VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD SAMENVATTING EUROPESE ARCHIEFGROEP ARCHIEVEN IN EUROPA EN DE UITDAGINGEN VAN HET DIGITALE TIJDPERK Tweede voortgangsverslag aan de Raad /* COM/2012/0513 final */





VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD SAMENVATTING EUROPESE ARCHIEFGROEP ARCHIEVEN IN EUROPA EN DE UITDAGINGEN VAN HET DIGITALE TIJDPERK Tweede voortgangsverslag aan de Raad Achtergrond In november 2005 nam de Raad van Ministers een aanbeveling aan over prioritaire acties ter verbetering van de samenwerking op het gebied van archieven in Europa[1]. Hierin werd gepleit voor de oprichting van een Europese Archiefgroep, bestaande uit door de lidstaten en de instellingen van de Unie aangewezen deskundigen. Deze groep diende te zorgen voor de samenwerking en coördinatie met betrekking tot algemene aangelegenheden betreffende archieven. De Raad formuleerde daarnaast een aantal prioritaire maatregelen waaraan de Archiefgroep follow-up moest geven. In 2008 diende de Archiefgroep bij de Raad een voortgangsverslag in over de uitvoering van de aanbeveling uit 2005[2]. In het verslag merkte de Archiefgroep op dat het digitaal bewaren van gegevens veranderingen meebrengt voor de verhoudingen tussen archiefdiensten en de opstellers van documenten en uiteindelijk ook voor de rol die archiefdiensten en archivarissen spelen bij de overheid en in de maatschappij. De conclusie van het verslag luidde dat archiefdiensten zich nadrukkelijker op hun eigen rol dienden te bezinnen en het nut van de huidige concepten, procedures en processen op het gebied van archivering moesten nagaan. Vier jaar na haar eerste voortgangsverslag dient de Archiefgroep nu een vervolgverslag in, dat zij heeft goedgekeurd op haar vergadering te Kopenhagen van 30 mei 2012. Samenwerking op het gebied van archieven in Europa De Archiefgroep, die begin 2006 werd opgericht, bevordert en coördineert de samenwerking tussen archieven op Europees niveau, met name waar dit voor een echte toegevoegde waarde kan zorgen. Zij komt tweemaal per jaar bijeen. Sinds de tweede helft van 2009 worden deze vergaderingen tegelijk gehouden met die van het European Board of National Archivists (Europees Orgaan van nationale archivarissen); hierbij treedt de lidstaat die het EU-voorzitterschap bekleedt als gastland op. De Archiefgroep heeft opnieuw algemene richtsnoeren en leidraden aangereikt inzake de prioritaire maatregelen van de aanbeveling; namelijk: - instandhouding en rampenpreventie, - Europese interdisciplinaire samenwerking inzake elektronische documenten en archieven, - ontwikkeling en beheer van een internetportaal voor archieven in Europa. Bovendien heeft de Archiefgroep de problemen onderzocht waarmee archieven volgens het verslag van 2008 in het digitale tijdperk te maken hebben. Het bijgevoegde verslag bevat haar bevindingen en aanbevelingen, waarvan hieronder een samenvatting volgt. Archieven in het digitale tijdperk Door het grootschalig gebruik van ICT krijgen archieven een andere maatschappelijke rol. De Archiefgroep heeft de uitdagingen onderzocht waarvoor deze veranderingen archieven stellen. Daarbij is met name gekeken naar de navolgende gebieden. · De veranderende rol van archieven Nationale archieven bestuderen actief hun huidige en toekomstige verantwoordelijkheden in de digitale wereld. Zij streven naar een juiste balans tussen hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden enerzijds en andere belangen anderzijds. Hiertoe zullen zij nauwere samenwerking zoeken met andere netwerken en organen voor informatiebeheer, waaronder agentschappen voor e-government. · Toegang ter plaatse en onlinetoegang tot archieven In heel Europa verandert de toegang tot archieven doordat er op steeds grotere schaal gebruik wordt gemaakt van internettechnologie en archieven steeds meer materiaal online plaatsen. Het is de vraag welke prioriteit archieven dienen te geven aan de verschillende soorten toegang. Archieven moeten nagaan wat de behoeften van hun gebruikers zijn. Zo zullen zij een juiste balans kunnen treffen tussen diensten voor toegang ter plaatse en die voor onlinetoegang en kunnen bepalen welke diensten verder dienen te worden ontwikkeld. · Archieven en de Europese richtlĳn inzake het hergebruik van overheidsinformatie[3] Het hoort bij het werk van nationale archiefinstellingen om het openbaar gebruik van informatie uit archieven te bevorderen. Hergebruik van archiefmateriaal[4] door de privésector doet echter tal van vragen rijzen inzake authenticiteit, intellectuele-eigendomsrechten, gegevensbescherming, tariefbeleid en de balans tussen openbare en particuliere diensten. · Digitalisering Door digitalisering en onlinepublicatie kunnen archieven meer materiaal ter beschikking stellen van zowel de academische wereld als het brede publiek. Hierdoor wordt het ook gemakkelijker om informatie uit archieven te hergebruiken. Aan het online ontsluiten van informatie zijn echter kosten verbonden en de capaciteit van nationale archieven om hun collecties te digitaliseren, wordt mede bepaald door de beschikbare financiële middelen. · Kosten en financiering Voor het online openstellen van Europa's archieven is het van essentieel belang dat de digitalisering op passende wijze wordt gefinancierd. Archiefinstellingen achten het dan ook van belang om naast een Europees digitaliseringsprogramma ook een gedeelde Europese financieringsagenda te ontwikkelen. Conclusies De rol van archieven is aan het veranderen door de plaats die zij innemen in de moderne informatiemaatschappij en de digitale informatieketen. Dit is niet alleen een technische kwestie: een en ander hangt ook nauw samen met het gebruik van archieven bij e-government. Tegelijkertijd behouden archieven als bewaarders, informatieverstrekkers en waarborgers van authenticiteit veel van hun traditionele verantwoordelijkheden. Archieven gelden als authentieke en betrouwbare bronnen voor verantwoording achteraf van overheden. Willen de nationale archieven hun taken kunnen vervullen, dan moeten zij vroeg in de levenscyclus van documenten worden betrokken bij het vaststellen van de regels voor digitaal dossierbeheer. Archiefinstellingen moeten meer in het werk stellen om te worden betrokken bij het beheer van bedrijfsprocessen bij de overheid, niet alleen in technologisch opzicht, maar ook door nieuwe visies te ontwikkelen op hun eigen positie en hun verhouding tot de overheid. Het zorgen voor digitale bewaring en het verlenen van toegang tot oorspronkelijk digitaal materiaal zijn kerntaken van de nationale archieven. Door de overdracht van steeds meer oorspronkelijk digitale bestanden groeit de behoefte aan een duurzame technische, organisatorische en kennisinfrastructuur, om te waarborgen dat digitaal materiaal zowel permanent toegankelijk als betrouwbaar is. Dit betekent dat archieven met name op het gebied van het uitwisselen van ervaringen en het ontwikkelen van gemeenschappelijke strategieën een forse inspanning moeten leveren. De nationale archieven weten hoe belangrijk het is dat burgers overal in de EU onlinetoegang hebben tot de archiefschatten van Europa. In de verklaring van Brussel inzake digitale toegang tot archieven van 2010[5] benadrukken zij hun voornemen optimaal gebruik te maken van digitale technologieën om Europa's archieven algemeen toegankelijk te maken. Dit stelt echter specifieke kwalitatieve eisen aan de descriptieve informatie en het vermogen van archieven om de authenticiteit van digitale bestanden te waarborgen. Archieven in Europa werken samen om het hoofd te bieden aan de uitdagingen van de moderne informatiemaatschappij en trachten daarbij ook hun traditionele verantwoordelijkheden tegenover overheid en burger te vervullen. Archieven werken in Europa al meer dan twintig jaar samen. Zij zullen van elkaar blijven leren en waar mogelijk samen nieuwe normen, praktijken en oplossingen ontwikkelen om uit te groeien tot een volwaardig partner in de moderne informatiemaatschappij. De nationale archieven zullen onderzoeken hoe zij nauwer kunnen samenwerken om het hoofd te bieden aan nieuwe uitdagingen en hun samenwerking de komende jaren op een nieuwe leest schoeien. Zij zullen hun inspanningen onderling en met de EU-instellingen coördineren, via de EBNA en de Europese Archiefgroep. Bovendien zullen de nationale archieven nauwer proberen samen te werken met andere organen die zich bezighouden met informatiebeheer en e-government. De nationale archieven willen een volwaardige partner worden bij de ontwikkeling van EU-beleid inzake open gegevens en onlinetoegang tot informatie. Besluiten en aanbevelingen Besluiten 1) De nationale archieven zullen samen een gedeelde digitale agenda voor archieven opstellen die Europese doelstellingen afstemt op de nationale ambities en inspanningen. Zij zullen onderzoeken hoe de archieven na 2015 kunnen bijdragen tot een duurzame stichting voor de Europese portaalsite voor archieven. De Archiefgroep zal pleiten voor een gemeenschappelijk archiefbeleid voor het groeiende Europese informatiegebied en onderzoeken hoe er bij de nieuwe digitale ontwikkelingen invulling kan worden gegeven aan de kernwaarden van het archiefbedrijf. Er zal met name worden gekeken naar interoperabiliteit, toegankelijkheid van gegevens op lange termijn, permanente identificatoren, open gegevens en waardebepaling. 2) De nationale archieven zullen samenwerken om de volgende zaken tegen 2015 online toegankelijk te maken: – de belangrijkste bronnen voor burgers die meer willen weten over de nationale en bestuurskundige betrekkingen in de ontstaansgeschiedenis van Europa en de diverse nationale culturen, tradities en identiteiten; – de pronkstukken uit de archieven van elke lidstaat; – de collecties die betrekkingen hebben op belangrijke historische gebeurtenissen en gedenkdagen. 3) De nationale archieven zullen nauwer samenwerken met andere organen om een juiste balans te vinden tussen hun eigen taken, zoals bewaring en ontsluiting, en andere belangen, zoals gegevensbescherming. Zo werken zij aan een gedragscode voor archieven in het kader van het voorstel voor een EU-verordening inzake gegevensbescherming. Deze code zal met andere belanghebbenden worden besproken. Aanbevelingen 4) De nationale archieven dienen als partner door de overheden te worden betrokken bij het vaststellen van normen voor het beheer van elektronische bestanden. Zij zullen binnen het DLM Forum blijven samenwerken met andere publieke en particuliere organisaties om de verdere ontwikkeling van richtlijnen en normen (zoals MoReq2010) te bevorderen. 5) Gemeenschappelijke normen voor onlinediensten dienen te worden gedeeld. Er moet worden onderzocht hoe de sociale media zich ontwikkelen en welke invloed deze zouden kunnen hebben op het verlenen van archiefdiensten. 6) Archieforganisaties dienen samen te werken om hindernissen weg te nemen en het hergebruik van informatie uit archieven te stimuleren. Er dient op basis van de beste praktijken in Europa een gemeenschappelijk model te worden ontwikkeld voor archieven die nog geen hergebruikbeleid hebben vastgesteld. Dit model dient betrekking te hebben op het beschikbaar stellen van inhoud voor hergebruik, het waarborgen van authenticiteit en de mogelijkheden van betaalde of kosteloze toegang. Archieven dienen ervaringen uit te wisselen met bibliotheken en musea en de wensen van (potentiële) cliënten nader te onderzoeken. De Archiefgroep dient beste praktijken op dit gebied te bevorderen en zich sterk te maken voor de belangen van de sector door erop te wijzen dat de archieven waardevol materiaal bevatten dat zou kunnen worden hergebruikt. 7) De nationale archieven dienen hun kennis en ervaring te delen en informatie over de aanpak van digitalisering van archiefmateriaal uit te wisselen. De ontwikkeling van een Europese strategie, met modellen en gemeenschappelijke normen voor digitalisering, zou individuele archieven kunnen helpen bij het opzetten van digitaliseringsprogramma's en de interoperabiliteit tussen landen bevorderen. Ook moet er worden gekeken naar de financiering van digitaliseringsprogramma's. Dienen archieven een bijdrage te vragen voor extra diensten, zoals onlinetoegang, en zo ja, in welke gevallen? De Archiefgroep dient aanbevelingen betreffende digitalisering voor onlinetoegang op te stellen en de ontwikkeling van passende strategieën aan te moedigen. 8) Nu er steeds meer oorspronkelijk digitale bestanden worden overgedragen en bewaard, dienen de nationale archieven intensiever samen te werken en beste praktijken en oplossingen uit te wisselen. Waar mogelijk dienen zij gemeenschappelijke concepten en oplossingen te formuleren, rekening houdend met de bestaande projecten op dit gebied[6]. Er moet grondiger worden berekend hoeveel geld nodig is voor oorspronkelijk digitaal archiefmateriaal, zodat archieven beter zicht hebben op de kosten en kunnen bepalen hoe zij hun beperkte middelen het best over traditionele en digitale media kunnen verdelen. Er dient nauwkeuriger te worden beoordeeld wat het kost om oorspronkelijk digitale bestanden te bewaren (bijvoorbeeld door verbeterde kostenmodellen). Dit moet de nationale archieven in staat stellen om beter te ramen hoeveel middelen zij nodig zullen hebben. [1] PB L 312 van 29.11.2005, blz. 55. [2] Voortgangsverslag aan de Raad SEC(2008) 2364; COM(2008) 500. [3] PB L 345 van 31.12.2003, blz. 90. [4] In december 2011 heeft de Europese Commissie een herziening van de richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie ("richtlijn overheidsinformatie") voorgesteld. Het is de bedoeling het toepassingsgebied van de richtlijn uit te breiden met archieven, musea en bibliotheken, hoewel de verplichtingen voor deze instellingen minder uitgebreid zullen zijn dan voor andere overheidsorganen. [5] De Verklaring van Brussel werd door de European Board of National Archivists (Europees orgaan van nationale archivarissen) in Brussel aangenomen op 19 november 2010. [6] Zoals de projecten Planets, Prestospace en Digital Preservation Europe.