Ontwerp Akkoord tussen de Secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de Griffier van het Hof van Justitie, de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economische en Sociaal Comité en van het Comité van de regio's, en de vertegenwoordiger van de ombudsman, betreffende de gemeenschappelijke beginselen voor een geharmoniseerd beleid inzake selectie en aanwerving en de beginselen voor het gebruik van de reservelijsten

(door de Commissie ingediend)

TOELICHTING

Op grond van artikel 2 van het statuut, zoals gewijzigd bij Verordening nr. 3947/92 van de Raad, kunnen "twee of meer instellingen (...) aan een van hen of aan een interinstitutioneel orgaan de uitoefening toekennen van de bevoegdheden die aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend op het gebied van de aanwerving". Dit artikel vormt dus een passende rechtsgrond voor een gezamenlijk besluit van de instellingen tot oprichting van een bureau.

Ten tijde van de vorige twee uitbreidingen hebben de instellingen op dit gebied al samengewerkt, bijvoorbeeld door samen vergelijkende onderzoeken voor onder andere linguïsten, boekhoudkundigen en secretariaatsmedewerkers te organiseren.

Het bestaande kader voor interinstitutionele samenwerking heeft echter zijn beperkingen, met name doordat iedere instelling eigen procedures toepast, bepaalde vergelijkende onderzoeken zelfstandig organiseert, en een eigen dienst voor vergelijkende onderzoeken en selectie heeft.

Het is derhalve dienstig een eenvormig kader voor het organiseren van vergelijkende onderzoeken te ontwikkelen en de daarvoor gebruikte middelen te bundelen.

Een dergelijk kader biedt schaalvoordelen, met name in de context van de toekomstige uitbreiding. Het zal ook een positieve invloed hebben op de harmonisering en professionalisering van de door de instellingen toegepaste selectieprocedures. Dit komt niet alleen de instellingen ten goede, maar ook de burgers van de Unie die bij de instellingen solliciteren en voor wie de selectieprocedure vaak het eerste en enige contact met de instellingen is.

Al sinds maart 2000 worden stappen ondernomen in het kader van het Witboek over de hervorming van de Commissie. Zo heeft de Commissie op 26 februari 2001 een voorstel ingediend voor de oprichting van een interinstitutioneel aanwervingsbureau.

De interinstitutionele ontwerp-besluiten zijn het resultaat van de werkzaamheden van een interinstitutionele werkgroep die is opgericht op initiatief van de Secretarissen-generaal. De conclusies van deze werkzaamheden hebben de Secretarissen-generaal in juli 2001 goedgekeurd. Vervolgens zijn de ontwerp-besluiten op 30 oktober 2001 door de Commissie goedgekeurd en op 7 december 2001 ter raadpleging aan het Comité voor het Statuut voorgelegd.

Nu is het aan de instellingen om het besluit tot oprichting van het bureau goed te keuren. Daartoe moeten de secretarissen-generaal, overeenkomstig de bepalingen van het statuut inzake aanwerving, in onderling overleg de nodige maatregelen voor de tenuitvoerlegging van dit besluit nemen.

Ontwerp Akkoord tussen de Secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de Griffier van het Hof van Justitie, de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economische en Sociaal Comité en van het Comité van de regio's, en de vertegenwoordiger van de ombudsman, betreffende de gemeenschappelijke beginselen voor een geharmoniseerd beleid inzake selectie en aanwerving en de beginselen voor het gebruik van de reservelijsten

In het kader van de oprichting van een Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen verbinden de secretarissen-generaal van de instellingen zich ertoe te blijven streven naar een voortdurende verbetering van de selectieprocedures bij de EU, waarbij van gemeenschappelijke, transparante en doeltreffende methoden worden uitgegaan.

Daarom roepen zij de leden van de Raad van Bestuur op om, in samenwerking met de directeur van het Bureau, een volledig geharmoniseerde selectieprocedure op te zetten, die gebaseerd is op de hierna genoemde beginselen.

Bovendien verbinden de secretarissen-generaal zich ertoe nauw samen te werken op alle gebieden die verband houden met de planning van de vergelijkende onderzoeken, het gebruik van de reservelijsten en de harmonisatie van de indelingscriteria, overeenkomstig de hierna genoemde beginselen.

1. Planning van de vergelijkende onderzoeken

* Het aanwervingsbureau organiseert geregeld bijeenkomsten met de instellingen, ten einde de planning van de vergelijkende onderzoeken te coördineren en de aankondiging van de geplande vergelijkende onderzoeken voor te bereiden.

* Op basis van de behoeften en de vereisten die de instellingen te kennen hebben gegeven, stelt het Bureau een programma inzake vergelijkende onderzoeken op, en zorgt het voor de tenuitvoerlegging daarvan. Tussen het Bureau en de instellingen wordt op zodanige manier samengewerkt dat een adequate planning tot stand komt, waarmee wordt gewaarborgd dat te gelegener tijd aan de aanwervingsbehoeften van de instellingen kan worden voldaan, zowel wat administratief als wat gespecialiseerd personeel betreft, inclusief linguisten en specialisten op onderzoekgebied.

* Iedere instelling deelt het Bureau haar aanwervingsbehoeften voor de komende drie jaar mee. Het Bureau stelt een voorlopig programma voor drie jaar op, dat ten minste iedere zes maanden wordt bijgewerkt, zodat op optimale wijze aan de behoeften van de instellingen kan worden beantwoord.

* Het werkprogramma omvat voor ieder te organiseren vergelijkend onderzoek een indicatief tijdschema en bijzonderheden betreffende de reservelijst.

* De instellingen verbinden zich ertoe hun behoeften ruim van tevoren te plannen, en te zijner tijd het nodige personeel voor de samenstelling van de jury's ter beschikking te stellen, ten einde het Bureau in staat te stellen zijn werkzaamheden te plannen, de nodige prioriteiten te bepalen en zich aan het vastgestelde tijdschema te houden.

* Onverminderd het bepaalde in artikel 2, lid 1, van het besluit van de instellingen van ...., worden alle vergelijkende onderzoeken bekendgemaakt als interinstitutionele vergelijkende onderzoeken, ook wanneer een of meer instellingen niet de wens te kennen hebben gegeven om van de reservelijst gebruik te maken.

2. Beleid en procedures voor de selectie

2.1 Transparantie voor de kandidaten

* Er wordt een gebruiksvriendelijke gemeenschappelijke website opgezet en een lijst met e-mailadressen samengesteld waar potentiële kandidaten terecht kunnen voor informatie over vergelijkende onderzoeken.

* Er wordt een vereenvoudigd gemeenschappelijk sollicitatieformulier ingevoerd en de aankondigingen van de vergelijkende onderzoeken worden duidelijker geformuleerd.

* De beoordelingscriteria die bij de vergelijkende onderzoeken worden gehanteerd, worden op gepaste wijze aan de kandidaten medegedeeld.

* De kandidaten worden duidelijk geïnformeerd over de mogelijkheden die openstaan om klachten en verzoeken in te dienen, en in het bijzonder om zich tot de Europese ombudsman te richten.

* De kandidaten die deelnemen aan tests met meerkeuzevragen op papier, moeten de mogelijkheid krijgen om hun antwoordformulier na de test mee te nemen (voor zover geen auteursrechten op de inhoud ervan rusten), en bij het Bureau het formulier met de juiste antwoorden aan te vragen.

* De namen van de leden van de jury en, na afloop van de procedure, de lijst met geschikte kandidaten worden in het Publicatieblad bekendgemaakt, met inachtneming van de bescherming van de persoongegevens.

* De kandidaten moeten, wanneer zij daarom verzoeken, inzage krijgen in hun door de jury nagekeken antwoorden; hierbij moet er steeds rekening mee worden gehouden dat de werkzaamheden van de jury geheim zijn.

2.2 Vereisten op het gebied van talenkennis

* De kandidaten moeten kennis bezitten van een andere officiële taal dan hun moedertaal; er moet echter op worden gewezen dat voor bepaalde ambten of door bepaalde instellingen specifieke eisen op dit gebied kunnen worden gesteld en dat iedere instelling bij aanwerving uit de reservelijsten haar eigen criteria inzake talenkennis en bekwaamheid mag toepassen. (Wanneer bepaalde instellingen de voorkeur geven aan bepaalde talen, moet dat ter wille van de transparantie duidelijk aan de kandidaten worden medegedeeld vóór zij hun sollicitatie indienen.)

* De kennis van de moedertaal en van de tweede officiële taal wordt beoordeeld bij de voorselectie of (in voorkomend geval) het schriftelijk examen en tijdens het mondeling examen (hetgeen over het algemeen het geval is); kennis van andere talen wordt tijdens het mondeling examen getest.

2.3 Taalregeling bij de voorselectie

* De Raad van Bestuur beslist of het Bureau al dan niet specifieke vergelijkende onderzoeken per taal moet organiseren.

2.4 Kwaliteit van de selectieprocedures

* Er moet voordurend aandacht worden besteed aan de goede praktijken en aan de ontwikkeling van nieuwe technieken inzake aanwerving.

2.4.1 Inhoud van de vergelijkende onderzoeken

De inhoud van de vergelijkende onderzoeken moet geregeld worden onderzocht en indien nodig aangepast, ten einde te garanderen dat de selectieprocedure er steeds op gericht blijft de kandidaten te onderkennen die het best aan het vereiste profiel beantwoorden. Enkele voorbeelden (naar gelang van de rang):

* Bij de voorselectie moeten ten minste de kennis van de tweede officiële taal en het redeneervermogen worden beoordeeld;

* Tijdens het schriftelijk examen worden de kennis op het werkgebied van het vergelijkend onderzoek en de kennis van de Europese Unie beoordeeld. Het examen is erop gericht na te gaan of de kandidaat in staat is een analyse te maken van een geheel van soms tegenstrijdige gegevens die verband houden met de Europese Unie en haar beleid, en daarover een gestructureerde gedachtegang te ontwikkelen en aanbevelingen te formuleren;

* Voor het mondeling examen wordt vooraf een reeks vragen opgesteld aan de hand waarvan het onderhoud kan worden gestructureerd en een meer objectieve analyse van de antwoorden van de kandidaat kan worden gemaakt. Het onderhoud moet de jury in staat stellen na te gaan of de kandidaat geschikt is om in een meertalige en multiculturele organisatie te werken en of hij zich zal kunnen aanpassen aan de diverse taken waarmee hij kan worden belast, en zich een oordeel te vormen over de kennis van de kandidaat op het gekozen werkgebied en over de beroepservaring die hij ter zake heeft opgedaan.

* Het onderhoud omvat ook "Europees onderdeel", waarbij behalve de kennis van de Europese opbouw ook nog de zin voor analyse en het redeneervermogen worden getest en wordt nagegaan of de kandidaat in staat is een probleem vanuit diverse aspecten te benaderen en een creatieve gedachtegang te ontwikkelen; hierbij kan tevens het mondelinge uitdrukkingsvermogen van de kandidaat (ook in andere talen dan de moedertaal) worden beoordeeld.

2.4.2 De jury

* De jury moet zich laten bijstaan door externe deskundigen op het gebied van de aanwerving, die als bijzitter fungeren.

* Alle juryleden moeten met succes een speciaal opleidingsprogramma hebben gevolgd. Een dergelijke opleiding, waarin onder meer juridische aspecten, examen- en selectietechnieken of gelijk kansen kunnen worden behandeld, zal ertoe bijdragen dat door alle juryleden gedurende de hele aanwervingsprocedure coherente normen worden toegepast.

* Bij het mondeling onderhoud mogen de punten die de kandidaat voor het schriftelijk examen heeft behaald, niet aan de jury worden meegedeeld zolang de punten voor het mondeling examen niet zijn toegekend.

2.5 Computerondersteunde preselectie

* De mogelijkheden moeten worden onderzocht om bij de preselectie gebruik te maken van computerondersteunde tests, en naar gelang van het resultaat van dat onderzoek kunnen dergelijke tests worden ontwikkeld.

2.6 Gelijke kansen

2.6.1 Algemene vraagstukken en geografisch evenwicht

* Er moeten selectietechnieken worden toegepast waarmee aanwerving op een ruime geografische basis en het meertalige en multiculturele karakter van de instellingen gewaarborgd blijven.

* De aankondigingen van de vergelijkende onderzoeken moeten op ruimere basis worden bekendgemaakt, zodat alle bevolkingsgroepen in de lidstaten kunnen worden bereikt; de mediacommunicatiestrategie moet erop gericht zijn die groepen te bereiken die nu in het personeelsbestand van de instellingen ondervertegenwoordigd zijn.

* De selectie- en de aanwervingsprocedures moeten nauwgezet worden gevolgd; over het verloop van deze procedures moet geregeld (ten minste iedere zes maanden) verslag worden uitgebracht bij de instellingen (ook wat betreft het gebruik van de reservelijsten), zodat kan worden nagegaan welke trends zich voordoen, met name wat betreft de aanwerving uit de groepen die ondervertegenwoordigd zijn.

2.6.2 Specifieke vraagstukken: geslacht en leeftijd

* Er moet op worden toegezien dat (in samenwerking met deskundigen) tests worden ontworpen (met name wat de voorselectie betreft) die geen aanleiding geven tot statistisch significante verschillen tussen de door mannen en door vrouwen behaalde resultaten.

In alle jury's moeten beide geslachten vertegenwoordigd zijn.

* Besluiten in verband met de vermelding van leeftijdsgrenzen in aankondigingen van vergelijkende onderzoeken worden door de Raad van Bestuur genomen.

3. Beginselen voor het gebruik van de reservelijsten

* De instellingen moeten via een on-line database toegang hebben tot alle reservelijsten.

* Iedere reservelijst blijft gedurende twee jaar geldig, en kan naar gelang van de behoeften van de instellingen worden verlengd.

* Een instelling die om aanwerving van een bepaald aantal kandidaten van een reservelijst heeft verzocht, moet de garantie krijgen dat zij de betrokken kandidaten ook kan aanwerven. Daarom moet een reeks maatregelen worden genomen waarmee een redelijk gebruik van de reservelijsten wordt gewaarborgd:

1) Het Bureau fungeert als "uitwisselingscentrum" tussen de kandidaten en de instellingen en speelt een actieve rol bij het beheer van de lijsten en de controle op het gebruik daarvan;

2) In iedere instelling wordt de aanwervingsprocedure gecentraliseerd: alle diensten/directoraten-generaal hebben toegang tot de reservelijsten (en tot de CV), maar alleen via de centrale dienst (die over telefoonnummers en adressen beschikt) kan contact met de kandidaten worden opgenomen;

3) De kandidaten moeten in hun sollicitatieformulier opgeven welke instellingen of geografische plaatsen zij kiezen (in volgorde van voorkeur);

4) Aan de kandidaten moet informatie worden verstrekt over de aanwervingsprocedures;

5) De reservelijsten worden over het algemeen in drie tot vier "verdienstengroepen" ingedeeld. Binnen iedere groep zijn de kandidaten alfabetisch gerangschikt; de instellingen zijn volledig vrij in hun keuze. In beginsel kunnen kandidaten uit de tweede groep pas worden aangeworven als aan alle kandidaten van de eerste groep een ambt is aangeboden. Van dit beginsel kan evenwel worden afgeweken wanneer de behoefte aan specifieke profielen en de algemene beginselen van artikel 27 van het statuut dat rechtvaardigen. Tot een afwijking wordt door de instelling besloten;

6) De hoofden van de voor aanwerving bevoegde diensten van iedere instelling komen, onder voorzitterschap van het Bureau, geregeld bijeen om het gebruik van de lijsten te coördineren en de specifieke prioriteiten van de instellingen te bepalen. Daarbij moet rekening worden gehouden met de voorkeur van de kandidaten inzake instelling en geografische plaats, met het profiel van de kandidaten en met de behoeften van de diverse instellingen.

7) op basis van de resultaten van deze bijeenkomst, worden de volgende algemene beginselen toegepast:

- tijdens de eerste zes maanden nadat de reservelijst is samengesteld, kan een instelling niet méér kandidaten van de betrokken lijst aanwerven dan zij aanvankelijk in het kader van haar planning had gevraagd;

- na deze periode van zes maanden komen de hoofden van de voor aanwerving bevoegde diensten opnieuw bijeen; zij kunnen dan overeenkomen de "quota" gedurende een nieuwe periode van zes maanden te handhaven, rekening houdend met het aanvankelijke verzoek en met het aantal reeds aangeworven kandidaten. Op dat ogenblik kan ook worden besloten aan instellingen die in het kader van de planning geen "verzoek" hadden ingediend, de mogelijkheid te bieden toch kandidaten van de lijst aan te werven.

- uiterlijk twaalf maanden nadat de lijst is samengesteld, vervallen de quota en kunnen alle instellingen kandidaten van de lijst aanwerven;

8) Er wordt een systeem ingevoerd dat de toepassing van "goede praktijken inzake aanwerving" moet garanderen. Zodra een instelling en een kandidaat het in beginsel eens zijn over een aanwerving, ondertekenen beiden een "intentieverklaring", waarbij de kandidaat verklaart bereid te zijn een bepaalde functie te aanvaarden en de instelling haar voornemen bevestigt om de kandidaat binnen een termijn van twee maanden officieel een ambt aan te bieden. Een kopie van deze verklaring wordt naar het Bureau gezonden en de naam van de kandidaat wordt op de reservelijst "geblokkeerd". Indien na afloop van de termijn van twee maanden nog geen ambt aan de kandidaat is aangeboden (of indien de kandidaat het aanbod heeft afgewezen), komt de kandidaat opnieuw in aanmerking om voor een ander ambt te worden aangeworven. De kandidaten moeten van dit systeem in kennis worden gesteld wanneer hun wordt medegedeeld dat zij op de reservelijst zijn geplaatst.

4. Harmonisatie van de indelingscriteria

De secretarissen-generaal verbinden zich ertoe de indelingscriteria die de instellingen bij de aanwerving van nieuwe ambtenaren toepassen, te harmoniseren ten einde de naleving van het beginsel van de gelijke behandeling te garanderen en concurrentie tussen de instellingen te vermijden. Er moet in het bijzonder op worden toegezien dat identieke criteria worden vastgesteld inzake de rang en de salaristrap waarin geslaagde kandidaten bij aanwerving worden ingedeeld.

5. Herziening

Na afloop van een periode van drie jaar na de oprichting van het Bureau wordt dit akkoord opnieuw bezien.

Ondertekend op ...... in Brussel.

J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass

M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman

FINANCIEEL MEMORANDUM

Beleidsgebied: Administratie.

Activiteit: Personeelsbeleid en management.

Benaming van de maatregel: Oprichting van het Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen

1. BEGROTINGSONDERDEEL + benaming

A0 4021 - Interinstitutioneel Aanwervingsbureau

2. ALGEMENE CIJFERS

2.1. Totaalbudget van de maatregel (deel B): Niet van toepassing (NA)

2.2. Looptijd:

Het Bureau wordt operationeel op 1 januari 2003.

2.3. Meerjarenraming van de totale uitgaven:

a) Tijdschema voor de vastleggings- en betalingskredieten (financiële steun) (zie punt 6.1.1)

b) Technische en administratieve bijstand en ondersteunende uitgaven (zie punt 6.1.2)

c) Totale financiële gevolgen van de personele middelen en andere huishoudelijke uitgaven (zie de punten 7.2 en 7.3)

De oprichting van het Bureau is een budgettair neutrale maatregel. Alle middelen die op 1 januari 2003 ter beschikking van het Bureau worden gesteld, zullen worden overgedragen van de op 31 december 2002 bij de instellingen beschikbare middelen (zie punt 7.5 van het verslag van de werkgroep). De verhoging van de salarissen, de inflatie en de financiering van het extern personeel waarin in 2002 reeds is voorzien, zullen uiteraard aanleiding geven tot een aantal technische aanpassingen.

2.4. Verenigbaarheid met de financiële programmering en de financiële vooruitzichten

X De oprichting van het Bureau is verenigbaar met de programmering van rubriek 5, als deze maatregel budgettair neutraal is en in de toekomst schaalvoordeel oplevert (zie eerste overweging van het besluit betreffende de oprichting van het Bureau)

( Dit voorstel vergt een herprogrammering van de betrokken rubriek van de financiële vooruitzichten

( Dit kan leiden tot toepassing van de bepalingen van het interinstitutioneel akkoord.

2.5. Financiële gevolgen voor de ontvangsten:

( Geen financiële gevolgen (betreft technische aspecten in verband met de tenuitvoerlegging van een maatregel)

OF

X Financiële gevolgen - Het effect op de ontvangsten is als volgt:

Bijdrage van de instellingen via toegewezen ontvangsten (nieuwe aanwending). Zie rapport van de interinstitutionele werkgroep voor de oprichting van een Aanwervingsbureau van de EG, punt 7, budgettaire aspecten.

3. BEGROTINGSKENMERKEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. Rechtsgrond

- Besluit van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economische en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de ombudsman van ..... betreffende de oprichting van een Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen

- Besluit van de Secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de Griffier van het Hof van Justitie, de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economische en Sociaal Comité en van het Comité van de Regio's, en de vertegenwoordiger van de ombudsman betreffende de organisatie en de werking van het Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen.

Krachtens artikel 10 wordt dit besluit na een periode van drie jaar na de oprichting van de Bureau opnieuw bezien.

- Artikel 2 en bijlage III van het statuut.

5. BESCHRIJVING EN MOTIVERING

5.1. Waarom de Gemeenschap moet optreden

5.1.1. Doelstellingen

De huidige samenwerking tussen de instellingen wat betreft de organisatie van vergelijkende onderzoeken vormt een eerste stap. Die samenwerking heeft het echter niet mogelijk gemaakt het aanwervingsbeleid te harmoniseren en voldoende consistent te maken. Door de oprichting van een interinstitutioneel aanwervingsbureau zullen de aanwervingsprocedures via een gezamenlijke aanpak duidelijker en bevattelijker worden voor de burgers van de Europese Unie en kunnen de instellingen de nakende uitbreiding beter aan. Bovendien zal een interinstitutioneel aanwervingsbureau veel doeltreffender kunnen functioneren: er wordt gebruik gemaakt van geharmoniseerde selectietechnieken, de vergelijkende onderzoeken kunnen in betere omstandigheden worden georganiseerd en interinstitutionele samenwerking zal tot optimale resultaten leiden.

Het Bureau zal hoofdzakelijk worden belast met de organisatie, onder toezicht van de instellingen van de Europese Gemeenschappen, van algemene vergelijkende onderzoeken voor ambtenaren of van selectieprocedures voor andere personeelsleden, die erop gericht zijn die instellingen onder de beste voorwaarden vanuit professioneel en financieel oogpunt van personeel te voorzien. Het Bureau stelt lijsten van geschikte kandidaten op, zodat de instellingen steeds hooggekwalificeerde personeelsleden kunnen aanwerven die beantwoorden aan de kwalificaties en de behoeften, die zij met inachtneming van de beginselen van het geografisch evenwicht, non-discriminatie en gelijke kansen hebben vastgesteld.

5.1.2. Getroffen maatregelen in verband met de evaluatie ex ante

Een interinstitutionele werkgroep die in februari 2001 door de secretarissen-generaal van de instellingen is ingesteld, heeft een evaluatie ex ante van de oprichting van het Bureau verricht. Daarbij zijn onder meer de beginselen voor een geharmoniseerd beleid inzake vergelijkende onderzoeken en selectieprocedures omschreven en is een vergelijking gemaakt tussen het voorontwerp van begroting van het Bureau en de kosten die de organisatie van vergelijkende onderzoeken bij de instellingen met zich brengt. Om tot een budgettair neutrale maatregel te komen, is voorgesteld de budgetten en de lijsten van het aantal ambten van de deelnemende instellingen samen te voegen. Verwacht wordt dat deze gezamenlijk aanpak tot schaalvoordeel zal leiden, omdat het niet meer nodig is dat alle instellingen dezelfde activiteiten apart organiseren. Behalve de daaruit voortvloeiende besparingen zijn de voordelen van een dergelijke aanpak moeilijk te kwantificeren. Met name wordt het mogelijk een centre of excellence tot stand te brengen, dat vaak als eerste contactpunt tussen de burger en de instellingen fungeert en waar een voor alle instellingen gemeenschappelijk en geharmoniseerd selectiesysteem kan worden ontwikkeld. Vandaag past iedere instelling haar eigen procedures en criteria toe, hetgeen de transparantie van het aanwervingsbeleid van de instellingen niet ten goede komt.

De werkgroep heeft bij de instellingen echter ook een zekere terughoudendheid geconstateerd om hun gebruikelijke praktijken te veranderen en zo een geharmoniseerde aanpak - een conditio sine qua non voor de oprichting van het Bureau - mogelijk te maken. Ook de criteria voor de indeling bij aanwerving uit de reservelijsten moeten volledig geharmoniseerd worden.

5.1.3. Naar aanleiding van de evaluatie ex post getroffen maatregelen

Niet van toepassing

5.2. Overwogen maatregelen en wijze van financiering uit de begroting

Het is de bedoeling een interinstitutioneel bureau op te richten dat, op basis van de door de diverse instellingen vastgestelde aanwervingsbehoeften, vergelijkende onderzoeken organiseert met het oog op de samenstelling van reservelijsten waaruit de instellingen ambtenaren kunnen selecteren. In een tweede fase kan het Bureau ook (op basis van specifieke regelingen) selectieprocedures organiseren voor de aanwerving van andere personeelsleden zoals tijdelijke functionarissen en/of hulpfunctionarissen.

De functionele opzet bestaat erin (i) schaalvoordeel tot stand te brengen omdat de vergelijkende onderzoeken door één enkel orgaan worden georganiseerd op basis van geharmoniseerde criteria en procedures, en (ii) het selectie- en aanwervingsbeleid van de EU-instellingen transparanter te maken.

Het belangrijkste resultaat zal erin bestaan dat reservelijsten worden samengesteld op basis van selectietechnieken en -procedures die voordurend worden verbeterd en verfijnd.

De door het Bureau verstrekte diensten komen alle instellingen ten goede. Voorts kan het Bureau aanvullende diensten onder bezwarende titel verrichten voor andere organen van de EU. De voor de instellingen te verrichten diensten blijven echter prioritair.

Het Bureau moet ervoor zorgen dat de reservelijsten steeds een voldoende aantal kandidaten bevatten, zodat de instellingen te gelegener tijd nieuwe ambtenaren kunnen aanwerven. Tevens moet het ervoor zorgen dat de aanwerving van ambtenaren uit de nieuwe lidstaten vanaf 2004 mogelijk wordt. Ervan uitgaande dat in 2004 tien nieuwe lidstaten tot de Unie zullen toetreden, kan het totaal aantal nieuwe ambtenaren uit die landen op 2.500 à 3.000 worden geraamd.

Voor de concrete tenuitvoerlegging van de maatregel is het nodig dat het Bureau onmiddellijk wordt opgericht en dat onmiddellijk met een doorlopend programma van vergelijkende onderzoeken wordt gestart. Met het oog daarop zijn de aan het tot aanstelling bevoegde gezag toekomende bevoegdheden inzake de organisatie van vergelijkende onderzoeken, overeenkomstig het besluit tot oprichting van het Bureau, overgedragen aan het Bureau, en heeft iedere instelling haar behoeften inzake aanwerving kenbaar gemaakt.

De financiering wordt niet door het Bureau beheerd.

5.3. Wijze van tenuitvoerlegging

De maatregel wordt ten uitvoer gelegd via de oprichting van een interinstitutioneel bureau dat onder toezicht staat van een Raad van Bestuur waarin een afgevaardigde van iedere instelling zitting heeft. Administratief valt het Bureau onder de Commissie, die een aantal administratieve taken (bezoldiging en pensioenen, ziektekostenverzekering enz.) voor haar rekening neemt.

De Commissie kan het Bureau desgevraagd de nodige infrastructuur en logistieke ondersteuning ter beschikking stellen. De kosten daarvan worden aan het Bureau aangerekend; daartoe zal een factureringsmethode worden vastgesteld.

6. Financiële gevolgen

6.1. Totale financiële gevolgen voor deel B - (voor de gehele programmeringsperiode)

NIET VAN TOEPASSING

6.2. Berekening van de kosten per overwogen maatregel in deel B

NIET VAN TOEPASSING

7. GEVOLGEN VOOR PERSONELE MIDDELEN EN ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

7.1. Gevolgen voor de personele middelen

In de voor het Bureau bestemde personele middelen wordt voorzien door overdracht van reeds bestaande posten of kredieten. De oprichting van het Bureau zal in geen geval tot een verhoging van het totaal aantal ambten bij de instellingen leiden.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Zie bijlage 1- herkomst van posten en kredieten en verdeling van de posten naar rang (A8-A3, B, C en D)

7.2. Totale financiële gevolgen van de personele middelen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Zie ontwerpbegroting bijlage 2. De verdeling van het naar het Bureau over te dragen bedrag per begrotingsonderdeel en per instelling wordt gespecificeerd in het kader van de voorbereiding van het VOB 2003.

Deze bedragen vormen de totale kosten voor twaalf maanden.

7.3. Andere huishoudelijke uitgaven als gevolg van de maatregel

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

* 76.000EUR voor correctief en evolutief onderhoud van de NAC-toepassing (Nouvelle Application Concours) van DG ADMIN.

Zodra het Bureau is opgericht zal het het onderhoud, de aanpassing en de exploitatie van deze toepassing voor zijn rekening nemen, zodat het Bureau onafhankelijk van de infrastructuur van de Commissie kan functioneren.

In 2002 zal DG ADMIN de NAC-toepassing aan UTF-8 aanpassen, zodat het mogelijk wordt na de uitbreiding met de nieuwe talen te werken. Hiervoor is een budget van 186.000EUR toegewezen.

De bij de posten behorende computer- en telecommunicatiesystemen worden samen met de posten aan het Bureau overgedragen, voor zover ze onderling compatibel zijn.

Zie bijlage 3 De verdeling van het naar het Bureau over te dragen bedrag per begrotingsonderdeel en per instelling wordt gespecificeerd in het kader van de voorbereiding van het VOB 2003.

8. FOLLOW-UP EN EVALUATIE

8.1. Follow-up-systeem

De Raad van Bestuur oefent, namens de instellingen, controle uit op het functioneren van het Bureau, met name wat betreft het aantal kandidaten op de door het Bureau opgestelde reservelijsten en de voortdurende verbetering van de selectietechnieken en -methoden. Voorts dient het Bureau ieder jaar bij de instellingen een verslag in over het verloop van de selectie- en aanwervingsprocedures.

8.2. Werkwijze en tijdschema voor de geplande evaluatie

De werkzaamheden van het Bureau worden geëvalueerd volgens het bij de Commissie toegepaste algemene evaluatiebeleid. In 2005 vindt een eerste tussentijdse evaluatie plaats, waarbij de doeltreffendheid van de maatregel wordt beoordeeld en aanbevelingen aan de Raad van bestuur worden gedaan voor verdere verbeteringen in de organisatie van de werkzaamheden van het Bureau. In een later stadium wordt de doeltreffendheid van het gemeenschappelijk selectiebeleid van de instellingen geëvalueerd.

9. MAATREGELEN TER BESTRIJDING VAN FRAUDE

(Artikel 3, lid 4 van het Financieel reglement: "De Commissie verstrekt, om het risico van fraude en onregelmatigheden te voorkomen, in het financieel memorandum inlichtingen over de voorgenomen of bestaande preventieve en beschermende maatregelen.")

Het Bureau neemt alle maatregelen die nodig zijn om fraude te voorkomen.

BIJLAGE I

HERKOMST VAN DE POSTEN EN KREDIETEN VOOR HET BUREAU

EN VERDELING VAN DE POSTEN NAAR RANG (A8-A3, B, C EN D)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

ONTWERPBEGROTING 2003 VAN HET AANWERVINGSBUREAU VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN

A. Kosten zonder rekening te houden met de uitbreiding

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

B. Kosten in verband met de uitbreiding

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 3

10. Kosten van de in 2001/2002 door de instellingen georganiseerde algemene vergelijkende onderzoeken

10.1. A. Kosten van het bij de algemene vergelijkende onderzoeken betrokken personeel, met inbegrip van technische bijstand (o.a. informatica-, juridische en boekhoudkundige bijstand) [1]

[1] Omwille van de overzichtelijkheid wordt ervan uitgegaan dat alle technische bijstand wordt verstrekt door personeel van categorie A.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

10.2. B. Kosten van infrastructuur en logistiek

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

10.3. C. Directe en indirecte kosten (op basis van de ramingen voor 2001/2002)

1. Commissie

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2. Parlement

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3. Raad

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. Hof van Justitie

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

5. Rekenkamer

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

6. Economisch en Sociaal Comité

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

7. Comité van de Regio's

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

8. Ombudsman

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

9. Totaal alle instellingen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

10.4. D. Totale kosten (in euro's)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>