ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU STATYSTYCZNEGO WSPÓLNOTY/SZWAJCARII

Artykuł 1

Przewodniczący

1. Przewodniczący Komitetu Statystycznego Wspólnoty/Szwajcarii (zwanego dalej „Wspólnym Komitetem”) jest kolejno wybierany na okres jednego roku kalendarzowego przez przedstawicieli Komisji Wspólnot Europejskich (zwanej dalej „Komisją Europejską”) w imieniu Wspólnoty Europejskiej i przez przedstawiciela Konfederacji Szwajcarskiej. W roku wejścia w życie Umowy pomiędzy Wspólnotą Europejską a Konfederacją Szwajcarską o współpracy w dziedzinie statystyki (zwanej dalej „Umową”) Komitetowi przewodniczy Wspólnota Europejska.

2. Przewodniczący przedstawicielstwa strony, która przewodniczy Komitetowi, lub, w stosownych przypadkach, jej lub jego zastępca jest przewodniczącym Wspólnego Komitetu.

Artykuł 2

Przedstawicielstwa

1. Umawiające się strony mianują przewodniczących swoich przedstawicielstw.

2. Wspólny Komitet może zdecydować o zezwoleniu na udział w posiedzeniach innych osób w charakterze obserwatora.

3. Umawiające się Strony informują się wzajemnie, nie później niż 15 dni roboczych przed dniem posiedzenia, o składzie swoich delegacji.

Artykuł 3

Sekretariat

1. Przedstawiciel Komisji Europejskiej i przedstawiciel Konfederacji Szwajcarskiej zapewniają wspólnie funkcjonowanie sekretariatu Wspólnego Komitetu. Sekretarze są desygnowani przez przewodniczących przedstawicielstw i kontynuują wykonywanie swoich obowiązków do momentu mianowania nowego sekretarza. Każda ze stron przesyła nazwisko i adres swojego sekretarza drugiej stronie.

2. Sekretarze są odpowiedzialni za komunikację między przedstawicielstwami, w tym przekazywanie dokumentów, i nadzorują wykonywanie obowiązków przez sekretariat.

3. Kierownictwo nad sekretariatem sprawuje strona, która przewodniczy Wspólnemu Komitetowi.

Artykuł 4

Posiedzenia

1. Wspólny Komitet zbiera się, jeżeli i kiedy jest to konieczne. Przewodniczący przedstawicielstwa każdej z umawiających się stron może zażądać zwołania posiedzenia.

2. Wspólny Komitet i Komitet ds. Programu Statystycznego (KPS) organizują wykonywanie swoich obowiązków dla celów umowy na wspólnych posiedzeniach zawsze, gdy jest to konieczne.

3. Przewodniczący wysyła do przewodniczącego przedstawicielstwa drugiej strony powiadomienie o posiedzeniu razem z projektem porządku obrad i innymi dokumentami na posiedzenie nie później niż 15 dni roboczych przed dniem posiedzenia.

4. Przewodniczący przedstawicielstwa drugiej strony może zaproponować skrócenie terminu, o którym mowa w ust. 3 niniejszego artykułu i w art. 2 ust. 3, ze względu na pilność określonej sprawy.

Artykuł 5

Porządek obrad

1. Przewodniczący układa tymczasowy porządek obrad w porozumieniu z przewodniczącym przedstawicielstwa drugiej strony. Każda sprawa zgłoszona przez każde z przedstawicielstw jest umieszczana w tymczasowym porządku obrad, jeżeli została ona zgłoszona 30 dni roboczych przed dniem planowanego posiedzenia.

2. Wspólny Komitet może podjąć decyzję o włączeniu do porządku obrad sprawy, która nie została umieszczona w tymczasowym porządku obrad.

3. Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia.

Artykuł 6

Podkomitety i grupy robocze

1. Wspólny Komitet może podjąć decyzję o utworzeniu podkomitetów i grup roboczych do specjalnych zadań.

2. Skład i regulamin podkomitetów i grup roboczych ustala się zgodnie z regulaminem Wspólnego Komitetu.

3. Podkomitety i grupy robocze składają sprawozdania bezpośrednio Wspólnemu Komitetowi i pracują pod jego nadzorem. Nie są one upoważnione do podejmowania decyzji, lecz mogą przedstawiać zalecenia.

4. Wspólny Komitet podejmuje decyzję o zmianie lub zakończeniu mandatu podkomitetu i grup roboczych.

Artykuł 7

Zalecenia i decyzje

1. Zalecenia i decyzje Wspólnego Komitetu w rozumieniu art. 3 ust. 1 Umowy są przyjmowane we wzajemnym porozumieniu między oboma przedstawicielstwami.

2. Zalecenia i decyzje Wspólnego Komitetu noszą nazwę „zalecenie” lub „decyzja”, po której następuje kolejny numer, data przyjęcia oraz opis sprawy.

3. Decyzje składają się z artykułów. Każda decyzja rozpoczyna się od preambuły, a kończy słowami „Sporządzono w”, po których następuje miejsce i dzień, w którym decyzja została przyjęta przez Wspólny Komitet. Decyzje zawierają dzień ich wejścia w życie i są wiążące dla obu umawiających się stron.

4. Decyzje i zalecenia Wspólnego Komitetu są sporządzane w dwóch egzemplarzach i podpisywane w imieniu Wspólnego Komitetu przez przewodniczących obu przedstawicielstw.

5. Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji wszelkich zaleceń lub decyzji przyjętych przez Wspólny Komitet.

6. Zalecenia i decyzje Wspólnego Komitetu mogą być przyjmowane w procedurze pisemnej, jeżeli przewodniczący obu przedstawicielstw wyrażą na to zgodę.

W tym celu przewodniczący wysyła projekt do przewodniczącego przedstawicielstwa drugiej strony. Termin wyznaczony w ramach procedury pisemnej nie może być krótszy niż 15 dni.

Artykuł 8

Protokół

1. Projekt protokołu z posiedzenia Wspólnego Komitetu sporządzany jest w terminie 15 dni roboczych, za co odpowiada przewodniczący.

2. Co do zasady, dla każdej sprawy umieszczonej w porządku obrad protokół zawiera następujące informacje:

— dokumenty przedstawione Wspólnemu Komitetowi,

— oświadczenia złożone przez każdą z umawiających się stron,

— decyzje podjęte, oświadczenia uzgodnione lub wnioski końcowe przyjęte przez Wspólny Komitet,

— wydane zalecenia.

3. Projekt protokołu jest przekazywany obu przedstawicielstwom do zatwierdzenia w procedurze pisemnej, zgodnie z art. 7 ust. 6. Jeżeli procedura ta nie zostanie zakończona, Wspólny Komitet przyjmuje protokół na następnym posiedzeniu.

4. Zatwierdzony protokół jest sporządzany w dwóch egzemplarzach i podpisywany przez sekretarzy. Każda strona przechowuje jeden oryginalny egzemplarz.

Artykuł 9

Poufność

1. Posiedzenia Wspólnego Komitetu nie są jawne, chyba że Komitet postanowi inaczej.

2. Nie naruszając innych obowiązujących przepisów, obrady Wspólnego Komitetu i jego grup roboczych są objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, chyba że Komitet postanowi inaczej.

3. Protokoły są dokumentami dostępnymi publicznie, chyba że przedstawicielstwa postanowią inaczej.

Artykuł 10

Koszty

1. Każda umawiająca się strona pokrywa własne koszty powstałe w związku z jej udziałem w posiedzeniach Wspólnego Komitetu i jego grup roboczych.

2. Wspólny Komitet zgadza się na podział kosztów związanych z delegacjami ekspertów.

Artykuł 11

Korespondencja

Korespondencja przychodząca do przewodniczącego Wspólnego Komitetu lub od niego pochodząca jest wysyłana do sekretariatu Wspólnego Komitetu. Sekretariat przesyła kopie korespondencji w sprawie Umowy do przewodniczących przedstawicielstw, do Misji dyplomatycznej Szwajcarii przy Unii Europejskiej oraz do Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w Szwajcarii.