Resolutie van het Europees Parlement

van 25 oktober 2011

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Geneesmiddelenbureau voor het begrotingsjaar 2009

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Geneesmiddelenbureau voor het begrotingsjaar 2009,

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Geneesmiddelenbureau betreffende het begrotingsjaar 2009, vergezeld van de antwoorden van het Bureau [1],

gezien de aanbeveling van de Raad van 15 februari 2011 (05892/2011 - C7-0052/2011),

gezien zijn besluit van 10 mei 2011 [2] om het besluit tot verlening van kwijting voor het begrotingsjaar 2009 uit te stellen, en de antwoorden van de uitvoerend directeur van het Europees Geneesmiddelenbureau,

gezien artikel 276 van het EG-Verdrag en artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gezien Verordening (EG) nr. 726/2004 van het Europees Parlement en de Raad [4] tot oprichting van een Europees Geneesmiddelenbureau, en met name artikel 68,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad [5] houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, en met name artikel 94,

gezien de brief van 17 juni 2011 van de voorzitter van de raad van bestuur van het Bureau aan de voorzitter van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement (EMA/441533/2011),

gezien de antwoorden van het Bureau op de resolutie van het Parlement van 10 mei 2011 [6] in verband met het kwijtingsbesluit voor het begrotingsjaar 2009,

gezien de door de dienst Interne audit (IAS) van de Commissie opgestelde jaarlijkse verslagen over de interne controle betreffende het Bureau voor de jaren 2009, 2008 en 2007,

gezien het definitieve follow-upverslag over de controles van het Bureau door de IAS in 2009, 2008 en 2006,

gezien artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,

gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A7-0329/2011),

A. overwegende dat de Rekenkamer in zijn verslag over de jaarrekeningen van het Europees Geneesmiddelenbureau voor het begrotingsjaar 2009 een voorbehoud heeft gemaakt ten aanzien van zijn beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen;

B. overwegende dat het Parlement in zijn voornoemde besluit van 10 mei 2011 heeft aangegeven de verlening van de kwijting aan de uitvoerend directeur van het Bureau voor de uitvoering van de begroting van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2009 uit te stellen;

C. overwegende dat de begroting van het Bureau betreffende 2009 194000000 EUR bedroeg, hetgeen een toename van 6,28 % betekent ten opzichte van het begrotingsjaar 2008;

D. overwegende dat de begroting van het Bureau tegelijk gefinancierd wordt uit de begroting van de Unie, die goed is voor 18,52 % van de totale ontvangsten van 2009, en, in hoofdzaak, met de vergoedingen die worden betaald door de farmaceutische bedrijven voor diensten die zich over meer dan één begrotingsjaar kunnen uitstrekken, en dat de algemene bijdrage van de Unie als gevolg hiervan van 2008 tot 2009 met 9,2 % is gedaald;

E. overwegende dat de kwijtingsautoriteit na voornoemde resolutie van het Parlement van 10 mei 2011 antwoorden van het Bureau heeft ontvangen;

F. overwegende dat het Bureau overeenkomstig zijn antwoorden aan het Parlement de kwijtingsautoriteit heeft ingelicht over de mate waarin de aanbevelingen van de IAS ten uitvoer zijn gelegd, onder vermelding dat:

- een van de drie "zeer belangrijke" aanbevelingen genoemd in de in 2009 door de IAS uitgevoerde controle inzake personeelsbeheer, inmiddels ten uitvoer is gelegd en dat aan de tenuitvoerlegging van de andere twee aanbevelingen wordt gewerkt,

- van de in 2008 door de IAS uitgevoerde controle inzake administratieve procedures voor selectie voor de ondersteuning van wetenschappelijke adviezen voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik in het Bureau, de "kritieke" aanbeveling en één "zeer belangrijke" aanbeveling (omgang met belangenconflicten voor zijn personeel & specifieke richtsnoeren) zijn afgezwakt tot respectievelijk "zeer belangrijk" en "belangrijk", terwijl drie "zeer belangrijke" aanbevelingen inmiddels ten uitvoer zijn gelegd,

- een van de twee "zeer belangrijke" aanbevelingen genoemd in de IAS-controle van 2005 betreffende de tenuitvoerlegging van de interne controlenormen inmiddels is uitgevoerd;

Algemene beoordeling

1. bevestigt de ontvangst van een brief van de voorzitter van de raad van bestuur van het Bureau van 17 juni 2011, volgens welke het Bureau maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen van 2009 te verhelpen; neemt tevens kennis van de van het Bureau ontvangen documenten en bijlagen in antwoord op voornoemde resolutie van het Parlement van 10 mei 2011; bevestigt eveneens de ontvangst van een brief van de waarnemende directeur van het Bureau van 10 augustus 2011, die een antwoord vormt op de vragen die gesteld werden tijdens de gedachtewisseling over de verlening van kwijting aan het Bureau voor 2009 op de bijeenkomst van de Commissie begrotingscontrole van het Parlement van 13 juli 2011; betreurt niettemin dat niet alle gevraagde informatie verstrekt werd;

2. merkt evenwel op dat het Bureau de kwijtingsautoriteit op driemaandelijkse basis moet blijven inlichten over de resultaten van de door die autoriteit gevraagde acties;

3. beklemtoont dat de kwijtingsautoriteit tijdens de op handen zijnde kwijtingsprocedures nauwlettend zal blijven toezien op de uitvoering van de maatregelen die genomen zijn om de door de verslagen van de Rekenkamer en de IAS aan het licht gebrachte ernstige tekortkomingen van het Bureau aan te pakken; verwacht daarom van het Bureau dat het de kwijtingsautoriteit op de hoogte brengt van de uitgevoerde acties en de resultaten ervan en de gevraagde documenten indient, vooral voor wat de volgende punten betreft:

a) de vaststelling door de raad van bestuur van het actieplan met specifieke maatregelen en een tijdschema voor de uitvoering ervan om de tekortkomingen in de aanbestedingsprocedures te verhelpen,

b) een grondig verificatieproces waarin wordt nagegaan of de bestaande procedures betreffende de vaststelling van en de omgang met belangenconflicten voor zijn personeel en deskundigen doeltreffend worden toegepast,

c) de indiening van de verslagen van de IAS in overeenstemming met het Financieel Reglement;

Specifieke opmerkingen

Aanbestedingsprocedures

4. neemt kennis van de ontvangen informatie over het controlesysteem dat bedoeld is om de aanhoudende fouten in aanbestedingsprocedures te voorkomen dan wel tijdig aan het licht te brengen; verwacht het meerjarenplan voor aanbestedingen te ontvangen; herinnert het Bureau er in dit verband aan zijn aanbestedingsprocedures kwalitatief te blijven verbeteren en zich strikt te houden aan de bepalingen van de relevante voorschriften inzake openbare aanbestedingen met als doel de door de Rekenkamer aangewezen tekortkomingen te verhelpen;

5. neemt kennis van de ingeleide maatregelen voor de ontwikkeling van een actieplan ter verbetering van de aanbestedingsprocedures; verzoekt het Bureau spoedig een actieplan vast te stellen dat de tekortkomingen in de aanbestedingsprocedures moet wegnemen, met name de onregelmatigheden in het beheer van de procedures voor de gunning van contracten, door voor strengere technische en procedurele controles te zorgen, en de kwijtingsautoriteit daarvan in kennis te stellen;

6. herinnert eraan dat de Rekenkamer in zijn jaarverslag over 2009 heeft aangegeven dat het Bureau onvoldoende controles had uitgevoerd om het risico van fouten te beperken in een aantal procedures voor de aanbesteding van grote IT-kaderovereenkomsten; herinnert er voorts aan dat de controle fouten aan het licht heeft gebracht die op de regelmatigheid van de verrichtingen van invloed waren en die de aanleiding vormden voor het voorbehoud dat de Rekenkamer heeft gemaakt ten aanzien van zijn beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen van het Bureau;

Overdracht van kredieten

7. wijst erop dat de Rekenkamer in zijn jaarverslag over het Bureau betreffende het jaar 2009 een overdracht meldt van 19500000 EUR (38 % van de vastleggingen van het Bureau) en dat circa 14800000 EUR hiervan bedoeld was voor activiteiten die aan het eind van het jaar nog niet waren uitgevoerd (of, in enkele gevallen, goederen die niet waren ontvangen voor diensten die zich over meer dan één begrotingsjaar kunnen uitstrekken); herinnert het Bureau er derhalve aan ter zake actie te ondernemen en hoopt ten aanzien hiervan een bevestiging van de Rekenkamer te verkrijgen;

Ontvangsten uit vergoedingen

8. neemt kennis van informatie van het Bureau volgens welke het per 1 januari 2011 een geïntegreerd capaciteitsplanningssysteem (ERP) heeft ingevoerd, met SAP als aanbieder, om het probleem van de lange vertragingen bij invorderingsopdrachten te verhelpen; neemt er kennis van dat het Bureau met dit nieuwe systeem gegevens afkomstig van zijn huidige operationele systemen (bv. SIAMED) via een dashboard rechtstreeks overbrengt naar de financiële module van SAP;

Valutacontracten

9. spreekt zijn goedkeuring uit over het vaste voornemen van het Bureau om de risico’s in verband met wisselkoersverschillen te beperken en over de door hem doorgevoerde herziening per 11 juni 2010 van het beleid inzake kasmiddelen door: oprichting van een interne adviescommissie die de rekenplichtige adviseert over indekkingsstrategieën; beperking van de indekking tot 50 % van de geraamde behoefte; en waarborging dat de te bedingen rentetarieven gelijk zijn aan of hoger dan het begrote kostenpercentage;

Omgang met belangenconflicten

10. neemt kennis van de antwoorden van het Bureau waarin het aangeeft aan zijn eigen gedragscode te voldoen door vaststelling van beginselen en adviezen inzake onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid die gelden voor de leden van het bestuur en de comités, de deskundigen en het personeel van het Bureau; verwacht bijgevolg van het Bureau dat het, alvorens projectteamleiders aan producten toe te wijzen, grondig controleert of de verklaarde belangen van de personeelsleden van invloed zouden kunnen zijn op hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid; verwacht dat de documenten van het Bureau over de belangenconflicten zullen worden geactualiseerd;

11. neemt kennis van het voornemen van het Bureau om uitvoering te geven aan de aanbeveling die de IAS vermeldt in zijn follow-upcontrole van 2010 door een risicogestuurde aanpak vast te stellen en zich te richten op controles inzake personeel dat belangen opgeeft; verzoekt het Bureau de kwijtingsautoriteit vóór eind 2011 in te lichten over het voornemen om deze aanbeveling van de IAS uit te voeren en de termijn waarbinnen dit zal gebeuren;

12. bevestigt niettemin het antwoord van het Bureau waarin het aangeeft dat het niet aan het Bureau is om de jaarlijkse verklaring omtrent de financiële belangen van deskundigen die voor de beoordeling van geneesmiddelen verantwoordelijk zijn, op te vragen of te monitoren, maar aan de bevoegde instanties van de lidstaten (artikel 126 ter van Richtlijn 2001/83/EG [7] zoals gewijzigd bij Richtlijn 2004/27/EG [8]); vraagt daarom dat de Commissie de betrokken instanties in de lidstaten aan hun verplichtingen op dit vlak herinnert;

13. benadrukt dat niet alleen de goede naam van het Bureau kan worden aangetast wanneer evaluaties kunnen worden aangevochten op grond van mogelijke belangenconflicten, maar dat dergelijke belangenconflicten ook betekenen dat de gezondheid van de Europese burgers niet gegarandeerd optimaal beschermd wordt;

14. merkt op dat het nieuwe elektronische formulier voor de opgave van belangen (e-DoI) per 1 juli 2011 gelanceerd is, dat alle deskundigen gevraagd is het nieuwe e-DoI in te vullen en dat de e-DoI’s van alle in de deskundigendatabase opgenomen deskundigen vanaf 30 september 2011 op de website van het Bureau gepubliceerd zijn; merkt eveneens op dat het memorandum van overeenstemming tussen het Bureau en de bevoegde instanties van alle lidstaten over het toezicht op het wetenschappelijke niveau en de onafhankelijkheid van beoordelingen die worden uitgevoerd door de nationale bevoegde instanties in het kader van aan het Bureau te verlenen diensten, op 4 juli 2011 van kracht is geworden;

15. verzoekt het Bureau de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van acties op punten met betrekking tot de doeltreffende naleving van zijn gedragscode inzake de omgang met belangenconflicten;

16. wijst het Bureau erop, en waarschuwt het hier ook voor, dat alle maatregelen die vermeld worden in de respectieve controleverslagen, met inbegrip van dat voor 2010, volledig moeten worden uitgevoerd vóór het begin van de volgende kwijtingsprocedure;

Personeelsbeheer

17. neemt kennis van het antwoord van het Bureau waarin het aangeeft dat het de door de IAS vastgestelde tekortkomingen op het gebied van arbeidscontractanten heeft verholpen, en dat herziene werkinstructies en modellen zijn ingevoerd en het personeel specifieke training heeft ontvangen; verzoekt dienovereenkomstig het Bureau de kwijtingsautoriteit op de hoogte te blijven houden van de uitvoeringsgraad van deze acties; hoopt dat het verslag van de Rekenkamer voor 2010 zal toelaten vast te stellen of de bevestiging van het Bureau gegrond is;

18. verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij zijn kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 10 mei 2011 [9] over de prestaties en het financiële beheer van en het toezicht op de agentschappen.

[1] PB C 338 van 14.12.2010, blz. 28.

[2] PB L 250 van 27.9.2011, blz. 173.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 136 van 30.4.2004, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 250 van 27.9.2011, blz. 174.

[7] Richtlijn 2001/83/EG van het Europees Parlement en de Raad van 6 november 2001 tot vaststelling van een communautair wetboek betreffende geneesmiddelen voor menselijk gebruik (PB L 311 van 28.11.2001, blz. 67).

[8] PB L 136 van 30.4.2004, blz. 34.

[9] PB L 250 van 27.9.2011, blz. 269.

--------------------------------------------------