PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 402/13

Regulamin wewnętrzny Komitetu Zarządzającego Urzędu Publikacji Unii Europejskiej

2012/C 402/05

KOMITET ZARZĄDZAJĄCY URZĘDU PUBLIKACJI UNII EUROPEJSKIEJ (zwany dalej „Komitetem Zarządzającym”),

uwzględniając art. 6 ust. 4 decyzji 2009/496/WE, Euratom z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej (1) (zwanego dalej „Urzędem”), zmienionej decyzją 2012/368/UE, Euratom (2),

PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCY REGULAMIN WEWNĘTRZNY:

Artykuł 1

Skład

1. W skład Komitetu Zarządzającego wchodzą członkowie mianowani przez instytucje określone w art. 2 ust. 7 decyzji 2009/496, będące sygnatariuszami decyzji w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji (zwane dalej „instytucjami”) – każda instytucja mianuje po jednym członku.

2. Mianowany członek będzie mógł wyznaczyć swojego przedstawiciela lub przedstawicieli. Nazwiska tych przedstawicieli przekazuje w formie pisemnej Urzędowi Publikacji, który zapewnia obsługę sekretariatu Komitetowi Zarządzającemu.

3. Europejski Bank Centralny bierze udział w pracach Komitetu Zarządzającego w charakterze obserwatora. Przekazuje on nazwisko swojego przedstawiciela lub nazwiska przedstawicieli w formie pisemnej Urzędowi Publikacji.

Artykuł 2

Przewodniczący

1. Komitetowi Zarządzającemu przewodniczy przedstawiciel jednej z następujących instytucji:

— Parlamentu Europejskiego,

— Rady Europejskiej,

— Rady Unii Europejskiej,

— Komisji Europejskiej,

— Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej,

— Trybunału Obrachunkowego Unii Europejskiej,

— Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego,

— Komitetu Regionów.

2. Instytucje reprezentowane w Komitecie Zarządzającym wyznaczają mianowanego członka, który będzie pełnił funkcje przewodniczącego Komitetu Zarządzającego przez dwa lata. Kadencja rozpoczyna się dnia 1 sierpnia.

Artykuł 3

Zwoływanie posiedzeń

1. Komitet Zarządzający zwoływany jest przynajmniej cztery razy do roku przez przewodniczącego, z jego inicjatywy bądź na wniosek jednego z członków lub dyrektora Urzędu.

2. Posiedzenia odbywają się w siedzibie Urzędu, o ile Komitet Zarządzający nie postanowi inaczej.

3. Posiedzenia Komitetu Zarządzającego odbywają się za zamkniętymi drzwiami.

Artykuł 4

Porządek obrad

1. Przewodniczący sporządza projekt porządku obrad na podstawie propozycji dyrektora Urzędu. Wszystkie punkty zgłoszone przez członków Komitetu Zarządzającego muszą znaleźć się w porządku obrad.

2. W porządku obrad wyróżnia się projekty środków, które należy przedsięwziąć i wobec których Komitet Zarządzający proszony jest o wyrażenie opinii lub zgody, oraz punkty przekazywane do wiadomości lub zwyczajnej wymiany poglądów.

3. Porządek obrad zatwierdzany jest przez Komitet Zarządzający na początku posiedzenia, zwykłą większością głosów członków Komitetu.

4. O ile wszyscy obecni członkowie Komitetu Zarządzającego wyrażą zgodę, podczas posiedzenia do porządku obrad można włączyć nowy punkt.

Artykuł 5

Przekazywanie dokumentów

1. Dyrektor Urzędu czuwa nad przekazywaniem zawiadomienia o posiedzeniu, porządku obrad oraz odnośnych dokumentów roboczych członkom Komitetu Zarządzającego.

2. Wspomniane powyżej dokumenty muszą z zasady zostać udostępnione członkom Komitetu Zarządzającego dwa tygodnie przed datą posiedzenia.

3. W pilnych przypadkach i gdy podejmowane środki muszą być zastosowane w krótkim czasie, przewodniczący może, na wniosek członka Komitetu, dyrektora Urzędu lub z własnej inicjatywy, skrócić termin przekazywania dokumentów określony w powyższym ustępie do trzech dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

4. W przypadkach nadzwyczaj pilnych przewodniczący może odstąpić od terminów określonych w ust. 2 i 3.

Artykuł 6

Reprezentacja i kworum

1. Aby Komitet Zarządzający mógł podejmować decyzje, każda instytucja musi być reprezentowana przez członka mianowanego lub, jeżeli to niemożliwe, przez jego przedstawiciela lub przedstawicieli należycie umocowanych, zgodnie z art. 1 ust. 2.

2. Komitet Zarządzający może jednak, za uprzednim porozumieniem swoich członków, zebrać się wyjątkowo, jeśli na posiedzeniu nieobecni są członkowie mianowani lub przedstawiciele najwyżej dwóch instytucji. W takim przypadku nieobecni członkowie muszą wskazać przewodniczącemu odpowiednio wcześnie i w formie pisemnej, któremu członkowi Komitetu Zarządzającego przekazali uprawnienia. W takim przypadku obecny członek może przejąć uprawnienia tylko od jednego członka, który nie mógł uczestniczyć w posiedzeniu.

3. Większość zostaje osiągnięta, jeśli pięciu członków Komitetu Zarządzającego zatwierdza decyzję przedłożoną Komitetowi.

4. Wstrzymanie się od głosu nie jest przeszkodą w podejmowaniu decyzji, które wymagają jednomyślności.

Artykuł 7

Grupy robocze

1. W celu przeanalizowania szczególnych kwestii Komitet Zarządzający może utworzyć grupy robocze, w pracach których bierze udział dyrektor Urzędu lub jego przedstawiciel, o ile Komitet nie postanowi inaczej.

2. Grupy robocze składają sprawozdania Komitetowi Zarządzającemu. W tym celu mogą wyznaczyć sprawozdawcę.

Artykuł 8

Udział stron trzecich

1. Dyrektor Urzędu uczestniczy w posiedzeniach, o ile Komitet Zarządzający nie postanowi inaczej.

2. Przewodniczący Komitetu Zarządzającego może zaprosić przedstawiciela Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji do uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu Zarządzającego dotyczących wszelkich kwestii będących w gestii tej DG.

3. Komitet Zarządzający może postanowić o wysłuchaniu ekspertów odnośnie do konkretnych kwestii, na wniosek jednego z członków lub dyrektora Urzędu albo z inicjatywy przewodniczącego.

4. Eksperci nie biorą udziału w obradach Komitetu Zarządzającego.

Artykuł 9

Procedura pisemna

1. Komitet Zarządzający przyjmuje z zasady decyzje na posiedzeniach. Członkowie Komitetu Zarządzającego mogą jednak wyrazić zgodę na wniosek pochodzący od jednego z nich lub od dyrektora Urzędu w drodze procedury pisemnej.

2. W tym celu dyrektor Urzędu, w porozumieniu z przewodniczącym, przekazuje wniosek członkom Komitetu Zarządzającego. O ile dany członek Komitetu nie wyraził zastrzeżeń do proponowanego wniosku lub nie zaproponował ewentualnych poprawek w terminie określonym w korespondencji, uważa się, że wyraził on zgodę na przyjęcie wniosku. Termin ten ustala się na 10 dni roboczych; może on zostać wydłużony raz, na wniosek jednego z członków Komitetu Zarządzającego, najwyżej o kolejne 10 dni roboczych. W kwestiach pilnych termin ten wynosi 5 dni roboczych.

3. Jeżeli jeden z członków Komitetu wnioskuje o rozważenie wniosku w trakcie posiedzenia, procedura pisemna zostaje jednak zakończona bez rezultatu; w tym przypadku przewodniczący zwołuje posiedzenie Komitetu tak szybko, jak to możliwe.

4. Wniosek, wobec którego żaden z członków Komitetu Zarządzającego nie wysunął ani nie utrzymał zastrzeżeń przed upływem początkowego lub przedłużonego terminu, uznaje się za zatwierdzony przez Komitet.

Artykuł 10

Obsługa sekretariatu

Obsługę w zakresie sekretariatu Komitetu, a w razie potrzeby grup roboczych powołanych zgodnie z art. 7 niniejszego regulaminu, zapewnia dyrekcja Urzędu.

Artykuł 11

Protokoły posiedzeń

1. Na odpowiedzialność przewodniczącego sporządza się projekt protokołu każdego posiedzenia zawierający m.in. opinie na temat wniosków i decyzje podjęte przez Komitet Zarządzający. Protokół obrad na temat kwestii personalnych i innych kwestii o charakterze poufnym jest przedmiotem oddzielnego załącznika.

2. Projekt protokołu przedstawiany jest członkom Komitetu do zatwierdzenia podczas kolejnego posiedzenia lub w drodze procedury pisemnej, o której mowa w art. 9 niniejszego regulaminu. Wszelkie ewentualne uwagi do protokołu członkowie przesyłają przewodniczącemu na piśmie. Komitet jest o nich informowany; w przypadku zaistnienia różnicy zdań proponowana zmiana jest omawiana przez Komitet. Jeżeli osiągnięcie porozumienia nie jest możliwe, proponowana zmiana zostaje załączona do protokołu.

Artykuł 12

Przejrzystość

1. Zastosowanie mają te same zasady i warunki dotyczące publicznego dostępu do dokumentów, które obowiązują w przypadku dokumentów Komisji.

2. W przypadku wniosku dotyczącego dokumentu Komitetu Zarządzającego o wyrażenie opinii proszeni są członkowie Komitetu.

Artykuł 13

Wykonanie decyzji podjętych przez Komitet Zarządzający

1. Decyzje podjęte przez Komitet Zarządzający ogłaszane są przez przewodniczącego bądź przez dyrektora Urzędu, działającego w imieniu Komitetu, instytucjom lub zainteresowanym osobom.

2. Komitet Zarządzający podejmuje jednogłośnie decyzje o przekazaniu uprawnień dyrektorowi Urzędu. W razie potrzeby dyrektor Urzędu zwraca się do właściwych urzędników instytucji o opinię i zdaje sprawozdanie z decyzji podjętych przez Komitet Zarządzający.

Artykuł 14

Roczne sprawozdanie z zarządzania

1. Dyrektor Urzędu przedstawia Komitetowi Zarządzającemu, nie później niż dnia 31 marca każdego roku, projekt sprawozdania rocznego z zarządzania zgodnie z warunkami przewidzianymi w art. 7 ust. 1 lit. c) decyzji w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji.

2. Projekt rocznego sprawozdania z zarządzania zawiera szczegółowe informacje dotyczące:

— prac Komitetu Zarządzającego,

— stosunków z instytucjami i innymi organizacjami,

— działalności Urzędu,

— zarządzania personelem,

— zarządzania budżetem i finansami,

— infrastruktury,

— analizy ryzyka,

— podsumowania prac audytu wewnętrznego,

— podsumowania prac oceniających.

Roczne sprawozdanie poprzedzone jest przedmową przewodniczącego, streszczeniem oraz podsumowaniem głównych wskaźników.

Artykuł 15

Niniejszy regulamin wewnętrzny wchodzi w życie następnego dnia po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(1) Dz.U. L 168 z 30.6.2009, s. 41.

(2) Dz.U. L 179 z 11.7.2012, s. 15.