Ontwerp Besluit van de Secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de Griffier van het Hof van Justitie, de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economische en Sociaal Comité en van het Comité van de regio's, en de vertegenwoordiger van de ombudsman betreffende de organisatie en de werking van het Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen

(door de Commissie ingediend)

TOELICHTING

Op grond van artikel 2 van het statuut, zoals gewijzigd bij Verordening nr. 3947/92 van de Raad, kunnen "twee of meer instellingen (...) aan een van hen of aan een interinstitutioneel orgaan de uitoefening toekennen van de bevoegdheden die aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend op het gebied van de aanwerving". Dit artikel vormt dus een passende rechtsgrond voor een gezamenlijk besluit van de instellingen tot oprichting van een bureau.

Ten tijde van de vorige twee uitbreidingen hebben de instellingen op dit gebied al samengewerkt, bijvoorbeeld door samen vergelijkende onderzoeken voor onder andere linguïsten, boekhoudkundigen en secretariaatsmedewerkers te organiseren.

Het bestaande kader voor interinstitutionele samenwerking heeft echter zijn beperkingen, met name doordat iedere instelling eigen procedures toepast, bepaalde vergelijkende onderzoeken zelfstandig organiseert, en een eigen dienst voor vergelijkende onderzoeken en selectie heeft.

Het is derhalve dienstig een eenvormig kader voor het organiseren van vergelijkende onderzoeken te ontwikkelen en de daarvoor gebruikte middelen te bundelen.

Een dergelijk kader biedt schaalvoordelen, met name in de context van de toekomstige uitbreiding. Het zal ook een positieve invloed hebben op de harmonisering en professionalisering van de door de instellingen toegepaste selectieprocedures. Dit komt niet alleen de instellingen ten goede, maar ook de burgers van de Unie die bij de instellingen solliciteren en voor wie de selectieprocedure vaak het eerste en enige contact met de instellingen is.

Al sinds maart 2000 worden stappen ondernomen in het kader van het Witboek over de hervorming van de Commissie. Zo heeft de Commissie op 26 februari 2001 een voorstel ingediend voor de oprichting van een interinstitutioneel aanwervingsbureau.

De interinstitutionele ontwerp-besluiten zijn het resultaat van de werkzaamheden van een interinstitutionele werkgroep die is opgericht op initiatief van de Secretarissen-generaal. De conclusies van deze werkzaamheden hebben de Secretarissen-generaal in juli 2001 goedgekeurd. Vervolgens zijn de ontwerp-besluiten op 30 oktober 2001 door de Commissie goedgekeurd en op 7 december 2001 ter raadpleging aan het Comité voor het Statuut voorgelegd.

Nu is het aan de instellingen om het besluit tot oprichting van het bureau goed te keuren. Daartoe moeten de secretarissen-generaal, overeenkomstig de bepalingen van het statuut inzake aanwerving, in onderling overleg de nodige maatregelen voor de tenuitvoerlegging van dit besluit nemen.

Ontwerp Besluit van de Secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de Griffier van het Hof van Justitie, de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economische en Sociaal Comité en van het Comité van de regio's, en de vertegenwoordiger van de ombudsman betreffende de organisatie en de werking van het Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen

De Secretarissen-generaal

van het Europees Parlement,

van de Raad,

van de Commissie,

de Griffier van het Hof van Justitie,

de Secretarissen-generaal van de Rekenkamer,

van het Economische en Sociaal Comité,

en van het Comité van de regio's,

en de vertegenwoordiger van de ombudsman,

Gelet op het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 [1],

[1] PB L 56 van 4.3.1968

Gelet op het besluit van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economische en Sociaal Comité, het Comité van de regio's en de ombudsman van ....., betreffende de oprichting van een Aanwervingsbureau van de Europese Gemeenschappen, en met name op artikel 5 [2],

[2] PB

Overwegende hetgeen volgt :

(1) Krachtens artikel 27 van het statuut dient de aanwerving erop gericht te zijn de medewerking te verzekeren van ambtenaren die uit een oogpunt van bekwaamheid, prestatievermogen en onkreukbaarheid aan de hoogste eisen voldoen en die uit de onderdanen van de lidstaten der Gemeenschappen zijn aangeworven met inachtneming van een zo breed mogelijke aardrijkskundige spreiding, wordt geen onderscheid gemaakt ten aanzien van ras, politieke, filosofische of godsdienstige overtuiging, geslacht of seksuele geaardheid, burgerlijke staat of gezinssituatie.

(2) In artikel 1, lid 1, van bijlage III bij het statuut zijn de bevoegdheden van de gemeenschappelijke paritaire commissie vastgesteld en in artikel 3, tweede alinea, van die bijlage is bepaald op welke wijze de jury moet worden samengesteld voor een algemeen vergelijkend onderzoek dat door twee of meer instellingen gezamenlijk worden georganiseerd.

BESLUITEN:

Artikel 1

Taken van het Bureau

1. Het Bureau wordt belast met de organisatie van algemene vergelijkende onderzoeken, die erop gericht moeten zijn de instellingen van de Europese Gemeenschappen onder de beste voorwaarden vanuit professioneel en financieel oogpunt van personeel te voorzien. Het Bureau stelt lijsten van geschikte kandidaten ter beschikking van de instellingen, zodat deze steeds hooggekwalificeerde personeelsleden kunnen aanwerven die aan de door hen vastgestelde behoeften beantwoorden.

2. Meer in het bijzonder heeft het Bureau tot taak

a) op verzoek van de individuele instellingen algemene vergelijkende onderzoeken te organiseren met het oog op de samenstelling van reservelijsten voor de aanwerving van ambtenaren. Deze vergelijkende onderzoeken worden georganiseerd met inachtneming van het bepaalde in het statuut, op basis van overeenkomstig artikel 6, onder c), vastgestelde geharmoniseerde criteria, en volgens het door de Raad van Bestuur goedgekeurde werkprogramma;

b) nauw met de instellingen samen te werken ten einde de toekomstige personeelsbehoeften te bepalen en een programma van vergelijkende onderzoeken op te zetten waarmee te gelegener tijd aan deze behoeften kan worden voldaan;

c) selectiemethoden en -technieken te ontwerpen die op de beste praktijken zijn gebaseerd en die in overeenstemming zijn met de vaardigheidsprofielen die voor de verschillende personeelscategorieën van de instellingen zijn vastgesteld.

d) te zorgen voor het beheer van en de controle op het gebruik van de reservelijsten;

e) jaarlijkse rapporten over het verloop van zijn activiteiten.

Artikel 2

Verantwoordelijkheid van de instellingen

Om een goed verloop van de selectieprocedures overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van bijlage III bij het statuut te garanderen, stelt het tot aanstelling bevoegde gezag van iedere instelling een voldoende aantal juryleden, assessoren en surveillanten ter beschikking van het Bureau op basis van de door de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 6, onder i) vastgestelde "quota".

Artikel 3

Overige dienstverlening

1. Op basis van een akkoord tussen de directeur van het Bureau en een van de organen of agentschappen, kan het Bureau selectieprocedures organiseren voor de aanwerving van personeel door dat orgaan of agentschap. Een dergelijk akkoord kan alleen worden gesloten nadat de directeur van het Bureau de goedkeuring van de Raad van Bestuur heeft gekregen. In ieder akkoord moeten financiële bepalingen zijn opgenomen voor de vergoeding van de door het Bureau verleende diensten.

2. Het Bureau kan, op verzoek van een instelling, een orgaan of een agentschap, technische bijstand verlenen bij de organisatie van interne vergelijkende onderzoeken.

3. Iedere instelling kan het Bureau verzoeken selectieprocedures te organiseren en reservelijsten en/of databases samen te stellen met het oog op de aanwerving van andere personeelsleden.

4. Voor zover het verzoek van de betrokken instelling tijdig is ingediend, moeten deze activiteiten worden opgenomen in het werkprogramma van het Bureau, als bedoeld in artikel 6, onder f) .

Artikel 4

Klachten en verzoeken

1. Voor alle vragen of klachten die verband houden met de werkzaamheden van het Bureau oefent de directeur van het Bureau de bevoegdheden uit die krachtens artikel 90 van het statuut aan het tot aanstelling bevoegde gezag toekomen.

2. Wanneer de directeur van het Bureau een besluit waartegen een klacht is ingediend, wenst te bevestigen, moet hij eerst de voorzitter van de Raad van Bestuur raadplegen.

3. Verzoeken van de Europese ombudsman betreffende aangelegenheden die krachtens dit besluit onder de bevoegdheid van het Bureau vallen, worden door het Bureau behandeld.

Artikel 5

(Raad van Bestuur)

1. Er wordt een Raad van Bestuur van het Bureau ingesteld, die bestaat uit een afgevaardigde van iedere instelling en drie in onderlinge overeenstemming door de personeelscomités van de instellingen aangewezen vertegenwoordigers van het personeel, die als waarnemer optreden.

2. De Raad van Bestuur kiest bij gewone meerderheid een voorzitter uit zijn leden voor een periode van twee jaar.

3. De Raad van Bestuur stelt bij gewone meerderheid zijn reglement van orde vast, nadat hij het eerst aan de instellingen heeft voorgelegd.

4. De Raad van Bestuur komt bijeen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een van zijn leden.

5. Wanneer de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid moet besluiten, beschikt iedere instelling over één stem. In geval van staking van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

6. Wanneer de Raad van Bestuur met gekwalificeerde meerderheid moet besluiten, worden de stemmen als volgt over de instellingen verdeeld : Commissie, 18 stemmen; Europees Parlement, 7 stemmen; Raad, 7 stemmen; Hof van Justitie, 3 stemmen; Rekenkamer, 2 stemmen; Economische en sociaal Comité, 2 stemmen; Comité van de regio's, 2 stemmen; ombudsman, 1 stem. Voor een gekwalificeerde meerderheid zijn 24 stemmen vereist.

Artikel 6

Taken van de Raad van Bestuur

Met inachtneming van het algemeen belang van de instellingen, vervult de Raad van Bestuur de volgende taken:

a) hij keurt bij gekwalificeerde meerderheid de werkingsregels van het Bureau goed;

b) hij keurt bij gewone meerderheid de organisatiestructuur van het Bureau goed, op voorstel van de directeur van het Bureau;

c) hij stelt bij gewone meerderheid de beleidsbeginselen voor het Bureau vast, op voorstel van de directeur van het Bureau;

d) in het kader van de begrotingsprocedure stelt hij een raming op van de ontvangsten en de uitgaven van het Bureau, op basis van een ontwerp van de directeur van het Bureau; deze raming wordt bij gewone meerderheid aangenomen en aan de Commissie medegedeeld met het oog op de opstelling van de raming van de ontvangsten en de uitgaven van de Commissie; bij die gelegenheid stelt hij de Commissie tevens eventuele aanpassingen van het aantal ambten van het Bureau voor;

e) bij gewone meerderheid bepaalt hij welke aanvullende diensten het Bureau onder bezwarende titel voor de instellingen, de organen en de agentschappen kan verrichten en onder welke voorwaarden en tegen welke vergoeding dat mag gebeuren;

f) met eenparigheid van stemmen keurt hij het werkprogramma goed, met name wat betreft de planning van de te organiseren vergelijkende onderzoeken en het tijdschema daarvoor, op basis van een voorstel van de directeur van het Bureau. In dat werkprogramma zijn tevens de diensten opgenomen die niet direct verband houden met de organisatie van vergelijkende onderzoeken voor de instellingen, organen en agentschappen.

g) op basis van een door de directeur van het Bureau voorgelegd ontwerp keurt hij bij gekwalificeerde meerderheid een jaarlijks verslag goed over alle uitgaven- en ontvangstenposten betreffende de door het Bureau verrichte werkzaamheden en diensten. Ieder jaar op 1 mei zendt hij de instellingen het verslag over het vorige begrotingsjaar toe, dat op de analytische boekhouding is gebaseerd;

h) bij gewone meerderheid stelt hij een billijke en evenwichtige uitsplitsing vast van de variabele directe kosten die aan de diverse instellingen moeten worden toegerekend; deze kostentoerekening wordt iedere drie jaar bijgewerkt.

i) op basis van de aanwervingsbehoeften bepaalt hij bij gewone meerderheid het aantal juryleden, assessoren en surveillanten dat door de diverse instellingen ter beschikking van het Bureau moet worden gesteld.

j) bij gewone meerderheid stelt hij vast onder welke voorwaarden het Bureau de instellingen toestemming kan geven om zelf vergelijkende onderzoeken te organiseren overeenkomstig artikel 2, lid 1, van het besluit van de instellingen.

Artikel 7

Benoeming van het personeel

1. Aan het hoofd van het Bureau staat een directeur die door de Commissie wordt benoemd nadat de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid een gunstig advies heeft gegeven. De Raad van Bestuur moet ook nauw worden betrokken bij de procedures die aan de benoeming van de directeur voorafgaan, met name wat betreft het opstellen van de kennisgeving van de vacature en het onderzoek van de sollicitaties.

2. De directeur van het Bureau treedt op als tot aanstelling bevoegde gezag voor het personeel van het Bureau.

3. De Raad van Bestuur moet - door de Commissie wanneer het de directeur van het Bureau betreft, en door de directeur van het Bureau wanneer het personeelsleden betreft waarvoor hij als tot aanstelling bevoegde gezag optreedt - in kennis worden gesteld van alle aanstellingen en bevorderingen, van de ondertekening van contracten, en van de inleiding van tuchtprocedures die de ambtenaren en de andere personeelsleden betreffen.

4. Telkens wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag besluit in een vacante post bij het Bureau te voorzien, wordt de vacature ter kennis gebracht van de ambtenaren van alle instellingen van de Gemeenschappen.

5. De directeur van het Bureau wordt benoemd voor een periode van vijf jaar, die één keer kan worden verlengd.

Artikel 8

Taken van de directeur van het Bureau, personeelsbeheer

1. De directeur is verantwoordelijk voor de goede werking van het Bureau. Hij handelt onder het gezag van de Raad van Bestuur, binnen het kader van diens bevoegdheden. Hij zorgt voor het secretariaat van de Raad van Bestuur, legt verantwoording af bij de Raad van Bestuur over de uitvoering van zijn functie en dient de Raad van Bestuur van advies met het oog op de goede werking van het Bureau.

2. Voor het dagelijks personeelsbeheer gelden dezelfde administratieve procedures als voor de ambtenaren en de andere personeelsleden van de Commissie, met name wat betreft bezoldiging en verlof, ziektekosten, ongevallen en pensioen; het Bureau kan met de Commissie overeenkomen ook regelingen op andere gebieden tot het personeel van het Bureau uit te breiden.

Artikel 9

Financiële aspecten

1. Het totaalbedrag van de aan het Bureau toegewezen kredieten is opgenomen in een speciaal begrotingsonderdeel binnen de afdeling Commissie van de begroting; de bestemming van deze kredieten is gespecificeerd in een bijlage bij die afdeling. Deze bijlage heeft de vorm van een staat van ontvangsten en uitgaven die op dezelfde wijze is onderverdeeld als de begrotingsafdelingen.

2. De lijst van het aantal ambten van het Bureau vormt een bijlage bij de lijst van het aantal ambten van de Commissie.

3. Op basis van een voorstel van de Raad van Bestuur delegeert de Commissie de ordonnateursbevoegdheden met betrekking tot de aan het Bureau toegewezen kredieten aan de directeur van het Bureau, binnen de grenzen en onder de voorwaarden die zij zelf vaststelt. Wat betreft de dienstprestaties die het Bureau onder bezwarende titel verricht, stelt de Raad van Bestuur de begrotingsautoriteit op het einde van ieder begrotingsjaar in kennis van de uitsplitsing van de bedragen die daarvoor zijn ontvangen en in het begrotingsonderdeel van de bijlage zijn opgevoerd.

4. De boekhouding wordt gevoerd volgens de voorschriften en de boekhoudmethoden die door de de rekenplichtige van de Commissie zijn vastgesteld. Het Bureau houdt een aparte boekhouding bij van de inkomsten die uit hoofde van dienstprestaties onder bezwarende titel zijn verkregen.

Artikel 10

Herziening

Na een periode van drie jaar na de oprichting van de Bureau wordt dit besluit opnieuw bezien.

Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op ....

Gedaan te Brussel, Luxemburg en Straatsburg, op ..... 2002

Voor het Europees Parlement // Voor de Raad

Voor de Commissie // Voor het Hof van Justitie

Voor de Rekenkamer // Voor het Economisch en Sociaal Comité

Voor het Comité van de regio's // Voor de Europese ombudsman