Mededeling van de Commissie - Synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2003 van de DG's en diensten {SEC(2004) 732}

INHOUD

Mededeling van de Commissie

Synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2003 van de DG's en diensten

1. Inleiding

2. Onderwerpen met betrekking tot het kader voor interne controle

2.1. Algemene stand van zaken

2.2. Specifieke problemen

2.2.1. Delegaties

2.2.2. Bureaus van de Commissie in de lidstaten

2.2.3. Bureaus van de Commissie en uitvoerende agentschappen

2.3. Conclusies

3. Activiteitsgestuurd management / Strategische planning en programmering

4. Personeel

5. Financieel beheer en rapportage

5.1. Gedeeld beheer

5.2. Direct en indirect gecentraliseerd beheer

5.3. Controles vooraf en achteraf

5.4. Tenuitvoerlegging van het financieel reglement

5.5. Boekhouding/financiële rapportage

5.6. Conclusies

6. Governance-kwesties

7. Conclusies

1. Inleiding

De directoraten-generaal (DG's) en diensten van de Commissie evalueren in hun jaarlijkse activiteitenverslag de belangrijkste beleidsmatige prestaties met het oog op de jaarlijkse beleidsstrategie. Ook nemen zij de stand van zaken hun bestuur in 2003 op.

In deze synthese richt de Commissie zich alleen op het bestuur van de DG's en de diensten in 2003. Het gaat niet volledig in op de nadruk die sinds de administratieve hervorming van de Commissie is komen te liggen op het feit dat het bestuur gericht is op het bereiken van doelstellingen van het beleid van de Unie. Dit is de grondgedachte achter de jaarlijkse strategische cyclus die begint met de jaarlijkse beleidsstrategie, waaruit de werkprogramma's van de diensten herleid worden, waarnaar de jaarlijkse activiteitenverslagen van de DG's op hun beurt verwijzen.

De uitgevoerde werkzaamheden staan in meer detail beschreven in de jaarlijkse activiteitenverslagen van de Commissie, waarin het beleidswerk van de Commissie wordt geschetst.

In 2003 is met name veel vooruitgang geboekt op het gebied van de administratieve hervorming van de Commissie, waarvan alle activiteiten staan vermeld in het Witboek dat nu ten uitvoer wordt gelegd [1]. Het grootste deel van de geplande activiteiten betreffende de horizontale kwesties die vermeld staan in de vorige synthese zijn voltooid of vergevorderd.

[1] Voor meer gegevens, zie het voortgangsverslag van de hervorming (COM(2004) 93 van 10.2.2004).

Wat betreft de bereikte beleidsresultaten dient te worden opgemerkt dat de Commissie in 2003 met een hoge werkdruk te kampen had.

In deze synthese worden deze prestaties opgemerkt en wordt een aantal horizontale managementkwesties beschreven die in de jaarlijkse activiteitenverslagen aan de orde zijn gekomen. De Commissie heeft voor deze synthese besloten zich te rechten op de management- en organisatiekwesties die voortkomen uit de werkzaamheden van de DG's en diensten die met name relevant zijn voor de uitgebreide Unie.

Ook wordt de balans opgemaakt van de opgemerkte kwesties en aanbevelingen in het jaarverslag van de interne auditor overeenkomstig artikel 86, lid 3, van het financieel reglement, het overzicht van de staat van het interne controlesysteem [2] en het jaarverslag van het Comité follow-up audit.2 In deze synthese worden conclusies getrokken over deze aanbevelingen.

[2] Overzicht van de stand van zaken van de interne controle binnen de GD's en diensten van de Commissie in

2. Onderwerpen met betrekking tot het kader voor interne controle

2.1. Algemene stand van zaken

Aangezien de Commissie, overeenkomstig haar belofte in de synthese van 2002, eind 2003 voldeed aan de basisverplichtingen, zal zij haar aandacht nu richten op de efficiëntie van interne controlesystemen.

2.2. Specifieke problemen

Er dienen enkele specifieke problemen te worden benadrukt betreffende zaken waar de managementverantwoordelijkheid ofwel gedeconcentreerd is aan administratieve structuren van de Commissie buiten de hoofdzetel, of aan externe organen.

Eén kwestie vereiste dringende actie: de tenuitvoerlegging van de interne controle in delegaties, vertegenwoordigingen en externe organen die verantwoordelijkheid afleggen aan de Commissie dient met prioriteit te worden afgerond en ingevoerd, om te vermijden dat er buiten de hoofdzetel van de Commissie minder strenge normen voor interne controle gelden. In de bovengenoemde gevallen dienen alle voor de DG's en diensten van de Commissie geldende vereisten wat betreft verantwoordingsplicht, controle en rapportage te worden toegepast en dient aandacht te worden besteed aan de uitvoering van passende interne controles.

2.2.1. Delegaties

De Commissie heeft een omvangrijk deconcentratieproces in gang gezet voor het beheer van de buitenlandse hulp, waardoor de delegaties van de Commissie in derde landen verantwoordelijk zijn geworden voor het beheer van en controle op de operationele uitgaven. Dit proces, dan in 2003 is uitgebreid naar meer delegaties, wordt door de betrokken DG's over het algemeen als een succes gezien. Er wordt gewerkt aan de oplossing van enkele tekortkomingen op het vlak van de invoering van interne controlenormen in delegaties, zoals de scheiding van verplichtingen, in het bijzonder door de onderliggende problemen op het gebied van de organisatie van personeel aan te pakken.

2.2.2. Bureaus van de Commissie in de lidstaten

Het in 2002 genoemde voorbehoud betreffende het functioneren van de bureaus van de Commissie in de lidstaten was aanleiding tot corrigerende maatregelen die zijn goedgekeurd en hun vruchten beginnen af te werpen. Desondanks is het voorbehoud in het relevante activiteitenverslag en de verklaring herhaald voor 2003.

2.2.3. Bureaus van de Commissie en uitvoerende agentschappen

Dankzij het nieuwe financieel reglement kan de Commissie administratieve bureaus en uitvoerende agentschappen opzetten die verantwoordelijk zijn voor beheertaken. Er zijn stappen genomen om dergelijke organen op te zetten. De eerste bureaus zijn in 2003 begonnen met hun werkzaamheden. Het eerste uitvoerende agentschap zal in de tweede helft van 2004 van start gaan. Het is van belang er zorg voor te dragen dat hun eigen interne controlekader aan dezelfde normen voldoet als alle diensten van de Commissie.

2.3. Conclusies

De Commissie heeft onder bepaalde omstandigheden taken gedeconcentreerd aan afdelingen van DG's buiten de hoofdzetel of beheertaken gedelegeerd aan externe organen, op grond van de overweging dat zij op deze wijze beter uitgevoerd kunnen worden. Voor deze deconcentratie en delegatie is het van essentieel belang dat de verantwoordingsplicht op hetzelfde niveau wordt uitgeoefend als binnen de DG's, met name wat betreft hun interne controlesystemen.

De verschillende DG's dienen er zorg voor te dragen dat er in vertegenwoordigingen en delegaties deugdelijke regelingen voor interne controle bestaan en gehanteerd worden en dat de desbetreffende gedelegeerd ordonnateur zeker kan zijn van de betrouwbaarheid die noodzakelijk is om zijn/haar jaarlijkse verklaring bij het jaarlijks activiteitenverslag te ondersteunen.

Uitvoerende agentschappen zouden aan hun gedelegeerde fondsen moeten beheren met dezelfde betrouwbaarheid als binnen de DG's en diensten van de Commissie. Hiertoe wordt het interne controlekader van de uitvoerende agentschappen opgenomen in het overzicht dat tweemaal per jaar wordt opgesteld door DG Begroting.

De invoering van een interne controle zou gericht moeten blijven op efficiëntie, om ervoor te zorgen dat interne controlesystemen een adequate ondersteuning vormen van de jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring van de gedelegeerd ordonnateurs.

3. Activiteitsgestuurd management / Strategische planning en programmering

De cyclus van strategische planning en programmering was in 2003 in al zijn fasen volledig operationeel. Met name het proces voor het opstellen van de jaarlijkse activiteitenverslagen is verbeterd, hetgeen ook is erkend door de Europese Rekenkamer. Actieplannen zijn zonder problemen verwerkt in de jaarlijkse managementplannen van de DG's.

Er is nu een geconsolideerd kader voor strategische planning en programmering ingevoerd. Er zal aandacht aan dit onderwerp besteed blijven worden, met name door na te gaan of het mogelijk is een meerjarige aanpak van de strategische planning te ontwikkelen en door ervoor zorg te dragen dat de programmering een expliciet centraal onderdeel van de betrekkingen tussen de DG's en diensten en hun Commissarissen wordt.

De DG's en diensten van de Commissie hebben bepaalde problemen ondervonden bij de ontwikkeling van prestatie-indicatoren, zoals het beoordelen van de vooruitgang op het gebied van de invoering van beleidsdoelstellingen. De noodzaak om de definitie van indicatoren te verbeteren wordt ook onderstreept door de Europese Rekenkamer. De volgende kwesties vereisen aandacht:

- De logica van activiteitsgestuurd management vereist dat er op alle niveaus binnen de DG's en diensten van de Commissie doelstellingen worden geformuleerd, dat deze worden ingevoerd en dat er verslag van wordt gedaan.

- Volgens de Europese Rekenkamer bestaat er een noodzaak om prestatie-indicatoren te ontwikkelen die meer betekenis hebben, waardoor het management de realisatie van doelstellingen beter kan evalueren. Een van de kwesties die aandacht verdient is het vergroten van de betrokkenheid van Commissarissen en topmanagers bij deze werkzaamheden.

Conclusies

Voor het jaarlijkse proces van het formuleren van doelstellingen voor elk beleidsterrein en elke afdeling moet worden nagegaan hoe hieraan in praktijk meer betekenis kan worden gegeven. Er bestaat nog steeds een behoefte om het formuleren van doelstellingen te integreren in beleidsvorming en om meer verantwoordelijkheidsgevoel te kweken bij het hoogste manangement. Alhoewel het algemene kader nu is ingevoerd, kan het nodig zijn om na te gaan op welke wijze het formuleren van doelstellingen vereenvoudigd en daardoor verbeterd kan worden. De Instelling kan meer steun verwachten als controleerbare jaarlijkse outputdoelstellingen ook worden gecombineerd met een duidelijke visie op de effecten van de doelstellingen op langere termijn.

4. Personeel

Er waren enkele positieve ontwikkelingen op personeelsgebied in 2003. Zo werden de onderhandelingen over het nieuwe Statuut afgerond. De desbetreffende teksten werden vervolgens op 22 maart 2004 door de Raad goedgekeurd en zijn op 1 mei 2004 in werking getreden. Een nieuwe onderhandelingsronde over het aanwijzen van gevoelige posten op financiële of administratieve terreinen en de mobiliteit van ambtenaren die langer dan 7 jaar op deze posten gewerkt hebben, zijn in alle afdelingen van de Commissie van start gegaan.

De eerste ronde beoordelingen en promoties op grond van een nieuw systeem waarbij het verband tussen prestaties en carrièreontwikkeling versterkt wordt, is binnen de gestelde termijnen uitgevoerd. De nadruk op opleiding maakte over de gehele linie een belangrijk deel van het personeelsbeleid uit. Het leeuwendeel van de DG's heeft het binnen de Commissie geldende streefaantal opleidingsdagen per medewerker gehaald of overschreden.

In dit licht, en evenals in vorige jaren, wordt in de jaarlijkse activiteitenverslagen van een aantal DG's en diensten benadrukt dat er een personeelstekort heerst en dat het voor bepaalde werkterreinen moeilijk is gekwalificeerd personeel te vinden. De interne controleur van de Commissie merkt op dat er een "chronisch personeelstekort" heerst en dat dit de taken van de Commissie negatief beïnvloedt, met name de controle van programma's die uitgaven met zich meebrengen.

Conclusies

De Commissie merkt op dat dit onderwerp verband houdt met het onderzoek naar de mechanismen voor het behalen van doelstellingen op alle beleidsterreinen. Deze worden momenteel herzien om te garanderen dat zij wat personeelszaken betreft de beste mechanismen zijn. Wat dit betreft worden governance-opties, zoals gedeeld beheer of het uitbesteden van taken, van geval tot geval beoordeeld. Ten slotte dient de afstemming tussen personeel en prioriteiten een onderwerp te zijn dat elk jaar in de jaarlijkse beleidsstrategie aan de orde komt, door op Commissieniveau zorgvuldig na te gaan wat er nodig is en welke risico's er bestaan. Ook dient er bij de toekenning van middelen rekening te worden gehouden met een risicoanalyse, naast elementen zoals beleidsprioriteiten. Een dergelijk onderzoek zou ook arbitrage moeten omvatten voor wat betreft activiteiten die niet meer kunnen worden uitgevoerd en zijn afgeschaft, zodat er middelen vrijgemaakt kunnen worden voor activiteiten die versterkt moeten worden.

5. Financieel beheer en rapportage

2003 was het eerste jaar waarin het nieuwe financiële reglement van kracht was. Dankzij een grondige voorbereiding was de invoering over het algemeen een succes. Voor het eerst zijn de mededelingen van de DG's over hun activiteiten gebruikt in de begrotingsprocedure. Diverse financiële managementkwesties zijn uit de jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen over 2003 naar voren gekomen. Zij zijn niet nieuw: ze zijn stuk voor stuk onderworpen aan corrigerende activiteiten in verschillende fasen van hun uitvoering.

5.1. Gedeeld beheer

Niettegenstaande de vooruitgang die in 2003 geboekt is door programma's die betrekking hadden op de periode 1994-1999 zo mogelijk te sluiten en door toegenomen controle op de beheer- en controlesystemen in de begunstigde landen, blijkt uit de jaarlijkse activiteitenverslagen en de verklaringen van alle DG's die betrokken zijn bij gedeeld beheer van Structuurfondsen dat het in 2003 nog niet mogelijk was een ongekwalificeerde betrouwbaarheidsverklaring af te geven voor dergelijke uitgaven.

Er staan diverse maatregelen gepland, zoals het verkrijgen van een redelijke betrouwbaarheidsgarantie betreffende beheer- en controlesystemen in de lidstaten, zowel door middel van de door alle DG's vastgestelde controlestrategieën en door betrouwbaarheidsverklaringen van organen die door de lidstaten belast zijn met het beheer, uitbetaling en controle van Gemeenschapsmiddelen. Dit beleid wordt gesteund door de interne controleur.

5.2. Direct en indirect gecentraliseerd beheer

In de jaarlijkse activiteitenverslagen schetsen de DG's en diensten van de Commissie die betrokken zijn bij gecentraliseerd beheer een bevredigende betrouwbaarheid. Een moeilijkheid blijft bestaan op het gebied van middelen die verstrekt worden als gedeeltelijke vergoeding van werkelijke kosten zoals opgegeven door de begunstigden. Deze kwestie heeft wederom aanleiding gegeven tot voorbehouden betreffende de frequentie van fouten in de verklaring van de meeste DG's die met dit soort programma's te maken hebben. De noodzaak van controles om belangenverstrengeling in het selectieproces te voorkomen is aan de orde gesteld. De ontwikkeling van een effectieve controlestrategie en terugvorderingsacties om het risico van het onterecht vergoeden van kosten terug te dringen, alsmede de overweging van alternatieve steuncriteria, worden ook gesuggereerd. Ook is gebleken dat er een zwakke plek bestaat op het gebied van het beheer en controle van voorlichtingscentra en -netwerken, waarvoor corrigerende maatregelen zijn goedgekeurd.

5.3. Controles vooraf en achteraf

Het nieuwe financieel reglement geeft precieze eisen voor de uitvoering van controles vooraf en achteraf. De noodzaak om dergelijke controles te versterken wordt onderstreept en hieraan zal gehoor worden aangegeven door middel van de uitwisseling van optimale procedures.

5.4. Tenuitvoerlegging van het financieel reglement

Het herziene financieel reglement dat op 1 januari 2003 van kracht is geworden, biedt een degelijk juridisch kader dat dient als de basis voor effectiever en meer verantwoordelijk financieel beheer en betere bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap. Alhoewel er aanzienlijke vooruitgang is geboekt, komt uit bepaalde jaarlijkse activiteitenverslagen naar voren dat er nog problemen bestaan bij de tenuitvoerlegging van een aantal bepalingen van het nieuwe financieel reglement. Deze kwestie wordt onderzocht voor wat betreft de toepassingsbepalingen waarvoor in de nabije toekomst een beperkte controle voorzien is.

5.5. Boekhouding/financiële rapportage

Het project om het boekhoudsysteem te hervormen is in 2003 verder uitgevoerd overeenkomstig het meerjarenplan om in 2005 over te schakelen op een boekhoudsysteem op transactiebasis.

5.6. Conclusies

De Commissie is volgens artikel 274 van het EG-Verdrag verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting, terwijl de verdeling van verantwoordelijkheden tussen de Commissie en de lidstaten door middel van gedeeld beheer momenteel verder verduidelijkt wordt. Alhoewel er in 2003 vooruitgang is geboekt, is het voor de Commissie nog niet mogelijk toezicht te houden op alle beheer- en controlesystemen in de lidstaten. Zij dient te pogen deze algemene betrouwbaarheid te bereiken door middel van haar eigen controle-inspanningen en door een betrouwbaarheidsverklaringen te verkrijgen van organen die door de lidstaten belast zijn met beheer, uitbetaling en controle van Gemeenschapsmiddelen. Dit doel zal worden nagestreefd door de controles door de diensten van de Commissie te versterken en door waar nodig financiële correcties toe te passen. In het bijzonder voor huidige programmeringsronde van de Structuurfondsen zal er meer samenwerking met de nationale autoriteiten plaatsvinden over systeemaudits en controles achteraf en, voor de periode 2007-2013, de invoering van een passend instrument in wetgevingsbesluiten. Dergelijke instrumenten zouden, zoals reeds aangegeven, betrouwbaarheidsverklaringen kunnen omvatten van de organen die door de lidstaten zijn belast met het beheer, uitbetaling en controle van Gemeenschapsmiddelen. In de initiatieven op dit gebied zal rekening worden gehouden met de aanbevelingen van de Europese Rekenkamer in zijn advies over één enkel auditmodel.

Direct beheer is een zware belasting voor de middelen van de Commissie. Er zal aandacht besteed worden aan dit onderwerp, met name door de verschillende methoden om het beheer ten uitvoer te leggen te overwegen en door het beheer door de Commissie van programma's die een aanzienlijk deel van de begroting uitmaken te vereenvoudigen, zoals de Europese Raad onlangs heeft verzocht, waaronder een eventuele uitbesteding van beheertaken (zoals voorgesteld door de Commissie in haar Mededeling over het meerjarige financiële kader 2007-2013), herziening van controletaken (auditcertificaten om te garanderen dat de opgevoerde kosten voor vergoeding in aanmerking komen en realistisch zijn, uitbesteding van controles aan onafhankelijke controleurs) en de daarmee verband houdende toezichtregelingen op het niveau van de Commissie.

Controles vooraf en achteraf zijn de belangrijkste elementen om te garanderen dat Gemeenschapsmiddelen juist worden ingezet. Er worden steeds meer middelen vrijgemaakt voor de uitvoer van deze taken, de vaardigheden van het personeel nemen toe en dit begint vruchten af te werpen, maar deze ontwikkeling is nog gaande binnen de DG's en diensten van de Commissie. De centrale diensten zullen meer steun en opleiding krijgen voor deze onderwerpen (waaronder het gebruik van instrumenten voor steekproeven voor extra controles achteraf, checklists en op risico's gebaseerde strategieën voor controles ter plaatse). Bovendien zullen uitwisselingen van optimale procedures worden georganiseerd, onder andere binnen het netwerk voor controles achteraf, dat nog in oprichting is. Mede dankzij goed functionerende controles vooraf en achteraf, gecombineerd met een herziening van beheer- en controlesystemen, zal het risico op dubbele financiering afnemen.

Het project om het boekhoudsysteem van de Commissie te moderniseren zal volgens de vestgestelde planning voortgaan en de DG's en diensten van de Commissie dienen zich de nodige inspanningen te getroosten om het nieuwe kader aan te passen zodat het overeenkomt met het financieel reglement.

De toepassingsbepalingen van het financieel reglement zullen over een aantal maanden herzien worden [3].

[3] Deze versnelde herziening zal beperkt blijven tot Titel V van de uitvoeringsbepalingen, om de nieuwe vereisten

6. Governance-kwesties

In 2003 zijn diverse governance-maatregelen genomen om te zorgen voor sterkere banden en efficiëntere communicatie tussen de DG's en diensten en de leden van de Commissie, en tussen de horizontale diensten en de operationele DG's, naar aanleiding van de problemen bij Eurostat en de jaarlijkse activiteitenverslagen en synthese over 2002. In de nieuwe versie van de gedragscode betreffende de betrekkingen tussen leden van de Commissie en DG's en diensten wordt aan leden van de Commissie specifieke informatie gegeven over interne controle en auditzaken. Uit de jaarlijkse activiteitenverslagen blijkt dat er regelmatig verslag wordt uitgebracht over deze kwesties, evenals over onderwerpen die aan OLAF gemeld zijn.

De overdracht van informatie en coördinatie binnen de interne controlegemeenschap van de Commissie is ook verbeterd.

De voorbehouden die in de jaarlijkse activiteitenverslagen en betrouwbaarheidsverklaringen over 2003 geuit zijn, laten zien dat hun invloed op de redelijke betrouwbaarheid in sommige gevallen niet juist beoordeeld is. De reikwijdte van de verklaring zou ondubbelzinnig moeten zijn, zoals ook de Europese Rekenkamer benadrukt. Opgemerkt werd, dat de "peer review" van ontwerp-voorbehouden positief was omdat er een meer consistente aanpak werd ingevoerd. Het is echter ook noodzakelijk dat de DG's hun betrouwbaarheidsverklaringen zo opstellen dat zij de exacte stand van zaken van de interne controle weergeven, zonder de betrouwbaarheid van de inhoud uit te hollen. Bovendien zal verder nagedacht worden over de ontwikkeling van optimale procedures op het gebied van interne procedures voor vaststelling van de betrouwbaarheid ter ondersteuning van de betrouwbaarheidsverklaringen van de directeuren-generaal, waaronder mechanismen voor controle en rapportage op verschillende niveaus binnen de hiërarchie.

Conclusies

Het proces dat leidt tot het jaarlijkse activiteitenverslag is verder verfijnd. Informatie van met name de voor middelen bevoegde directeuren is beschikbaar voor de gedelegeerd ordonnateur voor zijn/haar betrouwbaarheidsverklaring, en de communicatiestroom tussen DG's en diensten en de leden van de Commissie is regelmatiger en explicieter geworden.

Een belangrijk onderwerp dat aandacht verdient, is dat de jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring van gedelegeerde ordonnateurs het feitelijke functioneren van hun interne controlesytemen moet weergeven. Op dit terrein zal dan ook actie worden ondernomen. Bovendien zal het proces verder bevorderd worden door richtsnoeren en ondersteuning door de centrale diensten en het uitwisselen van optimale procedures tussen de DG's en diensten van de Commissie.

Mede met het oog op het verkrijgen van een ongekwalificeerde betrouwbaarheidsverklaring van de Europese Rekenkamer zouden de DG's en diensten van de Commissie er zorg voor moeten dragen dat de betrouwbaarheid in hun verklaring overeenkomt met de geuite voorbehouden, stevig gebaseerd is op effectief risicomanagement en de werking van hun controlesystemen juist weergeeft.

De DG's en diensten van de Commissie dienen aanbevelingen betreffende risico en mogelijke invloed van audit en interne controle als een prioriteit te beschouwen, en te zorgen voor hun follow-up.

7. Conclusies

De punten die door de DG's en diensten, door de interne/externe controleur en in het overzicht naar voren zijn gebracht, zijn al opgemerkt en waren het onderwerp van eerdere actieplannen in eerdere syntheses. Dit jaar zijn er geen nieuwe elementen gemeld waarvoor een nieuw actieplan opgezet zou moeten worden. De Commissie merkt op dat de meeste acties die onderdeel uitmaakten van de actieplannen van 2001 en 2002 goed vorderen, alhoewel de individuele resultaten uiteenlopen, zoals blijkt uit het volgende voorbeeld:

* Sommige acties die onder de voorwaarden van de vorige Synthese zijn afgerond, vereisen verdere follow-up, willen zij volledig van nut zijn.

Dit is onder andere het geval bij de beoordeling door de delegatiehoofden naar aanleiding van de conclusies over de stand van zaken van de interne controle in delegaties; de tenuitvoerlegging van de overeengekomen maatregelen betreffende de perscentra en netwerken van DG Pers en vertegenwoordigingen; de resultaten van de verschillende acties op het gebied van gedeeld beheer (verduidelijking van verantwoordelijkheden tussen de Commissie en de lidstaten, geplande maatregelen op het gebied van audit), die zo mogelijk in de huidige programmeringsperiode moeten worden toegepast en worden weerspiegeld in het juridisch kader van de volgende periode; verdere bezinning over de kwestie van de invoering van bredere forfaitaire elementen in subsidies, die het waard zijn overwogen te worden wanneer de voorgenomen herziening van het financieel reglement begint.

* In de vorige synthese vastgelegde acties die nog in uitvoering zijn:

De behoefte aan meer aandacht van de DG's en diensten voor de efficiëntie van hun interne controlesystemen, mede om te garanderen dat zij de jaarlijks door de gedelegeerd ordonnateur af te geven betrouwbaarheidsverklaring juist onderstenen; adequate communicatie op alle niveaus binnen de DG's van het management- en controlekader; de heroverweging van de reikwijdte van synergie tussen de diensten die betrokken zijn bij buitenlandse betrekkingen die is aangekondigd in de synthese van 2001; de goedkeuring van de mededeling om de kwestie van schaarse vaardigheden op bepaalde terreinen aan te pakken; de ontwikkeling van een databank van rechtpersonen en een databank van contracten; de afronding van de werkzaamheden op het gebied van interoperabiliteit van het managementinformatiesysteem dat door de synthese van 2001 gelanceerd is.

De hervorming, een van de hoogste prioriteiten van deze Commissie, is grotendeels doorgevoerd. De instrumenten van de hervorming, die zijn ontwikkeld om het management binnen de Commissie beter te laten presteren en verantwoordelijker en transparanter te maken, maken nu vast deel uit van de dagelijkse gang van zaken binnen de DG's en diensten van de Commissie [4], waardoor de Commissie efficiënter en effectiever kan werken en de uitdagingen die de uitgebreide Unie met zich meebrengt beter aankan.

[4] Voor meer gedetailleerde informatie over de stand van zaken van de administratieve hervorming wordt

Momenteel bezint de Commissie zich met het oog op de voorstellen voor het financieel kader 2007-2013 op de best passende managementmodellen om te komen tot betere beleidsresultaten en meer kostenefficiëntie op Europees niveau.

* Uit de ervaring van de huidige Commissie met het doorvoeren van de hervorming blijkt dat de Commissie in de toekomst een betere balans dient te vinden tussen haar diverse rollen: die van initiator van beleid en strategieën en die van de partij die deze toepast, ook wanneer dit het beheer van uitgaven betreft. In het geval van gedeeld beheer dient de Commissie te werken aan uitbreiding van de verantwoordelijkheid van de organen die door de lidstaten belast zijn met het beheer, uitbetaling en controle van Gemeenschapsmiddelen en dient de Commissie meer bevoegdheden te krijgen om ongeregeldheden te corrigeren. Op het terrein van gecentraliseerd beheer is vereenvoudiging van de instrumenten nodig, zodat de begunstigden de regels beter kunnen begrijpen en het beheer en de controles kostenefficiënter worden. De Commissie kan ook voortbouwen op bestaande werkzaamheden op de verschillende managementterreinen en nagaan of er op meer terreinen functies uitbesteed kunnen worden.

* Welke methodes er ook worden toegepast en welke controlemechanismen er ook worden gehanteerd, de Commissie zal er altijd voor moeten zorgen dat de controlemechanismen voldoen om tegemoet te komen aan haar algemene verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting.

* Verbeterde audit en controles zijn noodzakelijk, niet alleen dient de kwantiteit toe te nemen, ook dient er meer aandacht te worden besteed aan gebieden met een groter risico. De Commissie heeft behoefte aan voldoende gekwalificeerd en toegewijd personeel en er dient synergie te worden ontwikkeld met organen die de audits op nationaal en Europees niveau uitvoeren. De samenwerking tussen controleurs en gecontroleerden dient toe te nemen, om zeker te zijn van wederzijds begrip en een soepele uitvoering van de overeengekomen aanbevelingen. Er dient voldoende aandacht besteed te worden aan de kwaliteit van interne controlewerkzaamheden.