TŁUMACZENIE

DECYZJA NR 1/2014 RADY STOWARZYSZENIA UE–AMERYKA ŚRODKOWA

z dnia 7 listopada 2014 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia i regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia [2015/1215]

RADA STOWARZYSZENIA UE–AMERYKA ŚRODKOWA,

uwzględniając Umowę ustanawiającą stowarzyszenie między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ameryką Środkową, z drugiej strony (zwaną dalej „umową”), w szczególności jej art. 4, art. 5 ust. 2, art. 7 ust. 3 i art. 8 ust. 6,

a także mając na uwadze, co następuje:

Zgodnie z art. 353 ust. 4 umowy jej część IV dotycząca handlu jest stosowana od dnia 1 sierpnia 2013 r. w odniesieniu do Nikaragui, Hondurasu i Panamy, od dnia 1 października 2013 r. w odniesieniu do Salwadoru i Kostaryki, a od dnia 1 grudnia 2013 r. w odniesieniu do Gwatemali.

Aby przyczynić się do skutecznego wdrożenia umowy, należy jak najszybciej ustanowić jej ramy instytucjonalne.

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Rady Stowarzyszenia i regulamin wewnętrzny Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów, określone odpowiednio w załącznikach A i B.

Niniejsza decyzja zostaje przyjęta w drodze procedury pisemnej. Z dniem otrzymania przez Sekretariat niniejszej decyzji należycie podpisanej przez wszystkie Strony wchodzi ona w życie.

ZAŁĄCZNIK A

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY STOWARZYSZENIA

Artykuł 1

Przepisy ogólne

1. Rada Stowarzyszenia, utworzona zgodnie z art. 4 ust. 1 Umowy ustanawiającej stowarzyszenie między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ameryką Środkową, z drugiej strony (zwanej dalej „umową”), wypełnia swoje obowiązki, jak przewidziano w art. 4 ust. 2 umowy, i jest odpowiedzialna za ogólne wdrożenie umowy, a także wszelkie inne kwestie dwustronne, wielostronne lub międzynarodowe będące przedmiotem wspólnego zainteresowania.

2. Jak przewidziano w art. 5 i 345 umowy, Rada Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Strony UE oraz każdej z republik Strony Ameryki Środkowej (AŚ), na właściwym szczeblu ministerialnym i z uwzględnieniem konkretnych spraw rozpatrywanych na danym posiedzeniu. W stosownych uzgodnionych przez obie Strony przypadkach Rada Stowarzyszenia zbiera się na szczeblu głów państw lub szefów rządów.

3. Zgodnie z art. 345 umowy Rada Stowarzyszenia, podczas wykonywania wyłącznie lub głównie zadań przydzielonych jej w części IV umowy, składa się z przedstawicieli Strony UE oraz ministrów każdej republiki Strony AŚ odpowiedzialnych za sprawy związane z handlem.

4. Jak przewidziano w art. 352 ust. 3 umowy, republiki Strony AŚ działają wspólnie w przypadku podejmowania decyzji w ramach instytucjonalnych umowy; przyjmowanie decyzji i wydawanie zaleceń wymaga konsensusu republik Strony AŚ.

5. Odniesienie do „Stron” w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją zawartą w art. 352 umowy.

Artykuł 2

Przewodnictwo

Radzie Stowarzyszenia przewodniczą na przemian przez kolejne okresy 12 miesięcy Wysoki Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa oraz przedstawiciel Strony AŚ na szczeblu ministerialnym. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 3

Posiedzenia

1. Rada Stowarzyszenia zbiera się regularnie w odstępach czasu nieprzekraczających dwóch lat. Sesje nadzwyczajne Rady Stowarzyszenia mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron, jeżeli Strony tak uzgodnią.

2. Każda sesja Rady Stowarzyszenia odbywa się w odpowiednim miejscu i dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia w porozumieniu z jej przewodniczącym.

4. W drodze wyjątku, jeżeli Strony tak uzgodnią, posiedzenia Rady Stowarzyszenia mogą się odbywać za pomocą środków technicznych, np. w formie wideokonferencji.

Artykuł 4

Przedstawicielstwo

1. Jeśli członkowie Rady Stowarzyszenia nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być zastępowani. Jeśli członek Rady Stowarzyszenia chce być reprezentowany przez zastępcę, musi pisemnie zgłosić przewodniczącemu imię i nazwisko swojego zastępcy przed posiedzeniem, na którym ma być w ten sposób reprezentowany.

2. Zastępcy członka Rady Stowarzyszenia przysługują wszystkie prawa tego członka.

Artykuł 5

Delegacje

1. Członkom Rady Stowarzyszenia mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest powiadamiany za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

2. Rada Stowarzyszenia po uzgodnieniu między Stronami może zapraszać osoby niebędące jej członkami na swoje posiedzenia w charakterze obserwatorów lub aby uzyskać informacje na określone tematy.

Artykuł 6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i urzędnik Strony AŚ wspólnie pełnią funkcję sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

Artykuł 7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Rady Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Strony UE albo sekretarza republik Strony AŚ, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretariat zapewnia przekazanie korespondencji przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, przekazanie jej innym członkom Rady Stowarzyszenia.

3. Sekretariat wysyła korespondencję do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich, Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz ambasad republik Strony AŚ z siedzibą w Brukseli, Belgii, z kopią korespondencji, w stosownych przypadkach, dla ministerstw odpowiedzialnych za sprawy zagraniczne lub ministerstw odpowiedzialnych za sprawy związane z handlem.

4. Komunikaty przewodniczącego Rady Stowarzyszenia są przesyłane adresatom przez sekretariat i przekazywane, w stosownych przypadkach, innym członkom Rady Stowarzyszenia na adresy, o których mowa w ust. 3.

Artykuł 8

Poufność

1. O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Stowarzyszenia nie są jawne.

2. Gdy jedna ze Stron przedstawia Radzie Stowarzyszenia informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje te informacje zgodnie z procedurą opisaną w art. 336 ust. 2 umowy.

3. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Rady Stowarzyszenia przekazują go adresatom, o których mowa w art. 7, najpóźniej 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Pozycji tych nie wpisuje się jednak do wstępnego porządku obrad, jeżeli uzupełniająca je dokumentacja nie została przekazana sekretarzom przed dniem rozesłania porządku obrad.

2. Rada Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Punkt nieobjęty wstępnym porządkiem obrad może zostać umieszczony w porządku obrad, jeżeli Strony wyrażają na to zgodę.

3. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł 10

Protokół

1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia.

2. W protokole zasadniczo zostają ujęte, w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentacja przedłożona Radzie Stowarzyszenia;

b) oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Rady Stowarzyszenia; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Radzie Stowarzyszenia. Protokół jest zatwierdzany w ciągu 45 dni kalendarzowych od daty każdego posiedzenia Rady Stowarzyszenia. Po zatwierdzeniu protokół jest podpisywany przez przewodniczącego oraz obu sekretarzy. Każdemu z adresatów, o których mowa w art. 7, przesłany zostaje uwierzytelniony odpis protokołu.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Za obopólną zgodą Stron Rada Stowarzyszenia przyjmuje decyzje i wydaje zalecenia, które są podpisywane przez republiki Strony AŚ i Stronę UE.

2. Jeśli Strony wyrażają na to zgodę, Rada Stowarzyszenia może podejmować decyzje lub formułować zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 7, tekst wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Rady Stowarzyszenia do jej członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub propozycji zmian. Po uzgodnieniu ostatecznego brzmienia tekstu decyzje lub zalecenia są podpisywane niezależnie i kolejno przez przedstawicieli Strony UE i każdej z republik Strony AŚ.

3. Akty Rady Stowarzyszenia noszą nazwę „decyzja” lub „zalecenie” w rozumieniu art. 6 umowy. Sekretariat Rady Stowarzyszenia nadaje każdej decyzji lub zaleceniu sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę jej wejścia w życie i jest podpisywana przez republiki Strony AŚ i Stronę UE.

4. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia są uwierzytelniane przez obydwu sekretarzy.

5. Decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

6. Każda ze Stron może postanowić o zleceniu publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł 12

Języki

1. Językami urzędowymi Rady Stowarzyszenia są język hiszpański i jeden z innych języków autentycznych umowy uzgodniony przez Strony.

2. Jeśli nie postanowiono inaczej, Rada Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł 13

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i tłumaczeniem pisemnym dokumentów na język hiszpański i inny język urzędowy Rady Stowarzyszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1 niniejszego regulaminu wewnętrznego, lub z tych języków, ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi Strona wnosząca o takie tłumaczenia.

Artykuł 14

Komitet Stowarzyszenia

1. Zgodnie z art. 7 umowy Komitet Stowarzyszenia wspiera Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej obowiązków. Komitet składa się z przedstawicieli Strony UE, z jednej strony, oraz przedstawicieli Strony AŚ, z drugiej strony, na szczeblu określonym w umowie.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia (1), wykonuje, w stosownych przypadkach, decyzje Rady Stowarzyszenia oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków stowarzyszeniowych i sprawne funkcjonowanie umowy. Bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Stowarzyszenia, a także każdą inną sprawę, która może pojawić się w trakcie bieżącej realizacji umowy. Przedkłada Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń. Zgodnie z art. 7 ust. 4 umowy Rada Stowarzyszenia może upoważnić Komitet Stowarzyszenia do podejmowania decyzji w jej imieniu.

3. W przypadku gdy umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Komitetu Stowarzyszenia, chyba że umowa stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Stowarzyszenia, jeżeli obydwie Strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł 15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z przepisami art. 11.

(1) W odniesieniu do części IV umowy zadanie to wypełnia Komitet Stowarzyszenia w ścisłej współpracy z koordynatorami wyznaczonymi zgodnie z art. 347 umowy.