Volgens regel 61, lid 2, van verordening nr. 2868/95 tot uitvoering van verordening nr. 40/94 inzake het gemeenschapsmerk, zoals gewijzigd, kan het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, tekeningen en modellen) zijn kennisgevingen per telefax doen. Kennisgeving per telefax is mogelijk voor elke beslissing van het Bureau en dus eveneens voor beslissingen van de kamers van beroep.

Regel 65, lid 1, van verordening nr. 2868/95, met als opschrift „Kennisgeving per telefax en door andere technische middelen” preciseert dat „[d]e kennisgeving wordt geacht te hebben plaatsgevonden op de datum waarop de mededeling door het faxapparaat van de ontvanger werd ontvangen”. Regel 70, lid 2, van die verordening, inzake de „Berekening van de termijnen”, geeft eveneens aan dat „[w]anneer de procedurele handeling een kennisgeving is, geldt, tenzij anders bepaald als relevante gebeurtenis de ontvangst van het document waarvan kennisgeving is geschied”.

De rechtspraak maakt een onderscheid tussen de mededeling van een handeling aan zijn adressaat, die is vereist voor een regelmatige kennisgeving, en de daadwerkelijke kennis van die handeling, die niet noodzakelijk is voor de regelmatigheid van de kennisgeving. Volgens die rechtspraak vereist een geldige kennisgeving aan de adressaat geenszins dat de degene die ter zake bevoegd is krachtens de interne regels van de onderneming tot wie de beslissing is gericht, er daadwerkelijk kennis van neemt, aangezien van een beslissing regelmatig kennis is gegeven, zodra zij ter kennis is gebracht van degene tot wie zij is gericht, en deze in staat is gesteld daarvan kennis te nemen. Bij de beoordeling van de regelmatigheid van de kennisgeving wordt bijgevolg enkel rekening gehouden met het externe aspect ervan, te weten de regelmatige verzending naar de adressaat, en niet met het interne aspect ervan, dat ziet op de interne werking van de onderneming tot wie de beslissing is gericht.

Hieruit volgt dat bij de bepaling van de datum van ontvangst van een kennisgeving enkel rekening mag worden gehouden met het externe aspect van die kennisgeving, te weten de formele en regelmatige ontvangst door de onderneming tot wie zij is gericht, ongeacht de daadwerkelijke ontvangst en kennisneming binnen die onderneming. Aan deze overweging wordt niet afgedaan door het vereiste uit de rechtspraak volgens hetwelk de kennisgeving impliceert dat de adressaat in staat moet zijn gesteld om kennis te nemen van de meegedeelde handeling. Het gaat immers om de verplichting voor de kennisgever om de voorwaarden te creëren voor een daadwerkelijke kennisneming door de adressaat, wat dus een inspanningsverplichting is (die overeenkomt met het externe aspect van de kennisgeving) en geen verplichting voor de kennisgever om zich met de interne werking van die adressaat in te laten om die kennisneming te waarborgen, wat een resultaatsverplichting is (die overeenkomt met het interne aspect van de kennisgeving).

Zo heeft het Gerecht geoordeeld dat de overlegging door het Bureau van faxverzendingsrapporten die gegevens bevatten die daaraan bewijskracht verlenen, volstaat om te bewijzen dat de persoon voor wie het faxbericht is bestemd die fax heeft ontvangen. Faxapparaten zijn immers zo ontworpen dat zij elk verzendingsprobleem maar ook elk ontvangstprobleem signaleren door een foutmelding die de afzender precies aangeeft waarom de fax niet is ontvangen, hetgeen hem wordt meegedeeld door het faxapparaat van de persoon voor wie het faxbericht is bestemd, en dat wanneer geen dergelijk probleem wordt gemeld, een bericht van daadwerkelijke verzending wordt gegenereerd. Bijgevolg kan worden aangenomen dat de persoon voor wie het faxbericht is bestemd de verzonden fax heeft ontvangen wanneer er geen foutmelding is en er een verzendingsrapport met de melding „ok” komt.

Indien enkel met de kennisneming van de litigieuze fax zou kunnen worden bewezen dat de vertegenwoordiger van de verzoekende partij de fax heeft ontvangen, zou het voor het Bureau bovendien onmogelijk worden om het bewijs te leveren van de daadwerkelijke kennisgeving van een beslissing en van de datum waarop de adressaat deze beslissing heeft ontvangen, zelfs wanneer die beslissing naar behoren ter kennis is gebracht van degene tot wie zij is gericht. Het vertrekpunt van de termijn om beroep in te stellen tegen beslissingen van de kamers van beroep van het Bureau zou afhangen van toevallige omstandigheden die losstaan van de zorgvuldigheid waarmee het Bureau de beslissing ter kennis heeft gebracht, terwijl de beroepstermijnen juist zijn ingevoerd om de rechtszekerheid te waarborgen.

(cf. punten 14, 15, 19‑22)