126.

De EDPS beveelt aan om: — in het Eurojust-voorstel een duidelijk conceptueel onderscheid aan te brengen tussen operationele (aan een zaak gerelateerde) en administratieve (niet aan een zaak gerelateerde) gegevens en artikel 27, lid 5, van het Eurojust-voorstel te herschrijven in overeenstemming met deze definities; — in het Eurojust- en EPPO-voorstel de volgende termen te omschrijven: bevoegde instanties, organen van de Unie, derde landen, internationale organisaties, private partijen en particulieren; — het gebied waarop het EPPO bevoegd is duidelijk en nauwkeurig te omschrijven; — te verduidelijken of persoonsgegevens mogen worden verwerkt in bestanden buiten het casemanagementsysteem; — in artikel 22, lid 6, van het EPPO-voorstel de formulering „aan een zaak gerelateerde persoonsgegevens” door „operationele persoonsgegevens” te vervangen om de samenhang te waarborgen met de definities uit artikel 2, onder e), van het EPPO-voorstel; — in het Eurojust- en EPPO-voorstel de doelen van de verwerking van persoonsgegevens te verduidelijken wat betreft de index, de tijdelijke werkbestanden en, indien van toepassing, andere bestanden waarin operationele gegevens zijn opgenomen, waaronder persoonsgegevens; — niet in artikel 24, lid 2, onder c), van het Eurojust-voorstel en artikel 22, lid 2, onder c), van het EPPO-voorstel aan te geven dat het casemanagementsysteem het toezicht op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking en op de naleving van de bepalingen inzake gegevensbescherming moet vergemakkelijken, maar dit in een afzonderlijk lid onder te brengen; — de redenen voor de gegevenscategorie „douanenummer en fiscaal identificatienummer” toe te lichten of deze uit bijlage 2 te verwijderen; — aan artikel 37, lid 3, van het EPPO-voorstel toe te voegen dat de functionaris voor gegevensbescherming in kennis wordt gesteld van de specifieke omstandigheden die de noodzaak van de verwerking van dergelijke persoonsgegevens rechtvaardigen en in artikel 27, lid 3, van het Eurojust-voorstel en artikel 37, lid 3, van het EPPO-voorstel te bepalen dat die rechtvaardiging deugdelijk wordt gedocumenteerd; — ook personen jonger dan 18 jaar op te nemen in de laatste zin van artikel 27, lid 3, en artikel 27, lid 4, van het Eurojust-voorstel en in de laatste zin van artikel 37, lid 4, van het EPPO-voorstel; — artikel 28, lid 4, van het Eurojust-voorstel en artikel 38, lid 4, van het EPPO-voorstel te schrappen aangezien de verplichting om de gegevens te evalueren reeds is genoemd in een ander lid en de evaluatie dient te worden verricht door de voor de verwerking verantwoordelijke (nl. Eurojust of EPPO) en niet door de EDPS; — in artikel 28 van het Eurojust-voorstel en artikel 38 van het EPPO-voorstel een lid op te nemen dat voorziet in voortzetting van de opslag van gegevens in de volgende situaties: — indien nodig om de belangen te beschermen van een betrokkene die om bescherming vraagt; — wanneer de nauwkeurigheid ervan door de betrokkene wordt betwist, gedurende een periode die de verantwoordelijke voor de verwerking in staat stelt de nauwkeurigheid van de gegevens te verifiëren; — wanneer de persoonsgegevens nog moeten worden bewaard voor bewijsvoering; — wanneer de betrokkene zich tegen het wissen ervan verzet en in de plaats daarvan afscherming ervan verzoekt; — aan het Eurojust-voorstel een specifieke bepaling toe te voegen met alle bronnen van informatie die door Eurojust wordt verwerkt; — artikel 31 van het Eurojust-voorstel te wijzigen om te waarborgen dat de functionaris voor gegevensbescherming door het college wordt aangesteld; — in artikel 31, lid 2, van het Eurojust-voorstel en artikel 41, lid 2, van het EPPO-voorstel de formulering „Bij het nakomen van de verplichtingen van artikel 24 van Verordening (EG) nr. 45/2001” te vervangen door „Naast de verplichtingen van artikel 24 van Verordening (EG) nr. 45/2001”; — in artikel 31, lid 3, van het Eurojust-voorstel en in artikel 41, lid 3, van het EPPO-voorstel te bepalen dat de personeelsleden van de functionaris voor gegevensbescherming bij het verrichten van hun taken te allen tijde en zonder voorafgaand verzoek toegang hebben tot alle door Eurojust verwerkte gegevens en tot alle dienstruimten van Eurojust; — aan artikel 31 van het Eurojust-voorstel en artikel 41 van het EPPO-voorstel de verplichting op te nemen een register bij te houden van dergelijke incidenten die van invloed zijn op zowel operationele als administratieve persoonsgegevens die door Eurojust worden verwerkt; — artikel 32, lid 4, van het Eurojust-voorstel en artikel 42, lid 4, van het EPPO-voorstel te schrappen aangezien artikel 20 van Verordening (EG) nr. 45/2001 — welke verordening van toepassing is op Eurojust en het EPPO — hierin reeds voorziet; — de tweede zin te schrappen van artikel 32, lid 6, van het Eurojust-voorstel, waarin de termijn wordt genoemd, omdat deze overlapt met artikel 32, lid 2, van het Eurojust-voorstel; — artikel 32, lid 7, van het Eurojust-voorstel en artikel 42, lid 4, van het EPPO-voorstel te schrappen omdat ze overbodig zijn gezien Verordening (EG) nr. 45/2001; — in de titel van artikel 33 van het Eurojust-voorstel en artikel 43 van het EPPO-voorstel de woorden „Bepalingen betreffende het” toe te voegen; — te voorzien in regels voor correctie, uitwissing of beperking van door EU-organen verstrekte gegevens in artikel 33 van het Eurojust-voorstel; — de huidige formulering van artikel 34, lid 1, van het Eurojust-voorstel en van artikel 44, lid 1, van het EPPO-voorstel te vervangen door: „Eurojust verwerkt persoonsgegevens zodanig dat hun bron altijd kan worden vastgesteld”; — in artikel 34, lid 3, van het Eurojust-voorstel en artikel 44, lid 2, van het EPPO-voorstel de twee zinnen in aparte leden te splitsen omdat ze op verschillende onderwerpen betrekking hebben; — de eerste zin van artikel 34, lid 3, van het Eurojust-voorstel en van artikel 44, lid 3, van het EPPO-voorstel te wijzigen om de verantwoordelijkheden te verduidelijken; — de laatste zin van artikel 36, lid 1, van het Eurojust-voorstel en van artikel 46, lid 1, van het EPPO-voorstel te herschrijven om te waarborgen dat de EDPS zoveel mogelijk rekening houdt met het advies van bevoegde nationale toezichthoudende instanties; — aan het eind van artikel 38, lid 1, van het Eurojust-voorstel het woord „waaronder” in te voegen tussen „internationale organisaties” en „de Internationale Politieorganisatie (Interpol)” en in artikel 40, lid 1, en artikel 45, lid 2, van het Eurojust-voorstel „internationale organisaties of Interpol” te vervangen door „internationale organisaties, waaronder Interpol”; — de mogelijkheid voor Eurojust om de toestemming van lidstaten te veronderstellen te verwijderen door artikel 38, lid 4, onder a), van het Eurojust-voorstel te schrappen en in de tweede zin van artikel 38, lid 4, van het Eurojust-voorstel toe te voegen dat de toestemming „voorafgaand aan de overdracht” moet worden gegeven; — aan artikel 38 van het Eurojust-voorstel een lid toe te voegen waarin wordt voorgeschreven dat gegevens alleen worden overgedragen indien de ontvanger verklaart dat de gegevens uitsluitend zullen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze werden doorgegeven; — aan artikel 38 van het Eurojust-voorstel een lid toe te voegen waarin wordt voorgeschreven dat Eurojust een uitgebreide administratie bijhoudt van de doorgifte van persoonsgegevens en van de redenen voor die doorgifte, aansluitend bij artikel 31, lid 2, onder a), van het Eurojust-voorstel. Dezelfde aanbevelingen gelden voor artikel 56 van het EPPO-voorstel; — de titel van afdeling II (Betrekkingen met partners) van hoofdstuk V van het Eurojust-voorstel en van afdeling II van hoofdstuk VIII van het EPPO-voorstel te verduidelijken; — in artikel 40, lid 5, van het Eurojust-voorstel op te nemen dat Eurojust de informatie dient te delen in overeenstemming met het besluit van de lidstaat, het orgaan van de Unie, het derde land of de internationale organisatie die deze informatie aan Eurojust heeft verstrekt; — in een overweging bij de voorstellen de noodzaak toe te lichten van een automatische en stelselmatige uitwisseling van informatie tussen Eurojust en het EPPO; — artikel 42, lid 1, onder te brengen bij artikel 39, dat de samenwerking regelt met het Europees Justitieel Netwerk en andere netwerken van de EU die betrokken zijn bij de samenwerking in strafzaken; — in artikel 43 van het Eurojust-voorstel de verwijzing naar artikel 38, lid 1, te schrappen en in plaats daarvan de entiteiten te noemen waarmee Eurojust werkafspraken kan maken (derde landen en internationale organisaties); — in artikel 43 van het Eurojust-voorstel op te nemen dat dit artikel de voorwaarden uit afdeling IV van het Eurojust-voorstel voor de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen en internationale organisaties onverlet laat; — aan artikel 44 van het Eurojust-voorstel toe te voegen dat het laatste van toepassing is onverminderd de artikelen 40-42; — in artikel 44 van het Eurojust-voorstel en artikel 61 van het EPPO-voorstel te bepalen dat Eurojust en het EPPO verplicht zijn om op hun website een geregeld geactualiseerde lijst op te nemen van de EU-instellingen en -organen waarmee zij informatie uitwisselen; — in artikel 45 van het Eurojust-voorstel en in artikel 61 van het EPPO-voorstel de verwijzing naar Richtlijn (EG) 95/46 op te nemen en in het voorstel de criteria en de procedure te vermelden die de Commissie moet volgen bij de vaststelling van een adequaatheidsbesluit; — aan het eind van artikel 45, lid 1, van het Eurojust-voorstel en aan het eind van artikel 61, lid 1, van het EPPO-voorstel toe te voegen dat de EDPS bij onderhandelingen over internationale overeenkomsten tussen de EU en een derde land of een internationale organisatie tijdig dient te worden geraadpleegd, en met name vóór de vaststelling van een onderhandelingsmandaat en vóór het sluiten van de overeenkomst; — in artikel 45, lid 1, van het Eurojust-voorstel en aan artikel 61, lid 1, van het EPPO-voorstel een overgangsbepaling op te nemen over bestaande samenwerkingsafspraken inzake de regulering van de doorgifte van persoonsgegevens door Eurojust, die voorziet in een herbeoordeling van deze afspraken om te waarborgen dat ze voldoen aan de eisen van het Eurojust-voorstel, en wel binnen twee jaar na de inwerkingtreding van het Eurojust-voorstel; — in artikel 45, lid 1, van het Eurojust-voorstel en in artikel 61, lid 1, van het EPPO-voorstel Eurojust en het EPPO te verplichten om op hun website een geregeld geactualiseerde lijst op te nemen van hun internationale en samenwerkingsovereenkomsten met derde landen en internationale organisaties; — in artikel 45, lid 2, van het Eurojust-voorstel en in artikel 61, lid 2, van het EPPO-voorstel uitdrukkelijk op te nemen dat uitzonderingen gelden voor incidentele doorgifte en niet voor frequente, grootschalige of structurele doorgifte (doorgiftesets); — artikel 45, lid 2, onder a), van het Eurojust-voorstel/artikel 61, lid 2, onder a), van het EPPO-voorstel te schrappen en te vervangen door artikel 45, lid 2, onder c), van het Eurojust-voorstel/artikel 61, lid 2, onder c), van het EPPO-voorstel als eerste uitzondering; — artikel 45, lid 3, van het Eurojust-voorstel en artikel 61, lid 3, van het EPPO-voorstel te wijzigen; — in artikel 45 van het Eurojust-voorstel en in artikel 61 van het EPPO-voorstel te bepalen dat doorgifte op grond van uitzonderingsbepalingen in alle gevallen specifiek dient te worden gedocumenteerd.