego rozporządzenia organy Unii powinny przyjąć własne przepisy finansowe, które nie mogą odbiegać od przepisów rozporządzenia, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne ze względu na ich szczególne potrzeby i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.

(5) Samofinansujące się organy Unii, do których niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania, powinny jednak – przez wzgląd na spójność – ustanowić w stosownych przypadkach podobne przepisy. Zgodnie ze wspólnym oświadczeniem Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r. organy te powinny przedkładać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji roczne sprawozdanie w sprawie wykonania swojego budżetu i należycie uwzględnić ich stosowne wnioski i zalecenia.

(6) Organy Unii powinny uchwalać i wykonywać wdrażać swoje budżety zgodnie z pięcioma podstawowymi zasadami prawa budżetowego – zasadą jednolitości, rzetelności, uniwersalności, specyfikacji, jednoroczności – oraz zasadą równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.

(7) Należy pokreślić równoważący charakter wkładu finansowego Unii. Kwota pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii, przekraczająca kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego w trakcie danego roku, powinna zostać zwrócona do budżetu Unii.

(8) W przypadku gdy akt założycielski stanowi, że dochód składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii oraz że przychody pochodzące z opłat i należności są przeznaczone na finansowanie konkretnych pozycji wydatków, organy Unii powinny mieć możliwość przeniesienia salda w formie dochodów przeznaczonych na określony cel.

(9) W celu pokrycia kosztów świadczenia usług oraz uniknięcia znacznych nadwyżek należy zadbać o to, by opłaty zostały ustanowione na odpowiednim poziomie.

(10) Przekazywanie działań związanych z wykonywaniem budżetu organom Unii powinno być należycie uzasadnione charakterem tych działań oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii, przy jednoczesnym zapewnieniu należytego zarządzania finansami oraz opłacalności. Przekazywane zadania powinny być zgodne z aktem założycielskim.

(11) Organy Unii powinny mieć możliwość otrzymywania dotacji doraźnych wyłącznie w przypadku, gdy taka możliwość jest wyraźnie przewidziana w stosownych aktach podstawowych oraz zatwierdzona w akcie założycielskim.

(12) Organ Unii musi brać udział w analizie porównawczej wraz z innymi organami i instytucjami Unii na podstawie art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

(13) Konieczne jest ustanowienie zasad dotyczących planów działania w zakresie prowadzenia działań następczych dotyczących wniosków z całościowych ocen okresowych w celu zapewnienia ich skutecznego wdrożenia.

(14) Aby zapewnić spójność w zakresie programowania, organ Unii – uwzględniając wytyczne Komisji – powinien opracować dokument obejmujący zarówno programowanie roczne, jak i wieloletnie.

(15) Organ Unii powinien dostosować harmonogram rocznego i wieloletniego programowania do procedury budżetowej w celu zagwarantowania jego skuteczności i spójności wszystkich dokumentów programowych.

(16) Konieczne jest jasne określenie obecnej struktury audytu wewnętrznego oraz funkcji kontroli wewnętrznej, jak również uproszczenie wymogów w zakresie sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w organie Unii powinien być przeprowadzany przez audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać kontrole w przypadkach uzasadnionych istniejącymi zagrożeniami. Konieczne jest określenie zasad dotyczących ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.

(17) Należy uprościć obowiązki sprawozdawcze. Organy Unii powinny przedkładać skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności, zawierające wyczerpujące informacje dotyczące wdrożenia programu prac, budżetu, planu polityki kadrowej, systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej.

(18) Aby zwiększyć gospodarność organów Unii, konieczne jest umożliwienie wzajemnego świadczenia usług lub przekazania ich innemu organowi Unii lub Komisji. W szczególności umożliwienie przejęcia wszystkich lub części zadań księgowego organu Unii przez księgowego Komisji może zwiększyć oszczędności.

(19) Jak przewidziano w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012, zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt podstawowy, lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.

(20) Aby dostosować przepisy dotyczące dochodów przeznaczonych na określony cel do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, konieczne jest określenie zasad dotyczących zróżnicowania dochodów przeznaczonych na określony cel (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ich przeniesienia.

(21) Aby dostosować zasady dotyczące postępowania w odniesieniu do odsetek z tytułu wkładu finansowego Unii dla organu Unii do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, należy zapewnić, by odsetki te nie były należne budżetowi.

(22) W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 przewidziano możliwość zaciągnięcia zobowiązania prawnego przed zaciągnięciem zobowiązania budżetowego w szczególnych przypadkach. Organy Unii powinny również korzystać z takiej możliwości.

(23) W celu zagwarantowania spójności rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 z rozporządzeniem (EU, Euratom) nr 966/2012 należy wykluczyć możliwość ustanowienia przepisów szczegółowych dotyczących zamówień publicznych i dotacji. Stosowanie jednego zestawu przepisów gwarantuje uproszczenie prac organu Unii i pozwala na korzystanie z wytycznych oraz modeli przygotowanych przez Komisję.

(24) W celu dostosowania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 należy wprowadzić możliwość przyznawania nagród przez organ Unii.

(25) Aby zidentyfikować i prawidłowo zarządzać ryzykiem w przypadku faktycznego lub domniemanego konfliktu interesów, organy Unii powinny przyjąć zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim. Zasady te powinny uwzględniać wytyczne opracowane przez Komisję na podstawie wspólnego oświadczenia Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r.

(26) Przepisy dotyczące polityki nieruchomości, w tym przepisy zezwalające organom Unii na zaciąganie pożyczek i określające warunki ich zaciągania, powinny zostać dostosowane do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w celu zapewnienia spójnego stosowania nowo wprowadzonych przepisów przez wszystkie organy i instytucje Unii.

(27) Ze względu na fakt, iż Komisja potrzebuje czasu na opracowanie odpowiednich wytycznych we współpracy z organami Unii, konieczne jest opracowanie przepisów przejściowych dotyczących programowania i sprawozdawczości.

(28) Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych dla organów PPP w dniu 1 stycznia 2014 r., aby zapewnić spójne zasady w kolejnych wieloletnich ramach finansowych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie określa podstawowe przepisy finansowe, na podstawie których organ Unii przyjmuje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu Unii nie odbiegają od przepisów niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby organu i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:

— „akt założycielski” oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu Unii,

— „budżet organu Unii” oznacza instrument, w którym prognozuje się i zatwierdza wszelkie dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu Unii na każdy rok budżetowy,

— „organ Unii” oznacza każdy organ, o którym mowa w art. 208 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,

— „zarząd” oznacza główny organ wewnętrzny organu Unii, odpowiedzialny za podejmowanie decyzji finansowych oraz budżetowych, niezależnie od nazwy nadanej mu w akcie założycielskim,

— „dyrektor” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu Unii jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim,

— „rada wykonawcza” oznacza wewnętrzny organ organu Unii, który pomaga zarządowi w jego pracach i którego zadania i regulamin wewnętrzny zostały określone w akcie założycielskim.

Artykuł 3

Okresy, daty i terminy

Jeżeli nie przewidziano inaczej, do terminów określonych w niniejszym rozporządzeniu zastosowanie ma rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (4).

Artykuł 4

Ochrona danych osobowych

Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla wymogów ustanowionych w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (5) oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (6).

Artykuł 5

Poszanowanie dla zasad budżetowych

Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1

Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej

Artykuł 6

Zakres budżetu organu Unii

1. Budżet organu Unii obejmuje:

a) dochód własny obejmujący wszystkie opłaty i należności, które organ Unii ma prawo pobierać na mocy zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;

b) dochód składający się z wszelkich wkładów finansowych przyjmujących państw członkowskich;

c) wkład finansowy przyznany przez Unię;

d) dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 23 ust. 1;

e) wydatki organu Unii, łącznie z wydatkami administracyjnymi.

2. Dochód składający się z opłat i należności przeznacza się na określony cel jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach, określonych w akcie założycielskim.

3. W przypadku gdy jeden lub większa liczba aktów założycielskich stanowi, że wyraźnie określone zadania finansowane są oddzielnie, lub jeżeli organ Unii realizuje zadania powierzone mu na mocy umowy o delegowaniu zadań, prowadzi on odrębne księgi rachunkowe zarówno dla operacji po stronie dochodów, jak i wydatków. Organ Unii wyraźnie identyfikuje każdą grupę zadań w ramach programowania w zakresie zasobów ludzkich, zawartego w dokumencie programowym obejmującym programowanie roczne i wieloletnie, o którym mowa w art. 32.

Artykuł 7

Dotacje doraźne

1. Organy Unii nie mogą otrzymywać dotacji doraźnych z budżetu z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały one zatwierdzone w akcie założycielskim i wyraźnie przewidziane w akcie podstawowym.

2. W przypadku gdy dotacja doraźna dla organu Unii została zatwierdzona, zadania finansowane przy pomocy tych dotacji zostają włączone do rocznego programu prac, o którym mowa w art. 32 ust. 3.

Artykuł 8

Umowy o delegowaniu zadań

1. Komisja nie powierza zadań związanych z wykonywaniem budżetu organowi Unii z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to należycie uzasadnione szczególnym charakterem danego działania oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii.

2. Podczas wyboru organu Unii należy uwzględnić następujące czynniki:

a) opłacalność powierzenia przedmiotowych zadań;

b) wpływ na strukturę zarządzania organu i na jego zasoby finansowe i ludzkie.

3. W przypadku gdy Komisja wyjątkowo powierza zadania organowi Unii:

a) wobec organów Unii, w odniesieniu do funduszy przydzielonych mu na te zadania, stosuje się odniesieniu do funduszy przydzielonych na te zadania organowi Unii art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, a art. 108 i 109 niniejszego rozporządzenia nie mają zastosowania;

b) powierzone zadania należy wymienić w rocznym programie prac organu Unii, o którym mowa w art. 32 ust. 3, wyłącznie do celów informacyjnych.

4. Nie naruszając przepisów ust. 2, urzędnik zatwierdzający konsultuje się z zarządem przed podpisaniem umowy o delegowaniu zadań.

Artykuł 9

Reguły szczególne dotyczące zasad jedności i rzetelności budżetowej

1. Nie pobiera się dochodów ani nie dokonuje wydatków, chyba że są one zapisane w linii budżetowej organu Unii.

2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu Unii.

3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu Unii tylko wówczas, jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.

4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu Unii nie są należne organowi Unii.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 10

Definicja

Środki zapisane w budżecie organu Unii są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł 11

Rodzaje środków

1. Budżet organu Unii zawiera środki niezróżnicowane oraz, w przypadkach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi, także środki zróżnicowane. Środki zróżnicowane składają się ze środków na zobowiązania i środków na płatności.

2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym.

3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.

Artykuł 12

Rachunkowość dla dochodów i środków

1. Dochód organu Unii, o którym mowa w art. 6, zapisuje się w księgach rachunkowych na ten rok budżetowy na podstawie kwot pobranych w ciągu tego roku budżetowego.

2. Dochód organu Unii stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.

3. Środki zatwierdzone na dany rok budżetowy są wykorzystywane jedynie do pokrycia zobowiązań zaciągniętych i wydatków zrealizowanych w tym roku budżetowym oraz do pokrycia kwot należnych z tytułu zobowiązań z poprzednich lat budżetowych.

4. Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia.

5. Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.

Artykuł 13

Zaciąganie zobowiązań

Ze środków zapisanych w budżecie organu Unii można zaciągać zobowiązania ze skutkiem od dnia 1 stycznia, gdy tylko budżet organu Unii zostanie ostatecznie przyjęty.

Artykuł 14

Anulowanie i przenoszenie środków

1. Środki niewykorzystane na koniec roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane. Środki te mogą jednak zostać przeniesione, lecz tylko na kolejny rok budżetowy, decyzją podjętą przez zarząd do dnia 15 lutego lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – przez radę wykonawczą, zgodnie z ust. 3 i 4, lub mogą zostać przeniesione automatycznie zgodnie z ust. 5.

2. Środki odnoszące się do wydatków na personel nie mogą zostać przeniesione.

3. Zróżnicowane środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane niewykorzystane do zaciągnięcia zobowiązań na koniec roku budżetowego mogą zostać przeniesione w odniesieniu do:

a) kwot odpowiadających środkom na zobowiązania;

b) kwot odpowiadających środkom niezróżnicowanym związanym z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, co do których większość wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań zakończono do dnia 31 grudnia. Wstępny etap procedury zaciągania zobowiązań określa się w przepisach wykonawczych rozporządzenia finansowego każdego z organów Unii.

Kwoty te można następnie wykorzystać na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca kolejnego roku lub – w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia kolejnego roku.

4. Środki na płatności mogą zostać przeniesione w odniesieniu do kwot potrzebnych do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki na płatności przewidziane w odpowiednich liniach budżetowych na kolejny rok budżetowy nie są wystarczające na pokrycie potrzeb.

Organ Unii najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i do czasu ich wyczerpania nie wykorzystuje środków przeniesionych.

5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom będącym przedmiotem należycie zawartych umów według stanu na koniec roku budżetowego są przenoszone automatycznie, wyłącznie na kolejny rok budżetowy.

6. Środki przeniesione, które nie zostały wykorzystane na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca roku N+1, zostają automatycznie anulowane i są stosownie ujęte w księgach rachunkowych.

Artykuł 15

Zasady dotyczące przenoszenia dochodów przeznaczonych na określony cel

Przenoszenie dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23, oraz niewykorzystanych środków dostępnych na dzień 31 grudnia wynikających z takich dochodów jest zgodne z następującymi zasadami:

a) zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone automatycznie i muszą zostać całkowicie wykorzystane do czasu zakończenia wszystkich operacji związanych z programem lub działaniem, na które są one przeznaczone; zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, otrzymane w ciągu ostatniego roku trwania programu lub działania, można wykorzystać w pierwszym roku trwania kolejnego programu lub działania;

b) wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone tylko na jeden rok, z wyjątkiem wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23 ust. 3 lit. f), które są przenoszone automatycznie.

Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N+1 organ Unii informuje Komisję o wykorzystaniu przeniesionych dochodów przeznaczonych na określony cel.

Artykuł 16

Umorzenie środków

Jeżeli środki są umarzane w którymkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym zostały one zapisane w budżecie organu Unii, w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które zostały przeznaczone, środki te zostają anulowane.

Artykuł 17

Zobowiązania

1. Od dnia 15 października każdego roku zobowiązania z tytułu stałych wydatków administracyjnych mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą jednak przekroczyć jednej czwartej środków przyjętych przez zarząd w odpowiedniej linii budżetowej na bieżący rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą dotyczyć nowych wydatków, niezatwierdzonych jeszcze co do zasady w ostatnim należycie przyjętym budżecie organu Unii.

2. Wydatki, które muszą zostać zapłacone z góry, na przykład czynsze, mogą być podstawą dokonywania płatności, począwszy od dnia 1 grudnia, które zapisywane są w ciężar środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. W tym przypadku nie ma zastosowania limit, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 18

Zasady mające zastosowanie w przypadku opóźnionego przyjęcia budżetu organu Unii

1. Jeżeli budżet organu Unii nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie mają przepisy określone w ust. 2–6.

2. Zobowiązania i płatności mogą być dokonywane w ramach limitów ustanowionych w ust. 3.

3. Zobowiązania można zaciągać w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej czwartej łącznej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, powiększonych o jedną dwunastą dla każdego upływającego miesiąca.

Nie można przekroczyć limitu środków przewidzianych w preliminarzu dochodów i wydatków.

Płatności można dokonywać miesięcznie w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy. Suma ta nie może jednak przekraczać jednej dwunastej kwoty środków przewidzianych w odpowiednim rozdziale preliminarza dochodów i wydatków.

4. Przez środki zatwierdzone w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w ust. 2 i 3, rozumie się środki przyjęte w głosowaniu nad budżetem organu Unii, w tym nad budżetami korygującymi, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w tym roku budżetowym.

5. Na wniosek dyrektora i jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości działania organu Unii oraz potrzeby w zakresie zarządzania, zarząd może zatwierdzić wydatki przekraczające jedną dwunastą kwoty środków tymczasowych, ale, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, nieprzekraczające łącznie czterech dwunastych kwoty środków tymczasowych, zarówno w zakresie zobowiązań, jak i płatności, wykraczające poza środki udostępnione automatycznie zgodnie z ust. 2 i 3.

Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i są niepodzielne.

6. Jeżeli w danym rozdziale zatwierdzenie czterech dwunastych części środków tymczasowych zgodnie z ust. 5 nie wystarcza do pokrycia wydatków niezbędnych do zapobieżenia przerwaniu ciągłości działalności organu Unii w obszarze objętym tym rozdziałem, to w drodze wyjątku można zatwierdzić przekroczenie kwoty środków zapisanych w odpowiednim rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy. Zarząd stanowi zgodnie z procedurami określonymi w ust. 5. W żadnym wypadku nie można jednak przekroczyć łącznej kwoty środków dostępnych w budżecie organu Unii na poprzedni rok budżetowy lub w przedstawionym projekcie budżetu organu Unii.

ROZDZIAŁ 3

Zasada równowagi

Artykuł 19

Definicja i zakres

1. Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.

2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty wkładu Unii, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 6.

3. W przypadku organów, na których dochody składają się opłaty i należności stanowiące dodatek do wkładu finansowego Unii, opłaty powinny zostać ustalone na takim poziomie, który pozwala na uniknięcie gromadzenia znacznych nadwyżek. W przypadku powtarzającego się znacznego pozytywnego lub negatywnego wyniku budżetowego w rozumieniu art. 97, poziom opłat i należności należy poddać przeglądowi.

4. Organ Unii nie może zaciągać pożyczek w ramach swojego budżetu.

5. Wkład finansowy Unii dla organu Unii stanowi w jego budżecie wkład równoważący i może zostać podzielony na kilka płatności.

6. Organ Unii stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Wraz z wnioskami o płatności przedkłada szczegółowe i uaktualnione prognozy swojego rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje na temat dochodów przeznaczonych na określony cel.

Artykuł 20

Wynik budżetowy za rok budżetowy

1. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest pozytywny, kwota ta jest zwracana Komisji do wysokości kwoty wkładu wypłaconego w ciągu tego roku. Część wyniku budżetowego przekraczającą kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego podczas roku budżetowego zapisuje się w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako dochód.

Pierwszy akapit ma również zastosowanie w przypadku, gdy dochód organu Unii składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii.

Różnica między wkładem zapisanym w budżecie oraz wypłaconym organowi Unii zostaje anulowana.

Organ Unii przedstawia najpóźniej do dnia 31 stycznia roku N szacunki dotyczące wyniku budżetowego z roku N–1, który powinien zostać zwrócony do budżetu w późniejszym okresie w roku N, w celu uzupełnienia dostępnych już informacji dotyczących wyniku budżetu z roku N–2. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych organu Unii na rok N+1.

2. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli akt założycielski stanowi, że dochody pochodzące z opłat i należności przeznaczone są na sfinansowanie konkretnych pozycji wydatków, organ Unii może przenieść saldo opłat i należności jako dochody przeznaczone na określony cel z przeznaczeniem na działania związane ze świadczeniem usług, za które należne są te opłaty.

3. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest negatywny, jest on zapisywany w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako środki na płatności lub, w stosownych przypadkach, jako kompensata na poczet pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii w następnych latach budżetowych.

4. Dochody lub środki na płatności zapisuje się w budżecie organu Unii podczas procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury listu w sprawie poprawek określonej w art. 39 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub, jeżeli wykonanie budżetu organu Unii jest w trakcie realizacji, za pośrednictwem budżetu korygującego.

ROZDZIAŁ 4

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 21

Stosowanie euro

Budżet organu Unii sporządza się i wykonuje w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy oraz, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych są upoważnieni do wykonywania operacji w innych walutach, jak ustanowiono w przepisach finansowych każdego organu Unii.

ROZDZIAŁ 5

Zasada uniwersalności

Artykuł 22

Definicja i zakres

Nie naruszając przepisów art. 23, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Nie naruszając przepisów art. 25, wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, nie wprowadzając żadnych korekt między nimi.

Artykuł 23

Dochody przeznaczone na określony cel

1. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel wykorzystuje się do finansowania szczególnych pozycji wydatków.

2. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:

a) wkłady finansowe państw członkowskich oraz państw trzecich, w tym w obu przypadkach ich agencji publicznych, podmiotów lub osób fizycznych na pewne działania organów Unii w stopniu, w jakim przewidziane jest to w umowie zawartej między organem Unii a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub przedmiotowymi agencjami publicznymi, podmiotami lub osobami fizycznymi;

b) dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, darów i zapisów na cele dobroczynne;

c) wkłady finansowe na działania organów Unii, pochodzące od państw trzecich lub od różnych organów nieunijnych, nieujęte w lit. a); — dochody pochodzące z dotacji doraźnych, o których mowa w art. 7, — dochody pochodzące z umów o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 8;

d) wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w ust. 3, w zakresie, w jakim uzupełniają one inne dochody, o których mowa w lit. a)–c) niniejszego ustępu;

e) dochody z opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 2.

3. Wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:

a) dochody od podmiotów trzecich z tytułu dostarczonych im na zamówienie towarów, usług lub wykonanych robót budowlanych, z wyjątkiem opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a);

b) wpływy ze sprzedaży pojazdów, sprzętu, instalacji, materiałów, aparatury naukowej i technicznej w związku z ich wymianą lub złomowaniem po całkowitym zamortyzowaniu ich wartości księgowej;

c) dochody pochodzące ze zwrotów nienależnie wypłaconych kwot, zgodnie z art. 62;

d) wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i wykonania robót budowlanych na rzecz instytucji lub innych organów Unii;

e) rozliczenia roszczeń ubezpieczeniowych;

f) dochody z najmu;

g) dochody ze sprzedaży publikacji i filmów, w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych;

h) dochody wynikające z późniejszych zwrotów podatku na podstawie art. 25 ust. 3 lit. b).

4. Nie naruszając przepisów art. 23 ust. 2 lit. e), w odpowiednim akcie założycielskim można również przypisać przewidziane w nim dochody do określonych pozycji wydatków. Takie dochody stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, chyba że akt założycielski stanowi inaczej.

5. Wszystkie pozycje dochodów w rozumieniu ust. 2 lit. a)–c) oraz ust. 3 lit. a)–d) pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione w związku z daną działalnością lub celem.

6. Budżet organu Unii zawiera linie uwzględniające zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel i wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz, wszędzie gdzie to możliwe, wskazuje ich kwotę.

Dochody przeznaczone na określony cel mogą zostać uwzględnione w preliminarzu wydatków i dochodów tylko w takiej wysokości, jaka jest pewna w dniu przyjmowania preliminarza.

Artykuł 24

Darowizny

1. Dyrektor może przyjąć jakiekolwiek darowizny na rzecz organu Unii, takie jak fundacje, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.

2. Przyjęcie darowizny, które może pociągać za sobą obciążenie finansowe, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – przez radę wykonawczą. Jeśli zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza nie podejmie decyzji podczas tego okresu, darowiznę uznaje się za przyjętą.

Artykuł 25

Zasady dotyczące odpisywania oraz korekt z tytułu różnic kursowych

1. Od wniosków o płatność, które następnie stanowią podstawę do wypłaty kwoty netto, można odpisać następujące kwoty:

a) kary nałożone na strony umów o wykonanie zamówienia lub na beneficjentów;

b) zniżki, zwroty i rabaty z poszczególnych faktur i zestawień kosztów;

c) korekty nienależnie wypłaconych kwot.

Korekt, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), można dokonywać, odpisując odpowiednie kwoty bezpośrednio od kolejnej płatności okresowej lub od wypłaty salda dla tego samego odbiorcy płatności, w rozdziale, artykule i roku budżetowym, którego dotyczy nadpłata.

Do odpisów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), zastosowanie mają reguły rachunkowości Unii.

2. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa członkowskie na mocy Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, pokrywane są z budżetu organu Unii w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku, pod warunkiem że organ Unii jest nim objęty.

3. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa trzecie na podstawie odpowiednich umów, mogą być pokrywane z budżetu organu Unii:

a) w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku;

b) w kwocie zawierającej podatek. W takim przypadku późniejsze zwroty podatku traktowane są jak wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel.

4. Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez organ Unii na mocy ust. 2 i 3 zostają wpisane na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.

5. Każdy negatywny wynik budżetowy zapisuje się w budżecie organu Unii jako wydatki.

6. Można dokonywać korekt z tytułu różnic kursowych występujących przy wykonywaniu budżetu organu Unii. Końcowy zysk lub stratę uwzględnia się w wyniku budżetowym za dany rok.

ROZDZIAŁ 6

Zasada specyfikacji

Artykuł 26

Przepisy ogólne

Środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów. Rozdziały następnie dzielą się na artykuły i pozycje.

Artykuł 27

Przesunięcia

1. Dyrektor może dokonać przesunięcia środków:

a) między tytułami – do wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok w tej linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;

b) między rozdziałami lub między artykułami – bez ograniczeń.

2. Powyżej limitu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor może zaproponować zarządowi lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – radzie wykonawczej, przesunięcie środków między tytułami. Zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza, ma trzy tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec takiego przesunięcia. Po tym terminie przesunięcie uznaje się za przyjęte.

3. Propozycjom dotyczącym przesunięć oraz przesunięciom dokonywanym na podstawie ust. 1 i 2 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.

4. Dyrektor w jak najkrótszym terminie informuje zarząd o wszystkich dokonanych przesunięciach. Dyrektor informuje Parlament Europejski oraz Radę o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.

Artykuł 28

Zasady szczególne dotyczące przesunięć

1. Przesunięcia środków można dokonywać tylko do tych linii budżetowych budżetu organu Unii, w odniesieniu do których organ Unii zatwierdził środki lub które oznaczono jako pro memoria.

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel można przesuwać tylko pod warunkiem wykorzystania tych dochodów na cel, na który zostały przeznaczone.

ROZDZIAŁ 7

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 29

Zasady oszczędności, wydajności i skuteczności/zasada należytego zarządzania finansami

1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.

2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystywane przez organ Unii w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.

Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.

Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych celów oraz zamierzonych rezultatów.

3. Organ Unii przeprowadza analizę porównawczą, o której mowa w art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Analiza porównawcza obejmuje:

— przeprowadzenie analizy skuteczności służb horyzontalnych organu Unii,

— ocenę kosztów i korzyści wzajemnego świadczenia usług lub też całkowitego przekazania ich do innego organu Unii lub do Komisji.

Podczas przeprowadzania analizy porównawczej, o której mowa w akapicie pierwszym i drugim, organ Unii dokonuje niezbędnych uzgodnień w celu uniknięcia konfliktu interesów.

4. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem organu Unii wyznacza się zdefiniowane, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności; dyrektor przekazuje informacje na ten temat zarządowi. Informacje te dostarczane są corocznie, nie później niż w momencie składania dokumentów załączanych do projektu budżetu organu Unii.

5. W celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji organ Unii przeprowadza zarówno oceny ex ante, jak i ex post, zgodnie ze wskazówkami dostarczonymi przez Komisję. Oceny takie mają zastosowanie do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczne wydatki, a o wynikach tych ocen informuje się zarząd.

6. Dyrektor przygotowuje plan działania w celu prowadzenia działań następczych w odniesieniu do wniosków i ocen, o których mowa w ust. 5, i składa Komisji sprawozdania na temat postępów dwa razy w roku oraz przedstawia regularne sprawozdania z postępów zarządowi.

7. Zarząd kontroluje wykonanie planu działania, o którym mowa w ust. 6.

Artykuł 30

Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu

1. Budżet organu Unii wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.

2. Do celów wykonania budżetu organu Unii kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:

a) skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;

b) wiarygodności sprawozdawczości;

c) ochrony mienia i informacji;

d) zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;

e) odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.

3. Skuteczna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności:

a) podział obowiązków;

b) właściwe zarządzanie ryzykiem i strategię kontroli, w tym kontrole na szczeblu odbiorców;

c) unikanie konfliktu interesów;

d) odpowiednią ścieżkę audytu i integralność danych w systemach danych;

e) procedury monitorowania wyników i procedury prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia słabych punktów oraz wyjątków w systemie kontroli wewnętrznej;

f) okresową ocenę prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.

4. Wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na następujących elementach:

a) wdrożeniu właściwej strategii zarządzania ryzykiem i strategii kontroli skoordynowanej przez odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

b) dostępności wyników przeprowadzonych kontroli dla wszystkich odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;

c) bazowaniu, w stosownych przypadkach, na opiniach z niezależnych audytów, pod warunkiem że jakość pracy wykonanej w celu sporządzenia tych dokumentów jest wystarczająca i możliwa do zaakceptowania oraz że praca ta została wykonana przy zastosowaniu uzgodnionych norm;

d) wdrażaniu bez zbędnej zwłoki środków naprawczych, w tym – w stosownych przypadkach – odstraszających kar;

e) eliminowaniu wielokrotnych kontroli;

f) poprawie korzystnej relacji kosztów do korzyści związanych z działaniami kontrolnymi.

ROZDZIAŁ 8

Zasada przejrzystości

Artykuł 31

Publikacja sprawozdań rocznych, budżetów i sprawozdań

1. Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje, a sprawozdania roczne prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.

2. Streszczenie budżetu organu Unii i budżetów korygujących organu Unii, w ostatecznie przyjętych wersjach, publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.

Streszczenie zawiera pięć głównych linii budżetowych dochodów, pięć głównych linii budżetowych wydatków budżetu administracyjnego i operacyjnego organu Unii, plan zatrudnienia oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Należy także podać dane za poprzedni rok.

3. Budżet organu Unii uwzględniający plan zatrudnienia oraz budżety korygujące, w ostatecznie przyjętych wersjach, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, jest przekazywany do wiadomości Parlamentu Europejskiego, Rady, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikowany na stronie internetowej danego organu Unii w ciągu czterech tygodni od jego przyjęcia.

4. Organ Unii udostępnia na swojej stronie internetowej, najpóźniej do dnia 30 czerwca kolejnego roku budżetowego, informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym ekspertach, z którymi zawarto umowy na podstawie art. 89, zgodnie z art. 21 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 (7), zgodnie z jednolitym wzorem. Opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje te są udostępniane z należytym przestrzeganiem wymogów poufności i bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie wymogów ochrony danych osobowych ustanowionych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.

TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Uchwalanie budżetu organu Unii

Artykuł 32

Programowanie roczne i wieloletnie

1. Organ Unii sporządza dokument programowy obejmujący programowanie wieloletnie i roczne z uwzględnieniem wytycznych ustanowionych przez Komisję.

2. W programie wieloletnim określa się:

— ogólne założenia strategiczne, w tym cele, oczekiwane rezultaty i wskaźniki wydajności,

— programowanie w zakresie zasobów, w tym budżetu wieloletniego i personelu.

Programowanie w zakresie zasobów obejmuje jakościowe i ilościowe informacje dotyczące zasobów ludzkich oraz kwestii budżetowych w celach sprawozdawczości, a w szczególności:

— w odniesieniu do lat N–1 i n, informacje dotyczące liczby urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych określonych w regulaminie pracowniczym oraz oddelegowanych ekspertów krajowych,

— w odniesieniu do roku N–1 preliminarz budżetowy w rozumieniu art. 97 oraz informacje dotyczące wkładu niepieniężnego przyznanego organowi Unii przez przyjmujące państwo członkowskie,

— w odniesieniu do roku N+1, szacunkową liczbę urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych objętych regulaminem pracowniczym,

— w odniesieniu do kolejnych lat, orientacyjny budżet oraz program w odniesieniu do zasobów ludzkich.

Komisja przesyła organowi Unii opinię swoich odpowiednich służb dotyczącą projektu programu w odniesieniu do zasobów ludzkich.

Jeżeli organ Unii nie uwzględni w pełni opinii służb Komisji, ma on obowiązek przedstawić Komisji odpowiednie wyjaśnienia.

Program w zakresie zasobów jest aktualizowany co roku. Programowanie strategiczne jest aktualizowane w stosownych przypadkach, w szczególności w celu uwzględnienia wyników całościowych ocen, o których mowa w akcie założycielskim.

3. Roczny program prac organu Unii zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane rezultaty, w tym wskaźniki wydajności. Zawiera on również opis działań, które wymagają finansowania, oraz kwotę przydzieloną na zasoby finansowe i ludzkie w odniesieniu do każdego działania. Roczny program prac musi być spójny z wieloletnim programem, o którym mowa w ust. 1.

W programie tym wskazuje się wyraźnie, które zadania organu Unii zostały dodane, zmienione lub usunięte w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym.

4. Każda znacząca zmiana w rocznym programie prac przyjmowana jest za pomocą tej samej procedury co wstępny program prac, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz z przepisami art. 33 niniejszego rozporządzenia.

Zarząd może przekazać uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian w rocznym programie prac urzędnikowi zatwierdzającemu organu Unii.

Artykuł 33

Uchwalanie budżetu

1. Budżet jest uchwalany zgodnie z przepisami aktu założycielskiego.

2. Organ Unii przesyła Komisji wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne stanowiące podstawę tego preliminarza do dnia 31 grudnia każdego roku.

3. Zgodnie z art. 37 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, każdego roku organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz dochodów i wydatków określony w akcie założycielskim.

4. Preliminarz dochodów i wydatków organu Unii obejmuje:

a) plan zatrudnienia określający liczbę stałych i tymczasowych stanowisk zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych, według grup zaszeregowania i kategorii;

b) w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;

c) kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;

d) informacje na temat osiągnięcia wszystkich uprzednio ustalonych celów różnych działań. Wyniki oceny są uwzględniane i przywoływane jako podstawy merytoryczne uzasadniające ewentualne zwiększenie lub zmniejszenie proponowanego budżetu organu Unii w porównaniu z budżetem na rok N.

5. Organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wstępny projekt dokumentu programowego, o którym mowa w art. 32, najpóźniej do dnia 31 stycznia każdego roku, jak również każdą późniejszą zaktualizowaną wersję tego dokumentu.

6. W ramach procedury przyjmowania budżetu Komisja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz organu Unii i proponuje określoną kwotę wkładu dla organu Unii oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną organowi. Komisja dostarcza projekt planu zatrudnienia organów Unii oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do której wniesiono o środki, niezwłocznie po uchwaleniu projektu budżetu.

7. Parlament Europejski oraz Rada przyjmują plan zatrudnienia organu Unii oraz wszelkie późniejsze zmiany do niego zgodnie z art. 38 ust. 1. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III – Komisja – do budżetu.

8. Zarząd przyjmuje budżet organu Unii oraz plan zatrudnienia wraz z dokumentem programowym, o którym mowa w art. 32. Stają się one ostateczne po ostatecznym przyjęciu budżetu, w którym określa się kwotę wkładu i plan zatrudnienia, a w razie konieczności budżet organu Unii i plan zatrudnienia podlegają odpowiednim dostosowaniom.

9. W momencie powierzania nowych zadań organowi Unii, Komisja – bez uszczerbku dla procedur legislacyjnych w odniesieniu do zmian aktu założycielskiego – przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie niezbędne informacje w celu oceny wpływu nowych zadań na zasoby organu Unii, aby w stosownych przypadkach dokonać przeglądu jego finansowania.

Artykuł 34

Budżety korygujące

Wszelkie zmiany budżetu organu Unii, w tym jego planu zatrudnienia, są przedmiotem budżetu korygującego, przyjmowanego w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy organu Unii, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz art. 33 niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 2

Struktura i prezentacja budżetu organu unii

Artykuł 35

Struktura budżetu organu Unii

Budżet organu Unii składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.

Artykuł 36

Nomenklatura budżetowa

W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności organu Unii, zestawienie wydatków musi być określone na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ustalana jest przez organ Unii; w ramach nomenklatury dokonuje się wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami na wydatki administracyjne i środkami operacyjnymi.

Artykuł 37

Prezentacja budżetu organu Unii

W budżecie organu Unii wykazuje się:

1. w przypadku zestawienia dochodów: a) szacowane dochody organu Unii na dany rok budżetowy („rok N”); b) szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok N–2; c) właściwe uwagi do każdej linii w budżecie dotyczącej dochodu;

2. w przypadku zestawienia wydatków: a) środki na zobowiązania i środki na płatności na rok N; b) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zaciągnięte zobowiązania oraz wydatki zrealizowane w roku N–2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu Unii z roku N; c) skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach; d) właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.

Artykuł 38

Zasady dotyczące planów zatrudnienia personelu

1. Plan zatrudnienia, o którym mowa w art. 33, obejmuje, uwzględniając liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na poprzedni rok, jak również liczbę stanowisk rzeczywiście obsadzonych. Stanowi to bezwzględny limit dla organu Unii. Nie można dokonywać dodatkowych powołań poza ustalonym limitem.

Z wyjątkiem stopni AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 zarząd może jednak zmienić plan zatrudnienia o maksymalnie 10 % zatwierdzonych stanowisk pod następującymi warunkami:

a) utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel przewidzianych na cały rok budżetowy;

b) nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w planie zatrudnienia;

c) udziału organu Unii w analizie porównawczej z innymi organami Unii, co zainicjowała Komisja, dokonując przeglądu swojego stanu zatrudnienia.

2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit drugi, skutki zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonego przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane zatrudnieniem dodatkowego personelu. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, organ Unii bezzwłocznie podejmuje odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 akapit drugi lit. b).

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU ORGANU UNII

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 39

Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami

1. Dyrektor wykonuje funkcję urzędnika zatwierdzającego. Wykonuje on dochody i wydatki budżetowe zgodnie z przepisami finansowymi organu Unii oraz zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków.

2. Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, organ Unii uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.

Artykuł 40

Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu

1. Dyrektor może delegować swoje uprawnienia do wykonywania budżetu na personel organu Unii objęty regulaminem pracowniczym, zgodnie z warunkami ustanowionymi w przepisach finansowych organu Unii przyjętymi przez zarząd. Podmioty, którym zostały delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.

2. Podmiot, któremu przekazano uprawnienia, może je subdelegować, jak przewidziano w zasadach wykonywania niniejszego rozporządzenia, o których mowa w art. 114. Każda subdelegacja uprawnień wymaga wyraźnej zgody dyrektora.

Artykuł 41

Konflikt interesów

1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu Unii.

W razie wystąpienia takiego zagrożenia dana osoba rezygnuje z wykonywania tych działań i przekazuje sprawę właściwemu organowi, który stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów, dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Właściwy organ podejmuje dalsze stosowne działania.

2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą.

3. Właściwy organ, określony w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownikiem tym jest dyrektor, właściwym organem jest zarząd, lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim,– rada wykonawcza.

4. Organ Unii przyjmuje zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim.

Artykuł 42

Metoda wykonywania budżetu organu Unii

1. Budżet organu Unii wykonywany jest przez dyrektora poprzez departamenty mu podlegające.

2. Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, zadania przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.

ROZDZIAŁ 2

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja 1

Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 43

Rozdzielenie obowiązków

Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 44

Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego

1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.

2. Do celów ust. 1 urzędnik zatwierdzający, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – radę wykonawczą na podstawie równoważnych norm ustanowionych przez Komisję dla swoich służb oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań – wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków.

Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.

Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, wspomagającą go w zakresie kontroli zagrożenia związanego z jego działalnością.

3. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.

4. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.

5. Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji udzielającej absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu organu Unii. Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 45

Kontrole ex ante

1. Każda operacja, o której mowa w art. 44, podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.

Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.

2. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet organu Unii przez urzędników zatwierdzających, o których mowa w art. 33 i 34.

3. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

4. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji. Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

a) wydatki są prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami;

b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, określoną w art. 29.

Na potrzeby kontroli urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

5. Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy, którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.

Artykuł 46

Kontrole ex post

1. Urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.

2. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu organu Unii są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w art. 45 ust. 4.

Urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Urzędnik zatwierdzający podejmuje działania w celu rozwiązania przedmiotowych kwestii.

Analiza ryzyka, o której mowa w ust. 1, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.

W przypadku programów wieloletnich urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.

3. Kontrole ex ante przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex post. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.

Jeżeli urzędnik zatwierdzający prowadzi audyty finansowe beneficjentów jako kontrole ex post, to odpowiednie zasady audytu są jasne, spójne i przejrzyste oraz zapewniają poszanowanie praw zarówno organu Unii, jak i podmiotów poddanych audytowi.

4. Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi, o których mowa w ust. 3, posiadają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez organ Unii i opartym na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.

Artykuł 47

Roczne skonsolidowane sprawozdanie z działalności

1. Urzędnik zatwierdzający składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności, w którym zamieszcza:

a) informacje dotyczące: — wykonania rocznego programu prac organu, jego budżetu oraz planu zatrudnienia, o których mowa w art. 38, — systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej, w tym podsumowania liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez wewnętrznego audytora, jednostki audytu wewnętrznego, sporządzonych zaleceń oraz działań podjętych w następstwie tych zaleceń oraz zaleceń z lat poprzednich, o których mowa w art. 82 i 83, — wszelkich uwag Trybunału Obrachunkowego oraz działań podjętych następstwie tych uwag, — sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami nie naruszając przepisów art. 92, 96 i 97;

b) oświadczenie urzędnika zatwierdzającego, w którym wskazuje on, czy posiada wystarczającą pewność, że – o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej: — informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji, — zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, — wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych.

W skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli.

Skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności przedkładane jest zarządowi w celu przeprowadzenia jego oceny.

2. Nie później niż dnia 1 lipca każdego roku zarząd przesyła skonsolidowane sprawozdanie z działalności wraz z jego oceną Trybunałowi Obrachunkowemu, Komisji, Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie.

3. W należycie uzasadnionych przypadkach w akcie założycielskim można określić dodatkowe wymogi w zakresie sprawozdawczości, w szczególności, gdy jest to uzasadnione charakterem działalności danego organu.

Artykuł 48

Ochrona interesów finansowych Unii

1. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym na piśmie dyrektora, który udziela pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia na piśmie odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 54 ust. 5, oraz zarząd.

2. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.

Artykuł 49

Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu

W przypadku gdy – zgodnie z art. 40 – uprawnienia do wykonywania budżetu są delegowane lub subdelegowane, art. 44 ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio do delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 50

Uprawnienia i obowiązki księgowego

1. Zarząd wyznacza księgowego, podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, który jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy odpowiada w organie Unii za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;

b) przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych, zgodnie z tytułem IX;

c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem IX;

d) wdrażanie, zgodnie z tytułem IX, reguł rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

e) określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;

f) zarządzanie środkami pieniężnymi.

2. Dwa organy Unii bądź większa ich liczba może powołać tego samego księgowego.

Organy Unii mogą również uzgodnić z Komisją, iż księgowy Komisji pełni również funkcję księgowego organu Unii.

Organy Unii mogą powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu Unii, z uwzględnieniem analizy kosztów i korzyści, o której mowa w art. 29.

W przypadku, o którym mowa w niniejszym akapicie, dokonują oni wszelkich niezbędnych ustaleń w celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów.

3. Księgowy uzyskuje od urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej organu Unii oraz wykonania budżetu. Urzędnik zatwierdzający gwarantuje wiarygodność tych informacji.

4. Przed przyjęciem przez dyrektora sprawozdań finansowych są one podpisywane przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie wystarczającej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej organu Unii są prawdziwe i rzetelne.

Do celów akapitu pierwszego księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z unijnymi regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.

Urzędnik zatwierdzający przekazuje księgowemu wszelkie informacje niezbędne do wypełniania jego obowiązków.

Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez nich środków finansowych, za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez nich wydatków oraz za kompletność i rzetelność informacji przekazywanych księgowemu.

5. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań finansowych.

W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.

6. Z zastrzeżeniem ust. 7 niniejszego artykułu i art. 51 jedynie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.

7. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na podlegających mu pracowników, objętych przepisami regulaminu pracowniczego, w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonania jego obowiązków.

8. Akt o delegowaniu uprawnień określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.

Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 51

Rachunki zaliczkowe

W celu wypłaty niewielkich kwot i poboru dochodów, o których mowa w art. 6, można tworzyć rachunki zaliczkowe. Rachunki zaliczkowe zasila księgowy, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych wyznaczani przez księgowego.

Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora rachunków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć kwoty 60 000 EUR i jest określana przez każdy organ Unii w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 74 ust. 1, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

ROZDZIAŁ 3

Odpowiedzialność podmiotów działań finansowych

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 52

Wycofanie uprawnień delegowanych na podmioty upoważnione do działań finansowych i ich zawieszenie w wykonywaniu obowiązków

1. Organ, który wyznaczył delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających, może w dowolnym czasie wycofać, czasowo lub na stałe, delegowane na nich uprawnienia. Urzędnik zatwierdzający może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.

2. Zarząd, który wyznaczył księgowego lub administratora rachunków zaliczkowych lub księgowego i administratora rachunków zaliczkowych, może w dowolnym czasie, czasowo lub na stałe, zawiesić ich w wykonywaniu obowiązków. W takim przypadku zarząd powołuje księgowego na okres przejściowy.

3. Ustępy 1 i 2 pozostają bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego wszczętego wobec podmiotów upoważnionych do działań finansowych, o których mowa w tych ustępach.

Artykuł 53

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych za nielegalną działalność, nadużycia finansowe lub korupcję

1. Artykuły 52–56 pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, o których mowa w art. 52, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji wśród urzędników Unii lub urzędników państw członkowskich.

2. Nie naruszając przepisów art. 54, 55 i 56 niniejszego rozporządzenia, każdy urzędnik zatwierdzający, księgowy lub administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.

Sekcja 2

Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających

Artykuł 54

Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających

1. Urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

2. Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy urzędnik zatwierdzający, umyślnie lub w wyniku rażącego zaniedbania ze swojej strony:

a) ustala należności do odzyskania lub wystawia nakazy odzyskania środków, zaciąga zobowiązania lub podpisuje zlecenie płatnicze niezgodnie z niniejszym rozporządzeniem, lub – w stosownych przypadkach – przepisami wykonawczymi do rozporządzenia finansowego organu Unii;

b) nie sporządza dokumentu ustalającego należność, nie wystawia nakazu odzyskania środków lub wystawia taki nakaz lub zlecenie płatnicze z opóźnieniem, narażając tym samym organ Unii na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

3. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, który uzna, że decyzja, do której podjęcia jest zobowiązany, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadą należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który delegował na niego uprawnienia. Jeżeli organ, który delegował uprawnienia, wyda wówczas delegowanemu lub subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu uzasadnione polecenie na piśmie, aby podjął tę decyzję, to urzędnik zatwierdzający nie jest pociągany do odpowiedzialności.

4. W przypadku delegowania uprawnień urzędnik zatwierdzający pozostaje odpowiedzialny za wydajność i skuteczność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

5. Ustanowiony przez Komisję wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych lub też zespół, w którym Komisja uczestniczy zgodnie z art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do organu Unii, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że zarząd, lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza, postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów. W przypadkach przedłożonych przez organy Unii w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych powołanego przez Komisję lub zespołu, w którym Komisja uczestniczy, wchodzi jeden pracownik organu Unii.

Na podstawie opinii zespołu, o którym mowa w akapicie pierwszym, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub obowiązku zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół rozpozna problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora, zespół przesyła ją zarządowi oraz audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się, nie odnosząc się przy tym do konkretnych danych, do opinii zespołu w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i wskazuje, jakie działania następcze zostały podjęte.

6. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł organ Unii w wyniku poważnego uchybienia ze strony takiego pracownika w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem. Organ właściwy do mianowania podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym dotyczących spraw dyscyplinarnych.

Sekcja 3

Zasady mające zastosowanie do księgowych oraz administratorów rachunków zaliczkowych

Artykuł 55

Zasady mające zastosowanie do księgowych

Księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Księgowy może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:

a) doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;

b) dokonanie nieuprawnionej zmiany na rachunkach bankowych lub pocztowych rachunkach przelewowych (giro);

c) odzyskanie należności lub dokonanie płatności kwot niezgodnych z nakazami odzyskania środków lub zleceniami płatniczymi;

d) niedokonanie poboru należnych dochodów.

Artykuł 56

Zasady mające zastosowanie do administratorów rachunków zaliczkowych

Administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Administrator rachunków zaliczkowych może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:

a) doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;

b) nieprzedstawienie właściwych dokumentów potwierdzających dotyczących dokonywanych przez niego płatności;

c) dokonanie płatności na rzecz osób innych niż uprawnione do otrzymania takich płatności;

d) niedokonanie poboru należnych dochodów.

ROZDZIAŁ 4

Operacje po stronie dochodów

Artykuł 57

Wniosek o płatność

Organ Unii przedstawia Komisji wnioski o płatności całości lub części wkładu unijnego na podstawie art. 19 ust. 6 zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.

Artykuł 58

Postępowanie w odniesieniu do odsetek

Odsetki uzyskane z tytułu funduszy przekazanych organowi Unii przez Komisję za pośrednictwem wkładu finansowego nie są należne budżetowi.

Artykuł 59

Prognoza należności

1. Kiedy urzędnik zatwierdzający dysponuje wystarczającymi i wiarygodnymi informacjami na temat środka lub sytuacji, które mogą doprowadzić do powstania kwoty należnej organowi Unii, sporządza prognozę należności.

2. Urzędnik zatwierdzający dokonuje korekty prognozy należności, gdy tylko uzyska wiedzę o zdarzeniu skutkującym zmianą środka lub sytuacji, które były podstawą sporządzenia prognozy.

Sporządzając nakaz odzyskania środków w odniesieniu do środka lub sytuacji, na podstawie których wcześniej sporządzono prognozę należności, urzędnik zatwierdzający odpowiednio koryguje tę prognozę.

Jeżeli nakaz odzyskania środków sporządza się na taką samą kwotę jak w pierwotnej prognozie, prognozę tę obniża się do zera.

Artykuł 60

Ustalanie należności

1. Ustalanie należności to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:

a) sprawdza istnienie długu;

b) określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu;

c) sprawdza warunki, zgodnie z którymi dług jest wymagalny.

2. Wszelkie należności uznane za pewne, o określonej wartości i wymagalne są ustalane nakazem odzyskania środków przekazywanym księgowemu, a następnie notą debetową przesyłaną dłużnikowi, przy czym oba te dokumenty sporządza urzędnik zatwierdzający.

3. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.

4. Za każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie ustanowionym w nocie debetowej nalicza się odsetki zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012.

5. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo. Ustalenie tymczasowe obejmuje odzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie. Przed końcem roku budżetowego urzędnik zatwierdzający zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, by odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.

Artykuł 61

Zezwolenie na odzyskanie środków

Zezwolenie na odzyskanie środków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu, wystawiając nakaz odzyskania środków, odzyskanie kwoty należnej ustalonej przez tego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 62

Zasady dotyczące odzyskiwania środków

1. Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na należne kwoty należycie ustalone przez urzędnika zatwierdzającego. Księgowy z należytą starannością zapewnia pobór dochodów organu Unii i ochronę jego praw.

2. Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności, przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez kompensację oraz – jeżeli nie jest to możliwe – egzekucję należności.

3. Księgowy odzyskuje środki przez kompensowanie roszczeń organu Unii wobec dłużnika z roszczeniami dłużnika wobec organu Unii. Roszczenia te muszą być pewne, o określonej wartości i wymagalne.

4. Jeżeli urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu musi być uzasadniona. Urzędnik zatwierdzający może delegować uprawnienia związane z decyzją o odstąpieniu wyłącznie w przypadku kwot należności poniżej 5 000 EUR.

Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.

5. Urzędnik zatwierdzający anuluje ustaloną należność w części lub w całości, jeżeli w następstwie wykrycia błędu okazuje się, że należność nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie dokonywane jest na podstawie decyzji urzędnika zatwierdzającego oraz jest odpowiednio uzasadnione.

Artykuł 63

Formalności związane z poborem

1. Po faktycznym odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia urzędnika zatwierdzającego.

2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu wydaje się pokwitowanie.

3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.

Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.

Artykuł 64

Dodatkowy termin płatności

1. Księgowy we współpracy z urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin płatności, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy procentowej określonej w art. 83 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;

b) w celu ochrony praw organu Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego organu Unii.

Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, zatwierdzoną przez księgowego organu Unii.

2. W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.

Artykuł 65

Wykaz należności

1. Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających odzyskaniu. Należności organu Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje także decyzje o odstąpieniu bądź częściowym odstąpieniu od odzyskania ustalonych należności. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez organ Unii sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.

2. Organ Unii ustanawia wykaz swoich należności, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem sądu (res iudicata) i w których w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. To samo dotyczy danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalny tytuł wskazuje jedną lub więcej osób fizycznych.

Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności organu Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.

Artykuł 66

Okres przedawnienia

Okres przedawnienia kwot należnych organowi Unii od osób trzecich oraz kwot należnych osobom trzecim od organu Unii wynosi pięć lat.

Artykuł 67

Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności

W przypadku gdy organ Unii pobiera opłaty i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności sporządzany jest na początku każdego roku budżetowego.

W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są wyłącznie na podstawie przepisów prawnych lub decyzji zarządu, urzędnik zatwierdzający po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia nakazu odzyskania środków i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności organu Unii. Księgowy prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu organu Unii z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.

W przypadku gdy organ Unii stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.

Organ Unii świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych wyłącznie wówczas, jeśli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. W wyjątkowych okolicznościach usługi mogą być jednak świadczone bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności. W przypadkach gdy usługa świadczona jest bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności, stosuje się art. 60–66.

ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 68

Decyzja w sprawie finansowania

1. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.

2. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków poprzedzone są decyzją w sprawie finansowania.

3. Roczny program prac organu Unii odpowiada decyzji finansowej dotyczącej czynności, które program ten obejmuje, pod warunkiem że elementy określone w art. 32 ust. 3 są precyzyjnie opisane.

4. Środki na wydatki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.

Artykuł 69

Rodzaje zobowiązań

1. Zobowiązanie budżetowe to operacja polegająca na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia płatności dokonywanych następnie w celu wywiązania się ze zobowiązań prawnych.

2. Zobowiązanie prawne to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zaciąga lub stwierdza zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie finansowe.

3. Zobowiązania budżetowe należą do jednej z trzech poniższych kategorii:

a) indywidualne: zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są znane;

b) globalne: zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny, gdy co najmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany;

c) tymczasowe: zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota, ani końcowi odbiorcy płatności nie są ostatecznie znane.

Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do kolejnych płatności lub, w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.

4. Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt założycielski lub akt podstawowy lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.

Artykuł 70

Zasady mające zastosowanie do zobowiązań

1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet organu Unii, urzędnik zatwierdzający musi zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne wobec osób trzecich.

2. Obowiązek zaciągnięcia zobowiązania budżetowego przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego przewidziany w ust. 1 nie ma zastosowania do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez organ Unii.

3. Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiadających im indywidualnych zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku N+1.

Z zastrzeżeniem art. 69 ust. 4 i art. 87 ust. 2 indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągane są do dnia 31 grudnia roku N.

Pod koniec okresów, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim, urzędnik zatwierdzający umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych.

Kwota każdego indywidualnego zobowiązania prawnego przyjętego w następstwie globalnego zobowiązania budżetowego jest przed podpisaniem ujmowana przez urzędnika zatwierdzającego na kontach budżetowych i w globalnym zobowiązaniu budżetowym.

4. Ostateczny termin wykonania zobowiązań budżetowych i prawnych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy po terminie, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, zostają umorzone zgodnie z art. 16.

Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności w rozumieniu art. 75 w ciągu dwóch lat od podpisania zobowiązania prawnego, zostaje umorzona, z wyjątkiem przypadku, gdy kwota ta wynika ze spraw będących przedmiotem sporu przed sądami lub organami arbitrażowymi lub gdy w aktach podstawowych określono przepisy szczegółowe.

Artykuł 71

Weryfikacje mające zastosowanie do zobowiązań

1. Przyjmując zobowiązanie budżetowe, urzędnik zatwierdzający zapewnia aby:

a) wydatkiem obciążono odpowiednią pozycję w budżecie organu Unii;

b) środki były dostępne;

c) wydatek był zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;

d) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

2. Ujmując zobowiązanie prawne przez potwierdzenie go podpisem własnoręcznym lub elektronicznym, urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby:

a) zobowiązanie to było pokryte odpowiadającym mu zobowiązaniem budżetowym;

b) wydatek był legalny i prawidłowy oraz zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;

c) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

Artykuł 72

Poświadczanie zasadności wydatków

Poświadczanie zasadności wydatków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:

a) sprawdza istnienie należności wobec wierzyciela;

b) określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę roszczenia;

c) sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność stała się wymagalna.

Artykuł 73

Poświadczanie zasadności i forma „dopuszczenia płatności”

1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.

2. Urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.

3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez urzędnika zatwierdzającego.

4. W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis urzędnika zatwierdzającego.

W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 74

Zatwierdzanie wydatków

1. Zatwierdzenie wydatku to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków i przez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność poświadczył urzędnik zatwierdzający.

Jeżeli okresowo dokonywane są płatności z tytułu świadczonych usług, w tym usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, to urzędnik zatwierdzający może, na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu bezpośredniego polecenia zapłaty.

2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 44 ust. 5.

3. W razie potrzeby zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 106 ust. 1.

Artykuł 75

Rodzaje płatności

1. Płatności dokonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami aktu podstawowego lub z zamówieniem lub postanowieniami umowy o udzielenie dotacji; płatność obejmuje co najmniej jedną z następujących operacji:

a) płatność całej kwoty należnej;

b) płatność kwoty należnej na jeden z następujących sposobów: 1) przez zaliczkowanie, które może być podzielone na kilka płatności po podpisaniu zamówienia lub umowy o udzielenie dotacji lub po otrzymaniu powiadomienia o udzieleniu dotacji; 2) przez jedną lub kilka płatności okresowych odpowiadających częściowemu wykonaniu działania; 3) przez płatność salda kwot należnych, jeżeli działanie zostało w pełni wykonane.

Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.

Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione w związku z wykonaniem umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.

Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.

2. W momencie dokonywania każdej z płatności w rachunkowości budżetowej dokonuje się rozróżnienia na poszczególne rodzaje płatności, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 76

Płatność ograniczona do dostępnych środków

Księgowy realizuje wydatki w granicach dostępnych środków.

Artykuł 77

Terminy

Realizacja wydatków dokonywana jest zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012 oraz w terminach w nich określonych.

ROZDZIAŁ 6

Systemy informatyczne

Artykuł 78

Zarządzanie operacjami przy użyciu systemów elektronicznych

Jeżeli do zarządzania operacjami po stronie dochodów i wydatków wykorzystuje się systemy komputerowe, to podpisy na dokumentach można składać z wykorzystaniem procedur skomputeryzowanych lub elektronicznych.

Artykuł 79

e-Administracja

Organ Unii ustanawia i stosuje jednolite normy elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w procedurach udzielania zamówień i udzielania dotacji. W szczególności w jak największym zakresie opracowują oni i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur udzielania dotacji i udzielania zamówień i wyznaczają w tym celu jeden elektroniczny obszar wymiany danych dla wnioskodawców, kandydatów i oferentów.

Artykuł 80

Dobra administracja

1. Urzędnik zatwierdzający podaje niezwłocznie do publicznej wiadomości informacje o konieczności przedstawienia dowodów lub dokumentacji, ich formie i wymaganej treści, a w stosownych przypadkach także o orientacyjnym terminie ukończenia procedury udzielania dotacji lub zamówienia

2. Jeżeli z powodu oczywistego błędu pisarskiego popełnionego przez wnioskodawcę lub oferenta wnioskodawca lub oferent nie przedstawił dowodów lub nie złożył oświadczeń, komitet oceniający lub – w stosownych przypadkach – urzędnik zatwierdzający zwraca się do wnioskodawcy lub oferenta o dostarczenie brakujących informacji lub wyjaśnienie dokumentów potwierdzających, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków. Tego rodzaju informacje lub wyjaśnienia nie mogą zasadniczo zmieniać wniosku ani warunków oferty.

Artykuł 81

Wskazanie środków odwoławczych

Jeżeli decyzja podjęta zgodnie z procedurą przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa wnioskodawcy lub oferenta, beneficjenta lub wykonawcy, to wskazuje się w nim dostępne administracyjne lub sądowe środki odwoławcze umożliwiające zaskarżenie tego aktu.

W szczególności wskazuje się charakter odwołania, organ lub organy, do których można wnieść odwołanie, a także terminy składania odwołań.

ROZDZIAŁ 7

Audytor wewnętrzny

Artykuł 82

Powołanie audytora wewnętrznego oraz jego uprawnienia i obowiązki

1. Organ Unii ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

2. Funkcja audytu wewnętrznego wykonywana jest przez wewnętrznego audytora Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy organu Unii ani Komisji

3. Audytor wewnętrzny doradza organowi Unii w kwestii postępowania w obszarach ryzyka, wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zalecenia służące poprawie warunków wykonywania operacji oraz propagowania należytego zarządzania finansami.

Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:

a) ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;

b) ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu organu Unii.

4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu Unii. Audytor wewnętrzny korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę skonsolidowane sprawozdanie roczne urzędnika zatwierdzającego i wszelkie inne określone informacje.

6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.

Audytor wewnętrzny składa sprawozdanie również w każdym z następujących przypadków:

— gdy nie podjęto żadnych działań w odniesieniu do najpoważniejszych zagrożeń oraz zaleceń,

— gdy istnieją poważne opóźnienia w realizacji zaleceń z lat poprzednich.

Zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza analizuje informacje, o których mowa w art. 47 ust. 1 lit. a), oraz sprawdza, czy zalecenia zostały w pełni i terminowo wdrożone.

7. Organ Unii udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.

8. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.

Artykuł 83

Niezależność audytora wewnętrznego

Niezależność audytora wewnętrznego, jego odpowiedzialność za działania podjęte w ramach wykonywania swoich obowiązków oraz prawo audytora wewnętrznego do wniesienia sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej są określone zgodnie z art. 100 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

Artykuł 84

Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego

1. Zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza mogą ustanowić, z należytym uwzględnieniem opłacalności oraz wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wykonuje swoje funkcje zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.

Cel, zakres kompetencji oraz odpowiedzialność jednostki audytu wewnętrznego określone są w karcie służby audytu wewnętrznego i podlegają zatwierdzeniu przez zarząd lub, – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – przez radę wykonawczą.

Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka w organie Unii.

Plan jest weryfikowany i zatwierdzany przez zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – przez radę wykonawczą.

Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.

2. W przypadku gdy jednostka audytu wewnętrznego jednego z organów Unii nie jest opłacalna lub nie jest w stanie wykonywać swoich funkcji zgodnie ze standardami międzynarodowymi, organ Unii może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu Unii prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.

W takich przypadkach zarząd lub – jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim – rada wykonawcza przedmiotowych organów Unii uzgadniają praktyczne metody wykonania zadań wspólnej jednostki audytu wewnętrznego.

3. Organy kontroli wew