Verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie heeft tot doel, zoals uit overweging 4 en artikel 1 ervan blijkt, het publiek een zo ruim mogelijk recht op toegang tot documenten van de instellingen te geven. Hoewel krachtens artikel 4 van die verordening aan dat recht bepaalde beperkingen op grond van publieke of privébelangen worden gesteld, waaronder die van een weigering wanneer openbaarmaking van een document een van de in dat artikel beschermde belangen zou schaden, moeten die uitzonderingen evenwel restrictief worden uitgelegd en toegepast, aangezien zij afwijken van het beginsel van de ruimst mogelijke toegang van het publiek tot documenten. Derhalve dient de betrokken instelling, indien zij besluit de toegang te weigeren tot een document waarvan haar om mededeling is verzocht, in beginsel uit te leggen op welke wijze de toegang tot dat document concreet en daadwerkelijk schade zou toebrengen aan het belang dat wordt beschermd door een van de in artikel 4 van verordening nr. 1049/2001 neergelegde uitzonderingen waarop die instelling zich beroept. Bovendien moet het gevaar van afbreuk aan een beschermd belang redelijkerwijs voorzienbaar zijn en mag het niet louter hypothetisch zijn.

Het evenwicht tussen het uit verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie voortvloeiende recht op toegang tot documenten van de instellingen, en de verplichtingen die uit verordening nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens voortvloeien met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens door diezelfde instellingen, impliceert de samenhang tussen de in deze twee verordeningen vastgestelde regels.

In dit verband dient, in de eerste plaats, wanneer een verzoek om toegang tot documenten – indien dit wordt ingewilligd – tot gevolg kan hebben dat persoonsgegevens openbaar worden gemaakt, de instelling bij wie het verzoek is ingediend alle bepalingen van verordening nr. 45/2001 toe te passen en mag de volledige werking van de bescherming van deze gegevens niet worden beperkt door de verschillende regels en beginselen die zijn neergelegd in verordening nr. 1049/2001. Hoewel het, binnen een dergelijk algemeen kader inderdaad zo is, dat het recht op toegang tot documenten, overeenkomstig artikel 6, lid 1, van verordening nr. 1049/2001, afhankelijk is van de voorwaarde dat een verzoeker zijn belang bij de openbaarmaking van deze documenten rechtvaardigt, verlangt artikel 4, lid 1, onder b), van verordening nr. 1049/2001 indirect van de verzoeker dat deze door het aanvoeren van een of meer uitdrukkelijke en legitieme rechtvaardigingsgronden, de noodzaak aantoont van de doorgifte van persoonsgegevens in de documenten waartoe hij toegang vraagt.

In de tweede plaats dienen met name in aanmerking te worden genomen de wezenlijke kenmerken van de regeling van de door verordening nr. 45/2001 aan natuurlijke personen geboden bescherming met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens. Verordening nr. 45/2001 beoogt, overeenkomstig overweging 5 ervan, aan de door haar als betrokkenen aangeduide personen wettelijk afdwingbare rechten toe te kennen, en de verplichtingen vast te stellen van degenen die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van gegevens binnen de instellingen en organen van de Unie. Om een dergelijke doelstelling te bereiken, moeten de voorwaarden die zijn vastgesteld met betrekking tot de mogelijkheid voor een instelling of orgaan van de Unie om persoonsgegevens door te geven, strikt worden uitgelegd, teneinde de door verordening nr. 45/2001 aan deze personen – volgens overweging 12 ervan – als fundamentele rechten toegekende rechten niet in gevaar te brengen. Derhalve impliceert de vervulling van de noodzakelijkheidsvoorwaarde dat wordt aangetoond dat van alle denkbare maatregelen de doorgifte van persoonsgegevens de meest geschikte is om het door de verzoeker nagestreefde doel te bereiken, en dat deze doorgifte evenredig is met dit doel, hetgeen betekent dat de verzoeker daartoe uitdrukkelijke en legitieme rechtvaardigingsgronden dient aan te voeren.

Een dergelijke uitlegging leidt niet tot een „categorale” uitzondering op het beginsel van toegang tot documenten ten gunste van persoonsgegevens, maar tot het met elkaar in overeenstemming brengen van twee fundamentele rechten die tegenover elkaar staan wanneer een verzoek om toegang tot documenten betrekking heeft op persoonsgegevens die worden beschermd door verordening nr. 45/2001.

Toch betekent de strikte uitlegging van de in artikel 8, onder b), van verordening nr. 45/2001 neergelegde noodzakelijkheidsvoorwaarde niet dat een algemene rechtvaardiging voor de doorgifte van persoonsgegevens, zoals het recht van het publiek om te worden geïnformeerd, niet in aanmerking zou kunnen worden genomen.

In de derde plaats kunnen, wanneer degene die verzoekt om toegang tot documenten met persoonsgegevens, de noodzaak van doorgifte daarvan heeft aangetoond en de instelling waarbij het verzoek is ingediend zich op het standpunt stelt dat er geen reden bestaat om aan te nemen dat door deze doorgifte de rechtmatige belangen van de betrokkenen worden geschaad, de gegevens worden doorgegeven en wordt/worden – op voorwaarde dat er geen andere, in verordening nr. 1049/2001 neergelegde uitzondering van toepassing is dan die welke betrekking heeft op de ondermijning van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu – het (de) document(en) met de gegevens openbaar en, bijgevolg, toegankelijk gemaakt voor het publiek.

Hieruit volgt dat het in artikel 8, onder b), van verordening nr. 45/2001 neergelegde noodzakelijkheidscriterium strikt moet worden uitgelegd, dat de voorwaarde inzake de noodzaak van de doorgifte van persoonsgegevens impliceert dat de instelling of het orgaan waarbij het verzoek is ingediend onderzoek verricht naar de noodzaak, gelet op het door de verzoeker om toegang tot documenten nagestreefde doel, hetgeen de reikwijdte van de regel inzake het ontbreken van een rechtvaardigingsgrond voor een verzoek om toegang beperkt, dat de door de verzoeker aangevoerde rechtvaardiging voor de noodzaak van doorgifte van persoonsgegevens een algemeen karakter kan hebben, en dat aan verordening nr. 1049/2001 niet haar nuttig effect mag worden ontnomen door een uitlegging van de relevante bepalingen die zou betekenen dat een legitieme openbaarmaking nooit gericht kan zijn op een volledige openbaarmaking aan het publiek.

(cf. punten 48, 51‑54, 56, 59‑61, 67, 68)