DECYZJA WSPÓLNEJ RADY UE–KUBA NR 1/2018

z dnia 15 maja 2018 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady oraz regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu [2018/897]

WSPÓLNA RADA UE–KUBA,

uwzględniając Umowę o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwaną dalej „Umową”), w szczególności jej art. 81 ust. 4 oraz art. 82 ust. 3,

a także mając na uwadze, co następuje:

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady oraz regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu, zawarte odpowiednio w załącznikach 1 i 2.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

ZAŁĄCZNIK 1

Regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady

Artykuł 1

Postanowienia ogólne

1. Wspólna Rada ustanowiona zgodnie z art. 81 ust. 1 Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwanej dalej „Umową”), wypełnia swoje obowiązki zgodnie z art. 81 ust. 2 Umowy.

2. Zgodnie z art. 81 ust. 3 Umowy Wspólna Rada składa się z przedstawicieli Stron. Jej posiedzenia odbywają się na szczeblu ministerialnym.

3. Zgodnie z art. 81 ust. 6 Umowy, oraz aby osiągnąć jej cele, Wspólna Rada ma prawo do podejmowania decyzji, które są wiążące dla Stron. Wspólna Rada podejmuje odpowiednie środki niezbędne do wprowadzenia w życie swoich decyzji, w tym również w razie konieczności poprzez upoważnienie określonych organów ustanowionych na mocy Umowy do działania w jej imieniu. Wspólna Rada może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady przyjmuje się za porozumieniem Stron po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych, zgodnie z art. 11 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Wspólna Rada może przekazać swoje uprawnienia de podejmowania decyzji Wspólnemu Komitetowi.

4. Odniesienie do „Stron” w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją określoną w art. 84 Umowy.

Artykuł 2

Przewodnictwo

Wspólnej Radzie przewodniczy na zmianę, od danego posiedzenia do następnego, przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Republiki Kuby. Pierwszej Wspólnej Radzie przewodniczy przedstawiciel Unii Europejskiej.

Artykuł 3

Posiedzenia

1. Wspólna Rada zbiera się regularnie, co najmniej raz na dwa lata, a także w sytuacji gdy wymagają tego okoliczności, jeżeli śtrony tak postanowią. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady odbywają się w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej.

2. Każde posiedzenie Wspólnej Rady odbywa się w dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Wspólnej Rady są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Wspólnej Rady, w porozumieniu z jej przewodniczącym, najpóźniej 30 dni przed terminem posiedzenia.

Artykuł 4

Przedstawicielstwo

1. Członkowie Wspólnej Rady, którzy nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani. Jeżeli członek Wspólnej Rady chce być reprezentowany, przekazuje przewodniczącemu na piśmie przed danym posiedzeniem imię i nazwisko swojego przedstawiciela.

2. Przedstawiciel członka Wspólnej Rady wykonuje wszystkie prawa tego członka.

Artykuł 5

Delegacje

Członkom Wspólnej Rady mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest informowany za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

Artykuł 6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik Rządu Kuby działają wspólnie w charakterze sekretarzy Wspólnej Rady.

Artykuł 7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Wspólnej Rady jest kierowana do jednego z sekretarzy, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Obaj sekretarze zapewniają przekazywanie korespondencji przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, rozsyłanie jej członkom Wspólnej Rady.

3. Rozsyłaną zgodnie z ust. 2 korespondencję przesyła się, w stosownych przypadkach, do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich przy Unii Europejskiej, a także do misji Kuby przy Unii Europejskiej i do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Republiki Kuby.

4. Komunikaty przewodniczącego Wspólnej Rady przesyłane są adresatom przez obu sekretarzy w imieniu przewodniczącego Wspólnej Rady. Tego rodzaju komunikaty rozsyła się, w stosownych przypadkach, członkom Wspólnej Rady zgodnie z ust. 3.

Artykuł 8

Poufność

1. O ile Strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady nie są jawne.

2. Gdy jedna ze Stron przedstawia Wspólnej Radzie informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jako informacje poufne.

Artykuł 9

Porządek obrad

1. Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze rozsyłają go adresatom, o których mowa w art. 7, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. Do takich punktów dołącza się stosowne dokumenty potwierdzające, które mają zostać przesłane sekretarzom przed dniem wysłania porządku obrad.

3. Wspólna Rada przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkt, który nie znajdował się we wstępnym porządku obrad, może zostać umieszczony w porządku obrad.

4. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

5. Wspólna Rada, po uzgodnieniu między Stronami, może zapraszać niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony ustalają warunki uczestnictwa ekspertów w posiedzeniach indywidualnie dla każdego przypadku oraz zapewniają, aby spełniali oni wymogi dotyczące poufności.

Artykuł 10

Protokoły

1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia.

2. Protokół, o ile nie postanowiono inaczej na posiedzeniu, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentację przedłożoną Wspólnej Radzie;

b) oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Wspólnej Rady; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Wspólnej Radzie. Wspólna Rada zatwierdza projekt protokołu na następnym posiedzeniu. Projekt protokołu może być ewentualnie zatwierdzony na piśmie przez Wspólną Radę przed następnym posiedzeniem.

Artykuł 11

Decyzje i zalecenia

1. Wspólna Rada podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą Stron po zakończeniu odpowiednich procedur wewnętrznych.

2. Za zgodą Stron Wspólna Rada może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu projekt wniosku zostaje rozesłany na piśmie przez przewodniczącego Wspólnej Rady do jej członków zgodnie z art. 7 oraz wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie przez członków wszelkich zastrzeżeń lub propozycji zmian. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić wyżej wymieniony termin w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

3. Akty Wspólnej Rady noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie”, po której następuje numer porządkowy, rok ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady zostają podpisane przez przewodniczącego i są rozsyłane adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnej Rady w swoim odpowiednim dzienniku urzędowym.

4. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi inaczej.

Artykuł 12

Języki

1. Językami urzędowymi Wspólnej Rady są języki angielski i hiszpański.

2. O ile nie postanowiono inaczej, Wspólna Rada opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł 13

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie koszty, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnej Rady, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym posiedzeń oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia Europejska. W przypadku gdy Kuba wymaga tłumaczenia ustnego lub pisemnego na języki inne niż przewidziane w art. 12, lub z takich języków, ponosi związane z tym koszty.

3. Pozostałe wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł 14

Wspólny Komitet

1. Zgodnie z art. 82 Umowy Wspólną Radę wspiera w wykonywaniu jej obowiązków Wspólny Komitet. Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli Stron będącymi, co do zasady, urzędnikami wyższego szczebla.

2. Wspólny Komitet przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, w stosownych przypadkach wykonuje decyzje Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków oraz należyte funkcjonowanie Umowy. Wspólny Komitet rozpatruje każdą kwestię przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne kwestie, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania Umowy. Przedkłada Wspólnej Radzie do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń.

3. Wspólny Komitet podejmuje decyzje i wydaje zalecenia w przypadku gdy upoważnia go do tego Umowa. Zgodnie z art. 82 ust. 4 Umowy Wspólna Rada może upoważnić Wspólny Komitet do podejmowania decyzji.

4. W przypadku gdy Umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub w przypadku gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, takie konsultacje mogą odbyć się w ramach Wspólnego Komitetu, chyba że Umowa stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane we Wspólnej Radzie, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł 15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Wspólnej Rady zgodnie z art. 11.