Een instelling heeft in beginsel goede gronden om te eisen dat een intern document uit het aan de gemeenschapsrechter voorgelegde dossier wordt verwijderd, wanneer degene die zich op het document beroept, het niet regelmatig heeft verkregen. Een intern document is immers vertrouwelijk, tenzij verspreiding ervan is toegestaan door de instelling waarvan het afkomstig is. In bepaalde situaties hoeft de verzoekende partij echter niet aan te tonen dat zij het tot staving van haar standpunt overgelegde document regelmatig heeft verkregen en moet in het kader van een afweging van de verschillende te beschermen belangen worden nagegaan of bijzondere omstandigheden, zoals het feit dat overlegging van het interne document noodzakelijk was met het oog op de beoordeling van de regelmatigheid van de procedure van vaststelling van de bestreden handeling, dan wel om misbruik van bevoegdheid te kunnen vaststellen, rechtvaardigen dat het document niet uit het dossier wordt verwijderd.

Een vordering tot vergoeding van de materiële en morele schade die een ambtenaar zou hebben geleden door de wijze waarop het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een onderzoek heeft uitgevoerd en afgesloten dat hem met name noemt en eventueel publiekelijk verantwoordelijk stelt voor een aantal ruim vóór een definitieve beslissing van de bevoegde nationale rechter geconstateerde onregelmatigheden, en door de wijze waarop de Commissie zich in het kader van dat onderzoek heeft gedragen, kan niet als prematuur worden afgewezen met als gevolg dat de ambtenaar een dergelijke vordering pas na de eventuele definitieve beslissing van de nationale gerechtelijke instanties zou kunnen instellen. De eventuele uitkomst van de nationale gerechtelijke procedure kan de procedure voor de gemeenschapsrechter immers niet beïnvloeden; bij die schadevordering gaat het namelijk niet om de vraag of de ambtenaar zich inderdaad schuldig heeft gemaakt aan de feiten waarvan hij wordt beschuldigd, noch om de vraag of hij in de uitoefening van zijn beroepswerkzaamheid al dan niet fouten heeft gemaakt, maar moet worden onderzocht hoe OLAF zijn onderzoek heeft uitgevoerd en hoe de Commissie zich in het kader van dat onderzoek heeft gedragen, daar de gestelde schade van de ambtenaar losstaat van de schade die hij zou kunnen aanvoeren ingeval hij door de nationale gerechtelijke instanties onschuldig wordt verklaard.

Uit artikel 4, eerste alinea, van besluit 1999/396 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen volgt dat de betrokken ambtenaar, wanneer dit het onderzoek niet dreigt te benadelen, spoedig moet worden ingelicht over de mogelijkheid van zijn persoonlijke betrokkenheid, en dat in geen geval na afloop van het onderzoek conclusies kunnen worden getrokken waarin een ambtenaar van de Commissie met name wordt genoemd, zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem betreffende feiten uit te spreken. Het niet in acht nemen van deze bepalingen, die de voorwaarden aangeven waaronder de eerbiediging van de rechten van de verdediging van de betrokken ambtenaar kan worden verenigd met de voor dit soort onderzoeken kenmerkende vertrouwelijkheidseisen, vormt een schending van de wezenlijke vormvoorschriften van de onderzoeksprocedure.

Artikel 4 van besluit 1999/396 is niet expliciet van toepassing op de mededeling van informatie die OLAF krachtens artikel 10, leden 2 en 3, van verordening nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) met betrekking tot externe of interne onderzoeken kan of moet meedelen aan de nationale gerechtelijke instanties en bepaalt dan ook niet dat de betrokken ambtenaar vóór een dergelijke mededeling moet worden geïnformeerd. Indien de betrokken ambtenaar in die informatie echter „met name wordt genoemd”, dan moet hij in beginsel worden ingelicht en in de gelegenheid worden gesteld zich over de hem betreffende feiten uit te spreken.

Genoemde bepaling voorziet echter in een uitzondering voor de gevallen waarin met het oog op het onderzoek absolute geheimhouding is vereist of waarin gebruik moet worden gemaakt van opsporingsmiddelen die tot de bevoegdheid van een nationale rechterlijke instantie behoren. Alsdan kan de verplichting om de ambtenaar de gelegenheid te geven zich uit te spreken, met instemming van de secretaris-generaal van de Commissie worden opgeschort. Voor deze opschorting moet dus zijn voldaan aan de dubbele voorwaarde dat het onderzoek absolute geheimhouding vereist en dat gebruik moet worden gemaakt van opsporingsmiddelen die tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie behoren. Bovendien moet de secretaris-generaal van de Commissie met de opschorting hebben ingestemd. De verplichting zich van de instemming van de secretaris-generaal van de Commissie te verzekeren, is niet een loutere formaliteit waaraan eventueel in een later stadium zou kunnen worden voldaan. Dat vereiste zou dan namelijk zijn bestaansreden verliezen, namelijk te verzekeren dat de rechten van de verdediging van de betrokken ambtenaren worden geëerbiedigd, dat enkel in werkelijk uitzonderlijke gevallen met het inlichten van die ambtenaren wordt gewacht en dat de beoordeling van dat uitzonderlijke karakter niet uitsluitend aan OLAF wordt overgelaten, maar dat ook de secretaris-generaal van de Commissie bij die beoordeling wordt betrokken.

(cf. punten 128-130, 133, 144-146, 151)