Indien een verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, is een verlenging van de in artikel 8, lid 1, van die verordening gestelde termijn van vijftien werkdagen slechts bij wijze van uitzondering toegestaan. Hoewel artikel 6, lid 3, van die verordening de betrokken instelling in een dergelijk geval toestaat om met de aanvrager van de toegang tot de in haar bezit zijnde documenten een billijke oplossing te vinden, kan deze oplossing slechts betrekking hebben op de inhoud of het aantal gevraagde documenten. Ter verzekering van het belang van een behoorlijk bestuur kan een instelling in uitzonderlijke omstandigheden de toegang tot bepaalde documenten weigeren op grond dat de werklast die is verbonden aan de openbaarmaking ervan, buiten verhouding staat tot de doelstellingen die met het verzoek om toegang tot deze documenten worden nagestreefd. Het beroep op het evenredigheidsbeginsel kan de door verordening nr. 1049/2001 voorgeschreven termijnen echter niet wijzigen zonder dat daardoor een situatie van rechtsonzekerheid ontstaat.

Verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie voorziet niet in de mogelijkheid om af te wijken van de termijnen die zijn voorgeschreven in de artikelen 7 en 8 ervan, aangezien deze termijnen bepalend zijn voor het verloop van de procedure voor toegang tot documenten van de betrokken instellingen, die tot doel heeft een snelle en gemakkelijke behandeling van de verzoeken om toegang tot die documenten mogelijk te maken.

In het kader van de regeling die is ingevoerd bij verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, kan het feit dat een document om toegang waarvan is verzocht, niet bestaat, of de omstandigheid dat dit document niet in het bezit van de betrokken instelling is, niet leiden tot niet-toepasselijkheid van deze verordening.

Aangezien krachtens artikel 8, leden 1 en 3, van verordening nr. 1049/2001 tegen elke weigering om toegang te verschaffen tot van de administratie gevraagde documenten, in rechte kan worden opgekomen, ongeacht de reden die wordt aangevoerd om die toegang te weigeren, heeft het betoog dat de toegang tot een document om een van de in artikel 4 van die verordening genoemde redenen moet worden geweigerd of het argument dat het gevraagde document niet bestaat, immers geen gevolgen voor het recht van de betrokkenen om beroep in te stellen. Elke andere oplossing zou het de Unierechter onmogelijk maken om na te gaan of een besluit tot weigering van toegang tot documenten van de instellingen gegrond is, aangezien de betrokken instelling zou kunnen volstaan met te stellen dat een document niet bestaat om zich aan elke rechterlijke controle te onttrekken. Het staat daarentegen aan de betrokken instelling om de aanvrager een antwoord te verstrekken en om in voorkomend geval de weigering van toegang om die reden voor de rechter te verantwoorden.

Noch artikel 11 van verordening nr. 1049/2001 noch de in artikel 6, lid 2, van deze verordening neergelegde bijstandsverplichting kunnen echter een instelling verplichten om een gevraagd document dat niet bestaat, op te stellen.

(cf. punten 39‑42, 46)