PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 95/51

DECYZJA NR 3/2005 RADY MINISTRÓW AKP–WE

z dnia 8 marca 2005 r.

dotycząca przyjęcia regulaminu wewnętrznego Komitetu Ambasadorów AKP–WE

(2005/299/WE)

RADA MINISTRÓW AKP-WE,

uwzględniając Umowę o partnerstwie między AKP a WE podpisaną w Kotonu w dniu 23 czerwca 2000 r., w szczególności jej art. 16 ust. 3,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Na mocy decyzji nr 2/2001 z dnia 30 stycznia 2001 r. Komitet Ambasadorów AKP-WE przyjął swój regulamin wewnętrzny.

(2) Niezbędne są pewne zmiany uwzględniające przystąpienie do Unii Europejskiej nowych Państw Członkowskich.

(3) Podczas 29. sesji Rady Ministrów AKP-WE, która odbyła się w dniu 6 maja 2004 r. w Gaborone w Botswanie podjęto decyzję o stosownej zmianie regulaminu wewnętrznego,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Daty i miejsca posiedzeń

1. Jak przewidziano w art. 16 ust. 2 Umowy o partnerstwie między AKP-WE, dalej zwanej „Umową AKP-WE”, Komitet Ambasadorów AKP-WE, dalej zwany „Komitetem”, zbiera się regularnie, w szczególności w celu przygotowania posiedzeń Rady Ministrów AKP-WE (dalej zwanej „Radą”) oraz zawsze wtedy, kiedy to konieczne, na wniosek jednej ze stron.

2. Posiedzenia Komitetu zwołuje jego przewodniczący. Daty posiedzeń są ustalane na podstawie porozumienia stron.

3. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Rady Unii Europejskiej bądź w siedzibie Sekretariatu Grupy Państw AKP-WE. Jednakże w przypadku podjęcia stosownej decyzji posiedzenia mogą się odbywać w mieście znajdującym się w jednym z państw AKP.

Artykuł 2

Funkcje Komitetu

1. Zgodnie z art. 16 ust. 2 Umowy AKP-WE Komitet wspiera Radę w wykonywaniu jej zadań oraz sprawuje każdy mandat powierzony mu przez Radę. W tym zakresie kontroluje wykonanie Umowy AKP-WE oraz postęp w zakresie osiągania celów w niej określonych.

2. Komitet składa Radzie sprawozdania, w szczególności dotyczące zagadnień, odnośnie do których nastąpiło przekazanie kompetencji.

3. Przedkłada także Radzie wszelkie rezolucje, zalecenia lub opinie, które uzna za konieczne lub stosowne.

Artykuł 3

Porządek posiedzeń

1. Przewodniczący opracowuje wstępny porządek obrad dla każdego posiedzenia. Zostaje on przekazany innym członkom Komitetu co najmniej 8 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

Wstępny porządek obrad zawiera punkty, zawarte we wniosku o włączenie ich do porządku obrad, który przewodniczący otrzymał co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem posiedzenia. We wstępnym porządku obrad umieszczane są jedynie punkty, dokumenty dotyczące których wpłynęły do Sekretariatu Rady w czasie, który umożliwia ich przekazanie członkom Komitetu co najmniej 8 dni przed terminem posiedzenia.

2. Porządek obrad jest przyjmowany przez Komitet na początku każdego posiedzenia. W pilnych przypadkach Komitet może zdecydować, na wniosek państw AKP lub Wspólnoty, o włączeniu do porządku obrad punktów, co do których nie dotrzymano limitów czasowych określonych w ust. 1.

Artykuł 4

Obrady

1. Komitet działa na podstawie porozumienia stron między Wspólnotą, z jednej strony, a państwami AKP – z drugiej.

2. Obrady Komitetu są wiążące jedynie wtedy, gdy obecna jest co najmniej połowa stałych przedstawicieli Państw Członkowskich Wspólnoty, jeden przedstawiciel Komisji Wspólnot Europejskich (dalej zwanej „Komisją”) oraz połowa członków Komitetu Ambasadorów AKP.

3. Każdy nieobecny członek Komitetu może powołać swojego przedstawiciela. W powyższym przypadku powiadamia o tym przewodniczącego i wskazuje osobę lub delegację upoważnioną do występowania w charakterze jego przedstawiciela. Przedstawicielowi przysługują wszelkie prawa nieobecnego członka.

4. Członkom Komitetu mogą towarzyszyć doradcy.

5. Przedstawiciel Europejskiego Banku Inwestycyjnego, dalej zwanego „Bankiem”, jest obecny na posiedzeniach Komitetu, gdy porządek obrad obejmuje zagadnienia dotyczące Banku.

Artykuł 5

Procedury pisemne, publikacje urzędowe i forma aktów

Do aktów przyjmowanych przez Komitet mają zastosowanie art. 4, art. 9 ust. 3 oraz art. 14 regulaminu wewnętrznego Rady AKP-WE.

Artykuł 6

Państwa uczestniczące w charakterze obserwatorów

1. Przedstawiciele Państw sygnatariuszy Umowy AKP-WE, które do dnia wejścia w życie Umowy nie dopełniły procedur, o których mowa w art. 93 ust. 1 i 2 tej Umowy, mogą uczestniczyć w posiedzeniach Komitetu w charakterze obserwatorów. W powyższym przypadku mogą być upoważnieni do wzięcia udziału w obradach Komitetu.

2. Przepis powyższy ma także zastosowanie do krajów, o których mowa w art. 93 ust. 6 Umowy AKP-WE.

3. Komitet może upoważnić przedstawicieli kraju ubiegającego się o przystąpienie do Umowy AKP-WE do wzięcia udziału w obradach Komitetu w charakterze obserwatorów.

Artykuł 7

Poufność

1. O ile nie zdecydowano inaczej, posiedzenia Komitetu nie są jawne.

2. Bez uszczerbku dla odnośnych przepisów, obrady Komitetu chronione są wymogami tajemnicy służbowej, o ile Komitet nie postanowi inaczej.

Artykuł 8

Komunikaty i protokoły posiedzeń

1. Wszelkie komunikaty, przewidziane w niniejszym regulaminie wewnętrznym, są przekazywane przez Sekretariat Rady przedstawicielom państw AKP, Sekretariatowi Grupy Państw AKP, Stałym Przedstawicielom Państw Członkowskich, Sekretariatowi Generalnemu Rady Unii Europejskiej oraz Komisji.

Komunikaty te są również przesyłane Prezesowi Banku, jeśli dotyczą Banku.

2. Z każdego posiedzenia jest sporządzany protokół, ze szczególnym uwzględnieniem decyzji podjętych przez Komitet.

Po przyjęciu przez Komitet protokół jest podpisywany przez przewodniczącego Komitetu i przez dwóch Sekretarzy Rady i jest przechowywany w archiwum Rady. Kopie protokołu są przesyłane odbiorcom wymienionym w ust. 1.

Artykuł 9

Przewodniczący

Urząd przewodniczącego Komitetu jest sprawowany przemiennie, każdorazowo po sześć miesięcy, przez Stałego Przedstawiciela Kraju Członkowskiego powołanego przez Wspólnotę oraz szefa placówki dyplomatycznej reprezentującej państwo AKP, powołanego przez państwa AKP.

Artykuł 10

Korespondencja i dokumentacja

1. Korespondencja przeznaczona dla Komitetu jest przesyłana jego przewodniczącemu na adres siedziby Sekretariatu Rady.

2. O ile nie zdecydowano inaczej, Komitet obraduje na podstawie dokumentów sporządzonych w oficjalnych językach stron.

Artykuł 11

Komitety, podkomitety i grupy robocze

1. Komitet wspomagają:

i) Komitet Współpracy Celnej ustanowiony w art. 37 protokołu nr 1 do załącznika V Umowy AKP-WE;

ii) Stała Grupa Wspólna ds. Bananów przewidziana w art. 3 protokołu nr 5 do załącznika V Umowy AKP-WE;

iii) Podkomitet ds. Współpracy Handlowej;

iv) Podkomitet ds. Cukru;

v) Wspólna Grupa Robocza ds. Ryżu, o której mowa w ust. 5 deklaracji XXIV Aktu końcowego Umowy AKP-WE;

vi) Wspólna Grupa Robocza ds. Rumu, o której mowa w ust. 6 deklaracji XXV Aktu końcowego Umowy AKP-WE.

2. Komitet może ustanowić inne stosowne komitety, podkomitety lub grupy robocze w celu przeprowadzenia prac, które uzna za konieczne do wykonania zadań określonych w art. 16 ust. 2 Umowy AKP-WE.

3. Powyższe komitety, podkomitety oraz grupy robocze składają Komitetowi sprawozdania ze swojej działalności.

Artykuł 12

Skład komitetów, podkomitetów i grup roboczych

1. Z wyjątkiem Komitetu Współpracy Celnej, w skład komitetów, podkomitetów i grup roboczych, o których mowa w art. 11, wchodzą ambasadorowie państw AKP bądź ich przedstawiciele, przedstawiciele Komisji oraz przedstawiciele Państw Członkowskich.

2. Przedstawiciel Banku jest obecny na posiedzeniu komitetu, podkomitetu lub grupy roboczej, gdy porządek obrad obejmuje zagadnienia dotyczące Banku.

3. Członków komitetów, podkomitetów i grup roboczych mogą wspomagać w wykonywaniu ich zadań eksperci.

Artykuł 13

Przewodniczący komitetów, podkomitetów i grup roboczych

1. Komitetom, podkomitetom i grupom roboczym, o których mowa w art. 11, przewodniczą wspólnie ambasador państwa AKP w imieniu państw AKP oraz przedstawiciel Komisji lub przedstawiciel Państwa Członkowskiego w imieniu Wspólnoty.

2. Bez uszczerbku dla ust. 1, w wyjątkowych przypadkach i na podstawie porozumienia stron, współprzewodniczących może reprezentować każda osoba przez nich wyznaczona.

Artykuł 14

Procedury posiedzeń komitetu, podkomitetu i grupy roboczej

Z wyjątkiem pilnych przypadków, posiedzenia komitetów, podkomitetów i grup roboczych, o których mowa w art. 11, odbywają się na wniosek jednej ze stron po konsultacji między ich przewodniczącymi, z zachowaniem siedmiodniowego okresu powiadomienia o tych posiedzeniach.

Artykuł 15

Regulamin wewnętrzny komitetów, podkomitetów i grup roboczych

Za zgodą Komitetu komitety, podkomitet i grupy robocze, o których mowa w art. 11, mogą ustanowić własne regulaminy wewnętrzne.

Artykuł 16

Sekretariat

1. Zadania sekretariatu oraz inne prace niezbędne do działania Komitetu oraz komitetów, podkomitetów i grup roboczych, o których mowa w art. 11 (przygotowywanie porządku obrad i rozpowszechnianie odpowiednich dokumentów), są wykonywane przez Sekretariat Rady.

2. Sekretariat sporządza protokół z posiedzeń tych komitetów, podkomitetów i grup roboczych w możliwie najkrótszym czasie po posiedzeniu.

Ten protokół jest przesyłany przez Sekretariat Rady przedstawicielom państw AKP, Sekretariatowi Grupy Państw AKP, Stałym Przedstawicielom Państw Członkowskich, Sekretariatowi Generalnemu Rady Unii Europejskiej oraz Komisji.

Artykuł 17

Niniejsza decyzja unieważnia i zastępuje decyzję Komitetu Ambasadorów AKP-WE nr 2/2001 z dnia 30 stycznia 2001 r. dotyczącą przyjęcia regulaminu wewnętrznego Komitetu.