VERSLAG

over de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming Artemis betreffende het per 31 december 2009 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

2010/C 342/01

INHOUD

INLEIDING

De maximale EU-bijdrage in de gemeenschappelijke onderneming Artemis ter dekking van de bedrijfskosten en onderzoeksactiviteiten bedraagt 420 miljoen euro en wordt betaald uit de kredieten van het zevende kaderprogramma voor onderzoek. De vereniging Artemisia betaalt een maximale bijdrage van 30 miljoen euro voor de bedrijfskosten. De lidstaten van Artemis betalen bijdragen in natura voor de bedrijfskosten (door het bevorderen van de uitvoering van projecten) alsook financiële bijdragen die ten minste 1,8 maal de EU-bijdrage belopen. Bijdragen in natura worden ook betaald door de onderzoeksorganisaties die deelnemen aan projecten.

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

Begrotingsuitvoering

De definitieve begroting omvatte 46 miljoen euro aan vastleggingskredieten en 8 miljoen euro aan betalingskredieten. De bestedingsgraad bedroeg 81 % voor de vastleggingskredieten en 20 % voor de betalingskredieten. De betrekkelijk lage bestedingsgraad bij de betalingskredieten weerspiegelt het feit dat het onderzoekprogramma van Artemis nog in de aanloopfase is.

Presentatie van de rekeningen: bijdragen van de leden

De Rekenkamer is dan ook ingenomen met het feit dat de bijdragen van de leden in overeenstemming met EU-boekhoudregel 1 (groepsboekhouding) onder de nettoactiva op de balans van de gemeenschappelijke onderneming verschijnen, en dat de toelichting bij de rekeningen nadere informatie over de aard van de bijdragen verschaft.

De Rekenkamer is van oordeel dat de presentatie van de bijdragen van de leden in de rekeningen van de gemeenschappelijke ondernemingen zoveel mogelijk geharmoniseerd dient te worden en stelt vast dat de Commissie voornemens is gedetailleerde richtsnoeren ter zake aan de gemeenschappelijke ondernemingen te verstrekken.

ANDERE AANGELEGENHEDEN

Internecontrolesystemen

De gemeenschappelijke onderneming is nog in de aanloopfase en heeft in 2009 haar interne controles en haar financiële-informatiesysteem niet volledig ingevoerd. Aan het eind van het jaar waren de onderliggende bedrijfsprocessen nog niet geformaliseerd en evenmin gevalideerd door de rekenplichtige, zoals de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming voorschrijft.

Met name moet verder worden gewerkt aan de documentatie van IT-processen en -activiteiten en aan het in kaart brengen van IT-risico’s. De gemeenschappelijke onderneming heeft in 2009 ook geen plan voor bedrijfscontinuïteit en geen beleid inzake gegevensbescherming ontwikkeld.

Ontbrekende overeenkomst met het gastland

Interne-auditfunctie en dienst Interne audit van de Commissie

Artikel 73 van de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming bepaalt dat deze moet beschikken over een interne-auditfunctie die moet voldoen aan de relevante internationale standaarden. Eind 2009 was dit belangrijke onderdeel van het internecontrolesysteem echter nog niet ingevoerd.

Overeenkomstig de opvattingen die zijn verwoord in haar adviezen nr. 4/2008 over het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming voor fusie-energie en nr. 2/2010 over de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming SESAR is de Rekenkamer van oordeel dat de huidige bepaling in de statuten van de gemeenschappelijke onderneming betreffende de rol van de interne auditor van de Commissie verduidelijkt dient te worden.

Artikel 10 van de statuten van de gemeenschappelijke onderneming Artemis bepaalt dat de taken van de interne auditor van de Commissie zullen worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van de gemeenschappelijke onderneming. Een dergelijke regeling is geschikt voor de interne-auditfunctie binnen de gemeenschappelijke onderneming, maar niet voor de interne auditor van de Commissie, wiens verantwoordelijkheden betrekking hebben op de algemene EU-begroting als geheel.

10 posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 9 bezet per 31 december 2009.

wijst waar dat nodig is werkgroepen aan, onder de algemene coördinatie van één of meer leden van het comité, met het oog op de verwezenlijking van bovengenoemde taken;

adviseert de andere organen over alle kwesties die verband houden met de planning van onderzoeks- en ontwikkelingsprogramma’s, het bevorderen van partnerships en het mobiliseren van middelen in Europa met het oog op het verwezenlijken van de doelstellingen van de gemeenschappelijke onderneming Artemis;

werkt een ontwerp van het in artikel 19, lid 1, bedoelde strategische meerjarenplan uit, inclusief de vaststelling en actualisering van de onderzoeksagenda, en dient dit plan ter goedkeuring in bij de raad van bestuur;

neemt, op voorstel van de vertegenwoordiger van de Unie, een besluit over het percentage van de in artikel 13, lid 6, onder a), bedoelde financiële bijdrage van de gemeenschappelijke onderneming Artemis voor deelnemers aan projecten die in een bepaald jaar op basis van uitnodigingen tot het indienen van voorstellen zijn geselecteerd;

beslist op basis van uitnodigingen tot het indienen van voorstellen over de selectie van projectvoorstellen die in aanmerking komen voor overheidsfinanciering;

De uitvoerend directeur is als hoogste uitvoerende functionaris belast met het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke onderneming Artemis overeenkomstig de besluiten van de raad van bestuur en is de wettige vertegenwoordiger ervan. Hij voert zijn taken volledig onafhankelijk uit en is verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. De uitvoerend directeur oefent met betrekking tot het personeel de in artikel 7, lid 2, van de verordening vermelde bevoegdheden uit.

publiceren van informatie over de projecten, met inbegrip van de naam van de deelnemers en de hoogte van de financiële bijdrage van de gemeenschappelijke onderneming Artemis per deelnemer;

ontwikkelen van nauwe samenwerking en zorgen voor coördinatie met Europese activiteiten, met name het kaderprogramma, nationale en transnationale activiteiten, organisaties en betrokken partijen met het doel een vruchtbare innovatie-omgeving in Europa en betere synergieën en exploitatie van onderzoeks- en ontwikkelingsresultaten op het gebied van ingebedde computersystemen tot stand te brengen;

vastleggen en ten uitvoer leggen van de in artikel 19, lid 3, bedoelde jaarlijkse plannen voor de uitvoering van het strategisch meerjarenplan bedoeld in artikel 19, lid 1;

de synergie en coördinatie bewerkstelligen van de Europese O&O-inspanningen op het gebied van ingebedde computersystemen, inclusief — wanneer een toegevoegde waarde tot stand kan worden gebracht — de geleidelijke integratie in de gemeenschappelijke onderneming Artemis van verwante activiteiten op dit gebied die momenteel worden uitgevoerd in het kader van intergouvernementele stelsels voor onderzoek en ontwikkeling (Eureka);

de tenuitvoerlegging ondersteunen van de O&O-activiteiten, met name door financiering toe te kennen aan deelnemers in aan de hand van vergelijkende uitnodigingen tot het indienen van voorstellen geselecteerde projecten;

De Unie kan gemeenschappelijke ondernemingen of andere structuren in het leven roepen die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van programma’s voor onderzoek en technologische ontwikkeling en demonstratie in de Unie.

ANTWOORDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

Internecontrolesystemen

Paragraaf 20

De uitvoerend directeur heeft beslist de resterende 15 normen voor interne controle (één was er al goedgekeurd) in twee fases door te voeren. Een eerste fase is door de raad van bestuur goedgekeurd op 23 maart 2010. De overige normen heeft de raad van bestuur goedgekeurd op 22 september 2010.

Paragraaf 21

De gemeenschappelijke onderneming Artemis neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer. Omdat zij echter tijdelijk is ondergebracht in lokalen van de Commissie, hangt zij af van de IT-infrastructuur die de Commissie haar ter beschikking stelt. De gemeenschappelijke onderneming Artemis heeft een procedure lopen voor de keuze van haar definitieve onderkomen. Zodra die procedure is afgerond, zal zij zelf kunnen instaan voor haar eigen IT-infrastructuur en zal zij rekening houden met de punten die de Rekenkamer naar voren heeft gebracht.

Ontbrekende overeenkomst met het gastland

Paragraaf 22

De gemeenschappelijke onderneming Artemis blijft samenwerken om de bepalingen van een gastheerschapsovereenkomst uit te voeren en gaat ervan uit dat de resultaten van de volgende stappen van de procedure tot ondertekening van een overeenkomst zullen leiden.

Interne-auditfunctie en dienst Interne audit van de Commissie

Paragraaf 23

In de aanvangsfase van de werking van de gemeenschappelijke onderneming gingen de inspanningen in de eerste plaats naar het succesvol beheren van de overgang naar autonomie, meer bepaald het afronden van de oproep tot het indienen van voorstellen van 2009 (met inbegrip van de onderhandelingen over contracten) en het lanceren van de oproep tot het indienen van voorstellen van 2010. De gemeenschappelijke onderneming bevestigt haar voornemen om in de loop van 2010 een interne-auditfunctie in te voeren.