ZAŁĄCZNIK V

INDONEZYJSKI SYSTEM ZAPEWNIANIA LEGALNOŚCI DREWNA

1. Wprowadzenie

Cel: dopilnowanie, by pozyskiwanie, transport, obróbka i sprzedaż okrąglaków oraz przetworzonych produktów z drewna były zgodne z wszelkimi odpowiednimi przepisami i regulacjami obowiązującymi w Indonezji.

Indonezja – znana ze swoich pionierskich działań na rzecz zwalczania nielegalnego pozyskiwania drewna i produktów z drewna – była gospodarzem ministerialnej konferencji Azji Wschodniej w sprawie egzekwowania prawa i zarządzania w dziedzinie leśnictwa (Forest Law Enforcement and Governance – FLEG), która odbyła się na Bali we wrześniu 2001 r. i której efektem była deklaracja w sprawie egzekwowania prawa i zarządzania w dziedzinie leśnictwa (deklaracja z Bali). Od tego czasu Indonezja nieprzerwanie przewodzi międzynarodowej współpracy na rzecz zwalczania nielegalnego pozyskiwania drewna i związanego z nim handlu.

W ramach międzynarodowych działań mających na celu rozwiązanie tego problemu coraz więcej krajów będących odbiorcami zobowiązuje się do podjęcia działań w celu zapobiegania handlowi nielegalnie pozyskanym drewnem na swoich rynkach, a kraje będące producentami wprowadzają mechanizm zapewniania legalności produktów z drewna. Ważne jest ustanowienie niezawodnego systemu gwarantującego legalność pozyskiwania, transportu i obróbki drewna oraz handlu drewnem i przetworzonymi produktami z drewna.

Indonezyjski system zapewniania legalności drewna (TLAS) stanowi gwarancję, że drewno i produkty z drewna wyprodukowane i poddane obróbce w Indonezji pochodzą z legalnych źródeł oraz są w pełni zgodne z odpowiednimi przepisami i regulacjami obowiązującymi w Indonezji, co zostało zweryfikowane w ramach niezależnego audytu i podlega monitorowaniu przez społeczeństwo obywatelskie.

1.1. Przepisy i regulacje obowiązujące w Indonezji stanowiące podstawę dla systemu TLAS

Podstawą dla ustanowienia systemu TLAS jest indonezyjskie rozporządzenie »Normy i wytyczne dotyczące oceny wydajności zrównoważonej gospodarki leśnej oraz weryfikacji legalności drewna w lasach państwowych i będących własnością prywatną« (rozporządzenie Ministra Leśnictwa P.38/Menhut-II/2009). TLAS obejmuje również indonezyjski system zrównoważonego rozwoju i ma na celu poprawę zarządzania w dziedzinie leśnictwa, zwalczanie nielegalnego pozyskiwania drewna oraz związanego z nim handlu drewnem, a także zapewnienie wiarygodności oraz poprawienie wizerunku Indonezji w kontekście jej produktów z drewna.

TLAS obejmuje następujące elementy:

1) normy legalności;

2) kontrolę łańcucha dostaw;

3) procedury weryfikacji;

4) system zezwoleń;

5) monitorowanie.

TLAS jest podstawowym systemem stosowanym w celu zapewnienia legalności drewna i produktów z drewna wyprodukowanych w Indonezji w celu ich wywozu do Unii oraz na inne rynki.

1.2. Opracowanie systemu TLAS: proces z udziałem wielu zainteresowanych stron

Od 2003 r. wiele podmiotów z Indonezji zainteresowanych leśnictwem aktywnie zajmuje się opracowywaniem, wdrażaniem i oceną systemu TLAS, zapewniając lepszy nadzór tego procesu, a także jego większą przejrzystość oraz wiarygodność. W 2009 r. w wyniku procesu z udziałem wielu zainteresowanych stron minister leśnictwa wydał rozporządzenie P.38/Menhut-II/2009, a następnie wydano także wytyczne techniczne Dyrekcji Generalnej ds. Użytkowania Zasobów Leśnych 6/VI-SET/2009 oraz 02/VI-BPPHH/2010, zmienione przez rozporządzenie Ministra Leśnictwa P.68/Menhut-II/2011, P.45/Menhut-II/2012, P.42/Menhut-II/2013, wytyczne techniczne Dyrekcji Generalnej ds. Użytkowania Zasobów Leśnych P.8/VI-SET/2011 oraz P.8/VI-BPPHH/2012.

W oparciu o doświadczenia zdobyte w trakcie początkowego wdrażania systemu TLAS, wyniki wspólnej oceny zgodnie z załącznikiem VIII do niniejszej umowy oraz zalecenia od różnych zainteresowanych stron, przepisy te zostały ponownie skorygowane w procesie z udziałem wielu zainteresowanych stron, w wyniku czego minister leśnictwa wydał rozporządzenie P.43/Menhut-II/2014 w czerwcu 2014 r. i P.95/Menhut-II/2014 w grudniu 2014 r., a następnie wydano także wytyczne techniczne Dyrekcji Generalnej ds. Użytkowania Zasobów Leśnych P.14/VI-BPPHH/2014 w grudniu 2014 r. oraz P.1/VI-BPPHH/2015 w styczniu 2015 r. (zwane dalej »wytycznymi TLAS«).

Proces zacieśniania stosunków ze wszystkimi zainteresowanymi stronami będzie kontynuowany podczas wdrażania systemu TLAS.

2. Zakres TLAS

Zasoby produkcji leśnej Indonezji można zasadniczo podzielić na dwa rodzaje pod względem formy własności: lasy państwowe oraz lasy/grunty będące własnością prywatną. Na lasy państwowe składają się lasy produkcyjne przeznaczone do długofalowej zrównoważonej produkcji drewna, na mocy różnego rodzaju pozwoleń, oraz obszary leśne, które mogą zostać przekształcone na grunty o przeznaczeniu innym niż leśnictwo, na przykład na potrzeby osadnictwa lub upraw rolnych. Zastosowanie systemu TLAS w odniesieniu do lasów państwowych oraz lasów/gruntów będących własnością prywatną określono w załączniku II.

TLAS obejmuje drewno i produkty z drewna w ramach wszystkich rodzajów pozwoleń, a także działalność wszystkich przedsiębiorców prowadzących handel drewnem, przetwórców, eksporterów i importerów.

System TLAS obejmuje produkty z drewna przeznaczone do wprowadzania na rynki krajowe i międzynarodowe. Wszyscy indonezyjscy producenci, przetwórcy i przedsiębiorcy, w tym także podmioty zaopatrujące rynek krajowy, zostaną poddani weryfikacji pod kątem legalności.

W ramach systemu TLAS wymaga się, by importowane drewno i produkty z drewna przeszły odprawę celną oraz były zgodne z regulacjami dotyczącymi przywozu obowiązującymi w Indonezji. Zgodnie z tymi regulacjami wymagane jest, by do importowanego drewna i produktów z drewna załączone były dokumenty i inne dowody potwierdzające zapewnianie legalności drewna w kraju, w którym pozyskano takie drewno. Całe drewno i wszystkie produkty z drewna przywożone do Indonezji muszą zostać włączone do łańcucha dostaw, którego kontrole są w pełni zgodne ze wszystkimi odpowiednimi regulacjami obowiązującymi w Indonezji.

Pewne produkty z drewna mogą zawierać surowce poddane recyklingowi. Szczegółowe wymogi dotyczące legalności drewna uzyskanego z recyklingu opisane są w normach legalności i wytycznych TLAS.

Skonfiskowane drewno może być sprzedawane do użytku wyłącznie na rynku krajowym, z wyjątkiem skonfiskowanego drewna pozyskanego w lasach chronionych, które musi zostać zniszczone. Każdy sektor otrzymujący skonfiskowane drewno wprowadza środki w celu oddzielenia tego drewna od innych dostaw i należycie informuje jednostkę oceniającą zgodność, która niezwłocznie przeprowadza specjalny audyt celem zagwarantowania, że drewno to nie jest wprowadzane do łańcucha dostaw wywozowych. Żadne skonfiskowane drewno nie może być objęte pozwoleniem na wywóz.

Zmiany w procedurach użytkowania lub zarządzania drewnem z lasów należących zwyczajowo do ludności tubylczej, w celu wykonania orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego (MK) 35/PUU-X/2012, wprowadza się po przyjęciu odpowiednich przepisów wykonawczych.

Drewno i produkty z drewna przewożone tranzytem są trzymane ściśle poza określonymi granicami głównych obszarów celnych (PCA). W związku z tym takie drewno przewożone tranzytem nie wchodzi na obszar PCA, a co za tym idzie nie zostanie włączone do łańcuchów dostaw drewna w Indonezji. Żadne drewno przewożone tranzytem nie może być objęte pozwoleniem na wywóz.

2.1. Normy legalności systemu TLAS

System TLAS opiera się na szczegółowych normach legalności drewna obejmujących wszystkie rodzaje źródeł drewna (pozwolenia i podmioty) i wszystkie rodzaje działalności podmiotów. Te normy i wytyczne dotyczące ich weryfikacji określono w załączniku II.

Część TLAS stanowi także dokument »Norma i wytyczne dotyczące oceny wydajności zrównoważonej gospodarki leśnej (SFM)«. W ramach oceny zrównoważonej gospodarki leśnej za pomocą normy dotyczącej zrównoważonej gospodarki leśnej weryfikuje się także, czy podmiot poddawany audytowi spełnia odpowiednie kryteria legalności TLAS. Posiadacze pozwolenia działający w strefach lasów produkcyjnych na gruntach państwowych (stały obszar leśny) muszą przestrzegać zarówno norm legalności, jak i norm dotyczących zrównoważonej gospodarki leśnej. Mogą oni wybrać spełnianie najpierw norm legalności, lecz muszą spełniać zarówno normy legalności, jak i normy dotyczące zrównoważonej gospodarki leśnej nie później niż do dnia, w którym ich początkowe świadectwo legalności traci ważność.

3. Kontrola łańcucha dostaw drewna

Posiadacz pozwolenia (w przypadku koncesji leśnych), właściciel gruntu (w przypadku gruntów prywatnych) lub też przedsiębiorstwo (w przypadku przedsiębiorców handlowych, przetwórców i eksporterów) są zobowiązani wykazać, że każdy węzeł ich łańcucha dostaw podlega kontroli i został udokumentowany zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniach Ministra Leśnictwa P.30/Menhut-II/2012, P.41/Menhut-II/2014 i P.42/Menhut-II/2014 (zwanych dalej »rozporządzeniami«). Rozporządzenia te zawierają wymóg zobowiązujący urzędników ds. leśnictwa na szczeblu prowincji i dystryktu do przeprowadzenia weryfikacji w terenie oraz do walidacji dokumentów przedstawionych przez posiadaczy pozwoleń, właścicieli gruntów lub przetwórców w ramach każdego węzła łańcucha dostaw.

Kluczowe dokumenty dla kontroli operacyjnych w ramach każdego punktu łańcucha dostaw podsumowano za pomocą schematu 1.

Do wszystkich przesyłek w ramach danego łańcucha dostaw należy dołączyć odpowiednie dokumenty przewozowe wskazujące, czy dane materiały są objęte ważnym świadectwem SVLK lub zadeklarowane jako legalne poprzez zastosowanie deklaracji zgodności dostawcy (SDoC) lub pochodzą ze źródeł skonfiskowanych. Właściciel lub administrator każdej przesyłki drewna lub produktów z drewna na każdym etapie łańcucha dostaw musi odnotować, czy przesyłka jest objęta świadectwem SVLK, zadeklarowana jako legalna poprzez zastosowanie deklaracji zgodności dostawców lub pochodzi ze źródeł skonfiskowanych. Jeśli przesyłka zawiera jakiekolwiek skonfiskowane drewno, jej właściciel lub administrator musi stosować skuteczny system segregacji drewna lub produktów z drewna ze zweryfikowanych legalnych źródeł oraz skonfiskowanego drewna lub produktów z drewna, a także przechowywać dokumentację umożliwiającą rozróżnienie tych źródeł.

Podmioty gospodarcze działające w ramach łańcucha dostaw muszą prowadzić pełną dokumentację dotyczącą otrzymanego, przechowywanego, poddanego obróbce i dostarczanego drewna oraz takich produktów z drewna. Dokumentacja ta musi być wystarczająca, aby umożliwić dalsze porównanie danych ilościowych pomiędzy węzłami łańcucha dostaw i w ramach tych węzłów. Takie dane należy udostępniać urzędnikom ds. leśnictwa na szczeblu prowincji i dystryktu, aby umożliwić im zbadanie takich danych pod kątem ich porównania. Kluczowe działania i procedury dla każdego etapu łańcucha dostaw, w tym porównanie danych, oraz rolę jednostek oceniających zgodność przy ocenie spójności łańcucha dostaw objaśniono w sposób bardziej szczegółowy w dodatku do niniejszego załącznika.

Wykres 1

Kontrola łańcucha dostaw pokazująca wymagane kluczowe dokumenty w każdym punkcie łańcucha dostaw w przypadku gdy ma miejsce porównanie danych

4. Struktura instytucjonalna procesu weryfikacji i wydawania pozwoleń na wywóz

4.1. Wprowadzenie

Indonezyjski TLAS opiera się na podejściu znanym jako »wydawanie pozwoleń podmiotom gospodarczym«, które ma wiele elementów wspólnych z systemami certyfikacji gospodarki leśnej lub certyfikacji produktów. Indonezyjskie Ministerstwo Leśnictwa powołało liczne jednostki oceniające zgodność (organy dokonujące oceny oraz organy weryfikacyjne), które upoważniło do przeprowadzania audytów legalności działań producentów drewna, przedsiębiorców zajmujących się handlem drewnem, przetwórców drewna oraz eksporterów drewna (»podmioty gospodarcze«).

Jednostki oceniające zgodność są akredytowane przez indonezyjski Krajowy Organ Akredytacyjny (KAN). Jednostki oceniające zgodność podpisują umowy z podmiotami gospodarczymi, które chcą uzyskać świadectwo potwierdzające legalność swoich działań. Jednostki oceniające zgodność są zobowiązane do funkcjonowania zgodnie z normą ISO/IEC 17065. Przedstawiają one wynik audytu podmiotowi poddawanemu audytowi oraz Ministerstwu Leśnictwa. Streszczenia sprawozdań są udostępniane publicznie.

Jednostka oceniająca zgodność sprawdza, czy podmioty poddawane audytowi działają zgodnie z obowiązującą w Indonezji definicją legalności przedstawioną w załączniku II, w tym skutecznie wdrożyły kontrole zapobiegające wprowadzaniu do ich łańcuchów dostaw surowców z nieznanych źródeł. Jeżeli podmiot poddawany audytowi prowadzący działalność w lasach państwowych lub dużych przedsiębiorstwach (przemysł surowcowy o mocy produkcyjnej powyżej 6 000 m3 rocznie, przemysł oparty na produktach przetworzonych o inwestycjach powyżej 500 mln IDR) zostanie uznany za działający zgodnie z zasadami legalności, wydane zostaje świadectwo legalności SVLK ważne przez 3 (trzy) lata. W tym okresie jednostka oceniająca zgodność przeprowadza roczne wizyty nadzorcze w celu sprawdzenia, czy zgodność ta jest utrzymywana. Dla podmiotów poddawanych audytowi prowadzących działalność w małych przedsiębiorstwach (przemysł surowcowy o mocy produkcyjnej poniżej 6 000 m3 rocznie, przemysł oparty na produktach przetworzonych o inwestycjach poniżej 500 mln IDR) ważność świadectwa legalności wynosi 6 (sześć) lat i 10 (dziesięć) lat dla podmiotów w działających w lasach/na gruntach będących własnością prywatną. W takich przypadkach jednostka oceniająca zgodność przeprowadza wizyty nadzorcze co dwa lata.

Podmioty działające w lasach/na gruntach będących własnością prywatną, przedsiębiorstwa domowe, rzemieślnicy, przemysł surowcowy przetwarzający drewno wyłącznie z lasów/gruntów będących własnością prywatną i niemogący prowadzić bezpośredniego wywozu, zarejestrowane składy (prowadzące handel drewnem lub przetworzonym drewnem pochodzącym wyłącznie z lasów/gruntów będących własnością prywatną lub z operacji objętych świadectwem SVLK na mocy Perum Perhutani) oraz importerzy mogą stosować deklarację zgodności dostawcy w celu wykazania legalności swojego drewna i produktów z drewna, a zatem nie będą oni poddawani audytowi przez jednostki oceniające zgodność (zob. sekcja 5.3).

Organy weryfikacyjne działają także jako organy wydające pozwolenia na wywóz. Sprawdzają ważność świadectwa SVLK eksportera i rejestracji wywozu oraz spójność deklaracji danych eksporterów (miesięczne bilansy) przed wydaniem pozwoleń na wywóz w formie dokumentów weryfikacji legalności (»V-legal«) lub zezwoleń FLEGT. Tym samym wywóz produktów z drewna objętych załącznikiem I nieposiadających pozwolenia na wywóz jest zabroniony. Przy wywozie do Unii Europejskiej, w odniesieniu do produktów, które spełniają te warunki, wydawane są zezwolenia FLEGT, natomiast przy wywozie do innych miejsc przeznaczenia wydawane są dokumenty weryfikacji legalności.

W wytycznych TLAS stwierdza się, że grupy reprezentujące indonezyjskie społeczeństwo obywatelskie, osoby prywatne i społeczności mają prawo do monitorowania wdrażania systemu TLAS w terenie. Takie niezależne podmioty monitorujące mogą oceniać zgodność działań z wymaganiami określonymi w definicji legalności oraz zgodność procedur audytowych i wydawania zezwoleń z wymogami TLAS; mogą także składać skargi do jednostek oceniających zgodność, organów wydających zezwolenia, krajowego organu akredytacyjnego oraz Ministerstwa Leśnictwa.

Wykres 2

Relacje między różnymi jednostkami zaangażowanymi we wdrażanie systemu TLAS

4.2. Jednostki oceniające zgodność i organy wydające zezwolenia

Jednostki oceniające zgodność odgrywają ważną rolę w indonezyjskimi systemie. Są one upoważnione przez Ministerstwo Leśnictwa i podpisują umowy z poszczególnymi podmiotami dotyczące weryfikowania legalności działań w ramach produkcji, przetwarzania oraz handlu prowadzonych przez poszczególne podmioty z łańcucha dostaw, w tym w celu weryfikowania spójności łańcucha dostaw.

Istnieją dwa rodzaje jednostek oceniających zgodność: (i) organy przeprowadzające ocenę (Lembaga Penilai/LP), które przeprowadzają audyty wydajności jednostek zarządzających lasami w lasach państwowych w oparciu o normy dotyczące zrównoważonego rozwoju oraz wymogi norm legalności; oraz (ii) organy weryfikacyjne (Lembaga Verifikasi/LV), które przeprowadzają audyty jednostek zarządzających lasami, przedsiębiorstw działających w sektorze leśnym, przedsiębiorstw handlowych i eksporterów w kontekście norm legalności.

W celu dopilnowania, by audyty weryfikujące przestrzeganie określonych w załączniku II norm legalności były jak najwyższej jakości, organy przeprowadzające ocenę oraz organy weryfikacyjne opracowują konieczne systemy zarządzania obejmujące kwestie związane z kompetencjami, spójnością, bezstronnością, przejrzystością oraz wymogami dotyczącymi procesu oceny, zgodnie z normą ISO/IEC 17065. Wymogi te określono w wytycznych dotyczących systemu TLAS. Jednostki oceniające zgodność są akredytowane przez indonezyjski Krajowy Organ Akredytacyjny (KAN).

Organy weryfikacyjne działają także jako organy wydające zezwolenia. W tym przypadku organy weryfikacyjne wydają pozwolenia na wywóz produktów z drewna przeznaczonych na rynki międzynarodowe. W przypadku rynków poza UE organy wydające zezwolenia wydają dokumenty potwierdzające legalność, zaś w przypadku rynku unijnego zezwolenia FLEGT, zgodnie z wymogami określonymi w załączniku IV. Szczegółowe procedury dotyczące wydawania dokumentów potwierdzających legalność lub zezwoleń FLEGT dla przesyłek wywozowych są opisane w wytycznych TLAS. Organy przeprowadzające ocenę nie mogą działać jako organy wydające zezwolenia i nie wydają pozwoleń na wywóz.

Wszyscy audytorzy pracujący dla jednostek oceniających zgodność lub organów wydających zezwolenia muszą być zarejestrowani i posiadać ważne świadectwo kompetencji wydane przez jednostkę certyfikującą kompetencje zawodowe (Lembaga Sertifikasi Profesi – LSP). Jednostka certyfikująca kompetencje zawodowe oceni zgłoszone jej domniemane naruszenie popełnione przez audytora i może cofnąć świadectwo kompetencji tego audytora.

4.3. Organ akredytacyjny

Indonezyjski Krajowy Organ Akredytacyjny (Komite Akreditasi Nasional – KAN) jest niezależną jednostką akredytacyjną ustanowioną rozporządzeniem rządowym (Peraturan Pemerintah/PP) nr 102/2000 w sprawie normalizacji krajowej oraz dekretem prezydenckim (Keputusan Presiden/Keppres) nr 78/2001 w sprawie krajowego komitetu akredytacyjnego. Krajowy Organ Akredytacyjny działa zgodnie z normą ISO/IEC 17011 (Wymagania ogólne dla jednostek akredytujących prowadzących akredytację jednostek oceniających zgodność). Krajowy Organ Akredytacyjny opracował wewnętrzne dokumenty dotyczące systemu TLAS związane z akredytacją organów przeprowadzających ocenę oraz organów weryfikacyjnych.

Krajowy Organ Akredytacyjny jest jednostką uznaną przez takie organizacje międzynarodowe, jak Organizacja Współpracy Jednostek Akredytacyjnych Krajów Pacyfiku (PAC) oraz Międzynarodowe Forum Akredytacji, jako jednostka uprawniona do akredytacji jednostek certyfikujących w ramach systemów zarządzania jakością, systemów zarządzania środowiskowego oraz certyfikacji produktów. Krajowy Organ Akredytacyjny należy także do Organizacji na rzecz Współpracy Krajów Azjatyckich i Pacyfiku w dziedzinie Akredytacji Laboratoriów (APLAC) oraz Międzynarodowej Współpracy w dziedzinie Akredytacji Laboratoriów (ILAC).

Dnia 14 lipca 2009 r. Krajowy Organ Akredytacyjny podpisał porozumienie z Ministerstwem Leśnictwa dotyczące świadczenia usług akredytacyjnych w związku z systemem TLAS. W związku z tym jest odpowiedzialny za akredytację jednostek oceniających zgodność w celu zagwarantowania ich stałej zgodności z normą ISO/IEC 17065.

Skargi dotyczące funkcjonowania organu przeprowadzającego ocenę lub organu weryfikacyjnego mogą być składane do Krajowego Organu Akredytacyjnego przez dowolne zainteresowane strony, w tym podmioty gospodarcze i niezależne podmioty monitorujące.

4.4. Podmioty poddawane audytowi

Podmioty poddawane audytowi to podmioty gospodarcze, których działania bada się pod kątem ich legalności. Wśród takich podmiotów są jednostki zarządzające lasami (koncesjonariusze lub posiadacze pozwoleń na użytkowanie drewna, posiadacze pozwoleń na korzystanie z zasobów leśnych w ramach danej społeczności lub wsi, właściciele lasów lub gruntów prywatnych), zarejestrowane składy drewna, przedsiębiorstwa działające w sektorze leśnym oraz zarejestrowani eksporterzy niebędący producentami. Jednostki zarządzające lasami oraz przedsiębiorstwa działające w sektorze leśnym muszą spełniać odpowiednie normy legalności. Do celów wywozu przedsiębiorstwa działające w sektorze leśnym oraz zarejestrowani eksporterzy niebędący producentami muszą spełniać wymogi dotyczące wydawania pozwoleń na wywóz. W ramach systemu TLAS podmioty poddawane audytowi mają możliwość odwoływania się do organów przeprowadzających ocenę lub organów weryfikacyjnych w odniesieniu do przeprowadzania lub wyników audytów.

4.5. Niezależny podmiot monitorujący

Społeczeństwo obywatelskie odgrywa kluczową rolę w niezależnym monitorowaniu systemu TLAS. Grupy reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, osoby prywatne i społeczności działające jako niezależne podmioty monitorujące mają prawo do oceny i przedstawienia sprawozdania na temat zgodności działań w odniesieniu do wymogów legalności, a także akredytacji, weryfikacji i działań dotyczących wydawania pozwoleń. Ustalenia niezależnego podmiotu monitorującego mogą zostać wykorzystane w ramach okresowej oceny, która jest wymagana na mocy niniejszej umowy (załącznik VI).

W przypadku nieprawidłowości związanych z legalnością podmiotu, niezależne podmioty monitorujące składają skargi bezpośrednio do odpowiednich organów przeprowadzających ocenę lub organów weryfikacyjnych. Jeżeli uznają odpowiedź organu przeprowadzającego ocenę lub organu weryfikacyjnego na skargę za niezadowalającą, niezależne podmioty monitorujące mogą donieść o tym Krajowemu Organowi Akredytacyjnemu oraz rządowi. W przypadku skarg dotyczących wydawania pozwoleń na wywóz, niezależny podmiot monitorujący może bezpośrednio wnosić skargi do organu wydającego zezwolenia lub do Ministerstwa Leśnictwa.

4.6. Rząd

Ministerstwo Leśnictwa (w październiku 2014 r. Ministerstwo Leśnictwa zostało połączone z Ministerstwem Środowiska i powstało Ministerstwo Środowiska i Leśnictwa) reguluje funkcjonowanie systemu TLAS oraz upoważnia akredytowane organy przeprowadzające ocenę do przeprowadzania ocen jednostek zarządzających lasami, a organy weryfikacyjne do przeprowadzania weryfikacji legalności.

Ministerstwo Leśnictwa upoważnia także organy weryfikacyjne do wydawania pozwoleń na wywóz (dokumenty potwierdzające legalność lub zezwolenia FLEGT).

Ministerstwo Leśnictwa opublikowało wytyczne zawierające wymagania dotyczące weryfikacji i wydawania pozwoleń. Wytyczne te obejmują również przepisy dotyczące kontroli przez Ministerstwo Leśnictwa weryfikacji prowadzonej przez organy weryfikacyjne oraz określają stosowane przez to ministerstwo procedury zatwierdzania i nadzorowania wydawania pozwoleń przez te organy.

Ponadto Ministerstwo Leśnictwa powołuje zespół monitorujący ad hoc odpowiedzialny za prowadzenie dochodzeń w poszczególnych przypadkach na podstawie naruszeń zgłoszonych w odniesieniu do wydania świadectwa legalności, dokumentu potwierdzającego legalność lub zezwolenia FLEGT. Skład zespołu monitorującego zależy od charakteru zgłoszonego naruszenia. W jego skład mogą wchodzić różne agencje rządowe oraz przedstawiciele społeczeństwa obywatelskiego. Na podstawie dalszych ustaleń i zaleceń zespołu monitorującego Ministerstwo Leśnictwa może cofnąć upoważnienie jednostce oceniającej zgodność, co ze skutkiem natychmiastowym spowoduje zaprzestanie przez nią działań związanych z weryfikacją i wydawaniem pozwoleń.

Na podstawie decyzji Krajowego Organu Akredytacyjnego o odebraniu akredytacji jednostce oceniającej zgodność (np. w wyniku przeprowadzenia przez Krajowy Organ Akredytacyjny corocznej kontroli nadzorczej jednostki oceniającej zgodność) Minister Leśnictwa również natychmiast cofnie jej upoważnienie. Jednostka oceniająca zgodność może także wnieść skargę do Krajowego Organu Akredytacyjnego, ale nie do ministerstwa.

Ministerstwo Leśnictwa reguluje także funkcjonowanie jednostki ds. informacji o zezwoleniach, jako działu informacyjnego zatwierdzającego informacje dotyczące wydawania dokumentu potwierdzającego legalność lub zezwolenia FLEGT. Jednostka ds. informacji o zezwoleniach jest także odpowiedzialna za ogólną wymianę informacji na temat systemu TLAS oraz przyjmuje i przechowuje odpowiednie dane i informacje na temat wystawiania świadectw legalności, dokumentów potwierdzających legalność lub zezwoleń FLEGT. Ponadto odpowiada także na pytania kierowane przez właściwe organy, partnerów handlowych i zainteresowane strony. Jednostka ds. informacji o zezwoleniach zarządza również opierającym się na należytej staranności procesem wydawania zaleceń przywozowych za pomocą swojego systemu internetowego SILK.

Ponadto Ministerstwo Leśnictwa kontroluje rejestrację pracujących w terenie technicznych inspektorów rządowych (Wasganis) i pracujących w terenie technicznych pracowników przedsiębiorstwa (Ganis). Zadaniem Wasganis jest nadzór i kontrola pomiarów kłód. Ponadto dokonują oni zakończenia ważności obowiązkowych dokumentów przewozowych i porównują dane (w celu uzyskania dalszych informacji zob. dodatek do niniejszego załącznika). Ganis przygotowują dokumenty dotyczące produkcji i transportu w odniesieniu do wszystkich miejsc produkcji w lasach państwowych. Ganis mogą również dokonywać zakończenia ważności obowiązkowych dokumentów przewozowych w przypadku nieobecności Wasganis przez dłużej niż 48 godzin. Zarówno Wasganis, jak i Ganis są zarejestrowani w Ministerstwie Leśnictwa. Co roku są oceniani przez Ministerstwo Leśnictwa w drodze kontroli urzędowej.

5. Weryfikacja legalności

5.1. Wprowadzenie

Indonezyjskie drewno uznaje się za legalne, jeśli zweryfikowano, że jego pochodzenie oraz proces produkcji, a także dalsza obróbka, transport oraz działania związane z handlem spełniają wymogi wszystkich przepisów i regulacji obowiązujących w Indonezji, określonych w załączniku II. Jednostki oceniające zgodność przeprowadzają oceny zgodności, aby zweryfikować, czy wymogi te zostały spełnione. Aby zmniejszyć obciążenie prywatnych właścicieli lasów, jak również przedsiębiorców i przedsiębiorstw domowych/rzemieślników w pełni zależnych od drewna z lasów będących własnością prywatną/prywatnie wykorzystywanych (pozwolenie dotyczące gruntów prywatnych), podmioty takie mogą, w wyraźnie określonych przypadkach, wydawać deklarację zgodności dostawcy jako alternatywne rozwiązanie w stosunku do uzyskania świadectwa SVLK (więcej szczegółów: zob. pkt 5.2 poniżej).

5.2. Proces weryfikacji legalności przez jednostki oceniające zgodność

Zgodnie z normą ISO/IEC 17065 oraz wytycznymi TLAS proces weryfikacji legalności ma następujące etapy:

Złożenie wniosku i podpisanie umowy: Podmiot składa do jednostki oceniającej zgodność wniosek, w którym definiuje zakres weryfikacji, określa profil podmiotu oraz podaje inne niezbędne informacje. Przed rozpoczęciem działań weryfikacyjnych wymaga się podpisania umowy między podmiotem a jednostką oceniającą zgodność, w której określa się warunki weryfikacji.

Sporządzenie planu weryfikacji: Po podpisaniu umowy dotyczącej weryfikacji jednostka oceniająca zgodność przygotowuje plan weryfikacji, w którym wskazuje zespół przeprowadzający audyt, program weryfikacji oraz harmonogram działań. Plan przedstawia się podmiotowi poddawanemu audytowi, odpowiedniemu organowi leśnictwa na szczeblu prowincji oraz innym właściwym organom na szczeblu prowincji i regionalnym oraz uzgadnia się daty działań weryfikacyjnych. Takie informacje udostępnia się z wyprzedzeniem niezależnym podmiotom monitorującym oraz ogółowi społeczeństwa poprzez strony internetowe jednostki oceniającej zgodność oraz Ministerstwa Leśnictwa lub środki masowego przekazu albo listownie.

Działania weryfikacyjne: Audyt weryfikacyjny składa się z trzech etapów: (i) spotkania otwierającego audyt i koordynacji; (ii) weryfikacji dokumentacji oraz obserwacji w terenie oraz (iii) spotkania kończącego audyt.

— Spotkanie otwierające audyt i koordynacja: koordynacja z odpowiednimi urzędami na poziomie regionów, prowincji i dystryktów w celu informowania o planach audytu i zebrania informacji wstępnych od tych urzędów. Jednostka oceniająca zgodność może również rozpowszechniać informacje i komunikować się z odpowiednimi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego w celu uzupełnienia informacji wstępnych. Podczas spotkania otwierającego audyt jednostka oceniająca zgodność omawia z podmiotem poddawanym audytowi cel, zakres, harmonogram oraz metodologię przeprowadzania audytu, aby umożliwić podmiotowi zadawanie pytań dotyczących metod i przeprowadzania działań weryfikacyjnych.

— Weryfikacja dokumentacji oraz obserwacja w terenie: w celu zgromadzenia dowodów potwierdzających spełnianie wymogów indonezyjskiego systemu TLAS przez podmiot poddawany audytowi jednostka oceniająca zgodność bada systemy i procedury oraz odpowiednie dokumenty i akta podmiotu. Jednostka oceniająca zgodność przeprowadza następnie kontrole w terenie w celu zweryfikowania spełniania wymogów, w tym przeprowadza kontrole krzyżowe swoich ustaleń z ustaleniami zawartymi w sprawozdaniach z kontroli urzędowych. Jednostka oceniająca zgodność bada także system identyfikowalności drewna podmiotu poddawanego audytowi, aby upewnić się, że istnieją dowody, iż całe drewno wchodzące w skład dostawy spełnia wymogi legalności.

— Spotkanie kończące audyt: podmiotowi poddawanemu audytowi przedstawia się wyniki weryfikacji, a w szczególności wszelkie wykryte przypadki niespełniania wymogów. Podmiot poddawany audytowi może zadawać pytania dotyczące wyników weryfikacji oraz udzielać wyjaśnień odnośnie do dowodów przedstawionych przez jednostkę oceniającą zgodność.

Sprawozdawczość i podejmowanie decyzji: zespół przeprowadzający audyt sporządza sprawozdanie z weryfikacji, na podstawie wzoru przedstawionego przez Ministerstwo Leśnictwa. Sprawozdanie, w którym zawarty jest opis wszelkich ustaleń dotyczących przypadków niespełniania wymogów oraz decyzji podjętych w sprawie wydawania świadectw, udostępnia się podmiotowi poddawanemu audytowi w ciągu 14 dni kalendarzowych od spotkania kończącego audyt i przedkładane jest ono Ministerstwu Leśnictwa przez jednostkę oceniającą zgodność.

Ustalenia zespołu przeprowadzającego audyt wykorzystuje się przede wszystkim do podjęcia decyzji w sprawie wyniku weryfikacji przez jednostkę oceniającą zgodność. Jednostka oceniająca zgodność podejmuje decyzję o wydaniu świadectwa legalności w oparciu o sprawozdanie z weryfikacji przygotowane przez zespół przeprowadzający audyt.

W przypadku jakiegokolwiek niespełniania wymogów jednostka oceniająca zgodność nie wydaje świadectwa legalności, co uniemożliwia wprowadzanie takiego drewna do łańcucha dostaw ze zweryfikowanym legalnym drewnem. Po rozwiązaniu problemu związanego z niespełnianiem wymogów podmiot gospodarczy może złożyć ponowny wniosek o weryfikację legalności.

Naruszeniami wykrytymi przez jednostkę oceniającą zgodność podczas weryfikacji i opisanymi w sprawozdaniu przedłożonym Ministerstwu Leśnictwa zajmują się odpowiednie organy zgodnie z procedurami administracyjnymi lub sądowymi. Jeśli podejrzewa się, że podmiot gospodarczy naruszył przepisy, organy krajowe bądź organy na szczeblu prowincji lub dystryktu mogą podjąć decyzję o wstrzymaniu działalności podmiotu.

Wydawanie świadectwa legalności i ponowna certyfikacja: jednostka oceniająca zgodność wydaje świadectwo legalności, jeśli stwierdzono, że podmiot poddawany audytowi zapewnił całkowitą zgodność ze wszystkimi wskaźnikami i punktami kontrolnymi normy legalności, w tym przepisami dotyczącymi kontroli łańcucha dostaw drewna.

Jednostka oceniająca zgodność może w dowolnej chwili zgłosić Ministerstwu Leśnictwa wydane, zmienione, zawieszone lub cofnięte świadectwa i co trzy miesiące sporządza odpowiednie sprawozdanie w tym zakresie. Ministerstwo Leśnictwa publikuje wtedy takie sprawozdania na swojej stronie internetowej.

W zależności od rodzaju pozwolenia posiadanego przez podmiot poddawany audytowi świadectwo legalności jest ważne przez okres od trzech do dziesięciu lat, a po upływie tego okresu podmiot gospodarczy poddawany jest audytowi w celu ponownej certyfikacji. Proces ponownej certyfikacji przeprowadza się przed datą wygaśnięcia ważności świadectwa.

Nadzór: w zależności od rodzaju pozwolenia posiadanego przez podmiot poddawany audytowi podmioty gospodarcze posiadające świadectwo legalności poddawane są co roku lub co dwa lata kontroli nadzorczej przeprowadzanej według zasad przeprowadzania działań weryfikacyjnych opisanych powyżej. Jednostka oceniająca zgodność może także przeprowadzić kontrolę nadzorczą wcześniej niż planowano, jeśli rozszerzony został zakres weryfikacji.

Zespół przeprowadzający kontrolę nadzorczą sporządza sprawozdanie z takiej kontroli. Kopię takiego sprawozdania, włącznie z opisem jakichkolwiek wykrytych przypadków niespełniania wymogów, przedkłada się Ministerstwu Leśnictwa. Przypadki niespełniania wymogów wykryte w trakcie kontroli nadzorczej skutkują zawieszeniem lub cofnięciem świadectwa legalności.

Specjalne audyty: podmioty gospodarcze posiadające świadectwo legalności mają obowiązek zgłaszania jednostce oceniającej zgodność wszelkich istotnych zmian w strukturze własności, strukturze organizacyjnej, zarządzaniu i operacjach, które mogą mieć wpływ na jakość kontroli legalności działań takiego podmiotu w trakcie okresu ważności świadectwa. Jednostka oceniająca zgodność może przeprowadzić specjalne audyty w celu zbadania skarg lub kwestii spornych zgłoszonych przez niezależne podmioty monitorujące, instytucje rządowe lub inne zainteresowane strony, lub też po otrzymaniu sprawozdania podmiotu na temat zmian, które mają wpływ na jakość kontroli legalności jego działań. Jednostki oceniające zgodność przeprowadzają również specjalne audyty, jeżeli podmiot gospodarczy informuje, że zamierza poddać obróbce skonfiskowane drewno.

5.3. Weryfikacja legalności za pomocą deklaracji zgodności dostawcy oraz kontrole wewnętrzne

Deklaracja zgodności dostawcy oparta na normie SNI/ISO 17050 jest »oświadczeniem własnym«, jak określono w normie ISO/IEC 17000, tj. poświadczeniem własnym po dokonaniu przeglądu spełnienia określonych wymogów, które zostało wykazane.

Deklaracja zgodności dostawcy może być używana przez (i) prywatnych właścicieli lasów; (ii) zarejestrowane składy drewna (tylko składy drewna, które otrzymują drewno wyłącznie z lasów/gruntów będących własnością prywatną lub drewno posiadające świadectwo uzyskane w ramach SVLK z Perum Perhutani); (iii) przedsiębiorstwa domowe/rzemieślników; (iv) przemysł surowcowy i przemysł oparty na produktach przetwarzający drewno wyłącznie z lasów/gruntów będących własnością prywatną i nieposiadający pozwolenia na wywóz. Deklaracja zgodności dostawcy ma zastosowanie do a) drewna z lasów/gruntów będących własnością prywatną; b) drewna z odnawiania poboczy i cmentarzy; c) drewna pochodzącego z recyklingu/rozbiórki; oraz d) drewna lub produktów z drewna pochodzących z przywozu.

Deklaracja zgodności dostawcy zawiera informacje na temat dostawcy, produktów i ich źródeł, dokumentu przewozowego, odbiorcy produktów oraz daty wydania. Deklaracja zgodności dostawcy przedstawiana przez prywatnych właścicieli lasów zawiera również dowód własności terenu, z którego pochodzi drewno. Deklaracja zgodności dostawcy jest załączona do dokumentu przewozowego opierającego się na przepisach administracyjnych dotyczących drewna. Szczegółowe procedury dotyczące wydawania deklaracji zgodności dostawcy i związanych z nią kontroli przedstawione są w wytycznych TLAS.

Odbiorca deklaracji zgodności dostawcy przedstawianej przez prywatnych właścicieli lasów przeprowadza kontrole wewnętrzne ważności informacji podanych w deklaracji zgodności dostawcy i sporządza ich dokumentację przed podpisaniem umowy kupna i co najmniej raz w roku po podpisaniu umowy. Informacje zawarte w deklaracjach zgodności dostawcy wydanych przez składy drewna są sprawdzane przez odbiorcę deklaracji zgodności dostawcy (przemysł surowcowy i przemysł oparty na produktach przetworzonych) w odstępach trzech miesięcy, w celu identyfikowalności źródeł kłód. Jest to weryfikowane przez jednostki oceniające zgodność podczas przeprowadzania audytu SVLK odbiorcy za pomocą przeglądu dokumentów, w przypadku gdy odbiorca posiada świadectwo. Ponadto Ministerstwo Leśnictwa może przeprowadzać kontrole wyrywkowe, których przeprowadzenie może zostać zlecone właściwym osobom trzecim. W przypadku oznak nadużyć finansowych i nieprawidłowości Ministerstwo Leśnictwa może przeprowadzić specjalne kontrole podmiotu, który stosuje deklarację zgodności dostawcy.

Wszystkie produkty z drewna objęte dokumentem potwierdzającym legalność lub zezwoleniem FLEGT muszą pochodzić z łańcucha dostaw objętego świadectwem SVLK lub deklaracją zgodności dostawcy. Drewno i produkty z drewna objęte deklaracją zgodności dostawcy nie mogą bezpośrednio wchodzić na rynki międzynarodowe. Taki dostęp jest możliwy jedynie za pośrednictwem podmiotu posiadającego świadectwo SVLK.

5.4. Weryfikacja legalności drewna i produktów z drewna pochodzących z przywozu

W rozporządzeniu Ministra Handlu 78/M-DAG/PER/10/2014 stwierdza się, że drewno i produkty z drewna pochodzące z przywozu wymagają dowodu legalności w kraju ich pozyskania. W tym kontekście wzór deklaracji zgodności dostawcy stosowany jest również do przywozu. Jedynie zarejestrowani importerzy (przedsiębiorcy) i podmioty zajmujące się przetwarzaniem mogą prowadzić przywóz drewna lub produktów z drewna do Indonezji. Podmioty te muszą postępować z należytą starannością w odniesieniu do drewna lub produktów z drewna pochodzących z przywozu w celu zminimalizowania ryzyka wejścia nielegalnie pozyskanego drewna do indonezyjskiego łańcucha dostaw. Mają one obowiązek podania w formularzu zgłoszenia informacji, takich jak: kody HS produktów, konosament, kraje pozyskania, kraj pochodzenia, dowód legalności drewna i port wywozu. Procedury należytej staranności obejmują gromadzenie danych, analizę ryzyka oraz ograniczanie ryzyka. Procedury przeprowadzane są z wykorzystaniem systemu internetowego SILK Ministerstwa Leśnictwa. Wspomniane ministerstwo wydaje zalecenie przywozowe Ministerstwu Handlu po dokonaniu oceny każdego procesu należytej staranności przeprowadzonego przez podmiot.

Przy przeprowadzaniu audytów importera jednostki oceniające zgodność przeprowadzają przegląd dokumentów zastosowanego systemu należytej staranności. Szczegółowe procedury systemu należytej staranności i związanych z nim kontroli zostaną przedstawione w wytycznych TLAS oraz powiązanych regulacjach dotyczących przywozu.

5.5. Odpowiedzialność rządu za egzekwowanie prawa

Ministerstwo Leśnictwa, a także urzędy ds. leśnictwa na szczeblu prowincji i dystryktu odpowiadają za kontrole łańcuchów dostaw drewna oraz sprawdzanie powiązanej dokumentacji (np. rocznych planów prac, sprawozdań ze ścinki, raportów z przychodu-rozchodu kłód, dokumentacji przewozowej, raportów z przychodu-rozchodu kłód/surowców/produktów przetworzonych oraz zestawień ilościowych dotyczących produkcji). W przypadku niezgodności urzędnicy ds. leśnictwa mogą wstrzymać zatwierdzenie dokumentów kontrolnych, co skutkuje zawieszeniem operacji.

O naruszeniach wykrytych przez urzędników lub niezależne podmioty monitorujące informuje się jednostkę oceniającą zgodność, która po weryfikacji może zawiesić lub wycofać przyznane świadectwo legalności. Urzędnicy ds. leśnictwa mogą podjąć odpowiednie działania następcze zgodnie z procedurami określonymi w przepisach.

Ministerstwo Leśnictwa także otrzymuje kopie sprawozdań z weryfikacji oraz z dalszych kontroli nadzorczych, a także ze specjalnych audytów, sporządzonych przez jednostki oceniające zgodność. Naruszenia wykryte przez jednostki oceniające zgodność, urzędników ds. leśnictwa lub niezależne podmioty monitorujące podaje się do wiadomości zainteresowanym podmiotom i poddaje odpowiednim procedurom administracyjnym i sądowym. Jeśli podejrzewa się, że podmiot gospodarczy naruszył przepisy, organy krajowe bądź organy na szczeblu prowincji lub dystryktu mogą podjąć decyzję o zawieszeniu lub wstrzymaniu działalności podmiotu. Jednostki oceniające zgodność niezwłocznie cofają świadectwa legalności, jeśli wymogi normy legalności nie są już spełniane.

Ministerstwo Leśnictwa powołuje grupę zadaniową ad hoc odpowiedzialną za prowadzenie dochodzeń i badań w poszczególnych przypadkach w sprawie naruszeń zgłoszonych w odniesieniu do wydania świadectwa legalności, dokumentu potwierdzającego legalność lub zezwolenia FLEGT (zespół ds. działań następczych).

6. Udzielanie zezwoleń FLEGT

Indonezyjskie pozwolenie na wywóz dla wyprodukowanych legalnie produktów z drewna znane jest pod nazwą dokumentu potwierdzającego legalność. Jest to pozwolenie na wywóz, które potwierdza, że wywożone produkty z drewna spełniają obowiązującą w Indonezji normę legalności określoną w załączniku II oraz zostały pozyskane z łańcucha dostaw odpowiednio kontrolowanego w celu przeciwdziałania napływowi drewna z nielegalnych źródeł. Dokument potwierdzający legalność wystawiają organy weryfikacyjne, które działają jako organy wydające zezwolenia, a po uzgodnionym rozpoczęciu stosowania systemu FLEGT dokument taki będzie stosowany jako zezwolenie FLEGT w odniesieniu do wysyłek do Unii.

Procedury dotyczące wydawania zezwoleń FLEGT lub dokumentów potwierdzających legalność określono w wytycznych TLAS.

Ministerstwo Leśnictwa ustanowiło jednostkę ds. informacji o zezwoleniach w celu prowadzenia elektronicznej bazy danych z kopiami wszystkich dokumentów potwierdzających legalność, zezwoleń FLEGT oraz sprawozdań organów wydających zezwolenia na temat przypadków niespełniania wymogów. Jednostka ds. informacji o zezwoleniach może udzielić właściwym organom Unii elektronicznego dostępu do swojej bazy danych. W przypadku zapytania dotyczącego autentyczności, kompletności czy ważności konkretnego zezwolenia FLEGT właściwe organy Unii będą w stanie zweryfikować informacje na temat zezwoleń za pomocą elektronicznej bazy danych SILK. W celu uzyskania dalszych informacji właściwe organy Unii mogą zwrócić się do jednostki ds. informacji o zezwoleniach, która w razie potrzeby będzie się kontaktować z odpowiednim organem wydającym zezwolenia.

Dokument potwierdzający legalność/zezwolenie FLEGT wydaje się w punkcie, w którym dokonuje się konsolidacji przesyłki przed jej wywozem. Procedura ta wygląda następująco:

6.1. Dokument potwierdzający legalność/zezwolenie FLEGT wydawane są przez organ wydający zezwolenia, który posiada umowę z eksporterem, w odniesieniu do przesyłki produktów z drewna przeznaczonych do wywozu.

6.2. Wewnętrzny system identyfikowalności eksportera umożliwia przedstawienie dowodów potwierdzających legalność drewna przeznaczonego do objęcia pozwoleniem na wywóz. Wcześniejszy etap łańcucha dostaw włącza się do wewnętrznego systemu identyfikowalności eksportera.

6.3. Aby można było wystawić dokument potwierdzający legalność/zezwolenie FLEGT, wszyscy dostawcy w łańcuchu dostaw eksportera właściwego dla przesyłki muszą posiadać ważne świadectwo legalności lub świadectwo zrównoważonej gospodarki leśnej lub deklarację zgodności dostawcy.

6.4. Aby otrzymać dokument potwierdzający legalność/zezwolenie FLEGT, podmiot gospodarczy musi być zarejestrowanym eksporterem (posiadaczem świadectwa ETPIK), posiadającym ważne świadectwo legalności. Posiadacz świadectwa ETPIK przedkłada organowi weryfikacyjnemu wniosek, wraz z następującymi załączonymi dokumentami potwierdzającymi, że drewno w produkcie pochodzi wyłącznie ze zweryfikowanych legalnych źródeł (posiada świadectwo SVLK lub deklarację zgodności dostawcy): 6.4.1. streszczenie dokumentów przewozowych dotyczących całego drewna/wszystkich surowców otrzymanych przez zakład od czasu ostatniego audytu (maksymalnie do 12 miesięcy wstecz); oraz 6.4.2. streszczenia raportów z przychodu-rozchodu drewna/surowców oraz raportów z przychodu-rozchodu drewna poddanego obróbce od czasu ostatniego audytu (maksymalnie do 12 miesięcy wstecz).

6.5. Następnie organ wydający zezwolenia przeprowadza weryfikację, na którą składają się następujące działania: 6.5.1. weryfikacja ważności świadectwa legalności podmiotu oraz rejestracji ETPIK, przy wykorzystaniu własnej bazy danych organu wydającego zezwolenie, jak również bazy danych SILK; 6.5.2. porównywanie danych na podstawie streszczeń dokumentów przewozowych, raportu z przychodu-rozchodu drewna/surowców oraz raportu z przychodu-rozchodu drewna poddanego obróbce; 6.5.3. kontrola współczynnika/współczynników odzysku dla każdego rodzaju produktu (jedynie przemysł surowcowy), na podstawie analizy raportu z przychodu-rozchodu drewna/surowców oraz raportu z przychodu-rozchodu drewna poddanego obróbce; 6.5.4. w razie konieczności, po porównaniu danych organ wydający zezwolenie może przeprowadzić wizytę w terenie, aby upewnić się co do spójności informacji, jakie mają zostać określone w dokumencie potwierdzającym legalność/zezwoleniu FLEGT. Można tego dokonać, badając próbkę przesyłki wywozowej lub sprawdzając działanie zakładu lub składu drewna i prowadzenie dokumentacji.

6.6. Wynik weryfikacji: 6.6.1. jeśli posiadacz świadectwa ETPIK spełnia wymogi dotyczące legalności oraz łańcucha dostaw, organ wydający zezwolenie wystawia dokument potwierdzający legalność/zezwolenie FLEGT w formacie przedstawionym w załączniku IV; 6.6.2. posiadacz świadectwa ETPIK spełniający wymienione powyżej wymogi może stosować oznakowanie zgodności (etykietę potwierdzającą legalność) na swoich produktach lub opakowaniu. Krajowe wytyczne dotyczące stosowania oznakowania zgodności opisano w wytycznych TLAS; 6.6.3. jeśli posiadacz świadectwa ETPIK nie spełnia wymogów dotyczących legalności i łańcucha dostaw, organ wydający zezwolenie zamiast dokumentu potwierdzającego legalność/zezwolenia FLEGT sporządza sprawozdanie opisujące przypadki niespełniania wymogów. Wydanie sprawozdania opisującego przypadki niespełniania wymogów wstrzymuje przepływ drewna lub produktów z drewna, których to dotyczy; 6.6.4. w przypadku zmiany konfiguracji przesyłki przed opuszczeniem przez nią portu wywozu (np. zmiany miejsca przeznaczenia, objętości, gatunku, jak określono w wytycznych TLAS), eksporter musi zwrócić się do organu wydającego zezwolenia o anulowanie pierwotnego pozwolenia na wywóz i wydanie nowego pozwolenia/nowych pozwoleń. Organ wydający zezwolenia musi poinformować jednostkę ds. informacji o zezwoleniach o wszystkich anulowanych pozwoleniach na wywóz; 6.6.5. w przypadku niewłaściwego użycia lub sfałszowania świadectw legalności lub pozwoleń na wywóz przez podmiot gospodarczy Ministerstwo Leśnictwa nakłada kary zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6.7. Organ wydający zezwolenie: 6.7.1. przesyła kopię dokumentu potwierdzającego legalność/zezwolenia FLEGT lub sprawozdania opisującego przypadki niespełniania wymogów do Ministerstwa Leśnictwa w ciągu dwudziestu czterech godzin od chwili podjęcia decyzji; 6.7.2. co trzy miesiące przedkłada Ministerstwu Leśnictwa obszerne sprawozdanie oraz ogólnodostępne streszczenie sprawozdania wraz ze wskazaniem liczby wystawionych dokumentów potwierdzających legalność/zezwoleń FLEGT, a także liczby i rodzaju przypadków niespełniania wymogów, a kopie tych dokumentów przesyła do Ministerstwa Handlu oraz Ministerstwa Przemysłu.

7. Monitorowanie

Indonezyjski system TLAS obejmuje monitorowanie przez społeczeństwo obywatelskie (niezależne monitorowanie). Aby sprawić, by system był jeszcze bardziej niezawodny w odniesieniu do dobrowolnej umowy o partnerstwie FLEGT, dodano element oceny okresowej.

Niezależnego monitorowania dokonuje społeczeństwo obywatelskie w celu ocenienia, czy podmioty gospodarcze, organy przeprowadzające ocenę, organy weryfikacyjne i organy wydające zezwolenia spełniają wymogi indonezyjskiego systemu TLAS, w tym normy i wytyczne dotyczące akredytacji. Społeczeństwo obywatelskie definiuje się w tym kontekście jako indonezyjskie podmioty prawne, w tym organizacje pozarządowe, społeczności oraz obywateli Indonezji.

Celem oceny okresowej jest uzyskanie dowodów potwierdzających, że indonezyjski system TLAS działa zgodnie z założeniami, a tym samym przyczynia się do zwiększania wiarygodności wystawianych zezwoleń FLEGT. Przy przeprowadzaniu oceny okresowej korzysta się z ustaleń i zaleceń sformułowanych w ramach niezależnego monitorowania. Zakres zadań dotyczący oceny okresowej opisano w załączniku VI.