8.

De regeling van de EIB betreffende het beleid inzake eerbiediging van de waardigheid van de persoon op het werk (hierna: „beleid inzake waardigheid op het werk”), vastgesteld door de EIB op 18 november 2003 ( 4 ), bepaalt het volgende: „Onderzoeksprocedure [...] De onderzoeksprocedure voorziet in het navolgende: [...] – er wordt een uit drie onafhankelijke leden bestaand onderzoekscomité ingesteld [...]; – het onderzoekscomité houdt een aantal hoorzittingen om beide partijen afzonderlijk en hun mogelijke getuigen, alsmede andere door het comité aangewezen personen, te horen; – beide partijen hebben het recht om door het onderzoekscomité te worden gehoord; – beide partijen hebben het recht om vertegenwoordigd of vergezeld te worden; – de hoorzittingen en beraadslagingen van het onderzoekscomité resulteren in een advies aan de president; – de president neemt een besluit neemt over de te nemen maatregelen. Taken en samenstelling van het onderzoekscomité Het comité dient een structuur in het leven te roepen die een objectief en onafhankelijk onderzoek naar een of meer incidenten garandeert dat resulteert in een ter besluitvorming aan de president voorgelegd advies. [...] Procedure [...] 2. De directeur-generaal van het directoraat Personeelszaken geeft, in overeenstemming met de personeelsvertegenwoordigers en uiterlijk 30 kalenderdagen nadat de klacht is ontvangen, aan de president de samenstelling van het comité in overweging en stelt een datum vast voor de aanvang van het onderzoek. 3. De directeur-generaal van het directoraat Personeelszaken bevestigt onverwijld de ontvangst van de klacht van het personeelslid en geeft tegelijkertijd kennis van de inleiding van een onderzoeksprocedure [...]. 4. Zodra de klacht is ontvangen, geeft de directeur-generaal van de directie Personeelszaken aan [...] d. dat het onderzoek aanvangt binnen 30 kalenderdagen na de officiële indiening van de klacht bij de directeur-generaal van het directoraat Personeelszaken en dat beide partijen in kennis worden gesteld van de datum, het tijdstip en de locatie van hun individuele hoorzitting, hun recht te worden vertegenwoordigd of zich te doen vergezellen en de samenstelling van het comité. [...] De hoorzitting De hoorzitting is bedoeld om precies vast te stellen wat er is gebeurd en feiten te verzamelen die het mogelijk maken een met redenen omkleed advies op te stellen. De partijen hebben niet het recht elkaar onderling te horen, aangezien zij afzonderlijk worden gehoord. Ze zijn niet verplicht voor hen onaangename of gênante details mee te delen, voor zover dit niet absoluut noodzakelijk is. Alle bij het onderzoek en de hoorzittingen betrokken partijen, inclusief assistenten en getuigen, worden aan hun geheimhoudingsplicht herinnerd. [...] Het comité kan optreden op de wijze die het passend acht. In de regel heeft de hoorzitting plaats in de vorm van afzonderlijke gesprekken die in de onderstaande volgorde worden gehouden: – om te beginnen de klager; – de getuigen die door de klager mogelijk zijn genoemd; – de van intimidatie beschuldigde persoon; – de getuigen die door de van intimidatie beschuldigde persoon mogelijk zijn genoemd; – de twee partijen voor nieuwe afzonderlijke hoorzittingen, voor zover het comité zulks nodig acht. Desgewenst kan het comité de betrokken personen ook opnieuw ondervragen en eventueel andere personeelsleden oproepen of informatie of kopieën van documenten opvragen, wanneer het comité in zijn geheel dit gerechtvaardigd en nuttig acht. In geval van twijfel heeft de president het laatste woord over kwesties betreffende de toegang tot bestanden en gegevens of het gebruik van andere onderzoeksmethoden, indien nodig na raadpleging van de functionaris voor gegevensbescherming. Het comité stelt de klager op de hoogte van het aanvullend onderzoek. Resultaat van het onderzoek Zodra alle partijen zijn gehoord en alle andere passende onderzoeken zijn uitgevoerd, moet het comité in staat worden geacht te beraadslagen en een met redenen omkleed advies te geven. Het comité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het comité kan adviseren: – de behandeling van de zaak niet voort te zetten omdat de twee partijen erin zijn geslaagd de situatie op te helderen en een voor beiden aanvaardbare oplossing voor de toekomst is gevonden; – de zaak niet aan te merken als intimidatie of pesten, maar als een werkgerelateerd geschil dat uitgebreider onderzoek of toezicht vergt; – de klacht af te wijzen; – de vereiste maatregelen te nemen ingeval het comité de klacht als ongegrond of kwaadwillig aanmerkt; – de tuchtprocedure in te leiden. Het schriftelijke advies van het comité moet binnen vijf dagen na het einde van het onderzoek worden opgesteld en toegezonden aan de president, die zal beslissen welke maatregelen moeten worden genomen. Besluit van de president [...] Uiterlijk binnen vijf werkdagen nadat het advies aan de president is toegezonden, worden beide partijen schriftelijk in kennis gesteld van diens met redenen omkleed besluit. Het advies van het comité wordt bij dit besluit gevoegd.”