02012R1268 — PL — 01.01.2017 — 002.001

Dokument ten służy wyłącznie do celów informacyjnych i nie ma mocy prawnej. Unijne instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego treść. Autentyczne wersje odpowiednich aktów prawnych, włącznie z ich preambułami, zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i są dostępne na stronie EUR-Lex. Bezpośredni dostęp do tekstów urzędowych można uzyskać za pośrednictwem linków zawartych w dokumencie

zmienione przez:









▼B

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1268/2012

z dnia 29 października 2012 r.

w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii







CZĘŚĆ PIERWSZA

PRZEPISY WSPÓLNE







TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).







TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE







ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 2

Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych

(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)–(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.

Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.







ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 3

Środki na dany rok budżetowy

(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:

a) środki przewidziane w budżecie, w tym w budżetach korygujących;

b) środki przeniesione;

c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 178 i 182 rozporządzenia finansowego;

d) środki wynikające ze spłaty płatności zaliczkowych zgodnie z art. 177 ust. 3 rozporządzenia finansowego;

e) środki pochodzące z niewykorzystanych dochodów przeznaczonych na określony cel w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych.

Artykuł 4

Anulowanie i przenoszenie środków

(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub – w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia.

2. Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:

a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji dotyczących przyjęcia decyzji prowadzonych w zainteresowanych służbach w ramach każdej instytucji;

b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub osób uprawnionych.

3. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.

O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.

4. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5. Środki przeniesione zgodnie z ust. 1–4 wykazuje się w systemie rachunkowości.







ROZDZIAŁ 3

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 5

Kurs wymiany między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.

2. Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

3. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.

4. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151–156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

5. Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 6

Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

2. W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.

3. W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.

4. W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.







ROZDZIAŁ 4

Zasada uniwersalności

Artykuł 7

Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków

(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji – linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;

b) w zestawieniu wydatków – uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w których liniach można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:

a) w sytuacjach przewidzianych w art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego,

b) w przypadku przewidzianym w art. 21 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego w odniesieniu do państw członkowskich, jeśli umowy o wkładzie finansowym wyrażone są w euro.

W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.

Artykuł 8

Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych

(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1. Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 ( 1 ), dokonywane są w następujący sposób:

a) siedem dwunastych części kwoty zapisanej w budżecie wpłaca się nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b) pozostałe pięć dwunastych części wpłaca się nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4. Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 9

Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii

(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)

1. Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię z zapisem symbolicznym „pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu państw EFTA na dany rok budżetowy;

b) w zestawieniu wydatków:

(i) w uwagach do każdej linii dotyczącej działań Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, wskazuje się „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału;

(ii) w załączniku, stanowiącym integralną część budżetu, określa się wszystkie linie obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.

Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.

2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.

3. Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.

Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4. Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.

Artykuł 10

Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt

(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 ( 2 ), jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię zawierającą zapis symboliczny „pro memoria” w celu uwzględnienia odsetek od takich kwot;

b) jednocześnie i nie naruszając przepisów art. 77 rozporządzenia finansowego zapisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.

Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 11

Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii

(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)

W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.

Artykuł 12

Konta dotyczące odzyskiwanych podatków

(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.







ROZDZIAŁ 5

Zasada specyfikacji

Artykuł 13

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja

(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 14

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 15

Wydatki administracyjne

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 16

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.

Artykuł 17

Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:

a) w odniesieniu do linii, do której przesunięcie ma zostać dokonane – najnowsze dostępne informacje dotyczące realizacji środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego;

b) w odniesieniu do wszystkich linii dotyczących działań zewnętrznych – realizację środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o przesunięcie i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, w tym porównanie z szacunkami wstępnymi;

c) analizę możliwości realokacji środków.







ROZDZIAŁ 6

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 18

Ocena

(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:

a) potrzebę, która ma być zaspokojona w krótkim lub długim okresie;

b) wartość dodaną wynikającą z zaangażowania Unii;

c) cele polityki i cele w zakresie zarządzania, jakie mają zostać osiągnięte, w tym środki konieczne do ochrony interesów finansowych Unii w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń, odszkodowań i sankcji;

d) dostępne warianty działania, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;

e) oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;

f) najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu(-ów);

g) spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związki z innymi stosownymi instrumentami;

h) poziom środków, zasobów ludzkich i innych przeznaczonych na ten cel wydatków administracyjnych, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;

i) doświadczenia zebrane w podobnych sytuacjach w przeszłości.

2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.

3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:

a) wyniki uzyskane podczas realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy podejmowaniu każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;

b) wyniki działań finansowanych w ujęciu rocznym poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.

Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.

4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.

Artykuł 19

Ocena skutków finansowych

(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)

Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.

W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.







ROZDZIAŁ 7

Zasada przejrzystości

Artykuł 20

Tymczasowa publikacja budżetu

(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)

Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 21

Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

1. Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.

2. Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:

a) imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;

b) miejscowość odbiorcy;

c) przyznana kwota;

d) charakter i cel środka.

Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:

(i) adres odbiorcy, jeśli jest on osobą prawną;

(ii) region na poziomie NUTS 2, jeśli odbiorca jest osobą fizyczną.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:

a) stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, o których mowa w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia finansowego;

b) zamówień, których wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

4. Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.

Artykuł 22

Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.

Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.

Artykuł 21 ust. 2–4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.







TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

Artykuł 23

Programowanie finansowe

(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)

Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.

Artykuł 24

Projekty budżetów korygujących

(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

Artykuł 25

Nomenklatura budżetowa

(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)

Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.

Artykuł 26

Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)

Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:

a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania zaksięgowane w ciągu roku budżetowego w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3;

b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, tj. takie, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3.

Artykuł 27

Uwagi do budżetu

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

a) odniesienia do aktu podstawowego, jeżeli istnieje;

b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.

Artykuł 28

Plan zatrudnienia

(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.







TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU







ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 29

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)

We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ( 3 ), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.

Artykuł 30

Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.

Artykuł 31

Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1. Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 154 (dialog społeczny);

b) art. 156 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);

c) art. 159 i 161 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);

d) art. 168 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w obszarze ochrony zdrowia);

e) art. 171 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w dziedzinie sieci transeuropejskich);

f) art. 173 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);

g) art. 175 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej);

h) art. 181 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);

i) art. 190 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);

j) art. 210 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju);

k) art. 214 ust. 6 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w zakresie środków pomocy humanitarnej).

2. Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 70 (pomoc finansowa w ramach budżetu na programy poszukiwawcze na terenie państw członkowskich);

b) art. 77–85.

3. Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.

Artykuł 32

Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura

(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)

1. ►M1 Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą między innymi, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 106 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, przyjmować jedną z następujących form: ◄

a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;

b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;

c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.

2. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

3. W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.







ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania







Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 33

Tryb zarządzania

(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)

W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.

W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:

a) służby Komisji,

b) agencje wykonawcze;

c) szefów delegatur Unii;

d) fundusze powiernicze, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego.







Sekcja 2

Zarządzanie bezpośrednie

Artykuł 34

Zarządzanie bezpośrednie

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64–75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 35

Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.

2. Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)–d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 36

Zgodność z zasadami udzielania zamówień

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.







Sekcja 3

Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi

Artykuł 37

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi – środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.

Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.







Sekcja 4

Zarządzanie pośrednie

Artykuł 38

Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

1. Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadą szerokiej konkurencji między oferentami w celu uzyskania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, a procedury negocjacyjne są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione;

b) zapewniają przejrzystość poprzez właściwą publikację ex ante, szczególnie zaproszeń do składania ofert, oraz właściwą publikację ex post wykonawców;

c) zapewniają równe traktowanie, proporcjonalność i niedyskryminację;

d) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień.

Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

2. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadami proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;

b) zapewniają przejrzystość przez właściwą publikację zaproszeń do składania wniosków, a procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione, oraz właściwą publikację ex post beneficjentów z uwzględnieniem zasady proporcjonalności;

c) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania dotacji;

d) stanowią, że dotacje nie mogą się kumulować ani nie mogą być udzielane z mocą wsteczną, co do zasady muszą obejmować współfinansowanie, a ich celem ani skutkiem nie może być osiągnięcie zysku przez beneficjenta.

3. Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 39

Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.

▼M1

Artykuł 40

Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu

(Artykuł 60 ust. 3 i art. 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

▼B

Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:

a) jasną definicję powierzonych zadań oraz ich granice, szczególnie w odniesieniu do modyfikacji powierzonych zadań, odstępowania od odzyskania długu, wykorzystania zwróconych lub niewykorzystanych środków;

b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, zakresu obowiązków i organizacji kontroli, które mają zostać przeprowadzone, w tym oceny programów;

c) warunki płatności wkładu Unii, w tym zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadań, a także wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, oraz zasady dotyczące dokumentów potwierdzających wymaganych w celu uzasadnienia płatności;

d) zasady odnoszące się do składania Komisji sprawozdań w sprawie sposobu realizacji zadań, oczekiwanych wyników, nieprawidłowości i podjętych środków, warunków zawieszania lub przerywania płatności oraz warunków zakończenia wykonywania zadań;

e) termin zawierania indywidualnych umów i porozumień w sprawie wykonania umowy o delegowaniu zadań, który to termin jest współmierny do charakteru powierzonych zadań;

▼M1

f) reguły, które umożliwiają podmiotowi lub osobie wykluczenie z udziału w procedurach udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród podmiotów gospodarczych znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit d) i f) oraz w art. 107 lit. b) rozporządzenia finansowego, oraz reguły, które umożliwiają podmiotowi lub osobie nałożenie na te podmioty gospodarcze kary finansowej;

▼B

g) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli ze strony Komisji oraz postanowienia przyznające Komisji, OLAF-owi i Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do wszelkich informacji, jakie są im niezbędne do wykonywania ich obowiązków, a także uprawnienia do przeprowadzania kontroli i dochodzeń w tym kontroli na miejscu;

h) uzgodnienia dotyczące:

▼M1

(i) zobowiązania się podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, do bezzwłocznego informowania Komisji o nadużyciach finansowych lub nieprawidłowościach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. d) i f) rozporządzenia finansowego, mających miejsce w ramach zarządzania środkami finansowymi Unii oraz o podjętych środkach;

▼B

(ii) wyznaczenia punktu kontaktowego mającego właściwe kompetencje do bezpośredniej współpracy z OLAF-em w celu ułatwienia jego działań operacyjnych;

i) warunki regulujące wykorzystanie rachunków bankowych i narosłych odsetek zgodnie z przepisami art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego;

j) postanowienia zapewniające eksponowanie działań Unii w odniesieniu do innej działalności organu.

▼M1

W przypadku akapitu pierwszego lit. f), na użytek art. 106 ust. 5 rozporządzenia finansowego uznaje się, że państwo trzecie nie podjęło działania, m.in. wówczas gdy ustawodawstwo krajowe tego państwa nie umożliwia wykluczenia podmiotu gospodarczego ze wszystkich finansowanych przez UE procedur udzielenia zamówień/dotacji lub przyznawania nagród w rozumieniu art. 106 rozporządzenia finansowego. W umowie o delegowaniu zadań określa się, w jakich przypadkach uznaje się, że państwo trzecie nie podjęło działania.

Na użytek akapitu pierwszego lit. h) ppkt (i) w przypadku państw trzecich i organizacji międzynarodowych w uzgodnieniach tych określa się, w jakich przypadkach państwo trzecie i organizacja międzynarodowa zapobiegają nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym, wykrywają je i korygują oraz o nich informują zgodnie z art. 60 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

▼B

Artykuł 41

Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności

(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.

W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 42

Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:

a) zbadanie dokumentacji oraz, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję;

b) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za przyjęte po przeprowadzeniu, w stosownych przypadkach, postępowania kontradyktoryjnego z udziałem władz i organów oraz po poinformowaniu tych władz i organów;

c) w stosownych przypadkach – obliczenie przez Komisję korekt finansowych;

d) odzyskanie lub wypłacenie przez Komisję salda wynikającego z różnicy między przyjętymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz władz lub organów.

Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.

2. W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.

Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.

▼M1

Artykuł 43

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)

1. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzynarodowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje.

Porozumienia, o których mowa w akapicie pierwszym, należy przedłożyć urzędnikowi zatwierdzającemu odpowiedzialnemu za ocenę ex ante, o której mowa w art. 39, przed powierzeniem przez Komisję zadań związanych z wykonaniem budżetu.

2. Z organizacjami międzynarodowymi zrównuje się następujące organizacje:

a) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;

b) Międzynarodową Federację Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

3. Komisja może przyjąć należycie uzasadnioną decyzję zrównującą organizację o charakterze niekomercyjnym z organizacją międzynarodową, o ile spełnia ona następujące warunki:

a) ma własną osobowość prawną i niezależne organy zarządzające;

b) została utworzona, aby wykonywać określone zadania leżące w ogólnym interesie międzynarodowym;

c) członkami organizacji o charakterze niekomercyjnym jest co najmniej sześć państw członkowskich;

d) organizacja zapewnia odpowiednie gwarancje finansowe;

e) organizacja działa w oparciu o trwałą strukturę i stosuje systemy, zasady i procedury, które można poddać ocenie zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

4. W przypadkach gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.

▼B

Artykuł 44

Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)

1. Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.

2. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.

We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.







ROZDZIAŁ 3

Podmioty upoważnione do działań finansowych







Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Artykuł 45

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

2. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.







Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 46

Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.

Artykuł 47

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Artykuł 48

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:

a) numerowanie takich dokumentów;

b) datowanie takich dokumentów;

c) prowadzenie rejestrów, które mogą być skomputeryzowane, określających dokładną lokalizację takich dokumentów;

d) przechowywanie takich dokumentów przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą;

e) przechowywanie dokumentów dotyczących zabezpieczeń na zaliczki dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych zabezpieczeń.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 49

Kontrole ex ante i ex post

(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)

1. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

a) wydatki i dochody są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz, w stosownych przypadkach, warunkami umów;

b) stosowana jest zasada należytego zarządzania finansami, o której mowa w części pierwszej tytuł II rozdział 7 rozporządzenia finansowego.

Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

4. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.

Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.

Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.

W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.

2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:

a) poziom kwalifikacji technicznych i kompetencji finansowych wymaganych od personelu, o którym mowa w ust. 1;

b) spoczywający na personelu obowiązek szkolenia ustawicznego;

c) misję personelu oraz przydzielone mu role i zadania;

d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których personel musi przestrzegać, oraz prawa, z których może korzystać.

3. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

4. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.

▼M1

Artykuł 53

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)–f) oraz art. 266 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

▼B







Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 54

Powoływanie księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.

Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2. Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.

W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.

Artykuł 55

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

2. Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub – w przypadku gdy jest to niemożliwe – urzędnika z tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.

3. Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.

Artykuł 56

Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.

Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.

Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.

Artykuł 57

Zarządzanie zasobami finansowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 58

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.

2. Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.

3. Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.

4. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.

Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.

5. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.

W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.

6. Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.

Artykuł 59

Podpisy na rachunkach

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.

Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.

Artykuł 60

Zarządzanie saldami rachunków

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:

a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;

b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.

2. Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 61

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 62

Metody dokonywania płatności

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.

Artykuł 63

Dane dotyczące podmiotów prawnych

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.

Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.

2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.

Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.

W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.

Artykuł 64

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.

Artykuł 65

Osoby uprawnione do zarządzania rachunkami

(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do zarządzania rachunkami w jednostkach lokalnych, o których mowa w art. 72, są uprawnieni do przekazywania imion i nazwisk oraz wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.







Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 66

Warunki korzystania z rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczoność przedmiotowych kwot, dokonywanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, na potrzeby realizacji takich wydatków możliwe jest tworzenie rachunków zaliczkowych.

2. Administrator rachunków zaliczkowych może wstępnie poświadczać zasadność wydatków i je realizować na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Instrukcje takie powinny określać reguły i warunki wstępnego poświadczania zasadności i dokonywania płatności oraz, w stosownych przypadkach, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 97 ust. 1 lit. e).

3. Utworzenie rachunku zaliczkowego i wyznaczenie jego administratora podlega decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego. Decyzja ta określa obowiązki i zobowiązania administratora rachunków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.

Zmiany warunków obsługi rachunku zaliczkowego również podlegają decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.

4. W delegaturach Unii tworzy się rachunki zaliczkowe do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (dalej zwanej „ESDZ”), zapewniając pełną identyfikowalność wydatków.

Artykuł 67

Zasady dotyczące tworzenia rachunków i płatności

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzja o utworzeniu rachunku zaliczkowego i wyznaczeniu jego administratora oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi rachunku zaliczkowego określa w szczególności:

a) maksymalną kwotę, jaką można początkowo przewidzieć jako zaliczkę, oraz jej cel;

b) czy rachunek bankowy lub pocztowy rachunek przelewowy (giro) ma zostać otwarty w imieniu instytucji;

c) charakter i maksymalną kwotę każdego wydatku, która może być wypłacona przez administratora rachunku zaliczkowego osobom trzecim lub pobrana od nich;

d) częstotliwość, z jaką muszą być przedstawiane dokumenty potwierdzające, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich urzędnikowi zatwierdzającemu do rozliczenia;

e) procedurę stosowaną w przypadku konieczności uzupełniania zaliczki;

f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;

g) okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi rachunku zaliczkowego przez księgowego;

h) tożsamość wyznaczonego administratora rachunku zaliczkowego.

2. W propozycjach decyzji o utworzeniu rachunku zaliczkowego właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

a) w przypadku gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości, w pierwszej kolejności stosowane były procedury budżetowe;

b) rachunki zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, dla żadnego wydatku nie może przekraczać 60 000 EUR.

3. Administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:

a) wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

b) dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.

4. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 89 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, w tym kartami debetowymi, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

5. Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 68

Wybór administratorów rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach – spośród innych pracowników. Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odbyciu odpowiedniego programu szkoleń.

Artykuł 69

Zasilanie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dokonuje płatności zasilających rachunki zaliczkowe oraz monitoruje te rachunki pod względem otwierania rachunków bankowych i przekazywania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila rachunki zaliczkowe. Zaliczki są wpłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.

Rachunki zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio z różnych dochodów lokalnych, które wynikają ze:

a) sprzedaży wyposażenia;

b) publikacji;

c) różnych zwrotów;

d) odsetek.

Zaliczkę ujmuje się jako wydatki lub też dochody różne lub dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z decyzją o utworzeniu rachunku zaliczkowego, o której mowa w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Urzędnik zatwierdzający potrąca przedmiotowe kwoty podczas późniejszego uzupełniania sald właściwych rachunków zaliczkowych.

2. W szczególności w celu zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tego samego rachunku zaliczkowego.

Artykuł 70

Kontrole dokonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Administrator rachunków zaliczkowych prowadzi księgowość w zakresie środków finansowych, którymi dysponuje w gotówce oraz w banku, oraz w zakresie dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z regułami i instrukcjami wydanymi przez księgowego. Ta dokumentacja księgowa jest dostępna w każdym momencie dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, a co najmniej raz w miesiącu administrator rachunków zaliczkowych sporządza wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.

2. Księgowy przeprowadza kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalnie w tym celu uprawnionemu pracownikowi z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków; kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

Artykuł 71

Procedura udzielania zamówień

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane z rachunków zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 137 ust. 3, polegać na opłaceniu kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.

Artykuł 72

Tworzenie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Do celów realizacji niektórych kategorii wydatków w każdej jednostce lokalnej poza Unią można utworzyć jeden lub więcej rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim.

Decyzja o utworzeniu takich rachunków zaliczkowych określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.

Artykuł 73

Administratorzy rachunków zaliczkowych i osoby uprawnione do zarządzania rachunkami w delegaturach Unii

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

W wyjątkowych okolicznościach i do celów zapewnienia ciągłości funkcjonowania obowiązki administratora rachunków zaliczkowych ESDZ w delegaturach Unii mogą być wykonywane przez personel Komisji. Na tych samych warunkach administratorów rachunków zaliczkowych Komisji w delegaturach Unii można wyznaczyć spośród personelu ESDZ.

W delegaturach Unii warunki przewidziane w akapicie pierwszym mają zastosowanie do wyznaczania osób upoważnionych przez księgowego do prowadzenia operacji bankowych.







ROZDZIAŁ 4

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych







Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 74

Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych

(Artykuł 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Władze i organy, o których mowa w art. 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego, oznaczają organy wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.







Sekcja 2

Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

Artykuł 75

Nieprawidłowości finansowe

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, o którym mowa w art. 29, zwany dalej „zespołem”, jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub kontroli operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.

Artykuł 76

Zespół ds. nieprawidłowości finansowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia, zgłaszane są zespołowi przez organ powołujący w celu uzyskania opinii, o której mowa w art. 73 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia finansowego.

W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający może bezpośrednio zwrócić się do zespołu o opinię w sprawach dotyczących nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia.

Jeśli delegowany urzędnik zatwierdzający jest zdania, że nastąpiły nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę zespołowi. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 75 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca on akta sprawy organowi powołującemu oraz powiadamia OLAF.

W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika zgodnie z art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, przekazuje on akta organowi powołującemu oraz powiadamia o tym pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w takiej sprawie.

2. Każda instytucja lub – w przypadku wspólnego zespołu – biorące udział w jego pracach instytucje określają, w zależności od swojej struktury wewnętrznej, warunki operacyjne zespołu oraz jego skład, który obejmuje zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.

Artykuł 77

Potwierdzanie poleceń

(Artykuł 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności ponieważ polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie powiadamia o tym organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to jest potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie otrzymane jest w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu wykonania takiego polecenia. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie norm bezpieczeństwa.

2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których urzędnik zatwierdzający dowiaduje się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.

Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.







ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie dochodów







Sekcja 1

Zasoby własne

Artykuł 78

Reguły mające zastosowanie do zasobów własnych

(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji w sprawie systemu zasobów własnych Unii zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z regułami przyjętymi na mocy decyzji, o której mowa w akapicie pierwszym.







Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 79

Prognoza należności

(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)

1. W prognozie należności określa się rodzaj dochodów i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz – w takim zakresie, w jakim to możliwe – dane dłużnika i szacowaną kwotę.

Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza w szczególności, czy:

a) dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetu;

b) prognoza jest prawidłowa i zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Z zastrzeżeniem art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego oraz art. 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, skutkiem prognozy należności nie jest udostępnienie środków na zobowiązania. W przypadkach, o których mowa w art. 21 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym odzyskaniu należnych kwot przez Unię.







Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 80

Procedura

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności przez właściwego urzędnika zatwierdzającego stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.

2. Wystawienie nakazu odzyskania środków jest operacją, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu odzyskanie ustalonej kwoty.

3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:

a) Unia ustaliła należność;

b) jeżeli spłata zadłużenia następuje przed określonym terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę;

c) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 83, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie przepisów szczególnych;

d) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), instytucja odzyskuje należności przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń;

e) księgowy może, po uprzednim zawiadomieniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez kompensowanie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona;

f) jeżeli, po podjęciu wszystkich kroków, o których mowa w lit. a)–e) niniejszego ustępu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja odzyskuje ją przez wykonanie decyzji wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.

Urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy jest powiadamiany o wysłaniu noty przez system informacji finansowej.

Artykuł 81

Ustalanie należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

a) należność była pewna, czyli nie podlegała żadnym warunkom;

b) należność opiewała na ustaloną kwotę, dokładnie wyrażoną w środkach pieniężnych;

c) należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi płatności;

d) dane dłużnika były poprawne;

e) kwota, która ma zostać odzyskana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;

f) dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz

g) aby przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 91 ust. 1 lit. a).

Artykuł 82

Dokumenty potwierdzające dotyczące ustalenia należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach potwierdzających, które poświadczają prawo Unii do należności.

2. Przed ustaleniem należności właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub, na własną odpowiedzialność, upewnia się, czy zostały one sprawdzone.

3. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.

Artykuł 83

Odsetki za zwłokę

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając jakichkolwiek przepisów szczegółowych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:

a) osiem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem obligującym jest zamówienie publiczne na dostawy i usługi, o którym mowa w tytule V;

b) trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.

3. Odsetki naliczane są, począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), i określonym w nocie debetowej, do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.

Nakaz odzyskania środków z tytułu odsetek za zwłokę wystawiany jest z chwilą faktycznego otrzymania tych odsetek.

4. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik wnosi zabezpieczenie finansowe, które zostaje przyjęte przez księgowego zamiast płatności, stopą procentową mającą zastosowanie począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa, o której mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym przyjęta została decyzja o nałożeniu grzywny, oraz powiększona tylko o jeden i pół punktu procentowego.







Sekcja 4

Zezwolenie na odzyskanie środków

Artykuł 84

Wystawienie nakazu odzyskania środków

(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)

1. W nakazie odzyskania środków określa się:

a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochody mają być zapisane;

b) odniesienia do aktu prawnego lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem zadłużenia i stanowiącego podstawę prawną do odzyskania należności;

c) artykuł budżetu oraz wszelkie inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, w tym, tam gdzie to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;

d) kwotę, która ma zostać odzyskana, wyrażoną w euro;

e) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres dłużnika;

f) termin, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);

g) możliwą metodę odzyskania środków, w tym w szczególności odzyskiwanie przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich wniesionych zabezpieczeń.

2. Nakaz odzyskania środków jest datowany i podpisywany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłany księgowemu.

3. Księgowi wszystkich instytucji prowadzą wykaz kwot należnych, które mają zostać odzyskane. Należności Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wykaz ten przekazują oni księgowemu Komisji.

Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia nakazów odzyskania środków. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.

4. Z myślą o lepszej ochronie interesów finansowych Unii Komisja sporządza wykaz należności Unii, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem Trybunału oraz jeśli w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.

Artykuł 85

Tytuł egzekucyjny na rzecz innych instytucji

(Artykuł 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Wyjątkowe okoliczności, o których mowa w art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja wyczerpała możliwości odzyskania długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez kompensowanie, jak określono w art. 80 ust. 1 rozporządzenia finansowego, a kwota długu jest znacząca.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, zainteresowane instytucje, inne niż te, o których mowa w art. 299 TFUE, mogą zwrócić się do Komisji o przyjęcie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.

3. We wszystkich przypadkach tytuł egzekucyjny określa, że roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu odpowiadającej danej instytucji, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że można go zaliczyć do określonych rodzajów dochodów przeznaczonych na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

4. Przedmiotowa instytucja informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz wspiera Komisję w przypadku zaskarżenia tytułu egzekucyjnego.

5. Komisja i zainteresowane instytucje uzgadniają praktyczne metody wykonania przepisów niniejszego artykułu.







Sekcja 5

Odzyskiwanie środków

Artykuł 86

Formalności związane z poborem

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. Po odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu lub administratorowi rachunków zaliczkowych wydaje się pokwitowanie.

3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.

Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.

Artykuł 87

Odzyskiwanie przez kompensowanie

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii, które jest pewne w rozumieniu art. 81 lit. a), opiewa na ustaloną kwotę i jest należne, a także odnosi się do kwoty określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), odzyskuje ustalone kwoty należne przez kompensowanie.

W wyjątkowych okolicznościach księgowy odzyskuje należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona.

Księgowy odzyskuje również należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), za zgodą dłużnika.

2. Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.

W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków poprzez kompensowanie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych wcześniej. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez kompensowanie przed upływem tego terminu.

3. Kompensowanie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.

Artykuł 88

Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności

(Artykuł 79 i 80 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów art. 87, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) i określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń.

2. Nie naruszając przepisów art. 87, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji nakazującej odzyskanie środków, wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.

Artykuł 89

Dodatkowy termin na spłatę

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin na spłatę, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 83 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);

b) w celu ochrony praw Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego instytucji.

Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione poręczeniem przez osobę trzecią, zatwierdzonym przez księgowego instytucji.

W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.

Artykuł 90

Odzyskiwanie grzywien lub innych kar

(Artykuł 80 i 83 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję Komisji o nałożeniu grzywny lub innej kary na mocy TFUE lub Traktatu Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki ochrony prawnej, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego bądź wnosi zabezpieczenie finansowe, możliwe do przyjęcia przez księgowego. Zabezpieczenie jest niezależne od obowiązku zapłaty grzywny lub innych kar i jest płatne na pierwsze żądanie. Zabezpieczenie obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, zgodnie z art. 83 ust. 4.

2. Komisja zabezpiecza tymczasowo zainkasowane kwoty poprzez zainwestowanie ich w aktywa finansowe, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych, jednocześnie mając na celu osiągnięcie dodatniego zwrotu.

3. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została potwierdzona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

a) tymczasowo pobrane kwoty wraz z odsetkami i innymi kwotami z nich uzyskanymi zapisywane są w budżecie zgodnie z art. 83 rozporządzenia finansowego, najpóźniej w roku budżetowym następującym po roku, w którym wszystkie środki ochrony prawnej zostały wyczerpane;

b) w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono egzekwowane, a odnośne kwoty są zapisywane w budżecie;

w przypadku gdy Trybunał podwyższył kwotę grzywny lub kary, akapit pierwszy lit. a) i b) mają zastosowanie do wysokości kwot określonych w decyzji Komisji, a księgowy pobiera kwotę odpowiadającą takiemu podwyższeniu, która zostanie zapisana w budżecie.

4. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została umorzona lub zmniejszona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

a) kwoty nienależnie pobrane wraz z uzyskanymi odsetkami zwracane są zainteresowanej osobie trzeciej. W przypadku gdy ogólny zwrot uzyskany za dany okres był ujemny, zwracana jest wartość nominalna kwot nienależnie pobranych;

b) w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono odpowiednio zwalniane.

Artykuł 91

Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli przewidywany koszt odzyskania należności przekraczałby kwotę, która ma zostać odzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Unii;

b) jeżeli nie można odzyskać należności ze względu na jej wiek lub niewypłacalność dłużnika;

c) jeżeli odzyskanie należności jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:

a) stan faktyczny, uwzględniając wagę nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);

b) wpływ, jaki odstąpienie od odzyskania należności miałoby na funkcjonowanie Unii i jej interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).

W zależności od okoliczności właściwy urzędnik zatwierdzający może również być zmuszony uwzględnić następujące kryteria dodatkowe:

a) wszelkie zakłócenie konkurencji, które wynikłoby z odstąpienia od odzyskania należności;

b) szkody gospodarcze i społeczne, które wystąpiłyby, jeżeli zadłużenie zostałoby odzyskane w całości.

3. Decyzja o odstąpieniu, o której mowa w art. 80 ust. 2 rozporządzenia finansowego, jest uzasadniona i odnosi się do staranności dochowywanej przy zabezpieczeniu odzyskania należności oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, które są podstawą odstąpienia. Właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania należności zgodnie z art. 84.

4. Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności nie podlega delegowaniu przez instytucję w żadnym z poniższych przypadków:

a) gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 1 000 000 EUR lub więcej;

b) gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 100 000 EUR lub więcej, w przypadku gdy kwota ta stanowi 25 % lub więcej ustalonej kwoty należności.

Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do odstąpienia od odzyskania ustalonego zadłużenia.

5. Co roku każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat przypadków odstąpień, o których mowa w ust. 1–4 niniejszego artykułu obejmujących kwotę 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 92

Anulowanie ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną kwotę należności zgodnie z art. 82 i 84, podając odpowiednie uzasadnienie.

2. Każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.

Artykuł 93

Zasady dotyczące okresów przedawnienia

(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)

1. Bieg okresu przedawnienia dla należności