NL Publicatieblad van de Europese Unie C 188/1

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF

Juni 2009-december 2010

2011/C 188/01

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

Peter STRÖMBERG Voorzitter Directeur van de Raad van toezicht voor accountants, Zweden

Kálmán GYÖRGYI Procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), Hongarije

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ Openbaar aanklager bij het Hooggerechtshof, Spanje

Diemut R. THEATO Voormalig lid van het Europees Parlement Voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole, Duitsland

Rosalind WRIGHT Voorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

1. INLEIDING

2. WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2.1. Bijeenkomsten

2.2. Rapporteurs en adviezen

2.3. Secretariaat

3. DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF

3.1. De controle van de onderzoekstaak van OLAF

3.1.1. Waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF

3.1.2. Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

3.1.3. Aanbevelingen aan de instellingen

3.1.4. Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05

3.1.5. Nieuwe werkmethoden

3.2. Follow-up van Advies nr. 5/2008 — Over het de-minimisbeleid van OLAF

3.3. Geregeld toezicht op initiatief van het Cvt

3.3.1. Planning en strategische aansturing van onderzoeken

3.3.2. Eerbiediging van grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF

3.4. De procedurele onderzoeksregels van OLAF en het Handboek operationele procedures van OLAF

3.5. Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

3.5.1. Administratieve organisatie en personeelsbeleid

3.5.2. Begroting

4. BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

4.1. Betrekkingen met OLAF

4.2. Betrekkingen met de EU-instellingen

4.2.1. Betrekkingen met de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie

4.2.2. Betrekkingen met de Europese Rekenkamer

4.2.3. Bijdrage aan de discussie over de hervorming van OLAF

4.3. Selectieprocedure voor de directeur-generaal van OLAF

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

BIJLAGE 1: Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht

BIJLAGE 2: Advies nr. 1/2010 inzake het voorontwerp van begroting 2011 van OLAF

BIJLAGE 3: Advies nr. 2/2010 inzake de benoeming van de directeur-generaal van OLAF

BIJLAGE 4: Advies nr. 3/2010 inzake de discussienota over de hervorming van OLAF

BIJLAGE 5: Advies nr. 4/2010 inzake het plannen van onderzoeken

BIJLAGE 6: Advies nr. 5/2010 inzake de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Dit vierde activiteitenverslag van het comité bestrijkt de periode van juni 2009 tot december 2010, een periode die bovenal in het teken stond van het overlijden van de heer Franz-Hermann Brüner begin januari 2010. Een organisatie die plotseling en in dergelijke droevige omstandigheden haar topman verliest, ondervindt daarvan op alle niveaus de weerslag. Het spreekt voor OLAF dat het zijn taken onverkort is blijven vervullen en daarmee een passend eerbetoon heeft gebracht aan Franz-Hermann Brüner.

OLAF is in de verslagperiode het toneel geweest van diverse initiatieven die beogen verandering tot stand te brengen. Eén daarvan was de procedure voor de benoeming van een nieuwe directeur-generaal van OLAF, die in april 2010 met de publicatie van de formele aankondiging van de vacature op gang werd gebracht. Het Comité van toezicht werd nauw betrokken bij deze procedure en bracht op 23 september 2010 zijn advies uit. Op 14 december werd de heer Giovanni Kessler door de Commissie benoemd. Het comité juicht de benoeming van de heer Kessler toe en verheugt zich op een nauwe en vruchtbare samenwerking met hem.

Een ander op verandering gericht initiatief is de voorgestelde herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het comité heeft zich naarmate dit voorstel zich ontwikkelde meermaals uitgesproken over verschillende aspecten ervan, en meest recentelijk in een advies over de discussienota van commissaris Šemeta van enkele maanden geleden. Het Comité van toezicht neemt actief aan het debat deel, in het bijzonder omdat de uitkomst ervan rechtstreeks gevolgen zal hebben voor zijn eigen werkzaamheden en positie, maar eerst en vooral vanwege de onmiddellijke weerslag ervan op het functioneren van OLAF. De hoogste prioriteit van het comité is altijd geweest en zal altijd zijn de onderzoeksbevoegdheden en het onafhankelijke optreden van OLAF te versterken.

Het Comité van toezicht heeft tot taak de onafhankelijkheid van OLAF te waarborgen door de uitvoering van zijn onderzoekswerkzaamheden aan geregelde controles te onderwerpen en de directeur-generaal bij te staan bij het vervullen van zijn opdracht. Dit comité kwijt zich inmiddels ruim vijf jaar van deze taak. Het kan bogen op de collectieve ervaring van gezaghebbende personaliteiten bij staatsinstellingen en politieke lichamen die zich bezighouden met het leiden, beheren en uitvoeren van strafrechtelijke en administratieve onderzoeken. Gesterkt door die ervaring, verstrekt het Comité van toezicht formele adviezen en standpunten waarbij het zich door drie evenwaardige grondbeginselen laat leiden.

Het eerste beginsel is zich altijd te baseren op de feitelijke informatie, zoals die vervat is in het dossier van een zaak, het Case Management System, de diverse verslagen die door OLAF worden opgesteld voordat een onderzoek wordt geopend en de verslagen die OLAF ten behoeve van het comité opstelt (bijv. de negenmaandenverslagen).

Het tweede beginsel is de absolute onafhankelijkheid van het comité en van zijn individuele leden.

Het derde beginsel, dat te maken heeft met de persoonlijke achtergrond van de leden, is de eerbiediging van de onafhankelijkheid van OLAF en niet-inmenging in lopende onderzoeken, ook niet wanneer de leden dossiers en materiaal betreffende dergelijke onderzoeken te bestuderen krijgen.

Ik wens hierbij ook mijn grote persoonlijke erkentelijkheid en die van het hele comité uit te spreken voor het uitstekende werk van het secretariaat van het Comité van toezicht, zonder hetwelk het comité zich niet van zijn taak had kunnen kwijten.

1. INLEIDING

Het Comité van toezicht (Cvt) van OLAF is volgens Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 (1) opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en te waarborgen, alsmede om de directeur-generaal bij te staan bij de vervulling van diens taken. Het Cvt dient de instellingen jaarlijks verslag uit te brengen van zijn activiteiten. Het Cvt heeft in de verslagperiode vijf adviezen aangenomen (zie bijlage bij dit verslag) en deze aan de instellingen en aan de directeur-generaal van OLAF doen toekomen.

In de verslagperiode was de heer Luis López Sanz-Aranguez voorzitter van het Cvt tot november 2009, waarna hij werd opgevolgd door de heer Peter Strömberg. Het mandaat van de heer Strömberg werd in november 2010 met een jaar verlengd.

Er zij opgemerkt dat na het overlijden van de heer Brüner op 9 januari 2010 bij OLAF geen directeur-generaal is aangesteld volgens de ad-hocprocedure van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

In afwachting van de benoeming van een nieuwe directeur-generaal waren de aanwezigheid en de de steun van het Cvt gedurende 2010 van bijzonder belang voor de continuïteit van het functioneren van OLAF.

In april 2010 startte de Europese Commissie de procedure voor de aanwerving van een nieuwe directeur-generaal voor het Bureau. Deze werd afgesloten met de benoeming van de heer Giovanni Kessler op 14 december 2010. Het Cvt verheugt zich op een nauwe en vruchtbare samenwerking met de toekomstige directeur-generaal van OLAF.

Het Cvt hoopt met dit verslag niet alleen een overzicht te verschaffen van de activiteiten in het voorbije jaar, maar ook de nieuwe directeur-generaal behulpzaam te zijn bij het analyseren van de uitdagingen waarmee het Bureau te maken heeft en het uitstippelen van de beleidskoers van OLAF ter bescherming van de financiële belangen van de EU.

De nieuwe directeur-generaal wacht de uitdagende taak de doeltreffendheid van het optreden van OLAF te vergroten en ervoor te zorgen dat OLAF zich volledig toelegt op een beter gefocuste strijd tegen fraude. Daarbij wenst het Cvt nadruk te leggen op de volgende uitdagingen: het inkorten van de duur van OLAF-onderzoeken en het doorvoeren van de noodzakelijke organisatorische veranderingen om de beperkte beschikbare middelen optimaal en ten behoeve van de kernonderzoekstaken van OLAF in te zetten. Het voorliggende verslag heeft onder andere tot doel de nieuwe directeur-generaal enkele suggesties aan te reiken om de focus en de lengte van onderzoeken te verbeteren.

2. WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2.1. Bijeenkomsten

Het Cvt heeft 16 plenaire bijeenkomsten gehouden in Brussel (2). De notulen daarvan worden meegedeeld aan OLAF en aan de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie, omwille van de transparantie en om hen op de hoogte te houden van de werkzaamheden van het Cvt.

Zoals in de vorige verslagperiode heeft het Cvt de directeur-generaal, de waarnemend directeur-generaal en een aantal personeelsleden van OLAF uitgenodigd om zijn bijeenkomsten bij te wonen. Deze bijeenkomsten boden OLAF de gelegenheid het Cvt in te lichten over voor zijn werkzaamheden relevante aangelegenheden en vice versa. De eenheid Gerechtelijk en juridisch advies heeft de vergaderingen van het Cvt in de verslagperiode regelmatig bezocht om de zaken te presenteren die aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen. Er was een aantal grote terreinen die het Cvt op zijn vergaderingen actief heeft besproken met de directeur-generaal en het management van OLAF. Het Cvt richtte zich in het bijzonder op de operationele aspecten van OLAF's werkzaamheden, en met name op de follow-up van de adviezen van het Cvt betreffende het jaarlijks beheersplan, de ontwerpen van begroting, de negenmaandenverslagen en het personeelsbeleid van OLAF. Er zijn gesprekken gevoerd met directeur-generaal Brüner over het voorstel van de Commissie om OLAF te externaliseren en er heeft een informele gedachtewisseling plaatsgevonden over de coördinatie tussen OLAF en internationale organisaties. Daarnaast zijn er presentaties en discussies gewijd aan de praktische kanten van OLAF's werkzaamheden, zoals de registratie en opslag van OLAF-documenten door de diensten van de Commissie en de toegang van OLAF tot gegevens die in het bezit zijn van de EU-instellingen. De uitgebreide presentatie die OLAF verzorgde over een bijzonder complexe en belangrijke grensoverschrijdende fraudezaak viel in goede aarde bij het Cvt, zeker toen het vaststelde dat OLAF zijn onderzoekspraktijken in het licht van de opgedane ervaring had aangepast (zie punt 3.1.5).

2.2. Rapporteurs en adviezen

Het Cvt heeft in de verslagperiode vijf adviezen goedgekeurd (zie bijlagen). Het gebruik om rapporteurs (3) aan te wijzen werd voortgezet, om te zorgen voor een doeltreffender voorbereiding en follow-up van de zaken waar het Cvt specifiek belang in stelde. Het Cvt heeft zich met name bezig gehouden met het opstellen van het advies over de begroting, het advies over de discussienota over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999, het advies over onderzoeksplanning, het advies over de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij OLAF-onderzoeken en het advies over de benoeming van de directeur-generaal van OLAF.

2.3. Secretariaat

De verantwoordelijkheden van het secretariaat van het comité zijn vastgesteld in het Reglement van orde van het comité (4), waarin staat welke rol het secretariaat speelt door de uitvoering van alle taken die het comité op zich neemt te vergemakkelijken en te ondersteunen, en door ervoor te zorgen dat het comité zijn wettelijk mandaat in volstrekte onafhankelijkheid kan uitvoeren.

Na de bekendmaking van de post van het hoofd van het secretariaat, die in juli 2009 vacant werd, werd met de heer Brüner overeengekomen dat het Cvt zich zou kunnen uitspreken voordat tot de aanstelling zou worden overgegaan. Na een selectieprocedure stelde de waarnemend directeur-generaal van OLAF, als het tot aanstelling bevoegd gezag, Isabelle Jegouzo aan als hoofd van het secretariaat van het Cvt, met instemming van het Cvt. Zij trad op 16 juni 2010 in functie.

In november 2009 verliet één lid het secretariaat van het Cvt en in februari trad een nieuwe ambtenaar tot het team toe. Momenteel is er nog één post vacant, die zo spoedig mogelijk dient te worden vervuld.

Zoals bekend, dienen benoemingen van leden van het Comitésecretariaat door het Cvt te worden goedgekeurd ter waarborging van de volledige onafhankelijkheid van het comité in de uitvoering van zijn taken. OLAF en de Commissie hebben aanvaard dat het comité bij de indienstnemingen moet worden betrokken.

Het Cvt is van mening dat het ook moet worden betrokken bij de jaarlijkse beoordeling van het secretariaatspersoneel, omdat het secretariaat onder zijn rechtstreeks gezag staat.

3. DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF

3.1. De controle van de onderzoekstaak van OLAF

3.1.1. Waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF

De kerntaak van het Cvt bestaat erin toezicht uit te oefenen op de onderzoekstaak van OLAF ter waarborging van zijn onafhankelijkheid. Daarbij respect voor de positie van de directeur-generaal van het grootste belang.

Na het overlijden van de heer Brüner ging de Europese Commissie er in haar besluit van 13 januari 2010 van uit dat de heer Nicholas Ilett, die krachtens een besluit van de Commissie sinds juli 2005 adjunct-directeur-generaal was, automatisch de rol van waarnemend directeur-generaal op zich zou nemen. Naar aanleiding van dit besluit vond een intensieve discussie plaats tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie. In dit kader stuurde de voorzitter van het Cvt een brief aan vicevoorzitter Kallas, en een kopie aan het Europees Parlement en de Raad, waarin hij schreef:

„Om ervoor te zorgen dat het dagelijks beheer van OLAF in de interimperiode, met name wat betreft het instellen, verrichten en sluiten van OLAF-onderzoeken, in volledige onafhankelijkheid verloopt, acht het Comité van toezicht het van groot belang dat de hoogste leidinggevende van het Bureau niet wordt belemmerd in de uitoefening van zijn of haar bevoegdheden. Het Comité van toezicht is dan ook van mening dat er in het Europees Parlement, de Raad en de Commissie consensus moet zijn over de persoon die de rol van waarnemend directeur-generaal gedurende de interimperiode vervult. De betrokkene moet met legitiem gezag zijn bekleed en onafhankelijk zijn.”.

Het Cvt hecht eraan dat het Bureau wordt geleid door iemand die is aangesteld op grond van interinstitutionele consensus en die de steun van alle instellingen geniet. Dit komt de dagelijkse werkzaamheden van OLAF ten goede.

3.1.2. Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

De directeur-generaal van OLAF brengt maandelijks verslag uit aan het Cvt aan de hand van een samenvatting van elk onderzoek dat al meer dan negen maanden loopt („negenmaandenverslagen”). In negenmaandenverslagen wordt uiteengezet waarom de onderzoeken nog niet zijn afgerond en wanneer elk van deze zaken vermoedelijk wordt gesloten. Het Cvt en zijn secretariaat analyseren deze verslagen voortdurend.

Het Cvt benadrukt eens te meer (5) het belang van deze verslagen, die niet alleen een wettelijke verplichting zijn, maar ook tot doeltreffender onderzoek zouden moeten leiden.

Gedurende de verslagperiode heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de termijn waarop OLAF volgens de negenmaandenverslagen verwachtte onderzoeken te zullen voltooien. Het Cvt onderzocht het tijdschema dat was opgenomen in 164 negenmaandenverslagen die in de periode van juni 2009 tot en met juli 2010 werden ontvangen. In 14 van de 164 verslagen werd in het geheel geen verwachte termijn vermeld. Van de overige 150 verslagen bleek de zaak in 71 gevallen verscheidene maanden later te zijn gesloten dan was voorzien (gaande van 4 tot 12 maanden). Het Cvt stelt vast dat dit een verbetering is ten opzichte van de vorige verslagperiode, waarin circa 23 % van de 275 onderzochte negenmaandenverslagen geen verwachte termijn voor afhandeling vermeldde. Niettemin is het Cvt van oordeel dat in de negenmaandenverslagen nauwkeuriger moet worden aangegeven waarom niet is vastgehouden aan het aanvankelijke tijdschema.

3.1.3. Aanbevelingen aan de instellingen

De directeur-generaal is ertoe gehouden het Cvt in kennis te stellen van gevallen waarin de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF (6).

Gedurende deze verslagperiode heeft het Cvt geen verslagen ontvangen met aanwijzingen dat de aanbevelingen en conclusies van OLAF door een instelling, orgaan of instantie niet ter harte zijn genomen.

3.1.4. Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05

Gedurende de verslagperiode heeft het Cvt 43 zaken bestudeerd die OLAF voorlegde vóór de gegevens werden doorgegeven aan de nationale gerechtelijke instanties (NGI).

Naar aanleiding van het arrest in de zaak Franchet en Byk (7) oordeelde het Gerecht van eerste aanleg dat OLAF op grond van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verplicht is „het Comité van toezicht te raadplegen alvorens het gegevens verstrekt aan de nationale gerechtelijke autoriteiten”. Verder is deze plicht „onvoorwaardelijk, en laat hij OLAF geen enkele beoordelingsmarge”.

Het Cvt en OLAF hebben nieuwe werkmethoden vastgesteld om uitvoering te geven aan de beslissing van het Hof. Zo informeert OLAF het Cvt vijf werkdagen voor de overdracht aan de NGI en verstrekken de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies het Cvt een toelichting over de wijze waarop in de aan de NGI overgedragen zaken is gehandeld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen. Wat de procedurele waarborgen betreft, vermeldt deze toelichting of de betrokken persoon ervan op de hoogte is gesteld dat er een onderzoek is ingesteld en of hij in de gelegenheid is gesteld om zijn standpunt kenbaar te maken aan OLAF. Ook wordt de uitkomst van het onderzoek vermeld (feitelijke conclusies, juridische beoordeling, bevoegde gerechtelijke instantie, mogelijke verjaringstermijnen en de aanbeveling van OLAF).

Het Cvt maakt vervolgens een voorlopige analyse van de ontvangen informatie, zodat het met OLAF kan overleggen over punten als de eerbiediging van de rechten van de personen waarop de onderzoeken betrekking hebben, de juridische beoordeling van de feiten, de bevoegdheid van de benaderde NGI, de duur van de onderzoeken en mogelijke verjaringstermijnen. Voor zover het Cvt zich niet in lopende zaken mengt, mag het aan de analyse van deze zaken algemene conclusies verbinden en die doorgeven aan de directeur-generaal van OLAF teneinde de huidige praktijk te verbeteren. In Advies nr. 5/2010 (8) heeft het Cvt met name conclusies getrokken over de toepassing van de grondrechten en de procedurele waarborgen bij de onderzoeken van OLAF.

Hoewel het Cvt uit deze samenvattingen van de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies kan opmaken welke aspecten en procedurele kwesties uit elk onderzoek naar voren komen, is het Cvt van mening dat er strikter op zou moeten worden toegezien dat de ontvangen gegevens volledig en juist zijn. De samenvattingen zijn namelijk niet altijd compleet (aanbevelingen of mogelijke verjaringstermijnen ontbreken, de wijze waarop is gehandeld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen wordt onvolledig of niet voor elke betrokkene afzonderlijk vermeld) of bevatten materiële fouten (bijv. in de naam van het onderzoek of in belangrijke data). Voorts betreurt het Cvt het dat de onderzoekswerkzaamheden niet stelselmatig in elke fase aan een juridische toetsing worden onderworpen. Bij de bestudeerde zaken heeft het feit dat er bij het onderzoek niet voortdurend op de juridische aspecten werd toegezien, ertoe geleid dat procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd.

In Advies nr. 5/2010 reikte het Cvt OLAF een analyseschema aan voor de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen in elke onderzoeksfase. Dit schema bevat ook suggesties voor de beoordeling van de bewijskracht van het bewijsmateriaal waarop de onderzoeksconclusies berusten en voor de naleving van de regels van de betrokken lidstaat.

Het Cvt beveelt aan om de samenvattingen zoals die momenteel door de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies worden opgesteld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen aan te passen, bijvoorbeeld op basis van dit analyseschema.

Het Cvt stelt vast dat de kwaliteit van de meeste verslagen van aan de NGI overgedragen onderzoeken over het algemeen voor aanzienlijke verbetering vatbaar is, zowel wat betreft structuur, helderheid en analyse van de betrokken strafbare feiten, als uit taalkundig oogpunt. Bovendien constateerde het Cvt dat twee verslagen respectievelijk 16 en 24 maanden na sluiting van het onderzoek aan de NGI waren overgedragen. Het Cvt is van mening dat OLAF de invoering van een elektronisch waarschuwingssysteem dient te overwegen om dergelijke situaties te voorkomen.

3.1.5. Nieuwe werkmethoden

In mei 2010 leidde de voorzitter van het Cvt een conferentie over operationele samenwerking tussen OLAF en andere directoraten-generaal van de Commissie. Dit vervolg op een soortgelijke conferentie in 2007 werd gehouden op initiatief van OLAF. Met deze conferenties werd beoogd de operationele samenwerking tussen OLAF en de andere DG's te verbeteren en overeenstemming te bereiken.

Het Cvt is van mening dat OLAF alleen een leidende rol kan spelen bij het analyseren van risico's en het opsporen en bestrijden van fraude als de DG's van de Commissie regelmatig gegevens uitwisselen. Sinds 2007 wordt hier extra op gelet en in 2008-2009 zijn met een aantal DG's gezamenlijke fraudepreventiestrategieën ontwikkeld. Dit heeft geleid tot een nieuwe operationele aanpak van grote en complexere zaken, waarbij de DG's nauwer bij het onderzoek worden betrokken en een proactieve, op inlichtingen gebaseerde aanpak wordt gevolgd.

Op het gebied van directe uitgaven, waarvoor alleen OLAF onderzoeksbevoegdheid heeft, werd gebruikgemaakt van deze methode bij één DG waarvan de interne controleurs nauw bij het onderzoek betrokken werden en tijdens de controles ter plaatse optraden als deskundigen van OLAF. Ook ontwikkelden het betrokken DG en OLAF samen nieuwe IT-instrumenten voor inlichtingenwerk, om risicogebieden beter te kunnen identificeren.

Het Cvt juicht deze nieuwe werkmethode toe en hoopt dat deze verder zal worden ontwikkeld. Zo kan OLAF zich namelijk richten op de ernstige en complexe zaken, terwijl kleinere onregelmatigheden op een ander niveau door de diensten van de Commissie kunnen worden afgehandeld.

De financiële situatie van de EU is de laatste twee jaar ingrijpend veranderd. Door de financiële crisis heeft de Commissie maatregelen moeten nemen om de steun en de geldstromen in bepaalde sectoren op te voeren. Dit zou ook tot meer fraude en financiële onregelmatigheden kunnen leiden. Het Cvt is van mening dat er nieuwe werkmethoden en krachtige controlemechanismen voor het uitgavenbeheer nodig zijn en dat er nu echt werk moet worden gemaakt van de operationele samenwerking tussen OLAF en de andere DG's.

3.2. Follow-up van Advies nr. 5/2008 — Over het de-minimisbeleid van OLAF

Naar aanleiding van het advies van het Cvt over het de-minimisbeleid van OLAF en de prioritering van onderzoekswerkzaamheden (9) zijn er onlangs de-minimisregels toegevoegd aan het handboek voor onderzoekers.

Het Cvt is er voorstander van de uitvoering van het de-minimisbeleid toe te lichten door middel van operationele richtsnoeren. Deze richtsnoeren moeten echter worden gecombineerd met de indicatieve drempels voor interne en externe onderzoeken en voor de instelling van nieuwe financiële follow-upfasen, zoals vastgesteld in het jaarlijks beheersplan van OLAF.

Het Cvt is ingenomen met de de-minimisbijlage met de verschillende criteria aan de hand waarvan de directie moet beslissen al dan niet een extern onderzoek in te stellen. Het zal de doorzichtigheid van de besluitvorming ten goede komen.

Het Cvt zou graag zien dat OLAF een jaar na de introductie van het de-minimisbeleid een volledige analyse maakt van de uitvoering daarvan, ook wat betreft de betrekkingen met het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC).

3.3. Geregeld toezicht op initiatief van het Cvt

3.3.1. Planning en strategische aansturing van onderzoeken

Op 12 oktober 2010 nam het Cvt Advies nr. 4/2010 over onderzoeksplanning (10) aan.

Bij de regelmatige analyse van de onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen constateerde het Cvt een „gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken” (11).

Na zorgvuldige analyse van een steekproef van zaken bij de directoraten A en B, stelde het Cvt teleurgesteld vast dat de onderzoekswerkzaamheden binnen de operationele directoraten op een weinig coherente manier werden gepland en beheerd. Het advies bevat de aanbeveling om vóór elk onderzoek een gedetailleerd plan uit te werken, met daarin de onderzoeksdoelstellingen, de middelen die waarschijnlijk nodig zijn en de geraamde kosten. Het plan dient dynamisch en grondig genoeg te zijn om de raming van een datum voor het eindbesluit mogelijk te maken. De onderzoeksplannen dienen ten behoeve van het directiecomité te worden opgesteld en vervolgens regelmatig te worden bijgewerkt. In deze plannen moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorlopig tijdschema worden opgegeven. Deze plannen moeten schriftelijk worden vastgesteld en systematisch worden opgenomen in het dossier, opdat de herziening en raadpleging ervan vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen. Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en — in voorkomend geval — de sturing van het verloop van de zaken.

Het Cvt stelde tevreden vast dat kort voordat het zijn advies uitbracht, een aantal ideeën voor een betere planning door OLAF in praktijk waren gebracht.

Voorts raadt het Cvt de leiding van OLAF aan om, naast het plannen van onderzoeken, nieuwe procedures in te stellen om in behandeling zijnde zaken beter te prioriteren. Deze procedures zouden moeten kunnen worden afgestemd op de beschikbare middelen.

Het Cvt rekent op een duidelijke reactie van OLAF wat deze belangrijke aangelegenheid betreft en hoopt dat dergelijke voorschriften in een volgende editie van het handboek worden opgenomen.

3.3.2. Eerbiediging van grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF

Er is een direct verband tussen de eerbiediging van de grondrechten en procedurele grondrechten bij onderzoeken door OLAF en de onafhankelijkheid en doeltreffendheid daarvan. Uit de zaken die bij het Europees Hof van Justitie aanhangig zijn gemaakt, bleek dat OLAF bij zijn onderzoekswerkzaamheden steken had laten vallen (12). Derhalve besloot het Cvt na te gaan hoe OLAF ervoor zorgt dat deze rechten en waarborgen in acht worden genomen.

Het Cvt baseerde zijn Advies nr. 5/2010 over de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF (13) op de analyse van 28 zaken die in de periode van december 2009 (14) tot en met oktober 2010 aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen. Hiertoe is zowel het bestaande juridische kader voor het onderzoek van OLAF (wetgeving en jurisprudentie) als de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen bestudeerd.

Het Cvt stelde vast dat personen naar wie een intern onderzoek loopt, worden beschermd door regels die in verschillende rechtsinstrumenten zijn vastgelegd. Voor externe onderzoeken gelden echter geen specifieke regels en kan de bescherming die de nationale wetgeving inzake controles ter plaatse waarborgt per lidstaat verschillen.

Het Cvt is van oordeel dat OLAF de grondrechten en procedurele waarborgen van de betrokkenen over het algemeen eerbiedigt. Voor zover het Cvt specifieke problemen constateerde, zijn aan OLAF aanbevelingen gedaan om de huidige praktijk te verbeteren. Zo is OLAF met name aanbevolen om het handboek aan te passen en toe te zien op de naleving van de daarin vervatte voorschriften.

Ook constateerde het Cvt dat het ontbreken van duidelijke procedureregels, met name voor externe onderzoeken, ertoe leidt dat er binnen OLAF op verschillende manieren te werk wordt gegaan. De herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient te worden benut om het juridisch kader te verduidelijken, met name wat betreft externe onderzoeken. OLAF's onderzoeksbevoegdheden moeten worden versterkt; dit geldt met name voor de noodzakelijke ondervragingen. Het Cvt tekende daarbij aan dat verduidelijking niet tot overregulering mag leiden. De wetgever moet rekening houden met de specifieke administratieve aard van de OLAF-onderzoeken, die slechts een eerste fase vormen van een uitgebreidere follow-upprocedure, in het kader waarvan het recht van verweer van de betrokkenen gewaarborgd is. Het opleggen aan OLAF van procedurele verplichtingen zonder deze specifieke aard en de verschillen tussen interne en externe onderzoeken in aanmerking te nemen, zou de doeltreffendheid van de fraudebestrijding beperken, terwijl de eerbiediging van de grondrechten er niet noodzakelijkerwijs door zou worden bevorderd.

Het Cvt inventariseerde de algemene beginselen voor het verrichten van onderzoeken, alsmede de grondrechten en procedurele waarborgen die OLAF moet eerbiedigen. Het Cvt beval aan om de controlemechanismen voor de onpartijdigheid, de vertrouwelijkheid en de duur van onderzoeken te versterken. Verder droeg het Cvt maatregelen aan die OLAF zou moeten nemen om de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele waarborgen in elke fase van een onderzoek te bevorderen. Ten slotte reikte het Cvt OLAF een analyseschema aan inzake de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen. Het is de bedoeling dat dit wordt gebruikt door de onderzoekers bij onderzoeken en door het hogere kader bij het controleren van de wettigheid van de onderzoeken.

Het Cvt betreurt het dat OLAF onvoldoende rekening heeft gehouden met zijn eerdere aanbevelingen (met name aanbeveling XI van het activiteitenverslag 2008-2009) om de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies meer en eerder bij de onderzoekswerkzaamheden te betrekken. Het Cvt stelt nog eens met klem dat de leden van deze eenheid juridisch advies moeten kunnen verschaffen in alle fasen en gevallen waarin dit nodig is, met name wanneer het gaat om de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen van partijen bij een onderzoek. In het nieuwe Handboek operationele procedures van OLAF dienen deze aanbevelingen duidelijk in voorschriften te worden vertaald.

In aanbeveling X van zijn verslag 2008-2009 maakte het Cvt de wens kenbaar „op de hoogte te worden gesteld van alle klachten van betrokken partijen bij het onderzoek die OLAF heeft ontvangen of heeft onderzocht en mogelijk schending van grondrechten en procedurele waarborgen betreffen”. Dit verzoek heeft niet alleen betrekking op zaken die aan gerechtelijke instanties zijn overgedragen, maar op alle zaken. Het Cvt heeft in de verslagperiode twee meldingen van OLAF ontvangen en één rechtstreekse melding van bij een zaak betrokken partijen.

3.4. De procedurele onderzoeksregels van OLAF en het Handboek operationele procedures van OLAF

Het Cvt heeft de verschillende ontwikkelingen rond het OLAF-handboek met belangstelling gevolgd en OLAF bij het redactieproces een aanzienlijk aantal schriftelijke opmerkingen doen toekomen.

Het Cvt waardeert de formele en inhoudelijke verbeteringen van het nieuwe handboek. Wat de operationele procedures betreft, laat deze meest recente versie wat het Cvt betreft echter te wensen over. Het gaat namelijk niet om bindende en onherroepelijke regels voor elke onderzoeksfase.

Herhaaldelijk heeft het Cvt erop gewezen dat uit operationele procedures voor elk soort onderzoek duidelijk moet blijken welke procedurele stappen er van het begin tot het eind moeten worden gezet. Het Cvt heeft ook zijn zorg uitgesproken over de „beoordeling van eerste informatie”, omdat er vóór de beslissing tot instelling van een onderzoek geen duidelijke termijnen gelden. In deze fase zou moeten worden vastgesteld of er voldoende ernstige verdenkingen zijn; er zou nauw op moeten worden toegezien dat er in dit stadium geen operationele activiteiten plaatsvinden. Het Cvt heeft dan ook aangedrongen op meer duidelijkheid over de zogeheten voorbereidende onderzoeksmissie, die niet mag samenvallen met of vooruitlopen op het eigenlijke onderzoek. Het Cvt betreurt het dat OLAF deze opmerkingen uiteindelijk niet in zijn handboek heeft opgenomen.

Overigens is het Cvt van mening dat het handboek een dynamisch document zou moeten zijn, dat te allen tijde kan worden bijgewerkt en als een praktische leidraad bij onderzoeken dient te fungeren. Het Cvt is van oordeel dat zijn aanbevelingen inzake onderzoeksplanning, de bescherming van de grondrechten en de eerbiediging van procedurele waarborgen in het handboek moeten worden verwerkt.

Er moet regelmatig grondige opleiding over het handboek worden aangeboden.

Het Cvt pleit niet alleen voor een beter wettelijk kader, maar is ook van oordeel dat OLAF een eenvoudig pakket regels dient op te stellen dat zowel ingaat op de verschillende onderzoeksfasen als rekening houdt met de rechten van de betrokken personen, de gegevensbeschermingsregels en de voorschriften inzake controles ter plaatse. Het handboek moet vervolgens worden aangepast aan deze regels teneinde de onderzoekers duidelijke instructies aan te reiken.

Dit handboek dient ook voorbeelden te omvatten van beproefde methoden die zijn ontwikkeld bij de verschillende soorten onderzoeken, zoals door de directie van OLAF gevalideerde modellen waarop nieuwe onderzoekers zich zouden kunnen baseren.

3.5. Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

3.5.1. Administratieve organisatie en personeelsbeleid

Hooggekwalificeerd personeel is essentieel voor een geslaagd onderzoeksbeleid. Als toezichthouder acht het Cvt het zijn taak ervoor te zorgen dat OLAF een personeelsbeleid voert waarmee het zijn opdracht doeltreffend kan uitvoeren (15).

Het Cvt is van mening dat het uitwerken van een alomvattende personeelsstrategie een van de eerste prioriteiten van de nieuwe directeur-generaal moet zijn.

Vaststelling van interne prioriteiten

OLAF dient zijn eigen interne prioriteiten grondig te analyseren om een personeelsstrategie te kunnen ontwikkelen die aansluit bij zijn behoeften. Het Cvt zou er in dit verband eens te meer op willen hameren dat OLAF zich sterker op zijn kernactiviteit moet richten en zijn onderzoekscapaciteit moet opvoeren. Het Cvt raadt de nieuwe directeur-generaal aan om bij de toewijzing van de middelen binnen OLAF te zorgen voor een evenwichtige verdeling van personele middelen over enerzijds de operationele directoraten A en B, en anderzijds directoraat D, dat in de eerste plaats de onderzoekswerkzaamheden van OLAF dient te ondersteunen.

Bovendien is het Cvt van mening dat OLAF bij de prioritering van zijn onderzoekswerkzaamheden rekening moet houden met mogelijke synergie met andere diensten van de Commissie of met de lidstaten. Het Cvt juicht toe dat OLAF zich recentelijk meer is gaan richten op grotere en complexere fraudezaken, waarbij nauw moet worden samengewerkt met het betrokken directoraat-generaal en gebruik wordt gemaakt van IT-inlichtingen.

Ontwikkeling van een alomvattend personeelsbeleid

Op grond van een analyse en omschrijving van de kernactiviteit van OLAF (zoals die hierboven is opgenomen) dienen de middelen te worden aangepast en gebundeld, opdat er werk kan worden gemaakt van de prioriteiten. Bij het uitwerken van zijn personeelsbeleid dient OLAF met name rekening te houden met de volgende punten:

i) het personeel waarvan de hoofdtaken onder de verantwoordelijkheid van OLAF vallen, moet over passende kwalificaties beschikken. OLAF profiteert op dit moment van de zeer diverse beroepskwalificaties van zijn personeel (zoals juristen, onderzoekers, douaneambtenaren, forensisch en IT-specialisten). Deze kennisbasis is een uiterst waardevolle en rijke bron van deskundigheid, waarvan de synergie beter dient te worden benut;

ii) het is van belang een mobiliteitsbeleid te ontwikkelen waardoor enerzijds het OLAF-personeel de kans krijgt om een loopbaan op te bouwen binnen alle instellingen en anderzijds OLAF kan profiteren van de brede ervaring die binnen en buiten de instellingen beschikbaar is. Initiatieven ter bevordering van de mobiliteit van het OLAF-personeel kunnen reken op steun van het Cvt;

iii) gelet op de kenmerken van OLAF's onderzoekstaken is een beleid van alomvattende opleiding van groot belang. Dit beleid dient in te spelen op een regelmatig personeelsverloop, om te voorkomen dat competenties verloren gaan, met name op onderzoeksgebied;

iv) er moet een duidelijk beleid worden ontwikkeld voor de aanwerving van tijdelijk personeel met brede en specifieke onderzoekservaring in de lidstaten.

Voorts beveelt het Cvt OLAF aan om optimaal gebruik te maken van de aanwervingsmogelijkheden die de recente vergelijkende onderzoeken bieden. Het Cvt stelt verheugd vast dat de geldigheidsduur van de kandidatenlijst onlangs is verlengd, maar betreurt de lengte van de aanwervingsprocedures.

Bovendien wijst het Cvt erop dat OLAF zijn beleid inzake tijdelijk personeel moet toelichten. Alle personeelsleden dienen duidelijkheid te hebben wat hun situatie en carrièremogelijkheden betreft. Het Cvt betreurt de vaagheid die op dit gebied heerst en waardoor de laatste jaren een aantal personeelsleden van OLAF in ernstige persoonlijke moeilijkheden is gekomen.

De eerste helft van 2010 bezocht de voorzitter van het Cvt de diverse eenheden en directoraten binnen OLAF. Bij deze bezoeken werd onder meer aandacht gevraagd voor de zware administratieve belasting van OLAF-onderzoekers. Er moet verder over worden nagedacht hoe onderzoekers zich zoveel mogelijk kunnen toeleggen op hun hoofdtaak, nl. onderzoek verrichten.

3.5.2. Begroting

Het Cvt stelt vast dat de dienstreizen en reiskosten inmiddels wat beter worden beheerd. Het zou goed zijn dit beleid uit te breiden en stelselmatig te beoordelen of een dienstreis nodig is om de onderzoekswerkzaamheden te verrichten. Ook moet er worden gekeken naar IT-oplossingen als videoconferenties, die omslachtige en dure reizen overbodig maken.

4. BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

4.1. Betrekkingen met OLAF

Het Cvt heeft de constructieve betrekkingen met het hogere kader en het personeel van OLAF gedurende de verslagperiode verder ontwikkeld. Tijdens tal van formele en informele ontmoetingen zijn nuttige gesprekken gevoerd en is kennis uitgewisseld.

De voorzitter van het Cvt is in februari, maart, april, mei en juni 2010 bij verschillende gelegenheden bijeengekomen met leden van de eenheden van het directoraat Onderzoek en operationele taken en van het directoraat Operationele en beleidsondersteuning. Deze bijeenkomsten hadden ten doel de nauwe banden met de operationele sectoren van OLAF te onderhouden en te vernemen hoe de onderzoeksfunctie zou kunnen worden verbeterd.

Bij deze bezoeken ontmoette de voorzitter de meeste teamleden en alle hoofden van de dertien eenheden. Er werd onder meer gesproken over:

i) de beperkingen van de rechtsgrondslag voor OLAF's werk in bepaalde sectoren en de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999;

ii) de grote administratieve rompslomp en bureaucratische belasting voor onderzoekers;

iii) de behoefte aan een proactief onderzoeksbeleid;

iv) de knelpunten in de werkrelaties tussen OLAF en de instellingen, de lidstaten en derde landen.

Met de nieuwe directeur-generaal van OLAF zal een memorandum van het bezoek worden besproken.

In de verslagperiode hebben personeelsleden van OLAF, onder wie verschillende keren ook de directeur-generaal en later de waarnemend directeur-generaal, vergaderingen van het comité bijgewoond.

In september en november 2010 beschreef OLAF het Cvt de moeilijkheden die het Bureau had ondervonden om een naar zijn oordeel redelijke mate van toegang te verkrijgen tot delen van bepaalde databases van de Commissie. Dit probleem speelt al vanaf 2007. OLAF is van mening dat deze problemen bij de toegang tot databases van de Commissie het Bureau zouden kunnen beletten om zijn onderzoeken doeltreffend en onafhankelijk te verrichten. In november 2010 vroeg OLAF het Cvt hierover een formeel advies uit te brengen. Er is binnen het Cvt een rapporteur aangewezen om zich als eerste over dit vraagstuk te buigen.

Alle vijf leden van het Cvt woonden op 12 oktober 2009 de conferentie bij naar aanleiding van het tienjarig bestaan van OLAF; de voorzitter en een lid van het comité hielden beiden een toespraak.

Het Cvt nam deel aan de conferentie over een eventuele Europees openbaar aanklager („Protecting the financial and fundamental interests of the Union”), 11 februari 2010, Hof van Cassatie, Parijs, aan het tiende seminar van het OAFCN, Boedapest, 13-15 oktober 2010 en aan de conferentie voor fraudebestrijders, Parijs, 18 en 19 november.

4.2. Betrekkingen met de EU-instellingen

4.2.1. Betrekkingen met de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie

Als interinstitutioneel orgaan hecht het Cvt groot belang aan nauwe samenwerking met de Commissie, het Parlement en de Raad.

Sinds het aantreden van een nieuw Europees Parlement in het voorjaar van 2009 en de benoeming van een nieuwe Commissie in februari 2010 heeft het Cvt zijn banden met de pas geïnstalleerde institutionele partners aangehaald.

Het Cvt stelt verheugd vast dat de nieuwe Europees commissaris die verantwoordelijk is voor OLAF streeft naar een vruchtbare samenwerking met het Cvt. De heer Šemeta was aanwezig bij de vergaderingen van het Cvt in maart en juli 2010 en die in september, oktober en november werden bijgewoond door een lid van zijn kabinet. Deze bijeenkomsten waren van wederzijds belang voor wat de projecten voor de hervorming van OLAF betreft. Het Cvt stelt de ondersteuning die commissaris Šemeta en zijn kabinet OLAF en het comité zelf bieden bijzonder op prijs.

Binnen de verslagperiode vielen ook de ontmoetingen van het Cvt met de adjunct-secretaris-generaal van de Commissie, de heer Alexander Italianer, op 21 oktober 2009, en de voorzitter van commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU), de heer Luigi de Magistris, op 17 november 2009. Het Cvt heeft op 25 november 2009 zijn activiteitenverslag 2008-2009 gepresenteerd aan de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding tijdens het Zweedse voorzitterschap en op 3 december 2009 aan de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement. Het Cvt heeft ook schriftelijk geantwoord op vragen die het Europees Parlement bij deze gelegenheid stelde. Het comité is dankbaar voor de positieve feedback en steun die het mocht ontvangen. Op 15 december 2010 ontving het Cvt de secretaris-generaal van de Commissie, mevrouw Catherine Day, om OLAF's toegang tot databases van de Commissie, personele middelen en andere zaken te bespreken.

4.2.2. Betrekkingen met de Europese Rekenkamer

De rapporteur van het Cvt heeft op 21 september 2009 in Luxemburg met de Rekenkamer gesproken over zaken van gemeenschappelijk belang en de betrokkenheid van het Cvt bij de geplande controle van OLAF.

In februari 2010 hebben vertegenwoordigers van de Rekenkamer de vergadering van het Cvt bijgewoond om de reikwijdte te schetsen en te bespreken van de follow-up van Speciaal verslag nr. 1/2005 over OLAF. Dat zelfde jaar werd het secretariaat van het Cvt bezocht door de verantwoordelijke controleurs die kopieën opvroegen van zowel de notulen van de vergaderingen van het Cvt als de meest recente adviezen van het Cvt. Op verzoek van de controleurs werden in oktober 2010 aanvullende stukken verstrekt.

4.2.3. Bijdrage aan de discussie over de hervorming van OLAF

Commissaris Šemeta besloot de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 weer op de agenda te zetten, die op dat moment nog in behandeling was bij de Raad en het Parlement. Om de interinstitutionele discussie weer vlot te trekken nam de Commissie op 7 juli 2010 een discussienota (16) aan die als uitgangspunt zou dienen voor het verdere hervormingsproces.

Op 14 juli 2010 woonde commissaris Šemeta de vergadering van het Cvt bij om deze nota te presenteren. Het Cvt stelde het op prijs dat de Commissie het Cvt verzocht om aan het lopende debat en het stuk van de Commissie bij te dragen. Op 23 september 2010 hechtte het Cvt dan ook zijn goedkeuring aan Advies nr. 3/10 over de discussienota over de hervorming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (17).

In dit advies betoonde het Cvt zich ingenomen met het voornemen van de Commissie om door te gaan met de hervorming van OLAF teneinde de financiële belangen van de EU beter te beschermen, zeker gelet op de heersende economische en financiële crisis. Het nam er nota van dat de Commissie ervoor koos om de antifraudewetgeving pas in een later stadium in één wettelijk kader te consolideren en eerst met name de besprekingen over de instelling van een Europees openbaar ministerie af te wachten.

Het Cvt was het ermee eens dat het bestuur van OLAF moest worden hervormd om de efficiëntie te vergroten, maar betreurde het dat er in de discussienota niet meer de nadruk werd gelegd op de onderzoekscompetentie van OLAF, ondanks de nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt. Verder hamerde het Cvt erop dat de leiding van OLAF meer verantwoordelijkheid moet krijgen met betrekking tot het verrichten en controleren van onderzoeken, en wel met name om de duur van de onderzoeken te verkorten en de slagkracht van OLAF te vergroten.

Wat betreft het voorstel om een interinstitutionele dialoog op te zetten, erkende het Cvt dat een dergelijke dialoog OLAF meer institutionele steun bij het bestrijden van fraude zou kunnen opleveren. Het tekende hier echter bij aan dat deze dialoog onder geen beding mag leiden tot politieke inmenging in onderzoeken. Het CvT heeft als bewaker van de onafhankelijkheid van OLAF voorgesteld het voortouw te nemen wat het aansturen van deze dialoog betreft.

Het Cvt heeft ernstige twijfels geuit over het voorstel om de functie van adviseur-revisor in te voeren. Deze maatregel zou de administratieve belasting van OLAF namelijk kunnen verzwaren en tot overlapping met of zelfs ondermijning van de kerntaken van het Cvt kunnen leiden. Het Cvt heeft zich wel uitgesproken voor de invoering van de functie van interne klachtenfunctionaris (binnen OLAF) als eerste contactpunt voor personen die klachten hebben over de wijze waarop een onderzoek naar hen is verricht.

Het Cvt stelde verheugd vast dat alle EU-instellingen zijn rol wilden versterken, maar had ernstige bezwaren tegen het voorstel in de discussienota dat het comité alleen statistische gegevens zou ontvangen om zijn werk te verrichten. Het Cvt stemt er volkomen mee in dat het zich niet dient te mengen in de operationele werkzaamheden van OLAF. Ter vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF is het echter onontbeerlijk dat het CvT volledige inzage in dossiers heeft en kan toezien op de efficiëntie en de effectiviteit van de onderzoeksprocedures.

Het Cvt heeft zijn advies tijdens twee vergaderingen van de Raad gepresenteerd. Het Cvt is groot voorstander van het plan van de Commissie om deze hervorming door te zetten zodat OLAF zijn onderzoekstaak doeltreffender en in grotere onafhankelijkheid kan uitoefenen. Het zal dan ook met genoegen blijven bijdragen aan de discussie.

4.3. Selectieprocedure voor de directeur-generaal van OLAF

Krachtens artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient de Europese Commissie, na gunstig advies van het Comité van toezicht, de lijst op te stellen van de kandidaten die over de nodige kwalificaties beschikken.

Om aan deze bepaling te voldoen, werd het Cvt vanaf het eerste begin bij de selectieprocedure betrokken. Het analyseerde de cv's van de kandidaten en één lid van het comité was begin juli 2010 als waarnemer aanwezig bij de vergadering van het voorselectiepanel en op 10 september 2010 bij de vergadering van het Raadgevend Comité Benoemingen. Op zijn vergadering van 23 september 2010 hechtte het Cvt zijn goedkeuring aan Advies nr. 2/2010 (18) over de zes kandidaten wier namen door de Europese Commissie waren doorgegeven. Dit advies werd aan de Commissie en de andere instellingen meegedeeld.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

I. Het Cvt heeft in 164 zaken het tijdschema voor het sluiten van het onderzoek bestudeerd en moet helaas vaststellen dat — eerdere aanbevelingen ten spijt — OLAF nog steeds geen gebruikmaakt van stelselmatige en doeltreffende werkmethoden en interne controles om onnodige vertragingen bij zijn onderzoeken te voorkomen. Hoewel er deze verslagperiode minder gevallen waren waarin de verwachte afhandelingstermijn niet werd vermeld, heeft OLAF nog steeds geen duidelijke verklaring voor deze vertragingen gegeven.

II. Het Cvt herhaalt dat werk moet worden gemaakt van de volgende punten: i) beter toezicht op verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen; ii) invoering van een systeem dat het Cvt er na het verstrijken van de verwachte afhandelingstermijn regelmatig op wijst dat een onderzoek al langer dan negen maanden loopt; iii) introductie van een waarschuwingsmechanisme in het Case Management System (CMS) om bij perioden van inactiviteit van meer dan drie maanden te beoordelen wat de redenen hiervoor zijn. Strikte bewaking van de onderzoeksduur is ook geboden om twijfels over de onafhankelijkheid van het onderzoek weg te nemen — een cruciaal punt voor het Cvt.

III. Het Cvt heeft 40 zaken van de twee directoraten Onderzoek en operationele taken van OLAF bestudeerd. Daarbij constateerde het herhaaldelijk een gebrek aan onderzoeksplanning, hetgeen zijn weerslag heeft op de doeltreffendheid van OLAF's werkzaamheden en de duur van zijn onderzoeken. Het Handboek operationele procedures van OLAF reikt wel richtsnoeren aan voor het formuleren van eerste voorstellen voor een werkplan in de beoordelingsfase, maar bevat geen volledig plan voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek.

IV. Het Cvt heeft OLAF aanbevolen een beleid te voeren waarbij alle onderzoeksfasen volledig worden gepland, met regelmatige controles, realistische tijdschema's en periodieke actualiseringen om te waarborgen dat de regels worden nageleefd. OLAF is zich er door het werk van het Cvt bewust van geworden dat er een gemeenschappelijke aanpak van de strategische onderzoeksplanning moet worden vastgesteld en het Bureau werkt inmiddels aan gedetailleerde plannen voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek. Momenteel beoordeelt het Cvt de doeltreffendheid van de door OLAF getroffen maatregelen.

V. Het Cvt is van mening dat OLAF inzake de prioritering van onderzoekswerkzaamheden een duidelijk beleid moet voeren. Het Cvt stelt verheugd vast dat OLAF bereid is om kleine zaken, die wellicht met tuchtrechtelijke sancties kunnen worden afgehandeld, te verwijzen naar andere bevoegde instanties (IDOC). Er zou echter meer moeten gebeuren om objectieve criteria voor verwijzing vast te stellen. OLAF dient zijn de-minimisbeleid duidelijk te beschrijven in zijn handboek.

VI. Het Cvt is voorstander van de initiatieven van OLAF om risico's op het gebied van fraudebestrijding te ontdekken en analyseren op basis van regelmatige informatie-uitwisseling met andere directoraten-generaal van de Europese Commissie. Deze werkmethode maakt het mogelijk een proactief onderzoeksbeleid te voeren en prioriteit te geven aan de ernstigste en meest complexe zaken. Het Cvt pleit er dan ook voor om deze mechanismen zo snel mogelijk te ontwikkelen, gelet op de economische situatie waarin de Europese Unie momenteel verkeert.

VII. Het Cvt is van mening dat het operationele handboek van OLAF op een aantal punten moet worden gewijzigd om de huidige praktijk en de specifieke vereisten die voortvloeien uit de jurisprudentie en de vigerende wetgeving hierin te verwerken. Het gaat met name om: i) een betere afbakening van elke onderzoeksfase, om te zorgen voor volledige eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen en om de onderzoekers nuttige richtsnoeren aan te reiken; ii) een precieze afbakening van de eerste beoordelingsperiode en de lengte daarvan. Er moet regelmatig grondige opleiding over het handboek worden aangeboden.

VIII. Het Cvt acht de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen van essentieel belang voor de onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt heeft 43 onderzoeken bestudeerd voordat OLAF daarover informatie toezond aan de nationale gerechtelijke instanties; voor elk onderzoek is nagegaan of de grondrechten en de procedurele waarborgen werden geëerbiedigd. Het Cvt is van oordeel dat OLAF deze rechten en waarborgen over het algemeen eerbiedigt. Niettemin heeft het specifieke aanbevelingen geformuleerd ter versterking van de bestaande mechanismen voor toezicht op de procedurele beginselen, met name wat betreft onpartijdigheid, vertrouwelijkheid en een redelijke onderzoekstermijn.

IX. Het Cvt stelt zich op het standpunt dat er bij de grondrechten en procedurele waarborgen rekening moet worden gehouden met het verschil tussen interne en externe onderzoeken. De eerbiediging van deze rechten moet in verhouding staan tot de aard, doelstellingen en doeltreffendheid van het onderzoek. Het Cvt heeft de procedurele waarborgen bestudeerd die op grond van de huidige wetgeving en jurisprudentie voor de onderzoeken van OLAF gelden en vervolgens een formulier opgesteld dat bedoeld is als een nuttig richtsnoer voor alle fasen van het onderzoek.

X. Het Cvt stelt met klem dat de wettigheid van de onderzoeken moet worden gecontroleerd om te waarborgen dat de grondrechten en de procedurele waarborgen daadwerkelijk worden geëerbiedigd. Dit vereist grotere en voortdurende betrokkenheid van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies. Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt steeds aanbevolen om deze eenheid te versterken en veel eerder bij het onderzoeksproces te betrekken. Het Cvt betreurt dat er niet stelselmatig in elke fase wettelijke controle op de onderzoekswerkzaamheden wordt uitgeoefend. Het feit dat onderzoeken niet constant aan juridische toetsing zijn onderworpen, heeft ertoe geleid dat de procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd. Overigens zou de nieuwe directeur-generaal de nodige aandacht moeten schenken aan de structuur en organisatie van deze eenheid.

XI. Het Cvt beveelt aan om op basis van een grondige analyse van OLAF's prioriteiten en werkmethoden een alomvattende personeelsstrategie te ontwikkelen. Deze strategie moet gericht zijn op: i) betere toewijzing van middelen binnen OLAF om de belangrijkste onderzoekstaken gerichter te vervullen; ii) beter gebruik van synergieën binnen OLAF, met name door de brede kwalificaties van het personeel te benutten; iii) passende administratieve ondersteuning van onderzoeksactiviteiten; iv) meer mobiliteit binnen OLAF en de Commissie; v) betere ontwikkeling van het opleidingsbeleid, zodat toenemende mobiliteit niet ten koste gaat van de onderzoekskwaliteit.

XII. Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om de interimsituatie voor de post van directeur-generaal van OLAF te regelen, zodat duidelijk wordt wat de bevoegdheden zijn van een waarnemend directeur-generaal in de periode tussen het vertrek (om welke reden dan ook) van de ene en de benoeming van een volgende directeur-generaal. Een dergelijke regeling zou in overeenstemming zijn met de consensus tussen alle instellingen om de wettigheid en onafhankelijkheid van OLAF's werkzaamheden in dergelijke overgangsperioden te waarborgen.

XIII. Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om het juridische kader waarbinnen OLAF werkt te verduidelijken, zijn onderzoeksbevoegdheden en onafhankelijkheid te versterken en te zorgen voor welomschreven procedureregels. Het Cvt benadrukt dat OLAF's operationele onafhankelijkheid van essentieel belang is en verklaart zich andermaal bereid om zijn ervaring in dienst van dit hervormingsproces te stellen.

(1) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(2) Zie bijlage 1: Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht

(3) Artikel 8 van het Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF (PB L 33 van 7.2.2007, blz. 7).

(4) Het Reglement is door het comité vastgesteld in augustus 2006 en gepubliceerd in februari 2007 (Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF, PB L 33 van 7.2.2007, blz. 7).

(5) Zie met name Advies nr. 4/2010 over onderzoeksplanning (bijlage 5) en Advies nr. 5/2010 over de toepassing van grondrechten en procedurele waarborgen (bijlage 6).

(6) Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(7) Franchet en Byck/Commissie, zaak T-48/05, punt 168-170.

(8) Zie bijlage 6.

(9) Advies nr. 5/2008, PB C 314 van 22.12.2009, blz. 15.

(10) Zie bijlage 5.

(11) Zie met name Advies nr. 2/2009, PB C 314 van 22.12.2009, blz. 22.

(12) Zie zaak T-309/03, Camos Grau/Commissie, 6 april 2006; zaak T-259/03, Nikolaou/Commissie, 12 september 2007; zaak T-48/05, Franchet en Byck/Commissie, 8 juli 2008.

(13) Zie bijlage 6.

(14) Het nieuwe handboek van OLAF werd op 1 december 2009 van kracht.

(15) Zie bijlage 2: Advies nr. 1/2010 — Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2011.

(16) SEC(2010) 859.

(17) Zie bijlage 4.

(18) Zie bijlage 3.

BIJLAGE 1 OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT 2009 Maand Datum bijeenkomst JUNI dinsdag 9 - woensdag 10 JULI dinsdag 7 - woensdag 8 SEPTEMBER woensdag 23 - donderdag 24 OKTOBER dinsdag 20 - woensdag 21 NOVEMBER dinsdag 17 - woensdag 18 DECEMBER dinsdag 15 - woensdag 16

2010 Maand Datum bijeenkomst JANUARI dinsdag 12 - woensdag 13 FEBRUARI dinsdag 9 - woensdag 10 MAART dinsdag 16 - woensdag 17 APRIL dinsdag 27 - woensdag 28 JUNI dinsdag 1 - woensdag 2 JULI dinsdag 13 - woensdag 14 SEPTEMBER donderdag 2 (hele dag) SEPTEMBER donderdag 23 (hele dag) OKTOBER dinsdag 12 - woensdag 13 NOVEMBER dinsdag 9 - woensdag 10 DECEMBER dinsdag 14 - woensdag 15

BIJLAGE 2 ADVIES Nr. 1/2010 Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2011 Brussel, 30 juni 2010 Tijdens de vergaderingen van 27 en 28 april en 1 en 2 juni 2010 heeft het Comité van toezicht van OLAF het voorontwerp van begroting van het Bureau voor 2011 onderzocht en daarover het volgende advies uitgebracht. I. Indiening van de voorlopige begroting 2011 Zoals ieder jaar heeft het Bureau aan het Comité de hoofdlijnen voorgesteld van de voorlopige begroting voor het volgende jaar. Het Comité stelt vast dat het voor het begrotingsjaar 2011 om een overgangsbudget gaat in verband met de huidige interim-periode als gevolg van het overlijden in januari 2010 van de heer Franz-Herman BRÜNER, directeur-generaal van het Bureau. Gelet op de bevoegdheden van de waarnemend directeur-generaal, die beperkt zijn tot de afhandeling van lopende zaken, was het voor hem niet mogelijk om besluiten te nemen of verplichtingen aan te gaan die de toekomstige, door de Instellingen gekozen directeur-generaal zouden kunnen binden. Het Comité constateert dat de voorlopige begroting als geheel met 3,19 % stijgt ten opzichte van 2010. Het Comité zou graag zien dat OLAF meer de nadruk legt op de opleiding van al zijn personeel. Het Comité stelt vast dat het budget voor missies naar het buitenland met een percentage stijgt dat vergelijkbaar is met de stijging van de kosten van het levensonderhoud en verlangt dat de eenheidshoofden en directeuren van het Bureau dit hoofdstuk effectief onder controle houden. Het aan het Comité toegekende budget is stabiel ten opzichte van 2009 en 2010. Het Comité stelt vast dat de personeelsbezetting van OLAF stabiel blijft, met 384 personeelsleden en dat het bedrag voor uitgaven matig stijgt. De voorlopige kredieten voor de salarissen en vergoedingen van het personeel stijgen in totaal met 4,13 %; de salarisaanpassingen zijn in dit bedrag inbegrepen. II. Toewijzing en beheer van OLAF-personeel Het Comité van toezicht stelt vast dat het aantal vacatures daalt. In 2010 waren er 24 vacatures en dit aantal zou in 2011 18 moeten zijn. Het Comité juicht deze positieve ontwikkeling, die ertoe bijdraagt dat OLAF zijn activiteiten doeltreffender kan verrichten, toe. Wat het tijdelijke personeel betreft, verheugt het Comité van toezicht zich over een bepaald aantal positieve ontwikkelingen die in 2008, 2009 en 2010 hebben plaatsgevonden, met name het houden van externe en interne vergelijkende onderzoeken op het gebied van fraudebestrijding en de publicatie van de resultaten daarvan. Hierdoor heeft het Bureau reeds begin 2010 11 voormalige tijdelijke functionarissen (negen tijdelijke functionarissen met een contract voor onbepaalde tijd en twee tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd), die waren geslaagd voor externe onderzoeken, als ambtenaar kunnen aanwerven. Dit kon gebeuren door een aanpassing van de personeelsformatie en na onderhandeling over een begrotingswijzing met de begrotingsautoriteit. In aansluiting op de recente bekendmaking van de resultaten van interne vergelijkende onderzoeken zou het Bureau een vergelijkbare aanpak moeten volgen om de geslaagden een baan als ambtenaar aan te bieden. Dit zou OLAF in staat moeten stellen om in de loop van 2010 13 tijdelijke functionarissen met een contract voor onbepaalde tijd en twee functionarissen met een contract voor bepaalde tijd aan te werven. Bovendien zijn drie voormalige tijdelijke functionarissen die waren geslaagd voor externe vergelijkende onderzoeken geslaagd voor een intern vergelijkend onderzoek op een hoger niveau. Hoewel het houden van deze vergelijkende onderzoeken belangrijk was en in overeenstemming was met de door OLAF aangegane verplichtingen, blijft het algehele resultaat voor de 92 tijdelijke functionarissen van het Bureau op wie deze operatie betrekking had, evenwel beperkt aangezien slechts 21 van hen voor een van de onderzoeken slaagden. Bovendien hebben ook vier tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd profijt gehad van deze vergelijkende onderzoeken. Tot op heden hebben 63 tijdelijke functionarissen waarop de onderhandelingen van 2007 betrekking hadden, geen profijt kunnen hebben van deze vergelijkende onderzoeken, hetzij omdat zij niet slaagden, hetzij omdat zij er niet aan deel hebben kunnen of willen nemen. Door de rangen waarvoor deze vergelijkende onderzoeken werden gehouden, maar ook door de vereiste diploma's en de voorrang van deze diploma's boven de beroepservaring, konden immers niet meer tijdelijke functionarissen zich voor deze onderzoeken inschrijven. In dit verband benadrukt het Comité van toezicht dat het uiterst wenselijk zou zijn dat deze tijdelijke functionarissen hun vaardigheden en kennis blijven inzetten voor het Bureau en dat hun spoedig daadwerkelijke loopbaanvooruitzichten zouden moeten worden geboden. Er mag niet worden vergeten dat de tijdelijke functionarissen met de meeste anciënniteit al meer dan 10 jaar bij het Bureau werken. Het zou terecht zijn hun het voordeel van een nieuwe indeling te geven. Daarnaast zou het ook wenselijk zijn dat het Bureau EPSO verzoekt om voor zijn rekening vergelijkende onderzoeken te organiseren die speciaal zijn gericht op het aantrekken van de zeer specifieke deskundigen waaraan OLAF behoefte heeft. Het zou immers voor de doelmatigheid van het Bureau in de toekomst — en derhalve ook voor de onafhankelijkheid daarvan — bijzonder jammer zijn wanneer deze specialisten niet behouden zouden kunnen worden. Het zou vooral zeer lang duren en kostbaar zijn om nieuwe gespecialiseerde personeelsleden op te leiden mocht de huidige situatie sommige ertoe aanzetten het Bureau te verlaten omdat zij er geen chte vooruitzichten hebben. Het Comité stelt vast dat er bij OLAF nog steeds tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd zijn van wie men het contract niet heeft kunnen — en niet zal kunnen — verlengen. Dit zorgt voor situaties die vanuit menselijk oogpunt onprettig zijn omdat het contract onherroepelijk zal eindigen. Het Comité herhaalt nog eens zijn wens dat OLAF zo snel mogelijk een echt aanwervings- en stabilisatiebeleid voor zijn onderzoekspersoneel vaststelt en invoert, waarbij met name uit de lidstaten afkomstige onderzoeksspecialisten voor een gebruikelijke duur worden aangeworven. Een dergelijk aanwervingsbeleid zal OLAF in staat stellen de beste krachten uit de nationale diensten aan te trekken en aldus de kennis van de aanwezige onderzoekers te actualiseren en vooral ook de onderzoekstechnieken bij te stellen en te verbeteren. De door de Europese Commissie beoogde verhouding van 80 % ambtenaren en 20 % tijdelijke functionarissen moet slechts als wenselijk en niet als eem verplichting worden beschouwd. OLAF moet zijn capaciteit om in de strijd tegen fraude specialisten te werven nooit beperken of opgeven. De onafhankelijkheid van het Bureau bij zijn onderzoekstaken is geen kwestie van procentuele verdeling tussen ambtenaren en tijdelijke functionarissen, maar van onderzoekscompetentie en van de ambitie om de beste onderzoekstechnieken toe te passen. De aanwerving van tijdelijke functionarissen zou het Bureau ook in staat moeten stellen om efficiënter te werken en om de samenwerking tussen de autoriteiten van de lidstaten en OLAF te verbeteren. Het Comité stelt vast dat het organigram van OLAF vanaf 1 april 2010 nog maar één functie van eenheidshoofd kent, die wordt uitgeoefend door een tijdelijke functionaris. Op termijn zal zonder twijfel ook op dit gebied moeten worden gekeken naar het noodzakelijke evenwicht dat tussen ambtenaren en tijdelijke functionarissen. Het Comité betreurt het dat het Bureau nog steeds geen echt personeelsbeleid heeft uitgestippeld en dat in weerwil van de aanbevelingen die het in zijn adviezen over de eerdere begrotingen heeft gedaan (Advies nr. 2/2007 — Advies nr. 3/2008 — Advies nr. 3/2009). Zo benadrukt het Comité net als in voorgaande jaren ook de noodzaak grondig na te denken over een adequate afstemming van middelen voor de prioritaire missies van OLAF. Het Comité heeft ter dege nota genomen van de opmerkingen van OLAF over het ondeelbare karakter van zijn taken en over de bijdrage van alle diensten van het Bureau daaraan; het is echter niettemin van mening dat in het bijzonder moet worden nagedacht over het aandeel van de middelen dat rechtstreeks voor de onderzoeksactiviteiten wordt aangewend. Net als in zijn vorige advies acht het Comité het noodzakelijk dat de verschillende activiteiten van het Bureau en het respectievelijke belang daarvan in hun totaliteit worden beoordeeld en dat prioriteiten worden aangegeven. Aanbevelingen: Het Comité raadt OLAF met nadruk aan om zo snel mogelijk een personeelsstrategie vast te stellen die is gebaseerd op een analyse van de prioritaire opdrachten en op een adequate toewijzing van middelen. Deze strategie zou reële arbeidsperspectieven op korte en middellange termijn moeten bieden. Het Comité beveelt OLAF aan om bijzondere aandacht te schenken aan de situatie van de verschillende categorieën van tijdelijke functionarissen die thans bij het Bureau werken en ernaar te streven voor deze situaties de meest geschikte oplossingen te vinden, waaronder/met name wat de mogelijkheden van herindeling betreft. III. Secretariaat van het Comité van toezicht Het personeelsbestand van het Comité van toezicht bestaat in theorie uit 8 personeelsleden. Op 1 februari 2010 is een nieuwe administrateur op een vacante vaste post in dienst getreden. Sinds eind november 2009 is een functie van tijdelijk AST-functionaris vacant, die moet worden vervangen door een functie van ambtenaar. Bovendien is in juni 2009 een kennisgeving van een vacature voor de functie van hoofd van het secretariaat gepubliceerd, vooruitlopend op het vertrek met pensioen van de vroegere verantwoordelijke eind juli 2009. Het nieuwe hoofd van het secretariaat is op 16 juni 2010 in dienst getreden. Het huidige personeelsbestand van het secretariaat zal toereikend zijn voor de taken die thans aan het Comité zijn opgedragen wanneer alle arbeidsplaatsen zullen zijn vervuld. Wanneer er echter wijzingen in de toepasselijke regelgeving, met name wijzingen als die welke het Europees Parlement op 20 november 2008 in het kader van de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 heeft goedgekeurd, van kracht mochten worden, dan zal de opdracht van het Comité daardoor worden verzwaard en zal een dienovereenkomstige uitbreiding van de personeelsbezetting van het secretariaat nodig zijn. Alleen een dergelijke uitbreiding van het personeelsbestand van het secretariaat kan de daadwerkelijke onafhankelijkheid waarborgen van het Comité, dat zelf een essentiële factor is voor de vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF. Aanbeveling OLAF dient daadwerkelijk 8 medewerkers aan te stellen bij het secretariaat. Wanneer in het kader van de hervorming van de op het Bureau toepasselijke regelgeving de taken die aan het Comité van toezicht zijn opgedragen, mochten toenemen, dan is het noodzakelijk dat de middelen van het secretariaat dienovereenkomstig toenemen zodat het Comité effectief en efficiënt kan blijven functioneren. IV. Conclusies Het Comité is het ermee eens dat de lopende overgangsperiode tot uitdrukking komt in deze voorlopige begroting. Het Comité uit echter de wens dat de nieuwe directeur-generaal van OLAF meteen bij zijn ambtsaanvaarding de begrotingsautoriteit om de nodige middelen verzoekt, met name wat het beheer van het Bureau, het onderzoeksbeleid en het personeelsaanwervingsbeleid betreft. Het Comité van toezicht ondersteunt het voorstel voor de begroting van OLAF voor 2011 en wenst dat de hiervoor genoemde aanbevelingen in overweging worden genomen.

BIJLAGE 3 ADVIES Nr. 2/2010 ter attentie van de Europese Commissie (uitgebracht overeenkomstig artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)) Brussel, 23 september 2010 Juridisch kader: In artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), wordt bepaald dat het Comité van toezicht een gunstig advies uitbrengt over de lijst van kandidaten voor de functie van directeur van OLAF, die door de Commissie voor overleg wordt toegezonden aan de Raad en het Europees Parlement. In artikel 15 van het reglement van orde van het Comité van toezicht van OLAF wordt bepaald dat het Comité van toezicht, „na de sollicitaties voor de functie van directeur-generaal van het OLAF te hebben bestudeerd, advies uitbrengt met een toelichting waarin de criteria worden vermeld op grond waarvan de verdiensten van de kandidaten worden beoordeeld” en dat „tevens het advies van het comité over de kandidaten bevat (…)”. Procedure: Op 17 maart 2010 besloot de Commissie om een vacature voor de functie van directeur-generaal van OLAF intern (conform artikel 29, lid 1, onder a), i) en iii), van het Statuut) en extern (conform artikel 29, lid 2, van het Statuut) bekend te maken. De vacature werd bijgevolg intern (kennisgeving van een vacature COM/2010/842 van 9 april 2010) en extern (kennisgeving van een vacature COM/2010/10255, onder meer gepubliceerd in PB C 91A van 9 april 2010) bekendgemaakt. In beide gevallen was de uiterste datum voor de indiening van een sollicitatie 7 mei 2010. In de kennisgeving werd verwezen naar een functie van „directeur-generaal” aangezien de bekendgemaakte vacature met die rang overeenkomt. Op 12 mei 2010 besloot de Commissie de selectieprocedure voor de functie van directeur-generaal van OLAF vast te stellen. Een lid van het Comité van toezicht maakte als waarnemer deel uit van het preselectiepanel en het CCA. Op 21 september deed de Commissie een lijst met zes namen aan het Comité van toezicht toekomen. Volgens artikel 12, lid 2, van de Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG) nr. 1074/1999 „stelt de Commissie (…) na gunstig advies van het Comité van toezicht, de lijst op van de kandidaten die over de nodige kwalificaties beschikken”. Bijgevolg is het Comité van toezicht van mening dat het er in de procedure vooral op moet toezien dat de geselecteerde kandidaten over de nodige kwalificaties beschikken om de functie van directeur-generaal uit te oefenen. Advies van het Comité van toezicht Volgens het Comité van toezicht moet de directeur-generaal van OLAF in staat zijn om vastberaden een complexe en multifunctionele organisatie in een multinationale context te leiden teneinde concrete resultaten te boeken bij de bestrijding van fraude en corruptie in Europa. Hij of zij moet op dat gebied voldoende ervaring hebben om de loyaliteit en het respect te winnen van een zeer gespecialiseerd team en om de geloofwaardigheid binnen en buiten OLAF te garanderen. Hij of zij moet over uitstekende managementcapaciteiten beschikken om de uitdagingen van OLAF aan te gaan, die door het Comité van toezicht vaak zijn beschreven in zijn diverse adviezen. Hij of zij moet over voldoende beroepservaring in een internationale en multiculturele context beschikken om snel te kunnen inspelen op de specifieke uitdagingen van een dergelijke complexe institutionele omgeving. Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF hecht het Comité van toezicht van OLAF bovendien bijzonder belang aan kandidaten die de onafhankelijkheid van de organisatie verdedigen alsook aan hun visie op de specifieke rol van OLAF binnen de Europese instellingen. Al deze vereisten zijn in de betrokken kennisgeving van een vacature nauwkeurig opgesomd. Na onderzoek van de door de betrokken personen ingediende sollicitaties en de verslagen van het preselectiepanel en van het CCA brengt het Comité van toezicht van OLAF unaniem een gunstig advies uit over de kandidatuur van drie kandidaten en brengt het met meerderheid van stemmen een gunstig advies uit over de drie resterende kandidaten. Voor het Comité van toezicht van OLAF De voorzitter

BIJLAGE 4 ADVIES Nr. 3/2010 inzake de discussienota over de hervorming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) Brussel, 23 september 2010 INLEIDING Het Comité van toezicht (Cvt) bedankt de Commissie voor de discussienota van 6 juli 2010 en schaart zich achter haar wens om de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 weer op te nemen. Het Cvt wenst het belang van het stellen van nieuwe ambities voor het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) te onderstrepen, alsook de noodzaak van een hervorming ervan in het licht van de ingrijpende veranderingen op het gebied van de Europese openbare financiën in de afgelopen twee jaar. De financiële crisis heeft de Europese instellingen, en de Commissie in het bijzonder, ertoe genoopt maatregelen te nemen om sommige sectoren meer financiële middelen te geven. Ter flankering van dit beleid moeten nu maatregelen worden genomen om na te gaan waar het Europese overheidsgeld naartoe is gegaan en hoe het wordt gebruikt. De Europese burger moet eropaan kunnen dat OLAF over de nodige middelen beschikt om een eventuele toename van fraude, corruptie of andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden, te bestrijden. Het Cvt neemt er nota van dat de consolidatie van de antifraudewetgeving in één wettelijk kader in een later stadium zal worden bestudeerd en zal worden gekoppeld aan de besprekingen over de instelling van een Europees openbaar ministerie. Het Cvt neemt nota van het voorstel om de interinstitutionele dialoog te versterken en is van mening dat dit een middel zou kunnen zijn om zich van een breed politiek draagvlak voor de strijd van OLAF tegen fraude te verzekeren. Deze dialoog mag in geen geval leiden tot politieke aansturing van onderzoeken. Het Cvt is als bewaker van de onafhankelijkheid van OLAF bereid het voortouw te nemen wat de organisatie van deze dialoog betreft. Het Cvt neemt er nota van dat in de discussienota nadruk wordt gelegd op governance-aspecten en is het ermee eens dat oplossingen vereist zijn om de efficiëntie van het optreden van OLAF te vergroten en de duur van de procedures te verkorten. Dergelijke oplossingen moeten evenwel verder gaan dan het aanpassen van de organisatiestructuur en het Cvt betreurt dat de discussienota geen voorstellen bevat met betrekking tot de bevoegdheid van OLAF in interne en externe onderzoeken. Het Cvt wenst in dit verband de nieuwe mogelijkheden te onderstrepen die worden geboden door artikel 325 VWEU, dat een oproep bevat „om in de lidstaten alsmede in de instellingen, de organen en de instanties van de Unie een doeltreffende en gelijkwaardige bescherming te bieden”. Het Cvt benadrukt dat de geplande hervorming in geen geval de operationele onafhankelijkheid van OLAF mag beknotten en dat de huidige institutionele architectuur in stand moet worden gehouden: wezenlijke kenmerken moeten worden behouden, zoals de integratie van OLAF in de Commissie, de onafhankelijkheid van de directeur-generaal in de uitoefening van zijn onderzoekstaak en toezicht op de onafhankelijkheid van OLAF door een Cvt bestaande uit deskundigen van buiten de instellingen. Anderzijds vreest het Cvt dat het voorstel om de functie van adviseur-revisor in te stellen meer administratieve lasten voor OLAF zal meebrengen en de essentiële taken van het Cvt zal uithollen. De status van dit nieuwe orgaan is vaag. Het Cvt verheugt zich erover dat alle EU-instellingen zeggen zijn rol te willen versterken, maar wenst niettemin te onderstrepen dat het voorstel zoals het in de discussienota is opgenomen (Cvt ontvangt uitsluitend statistische gegevens om zijn werkzaamheden te verrichten), het comité alle middelen zou ontnemen om adequaat toezicht uit te oefenen op OLAF. Het is ter vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF onontbeerlijk dat het Cvt volledige inzage in dossiers heeft en kan toezien op de efficiëntie en de effectiviteit van de onderzoeksprocedures. Het Cvt waarschuwt in de context van het hervormingsproces ook voor „overregulering” en het ontnemen van de nodige bewegingsvrijheid aan OLAF. Daarenboven kunnen nieuwe juridische verplichtingen in een later stadium aanleiding geven tot betwisting voor de rechter. Het Cvt deelt de bezorgdheid van de Commissie wat betreft de lengte van de onderzoeken en de noodzaak van een betere bescherming van de grondrechten. Zoals verderop nader wordt toegelicht, vindt het Cvt dat het de taak van de leiding van OLAF is de onderzoeken zodanig te beheren dat een tijdige afhandeling en volledige eerbiediging van de procedurerechten gewaarborgd zijn, en dat het de taak van het Cvt is hierop toezicht te houden. Tevens vindt het Cvt dat de volgende directeur-generaal van OLAF over deze hervorming moet worden geraadpleegd. Dit document, waarin rekening is gehouden met de interinstitutionele besprekingen die reeds hebben plaatsgevonden, is een bijdrage van het Cvt aan het debat en verwoordt zijn standpunten over de hoofdpunten van de discussienota. Vertrekkende van een analyse van de opties om de efficiëntie van de onderzoeken te vergroten (deel I), worden voorstellen gedaan met betrekking tot de organisatorische aspecten van OLAF (deel II). 1. OLAF-ONDERZOEKEN DOELTREFFENDER MAKEN 1.1. OLAF ruimere onderzoeksbevoegdheden geven Het Cvt vindt het essentieel voor de hervorming dat de bepalingen betreffende externe en interne onderzoeken worden aangescherpt. De drie instellingen hebben voor dit cruciale punt alternatieve voorstellen gedaan die zorgvuldig moeten worden bestudeerd. In het bijzonder is nadere verduidelijking vereist wat betreft de bevoegdheden van OLAF om op grond van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 controles en verificaties ter plaatse uit te voeren bij fraude, corruptie of onregelmatigheden in verband met contracten, subsidieovereenkomsten en besluiten waarbij financiële middelen van de EU worden toegekend. Het Cvt is voorstander van een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van OLAF in elk stadium van de onderzoeken. De voorgestelde hervorming, waarbij alle stadia gedetailleerd worden beschreven, is een verbetering, maar er is nog meer vooruitgang mogelijk: — er dient uitdrukkelijk te worden voorzien in analytisch inlichtingenwerk („intelligence analysis”); — wat het „openen van onderzoeken” betreft, is het Cvt voor een gedifferentieerde benadering van interne en externe onderzoeken; — opdat OLAF zich op de ernstigste zaken zou kunnen concentreren, dient de toekomstige verordening in een de-minimisbeleid te voorzien; — het stadium van de „onderzoeksprocedure” moet juridisch meer worden gestructureerd en de desbetreffende bepalingen zouden opnieuw kunnen worden bekeken. Het Cvt wijst er tevens op dat artikel 325 VWEU voorziet in doeltreffende en gelijkwaardige bescherming van de financiële belangen van de EU in alle lidstaten en in de instellingen, de organen en de instanties van de Unie. Daarenboven sluit dit artikel, in tegenstelling tot het vroegere artikel 280 VEG, niet langer uit dat maatregelen worden aangenomen die betrekking hebben op de toepassing van het nationale strafrecht of de nationale rechtsbedeling. De nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt, moeten worden benut om bepalingen op te nemen die de samenwerking tussen OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten versterken en verbeteren. Met het oog op een meer gelijkwaardige bescherming van de financiële belangen overal in de EU moet bijvoorbeeld worden overwogen om de juridische waarde van OLAF-bewijsmateriaal binnen de EU nader te onderzoeken. Voorts dient met betrekking tot interne onderzoeken door de nieuwe verordening te worden gewaarborgd dat voor alle instellingen, organen en instanties dezelfde procedures gelden. 1.2. Duur van de onderzoeken Het Cvt heeft met een zekere regelmaat gewezen op de buitensporige duur van de onderzoeken en juicht alle maatregelen toe die verbetering kunnen brengen in de situatie. Het Cvt vindt dat rechtstreekse controle over de duur van onderzoeken in eerste instantie een zaak is van degenen die binnen de organisatie hoofdverantwoordelijk zijn, namelijk het management van OLAF en de directeur-generaal. Het Cvt moet dit aspect van de werkzaamheden van OLAF regelmatig volgen en het toezicht van de directeur-generaal van OLAF op de termijnen ondersteunen. Het Cvt staat in het algemeen gunstig tegenover de mechanismen die in de discussienota worden voorgesteld om op geregelde tijdstippen in de verschillende stadia van de procedure informatie te verstrekken. Deze informatieverstrekking is uitermate belangrijk voor het Cvt om de onafhankelijkheid van OLAF te waarborgen: hiermee kan worden voorkomen dat de onpartijdigheid van het onderzoek wordt geschaad door inmenging van buitenaf en dat het beoogde resultaat van een onderzoek door vertragingen, waarmee bijvoorbeeld op verjaring wordt aangestuurd, in het gedrang wordt gebracht. Het Cvt juicht eveneens toe dat een termijn wordt ingevoerd voor de evaluatieperiode en vindt dat het comité in de regel ook voor het toezicht op dit eerste stadium van het onderzoek bevoegd zou moeten zijn, wat een additionele garantie zou vormen voor de operationele onafhankelijkheid van OLAF wat betreft het openen van onderzoeken. De verordening zou in dit verband moeten bepalen dat de volgende informatie aan het Cvt wordt verstrekt: 1. verslagen over onderzoeken die niet binnen een termijn van 12 maanden (de evaluatieperiode daarin begrepen) zijn afgesloten. In het verslag wordt toegelicht waarom het onderzoek niet is afgerond en wordt een schatting gegeven van de voor de voltooiing benodigde tijd. Er dient te worden gezorgd voor adequate follow-upmechanismen; 2. voor dossiers die meer dan 30 maanden in behandeling zijn, verstrekt OLAF het Cvt om de zes maanden een verslag over de voortgang van de onderzoekswerkzaamheden waarin opgave wordt gedaan van de ter afronding ondernomen acties; 3. door het Cvt als extra instrument in het kader van zijn toezicht te gebruiken statistische verslagen over de operaties van OLAF, bevattende o.a. prestatie-indicatoren die op kwaliteitsparameters zijn gebaseerd. 1.3. Het versterken van de rechten van de verdediging In de discussienota wordt terecht gewezen op de behoefte het toezicht op de onderzoeken van OLAF te verscherpen, in het bijzonder ten aanzien van de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele garanties. Het Cvt vindt in dit verband dat, enerzijds, de op de onderzoeken van OLAF toepasselijke regels dienen te worden verduidelijkt wat de rechten van de verdediging betreft en, anderzijds, OLAF meer verantwoording dient af te leggen over de naleving van de interne procedures die voor de uitoefening van die rechten zijn ingesteld. 1.3.1. De regels verduidelijken Het Cvt verheugt zich erover dat de instellingen meer duidelijkheid willen scheppen wat betreft de rechten en de verplichtingen van personen tegen wie een onderzoek loopt en de rechten en de verplichtingen van OLAF, de instellingen en de lidstaten voor, tijdens en na onderzoeken. Het Cvt zal nadere voorstellen doen in zijn toekomstige advies over dit onderwerp. 1.3.2. De procedures versterken Het Cvt vindt dat het allereerst de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal van OLAF en van het managementteam is om te besluiten al dan niet een onderzoek te openen, en toe te zien op de eerbiediging van de grondrechten van personen tegen wie een onderzoek loopt. Het behoort tot de taak van de directeur-generaal van OLAF om adequate internecontrole- en toezichtmechanismen in te stellen. Het Cvt heeft in dit verband ernstige bedenkingen bij het invoeren van de functie van adviseur-revisor. Het Cvt vindt het statuut en de bevoegdheden van de adviseur-revisor vaag. Hij/zij kan als door de directeur-generaal van OLAF aangestelde ambtenaar niet onafhankelijk zijn. Daarnaast kan de invoering van de functie van adviseur-revisor aanleiding geven tot: — een verschuiving in het institutionele evenwicht van OLAF, doordat de invoering van deze functie het Cvt kan hinderen bij de uitoefening van zijn taak en de toegang kan ontzeggen tot informatie die essentieel is voor zijn toezichthoudende rol; — het risico dat reeds te lang durende onderzoeken nog langer worden; — een substantieel risico dat het OLAF-management aan betrokkenheid bij en verantwoordelijkheid voor het toezicht op de eerbiediging van de grondrechten inboet; — duplicering van andere bestaande mechanismen (ombudsman, rechterlijke toetsing achteraf, enz.); — potentiële extra kosten ten laste van de EU-begroting. Aangezien het belangrijk is dat de grondrechten binnen OLAF naar behoren worden gerespecteerd, is het Cvt bereid de invoering te bestuderen van de functie van „klachtenfunctionaris”, die klachten tegen OLAF zou onderzoeken en daarover advies zou uitbrengen aan de directeur-generaal. Een dergelijke functie is in de lidstaten niet uitzonderlijk en OLAF zou zich op bestaande goede werkmethoden kunnen baseren. Een „toetsingscommissie” zoals in de discussienota wordt voorgesteld, is een andere mogelijkheid. Deze nieuwe functie en de bevoegdheden en taken van het Cvt mogen elkaar in geen geval overlappen, en het Cvt dient van alle klachten in kennis te worden gesteld. Het Cvt heeft er begrip voor dat de Commissie onafhankelijke en externe controlemechanismen wil installeren, maar is niettemin van mening dat het Cvt binnen de totale organisatiestructuur van OLAF het enige orgaan is dat aan die eisen voldoet. Daarom stelt het Cvt voor zijn rol bij het toezicht op de naleving van de procedures, in het bijzonder wat de eerbiediging van de grondrechten en de inachtneming van de onderzoekstermijnen betreft, als volgt te versterken: — de verordening zou kunnen bepalen dat het Cvt jaarlijks (eventueel in het kader van zijn jaarverslag) een analyse van de OLAF-onderzoeken verricht vanuit het oogpunt van de eerbiediging van de grondrechten. Het Cvt zou zich daarvoor kunnen baseren op de van OLAF ontvangen informatie over de acties die zijn ondernomen om te waarborgen dat de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en op zijn eigen toezichthoudende werkzaamheden; — wanneer hij zulks nodig acht, zou de directeur-generaal in uitzonderlijke omstandigheden het Cvt kunnen vragen bijzondere naspeuringen te verrichten met betrekking tot ernstige tekortkomingen die hem/haar gedurende een onderzoek worden gesignaleerd. De bevindingen daarvan zouden uitsluitend aan de directeur-generaal van OLAF worden meegedeeld. 1.4. Samenwerking van OLAF met de instellingen, organen en instanties voor zijn onderzoekstaak Het Cvt bepleit een verduidelijking in de verordening van de rechten en de verplichtingen die in het kader van de fraudebestrijding op OLAF en de instellingen rusten. Dit is des te meer van belang omdat de Commissie aansprakelijk kan worden gesteld voor het optreden van OLAF. 1.4.1. Informatieverstrekking aan de betrokken instellingen, organen en instanties OLAF is verplicht om de instellingen, organen en instanties zo spoedig mogelijk na de opening van een onderzoek alle nodige inlichtingen te verstrekken betreffende frauduleus gedrag door statutair personeel of door medewerkers van een instelling of een delegatie. Er zou kunnen worden overwogen om die informatieplicht ook uit te breiden tot economische subjecten die subsidies of opdrachten hebben gekregen welke direct of indirect uit de EU-begroting worden betaald. Aan de informatieverstrekking zouden vertrouwelijkheidsvoorwaarden kunnen worden gekoppeld om het onderzoek te beschermen. De informatieverstrekking is bedoeld om een instelling in staat te stellen de financiële en administratieve gevolgen van de bovenbedoelde gedragingen zoveel mogelijk onder controle te houden om de financiële schade te beperken. Terwijl een onderzoek loopt, zou OLAF nog altijd voor de betrokken instelling nuttige aanvullende informatie kunnen verstrekken. Nadat zijn onderzoekingen zijn afgesloten, deelt OLAF zijn bevindingen en aanbevelingen aan de betrokken instelling mee. Het Cvt staat gunstig tegenover het in de discussienota geopperde idee om zijn rol te vergroten wat betreft het toezicht op de uitwisseling van informatie tussen OLAF en de instellingen. Om het Cvt in staat te stellen deze rol te vervullen, zou OLAF het comité regelmatig (bijvoorbeeld om de drie of zes maanden) moeten meedelen welke informatie in lopende zaken aan de instellingen is verstrekt. Daarnaast zou het Cvt ook op de hoogte moeten worden gebracht van gevallen waarin de vertrouwelijkheid niet is gerespecteerd. Voorts dient OLAF een mechanisme op te zetten om gevallen waarin instellingen, organen en instanties aanbevelingen van OLAF naast zich hebben neergelegd, systematisch aan het Cvt te melden. OLAF zou tevens alle eindverslagen van onderzoeken en verslagen over de afsluiting van de follow-up moeten meedelen, alsmede een jaarverslag opstellen waarin samengevat wordt weergegeven welke follow-up de administratieve en gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten en eventueel van derde landen aan de ontvangen verslagen hebben gegeven. 1.4.2. Toegang van OLAF tot informatie die in het bezit is van EU-instellingen, -organen en -instanties OLAF ondervindt vanaf het begin moeilijkheden om toegang te krijgen tot informatie van sommige instellingen en in het bijzonder tot sommige databanken. Dit bemoeilijkt het inlichtingenwerk van OLAF. Het Cvt vindt dat meer aandacht moet worden geschonken aan deze kwestie, die een reële bedreiging voor de onafhankelijkheid van OLAF zou kunnen vormen. OLAF moet het Cvt systematisch informatie verstrekken over het niet of met vertraging melden van fraudegevallen, alsook over gevallen waarin instellingen, organen en instanties de toegang weigeren tot informatie waarover zij beschikken. 1.5. Samenwerking tussen OLAF en de lidstaten Het Cvt juicht toe dat de samenwerking wordt versterkt door aan de lidstaten de verplichting op te leggen OLAF bijstand en steun te verlenen bij het voeren van onderzoeken, alle stukken te bezorgen die dienstig kunnen zijn voor een onderzoek en aan OLAF verslag uit te brengen over de na ontvangst van zijn onderzoeksverslag genomen maatregelen. Het Cvt vindt het systematisch rapporteren van de nationale autoriteiten aan OLAF over de voortgang een goede zaak. Gevallen waarin de nationale autoriteiten onvoldoende medewerking verlenen, zouden door OLAF systematisch ter kennis van het Cvt moeten worden gebracht. Het Cvt is zich ervan bewust dat OLAF vaak moeilijkheden heeft ondervonden om bevoegde contactpersonen te vinden die zijn onderzoekers konden bijstaan in de lidstaten (bijv. voor controles ter plaatse inzake directe uitgaven) en bevestigt dat het nodig is dat alle lidstaten in hun nationale diensten aanspreekpunten voor OLAF aanwijzen. De lidstaten dienen de gegevens van de nationale OLAF-contactpersonen aan OLAF mee te delen. Het is de taak van OLAF te informeren en, waar zulks nodig is en voor zover OLAF over de capaciteit beschikt, het personeel van die nationale diensten op te leiden om de kennis van de EU-procedures en van de behoeften van OLAF te verbeteren. Dit zal tot meer synergie tussen de diensten leiden en de effectiviteit van de onderzoeken van OLAF vergroten. Het Cvt wijst erop dat OLAF over beperkte middelen beschikt en niet alle gesignaleerde fraudegevallen kan behandelen, en dat het daarom mogelijk zou moeten zijn sommige over te dragen aan de nationale diensten, met inachtneming van de drempels die door OLAF zijn vastgesteld voor het openen van onderzoeken op verschillende gebieden. 1.6. Samenwerking tussen OLAF en Eurojust, Europol, internationale organisaties en derde landen OLAF dient over de wettelijke middelen te beschikken om onder auspiciën van de Commissie samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met agentschappen, diensten van de lidstaten en van derde landen en internationale organisaties om haar werkzaamheden te bespoedigen en de strijd tegen fraude doeltreffender te maken. In alle financieringsovereenkomsten, ook als de EU-begroting niet de enige financieringsbron is, moeten bepalingen worden opgenomen die voorzien in controles door de Commissie (of de andere betrokken instellingen, organen en instanties) en OLAF. 1.7. Het statuut en de rol van het OLAF-management versterken 1.7.1. Statuut, benoeming en bevoegdheden van de directeur-generaal van OLAF Zoals eerder in dit advies gezegd, is het Cvt van mening dat de werking van OLAF het best kan worden verbeterd door de directeur-generaal voldoende bevoegdheden en gezag te geven om de doeltreffendheid van de onderzoeken en de volledige eerbiediging van de grondrechten te waarborgen. Dit kan alleen worden bewerkstelligd door aan de directeur-generaal van OLAF een volwaardig statuut van topambtenaar van de Commissie en meer autonomie, functionele onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid te geven. — Titel: Het Cvt stelt daarom voor de huidige titel van directeur van OLAF te vervangen door de titel van directeur-generaal, waardoor hij/zij hiërarchisch op voet van gelijkheid zou komen te staan met de hoogste ambtenaar van andere directoraten-generaal. — Ambtstermijn: Het Cvt is voorstander van een niet-verlengbare ambtstermijn om de onafhankelijkheid van de directeur-generaal te vergroten. — Benoemingsprocedure: — Het Cvt vindt dat de thans in de verordening vastgestelde benoemingsprocedure dient te worden behouden. — Het Cvt is het met het EP eens dat vertragingen in de benoemingsprocedure moeten worden vermeden. Omdat het Cvt de werking en de behoeften van OLAF door en door kent, dient het bindende karakter van het advies van het Cvt over de kandidaten te worden gehandhaafd. De kennis van het Cvt is uniek en waardevol waar het gaat om het aanstellen van een nieuwe directeur-generaal; zijn betrokkenheid is een belangrijke factor voor het waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal. — Optreden van OLAF in procedures voor de nationale rechter: Het Cvt vindt dat alle EU-lidstaten het mogelijk zouden moeten maken dat OLAF, zoals in sommige lidstaten reeds het geval is, als erkend onderzoeksdeskundige optreedt in procedures voor de nationale rechter. Dit zou de zichtbaarheid van OLAF vergroten en bij de nationale gerechtelijke instanties voor een beter begrip van de resultaten van OLAF-onderzoeken zorgen. — Optreden van de directeur-generaal in procedures voor het Europees Hof van Justitie (EHvJ): De in artikel 12, lid 3, omschreven procedure moet worden behouden. OLAF heeft geen locus standi en kan daarom niet deelnemen aan gerechtelijke procedures voor het EHvJ. Wanneer een OLAF-onderzoek of de uitkomst daarvan voor een EU-rechtscollege worden betwist, is het evenwel belangrijk dat dat rechtscollege adequaat geïnformeerd wordt en dat OLAF in de gelegenheid wordt gesteld zijn argumenten of motiveringen naar voren te brengen in de preliminaire fase van de procedure en tijdens de rechtszitting voor het EHvJ. 1.7.2. Benoeming en statuut van de hoogste ambtenaren van OLAF De verordening moet specifieke bepalingen bevatten om de continuïteit van de werking van OLAF te waarborgen wanneer de directeur-generaal niet aanwezig of niet beschikbaar is. Die bepalingen moeten ook waarborgen dat de operationele onafhankelijkheid van OLAF in dergelijke gevallen gevrijwaard is en dat er een zekere mate van interinstitutionele consensus is over de procedure voor de vervanging van de directeur-generaal. De vervanging kan, overeenkomstig de daarvoor binnen de Commissie geldende regels, geschieden door de directeur-generaal te machtigen om bevoegdheden te delegeren, rekening houdende met de bijzondere positie van OLAF, namelijk onafhankelijkheid bij het verrichten van onderzoeken en de behoefte aan een zekere mate van interinstitutionele consensus. Een andere mogelijkheid is het instellen van de functie van plaatsvervangend directeur-generaal, waarvoor tot op zekere hoogte dezelfde benoemingsprocedure als voor de directeur-generaal gevolgd zou kunnen worden. Dit zou onafhankelijkheid en de betrokkenheid van de drie instellingen waarborgen. Er zou ook rekening worden gehouden met het advies van de directeur-generaal, om eventuele conflicten tussen beiden te voorkomen. 2. POLITIEKE GOVERNANCE EN DIALOOG MET DE INSTELLINGEN: VERSTERKING VAN DE ONAFHANKELIJKHEID 2.1. Interinstitutionele dialoog Het Cvt zou zijn goedkeuring kunnen hechten aan de instelling van een geregelde interinstitutionele dialoog over fraude- en corruptiebestrijding. Volgens het Cvt kan dit een manier zijn om een stevig politiek draagvlak tot stand te brengen voor de bescherming van de financiële belangen van de EU en kunnen dergelijke regelmatige contacten een steun betekenen voor de werkzaamheden van OLAF. In geen geval mag volgens het Cvt van deze gelegenheid worden gebruikgemaakt om afbreuk te doen aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Daarom stelt het Cvt, als belangrijkste hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF, voor dat het de taak krijgt om deze dialoog in goede