Regulamin rady współpracy

między Wspólnotami Europejskimi i ich Państwami Członkowskimi z jednej strony, a Federacją Rosyjską z drugiej strony,

ustanowiony dnia 27 stycznia 1998 r.

(98/228/WE)

RADA WSPÓŁPRACY,

uwzględniając Umowę o partnerstwie i współpracy ustanawiającą partnerstwo między Wspólnotami Europejskimi i ich Państwami Członkowskimi z jednej strony, a Federacją Rosyjską z drugiej strony, podpisaną w Korfu dnia 24 czerwca 1994 r., zwaną dalej "Umową", w szczególności jej art. 90–93 [1],

uwzględniając Protokół do Umowy, podpisany w Brukseli, dnia 21 maja 1997 r.,

a także mając na uwadze, co następuje:

Umowa weszła w życie dnia 1 grudnia 1997 r.

USTANAWIA PONIŻSZY REGULAMIN:

Artykuł 1

Urząd Przewodniczącego

Radzie Współpracy przewodniczy przemiennie w okresach 12-miesięcznych członek Rady Unii Europejskiej w imieniu Wspólnot i Państw Członkowskich, oraz członek Rządu Federacji Rosyjskiej. Jednakże pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 2

Posiedzenia

Rada Współpracy zbiera się regularnie raz w roku na szczeblu ministerialnym. Na żądanie którejkolwiek ze Stron, mogą się odbywać sesje nadzwyczajne Rady Współpracy, jeżeli tak uzgodnią Strony.

Posiedzenia Rady Współpracy, zgodnie z uzgodnieniami Stron, są zwoływane wspólnie przez Sekretarzy.

Artykuł 3

Członkowie i ich przedstawiciele w Radzie Współpracy

W przypadku braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu Rady Współpracy, członkowie, jak określono w art. 91 Umowy, mogą być reprezentowani przez wyznaczonego ministra lub urzędnika.

Urzędnik powinien być zwyczajowo Szefem Misji Federacji Rosyjskiej we Wspólnotach Europejskich, Szefem Stałego Przedstawicielstwa w WE lub wyższym urzędnikiem.

We wszystkich pozostałych przypadkach, członek Rady, który chce być zastąpiony na posiedzeniu przez swojego przedstawiciela, przekazuje Przewodniczącemu jego nazwisko przed posiedzeniem, na którym ma zostać zastąpiony.

Reprezentant członka Rady Współpracy wykonuje wszystkie jego uprawnienia.

Artykuł 4

Delegacje

Członkom Rady Współpracy mogą towarzyszyć urzędnicy.

Przed każdym posiedzeniem, Przewodniczący jest informowany o przewidywanym składzie oraz o szefach delegacji każdej ze Stron.

Rada Współpracy może wezwać inne osoby do uczestnictwa w posiedzeniach w celu dostarczenia informacji dotyczących poszczególnych kwestii.

Artykuł 5

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik mianowany przez Federację Rosyjską działają wspólnie w roli Sekretarzy Rady Współpracy.

Artykuł 6

Dokumenty

W przypadkach gdy obrady Rady Współpracy opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty te są ponumerowane i rozpowszechniane przez obydwu Sekretarzy jako dokumenty Rady Współpracy.

Artykuł 7

Korespondencja

Wszystkie komunikaty skierowane do Rady Współpracy lub Przewodniczącego Rady Współpracy są przekazane do obydwu Sekretarzy Rady Współpracy.

Sekretarze zapewniają przekazywanie korespondencji Przewodniczącemu Rady Współpracy, a także, gdzie właściwe, rozpowszechniają ją jako dokumenty określone w art. 6 wśród pozostałych członków Rady Współpracy. Korespondencja znajdująca się w obiegu przesyłana jest do Sekretariatu Generalnego Komisji, Stałych Przedstawicieli Państw Członkowskich WE oraz Misji Federacji Rosyjskiej w Brukseli.

Komunikaty od Przewodniczącego Rady Współpracy przesyłane są do odbiorców za pośrednictwem właściwego Sekretarza, oraz, gdzie właściwe, rozpowszechniane są wśród adresatów wskazanych w poprzednim ustępie jako dokumenty określone w art. 6, w celu przekazania ich do pozostałych członków Rady Współpracy.

Artykuł 8

Porządek dzienny posiedzeń

1. Tymczasowy porządek dzienny każdego posiedzenia uzgadniany jest obustronnie. Nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, właściwy Sekretarz przekazuje go adresatom określonym w art. 7.

Tymczasowy porządek dzienny obejmuje pozycje, o których wprowadzenie został złożony wniosek jednemu z Sekretarzy nie później, niż na 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia z zastrzeżeniem, że wyłączone z porządku dziennego są te pozycje, w odniesieniu do których do dnia przedstawienia porządku dziennego Sekretarze nie otrzymali dokumentacji towarzyszącej.

Rada Współpracy przyjmuje porządek dzienny na początku każdego posiedzenia. Pozycja inna, niż ujęte w tymczasowym porządku dziennym, może zostać do niego wprowadzona tylko wtedy, gdy obydwie Strony tak uzgodnią.

2. W porozumieniu ze Stronami, terminy określone w ust. 1 mogą zostać skrócone w celu uwzględnienia wymagań pojawiających się w szczególnych przypadkach.

Artykuł 9

Protokoły

Projekt Protokołu z każdego posiedzenia Sekretarze sporządzają wspólnie w dwóch autentycznych egzemplarzach.

Protokół z zasady odnosi się do każdej pozycji tymczasowego porządku dziennego z uwzględnieniem:

- dokumentacji przedłożonej Radzie Współpracy,

- deklaracji, których wprowadzenia zażądał członek Rady Współpracy,

- formułowanych zaleceń oraz uzgodnionych deklaracji i wniosków przyjętych w sprawie szczególnych pozycji.

Protokół zawiera ponadto listę członków Rady Współpracy lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu.

Projekt Protokołu przedkładany jest Radzie Współpracy do zatwierdzenia, nie później niż w ciągu jednego miesiąca po każdym posiedzeniu. Po jego zatwierdzeniu, dwa autentyczne egzemplarze podpisywane są przez dwóch Sekretarzy i składane do akt przez Strony. Egzemplarze Protokołu przekazywane są każdemu z adresatów określonych w art. 7 powyżej.

Artykuł 10

Zalecenia

1. Rada Współpracy formułuje zalecenia w drodze porozumienia Stron.

W okresie między sesjami Rada Współpracy może formułować zalecenia lub zatwierdzać protokoły z zastosowaniem procedury pisemnej, jeżeli tak uzgodnią Strony. Procedura pisemna obejmuje urzędową wymianę listów między dwoma Sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami.

2. Każde zalecenie Rady Współpracy w rozumieniu art. 90 Umowy otrzymuje tytuł "zalecenie", wraz z kolejnym numerem, datą przyjęcia i ogólnym opisem tematu.

Zalecenia Rady Współpracy są uwierzytelniane przez dwóch Sekretarzy, a dwa autentyczne egzemplarze podpisują szefowie delegacji obydwu Stron.

Zalecenia, jako dokumenty Rady Współpracy, przekazywane są do każdego z adresatów określonych w art. 7 powyżej.

Artykuł 11

Jawność

Jeżeli nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Współpracy odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji zaleceń Rady Współpracy we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 12

Języki

Językami urzędowymi Rady Współpracy są języki urzędowe Stron.

Obrady Rady Współpracy zwyczajowo oparte są na dokumentacji przygotowanej w tych językach.

Artykuł 13

Koszty

Wspólnoty Europejskie i Federacja Rosyjska ponoszą koszty wynikające z ich udziału w posiedzeniach Rady Współpracy, zarówno w odniesieniu do wydatków personalnych, kosztów podróży i zastępstw, jak i wydatków poniesionych na korespondencję i połączenia telekomunikacyjne.

Wydatki związane z interpretacją na posiedzeniach oraz tłumaczeniem dokumentów ponoszą Wspólnoty Europejskie, z wyjątkiem wydatków związanych z tłumaczeniem z języków urzędowych Wspólnot Europejskich na język rosyjski, ponoszonych przez Federację Rosyjską.

Pozostałe wydatki dotyczące przygotowywania materiałów na posiedzenia, włączając wydatki związane z powielaniem rozpowszechnianych dokumentów, ponosi Strona będąca gospodarzem posiedzenia.

Artykuł 14

Komitet Współpracy

1. Niniejszym, zgodnie z art. 92 Umowy, ustanawia się Komitet Współpracy w celu zapewnienia pomocy Radzie Współpracy w wykonywaniu jej obowiązków. W jego skład wchodzą przedstawiciele Komisji Wspólnot Europejskich i przedstawiciele członków Rady Unii Europejskiej z jednej strony, oraz przedstawiciele Rządu Federacji Rosyjskiej z drugiej, zwyczajowo na szczeblu wyższego urzędnika państwowego.

2. Komitet Współpracy przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Współpracy, monitoruje w miarę potrzeb wykonywanie zaleceń Rady Współpracy i w ogólnym zakresie zapewnia ciągłość Partnerstwa oraz sprawne funkcjonowanie Umowy. Przedkłada wszelkie wnioski lub projekty zaleceń w celu ich przyjęcia przez Radę Współpracy.

3. Konsultacje określone w art. 16, 17 i 53, jak również w załączniku 2 do Umowy odbywają się w ramach Komitetu Współpracy. Jeżeli Strony tak postanowią, konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Współpracy.

4. Regulamin Komitetu Współpracy zostaje załączony do niniejszego regulaminu.

[1] Dz.U. L 327 z 28.11.1997, str. 1.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN KOMITETU WSPÓŁPRACY

Artykuł 1

Urząd Przewodniczącego

Komitetowi Współpracy przewodniczy przemiennie w okresach 12-miesięcznych przedstawiciel Komisji Wspólnot Europejskich w imieniu Wspólnot i Państw Członkowskich oraz przedstawiciel Rządu Federacji Rosyjskiej. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Współpracy, a kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku. Dla tego okresu i każdego kolejnego okresu 12-miesięcznego, Komitetowi Współpracy przewodniczy Strona, która sprawuje Urząd Przewodniczącego Rady Współpracy.

Artykuł 2

Posiedzenia

Komitet Współpracy zbiera się raz w roku, a także, gdy wymagają tego okoliczności, zbiera się za zgodą Stron.

Każde posiedzenie Komitetu Współpracy odbywa się w czasie i miejscu uzgodnionym przez Strony.

Posiedzenia Komitetu Współpracy są zwoływane wspólnie przez obydwu Sekretarzy.

Artykuł 3

Delegacje

Przed każdym spotkaniem, Przewodniczący zostaje poinformowany o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

Artykuł 4

Sekretariat

Urzędnik Komisji Wspólnot Europejskich oraz urzędnik Rządu Federacji Rosyjskiej działają wspólnie w roli Sekretarzy Komitetu Współpracy.

Wszystkie komunikaty dostarczane Przewodniczącemu Komitetu Współpracy oraz od niego wychodzące, przewidziane w niniejszym Załączniku, przekazywane są Sekretarzom Komitetu Współpracy, Sekretarzom Rady Współpracy oraz Przewodniczącemu Rady Współpracy.

Artykuł 5

Jawność

Jeśli nie postanowiono inaczej, posiedzenia Komitetu Współpracy odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł 6

Porządek dzienny posiedzeń

1. Tymczasowy porządek dzienny każdego posiedzenia jest ustalany przez Sekretarzy Komitetu Współpracy. Nie później, niż na 15 dni przez rozpoczęciem posiedzenia jest on przekazywany adresatom określonym w art. 4.

Tymczasowy porządek dzienny obejmuje pozycje, o których wprowadzenie został złożony wniosek Przewodniczącemu nie później, niż na 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, zastrzeżeniem, że wyłączone z porządku dziennego są te pozycje, w odniesieniu do których do dnia przedstawienia porządku dziennego Sekretarze nie otrzymali dokumentacji towarzyszącej.

Komitet Współpracy przyjmuje porządek dzienny na początku każdego posiedzenia. Pozycja inna, niż ujęte w tymczasowym porządku dziennym, może zostać do niego wprowadzona tylko wtedy, gdy obydwie Strony tak uzgodnią.

2. Terminy określone w ust. 1 mogą zostać skrócone za porozumieniem Stron, w celu uwzględnienia wymagań pojawiających się w szczególnych przypadkach.

3. Komitet Współpracy może zwrócić się do ekspertów o ich udział w posiedzeniach, w celu dostarczenia informacji w poszczególnych kwestiach.

Artykuł 7

Protokoły

Z każdego posiedzenia sporządzany jest Protokół. Protokół podsumowuje wnioski ustalone przez Komitet Współpracy.

Po przyjęciu Protokołu przez Komitet Współpracy, jest on podpisywany przez Przewodniczącego i Sekretarzy oraz składany do akt przez Strony. Egzemplarze Protokołu są przekazywane każdemu z adresatów określonych w art. 4 niniejszego Załącznika.

Artykuł 8

Zalecenia

Komitet Współpracy nie formułuje zaleceń, z wyjątkiem szczególnych przypadków, gdy zostaje do tego upoważniony przez Radę Współpracy na mocy art. 92.2 Umowy. W takich przypadkach, dokumenty te otrzymują tytuły "zalecenie", wraz z kolejnym numerem, datą przyjęcia i opisem tematu. Zalecenia formułowane są na drodze wspólnego porozumienia Stron.

Zalecenia Komitetu Współpracy przekazywane są adresatom określonym w art. 4 niniejszego Załącznika. Komitet Współpracy może podjąć decyzję o publikacji takich zaleceń.

Zalecenia Komitetu Współpracy podpisuje Przewodniczący i Sekretarze.

Artykuł 9

Koszty

Wspólnota i Federacja Rosyjska ponoszą koszty wynikające z ich udziału w posiedzeniach Komitetu Współpracy, podkomitetów i grup roboczych, zarówno w odniesieniu do wydatków personalnych, kosztów podróży i zastępstw, jak i wydatków poniesionych na korespondencję i połączenia telekomunikacyjne.

Wydatki związane z interpretacją na posiedzeniach oraz tłumaczeniem dokumentów ponoszą Wspólnoty Europejskie, z wyjątkiem wydatków, związanych z tłumaczeniem z języków urzędowych Wspólnot Europejskich na język rosyjski, ponoszonych przez Federację Rosyjską.

Pozostałe wydatki dotyczące przygotowywania materiałów na posiedzenia, włączając wydatki związane z powielaniem rozpowszechnianych dokumentów, ponosi Strona będąca gospodarzem posiedzenia.

Artykuł 10

Podkomitety i grupy robocze

Komitet Współpracy może ustanawiać podkomitety i grupy robocze w celu zapewnienia sobie pomocy w wykonywaniu obowiązków. Uznaje się, że podkomitety i grupy robocze pracują z upoważnienia Komitetu Współpracy, któremu składają sprawozdanie po każdym posiedzeniu. Podkomitety i grupy robocze nie formułują zaleceń.

Komitet Współpracy może zmieniać zakres ich uprawnień, rozwiązywać je lub ustanawiać kolejne podkomitety lub grupy robocze.

--------------------------------------------------