ZAŁĄCZNIK I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY WSPÓLNEJ RADY CARIFORUM-UE

utworzonej na mocy Umowy o partnerstwie gospodarczym między państwami CARIFORUM, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z drugiej strony

Artykuł 1

Skład i przewodniczący

1. Skład Wspólnej Rady CARIFORUM-UE (zwanej dalej „Wspólną Radą”) określony jest w art. 228 ust. 1 umowy.

2. Przedstawiciel państw CARIFORUM występujących wspólnie, o którym mowa w art. 228 ust. 2 umowy, zwany jest „wysokim przedstawicielem CARIFORUM”. O wyznaczeniu wysokiego przedstawiciela CARIFORUM oraz o wszelkich zmianach na tym stanowisku powiadamiany jest przewodniczący Wspólnej Rady.

3. Odniesienie do „Stron” w regulaminie wewnętrznym zgodne jest z definicją zawartą w art. 233 ust. 3 umowy.

4. Wspólnej Radzie przewodniczą – co najmniej na szczeblu ministerialnym - na przemian, przez okres 12 miesięcy przedstawiciel Rady Unii Europejskiej i przedstawiciel Komisji Europejskiej w imieniu UE oraz przedstawiciel państw CARIFORUM. Pierwszy okres przewodnictwa rozpoczyna się jednak w dniu pierwszego posiedzenia Wspólnej Rady, a kończy w dniu 31 grudnia następnego roku. Pierwszym przewodniczącym jest przedstawiciel państw CARIFORUM.

Artykuł 2

Zastępstwo

1. Zgodnie z art. 228 ust. 5 umowy członkowie Wspólnej Rady mogą być zastępowani przez swoich przedstawicieli.

2. Członek, który chce być zastępowany przez przedstawiciela, zgłasza przewodniczącemu Wspólnej Rady nazwisko swojego przedstawiciela zastępczego przed posiedzeniem, na którym ten przedstawiciel ma go zastępować. Przedstawiciel członka Wspólnej Rady korzysta z wszystkich praw tego członka.

Artykuł 3

Obserwatorzy

1. Wspólna Rada może podjąć decyzję o dopuszczeniu stałych obserwatorów.

2. Wspólna Rada może podjąć decyzję o tymczasowym zaproszeniu obserwatorów dodatkowych.

3. Wspólna Rada może podjąć decyzję o zaproszeniu przedstawicieli Komitetu Parlamentarnego CARIFORUM-UE i Komitetu Konsultacyjnego CARIFORUM-UE, aby informowali ją o działaniach podejmowanych przez te komitety.

Artykuł 4

Posiedzenia

1. Wspólna Rada spotyka się w regularnych odstępach czasu nieprzekraczających dwóch lat oraz w trybie nadzwyczajnym, gdy wymagają tego okoliczności, po uzgodnieniu przez Strony.

2. Każde posiedzenie Wspólnej Rady odbywa się w terminie i w miejscu uzgodnionym przez obie Strony.

3. Posiedzenia Wspólnej Rady zwołuje jej sekretarz, wydając zawiadomienie o nich nie później niż 35 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, z wyjątkiem przypadków zwołania posiedzenia nadzwyczajnego.

Artykuł 5

Delegacje

Członkom Wspólnej Rady mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Wspólnej Rady jest informowany o planowanym składzie delegacji państw CARIFORUM sygnatariuszy i delegacji UE oraz o ewentualnych obserwatorach.

Artykuł 6

Sekretariat

Funkcję sekretarza Wspólnej Rady pełnią na przemian, przez okres 12 miesięcy, Sekretariat Generalny Rady Unii Europejskiej oraz jedno z państw CARIFORUM. Okresy te są powiązane z pełnieniem funkcji przewodniczącego przez, odpowiednio, UE i państwa CARIFORUM.

Artykuł 7

Dokumenty

Jeśli obrady Wspólnej Rady opierają się na pisemnych dokumentach towarzyszących, dokumenty takie są numerowane i przekazywane przez sekretarza jako dokumenty Wspólnej Rady.

Artykuł 8

Korespondencja

1. Wszelka korespondencja adresowana do Wspólnej Rady jest kierowana do jej sekretarza.

2. Sekretarz dopilnowuje, aby korespondencja adresowana do Wspólnej Rady była przesyłana do przewodniczącego Rady oraz przekazywana, w stosownych przypadkach jako dokumenty, o których mowa w art. 7, pozostałym członkom Wspólnej Rady. Przekazywana korespondencja jest przesyłana do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, stałych przedstawicielstw państw członkowskich Unii Europejskiej w Brukseli, koordynatora CARIFORUM oraz koordynatorów każdego z państw CARIFORUM sygnatariuszy przewidzianych w art. 234 ust. 1 umowy.

3. Korespondencja przewodniczącego Wspólnej Rady jest wysyłana do adresatów przez sekretarza oraz przekazywana, w stosownych przypadkach, jako dokumenty, o których mowa w art. 7, innym członkom Wspólnej Rady poprzez adresatów wskazanych w ust. 2 niniejszego artykułu.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Sekretarz Wspólnej Rady sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony oraz państwa CARIFORUM sygnatariuszy. Sekretarz Wspólnej Rady przekazuje go, wraz z odpowiednimi dokumentami, adresatom, o których mowa w art. 8 ust. 2, nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretarz otrzymał wnioski o włączenie do porządku obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, nie później niż 28 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Wspólna Rada przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący Wspólnej Rady może, w porozumieniu ze Stronami, zaprosić ekspertów do uczestnictwa w posiedzeniach w celu uzyskania informacji na konkretne tematy.

5. Sekretarz może, za zgodą Stron, skrócić terminy ustanowione w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnych przypadków.

Artykuł 10

Protokół

1. Sekretarz sporządza projekt protokołu każdego posiedzenia, zazwyczaj w ciągu miesiąca od daty posiedzenia.

2. W protokole zasadniczo podsumowuje się każdy punkt porządku obrad, w razie potrzeby wyszczególniając:

a) wszystkie dokumenty przedłożone Wspólnej Radzie;

b) wszelkie oświadczenia, o których włączenie wystąpił członek Wspólnej Rady; oraz

c) decyzje podjęte, zalecenia wydane, oświadczenia uzgodnione oraz wnioski przyjęte w odniesieniu do określonych punktów porządku obrad.

3. Protokół zawiera również listę członków Wspólnej Rady lub ich przedstawicieli, którzy wzięli udział w posiedzeniu, listę członków towarzyszących im delegacji oraz listę ewentualnych obserwatorów obecnych na posiedzeniu.

4. Protokół jest zatwierdzany na piśmie przez obie Strony w ciągu trzech miesięcy od daty posiedzenia. Po zatwierdzeniu dwa egzemplarze protokołu podpisywane są przez sekretarza i każda ze Stron otrzymuje po jednym oryginalnym egzemplarzu. Kopie podpisanego protokołu są przesyłane do każdego z adresatów, o których mowa w art. 8 ust. 2.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Wspólna Rada przyjmuje decyzje i zalecenia w drodze porozumienia, jak przewidziano w art. 229 umowy.

2. Wspólna Rada może podjąć decyzję o przedłożeniu wszelkich spraw ogólnych, które mają znaczenie dla AKP-UE i wynikają z umowy, Radzie Ministrów AKP-UE, zdefiniowanej w art. 15 umowy z Kotonu.

3. W okresie pomiędzy posiedzeniami Wspólna Rada może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli obie Strony wyrażą na to zgodę. Procedura pisemna polega na wymianie not między Stronami. Wysoki przedstawiciel CARIFORUM jest uprawniony do przeprowadzenia wymiany takich not i potwierdzenia zgody państw CARIFORUM sygnatariuszy w sprawie wszelkich decyzji, w razie potrzeby po otrzymaniu od poszczególnych państw CARIFORUM sygnatariuszy potwierdzenia, że wyrażają one zgodę na podjęcie danej decyzji.

4. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady w rozumieniu art. 229 umowy są zatytułowane odpowiednio „decyzja” lub „zalecenie”, po czym następuje numer sygnatury, data ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Wspólną Radę są uwierzytelniane przez przedstawiciela Komisji Europejskiej w imieniu UE oraz przez wysokiego przedstawiciela CARIFORUM w imieniu państw CARIFORUM.

6. Decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 8 ust. 2, jako dokumenty Wspólnej Rady.

Artykuł 12

Jawność

1. Posiedzenia Wspólnej Rady odbywają się przy drzwiach zamkniętych, chyba że postanowiono inaczej.

2. Każda ze Stron lub państw CARIFORUM sygnatariuszy może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji i zaleceń Wspólnej Rady w swojej publikacji urzędowej.

Artykuł 13

Języki

1. Językami roboczymi Wspólnej Rady są języki urzędowe wspólne dla Stron, a mianowicie: angielski, hiszpański, francuski i niderlandzki.

2. Podstawę obrad Wspólnej Rady oraz przyjmowania przez nią decyzji i zaleceń stanowi dokumentacja i wnioski sporządzone w jednym z języków, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 14

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki związane z uczestnictwem w posiedzeniach Wspólnej Rady, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, podróży i pobytu, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń oraz tłumaczeniem pisemnym dokumentów na języki robocze Wspólnej Rady lub z tych języków ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczenia ustnego w związku z innymi językami urzędowymi instytucji Unii Europejskiej oraz pisemnego tłumaczenia dokumentów na te języki lub z tych języków ponosi UE.