Verslag

over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2003/C 319/12)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna te noemen "het Bureau") gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

OPMERKINGEN

Inleiding

5. Het Bureau werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 om industriële-eigendomsrechten voor plantenrassen te kunnen toekennen die in de hele Europese Unie geldig zijn. Voordat het Bureau rechten toekent, onderzoekt het de ontvankelijkheid van de tot het Bureau gerichte aanvragen. Gegrond geachte aanvragen worden ter analyse naar nationale onderzoekscentra gezonden. Tegen vergoeding beoordelen deze of de rassen waarvoor een aanvraag voor een kwekersrecht werd ingediend, al dan niet origineel zijn.

Begrotingsuitvoering

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en van de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

7. Van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 zijn voor 8,9 miljoen euro verplichtingen aangegaan; daarvan werd 4,3 miljoen euro gebruikt voor betalingen en 3,9 miljoen euro overgedragen. Het volume van de overdrachten blijft groot, met name bij de beleidskredieten.

8. Het toezicht op en de inning van de niet-recurrente ontvangsten zouden kunnen worden verbeterd. Aan debiteuren worden geen debetnota's gestuurd en als dat wel gebeurt, vindt er onvoldoende follow-up in de boekhouding plaats. Zo heeft het Bureau nagelaten bij het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen een sinds 1999 verschuldigd bedrag van 0,1 miljoen euro aan ontvangsten te vorderen.

Jaarrekening

9. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Bureau in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

10. De balans per 31 december 2002 vermeldt een reserve van 11029000 euro. Dit is het reservefonds dat wordt bedoeld in artikel 6, sub d), punt 2, van het financieel reglement van het Bureau. Het Bureau beschikt over eigen middelen en mag een reserve aanleggen ter waarborging van zijn zelffinancierend vermogen. Maar de Rekenkamer verzoekt het Bureau, in de geest van de basisverordening, erop toe te zien dat deze reserve de voorziene financiële behoeften niet nodeloos overschrijdt.

11. Het Bureau verricht geen enkel onderzoek naar de juistheid van de bedragen aan kosten en interesten (615000 euro in 2002) die zijn bankinstellingen meedelen.

12. Bij de afsluiting van de rekeningen over het begrotingsjaar 2002 moest het Bureau boekhoudkundige aanpassingen van de BTW-bedragen verrichten ter regularisatie van fouten die waren ontstaan door wijzigingen in de boekhoudmethoden. Het Bureau moet zich blijven inspannen voor een correcte boeking van de BTW. Verder zou het zijn verzoeken om terugbetaling sneller moeten indienen.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

13. Om communautaire bescherming te kunnen krijgen, moet een nieuw plantenras bepaalde technische kenmerken vertonen. De verificatie daarvan wordt op verzoek en voor rekening van het Bureau volgens een standaardprotocol verricht door onderzoekscentra. Deze brengen het Bureau vaste bedragen in rekening die contractueel zijn vastgelegd.

14. In sommige gevallen kan een kenmerk van een plantenras niet op basis van het standaardprotocol worden geverifieerd en moet het onderzoekscentrum aanvullende tests doen. De kosten voor dit extra werk worden rechtstreeks bij de aanvrager in rekening gebracht, ofwel bij het Bureau, dat ze doorberekent aan de aanvrager.

15. De contracten tussen het Bureau en de onderzoekscentra zouden op zijn minst bepalingen moeten bevatten over die aanvullende tests en over garanties voor de werkelijke betaling ervan.

16. Voor de facturering van werkzaamheden door tijdelijke krachten verricht het Bureau pas een vastlegging na ontvangst van elke factuur. Deze handelwijze is niet conform artikel 29, lid 1, van het financieel reglement van het Bureau.

17. Is er geen factuur, dan betaalt het Bureau een voorschot. Overeenkomstig de terzake geldende wetgeving mogen zulke betalingen alleen worden verricht op basis van formele facturen(3) waarin de BTW uitdrukkelijk is vermeld.

18. In verband met de procedures voor het sluiten van overeenkomsten werden tekortkomingen geconstateerd bij de raming van de omvang van de te leveren prestaties en in de procedures voor de evaluatie van de offertes. Daardoor konden ondernemingen aanvullende contracten krijgen met een waarde die meer dan 50 % van het oorspronkelijke contract beliep.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 16 september 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 25 september 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Verplichting krachtens artikel 289, lid I, van de Franse Code général des impôts: "Elke belastingplichtige moet een factuur of een als zodanig geldend document afgeven voor goederen geleverd of diensten verleend aan een andere belastingplichtige of aan een niet-belastingplichtige rechtspersoon, alsook voor uit hoofde van deze verrichtingen ontvangen voorschotten wanneer daarover belasting verschuldigd is.".

Tabel 1

Communautair Bureau voor plantenrassen - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau. Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Communautair Bureau voor plantenrassen - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau.

Tabel 3

Communautair Bureau voor plantenrassen - Balans per 31 december 2002 en 31 december 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

8. Het Bureau zal actie ondernemen om het toezicht op de inning van incidentele ontvangsten te verbeteren.

10. De verordening inzake de betaling van rechten is herzien teneinde de reserve terug te kunnen brengen tot een niveau dat beter past bij de financiële behoeften van het Bureau.

11. Het Bureau bekijkt momenteel de mogelijkheden om de bedragen aan kosten en interesten van de banken te controleren.

12. Het Bureau neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer. Het zal bestuderen op welke wijze het beheer van en toezicht op zijn BTW-rekeningen kan worden verbeterd.

15. Het Bureau zal nadrukkelijker wijzen op de contractuele bepalingen van aanvullende testen en de vergoeding ervan wanneer het de contracten met de onderzoeksbureaus aanpast.

16. De door de Rekenkamer beschreven praktijk vindt inmiddels niet meer plaats. Sinds begin 2003 worden voorlopige vastleggingen als zodanig geboekt en niet meer als "pre-commitments".

17. Het Bureau zal aandringen op facturen die volledig in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving.

18. Het Bureau zal maatregelen treffen om de waarde van de contracten zo nauwkeurig mogelijk te ramen.