PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 259/5

DECYZJA NR 1/2004 RADY STOWARZYSZENIA UE-EGIPT

z dnia 14 czerwca 2004 r.

w sprawie regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia

(2008/756/WE)

RADA STOWARZYSZENIA UE-EGIPT,

uwzględniając Układ eurośródziemnomorski ustanawiający stowarzyszenie między Wspólnotami Europejskimi i ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Arabską Republiką Egiptu, z drugiej strony, w szczególności jego art. 74–80,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Układ wszedł w życie z dniem 1 czerwca 2004 r.

(2) Powinien zostać przyjęty regulamin wewnętrzny Rady Stowarzyszenia UE-Egipt,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Przewodnictwo

Radzie Stowarzyszenia przewodniczą na przemian przez okres 12 miesięcy przedstawiciel Prezydencji Rady Unii Europejskiej w imieniu Wspólnoty i jej państw członkowskich oraz przedstawiciel rządu Arabskiej Republiki Egiptu. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia, a kończy się w dniu 31 grudnia 2004 r.

Artykuł 2

Posiedzenia

Rada Stowarzyszenia zbiera się regularnie przynajmniej raz w roku na szczeblu ministerialnym. Sesje nadzwyczajne Rady Stowarzyszenia mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron, jeżeli Strony tak uzgodnią.

Jeżeli Strony nie uzgodnią inaczej, każda sesja Rady Stowarzyszenia odbywa się w zwykłym miejscu wyznaczonym dla posiedzeń Rady Unii Europejskiej w dniu uzgodnionym przez obie Strony.

Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są wspólnie zwoływane przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia w porozumieniu z przewodniczącym.

Artykuł 3

Reprezentowanie

Członkowie Rady Stowarzyszenia mogą być reprezentowani, jeżeli nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu. Jeżeli członek Rady chce być reprezentowany, musi przekazać przewodniczącemu imię i nazwisko swojego przedstawiciela przed posiedzeniem, na którym ma być reprezentowany.

Przedstawiciel członka Rady Stowarzyszenia wykonuje wszystkie jego uprawnienia.

Artykuł 4

Delegacje

Członkom Rady Stowarzyszenia mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest informowany o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

Przedstawiciel Europejskiego Banku Inwestycyjnego uczestniczy w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia jako obserwator, w przypadku gdy w porządku dziennym znajdują się sprawy dotyczące tego banku.

Rada Stowarzyszenia może, za zgodą Stron, zaprosić osoby niebędące jej członkami do uczestniczenia w posiedzeniach w celu dostarczenia informacji na poszczególne tematy.

Artykuł 5

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik ambasady Arabskiej Republiki Egiptu w Brukseli działają wspólnie jako sekretarze Rady Stowarzyszenia.

Artykuł 6

Korespondencja

Korespondencja kierowana do Rady Stowarzyszenia jest wysyłana do przewodniczącego Rady Stowarzyszenia na adres Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej.

Obaj sekretarze czuwają nad przekazywaniem tej korespondencji przewodniczącemu Rady Stowarzyszenia oraz, w stosownych przypadkach, nad udostępnianiem jej innym członkom Rady Stowarzyszenia. Udostępniona korespondencja jest wysyłana do Sekretariatu Generalnego Komisji, stałych przedstawicielstw państw członkowskich oraz do ambasady Arabskiej Republiki Egiptu w Brukseli.

Komunikaty od przewodniczącego Rady Stowarzyszenia są wysyłane do adresatów przez obu sekretarzy oraz udostępniane, w stosownych przypadkach, innym członkom Rady Stowarzyszenia pod adresami wskazanymi w akapicie drugim.

Artykuł 7

Jawność

Jeżeli nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Stowarzyszenia odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

Artykuł 8

Porządki obrad posiedzeń

1. Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Jest on przekazywany przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia adresatom, o których mowa w art. 6, nie później niż 15 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

Wstępny porządek obrad obejmuje pozycje, o wprowadzenie których został złożony wniosek przewodniczącemu nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia, z zastrzeżeniem, że pozycji tych nie wpisuje się do wstępnego porządku obrad, jeżeli stosowna dokumentacja dotycząca wniosku nie została przesłana sekretarzom do dnia wysłania porządku obrad.

Porządek obrad jest przyjmowany przez Radę Stowarzyszenia na początku każdego posiedzenia. Pozycja inna niż pozycje ujęte we wstępnym porządku obrad może zostać w nim umieszczona, jeżeli Strony tak uzgodnią.

2. Przewodniczący może, w porozumieniu ze Stronami, skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymogów danej sprawy.

Artykuł 9

Protokół

Projekt protokołu z każdego posiedzenia jest sporządzany przez obu sekretarzy.

Protokół co do zasady odnosi się do każdej pozycji porządku dziennego z uwzględnieniem:

— dokumentacji przedłożonej Radzie Stowarzyszenia,

— oświadczeń, o których włączenie postulował członek Rady Stowarzyszenia,

— podjętych decyzji, uzgodnionych oświadczeń i przyjętych wniosków.

Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Radzie Stowarzyszenia. Jest on zatwierdzany w terminie sześciu miesięcy od każdego posiedzenia Rady Stowarzyszenia. Po zatwierdzeniu protokół zostaje podpisany przez przewodniczącego i obu sekretarzy. Protokół zostaje złożony w archiwach Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej; jego uwierzytelniony odpis zostaje przekazany każdemu z adresatów, o których mowa w art. 6.

Artykuł 10

Decyzje i zalecenia

1. Rada Stowarzyszenia przyjmuje decyzje i zalecenia za porozumieniem Stron.

W okresie między posiedzeniami Rada Stowarzyszenia może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej, jeżeli obie Strony tak uzgodnią.

2. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia, w rozumieniu art. 76 układu eurośródziemnomorskiego, noszą odpowiednio tytuł „Decyzja” i „Zalecenie”, po którym następuje numer porządkowy, data ich przyjęcia i opis ich przedmiotu. Każda decyzja określa datę swojego wejścia w życie.

Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia są podpisywane przez przewodniczącego i uwierzytelniane przez obu sekretarzy.

Decyzje i zalecenia są przekazywane każdemu z adresatów, o których mowa w art. 6.

Rada Stowarzyszenia może postanowić o zleceniu publikacji swoich decyzji i zaleceń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz w Dzienniku Urzędowym Arabskiej Republiki Egiptu.

Artykuł 11

Języki

Językami urzędowymi Rady Stowarzyszenia są języki urzędowe obu Stron.

Jeżeli nie postanowiono inaczej, podstawę dla obrad Rady Stowarzyszenia stanowi dokumentacja sporządzona w tych językach.

Artykuł 12

Wydatki

Wspólnota i Arabska Republika Egiptu pokrywają wydatki, które ponoszą w związku ze swoim uczestnictwem w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, zarówno w odniesieniu do wydatków na personel, podróże i diety, jak i do wydatków na usługi pocztowe i telekomunikację.

Koszty związane z tłumaczeniami ustnymi podczas posiedzeń, tłumaczeniami pisemnymi oraz powielaniem dokumentów ponosi Wspólnota, z wyjątkiem kosztów związanych z tłumaczeniami ustnymi lub pisemnymi na język arabski lub z języka arabskiego, które ponosi Arabska Republika Egiptu.

Inne koszty związane z materialnym aspektem organizacji posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł 13

Komitet Stowarzyszenia

1. Komitet Stowarzyszenia wspomaga Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej zadań. W skład Komitetu wchodzą przedstawiciele Komisji Wspólnot Europejskich i przedstawiciele członków Rady Unii Europejskiej z jednej strony, oraz przedstawiciele rządu Arabskiej Republiki Egiptu, z drugiej strony.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia, w stosownych przypadkach wykonuje decyzje Rady Stowarzyszenia oraz, ogólnie, zapewnia ciągłość stosunków w ramach stowarzyszenia oraz właściwe funkcjonowanie układu eurośródziemnomorskiego. Komitet rozważa wszystkie sprawy powierzone mu przez Radę Stowarzyszenia, jak również każdą inną sprawę, która może wyniknąć podczas bieżącego wykonywania układu eurośródziemnomorskiego. Komitet przedkłada wnioski lub wszelkie projekty decyzji/zaleceń Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia.

3. W przypadku gdy układ eurośródziemnomorski przewiduje obowiązek konsultacji lub możliwość konsultacji, taka konsultacja może zostać przeprowadzona w ramach Komitetu Stowarzyszenia. Konsultacje takie mogą być kontynuowane w ramach Rady Stowarzyszenia, jeżeli obie Strony tak uzgodnią.

4. Projekt regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia jest załączony do niniejszej decyzji.

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli, dnia 14 czerwca 2004 r. W imieniu Rady Stowarzyszenia B. COWEN Przewodniczący