Resolutie van het Europees Parlement

van 10 mei 2011

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2009, afdeling IX — Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2009 [1],

gezien de definitieve jaarrekening van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2009 (SEC(2010) 963 — C7-0219/2010) [2],

gezien het jaarverslag van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming aan de kwijtingsautoriteit over de in 2009 uitgevoerde interne controles,

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 2009, vergezeld van de antwoorden van de instellingen [3],

gezien de verklaring van de Rekenkamer waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd, als bedoeld in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie [4],

gezien artikel 272, lid 10, en de artikelen 274, 275 en 276 van het EG-Verdrag en artikel 314, lid 10, en de artikelen 317, 318 en 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [5], inzonderheid de artikelen 50, 86, 145, 146 en 147,

gezien artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A7-0117/2011),

1. stelt vast dat de beschikbare vastleggingskredieten van de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming (ETGB) in 2009 op een totaal van 7000000 EUR (2008: 5300000 EUR [6]), waarvan 81,44 % is besteed, een percentage dat lager is dan het gemiddelde van de andere instellingen (97,69 %);

2. stelt vast dat de Rekenkamer tijdens de opstelling van zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2009 een grondige beoordeling van de toezicht- en controlesystemen bij het Hof van Justitie, de Ombudsman en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming heeft verricht, waarbij ook een aanvullende steekproef van betalingsverrichtingen in verband met personele middelen en andere administratieve uitgaven werd onderzocht;

3. merkt op dat de Rekenkamer van mening is dat in 4 van de 10 gevallen de informatie waarover de ETGB beschikte niet voldoende actueel was om te verzekeren dat de toelagen uit hoofde van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie [7] aan het personeel worden betaald overeenkomstig de relevante communautaire regelgeving en nationale wetgeving, wat volgens de Rekenkamer een risico van onjuiste of onverschuldigde betalingen inhoudt;

4. stemt in met de suggestie van de Rekenkamer om de personeelsleden van de ETGB te verzoeken op gezette tijden documenten te verstrekken waaruit hun persoonlijke situatie blijkt en dat de ETGB zijn regeling voor het tijdig monitoren en controleren van deze documenten moet verbeteren;

5. neemt kennis van het antwoord van de ETGB dat de instelling, wegens haar geringe omvang, bij de behandeling van de dossiers betreffende sociale zekerheid wordt bijgestaan door het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO), dat de informatie betreffende gezins- en kindertoelagen jaarlijks door het PMO wordt geactualiseerd op basis van specifieke formulieren die via de ETGB aan het personeel worden toegestuurd en dat de sociale uitkeringen worden bijgehouden op basis van de informatie die aan de hand van deze formulieren wordt verkregen; juicht het voornemen van de ETGB toe om in te gaan op de aanbeveling van de Rekenkamer en het toezicht op de informatie betreffende de sociale uitkeringen te verbeteren, en verzoekt de ETGB over de getroffen maatregelen verslag uit te brengen in zijn jaarlijkse activiteitenverslag;

6. wijst op de opmerkingen van de Rekenkamer dat de ETGB geen ex-postcontrolesysteem waar nodig heeft ingevoerd, zoals geëist in het Financieel Reglement, en dat de door de ETGB aangenomen voorschriften betreffende interne controle er niet voorzien dat uitzonderingen op financiële standaardprocedures in een centraal register moeten worden opgenomen;

7. neemt kennis van het antwoord van de ETGB dat de transacties die door de ETGB worden verricht, waaronder de rechtstreekse betalingen die in naam van de ETGB door andere instellingen worden gedaan, al vooraf worden gecontroleerd; juicht het voornemen van de ETGB toe om, ingaande op de aanbeveling van de Rekenkamer, te onderzoeken hoe vanaf 2011 een ex-postcontrolesysteem ten uitvoer kan worden gelegd en verzoekt de ETGB over de getroffen maatregelen verslag uit te brengen in zijn jaarlijkse activiteitenverslag;

8. aanvaardt en begrijpt het standpunt van de ETGB met betrekking tot de geringe omvang van de instelling en de bijzondere aard van gedeelde dossierbehandeling onder de diverse samenwerkings- en dienstenovereenkomsten; verzoekt echter de ETGB te verduidelijken welke verdergaande interinstitutionele bijstand noodzakelijk is opdat de ETGB kan ingaan op de aanbeveling van de Rekenkamer, en aan te geven wanneer dit kan worden verwezenlijkt; verwelkomt het besluit van de ETGB om gehoor te geven aan de opmerking van de Rekenkamer over de normen van interne controle door een gecentraliseerde lijst van geregistreerde uitzonderingen aan te leggen, en verzoekt de ETGB over de voortgang verslag uit te brengen in zijn jaarlijkse activiteitenverslag;

9. merkt op dat de Rekenkamer in zijn jaarverslag heeft aangegeven dat de controle geen aanleiding heeft gegeven tot verdere bijzondere opmerkingen wat de ETGB betreft;

10. wijst erop dat, wegens de beperkte omvang van de ETGB, de instelling op administratief gebied samenwerkt met een aantal andere instellingen, met name met de Commissie (ADMIN, BUDG, EAC, IAS), het Bureau voor publicaties, het Parlement (gebouwen en infrastructuur, veiligheid, IT, drukkerij, communicatie, enz.) en de vertaaldienst van de Raad; prijst de ETGB voor de geslaagde versterking van de administratieve samenwerking;

11. herinnert eraan dat, op basis van de Overeenkomst inzake administratieve samenwerking tussen de secretarissen-generaal van de Commissie, het Parlement en de Raad, die de ETGB op 7 december 2006 heeft medeondertekend voor een bijkomende periode van drie jaar ingaande op 16 januari 2007, de administratieve afhandeling van alle taken van de ETGB wordt verricht door het Uitbetalingsbureau van de Commissie, en dat de beoordeling (effectief verricht door de interne controleur van de Commissie, optredend als interne controledienst krachtens de Overeenkomst inzake administratieve samenwerking) had aangetoond dat de functionaliteit en de efficiëntie van het internecontrolesysteem adequaat was en dat het in redelijke mate garandeerde dat de instelling haar doelstellingen zou bereiken;

12. is verheugd over de jaarlijkse publicatie van verklaringen inzake de financiële belangen van de verkozen leden van de instellingen (de ETGB en de adjunct-toezichthouder), met relevante informatie over betaalde posten of activiteiten en aftrekbare professionele activiteiten;

13. verzoekt de ETGB in zijn volgende jaarverslag (begrotingsjaar 2010) een hoofdstuk op te nemen waarin wordt uiteengezet welke maatregelen naar aanleiding van de kwijtingsbesluiten van het Parlement in de loop van het jaar zijn genomen.

[1] PB L 69 van 13.3.2009.

[2] PB C 308 van 12.11.2010, blz. 1.

[3] PB C 303 van 9.11.2010, blz. 1.

[4] PB C 308 van 12.11.2010, blz. 129.

[5] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[6] 2006: 4100000 EUR.

[7] PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1.

--------------------------------------------------