2008D0654 — PL — 09.08.2008 — 000.001

Dokument ten służy wyłącznie do celów dokumentacyjnych i instytucje nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za jego zawartość

►B ▼C1 DECYZJA KOMISJI z dnia 24 lipca 2008 r. w sprawie wytycznych dla pomocy państwom członkowskim w sporządzeniu rocznego sprawozdania w sprawie jednolitego zintegrowanego wieloletniego krajowego planu kontroli, przewidzianego w rozporządzeniu (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (notyfikowana jako dokument nr C(2008) 3756) (Tekst mający znaczenie dla EOG) (2008/654/WE) ▼B (Dz.U. L 214, 9.8.2008, p.56)





sprostowane przez:









▼B

▼C1

DECYZJA KOMISJI

z dnia 24 lipca 2008 r.

w sprawie wytycznych dla pomocy państwom członkowskim w sporządzeniu rocznego sprawozdania w sprawie jednolitego zintegrowanego wieloletniego krajowego planu kontroli, przewidzianego w rozporządzeniu (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady

(notyfikowana jako dokument nr C(2008) 3756)

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

(2008/654/WE)

▼B







KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH, uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt ( 1 ), w szczególności jego art. 44 ust. 2, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Rozporządzenie (WE) nr 882/2004 ustanawia ogólne zasady wykonywania kontroli urzędowych przez Wspólnotę lub właściwe organy państw członkowskich w celu sprawdzenia zgodności z regułami w zakresie prawa paszowego i żywnościowego oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt. (2) Na mocy art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 wspomniane rozporządzenie ma pozostawać bez uszczerbku dla szczególnych przepisów wspólnotowych dotyczących kontroli urzędowych. (3) Artykuł 41 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że każde państwo członkowskie ma sporządzić jeden zintegrowany wieloletni krajowy plan kontroli w celu zapewnienia skutecznego wykonania art. 17 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiającego ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołującego Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiającego procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności ( 2 ), reguł dotyczących zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt, a także art. 45 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 („krajowy plan kontroli”). (4) Celem krajowych planów kontroli jest również ustanowienie solidnych podstaw dla kontroli wspólnotowych w państwach członkowskich. (5) Artykuł 27a dyrektywy Rady 2000/29/WE z dnia 8 maja 2000 r. w sprawie środków ochronnych przed wprowadzaniem do Wspólnoty organizmów szkodliwych dla roślin lub produktów roślinnych i przed ich rozprzestrzenianiem się we Wspólnocie ( 3 ) stanowi, że art. 41 do 46 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 dotyczące krajowych planów kontroli, rocznych sprawozdań oraz kontroli wspólnotowych w państwach członkowskich i krajach trzecich mają mieć zastosowanie, w stosownych przypadkach, w celu zapewnienia skutecznego wykonania wspomnianej dyrektywy. (6) Artykuł 43 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że Komisja ma sporządzić wytyczne wspierające przyjęcie najlepszych praktyk na wszystkich poziomach systemu kontroli. (7) Artykuł 43 ust. 1 lit. j) rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że Komisja ma sporządzić wytyczne określające strukturę sprawozdań rocznych wymaganych na mocy art. 44 wspomnianego rozporządzenia, jak również informacje, jakie należy zamieścić w takich sprawozdaniach. (8) Artykuł 44 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że państwa członkowskie mają przedłożyć Komisji roczne sprawozdanie w sprawie wykonania krajowego planu kontroli. Sprawozdanie ma być przedkładane co roku, po raz pierwszy po upływie roku od rozpoczęcia wykonywania krajowych planów kontroli. Ponadto art. 44 ust. 1 określa informacje, jakie mają być przekazane w rocznych sprawozdaniach. (9) Artykuł 44 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że informacje, które mają być przedłożone w sprawozdaniach rocznych, mają uwzględniać wytyczne, które będą opracowane przez Komisję w celu wspierania spójnego ujęcia danych w tego rodzaju sprawozdaniach. Wytyczne nie są wiążące, mają natomiast dostarczyć państwom członkowskim wskazówek przydatnych przy wykonywaniu wspomnianego rozporządzenia. (10) Artykuł 45 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi, że wspólnotowe audyty mają być regularnie przeprowadzane w państwach członkowskich, głównie w celu sprawdzenia, czy kontrole urzędowe są przeprowadzane zgodnie z krajowymi planami kontroli i zgodnie z prawem wspólnotowym. (11) Komisja ma dokonywać przeglądu wytycznych określonych w niniejszej decyzji, jak również aktualizować je w razie potrzeby po otrzymaniu i zbadaniu rocznych sprawozdań państw członkowskich, z uwzględnieniem wniosków oraz zaleceń zawartych w rocznym sprawozdaniu, które zostanie sporządzone przez Komisję zgodnie z art. 44 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 oraz w świetle doświadczenia państw członkowskich w wykonywaniu wspomnianego rozporządzenia. (12) Dla osiągnięcia celów wytycznych określonych w niniejszej decyzji należy uwzględnić bieżące prace Eurostatu w kontekście wspólnotowego programu statystycznego, prowadzone w celu sporządzenia bazy danych dotyczących „działań w zakresie kontroli i monitorowania”, zawierającej różne systemy klasyfikacji, w tym zharmonizowane terminy i definicje odnoszące się do zarządzania danymi dotyczącymi pasz i żywności. (13) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Stałego Komitetu ds. Łańcucha Żywnościowego i Zdrowia Zwierząt, a także mając na uwadze, co następuje: PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:







Artykuł 1

Wytyczne określone w art. 44 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, które należy uwzględnić w rocznych sprawozdaniach przewidzianych w art. 44 ust. 1 tegoż rozporządzenia („roczne sprawozdanie”), zostały wyszczególnione w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

Niniejsza decyzja skierowana jest do państw członkowskich.









ZAŁĄCZNIK

Wytyczne dotyczące rocznych sprawozdań w sprawie wykonania krajowych planów kontroli państw członkowskich

1. CEL WYTYCZNYCH

Celem niniejszych wytycznych jest zachęcanie państw członkowskich do spójnego ujęcia danych w ich rocznych sprawozdaniach w sprawie wykonania krajowych planów kontroli, a zwłaszcza wyników kontroli urzędowych, a także udzielenie im właściwej pomocy.

2. CEL ROCZNEGO SPRAWOZDANIA

Celem rocznego sprawozdania państw członkowskich jest:

a) wypełnienie zobowiązań prawnych dotyczących składania sprawozdań, określonych w art. 44 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 882/2004;

▼C1

b) przedstawienie w zarysie postępów w wykonywaniu krajowego planu kontroli, jak również dokonanie oceny skuteczności mechanizmów i systemów kontroli na podstawie wyników kontroli urzędowych w państwie członkowskim.

▼B

Proces zestawiania i analizowania danych z kontroli do celów rocznego sprawozdania może ułatwić państwom członkowskim dokonanie przeglądu skuteczności ich systemów kontroli oraz przyczynić się do rozwoju i ciągłego doskonalenia ich systemów kontroli.

Informacje przekazane w rocznych sprawozdaniach powinny być również wykorzystane przez Komisję w ramach:

a) prac nad jej rocznymi programami kontroli (analiza na podstawie źródeł wtórnych, audyty, inspekcje); oraz

b) sporządzania sprawozdania Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady zgodnie z art. 44 ust. 4 i 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004.

3. PODSTAWA PRAWNA

Artykuł 44 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 stanowi:

„1. Rok po rozpoczęciu wykonywania wieloletnich krajowych planów kontroli, a następnie corocznie, państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdanie wskazujące:

a) wszystkie zmiany dokonane w wieloletnich krajowych planach kontroli mające na celu uwzględnienie czynników określonych w art. 42 ust. 3;

b) wyniki kontroli i audytów przeprowadzonych w latach ubiegłych na podstawie postanowień wieloletnich krajowych planów kontroli;

c) rodzaj i liczbę przypadków zidentyfikowanej niezgodności;

d) działania mające na celu efektywne funkcjonowanie wieloletnich krajowych planów kontroli, łącznie z działaniami wykonawczymi i ich wynikami.

2. W celu wspierania spójnego sposobu ujęcia danych w tym sprawozdaniu, w szczególności ujęcia wyników kontroli urzędowych, informacje określone w ust. 1 uwzględniają wytyczne, które mają być sporządzone przez Komisję zgodnie z procedurą określoną w art. 62 ust. 2.

3. Państwa członkowskie kończą przygotowywanie swoich sprawozdań i przekazują je Komisji w ciągu sześciu miesięcy od końca roku, do którego sprawozdanie się odnosi.”.

4. DEFINICJE

Do celów niniejszych wytycznych stosuje się definicje określone we właściwym prawodawstwie wspólnotowym oraz, w szczególności, definicje zawarte w art. 2 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, art. 2 i 3 rozporządzenia (WE) nr 178/2002, art. 2 dyrektywy 2000/29/WE, w decyzji Komisji 2006/677/WE z dnia 29 września 2006 r. określającej wytyczne ustanawiające kryteria przeprowadzania audytów zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt ( 4 ), a także w decyzji Komisji 2007/363/WE z dnia 21 maja 2007 r. w sprawie wytycznych dla pomocy państwom członkowskim w sporządzeniu jednolitego zintegrowanego wieloletniego krajowego planu kontroli przewidzianego w rozporządzeniu (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady ( 5 ).

Ponadto do celów niniejszych wytycznych stosuje się następujące definicje:

a) „roczny program kontroli” oznacza roczny program dotyczący kontroli wspólnotowych, o których mowa w art. 45 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 882/2004;

b) „strategia kontroli” oznacza podejście przyjęte w celu ustalenia charakteru, częstotliwości, czasu, punktu/etapu łańcucha produkcji, metody i technik kontroli urzędowych (zob. sekcja 3.7.2 załącznika do decyzji 2007/363/WE);

c) „krajowy plan kontroli” oznacza jednolity zintegrowany wieloletni krajowy plan kontroli przewidziany w art. 41 rozporządzenia (WE) nr 882/2004.

5. ZAKRES ROCZNEGO SPRAWOZDANIA

Roczne sprawozdanie powinno obejmować zakres krajowego planu kontroli, włącznie ze zdrowiem roślin, o ile art. 27a dyrektywy 2000/29/WE przewiduje włączenie spraw związanych ze zdrowiem roślin do wspomnianego planu.

6. OKRES SPRAWOZDAWCZY I SKŁADANIE ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ

Zgodnie z art. 42 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 882/2004 ostatnim dniem wykonania krajowego planu kontroli po raz pierwszy jest 1 stycznia 2007 r. Zgodnie z art. 44 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia państwa członkowskie mają zakończyć przygotowywanie swoich sprawozdań i przekazać je Komisji w ciągu sześciu miesięcy od końca roku, do którego sprawozdania się odnoszą. Tym samym pierwsze sprawozdania roczne mają być przekazane Komisji najpóźniej do dnia 30 czerwca 2008 r., natomiast sprawozdania za następne lata mają być przekazywane najpóźniej do dnia 30 czerwca.

7. ZWIĄZKI Z INNYMI SZCZEGÓLNYMI SPRAWOZDANIAMI

Rozporządzenie (WE) nr 882/2004 nie stanowi uszczerbku dla szczególnych przepisów wspólnotowych dotyczących kontroli urzędowych. Tym samym roczne sprawozdania nie zastępują rocznych ani innych sprawozdań w sprawie szczególnych planów kontroli lub innych kontroli urzędowych przewidzianych w innych aktach prawnych Wspólnoty. Biorąc jednak pod uwagę, że przeprowadzanie kontroli urzędowych zgodnie ze wspomnianymi szczególnymi planami kontroli stanowi istotny element ogólnego wykonywania krajowych planów kontroli, wyniki owych kontroli urzędowych są właściwe do celów rocznych sprawozdań.

W razie przekazywania w rocznych sprawozdaniach informacji o kontrolach urzędowych związanych ze wspomnianymi szczególnymi planami kontroli, powtarzanie informacji zawartych w szczególnych sprawozdaniach w tej sprawie nie jest konieczne; wystarczy odsyłacz do najaktualniejszego złożonego szczególnego sprawozdania. Jednakże rezultat kontroli urzędowych przeprowadzonych w ramach wykonywania wspomnianych szczegółowych planów kontroli powinien zostać uwzględniony w analizie wyników w ogólnych kategoriach, w kontekście dokonywania przeglądu ogólnego rezultatu kontroli urzędowych w odpowiednim sektorze.

Dat określonych w odniesieniu do składania tego rodzaju szczególnych sprawozdań we właściwym prawodawstwie wspólnotowym nie zmienia ani art. 44 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, ani niniejsze wytyczne.

8. WSKAZÓWKI OGÓLNE

Rozporządzenia (WE) nr 178/2002 i (WE) nr 882/2004 przewidują systemowe podejście do kontroli urzędowych. Istotnym elementem tego rodzaju podejścia jest zestawienie i analiza wyników kontroli urzędowych oraz wyciągnięcie z nich wniosków, co ma na celu ustalenie właściwych systemowych działań naprawczych i, w razie konieczności, dostosowanie lub zmianę krajowych planów kontroli. Roczne sprawozdanie powinno zatem stanowić syntezę wspomnianej działalności, a także uwzględniać wnioski z audytów przeprowadzonych zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004.

Prosty bilans statystyczny liczby kontroli urzędowych i audytów nie spełni tego wymogu. Do celów zestawienia rocznego sprawozdania państwa członkowskie powinny dokonać przeglądu ogólnych lub łącznych wyników krajowych, na podstawie których prowadzona jest analiza wyników kontroli urzędowych, przedstawionych według sektorów i etapów łańcucha produkcji. W sprawie doboru sektorów i etapów produkcji, które zostaną przedstawione w sprawozdaniu, decyzję podejmują poszczególne państwa członkowskie. Zakres każdego sektora i etapu produkcji powinien być wyraźnie określony i zgodny ze strukturą opisu systemów kontroli w krajowym planie kontroli. Aby umiejscowić wyniki i analizę w odpowiednim kontekście, właściwe strategie kontroli urzędowych (włącznie z doborem próby), programy audytu oraz wskaźniki realizacji, wyszczególnione w krajowym programie kontroli, powinny być wskazane przy użyciu odsyłaczy, a w sytuacji, gdy tego rodzaju informacje nie są uwzględnione w krajowym planie kontroli, w rocznym sprawozdaniu należy zamieścić zwięzły opis tych strategii.

Kwestie, które należy ująć w przeglądzie i analizie wyników kontroli urzędowych, zostały przedstawione w zarysie w sekcji 9 niniejszych wytycznych. W ramach analizy wspomnianych wyników należy identyfikować tendencje oraz omówić ich znaczenie i ewentualne konsekwencje dla przyszłych kontroli urzędowych. Identyfikacja tendencji może wymagać obejmującego szereg lat przeglądu danych dotyczących wyników kontroli urzędowych, a do celów tego rodzaju analizy w stosownych przypadkach należy zamieszczać odnośniki do danych związanych z poprzednimi kontrolami urzędowymi. Przy uwzględnieniu art. 43 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (WE) nr 882/2004, niniejsze wytyczne dostarczają pewnych wskazówek co do sposobu przeprowadzenia wspomnianej analizy.

Do celów zestawienia surowych danych z kontroli, w przypadku gdy prawodawstwo wspólnotowe zaleca zbieranie danych do celów szczególnych sprawozdań, w odniesieniu do prawa paszowego lub żywnościowego, zdrowia zwierząt, dobrostanu zwierząt lub zdrowia roślin, wspomniane dane powinny stanowić podstawę analizy wyników kontroli urzędowych w przypadku przedmiotowego sektora. W razie braku takich przepisów państwa członkowskie mają swobodę decydowania o odpowiednich środkach w zakresie zbierania i zestawiania danych, właściwych dla ich krajowych systemów, mogą także postanowić o dalszej realizacji wcześniejszych ustaleń w odniesieniu do zestawiania danych w sprawie kontroli urzędowych w związku ze wspomnianymi działaniami.

Do celów klasyfikowania niezgodności w sprawozdaniach rocznych należy stosować klasyfikację – o ile prawodawstwo wspólnotowe przewiduje tego rodzaju klasyfikację. W razie braku jakiegokolwiek szczególnego przepisu państwa członkowskie mają swobodę decydowania o systemie klasyfikacji odpowiednim dla ich wymogów i w swoich rocznych sprawozdaniach powinny zwięźle opisać zastosowany system.

Państwa członkowskie, które mają zamiar rozwijać swoje systemy w zakresie klasyfikowania i rejestrowania danych z kontroli, mogą uwzględnić prowadzone obecnie w Eurostacie prace nad „statystyką bezpieczeństwa żywności”, a w szczególności nad bazą danych dotyczących „działań w zakresie kontroli i monitorowania ( 6 )”. Aby zapewnić spójność i zapobiec powielaniu prac, zachęca się państwa członkowskie do ścisłej współpracy z Eurostatem nad rozwojem wspomnianych systemów klasyfikacji. Wyniki takiej współpracy mogą zostać uwzględnione w przyszłych poprawkach do niniejszych wytycznych, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Komisja może wymagać ogólnych danych na poparcie wyników i analizy kontroli urzędowych do celów kontroli wspólnotowych przewidzianych w art. 45 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, w związku z czym należy je zachować i przekazać Komisji na żądanie.

9. WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE TREŚCI I FORMATU ROCZNEGO SPRAWOZDANIA

Roczne sprawozdanie powinno obejmować następujące dziedziny:

a) kontrole urzędowe przeprowadzane przez państwo członkowskie na podstawie art. 3 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 oraz krajowych planów kontroli – sekcja 9.1;

b) ogólna zgodność z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt – sekcja 9.2;

c) audyty przeprowadzane na podstawie art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, włączając w to, w stosownych przypadkach, wyniki audytów lub inspekcji organów kontrolnych zgodnie z art. 5 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia – sekcja 9.3;

d) działania na rzecz zapewnienia skuteczności przy realizacji krajowych planów kontroli – sekcja 9.4;

e) oświadczenie w sprawie ogólnej wydajności systemu kontroli przy realizacji krajowych planów kontroli – sekcja 9.5;

f) zmiany krajowych planów kontroli – sekcja 9.6.

Roczne sprawozdanie powinno zawierać ogólne wyniki przeprowadzenia kontroli urzędowych we właściwych obszarach, analizę tych wyników oraz wnioski na szczeblu krajowym, które można przedstawić według sektorów i etapów produkcji lub według struktury ustanowionej w krajowym planie kontroli państwa członkowskiego, stosownie do potrzeb. Streszczenie danych na poparcie wspomnianej analizy oraz wniosków można dostarczyć w postaci odrębnego załącznika, jeżeli zajdzie taka potrzeba, natomiast poziom szczegółowości tego rodzaju danych pozostawia się decyzji państwa członkowskiego, mając na uwadze, że ogólne dane należy zachować zgodnie ze wskazówkami zawartymi w siódmym akapicie sekcji 8. Działania naprawcze lub zmiany krajowego planu kontroli wynikające ze wspomnianych wniosków należy uwzględnić stosownie do potrzeb.

9.1. Kontrole urzędowe

Roczne sprawozdanie powinno określać zakres, w jakim osiągnięte zostały roczne cele operacyjne (o ile państwa członkowskie ustanowiły tego rodzaju cele operacyjne), jak również cele strategiczne, o których mowa w krajowym planie kontroli. Należy w nim zamieścić zwięzły opis właściwych wskaźników realizacji lub zastosowanych celów operacyjnych, o ile nie zostały one przekazane w krajowym planie kontroli, w którym to przypadku powinny być wskazane przy użyciu odsyłaczy. Należy to przedstawić według sektorów zgodnie z krajowym planem kontroli.

Roczne sprawozdanie powinno zawierać planowane lub trwające kontrole urzędowe, jak również, w stosownych przypadkach, szczególne działania kontrolne skoncentrowane na konkretnym zagadnieniu. W przypadku planowanych kontroli urzędowych należy uwzględnić zakres, w jakim osiągnięto częstotliwość lub intensywność oraz charakter kontroli urzędowych, o których mowa w krajowym planie kontroli. W przypadku gdy cele operacyjne odnoszące się do planowanych kontroli urzędowych nie zostały osiągnięte, należy dostarczyć analizę właściwych czynników łagodzących lub współdziałających. Nieplanowane kontrole urzędowe ( 7 ) również należy zamieszczać w sprawozdaniu, zwłaszcza gdy ich zasoby są przesunięte w stosunku do planowanych kontroli urzędowych. Należy także przedstawić zwięzłe wyjaśnienie przyczyny przeprowadzenia nieplanowanych kontroli urzędowych.

W przypadku kontroli urzędowych związanych ze zdrowiem zwierząt i zdrowiem roślin niniejsza sekcja rocznego sprawozdania powinna zawierać wyniki kontroli urzędowych przeprowadzonych do celów monitorowania, nadzoru, zwalczania lub kontroli choroby, włącznie z kontrolami urzędowymi w celu zweryfikowania lub określenia stanu zdrowia w odniesieniu do szczególnej choroby.

9.2. Ogólna zgodność podmiotów gospodarczych i produktów

Roczne sprawozdanie powinno zawierać opis metod przeprowadzenia pomiaru ogólnej zgodności (podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa paszowe lub żywnościowe oraz innych właściwych producentów i podmiotów gospodarczych albo produktów) z prawem żywnościowym i paszowym, regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt oraz prawem w dziedzinie zdrowia roślin w okresie sprawozdawczym, a także przegląd wyników. Oświadczenie lub wniosek w sprawie ogólnego poziomu zgodności powinno zawierać przegląd wyników według sektorów, etapów produkcji i właściwych organów. Tego rodzaju oświadczenie lub wniosek powinno opierać się na informacjach, o których mowa w sekcjach 9.2.1–9.2.2, i być nimi poparte.

9.2.1. Częstotliwość i rodzaj niezgodności

Roczne sprawozdanie powinno zawierać opis stwierdzonych niezgodności, jak również, w stosownych przypadkach:

a) zawierać opis lub określenie zastosowanej klasyfikacji;

b) zawierać klasyfikację wykrytych niezgodności według rodzaju;

c) zawierać opis rodzaju i liczby przypadków zidentyfikowanej niezgodności.

Roczne sprawozdanie powinno zawierać zestawienie niezgodności zidentyfikowanych na poziomie krajowym według sektorów, a zestawione dane należy uwzględnić w analizie przedstawionej w zarysie w sekcji 9.2.2.

9.2.2. Analiza niezgodności

Analiza niezgodności stanowi nieodłączny element określenia właściwych środków naprawczych, jakie należy podjąć w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania systemów kontroli. W niniejszej sekcji zamieszczono przykłady czynników, jakie można uwzględnić przy przeprowadzaniu takiej analizy i które mogą przyczynić się do określenia późniejszych działań, jakie należy podjąć w celu zapewnienia skuteczności krajowych planów kontroli (zob. sekcja 9.4).

Zgodnie z najlepszą praktyką omawiana analiza niezgodności może w odniesieniu do każdego sektora uwzględniać wystąpienie, ryzyko oraz, w stosownych przypadkach, przyczyny źródłowe niezgodności. Na podstawie dalszych analiz można przedstawić wnioski, przy czym mogą one zawierać ocenę potencjalnych znaczących następstw niezgodności w kategoriach ryzyka dla ludzi, zwierząt lub roślin, a w stosownych przypadkach także przyczyny źródłowe wspomnianych niezgodności. Przeprowadzając taką analizę, należy, w razie konieczności, uwzględnić dane zebrane na przestrzeni lat, zaś w stosownych przypadkach można poczynić odniesienia do przeprowadzonych wcześniej kontroli urzędowych.

9.2.2.1. Wystąpienie niezgodności

Celem niniejszej sekcji jest dostarczenie wskazówek dotyczących możliwości przeprowadzenia analizy częstotliwości i rodzaju niezgodności. Analizę można przeprowadzić w odniesieniu do poszczególnych sektorów lub właściwych organów, w zależności do potrzeb. W stosownych przypadkach analiza może zawierać odpowiedź na poniższe pytania:

a) Jaka była częstotliwość niezgodności w różnych sektorach? Jest to szczególnie istotne w przypadkach, gdy znaczące odstępstwa od ogólnej zgodności są widoczne w niektórych sektorach lub przy okazji kontroli urzędowych przeprowadzanych przez pewne właściwe organy.

b) Czy niezgodności były rozmieszczone w czasie i przestrzeni w sposób przypadkowy, czy też w szczególnych punktach lub na szczególnych etapach produkcji dochodziło do ich grupowania, oraz czy istniały wskazania co do wyłaniających się tendencji?

c) Rodzaj niezgodności, tzn. czy miały one związek z wymogami strukturalnymi, operacyjnymi lub powiązanymi z produktem końcowym? Inne rodzaje mogą obejmować niezgodności związane z kontrolami przeprowadzanymi we własnym zakresie, względami administracyjnymi lub dokumentacją (na przykład śledzenie pochodzenia). Niezgodności można również sklasyfikować jako znaczne/nieznaczne, regularne/sporadyczne itd.

d) Czy niezgodności były rozproszone na całej długości łańcucha paszowego i żywnościowego, czy też skupione na etapie produkcji pierwotnej lub na dalszych etapach?

e) Czy mogło dochodzić do występowania licznych skupisk niezgodności na całej długości niektórych łańcuchów?

f) Czy schemat niezgodności wskazuje, że na długości łańcucha(-ów) produkcji istnieją krytyczne etapy kontroli?

g) Czy istnieją jakiekolwiek schematy wskazujące na to, że niektóre (rodzaje) podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa paszowe lub żywnościowe oraz innych właściwych producentów i podmiotów gospodarczych lub łańcuchów produkcji wykazywały większą zgodność niż pozostałe?

9.2.2.2. Charakter ryzyka wynikającego z niezgodności

Celem niniejszej sekcji jest dostarczenie wskazówek dotyczących analizy wymaganej przy przekazywaniu informacji w sprawie potencjalnych następstw niezgodności. Analiza może obejmować następujące elementy:

a) identyfikacja niezgodności, które mają potencjalnie znaczące oddziaływanie na ludzi, zwierzęta lub rośliny;

b) opis potencjalnie poważnych następstw lub „ryzyka” związanego z owymi niezgodnościami;

c) opis wyjaśniający, czy ryzyko związane jest jedynie ze szczególnym zagrożeniem, czy też z ogólnym wzrostem ryzyka wynikającym z częstości występowania licznych zagrożeń lub skupisk zagrożeń.

9.2.2.3. Przyczyna(-y) źródłowa(-e) niezgodności

W stosownych przypadkach, a w szczególności w sytuacji, gdy wykryto schematy istotnych niezgodności lub powtarzających się wykroczeń, można przeprowadzić analizę możliwych zasadniczych przyczyn. Tego rodzaju analiza może przyczynić się do rozwoju i ciągłego udoskonalania systemów kontroli w państwie członkowskim. Przy przeprowadzaniu wspomnianej analizy można uwzględnić następujące czynniki:

a) brak świadomości wśród podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa paszowe lub żywnościowe oraz innych właściwych producentów i podmiotów gospodarczych, a także jego przyczyny;

b) brak kompetencji podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa paszowe lub żywnościowe oraz innych właściwych producentów i podmiotów gospodarczych, a także jego przyczyny;

c) koszt zgodności;

d) niewystarczające narzędzia lub zasoby do celów egzekwowania wymogów;

e) brak skutecznych, współmiernych lub odstraszających sankcji.

9.3. Audyty

9.3.1. Audyty przeprowadzane zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004

Niniejsze wskazówki odnoszą się wyłącznie do audytów przewidzianych w art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004. Wyniki tego rodzaju audytów należy przedstawić w ujęciu krajowym, w stosownych przypadkach według sektorów, zgodnie z ustaleniami dotyczącymi takich audytów w krajowym planie kontroli.

Biorąc pod uwagę przepisy decyzji 2006/677/WE, roczne sprawozdanie powinno zawierać streszczenie następujących elementów:

a) zakres, w jakim zrealizowano program audytu, sporządzony przez właściwy organ, za dany okres sprawozdawczy;

b) zakres, w jakim osiągnięto ogólną zgodność właściwych organów z zaplanowanymi ustaleniami dotyczącymi kontroli urzędowych;

c) wnioski co do ogólnej skuteczności kontroli urzędowych stosowanych przez właściwe organy;

d) wnioski co do ogólnej przydatności systemu kontroli urzędowych, obsługiwanego przez właściwe organy, do osiągnięcia celów.

Jeżeli opis ustaleń audytowych określonych w krajowym planie kontroli nie określa metod lub wskaźników realizacji zastosowanych przy pomiarze zgodności, skuteczności i przydatności kontroli urzędowych, w rocznym sprawozdaniu należy zamieścić zwięzły opis.

9.3.2. Audyty i inspekcje organów kontrolnych – art. 5 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 882/2004

Należy opisać, w jakim zakresie zrealizowano program audytów lub inspekcji organów kontrolnych, a także podsumować wnioski dotyczące tych audytów lub inspekcji.

9.4. Działania na rzecz zapewnienia skuteczności

Powinna to być relacja z działań podjętych w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania krajowego planu kontroli. Roczne sprawozdanie powinno uwzględniać działania podjęte w przedstawionych poniżej obszarach. Informacje te można przedstawić według sektorów lub etapów produkcji.

a) Działania podjęte w celu zapewnienia zgodności podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa żywnościowe i paszowe zgodnie z art. 31 ust. 2 lit. e), art. 54 ust. 2 i art. 55 rozporządzenia (WE) nr 882/2004.

b) Działania podjęte w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania służb odpowiedzialnych za kontrole urzędowe zgodnie z art. 4 ust. 2 i art. 8 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, w tym działania podjęte w odpowiedzi na audyty przeprowadzone zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004, a także audyty lub inspekcje przeprowadzone zgodnie z art. 5 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia, w stosownych przypadkach. W przypadku działań podjętych w odpowiedzi na wnioski z audytu może to obejmować działania naprawcze i zapobiegawcze lub działania zmierzające do poprawy sytuacji na podstawie identyfikacji najlepszej praktyki.

9.4.1. Działania na rzecz zapewnienia zgodności podmiotów prowadzących przedsiębiorstwa żywnościowe i paszowe oraz innych właściwych producentów i podmiotów gospodarczych

Roczne sprawozdanie powinno zawierać przegląd podjętych działań. Mogą one obejmować:

a) ograniczenia lub zakazy wprowadzenia do obrotu, przywozu, wywozu albo stosowania pasz, żywności lub zwierząt;

b) cofnięcie lub zawieszenie zatwierdzenia albo wpisu do rejestru umożliwiającego prowadzenie przedsiębiorstwa paszowego lub żywnościowego;

c) kary administracyjne lub inne sankcje administracyjne;

d) dochodzenie w sprawie niezgodności przeciwko podmiotom prowadzącym przedsiębiorstwa żywnościowe i paszowe oraz innym właściwym producentom i podmiotom gospodarczym (sankcje karne).

9.4.2. Działania podjęte w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania służb odpowiedzialnych za kontrole urzędowe

Zasadnicze działania podjęte w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania służb odpowiedzialnych za kontrole urzędowe mogą wymagać zmiany krajowego planu kontroli, i w takim wypadku należy je uwzględnić w sekcji 9.6. Jednakże niektóre istotne działania mogą nie wymagać zmiany krajowego planu kontroli, i w takich wypadkach należy je uwzględnić w niniejszym punkcie rocznego sprawozdania, tak aby wskazać na pozytywne działania podjęte przez państwo członkowskie. Informacje te mogą być przedstawione według sektorów lub etapów produkcji i powinny obejmować działania niezaliczone do zmian krajowego planu kontroli, takie jak:

a) nowe, zaktualizowane lub poprawione procedury kontrolne;

b) inicjatywy w zakresie szkolenia;

c) zapewnienie dodatkowych zasobów;

d) ponowny przydział istniejących zasobów w następstwie przeglądu priorytetów;

e) specjalne inicjatywy w zakresie kontroli;

f) zmiany dotyczące organizacji lub zarządzania właściwych organów;

g) dostarczanie wskazówek lub informacji podmiotom prowadzącym przedsiębiorstwa paszowe i żywnościowe;

h) nowe prawodawstwo;

i) zawieszenie lub cofnięcie delegacji w przypadku organów kontrolnych.

9.5. Oświadczenie w sprawie ogólnej wydajności

Należy ocenić ogólne:

a) postępy w kierunku osiągnięcia celów strategicznych, opisanych w krajowym planie kontroli;

b) skuteczność kontroli urzędowych podejmowanych w ramach krajowego planu kontroli oraz ich odpowiedniość w odniesieniu do osiągnięcia celów art. 17 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 178/2002, rozporządzenia (WE) nr 882/2004 i reguł dotyczących zdrowia zwierząt, dobrostanu zwierząt i, w zależności od wymogów, zdrowia roślin.

Owa samoocena powinna również uwzględniać zagadnienia takie, jak ogólna skuteczność, koordynacja pomiędzy właściwymi organami i w ich obrębie, realizacja podejścia „od pola do stołu” oraz ogólne ukierunkowywanie kontroli urzędowych w zależności od ryzyka. Oświadczenie w sprawie ogólnej wydajności powinno uwzględniać analizę i syntezę wyników poprzednich sekcji oraz zawierać opisy:

a) wskaźników realizacji stosowanych w odniesieniu do wspomnianych celów, w stosownych przypadkach; oraz

b) wyników w przypadku każdego celu, w stosownych przypadkach.

9.6. Zmiany krajowego planu kontroli

Roczne sprawozdanie powinno przedstawiać w zarysie zmiany poczynione w krajowym planie kontroli w roku, do którego sprawozdanie się odnosi. Szczególną uwagę należy zwrócić na potrzebę zapewnienia, że zmiany poczynione w odpowiedzi na czynniki, o których mowa w art. 42 ust. 3, art. 44 ust. 5 i art. 45 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 882/2004, są uwzględnione i wyjaśnione. W szczególności należy opisać stosowne zmiany w stosunku do systemów kontroli urzędowych, określone w krajowym planie kontroli, a także stosowne zmiany w zakresie kategorii ryzyka działań (zob. sekcja 3.4 załącznika do decyzji 2007/363/WE).

Roczne sprawozdanie powinno zawierać opis charakteru i przyczyn tego rodzaju zmian, na przykład, i w stosownych przypadkach:

a) nowe prawodawstwo;

b) pojawianie się nowych chorób lub innych zagrożeń dla zdrowia;

c) znaczące zmiany w strukturze, zarządzaniu lub funkcjonowaniu właściwych organów;

d) znaczące zmiany w sektorze produkcji rolno-spożywczej;

e) wyniki kontroli urzędowych państw członkowskich;

f) wszelkiego rodzaju zmiany wytycznych, o których mowa w art. 43 rozporządzenia (WE) nr 882/2004;

g) wyniki badań naukowych;

h) rezultat audytów przeprowadzanych zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004;

i) rezultat wspólnotowych kontroli przeprowadzanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 ( 8 );

j) rezultat audytów przeprowadzanych przez kraj trzeci w państwie członkowskim;

k) rezultat analizy przyczyn źródłowych.

Zmiany powinny być zgodne z analizą i wnioskami określonymi w sekcjach 9.3–9.5 niniejszych wytycznych, jak również uwzględniać odsyłacze do stosownej(-ych) sekcji, stosownie do potrzeb.