PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 210/10

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 951/2007

z dnia 9 sierpnia 2007 r.

ustanawiające zasady stosowania programów współpracy transgranicznej finansowanych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (1), w szczególności jego art. 11 ust. 1,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Jednym z elementów rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 jest współpraca transgraniczna między państwami członkowskimi Unii Europejskiej a krajami partnerskimi w regionach przylegających do ich wspólnej części granicy zewnętrznej Unii Europejskiej, mająca na celu stworzenie strefy dobrobytu i dobrego sąsiedztwa (zwana dalej „współpracą transgraniczną EISP”).

(2) Artykuł 11 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 przewiduje, że przepisy wykonawcze, zawierające przepisy szczegółowe dotyczące stosowania tytułu III „Współpraca transgraniczna”, są przyjmowane przez Komisję i dotyczą takich kwestii, jak wskaźnik współfinansowania, przygotowanie wspólnych programów operacyjnych, powołanie i obowiązki wspólnych organów, rola i obowiązki komitetu monitorującego i komisji odpowiedzialnej za wybór projektów, jak również wspólnego sekretariatu, kwalifikowanie się wydatków, wybór wspólnych projektów, faza przygotowawcza, techniczne i finansowe zarządzanie pomocą wspólnotową, kontrola i audyt finansowy, monitorowanie i ocena, promowanie pomocy i działania informacyjne na rzecz potencjalnych beneficjentów.

(3) Artykuł 21 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 przewiduje, że przepisy wykonawcze określają również zasady udzielania zamówień publicznych mających zastosowanie do współpracy transgranicznej EISP.

(4) Dokument strategiczny, o którym mowa w art. 7 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006, ustanawia strategiczne ramy pomocy przyznanej przez Komisję na współpracę transgraniczną EISP i zawiera orientacyjny program takiej współpracy.

(5) Pomoc wspólnotowa w ramach współpracy transgranicznej EISP jest wdrażana poprzez wspólne programy operacyjne określone w dokumencie strategicznym.

(6) Należy ustanowić przepisy wykonawcze określające wspólne szczegółowe zasady współpracy transgranicznej na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1638/2006, a jednocześnie należy zostawić krajom uczestniczącym pewien stopień elastyczności co do szczegółowych zasad organizacji i wdrażania każdego programu w zależności od jego indywidualnego charakteru. Zgodnie z tą zasadą i w poszanowaniu przepisów niniejszego rozporządzenia kraje uczestniczące powinny przedstawić za wzajemnym porozumieniem szczegółowe zasady współpracy transgranicznej EISP we wspólnym operacyjnym dokumencie programowym, który Komisja powinna przyjąć zgodnie z art. 9 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006.

(7) Należy włączyć wszystkie kraje uczestniczące w struktury decyzyjne programu, podczas gdy za jego wdrażanie powinna odpowiadać wspólna instytucja zarządzająca z siedzibą w jednym z krajów uczestniczących; należy również ustanowić wspólne zasady podziału obowiązków między różnymi strukturami zarządzającymi programem.

(8) Ponieważ program jest wdrażany w ramach wspólnego zarządzania, systemy zarządzania programem i jego kontroli powinny odpowiadać wymogom określonym w przepisach wspólnotowych. Przyjęcie programu przez Komisję musi odpowiadać zatwierdzeniu ex ante tych systemów. Komisja musi monitorować wdrażanie każdego programu poprzez swój ewentualny udział we wspólnym komitecie monitorującym i za pomocą sprawozdań składanych jej przez wspólną instytucję zarządzającą.

(9) Aby zapewnić pełny udział potencjalnych beneficjentów z krajów partnerskich w programie, a także aby zastosować ten sam sposób zarządzania w stosunku do podmiotów mających siedzibę w państwach członkowskich Unii Europejskiej i w krajach partnerskich, w zakresie, w jakim zarządzanie środkami dotyczącymi współpracy transgranicznej EISP odbywa się w ramach polityki zewnętrznej Unii Europejskiej, procedury umowne stosowane w odniesieniu do działań zewnętrznych finansowanych przez Komisję Europejską muszą obejmować wszystkie projekty finansowane w ramach współpracy transgranicznej ustanowionej rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006.

(10) Aby zapewnić skuteczne zarządzanie programem, należy sprecyzować zasady oceny i monitorowania.

(11) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią komitetu ustanowionego rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ I

WPROWADZENIE

Artykuł 1

Przedmiot i zakres stosowania

Niniejsze rozporządzenie ustanawia przepisy wykonawcze do rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 w odniesieniu do programów współpracy transgranicznej.

Artykuł 2

Definicje

Do celów niniejszego rozporządzenia:

1) „pomoc techniczna” oznacza działania z zakresu przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informacji, audytu i kontroli, a także ewentualne działania związane ze wzmocnieniem potencjału administracyjnego niezbędnego do wdrożenia wspólnych programów operacyjnych;

2) „beneficjent” oznacza organ będący sygnatariuszem umowy o dotację ze wspólną instytucją zarządzającą, który ponosi całkowitą odpowiedzialność prawną i finansową za wdrożenie projektu przed tą instytucją; beneficjent otrzymuje wkład finansowy od wspólnej instytucji zarządzającej i odpowiada za zarządzanie nim i jego ewentualny podział zgodnie z umowami zawartymi ze swoimi partnerami; beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność przed wspólną instytucją zarządzającą i informuje ją bezpośrednio o postępach operacyjnych i finansowych w realizacji działań;

3) „wykonawca” oznacza podmiot będący sygnatariuszem umowy o usługi, roboty lub dostawy ze wspólną instytucją zarządzającą, który ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za wykonanie umowy przed wspólną instytucją zarządzającą;

4) „dokument strategiczny” oznacza dokument, o którym mowa w art. 7 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006, zawierający między innymi listę wspólnych programów operacyjnych, indykatywny wieloletni przydział środków finansowych i jednostki terytorialne kwalifikujące się do udziału w każdym programie;

5) „kraje uczestniczące” oznaczają państwa członkowskie i kraje partnerskie uczestniczące we wspólnym programie operacyjnym;

6) „kraje partnerskie” oznaczają kraje i terytoria wymienione w Załączniku do rozporządzenia (WE) nr 1638/2006;

7) „projekty o istotnym zakresie” oznaczają projekty zawierające wszystkie prace, działania lub usługi, które mają spełniać niepodzielną funkcję o konkretnym charakterze i jasno określonych celach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania, aby realizować inwestycje transgraniczne;

8) „środki własne krajów uczestniczących we wspólnym programie operacyjnym” oznaczają środki finansowe pochodzące z budżetu centralnego, regionalnego lub lokalnego krajów uczestniczących;

9) „operacyjne monitorowanie projektów” oznacza monitorowanie działań finansowanych przez program według metody cyklu zarządzania projektami, to jest metody obejmującej etapy programowania, technicznego monitorowania wdrożenia i oceny.

ROZDZIAŁ II

PODSTAWOWE DOKUMENTY

SEKCJA 1

Wspólne programy operacyjne

Artykuł 3

Przygotowywanie wspólnych programów operacyjnych

Każdy wspólny program operacyjny jest definiowany za wzajemnym porozumieniem wszystkich krajów uczestniczących zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006, dokumentem strategicznym i niniejszym rozporządzeniem.

Artykuł 4

Treść wspólnych programów operacyjnych

Każdy wspólny program operacyjny opisuje cele, priorytety i środki dotyczące działań do realizacji oraz określa ich spójność z innymi programami dwustronnymi i wielostronnymi znajdującymi się na etapie realizacji lub przygotowania w odpowiednich krajach i regionach, w szczególności w ramach programów finansowanych przez Unię Europejską.

W szczególności każdy wspólny program operacyjny:

a) określa jednostki terytorialne, w tym ewentualne regiony przygraniczne, kwalifikujące się do lokalizacji projektów finansowanych przez program zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006 i dokumentem strategicznym;

b) definiuje zasady udziału w programach regionów przygranicznych w krajach trzecich nieobjętych rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006, które zostały dopuszczone do udziału we współpracy na podstawie dokumentu strategicznego;

c) definiuje priorytety i środki odpowiadające celom określonym w dokumencie strategicznym;

d) określa skład wspólnego komitetu monitorującego zgodnie z art. 11 niniejszego rozporządzenia;

e) określa jednostkę wybraną przez kraje uczestniczące do pełnienia funkcji wspólnej instytucji zarządzającej;

f) opisuje strukturę, która zostanie stworzona przez wspólną instytucję zarządzającą do zarządzania programem zgodnie z art. 14, 15, 16 i 17 niniejszego rozporządzenia. Opis powinien być dostatecznie szczegółowy, aby Komisja mogła się w wystarczającym stopniu upewnić co do funkcjonowania skutecznej kontroli wewnętrznej opierającej się na najlepszych praktykach międzynarodowych;

g) zawiera tabelę finansową określającą wstępny roczny podział zobowiązań i płatności w ramach programu, sporządzoną w zależności od priorytetów, a w szczególności precyzującą kwoty przyznane na pomoc techniczną;

h) określa metody wdrażania programu zgodnie z procedurami umownymi, o których mowa w art. 23 niniejszego rozporządzenia;

i) precyzuje orientacyjny przewidywany kalendarz uruchomienia procedur i wyboru projektów objętych finansowaniem;

j) opisuje ewentualne zobowiązania wynikające z przepisów wykonawczych w dziedzinie analiz oddziaływania na środowisko naturalne i określa orientacyjny zakładany kalendarz realizacji analiz;

k) definiuje język lub języki programu;

l) zawiera plan działań informacyjnych i komunikacyjnych zgodnie z art. 42.

Tabela, o której mowa w akapicie drugim lit. g), zawiera wkład Wspólnoty Europejskiej i podział orientacyjnych zakładanych kwot przekazywanych co roku przez Komisję do 2013 r. (kwoty za lata 2011–2013 powinny zostać potwierdzone w programie indykatywnym na lata 2011–2013). Tabela zawiera również orientacyjne zakładane kwoty współfinansowania przewidziane na podstawie własnych środków krajów uczestniczących.

Do celów akapitu drugiego lit. h) projekty finansowane w ramach programu są zasadniczo wybierane w ramach zaproszenia do składania wniosków. Jednakże kraje uczestniczące mogą – w porozumieniu z Komisją Europejską – określić za wzajemną zgodą transgraniczne projekty inwestycyjne o istotnym zakresie, które nie są przedmiotem zaproszenia do składania wniosków. W takim wypadku projekty muszą zostać wyraźnie wymienione w programie lub być przedmiotem późniejszej decyzji wspólnego komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 11–13, w zakresie, w jakim są spójne z priorytetami i środkami programu i posiadają specjalnie przewidziany w tym celu budżet.

Artykuł 5

Przyjęcie wspólnego programu operacyjnego

1. Wspólna instytucja zarządzająca przedstawia każdy wspólny program operacyjny Komisji po uzyskaniu wyraźnej zgody wszystkich krajów uczestniczących merytorycznie i finansowo w przygotowaniu programu.

2. Komisja bada wspólny program operacyjny, aby sprawdzić, czy zawiera wszystkie elementy, o których mowa w art. 4, w szczególności:

a) oceniając jego zgodność z dokumentem strategicznym;

b) sprawdzając rzetelność analizy i spójność między analizą a proponowanymi priorytetami i środkami, a także jego spójność z pozostałymi programami dwustronnymi i wielostronnymi znajdującymi się na etapie realizacji lub założeń w regionach objętych programem;

c) sprawdzając zgodność programu z mającymi zastosowanie przepisami wspólnotowymi;

d) kontrolując, czy ewentualne analizy oddziaływania na środowisko naturalne, które mogą okazać się konieczne, zostały zrealizowane lub przewidziane do realizacji przed wdrożeniem proponowanych projektów;

e) sprawdzając spójność tabeli finansowej programu, w szczególności kwot przekazywanych przez Komisję;

f) sprawdzając zdolność wspólnej jednostki zarządzającej do zarządzania pod kątem wielkości, treści i kompleksowości przedsięwzięć przewidzianych w ramach programu. Komisja sprawdza w szczególności, czy wspólna instytucja zarządzająca posiada całkowicie zaangażowane w program i wykwalifikowane zasoby ludzkie o dostatecznej liczebności, niezbędne narzędzia informatyczne do zarządzania i prowadzenia księgowości, a także obieg finansowy zgodny z mającymi zastosowanie przepisami wspólnotowymi. Tego rodzaju weryfikacja może zostać przeprowadzona za pomocą audytu ex ante na miejscu, jeżeli Komisja uzna to za konieczne;

g) upewniając się, że wspólna instytucja zarządzająca przewidziała i wprowadziła satysfakcjonujące systemy kontroli wewnętrznej i audytu opierające się na najlepszych praktykach międzynarodowych.

3. Po zbadaniu wspólnego programu operacyjnego Komisja może wezwać kraje uczestniczące do złożenia dodatkowych informacji lub – w razie potrzeby – do przeglądu niektórych punktów.

4. Przyjęcie każdego wspólnego programu operacyjnego oznacza zatwierdzenie ex ante przez Komisję struktur zarządzania i kontroli stworzonych przez wspólną instytucję zarządzającą.

5. Każdy wspólny program operacyjny jest przyjmowany decyzją Komisji na cały czas jego obowiązywania.

Artykuł 6

Monitorowanie i ocena wspólnego programu operacyjnego

1. Monitorowanie i ocena każdego wspólnego programu operacyjnego ma na celu poprawę jakości, skuteczności i spójności jego wdrażania. Wyniki ocen są uwzględniane podczas następnego programowania.

2. Śródokresowa ocena wspólnego programu operacyjnego jest przeprowadzana w ramach przeglądu programu zgodnie z dokumentem strategicznym.

Oceny dokonuje Komisja, a jej wyniki, przekazywane wspólnemu komitetowi monitorującemu i wspólnej instytucji zarządzającej programem, mogą prowadzić do dostosowania orientacyjnego programu.

3. Oprócz oceny w połowie okresu Komisja może dokonać oceny wspólnego programu operacyjnego lub jego części w dowolnie wybranym czasie.

4. W ciągu roku, który następuje po etapie wdrażania projektów finansowanych przez program operacyjny, Komisja dokonuje oceny ex post programu.

Artykuł 7

Przegląd wspólnych programów operacyjnych

1. Dostosowania tabeli finansowej wspólnego programu operacyjnego, dotyczące zwykłego przesunięcia środków wspólnotowych z jednego priorytetu do drugiego, o ile kwota przesuniętych środków nie przekracza 20 % kwot przeznaczonych początkowo na każdy priorytet, mogą być przeprowadzane bezpośrednio przez wspólną instytucję zarządzającą po wcześniejszym uzyskaniu zgody wspólnego komitetu monitorującego. Wspólna instytucja zarządzająca informuje Komisję o tych zmianach.

Zasada ta może być stosowana w odniesieniu do pomocy technicznej finansowanej ze środków wspólnotowych wyłącznie po wcześniejszym uzyskaniu pisemnej zgody Komisji.

2. Na uzasadniony wniosek wspólnego komitetu monitorującego lub z inicjatywy Komisji w porozumieniu ze wspólnym komitetem monitorującym wspólne programy operacyjne mogą zostać ponownie rozpatrzone, a w razie potrzeby przejrzane, w następujących przypadkach:

a) aby uwzględnić istotne zmiany społeczno-gospodarcze lub zasadnicze zmiany priorytetów wspólnotowych, krajowych lub regionalnych na obszarze objętym programem;

b) w wyniku trudności z wdrożeniem, w szczególności prowadzących do znacznych opóźnień w realizacji;

c) w przypadku przesunięcia środków wspólnotowych z jednego priorytetu do drugiego, jeżeli przesunięcie wykracza poza margines elastyczności, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu;

d) w wyniku ocen, o których mowa w art. 6 ust. 2 i 3;

e) w przypadku ewentualnego wstrzymania realizacji programu, o którym mowa w art. 44.

3. Przegląd wspólnego programu operacyjnego w przypadkach wymienionych w ust. 2 jest przeprowadzany w drodze decyzji Komisji i wymaga sporządzenia załącznika do umów finansowych, o których mowa w art. 10.

Artykuł 8

Używanie języków

1. Struktury zarządzające każdym wspólnym programem operacyjnym używają jednego lub kilku języków urzędowych Unii Europejskiej jako języków roboczych.

2. Aby uwzględnić aspekt partnerski programów, beneficjenci projektów mogą przedstawiać wspólnej instytucji zarządzającej wszystkie dokumenty dotyczące projektów w języku narodowym, pod warunkiem że taka możliwość zostanie wyraźnie określona w programie, a wspólny komitet monitorujący zapewni niezbędne środki w zakresie tłumaczeń ustnych i pisemnych za pośrednictwem wspólnej instytucji zarządzającej.

3. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych we wszystkich językach przyjętych w programie przewiduje się:

a) na poziomie wspólnego programu operacyjnego, w pozycji budżetowej dotyczącej pomocy technicznej;

b) na poziomie projektów, w pozycji budżetowej każdego projektu.

Artykuł 9

Etap uruchamiania wspólnych programów operacyjnych

1. Po przyjęciu wspólnego programu operacyjnego decyzją Komisji program jest niezwłocznie uruchamiany w państwach członkowskich na podstawie środków z Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa przeznaczonych na współpracę transgraniczną i pochodzących z działu 1 B perspektywy finansowej (porozumienie międzyinstytucjonalne 2006/C 139/01) (2). W celu uruchomienia programu można również podjąć następujące wspólne działania:

a) rozpoczęcie działalności wspólnej instytucji zarządzającej i wspólnego sekretariatu technicznego;

b) pierwsze posiedzenia wspólnego komitetu monitorującego, w tym przedstawicieli krajów partnerskich, które nie podpisały jeszcze umowy finansowej;

c) przygotowanie i uruchomienie procedur przetargowych lub zaproszeń do składania wniosków, w razie konieczności opatrzonych klauzulą zawieszającą związaną z podpisaniem umowy finansowej.

2. Decyzja Komisji, o której mowa w ust. 1, ma zastosowanie do każdego kraju partnerskiego programu od momentu zawarcia z tym krajem umowy finansowej zgodnie z art. 10.

SEKCJA 2

Umowa finansowa

Artykuł 10

Podpisanie umowy finansowej

1. Umowa finansowa jest zawierana między Komisją a każdym krajem partnerskim odpowiedniego wspólnego programu operacyjnego. Wspólna instytucja zarządzająca wyznaczona w ramach każdego wspólnego programu operacyjnego może podpisać umowę finansową.

2. Wspólny program operacyjny przyjęty przez Komisję stanowi załącznik techniczny do umowy finansowej.

3. Każda umowa finansowa jest zawierana najpóźniej przed końcem roku, który następuje po roku przyjęcia przez Komisję decyzji w sprawie wspólnego programu operacyjnego („zasada N + 1”).

4. W przypadku gdy umowa nie zostanie zawarta w wyznaczonym terminie, składnik zewnętrzny wspólnego programu operacyjnego z określonym krajem partnerskim nie może zostać uruchomiony.

Jeżeli program obejmuje kilka krajów partnerskich, może zostać uruchomiony z każdym określonym krajem partnerskim po podpisaniu przez nie własnej umowy finansowej.

5. W przypadku gdy żaden kraj partnerski nie podpisze umowy finansowej w wyznaczonym terminie, składnik zewnętrzny wspólnego programu operacyjnego przestaje obowiązywać. Wówczas zastosowanie mają zasady, o których mowa w art. 44 ust. 3 i 4.

ROZDZIAŁ III

STRUKTURY ZARZĄDZANIA WSPÓLNYMI PROGRAMAMI OPERACYJNYMI

SEKCJA 1

Wspólny komitet monitorujący

Artykuł 11

Skład wspólnego komitetu monitorującego

1. Wspólny komitet monitorujący obejmuje przedstawicieli umocowanych przez każdy kraj uczestniczący. Komitet podejmuje wszystkie decyzje dotyczące wspólnego programu operacyjnego w ramach swoich kompetencji. Członkowie komitetu są umocowani do reprezentowania swoich krajów. Umocowanie nie ma charakteru osobistego, lecz funkcyjny. Komitet obejmuje również przewodniczącego i sekretarza. Sekretarz musi być wybierany spośród członków wspólnej instytucji zarządzającej.

2. Oprócz należycie umocowanych przedstawicieli kraje uczestniczące powinny zapewnić odpowiednią reprezentację społeczeństwa obywatelskiego (samorządy terytorialne, partnerzy ekonomiczni i społeczni, społeczeństwo obywatelskie), tak aby zdecydowanie włączyć różnych uczestników lokalnych w realizację wspólnego programu operacyjnego.

3. Wraz z uczestnikami na każde posiedzenie wspólnego komitetu monitorującego zapraszana jest również Komisja. Jest ona informowana o wynikach prac. Komisja może uczestniczyć w całym posiedzeniu komitetu lub w jego części z własnej inicjatywy, jako obserwator i bez żadnych uprawnień decyzyjnych.

Artykuł 12

Funkcjonowanie wspólnego komitetu monitorującego

1. Umocowani członkowie wspólnego komitetu monitorującego przyjmują jednogłośnie jego regulamin wewnętrzny.

2. Wspólny komitet monitorujący podejmuje decyzje w drodze konsensusu. W niektórych przypadkach komitet może jednakże stosować procedurę głosowania, w szczególności jeżeli przeprowadza ostateczny wybór projektów i odpowiadających im kwot dotacji. Podczas procedury głosowania każdy kraj posiada jeden głos bez względu na liczbę przedstawicieli w komitecie.

3. Umocowani przedstawiciele wybierają przewodniczącego. Komitet może podjąć decyzję o powierzeniu roli przewodniczącego przedstawicielowi wspólnej instytucji zarządzającej lub innej osobie z zewnątrz.

Przewodniczący wspólnego komitetu monitorującego pełni rolę arbitra i prowadzi debaty. Przewodniczący zachowuje prawo głosu z wyjątkiem przypadku, gdy rola przewodniczącego została powierzona przedstawicielowi wspólnej instytucji zarządzającej lub innej osobie z zewnątrz. W takim przypadku funkcja przewodniczącego jest sprawowana bez prawa głosu.

4. Wspólny komitet monitorujący zbiera się tyle razy, ile jest to konieczne, lecz co najmniej raz do roku. Posiedzenie komitetu zwołuje jego przewodniczący na wniosek wspólnej instytucji zarządzającej lub na uzasadniony wniosek jednego z umocowanych członków albo Komisji. Komitet może również stanowić zgodnie z procedurą pisemną na wniosek przewodniczącego, wspólnej instytucji zarządzającej lub jednego z krajów uczestniczących. W przypadku sporu każdy członek może złożyć wniosek o jego rozpatrzenie podczas posiedzenia.

5. Na koniec każdego posiedzenia wspólnego komitetu monitorującego sporządzany jest protokół, który podpisują wspólnie przewodniczący i sekretarz. Protokół jest skierowany do każdego członka komitetu i do Komisji.

Artykuł 13

Funkcje wspólnego komitetu monitorującego

Komitet pełni w szczególności następujące funkcje związane z wspólnym programem operacyjnym:

a) zatwierdza program pracy wspólnej instytucji zarządzającej;

b) podejmuje decyzje o wielkości i przydziale środków z programu na pomoc techniczną i zasoby ludzkie;

c) na każdym z posiedzeń analizuje czynności zarządcze podejmowane przez wspólną instytucję zarządzającą;

d) wyznacza komisje odpowiedzialne za wybór projektów;

e) podejmuje decyzje o kryteriach wyboru projektów i zatwierdza ostateczny wybór projektów wraz z przyznanymi kwotami dotacji;

f) na każdym posiedzeniu, na podstawie dokumentów przedstawionych przez wspólną instytucję zarządzającą, ocenia i monitoruje osiągnięte postępy w realizacji celów wspólnego programu operacyjnego;

g) analizuje wszystkie sprawozdania przedstawione przez wspólną instytucję zarządzającą i w razie potrzeby podejmuje odpowiednie środki;

h) rozpatruje sporne przypadki odzyskiwania dotacji zgłaszane przez wspólną instytucję zarządzającą.

Jeżeli podczas podejmowania decyzji, o których mowa w akapicie pierwszym lit. e), wspólny komitet monitorujący postanowi, aby odrzucić częściowo lub w całości zalecenia komisji odpowiedzialnej za wybór projektów, musi uzasadnić swoją decyzje na piśmie. Decyzja jest przekazywana Komisji do zatwierdzenia za pośrednictwem wspólnej instytucji zarządzającej. Komisja przekazuje swoją opinię wspólnej instytucji zarządzającej w terminie 15 dni roboczych.

Instytucja zarządzająca pełni swoje funkcje w ramach obowiązujących uregulowań i przepisów. Instytucja zarządzająca ma obowiązek zapewnić, aby decyzje komitetu monitorującego były podejmowane zgodnie z tymi zasadami.

SEKCJA 2

Wspólna instytucja zarządzająca

Artykuł 14

Organizacja wspólnej instytucji zarządzającej

1. Wspólna instytucja zarządzająca jest zazwyczaj krajowym, regionalnym lub lokalnym podmiotem prawa publicznego. Wspólna instytucja zarządzająca może również być podmiotem prawa prywatnego świadczącym usługi użyteczności publicznej.

Podmiot musi udzielić dostatecznych gwarancji finansowych i przestrzegać warunków przewidzianych w rozporządzeniu Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (3), w szczególności w jego art. 54, i rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 (4), w szczególności w jego art. 38, 39 i 41.

2. Kraje uczestniczące powierzają wspólnej instytucji zarządzającej zadania z zakresu realizacji wspólnego programu operacyjnego, które zostały im powierzone w ramach zarządzania programem. W ramach wspólnego komitetu monitorującego kraje uczestniczące odpowiadają za kontrolowanie zgodności wykorzystywanych środków z zasadami stosowanymi w odniesieniu do zarządzania programem.

3. Funkcjonowanie wspólnej instytucji zarządzającej może być finansowane ze środków na pomoc techniczną z tytułu finansowania wspólnotowego lub współfinansowane, w szczególności z wkładów rzeczowych, o których mowa w art. 19 ust. 3.

4. Sprawozdania sporządzane przez wspólną instytucję zarządzającą podlegają corocznie audytowi zewnętrznemu ex post przeprowadzanemu przez niezależną instytucję, o której mowa w art. 31.

5. Organizacja wspólnej instytucji zarządzającej opiera się na najlepszych praktykach międzynarodowych w dziedzinie zarządzania i kontroli wewnętrznej przy wykorzystaniu systemów zarządzania i kontroli dostosowanych do zadań instytucji, tak aby zapewnić legalność i prawidłowość realizowanych przez nią działań oraz należyte zarządzanie finansowe tymi działaniami.

W szczególności funkcje zarządzania operacyjnego i funkcje zarządzania finansowego we wspólnej instytucji zarządzającej są zorganizowane w sposób niezależny. Funkcje zatwierdzające i księgowe są rozdzielone i nie można ich łączyć.

6. Wspólna instytucja zarządzająca posiada dział audytu wewnętrznego niezależny od działów pełniących funkcje zatwierdzające, księgowe i zarządcze.

7. Wspólna instytucja zarządzająca wprowadza procedury, aby zapewnić zasadność i prawidłowość wydatków zgłoszonych w ramach programu, a także wiarygodne i zinformatyzowane systemy księgowości, monitorowania i informacji finansowej.

8. Wspólna instytucja zarządzająca czuwa w szczególności nad respektowaniem zasad i terminów płatności określonych w umowach o dotację i zamówieniach, które podpisuje z osobami trzecimi. Za pomocą odpowiednich procedur weryfikacyjnych instytucja upewnia się, że środki wypłacone z tytułu dotacji i zamówień są wykorzystywane wyłącznie do celów, na które zostały przyznane.

Instytucja stosuje ogólny system prowadzenia rachunków oraz monitorowania administracyjnego i finansowego dotacji i zamówień (wymiana korespondencji, monitorowanie lub przypomnienia, przyjmowanie sprawozdań itp.).

9. Wspólna instytucja zarządzająca niezwłocznie powiadamia Komisję i wspólny komitet monitorujący o wszelkich zmianach proceduralnych lub organizacyjnych albo o wszelkich innych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wdrożenie programu.

10. Wspólna instytucja zarządzająca, podobnie jak różni beneficjenci, wykonawcy i partnerzy umów, które podpisuje w celu realizacji projektów, podlega kontroli Komisji, Trybunału Obrachunkowego Wspólnot Europejskich i Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).

Artykuł 15

Funkcje wspólnej instytucji zarządzającej

1. Wspólna instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie wspólnym programem operacyjnym i za jego wdrażanie, w tym za pomoc techniczną, w poszanowaniu zasady należytego zarządzania finansowego, zgodnie z zasadami ekonomii, skuteczności i efektywności, i przeprowadza niezbędne kontrole zgodnie z warunkami i zasadami przewidzianymi w odpowiednich przepisach.

2. Zadania wspólnej instytucji zarządzającej obejmują w szczególności:

a) organizację i prowadzenie sekretariatu posiedzeń wspólnego komitetu monitorującego, w tym sporządzanie protokołów posiedzeń;

b) przygotowywanie szczegółowych budżetów rocznych programu i wniosków o niezbędne środki z Komisji Europejskiej;

c) sporządzanie rocznych sprawozdań operacyjnych i finansowych oraz ich przekazywanie wspólnemu komitetowi monitorującemu i Komisji;

d) wdrażanie przez dział audytu wewnętrznego programu audytu odnoszącego się do wewnętrznego obiegu i należytego stosowania procedur we wspólnej instytucji zarządzającej; roczne sprawozdania audytu wewnętrznego są obowiązkowo przekazywane wspólnemu komitetowi monitorującemu i Komisji;

e) uruchamianie, po zatwierdzeniu przez wspólny komitet monitorujący, zaproszeń do składania ofert i zaproszeń do składania wniosków w celu wyboru projektów;

f) przyjmowanie wniosków oraz organizowanie komisji odpowiedzialnych za wybór projektów, przewodniczenie takim komisjom i zapewnianie obsługi sekretariatu, a także przekazywanie wspólnemu komitetowi monitorującemu i Komisji sprawozdań zawierających zalecenia komisji odpowiedzialnych za wybór projektów;

g) po wyborze projektów przez wspólny komitet monitorujący zawieranie umów dotyczących różnych projektów z beneficjentami i wykonawcami;

h) monitorowanie operacyjne projektów i zarządzanie finansowe projektami;

i) niezwłoczne informowanie wspólnego komitetu monitorującego o wszelkich przypadkach spornego odzyskiwania wypłaconych kwot;

j) realizację ewentualnych analiz oddziaływania na środowisko na poziomie programu;

k) wdrażanie planu informacyjnego i promocyjnego zgodnie z art. 42.

Artykuł 16

Wspólny sekretariat techniczny

1. Każda wspólna instytucja zarządzająca, po wcześniejszym uzyskaniu zgody wspólnego komitetu monitorującego, może być wspomagana w codziennym zarządzaniu działaniami w ramach wspólnego programu operacyjnego przez wspólny sekretariat techniczny dysponujący odpowiednimi środkami.

Funkcjonowanie wspólnego sekretariatu technicznego jest finansowane ze środków na pomoc techniczną.

2. Wspólny sekretariat techniczny może w razie potrzeby posiadać oddziały terenowe w krajach uczestniczących w celu informowania potencjalnych beneficjentów w określonych krajach o przewidywanych działaniach w ramach programu.

Artykuł 17

Zasada ciągłości

Jeżeli istniejąca wspólna instytucja zarządzająca, posiadająca zatwierdzone przez Komisję środki do zarządzania bieżącymi lub poprzednimi programami, zostanie ponownie wyznaczona do zarządzania wspólnym programem operacyjnym, nie ma konieczności zmiany istniejącej struktury organizacyjnej tej instytucji zarządzającej, o ile istniejące rozwiązanie spełnia wymagania niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ IV

ZARZĄDZANIE FINANSOWE WSPÓLNYMI PROGRAMAMI OPERACYJNYMI

SEKCJA 1

Finansowanie

Artykuł 18

Pomoc techniczna finansowana ze środków wspólnotowych

Pomoc techniczna kwalifikująca się do finansowania wspólnotowego nie może przekraczać 10 % ogólnej puli środków wspólnotowych przeznaczonych na wspólny program operacyjny.

Jednakże, w zależności od przypadku i na podstawie argumentacji dotyczącej poziomu wydatków poniesionych w poprzednich latach realizacji oraz przewidywalnych i uzasadnionych potrzeb programu, podczas przeglądu programu można przewidzieć podwyżkę kwot pomocy technicznej wyznaczonych pierwotnie na potrzeby programu.

Artykuł 19

Źródła współfinansowania

1. Współfinansowanie pochodzi z własnych źródeł kraju lub podmiotów uczestniczących w każdym wspólnym programie operacyjnym.

2. Kraje uczestniczące mogą swobodnie określać pochodzenie, kwotę i podział na cele i priorytety środków pozyskanych ze współfinansowania w ramach każdego wspólnego programu operacyjnego.

3. Po wcześniejszym uzyskaniu zgody Komisji wkłady w naturze pochodzące od wspólnej instytucji zarządzającej mogą zostać uznane za element współfinansowania. W takim przypadku należy wyraźnie wymienić wkłady w naturze w dokumencie programowym.

Artykuł 20

Wskaźnik współfinansowania

1. Współfinansowanie stanowi co najmniej 10 % kwoty środków wspólnotowych przeznaczonych na wspólny program operacyjny, z wyłączeniem kwoty pomocy technicznej finansowanej ze środków wspólnotowych.

2. W miarę potrzeby współfinansowanie zostaje podzielone w zrównoważony sposób na cały okres realizacji programu, tak aby minimalny cel 10 % został osiągnięty na koniec programu.

Artykuł 21

Rachunek bankowy wspólnego programu operacyjnego i odsetki za zaliczkę

1. Dział pełniący funkcję księgową we wspólnej instytucji zarządzającej otwiera rachunek bankowy w euro wyłącznie na potrzeby programu i zarządza tym rachunkiem. Rachunek działa obowiązkowo zgodnie z systemem kontrasygnaty urzędnika zatwierdzającego i księgowego wspólnej instytucji zarządzającej.

2. Jeżeli rachunek bankowy jest oprocentowany, odsetki z tytułu wpłaty zaliczek są przekazywane na odpowiedni wspólny program operacyjny i zgłaszane Komisji w sprawozdaniu końcowym, o którym mowa w art. 32.

Artykuł 22

Księgowość wspólnego programu operacyjnego

Księgowość wspólnego programu operacyjnego prowadzi dział wspólnej instytucji zarządzającej odpowiedzialny za operacje finansowe. Księgowość ma charakter autonomiczny i odrębny oraz obejmuje tylko te operacje, które są związane ze wspólnym programem operacyjnym. Księgowość umożliwia analityczne monitorowanie programu w podziale na cele, priorytety i działania.

Wspólna instytucja zarządzająca przedstawia wspólnemu komitetowi monitorującemu i Komisji operacje powiązania księgowości z saldem rachunku bankowego programu wraz ze sprawozdaniem rocznym i każdym wnioskiem o dodatkową zaliczkę.

Artykuł 23

Procedury umowne

1. W odniesieniu do przetargów i dotacji niezbędnych do wdrożenia wspólnego programu operacyjnego przez wspólną instytucję zarządzającą stosuje się procedury umowne mające zastosowanie do działań zewnętrznych, określone w art. 162–170 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 i w art. 231–256 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.

Stosowane procedury, a także standardowe dokumenty i odpowiednie wzory umów zostały wyszczególnione w Praktycznym przewodniku po procedurach umownych działań zewnętrznych i załącznikach do niego obowiązującym w momencie uruchamiania przetargów lub zaproszeń do składania wniosków.

2. Zasady kwalifikowalności związane z udziałem w zaproszeniach do składania ofert i w zaproszeniach do składania wniosków zostały określone w art. 14 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 zgodnie z art. 40 i 41 niniejszego rozporządzenia.

3. Wymienione przepisy mają zastosowanie do całego obszaru geograficznego objętego programem, zarówno na terytoriach państw członkowskich, jak i na terytoriach krajów partnerskich.

SEKCJA 2

Płatności

Artykuł 24

Roczne zobowiązania Komisji

Oprócz pierwotnego zobowiązania budżetowego, które towarzyszy decyzji o przyjęciu wspólnego programu operacyjnego, corocznie, najpóźniej do 31 marca danego roku, Komisja przyjmuje odpowiednie zobowiązanie budżetowe. Kwota zobowiązania jest ustalana w zależności od tabeli finansowej opisującej roczny przewidywany podział środków we wspólnym programie operacyjnym, po uwzględnieniu stanu zaawansowania programu i w granicach dostępnych środków. Komisja przekazuje wspólnej instytucji zarządzającej dokładną datę wykonania rocznego zobowiązania.

Artykuł 25

Wspólne zasady płatności

1. Komisja dokonuje każdej płatności środków wspólnotowych w granicach dostępnych funduszy. Komisja automatycznie zalicza każdą płatność na rzecz wspólnej instytucji zarządzającej na poczet najwcześniejszej rocznej transzy zobowiązań do czasu całkowitego wykorzystania kwoty tej transzy. Po całkowitym wykorzystaniu kwoty najwcześniejszej rocznej transzy zobowiązań można rozpocząć wykorzystywanie środków z kolejnej transzy.

2. Płatności są dokonywane w euro na rachunek bankowy wspólnego programu operacyjnego.

3. Płatności mogą przybrać formę zaliczki lub wypłaty salda końcowego.

Artykuł 26

Zaliczki

1. Co roku wspólna instytucja zarządzająca – po uzyskaniu informacji na temat zobowiązania budżetowego – może złożyć wniosek o wypłatę nie więcej niż 80 % środków wspólnotowych z bieżącego roku budżetowego tytułem zaliczki.

Począwszy od drugiego roku wspólnego programu operacyjnego do wniosku o zaliczkę należy składać roczne tymczasowe sprawozdanie finansowe obejmujące wszystkie wydatki i dochody z poprzedniego roku, dotychczas niepoświadczone w raporcie z audytu zewnętrznego, wraz ze wstępnym budżetem zobowiązań i wydatków wspólnej instytucji zarządzającej na rok następny.

Po przeanalizowaniu sprawozdania i przeprowadzeniu oceny faktycznych potrzeb finansowych programu, a także weryfikacji dostępnych środków Komisja dokonuje płatności całej kwoty wnioskowanej zaliczki lub jej części.

2. W ciągu roku wspólna instytucja zarządzająca może zwrócić się z wnioskiem o wypłatę całości lub części salda rocznych środków wspólnotowych tytułem dodatkowej zaliczki.

Wspólna instytucja zarządzająca dołącza do swojego wniosku śródokresowe sprawozdanie finansowe na potwierdzenie, że faktycznie poniesione wydatki lub wydatki, które mają zostać prawdopodobnie poniesione w ciągu roku, przekraczają kwotę poprzednich zaliczek.

Taka dodatkowa wypłata stanowi dodatkową zaliczkę, gdyż nie jest poświadczona w raporcie z audytu zewnętrznego.

3. W drugim półroczu każdego roku realizacji programu Komisja rozlicza wcześniejsze zaliczki w zależności od rzeczywiście poniesionych wydatków i wydatków kwalifikowalnych poświadczonych w rocznym raporcie z audytu zewnętrznego, o którym mowa w art. 31.

Na podstawie wyników rozliczenia Komisja dokonuje w razie potrzeby niezbędnych korekt finansowych.

Artykuł 27

Odzyskiwanie

1. Wspólna instytucja zarządzająca odpowiada za odzyskiwanie nieuzasadnionych lub niekwalifikowalnych wydatków i zwrot odzyskanych kwot Komisji proporcjonalnie do jej wkładu w finansowanie programu.

Jeżeli podczas odbioru sprawozdania końcowego z umowy lub w wyniku kontroli albo audytu zostaną stwierdzone niekwalifikowalne wydatki, które były już przedmiotem płatności, wspólna instytucja zarządzająca sporządza nakazy zwrotu skierowane do odpowiednich beneficjentów i wykonawców.

2. Jeżeli zwrot dotyczy wierzytelności wobec beneficjenta, wykonawcy lub partnera z siedzibą w państwie członkowskim, w którym wspólna instytucja zarządzająca nie może odzyskać wydatków w terminie jednego roku po wystawieniu nakazu zwrotu, państwo członkowskie, w którym znajduje się zainteresowany beneficjent, wykonawca lub partner, dokonuje płatności należności na rzecz wspólnej instytucji zarządzającej przed dochodzeniem należności od beneficjenta, wykonawcy lub partnera.

3. Jeżeli zwrot dotyczy wierzytelności wobec beneficjenta, wykonawcy lub partnera z siedzibą w kraju partnerskim, w którym wspólna instytucja zarządzająca nie może odzyskać wydatków w terminie jednego roku po wystawieniu zwrotu, wspólna instytucja zarządzająca zwraca się do Komisji, która na podstawie pełnej dokumentacji przejmuje inicjatywę w celu odzyskania należności od beneficjenta, wykonawcy lub partnera znajdującego się w kraju partnerskim lub bezpośrednio od władz krajowych tego kraju.

4. Dokumentacja przekazana państwu członkowskiemu lub Komisji zawiera wszystkie dokumenty umożliwiające odzyskanie należności, a także dowody działań podjętych przez wspólną instytucję zarządzającą wobec beneficjenta lub wykonawcy w celu odzyskania należnych kwot.

5. Wspólna instytucja zarządzająca ma obowiązek dołożyć wszelkich starań w terminie jednego roku po wydaniu nakazu zwrotu, aby odzyskać należności. Wspólna instytucja zarządzająca upewnia się między innymi, że należność jest pewna, opiewająca na określoną kwotę i wymagalna. Jeżeli wspólna instytucja zarządzająca zamierza zrezygnować z odzyskania stwierdzonej należności, upewnia się, że odmowa jest prawidłowa i zgodna z zasadą należytego zarządzania finansowego i proporcjonalności. Decyzja odmowna musi zostać uzasadniona i uzyskać wcześniejszą zgodę wspólnego komitetu monitorującego i Komisji.

6. Jeżeli należność nie może zostać odzyskana lub pełna dokumentacja w rozumieniu ust. 4 nie może zostać przesłana państwu członkowskiemu lub Komisji z winy lub niewiedzy wspólnej instytucji zarządzającej, wspólna instytucja zarządzająca pozostaje odpowiedzialna za odzyskanie należności po upływie terminu jednego roku, a należne kwoty zostają uznane za niekwalifikujące się do finansowania wspólnotowego.

7. Zgodnie z ust. 2 i 3 umowy zawarte przez wspólną instytucję zarządzającą w ramach programu zawierają klauzulę umożliwiającą Komisji lub określonemu państwu członkowskiemu odzyskanie należności od beneficjenta, wykonawcy lub partnera, jeżeli należność pozostaje otwarta po upływie roku od wydania nakazu zwrotu przez wspólną instytucję zarządzającą.

SEKCJA 3

Sprawozdania

Artykuł 28

Sprawozdania roczne wspólnej instytucji zarządzającej

1. Najpóźniej 30 czerwca każdego roku wspólna instytucja zarządzająca przedstawia Komisji sprawozdanie roczne poświadczone raportem z audytu, o którym mowa w art. 31, w sprawie wdrażania programu operacyjnego od 1 stycznia do 31 grudnia poprzedniego roku. Wcześniej sprawozdanie zatwierdza wspólny komitet monitorujący. Pierwsze sprawozdanie roczne należy złożyć najpóźniej 30 czerwca drugiego roku programu.

2. Każdy raport roczny obejmuje:

a) część techniczną opisującą: — postępy osiągnięte we wdrażaniu programu i jego priorytetów, — szczegółowy wykaz podpisanych umów, a także ewentualne napotkane trudności, — działania zrealizowane w ramach pomocy technicznej w poprzednim roku, — środki podjęte w dziedzinie monitorowania, oceny i audytu projektów, ich wyników i działań wdrażanych w celu rozwiązania napotkanych problemów, — działania informacyjne i komunikacyjne, — program działań, który będzie wdrażany w kolejnym roku;

b) część finansową wyszczególniającą, w euro, w odniesieniu do każdego priorytetu: — kwoty przekazane wspólnej instytucji zarządzającej przez Komisję w ramach środków wspólnotowych oraz przez kraje uczestniczące w ramach współfinansowania, a także ewentualne pozostałe dochody programu, — płatności i kwoty odzyskane przez wspólną instytucję zarządzającą w ramach pomocy technicznej i na potrzeby projektów, a także powiązanie z rachunkiem bankowym programu, — kwoty kwalifikowalnych wydatków poniesionych podczas realizacji projektów, przedstawione przez beneficjentów w sprawozdaniach i we wnioskach o płatność, — wstępny budżet zobowiązań i wydatków wspólnej instytucji zarządzającej;

c) oświadczenie podpisane przez przedstawiciela wspólnej instytucji zarządzającej w celu zapewnienia, że systemy zarządzania i kontroli wdrożone w ramach programu w poprzednim roku nadal są zgodne ze wzorem zatwierdzonym przez Komisję i funkcjonowały w taki sposób, że dają w wystarczającym stopniu gwarancję prawidłowości stanu wydatków przedstawionego w sprawozdaniu finansowym, a także legalności i prawidłowości ewentualnych transakcji.

Artykuł 29

Roczny raport działu audytu wewnętrznego

1. Dział audytu wewnętrznego we wspólnej instytucji zarządzającej co roku wdraża program kontroli obiegu wewnętrznego i należytego stosowania procedur we wspólnej instytucji zarządzającej. Co roku dział audytu wewnętrznego sporządza raport, który przekazuje przedstawicielowi wspólnej instytucji zarządzającej.

2. Wspólna instytucja zarządzająca przekazuje Komisji i wspólnemu komitetowi monitorującemu raport, o którym mowa w ust. 1, jako załącznik do sprawozdania rocznego określonego w art. 28.

Artykuł 30

Raport roczny z wdrażania programu audytu w odniesieniu do projektów

1. Co roku wspólna instytucja zarządzająca sporządza raport w sprawie wdrażania w roku poprzednim programu audytu w odniesieniu do projektów określonych w art. 37. Raport wyszczególnia metodologię zastosowaną przez wspólną instytucję zarządzającą do wyboru reprezentacyjnej próbki projektów, przeprowadzonych kontroli, sformułowanych zaleceń i wniosków wyciągniętych przez wspólną instytucję zarządzającą w dziedzinie zarządzania określonymi projektami.

2. Wspólna instytucja zarządzająca przekazuje Komisji i wspólnemu komitetowi monitorującemu raport, o którym mowa w ust. 1, jako załącznik do sprawozdania rocznego określonego w art. 28.

Artykuł 31

Raport z audytu zewnętrznego

1. Niezależnie od audytów zewnętrznych we wspólnej instytucji zarządzającej, organizowanych przez administrację kraju, w którym ma ona siedzibę, wspólna instytucja zarządzająca korzysta z niezależnego podmiotu publicznego lub zatrudnia biegłego rewidenta będącego członkiem uznanego międzynarodowo stowarzyszenia nadzorującego kontrolę prawną sprawozdań, aby co roku przeprowadzić – w poszanowaniu norm i zasad deontologicznych Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) – weryfikację ex post stanu wydatków i dochodów zadeklarowanych przez wspólną instytucję zarządzającą w rocznym sprawozdaniu finansowym.

2. Zakres audytu zewnętrznego obejmuje wydatki dokonane bezpośrednio przez wspólną instytucję zarządzającą w ramach pomocy technicznej lub zarządzania projektami (płatności). Raport z audytu zewnętrznego poświadcza stan wydatków i dochodów zadeklarowanych przez wspólną instytucję zarządzającą w rocznym sprawozdaniu finansowym, w szczególności stwierdza, czy zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione oraz czy są prawidłowe i kwalifikowalne.

3. Wspólna instytucja zarządzająca przekazuje Komisji i wspólnemu komitetowi monitorującemu raport z audytu zewnętrznego jako załącznik do sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 28.

Artykuł 32

Sprawozdanie końcowe

Sprawozdanie końcowe z wdrażania wspólnego programu operacyjnego obejmuje mutatis mutandis te same elementy, co sprawozdania roczne, w tym również załączniki, za cały okres trwania programu. Sprawozdanie końcowe należy złożyć najpóźniej w dniu 30 czerwca 2016 r.

SEKCJA 4

Kwalifikowalne wydatki ze wspólnego programu operacyjnego

Artykuł 33

Koszty kwalifikowalne na poziomie wspólnego programu operacyjnego

1. Aby wydatki ze wspólnego programu operacyjnego kwalifikowały się do finansowania wspólnotowego, muszą być poniesione w okresie realizacji programu określonym w art. 43.

2. Za koszty kwalifikowalne w związku z wdrażaniem programu przez wspólną instytucję zarządzającą w ramach pomocy technicznej uznaje się koszty, które odpowiadają następującym kryteriom:

a) są niezbędne do wdrożenia programu w świetle kryteriów określonych w programie i przez wspólny komitet monitorujący oraz odpowiadają założeniom należytego zarządzania finansowego, w szczególności zasadom ekonomii i stosunku kosztów do skuteczności;

b) zostały zarejestrowane w rachunkach programu, są identyfikowalne, podlegają kontroli i mogą zostać poświadczone oryginałami dokumentów dowodowych;

c) zostały poniesione w wyniku stosowania odpowiednich procedur zamówień.

3. Z zastrzeżeniem ust. 1 i 2, kosztami kwalifikowalnymi są:

a) koszty związane z personelem przydzielonym do programu, odpowiadające faktycznym wynagrodzeniom powiększonym o składki na ubezpieczenia społeczne i inne koszty stanowiące składnik wynagrodzenia. Tego rodzaju koszty nie mogą przekraczać wynagrodzeń i kosztów ponoszonych normalnie przez strukturę przyjmującą wspólną instytucję zarządzającą lub wspólny sekretariat techniczny, chyba że przedstawione zostanie uzasadnienie, z którego wynika, że większe koszty są niezbędne do realizacji wspólnego programu operacyjnego;

b) koszty podróży i pobytu personelu i innych osób uczestniczących we wspólnym programie operacyjnym, o ile odpowiadają zwyczajowym praktykom instytucji wyznaczonych do zarządzania programem. Ponadto, w przypadku zryczałtowanego pokrywania kosztów pobytu, stawki nie mogą przekraczać zakresów opublikowanych przez Komisję Europejską w momencie przyjmowania wspólnego programu operacyjnego;

c) koszty zakupu lub najmu sprzętu i wyposażenia (nowego lub używanego) specjalnie na potrzeby wspólnej instytucji zarządzającej lub wspólnego sekretariatu technicznego w celu wdrażania wspólnego programu operacyjnego, a także koszty świadczenia usług, i ile odpowiadają kosztom rynkowym;

d) koszty towarów nietrwałych;

e) koszty pośrednie odpowiadające ogólnym kosztom administracyjnym;

f) wydatki na podwykonawstwo;

g) koszty wypływające bezpośrednio z wymogów wynikających z niniejszego rozporządzenia i z programu (na przykład działania informacyjne i promocyjne, oceny, audyty zewnętrzne, tłumaczenia itp.), w tym koszty usług finansowych (w szczególności koszty przelewów bankowych).

Artykuł 34

Koszty niekwalifikowalne na poziomie wspólnego programu operacyjnego

Za koszty niekwalifikowalne z związku w wdrażaniem programu przez wspólną instytucję zarządzającą w ramach pomocy technicznej uznaje się następujące koszty:

a) zobowiązania i prowizje za straty lub zobowiązania;

b) odsetki debetowe;

c) koszty już sfinansowane z innego tytułu;

d) zakup gruntów lub budynków;

e) straty z tytułu różnic kursowych;

f) podatki, w tym VAT, z wyjątkiem przypadku gdy wspólna instytucja zarządzająca nie może uzyskać ich zwrotu lub stosowane przepisy nie zabraniają ich uwzględniania;

g) środki podmiotów trzecich;

h) kary.

Artykuł 35

Wkłady rzeczowe na poziomie wspólnego programu operacyjnego

Ewentualne wkłady rzeczowe krajów uczestniczących i – w razie potrzeby – wkłady rzeczowe z innych źródeł należy uwzględnić oddzielnie w budżecie wspólnego programu operacyjnego. Wkłady rzeczowe nie są kwalifikowalne.

Wkłady rzeczowe nie mogą zostać uznane za współfinansowanie kraju uczestniczącego z tytułu minimalnej proporcji 10 %, o której mowa w art. 20, z wyjątkiem pierwotnych wkładów rzeczowych wspólnej instytucji zarządzającej określonych w art. 19 ust. 3 niniejszego rozporządzenia.

Koszty związane z personelem przydzielonym przez kraje uczestniczące do pomocy technicznej programu nie mogą zostać uznane za wkład rzeczowy ani współfinansowanie w budżecie programu.

Artykuł 36

Koszty kwalifikowalne na poziomie projektów

1. Wydatki związane z każdym projektem muszą być poniesione w okresie realizacji każdej określonej umowy.

2. Koszty kwalifikowalne, koszty niekwalifikowalne i możliwość wniesienia wkładów rzeczowych na poziomie projektów określają umowy podpisywane z beneficjentami i wykonawcami.

SEKCJA 5

Kontrola

Artykuł 37

Roczny program audytu projektów

1. Z końcem pierwszego roku wspólnego programu operacyjnego wspólna instytucja zarządzająca sporządza co roku program audytu projektów, które finansuje.

2. Kontrole, o których mowa w ust. 1, są realizowane na podstawie dokumentów i na miejscu oraz obejmują grupę projektów wybranych przez wspólną instytucję zarządzającą zgodnie ze statystyczną metodą wyznaczania prób losowych opierającą się na międzynarodowo uznanych normach audytu, w szczególności z uwzględnieniem czynników ryzyka związanych z kwotą projektów, rodzajem działania, rodzajem beneficjenta lub innymi stosownymi elementami. Próba jest dostatecznie reprezentacyjna, aby zapewnić akceptowalny poziom zabezpieczenia pod względem kontroli bezpośrednich przeprowadzanych przez wspólną instytucję zarządzającą i obejmujących faktyczność, prawidłowość i kwalifikowalność wydatków zgłoszonych w ramach projektu.

Artykuł 38

Kontrola wspólnotowa

Komisja, OLAF, Trybunał Obrachunkowy Wspólnot Europejskich i każdy audytor zewnętrzny umocowany przez te instytucje mogą przeprowadzić kontrole na miejscu i na podstawie dokumentów, które obejmują wykorzystanie funduszy wspólnotowych przez wspólną instytucję zarządzającą oraz różnych beneficjentów i partnerów projektów.

Kontrola może przyjąć formę pełnego audytu na podstawie dokumentów dowodowych, sprawozdań i dokumentów księgowych oraz wszelkich innych dokumentów związanych z finansowaniem wspólnego programu operacyjnego (w tym – w przypadku wspólnej instytucji zarządzającej – wszystkich dokumentów dotyczących wyboru projektu i umów) i projektu.

Artykuł 39

Krajowy system kontroli

Państwa członkowskie mogą wprowadzić krajowy system kontroli umożliwiający sprawdzanie ważności deklarowanych wydatków w ramach działań lub części działań realizowanych na ich terytorium oraz zgodności tych wydatków i działań lub części działań, do których się odnoszą, z przepisami wspólnotowymi i krajowymi.

ROZDZIAŁ V

PROJEKTY FINANSOWANE PRZEZ WSPÓLNE PROGRAMY OPERACYJNE

Artykuł 40

Uczestnicy projektów wchodzących w skład wspólnego programu operacyjnego

1. Projekty są prezentowane przez wnioskodawców reprezentujących partnerstwa obejmujące co najmniej jednego partnera z państwa członkowskiego uczestniczącego w programie i co najmniej jednego partnera z kraju partnerskiego uczestniczącego w programie.

2. Wnioskodawcy i partnerzy, o których mowa w ust. 1, mają siedzibę w regionach określonych w art. 4 lit. a) i b) oraz odpowiadają kryteriom kwalifikowalności, o których mowa w art. 23 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

Jeżeli cele projektów nie mogą zostać osiągnięte bez udziału partnerów z siedzibą w regionach innych niż określone w akapicie pierwszym, dopuszcza się udział takich innych partnerów.

Artykuł 41

Charakter projektów

Charakter projektu może być trojakiego rodzaju:

a) projekty zintegrowane, w których partnerzy realizują na swoim terytorium część działań będących częścią projektu;

b) projekty symetryczne, w których podobne działania są prowadzone równolegle w państwach członkowskich i w krajach partnerskich;

c) projekty realizowane głównie lub wyłącznie w państwie członkowskim lub w kraju partnerskim, lecz na rzecz wszystkich partnerów wspólnego programu operacyjnego lub ich części.

Projekty są realizowane w regionach określonych w art. 4 lit. a) i b) niniejszego rozporządzenia.

W wyjątkowych przypadkach, jeśli jest to konieczne, aby osiągnąć cele projektów, projekty mogą być częściowo realizowane w regionach innych niż określone w akapicie drugim.

Artykuł 42

Działania informacyjne i promocyjne związane ze wspólnym programem operacyjnym

1. Wspólna instytucja zarządzająca odpowiada za wdrażanie działań informacyjnych i promocyjnych związanych ze wspólnym programem operacyjnym. W szczególności wspólna instytucja zarządzająca podejmuje niezbędne środki, aby eksponować finansowanie lub współfinansowanie wspólnotowe w przypadku działań własnych i działań związanych z projektami finansowanymi w ramach programu. Środki muszą być zgodne z zasadami stosowanymi w dziedzinie promowania działań zewnętrznych, które zostały zdefiniowane i opublikowane przez Komisję.

2. Oddziały terenowe wspólnego sekretariatu technicznego znajdujące się w razie potrzeby w krajach uczestniczących odpowiadają za rozpowszechnienie wiedzy o działaniach realizowanych w ramach wspólnego programu operacyjnego i informowanie o nich ewentualnie zainteresowanych podmiotów.

ROZDZIAŁ VI

ZAMKNIĘCIE WSPÓLNYCH PROGRAMÓW OPERACYJNYCH

Artykuł 43

Czas trwania wspólnego programu operacyjnego

1. Okres realizacji każdego wspólnego programu operacyjnego rozpoczyna się z dniem przyjęcia wspólnego programu operacyjnego przez Komisję i kończy się najpóźniej w dniu 31 grudnia 2016 r.

2. Okres realizacji składa się z następujących etapów:

a) etapu wdrażania wspólnego programu operacyjnego przez maksymalny okres siedmiu lat kończący się najpóźniej w dniu 31 grudnia 2013 r. Żadna procedura zaproszenia do składania ofert lub zaproszenia do składania wniosków nie może zostać uruchomiona ani żadna umowa nie może zostać podpisana po tej dacie, z wyjątkiem umów dotyczących audytu i oceny;

b) etapu realizacji projektów finansowanych w ramach wspólnego programu operacyjnego, rozpoczynającego się w tym samym czasie co okres wdrażania programu i kończącego najpóźniej w dniu 31 grudnia 2014 r. Działania realizowane w ramach projektów finansowanych przez program muszą zakończyć się najpóźniej w tym dniu;

c) etapu finansowego zamknięcia wspólnego programu operacyjnego, który obejmuje finansowe zamknięcie wszystkich umów zawartych w ramach programu, ocenę ex post programu, przestawienie sprawozdania końcowego i dokonanie końcowej płatności lub końcowe odzyskanie środków przez Komisję. Etap kończy się najpóźniej w dniu 31 grudnia 2016 r.

Artykuł 44

Ewentualne wstrzymanie programu

1. W przypadkach przewidzianych w art. 9 ust. 10 lit. c) i d) rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 lub w innych należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może podjąć decyzję o zakończeniu wspólnego programu operacyjnego przed przewidywanym zakończeniem okresu realizacji, na wniosek wspólnego komitetu monitorującego lub z własnej inicjatywy po konsultacji ze wspólnym komitetem monitorującym.

2. W takim przypadku wspólna instytucja zarządzająca przedstawia wniosek Komisji i przekazuje końcowe sprawozdanie w terminie trzech miesięcy po decyzji Komisji. Po rozliczeniu wcześniejszych zaliczek Komisja dokonuje płatności końcowej lub – w razie potrzeby – wydaje nakaz zwrotu salda końcowego przez wspólną instytucję zarządzającą. Komisja umarza również pozostałe saldo zobowiązań.

3. Jeżeli wstrzymanie programu wynika z niepodpisania umów finansowych przez kraje partnerskie w wymaganym terminie, już podjęte zobowiązania budżetowe w ramach środków z Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa przeznaczonych na współpracę transgraniczną z działu 1 B perspektywy finansowej (porozumienie międzyinstytucjonalne 2006/C 139/01) są dostępne przez normalny okres czasu, lecz mogą służyć wyłącznie do finansowania działań, które są prowadzone w określonych państwach członkowskich. Zobowiązania budżetowe podjęte w ramach środków na Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa z działu 4 perspektywy finansowej (porozumienie międzyinstytucjonalne 2006/C 139/01), przeznaczonych na współpracę transgraniczną, zostają umorzone.

4. W przypadku niepodpisania umowy finansowej przez kraje partnerskie lub decyzji Komisji o zakończeniu wspólnego programu operacyjnego przed przewidzianą datą wygaśnięcia programu stosuje się następującą procedurę:

a) w przypadku środków z Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, pochodzących z działu 1 B perspektywy finansowej (porozumienie międzyinstytucjonalne 2006/C 139/01) i przeznaczonych na współpracę transgraniczną, kwoty przewidziane na późniejsze zobowiązania roczne z określonego wspólnego programu operacyjnego są wykorzystywane w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) zgodnie z procedurami określonymi w art. 9 ust. 10 rozporządzenia (WE) nr 1638/2006;

b) w przypadku środków z Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, pochodzących z działu 4 perspektywy finansowej (porozumienie międzyinstytucjonalne 2006/C 139/01) i przeznaczonych na współpracę transgraniczną, kwoty przewidziane na późniejsze zobowiązania roczne z określonego wspólnego programu operacyjnego są wykorzystywane na finansowanie innych programów lub projektów kwalifikowalnych z tytułu rozporządzenia (WE) nr 1638/2006.

Artykuł 45

Przechowywanie dokumentów

Przez siedem lat od daty płatności salda programu lub każdego projektu wspólna instytucja zarządzająca i różni beneficjenci oraz partnerzy projektów muszą przechowywać wszystkie dokumenty związane ze wspólnym programem operacyjnym i projektem, w szczególności sprawozdania i dokumenty dowodowe, a także sprawozdania finansowe i dokumenty księgowe, a także wszelkie inne dokumenty związane z finansowaniem wspólnego programu operacyjnego (w tym – w przypadku wspólnej instytucji zarządzającej – wszystkie dokumenty związane z wyborem projektu i umowami) lub każdego projektu.

Artykuł 46

Zakończenie programu

1. Wspólny program operacyjny uznaje się za zakończony po przeprowadzeniu następujących operacji:

a) zakończenia wszystkich umów zawartych w ramach programu;

b) dokonania płatności lub odzyskania salda końcowego;

c) umorzenia środków przez Komisję.

2. Zakończenie wspólnego programu operacyjnego nie narusza prawa Komisji do dokonania – w razie potrzeby – późniejszych korekt finansowych wobec wspólnej instytucji zarządzającej lub beneficjenta projektów, jeżeli końcowa kwalifikowalna kwota programu lub projektów wymaga weryfikacji w wyniku kontroli przeprowadzonej po dacie zakończenia programu.

ROZDZIAŁ VII

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 47

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich Sporządzono w Brukseli, dnia 9 sierpnia 2007 r. W imieniu Komisji Benita FERRERO-WALDNER Członek Komisji

(1) Dz.U. L 310 z 9.11.2006, str. 1.

(2) Porozumienie międzyinstytucjonalne pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami (Dz.U. C 139 z 14.6.2006, str. 1).

(3) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

(4) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 1.