Verslag

over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2002/C 326/11)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna te noemen "het Bureau") gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3).

6. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 8,6 miljoen euro, de desbetreffende verplichtingen 8 miljoen. Voor de beleidskredieten (titel III) ad 4,1 miljoen euro zijn verplichtingen aangegaan voor 3,8 miljoen. De betalingen ten laste van kredieten van het begrotingsjaar bedroegen 4,4 miljoen; 3 miljoen is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar en een bedrag van 1,1 miljoen moest worden geannuleerd. Slechts 26 % van de beleidskredieten waarvoor verplichtingen waren aangegaan is in de loop van het begrotingsjaar betaald.

7. De naar 2002 overgedragen kredieten bedragen 3 miljoen euro. Het betreft voornamelijk beleidskredieten (2,9 miljoen), waarvan er elk jaar meer worden overgedragen(4). De Rekenkamer herhaalt de opmerking uit haar jaarverslag 2000(5) over de vraag of het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting wel is afgestemd op de specifieke eigenschappen van het Bureau.

Jaarrekening

8. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Bureau in zijn jaarverslag 2001 heeft gepubliceerd. Op de balans per 31 december 2001 verschijnt als saldo van het begrotingsjaar een bedrag van 11028828 euro. Het gaat hier om het reservefonds dat is gevormd krachtens artikel 6, sub d.2, van het financieel reglement van het Bureau. In de algemene boekhouding van het Bureau zijn de bedragen van het reservefonds correct geboekt op de rekening "Wettelijke reserve"; in de balans zouden ze op dezelfde rekening moeten staan.

9. Het algemeen boekhoudsysteem dat het Bureau tot eind 2001 heeft toegepast, kende tekortkomingen en voldeed niet meer aan de eisen van het beheer. Begin 2002 werd een nieuw systeem ingevoerd. Bij het openen van rekeningen in het nieuwe boekhoudsysteem werd uitsluitend gebruik gemaakt van de saldi op algemene rekeningen, omdat het onmogelijk was hulprekeningen te gebruiken. Daarom bevatten de saldilijsten van subrekeningen voor "Klanten" en "Leveranciers" geen details over de saldi op de balans. Er zou speciale aandacht moeten worden besteed aan de vaststelling van de saldi voor klanten en leveranciers, waarbij het oude systeem aanzienlijke leemten vertoonde.

10. In haar jaarverslag over de jaarrekening van het Bureau(6) betreffende het begrotingsjaar 2000 had de Rekenkamer gewezen op de zwakke punten van het inventarissysteem. De coördinatie tussen de dienst die de inventaris moet bijhouden en de boekhoudafdeling moet worden verbeterd om te voorkomen dat de waarden op de balans verschillen van die in de inventarislijsten. In 2001 heeft het Bureau de door de Commissie in december 2000 vastgestelde afschrijvingsregels(7) toegepast.

11. Voor veruit de meeste verrichtingen (inning van rechten en betaling van uitgaven) gebruikt het Bureau één bankrekening. Ook de reservebedragen staan op deze rekening-courant, waarop de herfinancieringsvoet van de Europese centrale bank, verminderd met 0,25 %, van toepassing is. Maar het gemiddelde maandsaldo op deze rekening beliep in 2001 meer dan 11 miljoen euro. Het Bureau zou zijn kasmiddelenbeheer opnieuw moeten bezien met het oog op een hogere rentabiliteit van zijn middelen. Om dezelfde reden zou het moeten overwegen, een andere bankrekening, die vrijwel ongebruikt blijft(8), te sluiten.

12. Het Bureau beschikt krachtens artikel 45 van zijn financieel reglement en artikel 71 van de uitvoeringsvoorschriften daarbij over een voorschotkas. Toen deze werd gecontroleerd(9) bleek ze meer te bevatten dan de 75000 euro die bij het besluit van 10 mei 2001 tot instelling van de voorschotkas als maximum was gesteld. Bovendien waren de uitgaven niet altijd met bewijsstukken onderbouwd. Zoals artikel 79 van de uitvoeringsvoorschriften bij het financieel reglement van het Bureau voorschrijft, zou de rekenplichtige systematisch onaangekondigde controles van de kas moeten verrichten.

Toepassing van de financiële bepalingen

13. Aan het gebouw van het Bureau werden renoverings- en inrichtingswerkzaamheden verricht, die begonnen in 1999 en fysiek waren voltooid in september 2000. Een deel van de werken voor de elektrische installatie was niet gedekt door een betalingsverplichting(10) en de kredieten die nog beschikbaar waren in het betrokken begrotingsonderdeel(11), waren ontoereikend om de door het Bureau aangegane verbintenis te kunnen nakomen.

14. Op 20 en 21 september 2001 kwam de raad van bestuur van het Bureau bijeen te Lissabon. De verplichting(12) voor de terugbetaling van de reis- en verblijfkosten van de leden van de raad van bestuur werd aangegaan op 23 oktober 2001 - een maand na de vergadering - op basis van de reeds gedane uitgaven. Deze handelwijze is in strijd met de bepalingen van het financieel reglement en zou aan het eind van het begrotingsjaar wel eens bijzonder kritiek kunnen blijken.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 27.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 5 april 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 10 april 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) 1,7 miljoen euro in 2000 en 1,5 miljoen euro in 1999.

(5) PB C 372 van 28.12.2001, paragraaf 8.

(6) PB C 372 van 28.12.2001, paragraaf 10.

(7) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 (PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75).

(8) Op de rekening staat gemiddeld 970000 euro en er werden in 2001 slechts twaalf transacties mee verricht.

(9) Controle verricht in oktober 2001.

(10) Niet-gedekt bedrag: 11933 euro.

(11) Begrotingspost 2040.

(12) Betalingsverplichting nr. CPV 3157.

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

5. en 6. Geen commentaar.

7. Het financieel reglement van het Bureau moet worden gewijzigd en aangepast aan de wijzigingen in het nieuwe Reglement van de Commissie dat zojuist door de Raad is vastgesteld. Het Bureau zal van de gelegenheid gebruikmaken en de mogelijkheid van gesplitste kredieten opnemen teneinde het beheer van overdrachten van beleidskredieten te verbeteren.

8. Het Bureau neemt goede nota van deze opmerking. Voortaan zal in de publicatie van de jaarrekening hiermee rekening worden gehouden.

9. Het vorige systeem voor de algemene boekhouding is met ingang van het nieuwe begrotingsjaar 2002 vervangen door een veel betrouwbaarder systeem, het programma Exact, dat ook door andere gedecentraliseerde organen wordt gebruikt. Er is een diepgaande analyse verricht van de mutaties in de rekeningen "klanten" en "leveranciers" in de afgelopen drie jaar. De resultaten zullen de Rekenkamer op een later tijdstip nog worden meegedeeld.

10. Het Bureau neemt goede nota van de opmerking van de Rekenkamer en zal zijn werkmethoden dienovereenkomstig aanpassen.

11. Hoewel de Rekenkamer voorstelt in overweging te nemen de bankrekening te sluiten, denkt het Bureau er juist over deze opnieuw te gebruiken, aangezien hiervoor gunstiger voorwaarden gelden dan de andere, door de Rekenkamer genoemde rekening.

12. Na het besluit van 10 mei 2001 tot wijziging van het maximumbedrag van de voorschotkas, heeft het enige maanden geduurd voordat dit bedrag in overeenstemming met de voorschriften kon worden gebracht wegens vertragingen in de administratieve procedures.

13. Het Bureau is het eens met de opmerkingen van de Rekenkamer.

14. Het is voor de deskundigen of de leden van de raad van bestuur heel moeilijk om vóór de vergadering het exacte aantal deelnemers en hun reiskosten precies te berekenen. Daarom zal het Bureau nu, op basis van gegevens uit het verleden (raming van het aantal deelnemers, berekening van de dagvergoedingen en raming van de reiskosten) een systeem van forfaitaire of voorlopige verplichtingen met een veiligheidsmarge van 5 tot 10 % invoeren. De nodige verrekeningen zullen dan plaatsvinden op het moment van de eindafrekening na de vergaderingen.