ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN ROZSTRZYGANIA SPORÓW

Artykuł 1

Przepisy ogólne

1. W części III umowy (Unikanie i rozstrzyganie sporów) i zgodnie z niniejszym regulaminem:

— „doradca” oznacza osobę zaangażowaną przez Stronę w celu doradzania lub pomocy tej Stronie w związku z postępowaniem organu arbitrażowego,

— „asystent” oznacza osobę, która zgodnie z zasadami powołania członka organu arbitrażowego prowadzi badania lub pomaga temu członkowi,

— „Strona skarżąca” oznacza Stronę, która składa wniosek o powołanie organu arbitrażowego zgodnie z art. 207 umowy,

— „Strona skarżona” oznacza Stronę, której zarzucane jest naruszenie postanowień, o których mowa w art. 203 umowy,

— „organ arbitrażowy” oznacza organ ustanowiony zgodnie z art. 207 umowy,

— „przedstawiciel Strony” oznacza pracownika lub inną osobę powołaną przez departament lub agencję rządową, lub jakikolwiek inny podmiot publiczny Strony,

— „dzień” oznacza dzień kalendarzowy, o ile nie ustalono inaczej.

2. Strona skarżona odpowiada za logistyczne zarządzanie postępowaniem dotyczącym rozstrzygania sporów, w szczególności za organizację przesłuchań, chyba że uzgodniono inaczej.

3. W każdy pierwszy poniedziałek grudnia Strony przekazują sobie wykaz dni ustawowo wolnych od pracy i dni odpoczynku na kolejny rok. Jeśli termin określony w niniejszym regulaminie upływa w dniu ustawowo wolnym od pracy lub w dniu odpoczynku jednej ze Stron, uznaje się, że termin ten upływa w następnym dniu roboczym. Nie można uznać, że jakiekolwiek dokumenty, powiadomienia lub wnioski otrzymano w dniu ustawowo wolnym od pracy lub w dniu odpoczynku.

Artykuł 2

Powiadomienia

1. Strony i organ arbitrażowy przekazują wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne lub inne dokumenty pocztą elektroniczną, przesyłając w tym samym dniu kopię faksem, listem poleconym, kurierem, za potwierdzeniem odbioru lub przy pomocy innego rodzaju środka komunikacji, który zapewnia rejestrację wysłania przesyłki. Wiadomość przesłana pocztą elektroniczną jest uznawana za otrzymaną w dniu jej wysłania, chyba że dowiedziono, że było inaczej.

2. Strona dostarcza kopię elektroniczną każdego oświadczenia pisemnego drugiej Stronie i każdemu z arbitrów. Należy dostarczyć również kopię papierową.

3. Punktem kontaktowym wyznaczonym dla wszystkich powiadomień dla państw CARIFORUM jest koordynator CARIFORUM, o którym mowa w art. 234 ust. 1 umowy, a dla UE – Dyrekcja Generalna ds. Handlu Komisji Europejskiej. Strony natychmiast informują się nawzajem o wszelkich zmianach wyznaczonych punktów kontaktowych.

4. Niewielkie błędy pisarskie występujące we wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie związanym z postępowaniem organu arbitrażowego można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym jasno zaznaczono zmiany.

5. W zależności od treści postanowień będących przedmiotem sporu kopie wszystkich wniosków i powiadomień skierowanych do Komitetu CARIFORUM-UE ds. Handlu i Rozwoju są również przekazywane innym odpowiednim podkomitetom utworzonym na mocy umowy.

Artykuł 3

Rozpoczynanie arbitrażu

1. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, spotykają się one z organem arbitrażowym w ciągu dziesięciu dni od daty jego powołania w celu ustalenia kwestii, które Strony lub organ arbitrażowy uznają za stosowne, włącznie z wypłacanym arbitrom wynagrodzeniem i zwrotem wydatków, które są zgodne ze standardami WTO. Członkowie organu arbitrażowego i przedstawiciele Stron mogą brać udział w tym posiedzeniu za pośrednictwem telefonu lub wideokonferencji.

2. a) O ile w ciągu siedmiu dni od daty powołania organu Strony nie uzgodnią inaczej, zakres zadań organu arbitrażowego obejmuje: „zbadanie, w świetle odpowiednich postanowień umowy, sprawy zgłoszonej we wniosku o powołanie organu arbitrażowego, wydanie decyzji w sprawie zgodności danego środka z postanowieniami umowy, o których mowa we wniosku o powołanie, oraz wydanie decyzji zgodnie z art. 209 umowy”. b) Strony przekazują organowi arbitrażowemu uzgodniony zakres zadań w ciągu pięciu dni od dokonania uzgodnień.

Artykuł 4

Oświadczenia początkowe

Strona skarżąca składa swoje początkowe oświadczenie pisemne najpóźniej dwadzieścia dni od daty powołania organu arbitrażowego. Strona skarżona składa swoje pisemne kontroświadczenie najpóźniej dwadzieścia dni od daty złożenia początkowego oświadczenia pisemnego.

Artykuł 5

Działanie składów arbitrażowych

1. Wszystkie posiedzenia organu arbitrażowego prowadzi jego przewodniczący. Organ arbitrażowy może przekazać przewodniczącemu prawo podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

2. O ile nie postanowiono inaczej, organ arbitrażowy może wykonywać swoje działania przy użyciu wszelkich środków, w tym telefonu, faksu lub łączy komputerowych.

3. W obradach organu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy, lecz organ arbitrażowy może zezwolić na obecność w obradach swoim asystentom.

4. Za sporządzenie decyzji odpowiada wyłącznie organ arbitrażowy; sporządzenie decyzji nie jest zlecane.

5. W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie regulują postanowienia umowy ani niniejszy regulamin, organ arbitrażowy po konsultacji ze Stronami może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z umową i niniejszym regulaminem, i która zapewnia równe traktowanie Stron.

6. Jeżeli organ arbitrażowy uzna, że konieczna jest zmiana terminu obowiązującego w ramach postępowania lub dokonanie innego dostosowania proceduralnego lub administracyjnego, informuje pisemnie Strony o powodach takiej zmiany lub dostosowania, wskazując wymagany termin lub dostosowanie. Organ arbitrażowy może przyjąć taką zmianę lub dostosowanie po konsultacji ze Stronami. Zmianom nie podlegają terminy określone w art. 209 umowy.

Artykuł 6

Zastępowanie

1. Jeśli arbiter nie może uczestniczyć w postępowaniu, wycofuje się z udziału lub musi zostać zastąpiony, wyznacza się jego zastępcę zgodnie z art. 207 ust. 3 umowy.

2. Jeśli Strona uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów (zwanego dalej „kodeksem postępowania”) i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, Strona ta powinna powiadomić drugą Stronę w ciągu piętnastu dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach istotnego naruszenia kodeksu postępowania przez arbitra.

Jeśli Strona uzna, że arbiter inny niż przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, Strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem odwołują arbitra oraz wyznaczają jego zastępcę zgodnie z procedurą określoną w art. 207 ust. 3 umowy.

Jeśli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia arbitra, każda z nich może wnioskować o przekazanie sprawy przewodniczącemu organu arbitrażowego, którego decyzja jest ostateczna.

Jeśli przewodniczący uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, wyznacza nowego arbitra w drodze losowania spośród listy osób, o której mowa w art. 221 umowy, na której figurował poprzedni arbiter. Jeśli poprzedni arbiter został wybrany przez Strony zgodnie z art. 207 ust. 2 umowy, jego zastępca jest wyznaczany w drodze losowania z listy osób, które zostały zaproponowane przez Stronę skarżącą oraz Stronę skarżoną zgodnie z art. 221 umowy. Nowego arbitra wyznacza się w ciągu pięciu dni od daty przedłożenia wniosku przewodniczącemu organu arbitrażowego.

3. Jeśli Strona uzna, że przewodniczący organu arbitrażowego nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, Strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem zastępują przewodniczącego i wyznaczają jego zastępcę zgodnie z procedurą określoną art. 207 ust. 3 umowy.

Jeśli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia przewodniczącego, każda z nich może wnioskować o przekazanie sprawy jednemu z pozostałych członków figurujących na liście osób wytypowanych do pełnienia roli przewodniczącego zgodnie z art. 221 ust. 1 umowy. Jego nazwisko jest losowane przez przewodniczącego komitetu CARIFORUM-UE ds. Handlu i Rozwoju lub osobę przez niego delegowaną. Decyzja podjęta przez tę osobę co do potrzeby zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna.

Jeśli osoba ta uzna, że poprzedni przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, wyznacza ona nowego przewodniczącego w drodze losowania spośród pozostałych osób figurujących na liście, o której mowa w art. 221 ust. 1 umowy, mogących pełnić rolę przewodniczącego. Nowego przewodniczącego wyznacza się w ciągu pięciu dni od daty złożenia wniosku, o którym mowa w niniejszym ustępie.

4. Postępowania prowadzone przez organ arbitrażowy zawiesza się na okres przeprowadzenia procedur przewidzianych w niniejszym artykule.

Artykuł 7

Przesłuchania

1. Przewodniczący w porozumieniu ze Stronami i pozostałymi członkami organu arbitrażowego wyznacza dzień i godzinę przesłuchania i przekazuje Stronom pisemne potwierdzenie tych ustaleń. Informację taką udostępnia również publicznie Strona odpowiedzialna za logistyczne zarządzanie postępowaniem, jeśli przesłuchanie ma charakter otwarty dla publiczności. Jeśli żadna ze Stron nie wyrazi sprzeciwu, organ arbitrażowy może podjąć decyzję o nieorganizowaniu przesłuchania.

2. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, przesłuchanie odbywa się w Brukseli, w przypadku gdy Stroną skarżącą są państwa CARIFORUM, a na terytorium państw CARIFORUM, w przypadku gdy Stroną skarżącą jest UE. Jeżeli spór dotyczy środka stosowanego przez państwo CARIFORUM będące sygnatariuszem, przesłuchanie odbywa się na terytorium tego państwa, chyba że państwo to zawiadomi pisemnie organ, w ciągu dziesięciu dni od jego powołania, o konieczności zorganizowania przesłuchania w innym miejscu.

3. Organ arbitrażowy może zorganizować jedno dodatkowe przesłuchanie jedynie w wyjątkowych okolicznościach. Nie organizuje się dodatkowego przesłuchania w przypadku procedur ustanowionych w art. 211 ust. 2, art. 212 ust. 2 i art. 214 ust. 2 umowy.

4. Wszyscy arbitrzy obecni są podczas całości przesłuchań.

5. W przesłuchaniu, niezależnie od tego, czy postępowanie ma charakter otwarty dla publiczności, czy nie, mogą brać udział następujące osoby:

a) przedstawiciele Stron;

b) doradcy Stron;

c) personel administracyjny, tłumacze ustni i pisemni, sprawozdawcy sądowi; oraz

d) asystenci arbitrów.

Do organu arbitrażowego zwracać się mogą wyłącznie przedstawiciele i doradcy Stron.

6. Każda ze Stron, najpóźniej siedem dni przed datą przesłuchania, dostarcza organowi arbitrażowemu wykaz imion i nazwisk osób, które w imieniu danej Strony przedstawią na przesłuchaniu argumenty ustne lub oświadczenia, oraz innych przedstawicieli lub doradców, którzy wezmą udział w przesłuchaniu.

7. Na mocy art. 216 umowy przesłuchania organów arbitrażowych są otwarte dla publiczności, chyba że organ arbitrażowy postanowi inaczej. Organ arbitrażowy zbiera się jednak przy drzwiach zamkniętych, jeżeli oświadczenia lub argumenty zawierają poufne informacje handlowe. Organ, po konsultacji ze Stronami, podejmuje decyzję o odpowiednich planach i procedurach logistycznych, aby zagwarantować sprawne przeprowadzenie otwartych przesłuchań. Procedury te mogą obejmować wykorzystanie transmisji internetowej na żywo lub telewizji przemysłowej.

8. Organ arbitrażowy prowadzi przesłuchanie w następujący sposób:

Argumentacja: a) argumenty Strony skarżącej; b) argumenty Strony skarżonej.

Replika: a) argumenty Strony skarżącej; b) odpowiedź Strony skarżonej.

9. Organ arbitrażowy może kierować pytania do każdej ze Stron w dowolnym momencie przesłuchania.

10. Organ arbitrażowy zleca przygotowanie zapisu każdego przesłuchania i jego przekazanie Stronom w możliwie najkrótszym terminie.

11. W ciągu czternastu dni od daty przesłuchania każda ze Stron może przedstawić dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w trakcie przesłuchania.

Artykuł 8

Pytania pisemne

1. Organ arbitrażowy może w dowolnym momencie postępowania zwrócić się z pytaniem pisemnym do jednej lub obu Stron. Każda ze Stron otrzymuje kopię pytań zadanych przez organ arbitrażowy.

2. Strona dostarcza również drugiej Stronie kopię swoich pisemnych odpowiedzi na pytania organu arbitrażowego. Każdej Stronie umożliwia się przedstawienie pisemnych uwag do odpowiedzi drugiej Strony w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania odpowiedzi.

Artykuł 9

Poufność

Strony zapewniają poufność przesłuchań organu arbitrażowego, jeżeli odbywają się one przy drzwiach zamkniętych zgodnie z art. 7 ust. 7. Każda ze Stron traktuje jako poufne wszelkie informacje uznane za poufne przez Stronę, która przedstawiła je organowi arbitrażowemu. Przedstawiając organowi arbitrażowemu poufną wersję swych oświadczeń pisemnych, Strona, na wniosek drugiej Strony, przedstawia również niemające poufnego charakteru streszczenie informacji zawartych w tych oświadczeniach, które mogą być ujawnione publicznie nie później niż w ciągu piętnastu dni od daty wniosku albo oświadczenia, w zależności od tego, co nastąpiło później. Żadne z postanowień niniejszego regulaminu nie wyklucza możliwości publicznego ujawnienia przez Stronę jej własnego stanowiska.

Artykuł 10

Kontakty ex parte

1. Organ arbitrażowy nie spotyka się z żadną Stroną ani nie kontaktuje się z nią pod nieobecność drugiej Strony.

2. Żaden z członków organu arbitrażowego nie może omawiać żadnych aspektów przedmiotu postępowania z jedną Stroną lub z obiema Stronami pod nieobecność pozostałych arbitrów.

Artykuł 11

Oświadczenia amicus curiae

1. Na mocy art. 217 umowy organ arbitrażowy może otrzymywać niezamówione oświadczenia pisemne, pod warunkiem że zostały one złożone w ciągu piętnastu dni od daty powołania organu arbitrażowego, są zwięzłe i w żadnym przypadku nie przekraczają, wraz z załącznikami, piętnastu stron maszynopisu, oraz mają bezpośredni związek z zagadnieniami rozpatrywanymi przez organ arbitrażowy.

2. Oświadczenie takie zawiera opis osoby je składającej, niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna czy prawna, w tym opis charakteru jej działalności i źródła finansowania, oraz określa, jaki dana osoba ma interes w danym postępowaniu arbitrażowym. Oświadczenie sporządza się w językach wybranych przez Strony zgodnie z art. 218 umowy oraz art. 14 niniejszego regulaminu.

3. Organ arbitrażowy wymienia w swojej decyzji wszystkie otrzymane oświadczenia, które są zgodne z wymogami zawartymi w ust. 1 i 2. Organ arbitrażowy nie jest zobowiązany odnosić się w swojej decyzji do argumentów przedstawionych w takich oświadczeniach. Wszelkie oświadczenia otrzymane przez organ arbitrażowy zgodnie z niniejszym przepisem są przedkładane Stronom w celu przedstawienia uwag.

Artykuł 12

Informacje lub doradztwo techniczne

Jeżeli na mocy art. 217 umowy organ zwraca się o informacje lub porady techniczne do osób lub podmiotów innych niż Strony, powiadamia on Strony o swoim zamiarze wystąpienia o takie informacje lub porady techniczne i umożliwia Stronom przedstawienie uwag. Organ bierze pod uwagę uwagi Stron dotyczące wszelkich otrzymanych informacji lub porad technicznych, jeżeli bierze on te informacje lub porady techniczne pod uwagę, przygotowując swoją decyzję.

Artykuł 13

Sprawy pilne

W sprawach pilnych, o których mowa w rozdziale 2 części III umowy, organ arbitrażowy po konsultacji ze Stronami odpowiednio dostosowuje terminy, o których mowa w niniejszym regulaminie, i powiadamia Strony o tych dostosowaniach.

Artykuł 14

Tłumaczenie ustne i pisemne

1. Podczas konsultacji, o których mowa w art. 204 umowy, a najpóźniej na posiedzeniu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego regulaminu, Strony dokładają wszelkich starań, by uzgodnić wspólny język roboczy postępowania przed organem arbitrażowym.

2. Jeżeli do tego dnia Strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, zastosowanie mają przepisy określone w art. 218 ust. 2 umowy.

3. Organizacją tłumaczenia ustnego oświadczeń ustnych na języki wybrane przez Strony zajmuje się Strona skarżona.

4. Decyzje organu arbitrażowego są przekazywane w języku lub językach wybranych przez Strony.

5. Każda ze Stron może przedstawić uwagi do przetłumaczonej wersji dokumentu przygotowanego zgodnie z niniejszym regulaminem.

Artykuł 15

Obliczanie terminów

Jeśli w wyniku zastosowania art. 1 ust. 3 niniejszego regulaminu jedna ze Stron otrzymuje dokument w dniu innym niż dzień, w którym otrzymała go druga Strona, termin obliczany na podstawie daty otrzymania tego dokumentu liczy się od późniejszej z tych dwóch dat otrzymania dokumentu.

Artykuł 16

Pozostałe procedury

1. Niniejszy regulamin stosuje się również do procedur ustanowionych na mocy art. 211 ust. 2, art. 212 ust. 2 i art. 214 ust. 2 umowy. Terminy określone w niniejszym regulaminie dostosowuje się jednak do specjalnych terminów przewidzianych przy wydawaniu decyzji przez organ arbitrażowy w ramach tych innych procedur.

2. Jeśli organ arbitrażowy w pierwotnym składzie lub niektórzy jego członkowie nie mogą zebrać się ponownie w związku z procedurami ustanowionymi na mocy art. 211 ust. 2, art. 212 ust. 2 i art. 214 ust. 2 umowy, zastosowanie mają procedury określone w art. 207 umowy. Termin powiadomienia o decyzji zostaje przedłużony o piętnaście dni.