Decyzja sekretarzy generalnych Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, sekretarza trybunału sprawiedliwości, sekretarzy generalnych trybunału obrachunkowego, komitetu ekonomiczno-społecznego i komitetu regionów oraz przedstawiciela europejskiego rzecznika praw obywatelskich

z dnia 25 lipca 2002 r.

w sprawie organizacji i działania Biura Kadr Wspólnot Europejskich

(2002/621/WE)

SEKRETARZE GENERALNI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I KOMISJI, SEKRETARZ TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI, SEKRETARZE GENERALNI TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO, KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW ORAZ PRZEDSTAWICIEL EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH,

uwzględniając regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudniania innych pracowników Wspólnot Europejskich, jak przewidziano w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 [1],

uwzględniając decyzję Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2002 r. ustanawiającą Biuro Kadr Wspólnot Europejskich, w szczególności jego art. 5 [2],

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Na podstawie art. 27 regulaminu pracowniczego instytucje są zobowiązane zapewnić, by celem naboru było pozyskanie do służby urzędników o najwyższych standardach zdolności, sprawności i uczciwości, rekrutowanych z uwzględnieniem możliwie najszerszej bazy geograficznej spośród obywateli Państw Członkowskich Wspólnot, bez względu na rasę, przekonania polityczne, filozoficzne czy religijne, płeć i orientację seksualną i niezależnie od stanu cywilnego czy sytuacji rodzinnej.

(2) Artykuł 1 ust. 1 akapit trzeci załącznika III do regulaminu pracowniczego określa zakres kompetencji Wspólnego Komitetu, a art. 3 akapit drugi tego załącznika określa sposób mianowania członków Komisji selekcyjnej do celów organizacji otwartych konkursów,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Obowiązki Biura

1. Biuro organizuje otwarte konkursy w celu zapewnienia zatrudnienia w instytucjach Wspólnot Europejskich urzędników na optymalnych warunkach zawodowych i finansowych. Biuro opracowuje listy rezerwowe umożliwiające instytucjom nabór wysoko wykwalifikowanego personelu odpowiadającego potrzebom określonym przez te instytucje.

2. Do zadań Biura należy w szczególności:

a) organizowanie otwartych konkursów na wniosek poszczególnych instytucji w celu sporządzenia list rezerwowych kandydatów w celu mianowania na urzędników. Konkursy organizowane są zgodnie z regulaminem pracowniczym, na podstawie zharmonizowanych kryteriów przyjętych zgodnie z art. 6 lit. c) oraz stosownie do programu prac zatwierdzonego przez zarząd;

b) ścisła współpraca z instytucjami w celu oszacowania przyszłych potrzeb personalnych wskazanych przez instytucje oraz realizacji programu konkursów, umożliwiająca niezwłoczne zaspokojenie tych potrzeb;

c) opracowanie metod i technik selekcyjnych zgodnych z najlepszą praktyką i odpowiadających profilom zawodowym określonym dla różnych kategorii personelu instytucji;

d) administrowanie i sprawdzanie wykorzystania list rezerwowych utworzonych na podstawie konkursów międzyinstytucjonalnych;

e) przekazywanie instytucjom corocznych sprawozdań ze swojej działalności.

Artykuł 2

Obowiązki instytucji

Organ właściwy do powołania z ramienia każdej instytucji odda do dyspozycji Biura wystarczającą liczbę członków komisji selekcyjnej, egzaminatorów i obserwatorów na zasadzie "kontyngentu" zatwierdzonego przez zarząd, jak przewidziano w art. 6 lit. i), w celu umożliwienia sprawnego przebiegu procedur selekcyjnych zgodnie z art. 3 załącznika III do regulaminu pracowniczego.

Artykuł 3

Inne usługi

1. Na podstawie porozumienia między dyrektorem Biura a jakimkolwiek organem, biurem lub urzędem Biuro może organizować procedury selekcyjne w celu naboru personelu przez takie organy, biura czy urzędy. Przed zawarciem takiej umowy dyrektor Biura ubiega się o zatwierdzenie jej przez zarząd. Każda taka umowa powinna zawierać ustalenia finansowe odnoszące się do usług wykonywanych przez Biuro.

2. Stosownie do przypadku, Biuro zapewnia pomoc techniczną dla wewnętrznych konkursów organizowanych przez poszczególne instytucje, organy, biura lub urzędy.

3. Na wniosek poszczególnych instytucji Biuro organizuje procedury selekcyjne dla innych pracowników z zamiarem sporządzenia rezerwowych list odpowiednich kandydatów i/lub baz danych, z których poszczególne instytucje będą mogły dobierać innych pracowników.

4. Działania te zostaną zawarte w programie pracy Biura zgodnie z art. 6 lit. f), pod warunkiem że wniosek zostanie na czas dostarczony przez tę instytucję.

Artykuł 4

Zażalenia i wnioski

1. Dyrektor Biura wykonuje uprawnienia przekazane organowi właściwemu do powołania na podstawie art. 90 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do wszystkich wniosków lub zażaleń związanych z zadaniami Biura.

2. W przypadku wpłynięcia takiego zażalenia, jeśli zamiarem dyrektora Biura jest podtrzymanie pierwotnej decyzji, zasięga on opinii przewodniczącego zarządu.

3. Biuro rozpatruje wnioski Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące wszelkich spraw wchodzących w zakres odpowiedzialności Biura na mocy niniejszej decyzji.

Artykuł 5

Zarząd

1. Ustanawia się zarząd Biura, w którego skład wchodzą po jednym członku mianowanym przez każdą instytucję oraz trzech przedstawicieli personelu Biura, mających status obserwatorów, mianowanych za jednomyślną zgodą komitetów pracowniczych wszystkich instytucji.

2. Zarząd wybiera zwykłą większością spośród swoich członków przewodniczącego na dwuletnią kadencję.

3. Zarząd uchwala swój regulamin zwykłą większością po przedstawieniu go instytucjom.

4. Zarząd zbiera się na wniosek przewodniczącego lub z inicjatywy jednego ze swoich członków.

5. W przypadku gdy zarząd podejmuje decyzję zwykłą większością, każda instytucja dysponuje jednym głosem. W przypadku równego rozłożenia głosów przewodniczący ma głos decydujący.

6. W przypadku gdy zarząd podejmuje decyzję kwalifikowaną większością, głosy przydzielone instytucjom ustala się następująco: Komisja – 18 głosów; Parlament Europejski – 7 głosów; Rada – 7 głosów; Trybunał Sprawiedliwości – 3 głosy; Trybunał Obrachunkowy – 2 głosy; Komitet Ekonomiczno-Społeczny – 2 głosy; Komitet Regionów – 2 głosy; Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich – 1 głos. Większość kwalifikowana wymaga oddania 24 głosów "za".

Artykuł 6

Zadania zarządu

We wspólnym interesie instytucji, zarząd:

a) stanowiąc większością kwalifikowaną, zatwierdza zasady prowadzenia Biura;

b) stanowiąc zwykłą większością na wniosek dyrektora Biura, zatwierdza strukturę organizacyjną Biura;

c) stanowiąc większością kwalifikowaną na wniosek dyrektora Biura, zgodnie z porozumieniem, które ma być zawarte między sekretarzami generalnymi Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, sekretarzem Trybunału Sprawiedliwości, sekretarzami generalnymi Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów oraz przedstawicielem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wspólnych zasad wspólnej polityki selekcji i doboru kadr oraz zasad zarządzania listami rezerwowymi, uwzględniając odpowiednie przepisy regulaminu pracowniczego, zatwierdza zasady regulujące politykę selekcji, które mają być stosowane przez Biuro;

d) stanowiąc zwykłą większością w ramach procedury budżetowej na podstawie projektu sporządzonego przez dyrektora Biura, sporządza prognozę dochodów i wydatków Biura i przesyła ją Komisji w celu sporządzenia prognozy dochodów i wydatków Komisji; jednocześnie Biuro proponuje Komisji wszelkie zmiany wykazu etatów Biura, które uzna za konieczne;

e) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza rodzaj i wysokość opłat za dodatkowe usługi, które Biuro może świadczyć odpłatnie dla instytucji, organów, urzędów i biur oraz warunki, na jakich Biuro może je wykonywać;

f) stanowiąc jednomyślnie na wniosek dyrektora Biura, zatwierdza program pracy, w szczególności terminarz i harmonogram mających odbyć się konkursów. Program pracy obejmuje również usługi niezwiązane z otwartymi konkursami organizowanymi dla instytucji, organów, urzędów i biur;

g) stanowiąc większością kwalifikowaną na podstawie projektu przygotowanego przez dyrektora Biura, zatwierdza roczne sprawozdanie w zakresie zarządzania, zawierające wszystkie indywidualne pozycje dochodów i wydatków odnoszące się do wykonanych przez Biuro prac i usług. Przed dniem 1 maja każdego roku Biuro przesyła instytucjom sprawozdanie z poprzedniego roku budżetowego, sporządzone na podstawie księgowości analitycznej;

h) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza rzetelny, zrównoważony podział kosztów zmiennych i bezpośrednich obciążające poszczególne instytucje do celów analitycznych oraz modyfikuje je co trzy lata;

i) stanowiąc zwykłą większością na podstawie potrzeb rekrutacyjnych, ustala zasady, według których każda z instytucji zobowiązana jest oddawać do dyspozycji Biura odpowiednią liczbę członków Komisji selekcyjnej, egzaminatorów i obserwatorów;

j) stanowiąc zwykłą większością, zatwierdza warunki, na których Biuro może przyznać instytucjom zgodę na organizowanie własnych konkursów, zgodnie z art. 2 ust. 1 decyzji instytucji.

Artykuł 7

Mianowanie personelu

1. Biurem kieruje dyrektor mianowany przez Komisję po wyrażeniu pozytywnej opinii przez zarząd zwykłą większością. Zarząd aktywnie uczestniczy w wykonywaniu procedur, które należy stosować przed mianowaniem dyrektora Biura, w szczególności w przygotowaniu zawiadomienia o wakacie oraz rozpatrywaniu zgłoszeń.

2. Dyrektor Biura jest organem właściwym do powołania pracowników Biura.

3. Komisja, w odniesieniu do dyrektora Biura, oraz dyrektor Biura, w odniesieniu do personelu, dla którego jest on organem właściwym do jego powołania, informuje zarząd o dokonanych nominacjach, podpisanych umowach, awansach oraz postępowaniach dyscyplinarnych wszczętych przeciwko urzędnikom i innym pracownikom.

4. Urzędnicy wszystkich instytucji Wspólnoty są informowani o wolnych stanowiskach w Biurze, gdy tylko organ właściwy do powołania zdecyduje o obsadzeniu tych stanowisk.

5. Dyrektora Biura powołuje się na okres pięciu lat, z możliwością odnowienia kadencji na kolejny taki okres.

Artykuł 8

Zadania dyrektora Biura; zarządzanie personelem

1. Dyrektor Biura jest odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie Biura. W zakresie kompetencji zarządu działa on z jego upoważnienia. Zapewnia on zarządowi usługi sekretarskie, składa sprawozdania z wykonywania swoich obowiązków i przedkłada mu wszelkie propozycje dotyczące sprawnego funkcjonowania Biura.

2. Procedury administracyjne związane z bieżącym zarządzaniem personelem, takie jak wynagrodzenie, urlopy i zwolnienia chorobowe, ubezpieczenia emerytalne i od nieszczęśliwych wypadków będą wykonywane na tych samych warunkach jak w przypadku urzędników i innych pracowników Komisji. Lista ta nie jest wyczerpująca, dlatego Biuro, w porozumieniu z Komisją, może ją rozszerzyć o inne dziedziny.

Artykuł 9

Sprawy finansowe

1. Środki przeznaczone dla Biura, których całkowita suma stanowi oddzielną pozycję budżetową w sekcji budżetu odnoszącej się do Komisji, wymienia się szczegółowo w załączniku do wyżej wskazanej sekcji. Załącznik ma formę sprawozdania o dochodach i wydatkach, podzielonych dalej w ten sam sposób, jak sekcje budżetu.

2. Wykaz etatów Biura załącza się do wykazu etatów Komisji.

3. Na podstawie wniosku zarządu Komisja, w odniesieniu do środków przyznanych dla Biura i wykazanych w załączniku, przekazuje dyrektorowi Biura uprawnienia intendenta oraz ustala ograniczenia i warunki mające zastosowanie do tego przekazania uprawnień. Na koniec roku budżetowego zarząd informuje organ budżetowy o podziale kwot uzyskanych za dodatkowe usługi świadczone przez Biuro, w ramach pozycji budżetowej w załączniku.

4. Rachunki Biura sporządza się zgodnie z zasadami i regułami rachunkowości określonymi przez księgowego Komisji. Urząd prowadzi odrębne rachunki odnośnie do przychodów uzyskanych z płatności za świadczone usługi.

Artykuł 10

Przegląd

Niniejsza decyzja zostanie poddana przeglądowi po upływie trzech lat od ustanowienia Biura.

Artykuł 11

Data wejścia w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

W imieniu Parlamentu Europejskiego

J. Priestley

Sekretarz Generalny

W imieniu Komisji

D. O'Sullivan

Sekretarz Generalny

W imieniu TrybunałuObrachunkowego

M. Hervé

Sekretarz Generalny

W imieniu Komitetu Regionów

V. Falcone

Sekretarz Generalny

W imieniu Rady

P. De Boissieu

Zastępca Sekretarza Generalnego

W imieniu Trybunału Sprawiedliwości

R. Grass

Sekretarz

W imieniu Komitetu Ekonomiczno-Społecznego

P. Venturini

Sekretarz Generalny

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

J. Søderman

[1] Dz.U. L 56 z 4.3.1968, str. 1.

[2] Dz.U. 197/5 z 26.7.2002, str. 53.

--------------------------------------------------