DECYZJA NR 1/2014 RADY STOWARZYSZENIA UE–UKRAINA

z dnia 15 grudnia 2014 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów [2015/977]

RADA STOWARZYSZENIA UE–UKRAINA,

uwzględniając Układ o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony (1) („Układ”), w szczególności jego art. 462,

a także mając na uwadze, co następuje:

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Rady Stowarzyszenia oraz regulamin wewnętrzny Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów, zawarte odpowiednio w załącznikach I i II.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

(1) Dz.U. L 161 z 29.5.2014, s. 3.

ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY STOWARZYSZENIA

Artykuł 1

Przepisy ogólne

1. Rada Stowarzyszenia ustanowiona zgodnie z art. 461 ust. 1 Układu o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony („Układ”) wypełnia swoje obowiązki przewidziane w art. 461 i 463 Układu.

2. Zgodnie z art. 5 ust. 1 Układu Strony odbywają regularne spotkania na szczycie dotyczące dialogu politycznego. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Układu na szczeblu ministerialnym dialog polityczny prowadzony jest, za obopólnym porozumieniem, w ramach Rady Stowarzyszenia, o której mowa w art. 460 Układu, oraz w ramach regularnych spotkań między przedstawicielami Stron na szczeblu ministrów spraw zagranicznych.

3. Zgodnie z art. 462 ust. 1 Układu Rada Stowarzyszenia składa się z jednej strony z członków Rady Unii Europejskiej i członków Komisji Europejskiej, a z drugiej strony – z członków rządu Ukrainy. Skład Rady Stowarzyszenia ustalany jest z uwzględnieniem kwestii do przedyskutowania na danym posiedzeniu. Rada Stowarzyszenia zbiera się na szczeblu ministerialnym.

4. Zgodnie z art. 463 ust. 1 Układu oraz dla osiągnięcia jego celów Rada Stowarzyszenia jest uprawniona do podejmowania decyzji, które są wiążące dla Stron. Rada Stowarzyszenia podejmuje odpowiednie środki służące wdrożeniu swoich decyzji, w tym w razie konieczności przez upełnomocnienie określonych organów powołanych na mocy Układu do działania w jej imieniu. Rada Stowarzyszenia może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia przyjmuje się za porozumieniem Stron po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych koniecznych do ich przyjęcia. Rada Stowarzyszenia może przekazać swoje uprawnienia Komitetowi Stowarzyszenia.

5. Odniesienie do „Stron” w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją określoną w art. 482 Układu.

Artykuł 2

Przewodnictwo

Strony przewodniczą Radzie Stowarzyszenia na przemian przez okres 12 miesięcy. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł 3

Posiedzenia

1. Rada Stowarzyszenia spotyka się co najmniej raz do roku, a także w sytuacji, gdy wymagają tego okoliczności – za obopólną zgodą Stron. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenia Rady Stowarzyszenia odbywają się w zwykłym miejscu wyznaczonym do posiedzeń Rady Unii Europejskiej.

2. Każda sesja Rady Stowarzyszenia odbywa się w dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia w porozumieniu z jej przewodniczącym, nie później niż 30 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

Artykuł 4

Przedstawicielstwo

1. Jeżeli członkowie Rady Stowarzyszenia nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani przez przedstawicieli. Jeżeli członek Rady Stowarzyszenia chce być reprezentowany przez przedstawiciela, przekazuje przewodniczącemu Rady Stowarzyszenia na piśmie imię i nazwisko swojego przedstawiciela przed posiedzeniem, na którym dany członek ma być reprezentowany.

2. Przedstawiciel członka Rady Stowarzyszenia wykonuje wszystkie prawa tego członka.

Artykuł 5

Delegacje

1. Członkom Rady Stowarzyszenia mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Rady Stowarzyszenia jest informowany za pośrednictwem sekretariatu Rady Stowarzyszenia o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

2. Rada Stowarzyszenia po uzgodnieniu między Stronami może zapraszać przedstawicieli innych organów Stron lub niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony uzgadniają warunki udziału tych obserwatorów w posiedzeniach.

Artykuł 6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik Ukrainy działają wspólnie w roli sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

Artykuł 7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Rady Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Strony UE albo sekretarza Strony Ukrainy, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretarze Rady Stowarzyszenia zapewniają przekazanie korespondencji przewodniczącemu Rady Stowarzyszenia oraz, w stosownych przypadkach, przekazanie jej członkom Rady Stowarzyszenia.

3. Korespondencja tak przekazywana jest wysyłana, stosownie do sytuacji, do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich przy Unii Europejskiej oraz do Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej, a także do misji Ukrainy przy Unii Europejskiej.

4. Komunikaty przewodniczącego są przesyłane w jego imieniu adresatom przez sekretarzy. Tego rodzaju komunikaty są przekazywane, w stosownych przypadkach, członkom Rady Stowarzyszenia zgodnie z ust. 3.

Artykuł 8

Poufność

Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są niejawne, chyba że Strony postanowiły inaczej. Gdy jedna ze Stron przedstawia Radzie Stowarzyszenia informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jak informacja poufne.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Przewodniczący Rady Stowarzyszenia sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Rady Stowarzyszenia przekazują go adresatom, o których mowa w art. 7, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Punkty te zostają wpisane do wstępnego porządku obrad, pod warunkiem że stosowne dokumenty potwierdzające zostaną przesłane sekretarzom przed terminem rozesłania porządku obrad.

3. Rada Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkt nieujęty we wstępnym porządku obrad może zostać umieszczony w porządku obrad.

4. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł 10

Protokół z posiedzenia

1. Projekt protokołu z każdego posiedzenia jest sporządzany wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

2. Protokół z posiedzenia, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentację przedłożoną Radzie Stowarzyszenia;

b) wszelkie oświadczenia, o których wpisanie do protokołu z posiedzenia wnioskują członkowie Rady Stowarzyszenia; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu z posiedzenia przedkładany jest Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia. Rada Stowarzyszenia zatwierdza ten projekt protokołu z posiedzenia na kolejnym posiedzeniu. Projekt protokołu z posiedzenia może być również zatwierdzany pisemnie.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Rada Stowarzyszenia podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą Stron i po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych.

2. Za zgodą Stron Rada Stowarzyszenia może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 7, tekst wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Rady Stowarzyszenia do jej członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub poprawek. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić wyżej wymieniony termin w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

3. Akty Rady Stowarzyszenia, w rozumieniu art. 463 ust. 1 Układu, noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje ich numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia podpisuje przewodniczący, a uwierzytelniają je sekretarze Rady Stowarzyszenia. Te decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnym wydawnictwie urzędowym.

4. Każda decyzja Rady Stowarzyszenia wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile sama decyzja nie stanowi inaczej.

Artykuł 12

Języki

1. Językami urzędowymi Rady Stowarzyszenia są języki urzędowe Stron.

2. Jeśli nie postanowiono inaczej, Rada Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł 13

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym na posiedzeniach oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia. W przypadku gdy Ukraina wymaga tłumaczenia ustnego lub pisemnego na języki inne niż określone w art. 12 lub z takich języków, koszty z tym związane ponosi Ukraina.

3. Inne wydatki związane z fizyczną organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzeń.

Artykuł 14

Komitet Stowarzyszenia

1. Zgodnie z art. 464 ust. 1 Układu Komitet Stowarzyszenia wspiera Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej obowiązków. Komitet Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Stron, co do zasady na szczeblu wyższych urzędników państwowych.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia, w stosownych przypadkach wdraża decyzje Rady Stowarzyszenia oraz ogólnie zapewnia ciągłość stosunków w ramach stowarzyszenia i należyte funkcjonowanie Układu. Komitet Stowarzyszenia bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Stowarzyszenia, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania Układu. Komitet Stowarzyszenia przedkłada Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji bądź zaleceń. Zgodnie z art. 465 ust. 2 Układu Rada Stowarzyszenia może przekazać Komitetowi Stowarzyszenia uprawnienie do podejmowania decyzji.

3. Komitet Stowarzyszenia podejmuje decyzje i wydaje zalecenia, do których podejmowania lub wydawania jest upoważniony na mocy Układu.

4. W przypadku gdy w Układzie mowa jest o obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Komitetu Stowarzyszenia, chyba że Układ stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Stowarzyszenia, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł 15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z art. 11.