Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2001/C 372/11)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137, lid 2, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(2) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(3) overeenkomstig de in artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET BUREAU VOOR HARMONISATIE BINNEN DE INTERNE MARKT (ALICANTE) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 2000 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. De uitvoering van de begroting van het jaar 2000 is weergegeven in tabel 1(4). Het Bureau heeft de oorspronkelijke begroting met 23 % verhoogd vanwege de toename van de inschrijvingsaanvragen in de loop van het jaar. De toename van de aanvragen heeft op langere termijn effect op de ontwikkeling van de personele en materiële middelen van het Bureau (oppositie- en beroepsprocedures tegen de besluiten van het Bureau, die één à twee jaar na het deponeren van het merk kunnen worden ingesteld).

6. Voorts moest van de voor het begrotingsjaar 2000 beschikbare kredieten een bedrag van 51,4 miljoen euro, ofwel 33 % worden geannuleerd. Het geannuleerde bedrag omvat een reserve van 37,9 miljoen euro, die onbesteed is gebleven.

7. Van de uit het begrotingsjaar 1999 naar het begrotingsjaar 2000 overgedragen kredieten is een bedrag van 5,0 miljoen euro, ofwel 22 % van de in totaal overgedragen kredieten, onbesteed gebleven.

Het Bureau dient te zorgen voor betere ramingen van de over te dragen bedragen, zodat de onnodige kredieten zo spoedig mogelijk kunnen worden geannuleerd.

Jaarrekening en boekhouding

8. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst- en verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

9. Volgens de door het Bureau toegepaste voorschriften worden de goederen uit zijn vermogen bij betaling ervan in de balans opgenomen. Bijgevolg is een bedrag van 1,7 miljoen euro aan computerapparatuur, dat nog moet worden betaald, niet in de balans opgenomen, noch in een toelichting genoemd.

Financiële bepalingen

10. Voor de onderzoekswerkzaamheden van de lidstaten zijn betalingen verricht zonder bewijsstukken, hetgeen indruist tegen de bepalingen van het Financieel Reglement.

Beheer

11. De Commissie beheert sinds 1995 de salarissen van het Bureau tegen een jaarlijkse bijdrage van 500 euro per personeelslid. Deze aanpak was gerechtvaardigd gezien het kleine aantal personeelsleden van het Bureau in de startperiode. Met het oog op de toegenomen personeelssterkte van het Bureau (zie tabel 4) moet worden bezien of dit bedrag nog gerechtvaardigd is.

12. In een eerder verslag(5) was het Bureau in overweging gegeven, een analytische boekhouding op te zetten om de kosten van zijn verschillende activiteiten precies te bepalen en te analyseren. In 2000 heeft het Bureau een methodologie ontwikkeld om de kosten van zijn verschillende diensten beter te onderscheiden. Deze inspanningen dienen te worden voortgezet om de door het Bureau gehanteerde tarieven nauwkeuriger te kunnen bepalen.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Bureau

13. Tot het personeel van het Bureau behoren statutaire personeelsleden: vaste ambtenaren of tijdelijke functionarissen. Het aantal door statutaire personeelsleden te vervullen posten wordt jaarlijks, tegelijk met de begroting, door de begrotingsautoriteit goedgekeurd. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van hulpfunctionarissen met een dienstverband van maximaal één jaar, en van plaatselijke functionarissen.

14. Tabel 4 geeft de ontwikkeling van het personeelsbestand van het Bureau en de verdeling ervan weer. Behalve een afnemende groei van het aantal personeelsleden blijkt daaruit een mettertijd toenemend aandeel vaste ambtenaren in het personeelsbestand.

15. In het personeelstekort is gedeeltelijk voorzien door uitzendkrachten waarvoor de begrotingsuitgaven in de periode 1996-2000 met een factor 30 is toegenomen (de betalingen voor uitzendkrachten bedroegen in 2000 0,9 miljoen euro).

16. Gemiddeld verandert jaarlijks meer dan een vierde van het personeel van het Bureau van status (overgang van de status van hulpfunctionaris naar die van tijdelijk functionaris, of van deze laatste status naar die van vast ambtenaar), en die tendens wordt sterker. Overigens hebben van de nieuwe krachten (het Bureau heeft sinds zijn oprichting 634 personeelsleden in de diverse categorieën aangesteld) 65 % de status van tijdelijk functionaris en 35 % die van hulpfunctionaris. Het aantal plaatselijke functionarissen is te verwaarlozen. Per 31 december 2000 was sinds de oprichting van het Bureau slechts één personeelslid direct als vast ambtenaar geworven.

17. Personeelsleden worden in eerste instantie als hulpfunctionaris geworven (waarbij personeel in de laagste categorieën vaak eerst een contract als uitzendkracht had), waarna zij via interne procedures tijdelijk functionaris worden. In laatste instantie krijgen zij na het slagen voor een intern vergelijkend onderzoek met schriftelijke en mondelinge testen een vaste aanstelling.

18. Tabel 5 geeft aan hoe dit model voor personeelsbeheer bij het Bureau werkt, met een analyse van het verloop van de aanstellingen in de diverse categorieën, waaruit blijkt dat slechts 12 % hiervan naar aanleiding van een selectieprocedure met externe sollicitaties plaatsvindt.

19. Gemiddeld bedroegen de wervingskosten circa 1410 euro per aangesteld personeelslid. Onderzoek van een steekproef van 30 personeelsleden wees niet op noemenswaardige problemen met betrekking tot hun profiel in vergelijking met de functie.

20. Vertrek van personeelsleden leidt tot een roulatie van het personeel (van vaste ambtenaren en tijdelijke, hulp- en plaatselijke functionarissen) van jaarlijks gemiddeld 3 %, die voor de helft is toe te schrijven aan het verstrijken van hun contracten, en voor de andere helft aan opzegging van deze contracten, voornamelijk door de betrokken personeelsleden zelf.

21. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van het Bureau waarborgen (bijvoorbeeld de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Bureau.

22. Gemiddeld moet 66 % van de personeelsleden van categorie A tot het operationeel personeel worden gerekend. Om het al dan niet operationele karakter vast te stellen van de functies van de overige categorieën personeelsleden, die ondanks de categorie waartoe zij behoren werkzaamheden verrichten die verder gaan dan eenvoudigweg uitvoering en ondersteuning, is een steekproef van 31 personeelsleden genomen waaruit bleek dat 58 % van alle personeelsleden van het Bureau, ongeacht hun categorie, kan worden beschouwd als operationeel personeel.

23. De verhouding tussen operationeel en ondersteunend personeel lijkt zich normaal te ontwikkelen, en lijkt zelfs aan de gunstige kant, aangezien het naar verhouding grote aantal ondersteunende personeelsleden dat het Bureau de eerste twee jaar na zijn oprichting telde, vervolgens sterk is gedaald: het aandeel van de personeelsleden in categorie A dat voor ondersteunende werkzaamheden wordt ingezet, bedraagt thans 32 %, en ligt dus iets onder het gemiddelde van de onderzochte periode (34 %).

24. Tabel 6 geeft het beloop van de personeelskosten en van de huishoudelijke uitgaven weer. De - weliswaar aanzienlijke - salariskosten zijn minder snel gestegen dan het personeelsbestand. Deze situatie is toe te schrijven aan het wervingsbeleid van het Bureau dat, vanwege de overgang van de status van hulpfunctionaris naar de vaste aanstelling, de instap in de loopbaan uitstelt en de ontwikkeling van de loonsom dus afremt.

25. Bij de overige personeelsgebonden kosten was de analyse in het bijzonder gericht op de uitgaven voor beroepsopleiding en de huishoudelijke uitgaven, met name op het gebied van informatica. De stijging van de uitgaven voor beroepsopleiding heeft gelijke tred gehouden met die van het personeelsbestand; de jaarlijkse stijging bedroeg 23 % per hoofd. De huishoudelijke uitgaven, waaronder die voor informatica, zijn eveneens aanzienlijk gestegen, en wel met gemiddeld 54 %, respectievelijk 36 % per jaar, doch duidelijk minder dan het personeelsbestand is gegroeid. Dit leidt geleidelijk tot lagere, en zelfs negatieve cijfers per hoofd doordat de huishoudelijke uitgaven onder meer de grote initiële investeringen van het Bureau omvatten.

26. Om zicht te krijgen op het verband tussen de activiteiten van het Bureau enerzijds en de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten anderzijds, is laatstgenoemde ontwikkeling vergeleken met die van de door het Bureau in de loop van een jaar geïnde ontvangsten. De hoogte van de ontvangsten hangt namelijk samen met zowel het aantal bij het Bureau ingediende aanvragen, als de problemen bij de verwerking daarvan, die leiden tot verschillen tussen de in rekening gebrachte taksen. Deze vergelijking doet vermoeden dat het Bureau doeltreffend wordt beheerd, aangezien het gebruik van de personele middelen en de daaraan verbonden kosten gemiddeld minder toenemen dan de aan het Bureau opgedragen werkzaamheden. Deze constatering wordt bevestigd door het feit dat de uitgaven voor ondersteunende werkzaamheden (titels I en II) gemiddeld ook minder snel stijgen dan de beleidsuitgaven (feitelijke uitgaven ten laste van kredieten van het lopende jaar en overgedragen kredieten van titel III).

Conclusie

27. In het algemeen lijkt het Bureau sinds de oprichting niet het personeel te hebben kunnen aanstellen waarom het in het kader van de begrotingsprocedure vroeg. Ter verklaring van deze situatie kunnen twee redenen worden aangevoerd:

- enerzijds is de behoefte aan personeel moeilijk te ramen;

- anderzijds is men voorzichtig met het oog op een mogelijk afnemende groei van de inschrijvingsaanvragen.

28. Voor het werven van personeel is het Bureau afgeweken van de gangbare selectie aan de hand van een extern vergelijkend onderzoek na ruime publiciteit. Bij deze aanpak blijven de wervingskosten tot een minimum beperkt, kunnen de geworven personeelsleden over een lange periode worden beoordeeld en kan de ontwikkeling van de loonkosten worden getemperd, maar er kleven enkele nadelen aan:

- het selectie-effect lijkt gering wanneer wordt gekeken naar het carrièreverloop binnen het Bureau;

- de maatregelen die worden genomen om de vacatures bekendheid te geven en de personeelsleden te selecteren zijn ontoereikend, ook al lijkt de werving hier kwalitatief niet van te lijden te hebben.

29. Gezien de verwachte ontwikkeling van de activiteiten en het personeelsbestand van het Bureau is het wellicht wenselijk dat het Bureau zich voor de posten die betrekking hebben op ondersteunende activiteiten, en op operationele activiteiten waarvoor administratieve kwalificaties vereist zijn, aansluit bij de instellingen en de gedecentraliseerde organen om op een zo breed mogelijke grondslag personeel te werven.

30. Hoewel de situatie bij het Bureau qua algehele productiviteit van zijn personeel bevredigend is, dient het er goed op te letten dat het de situatie onder controle houdt, met name wat de salariskosten betreft. Voorts moet ernaar worden gestreefd, het effect van de uitgaven voor opleiding en de huishoudelijke uitgaven op de productiviteit van de individuele personeelsleden beter te bepalen en te verbeteren. Verder dient het Bureau in algemene zin zijn beheers- en informatiesysteem betreffende het personeel te verbeteren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 33.

(2) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 30.

(3) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 28 februari 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan het Europees Parlement, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 28 maart 2001 bij de Rekenkamer ingekomen. De beknopte versie van deze jaarrekening wordt in de tabellen in de bijlage bij dit verslag weergegeven.

(4) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, waardoor de indruk kan ontstaan dat er berekeningsfouten zijn gemaakt. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(5) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 6; zie ook PB C 372 van 22.12.1999, paragraaf 6 en PB C 406 van 28.12.1998, paragraaf 1.5.

TABELLEN 1-6

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

NB:De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

VA: Vaste ambtenaren.

TF: Tijdelijke functionarissen.

HF: Hulpfunctionarissen.

PF: Plaatselijke functionarissen.

Tabel 5

Analyse van de wisselingen in het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 6

Ontwikkeling van het personeelsbestand en daaraan verbonden kosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

7. Het Bureau neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer en zal zich blijven inspannen om zijn systeem van begrotingsramingen te verbeteren.

Jaarrekening en boekhouding

9. Naar aanleiding van de opmerking van de Rekenkamer zal het Bureau voortaan in zijn jaarrekeningen een toelichting met de gewenste informatie opnemen.

Financiële bepalingen

10. Na het bezoek van de Rekenkamer heeft het Bureau de nationale bureaus al een voorstel gedaan voor een borderel bij in te dienen facturen. Het borderel wordt door het BHIM opgesteld na ontvangst van de onderzoeksrapporten, voor akkoordverklaring en ondertekening voorgelegd aan de bureaus, die het naar het BHIM moeten terugzenden voordat betaling kan plaatsvinden.

Beheer

11. Het Bureau heeft in maart 2001 de Commissie de vraag voorgelegd betreffende de jaarlijkse bijdrage van 500 EUR per personeelslid voor de salarisadministratie. De Commissie heeft het Bureau geantwoord dat zij de kwestie aan het bestuderen was.

12. De financiële dienst heeft de werkzaamheden voor het begrotingsjaar 2000 beëindigd. Aangezien het analytische boekhoudsysteem zich nog in een eerste fase bevindt, kunnen de cijfers met betrekking tot dat jaar slechts een ruwe schatting zijn.

Het verslag van het begrotingsjaar 2000 bevat de volgende informatie: de kosten en het resultaat van de analytische boekhouding, de uitsplitsing van de werkdagen per activiteit en dienst en van de kosten per eenheid en product. Er is ook een tweede verslag over de personeelskosten opgesteld.

Er moeten nog enkele noodzakelijke werkzaamheden worden verricht voordat het systeem volledig is geïnstalleerd; zo moeten in de analytische boekhouding nog bepaalde informatiestromen van de reeds beschikbare statistische gegevens over het beheer van het merk worden opgenomen of informatie op de productiviteitskaarten worden geïntegreerd.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Bureau

16-17. Opgemerkt zij dat de procedures en voorwaarden voor verandering van status in het kenmerkende traject (uitzendkracht hulpfunctionaris tijdelijk functionaris ambtenaar) niet in iedere fase dezelfde zijn. Het traject wordt dus niet automatisch afgelegd. Dankzij de interne vergelijkende onderzoeken voor aanstelling in vaste dienst hebben wij een pool van functionarissen kunnen vormen, die gedurende gemiddeld 18 maanden blijk hebben gegeven van hun kennis en vaardigheden in hun hoedanigheid van tijdelijk medewerker en die vervolgens met succes schriftelijke en mondelinge examens hebben moeten afleggen overeenkomstig het beginsel van gelijke behandeling dat geldt voor alle medewerkers van het Bureau. Bovendien heeft de oorspronkelijke werving (als uitzendkracht of hulpfunctionaris voor de categorieën C en D en als tijdelijk functionaris voor de categorieën A en B) plaatsgevonden onder waarborging - voorzover mogelijk - van deelname van zoveel mogelijk kandidaten. Daartoe zijn kandidaten voor de vacante posten in de categorieën C en D gelicht uit de bestanden van open sollicitaties die uit alle lidstaten van de EU zijn ontvangen, alsmede uit de gegevensbestanden van de uitzendbureaus.

Wat het bovengenoemde traject betreft, heeft het Bureau (zoals de Rekenkamer overigens al in paragraaf 19 heeft opgemerkt) een aanzienlijk bedrag aan wervings- en loonkosten kunnen besparen en het personeel voor hun aanstelling in vaste dienst kunnen onderwerpen aan een proefperiode van gemiddeld 24 maanden.

21-23. Er bestonden aanvankelijk verschillen tussen de Rekenkamer en het Bureau wat betreft het onderscheid tussen operationeel en ondersteunend personeel (de Rekenkamer beschouwt uitsluitend de medewerkers van categorie A als operationeel en alle functionarissen B, C en D als ondersteunend personeel, terwijl het Bureau het onderscheid maakt naargelang men werkt op afdelingen die al dan niet taken uitvoeren die rechtstreeks verband houden met de registratieprocedure van het communautaire merk). Volgens de analyse van de steekproef van de Rekenkamer behoort ongeveer 58 % van de medewerkers tot het operationele personeel. Het Bureau meent dat uit deze analyse, indien zij wordt uitgebreid tot het hele personeelsbestand, een percentage van ongeveer 66 % naar voren komt.

25. Bij de invloed van de opleidingsactiviteiten op de productiviteit per medewerker dient te worden opgemerkt dat de uitgaven aan opleidingen, ondanks de stijging ervan per persoon, nog altijd laag zijn (minder dan 1 % van de uitgaven onder titel I voor 2001) en vooral talen- en informaticacursussen betreffen. Hopelijk zal het ambitieuze opleidingsplan voor de komende jaren (ongeveer 5 % van de uitgaven onder titel I voor 2002) bijdragen tot een aanzienlijker productiviteitstoename van de medewerkers.

29-30. Met de aanbevelingen van de Rekenkamer zal terdege rekening worden gehouden.