RESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT
met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van
kwijting aan de directeur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor de
uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2003
HET EUROPEES PARLEMENT,
—gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van
de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2003, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (1),
—gezien de aanbeveling van de Raad van 8 maart 2005 (6859/2005 —C6-0068/2005),
—gelet op artikel 276 van het EG-Verdrag,
—gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2),
inzonderheid op artikel 185, en op Verordening (EG) nr. 1645/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot
wijziging van Verordening (EG) nr. 2965/94 houdende oprichting van een Vertaalbureau voor de
organen van de Europese Unie (3), inzonderheid op artikel 14,
—gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 hou-
dende de financiële kaderregeling van de organen, zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG,Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de alge-mene begroting van de Europese Gemeenschappen (
4), inzonderheid op artikel 94,
—gelet op de artikelen 70 en 71 en bijlage V van zijn Reglement,
—gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A6-0074/2005),
A. Overwegende dat de Rekenkamer in haar bovengenoemde verslag verklaart dat zij redelijke zekerheid
heeft verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2003 afgesloten begrotingsjaar be-
trouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatigzijn,
B. Overwegende dat het Europees Parlement op 21 april 2004 kwijting (5) heeft verleend aan de direc-
teur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor de uitvoering van debegroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2002, waarbij het Parlement in zijn resolutie onderandere:
—uiting gaf aan zijn ingenomenheid met de resultaten die het Bureau had behaald bij het ver-
minderen van kredietoverdrachten,
—kennis nam van de inspanningen van het Bureau met het oog op een goede boekhoudkundige
oplossing voor het opvoeren in zijn rekeningen van het positieve saldo van een begrotingsjaar alsontvangsten voor het volgende begrotingsjaar,
—instemde met de inspanningen van het Bureau om een bevredigende oplossing te vinden voor de
kwestie van zijn huisvesting,NL 27.7.2005 Publicatieblad van de Europese Unie L 196/101
(1) PB C 324 van 30.12.2004, blz. 46.
(2) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
(3) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 13.
(4) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
(5) PB L 330 van 4.11.2004, blz. 27.
1. Neemt kennis van de volgende cijfers in de rekeningen van het Vertaalbureau voor de organen van de
Europese Unie voor de begrotingsjaren 2003 en 2002:
Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2003 en 2002
(in 1 000 EUR)
2003 2002
Exploitatieontvangsten
Gefactureerde bedragen van het begrotingsjaar 22 075 18 113Diverse ontvangsten 223 291
Totaal (a) 22 298 18 404
Exploitatieuitgaven
Lopende lasten 18 255 18 446
Totaal (b) 18 255 18 446
Exploitatieresultaat (c = a –b) 4 043 –42
Financiële opbrengsten
Bankrente 387 495
Koerswinst 1 2
Totaal (d) 388 497
Financiële lasten
Bankkosten 10 0
Totaal (e) 10 0
Financieel resultaat (f = d –e) 378 497
Resultaat uit gewone activiteiten (g = c + f) 4 421 455
Uitzonderlijke baten (h) 19 0
Uitzonderlijke lasten (i) 9 0
Buitengewoon resultaat (j = h –i) 10 0
Resultaat van het begrotingsjaar (g + j) 4 431 455
Bron: Gegevens van het Bureau.
2. Verzoekt het Bureau en de Commissie om zich te blijven inspannen voor een bevredigende oplossing
van de kwestie van de pensioenbijdragen in verband met het personeel van het Bureau;
3. Verzoekt het Bureau en de Commissie om het Parlement op de hoogte te houden van de resultaten
van hun pogingen om een oplossing te vinden voor de kwestie van de pensioenbijdragen voor hetpersoneel van het Bureau;
4. Is ingenomen met de ondertekening, in 2004, van een memorandum van overeenstemming tussen
het Bureau en de Luxemburgse autoriteiten, waarmee het probleem van de kosten van het gebruikvan het Nouvel Hémicycle-gebouw werden opgelost; verwacht volledig over deze kwestie te wordengeïnformeerd in het jaarlijkse activiteitenverslag van de directeur over 2004;
5. Neemt kennis van de bezorgdheid van het Bureau over het tijdschema zoals vastgelegd in Verorde-
ning (EG, Euratom) nr. 2343/2002, waarin is bepaald dat de Rekenkamer vóór 15 juni haar op-merkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van elke instelling en elk orgaan moet
formuleren (artikel 83, lid 1) en dat de directeuren de definitieve rekeningen, vergezeld van het
advies van de raad van bestuur, vóór 1 juli aan de rekenplichtige van de Commissie moeten doentoekomen (artikel 83, lid 3); is zich bewust van het probleem dat zich hierbij voordoet, te weten hetverkrijgen van het advies van de raad van bestuur van het Bureau in de periode tussen de tweegenoemde datums;NL L 196/102 Publicatieblad van de Europese Unie 27.7.2005
6. Neemt kennis van en betreurt het ontbreken van een gelijkekansenplan; verwacht dat het Bureau zo
spoedig mogelijk een dergelijk plan ontwikkelt, zodat het een werkgever met een gelijkekansenbeleidwordt; verwacht dat het Bureau niet alleen in de aanwervingsfase rekening houdt met gelijkheids-kwesties, maar zich ook proactief en op de lange termijn inzet voor het bevorderen van de gelijkheidvan de geslachten;
7. Is ingenomen met de inzet van het Bureau om de burgers voor te lichten over zijn activiteiten; hoopt
dat het Bureau verdere maatregelen neemt om zijn voorlichtings- en communicatiestrategie te ont-wikkelen en te versterken;
8. Stelt, na een uitwisseling van informatie met het Bureau, vast dat de in de begroting voor 2003
vastgestelde en door het Bureau gefactureerde prijs per bladzijde 77,50 EUR bedraagt en dat hierinalle kosten van het Bureau zijn opgenomen (personeel, gebouwen, informatietechnologieën, uitrus-ting, freelance vertalingen, voorzieningen voor pensioenen en sociale maatregelen), alsmede de doorhet Bureau zelf uitgevoerde linguïstische kwaliteitscontrole, formattering, updating en alle administra-
tieve kosten die gepaard gaan met uitbesteding; verzoekt de Commissie om de prestaties en de
toegevoegde waarde van de diverse vertaaldiensten en hun kosten-batenverhoudingen te evalueren;
9. Merkt op dat vertaling in eigen huis om redenen van veiligheid, vertrouwelijkheid, snelheid en
specifieke kwalificaties noodzakelijk is; wijst er voorts op dat, wanneer aan de vereiste kwaliteits-criteria wordt voldaan, het Bureau samenwerkt met externe vertalers en dat in 2003 40 % van zijntotale productie werd uitbesteed;
Algemene punten ten aanzien van de Commissie en de agentschappen
10. Herinnert aan zijn standpunt dat —hoewel het de inspanningen van de Commissie om te komen tot
een beperkt aantal modellen, ten minste voor toekomstige „regelgevende ”agentschappen, heeft ge-
steund —de structuur van bestaande en toekomstige agentschappen diepgaande bezinning op inter-
institutioneel niveau verdient; benadrukt voorts dat, alvorens de Commissie de randvoorwaarden voorhet gebruik van regelgevende agentschappen formuleert, in een interinstitutioneel akkoord gemeen-schappelijke richtsnoeren moeten worden vastgelegd en dat dit dient te gebeuren voordat een ge-harmoniseerd kader voor de agentschappen wordt opgezet;
11. Neemt kennis van het standpunt van de Commissie (
1) ten aanzien van het delegeren van verant-
woordelijkheid voor het uitvoeren van taken aan andere organen, met inbegrip van agentschappen,dan de eigen diensten van de Commissie; is van opvatting dat dit niet beantwoordt aan het verzoekvan het Parlement om diepgaande bezinning op interinstitutioneel niveau over de structuur vanbestaande agentschappen; verzoekt de Commissie derhalve duidelijkheid te verschaffen over ditpunt en over het toekomstige alomvattende interinstitutionele akkoord in verband met de nieuwe
regelingen die moeten worden opgezet in of parallel aan de financiële vooruitzichten (
2);
12. Verzoekt de Commissie op middellange termijn, bijvoorbeeld volgens een vaste driejaarlijkse cyclus,
een transversale analyse te organiseren en uit te voeren van de evaluaties die van afzonderlijkeagentschappen zijn gemaakt, teneinde:
a) conclusies te trekken over de samenhang van de werkzaamheden van het agentschap met EU-
beleid in het algemeen en over de synergieën die bestaan of moeten worden ontwikkeld tussen de
agentschappen en de diensten van de Commissie, alsook over het vermijden van overlapping;
b) een beoordeling te geven van de bredere Europese toegevoegde waarde van de resultaten van de
agentschappen op hun afzonderlijke werkterreinen, en van de relevantie, efficiëntie en effectiviteitvan het agentschapsmodel bij de uitvoering van of het leveren van een bijdrage tot beleid van deEuropese Unie;
c) de impact van de activiteiten van de agentschappen te bepalen en te versterken op het punt van
de nabijheid, de toegankelijkheid en de zichtbaarheid van de Europese Unie voor haar burgers;NL 27.7.2005 Publicatieblad van de Europese Unie L 196/103
(1) Zoals vastgelegd in bijlage 1 bij de mededeling van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement
„Bouwen aan onze gemeenschappelijke toekomst —Beleidsuitdagingen en begrotingsmiddelen in de uitgebreide Unie
2007-2013 ”(COM(2004) 0101, blz. 38).
(2) Zie bijlage bij het Verslag van de Commissie over de follow-up van de kwijtingen 2002 (COM(2004) 0648, blz. 108).
13. Verwacht dat een dergelijke alomvattende analyse uiterlijk eind 2005 beschikbaar is, zodat de periode
van drie jaar vanaf de invoering van het Financieel Reglement en het daaruit voortvloeiende nieuwekader in het agentschappensysteem wordt bestreken;
14. Verzoekt de agentschappen om actief mee te werken aan dit proces en met de Commissie samen te
werken door informatie te verstrekken over kwesties die zij van belang achten voor hun functioneren,hun rol, hun opdracht en hun behoeften, alsook over elke andere aangelegenheid die de kwijtings-procedure zou kunnen verbeteren, teneinde bij te dragen tot het welslagen van het proces; verzoekt
de agentschappen om dergelijke informatie ook door te geven aan zijn bevoegde commissies;
15. Roept de Commissie ertoe op om, parallel aan dit proces, uiterlijk eind 2005 te komen met voor-
stellen voor wijzigingen die moeten worden aangebracht in de oprichtingsbesluiten van bestaandeagentschappen, teneinde, onder andere, haar betrekkingen met de agentschappen te optimaliseren;dergelijke voorstellen dienen gericht te zijn op:
a) verbetering van de communicatie tussen de Commissie en de agentschappen;b) het initiëren of uitbreiden van samenwerking bij het vaststellen van behoeften waarin moet
worden voorzien, bij het vaststellen van doelstellingen en resultaten die moeten worden behaald,inclusief de daarvoor noodzakelijke strategie, evenals bij het vaststellen van normen voor toezichten evaluatie;
c) versterking van aanvullende maatregelen, een betere organisatie van de noodzakelijke hulpbronnen
en de daadwerkelijke toewijzing ervan om tot resultaten te komen, en het formuleren van eenvoorlichtingsstrategie voor het verspreiden van deze resultaten;
16. Benadrukt dat, alvorens enig besluit over een voorstel tot oprichting van een nieuw agentschap wordt
genomen, de Commissie een nauwgezette evaluatie dient te maken van de noodzaak en de toege-voegde waarde van de taken van dit agentschap, daarbij rekening houdend met bestaande structurenen de beginselen van subsidiariteit, begrotingsdiscipline en vereenvoudiging van procedures;
17. Verwacht van de Commissie dat zij spoedig de richtsnoeren voor het personeelsbeleid van de agent-
schappen voorlegt, die het Parlement al voor het einde van de begrotingsprocedure 2005 van deCommissie had willen ontvangen;
Algemene punten ten aanzien van de agentschappen
18. Verwacht met ingang van heden, in overeenstemming met artikel 72, lid 5, van Verordening (EG,
Euratom) nr. 2343/2002, van elk van de agentschappen het verslag te ontvangen waarin meldingwordt gemaakt van de audits die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegdeaanbevelingen en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven;
19. Verzoekt de agentschappen, verdere inspanningen te verrichten om het statuut van de ambtenaren en
de regeling die van toepassing is op andere personeelsleden op correcte wijze toe te passen op hunpersoneel (aanwervingsprocedures, besluitvorming, persoonlijke dossiers, berekening van salarissen enandere toelagen en vergoedingen, bevorderingsbeleid, vacaturepercentages, quota's in verband met de
eerbiediging van de gendergelijkheid, enz.);
20. Stelt vast dat, in het algemeen, de percentages mannen en vrouwen in de algehele personeelsbezetting
bij de agentschappen laten zien dat er sprake is van een onevenwichtige verdeling van mannen envrouwen; betreurt het dat circa een derde deel van het personeel bestaat uit mannen en dat zijoververtegenwoordigd zijn op posten met een hoge rang, terwijl vrouwen in het algemeen overver-tegenwoordigd zijn op posten met een lage rang; verwacht dat de agentschappen onmiddellijkdoeltreffende maatregelen nemen om deze situatie te corrigeren;NL L 196/104 Publicatieblad van de Europese Unie 27.7.2005
21. Verzoekt de agentschappen ervoor te zorgen dat alle van toepassing zijnde bepalingen van Richtlijn
2002/73/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23 september 2002 tot wijziging vanRichtlijn 76/207/EEG van de Raad betreffende de tenuitvoerlegging van het beginsel van gelijkebehandeling van mannen en vrouwen ten aanzien van de toegang tot het arbeidsproces, de beroeps-opleiding en de promotiekansen, en ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden (
1) in hun personeels-
beleid worden opgenomen;
22. Verwacht dat de agentschappen, in antwoord op de desbetreffende opmerkingen van de Rekenkamer,
de begrotingsbeginselen zoals vastgelegd in het Financieel Reglement volledig zullen naleven, in hetbijzonder de beginselen van eenheid en begrotingswaarachtigheid; verzoekt de agentschappen, voor-zover zulks nog niet het geval is, volledig te voldoen aan de boekhoudkundige vereisten van het
Financieel Reglement en hun procedures voor intern beheer en interne controle verder te versterken,
teneinde verantwoording, transparantie en toegevoegde Europese waarde te vergroten;
23. Moedigt de agentschappen, met name de agentschappen waarvan de werkzaamheden overeenkom-
sten vertonen met de activiteiten of taken van andere, ertoe aan hun samenwerking te vergroten,
teneinde aldus mogelijkheden te creëren voor het ontwikkelen van synergieën; verzoekt deze agent-schappen om, waar passend, dergelijke samenwerkingsvormen te formaliseren met behulp van speci-fieke overeenkomsten (gezamenlijke verklaringen, memoranda van overeenstemming, besluiten overgezamenlijke planning en gezamenlijke elkaar aanvullende acties/programma's), teneinde ervoor tezorgen dat er geen dubbel werk wordt gedaan, dat de output van elk agentschap duidelijk wordtvastgesteld en dat het resultaat van de gezamenlijke inspanningen de toegevoegde waarde en impactvan hun werkzaamheden maximaliseert; verwacht regelmatig over deze kwestie te worden geïnfor-meerd;
24. Verzoekt de agentschappen speciale aandacht te schenken aan procedures voor het gunnen en het
beheren van contracten; verzoekt hen alle passende maatregelen met betrekking tot hun administra-tieve structuren te nemen om hun internecontroleprocedures, kanalen en beheer te versterken; is vanmening dat dergelijke maatregelen, waar nodig en uitvoerbaar, zouden kunnen bestaan in het op-zetten van gespecialiseerde eenheden die tot taak hebben om, op basis van risicoanalyses, advies tegeven over de beste manier om gunningsprocedures op te stellen, te zorgen voor toezicht en waarnodig een follow-up te geven; roept de Commissie en de Rekenkamer ertoe op de samenwerking metde agentschappen op dit punt te versterken;
25. Neemt kennis van de door enkele directeuren, met name van de „nieuw opgerichte ”agentschappen,
genoemde moeilijkheden die agentschappen hebben met betrekking tot het naleven van het tijd-schema en de termijnen voor verslaglegging die in het Financieel Reglement zijn vastgelegd; verzoektde directeuren van agentschappen om, met het oog op de komende herziening van het Financieel
Reglement in 2005, de Begrotingscommissie en de Commissie begrotingscontrole in kennis te stellen
van de moeilijkheden die zij tot dusver hebben ondervonden, zodat daarmee rekening kan wordengehouden in de overwegingen in het kader van de herziening; verwacht dat de directeuren komenmet specifieke voorstellen voor andere regelingen met betrekking tot verslagleggingstermijnen die hetbest overeenkomen met hun wijze van werken, echter zonder te tornen aan de verslagleggings-verplichtingen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement;
26. Neemt kennis van de positieve reactie van de directeuren op de oproep van de voor de kwijting
bevoegde commissie om een nauwkeuriger communicatiesysteem op te zetten, met name op hetpunt van de door de agentschappen aan deze commissie te verstrekken documenten in verband metde verslagleggingsverplichtingen van de agentschappen; is van mening dat een betere organisatie vandeze communicatie de samenwerking met de agentschappen, alsook de democratische controle zalversterken;
27. Verzoekt de directeuren van de agentschappen om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteiten-
verslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaanvan een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van werk-zaamheden, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;NL 27.7.2005 Publicatieblad van de Europese Unie L 196/105
(1) PB L 269 van 5.10.2002, blz. 15.
28. Verzoekt de agentschappen, een alomvattende voorlichtingsstrategie te ontwikkelen met het oog op
de behoefte om de resultaten van hun werkzaamheden, in passende vorm, beschikbaar te maken voorhet grote publiek in plaats van deze alleen te presenteren aan de Europese instellingen, bevoegdeinstanties van de lidstaten, specialisten, partners of specifieke begunstigden; verzoekt de agentschap-pen om met het oog op het ontwikkelen van een dergelijke strategie hun samenwerking te inten-siveren en informatie uit te wisselen over de beste methodes om dit doel te bereiken; verwacht dat deagentschappen zijn bevoegde commissies vóór de volgende kwijtingsprocedure naar behoren op dehoogte stellen van de voortgang bij de opstelling van de strategie, teneinde een doeltreffende en
tijdige monitoring van hun activiteiten te waarborgen;
Algemene punten ten aanzien van de Rekenkamer en de agentschappen
29. Is ingenomen met het initiatief van de Rekenkamer om aan haar specifieke verslagen over afzonder-
lijke agentschappen een tabel toe te voegen die beknopte informatie bevat over de bevoegdheden, hetbestuur, de beschikbare hulpbronnen en de producten/output van het desbetreffende agentschap; isvan mening dat dit de duidelijkheid en de transparantie van de werkzaamheden van deze Gemeen-schapsorganen ten goede komt, terwijl tegelijkertijd een nuttige basis wordt verschaft voor vergelij-king, waar passend, met het oog op het creëren van het geharmoniseerde kader voor de agent-schappen waar het Parlement om heeft gevraagd;
30. Verzoekt de Rekenkamer en de agentschappen hun samenwerking te versterken, teneinde de proce-
dures en technische instrumenten voor een goed beheer van alle financiële en begrotingskwesties teverbeteren, met het oogmerk om een methodologie op te stellen waarmee het pad wordt geëffendvoor een positieve kwijting vanaf de start van de procedure; verwacht regelmatig te worden geïn-formeerd over de geboekte vooruitgang en de toepassing van de beste praktijken;
31. Verzoekt de Rekenkamer en de agentschappen de transparantie in de „procédure contradictoire ”die
voorafgaat aan het eindverslag van de Rekenkamer te vergroten, teneinde tegenstrijdigheden enambiguïteiten die de geloofwaardigheid van de gehele exercitie in gevaar zouden kunnen brengen,te vermijden; verzoekt de Rekenkamer en de Commissie, in verband hiermee te komen met eenvoorstel voor een uitvoerbare methode om informatie over verbeteringen die zijn aangebracht en/ofproblemen die zijn vastgesteld in de periode tussen de eerste bespreking van het ontwerpverslag vande Rekenkamer en het uiteindelijke besluit over de kwijting, te actualiseren, teneinde het meestgetrouwe beeld van de situatie bij de agentschappen te kunnen geven.NL L 196/106 Publicatieblad van de Europese Unie 27.7.2005