NL EN Publicatieblad van de Europese Unie C 318/1

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF

Februari 2013 — januari 2014

(2014/C 318/01)

Leden van het Comité van toezicht van OLAF Johan DENOLF (Voorzitter) Hoofdcommissaris, directeur van de Directie economische en financiële criminaliteit van de federale politie en lid van de Financiële-inlichtingeneenheid, België Herbert BÖSCH Voormalig lid van het Europees Parlement Voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement, Oostenrijk Catherine PIGNON Hoofdofficier van Justitie aan het gerechtshof in Angers, Frankrijk Jens MADSEN Openbaar aanklager voor zware economische en internationale criminaliteit, Denemarken Tuomas PÖYSTI Auditeur-generaal van Finland, voorzitter van de Nationale Rekenkamer, Finland

INHOUDSOPGAVE

TAAKOMSCHRIJVING 3

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER 4

OVERZICHT 5

1. TOEZICHT OP OLAF-ONDERZOEKEN 5

Instructies aan het personeel over onderzoeksprocedures 6

Prioriteiten voor het onderzoeksbeleid 6

Selectie van zaken door OLAF 7

Duur van de onderzoeken 7

Aan de nationale gerechtelijke autoriteiten doorgegeven zaken 8

Besluiten om de informatieverstrekking aan de instelling, het orgaan of de instantie uit te stellen 9

Aanbevelingen van de directeur-generaal van OLAF 9

OLAF-procedures voor het behandelen van klachten. 10

Klachten en verzoeken aan het Comité van toezicht 10

2. TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF 11

Voorontwerp van begroting voor 2014 11

Reorganisatie van OLAF en tevredenheidsenquêtes bij het personeel 12

3. SAMENWERKING MET OLAF 12

Follow-up door OLAF gegeven aan de aanbevelingen van het Comité van toezicht 12

Werkafspraken met OLAF 12

4. SAMENWERKING MET DE BELANGHEBBENDEN 13

Ontmoetingen met de EU-instellingen 13

Gedachtewisseling met de EU-instellingen 13

Openbare hoorzitting van het Europees Parlement over de procedurewaarborgen 13

Maatschappelijk middenveld 13

5. GOVERNANCE VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT 14

De rol van het Comité van toezicht krachtens Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 14

Prioriteiten en doelstellingen 14

Gedragscode 14

Werkmethoden 14

6. SECRETARIAAT VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT 15

BIJLAGEN 16

TAAKOMSCHRIJVING

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt, ter versterking van de onafhankelijkheid die het Bureau bij de uitoefening van de bij deze verordening toegekende bevoegdheden in acht neemt. Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie.

De taak van het Comité van toezicht van OLAF (Cvt), zoals vastgesteld in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (1), bestaat erin de onafhankelijkheid van OLAF te versterken bij de uitoefening van de aan het Bureau verleende bevoegdheden (2). Daartoe heeft de wetgever van de EU het Cvt een drievoudige rol gegeven:

— Het Cvt heeft ten aanzien van OLAF de rol van toezichthoudend orgaan en bewaker van zijn onafhankelijkheid; het houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt en in het bijzonder op de inachtneming van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken.

— Het Cvt heeft een adviserende rol ten aanzien van de directeur-generaal van OLAF en staat hem bij bij de uitoefening van zijn taken: — door hem in kennis te stellen van de resultaten van het toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt en het toezicht op de inachtneming van de procedurewaarborgen en op de duur van onderzoeken, en door waar nodig passende aanbevelingen te doen; — door hem advies te verstrekken en, in voorkomende gevallen, aanbevelingen, onder andere inzake de middelen die OLAF nodig heeft om zich van zijn onderzoekstaak te kwijten, inzake de onderzoeksprioriteiten en de duur van onderzoeken; — door opmerkingen te maken over (en, in voorkomende gevallen, aanbevelingen te doen voor) de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures (en eventuele wijzigingen daarvan) die de directeur-generaal vaststelt op grond van artikel 17, lid 8, van de verordening.

— Het Cvt is een gesprekspartner voor de EU-instellingen, waaraan het verslag uitbrengt over zijn werkzaamheden, op wier verzoek het adviezen uitbrengt en waarmee het van gedachten wisselt op politiek niveau en unieke deskundigheid verschaft, gebaseerd op zijn ervaring als toezichthouder.

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER

Ik heb het genoegen u hierbij als voorzitter van het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding overeenkomstig artikel 15, lid 9, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 het jaarlijks activiteitenverslag van ons comité te doen toekomen.

Dit tweede activiteitenverslag van het huidige Comité van toezicht geeft een overzicht van de belangrijkste activiteiten in de verslagperiode, die van 1 februari 2013 tot en met 31 januari 2014 liep.

De hoofdstukken 1 en 2 bieden een volledig overzicht van de toezichthoudende activiteiten van het Cvt. Daarbij wordt de focus gelegd op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak heeft gekweten en op het beheer in dat verband. De hoofdstukken 3 en 4 hebben betrekking op de relatie van het Cvt met OLAF en met de EU-instellingen en andere belanghebbenden. In de hoofdstukken 5 en 6 wordt verslag uitgebracht over de manier van werken van het Cvt, worden de beleidsdocumenten die het Comité heeft aangenomen, opgesomd en wordt de werking van het secretariaat belicht.

Aan het einde van de verslagperiode heeft één van de leden van het Comité, de heer Jens Madsen, zijn mandaat opgegeven voor een nieuwe, uitdagende functie bij de overheid van zijn land. Ik wens van dit verslag gebruik te maken om hem te bedanken voor zijn waardevolle bijdrage aan het werk van het Comité en om een nieuw lid (sinds 1 februari 2014), de heer Dimitrios Zimianitis welkom te heten.

Tot slot wens ik mijn bijzondere dank te betuigen aan de medewerkers van ons secretariaat, voor hun onschatbare steun en de kwaliteit van hun werk, dat in belangrijke mate heeft bijgedragen tot de effectiviteit van ons toezicht op de onderzoekstaak van OLAF.

Brussel, 12 maart 2014. Johan DENOLF

OVERZICHT

Toezichthoudende activiteiten

Analyse en evaluatie van:

— 56 zaken waarin informatie moest worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties;

— 186 negenmaandsverslagen;

— 293 adviezen over de selectie van zaken;

— 14 klachten en verzoeken van individuele personen;

— 1 klacht van een EU-instelling;

— 2 verzoeken om toegang van het publiek tot documenten van het Cvt;

— 1 verzoek om samenwerking van een nationale gerechtelijke autoriteit.

Adviezen en verslagen

— 4 adviezen in verband met de wijze waarop OLAF zich van zijn onderzoekstaak heeft gekweten en het beheer: — Advies nr. 1/2013: OLAF's Preliminary draft budget for 2014; — Advies nr. 2/2013: Establishing an internal OLAF procedure for complaints; — Advies nr. 1/2014: OLAF Investigation Policy Priorities; — Advies nr. 2/2014: Case selection in OLAF.

— Jaarlijks activiteitenverslag 2012.

Standpunten en beleidsnota's

— Standpunt „Reinforcing procedural safeguards in OLAF”;

— Opmerkingen over de onderzoeksprocedures van OLAF;

— Nota „on the mission and competences of the SC in the light of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and the mid-term strategy”;

— Richtsnoeren voor het toezicht (lopende);

— Wijziging van de procedurevoorschriften (lopende).

Samenwerking

— Nieuwe werkafspraken met OLAF.

1. TOEZICHT OP OLAF-ONDERZOEKEN

1. Het Comité van toezicht van OLAF (Cvt) houdt toezicht op verschillende aspecten van de onderzoeksactiviteiten van OLAF op basis van informatie die de directeur-generaal van OLAF (OLAF DG) verplicht moet verstrekken en informatie waarom het Cvt zelf vraagt.

Artikel 15, lid 1, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren, alsook betreffende onderzoeksprioriteiten van het Bureau en betreffende de duur van onderzoeken. Die adviezen kunnen worden uitgebracht op eigen initiatief, op verzoek van de directeur-generaal of op verzoek van een instelling, orgaan of instantie, maar mogen geen inmenging in de verrichting van lopende onderzoeken vormen.

Instructies aan het personeel over onderzoeksprocedures

2. De OLAF DG bezorgde het Cvt op 7 februari 2013 een kopie van een gewijzigde versie van de OLAF-instructies voor de personeelsleden (Instructions to Staff on Investigative Procedures — ISIP). Op 5 juli 2013 bezorgde hij het Cvt een tweede gewijzigde versie van de ISIP om de onderzoeksprocedures van OLAF in overeenstemming te brengen met nieuwe bepalingen van (het ontwerp voor) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. De OLAF DG stelde het Cvt in kennis van zijn voornemen om de gewijzigde ISIP op 31 juli 2013 vast te stellen.

3. Benadrukkende dat het binnen een dergelijk kort tijdsbestek onmogelijk was de gewijzigde ISIP grondig te analyseren, heeft het Cvt op 30 juli 2013 een aantal opmerkingen en vragen kenbaar gemaakt over de gewijzigde ISIP (3). Het Cvt heeft in het bijzonder de bepalingen onderzocht betreffende de selectieprocedure en de wijze waarop onderzoeken en coördinatiezaken worden aangepakt.

4. Het Cvt was van mening dat de gewijzigde ISIP onder andere: — zoals de verordening, uitdrukkelijk zouden moeten verwijzen naar het begrip „gegrond vermoeden” als voorwaarde voor het openen van een onderzoek; — een structureel onderscheid zouden moeten maken tussen selecteurs en evaluatoren in de eenheid Selectie en Evaluatie van de onderzoeken; — een duidelijk onderscheid zouden moeten maken tussen interne en externe onderzoeken, omdat de bevoegdheden van OLAF verschillend zijn; — voorschriften zouden moeten bevatten voor de organisatie van ruimere interne controles op de wettigheidstoetsing, niet alleen van onderzoeksactiviteiten die in de ISIP worden genoemd, maar ook van die welke niet uitdrukkelijk worden vermeld maar aanleiding zouden kunnen geven tot schending van de rechten van betrokkenen.

5. Op 5 september 2013 heeft de OLAF DG zijn opmerkingen en aanvullende informatie meegedeeld met betrekking tot kwesties die door het Cvt aan de orde waren gesteld. Hij informeerde het Cvt dat de wijzigingen van de ISIP waren vastgesteld, rekening houdende met sommige opmerkingen van het Cvt, en deed het Cvt het definitieve ontwerp toekomen van de nieuwe richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures ten behoeve van de personeelsleden van OLAF die de ISIP vervangen.

Prioriteiten voor het onderzoeksbeleid

6. De prioriteiten voor het onderzoeksbeleid, die de OLAF DG jaarlijks vaststelt en bekendmaakt in het jaarlijks beheersplan, zijn beoordeeld in Advies nr. 1/2014 (4).

7. Het Cvt heeft de ontwerpprioriteiten voor 2014 vergeleken met die van 2012 en 2013 en verheugt zich erover dat de vaststelling nauwkeuriger is als gevolg van opmerkingen die het Cvt tijdens technische ontmoetingen met de OLAF DG heeft gemaakt over het feit dat in de prioriteiten niet moet worden verwezen naar de algemene beginselen (die bij het afwegen van de keuze om al dan niet een onderzoek te openen, in elk geval in acht moeten worden genomen), maar enkel naar specifieke gebieden of types van fraude die OLAF prioritair dient aan te pakken.

8. Het Cvt stelde vast dat de financiële indicatoren, die in voorgaande jaren een te groot gewicht kregen, volledig afwezig waren in de ontwerpprioriteiten voor 2014. Het Cvt benadrukte dat dergelijke indicatoren relevant zouden moeten zijn voor de beoordeling van de ernst van het frauderisico en nuttig zouden kunnen zijn als ijkpunt en als intern richtsnoer voor de toepassing van het evenredigheidsbeginsel. Het Cvt wees er eveneens op dat het nodig was het beleid inzake subsidiariteit/meerwaarde te herbekijken en omzichtig toe te passen, en de prioriteiten regelmatig te evalueren.

9. Het Cvt stelde dat het nodig was de prioriteiten te verduidelijken en deed de aanbeveling om door de OLAF DG richtsnoeren te laten uitvaardigen voor de toepassing van de in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 vervatte selectiebeginselen en een constructieve dialoog aan te gaan met de belanghebbenden over de vaststelling en de uitvoering van de prioriteiten, in het bijzonder wat betreft de financiële indicatoren en de eventuele follow-up van afgewezen zaken wanneer een evaluatie leidt tot de conclusie dat er gegronde vermoedens van fraude zijn. Het blijft voorlopig lastig voor het Cvt om te beoordelen hoe OLAF presteert op de gebieden die als prioritair zijn aangemerkt, omdat OLAF zelf geen effectbeoordeling heeft verricht. Het Cvt heeft de OLAF DG daarom om een evaluatie van de uitvoering van de prioriteiten van 2012 en 2013 per prioritair gebied gevraagd, alsook om een samenvatting van de van belanghebbenden ontvangen feedback.

Selectie van zaken door OLAF

10. In Advies nr. 2/2014 over de selectie van zaken door OLAF (5) is gekeken naar de doeltreffendheid, de kwaliteit en de transparantie van het selectieproces bij OLAF. Het oordeel van het Cvt was, onder andere, gebaseerd op de analyse van een steekproef van 293 adviezen van de eenheid Selectie en Evaluatie van onderzoeken van OLAF (ISRU) om onderzoeks-/coördinatiezaken af te wijzen of te openen.

11. Het Cvt heeft eerst de doeltreffendheid van het selectieproces beoordeeld aan de hand van de aan de ISRU voor de uitoefening van zijn taak ter beschikking gestelde middelen en de concrete resultaten in 2012 en 2013. Het Cvt kwam tot de bevinding dat in sommige gevallen de benodigde technische, taalkundige en onderzoeksvaardigheden ontbraken of ontoereikend waren; de juridische analyse was niet voldoende aangetoond; de voor de selectie toegerekende tijd (verplichte periode van 2 maanden) bleek in een aantal gevallen niet toereikend; er is behoefte aan een duidelijke procedure voor het omgaan met klokkenluiders.

12. Vervolgens heeft het Cvt de kwaliteit van de adviezen beoordeeld op basis van de overeenstemming met de selectiecriteria die door de OLAF DG zijn opgesteld. Het Cvt stelde vast dat niet strikt de hand werd gehouden aan de instructies voor de toepassing van de selectiecriteria: er werd weinig aandacht geschonken aan de toepasselijke wet- en regelgeving bij het beoordelen van de handelingsbevoegdheid van OLAF; de selecteurs beschikten niet over precieze indicatoren om de toereikendheid van de informatie te beoordelen; waar dergelijke indicatoren wel aanwezig waren, werden zij niet in alle gevallen en consequent gebruikt; er werd frequent gebruikgemaakt van niet onderbouwde verklaringen.

13. Tot slot werd de transparantie van het selectieproces onderzocht aan de hand van de informatiestromen tijdens het selectieproces, in het bijzonder wat betreft de samenwerking tussen de ISRU en de onderzoekseenheden.

14. Het Cvt deed een aantal aanbevelingen aan de OLAF DG om de selectiefunctie van de ISRU te verbeteren. Bij wijze van algemene conclusie van zijn beoordeling deed het Cvt de slotaanbeveling dat OLAF de werkzaamheden van de ISRU aan een interne evaluatie zou onderwerpen teneinde, onder andere, de benodigde middelen, de sterke en zwakke punten van de eenheid en het „foutenpercentage” voor de geëvalueerde zaken vast te stellen. Tevens vroeg het Cvt dat de OLAF DG het comité binnen een jaar zou informeren over het aan zijn aanbevelingen gegeven gevolg.

Duur van de onderzoeken

Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999: Loopt een onderzoek langer dan negen maanden, dan deelt de directeur het comité mede waarom het onderzoek nog niet kon worden afgesloten en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien. Artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.

15. Het Cvt heeft naar de duur van OLAF-onderzoeken gekeken aan de hand van de negenmaandsverslagen (6) en de verslagen van aan de nationale gerechtelijke autoriteiten doorgegeven zaken, meegedeeld op grond van de vroegere Verordening (EG) nr. 1073/1999, alsmede van andere met een zaak verband houdende documenten in gevallen waarin toegang is verleend tot het Case Management System (CMS) van OLAF.

16. Om te beginnen, analyseerde het Cvt de door OLAF opgegeven redenen voor onderzoeken die langer dan negen maanden liepen: complexiteit van de onderzochte materie, gebrek aan middelen, lage prioriteit, gebrekkige medewerking. Het Cvt constateerde onderlinge afwijkingen wat betreft de accuratesse van de opgegeven redenen tussen de onderzoeksdirectoraten en hun eenheden. De analyse van het Cvt is nog niet afgerond.

17. Bij Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 zijn twee belangrijke wijzigingen ingevoerd om het Cvt in staat te stellen beter toezicht te houden op de duur van de onderzoeken: de 12-maandsverslagen in plaats van 9-maandsverslagen (wat beter de werkelijkheid weerspiegelt, aangezien de meeste OLAF-onderzoeken meer dan twaalf maanden duren), en de nieuwe verplichting voor OLAF om vervolgens om de zes maanden verslag uit te brengen, waardoor het Cvt de volledige levenscyclus van een onderzoek kan volgen.

18. Op 31 januari 2014 ontving het Cvt de eerste 83 twaalfmaandsverslagen, op een totaal van 243 zaken die toen langer dan 12 maanden liepen. Het Cvt stelde met bezorgdheid vast dat de nieuwe verslagen die het ontving, niettegenstaande OLAF de daartoe bestemde werkformulieren overeenkomstig de vereisten van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 had herzien, onvoldoende informatie bevatten, in het bijzonder op het vlak van elementen die het Cvt in staat zouden stellen om zich van eventueel onnodige vertraging bij onderzoeken te vergewissen. Bijvoorbeeld: 33 van de 83 verslagen betreffende zaken die langer dan 12 maanden lopen, vermelden de redenen daarvoor en de overwogen maatregelen om het onderzoek te bespoedigen, maar in het geheel geen feitelijke informatie (d.w.z. een beschrijving van de feiten, de door OLAF ondernomen stappen in het onderzoek en de chronologie ervan, eventuele perioden waarin niets is gebeurd, het soort fraude, de financiële gevolgen, verjaringstermijnen enz.), zodat het voor het Cvt onmogelijk is zich een volledig oordeel te vormen over de duur van het onderzoek. Terwijl Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 de rol van het Cvt inzake toezicht op de duur van onderzoeken heeft versterkt, doet OLAF te weinig op het vlak van informatieverstrekking om het Cvt in staat te stellen die rol te vervullen. Het Cvt heeft dit aan de orde gesteld tijdens een vergadering met de OLAF DG en verwacht dat de toekomstige verslagen meer beschrijvende informatie zullen bevatten.

19. Het Cvt is tijdens een technische bijeenkomst door OLAF geïnformeerd over de instrumenten die worden gebruikt om de duur van zaken te monitoren, voornamelijk het „vlaggen” in het CMS dat de termijnen voor de 12- en 6-maandsverslagen zijn bereikt. OLAF heeft binnen de onderzoekseenheden tevens een nieuwe structuur voor het lagere management op poten gezet om, onder andere, de duur van onderzoeken te monitoren. Het Cvt juicht de inspanningen van OLAF toe, evenals de bereidheid om onderzoekers meer bewust te maken van de tijdsbeperkingen. Tegelijkertijd onderstreept het Cvt dat de 12- en 6-maandsverslagen voor OLAF zelf een nuttig beheersinstrument om de duur van onderzoeken te monitoren zou kunnen zijn, wat nu onmogelijk is vanwege het gebrek aan materiële inhoud van de meeste verslagen. Het belang is met name groot in gevallen waarin een lange onderzoeksduur de reputatie en de carrière van de betrokkenen kan schaden of tot verjaring in het kader van op het onderzoek aansluitende nationale gerechtelijke procedures kan leiden.

Aan de nationale gerechtelijke autoriteiten doorgegeven zaken

Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999: De directeur stelt het comité in kennis van de gevallen waarin gegevens aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat moeten worden verstrekt. Artikel 17, lid 5, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: De directeur-generaal stelt het Comité van toezicht op gezette tijden in kennis van: (…) b) de gevallen waarin informatie is doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten (…).

20. Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 heeft gezorgd voor een belangrijke verandering wat betreft zaken die OLAF voornemens is aan de nationale gerechtelijke autoriteiten door te geven: OLAF moet het Cvt daarvan niet langer van tevoren op de hoogte brengen (zoals onder de vroegere Verordening (EG) nr. 1073/1999 het geval was), maar slechts op gezette tijden na de doorgifte.

21. Van 1 februari 2013 tot 30 september 2013 (de datum van inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013) werd het Cvt in kennis gesteld van 56 zaken (7) waarin het nodig was informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten door te geven. In 18 gevallen werd op verzoek van het Cvt volledige toegang tot de zaakgerelateerde documenten in het CMS verleend.

22. Het Cvt was evenwel niet bij machte om deze zaken grondig te onderzoeken voordat zij aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten zijn doorgegeven, omdat het pas toegang kreeg tot de CMS-dossiers na het verstrijken van de termijn van 5 dagen waarin eerdere overeenkomsten met OLAF voorzagen. Het oordeel van het Cvt over de inachtneming van de procedurewaarborgen door OLAF steunt voornamelijk op de informatie die is vervat in de adviezen over eind- of tussentijdse verslagen en aanbevelingen van de ISRU (8) en, in de gevallen waarin toegang tot dossiers is verleend, op de zaakgerelateerde documenten die in het CMS zijn geregistreerd. Het Cvt stelde vast dat, afgaande op alle ISRU-adviezen, de onderzoekswerkzaamheden in alle gevallen volgens de toepasselijke wettelijke voorschriften waren uitgevoerd. Het Cvt constateerde op grond van deze adviezen en andere onderzochte documenten slechts geïsoleerde problemen inzake inachtneming van de procedurewaarborgen door OLAF (bv. betrokkene onvoldoende geïnformeerd over voltooiing van het onderzoek in één geval en ontbreken van een schriftelijk mandaat om de betrokkene te horen in een ander (9)).

23. In één geval meldde een betrokkene een vermeende ernstige schending van de vertrouwelijkheid door OLAF. Omdat het Cvt niet over de nodige onderzoeksmiddelen beschikt (het incident was in het OLAF-dossier niet vermeld), kon het niet meer doen dan de klacht doorgeven aan de OLAF DG, die ontkende dat er sprake was van een schending.

24. Op 31 januari 2014 ontving het Cvt informatie over nog eens 17 gevallen sinds 1 oktober 2013 (datum van inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013) waarin informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten was doorgegeven. Omdat deze informatie binnenkwam op de laatste dag van de verslagperiode, zal het Cvt om aanvullende inlichtingen vragen en de zaken later in 2014 bekijken.

Besluiten om de informatieverstrekking aan de instelling, het orgaan of de instantie uit te stellen

Artikel 4, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Indien bij een intern onderzoek blijkt dat een ambtenaar, een ander personeelslid, een lid van een instelling of orgaan, een hoofd van een instantie of een personeelslid een betrokken persoon zou kunnen zijn, wordt de instelling, het orgaan of de instantie waartoe die persoon behoort, daarvan in kennis gesteld. (…) In uitzonderlijke gevallen kan het verstrekken van die informatie worden uitgesteld op grond van een met redenen omkleed besluit van de directeur-generaal, waarvan het Comité van toezicht na de beëindiging van het onderzoek in kennis wordt gesteld.

25. Bij Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 is voor de OLAF DG de verplichting ingevoerd om het Cvt na de beëindiging van een onderzoek kennis te geven van zijn met redenen omkleed besluit om de verstrekking van informatie aan de instelling, het orgaan of de instantie waartoe de in het interne onderzoek betrokkene behoort. Op 31 januari 2014 werd het Cvt er door OLAF van in kennis gesteld dat er geen dergelijke besluiten waren genomen sinds de inwerkingtreding van de verordening.

Aanbevelingen van de directeur-generaal van OLAF

Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999: De directeur stelt het comité in kennis van de gevallen waarin de betrokken instelling, orgaan of instantie geen gevolg heeft gegeven aan zijn aanbevelingen. Artikel 17, lid 5, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: De directeur-generaal stelt het Comité van toezicht op gezette tijden in kennis van: a) de gevallen waarin geen gehoor is gegeven aan de aanbevelingen van de directeur-generaal (...).

26. In de verslagperiode en meer in het algemeen sinds het begin van zijn ambtstermijn heeft het Cvt maar in zeer beperkte mate informatie ontvangen over gevallen waarin de aanbevelingen van de directeur-generaal niet zijn gevolgd. Op basis van eigen onderzoek komt het Cvt tot de conclusie dat, net als de voorgaande jaren, aan een significant aantal van dergelijke aanbevelingen geen gevolg is gegeven. Het Cvt heeft er in eerdere activiteitenverslagen op gewezen dat OLAF in het verleden kennelijk zelf niet beschikte over aangepaste instrumenten waarmee het zich op een degelijke manier kon vergewissen van de mate waarin zijn aanbevelingen door nationale en EU-instanties worden gevolgd.

27. Na de reorganisatie van OLAF in 2012 is het monitoren van de uitvoering van aanbevelingen gedecentraliseerd op het niveau van de onderzoekseenheden. OLAF werkt momenteel aan de ontwikkeling en implementatie van nieuwe monitoringinstrumenten die een betere follow-up van de resultaten van zijn aanbevelingen mogelijk moeten maken. Het Cvt constateerde dat OLAF reeds een wezenlijke inspanning heeft geleverd om de impact van zijn aanbevelingen, vooral de juridische en financiële, te meten. Zo bekijkt OLAF ruim 600 zaken die zijn afgesloten met gerechtelijke aanbevelingen. Het Cvt heeft met belangstelling kennis genomen van het hiervoor gebruikte evaluatierooster waarin de follow-up door de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten wordt geverifieerd voor essentiële fasen van de nationale gerechtelijke procedures (inleiding van strafonderzoek, aanklaging of niet-vervolging, vrijspraak of veroordeling enz.). Wat de financiële follow-up betreft, wil OLAF zijn procedures verfijnen om de effectief voor de EU-begroting teruggevorderde bedragen te kunnen vaststellen.

28. Het Cvt erkent dat dit nog lopende proces ingewikkeld is en juicht de bereidheid van OLAF toe om zijn follow-upinstrumenten beter te maken. In dit stadium is het voor het Cvt, bij gebrek aan dienstige informatie, echter voorbarig om zich uit te spreken over het effect dat de met de reorganisatie doorgevoerde veranderingen hebben gehad op de effectiviteit en de efficiëntie van de monitoringwerkzaamheden van OLAF. Het Cvt verwacht in de toekomst betere informatie van OLAF, zodra de geschikte instrumenten geïnstalleerd zijn.

OLAF-procedures voor het behandelen van klachten

29. In zijn Advies nr. 2/2013 (Establishing an internal OLAF procedure for complaints) van december 2013 (10) heeft het Cvt zich gebogen over de rechtsmiddelen die ter beschikking staan van in OLAF-onderzoeken betrokken personen wat betreft mogelijke schendingen van hun rechten en procedurewaarborgen. Het Cvt oordeelde dat de betrokkenen onvoldoende directe mogelijkheden hebben om beroep aan te tekenen tegen mogelijke schendingen, hetzij via een externe (EU- of nationaal rechtscollege, Europese Ombudsman of Toezichthouder voor gegevensbescherming), hetzij een interne (OLAF zelf) procedure.

30. Het Cvt onderstreepte dat de nieuwe Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 betreffende onderzoeken door OLAF dit niet verhelpt, omdat er geen mechanisme wordt ingesteld om individuele klachten te behandelen. Volgens het Cvt zou deze juridische lacune kunnen worden opgevuld door middel van een formele klachtenprocedure bij OLAF voor vermoedelijke schendingen van de grondrechten en procedurewaarborgen in het kader van OLAF-onderzoeken.

31. Het Cvt heeft daartoe de aanbeveling gegeven dat de OLAF DG, na raadpleging van het Cvt over de modaliteiten, een dergelijke interne procedure zou uitwerken en bekendmaken. Het Cvt heeft de wens te kennen gegeven dat de OLAF DG regelmatig verslag zou uitbrengen over klachten die OLAF ontvangt en het daaraan gegeven gevolg.

32. In januari 2014 heeft OLAF op zijn website een beschrijving gezet van de stappen die bij OLAF worden ondernomen om klachten te behandelen. In antwoord op de vraag van het Cvt om het schriftelijke besluit tot vaststelling van een aangepaste procedure te zien, deelde de OLAF DG bij schrijven van 17 februari 2014 mee dat hij de bekendmaking op de website beschouwde als de formalisering van een bestaande procedure waarvoor geen formeel schriftelijk besluit van hemzelf nodig was.

33. Het Cvt ziet zich daarom genoodzaakt te concluderen dat zijn aanbeveling niet is gevolgd. Het Cvt maakt zich zorgen dat burgers die een klacht bij OLAF willen indienen, hierdoor kunnen worden misleid. Zij kunnen namelijk denken dat de tekst op de OLAF-website het rechtskader voor hun klacht vormt, terwijl een dergelijke procedure (voor klachten m.b.t. de procedurewaarborgen) formeel niet bestaat bij gebrek aan een wetgevingshandeling die ze in het recht verankert.

Klachten en verzoeken aan het Comité van toezicht

34. Tijdens de verslagperiode ontving het Cvt 14 klachten en verzoeken van individuele personen. Dit houdt een stijging in van 100 % ten opzichte van het voorgaande jaar. De klachten betreffen, onder andere, vermeende schending van grondrechten en procedurewaarborgen, schending van de vertrouwelijkheid van het onderzoek, buitensporig lange duur van onderzoeken en onterechte beëindiging van een zaak zonder aanbevelingen. De klachten waren voornamelijk afkomstig van personen die betrokken waren in OLAF-onderzoeken, maar ook van klokkenluiders die ontevreden waren over het door OLAF naar aanleiding van hun melding van vermoede fraude genomen besluit.

35. Het Cvt heeft er in zijn antwoord aan de indieners op gewezen dat het comité volgens de geldende verordening geen rol als klachtenbeslechtingsorgaan heeft. Het Cvt heeft deze klachten evenwel in aanmerking genomen in zijn hoedanigheid van toezichthouder op de onderzoeksfunctie van OLAF en, waar zulks passend werd geacht, OLAF om nadere in- en toelichtingen en/of volledige toegang tot de CMS-dossiers gevraagd.

36. In januari 2014 ontving het Cvt een formele kennisgeving van een EU-instelling waarin de bezorgdheid werd uitgesproken over een vermeende inbreuk door OLAF op het recht op bescherming van persoonsgegevens van ambtenaren van die instelling. In zijn antwoord wees het Cvt erop dat deze aanklacht betrekking had op een lopend onderzoek, waarmee het Cvt zich niet mag bemoeien. Het Cvt wees er tevens op dat de bevoegdheid om een dergelijke klacht te behandelen, bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming berust en dat het comité zijn besluit moet afwachten.

37. Het Cvt ontving 2 verzoeken om toegang tot zijn Advies nr. 2/2012. Het Cvt was van mening dat op het gevraagde document de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (11) van toepassing waren, in het bijzonder artikel 4, lid 2, tweede en derde streepje, en artikel 4, lid 1, onder b), en dat het op dat moment dus niet openbaar kon worden gemaakt. Het Cvt gaf echter aan bereid te zijn om dit document op verzoek vrij te geven in het kader van lopende gerechtelijke procedures.

38. Tot slot verzocht een nationale gerechtelijke autoriteit in het kader van een procedure om de opheffing van de onschendbaarheid van de archieven van het Cvt met betrekking tot Advies nr. 2/2012 en van de verplichting tot terughoudendheid van zijn leden. Het Cvt heeft dit verzoek ingewilligd.

39. Het Statuut van de ambtenaren van de EU en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de EU bepalen dat een ambtenaar of een andere personeelslid die/dat kennis krijgt van feiten die het bestaan doen vermoeden van mogelijke onwettige activiteiten, dan wel van gedragingen bij de uitvoering van de werkzaamheden die een aanwijzing vormen voor ernstig plichtsverzuim door ambtenaren van de Unie, dit onverwijld meldt aan zijn directe chef of aan zijn directeur-generaal, of, als hij dat nuttig acht, aan de secretaris-generaal of rechtstreeks aan OLAF (12). Deze regel geldt ook binnen OLAF, hetgeen betekent dat personeelsleden van OLAF ertoe gehouden zijn feiten- of bewijsmateriaal betreffende mogelijke onwettige activiteiten of ernstig plichtsverzuim binnen OLAF waarvan zij kennis hebben gekregen, mee te delen aan hun superieuren in de OLAF-hiërarchie of, als zij dat nuttig achten, aan de secretaris-generaal van de Commissie. Rekening houdende met de bijzondere positie van OLAF-personeelsleden die mogelijke vergrijpen binnen OLAF willen melden, is met het Cvt overeengekomen (13) dat zij zich tot zijn voorzitter kunnen wenden.

40. Het Cvt heeft nog geen meldingen van die aard ontvangen. Het zou kunnen dat de personeelsleden van OLAF niet afdoende zijn geïnformeerd over de procedure, maar belangrijker is dat het Cvt geen middelen heeft gekregen om follow-up te geven aan dergelijke klachten en de zaken effectief te onderzoeken en af te handelen.

2. TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF

Artikel 6, lid 2, van het Besluit van de Commissie tot oprichting van OLAF, gewijzigd bij Besluit 2013/478/EU van de Commissie (14) : De directeur-generaal doet de directeur-generaal Begroting, na raadpleging van het Comité van toezicht, tijdig een voorontwerp van begroting toekomen, dat bestemd is om te worden opgenomen in de aan het Bureau gewijde bijlage van de afdeling „Commissie” van de algemene begroting van de Europese Unie. Artikel 15, lid 1, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren (…).

Voorontwerp van begroting voor 2014

41. Om te waarborgen dat in de begroting voor OLAF naar behoren rekening wordt gehouden met de onafhankelijkheid van de onderzoekstaak van OLAF en dat OLAF over de middelen beschikt om effectief en doeltreffend te functioneren als interinstitutionele dienst ter bevordering van de strijd tegen fraude, heeft het Cvt Advies nr. 1/2013 over het voorontwerp van OLAF-begroting voor 2014 (15) aangenomen.

42. Het Cvt heeft gekeken naar de toewijzing van middelen aan prioritaire werkzaamheden en naar de personeelsstrategie. Het Cvt heeft zich in haar aanbevelingen geconcentreerd op de follow-up van onderzoeken en op de ontwikkeling van doeltreffendheids- en kwaliteitsindicatoren voor de onderzoekstaak in het licht van het fraudebestrijdingsbeleid en de desbetreffende strategie van de Commissie. Er is tevens aanbevolen dat OLAF aandacht zou schenken aan opleiding, loopbaanontwikkeling, opvolgingsplanning en een goed evenwicht tussen ondersteunende en onderzoeksdiensten.

43. Het Cvt heeft tevens het belang onderstreept van raadpleging van het Cvt door middel van een betekenisvolle gedachtewisseling tussen de OLAF DG en het Cvt voorafgaand aan de toezending van eender welk voorontwerp van begroting aan de directeur-generaal Begroting.

44. Tot slot heeft het Cvt aanbevolen om binnen de OLAF-begroting een afzonderlijk onderdeel op te nemen voor het Cvt en zijn secretariaat, om de functioneringskosten van het Cvt duidelijk zichtbaar te maken en het interinstitutionele karakter van het Cvt en zijn secretariaat op transparante wijze te benadrukken. Voorts heeft het Cvt de klemtoon gelegd op een toereikende toewijzing van middelen aan het Cvt-secretariaat door de DG ter waarborging van zijn onafhankelijkheid.

45. Het Cvt heeft het voorontwerp van begroting voor 2014 onderschreven, met het verzoek de in zijn advies vervatte aanbevelingen ter harte te nemen.

Reorganisatie van OLAF en tevredenheidsenquêtes bij het personeel

46. Uit de in 2013 overal in de Commissie gehouden enquête en de daaropvolgende interne enquête bij OLAF is een geringe tevredenheid bij het personeel over de werkomgeving naar voren gekomen. Het Cvt is met name bezorgd over drie elementen, vanwege hun mogelijke invloed op de doeltreffendheid van het OLAF-onderzoek: — volgens het personeel heeft de grootschalige reorganisatie van het Bureau niet geleid tot een vermindering van de administratieve lasten voor onderzoekers noch de interne procedures transparanter gemaakt; — volgens het personeel communiceerde het hogere management van OLAF onvoldoende met hen en schonk het onvoldoende aandacht aan hun feedback; — naar aanleiding van de reorganisatie van OLAF in 2012 werden alle hogere leidinggevenden en ruim 75 % van het middenkader nieuw aangesteld bij hun huidige directoraten/eenheden, zijn heel wat personeelsleden vertrokken en dacht ruim een kwart van het personeel dat bleef aan vertrekken, wat alles bijeen grond is voor ernstige bekommernissen omtrent de continuïteit van de bij het Bureau aanwezige deskundigheid.

47. Het Cvt heeft daarom gevraagd om op gezette tijden door de OLAF DG op de hoogte te worden gehouden van (voor)genomen maatregelen om dit aan te pakken.

3. SAMENWERKING MET OLAF

Follow-up door OLAF gegeven aan de aanbevelingen van het Comité van toezicht

48. In 2012 deed het Cvt een aantal aanbevelingen aan de OLAF DG, met name wat betreft de inachtneming van de grondrechten en procedurewaarborgen (16). Uit een eerste analyse van het Cvt blijkt dat onvoldoende gevolg is gegeven aan de meeste van zijn aanbevelingen sinds 2012. De antwoorden van de OLAF DG bevatten ofwel een ontoereikende rechtvaardiging voor het niet volgen, ofwel onvoldoende informatie over het naar verluidt aan de aanbevelingen gegeven gevolg. Het Cvt zal deze kwestie daarom analyseren in een afzonderlijk advies in de loop van 2014.

Werkafspraken met OLAF

49. Tijdens de verslagperiode had het Cvt lange en diepgaande gesprekken met de OLAF DG over de toegang van het Cvt tot zaakgerelateerde informatie. De uitkomst van die gesprekken is neergelegd in de werkafspraken (17) die de OLAF DG en de voorzitter van het Cvt op 14 januari 2014 hebben ondertekend. Daarin worden i) de reikwijdte van de informatie betreffende de onderzoeksactiviteiten van OLAF die aan het Cvt wordt verstrekt, ii) de methodologie voor de informatieverstrekking en iii) het tijdschema vastgelegd. De afspraken beogen een goed evenwicht te bewerkstelligen tussen de vertrouwelijkheidsplicht van OLAF wat betreft onderzoeksgerelateerde informatie enerzijds, en de toezichthoudende taak van het Cvt anderzijds.

50. Wat betreft zaken die aan de gerechtelijke autoriteiten in de lidstaten zijn doorgegeven, heeft het Cvt de wens te kennen gegeven een kopie te ontvangen van de adviezen van de ISRU aan de OLAF DG over het eindverslag en de aanbevelingen, zodat het Cvt de ontwikkelingen op het gebied van de inachtneming van procedurewaarborgen kan volgen. Omdat dit document persoonsgegevens kan bevatten, is het Cvt met OLAF overeengekomen eerst het advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming in te winnen. Dit advies wordt momenteel afgewacht.

51. De eerste verstrekking op grond van de werkafspraken van informatie die de OLAF DG op gezette tijden moet verstrekken, vond plaats op 31 januari 2014, zijnde de laatste dag van deze verslagperiode. Een grondigere beoordeling van de toepassing van de afspraken zal daarom in het volgende verslag worden gepresenteerd.

52. Erkennende dat de werkafspraken een belangrijke verwezenlijking zijn, dringt het Cvt evenwel aan op een betere toepassing, in het bijzonder wat betreft de informatie-inhoud die OLAF aan het Cvt verstrekt. Het Cvt zal anders niet in staat zijn om zijn toezichthoudende taken effectief te vervullen.

4. SAMENWERKING MET DE BELANGHEBBENDEN

Ontmoetingen met de EU-instellingen

53. Het Cvt is in de periode mei-juli 2013 uitgenodigd om de conclusies van zijn activiteitenverslag over 2012 voor te stellen aan het Europees Parlement (commissie Begrotingscontrole), de Raad (groep Fraudebestrijding) en de Europese Rekenkamer.

54. Ter gelegenheid van diverse andere ontmoetingen met de commissie Begrotingscontrole en met commissaris Šemeta heeft het Cvt verslag uitgebracht over de resultaten van OLAF-onderzoeken en de eerbiediging van de grondrechten. Het Cvt heeft eveneens zijn conclusies gepresenteerd over de effectiviteit van het toezicht op OLAF, de hervorming van de OLAF-verordening en een nieuwe toezichtstructuur voor OLAF zoals voorgesteld in de mededeling van de Commissie „De governance van OLAF en de procedurele waarborgen bij onderzoeken versterken” (18).

55. In november 2013 hield het Cvt een informele gedachtewisseling over de uitdagingen die zich voor OLAF en het Cvt aandienen na de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

Gedachtewisseling met de EU-instellingen

56. In augustus 2013 begon het Cvt met de voorbereidingen voor een formele gedachtewisseling over het beleid ten aanzien van de activiteiten van OLAF met de Commissie, het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer, overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. Het Cvt heeft voorgesteld zich in de eerste plaats te concentreren op het toezichtkader voor het hervormde OLAF. Het valt te betreuren dat de diensten van de Commissie bij de voorbereidende vergaderingen alle andere deelnemers behalve het Cvt heeft betrokken. Het is daarom af te wachten of de eerste gedachtewisseling zal beantwoorden aan de doelstellingen van de verordening.

Openbare hoorzitting van het Europees Parlement over de procedurewaarborgen

57. In oktober 2013 heeft het Cvt op basis van zijn ervaring met het toezicht een standpunt over de versterking van de procedurewaarborgen bij OLAF (19) aangenomen. Het standpunt van het Cvt over mogelijke nieuwe wijzigingen aan Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 zoals voorgesteld door de Commissie in haar mededeling, is voorgesteld tijdens een openbare hoorzitting van het Europees Parlement (20).

58. Het Cvt toonde zich ingenomen met het voorstel van de Commissie, maar wees erop dat enkele structurele oplossingen moeten worden herbekeken, met name in het licht van de onafhankelijkheid van OLAF en het Cvt. In het bijzonder dienen mogelijke bevoegdheidsconflicten en duplicering van werkzaamheden tussen de huidige en de toekomstige toezichthoudende structuren te worden vermeden. Het Cvt heeft alternatieve oplossingen voorgesteld waarbij de nuttige instrumenten zoals voorgesteld door de Commissie worden bewaard, maar deze tegelijkertijd worden geïntegreerd in een overkoepelend toezichtmechanisme.

Maatschappelijk middenveld

59. Het Transparency International EU Office (TI-EU) heeft besloten een evaluatie te verrichten van het integriteitsbewakingssysteem van de EU (21). In januari 2014 hebben de voorzitter van het Cvt en leden van het Cvt-secretariaat een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van TI-EU en aangelegenheden besproken zoals de relatie tussen OLAF en het Cvt, de verantwoordingsplicht van OLAF en de onafhankelijkheids- en integriteitsregels die op het Cvt zelf van toepassing zijn.

5. GOVERNANCE VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

De rol van het Comité van toezicht krachtens Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013

60. Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 heeft een aantal veranderingen meegebracht wat betreft de rol van het Cvt en zijn toezichtinstrumenten. Een wezenlijk deel van de Cvt-vergaderingen was bijgevolg gewijd aan de impact daarvan op de werkzaamheden van het Cvt.

61. Het Cvt heeft de veranderingen met betrekking tot zijn bevoegdheden en rol, zijn kerntaken en zijn toezicht- en verslagleggingsinstrumenten grondig geanalyseerd. De Cvt-nota over de rol, bevoegdheden en doelstellingen van het Cvt (22)in het licht van de nieuwe OLAF-verordening verschaft toelichting bij deze veranderingen, de werkwijze van het Cvt en de rol van zijn secretariaat, waarvan het onafhankelijke optreden een garantie is voor de onafhankelijkheid van het Cvt zelf.

Prioriteiten en doelstellingen

62. Het Cvt heeft zijn strategische doelstellingen en prioriteiten voor de komende periode van zijn mandaat vastgesteld, waarbij het ernaar streeft de effectiviteit en impact van zijn kernactiviteiten te vergroten en zodoende de onderzoekstaak van OLAF beter te ondersteunen en zijn onafhankelijkheid te versterken. Het Cvt heeft de volgende strategische doelstellingen aangewezen: i) effectieve, pragmatische toezichtinstrumenten ontwikkelen; ii) de samenwerking met OLAF en zijn directeur-generaal verbeteren; iii) zich opstellen als stakeholder bij de uitvoering van het fraudebestrijdingsbeleid; iv) de zichtbaarheid van het Cvt voor de EU-instellingen en de lidstaten vergroten; v) de werkmethoden van het Cvt verder ontwikkelen; vi) het onafhankelijk functioneren van het Cvt en zijn secretariaat beschermen; vii) bijdragen aan het wetgevingsvoorstel om het OLAF-toezicht te versterken. Daartoe heeft het Cvt een aantal prioriteiten aangewezen, die eveneens worden gepresenteerd in de nota over de rol, bevoegdheden en doelstellingen van het Cvt, die terzelfder tijd de middellangetermijnstrategie van het Cvt vormt.

Gedragscode

63. Op 9 oktober 2013 heeft het Cvt een gedragscode aangenomen, samen met een memorandum „Safeguards of impartiality and risks of conflict of interest in the exercise of the monitoring functions” (23). Het Cvt heeft beklemtoond dat zijn leden doorgaans sleutelfuncties bekleden in het gerechtelijk apparaat of de overheidsdiensten van hun land, waardoor zij op nationaal niveau als (gespreks)partner van OLAF kunnen optreden in elk stadium van een OLAF-zaak. Tegelijkertijd oefenen zij regelmatig toezicht uit op OLAF-zaken, in het bijzonder die waarvoor doorgifte van informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten nodig is. Er kunnen zich dus situaties voordien waarin zij met eenzelfde OLAF-zaak te maken krijgen, zowel in het kader van hun nationale opdracht als in de hoedanigheid van lid van het Cvt. Het is dus zaak erop toe te zien dat het omgaan met een zaak in deze dubbele hoedanigheid geen aanleiding geeft tot een daadwerkelijk of potentieel belangenconflict dat het vertrouwen van het publiek in de onpartijdigheid en de objectiviteit van hun werkzaamheden ondermijnt. Het Cvt heeft een overzicht gemaakt van die specifieke taken van de leden van het Cvt die aanleiding zouden kunnen geven tot belangenconflicten, en daarna een inventaris van concrete situaties waarin dat het geval is. De gedragscode voorziet in een duidelijke procedure voor het omgaan met situaties waarbij een belangenconflict rijst.

64. Om dit beleid en de gedragscode in een ondubbelzinnige juridische vorm te gieten, heeft het Cvt het passend geacht zijn reglement van orde aan te passen. De werkzaamheden daartoe zijn momenteel bezig.

Werkmethoden

65. In maart 2013 is de heer Tuomas PÖYSTI als nieuw lid tot het Cvt toegetreden. In zijn vergadering van oktober 2013 heeft het Cvt het voorzitterschap van de heer Johan DENOLF met een jaar verlengd.

66. Van februari 2013 tot en met januari 2014 hield het Cvt 11 plenaire vergaderingen in Brussel en Luxemburg. De voorzitter, de rapporteurs en de leden van het secretariaat zijn daarnaast regelmatig bijeengekomen om specifieke aangelegenheden te bespreken en om de plenaire vergaderingen voor te bereiden of follow-up te geven.

67. Voor elk belangrijk onderzocht onderwerp heeft het Cvt een rapporteur aangewezen. Dat was met name het geval voor de OLAF-begroting, de analyse van de OLAF-procedures voor klachtenbehandeling, de instructies van de DG voor het personeel inzake onderzoeksprocedures, de prioriteiten van het OLAF-onderzoeksbeleid en de analyse van het selectieproces bij OLAF. De rapporteurs werkten samen met het secretariaat om door de plenaire vergadering te behandelen ontwerpadviezen of nota's op te stellen.

68. Tijdens de plenaire vergadering van februari 2013 heeft het secretariaat van het Cvt de werkmethoden van het Cvt voorgesteld aan het hogere management van OLAF, in het bijzonder met betrekking tot zaken die door OLAF aan de gerechtelijke autoriteiten in de lidstaten worden doorgegeven. Er is eveneens verduidelijkt welke informatie het Cvt nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen. Deze presentatie vormde de basis voor de ontwikkeling door het Cvt van een set richtsnoeren voor het toezicht. In aansluiting op de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 is het Cvt bezig met de opstelling van nieuwe richtsnoeren voor het toezicht.

6. SECRETARIAAT VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

69. Het secretariaat van het Cvt bestaat uit juristen, onderzoekers en assistenten die instaan voor het dagelijks monitoren van de onderzoeksactiviteiten van OLAF en de leden van het Cvt bijstaan bij de uitoefening van hun taken. Het secretariaat ontvangt alle aan het Cvt verstrekte informatie en doet een eerste onderzoek. Het secretariaat stelt ook juridische adviezen voor de leden van het Cvt op.

70. Het Cvt wenst te beklemtonen dat zijn secretariaat het Cvt bij het uitoefenen van zijn toezichthoudende taken moet kunnen bijstaan op een loyale en doeltreffende manier, zonder daarbij bloot te staan aan het risico van belangenconflicten in hun hoedanigheid van OLAF-medewerker onder gezag van de OLAF DG. De jongste jaren heeft het Cvt consequent gewezen op het belang om onafhankelijk en doeltreffend te kunnen functioneren, hetgeen een onafhankelijk secretariaat met voldoende personeel vereist, dat zich weliswaar binnen de OLAF-structuur bevindt, maar onafhankelijk en uitsluitend op instructie van het Cvt handelt. Het stemt het Cvt tot tevredenheid dat de onafhankelijke werking van zijn secretariaat thans gewaarborgd is door Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 (24).

71. Het Cvt heeft vier basisvoorwaarden geïdentificeerd voor het onafhankelijk functioneren van het secretariaat: i) indienstneming, beoordeling en bevordering van het hoofd van het secretariaat op grond van besluiten van het Cvt; ii) herindeling van het hoofd van het secretariaat als hoger kaderlid; iii) indienstneming, beoordeling en bevordering van de medewerkers van het secretariaat door het hoofd van het secretariaat; iv) subdelegatie van de uitvoering van de begroting van het secretariaat aan het hoofd. Het Cvt heeft gesprekken met de OLAF DG aangeknoopt over de tenuitvoerlegging van de nieuwe verordeningsvoorschriften; deze gesprekken lopen momenteel.

72. Het Cvt is eveneens verheugd over het feit dat de OLAF DG het aantal aan het secretariaat toegewezen posten weer heeft vastgesteld op acht, zoals het geval was vóór de reorganisatie van OLAF in 2012.

Contact opnemen met het Comité van toezicht

via het secretariaat van het Cvt:

Per post 13/62, Jozef II-straat 30, 1049 Brussel, BELGIË Per telefoon + 32 22984022 Per e-mail OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Per fax + 32 22959776 Website http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).

(2) Artikel 15.

(3) Zie bijlage 5.

(4) Zie bijlage 3.

(5) Zie bijlage 4. Niettegenstaande dit advies pas in maart 2014 is aangenomen, heeft het Cvt beslist het bij dit activiteitenverslag te voegen omdat nagenoeg alle voorbereidende werkzaamheden in de verslagperiode plaatsvonden.

(6) In 2013 ontving het Cvt 186 negenmaandsverslagen.

(7) Over 21 in januari 2013 door OLAF aan het Cvt ter kennis gebrachte zaken waarin het nodig was informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten door te geven, is gerapporteerd in het jaarlijks activiteitenverslag van het Cvt over 2012. Het totale aantal in 2013 ontvangen zaken bedroeg 77.

(8) OLAF heeft de adviezen over eind- of tussentijdse verslagen en aanbevelingen aan het Cvt doorgestuurd in 72 van de 77 gevallen in 2013 waarin zaken aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten zijn doorgegeven.

(9) In dat laatste geval werd de betrokkene gehoord volgens de regels van het oude OLAF-handboek.

(10) Zie bijlage 2.

(11) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(12) Artikel 22 bis van het Statuut en artikel 11 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de EU.

(13) Na raadpleging van de Juridische Dienst van de Commissie — Zie nota van de OLAF DG van 10 november 2008 aan het personeel van OLAF.

(14) PB L 257 van 28.9.2013, blz. 19.

(15) Zie bijlage 1.

(16) Zie een samenvatting in bijlage 7.

(17) Zie bijlage 10.

(18) COM(2013) 533 def. van 17.7.2013.

(19) Zie bijlage 6.

(20) Openbare hoorzitting van 3 oktober 2013: „OLAF and the rights of the persons concerned”.

(21) Zie http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/

(22) Zie bijlage 8.

(23) Zie bijlage 9.

(24) Overweging 40.

BIJLAGEN 1. Advies nr. 1/2013: OLAF's Preliminary draft budget for 2014 2. Advies nr. 2/2013: Establishing an internal OLAF procedure for complaints 3. Advies nr. 1/2014: OLAF Investigation Policy Priorities 4. Advies nr. 2/2014: Case selection in OLAF 5. Opmerkingen over de onderzoeksprocedures van OLAF 6. Standpunt „Reinforcing procedural safeguards in OLAF” 7. Aanbevelingen van het Cvt in 2012 8. Mission, competences and objectives of the SC: Mid-term strategy 9. Code of Conduct of the Members of the SC and Explanatory memorandum on safeguards of impartiality and risks of conflict of interest in the exercise of the monitoring functions 10. Werkafspraken met OLAF

BIJLAGE 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

BIJLAGE 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 2