PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 182/3

AKT WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO EUROJUSTU

z dnia 23 czerwca 2009 r.

ustanawiający jego regulamin

(Przyjęty jednomyślnie na posiedzeniu plenarnym Wspólnego Organu Nadzorczego Eurojustu w dniu 23 czerwca 2009 r.)

2010/C 182/03

WSPÓLNY ORGAN NADZORCZY,

uwzględniając decyzję Rady z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiającą Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością (zwaną dalej „decyzją o Eurojuście”) (1), ostatnio zmienioną w dniu 16 grudnia 2008 r. (2), a zwłaszcza jej art. 23,

uwzględniając wymóg, by osoby mianowane przez państwa członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 decyzji o Eurojuście przyjęły regulamin Wspólnego Organu Nadzorczego,

PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN:

TYTUŁ I

ZADANIA I UPRAWNIENIA WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO

Artykuł 1

Zadania

Wspólny Organ Nadzorczy wykonuje zadania określone w art. 17 ust. 4 lit. b), art. 19 ust. 8 oraz art. 23 ust. 1 i 7 decyzji o Eurojuście.

Artykuł 2

Uprawnienia

1. Podczas wykonywania swoich zadań Wspólny Organ Nadzorczy dysponuje uprawnieniami przewidzianymi w decyzji o Eurojuście.

2. W szczególności Wspólny Organ Nadzorczy jest uprawniony do uzyskiwania informacji od Eurojustu, do otrzymywania pełnego dostępu do wszystkich dokumentów Eurojustu – przechowywanych w wersji czy to papierowej, czy to elektronicznej – oraz do otrzymywania swobodnego dostępu do wszystkich pomieszczeń Eurojustu niezależnie od pory. Uprawnienie to obejmuje także informacje o sprzęcie komputerowym i oprogramowaniu oraz dostęp do tego sprzętu i oprogramowania, ilekroć jest to potrzebne Wspólnemu Organowi Nadzorczemu do wykonywania zadań. Kwestie szczegółowe mogą zostać określone w porozumieniach między Wspólnym Organem Nadzorczym a Kolegium Eurojustu.

TYTUŁ II

REGULAMIN WSPÓLNEGO ORGANU NADZORCZEGO

Artykuł 3

Skład

1. Wspólny Organ Nadzorczy ma skład zgodny z art. 23 ust. 1–5 decyzji o Eurojuście.

2. Sędzia mianowany przez państwo członkowskie staje się stałym członkiem, jeżeli zostanie wybrany na posiedzeniu plenarnym osób mianowanych przez państwa członkowskie zgodnie z ust. 1, i pozostaje stałym członkiem przez okres trzech lat. Co roku w drodze tajnego głosowania odbywają się wybory jednego stałego członka Wspólnego Organu Nadzorczego. Wspólnemu Organowi Nadzorczemu przewodniczy członek, który rozpoczął trzeci – licząc od wyborów – rok pełnienia swojej funkcji. Stali członkowie mogą zostać wybrani na kolejną kadencję.

3. Osoby mianowane, które chcą zostać wybrane, przedstawiają swoją kandydaturę na piśmie sekretariatowi Wspólnego Organu Nadzorczego dziesięć dni przed posiedzeniem, na którym ma się odbyć wybór. Jeżeli do wyborów nie stanęli żadni kandydaci, za wybraną(-e) zostaje(-ą) uznana(-e) mianowana(-e) osoba(-y) o najdłuższym stażu, o ile przed kolejnym posiedzeniem plenarnym nie zgłosi(-szą) się inny(-i) kandydat(-ci) na jej (ich) miejsce. Jeżeli się zgłosi(-szą), wszczęta zostaje pisemna procedura zgodnie z art. 6 ust. 7 niniejszego regulaminu, a nowo wybrany członek przejmuje funkcje od mianowanej osoby o najdłuższym stażu i pełni je przez resztę kadencji. Jeżeli przed kolejnym posiedzeniem plenarnym żadna mianowana osoba nie zgłosi swojej kandydatury, mianowana osoba o najdłuższym stażu pozostaje członkiem Wspólnego Organu Nadzorczego do końca kadencji. Mianowane osoby, które nie zgłosiły swojej kandydatury, mogą zostać wybrane w tym trybie najwyżej jednokrotnie. Jeżeli mianowana osoba o najdłuższym stażu odsłużyła już jedną kadencję jako członek Wspólnego Organu Nadzorczego, a nie zgłosili się żadni kandydaci, za wybranego zostaje uznany kolejny co do długości stażu kandydat.

4. Członkowie Wspólnego Organu Nadzorczego są niezależni, nie są związani niczyimi poleceniami w wykonywaniu swoich obowiązków i podlegają jedynie prawu. W szczególności nie mogą być równocześnie członkami innego organu utworzonego na mocy decyzji o Eurojuście ani nie mogą należeć do personelu Eurojustu.

5. Członek Wspólnego Organu Nadzorczego Eurojustu, który w wyjątkowych okolicznościach nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może wyznaczyć jako zastępcę osobę spełniającą kryteria art. 23 ust. 1 decyzji o Eurojuście. Prawa i obowiązki, które członkowie otrzymują na mocy niniejszego regulaminu, mają pełne zastosowanie do ich zastępców.

6. Osoba znajdująca się w sytuacji konfliktu interesów informuje o zachodzącym konflikcie i nie uczestniczy w dyskusji ani w podejmowaniu decyzji co do danej kwestii. W razie konieczności osobę taką członkowie uczestniczący w posiedzeniu mogą jednomyślnie wykluczyć w drodze tajnego głosowania. Przed wykluczeniem należy wysłuchać jej racji, ale nie zezwala się jej na udział w podejmowaniu decyzji. Jeżeli osoba taka nie uczestniczy w dyskusji lub zostaje z niej wykluczona, zastępuje ją jej zastępca.

Artykuł 4

System przejściowy

1. Aby móc rozpocząć działalność w trybie określonym w art. 23 ust. 3 zmienionej decyzji o Eurojuście, osoby mianowane przez państwa członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 organizują na swoim pierwszym posiedzeniu plenarnym po wejściu tej decyzji w życie wybory trojga członków. Troje wybranych członków zajmuje miejsce trojga członków urzędującej wtedy trójki.

2. Mianowane osoby, które chcą zostać wybrane, przedstawiają swoją kandydaturę na piśmie sekretariatowi Wspólnego Organu Nadzorczego dziesięć dni przed posiedzeniem, na którym ma się odbyć wybór. Stałymi członkami zostaje troje kandydatów, którzy uzyskali najwięcej głosów.

3. Osoba, która uzyskała najwięcej głosów, zostaje członkiem na trzy lata i w trzecim roku kadencji pełni funkcję przewodniczącego; osoba druga pod względem liczby uzyskanych głosów zostaje członkiem na dwa lata i w drugim roku kadencji pełni funkcję przewodniczącego; natomiast osoba trzecia pod względem liczby uzyskanych głosów zostaje członkiem na jeden rok i w tym roku pełni funkcję przewodniczącego.

4. Po pierwszej rundzie wybory organizuje się co roku zgodnie z art. 3 ust. 2 i 3 niniejszego regulaminu, aby co roku wymieniać jednego członka.

Artykuł 5

Przewodniczący

1. Funkcja przewodniczącego Wspólnego Organu Nadzorczego jest sprawowana zgodnie z art. 23 ust. 3 decyzji o Eurojuście.

2. Przewodniczący reprezentuje Wspólny Organ Nadzorczy i prowadzi jego posiedzenia. Czuwa nad sprawnym przebiegiem jego prac. Zwołuje posiedzenia Wspólnego Organu Nadzorczego, określając ich miejsce, datę i godzinę. Otwiera i zamyka posiedzenia. Przygotowuje wstępny porządek posiedzeń i zapewnia realizację decyzji Wspólnego Organu Nadzorczego.

3. Pod nieobecność przewodniczącego jego funkcje sprawuje członek Wspólnego Organu Nadzorczego mający w nim najdłuższy staż.

4. Do przygotowania swoich prac nad konkretnym zagadnieniem Wspólny Organ Nadzorczy może na wniosek przewodniczącego wyznaczyć jednego ze swoich członków na sprawozdawcę. W pilnych sprawach sprawozdawcę może wyznaczyć sam przewodniczący z mocy swojego urzędu. Wtedy przewodniczący powiadamia o tym bezzwłocznie członków Wspólnego Organu Nadzorczego.

5. Do uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnego Organu Nadzorczego można zapraszać kolegium Eurojustu, pracowników Eurojustu oraz inne osoby.

Artykuł 6

Metody pracy

1. Wspólny Organ Nadzorczy odbywa posiedzenia zgodnie z art. 23 ust. 1 decyzji o Eurojuście. Przewodniczący Eurojustu, kolegium, dyrektor administracyjny oraz funkcjonariusz ds. ochrony danych mają prawo proponować punkty porządku posiedzeń.

2. Poza sytuacjami, które przewodniczący Wspólnego Organu Nadzorczego uzna za pilne, zawiadomienie o posiedzeniu wysyła się odpowiednio wcześnie, by do adresata dotarło przynajmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Zawiadomieniu towarzyszą wstępny porządek posiedzenia oraz potrzebne dokumenty, o ile charakter tych dokumentów na to pozwala. Ostateczny porządek posiedzenia zostaje przyjęty na początku każdego posiedzenia.

3. Kworum na posiedzeniu Wspólnego Organu Nadzorczego stanowi przynajmniej dwoje stałych członków. Decyzje zapadają zgodnie z art. 23 ust. 6 decyzji o Eurojuście.

4. Zgodnie z art. 23 ust. 11 decyzji o Eurojuście posiedzenia Wspólnego Organu Nadzorczego są niejawne.

5. Obradując, Wspólny Organ Nadzorczy opiera się na dokumentach i projektach sporządzonych w jednym z urzędowych języków jego członków. Niemniej każdy członek ma prawo wystąpić o tłumaczenie na swój język ojczysty.

6. Wspólny Organ Nadzorczy utrzymuje w stosownych przypadkach kontakt z działającym w Eurojuście funkcjonariuszem ds. ochrony danych.

7. Wspólny Organ Nadzorczy może podejmować decyzje w trybie pisemnym, o ile tryb ten zatwierdzili wszyscy jego członkowie. W pilnych sprawach przewodniczący ma prawo samodzielnie wszcząć procedurę pisemną. W obu przypadkach przewodniczący przekazuje członkom Wspólnego Organu Nadzorczego projekt decyzji. Jeżeli w terminie określonym przez przewodniczącego lub w terminie przynajmniej 14 dni od otrzymania projektu decyzji członkowie nie zgłoszą wobec niego sprzeciwu, projekt uznaje się za przyjęty. Jeżeli w terminie pięciu dni roboczych od otrzymania projektu decyzji członek wystąpi o ustną dyskusję Wspólnego Organu Nadzorczego nad nim, procedura pisemna zostaje przerwana.

Artykuł 7

Kontrole na miejscu i eksperci

1. Zgodnie z art. 23 ust. 1 decyzji o Eurojuście Wspólny Organ Nadzorczy może dokonywać kontroli ochrony danych w Eurojuście.

2. Do przeprowadzenia kontroli Wspólny Organ Nadzorczy może wyznaczyć co najmniej jednego z członków. Wyznaczonych członków mogą wspomagać eksperci zależnie od uznania Wspólnego Organu Nadzorczego. Eksperci pochodzą z krajowych organów nadzorczych lub agencji rządowych, o ile eksperci tacy są dostępni. Wszyscy eksperci muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa mające zastosowanie na mocy ich prawa krajowego i odnośnych przepisów Eurojustu.

3. Wspólny Organ Nadzorczy i jego sekretariat mogą korzystać z fachowej wiedzy sekretariatu utworzonego decyzją Rady 2000/641/WSiSW (3).

4. Jeżeli przewodniczący uzna sprawę za pilną, może samodzielnie wyznaczyć odnośnych członków i ekspertów z mocy swojego urzędu. Wtedy przewodniczący powiadamia o tym bezzwłocznie członków Wspólnego Organu Nadzorczego.

5. Członkowie Wspólnego Organu Nadzorczego wyznaczeni do przeprowadzenia kontroli zdają mu sprawozdanie z wyników swojej pracy.

Artykuł 8

Postępowanie w przypadku naruszeń

Jeżeli Wspólny Organ Nadzorczy stwierdzi, że nastąpiło naruszenie przepisów decyzji o Eurojuście pod względem przechowywania, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych, informuje o tym Eurojust i żąda odpowiedzi w określonym terminie. Niewykonanie decyzji, którą Wspólny Organ Nadzorczy podjął zgodnie z niniejszym regulaminem, traktuje się jako naruszenie decyzji o Eurojuście. Decyzje Wspólnego Organu Nadzorczego są dla Eurojustu ostateczne i wiążące.

Artykuł 9

Protokoły posiedzeń

Z każdego posiedzenia Wspólnego Organu Nadzorczego sporządza się protokół. Projekt protokołu zostaje sporządzony przez sekretariat pod kierunkiem przewodniczącego i przedstawiony Wspólnemu Organowi Nadzorczemu do przyjęcia na kolejnym posiedzeniu. Każdy uczestnik ma prawo zaproponować zmiany do projektu protokołu.

Artykuł 10

Sprawozdanie z działalności

1. Wspólny Organ Nadzorczy przedstawia Radzie roczne sprawozdanie z działalności zgodnie z art. 23 ust. 12 decyzji o Eurojuście. W pierwszym półroczu każdego roku sporządza się sprawozdanie za rok poprzedni. Przynajmniej miesiąc przed tym, zanim sprawozdanie z działalności zostanie przekazane Radzie, Eurojust ma możliwość wydania opinii, którą załącza się do sprawozdania.

2. Wspólny Organ Nadzorczy decyduje, czy i jak należy opublikować jego sprawozdanie z działalności.

TYTUŁ III

DODATKOWE ZASADY POSTĘPOWANIA DOTYCZĄCE ODWOŁAŃ

Artykuł 11

Zadania Wspólnego Organu Nadzorczego

1. Wspólny Organ Nadzorczy bada odwołania zgodnie z art. 23 ust. 7 decyzji o Eurojuście.

2. Wspólny Organ Nadzorczy podejmuje decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 12

Członkowie ad hoc

1. Jeżeli we Wspólnym Organie Nadzorczym nie jest reprezentowany żaden członek z państwa członkowskiego, z którego pochodzą dane osobowe będące przedmiotem odwołania, osoba mianowana przez to państwo członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1–3 decyzji o Eurojuście staje się sędzią ad hoc we Wspólnym Organie Nadzorczym na czas badania danego odwołania.

2. Prawa i obowiązki, które członkowie otrzymują na mocy niniejszego regulaminu, mają pełne zastosowanie do członków ad hoc.

Artykuł 13

Reprezentowanie

Odwołującego się może wspomagać lub reprezentować prawnik lub inny doradca. Wspólny Organ Nadzorczy może danego prawnika lub doradcę wykluczyć z postępowania, jeżeli dopuścił się on poważnych uchybień. Jeżeli prawnik lub doradca zostaną wykluczeni, przewodniczący wyznacza danej stronie termin pozwalający jej wskazać innego prawnika lub doradcę; do upływu terminu postępowanie zostaje zawieszone. Na żądanie Wspólnego Organu Nadzorczego prawnik lub doradca przedstawiają stosowne pełnomocnictwo otrzymane od odwołującego się.

Artykuł 14

Języki

1. Postępowanie prowadzi się w jednym z urzędowych języków instytucji Unii Europejskiej. Odwołujący się wybiera język urzędowy, w którym ma się toczyć procedura. Języka procedury używa się w wypowiedziach ustnych i w pisemnych dokumentach stron oraz w protokołach i decyzjach Wspólnego Organu Nadzorczego.

2. Dokumentom sporządzonym w języku innym niż język postępowania towarzyszy tłumaczenie na język postępowania. Jeżeli dokumenty mają znaczną długość, przedstawione tłumaczenie może ograniczać się do fragmentów lub streszczeń. Wspólny Organ Nadzorczy może w każdej chwili z mocy swojego urzędu lub na wniosek strony zażądać pełnego tłumaczenia.

3. W razie konieczności każdemu członkowi Wspólnego Organu Nadzorczego i stronom zapewnia się tłumaczenie ustne i pisemne. Decyzje Wspólnego Organu Nadzorczego tłumaczy się na wszystkie urzędowe języki instytucji Unii Europejskiej.

4. Jeżeli odwołującemu się nie jest znany żaden z urzędowych języków instytucji Unii Europejskiej, może on złożyć odwołanie w innym języku. Odwołujący się ma obowiązek przedstawić streszczenie w jednym z języków urzędowych. Przewodniczący lub sprawozdawca dopilnowują tłumaczenia odwołania na wybrany język.

Artykuł 15

Wszczęcie procedury

1. Odwołanie składa się w formie pisemnej skargi w sekretariacie Wspólnego Organu Nadzorczego w terminie 30 dni od otrzymania decyzji Eurojustu.

2. Odwołujący się przedstawia podstawy skargi. Musi jednoznacznie określić, kto składa skargę, dlaczego i na jakiej podstawie. Skardze towarzyszą wszelkie dostępne dokumenty uzupełniające. Odwołujący się może w każdej chwili wycofać swoje odwołanie.

3. Otrzymanie odwołania sekretariat potwierdza w terminie czterech tygodni i informuje ogólnie o toku procedury.

4. Jeżeli odwołanie nie spełnia wymogów, sekretariat występuje do odwołującego się o uzupełnienie wszelkich braków w terminie czterech tygodni.

5. Odwołania, które nie spełniają wymogów, są odrzucane przez Wspólny Organ Nadzorczy na wniosek przewodniczącego lub sprawozdawcy.

Artykuł 16

Wstępne rozpatrzenie

1. Jeżeli odwołanie spełnia wymogi, zostaje ono rozpatrzone przez Wspólny Organ Nadzorczy.

2. Kopię odwołania przekazuje się Eurojustowi, by w terminie czterech tygodni przedstawił swoje uwagi, przy czym możliwe jest przedłużenie tego terminu o kolejne dwa tygodnie.

3. Wspólny Organ Nadzorczy może zwrócić się do kolegium Eurojustu o wyznaczenie reprezentanta do postępowania odwoławczego. O tej decyzji poinformowany zostaje odwołujący się. Odnośni członkowie krajowi otrzymują kopię uwag odwołującego się, tak by mogli w terminie czterech tygodni przedstawić swoje uwagi, przy czym możliwe jest przedłużenie tego terminu o kolejne dwa tygodnie.

4. Gdy dotrą odnośne uwagi lub gdy upłyną wskazane terminy, Wspólny Organ Nadzorczy w terminie kolejnych trzech miesięcy zajmuje się odwołaniem.

Artykuł 17

Informacje dodatkowe

1. Wspólny Organ Nadzorczy może zażądać informacji, dowodów lub uwag od odwołującego się, Eurojustu lub innego dowolnego organu. Strony mają prawo przedstawiać Wspólnemu Organowi Nadzorczemu propozycje co do gromadzenia dowodów lub zażądać dopuszczenia dowodu. Wspólny Organ Nadzorczy rozpatruje te propozycje oraz decyduje o dopuszczeniu dowodu zależnie od stopnia, w jakim jest on konieczny do analizy sprawy.

2. Wspólny Organ Nadzorczy może także zdecydować, że przeprowadzi dochodzenie na miejscu w Eurojuście. Zastosowanie ma analogicznie art. 6. W takim przypadku odwołującego się lub jego doradcę informuje się o wynikach dochodzenia.

Artykuł 18

Dostęp do akt postępowania

1. Wszystkie strony mają wedle swojego życzenia dostęp do akt postępowania, a od sekretariatu Wspólnego Organu Nadzorczego żądają, by na ich koszt dostarczył im fragmentów lub fotokopii tych akt. Dostępu odmawia się, jeżeli zachodzi jedna z podstaw odmowy określona w art. 19 ust. 4 decyzji o Eurojuście lub jeżeli jest to konieczne do ochrony praw i swobód stron trzecich.

2. Eurojust może określić, których z dostarczanych przez niego informacji nie należy udostępniać odwołującemu się, oraz podaje powody takiego ograniczenia. Wspólny Organ Nadzorczy może zażądać podania dodatkowych powodów. Odnośne informacje pozostają niejawne, o ile Wspólny Organ Nadzorczy uzna słuszność podanych powodów. Wspólny Organ Nadzorczy może postanowić inaczej jedynie wtedy, gdy nie otrzyma racjonalnych powodów. W takim przypadku Wspólny Organ Nadzorczy może zażądać, aby odwołującemu się udostępniono streszczenie lub aby przekazano mu określone informacje.

Artykuł 19

Przesłuchanie

1. Na swoje życzenie strony zostają przesłuchane przez Wspólny Organ Nadzorczy. Wspólny Organ Nadzorczy w należyty sposób informuje strony o ich prawie do zażądania przesłuchania. Z prawa tego korzysta się w trybie pisemnym. Wspólny Organ Nadzorczy może postanowić przeprowadzić ustne przesłuchanie na życzenie jednej ze stron postępowania, o ile uzna to za konieczne do analizy sprawy. Wspólny Organ Nadzorczy w należyty sposób informuje strony o przysługującym prawie do zażądania ustnego przesłuchania. O przesłuchaniu ustnym wszystkie strony zostają poinformowane odpowiednio wcześnie i wszystkie mają prawo do obecności.

2. Przesłuchanie ustne odbywa się publicznie, chyba że z mocy swojego urzędu lub na wniosek którejkolwiek ze stron Wspólny Organ Nadzorczy postanowi całkowicie lub częściowo wykluczyć obecność publiczności, jeżeli leży to w interesie bezpieczeństwa publicznego – zwłaszcza z powodów, o których mowa w art. 19 ust. 4 decyzji o Eurojuście – lub służy ochronie prywatności jakiejś osoby lub – w wyjątkowych okolicznościach w zakresie uznanym przez Wspólny Organ Nadzorczy za ściśle niezbędny – jeżeli upublicznienie przesłuchania spowodowałoby zakłócenie prawidłowego rozpoznania odwołania. Jeżeli Eurojust zażąda wykluczenia publiczności z postępowania, Wspólny Organ Nadzorczy może postanowić inaczej tylko wtedy, gdy nie zachodzą powody określone w zdaniu pierwszym.

3. Wspólny Organ Nadzorczy może z własnej inicjatywy lub na życzenie którejkolwiek strony postanowić ją przesłuchać bez obecności pozostałych stron, jeżeli tego wymaga właściwe funkcjonowanie Eurojustu, bezpieczeństwo państwa członkowskiego lub interes odwołującego się czy strony trzeciej. Strony nieobecne są informowane o postępowaniu toczącym się pod ich nieobecność.

Artykuł 20

Przesłuchiwanie świadków i ekspertów

1. Wspólny Organ Nadzorczy może z własnej inicjatywy lub na życzenie którejkolwiek strony postanowić, że przesłucha świadków. O przesłuchaniu informuje się w odpowiednim czasie wszystkie strony i wszystkich świadków. Zastosowanie ma również art. 19 ust. 2 i 3.

2. Świadkowie powiadomieni przez Wspólny Organ Nadzorczy mają prawo otrzymać zwrot kosztów podróży i zakwaterowania zgodnie z odnośnym przepisem mającym zastosowanie do personelu Eurojustu, mają też prawo otrzymać rekompensatę z tytułu utraty zarobku, o ile Wspólny Organ Nadzorczy uzna to za sprawiedliwe. Mogą otrzymać konieczne zaliczki.

3. Członkowie Wspólnego Organu Nadzorczego mogą zadawać świadkom pytania. Strony mogą zadawać świadkom pytania za zgodą przewodniczącego. Przed przesłuchaniem przewodniczący przypomina świadkom o obowiązku mówienia prawdy. Świadek ma prawo odmówić udzielenia odpowiedzi na pytanie.

4. Wspólny Organ Nadzorczy może wyznaczyć eksperta oraz określić jego mandat i wynagrodzenie. Wspólny Organ Nadzorczy może postanowić przesłuchać eksperta. W takich przypadkach zastosowanie mają zasady dotyczące przesłuchiwania świadków.

Artykuł 21

Oświadczenia końcowe

Przed podjęciem ostatecznej decyzji Wspólny Organ Nadzorczy zwraca się do wszystkich stron o złożenie oświadczeń końcowych.

Artykuł 22

Protokół postępowania odwoławczego

1. Wspólny Organ Nadzorczy prowadzi protokół postępowania odwoławczego odzwierciedlający przebieg każdego przesłuchania i wypowiedzi dokonane w jego trakcie. Strony mogą wystąpić o całkowite lub częściowe ujęcie niektórych dokumentów lub wypowiedzi w protokole. Protokół zostaje podpisany przez przewodniczącego, przekazany stronom i włączony do akt sprawy. W przypadkach, o których mowa w art. 19 ust. 2 lub art. 20 ust. 1, Wspólny Organ Nadzorczy ustala ograniczenia.

2. Artykuł 9 ma także zastosowanie do wszystkich posiedzeń Wspólnego Organu Nadzorczego, w których strony nie uczestniczą.

Artykuł 23

Decyzje i poufność

1. Decyzje zapadają zwykłą większością głosów członków obecnych na posiedzeniu, chyba że niniejszy regulamin stanowi inaczej. W razie równej liczby głosów głos decydujący ma przewodniczący. W podejmowaniu ostatecznej decyzji nie mogą uczestniczyć osoby, które nie były obecne podczas ustnego przesłuchania, jeżeli takie się odbyło.

2. Obrady są poufne.

3. W ostatecznej decyzji Wspólnego Organu Nadzorczego można podać imiona i nazwiska stron i ich reprezentantów, imiona i nazwiska członków Wspólnego Organu Nadzorczego uczestniczących w podjęciu decyzji, datę ogłoszenia decyzji, rozstrzygnięcie, streszczenie faktów sprawy oraz uzasadnienie. Ostateczną decyzję przekazuje się stronom i udostępnia publicznie.

Artykuł 24

Powiadamianie

Powiadomienia i inne komunikaty przeznaczone dla stron, świadków i ekspertów są im przekazywane w sposób, który w racjonalnych granicach gwarantuje ich należyte poinformowanie i który w razie konieczności można sprawdzić.

Artykuł 25

Koszty

1. Kwestię kosztów Wspólny Organ Nadzorczy rozstrzyga w swojej ostatecznej decyzji. Postępowanie przed Wspólnym Organem Nadzorczym jest bezpłatne. Jeżeli odwołanie zostaje uznane w całości albo w części, koszty wniesienia odwołania poniesione przez odwołującego się są pokrywane przez Eurojust w stopniu, jaki Wspólny Organ Nadzorczy uzna za sprawiedliwy.

2. Jeżeli odwołujący się nie jest w stanie ponieść całych lub częściowych kosztów postępowania, może w dowolnym momencie wystąpić o pomoc finansową. Jeżeli wystąpi z odnośnym wnioskiem, dołącza do niego dokumentację potwierdzającą jego potrzebę pomocy finansowej. Wspólny Organ Nadzorczy może w dowolnym momencie cofnąć przyznaną pomoc, jeżeli w trakcie postępowania zmienią się okoliczności uzasadniające jej przyznanie. Jeżeli zatwierdzi pomoc, koszty zostaną pokryte ze środków przyznanych w ramach pozycji budżetowej Wspólnemu Organowi Nadzorczemu. Jeżeli jest to sprawiedliwe, ostateczna decyzja może nakazywać stronie zwrócenie przyznanych zaliczek do budżetu Eurojustu. Składając wniosek, odwołujący się wyraża zgodę na pokrycie kosztów, jeżeli tego wymagać będzie od niego ostateczna decyzja.

Artykuł 26

Wymogi rzetelności proceduralnej

W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem Wspólny Organ Nadzorczy postępuje zgodnie z ogólnymi wymogami rzetelności proceduralnej.

TYTUŁ IV

PAŃSTWA/STRONY TRZECIE

Artykuł 27

Sędziowie łącznikowi skierowani przez Eurojust na placówkę do państw trzecich

1. Eurojust regularnie informuje Wspólny Organ Nadzorczy o zamiarze rozpoczęcia negocjacji z państwem trzecim służących temu, by do państwa tego skierować sędziego łącznikowego na placówkę. Wedle własnego uznania Wspólny Organ Nadzorczy przedstawia Eurojustowi swoje uwagi co do tego zamiaru.

2. Aby móc nadzorować zgodnie z art. 27a ust. 5 zmienionej decyzji o Eurojuście działania sędziów łącznikowych skierowanych przez Eurojust na placówkę, Wspólny Organ Nadzorczy otrzymuje także sprawozdania składane przez nich kolegium Eurojustu oraz wszelkie inne istotne informacje.

3. Umowy ze stronami trzecimi co do skierowania sędziów łącznikowych na placówkę w państwie trzecim przewidują prawo Wspólnego Organu Nadzorczego do dostępu do danych i pomieszczeń, którymi dysponuje dana osoba skierowana przez Eurojust na placówkę do państwa trzeciego.

TYTUŁ V

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 28

Sekretariat

1. Wspólny Organ Nadzorczy ma do pomocy w wykonywaniu swoich zadań sekretariat ulokowany w siedzibie Eurojustu. Sekretariat jest stałą strukturą, a jedynym kryterium naboru jego pracowników są posiadane kwalifikacje. Pracownicy sekretariatu działają, kierując się jedynie dobrem Wspólnego Organu Nadzorczego, są całkowicie niezależni od Eurojustu, a pełniąc obowiązki na rzecz Wspólnego Organu Nadzorczego, nie przyjmują poleceń od żadnego innego organu. Przydział do pracy w sekretariacie następuje na wniosek Wspólnego Organu Nadzorczego. Pracownicy sekretariatu nie podejmują żadnej innej pracy bez zgody przewodniczącego Wspólnego Organu Nadzorczego.

2. Pełniąc te funkcje, sekretariat działa pod kierunkiem przewodniczącego Wspólnego Organu Nadzorczego, zgodnie z zasadami określonymi przez Wspólny Organ Nadzorczy. Sekretariat prowadzi ewidencję odwołań i wszelkich innych dokumentów.

3. Sekretariat dopilnowuje, aby wymogi określone w art. 25 decyzji o Eurojuście były także przestrzegane w pracach Wspólnego Organu Nadzorczego.

4. Sekretariat Wspólnego Organu Nadzorczego może korzystać z fachowej wiedzy sekretariatu utworzonego decyzją Rady 2000/641/WSiSW.

Artykuł 29

Poufność

1. Członkowie Wspólnego Organu Nadzorczego, eksperci oraz pracownicy sekretariatu mają obowiązek traktować poufnie informacje, które poznają w ramach swojej pracy, chyba że względy służbowe dyktują inaczej. Obowiązek ten ma zastosowanie także wtedy, gdy osoby te już przestaną sprawować odnośne funkcje.

2. Podczas mianowania członkowie Wspólnego Organu Nadzorczego, eksperci i pracownicy sekretariatu oświadczają, że akceptują te wymogi.

3. W razie naruszenia wymogu poufności członek Wspólnego Organu Nadzorczego może zostać zawieszony decyzją podjętą jednomyślnie w głosowaniu tajnym przez członków obecnych na posiedzeniu Wspólnego Organu Nadzorczego. Odnośna osoba ma uprzednio możliwość przedstawienia swoich racji, ale nie bierze udziału w podejmowaniu decyzji.

Artykuł 30

Budżet i koszty

1. Sekretariat przygotowuje propozycję rocznego budżetu dla sekretariatu Wspólnego Organu Nadzorczego, którą po zatwierdzeniu przekazuje się kolegium.

2. Wspólny Organ Nadzorczy decyduje o korzystaniu z przyznanego mu budżetu, a samym budżetem administruje sekretariat zgodnie z rozporządzeniem finansowym Eurojustu.

3. Koszty Wspólnego Organu Nadzorczego, w tym wydatki na jego członków konieczne do właściwego wykonywania obowiązków, są pokrywane ze środków przyznanych w ramach pozycji budżetowej Wspólnemu Organowi Nadzorczemu.

Artykuł 31

Zmiana regulaminu

Zmiany niniejszego regulaminu przyjmuje się w trybie określonym w art. 23 ust. 9 decyzji o Eurojuście.

Artykuł 32

Publiczny dostęp do dokumentów

1. Każda osoba fizyczna lub prawna ma prawo dostępu do dokumentów Wspólnego Organu Nadzorczego zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami określonymi w niniejszym artykule.

2. Niniejszy artykuł ma zastosowanie do wszystkich dokumentów posiadanych przez Wspólny Organ Nadzorczy, czyli do dokumentów przez niego sporządzonych lub otrzymanych oraz będących w jego posiadaniu.

3. Bez uszczerbku dla ust. 4 i 5 dokumenty udostępnia się publicznie po otrzymaniu pisemnego wniosku lub bezpośrednio w formie elektronicznej.

4. Wspólny Organ Nadzorczy odmawia dostępu do dokumentu, jeżeli jego ujawnienie godziłoby w ochronę:

a) interesu publicznego, jeżeli chodzi o: — bezpieczeństwo publiczne i dochodzenia w sprawach karnych, — obronność i kwestie wojskowe, — stosunki międzynarodowe, — politykę finansową, monetarną lub gospodarczą Wspólnoty lub państwa członkowskiego, — wypełnianie przez Eurojust zadań w zakresie intensyfikowania walki z poważną przestępczością, — krajowe dochodzenia wspomagane przez Eurojust;

b) prywatności i nietykalności jednostki, zwłaszcza w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

5. Wspólny Organ Nadzorczy odmawia dostępu do dokumentu, jeżeli jego ujawnienie godziłoby w ochronę:

— interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,

— postępowania sądowego i porady prawnej,

— celu inspekcji, dochodzeń i audytów, chyba że ujawnienie jest podyktowane nadrzędnym interesem publicznym.

6. Dokument, który Wspólny Organ Nadzorczy sporządził do użytku wewnętrznego lub otrzymał i który dotyczy kwestii nierozstrzygniętej przez Wspólny Organ Nadzorczy, nie jest udostępniany, jeżeli jego ujawnienie poważnie godziłoby w proces decyzyjny, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

Dokument zawierający opinie do użytku wewnętrznego podczas obrad i wstępnych konsultacji w obrębie Wspólnego Organu Nadzorczego nie jest udostępniany nawet po zapadnięciu decyzji, jeżeli jego ujawnienie poważnie godziłoby w proces decyzyjny Wspólnego Organu Nadzorczego, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.

7. Jeżeli chodzi o dokumenty stron trzecich, Wspólny Organ Nadzorczy konsultuje się z daną stroną trzecią, by ocenić, czy ma zastosowanie wyjątek opisany w ust. 4 i 5, chyba że jest oczywiste, iż dokument ten zostanie ujawniony bądź nie. Państwo członkowskie może zażądać, by bez jego uprzedniej zgody Wspólny Organ Nadzorczy nie ujawniał dokumentu pochodzącego od tego państwa członkowskiego.

8. Jeżeli któremuś z wyjątków podlegają tylko części żądanego dokumentu, pozostałe części dokumentu zostają ujawnione.

9. Wnioski o dostęp do dokumentu należy formułować na piśmie, w tym w formie elektronicznej, w jednym z języków urzędowych na tyle precyzyjnie, by Wspólny Organ Nadzorczy mógł zidentyfikować dokument. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do przedstawienia powodów złożenia wniosku.

10. Jeżeli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Wspólny Organ Nadzorczy zwraca się do wnioskodawcy o jego doprecyzowanie i udziela wnioskodawcy pomocy w tym zakresie.

11. Jeżeli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo wielu dokumentów, Wspólny Organ Nadzorczy może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą w celu znalezienia zadowalającego rozwiązania.

12. Wspólny Organ Nadzorczy zapewnia obywatelom informacje i pomoc co do sposobu i miejsca składania wniosków o dostęp do dokumentów.

13. Wniosek o dostęp do dokumentu rozpatruje się bezzwłocznie. Wnioskodawcy przesyła się potwierdzenie wpłynięcia wniosku. W terminie 30 dni roboczych od dnia, w którym zarejestrowano wpłynięcie wniosku, przewodniczący Wspólnego Organu Nadzorczego przyznaje dostęp do żądanego dokumentu i udostępnia go w tym okresie zgodnie z ust. 15 albo podaje na piśmie przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy i informuje wnioskodawcę o przysługującym prawie do złożenia ponownego wniosku zgodnie z ust. 14.

14. Jeżeli wnioskodawca otrzyma całkowitą lub częściową odmowę, może on w terminie 30 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi Wspólnego Organu Nadzorczego złożyć ponowny wniosek, w którym zwraca się do Wspólnego Organu Nadzorczego o zrewidowanie stanowiska.

15. Otrzymawszy dostęp do dokumentów, wnioskodawca może wedle swoich preferencji zapoznać się z nimi na miejscu lub otrzymać ich kopię, w tym kopię elektroniczną, jeżeli to możliwe. Kosztami sporządzenia i wysłania kopii można obciążyć wnioskodawcę. Obciążenie takie nie może przekroczyć faktycznego kosztu sporządzenia i wysłania kopii. Zapoznanie się z dokumentem na miejscu, otrzymanie kopii w liczbie mniejszej niż 20 stron formatu A4 oraz skorzystanie z bezpośredniego dostępu do dokumentu elektronicznego jest bezpłatne.

16. Jeżeli dokument został już ujawniony przez Wspólny Organ Nadzorczy, Eurojust lub inne instytucje i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, Wspólny Organ Nadzorczy może wywiązać się z obowiązku udzielenia dostępu, informując wnioskodawcę, jak uzyskać żądany dokument.

17. Dokumenty dostarcza się w ich istniejącym kształcie i formacie, z pełnym uwzględnieniem preferencji wnioskodawcy.

Artykuł 33

Ocena

Niniejszy regulamin zostaje oceniony w świetle praktyki przez Wspólny Organ Nadzorczy w okresie od jednego roku do trzech lat po wejściu w życie.

Artykuł 34

Wejście regulaminu w życie

Niniejszy regulamin wchodzi w życie dzień po przyjęciu zgodnie z art. 23 ust. 9 decyzji o Eurojuście.

Sporządzono w Hadze dnia 23 czerwca 2009 r. W imieniu Wspólnego Organu Nadzorczego Josef RAKOVSKÝ Przewodniczący

(1) Dz.U. L 63 z 6.3.2002, s. 1.

(2) Dz.U. L 138 z 4.6.2009, s. 14.

(3) Decyzja Rady 2000/641/WSiSW z dnia 17 października 2000 r. ustanawiająca sekretariat dla wspólnych organów nadzoru ochrony danych utworzony na podstawie Konwencji w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (konwencja o Europolu), Konwencji w sprawie wykorzystania technologii informatycznych dla potrzeb celnych oraz Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach (konwencja z Schengen) (Dz.U. L 271 z 24.10.2000, s. 1).