DECYZJA KOMISJI

z dnia 20 stycznia 2006 r.

ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli oraz procedur dokonywania korekt finansowych w kontekście działań współfinansowanych przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców

(notyfikowana jako dokument nr C(2006) 51/2)

(Jedynie teksty w językach: angielskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)

(2006/400/WE)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady 2004/904/WE z dnia 2 grudnia 2004 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na okres 2005–2010 (1), a w szczególności jej art. 25 ust. 3 i art. 26 ust. 5,

po konsultacji z Komitetem ustanowionym na mocy art. 11 ust. 1 decyzji 2004/904/WE,

a także mając na uwadze, co następuje:

Zasady te powinny być zgodne z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiającym zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2) , (zwane dalej „przepisami wykonawczymi rozporządzenia finansowego”).

Na podstawie art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo uczestniczy w decyzję Rady 2004/904/WE, a tym samym w niniejszej decyzji.

Na podstawie art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia uczestniczy w decyzję Rady 2004/904/WE, a tym samym w niniejszej decyzji.

Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w decyzję Rady 2004/904/WE i w związku z tym nie jest związana nią ani niniejszą decyzją,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

1. Badaniom systemowych nieprawidłowości, na mocy art. 26 ust. 1 decyzji 2004/904/WE, poddawane są wszystkie projekty, których nieprawidłowości te mogą dotyczyć.

2. Unieważniając całość lub część wkładu Wspólnoty, państwa członkowskie uwzględniają charakter i wagę nieprawidłowości oraz straty finansowe funduszu.

3. Państwa członkowskie powiadamiają Komisję w wykazie załączonym do sprawozdania określonego w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE o wszelkich procedurach zmierzających do cofnięcia pomocy zapoczątkowanej w roku poprzednim.

Artykuł 2

1. W przypadku gdy kwoty muszą zostać zwrócone w wyniku cofnięcia wkładu Wspólnoty na mocy art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE, służby lub odpowiedzialna organizacja zapoczątkowują procedurę zwrotu środków i zawiadamiają odpowiedzialny organ. Informacja o zwrocie środków zostaje przekazana Komisji, a księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z art. 3 niniejszej decyzji.

2. Państwa członkowskie powiadamiają Komisję w sprawozdaniu określonym w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE o swojej decyzji lub propozycji ponownego użycia cofniętych środków.

Artykuł 3

1. Organ funkcjonujący w ramach państwa członkowskiego, lub krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez państwo członkowskie na mocy art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE (zwany dalej „organem odpowiedzialnym”) ewidencjonuje kwoty do zwrotu z płatności pomocy wspólnotowej, które zostały już dokonane i zapewnia, że kwoty te są odzyskiwane bez opóźnień. Po zwrocie odpowiedzialny organ obniża swój kolejny wykaz wydatków przedkładany Komisji o kwotę równą zwróconym sumom lub, jeśli ta wartość jest niewystarczająca, zwraca pieniądze Wspólnocie. Kwoty do zwrotu obejmują odsetki narosłe od daty ich wymagalności, obliczane według stopy ustanowionej zgodnie z art. 86 Przepisów wykonawczych rozporządzenia finansowego.

2. Wraz z przedłożeniem sprawozdania określonego w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE państwa członkowskie przesyłają Komisji wykaz wykrytych nieprawidłowości, ze wskazaniem kwot zwróconych lub podlegających zwrotowi oraz, w stosownych przypadkach, wszelkich administracyjnych lub sądowych postępowań wszczętych w celu zwrotu nienależnie wypłaconych kwot.

Artykuł 4

1. Kwota korekt finansowych dokonanych przez Komisję na mocy art. 26 ust. 3 lit. b) decyzji 2004/904/WE dla pojedynczych lub systemowych nieprawidłowości jest określana, gdy tylko jest możliwe i wykonalne, na podstawie poszczególnych zbiorów dokumentacji i równa się sumie wydatków nieprawidłowo poniesionych przez Fundusz, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

2. W przypadku gdy nie jest możliwe lub wykonalne precyzyjne określenie kwoty nieprawidłowych wydatków lub w przypadku gdy niewspółmierne byłoby cofnięcie wszystkich wydatków, Komisja przyjmuje za podstawę swojej korekty:

3. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na stanie faktycznym ustalonym przez audytorów spoza własnych służb, po zbadaniu środków podjętych przez zainteresowane państwo członkowskie na mocy art. 25 ust. 2 decyzji 2004/904/WE wyciąga własne wnioski dotyczące następstw finansowych.

4. Okres, w którym zainteresowane państwo członkowskie może udzielić odpowiedzi na żądanie zwrotu środków na mocy art. 26 ust. 3 decyzji 2004/904/WE, wynosi dwa miesiące. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może zgodzić się na dłuższy okres.

5. W przypadku gdy Komisja proponuje korekty finansowe ustalone za pomocą ekstrapolacji lub według stawki ryczałtowej, państwo członkowskie otrzymuje możliwość wykazania, w oparciu o przeprowadzone badanie odpowiedniej dokumentacji, że rzeczywisty zakres nieprawidłowości był mniejszy, niż oceniła Komisja. W porozumieniu z Komisją, państwo członkowskie może ograniczyć zakres tych badań do odpowiedniej proporcji lub próbki przedmiotowych dokumentów. Z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, czas przeznaczony na te badania nie może przekroczyć okresu kolejnych dwóch miesięcy po dwumiesięcznym okresie określonym w ust. 4. Komisja uwzględnia wszelkie dowody dostarczone w terminie przez państwo członkowskie.

6. W przypadku gdy Komisja zawiesza płatności na mocy art. 26 ust. 1 decyzji 2004/904/WE lub w przypadku gdy po wygaśnięciu okresu określonego w ust. 4 przyczyny zawieszenia pozostają w mocy lub zainteresowane państwo członkowskie nie powiadomiło Komisji o środkach podjętych w celu naprawienia nieprawidłowości, stosuje się art. 26 ust. 3.

7. Wytyczne w sprawie zasad, kryteriów oraz orientacyjnego klucza podziału stosowane przez służby Komisji przy ustalaniu stawki ryczałtowej dla korekty wymienione są w Załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 5

1. Każda spłata na rzecz Komisji, na mocy art. 26 ust. 3 decyzji 2004/904/WE, dokonywana jest w nieprzekraczalnym terminie określonym w poleceniu zwrotu środków wystawionym zgodnie z art. 81 przepisów wykonawczych rozporządzenia finansowego.

2. Wszelkie opóźnienia w realizacji spłaty podwyższają stopę odsetek z tytułu opóźnionych płatności, począwszy od daty wymagalności określonej w ust. 1 i kończąc na dacie rzeczywistej spłaty. Stosowana stopa odsetek jest określona w art. 3 par 1 niniejszej decyzji.

3. Korekta finansowa na mocy art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE nie uchybia obowiązkowi państwa członkowskiego odzyskiwania środków na mocy art. 25 ust. 2 decyzji 2004/904/WE i art. 2 ust. 1 niniejszej decyzji oraz odzyskiwania pomocy państwa, na mocy art. 14 rozporządzenia (WE) nr 659/1999.

Artykuł 6

Państwa członkowskie mogą stosować krajowe zasady korekt finansowych, które są bardziej rygorystyczne niż zasady określone w niniejszej decyzji.

Artykuł 7

Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Irlandii, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

(1) Dz.U. L 381 z 28.12.2004, str. 52.

(2) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1261/2005 (Dz.U. L 201 z 2.8.2005, str. 3).

ZAŁĄCZNIK

WYTYCZNE W SPRAWIE ZASAD, KRYTERIÓW ORAZ ORIENTACYJNEGO KLUCZA PODZIAŁU STOSOWANYCH PRZEZ SŁUŻBY KOMISJI PRZY USTALANIU KOREKTY FINANSOWEJ NA MOCY ART. 25 I 26 DECYZJĘ RADY 2004/904/WE

1. ZASADY

Celem korekt finansowych jest przywrócenie sytuacji, gdy 100 % wydatków deklarowanych do współfinansowania z Funduszu odpowiada stosownym zasadom i przepisom krajowym oraz wspólnotowym. Umożliwia to ustanowienie kluczowych zasad stosowanych przez służby Komisji przy określaniu korekt finansowych:

a) Nieprawidłowość jest zdefiniowana w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 2988/95 (1). Nieprawidłowości mogą być pojedyncze lub systemowe;

b) Systemowa nieprawidłowość jest powtarzającym się błędem spowodowanym poważnymi zaniedbaniami w systemach zarządzania i kontroli zaprojektowanych w celu zapewnienia prawidłowej rachunkowości i zgodności z obowiązującymi zasadami i przepisami: — W przypadku gdy przestrzegane są stosowne zasady i przepisy oraz podejmowane są wszystkie właściwe środki w celu zapobiegania, wykrywania i korygowania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, żadne finansowe korekty nie są wymagane; — W przypadku gdy przestrzegane są stosowne zasady i przepisy, ale systemy zarządzania i kontroli wymagają usprawnienia, wówczas należy wystosować właściwe zalecenia do państwa członkowskiego, ale żadne korekty finansowe nie są wymagane; — W przypadku gdy wykryte są błędy odnoszące się do sum mniejszych niż 4 000 EUR, wówczas państwo członkowskie powinno być wezwane do pilnego poprawienia błędów bez rozpoczynania postępowania korekty finansowej, na mocy art. 25 ust. 2 decyzję Rady 2004/904/WE; — Jeżeli istnieją poważne zaniedbania w systemach zarządzania lub kontroli, które mogą doprowadzić do systemowych nieprawidłowości, w szczególności zaniedbania w zakresie przestrzegania stosownych zasad i przepisów, wówczas zawsze powinny być dokonywane korekty finansowe.

c) W miarę możliwości skala korekt finansowych ustalana będzie na podstawie indywidualnych akt i będzie równa kwocie wydatków nienależnie poniesionych przez Fundusz w konkretnych przypadkach. Jednakże ścisłe wyliczenie korekt dla każdego indywidualnego projektu nie zawsze jest możliwe i wykonalne bądź też anulowanie całej kwoty wydatków może być niewspółmierne. W takich przypadkach Komisja musi ustalić wielkość korekty na podstawie ekstrapolacji lub według stawek ryczałtowych.

d) W przypadku gdy istnieją dowody świadczące o tym, że poszczególne wymierne nieprawidłowości tego samego rodzaju wystąpiły w dużej liczbie innych operacji, w ramach środka lub programu, ale ustalanie nieprawidłowych wydatków dla każdego indywidualnego projektu nie jest efektywne pod względem kosztów, wówczas korekta finansowa może być ustalona na podstawie ekstrapolacji: — Ekstrapolacja może być zastosowana tylko w przypadku, gdy można określić jednorodną grupę lub podzbiór projektów o podobnych cechach i wykazać, że są wadliwe. W takim przypadku wyniki szczegółowego badania reprezentatywnej próby kontrolnej poszczególnych akt, wybranych na zasadzie wyrywkowej, są uogólniane na wszystkie akta składające się na zidentyfikowaną grupę, zgodnie z ogólnie przyjętymi normami badania sprawozdań finansowych.

e) W przypadku pojedynczych naruszeń lub systemowych nieprawidłowości, których skutek finansowy nie może być precyzyjnie wyliczony ze względu na to, że podlega on zbyt wielu zmiennym lub że jego skutki są rozproszone, pojedyncze naruszenia lub systemowe nieprawidłowości wynikające z zaniedbania wykonywania skutecznych kontroli w celu zapobiegania lub wykrywania nieprawidłowości lub w celu dostosowania się do warunków pomocy lub zasad Wspólnoty, w przypadkach gdy odmowa całej pomocy byłaby niewspółmierna, powinny być przeprowadzane przy zastosowaniu stawki ryczałtowej: — Korekty według stawek ryczałtowych ustalane są stosownie do wagi wad występujących w systemie zarządzania i kontroli lub w przypadku pojedynczego naruszenia oraz następstw finansowych nieprawidłowości. Wykaz elementów systemu, uznanych przez Komisję za kluczowe i drugorzędne do celów ustalania ważności niedostatków systemu, przedstawiony jest w sekcji 2.2, natomiast orientacyjna tabela stawki ryczałtowej korekt przedstawiona jest w sekcji 2.3. Stawki ryczałtowe korekt stosowane są do wszystkich wydatków w ramach środka, których dotyczą, chyba że ograniczają się do niektórych obszarów wydatków (pojedyncze projekty lub typy projektów), w których to przypadkach stosowane są wyłącznie do tych obszarów wydatków. Te same wydatki nie są zazwyczaj poddawane więcej niż jednej korekcie.

f) W obszarach, gdzie istnieje margines uznania w ocenianiu wagi naruszenia, tak jak w przypadkach lekceważenia warunków środowiskowych, korekty uzależnione są od następujących warunków: znaczące zaniedbanie w zakresie przestrzegania zasad i wyraźny związek z działaniem uzyskującym finansowanie Wspólnoty;

g) Niezależnie od rodzaju proponowanych przez Komisję korekt państwo członkowskie zawsze ma możliwość wykazania, że rzeczywista strata lub ryzyko dla Funduszu oraz zasięg i waga nieprawidłowości była mniejsza, niż ustaliły służby Komisji. Procedura i terminy określone są w art. 13 ust. 4 i 6 niniejszej decyzji;

h) W przeciwieństwie do korekt dokonywanych przez państwa członkowskie na mocy art. 25 ust. 2 decyzji 2004/904/WE korekty finansowe na podstawie decyzji podjętej przez Komisję na mocy art. 26 ust. 3 zawsze pociągają za sobą redukcję netto finansowania Wspólnoty, przeznaczonego na dany program.

i) W przypadku gdy system kontrolny państwa członkowskiego – Trybunał Obrachunkowy, kontrola wewnętrzna lub zewnętrzna – wykryje nieprawidłowości i państwo członkowskie podejmuje właściwe działania naprawcze na mocy art. 25 ust. 2 decyzji 2004/904/WE w odpowiednim czasie, żadne korekty finansowe nie mogą być nakazane przez Komisję na mocy art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE i państwo członkowskie może na nowo wykorzystać fundusze. W pozostałych przypadkach Komisja może dokonać korekt na podstawie ustaleń dokonanych przez krajowe organy kontrolne, tam gdzie organy kontrolne UE ustaliły występowanie nieprawidłowości. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na faktach ustalonych i w pełni udokumentowanych przez inne organy kontrolne UE, wówczas formułuje ona własne wnioski dotyczące skutków finansowych, po uzyskaniu ewentualnych odpowiedzi od państw członkowskich.

2. KRYTERIA I KLUCZ PODZIAŁU DLA KOREKT WEDŁUG STAWEK RYCZAŁTOWYCH

2.1. Kryteria

Jak stwierdzono w ust. 1 lit. c) powyżej, korekty według stawek ryczałtowych mogą być przewidziane w sytuacji, gdy informacje uzyskane z dochodzenia nie pozwalają ocenić dokładnie metodami statystycznymi lub przez odniesienie do innych wskaźników finansowego skutku pojedynczego przypadku lub kilku przypadków nieprawidłowości, ale prowadzą do wniosku, że państwo członkowskie zaniedbało przeprowadzenie właściwej weryfikacji zasadności uiszczonych roszczeń.

Stawka ryczałtowa powinna być rozważana w sytuacji, gdy Komisja stwierdza zaniedbanie w stosunku do wykonania właściwej kontroli wyraźnie wymaganej przez przepisy lub domyślnie wymaganej aby zapewnić przestrzeganie wyraźnej zasady (na przykład ograniczanie pomocy na niektóre rodzaje projektów) i której brak mógłby prowadzić do nieprawidłowości systemowej. Powinna ona być również rozważana, w przypadku gdy Komisja stwierdza poważne braki w systemach zarządzania i kontroli powodujące naruszenia stosownych zasad i przepisów na dużą skalę lub w przypadku gdy wykryje pojedyncze naruszenia. Korekty według stawki ryczałtowej mogą również być właściwe, gdy własne służby kontrolne państw członkowskich odkryją takie nieprawidłowości, ale państwo członkowskie zaniedba podjęcia w odpowiednim czasie właściwych działań naprawczych.

Przy ustalaniu, czy zastosować korektę przy użyciu stawki ryczałtowej i w jakiej wysokości, ogólnym kryterium jest ocena stopnia ryzyka lub straty, na jakie narażone zostały fundusze Wspólnoty w skutek braku kontroli. Korekta powinna być więc zgodna z zasadą proporcjonalności. Ściśle określone elementy brane pod uwagę powinny uwzględniać:

1) czy nieprawidłowość związana jest z pojedynczym przypadkiem, kilkoma czy wszystkimi przypadkami;

2) czy wada odnosi się ogólnie do skuteczności systemu zarządzania i kontroli, czy do skuteczności poszczególnych elementów systemu, tj. działania poszczególnych funkcji niezbędnych do zapewnienia legalności, prawidłowości i kwalifikowania się deklarowanych wydatków do współfinansowania z Funduszu na podstawie stosownych zasad krajowych i wspólnotowych. (patrz sekcja 2.2 poniżej);

3) przewidywane znaczenie wady w kontekście całości procedur administracyjnych, bezpośrednich lub kontrolnych;

4) podatność na nadużycia finansowe, ze szczególnym uwzględnieniem zachęty ekonomicznej.

2.2. Klasyfikacja elementów systemu zarządzania i kontroli do celów stosowania stawki ryczałtowej dla korekt finansowych w przypadku wad systemowych lub pojedynczych naruszeń

Systemy zarządzania i kontroli do celów Funduszu składają się z różnych elementów lub funkcji o większym lub mniejszym znaczeniu dla zapewnienia legalności, prawidłowości i kwalifikacji deklarowanych wydatków do współfinansowania. Do celów ustalania korekt według stawki ryczałtowej w przypadkach występowania wad w takich systemach lub w pojedynczych przypadkach nieprawidłowości, korzystne jest klasyfikowanie funkcji systemów zarządzania i kontroli według elementów kluczowych i pomocniczych.

Elementy kluczowe stanowią elementy przeznaczone i mające zasadnicze znaczenie dla zapewnienia legalności i prawidłowości oraz rzeczywistej istoty projektów wspomaganych przez fundusz, elementy pomocnicze zaś stanowią te elementy, które wpływają na jakość systemu zarządzania i kontroli i pomagają zapewnić dobre działanie systemu w odniesieniu do jego kluczowych funkcji.

Poniższy wykaz zawiera większość elementów dobrego systemu zarządzania i kontroli oraz dobrej praktyki kontrolnej. Znaczenie wad i pojedynczych naruszeń może się zmieniać w istotny sposób i dlatego też przypadki rozpatrywane są przez Komisję ze szczególnym uwzględnieniem sekcji 2.4 poniżej.

2.2.1. Kluczowe elementy dla zapewnienia zakwalifikowania do współfinansowania

1) Zabezpieczenie i stosowanie procedur dotyczących wniosków o dotacje, ocen wniosków, wyboru projektów do finansowania i wyboru wykonawców/dostawców, właściwego opublikowania informacji o przyjmowaniu wniosków o dotacje zgodnie z procedurami dla poszczególnych programów: a) zgodność, jeżeli dotyczy, z zasadami jawności, równych możliwości i równego traktowania w zamówieniach publicznych oraz z przepisami i zasadami Traktatu dotyczącymi równego traktowania i niedyskryminacji, tam gdzie nie mają zastosowania dyrektywy WE o zamówieniach publicznych; b) ocena wniosków o dotacje zgodnie z kryteriami i procedurami programu, łącznie ze zgodnością z zasadami dotyczącymi oceny wpływu na środowisko, prawodawstwem i polityką dotyczącymi równych możliwości; c) wybór projektów do finansowania: — projekty wybrane zgodnie z celami i opublikowanym kryteriami programu; — przyczyny przyjęcia lub odrzucenia wniosków są jasno określone; — przestrzeganie zasad przyznawania pomocy państwa; — przestrzeganie zasad kwalifikacji wydatków; — zawarcie warunków finansowania w decyzji zatwierdzającej.

2) Właściwa weryfikacja dostaw współfinansowanych produktów i usług oraz kwalifikowania się wydatków poniesionych przez odpowiedzialny organ wyznaczony na mocy art. 13 decyzji 2004/904/WE oraz organizacje pośredniczące między odbiorcą dotacji i organem odpowiedzialnym: a) weryfikacja prawdziwości dostarczanych pozycji (usług, prac, dostaw itp.) na podstawie planów, faktur, dokumentów przyjęcia, sprawozdań ekspertów itp. oraz w stosownych przypadkach weryfikacja na miejscu; b) weryfikacja przestrzegania warunków zatwierdzania dotacji; c) weryfikacja kwalifikacji wydatków, w stosunku do których wystąpiono z roszczeniem; d) przeprowadzenie właściwej analizy wszystkich niewyjaśnionych kwestii przed przyjęciem roszczenia; e) utrzymywanie w dobrym stanie właściwego i niezawodnego systemu księgowego; f) zachowywanie śladu rewizyjnego na wszystkich szczeblach, od odbiorcy dotacji przez cały system realizacji; g) podejmowanie racjonalnych działań dla zapewnienia, że deklaracje wydatków poświadczane do Komisji przez organ odpowiedzialny, są prawidłowe, w szczególności: — wydatki były realizowane w kwalifikującym się do finansowania okresie w ramach projektów wybranych do współfinansowania zgodnie ze zwykłymi procedurami i wszystkimi stosownymi warunkami; — projekty objęte współfinansowaniem zostały rzeczywiście zrealizowane.

3) Wystarczająca ilość i jakość kontroli wyrywkowych dotyczących projektów i właściwe działania następcze: a) przeprowadzenie kontroli wyrywkowych w stosunku do próby co najmniej 10 % łącznej sumy kwalifikujących się wydatków zgodnie z art. 4 niniejszej decyzji, popartych sprawozdaniem biegłego rewidenta; b) próba jest reprezentatywna i analiza ryzyka jest właściwa; c) właściwe rozdzielenie funkcji oraz przełożonych w celu zapewnienia niezależności; d) działania następcze po kontrolach w celu zapewnienia, że: — dokonano właściwej oceny wyników i korekt finansowych, w stosownych przypadkach, — podjęto działania na poziomie ogólnym w celu naprawienia nieprawidłowości systemowych.

2.2.2. Elementy pomocnicze

a) zadowalające kontrole administracyjne w postaci standardowych wykazów kontrolnych lub analogicznych środków oraz prawidłowa dokumentacja wyników, w celu zapewnienia, przykładowo: — że roszczenia nie były wcześniej zapłacone i transakcje (kontrakty, wpływy gotówkowe, faktury, płatności) są wykazywane oddzielnie; — rozliczenia deklaracji i zapisanych wydatków w ramach systemu księgowego;

b) właściwy nadzór nad rozpatrywaniem roszczeń i procedurami udzielania upoważnień;

c) zadowalające procedury dla zapewnienia właściwego upowszechniania informacji o przepisach wspólnotowych;

d) zapewnienie terminowych płatności beneficjentom z funduszy Wspólnoty.

2.3. Orientacyjne klucze podziału korekt według stawek ryczałtowych

Korekta 100 %

Stopa korekty może być ustalona na poziomie 100 %, gdy niedociągnięcia w systemie zarządzania i kontroli państwa członkowskiego lub pojedyncze naruszenie są na tyle poważne, że stanowią całkowitą przeszkodę w uzyskaniu zgodności z przepisami Wspólnoty, tym samym stanowiąc o nieprawidłowości wszystkich płatności.

Korekta 25 %

W sytuacji gdy stosowanie systemu zarządzania i kontroli przez państwo członkowskie wykazuje poważne wady oraz istnieją dowody na występowanie nieprawidłowości w szerokim zakresie oraz zaniedbań w przeciwdziałaniu praktykom nieprawidłowości lub oszustwa, uzasadniona jest korekta na poziomie 25 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że swoboda do bezkarnego przedkładania nieprawidłowych roszczeń mogła przyczynić się do wyjątkowo wysokich strat dla Funduszu. Korekta według takiej stawki jest również właściwa w sytuacji nieprawidłowości w indywidualnych przypadkach, które są poważne, ale nie unieważniają całego projektu.

Korekta 10 %

W sytuacji gdy jeden lub więcej kluczowych elementów nie funkcjonuje lub funkcjonuje tak źle lub sporadycznie, że są one całkowicie nieefektywne w określaniu zasadności roszczenia lub zapobieganiu nieprawidłowościom, usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 10 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że istniało wysokie ryzyko dużej straty dla Funduszu. Taka stawka korekty jest również właściwa dla indywidualnych nieprawidłowości, które mają umiarkowany wpływ na kluczowe elementy systemu.

Korekta 5 %

W sytuacji gdy wszystkie kluczowe elementy systemu działają, ale nie tak spójnie, często i dogłębnie, jak wymagają tego przepisy, wówczas usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 5 %. Można bowiem wyciągnąć uzasadnione wnioski, że nie zapewniono wystarczającego poziomu zabezpieczenia prawidłowości roszczeń oraz że ryzyko dla Funduszu było znaczne. Korekta na poziomie 5 % może być również właściwa dla mniej poważnych nieprawidłowości w stosunku do kluczowych elementów w indywidualnych projektach.

Fakt, że działanie systemu można usprawnić nie jest sam w sobie wystarczającą podstawą do korekty finansowej. Musi wystąpić poważne niedociągnięcie w przystosowaniu do wyraźnych przepisów wspólnotowych lub standardów dobrego wykonania, a brak musi narazić Fundusz na rzeczywiste ryzyko straty lub nieprawidłowości.

Korekta 2 %

W sytuacji gdy wykonanie jest odpowiednie w stosunku do kluczowych elementów systemu, ale całkowicie nie działa jeden lub więcej z elementów pomocniczych, usprawiedliwiona jest korekta na poziomie 2 %, biorąc pod uwagę mniejsze ryzyko straty dla Funduszu i mniejszą powagę naruszenia.

Korekta ze stawką 2 % będzie podwyższona do 5 %, w sytuacji gdy wystąpi ten sam rodzaj wady w stosunku do wydatków po wprowadzenie pierwszej nakazanej korekty, a państwo członkowskie nie podjęło po pierwszej korekcie właściwych środków zaradczych w stosunku do wadliwej części systemu.

Korekta 2 % jest również usprawiedliwiona, w przypadku gdy Komisja poinformowała państwo członkowskie, bez nakazywania żadnej korekty, o potrzebie dokonania usprawnień w stosunku do elementów pomocniczych systemu, które zostały wprowadzone, ale nie działają zadowalająco, natomiast państwo członkowskie nie podjęło niezbędnych działań.

Korekty nakazywane są tylko dla wad w elementach pomocniczych systemu zarządzania i kontroli, w przypadku gdy nie stwierdzono braków w elementach kluczowych. Jeżeli występują braki zarówno w elementach pomocniczych, jak i kluczowych, wówczas wprowadzane są tylko korekty według stawek stosowanych przy elementach kluczowych.

2.4. Przypadki graniczne

W przypadku gdy korekta wynikająca ze ścisłego stosowania niniejszych wytycznych byłaby wyraźnie nieproporcjonalna, może być zaproponowana niższa stawka.

Na przykład tam, gdzie wady narosły w wyniku trudności w wykładni przepisów i wymagań Wspólnoty (z wyjątkiem przypadków, gdy uzasadnione było przewidywanie, że państwo członkowskie wyjaśni takie trudności z Komisją), a krajowy organ podjął kolejne czynności do naprawienia wad, gdy tylko zostały one ujawnione, wówczas te okoliczności łagodzące mogą być wzięte pod uwagę i w efekcie może być zaproponowana niższa stawka lub odstąpienie od korekty. Podobnie należy zwrócić należytą uwagę na roszczenia dotyczące pewności prawnej w sytuacji, gdy informacja o wadach nie została ujęta w sprawozdaniu z kontroli finansowych wcześniej przeprowadzonych przez biegłych Komisji.

Ogólnie fakt, że wadliwe systemy zarządzania lub kontroli zostały poprawione niezwłocznie po przekazaniu państwu członkowskiemu informacji na ten temat, nie jest uznawany za okoliczność łagodzącą przy ocenianiu skutku finansowego systemowych nieprawidłowości zaistniałych do czasu dokonania naprawy.

2.5. Podstawy oceny

W każdym przypadku, gdy znana jest sytuacja w pozostałych państwach członkowskich, Komisja powinna dokonać porównania (powinno zostać przeprowadzone porównanie) między nimi w celu zapewnienia równości traktowania przy ustalaniu stawek korekty.

Stawka korekty powinna być stosowana do tej części wydatków, która wystawiona jest na ryzyko. W przypadku gdy wady są skutkiem zaniedbania ze strony państwa członkowskiego w zakresie przyjęci właściwego systemu kontrolnego, wówczas korekta powinna być zastosowana do wszystkich wydatków, dla których ten system był wymagany. W sytuacji gdy istnieje podstawa do przypuszczeń, że wada ogranicza się do tych niedociągnięć, które wystąpiły w stosowaniu systemu przyjętego przez państwo członkowskie w obszarze kompetencji danej władzy lub regionu, wówczas korekta powinna być ograniczona do wydatków kontrolowanych przez taka władzę lub region. W sytuacji gdy wada odnosi się na przykład do weryfikacji kryteriów kwalifikowania na wyższą stawkę pomocy, wówczas korekta powinna być oparta na różnicy między wyższą i niższą stawką pomocy.

Korekta powinna zazwyczaj dotyczyć wydatków środków w analizowanym okresie, na przykład w ciągu jednego roku budżetowego. Jednakże w sytuacji gdy nieprawidłowości są rezultatem systemowych braków o charakterze ewidentnie długotrwałym i mających wpływ na wydatki w ciągu kilku lat, wówczas korekta powinna dotyczyć wszystkich wydatków deklarowanych przez państwo członkowskie w czasie występowania wady systemu do miesiąca, w którym została ona naprawiona.

W przypadku gdy zostaje wykrytych kilka wad w tym samym systemie, wówczas korekty według stawki ryczałtowej nie są kumulowane, przy czym jako wskaźnik ryzyka występującego dla systemu kontrolnego jako całości przyjmuje się najpoważniejszą wadę (2). Korekty stosowane są do wydatków pozostających po odjęciu kwot, które zostały cofnięte względem poszczególnych dokumentacji. W przypadku niezastosowania przez państwo członkowskie kar przewidzianych prawem wspólnotowym, korekta finansowa powinna stanowić sumę niezastosowanych kar i 2 % kwoty niewypłaconych roszczeń, jako że niezastosowanie kar zwiększa ryzyko przedkładania nieprawidłowych roszczeń.

3. STOSOWANIE I SKUTEK KOREKT FINANSOWYCH NETTO

W przypadku gdy państwo członkowskie wykonało korektę finansową proponowaną w postępowaniu na podstawie art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE, Komisja nie musi nakazywać redukcji netto finansowania, ale może zezwolić państwu członkowskiemu na zmianę przydziału zwolnionych środków. Jednakże korekty finansowe nakazane przez Komisję na mocy art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE, po zakończeniu procedury przewidzianej w art. 26 ust. 3 i 4 tej samej decyzji, będą we wszystkich przypadkach pociągać za sobą redukcję netto wstępnego przydziału środków pomocy z Funduszu.

Korekta netto jest automatycznie wykonywana, w przypadku gdy Komisja uzna, że państwo członkowskie nie uwzględniło dostatecznie konkluzji dotyczących nieprawidłowości wykrytych przez Wspólnotę lub organy krajowe i/lub jeśli nieprawidłowość jest związana z poważną wadą w systemie zarządzania lub kontroli państwa członkowskiego bądź władz zarządzających lub finansowych.

Wszelkie sumy należne Komisji wynikające z korekt netto płatne są łącznie z oprocentowaniem na mocy art. 26 ust. 4 decyzji 2004/904/WE i zgodnie z art. 3 ust. 1 niniejszej decyzji.

(1) Dz.U. L 312 z 23.12.1995, str. 1.

(2) Patrz również sekcja 2.3 (korekta 2 %).