De procedure voor toegang tot de documenten van de Commissie, die is geregeld in de artikelen 6 tot en met 8 van verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie en de artikelen 2 tot en met 4 van de bijlage bij besluit 2001/937 tot wijziging van haar Reglement van orde, verloopt in twee fasen. Eerst moet de verzoeker de Commissie een initieel verzoek om toegang tot de documenten toezenden. De Commissie moet in beginsel binnen vijftien werkdagen na registratie van het initiële verzoek op dit verzoek antwoorden. Daarna kan de verzoeker in geval van gehele of gedeeltelijke weigering binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het initiële antwoord van de Commissie een confirmatief verzoek indienen bij de secretaris-generaal van de Commissie, waarop deze laatste in beginsel binnen vijftien werkdagen te rekenen vanaf de registratie van dat verzoek moet antwoorden. In geval van gehele of gedeeltelijke weigering kan de verzoeker tegen de Commissie beroep op de rechter instellen of een klacht indienen bij de ombudsman, overeenkomstig de voorwaarden die in respectievelijk de artikelen 230 EG en 195 EG zijn voorzien.

Uit de gecombineerde toepassing van de artikelen 3 en 4 van de bijlage bij besluit 2001/937 en artikel 8 van verordening nr. 1049/2001 volgt dat het antwoord op het initiële verzoek slechts een eerste standpuntbepaling is, waarna de verzoeker de mogelijkheid heeft om de secretaris-generaal van de Commissie om herziening van het betrokken standpunt te verzoeken. Bijgevolg kan slechts de maatregel van de secretaris-generaal van de Commissie, die de aard van een beschikking heeft en het voorgaande standpunt volledig vervangt, rechtsgevolgen in het leven roepen die de belangen van de verzoeker aantasten en derhalve vatbaar zijn voor beroep tot nietigverklaring in de zin van artikel 230 EG.

Wanneer de Commissie evenwel heeft verzuimd om conform de krachtens artikel 7, lid 1, van die verordening op haar rustende verplichting, de belanghebbende ervan in kennis te stellen dat hij het recht had een confirmatief verzoek in te dienen, heeft deze onregelmatigheid tot gevolg dat het beroep tot nietigverklaring van het initiële verzoek uitzonderlijk ontvankelijk is, om te voorkomen dat de Commissie zich met een aan haar zelf te wijten vormgebrek aan het toezicht van de gemeenschapsrechter zou kunnen onttrekken.

Aangezien de Europese Gemeenschap een rechtsgemeenschap is waarin de instellingen niet ontkomen aan het toezicht op de verenigbaarheid van hun handelingen met het Verdrag, moeten de procesregels voor beroepen die voor de gemeenschapsrechter worden ingesteld, zo veel mogelijk aldus worden uitgelegd dat zij kunnen worden toegepast op een wijze die bijdraagt tot de verwezenlijking van het doel dat erin bestaat een effectieve rechterlijke bescherming te waarborgen van de rechten die de justitiabelen aan het gemeenschapsrecht ontlenen. Het vereiste van rechterlijk toezicht vormt immers een algemeen beginsel van gemeenschapsrecht, dat voortvloeit uit de gemeenschappelijke constitutionele tradities van de lidstaten, en dat is neergelegd in de artikelen 6 en 13 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens. Het recht op effectieve rechterlijke bescherming is ook opnieuw bevestigd in artikel 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

(cf. punten 69-71, 74-75)