Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2148/96

z dnia 8 listopada 1996 r.

ustanawiające zasady oceny i monitorowania publicznych zapasów interwencyjnych produktów rolnych

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 3492/90 z dnia 27 listopada 1990 r. ustanawiające czynniki, które Sekcja Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej powinna uwzględnić w rocznych sprawozdaniach finansowych w odniesieniu do finansowania środków interwencyjnych w postaci składowania w magazynach państwowych [1], w szczególności jego art. 8,

a także mając na uwadze, co następuje:

rozporządzenie Komisji nr 3492/90 ustanawia zasady regulujące rachunkowość w odniesieniu do produktów rolnych składowanych w magazynach państwowych;

w świetle doświadczeń zebranych podczas stosowania rozporządzenia Komisji (EWG) nr 618/90 z dnia 14 marca 1990 r. ustanawiającego zasady sporządzania rocznego spisu produktów rolnych w magazynach państwowych [2], zmienionego rozporządzeniem Komisji nr 3077/92 [3], niektóre uzgodnienia w sprawie zarządzania zapasami powinny zostać zmienione, ze szczególnym uwzględnieniem zasad oceny i monitorowania zapasów produktów rolnych umieszczanych w magazynach państwowych; rozporządzenie Komisji nr 618/90 powinno zostać uchylone;

powinny zostać wprowadzone odpowiednie uzgodnienia w dziedzinie zarządzania i monitorowania w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania zapasami w magazynach państwowych;

środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu EFOGR,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

1. Osoba fizyczna lub prawna składująca produkty rolne skupione na zasadach określonych przez Sekcję Gwarancji EFOGR, prowadzi ewidencję zgodnie z przepisami wspólnotowymi oraz przepisami krajowymi.

2. Agencje interwencyjne prowadzą w pełni uaktualniany wykaz podmiotów składujących, z którymi podpisały umowy składu. Wykaz ten zawiera informacje pozwalające na dokładną identyfikację wszystkich punktów składowania, takie jak: zdolność składowa, liczby wiat, zamrażarek lub silosów, schematy i plany. Wykaz ten jest dostępny w siedzibach zarządów agencji interwencyjnych, dla pracowników Komisji i osób upoważnionych przez Komisję.

Artykuł 2

1. Dokumentacja rejestru dotycząca wprowadzenia do magazynów, składowania oraz usunięcia produktów z magazynów, stanowiąca podstawę do przygotowania rocznych sprawozdań finansowych, określonych w art. 1 rozporządzenia Komisji (EWG) nr 3492/90, jest przesyłana przez podmiot składujący do agencji interwencyjnych co najmniej raz w miesiącu.

2. Agencja interwencyjna jest w posiadaniu dokumentacji określonej w ust. 1, przed dziesiątym dniem miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dokumenty dotyczą. Dokumenty te wskazują co najmniej następujące pozycje: miejsce składowania (w tym, gdzie stosowne, wskazanie pojemnika lub kadzi), ilość przeniesioną z poprzedniego miesiąca, przyjęcie do magazynu i wydanie z magazynu każdej partii oraz zapasy na koniec okresu składowania.

Dane te umożliwiają dokładne wskazanie poszczególnych ilości produktów składowanych w danym momencie i uwzględniają uzgodnione zakupy i sprzedaż, w przypadku których nie nastąpiły jeszcze odpowiadające im przyjęcia do magazynu i wydania z magazynu.

Wzór formularza dla orientacji przewidziany jest w załączniku I.

Artykuł 3

1. Podmiot składujący przygotowuje roczne zestawienie zapasów na podstawie zestawień miesięcznych określonych w art. 2. Instrukcje wydane w tym celu przez agencje interwencyjne przekazywane są do wiadomości Komisji w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2. Roczne zestawienie zapasów na formularzu, którego wzór podany jest w załączniku II, podsumowuje ilości składowane w podziale według produktów i miejsca składowania oraz zawiera w odniesieniu do każdego produktu dane dotyczące ilości składowanych, numerów partii (z wyjątkiem w przypadku zbóż), roku przyjęcia do magazynu (z wyjątkiem w przypadku alkoholu) oraz wyjaśnienie wszelkich wykrytych nieprawidłowości.

Artykuł 4

1. Agencja interwencyjna ponosi odpowiedzialność za dokładność informacji zebranych na podstawie art. 1–3. W tym celu, w ciągu całego roku agencja przeprowadza kontrole na miejscu w magazynach, w nieregularnych odstępach czasu i niezapowiedziane, w przypadku gdy jest to możliwe.

Każdy magazyn jest kontrolowany co najmniej raz w roku zgodnie z zasadami określonymi w załączniku III, a kontrole obejmują w szczególności:

a) procedury gromadzenia informacji określonych w art. 2 i 3;

b) zgodność dokumentacji prowadzonej na miejscu przez podmiot składujący z informacjami przesłanymi do agencji interwencyjnej; oraz

c) fizyczną obecność w magazynie ilości wyszczególnionych w dokumentacji podmiotu składującego, wykorzystanej w ostatnim zestawieniu miesięcznym przesłanym przez niego, ocenianą wizualnie lub, w przypadku wątpliwości lub sporu, za pomocą ważenia i mierzenia.

Fizyczną obecność ustala się przez wystarczająco reprezentatywną kontrolę fizyczną, obejmującą przynajmniej ustanowiony w załączniku III udział procentowy produktów oraz umożliwiającą stwierdzenie, że całkowite ilości wykazane w ewidencji sprawozdaniu znajdują się rzeczywiście w magazynie.

2. Jeżeli w trakcie kontroli fizycznej wykrywa się nieprawidłowości, poddana kontroli musi być kolejna część procentowa składowanych produktów przy zastosowaniu tych samych metod. Jeżeli jest to niezbędne, kontrola może zostać rozszerzona o ważenie wszystkich produktów w partii lub w kontrolowanym magazynie.

Artykuł 5

1. Organ kontrolujący lub jego przedstawiciel opracowuje sprawozdanie w sprawie każdej kontroli przeprowadzonej co najmniej raz w roku, zgodnie z art. 4 i załącznikiem III.

2. Sprawozdanie zawiera co najmniej następujące informacje:

a) nazwę (nazwisko) podmiotu składującego, adres kontrolowanego magazynu oraz opis sprawdzanych partii;

b) datę i czas rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

c) miejsce, gdzie miała miejsce kontrola, oraz opis warunków składowania, pakowania i dostępności produktów;

d) pełne dane dotyczące tożsamości osób przeprowadzających kontrolę, ich stanowiska i warunki ich upoważnienia;

e) podjęte środki kontroli oraz procedury zastosowane w celu określenia wolumenu, takie jak metody pomiarów, wyliczeń, wyniki tymczasowe i końcowe oraz postawione wnioski;

f) dla każdej składowanej partii lub klasy, ilość na podstawie ewidencji w agencji interwencyjnej, ilość na podstawie ewidencji magazynowej oraz wszelkie rozbieżności między tymi dwoma kompletami ewidencji;

g) dla każdej partii lub klasy kontrolowanej fizycznie, informacje określone w lit. f) oraz ilość zweryfikowana na miejscu i wszelkie rozbieżności, numer partii i klas, palety, skrzynie, silosy, kadzie i inne pojemniki użyte do ważenia oraz masa (zarówno netto, jak i brutto, gdzie stosowne) lub objętość;

h) oświadczenia podmiotu składującego, w przypadku wystąpienia rozbieżności lub różnic;

i) miejsce, data i podpis osoby sporządzającej sprawozdanie oraz podmiotu składującego lub jego przedstawiciela;

j) wszystkie rozszerzone kontrole przeprowadzone w przypadku niezgodności, określające odsetek składowanych produktów objętych rozszerzonymi kontrolami, stwierdzone niezgodności i udzielone wyjaśnienia.

3. Sprawozdania przesyła się niezwłocznie do agencji interwencyjnej. Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania, sprawozdania finansowe agencji interwencyjnej zostają poprawione w świetle stwierdzonych nieprawidłowości i różnic, a fakt ten zgłasza się do EFOGR, zgodnie z art. 3 i 4 rozporządzenia (EWG) nr 3492/90.

4. Sprawozdania przechowuje się w siedzibie zarządu agencji interwencyjnej i są one dostępne dla pracowników Komisji lub osób upoważnionych przez Komisję.

5. Dokument podsumowujący, wyliczający przeprowadzone inspekcje, ilości sprawdzone oraz nieprawidłowości wykryte w stosunku do zestawień miesięcznych lub rocznych, przesyła się Komisji w tym samym czasie, co roczne sprawozdania finansowe określone w art. 5 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 [4].

Artykuł 6

1. Podmiot składujący ponosi odpowiedzialność za wszelkie wykryte różnice między ilościami znajdującymi się w magazynie, a szczegółami podanymi agencji interwencyjnej w zestawieniach zapasów.

2. W przypadku gdy brakujące ilości przekraczają ilości dopuszczalne w granicach stosowanych (stosowanej) tolerancji, łączna ich wartość obciąża podmiot składujący jako niezidentyfikowana strata. Jeżeli podmiot składujący kwestionuje brakujące ilości, może się domagać zważenia lub zmierzenia produktów, w których to przypadkach podmiot składujący ponosi koszty tej czynności, chyba że okaże się, iż deklarowane ilości produktów faktycznie znajdują się w magazynie lub też, że różnice nie przekraczają marginesu tolerancji, w którym przypadku koszty ważenia oraz pomiarów obciążają organ kontrolujący.

3. Tolerancje ustalone w załączniku III stosuje się bez uszczerbku dla tych ustanowionych w rozporządzeniach w sprawie różnych produktów, jak wyszczególniono w rozporządzeniu Komisji (EWG) nr 147/91 [5].

Artykuł 7

1. Agencje interwencyjne prowadzą scentralizowany spis obejmujący wszystkie miejsca składowania, produkty oraz ich ilości i klasy, wskazujący masę (zarówno masę netto, jak i brutto, gdzie stosowne) lub objętość każdego z nich.

2. Wszystkie dokumenty księgowe i sprawozdania sporządzone na podstawie niniejszego rozporządzenia są przez cały czas dostępne, zarówno w magazynach, jak i w agencji interwencyjnej, dla urzędników agencji, a także zgodnie z rozporządzeniem (EWG) nr 729/70, oraz w szczególności jego art. 9, dla urzędników upoważnionych przez Komisję.

Artykuł 8

1. Agencje interwencyjne zapewniają, że podmioty składujące prowadzą komputerowa ewidencję zapasów interwencyjnych. W tym celu wprowadzają odpowiednie przepisy do umów składu, zawieranych z podmiotami składującymi.

2. Ewidencja komputerowa jest pełni funkcjonalna nie później niż w dwa lata po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia. Stanowią one stały spis inwentarz dostępny w sposób bezpośredni i natychmiastowy dla urzędników agencji interwencyjnych i Komisji oraz osób odpowiednio przez nie upoważnionych.

Artykuł 9

1. Państwa Członkowskie podejmują środki niezbędne w celu nadania skuteczności niniejszemu rozporządzeniu i poinformowania zainteresowanych o ewentualnych karach, na jakie mogą się narazić w przypadku niestosowania się do przepisów niniejszego rozporządzenia. Powiadamiają one Komisję o podjętych przez siebie środkach.

2. Państwa Członkowskie włączają do umów składu, przepisy określające skutki finansowe związane z naruszeniami popełnionymi przez podmiot składujący i współmierne do tych naruszeń, dopuszczające rozwiązanie umowy w przypadku nieprawidłowości popełnionych świadomie lub nieprawidłowości wynikających z rażącego niedbalstwa.

Artykuł 10

Rozporządzenie Komisji (EWG) nr 618/90 niniejszym traci moc.

Artykuł 11

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 października 1996 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 8 listopada 1996 r.

W imieniu Komisji

Franz Fischler

Członek Komisji

[1] Dz.U. L 337 z 4.12.1990, str. 3.

[2] Dz.U. L 67 z 15.3.1990, str. 21.

[3] Dz.U. L 310 z 27.10.1992, str. 19.

[4] Dz.U. L 94 z 28.4.1970, str. 13.

[5] Dz.U. L 17 z 23.1.1991, str. 9.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK I

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK II

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK III

PROCEDURA KONTROLI FIZYCZNEJ

(dla kontroli na mocy art. 4)

I. MASŁO

1. Wybór partii reprezentujących co najmniej 5 % ogólnej ilości w magazynie państwowym. Partie mające zostać poddane kontroli wybiera się przed wizytacją w magazynie na podstawie ewidencji posiadanej przez agencję interwencyjną, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Weryfikacja na miejscu obecności wybranych partii i ich składu:

- identyfikacja numerów kontrolnych partii i skrzynek na podstawie kwitów zakupu lub dowodów przyjęcia do magazynu,

- ważenie palet (jednej na 10) i skrzynek (jedną na paletę),

- optyczna kontrola zawartości skrzynki (jedną na pięć palet),

- stan opakowania zbiorczego.

3. Opisanie w sprawozdaniu inwentaryzacyjnym partii poddanych kontroli fizycznej oraz odnotowanych niezgodności/braków.

II. ODTŁUSZCZONE MLEKO W PROSZKU

1. Wybór partii reprezentujących co najmniej 5 % ogólnej ilości w magazynie państwowym. Partie, które mają zostać poddane kontroli, wybiera się przed wizytacją w magazynie na podstawie ewidencji posiadanej przez agencję interwencyjną, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Weryfikacja na miejscu obecności wybranych partii i ich składu:

- identyfikacja numerów kontrolnych partii i worków na podstawie kwitów zakupów lub dowodów przyjęcia do magazynu,

- ważenie palet (jednej na 10) i worków (jednego na 10),

- optyczna kontrola zawartości worków (jednego na pięć palet),

- stan opakowania zbiorczego.

3. Opisanie w sprawozdaniu inwentaryzacyjnym partii poddanych kontroli fizycznej oraz stwierdzonych niezgodności/niedoborów.

III. ZBOŻA

A. Procedura kontroli fizycznej

1. Wybór pojemników lub komór elewatora, jakie mają być kontrolowane, reprezentujących co najmniej 5 % całkowitej ilości zbóż będącej w magazynie państwowym.

Wybór jest oparty jest na podstawie ewidencji stanów magazynowych agencji, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Kontrola fizyczna

- sprawdzenie obecności zbóż w wybranych pojemnikach lub komorach elewatora,

- identyfikacja zbóż,

- monitorowanie warunków składowania oraz porównanie punktu składowania i tożsamości zbóż z ewidencją magazynu,

- ocena składowanych ilości za pomocą metody uprzednio zatwierdzonej przez agencję interwencyjną, której opis musi być złożony w siedzibie zarządu agencji.

3. Plan magazynu oraz pomiary dla każdego silosu lub komory muszą być dostępne w każdym punkcie składowania.

Zboża muszą być składowane w sposób umożliwiający zweryfikowanie ich objętości.

B. Procedura w przypadku wykrycia nieprawidłowości

W przypadku oceny objętości dopuszczalna jest pewna granica tolerancji.

Artykuł 6 niniejszego rozporządzenia stosuje się w przypadku gdy masa produktów składowanych, stwierdzona podczas kontroli fizycznej, różni się od wpisanej masy o 5 % lub więcej w przypadku składowania w silosach lub w magazynach płaskich.

W przypadku gdy zboża składowane są w magazynie, można rejestrować ilości zważone przy przyjmowaniu do magazynu, zamiast ilości wynikających z szacunków objętości, jeżeli ta ostatnia metoda nie zapewnia stopnia dokładności uważanego za odpowiedni, a różnica między tymi dwoma wartościami nie jest znaczna.

Agencja interwencyjna korzysta z tej opcji w przypadku gdy uzasadnione jest to okolicznościami, na zasadzie jednostkowych przypadków i na własną odpowiedzialność. Zastosowanie powyższej metody musi być przez agencję wskazane w sprawozdaniu.

+++++ TIFF +++++

IV. ALKOHOL

1. Wybór kadzi reprezentujących co najmniej 5 % ogólnej ilości w magazynie państwowym. Kadzie mające zostać poddane kontroli wybiera się przed inspekcją w magazynie na podstawie ewidencji stanów magazynowych agencji, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Kontrola zamknięć celnych, jeżeli takie zamknięcia są przewidziane w regulacjach krajowych.

3. Weryfikacja na miejscu obecności kadzi w magazynie i ich zawartości:

- identyfikacja kadzi na podstawie ich numerów i typu alkoholu

- porównanie tożsamości i zawartości kadzi z ewidencją zapasów w magazynie i z ewidencją agencji interwencyjnej,

- organoleptyczna kontrola obecności alkoholu, rodzaju oraz ilości alkoholu w kadziach,

- kontrola warunków składowania przez optyczną ocenę pozostałych kadzi.

4. Opisanie kadzi w sprawozdaniu inwentaryzacyjnym, poddanych kontroli fizycznej oraz stwierdzonych niezgodności/braków.

V. WOŁOWINA

1. Wybór partii reprezentujących co najmniej 5 % ogólnej ilości w magazynie państwowym. Partie do kontroli wybiera się przed wizytacją w magazynie na podstawie ewidencji stanów magazynowych agencji, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Weryfikacja na miejscu obecności partii w magazynie i ich zawartości. Weryfikacja obejmuje:

- dla mięsa z kością:

- identyfikację partii oraz potwierdzenie liczby sztuk,

- weryfikacja, w odniesieniu do każdego rodzaju wycinków i/lub klasy, masy 20 % tych sztuk,

- optyczna kontrola stanu opakowania zbiorczego;

- dla mięsa bez kości:

- identyfikacja partii oraz potwierdzenie ilości skrzyń,

- ważenie 10 % palet lub pojemników,

- ważenie 10 % skrzyń z każdej ważonej palety,

- optyczna kontrola zawartości skrzynek oraz stanu opakowania zbiorczego w każdej skrzynce.

Palety wybiera się, uwzględniając różne wycinki znajdujące się w magazynie.

3. Opisanie w sprawozdaniu inwentaryzacyjnym partii poddanych kontroli fizycznej oraz stwierdzonych niezgodności/braków.

VI. OLIWA Z OLIWEK

1. Wybór kadzi reprezentujących co najmniej 5 % ogólnej ilości w magazynie państwowym. Partie do kontroli wybiera się przed wizytacją w magazynie, na podstawie ewidencji stanów magazynowych agencji, przy czym podmiot składujący nie powinien być o tym poinformowany.

2. Weryfikacja na miejscu obecności kadzi w magazynie i ich zawartości:

- identyfikacja kadzi na podstawie ich numerów i typu oliwy z oliwek,

- porównanie tożsamości i zawartości kadzi z ewidencją zapasów w magazynie i z ewidencją agencji interwencyjnej,

- organoleptyczna kontrola obecności oliwy z oliwek, typu oraz ilości oliwy z oliwek w kadziach,

- kontrola warunków składowania przez optyczną ocenę pozostałych kadzi.

3. Opisanie w sprawozdaniu inwentaryzacyjnym kadzi poddanych kontroli fizycznej oraz stwierdzonych niezgodności/braków.

--------------------------------------------------