Regels inzake de toegang van het publiek tot documenten

(2002/C 292/08)

De Europese Investeringsbank hecht veel belang aan een goede informatieverstrekking aan het publiek over haar strategie, beleidsmaatregelen, activiteiten en praktijken. In verband hiermee is zij van plan om een actief voorlichtingsbeleid te voeren en haar inspanningen op dit gebied te vergroten.

Regels inzake de toegang van het publiek tot documenten

Overwegende hetgeen volgt:

(1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie is het begrip "openheid" verankerd: "het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen".

(2) In artikel 255 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap (hierna te noemen "Verdrag") is het recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie neergelegd.

(3) Het Europees Parlement en de Raad hebben Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie vastgesteld, die tot doel heeft het recht van toegang van het publiek tot documenten maximaal zijn beslag te geven en de voorwaarden en beperkingen van dat recht vast te leggen in overeenstemming met artikel 255, lid 2, van het Verdrag.

(4) Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie hebben een gemeenschappelijke verklaring afgelegd betreffende Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Hierin verzoeken zij de agentschappen en organen van de Europese Unie interne regels vast te stellen inzake toegang van het publiek tot documenten, en daarbij rekening te houden met de beginselen en beperkingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

(5) De Europese Investeringsbank (hierna te noemen "de Bank") heeft krachtens artikel 267 van het Verdrag tot taak "met een beroep op de kapitaalmarkten en op haar eigen middelen bij te dragen tot een evenwichtige en ongestoorde ontwikkeling van de gemeenschappelijke markt van de Gemeenschap. Te dien einde vergemakkelijkt zij, door zonder winstoogmerk leningen en waarborgen te verstrekken, de financiering van investeringsprojecten in alle sectoren van het economisch leven".

(6) Verordening (EG) nr. 1049/2001 vindt haar oorsprong in artikel 255 van het Verdrag, dat uitsluitend betrekking heeft op het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Echter, overeenkomstig de beginselen van goed administratief gedrag die van toepassing zijn op de communautaire instellingen en organen, en vooral de Bank, wenst ook de Bank dat documenten zo ruim mogelijk toegankelijk zijn voor het publiek. In 1997 heeft de Bank reeds regels aangenomen met betrekking tot de toegang van het publiek tot haar documenten(1); deze regels worden vervangen door de navolgende voorschriften.

(7) Teneinde rekening te houden met de beginselen en beperkingen van voornoemde Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft de Bank besloten haar regels inzake de toegang van het publiek tot haar documenten te wijzigen, voorzover zij hierbij haar taak als financieringsinstelling zoals omschreven door het Verdrag onbelemmerd kan blijven vervullen.

(8) Teneinde in algemene zin de contacten tussen het personeel van de Bank en het publiek te regelen, heeft de Bank de "Code van goed administratief gedrag voor het personeel van de Europese Investeringsbank in hun contacten met het publiek"(2) aangenomen (hierna te noemen "Code van goed administratief gedrag").

(9) Artikel 287 van het Verdrag verbiedt de openbaarmaking van informatie die gezien haar aard onder een beroepsgeheim valt; dit verbod geldt met name voor informatie over ondernemingen en die betrekking hebben op hun commerciële relaties of hun kostprijs. Om haar taak te kunnen vervullen, moet de Bank er daarom voor zorgen dat de opdrachtgevers van projecten, de feitelijke en potentiële geldnemers en de andere partijen die een rol spelen bij de uitvoering of de financiering van een project ervan kunnen uitgaan dat de vertrouwelijkheid van de bankrelatie gegarandeerd is.

(10) De Bank dient in haar contacten met andere instellingen en organen, zowel binnen als buiten het communautaire kader, rekening te houden met het vertrouwelijke karakter van documenten die tussen haar en deze instellingen en organen worden uitgewisseld, voorzover dit noodzakelijk is voor het bereiken van de gestelde doeleinden.

(11) De Bank dient erop toe te zien dat binnen de eigen organisatie de interne voorbereidings-, overleg- en besluitvormingsprocedures goed verlopen, hetgeen betekent dat zij zodanig moeten zijn opgezet dat standpunten vrij en onbelemmerd kunnen worden uitgewisseld; de Bank dient er eveneens voor te zorgen dat persoonsgegevens worden beschermd, en wel in overeenstemming met de communautaire regels.

(12) In het licht van het voorgaande is de Bank van plan om een actief voorlichtingsbeleid te voeren en haar inspanningen om het publiek te informeren over haar strategie, haar beleidsmaatregelen, haar activiteiten en haar praktijken voort te zetten en te vergroten; zij blijft, in overleg met haar medecontractanten, waar mogelijk basisinformatie beschikbaar stellen over haar afzonderlijke financieringsactiviteiten.

De Directie van de Bank heeft de volgende regels aangenomen, die bestemd zijn voor haar diensten en openbaar zullen worden gemaakt.

Artikel 1

Toepassingsgebied

1. Leden van het publiek hebben toegang tot de documenten van de Bank, overeenkomstig de beginselen van dit besluit en rekening houdende met de voorwaarden en beperkingen die daarin zijn vastgelegd.

2. Onder "lid van het publiek" wordt verstaan iedere burger van de Unie of iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat van de Europese Unie of in een andere staat waarin de Bank activiteiten ontplooit.

3. Onder "document" wordt verstaan iedere inhoud die door de Bank is opgesteld of ontvangen, betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de Bank behoren.

4. Onder "derde" wordt verstaan iedere natuurlijke of rechtspersoon dan wel entiteit buiten de Bank, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.

Artikel 2

Verzoeken tot toegang tot documenten

1. Verzoeken om toegang tot een document worden in schriftelijke vorm gedaan - elektronische vorm daaronder begrepen. Zij moeten worden gericht aan: Secretariaat-generaal

Hoofdafdeling Voorlichting en communicatie

Europese Investeringsbank L - 2950 Luxemburg

of aan:

infopol@bei.org, of

infopol@eib.org

2. Verzoeken om toegang tot een document worden behandeld in overeenstemming met de bepalingen en termijnen zoals omschreven in de Code van goed administratief gedrag(3).

3. De aanvrager is niet verplicht om redenen voor zijn verzoek te geven. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg of zodanig geformuleerd dat het document of de gezochte informatie niet kan worden geïdentificeerd, dan vraagt de Bank om nadere precisering van het verzoek.

4. Indien een verzoek ongerechtvaardigd is dan wel duidelijk niet in verhouding staat tot het beoogde doel, behoudt de Bank zich evenwel het recht voor het af te wijzen.

Artikel 3

Documenten van derden

Wanneer de Bank een verzoek ontvangt om toegang tot een document dat zij van een derde heeft ontvangen, vraagt zij de betrokken derde om diens toestemming, tenzij bij onderzoek van het betrokken document in het licht van dit besluit al duidelijk is of het wel of niet openbaar moet worden gemaakt.

Artikel 4

Uitzonderingen

1. De toegang tot een document of tot een gedeelte ervan wordt geweigerd wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

i) het openbaar belang betreffende de internationale betrekkingen of het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap, haar instellingen en organen, of van een lidstaat;

ii) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de Gemeenschapswetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens;

iii) gerechtelijke procedures;

iv) juridisch advies;

v) het doel van inspecties, onderzoeken en audits;

vi) de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom;

vii) het beroepsgeheim, indien openbaarmaking in strijd zou zijn met de beroepsethiek of met de in het bankwezen en de financiële sector geldende regels en praktijken;

viii) het legitieme recht van de Bank om haar interne beheer organisatorisch gestalte te geven, in het bijzonder waar het personeelszaken betreft.

2. De toegang tot een document of tot een gedeelte ervan, dat door de Bank is opgesteld voor intern gebruik of door haar is ontvangen en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover zij nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de Bank zou ondermijnen. De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de Bank wordt ook geweigerd nadat het besluit genomen is, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de Bank zou ondermijnen.

3. Indien een document of een gedeelte ervan informatie bevat met betrekking tot derden, wordt het niet openbaar gemaakt wanneer de betrokken derde de Bank heeft laten weten dat deze informatie vertrouwelijk is, wanneer de Bank zich heeft verplicht tot geheimhouding van de informatie of wanneer de aard van deze informatie op een andere wijze met zich meebrengt dat zij onder de geheimhoudingsverplichting van de Bank jegens derden valt.

4. Van de in het vorige lid vastgestelde regels kan worden afgeweken indien hiertoe schriftelijk toestemming is gegeven door de persoon of de entiteit die door de geheimhoudingsverplichting inzake de betreffende informatie wordt beschermd.

5. De in de vorige leden vermelde uitzonderingen zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden in de regel voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen op grond van de persoonlijke levenssfeer, commerciële belangen of de interne beheersbevoegdheid kunnen de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven.

Artikel 5

Toegang naar aanleiding van een verzoek

1. De toegang tot documenten wordt gegeven door inzage ter plaatse of de toezending van een kopie, eventueel een elektronische kopie indien deze beschikbaar is.

2. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat.

3. Indien een document al publiek is gemaakt, hetzij door de Bank hetzij door een derde, deelt de Bank de aanvrager mee hoe het gewenste document kan worden verkregen.

Artikel 6

Reproductie

Dit besluit doet niet af aan bestaande regelingen inzake copyright, met inbegrip van regelingen van de Bank, die een beperking kunnen inhouden voor derden om de verstrekte documenten te reproduceren of te gebruiken.

Artikel 7

Kosten

De kosten die verbonden zijn aan de terbeschikkingstelling van de gevraagde documenten kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht.

Artikel 8

Beroep

Bij het uitblijven van een antwoord binnen de in artikel 13 van de Code van goed administratief gedrag voorgeschreven termijn of bij gehele of gedeeltelijke afwijzing van een bezwaarschrift kan de verzoeker zich, in overeenstemming met artikel 195 van het Verdrag, wenden tot de Europese Ombudsman.

Artikel 9

Slotbepalingen

Deze regels doen het besluit van de directie van 26 maart 1997(4) vervallen en vervangen het. Zij worden aangevuld door de bepalingen van de Code van goed administratief gedrag. De secretaris-generaal van de Bank kan in overleg met de betrokken diensten uitvoeringsbepalingen met betrekking tot de huidige regels opstellen.

(1) PB C 243 van 9.8.1997.

(2) PB C 17 van 19.1.2001.

(3) PB C 17 van 19.1.2001.

(4) PB C 243 van 9.8.1997.