[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |

Brussel, 18.02.2005

COM(2005) 52 definitief

VERSLAG VAN DE COMMISSIE

Samenvatting:Verslag over archieven in de uitgebreide Europese UniePrioriteiten bij toekomstige maatregelen

A. ACHTERGROND

In antwoord op het verzoek dat de Raad van ministers van de Europese Unie hebben geformuleerd in hun resolutie van 6 mei 2003 (2003/C 113/02) over archieven in de lidstaten, in het bijzonder in punt 8, onder a), b), c), d) en e) en in punt 9, wordt in deze samenvatting de situatie van de openbare archieven in de lidstaten behandeld. Daarbij wordt met name aandacht besteed aan de uitbreiding van de Europese Unie en de vermoedelijke ontwikkeling van document- en archiefbeheer en archiefdiensten in de toekomst. In de samenvatting worden voorstellen gedaan om het document- en archiefbeheer en de openbare diensten voor de burgers van de Europese Unie te verbeteren met behulp van de nieuwe technologie.

Op basis van de informatie uit de verschillende hoofdstukken van het verslag van de groep van nationale deskundigen worden de onderstaande prioritaire maatregelen voorgesteld, samen met een aantal andere maatregelen die de lidstaten en de EU-instellingen in de komende drie jaar moeten onderzoeken en uitvoeren. De voorgestelde prioritaire maatregelen zijn aan het begin van elk hoofdstuk opgenomen en in tabelvorm samengevoegd in bijlage 3 bij dit verslag.

De voorgestelde prioritaire maatregelen worden hier summier weergegeven. Zij omvatten maatregelen om schade aan documenten of het verlies van archieven door natuur- en andere rampen te voorkomen, te beperken of te herstellen, om de bewaring van documenten en archieven, inclusief archiefgebouwen, te verbeteren, en om de samenwerking op het gebied van de echtheid, de bewaring op lange termijn en de beschikbaarheid van elektronische documenten en archieven te versterken. In de samenvatting worden ook maatregelen tegen diefstal en een regeling voor het terugvinden van gestolen documenten voorgesteld. Er wordt op gewezen dat archieven, door middel van wetgeving en normen, van groot belang zijn voor de democratische werking van onze samenleving. Voorts wordt voorgesteld een EU-portaalsite naar het archieferfgoed van de onlangs uitgebreide Unie op te zetten. Al deze maatregelen moeten ten uitvoer worden gelegd door betere coördinatie, gezamenlijk gebruik van informatie en uitwisseling van goede methoden op Europees niveau en met de lidstaten door een officiële coördinatiegroep.

Het uitgangspunt is geweest dat de voorgestelde maatregelen zouden moeten worden opgenomen in andere actieplannen op Europees niveau.

B. SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE VOORGESTELDE MAATREGELEN

Prioritaire maatregel nr. 1

Bewaren van en voorkomen van schade aan archieven in Europa (resolutie van de Raad van 6.5.2003, punt 8, onder c), eerste streepje)

1.1 Maatregelen ter voorkoming van schade aan archieven door natuur- en andere rampen:

- ontwikkelen van een modelactieplan voor het voorkomen en herstellen van schade bij rampen;

- onderzoeken of gespecialiseerde centrale laboratoria voor grensoverschrijdende noodgevallen kunnen worden opgezet;

- oprichten van snelle interventieteams voor schadevaststelling.

1.2 Bewaren en restaureren van documenten en archieven:

- versterken van coördinatiemaatregelen en uitwisselen van deskundigheid om een EU-programma over de restauratie van beschadigde documenten en archieven in Europa vast te stellen;

- voor archieven bestemde gebouwen: normen en specificaties op nationaal en Europees niveau door een interdisciplinaire werkgroep van de EU-lidstaten en EU-instellingen laten herzien en toepassen bij het renoveren van archiefgebouwen en bewaarplaatsen in overheidsgebouwen en in nieuwe gebouwen.

Prioritaire maatregel nr. 2

Verbeteren van de Europese interdisciplinaire samenwerking op het gebied van elektronische documenten en archieven (resolutie van de Raad van 6.5.2003, punt 8, onder c), tweede streepje)

2.1. Samenwerken in de hele Gemeenschap bij het vaststellen van de echtheid, de bewaring op lange termijn en de beschikbaarheid van elektronische documenten en archieven.

2.2. Aanvullen, herzien en uitbreiden van de huidige vereisten voor het opzetten van elektronische documentbeheersystemen, zoals Moreq, voor een beter beheer in de openbare sector zodat het document de officiële norm en/of specificatie in de Europese Unie wordt. Dat is van belang voor alle lidstaten en in het bijzonder voor de nieuwe lidstaten.

2.3. Versterken van het DLM netwerk en van het forum Europees Economisch Samenwerkingsverband (EESV). Zowel voor verdere ontwikkeling en vertalingen als voor de organisatie van het DLM forum in Boedapest in 2005 is financiering nodig.

Prioritaire maatregel nr. 3

Opzetten en onderhouden van een internet portaalsite naar documenten en archieven in Europa (resolutie van de Raad van 6.5.2003, punt 8, onder b) en e))

3.1. Opzetten van een internet/web portaalsite naar documenten en archieven voor EU-burgers.

Gelet op de ontwikkeling van het internet en het web en het succes van bepaalde lidstaten (zie deel 6 van het Verslag) om dergelijke informatie voor miljoenen burgers, jongeren en kinderen beschikbaar te stellen, moet een portaalsite worden opgezet. Dit zou in het verlengde liggen van verwante ontwikkelingen in de Europese informatiesector.

Dit zou, samen met verbeteringen in leeszalen, een betere toegang tot deze bronnen mogelijk maken voor wetenschap, onderwijs en informatie.

Prioritaire maatregel nr. 4

EU- en nationale wetgeving inzake beheer van en toegang tot documenten en archieven (resolutie van de Raad van 6.5.2003, punt 8, onder a) en d))

4.1. Aangezien zowel voorstellen voor EU-wetgeving als voorstellen voor nationale wetgeving vaak onvoorziene gevolgen hebben voor het beheer van documenten en archieven, is het voor de burgers van de lidstaten van belang dat alle gevolgen in een vroeg stadium bekend zijn, om de bewaring van en de toegang tot documenten en archieven te vergemakkelijken. Daarom moet het Europese archiefwezen waar nodig voor een deskundige inbreng worden betrokken bij ontwerp-wetgeving over documenten en archieven en aanverwante wetgeving op Europees en nationaal niveau.

4.2. Om een en ander te ondersteunen is een diepgaand onderzoek van de archiefwetgeving en aanverwante wetgeving op Europees en op nationaal niveau nodig; het opzetten van een database over archiefwetgeving en aanverwante wetgeving binnen de EU; de vertaling van nationale archiefwetgeving en aanverwante wetgeving in het Engels, het Frans en het Duits en, waar nodig, in andere officiële EU-talen door de desbetreffende nationale archieven om een beter wederzijds begrip van deze wetgeving mogelijk te maken. Dit voorstel houdt rekening met andere lopende werkzaamheden van de Raad van Europa en van de European branch of International Council on Archives (EURBICA) (Europese Afdeling van de Internationale Archiefraad) en streeft ernaar dit te systematiseren.

Prioritaire maatregel nr. 5

Diefstal van archiefdocumenten

5.1. Onderzoeken en verbeteren van maatregelen tegen diefstal van archiefdocumenten en van het terugvinden van gestolen archieven in de EU.

Ontwikkelen van een actieplan op basis van een vragenlijst met het oog op het voorstellen van verbeteringen.

C. OPRICHTING VAN EEN OFFICIËLE ARCHIVARISSENGROEP (resolutie van de Raad van 6.5.2003, punt 8, onder d) en e) en punt 9)

6.1. Oprichten van een officiële archivarissengroep van de EU-lidstaten en de EU-instellingen. Deze groep moet informatie en optimale methoden uitwisselen en op basis van consensus en met inachtneming van het subsidiariteitsbeginsel zorgen voor een betere coördinatie van archiefwerkzaamheden in Europa, zoals hierboven beschreven. De groep moet twee maal per jaar bijeenkomen of wanneer dit nodig is.

6.2. Opzetten van een programma met een oorspronkelijke looptijd van drie jaar om de kwesties te behandelen die in de resolutie van de Raad van ministers (6 mei 2003) werden aangekaart en om de gemaakte vorderingen te onderzoeken en de resultaten en de verbeteringen inzake optimale methoden te verspreiden zodat de lidstaten en de instellingen van de Europese Unie deze kunnen gebruiken.

6.3. Evalueren na drie jaar, zodat aan de Raad van ministers van de EU verslag kan worden uitgebracht over de resultaten en de overwogen vervolgmaatregelen.