MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD, HET EUROPEES PARLEMENT, HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S OVER EEN VOORLICHTINGS- EN COMMUNICATIESTRATEGIE VOOR DE EUROPESE UNIE

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

I. De democratische uitdaging

1. Een complexe situatie

1.1. De Europese Unie: een gemengd beeld

1.2. De verwachtingen van de burgers

2. Een nieuwe vorm van governance: een prioriteit

2.1. De vaststelling

2.2. Een gedeelde verantwoordelijkheid

3. De behoefte aan een nieuwe aanpak

3.1. Op institutioneel vlak

3.2. Op het vlak van voorlichting en communicatie

II. Een veelomvattende en coherente reactie

1. Duidelijke doelstellingen

1.1. Een echte dialoog...

1.2. ...gebaseerd op voorlichting op twee niveaus

2. Een grotere coherentie

2.1. Een gemeenschappelijk referentiekader

2.1.1. Een rode draad

2.1.2. Essentiële waarden

2.2. Thema's en boodschappen

2.2.1. Uitbreiding

2.2.2. Toekomst van de Europese Unie

2.2.3. Een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid

2.2.4. De rol van Europa in de wereld

2.3. Het publiek

3. Een alomvattend proces

3.1. Een meer dynamische aanpak

3.2. Zelfverzekerd "leadership"

3.3. De behoefte aan synergie

III. Een geleidelijke en aan de behoeften aangepaste tenuitvoerlegging

1. Vormen van interinstitutionele samenwerking

1.1. De IGV

1.2. De ontwikkeling van de boodschappen

2. Voor een nieuw gedecentraliseerd partnerschap

2.1. Daadwerkelijke decentralisatie

2.2. Een beter verdeelde verantwoordelijkheid

3. Samenwerking dicht bij de burgers

CONCLUSIE

BIJLAGE 1 VOORBEELD VAN EEN BOODSCHAP BETREFFENDE DE UITBREIDING UIT HET OOGPUNT VAN DE EUROPESE UNIE

VOORBEELD VAN EEN BOODSCHAP BETREFFENDE DE UITBREIDING UIT HET OOGPUNT VAN DE KANDIDAAT-LIDSTATEN

BIJLAGE 2 ACTIESCHEMA

BIJLAGE 3 ACTIEPLAN

BIJLAGE 4 FINANCIEEL MEMORANDUM

INLEIDING

In haar mededeling over een nieuw kader voor samenwerking op het gebied van het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie [1] heeft de Commissie de andere instellingen en organen van de Unie en ook de lidstaten opgeroepen om in onderling overleg het voorlichtings- en communicatiebeleid te herzien.

[1] COM(2001)354 def.

In de mededeling werd een nieuw kader voor interinstitutionele samenwerking voorgesteld met het oog op de vaststelling en de uitvoering van een voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie als zodanig.

Met dit voorstel werd een antwoord gegeven op de door de Europese Raad [2] aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad gerichte verzoeken om in onderling overleg gecoördineerde algemene informatie over de Unie te verstrekken en het gebruik van de bestaande middelen te optimaliseren. De Commissie werd verzocht het algemene vraagstuk van het voorlichtingsbeleid van de Unie te bestuderen door met name na te gaan hoe de coördinatie met haar voorlichtingsbureaus in de lidstaten kan worden verbeterd en de betrekkingen met de nationale voorlichtingsbureaus kunnen worden ontwikkeld.

[2] Europese Raad van Helsinki van december 1999.

Dit voorstel paste tevens in het kader van het debat dat door het Europees Parlement op gang was gebracht met name naar aanleiding van de ontwikkeling van het reeds met de Commissie bestaande partnerschap over het thema van de euro: "de euro één munt voor Europa" [3].

[3] Resolutie van 14.3.2001 over de voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie.

In aansluiting op haar mededeling heeft de Commissie de andere instellingen en organen van de Europese Unie en de lidstaten verzocht over haar voorstel van gedachten te wisselen.

Zij spreekt haar tevredenheid uit over de reactie van het Europees Parlement [4] en stelt met genoegen vast dat haar nieuw actiekader zowel onder het Belgische (tweede halfjaar 2001) en vervolgens onder het Spaanse (eerste halfjaar 2002) voorzitterschap door de Raad is goedgekeurd.

[4] Resolutie van 13.3.2002 over een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie.

De Raad erkent dus voor het eerst dat ook de lidstaten een grote verantwoordelijkheid dragen bij de verspreiding van informatie en de bevordering van de communicatie over Europese aangelegenheden.

De Commissie is bijzonder tevreden over deze ontwikkeling waardoor nieuwe mogelijkheden worden geboden om de acties van de instellingen en de lidstaten op elkaar af te stemmen.

Volgens de Commissie is deze bewustwording bijzonder positief om de uitdagingen aan te gaan waarmee de Europese Unie thans wordt geconfronteerd.

Dit is het juiste ogenblik om een alomvattende en samenhangende voorlichtings- en communicatiestrategie voor de Europese Unie uit te stippelen en uit te voeren zodat de burger een beter beeld krijgt van de Europese Unie en de rol die zij speelt.

Een dergelijke strategie moet uiteraard geleidelijk en proefondervindelijk worden ontwikkeld en volstaat op zichzelf niet om de uitdaging van een doeltreffende governance of de zogenaamde "democratische uitdaging" aan te gaan. Zij kan hiertoe wel bijdragen door een publiek forum te scheppen voor het Europees debat. De lidstaten worden verzocht hieraan deel te nemen.

Bovendien is het niet de bedoeling dat deze strategie aan alle behoeften van de instellingen op het gebied van voorlichting en communicatie beantwoordt en al hun acties op dit gebied bestrijkt. Zij is eerder bedoeld als aanvulling op hun betreffende activiteiten.

De strategie legt niet de nadruk op de voorlichtings- en communicatieactiviteiten die door de Directoraten-generaal van de Commissie op hun sectorale bevoegdheidsterreinen worden ontwikkeld. Maar, aangezien zij een aanvulling is op deze activiteiten, heeft zij tot doel bij te dragen tot de algemene dynamiek van alle sectorale voorlichtingsacties ten einde de samenhang van de actie van de Commisie op voorlichtings- en communicatiegebied te versterken [5].

[5] De strategie bestrijkt echter niet de aanvullende voorlichtingsacties die door de Commissie in derde landen worden gevoerd.

De strategie houdt rekening met de institutionele en beleidsmatige belemmeringen van de Unie en kan het noodzakelijke uitgangspunt zijn om voor de instellingen een gemeenschappelijk voorlichtingsbeleid te ontwikkelen waarbij rekening wordt gehouden met hun eigen rol en specifieke kenmerken.

I. De democratische uitdaging

1. Een complexe situatie

Evenals de lidstaten krijgt de Europese Unie te maken met de politieke desinteresse van de publieke opinie. Deze crisis komt op Europees niveau nog meer tot uiting omdat de legitimiteit van de Europese Instellingen niet duidelijk is voor de burgers.

De huidige context en de nieuwe uitdagingen waarmee de Unie wordt geconfronteerd, verschaffen uiteraard niet meer duidelijkheid zoals blijkt uit recente referenda en verkiezingen.

Nu de uitbreiding voor de deur staat en de werkzaamheden van de Conventie over de toekomst van de Europese Unie op gang zijn gekomen en gezien het klimaat van wantrouwen ten aanzien van de mondialisering moet het Europese project steeds zinvoller en zichtbaarder worden.

In de verklaring van Laken erkenden de staatshoofden en de regeringsleiders dat de Europese Unie geen vooruitgang kan boeken zonder de steun en de inzet van de burgers.

1.1. De Europese Unie: een gemengd beeld

De staatshoofden en regeringsleiders hebben erkend dat om de Europese instellingen en de burger dichter bij elkaar te brengen de instellingen in de lidstaten moeten samenwerken om de burgers te winnen voor de belangrijke doelstellingen van de Unie. Maar deze samenwerking volstaat niet om het tekort aan voorlichting te verhelpen. Een groot deel van de burgers begrijpt eenvoudigweg niet hoe de Europese Unie werkt: velen zijn van mening dat de Unie zich meer concreet om de burgers moet bekommeren, anderen vinden dat de Unie zich te veel mengt in zaken die onder de bevoegdheid van de nationale of regionale autoriteiten vallen. Nog anderen zien het communautaire optreden als een bedreiging voor hun identiteit.

Toch zien de meeste mensen de Unie als de verenigende kracht achter dit continent van vrijheid, solidariteit en diversiteit en velen zijn ervan overtuigd dat voor Europa het ogenblik is gekomen om zijn verantwoordelijkheid op wereldniveau op te nemen.

Zoals in de verklaring van Laken wordt onderstreept "sluit het beeld van een democratisch en mondiaal geëngageerd Europa wonderwel aan bij wat de burger wil".

1.2. De verwachtingen van de burgers

Uit de studies [6] waarover de Unie beschikt, blijkt dat de uitdagingen waarmee de Europese Unie in de toekomst zal worden geconfronteerd, op relatief homogene wijze door de burgers worden waargenomen:

[6] OPTEM-studie, mei 2002.

- minder economische verschillen en een steeds grotere solidariteit (binnen de Unie, maar ook wat de betrekkingen met de armste landen betreft);

- de mondialisering (zelfs indien dit begrip nog steeds enigszins vaag is);

- de milieubescherming (niet alleen op intern, maar ook op wereldniveau);

- vrede en veiligheid (opnieuw zowel in Europa als in de wereld), met inbegrip van de behandeling van de problematiek op het gebied van de migratiestromen.

Maar tegenover deze eerder brede bewustwording staat een zeer grote miskenning van de verworvenheden van de communautaire opbouw, van de werking van de Europese Unie en van haar reële bevoegdheden. Deze miskenning is nog groter bij de jongeren.

De burgers zijn zich ervan bewust dat zij niet veel weten over Europa. Volgens hen zijn zowel de media en de nationale autoriteiten als de Europese instellingen verantwoordelijk voor hun onwetendheid en vooroordelen.

Een einde maken aan die onwetendheid en onverschilligheid is voor de Europese Unie een must geworden. Ter herinnering dient erop te worden gewezen dat de deelname aan de Europese verkiezingen in 1979 63% bedroeg en in 1999 slechts 49%.

2. Een nieuwe vorm van governance: een prioriteit

De onwetendheid en zelfs het onbegrip van de burger ten aanzien van de Europese Unie is niet onvermijdelijk. Deze situatie is hoofdzakelijk het gevolg van het complexe karakter van het Europees proces, maar ook van het gebrek aan een echt voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie zowel vanwege de Europese instellingen als de lidstaten zelf.

2.1. De vaststelling

In haar Witboek inzake governance [7] erkent de Commissie dat een echt voorlichtings- en communicatiebeleid de belangrijkste vereiste is voor de ontwikkeling van een betere governance in Europa.

[7] COM(2001)428 def.

"De instellingen moeten meer openheid betrachten bij hun werkzaamheden. Samen met de lidstaten zouden zij actief moeten communiceren over wat de EU doet en welke besluiten zij neemt. Hun taalgebruik moet begrijpelijk zijn voor het grote publiek. Dit is met name van belang om het vertrouwen in de complexe instellingen te vergroten".

In de lidstaten en op Europees niveau hangt de democratie af van de capaciteit van de burgers om deel te nemen aan het openbaar debat. De instellingen moeten, met de steun van de lidstaten, zo vlug mogelijk deze uitdaging aangaan. Deze zal immers nog groter worden door de uitbreiding.

2.2. Een gedeelde verantwoordelijkheid

Hoe kan de kwaliteit van het Europees openbaar debat worden verbeterd?

Om te kunnen bestaan heeft de Europese openbare ruimte behoefte aan referenties zowel op het gebied van tijd, ruimte als ideologie. Dit betekent ook dat in die ruimte actoren en deelnemers noodzakelijk zijn. Op Europees niveau moeten alle vormen van vertegenwoordiging (opinievormers, belangengroepen, parlementsleden, enz.) worden ontwikkeld en moet de samenwerking met journalisten, belangrijke media en nationale instellingen worden uitgebreid.

Deze gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de Unie en de lidstaten moet elke partner ertoe aanzetten een meer samenhangend en verantwoord voorlichtings- en communicatiebeleid te ontwikkelen waardoor zowel in Europa als in elke lidstaat het collectief bewustzijn en het gevoel van samenhorigheid worden versterkt.

De Unie moet haar voorlichtingsbeleid op een zodanige wijze organiseren dat meer onderwerpen aan bod komen en de lidstaten moeten ermee akkoord gaan om niet alleen uit een strikt nationaal oogpunt over Europese aangelegenheden te communiceren. Dit heeft immers vaak een beperkend effect.

3. De behoefte aan een nieuwe aanpak

Aangezien alle Europese politieke leiders tot dezelfde vaststelling zijn gekomen is een nieuwe politieke wil ontstaan om de burgers meer bij het Europese besluitvormingsproces te betrekken. De reële verandering die de Europese Unie momenteel ondergaat, vereist een nieuwe aanpak.

3.1. Op institutioneel vlak

Door deze politieke wil werd een andere methode ontwikkeld om de verdragen met het oog op de uitbreiding te herzien. Naar aanleiding van de verklaring van Laken werd immers de Conventie voor de toekomst van de Europese Unie ingesteld die streeft naar een volledige transparantie van haar werkzaamheden.

Deze politieke wil heeft de staatshoofden en regeringsleiders ook ertoe aangezet de civiele maatschappij en de burgers in grote getale op te roepen om aan het Europees debat deel te nemen.

3.2. Op het vlak van voorlichting en communicatie

Deze dynamiek kan echter alleen worden ontwikkeld op basis van een "geïnformeerd" en open Europees debat.

Op die manier hebben de instellingen en de lidstaten uiting gegeven aan hun politieke wil om rond de belangrijkste thema's van de Europese Unie en in onderling overleg een voorlichtingsstrategie te ontwikkelen. Door deze nieuwe gemeenschappelijke benadering moet een synergie tot stand worden gebracht tussen de door elke partner toegepaste methoden zodat de Europese Unie met één stem kan spreken en haar boodschappen het noodzakelijke multiplicatoreffect kunnen hebben dat momenteel ontbreekt.

De uitdaging is overweldigend en de middelen zijn beperkt. De Commissie stelt dan ook een realistische en geleidelijke benadering voor waarbij wordt uitgegaan van twee belangrijke elementen:

- de Europese Unie in de gelegenheid stellen boodschappen te formuleren en te verspreiden die aangepast zijn aan en gericht op haar verschillende prioritaire voorlichtingsthema's;

- een vrijwillig en operationeel partnerschap met de lidstaten waardoor, ter aanvulling van de acties van de Europese Unie, een reële synergie tussen de structuren en capaciteiten van de lidstaten kan worden ontwikkeld.

II. Een veelomvattende en coherente reactie

Om deze uitdagingen te kunnen aangaan moet de Europese Unie beschikken over een strategie die uitgaat van duidelijke doelstellingen en waardoor op een coherente manier voor elk thema een bestand van boodschappen kan worden opgebouwd dat een onderdeel is van een veelomvattend proces waarbij zowel de instellingen als de lidstaten worden betrokken.

1. Duidelijke doelstellingen

Welke doelstellingen moet de Europese Unie nastreven om een voorlichtings- en communicatiestrategie te ontwikkelen?

1.1. Een echte dialoog...

Neutrale feitelijke voorlichting is uiteraard noodzakelijk, maar volstaat niet. Uit de ervaring blijkt dat een bepaald voorlichtingsitem niet neutraal kan blijven omdat de presentatie ervan constant door media, informatiecentra en andere opinievormers wordt gewijzigd.

Echte communicatie die uitgaat van de Europese Unie kan derhalve niet beperkt blijven tot verspreiding van informatie, maar moet een bepaalde betekenis hebben, een beter inzicht verschaffen, de werkzaamheden en het beleid van de Unie belichten en in de diverse lidstaten een dialoog op gang brengen bij het grote publiek zodat de burgers in grotere getale aan het Europees debat kunnen deelnemen.

Deze nieuwe strategie moet derhalve tot doel hebben de publieke opinie meer bewust te maken en moet onwetendheid en onverschilligheid bestrijden zodat een stevige basis kan worden gelegd voor een gezond beheer van het openbaar leven, voor een duidelijke governance tussen de Europese Unie en haar burgers. Het gaat er vooral om de burgers een beter inzicht te verschaffen in de werking van de Europese Unie zodat zij zich meer bewust worden van de Europese dimensie van het burgerschap.

1.2. ...gebaseerd op voorlichting op twee niveaus

Deze strategie moet uiteraard rekening houden met de specifieke aard van de Europese Unie die niet met een traditionele regering kan worden vergeleken. De Europese Unie moet ook een bepaalde didactiek ontwikkelen wat haar rol en taken betreft.

Buiten het onderwijs stricto sensu, waarover in de lidstaten een specifieke bezinning zou moeten plaatsvinden, moet de Europese Unie een meer didactische aanpak ontwikkelen zodat kan worden voldaan aan de behoeften die inherent zijn aan een betere governance.

Deze didactiek zou hoofdzakelijk op twee niveaus tot uiting moeten komen:

- in de eerste plaats door algemene voorlichting waardoor de burger zich meer bewust wordt van het bestaan van de Unie en haar legitimiteit, het imago van de Unie kan worden verbeterd en haar rol benadrukt. In dit verband zou een echt debat tussen de Europese instellingen en de lidstaten op zijn plaats zijn;

- vervolgens op basis van de grote projecten en de uitdagingen van de Europese Unie die de Europese instellingen zullen omzetten in prioritaire voorlichtingsthema's in het kader van het PRINCE-Programma (voorlichtingsprogramma voor de Europese burger) overeenkomstig het nieuw interinstitutioneel kader dat momenteel operationeel is.

Om doeltreffender te kunnen communiceren moet de Europese Unie geleidelijk haar imago beter controleren.

Het Europees debat moet dynamischer worden zodat de burgers beter het verband kunnen leggen tussen de informatie en uitleg die zij ontvangen en de projecten die de Europese Unie uitvoert.

Doelstellingen:

De perceptie van de Europese Unie, haar instellingen en haar legitimiteit verbeteren door de burger meer vertrouwd te maken met en een beter inzicht te verschaffen in haar taken, structuur en verwezenlijkingen en door met de burgers een dialoog tot stand te brengen.

2. Een grotere coherentie

Voorlichting en communicatie mogen niet langer worden beschouwd als een soort secundair aanhangsel of een extra last voor de Europese Unie.

De ontwikkeling van een aangepaste voorlichtings- en communicatiestrategie is een voorwaarde voor het succes van het beleid en de initiatieven van de Europese Unie.

Dit betekent dat bij de Europese instellingen op elk verantwoordelijkheidsniveau een echte culturele omwenteling noodzakelijk is.

Voor deze nieuwe communicatiecultuur is een methodische en coherente reconstructie van het imago van de Europese Unie noodzakelijk.

Een eerste stap in die richting is de bevestiging van de capaciteit van de Unie om een eigen bestand van boodschappen op te bouwen.

2.1. Een gemeenschappelijk referentiekader

Een dergelijke capaciteit vereist een voor alle instellingen geldend gemeenschappelijk referentiekader. Op die manier kan voor elk belangrijk beleidsterrein van de Europese Unie een bestand van boodschappen worden opgebouwd.

2.1.1. Een rode draad

Om de Europese Unie in staat te stellen haar eigen imago en dus ook haar boodschappen te controleren moet zij gebruik kunnen maken van een soort rode draad waarbij wordt uitgegaan van homogene en algemene concepten die duidelijk de bestaansreden van de Unie weergeven en aan de instellingen en de lidstaten een thematisch referentiekader bieden om de boodschappen op een meer coherente wijze over te brengen.

In de praktijk moeten de belangrijkste doelstellingen van de Unie, zoals vervat in het Verdrag betreffende de Europese Unie (artikelen 2 en 6), worden omgezet in eenvoudige en consensuele termen.

Deze rode draad - een soort centrale en constante referentie voor alle voorlichtingsacties - moet rekening houden met de verschillende ideeën die tot uiting komen ten aanzien van het Europees project en moet tegelijkertijd beantwoorden aan de behoeften van de instellingen, de lidstaten en de burgers.

De concrete uitdrukking ervan moet eenvoudig zijn en met name door alle instellingen worden aanvaard waarbij vooral de nadruk wordt gelegd op de specifieke aard en de realiteit van een echte Europese toegevoegde waarde.

Uit de eerste op dit gebied verrichte studies blijkt dat de rode draad van de Europese Unie moet gericht zijn op de volgende concepten:

- het voordeel van uitwisselingen (vrijheden, diversiteit, humanisme);

- de toegevoegde waarde wat betreft doeltreffendheid en solidariteit;

- het begrip bescherming;

- de rol van Europa in de wereld.

Deze rode draad kan bepaalde fundamentele kenmerken van de Unie en van haar actie duidelijker maken voor de burgers.

De rode draad heeft betrekking op de volgende grondgedachten:

- de Europese Unie is een waarborg voor meer vrijheid, welvaart en veiligheid voor de Europeanen;

- de Europese Unie bevordert de ontwikkeling van een model van een solidaire en dynamische maatschappij waarin de verscheidenheid wordt geëerbiedigd;

- de Europese Unie stelt ons in staat op het wereldtoneel een rol te spelen die overeenstemt met onze waarden en onze positie.

De rode draad moet het voor elk bevoegdheidsgebied van de Europese Unie mogelijk maken een stevige basis te leggen voor de presentatie van de verschillende boodschappen en de taal waarin zij zijn opgesteld.

2.1.2. Essentiële waarden

De omzetting van deze rode draad in concrete en voor de burger verstaanbare boodschappen betekent dat deze moet worden "gefilterd" door een aantal waarden die kenmerkend zijn voor de belangrijkste doelstellingen van de Europese Unie.

In het kader van een strikte voorlichtingsstrategie moeten deze waarden impliciet blijven, sterk verbonden zijn met de concrete doelstellingen van de communautaire actie en beantwoorden aan de in het algemeen door de burger aanvaarde percepties van de Europese Unie. Zij zullen de "onzichtbare" communicatie sub-structuur vormen voor een meer coherente presentatie van de beleidsdoelstellingen van de Unie en voor de aanleg van een bestand van boodschappen die de Europese Unie nodig heeft om zich uit te drukken.

Volgens de eerste studies [8] komen deze waarden nauwelijks tot uitdrukking. Zij bestaan echter en geven een positieve en noodzakelijke waarneming van de Europese integratie weer. Dit positieve beeld levert zowel collectieve als individuele voordelen op.

[8] OPTEM-studie, mei 2002.

Aan de communicatie inherente basiswaarden:

- het nader tot elkaar brengen en uitwisseling: opportuniteit;

- gelijkheid en solidariteit: welvaart;

- bescherming: veiligheid.

De rode draad en deze waarden moeten nog worden getest om vervolgens door de lidstaten als gemeenschappelijke thematische referentie te worden goedgekeurd.

2.2. Thema's en boodschappen

Om nog meer samenhang te garanderen hebben de belangrijkste thema's die de Commissie voorstelt te ontwikkelen, betrekking op de politieke prioriteiten van de Europese Unie voor de komende jaren.

Zij passen in het bijzonder in het kader van de vier strategische doelstellingen die door de Commissie werden vastgesteld bij het begin van haar mandaat en die elk jaar op interinstitutionele basis worden herhaald door het APS-besluit: bevordering van nieuwe bestuursvormen, stabiliteit van Europa en de versterking van onze aanwezigheid op wereldvlak, heroriëntatie van de economische en sociale doelstellingen, verbetering van de levenskwaliteit voor iedereen.

In overleg met haar partners heeft de Commissie reeds drie prioritaire voorlichtingsthema's vastgesteld:

- de uitbreiding;

- de toekomst van de Europese Unie;

- de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid.

De Commissie bevestigt deze drie prioritaire thema's, maar stelt een vierde thema voor, namelijk "de rol van de Europese Unie in de wereld".

Uitgaande van deze prioritaire voorlichtingsthema's moet bij de vaststelling en de ontwikkeling van de belangrijkste boodschappen rekening worden gehouden met de behoeften van de burgers en met hetgeen hen werkelijk bezighoudt. Bovendien moeten deze boodschappen worden uitgedrukt in hun taal: doeltreffende communicatie moet immers altijd worden gezien uit het oogpunt van het grote publiek en niet uit dat van de instellingen.

De Europese burgers hebben specifieke belangen: behoud van vrede en veiligheid, bestrijding van werkloosheid, bestrijding van misdaad en georganiseerde illegale handel, het terugdringen van de armoede, gelijkheid van kansen en milieubescherming.

Deze zijn niet in strijd met de voorgestelde thema's. Integendeel.

Communicatie is immers erop gericht het rechtstreeks verband tussen een bepaalde beleidsprioriteit en de context en kwaliteit van het leven van elke burger nader toe te lichten.

2.2.1. Uitbreiding

De voorgestelde maatregel doet niets af aan de door de Commissie in mei 2000 [9] goedgekeurde communicatiestrategie betreffende de uitbreiding, maar vult deze wel aan.

[9] SEC(2000)737/3 van 10 mei 2000.

Gezien de resultaten van Eurobarometer (83% van de burgers verklaren slecht of helemaal niet te zijn geïnformeerd) moet communicatie over de uitbreiding in de eerste plaats verduidelijken wat er zal gebeuren (welk land en wanneer). In de lidstaten kan deze communicatie gebaseerd zijn op de volgende elementen:

- het legitieme karakter van de toetreding van de landen die in aanmerking komen voor toetreding (opportuniteit);

- de aanzienlijke inspanningen die deze landen leveren om het communautair acquis over te nemen (veiligheid);

- de onbetwiste meerwaarde van de uitbreiding die op termijn gunstig zal zijn voor de gehele Unie (welvaart).

De doelstellingen van de Unie berusten derhalve impliciet op waarden zoals opportuniteit, veiligheid en welvaart. Deze waarden moeten aan de hand van de te ontwikkelen boodschappen nader worden toegelicht (zie tabellen in bijlage 1).

2.2.2. Toekomst van de Europese Unie

Wat de toekomst van de Europese Unie betreft, is er volledige onwetendheid wat betreft de werking van de Europese Unie en haar noodzakelijke hervorming.

De ontwikkeling van dit thema sluit aan bij de behoefte om door algemene voorlichting een minimum aan informatie en voorlichting te verstrekken over de manier waarop Europa functioneert.

Dit thema beantwoordt echter ook aan de conjuncturele noodzaak om de werkzaamheden van de Conventie voor de toekomst van de Europese Unie nader toe te lichten en te zijner tijd ervoor te zorgen dat deze naar waarde worden geschat.

De nadruk moet worden gelegd op de inhoud van het voorstel van de Commissie waarbij rekening wordt gehouden met het feit dat het grote publiek over het algemeen inziet dat de werkwijze van de instellingen in een uitgebreide Unie moet worden aangepast, zelfs indien sommigen bevreesd zijn voor een sterke centrale macht die buiten de controle van de lidstaten valt.

2.2.3. Een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid

Ten slotte kunnen op het gebied van de totstandbrenging van de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid - een bijzonder concreet thema - de volgende elementen worden ontwikkeld:

- immigratie: geïsoleerde acties van de lidstaten volstaan niet om doeltreffende grenscontroles uit te voeren of de internationale criminaliteit te bestrijden. De Europese Unie maakt het mogelijk gezamenlijk maatregelen te nemen op het gebied van migratie;

- de mensenrechten: deel uitmaken van de Unie betekent vrijheid, democratie en de inachtneming van de fundamentele waarden. De Europese ruimte van vrijheid en rechtvaardigheid moet worden geconsolideerd en versterkt;

- het burgerschap: door de totstandbrenging van deze ruimte zal het Europese burgerschap, een versterking en niet een vervanging van het nationale burgerschap, zijn echte betekenis krijgen.

2.2.4. De rol van Europa in de wereld

Dit thema kan uit verschillende oogpunten worden behandeld (beleid inzake nabuurschap, duurzame ontwikkeling, humanitaire hulp, enz.).

Op het gebied van de mondialisering is er veel ruimte om de communicatie te ontwikkelen. De uitdaging van de mondialisering baart vaak onrust, hoewel het concept enigszins onduidelijk blijft.

De Europeanen zijn bezorgd over het mondialiseringsproces en wij moeten dus aantonen dat Europa, meer dan algemeen wordt aangenomen, de mondialisering op een doeltreffende en competitieve wijze kan beheersen en reguleren.

De hoofdlijnen waarvan op het gebied van communicatie moet worden uitgegaan zijn:

- de in het kader van de multilaterale handelsbesprekingen besproken thema's;

- het streven van de Unie om in de wereld een element van evenwicht te vormen (openstelling voor derde landen, openheid ten opzichte van de duurzame ontwikkeling);

- de kracht van een verenigd Europa dat met één stem spreekt.

Het ligt voor de hand dat ook andere onderwerpen in het kader van dit thema kunnen worden behandeld:

Het beleid inzake nabuurschap van de Europese Unie ten aanzien van de aangrenzende regio's is een belangrijke dimensie van het buitenlands beleid van de Unie.

Zo moet, parallel met de eerste militaire en politieacties in Bosnië, zeker aan Europese defensie de nodige aandacht worden besteed.

Maar de Europese Unie mag zich niet beperken tot het formuleren van duidelijke, eenvoudige en didactische boodschappen. Zij moet deze ook kunnen verantwoorden. Indien haar boodschap niet geïllustreerd wordt door concrete, positieve en tot een grote publiek gerichte voorbeelden zal het beoogde doel niet worden bereikt.

2.3. Het publiek

De Europese Unie moet een gericht communicatiebeleid voeren. De dialoog met de opiniemakers en de dialoog met het grote publiek in de lidstaten beantwoordt niet aan dezelfde vereisten.

Zo moet aan de hand van verschillende boodschappen en aangepaste instrumenten informatie worden verstrekt op ten minste twee niveaus: bepaalde informatie moet verstrekt worden aan degenen die belangstelling hebben en gedeeltelijk zijn geïnformeerd, terwijl andere informatie bestemd is voor een onverschillig publiek dat niet ontvankelijk is voor de activiteiten van de Europese Unie: wij moeten aan de verleiding weerstaan om enkel te dialogeren met een besloten kring van "ingewijden" en dit is de uitdaging die aan de hand van de nieuwe strategie moet worden aangegaan.

Voorts moeten informatie en boodschappen worden aangepast aan de realiteit, taal en percepties in de betreffende lidstaat alsmede aan de belangen en de specifieke behoeften van de verschillende doelgroepen. Deze doelgroepen moeten worden geselecteerd overeenkomstig de communicatieplannen die met de lidstaten in het kader van elk prioritair thema zijn besproken.

De doelgroepen moeten met name bestaan uit opiniemakers zoals politieke vertegenwoordigers, prominenten in de civiele maatschappij, de media en het bedrijfsleven, maar ook uit specifieke categorieën van het grote publiek zoals jongeren, vrouwen, gezinnen, werknemers, enz.

Zo zijn de jongeren en de onderwijssector zeer belangrijk voor de verspreiding van didactische informatie over de Europese Unie.

Het is belangrijk dat voor elk thema:

- een strategie wordt uitgestippeld en boodschappen worden geformuleerd die aangepast zijn aan een reeds "voorgelicht publiek";

- een strategie wordt uitgestippeld en boodschappen worden geformuleerd die aangepast zijn aan het grote publiek.

3. Een alomvattend proces

Indien de Europese Unie haar communicatiewerkzaamheden op een efficiëntere manier wil beheren moet zij voortaan haar voorlichtingsbeleid ten uitvoer leggen in een algemeen en samenhangend kader dat het stempel draagt van een echt politiek leiderschap.

De ontwikkeling van deze strategie, de noodzaak om zich een eigen imago toe te eigenen, de capaciteit om eigen boodschappen op te stellen, verplichten de Europese Unie en haar instellingen ertoe grondige wijzigingen door te voeren op voorlichtings- en communicatiegebied.

3.1. Een meer dynamische aanpak

De Europese Unie kan zich niet blijven beperken tot een reactief standpunt. Om over haar doelstellingen een beter geïnformeerd debat op gang te brengen moet zij, wat een aantal prioritaire voorlichtingsthema's betreft, op politiek vlak het initiatief nemen en moet worden uitgegaan van een vooraf vastgesteld tijdschema.

Zelfs collectief kunnen de instellingen van de Unie uiteraard niet rechtstreeks in contact treden met de man in de straat.

Het succes van deze strategie hangt dus rechtstreeks af van de mate waarin de lidstaten de nodige steun verlenen. Het multiplicatoreffect van de middelen, de informatiecentra, de expertise, de voorlichtingsdiensten en de belangrijkste betrokken ministeries van de lidstaten is absoluut noodzakelijk voor de verwezenlijking van de in deze mededeling beoogde doelstellingen, in het bijzonder wat betreft de bevordering van het partnerschap met de civiele maatschappij.

Het proces om alle partners gezamenlijk verantwoordelijk te maken vereist een echt politiek engagement op het hoogste niveau. Dit geldt zowel voor de instellingen als voor de lidstaten. Dit engagement moet zowel betrekking hebben op de procedures als op het gemeenschappelijk referentiekader waarvan elkeen gebruik zal moeten maken zolang in onderling overleg geen wijzigingen worden afgesproken.

Een ander probleem is dat de Europese Unie behoefte heeft aan een "gezicht" waarmee de burgers zich kunnen identificeren. De decentralisering en georganiseerde netwerken en informatiecentra volstaan niet. De Europese Unie zou in elke lidstaat opiniemakers moeten inschakelen zodat Europa een meer tastbare realiteit wordt voor de burgers (zowel op televisie als op plaatselijk niveau). De verantwoordelijkheid op dit gebied ligt uiteraard bij de leden van de Europese instellingen, maar ook bij nationale, regionale en plaatselijke politici. Ook de economische en/of academische wereld zou hiertoe moeten bijdragen.

3.2. Zelfverzekerd "leadership"

a) Het bestand van Europese boodschappen over grote voorlichtingsthema's kan pas worden opgebouwd na een grondige analyse van hetgeen leeft bij het grote publiek in de lidstaten. De Europese Commissie beschikt op Europees niveau over de nodige expertise en capaciteit. Eurobarometer en de door haar verrichte opiniepeilingen en kwalitatieve studies stellen haar in staat om op regelmatige en constante wijze analyses uit te voeren. Zij dient haar analysecapaciteit aanzienlijk uit te breiden zodat de adequate informatie niet alleen intern kan worden verspreid, maar ook kan worden doorgegeven aan de andere instellingen en uiteraard aan alle verschillende politieke instanties in de Unie.

Ook de door de lidstaten zelf verrichte analyses moeten in aanmerking worden genomen. De Commissie wenst meer te weten over wat leeft bij het grote publiek in de lidstaten en over de huidige tendensen. Hiertoe zou zij regelmatiger willen samenwerken met de diensten die bij de nationale voorlichtingsinstanties belast zijn met de opiniepeilingen. Door deze samenwerking zou zij beter kunnen beantwoorden aan de verwachtingen en de specifieke behoeften van de burgers.

De ontwikkeling van deze controlecapaciteit op het gebied van informatie - die een concrete vorm zou kunnen krijgen door de totstandbrenging van een extranet tussen alle betrokken partners - zou ook nuttig zijn bij het formuleren van de boodschappen die voor elk thema of elke voorlichtingscampagne noodzakelijk zijn.

b) Indien wij het alomvattende karakter van het proces willen behouden moeten alle voorlichtingsactiviteiten van de Unie worden opgenomen in een agenda waardoor de zichtbaarheid en de actualiteit van het voorlichtings- en communicatieproces kan worden bevorderd. Ook hier ligt de verantwoordelijkheid bij de Europese Commissie die, door haar rol als initiatiefneemster, de kern vormt van het besluitvormingsproces.

c) Dit betekent dat voor de tenuitvoerlegging van een daadwerkelijke decentralisering een echt "leadership" noodzakelijk is om het proces in goede banen te leiden. De Commissie moet deze verantwoordelijkheid opnemen met het oog op een grotere coördinatie tussen de instellingen, de lidstaten en haar verschillende directoraten-generaal.

Om deze taak naar behoren te kunnen vervullen moet de Commissie zich kunnen baseren op regelmatige evaluaties van de voorlichtingsactiviteiten die elk jaar worden uitgevoerd met betrekking tot de werking van de Europese Unie en de initiatieven die door en in de lidstaten worden genomen. Het kader voor de "monitoring" van deze evaluaties moet in onderling overleg door de instellingen worden ontwikkeld. Hierbij kan worden uitgegaan van collectieve doelstellingen.

De Commissie heeft vanaf het begin van de eurocampagne evaluaties laten verrichten en dat zal voortaan gedurende de gehele looptijd van elke grote campagne het geval zijn.

De Commissie zal ook proberen een meerjarenprogramma op te stellen op het gebied van voorlichtings- en communicatieactiviteiten zodat de continuïteit wordt gegarandeerd van de belangrijkste voorlichtingscampagnes die in partnerschap door de instellingen en de lidstaten op touw worden gezet. Dit meerjarenprogramma zou ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Interinstitutionele Groep voor voorlichting (IGV).

3.3. De behoefte aan synergie

Uit deze strategie blijkt tevens dat DG PRESS van de Commissie, dat een centrale rol zal spelen, vooral zal optreden als dienstverlener en coördinator ten aanzien van de andere directoraten-generaal, de andere instellingen en de lidstaten en niet als een alwetende en alvermogende stuwende kracht.

DG PRESS staat ten dienste van zijn partners onder de politieke autoriteit van de voorzitter of de bevoegde commissaris en werkt samen met de commissaris die hoofdzakelijk belast is met het betreffende voorlichtingsthema.

Deze noodzakelijke dienstverlening aan de politieke autoriteit geldt uiteraard ook voor de vertegenwoordigers van de Commissie en voor alle instrumenten, mechanismen en capaciteiten die deze ter beschikking heeft en waarvan optimaal gebruik moet worden gemaakt om te garanderen dat de nieuwe strategie zo goed mogelijk kan worden toegepast.

* Eurobarometer moet aan de geselecteerde voorlichtingsthema's worden aangepast: het is geenszins de bedoeling de analyse van de publiek opinie die momenteel door dit instrument mogelijk wordt gemaakt, te ondermijnen maar wel om, binnen het kader van een jaarlijks programma, na te gaan wat het grote publiek in de lidstaten denkt over de geselecteerde thema's teneinde boodschappen te ontwikkelen die voldoen aan de verwachtingen van de burgers. Wij moeten nu reeds nagaan op welke manier dit instrument kan worden uitgebreid tot de kandidaat-lidstaten zodat de nodige garanties kunnen worden geboden wat betrouwbaarheid en continuïteit betreft.

* Zo blijft ook de Europa-website een essentieel instrument om de instellingen dichter bij de burgers te brengen en de contacten tussen Europeanen te vergemakkelijken. De site kan verder worden ontwikkeld om te beantwoorden aan de voorlichtingsbehoeften van het grote publiek en om de toegang te vergemakkelijken tot informatiebronnen die rechtstreeks verband houden met de geselecteerde prioritaire thema's. Ook de interactieve dimensie van deze strategie mag niet uit het oog worden verloren: een authentieke dialoog met de burgers wordt natuurlijk ook gevoerd door middel van vectoren zoals internet, maar ook aan de hand van instrumenten die rechtstreeks toegang verschaffen tot de instellingen, zoals Europe Direct. De site moet in de eerste plaats in het kader van geselecteerde prioritaire voorlichtingsthema's worden ontwikkeld, maar ook meer in het algemeen om op een efficiënte manier een rechtstreeks antwoord te kunnen geven op alle vragen die betrekking hebben op het dagelijks leven van de Europese burgers.

* Voorts zijn de traditionele publicaties voor een groot deel van de Europese bevolking nog steeds essentiële bronnen van informatie en kennis. Het is dan ook noodzakelijk om, in het licht van de voorgestelde nieuwe strategie, adequate richtsnoeren uit te stippelen voor het publicatiebeleid van de Europese instellingen.

* Ten slotte blijkt duidelijk dat de audiovisuele instrumenten een steeds grotere rol spelen. Zo moet met name EbS (Europe by Satellite) in een interinstitutioneel perspectief het mogelijk maken "verslag uit te brengen" over alle evenementen die rechtstreeks verband houden met de voorlichtingscampagnes. Gezien de beperkte middelen die zowel op centraal als decentraal niveau beschikbaar zijn, moet het audiovisueel communicatiebeleid van de Unie, met name dat van de Commissie, opnieuw worden geëvalueerd in het kader van deze strategie. Vooral op dit gebied zou het partnerschap met de lidstaten ervoor moeten zorgen dat in de plaatselijke nationale media meer aandacht wordt besteed aan de Europese dimensie van het openbaar debat: coproducties met nationale of regionale zenders moeten worden aangemoedigd. Ook aan de opleiding van journalisten en commentatoren moet de nodige aandacht worden besteed. Momenteel beschouwt 66% van de burgers de audiovisuele media als de belangrijkste bron van informatie over de Europese Unie.

De Commissie vraagt de instellingen na te gaan welke gevolgen deze strategie heeft voor hun interne werking. Zij wenst tevens dat elke lidstaat onderzoekt hoe de synergie tussen zijn voorlichtingsbeleid en de communicatiestrategie van de Europese Unie kan worden verbeterd.

III. Een geleidelijke en aan de behoeften aangepaste tenuitvoerlegging

De nieuwe voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie past in het huidige kader van de middelen van de Europese Unie. Deze zijn beperkt in het bijzonder wat betreft de capaciteiten van de Europese instellingen zelf.

Het partnerschap tussen de lidstaten is dan ook van doorslaggevend belang voor het succes van deze nieuwe strategie: zonder de actieve steun van de nationale of regionale instanties kunnen de Europese instellingen de burgers niet bereiken of hen bewust maken van hetgeen Europa voorstelt.

Indien we de communicatiestrategie volledig operationeel willen maken moet deze samenwerking met de lidstaten op drie niveaus plaatsvinden:

- op interinstitutioneel niveau;

- wat de verschillende aspecten van de decentralisering betreft;

- en ten slotte in het kader van het partnerschap met de civiele maatschappij (zie bijgevoegde tabel 2).

1. Vormen van interinstitutionele samenwerking

Zoals reeds gezegd in de eerste mededeling van de Commissie [10] vormt de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV) de hoeksteen van deze samenwerking.

[10] Mededeling betreffende een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie [COM(2001)354].

1.1. De IGV

* Samenstelling De IGV wordt op politiek niveau gezamenlijk voorgezeten door de Commissie, het Europees Parlement en de Raad. De andere instellingen en organen van de Europese Unie kunnen als waarnemer deel uitmaken van de groep. De Groep komt ten minste twee maal per jaar bijeen.

* Taken De Groep is belast met de vaststelling van de prioritaire voorlichtingsthema's en gemeenschappelijke richtsnoeren voor de interinstitutionele samenwerking op het gebied van voorlichting en communicatie van de Europese Unie en de groep evalueert de coördinatie van de gecentraliseerde en gedecentraliseerde voorlichtingsactiviteiten die gericht zijn op het grote publiek en betrekking hebben op deze thema's. De IGV selecteert elk jaar de thema's voor de komende jaren en gaat hierbij uit van een verslag van de Commissie.

* Werkgroep PRINCE Er wordt een technische werkgroep opgericht waarvan de leden afkomstig zijn uit de drie instellingen om de door het PRINCE-programma bestreken voorlichtingsactiviteiten te controleren. Dit programma is vooral een actiekader voor interinstitutionele samenwerking op begrotingsgebied.

1.2. De ontwikkeling van de boodschappen

Samenwerking tussen de instellingen van de Unie is tevens belangrijk bij het uitstippelen en vaststellen van de voorlichtings- en communicatiestrategieën die moeten worden ontwikkeld met betrekking tot de verschillende, door de IGV geselecteerde thema's, in het bijzonder wat betreft de coördinatie van die boodschappen.

Hoe moeten wij te werk gaan?

a) Rol van de Commissie

Het is essentieel dat de Europese Unie voor elk geselecteerd thema een gezamenlijk bestand van boodschappen opbouwt. Voor alle thema's die ressorteren onder de communautaire bevoegdheden, zullen de belangrijkste boodschappen door de Commissie worden ontwikkeld onder de autoriteit van de betrokken commissaris. De boodschappen zullen eerst via "focus groups" in elke lidstaat worden getest en pas daarna zal de Commissie de boodschappen aan de andere instellingen voorleggen.

Voor elk thema moet de Unie, zowel voor haar vertegenwoordigers als om haar eigen mogelijkheden te kunnen ontwikkelen, haar bestand van boodschappen kunnen verspreiden. Deze boodschappen zullen de verschillende referentie-argumentatielijsten aanvullen die noodzakelijk zijn voor een efficiënte verspreiding van de informatie.

Het opbouwen van een dergelijk bestand van boodschappen voor elk voorlichtingsthema en het verifiëren dat de boodschappen door een zo groot mogelijk publiek worden aanvaard is de voorwaarde voor het succes van een coherente strategie van de Europese Unie op het gebied van voorlichting en communicatie. Het is dan ook belangrijk dat de Unie op dit gebied over de nodige controlecapaciteit beschikt.

b) Samenwerking met de lidstaten

Naast het opbouwen van een bestand van boodschappen moet de Commissie een communicatiestrategie ontwikkelen die overeenstemt met elk prioritair voorlichtingsthema (boodschappen, doelgroepen, actiemiddelen, tijdschema, begroting). Op die basis zal de Commissie aan het Europees Parlement en de lidstaten voorstellen samen te werken bij de tenuitvoerlegging van de op het niveau van de IGV genomen beslissingen.

De lidstaten blijven uiteraard vrij om al dan niet met de strategie of de voorgestelde boodschappen in te stemmen. Wanneer deze boodschappen worden goedgekeurd of aangepast aan hun specifieke nationale behoeften kan dit een belangrijke toegevoegde waarde opleveren voor de gecoördineerde communicatiestrategie van de Unie.

Deze boodschappen zouden met name een betere structurering mogelijk maken van de informatie die de Europese instellingen (met name de Commissie en het Europees Parlement), maar ook de lidstaten over de gemeenschapswetgeving verspreiden vooral wanneer deze past in het kader van de grote prioritaire voorlichtingsthema's.

Voorts heeft de Commissie er nota van genomen dat de Raad in een zo vroeg mogelijke fase wenst samen te werken bij het uitstippelen van een aangepaste strategie en bij het formuleren van de boodschappen die noodzakelijk zijn voor de communicatie over prioritaire thema's die in onderling overleg op het niveau van de IGV zijn geselecteerd. Zij is bereid om in die zin en in samenwerking met het Europees Parlement te werken in een geest van goede interinstitutionele verstandhouding. Zij is tevens bereid om aan de Groep Voorlichting van de Raad en aan de nationale deskundigen, die zij oproept om hieraan deel te nemen, haar voorstellen voor te leggen zowel wat de te ontwikkelen strategie als wat het bestand van "Europese" boodschappen betreft die zij vooraf zal hebben geformuleerd en getest.

Bestand van boodschappen voor elk thema:

De verantwoordelijkheid berust hoofdzakelijk bij de Commissie en met de andere instellingen wordt overleg gepleegd. De lidstaten kunnen zich al dan niet hierbij aansluiten.

2. Voor een nieuw gedecentraliseerd partnerschap

De tenuitvoerlegging van deze strategie berust op de complementariteit van de actie van de Europese instellingen en van de lidstaten.

2.1. Daadwerkelijke decentralisatie

In het geval van de Europese instellingen zullen de Vertegenwoordigingen van de Commissie en de Voorlichtingsbureaus van het Europees Parlement samenwerken om de boodschappen van de Europese Unie aan te passen aan de nationale en plaatselijke context en aan het samen met de lidstaat vastgestelde actiekader.

In het kader van de decentralisering - zowel wat het tenuitvoeringsproces als de aanpassing van de boodschappen betreft - zijn het vooral de Vertegenwoordigingen van de Commissie en met de Voorlichtingsbureaus van het Europees Parlement die de verantwoordelijkheid moeten nemen voor de tenuitvoerlegging van de verschillende voorlichtingsacties.

Het is vooral hun taak om voor elk door de IGV goedgekeurd thema een communicatieplan uit te werken, zo nodig met hulp van externe deskundigen: dit plan moet het actieprogramma bevatten dat samen met de lidstaat is opgesteld (overeenkomst) en het autonome actieprogramma van de Unie voor zover de lidstaat zich niet aansluit bij de vastgestelde prioriteiten of boodschappen.

De nationale, regionale of plaatselijke differentiëring van de boodschap moet ook worden ontwikkeld door de Vertegenwoordigingen - met ondersteuning door de bevoegde DG's - zodat de inhoud van de voorlichtingsacties kan worden aangepast aan de verschillende gekozen doelgroepen, de geselecteerde media en de concrete verwachtingen van de burgers.

Er is ook een voor de media specifieke differentiëring noodzakelijk: vooral op audiovisueel gebied is een formatering noodzakelijk die verschilt van die welke is vereist in de geschreven pers.

Dit alles moet zo dicht mogelijk bij de doelgroepen en in rechtstreeks contact met de gebruikte kanalen gebeuren.

2.2. Een beter verdeelde verantwoordelijkheid

Het zou over het algemeen een goede zaak zijn om te kunnen uitgaan van de in elke lidstaat opgedane ervaring en aanwezige capaciteiten. De met voorlichting belaste directoraten van elke regering moeten een belangrijke rol spelen bij het opzetten en uitvoeren van de verschillende in overweging genomen voorlichtingscampagnes.

Zij moeten niet alleen deelnemen aan het opstellen van het in partnerschap met de instellingen ontwikkelde communicatieplan. Zij moeten ook erop toezien dat wat de verschillende gekozen thema's betreft de Europese strategieën en boodschappen over het algemeen overeenstemmen met het nationale communicatiebeleid.

De voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie mag immers geen afzonderlijk onderdeel zijn van het algemene communicatiebeleid van de regeringen. Zij moet als een natuurlijke meerwaarde in dit beleid worden opgenomen waarbij de nadruk wordt gelegd op de Europese dimensie van het democratisch debat in elke lidstaat.

De Commissie gaat dan ook na hoe deze samenwerking in al haar dimensies een concrete vorm kan krijgen. Uitgaande van de ervaring die reeds eerder op het gebied van samenwerking met de lidstaten werd opgedaan zou de Commissie met de Raad en het Parlement willen nagaan of met elke lidstaat een memorandum van overeenstemming (memorandum of understanding) mogelijk is. Hierdoor zou op politiek vlak een wederzijds contractueel engagement worden bezegeld tussen de Europese Unie en de lidstaten om tot een betere verspreiding te komen van algemene informatie over Europese aangelegenheden.

Door een dergelijk memorandum van overeenstemming zou ook op nationaal vlak de rol die de netwerken en informatiecentra spelen bij de regelmatige verspreiding van informatie worden erkend waardoor het permanent karakter van het Europees openbaar debat zou worden gegarandeerd. Zo zouden ook de informatiecorrespondenten van elke lidstaat (het met voorlichting belaste nationaal directoraat en het ministerie dat verantwoordelijk is voor elk prioritair voorlichtingsthema), van de Commissie, de Raad en het Europees Parlement systematisch in een netwerk kunnen worden opgenomen. Een dergelijk memorandum zou de lidstaat ook de nodige soepelheid verschaffen om meer specifieke partnerschappen te ontwikkelen in het kader van het door een directoraat-generaal van de Commissie voorgestelde sectorale voorlichting.

Deze formule zou de nodige flexibiliteit bieden voor een goede samenwerking tussen de lidstaten en de Europese Unie en zou vervolgens de besprekingen vergemakkelijken over overeenkomsten die noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling van de voorlichtingsthema's waaraan de IGV prioriteit verleent.

Dit betekent uiteraard niet dat dit systeem andere vormen van partnerschap uitsluit op nationaal niveau, met de regio's of zelfs met entiteiten van de civiele maatschappij.

Samenwerking Europese Unie-lidstaten:

Een memorandum van overeenstemming + overeenkomsten over de voorlichtingsthema's waaraan de IGV prioriteit verleent.

Deze samenwerking tussen de Europese instellingen en de lidstaten beperkt zich uiteraard niet tot de interinstitutionele dimensie en moet zo dicht mogelijk bij de doelgroepen "op het terrein" worden ontwikkeld.

3. Samenwerking dicht bij de burgers

In de loop der tijd heeft zich, op basis van talrijke uiteenlopende initiatieven, in alle lidstaten een uitgebreid netwerk voor informatie en documentatie over de Gemeenschap ontwikkeld dat meer dan 700 centra telt. Zij hebben tot taak de burgers te informeren en worden door de Commissie gecoördineerd en beheerd [11].

[11] Deze initiatieven, die onder de verantwoordelijkheid van DG PRESS vallen (andere aanvragen voor het openen van centra worden thans bestudeerd), zijn:

Bij deze "fysieke" netwerken en informatiecentra komt nog een netwerk van ongeveer 550 sprekers van het Team Europe.

Deze georganiseerde netwerken en informatiecentra behoren echter niet tot de Commissie als zodanig aangezien zij meestal zijn opgericht in het kader van een partnerschap met de lidstaten en vooral met hun plaatselijke overheden [12].

[12] Deze contactpunten en netwerken behoren niet tot de Commissie en zijn eerder onafhankelijke centra onder de verantwoordelijkheid van gaststructuren die lokalen verschaffen en de belangrijkste financieringsbron zijn. De Commissie is een minderheidspartner die een overeenkomst heeft gesloten met de gaststructuur - universiteiten, plaatselijke instanties, enz. - en zich ertoe heeft verbonden diensten te verlenen en de nodige steun te verschaffen om hun activiteiten te ontwikkelen. In bepaalde gevallen wordt ook een jaarlijkse subsidie toegekend.

Door hun ervaring en flexibiliteit en het feit dat zij zeer dicht bij de vertegenwoordigers van de civiele maatschappij en de burgers staan, vormen zij een uiterst waardevol instrument bij de tenuitvoerlegging van de voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie: "op het terrein" geven zij gestalte aan de synergie van de middelen van de Europese Unie, de lidstaten en de civiele maatschappij door concrete vorm te geven aan het beginsel van de decentralisering van de voorlichting.

Dit potentieel moet vooral beter worden geëxploiteerd. De Commissie is dan ook van mening dat het ogenblik gekomen is om alle netwerken en informatiecentra te analyseren en te evalueren om een nieuw en meer samenhangend actiekader vast te stellen zodat zij een grotere rol kunnen spelen in het kader van de nieuwe strategie en zich kunnen voorbereiden op de uitbreiding om op termijn hun aanwezigheid in elke regio te garanderen.

Dit nieuwe kader moet op basis van de volgende beginselen tot stand worden gebracht:

- een meer homogene en coherente structuur tussen de verschillende "niveaus" van de bestaande netwerken en informatiecentra (nationaal, regionaal/interregionaal, plaatselijk), ook wat het imago betreft (benaming, logo, enz.);

- een rationalisering en grotere decentralisering van hun beheer met het oog op een betere verhouding kosten/baten;

- een beter gedeelde verantwoordelijkheid en een versterkt partnerschap met de lidstaten waarbij de administratieve en plaatselijke specifieke kenmerken worden geëerbiedigd;

- de ontwikkeling van de interinstitutionele samenwerking, niet alleen op nationaal niveau met de grote nationale centra (Parijs, Lissabon en Rome), maar ook op interregionaal en plaatselijk niveau.

De resultaten van de studie moeten met de lidstaten worden besproken zodat dit nieuwe kaderprogramma het resultaat is van de gemeenschappelijke wil van de Unie en van de lidstaten. Tevens moet rekening worden gehouden met het potentieel van andere informatiemultiplicatoren waarmee de Commissie samenwerkt, zoals onafhankelijke voorlichtingsnetwerken.

Netwerken en informatiecentra:

Analyse en evaluatie van de netwerken en informatiecentra in hun geheel.

Vaststelling van een nieuw actiekader (taak, werking, toekomstige ontwikkelingen).

CONCLUSIE

1. De voorgestelde strategie is gebaseerd op alle bijdragen die de Commissie heeft ontvangen in het kader van het debat dat op gang werd gebracht naar aanleiding van haar eerste mededeling van juni 2001. De strategie beantwoordt aan een consuele, zo niet gemeenschappelijke visie van het Europees Parlement, de Raad van Ministers en de Commissie: elke instelling moet duidelijk bereid zijn deze nieuwe "overeenkomst" te sluiten die de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting zal ten uitvoer leggen.

De tenuitvoerlegging van deze strategie vereist een gemeenschappelijke inspanning van de instellingen en de lidstaten:

- het vaststellen van een gemeenschappelijk referentiekader van de instellingen om, op grond van bepaalde belangrijke waarden, boodschappen te formuleren die aangepast zijn aan de grote voorlichtingsthema's moet voor elke partner een prioritaire doelstelling zijn;

- de verandering van cultuur binnen elke instelling, maar ook vanwege de lidstaten moet een steeds opnieuw terugkerende vereiste zijn waarvoor in de eerste plaats opleidingsprogramma's moeten worden ontwikkeld die aangepast zijn aan alle verantwoordelijke instanties;

- het met elke lidstaat te ontwikkelen partnerschap moet in de eerste plaats beantwoorden aan een nieuwe benadering die niet mag beperkt zijn tot het juridisch-financieel kader van deze samenwerking. Deze moet immers, met name wat betreft de verspreiding van algemene informatie, een concrete vorm krijgen buiten de vaak omslachtige en rigide procedures en ook in het kader van meer regelmatige en systematische betrekkingen met de nationale voorlichtingsdiensten.

Deze strategie, die gebaseerd is op de institutionele architectuur van de Unie, is tegelijkertijd ambitieus en realistisch en de politieke wil om die strategie ten uitvoer te leggen zal van doorslaggevend belang zijn.

2. Om een concrete vorm te geven aan deze politieke wil zal de Commissie zo spoedig mogelijk op basis van het hierbij gevoegde actieplan (bijlage 3) de belangrijkste maatregelen nemen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan. De strategie moet, zeker wat de grote lijnen betreft, operationeel zijn vanaf het begin 2003. Alle mogelijkheden van de strategie zullen echter pas op middellange termijn kunnen worden ontwikkeld.

3. Daarom stelt de Commissie voor in 2005 een bijeenkomst te organiseren om, samen met de betrokken partijen, de geboekte vooruitgang uitgebreid te evalueren en na de institutionele hervorming en de volgende intergouvernementele conferentie nieuwe richtsnoeren vast te stellen voor een uitgebreid Europa.

BIJLAGE 1 VOORBEELD VAN EEN BOODSCHAP BETREFFENDE DE UITBREIDING UIT HET OOGPUNT VAN DE EUROPESE UNIE

>REFERENTIE NAAR EEN GRAFIEK>

VOORBEELD VAN EEN BOODSCHAP BETREFFENDE DE UITBREIDING UIT HET OOGPUNT VAN DE KANDIDAAT-LIDSTATEN

>REFERENTIE NAAR EEN GRAFIEK>

BIJLAGE 2 ACTIESCHEMA

>REFERENTIE NAAR EEN GRAFIEK>

BIJLAGE 3 ACTIEPLAN

September 2002

* IGV: Overeenstemming tussen de drie instellingen over de belangrijkste prioritaire voorlichtingsthema's voor 2003 en 2004 Er moet overeenstemming worden bereikt vóór de eerste lezing van de begroting door het Europees Parlement

* Begin van de analyse en evaluatie van de netwerken en informatiecentra

* Het opzetten van een opleidingsprogramma dat aangepast is aan de behoeften van de Commissie naar aanleiding van de goedkeuring van de nieuwe strategie

* Begin van de ontwikkeling en van de rode draad en de voor de communicatie noodzakelijke waarden testen via "focus groups" in elke lidstaat

Oktober 2002

* Validatie op begrotingsgebied van de voor elk prioritair thema toegewezen middelen

* Ontwikkeling van de analyse van de nationale publieke opinie met betrekking tot de geselecteerde prioritaire voorlichtingsthema's

* Begin van de opstelling door de Vertegenwoordigingen van communicatieplannen voor elk thema

* Evaluatie van de middelen van de Vertegenwoordigingen met betrekking tot de uit de nieuwe strategie voortvloeiende toegenomen decentralisering

November 2002

* Opstelling van een memorandum van overeenstemming ter vaststelling van het politiek akkoord tussen de Europese Unie en de lidstaat

* Politieke validatie van de rode draad en van de waarden

* Planning en coördinatie van de acties van de directoraten-generaal die het meest bij de geselecteerde prioritaire voorlichtingsthema's zijn betrokken

* Het opbouwen van de belangrijkste bestanden van boodschappen voor de geselecteerde thema's

* Validatie van de deelneming van de lidstaten aan het voorgestelde partnerschap

December 2002

* Vergadering van de hoofden van de voorlichtingsdiensten van elke lidstaten om de voor 2003 opgestelde communicatieplannen te valideren en de synergieën te maximaliseren

* Het voorleggen van voorstellen voor overeenkomsten aan de lidstaten telkens dit mogelijk is (of andere in overweging te nemen actiekaders)

Januari 2003

* Evaluatie van de in 2002 ondernomen acties

* Op basis van de analyse, vaststelling van en besprekingen over het nieuw actiekader van de netwerken en informatiecentra

Maart 2003

* IGV: Validatie van de evaluatie van de in 2002 ondernomen acties en vaststelling van de prioritaire thema's voor 2004 en 2005

Juli 2003

* Jaarlijks debat in het Europees Parlement, met deelneming van de Raad, over het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie

2003

* Geleidelijke tenuitvoerlegging van de rationalisering van de netwerken en informatiecentra

* Ontwikkeling gedurende het gehele jaar van de uit de nieuwe strategie voortvloeiende coördinatie en programmering, met inbegrip van de totstandbrenging van synergie tussen de verschillende instrumenten van de Commissie

* Ontwikkeling van de interinstitutionele samenwerking

2003-2004

* Aan de behoeften van het personeel van de Commissie aangepaste opleidingsacties - Openstelling voor de andere instellingen

* Versterking van de coördinatie van de werkzaamheden van de Vertegenwoordigingen en van de "rebuttal function" bij de Commissie

2004

* Uitbreiding van de netwerken en informatiecentra in de kandidaat-lidstaten

* Aangepaste verhoging van de middelen van de Vertegenwoordigingen

* Ontwikkeling van de Vertegenwoordigingen in de nieuwe lidstaten

BIJLAGE 4 FINANCIEEL MEMORANDUM

Beleidsgebied(en): MEDIA EN COMMUNICATIE

Activiteit(en): 16.01-16.02-16.03-16.04-16.05

Benaming van de actie: Een voorlichtings- en communicatiestrategie voor de europese unie

1. BEGROTINGSPLAATS(EN) + OMSCHRIJVING(EN)

A7: // Gedecentraliseerde uitgaven voor hulppersoneel en gedecentraliseerde huishoudelijke uitgaven

B3-300: // Algemene acties op het gebied van voorlichting

B3-300A: // Algemene acties op het gebied van voorlichting - Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

B3-301: // Informatiecentra

B3-301A: // Informatiecentra - Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

B3-303: // Algemene acties op het gebied van communicatie

B3-303A: // Algemene acties op het gebied van communicatie - Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

B3-306: // Prioritaire voorlichtingsacties [13]

[13] Begrotingsplaatsen waarvoor andere DG's ordonnateur zijn (met DG PRESS).

B3-306A: // Prioritaire acties op het gebied van voorlichting - Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

2. ALGEMENE CIJFERS (EUR 15)

2.1 Totale toewijzing voor de actie (deel B): 285,065 miljoen EUR en VK [14]

[14] Met uitzondering van het voorgestelde nieuwe prioritaire voorlichtingsthema: Europa in de wereld.

2.2 Duur:

Begrotingsjaar 2003 en volgende

2.3 Meerjarenraming van de uitgaven:

a) Tijdschema vastleggingskredieten/betalingskredieten (financiering uit de begroting) (zie punt 6.1.1)

Miljoen EUR (tot op 3 decimalen nauwkeurig)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

b) Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven (zie punt 6.1.2)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

c) Algemene financiële gevolgen in verband met de personele middelen en andere huishoudelijke uitgaven (zie punten 7.2 en 7.3)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2.4 Verenigbaarheid met de financiële programmering en de financiële vooruitzichten

Voorstel verenigbaar met de bestaande financiële programmering (met uitzondering van het voorgestelde nieuwe prioritaire voorlichtingsthema: Europa in de wereld).

2.5 Financiële gevolgen voor de ontvangsten

Geen enkele financiële implicatie.

3. BEGROTINGSKENMERKEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. RECHTSGRONDSLAG

Taken die onder de interinstitutionele prerogatieven van de Commissie vallen.

5. BESCHRIJVING EN MOTIVERING

5.1 Noodzaak van een communautair optreden

5.1.1 Doelstellingen

De mededeling van de Commissie betreffende een voorlichtings- en communicatiestrategie voor de Europese Unie houdt rekening met de nieuwe deelneming van de Raad aan de interinstitutionele samenwerking en heeft betrekking op de volgende krachtlijnen:

- de capaciteit voor de Europese Unie om op haar verschillende prioritaire voorlichtingsthema's afgestemde boodschappen uit te werken en te verspreiden;

- een vrijwillig en operationeel partnerschap met de lidstaten waardoor ter aanvulling van de acties van de Europese Unie een daadwerkelijke synergie kan worden ontwikkeld met de structuren en capaciteiten van de lidstaten.

Deze nieuwe voorlichtings- en communicatiestrategie vloeit voort uit de politieke wil van de drie instellingen die ten uitvoer gelegd moet worden door middel van beslissingen van de Interinstitutionele Groep voor Voorlichting (IGV).

Deze nieuwe strategie impliceert voor elke instelling een verandering van cultuur en belangrijke aanpassingen, met name wat coördinatie betreft teneinde de voorlichting te verbeteren en dichter bij de Europese burgers te brengen.

5.1.2 Bepalingen betreffende de evaluatie ex ante

Naast de politieke constatatie die wordt gedeeld door de drie instellingen en door de lidstaten is de voorgestelde strategie gebaseerd op de interne evaluaties (synthese van door de Vertegenwoordigingen georganiseerde rondetafels en antwoorden op de vragenlijst van de verschillende netwerken) en op externe voorafgaande studies zowel over de strategie zelf als over de Europese publieke opinie ("focus groups").

5.1.3 Maatregelen naar aanleiding van de evaluatie ex post

De mededeling van de Commissie voorziet in een jaarlijkse evaluatie van de belangrijkste voorlichtings- en communicatieacties. Hierbij zal, wat de Commissie betreft, worden uitgegaan van een nieuwe evaluatiemethodologie van DG PRESS die vanaf 2003 operationeel zou moeten zijn. Ook de eigen evaluatiecapaciteiten van de andere instellingen en de lidstaten moeten bijdragen tot een evaluatie van het overwogen partnerschap.

5.2 Voorgenomen acties en wijze van financiering uit de begroting

Het begrotingseffect van deze mededeling heeft hoofdzakelijk betrekking op hoofdstuk B3-3, zowel wat de beleidslijnen als wat de lijnen betreffende technische en administratieve uitgaven betreft.

De voorgenomen acties hebben hoofdzakelijk betrekking op algemene voorlichtingsacties, de informatiecentra, de communicatieacties en de prioritaire voorlichtingsacties (Prince).

5.3 Tenuitvoerlegging

De algemene doelstellingen zullen hoofdzakelijk worden verwezenlijkt door middel van:

- een betere coördinatie van de acties inzake algemene voorlichting tussen alle DG's en DG PRESS (met inbegrip van de Vertegenwoordigingen);

- een grotere decentralisering van de voorlichtingsacties waarbij de lidstaten en de instellingen worden betrokken;

- een efficiënt gebruik van alle bestaande informatiecentra en netwerken.

De tenuitvoerlegging van deze nieuwe strategie heeft vooral betrekking op de volgende activiteiten:

ALGEMENE VOORLICHTINGSACTIES

- Versterking van de feedback-instrumenten voor de vaststelling van het voorlichtingsbeleid

- Intensivering van de coördinatie van de gedecentraliseerde voorlichtingsacties die, via de Vertegenwoordigingen, gericht zijn op het grote publiek en betrekking hebben op prioritaire thema's en waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de bestaande informatiecentra en netwerken

- Evaluatieverslag over de impact van de gecombineerde actie van de verschillende informatiemiddelen die in het kader van de nieuwe voorlichtingsstrategie ten uitvoer worden gelegd.

INFORMATIECENTRA

Het belang van voorlichting in de directe omgeving van de burger blijkt uit het feit dat steeds meer aandacht wordt besteed aan de coördinatie van de activiteiten van de netwerken en informatiecentra, met name via de Vertegenwoordigingen.

ALGEMENE VOORLICHTINGSACTIES

De Vertegenwoordigingen moeten partnerschappen aangaan met elke lidstaat om samen met hen boodschappen op te stellen die aangepast zijn aan de specifieke kenmerken van de publieke opinie en zij moeten deze boodschappen testen bij controlegroepen ("Focus groups").

Deze vrijwillige en operationele partnerschappen zullen een daadwerkelijke synergie mogelijk maken van de structuren en capaciteiten van de lidstaten ter aanvulling van de acties van de Europese Unie.PRIORITAIRE VOORLICHTINGSACTIES

De in deze mededeling bedoelde voorlichtingsactiviteiten PRINCE hebben met name betrekking op:

- de uitbreiding

- het debat over de toekomst van de Unie

- de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid

- Europa in de wereld

De ontwikkeling van de uitgaven die inherent zijn aan de tenuitvoerlegging van het programma PRINCE, is afhankelijk van de besluiten/beleidslijnen die reeds door de Commissie zijn vastgesteld of in de toekomst zullen worden vastgesteld.

De middelen die noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van deze voorlichtingsacties zullen worden geëvalueerd in het licht van de specifieke maatregelen die in het kader van de nieuwe strategie zullen worden genomen.

De versterking van de rol van de Vertegenwoordigingen bij de opstelling van de actieprogramma's per voorlichtingsthema is een essentieel element van de nieuwe strategie. Hiervoor zullen communicatiespecialisten worden ingeschakeld. 6. FINANCIËLE GEVOLGEN

6.1 Totale financiële gevolgen voor deel B (voor de gehele programmeringsperiode)

De specifieke behoeften die voortvloeien uit de in deze mededeling voorgestelde maatregelen zullen worden gedekt door de in titel B3-3 "Voorlichting en Communicatie" opgenomen middelen. De verdeling van de noodzakelijk geachte bedragen kan eventueel worden herzien in het kader van de jaarlijkse APS-procedure van de Commissie.

6.1.1 Financiering uit de begroting

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

6.1.2. Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

6.2. Berekening van de kosten per overwogen maatregel in deel B

VK in mln EUR (tot op drie decimalen nauwkeurig)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

* begrotingsplaatsen waarvoor andere DG's ordonnateur zijn (samen met DG PRESS); bovendien zijn andere prioritaire thema's die in de toekomst door de Commissie kunnen worden geselecteerd, niet in deze tabel opgenomen.

** impact vanaf 2004: aangezien de mededeling geleidelijk ten uitvoer wordt gelegd, worden vanaf 2004 uitgaven voorzien gedurende het gehele jaar; eventuele bijkomende behoeften in 2003 zullen worden gefinancierd door middel van kredietoverschrijvingen.

7. GEVOLGEN VOOR HET PERSONEELSBESTAND EN DE ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

(EUR 15)

De behoeften aan personele en administratieve middelen zullen worden gedekt binnen de toewijzing aan DG PRESS in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure.

7.1. Gevolgen voor de personele middelen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

7.2 Algemene financiële gevolgen in verband met de personele middelen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De bedragen stemmen overeen met de totale uitgaven voor de actie gedurende twaalf maanden.

7.3 Andere huishoudelijke uitgaven die uit de actie voortvloeien

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De bedragen stemmen overeen met de totale uitgaven voor de actie gedurende twaalf maanden.

(*) Dienstreizen (A0-7010): 80 000 EUR

Deze kredieten dienen ter dekking van de behoeften die ontstaan door de nieuwe activiteiten welke voortvloeien uit de mededeling en waarvoor de verplaatsing is vereist van ambtenaren van de Vertegenwoordigingen naar de zetel, van ambtenaren van de Vertegenwoordigingen binnen de lidstaten of van ambtenaren van de zetel naar de Vertegenwoordigingen.

Het betreft:

- de programmering en coördinatie van de acties, met inbegrip van de totstandbrenging van synergie tussen de verschillende communicatie-instrumenten, de gecentraliseerde en gedecentraliseerde tenuitvoerlegging (20 000 EUR);

- bespreking, voorbereiding en follow-up met de lidstaten van het memorandum van overeenstemming en van de overeenkomsten die daaruit voortvloeien (20 000 EUR);

- het opzetten van een programma voor voortdurende opleiding op het gebied van communicatie die gebaseerd is op de beginselen van de in deze mededeling voorgestelde strategische benadering, voor al het personeel, met inbegrip van het personeel bij de Vertegenwoordigingen (40 000 EUR).

(*) Opleiding (A0-706): 50 000 EUR

Op het gebied van communicatie moeten, op basis van de in de mededeling voorgestelde nieuwe benadering, specifieke opleidingsprogramma's worden opgesteld die zijn aangepast aan de behoeften van het personeel.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

8. FOLLOW-UP EN EVALUATIE

8.1 Follow-up

De interne operationele rapportagesystemen zullen worden versterkt om rekening te houden met de nieuwe elementen van het voorlichtingsbeleid: coördinatie, programmering en decentralisatie.

8.2 Procedure en periodiciteit van de geplande evaluatie

Er zullen aangepaste instrumenten worden ontwikkeld (naar verwachting in de tweede helft van 2002) om alle voorlichtings- en communicatieacties van DG PRESS systematisch en regelmatig te kunnen evalueren.

9. MAATREGELEN TER BESTRIJDING VAN FRAUDE

Alle tussen de Commissie en de begunstigden gesloten contracten, overeenkomsten en juridische verbintenissen voorzien in de mogelijkheid van controle ter plaatse in eerste en tweede instantie (d.w.z. bij de rechtstreekse begunstigde van de communautaire steun of bij de begunstigde in tweede instantie voor een decentraal beheerde activiteit) door de Commissie en de Rekenkamer alsmede de mogelijkheid gedurende vijf jaar na het einde van de contractperiode bewijsstukken te verlangen van alle uitgaven in het kader van deze contracten, overeenkomsten en juridische verbintenissen.

De subsidieontvangers moeten een verslag en een financiële afrekening overleggen die op inhoud en subsidiabiliteit zullen worden getoetst aan het doel van de communautaire financiering, rekening houdend met de contractuele verplichtingen en de beginselen van zuinigheid en goed beheer.