NL

Brussel, 27.2.2008

COM(2008) 110 definitief

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE

AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN DE EUROPESE REKENKAMER

Verslag over het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader

{SEC(2008) 259}

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE

AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN DE EUROPESE REKENKAMER

Verslag over het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader

1. Samenvatting

Een van de strategische doelstellingen die de huidige Commissie bij haar aantreden formuleerde, was een positieve betrouwbaarheidsverklaring van de Europese Rekenkamer. Hiertoe keurde zij in januari 2006 het "Actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader" [1] goed, dat was gebaseerd op aanbevelingen van de Rekenkamer [2], de resolutie van het Europees Parlement betreffende de kwijting voor 2003 [3] en de Ecofin-conclusies van 8 november 2005. Het actieplan was gericht op de aanpak van leemten in de toenmalige controlestructuren van de Commissie en vermeldde 16 gebieden waarop eind 2007 actie moest worden ondernomen. In haar voortgangsverslag van maart 2007 [4] schetste de Commissie de geboekte vooruitgang en kondigde zij enige aanvullende maatregelen aan.

Twee jaar na de start zijn er van de zestien acties zeven afgerond en zes grotendeels afgerond. Drie zijn niet uitvoerbaar gebleken of worden op andere wijze voortgezet. Figuur 1 bevat een overzicht van de status van elk cluster acties en een eerste effectbeoordeling. Het actieplan stelde eind 2007 als uiterste termijn voor de uitvoering van de maatregelen. De voortgang van de acties is uitvoerig weergegeven in de bijlage bij dit verslag. Wat volgt is een eerste beoordeling van de impact van de acties, maar beperking van het aantal fouten en toename van de zekerheid zullen pas mettertijd sterker worden, wanneer de acties vrucht beginnen af te werpen met betrekking tot de onderliggende controlesystemen.

Figuur 1: Tenuitvoerlegging en effect van het actieplan

Cluster acties | Status (maart 2007) | Status (februari 2008) | Effect (februari 2008) |

Vereenvoudiging en gemeenschappelijke controlebeginselen (actie 1-4) | ■■□□□ | ■■■■■ | ■□□□□ |

Beheersverklaringen en controlezekerheid (actie 5-8) | ■■□□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Single-auditaanpak: resultaten bekendmaken en prioriteit geven aan kosten-batenverhouding (actie 9-11) | ■■□□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Sectorspecifieke leemten (actie 12-16) | ■■■□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Figuur 1 wijst uit dat de Commissie erin is geslaagd, het ambitieuze tijdschema van het actieplan, dat eindigde op 31 december 2007, uit te voeren. Het werkelijke effect op de foutenpercentages zal pas in een latere fase duidelijk worden.

Het actieplan moest de basis leggen voor een positieve betrouwbaarheidsverklaring. De afgeronde acties hebben het internecontrolekader voor communautaire programma's verduidelijkt en versterkt.

De acties die nog lopen zullen in 2008 worden afgerond. De voornaamste onafgeronde acties zijn:

· actie 7 - de ontwikkeling van "overeengekomen procedures" op het gebied van onderwijs en cultuur, werd uitgesteld tot 2008 wegens aanpassingen van de auditmethodologie van DG EAC. Deze werkzaamheden zullen in december 2008 zijn afgerond;

· actie 10 - het verzamelen van gegevens over de controlekosten voor landbouw en de structuurfondsen, is afgerond en aan een analyse wordt gewerkt. Van de resultaten zal in oktober 2008 verslag worden gedaan in een mededeling (zie hieronder);

· actie 11N - na aanpassingen van het ABAC-systeem in februari 2008 kunnen met ingang van 2008 meerjarige terugvorderingen duidelijk worden bijgehouden; en

· actie 16 - een steekproefhandleiding voor de diensten van de Commissie en een speciale steekproefhandleiding voor de structuurfondsen zullen worden uitgebracht in de zomer van 2008. De herziene audithandleiding structuurfondsen zal gedurende het jaar worden afgerond om rekening te houden met de nieuwe regelingen.

De reeds ondernomen acties ten spijt, constateert de Rekenkamer op bepaalde gebieden nog steeds te veel fouten. In de DAS 2006 zijn door de lidstaten uitgevoerde structuurmaatregelen en door uitvoerende organisaties beheerde externe steun door de Rekenkamer als "rood" beoordeeld. Zoals de Rekenkamer in haar advies over het single-auditmodel heeft aangegeven, is een goed begrip van risico's en van de kosten en baten van controle van cruciaal belang bij het formuleren van controlestrategieën en het evalueren van hun resultaten. De Commissie zal voor oktober 2008 een mededeling opstellen over de kosten en baten van controlesystemen en van de analyse van restrisico's die DG's waarvan het beleidsterrein door de Rekenkamer "rood" is beoordeeld, moeten opnemen in hun jaarlijkse activiteitenverslag over 2007.

Het actieplan werd opgesteld om de leemten in de internecontrolestructuur te verhelpen en een positieve betrouwbaarheidsverklaring dichterbij te brengen. Wanneer de verschillende acties hun beslag krijgen, zal steeds duidelijker worden dat de controles doeltreffender worden. Dit verslag biedt een overzicht van de acties die zijn ondernomen sinds het vorige voortgangsverslag van maart 2007.

2. Voltooiing en effect van het actieplan

In de onderstaande paragrafen wordt de voortgang per actie beschreven. Voor meer details zij verwezen naar de bijlage.

2.1. Vereenvoudiging en gemeenschappelijke controlebeginselen (actie 1-4)

Actie 1: Vereenvoudiging van de voorgestelde wetgeving voor 2007-2013

Actie voltooid: de Rekenkamer heeft in haar advies over het single-auditmodel aangegeven dat eenvoudige, duidelijke en gemakkelijk toepasbare regels van cruciaal belang zijn voor het beperken van het foutenrisico. Bij de goedkeuring van het actieplan was er over sommige bepalingen reeds onderhandeld, doch er bleven nog enkele mogelijkheden over voor verdere vereenvoudiging van de wetgeving voor de programmeringsperiode 2007-2013. De vereenvoudiging, een taak waarvoor de Commissie samen met de wetgevende autoriteit verantwoordelijk is, was dus niet zo uitgebreid als beoogd, hoewel er in bepaalde sectoren, waaronder plattelandsontwikkeling en structuurmaatregelen, elementen zijn toegevoegd om het aantal fouten te verminderen. Zo zijn de internecontrolesystemen voor gedeeld beheer in de wetgeving voor de nieuwe periode duidelijker vastgelegd en voldoen zij aan het single-auditbeginsel [5].

Ingewikkelde regels blijven echter een belangrijke oorzaak van fouten. Sinds haar verslag van maart 2007 heeft de Commissie de regels verduidelijkt door middel van richtsnoeren [6] voor de nieuwe wetgeving inzake de structuurfondsen. Waar nodig blijft zij ondersteuning en verdere begeleiding verschaffen. Ook zal de Commissie ervoor zorgen dat toekomstige wetsvoorstellen duidelijke en vanzelfsprekende regels omvatten.

Impact: percentage van de begroting dat is uitgegeven in bedragen ineens. ■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: onder de huidige wetgeving wordt weinig verandering verwacht. Verdere vereenvoudiging zal in de volgende wetgevingsronde worden voorgesteld.

Actie 2: Opnemen van gemeenschappelijke internecontrolebeginselen in het voorstel voor herziening van het Financieel Reglement

De actie is geschrapt, maar het doel op een andere manier bereikt. Zoals gemeld in het voortgangsverslag van maart 2007 werd deze actie geschrapt, aangezien de wetgever zich niet hield aan een specifiek beginsel inzake interne controle in het Financieel Reglement. De doelstelling van deze actie is verwezenlijkt met artikel 28a, dat bepaalt dat "de begroting wordt uitgevoerd met effectieve en efficiënte interne controle".

Actie 3: Vaststellen en harmoniseren van de presentatie van controlestrategieën en van bewijsmateriaal dat redelijke zekerheid verschaft

Actie voltooid: het College aanvaardt de verantwoordelijkheid voor het beheer door zijn diensten op basis van de jaarlijkse activiteitenverslagen. Het is van het grootste belang dat het internecontrolesysteem duidelijk wordt gepresenteerd, zodat de gebruikers ervan begrijpen hoe zekerheid wordt verkregen. In 2007 zijn voor elke wijze van beheer 'internecontroletemplates' ontwikkeld, die het internecontrolesysteem consistent en beknopt beschrijven en een logische opstap vormen naar de betrouwbaarheidsverklaring van de directeur-generaal. Deze templates gaan uit van een algemeen format dat enigszins kan worden aangepast aan de behoeften van de DG's. Zij zullen worden gebruikt in de jaarlijkse activiteitenverslagen over 2007 en de consistente toepassing ervan zal worden verzekerd door toezicht en collegiale toetsing. De DG's zullen worden uitgedaagd om een duidelijke toelichting te verschaffen bij de systeemgebreken en de maatregelen die zij ten aanzien hiervan treffen.

Impact: de JAV's 2006 waren als gevolg van actie 3 al beter, hetgeen ook blijkt uit de positievere beoordeling van de RK in haar jaarlijks verslag over de kwaliteit van de JAV's; beter begrip van de verschillende controlesystemen. ■■□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: naar verwachting zullen de JAV's 2007 aanzienlijke verbeteringen vertonen, als gevolg van verscherpte vaste instructies, betere collegiale toetsing, en – op het gebied van gedeeld beheer – het gebruik van jaarlijkse samenvattingen van de lidstaten.

Actie 3N: Versterken van het verband tussen redelijke zekerheid en betalingen

Actie voltooid: het syntheseverslag 2006 vermeldde duidelijk de punten van voorbehoud ten aanzien van de algemene zekerheid, waarbij de betrokken sectoren en/of lidstaten specifiek werden genoemd. Het verslag vermelde de overeenkomstige financiële correcties of stakingen van betalingen. Dit beleid wordt versterkt.

Impact: op het gebied van de structuurfondsen heeft de Commissie met haar actieplan voor scherper toezicht in het kader van gedeeld beheer [7] al een heel directe koppeling gelegd tussen controlebevindingen, punten van voorbehoud en actieplannen van regio's of lidstaten. Hierdoor zal er in 2008 tijdig worden besloten om betalingen te staken en financiële correcties in te stellen. ■□□□□.

Waarschijnlijke ontwikkeling: de uitvoering van het actieplan voor de structuurfondsen waarborgt dat het ontbreken van redelijke zekerheid ofwel tot verbeterde systemen leidt, ofwel tot staking van betalingen en financiële correcties.

Actie 4: Starten van een interinstitutionele dialoog over aanvaardbare risico's in de onderliggende verrichtingen

Actie geschrapt, maar voort te zetten door middel van actie 10: het is onmogelijk om tegen redelijke kosten ieder risico uit te sluiten. De Rekenkamer heeft aangegeven dat de Commissie actie moet ondernemen om het foutenrisico voldoende beperken. Zij benadrukte dat er een "aanvaardbaar controlerisico" moet worden vastgesteld en dat de controlesystemen hiertoe moeten worden aangepast. Hoewel de wetgevende autoriteit dit niet opnam in het herziene Financieel Reglement, verwezenlijkt de Commissie deze actie door middel van de acties 10 en 11 (zie hieronder).

2.2. Beheersverklaringen en controlezekerheid (actie 5-8)

Actie 5: Bevorderen van operationele beheersverklaringen en syntheseverslagen op nationaal niveau

Actie voltooid: krachtens de wetgeving inzake gedeeld beheer voor 2007-2013 dienen lidstaten een jaarlijkse oordeelsparagraaf en details over de controleresultaten te verschaffen. Verder moet overeenkomstig het herziene Financieel Reglement een jaarlijkse samenvatting van beschikbare controles en verklaringen worden overgelegd. De eerste samenvatting (over het jaar 2007) moet uiterlijk op 15 februari 2008 worden ingediend. Voor landbouw dienen de hoofden van betaalorganen een jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen. De verplichting om een jaarlijkse samenvatting te presenteren wordt toegelicht in artikel 7, lid 5, van Verordening (EG) nr. 885/2006, en in december 2007 zijn de lidstaten aanvullende gedetailleerde richtsnoeren aangereikt. Voor de structuurfondsen zijn het Coördinatiecomité van de Fondsen in oktober 2007 gedetailleerde richtsnoeren voorgelegd. In december 2007 zijn deze in hun definitieve vorm uitgebracht.

De Commissie heeft het belang van de samenvattingen sterk benadrukt. Op 27 februari had zij van 25 lidstaten samenvattingen over de structuurfondsen ontvangen. Hoewel de zekerheid die aan deze documenten kan worden ontleend pas kan worden vastgesteld na een inhoudelijke en kwalitatieve beoordeling, acht de Commissie dit een succes dat zij verder kan uitbouwen. Wanneer het proces zich ontwikkelt en de tenuitvoerlegging van het programma 2007-2013 begint, zullen de samenvattingen de zekerheid verder doen toenemen.

De Commissie zal rappels toezenden aan de landen waarvan nog geen samenvatting is ontvangen (Oostenrijk en Duitsland) en hen een maand geven om dit alsnog in orde te maken. Vier lidstaten (Ierland, Griekenland, Luxemburg en de Tsjechische Republiek) hebben geen informatie verschaft over de programma's 2000-2006.

Het verstrekken van samenvattingen is een wettelijke verplichting krachtens de huidige financiële regelgeving. De Commissie is vastbesloten een inbreukprocedure in te leiden, indien de lidstaten die geen samenvatting hebben verstrekt, deze stand van zaken niet rechtzetten, of indien de inhoud van de samenvattingen niet voldoet aan de verplichtingen krachtens het Financieel Reglement.

Voor landbouw hebben per 1 februari 2008 bijna alle hoofden van de betaalorganen (75 van de 83) hun jaarrekeningen samen met hun betrouwbaarheidsverklaring en het rapport van de verklarende instantie ingediend (de rest dient eind februari te zijn toegezonden). Alle lidstaten met meer dan één betaalorgaan zijn verplicht uiterlijk 15 februari 2008 een jaarlijkse samenvatting over te leggen. Alle betreffende landen hebben deze termijn in acht genomen, uitgezonderd één land, dat naar verwachting begin maart aan zijn verplichting zal hebben voldaan.

De Commissie is ingenomen met de vrijwillige verklaring van de Nederlandse regering plus het bijbehorende rapport en oordeel van de Algemene Rekenkamer. Ook is zij verheugd over de certificering van de EU-uitgaven door de Deense HCI en het feit dat het VK heeft verklaard ook maatregelen op dit gebied te willen treffen. De Commissie zal soortgelijke nationale initiatieven ondersteunen.

Impact: meer zekerheid bij gedeeld beheer ■■□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: naar verwachting worden de controlesystemen geleidelijk beter, wanneer dit proces wordt geïntegreerd en de lidstaten meer rekenschap en verantwoording afleggen voor EU-middelen (afhankelijk van de naleving door de lidstaten).

Actie 6: Het nut onderzoeken van beheersverklaringen buiten gedeeld en indirect gecentraliseerd beheer

Actie geschrapt, maar te verwezenlijken op een andere manier: het werd niet kostenefficiënt geacht om beheersverklaringen ook extern beleid te laten bestrijken en het werd evenmin voor waarschijnlijk gehouden dat dit meer zekerheid zou opleveren. Het zou namelijk kunnen leiden tot overlapping met de contractuele verplichtingen inzake financieel beheer waaraan begunstigden reeds moeten voldoen. Gemeend werd dat het doeltreffender is om de zekerheid wat betreft intern beleid te vergroten met controlecertificaten (zie actie 7 hieronder).

Impact: Zie actie 7 hieronder.

Actie 7: Bevorderen van beste werkwijzen om de kosten-batenverhouding van audits op projectniveau te verbeteren

Actie deels voltooid: het internecontrolekader van de Commissie is dikwijls gebaseerd op het werk van andere controleurs, waaronder die van de autoriteiten van de lidstaten in het geval van gedeeld beheer en van gecontracteerde controleurs in het geval van gecentraliseerd direct beheer. Er zijn duidelijke werkmethoden en –opdrachten nodig om op verschillende controleniveaus tot concrete resultaten te komen.

De Commissie heeft haar procedures voor auditadviezen en de kwaliteit en onafhankelijkheid van de accountants opnieuw onderzocht. Voor externe steun en voor het zevende kaderprogramma voor onderzoek heeft zij haar benadering gebaseerd op de internationale norm voor 'overeengekomen procedures'. Deze definiëren in combinatie met begeleidende richtsnoeren de draagwijdte van de taak, de vorm en inhoud van verslagen, de erkenningsvoorwaarden en de verplichtingen van de controleur. Deze benadering zal in 2008 ook worden gevolgd voor onderwijs en cultuur.

In de wetgeving voor de structuurfondsen 2007-2013 zijn de taken van de verschillende organen van de lidstaten vastgelegd (zoals de certificering van uitgavendeclaraties door de certificeringsautoriteit en jaarlijkse oordeelsparagrafen van een controle-instantie). De controlehandleiding voor de structuurfondsen wordt aangepast aan de nieuwe voorschriften. Het document zal onder meer de steekproefhandleiding voor artikel 16 van Verordening (EG) nr. 1828/2006 van de Commissie bevatten, die in november 2007 is besproken met de lidstaten en medio 2008 wordt afgerond.

Wat landbouw betreft bestrijkt de jaarlijkse certificering met ingang van begrotingsjaar 2007 het deugdelijke functioneren van de internecontroleprodedures van de betaalorganen; certificerende instanties moeten controlestatistieken en controles na betaling verifiëren en valideren.

Impact: normalisatie en kwaliteit van controlewerk alsmede de melding van representatieve foutenpercentages verbeterd □□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: geleidelijke verlaging van foutenpercentages

Acties 8 en 8N: Zorgen voor aanvullende zekerheid van hoge controle-instanties

Actie voltooid: de onafhankelijke hoge controle-instellingen maken geen deel uit van het internecontrolekader, maar spelen als externe accountant van de nationale overheidsuitgaven wel een sleutelrol bij de audit van openbare middelen - waaronder die van de EU. De Commissie heeft alle HCI's gegevens verschaft over de in 2005 en 2006 verrichte betalingen en zal dergelijke informatie blijven doorgeven.

Actie 8N bijna voltooid: de Commissie heeft een casestudie verricht met de Sloveense HCI, waardoor zij de standaardrapporten heeft kunnen verbeteren. Hiervan kunnen HCI's in de toekomst gebruikmaken bij nationale audits.

Impact: groeiend aantal HCI's gebruikt gegevens van de Commissie en rapporteert over het gebruik van EU-middelen ■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: HCI's zijn onafhankelijk, maar naar verwachting neemt hun betrokkenheid geleidelijk toe naarmate de rapporten van de Commissie aan kwaliteit winnen.

2.3. Single-auditaanpak: resultaten bekendmaken en prioriteit geven aan kosten-batenverhouding (actie 9-11)

Acties 9 en 9a1N: Zorgen voor doeltreffende instrumenten voor de uitwisseling van audit- en controleresultaten en de single-auditaanpak bevorderen

Actie bijna voltooid: de Rekenkamer stelde voor om de controleresultaten te registreren in een gemeenschappelijke database [8]. De Commissie heeft auditgegevens in haar financiële en boekhoudsysteem geïntegreerd met het oog op het coördineren van controles en het uitwisselen van resultaten tussen DG's: momenteel zijn er meer dan 2.700 controles geregistreerd.

Bij gedeeld beheer coördineren de DG's en de lidstaten hun controles. De follow-up van controles wordt in het oog gehouden via IT-systemen, regelmatige rapportage en de jaarlijkse coördinatiebijeenkomsten. Krachtens de wetgeving voor de structuurfondsen 2007-2013 moeten de verschillende actoren in de controleketen de controles coördineren. De controle-instantie dient een controlestrategie ter goedkeuring aan de Commissie voor te leggen binnen negen maanden na de vaststelling van het programma, dat jaarlijks bilateraal wordt bijgewerkt en beoordeeld. De Commissie en de nationale controlediensten wisselen systeemauditrapporten uit. Aan de met de controle van de structuurfondsen belaste instanties van vrijwel alle lidstaten zijn workshops aangeboden over de audit- en controlevoorschriften in de nieuwe regelgeving, om te bevorderen dat de nieuwe wettelijke eisen in gelijke zin worden opgevat.

Impact: betere coördinatie van controleactiviteit en –methodologie. ■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: controlewerk wint aan consistentie en kwaliteit. Er wordt meer vertrouwen gesteld in het werk van de nationale controle-instanties.

Acties 10 en 10N: Een eerste raming en analyse van de controlekosten verrichten en de kosten-batenverhouding van controle onderzoeken

Lopende actie: de Commissie legt de laatste hand aan de beoordeling van de controlekosten voor landbouw, EFRO en gecentraliseerd direct beheer. Op grond van de resultaten zal de Commissie in oktober 2008 een mededeling opstellen over de kosten en baten van controlesystemen en over de analyse van restrisico's die DG's waarvan het beleidsterrein door de Rekenkamer "rood" is beoordeeld, moeten opnemen in hun jaarlijkse activiteitenverslag over 2007. Deze mededeling zal het uitgangspunt zijn voor discussie over het resterende foutenrisico.

De beoordeling van het effect dat de opzet van het in actie 10N bedoelde programma heeft op risico, verloopt langzamer dan verwacht, met name door het gebrek aan deugdelijke gecentraliseerde gegevens.

Impact: begrip van de niveaus van restrisico op de belangrijkste beleidsterreinen ■□□□□.

Waarschijnlijke ontwikkeling: hangt af van de follow-up van de mededeling in oktober 2008.

Actie 11: Terugvorderingen en de baten van controle

Actie nagenoeg voltooid: veel baten van controle zijn moeilijk te becijferen (het afschrikwekkende en het preventieve effect, de verbetering van beheers- en controlesystemen van een lidstaat of begunstigde naar aanleiding van systeemaudits). In deze fase blijft analyse dan ook beperkt tot eenvoudig te kwantificeren baten (terugvorderingen en beperking van betalingen).

Impact: kwantificering van de baten van controle wat betreft terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen. □□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: volledige informatie wordt vanaf 2008 verzameld in het kader van actie 11N.

Actie 11N: Terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen

Lopende actie: de teruggevorderde bedragen zijn opgenomen in de rekeningen over 2005 en 2006. Een rechtstreeks verband tussen de controleresultaten en de terugvorderingen moet echter nog worden gelegd. Om ervoor te zorgen dat de financiële resultaten van controles kunnen worden vastgesteld en bijgehouden, wordt sinds 28 februari 2008 informatie over de controle-instantie en het soort fouten geregistreerd in het centrale financiële en boekhoudsysteem. Deze informatie, die met terugwerkende kracht wordt ingevoerd voor alle terugvorderingen die in 2008 zijn ingesteld, zal worden opgenomen in de rekeningen over 2008, die in maart 2009 worden gepresenteerd. Zo kan onder meer het jaar waarin een fout zich heeft voorgedaan worden gerelateerd aan het jaar waarin deze aan het licht is gekomen. Op grond hiervan kan de doeltreffendheid van meerjarige terugvorderingssystemen worden beoordeeld.

In oktober 2007 heeft de Commissie als bijlage bij het jaarlijks verslag over de structuurfondsen informatie opgenomen over correcties van de Commissie, en – voor het eerst – cijfers verschaft over de uitvoering van financiële correcties op nationaal niveau via door de lidstaten ingetrokken en teruggevorderde bedragen. De Commissie zal in 2008 actie ondernemen met het oog op betere naleving van de verslagleggingsvereisten en zij zal nagaan of de door een steekproef van lidstaten verschafte gegevens correct zijn.

Impact:

bewijs dat meerjarige controlesystemen fouten daadwerkelijk corrigeren. □□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: voor 2008 zullen alle gegevens worden verzameld over correcties betreffende de structuurfondsen, en correcties door de Commissie zullen rechtstreeks worden vastgelegd in het boekhoudsysteem.

2.4. Sectorspecifieke leemten (actie 12-16)

Acties 12 en 12N: Verhelpen van de door de deelnemende diensten geconstateerde leemten

Actie voltooid: de Commissie zal ervoor zorgen dat de meerjarige controlestrategie een goede balans blijft treffen tussen risicoanalyse en representatieve steekproeven [9]. Ter bevordering van de samenhang in de door de controle-instanties van de lidstaten verrichte tests zijn er voor de structuurfondsen uitgebreide richtsnoeren opgesteld voor steekproefneming volgens internationale controlenormen [10]. De Commissie heeft richtsnoeren aangereikt inzake beproefde methoden in het beheer van kaderovereenkomsten voor externe controle, om te zorgen voor consistente controleresultaten van goede kwaliteit [11].

De op een uitvoerige analyse van de begunstigde populatie gebaseerde KP6-auditstrategie "vormt een goede basis voor de aanpak van de door de Rekenkamer gesignaleerde problemen" [12]. De Commissie erkent dat deze aanpak niet rechtstreeks op alle terreinen kan worden toegepast, maar zal op basis van ervaring die zij heeft opgedaan met de auditstrategie voor onderzoek haar diensten in juli 2008 toch richtsnoeren aanreiken inzake strategieën voor steekproefneming.

Tegenover de 45 controles die in 2006 werden verricht voor KP6, hebben de onderzoek-DG's het in het voortgangsverslag van maart 2007 [13] geformuleerde streefgetal van 300 overschreden door in 2007 378 controles te verrichten. De resultaten van deze controles zullen worden vermeld in de jaarlijkse activiteitenverslagen van de DG's. Deze inspanning zal in 2008 worden voortgezet. De geleidelijke opbouw van de controleresultaten en de betrokken correcties en terugvorderingen zullen een duidelijk overzicht verschaffen van restfouten in KP6.

Impact: geleidelijke vermindering van fouten in alle vormen van beheer.■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: oordeel van de Rekenkamer wordt steeds beter

Actie 13: Analyse van controles onder gedeeld beheer op regionaal niveau en de waarde van de huidige verklaringen

Actie voltooid: de voor de structuurfondsen bevoegde DG's nemen hun beoordeling van de controlesystemen van de lidstaten op in hun jaarlijkse activiteitenverslagen. Deze beoordeling wordt voor een deel gebaseerd op de informatie die de lidstaten verschaffen in hun jaarlijkse samenvattingen van beschikbare audits (zie actie 5 hierboven).

Impact: de kwaliteit van de controlesystemen van de lidstaten is verbeterd, zoals blijkt uit de jaarlijkse activiteitenverslagen en de beoordeling door de RK. ■□□□□.

Waarschijnlijke ontwikkeling: betere beoordeling door de Rekenkamer, maar dit zal van lidstaat tot lidstaat verschillen

Actie 14: Verstrekken van meer en betere richtsnoeren voor structuurfondsen met het oog op de beheersing van het foutenrisico

Actie voltooid: in 2007 reikten de voor de structuurfondsen bevoegde DG's richtsnoeren aan over auditstrategie en conformiteitsonderzoek (over de documenten die de controle-instanties respectievelijk binnen 12 en 9 maanden na de goedkeuring van een programma moeten indienen), jaarlijkse samenvattingen en financiële correcties in verband met onregelmatigheden rond overheidsopdrachten. In 2008 zullen de richtsnoeren betreffende steekproefneming, systeembeoordeling en wijzigingen in de richtsnoeren betreffende controle en certificering op het niveau van primair beheer worden herzien om rekening te houden met de voorschriften van de nieuwe verordeningen. In medio 2008 is een seminar voor beheersautoriteiten gepland.

Impact: lagere foutenpercentages door geslaagde invoering van richtsnoeren. □□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: in 2008 worden voor alle belangrijke zaken beduidend betere richtsnoeren aangereikt.

Actie 15: Bevorderen van 'vertrouwenscontracten' voor structuurfondsen

De actie wordt niet voor alle lidstaten uitgevoerd, maar het doel zal worden bereikt door middel van de wetgeving voor de periode 2007-2013: er zijn vertrouwenscontracten gesloten met zes lidstaten: Oostenrijk, het VK (Wales), Denemarken, Portugal, Slovenië en Estland. Gedurende 2008 zouden nog meer contracten kunnen worden gesloten, als uit de controles blijkt dat aan de voorwaarden wordt voldaan. Hoewel de Commissie haar ambitieuze doelstelling om (voor de periode 2000-2006) met alle lidstaten contracten te sluiten, niet heeft gehaald, is door het promoten van dit initiatief de coördinatie van controlewerkzaamheden verbeterd en is er een benchmarking-procedure vastgesteld. De basisbegrippen van dit iniatief zijn opgenomen in de wetgeving betreffende de structuurfondsen 2007-2013.

Impact: groter controlebewustzijn in de lidstaten ■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: naarmate de uitvoering van de programma's voor de periode 2007-2013 vordert, zullen de controlesystemen beter worden en zullen er meer voldoen aan de vereisten van het 'vertrouwenscontract'.

Actie 16: Vaststellen van gemeenschappelijke richtsnoeren per beleidsterrein

Te voltooien actie: er zijn interne richtsnoeren opgesteld voor erkenning, opleiding en monitoring van externe auditors. Ter bevordering van de consistentie in de controlewerkzaamheden hebben de voor onderzoek verantwoordelijke DG's een controlehandleiding opgesteld voor het zesde kaderprogramma. De controlehandleidingen voor de structuurfondsen worden aangepast aan de nieuwe wetgeving.

Er is een gemeenschappelijke aanpak ontwikkeld voor representatieve steekproefneming op onderzoeksgebied. Op andere gebieden verloopt de vooruitgang trager, maar er is een analyse verricht en (onder meer voor structurele acties) een ontwerphandleiding steekproefneming samengesteld, waarin nader wordt ingegaan op de in het juridisch kader voor de periode 2007-2013 vervatte beginselen. Medio 2008 zullen deze worden afgerond en ter beschikking van de diensten worden gesteld.

Impact: normalisering van controlebeginselen en –methodiek. Bijvoorbeeld door betere informatie over foutenpercentages door de toepassing van gemeenschappelijke richtsnoeren voor steekproefneming. ■□□□□

Waarschijnlijke ontwikkeling: in 2008 wordt het effect op onderzoeksgebied aantoonbaar; andere sectoren zullen volgen.

3. CONCLUSIES

De meeste leemten die in het actieplan werden gesignaleerd zijn verholpen. De acties die nog niet zijn afgerond, zullen in 2008 worden afgesloten. Dit betekent dat het in 2006 geplande geïntegreerd internecontrolekader binnenkort werkelijkheid zal zijn.

Om qua risicomanagement en restrisico vooruitgang te boeken blijft de Commissie zoeken naar een balans wat betreft de kosten-baten-risicoanalyse. Zij verheugt zich over de belangstelling die de Raad en het Parlement tonen voor het concept resterend foutenrisico, met name omdat dit in hoge mate wordt beïnvloed door ingewikkelde regels, die tot een groot foutenpotentieel leiden. De Commissie zal met het oog hierop voor oktober 2008 een mededeling opstellen met de resultaten van de beoordeling van de kosten en baten van controle en de analyse van restrisico's die DG's waarvan het beleidsterrein door de Rekenkamer "rood" is beoordeeld, moeten opnemen in hun jaarlijkse activiteitenverslag over 2007.

De Commissie kan aantonen dat zij concrete vooruitgang heeft geboekt. Maar het succes van het actieplan zal in de eerste plaats worden afgemeten aan het effect van de acties, namelijk dalende foutenpercentages en betere beoordelingen van de systemen door de Rekenkamer. Begin 2009 zal de Commissie een volgende effectbeoordeling opstellen over de situatie per 31 december 2008.

[1] COM(2006) 9 en SEC(2006) 49.

[2] Advies nr. 2/2004 van de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen over het model "single audit" (en een voorstel voor een communautair internecontrolekader), (PB C 107 van 30.4.2004, blz. 1), (advies inzake de „single audit”).

[3] PB L 196 van 27.7.2005, blz. 4.

[4] COM(2007) 86.

[5] Zie COM(2007) 86 voor meer details over specifieke vereenvoudigingsinitiatieven.

[6] Richtsnoeren voor KP7, richtsnoeren voor de uitvoeringsbepalingen van de structuurfondsen 2007-2013, richtsnoeren voor het onderwijsbeleid 2007-2013.

[7] COM(2008) 97.

[8] Paragrafen 46 en 47 van Advies nr. 02/2004.

[9] Paragrafen 48 en 49 van Advies nr. 02/2004.

[10] Paragrafen 40 en 49 van Advies nr. 02/2004.

[11] Paragraaf 37 van Advies nr. 02/2004.

[12] Europese Rekenkamer, Jaarverslag over de uitvoering van de begroting over het begrotingsjaar 2006.

[13] COM(2007) 86.

--------------------------------------------------