2002R2342 — PL — 05.08.2005 — 001.002

Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

zmienione przez:





sprostowane przez:









▼B

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE, EURATOM) NR 2342/2002

z dnia 23 grudnia 2002 r.

ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich







TARTALOMJEGYZÉK ELSŐ RÉSZ KÖZÖS RENDELKEZÉSEK I. CÍM ALKALMAZÁSI KÖR II. CÍM KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK 1. fejezet Az egységesség és teljesség elve 2. fejezet Az évenkéntiség elve 3. fejezet (Aköltségvetési rendelet 4. fejezete) Az elszámolási egység elve 4. fejezet (Aköltségvetési rendelet 5. fejezete) A globális fedezet elve 5. fejezet (Aköltségvetési rendelet 6. fejezete) Az egyediség elve 6. fejezet (Aköltségvetési rendelet 7. fejezete) A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve 7. fejezet (Aköltségvetési rendelet 8. fejezete) Az átláthatóság elve III. CÍM A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS SZERKEZETE 1. fejezet A költségvetés megállapítása 2. fejezet A költségvetés szerkezete és bemutatása IV. CÍM A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA 1. fejezet Általános rendelkezések 2. fejezet A végrehajtás módszerei 1. szakasz Általános rendelkezések 2. szakasz Különös rendelkezések 3. fejezet Pénzügyi szereplők 1. szakasz A pénzügyi szereplők jogai és kötelezettségei 2. szakasz Az engedélyezésre jogosult tisztviselő 3. szakasz A számvitelért felelős tisztviselő 4. szakasz Előlegelszámoló tisztviselő 4. fejezet A pénzügyi szereplők felelőssége 1. szakasz Általános szabályok 2. szakasz A felhatalmazás vagy továbbadott felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőre alkalmazandó szabályok 5. fejezet Bevételi műveletek 1. szakasz Saját források 2. szakasz Az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslések 3. szakasz Az esedékessé váló követelések megállapítása 4. szakasz A behajtás engedélyezése 5. szakasz Behajtás 6. fejezet Kiadási műveletek 1. szakasz Kiadásokra vállalt kötelezettség 2. szakasz A kiadások érvényesítése 3. szakasz A kifizetések engedélyezése 4. szakasz A kiadások kifizetése 5. szakasz A kiadási műveletek határidői 7. fejezet IT-rendszerek 8. fejezet Belső ellenőr V. CÍM KÖZBESZERZÉSI SZERZŐDÉSEK ODAÍTÉLÉSE 1. fejezet Általános rendelkezések 1. szakasz Hatály és az odaítélés alapelvei 2. szakasz Közzététel 3. szakasz Közbeszerzési eljárások 4. szakasz Biztosítékok és ellenőrzés 2. fejezet A közösségi intézmények által saját számlájuk terhére odaítélt szerződésekre alkalmazandó különös rendelkezések VI. CÍM TÁMOGATÁSOK 1. fejezet Hatály 2. fejezet Az odaítélés alapelvei 3. fejezet Az odaítélési eljárás 4. fejezet Kifizetés és ellenőrzés 5. fejezet Végrehajtás VII. CÍM BESZÁMOLÓ BEMUTATÁSA ÉS KÖNYVVEZETÉS 1. fejezet Beszámoló bemutatása 2. fejezet (Aköltségvetési rendelet 3. fejezete) Könyvvezetés 1. szakasz Az elszámolás rendje 2. szakasz Könyvek 3. szakasz Számlatükör 4. szakasz Nyilvántartás 5. szakasz Egyeztetés és ellenőrzés 6. szakasz Költségvetési számlák 3. fejezet (Aköltségvetési rendelet 4. fejezete) Vagyonleltár MÁSODIK RÉSZ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK I. CÍM (A KÖLTSÉGVETÉSI RENDELET II. CÍME) STRUKTURÁLIS ALAPOK II. CÍM (A KÖLTSÉGVETÉSI RENDELET III. CÍME) KUTATÁS III. CÍM (A KÖLTSÉGVETÉSI RENDELET IV. CÍME) KÜLSŐ FELLÉPÉSEK 1. fejezet Általános rendelkezések 2. fejezet Az intézkedések végrehajtása 3. fejezet Szerződések odaítélése 4. fejezet Támogatások 5. fejezet Előlegszámlák és leltár IV. CÍM (A KÖLTSÉGVETÉSI RENDELET V. CÍME) EURÓPAI HIVATALOK V. CÍM (A KÖLTSÉGVETÉSI RENDELET VI. CÍME) IGAZGATÁSI ELŐIRÁNYZATOK HARMADIK RÉSZ ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK I. CÍM ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK II. CÍM ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH, uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002/WE z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ( 1 ), w szczególności jego art. 183, po konsultacji z Parlamentem Europejskim, Radą, Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, Komitetem Regionów, Rzecznikiem Praw Obywatelskich i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”) zostały uproszczone w celu ograniczenia rozporządzenia do podstawowych zasad i definicji odnoszących się do ustalenia, realizacji i kontroli budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (zwanego dalej „budżetem”). (2) Te przepisy wykonawcze powinny nie tylko uzupełniać rozporządzenie finansowe w zakresie jego przepisów, do których wyraźnie odnoszą się przepisy wykonawcze, ale również w zakresie przepisów, których stosowanie wymaga środków wykonawczych, które mają być ustalone z wyprzedzeniem. W celach przejrzystości niezbędne jest zastąpienie rozporządzenia Komisji (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 z dnia 9 grudnia 1993 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. ( 2 ), ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 1687/2001 ( 3 ). (3) W celu zapewnienia, aby zasady sektorowe były zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w rozporządzeniu finansowym, powinien zostać opracowany spis wszystkich instrumentów regulacyjnych odnoszących się do realizacji budżetu oraz powinny zostać ustanowione przepisy dotyczące tego spisu, które mają być sporządzone przez Komisję i przedłożone władzy budżetowej. (4) W odniesieniu do zasad budżetowych, w szczególności do zasady jednolitości, wymaganie, aby odsetki od płatności finansowanych z góry, które mają być spłacane do budżetu, były określone, oznacza, że wszelkie płatności finansowane z góry, pozostające mieniem Wspólnot, muszą zostać określone. Takie płatności finansowane z góry pozostają mieniem instytucji, chyba że akt podstawowy w rozumieniu art. 49 rozporządzenia finansowego stanowi inaczej oraz chyba że są one spłacane na podstawie umowy w ramach zamówienia publicznego pracownikom, instytucjom lub Państwom Członkowskim. Zasada ta powinna zostać określona zgodnie z rodzajem zarządzania (bezpośrednie lub pośrednie zarządzanie scentralizowane i zarządzanie dzielone). Nie stosuje się do zarządzania wspólnego, ponieważ w takich przypadkach środki finansowe Wspólnoty są łączone ze środkami finansowymi organizacji międzynarodowej. W przypadku gdy płatności finansowane z góry, które pozostają mieniem Wspólnot, przynoszą odsetki, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody różne. (5) W odniesieniu do zasady jednoroczności istotne jest wyjaśnienie znaczenia rocznych środków i etapów przygotowawczych procedury przyznawania, które, jeżeli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na pokrycie zobowiązań, które wówczas będą musiały zostać wykorzystane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego. (6) W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej, kursy które mają być wykorzystane do przeliczeń między EUR i innymi walutami, w związku z wymaganiami w zakresie zarządzania przepływem środków pieniężnych i rachunkami, powinny zostać określone. (7) W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności traktowanie budżetowe dochodów przyznanych na określony cel, w szczególności wkładów Państw Członkowskich lub państw trzecich w zakresie niektórych programów wspólnotowych, powinno zostać określone, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów. (8) W odniesieniu do zasady specyfikacji należy określić dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii, oraz należy wprowadzić przepisy dotyczące władzy budżetowej w celu przyznania jej pełnych informacji przez szczegółowe wyjaśnienia wniosków o przeniesienie, które muszą być jej przedkładane. (9) W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, przejściowej i ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w legislacyjnym sprawozdaniu finansowym. (10) W odniesieniu do opracowania i struktury budżetu niezbędne jest ustalenie treści ogólnego wstępu do budżetu, dokumentów roboczych wspierających budżet i uwag do budżetu w celu zapewnienia, aby władza budżetowa była w pełni poinformowana. W strukturze budżetu sporządzanego według działalności (BPD) należy również określić definicję i klasyfikację środków administracyjnych. (11) W odniesieniu do wykonania budżetu właściwe jest przede wszystkim wyjaśnienie form, jakie mogą przyjąć akty podstawowe w dziedzinie wspólnotowej oraz w dziedzinach objętych Traktatem o Unii Europejskiej. Maksymalne kwoty środków, które mogą być wykonane w zakresie działań przygotowawczych i projektów pilotażowych bez istnienia aktów podstawowych, powinny zostać ustalone, a postanowienia Traktatów, powierzające szczególne uprawnienia bezpośrednio Komisji, powinny zostać wymienione. (12) Akty, które mogą powodować konflikt interesów, powinny również zostać określone, wraz z procedurą, która ma być stosowana w takich przypadkach. (13) W odniesieniu do różnych metod wykonywania budżetu należy ustanowić, że w przypadku gdy Komisja nie wykona budżetu bezpośrednio w ramach swoich służb, musi ona przede wszystkim zapewnić, aby podmioty, którym zamierza powierzyć zadania w zakresie wykonania posiadały procedury zarządzania oraz systemy kontroli i rachunkowości, które są odpowiednie i właściwe w odniesieniu do wymagań należytego zarządzania finansami. (14) W odniesieniu do pośredniego scentralizowanego zarządzania, to znaczy zarządzania przekazanego przez Komisję agencjom wykonawczym lub organom regulowanym przez prawo wspólnotowe lub krajowym organom sektora publicznego lub organów wykonujących misję publiczną, niezbędne jest również ustanowienie ram takiego przekazania uprawnień i uzgodnień dotyczących ich wykonania przez akt przekazania uprawnień lub porozumienie. Agencje wykonawcze pozostające pod kontrolą Komisji powinny być uznawane za intendentów delegowanych tej instytucji wykonującej budżet Wspólnoty. W przypadku gdy organy krajowe muszą przeprowadzać czynności w zakresie wykonania budżetu, powinny one oferować odpowiednie gwarancje finansowe oraz powinny być wybierane w sposób przejrzysty, po przeprowadzeniu analizy efektywności pod względem kosztów, wskazującej przyczyny przekazania zarządzania takiemu organowi. Komisja występuje o wydanie opinii właściwego komitetu, zgodnie z aktem podstawowym dotyczącym wykonywania danych środków przed przekazaniem uprawnień organom krajowym. Podmioty prawa prywatnego, wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji, powinny być wybierane zgodnie z procedurami przetargowymi. (15) W zakresie zarządzania dzielonego z Państwami Członkowskimi lub zarządzania zdecentralizowanego z państwami trzecimi etapy i cele procedury rozliczania rachunków powinny zostać ustanowione bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych we właściwych regulacjach sektorowych. (16) Wreszcie, w zakresie zarządzania wspólnego, należy objaśnić, że wkład wniesiony przez każdego darczyńcę w odniesieniu do każdego rodzaju wydatków nie musi być określony, jednakże działania subwencjonowane muszą być przedmiotem wszechstronnych kontroli; należy określić organizacje międzynarodowe kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania. (17) W odniesieniu do roli podmiotów działających w sferze finansów reforma zarządzania finansami wraz z zaniechaniem scentralizowanych kontroli ex ante powoduje wzrost obowiązków intendentów w zakresie wszystkich dochodów i wydatków, włączając kwestię systemów kontroli wewnętrznej. Władza budżetowa powinna w przyszłości być powiadamiana o wyznaczaniu intendenta delegowanego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Zatem zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane, powinny również zostać ustanowione. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do rozpoczęcia operacji w zakresie wykonania budżetu i zadań odnoszących się do weryfikacji takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy ustanowić przepisy dotyczące obowiązków uznanych za ujęte w rocznym sprawozdaniu dla instytucji, która musi między innymi wskazać wyniki weryfikacji ex post; należy również dokonać uzgodnień dotyczących przechowywania dokumentów towarzyszących odnoszących się do przeprowadzanych operacji. Wreszcie wszystkie różne formy negocjacyjnej procedury przetargowej powinny, ponieważ stanowią one odstępstwa, być objęte szczególnym sprawozdaniem dla instytucji oraz zawiadomieniem władzy budżetowej. (18) W celu objaśnienia obowiązków należy określić dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego, w związku z systemami rachunkowości, zarządzaniem finansami, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Uzgodnienia dotyczące zakończenia pełnienia obowiązków przez intendentów powinny również zostać określone. (19) Warunki korzystania z kont zaliczkowych, system zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, powinny również zostać ustanowione, jak również zadania i obowiązki administratorów środków zaliczkowych oraz intendentów i księgowych, w związku z kontrolą kont zaliczkowych. Władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. (20) Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów działających w sferze finansów mogą oni podlegać odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w regulaminie pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich oraz warunkach zatrudnienia innych pracowników. Jednakże nowy wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych powinien zostać we właściwy sposób ustanowiony w każdej instytucji w celu ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym. Procedura, przez którą intendent może występować o potwierdzenie instrukcji oraz za pomocą której może zostać zwolniony z jakiejkolwiek odpowiedzialności, również powinna zostać ustanowiona. (21) W odniesieniu do dochodów z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętych rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 z dnia 22 maja 2000 r. wykonującym decyzję 94/728/WE, Euratom w sprawie systemu środków własnych Wspólnoty ( 4 ), niezbędne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności intendentów na różnych etapach procedury: prognoza należności, a następnie zlecenia windykacji; przesłania noty debetowej powiadamiającej dłużnika, że należności zostały ustalone; obliczenie należnych odsetek za zwłokę; oraz wreszcie decyzja tam, gdzie jest to konieczne, o zrzeczeniu się tytułu dochodu budżetowego z zastrzeżeniem kryteriów, gwarantującym zgodność z należytym zarządzaniem finansami. Rola księgowego w ściąganiu dochodów oraz w przyznawaniu dodatkowego terminu płatności powinna zostać również określona. (22) W odniesieniu do wydatków zależność między decyzjami finansowymi, zobowiązaniami całkowitymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów powinny zostać określone. Rozróżnienie między zobowiązaniem globalnym a indywidualnym zależy od stopnia, w jakim beneficjenci są określeni, a kwoty włączone. Tymczasowe zobowiązania ograniczone są do zwykłych wydatków administracyjnych i wydatków związanych z Europejskim Funduszem Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR). W celu ograniczenia ilości zobowiązań nieaktywnych środki odpowiadające zobowiązaniom, w odniesieniu do których nie dokonano płatności przez trzy lata, powinny być wycofane. (23) Zatem niezbędne jest objaśnienie zależności między czynnościami w zakresie uznawania, zatwierdzania i płatności a kontrolami, jakie mają być przeprowadzane przez intendenta przy uznawaniu wydatków z adnotacją „dopuszczone do wypłaty” oraz przy zatwierdzaniu płatności przez sprawdzenie ważności zwolnienia z wszelkich zobowiązań, za które intendent ponosi całkowitą odpowiedzialność. Dokumenty, które mają być przedstawione na poparcie płatności, powinny być określone, a zasady ustanowione w odniesieniu do rozliczania płatności finansowanych z góry i płatności zaliczkowych. Wreszcie terminy stosowane do czynności w zakresie uznawania i płatności powinny zostać ustanowione z uwzględnieniem dyrektywy 2000/35/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 czerwca 2000 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych ( 5 ). (24) W zakresie kontroli wewnętrznej niezbędne jest ustanowienie procedury wyznaczania audytora i gwarantowania jego niezależności w ramach instytucji, która go wyznaczyła i której musi on składać sprawozdania dotyczące jego działalności; władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. (25) W odniesieniu do zamówień przyjętą możliwością jest dodanie w niniejszym rozporządzeniu przepisów dyrektyw Rady 92/50/EWG ( 6 ), 93/36/EWG ( 7 ) oraz 93/37/EWG ( 8 ), ostatnio zmienionych dyrektywą Komisji 2001/78/WE ( 9 ), odnoszących się do procedur przetargowych odpowiednio na usługi, dostawy i roboty. Zatem niezbędne jest przede wszystkim określenie różnych rodzajów zamówień publicznych; stosowanych środków ogłaszania i publikowania; warunków, w których można wykorzystać określoną formę procedury, oraz podstawowych cech istniejących procedur; specyfikacji kryteriów wyboru i możliwych uzgodnień dotyczących udzielania zamówień; zasad dostępu do dokumentów przetargowych oraz zasad kontaktowania się z oferentami lub kandydatami; oraz w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek, różnych progów stosowanych i zasad szacowania wartości zamówień, jakie mają być udzielone. (26) Celem procedur przetargowych jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, jednocześnie gwarantując równy dostęp do zamówień publicznych i przestrzeganie zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości i równego traktowania kandydatów, jak również pełnej odpowiedzialności intendentów za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wyznaczenia Komisji, aż po umotywowaną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca. Gwarancje finansowe konieczne do ochrony interesów finansowych Wspólnot powinny również zostać określone. (27) Wreszcie niezbędne jest rozgraniczenie uprawnień instytucji zamawiających do nakładania kar administracyjnych w celu zapewnienia, aby kary były proporcjonalne i odstraszające, oraz w celu zapewnienia równego traktowania takiego jak między różnymi instytucjami i jak między departamentami. (28) Zakres tytułu dotyczącego dotacji powinien zostać również objaśniony, w szczególności w odniesieniu do różnych metod wykonania budżetu, ale również w odniesieniu do rodzaju działania lub organu ogólnego interesu europejskiego kwalifikującego się do dotacji. Cechy rocznego programu pracy i zaproszenia do składania projektów powinny również zostać określone, jak również możliwe wyjątki w tym kontekście oraz możliwość skutku retroaktywnego, w szczególności w kontekście pomocy humanitarnej i zarządzania w sytuacjach kryzysowych, w odniesieniu do których ograniczenia są ściśle określone. (29) Również w odniesieniu do wymagań przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców oraz wzmocnienia odpowiedzialności intendentów procedura przetargowa powinna zostać ustanowiona, począwszy od składania wniosku o dotację do jego oceny przez Komisję, w świetle uprzednio określonych kryteriów selekcji i kryteriów udzielania zamówień, zanim intendent podejmie ostateczną, właściwie udokumentowaną decyzję. (30) Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami: na etapie wniosków o dotacje przez organizowanie kontroli finansowych wniosków dotyczących znacznych kwot; następnie w chwili dokonywania wypłat w ramach płatności finansowanych z góry przez żądanie uprzednich gwarancji finansowych; oraz wreszcie na etapie ostatecznej płatności przez organizowanie kontroli finansowych wniosków, które dotyczą największych kwot i wiążą się z najwyższym ryzykiem. Należyte zarządzanie i zgodność z zasadami braku nastawienia na przynoszenie dochodu i współfinansowania również wymagają ustanowienia zasad rozgraniczających możliwe wykorzystanie płatności ryczałtowych. Wreszcie należyte zarządzanie środkami finansowymi Wspólnoty oznacza, że beneficjenci dotacji muszą przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców, jak również przestrzegać zasady, że zamówienie musi zostać udzielone ofercie przedstawiającej najwyższą wartość w stosunku do zaangażowanych pieniędzy, w przypadku gdy działalność jest częściowo objęta podwykonawstwem. (31) Wreszcie uprawnienia do nakładania kar w tym kontekście powinny być zbliżone do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień. (32) W odniesieniu do prowadzenia i prezentacji sprawozdań każda z ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, na których muszą być oparte sprawozdania finansowe, powinna zostać określona. Niezbędne jest również określenie warunków wpisywania transakcji do rachunków oraz zasad wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw. (33) Należy określić, że rachunkom instytucji musi towarzyszyć sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami, oraz należy określić szczegóły treści i przedstawiania elementów tworzących sprawozdania finansowe (bilans, rachunek wyniku gospodarczego, tabela przepływu środków i załącznik) oraz sprawozdania dotyczące wykonania budżetu (budżetowy rachunek wyniku i załącznik). (34) W kwestiach rachunkowości należy określić, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację rachunków i procedury rachunkowości tej instytucji oraz określić warunki, które mają być przestrzegane w ramach skomputeryzowanych systemów rachunkowości, w szczególności w zakresie ochrony dostępu oraz śladu audytowego wszelkich zmian dokonanych w systemie. (35) W zakresie prowadzenia rachunków, niezbędne jest określenie zasad stosowanych ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i spisie oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metody podwójnego zapisu, zasady konwersji operacji, które nie są denominowane w EUR, oraz dokumenty towarzyszące wpisom rachunkowym, powinny zostać ustanowione. Zawartość rejestrów księgowych powinna również zostać określona. (36) Wreszcie niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do inwentaryzacji mienia oraz wyjaśnienie odpowiednich obowiązków księgowych i intendentów w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży mienia ujętego w inwentarzu. (37) W zakresie funduszy strukturalnych należy określić, że spłata płatności na rachunek w odniesieniu do danej operacji nie powoduje skutku ograniczenia wkładu z funduszu na tę operację. (38) Rodzaje działań, bezpośrednich i pośrednich, które mogą być finansowane w sektorze badań, powinny zostać określone. (39) W zakresie działań zewnętrznych przepisy wykonawcze, podobnie jak rozporządzenie finansowe, mają na celu ustanowienie przepisów dotyczących wyjątków, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i przyznawania dotacji. (40) W odniesieniu do zamówień publicznych te przepisy wykonawcze przyjmują treść przepisów decyzji Komisji z dnia 10 listopada 1999 r. w sprawie uproszczenia systemów zarządzania udzielaniem zamówień w ramach programów współpracy, realizowanych przez Dyrekcje Generalne ds. Stosunków Zewnętrznych, ( 10 ) wywierających skutek w postaci zasad dotyczących zamówień publicznych, różniących się od standardowych zasad różnymi ustalonymi progami oraz procedurami zarządzania, które zostały dostosowane do działań zewnętrznych. (41) W odniesieniu do dotacji niezbędne jest wymienienie rodzajów działań, w odniesieniu do których możliwe jest odstępstwo od zasady współfinansowania określonej w art. 109 rozporządzenia finansowego. Ma to zastosowanie w szczególności do pomocy humanitarnej i pomocy w sytuacjach kryzysowych oraz działań w celu ochrony zdrowia i podstawowych praw narodów. (42) W celu zapewnienia należytego zarządzania środkami wspólnotowymi niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, które mają być zawarte w porozumieniach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są konta zaliczkowe. (43) Przepisy rozporządzenia finansowego odnoszące się do urzędów europejskich powinny zostać uzupełnione szczególnymi zasadami dotyczącymi Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz przepisami upoważniającymi księgowego Komisji do przekazania niektórych jego zadań pracownikom tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, do których otwierania urzędy europejskie mogą być uprawnione w imieniu Komisji. (44) W odniesieniu do środków administracyjnych każda instytucja powinna powiadomić władzę budżetową o znaczących projektach budowlanych, które są w trakcie realizacji, to znaczy projektów, które zwiększają stan posiadanych zabudowań. (45) Niezbędne jest określenie organów, które mogą otrzymywać dotacje pokrywane z budżetu oraz którym należy zapewnić zbiór zasad zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 185 rozporządzenia finansowego. (46) Różne progi i kwoty określone w niniejszym rozporządzeniu powinny być regularnie uaktualniane przez powiązanie ich z inflacją zanotowaną we Wspólnocie z wyjątkiem progów stosowanych do zamówień publicznych, a także mając na uwadze, co następuje: PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:







CZĘŚĆ PIERWSZA

POSTANOWIENIA WSPÓLNE







TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

(Artykuł 1 rozporządzenia finansowego)

Niniejsze rozporządzenie określa zasady wykonywania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).

Instytucje, których dotyczy niniejsze rozporządzenie, są instytucjami w rozumieniu rozporządzenia finansowego.

Artykuł 2

Spis aktów legislacyjnych dotyczących wykonania budżetu

(Artykuł 2 rozporządzenia finansowego)

Komisja prowadzi spis aktów określonych w art. 2 rozporządzenia finansowego. Komisja uaktualnia ten spis każdego roku oraz powiadamia odpowiednio władzę budżetową.







TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE







ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 3

Zakres płatności finansowanych z góry pozostających mieniem Wspólnot

(Artykuł 5 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Płatności finansowane z góry w rozumieniu art. 105 pozostają mieniem Wspólnot, chyba że akt podstawowy w rozumieniu art. 49 ust. 1 rozporządzenia finansowego stanowi inaczej. Przepis ten nie dotyczy płatności finansowanych z góry, wypłacanych na podstawie umowy w rozumieniu art. 88 rozporządzenia finansowego, Państwom Członkowskim lub na podstawie pomocy przedakcesyjnej lub zaliczek określonych w art. 265. Nie stosuje się do wspólnego zarządzania w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego.

2. W przypadku bezpośredniego zarządzania scentralizowanego w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego obejmującego szereg partnerów zasadę określoną w ust. 1 niniejszego artykułu stosuje się wyłącznie do głównego wykonawcy.

3. W przypadku zarządzania zdecentralizowanego oraz w przypadku pośredniego zarządzania scentralizowanego w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego zasadę określoną w ust. 1 niniejszego artykułu stosuje się wyłącznie do podmiotu otrzymującego płatności finansowane z góry bezpośrednio od Komisji.

4. Zasadę określoną w ust. 1 stosuje się do płatności finansowanych z góry wypłaconych na podstawie umów lub porozumień zawartych po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia.

5. Ustępy 1–4 pozostają bez uszczerbku dla wpisania płatności finansowanych z góry po stronie aktywów w sprawozdaniu finansowym, jak zostanie ustanowione w zasadach rachunkowości przewidzianych w art. 133 rozporządzenia finansowego.

Intendenci zapewniają księgowemu szczegóły umożliwiające mu określenie płatności finansowanych z góry, które pozostają mieniem Wspólnot.

Artykuł 4

Wpisanie do budżetu odsetek uzyskanych ze środków finansowych Wspólnoty

(Artykuł 5 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy płatności finansowane z góry, które pozostają mieniem Wspólnoty zgodnie z art. 3, obciążone są odsetkami lub równoważnymi świadczeniami, są one wpłacane do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich (zwanego dalej „budżetem”) jako dochody różne.

Intendenci zapewniają, aby na podstawie umów i porozumień zawartych z beneficjentami i pośrednikami:

a) płatności finansowane z góry były wpłacane na konta lub subkonta bankowe, które umożliwiają zidentyfikowanie odpowiadających im środków i odsetek; w przypadku braku takich kont zasady rachunkowości stosowane przez beneficjentów lub pośredników muszą umożliwić zidentyfikowanie środków wypłacanych przez Wspólnotę, jak również odsetek lub innych korzyści generowanych przez te środki;

◄

b) beneficjenci powiadamiali odpowiedniego intendenta o kwocie wszelkich odsetek lub równoważnych korzyści, uzyskanych z tych środków finansowych co najmniej raz w roku, jeżeli odsetki te stanowią znaczne kwoty, oraz w każdym przypadku gdy składane są wnioski o płatności zaliczkowe lub spłaty sald, które rozliczają płatności finansowane z góry.

3. Zgodnie z tytułem IV rozdział 5 właściwy intendent w momencie dokonywania wypłat w ramach płatności finansowanych z góry sporządza prognozę należności obejmującą wszelkie odsetki lub równoważne korzyści uzyskane na funduszach płatności finansowanych z góry.

Właściwy intendent, zgodnie z harmonogramem określonym w ust. 2 lit. b), sporządza zlecenie windykacji na kwotę odsetek określoną w ust. 1.

4. W przypadku gdy płatności finansowane z góry wypłacane są w ramach tej samej pozycji budżetu, na podstawie tego samego aktu podstawowego oraz beneficjentom objętym tą samą procedurą przetargową, intendent może sporządzić jedną prognozę należności w odniesieniu do szeregu dłużników.







ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 5

Środki na rok budżetowy

(Artykuł 8 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Środki na pokrycie zobowiązań i na pokrycie płatności przewidziane w budżecie na rok budżetowy, które muszą zostać wykorzystane w ciągu roku, składają się ze środków zatwierdzonych na ten rok budżetowy. Środkami zatwierdzonymi na rok budżetowy są:

a) środki przewidziane w budżecie, włączając budżety korygujące;

b) środki przeniesione;

c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 157 i 181 ust. 5 rozporządzenia finansowego;

d) środki wynikające ze zwrotu zaliczek, które zostały spłacone zgodnie z art. 228;

e) środki przewidziane po otrzymaniu dochodu przyznanego w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych i niewykorzystane.

Artykuł 6

Przeniesienie środków

(Artykuł 9 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Środki na pokrycie zobowiązań określone w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego mogą być przeniesione wyłącznie, jeżeli zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, które nie mogą być przypisane intendentowi, lub jeżeli etapy przygotowawcze są wystarczająco zaawansowane, aby rozsądne było uznanie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca następnego roku.

2. Etapami przygotowawczymi określonymi w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny być zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia na kolejny rok, są w szczególności:

a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji zainteresowanych służb w ramach każdej instytucji dotyczących przyjęcia decyzji;

b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego zaawansowany etap przygotowywania umów lub porozumień. Ten zaawansowany etap przygotowania umów lub porozumień oznacza zakończenie wyboru potencjalnych kontrahentów lub beneficjentów.

3. Środki przeniesione zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego, są automatycznie anulowane.

Komisja powiadamia władzę budżetową do dnia 15 kwietnia o środkach anulowanych w ten sposób.

4. Środki przeniesione w ten sposób zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą być wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5. Rachunki określają środki przeniesione w ten sposób.

6. Środki przyznane na wydatki personalne określone w art. 9 ust. 6 rozporządzenia finansowego są środkami na wynagrodzenia i dodatki dla członków i pracowników instytucji.







ROZDZIAŁ 3

(Rozdział 4 rozporządzenia finansowego)

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 7

Kurs przeliczenia między euro a innymi walutami

(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania regulacji sektorowych, przeliczenie między euro a inną walutą jest dokonywane przy wykorzystaniu dziennego kursu euro, opublikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich.

2. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w odniesieniu do danej waluty, Komisja wykorzystuje kurs księgowy określony w ust. 3.

3. Do celów kont przewidzianych w art. 132–137 rozporządzenia finansowego oraz z zastrzeżeniem art. 213 przeliczenie między euro a inną walutą jest dokonywane przy wykorzystaniu miesięcznego kursu księgowego euro. Taki kurs księgowy ustalany jest przez Komisję za pomocą wszelkich źródeł informacji, jakie Komisja uzna za wiarygodne na podstawie kursu przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego dzień, w odniesieniu do którego kurs jest ustalany.

Artykuł 8

Kurs, który ma być wykorzystany do przeliczenia między euro a innymi walutami

(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych wynikających ze stosowania regulacji sektorowych kurs, który ma być wykorzystany do przeliczenia między euro a innymi walutami, jest kursem dnia, w którym sporządzone jest zlecenie płatnicze lub zlecenie windykacji przez departament zatwierdzający.

2. W przypadku kont zaliczek w euro kurs, który ma być wykorzystany, jest ustalany do dnia płatności przez bank.

3. W przypadku kont zaliczek w walutach krajowych, określonych w art. 16 rozporządzenia finansowego, kurs, który ma być wykorzystany, jest kursem z miesiąca dokonania wydatków z konta zaliczek.

4. W odniesieniu do wydatków finansowanych przez Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR), Sekcja Gwarancji, kurs, który ma być wykorzystany w odniesieniu do miesiąca „n”, wobec którego wydatki te zostały zadeklarowane zgodnie z art. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 296/96 ( 11 ), jest kursem z dziesiątego dnia miesiąca „n + 1” lub z pierwszego dnia następującego po nim, w którym kurs został podany.

Kurs ten jest również wykorzystywany w odniesieniu do odpowiednich zaliczek przewidzianych w art. 4 i 5 rozporządzenia (WE) nr 296/96.

Artykuł 9

Informacje dotyczące transferów środków pieniężnych przez Komisję między różnymi walutami

(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)

W każdym kwartale Komisja przesyła Państwom Członkowskim oświadczenie dotyczące transferów przeprowadzonych między walutami.







ROZDZIAŁ 4

(Rozdział 5 rozporządzenia finansowego)

Zasada uniwersalności

Artykuł 10

Struktura mająca na celu dostosowanie dochodów przyznanych na określony cel i zapewnienie odpowiednich środków

(Artykuł 18 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla art. 12 i 13 struktura mająca na celu dostosowanie przyznanych w budżecie dochodów na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów każdej instytucji pozycję budżetu przeznaczoną dla dochodów;

b) w zestawieniu wydatków uwagi wskazujące, w ramach których pozycji można otrzymać środki odpowiadające przyznanym dochodom, które są udostępnione.

W przypadku określonym w akapicie pierwszym lit. a), jeżeli kwota takiego dochodu jest przewidywalna, zostaje ona wpisana w pozycję. Jeżeli kwota ta nie jest możliwa do przewidzenia, wpisuje się oznaczenie „p.m.”, a szacowany dochód podany jest do wiadomości w uwagach.

2. Środki odpowiadające przyznanym dochodom mogą zostać udostępnione, zarówno jako środki na pokrycie zobowiązań, jak i jako środki na pokrycie płatności, jeżeli dochód został uzyskany przez instytucję, z wyjątkiem przypadku przewidzianego w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Zostają one udostępnione automatycznie z wyjątkiem przypadku zwrotu płatności na rachunek określonego w art. 156 rozporządzenia finansowego oraz w przypadku korekt finansowych w związku z funduszami strukturalnymi.

Artykuł 11

Wkłady Państw Członkowskich na programy badawcze

(Artykuł 18 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1. Wkłady Państw Członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych przewidzianych w art. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000 dokonywane są w następujący sposób:

a) siedem dwunastych kwoty przewidzianej w budżecie wypłacanych jest nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b) pozostałe pięć dwunastych wypłacanych jest nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie przewidzianej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od Państw Członkowskich, wpisane są do budżetu w rachunku lub w rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4. Dokonane wypłaty wpisane są w rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 12

Przyznane dochody wynikające z udziału Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych

(Artykuł 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1. Strukturę budżetu mającą na celu dostosowanie do uczestnictwa Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych ustala się w następujący sposób:

a) w zestawieniu dochodów, pozycja z oznaczeniem „p.m.” wpisana jest w celu dostosowania pełnej kwoty wkładu Państw EFTA w odniesieniu do danego roku budżetowego. Szacowana kwota jest wykazana w uwagach do budżetu;

b) zestawieniu wydatków: i) uwagi do każdej pozycji odnoszące się do działań wspólnotowych, w których uczestniczą Państwa EFTA, wskazują „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału; ii) załącznik, stanowiący integralną część budżetu, określa wszystkie pozycje obejmujące działania wspólnotowe, w których uczestniczą Państwa EFTA.

Załącznik określony w akapicie pierwszym lit. b) ii) odzwierciedla i stanowi część struktury mającej na celu dostosowanie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, oraz umożliwienia realizacji wydatków.

2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) kwoty rocznego udziału Państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet EOG zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 załączonego do tego Porozumienia, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego, pełnych kwot odpowiadających środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności.

3. Jeżeli, w ciągu roku budżetowego, dodatkowe środki są przewidziane w pozycjach budżetu z udziałem Państw EFTA, a Państwa EFTA nie są w stanie w ciągu tego roku dostosować swoich wkładów odpowiednio, w celu przestrzegania „czynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Komisja może, jako środek tymczasowy i wyjątkowy, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu płatności finansowanego z góry udziału Państw EFTA. W każdym przypadku gdy takie dodatkowe środki są zapewnione, Komisja, w najszybszym możliwym terminie, wzywa do wniesienia odpowiednich wkładów Państw EFTA. Komisja każdego roku powiadamia władzę budżetową o każdej takiej podjętej decyzji.

Płatności finansowane z góry zostają ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4. Zgodnie z art. 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe Państw EFTA stanowią przyznane dochody. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zapewnienia, aby wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiednich środków było odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonywania, zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków, odpowiadających udziałowi Państw EFTA.

Artykuł 13

Wpływy pieniężne z sankcji nałożonych na Państwa Członkowskie uznanych za mające nadmierny deficyt

(Artykuł 18 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu przyjmującego wpływy pieniężne z sankcji określonych w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 ( 12 ) ustala się w następujący sposób:

a) w zestawieniu dochodów oznaczenie „p.m.” zostaje wpisane w celu dostosowania odsetek od tych kwot;

b) jednocześnie i bez uszczerbku dla art. 74 rozporządzenia finansowego wpisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności. Środki te wykonywane są zgodnie z art. 17 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 14

Dopuszczenie płatności kwoty netto

(Artykuł 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Na podstawie art. 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego następujące potrącenia mogą być dokonane od wniosków o płatność, faktur lub oświadczeń, które są wówczas zatwierdzane do płatności kwoty netto:

a) kary nałożone na strony umów, włączając umowy w ramach zamówień publicznych;

b) dostosowania dotyczące kwot wypłaconych bezpodstawnie, które mogą być dokonane przez potrącenie bezpośrednie od nowej płatności tego samego rodzaju dla tego samego płatnika na podstawie rozdziału, artykułu i roku budżetowego, w odniesieniu do którego dokonana została nadpłata i który stanowi podstawę płatności zaliczkowych lub spłat sald.

Odliczenia, zwroty i rabaty na indywidualnych fakturach i wnioskach o płatność nie są zapisywane jako dochód wspólnotowy.

Artykuł 15

Rachunki dotyczące podatków kwalifikujących się do odzyskania

(Artykuł 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki ponoszone przez Wspólnoty na podstawie art. 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego wpisywane są do rachunku przejściowego do momentu, gdy zostaną zwrócone przez zainteresowane Państwa.







ROZDZIAŁ 5

(Rozdział 6 rozporządzenia finansowego)

Zasada specyfikacji

Artykuł 16

Procedury dokonywania przesunięć

(Artykuł 22 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja może proponować władzy budżetowej, w ramach swojej sekcji budżetu, dokonanie przesunięć z jednego tytułu do innego przekraczających limit 10 % środków na rok budżetowy w pozycji, z której przeniesienie ma być dokonane. Instytucja ta odpowiednio powiadamia Komisję.

Przesunięcia te podlegają procedurze przewidzianej w art. 24 rozporządzenia finansowego.

2. Każda instytucja może, w ramach swojej sekcji budżetu, dokonywać przesunięć w ramach artykułów.

Artykuł 17

Zasady dotyczące obliczenia limitów przesunięć

(Artykuł 23 rozporządzenia finansowego)

1. Procent określony w art. 22 ust. 1 oraz w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c) rozporządzenia finansowego obliczany jest w momencie złożenia wniosku o przesunięcie.

2. Do celów limitu określonego w art. 22 ust. 1 oraz w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c) rozporządzenia finansowego kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, które mają być dokonane w pozycji, z której dokonywane jest przesunięcie po dostosowaniu dotyczącym wcześniej dokonanych przesunięć.

Artykuł 18

Wydatki administracyjne

(Artykuł 23 rozporządzenia finansowego)

Wydatki określone w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego obejmują, w odniesieniu do każdej dziedziny polityki, pozycje określone w art. 27.

Artykuł 19

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(Artykuł 22 i 23 rozporządzenia finansowego)

Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć i wszelkim informacjom dla władzy budżetowej dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 22 i 23 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące, przedstawiające wykonanie środków i szacunki wymagań aż do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki te mają zostać przeniesione, jak i w odniesieniu do pozycji, z których mają one zostać przeniesione.

Artykuł 20

Podstawy wniosków o dokonanie przesunięć z rezerwy na pomoc w nagłych wypadkach

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć w celu umożliwienia wykorzystania rezerwy na pomoc w nagłych wydatkach, określonej w art. 26 ust. 2 akapit pierwszy rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące wskazujące:

a) w odniesieniu do pozycji, do której przesunięcie ma zostać dokonane, najnowsze dostępne informacje dotyczące wykonania środków i szacunków wymagań aż do końca roku budżetowego;

b) w odniesieniu do wszystkich pozycji odnoszących się do działań zewnętrznych wykonanie środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o dokonanie przesunięcia i szacunek wymagań do końca roku budżetowego, włączając porównanie z szacunkiem wstępnym;

c) analizę możliwości zmiany rozdziału środków.







ROZDZIAŁ 6

(Rozdział 7 rozporządzenia finansowego)

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 21

Ocena

(Artykuł 27 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie propozycje dotyczące programów i działań pociągających za sobą wydatki lub zmniejszenie dochodu budżetu są przedmiotem oceny ex ante, która określa:

a) potrzebę, która ma być spełniona w krótkim lub długim terminie;

b) cele, które mają być osiągnięte;

c) oczekiwane wyniki i wskaźniki potrzebne do ich zmierzenia;

d) wartość dodaną zaangażowania wspólnotowego;

e) ryzyko, włączając nadużycie finansowe, związane z propozycjami i dostępnymi opcjami alternatywnymi;

f) doświadczenia wyniesione z podobnych sytuacji w przeszłości;

g) wielkość środków, zasoby ludzkie i inne wydatki administracyjne, które mają być rozdzielone z należytym uwzględnieniem zasady efektywności pod względem kosztów;

h) system monitorowania, który ma zostać utworzony.

2. Wszystkie programy i działania są następnie przedmiotem oceny przejściowej i/lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu zweryfikowania, że są one zgodne z ustalonymi celami, w sposób następujący:

a) wyniki uzyskane przy realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy każdej decyzji w sprawie odnowienia, modyfikacji lub zawieszenia programu;

b) wyniki działań finansowanych corocznie poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.

W akapicie pierwszym lit. b) nie stosuje się do każdego z projektów lub działań prowadzonych w ramach tych działań, w odniesieniu do których może zostać spełnione wymaganie przez sprawozdanie końcowe przesłane przez organy, które realizowały działanie.

Artykuł 22

Sprawozdanie finansowe

(Artykuł 28 rozporządzenia finansowego)

1. Wszelkie propozycje dotyczące aktu, przedłożone organowi prawodawczemu, które mogą mieć wpływ na budżet, włączając zmiany na szeregu stanowisk, zawierają sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe zawiera dane finansowe i gospodarcze do oceny przez organ prawodawczy potrzeby działań Wspólnoty. Zapewnia ono właściwe informacje dotyczące spójności z innymi instrumentami finansowymi i możliwej synergii.

W przypadku operacji wieloletnich sprawozdanie finansowe zawiera możliwy do przewidzenia schemat wymagań na dany rok w zakresie środków i stanowisk oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.

2. W celu zapobieżenia jakiemukolwiek ryzyku nadużyć finansowych lub nieprawidłowości, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ochronę interesów finansowych Wspólnot, sprawozdanie finansowe przekazuje informacje dotyczące istniejącego i planowanego zapobiegania nadużyciom finansowym oraz środków ochronnych.







ROZDZIAŁ 7

(Rozdział 8 rozporządzenia finansowego)

Zasada przejrzystości

Artykuł 23

Tymczasowa publikacja budżetu skróconego

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

W najszybszym możliwym terminie po ostatecznym uchwaleniu budżetu i w ciągu nie więcej niż czterech tygodni skrócone zapisy budżetowe zostają opublikowane na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu publikacji urzędowej w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.







TYTUŁ III

OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU







ROZDZIAŁ 1

Opracowanie budżetu

Artykuł 24

Ogólne wprowadzenie do wstępnego projektu budżetu

(Artykuł 33 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wprowadzenie ogólne do wstępnego projektu budżetu.

Każda z sekcji wstępnego projektu budżetu poprzedzona jest wprowadzeniem, sporządzonym przez zainteresowaną instytucję.

Ogólne wprowadzenie zawiera:

a) tabele finansowe, obejmujące cały budżet;

b) w zakresie tytułów w sekcji Komisji: i) opis polityk uzasadniających tytuł do środków, o które wnioskowano z należytym uwzględnieniem zasad i wymagań określonych w art. 27 i 33 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego; ii) podstawy zmian w zakresie środków z jednego roku budżetowego na następny.

Artykuł 25

Dokumenty robocze dotyczące wstępnego projektu budżetu

(Artykuł 30 i 33 rozporządzenia finansowego)

Do wstępnego projektu budżetu dołącza się następujące dokumenty robocze:

a) w odniesieniu do pracowników instytucji: i) oświadczenie dotyczące polityki zatrudnienia pracowników stałych i tymczasowych; ii) w odniesieniu do każdej kategorii pracowników, plan organizacyjny stanowisk budżetowych i osób na stanowiskach w dniu przedstawienia wstępnego projektu budżetu, wskazujący ich uszeregowanie według stopnia i jednostki administracyjnej; iii) w przypadku gdy proponowana jest zmiana liczby osób na stanowiskach, oświadczenie dotyczącą przyczyn uzasadniających taką zmianę; iv) wykaz stanowisk w podziale według dziedzin polityki;

b) szczegółowe oświadczenie dotyczące polityki udzielania i zaciągania pożyczek;

c) w odniesieniu do subsydiów dla organów określonych w art. 32 rozporządzenia finansowego szacunek dochodów i wydatków poprzedzony uzasadnieniem, sporządzony przez zainteresowane organy oraz, w odniesieniu do szkół europejskich, oświadczenie wskazujące dochody i wydatki, poprzedzone uzasadnieniem.

Artykuł 26

Wstępny projekt budżetów korygujących

(Artykuł 37 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Wstępnemu projektowi budżetów korygujących towarzyszą oświadczenia odnoszące się do podstaw i informacji dotyczących wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok, dostępne w chwili ich ustalenia.







ROZDZIAŁ 2

Struktura i prezentacja budżetu

Artykuł 27

Środki administracyjne

(Artykuł 41 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy część dotycząca wydatków w ramach sekcji budżetu jest przedstawiona przy wykorzystaniu nomenklatury opartej na klasyfikacji według celu, środki administracyjne podzielone są według odrębnych pozycji według tytułu, zgodnie z następującą klasyfikacją:

a) wydatki na pracowników zatwierdzone w wykazie etatów: to jest kwota środków i liczba stanowisk odpowiadających tym wydatkom;

b) wydatki na pracowników zewnętrznych (włączając pracowników pomocniczych i pracowników agencji) oraz inne wydatki związane z zarządzaniem (włączając koszty reprezentacyjne i koszty związane z posiedzeniami);

c) wydatki na budynki i inne związane z tym wydatki, łącznie ze sprzątaniem i utrzymaniem, czynszem i kosztami wynajmu, telekomunikacji, wody, gazu i energii elektrycznej;

d) wydatki dodatkowe.

Sklasyfikowane według rodzaju wydatki administracyjne Komisji o charakterze wspólnym wszystkim tytułom określone są również w odrębnym sprawozdaniu skróconym.

Artykuł 28

Wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte

(Artykuł 46 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego)

Do celów ustalania budżetu wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte, są określone w sposób następujący:

a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania wprowadzone do rachunków w ciągu roku budżetowego na środki na ten rok budżetowy, jak określono w art. 5;

b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, to znaczy, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, na środki na ten rok budżetowy, jak określono w tym samym artykule.

Artykuł 29

Uwagi do budżetu

(Artykuł 46 ust. 1 lit. g) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

a) odniesienia do aktu podstawowego, w przypadku gdy taki akt istnieje;

b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.

Artykuł 30

Wykaz etatów

(Artykuł 46 ust. 1 i 3 lit. a) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w wykazie etatów Komisji.







TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU







ROZDZIAŁ 1

Postanowienia ogólne

Artykuł 31

Możliwe formy aktów podstawowych

(Artykuł 49 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. W dziedzinie wspólnotowej akt podstawowy może mieć postać rozporządzenia, dyrektywy, decyzji ( 13 ) w rozumieniu art. 249 Traktatu WE lub decyzji sui generis.

▼M1

2. W dziedzinie wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa akt podstawowy może mieć jedną z form wymienionych w art. 13 ust. 2, art. 14, art. 23 ust. 2 oraz art. 24 Traktatu o Unii Europejskiej.

W sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 168 ust. 2, oraz w przypadku działań ograniczonych czasowo akt podstawowy może przybrać również formę, o której mowa w art. 13 ust. 3 i w art. 23 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej.

▼B

3. W dziedzinie współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych akt podstawowy może mieć jedną z form określonych w art. 34 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej.

Artykuł 32

Maksymalne kwoty na projekty pilotażowe i działania przygotowawcze

(Artykuł 49 ust. 2 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego)

1. Całkowita kwota środków na projekty pilotażowe określone w art. 49 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 32 milionów EUR w każdym roku budżetowym.

2. Całkowita kwota środków na nowe działania przygotowawcze określone w art. 49 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 30 milionów EUR w każdym roku budżetowym, a całkowita kwota środków faktycznie przyznanych na działania przygotowawcze nie może przekroczyć 75 milionów EUR.

Artykuł 33

Szczególne uprawnienia Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 49 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

1. Artykuły Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji, są następujące:

a) artykuł 138 (dialog społeczny);

b) artykuł 140 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);

c) artykuł 143 i 145 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);

d) artykuł 152 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach ochrony zdrowia);

e) artykuł 155 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji sieci transeuropejskich);

f) artykuł 157 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);

g) artykuł 159 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej i społecznej);

h) artykuł 165 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);

i) artykuł 173 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);

j) artykuł 180 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju).

2. Artykuły Traktatu Euratom, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji, są następujące:

a) artykuł 70 (wsparcie finansowe w granicach określonych przez budżet w celu poszukiwania programów dla terytoriów Państw Członkowskich);

b) artykuł 77 et seq. (zabezpieczenia).

3. Przy przedstawianiu wstępnego projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i kwot, których to dotyczy.

Artykuł 34

Definicja konfliktu interesów

(Artykuł 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Akty, które mogą być unieważnione przez konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego, mogą między innymi przyjąć jedną z następujących form:

a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;

b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;

c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

2. Właściwym organem określonym w art. 52 ust. 1 rozporządzenia finansowego jest przełożony pracownika, którego sprawa dotyczy. Najwyższy rangą pracownik potwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. Jeżeli konflikt interesów istnieje, najwyższy rangą pracownik osobiście podejmuje właściwą decyzję.







ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania







Sekcja 1

Postanowienia ogólne

Artykuł 35

Wcześniejsze kontrole przeprowadzane przez Komisję

(Artykuł 53 i 56 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet przy wykorzystaniu dzielonego, zdecentralizowanego lub pośrednio scentralizowanego zarządzania, najpierw przeprowadza ona kontrole dokumentów i kontrole na miejscu, dotyczące istnienia, odpowiedniości i prawidłowego funkcjonowania w ramach podmiotów, którym powierza wykonanie, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, oraz, w przypadkach zarządzania zdecentralizowanego, w pełni lub częściowo zależnych od uzgodnionego stopnia decentralizacji, kontrole:

a) stosowanych procedur;

b) systemów kontroli;

c) systemów rachunkowości;

d) procedur przetargowych i przyznawania dotacji.

2. Komisja dokonuje przeglądów takich uzgodnień, jeżeli to konieczne, w każdym przypadku gdy występują znaczne zmiany procedur lub systemów w celu zapewnienia ciągłej zgodności z warunkami wymienionymi w ust. 1.

3. Podmioty określone w ust. 1 dostarczają Komisji, w określonym terminie, wszelkich informacji, o jakie wnioskuje, oraz powiadamiają ją bezzwłocznie o wszelkich istotnych zmianach procedur lub systemów. Komisja, odpowiednio, określa te obowiązki w instrumentach przekazania uprawnień lub w porozumieniach zawartych z tymi podmiotami.

4. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet poprzez zarządzanie wspólne, umowy dotyczące weryfikacji zawarte z zainteresowanymi organizacjami międzynarodowymi mają zastosowanie.







Sekcja 2

Przepisy szczególne

Artykuł 36

Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane

(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet na zasadzie scentralizowanej, bezpośrednio w ramach swoich departamentów, zadania w zakresie wykonania realizowane są przez podmioty działające w sferze finansów w rozumieniu art. 58–68 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 37

Wykonywanie uprawnień przekazanych agencjom wykonawczym

(Artykuł 54 ust. 2 lit. a) i art. 55 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje o przekazaniu uprawnień agencjom wykonawczym upoważniają je, jako intendentów delegowanych, do wykonywania środków związanych z programem wspólnotowym, zarządzenie którym zostało im powierzone.

2. Uprawnienia przekazane agencji wykonawczej są wykonywane przez dyrektora agencji na podstawie art. 55 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

3. Instrument przekazania uprawnień wydany przez Komisję zawiera te same przepisy, które wymienione są w art. 39 ust. 2. Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 38

Warunki kwalifikacji krajowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej, oraz warunki przekazania im uprawnień

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

1. Komisja może przekazać zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej krajowym organom sektora publicznego lub organom podlegającym prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej wyłącznie, jeżeli podlegają one prawu jednego z Państw Członkowskich lub Państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), lub krajów, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, chyba że akt podstawowy stanowi inaczej.

2. Komisja zapewnia, aby organy lub podmioty określone w ust. 1 oferowały odpowiednie gwarancje finansowe, wydane najlepiej przez organ publiczny, w szczególności w zakresie pełnego uzyskania kwot należnych Komisji.

3. W przypadku gdy Komisja zamierza powierzyć zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej, w szczególności zadania w zakresie wykonania budżetu, organowi, określonemu w art. 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego, analizuje ona zgodność z zasadami ekonomii, skuteczności i wydajności. Jeżeli analiza ta wskazuje, że przekazanie uprawnień najlepiej spełnia wymagania należytego zarządzania finansami, Komisja przed przystąpieniem do wykonania delegacji wnioskuje o opinię właściwego komitetu, przewidzianą w akcie podstawowym, który może również wydać swoją opinię na temat planowanego zastosowania kryteriów wyboru.

Artykuł 39

Wyznaczenie krajowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

1. Krajowe organy sektora publicznego lub organy podlegające prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej, podlegają prawu Państwa Członkowskiego lub państwa, w którym zostały one utworzone.

2. Takie organy lub podmioty wybierane są w sposób obiektywny i przejrzysty, po przeprowadzeniu analizy efektywności pod względem kosztów, w celu dopasowania wymagań w zakresie wykonania, określonych przez Komisję. Wybór ten nie może powodować żadnej dyskryminacji między różnymi Państwami Członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

3. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia, co najmniej jednego organu lub podmiotu Państwa Członkowskiego, lub zainteresowanego państwa, organ lub podmiot wyznaczony jest przez Państwo Członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z przepisami aktu podstawowego.

We wszystkich innych przypadkach Komisja wyznacza te organy lub podmioty w porozumieniu z Państwami Członkowskimi lub zainteresowanymi państwami i zgodnie z przepisami aktu podstawowego.

Artykuł 40

Zgodność z zasadami zamówień publicznych

(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V rozporządzenia finansowego.

Artykuł 41

Szczegółowe uzgodnienia dotyczące pośredniego zarządzania scentralizowanego

(Artykuł 54 ust. 2 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy Komisja powierza zadania wykonawcze agencjom, organom lub podmiotom na mocy art. 54 ust. 2 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, zawiera ona z nimi porozumienie.

2. Porozumienie określone w ust. 1 zawiera następujące przepisy:

a) definicję powierzonych zadań;

b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, włączając właściwe przepisy dotyczące rozgraniczenia obowiązków i organizowania kontroli, które mają być przeprowadzone;

c) zasady odnoszące się do składania sprawozdań do Komisji, w sprawie sposobu realizacji zadań;

d) warunki, na których wykonywanie zadań zostaje zakończone;

e) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli Komisji;

f) zasady dotyczące wykorzystania odrębnych rachunków bankowych beneficjenta, uzyskanych odsetek i sposobu ich wykorzystania;

g) przepisy zapewniające widoczność działań wspólnotowych zwłaszcza w odniesieniu do innej działalności organu;

h) zobowiązanie do powstrzymania się od wszelkich czynności, które mogą powodować konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

3. Agencje, organy i podmioty określone w ust. 1 nie mają statusu intendentów delegowanych.

Artykuł 42

Procedury rozliczeń w ramach zarządzania zdecentralizowanego lub dzielonego

(Artykuł 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Celem procedury rozliczeń, określonej w art. 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego, jest zapewnienie, aby wydatki Państw Członkowskich w kontekście zarządzania dzielonego lub wydatki państw trzecich w kontekście zarządzania zdecentralizowanego, które mogą obciążać budżet wspólnotowy, były prowadzone w sposób właściwy i były zgodne ze stosowanymi regułami wspólnotowymi.

2. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych w zasadach sektorowych, procedura rozliczeń obejmuje:

a) oświadczenie o wydatkach Państw Członkowskich lub państw trzecich w formie rachunków poświadczonych przez właściwy technicznie departament lub organ funkcjonalnie niezależny od agencji realizującej wydatki;

b) kontrole dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję, niepodlegające limitom lub ograniczeniom, dotyczące zawartości tych rachunków oraz podstawowych transakcji, włączając kontrole przeprowadzone u beneficjentów;

c) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za obciążające budżet po zastosowaniu postępowania kontradyktoryjnego oraz po zawiadomieniu Państw Członkowskich lub państw trzecich;

d) obliczenie korekty finansowej wynikającej z różnicy między deklarowanymi wydatkami a wydatkami uznanymi za obciążające budżet;

e) zwrocie lub spłacie salda wynikającego z różnicy między uznanymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz Państw Członkowskich lub państw trzecich. Zwrotu dokonuje się przez potrącenie, jak określono w art. 83.

3. W kontekście zarządzania zdecentralizowanego procedurę rozliczeń opisaną w ust. 1 i 2 stosuje się zgodnie z uzgodnionym stopniem decentralizacji.

Artykuł 43

Zarządzanie wspólne

(Artykuł 53 i 165 rozporządzenia finansowego)

1. Środki wykorzystane w ramach zarządzania wspólnego z organizacjami międzynarodowymi, w rozumieniu art. 53 i 165 rozporządzenia finansowego, finansują działania, których wykonanie wymaga zgromadzenia zasobów od szeregu darczyńców, w przypadku gdy nie jest racjonalnie możliwe lub właściwe przyznanie udziału wpłaconego przez każdego darczyńcę na każdy rodzaj wydatków.

Komisja zapewnia, aby istniały odpowiednie uzgodnienia dotyczące kontroli i kontroli całości działań.

2. Organizacjami międzynarodowymi określonymi w ust. 1 są:

a) międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz agencje wyspecjalizowane utworzone przez takie organizacje;

b) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża (MKCK);

c) Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.







ROZDZIAŁ 3

Podmioty działające w sferze finansów







Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów

Artykuł 44

Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów

(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja zapewnia każdej osobie biorącej udział w decyzjach finansowych zasoby wymagane do wykonywania jej obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.







Sekcja 2

Intendent

Artykuł 45

Pomoc dla intendentów delegowanych lub subdelegowanych

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy intendent może być wspomagany w wykonywaniu swoich obowiązków przez urzędników lub innych pracowników (zwani dalej „pracownikami”), którym powierzono, w ramach jego kompetencji, niektóre operacje wymagane do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów pracownicy wspomagający intendentów delegowanych lub subdelegowanych podlegają obowiązkom określonym w art. 52 rozporządzenia finansowego.

2. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową w każdym przypadku, gdy intendent delegowany lub subdelegowany w stopniu A1 podejmuje obowiązki, zmienia ich zakres lub kończy ich pełnienie.

Artykuł 46

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegacji

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoim wewnętrznym regulaminie takie środki zarządzania środkami, które uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Artykuł 47

Podział obowiązków wszczęcia i weryfikacji operacji

(Artykuł 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Wszczęcie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez pracowników określonych w art. 45 i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego.

2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante dokonywane przez właściwego intendenta, w celu zweryfikowania aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Każda operacja podlega co najmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest zapewnienie, aby:

a) wydatki i dochody były prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz tam gdzie jest to stosowne, warunkami umów;

b) zasada należytego zarządzania finansami określona w tytule II rozdział 7 rozporządzenia finansowego miała zastosowanie.

4. Weryfikacje ex post dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, weryfikacje na miejscu, służą sprawdzeniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane, w szczególności, czy kryteria określone w ust. 3 są stosowane. Weryfikacje te mogą być organizowane na zasadzie próbnej, przy wykorzystaniu analizy ryzyka.

5. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiadający za weryfikacje, określone w ust. 2 i 4, są innymi osobami niż pracownicy wykonujący zadania w zakresie wszczęcia, określonego w ust. 1 i nie są ich podwładnymi.

Artykuł 48

Zarządzanie i wewnętrzne procedury kontrolne

(Artykuł 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Zarządzanie oraz systemy i procedury kontroli wewnętrznej mają na celu:

a) osiągnięcie celów polityk, programów i działań instytucji zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

b) wykonywanie zasad prawa wspólnotowego i minimalnych standardów kontroli, ustanowionych przez instytucję;

c) ochrona aktywów instytucji i informacji;

d) zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości, błędów i nadużyć finansowych;

e) określenie i zapobieganie ryzyku związanemu z zarządzaniem;

f) zapewnienie rzetelnego przedstawienia informacji dotyczących finansowania i zarządzania;

g) prowadzenie dokumentów towarzyszących odnoszących się do wykonania budżetu i powstałych w wyniku jego wykonania oraz środków wykonania budżetu;

h) prowadzenie dokumentów odnoszących się do wcześniejszych gwarancji dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych gwarancji.

Artykuł 49

Zachowanie dokumentów towarzyszących przez intendentów

(Arykuł. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Systemy i procedury zarządzania dotyczące zachowania oryginalnych dokumentów towarzyszących przewidują, że:

a) dokumenty takie mają być ponumerowane;

b) dokumenty takie mają być datowane;

c) rejestry, które mogą być skomputeryzowane, mają być prowadzone tak, aby określać dokładną lokalizację takich dokumentów;

d) dokumenty takie mają być przechowywane przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzielił absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się te dokumenty.

Dokumenty odnoszące się do operacji niezamkniętych ostatecznie przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Pracownicy wyznaczeni przez właściwego intendenta do weryfikowania operacji finansowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub po odpowiednim programie szkolenia.

2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w sprawach kontroli wewnętrznej:

a) poziom kwalifikacji technicznych i finansowych wymaganych od pracowników, określonych w ust. 1;

b) obowiązek tych pracowników w zakresie odbywania ciągłych szkoleń;

c) misję, role i zadania im przydzielone;

d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których muszą oni przestrzegać, oraz prawa, z których mogą korzystać.

3. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów upoważniających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli oraz metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego

(Artykuł 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego, jak określono w art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy i w każdym wypadku, w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Weryfikacja ex post i roczne sprawozdanie z działalności

(Artykuł 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego)

Wyniki weryfikacji ex post, wraz z innymi sprawami, określone są w rocznym sprawozdaniu z działalności, przedłożonym swojej instytucji przez intendenta delegowanego.

Artykuł 53

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

Intendent delegowany przesyła księgowemu, zgodnie z zasadami przyjętymi przez księgowego, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Artykuł 54

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

Intendenci delegowani rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte przy stosowaniu procedur negocjacyjnych, określonych w art. 126, 127, 242, 244, 246 i 247. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego intendenta delegowanego wzrasta znacznie w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do instytucji, właściwy intendent składa sprawozdanie do instytucji, określające wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła władzy budżetowej sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to zostaje załączone do skróconego rocznego sprawozdania z działalności określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.







Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 55

Wyznaczanie księgowego

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja wyznacza księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Wspólnot Europejskich.

Księgowy jest obowiązkowo wybierany przez instytucję na podstawie jego szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

Artykuł 56

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

1. Sprawozdanie przejściowe opracowywane jest bezzwłocznie w przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.

Oświadczenie to składa się z rachunków przewidzianych w części pierwszej tytuł VII rozporządzenia finansowego, zamkniętych ostatniego dnia miesiąca, w którym księgowy kończy pełnienie swoich obowiązków.

2. Przejściowe oświadczenie rachunków nie jest wymagane, w przypadku gdy księgowy kończy pełnienie swoich obowiązków pod koniec roku budżetowego.

3. Oświadczenie przejściowe lub, w okolicznościach określonych w ust. 2, tymczasowe rachunki określone w art. 128 rozporządzenia finansowego zostają przekazane przez księgowego, który kończy pełnienie swoich obowiązków, lub, w przypadku gdy nie jest to możliwe, przez urzędnika w jego departamencie, nowemu księgowemu, który w ciągu nie więcej niż jednego miesiąca od dnia przekazania musi podpisać przyjęcie i może zgłosić zastrzeżenia.

4. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków przez księgowego.

Artykuł 57

Opinia w sprawie systemów rachunkowości i spisów

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy systemy zarządzania finansami utworzone przez intendenta dostarczają dane dotyczące rachunków instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia danych zawartych w tych rachunkach, księgowy musi wydać zgodę na wprowadzenie lub modyfikację takich systemów.

Konsultuje się również księgowego w odniesieniu do wprowadzenia lub modyfikacji przez właściwych intendentów systemów spisu i systemów wyceny aktywów i pasywów.

Artykuł 58

Zarządzanie finansami

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy zapewnia, aby jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych, wynikających z wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania gotówką, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe, zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 59

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

1. W odniesieniu do wymagań zarządzania finansami księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub powodować otwieranie takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach może on/ona otwierać rachunki w walutach innych niż EUR.

2. Księgowy negocjuje z instytucjami finansowymi warunki funkcjonowania rachunków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, skuteczności i konkurencyjnych przetargów.

3. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie wszczyna konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których zostały otwarte rachunki.

4. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych.

5. Księgowy Komisji odpowiada po konsultacji z księgowymi innych instytucji za harmonizację warunków obsługi rachunków otwartych przez różne instytucje.

Artykuł 60

Podpisy na rachunkach

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i wykorzystania rachunków przewidują, w zależności od wewnętrznych wymagań w zakresie kontroli, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez jednego lub więcej należycie upoważnionych pracowników.

W tym celu każda instytucja przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w której otworzyła rachunek nazwiska i wzory podpisów upoważnionych urzędników.

Artykuł 61

Zarządzanie saldami rachunków

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy zapewnia, aby saldo na rachunkach bankowych przewidzianych w art. 59 nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, określonych w art. 58 ust. 2 oraz w każdym przypadku, zapewnia, aby:

a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;

b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na EUR.

2. Księgowy nie może utrzymywać sald na rachunkach w walucie obcej, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji, na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 62

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla art. 69 księgowy prowadzi przelewy między rachunkami otwartymi w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 63

Metody dokonywania płatności

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym lub czekiem.

Artykuł 64

Akta dotyczące stron trzecich

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym wyłącznie, jeżeli szczegółowe dane rachunku bankowego płatnika zostały uprzednio zamieszczone przez instytucję we wspólnych aktach.

Zamieszczanie w aktach szczegółowe dane rachunku bankowego płatnika lub modyfikacja tych szczegółowych danych oparte są na dokumencie, w formie papierowej lub elektronicznej, poświadczonym przez bank płatnika.

2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym intendenci mogą dokonać wpisu do zobowiązań wobec osoby trzeciej w imieniu ich instytucji wyłącznie, jeżeli osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wpisania jej do dokumentów.

Intendenci sprawdzają, czy dane szczegółowe rachunku bankowego, przekazane przez płatnika, są nadal ważne, w momencie sporządzania każdego zlecenia płatności.

W związku z pomocą przedakcesyjną zobowiązania indywidualne mogą być zawierane z władzami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej bez uprzedniego wpisu w aktach osoby trzeciej. W takich przypadkach intendent dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia, aby wpis został dokonany najwcześniej, jak to możliwe. Porozumienia przewidują, że przekazanie Komisji danych szczegółowych rachunku bankowego płatnika jest warunkiem, który musi zostać spełniony przed dokonaniem pierwszej płatności.

Artykuł 65

Przechowywanie dokumentów towarzyszących przez księgowego

(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty towarzyszące dotyczące systemu rachunkowości oraz dotyczące przygotowania rachunków, określonych w art. 121 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzieli absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się dokumenty.

Jednakże dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku, następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty towarzyszące.







Sekcja 4

Administrator środków zaliczkowych

Artykuł 66

Warunki korzystania z kont zaliczkowych

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczone kwoty, których to dotyczy, dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest materialnie niemożliwe lub nieskuteczne, konta zaliczkowe mogą być tworzone dla płatności takich wydatków.

2. Administrator środków zaliczkowych może tymczasowo uznawać i dokonywać płatności wydatków na polecenie właściwego intendenta.

3. Utworzenie konta zaliczkowego i wyznaczenie administratora środków zaliczkowych podlega decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta. Decyzja ta określa odpowiednie obowiązki i zobowiązania administratora środków zaliczkowych i intendenta.

Zmiany warunków obsługi konta zaliczkowego podlegają również decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta.

Artykuł 67

Zasady dotyczące utworzenia i płatności

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzja o utworzeniu konta zaliczkowego i wyznaczająca administratora środków zaliczkowych oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi konta zaliczkowego określa w szczególności:

a) maksymalną kwotę, która może być początkowo przewidziana jako zaliczka i jej cel;

b) czy rachunek bankowy lub rachunek żyro pocztowego ma być otwarty w imieniu instytucji;

c) charakter i maksymalną kwotę każdej pozycji wydatków, która może być wypłacona przez administratora środków zaliczkowych osobom trzecim lub pobierana od nich;

d) częstotliwość, z jaką dokumenty towarzyszące muszą być przedstawiane, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich intendentowi do rozliczenia;

e) procedurę, która ma być zastosowana, jeżeli zaliczka ma być uzupełniona;

f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez intendenta nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo rachunkowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;

g) okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi środków zaliczkowych przez księgowego;

h) tożsamość wyznaczonego administratorowi środków zaliczkowych.

2. W propozycjach decyzji tworzących konta zaliczkowe właściwy intendent zapewnia, aby:

a) zostało przyznane pierwszeństwo wykorzystaniu procedur budżetowych w przypadku, gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości;

b) konta zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Z wyjątkiem zaliczek szczególnych w dziedzinie pomocy humanitarnej i zarządzania w sytuacjach kryzysowych w rozumieniu art. 168 ust. 2 maksymalna kwota określona w ust. 1 lit. c) nie może przekroczyć 30 000 EUR na każdą pozycję wydatków.

3. Administrator środków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:

a) wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego intendenta;

b) dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.

4. Płatności z kont zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, czekiem lub w inny sposób.

5. Po dokonanych wypłatach następuje formalne uznanie ostateczne decyzji i/lub zleceń płatności podpisanych przez właściwego intendenta.

Artykuł 68

Wybór administratorów środków zaliczkowych

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników kategorii A, B lub C. Jeżeli powstanie potrzeba, administratorzy środków zaliczkowych mogą być wybierani spośród pracowników podlegających warunkom zatrudnienia innych pracowników na poziomie równoważnym tym kategoriom. Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami, odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub odpowiednim programem szkolenia.

Artykuł 69

Pierwotny wkład kont zaliczkowych

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dokonuje płatności zasilających konto zaliczkowe i monitoruje te konta z punktu widzenia otwarcia rachunków bankowych i przekazania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila konta zaliczkowe. Zaliczki są wypłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.

Konta zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio przez różne dochody, które wynikają z:

a) sprzedaży wyposażenia;

b) publikacji;

c) różnych spłat;

d) odsetek.

Zaliczkę rozlicza się w zakresie wydatków albo dochodów różnych lub przyznanych, zgodnie z decyzją tworzącą konto zaliczkowe, określoną w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Kwoty te są potrącane przez księgowego przy późniejszym uzupełnianiu sald kont zaliczkowych, których to dotyczy.

2. W celu w szczególności zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator środków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tej samej zaliczki.

Artykuł 70

Kontrole dokonywane przez intendentów i księgowych

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

1. Administrator środków zaliczkowych prowadzi rachunek środków finansowych, którymi dysponuje, w gotówce oraz w banku oraz rachunek dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z zasadami i instrukcjami, wydanymi przez księgowego. Deklaracje w sprawie tych rachunków są dostępne w każdym momencie dla właściwego intendenta, a miesięczny wykaz transakcji wraz z dokumentami towarzyszącymi zostaje przesłany w następnym miesiącu intendentowi przez administratora środków zaliczkowych w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.

2. Księgowy przeprowadza lub zapewnia uprzednio przeprowadzenie przez urzędnika lub innego pracownika w jego departamencie lub w zatwierdzającym departamencie szczególnie upoważnionym w tym celu kontrole, które normalnie powinny być wykonywane na miejscu i bez ostrzeżenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych, przydzielonych administratorom środków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu intendentowi.

Artykuł 71

Procedura przetargowa

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

Dokonane wypłaty z kont zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 129 ust. 4, polegać na płatności kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.







ROZDZIAŁ 4

Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów







Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 72

Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych

(Art. 60 ust. 6 i art. 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Władze i organy określone w art. 60 ust. 6 i 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego oznaczają organy wyznaczone na mocy regulaminu pracowniczego urzędników oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanych dalej „regulaminami pracowniczymi”) oraz na mocy decyzji instytucji wspólnotowych dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Wspólnot.







Sekcja 2

Zasady stosowane do intendentów delegowanych lub subdelegowanych

Artykuł 73

Potwierdzenie instrukcji

(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Intendent delegowany lub subdelegowany, otrzymujący wiążące instrukcje, które uznaje za niezgodne lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami w szczególności, ponieważ instrukcje nie mogą zostać zrealizowane przy wykorzystaniu zasobów mu przydzielonych, pisemnie powiadamia o tym organ, który przekazał mu uprawnienia delegowane lub subdelegowane. Jeżeli instrukcje są potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie jest otrzymane w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, w taki sposób, że odnosi się wyraźnie do punktów, które intendent delegowany lub subdelegowany zakwestionował, nie może on ponosić odpowiedzialności; realizuje on wówczas instrukcje, chyba że stanowią one naruszenie prawa karnego lub odpowiednich norm bezpieczeństwa.

2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których intendent dowiaduje się, w trakcie działania zgodnie z wiążącymi instrukcjami, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.

3. Wszelkie instrukcje potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego odnotowywane są przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego oraz wymienione są w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.

Artykuł 74

Nieprawidłowości finansowe

(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia)

Bez uszczerbku dla kompetencji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wyspecjalizowany zespół ds. nieprawidłowości finansowych jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub sprawdzania operacji, wynikających z działania lub zaniechania urzędnika lub innego pracownika.

Artykuł 75

Zespół do spraw nieprawidłowości finansowych

(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, jak określono w art. 74, przekazywane są Komisji określonej w art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego przez organ wyznaczający lub, tam gdzie jest to stosowne, przez organ uprawniony do zawierania umów o pracę w celu wydania opinii.

W przypadku gdy sprawa przekazana jej jest przez organ wyznaczający lub organ uprawniony do zawierania umów o pracę, zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 74 miały miejsce, jak poważne są i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli analiza zespołu wskazuje, że sprawa jej przekazana jest właściwa dla OLAF, bezzwłocznie zwraca akta sprawy organowi wyznaczającemu lub organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz jednocześnie powiadamia OLAF.

W przypadku gdy zespół określony w akapicie pierwszym jest bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika, zgodnie z art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, przekazuje akta organowi wyznaczającego lub, tam gdzie jest to stosowne, organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz powiadamia odpowiednio pracownika.

2. Każda instytucja, w zależności od swojej organizacji wewnętrznej, określa uzgodnienia operacyjne zespołu określonego w art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz jego skład, który obejmuje zewnętrzną osobę, posiadającą wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.







ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie dochodów







Sekcja 1

Środki własne

Artykuł 76

Zasady stosowane do zasobów własnych

(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)

Intendent opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy środki własne, określone w decyzji w sprawie systemu środków własnych Wspólnot Europejskich, zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i uzyskiwane zgodnie z zasadami przyjętymi na podstawie decyzji określonej w akapicie pierwszym.







Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 77

Prognoza należności

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Prognoza należności określa rodzaj dochodu i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz w zakresie, w jakim jest to możliwe, dane dłużnika i oszacowaną kwotę.

Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy intendent sprawdza w szczególności, czy:

a) dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetowej;

b) prognoza jest prawidłowa i jest zgodna ze stosowanymi przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Z zastrzeżeniem art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego prognoza należności nie ma wpływu na zaciąganie dostępnych zobowiązań. W przypadkach określonych w art. 18 rozporządzenia finansowego środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym uzyskaniu należnych kwot przez Wspólnoty.







Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 78

Procedura

(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalanie należności przez właściwego intendenta stanowi uznanie prawa Wspólnot w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie tytułu do żądania, aby dłużnik spłacił dług.

2. Zlecenie windykacji jest operacją, przez którą właściwy intendent wydaje księgowemu polecenie windykacji ustalonej kwoty.

3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:

a) Wspólnoty ustaliły należność;

b) spłata długu wobec Wspólnot jest należna w określonym terminie (zwanym dalej „terminem płatności”);

c) w przypadku niedokonania spłaty w terminie płatności dług obciążony jest odsetkami w wysokości określonej w art. 86, bez uszczerbku dla wszelkich mających zastosowanie regulacji szczególnych;

d) zawsze, gdy to możliwe, instytucja dokonuje windykacji przez potrącenie po uprzednim powiadomieniu dłużnika;

e) w przypadku niedokonania płatności w terminie płatności instytucja dokonuje windykacji przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio złożonych gwarancji;

f) jeżeli, po podjęciu tych kroków, kwota nie została w pełni uzyskana, instytucja dokonuje windykacji przez wykonanie decyzji zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.

Intendent przesyła dłużnikowi notę debetową wraz z kopią do księgowego.

Artykuł 79

Ustalanie należności

(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)

W celu ustalenia należności właściwy intendent zapewnia, aby:

a) należność była pewna i nie podlegała żadnym warunkom;

b) należność była ustalona, dokładnie wyrażona w gotówce;

c) należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi spłaty;

d) dane dłużnika były poprawne;

e) kwota, która ma być pobrana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;

f) dokumenty towarzyszące były prawidłowe; oraz

g) zasada należytego zarządzania finansami była przestrzegana, w szczególności w odniesieniu do kryteriów określonych w art. 87 ust. 1 lit. a).

Artykuł 80

Dokumenty towarzyszące dotyczące ustalenia należności

(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach towarzyszących potwierdzających tytuł Wspólnot do należności.

2. Przed ustaleniem należności właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty towarzyszące lub na własną odpowiedzialność zapewnia, aby sprawdzanie zostało dokonane.

3. Dokumenty towarzyszące przechowywane są przez intendenta zgodnie z art. 48 i 49.







Sekcja 4

Zezwolenie na windykację należności

Artykuł 81

Ustalenie zlecenia windykacji

(Artykuł 72 rozporządzenia finansowego)

1. Zlecenie windykacji określa:

a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochód ma być zapisany;

b) odniesienia do czynności lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem długu i stanowiącego podstawę tytułu do windykacji;

c) artykuł budżetu oraz wszelkie mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, włączając, tam gdzie jest to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;

d) kwotę, która ma podlegać windykacji, wyrażoną w EUR;

e) nazwę i adres dłużnika,

f) termin płatności; oraz

g) możliwą metodę uzyskania, włączając w szczególności windykację przez potrącenie lub wyegzekwowanie wszelkich złożonych gwarancji.

2. Zlecenie windykacji jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesyłane księgowemu.







Sekcja 5

Windykacja

Artykuł 82

Formalności związane z pobieraniem

(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)

1. W momencie windykacji należności księgowy dokonuje wpisu do rachunków oraz powiadamia właściwego intendenta.

2. Należy wydać pokwitowanie w odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych, dokonanych do księgowego lub administratora środków zaliczkowych.

Artykuł 83

Windykacja przez potrącenie

(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)

Na każdym etapie procedury księgowy po powiadomieniu właściwego intendenta i dłużnika dokonuje windykacji ustalonych należności przez potrącenie w przypadkach, gdy dłużnik ma również roszczenie wobec Wspólnot, które są pewne, o ustalonej kwocie i należne w odniesieniu do kwoty ustalonej na podstawie zlecenia płatności.

Artykuł 84

Procedura windykacji w przypadku niedokonania płatności dobrowolnie

(Artykuł 72 i 73 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla art. 83, jeżeli nie dokonano windykacji pełnej kwoty w terminie płatności określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego intendenta oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu windykację przy wykorzystaniu wszystkich sposobów zapewnionych przez prawo, włączając, tam gdzie jest to stosowne przez wyegzekwowanie wszelkich gwarancji uprzednio złożonych.

2. Bez uszczerbku dla art. 83, w przypadku gdy metoda windykacji, określona w ust. 1, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał spłaty w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji o windykacji, zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.

Artykuł 85

Dodatkowy termin do spłaty

(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)

Księgowy we współpracy z właściwym intendentem może przyznać dodatkowy termin na spłatę wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika z odpowiednim wskazaniem przyczyn oraz pod warunkiem że dwa następujące warunki są spełnione:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić o