PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 95/44

DECYZJA nr 1/2005 RADY MINISTRÓW AKP–WE

z dnia 8 marca 2005 r.

dotycząca przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Ministrów AKP–WE

(2005/297/WE)

RADA MINISTRÓW AKP-WE,

uwzględniając Umowę o partnerstwie między AKP a WE podpisaną w Kotonu w dniu 23 czerwca 2000 r., w szczególności jej art. 15 ust. 5,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Na mocy decyzji nr 1/2001 z 30 stycznia 2001 r. Komitet Ambasadorów AKP-WE przyjął regulamin wewnętrzny Rady Ministrów AKP-WE na podstawie przekazania uprawnień.

(2) Niezbędne są pewne zmiany uwzględniające przystąpienie do Unii Europejskiej nowych Państw Członkowskich.

(3) Podczas 29. sesji Rady Ministrów AKP-WE, która odbyła się dnia 6 maja 2004 r. w Gaborone w Botswanie, podjęto decyzję o stosownej zmianie regulaminu wewnętrznego,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Daty i miejsca posiedzeń

1. Jak przewidziano w art. 15 ust. 1 Umowy o partnerstwie między AKP a WE, dalej zwanej „Umową AKP-WE”, Rada Ministrów AKP-WE, dalej zwana „Radą”, w normalnych okolicznościach zbiera się raz w roku oraz zawsze wtedy, kiedy to konieczne, na wniosek jednej ze stron.

2. Posiedzenia Rady zwołuje jej Przewodniczący. Daty posiedzeń są ustalane w oparciu o porozumienie stron.

3. Posiedzenia Rady będą się odbywać albo w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej, albo w siedzibie Sekretariatu Grupy Państw AKP, bądź też w mieście znajdującym się w jednym z państw AKP, zgodnie z decyzją Rady.

Artykuł 2

Porządek posiedzeń

1. Przewodniczący opracowuje wstępny porządek obrad dla każdego posiedzenia. Zostaje on doręczony innym członkom Rady co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem posiedzenia. Wstępny porządek obrad zawiera te punkty, co do których Przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie do porządku obrad co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

We wstępnym porządku obrad umieszczane są te punkty, w odniesieniu do których wszelkie dotyczące ich dokumenty wpłynęły do Sekretariatu Rady w czasie, który umożliwia ich przekazanie członkom Rady i członkom Komitetu Ambasadorów AKP-WE, dalej zwanego Komitetem, co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem posiedzenia.

2. Porządek obrad jest przyjmowany przez Radę na początku każdego posiedzenia. W pilnych przypadkach Rada może zdecydować, na wniosek państw AKP lub Wspólnoty, o włączeniu do porządku obrad punktów, co do których nie dotrzymano limitów czasowych określonych w ust. 1.

3. Wstępny porządek obrad może być podzielony na część A, część B i część C.

W części A zawarte są te punkty, których zatwierdzenie przez Radę jest możliwe bez dyskusji.

W części B zawarte są te zagadnienia, które wymagają dyskusji w Radzie przed ich zatwierdzeniem.

W części C zawarte są punkty omawiane podczas nieformalnej wymiany poglądów.

Artykuł 3

Obrady

1. Zgodnie z art. 15 ust. 3 Umowy AKP-WE Rada Ministrów podejmuje decyzje w oparciu o porozumienie Stron.

2. Posiedzenia Rady są wiążące jedynie wtedy, gdy obecna jest co najmniej połowa członków Rady Unii Europejskiej, jeden członek Komisji Wspólnot Europejskich (dalej zwanej „Komisją”) oraz dwie trzecie członków reprezentujących rządy państw AKP.

3. Każdy nieobecny członek Rady może powołać swojego przedstawiciela. W powyższym przypadku powiadamia o tym Przewodniczącego i wskazuje osobę lub delegację upoważnioną do występowania w charakterze jego przedstawiciela. Przedstawicielowi przysługują wszelkie prawa nieobecnego członka.

4. Członkom Rady mogą towarzyszyć pomagający im doradcy.

5. Skład każdej delegacji podawany jest do wiadomości Przewodniczącego przed rozpoczęciem każdej sesji.

6. Przedstawiciel Europejskiego Banku Inwestycyjnego, dalej zwanego „Bankiem”, jest obecny podczas sesji Rady, gdy porządek obrad obejmuje zagadnienia dotyczące Banku.

Artykuł 4

Procedury pisemne

W pilnych sprawach Rada może podejmować decyzje w głosowaniu pisemnym. Zgodę na zastosowanie tej procedury może wyrazić Rada, podczas swojego posiedzenia, lub Komitet.

Jednocześnie z podjęciem decyzji o przyjęciu procedury pisemnej wyznaczony może zostać limit czasu na udzielenie odpowiedzi. Po upływie tego czasu Przewodniczący Rady, na podstawie raportu sporządzonego przez obu Sekretarzy Rady, podejmuje decyzję, czy uwzględniając otrzymane odpowiedzi, można stwierdzić osiągnięcie porozumienia stron.

Artykuł 5

Komitety i grupy robocze

Rada może powoływać komitety i grupy robocze w celu przeprowadzenia prac, które uzna za konieczne, w szczególności w celu przygotowania obrad, w stosownych przypadkach, dotyczących obszarów współpracy lub konkretnych aspektów Partnerstwa.

Nadzór nad pracami tych komitetów i grup roboczych może zostać przekazany Komitetowi.

Artykuł 6

Podgrupy ministerialne

Bez uszczerbku dla postanowień zawartych w art. 5, Rada może podczas swoich posiedzeń powierzyć przygotowanie obrad i konkluzji dotyczących poszczególnych punktów porządku obrad podgrupom ministerialnym stworzonym według zasady parytetu.

Artykuł 7

Komitety ministerialne

1. Zgodnie z art. 83 Umowy AKP-WE ustanawia się niniejszym Komitet Współpracy Finansowej na rzecz Rozwoju AKP-WE. Rada przyjmuje regulamin wewnętrzny dla tego Komitetu.

2. Rada analizuje zagadnienia dotyczące polityki handlowej oraz raporty przygotowane przez Wspólny Ministerialny Komitet do spraw Handlu AKP-WE ustanowiony w art. 38 Umowy AKP-WE.

Artykuł 8

Państwa uczestniczące w charakterze obserwatorów

1. Przedstawiciele Państw sygnatariuszy Umowy AKP-WE, które do dnia wejścia w życie Umowy nie dopełniły procedur, o których mowa w art. 93 ust. 1 i 2 tej Umowy, mogą uczestniczyć w sesjach Rady w charakterze obserwatorów. W powyższym przypadku mogą być upoważnieni do wzięcia udziału w obradach Rady.

2. Przepis powyższy ma także zastosowanie do krajów, o których mowa w art. 93 ust. 6 Umowy AKP-WE.

3. Rada może upoważnić przedstawicieli kraju ubiegającego się o przystąpienie do Umowy AKP-WE do wzięcia udziału w obradach Rady w charakterze obserwatorów.

Artykuł 9

Poufność i publikacje urzędowe

1. O ile nie zdecydowano inaczej, posiedzenia Rady nie są jawne. Wstęp na posiedzenia Rady wymaga przepustki.

2. Bez uszczerbku dla odnośnych przepisów, obrady Rady chronione są wymogami tajemnicy służbowej, o ile Rada nie postanowi inaczej.

3. Każda ze stron może podjąć decyzję opublikowania decyzji, uchwał, zaleceń i opinii Rady w odpowiednich publikacjach urzędowych.

Artykuł 10

Dialog z uczestnikami pozarządowymi

1. Rada może zaprosić przedstawicieli środowisk gospodarczych i społecznych społeczeństwa obywatelskiego z państw AKP oraz państw Unii Europejskiej do udziału w wymianie poglądów na marginesie zwykłych posiedzeń, w celu udzielenia im informacji i zasięgnięcia ich opinii i sugestii na temat zagadnień znajdujących się w porządku obrad.

2. Wymiana poglądów z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego jest organizowana przez Sekretariat Rady. Sekretariat Rady może, w porozumieniu z Komisją, powierzyć to zadanie organizacjom reprezentującym społeczeństwo obywatelskie. W szczególności Sekretariat Rady może powierzyć pracę związaną z wymianą poglądów z przedstawicielami środowisk gospodarczych i społecznych społeczeństwa obywatelskiego AKP i WE Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu Wspólnot Europejskich.

3. Przewodniczący decyduje, które punkty zawarte w porządku obrad podlegają dyskusjom z uczestnikami pozarządowymi, uwzględniając przy tym wniosek Sekretariatu Rady. Inni członkowie Rady są powiadamiani o tych punktach w tym samym czasie, co o wstępnym porządku obrad dla każdej sesji.

Artykuł 11

Organizacje regionalne i subregionalne

Przedstawiciele organizacji regionalnych i subregionalnych AKP mogą brać udział w posiedzeniach Rady w charakterze obserwatorów, pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody Rady.

Artykuł 12

Komunikaty i protokoły posiedzeń

1. Wszelkie komunikaty, o których mowa w niniejszym regulaminie wewnętrznym, są przekazywane przez Sekretariat Rady przedstawicielom państw AKP, Sekretariatowi Grupy Państw AKP, Stałym Przedstawicielom Państw Członkowskich, Sekretariatowi Generalnemu Rady Unii Europejskiej oraz Komisji.

Powyższe komunikaty są również przesyłane Prezesowi Banku, jeśli dotyczą Banku.

2. Z każdego posiedzenia jest sporządzany protokół, ze szczególnym uwzględnieniem decyzji podjętych przez Radę.

Po przyjęciu przez Radę protokół jest podpisywany przez urzędującego Przewodniczącego i przez dwóch Sekretarzy Rady i jest przechowywany w archiwum Rady. Kopia protokołu jest przekazywana odbiorcom, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 13

Dokumentacja

O ile nie zdecydowano inaczej, Rada obraduje na podstawie dokumentów sporządzonych w oficjalnych językach stron.

Artykuł 14

Forma aktów

1. Decyzje, uchwały, zalecenia i opinie w rozumieniu art. 15 ust. 3 Umowy AKP-WE są podzielone na artykuły.

Po końcowym artykule następuje formuła „Sporządzono w …, dnia [data]”, przy czym data oznacza datę ich przyjęcia przez Radę.

2. Decyzje w rozumieniu art. 15 ust. 3 Umowy AKP-WE zawierają w swoim tytule wyraz „decyzja”, po którym następuje kolejny numer, data przyjęcia i przedmiot, którego decyzja dotyczy.

Decyzje określają datę ich wejścia w życie. Decyzje zawierają następujące zdanie: „Państwa AKP, Wspólnota i jej Państwa Członkowskie są zobowiązane, każde w swoim zakresie, do podjęcia niezbędnych kroków w celu wykonania niniejszej decyzji”.

3. Uchwały, deklaracje, zalecenia i opinie w rozumieniu art. 15 ust. 3 umowy AKP-WE zawierają w swoim tytule wyraz „uchwała”, „deklaracja”, „zalecenie” lub „opinia”, po którym następuje kolejny numer, data przyjęcia i przedmiot uchwały, deklaracji, zalecenia lub opinii.

4. Akty przyjęte przez Radę są podpisywane przez Przewodniczącego i przechowywane w archiwum Rady.

Akty te są przekazywane, poprzez dwóch Sekretarzy Rady, odbiorcom, o których mowa w art. 12 ust. 1.

Artykuł 15

Prezydencja

Urząd Przewodniczącego Rady jest sprawowany przemiennie, jak następuje:

— od dnia 1 kwietnia do dnia 30 września przez członka rządu jednego z państw AKP,

— od dnia 1 października do dnia 31 marca przez członka Rady Unii Europejskiej.

Artykuł 16

Komitet

1. Rada może przekazać część swoich uprawnień Komitetowi zgodnie z art. 15 ust. 4 Umowy AKP-WE.

2. Warunki, zgodnie z którymi odbywają się posiedzenia Komitetu, są określone w jego regulaminie wewnętrznym.

3. Komitet jest odpowiedzialny za przygotowywanie posiedzeń Rady i wykonywanie każdego mandatu, który może mu zostać powierzony przez Radę.

Artykuł 17

Udział we Wspólnym Zgromadzeniu Parlamentarnym

Kiedy Rada uczestniczy w posiedzeniach Wspólnego Zgromadzenia Parlamentarnego, jest reprezentowana przez Przewodniczącego Rady.

W przypadku niemożności uczestnictwa w posiedzeniu Przewodniczący wyznacza na swoje miejsce jednego z członków.

Artykuł 18

Spójność polityk Wspólnoty i wpływ na wykonanie Umowy AKP-WE

1. Kiedy państwa AKP składają wniosek o przeprowadzenie konsultacji zgodnie z art. 12 Umowy AKP-WE, konsultacje zostają podjęte niezwłocznie, z zasady w ciągu 15 dni od złożenia takiego wniosku.

2. Organem odpowiedzialnym może być Rada, Komitet, jeden z dwóch Komitetów Ministerialnych, o których mowa w art. 7, lub grupa robocza ad hoc.

Artykuł 19

Sekretariat

Sekretariat Rady i Komitetu jest prowadzony wspólnie przez dwóch Sekretarzy.

Ci dwaj Sekretarze są wyznaczani po wzajemnych konsultacjach, jeden przez państwa AKP, drugi – przez Wspólnotę.

Sekretarze wykonują swoje obowiązki całkowicie niezależnie i mając na względzie wyłącznie interes niniejszej Umowy i nie zwracają się o instrukcje ani ich nie przyjmują od żadnego rządu, organizacji lub władzy innej niż Rada i Komitet.

Korespondencja przeznaczona dla Rady jest wysyłana jej Przewodniczącemu na adres siedziby Sekretariatu Rady.

Artykuł 20

Niniejsza decyzja unieważnia i zastępuje decyzję Komitetu Ambasadorów AKP-WE nr 1/2001 z dnia 30 stycznia 2001 r. dotyczącą przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Ministrów AKP-WE.