DECYZJA NR 1/2017 PODKOMITETU DS. OZNACZEŃ GEOGRAFICZNYCH UE–UKRAINA

z dnia 18 maja 2017 r.

w sprawie przyjęcia jego regulaminu wewnętrznego [2018/205]

PODKOMITET DS. OZNACZEŃ GEOGRAFICZNYCH UE–UKRAINA,

uwzględniając Układ o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony (1), w szczególności jego art. 211,

a także mając na uwadze, co następuje:

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Podkomitetu GI zawarty w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

(1) Dz.U. L 161 z 29.5.2014, s. 3.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN WEWNĘTRZNY PODKOMITETU DS. OZNACZEŃ GEOGRAFICZNYCH UE–UKRAINA

Artykuł 1

Przepisy ogólne

1. Podkomitet ds. Oznaczeń Geograficznych (zwany dalej „Podkomitetem GI”), ustanowiony na mocy art. 211 Układu o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej i ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony (zwanego dalej „Układem”) (1), wspiera Komitet Stowarzyszenia w wykonywaniu jego zadań w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu, o którym mowa w art. 465 ust. 4 Układu.

2. Podkomitet GI wykonuje zadania określone w art. 211 Układu.

3. Podkomitet GI składa się z urzędników Komisji Europejskiej i Ukrainy, odpowiedzialnych za kwestie dotyczące oznaczeń geograficznych.

4. Każda ze Stron mianuje szefa delegacji, który jest osobą odpowiedzialną za kontakty we wszelkich kwestiach dotyczących podkomitetu.

5. Szefowie delegacji pełnią funkcję przewodniczącego zgodnie z art. 2.

6. Każdy szef delegacji może przekazać niektóre lub wszystkie swoje funkcje wyznaczonemu zastępcy; w takim przypadku wszystkie poniższe odniesienia do szefa delegacji stosują się również do wyznaczonego zastępcy.

7. Do celów niniejszego regulaminu wewnętrznego stosuje się definicję pojęcia „Stron” zawartą w art. 482 Układu.

Artykuł 2

Przewodnictwo

Strony przewodniczą Podkomitetowi GI naprzemiennie przez okres 12 miesięcy. Pierwszy okres 12 miesięcy rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 3

Posiedzenia

1. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, Podkomitet GI odbywa posiedzenia na przemian w Unii i na Ukrainie na wniosek jednej ze Stron, nie później niż 90 dni od daty wniosku.

2. Każde posiedzenie Podkomitetu GI jest zwoływane przez przewodniczącego w terminie i miejscu uzgodnionym przez Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest przez przewodniczącego nie później niż 28 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

3. Regularne posiedzenia Podkomitetu GI są zwoływane, w miarę możliwości, z odpowiednim wyprzedzeniem przed regularnymi posiedzeniami Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

4. W drodze wyjątku posiedzenia Podkomitetu GI mogą być prowadzone za pomocą wszelkich uzgodnionych przez Strony środków technicznych, w tym również wideokonferencji.

Artykuł 4

Delegacje

Przed każdym posiedzeniem każda ze Stron informuje drugą Stronę, za pośrednictwem sekretariatu Podkomitetu GI przewidzianego w art. 5, o planowanym składzie swojej delegacji.

Artykuł 5

Sekretariat

Przedstawiciel Komisji Europejskiej oraz przedstawiciel Ukrainy, mianowani przez szefów delegacji, pełnią łącznie funkcję sekretarzy Podkomitetu GI oraz wspólnie wykonują obowiązki sekretariatu w duchu wzajemnego zaufania i współpracy.

Artykuł 6

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Podkomitetu GI jest kierowana do sekretarza jednej ze Stron, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretariat zapewnia przekazanie korespondencji adresowanej do Podkomitetu GI przewodniczącemu oraz rozesłanie jej, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 7.

3. Korespondencja pochodząca od przewodniczącego jest przesyłana Stronom przez sekretariat Podkomitetu w imieniu przewodniczącego. Korespondencja taka jest rozsyłana, w razie potrzeby, zgodnie z art. 7.

Artykuł 7

Dokumenty

1. Dokumenty są rozsyłane za pośrednictwem sekretariatu Podkomitetu GI.

2. Strona przekazuje dokumenty swojemu sekretarzowi. Sekretarz następnie przekazuje te dokumenty sekretarzowi drugiej Strony.

3. Sekretarz Unii rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom Unii oraz systematycznie dołącza do adresatów takiej korespondencji sekretarza Ukrainy i sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

4. Sekretarz Ukrainy rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom Ukrainy oraz systematycznie dołącza do adresatów takiej korespondencji sekretarza Unii i sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

Artykuł 8

Poufność

O ile Strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Podkomitetu GI są niejawne.

Gdy jedna ze Stron przedstawia Podkomitetowi GI informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje te informacje jako poufne.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Sekretariat Podkomitetu GI sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia, a także projekt wniosków operacyjnych przewidzianych w art. 10, w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretariat Podkomitetu GI otrzymał wniosek od jednej ze Stron o włączenie do porządku obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, jest rozsyłany zgodnie z art. 7 nie później niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Przewodniczący i drugi szef delegacji przyjmują porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący, za zgodą drugiej Strony, może zaprosić ad hoc przedstawicieli innych organów Stron lub niezależnych ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach Podkomitetu GI jako obserwatorów w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony zapewniają, aby wspomniani obserwatorzy lub eksperci spełniali wymogi dotyczące poufności.

5. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności.

Artykuł 10

Protokół z posiedzenia i wnioski operacyjne

1. Projekt protokołu z każdego posiedzenia jest sporządzany wspólnie przez obu sekretarzy.

2. Protokół, co do zasady, podaje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) uczestników posiedzenia, towarzyszących im urzędników oraz wszelkich obserwatorów, którzy wzięli udział w posiedzeniu;

b) dokumenty przedłożone Podkomitetowi GI;

c) oświadczenia, o których wpisanie wnioskują członkowie Podkomitetu GI; oraz

d) w razie konieczności, wnioski operacyjne z posiedzenia, o których mowa w ust. 4.

3. Projekt protokołu przedkłada się Podkomitetowi GI do zatwierdzenia. Jest on zatwierdzany w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty każdego posiedzenia Podkomitetu GI. Kopia zatwierdzonego protokołu jest przekazywana każdemu z adresatów, o których mowa w art. 7.

4. Sekretarz Podkomitetu GI Strony przewodniczącej sporządza projekt wniosków operacyjnych z każdego posiedzenia i rozsyła go Stronom wraz z porządkiem obrad, co do zasady najpóźniej na 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Projekt wniosków operacyjnych jest aktualizowany w trakcie posiedzenia, tak aby na jego zakończenie Podkomitet GI, o ile nie uzgodniono inaczej, przyjął wnioski operacyjne uwzględniające działania następcze uzgodnione przez Strony. Po zatwierdzeniu wniosków operacyjnych dołącza się je do protokołu z posiedzenia, a ich wdrożenie zostaje poddane przeglądowi podczas kolejnych posiedzeń Podkomitetu GI. W tym celu Podkomitet GI przyjmuje wzór umożliwiający śledzenie postępów w zakresie realizacji każdego działania w wyznaczonym terminie.

Artykuł 11

Decyzje

1. Podkomitet GI jest uprawniony do przyjmowania decyzji w sprawach określonych w art. 211 ust. 3 Układu. Wspomniane decyzje są przyjmowane przez Strony w drodze konsensusu po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych niezbędnych do ich przyjęcia. Decyzje są wiążące dla Stron, które podejmują odpowiednie środki w celu ich wdrożenia.

2. Wszelkie decyzje są podpisywane przez przedstawicieli każdej ze Stron. Bez uszczerbku dla ust. 3 przedstawiciele podpisują te dokumenty w trakcie posiedzenia, na którym przyjmowana jest odnośna decyzja.

3. Za zgodą Stron Podkomitet GI może przyjmować decyzje w drodze procedury pisemnej, po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany zgodnie z art. 7, wraz z wyznaczonym terminem co najmniej 21 dni kalendarzowych, w ciągu których muszą zostać zgłoszone wszelkie zastrzeżenia lub zmiany. Przewodniczący Podkomitetu GI może w porozumieniu ze Stronami skrócić terminy określone w niniejszym ustępie w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Po uzgodnieniu tekstu decyzja jest podpisywana przez przedstawiciela każdej ze Stron.

4. Akty Podkomitetu GI noszą nazwę „decyzja”. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi ona inaczej.

5. Decyzje Podkomitetu GI są uwierzytelniane przez obydwu sekretarzy.

6. Decyzje rozsyłane są obu Stronom.

7. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu jest informowany o wszelkich decyzjach, sprawozdaniach i innych uzgodnionych działaniach Podkomitetu GI.

8. Każda ze Stron może zadecydować o ewentualnym opublikowaniu decyzji, opinii i zaleceń Podkomitetu GI w swoim odpowiednim dzienniku urzędowym.

Artykuł 12

Sprawozdania

1. Podkomitet GI przedkłada Komitetowi Stowarzyszenia na posiedzeniu w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu sprawozdanie ze swojej działalności na każdym regularnym posiedzeniu Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

2. Sprawozdania przyjmowane są przez Strony w drodze konsensusu i noszą nazwę „sprawozdanie”. Sprawozdania rozsyłane są obu Stronom.

3. Procedurę przyjmowania decyzji określoną w art. 11 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do sprawozdań.

Artykuł 13

Języki

1. Językami roboczymi Podkomitetu GI są języki angielski i ukraiński.

2. O ile nie postanowiono inaczej, Podkomitet GI opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł 14

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Podkomitetu GI, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i pisemnym tłumaczeniem na język angielski lub ukraiński dokumentów, aby zapewnić zgodność z art. 13 ust. 1, ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.

Koszty związane z tłumaczeniem ustnym i pisemnym na inne języki lub z innych języków ponosi bezpośrednio Strona, która zwraca się o takie tłumaczenie.

Artykuł 15

Zmiany

Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Podkomitetu GI zgodnie z art. 211 ust. 2 Układu.

(1) Dz.U. L 161 z 29.5.2014, s. 3.