Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(2003/C 319/09)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad(1) aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna te noemen "de Stichting") voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 18 van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad(2), zoals gewijzigd bij artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad(3), is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van de Stichting uitgevoerd. Tot die verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(4) overeenkomstig de interne financiële bepalingen van de artikelen 65 t/m 68 van Verordening (EEG) nr. 1417/76, zoals gewijzigd bij artikel 1, punten 52 t/m 55, van Verordening (EEG) nr. 1949/93. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd voor het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

OPMERKINGEN

Inleiding

5. De Stichting werd opgericht in 1975 om bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden op het grondgebied van de Unie(5). Zij is begonnen haar actieterrein uit te breiden tot de kandidaat-lidstaten. Zij beschikt over een netwerk van deskundigen in heel Europa, aan wie zij onderzoeken delegeert zoals - onder meer - de evaluatie van de bestaande situatie in de lidstaten, het verrichten van casestudy's, het opstellen van nationale verslagen en het houden van enquêtes.

Begrotingsuitvoering

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

7. Met de kredieten van het begrotingsjaar 2002 zijn verplichtingen ad 17,3 miljoen euro aangegaan, waarvan 13,3 miljoen is betaald en 4 miljoen overgedragen. Het volume van de overdrachten komt overeen met bijna 50 % van de verplichtingen van het jaar voor de beleidsactiviteiten (titel III). De hoogte van de overdrachten bij de beleidsactiviteiten wijst erop dat de Stichting de programmering van die activiteiten en de follow-up daarvan moet verbeteren.

Jaarrekening

8. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die de Stichting in haar jaarverslag over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

9. Het boekhoudsysteem van de Stichting wordt gekenmerkt door het gebruik van zeer heterogene hulpmiddelen, zodat talrijke nieuwe inputs en bewerkingen nodig zijn die allemaal tot fouten kunnen leiden. Voor het volgen van de vaste activa en het berekenen van de afschrijvingen beschikt de Stichting niet over een geïntegreerd-beheerssysteem, maar gebruikt zij twee verschillende databases die door twee verschillende diensten worden beheerd.

Onderliggende verrichtingen

10. Artikel 46, sub c), van het financieel reglement van de Stichting biedt de mogelijkheid met een leverancier een onderhandse overeenkomst te sluiten wanneer een offerteaanvraag geen resultaat oplevert. Bij een offerteaanvraag was voor twee leveringen een prijsmarge van 25 à 35000 euro gesteld. Toen de offerteaanvraag voor deze leveringen zonder resultaat bleef, werden ze beide onderhands toegewezen voor respectievelijk 53500 en 86000 euro. Voor een betere transparantie van de procedures verzoekt de Rekenkamer de Stichting nauwkeuriger te omschrijven onder welke voorwaarden zij een uitnodiging tot inschrijving doet.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 16.

(3) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.

(4) Zoals voorgeschreven in artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93, zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting over het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 23 september 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 29 september 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(5) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975.

Tabel 1

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van de Stichting - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van de Stichting in haar eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van de Stichting - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van de Stichting in haar eigen jaarrekening.

Tabel 3

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden - Balans per 31 december 2002 en 2001((Niet op de balans verschijnt een bedrag van 1 miljoen euro betreffende een op 15 december 2002 met de Commissie gesloten overeenkomst inzake in 2003 en 2004 te innen ontvangsten met een bepaalde bestemming.))NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van de Stichting - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van de Stichting in haar eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden Van De Stichting

7. Van contracten die repetitief van aard zijn, werden de tijdschema's van de gunningsprocedures - waar mogelijk - bekort. In de andere gevallen, waar de acties vernieuwender van aard en complex zijn, zal de Stichting blijven zoeken naar mogelijkheden de procedure te bespoedigen, vanaf de initiëring tot en met de contractuele uitvoering ervan. Naar verwachting zal de omvang van de overdrachten door deze inspanningen en door de toepassing van het nieuwe financieel reglement afnemen.

9. De Stichting treft momenteel maatregelen om te komen tot een grotere integratie van haar boekhoudsystemen. Ook worden nu geautomatiseerde systemen voor de controle van haar activa beoordeeld.

10. De omstandigheden waarin de Stichting verkeerde waren uitzonderlijk van aard en de Stichting nam de zaak op met haar raad van bestuur alvorens het contract te sluiten. De Stichting heeft absoluut het voornemen ervoor te zorgen dat, indien een dergelijk geval zich in de toekomst weer zou voordoen, de prijsmarges van de oorspronkelijke offerteaanvraag ook gelden voor de niet-openbare procedure ("onderhandse overeenkomst"). Indien de verwachte financiering ontoereikend wordt geacht, zal de mogelijkheid van een nieuwe aanbesteding met een herziene financiering in overweging worden genomen. Iedere afwijking van deze procedure zal voortaan alleen kunnen worden toegepast met de uitdrukkelijke toestemming van de ordonnateur.