ZAŁĄCZNIK 1b

DECYZJA O PRZYZNANIU DOTACJI – FUNDACJA [WZÓR]

NUMER:…[WSTAWIĆ]…





uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 10 ust. 4,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 224,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (1), w szczególności jego art. 25 ust. 1,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (2) („rozporządzenie finansowe”),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 („zasady stosowania rozporządzenia finansowego”) (3),

uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE, Euratom) nr 2015/2401 z dnia 2 października 2015 r. w sprawie zawartości i funkcjonowania rejestru europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (4),

uwzględniając Regulamin Parlamentu Europejskiego, w szczególności jego art. 25 ust. 11,

uwzględniając decyzję Prezydium Parlamentu Europejskiego z dnia 28 maja 2018 r. ustanawiającą przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych (5);

uwzględniając warunki określone przez Parlament Europejski w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie finansowania fundacjom politycznym na szczeblu europejskim,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Artykuł 10 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej stanowi, że partie polityczne na poziomie europejskim mają przyczyniać się do kształtowania europejskiej świadomości politycznej i wyrażania woli obywateli Unii.

(2) Niniejsza decyzja jest wynikiem zaproszenia do składania wniosków o przyznanie finansowania, w którym wnioskodawcom przedstawiono wzór decyzji o finansowaniu oraz warunki ogólne.

(3) W dniu [data wpłynięcia do Parlamentu Europejskiego] [beneficjent] złożył wniosek o przyznanie finansowania i wyraźnie zaakceptował warunki decyzji o finansowaniu,

PREZYDIUM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO ROZPATRZYŁO wniosek na posiedzeniu w dniu [data] oraz PRZYJĘŁO PONIŻSZĄ DECYZJĘ:

Dotację na działalność w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego („finansowanie”) przyznaje się:

[pełna oficjalna nazwa beneficjenta] [oficjalny status prawny] [oficjalny numer rejestracyjny] [pełen adres siedziby] [numer VAT], („beneficjent”)

reprezentowanemu do celów niniejszej decyzji o finansowaniu przez:

[przedstawiciel upoważniony do podejmowania zobowiązań prawnych]…,

w celu udzielenia wsparcia na rzecz realizacji statutowych celów i prowadzenia statutowej działalności beneficjenta

na warunkach ujętych w zaproszeniu do składania wniosków o przyznanie finansowania oraz w niniejszej decyzji o finansowaniu („decyzja”), w tym w „Warunkach szczegółowych”, „Warunkach ogólnych” i załącznikach:

Załącznik 1 Budżet szacunkowy

Załącznik 2 Program prac

które stanowią integralną część niniejszej decyzji o finansowaniu.

Postanowienia warunków szczegółowych mają pierwszeństwo przed postanowieniami innych części niniejszej decyzji. Postanowienia warunków ogólnych mają pierwszeństwo przed postanowieniami pozostałych załączników.

Spis treści

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE 31

ARTYKUŁ I.1 – PRZEDMIOT DECYZJI 31

ARTYKUŁ I.2 – OKRES KWALIFIKOWALNOŚCI 32

ARTYKUŁ I.3 – FORMA FINANSOWANIA 32

ARTYKUŁ I.4 – WSTĘPNA (MAKSYMALNA) KWOTA FINANSOWANIA 32

ARTYKUŁ I.5 – PŁATNOŚCI I USTALENIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI 32

I.5.1 Płatności zaliczkowe 32

I.5.2 Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych 32

I.5.3 Waluta 32

ARTYKUŁ I.6 – KONTO BANKOWE 32

ARTYKUŁ I.7 – OGÓLNE PRZEPISY ADMINISTRACYJNE 33

ARTYKUŁ I.8 – WEJŚCIE DECYZJI W ŻYCIE 33

II. WARUNKI OGÓLNE 33

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE 33

ARTYKUŁ II.1 – DEFINICJE 33

ARTYKUŁ II.2 – OGÓLNE ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA 34

ARTYKUŁ II.3 – ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z POSIADANIA RACHUNKU BANKOWEGO 34

ARTYKUŁ II.4 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY 34

ARTYKUŁ II.5 – POUFNOŚĆ 34

ARTYKUŁ II.6 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 35

ARTYKUŁ II.7 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI 35

ARTYKUŁ II.8 – WIDOCZNOŚĆ FINANSOWANIA PRZEZ UNIĘ 35

II.8.1 Informacje dotyczące finansowania przez Unię 35

II.8.2 Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego 35

II.8.3 Publikacja informacji przez Parlament Europejski 35

ARTYKUŁ II.9 – UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PRZEZ BENEFICJENTA 35

II.9.1 Zasady 35

II.9.2 Przechowywanie dokumentacji 35

II.9.3 Kontrola 36

II.9.4 Odpowiedzialność 36

ARTYKUŁ II.10 – WSPARCIE FINANSOWE DLA OSÓB TRZECICH 36

ARTYKUŁ II.11 – SIŁA WYŻSZA 36

ARTYKUŁ II.12 – ZAWIESZENIE płatności FINANSOWANIA 36

II.12.1 Powody zawieszenia 36

II.12.2 Procedura zawieszenia 36

II.12.3 Skutki zawieszenia 37

II.12.4 Wznowienie płatności 37

ARTYKUŁ II.13 – COFNIĘCIE DECYZJI O FINANSOWANIU PRZEZ PARLAMENT EUROPEJSKI 37

II.13.1 Podstawy cofnięcia 37

II.13.2 Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu 37

II.13.3 Skutki cofnięcia 37

ARTYKUŁ II.14 – UCHYLENIE DECYZJI O FINANSOWANIU 37

II.14.1 Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta 37

II.14.2 Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski 37

II.14.3 Skutki uchylenia decyzji o finansowaniu 38

ARTYKUŁ II.15 – ZBYCIE 38

ARTYKUŁ II.16 – ODSETKI ZA ZWŁOKĘ 38

ARTYKUŁ II.17 – PRAWO WŁAŚCIWE 39

ARTYKUŁ II.18 – PRAWO DO BYCIA WYSŁUCHANYM 39

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE 39

ARTYKUŁ II.19 – KOSZTY KWALIFIKOWALNE 39

II.19.1 Warunki 39

II.19.2 Przykłady kosztów kwalifikowalnych 39

ARTYKUŁ II.20 – Koszty niekwalifikowalne 40

ARTYKUŁ II.21 – Wkłady rzeczowe 40

ARTYKUŁ II.22 – PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE 40

ARTYKUŁ II.23 – OBOWIĄZKI W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI 41

II.23.1 Sprawozdanie roczne 41

II.23.2 Sprawozdanie z audytu zewnętrznego 41

ARTYKUŁ II.24 – DECYZJA W SPRAWIE SPRAWOZDANIA ROCZNEGO 42

ARTYKUŁ II.25 – DECYZJA W SPRAWIE OSTATECZNEJ KWOTY FINANSOWANIA 42

II.25.1 Skutki sprawozdania rocznego 42

II.25.2 Pułap 42

II.25.3 Przeniesienie nadwyżki 42

II.25.4 Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania 43

II.25.5 Saldo finansowania 43

II.25.6 Zysk 43

ARTYKUŁ II.26 – ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI 43

II.26.1 Odsetki za zwłokę 43

II.26.2 Kompensowanie 43

II.26.3 Opłaty bankowe 44

ARTYKUŁ II.27 – GWARANCJA FINANSOWA 44

ARTYKUŁ II.28 – KONTROLA 44

II.28.1 Przepisy ogólne 44

II.28.2 Obowiązek przechowywania dokumentów 44

II.28.3 Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji 44

II.28.4 Wizyty na miejscu 44

II.28.5 Kontradyktoryjne postępowanie audytowe 45

II.28.6 Skutki ustaleń z audytu 45

II.28.7 Prawa kontrolne OLAF-u 45

II.28.8 Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego 45

II.28.9 Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4 45

Załącznik 1 – Budżet szacunkowy 46

Załącznik 2 – Program prac 48

I. WARUNKI SZCZEGÓŁOWE

Artykuł I.1

Przedmiot decyzji

Parlament Europejski przyznaje finansowanie na prowadzenie statutowej działalności i realizację statutowych celów beneficjenta w roku budżetowym [wstawić rok] zgodnie z warunkami określonymi w „Warunkach szczegółowych” i „Warunkach ogólnych” (poniżej: „warunki”) oraz zgodnie z załącznikami do decyzji o finansowaniu. Jest to wykonanie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

Beneficjent wykorzysta finansowanie na prowadzenie działalności statutowej i realizacji celów statutowych, czyniąc to na własną odpowiedzialność oraz w zgodzie z warunkami i załącznikami do decyzji o finansowaniu. Jest to wykonanie decyzji o finansowaniu przez beneficjenta.

Artykuł I.2

Okres kwalifikowalności

Okres kwalifikowalności na potrzeby przyznania finansowania ze środków Unii trwa od [wstawić datę] do [wstawić datę].

Artykuł I.3

Forma finansowania

Dotacja przyznana beneficjentowi zgodnie z tytułem VI części I rozporządzenia finansowego, ma postać zwrotu części rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

Artykuł I.4

Wstępna (maksymalna) kwota finansowania

Parlament Europejski zobowiązuje się przekazać kwotę w maksymalnej wysokości [wstawić kwotę] EUR, jednak nie więcej niż 95 % szacunkowych całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

Szacunkowe koszty kwalifikowalne beneficjenta przedstawiono w załączniku 1 (budżet szacunkowy). Budżet szacunkowy jest zrównoważony i zawiera rozbicie wszystkich kosztów i przychodów beneficjenta w okresie kwalifikowalności. Koszty kwalifikowalne należy oddzielić od kosztów niekwalifikowalnych, zgodnie z art. II.19.

Artykuł I.5

Płatności i ustalenia dotyczące płatności

Środki finansowe przekazuje się zgodnie z poniższym harmonogramem i ustaleniami.

I.5.1. Płatności zaliczkowe

Płatności zaliczkowej w wysokości [wstawić kwotę] EUR, stanowiącej [domyślnie 100 % lub wstawić wartość procentową wynikającą z decyzji Parlamentu Europejskiego] maksymalnej kwoty określonej w art. I.4 niniejszej decyzji o finansowaniu, dokonuje się na korzyść beneficjenta w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie decyzji o przyznaniu finansowania lub, w stosownych przypadkach, od daty otrzymania przez Parlament Europejski gwarancji finansowej w wysokości … [wstawić kwotę, jeżeli ma zastosowanie] EUR, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.

I.5.2. Płatność salda końcowego lub odzyskanie nienależycie wypłaconych płatności zaliczkowych

Płatności salda końcowego na korzyść beneficjenta lub odzyskania wszelkich nienależycie przekazanych mu płatności zaliczkowych dokonuje się w ciągu 30 dni od decyzji Parlamentu Europejskiego w sprawie sprawozdania rocznego oraz po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania, zgodnie z art. II.23 i II.25.

I.5.3. Waluta

Wypłaty dokonywane są przez Parlament Europejski w walucie euro. Ewentualne przeliczenie kosztów rzeczywistych na euro następuje po kursie dziennym opublikowanym w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub, w przypadku jego braku, po miesięcznym kursie księgowym, obliczonym przez Parlament Europejski i opublikowanym na stronach internetowych Parlamentu, w dniu wystawienia zlecenia płatniczego przez Parlament Europejski, o ile warunki szczegółowe nie stanowią wyraźnie inaczej.

Wypłaty ze strony Parlamentu Europejskiego uznawane są za dokonane w dniu pobrania danej sumy z konta Parlamentu Europejskiego.

Artykuł I.6

Konto bankowe

Wypłaty na rzecz beneficjenta dokonywane są na jego konto lub subkonto bankowe w banku mającym siedzibę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, prowadzone w walucie euro, którego dane znajdują się poniżej:

nazwa banku: […] adres oddziału prowadzącego konto: […] dokładna nazwa posiadacza konta: […] pełny numer konta (w tym kody bankowe): […] numer IBAN: […] kod BIC/SWIFT: […]

Artykuł I.7

Ogólne przepisy administracyjne

Wszelka korespondencja kierowana do Parlamentu Europejskiego w związku z decyzją o finansowaniu wymaga formy pisemnej, musi być opatrzona numerem decyzji o finansowaniu oraz należy ją przesłać na następujący adres:

Parlament Europejski Przewodniczący do rąk Dyrektora Generalnego ds. Finansów Biuro SCH 05B031 L-2929 Luxembourg

Korespondencję zwykłą uznaje się za przyjętą przez Parlament Europejski w dniu, w którym zostaje ona formalnie zarejestrowana w Biurze Obsługi Pocztowej Parlamentu Europejskiego.

Decyzja o finansowaniu jest skierowana do beneficjenta i opatrzona następującym adresem:

Pan/Pani …] [stanowisko] [oficjalna nazwa organizacji beneficjenta] [pełen adres siedziby]

O każdej zmianie adresu beneficjenta należy bezzwłocznie powiadomić pisemnie Parlament Europejski.

Artykuł I.8

Wejście decyzji w życie

Decyzja o finansowaniu wchodzi w życie w dniu jej podpisania w imieniu Parlamentu Europejskiego.

II. WARUNKI OGÓLNE

CZĘŚĆ A: PRZEPISY PRAWNE I ADMINISTRACYJNE

Artykuł II.1

Definicje

Do celów niniejszej decyzji o finansowaniu:

1) „sprawozdanie z działalności” oznacza pisemne uzasadnienie kosztów poniesionych w okresie kwalifikowalności; na przykład wyjaśnienia dotyczące działań, koszty administracyjne itd.; sprawozdanie z działalności jest częścią sprawozdania rocznego;

2) „sprawozdanie roczne” oznacza sprawozdanie przedkładane w ciągu sześciu miesięcy od zamknięcia roku budżetowego zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

3) „saldo finansowania” oznacza różnicę między kwotą płatności zaliczkowych zgodnie z art. I.5.1. a ostateczną kwotą finansowania określoną na mocy art. II.25.4;

4) „rozliczanie płatności zaliczkowych” oznacza sytuację, w której ostateczna kwota finansowania została ustalona przez urzędnika zatwierdzającego, a kwota wypłacona beneficjentowi nie jest już własnością Unii;

5) „konflikt interesów” oznacza sytuację, w której bezstronne i obiektywne wykonanie przez beneficjenta decyzji o finansowaniu jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy dzielone z dowolną osobą trzecią w odniesieniu do przedmiotu decyzji o finansowaniu; przekonania polityczne zasadniczo nie stanowią powodu do zaistnienia konfliktu interesów w przypadku umów zawieranych między partiami politycznymi a organizacjami podzielającymi takie same wartości polityczne; jednak w przypadku takich umów musi zostać zachowana zgodność z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

6) „wkłady rzeczowe” lub „darowizny rzeczowe” oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

7) „rok budżetowy N” lub „okres kwalifikowalności” oznaczają okres prowadzenia działalności, na który przyznano finansowanie na mocy decyzji o finansowaniu, zgodnie z art. I.2;

8) „siła wyższa” oznacza wszelkie sytuacje lub wydarzenia niedające się przewidzieć lub wyjątkowe, będące poza kontrolą beneficjenta lub Parlamentu Europejskiego i uniemożliwiające im wypełnienie zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, i których nie można przypisać ich błędowi lub zaniedbaniu ani błędowi lub zaniedbaniu podwykonawców, podmiotów powiązanych ani stron trzecich otrzymujących wsparcie finansowe oraz których nie można przezwyciężyć pomimo wszelkich starań; w następujących przypadkach nie można powoływać się na siłę wyższą: spory pracownicze, strajki, trudności finansowe, niewykonanie usługi, usterki sprzętu lub wady materiału czy też opóźnienia w ich dostawie, chyba że są one bezpośrednim następstwem działania siły wyższej;

9) „formalnie zawiadomić” oznacza poinformować pisemnie za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej, z potwierdzeniem odbioru;

10) „nadużycie finansowe” oznacza umyślne działanie lub zaniechanie mające wpływ na interesy finansowe Unii i wiążące się z wykorzystaniem lub przedstawieniem nieprawdziwych, nieprawidłowych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów, lub z nieujawnieniem informacji z naruszeniem określonego zobowiązania;

11) „finansowanie” oznacza „dotacje” w rozumieniu tytułu VI części pierwszej rozporządzenia finansowego i przepisów rozdziału IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

12) „nieprawidłowość” oznacza każde naruszenie przepisu prawa Unii wynikające z działania lub zaniechania beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie Unii;

13) „zasoby własne” oznaczają zewnętrzne źródła finansowania inne niż finansowanie otrzymane od Unii, np. darowizny, wkłady wnoszone przez członków (zgodnie z art. 2 ust. 7 i 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014) itp.;

14) „osoba powiązana” oznacza każdą osobę, która jest uprawniona do reprezentowania beneficjenta lub do podejmowania decyzji w jego imieniu;

15) „istotny błąd” oznacza każde naruszenie postanowień decyzji o finansowaniu wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub mogłoby spowodować stratę dla budżetu Unii Europejskiej.

Artykuł II.2

Ogólne zobowiązania beneficjenta

Beneficjent:

a) sam ponosi całkowitą odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich ciążących na nim zobowiązań wynikających z przepisów prawa; spoczywa na nim również ciężar dowodu;

b) jest zobowiązany do zrekompensowania wszelkich szkód wyrządzonych Parlamentowi Europejskiemu w związku z wykonaniem, w tym niewłaściwym wykonaniem, decyzji o finansowaniu, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej;

c) ponosi całkowitą odpowiedzialność wobec osób trzecich, w tym także za wszelkie szkody wyrządzone im podczas wykonywania decyzji o finansowaniu;

d) bezzwłocznie informuje Parlament Europejski o wszelkich zmianach w swojej sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, o zmianie swojej struktury własności, a także o zmianie swojej nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego;

e) podejmuje wszelkie niezbędne kroki mające na celu niedopuszczenie do zaistnienia konfliktu interesów.

Artykuł II.3

Zobowiązania wynikające z posiadania rachunku bankowego

Konto lub subkonto, o którym mowa w art. I.6, musi pozwalać na identyfikację kwot przekazywanych przez Parlament Europejski oraz narosłych odsetek lub równorzędnych korzyści.

W przypadku, gdy kwoty przekazywane na wspomniane konto wypracowują odsetki lub przynoszą równorzędne odsetkom korzyści zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terenie którego konto zostało założone, odsetki lub równorzędne korzyści mogą zostać zatrzymane przez beneficjenta zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

W żadnym przypadku kwoty przekazywane przez Parlament Europejski nie są wykorzystywane do celów spekulacyjnych.

Kwoty zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia w oparciu o ostateczną kwotę finansowania.

Artykuł II.4

Odpowiedzialność za szkody

Parlament Europejski nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane lub poniesione przez beneficjenta, w tym również szkody wyrządzone osobom trzecim podczas lub w wyniku wykonywania niniejszej decyzji o finansowaniu.

Beneficjent lub osoba powiązana rekompensuje Parlamentowi Europejskiemu wszelkie szkody wyrządzone mu w związku z wykonaniem decyzji o finansowaniu lub z powodu wykonania decyzji o finansowaniu niezgodnie z jej postanowieniami, z wyjątkiem sytuacji zaistniałych z powodu działania siły wyższej.

Artykuł II.5

Poufność

O ile decyzja o finansowaniu, art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i inne obowiązujące akty prawne Unii nie stanowią inaczej, Parlament Europejski oraz beneficjent zobowiązują się do zachowania poufnego charakteru wszystkich dokumentów, informacji lub innych materiałów bezpośrednio związanych z przedmiotem niniejszej decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.6

Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie dane osobowe zgromadzone w związku z niniejszą decyzją o finansowaniu przetwarza się zgodnie z art. 33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 (6).

Dane takie przetwarza się wyłącznie do celów wykonywania i monitorowania decyzji o finansowaniu, z zachowaniem prawa do ich ewentualnego przekazania do wiadomości organom odpowiedzialnym za kontrolę i audyt, zgodnie z prawodawstwem unijnym.

Artykuł II.7

Przechowywanie dokumentacji

Zgodnie z art. 136 rozporządzenia finansowego beneficjent przechowuje wszelką dokumentację, dokumenty potwierdzające, dane statystyczne i inne dokumenty dotyczące wykonania decyzji o finansowania przez okres pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego lub odzyskania nienależycie przekazanych płatności zaliczkowych.

Dokumentacja dotycząca audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń wynikających z wykorzystania finansowania jest przechowywana do momentu zakończenia takich audytów, odwołań, sporów lub zaspokajania roszczeń.

Artykuł II.8

Widoczność finansowania przez Unię

II.8.1. Informacje dotyczące finansowania przez Unię

Bez wyraźnej prośby ze strony Parlamentu Europejskiego o postępowanie w inny sposób lub zgody na nie we wszelkich komunikatach lub publikacjach beneficjenta dotyczących decyzji o finansowaniu, w tym także podczas konferencji lub seminariów oraz w materiałach informacyjnych lub promocyjnych (takich jak broszury, ulotki, plakaty, prezentacje, informacje przekazywane elektronicznie itp.), należy informować, że program otrzymał wsparcie finansowe od Parlamentu Europejskiego.

II.8.2. Zastrzeżenia prawne wykluczające odpowiedzialność Parlamentu Europejskiego

Wszelkie komunikaty lub publikacje beneficjenta, bez względu na ich formę i sposób rozpowszechniania, muszą precyzować, iż odpowiedzialny za nie jest jedynie autor oraz że Parlament Europejski nie ponosi odpowiedzialności za ewentualny sposób wykorzystania informacji zawartych w komunikacie lub publikacji.

II.8.3. Publikacja informacji przez Parlament Europejski

Parlament Europejski publikuje na stronie internetowej informacje, o których mowa w art. 32 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł II.9

Udzielanie zamówień przez beneficjenta

II.9.1. Zasady

Jeżeli beneficjent zawiera umowę w sprawie zamówienia w celu wykonania decyzji o finansowaniu, jest zobowiązany do ogłoszenia przetargu dla potencjalnych oferentów oraz do udzielenia zamówienia oferentowi, którego oferta jest, odpowiednio, najkorzystniejsza z punktu widzenia ekonomicznego lub która jest najtańsza. Beneficjent unika konfliktu interesów.

W przypadku zamówień o wartości przekraczającej kwotę 60 000 EUR na dostawcę i na towar lub usługę beneficjent musi zebrać co najmniej trzy oferty otrzymane w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu określające szczegółowe wymogi udzielenia zamówienia. Okres obowiązywania umów nie może przekraczać pięciu lat.

Jeżeli w odpowiedzi na pisemne ogłoszenie o przetargu przedstawione zostaną mniej niż trzy oferty, beneficjent jest zobowiązany wykazać, że w danym przetargu pozyskanie większej liczby ofert było niemożliwe.

II.9.2. Przechowywanie dokumentacji

Beneficjent przechowuje zapis oceny ofert i uzasadnia na piśmie ostateczny wybór dostawcy.

II.9.3. Kontrola

Beneficjent dba o to, aby Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) były w stanie korzystać ze swoich uprawnień kontrolnych zgodnie z rozdziałem V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Beneficjent dba o to, by umowy zawierane ze stronami trzecimi przewidywały możliwość wykonywania tych uprawnień kontrolnych również wobec tych osób trzecich.

II.9.4. Odpowiedzialność

Wyłączna odpowiedzialność za wykonanie decyzji o finansowaniu oraz za przestrzeganie jej postanowień spoczywa na beneficjencie. Beneficjent zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków mających na celu zrzeczenie się przez zleceniobiorcę wszelkich roszczeń wobec Parlamentu Europejskiego z tytułu decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.10

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

Wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta osobom trzecim w rozumieniu art. 137 rozporządzenia finansowego można, pod następującymi warunkami, uznać za wydatki kwalifikowalne:

a) wsparcie finansowe udzielane przez beneficjenta następującym osobom trzecim: … [wstawić nazwy potencjalnych beneficjentów wskazanych w formularzu wniosku];

b) wsparcie finansowe udzielone jednej osobie trzeciej nie przekracza kwoty 60 000 EUR;

c) osoba trzecia przeznacza otrzymane środki na pokrycie kosztów kwalifikowalnych;

d) beneficjent gwarantuje ewentualne odzyskanie takiego wsparcia finansowego.

Krajowych lub europejskich partii politycznych ani krajowych lub europejskich fundacji politycznych nie uważa się za stronę trzecią do celów niniejszego artykułu.

Zgodnie z art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego beneficjent dba o to, by Parlament Europejski i Europejski Trybunał Obrachunkowy mogły wykonywać swoje uprawnienia kontrolne dotyczące dokumentów i lokali oraz informacji, w tym informacji przechowywanych na nośnikach elektronicznych, w stosunku do wszystkich osób trzecich, które otrzymały unijne środki finansowe.

Artykuł II.11

Siła wyższa

Jeśli Parlament Europejski lub beneficjent boryka się z sytuacją, w której zaistniała siła wyższa, zawiadamia bezzwłocznie o tym fakcie drugą stronę listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub podobnego typu potwierdzeniem, precyzując rodzaj, prawdopodobny czas trwania oraz przewidywane skutki tej sytuacji.

Parlament Europejski i beneficjent podejmują wszelkie kroki mające na celu zmniejszenie ewentualnych szkód, jakie mogłyby zostać wywołane przez sytuację, w której zaistniała siła wyższa.

Ani Parlament Europejski, ani beneficjent nie zostanie uznany za stronę niewywiązującą się z jakiegokolwiek ze swoich zobowiązań wynikających z decyzji o finansowaniu, jeżeli przeszkodziło mu w tym zdarzenie spowodowane siłą wyższą.

Artykuł II.12

Zawieszenie płatności finansowania

II.12.1. Powody zawieszenia

Nie naruszając art. 135 rozporządzenia finansowego i art. 208 zasad stosowania rozporządzenia finansowego, Parlament Europejski jest uprawniony do zawieszenia płatności finansowania:

(i) jeżeli podejrzewa istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub nieprzestrzeganie zobowiązań ze strony beneficjenta w ramach procedury przyznania lub podczas wykonywania decyzji o finansowaniu i musi zweryfikować, czy jego podejrzenia mają uzasadnienie w stanie faktycznym;

(ii) jeżeli beneficjent podlega karom finansowym przewidzianym w art. 27 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 aż do zapłacenia kary finansowej.

II.12.2. Procedura zawieszenia

Etap 1 – Przed zawieszeniem płatności Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze zawieszenia płatności, podając przyczyny zawieszenia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi, że nie będzie kontynuować procedury zawieszenia, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę zwieszenia, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o zawieszeniu, w której informuje go:

(i) o wstępnym terminie zakończenia niezbędnej weryfikacji w przypadku, o którym mowa w ppkt (i) artykułu II.12.1 oraz

(ii) o środkach odwoławczych.

II.12.3. Skutki zawieszenia

Zawieszenie płatności skutkuje tym, że beneficjent nie jest już uprawniony do otrzymywania żadnych płatności ze strony Parlamentu Europejskiego aż do zakończenia weryfikacji, o której mowa w ppkt (i) artykułu II.12.2 (etap 2), lub do ustania podstawy zawieszenia. Procedura ta nie pozbawia Parlamentu Europejskiego prawa do uchylenia finansowania lub cofnięcia decyzji o finansowaniu.

II.12.4. Wznowienie płatności

Od momentu, gdy ustała podstawa zawieszenia płatności, wszystkie płatności zostają wznowione, a Parlament Europejski informuje o tym beneficjenta.

Artykuł II.13

Cofnięcie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

II.13.1. Podstawy cofnięcia

Parlament Europejski jest uprawniony do cofnięcia decyzji o finansowaniu na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, z wyjątkiem przypadków objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

II.13.2. Procedura cofnięcia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed cofnięciem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze cofnięcia decyzji o finansowaniu, podając przyczyny cofnięcia oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania takiego zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie cofać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi kontynuować procedurę cofnięcia decyzji o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję dotyczącą cofnięcia.

Wszelkie kwoty nienależnie wypłacone beneficjentowi są odzyskiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia finansowego.

II.13.3. Skutki cofnięcia

Decyzja o cofnięciu decyzji o finansowaniu ma moc wsteczną od daty przyjęcia decyzji o finansowaniu.

Artykuł II.14

Uchylenie decyzji o finansowaniu

II.14.1. Uchylenie decyzji o finansowaniu na wniosek beneficjenta

Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o uchylenie decyzji o finansowaniu.

Beneficjent formalnie zawiadamia Parlament Europejski o wniosku o uchylenie decyzji o finansowaniu, podając:

a) powody wniosku oraz

b) dzień, w którym odstąpienie od decyzji o finansowaniu staje się skuteczne, przy czym nie może on nastąpić przed dniem wysłania formalnego zawiadomienia.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu określonym w decyzji o uchyleniu.

II.14.2. Uchylenie decyzji o finansowaniu przez Parlament Europejski

Powody uchylenia decyzji o finansowaniu

Parlament Europejski ma prawo uchylić decyzję o finansowaniu w następujących przypadkach:

a) na podstawie decyzji Urzędu o usunięciu beneficjenta z rejestru, w przypadkach objętych art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

b) jeżeli beneficjent przestał przestrzegać postanowień art. 18 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

c) w sytuacjach przewidzianych w art. 135 ust. 3 i 5 rozporządzenia finansowego;

d) beneficjent, osoba powiązana lub osoba ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania beneficjenta znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub b) rozporządzenia finansowego;

e) beneficjent lub osoba powiązana znajdzie się w jednej z sytuacji przewidzianych w art. 106 ust. 1 lit. c), d), e) lub f) bądź w zakresie art. 106 ust. 2 rozporządzenia finansowego; lub

f) jeżeli beneficjent zrzekła się statusu beneficjenta zgodnie z art. 10 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Procedura uchylenia decyzji o finansowaniu

Etap 1 – Przed uchyleniem decyzji o finansowaniu Parlament Europejski formalnie zawiadamia beneficjenta o zamiarze uchylenia decyzji o finansowaniu, podając powody oraz zwracając się do beneficjenta o przedstawienie uwag w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania zawiadomienia.

Etap 2 – Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi nie uchylać decyzji o finansowaniu, powiadamia beneficjenta o tej decyzji.

Jeżeli, po upływie terminu na przedstawienie uwag, Parlament Europejski postanowi uchylić decyzję o finansowaniu, formalnie zawiadamia o tym beneficjenta, przekazując mu uzasadnioną decyzję o uchyleniu.

Uchylenie decyzji o finansowaniu staje się skuteczne w dniu powiadomienia beneficjenta o tej decyzji.

II.14.3. Skutki uchylenia decyzji o finansowaniu

Decyzja o uchyleniu decyzji o finansowaniu wchodzi w życie ex nunc. Koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta od dnia wejścia w życie decyzji o uchyleniu należy uznać za koszty niekwalifikowalne.

Artykuł II.15

Zbycie

Beneficjent nie może zbyć żadnej stronie trzeciej wierzytelności Parlamentu Europejskiego, z wyjątkiem przypadku, gdy zostanie to zatwierdzone z wyprzedzeniem przez Parlament Europejski na podstawie uzasadnionego, pisemnego wniosku beneficjenta.

Jeśli Parlament Europejski nie zaakceptuje pisemnie zbycia lub jeśli nie zostaną spełnione warunki takiej akceptacji, zbycie nie jest dla Parlamentu wiążące.

W żadnym przypadku zbycie nie zwalnia beneficjenta z jego obowiązków względem Parlamentu Europejskiego.

Artykuł II.16

Odsetki za zwłokę

Jeżeli Parlament Europejski nie dokona płatności w wyznaczonym w tym celu terminie, beneficjent ma prawo do odsetek za zwłokę według stopy procentowej stosowanej przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowania w euro (stopa referencyjna), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Stopa referencyjna to stopa obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin dokonania płatności, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria C).

Jeżeli Parlament Europejski zawiesi płatności zgodnie z art. II.12, czynności takich nie można uznać za zwłokę.

Odsetki za zwłokę należne są za okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia dokonania płatności włącznie z tym dniem.

W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, jeżeli naliczone odsetki wynoszą nie więcej niż 200 EUR, Parlament ma obowiązek wypłacenia ich beneficjentowi jedynie na jego wniosek złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania zaległej płatności.

Artykuł II.17

Prawo właściwe

Niniejszą decyzję regulują odnośne przepisy prawa unijnego, a w szczególności rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 i odnośne przepisy rozporządzenia finansowego, które obowiązują w całości. W razie konieczności ich uzupełnienie stanowi prawo krajowe państwa członkowskiego, w którym beneficjent ma siedzibę.

Artykuł II.18

Prawo do bycia wysłuchanym

W przypadkach, w których na mocy niniejszej decyzji o finansowaniu beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. art. 27a rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, ma prawo do przedstawienia uwag, może to uczynić na piśmie w ciągu 10 dni roboczych, o ile nie przewidziano wyraźnie inaczej. Okres ten może zostać jednokrotnie przedłużony na uzasadniony wniosek beneficjenta lub osoby fizycznej o kolejne 10 dni roboczych.

CZĘŚĆ B: POSTANOWIENIA FINANSOWE

Artykuł II.19

Koszty kwalifikowalne

II.19.1. Warunki

Aby koszty mogły być uznane za kwalifikujące się do objęcia finansowaniem Unii i zgodnie z art. 126 rozporządzenia finansowego, muszą one być zgodne z następującymi kryteriami:

a) być bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu i zapisane w załączonym do niej szacunkowym budżecie;

b) być niezbędne do wykonania decyzji o finansowaniu;

c) racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą rzetelnego zarządzania finansami, w szczególności w zakresie oszczędności i skuteczności;

d) być generowane w okresie kwalifikowalności, o którym mowa w art. I.2, z wyjątkiem kosztów dotyczących sprawozdań rocznych i certyfikatów odnoszących się do sprawozdań finansowych i rozliczeń stanowiących ich podstawę;

e) być rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;

f) być możliwe do ustalenia i skontrolowania oraz zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości, którym podlegają;

g) być zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w dziedzinie zabezpieczenia społecznego;

h) być zgodne z art. II.9.1 ust. 1 oraz, co do zasady, z art. II.9.1. ust. 2.

Procedury księgowe i procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta muszą pozwalać na bezpośrednie zestawienie kosztów i wpływów zadeklarowanych w sprawozdaniu rocznym ze sprawozdaniami finansowymi i odpowiadającymi im dokumentami potwierdzającymi.

II.19.2. Przykłady kosztów kwalifikowalnych

Niezależnie od art. 126 rozporządzenia finansowego za kwalifikowalne uważa się przede wszystkim następujące koszty operacyjne, o ile odpowiadają one kryteriom określonym w ust. 1 niniejszego artykułu:

a) koszty administracyjne i koszty związane ze wsparciem technicznym, organizacją posiedzeń, badaniami, wydarzeniami transgranicznymi, przeprowadzaniem analiz, rozpowszechnianiem informacji i publikacjami;

b) koszty zatrudnienia pracowników odpowiadające płacom realnym wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i innymi kosztami wchodzącymi w skład wynagrodzenia na mocy obowiązującego prawa, o ile nie przekraczają one stawek średnich odpowiadających standardowej polityce beneficjenta w zakresie wynagrodzeń;

c) koszty podróży i pobytu personelu, o ile odpowiadają one standardowym praktykom beneficjenta w zakresie kosztów delegacji;

d) koszty amortyzacji wyposażenia lub innych aktywów (nowych lub używanych) zarejestrowanych w sprawozdaniach księgowych beneficjanta, pod warunkiem że aktywa: (i) zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie rachunkowości; oraz (ii) zostały zakupione zgodnie z art. II.9.1 ust. 1 i, co do zasady, z art. II.9.1 ust. 2, jeśli do zakupu doszło w okresie kwalifikowalności;

e) koszty materiałów biurowych i jednorazowego użytku oraz innych umów, pod warunkiem że: (i) zostały nabyte zgodnie z art. II.9.1 ust. 1 i, co do zasady, z art. II.9.1 ust. 2; oraz (ii) są bezpośrednio związane z przedmiotem decyzji o finansowaniu;

f) koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych decyzją o finansowaniu, w tym – w razie potrzeby – koszty usług finansowych (w szczególności gwarancji finansowych), pod warunkiem że odpowiednie usługi zakupiono zgodnie z art. II.9.1 ust. 1 i, co do zasady, z art. II.9.1 ust. 2.

Artykuł II.20

Koszty niekwalifikowalne

Niezależnie od art. II.9.1 niniejszej decyzji oraz od art. 126 rozporządzenia finansowego następujących kosztów nie uznaje się za kwalifikowalne:

a) zwrot z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

b) dług i opłaty związane z jego obsługą;

c) rezerwy na straty i długi;

d) odsetki debetowe;

e) należności wątpliwe;

f) straty kursowe;

g) koszty przekazu z Parlamentu Europejskiego, nałożone przez bank beneficjenta;

h) koszty deklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania otrzymującego dotację z budżetu Unii;

i) wkłady rzeczowe;

j) nadmierne i nieprzemyślane wydatki;

k) podlegający odliczeniu podatek VAT;

l) zabronione finansowanie niektórych stron trzecich zgodnie z art. 22 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Artykuł II.21

Wkłady rzeczowe

Parlament Europejski zgadza się, aby w trakcie wykonania decyzji o finansowaniu beneficjent otrzymywał wkłady rzeczowe, pod warunkiem, że wartość takich wkładów nie przekracza:

a) kosztów rzeczywiście poniesionych i właściwie udokumentowanych dokumentami księgowymi wystawionymi przez strony trzecie, które przekazały te wkłady beneficjentowi bezpłatnie, lecz pokrywając odpowiadające im koszty;

b) lub, w razie braku takich dokumentów, kosztów odpowiadających kosztom ogólnie obowiązującym na danym rynku.

c) ich wartości przyjętej w budżecie szacunkowym;

d) 50 % zasobów własnych przyjętych w budżecie szacunkowym.

Wkłady rzeczowe:

a) są odrębnie wyszczególniane w budżecie szacunkowym w celu odzwierciedlenia łącznych środków;

b) są zgodne z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 oraz z krajowymi przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi zabezpieczenia społecznego;

c) mogą zostać przyjęte jedynie tymczasowo pod warunkiem potwierdzenia przez audytora zewnętrznego i przyjęcia w decyzji dotyczącej ostatecznej kwoty finansowania;

d) nie mogą mieć postaci nieruchomości.

Artykuł II.22

Przesunięcia budżetowe

Beneficjent może dostosować szacunkowy budżet określony w załączniku 1 poprzez przesunięcia między poszczególnymi kategoriami budżetu. Dostosowanie to nie wymaga zmiany decyzji o finansowaniu. Przesunięcia takie uzasadnia się w sprawozdaniu rocznym.

Artykuł II.23

Obowiązki w zakresie sprawozdawczości

II.23.1. Sprawozdanie roczne

Najlepiej do dnia 15 maja, a najpóźniej do dnia 30 czerwca, roku następującego po roku budżetowym N beneficjent przedkłada sprawozdanie roczne, które obejmuje:

a) roczne sprawozdania finansowe i towarzyszące im informacje dodatkowe obejmujące dochody, koszty, aktywa i zobowiązania beneficjenta na początek i na koniec roku budżetowego, zgodnie z prawem właściwym w państwie członkowskim, w którym beneficjent ma siedzibę;

b) roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (7);

c) wykaz darczyńców i ofiarodawców wraz z odnośnymi darowiznami lub wkładami zgłoszonymi zgodnie z art. 20 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014;

d) sprawozdanie z działalności;

e) sprawozdanie finansowe przygotowane na podstawie struktury budżetu szacunkowego;

f) szczegółowe informacje o rachunkach dotyczące dochodów, kosztów, aktywów i zobowiązań;

g) zestawienie sprawozdania finansowego, o którym mowa w lit. e), ze szczegółami dotyczącymi rachunków, o których mowa w lit. f);

h) wykaz dostawców, którzy w danym roku budżetowym pobrali od beneficjenta ponad 10 000 EUR, z wyszczególnieniem nazwy i adresu dostawcy oraz zakresu dostarczonych dóbr i usług.

W przypadku przeniesienia, o którym mowa w art. II.25.3, sprawozdanie roczne musi obejmować dokumenty wymienione w lit. d), e), f) i g) odnoszące się do pierwszego kwartału roku następującego po odnośnym roku budżetowym.

Sprawozdanie roczne musi zawierać informacje wystarczające do ustalenia ostatecznej kwoty finansowania.

II.23.2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego

Parlament Europejski otrzymuje bezpośrednio od niezależnych zewnętrznych organów lub ekspertów, upoważnionych na mocy art. 23 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, sprawozdanie z audytu zewnętrznego określone w art. 23 ust. 1 rozporządzenia nr 1141/2014.

Audyt zewnętrzny ma na celu poświadczenie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości przedstawionych w nim wydatków, a w szczególności poświadczenie, że:

a) przygotowane rozliczenia finansowe są zgodne z mającym zastosowanie w przypadku beneficjenta prawem krajowym, nie zawierają poważnych nieprawidłowości oraz przedstawiają w sposób prawdziwy i obiektywny sytuację finansową i wyniki działań;

b) sprawozdanie finansowe zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości określonymi w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 1606/2002;

c) zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione;

d) zadeklarowane przychody są kompletne;

e) dokumenty finansowe przedstawione Parlamentowi przez beneficjenta są zgodne z zapisami finansowymi decyzji o finansowaniu;

f) obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, w szczególności z art. 20, zostały wypełnione;

g) obowiązki wynikające z decyzji o finansowaniu, zwłaszcza z art. II.9 i art. II.19, zostały wypełnione;

h) wkłady w naturze zostały faktycznie przekazane beneficjentowi i poddane waloryzacji zgodnie z obowiązującymi zasadami;

i) wszelka nadwyżka finansowania unijnego została przeniesiona na następny rok budżetowy i wykorzystana w pierwszym kwartale roku budżetowego, zgodnie z art. 125 ust. 6 rozporządzenia finansowego;

j) nadwyżka zasobów własnych została przeniesiona do rezerwy.

Artykuł II.24

Decyzja w sprawie sprawozdania rocznego

Do dnia 30 września roku następującego po roku budżetowym N Parlament Europejski zatwierdza lub odrzuca sprawozdanie finansowe zgodnie z postanowieniami art. II.23.1.

Jeżeli Parlament Europejski nie udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie sześciu miesięcy od otrzymania sprawozdania rocznego, sprawozdanie to uznaje się za zatwierdzone.

Zatwierdzenie sprawozdania rocznego nie ma wpływu na ustalenie ostatecznej kwoty finansowania zgodnie z art. II.25, przez co Parlament Europejski podejmuje ostateczną decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

Parlament Europejski może zażądać od beneficjenta dodatkowych informacji w celu podjęcia decyzji w sprawie sprawozdania rocznego. W takim przypadku termin na wydanie decyzji w sprawie sprawozdania rocznego zostaje przedłużony do czasu otrzymania informacji i poddania ich ocenie przez Parlament Europejski.

Jeżeli w sprawozdaniu rocznym występują istotne braki, Parlament Europejski może je odrzucić bez żądania od beneficjenta podania dodatkowych informacji oraz zażądać przedłożenia przez beneficjenta nowego sprawozdania w terminie 15 dni roboczych.

Wnioski o przekazanie dodatkowych informacji lub o sporządzenie nowego sprawozdania przedstawiane są beneficjentowi na piśmie.

W przypadku odrzucenia pierwotnego sprawozdania rocznego i zażądania nowego sprawozdania zastosowanie do nowego sprawozdania ma procedura zatwierdzenia opisana w niniejszym artykule.

Artykuł II.25

Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

II.25.1. Skutki sprawozdania rocznego

Decyzja Parlamentu Europejskiego, w której ustala się ostateczną kwotę finansowania, opiera się na sprawozdaniu rocznym zatwierdzonym zgodnie z art. II.24. W przypadku definitywnego odrzucenia sprawozdania rocznego przez Parlament Europejski lub nieprzedłożenia sprawozdania rocznego przez beneficjenta w obowiązującym terminie w decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania nie można wskazać żadnych kosztów podlegających zwrotowi.

II.25.2. Pułap

Ostateczna kwota finansowania ograniczona jest do kwoty ustalonej w art. I.4 i nie przekracza 95 % rzeczywiście poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

II.25.3. Przeniesienie nadwyżki

Jeśli na zakończenie roku budżetowego N beneficjent osiągnie nadwyżkę dochodów nad wydatkami, część tej nadwyżki można przenieść na rok budżetowy N+1 zgodnie z art. 125 ust. 6 rozporządzenia finansowego.

a) Definicja nadwyżki

Nadwyżka w roku budżetowym N jest różnicą między łącznymi kosztami kwalifikowalnymi a sumą:

(i) wstępnej (maksymalnej) kwoty finansowania zgodnie z art. I.4,

(ii) zasobów własnych beneficjenta przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowalnych – w sytuacji, gdy beneficjent uprzednio pokrył wydatki niekwalifikowalne wyłącznie z własnych środków, oraz

(iii) wszelkiej nadwyżki przeniesionej z roku budżetowego N-1.

Nadwyżka, którą można przenieść na rok budżetowy N+1, nie przekracza 25 % całkowitego dochodu, o którym mowa w powyższych ppkt (i) i (ii).

b) Rozliczenie rezerwy na koszty kwalifikowalne

Faktycznie przeniesiona kwota figuruje w bilansie roku budżetowego N jako „rezerwa na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku N+1”. Środki te stanowią koszty kwalifikowalne w roku budżetowym N.

Ponadto na podstawie tymczasowego rozliczenia sporządzonego najpóźniej w dniu 31 marca roku N+1 określa się koszty kwalifikowalne rzeczywiście poniesione do tej daty. Rezerwa nie przekracza tych kosztów.

W roku N+1 rezerwa jest uwalniana i generuje dochód, który wykorzystywany jest na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w pierwszym kwartale roku budżetowego N+1.

II.25.4. Decyzja w sprawie ostatecznej kwoty finansowania

Parlament Europejski co roku kontroluje zgodność wydatków z postanowieniami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, rozporządzenia finansowego i decyzji o finansowaniu. Każdego roku wydaje on decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, o której powiadamia się beneficjenta w należyty sposób.

Ostateczna kwota finansowania na rok budżetowy N jest ustalana w roku N+1.

Po ustaleniu ostatecznej kwoty finansowania następuje rozliczenie płatności zaliczkowych.

II.25.5. Saldo finansowania

Jeżeli wypłacone płatności zaliczkowe przekraczają ostateczną kwotę finansowania, Parlament Europejski odzyskuje nienależycie przekazane płatności zaliczkowe.

Jeżeli ostateczna kwota finansowania przekracza przekazane płatności zaliczkowe, Parlament Europejski wypłaca różnicę.

II.25.6. Zysk

a) Definicja

Pojęcie zysku zdefiniowane zostało w art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

b) Tworzenie rezerwy

Zgodnie z art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego beneficjent może tworzyć rezerwy z nadwyżki zasobów własnych określonych w art. II.1.

Nadwyżka, która ma zostać przekazana na rachunek rezerwy, stanowi w stosownym przypadku kwotę zasobów własnych przekraczających sumę zasobów własnych koniecznych do pokrycia 5 % kosztów kwalifikowalnych rzeczywiście poniesionych w roku budżetowym N oraz 5 % kosztów ujętych w rezerwie do przeniesienia na rok budżetowy N+1. Beneficjent musi uprzednio pokryć koszty niekwalifikowalne wyłącznie z zasobów własnych.

Nadwyżka przydzielona do rezerwy nie jest uwzględniana przy obliczaniu zysku.

Rezerwę wykorzystuje się wyłącznie na pokrycie kosztów operacyjnych beneficjenta.

c) Odzyskiwanie należności

Finansowanie nie może przynosić beneficjentowi zysku. Parlament Europejski jest uprawniony do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne, zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

Artykuł II.26

Odzyskiwanie należności

Jeżeli beneficjentowi zostały wypłacone kwoty nienależne lub jeżeli uzasadniona jest procedura odzyskiwania należności zgodnie z warunkami określonymi w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub rozporządzeniu finansowym, beneficjent lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 30 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014, zwraca Parlamentowi Europejskiemu kwoty, o których mowa, na warunkach określonych przez Parlament i w podanym przez niego terminie.

II.26.1. Odsetki za zwłokę

W przypadku niedokonania przez beneficjenta zwrotu w terminie ustalonym przez Parlament Europejski, Parlament Europejski powiększa należną mu sumę o odsetki za zwłokę w wysokości określonej w art. II.16. Odsetki za zwłokę naliczane są za okres od upływu wyznaczonego terminu zwrotu do dnia otrzymania przez Parlament Europejski całej nienależnej beneficjentowi sumy włącznie.

Wszelka spłata częściowa pokrywa w pierwszej kolejności koszty i odsetki za zwłokę, a dopiero później kwotę główną.

II.26.2. Kompensowanie

W przypadku niedokonania zwrotu w wyznaczonym terminie zwrot sum należnych Parlamentowi Europejskiemu może być dokonany poprzez kompensację z sumami należnymi beneficjentowi z dowolnego innego tytułu, zgodnie z art. 80 rozporządzenia finansowego i zasadami stosowania. W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych koniecznością ochrony finansowych interesów Unii, Parlament Europejski może ściągać należne sumy drogą kompensaty przed upływem terminu płatności. Uprzednia zgoda beneficjenta nie jest wymagana.

II.26.3. Opłaty bankowe

Kosztami bankowymi spowodowanymi zwrotem sum należnych Parlamentowi Europejskiemu obciążony jest wyłącznie beneficjent.

Artykuł II.27

Gwarancja finansowa

Jeżeli Parlament Europejski zażąda gwarancji finansowej zgodnie z art. 134 rozporządzenia finansowego, muszą zostać spełnione spełniać następujące warunki:

a) gwarancji finansowej musi udzielić bank lub zatwierdzona instytucja finansowa albo – jeśli wniesie o to beneficjent, a Parlament Europejski wyrazi zgodę – strona trzecia;

b) gwarant musi występować w charakterze gwaranta na pierwsze wezwanie i nie może wymagać, aby Parlament Europejski w pierwszej kolejności ściągał należność od głównego dłużnika (tj. danego beneficjenta); oraz

c) gwarancja finansowa musi wyraźnie pozostawać w mocy do rozliczenia zaliczki w odniesieniu do płatności okresowych lub wypłaty salda przez Parlament Europejski. Jeśli wypłata salda przybiera formę odzyskania należności, gwarancja finansowa musi pozostawać w mocy do czasu uznania spłaty całości długu. Parlament Europejski musi zwolnić gwarancję w ciągu następnego miesiąca.

Artykuł II.28

Kontrola

II.28.1. Przepisy ogólne

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych – w ramach swoich kompetencji i zgodnie z załącznikiem V do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014 – mogą w dowolnej chwili skorzystać z przysługujących im uprawnień kontrolnych w celu ustalenia, czy beneficjent wywiązuje się z wszystkich obowiązków określonych w decyzji o finansowaniu, rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 i rozporządzeniu finansowym.

Beneficjent należycie współpracuje z właściwymi organami i udziela im wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament Europejski i Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych mogą powierzać zadanie przeprowadzenia kontroli organom zewnętrznym („upoważnione organy”), przekazując im stosowne upoważnienie do działania w ich imieniu.

II.28.2. Obowiązek przechowywania dokumentów

Przez okres pięciu lat począwszy od daty przedłożenia sprawozdania rocznego beneficjent przechowuje na odpowiednim nośniku wszystkie oryginały dokumentów, w szczególności księgowych i podatkowych, w tym oryginały w formie elektronicznej, jeśli zezwala na to ich prawo krajowe i na określonych w nim warunkach.

Pięcioletni okres, o którym mowa w akapicie pierwszym, nie ma zastosowania, jeśli trwają audyty, procedury odwoławcze, spory lub jeśli dochodzi się roszczeń w odniesieniu do finansowania. W takich przypadkach beneficjent przechowuje dokumenty aż do zakończenia audytów, procedur odwoławczych, sporów czy dochodzenia roszczeń.

II.28.3. Obowiązek przekazania dokumentów lub informacji

Beneficjent przekazuje wszelkie dokumenty lub informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym, o jakie zwróci się Parlament Europejski, Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych lub upoważniony do tego organ („właściwy organ”).

Wszelkie dokumenty i informacje przekazywane przez beneficjenta są przetwarzane zgodnie z art. II.6.

II.28.4. Wizyty na miejscu

Właściwy organ może przeprowadzać wizyty na miejscu w siedzibach beneficjenta. W tym celu właściwy organ może wystąpić z pisemnym wnioskiem do beneficjenta o podjęcie stosownych działań w celu umożliwienia przeprowadzenia takiej wizyty w odpowiednim terminie, który ustala właściwy organ.

Podczas wizyty na miejscu beneficjent musi udostępnić właściwemu organowi obiekty i pomieszczenia, w których prowadzi lub prowadził działalność, a także wszystkie niezbędne informacje, w tym informacje w formacie elektronicznym.

Beneficjent musi dopilnować, by informacje były łatwo dostępne w momencie wizyty na miejscu oraz by żądane informacje były przekazywane w odpowiedniej formie.

II.28.5. Kontradyktoryjne postępowanie audytowe

Na podstawie ustaleń z procedury kontroli Parlament Europejski sporządza wstępne sprawozdanie z audytu, które przesyła się beneficjentowi. Beneficjent może przedstawić uwagi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wstępnego sprawozdania z audytu.

W oparciu o ustalenia zawarte we wstępnym sprawozdaniu z audytu oraz o ewentualne uwagi beneficjenta Parlament przedstawia ostateczne ustalenia w końcowym sprawozdaniu z audytu. Końcowe sprawozdanie z audytu jest przekazywane beneficjentowi w ciągu 60 dni kalendarzowych od upłynięcia terminu na przedstawienie uwag do wstępnego sprawozdania z audytu.

II.28.6. Skutki ustaleń z audytu

Niezależnie od prawa Parlamentu do podjęcia środków na mocy art. II.12–14 Parlament Europejski należycie uwzględnia końcowe ustalenia z audytu przy określaniu ostatecznej kwoty finansowania.

O przypadkach ewentualnego oszustwa lub poważnego naruszenia obowiązujących przepisów, ujawnionych w końcowych ustaleniach z audytu, informuje się właściwe organy krajowe lub unijne w celu podjęcia dalszych działań.

Parlament Europejski może dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o końcowe ustalenia z audytu.

II.28.7. Prawa kontrolne OLAF-u

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) korzysta z praw kontroli wobec beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z rozporządzeniem Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. (8), rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. (9) oraz art. 24 ust. 4 i art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

Beneficjent należycie współpracuje z OLAF-em i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Parlament może w każdej chwili dostosować decyzję w sprawie ostatecznej kwoty finansowania z mocą wsteczną w oparciu o ustalenia przekazane przez OLAF zgodnie z art. 25 ust. 7 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Przed podjęciem przez Parlament Europejski decyzji o dostosowaniu z mocą wsteczną decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania beneficjent jest należycie powiadamiany o stosownych ustaleniach i zamiarze dostosowania przez Parlament decyzji w sprawie ostatecznej kwoty finansowania, a także ma możliwość przedstawienia uwag.

II.28.8. Prawa kontrolne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Europejski Trybunał Obrachunkowy korzysta z prawa do kontroli zgodnie z obowiązującymi przepisami, a mianowicie z art. 204n ust. 2 rozporządzenia finansowego i art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014. Zastosowanie ma art. II.28.3 i II.28.4.

Beneficjent należycie współpracuje z Trybunałem Obrachunkowym i udziela mu wszelkiej pomocy niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

II.28.9. Niewywiązanie się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4

Jeśli beneficjent nie wywiąże się z obowiązków określonych w art. II.28.1–4, Parlament Europejski może uznać wszelkie koszty niedostatecznie uzasadnione przez beneficjenta za niepodlegające zwrotowi.