tot vaststelling van het standpunt dat de Europese Unie zal innemen in het Gemengd Comité dat is opgericht bij de partnerschapsovereenkomst op het gebied van betrekkingen en samenwerking tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Nieuw-Zeeland, anderzijds, over de vaststelling van besluiten met betrekking tot het reglement van orde van het Gemengd Comité en de vaststelling van de mandaten van de subcomités en werkgroepen

8.Vóór elke vergadering wordt de voorzitter via de secretarissen in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

5.Het Gemengd Comité vergadert gewoonlijk eenmaal per jaar, tenzij de partijen anders overeenkomen. De vergaderingen van het Gemengd Comité worden bijeengeroepen door de voorzitter en vinden afwisselend plaats in Brussel en Wellington, op een datum die in onderling overleg is bepaald. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg buitengewone vergaderingen van het Gemengd Comité worden belegd.

1.Het Gemengd Comité voert de in artikel 53 van de overeenkomst omschreven taken uit.

9.Indien nodig kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen met toestemming van de partijen voor de vergaderingen van het Gemengd Comité worden uitgenodigd, als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Secretarissen

10.Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het ministerie van Buitenlandse zaken en Handel van Nieuw-Zeeland treden gezamenlijk op als secretarissen van het Gemengd Comité. Alle mededelingen van en aan de voorzitter van het Gemengd Comité worden doorgestuurd naar de secretarissen.

Agenda voor de vergaderingen

11.De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Die wordt, samen met de nodige documenten, ten laatste 15 dagen vóór de start van de vergadering aan de andere partij doorgestuurd.

12.De voorlopige agenda bevat punten die ten laatste 21 dagen vóór de start van de vergadering aan de voorzitter werden voorgelegd.

13.De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Gemengd Comité goedgekeurd. Indien beide partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden toegevoegd.

14.Met instemming van de partijen kan de voorzitter de in de leden 11 en 12 bedoelde termijnen inkorten als dit vereist is.

Notulen

15.De secretarissen stellen gezamenlijk van iedere vergadering ontwerp-notulen op, gewoonlijk binnen 30 kalenderdagen na afloop van de vergadering. De ontwerp-notulen zijn gebaseerd op een samenvatting door de voorzitter van de conclusies die het Gemengd Comité heeft getrokken.

16.De ontwerp-notulen worden binnen 45 kalenderdagen na afloop van de vergadering of op een andere door de partijen overeengekomen datum door beide partijen goedgekeurd. Zodra overeenstemming is bereikt over de ontwerp-notulen, worden twee originelen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen. Iedere partij krijgt een origineel.

Besluiten en aanbevelingen

17.Het Gemengd Comité kan besluiten of aanbevelingen vaststellen. Deze krijgen de benaming "besluit" of "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een vermelding van het onderwerp ervan. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

18.Het Gemengd Comité kan besluiten tot vaststelling van besluiten of aanbevelingen via een schriftelijke procedure. In deze gevallen bereiken de partijen overeenstemming over een termijn voor de duur van de procedure. Indien bij het verstrijken van deze termijn geen partij bezwaar heeft aangetekend tegen het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling, verklaart de voorzitter van het Gemengd Comité dat het besluit of de aanbeveling in onderling overleg is goedgekeurd.

19.De door het Gemengd Comité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden gewaarmerkt door twee door de voorzitter van het Gemengd Comité ondertekende originelen.

20.De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van het Gemengd Comité op te nemen in hun respectieve publicatieblad.