ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF — 2017

(2018/C 389/01)

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

De heer Jan MULDER Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF -lid van het Comité sinds 23 januari 2017, voorzitter sinds 1 maart 2017 Voormalig lid van het Europees Parlement, Nederland.

Mevrouw Colette DRINAN Lid van het Comité tussen 13 juli 2016 en 15 november 2017, voorzitter van 7 september 2016 tot 1 maart 2017 Directeur van de afdeling Audit, generale thesaurie, Ierland. Registeraccountant.

Mevrouw Maria Helena FAZENDA Lid van het Comité sinds 23 januari 2017 Algemeen secretaris van het systeem voor de binnenlandse veiligheid, Portugal. Openbaar aanklager.

De heer Petr KLEMENT Lid van het Comité sinds 23 januari 2017 Bureau van de hoogste openbare aanklager, Tsjechië. Openbaar aanklager.

Mevrouw Grażyna STRONIKOWSKA Lid van het Comité sinds 13 juli 2016 Openbaar aanklager bij het landelijk parket, Warschau, Polen. Openbaar aanklager.

De heer Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA Lid van het Comité sinds 1 december 2017 Hoofd van de ondersteunende eenheid van de algemene rekenkamer van de staat bij het speciaal parket tegen corruptie en georganiseerde misdaad, Spanje. Auditeur, advocaat, econoom

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER

Ik heb het genoegen u hierbij het jaarverslag voor het jaar 2017 van het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) te doen toekomen.

De onderliggende verslagperiode is bijzonder druk geweest, zowel voor de leden als het secretariaat van het Comité van toezicht. Het jaar werd gekenmerkt door een aantal wijzigingen in de samenstelling van het Comité. Voor mevrouw Catherine Pignon, de heer Johan Denolf en de heer Dimitrios Zimianitis brak het einde aan van hun wettelijke termijn. Zij werden op 23 januari vervangen door mevrouw Helena Fazenda, de heer Petr Klement en mijzelf, Jan Mulder. Ik wil graag van de gelegenheid gebruikmaken om hen te bedanken voor hun diensten aan de Europese Unie in het algemeen, en aan dit Comité en OLAF in het bijzonder.

Mevrouw Colette Drinan is per 1 maart 2017 afgetreden als voorzitter en opgevolgd door ondergetekende. Mevrouw Drinan is op 16 november van hetzelfde jaar ook teruggetreden als lid. Zij werd in dezen opgevolgd door de heer Rafael Muñoz López-Carmona. Namens het Comité wil ik mevrouw Drinan graag hartelijk danken voor haar bijdrage aan ons werk.

In oktober 2017 besloot de voormalige directeur-generaal van OLAF, de heer Giovanni Kessler, een positie in Italië aan te nemen alvorens zijn ambtstermijn in Brussel was verstreken. Kort na de bekendmaking van dit besluit is de aanwervingsprocedure voor de nieuwe directeur-generaal van OLAF van start gegaan. Als voorzitter van het Comité van toezicht heb ik in een waarnemende functie deelgenomen aan de aanwervingsprocedure. Als Comité hebben wij geen bezwaar gemaakt tegen de door de Commissie gevolgde procedure.

Om de onafhankelijkheid van het secretariaat van het Comité te waarborgen, is het secretariaat in 2017 verplaatst van OLAF naar een kantoor van de Europese Commissie, namelijk het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO). Deze verplaatsing was echter alleen administratief van aard. Naast deze administratieve verplaatsing vond ook de fysieke verhuizing plaats van het pand van OLAF naar een ander deel van het gebouw, buiten het beveiligde terrein van OLAF. Achteraf bezien heeft deze verandering niet de resultaten opgeleverd waar het Comité op had gehoopt.

De werkzaamheden van het Comité bestonden voor een belangrijk deel uit de evaluatie van de doeltreffendheid van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (1) (de OLAF-verordening) overeenkomstig artikel 19 van de verordening. Het werk moest vóór 2 oktober 2017 zijn voltooid.

De belangrijkste conclusies uit het advies van het Comité over de evaluatie van de OLAF-verordening, dat naar behoren is uitgebracht, zijn:

i) dat het noodzakelijk is om in de verordening zelf op te nemen dat het Comité van toezicht het recht heeft de informatie in te winnen die het nodig acht om zijn rol te vervullen en zo de onafhankelijkheid van OLAF ten volle te versterken;

ii) dat meer duidelijkheid nodig is over procedurewaarborgen, en

iii) dat de medewerking van de lidstaten aan OLAF-onderzoeken een verplichtender karakter moet krijgen.

Het volledige rapport is beschikbaar op de interinstitutionele website van het Comité van toezicht op http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/

Het Comité heeft zich erop toegelegd zijn nieuwe leden bekend te maken met de interne werking van OLAF, afgewezen zaken te analyseren, de duur van onderzoeken te controleren, gevoelige zaken nauwgezet te bestuderen en de uitvoering van de uitgaven van OLAF te controleren. De comitéleden en ikzelf hebben verscheidene malen met het onderzoekspersoneel en management van OLAF gesproken om samen te werken en het bestuur van het Bureau te versterken.

Het Comité heeft geconcludeerd dat er het komende jaar veel moet gebeuren op het gebied van procedurewaarborgen, de duur van onderzoeken en het slagingspercentage van zaken en aanbevelingen die worden overgedragen aan nationale gerechtelijke autoriteiten en EU-instellingen.

Bij eerdere verslagen werd het ontbreken van aan het Comité verstrekte informatie als een groot probleem aangemerkt. Het nieuwe Comité heeft zich tot prioriteit gesteld om bij het vervullen van zijn opdracht voldoende toegang te hebben tot de nodige informatie. De voormalige directeur-generaal, de heer Kessler, heeft bemoedigende stappen gezet in deze richting. Na het aantreden van de heer Nicholas Ilett als waarnemend directeur-generaal werd dit proces versneld. Hij verbeterde de dialoog en vlotte samenwerking tussen OLAF en diens toezichthouder en was altijd beschikbaar om informatie te verstrekken en zijn opvattingen en keuzen inzake het beheer te delen met het Comité. Het Comité heeft deze mogelijkheid tot open dialoog bijzonder gewaardeerd.

Het Comité heeft de directeur-generaal, de hogergeplaatsten en het management van OLAF een permanente uitnodiging verstrekt om alle plenaire vergaderingen bij te wonen. Dit initiatief heeft de informatiestroom aanzienlijk verbeterd. De leden van het Comité hebben gekozen voor constructieve samenwerking, een aanpak waarmee OLAF en het Comité elkaars rol als bestuursorganen van het Bureau onderling kunnen versterken. De situatie tijdens de verslagperiode van 2017 was echter nog niet ideaal, zoals we op de hiernavolgende pagina’s uiteen zullen zetten. Het zal nog enige tijd duren voordat deze aanpak ten volle zijn vruchten zal afwerpen voor de Europese Unie.

De ontwikkelingen rond de oprichting van het nieuwe Europees Openbaar Ministerie (EOM) waren bij elke vergadering een actueel onderwerp. Aangezien het EOM van invloed zal zijn op de toekomst van OLAF, heeft het Comité ervoor gezorgd dat het nauwgezet op de hoogte wordt gehouden van de voorbereidingen voor de juridische oprichting, de financiële gevolgen en het toekomstige functioneren van het EOM. Er zal voor zowel OLAF als het EOM een rol zijn weggelegd in de EU, en de synergieën tussen de twee organisaties betekenen een betere bescherming van de belangen van belastingbetalers, lidstaten en de EU. OLAF heeft het Comité ook regelmatig op de hoogte gehouden van de stappen die OLAF en de Commissie hebben ondernomen om de EOM-verordening uit te voeren.

Zoals eerder gezegd, is het jaar dat achter ons ligt een overgangsjaar geweest. Wijzigingen in de samenstelling van het Comité en de nieuwe administratieve locatie van het Secretariaat zorgden voor een situatie waarin het voor alle betrokkenen, en zeker voor het Secretariaat, niet altijd gemakkelijk was om zich aan te passen aan de veranderingen. Ik wil iedereen bedanken die het mogelijk heeft gemaakt om onze werkzaamheden voort te zetten in overeenstemming met de OLAF-verordening.

Jan MULDER Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF

INHOUD

TAAKOMSCHRIJVING 5

WETTELIJK KADER 6

TOEZICHT OP DE MIDDELEN VAN OLAF 7

TOEGANG TOT INFORMATIE VOOR HET UITVOEREN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE TAAK 9

DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF VERSTERKEN 10

SELECTIEPROCEDURE VAN DE NIEUWE DIRECTEUR-GENERAAL VAN OLAF 11

TOEZICHT OP DE ONTWIKKELINGEN BETREFFENDE DE TOEPASSING VAN PROCEDUREWAARBORGEN BIJ OLAF-ONDERZOEKEN 11

Wettigheidstoetsing 11

Klachtenprocedure betreffende OLAF-onderzoeken 12

Grondrechten en procedurewaarborgen 12

TOEZICHT OP DE DUUR VAN OLAF-ONDERZOEKEN 14

Algemene opmerkingen 14

Analyse van het Comité van 417 verslagen betreffende onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren 15

Conclusies 16

BEOORDELING VAN DE PRIORITEITEN VAN HET BELEID INZAKE ONDERZOEKEN VAN OLAF EN VAN DE RICHTLIJNEN VOOR ONDERZOEK 17

CONTROLE VAN ZAKEN WAARIN GEEN GEHOOR IS GEGEVEN AAN DE AANBEVELINGEN VAN OLAF 18

HET EUROPEES BUREAU VOOR FRAUDEBESTRIJDING EN HET EUROPEES OPENBAAR MINISTERIE 20

Het uitvoeren van administratief onderzoek op verzoek van het EOM 21

De verstrekking van informatie, forensische analyses, expertise en operationele ondersteuning aan het EOM 21

BESTUUR VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT 22

Vergaderingen met instellingen, organen en andere instanties van de EU 22

Werkmethoden en transparantie 22

Secretariaat van het Comité van toezicht van OLAF 22

Budgettaire aangelegenheden 23

TAAKOMSCHRIJVING

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt, ter versterking van de onafhankelijkheid die het Bureau bij de uitoefening van de bij deze verordening toegekende bevoegdheden in acht neemt. Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie.”

1. De taak van het Comité van toezicht van OLAF bestaat uit het versterken van de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitoefening van de aan het Bureau toegekende bevoegdheden ( 2 ) . Om deze taak te volbrengen, heeft de EU-wetgever het Comité een drievoudige rol toebedeeld: regelmatige monitoring van de onderzoeksfunctie van OLAF, ondersteuning van de directeur-generaal bij de uitvoering van zijn taken en verslaglegging aan de EU-instellingen.

2. Het Comité en de directeur-generaal van OLAF maken beide deel uit van het bestuur dat de wetgever heeft vastgelegd in Verordening (EG) nr. 1073/1999 en bevestigd in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. Het Comité van toezicht vervult ten aanzien van OLAF de rol van toezichthoudend orgaan en hoeder van zijn onafhankelijkheid en houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak en zijn administratieve werkzaamheden kwijt. Het Comité houdt met name toezicht op de ontwikkelingen bij de toepassing van procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken. De directeur-generaal van OLAF draagt niet alleen zorg voor het beheer van het Bureau, maar ook voor de evaluatie van de procedures, de afhandeling van klachten, de uitvoering van zijn taken en de richting van onderzoeken. Dit is een aanzienlijke verantwoordelijkheid die geen andere directeur-generaal in de Europese Commissie heeft. Geen enkele andere directeur-generaal kan een onderzoek instellen naar personeel en leden van de Europese instellingen. De directeur-generaal van OLAF wordt specifiek daarvoor aangesteld door de Commissie, in nauw overleg met het Europees Parlement en de Raad en nadat het Comité van toezicht een gunstig advies over de benoemingsprocedure heeft uitgebracht. Daarmee is de positie van directeur-generaal van OLAF die van primus inter pares, een gekwalificeerde functie die zorgt dat ethiek en integriteit hoog in het vaandel staan bij de EU-instellingen.

3. Het Comité heeft een adviserende rol ten aanzien van de directeur-generaal van OLAF en ondersteunt hem bij de uitvoering van zijn taken, juist vanwege de bijzondere rol die hem door de EU-wetgever is toebedeeld. Het Comité vervult deze rol door: — de directeur-generaal in kennis te stellen van de resultaten van het toezicht van het Comité betreffende — de wijze waarop OLAF zijn onderzoekstaak uitvoert; — de toepassing van procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, en — eventueel passende aanbevelingen te doen; — de directeur-generaal adviezen te verstrekken, eventueel vergezeld van aanbevelingen, betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van OLAF uit te voeren, de prioriteiten inzake onderzoeken en de duur van onderzoeken; — opmerkingen te maken over, en eventueel aanbevelingen te doen voor, de richtsnoeren betreffende onderzoeksprocedures, en eventuele wijzigingen daarvan, die de directeur-generaal vaststelt op grond van artikel 17, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013; — toezicht houden op de kwaliteit van de door OLAF uitgevoerde onderzoeken en zijn aanbevelingen.

4. Het Comité is een dialoogpartner van de EU-instellingen. Het brengt verslag uit aan de instellingen over zijn activiteiten, kan op verzoek van de instellingen adviezen uitbrengen, stelt verslagen op inzake onderzoeksaangelegenheden en wisselt op politiek niveau van gedachten met de instellingen. Het Comité voorziet de EU-instellingen hiermee van expertise op basis van zijn ervaringen als toezichthouder. Het Comité biedt zo ook zekerheid inzake de wettigheid en regelmatigheid van de activiteiten van OLAF en zorgt ervoor dat de kernwaarden van de EU worden gerespecteerd bij het uitvoeren van onderzoeken.

WETTELIJK KADER

Artikel 19. Evaluatieverslag „Uiterlijk op 2 oktober 2017 dient de Commissie bij het Europees Parlement en de Raad een evaluatieverslag in over de toepassing van deze verordening. Dat verslag gaat vergezeld van een advies van het Comité van toezicht en vermeldt of deze verordening wijziging behoeft.”

5. In dit verslag wordt op verschillende punten verwezen naar de conclusies van Advies nr. 2/2017 bij het evaluatieverslag van de Europese Commissie over de toepassing van Verordening (EU) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad ( 3 ) . Dit was het belangrijkste advies dat in 2017 werd opgesteld door het Comité. De volgende zaken werden door het Comité van toezicht in het advies beoordeeld: i) het wettelijk kader van OLAF; ii) de looptijd van OLAF-onderzoeken; iii) de toepassing van de grondrechten en procedurewaarborgen bij OLAF-onderzoeken; iv) de rol en het functioneren van het Comité van toezicht, en v) het wetsvoorstel betreffende de oprichting van het EOM.

6. Het Comité van toezicht kwam in zijn advies tot de conclusie dat Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 gewijzigd moest worden om de gronden voor alle OLAF-onderzoeken eenvormig te maken en zo versnippering en interpretatieproblemen te voorkomen en de duidelijkheid van de wetgeving en procedurewaarborgen te versterken. Het uniforme wettelijk kader moet ook een uitputtende regeling bevatten waarin de bevoegdheden van OLAF worden uiteengezet. De verordening moet bijzondere aandacht besteden aan het verduidelijken van de bevoegdheden van OLAF met betrekking tot de EU-instellingen en de verdeling van bevoegdheden tussen OLAF en het toekomstige EOM. Volgens het Comité bieden de momenteel geldende interne regels niet de door de wetgever beoogde transparantie bij het uitvoeren van onderzoeken. Bovendien kan het aantal instructies het personeel van OLAF, en met name de onderzoekers, misleiden. Deze situatie kan worden voorkomen door uitgebreide onderzoeksprocedures vast te stellen in de verordening. Hieronder vallen ook minder flexibele criteria voor het openen van onderzoeken om de rechtszekerheid en een eerlijke verwerking van binnenkomende informatie door OLAF niet in gevaar te brengen. Door het instellen van uitgebreide onderzoeksprocedures worden ook mechanismen gecreëerd die elk vermoeden van misbruik van de discretionaire bevoegdheden of ongeoorloofde druk van buitenaf op de directeur-generaal van OLAF tegengaan. Door verplicht te stellen dat de directeur-generaal het Comité van toezicht geregeld in kennis stelt van de redenen waarom besloten is geen onderzoek te openen, wordt ook tegenwicht geboden aan de ruime beoordelingsvrijheid die de directeur-generaal volgens de huidige verordening is toegekend.

7. Volgens het Comité van toezicht moeten de belangrijkste onderzoeksgebieden van OLAF (waaronder structuurfondsen, landbouw, eigen middelen, douane, buitenlandse hulp en corruptie) beter worden aangegeven in de OLAF-verordening om de onderzoeksregels en -bevoegdheden van OLAF in die sectoren te verduidelijken. Dit helpt het Bureau bij de onafhankelijke uitoefening van zijn bevoegdheden en biedt OLAF een solide basis voor samenwerking met het EOM.

8. Wat de duur van onderzoeken betreft, is het Comité van toezicht van mening dat de verordening zodanig moet worden gewijzigd dat zij de directeur-generaal verplicht rekening te houden met de wettelijke beperkingen in de lidstaten die bij een onderzoek zijn betrokken. OLAF moet ten minste 18 maanden voor het verstrijken van de wettelijke verjaringstermijn een tussentijds verslag indienen bij de autoriteiten van de betreffende lidstaten. Het tussentijds verslag moet qua vorm en inhoud gelijk zijn aan het eindrapport en bevat geen aanbevelingen. Het Comité staat ook achter de oprichting van opvolgingsteams die aanbevelingen kunnen doen inzake de gerechtelijke opvolging en coördinatie van de activiteiten van OLAF en alle instanties die betrokken zijn bij onderzoeken, waaronder het toekomstig EOM.

9. Wat het afsluiten van onderzoeken betreft, is het Comité van toezicht van mening dat de wetgever moet overwegen expliciete regels op te stellen inzake de informatie die door OLAF aan het Comité moet worden verstrekt. Om de directeur-generaal te kunnen ondersteunen bij het vervullen van zijn taken op dit gebied, moet het Comité van OLAF op zijn minst het onderzoeksrapport ontvangen dat aan de rechterlijke instantie van de lidstaat is gestuurd, evenals het antwoord van die instantie aan OLAF. Het Comité van toezicht heeft aangegeven dat het, gezien zijn sterke mandaat van alle drie de instellingen, ook een belangrijke rol wil spelen bij het tot stand brengen van banden tussen OLAF en zijn partners, in het bijzonder het EOM.

TOEZICHT OP DE MIDDELEN VAN OLAF

Artikel 6, lid 2, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding, zoals gewijzigd bij Besluit 2013/478/EU van 27 september 2013: „2. De directeur-generaal doet de directeur-generaal Begroting, na raadpleging van het Comité van toezicht, tijdig een voorontwerp van begroting toekomen, dat bestemd is om te worden opgenomen in de aan het Bureau gewijde bijlage van de afdeling „Commissie” van de algemene begroting van de Europese Unie.” Artikel 15, lid 1, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren […]”

10. Het Comité van toezicht heeft het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2018 bestudeerd, waarbij het zich specifiek op de volgende twee aspecten heeft gericht: i) het contentmanagementsysteem van OLAF („OCM”), de databank van OLAF met zaakgerelateerde informatie die is opgezet om het oude casemanagementsysteem CMS te vervangen, en ii) het personeelsbeleid van OLAF. Het Comité had hoge verwachtingen omtrent de HR-strategie 2017-2019 die OLAF in de loop van 2018 zou aannemen, daarbij rekening houdend met de aanbevelingen van het Comité aan de directeur-generaal van OLAF in Advies nr. 1/2017 betreffende het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2018.

11. In zijn Advies nr. 1/2017 steunde het Comité van toezicht het voorontwerp van begroting voor 2018, met name het verzoek van OLAF om vijf extra administrateursfuncties toe te kennen aan de onderzoekstaak van OLAF en daarmee de belangrijkste taak van OLAF te versterken.

12. Het Comité vond het OCM-databanksysteem met name belangrijk vanwege het budget dat gemoeid was met het invoeren van het systeem en vanwege het effect ervan op de onderzoekstaak van OLAF. Daarom deed het Comité de aanbeveling dat de directeur-generaal van OLAF de dienst Interne Audit (IAS) van de Europese Commissie zou verzoeken „een evaluatie na de implementatie van het OCM uit te voeren waarin, naast andere aspecten, de ervaringen van gebruikers moeten worden opgenomen.” OLAF antwoordde in oktober 2017 dat het „zorgvuldig zou overwegen of de IAS moest worden gevraagd om een dergelijke evaluatie na de implementatie”. OLAF heeft in februari 2018 verder aangegeven dat er zo spoedig mogelijk een audit op de IT-projectbeheerpraktijken van OLAF (inclusief OCM) zal worden uitgevoerd.

13. Wat de personeelsstrategie 2017-2019 van OLAF betreft, heeft het Comité in zijn Advies nr. 1/2017 vijf aanbevelingen aan de directeur-generaal van OLAF gedaan inzake de verbetering van het personeelsbeleid, met name door het terugdringen van het personeelsverloop, het behouden van personeel en het aanwerven en opleiden van onderzoekers. OLAF heeft gedeeltelijk gereageerd op een aantal van die aanbevelingen.

14. Het Comité adviseerde OLAF bijzondere aandacht te schenken aan „gedetailleerde personeelsplanning, waarbij het aantal personeelsleden wordt bepaald dat ieder jaar moet worden aangeworven tijdens de periode van de personeelsstrategie 2017-2019. OLAF antwoordde op 6 oktober 2017 dat het bij de ontwikkeling van zijn personeelsstrategie 2017-2019 speciale aandacht zou schenken aan de in de aanbevelingen van het Comité vermelde onderwerpen. Het Comité heeft tot op heden echter nog geen personeelsstrategie voor 2017-2019 ontvangen. OLAF is van mening dat deze aanbeveling nog steeds van kracht is en voegde hier in februari 2018 aan toe dat het document in de eerste helft van 2018 gereed zal zijn.

15. In Advies nr. 1/2017 heeft het Comité aanbevolen dat OLAF zich in het bijzonder richt op de volgende punten: i) mogelijke maatregelen ter verkorting van de gemiddelde aanwervingsperiode; ii) het identificeren van mogelijke maatregelen voor het behoud van personeel op basis van de informatie die wordt verzameld bij het afsluitend gesprek; iii) een uitgebreide beoordeling van opleidingsbehoeften, en iv) het meten en als referentie instellen van de statistische kerngegevens inzake opleidingen. OLAF antwoordde op 6 oktober 2017 dat het bij de ontwikkeling van zijn personeelsstrategie 2017-2019 speciale aandacht zou schenken aan de in de aanbevelingen van het Comité vermelde onderwerpen en bracht in februari 2018 ( 4 ) nader verslag uit betreffende deze aanbevelingen.

16. OLAF bracht verslag uit aan het Comité over een aantal personeelsaangelegenheden. Ten eerste zal OLAF eind 2018 een verslag opstellen om verbeterpunten ter verkorting van de aanwervingsperiode te identificeren. Volgens OLAF is de uitvoering van de aanbeveling van het Comité momenteel gaande. Ten tweede wees OLAF erop dat het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid (DG HR) verantwoordelijk is voor het beheer van opleidingen voor de gehele Commissie. De opleidingskosten zijn bijgevolg niet beschikbaar voor individuele DG’s. Ten derde maakte OLAF melding van het bestaan van opleidingspaden voor zowel pas benoemde als senior-onderzoekers en verstrekte het informatie over het bestaan van interne en algemene opleidingen voor personeel van de Commissie.

17. Het Comité is van mening dat OLAF de beschikbare middelen voornamelijk moet besteden aan zijn kerntaak, namelijk het uitvoeren van onderzoek naar illegale activiteiten, ernstige onregelmatigheden, fraude, plichtsverzuim en andere zaken die de belangen van de EU schaden. Het Comité is van mening dat steun voor onderzoeken deel uitmaakt van de kernactiviteiten van OLAF en dat de beschikking over eigen personele middelen en financiële capaciteiten die onafhankelijk zijn van de Commissie bijdraagt aan de onafhankelijkheid van OLAF. Dit is in het bijzonder van belang voor de aanwerving, opleidingen en het vermogen om te reageren op nieuwe en complexe fraudepatronen.

18. Het Comité was in zijn Advies nr. 1/2017 van mening dat de overdracht van functies van OLAF naar het EOM zorgvuldig moet worden overwogen en beheerd om het vermogen van OLAF om zijn voortdurende mandaat te vervullen te beschermen, in het bijzonder betreffende zijn onderzoekscapaciteit. Dit betekent mogelijk dat de beleidscapaciteit van OLAF moet worden verminderd in het geval er nieuwe functies moeten worden overgedragen aan het EOM, om zo de capaciteiten van de onderzoeksdirecoraten te behouden.

19. Het Comité heeft verder aangegeven dat het mogelijk een verslag indient zodra het definitieve voorstel voor de oprichting van het EOM is goedgekeurd, zoals bepaald in artikel 15, lid 9, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 over de gevolgen van de oprichting van het EOM voor de onderzoekscapaciteit van OLAF.

20. Naast zijn Advies nr. 1/2017 over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2018 heeft het Comité een analyse uitgevoerd van de door OLAF verstrekte informatie over de uitvoering van de begroting voor 2017. Het Comité is van mening dat bezuinigingsmaatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het vermogen van het Bureau om efficiënt onderzoek uit te voeren.

21. Het Comité merkte verder op dat de begroting van OLAF slechts in beperkte mate was uitgevoerd en dat het Bureau een groot personeelsverloop kende en niet in staat was genoeg personeel aan te werven om alle vacatures te vervullen. Het Comité merkte op dat in de begroting voor missies geen onderscheid wordt gemaakt tussen uitgaven voor onderzoeken en uitgaven voor andere doeleinden. Het Comité is van mening dat voor efficiënt onderzoek, waarbij forensische, juridische en logistieke ondersteuning nodig is, de begroting voor missies mogelijk moet worden verhoogd. Het Comité zal deze kwestie in samenwerking met OLAF analyseren om meer bewijsmateriaal te verzamelen en ervoor te zorgen dat alle benodigde middelen beschikbaar worden gesteld aan onderzoekers.

22. Het Comité is van mening dat de discretionaire bevoegdheid van de directeur-generaal van OLAF om begrotingsmiddelen over te hevelen van onderbenutte begrotingsonderdelen naar begrotingsonderdelen waar meer middelen nodig zijn een doeltreffend instrument is. Deze bevoegdheid moet echter voornamelijk worden gebruikt om de kerntaken van het Bureau te versterken, met name die van de onderzoeksdirectoraten.

23. Het Comité herhaalt zijn eerdere aanbeveling, uitgesproken in zijn Advies nr. 1/2017, dat de dienst Interne Audit (IAS) een audit moet uitvoeren van de problemen bij de uitvoering van de OCM-databank, met inbegrip van de kosten. Op 24 januari 2018 heeft de rapporteur van het Comité die verantwoordelijk is voor het toezicht op de middelen van OLAF een volledig verslag opgevraagd over de kostenverdeling van het OCM-project vanaf het begin. Deze informatie is nog niet door OLAF aan het Comité verstrekt.

TOEGANG TOT INFORMATIE VOOR HET UITVOEREN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE TAAK

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt […]” Artikel 4 van het besluit van de Commissie van houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF): 28 april 1999 „[…] [Het Comité van toezicht] oefent regelmatige controle op de vervulling van de onderzoekstaak van het Bureau uit.” Gezamenlijk advies van de juridische diensten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 5 september 2016 Het gezamenlijk advies onderstreept dat het Comité van toezicht krachtens Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 gemachtigd is informatie te ontvangen van de directeur-generaal van OLAF: — betreffende zaken waarbij informatie is overgedragen aan nationale gerechtelijke autoriteiten, zelfs wanneer OLAF geen onderzoek heeft uitgevoerd; — betreffende zaakgerelateerde informatie over alle zaken, met inbegrip van lopend onderzoek, en niet alleen informatie betreffende gesloten zaken, en — wat de rapportageverplichtingen van de directeur-generaal van OLAF betreft, veronderstelt Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 een actieve informatieplicht voor OLAF. Daarbij volstaat het verlenen van zuiver passieve elektronische toegang tot OLAF-databanken niet om te voldoen aan de verplichtingen van de directeur-generaal van OLAF zoals vastgelegd in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

24. In eerdere jaarverslagen heeft het Comité zijn beperkte toegang tot zaakgerelateerde informatie van OLAF als een dringende kwestie aangemerkt. Onder de vorige directeur-generaal vond een initiële verbetering plaats van deze situatie, die in de tweede helft van 2017, na de benoeming van een nieuwe waarnemend directeur-generaal, nog verder verbeterde. In dit verband ondervond het Comité gedurende de eerste negen maanden van de verslagperiode problemen bij de toegang tot onderzoeksinformatie en de OCM-gegevensbank van OLAF. De situatie is daarna verbeterd.

25. Op basis van de eigen ervaringen van het Comité van toezicht met de OCM-databank tijdens de analyse van zaken waarbij het Comité „waarnemerstoegang” had tot het systeem, kwam het Comité tot de conclusie dat, bij de huidige stand van zaken van de OLAF-databank, de verstrekte gegevens niet zijn afgestemd op de behoeften van toezichthouders. De OCM-databank lijkt bovendien niet eens afgestemd te zijn op de onderzoeksbehoeften van OLAF zelf. Het Comité heeft vernomen dat binnen OLAF besprekingen plaatsvonden over hoe het OCM-systeem kan worden aangepast aan de behoeften van OLAF en volgt de ontwikkelingen op de voet. Het Comité maakt zich ernstig zorgen over deze kwestie en zal nauw samenwerken met OLAF om een oplossing te vinden.

26. Het Comité is verbaasd dat het OCM, het belangrijkste ICT-project met betrekking tot de onderzoekstaak van OLAF, is uitgevoerd zonder rekening te houden met de behoeften van zijn toezichthoudende instantie. Ook zijn de functies die het Comité in de oude databank tot zijn beschikking had, stopgezet. Onder deze omstandigheden werkt het Comité met de door OLAF verstrekte of via het OCM ter beschikking gestelde gegevens. Het Comité kan zelf geen statistische of rapportage-informatie opvragen totdat een uitbreiding of module of functie wordt opgenomen waarmee het Comité operationele gegevens kan gebruiken om toezicht te houden.

27. De OCM-databank beschikt niet over functies die zijn afgestemd op de behoeften van het Comité inzake het controleren van zaken en systemische patronen in de operationele gegevens van OLAF. Het Comité vreest dat OLAF dossierstukken met het huidige systeem niet op adequate wijze kan migreren vanuit de oude databank (CMS) naar OCM. Deze situatie heeft grote negatieve gevolgen gehad voor het toezicht van het Comité op de uitvoering van de onderzoekstaak van OLAF, onder andere inzake ontwikkelingen op het gebied van de grondrechten en procedurewaarborgen.

28. Het Comité kreeg toegang tot 64 OLAF-bestanden, waaronder: i) zestig zaken waarin de directeur-generaal had besloten om geen onderzoek te openen en dientengevolge de zaak af te wijzen en ii) vier gevallen waarin onderzoeken waren uitgevoerd en afgesloten door middel van een over de zaak uitgebracht eindverslag. Het Comité heeft de zaken geanalyseerd en zal de conclusies in de nabije toekomst publiceren. Sommige resultaten van de analyse zijn ook gebruikt in Advies nr. 2/2017 bij het evaluatieverslag van de Europese Commissie over de toepassing van OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 en bij andere toezichthoudende activiteiten.

29. Het Comité merkte op dat de door OLAF ingediende verslagen over zaken die in 2017 meer dan twaalf maanden in beslag namen, qua inhoud en kwaliteit geen informatie bevatten waarmee de duur van de onderzoeken effectief gecontroleerd kon worden. Ondanks de toenemende duur van onderzoeken (van twaalf maanden tot 18, 24, 30 of meer maanden) ontbraken in de meeste verslagen de inhoudelijke onderbouwing voor deze duur en de overwogen maatregelen om de onderzoeken sneller te doen verlopen. Zie voor een uitgebreid verslag over dit onderwerp het hoofdstuk in dit activiteitenverslag over het toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken.

DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF VERSTERKEN

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt, ter versterking van de onafhankelijkheid die het Bureau bij de uitoefening van de bij deze verordening toegekende bevoegdheden in acht neemt.” Artikel 15, lid 9, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht stelt minstens één activiteitenverslag per jaar op, dat met name betrekking heeft op de beoordeling van de onafhankelijkheid van het Bureau, de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van de onderzoeken. Die verslagen worden toegezonden aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer.” Artikel 17, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „De directeur-generaal vraagt noch aanvaardt van welke regering, instelling, orgaan of instantie dan ook instructies voor de vervulling van zijn taken met betrekking tot het openen en uitvoeren van externe en interne onderzoeken of met betrekking tot het opstellen van de verslagen naar aanleiding van die onderzoeken. Indien de directeur-generaal van oordeel is dat een maatregel van de Commissie zijn onafhankelijkheid aantast, stelt hij het Comité van toezicht onmiddellijk daarvan in kennis en beslist hij of hij bij het Hof van Justitie beroep tegen de Commissie instelt.” Artikel 17, lid 9, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Voordat de Commissie een tuchtmaatregel tegen de directeur-generaal neemt, raadpleegt zij het Comité van toezicht.”

30. In het jaarverslag 2016 heeft het Comité van toezicht geconstateerd dat de Europese Commissie op 2 maart 2016 besloot tot gedeeltelijke opheffing van de immuniteit van rechtsvervolging van de directeur-generaal van OLAF naar aanleiding van een verzoek van de Belgische gerechtelijke autoriteiten. Bij nota van 14 maart 2016 stelde de directeur-generaal het Comité op grond van artikel 17, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 ervan in kennis dat hij van mening was dat voornoemd besluit een maatregel was die zijn onafhankelijkheid aantastte.

31. Ondanks verzoeken aan zowel de Commissie als de directeur-generaal heeft het Comité geen inhoudelijke informatie of een exemplaar van het besluit van de Commissie en de gevolgde procedure ontvangen. Daarnaast is het hoofdverzoek dat de directeur-generaal bij het Gerecht heeft ingediend, waarin om nietigverklaring van het besluit van de Commissie wordt gevraagd, nog hangende. Om die reden is het Comité momenteel niet in staat een definitief standpunt in te nemen. Een nationale strafzaak is nog steeds in behandeling in België en aangezien het Comité hierover geen informatie heeft ontvangen, kunnen over deze zaak geen verdere opmerkingen worden gemaakt.

32. De directeur-generaal van OLAF, de heer Giovanni Kessler, nam in oktober 2017 ontslag, vóór het einde van zijn zevenjarige mandaat. Hij heeft, gedetacheerd door de Europese Commissie, de functie op zich genomen van directeur-generaal van het Agentschap voor douane en monopolies in Italië. Hierop is de procedure om een nieuwe directeur-generaal van OLAF te benoemen van start gegaan. Het Comité heeft bij de Commissie aangegeven dat er maatregelen moeten worden genomen om te voorkomen dat zich belangenconflicten voordoen die schadelijk kunnen zijn voor de onafhankelijkheid van OLAF bij het uitvoeren van onderzoeken.

SELECTIEPROCEDURE VAN DE NIEUWE DIRECTEUR-GENERAAL VAN OLAF

Artikel 17, lid 2, van de OLAF-verordening, „De Commissie stelt, na een gunstig advies van het Comité van toezicht over de door de Commissie toegepaste selectieprocedure, de lijst op van de kandidaten die over de nodige kwalificaties beschikken.”

33. Op 25 april 2017 heeft de Europese Commissie de Raad, het Europees Parlement en het Comité van toezicht de ontwerpvacature voor de selectie van een nieuwe directeur-generaal van OLAF ter raadpleging toegezonden. De Europese Commissie heeft het Comité van toezicht ook verzocht om een vertegenwoordiger aan te wijzen die tijdens de verschillende stadia van het selectieproces als waarnemer aan de gesprekken deelneemt.

34. Bij brief van 12 mei 2017 toonde het Comité van toezicht zich verheugd over de toezegging van de Commissie om de directeur-generaal van OLAF aan te werven als tijdelijk functionaris voor de duur van de zevenjarige ambtstermijn, en niet als een permanente ambtenaar van de Commissie. Het Comité benadrukte dat de politieke neutraliteit van de directeur-generaal van OLAF moet worden onderstreept door aan te geven dat de functie onverenigbaar is met welke politieke affiliatie dan ook tijdens de duur van het mandaat. Wat de arbeidsvoorwaarden betreft, is het Comité van oordeel dat de beoordeling van de „proeftijd van negen maanden” van de directeur-generaal van OLAF rechtstreeks verband houdt met zijn onafhankelijkheid. Het is daarmee onontbeerlijk dat het Comité een bijdrage levert over het functioneren van de directeur-generaal van OLAF bij de uitvoering van zijn onderzoekstaak.

35. De vacature voor de functie van directeur-generaal van OLAF werd op 28 juni 2017 gepubliceerd onder vacaturenummer COM/2017/10373. De kennisgeving werd gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (PB C 204). De uiterste datum voor het indienen van sollicitaties was 27 juli 2017, welke termijn vervolgens werd verlengd tot 15 september 2017. De functie werd geadverteerd als de positie van directeur-generaal, tijdelijk functionaris.

36. Het Comité van toezicht heeft de heer Mulder aangewezen als zijn vertegenwoordiger in de door de Commissie georganiseerde selectieprocedure. De heer Mulder heeft de ontwikkelingen omtrent de procedure op de voet gevolgd en als waarnemer het preselectiecomité en het Raadgevend Comité benoemingen bijgewoond. Hij heeft de voortgang binnen het Comité van toezicht geregeld besproken en alle verkregen bewijsstukken gedeeld, zodat de comitéleden zich gaandeweg een oordeel konden vormen over de wettigheid en regelmatigheid van de gevolgde procedure.

37. Na verscheidene briefwisselingen met de secretaris-generaal van de Commissie en commissaris Günther Oettinger heeft het Comité op 5 maart 2018 aan commissaris Günther Oettinger laten weten dat het geen bezwaar had tegen de door de Commissie gevolgde procedure. Het Comité van toezicht zou kunnen overwegen een verslag op te stellen over hoe toekomstige procedures zouden kunnen worden verbeterd.

TOEZICHT OP DE ONTWIKKELINGEN BETREFFENDE DE TOEPASSING VAN PROCEDUREWAARBORGEN BIJ OLAF-ONDERZOEKEN

Artikel 15, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen […].” Artikel 17, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: „De directeur-generaal stelt een mechanisme in voor interne advisering en controle, mede omvattende een wettigheidstoetsing, onder meer met betrekking tot de eerbiediging van de procedurewaarborgen en de grondrechten van de betrokken personen […].”

Wettigheidstoetsing

38. In Advies nr. 2/2017 analyseert het Comité de wettigheidstoetsing die in de loop van de onderzoeksactiviteiten van OLAF werd verricht, waarbij met name is gekeken naar de eerbiediging van procedurewaarborgen en grondrechten. In eerdere adviezen ( 5 ) deed het Comité de aanbeveling om de beste praktijken van beoordelaars te verbeteren bij de controle op de eerbiediging van procedurewaarborgen en de redelijke duur van onderzoeken. Het Comité deed ook de aanbeveling dat de directeur-generaal een plan vaststelt met specifieke maatregelen voor het daadwerkelijk versterken van het mechanisme voor interne controle en advisering zoals vastgelegd in de verordening. Het Comité is voornemens hiertoe gesprekken aan te gaan om een permanente structuur in OLAF tot stand te brengen.

Klachtenprocedure betreffende OLAF-onderzoeken

39. Het Comité heeft zich in eerdere adviezen al uitvoerig over deze kwestie uitgelaten. Het Comité heeft de aanbeveling gedaan dat de directeur-generaal van OLAF een efficiënte interne procedure voor de behandeling van individuele klachten vaststelt. Het Comité heeft de directeur-generaal verzocht om regelmatig verslag uit te brengen over de individuele klachten die OLAF ontvangt en het daaraan gegeven gevolg ( 6 ) . Het is van essentieel belang dat onderzoeken op de juiste manier worden uitgevoerd. Er is een klachtenprocedure op de website van OLAF gepubliceerd, maar het Comité heeft tot op heden geen officieel besluit van de directeur-generaal van OLAF om de procedure goed te keuren ontvangen.

40. De directeur-generaal van OLAF heeft actie ondernomen om ervoor te zorgen dat verslagen betreffende individuele klachten naar het Comité worden gestuurd. Niet alle klachten die door OLAF zijn geregistreerd of bij andere instanties tegen OLAF zijn ingediend worden echter automatisch met het Comité gedeeld. De zaken die aanleiding geven tot deze klachten worden niet beschikbaar gesteld en in het verslag wordt slechts een algemene uitleg gegeven. OLAF stelt de oorspronkelijke klachten en de reacties op indieners van klachten niet ter beschikking aan het Comité. Het Comité kan er daarom niet voor zorgen dat de grondrechten van bij onderzoeken betrokken personen worden beschermd en dat de procedurewaarborgen worden toegepast. Het Comité is van plan om via een permanente dialoog met OLAF een systeem te ontwikkelen dat het toezicht blijvend efficiënter maakt.

Grondrechten en procedurewaarborgen

OLAF-verordening Artikel 15, lid 1, tweede alinea „[…] Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie.” Artikel 7, lid 8 „8. Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.” Artikel 9 Procedurewaarborgen (hier vanwege de lengte van het artikel niet gereproduceerd)

41. Het Comité heeft bijzondere aandacht aan dit onderwerp besteed gezien zijn controlerende rol krachtens artikel 15, lid 1, artikel 7, lid 8, en artikel 9 van de OLAF-verordening. De regels betreffende de rechten en plichten van personen die door OLAF worden onderzocht, zijn in de nieuwe OLAF-verordening verbeterd en verduidelijkt. OLAF heeft echter geen efficiënte mechanismen voor controle en toezicht ingevoerd, zoals bedoeld in Advies nr. 2/2017 van het Comité van toezicht ( 7 ) . Het Comité is van mening dat de mechanismen voor controle en toezicht buitengewoon belangrijk zijn en zal deze ontwikkeling nauwgezet volgen.

42. Het Comité richtte zich op: i) de grondrechten en beginselen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijke en onpartijdige uitvoering van onderzoeken, en ii) grondrechten en beginselen waarvoor vaste jurisprudentie aangaande OLAF en de besluiten van de Europese Ombudsman bestaat. Deze rechten omvatten het recht van verweer, het recht op toegang tot documenten, de vertrouwelijkheid van onderzoeken, het recht van de betrokkene om op de hoogte te worden gesteld van het onderzoek, het recht van de belanghebbende om zijn standpunt over alle op hem betrekking hebbende feiten kenbaar te maken, het recht op toegang tot onderzoeksdossiers en/of eindverslagen en het recht op bescherming van persoonsgegevens.

43. Het Comité heeft deze kwestie onderzocht met behulp van verschillende informatiebronnen: i) de individuele klachten die door OLAF zijn ontvangen betreffende vermoedelijke schendingen van grondrechten; ii) de informatie die door OLAF aan het Comité is verstrekt aan de hand van de eindverslagen van de afgesloten OLAF-onderzoeken; iii) de informatie die door OLAF is verstrekt op basis van artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening, en iv) informatie afkomstig uit de analyse van afgewezen zaken.

i) Individuele klachten die door OLAF zijn ontvangen betreffende mogelijke schendingen van grondrechten

44. OLAF heeft het Comité korte notities ter beschikking gesteld waarin vermeende schendingen van rechten tijdens OLAF-onderzoeken werden vermeld, samen met een korte reactie van OLAF waaruit bleek dat de klacht ongegrond was ( 8 ) . OLAF heeft daarnaast in een aantal gevallen aangegeven dat over sommige van deze vermeende schendingen van de grondrechten een procedure hangende was bij het Europees Hof van Justitie. Het Comité had geen beschikking over de klachten en de antwoorden van OLAF aan de indieners van de klachten. Bovendien werden de documenten ter ondersteuning van de klachtenprocedure om het standpunt van OLAF vast te stellen niet ter beschikking gesteld van het Comité, hoewel dit van essentieel belang zou zijn geweest voor het Comité om zijn taak uit te kunnen voeren.

45. De grondrechten en procedurewaarborgen die volgens de klachten door OLAF zouden zijn geschonden, hadden betrekking op uiteenlopende rechten; het Comité was ook bekend met de openbare besluiten van de Europese Ombudsman ter zake, die meer gedetailleerde informatie over de vermeende schendingen van grondrechten en procedurewaarborgen verschaften dan het materiaal in de bovengenoemde OLAF-notities.

46. De door OLAF aan het Comité verstrekte informatie was onvoldoende om te kunnen analyseren hoe het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt en om een grondig onderzoek in te stellen naar de ontwikkelingen op het gebied van de grondrechten. Hiervoor zou het Comité op zijn minst over de volledige tekst van de klacht en het volledige antwoord van OLAF moeten beschikken. Het Comité is voornemens OLAF aan te bevelen een structuur te ontwikkelen waarmee de reguliere verslaglegging over alle bestaande, bij OLAF bekende, klachten aan het Comité ter beschikking wordt gesteld, zodat het een beter inzicht in de situatie krijgt.

ii) Informatie die door OLAF aan het Comité is verstrekt op basis van artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013

47. Het Comité heeft de naleving door OLAF van het grondrecht op behoorlijk bestuur geanalyseerd in het kader van onderzoeken die niet binnen twaalf maanden na opening konden worden afgesloten. Het recht van personen op behoorlijk bestuur (d.w.z. een redelijke duur van onderzoeken), hetgeen ook problemen omtrent verjaring kan voorkomen, wordt gewaarborgd door artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de EU. Het Comité is zich ervan bewust dat een in verhouding tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak buitensporig lange onderzoeksduur ernstige negatieve gevolgen kan hebben voor zowel het recht op verweer van de betrokken personen als voor het aan het onderzoek gegeven gevolg.

48. Het Comité analyseerde 417 verslagen betreffende onderzoeken die langer dan 12, 18, 24 en 30 en tot 66 maanden duren. De verslagen zijn voor december 2017 door de directeur-generaal ingediend. Ze bevatten echter niet de relevante informatie die het Comité in staat zou stellen zijn taak uit te voeren. De inhoudelijke verslaglegging van OLAF aan het Comité vereist ingrijpende veranderingen, die opnieuw het onderwerp zullen vormen van besprekingen tussen het Comité en OLAF in het licht van de bevindingen van het Comité in Advies nr. 2/2014. Een nadere analyse van dit onderwerp zal later in dit verslag aan bod komen in het hoofdstuk over het toezicht op de duur van onderzoeken.

iii) Informatie die door OLAF aan het Comité van toezicht beschikbaar is gesteld aan de hand van de eindverslagen van de afgesloten OLAF-onderzoeken

49. De eindverslagen van OLAF bevatten relevante informatie over de eerbiediging van de grondrechten en procedurewaarborgen. Het gaat hier met name om het feit dat OLAF in de verslagen een overzicht biedt van zijn onderzoeksactiviteiten en van de belangrijkste documenten uit het voorlopige onderzoek op basis waarvan financiële, administratieve, tuchtrechtelijke of gerechtelijke maatregelen zullen worden genomen. Het Comité ontving tijdens de verslagperiode beperkte informatie (9) vanuit deze informatiebron. De reden hiervoor was dat het Comité alleen de eindverslagen kon onderzoeken die hoorden bij vier afgesloten zaken die OLAF had onderzocht en die waren doorgestuurd aan de nationale gerechtelijke autoriteiten.

iv) Informatie afkomstig uit de analyse van afgewezen zaken

50. Dit betreft zaken waarin OLAF had besloten geen onderzoek in te stellen na beoordeling van de binnenkomende informatie. Dit zijn geen onderzoeken maar gevallen van afgewezen informatie, waarbij een (voorlopige) beoordeling plaatsvond door niet-onderzoekspersoneel.

51. Tijdens de verslagperiode heeft het Comité zestig door de eenheid Selectie en Evaluatie van onderzoeken (ISRU) opgestelde „adviezen betreffende het besluit een onderzoek te openen” onderzocht met betrekking waartoe de directeur-generaal van OLAF had besloten geen onderzoek te openen. Het toezicht op deze informatie is van essentieel belang voor de versterking van de onafhankelijkheid van OLAF op het cruciale moment dat onderzoeken worden geopend. Hierover zal binnenkort een advies worden uitgebracht ( 10 )

TOEZICHT OP DE DUUR VAN OLAF-ONDERZOEKEN

Artikel 15, lid 1, tweede alinea van de OLAF-verordening „[…] Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie.” Artikel 7, lid 5 „De onderzoeken worden zonder onderbreking verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding moet staan tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak.” Artikel 7, lid 8 „Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.”

Algemene opmerkingen

52. De duur van OLAF-onderzoeken speelt een belangrijke rol bij het beoordelen van de doeltreffendheid van onderzoeken en het controleren van de naleving van procedurewaarborgen. De duur van OLAF-onderzoeken wordt daarnaast gebruikt om de volgende zaken te beoordelen: i) problemen omtrent verjaring; ii) de opvolging van OLAF-onderzoeken, en iii) de daadwerkelijke onafhankelijkheid van het Bureau bij het uitvoeren van zijn onderzoeken, met inbegrip van het doeltreffend gebruik van de personele en financiële middelen van OLAF ( 11 ) . De objectieve redenen voor de duur van onderzoeken kunnen ook van invloed zijn op de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF.

53. Hoewel in het jaarlijkse beheersplan van OLAF slechts een algemene doelstelling voor de gemiddelde duur van onderzoeken is vastgesteld (in 2017 mocht deze niet meer dan 20 maanden bedragen ( 12 ) ), kan het beheersplan gezien worden als een statistisch instrument. Het Comité merkt op dat er in de onderzoeksprocedure van OLAF geen systeem bestaat waarbij een formele verlenging van een onderzoek verplicht is na de opening ervan. Als gevolg hiervan is elk onderzoek voor onbepaalde tijd geopend. Het enige mechanisme dat als controlesysteem kan worden gezien, is het feit dat de directeur-generaal van OLAF na het verstrijken van twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verplicht is verslag uit te brengen aan het Comité van toezicht ( 13 )

54. Volgens het Comité moet het begrip „duur van een onderzoek” niet alleen verwijzen naar de statistische duur van het onderzoek, d.w.z. het aantal maanden dat het onderzoek duurt. Niettemin heeft deze statistische benadering de overhand in het huidige manier waarop OLAF verslag uitbrengt aan het Comité. Volgens de OLAF-verordening moeten onderzoeken „zonder onderbreking [worden] verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak”. Om ervoor te zorgen dat de duur in redelijke verhouding staat tot de complexiteit van de zaak en dat het onderzoek zonder onderbreking wordt verricht, moeten onderzoekers en hun management de looptijd van het onderzoek, vanaf de opening daarvan, goed in de hand houden. De kwaliteit van de verslagen van OLAF in de verschillende stadia van het onderzoek (met inbegrip van de „12-maandsverslagen”, „18-maandsverslagen”, „24-maandsverslagen” en daaropvolgende verslagen) is cruciaal voor het vermogen van het Comité om de voortgang van onderzoeken regelmatig te volgen.

55. Volgens het Comité zou het beheer van zaken aanzienlijk makkelijker worden voor OLAF als voor elk geopend onderzoek een onderzoeksplan moest worden opgesteld dat regelmatig moet worden bijgewerkt volgens de „richtsnoeren voor het OLAF-personeel betreffende onderzoeksprocedures”. De wijze waarop OLAF zaken beheert zou niet alleen beter kunnen wat het toezicht op de duur van onderzoeken betreft, maar ook qua doeltreffendheid van de aan het onderzoek toegewezen personele en financiële middelen. Verplichte onderzoeksplannen vormen zo een krachtig hulpmiddel voor het beheren en monitoren van lopende onderzoeken.

Analyse van het Comité van 417 verslagen betreffende onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

56. Het Comité heeft een analyse uitgevoerd van 417 verslagen ( 14 ) betreffende OLAF-onderzoeken met een looptijd van meer dan twaalf maanden (hierna „12-maandsverslagen” genoemd), waaronder: „12-maandsverslagen”, „18-maandsverslagen”, „24-maandsverslagen”, en verslagen van onderzoeken met een langere looptijd. Het doel van het Comité was om de inhoud van de verslagen te onderzoeken overeenkomstig de wettelijke vereisten in artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening ( 15 ) en op basis van eerdere opmerkingen van het Comité, met name die in zijn Advies nr. 4/2014 betreffende toezicht op de duur van onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding.

57. Het Comité richtte zich bij de analyse op: a. het aantal zaken waarbij in de „12-maandsverslagen” van OLAF redenen waren opgenomen waarom het onderzoek niet was afgerond; b. het aantal zaken waarbij in de „12-maandsverslagen” overwogen maatregelen waren opgenomen om het onderzoek sneller te doen verlopen; c. het aantal zaken waarin vooruitgang werd geboekt overeenkomstig de aanbevelingen van het Comité in zijn Advies nr. 4/2014; d. het aantal zaken waarin de door OLAF genoemde maatregelen niet overeenstemden met de redenen die werden aangevoerd waarom het onderzoek niet was afgerond.

58. In bijna 25 % van de ontvangen verslagen constateerde het Comité dat OLAF niet inhoudelijk onderbouwde waarom het onderzoek niet binnen twaalf maanden was afgerond. In ongeveer 75 % van de verslagen werden de overwogen maatregelen niet aangegeven. In 75 % van de verslagen constateerde het Comité dat de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen niet overeenstemden met de door OLAF aangevoerde redenen waarom het onderzoek niet was afgerond ( 16 ) . In 70 % van de geanalyseerde verslagen was er sprake van geen vooruitgang of slechts zeer beperkte verbetering sinds het Comité Advies nr. 4/2014 had uitgebracht en verstrekte OLAF het Comité nog steeds onvoldoende informatie over onderzoeken die meer dan twaalf maanden duurden.

59. Als gevolg van de in de vorige paragraaf beschreven situatie was het volgens het Comité niet mogelijk om aan de hand van de inhoud van deze verslagen de redenen voor het niet afronden van onderzoeken en de overwogen maatregelen om de onderzoeken sneller te doen verlopen, te controleren en onderzoeken ( 17 )

60. Het Comité van toezicht heeft een analyse uitgevoerd van 417 verslagen betreffende onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren. Daarnaast heeft het Comité de daaropvolgende OLAF-verslagen onderzocht betreffende verschillende onderzoeken die al ruim langer dan een jaar liepen. Het Comité vergeleek de eerste „12-maandsverslagen” met daaropvolgende verslagen over deze individuele zaken die door de directeur-generaal van OLAF daarna om de zes maanden bij het Comité werden ingediend (zaken die langer dan 12, 18, 24, 30, 36 of 42 maanden en zaken die tot 66 maanden duurden). Het Comité is tot de conclusie gekomen dat de kwaliteit van de op basis van artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 door OLAF verstrekte informatie voor dezelfde zaak in de loop van de tijd niet verbeterde en dat in sommige gevallen, ondanks de toenemende duur van het OLAF-onderzoek, geen verandering optrad. Een buitensporige onderzoeksduur is reden tot bezorgdheid, aangezien hierdoor de grondrechten van de bij het onderzoek betrokken personen in het gedrang komen. Daarnaast maken wettelijke beperkingen (d.w.z. het risico van verjaring) het voor gerechtelijke, administratieve, tuchtrechtelijke en/of financiële autoriteiten moeilijk om verdere actie te ondernemen.

61. Concluderend bevestigt het Comité zijn eerdere observatie in zijn activiteitenverslag voor 2016, namelijk dat er geen vooruitgang is geboekt bij de acties die OLAF onderneemt om de wettelijke verplichtingen van de directeur-generaal van OLAF uit hoofde van artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 uit te voeren. Als gevolg hiervan kan het Comité niet garanderen dat onderzoeken zonder onderbreking en zonder onnodige vertraging worden uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met de omstandigheden en complexiteit van de zaak.

62. Het Comité is niet op de hoogte gesteld van een intern schriftelijk rapportagesysteem waarin de onderzoeker de ontwikkeling van de zaak, de aanwijzingen en de uitgevoerde en geplande activiteiten met betrekking tot de inhoud van de onderzoeken, uiteenzet, waarbij een consistente aanpak en methodologie worden gehanteerd volgens welke een voorlopig onderzoeksplan moet worden opgesteld en bijgewerkt ( 18 ) . OLAF beweert echter dat het systematisch de duur van de onderzoeken controleert aan de hand van een systeem van door interne elektronische databanken van OLAF (het voormalige CMS-casemanagementsysteem en het huidige contentmanagementsysteem van OLAF (OCM)) opgestelde statistische verslagen waarin de duur van onderzoeken en de spreiding van de werkdruk worden aangetoond.

63. De OLAF-directeuren A en B die de verslagen ondertekenden van onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren, stelden de rapporteur van het Comité van toezicht ervan in kennis dat zij samen met de OLAF-onderzoekers regelmatig de voortgang van de betreffende zaak en de redenen dat deze nog niet afgerond is, grondig onderzoeken. Het Comité benadrukt dat de verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren zo veel mogelijk gebaseerd moeten zijn op de eigen beheersmaatregelen van OLAF en deel moeten uitmaken van een uitgebreid mechanisme voor interne controle. Momenteel worden dergelijke verslagen echter uitsluitend opgesteld voor het Comité ( 19 ) en kennen zij een uiterst beperkte inhoud. Hierdoor zijn deze verslagen noch toereikend voor de controledoeleinden van het Comité, noch voor de manier waarop OLAF de duur van onderzoeken beheert.

Conclusies

64. Het Comité is van mening dat adequate verslagen over onderzoeken die meer dan twaalf maanden duren nuttige en doeltreffende hulpmiddelen zijn om toezicht te houden op de duur van onderzoeken, zowel voor het Comité als voor het management van OLAF. Tevens kan het verplicht opstellen van een onderzoeksplan en bijwerken daarvan de kwaliteit van OLAF-onderzoeken verbeteren. Volgens het Comité kunnen de voorgestelde oplossingen ook leiden tot een kortere onderzoeksduur.

65. Het Comité dringt bij OLAF aan op een verbetering van de doeltreffendheid en kwaliteit van verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren. Het Comité heeft met dit doel in Advies nr. 4/2014 reeds een op het wettelijke kader van OLAF gebaseerd sjabloon voorgesteld ( 20 ) . Dit formulier werd in samenwerking met OLAF verder ontwikkeld, maar de uitvoering werd door OLAF stopgezet. De informatie in het formulier had betrekking op de volgende aspecten, die van bijzonder belang zijn: i) een uitvoerige inventarisatie van de zaak, inclusief de geraamde economische gevolgen; ii) een gedetailleerde beschrijving van de zaak, inclusief de datum van de eerste informatie; iii) de wetgeving die overtreden zou zijn; iv) de mogelijke invloed van sancties en verjaring; v) de tot op heden ondernomen operationele maatregelen en de resultaten ervan; vi) nog uit te voeren operationele activiteiten, en vii) redenen waarom de zaak niet is afgerond, inclusief de toewijzing van middelen, de omvang van de operationele werkzaamheden, aangelegenheden betreffende de samenwerking en andere zaken. Het Comité heeft de bereidheid uitgesproken om samen met de directeur-generaal van OLAF en het verantwoordelijke hogere management een rapportagesysteem te ontwikkelen dat aan de wensen van beide partijen voldoet.

BEOORDELING VAN DE PRIORITEITEN VAN HET BELEID INZAKE ONDERZOEKEN VAN OLAF EN VAN DE RICHTLIJNEN VOOR ONDERZOEK

Artikel 17, lid 5, eerste alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 luidt: „De directeur-generaal bepaalt elk jaar in het kader van het jaarlijkse beheersplan de prioriteiten van het beleid van het Bureau inzake onderzoeken, en legt die prioriteiten aan het Comité van toezicht voor alvorens ze bekend te maken.” Artikel 5, lid 1: „Bij het besluit van de directeur-generaal van OLAF om al dan niet een onderzoek te openen, wordt rekening gehouden met de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken en het beheersplan van het Bureau.” Artikel 16, lid 2: Gedachtewisseling met de instellingen „2. De gedachtewisseling kan betrekking hebben op: a) de strategische prioriteiten voor het beleid van het Bureau inzake onderzoeken”

66. In de afgelopen jaren heeft het Comité van toezicht herhaaldelijk ernstige bedenkingen geuit, in het bijzonder in zijn Adviezen nr. 1/2014 en nr. 3/2015, over de wijze waarop de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF zijn vastgesteld en toegepast. De meeste conclusies en aanbevelingen van het Comité blijven geldig en op de uitvoering ervan door OLAF wordt nog steeds gewacht.

67. Op 23 november 2017 heeft het Comité zich daarnaast uitgesproken over de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF en de uitvoering ervan in de gedachtewisseling met de instellingen. Het Comité onderstreepte dat de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF hoofdzakelijk gericht waren op sectoren die onder de verantwoordelijkheid vallen van directoraat B van OLAF (Onderzoeken II), waaronder douanerechten, uitgaven met betrekking tot EU-structuurfondsen, het landbouwbeleid en de fondsen voor plattelandsontwikkeling, wat ten koste gaat van andere uitgaven- en inkomstensectoren.

68. De ontwerp-beleidsprioriteiten van OLAF voor 2018 volgen sterk de aanpak van eerdere jaren. De ontwerp-beleidsprioriteiten richten zich op de volgende gebieden: 1. zaken met betrekking tot projecten op het gebied van vervoers- en infrastructuurnetwerken, met name openbare aanbestedingsprocedures; 2. zaken betreffende: i) projecten die worden (mede)gefinancierd door het Europees Sociaal Fonds, het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling en de pretoetredingsfondsen, in het geval maatregelen van de lidstaten of kandidaat-lidstaten mogelijk ontoereikend zijn; of ii) projecten met grensoverschrijdende elementen; 3. zaken waarbij sprake is van mogelijk misbruik van de oorsprongsregels of tariefindeling in zowel preferentiële als niet-preferentiële handelsregelingen en waarderingsgerelateerde fraude om de betaling van conventionele douanerechten te ontduiken, zoals tariefmaatregelen die deel uitmaken van het handelsbeschermingsbeleid van de EU; 4. zaken met betrekking tot de smokkel van tabak, alcohol en namaakgeneesmiddelen naar de EU en de illegale productie van tabak; 5. zaken met betrekking tot humanitaire en ontwikkelingshulp en andere steun aan migranten en vluchtelingen.

69. Het Comité heeft al eerder zijn bezorgdheid geuit over het feit dat slechts 30 % van de door OLAF uitgevoerde zaken in overeenstemming was met de hierboven genoemde beleidsprioriteiten, ondanks het feit dat directoraat B zowel het grootste aantal onderzoekers als het grootste aantal openstaande zaken heeft.

70. Het Comité vernam dat het lage percentage openstaande zaken dat binnen de beleidsprioriteiten viel (30 %), te wijten was aan de kwaliteit van de door OLAF ontvangen informatie. Hierdoor kon voldoende verdenking slechts in beperkte mate worden vastgesteld. Tijdens de plenaire vergadering van het Comité van toezicht van 14 februari 2018 heeft OLAF de cijfers bevestigd en erop gewezen dat de beleidsprioriteiten alleen in overweging worden genomen bij het openen van zaken wanneer aan andere vereisten van artikel 5 van de OLAF-verordening is voldaan.

71. Bovendien lijkt het erop dat de beleidsprioriteiten van OLAF zijn vastgesteld op basis van bijdragen van belanghebbenden, waaronder het netwerk voor fraudepreventie en -opsporing van de Commissie, de verslagen van de Europese Rekenkamer, resoluties van het Europees Parlement en verslagen van de Commissie over de bescherming van financiële belangen.

72. Het Comité vestigt echter de aandacht op de opmerkingen van vertegenwoordigers van het netwerk voor fraudepreventie en -opsporing van de Commissie, die de aanpak van OLAF ter discussie stellen. Het lijkt erop dat de besluiten van OLAF om onderzoeken in te stellen hoofdzakelijk op de vraag waren gebaseerd en per geval plaatsvonden.

73. Bijgevolg valt ongeveer 70 % van de OLAF-onderzoeken niet onder de beleidsprioriteiten inzake onderzoek van OLAF. Het Comité heeft OLAF om meer informatie verzocht over de onderzoeken die de overige 70 % uitmaken en de redenen waarom besloten is deze onderzoeken in te stellen.

74. Het Comité is tot de conclusie gekomen dat ingrijpender veranderingen nodig zijn in de manier waarop OLAF zijn beleidsprioriteiten inzake onderzoek vaststelt en toepast om ervoor te zorgen dat dit op de juiste manier gebeurt. Het belangrijkste hierbij is dat bij het vaststellen van de beleidsprioriteiten inzake onderzoek criteria worden gebruikt die een realistische afspiegeling vormen van de bevoegdheden en middelen van OLAF.

75. Daarnaast beschikt OLAF over speciale voorwaarden en capaciteiten om proactief te zijn op dit gebied. Daarbij gaat het met name om twee aspecten: i) het feit dat de directeur-generaal over de bevoegdheid beschikt om op eigen initiatief onderzoeken in te leiden (artikel 5, leden 1 en 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013), en ii) de direct beschikbare steun van de EU-instellingen en de diensten van de Commissie, vooral van de directoraten-generaal, bij het vaststellen van de belangrijkste risicogebieden en prioritaire uitgaven, waaronder het meerjarig financieel kader.

76. Om ervoor te zorgen dat OLAF op effectieve en proactieve wijze kan handelen, is meer nodig dan alleen een breed overzicht van de bronnen van fraude, corruptie en onregelmatigheden die de financiële belangen van de EU schaden; OLAF heeft met name behoefte aan een intern orgaan dat gespecialiseerd is in het identificeren en analyseren van de grootste risicogebieden die ernstige gevolgen kunnen hebben voor de EU-middelen.

77. De budgettaire en personele middelen van OLAF zijn cruciaal voor de correcte uitvoering van de beleidsprioriteiten inzake onderzoek; een bijdrage op dit vlak van beide onderzoeksdirectoraten (directoraten A en B) zou daarom zinvol zijn.

78. Het Comité wil de dialoog met OLAF over deze strategische en praktische kwesties graag verbeteren. Het Comité en OLAF zijn daarom overeengekomen dat de directeuren die verantwoordelijk zijn voor onderzoek (de directeuren van de directoraten A en B) aan de plenaire vergaderingen van het Comité zullen deelnemen en daar hun analyse van deze kwesties zullen presenteren. Zoals vermeld in de activiteitenverslagen van OLAF van 2015, 2016 en 2017 kan het aantal uitgevoerde onderzoeken als referentiepunt worden gebruikt.

CONTROLE VAN ZAKEN WAARIN GEEN GEHOOR IS GEGEVEN AAN DE AANBEVELINGEN VAN OLAF

Artikel 17, lid 5, derde lid, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 luidt: „De directeur-generaal brengt het Comité van toezicht periodiek op de hoogte van: a) de gevallen waarin geen gehoor is gegeven aan de aanbevelingen van de directeur-generaal; b) de gevallen waarin informatie is doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten;”

79. Zodra een OLAF-onderzoek is afgesloten, dienen het eindverslag waarin de feiten van de zaak zijn neergelegd (met bewijsstukken en een volledige lijst van de uit de dossiers afkomstige geregistreerde stukken) en eventuele aanbevelingen die door de directeur-generaal zijn gedaan, te worden toegezonden aan de bevoegde autoriteiten van de lidstaten of EU-instellingen en -organen, die verantwoordelijk zijn voor eventuele acties die vervolgens worden genomen.

80. Er zijn vier typen aanbevelingen die door de directeur-generaal van OLAF worden gedaan nadat een onderzoek is afgesloten: i) administratieve (fraudebestendig maken van contracten, subsidieovereenkomsten, wetgeving en administratieve praktijk); ii) financiële (invordering van ten onrechte betaalde bedragen); iii) justitiële (strafrechtelijke procedures door de nationale autoriteiten), en iv) tuchtrechtelijke (tuchtrechtelijke procedures door instellingen, organen en agentschappen van de EU).

81. Ingevolge artikel 17, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 moet de directeur-generaal van OLAF het Comité periodiek op de hoogte brengen van de gevallen waarin geen gehoor is gegeven aan zijn aanbevelingen. De directeur-generaal heeft voldaan aan de verplichting om het Comité periodiek op de hoogte te brengen van de gevallen waarin geen gehoor is gegeven aan zijn aanbevelingen. Op 4 september 2017 is hiertoe een nota verstuurd ter attentie van de voorzitter van het Comité. Bij de nota waren als bijlage de antwoorden toegevoegd die OLAF tussen 1 maart 2016 en 28 februari 2017 ontving van de betrokken autoriteiten als reactie op aanbevelingen die sinds 1 oktober 2013 waren gedaan. Deze periode volgde zonder onderbrekingen op de vorige verslagperiode (1 maart 2015 tot 29 februari 2016).

82. De informatie over de opvolging van de aanbevelingen van OLAF werd geleverd in de vorm van een overzichtstabel, waarin het volgende stond vermeld: i) het OLAF-zaaknummer; ii) de datum waarop de aanbeveling werd uitgebracht; iii) identificatie van de ontvanger; iv) een korte samenvatting van de aanbeveling; v) de datum van het antwoord in het geval dat de aanbeveling niet werd uitgevoerd; vi) de redenen die door de betreffende autoriteit werden opgegeven, en vii) in sommige gevallen opmerkingen van OLAF ter verduidelijking.

83. Gezien de hoeveelheid informatie die het Comité heeft ontvangen, was het niet in staat diepgaand onderzoek uit te voeren naar de redenen van de nationale autoriteiten waarom de aanbevelingen van OLAF niet waren opgevolgd. Uit bovenstaande documenten blijkt echter dat 22 OLAF-aanbevelingen niet binnen de betreffende periode werden opgevolgd door de betrokken autoriteiten. Op basis van de informatie over die 22 zaken is het Comité tot de volgende bevindingen en conclusies gekomen:

84. De belangrijkste reden om geen gehoor te geven aan de aanbevelingen van OLAF was het feit dat er sprake was van verschillende bevindingen in de daaropvolgende acties die door de nationale autoriteiten werden ondernomen. Er waren echter ook gevallen waarbij de betrokken autoriteiten EU-instanties waren.

85. In sommige gevallen werden de redenen expliciet gegeven als „gebrek aan bewijs” of „onvoldoende bewijs” (de meeste geadresseerden van de aanbevelingen van OLAF waren nationale Openbaar Ministeries, en in één geval een EU-autoriteit). In verscheidene gevallen stelde de betrokken nationale autoriteit herhaaldelijk dat er „in de zaak geen sprake was van „directe” schuld van de geadresseerde””; in ten minste twee andere gevallen konden de nationale autoriteiten (van dezelfde lidstaat) niemand aanwijzen die persoonlijk verantwoordelijk was voor de misdrijven. Sommige van deze redenen roepen verdere vragen op over de kwaliteit van de nationale tenuitvoerlegging van EU-rechtsbepalingen inzake de bescherming van de financiële belangen van de EU (21). Deze bevindingen zullen nader moeten worden geanalyseerd door zowel OLAF als het Comité.

86. OLAF heeft de rapporteur van het Comité in kennis gesteld van situaties waarin autoriteiten in een lidstaat zaken hebben afgewezen wegens gebrek aan bewijs vanwege het verlies of de vernietiging van documenten die aanvankelijk door OLAF waren geïdentificeerd, maar die niet waren beveiligd en vervolgens niet werden aangetroffen, bijvoorbeeld tijdens een huiszoeking door nationale autoriteiten. Dit wijst ook op hiaten in de toepassing van de nationale procedureregels in samenhang met Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013, die voorschrijft dat bewijsmateriaal in de vroegste stadia van de procedure wordt veiliggesteld en dat de ontvankelijkheid ervan in de volgende fasen of procedures (waaronder in een strafproces) wordt gewaarborgd. Het Comité concludeert dat alleen vroegtijdige en nauwe samenwerking met de nationale autoriteiten kan voorkomen dat bewijsmateriaal verloren gaat als gevolg van de vernietiging of niet-ontvankelijkheid ervan vanwege formele procedurele redenen.

87. Andere redenen die door de betrokken autoriteiten werden aangevoerd, waren onder meer het „ontbreken van territoriale bevoegdheid” of „schade die onder de drempel van een strafbaar feit valt”. Er was slechts één geval waarin de redenen voor het niet opvolgen van de aanbevelingen van OLAF in het geheel niet werden vermeld.

88. Het Comité heeft om aanvullende informatie verzocht over zaken die betrekking hebben op buiten de EU uitgevoerde projecten waarin OLAF aanbevelingen heeft gedaan aan een EU-autoriteit om EU-middelen terug te vorderen en/of een financiële sanctie op te leggen. In sommige gevallen rechtvaardigde de betrokken EU-autoriteit haar niet-naleving van de aanbevelingen van OLAF door te verklaren dat zij geen rechtsgrondslag had voor het opleggen van administratieve sancties. Dit roept vragen op over de mate waarin OLAF adequaat is geïnformeerd over de relevante EU- en internationale wetgeving. Na analyse van de documenten die betrekking hebben op alle betrokken gevallen, is het Comité van mening dat het, gezien i) de complexiteit van de betrekkingen met andere internationale partners en ii) de specifieke omgeving van gebieden met een hoog risico op de verduistering van middelen, belangrijk is dat OLAF een juridische analyse uitvoert en nagaat of er een wettelijke mogelijkheid bestaat om sancties op te leggen en middelen terug te vorderen alvorens aanbevelingen te doen, met name in gevallen die betrekking hebben op de financieringsinstrumenten voor externe maatregelen.

89. Na alle door de betrokken autoriteiten aangevoerde redenen te hebben onderzocht, concludeert het Comité dat samenwerking met zowel de nationale autoriteiten als de betrokken EU-autoriteiten cruciaal is en vanaf het begin moet plaatsvinden bij OLAF-onderzoeken. De samenwerking en coördinatie tussen OLAF en de betrokken autoriteiten is de beste manier om bewijsmateriaal te verzamelen, de ontvankelijkheid van bewijsmateriaal te waarborgen en uiteenlopende en uiteenlopende interpretaties van nationale en EU-wetgeving te voorkomen. Het Comité ondersteunt daarom alle wetswijzigingen van zowel de nationale als de EU-wetgeving (voornamelijk van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013) die de verplichting tot samenwerking en coördinatie tussen nationale autoriteiten, OLAF en mogelijk andere EU-autoriteiten die betrokken zijn bij het onderzoeken van fraude zouden vastleggen.

90. Het Comité is van oordeel dat het voor het instellen van effectieve procedures, zowel binnen als buiten het Bureau, bijzonder belangrijk is om de gevolgen van OLAF-onderzoeken te evalueren door de aanbevelingen van het Bureau aan de betrokken autoriteiten, evenals hun reactie hierop, te analyseren. Het Comité heeft herhaaldelijk zijn ontevredenheid geuit over het schrappen van het mechanisme voor voorafgaande controle uit Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 en blijft van mening dat het Comité, om zijn taak te kunnen vervullen, meer informatie beschikbaar moet worden gesteld. Op zijn minst moeten de onderzoeksverslagen die worden toegezonden aan de betrokken autoriteiten en hun antwoord hierop automatisch aan het Comité worden gezonden, zodat het een voortdurende analyse kan uitvoeren en zowel de betrokken autoriteiten als OLAF om toelichting kan vragen. Op deze manier kan het Comité bijdragen aan het verbeteren van de gevolgen van OLAF-onderzoeken en het veiligstellen van de ontvankelijkheid van bewijsmateriaal.

HET EUROPEES BUREAU VOOR FRAUDEBESTRIJDING EN HET EUROPEES OPENBAAR MINISTERIE

91. Het Comité van toezicht van OLAF is in januari 2017 in zijn huidige samenstelling in functie getreden. Vanaf zijn benoeming heeft het Comité zich in het bijzonder gericht op de instelling van het Europees Openbaar Ministerie (EOM), waarin voorzien wordt door Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad, die op 12 oktober 2017 is aangenomen na goedkeuring van het Europees Parlement.

92. In Advies nr. 2/2017 van 28 september 2017 bij het evaluatieverslag van de Commissie over de toepassing van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 heeft het Comité een hoofdstuk (hoofdstuk VI) gewijd aan de mogelijke gevolgen van de instelling van het EOM op het mandaat en de begroting van OLAF. Op 23 november 2017 nam het Comité vervolgens deel aan de jaarlijkse gedachtewisseling met de instellingen ( 22 ) , waarbij aandacht werd besteed aan twee van de belangrijkste onderwerpen van de toekomstige relatie tussen OLAF en het EOM: i) de overdracht van informatie van OLAF aan het EOM, en ii) de ondersteuning die OLAF het EOM op verzoek zou moeten bieden en de complementariteit tussen beide instanties (artikelen 24 en 101 van de EOM-verordening).

93. Het Comité is bereid om zijn inzichten te delen met de Commissie en andere instellingen, gezien de gevolgen die de toepassing van de EOM-verordening niet alleen voor het bestuur van OLAF kan hebben, maar ook voor de uitvoering van zijn onderzoekstaak en voor de toezichthoudende rol van het Comité van toezicht.

94. In Advies nr. 2/2017 bij het evaluatieverslag van de Commissie inzake de toepassing van de OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 heeft het Comité een aantal van de belangrijkste uitdagingen vastgesteld waarmee OLAF te maken zal krijgen als administratief orgaan dat de werkzaamheden van het EOM aanvult en ondersteunt. Dit betreft met name de volgende gebieden: „Het zonder onnodige vertraging aan het EOM melden van elke strafbare gedraging ten aanzien waarvan het overeenkomstig artikel 22 en artikel 25, leden 2 en 3, van de EOM-verordening (23) zijn bevoegdheid zou kunnen uitoefenen.”

95. Aangezien OLAF geen parallel administratief onderzoek mag instellen naar dezelfde feiten op basis waarvan het EOM een strafrechtelijk onderzoek uitvoert, is het voor OLAF van wezenlijk belang om de inhoud van deze verplichting in overeenstemming te brengen met de regels van OLAF en het beleid inzake het openen/afwijzen en overdragen van zaken. In dit verband zal er behoefte bestaan aan bepalingen over de uitwisseling van informatie tussen OLAF en het EOM voorafgaand aan de opening en tijdens de uitvoering van een onderzoek dat mogelijk op een later tijdstip op elkaars werkterrein kan vallen. In dit verband moeten ook specifieke regels worden vastgesteld voor een efficiënt communicatiesysteem tussen OLAF en het EOM om te garanderen dat er geen dubbel werk wordt verricht en dat aan het mandaat als bedoeld in artikel 101, lid 2, van de EOM-verordening wordt voldaan. Zo nodig moeten de bepalingen worden aangepast waarin wordt gesteld welke gegevens door OLAF aan het Comité van toezicht moeten worden verstrekt.

96. De regels inzake het instellen, opschorten en beëindigen van administratieve onderzoeken moeten bij de toekomstige herziening van de OLAF-verordening worden verduidelijkt. Bij deze regels moet rekening worden gehouden met de verstrekking van informatie door OLAF aan het Comité van toezicht, gezien de specifieke rol die het Comité speelt bij het versterken van de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitoefening van zijn bevoegdheden. Het Comité van toezicht is van mening dat zijn bijdrage kan helpen bij het wegnemen van problemen die zich tussen OLAF en het pas opgerichte EOM kunnen voordoen bij het opbouwen van hun relatie.

Het uitvoeren van administratief onderzoek op verzoek van het EOM

97. Het Comité merkte op dat aan de eindverslagen en aanbevelingen die door OLAF aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten zijn toegezonden in ongeveer 50 % van de gevallen geen gehoor is gegeven. Uit de ervaring van het Comité als toezichthouder blijkt dat hier verschillende redenen voor waren, waaronder: i) feiten die zouden zijn gepleegd maar niet als een strafbaar feit worden beschouwd; ii) feiten die niet door bewijzen of door onvoldoende bewijzen worden gestaafd, en iii) verjaarde feiten.

98. Daarom is het des te noodzakelijker om in de herziening van de OLAF-verordening bepalingen op te nemen betreffende de oprichting van teams met deskundigen op het gebied van de nationale controle van bewijsvergaring en gerechtelijke opvolging. OLAF zal het EOM op uitstekende wijze bijstand moeten verlenen in overeenstemming met de nationale regels inzake de ontvankelijkheid van het bewijsmateriaal, waaronder de eerbiediging van grondrechten en procedurewaarborgen.

99. Het Comité heeft zich tegenover commissaris Günther Oettinger bereid verklaard indien nodig deel te nemen aan voorbereidende vergaderingen waarin de toekomstige betrekkingen tussen OLAF en het op te richten EOM worden ontwikkeld.

De verstrekking van informatie, forensische analyses, expertise en operationele ondersteuning aan het EOM

100. Het Comité heeft te kennen gegeven dat de wijziging van de OLAF-verordening de mogelijkheid biedt om de onderzoeksbevoegdheden van OLAF te moderniseren zodat OLAF op operationeel vlak volledig tegemoet kan komen aan de behoeften van het EOM. Dit zou met name van belang zijn voor de onderzoeksmaatregelen die OLAF gerechtigd zou zijn te nemen, waarbij de procedurewaarborgen die gelden voor het EOM moeten worden geëerbiedigd om te voorkomen dat fouten plaatsvinden bij toekomstige strafrechtelijke procedures voor nationale rechtbanken. Andere kwesties die in het kader van de herziening van de OLAF-verordening aan de orde moeten komen, zijn de toegang tot informatie over geldovermakingen overeenkomstig de nationale wetgeving en de bevordering van nauwe samenwerking met financiële inlichtingeneenheden.

BESTUUR VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Vergaderingen met instellingen, organen en andere instanties van de EU

101. Het Comité heeft actief bijgedragen aan de gedachtewisseling met de instellingen, zoals vastgelegd in artikel 16 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. Het Comité heeft ook regelmatig vergaderingen gehouden met en deskundige bijstand verleend aan de volgende instanties: i) de commissaris die verantwoordelijk is voor OLAF; ii) de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement; iii) de Groep fraudebestrijding van de Raad, en iv) de Europese Rekenkamer.

Werkmethoden en transparantie

102. In 2017 hield het Comité 10 plenaire vergaderingen. Ook de voorzitter, de rapporteurs en de leden van het secretariaat van het Comité van toezicht kwamen regelmatig bijeen om aan bepaalde punten te werken. Voor elk belangrijk onderzocht onderwerp werd een rapporteur aangewezen. De rapporteurs werkten samen met het secretariaat om ontwerpverslagen, -adviezen en -documenten op te stellen die tijdens de plenaire vergaderingen werden besproken. In het kader van de voorbereiding van de adviezen en verslagen van het Comité spraken de rapporteurs ook met het management en personeel van OLAF. Voordat de adviezen van het Comité werden afgerond, werden ze steeds uitgebreid met OLAF besproken.

103. Ten behoeve van maximale transparantie van zijn werkzaamheden publiceert het Comité niet-vertrouwelijke documenten van algemeen belang op zijn interinstitutionele website: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/

Secretariaat van het Comité van toezicht van OLAF

104. Het secretariaat van het Comité bestaat uit juristen, onderzoekers en assistenten die instaan voor de dagelijkse monitoring van de onderzoeksactiviteiten van OLAF en de leden van het Comité bijstaan bij de uitoefening van hun taken.

105. Het secretariaat heeft tot taak ertoe bij te dragen dat de taken die het Comité zijn toevertrouwd met het oog op de versterking van de onafhankelijkheid van OLAF, efficiënt worden vervuld, in het bijzonder wat zijn toezichthoudende functie betreft. Het secretariaat geeft ook juridisch advies aan de leden van het Comité. In 2017 had het secretariaat in totaal acht posten. Vijf daarvan waren toegewezen aan administrateurs (advocaten), twee aan assistenten en één aan een arbeidscontractant. Drie posten werden echter niet ingevuld (twee assistenten en één advocaat), waardoor de ondersteuningscapaciteit van het secretariaat werd ondermijnd.

106. Overeenkomstig een wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 ( 24 ) wordt het secretariaat van het Comité nu rechtstreeks verzorgd door de Europese Commissie, in nauwe samenwerking met het Comité van toezicht. Het secretariaat werkt onafhankelijk van OLAF in opdracht van het Comité. Het secretariaat is daarom administratief verbonden aan het Bureau beheer en afwikkeling van individuele rechten (PMO). Een jaar na de verhuizing naar het PMO kan geconcludeerd worden dat deze verandering niet de resultaten heeft opgeleverd waar het Comité op had gehoopt. Het Comité heeft de Europese Commissie laten weten dat er een geschiktere locatie voor het secretariaat van het Comité moet worden gezocht. Dit biedt de Europese Commissie en het Comité de gelegenheid alle mogelijke opties voor de beste locatie voor het secretariaat in overweging nemen. Daarbij kan onder meer opnieuw worden gekeken naar de oorspronkelijke optie waarbij het secretariaat weer onderdeel uitmaakt van OLAF, zij het onder andere omstandigheden.

107. Volgens het reglement van orde van het Comité van toezicht ( 25 ) en de OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 mogen personeelsleden van het secretariaat alleen instructies ontvangen van het Comité ( 26 ) . De Commissie is de EU-instelling die ervoor zorgt dat het Comité en het secretariaat beschikking hebben over de budgettaire en andere middelen die zij nodig hebben om hun mandaat te vervullen.

Budgettaire aangelegenheden

108. De begroting van het Comité voor het jaar waarop dit verslag betrekking heeft, bedroeg 200 000 EUR en de begroting werd voor 99,63 % uitgevoerd. De gesubdelegeerd ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitgaven is het PMO.

(1) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).

(2) Artikel 15 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

(3) Zie de website van het Comité van toezicht van OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_2_2017.pdf

(4) De nota van OLAF: „Verslaglegging door OLAF voor 2017 betreffende de uitvoering van de aanbevelingen van het Comité van toezicht” — Ares (2018)781022.

(5) Advies nr. 2/2015 van het Comité van toezicht betreffende wettigheidstoetsing binnen OLAF.

(6) Advies nr. 2/2013 van het Comité van toezicht over de totstandbrenging van een interne klachtenprocedure voor OLAF en activiteitenverslagen van het Comité van toezicht van 2014 tot 2016.

(7) Zie hoofdstuk II van Advies nr. 2/2017 van het Comité van toezicht, in het bijzonder de punten 11 en 24.

(8) Opmerkingen van de directeur-generaal van OLAF aan het Comité van toezicht inzake klachten aan OLAF met betrekking tot procedurewaarborgen onder de klachtenprocedure van OLAF van 2014 tot 2017.

(9) Vier eindverslagen van OLAF in totaal.

(10) Zie „Richtsnoeren voor het OLAF-personeel betreffende onderzoeksprocedures” (hoofdstuk I, artikelen 1 tot en met 7) die door de directeur-generaal van OLAF zijn vastgesteld op basis van artikel 17, lid 8, van OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

(11) Zie de Adviezen van het Comité van toezicht nr. 4/2014 betreffende toezicht op de duur van onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding, blz. 3 en nr. 2/2009 betreffende verslagen van OLAF-onderzoeken die langer dan negen maanden lopen.

(12) Het streefcijfer voor het aantal lopende onderzoeken die meer dan 20 maanden liepen werd op minder dan 30 % gesteld in het beheersplan voor 2017 van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), blz. 5.

(13) Dit controlemechanisme versterkt de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitoefening van zijn bevoegdheden en is van een andere aard dan het mechanisme voor interne controle waarin in artikel 17, lid 8, van de OLAF-verordening voorziet en dat is opgenomen in de richtsnoeren voor het OLAF-personeel betreffende onderzoeksprocedures die zijn aangenomen door de directeur-generaal (inclusief de eindevaluatie door de eenheid Selectie en Evaluatie van onderzoeken, artikel 21).

(14) In 2017 door OLAF toegezonden aan het Comité van toezicht.

(15) Artikel 7, lid 8, van de OLAF-verordening luidt: „Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen”.

(16) In plaats van aan te geven welke maatregelen werden genomen om het onderzoek gedurende de gehele looptijd sneller te doen verlopen, gaf een aantal „12-maandsverslagen” alleen aan wat de huidige stand van de zaak was, namelijk dat het eindverslag ter goedkeuring bij het management was ingediend, dat het eindverslag werd opgesteld of dat het onderzoek op normale wijze werd voortgezet. Het Comité heeft ook een aantal zaken vastgesteld waarin OLAF verklaarde dat er geen reden is om maatregelen te nemen of dat het eindverslag zal worden goedgekeurd, of waarin het verslag slechts een indicatie gaf van wat er aan het dossier moest gebeuren (onder andere vertalen, archiveren, aanwerven van een onderzoeker, contact opnemen met informatiebronnen).

(17) Van de 417 door OLAF aan het Comité van toezicht verstrekte „12-maandsverslagen” noemt het Comité zeven voorbeelden van 12-maandsverslagen (voor zaken die meer dan 24 maanden duren) die als bijzonder slechte praktijken en vijf voorbeelden die in dit verband als goede praktijken kunnen worden beschouwd, hoewel deze volgens het Comité ontoereikend zijn om te beoordelen of de duur van de zaak in verhouding stond tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak.

(18) Van de vier afgesloten zaken waartoe het Comité in 2017 toegang had gekregen, was slechts in twee gevallen bij de dossierstukken een voorlopig planningsdocument opgenomen dat opgevat kon worden als een „onderzoeksplan” in de zin van artikel 9, lid 1, van de „Richtsnoeren voor het OLAF-personeel betreffende onderzoeksprocedures” (namelijk voorlopig onderzoek van de tijdens het selectieproces verzamelde informatie). Bij de derde zaak werd een stand-van-zakennota ingediend, ter informatie of voor de overdracht van de zaak. Bij de vierde zaak ontbrak een dergelijk document.

(19) Toelichtingen die door de directeuren van de directoraten A en B van OLAF tijdens een werkvergadering op 14 december 2017 aan het comitélid werden gegeven en door de waarnemend OLAF-directeur-generaal op 23 januari 2018 aan het Comité.

(20) Zie bijlage 2 bij het Advies van het Comité nr. 4/2014 betreffende toezicht op de duur van onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding. Het modelformulier kan gemakkelijk worden aangepast aan de inhoud van artikel 7, lid 8, van OLAF-verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

(21) Hoofdzakelijk de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de aanvullende protocollen.

(22) Artikel 16 van de OLAF-verordening, „Gedachtewisseling met de instellingen”.

(23) Artikel 24, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad van 12 oktober 2017 betreffende nauwere samenwerking bij de instelling van het Europees Openbaar Ministerie (het EOM) (PB L 283 van 31.10.2017, blz. 1).

(24) Verordening (EU, Euratom) 2016/2030 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2016 tot wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 wat betreft het secretariaat van het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). De verordening is in werking getreden op 1 januari 2017 (PB L 317 van 23.11.2016, blz. 1).

(25) Zie artikel 11 van het reglement van orde van het Comité van toezicht, bekendgemaakt in PB L 308 van 24.11.2011, blz. 114.

(26) Artikel 15, lid 8, van de OLAF-verordening luidt: „De Commissie verzorgt het secretariaat van het Comité van toezicht, onafhankelijk van het Bureau en in nauw overleg met het Comité van toezicht. Voordat de benoeming van een personeelslid van het secretariaat plaatsvindt, wordt het Comité van toezicht geraadpleegd en zijn zienswijze in aanmerking genomen. Het secretariaat handelt in opdracht van het Comité van toezicht en onafhankelijk van de Commissie. Onverminderd haar controle op de begroting van het Comité van toezicht en het secretariaat daarvan, mengt de Commissie zich niet in de toezichthoudende taken van het Comité van toezicht.”