2000Q3614 — PL — 05.08.2006 — 008.001

Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

zmienione przez:









▼B

REGULAMIN KOMISJI

(C(2000) 3614)







KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH, uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Węgla i Stali, w szczególności jego art. 16, uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 218 ust. 2, uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 131, uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1, PRZYJMUJE NINIEJSZY REGULAMIN:







▼M8







ROZDZIAŁ I

KOMISJA







SEKCJA 1

Przepisy ogólne

Artykuł 1

Zasada odpowiedzialności zbiorowej

Komisja działa na zasadzie odpowiedzialności zbiorowej zgodnie z niniejszym regulaminem i politycznymi wytycznymi ustanowionymi przez jej przewodniczącego.

Artykuł 2

Priorytety i program prac

W poszanowaniu politycznych wytycznych ustanowionych przez jej przewodniczącego, Komisja określa swoje priorytety, na podstawie których co roku przyjmuje plan pracy, a także wstępny projekt budżetu na rok następny.

Artykuł 3

Przewodniczący

1. Przewodniczący może wyznaczyć członkom Komisji konkretne dziedziny działalności, w odniesieniu do których są oni szczególnie odpowiedzialni za przygotowanie pracy Komisji i wykonanie jej decyzji.

Przewodniczący może w każdej chwili zmienić ten przydział kompetencji.

2. Przewodniczący może powoływać grupy robocze, stałe lub ad hoc, złożone z członków Komisji, wyznaczać ich skład oraz mianować ich przewodniczących. Określa również uprawnienia powołanych grup i zatwierdza tryb ich pracy.

3. Przewodniczący reprezentuje Komisję. Wyznacza członków Komisji, którzy pomagają mu w wykonywaniu jego zadań.

Artykuł 4

Procedury decyzyjne

Decyzje Komisji podejmowane są:

a) ustnie, na posiedzeniach; lub

b) pisemnie, zgodnie z art. 12 niniejszego regulaminu; lub

c) w trybie uprawnienia, zgodnie z art. 13 niniejszego regulaminu; lub

d) w trybie delegacji uprawnień, zgodnie z art. 14 niniejszego regulaminu.







SEKCJA 2

Posiedzenia Komisji

Artykuł 5

Zwoływanie posiedzeń

1. Posiedzenia Komisji zwołuje przewodniczący.

2. Komisja obraduje zasadniczo co najmniej raz w tygodniu. W razie konieczności zbiera się na posiedzeniach dodatkowych.

3. Członkowie Komisji zobowiązani są uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach. Do przewodniczącego należy ocena okoliczności mogących stanowić przeszkodę w spełnieniu tego obowiązku.

Artykuł 6

Porządek dzienny obrad Komisji

1. Przewodniczący przyjmuje porządek dzienny każdego posiedzenia.

2. Bez uszczerbku dla prerogatywy przewodniczącego do przyjęcia porządku dziennego, jakikolwiek wniosek wymagający znaczących nakładów musi zostać przedstawiony w uzgodnieniu z członkiem Komisji odpowiedzialnym za budżet.

3. W przypadku gdy członek Komisji proponuje włączenie do porządku dziennego nowej pozycji, zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie przewodniczącego na warunkach określonych w przepisach zawartych w art. 28, zwanych dalej „przepisami wykonawczymi”.

4. Porządek dzienny wraz z niezbędną dokumentacją podawany jest do wiadomości członków na zasadach ustalonych przez Komisję w przepisach wykonawczych.

5. Pozycje, o których usunięcie z porządku obrad wnosi jeden z członków, mogą być za zgodą przewodniczącego przeniesione na kolejne posiedzenie.

6. Na wniosek przewodniczącego Komisja może omawiać kwestie niefigurujące w porządku obrad lub takie, których dokumentacja robocza była opóźniona. Komisja może również zdecydować o pominięciu pozycji znajdującej się w porządku obrad.

Artykuł 7

Kworum

Do zebrania kworum wymagana jest obecność większości członków w liczbie określonej w Traktacie.

Artykuł 8

Podejmowanie decyzji

1. Komisja podejmuje decyzje na podstawie wniosków zgłaszanych przez jednego albo więcej spośród jej członków.

2. Komisja przystępuje do głosowania, jeśli zwróci się o to jeden z członków. Głosowanie dotyczy projektu początkowego bądź też projektu zmodyfikowanego przez członka lub członków odpowiedzialnych za daną inicjatywę albo przez przewodniczącego.

3. Decyzje Komisji są przyjmowane większością głosów określoną w Traktacie.

4. Przewodniczący odnotowuje oficjalne wyniki obrad, które zapisuje się w protokole z posiedzenia, zgodnie z art. 11 niniejszego regulaminu.

Artykuł 9

Poufność obrad

Posiedzenia Komisji nie są otwarte. Treść obrad jest poufna.

Artykuł 10

Uczestnictwo urzędników i innych osób

1. Sekretarz generalny oraz szef gabinetu przewodniczącego uczestniczą w posiedzeniach, chyba że Komisja zadecyduje inaczej. Przepisy wykonawcze określają warunki, w jakich dopuszcza się obecność innych osób na posiedzeniach.

2. W razie nieobecności któregoś z członków Komisji w obradach może uczestniczyć jego szef gabinetu. Na wezwanie przewodniczącego może on wyrazić stanowisko nieobecnego członka.

3. Komisja może zdecydować o udzielaniu głosu innym osobom.

Artykuł 11

Protokoły obrad

1. Ze wszystkich posiedzeń Komisji sporządza się protokół.

2. Projekty protokołów przesyła się Komisji do zatwierdzenia na kolejnym posiedzeniu. Zatwierdzone protokoły są uwierzytelniane podpisami przewodniczącego i sekretarza generalnego.







SEKCJA 3

Inne procedury decyzyjne

Artykuł 12

Procedura pisemna

1. Udzielenie przez Komisję zgody na przyjęcie projektu przedstawionego przez jednego albo więcej członków może odbyć się w trybie procedury pisemnej, pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia przez Służbę Prawną oraz zgody wydanej przez służby uczestniczące w konsultacjach zgodnie z zasadami określonymi w art. 23 niniejszego regulaminu.

Takie zatwierdzenie i/lub zgoda mogą zostać zastąpione porozumieniem szefów gabinetów w ramach pisemnej procedury „finalizacji” określonej zgodnie z przepisami wykonawczymi.

2. W tym celu projekt tekstu przekazuje się na piśmie do wiadomości wszystkich członków na zasadach ustalonych przez Komisję, zgodnie z przepisami wykonawczymi. Przed upływem terminu wyznaczonego do przedstawienia projektu członkowie muszą wyrazić ewentualne zastrzeżenie lub propozycje zmian.

3. W trakcie procedury pisemnej każdemu z członków przysługuje prawo zwrócenia się do Komisji o omówienie danego projektu. W tym celu składa on na ręce przewodniczącego odpowiednio umotywowany wniosek.

4. Projekt, wobec którego żaden z członków nie zgłosi ani nie podtrzyma wniosku o zawieszenie przed upływem terminu procedury pisemnej, uznaje się za przyjęty przez Komisję.

Artykuł 13

Procedura uprawnienia

1. Komisja może, pod warunkiem pełnego poszanowania zasady odpowiedzialności zbiorowej, upoważnić jednego lub więcej członków do przyjęcia w jej imieniu środków zarządzania lub środków administracyjnych, z zastrzeżeniem przestrzegania wszelkich nałożonych przez nią ograniczeń i warunków.

2. Komisja może również, za zgodą przewodniczącego, polecić jednemu lub grupie członków przyjęcie ostatecznego tekstu jakiegokolwiek aktu lub jakiegokolwiek wniosku, które mają zostać przedstawione innej instytucji, a których zasadnicza treść została określona w trakcie obrad.

3. Uprawnienia przekazane w ten sposób mogą zostać przekazane na zasadzie subdelegacji na rzecz dyrektorów generalnych i szefów służb, chyba że jest to wyraźnie zakazane w decyzji upoważniającej.

4. Przepisy akapitu pierwszego, drugiego i trzeciego pozostają bez uszczerbku dla zasad dotyczących delegacji uprawnień w odniesieniu do spraw finansowych lub uprawnień przekazanych organowi powołującemu i organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę.

Artykuł 14

Procedura delegacji

Komisja może, pod warunkiem pełnego poszanowania zasady odpowiedzialności zbiorowej, przekazać dyrektorom generalnym i szefom wydziałów uprawnienia do przyjmowania w jej imieniu środków zarządzania lub środków administracyjnych, z zastrzeżeniem przestrzegania nałożonych przez nią ograniczeń i warunków.

Artykuł 15

Subdelegowanie uprawnień do podejmowania konkretnych decyzji o przyznaniu dotacji lub udzieleniu zamówienia

Dyrektor generalny bądź szef wydziału, na którego scedowano odpowiednie uprawnienia w drodze delegacji lub subdelegacji w trybie art. 13 i 14, celem podjęcia decyzji w sprawie finansowania, może z kolei scedować uprawnienia do podejmowania określonych decyzji o przyznaniu dotacji lub udzieleniu zamówienia na właściwego dyrektora, lub też – w porozumieniu z odpowiednim członkiem Komisji – właściwego szefa jednostki, w granicach i na warunkach określonych przepisami wykonawczymi.

Artykuł 16

Informacje na temat podjętych decyzji

Decyzje przyjęte w ramach procedury pisemnej, upoważnienia lub delegacji są odnotowywane w notatce dziennej, zapisywanej w protokole z kolejnego posiedzenia Komisji.







SEKCJA 4

Przepisy wspólne dla wszystkich procedur decyzyjnych

Artykuł 17

Uwierzytelnienie decyzji przyjętych przez Komisję

1. Akty przyjęte przez Komisję w trakcie posiedzenia dołącza się nierozdzielnie, w języku autentycznym lub językach autentycznych, do streszczenia przygotowanego na koniec posiedzenia, na którym akty te zostały przyjęte. Dokumenty te są uwierzytelniane podpisami przewodniczącego i sekretarza generalnego na ostatniej stronie streszczenia z posiedzenia.

2. Akty przyjęte przez Komisję w trybie procedury pisemnej lub w trybie uprawnienia zgodnie z art. 12 i art. 13 ust. 1–2 niniejszego rozporządzenia są załączane nierozdzielnie, w języku autentycznym lub językach autentycznych, do notatki dziennej, o której mowa w art. 16 niniejszego regulaminu. Dokumenty te są uwierzytelniane podpisem sekretarza generalnego na ostatniej stronie notatki dziennej z posiedzenia.

3. Akty przyjęte przez Komisję w trybie delegacji bądź subdelegacji są załączane nierozdzielnie, w języku autentycznym lub językach autentycznych, do notatki dziennej, o której mowa w art. 16. Są one uwierzytelniane poprzez oświadczenie podpisane przez uprawnionego (w drodze delegacji lub subdelegacji) urzędnika, w myśl art. 13 ust. 3, art. 14 i art. 15 niniejszego regulaminu.

4. Do celów niniejszego regulaminu termin „akt” oznacza dowolny dokument określony w art. 249 Traktatu WE i art. 161 Traktatu Euratom.

5. Do celów niniejszego regulaminu termin „autentyczny język lub języki” oznacza wszystkie języki urzędowe Wspólnoty, bez uszczerbku dla stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 930/2004 ( 1 ) w przypadku aktów o zastosowaniu powszechnym, oraz każdy z języków adresatów aktów w pozostałych przypadkach.







SEKCJA 5

Przygotowanie i wykonanie decyzji Komisji

Artykuł 18

Grupy członków Komisji

Grupy złożone z członków Komisji są zobowiązane do współpracy w zakresie koordynacji oraz przygotowania prac Komisji w ramach ustalonych przez nią strategicznych priorytetów i w zgodności z politycznymi wytycznymi ustanowionymi przez jej przewodniczącego.

Artykuł 19

Gabinety członków Komisji, współpraca z poszczególnymi służbami

1. Członkowie Komisji dysponują gabinetami, które mają za zadanie wspomaganie ich w realizowaniu przydzielonych im zadań i w przygotowaniu podejmowanych przez Komisję decyzji. Reguły dotyczące tworzenia gabinetu są ustalane przez przewodniczącego.

2. Członkowie Komisji zatwierdzają ustalenia dotyczące pracy podległych im służb. Ustalenia te muszą określać w szczególności sposób, w jaki członek Komisji wydaje polecenia odpowiednim służbom, które z kolei regularnie dostarczają mu informacji na temat właściwej mu dziedziny, umożliwiając mu wykonywanie swoich obowiązków.

Artykuł 20

Sekretarz generalny

1. Sekretarz generalny pomaga przewodniczącemu w przygotowaniu i w prowadzeniu posiedzenia Komisji. Wspomaga również przewodniczących grup utworzonych zgodnie z art. 3 ust. 2 niniejszego regulaminu w przygotowaniu i prowadzeniu posiedzeń tych grup.

2. Sekretarz generalny zapewnia jednocześnie wdrożenie procedur decyzyjnych i czuwa nad wprowadzeniem w życie decyzji, do których odnosi się art. 4 niniejszego regulaminu.

3. Sekretarz generalny zapewnia niezbędną koordynację poszczególnych służb na etapie przygotowawczym zgodnie z art. 23, czuwając nad jakością (tak merytoryczną, jak formalną) przedkładanych Komisji dokumentów.

4. Pominąwszy przypadki szczególne, sekretarz generalny podejmuje niezbędne kroki dla zapewnienia, by akty Komisji zostały oficjalnie notyfikowane wszystkim zainteresowanym i aby zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Dba również o to, by dokumenty Komisji i jej służb były przekazywane innym instytucjom Wspólnot Europejskich.

5. Sekretarz generalny odpowiada za urzędowe kontakty z innymi instytucjami Wspólnot Europejskich, z zastrzeżeniem prawa Komisji do samodzielnego wykonywania przez nią danej funkcji lub przydzielenia jej poszczególnym członkom Komisji lub służbom. Monitoruje prace innych instytucji Wspólnot Europejskich i informuje Komisję o wynikach.







ROZDZIAŁ II

SŁUŻBY KOMISJI

Artykuł 21

Struktura służb Komisji

Dyrekcje generalne oraz odpowiednie służby, tworzące zorganizowany aparat administracyjny, wspomagają Komisję w przygotowywaniu i w wykonywaniu jej zadań.

Dyrekcje generalne i równoważne im służby zasadniczo dzielą się na dyrekcje, te z kolei na jednostki.

Artykuł 22

Tworzenie szczególnych służb i struktur

W szczególnych przypadkach Komisja może tworzyć specjalne organy lub struktury powołane do zajmowania się określonymi kwestiami. Określa również ich obowiązki i sposoby działania.

Artykuł 23

Koordynacja prac i współpraca pomiędzy służbami

1. Aby zapewnić skuteczne działanie Komisji, służby, przygotowując decyzje Komisji lub je wykonując, działają od samego początku w ścisłej współpracy i w sposób skoordynowany.

2. Służba odpowiedzialna za przygotowanie konkretnej inicjatywy od samego początku prac przygotowawczych dba o zapewnienie ścisłej i skutecznej współpracy wszystkich służb mających uzasadniony interes w danej inicjatywie ze względu na swoje uprawnienia, obowiązki lub charakter tematu.

3. Przed przedłożeniem dokumentu Komisji służba odpowiedzialna za jego przygotowanie konsultuje się we właściwym czasie ze służbami mającymi uzasadniony interes w sprawie, zgodnie z przepisami wykonawczymi.

4. Konsultacje ze Służbą Prawną są obowiązkowe w przypadku wszystkich projektów lub wniosków dotyczących aktów prawnych oraz w przypadku wszystkich dokumentów mogących wywoływać skutki prawne.

Konsultacje takie stanowią konieczny warunek wstępny wszczęcia procedur decyzyjnych, określonych w art. 12, 13 i 14 niniejszego regulaminu. Wyjątek stanowią decyzje odnoszące się do aktów standardowych, objętych wcześniej przyznaną zgodą (aktów powtarzalnych). Opinia Służby Prawnej nie jest wymagana przy decyzjach, o których mowa w art. 15.

5. Konsultacja Sekretariatu Generalnego jest wymagana w przypadku wszystkich inicjatyw:

a) mających znaczenie polityczne; lub

b) stanowiących część rocznego programu prac Komisji lub część programu obowiązującego; lub

c) dotyczących zagadnień instytucjonalnych; lub

d) podlegających ocenie wpływu lub publicznej konsultacji.

6. Z wyłączeniem aktów, o których mowa w art. 15, w przypadku wszystkich dokumentów, które mogą mieć wpływ na budżet i finanse lub sprawy personalne lub administracyjne, konsultowane są z dyrekcjami generalnymi odpowiedzialnymi za budżet, sprawy personalne i administracyjne. W razie konieczności prowadzone są też konsultacje ze służbą odpowiedzialną za zwalczanie nadużyć finansowych.

7. Właściwa służba podejmuje starania w celu nadania odpowiedniego kształtu wnioskowi, który uzyskał pozytywną opinię służb udzielających konsultacji. W przypadku rozbieżności do wniosku załącza się różniące się opinie wyrażone przez te służby, bez uszczerbku dla przepisów art. 12 niniejszego regulaminu.







ROZDZIAŁ III

ZASTĘPSTWA

Artykuł 24

Ciągłość prac

Członkowie Komisji oraz służby zapewniają podjęcie wszystkich stosownych środków, dla zachowania ciągłości prac, zgodnie z przepisami przyjętymi w tym celu przez przewodniczącego Komisji.

Artykuł 25

Pod nieobecność przewodniczącego

Jeśli przewodniczący nie może osobiście sprawować swych funkcji, są one wykonywane przez jednego z wiceprzewodniczących lub przez członków wybranych wg kolejności ustalonej przez przewodniczącego.

Artykuł 26

Pod nieobecność sekretarza generalnego

W przypadku gdy sekretarz generalny nie może wykonywać swoich funkcji, są one wykonywane przez obecnego na posiedzeniu, najwyższego stażem zastępcę sekretarza generalnego, a przy równym stażu, przez najstarszego wiekiem lub przez urzędnika wyznaczonego przez Komisję.

Pod nieobecność zastępcy sekretarza generalnego lub wyznaczonego przez Komisję urzędnika, zastępuje go urzędnik najwyższy stażem (a przy równym stażu – najstarszy) spośród urzędników z najwyższą kategorią i stopniem służbowym.

Artykuł 27

Reguły zastępstwa przełożonych

1. W przypadku gdy dyrektor generalny nie może wykonywać swoich funkcji, są one wykonywane przez obecnego na posiedzeniu, najwyższego stażem zastępcę dyrektora generalnego, a przy równym stażu – przez najstarszego wiekiem lub przez urzędnika wyznaczonego przez Komisję.

Pod nieobecność zastępcy dyrektora generalnego lub wyznaczonego przez Komisję urzędnika, zastępuje go urzędnik najwyższy stażem (a przy równym stażu – najstarszy) spośród urzędników z najwyższą kategorią i stopniem służbowym.

2. W przypadku gdy szef jednostki nie może wykonywać swoich funkcji, zastępstwo jest sprawowane przez obecnego na posiedzeniu zastępcę szefa jednostki lub przez urzędnika wyznaczonego przez dyrektora generalnego.

Pod nieobecność zastępcy szefa jednostki lub wyznaczonego przez Komisję urzędnika, zastępuje go urzędnik najwyższy stażem (a przy równym stażu – najstarszy) spośród urzędników z najwyższą kategorią i stopniem służbowym.

3. Pod nieobecność dowolnego przełożonego, zastępstwo jest sprawowane przez urzędnika wyznaczonego przez dyrektora generalnego danej służby w porozumieniu z właściwym członkiem Komisji. Przy braku tak wyznaczonego urzędnika, zastępstwo sprawuje najstarszy stażem z obecnych, zastępuje go urzędnik najwyższy stażem (a przy równym stażu – najstarszy) spośród urzędników z najwyższą kategorią i stopniem służbowym.







ROZDZIAŁ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 28

Przepisy wykonawcze i dodatkowe środki

Komisja, o ile to konieczne, ustanawia zasady nadania skuteczności niniejszemu regulaminowi.

Komisja może przyjąć dodatkowe środki odnoszące się do funkcjonowania Komisji i jej służb, biorąc pod uwagę postęp technologiczny i informatyczny.

Artykuł 29

Wejście w życie

Niniejszy regulamin wchodzi w życie w dniu 1 stycznia 2006 r.

▼B









ZAŁĄCZNIK

KODEKS DOBREGO POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO PERSONELU KOMISJI EUROPEJSKIEJ W ICH KONTAKTACH ZE SPOŁECZEŃSTWEM

Jakość usług

Komisja i jej personel mają obowiązek służyć w interesie Wspólnoty, a czyniąc to, także w interesie publicznym.

Społeczeństwo w sposób uzasadniony oczekuje właściwej jakości służby oraz otwartej, dostępnej i prawidłowo funkcjonującej administracji.

Właściwa jakość służb przejawia się w tym, że Komisja i jej personel będą dawały przykład uprzejmości, obiektywności i bezstronności.

Cel

W celu wypełniania przez Komisję jej obowiązków dobrego postępowania administracyjnego, w szczególności w kontaktach Komisji ze społeczeństwem, Komisja zobowiązuje stosować się przestrzegać do norm dobrego postępowania administracyjnego, określonych w niniejszym Kodeksie i kierować się nimi w codziennej pracy.

Zakres

Kodeks jest wiążący dla całego personelu objętego regulaminem pracowniczym urzędników i warunkami zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwany dalej „regulaminem pracowniczym”) oraz innymi przepisami w sprawie stosunków pomiędzy Komisją a jej personelem, które stosuje się do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich. Jednakże osoby zatrudnione na podstawie umów prawa prywatnego, rzeczoznawcy oddelegowani z krajowych służb cywilnych i stażyści oraz inne osoby pracujące dla Komisji powinny także kierować się nimi w swojej codziennej pracy.

Stosunki między Komisją a jej personelem reguluje wyłącznie regulamin pracowniczy.

1. ZASADY OGÓLNE

Komisja przestrzega następujących zasad ogólnych w jej stosunkach ze społeczeństwem:

Legalność Komisja działa zgodnie z prawem oraz stosuje przepisy i procedury ustanowione w prawodawstwie wspólnotowym.

Niedyskryminacja i równość traktowania Komisja przestrzega zasady niedyskryminacji, w szczególności gwarantuje równość traktowania członków społeczeństwa niezależnie od ich przynależności państwowej, płci, rasy lub pochodzenia etnicznego, religii lub światopoglądu, niepełnosprawności, wieku lub orientacji seksualnej. Stąd, różnice w sposobie traktowania podobnych spraw muszą zostać w sposób szczególny uzasadnione poprzez istotne cechy danej sprawy.

Proporcjonalność Komisja zapewnia, aby podjęte działania były proporcjonalne do realizowanego celu. W szczególności, Komisja zapewni, aby stosowanie niniejszego Kodeksu nigdy nie doprowadziło do nałożenia administracyjnych lub budżetowych obciążeń nieproporcjonalnych do oczekiwanych korzyści.

Spójność Komisja jest spójna w jej postępowaniu administracyjnym i postępuje zgodnie z przyjętą praktyką. Jakiekolwiek wyjątki od tej zasady muszą być należycie uzasadnione.

2. WYTYCZNE DLA DOBREGO POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO

Obiektywizm i bezstronność

Personel działa zawsze w sposób obiektywny i bezstronny, w interesie Wspólnoty i dla dobra publicznego. Działa on niezależnie w ramach polityki określonej przez Komisję, a jego zachowaniem nigdy nie będzie kierować interes osobisty, narodowy lub presja polityczna.

Informacja dotycząca procedur administracyjnych

W przypadku zwrócenia się o informacje dotyczące procedur administracyjnych Komisji, personel zapewnia, żeby taka informacja została przekazana w nieprzekraczalnym terminie, ustalonym dla tego typu procedury.

3. INFORMACJA DOTYCZĄCA PRAW ZAINTERESOWANYCH STRON

Wysłuchanie wszystkich bezpośrednio zainteresowanych stron

Jeżeli prawo Wspólnoty przewiduje, że strony powinny zostać wysłuchane, personel zapewnia, aby została im stworzona możliwość wyrażenia swoich opinii.

Obowiązek uzasadniania decyzji

Decyzja Komisji powinna jasno przedstawiać podstawy, na których jest oparta, a zainteresowane osoby i strony powinny zostać o niej poinformowane.

Podstawową zasadą jest pełne uzasadnianie decyzji. Jednakże gdy nie jest to możliwe, na przykład z powodu dużej liczby osób zainteresowanych podobnymi decyzjami, szczegółowe poinformowanie o powodach indywidualnych decyzji, może zostać opracowany standardowy formularz odpowiedzi. Standardowy formularz odpowiedzi powinien zawierać zasadnicze powody uzasadniające podjętą decyzję. Ponadto, zainteresowana strona, która wyraźnie wyraziła żądanie szczegółowego uzasadnienia, powinna je otrzymać.

Obowiązek przedstawienia sposobów odwołania

Jeżeli prawo Wspólnot tak stanowi, przekazywane decyzje powinny jasno stwierdzać, że istnieje możliwość odwołania się od decyzji i informować, w jaki sposób można wnieść odwołanie (nazwisko i adres urzędowy osoby lub wydziału, do którego należy wnieść odwołanie oraz wskazanie nieprzekraczalnego terminu na jego wniesienie).

Gdzie to stosowne, decyzje powinny wskazywać na możliwość wszczęcia postępowania sądowego lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z art. 230 lub 195 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. POSTĘPOWANIE Z ZAPYTANIAMI

Komisja zobowiązuje się do udzielania odpowiedzi na zapytania w sposób najbardziej właściwy i tak szybko, jak to możliwe.

Żądanie dokumentów

Jeśli dokument został już opublikowany, osoba składająca zapytanie powinna zostać skierowana do działu sprzedaży Urzędu ds. Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub do centrum dokumentacji bądź informacji, takich jak Info - Points, Centrum Dokumentacji Europejskiej, etc., które zapewniają bezpłatny dostęp do dokumentów. Wiele dokumentów jest także łatwo dostępnych w formie elektronicznej.

Zasady dotyczące dostępu do dokumentów ustanowione są w innym dokumencie.

Korespondencja

Zgodnie z art. 21 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Komisja odpowiada na listy w języku pierwotnego listu, z zastrzeżeniem, że został on napisany w jednym z urzędowych języków Wspólnoty.

Odpowiedź na list adresowany do Komisji powinna zostać wysyłana w ciągu piętnastu dni roboczych licząc od daty otrzymania listu przez właściwą służbę Komisji. Odpowiedź powinna wskazywać osobę odpowiedzialną za sprawę i przestawiać sposób, w jaki można się z nią skontaktować.

Jeśli odpowiedź nie może być wysłana w ciągu 15 dni roboczych i we wszystkich przypadkach, w których odpowiedź wymaga innej pracy nad nią, takiej jak konsultacje między służbami lub tłumaczenie, odpowiedzialny członek personelu powinien wysłać wstępna odpowiedź wskazującą datę, do której adresat może oczekiwać odpowiedzi, biorąc pod uwagę czas potrzebny na wykonanie dodatkowej pracy oraz mając na uwadze względną pilność lub złożoność sprawy.

Jeśli odpowiedź ma zostać przygotowana przez inną służbę niż ta, do której adresowany był pierwotny list, osoba składająca zapytanie powinna zostać poinformowana o nazwisku i urzędowym adresie osoby, do której został przekazany list.

Niniejsze zasady nie mają zastosowania do korespondencji, która w sposób uzasadniony może zostać uznana za niewłaściwą, na przykład dlatego, iż jest powtórzeniem wcześniejszej korespondencji, jest obraźliwa lub bezprzedmiotowa. Komisja zastrzega sobie prawo przerwania jakiejkolwiek wymiany takiej korespondencji.

Komunikowanie się za pomocą telefonu

Odpowiadając na telefon personel powinien przedstawić się lub podać nazwę swojego wydziału. Personel odpowiada na rozmowy telefoniczne tak szybko jak to możliwe.

Personel udzielający odpowiedzi na zapytania podaje informacje dotyczące tematów, za które jest bezpośrednio odpowiedzialny i powinien skierować rozmówcę do właściwego źródła, o ile zapytanie go nie dotyczy. W razie konieczności, może on skierować rozmówcę do swoich przełożonych lub skonsultować się z nimi przed podaniem informacji.

Jeżeli zapytania dotyczą dziedzin, za które personel jest bezpośrednio odpowiedzialny, należy ustalić tożsamość dzwoniącego i sprawdzić, przed udzieleniem odpowiedzi, czy informacja nie została już upubliczniona. Jeżeli nie nastąpiło jej upublicznienie, członek personelu może rozważyć, że jej ujawnienie nie leży w interesie Wspólnoty. W takim przypadku powinien wyjaśnić, dlaczego nie mogą ujawnić informacji i przytoczyć właściwe argumenty przemawiające za obowiązkiem zachowania tajemnicy, ustanowionym w art. 17 regulaminu pracowniczego.

W stosownych przypadkach, personel powinien żądać potwierdzenia na piśmie zapytań sformułowanych przez telefon.

Poczta elektroniczna

Personel niezwłocznie udziela odpowiedzi na wiadomości przekazywane pocztą elektroniczną, stosując się do wytycznych określonych w części dotyczącej komunikowania się za pomocą telefonu.

Jednakże w przypadku gdy wiadomość przekazywana pocztą elektroniczną stanowi, ze swej natury, ekwiwalent listu, powinna zostać przekazana zgodnie z wytycznymi dotyczącymi przekazywania korespondencji i podlegać tym samym terminom.

Zapytania ze strony środków masowego przekazu

Służba prasowa i informacyjna odpowiedzialna jest za kontakty ze środkami masowego przekazu. Jednakże jeśli zapytanie ze strony środków masowego przekazu dotyczy zagadnień o charakterze technicznym, odnoszących się do ich specyficznych sfer odpowiedzialności, odpowiedzi może udzielić personel.

5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I INFORMACJI POUFNYCH

Komisja i jej personel przestrzega, w szczególności:

— zasad dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych,

— obowiązków określonych w art. 287 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, w szczególności tych, które dotyczą tajemnicy zawodowej,

— zasad tajności postępowań w sprawach karnych,

— poufności spraw mieszczących się w kompetencjach różnych komitetów i organów określonych w art. 9 oraz załącznikach II i III regulaminu pracowniczego.

6. SKARGI

Komisja Europejska

Skargi mogą być składane w odniesieniu do możliwego naruszenia zasad wymienionych w niniejszym Kodeksie bezpośrednio do Sekretariatu Generalnego ( 2 ) Komisji Europejskiej, który przekazuje je do właściwej służby.

Dyrektor generalny lub szef służby odpowiadają skarżącemu na piśmie, w terminie dwóch miesięcy. Skarżącemu przysługuje miesięczny termin na złożenie wniosku do sekretarza generalnego Komisji Europejskiej celem dokonania przeglądu wyników skargi. Sekretarz generalny odpowiada na wniosek o przegląd w ciągu jednego miesiąca.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Skargi mogą być także składane do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z art. 195 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską i statutem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

▼M1

PRZEPISY BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

(1) W celu rozwoju działań Komisji w dziedzinach, które wymagają zachowania pewnego stopnia poufności, wskazane jest stworzenie całościowego systemu bezpieczeństwa obejmującego Komisję, inne instytucje, struktury, biura i agencje ustanowione na mocy Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską lub Traktatu o Unii Europejskiej, Państwa Członkowskie, a także wszelkich innych odbiorców informacji klasyfikowanych Unii Europejskiej, zwanych dalej „informacjami klasyfikowanymi UE”.

(2) W celu zapewnienia skuteczności ustanowionego na tej podstawie systemu bezpieczeństwa Komisja będzie udostępniać informacje klasyfikowane UE jedynie tym zewnętrznym strukturom, które przedstawią zapewnienie, że przedsięwzięły wszystkie środki konieczne do stosowania zasad ściśle odpowiadających niniejszym przepisom.

(3) Niniejsze przepisy nie naruszają przepisów rozporządzenia nr 3 z dnia 31 lipca 1958 roku w sprawie wykonania art. 24 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej ( 3 ), rozporządzenia Rady (WE) nr 1588/90 z dnia 11 czerwca 1990 r. w sprawie przekazywania do Urzędu Statystycznego Wspólnot Europejskich danych statystycznych objętych zasadą poufności ( 4 ) i decyzji C (95) 1510 z dnia 23 listopada 1995 roku w sprawie ochrony systemów informatycznych.

(4) System bezpieczeństwa Komisji oparty jest na zasadach zawartych w decyzji Rady 2001/264/WE z dnia 19 marca 2001 r. w sprawie przyjęcia przepisów bezpieczeństwa Rady ( 5 ), z uwagi na konieczność zapewnienia sprawnego przebiegu procesu podejmowania decyzji w Unii.

(5) Komisja podkreśla, że istotne jest, by także inne instytucje, gdy ma to zastosowanie, przyjmowały przepisy i standardy bezpieczeństwa niezbędne w celu ochrony interesów Unii i jej Państw Członkowskich.

(6) Komisja uznaje potrzebę stworzenia własnej koncepcji bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę wszystkie elementy bezpieczeństwa i szczególny charakter Komisji jako instytucji.

(7) Niniejsze przepisy nie naruszają postanowień art. 255 Traktatu i rozporządzenia nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji ( 6 );







Artykuł 1

Zasady bezpieczeństwa Komisji zostają określone w niniejszym załączniku.

Artykuł 2

1. Członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich środków w celu zapewnienia, że zasady, o których mowa w art. 1, są przestrzegane w toku pracy z informacjami klasyfikowanymi UE w ramach Komisji, przez jej urzędników i innych pracowników, przez osoby delegowane do pracy w Komisji, a także we wszystkich obiektach Komisji, włącznie z jej przedstawicielstwami i biurami w Unii oraz przedstawicielstwami w państwach trzecich, a także przez zewnętrznych kontrahentów.

▼

W przypadku gdy umowa lub umowa o przyznanie dotacji pomiędzy Komisją a zewnętrznym kontrahentem lub beneficjentem dotyczy przetwarzania materiałów niejawnych UE w obiektach należących do wykonawcy lub beneficjenta, odpowiednie środki, które powinny zostać podjęte przez tego wspomnianego wykonawcę lub beneficjenta w celu zapewnienia, że zasady, o których mowa w art. 1, są przestrzegane w toku pracy z informacjami niejawnymi UE, stanowią integralną część tej umowy lub umowy o przyznanie dotacji.

▼M1

2. Państwa Członkowskie, inne instytucje, struktury, biura czy agencje, ustanowione z mocy lub na podstawie Traktatów, są uprawnione do otrzymywania informacji klasyfikowanych UE, pod warunkiem że zapewnią przestrzeganie w toku pracy z tymi informacjami zasad ściśle odpowiadających przepisom, o których mowa w art. 1, w ramach ich służb i obiektów, a w szczególności przez:

a) członków stałych przedstawicielstw Państw Członkowskich przy Unii Europejskiej, a także członków krajowych delegacji biorących udział w posiedzeniach Komisji lub w jej strukturach, lub też uczestniczących w innych przedsięwzięciach Komisji;

b) inne osoby będące członkami administracji Państw Członkowskich, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych UE, niezależnie od tego, czy wykonują one swoje obowiązki na terytorium tego kraju, czy też poza jego granicami; oraz

c) zewnętrznych kontrahentów i osoby delegowane do pracy, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych UE.

Artykuł 3

Państwa trzecie, organizacje międzynarodowe i inne struktury są uprawnione do otrzymywania informacji klasyfikowanych UE, pod warunkiem że zapewnią przestrzeganie w toku pracy z tymi informacjami zasad ściśle odpowiadających przepisom, o których mowa w art. 1.

Artykuł 4

W celu zapewnienia, że przestrzegane są podstawowe zasady i minimalne standardy bezpieczeństwa określone w części I załącznika, członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa może stosować środki przewidziane w części II załącznika.

Artykuł 5

Od dnia rozpoczęcia stosowania niniejszych przepisów zastępują one:

a) decyzję Komisji C (94) 3282 z dnia 30 listopada 1994 r. w sprawie środków bezpieczeństwa stosowanych wobec informacji klasyfikowanych sporządzonych lub przekazanych w związku z działalnością Unii Europejskiej;

b) decyzję Komisji C (99) 423 z dnia 25 lutego 1999 r. odnoszącą się do procedur, na podstawie których urzędnicy i inni pracownicy Komisji Europejskiej mogą uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych znajdujących się w Komisji.

Artykuł 6

Od dnia rozpoczęcia stosowania niniejszych przepisów wszystkie informacje klasyfikowane, które uprzednio znalazły się w Komisji, z wyłączeniem informacji Euratom:

a) jeśli zostały wytworzone przez Komisję, zostają automatycznie przeklasyfikowane na „ ► RESTREINT UE ◄ ”, chyba że ich autor podejmie do dnia 31 stycznia 2002 r. decyzję o nadaniu im innej klauzuli. W takim przypadku autor jest zobowiązany do poinformowania o tym wszystkich adresatów danego dokumentu;

b) jeśli zostały wytworzone przez autorów spoza Komisji, zachowują oryginalną klauzulę tajności i tym samym są traktowane jak informacje klasyfikowane UE o klauzuli równorzędnej, chyba że autor wyraził zgodę na jej obniżenie lub zniesienie.









ZAŁĄCZNIK

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

Spis treści CZĘŚĆ I: PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA 1. WPROWADZENIE 2. ZASADY OGÓLNE 3. PODSTAWY BEZPIECZEŃSTWA 4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI 4.1. Cele 4.2. Definicje 4.3 Klauzule tajności 4.4. Cele stosowania środków bezpieczeństwa 5. ORGANIZACJA SYSTEMU BEZPIECZEŃSTWA 5.1. Wspólne standardy minimalne 5.2. Organizacja 6. BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE 6.1. Postępowania sprawdzające 6.2. Wykazy osób, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym 6.3. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa 6.4. Obowiązki przełożonych 6.5. Status bezpieczeństwa personelu 7. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE 7.1. Potrzeba ochrony 7.2. Kontrola 7.3. Bezpieczeństwo budynków 7.4. Plany ochrony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych 8. BEZPIECZEŃSTWO TELEINFORMATYCZNE (INFOSEC) 9. PRZECIWDZIAŁANIE SABOTAŻOWI ORAZ INNYM FORMOM ZŁOŚLIWEGO I CELOWEGO SZKODZENIA 10. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM CZĘŚĆ II: ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W KOMISJI 11. CZŁONEK KOMISJI ODPOWIEDZIALNY ZA KWESTIE BEZPIECZEŃSTWA 12. GRUPA DORADCZA KOMISJI DO SPRAW POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA 13. RADA BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI 14. BIURO BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI 15. KONTROLE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA 16. KLAUZULE, ZASTRZEŻENIA I OZNACZENIA 16.1. Klauzule tajności 16.2. Zastrzeżenia 16.3. Oznaczenia 16.4. Nanoszenie klauzul 16.5. Nanoszenie zastrzeżeń 17. ZASADY NADAWANIA KLAUZUL 17.1. Uwagi ogólne 17.2. Stosowanie klauzul 17.3. Obniżanie i znoszenie klauzul 18. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE 18.1 Uwagi ogólne 18.2. Wymagania w zakresie bezpieczeństwa 18.3. Środki bezpieczeństwa fizycznego 18.3.1. Strefy bezpieczeństwa 18.3.2. Strefa administracyjna 18.3.3. Kontrola wejść i wyjść 18.3.4. Patrolowanie przez strażników 18.3.5. Sejfy, szafy metalowe i pomieszczenia wzmocnione 18.3.6. Zamki 18.3.7. Kontrola kluczy i kodów dostępu 18.3.8. Urządzenia do wykrywania wtargnięcia 18.3.9. Zatwierdzony sprzęt 18.3.10. Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i faksujących 18.4. Ochrona przed podglądem i podsłuchem 18.4.1. Podgląd 18.4.2. Podsłuch 18.4.3. Wnoszenie sprzętu elektronicznego i nagrywającego 18.5. Strefy zabezpieczone technicznie 19. STOSOWANIE ZASADY OGRANICZONEGO DOSTĘPU I POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE 19.1. Uwagi ogólne 19.2. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ i ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Przekazywanie 19.6. Szkolenia 20. SPRAWDZENIA URZĘDNIKÓW I INNYCH PRACOWNIKÓW KOMISJI 21. SPORZĄDZANIE, DYSTRYBUCJA, PRZESYŁANIE, BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE KURIERÓW ORAZ DODATKOWE EGZEMPLARZE LUB TŁUMACZENIA I WYCIĄGI Z DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE 21.1. Sporządzanie 21.2. Dystrybucja 21.3. Przesyłanie dokumentów klasyfikowanych UE 21.3.1. Pakowanie, potwierdzanie odbioru 21.3.2. Przesyłanie w obrębie budynku lub kompleksu 21.3.3. Przesyłanie w granicach danego państwa 21.3.4. Przesyłanie pomiędzy państwami 21.3.5. Przesyłanie dokumentów o klauzuli ► RESTREINT UE ◄ 21.4. Bezpieczeństwo osobowe kurierów 21.5. Przesyłanie elektroniczne i za pośrednictwem innych środków technicznych 21.6. Dodatkowe kopie, tłumaczenia i wyciągi z dokumentów klasyfikowanych UE 22. KANCELARIE TAJNE UE, KONTROLE KOMPLEKSOWE I WYRYWKOWE, ARCHIWIZOWANIE I NISZCZENIE DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE 22.1. Lokalne kancelarie tajne UE 22.2. Kancelarie tajne ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Uwagi ogólne 22.2.2. Główne kancelarie tajne ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3. Podkancelarie tajne ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Przeglądy, kontrole kompleksowe i wyrywkowe 22.4. Archiwizowanie informacji klasyfikowanych UE 22.5. Niszczenie dokumentów klasyfikowanych UE 22.6. Niszczenie w sytuacjach nadzwyczajnych 23. ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA STOSOWANE W TRAKCIE SPOTKAŃ ODBYWAJĄCYCH SIĘ POZA SIEDZIBĄ KOMISJI, W TOKU KTÓRYCH WYKORZYSTYWANE SĄ INFORMACJE KLASYFIKOWANE UE 23.1. Uwagi ogólne 23.2. Zakresy odpowiedzialności 23.2.1. Biuro Bezpieczeństwa Komisji 23.2.2. Pełnomocnik ochrony spotkania 23.3. Środki ochrony 23.3.1. Strefy bezpieczeństwa 23.3.2. Przepustki 23.3.3. Kontrola sprzętu fotograficznego i nagrywającego 23.3.4. Kontrola teczek, przenośnych komputerów i pakietów 23.3.5. Bezpieczeństwo techniczne 23.3.6. Dokumenty należące do delegacji 23.3.7. Bezpieczne przechowywanie dokumentów 23.3.8. Kontrole pomieszczeń 23.3.9. Niszczenie zbędnych wydruków zawierających informacje klasyfikowane UE 24. NIEPRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW BEZPIECZEŃSTWA I NARAŻENIE NA SZWANK BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE 24.1. Definicje 24.2. Zgłaszanie przypadków nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa 24.3. Odpowiedzialność prawna 25. OCHRONA INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH TELEINFORMATYCZNYCH 25.1. Wprowadzenie 25.1.1. Uwagi ogólne 25.1.2. Zagrożenia i słabe punkty systemów 25.1.3. Cel stosowania środków ochrony 25.1.4. Szczególne wymagania bezpieczeństwa systemu (SWBS) 25.1.5. Tryby bezpiecznego funkcjonowania 25.2. Definicje 25.3. Zakresy odpowiedzialności 25.3.1. Uwagi ogólne 25.3.2. Władza akredytacji bezpieczeństwa 25.3.3. Władza bezpieczeństwa teleinformatycznego 25.3.4. Właściciel systemów technicznych (TSO) 25.3.5. Właściciel informacji (IO) 25.3.6. Użytkownicy 25.3.7. Szkolenie w zakresie INFOSEC 25.4. Nietechniczne środki ochrony 25.4.1. Bezpieczeństwo osobowe 25.4.2. Bezpieczeństwo fizyczne 25.4.3. Kontrola dostępu do systemu 25.5. Techniczne środki ochrony 25.5.1. Bezpieczeństwo informacji 25.5.2. Kontrola i rozliczanie z odpowiedzialności za informacje 25.5.3. Zasady postępowania z wyjmowalnymi komputerowymi nośnikami danych i kontrola nad nimi 25.5.4. Znoszenie klauzuli i niszczenie komputerowych nośników danych 25.5.5. Bezpieczeństwo łączności 25.5.6. Bezpieczeństwo instalacji i ochrona przed radiacją 25.6. Bezpieczeństwo przetwarzania informacji 25.6.1. Operacyjne procedury bezpieczeństwa 25.6.2. Ochrona oprogramowania/zarządzanie konfiguracją 25.6.3. Wykrywanie wirusów komputerowych 25.6.4. Usługi serwisowe 26.7. Zakup sprzętu i oprogramowania 26.7.1. Uwagi ogólne 26.7.2. Akredytacja (dopuszczenie do eksploatacji) 25.7.3. Ewaluacja i certyfikacja 25.7.4. Rutynowa kontrola środków zabezpieczających w celu utrzymania akredytacji 25.8. Okresowe lub doraźne korzystanie ze sprzętu komputerowego 25.8.1. Bezpieczeństwo komputerów osobistych 25.8.2. Wykorzystywanie prywatnego sprzętu IT do wykonywania zadań Komisji 25.8.3. Wykorzystywanie sprzętu IT należącego do wykonawcy umowy lub przywiezionego z kraju do wykonywania zadań Komisji 26. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH UE PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM 26.1.1. Zasady odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE 26.1.2. Poziomy współpracy 26.1.3. Umowy o bezpieczeństwie DODATEK 1: Zestawienie porównawcze klauzul tajności DODATEK 2: Praktyczny przewodnik nadawania klauzul DODATEK 3: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 1 DODATEK 4: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 2 DODATEK 5: Zalecenia odnoszące się do udostępniania informacji klasyfikowanych UE państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym: współpraca na poziomie 3 DODATEK 6: Wykaz skrótów

CZĘŚĆ I: PODSTAWOWE ZASADY I MINIMALNE STANDARDY BEZPIECZEŃSTWA

1. WPROWADZENIE

Niniejsze przepisy ustanawiają podstawowe zasady i minimalne standardy bezpieczeństwa przeznaczone do stosowania w odpowiedni sposób przez Komisję Europejską we wszystkich miejscach prowadzenia przez nią działalności, a także przez wszystkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz zagwarantowanie każdemu z wymienionych pomiotów, że został ustanowiony wspólny standard ochrony.

2. ZASADY OGÓLNE

Polityka bezpieczeństwa Komisji stanowi integralną część jej całościowej polityki wewnętrznego zarządzania i z tego względu jest oparta na zasadach rządzących całością jej działań.

Zasady te obejmują legalność, przejrzystość, odpowiedzialność i pomocniczość (proporcjonalność).

Legalność wskazuje na konieczność ścisłego przestrzegania przepisów prawa przy wykonywaniu zadań związanych z bezpieczeństwem oraz stosowania się do wymogów prawnych. Oznacza także, że zakresy odpowiedzialności w sferze bezpieczeństwa muszą być oparte na odpowiednich przepisach prawa. Pełne zastosowanie mają tu przepisy regulaminu pracowniczego, w szczególności art. 17 dotyczący obowiązku zachowania dyskrecji w odniesieniu do informacji Komisji oraz tytuł VI określający środki dyscyplinarne. Oznacza to także, że pociąganie do odpowiedzialności za przypadki nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa w ramach obszaru odpowiedzialności Komisji odbywa się zgodnie z polityką Komisji w zakresie działań dyscyplinarnych i jej polityką dotyczącą współpracy z Państwami Członkowskimi w zakresie odpowiedzialności karnej.

Przejrzystość wskazuje na potrzebę zapewnienia jasności wszelkich zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa, zachowania równowagi pomiędzy różnymi służbami i dziedzinami (bezpieczeństwo fizyczne przeciwko ochronie informacji itp.) oraz konieczność prowadzenia spójnej i odpowiednio ukierunkowanej polityki mającej na celu edukację w zakresie bezpieczeństwa. Określa ona także potrzebę opracowania zrozumiałych pisemnych wytycznych dotyczących wdrażania środków bezpieczeństwa.

Odpowiedzialność oznacza, że w sferze bezpieczeństwa muszą być jasno określone zakresy odpowiedzialności. Co więcej, wskazuje to na potrzebę regularnego sprawdzania, czy odpowiedzialność ta jest w odpowiedni sposób egzekwowana.

Pomocniczość, lub proporcjonalność, oznacza, że struktury bezpieczeństwa muszą być organizowane na najniższym możliwym poziomie organizacji i być jak najściślej związane z Dyrekcjami Generalnymi i służbami Komisji. Wskazuje to także, że działania w zakresie bezpieczeństwa należy ograniczyć tylko do tych komórek organizacyjnych, w których są one naprawdę potrzebne. Oznacza to również, że środki ochrony muszą być odpowiednie do chronionych interesów oraz do faktycznych lub potencjalnych zagrożeń, zapewniając obronę, która powoduje możliwie najmniejsze utrudnienia.

3. PODSTAWY BEZPIECZEŃSTWA

Podstawy bezpieczeństwa tworzą:

a) w każdym z Państw Członkowskich, instytucja odpowiedzialna za: 1. pozyskiwanie i gromadzenie informacji operacyjnych dotyczących szpiegostwa, aktów sabotażu, terroryzmu i innych zagrożeń dla bezpieczeństwa państwa; oraz 2. dostarczanie informacji i porad swojemu rządowi, a za jego pośrednictwem Komisji, o istocie zagrożeń dla bezpieczeństwa i środków ochrony przed nimi;

b) w każdym z Państw Członkowskich, a także w ramach Komisji, władza techniczna INFOSEC, odpowiedzialna za współpracę z właściwymi władzami bezpieczeństwa w zakresie przekazywania informacji o zagrożeniach natury technicznej dla bezpieczeństwa i wskazywania środków przeciwdziałania;

c) systematyczna współpraca instytucji rządowych, agencji i właściwych służb instytucji europejskich w celu określania i zalecania, w zależności od potrzeb: 1. które osoby, informacje i zasoby wymagają ochrony; oraz 2. wspólnych standardów ochrony;

d) ścisła współpraca pomiędzy Biurem Bezpieczeństwa Komisji a innymi odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo służbami instytucji europejskich oraz Biurem Bezpieczeństwa NATO (NOS).

4. ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

4.1. Cele

Podstawowe cele ochrony informacji to:

a) ochrona informacji klasyfikowanych UE przed szpiegostwem, narażeniem na szwank ich bezpieczeństwa lub nieupoważnionym ujawnieniem;

b) ochrona informacji UE przetwarzanych w systemach i sieciach teleinformatycznych przed zagrożeniami dla ich poufności, integralności i dostępności;

c) ochrona pomieszczeń Komisji, w których znajdują się informacje UE, przed sabotażem i celowym złośliwym uszkodzeniem;

d) zapewnienie – w przypadku gdyby zastosowane środki ochrony zawiodły – możliwości oceny wyrządzonych szkód, ograniczenia ich skali oraz zastosowania niezbędnych środków zaradczych.

4.2. Definicje

W rozumieniu niniejszego dokumentu:

a) Pojęcie „informacje klasyfikowane UE” oznacza wszelkie informacje i materiały, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby w różnym stopniu narazić na szkodę interesy UE bądź jednego lub kilku Państw Członkowskich, niezależnie od tego, czy informacja ta została wytworzona w UE, czy też przekazana przez Państwa Członkowskie, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe

b) Pojęcie „dokument” oznacza pismo, notatkę, sprawozdanie, memorandum, sygnał/depeszę, szkic, zdjęcie, slajd, film, mapę, plan, wykres, notes, matrycę, kalkę, taśmę z maszyny do pisania lub drukarki, taśmę, kasetę, twardy dysk, CD-ROM oraz każdy inny nośnik, na którym została utrwalona informacja.

c) Pojęcie „materiał” oznacza „dokument”, zgodnie z definicją zawartą w literze b) powyżej, a także dowolną część wyposażenia lub broni wyprodukowanych lub będących w trakcie produkcji.

d) Pojęcie „ograniczony dostęp” oznacza określenie, że dany pracownik powinien uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych UE w związku z pełnieniem swojego stanowiska lub wykonywaniem zadania.

e) „Upoważnienie” oznacza decyzję przewodniczącego Komisji o przyznaniu danej osobie dostępu do informacji klasyfikowanych UE o określonym poziomie tajności, na podstawie pozytywnego wyniku postępowania sprawdzającego, przeprowadzonego na podstawie przepisów danego państwa przez krajową władzę bezpieczeństwa.

f) Pojęcie „klauzula tajności” oznacza określenie odpowiedniego poziomu ochrony informacji, której nieupoważnione ujawnienie mogłoby w pewnym stopniu narazić na szkodę interesy Komisji lub Państwa Członkowskiego.

g) Pojęcie „obniżenie klauzuli” (déclassement) oznacza zmianę klauzuli na niższą.

h) Pojęcie „zniesienie klauzuli” (déclassfication) oznacza pozbawienie informacji klauzuli tajności.

i) Pojęcie „wytwórca” oznacza odpowiednio upoważnionego autora dokumentu klasyfikowanego. W obrębie Komisji dyrektorzy departamentów mogą upoważniać podległych im pracowników do wytwarzania informacji klasyfikowanych UE.

j) Pojęcie „departamenty Komisji” oznacza departamenty i służby Komisji, w tym gabinety, we wszystkich miejscach zatrudnienia, w tym także Wspólne Centrum Badawcze, przedstawicielstwa i biura w Unii i delegatury w państwach trzecich.

4.3. Klauzule tajności

a) W przypadkach gdy konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa, niezbędne jest dokonanie rozważnej i opartej na doświadczeniu oceny, które informacje i materiały wymagają ochrony, i określenie zakresu tej ochrony. Najistotniejsze jest dostosowanie jej stopnia do znaczenia – z punktu widzenia bezpieczeństwa – danej informacji lub materiału, które mają zostać objęte ochroną. W celu zapewnienia możliwie swobodnego przepływu informacji należy podjąć kroki w celu zapobiegania zarówno zawyżaniu, jak i zaniżaniu klauzuli.

b) System nadawania klauzul stanowi instrument zapewniający wdrażanie w życie powyższych zasad. Podobny system nadawania klauzul powinien być stosowany w toku planowania i realizacji działań mających na celu przeciwdziałanie szpiegostwu, aktom sabotażu, terroryzmowi i innym zagrożeniom, tak aby najściślejszą ochroną były objęte najważniejsze obiekty, w których znajdują się informacje klasyfikowane, oraz ich najbardziej newralgiczne punkty.

c) Wyłącznie wytwórca informacji odpowiada za nadanie jej klauzuli.

d) Poziom klauzuli może być określony wyłącznie na podstawie zawartości informacji.

e) W przypadku łączenia elementów różnych informacji całości nadaje się klauzulę tajności co najmniej odpowiadającą najwyższej klauzuli wykorzystanych informacji. Zbiorowi informacji można jednak nadać klauzulę wyższą niż jego poszczególnym częściom.

f) Klauzulę tajności nadaje się wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne, i na niezbędny okres.

4.4. Cele stosowania środków bezpieczeństwa

Środki bezpieczeństwa muszą:

a) obejmować wszystkie osoby, które mają dostęp do informacji klasyfikowanych, nośniki tych informacji, wszystkie obiekty, w których się one znajdują, oraz ważne instalacje;

b) być zaprojektowane w sposób zapewniający wykrycie osób, które z racji uplasowania mogłyby stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji lub ważnych instalacji, w których znajdują się takie informacje, oraz pozwalający na uniemożliwienie im dostępu do informacji lub usunięcie ich ze stanowiska;

c) zapobiegać uzyskiwaniu przez osoby nieupoważnione dostępu do informacji klasyfikowanych lub zawierających je instalacji;

d) zapewnić, że wszystkie informacje klasyfikowane są udostępniane zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, który stanowi podstawę wszystkich wymiarów bezpieczeństwa;

e) zapewnić integralność (tzn. zapobiegać dokonywaniu zmian lub niszczeniu informacji w sposób nieupoważniony) i dostępność (tzn. zapewniać uzyskanie dostępu przez osoby, które powinny zapoznać się z informacją i zostały do tego upoważnione) wszystkich informacji, klasyfikowanych i jawnych, w szczególności przechowywanych, przetwarzanych lub przesyłanych w postaci elektromagnetycznej.

5. ORGANIZACJA SYSTEMU BEZPIECZEŃSTWA

5.1. Wspólne standardy minimalne

Komisja jest zobowiązana do zapewnienia, że wspólne standardy minimalne w zakresie bezpieczeństwa są przestrzegane przez wszystkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE, w ramach instytucji i w zakresie jej właściwości, tj. przez wszystkie departamenty i kontrahentów, tak by przekazywaniu informacji klasyfikowanych UE towarzyszyła pewność, że będą one chronione z zachowaniem należytej staranności. Standardy minimalne obejmują kryteria stosowane w toku postępowań sprawdzających oraz procedury ochrony informacji klasyfikowanych UE.

Komisja zezwala na udostępnienie informacji klasyfikowanych UE podmiotom zewnętrznym wyłącznie wtedy, gdy zapewnią one, że w toku wykorzystywania tych informacji przestrzegane są przepisy co najmniej ściśle odpowiadające niniejszym standardom minimalnym.

▼

Takie minimalne standardy zostaną także zastosowane w przypadku, gdy Komisja na podstawie umowy lub umowy o przyznanie dotacji powierza zadania obejmujące informacje niejawne UE, wiążące się z takimi informacjami i/lub je zawierające, podmiotom prowadzącym działalność przemysłową lub inną: takie wspólne minimalne standardy zawarte są w sekcji 27 części II.

▼M1

5.2. Organizacja

W ramach Komisji system bezpieczeństwa ma charakter dwupoziomowy:

a) Na poziomie Komisji jako całości istnieje Biuro Bezpieczeństwa Komisji razem z władzą akredytacji bezpieczeństwa (SAA), pełniącą także funkcję władzy kryptograficznej (CrA) i władzy TEMPEST, oraz władzą bezpieczeństwa teleinformatycznego (IA), a także jedną lub kilkoma głównymi kancelariami tajnymi UE, z których każda zatrudnia jednego lub kilku urzędników kontroli kancelarii (RCO).

b) Na poziomie poszczególnych departamentów Komisji za bezpieczeństwo są odpowiedzialni jeden lub kilku lokalnych pełnomocników ochrony (LSO), jeden lub kilku głównych inspektorów bezpieczeństwa teleinformatycznego (CISO), lokalni inspektorzy bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO) oraz lokalne kancelarie tajne UE, zatrudniające jednego lub kilku urzędników kontroli kancelarii (RCO).

c) Struktury bezpieczeństwa funkcjonujące na poziomie centralnym są zobowiązane do nadzorowania pracy struktur lokalnych.

6. BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE

6.1. Postępowania sprawdzające

Wszystkie osoby, które powinny uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej, przed uzyskaniem prawa dostępu zostają odpowiednio sprawdzone. Podobne postępowanie jest wymagane w odniesieniu do osób, których obowiązki służbowe obejmują przeprowadzanie czynności technicznych związanych z dokonywaniem operacji w ramach systemów i sieci teleinformatycznych zawierających informacje klasyfikowane lub też z utrzymaniem ich funkcjonowania. Postępowanie ma za zadanie określenie, czy dana osoba:

a) jest w pełni lojalna;

b) jej charakter i dyskrecja nie nasuwają podejrzeń co do jej uczciwości w postępowaniu z informacjami klasyfikowanymi; lub

c) może być podatna na naciski ze strony zagranicznych lub innych źródeł.

Postępowania o szczególnie szerokim zakresie prowadzi się wobec osób, które:

d) mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) zajmują stanowiska związane z systematycznym dostępem do dużej ilości informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ ;

f) których obowiązki obejmują dostęp do szczególnie ważnych dla wypełniania zadań systemów i sieci teleinformatycznych i które z tego względu mogą uzyskać nieupoważniony dostęp do dużych ilości informacji klasyfikowanych UE lub spowodować poważne szkody poprzez akty technicznego sabotażu.

W okolicznościach określonych w lit. d), e) i f) należy możliwie najpełniej zastosować techniki zbadania przeszłości tych osób.

Obowiązkowi poddania się odpowiedniemu sprawdzeniu podlegają także osoby, które nie spełniają wymogów ograniczonego dostępu, ale mają zostać zatrudnione na stanowiskach, na których mogą uzyskać dostęp do informacji klasyfikowanych UE (jak np. kurierzy, pracownicy pionu ochrony, konserwatorzy, sprzątaczki).

6.2. Wykazy osób, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym

Wszystkie departamenty Komisji, które wykorzystują informacje klasyfikowane UE lub w których mieszczą się zabezpieczone systemy teleinformatyczne, są zobowiązane do prowadzenia wykazu zatrudnionych w nich pracowników, którzy przeszli postępowania sprawdzające. Każde postępowanie jest w miarę potrzeb poddawane weryfikacji pod względem adekwatności do stanowiska aktualnie zajmowanego przez daną osobę. Niezwłoczne przeprowadzenie takiej weryfikacji jest obligatoryjne, gdy zostanie uzyskana nowa informacja wskazująca, że dalsze zatrudnienie danej osoby na stanowisku związanym z dostępem do informacji klasyfikowanych nie jest wskazane ze względów bezpieczeństwa. Wykaz pracowników danej struktury, które zostały poddane postępowaniom sprawdzającym, jest prowadzony przez lokalnego pełnomocnika ochrony.

6.3. Szkolenie w zakresie bezpieczeństwa

Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z możliwością uzyskania dostępu do informacji klasyfikowanych w momencie podejmowania obowiązków przechodzą dokładne przeszkolenie, które uświadomi im cel stosowania środków ochrony oraz zapozna z procedurami w zakresie bezpieczeństwa; szkolenia takie są powtarzane w regularnych odstępach czasu. Wymagane jest, by przeszkoleni pracownicy potwierdzili na piśmie, że przeczytali i w pełni rozumieją aktualne przepisy bezpieczeństwa.

6.4. Obowiązki przełożonych

Przełożeni mają obowiązek orientować się, którzy z podlegających im pracowników mają dostęp do informacji klasyfikowanych lub zabezpieczonych systemów i sieci teleinformatycznych. Są oni także zobowiązani do odnotowywania i zgłaszania wszelkich incydentów oraz stwierdzonych słabości systemu ochrony, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo.

6.5. Status bezpieczeństwa personelu

Ustanawia się procedury zapewniające, że w przypadku gdy pojawią się wątpliwości w zakresie spełniania warunków bezpieczeństwa przez danego pracownika, zostanie przeprowadzone sprawdzenie, czy osoba ta wykonuje pracę związaną z dostępem do informacji klasyfikowanych lub zabezpieczonych systemów i sieci teleinformatycznych; o rezultacie tego sprawdzenia informuje się Biuro Bezpieczeństwa Komisji. W przypadku ustalenia, że osoba ta zagraża bezpieczeństwu, musi zostać odsunięta od dostępu do informacji lub systemów albo usunięta ze stanowiska, na którym może stwarzać niebezpieczeństwo.

7. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

7.1. Potrzeba ochrony

Zakres środków bezpieczeństwa fizycznego, które są stosowane do ochrony informacji klasyfikowanych UE, musi odpowiadać klauzuli tajności i ilości posiadanych informacji i materiałów oraz istniejącym zagrożeniom. Wszystkie osoby, w których dyspozycji znajdują się informacje klasyfikowane UE, są zobowiązane do przestrzegania jednolitych zasad odnoszących się do określania klauzuli tych informacji i wspólnych standardów ochrony odnoszących się do postępowania z informacjami i materiałami wymagającymi ochrony, ich przesyłania i niszczenia.

7.2. Kontrola

Przed opuszczeniem stref, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE, osoby sprawujące nad nimi pieczę są zobowiązane do zapewnienia, że informacje są przechowywane w bezpieczny sposób oraz że zostały zamknięte zamki i uaktywnione systemy alarmowe. Po godzinach pracy powinny być prowadzone kolejne, niezależne sprawdzenia.

7.3. Bezpieczeństwo budynków

Budynki, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE lub zabezpieczone systemy i sieci teleinformatyczne, są chronione przed możliwością uzyskania do nich nieupoważnionego dostępu. Sposób ochrony informacji klasyfikowanych UE, np. przez zastosowanie krat w oknach, zamków, straży przy wejściach, automatycznych systemów kontroli dostępu, kontroli bezpieczeństwa i patroli, systemów alarmowych, systemów wykrywania wtargnięcia i psów strażniczych, musi być określony na podstawie:

a) klauzuli tajności i ilości informacji i materiałów podlegających ochronie oraz usytuowania pomieszczeń, w których są przechowywane;

b) jakości sejfów i szaf metalowych wykorzystywanych do przechowywania tych informacji i materiałów;

c) rodzaju i lokalizacji budynku.

Podobnie sposób ochrony systemów i sieci teleinformatycznych musi być określony na podstawie oceny wagi zasobów oraz stopnia szkód związanych z potencjalnym narażeniem na szwank bezpieczeństwa, rodzaju i lokalizacji budynku, w którym znajdują się systemy i sieci teleinformatyczne oraz umiejscowienia systemu w budynku.

7.4. Plany ochrony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych

Wymagane jest przygotowanie szczegółowych planów ochrony informacji klasyfikowanych na wypadek wystąpienia zagrożeń o skali lokalnej lub ogólnokrajowej.

8. BEZPIECZEŃSTWO TELEINFORMATYCZNE (INFOSEC)

INFOSEC obejmuje określenie i zastosowanie środków ochrony informacji przetwarzanych, przechowywanych lub przesyłanych w systemach teleinformatycznych lub innych elektronicznych, przed utratą ich poufności, integralności i dostępności, zarówno przypadkową, jak i zamierzoną. Wymagane jest podjęcie odpowiednich środków przeciwdziałania w celu zapobiegania przypadkom: uzyskania dostępu do informacji klasyfikowanych UE przez osoby nieupoważnione, uniemożliwienia uzyskania dostępu osobom upoważnionym oraz wprowadzania nieupoważnionych zmian lub niszczenia informacji klasyfikowanych UE.

9. PRZECIWDZIAŁANIE SABOTAŻOWI ORAZ INNYM FORMOM ZŁOŚLIWEGO I CELOWEGO SZKODZENIA

Zastosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego do ochrony ważnych instalacji, w których znajdują się informacje klasyfikowane UE, stanowi najlepsze zabezpieczenie przed sabotażem oraz złośliwym i celowym szkodzeniem; same procedury sprawdzeniowe wobec pracowników nie są wystarczające. Właściwa instytucja państwowa powinna zbierać informacje operacyjne dotyczące szpiegostwa, aktów sabotażu, terroryzmu i innych zagrożeń dla bezpieczeństwa państwa.

10. UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI KLASYFIKOWANYCH PAŃSTWOM TRZECIM I ORGANIZACJOM MIĘDZYNARODOWYM

Decyzję o udostępnieniu informacji wytworzonej w ramach Komisji państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej może podjąć wyłącznie Komisja jako ciało kolegialne. Jeśli informacja, której dotyczy wniosek, nie została wytworzona w ramach Komisji, jest ona zobowiązana do uzyskania zgody wytwórcy na jej udostępnienie. W przypadku gdy nie można ustalić wytwórcy, jego uprawnienia przejmuje Komisja.

W przypadku gdy Komisja otrzymuje informacje klasyfikowane od państw trzecich, organizacji międzynarodowych lub innych stron trzecich, jest zobligowana do zapewnienia im ochrony odpowiedniej do ich klauzuli tajności i zgodnie ze standardami określonymi przez poniższy dokument dla informacji klasyfikowanych UE lub też ściślejszej ochrony, jeśli zażąda tego strona trzecia udostępniająca informacje. Istnieje możliwość przeprowadzania wzajemnych kontroli.

Powyższe zasady są wdrażane w życie zgodnie z przepisami szczegółowymi zawartymi w części II sekcja 26 oraz dodatkach 3, 4 i 5.

CZĘŚĆ II: ORGANIZACJA BEZPIECZEŃSTWA W KOMISJI

11. CZŁONEK KOMISJI ODPOWIEDZIALNY ZA KWESTIE BEZPIECZEŃSTWA

Członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa odpowiada za:

a) wdrażanie polityki bezpieczeństwa Komisji;

b) rozpatrywanie problemów bezpieczeństwa zgłaszanych przez Komisję lub jej właściwe struktury;

c) rozpatrywanie kwestii wiążących się z koniecznością wprowadzania zmian w polityce bezpieczeństwa Komisji, w ścisłej współpracy z krajowymi (lub innymi właściwymi) władzami bezpieczeństwa Państw Członkowskich (zwanymi dalej krajowymi władzami bezpieczeństwa).

W szczególności członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest odpowiedzialny za:

a) koordynowanie wszelkich kwestii związanych z bezpieczeństwem przedsięwzięć podejmowanych przez Komisję;

b) przekazywanie za pośrednictwem wyznaczonych instytucji Państw Członkowskich wniosków do krajowych władz bezpieczeństwa o przeprowadzenie postępowań sprawdzających wobec osób zatrudnionych w Komisji, zgodnie z postanowieniami sekcji 20;

c) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego lub zlecanie przeprowadzenia takiego postępowania w każdym przypadku przecieku informacji klasyfikowanych UE, o którym na podstawie pierwotnego rozpoznania sądzi się, że jego źródłem jest Komisja;

d) wnioskowanie do odpowiednich władz bezpieczeństwa o rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego, gdy wydaje się, że przeciek informacji klasyfikowanych UE miał miejsce poza Komisją, oraz koordynowanie postępowań w przypadku, gdy zaangażowanych jest więcej niż jedna władza bezpieczeństwa;

e) przeprowadzanie okresowych kontroli rozwiązań w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE;

f) utrzymywanie ścisłych kontaktów ze wszystkim właściwymi władzami bezpieczeństwa w celu osiągnięcia pełnej koordynacji w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych;

g) dokonywanie stałych przeglądów polityki bezpieczeństwa Komisji i stosowanych procedur ochrony i, gdy zachodzi taka potrzeba, opracowywanie odpowiednich zaleceń. W tym zakresie członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa jest zobowiązany do przedstawiania Komisji rocznego planu inspekcji przygotowywanego przez służby bezpieczeństwa Komisji.

12. GRUPA DORADCZA KOMISJI DO SPRAW POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA

Ustanawia się Grupę Doradczą Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa. W jej skład wchodzą przedstawiciele krajowych władz bezpieczeństwa Państw Członkowskich. Grupie przewodniczy członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa lub osoba przez niego wyznaczona. Do udziału w posiedzeniach mogą być także zapraszani przedstawiciele innych instytucji europejskich, a także przedstawiciele odpowiednich zdecentralizowanych agencji WE i UE, jeśli omawiane są sprawy ich dotyczące.

Grupa Doradcza Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa spotyka się na wniosek przewodniczącego lub każdego z jej członków. Grupa jest uprawniona do rozpatrywania i poddawania ocenie wszystkich istotnych kwestii bezpieczeństwa oraz do przedstawiania – w miarę potrzeb – odpowiednich zaleceń Komisji.

13. RADA BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

Ustanawia się Radę Bezpieczeństwa Komisji. Tworzą ją sekretarz generalny, pełniący funkcję przewodniczącego, oraz dyrektorzy generalni służby prawnej, administracji i personelu, stosunków międzynarodowych, sprawiedliwości i spraw wewnętrznych oraz Połączonego Centrum Badawczego i dyrektorów służby audytu wewnętrznego oraz Biura Bezpieczeństwa Komisji. Do udziału w pracach Rady mogą być zapraszani inni urzędnicy Komisji. W zakresie właściwości Rady pozostaje dokonywanie oceny środków bezpieczeństwa stosowanych w ramach Komisji oraz przedstawianie odpowiednich zaleceń członkowi Komisji odpowiedzialnemu za kwestie bezpieczeństwa.

14. BIURO BEZPIECZEŃSTWA KOMISJI

W celu wypełnienia obowiązków określonych w sekcji 11 członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa ma do dyspozycji Biuro Bezpieczeństwa Komisji, którego zadaniem jest koordynacja, nadzór i wdrażanie środków bezpieczeństwa.

Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest głównym doradcą do spraw bezpieczeństwa członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa oraz sprawuje funkcję sekretarza Grupy Doradczej Komisji do spraw Polityki Bezpieczeństwa. W tym zakresie jest on zobowiązany do kierowania procesem uaktualniania przepisów bezpieczeństwa oraz do koordynacji stosowania środków ochrony z właściwymi instytucjami Państw Członkowskich oraz, w miarę potrzeb, organizacjami międzynarodowymi, które zawarły z Komisją umowy o bezpieczeństwie. W tym celu będzie spełniał funkcję oficera łącznikowego.

Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest odpowiedzialny za zatwierdzanie systemów i sieci teleinformatycznych w ramach Komisji. Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji, w porozumieniu z właściwą krajową władzą bezpieczeństwa, podejmuje decyzje o zatwierdzeniu systemów i sieci teleinformatycznych obejmujących z jednej strony Komisję, z drugiej zaś wszelkich odbiorców informacji klasyfikowanych UE.

15. KONTROLE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do przeprowadzania okresowych kontroli rozwiązań w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE.

Biuro Bezpieczeństwa Komisji może w wykonywaniu tego zadania korzystać z pomocy służb bezpieczeństwa innych instytucji unijnych, dysponujących informacjami klasyfikowanymi UE lub krajowych władz bezpieczeństwa Państw Członkowskich ( 7 ).

Na wniosek Państwa Członkowskiego, jego krajowa władza bezpieczeństwa może – wspólnie i w porozumieniu ze służbami bezpieczeństwa Komisji – przeprowadzić w Komisji kontrolę w zakresie ochrony informacji klasyfikowanych UE.

16. KLAUZULE, ZASTRZEŻENIA I OZNACZENIA

16.1. Klauzule tajności ( 8 )

Informacjom mogą być nadawane następujące klauzule tajności (por. także załącznik 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : klauzulę tę nadaje się tylko informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie spowodowałoby wyjątkowo duże szkody dla podstawowych interesów Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

► SECRET UE ◄ : klauzulę tę nadaje się tylko informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : klauzulę tę nadaje się informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

► RESTREINT UE ◄ : klauzulę tę nadaje się informacji lub materiałowi, których nieupoważnione ujawnienie byłoby niekorzystne z punktu widzenia interesów Unii Europejskiej albo jednego lub więcej Państw Członkowskich.

Nie dopuszcza się stosowania innych klauzul.

16.2. Zastrzeżenia

W celu określenia terminu obowiązywania klauzuli tajności (co w przypadku informacji klasyfikowanych oznacza automatyczne obniżenie lub zniesienie klauzuli) dopuszczalne jest stosowanie uzgodnionych zastrzeżeń. Zastrzeżenie może mieć formę „Obowiązuje do (czas/data)” lub „Obowiązuje do (wydarzenie)”.

W przypadkach gdy istnieje potrzeba ograniczenia kręgu odbiorców lub wskazania na szczególne zasady postępowania z dokumentem, stanowiące uzupełnienie środków określonych na podstawie klauzuli tajności, należy stosować dodatkowe zastrzeżenia, takie jak CRYPTO lub inne uznawane w ramach UE.

Zastrzeżeń używa się wyłącznie w połączeniu z klauzulą tajności.

16.3. Oznaczenia

Możliwe jest stosowanie dodatkowych oznaczeń w celu określenia dziedziny, do której odnosi się dokument, lub szczególnego kręgu odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, lub – w przypadku informacji nieklasyfikowanych – czasu obowiązywania embarga.

Oznaczenie nie jest klauzulą tajności i nie może być stosowane zamiast niej.

Oznaczenie ESDP nadaje się dokumentom dotyczącym zagadnień bezpieczeństwa i obrony Unii albo jednego lub więcej jej Państw Członkowskich, bądź odnoszącym się do wojskowego lub cywilnego zarządzania kryzysowego, a także kopiom takich dokumentów.

16.4. Nanoszenie klauzul

Klauzule nanosi się w następujący sposób:

a) na dokumentach ► RESTREINT UE ◄ : za pomocą środków mechanicznych lub elektronicznych,

b) na dokumentach ► CONFIDENTIEL UE ◄ : za pomocą środków mechanicznych i ręcznie; możliwe jest także drukowanie ich na wcześniej oznakowanych i zarejestrowanych arkuszach,

c) na dokumentach ► SECRET UE ◄ i ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : za pomocą środków mechanicznych i ręcznie.

16.5. Nanoszenie zastrzeżeń

Zastrzeżenia muszą być nanoszone tak samo, jak klauzule tajności, bezpośrednio pod nimi.

17. ZASADY NADAWANIA KLAUZUL

17.1. Uwagi ogólne

Informacja powinna być objęta klauzulą tajności tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Klauzula musi być wyraźnie i prawidłowo naniesiona. Może być utrzymywana tylko przez niezbędny okres.

Wyłącznie wytwórca odpowiada za nadanie klauzuli oraz, następnie, za jej obniżenie lub zniesienie.

Urzędnicy i inni pracownicy Komisji mogą nadawać klauzule, obniżać je lub znosić wyłącznie na polecenie lub za zgodą dyrektora departamentu.

Szczegółowe procedury postępowania z dokumentami klasyfikowanymi zostały określone w sposób zapewniający, że są one chronione w sposób odpowiedni dla zawartych w nich informacji.

Liczba osób upoważnionych do wytwarzania dokumentów o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ musi być ograniczona do niezbędnego minimum, a ich nazwiska umieszczone na wykazie prowadzonym przez Biuro Bezpieczeństwa Komisji.

17.2. Stosowanie klauzul

Klauzula danego dokumentu jest określana na podstawie stopnia sensytywności zawartych w nim informacji, zgodnie z definicjami zamieszczonymi w sekcji 16. Ważne jest, by klauzule były stosowane prawidłowo i oszczędnie. Odnosi się to w szczególności do klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Wytwórca dokumentu, który zamierza nadać mu klauzulę tajności, musi pamiętać o powyższych przepisach i opanować wszelkie tendencje zarówno do zawyżania, jak i zaniżania klauzuli.

Praktyczne zalecenia odnoszące się do określania klauzuli są zawarte w dodatku 2.

Poszczególne strony, ustępy, punkty, załączniki, dodatki, załączniki lub uzupełnienia do danego dokumentu mogą wymagać objęcia ich inną klauzulą tajności; z tego względu wymagane jest ich odpowiednie oznakowanie. Klauzula całego dokumentu musi odpowiadać klauzuli jego najwyżej zaklasyfikowanej części.

Klauzula pisma przewodniego lub noty poprzedzającej załączniki musi odpowiadać najwyższej klauzuli pism do nich załączonych. Wytwórca powinien jasno określić poziom klauzuli pisma przewodniego lub noty po odłączeniu ich od załączników.

Kwestie publicznego dostępu do informacji są określone w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001.

17.3. Obniżanie i znoszenie klauzul

Klauzula tajności dokumentów klasyfikowanych UE może być obniżona lub zniesiona wyłącznie za pozwoleniem wytwórcy oraz, gdy istnieje taka potrzeba, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi stronami. Decyzja o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli musi być potwierdzona na piśmie. Wytwórca jest zobowiązany do informowania odbiorców informacji o zmianie klauzuli; adresaci są z kolei odpowiedzialni za poinformowanie o tym kolejnych osób, do których przesłali dokument lub dla których wykonali jego kopię.

Wytwórca jest zobowiązany, w miarę możliwości, do określenia na dokumencie klasyfikowanym daty lub okresu, gdy jego klauzula może zostać obniżona lub zniesiona. W przeciwnym razie wytwórcy są zobowiązani do przeprowadzania przynajmniej raz na 5 lat przeglądu dokumentów w celu dokonania oceny, czy nadana klauzula nadal jest konieczna.

18. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE

18.1. Uwagi ogólne

Podstawowym celem stosowania środków ochrony fizycznej jest zapobieganie: przypadkom uzyskania przez osoby nieupoważnione dostępu do informacji i/lub materiałów klasyfikowanych UE, kradzieży i niszczeniu sprzętu oraz innej własności oraz nękaniu lub wszelkim innym formom agresji wymierzonej przeciwko urzędnikom, pracownikom i gościom.

18.2. Wymagania w zakresie bezpieczeństwa

Wszystkie budynki, tereny, pomieszczenia biurowe, systemy teleinformatyczne itd., w których informacje klasyfikowane UE są przechowywane i/lub znajdują się w obiegu, podlegają ochronie przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa fizycznego.

Podejmując decyzję o poziomie ochrony fizycznej należy wziąć pod uwagę wszystkie istotne czynniki, takie jak:

a) klauzula tajności informacji i/lub materiału;

b) ilość i forma utrwalenia informacji (np. wydruk, nośnik komputerowy);

c) ocena lokalnych zagrożeń wynikających z działalności służb wywiadowczych wymierzonej przeciwko UE, jej Państwom Członkowskim i/lub innym instytucjom i stronom trzecim posiadającym informacje klasyfikowane UE, mianowicie sabotażu, terroryzmu oraz działalności antypaństwowej lub innych działań o charakterze przestępczym.

Wymagane jest ustanowienie środków ochrony fizycznej w celu:

a) uniemożliwienia skrytego lub siłowego wejścia intruzów;

b) zniechęcenia, utrudnienia oraz wykrycia działań podejmowanych przez nielojalnych pracowników;

c) zapobieżenia uzyskaniu dostępu do informacji klasyfikowanych UE z naruszeniem zasady ograniczonego dostępu.

18.3. Środki bezpieczeństwa fizycznego

18.3.1. Strefy bezpieczeństwa

Miejsca, w których informacje o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu, muszą być tak usytuowane i wyposażone, aby odpowiadały następującym wymaganiom:

a) strefa bezpieczeństwa klasy I: miejsce, w którym informacje o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu w taki sposób, że – biorąc pod uwagę uwarunkowania praktyczne – wejście do strefy jest jednoznaczne z uzyskaniem dostępu do informacji klasyfikowanych. Strefa ta wymaga: i) wyraźnie określonych i chronionych granic, których przekraczanie w obie strony jest kontrolowane; ii) systemu kontroli wejść, który umożliwia wejście do strefy jedynie osobom odpowiednio sprawdzonym i wyraźnie do tego upoważnionym; iii) określenia klauzuli tajności i kategorii informacji, które zazwyczaj znajdują się w tym obszarze, tzn. informacji, które są dostępne po wejściu do strefy;

b) strefa bezpieczeństwa klasy II: miejsce, w którym informacje o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej są przechowywane lub znajdują się w obiegu w sposób umożliwiający ich ochronę przed uzyskaniem dostępu przez osoby nieupoważnione dzięki środkom kontroli wewnętrznej; są to np. pomieszczenia, w których informacje o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ są często przechowywane lub znajdują się one w ciągłym obiegu. Strefa ta wymaga: i) wyraźnie określonych i chronionych granic, których przekraczanie w obie strony jest kontrolowane; ii) systemu kontroli wejść, który umożliwia wejście do strefy bez nadzoru jedynie osobom odpowiednio sprawdzonym i wyraźnie do tego upoważnionym. W stosunku do wszystkich innych osób konieczne jest zapewnienie eskorty lub równoważnych środków kontroli w celu zapobieżenia uzyskaniu nieupoważnionego dostępu do informacji klasyfikowanych UE i niekontrolowanemu wejściu do miejsc objętych kontrolą bezpieczeństwa technicznego. Miejsca, w których nie pracuje się 24 godziny na dobę, muszą być sprawdzane bezpośrednio po zakończeniu normalnych godzin pracy w celu upewnienia się, że informacje klasyfikowane UE zostały należycie zabezpieczone.

18.3.2. Strefa administracyjna

Strefę administracyjną, charakteryzującą się niższym poziomem zabezpieczeń, można utworzyć wokół stref bezpieczeństwa klasy I lub II, bądź w prowadzącym do nich przejściu. Strefa taka wymaga wyraźnie określonych granic, w ramach których możliwe jest wprowadzenie kontroli osób i pojazdów. W strefach administracyjnych wolno przechowywać i wykorzystywać wyłącznie informacje o klauzuli ► RESTREINT UE ◄ i nieklasyfikowane.

18.3.3. Kontrola wejść i wyjść

Wejścia stałych pracowników do stref bezpieczeństwa klasy I lub II muszą być kontrolowane przy zastosowaniu systemu przepustek lub identyfikacji osób. Wymagane jest także ustanowienie systemu sprawdzania osób odwiedzających w celu uniemożliwienia uzyskania nieupoważnionego dostępu do informacji klasyfikowanych UE. Możliwe jest uzupełnienie systemu przepustek o rozpoznawanie za pomocą środków technicznych; rozwiązanie takie można uznać za dodatkowy element, który jednak nie może całkowicie zastąpić strażników. Zmiana w ocenie zagrożeń może pociągnąć za sobą wzmocnienie środków kontroli wejść i wyjść, np. w trakcie wizyt osób zajmujących wysokie stanowiska.

18.3.4. Patrolowanie przez strażników

Po zakończeniu normalnych godzin pracy strefy bezpieczeństwa klasy I i II powinny być patrolowane w celu ochrony zasobów UE przed narażeniem na szwank ich bezpieczeństwa, uszkodzeniem lub utratą. Częstotliwość patroli określa się w zależności od warunków lokalnych, ale zaleca się, by odbywały się one co dwie godziny.

18.3.5. Sejfy, szafy metalowe i pomieszczenia wzmocnione

Sejfy i szafy pancerne używane do przechowywania informacji klasyfikowanych UE dzielą się na trzy klasy:

— klasa A: sejfy i szafy metalowe zatwierdzone w danym kraju do przechowywania informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ w strefie bezpieczeństwa klasy I lub II;

— klasa B: sejfy i szafy metalowe zatwierdzone w danym kraju do przechowywania informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ lub ► CONFIDENTIEL UE ◄ w strefie bezpieczeństwa klasy I lub II;

— klasa C: meble biurowe odpowiednie do przechowywania jedynie informacji o klauzuli ► RESTREINT UE ◄ .

W przypadku pomieszczeń wzmocnionych, tworzonych w obrębie strefy bezpieczeństwa klasy I lub II, oraz wszystkich stref bezpieczeństwa klasy I, w których informacje o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej są przechowywane na odkrytych półkach lub zaznaczane na wykresach i mapach, wymagane jest, by ściany, podłogi i stropy, drzwi i zamki zostały zatwierdzone przez władzę akredytacji bezpieczeństwa (SAA); kryterium oceny stanowi zapewnienie ochrony identycznej jak zapewniana przez sejf lub szafę pancerną, dopuszczone do przechowywania informacji o tej samej klauzuli.

18.3.6. Zamki

Zamki stosowane do zamykania sejfów, szaf metalowych i pomieszczeń wzmocnionych, w których przechowywane są informacje klasyfikowane UE, muszą odpowiadać następującym wymaganiom:

— grupa A: zatwierdzone w danym kraju do stosowania w sejfach i szafach metalowych klasy A;

— grupa B: zatwierdzone w danym kraju do stosowania w sejfach i szafach metalowych klasy B;

— grupa C: odpowiednie tylko do mebli biurowych klasy C.

18.3.7. Kontrola kluczy i kodów dostępu

Klucze do sejfów i szaf metalowych nie mogą być wynoszone poza budynki Komisji. Osoby, które powinny znać kody dostępu do sejfów i szaf metalowych, muszą się ich nauczyć na pamięć. Zapasowe klucze oraz zapisane kody dostępu, które należy wykorzystywać tylko w nagłych przypadkach, muszą być przechowywane przez lokalnego pełnomocnika ochrony danego departamentu Komisji; wymagane jest umieszczenie każdego kodu dostępu w oddzielnej, nieprzezroczystej i zapieczętowanej kopercie. Klucze używane na co dzień, klucze zapasowe oraz kody dostępu należy przechowywać w oddzielnych pojemnikach. Klucze i kody wymagają równie rygorystycznej ochrony, jak informacje, do których umożliwiają dostęp.

Kody dostępu do sejfów i szaf metalowych są udostępniane jak najmniejszej liczbie osób. Wymaga się zmiany kodu:

a) przy otrzymaniu nowego sejfu lub kasy pancernej;

b) w każdym przypadku, gdy dochodzi do zmiany personelu;

c) gdy doszło do ujawnienia kodu bądź istnieje domniemanie, że mogło to nastąpić;

d) w regularnych odstępach czasu: zaleca się dokonywanie zmian co 6 miesięcy, jednak nie rzadziej niż co 12 miesięcy.

18.3.8. Urządzenia do wykrywania wtargnięcia

W przypadku gdy do ochrony informacji klasyfikowanych UE są stosowane systemy alarmowe, telewizja przemysłowa i inne urządzenia elektryczne, wymagane jest zapewnienie zasilania awaryjnego w celu zapewnienia nieprzerwanego działania systemu w razie wystąpienia przerw w dostawie energii elektrycznej z głównego źródła. Kolejnym podstawowym wymogiem, jaki muszą spełnić tego rodzaju urządzenia, jest włączanie się alarmu lub innego skutecznego ostrzeżenia, kierowanego do osób monitorujących bezpieczeństwo strefy, gdy wystąpią zakłócenia w pracy urządzeń wykrywania wtargnięcia lub próby ingerencji w ich funkcjonowanie.

18.3.9. Zatwierdzony sprzęt

Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobligowane do prowadzenia aktualnego wykazu sprzętu (uwzględniającego typy i modele urządzeń), który został przez nie zatwierdzony do bezpośredniej lub pośredniej ochrony informacji klasyfikowanych w różnych warunkach i okolicznościach. Wykaz tworzy się na podstawie – między innymi – informacji przekazywanych przez krajowe władze bezpieczeństwa.

18.3.10. Fizyczna ochrona urządzeń kopiujących i faksujących

Kopiarki i telefaksy należy fizycznie zabezpieczyć w sposób zapewniający, że mogą z nich skorzystać jedynie osoby upoważnione oraz że wszystkie informacje klasyfikowane UE są objęte właściwą kontrolą.

18.4. Ochrona przed podglądem i podsłuchem

18.4.1. Podgląd

Wszelkie odpowiednie środki muszą być stosowane w ciągu dnia i w nocy w celu zapewnienia, że żadna nieupoważniona osoba nie może zobaczyć, nawet przypadkowo, informacji klasyfikowanych UE.

18.4.2. Podsłuch

Pomieszczenia lub strefy, w których regularnie omawiane są kwestie objęte klauzulą ► SECRET UE ◄ lub wyższą, muszą być zabezpieczone przed podsłuchem pasywnym i aktywnym, jeśli ryzyko wystąpienia tego typu zagrożeń uzasadnia konieczność takich zabezpieczeń. Przeprowadzenie oceny ryzyka jest obowiązkiem Biura Bezpieczeństwa Komisji, które – gdy jest to konieczne – może się skonsultować z właściwymi krajowymi władzami bezpieczeństwa.

18.4.3 Wnoszenie sprzętu elektronicznego i nagrywającego

Nie dopuszcza się wnoszenia do stref bezpieczeństwa lub stref zabezpieczonych technicznie telefonów komórkowych, prywatnych komputerów, urządzeń nagrywających, aparatów fotograficznych i innych urządzeń elektronicznych lub pozwalających na rejestrację dźwięku bez upoważnienia dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji.

Biuro Bezpieczeństwa Komisji może zwrócić się do krajowych władz bezpieczeństwa z wnioskiem o czasowe oddelegowanie ekspertów w celu określenia, jakie środki ochrony powinny zostać zastosowane w pomieszczeniach zagrożonych podsłuchem pasywnym (np. izolacja ścian, drzwi, podłóg i stropów, pomiary emanacji) i aktywnym (np. przeszukanie w celu wykrycia mikrofonów).

Podobnie, gdy wymagają tego okoliczności, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może zwrócić się do krajowych władz bezpieczeństwa z wnioskiem o przeprowadzenie specjalistycznej kontroli sprzętu teleinformatycznego oraz elektrycznego lub elektronicznego sprzętu biurowego wszelkiego rodzaju, wykorzystywanego w trakcie spotkań na poziomie ► SECRET UE ◄ lub wyższym.

18.5. Strefy zabezpieczone technicznie

Niektóre strefy mogą być zaprojektowane jako strefy zabezpieczone technicznie. Wejście do takiej strefy podlega szczególnej kontroli. W czasie gdy strefa nie jest użytkowana, musi być zamknięta zgodnie z zatwierdzoną instrukcją, a wszystkie klucze muszą być objęte ochroną. Strefy te podlegają regularnym kontrolom bezpieczeństwa fizycznego; kontrola taka musi być przeprowadzana po stwierdzeniu próby uzyskania nieupoważnionego dostępu lub powzięciu takiego podejrzenia.

Wymagane jest prowadzenie szczegółowego wykazu mebli i urządzeń wnoszonych i wynoszonych ze strefy zabezpieczonej technicznie w celu kontroli ich ruchu. Meble i urządzenia, które mają stanowić wyposażenie strefy, muszą uprzednio zostać dokładnie sprawdzone przez przeszkolonych pracowników ochrony, czy nie ukryto w nich urządzeń podsłuchowych. Jako zasadę przyjmuje się, że w strefie zabezpieczonej technicznie nie należy instalować linii łączności bez pozwolenia właściwej władzy.

19. STOSOWANIE ZASADY OGRANICZONEGO DOSTĘPU I POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE

19.1. Uwagi ogólne

Dostęp do informacji klasyfikowanych UE musi być ograniczony do osób, którym informacje te są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych lub zadań. Do dostępu do informacji o klauzulach ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ i ► CONFIDENTIEL UE ◄ mogą być upoważnione wyłącznie osoby, w stosunku do których zostało przeprowadzone odpowiednie postępowanie sprawdzające.

Za określenie, do jakich informacji powinna mieć dostęp dana osoba, odpowiada departament, w którym dana osoba ma zostać zatrudniona, na podstawie zakresu jej obowiązków.

Departamenty są zobowiązane do występowania z wnioskami o przeprowadzenie postępowań sprawdzających.

Postępowanie kończy się wydaniem „certyfikatu bezpieczeństwa UE” określającego klauzulę informacji, do których dana osoba może mieć dostęp, oraz datę ważności.

Certyfikat bezpieczeństwa UE uprawniający do dostępu do informacji o wyższej klauzuli może uprawniać do dostępu do informacji oznaczonych niższą klauzulą tajności.

Osoby niebędące urzędnikami lub innymi pracownikami, jak np. zewnętrzni kontrahenci, eksperci i konsultanci, z którymi trzeba omówić informacje klasyfikowane UE lub których trzeba zapoznać z informacjami klasyfikowanymi UE, muszą uzyskać decyzję, że spełniają warunki bezpieczeństwa UE przewidziane dla dostępu do informacji klasyfikowanych i zostać poinformowane o swojej odpowiedzialności za ochronę informacji.

Kwestie publicznego dostępu do informacji są określone w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001.

19.2. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Wszystkie osoby, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , muszą zostać uprzednio odpowiednio sprawdzone.

Do wyznaczenia osób, które powinny uzyskać dostęp do informacji ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , jest uprawniony wyłącznie członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa. Nazwiska tych osób muszą zostać umieszczone we właściwym wykazie ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Biuro Bezpieczeństwa Komisji stworzy i będzie prowadzić taki wykaz.

Każda osoba, przed uzyskaniem dostępu do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musi podpisać oświadczenie potwierdzające, że została przeszkolona na temat procedur bezpieczeństwa Komisji i że w pełni zdaje sobie sprawę ze swojej szczególnej odpowiedzialności za ochronę informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , oraz konsekwencji przewidzianych przepisami UE, prawem swojego państwa lub aktami administracyjnymi w przypadku dopuszczenia – w wyniku świadomego działania lub zaniedbania – do sytuacji, gdy informacje klasyfikowane dostaną się w niepowołane ręce.

W przypadku osób, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , np. w czasie spotkania, właściwy urzędnik kontroli służby lub instytucji, w której osoby te są zatrudnione, informuje organizatora spotkania, że uzyskały one odpowiednie upoważnienia.

Nazwiska osób zwolnionych z obowiązków wymagających dostępu do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zostają usunięte z wykazu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Ponadto osoby te informuje się, że nadal spoczywa na nich szczególna odpowiedzialność za ochronę informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Są one zobowiązane do podpisania oświadczenia, że nigdy nie wykorzystają ani nie przekażą informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , z którymi się zapoznały.

19.3. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ i ► CONFIDENTIEL UE ◄

Wszystkie osoby, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ lub ► CONFIDENTIEL UE ◄ , muszą zostać uprzednio odpowiednio sprawdzone.

Każda osoba, która ma uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ lub ► CONFIDENTIEL UE ◄ , musi zostać zapoznana z odpowiednimi przepisami bezpieczeństwa i być świadoma konsekwencji ich nieprzestrzegania.

W przypadku osób, które mają uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► SECRET UE ◄ lub ► CONFIDENTIEL UE ◄ , np. w czasie spotkania, właściwy pełnomocnik ochrony instytucji, w której osoby te są zatrudnione, informuje organizatora spotkania, że uzyskały one odpowiednie upoważnienia.

19.4. Szczególne zasady dostępu do informacji o klauzuli ► RESTREINT UE ◄

Każda osoba, która ma uzyskać dostęp do informacji o klauzuli ► RESTREINT UE ◄ , musi zostać zapoznana z odpowiednimi przepisami bezpieczeństwa i być świadoma konsekwencji ich nieprzestrzegania.

19.5. Przekazywanie

W przypadku gdy dana osoba kończy pracę na stanowisku związanym z dostępem do materiałów klasyfikowanych UE, kancelaria tajna sprawuje nadzór nad zgodnym z przepisami przekazaniem materiałów pomiędzy odchodzącym pracownikiem a jego następcą.

Natomiast gdy członek personelu jest przenoszony na inne stanowisko, z którym wiąże się dostęp do informacji klasyfikowanych UE, właściwy lokalny pełnomocnik ochrony jest zobowiązany do przeszkolenia go.

19.6. Szkolenia

Osoby, które mają w swojej pracy wykorzystywać informacje klasyfikowane UE, powinny, w momencie podejmowania pracy, a następnie w regularnych odstępach czasu, być poinformowane o:

a) zagrożeniach dla bezpieczeństwa wynikającymi z nieostrożnych rozmów;

b) środkach ostrożności, które powinny być zachowywane przy kontaktach z dziennikarzami i przedstawicielami grup interesów;

c) zagrożeniach dla informacji i działań objętych klauzulą tajności, stwarzanych przez służby wywiadowcze, które prowadzą działalność wymierzoną przeciwko UE i jej Państwom Członkowskim;

d) ciążącym na nich obowiązku niezwłocznego zgłaszania odpowiednim władzom bezpieczeństwa wszelkich prób nawiązania kontaktu lub manewrów, które mogą wskazywać na działalność szpiegowską oraz wszelkich niezwykłych okoliczności związanych z bezpieczeństwem.

Wszystkie osoby pozostające w częstych kontaktach z przedstawicielami państw, których służby wywiadowcze prowadzą działania wymierzone przeciwko UE i jej Państwom Członkowskim i mogą powodować zagrożenia dla ochrony informacji i działań objętych klauzulą tajności, należy przeszkolić w zakresie technik pracy operacyjnej stosowanych przez różne służby.

Nie istnieją przepisy Komisji dotyczące prywatnych podróży do jakiegokolwiek kraju odbywanych przez osoby sprawdzone w związku z dostępem do informacji klasyfikowanych UE. Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest jednak zobowiązane do zapoznania urzędników i innych pracowników, za których odpowiada, z regulacjami obowiązującymi w miejscu przeznaczenia.

20. SPRAWDZENIA URZĘDNIKÓW I INNYCH PRACOWNIKÓW KOMISJI

a) Dostęp do informacji klasyfikowanych UE znajdujących się w dyspozycji Komisji mogą uzyskać wyłącznie ci urzędnicy i inni pracownicy Komisji oraz inne osoby pracujące na jej rzecz, którym są one potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych.

b) Warunkiem uzyskania dostępu do informacji o klauzulach ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ i ► CONFIDENTIEL UE ◄ przez osoby określone w lit. a) powyżej jest otrzymanie upoważnienia, zgodnie z procedurą określoną w lit. c) i d) niniejszego punktu.

c) Upoważnienie może być udzielone wyłącznie osobom, w stosunku do których właściwe organy krajowe Państw Członkowskich (krajowe władze bezpieczeństwa) przeprowadziły postępowania sprawdzające, zgodnie z procedurą określoną w lit. i)–n).

d) Za udzielenie upoważnienia, o którym mowa w lit. a), b) i c), jest odpowiedzialny dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji.

e) Upoważnienie udzielane jest po otrzymaniu opinii właściwych organów krajowych Państw Członkowskich, wydawanej na podstawie procedury sprawdzeniowej, określonej w lit. i)–n).

f) Biuro Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązane do prowadzenia aktualnego wykazu wszystkich sensytywnych stanowisk, na podstawie informacji przekazywanych przez poszczególne departamenty, oraz wszystkich osób, które uzyskały (tymczasowe) upoważnienia.

g) Upoważnienie jest wydawane na 5 lat, jednak nie może być ważne dłużej niż okres wykonywania obowiązków, w związku z którymi zostało przyznane. Może natomiast zostać przedłużone zgodnie z procedurą określoną w lit. e).

h) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może cofnąć upoważnienie, gdy uzna, że istnieją po temu uzasadnione przesłanki. Decyzja o cofnięciu upoważnienia jest przekazywana zainteresowanej osobie, która może ubiegać się o wysłuchanie przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji, oraz właściwemu organowi krajowemu.

i) Procedura sprawdzeniowa jest przeprowadzana na wniosek dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji przez właściwe instytucje Państwa Członkowskiego, którego dana osoba jest obywatelem; osoba sprawdzana uczestniczy w prowadzonej w stosunku do siebie procedurze. Jeśli dana osoba nie jest obywatelem Państwa Członkowskiego Unii, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji zwraca się z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania do tego Państwa Członkowskiego UE, na którego terytorium osoba ta zamieszkuje lub często przebywa.

j) Osoba sprawdzana w ramach procedury sprawdzeniowej jest zobowiązana do wypełnienia ankiety bezpieczeństwa osobowego.

k) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji w swoim wniosku określa rodzaj i klauzulę informacji, do których dana osoba ma uzyskać dostęp, tak aby właściwe organy krajowe mogły przeprowadzić odpowiednią procedurę i wyrazić swoją opinię, czy osobę sprawdzaną można upoważnić do dostępu do określonego typu informacji.

l) Postępowanie sprawdzające, włącznie z podjęciem decyzji końcowej, jest przeprowadzane na podstawie odpowiednich przepisów danego Państwa Członkowskiego, w tym także odnoszących się do procedur odwoławczych.

m) W przypadku przekazania pozytywnej opinii przez właściwe organy krajowe dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może udzielić danej osobie upoważnienia do dostępu do informacji klasyfikowanych.

n) Negatywna opinia właściwych organów krajowych jest przekazywana zainteresowanej osobie, która może ubiegać się o wysłuchanie przez dyrektora Biura Bezpieczeństwa Komisji. Może on, jeśli uzna to za konieczne, zwrócić się do właściwych organów krajowych z wnioskiem o przekazanie dodatkowych wyjaśnień. W przypadku potwierdzenia opinii negatywnej nie można udzielić upoważnienia do dostępu do informacji klasyfikowanych.

o) Wszystkie osoby, które uzyskają upoważnienie w rozumieniu lit. d) i e), w momencie uzyskania upoważnienia są informowane o celach i zasadach ochrony informacji klasyfikowanych i środkach zapewniających bezpieczeństwo tych informacji; szkolenia takie są następnie powtarzane w regularnych odstępach czasu. Osoby te podpisują oświadczenie, że zostały poinstruowane i zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących przepisów.

p) Dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji jest zobowiązany do podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu wdrożenia postanowień tego punktu, w szczególności zaś określenia zasad dostępu do wykazu osób upoważnionych.

q) W wyjątkowych przypadkach, gdy wynika to z konieczności wykonania zadań, dyrektor Biura Bezpieczeństwa Komisji może udzielić tymczasowego upoważnienia, pod warunkiem że poinformował o takim zamiarze właściwe organy krajowe i w ciągu miesiąca nie zgłosiły one sprzeciwu; upoważnienie to obowiązuje do czasu zakończenia procedury określonej w lit. i), lecz nie dłużej niż 6 miesięcy.

r) Udzielone w tym trybie tymczasowe upoważnienia nie mogą uprawniać do dostępu do informacji o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; dostęp do tych informacji jest obligatoryjnie ograniczony wyłącznie do urzędników, którzy przeszli postępowanie sprawdzające z pozytywnym wynikiem, zgodnie z lit. i). Do czasu zakończenia procedury sprawdzeniowej urzędnicy, w stosunku do których wystąpiono o przeprowadzenie postępowania na poziomie ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , mogą zostać tymczasowo upoważnieni do dostępu do informacji o klauzuli do poziomu ► SECRET UE ◄ włącznie.

21. SPORZĄDZANIE, DYSTRYBUCJA, PRZESYŁANIE, BEZPIECZEŃSTWO OSOBOWE KURIERÓW ORAZ DODATKOWE EGZEMPLARZE LUB TŁUMACZENIA I WYCIĄGI Z DOKUMENTÓW KLASYFIKOWANYCH UE

21.1. Sporządzanie

1. Klauzule tajności UE nadaje się zgodnie z postanowieniami sekcji 16; w przypadku dokumentów o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ są one umieszczane u góry i na dole (wyśrodkowane) każdej strony. Strony muszą być ponumerowane. Każdy dokument klasyfikowany UE musi być oznaczony numerem korespondencyjnym i datą. W przypadku dokumentów o klauzuli ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i ► SECRET UE ◄ wymagane jest naniesienie numeru korespondencyjnego na każdej stronie. Jeśli są one dystrybuowane w kilku egzemplarzach, każdy z nich musi mieć umieszczony na pierwszej stronie odpowiedni numer egzemplarza oraz informację o liczbie stron. Obligatoryjne jest wymienienie wszystkich załączników i dodatków na pierwszej stronie wszystkich dokumentów o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej.

2. Dokumenty o klauzuli ► CONFIDENTIEL UE ◄ lub wyższej mogą być drukowane, tłumaczone, przechowywane, powielane, przegrywane lub mikrofilmowane wyłącznie przez osoby, które zostały sprawdzone w związku z dostępem do informacji kl