Toelichting bij de betrouwbaarheidsverklaring

Reikwijdte en aard van de controle

12. De werkzaamheden in verband met de betrouwbaarheid van de rekeningen van de EOF's zijn erop gericht, voldoende zekerheid te krijgen om te kunnen vaststellen in welke mate alle ontvangsten en uitgaven en het gehele vermogen naar behoren zijn geboekt en of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie aan het eind van het begrotingsjaar. De opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen in paragraaf II van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op een controle van de geconsolideerde financiële staten (17) en het geconsolideerde verslag over de financiële uitvoering van het zesde, zevende, achtste en negende EOF (18). De controle omvatte een passende reeks controleprocedures die ten doel hadden, de bewijsstukken met betrekking tot de bedragen en de toelichtingen steekproefsgewijs te onderzoeken. Tevens werden de gehanteerde boekhoudbeginselen, door het management gemaakte relevante ramingen, en de algehele presentatie van de geconsolideerde rekeningen beoordeeld.

13. De opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen in paragraaf III tot en met V van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op: a) een beoordeling van de toezicht- en controlesystemen bij de centrale diensten van EuropeAid en bij vijf delegaties (Kameroen, Gabon, Jamaica, Mozambique en Sierra Leone) met verantwoordelijkheid voor acht landen; b) een onderzoek bij elke bezochte delegatie van een statistische steekproef van verrichtingen die alle terreinen bestrijkt, begrotingssteun uitgezonderd. Er is een totaal van 78 betalingen en 18 individuele juridische verbintenissen gecontroleerd. Dit proces omvatte inspecties ter plaatse van 21 projecten in verband met 57 verrichtingen; c) een controle van de aan twee van de bezochte landen (Mozambique en Sierra Leone) betaalde begrotingssteun; d) een onderzoek van twaalf betalingen en twee individuele juridische verbintenissen waartoe de centrale diensten van EuropeAid opdracht hadden gegeven; e) een onderzoek van 40 reeds achteraf door de centrale diensten van EuropeAid gecontroleerde verrichtingen; f) een onderzoek van het jaarlijks activiteitenverslag en de verklaring van de directeur-generaal van EuropeAid, evenals van de procedure voor de opstelling daarvan.

Betrouwbaarheid van de rekeningen

14. De Commissie moest de financiële staten van het EOF voor de tweede maal opstellen volgens de beginselen van boekhouding op transactiebasis.

15. Het gebruik voor het EOF van het reeds door de Commissie gehanteerde boekhoudsysteem voor het verantwoorden van begrotingsuitgaven is uitgesteld van begin 2007 tot begin 2008 om EuropeAid in staat te stellen haar boekhoudsysteem compatibel te maken met ABAC, het algemene boekhoudsysteem van de Commissie. Het uitstel is ook ingegeven door technische moeilijkheden, alsmede organisatorische problemen in verband met de invoering van een nieuw systeem in alle ACS-delegaties. Het thans gehanteerde boekhoudsysteem bevat niet alle elementen die nodig zijn voor een efficiënte en doeltreffende rapportage van economische informatie op transactiebasis. De jaarlijkse aanpassingen van de boekhoudgegevens op transactiebasis moeten derhalve handmatig worden verwerkt, hetgeen de boekhoudkundige controles minder doeltreffend maakt. Bovendien kan het boekhoudsysteem de financiële impact van wisselkoersschommelingen niet afzonderlijk vaststellen, en kan deze informatie er evenmin handmatig worden uitgehaald (19). 15. De beperkingen van het online-boekhoudsysteem (OLAS) zouden door de invoering van ABAC-FED in 2008 moeten worden weggewerkt. De aanpassing op kasbasis van de boekhouding op transactiebasis vindt manueel plaats aan de hand van gecumuleerde cijfers uit het huidige boekhoudsysteem; bijgevolg worden bij de codering dezelfde controles als bij de gegevens op kasbasis gehanteerd. Met het nieuwe ABAC-systeem zal het mogelijk worden het financiële effect van wisselkoersschommelingen vast te stellen. Het aantal contracten in plaatselijke valuta vergeleken met het totale aantal contracten wordt niet significant geacht. Daarom meent de Commissie dat deze potentiële koersverschillen niet significant zijn, vergeleken met het totale volume van de rekeningen.

16. In het activiteitenverslag over 2005 maakte de directeur-generaal van DG Begroting een voorbehoud wegens de onbeschikbaarheid van het nieuwe boekhoudsysteem, aangezien dit feit de controles er niet eenvoudiger op maakt en zodoende tot een onvolkomen presentatie van de EOF-rekeningen zou kunnen leiden. Hoewel het nieuwe boekhoudsysteem nog steeds niet is ingevoerd en er bij het opstellen van de rekeningen nog steeds handmatige correcties moeten worden aangebracht, heeft de directeur-generaal van DG Begroting het voorbehoud in het activiteitenverslag over 2006 ingetrokken. 16. Het voorbehoud dat voor het eerst in het jaarverslag 2004 werd geformuleerd, is in 2005 gehandhaafd als gevolg van twijfel over het vermogen van het lokale IT-systeem (OLAS) om een eerste reeks financiële staten te produceren die volledig in overeenstemming zijn met het boekhoudsysteem op transactiebasis. Bovendien zijn bij de afsluiting van het boekjaar aanvullende kwaliteitscontrolemechanismen ingevoerd en heeft de Rekenkamer voor de financiële staten van 2005 een positieve betrouwbaarheidsverklaring afgegeven.

17. De financiële staten bevatten een voorziening voor de in de verslagperiode gemaakte kosten waarvoor aan het einde van het begrotingsjaar nog geen facturen zijn ontvangen. Deze voorziening wordt op basis van een aantal veronderstellingen en bedragen statistisch geraamd op 1 924 miljoen euro, ofwel 92 % van de totale passiva. Of de voor deze raming gehanteerde veronderstellingen deugdelijk zijn is door de Commissie niet aangetoond. 17. De statistische aanpak die voor de berekening van deze voorziening is toegepast, berust op de hypothese dat de kosten in verband met alle lopende contracten gedurende de opeenvolgende boekjaren een lineair karakter hebben. De juistheid van de hypothesen van de Commissie blijkt uit het feit dat het totale uitvoeringspercentage van de contracten (83 %) in de loop van de verschillende boekjaren ongewijzigd blijft. De geldigheid van de hypothesen zal bovendien op middellange termijn worden geverifieerd en is verfijnd en verbeterd op basis van de aanbevelingen van een internationaal auditkantoor.

18. Verkeerde coderingen (20) hebben gevolgen voor de nauwkeurigheid van bepaalde gegevens die worden gebruikt bij het opmaken van de jaarrekening, met name met betrekking tot garanties. Het in noot 1.12 bij de financiële staten vermelde bedrag aan garanties beloopt 723 miljoen euro per eind 2006. De controle van de Rekenkamer wees echter uit dat een aantal bestaande bankgaranties niet waren geboekt en dat bepaalde geboekte garanties al waren verstreken of vrijgegeven. Het geschatte netto-effect van deze fouten is een 5,8 % te hoge opgave. De Rekenkamer stelt vast dat de Commissie veel moeite doet om de boeking van garanties te verbeteren. 18. In de loop van 2006 heeft de Commissie grote inspanningen geleverd om de kwaliteit van de in het boekhoudsysteem ingevoerde gegevens te verbeteren. Bij de jaarlijkse afsluiting van de boekhouding zijn aanvullende verificaties verricht met het oog op de opstelling van de jaarrekeningen. De impact op de jaarrekeningen blijft dus zeer beperkt en wordt niet significant geacht.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

Gegevensgerichte controle van verrichtingen

Vastleggingen

19. Krachtens de Overeenkomst van Cotonou (21) dienen financieringsovereenkomsten tussen de Commissie en de betrokken ACS-staat of -staten binnen 60 dagen na het besluit van de Commissie te worden opgesteld. De controle van de Rekenkamer wees uit dat een belangrijk aantal financieringsovereenkomsten niet binnen deze termijn door het ontvangende land is ondertekend. 19. De Commissie en de begunstigde landen hebben geen inbreuk gepleegd op de in de Overeenkomst van Cotonou vastgestelde termijn van 60 dagen, aangezien die regel betrekking heeft op de opstelling en niet de ondertekening van de financieringsovereenkomsten. De termijn voor de ondertekening van financieringsovereenkomsten is 31 december van jaar N+1 (artikel 54, lid 2, van het Financieel Reglement van toepassing op het negende EOF). Met het oog op de nodige zorgvuldigheid zorgt de Commissie er in praktisch alle gevallen voor dat niet alleen de opstelling maar ook de ondertekening van de financieringsovereenkomsten binnen 60 dagen na het besluit van de Commissie plaatsvindt.

20. Er werden enkele fouten betreffende individuele juridische verbintenissen ontdekt met betrekking tot de naleving van de aanbestedingsregels inzake publiciteit en documentatie door een VN-organisatie en de wettelijk voorgeschreven bankgaranties ten behoeve van contracten (vier fouten die van invloed zijn op vier van de 78 gecontroleerde verrichtingen). 20. Drie gevallen hebben betrekking op de verlenging van garanties voor aflopende contracten waarvoor het residuele risico nihil was. Wat dit laatste geval betreft, vallen de betrekkingen tussen de Commissie en de Verenigde Naties onder een financiële en administratieve kaderovereenkomst (FAFA) met specifieke procedurebepalingen.

Betalingen voor projecten

21. De controle van de Rekenkamer van door de centrale diensten van EuropeAid geautoriseerde betalingen bracht geen fouten aan het licht.

22. De controle van de Rekenkamer van door delegaties geautoriseerde betalingen bracht een materieel niveau van fouten (twaalf fouten die van invloed zijn op tien van de 78 gecontroleerde verrichtingen) aan het licht die doorwerkten in het bedrag van de gecontroleerde onderliggende verrichtingen en voornamelijk betrekking hadden op: — de subsidiabiliteit van de uitgaven, zoals betalingen buiten de toegestane periode, betaling van btw, en het volgen van ondeugdelijke aanbestedingsmethodes (drie fouten die van invloed zijn op drie van de 78 gecontroleerde verrichtingen); — betaling van onjuiste bedragen, hoofdzakelijk als gevolg van rekenfouten, maar in bepaalde gevallen voor opgegeven hoeveelheden die niet met de werkelijkheid overeenkwamen (zes fouten die van invloed zijn op zes van de 78 gecontroleerde verrichtingen); — kosten die niet door alle vereiste stukken worden onderbouwd (drie fouten die van invloed zijn op drie van de 78 gecontroleerde verrichtingen). 22. De meeste fouten die de Rekenkamer heeft geconstateerd, hebben betrekking op betalingen die de Commissie heeft verricht in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomsten en het Financieel Reglement, hetzij op basis van het auditverslag, hetzij op basis van een door de opdrachtgever opgesteld termijnbetalingscertificaat, onder naleving van de algemene voorschriften. Bovendien bevatten de auditverslagen een verklaring over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven voor de betrokken projecten/contracten die geanalyseerd zijn. De Rekenkamer heeft een transactie als fout bestempeld omdat voor de vereffening van het voorschot een auditverslag ontbrak. Dat verslag vormde evenwel stricto sensu geen voorwaarde voor de vereffening van het voorschot. De resterende fouten zijn rekenfouten van weinig belang.

23. De meeste fouten zijn te wijten aan ontoereikende controles door toezichthouders of controleurs (zie de paragrafen 32 en 36). De overige wijzen op tekortkomingen in bepaalde controles die de delegaties uitvoerden voordat de betalingen werden geautoriseerd (zie paragraaf 34). Sommige fouten — bij de betaling van voorschotten — worden waarschijnlijk bij een volgende of saldobetaling gecorrigeerd. Ondanks de reeds gesignaleerde tekortkomingen zouden geplande controles hebben kunnen leiden tot ontdekking en correctie van een aantal andere fouten. De resterende fouten blijven significant, ongeacht deze mogelijke toekomstige correcties. 23. De meeste aangehaalde gevallen betreffen betalingen op basis van auditverslagen en door de opdrachtgever opgestelde afrekeningen, die bij de eindbetaling kunnen worden gecorrigeerd. De Commissie constateert dat de omvang van de resterende fouten niet significant is.

24. De controle van de Rekenkamer heeft ook andere telkens terugkerende fouten aan het licht gebracht die van invloed kunnen zijn op het bedrag van de onderliggende verrichtingen en hoofdzakelijk betrekking hebben op de naleving van voorschriften inzake externe audits en bewijsstukken (zes fouten die van invloed zijn op zes van de 78 gecontroleerde verrichtingen). Er zijn ook fouten geconstateerd die niet van invloed zijn op het bedrag van de onderliggende verrichtingen, zoals de voortijdige toepassing van contractuele veranderingen en het onvoldoende zichtbaar maken van de financiële steun van het EOF (twaalf fouten die van invloed zijn op twaalf van de 78 gecontroleerde verrichtingen). 24. De Commissie streeft ernaar de ontwikkelingshulp doeltreffend te implementeren, onder naleving van formele voorschriften en rekening houdend met de realiteit ter plaatse.

Begrotingssteun

25. De Overeenkomst van Cotonou bepaalt dat begrotingssteun uitsluitend wordt verleend indien het beheer van de overheidsuitgaven op voldoende transparante, verantwoordelijke en doeltreffende wijze geschiedt (22). De Commissie interpreteert deze voorwaarde dynamisch (23). Zij is van mening dat de ten tijde van het financieringsbesluit in het beheer van de overheidsfinanciën voorkomende gebreken niet behoeven te beletten dat een programma voor begrotingssteun wordt gestart, mits de wil tot hervormingen bestaat en de hervormingen toereikend worden geacht.

26. De controle van de Rekenkamer in Sierra Leone bracht aan het licht dat de Commissie niet kan aantonen dat zij voornoemde bepalingen van de Overeenkomst van Cotonou heeft nageleefd, met name gelet op de „dynamische interpretatie” daarvan. De Commissie heeft de neiging zich bij het nemen van besluiten over uitgaven te laten leiden door indicatoren waarmee wordt getracht eventuele vooruitgang te voorspellen. De juistheid van dergelijke prognoses is soms twijfelachtig. Bovendien is het met de indicatoren voor het meten van vooruitgang in het beheer van de overheidsfinanciën niet altijd mogelijk, duidelijk aan te tonen dat er vooruitgang zal intreden; een deel van de informatie die werd gebruikt om de vooruitgang te toetsen aan het gemeenschappelijk actieplan was overdreven optimistisch, en bij het onderzoek van de gegevens waarvan werd uitgegaan ontbrak het aan nauwkeurigheid, met name gezien het feit dat er geen openbare rekeningen werden overgelegd. Ten tijde van de controle van de Rekenkamer (24) hadden de laatstelijk gepubliceerde rekeningen van de centrale regering betrekking op het begrotingsjaar 2001. Doorzichtigheid en verantwoording zijn niet aantoonbaar zonder tijdig opgestelde jaarrekeningen, aangezien deze een essentiële bijdrage leveren aan het beheer van overheidsuitgaven. Naleving van de Overeenkomst van Cotonou is derhalve niet gewaarborgd. 26. Het opstellen van overheidsrekeningen is een van de onderdelen van een solide systeem voor het beheer van de overheidsfinanciën. Er wordt een besluit over de uitbetaling van de vaste tranche genomen in het kader van de algemene controle, die bestaat uit een prestatiebeoordeling (dat wil zeggen een evaluatie in het licht van de algemene voorwaarden van de financieringsovereenkomst op basis van verslagen van de regering en andere overheidsinstanties) en verschillende analyses van het overkoepelende systeem voor het beheer van de overheidsfinanciën (25). Jaarlijks legt de regering een voortgangsverslag voor aan de donoren om hen te informeren over de vorderingen bij de tenuitvoerlegging van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. Alvorens een betalingsbesluit te nemen, maakt de Commissie gebruik van alle andere informatie die haar in staat stelt de jongste belangrijke ontwikkelingen bij de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën te beoordelen. Het besluit tot betaling van de vaste tranche was gebaseerd op i) informatie over de opstelling van de overheidsrekeningen die op dat ogenblik realistisch leek, ii) een evaluatie van de vorderingen bij het overige deel van het hervormingsprogramma. De dialoog en de follow-up door donoren van het MDBS-systeem (Multi Donor Budget Support — begrotingssteun door verschillende donoren) over de opstelling van de overheidsrekeningen hebben zekere resultaten opgeleverd. In juni 2007 was de achterstand bij de definitieve overheidsrekeningen eindelijk weggewerkt. Rekening houdend met de resultaten bij de versterking van het systeem voor het beheer van de overheidsfinanciën in Sierra Leone en de uitgebreide analyse door de delegatie, is de Commissie van oordeel dat zij bij het onderzoek van de beschikbare gegevens de vereiste nauwkeurigheid aan de dag heeft gelegd en de desbetreffende bepalingen van de Overeenkomst van Cotonou volledig heeft nageleefd.

27. De controle van de Rekenkamer in Mozambique leverde bewijs op dat de delegatie naar behoren toeziet op de tenuitvoerlegging van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. De financieringsovereenkomst maakt de samenhang redelijk duidelijk tussen de geschetste tekortkomingen in het beheer van de overheidsfinanciën, de ten uitvoer gelegde of geplande maatregelen en de voorwaarden voor betaling van de financiële steun van het EOF. In het stuk wordt echter niet voldoende geformaliseerd en gestructureerd aangetoond dat het ontvangende land een geschikt hervormingsprogramma heeft voor de lange termijn om alle significante tekortkomingen in het beheer van de overheidsfinanciën aan te pakken. Met de gehanteerde prestatie-indicatoren kan niet volledig worden beoordeeld hoe doeltreffend de hervormingen zijn van het systeem van beheer van overheidsuitgaven. Bovendien werd er onvoldoende aandacht besteed aan anti-corruptiemaatregelen. De betrekkingen en de dialoog tussen donoren, waaronder de Commissie, en de hoge controle-instantie zijn recentelijk verbeterd. Contact met het Parlement is weliswaar wenselijk, maar heeft zich nog niet in dezelfde mate ontwikkeld. 27. De indicatoren voor het beheer van de overheidsfinanciën die de ontwikkelingspartners met inbegrip van de EG in het kader van de begrotingssteun voor armoedebestrijding hanteren, zijn vooral bedoeld om de richting en de omvang van de wijzigingen van het beheer van de overheidsfinanciën te kunnen controleren en zijn bijgevolg hoofdzakelijk procesindicatoren. De Commissie is van oordeel dat de financieringsovereenkomst een voldoende gedetailleerd beeld schetst van het hervormingsprogramma voor het wegwerken van de tekortkomingen van het beheer van de overheidsfinanciën, maar zij erkent dat de analyse van het beheer van de overheidsfinanciën dankzij de algemene toepassing van het evaluatie-instrument PEFA (Public Expenditure and Financial Accountability) meer geformaliseerd en beter gestructureerd zal zijn. Wat corruptiebestrijding betreft, omvat het kader voor prestatiebeoordeling dat alle 19 deelnemende donoren hanteren, sinds kort drie corruptie-indicatoren. Aangezien corruptie in een veel bredere context moet worden beschouwd en niet alleen verband houdt met begrotingssteun maar met alle ontwikkelingshulp, bekijkt de EG bijvoorbeeld ook in het kader van haar ontwikkelingsprogramma voor justitie het corruptieprobleem van naderbij.

Activiteitenverslag van de directeur-generaal van EuropeAid

28. In het activiteitenverslag van de directeur-generaal van EuropeAid worden de beleidsresultaten, de kwaliteit van het beheer van de diensten en de belangrijkste controleresultaten weergegeven. Ook wordt de follow-up erin beschreven die de Commissie heeft gegeven aan aanbevelingen van de Rekenkamer, de dienst Interne audit (DIA) en de interneauditfunctie van EuropeAid.

29. De directeur-generaal van EuropeAid heeft verklaard redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de ingevoerde controleprocedures de nodige waarborgen boden betreffende de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De controle door de Rekenkamer wijst echter uit dat de foutenfrequentie moet worden verlaagd door de toezicht- en controlesystemen te verbeteren. 29. Dankzij het supervisie- en controlesysteem kon de directeur-generaal een redelijke zekerheid geven over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen van EuropeAid in 2006. De Commissie is het er volledig mee eens dat er ruimte voor verbetering bestaat.

Toezicht- en controlesystemen

Algemene controlestrategie

30. Vele mensen voeren tal van controlewerkzaamheden uit om ervoor te zorgen dat verrichtingen wettig en regelmatig zijn. Begunstigden, toezichthouders, ACS-staten, delegaties en de centrale diensten van EuropeAid controleren verrichtingen voordat deze worden geautoriseerd. Dan volgen monitoring en verificatie door de delegaties, de centrale diensten van EuropeAid en de dienst Interne audit (DIA). EuropeAid moet nog een algemene controlestrategie te ontwikkelen, zoals de Rekenkamer bij herhaling heeft benadrukt (26), om te zorgen voor een efficiënte en doeltreffende tenuitvoerlegging van deze diverse controlewerkzaamheden. EuropeAid is voornemens deze controlestrategie in 2007 te formuleren. 30. De Commissiediensten zijn zich ten volle bewust van de noodzaak van een kosteneffectieve controlestrategie, die audits, evaluaties, beoordelingen, controle en supervisie omvat. Overeenkomstig advies nr. 2/2004 van de Rekenkamer en de daarin vervatte beginselen is in juli 2005 een onderzoek naar leemten uitgevoerd, gevolgd door een ambitieus „Actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader”, dat de Commissie in januari 2006 heeft goedgekeurd.

Begunstigden

31. Kleine entiteiten die programmaramingen beheren (27) en begunstigden van subsidieovereenkomsten beschikken over eenvoudige controlesystemen en hebben niet altijd een geschikt boekhoudsysteem voor het boeken van de projectuitgaven. 31. De praktische handleiding voor programmaramingen vereist dat de beheersorganisaties beschikken over een passend boekhoudsysteem voor de invoering van projectuitgaven en de scheiding van taken tussen de accountant en de ordonnateur. Er worden regelmatig opleidingen gegeven om de beheerscapaciteit te versterken.

Toezichthouders

32. Voor belangrijke opdrachten voor werken, leveringen en diensten wordt een externe toezichthouder aangesteld om leiding te geven aan en/of toe te zien op de uitvoering van het contract. De controle van de Rekenkamer heeft uitgewezen dat de kwaliteit van de door de toezichthouders verrichte controles sterk verschilt (zie paragraaf 23). 32. Het supervisiesysteem dat in de overeenkomsten voor werken is vastgesteld, maakt een integrerend deel uit van het controlesysteem en is vastgesteld in de algemene voorschriften (Besluit 3/90). De Commissie heeft het systeem sterk verbeterd, met name door erop aan te dringen dat de uitwerking van en het toezicht op de werkzaamheden in handen van dezelfde entiteit zijn. De afrekeningen van de supervisoren worden door de delegaties gecontroleerd. Deze afrekeningen kunnen bovendien tot aan de eindoplevering worden gecorrigeerd en krijgen pas dan een definitief karakter.

ACS-staten

33. De Commissie heeft haar inspanningen voortgezet om de capaciteit van de diensten van de nationale ordonnateurs (NO's) te versterken door het verlenen van technische bijstand, uitrusting en opleiding, waardoor die diensten een doeltreffende controle van de EOF-uitgaven kunnen verrichten. De resultaten variëren, hoofdzakelijk door een gebrek aan betrokkenheid van de ACS-staten. Dit houdt in dat veel delegaties slechts in beperkte mate kunnen vertrouwen op de door de diensten van de NO's verrichte controles, waardoor de werklast toeneemt. 33. In de ACS-landen worden regelmatig opleidingen georganiseerd om de capaciteit van de administratie te versterken. In 2006 zijn 21 opleidingen verstrekt over de financiële en contractuele procedures van het EOF.

Delegaties

34. De autorisatie van elke individuele betaling verloopt volgens een procedure waarbij controlelijsten worden ingevuld en vijf personen hun goedkeuring verlenen. Een deel van de door de Rekenkamer geconstateerde fouten had in dit stadium ontdekt en gecorrigeerd moeten zijn (zie paragraaf 23), hetgeen op tekortkomingen in de kwaliteit van bepaalde verrichte controles duidt. Dit wordt nog verergerd doordat er onvoldoende delegatiepersoneel ter plaatse is om het werk van de toezichthouders te monitoren. 34. Zoals de Rekenkamer vermeldt, heeft de Commissie financiële kringlopen en het gebruik van standaardcontrolelijsten voor iedere verrichting ingevoerd. Dit draagt bij tot de harmonisatie en de kwaliteit van de verificaties die de delegaties bij de goedkeuring van de betalingen verrichten. De decentralisering van het beheer van de steun moet een sterkere aanwezigheid van de delegaties ter plaatse mogelijk maken.

35. Controles van uitgaven, waarvan het merendeel aan particuliere accountantskantoren wordt uitbesteed, vormen een essentieel element van de toezicht- en controlesystemen van de Commissie. Ze worden over het algemeen verricht aan het eind van de uitvoeringsperiode van een vastlegging met het oog op de betaalbaarstelling en afsluiting van projecten. Deze controles zijn niet bedoeld om systemen te beoordelen en leveren geen bijdrage tot de preventie van systeemfouten. Verder beliep het aantal controles dat de delegaties in het aanvankelijke jaarlijkse controleplan (JCP) voor 2006 hadden gepland 649 (28). Het aantal daadwerkelijk door de delegaties opgedragen controles lag aanzienlijk lager dan het geplande aantal (29), deels door het beperkte vermogen van de delegaties tot organisatie en follow-up van controles. 35. Als onderdeel van een reeks controles van de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen vormen de externe audits een van de componenten van het internecontrolesysteem van EuropeAid. Wanneer nodig worden de audits gestart in een vroege fase van de projectuitvoering, teneinde informatie te verkrijgen over het functioneren van het beheers- en controlesysteem van de contractpartners. De nieuwe taakomschrijving en de bijbehorende richtsnoeren zijn enkele van de maatregelen die een positief effect op een tijdige tenuitvoerlegging van het jaarlijkse auditplan zouden moeten hebben.

36. Voor de door de delegaties geïnitieerde controles geldt geen gestandaardiseerde taakomschrijving waarin de controledoelstellingen en het materieel belang duidelijk worden aangegeven. Hierdoor is de kwaliteit van de externe controles variabel en verschillen de oordelen en aanvullende informatie in de controleverslagen sterk van vorm. De bijdrage die deze potentieel rijke bron van zekerheid aan het algemene controlekader kan leveren wordt hierdoor kleiner. 36. De door de Rekenkamer genoemde elementen maken al deel uit van de standaardaudittechnieken en -methoden van de bedrijven die audits van de externe steun verrichten. EuropeAid heeft een standaardtaakomschrijving aangenomen waarin de doelstellingen en criteria voor de echtheid van de informatie duidelijk zijn omschreven. De formulering van de adviezen zal hierdoor beter geharmoniseerd worden, zodat de bijdrage van dit controle-instrument kan worden geoptimaliseerd.

Toezicht door de centrale diensten van EuropeAid

37. Het toezicht door de centrale diensten van EuropeAid op de tenuitvoerlegging van de EOF's omvat een breed scala van activiteiten, zoals risicoanalyse, beoordeling van managementrapporten, onderzoek van een steekproef van externecontroleverslagen en analyse van via het boekhoudsysteem beschikbare beheersinformatie.

38. EuropeAid heeft het risicobeheer geïntegreerd in het proces betreffende het jaarlijks beheersplan teneinde risico's te signaleren in een fase waarin nog preventieve actie mogelijk is. Er is een risicolijst opgesteld met daarin een actieplan om gesignaleerde risico's te verkleinen. Deze lijst wordt in het oog gehouden en regelmatig bijgewerkt. Het risicobeheer op delegatieniveau wordt vaak op formele wijze uitgevoerd, hetgeen de bijdrage tot de risicoanalyse van EuropeAid beperkt. Het betreft een zelfbeoordeling op basis van vooraf omschreven risico's die niet op participatieve wijze plaatsvindt en evenmin wordt gevolgd door de goedkeuring van een actieplan. 38. De delegaties voeren jaarlijks zelfbeoordeling van de risico's uit aan de hand van een geharmoniseerde en specifieke methodologie die hen in staat stelt grote risico's te constateren, de nodige corrigerende maatregelen uit te voeren in het licht van de doelstellingen van hun jaarlijks beheersplan en de resultaten op centraal niveau te consolideren. Ieder geografisch directoraat ontvangt de resultaten van deze beoordeling. De instructies over de opstelling van het jaarlijks beheersplan 2007 van EuropeAid vermelden uitdrukkelijk dat de (aan de instructie gehechte) resultaten van de jongste risicobeoordeling in aanmerking moeten worden genomen. De delegaties zullen worden aangemoedigd de risicobeheersing volgens een participatieve aanpak uit te voeren.

39. Het risico van niet-subsidiabele projectuitgaven wordt significant geacht. De ter bestrijding van dit risico vastgestelde actie is gericht op activiteiten die zijn opgezet om niet-subsidiabele uitgaven te ontdekken, zoals externe controles. De actie vermeldt geen activiteiten die het declareren van niet-subsidiabele uitgaven al bij voorbaat zouden kunnen verminderen of uitsluiten. De Rekenkamer stelt echter vast dat dit actieplan voorziet in de formalisering van de algehele controlestrategie van EuropeAid. 39. De jaarlijkse risicozelfbeoordeling is een risicobeoordeling op hoog niveau, die een aanvulling vormt op andere en meer gedetailleerde risicoanalyses, bijvoorbeeld in het kader van de opstelling van het jaarlijkse auditplan. De zelfbeoordeling is geconcentreerd op resterende risico's, rekening houdend met de controle en andere bestaande risicobeperkende mechanismen. De maatregelen zijn hoofdzakelijk toegespitst op vraagstukken die een effect hebben op het algemeen beheer van de externe bijstand, onder meer door de delegaties. EuropeAid heeft toegezegd tegen eind 2007 een formele structuur voor de algemene controlestrategie in het leven te roepen.

40. Het belangrijkste instrument voor het monitoren van de delegaties zijn de verslagen over het beheer van de externe steun (External Assistance Management Reports — EAMR's), halfjaarlijkse verslagen opgesteld door de delegaties. Deze periodieke informatiebron stelt de verzelfstandigde delegaties in staat, de belangrijkste gegevens over de interne organisatie, projectuitvoering en externe controles toe te zenden aan de centrale diensten van EuropeAid. Ondanks de verbetering van de EAMR-modelformulieren in 2006 heeft controle van de Rekenkamer uitgewezen dat de verslagleggingspraktijken van de delegaties inconsistent zijn en weinig informatie opleveren over de resultaten van externe controles en de follow-up daarvan. 40. Het toezicht op het gedeconcentreerd beheer van de delegaties omvat een brede reeks activiteiten en instrumenten, met inbegrip van de verslagen over het beheer van de externe bijstand, waarin de delegaties aan het hoofdkantoor rapporteren over de tenuitvoerlegging van het jaarlijkse auditplan. De delegaties wordt ook verzocht de klemtoon te leggen op belangrijke elementen betreffende de wettigheid en regelmatigheid van de maatregelen, met name wanneer die verder gaan dan afzonderlijke projecten en van algemeen belang voor de centrale diensten zijn. De verslagen over het beheer van de externe bijstand vormen evenwel geen instrument voor een complete analyse van alle bevindingen in alle auditverslagen die tijdens de rapportageperiode zijn ontvangen.

41. Zoals de Rekenkamer reeds in haar vorige twee jaarverslagen heeft opgemerkt, is er geen gecentraliseerde beheersinformatie over het bereik en de resultaten van de door de delegaties geïnitieerde controles. Hierdoor kan aan deze controles veel minder zekerheid worden ontleend dan wanneer er sprake zou zijn van een solide beheersinformatiesysteem. Er is een geïnformatiseerd instrument, CRIS Audit, ontwikkeld voor het monitoren van controles en het analyseren van bevindingen, maar dit levert nog steeds niet de beoogde resultaten op, aangezien het systeem nog niet helemaal af is en de noodzakelijke gegevens niet worden ingevoerd. Er bestaan plannen om CRIS Audit te wijzigen, maar deze genieten momenteel geen prioriteit. 41. EuropeAid heeft passende instrumenten voor het verrichten van audits ontwikkeld, waarbij verschillende mechanismen tot de kwaliteitscontrole en de consolidatie en het gebruik van de systematische bevindingen in de audits bijdragen. Voor de planning en follow-up van de auditresultaten zorgen de betrokken opdrachtgevende diensten van het hoofdkantoor of de delegaties. EuropeAid is van plan de werking van CRIS Audit, als aanvullend instrument bij het huidige systeem, verder te verbeteren aan de hand van de opgedane ervaring.

42. In 2006 is begonnen met een onderzoek van een steekproef van controleverslagen, maar de steekproef is niet representatief en het onderzoek werd verricht lang nadat de verslagen waren opgesteld. De kwaliteitscontrole van de door de delegaties ingestelde audits is nog ontoereikend. Hierdoor zouden de conclusies in het eventuele verslag met feedback wel eens onvoldoende relevant kunnen zijn en is het onwaarschijnlijk dat zij zullen leiden tot het signaleren van zaken van groter belang. 42. Na een proefproject in 2006 zal het systeem voor de kwaliteitscontrole van de audits in 2007 door een meer systematische aanpak worden verbeterd.

Verificatie door de centrale diensten van EuropeAid

43. De verificaties door de centrale diensten van EuropeAid omvatten controlebezoeken waarbij de werking van de internecontrolesystemen van de delegaties worden onderzocht, alsmede controles achteraf en door hen geïnitieerde externe controles.

44. In 2006 brachten de centrale diensten van EuropeAid twee controlebezoeken aan delegaties, waarbij de opzet en het functioneren van de toezicht- en controlesystemen werden onderzocht. De controlebezoeken waren goed opgezet en leidden tot praktische aanbevelingen ter verbetering van controlesystemen. EuropeAid ontwikkelt momenteel een gestandaardiseerde methodologie voor deze controlebezoeken. Hoewel de Rekenkamer in haar Jaarverslag over het begrotingsjaar 2005 (30) de aanbeveling deed, het aantal controlebezoeken op te voeren, zijn er minder verricht dan in 2005 (31), en aanzienlijk minder dan aanvankelijk gepland (32). 44. De Commissie heeft de goede werking van de delegaties en hun capaciteit voor gedecentraliseerd beheer van de projecten geverifieerd. 2006/2007 moet worden beschouwd als een overgangsperiode waarin gerichte missies hebben plaatsgevonden, waarvan de kwaliteit door de Rekenkamer is benadrukt. Nu de decentralisatie op kruissnelheid is, zal een nieuw overkoepelend kader worden vastgesteld.

45. EuropeAid heeft een aantal aspecten van haar systeem voor controle achteraf van verrichtingen herzien. De dekking door de controles werd beperkt en de reikwijdte van de inspecties enigszins vergroot. Aspecten die betrekking hebben op juridische verbintenissen, alsmede gedetailleerde bewijsstukken betreffende uitgaven voor het werkprogramma, vallen evenwel buiten deze ingreep. De inspecties over 2006 zijn tijdig uitgevoerd en vastgelegd volgens een pas ingevoerd systeem, hetgeen een belangrijke verbetering betekent in vergelijking met het begrotingsjaar 2005. Zoals opgemerkt in het Jaarverslag over het begrotingsjaar 2005 (30) kan de controle achteraf van verrichtingen slechts een beperkte bijdrage leveren tot het verkrijgen van algehele zekerheid over systemen en procedures, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Een onderzoek door de Rekenkamer van een steekproef van achteraf gecontroleerde verrichtingen wees ook uit dat de controles in sommige gevallen niet behoorlijk waren gedocumenteerd en dat sommige fouten niet ontdekt waren. 45. Het creëren van een systeem voor controles achteraf van verrichtingen en de vaststelling van de kenmerken daarvan zijn gebaseerd op een beoordeling van de residuele risico's en de interactie met de andere componenten van het controlesysteem. Controles achteraf van verrichtingen bieden een bijkomende zekerheid voor de beoordeling van de gecontroleerde elementen. Het gaat om betalingen, terugvorderingen en vereffening van voorfinancieringen door de Commissie. De juridische verbintenissen worden evenwel niet verwaarloosd, aangezien al deze verrichtingen plaatsvinden binnen de juridische context van het door beide partijen ondertekende contract. De studie van alle verrichtingen omvat een systematische controle van de geldende contractvoorwaarden. In de handleiding voor controles achteraf van de verrichtingen is duidelijk uiteengezet welke documenten voor ieder type geselecteerde verrichting vereist zijn.

46. Voor de door de centrale diensten van EuropeAid geïnitieerde controles geldt een strenge kwaliteitscontroleprocedure en de resultaten van de verslagen worden onderzocht en vergeleken teneinde methodologische verbeteringen aan te brengen en zaken te signaleren waarvan het belang het gecontroleerde project overstijgt. Uit deze controles blijkt een foutenpercentage dat consistent is met de bevindingen van de Rekenkamer. Bij gebreke van documentatie betreffende de risicoanalyse die is verricht om de te controleren projecten te kiezen, kan EuropeAid echter niet aantonen dat het alle geschikte controleonderwerpen heeft geselecteerd. 46. Bij het jaarlijkse auditplan wordt een notitie per directoraat gevoegd, met een beschrijving van de toegepaste criteria voor de selectie van auditonderwerpen en van de analyseresultaten. De Commisie streeft ernaar de documenten betreffende de risicoanalyse te verbeteren, maar nu al blijkt uit de resultaten van de — met name risicogebaseerde — externe audits dat dit een doeltreffend controle-instrument is voor de opsporing van fouten, dat de geldigheid verhoogt van de risicocriteria die bij de opstelling van het jaarlijkse auditplan worden gehanteerd.

47. De huidige taakomschrijving voor door de centrale diensten van EuropeAid geïnitieerde controles bevat geen aanwijzingen betreffende het materieel belang, noch een leidraad inzake het nemen van steekproeven. Dit kan ertoe leiden dat gelijksoortige fouten verschillend worden behandeld en dat de verwachtingen van de opstellers, respectievelijk de gebruikers van de controleresultaten sterk uiteenlopen. Een aanzienlijk aantal van de in 2006 afgeronde controles kende een beperkte reikwijdte. Voor deze controles zijn onlangs nieuwe gestandaardiseerde taakomschrijvingen vastgesteld. 47. De door EuropeAid aangetrokken auditbedrijven passen internationale auditnormen toe. In de nieuwe taakomschrijving worden de materialiteitscriteria duidelijk gedefinieerd. De beperkingen van de reikwijdte waarop de Rekenkamer heeft gewezen, hadden betrekking op projecten waarop een risicoanalyse was toegepast en zijn vaak een onderdeel van het vorige jaarlijkse auditplan. Een van de mogelijke gevolgen van een programma op basis van risicobeoordeling is dat de resultaten een beperkte reikwijdte kunnen opleveren. Bovendien werd het takenbeheer vaak vervuld door het hoofdkantoor, in afwachting van de volledige tenuitvoerlegging van de auditfunctie op het niveau van de delegaties.

Interne audit

48. De hoofddoelstelling van de interneauditfunctie (IAF) van EuropeAid is de analyse en evaluatie van het internecontrolesysteem. De IAF werkt effectief. In 2006 voltooide de IAF controles van het risicobeheerssysteem van EuropeAid en van de aanbesteding van goederen en diensten. Voorts werd bij drie delegaties een follow-up verricht van audits van controlesystemen (33). De conclusies van de IAF komen in grote lijnen overeen met de bevindingen van de Rekenkamer.

49. De dienst Interne audit van de Commissie (DIA) heeft de zelfbeoordeling van de interneauditfuncties van EuropeAid gevalideerd. De algehele conclusie was positief, hoewel er een aantal aanbevelingen is gedaan met betrekking tot de bekwaamheden en opleiding van het personeel, kwaliteitsborging, documentatie van planning en controlewerk, alsmede de ondersteuning door de IAF van een doeltreffend programma betreffende ethiek.

50. Na een follow-up van de door EuropeAid geboekte vorderingen met de tenuitvoerlegging van aanbevelingen naar aanleiding van een grondige controle in 2003 concludeerde de DIA dat ongeveer de meeste aanbevelingen waren uitgevoerd en dat aan de rest werd gewerkt.

51. De DIA verrichtte ook een audit van de uitvoering van de financiële en administratieve kaderovereenkomst (FAFA) met de Verenigde Naties (VN) door EuropeAid en DG ECHO. De in 2006 aan VN-organisaties gedane betalingen maakten 4,8 % van de totale uitgaven uit. De algemene conclusie van de audit is dat er zowel op projectniveau als bij de VN-organisaties nog steeds controlemechanismen daadwerkelijk en verder moeten worden ingevoerd, maar erkend wordt ook dat er vooruitgang is geboekt en dat de meeste betrokken zaken worden aangepakt. Volgens een institutioneel onderzoek van VN-organen, geïnitieerd door EuropeAid en opgezet om na te gaan of de bestaande beleidslijnen en procedures deze organen van toereikende middelen voorzien om als hoedsters van de EOF-middelen op te treden, konden de internecontrolesystemen slechts in drie van de tien gevallen worden beoordeeld als over het geheel genomen toereikend. Voor de andere organisaties moesten bepaalde beperkte aspecten later worden onderzocht, aangezien niet alle relevante data beschikbaar waren toen de beoordeling werd verricht. De Commissie probeert momenteel met de VN overeenstemming te bereiken over taakomschrijvingen voor controlewerkzaamheden. 51. De ontwerp-taakomschrijvingen („gemeenschappelijke richtsnoeren”) zijn door EuropeAid opgesteld na de derde jaarlijkse bijeenkomst van de werkgroep VN-EG over de financiële en administratieve kaderovereenkomst FAFA (zie de operationele conclusies van deze bijeenkomst van april 2006). De taakomschrijvingen zijn voor het eerst in september 2006 aan de VN voorgelegd. Er zijn onderhandelingen met de VN aan de gang over vier aspecten in de voorgestelde richtsnoeren.

Conclusies en aanbevelingen

52. De controle van de Rekenkamer bracht een materieel aantal fouten aan het licht die van invloed waren op de bedragen van de door de delegaties geautoriseerde onderliggende verrichtingen, die niet waren ontdekt door de toezicht- en controlesystemen van de ACS-staten, de delegaties en de centrale diensten van EuropeAid. De resterende fouten zijn nog steeds significant, ondanks mogelijke verbeteringen in de toekomst. Dit geeft aan dat de inspanningen ter verbetering van de opzet en/of tenuitvoerlegging van een aantal van deze systemen moeten worden voortgezet. Tabel 3 geeft een overzicht van de beoordeling door de Rekenkamer van de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid. 52. De Commissie is van oordeel dat het geconstateerde type fout in hoofdzaak betrekking heeft op betalingen die zijn verricht op basis van auditverslagen of afrekeningen die overeenkomstig de contractbepalingen of de voorschriften door supervisoren zijn opgesteld. De Commissie merkt bovendien op dat de omvang van de restfouten niet significant is. Zoals de Rekenkamer met name in tabel 3 aanstipt, heeft de Commissie dit jaar gezorgd voor verbetering van de rapportage van de delegaties, de controles achteraf, de follow-up van de audits en de invorderingsprocedures. De Commissie is van plan deze verbeteringen voort te zetten, met name door verdere harmonisatie van de presentatie van de strategiecontrole.

Tabel 3 — Beoordeling van de toezicht- en controlesystemen Betrokken systeem Essentiële interne controle Algehele beoordeling Procedures en handleidingen Risicoanalyse en beheer Management-rapportage Controles uitgevoerd voordat verrichtingen worden geautoriseerd Monitorbezoeken Controles achteraf Externe audits Interne audit Kwaliteit Kwantiteit Kwaliteit Kwantiteit/uitvoering van het controleplan Follow-up van afzonderlijke controle-bevindingen/Doeltreffende invorderings-procedures Algeheel toezicht door centrale diensten op door de delegaties in opdracht gegeven audits Centrale diensten EuropeAid Delegaties N.v.t. N.v.t. N.v.t. N.v.t.

Verklaring: Bevredigend Deels bevredigend Onbevredigend N.v.t. Niet van toepassing of niet beoordeeld

53. EuropeAid is begonnen de tekortkomingen te verhelpen die de Rekenkamer in haar Jaarverslag over het begrotingsjaar 2005 heeft genoemd. Sommige aspecten van het systeem voor controle achteraf van verrichtingen zijn herzien en de steun voor uitvoerend en financieel personeel van de delegaties en de centrale diensten is verbeterd. EuropeAid heeft nieuwe taakomschrijvingen voor externe audits ontwikkeld, maar de door de delegaties geïnitieerde centrale monitoring van externe audits dient te worden verbeterd. Bovendien is het aantal monitorbezoeken nog beperkt en worden de delegaties onvoldoende betrokken bij de risicoanalyse van EuropeAid, die ook onvoldoende betrekking heeft op de inherente en controlerisico's in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen.

54. De Rekenkamer is ingenomen met de inspanningen van EuropeAid om een controlestrategie te ontwikkelen ten behoeve van een efficiënte en doeltreffende uitvoering van de talrijke toezicht- en controleactiviteiten van de diverse betrokken actoren. In dit verband zijn de volgende aanbevelingen op hun plaats: 54. De Commissiediensten zijn zich ten volle bewust van de noodzaak van een kosteneffectieve controlestrategie, die een geïntegreerd geheel vormt van audits, evaluaties, beoordelingen, controle en supervisie.

a) de controlestrategie dient eind 2007 opgesteld en operationeel te zijn. Zoals de Rekenkamer reeds eerder heeft opgemerkt (34), dient deze strategie duidelijke en consistente doelstellingen te bepalen, coördinatie te verzekeren en soort en intensiteit van de controles te specificeren. Hierbij moeten de kosten en baten van de diverse controles tegen elkaar worden afgewogen, waarbij rekening wordt gehouden met het acceptabele foutenrisico in de onderliggende verrichtingen. De controlestrategie dient een goed gestructureerde en gedocumenteerde risicoanalyse te omvatten waarbij de delegaties officieel en volledig zijn betrokken; a) De Commissie is het eens met de opinie van de Rekenkamer. Zij heeft een actieplan „Naar een geïntegreerd internecontrolekader” opgezet, dat de sluitsteen moet vormen van de gedetailleerde uitwerking van een gemeenschappelijke en gecoördineerde aanpak en instrumentarium voor alle Commissiediensten.

b) het beheer van via werkprogramma's gefinancierde projecten dient beter te worden ondersteund. Dit vereist meer aanwezigheid van delegatiepersoneel in het veld bij de ondersteunende boekhoudsystemen en de beschikbaarheid van standaard boekhoudinstrumenten en opleiding. Worden er meer controles in een vroeg stadium van de projectuitvoering verricht, dan zou dat ook het monitoren ten goede komen en — eventueel — bijdragen tot verbetering van de door de begunstigden toegepaste controlesystemen; b) De Commissie zal de kwaliteit van de beheerde projecten verder verbeteren aan de hand van programmabestekken. Daartoe heeft de Commissie een nieuwe praktische handleiding uitgewerkt en worden in de ACS-staten regelmatig specifieke opleidingen verstrekt. De harmonisatie van de boekhoudkundige aspecten zal samen met de delegaties worden bestudeerd.

c) bij de controles die de delegaties uitvoeren voordat zij betalingen autoriseren moeten de betalingsaanvragen grondiger worden onderzocht en dient de aandacht nog sterker te worden gericht op de realiteit, subsidiabiliteit en juistheid van de uitgaven. De kwaliteit van het door de toezichthouders verrichte werk moet beter in het oog worden gehouden; c) De controles door de delegaties geschieden overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement inzake de validering van uitgaven door de bevoegde ordonnateur op basis van bewijsstukken betreffende de rechten van de schuldeisers in verband met daadwerkelijk verrichte leveringen, daadwerkelijk uitgevoerde werken of andere documenten. De Commissie zal doorgaan met haar inspanningen om de kwaliteitscontroles door de delegaties en de nationale ordonnateurs te versterken, rekening houdend met de kosten en baten van aanvullende controles.

d) de door externe controleurs verrichte controles dienen te worden verbeterd door ervoor te zorgen dat de nieuwe taakomschrijvingen een duidelijke definitie bevatten van: het doel van de controle; de toe te passen materialiteitsdrempel; de steekproefneming; de aard van de af te werken controleprocedures; aanwijzingen voor de behandeling van fouten en de rapportage van conclusies. Deze standaardtaakomschrijvingen moeten ook worden gebruikt voor alle door de delegaties geïnitieerde audits; d) De nieuwe taakomschrijvingen zijn goedgekeurd en versterken de door de Rekenkamer genoemde auditelementen.

e) het centrale toezicht op de door de delegaties georganiseerde externe audits dient te worden verbeterd, zodat de resultaten daadwerkelijk aan alle relevante beheersniveaus kunnen worden meegedeeld. Dit moet worden ondersteund door een eind 2007 beschikbaar beheerssysteem dat informatie over het controleproces verschaft en relevante controleresultaten toegankelijker maakt; e) De centrale controle van de externe audits zal in 2007 verder worden verbeterd. EuropeAid evalueert thans de informatiebehoeften om de belangrijkste prioriteiten bij de ontwikkeling van het informatiesysteem vast te stellen. De onmiddellijke prioriteit moet echter de migratie naar ABAC-FED blijven.

f) de controle van de delegaties door de centrale diensten van EuropeAid moet worden verscherpt door het aantal controlebezoeken te verhogen. f) Nu de decentralisatie op kruissnelheid is gekomen, zal een nieuw algemeen kader voor missies naar de delegaties worden vastgesteld.

55. Met betrekking tot begrotingssteun heeft de Rekenkamer de Commissie al eerder aanbevolen, op meer geformaliseerde en gestructureerde wijze de naleving van artikel 61, lid 2, van de Overeenkomst van Cotonou aan te tonen en uit te leggen waarom zij van mening is dat de richting die het begunstigde land is ingeslagen ondanks de in de aanvankelijke beoordeling geconstateerde gebreken in het beheer van de overheidsfinanciën bevredigend is (35). Gelet op de resolute wijze waarop de Commissie in Sierra Leone de „dynamische interpretatie” toepast, is naleving van de Overeenkomst van Cotonou niet gewaarborgd. Derhalve herhaalt de Rekenkamer haar eerdere opmerking en doet zij de volgende aanbevelingen: 55.

a) naleving van de Overeenkomst van Cotonou dient te worden getoetst aan de hand van basisvereisten, zoals de beschikbaarheid van tijdig gepubliceerde en gecontroleerde rekeningen. Voor een duidelijke, officiële presentatie van de conclusies zullen de parameters van de „dynamische interpretatie” uitdrukkelijk moeten worden genoemd, zodat de deugdelijkheid van betalingsbesluiten kan worden nagegaan; a) Het gaat hier om een herhaling van een eerdere aanbeveling (Speciaal verslag nr. 2/2005, punt 85). De Commissie bevestigt haar algemene instemming en beklemtoont het verwachte positieve effect van de herziene richtsnoeren voor algemene begrotingssteun. De Commissie wijst erop dat het kortetermijnrisico dat aan de dynamische interpretatie van artikel 61, lid 2, verbonden kan zijn, altijd moet worden bekeken in het licht van de uiteindelijke doelstellingen en legt in dat verband de nadruk op de specifieke omstandigheden in kwetsbare landen.

b) wil de Commissie haar conclusies op gestructureerde wijze formuleren, dan moet zij ervoor zorgen dat de gegevens waarop de betalingsbesluiten worden gebaseerd, meer berusten op de beoordeling van gebeurtenissen die reeds hebben plaatsgevonden dan op prognoses van toekomstige gebeurtenissen; b) De Commissie is het hiermee eens.

c) met de gehanteerde indicatoren moet in voorkomend geval duidelijk bewijs kunnen worden geleverd voor een vooruitgang op het gebied van beheer van overheidsfinanciën. Dit kan worden bereikt door indicatoren op te nemen die gedurende langere tijd kunnen worden gemeten en waarmee achtereenvolgende periodes kunnen worden vergeleken — anders dan met indicatoren die gebaseerd zijn op een eenmalige gebeurtenis. c) De Commissie is het hiermee eens, maar wijst erop dat sommige hervormingen vrij snel kunnen worden uitgewerkt en vastgesteld, terwijl andere verschillende jaren vergen.