2008D0457 — PL — 09.03.2011 — 003.001

Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

►B DECYZJA KOMISJI z dnia 5 marca 2008 r. ustanawiająca zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu (notyfikowana jako dokument nr C(2008) 795) (Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny) (2008/457/WE) (Dz.U. L 167, 27.6.2008, p.69)

zmienione przez:









▼B

DECYZJA KOMISJI

z dnia 5 marca 2008 r.

ustanawiająca zasady wykonania decyzji Rady 2007/435/WE ustanawiającej Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

(notyfikowana jako dokument nr C(2008) 795)

(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)

(2008/457/WE)







KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH, uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, uwzględniając decyzję Rady 2007/435/WE z dnia 25 czerwca 2007 r. ustanawiającą Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” ( 1 ), w szczególności jej art. 21, 29 ust. 5, 31 ust. 6 i 33 ust. 4, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Należy określić warunki wykonywania przez państwa członkowskie działań w ramach Funduszu, a w szczególności wskazać, w jakich okolicznościach instytucja odpowiedzialna może bezpośrednio realizować projekty. Należy również określić dodatkowe przepisy odnośnie do instytucji delegowanych. (2) Należy określić listę procedur i/lub ustaleń praktycznych, które poszczególne instytucje wyznaczone powinny określić i stosować w celu realizacji Funduszu. (3) Należy określić zakres zobowiązań instytucji odpowiedzialnych w odniesieniu do beneficjentów końcowych w fazie prowadzącej do wyboru i zatwierdzenia finansowanych projektów, a także w odniesieniu do aspektów, które powinny zostać uwzględnione w ramach weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, w tym administracyjnej weryfikacji wniosków o zwrot kosztów oraz przeprowadzanej na miejscu weryfikacji indywidualnych projektów. (4) W celu zapewnienia możliwości właściwej kontroli wydatków w ramach programów rocznych należy ustalić kryteria, które powinny spełniać ścieżki audytu, aby zostały uznane za właściwe. (5) Za przeprowadzanie audytów projektów i systemów odpowiada instytucja audytowa. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu, skuteczności oraz zachowania tych samych standardów przeprowadzania audytu we wszystkich państwach członkowskich należy ustalić warunki, które powinny spełniać audyty, w tym podstawę doboru próby. (6) Państwa członkowskie obowiązane są przedłożyć Komisji, wraz z programami wieloletnimi, opis swoich systemów zarządzania i kontroli. Ponieważ dokument ten stanowi jeden z głównych instrumentów, na których opiera się Komisja, w kontekście wspólnego zarządzania budżetem Wspólnoty, w celu ustalenia, czy przedmiotowa pomoc finansowa jest przez państwa członkowskie wykorzystywana zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zasadami służącymi ochronie interesów finansowych Wspólnoty, należy ustalić szczegółowy zakres informacji, które powinien zawierać taki dokument. (7) W celu harmonizacji standardów programowania, kontroli realizacji Funduszu, audytu i poświadczania wydatków należy jasno zdefiniować zawartość programu wieloletniego, programu rocznego, sprawozdania okresowego, sprawozdania końcowego, wniosków o płatności, a także strategii przeprowadzania audytu, rocznego sprawozdania z audytu, deklaracji zasadności i poświadczania wydatków. (8) Z uwagi na fakt, iż państwa członkowskie zobowiązane są do zgłaszania i monitorowania nieprawidłowości, a także odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych w związku z finansowaniem ze środków Funduszu, należy określić wymogi, jakie powinny spełniać dane przesyłane do Komisji. (9) Jak pokazuje doświadczenie, obywatele Unii Europejskiej nie są w wystarczającym stopniu świadomi roli, jaką odgrywa Wspólnota w programach finansowania. Należy zatem określić szczegółowy zakres działań informacyjnych i promocyjnych w celu wypełnienia tej luki komunikacyjno-informacyjnej. (10) W celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym szerokiego dostępu do informacji na temat możliwości finansowania, a także dla zapewnienia przejrzystości, należy określić minimalny zakres działań niezbędnych do informowania potencjalnych beneficjentów końcowych o możliwościach finansowania oferowanych wspólnie przez Wspólnotę i państwa członkowskie za pośrednictwem Funduszu. W celu poprawy przejrzystości w kwestii wykorzystania Funduszu należy opublikować listę beneficjentów końcowych, wraz z nazwami projektów i wysokością kwot dotacji przyznanych projektom ze środków publicznych. (11) W świetle dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych ( 2 ) oraz rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych ( 3 ), należy zapewnić, iż w związku z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi oraz pracami audytorskimi realizowanymi na mocy niniejszej decyzji, Komisja i państwa członkowskie będą przeciwdziałać wszelkim przypadkom nieuprawnionego ujawniania lub dostępu do danych osobowych, a także określić cele przetwarzania tych danych przez Komisję i państwa członkowskie. (12) Wykorzystanie środków elektronicznych do wymiany informacji i danych finansowych między państwami członkowskimi a Komisją prowadzi do uproszczenia, zwiększenia wydajności i przejrzystości oraz do zmniejszenia nakładów czasowych. W celu pełnego wykorzystania tych atutów, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa wymiany danych, Komisja może wprowadzić wspólny system informatyczny. (13) W celu zapewnienia sprawnej realizacji Funduszu w państwach członkowskich zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, należy wprowadzić szereg wspólnych kryteriów kwalifikowalności wydatków ze środków Funduszu. W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych wobec beneficjentów końcowych i wyznaczonych instytucji, w pewnych warunkach należy dopuścić kwalifikowalność zryczałtowanych kosztów pośrednich. (14) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo jest związane aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją. (15) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia jest związana aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją. (16) Zgodnie z art. 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie jest związana niniejszą decyzją, ani nie podlega jej stosowaniu. (17) Środki określone w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Funduszu, a także mając na uwadze, co następuje: PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:







SPIS TREŚCI Część I Wprowadzenie Rozdział I Przedmiot i definicje Artykuł 1 Przedmiot Artykuł 2 Definicje Część II Przepisy wspólne dla czterech funduszy Rozdział 1 Wyznaczone instytucje Artykuł 3 Instytucje wspólne Artykuł 4 Instytucja delegowana Artykuł 5 Outsourcing zadań Rozdział 2 Systemy zarządzania i kontroli Artykuł 6 Podręcznik procedur Artykuł 7 Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną Artykuł 8 Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego Artykuł 9 Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego Artykuł 10 Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego Artykuł 11 Umowy na wykonawstwo Artykuł 12 Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty Artykuł 13 Pomoc techniczna Artykuł 14 Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej Artykuł 15 Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną Artykuł 16 Ścieżka audytu Artykuł 17 Audyty systemów i audyty projektów Artykuł 18 Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą Rozdział 3 Wymagane informacje odnośnie wykorzystania środków Funduszu Artykuł 19 Zasada proporcjonalności Artykuł 20 Opis systemów zarządzania i kontroli Artykuł 21 Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli Artykuł 22 Dokumentacja programowania Artykuł 23 Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych Artykuł 24 Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych Artykuł 25 Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową Artykuł 26 Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą Rozdział 4 Zgłaszanie nieprawidłowości Artykuł 27 Wstępna sprawozdawczość – odstępstwa Artykuł 28 Sprawozdawczość na temat monitoringu – nieodzyskane płatności Artykuł 29 Kontakty z państwami członkowskimi Artykuł 30 Korzystanie z informacji Rozdział 5 Informacja i promocja Artykuł 31 Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych Artykuł 32 Informacje dla beneficjentów końcowych Artykuł 33 Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb opinii publicznej Artykuł 34 Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb opinii publicznej Artykuł 35 Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb operacji Rozdział 6 Dane osobowe Artykuł 36 Ochrona danych osobowych Rozdział 7 Elektroniczna wymiana dokumentów Artykuł 37 Elektroniczna wymiana dokumentów Artykuł 38 System informatyczny do wymiany dokumentów Część III Przepisy szczególne dla Funduszu integracji Rozdział 1 Kryteria kwalifikowalności Artykuł 39 Kryteria kwalifikowalności Część IV Przepisy końcowe Artykuł 40 Adresaci ZAŁĄCZNIKI







CZĘŚĆ I

WPROWADZENIE







ROZDZIAŁ I

Przedmiot i definicje

Artykuł 1

Przedmiot

1. Niniejsza decyzja określa zasady wdrożenia Funduszu w odniesieniu do:

a) wyznaczonych instytucji;

b) systemów zarządzania i kontroli;

c) informacji na temat wykorzystania Funduszu, które państwa członkowskie obowiązane są dostarczać Komisji;

d) zgłaszania nieprawidłowości;

e) informacji i promocji;

f) danych osobowych;

g) elektronicznej wymiany dokumentów.

2. Poniższe przepisy stosuje się bez uszczerbku dla rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami ( 4 ).

Artykuł 2

Definicje

Dla potrzeb niniejszej decyzji zastosowanie mają następujące definicje:

— „akt podstawowy”: decyzja 2007/435/WE,

— „Fundusz”: Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich ustanowiony aktem podstawowym,

— „cztery Fundusze”: Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, Fundusz Granic Zewnętrznych, Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów i Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich, ustanowione decyzją nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ( 5 ), decyzją nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ( 6 ), decyzją nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ( 7 ) i decyzją 2007/435/WE jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”,

— „instytucja odpowiedzialna”: organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego,

— „instytucja certyfikująca”: organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego,

— „instytucja audytowa”: organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego,

— „instytucja delegowana”: organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. d) aktu podstawowego,

— „wyznaczone instytucje”: wszelkie instytucje wyznaczone przez państwo członkowskie zgodnie z art. 23 aktu podstawowego,

— „działanie”: działanie w ramach Funduszu, w rozumieniu art. 4 aktu podstawowego,

— „projekt”: konkretne praktyczne środki podjęte w celu realizacji całości lub części działania przez beneficjenta końcowego dotacji,

— „beneficjent końcowy”: osoba prawna odpowiedzialna za realizację projektu, taka jak organizacje pozarządowe, instytucje federalne, krajowe, regionalne lub lokalne, innego rodzaju organizacje typu non-profit, spółki prawa prywatnego lub publicznego lub organizacje międzynarodowe,

— „partner w ramach projektu”: osoba prawna realizująca projekt we współpracy z beneficjentem końcowym, w ramach której to współpracy dostarcza środki dla potrzeb projektu oraz otrzymuje część wkładu Wspólnoty za pośrednictwem beneficjenta końcowego,

— „wytyczne strategiczne”: zakres interwencji Funduszu przyjęty decyzją Komisji C(2007) 3926,

— „priorytet”: zespół działań określony jako priorytet w wytycznych strategicznych,

— „szczególny priorytet”: zespół działań określony jako szczególny priorytet w wytycznych strategicznych, w przypadku którego dopuszczalne jest współfinansowanie według wyższej stawki, zgodnie z art. 13 ust. 4 aktu podstawowego,

— „pierwsze ustalenie administracyjne lub sądowe”: pierwsza pisemna ocena dokonana przez właściwy organ administracyjny lub sądowy stwierdzająca, na podstawie konkretnych faktów, istnienie nieprawidłowości, bez uszczerbku dla możliwości późniejszego zrewidowania takiego stwierdzenia lub wycofania go w toku postępowania administracyjnego lub sądowego,

— „nieprawidłowość”: każdy przypadek naruszenia przepisów prawa wspólnotowego wynikającego z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które poprzez nieuzasadnioną pozycję wydatków w budżecie ogólnym przynosi lub mogłoby przynieść szkodę budżetowi ogólnemu Unii Europejskiej,

— „podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego”: nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego określonego w art. 1 ust. 1 lit. a) konwencji, sporządzonej na podstawie artykułu K.3 Traktatu o Unii Europejskiej, w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich ( 8 ),

— „bankructwo”: postępowanie upadłościowe w rozumieniu art. 2 lit. a) rozporządzenia Rady (WE) nr 1346/2000 ( 9 ),

— „umowa o dotację”: umowa lub równoważna forma instrumentu prawnego, w oparciu o który państwa członkowskie udzielają dotacji beneficjentowi końcowemu na realizację projektu objętego finansowaniem ze środków Funduszu.







CZĘŚĆ II

PRZEPISY WSPÓLNE DLA CZTERECH FUNDUSZY







ROZDZIAŁ 1

Wyznaczone instytucje

Artykuł 3

Instytucje wspólne

Państwa członkowskie mogą wyznaczyć tę samą instytucję odpowiedzialną, instytucję audytową lub instytucję certyfikującą dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród wymienionych czterech.

Artykuł 4

Instytucja delegowana

1. Delegacja zadań odbywa się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, wymagającą skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, a także zgodnie z zasadą niedyskryminacji i uwidaczniania finansowania wspólnotowego. Delegacja zadań wykonawczych w żadnym przypadku nie może powodować konfliktu interesów.

2. Zakres zadań delegowanych przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej oraz szczegółowe procedury realizacji zadań delegowanych określone zostają w sposób formalny na piśmie.

Akt delegacji zawiera co najmniej:

a) odwołania do właściwych przepisów prawa wspólnotowego;

b) opis zadania powierzanego instytucji delegowanej;

c) opis praw i obowiązków instytucji delegowanej oraz zakres podejmowanej przez nią odpowiedzialności;

d) zobowiązanie instytucji delegowanej do zapewnienia i utrzymania struktury organizacyjnej oraz systemu zarządzania i kontroli przystosowanych dla potrzeb realizowanych zobowiązań;

e) wymagane zobowiązanie do należytego zarządzania finansami oraz zapewnienie o legalności i prawidłowości delegowanych zadań.

3. Kontakty z Komisją, o których mowa w art. 23 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, nie podlegają delegacji. Instytucja delegowana kontaktuje się z Komisją za pośrednictwem instytucji odpowiedzialnej.

4. Jeśli instytucja delegowana nie jest organem administracji publicznej lub podmiotem prawa prywatnego państwa członkowskiego, wypełniającym misję publiczną, instytucja odpowiedzialna nie może delegować do niej kompetencji wykonawczych, jakie dawałyby jej znaczną możliwość dokonywania wyborów o podłożu politycznym.

5. Delegacja zadań do instytucji delegowanej nie wpływa na kompetencje instytucji odpowiedzialnej, która w dalszym ciągu odpowiada za oddelegowane przez siebie zadania.

6. W przypadku delegowania zadań przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej, wszelkie przepisy niniejszej decyzji dotyczące instytucji odpowiedzialnej stosują się odpowiednio do instytucji delegowanej.

Artykuł 5

Outsourcing zadań

Wyznaczone instytucje mogą dokonywać outsourcingu niektórych zadań, przy czym pozostają one odpowiedzialne za zadania objęte outsourcingiem zgodnie z własnym zakresem odpowiedzialności określonym w art. 25, 27 i 28 aktu podstawowego.







ROZDZIAŁ 2

Systemy zarządzania i kontroli

Artykuł 6

Podręcznik procedur

Zgodnie z art. 29 ust. 2 aktu podstawowego i uwzględniając zasadę proporcjonalności, państwa członkowskie sporządzają podręcznik określający procedury i praktyczne ustalenia odnośnie do:

a) funkcjonowania wyznaczonych instytucji;

b) ustaleń zapewniających właściwy podział funkcji;

c) zależnie od potrzeby, monitoringu instytucji delegowanych i innych zadań objętych outsourcingiem;

d) sporządzania programów wieloletnich i rocznych;

e) sporządzania strategii audytu i rocznych planów audytu;

f) wyboru projektów, przyznawania dotacji i monitoringu finansowego zarządzania projektami;

g) zarządzania nieprawidłowościami, korektami finansowymi i odzyskiwaniem środków;

h) przygotowania i realizacji wizyt kontrolnych;

i) przygotowania sprawozdań z audytu i deklaracji;

j) poświadczania wydatków;

k) oceny programu;

l) sprawozdawczości dla Komisji;

m) ścieżki audytu.

Artykuł 7

Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną

1. W ramach realizacji Funduszu instytucja odpowiedzialna może występować jako organ przyznający i/lub organ wdrażający.

2. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ przyznający w przypadkach, gdy z zasady realizuje projekty w oparciu o coroczne otwarte zaproszenia do składania ofert.

Instytucja odpowiedzialna ani żadna z instytucji delegowanych nie może odpowiadać na takie zaproszenia do składania ofert.

W należycie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku kontynuacji projektów wieloletnich zgodnie z art. 13 ust. 6 aktu podstawowego, gdzie projekty wybrane zostały po uprzednim zaproszeniu do składania ofert, dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert.

3. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający w przypadkach, gdy podejmuje ona decyzję o bezpośredniej realizacji projektu z uwagi na fakt, iż charakter projektu nie pozwala na wybór innego trybu realizacji, w tym ze względu na występowanie monopolu de iure lub ze względów bezpieczeństwa. W takich przypadkach zasady dotyczące beneficjenta końcowego stosują się odpowiednio wobec instytucji odpowiedzialnej.

Artykuł 8

Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego

1. Powody, które doprowadziły do wystąpienia instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego należy zidentyfikować i podać Komisji w ramach właściwego programu rocznego.

2. Podczas realizacji projektów instytucja odpowiedzialna przestrzega zasady opłacalności i przeciwdziała konfliktom interesów.

3. Instytucja odpowiedzialna może realizować projekty odpowiadające kryteriom przedstawionym w art. 7 ust. 3 bezpośrednio i/lub wspólnie z dowolną instytucją krajową, posiadającą odpowiednią wiedzę techniczną, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne. Główne instytucje krajowe zaangażowane w realizację zostają również określone we właściwym programie rocznym.

4. Decyzja administracyjna w sprawie współfinansowania projektu ze środków Funduszu zawiera informacje konieczne do monitorowania współfinansowanych produktów i usług oraz do kontroli ponoszonych wydatków. Wszelkie postanowienia wymagane w przypadku umowy o przyznanie dotacji zgodnie z art. 10 ust. 2 zostają określone w równoważnej formie instrumentu prawnego.

5. Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego zawiera informacje na temat procedur i praktyk zastosowanych w celu zapewnienia właściwego podziału funkcji, skutecznej kontroli i zadowalającej ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, a także objaśnienia na temat sposobu zapobiegania konfliktom interesów.

6. W przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna ma regularnie występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu:

a) instytucja audytowa nie może stanowić części tego samego podmiotu, co instytucja odpowiedzialna, o ile nie zostaje zagwarantowana jej niezależność audytorska, a ona sama podlega również innemu podmiotowi niż tylko ten, którego część stanowi wspólnie z instytucją odpowiedzialną;

b) fakt jednoczesnej, bezpośredniej realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną nie ma wpływu na jej zadania, określone w art. 25 aktu podstawowego.

7. W przypadku, gdy instytucja delegowana ma występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu, taka instytucja delegowana nie może być wyłącznym beneficjentem końcowym wyasygnowanych środków, którymi na mocy delegacji ma zarządzać.

Artykuł 9

Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. Zaproszenia do składania ofert, o których mowa w art. 7 ust. 2, są ogłaszane w sposób zapewniający maksymalną promocję wśród potencjalnych beneficjentów. ►M3 Wszelkie znaczące zmiany w treści zaproszeń do składania projektów są publikowane na tych samych warunkach. ◄

Zaproszenie do składania ofert określa:

a) cele;

b) kryteria wyboru, zgodne z art. 13 ust. 5 aktu podstawowego oraz odnośne dokumenty uzupełniające;

c) ustalenia w sprawie finansowania wspólnotowego i, w odnośnych przypadkach, krajowego;

d) ustalenia i ostateczny termin składania projektów.

2. Dla potrzeb wyboru projektów i przyznawania dotacji, instytucja odpowiedzialna zapewnia powiadamianie potencjalnych beneficjentów o następujących szczególnych warunkach dotyczących projektów przewidzianych do realizacji:

a) zasady kwalifikowalności wydatków;

b) limit czasowy przeznaczony na realizację; oraz

c) informacje finansowe i pozostałe informacje, które należy przechowywać i przekazywać.

Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dotacji, instytucja odpowiedzialna upewnia się, że beneficjent końcowy i/lub partnerzy w ramach projektu są w stanie spełnić powyższe warunki.

3. Instytucja odpowiedzialna dba, aby dotacje przyznawane były projektom, które poddane zostały analizie pod względem formalnym, technicznym i budżetowym oraz ocenie jakościowej, z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniu do składania ofert. Przyczyny odrzucenia pozostałych projektów należy ewidencjonować.

4. Państwa członkowskie określają, kto jest uprawniony do przyznawania dotacji projektom, oraz we wszystkich przypadkach przeciwdziałają konfliktom interesów, szczególnie w przypadku, gdy wnioskodawcami są organy krajowe.

5. W treści decyzji w sprawie przyznania dotacji podana zostaje co najmniej nazwa beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, istotne szczegóły projektu oraz jego cele operacyjne, maksymalna wysokość kwoty finansowania ze środków Funduszu oraz maksymalny udział we współfinansowaniu łącznego kwalifikowalnego kosztu.

6. Każdy z wnioskodawców otrzymuje pisemne powiadomienie o wynikach procedury wyboru wraz z uzasadnieniem decyzji podjętych w ramach wyboru. O ile przewiduje to prawodawstwo krajowe, w powiadomieniu wskazana zostaje właściwa procedura rewizyjna.

Artykuł 10

Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. Instytucja odpowiedzialna określa szczegółowe procedury zarządzania projektami, obejmujące m.in.:

a) podpisywanie umów o dotację z wybranymi beneficjentami końcowymi;

b) monitoring umów i wszelkich zmian w umowach poprzez ustanowienie systemu administracyjnego monitoringu projektów (wymiana korespondencji, publikowanie i monitorowanie zmian i ponagleń, odbiór i przetwarzanie sprawozdań itp.).

2. Umowa o dotację określa m.in.:

a) wysokość maksymalnej kwoty dotacji;

b) maksymalny udział procentowy wkładu Wspólnoty, zgodnie z art. 13 ust. 4 aktu podstawowego;

c) szczegółowy opis i harmonogram finansowanego projektu;

d) w odnośnym przypadku, zakres zadań wraz z powiązanymi kosztami, których podwykonawstwo beneficjent końcowy zamierza zlecić osobom trzecim;

e) uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym stały udział procentowy kosztów pośrednich zgodnie z załącznikiem 11 dotyczącym zasad kwalifikowalności wydatków;

f) harmonogram i postanowienia w sprawie wykonania umowy (obowiązek w zakresie sprawozdawczości, zmiany i rozwiązanie umowy);

g) cele operacyjne projektu i właściwe wskaźniki;

h) definicję kwalifikowalnych kosztów;

i) warunki płatności dotacji i wymogi z zakresu księgowości;

j) warunki odnośnie ścieżki audytu;

k) obowiązujące przepisy w kwestii ochrony danych;

l) obowiązujące przepisy w kwestii promocji.

3. W odnośnym przypadku beneficjenci końcowi zapewniają objęcie wszelkich partnerów w ramach projektu tymi samymi zobowiązaniami, które spoczywają na nich samych. Partnerzy przyjmują własną odpowiedzialność poprzez osobę beneficjenta końcowego, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za dotrzymanie warunków umowy przez siebie samego oraz wszystkich parterów w ramach projektu.

Beneficjenci końcowi obowiązani są przechowywać poświadczone kopie dokumentacji księgowej uzasadniającej przychody i wydatki partnerów w związku z danym projektem.

4. W treści umów o dotację wyraźnie określone zostaną uprawnienia Komisji i Trybunału Obrachunkowego do przeprowadzania kontroli wszystkich beneficjentów, partnerów w ramach projektu i podwykonawców, w oparciu o dokumenty i w ich pomieszczeniach.

▼M3

Artykuł 11

Umowy na wykonawstwo

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Organy inne niż te, o których mowa w akapicie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100 000 EUR mogą być udzielane pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.

▼B

Artykuł 12

Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty

Dla potrzeb kalkulacji kwoty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta końcowego, przyjmuje się, iż łączna wysokość wkładu Wspólnoty dla każdego projektu równa jest najniższej z trzech następujących kwot:

a) maksymalnej kwocie określonej w umowie o dotację;

b) maksymalnej kwocie współfinansowania równej iloczynowi łącznego kwalifikowanego kosztu właściwego projektu i udziału procentowego określonego w art. 13 ust. 4 aktu podstawowego (tj. 50 % lub 75 %); oraz

c) kwocie wynikającej z zastosowania zasady non-profit w rozumieniu ppkt I.3.3 załącznika 11.

Artykuł 13

Pomoc techniczna

1. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji, o której mowa w art. 14 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

2. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich, o której mowa w art. 15 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

3. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji lub państw członkowskich może przybierać formę udzielanego zamówienia, wynagrodzeń dla rzeczoznawców i/lub wszelkich wydatków administracyjnych podlegających zasadom kwalifikowalności określonym w części III, rozdział 1.

Artykuł 14

Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej

1. W przypadku, gdy jedna lub większa liczba wyznaczonych instytucji jest wspólna dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród czterech wymienionych, kwoty wyasygnowane z tytułu wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego mogą ulec częściowemu lub całkowitemu scaleniu.

2. Wydatki na pomoc techniczną są dzielone między właściwe Fundusze, w optymalnym wariancie w oparciu o proste oraz reprezentatywne wzory podziału. Zastosowanie takich wzorów nie może prowadzić do zwiększenia maksymalnej kwoty wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego.

Artykuł 15

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną

1. Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną lub w ramach jej zakresu odpowiedzialności zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) aktu podstawowego obejmują, zależnie od potrzeby, administracyjne, finansowe, techniczne i fizyczne aspekty projektów.

Weryfikacje mają za zadanie zapewnić zgodność deklarowanych wydatków ze stanem faktycznym oraz potrzebami projektu, zgodność zrealizowanych już projektów z umowami o dotację, zgodność wkładu Wspólnoty z odnośnymi zasadami, szczególnie w zakresie struktury finansowania określonej w art. 14 aktu podstawowego, a także poprawność wniosków o zwrot kosztów składanych przez beneficjenta końcowego oraz zgodność projektów i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, jak również uniknięcie podwójnego finansowania wydatków w ramach innych programów wspólnotowych i krajowych oraz innych okresów programowania.

Ponadto w zakres weryfikacji wchodzi:

a) administracyjna i finansowa weryfikacja każdego wniosku o zwrot kosztów składanego przez beneficjentów końcowych;

b) weryfikacja, przynajmniej w oparciu o reprezentatywną próbkę, dokumentacji uzupełniającej, obejmującej wszystkie działy budżetu, dołączonej do umowy o dotację, a także weryfikacja istotności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków, przychodów i kosztów pokrytych przez dochód przeznaczony na określony cel deklarowanych przez beneficjentów końcowych;

c) weryfikacja poszczególnych projektów na miejscu, przynajmniej w oparciu o próbę reprezentującą odpowiednie połączenie różnych typów i rozmiarów projektów, i z uwzględnieniem wszelkich uprzednio zdefiniowanych czynników ryzyka, w celu uzyskania uzasadnionego stopnia pewności co do legalności i prawidłowości transakcji, które legły u ich podstaw, biorąc pod uwagę stopień ryzyka określony przez instytucje odpowiedzialną.

Weryfikacje określone w lit. a) i b) nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent końcowy zobowiązany zostaje do przedłożenia zaświadczenia o przeprowadzeniu audytu przez niezależnego audytora, obejmującego wszystkie aspekty opisane w lit. a) i b).

2. Wszystkie weryfikacje są protokołowane, ze wskazaniem na przeprowadzone czynności, datę, wyniki oraz działania podjęte wobec stwierdzonych błędów. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za przechowywanie i zapewnienie Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu dostępu do wszelkiej dokumentacji uzupełniającej na temat przeprowadzonych weryfikacji przez okres pięciu lat od zakończenia projektu. Bieg tego okresu zostaje wstrzymany w przypadku postępowania sądowego lub na należycie uzasadnione żądanie Komisji.

3. W przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego w ramach programu rocznego, zgodnie z definicją w art. 7 ust. 3, weryfikacje, o których mowa w ust. 1, przeprowadzane są zgodnie z zasadą właściwego podziału funkcji.

Artykuł 16

Ścieżka audytu

1. Dla potrzeb art. 25 ust. 1 lit. l) aktu podstawowego, ścieżka audytu uznana zostaje za właściwą, o ile spełnia następujące kryteria:

a) umożliwia uzgodnienie kwot poświadczonych wobec Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi i dokumentacją uzupełniającą na temat projektów współfinansowanych ze środków Funduszu przechowywaną przez instytucję certyfikującą, instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane i beneficjentów końcowych;

b) umożliwia weryfikację płatności wkładu ze środków publicznych na rzecz beneficjenta końcowego, przydziału i transferu środków wspólnotowych przyznanych w ramach Funduszu oraz źródeł współfinansowania projektu;

c) umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru określonych dla danego programu rocznego;

d) w przypadku każdego projektu obejmuje, w miarę konieczności, specyfikacje techniczne, plan finansowania, dokumentację dotyczącą zatwierdzenia dotacji, dokumentację dotyczącą procedur zamówień publicznych oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów.

2. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za zapewnienie ewidencji miejsc przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących określonych płatności ze środków Funduszu.

Artykuł 17

Audyty systemów i audyty projektów

1. Audyty, o których mowa w art. 28 ust. 1 lit a) i b) aktu podstawowego, przeprowadzane są w oparciu o systemy zarządzania i kontroli stworzone przez państwa członkowskie oraz próbę projektów dobraną przy użyciu metody zatwierdzonej przez instytucję audytową.

Metoda doboru próby uwzględnia:

a) odpowiednie połączenie różnych rodzajów i rozmiarów projektów;

b) wszelkie czynniki ryzyka zidentyfikowane przez kontrole wspólnotowe lub krajowe, a także zweryfikowane aspekty kosztów i korzyści.

Próba obejmuje również, przynajmniej w stosunku proporcjonalnym, projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną występującą w roli organu wdrażającego.

Wykorzystana metoda doboru próby zostaje udokumentowana.

2. Audyt systemów zarządzania i kontroli obejmie przynajmniej raz przed rokiem 2013 każdy z następujących procesów: programowanie, delegację zadań, wybór i przyznawanie, monitoring projektów, płatności, poświadczanie wydatków, sprawozdawczość dla Komisji, wykrywanie i postępowanie w przypadku potencjalnych nieprawidłowości oraz ocenę programów.

3. Audyty projektów przeprowadzane są na miejscu, w oparciu o dokumentację i księgowość prowadzoną przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu. Celem audytów jest ustalenie, czy:

a) projekty odpowiadają kryteriom wyboru dla danego programu rocznego, są realizowane zgodnie z umową o dotację oraz spełniają wszelkie wymagane warunki odnośnie funkcjonalności, zastosowania lub wyznaczonych celów;

b) zadeklarowane wydatki odpowiadają zapisom księgowym i dokumentacji uzupełniającej przechowywanej przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, a zapisy księgowe zgodne są z dokumentacją uzupełniającą prowadzoną przez instytucję odpowiedzialną lub organ delegowany;

c) poszczególne pozycje wydatków odpowiadają wymogom kwalifikowalności określonym w załączniku 11, wymogom określonym w ramach krajowej procedury wyboru, warunkom umowy o dotację i faktycznie wykonanym pracom, a także, w odnośnych przypadkach, innym wymogom wspólnotowym i krajowym;

d) zastosowanie lub zamierzone zastosowanie projektu odpowiada celom, działaniom lub środkom, o których mowa w art. 2, 3, 4 i 15 aktu podstawowego, i, w odnośnych przypadkach, obejmuje docelową populację;

e) wkład publiczny lub prywatny został wypłacony beneficjentowi końcowemu zgodnie z art. 13 ust. 2 aktu podstawowego;

f) istnieje właściwa ścieżka audytu;

g) nie występują konflikty interesów oraz uzyskano rozwiązanie opłacalne, szczególnie w tych przypadkach, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego dla projektu.

4. Na poczet kwoty wydatków audytowanej zgodnie z art. 28 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego mogą być zaliczane wyłącznie wydatki w zakresie audytu, przeprowadzanego w trybie określonym w ust. 3. W przypadku, gdy audyt przeprowadzany jest przed zakończeniem projektu, dla potrzeb kalkulacji wskaźnika pokrycia uwzględnione zostają wyłącznie faktycznie zaudytowane wydatki.

5. W przypadku, gdy wykryte problemy wydają się mieć charakter systemowy, co może pociągać za sobą ryzyko dla innych projektów, instytucja audytowa zapewnia przeprowadzenie dalszych czynności kontrolnych, w tym, w razie potrzeby, dodatkowych audytów w celu ustalenia skali takich problemów. Konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze podjęte zostają przez właściwe instytucje.

6. Instytucja audytowa sporządza wnioski w oparciu o wyniki audytu w związku z wydatkami zadeklarowanymi wobec Komisji, oraz przekazuje takie wnioski Komisji w ramach rocznego sprawozdania z audytu. W przypadku programów rocznych, dla których wskaźnik błędu przekracza poziom istotności 2 % wkładu Wspólnoty instytucja audytowa przeprowadza analizę znaczenia takiego błędu i podejmuje konieczne środki, włącznie ze sporządzeniem odpowiednich zaleceń, które podawane zostają przynajmniej w rocznym sprawozdaniu z audytu.

Artykuł 18

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą

1. W przypadku, gdy instytucja audytowa wydaje w związku z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli opinię z zastrzeżeniami lub opinię negatywną, instytucja certyfikująca obowiązana jest ustalić, czy informacja taka została przesłana Komisji. Instytucja ta zapewnia także wdrożenie właściwego planu działania przez instytucję odpowiedzialną w celu przywrócenia skutecznie działających systemów zarządzania i kontroli oraz oceny wpływu wad systemu na deklarację wydatków.

2. W przypadku, gdy wniosek o płatność lub deklaracja zwrotu kosztów nie zostają zatwierdzone przez instytucję audytową dla potrzeb końcowego sprawozdania z realizacji programu rocznego, instytucja certyfikująca zapewnia niezwłoczne sporządzenie prawidłowego wniosku o płatność lub deklaracji zwrotu kosztów.







ROZDZIAŁ 3

Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu

Artykuł 19

Zasada proporcjonalności

1. Zgodnie z art. 8 ust. 2 aktu podstawowego, zakres przekazywania Komisji dostępnych państwom członkowskim informacji na temat wykorzystania środków Funduszu w ramach dokumentacji omawianej w niniejszym rozdziale może być proporcjonalny do kwoty wkładu Wspólnoty przydzielonego danemu państwu członkowskiemu, a w razie potrzeby informacje takie mogą być składane w formie skróconej.

2. Na żądanie Komisji, państwa członkowskie obowiązane są jednak składać bardziej szczegółowe informacje. Komisja może zażądać takich informacji, jeżeli uzna je za konieczne do skutecznego wypełniania zobowiązań, jakie nakłada na nią akt podstawowy i rozporządzenie finansowe.

Artykuł 20

Opis systemów zarządzania i kontroli

1. Opis systemów zarządzania i kontroli, o którym mowa w art. 29 ust. 4 i 30 ust. 2 aktu podstawowego, jest składany według wzoru przedstawionego w załączniku 1.

2. Instytucja odpowiedzialna zatwierdza opis systemów wdrażanych przez instytucje delegowane. Każda z wyznaczonych instytucji obowiązana jest poświadczyć poprawność opisu systemów zarządzania i kontroli, który jej dotyczy. Ponadto instytucja audytowa poświadcza również kompletność opisu.

3. W trakcie sprawdzania opisu Komisja może występować o wyjaśnienia i proponować środki mające zapewnić zgodność z przepisami aktu podstawowego. W razie potrzeby urzędnicy Komisji lub upoważnieni przedstawiciele Komisji mogą przeprowadzać kontrole na miejscu.

4. W przypadku, gdy dla dwóch lub większej liczby Funduszy spośród czterech wymienionych występuje ta sama instytucja odpowiedzialna, lub gdy dla dwóch lub większej liczby tych Funduszy stosuje się wspólny system, składany może być opis wspólnych systemów zarządzania i kontroli ze wskazaniem ewentualnych cech szczególnych.

Artykuł 21

Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli

▼M3

1. Instytucja odpowiedzialna powiadamia Komisję w drodze oficjalnego pisma o wszelkich istotnych zmianach w systemach zarządzania i kontroli oraz przesyła Komisji najszybciej jak to możliwe, lecz najpóźniej z chwilą wejścia takich zmian w życie, zmieniony opis systemu zarządzania i kontroli.

▼B

2. Zmianami istotnymi są zmiany, które mogą mieć wpływ na podział funkcji, skuteczność wyboru, mechanizmy przyznawania, kontroli i płatności, a także na kontakty z Komisją. Należą do nich w szczególności zmiany w jednej z wyznaczonych instytucji, w systemie księgowym oraz w procesach płatności i poświadczania.

3. Systemy zarządzania i kontroli zmieniane są z zachowaniem tej samej procedury, którą określa art. 20.

Artykuł 22

Dokumentacja programowania

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji program wieloletni opisany w art. 17 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku 2.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji programy roczne opisane w art. 19 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku 3.

3. Plany finansowe dołączane do programu wieloletniego przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

Plany finansowe dołączane do programów rocznych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na kategorie działań określone w art. 4 aktu podstawowego, z podaniem odniesienia do priorytetów.

Artykuł 23

Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych

▼M1

1. W celu zmiany programu rocznego zatwierdzonego przez Komisję zgodnie z art. 19 ust. 4 aktu podstawowego dane państwo członkowskie przedkłada Komisji zmieniony projekt programu rocznego najpóźniej trzy miesiące przed końcem okresu kwalifikowalności. Komisja sprawdza i w jak najszybszym terminie zatwierdza zmieniony program zgodnie z procedurą określoną w art. 19 ust. 4 aktu podstawowego.

▼B

2. Zmiany rozbicia danych finansowych bez zmiany programu rocznego w trybie określonym w ust. 1 nie mogą przekraczać 10 % łącznego wkładu ze środków Funduszu i są dopuszczalne wyłącznie w okolicznościach uzasadnionych przyczynami, na które instytucja odpowiedzialna nie ma wpływu. Stosowne wyjaśnienie na temat wszelkich takich zmian przedstawione zostaje w sprawozdaniu okresowym i/lub sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego.

Artykuł 24

►M2 Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych i wniosków o płatność ◄

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania okresowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 37 ust. 4 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku 4.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania końcowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 38 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku 5.

▼M3

3. Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety i szczególne priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

▼M2

4. W odniesieniu do art. 37 ust. 3 i 4 aktu podstawowego, łączna suma płatności w ramach prefinansowania, dokonywanych na rzecz danego państwa członkowskiego, nie przekracza 90 % łącznej kwoty przydzielonej takiemu państwu członkowskiemu w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny.

W przypadku gdy dane państwo członkowskie przeznaczyło ze środków krajowych kwotę niższą niż łączna kwota przydzielona w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny, łączna suma płatności w ramach prefinansowania nie przekracza 90 % kwoty przeznaczonej ze środków krajowych.

▼B

Artykuł 25

Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową

1. Strategia audytowa, o której mowa w art. 28 ust. 1 lit. c), sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku 6. ►M3 Wszelkie zmiany do strategii audytu przedłożonej zgodnie z art. 28 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego i zatwierdzonej przez Komisję przesyłane są Komisji najszybciej jak to możliwe. Zmienioną strategię audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI, zaznaczając wprowadzane zmiany. ◄

▼M3

2. Z wyjątkiem sytuacji, gdy każdy z dwóch poprzednich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada rocznemu wkładowi Wspólnoty poniżej 1 mln EUR, począwszy od 2010 r. instytucja audytowa przedkłada roczny plan audytu przed dniem 15 lutego każdego roku. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI. Państwa członkowskie nie są zobowiązane do ponownego przedkładania strategii audytu przy okazji przedstawiania rocznych planów audytu. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 28 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.

▼B

3. Sprawozdanie z audytu i opinia, o których mowa w art. 28 ust. 3 lit. a) i b) aktu podstawowego, sporządzone zostają w oparciu o audyty systemów i audyty projektów przeprowadzone zgodnie ze strategią audytu, według wzorów przedstawionych w załącznikach 7.A i 7.B.

4. Podstawę dla deklaracji zawierającej ocenę zasadności, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. c) aktu podstawowego, stanowi ogół czynności audytorskich zrealizowanych przez instytucję audytową oraz, w razie konieczności, dodatkowych kontroli. Deklaracja zawierająca ocenę zasadności sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku 7.C.

5. W przypadku ograniczenia możliwości kontroli, lub gdy poziom wykrytych nieprawidłowych wydatków nie pozwala na wydanie opinii bez zastrzeżeń dla potrzeb rocznej opinii, o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, lub deklaracji, o której mowa w lit. c) tego samego artykułu, instytucja audytowa podaje przyczyny problemu oraz ocenia jego skalę i skutki finansowe.

▼M3

Artykuł 26

Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą

1. Poświadczenie dotyczące wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 37 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2. Poświadczenie dotyczące wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 38 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem IX.

▼B







ROZDZIAŁ 4

Zgłaszanie nieprawidłowości

Artykuł 27

Wstępna sprawozdawczość – odstępstwa

1. Państwa członkowskie zgłaszają Komisji, według wzorów przedstawionych w załącznikach 4 i 5, wszelkie nieprawidłowości będące przedmiotem pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego w sprawozdaniach okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych.

Sprawozdanie powinno zawierać odniesienia do:

a) właściwego Funduszu, programu rocznego i projektu;

b) naruszonego przepisu;

c) terminu i źródła pierwszej informacji, która doprowadziła do powstania podejrzenia popełnienia nieprawidłowości;

d) praktyk zastosowanych do popełnienia nieprawidłowości;

e) w razie potrzeby, faktu, czy to wspomniane praktyki spowodowały powstanie podejrzenia popełnienia nadużycia finansowego;

f) sposobu wykrycia nieprawidłowości;

g) odnośnej kwoty wkładu Wspólnoty.

Nie muszą być natomiast zgłaszane następujące przypadki, z wyłączeniem przypadków, w których zachodzi podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego:

a) przypadki nieprawidłowości dotyczących kwot obciążających budżet ogólny Wspólnot Europejskich poniżej 10 000 EUR;

b) przypadki nieprawidłowości polegającej wyłącznie na niezrealizowaniu części lub całości projektu stanowiącego część programu rocznego ze względu na bankructwo beneficjenta końcowego;

c) przypadki, o których beneficjent końcowy powiadomił instytucję odpowiedzialną z własnej woli, przed lub po wypłaceniu środków publicznych, i przed ich wykryciem przez instytucję odpowiedzialną;

d) przypadki wykryte i naprawione przez instytucję odpowiedzialną przed jakimikolwiek wypłatami środków publicznych na rzecz beneficjenta końcowego i przed uwzględnieniem odnośnych wydatków w przedkładanej Komisji deklaracji wydatków.

2. Na żądanie Komisji, państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

a) ewentualnego zaangażowania innych państw członkowskich i państw trzecich;

b) okresu lub momentu, w którym doszło do popełnienia danej nieprawidłowości;

c) instytucji lub organów krajowych, które sporządziły oficjalne sprawozdanie na temat danej nieprawidłowości, oraz instytucji odpowiedzialnych za monitoring administracyjny lub sądowy;

d) daty pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego danej nieprawidłowości;

e) tożsamości zaangażowanych osób fizycznych i prawnych lub wszelkich innych uczestniczących podmiotów, z wyłączeniem przypadków, gdy informacje takie są nieistotne dla potrzeb zwalczania nieprawidłowości, z uwzględnieniem charakteru przedmiotowej nieprawidłowości;

f) łącznego budżetu i kwoty wkładu ze środków publicznych zatwierdzonego dla danego projektu oraz podziału jego współfinansowania na wkład wspólnotowy i krajowy;

g) kwoty wkładu ze środków publicznych, której dotyczy dana nieprawidłowość, oraz odpowiadającej jej kwoty wkładu Wspólnoty objętej ryzykiem;

h) w przypadku, gdy określonym osobom lub innym podmiotom nie zostały wypłacone środki publiczne, o których mowa w lit. g), kwot, które zostałyby nienależnie wypłacone w razie niewykrycia nieprawidłowości;

i) ewentualnego zawieszenia płatności i możliwości ich odzyskania;

j) charakteru nieprawidłowych wydatków.

3. W przypadku niedostępności niektórych informacji, o których mowa w ust. 2, w szczególności odnośnie praktyk wykorzystanych do popełnienia nieprawidłowości oraz sposobu wykrycia nieprawidłowości, państwa członkowskie w miarę możliwości dostarczają brakujących informacji przy okazji przedkładania Komisji kolejnych sprawozdań na temat nieprawidłowości.

Artykuł 28

Sprawozdawczość na temat monitoringu – nieodzyskane płatności

1. W związku ze wszelkimi wcześniejszymi sprawozdaniami składanymi w trybie określonym w art. 27, państwa członkowskie powiadamiają Komisję o procedurach wdrożonych w związku ze wszelkimi zgłaszanymi uprzednio nieprawidłowościami oraz o wynikających z nich istotnych zmianach. Informacje takie przedkładane są w ramach sprawozdań okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych według wzorów przedstawionych w załącznikach 4 i 5.

Sprawozdanie winno zawierać informację na temat kwot odzyskanych lub kwot, których odzyskanie jest spodziewane.

2. Na żądanie Komisji, państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

a) wszelkich środków doraźnych podjętych przez państwa członkowskie celem zabezpieczenia odzyskania nienależnie wypłaconych kwot;

b) wszelkich procedur sądowych i administracyjnych wdrożonych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych kwot i nałożenia sankcji;

c) przyczyn wszelkich przypadków rezygnacji z wdrożenia procedur odzyskiwania;

d) przyczyn wszelkich przypadków rezygnacji z wniesienia oskarżenia.

Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich decyzjach administracyjnych lub sądowych w sprawie zamknięcia takich procedur lub głównych kwestiach poruszonych w ramach takiej decyzji, a w szczególności określają, czy z ustaleń wynika, że powstało podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego.

Artykuł 29

Kontakty z państwami członkowskimi

1. Komisja utrzymuje odpowiednie kontakty z zainteresowanymi państwami członkowskimi dla potrzeb uzupełniania dostarczanych informacji na temat nieprawidłowości, o których mowa w art. 27, oraz na temat procedur, o których mowa w art. 28, w związku z możliwością odzyskania płatności.

2. Niezależnie od kontaktów, o których mowa w ust. 1, Komisja powiadamia państwa członkowskie o wystąpieniu przypadków nieprawidłowości, których charakter wskazuje, że te same lub podobne praktyki mogłyby wystąpić w innych państwach członkowskich.

Artykuł 30

Korzystanie z informacji

1. Komisja może korzystać ze wszelkich informacji o charakterze ogólnym lub operacyjnym przekazywanych przez państwa członkowskie na mocy niniejszej decyzji w celu przeprowadzania analiz pod kątem ryzyka, oraz, w oparciu o uzyskane informacje, sporządzać sprawozdania i tworzyć systemy wczesnego ostrzegania służące skuteczniejszej identyfikacji ryzyka.

2. Komisja regularnie informuje zainteresowane państwa członkowskie o sposobie wykorzystania informacji w trybie określonym w ust. 1.







ROZDZIAŁ 5

Informacja i promocja

Artykuł 31

Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia szerokie rozpowszechnianie podstawowych wskazówek na temat programów wieloletnich i rocznych, włącznie ze szczegółowymi informacjami na temat zaangażowanych wkładów finansowych, a także ich udostępnianie wszystkim zainteresowanym stronom.

Instytucja odpowiedzialna może jednak podjąć decyzję o utajnieniu wewnętrznych ustaleń z zakresu zarządzania określonych w programie wieloletnim lub programach rocznych, a także wszelkich innych informacji dotyczących wdrożenia Funduszu, ze względów bezpieczeństwa publicznego.

2. Instytucja odpowiedzialna udostępnia potencjalnym beneficjentom końcowym co najmniej następujące informacje:

a) wymagane kryteria kwalifikowalności do finansowania w ramach programu rocznego;

b) opis procedur rozpatrywania wniosków o finansowanie i odnośne terminy;

c) kryteria wyboru projektów do finansowania;

d) osoby kontaktowe mogące udzielić informacji na temat programów rocznych.

Ponadto instytucja odpowiedzialna powiadamia potencjalnych beneficjentów końcowych o publikacji, o której mowa w art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł 32

Informacje dla beneficjentów końcowych

Instytucja odpowiedzialna powiadamia beneficjentów końcowych, że przyjęcie finansowania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich wymienienie na liście beneficjentów końcowych publikowanej zgodnie z art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł 33

Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb opinii publicznej

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia wdrożenie środków z zakresu informacji i promocji przy wykorzystaniu mediów o jak największym zasięgu, z zastosowaniem różnych form i metod komunikacji na odpowiednim poziomie terytorialnym.

2. Instytucja odpowiedzialna organizuje co najmniej następujące środki z zakresu informacji i promocji:

a) przynajmniej jedną akcję informacyjną rocznie, prezentującą, poczynając od roku 2008, uruchomienie programu wieloletniego lub osiągnięcia programu(-ów) rocznego(-ych);

b) coroczną publikację, przynajmniej na stronie internetowej, listy beneficjentów końcowych, nazw projektów oraz przyznanych im kwot finansowania publicznego i wspólnotowego. Osoby należące do grup docelowych nie zostają wymienione. Adres strony internetowej zostaje podany do wiadomości Komisji.

Artykuł 34

Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb opinii publicznej

1. Beneficjent końcowy obowiązany jest podać do wiadomości publicznej, przy pomocy środków określonych w ust. 2, 3 i 4, fakt otrzymania pomocy ze środków Funduszu.

2. Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki:

a) całkowity wkład Wspólnoty w ramach projektu przekracza 100 000 EUR; oraz

b) operacja obejmuje zakup obiektu fizycznego bądź finansowanie infrastruktury lub projektów budowlanych.

Na tablicy powinien zostać podany rodzaj oraz nazwa projektu. Ponadto informacje określone w art. 35 powinny zajmować przynajmniej 25 % powierzchni tablicy.

3. W przypadku, gdy projekt otrzymuje środki finansowe w ramach programu rocznego współfinansowanego ze środków Funduszu, beneficjent końcowy obowiązany jest powiadomić o takich środkach finansowych wszystkich uczestników projektu.

4. Wszelkie dokumenty dotyczące takich projektów, w tym certyfikaty uczestnictwa lub inne certyfikaty, zawierają wzmiankę wskazującą na współfinansowanie danego projektu ze środków Funduszu.

Artykuł 35

Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych dla potrzeb operacji

Wszelkie działania informacyjne i promocyjne kierowane do beneficjentów końcowych, potencjalnych beneficjentów końcowych i opinii publicznej obejmują:

1) godło Unii Europejskiej, odpowiadające standardom graficznym określonym w załączniku 10, a także wskazanie na Unię Europejską;

2) wskazanie na Fundusz;

3) oświadczenie o treści określonej przez instytucję odpowiedzialną, podkreślające wartość dodaną, jaką stanowi wkład Wspólnoty.

W przypadku małych elementów promocyjnych lub elementów promocyjnych związanych z dwoma lub więcej spośród czterech Funduszy nie stosuje się przepisów ust. 1 i 3.







ROZDZIAŁ 6

Dane osobowe

Artykuł 36

Ochrona danych osobowych

1. Państwa członkowskie i Komisja podejmują wszelkie konieczne środki w celu zapobieżenia nieuprawnionemu ujawnianiu lub nieuprawnionemu dostępowi do informacji, o których mowa w art. 25 ust. 1 lit. i) aktu podstawowego, informacji gromadzonych przez Komisję w trakcie kontroli przeprowadzanych na miejscu oraz informacji, o których mowa w rozdz. 4.

2. Informacje, o których mowa w rozdz. 4, nie mogą być przesyłane osobom innym niż te, które w ramach państw członkowskich lub instytucji wspólnotowych mają do nich dostęp z racji pełnionych obowiązków, o ile państwo członkowskie dostarczające takiej informacji w sposób wyraźny nie udzieli zgody na takie przesłanie.







ROZDZIAŁ 7

Elektroniczna wymiana dokumentów

▼M3

Artykuł 37

Elektroniczna wymiana dokumentów

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.

▼B

Artykuł 38

System informatyczny do wymiany dokumentów

1. W przypadku stworzenia przez Komisję systemu informatycznego do bezpiecznej wymiany danych pomiędzy Komisją a każdym z państw członkowskich dla potrzeb realizacji Funduszu, państwa członkowskie zostają powiadomione i, na własne żądanie, włączone w budowę każdego takiego systemu informatycznego.

2. Komisja i wyznaczone instytucje, wraz z organami, do których takie zadanie zostało oddelegowane, rejestrują dokumenty, o których mowa w rozdz. 3, w systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1.

3. Ponadto państwa członkowskie mogą zostać poproszone o dobrowolne dostarczanie informacji, o których mowa w art. 27 i 28, przy użyciu określonego istniejącego systemu zarządzanego przez Komisję w celu gromadzenia danych o nieprawidłowościach wykrywanych w ramach funduszy strukturalnych.

4. Wszelkie koszty z tytułu połączenia wspólnego systemu informatycznego z krajowymi, regionalnymi i lokalnymi systemami informatycznymi, a także wszelkie koszty z tytułu przystosowania krajowych, regionalnych i lokalnych systemów do wymogów technicznych wspólnego systemu stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 15 aktu podstawowego.







CZĘŚĆ III

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DLA FUNDUSZU INTEGRACYJNEGO







ROZDZIAŁ 1

Kryteria kwalifikowalności

Artykuł 39

Kryteria kwalifikowalności

1. W celu ustalenia kwalifikowalności wydatków w związku z działaniami finansowanymi w ramach programów rocznych, o których mowa w art. 33 ust. 4 aktu podstawowego, stosowane są kryteria określone w załączniku 11.

2. Kryteria te mają zastosowanie w przypadku wydatków ponoszonych przez beneficjentów końcowych; stosuje się je odpowiednio do wydatków ponoszonych przez partnerów w ramach projektu.

3. Państwa członkowskie mogą stosować krajowe kryteria kwalifikowalności, które są bardziej rygorystyczne od kryteriów określonych niniejszą decyzją.

Do Komisji należy ocena, czy mające zastosowanie krajowe kryteria kwalifikowalności spełniają niniejszy warunek.







CZĘŚĆ IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł 40

Adresaci

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Irlandii, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji i Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.









ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK I Wzór opisu systemów zarządzania i kontroli ZAŁĄCZNIK II Wzór programu wieloletniego ZAŁĄCZNIK III Wzór programu rocznego ZAŁĄCZNIK IV Wzór sprawozdania okresowego zrealizacji programu rocznego A. Sprawozdanie techniczne B. Wniosek o drugą płatność zaliczkową ZAŁĄCZNIK V Wzór sprawozdania końcowego z realizacji programu rocznego A. Sprawozdanie techniczne B. Wniosek o wypłatę salda/Deklaracja zwrotu kosztów ZAŁĄCZNIK VI WZÓR STRATEGII AUDYTU Załącznik(i) do strategii audytu: Plany roczne ZAŁĄCZNIK VII Wzór sprawozdania instytucji audytowej A. Roczne sprawozdanie z audytu B. Opinia w sprawie funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli C. Zatwierdzenie wniosku o płatność ZAŁĄCZNIK VIII Wzór poświadczenia drugiej płatności zaliczkowej ZAŁĄCZNIK IX Wzór poświadczenia płatności końcowej ZAŁĄCZNIK X Wytyczne dotyczące godła i definicja standardowej kolorystyki ZAŁĄCZNIK XI Kryteria kwalifikowalności wydatków fundusz integracyjny









ZAŁĄCZNIK I

WZÓR OPISU SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI

 Wersja pierwotna

 Wersja poprawiona (numer, data DD/MM/RRRR) w następstwie rozmów z Komisją

 Wersja poprawiona z innych przyczyn

PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE: FUNDUSZ(-E): GŁÓWNA OSOBA WYZNACZONA DO KONTAKTÓW: PONIŻSZE INFORMACJE PRZEDSTAWIAJĄ STAN FAKTYCZNY NA DZIEŃ: …

1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYZNACZONYCH INSTYTUCJI

1.1. Ogólne informacje dotyczące wyznaczonych instytucji

1.1.1. Krótki opis kryteriów stosowanych przy wyborze poszczególnych instytucji

1.1.2. Określenie, czy ich systemy zarządzania i kontroli są operacyjne, ewentualnie wskazanie daty, kiedy staną się operacyjne

1.1.3. Określenie, czy wymienione systemy zarządzania i kontroli otrzymały akredytację Komisji w odniesieniu do innego wspólnotowego instrumentu finansowego (w stosownych przypadkach)

1.2. Schemat organizacyjny podmiotu (podmiotów), którego (których) część stanowią wyznaczone instytucje

1.3. Instytucja odpowiedzialna

1.3.1. Data i sposób oficjalnego wyznaczenia instytucji odpowiedzialnej

1.3.2. Status prawny instytucji odpowiedzialnej

1.3.3. Wyszczególnienie funkcji pełnionych bezpośrednio przez instytucję odpowiedzialną oraz – w stosownych przypadkach lub jeśli przewiduje się taką możliwość – przez inne organy podlegające instytucji odpowiedzialnej (outsourcing zadań, za wyjątkiem zadań powierzonych instytucjom delegowanym, o których mowa w pkt 1.4)

1.3.4. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

1.3.5. Określenie, czy instytucja odpowiedzialna może również działać w charakterze organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

1.3.6. Jeśli ta sama instytucja działa w charakterze instytucji odpowiedzialnej dla więcej niż jednego z czterech funduszy, opis pokrywających się funkcji i systemów

1.4. Instytucje delegowane

1.4.1. Powód ustanowienia instytucji delegowanej

1.4.2. Data i sposób oficjalnego wyznaczenia instytucji delegowanych

1.4.3. Status prawny instytucji delegowanych

1.4.4. Wyszczególnienie funkcji pełnionych bezpośrednio przez instytucje delegowane oraz – w stosownych przypadkach lub jeśli przewiduje się taką możliwość – przez inne organy podlegające instytucjom delegowanym (outsourcing zadań)

1.4.5. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

1.4.6. Określenie, czy instytucje delegowane mogą również działać w charakterze organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

1.4.7. Jeśli ta sama instytucja działa w charakterze instytucji delegowanej dla więcej niż jednego z czterech funduszy, opis pokrywających się funkcji i systemów

1.5. Instytucja certyfikująca

1.5.1. Data i sposób oficjalnego wyznaczenia instytucji certyfikującej

1.5.2. Status prawny instytucji certyfikującej

1.5.3. Wyszczególnienie funkcji pełnionych bezpośrednio przez instytucję certyfikującą oraz – w stosownych przypadkach lub jeśli przewiduje się taką możliwość – przez inne organy podlegające instytucji certyfikującej (outsourcing zadań)

1.5.4. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

1.5.5. Jeśli ta sama instytucja działa w charakterze instytucji certyfikującej dla więcej niż jednego z czterech funduszy, opis pokrywających się funkcji i systemów

1.6. Instytucja audytowa

1.6.1. Data i sposób oficjalnego wyznaczenia instytucji audytowej

1.6.2. Status prawny instytucji audytowej

1.6.3. Wyszczególnienie funkcji pełnionych bezpośrednio przez instytucję audytową oraz – w stosownych przypadkach lub jeśli przewiduje się taką możliwość – przez inne organy podlegające instytucji audytowej (outsourcing zadań)

1.6.4. Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk)

1.6.5. Kwalifikacje pracowników instytucji audytowej oraz – w stosownych przypadkach lub jeśli przewiduje się taką możliwość – innych organów, którym powierzono przeprowadzenie audytu (outsourcing zadań)

1.6.6. Jeśli ta sama instytucja działa w charakterze instytucji audytowej dla więcej niż jednego z czterech funduszy, opis pokrywających się funkcji i systemów

1.6.7. Jeśli instytucja odpowiedzialna może również działać w charakterze organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu, opis ustaleń zapewniających niezależną pozycję instytucji audytowej zgodnie z przepisami art. 8.

Objaśnienia dotyczące pkt 2–4 Pierwsza część każdej tabeli Opisując poszczególne etapy procesu, należy wskazać zadania wykonywane przez każdą z wyznaczonych instytucji (lub podległych im organów), a także powiązania między nimi. Opis powinien być zwięzły, lecz na tyle wyczerpujący, aby umożliwić zrozumienie całego procesu. Druga część każdej tabeli Listę kontrolną należy wypełniać, wskazując, czy osiągnięto poszczególne cele i podając wszelkie istotne informacje. Jeśli celu nie osiągnięto, należy podać powód oraz, w stosownych przypadkach, określić prawdopodobną datę realizacji. Jeśli procedury zostały sformalizowane, należy podać odniesienie do właściwego dokumentu.

2. ZASADY FUNKCJONOWANIA WYZNACZONYCH INSTYTUCJI







2.1. Wyznaczanie instytucji oraz nadzór nad nimi Krótki opis procesu wyznaczania każdej z instytucji [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. W zasadach regulujących stosunki państwa członkowskiego z wyznaczonymi instytucjami określono zakres obowiązków każdej ze stron. Tak/Nie 2. Państwo członkowskie dostarczyło wyznaczonym instytucjom odpowiednie wskazówki w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami (w formie szkoleń i/lub podręczników). Tak/Nie 3. Każda instytucja przedstawi swoim pracownikom cele swojej działalności oraz zakres ich obowiązków i spodziewane rezultaty. Tak/Nie 4. Podjęto działania mające na celu zagwarantowanie, że poszczególne instytucje dysponują odpowiednią liczbą pracowników, których staż pracy i doświadczenie pozwalają na wykonywanie powierzonych im zadań. Tak/Nie







2.2. Rozdzielenie funkcji Krótki opis sposobu, w jaki gwarantuje się właściwe rozdzielenie funkcji wykonywanych przez poszczególne instytucje [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Określono zasady gwarantujące należyte rozdzielenie w obrębie instytucji odpowiedzialnej funkcji jednostek zajmujących się podpisywaniem umów o zamówieniach publicznych/o dotacje. Tak/Nie 2. Określono zasady gwarantujące należyte rozdzielenie w obrębie instytucji odpowiedzialnej funkcji podmiotów zajmujących się rozpoczynaniem, weryfikacją i zatwierdzaniem transakcji finansowych. Tak/Nie 3. Instytucja audytowa będzie funkcjonalnie niezależna od instytucji odpowiedzialnej i instytucji certyfikującej. Tak/Nie 4. Instytucja certyfikująca nie będzie brała udziału w procedurze wyboru, realizacji działań i transakcjach finansowych związanych z zasobami Wspólnoty. Tak/Nie







2.3. Monitorowanie instytucji delegowanych (w stosownych przypadkach) Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Delegowane zadania są jasno określone. Tak/Nie 2. Ustanowiono odpowiednie procedury dotyczące delegowanych zadań oraz kontroli ich zgodności z przepisami aktu podstawowego/przepisami wykonawczymi. Tak/Nie 3. Przeprowadzane będą kontrole nadzorcze w celu zagwarantowania, że zadania wykonywane są zgodnie z przyjętymi procedurami. Tak/Nie







2.4. Monitorowanie innych zadań, wykonywanych przez organy inne niż wyznaczone instytucje – w stosownych przypadkach Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Jeśli w procesie uczestniczą organy podlegające instytucji odpowiedzialnej (niebędące instytucjami delegowanymi), utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące należyte zarządzanie finansami. Tak/Nie 2. Jeśli zdecydowano o outsourcingu zadań w zakresie audytu lub jeśli w proces zaangażowane są organy podlegające instytucji audytowej, utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące jednolitą metodykę audytu i spójność działań. Tak/Nie 3. Jeśli zdecydowano o outsourcingu zadań w zakresie poświadczania lub jeśli w proces zaangażowane są organy podlegające instytucji certyfikującej, utworzono mechanizmy nadzorcze gwarantujące jednolite podejście do kwestii poświadczania. Tak/Nie 4. W przypadku outsourcingu zadań organom sektora prywatnego, niepełniącym misji służby publicznej, utworzono mechanizmy gwarantujące, że zlecane zadania nie obejmują sprawowania władzy publicznej i nie wymagają podejmowania decyzji uznaniowych. Tak/Nie

3. ASPEKTY OPERACYJNE I FINANSOWE







3.1. Opracowywanie programów wieloletnich Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Przewidziano ustalenia gwarantujące realizację zasady partnerstwa zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami krajowymi. Tak/Nie 2. Ustanowiono procedury kontroli zgodności założeń programu wieloletniego ze strategicznymi wytycznymi i przepisami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi swobodnego przepływu osób w połączeniu z odnośnymi środkami towarzyszącymi w zakresie kontroli granic zewnętrznych, azylu i imigracji. Tak/Nie 3. Program wieloletni zatwierdzany jest przez należycie upoważnioną osobę. Tak/Nie







3.2. Opracowywanie programów rocznych Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Ustanowiono procedury gwarantujące: — spójność programów rocznych z programem wieloletnim, — kwalifikowalność działań przewidzianych w programach rocznych, — spójność i komplementarność tych działań z innymi instrumentami krajowymi i wspólnotowymi, — zgodność z zasadami współfinansowania, — spójność z priorytetowymi celami/szczególnymi priorytetowymi celami określonymi w wytycznych strategicznych. Tak/Nie 2. Ustanowiono procedury umożliwiające przedkładanie zmian w programie rocznym, w przypadkach przewidzianych w art. 23 ust. 1 niniejszej decyzji. Tak/Nie 3. Wszelkie zmiany w podziale kwot finansowania w ramach programu rocznego oraz powody wprowadzenia takich zmian są dokumentowane. Tak/Nie 4. Dokumentowane są wszelkie inne, niezwiązane z podziałem kwot finansowania zmiany dotyczące realizacji programu rocznego (np. dotyczące charakteru i harmonogramu publikacji zaproszeń do składania wniosków lub zakresu pomocy technicznej) oraz powody takich zmian. Tak/Nie







3.3. Opracowywanie strategii audytu i rocznych planów audytu Krótki opis procesu [Opis dotyczy instytucji audytowej.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Określono zasady gwarantujące przejrzystą i odpowiednią komunikację, przed rozpoczęciem i przez cały okres programowania, instytucji odpowiedzialnej z instytucją audytową na temat stosowanych procedur zarządzania i na temat projektów. Tak/Nie 2. Określono zasady tworzenia rocznych planów audytu (które należy załączyć co roku do strategii audytu) i terminowego dostarczania ich do Komisji (w stosownych przypadkach). Tak/Nie 3. Strategia audytu i roczne plany audytu zatwierdzane są przez odpowiednio upoważnioną osobę. Tak/Nie







3.4. Instytucja odpowiedzialna występująca w charakterze organu wdrażającego – w stosownych przypadkach Krótki opis powodów, dla których instytucja odpowiedzialna sama realizuje projekty oraz specjalnych ustaleń, jakie przyjęto w celu wzmocnienia systemów zarządzania i kontroli [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Powód, dla którego instytucja odpowiedzialna sama realizuje projekty, jest odpowiednio udokumentowany i zatwierdzony na właściwym poziomie. Tak/Nie 2. Przyjęto szczególne ustalenia gwarantujące, że charakter i cele projektu są zgodne z przepisami mającymi zastosowanie do Funduszu. 3. Przyjęto szczególne ustalenia w celu zapobieżenia powstawaniu konfliktu interesów w przypadku projektów realizowanych bezpośrednio przez instytucję odpowiedzialną. Tak/Nie 4. Przyjęto specyficzne ustalenia gwarantujące poszanowanie zasady korzystnej relacji wartości do ceny w przypadku realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną. Tak/Nie 5. Ustanowiono procedury gwarantujące, że warunki umów dotyczących tych projektów są jasne i kompletne, szczególnie w odniesieniu do warunków finansowania i płatności, kryteriów kwalifikowalności oraz obowiązków w zakresie sprawozdawczości operacyjnej i sprawozdawczości finansowej. Tak/Nie 6. Przyjęto szczególne ustalenia gwarantujące, że prawidłowe wypełnianie głównych zadań instytucji odpowiedzialnej określonych w akcie podstawowym nie jest zakłócone w odniesieniu do projektów bezpośrednio przez nią realizowanych. Tak/Nie 7. Zagwarantowano, że w przypadkach gdy instytucja odpowiedzialna występuje w charakterze organu wdrażającego, instytucja audytowa nie stanowi części tego samego podmiotu (w przeciwnym razie należy opisać dodatkowe zabezpieczenia wprowadzone w celu zagwarantowania pełnej niezależności instytucji audytowej). Tak/Nie 8. Strategia audytu obejmuje szczególne rodzaje ryzyka, które mogą wynikać z faktu realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną. Tak/Nie







3.5. Wybór i realizacja projektów (instytucja odpowiedzialna występuje w charakterze organu zamawiającego) Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Jeśli proces przyznawania zamówień/dotacji odbywa się w drodze zaproszenia do składania wniosków (lub ofert), procedury zapewniają wolną konkurencję, a potencjalni kandydaci są należycie poinformowani. Tak/Nie 2. Kryteria wyboru są zgodne z minimalnymi kryteriami, określonymi w akcie podstawowym. Tak/Nie 3. Określono procedury składania wniosków (lub ofert). Tak/Nie 4. Ustanowiono procedury gwarantujące, że ocena wniosków (ofert) odbywa się według uprzednio przyjętych zasad i kryteriów, w sposób przejrzysty i bez dyskryminacji. Tak/Nie 5. Decyzje o przyznaniu zamówienia/dotacji oraz umowy o dotacje/o zamówieniu publicznym są zatwierdzane przez należycie uprawnione osoby. Tak/Nie 6. Ustanowiono procedury gwarantujące kandydatom należytą informację ex post na temat wyników procesu wyboru. Tak/Nie 7. Ustanowiono procedury monitoringu przestrzegania przyjętych warunków wykonywania umów o dotacje/o zamówieniach publicznych. Tak/Nie







3.6. Monitorowanie projektów realizowanych przez beneficjentów końcowych Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Główne wskaźniki operacyjne i finansowe dla każdego z projektów zostaną określone oraz podane do wiadomości instytucji odpowiedzialnej i są regularnie monitorowane. Tak/Nie 2. Przewidziano przeprowadzanie przez instytucję odpowiedzialną kontroli na miejscu, których celem jest monitorowanie (zarówno aspektów operacyjnych, jak i finansowych) projektów. Tak/Nie 3. Instytucja odpowiedzialna dba, aby beneficjenci końcowi korzystali z odpowiedniego, skomputeryzowanego systemu księgowego. Tak/Nie 4. Instytucja odpowiedzialna dba, aby beneficjenci końcowi stosowali się do przepisów dotyczących uwidocznienia finansowania ze środków unijnych. Tak/Nie







3.7. Zarządzanie finansowe projektem Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Transakcje finansowe zatwierdzane są przez należycie uprawnioną osobę. Tak/Nie 2. Przed dokonaniem jakichkolwiek płatności/przystąpieniem do odzyskiwania jakichkolwiek kwot przeprowadzono weryfikacje w celu stwierdzenia, czy: — wnioski o płatność są prawidłowe i odpowiadają kryteriom kwalifikowalności mającym zastosowanie do Funduszu (funduszów), — towary i/lub usługi współfinansowane w ramach projektu rzeczywiście dostarczono/wyświadczono, — wkład z innych, prywatnych lub publicznych źródeł jest prawidłowy, pełny i został rzeczywiście uregulowany, — wyniki wszelkich działań audytowych zostały należycie uwzględnione. Tak/Nie 3. Przeprowadzone zostaną weryfikacje celem osiągnięcia wystarczającej pewności, że leżące u podstaw projektu transakcje są zgodne z prawem i prawidłowe. Tak/Nie 4. Przez cały okres programowania przeprowadzane będą kontrole nadzorcze w celu zagwarantowania, że przyjęte procedury finansowe są należycie przestrzegane. Tak/Nie 5. Zweryfikowana zostanie komplementarność finansowania z innych wspólnotowych programów finansowych, aby zapobiec przypadkom podwójnego finansowania. Tak/Nie







3.8. Nieprawidłowości, korekty i kwoty odzyskane Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane oraz instytucję certyfikującą.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Zdefiniowano pojęcie nieprawidłowości, a definicja odpowiada wymogom wspólnotowym. Tak/Nie 2. Utworzono mechanizmy umożliwiające odpowiednio wczesne wykrywanie nieprawidłowości i natychmiastowe podejmowanie działań naprawczych. Tak/Nie 3. Ustanowiono procedury gwarantujące regularne informowanie Komisji o stwierdzonych nieprawidłowościach oraz w stosownych przypadkach o wszelkich działaniach naprawczych podejmowanych w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów niniejszej decyzji. Tak/Nie 4. Ustanowiono procedury gwarantujące odpowiednie wykonanie nakazów windykacji oraz w stosownych przypadkach egzekucję odsetek za zwłokę. Tak/Nie 5. Jeśli nakazów windykacji nie można wykonać, zostaną określone powody takiej sytuacji w celu ustalenia, czy państwa członkowskie powinny zwrócić otrzymane kwoty do budżetu wspólnotowego. Tak/Nie







3.9. Przygotowanie i realizacja działań audytowych Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję audytową oraz: instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane (jako potencjalne jednostki poddane audytowi), a także instytucję certyfikującą (jako jednostkę, której przekazywane są wyniki audytu).] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Metodyka audytu jest zgodna z międzynarodowymi standardami. Tak/Nie 2. Na użytek audytorów opracowano podręcznik audytu, odpowiadający wymogom określonym w akcie podstawowym. Tak/Nie 3. Przeprowadzone zostaną audyty mające na celu sprawdzenie właściwego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli. Tak/Nie 4. Kontrole kwalifikowanych wydatków obejmować będą odpowiednią próbę i dotyczyć co najmniej 10 % całkowitej kwoty kwalifikowalnych wydatków. Tak/Nie 5. W trakcie kontroli kwalifikowalnych wydatków sprawdzana będzie co najmniej zgodność, skuteczność i wydajność następujących elementów: procedury wyboru, celów projektu, zaawansowania realizacji zakładanych celów, kwalifikowalności wydatków, ważności dokumentów przedstawionych na poświadczenie wydatków, współfinansowania krajowego, ścieżki audytu. Tak/Nie 6. Regularnie kontroluje się stosowanie wcześniejszych zaleceń. Tak/Nie 7. Projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną poddawane są szczegółowej kontroli. Tak/Nie







3.10. Sprawozdanie z audytu programów rocznych i odnośne deklaracje Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję audytową.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Ustanowiono procedury konsolidacji wniosków z audytu systemów i projektów w odniesieniu do każdego programu rocznego. Tak/Nie 2. Prowadzone będą kontrole mające na celu ocenę zasadności wniosków o płatność. Tak/Nie 3. W przypadku stwierdzenia błędów systemowych lub w przypadku przekroczenia progów istotności błędów, podejmowane są dodatkowe kontrole. Tak/Nie 4. Sprawozdanie i odnośne deklaracje zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę. Tak/Nie







3.11. Poświadczanie wydatków Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić przede wszystkim instytucję certyfikującą, ale także instytucję odpowiedzialną oraz instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Ustanowiono procedury gwarantujące przekazanie przez instytucję odpowiedzialną informacji niezbędnych w celu poświadczenia. Tak/Nie 2. Ustanowiono procedury gwarantujące przekazanie przez instytucję audytową sprawozdania z audytu każdego programu rocznego i odnośnych deklaracji. Tak/Nie 3. Ustanowiono procedury gwarantujące uwzględnianie odzyskanych kwot w końcowej deklaracji wydatków oraz umożliwiające monitorowanie przebiegu trwających postępowań sądowych lub administracyjnych postępowań odwoławczych ze skutkiem zawieszającym w sprawach o odzyskanie kwot. Tak/Nie 4. Prowadzone będą kontrole prawidłowości i integralności deklaracji wydatków (które dotyczyć będą w szczególności wszelkich odsetek uzyskanych z tytułu płatności zaliczkowych otrzymanych od Komisji oraz ich rzeczywistego wykorzystania jako wkładu krajowego). Tak/Nie 5. W przypadku gdy transakcje przeprowadzane są w walucie lokalnej, metody dokonywania obliczeń w euro są zgodne z zasadami określonymi przez Komisję. Tak/Nie







3.12. Ocena programu Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną i instytucje delegowane.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Opracowane przez Komisję wytyczne dotyczące metodyki ocen rozpowszechniane są wśród szerokiego grona odbiorców i udostępniane wszystkim potencjalnym beneficjentom końcowym i innym zainteresowanym osobom. Tak/Nie 2. Rejestruje się przekazane przez beneficjentów końcowych główne wskaźniki operacyjne i finansowe wykorzystywane do oceny stopnia zaawansowania realizacji celów projektu. Tak/Nie 3. Instytucja odpowiedzialna (i/lub instytucje delegowane) dbają, aby dostarczone wskaźniki pozwalały na wymierną ocenę wyników każdego projektu. Tak/Nie 4. Ustanowiono procedury gwarantujące przeprowadzenie oceny przewidzianej w akcie podstawowym. Tak/Nie

4. ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI







4.1. Dokumentacja dotycząca procedur Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Instytucje dbają, aby przyjęte procedury, o których mowa w art. 7 niniejszej decyzji, były zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi (dotyczącymi np. zamówień publicznych, zasad rachunkowości itd.). Tak/Nie 2. Procedury zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę Tak/Nie 3. Przyjęte procedury zawierają jasne wytyczne dotyczące każdej z głównych operacji oraz objaśnienia podziału ról w procesie podejmowania decyzji. Tak/Nie 4. Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania, że cały personel jest należycie poinformowany o przyjętych procedurach. Tak/Nie 5. W stosownych przypadkach procedury przewidują wykorzystanie list kontrolnych, będących wykazem głównych kontroli, jakie należy przeprowadzić. Tak/Nie 6. Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania należytej ochrony danych osobowych. Tak/Nie







4.2. Rachunkowość i księgowość Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane oraz instytucję certyfikującą.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Podjęto niezbędne kroki w celu zagwarantowania, że dane księgowe są wyczerpujące, wiarygodne i prawidłowe. System księgowy umożliwia przede wszystkim: — regularne śledzenie wykorzystania zasobów wspólnotowych na poziomie końcowych beneficjentów i projektów, — identyfikację wszelkich odsetek uzyskanych z tytułu płatności zaliczkowych otrzymanych od Komisji, — identyfikację wystawionych nakazów windykacji oraz w stosownych przypadkach stwierdzenie faktu ich wykonania. Tak/Nie 2. System księgowy i system sprawozdawczości finansowej spełniają wymogi określone w krajowych przepisach dotyczących ochrony danych. Tak/Nie 3. Stosowane systemy księgowy i sprawozdawczości finansowej są systemami komputerowymi. Tak/Nie 4. Istnieje odpowiedni system awaryjny (back-up), gwarantujący ciągłość operacji w nagłych przypadkach. Tak/Nie 5. W przypadku gdy transakcje przeprowadzane są w walucie lokalnej, metody dokonywania obliczeń w euro są zgodne z zasadami przyjętymi przez Komisję. Tak/Nie







4.3. Przedkładanie sprawozdań Komisji Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Główne cele Zrealizowano? Uwagi 1. Określono obowiązki sprawozdawcze oraz wpływ na zasoby. Tak/Nie 2. Przyjęte procedury umożliwiają odpowiedni, terminowy i pełny udział wyznaczonych instytucji. Tak/Nie 3. Sprawozdania zatwierdzane są przez należycie upoważnioną osobę. Tak/Nie







4.4. Ścieżka audytu Krótki opis procesu [W opisie należy uwzględnić wszystkie instytucje.] Gdzie przechowywane są następujące dokumenty? Odpowiedzialny organ/dział Okres przechowywania Opis systemów zarządzania i kontroli, w tym podręczników procedur Strategia audytu Krajowy program wieloletni i jego ewentualne zmienione wersje Krajowe programy roczne i ich ewentualne zmienione wersje Decyzje Komisji Europejskiej dotyczące programów wieloletnich i rocznych Zaproszenia do składania wniosków/Zaproszenia do składania ofert Akta kandydatów/Akta dotyczące umów Analizy otrzymanych wniosków/ofert pod kątem administracyjnym, technicznym i finansowym (siatki oceny) oraz sprawozdania komisji ewaluacyjnej Decyzje o przyznaniu lub odmowie finansowania Umowy o finansowaniu projektu W odniesieniu do każdego z projektów decyzje dotyczące zobowiązań finansowych Sprawozdania okresowe oraz sprawozdania końcowe przedłożone przez beneficjentów Sprawozdania finansowe i wnioski o płatności przedkładane w ramach finansowanych projektów Dokumenty uzupełniające stanowiące poświadczenie wydatków i dochodów w ramach finansowanego projektu Autoryzacja płatności/odzyskania kwot (dowód przeprowadzonych kontroli) Nakazy płatności/nakazy windykacji Dowód realizacji płatności/odzyskania kwot Dokumentacja dotycząca metodyki doboru próby na potrzeby audytu Sprawozdania z audytu projektów Sprawozdania z audytu systemów zarządzania i kontroli przeprowadzanego na szczeblu krajowym Sprawozdania z audytu programów rocznych Opinie audytora dotyczące systemów zarządzania i kontroli Deklaracje audytora dotyczące zasadności wniosków o płatność Wnioski o płatności przesłane do Komisji Europejskiej Poświadczenia deklaracji wydatków przesłane do Komisji Europejskiej Okresowe sprawozdania z realizacji przesłane do Komisji Europejskiej Końcowe sprawozdania z realizacji przesłane do Komisji Europejskiej Dowód płatności otrzymany od Komisji Europejskiej Sprawozdanie z oceny przesłane do Komisji Europejskiej

5. ZATWIERDZENIE OPISU SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI







Instytucja Oświadczenie Data i podpis Instytucja odpowiedzialna Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji odpowiedzialnej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące. Nazwisko: Stanowisko: Data: podpis Instytucja certyfikująca Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji certyfikującej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące. Nazwisko: Stanowisko: Data: podpis Instytucja audytowa Zaświadczam, że powyższe informacje dotyczące tożsamości instytucji audytowej i jej systemów kontroli wewnętrznej są zgodne z prawdą i wyczerpujące oraz poświadczam, że przedstawiony obraz całości systemów zarządzania i kontroli odpowiada stanowi faktycznemu. Nazwisko: Stanowisko: Data: podpis









ZAŁĄCZNIK II

WZÓR PROGRAMU WIELOLETNIEGO

 Wersja pierwotna

 Wersja poprawiona (numer, data DD/MM/RRRR) w następstwie rozmów z Komisją

 Wersja poprawiona w świetle przeprowadzonych ocen i/lub w następstwie trudności napotkanych podczas realizacji

 Wersja poprawiona w następstwie zmiany wytycznych strategicznych

PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE: FUNDUSZ: INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA: OKRES:

1. SYTUACJA W PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM

Opis sytuacji wyjściowej w państwie członkowskim w obszarze polityki objętym celami Funduszu

1.1. Sytuacja w państwie członkowskim i mające na nią wpływ przepływy migracyjne

1.2. Dotychczasowe środki podjęte przez państwo członkowskie

1.3. Ogółem wysokość wkładu krajowego

2. ANALIZA POTRZEB W PAŃSTWIE CZŁONKOWSKIM

2.1. Potrzeby państwa członkowskiego, wynikające z opisanej sytuacji wyjściowej

2.2. Wyznaczone przez państwo członkowskie cele operacyjne dla zaspokajania tych potrzeb

3. STRATEGIA OSIĄGNIĘCIA WYZNACZONYCH CELÓW

Należy opisać, w jaki sposób fundusz przyczynia się do zaspokajania istniejących potrzeb, jakie priorytety wybrano i dlaczego.

3.1. Priorytet 1

3.2. Priorytet 2

3.3. itd. W odniesieniu do każdego z wymienionych priorytetów prosimy przedstawić następujące informacje: a) Cele strategii i przykłady najważniejszych działań b) Opis odnośnych celów i stosowanych wskaźników c) W stosownych przypadkach należy wskazać te z najważniejszych działań, które podejmowane są w celu realizacji celów szczegółowych w ramach danego priorytetu

4. SPÓJNOŚĆ Z INNYMI INSTRUMENTAMI

Prosimy podać, w jaki sposób opisana strategia jest spójna z innymi instrumentami regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi.

4.1. Priorytet 1

4.2. Priorytet 2

4.3. itd.

5. RAMY WDRAŻANIA STRATEGII

5.1. Publikacja programu

5.2. Wybrane podejście do realizacji zasady partnerstwa

6. ORIENTACYJNY PLAN FINANSOWANIA

6.1. Wkład Wspólnoty

6.1.1. Tabela



Program wieloletni – projekt planu finansowego Tabela nr 1 Wkład Wspólnoty Państwo członkowskie: […] Fundusz: […] (w tys. EUR – ceny bieżące) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Ogółem Priorytet 1: […] 0 Priorytet 2: […] 0 Priorytet 3: […] 0 Priorytet…: […] 0 Pomoc techniczna 0 Ogółem 0 0 0 0 0 0 0 0

6.1.2. Uwagi dotyczące danych liczbowych/tendencji

6.2. Ogólny plan finansowania

6.2.1. Tabela



Program wieloletni – projekt planu finansowego Tabela nr 2 Ogólny plan finansowania Państwo członkowskie: […] Fundusz: […] (w tys. EUR – ceny bieżące) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Ogółem Wkład Wspólnoty Współfinansowanie publiczne Współfinansowanie prywatne Ogółem 0 0 0 0 0 0 0 0 Wkład Wspólnoty (procentowo) % % % % % % % %

6.2.2. Uwagi dotyczące danych liczbowych/tendencji [podpis osoby odpowiedzialnej]









ZAŁĄCZNIK III

WZÓR PROGRAMU ROCZNEGO

 Wersja pierwotna

 Wersja poprawiona (numer, data DD/MM/RRRR) w następstwie rozmów z Komisją

 Wersja poprawiona z innych przyczyn

PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE: FUNDUSZ: INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA: ZA ROK:

1. OGÓLNE ZASADY WYBORU PROJEKTÓW, KTÓRE MAJĄ BYĆ FINANSOWANE W RAMACH PROGRAMU

▼M3 —————

▼B

3. DZIAŁANIA, KTÓRE MAJĄ OTRZYMAĆ WSPARCIE W RAMACH WYBRANYCH PRIORYTETÓW

3.1. Działania podejmowane w celu realizacji Priorytetu 1

3.2. Działania podejmowane w celu realizacji Priorytetu 2

3.3. itd.

W stosownych przypadkach, w pkt 3.1 i dalszych, działania należy przedstawiać z podziałem na kategorie opisane w akcie podstawowym.

Opisując działania w pkt 3.1 i dalszych, należy podać następujące informacje:

1. Cel i zakres działania 2. Prawdopodobni beneficjenci dotacji 3. W stosownych przypadkach, odpowiednie uzasadnienie – w odniesieniu do projektów realizowanych bezpośrednio przez instytucję odpowiedzialną, działającą w charakterze organu wdrażającego 4. Oczekiwane wyniki (w ujęciu ilościowym) i wskaźniki, jakie mają być stosowane 5. Widoczność finansowania ze środków wspólnotowych 6. W stosownych przypadkach, komplementarność opisywanych działań ze zbliżonymi działaniami, finansowanymi w ramach innych instrumentów WE 7. Informacje finansowe

4. POMOC TECHNICZNA

4.1. Cel pomocy technicznej

▼M3 —————

▼B

4.3. Widoczność finansowania ze środków wspólnotowych

5. PROJEKT PLANU FINANSOWANIA







Program roczny – projekt planu finansowego Tabela nr 1 Tabela zbiorcza Państwo członkowskie: […] Program roczny: […] Fundusz: […] Oznaczenie priorytetu Oznaczenie szczególnego priorytetu (1) Wkład Wspólnoty Środki publiczne Środki prywatne Ogółem % WE Udział w łącznej kwocie (wszystkie dane w EUR) (a) (b) (c) (d = a + b + c) (e = a/d) (d/d ogółem) Działanie 1: […] 0 Działanie 2: […] 0 Działanie 3: […] 0 Działanie 4: […] 0 Działanie 5: […] 0 Działanie…: […] 0 Działanie N: […] 0 Pomoc techniczna 0 Inne środki (2) 0 Ogółem 0 0 0 0 % 100 % (1) W stosownych przypadkach. (2) W stosownych przypadkach.

[podpis osoby odpowiedzialnej]









ZAŁĄCZNIK IV

WZÓR SPRAWOZDANIA OKRESOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE: FUNDUSZ: INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA: ROK, KTÓREGO DOTYCZY SPRAWOZDANIE:

A. Sprawozdanie techniczne

1. ASPEKTY OPERACYJNE

1.1. Harmonogram realizacji programu

▼M3

1.2. Opis procesu wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników

▼B

1.3. Postępy w realizacji działań w ramach programu zgodnie z przyjętymi priorytetami

1.3.1. Działania wdrażające Priorytet 1

1.3.2. Działania wdrażające Priorytet 2

1.3.3. itd.

1.4. Korzystanie z pomocy technicznej

1.5. Pojawiające się problemy i podejmowane środki

2. ASPEKTY FINANSOWE







Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego Tabela 1 Sprawozdanie finansowe Państwo członkowskie: […] Program roczny, którego dotyczy sprawozdanie: […] Stan na: [dzień/miesiąc/rok] Płatności zaliczkowe otrzymane z WE: [kwota] (wszystkie dane w EUR) Ref. priorytetu Ref. szczególnego priorytetu (1) Zaplanowane przez państwo członkowskie Przeznaczone przez państwo członkowskie Wkład WE wypłacony przez państwo członkowskie końcowym beneficjentom Łączne wydatki ►M3 kwalifikowalne ◄ poniesione do dnia sprawozdania przez końcowych beneficjentów Łączne zaplanowane wydatki Wkład WE % WE Łączne wydatki kwalifikowalne Wkład WE % WE (a) (b) (c = b/a) (d) (e) (f = e/d) Działanie 1: […] Działanie 2: […] Działanie 3: […] Działanie 4: […] Działanie 5: […] Działanie N: […] Pomoc techniczna Inne działania (2) Razem 0 0 0 0 0 0 0 0 ↓ ↓ Otrzymano > 60 % płatności zaliczkowych? Tak/Nie Tak/Nie (1) W stosownych przypadkach. (2) W stosownych przypadkach.

3. INFORMACJE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH







Informacja o nowych nieprawidłowościach (1)? Nie Tak (jeżeli tak, proszę wypełnić tabelę 2) Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego Tabela 2 Wstępna informacja o nieprawidłowościach Państwo członkowskie: […] Stan na: [dzień/miesiąc/rok] Fundusz: […] Nr ref. Program roczny Projekt Naruszony przepis Rodzaj nieprawidłowości Data/Źródło pierwszej informacji Sposób wykrycia Możliwość nadużycia (T/N) Kwota w EUR, której dotyczy nieprawidłowość (wkład WE) (1) Od ostatniego sprawozdania okresowego/końcowego przekazanego Komisji.







Uzupełnienie informacji o nieprawidłowościach? Nie Tak (jeżeli tak, proszę wypełnić tabelę 3) Sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego Tabela 3 Uzupełnienie informacji o nieprawidłowościach Państwo członkowskie: […] Stan na: [dzień/miesiąc/rok] Fundusz: […] Nr ref. Program roczny Projekt Naruszony przepis Kwota, której dotyczy nieprawidłowość (wkład WE) w EUR Działania uzupełniające Nakaz windykacji (kwoty w EUR) Anulowanie wkładu WE Wydany Zapłacony Odsetki za zwłokę Wycofany

B. Wniosek o drugą płatność zaliczkową

Ja, niżej podpisany [imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej wielkimi literami],

występujący w imieniu instytucji odpowiedzialnej w zakresie zarządzania oraz realizacji [nazwa Funduszu], wnioskuję o płatność następującej kwoty, jako drugiej płatności zaliczkowej.







EUR (1) (1) Łączna wnioskowana kwota do uzupełnienia pierwszej płatności zaliczkowej.

[dokładna kwota do dwóch miejsc po przecinku]

Niniejszy wniosek o płatność jest dopuszczalny, ponieważ:

a) sprawozdanie okresowe z realizacji programu rocznego zostało przedłożone Komisji lub załączone jest do niniejszego wniosku;

b) przedłożono lub załączono poświadczoną deklarację wydatków dotyczącą co najmniej 60 % kwoty pierwszej płatności zaliczkowej;

c) zrealizowano program roczny zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz istnieje wystarczająca pewność co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw operacji;

d) nie istnieje wydawana na mocy art. 226 Traktatu uzasadniona opinia Komisji dotycząca naruszenia w zakresie działań, na które deklaruje się wydatki we wniosku.

Komisja powinna dokonać płatności na rzecz:







Instytucja właściwa do otrzymania płatności Bank Nr rachunku bankowego Posiadacz rachunku (jeżeli inny niż instytucja właściwa do otrzymania płatności)







Data Imię i nazwisko wielkimi literami, pieczęć, stanowisko i podpis za właściwą instytucję









ZAŁĄCZNIK V

WZÓR SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE: FUNDUSZ: INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA: ROK, KTÓREGO DOTYCZY SPRAWOZDANIE:

A. Sprawozdanie techniczne

1. ASPEKTY OPERACYJNE

1.1. Harmonogram realizacji programu

▼M3

1.2. Aktualizacja sprawozdania okresowego w zakresie opisu organizacji wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników, w odpowiednich przypadkach

▼B

1.3. Postępy w realizacji działań programu zgodnie z przyjętymi priorytetami

1.3.1. Działania wdrażające Priorytet 1

1.3.2. Działania wdrażające Priorytet 2

1.3.3. itd.

Opisując działania w punkcie 1.3 i kolejnych, należy uwzględnić następujące aspekty 1. Cel i zakres działania 2. Zmiany programu zatwierdzonego przez Komisję (w stosownych przypadkach) 3. Monitoring działań podejmowanych w trakcie realizacji programu i po jego zakończeniu 4. Rzeczywiste wyniki 5. Ocena rzeczywistych w