RESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 29 april 2015

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2013, afdeling X — Europese Dienst voor extern optreden

HET EUROPEES PARLEMENT,

— gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2013, afdeling X — Europese Dienst voor extern optreden,

— gezien het Besluit van de Europese Ombudsman van 26 februari 2015 tot afsluiting van haar initiatiefonderzoek OI/1/2014/PMC inzake klokkenluiders,

— gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

— gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie buitenlandse zaken (A8-0109/2015),

1. stelt met voldoening vast dat volgens de Europese Rekenkamer ook de uitvoering van de derde begroting van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) zonder noemenswaardige problemen is verlopen; stelt vast dat er vooruitgang geboekt is bij het aanpakken van de in de voorgaande jaren in kaart gebrachte problemen en steunt de aanbevelingen in het jaarverslag van de Rekenkamer voor verdere verbeteringen; verwelkomt het Speciaal verslag nr. 11/2014 van de Rekenkamer over de oprichting van de EDEO, alsook het grote aantal nuttige suggesties voor verbeteringen die daarin gedaan worden en die hopelijk zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd;

2. wijst erop dat de Rekenkamer in de jaarverslagen voor 2011, 2012 en 2013 telkens opmerkingen heeft gemaakt over de Europese Dienst voor extern optreden met betrekking tot betalingen van salarissen aan personeelsleden, gebreken in het beheer van de gezinstoelagen, dat namens de EDEO door het PMO wordt verricht, de verschaffing van beveiligingsdiensten bij de delegaties en contracten voor IT-diensten;

3. maakt zich zorgen dat de toelagen voor personeelsleden in de voorgaande jaren reeds een punt van bezorgdheid waren en gepaard gingen met fouten; vraagt dat op dit vlak strengere controles worden uitgevoerd, in het bijzonder door personeelsleden er regelmatig aan te herinneren toelagen uit andere bronnen aan te geven;

4. is bezorgd over het feit dat het PMO-systeem in 2013 nog steeds niet volledig operationeel was, wat leidde tot de onjuiste betaling van sociale uitkeringen aan personeelsleden, en verzoekt de EDEO het systeem tot de functionarissen van alle lidstaten uit te breiden;

5. herinnert eraan dat het hoofdkwartier van de EDEO regelmatig aandacht moet besteden aan alle soorten aanbestedingen tijdens alle fasen van de procedure, in het bijzonder in de delegaties; is van mening dat de betrokken personeelsleden in de delegaties continu ondersteund moeten worden via duidelijke richtsnoeren teneinde de inherente blootstelling aan risico's, in het bijzonder voor inschrijvingen en contracten die gevoelig liggen, te verminderen; neemt met voldoening kennis van het feit dat in het hoofdkwartier van de EDEO een specifieke taskforce voor contracten voor beveiligingsdiensten in de delegaties werd opgericht;

6. merkt op dat voor door de EDEO toegekende kadercontracten voldoende aandacht moet worden besteed aan de traceerbaarheid van de verrichtingen door voor elk contract gepaste documentatie bij te houden ongeacht de specifieke aard ervan; vraagt het hoofdkwartier van de EDEO de vaardigheden van het personeel en het bewustzijn over deze kwestie in de delegaties verder te ontwikkelen en, meer in het algemeen, over de doeltreffende toepassing van desbetreffende interne controlenormen; stelt vast dat uit de in 2013 uitgevoerde controles vooraf blijkt dat de kwaliteit van informatie een van de belangrijkste gebreken is en vraagt dat deze situatie spoedig wordt aangepakt om toegang te hebben tot nauwkeurige en alomvattende beheers- en administratieve informatie;

7. vraagt de EDEO zijn nieuwe fraudebestrijdingsstrategie met betrekking tot derde landen te versterken en is ingenomen met het feit dat het memorandum van overeenstemming met het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) op 23 januari 2015 eindelijk is ondertekend;

8. verzoekt de EDEO om verslag te doen van de vooruitgang die wordt geboekt in verband met de nieuwe strategie voor de bestrijding van fraude voor delegaties van de Unie, die volgens de planning in de definitieve vorm in 2013 beschikbaar zou zijn;

9. is verontrust over de vertraging bij de aanneming van de interne regels inzake klokkenluiders; roept de EDEO op deze regels zonder verder uitstel toe te passen;

10. vraagt de EDEO, overeenkomstig de bestaande regels inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, in zijn jaarlijks activiteitenverslag de resultaten en gevolgen van gesloten OLAF-zaken op te nemen indien de instelling of personen die voor de instelling werken, aan een onderzoek zijn onderworpen;

11. stelt vast dat de definitieve begroting voor het hoofdkwartier van de EDEO voor het jaar 2013 508 800 000 EUR was, hetgeen een verhoging van 4,09 % betekent, en dat de begroting als volgt was verdeeld: 195 810 000 EUR voor het hoofdkwartier van de EDEO en 312 950 000 EUR voor delegaties van de Unie; merkt op dat de EDEO naast zijn eigen begroting ook bijdragen van de Commissie ten belope van 272 400 000 EUR heeft ontvangen;

12. neemt kennis van het feit dat met betrekking tot het hoofdkwartier van de EDEO 69 % van de begroting bestemd is voor de betaling van salarissen en andere rechten voor statutaire en externe personeelsleden (134 590 000 EUR) en 10 % (19 920 000 EUR) voor de gebouwen en daarmee samenhangende kosten; neemt kennis van het feit dat met betrekking tot de delegaties van de Unie 106 600 000 EUR (34 %) bestemd is voor de salarissen van statutaire personeelsleden, 62 200 000 EUR (19,9 %) voor externe personeelsleden en 99 600 000 EUR (31,8 %) voor de gebouwen en daarmee samenhangende kosten;

13. is van mening dat de EDEO nog geen volwaardige diplomatieke dienst van de EU is omdat de middelen te beperkt zijn; is van oordeel dat de Commissie en de lidstaten de juiste actoren zijn om de consolidatie van de Dienst te bewerkstelligen;

14. wijst erop dat het beginsel van begrotingsneutraliteit ten zeerste toe te juichen is, maar dat dit wel niet los mag worden gezien van de besparingen die de lidstaten van bij de oprichting van de EDEO hebben doorgevoerd;

15. is van mening dat de EDEO nog steeds een topzwaar bestuur heeft en dat dit moet worden gecorrigeerd; is van oordeel dat de reeds genomen maatregelen om hieraan te verhelpen de goede kant opgaan, en verzoekt de Commissie zich nog meer in te zetten om de samenwerking tussen de diverse diensten te verbeteren; verzoekt de Dienst in zijn volgende jaarlijks activiteitenverslag verslag uit te brengen over het terugdringen van het aantal AD15 en AD16-posten; constateert bovendien dat het ontbreekt aan een competentiekader voor managers, dat als basis voor de evaluatie van voorgeselecteerde kandidaten dient; benadrukt dat deskundigheid op het gebied van buitenlandse zaken het belangrijkste criterium moet blijven bij besluiten tot aanwerving;

16. wijst met klem op de noodzaak om de hoogste rangen van de EDEO beter te organiseren en de besluitvormingsprocessen te stroomlijnen;

17. neemt met voldoening kennis van de verbetering van het geografisch evenwicht wat betreft de EDEO-personeelsleden uit lidstaten die sinds 2004 tot de Unie zijn toegetreden, in die zin dat nu 18 % van de administrateurs en 17,7 % van de hoofden van delegaties uit deze landen afkomstig is, terwijl de bevolking ervan 21 % van de totale bevolking van de Unie uitmaakt; benadrukt dat bij de aanwerving en benoeming van personeel een geografisch evenwicht noodzakelijk is; is van mening dat een gelijkwaardige geografische vertegenwoordiging in de EDEO een belangrijk element is om de prestaties van de Dienst te verbeteren en verzoekt de Commissie zich hiervoor te blijven inzetten;

18. neemt kennis van de inspanningen om het genderevenwicht te verbeteren en potentiële belemmeringen op de carrièreladder weg te nemen; dringt er bij de EDEO op aan zich te blijven inzetten voor verbetering van het genderevenwicht, met name in de categorie hogere functionarissen;

19. spreekt echter zijn bezorgdheid uit over het gebrek aan vrouwen op leidinggevende posten bij de EDEO (204 mannen en 55 vrouwen in de delegaties en in leidinggevende functies d.w.z. een verhouding van 42 tegen 4 ofwel slechts 8,7 % vrouwen); dringt erop aan dat wordt voorzien in een programma voor gelijke kansen, met name voor leidinggevende functies, om dit gebrek aan evenwicht zo snel mogelijk te verhelpen;

20. stelt vast dat het statutaire doel (minstens één derde van de personeelsleden in AD-functies binnen de EDEO moet uit diplomaten van de lidstaten bestaan) in 2013 werd bereikt; stelt echter vast dat er een relatief hoog aantal gedetacheerde nationale deskundigen van de lidstaten is (397 in juni 2014) en vraagt om verdere verduidelijking over hun status/rechten en de kosten voor de begroting van de EDEO;

21. herhaalt het verzoek van vorig jaar om een gedetailleerd overzicht op te nemen van alle tot de beschikking van de EDEO staande personeelsleden, uitgesplitst per rang, geslacht en nationaliteit; meent dat deze tabel automatisch moet worden opgenomen in het jaarlijks activiteitenverslag van de instelling;

22. betreurt het echter dat een beter geografisch evenwicht nog niet is bereikt en verzoekt de EDEO om het geografische evenwicht te verbeteren, met name wat betreft leidinggevende posities en de ambten van de hoofden van delegaties; wijst nog eens op de noodzaak van een betere geografische vertegenwoordiging van alle lidstaten op alle niveaus van de administratie en dringt er bij de EDEO op aan om maatregelen te treffen die bijdragen aan een betere en meer evenwichtige vertegenwoordiging van alle lidstaten;

23. is van oordeel dat de verantwoordelijkheden van de speciale vertegenwoordigers van de Unie zeer onduidelijk zijn en dat een degelijk toezicht en een analyse van de prestaties ontbreken; stelt voor hieraan te verhelpen door de speciale vertegenwoordigers in de EDEO op te nemen;

24. herinnert eraan dat de begroting voor de speciale vertegenwoordigers van de Unie van de begroting voor het gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid (GVDB) moet worden overgedragen naar de EDEO-begroting om hun integratie in de EDEO beter te ondersteunen;

25. neemt kennis van de ontwikkelingen op het gebied van personele middelen, maar is het toch eens met de opmerkingen van de Rekenkamer dat er behoefte is aan thematische expertise in de delegaties; uit zijn ongerustheid over het feit dat delegaties van de Unie personeel tekortkomen in hun politieke afdelingen en voor de operationele programmering en tenuitvoerlegging van missies van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (GBVB); merkt eveneens op dat delegaties van de Unie op praktische moeilijkheden stuiten bij het ontvangen en verwerken van inlichtingen; verzoekt de Commissie en de EDEO een gezamenlijke aanpak te volgen om het profiel van het personeel in de delegaties te optimaliseren;

26. geeft aan dat de EDEO nog altijd te weinig middelen inzet voor de externe aspecten van interne beleidsmaatregelen en over te weinig personeel beschikt om een serieuze input te kunnen geven bij de programmering van de financiële instrumenten, waarmee de samenhang van het extern optreden van de EU in het gedrang komt;

27. is van mening dat in deze tijden van crisis en algemene bezuinigingen de kosten van „away days” van het personeel van de Europese instellingen moeten worden verlaagd en dat deze zoveel mogelijk op de locaties van de instellingen moeten worden gehouden, daar de toegevoegde waarde ervan de hoge kosten niet rechtvaardigt;

28. verzoekt de EDEO een beter overzicht te krijgen van de kosten voor de aanwervingsprocedures; verzoekt de EDEO voor aanwervingsgesprekken innovatieve oplossingen zoals videoconferenties te gebruiken, en ook voor de opleiding van personeel zoveel mogelijk gelijkaardige voorstellen te doen;

29. herhaalt dat de EDEO een vereiste dient in te voeren dat nieuw aangeworven EDEO-personeelsleden een verklaring op erewoord moeten afgeven waarin zij verklaren in het verleden niet voor inlichtingendiensten te hebben gewerkt;

30. moedigt de Commissie en de lidstaten aan maatregelen te nemen die een betere coördinatie en samenwerking tussen hun diensten voor externe betrekkingen en de EDEO bevorderen, zonder evenwel de horizontale thematische kwesties uit het oog te verliezen;

31. onderstreept dat er aanzienlijk kan worden bespaard door het buitenlands en veiligheidsbeleid van de lidstaten beter te coördineren en door proactief vast te stellen welke gezamenlijke inspanningen geleidelijk kunnen worden overgenomen door de EDEO, zodat de Unie een sterkere en efficiëntere speler op het wereldtoneel wordt;

32. benadrukt dat de werkwijzen voor samenwerking met het directoraat-generaal Ontwikkeling en Samenwerking van de Commissie (DG DEVCO) en ter ondersteuning van thematische afdelingen (zoals het directoraat Conflictpreventie en veiligheidsbeleid) verder moeten worden ontwikkeld;

33. benadrukt dat thematische afdelingen tijdens alle stadia betrokken moeten worden bij de programmering om te vermijden dat conflictpreventie, vredesopbouw, gender en de mensenrechten op het laatste moment als bijkomstigheid aan de orde komen;

34. is van mening dat het huidige buitenlands beleid van de EU nog altijd zeer sterk wordt beïnvloed door het buitenlands beleid van een aantal lidstaten; benadrukt dat het beleid waarbij landen met specifieke expertise inzake enkele actuele conflicten, met name het conflict tussen Oekraïne en Rusland, worden genegeerd, de resultaten van het buitenlands beleid van de EU domineert; verzoekt de EDEO hierop consequent toezicht te houden en rekening te houden met de mogelijke gevolgen van het buitenlands beleid van afzonderlijke lidstaten voor het buitenlands beleid van de Unie;

35. onderstreept het belang van erkenning en steun voor het zware werk van het militaire en burgerpersoneel dat gestationeerd is in de gevaarlijkste en meest instabiele plekken ter wereld, waar de Unie eveneens vertegenwoordigd moet zijn en haar taken moet uitoefenen; acht het derhalve van essentieel belang dat dit personeel, dat onder grote druk leeft en werkt, zowel waar het gaat om veiligheid en mobiliteit, aanwezigheid of afwezigheid van het gezin alsmede culturele en maatschappelijke aspecten, op maximale bescherming en veiligheid kan rekenen, alsmede op voldoende flexibiliteit; pleit voor een verhoging van het budget voor de veiligheidskosten van deze delegaties; zou het zeer nuttig achten als er vergelijkbare statistieken zouden zijn voor personeel van de EDEO en gedetacheerd personeel van de lidstaten in dergelijke omstandigheden;

36. herinnert eraan dat de begrotingsregeling ter ondersteuning van de delegaties moet worden vereenvoudigd; onderstreept de moeilijke omstandigheden waarin de slechtst bezette delegaties zich bevinden ten gevolge van het ingewikkelde en rigide karakter van de regels inzake het delegeren van de toestemming voor betalingen tussen personeelsleden van de EDEO en de Commissie; verzoekt beide instellingen de opties te onderzoeken waarmee de procedure inzake toestemming voor betalingen kan worden vergemakkelijkt onder naleving van de regels inzake financiële controle;

37. onderstreept dat de financiële regels voor de delegaties van de Unie voor de hoofden van die delegaties nog altijd een zware administratieve last vormen en hen afleiden van hun belangrijkste verantwoordelijkheid, namelijk de politieke werkzaamheden; spoort de EDEO en de Commissie aan hiervoor een oplossing te vinden, ook als daarvoor een wijziging van de financiële regels nodig zou zijn, op voorwaarde dat dit niet ten koste gaat van de kwaliteit en nauwkeurigheid in het begrotingsjaar van de delegaties; merkt eveneens op dat er voor beleidsuitgaven nog altijd gebruik wordt gemaakt van begrotingslijnen in zowel de EDEO- als de Commissiebegroting, wat financieringsstromen onnodig ingewikkeld maakt;

38. wijst op de ongelijke behandeling van EU-medewerkers op delegaties in vergelijking met EU-medewerkers in GBVB-missies in dezelfde plaatsen wat verlof, vluchten, toelagen en andere regelingen betreft; dringt aan op een gedetailleerde vergelijking van deze regelingen voor EU-medewerkers en EU-medewerkers in GBVB-missies aan de hand van het voorbeeld van Mogadishu, Somalië en Bangui, Centraal-Afrikaanse Republiek op 1 januari 2014, en verzoekt om een motivering van de ongelijke behandeling;

39. benadrukt dat de financiering van GVDB-missies veel flexibeler moet zijn om de interne en externe veiligheid van de Europese Unie te waarborgen bij dreiging door conflicten in buurlanden, en ook door het groter risico op mogelijke terreuracties;

40. onderstreept dat het van essentieel belang is dat er een gezamenlijk dienstencentrum wordt opgezet, wat tot een aanzienlijke kostenbesparing zou kunnen leiden door GVDB-missies, speciale vertegenwoordigers van de Unie en hun kantoren gecentraliseerd te ondersteunen, zowel logistiek en administratief als bij aanbestedingen; betreurt het dat de opening van het centrum ernstig is vertraagd en verzoekt alle belanghebbenden zich onverwijld in te zetten voor het bereiken van een overeenkomst over een ambitieus gezamenlijk dienstencentrum dat ertoe in staat is missies efficiënt te ondersteunen, (met name in de beginfase), werkprocedures te standaardiseren en voor snellere en kostenefficiëntere aanbestedingen te zorgen;

41. dringt er bij de EDEO op aan om optimaal te profiteren van schaalvoordelen door nieuwe synergieën binnen het hoofdkwartier van de EDEO en de delegaties te creëren, alsmede in samenwerking met de lidstaten en de nationale diplomatieke diensten in de geest van een daadwerkelijk buitenlands beleid en buitenlandse diensten van de Unie; stelt met tevredenheid vast dat EU-delegaties en diplomatieke vertegenwoordigingen van lidstaten vaker kantoorruimte delen, ook al blijft dit nog een beperkt verschijnsel; verzoekt de EDEO naar mogelijkheden te zoeken om nog vaker kantoorruimte te delen;

42. verlangt dat het gebouwenbeleid van de EDEO bij zijn jaarlijks activiteitenverslag wordt gevoegd, met name omdat het belangrijk is dat de kosten van dit beleid voldoende transparant worden gemaakt en niet buitensporig zijn;

43. dringt er bij de EDEO op aan om de kwijtingsautoriteit de lijst van in 2013 afgesloten gebouwencontracten te verstrekken, met inbegrip van de details van de contracten, het land waar het contract is afgesloten en de looptijd van het contract, zoals in het jaarlijks activiteitenverslag van de EDEO van 2011, en verzoekt de EDEO om dezelfde details van gebouwencontracten op te nemen in zijn jaarlijks activiteitenverslag van 2014;

44. erkent dat er nog werk aan de winkel is met betrekking tot de consulaire diensten; benadrukt dat er kosten kunnen worden bespaard wanneer consulaire diensten door delegaties van de Unie worden geboden; verzoekt de EDEO om een gedetailleerde analyse van de financiële gevolgen daarvan en vraagt de lidstaten overeenstemming te bereiken over deze kwestie om geharmoniseerde regels en wetgeving te ontwikkelen;