VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT - Balans op 31 december 2003 van het Actieplan 2001 van de Commissie

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

Balans op 31 december 2003 van het Actieplan 2001 van de Commissie naar aanleiding van de aanbevelingen uit het Jaarverslag 2001 van de Rekenkamer

Eigen middelen

Gemeenschappelijk landbouwbeleid

Structurele maatregelen

Intern beleid

Extern beleid

Uitbreiding

Administratieve uitgaven

Financieringsinstrumenten

ACTIES VOORTVLOEIEND UIT DE DAS (Betrouwbaarheidsverklaring) 2001

Europees Ontwikkelingsfonds (EOF)

Europese Gemeenschap van Kolen en Staal (EGKS)

INLEIDING

Tijdens de laatste kwijtingsprocedure hebben de Raad en het Europees Parlement de Commissie gevraagd actie te ondernemen om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer, en zij hebben blijk gegeven van hun belangstelling voor een follow-up van de door de Commissie aangegane verbintenissen.

Tegen deze achtergrond heeft de Commissie een actieplan voor 2001 opgesteld met daarin alle antwoorden op de aanbevelingen uit het jaarverslag 2001 van de Rekenkamer.

Meer dan een jaar na de opstelling van dit actieplan voor 2001 acht de Commissie het nuttig een eerste evaluatie van de uitvoering ervan te verrichten.

Het actieplan voor 2001 omvatte 94 aanbevelingen uit het jaarverslag van de Rekenkamer, waarvan er sommige verschillende aspecten hebben of aanleiding geven tot verschillende concrete maatregelen.

54 van de 94 aanbevelingen zijn afgesloten (57%), d.w.z. dat zij geen aanleiding meer geven tot verdere maatregelen van de Commissie, en aan 40 ervan wordt nog steeds gewerkt.

Onder de 54 afgesloten aanbevelingen kunnen verschillende categorieën worden onderscheiden. In ongeveer 44% van de gevallen (24) achtte de Commissie het niet nodig nieuwe maatregelen te nemen of had zij de geldende voorschriften volledig in acht genomen. Voor de resterende 55% (30 aanbevelingen), heeft de Commissie naar haar mening afdoende maatregelen genomen naar aanleiding van de kritiek en de suggesties van de Rekenkamer.

De uitvoering van deze maatregelen heeft betrekking op de meeste sectoren van de financiële vooruitzichten. Afgezien van de maatregelen in verband met specifieke gevallen kunnen zij in twee categorieën worden onderverdeeld:

(i) Wijziging of goedkeuring van regelgeving: Dit geldt met name voor het onderzoeksbeleid met de goedkeuring van het zesde kaderprogramma, dat bepalingen bevat die een rechtstreekse reactie zijn op de aanbevelingen met betrekking tot sancties die aan de contractanten kunnen worden opgelegd, de opstelling van standaardcontracten en de invorderingsprocedure. De Raad is echter niet met alle voorstellen van de Commissie akkoord gegaan (met name wat de subsidiabele kosten betreft), zodat zij niet alle naar aanleiding van de kritiek van de Rekenkamer ontplooide initiatieven heeft kunnen afronden.

Op het gebied van het gemeenschappelijk landbouwbeleid kon eveneens rekening worden gehouden met een aanzienlijk aantal aanbevelingen toen in juni 2003 werd besloten tot hervorming van dit beleid. Naast deze omvangrijke regelgevingsvoorstellen heeft de Commissie ook andere bepalingen herzien, zoals die met betrekking tot administratieve samenwerking inzake de BTW-middelen.

(ii) Aanpassing en verbetering van de interne beheers-, controle-, toezicht- en auditsystemen: In verschillende gevallen heeft de Commissie naar aanleiding van de tot haar gerichte kritiek haar procedures herzien of nieuwe instrumenten ontwikkeld. Zij heeft bijvoorbeeld specifieke maatregelen genomen om de indiening van de jaarverslagen van de directeuren-generaal te harmoniseren en om de werking van bepaalde computersystemen te verbeteren (CATS-databank op landbouwgebied, TEN-T-databank voor het intern beleid). Voorts zijn reorganisatiemaatregelen genomen, zoals die met betrekking tot de uitvoering van het Sapard-programma of de financiering van het ACS-secretariaat.

Aan het einde van deze eerste evaluatie van de tenuitvoerlegging van het actieplan 2001 zijn 40 aanbevelingen nog steeds in de uitvoeringsfase. Het feit dat deze aanbevelingen niet zijn afgesloten betekent niet dat de Commissie nog niet is begonnen met het nemen van maatregelen. Voor sommige aanbevelingen van de Rekenkamer is een meerjarenactie van de Commissie nodig. Dit geldt bijvoorbeeld voor de modernisering van het boekhoudsysteem van de Commissie en de afsluiting van de programma's in verband met de Structuurfondsen. Om deze reden zal de Commissie over elke van de 40 nog openstaande aanbevelingen spoedig een voortgangsverslag uitbrengen waarin wordt vermeld wat reeds is bereikt en welke aanvullende maatregelen nog moeten worden uitgevoerd.

Balans op 31 december 2003 van het Actieplan 2001 van de Commissie naar aanleiding van de aanbevelingen uit het Jaarverslag 2001

van de Rekenkamer

Eigen middelen

1. In de inleidende gedeelten van de jaarrekening (deel II, 1 en deel IV) komt een zeer belangrijke tabel voor met als titel "Resultaat van de uitvoering van de begroting". In deze tabel ontbreken veel interessante gegevens, terwijl andere gegevens, zoals het saldo van het begrotingsjaar, ten overvloede elders worden herhaald.

De Kamer is ook van oordeel dat het deel "ontvangsten" van de jaarrekening (begrotingsuitvoering, deel II, 1), naar opmaak en inhoud moet worden verduidelijkt. Met name moeten de gedetailleerde begrotingsonderdelen in acht worden genomen en de omschrijvingen worden geïndexeerd, moet de voorgeschreven terminologie worden gebruikt en moeten de geraamde ontvangsten tegenover de uitvoering van de ontvangsten worden gepresenteerd en meer in het algemeen de verschillende delen van de jaarrekening onderling en met de algemene begroting worden geharmoniseerd.

(1.17./1.18)

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit..

De Commissie heeft in deel I van de jaarrekening van het jaar 2002 de weergave van de uitvoering aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde en het verband met de resultatentabel aanzienlijk verbeterd. De ontvangstentabel bevat nu gegevens over de uitvoering van het jaar n-1 (in een aparte tabel) en de gebruikspercentages ten opzichte van de ramingen.

De Commissie is voornemens te blijven streven naar meer doorzichtigheid zoals gewenst door de Rekenkamer.

2. De Rekenkamer is van oordeel dat de werkelijke gegevens over de BTW-grondslagen en BNP's die ter berekening van de saldi en aanpassingen aan de saldi hebben gediend, in de jaarrekening moeten worden opgenomen, zoals de desbetreffende ramingen in de algemene begroting zijn opgenomen. Maar ook de berekeningen van de lasten van de lidstaten wat de saldi betreft zouden erin moeten worden weergegeven.

De Rekenkamer is van oordeel dat de VK-correctie (hoofdstukken 15 en 35) moet worden weergegeven in een specifieke tabel waaruit kan worden afgelezen welke basisgegevens en berekeningen hebben geresulteerd in het definitieve bedrag van de VK-correctie en de financiering ervan (punten 1.19 en 1.20).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Vanaf de verantwoording van de rekeningen 2002 wordt voor elke lidstaat en voor elk begrotingsjaar waarvoor correcties plaatsvinden, in detail het berekende BTW- en BNI-saldo weergegeven.

Vanaf de rekeningen met betrekking tot 2002 worden in de winst-en-verliesrekening tabellen opgenomen met de basisgegevens over de berekening van de bedragen van de Britse correctie die in het betrokken jaar in de begroting zijn opgenomen.

3. De Commissie stelt jaarlijks een werkdocument op waarin vrij uitvoerig de berekening en financiering van de definitieve correctie voor het jaar n-4 worden uiteengezet. Dit verklarende document maakt geen deel uit van de begrotingsprocedure voor de vaststelling van het bedrag van de VK-correctie en de financiering ervan, maar wordt de Raad slechts ter informatie toegezonden na de vaststelling van de gewijzigde en aanvullende begroting. In 2001 werd dit document op 5 september aan de Raad voorgelegd, na de vaststelling van GAB nr. 3/2001. Gezien het belang van het voormelde document zou het volgens de Rekenkamer dienstig zijn het tijdig ter beschikking van de twee pendanten van de begrotingsautoriteit te stellen.

De beperkte reikwijdte van de controle in aanmerking genomen, heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de BTW- en BNP-middelen correct werden vastgesteld en geïnd. De Commissie zou echter voorstellen moeten doen tot vereenvoudiging van de definitieve berekening van de financiering van de VK-correctie (punten 1.38, 1.39 en 1.40).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Het oorspronkelijke idee achter het werkdocument was een uitvoerige toelichting op de definitieve berekening te geven, waarbij de correctie van een bepaald jaar als voorbeeld werd genomen. Voorts was het in het verleden niet altijd mogelijk dit document voor de goedkeuring van de betrokken gewijzigde begroting in te dienen.

Om de middelen van DG Begroting op de meest efficiënte wijze te gebruiken is besloten het document niet op te stellen zolang de berekeningswijze niet verandert. Het volgende werkdocument zal dan ook betrekking hebben op de definitieve berekening van de correctie 2001, de eerste die volgens het nieuwe eigenmiddelenbesluit (2000/597/EG, Euratom) en de bijbehorende berekeningsmethode wordt berekend. Het volgende werkdocument zal dus in 2005 worden ingediend, wanneer het resultaat van de definitieve berekening van de correctie 2001 in de begroting wordt opgenomen.

Alle basisgegevens voor de definitieve berekening van de correctie worden weergegeven in de toelichting bij het betrokken voorontwerp van gewijzigde begroting. De Commissie onderzoekt de mogelijkheid om meer details op te nemen.

Het nieuwe eigenmiddelenbesluit en het begeleidende werkdocument over de berekening van de Britse correctie (de berekeningsmethode) biedt enige ruimte voor het vereenvoudigen van de wijze waarop het resultaat van de definitieve berekening van de Britse correctie in de begroting wordt opgenomen. Hierdoor kan de definitieve berekening van de financiering van de correctie weer worden vereenvoudigd. De Commissie is voornemens van deze mogelijkheid gebruik te maken voor de berekening voor 2001, die in 2005 in de begroting wordt opgenomen.

4. Het Financieel Reglement bepaalt dat de begrotingsnomenclatuur, voor wat de indeling in titels, hoofdstukken en artikelen betreft, in het kader van de begrotingsprocedure wordt vastgesteld. De gehanteerde indeling, waarbij rekening moet worden gehouden met de zeer uiteenlopende kenmerken van de verschillende soorten ontvangsten, is onevenwichtig en vaak niet coherent. De Kamer is van oordeel dat de extreme concentratie in Titel 1 (98,3% in 2001) moet worden voorkomen door de traditionele eigen middelen te scheiden van de BTW- en BNP-middelen en de Bitse correctie. Het overschot van het vorige begrotingsjaar (hoofdstuk 30) zou onder een afzonderlijke titel moeten worden opgenomen, want het heeft niets gemeen met de saldi, correcties en restituties van BTW- en BNP-middelen en de Britse correctie die in dezelfde titel zijn opgenomen (hoofdstukken 31, 32, 33 en 35) (punt 1.21).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

In 2003 is de begrotingsnomenclatuur voor de ontvangsten grondig herzien. Voor de titels 4, 5 en 6 van de ontvangsten zijn vele wijzigingen voorgesteld. Deze wijzigingen zullen in beginsel in het ontwerp van GB 2005 worden verwerkt.

5. Bij een aantal onderzochte entrepots werden niet zo frequent fysieke controles verricht als in de nationale richtlijnen wordt voorgeschreven. De Kamer is van oordeel dat de lidstaten de nationale instructies met betrekking tot de controleregeling voor douane-entrepots aanzienlijk zouden kunnen verbeteren door de aard, reikwijdte en frequentie van de controles duidelijk vast te leggen. In de instructies zou ook moeten worden aangegeven op welk niveau van de douanedienst de beslissingen over de wijze van controleren moeten worden genomen. Tot slot moeten de lidstaten ervoor zorgen dat er geprogrammeerde controles worden uitgevoerd (punten 1.32 en 1.36).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit..

In het kader van het programma Douane 2002 werd een document opgesteld waarin een inventaris van de controleterreinen wordt gegeven. Het document verschaft de douanediensten een volledige lijst van de terreinen en subterreinen alsook gemeenschappelijke definities van de controlemethoden.

De opmerkingen van de Rekenkamer over entrepots zijn bij de lidstaten ter sprake gebracht om na te gaan waar eventueel de communautaire voorschriften niet worden nageleefd en ervoor te zorgen dat dit probleem wordt verholpen.

De Commissie erkent dat sprake is van een onevenwichtig beeld van de controles. In het kader van het programma werken projectgroepen van douanedeskundigen en vertegenwoordigers van de Commissie aan het gebruik van een gemeenschappelijk model voor risicobeheersing, standaardformulieren voor de uitwisseling van controle-informatie en de selectie van risicocategorieën (punten 1.30/1.31/1.35/1.36).

6. Evenals in voorgaande jaren werden in 2001 in verscheidene lidstaten problemen met het bijhouden van de B-boekhouding geconstateerd. In Duitsland kan het saldo van de B-boekhouding momenteel niet worden bevestigd omdat met de database geen uitsplitsing naar afzonderlijke posten kan worden gemaakt. In Italië is het beheer van de B-boekhouding nog niet uniform en kunnen zich op lokaal of regionaal niveau berekeningfouten voordoen zonder dat deze tijdens de controles worden ontdekt. Ook in België en Frankrijk werden boekingsfouten in de B-boekhouding geconstateerd, en in de inspectieverslagen van de Commissie is sprake van fouten in de B-boekhouding in Ierland, Zweden en Finland. Hoewel met deze fouten slechts kleine bedragen zijn gemoeid, duiden zij op tekortkomingen in de administratie van de eigen middelen in het kader van de regeling communautair douanevervoer (punt 1.27).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De Commissie streeft ernaar wijzigingen aan te brengen in Verordening nr. 1150/2000 om de structuur van het systeem te verbeteren, en zij blijft dit onderwerp tijdens haar eigen inspecties in de lidstaten nauwlettend in het oog houden. Er wordt actie ondernomen om ervoor te zorgen dat de lidstaten de geconstateerde tekortkomingen in het systeem verhelpen. Waar nodig zijn invorderingsopdrachten afgegeven.

7. De Rekenkamer is van oordeel dat ter verhoging van de doeltreffendheid van de administratieve samenwerking tussen de lidstaten en de Commissie de volgende maatregelen kunnen worden genomen:

a) het permanent comité inzake administratieve samenwerking (SCAC) en het subcomité fraudebestrijding (SCAF) zouden, onder begeleiding van de Commissie, de beste praktijk voor de opzet van een fraudebestrijdingsstrategie kunnen ontwikkelen;

b) de informatie-uitwisseling tussen de lidstaten zou kunnen worden vergemakkelijkt door het VIES-systeem voor fraudebestrijding en de bi- of multilaterale akkoorden verder te ontwikkelen, en door maatregelen in te voeren waarmee corrigerend kan worden opgetreden wanneer de lidstaten niet tijdig informatie verstrekken;

c) om de lidstaten bij de fraudebestrijding meer armslag te geven zouden speciale controle-eenheden voor de aanpak van specifieke gevallen van BTW-fraude kunnen worden opgezet, maar dan moeten deze eenheden wel in de CVB's worden geïntegreerd of er nauw mee samenwerken en door het OLAF worden bijgestaan;

d) het bereik van de in de artikelen 11 en 12 van Verordening (EEG) nr. 218/92 van de Raad vermelde uitwisseling van inlichtingen zou duidelijker moeten worden omschreven; de informatie-uitwisseling tussen de lidstaten zou efficiënter kunnen worden gemaakt door de bevoegdheden en capaciteiten van de CVB's in de lidstaten te harmoniseren (punt 1.54).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

a) De Commissie heeft samen met de lidstaten een diepgaand onderzoek naar BTW-fraude in de intracommunautaire handel verricht en vastgesteld welke maatregelen de beste resultaten hebben opgeleverd bij de bestrijding van de carrouselfraude ("missing trader fraud"). Deze "optimale werkwijzen" zijn gebaseerd op een beter en sneller gebruik van wederzijdse bijstand en op een aanpassing van de nationale controlesystemen om dit soort fraude tegen te gaan.

b) Op 7 oktober 2003 heeft de Raad Verordening (EG) nr. 1798/2003 betreffende de administratieve samenwerking op het gebied van de BTW vastgesteld. Deze verordening intensiveert de internationale uitwisseling van informatie buiten het VIES-systeem om, teneinde BTW-fraude krachtiger te bestrijden.

Daarnaast heeft de Commissie in haar mededeling aan de Raad, het Europees Parlement en het Europees Economisch en Sociaal Comité "Balans en bijstelling van de prioriteiten van de BTW-strategie" (COM/2003/614) aangekondigd dat het bestaande VIES wordt vervangen door een krachtiger en flexibeler systeem. De Commissie zal een haalbaarheidsstudie verrichten met als doel een nieuw VIES op te zetten binnen de looptijd van het Fiscalis-programma 2003-2007.

c) De Commissie staat achter deze aanbeveling. De Commissie heeft in verschillende werkdocumenten en verslagen gepleit voor speciale controle-eenheden voor de aanpak van specifieke gevallen van BTW-fraude. De meeste lidstaten hebben ondertussen al fraudebestrijdingseenheden opgezet die gespecialiseerd zijn in BTW-fraude.

d) De artikelen 11 en 12 van Verordening (EEG) nr. 218/92 van de Raad zijn herroepen bij artikel 35 van Verordening (EG) nr.° 1798/2003 betreffende administratieve samenwerking op het gebied van de BTW. Enerzijds is nu duidelijker omschreven welke informatie de lidstaten de Commissie moeten verstrekken voor de evaluatie van de administratieve samenwerking en moet via de comitologieprocedure worden besloten om welke gegevens het precies gaat. Anderzijds verschaft de nieuwe verordening de lidstaten een duidelijke rechtsgrond om de Commissie vrijwillig informatie te verstrekken over specifieke gevallen.

Bovendien biedt Verordening (EC) nr. 1798/2003 een juridisch kader voor het delegeren van administratieve samenwerking om de druk op de CVB's te verlichten.

De Commissie zal zich in het kader van het SCAC en het Fiscalis-programma in nauwe samenwerking met de lidstaten intensief blijven bezighouden met de bestrijding van BTW-fraude. Binnenkort dient zij bij de Raad en het Europees Parlement een nieuw verslag in over het gebruik van administratieve samenwerkingsregelingen bij de bestrijding van BTW-fraude.

Wat de operationele bevoegdheid van OLAF op het gebied van de BTW betreft, heeft de Commissie in haar actieplan 2001-2003 voor de bescherming van de financiële belangen en de fraudebestrijding, alsook in haar werkprogramma 2001, een voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad opgenomen om te komen tot een systeem van samenwerking tussen de bevoegde nationale autoriteiten en de Commissie voor de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen tegen onwettige activiteiten, onder meer op het gebied van de BTW en het witwassen van geld.

De diensten van de Commissie werken momenteel overeenkomstig artikel 280 van het Verdrag tot oprichting van de EG aan een afzonderlijk voorstel met specifieke bepalingen die de Commissie een rol geven in de coördinatie van de administratieve samenwerking (punt 1.53).

8. De maandelijkse bedragen aan landbouwrechten die Frankrijk ter beschikking stelde beliepen gemiddeld 4,7 miljoen EUR van januari tot april 2001, maar stegen scherp tot 10,3 miljoen EUR in mei 2001 en bleven daarna op dat hogere niveau. Voor het hele jaar 2001 kwam dit neer op een stijging met 74% ten opzichte van 2000, in tegenstelling met de algemene trend bij de invoerrechten (punt 1.7).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Dit punt is behandeld tijdens een TEM-controlebezoek in 2003, waarbij werd vastgesteld dat er geen financiële consequenties waren. Het totaalbedrag van de beschikbaar gestelde eigen middelen was immers wel correct, hoewel het aandeel van de landbouwrechten daarin vóór mei 2001 te laag was berekend.

9. In haar jaarverslag over het begrotingsjaar 1999 beval de Rekenkamer aan een zowel door Frankrijk als door Italië uitgeteste methode om fiscale met statistische bronnen te vergelijken, uit te breiden tot de andere lidstaten en dit middel te gebruiken als middel om fraude te bestrijden. In haar antwoord zegde de Commissie toe over deze methode met de lidstaten te zullen discussiëren.

In zijn aanbeveling inzake de aan de Commissie te verlenen kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1999 neemt de Raad met belangstelling kennis van de aanbeveling van de Rekenkamer en stelt voor deze kwestie voor te leggen aan het Raadgevend Comité voor de eigen middelen. De Commissie heeft het nodige ondernomen om haar toezegging na te komen, maar de lidstaten zijn het niet eens geworden. De Rekenkamer beveelt de Commissie nogmaals aan haar inspanningen op dit zeer belangrijke gebied voort te zetten (punten 1.42, 1.43 en 1.44).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Dit punt is in beide vergaderingen van het raadgevend comité voor de eigen middelen (RCEM) in 2001 besproken. De door Italië en Frankrijk gedeelde conclusie was dat de statistische informatie over de theoretische BTW-opbrengsten helaas een zo uitvoerige uitsplitsing voor het richten van de fiscale controles vergt, dat andere risico-indicatoren gemakkelijker toegankelijk, betrouwbaarder en handiger in het gebruik zijn. Bovendien hebben de lidstaten besloten dat het RCEM niet het geschiktste forum is voor verdere ontwikkelingen. De bevindingen blijven evenwel beschikbaar voor de lidstaten die ze nuttig achten voor hun risico-analysesystemen. Bovendien stelt de Commissie deze aangelegenheid stelselmatig aan de orde tijdens de controles van de BTW-middelen, om ervoor te zorgen de lidstaten rekening houden met de gevolgen van verschillen tussen de theoretische en de werkelijke BTW.

Gemeenschappelijk landbouwbeleid

10. Bij de evaluatie van de wettigheid en regelmatigheid van de achterliggende transacties, heeft de Kamer een steekproef van 156 transacties gecontroleerd. Zij heeft haar resultaten vergeleken met de inspectieresultaten van het GBCS.

De Kamer is van oordeel dat de rapportage over de inspectieresultaten van het GBCS dient te worden verbeterd, en met name onderscheid moet worden gemaakt tussen de resultaten van controles op risicobasis en willekeurige controles (punt 2.44).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

In de loop van 2003 zijn drie GBCS-deskundigengroepen in het leven geroepen om onder meer de door de Kamer aangekaarte kwesties te bespreken. Op 16 december 2003 heeft het Comité van het EOGFL zijn goedkeuring gehecht aan diverse belangrijke wijzigingen in Verordening (EG) nr. 2419/2001, die vanaf 2004 zullen resulteren in een nog grotere betrouwbaarheid en transparantie van de jaarlijkse statistieken.

Afgezien van deze wijzigingen in de regelgeving zijn nog andere inspanningen geleverd om tot een duidelijker en meer uniforme statistische rapportage en een snellere vergaring van de statistische gegevens voor de jaren 2001 en 2002 te komen.

Alle gevallen van niet-naleving van de verplichtingen zullen zoals gewoonlijk worden onderzocht bij de goedkeuring van de rekeningen, aangezien het onvermogen om adequate en correcte statistische gegevens te verstrekken, wordt beschouwd als een administratieve tekortkoming jegens het Fonds die een financieel risico voor het Fonds kan inhouden.

Voor de regelingen voor akkerbouwgewassen moeten de lidstaten een verslag indienen waarin onder meer het resultaat van de controles wordt vermeld. Daarom vraagt de Commissie de lidstaten de resultaten van de uitgekozen gevallen afzonderlijk op risicobasis en op basis van steekproeven te rapporteren vanaf 2000 aan de hand van een vragenlijst die de diensten van de Commissie hebben opgesteld. Voor de dierenpremieregelingen moeten de lidstaten de inspectieresultaten niet op de door de Kamer voorgestelde wijze rapporteren, maar het onderscheid tussen controles op risicobasis en willekeurige controles is regelmatig onderzocht als dat paste in het kader van de controles van de landbouwuitgaven die door de diensten van de Commissie zijn verricht; doel is ervoor te zorgen dat de selectie van de ter plaatse te controleren landbouwbedrijven representatief is zoals bepaald in Verordening (EEG) nr. 3887/92. Bovendien is de GBCS-wetgeving in dit opzicht verstrengd bij artikel 19, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2419/2001, van kracht sedert 1 januari 2002, waarin bepaald is dat de lidstaten willekeurig 20 tot 25% van het minimumaantal landbouwers moeten selecteren voor controles ter plaatse. Dit voorschrift zal zorgen voor de gegronde controleresultaten zoals bedoeld in de opmerkingen van de Kamer (punt 2.44.).

11. De Commissie beschikt over een database die alle gegevens bevat over de uit hoofde van het EOGFL-Garantie verrichte betalingen in de 15 lidstaten gedurende het voorgaande begrotingsjaar: CATS (Clearance audit trail system). De Rekenkamer heeft geconstateerd dat de meeste gegevens tal van gebreken vertonen. De Commissie dient maatregelen te treffen om de betrouwbaarheid en het nut van de database CATS te vergroten (punt 2.47).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Vanaf het begrotingsjaar 2002 zijn strenge kwaliteitscontroles (bv. op het gebruik van de codelijsten) ingebouwd in het programma dat door de lidstaten wordt gebruikt voor de verstrekking van de computergegevens aan de Commissie. Bovendien zijn specifieke controleprogramma's beschikbaar voor de controleurs van EOGFL-Garantie waarmee zij de voor hun controles van belang zijnde computergegevens grondig kunnen verifiëren.

12. Verklarende instanties: sommige werden pas laat aangewezen. Enkele betaalorganen voldoen niet aan de erkenningscriteria. De Commissie dient maatregelen te nemen om verbetering te brengen in deze situatie (punten 2.53-2.55).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De Commissie heeft reeds herhaaldelijk aanbevolen de verklarende instanties vroeger in het jaar aan te wijzen en zal alles in het werk blijven stellen om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurt. Tijdens de deskundigenvergadering van 18 december 2003 werd alle delegaties gevraagd te bevestigen dat deze aanbeveling in 2003 werd uitgevoerd, wat zij ook hebben gedaan. Er zij aan herinnerd dat ingeval de werkzaamheden van een verklarende instantie om enigerlei reden ontoereikend worden geacht, passende maatregelen, met inbegrip van de loskoppeling van de rekeningen van het betaalorgaan, zullen worden overwogen. Voorts zal de Commissie de procedure voor de erkenning van nieuwe betaalorganen op de voet volgen.

13. De Rekenkamer herhaalt dat de Commissie maatregelen dient te treffen om te waarborgen dat correcties worden toegepast voor tekortkomingen in het systeem die een financieel risico voor het EOGFL inhouden (punt 2.71).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De financiële correcties die werden toegepast voor de extra heffing hadden betrekking op twee elementen: het bedrag van de niet-geïnde heffing en de rente wegens laattijdige betaling van die heffing. In recente arresten verklaart het Europees Hof van Justitie dat van de lidstaten niet kan worden geëist heffingen af te dragen die zij nog niet hebben geïnd (vooral als de heffingen voor een nationale rechtbank werden betwist) en dat, als bepaalde bedragen niet of te laat zijn betaald, dit op zichzelf geen schending van de verplichtingen van de lidstaten is.

De Commissie vestigt er de aandacht op dat de voornaamste reden waarom grote bedragen niet zijn geïnd, is dat zij voor de nationale rechtbanken zijn betwist door producenten die de heffing weigeren te betalen.

Voorts zij eraan herinnerd dat de Commissie een nieuwe verordening tot toepassing van de quotaregeling (Verordening (EG) nr. 1392/2001) heeft vastgesteld, waardoor de sancties op onregelmatigheden of fraude aanzienlijk zijn verzwaard, hetgeen beantwoordt aan de aanbeveling van de Rekenkamer.

14. In de follow-up van haar opmerkingen uit haar jaarverslag 1997 constateert de Kamer dat de toeslag voor durumtarwe veel hoger is dan nodig voor handhaving van het inkomenspeil van de producenten. Een hervorming van de GMO zou aanzienlijke budgettaire besparingen hebben opgeleverd. De Kamer is van oordeel dat haar vroegere aanbevelingen onverlet blijven (punten 2.87-2.89).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Als gevolg van de hervorming van het GLB, waartoe in juni 2003 door de Raad is besloten, zal de huidige specifieke toeslag voor durumtarwe vanaf 2005 in de bedrijfstoeslagregeling worden opgenomen (Verordening (EG) nr. 1782/2003 van de Raad). Op grond van de analyse van de Rekenkamer betreffende de durumtarwesector en de evaluatie die is verricht door onafhankelijke deskundigen, heeft de Raad besloten het effect van de specifieke toeslag op de berekening van de bedrijfstoeslag in 2005 te beperken tot 291 EUR per hectare en vanaf 2006 tot 285 EUR per hectare. De steunregeling voor de niet-traditionele productiegebieden zal met ingang van 2006 volledig worden afgeschaft.

Om de productie van durumtarwe van een betere kwaliteit te bevorderen, wordt een specifieke steun ten bedrage van 40 EUR per hectare ingevoerd voor de productie van sommige rassen die aan strengere kwaliteitseisen voldoen. Deze steun geldt voor traditionele productiegebieden binnen de grenzen van een gegarandeerd maximumareaal.

15. De maatregelen die zijn getroffen ter verwezenlijking van de doelstellingen van de GMO vertonen tekortkomingen; bovendien hebben enkele maatregelen ongewenste effecten gehad. In haar speciaal verslag doet de Kamer verschillende aanbevelingen, met name de doelstellingen van de GMO beter definiëren en de controles versterken. Nu de Commissie heeft toegezegd de eerste grootschalige evaluatie rond 2004 uit te voeren, moet erop worden toegezien dat het tijdschema in acht wordt genomen en dat daarbij ook een evaluatie plaatsvindt van de synergie tussen de diverse steunvormen voor de sector bananen (punten 2.115 tot 2.117).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling wordt uitgevoerd.

De doelstellingen zijn op vergelijkbare wijze gedefinieerd en gekwantificeerd als voor andere gemeenschappelijke marktordeningen; een en ander zal nader worden onderzocht bij de evaluatie op grond van artikel 32 van Verordening (EEG) nr. 404/93.

De evaluatie van de gemeenschappelijke marktordening voor bananen zal in 2004 worden uitgevoerd. In 2003 is een aanbesteding voor een evaluatie gehouden en het contract zal in april 2004 worden gesloten. De resultaten van deze evaluatie worden eind 2004 verwacht.

Bovendien zal uiterlijk op 1 januari 2006 een tariefregeling worden ingevoerd (artikel 16, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 404/93, als gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 216/2001).

Meer in het bijzonder dienen de douaneprocedures bij invoer op het niveau van de lidstaten nog te worden verbeterd. De Commissie zal bij de lidstaten blijven aandringen om tot een definitieve oplossing van het probleem te komen (punten 2.115. tot 2.117.).

16. De Kamer is ook van oordeel dat de Commissie opnieuw moet bezien of zij steun moet verlenen voor producten die in de plaats van oliehoudende zaden kunnen worden geteeld (punt 2.123).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Als gevolg van de hervorming van het GLB, waartoe in juni 2003 door de Raad is besloten, zullen oliehoudende zaden, net als andere akkerbouwgewassen, vanaf 2005 vallen onder de bedrijfstoeslagregeling (Verordening (EG) nr. 1782/2003 van de Raad).

17. De Kamer heeft enkele zwakke punten in de tenuitvoerlegging van de steunregeling ontdekt, maar heeft vooral getracht het werkelijke stimulerende effect van de premie op de wijze van productie te meten. De Kamer is van oordeel dat dit effect beperkt is. Derhalve beveelt zij de Commissie aan de doeltreffendheid van de steun te evalueren (punt 2.127).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De evaluatie van de GMO voor rundvlees is opgenomen in het evaluatieplan van de Commissie voor 2004 en zal plaatsvinden vanaf medio 2004 tot eind 2006. In 2004 zullen vooral de voorbereidende interne werkzaamheden worden verricht. De evaluatie zal ook betrekking hebben op de in het kader van Agenda 2000 ingevoerde regeling van het extensiveringsbedrag, ondanks het feit dat deze maatregel niet zal worden gehandhaafd. Als gevolg van de hervorming van het GLB, waartoe in juni 2003 door de Raad is besloten, zal het extensiveringsbedrag vanaf 2005 immers worden opgenomen in de bedrijfstoeslag (Verordening (EG) nr. 1782/2003 van de Raad).

Wat de zwakke punten op het gebied van de tenuitvoerlegging van de regeling van het extensiveringsbedrag betreft, zijn in verscheidene lidstaten tekortkomingen vastgesteld waarvoor financiële correcties zijn voorgesteld in het kader van de goedkeuring van de rekeningen van de Commissie.

18. De Commissie dient jaarlijks een representatieve selectie van GBCS-inspecties opnieuw te verrichten en te verifiëren (punt 2.44).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie zal deze aanbeveling niet uitvoeren.

De Commissie is van oordeel dat dankzij het GBCS veel minder fouten voorkomen. Voorts werkt de Commissie voortdurend aan de verbetering van het controlesysteem door de desbetreffende verordeningen te wijzigen en door de volledige implementering en ontwikkeling van het systeem in de lidstaten aan te moedigen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de implementering van het identificatiesysteem voor runderen en de invoering van een geografisch identificatiesysteem uiterlijk op 1 januari 2005 (punt 2.44).

Het opnieuw verrichten van controles is al jaren een routineonderdeel van bijna alle GBCS-controles en blijft een essentieel onderdeel van alle controles ter plaatse door de diensten van de Commissie. Dit wordt uitvoerig behandeld in de controleverslagen van de Commissie.

Structurele maatregelen

19. Ondanks het tezamen met de lidstaten opgezette systeem voor de raming van de betalingsaanvragen is de raming van de benodigde betalingskredieten nog steeds niet erg betrouwbaar. De Commissie werkt de ramingen die aan het begin van het vorige begrotingsjaar zijn verricht niet bij en zij beschikt niet over systemen voor de registratie van de betalingsaanvragen waarmee de nog te betalen bedragen voor het geheel van de fondsen kunnen worden gevolgd. Daarom blijven de ramingen van de betalingskredieten, evenals die van de vastleggingskredieten, steeds losstaan van het verloop van het proces van goedkeuring van de acties en de voortgang daarvan (punt 3.14).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De besteding van betalingskredieten is niet gemakkelijk te voorspellen.

In haar jaarpublicatie over de besteding van de middelen van de structuurfondsen heeft de Commissie de betrouwbaarheid van de prognosen van de lidstaten uitvoerig geanalyseerd. Zij zal dat blijven doen. Over het geheel genomen zijn de forse prognosefouten in verband gebracht met de neiging van de lidstaten om de betalingen veel te hoog in te schatten.

De Commissie heeft diverse maatregelen getroffen om de prognosewerkzaamheden voor de lidstaten te vereenvoudigen. Daarbij heeft zij gebruikgemaakt van de gegevens uit een enquête onder de lidstaten. De bij de Commissie in te dienen formulieren zijn duidelijker en eenvoudiger geworden. De communicatiekanalen zijn gestroomlijnd en er is nu één prioritair aanspreekpunt voor de ramingen. De jaarlijkse herinneringen worden tegenwoordig niet alleen aan de Permanente Vertegenwoordigers van de lidstaten toegezonden, maar ook aan de instanties die voor de programma's verantwoordelijk zijn. Daarmee wordt een betere en snellere verspreiding van de informatie beoogd en vermindert ook de administratieve belasting die gepaard gaat met de opstelling van de prognoses. Verder worden nu ook systematisch aanmaningsbrieven toegezonden aan de lidstaten die hun prognoses niet op tijd hebben ingediend. De Commissie zendt de resultaten van deze operatie met een uitsplitsing naar lidstaat aan de begrotingsautoriteit toe. Bovendien publiceert zij een grondige analyse van de betrouwbaarheid van prognoses uit het verleden en doet zij dit per lidstaat, zodat een zekere competitiedruk ontstaat. Binnen de grenzen van het huidige juridische kader heeft de Commissie derhalve flinke stappen gezet om de prognoses te verbeteren. Al deze maatregelen zullen echter alleen tot betere prognoses leiden als de lidstaten hun eigen procedures verbeteren.

Tot dusver zijn de lidstaten echter nog niet in staat geweest om betere prognoses op te stellen. In 2002 bedroeg de prognosefout bij de programma's voor de periode 2000-2006 46% en in 2003 is deze nog iets gestegen.

Omdat de lidstaten niet goed in staat zijn om betrouwbare prognoses te leveren, heeft de Commissie haar laatste begrotingen meer op haar eigen ramingen gebaseerd. Daardoor is het bestedingspercentage voor de betalingskredieten verbeterd. In 2002 bedroeg het bestedingspercentage bij de betalingskredieten voor de programma's 2000-2006 91%. Afgaande op voorlopige bestedingsgegevens over 2003 is dit percentage in 2003 opgelopen tot 97%.

De Commissie hoopt dat haar inspanningen om de prognoses van de lidstaten te verbeteren, op middellange termijn vrucht zullen afwerpen, Zodat dan wèl met deze informatie rekening kan worden gehouden bij de opstelling van de begroting.

Bij de vastleggingskredieten ziet de situatie er heel anders uit. De begrotingen waren gebaseerd op de meest recente programmeringen die beschikbaar waren, en de bestedingspercentages bedroegen bijna 100%.

Het lage bestedingspercentage bij de betalingskredieten van 2000 en 2001 voor bijstandsmaatregelen in de programmaperiode 2000-2006 is voornamelijk te wijten aan de late tenuitvoerlegging van deze maatregelen.

In de "Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad - Ontwikkeling van de begrotingsuitvoering voor de Structuurfondsen, en met name van de RAL" (COM(2002)528 definitief van 20.9.2002) is de Commissie reeds grondig ingegaan op het vraagstuk van het verschil tussen de prognoses van de lidstaten en de besteding van de kredieten en heeft zij betalingsvooruitzichten gegeven voor de periode tot 2010.

20. De Commissie heeft de rubriek "leerpunten" van het voorgaande jaar laten vervallen. Niettemin was een veel grondigere analyse nodig geweest van de structurele gebreken die de laatste begrotingsjaren zijn waargenomen. Dit met het oog op voorstellen tot verbeteringen van het toekomstige financiële en budgettaire kader (financiële vooruitzichten, procedures voor het uitwerken van de kredietramingen), alsmede voor de bepalingen inzake programmering en beheer van de regelgeving betreffende de structurele acties. Het was eveneens dienstig geweest als de Commissie haar eigen verantwoordelijkheden had geanalyseerd ten aanzien van de vertragingen in de programmeringsprocedure, de lacunes in de kredietramingen en de concentratie van verrichtingen aan het einde van het begrotingsjaar (punten 3.18 en 3.19).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Voor de structuurfondsen vermeldt de Commissie in haar voorontwerpen van begroting de methodiek die aan haar kredietramingen ten grondslag ligt. Verder analyseert de Commissie in haar jaarpublicatie over de begrotingsuitvoering voor de structuurfondsen uitvoerig de nationale prognoses voor de betalingen en tevens het jaarlijkse verloop van de transacties. Hiermee zal de Commissie doorgaan.

De rubriek "Leerpunten" heeft de Commissie laten vervallen omdat zij van mening is dat daarmee geen informatie verloren gaat. Gedetailleerde analysen zijn immers altijd te vinden in de jaarrekeningen.

21. Een van de hoofddoelstellingen van de nieuwe regelgeving was het versnellen en vereenvoudigen van de programmeringsprocedures door een verduidelijking van de verantwoordelijkheden van de Commissie en de lidstaten. De programmering, die in verschillende achtereenvolgende fasen plaatsvindt, bleek echter bijzonder lastig te beheren. Het was niet voldoende duidelijk hoe de verantwoordelijkheden tussen de Commissie en de lidstaten verdeeld waren, en het ontbrak aan een precies, vooraf vastgesteld programmeringskader. Lange onderhandelingen tussen de lidstaten en de Commissie bleken nodig, terwijl het operationeel kader van de acties nog niet eens helemaal kon worden gedefinieerd. Deze situatie valt in algemene zin te verklaren uit het voortbestaan van onzekerheid over de verantwoordelijkheden van de Commissie en de lidstaten en uit nog steeds complex geformuleerde regelgeving op het gebied van programmering, beheer en boeking van de uitgaven. Het vaststellen van de zones die in aanmerking komen voor acties uit hoofde van doelstelling 2 is een voorbeeld van de problemen bij het starten van de programmeringsfase. De Rekenkamer beveelt dan ook aan de nodige maatregelen te treffen teneinde tijdig een passend kader voor toekomstige programmeringen te kunnen opstellen, met name in het kader van de naderende uitbreiding (punten 3.30, 3.33 en 3.41).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

In april 2003 heeft de Commissie haar goedkeuring gehecht aan een pakket maatregelen om het beheer van de huidige programma's te vereenvoudigen (zie de mededeling over de vereenvoudiging, de verduidelijking, de coördinatie en de flexibiliteit van het beheer van het structuurbeleid - C(2003) 1255). Met deze maatregelen hoefde de wetgeving niet te worden gewijzigd. Ze zijn gericht op de coördinatie van controlewerkzaamheden, op een grotere flexibiliteit bij de verstrekking van vergoedingen door de Commissie en bij de toepassing van de n+2-annuleringsregel, op stroomlijning van de procedures voor tussentijdse evaluaties, waaronder de toewijzing van de prestatiereserve, en op vereenvoudiging van de procedures voor programmawijzigingen, vergaderingen, indicatoren en verslaglegging. De maatregelen die het dagelijks beheer betroffen, zijn onmiddellijk ingegaan. De overige maatregelen worden volgens een bepaald tijdschema ingevoerd. De maatregelen op het gebied van financiële controle omvatten onder meer de publicatie in december 2003 van een bijgewerkte audithandleiding voor de structuurfondsen (voor het Europees Sociaal Fonds is ook een aanvullende audithandleiding uitgegeven), de opstelling van (in de audithandleidingen opgenomen) richtsnoeren voor steekproefcontroles en verduidelijking van de voorschriften voor het bewaren van documenten als onderdeel van het controlespoor (Verordening (EG) nr. 2355/2002 houdende wijziging van Verordening 438/2001). Ook heeft de Commissie met de lidstaten gesproken over de zogeheten "vertrouwenscontracten", waarmee zij haar eigen controlewerkzaamheden in de desbetreffende lidstaat kan beperken. Met een aantal lidstaten zijn de onderhandelingen over deze vertrouwenscontracten al gestart.

De Commissie verwacht dat de vereenvoudigingsmaatregelen tot een snellere uitvoering van de huidige programma's zullen leiden. In dit verband zij erop gewezen dat in 2003 de betalingen uit de structuurfondsen voor de periode 2000-2006 zijn gestegen.

Wat de nieuwe lidstaten betreft, heeft de Commissie de onderhandelingen over de belangrijkste documenten voor hun programma's in de periode 2004-2006 (CB's en EPD's van doelstelling 1) afgerond. Daardoor kunnen de programma's onmiddellijk na de toetreding in mei 2004 officieel worden goedgekeurd en al snel van start gaan.

Ter voorbereiding van de nieuwe programmaperiode voor de structuurfondsen vanaf 2007 is in januari 2003 het tweede voortgangsverslag gepubliceerd, dat op het tweede verslag over de economische en sociale cohesie uit 2002 is gebaseerd, en is in maart een seminar met de lidstaten gehouden. Het derde verslag over de economische en sociale cohesie, waarin in grote lijnen de voorstellen van de Commissie voor de nieuwe periode zullen worden beschreven, verschijnt in februari 2004. In mei volgt een zogeheten "cohesieforum". De Commissie wil haar voorstellen voor de verordeningen over de nieuwe programmaperiode in 2004 gereed hebben, zodat het regelgevingskader eind 2005 staat.

22. Naast de problemen met de programmeringsprocedures was er sprake van complexe regelgeving inzake uitgaven en aanhoudende onzekerheden bij de interpretatie van bepaalde fundamentele gegevens, zoals de subsidiabiliteit van bepaalde uitgaven, het financieringsaandeel van investeringen die ontvangsten genereren en de beschrijving van de uiteindelijke begunstigden.(3.32)

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Verordening (EG) nr. 1685/2000 inzake de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door de structuurfondsen medegefinancierde verrichtingen is gewijzigd bij Verordening nr. 1145/2003, waarin onder meer duidelijkheid wordt geschapen over de bankkosten bij Interreg-programma's en stortingen in risicokapitaalfondsen als daadwerkelijk verrichte uitgaven worden aangemerkt. Wat de voorschotten aan de begunstigden betreft, blijft de situatie ongewijzigd, omdat de lidstaten bij de besprekingen over het pakket vereenvoudigingsmaatregelen het voorstel om dergelijke voorschotten als subsidiabele uitgaven aan te merken, hebben verworpen (de goedkeuring van Verordening nr. 1145/2003 is voor het Hof van Justitie op procedurele gronden aangevochten, de Commissie zal de verordening intrekken en haar begin 2004 opnieuw vaststellen). Naast de opstelling van richtsnoeren voor de behandeling van inkomsten uit infrastructuurprojecten heeft de Commissie in december 2002 de handleiding voor kosten-batenanalyses voor EFRO-, Cohesiefonds- en ISPA-projecten bijgewerkt. Zij heeft diverse bijeenkomsten met de nationale autoriteiten georganiseerd om de methodiek voor kosten-batenanalyses te verbeteren. De handleiding bevat voorschriften voor financiële analyses die als grondslag dienen voor de vaststelling van het medefinancieringspercentage, inclusief de ontvangsten, restwaarde en disconteringspercentages. In april 2003 heeft de Commissie een brief gezonden aan de lidstaten om ze te herinneren aan deze voorschriften en om nog een aantal parameters voor de berekening van de medefinancieringspercentages vast te leggen.

23. De versnippering van het beheer van de structurele acties over verschillende diensten van de Commissie bleef een totaaloverzicht van de situatie bemoeilijken. Bovendien was de gemeenschappelijke databank voor de structuurfondsen, die elektronische gegevensuitwisseling mogelijk moet maken, niet operationeel toen de programma's werden besproken. Eind 2001 ontbraken er nog steeds bepaalde gegevens, met name over het FIOV (punt 3.37).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

In juli en augustus 2002 heeft DG FISH de oorspronkelijke financiële middelen voor het FIOV in de periode 2000-2006 in de gemeenschappelijke SFC-databank ingevoerd. Daarna heeft het deze informatie steeds bijgewerkt. Het DG gebruikt het systeem echter niet voor de verwerking van betalingsverzoeken. De databank levert al bepaalde soorten verslagen en voert ook analyses uit, zoals voor "n + 2". Er wordt evenwel nog gewerkt aan de verbetering en verdere ontwikkeling van het systeem, zodat het nog meer functies zal krijgen. Er worden links naar belangrijke documenten gemaakt en ook moet een elektronische handtekening mogelijk worden. Er wordt voor de structuurfondsen een portaalsite ontwikkeld waarin de databank een belangrijke rol gaat spelen. In 2004 zal de Commissie vaststellen welke links tussen de databank en haar nieuwe boekhoudsysteem noodzakelijk zijn.

24. De controles die de lidstaten vóór de afronding van elke vorm van bijstandsverlening uit de periode 1994-1999 moeten uitvoeren, vormen een essentieel element van de betrouwbaarheid van hun systemen en voor de regelmatigheid van de betalingsaanvragen. Ondanks enkele verbeteringen met het oog op een homogene toepassing van de bepalingen bieden de controlesystemen nog geen garantie dat de definitieve uitgavendeclaraties zijn onderworpen aan voldoende strenge en betrouwbare controles. De Commissie is in 2001 overgegaan tot afsluiting van 53 acties van doelstelling 2 uit de periode 1994-1996 (waarvan 16 EFRO- en 37 ESF-acties). Eind 2001 stonden er nog 53 acties open voor een bedrag van 575 miljoen EUR aan nog af te wikkelen verplichtingen (waarvan 44 EFRO-acties voor 540 miljoen EUR en 9 ESF-acties voor 35 miljoen EUR). De afsluitingsprocedures die worden gevolgd voor de acties van doelstelling 2 uit 1994-1996 en voor de projecten van het Cohesiefonds zijn in wezen identiek aan die van de voorgaande periode. Met het oog op de afsluitingen die vanaf 2002 zullen plaatsvinden, dient de Commissie dan ook meer initiatieven te ontplooien en onder meer te zorgen voor een betere coördinatie van de activiteiten van haar diensten die verantwoordelijk zijn voor de diverse structurele acties (punten 3.62 en 3.81).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

In 2003 heeft de Commissie de meeste doelstelling 2-programma's uit de periode 1994-1996 die eind 2001 nog openstonden, afgesloten. Eind 2003 stonden nog maar acht van dergelijke programma's open (vijf voor het EFRO en drie voor het ESF). Daarbij ging het om 70 miljoen EUR aan vastleggingen (66 miljoen EUR voor het EFRO en 4,7 miljoen EUR voor het ESF). Voor de meeste andere programma's uit de periode 1994-1999 hebben de lidstaten net voor het verstrijken van de termijn (eind maart 2003) de voor de afsluiting vereiste documenten toegezonden. Eind 2003 hebben de voor de structuurfondsen bevoegde diensten hun onderzoek van deze documenten en de afsluitingsprocedure voltooid. Daarbij is de eindbetaling verricht en zijn de vastleggingen vrijgemaakt voor uitgaven waarvoor geen betalingsverzoek was ingediend (41% van de eind 2002 nog openstaande verplichtingen). Voor alle vier fondsen zijn dezelfde procedures gevolgd en is consequent gebruikgemaakt van checklists. Onduidelijkheden losten de vier diensten in onderling overleg op. Bij ruwweg twee derde van het aantal programma's is een toelichting gevraagd op de afsluitingsverklaring in verband met de vóór de afsluiting van de programma's verrichte controlewerkzaamheden of op restricties in de verklaringen. Er is nauw samengewerkt tussen de voor de structuurfondsen bevoegde diensten en OLAF om duidelijkheid te brengen in gevallen waarin melding is gemaakt van onregelmatigheden. Daarnaast hebben de diensten nog ter plaatse een groot aantal controles op reeds afgesloten programma's uitgevoerd. Als bij deze controles is gebleken dat eerdere controlewerkzaamheden gebrekkig zijn uitgevoerd of als de afsluitingsverklaringen zelf vanwege mogelijke onregelmatigheden bij de gedeclareerde uitgaven zijn voorzien van een restrictie en geen oplossing mogelijk is, zal de Commissie een financiële correctie toepassen. Daarbij kan het gaan om een vast percentage op een bepaalde voor de fondsen vastgestelde basis. In 2004 gaan de voor de structuurfondsen bevoegde diensten door met hun afsluitende werkzaamheden en met hun controles op afgesloten programma's uit de periode 1994-1999. Er zij nog gewezen op de antwoorden van de Commissie op de punten 5.20-5.21 en 5.54 in het verslag van de Rekenkamer uit 2002 (PB C 286 van 28.11.2003, blz. 1).

25. De procedures voor het onderzoek van de aanvragen om definitieve betaling verliepen altijd in de vorm van overleg tussen de diensten, zonder dat de respectieve verantwoordelijkheden waren verduidelijkt. Met deze procedures wordt bovenal beoogd na te gaan of concrete onregelmatigheden die tijdens eventuele eerdere controles ter plaatse werden ontdekt, zijn verholpen. De follow-up van deze controleopmerkingen berust nog steeds op diverse databanken die zonder enige coördinatie zijn opgezet, aangezien de door de Commissie aangekondigde enige databank niet vóór 2002 operationeel kon zijn (punt 3.48).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Voor de afsluiting van de programma's uit de periode 1994-1999 hebben de voor de structuurfondsen bevoegde diensten steeds strikte gemeenschappelijke procedures gevolgd. De introductie van het managementhulpmiddel voor controles Sysaudit, dat onder meer een doeltreffende follow-up moet waarborgen, heeft vertraging opgelopen. Het zal nu in de eerste helft van 2004 in gebruik worden genomen. De voor de structuurfondsen bevoegde diensten hebben ieder hun eigen systeem gebruikt voor de follow-up van de controleresultaten. Zo voert DG EMPL zijn aanbevelingen voor de systemen voor de programma's 2000-2006 uit met het in 2002 zelf ontwikkelde geautomatiseerde follow-upsysteem Gesaudit.

26. De voor de periode 2000-2006 voorgeschreven beheer- en controleregeling is verbeterd. De invoering ervan heeft echter al vertraging opgelopen, nog niet alle structuren zijn operationeel en met de onafhankelijke controle van de uitgevoerde operaties is nog niet begonnen. De Rekenkamer heeft bij de tussentijdse betalingen soortgelijke niet-subsidiabele uitgaven ontdekt als over voorgaande perioden, hetgeen erop wijst dat niet alle betrokkenen voldoende bekend zijn met de toepasselijke voorschriften. Om na te gaan of de beheer- en controlesystemen voldoen aan de vereisten in de regelgeving, is de Commissie verplicht regelmatig de werking van deze systemen te onderzoeken. Hiervoor zijn controlebezoeken ter plaatse noodzakelijk. In 2001 is echter een beperkt aantal bezoeken afgelegd door de DG's Regionaal Beleid en Visserij, terwijl de DG's Werkgelegenheid en Landbouw geen enkel bezoek hebben afgelegd. Hieruit volgt dat de Commissie niet voldoende zekerheid had over de betrouwbaarheid van deze systemen. In sommige lidstaten vertonen de procedures voor de controle van de realiteit en subsidiabiliteit van de uitgaven gebreken: met name worden bepaalde facturen of soortgelijke documenten niet gecontroleerd. Dit heeft tot gevolg dat de uitgavendeclaratie wordt opgesteld zonder dat wordt nagegaan of de uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan. De Commissie moet dan ook trachten haar verificaties in de lidstaten zo spoedig mogelijk af te ronden en erop toezien dat de controlenormen en de subsidiabiliteitsregels, alsook de sancties voor niet-naleving, op alle niveaus worden verspreid en worden begrepen (punten 3.66, 3.67 en 3.82).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De voor de structuurfondsen bevoegde diensten gaan door met hun controles ter plaatse van de beheers- en controlesystemen die de lidstaten voor de programma's 2000-2006 hebben opgezet. Het aantal controles per fonds bedroeg eind 2003:

- EFRO: 37

- ESF: 68

- EOGFL-Oriëntatie: 14

- FIOV: 13 van de 16 programma's.

In 2004 wil DG REGIO voor de lopende programma's nog eens vijftien systeemcontroles uitvoeren, terwijl DG EMPL veertig controles op het programma heeft staan. DG FISH rondt zijn controles op de FIOV-programma's in maart 2004 af. DG AGRI heeft in februari 2004 programma's gecontroleerd die samen goed zijn voor 41% van de uitgaven in het kader van het EOGFL-Oriëntatie. In 2003 heeft DG REGIO overeenkomstig Verordening nr. 1386/2002 tien systeemcontroles op projecten in het kader van het Cohesiefonds uitgevoerd en voor 2004 staan hier nog eens vijf van dergelijke controles op het programma.

27. In een aantal steekproefsgewijs geselecteerde innovatieve en voorbereidende lokale werkgelegenheidsprojecten die rechtstreeks door de Commissie werden gefinancierd, waren de procedures van de Commissie voor het financieel beheer niet streng genoeg. Bovendien was de kosteneffectiviteit van dergelijke projecten niet gewaarborgd wegens een zekere mate van overlapping tussen de verschillende innovatieve acties en de retroactieve financiering van bepaalde projecten (punt 3.118).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Er is veel gedaan om rechtstreeks door de Commissie gefinancierde Gemeenschapssteun voor maatregelen ter bevordering van de lokale werkgelegenheid te stroomlijnen. Zo worden sinds 2003 geen nieuwe projecten meer uit begrotingsonderdeel B5-503 gefinancierd om een overlapping te voorkomen tussen de maatregelen in het kader van artikel 6 en de voorbereidende maatregelen ter bevordering van de lokale werkgelegenheid die in 2001 en 2002 uit dit onderdeel werden gefinancierd.

De inspanningen van de Commissie waren in 2003 vooral gericht op de uitwisseling en verspreiding van goede werkmethoden, op de ontwikkeling van methodologische hulpmiddelen en andere instrumenten ten behoeve van de betrokken partijen en op een thematische en programmatische evaluatie van de tot dusver door de Commissie gesteunde activiteiten. Ook heeft de Commissie de lidstaten aangemoedigd om in het kader van de Europese werkgelegenheidsstrategie de lokale en regionale dimensie van hun werkgelegenheidsbeleid te ontwikkelen.

Voor de in het kader van artikel 6 van het ESF medegefinancierde maatregelen zijn oproepen tot het indienen van gerichte voorstellen gelanceerd. Er is een strikte selectie- en beheersprocedure voor de projecten ingevoerd. Ook is het financiële beheer van de projecten verbeterd. De controles, ook die ter plaatse, zijn binnen de grenzen van de beschikbare middelen geïntensiveerd.

28. De Kamer stelt vast dat de Commissie over het geheel genomen met haar follow-up van de op basis van de DAS 1999 geformuleerde opmerkingen voortvarender is dan bij de DAS in voorafgaande jaren het geval was. Maar, hoewel de Rekenkamer vaak opmerkingen maakt over gebreken in het beheer en de controle bij tal van programma's, breidt de Commissie een onderzoek zelden uit tot buiten de noodgedwongen beperkte steekproeven die door de Kamer zijn onderzocht. Met name bij de afgesloten acties zou de Commissie de foutenfrequentie voor de gehele betrokken actie moeten evalueren en zich niet mogen beperken tot de terugvordering van onverschuldigd betaalde financiering in niet-betwiste individuele gevallen (punt 3.104).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Als de door de Rekenkamer ontdekte fouten duidelijk op een structureel probleem wijzen, dan blijven de follow-upmaatregelen van de Commissie niet tot deze gevallen beperkt. Als voorbeeld kan naast de openbare aanbesteding in Spanje, waar DG REGIO in 2003 zijn onderzoek heeft uitgebreid naar andere gevallen en nu een forfaitaire correctie over de gehele linie voorstelt in verband met overtredingen van de voorschriften bij de programma's 1994-1999, ook een ESF-zaak in Frankrijk worden genoemd. Na een controle van de Rekenkamer in Parijs in een zaak die de Franse kamer voor ambachtelijke bedrijven "Ile de France" betrof en verband hield met een nauwkeurig omschreven project, en na uitgebreide aanvullende controles van de Commissie bij het Franse ministerie dat verantwoordelijk is voor de handwerksnijverheid en het MKB, is in 2002 in deze hele zaak besloten tot een netto financiële correctie van 22 miljoen EUR op het Franse EPD van doelstelling 4 uit 1994 (Beschikking C(2002)44 van 21.3.2002).

Intern beleid

29. Wat betreft het TEN-T-programma zou de Commissie de regelgeving en het controlekader moeten versterken, bijvoorbeeld door offertebrieven tussen de lidstaten en de uiteindelijke begunstigden voor te schrijven en door duidelijker regels in verband met de subsidiabiliteit van kosten op te stellen en in te voeren. De evaluatie van de voorstellen moet worden verbeterd door een intensiever gebruik van externe deskundigen en moet ook behoorlijk worden gedocumenteerd. De administratieve procedures en IT-systemen moeten worden afgestemd op de specifieke eisen van het TEN-T-programma. Voltooide TEN-T-acties moeten regelmatig worden gecontroleerd (punt 4.74).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

In 2003 heeft de Commissie met het oog op een sterkere rol van de lidstaten bij bijvoorbeeld de controle, monitoring en evaluatie een nieuwe versie vastgesteld van de beschikking terzake. Daarin zijn ook de verantwoordelijkheden vastgelegd van de bij de financiële steun betrokken partners. In 2004 zal deze beschikking opnieuw worden herzien en zullen de verplichtingen van de lidstaten nauwkeuriger worden geformuleerd. De Commissie richt de beschikking nu formeel tot de eindbegunstigden en de lidstaten en geeft een duidelijkere omschrijving van hun rol.

Er is meer duidelijkheid gebracht in de omschrijving van werkzaamheden en studies. De Commissie heeft het gebruik van standaardkostendeclaraties opgenomen in de versie van de beschikking uit 2003 en in de evaluatie uit 2003 van de TEN-T-procedures. Dit heeft geleid tot een handleiding die vanaf 2004 zal worden gebruikt. Aan de hand van de bestaande praktijk bij de structuurfondsen zullen nauwkeurigere voorschriften voor publicitaire verplichtingen worden opgesteld.

De Commissie overweegt de inschakeling van externe deskundigen bij de evaluatie van de projecten.

30. De Commissie wordt aangemoedigd de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen door het opleggen van de sancties waarin Verordening nr. 2988/95 van de Raad voorziet. Deze sancties, die bovenop de terugvordering van het ten onrechte verkregen voordeel komen, kunnen slechts doeltreffend en afschrikwekkend zijn als zij kenbaar zijn en voorzien in proportionele administratieve maatregelen en straffen. Zij kunnen in modelcontracten worden gedefinieerd of met een specifieke sectorale regeling worden ingevoerd (punt 4.51).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De KP6-contracten voorzien in sancties in de vorm van "schadevergoedingen" (zie hieronder) en in audits en controles, onder meer via de Rekenkamer. Ook bevatten ze voorschriften over de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen.

Schadevergoeding

Onverminderd enige andere maatregel waarin dit contract voorziet, komen de contractanten overeen dat de Gemeenschap ter bescherming van haar financiële belangen gerechtigd is schadevergoeding te eisen van een contractant van wie is gebleken dat hij te hoge kosten heeft opgegeven en bijgevolg een onterecht hoge financiële bijdrage van de Gemeenschap heeft ontvangen. De schadevergoeding komt bovenop de teruggave door de contractant van het ten onrechte betaalde gedeelte van de financiële bijdrage.

1. De schadevergoeding staat in verhouding tot het teveel aan opgegeven kosten en het ten onrechte betaalde gedeelte van de bijdrage van de Gemeenschap. Voor de berekening van de schadevergoeding wordt de volgende formule toegepast:

Schadevergoeding = ten onrechte betaald gedeelte van de financiële bijdrage x (het teveel aan opgegeven kosten/ totaalbedrag waarvoor terugbetaling is gevraagd)

Bij de berekening van de schadevergoeding wordt alleen de periode in beschouwing genomen die relevant is voor de aanvraag van de contractant om de bijdrage van de Gemeenschap voor die periode. De schadevergoeding wordt niet berekend op basis van de gehele bijdrage van de Gemeenschap.

2. De Commissie stelt de contractant die zij als aansprakelijk beschouwt voor de betaling van de schadevergoeding per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs in kennis van haar eis. De contractant heeft dertig dagen de tijd om op de eis tot schadevergoeding van de Gemeenschap te reageren.

3. De procedure voor terugbetaling van het ten onrechte betaalde gedeelte van de financiële bijdrage en voor betaling van de schadevergoeding wordt vastgesteld overeenkomstig het bepaalde in artikel II.31.

4. De Commissie is gerechtigd compensatie te eisen, overeenkomstig het bepaalde in lid 1 tot en met lid 6, wanneer na beëindiging van het contract blijkt dat te hoge kosten zijn opgegeven.

5. Deze bepalingen laten elke administratieve of financiële sanctie die de Commissie overeenkomstig het Financieel Reglement aan een in gebreke blijvende contractant kan opleggen, alsook enig ander aan de Gemeenschap of een andere contractant ter beschikking staand civielrechtelijk rechtsmiddel onverlet. Voorts verhinderen deze bepalingen de autoriteiten van de lidstaten niet een strafrechtelijke procedure in te leiden.

6. Voorts kan overeenkomstig het Financieel Reglement aan een contractant van wie vast is komen te staan dat hij in ernstige mate inbreuk heeft gepleegd op zijn contractuele verplichtingen een financiële sanctie worden opgelegd ten belope van 2% à 10% van de waarde van de door die contractant ontvangen financiële bijdrage van de Gemeenschap. Dit percentage kan worden verhoogd tot 4% à 20% ingeval van een nieuwe inbreuk binnen vijf jaar na de eerste inbreuk.

31. Aanbevolen wordt de regelmatige controles ter plaatse door de ambtenaren die met het toezicht op de TEN-T-acties belast zijn, aan te vullen met financiële en technische controles achteraf (punt 4.33).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Overeenkomstig de aanbeveling van de Rekenkamer heeft de centrale financiëlecontrole-eenheid van DG TREN in 2003 TEN-T-activiteiten steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze controles lopen in 2004 gewoon door. Dankzij de toegenomen personele middelen voor deze eenheid en dankzij het nieuwe kadercontract dat met een extern accountantsbedrijf is gesloten, zal het aantal controles nog verder stijgen.

32. De modelcontracten voor OTO-werkzaamheden onder contract zouden moeten voorschrijven dat de deelnemers onbeperkt gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gebruik van de financiële bijdrage van de Gemeenschap (met uitzondering van deelnemers als openbare universiteiten) (punt 4.50).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

In het KP6-modelcontract is voor de contractanten het beginsel van collectieve verantwoordelijkheid opgenomen, tenzij het gaat om een internationale organisatie, een overheidsinstantie of een organisatie waarvan de deelneming door een lidstaat of een geassocieerde staat wordt gewaarborgd. Deze verantwoordelijkheid geldt voor alle projecten, maar niet voor projecten in het kader van een Marie Curie-contract en evenmin voor MKB-activiteiten of voor specifieke ondersteunende activiteiten die naar behoren zijn gemotiveerd.

Financiële collectieve verantwoordelijkheid

1. Indien het contract wordt opgezegd of indien de deelneming van een contractant overeenkomstig artikel II.16 wordt beëindigd, en indien een contractant niet het verschuldigde bedrag zou terugbetalen, betaalt het consortium het aan de Commissie verschuldigde bedrag terug.

Het aan de Commissie verschuldigde bedrag mag niet meer bedragen dan de waarde van de aan het consortium verschuldigde bijdrage overeenkomstig artikel 5.

2. Het terug te vorderen bedrag wordt verdeeld over de andere dan in lid 3 genoemde resterende contractanten, overeenkomstig hun proportionele aandeel in het totale project.

Deze toewijzing wordt gebaseerd op het relatieve gewicht van alle contractanten die niet op grond van lid 3 zijn uitgesloten, met inachtneming van hun aandeel in de verwachte kosten als genoemd in bijlage I wanneer het om terugvordering van een geprefinancierd bedrag gaat, en van hun aandeel in de geaccepteerde voor echt verklaarde kosten wanneer de betaling daarvan moet worden teruggevorderd.

De van een contractant terug te vorderen bedragen kunnen niet meer bedragen dan de bijdrage die deze heeft ontvangen overeenkomstig de geldende terugbetalingspercentages. Het bedrag waarop een contractant recht heeft is gebaseerd op zijn geraamde kostenopgaven zoals aangegeven in bijlage I wanneer het om de invordering van voorgefinancierde kosten gaat en op de door de Commissie geaccepteerde voor echt verklaarde kosten wanneer het om de terugvordering van een definitieve betaling gaat.

3. De leden 1 en 2 zijn niet van toepassing wanneer de in gebreke blijvende contractant een overheidsinstantie is, een internationale organisatie of een contractant waarvan de deelneming aan de indirecte maatregel gewaarborgd wordt door een lidstaat of een geassocieerde staat.

4. Het consortium is niet collectief verantwoordelijk voor:

a) bedragen die verschuldigd zijn door een in gebreke blijvende contractant voor een contractbreuk die ontdekt wordt nadat het contract is beëindigd;

b) schadevergoeding die een contractant overeenkomstig artikel II.30 verschuldigd is;

c) sancties overeenkomstig artikel II.30 die aan een in gebreke blijvende contractant worden opgelegd.

33. Er moet meer worden gedaan om teveel betaalde communautaire middelen terug te vorderen van de begunstigden, vooral bij de DG's RTD, INFSO en TREN (punt 4.76).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Bij artikel 73 van het nieuwe Financieel Reglement is een verrekeningsmechanisme ingevoerd dat de terugvordering van te veel betaalde bedragen vergemakkelijkt. Ook zijn op Commissie-niveau de verslagleggingsprocedures voor de stand van zaken bij de terugvordering uitgebreid. De directoraten-generaal hebben deze procedures gevolgd al naar gelang van de wijze waarop zij zijn georganiseerd.

Voor DG INFSO is een speciaal hulpmiddel ontwikkeld dat de effectuering van de controleresultaten vergemakkelijkt.

Bij DG TREN is de follow-upprocedure voor de terugvordering van te veel betaalde middelen aangescherpt. De follow-upresultaten worden nu aan de hand van een indicator periodiek gecontroleerd.

In februari 2003 heeft DG RTD in de centrale financiële eenheid een helpdesk voor terugvorderingsopdrachten opgezet.

De belangrijkste taken van deze helpdesk zijn:

- bevordering van activiteiten om een netwerk van coördinatoren voor terugvorderingsopdrachten op te zetten;

- opstelling van richtsnoeren voor terugvorderingsopdrachten en bijwerking van deze richtsnoeren (http://intranet-rtd/services/ f_procedures-ordres-recouvrements_fr.shtml );

- verlenen van begeleiding naast de opleidingen van DG Budget;

- verslaglegging over terugvorderingsopdrachten, maar ook over potentieel abnormale nog uitstaande verplichtingen ("RAL") om in geval van mogelijke vertragingen bij de vaststelling van terugvorderingsopdrachten op gepaste wijze te reageren (inclusief bepaalde begrotingsjaren).

- maandelijkse opstelling door DG RTD van een financieel scorebord waarin ook de nog lopende terugvorderingsopdrachten zijn opgenomen (zie de intranetsite van het DG: http://intranet-rtd/politique/ ics12_fr.shtml).

In het kader van preventie zijn met het KP6 naast de bestaande maatregelen, zoals een onderzoek naar de juridische en financiële situatie van de contractant en zo nodig de gebruikmaking van financiële garanties, de volgende maatregelen ingevoerd:

- collectieve verantwoordelijkheid van de contractanten;

- auditcertificaten;

- nieuwe voorfinancieringsregeling (voorschotten worden tijdens de looptijd van een project op gezette tijden aangepast aan de werkelijke kosten).

34. In speciaal verslag nr. 2/2002 (Socrates en Jeugd voor Europa) deed de Rekenkamer een aantal aanbevelingen om het beheer van deze programma's te verbeteren; met die aanbevelingen moet rekening worden gehouden. Zo moet het BTB worden vervangen door een communautair agentschap, dienen de betrekkingen tussen de Commissie en de nationale autoriteiten duidelijk te worden omschreven, moeten controle en toezicht op alle niveaus worden verbeterd en zijn doeltreffende en tijdige evaluaties nodig (punt 4.77).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De Commissie wil het voor een overgangsfase opgezette BTB, dat haar ondersteunt bij het beheer van de programma's Socrates II en Jeugd, vervangen door een uitvoerend agentschap. Naar verwachting zal zij in 2004 besluiten tot de oprichting van zo'n agentschap, dat hoogstwaarschijnlijk in 2005 operationeel zal zijn. Het zal het beheer van een aantal gecentraliseerde delen van de culturele en onderwijsprogramma's verzorgen.

Ook zijn naar aanleiding van de nieuwe programma's Socrates II en Jeugd de voorschriften voor de inschakeling van netwerken van nationale agentschappen bij het beheer van de gedecentraliseerde delen van deze programma's verbeterd. Daarbij zijn de bevoegdheden van de Commissie en de lidstaten ten aanzien van de werkwijze van de agentschappen duidelijker afgebakend (middelen voor de agentschappen en hun taken).

De Commissie zorgt ervoor dat de culturele en onderwijsprogramma's (met name Socrates II en Jeugd) beter worden gevolgd en gecontroleerd. Met name heeft zij eind 2001 een oproep tot het indienen van voorstellen gepubliceerd om haar controlerende werkzaamheden door gebruikmaking van de diensten van accountantsbedrijven uit te kunnen breiden. Daarna is het aantal gecontroleerde contracten gestegen van 50 in 2002 naar bijna 200 in 2003.

Volgens het werkprogramma van de Commissie moet in 2004 goedkeuring worden gehecht aan tussentijdse evaluatieverslagen over de twee programma's Socrates II en Jeugd (2000-2006).

35. De Commissie moet streven naar een homogene implementatie van het TEN-T-programma door op alle begunstigden in alle lidstaten dezelfde bepalingen toe te passen. De regelgeving voor dit programma moet worden versterkt om de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap te verbeteren. Als met de eindbegunstigden geen contracten worden gesloten, zouden de lidstaten offertebrieven kunnen invoeren volgens een door de Commissie opgesteld model. Deze offertebrieven, die na invulling gelden als aanvaard door de begunstigden, moeten de regels en voorwaarden voor de subsidiëring aangeven, zodat de begunstigden zich beter bewust worden van het feit dat bij de uitvoering van de actie aan specifieke eisen moet zijn voldaan (punt 4.31).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Sinds 2002 brengt de Commissie de lidstaten en de begunstigde rechtstreeks op de hoogte van de inhoud van haar beschikking. Om een homogene implementatie van het programma te waarborgen, wordt voor de beschikkingen uit 2003 de omschrijving van de rol en de bevoegdheden van de lidstaten en de eindbegunstigden tot slechts een document samengevoegd (bijlage I voor het technische gedeelte en bijlage II voor de uitvoeringsvoorwaarden). In het kader van de versterking van de rol van de lidstaten en om te voorkomen dat de verantwoordelijkheden van de lidstaten door subcontracten vervagen, zouden aparte contracten (waarbij de lidstaten geen partij zijn) of offertebrieven niet wenselijk moeten worden geacht.

In de kennisgeving van de beschikkingen aan de lidstaten en de eindbegunstigden worden hun rechten en plichten vermeld. Binnen dit contractuele juridische kader bepaalt de nieuwe beschikking van de Commissie uit 2003 ook dat als de beschikking ingrijpend wordt gewijzigd of ingekort, of wordt opgeschort of ingetrokken de eindbegunstigden en de lidstaten hiervan vooraf op de hoogte worden gebracht. Er is een handleiding opgesteld die meer duidelijkheid zal verschaffen over het juridische kader van het TEN-T-programma en over de plichten van de lidstaten en de eindbegunstigden.

36. Het DG TREN moet de toelaatbaarheidscriteria voor voorstellen (vooral die in verband met de ontvangstdata) strikt toepassen, de evaluatie versterken door meer externe deskundigen in te zetten en alle controles naar behoren documenteren (punt 4.35).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Doordat de TEN-T-procedures in de officiële procedurehandleiding zijn opgenomen, bestaat nu meer duidelijkheid over de documentatievoorschriften voor het evaluatie- en besluitingvormingsproces.

Sinds 2003 neemt de Commissie bindende termijnen op in de oproepen tot het indienen van voorstellen. De Commissie gaat nog na of voor de evaluatie van projecten externe deskundigen moeten worden ingeschakeld.

37. Zo snel mogelijk moet worden overgeschakeld van de bestaande databanken naar het centrale IT-systeem van het DG TREN, waarbij rekening moet worden gehouden met de specifieke eisen van TEN-T. Inmiddels moet worden gezocht naar manieren voor het verrichten van belangrijke functies in het beheer van voorstellen, contracten en/of projecten, die in de huidige IT-systemen ontbreken of onvolledig zijn (punt 4.36).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

TEN-T is in het centrale IT-systeem voor projectbeheer van DG TREN opgenomen.

38. Om te voldoen aan de interne controlenormen van de Commissie moet het DG TREN de door zijn directeur-generaal goedgekeurde procedures toepassen, na ze zo nodig te hebben afgestemd op de bestaande procedures voor het beheer van het TEN-T-programma. Daarna moeten de operationele procedures steeds worden bijgewerkt (punt 4.34).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De procedures voor TEN-T zijn opgenomen in de procedurehandleiding. Deze zijn in 2003 toegepast en worden op gezette tijden bijgewerkt.

39. Teneinde het risico dat de eindbegunstigden gewild of ongewild niet-subsidiabele uitgaven declareren te verminderen en te komen tot een nauwkeuriger en doeltreffender financieel beheer van OTO-werkzaamheden onder contract door de diensten van de Commissie, wordt aanbevolen het kostenvergoedingssysteem in het komende Zesde Kaderprogramma (2002 tot 2006) fundamenteel te vereenvoudigen. De drie hoofdsystemen (KB, WK en FK) moeten worden vervangen door een enkel systeem en de tien kostencategorieën moeten worden teruggebracht tot drie (personeels-, coördinatie- en specifieke kosten) waarbij veel meer met forfaitaire bedragen wordt gewerkt (punt 4.47).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

De maatregel is afgesloten. Omdat de Raad en het Parlement geen goedkeuring hebben gehecht aan het voorstel van de Rekenkamer, is de aanbeveling niet meer opgepakt. Wel is het KP6-modelcontract op diverse punten vereenvoudigd. Zo zijn de kostencategorieën geschrapt, wordt gebruikgemaakt van de boekhoudingen van de deelnemers, worden de kosten door externe accountants gecertificeerd en zijn de kostenmodellen en de toepassing ervan eenvoudiger en samenhangender geworden.

Extern beleid

40. Uit deze ontwikkelingen (de gecumuleerde waarde van de RAL van vijf jaar en ouder is gestegen van 933,9 miljoen EUR eind 1998 tot 1 589,6 miljoen EUR eind 2001) blijkt duidelijk dat de RAL permanent moeten worden gevolgd om ze binnen de perken te houden. Het is van belang dat de Commissie kan beschikken over betrouwbare en volledige boekhoud- en beheerinformatie ter vergemakkelijking van de beheerverrichtingen voor de gefinancierde acties. Aan de hand van die informatie zou het mogelijk moeten zijn de ontwikkeling van de RAL en de aard van de verrichte betalingen (voorschotten en andere) grondig te analyseren, zodat het tempo waarin de steun wordt uitbetaald kan worden vergeleken met de stand van uitvoering ter plaatse (punt 5.10).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

AIDCO heeft in 2002 en 2003 stelselmatig de oude en sluimerende vastleggingen onderzocht, en het onderzoek elk jaar met een nieuw begrotingsjaar uitgebreid (in 2003 is begrotingsjaar 1997 toegevoegd) . Het systeem dat in 2000 is ingevoerd om de resultaten bij te houden (Exceltabellen op het AIDCO-intranet), werkt nog steeds en de tabellen worden regelmatig bijgewerkt. In 2003 zijn stappen ondernomen om dit systeem voor het volgen en melden van oude en sluimerende vastleggingen volledig te integreren in de database CRIS, het algemene beheersinstrument voor buitenlandse hulp. Daardoor kunnen onder andere delegaties gemakkelijker informatie verstrekken over oude en sluimerende vastleggingen. Het noodzakelijke analyse- en programmeerwerk is gedaan en het nieuwe instrument wordt nu getest. Het is de bedoeling dat het in de eerste helft van 2004 operationeel is.

Toen CRIS begin 2003 volledig operationeel werd, kwam er een database beschikbaar waarin alle financiële en contractuele gegevens over projecten worden opgeslagen, waardoor in 2003 een meer gericht intern onderzoek kon worden gedaan. Daarbij werd in het bijzonder gekeken naar vastleggingen waarbij sprake is van onderbesteding (hoewel ze formeel niet sluimerend of oud zijn), dus waarbij slechts voor geringe bedragen contracten zijn gesloten en/of het bestedingstempo en/of het bestedingspercentage erg laag ligt. Deze vastleggingen werden op het hoogste managementniveau onderzocht, waarna verschillende maatregelen werden vastgesteld, variërend van tempoverhogende maatregelen tot het terugschroeven van activiteiten of het sluiten van programma's.

Wat de analyse van de aard van de verrichte betalingen betreft, kunnen dankzij de aanpassing van het boekhoudsysteem aan de nieuwe bepalingen van artikel 81 van het FR, dat vanaf 2003 van kracht is, niet-vereffende voorfinancieringen automatisch en stelselmatig als risicofactor worden aangemerkt.

Ten aanzien van het toezicht op de uitvoering moet worden opgemerkt dat CRIS al een module bevat waarmee regelmatig toezicht op projecten kan worden gehouden. Deze module wordt in 2004 uitgebreid zodat zij ook op sectorale programma's en maatregelen op het gebied van begrotingssteun kan worden toegepast. Bovendien zal de Commissie in 2004 een nieuwe module invoeren voor het beheer van het projecttraject en voor financiële planning en prognoses. Met deze module kunnen belangrijke mijlpalen worden geregistreerd en kunnen de prognoses worden vergeleken met de daadwerkelijke uitvoering.

41. De Commissie zou dit vraagstuk snel moeten aanpakken om te waarborgen dat systematische controleprogramma's worden opgesteld, en daarbij ook duidelijk moeten aangeven welke verantwoordelijkheden bij de Commissie zelf moeten berusten, opdat de bevindingen van de controleverslagen effect sorteren (punt 5.21).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

In december 2003 heeft EuropeAid een controleprogramma vastgesteld voor het boekjaar 2003, voor controles die worden verricht onder toezicht vanuit de zetel en de delegaties. Er is voortdurend toezicht geweest op de uitvoering van dit programma. Het tweede programma, voor het jaar 2004, is in december 2003 vastgesteld op basis van een risicobeoordeling.

De ordonnateurs en de gesubdelegeerde ordonnateurs zijn belast met de follow-up van controleverslagen.

Sinds de hervorming stelt DG RELEX jaarlijks een intern controleprogramma op, dat in de eerste helft van 2002 onder andere was gericht op de buitenlandse dienst. In het kader van de follow-up van de administratieve hervorming en met name van interne controlenorm nr. 21, worden alle controleverslagen geregistreerd en wordt door middel van actieplannen gevolg gegeven aan de opmerkingen en aanbevelingen.

42. De Rekenkamer beveelt aan dat:

- De Commissie verdere maatregelen treft om te garanderen dat de organisaties die met EU-middelen moeten werken hun interne controlesystemen versterken, met name om te zorgen dat de bewijsstukken en de aanbestedingsprocedures deugdelijk zijn. De Commissie moet de normen waaraan minimaal moet worden voldaan, specifieker omschrijven;

- De Commissie het nodige onderneemt om te waarborgen dat zij voldoende onderzoeken en controles verricht of laat verrichten, zodat zij kan beoordelen of de interne controleprocedures die haar uitvoerende partners hanteren adequaat zijn, en moet zo nodig corrigerende maatregelen nemen (punt 5.50).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Op het gebied van de humanitaire hulp hebben de organisaties die met EU-middelen werken een partnerschapskaderovereenkomst gesloten, die na raadpleging van alle belanghebbenden tot stand is gekomen. In deze overeenkomst zijn de minimumnormen vastgelegd waaraan de organisaties moeten voldoen, met name op het gebied van bewijsstukken en aanbestedingsprocedures. In het kader van de hervorming en overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften is in 2003 een nieuwe partnerschapskaderovereenkomst goedgekeurd, die nu wordt toegepast. De nieuwe partnerschapskaderovereenkomst, en in het bijzonder bijlage V, die op 28 oktober 2003 door het College is goedgekeurd op basis van artikel 238, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, legt humanitaire organisaties striktere verplichtingen op om standaardprocedures te ontwikkelen voor aanbestedingen en bevat richtsnoeren voor het opstellen van aanbestedingsdocumenten. Deze procedure is in overeenstemming met de beste internationale werkwijzen. De Commissie zal in het kader van haar controlebevoegdheden zowel in de stukken als ter plaatse nagaan of de aanbestedingsprocedures van de humanitaire organisaties en de toepassing daarvan aan de normen voldoen (punt 1.3.4 van bijlage V van de partnerschapskaderovereenkomst).

Echo voert een groot aantal onderzoeken en controles uit in het stadium van de beoordeling van elke operatie door de technische assistenten, de beoordeling door de operationele en de financiële dienst en de gesubdelegeerde ordonnateur en de vereffening door de financiële dienst. De ambtenaren van ECHO hebben de laatste jaren een groot aantal controles uitgevoerd. In juni 2002 heeft ECHO na een aanbesteding een extern accountantsbureau ingeschakeld, waardoor in 2002 en 2003 aanzienlijk meer controles zijn verricht. Zo zijn bij de hoofdkantoren van de partners van ECHO in 2003 al 96 controles afgerond, terwijl er nog 44 lopen, die bijna zijn voltooid. Er zijn 16 controles ter plaatse geweest en 13 lopen er nog. Bij deze controles wordt gekeken naar de interne controlesystemen van de partners van ECHO en naar de bewijsstukken ter staving van de kosten die bij ECHO worden gedeclareerd. Zo zullen alle partners van ECHO om de twee jaar worden gecontroleerd. Voorts is het controlepersoneel verdrievoudigd.

43. Met het toezichtsysteem kunnen thans gebreken in de projecten worden opgespoord, maar er moet nog meer worden gedaan om de oorzaken daarvan te analyseren. Verder moeten de kwaliteit, de resultaten en de methodiek van het toezichtsysteem regelmatig door de Commissie worden geëvalueerd (punt 5.77).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

1. Het resultaatgerichte monitoringsysteem geeft in real time een onafhankelijk overzicht van de voortgang van projecten en van de kans op succes. De achterliggende oorzaken van succes of mislukking worden grondig geanalyseerd door middel van evaluaties. Deze twee instrumenten (evaluatie en toezicht) staan los van elkaar, maar vullen elkaar aan en versterken elkaar.

2. De Commissie heeft een coördinatiefunctie in het leven geroepen voor kwaliteitscontrole en methode-ontwikkeling. Zoals gepland, is begonnen met het beoordelen van de bruikbaarheid van het systeem (vragenlijsten aan gebruikers).

44. De Rekenkamer heeft het volgende aanbevolen: - duidelijker moet worden vastgesteld welke meerwaarde de acties van de Europese Unie opleveren in vergelijking met die van de Wereldbank en het Internationaal Monetair Fonds;

overwogen moet worden het MFB-beleid en het SAF-beleid meer te harmoniseren, zodat landen die in dezelfde situatie verkeren dezelfde soort behandeling krijgen;

- overwogen moet worden het MFB-beleid en het SAF-beleid meer te harmoniseren, zodat landen die in dezelfde situatie verkeren dezelfde soort behandeling krijgen;

- het toezicht van de Commissie op de kwaliteit van het financieel beheer in de begunstigde landen moet aanzienlijk worden verbeterd, met inschakeling van alle betrokken directoraten-generaal;

- meer prioriteit moet worden gegeven aan evaluaties (punt 5.85).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

- Er wordt stelselmatig gestreefd naar complementariteit met de BWI-programma's; in dit verband worden de BWI-instellingen regelmatig door ECFIN en AIDCO geraadpleegd;

- DG ECFIN verricht bij elke MFB-maatregel stelselmatig een evaluatie vooraf om de resterende financiële behoeften van het begunstigde land te peilen. Bij deze evaluaties vooraf wordt nu stelselmatig gekeken naar de complementariteit met de BWI-programma's;

-Binnen de grenzen die worden bepaald door het specifieke karakter van de verschillende instrumenten en de rechtsgronden, is de Commissie het ermee eens dat het MFB-beleid en het SAF-beleid meer moet worden geharmoniseerd. Daartoe wordt een handleiding opgesteld met geharmoniseerde richtsnoeren voor begrotingssteun aan derde landen;

-Een ad hoc-werkgroep buigt zich over manieren om de samenwerking tussen de direct betrokken DG's te verbeteren;

- De Commissie zorgt er nu in alle gevallen voor dat de redenen voor het toestaan van afwijkingen naar behoren schriftelijk worden toegelicht; (verslagen van controlebezoeken in de begunstigde landen, analyse van de voorwaarden in het MvO, resultaat van de raadpleging van het EFC);

- Er is een eerste ontwerp opgesteld van het vademecum betreffende MFB, waarin het financiële circuit in DG ECFIN en de andere diensten van de Commissie wordt beschreven; binnenkort komt de definitieve versie beschikbaar.

- In december 2003 is een vierjarig kadercontract gegund aan Deloitte voor bijstand bij de uitvoering van operationele evaluaties ter beoordeling van de kwaliteit van de financiële circuits en controles betreffende MFB in de begunstigde landen. Binnenkort zullen de eerste werkbezoeken worden afgelegd;

- De correctie van de tekortkomingen die tijdens deze operationele evaluaties aan het licht komen, zou als voorwaarde of punt van toezicht kunnen worden opgenomen in de MvO's.

- De resultaten van de operationele evaluaties worden ook aan RELEX en AIDCO verstrekt;

- Alle voorstellen van de Commissie voor besluiten van de Raad bevatten nu bepalingen inzake fraudebestrijding;

- Alle MvO's betreffende de toekenning van MFB bevatten nu een bepaling inzake controle en terugvordering;

- De resultaten van deze maatregelen zullen in het kader van programma's om tekortkomingen in het financieel beheer in de ontvangende landen te verhelpen, ook worden besproken met de BWI-instellingen;

- In de algemene hervorming wordt al meer aandacht besteed aan evaluatie. Volgens de planning zullen vanaf 2003 bepaalde MFB-programma's worden geëvalueerd en in alle SAF die zijn goedgekeurd vanaf 2000 zijn middelen uitgetrokken voor een onafhankelijke eindevaluatie (punt 5.85);

- Op basis van een aanbesteding die in 2003 is uitgeschreven, zal in het eerste kwartaal van 2004 met behulp van een gespecialiseerd bedrijf worden begonnen met een evaluatie achteraf van de MFB aan Armenië;

- In 2004 zal een aanbesteding worden uitgeschreven voor een adviseur die in het kader van een driejarig kadercontract zal worden belast met de evaluatie achteraf van andere MFB-programma's;

- De eindverslagen van deze evaluaties worden ook aan RELEX en AIDCO verstrekt.

45. De delegaties zouden voldoende tijd moeten krijgen om zich over de voorstellen van de NGO's uit te spreken. De Commissie zou ook alternatieve procedures moeten onderzoeken om de tijd tussen de indiening van voorstellen door de NGO's en de ondertekening van de contracten te verkorten (punt 5.78).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De Commissie is ingenomen met de opmerkingen van de Rekenkamer over de getroffen maatregelen. De delegaties zullen worden betrokken bij de raadpleging en voldoende tijd krijgen om zich uit te spreken (punt 5.78).

46. De Commissie zou een groter deel van het beoordelingswerk, met duidelijke instructies en richtlijnen van de centrale diensten, moeten overlaten aan de delegaties en daar dan nadien toezicht op moeten houden (punt 5.75).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

De bestaande procedures voorzien in een actieve deelname van de delegaties aan de beoordeling van de voorstellen, en de Commissie zal erop toezien dat zij de voorstellen op tijd ontvangen met het oog op de beoordeling (punt 5.75).

47. Er moet een informatie- en beheersysteem met gegevens over de deskundigen en de opdrachtnemers worden ontwikkeld (punt 5.67).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie voert deze aanbeveling uit.

Gegevens over contractanten en deskundigen worden al geregistreerd in een speciaal bestand in CRIS met de naam "Opérateurs". AIDCO is voornemens door te gaan met de registratie van contractanten en deskundigen in dit bestand, omdat vaak gegevens over ondernemingen of personen nodig zijn, ook als er geen sprake is van een contract dat ondertekend wordt (bijvoorbeeld wanneer ondernemingen zich inschrijven bij een aanbesteding). In het kader van de modernisering van het boekhoudsysteem van de Commissie zullen de gegevens uit "Opérateurs" van het lokale informatiesysteem van EuropeAid (CRIS) via een interface worden overgezet naar ICON-DB. Vanzelfsprekend zal EuropeAid de lokale systemen aanpassen aan de vereisten van het ABAC-project.

Uitbreiding

48. Wanneer de Commissie de vervulling van de voorwaarden voor gedecentraliseerd beheer controleert, moet zij ervoor zorgen voldoende aandacht te besteden aan de door de Rekenkamer vastgestelde tekortkomingen. Tevens moet de Commissie nagaan of de in haar eigen controleverslagen gesignaleerde problemen zijn opgelost (punt 6.31).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd..

Na de publicatie van het jaarverslag 2001 van de Rekenkamer heeft de Commissie er bij de kandidaat-landen op aangedrongen om rekening te houden met de aanbevelingen van de Rekenkamer. Daarnaast is in september 2003 een programma voor stelselmatige conformiteitscontrole ingevoerd. Dit programma heeft zowel betrekking op de aanbevelingen van de Rekenkamer als op de eerdere aanbevelingen van de Commissie.

De Commissie heeft verder in antwoord op de door de Rekenkamer gesignaleerde tekortkomingen een reeks maatregelen getroffen om de tenuitvoerlegging van programma's te vergemakkelijken en het personeel in de kandidaat-lidstaten te begeleiden en bij te staan (wijziging van Verordening 2759/99 van de Commissie wat betreft de werkingssfeer van de opleidingsmaatregel, hulp bij de voorbereiding van de comités van toezicht, verzoek om suggesties te doen voor een soepeler verloop van de uitvoering van het Sapard-programma, antwoorden op talloze vragen van partijen die betrokken zijn bij een of ander aspect van Sapard, advies over financieel beheer, enz.).

Bij de werkbezoeken voor evaluaties vooraf en achteraf wordt ook de vakbekwaamheid van het personeel dat is belast met het beheer van het Sapard-programma beoordeeld, aan de hand van gesprekken, gevolgde opleidingen, CV's en job descriptions.

Administratieve uitgaven

49. De presentatie van de jaarrekening van de gedecentraliseerde organen zou moeten worden geharmoniseerd. Bij de presentatie moet ook rekening worden gehouden met het specifieke karakter van deze organen, zodat hun economisch resultaat beter tot uiting komt (punt 7.26).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie heeft deze aanbeveling uitgevoerd.

Krachtens het Financieel Reglement dat sinds 1 januari 2003 van toepassing is, geldt de consolidatie ook voor "door de Gemeenschappen opgerichte organen met rechtspersoonlijkheid die daadwerkelijk subsidies ten laste van de begroting ontvangen" en moeten deze organen dezelfde boekhoudregels toepassen als de instellingen, zodat, overeenkomstig de overgangsbepalingen van het Financieel Reglement, uiterlijk voor het begrotingsjaar 2005 een geconsolideerde rekening van deze organen en de Commissie kan worden opgesteld. Hiertoe zal de rekenplichtige van de Commissie de boekhoudregels en -methoden vaststellen evenals het geharmoniseerde rekeningstelsel dat door alle instellingen, bureaus en gedecentraliseerde organen moet worden toegepast. Daarmee zal de presentatie van de financiële staten zijn geharmoniseerd.

Als onderdeel van dit proces heeft de Commissie in oktober 2002 in Brussel een tweedaagse bijeenkomst gehouden met vertegenwoordigers van de organen, waarbij een toelichting is gegeven over de modernisering van het boekhoudsysteem. Deze bijeenkomst is in het voorjaar van 2003 gevolgd door een tweede bijeenkomst in Lissabon, waar de voordelen van de boekhoudhervorming uiteen werden gezet. De laatste bijeenkomst, bedoeld om de organen een overzicht te geven van de stand van zaken van het project, werd in december 2003 gehouden. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen de organen hun behoeften en problemen met betrekking tot de voorschriften van het Financieel Reglement kenbaar maken.

Bovendien hebben deze organen rechtstreeks invloed op de modernisering via hun beide vertegenwoordigers in het comité voor standaarden voor de jaarrekening.

50. De reeds geleverde inspanningen om de opmaak van de rekeningen van de Europese Scholen homogener te maken, moeten worden voortgezet, zodat het minder moeilijk wordt de rekeningen te consolideren. Het rekeningstelsel van de Scholen bevat geen rekeningen voor de vaste activa en de inventariseerbare goederen worden niet in de algemene boekhouding opgenomen: vaste activa worden niet op de afzonderlijke balansen van de Scholen of van het Bureau geboekt. In het jaarverslag 2000 heeft de Rekenkamer gewezen op lacunes in het bijhouden van de inventarislijsten (punt 7.34).

Antwoord van de Commissie:

De Commissie heeft deze aanbeveling uitgevoerd.

Naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer zijn vorderingen gemaakt met de harmonisatie van de presentatie van de rekeningen van de scholen. Niettemin zal meer aandacht worden besteed aan de indeling van de activa in de begrotings- en andere rekeningen op de balans.

Daarnaast heeft het Bureau naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer de scholen verzocht vaste activa op te nemen op hun balans. In principe hebben alle scholen gevolg gegeven aan deze aanbeveling.

De Commissie neemt deel aan de vergaderingen van de dagelijkse besturen van de scholen en vraagt dan altijd naar de stand van zaken betreffende de inventaris, waarbij zij er bij de scholen op aandringt actie te ondernemen. Daardoor beantwoorden de meeste Europese Scholen nu aan de wensen van de Rekenkamer; de Commissie zal blijven aandringen op maatregelen.

Financieringsinstrumenten

51. Aangezien geen precieze doelstellingen zijn vastgesteld, is het van groot belang dat de verslagen over de uitvoering van de regeling betrouwbaar zijn, de verstrekte cijfers nauwkeurig en het mechanisme verenigbaar met de gelijklopende door het EIF beheerde regelingen.

De informatie over de verplichtingen en de overmakingen van het EIF voor investeringen in risicokapitaalfondsen in het gehele jaar "n" is beschikbaar in het eerste kwartaal van het volgende jaar ("n+1"). Informatie van het MKB over het jaar "n" wordt daarentegen in het derde kwartaal via de risicokapitaalfondsen en het EIF aan de Commissie meegedeeld. De Commissie acht het redelijker de bestaande termijnen te handhaven dan het MKB te verplichten hetzij zijn cyclus voor financiële rapportage te veranderen, hetzij de verslagen in twee delen toe te zenden. De Kamer merkt op dat de begrotingsautoriteit niet in kennis wordt gesteld van de ontwikkeling van de regeling voordat de begrotingsbesluiten in het jaar "n+1" worden genomen (punten 8.14 en 8.15).

Antwoord van de Commissie:

De aanbeveling werd uitgevoerd.

Evenals de Kamer hechten de Commissie en het EIF veel belang aan de betrouwbaarheid van de verstrekte cijfers over de tenuitvoerlegging van de regeling. De cijfers over de vastleggingen, de ondertekende contracten, de overmakingen en de terugbetalingen worden geverifieerd door het EIF en gecontroleerd door de Commissie.

De Commissie is van oordeel dat het verzamelen en analyseren van de statistische gegevens, waaronder die over de werkgelegenheid, het best aan bod kan komen bij de evaluatie. Overeenkomstig het besluit van de Raad werd onlangs een evaluatie achteraf uitgevoerd.

Om de verstrekking van statistische ge