OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER

ADMINISTRATIEVE UITGAVEN VAN DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN EN ORGANEN

Inleiding

9.1. In rubriek 5 van de financiële vooruitzichten, „Administratieve uitgaven”, zijn de huishoudelijke kredieten van de instellingen en andere organen opgenomen (voor de Commissie deel A van de begroting). Deze kredieten staan onder direct beheer van elke instelling of orgaan en dienen voor de betaling van salarissen, toelagen en pensioenen van hun leden en personeelsleden, alsmede van huur, aankopen en diverse administratieve uitgaven. De uitgaven in 2003 bedroegen 5 305 miljoen euro, en worden nader gespecificeerd in tabel 9.1 . Het totaal aantal posten dat in de oorspronkelijke begroting 2003 aan elke instelling wordt toegewezen, wordt weergegeven in tabel 9.2 .

Tabel 9.1 — Betalingen per instelling Betalingen ten laste van overdrachten en kredieten voor het begrotingsjaar (miljoen euro) 2002 2003 Europees Parlement 1 035 986 Raad 394 410 Commissie 3 438 3 546 Hof van Justitie 145 148 Rekenkamer 76 84 Economisch en Sociaal Comité 76 81 Comité van de Regio's 44 46 Europese Ombudsman 4 4 Totaal 5 212 5 305 Bron: Jaarrekeningen van de Europese Gemeenschappen.

Tabel 9.2 — Toegestaan personeel per instelling Toegestaan personeel (vaste en tijdelijke posten, oorspronkelijke begroting) 2002 2003 Europees Parlement 4 338 4 960 Raad 2 701 2 919 Commissie 22 453 22 534 Hof van Justitie 1 129 1 140 Rekenkamer 575 605 Economisch en Sociaal Comité 514 525 Comité van de Regio's 250 252 Europese Ombudsman 27 31 Totaal 31 987 32 966 Bron: Algemene begroting van de Europese Unie.

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring

Inleiding

Controledoelstellingen

9.2. De doelstelling van de DAS-controle 2003 inzake administratieve uitgaven was, de Rekenkamer in staat te stellen tot het beoordelen van: a) de betrouwbaarheid van de geconsolideerde rekeningen voor het jaar dat werd afgesloten op 31 december 2003 (behandeld in hoofdstuk 1) en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

9.3. De controle van de Rekenkamer was er tevens op gericht, na te gaan welke uitvoering de instellingen hebben gegeven aan de belangrijkste bepalingen van het nieuwe Financieel Reglement.

Toegepaste controlemethoden

9.4. In het kader van de controle werden de wettigheid en regelmatigheid beoordeeld van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de administratieve uitgaven van de instellingen. Deze controle omvatte de volgende activiteiten: a) beoordelen van de werking van de toezichtsystemen en -controles die de instellingen hebben opgezet om te voldoen aan het nieuwe Financieel Reglement, dat wil zeggen de tenuitvoerlegging van toereikende controlestructuren en -procedures, inachtneming van minimumnormen die door elke instelling worden vastgesteld, en het instellen van een interne auditfunctie; b) gegevensgericht controleren van een aantal verrichtingen uit het hele spectrum van administratieve uitgaven en nog eens een aantal verrichtingen voor elke kleinere instelling; c) bestuderen van de jaarlijkse activiteitenverslagen die zijn uitgebracht door de gedelegeerd ordonnateurs van de instellingen; d) een follow-up van opmerkingen uit voorgaande jaarverslagen ( tabel 9.3 ).

Tabel 9.3 — Follow-up van opmerkingen uit eerdere jaarverslagen Opmerkingen Getroffen maatregelen Verdere maatregelen nodig? Bevordering van personeel zonder vergelijkend onderzoek Jaarverslag over het begrotingsjaar 2001, paragraaf 7.17: Op basis van voetnoten bij de personeelsformatie betalen het Parlement en de Rekenkamer personeel van een zekere categorie de bezoldiging die geldt voor een hogere categorie. Dit is niet in overeenstemming met het Statuut, dat bepaalt dat een ambtenaar slechts op basis van een vergelijkend onderzoek van de ene tot de andere categorie mag worden bevorderd. De personeelsformatie voor 2003 van het Parlement, maar niet die van de Rekenkamer, geeft een voorziening te zien voor de bevordering van één extra persoon van de ene tot de andere categorie zonder een vergelijkend onderzoek (bevordering „ad personam”). Zo kon het Parlement dankzij haar personeelsformatie in 2003 personen blijven bevorderen die niet waren geslaagd voor een vergelijkend onderzoek, zelfs al was dit niet in overeenstemming met het Statuut. Nee, aangezien het nieuwe Statuut de structuur van de personeelscategorieën volledig heeft gewijzigd. Bijgevolg is de kwestie van bevordering tot een hogere categorie zonder dat betrokkene is geslaagd voor een vergelijkend onderzoek, niet meer relevant. Vaststelling van aanpassingscoëfficiënten voor leden van de instellingen Jaarverslag over het begrotingsjaar 2001, paragraaf 7.18: Er werden aanpassingscoëfficiënten vastgesteld voor de overdracht van een deel van de bezoldigingen van leden van de instellingen naar een ander land dan dat waar zij tewerkgesteld zijn. Verordening (EG) nrs. 1292/04 en 1293/04 van de Raad bepalen dat de voorschriften voor overdrachten van toepassing zijn voor de leden van de instellingen. Nee, in de nieuwe juridische situatie doet het probleem zich niet meer voor. Schalen voor de kosten van dienstreizen Jaarverslag over het begrotingsjaar 2001, paragraaf 7.20: De door het Parlement gehanteerde schalen voor het betalen van de kosten van dienstreizen aan personeel in de categorieën C en D lagen hoger dan het Statuut voorschreef. Het Parlement ging in 2003 niet anders te werk. Het nieuwe Statuut dat per 1 mei 2004 in werking trad, bepaalt dat dezelfde schalen van toepassing zijn voor alle personeelsleden. Nee, aangezien het probleem gezien de nieuwe juridische situatie is opgelost. Aanvullende pensioenregeling voor leden van het Europees Parlement Jaarverslag over het begrotingsjaar 2002, de paragrafen 9.17 en 9.20: Loopt de aanvullende pensioenregeling voor leden van het Europees Parlement door, dan dient zo spoedig mogelijk voor een toereikende rechtsgrondslag te worden gezorgd. In de regeling dienen duidelijke regels te worden opgenomen die de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bepalen van het Europees Parlement en van de deelnemers aan de regeling ingeval zich een tekort voordoet. De aanvullende pensioenregeling blijft bestaan en er is niet voor een toereikende rechtsgrondslag gezorgd. Dergelijke regels zijn niet ingesteld. Ja, er moet een rechtsgrondslag komen. Ja, adequate regels moeten worden ingesteld.

ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Opmerkingen Getroffen maatregelen Aanvullende pensioenregeling voor leden van het Europees Parlement Gedurende de afgelopen jaren hebben de administratieve diensten actief deelgenomen aan de uitwerking van een Statuut dat onder meer voorziet in één pensioenregeling voor de leden van het Europees Parlement die tot gevolg zou hebben dat de huidige aanvullende pensioenregeling zou komen te vervallen. Nu duidelijk is geworden dat dit Statuut niet van kracht zal worden in de nieuwe zittingsperiode, is teruggegrepen op advies nr. 5/99 van de Rekenkamer en zullen er voorstellen aan het nieuwe Bureau worden voorgelegd voor de vaststelling van de respectieve bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het Parlement en de vereniging zonder winstoogmerk naar Luxemburgs recht die wordt geleid door een gekozen Raad van bestuur. Begin 2005, na het verstrijken van de inschrijvingstermijn voor deelname aan de pensioenregeling, zal een actuarieel onderzoek worden uitgevoerd om het financieringsniveau van het pensioenfonds vast te stellen. Op basis van de resultaten van dit onderzoek kunnen maatregelen worden overwogen om de financiering van het fonds weer in evenwicht te brengen.

9.5. De algemene DAS-conclusie van de Rekenkamer op het terrein van de administratieve uitgaven is opgenomen in paragraaf 9.68. De controleresultaten met betrekking tot elke instelling worden uiteengezet in de delen van dit hoofdstuk in dezelfde volgorde als waarin de instellingen in de algemene begroting 2003 staan vermeld.

Risico's

9.6. Het algemene risico is op het gebied van administratieve uitgaven laag. Dit komt in de eerste plaats doordat er geen sprake is van „risico door delegatie”, aangezien de administratieve uitgaven rechtstreeks door de communautaire instellingen en organen worden beheerd, anders dan de meeste uitgaven voor programma's, die namens de Commissie door nationale organen of agentschappen worden gedaan. Ten tweede is er geen „risico door subsidies”, aangezien nagenoeg alle administratieve uitgaven gepaard gaan met verrichtingen die betrekking hebben op de werving van personeel en het aankopen van werken, goederen en diensten, en niet zozeer op subsidies/projectfinanciering. Uit controles die de Rekenkamer eerder verrichtte, blijkt dat de geconstateerde fouten veelal van formele aard waren, en niet te wijten waren aan ernstige tekortkomingen in de controleomgeving.

Parlement

Toezichtsystemen en -controles

9.7. In december 2002 stelde het Parlement de basisdocumenten vast die vereist zijn voor de tenuitvoerlegging van het nieuwe Financieel Reglement (hiernagenoemd „het Financieel Reglement”) (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Hiertoe behoren de nieuwe interne regelgeving voor de begrotingsuitvoering, dienstorders voor de interne auditdiensten, de ordonnateurs en de boekhouder, minimumnormen voor de interne controle en een specifieke code met beroepsnormen. Het gecomputeriseerde systeem dat wordt gebruikt voor het beheer van begrotingsontvangsten en -uitgaven (FINORD) werd aangepast aan de nieuwe voorschriften. De ordonnateurs konden echter niet direct bij de inwerkingtreding van het Financieel Reglement (1 januari 2003) volledig operationele controlesystemen instellen. 9.8. Het decentraliseren van de controles was een lastige opgave, aangezien de financiële en interne controleprocedures voordien sterk gecentraliseerd waren, en afhankelijk van het door de financieel controleur verrichte werk. In de loop van 2003 kon het Parlement nieuwe controlemethoden invoeren op basis van gedecentraliseerde „Interne Controlekaders”, met onder meer „Minimale normen voor interne controle” (MSIC), een „Centrale Financiële Dienst” en een interne auditfunctie. De ordonnateurs waren echter niet in staat, alle MSIC's volledig toe te passen. Dit erkenden de ordonnateurs zelf in een zelfevaluatie met betrekking tot het niveau van de tenuitvoerlegging van de MSIC, die werd verricht tijdens het opstellen van de jaarlijkse activiteitenverslagen begin 2004. Op dat moment was er aan geen van de MSIC's door alle ordonnateurs volledig voldaan. De tenuitvoerlegging van bepaalde MSIC's, zoals MSIC 5 (gevoelige posten), MSIC 7 (bepalen van doelstellingen), MSIC 14 (melden van onjuistheden) en MSIC 20 (registreren en corrigeren van gebreken in de interne controle) bevond zich nog in een beginstadium. De tenuitvoerlegging van MSIC 9 (jaarlijks managementplan), MSIC 15 (documentatie van procedures), MSIC 17 (toezicht), MSIC 11 (risicoanalyse en management), en MSIC 19 (continuïteit van verrichtingen) moest worden versterkt. Een actieplan moet de gesignaleerde tekortkomingen verhelpen (zie paragraaf 9.11). 9.7-9.8 ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT In 2003 veranderden de financiële en interne-controleprocedures van het Europees Parlement als gevolg van het nieuwe Financieel Reglement van — in de woorden van de Rekenkamer — „sterk gecentraliseerd” tot zeer gedecentraliseerd. Bovendien was er geen sprake van enige aanlooptijd tussen de vaststelling van de van toepassing zijnde teksten en de inwerkingtreding ervan. Het gevolg hiervan was dat de instelling werd geconfronteerd met grote problemen bij het vinden van de vereiste aantallen extra en op financieel terrein gekwalificeerde medewerkers, het verschaffen van passende scholing aan alle betrokkenen en het organiseren van de noodzakelijke centrale ondersteuning. De door de Rekenkamer gesignaleerde gebreken zijn te wijten aan deze omstandigheden, die gezien kunnen worden als de „kinderziektes” die inherent zijn aan elke plotselinge grote omwenteling. In maart 2004 heeft de gedelegeerd hoofdordonnateur in een verklaring en een daarmee samenhangend actieplan de conclusies getrokken uit de in 2003 opgedane ervaringen. Het actieplan is bedoeld voor de aanpak van de eveneens door Rekenkamer in haar verslag aangeduide kwesties op het niveau van de instelling als geheel. Het door de Rekenkamer terecht als „ambitieus” bestempelde actieplan (zie punt 9.11) dient zoveel mogelijk in 2004 te worden uitgevoerd. Voorts zijn er, zoals de Rekenkamer vaststelt, door de intern controleur in samenspraak met verantwoordelijke gedelegeerde ordonnateurs per afdeling actieplannen opgesteld.

9.9. Het gestandaardiseerde controlesysteem dat voorheen onder de verantwoordelijkheid van de financieel controleur viel, werd vervangen door tien Interne Controlekaders die zijn gebaseerd op verificatie vooraf van elke verrichting en op handhaving van bepaalde elementen van het voorgaande systeem, zoals de mogelijkheid om goedkeuring te onthouden, en terzijdestelling. Door het ontbreken van eenduidige definities van fouten, van gebruikelijke methoden voor documentatie en indeling van fouten, alsmede verschillende wijzen van verslaglegging van de controleresultaten wordt het echter moeilijk, algemene conclusies te trekken inzake de materialiteit van de fouten die zijn geconstateerd door controleurs vooraf. De ordonnateurs hebben geen controles achteraf ingevoerd. Gezien de onvolledige tenuitvoerlegging van de Interne Controlekaders zijn controles achteraf noodzakelijk. 9.9. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT In het kader van de herziening van de interne voorschriften die momenteel gaande is, wordt overwogen de termen „onthouding van goedkeuring” en „terzijdestelling” af te schaffen. In de nieuwe opzet voert de controleur een ex ante-controle uit om vast te stellen of de gecontroleerde verrichtingen wel of niet in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde bepalingen. Met betrekking tot de kwestie van de fouten heeft de voormalige Financieel Controleur eind 2002 de door hem gebruikte foutentypologie aan de ordonnateurs ter beschikking gesteld. De ordonnateurs waren echter op geen enkele wijze verplicht deze typologie te gebruiken en verscheidenen onder hen hebben getracht eigen definities te ontwikkelen. Als gevolg hiervan rezen er later, toen de gegevens over fouten werden verzameld en vergeleken, problemen. Deze kwestie is derhalve opgenomen in het bovengenoemde actieplan van de gedelegeerd hoofdordonnateur. Met betrekking tot het ontbreken van ex post-controles moet worden opgemerkt dat de ordonnateurs hun aandacht voornamelijk hebben gericht op de instelling van een doeltreffende ex ante-controlefunctie. Gezien de aard van de verrichtingen van het Parlement en de afwezigheid van zowel risico's door delegatie als risico's door subsidies, zal dit in de komende twee jaar zo blijven, totdat de ex ante-controles op het niveau van de instelling zijn geharmoniseerd en gestabiliseerd. In de tussentijd wordt de behoefte aan een volledig ontwikkelde ex post-controle geëvalueerd aan de hand van een verder ontwikkelde zelfevaluatie van risico's en controles door de betrokken ordonnateurs. Echter, ordonnateurs wier diensten een groot aantal gelijksoortige en voortdurend terugkerende administratieve verrichtingen uitvoeren, zijn reeds begonnen met de invoering van een ex post-controlefunctie.

9.10. Bovendien werden er bij de controle van de Rekenkamer tekortkomingen op het niveau van de controles vooraf van de betalingen van salarissen aan personeel vastgesteld. Essentiële controles die voorheen door de financieel controleur werden verricht met betrekking tot de bezoldiging van personeel, werden niet vervangen door even doeltreffende controles. Dit hing samen met problemen in verband met de beschikbaarheid van een nieuw computersysteem. 9.10. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Het DG Personeelszaken heeft te maken gehad met technische problemen bij de omzetting van de IT-hulpbronnen die door de diensten van de voormalige Financieel Controleur werden gebruikt voor de ex ante-controles op de salarissen. Hierdoor was het DG gedurende een aanzienlijke periode in het tweede halfjaar van 2003 niet in staat zinvolle controles uit te voeren. De tekortkomingen in verband met controles op de betaling van salarissen die het gevolg waren van deze problemen zijn door de betrokken ex ante-controleurs vastgelegd en erkend in het jaarverslag en de tussentijdse verslagen van de gedelegeerd ordonnateur. In de toekomst moeten effectieve controles op de salarisadministratie in toenemende mate worden gezien als een over vele maanden voortgezette en cumulatieve inspanning, waarbij ex post-controles worden uitgevoerd als aanvulling op een geïntegreerd systeem van ex ante-controles op verrichtingen, waardoor de wettigheid en de regelmatigheid van maandelijkse betaalopdrachten worden gewaarborgd.

9.11. Het Parlement was in staat om een zelfevaluatie te verrichten van de mate van tenuitvoerlegging van de MSIC's (paragraaf 9.8); activiteitenverslagen en interne controles wezen uit welke de voornaamste gebreken van de nieuwe systemen waren en er werden actieplannen opgesteld om deze te verhelpen. Met name werden er per afdeling en centraal actieplannen opgesteld om gebreken te verhelpen die door de intern controleur waren geconstateerd. In zijn jaarlijkse verklaring erkende de secretaris-generaal dat er sprake was van gebreken en keurde hij een ambitieus actieplan goed dat was gericht op volledige, onverwijlde tenuitvoerlegging van de MSIC's. 9.11. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Zie het antwoord op de paragrafen 9.7 en 9.8.

9.12. Enkele bepalingen van artikel 81 van het Financieel Reglement en van artikel 104 van de Verordening van de Commissie die uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement vastlegt (hiernagenoemd „de uitvoeringsvoorschriften”) (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) werden niet volledig uitgevoerd door de ordonnateurs. Het betreft hier het in de rekeningen te maken onderscheid tussen verschillende soorten betalingen, de omschrijving van het soort bewijsstukken dat voor elk soort betaling vereist is, en het bewaren van deze documenten. In de rekeningen van het Parlement kunnen de verschillende soorten verrichte betalingen niet worden geïdentificeerd (betaling van het volledige verschuldigde bedrag, voorfinanciering, tussentijdse betalingen of saldobetaling van het verschuldigde bedrag). Er werd niet omschreven welk soort bewijsstukken voor elk soort betaling vereist was. Verzuim om bewijsstukken naar behoren te bewaren en te archiveren bemoeilijkt interne en externe verificaties aanmerkelijk, en onderbreekt het controletraject. In de meeste gevallen konden de controleurs van de Rekenkamer de voor verificatie van de regelmatigheid van de betalingen benodigde bewijsstukken bemachtigen, maar konden zij niet nagaan of deze documenten waren onderzocht door de controleurs vooraf. 9.12. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Met betrekking tot „het in de rekeningen te maken onderscheid tussen verschillende soorten betalingen” geldt dat, gezien de volledig administratieve aard van de uitgaven van het Parlement, het merendeel van betalingen bestaat uit „betalingen van het volledige verschuldigde bedrag” op „het tijdstip waarop zij worden verricht”. Niettemin zal de mogelijkheid van de invoering van veranderingen in de boekhoudsystemen teneinde het onderscheid tussen de verschillende soorten betalingen te kunnen aangeven, worden onderzocht. Voor wat betreft de bewijsstukken heeft de secretaris-generaal op 1 april 2003 richtsnoeren uitgevaardigd voor het bewaren van originele documenten door de ordonnateurs. In deze richtsnoeren is vastgelegd dat iedere gedelegeerd ordonnateur een met redenen omkleed besluit dient te nemen tot benoeming van een „archiefbeheerder”. Het actieplan van de gedelegeerd hoofdordonnateur voorziet in verdere werkzaamheden in verband met dit aspect van het financieel beheer en in de afgelopen maanden zijn er bij diverse directoraten-generaal maatregelen genomen om de noodzakelijke verbeteringen te bewerkstelligen.

9.13. Op grond van artikel 67, lid 1), sub (f), van de uitvoeringsvoorschriften dienen de verrichtingen met voorschotkasgelden uiterlijk aan het einde van de volgende maand door de ordonnateur te worden geregulariseerd, om te zorgen voor afstemming van het boeksaldo en het banksaldo. Voor de reis- en verblijfsvergoedingen aan leden werd deze termijn gedurende 2003 in het algemeen niet in acht genomen. Aan het eind van het jaar was een bedrag van circa 11 miljoen euro dat in september, oktober en november aan de leden was betaald uit de voorschotkas, nog niet ten laste van de begrotingsrekeningen gebracht. 9.13. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT In 2003 duurde de regularisering van betaalde voorschotten tot 1 juli tussen 8 en 10 weken. De tijdelijke vermindering van het personeel dat deze werkzaamheden uitvoert, heeft geleid tot langere termijnen. Door de versterking van de personeelsbezetting die in 2004 heeft plaatsgevonden, worden de voorheen gebruikelijke termijnen weer gehaald. Vanwege de interne organisatie van de werkzaamheden kunnen deze termijnen echter moeilijk tot minder dan twee maanden worden bekort, zelfs niet met een aanzienlijke versterking van personeel voor het controleren van de verrichtingen met voorschotkasgelden. Om de termijnen korter te maken, zou elke verrichting op het moment van betaling van een voorschot moeten worden afgewikkeld aan de hand van de ontvangen bewijsstukken en zou systematisch bij het ontbreken van enig bewijsstuk tot invordering moeten worden overgegaan. Momenteel wordt ieder lid verzocht een ontbrekend bewijsstuk in te zenden voordat aan de regularisering wordt begonnen. Deze werkwijze verlengt weliswaar de termijn van de regularisering, maar verkort over het geheel genomen de tijd die nodig is voor de behandeling van het dossier.

9.14. Artikel 11 van de interne voorschriften voor de uitvoering van de afdeling Parlement van de begroting biedt de mogelijkheid, betalingen te verrichten via machtiging tot periodieke overschrijving. In dit geval worden uitgaven gedaan zonder voorafgaande betaalbaarstelling en verstrekking van betalingsopdrachten door de ordonnateur. Nadat de betaling is verricht „dient de ordonnateur een verrekeningsopdracht in met het oog op de aanwijzing van het bedrag op de begroting” (artikel 11, lid 4, van de interne voorschriften). Om in overeenstemming te zijn met het Financieel Reglement, moeten uitgaven betaalbaar zijn gesteld en toegestaan alvorens betaling plaatsvindt. 9.14. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Voor bepaalde soorten uitgaven (bijv. huur en nutsbedrijven) verlangt de leverancier betaling via een machtiging tot periodieke overschrijving of via automatische afschrijving. Krachtens de interne voorschriften van het Parlement zijn dergelijke betaalwijzen alleen toegestaan in omstandigheden waarin de bevoegde ordonnateur geen andere betalingsregeling kan bedingen. Deze beperking maakt deel uit van de herziening van de interne voorschriften. Bovendien zal de Administratie mogelijke andere betalingsvoorwaarden overwegen met het oog op een betere aansluiting van de interne voorschriften en procedures bij het Financieel Reglement.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.15. De gecontroleerde verrichtingen waren over het geheel genomen wettig en regelmatig. In enkele gevallen werd geconstateerd dat er niet aan de formele vereisten was voldaan, maar dit betekende nog niet dat onjuiste bedragen waren betaald. 9.15. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Het Parlement neemt nota van de conclusies van de Rekenkamer.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.16. Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bepaalt: „De gedelegeerd ordonnateur legt aan zijn instelling verantwoording over de uitoefening van zijn taken af in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag”. Elk van de tien gedelegeerd ordonnateurs presenteerde drie activiteitenverslagen (twee met betrekking tot het eerste en tweede kwartaal van het jaar, en een jaarlijks verslag dat vergezeld ging van een verklaring) over het jaar 2003. De verslagen omvatten een hoofdstuk over beheer en interne controle, een samenvatting van de zelfevaluatie met betrekking tot de uitvoering van de MSIC's, en een toelichting op de vastgestelde tekortkomingen. Hoewel de verslagen nuttige instrumenten zijn ter versterking van de verantwoordingsplicht van de ordonnateurs voor het financieel beheer van de hun overgedragen middelen, lopen zij sterk uiteen; de indeling en structuur ervan dient te worden geharmoniseerd. Ook is het noodzakelijk, de informatie- en verslagleggingssystemen waarop de verslagen inhoudelijk steunen, te verbeteren door ervoor te zorgen dat er een risicoanalyse wordt verricht en dat er registers van contracten en gedocumenteerde procedures komen. Meer gedetailleerde informatie moet ook worden verstrekt over de resultaten van de verrichte controles. 9.16. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT De vroege periodieke activiteitenverslagen krachtens de interne voorschriften van het Parlement zijn opgesteld zonder vaste richtsnoeren voor structuur en inhoud. Ten aanzien van de jaarlijkse activiteitenverslagen die in het Financieel Reglement verplicht zijn gesteld, hebben de centrale financiële diensten in samenwerking met de betrokken diensten echter inspanningen verricht om een aanzienlijke mate van harmonisatie tot stand te brengen. Deze inspanningen worden voortgezet, zoals wordt aangetoond met het actieplan van de gedelegeerd hoofdordonnateur, waarin aandacht wordt besteed aan diverse door de Rekenkamer genoemde punten.

9.17. De in de verslagen gepresenteerde informatie biedt inzicht in de werking van de toezichtsystemen en -controles die betrekking hebben op de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen, maar de informatie waarop deze verslagen zijn gebaseerd, dient te worden verbeterd om een relevante bron voor de betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer te kunnen zijn. Alle gedelegeerd ordonnateurs op één na verklaarden redelijke zekerheid te hebben dat de ingestelde controleprocedures de noodzakelijke waarborgen bieden ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Eén ordonnateur verzuimde deze verklaring af te geven, zonder enig voorbehoud te maken. Hoewel geen van de ordonnateurs een voorbehoud maakte, namen drie van hen in hun verklaringen opmerkingen op over het gebrek aan gekwalificeerd personeel en de noodzaak om de voorschriften inzake onkosten van Parlementsleden en politieke groepen aan te passen aan het nieuwe Financieel Reglement, rekening houdend met de opmerkingen die zijn geformuleerd door de controle-instanties, waaronder de Rekenkamer. Ook andere ordonnateurs gingen in hun activiteitenverslagen in op de problemen die werden ondervonden bij het volledig toepassen van het nieuwe Financieel Reglement en de interne-controlekaders. 9.17. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Ook de kwestie van personeel voor functies van financiële aard komt in het actieplan van de gedelegeerd hoofdordonnateur aan de orde.

Raad

Toezichtsystemen en -controles

9.18. Het Financieel Reglement werd gedurende de eerste helft van 2003 geleidelijk toegepast. De gedelegeerd ordonnateurs stelden interne beheers- en controleprocedures in. Bij deze controleprocedures, gebaseerd op verificaties vooraf, wordt de vereiste scheiding van de functies van inleiding en verificatie van elke verrichting in acht genomen. Deze procedures waren niet voor alle activiteiten schriftelijk vastgelegd, met name niet voor de bezoldiging van personeel. 9.19. Op grond van de interne voorschriften van de Raad voor de uitvoering van zijn afdeling van de begroting moest elk gedelegeerd ordonnateur erop toezien dat een document waarin de beheers- en controleprocedures werden beschreven die onder zijn gezag werden toegepast, was opgesteld en aan alle personeelsleden beschikbaar gesteld. Eind 2003 bestonden dergelijke documenten slechts voor de procedures die worden toegepast door de eenheden die verantwoordelijk zijn voor informatietechnologie en gebouwen, en door de juridische dienst. 9.18-9.19. ANTWOORD VAN DE RAAD Net als de Rekenkamer hebben de ordonnateurs, in hun voor 2003 opgestelde interne evaluatieverslag over de jaarverslagen, geconstateerd dat niet alle controleprocedures schriftelijk zijn vastgelegd. Na deze vaststelling is de ordonnateurs die nog geen document met een beschrijving van de beheers- en controleprocedures hebben opgesteld, verzocht dat alsnog voor 1 december 2004 te doen. Voor het gemak en met het oog op de coherentie tussen de werkwijzen van de verschillende ordonnateurs, is een model voor dat document ontwikkeld.

9.20. Hoewel de dienstorder van de Raad voor het personeel dat verrichtingen verifieert, voorziet in de mogelijkheid om verificaties achteraf te verrichten, werden dergelijke verificaties niet verricht. Verificaties achteraf, zoals bedoeld in artikel 47, lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften, zouden de ordonnateurs aanvullende zekerheid bieden over de juiste uitvoering van uit de begroting gefinancierde verrichtingen. 9.20. ANTWOORD VAN DE RAAD De methode van verificatie-achteraf (na de betaling) is in 2003 wel toegepast, maar niet stelselmatig. Hoewel het SGR verificatie-achteraf met name in het geval van beleidsuitgaven zeker nuttig acht, is het niettemin voornemens een methode te ontwikkelen die door zijn verificateurs in de toekomst voor analyse-achteraf kan worden gebruikt.

9.21. De door het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften vereiste maatregelen werden tot op zekere hoogte uitgevoerd. De volgende maatregelen waren per 31 december 2003 echter niet genomen: a) het vaststellen van minimumnormen voor de controle (artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement), b) het opstellen van een beroepscode voor de ordonnateur en de beheerder van de voorschotkas (artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement), c) het opstellen van een dienstorder met een omschrijving van de taken, rechten en verplichtingen van de ordonnateur en de beheerder van de voorschotkas (artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften). 9.21. ANTWOORD VAN DE RAAD De door de Rekenkamer beschreven maatregelen zullen door het SGR voor eind 2004 worden ingevoerd.

9.22. In 2003 verrichtte de intern controleur diverse controles van het financieel beheer, alsmede een controle van de jaarrekening van de Raad over het begrotingsjaar 2002. Aangezien deze controles geen betrekking hebben op de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen over 2003, zijn de resultaten ervan niet direct relevant voor de specifieke beoordeling van de Rekenkamer inzake de wettigheid en regelmatigheid van administratieve uitgaven.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.23. Er werd een contract gesloten voor juridische dienstverlening zonder enige aanbestedingsprocedure, hoewel de contractprijs de limiet overschreed waarboven een aanbestedingsprocedure vereist was. 9.23. ANTWOORD VAN DE RAAD Het SGR is het volledig eens met de opmerking van de Rekenkamer over een vastleggingskrediet voor diensten op juridisch gebied. Opgemerkt zij evenwel dat de Juridische Dienst van het SGR een aanbestedingsprocedure heeft ingeleid voor de vaststelling van een kaderovereenkomst voor het genoemde type diensten (rechtsbijstand op het gebied van antidumping).

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.24. De gedelegeerd ordonnateurs baseren hun verklaringen onder meer op de resultaten van controles achteraf. Er bestond echter geen schriftelijk bewijs dat er controles achteraf waren verricht.

Hof van Justitie

Toezichtsystemen en -controles

9.25. Bij het Hof van Justitie werd aan enkele van de belangrijkste vereisten van het Financieel Reglement of de uitvoeringsvoorschriften niet volledig voldaan. Op de volgende punten werd het Financieel Reglement niet in acht genomen: a) vaststelling van minimumnormen voor de controle en analyse van de risico's verbonden aan de beheersomstandigheden en de aard van de gefinancierde acties (artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement), b) opstellen van een dienstorder met een omschrijving van de taken, rechten en verplichtingen van financiële actoren (artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften), c) omschrijving van de reikwijdte van de taak van de intern controleur en de doelstellingen en de procedures van de uitoefening van de interne controlefunctie (artikel 109, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften). 9.25. ANTWOORD VAN DE HOF VAN JUSTITIE Teneinde de uitvoering van de bepalingen van het nieuwe financieel reglement van de Raad van 25 juni 2002 en de uitvoeringsvoorschriften van de Commissie van 23 december 2002 binnen de Instelling te verzekeren, heeft het Hof op 22 januari 2003 een nieuw intern financieel reglement goedgekeurd. Dit juridisch basiskader diende te worden aangevuld met regels die moesten worden opgenomen in de verschillende normen en orders waarnaar de Rekenkamer verwijst. Alvorens deze regels vast te stellen, werd het echter opportuun geacht, de praktische werking van het nieuwe systeem te onderzoeken, te meer daar de Instelling, gezien haar omvang en de specificiteit van haar taak, voor de toepassing van de nieuwe bepalingen slechts over een zeer beperkt aantal personen met een grondige kennis inzake financiële systemen en kaders beschikt. Thans zijn alle door de Rekenkamer genoemde documenten goedgekeurd. Zo zijn de binnen de Instelling toepasselijke minimumnormen voor interne controle op 31 maart 2004door het administratief comité van het Hof goedgekeurd. Hiervan verwijst norm nr. 7 naar de in artikel 60, lid 4, van het financieel reglement vermelde analyse van de risico's. De in artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften vermelde taakomschrijvingen van de financiële actoren alsook de taakomschrijving van de interne controleur zijn eveneens op 31 maart 2004 door het administratief comité goedgekeurd. Er zij op gewezen, dat deze laatste omschrijving, overeenkomstig artikel 109, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften, de taak van de interne controleur alsook de doelstellingen van en de procedures voor de uitoefening van deze functie bepaalt.

9.26. Een „verificatie-eenheid” onder het gezag van de intern controleur werd belast met de taak, alle verrichtingen van de ordonnateurs vooraf te verifiëren. De intern controleur nam ook de voorheen door de financieel controleur vervulde taak op van het betaalbaar stellen van elke verrichting in het gecomputeriseerde boekhoudsysteem. Deze taak is niet te verenigen met de onafhankelijkheid waarmee de intern controleur zijn controletaken dient te verrichten, en gaat in tegen de geest van financiële hervorming. 9.26. ANTWOORD VAN DE HOF VAN JUSTITIE In het kader van de overeenkomstig de specifieke behoeften van het Hof ingestelde nieuwe administratieve eenheid is er een duidelijke scheiding tussen de functies van verificatie vooraf van de financiële verrichtingen en die van interne controle. De verificatie vooraf van de financiële verrichtingen geschiedt door verificatiepersoneel dat is gebonden aan de „beroepscode voor de personeelsleden die worden aangewezen om de financiële verrichtingen te verifiëren” Deze personeelsleden hebben onder meer tot taak, door het aanbrengen van een stempel hun instemming of afkeuring te kennen te geven over ieder dossier dat hun wordt voorgelegd. De omstandigheid dat, in geval van instemming, de verificateurs (of in voorkomend geval zelfs het secretariaat van de dienst) de verrichting in het elektronisch volgsysteem van een visum voorzien, houdt enkel verband met het feit dat dit systeem, om technische redenen, op dit punt niet kon worden gewijzigd bij de inwerkingtreding van de nieuwe bepalingen van het financieel reglement. De door de financiële verrichtingen gevolgde papierstroom — in de loop waarvan de stukken door de diverse interveniënten van een visum worden voorzien of worden ondertekend en die als enige de verrichtingen rechtsgeldig kan maken – is volledig in overeenstemming met het nieuwe financieel reglement en geeft de eindverantwoordelijkheid aan de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur. De rol en de verantwoordelijkheden van de verificatiedienst mogen dus niet worden verward met die van de vroegere financieel controleur. De zopas beschreven procedures, waarbij de interne controleur als zodanig niet tussenbeide komt, beïnvloeden geenszins de onafhankelijkheid van laatstgenoemde, wiens verplichtingen en verantwoordelijkheden, zoals gezegd in het antwoord op punt 9.25, zijn bepaald in de door het administratief comité van het Hof goedgekeurde „taakomschrijving van de interne controleur”.

9.27. De intern controleur heeft zijn werkprogramma voor 2003 niet uitgevoerd, kennelijk wegens gebrek aan personeel en wegens de aan controle vooraf bestede tijd. 9.27. ANTWOORD VAN DE HOF VAN JUSTITIE De interne controleur heeft zich in het betrokken jaar eraan gewijd, de nieuwe administratieve eenheid in de organisatie van het Hof van Justitie te integreren. Een audit betreffende het beheer van de voor bezoekers uitgetrokken kredieten, verdeeld over verschillende begrotingsonderdelen, is geprogrammeerd, maar kon in 2003 niet worden beëindigd

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.28. Er werd een contract voor de aankoop van site licences (licenties voor een bepaalde locatie) voor het gebruik van software gesloten volgens een niet-openbare procedure zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging. Op grond van de artikelen 15, lid 2, en 17 van Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) had een aankondiging naar het Publicatiebureau moeten zijn gezonden en gepubliceerd in het Publicatieblad. 9.28. ANTWOORD VAN DE HOF VAN JUSTITIE De aankoop van de licenties voor exploitatiesoftware van de servers voor kantoorautomatisering en elektronische brievenbus is geschied door het kiezen van de beste offerte tussen die gevraagd aan de distributeurs die door het leidende bedrijf zijn gemachtigd om zijn producten op de Belgische en de Luxemburgse markt te verkopen. De ervaring heeft geleerd, dat de aldus bedongen prijzen concurrerend waren. Voortaan zal, voor de toekomstige contracten van dit type — namelijk een enkel product dat wordt verkocht via een netwerk van erkende distributeurs — bijzondere aandacht worden besteed aan het volgen van de naar gelang van de drempelbedragen toepasselijke procedures.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.29. Per begin juni 2004 waren de op grond van artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement vereiste jaarlijkse activiteitenverslagen niet overgelegd. 9.29. ANTWOORD VAN DE HOF VAN JUSTITIE Het jaarlijkse activiteitenverslag van de gedelegeerde ordonnateur is op 2 juli 2004 aan de bevoegde autoriteiten van de Instelling toegezonden. Er zij op gewezen, dat het financieel reglement niet voorziet in een uiterste datum voor de indiening van het jaarlijkse activiteitenverslag van de andere instellingen dan de Commissie, aangezien de in artikel 60 vermelde uiterste datum (15 juni) enkel voor de Commissie geldt.

Rekenkamer

Toezichtsystemen en -controles

9.30. Artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften schrijft voor dat elke instelling aan elke financiële actor „een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen” geeft. Dienstorders werden op 18 december 2003 door de Rekenkamer opgesteld en vastgesteld. Hetzelfde gold voor de minimumnormen, die door de instelling werden vastgesteld ingevolge artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement.

9.31. De intern controleur van de Rekenkamer onderzocht de opzet en de werking van het systeem van verificatie vooraf, alsmede de financiële regeling inzake de uitvoering van het bouwbeleid van de Rekenkamer. Deze controles door de intern controleur mondden niet uit in bijzondere opmerkingen.

9.32. De Rekenkamer wordt gecontroleerd door een onafhankelijk extern accountantskantoor dat een „verklaring betreffende de juistheid en getrouwheid van de financiële verantwoording per 31 december 2003” heeft afgegeven, vergezeld van een verslag. Het verslag vermeldt dat naar het oordeel van de accountant de geldende interne-controleregels waarborgen dat de operationele doelstellingen op bevredigende wijze werden gerealiseerd, dat betrouwbare financiële staten werden opgesteld en dat aan de voorschriften werd voldaan. De verklaring en het verslag zullen in het Publicatieblad worden bekendgemaakt.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.33. De controle van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan het begrotingsjaar 2003 heeft geen aanleiding gegeven tot opmerkingen.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.34. Zoals voorgeschreven in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement heeft de secretaris-generaal een jaarlijks activiteitenverslag opgesteld inzake de belangrijkste begrotingsterreinen.

Economisch en Sociaal Comité en Comité van de Regio's

9.35. De volgende opmerkingen betreffen problemen die bij zowel het Economisch en Sociaal Comité als het Comité van de Regio's zijn geconstateerd. Om herhaling in het hoofdstuk te vermijden, worden deze problemen uiteengezet in dit onderdeel, waar beide Comités aan de orde worden gesteld.

Toezichtsystemen en -controles

9.36. Aan de volgende voorschriften inzake de toezichtsystemen en -controles werd niet voldaan: 9.36.

a) de accountant kreeg geen dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en plichten, zoals vereist in artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften; a) ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ Het handvest voor accountants is in 2004 goedgekeurd. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Op 3 mei 2004 hechtte de gedelegeerde ordonnateur zijn goedkeuring aan Besluit 088/04, waarbij de taken van de rekenplichtige en de gesubdelegeerde rekenplichtigen van het CvdR werden vastgelegd. Dit handvest heeft tevens betrekking op de beroepsregels voor de rekenplichtige. De goedkeuring van het besluit liep vertraging op omdat sommige uitvoeringsmaatregelen met betrekking tot de invoering van het nieuwe Financieel Reglement (FR) in 2003 wegens andere prioriteiten waren uitgesteld.

b) er werden geen minimumnormen voor de controle vastgesteld. b) ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ In 2004 is een aantal minimumnormen voor de interne controle goedgekeurd. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Weliswaar zijn de minimumnormen voor controle binnen het Comité nog niet in één document samengevat, maar wel zijn er verschillende controleregels goedgekeurd: check-up-lijsten, procedurebeschrijvingen, prestatie-indicatoren, procedures voor de benoeming van managers die voor bepaalde begrotingslijnen verantwoordelijk zijn, follow up door de CAFA van financiële aangelegenheden, een ontwerpvademecum inzake taken, functies en procedures, regelingen betreffende leden- representatievergoedingen, besluiten betreffende klokkenluiders en de betrekkingen met OLAF, dienstaanwijzingen, opleidingsprogramma's voor de financiële actoren, topografie van financiële circuits, enz. In december 2003 verzocht de gedelegeerde ordonnateur de interne auditeur om een onderzoek naar het controlemilieu binnen het Comité uit te voeren.

9.37. Wat aanbestedingen betreft werd aan verschillende voorschriften van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften niet voldaan. Er werd geen verslag over de onderhandelingsprocedures naar de begrotingsautoriteit gezonden (artikel 54 van de uitvoeringsvoorschriften) en de lijst van contractanten voor contracten met een waarde van minder dan 50 000 euro werd niet op het internet bekendgemaakt (artikel 119 van de uitvoeringsvoorschriften). Bij het Comité van de Regio's werd geen gegevensbank opgericht waarin inschrijvers of gegadigden waren opgenomen die van deelname aan een opdracht zijn uitgesloten (artikel 95 van het Financieel Reglement). 9.37. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ Het is juist dat er geen verslag over alle besproken procedures naar de begrotingsautoriteit is verstuurd en dat er op internet geen lijst is gepubliceerd van de toeleveranciers voor contracten met een omvang van minder dan 50 000 EUR. Er zijn evenwel regelmatig voortgangsverslagen opgesteld over de gebouwen; deze zijn naar de begrotingsautoriteit verstuurd. Ook de procedures van het nieuwe Financieel Reglement over vooraankondigingen van omvangrijke contracten zijn in acht genomen. Verder dient erop te worden gewezen dat in 2003 een interne controle is gestart van het verloop van de verwerving van het gebouw „Belliard 68”; deze is in 2004 afgerond. De verplichtingen om over alle onderhandelingen verslag uit te brengen aan de begrotingsautoriteit en om een lijst van contracten te publiceren op internet met een waarde van maximaal 50 000 EUR zijn opgenomen in de EESC-procedures voor de afsluiting van de jaarlijkse interne begroting. 9.37. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Een verslag over de gunningen via onderhandeling zal vóór 30 september aan de begrotingsautoriteit worden gezonden. De namen van contractanten voor opdrachten van minder dan 50 000 EUR zullen vóór 15 oktober op de Cvdr-Internetsite worden gepubliceerd. Wat de gegevensbank voor aanbestedingen betreft (artikel 95 van het FR), werd de nieuwe versie van S12 op 18 september jl. geïnstalleerd, waardoor derden kunnen worden uitgesloten (hetgeen tot op heden onmogelijk was).

9.38. Voor de bezoldiging van het personeel werden persoonsgegevens handmatig en afzonderlijk ingevoerd in zowel de gegevensbank betreffende het personeel als de salarisadministratie. Aangezien er geen computerverbinding tussen beide systemen bestaat, was automatische aansluiting van gegevens niet mogelijk. Anderzijds werd er geen systematische en periodieke aansluiting handmatig verricht. De administratie trof een groot aantal verschillen aan tussen de loonlijst op basis van het in 2003 gehanteerde systeem en van het nieuwe systeem, dat in mei 2004 werd geïntroduceerd. 9.38. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ In 2003 en de jaren daarvoor zijn er geen financiële gegevens opgeslagen in het systeem voor personeelsbeheer, dat enkel en alleen voor operationele doeleinden is gebruikt. De financiële gegevens over personeel werden uitsluitend op een aparte loonlijst bijgehouden. Er was geen aanleiding om deze twee systemen samen te voegen. Begin 2004 zijn een nieuw systeem voor personeelsbeheer en een nieuw systeem voor loonlijsten (NAP, gebruikt bij de Commissie) in gebruik genomen. In tegenstelling tot het oude gebruikt het nieuwe systeem voor loonlijsten financiële gegevens van het (nieuwe) systeem voor personeelsbeheer. Aanvankelijk waren er tal van afwijkingen tussen het oude en het nieuwe salarislijstsysteem. De meeste waren het gevolg van verschillen in tijdstip tussen beide procedures. Al deze verschillen zijn in 2004 geëvalueerd en uit de weg geruimd. 9.38. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Aangaande de salarisadministratie werden de personeelsgegevens, overeenkomstig het besluit om het nieuwe systeem in gebruik te nemen, met de hand in de nieuwe databank ingevoerd (Centurio, een toepassing die in het leven werd geroepen door de IT-afdeling van de gezamenlijke diensten van de Comités en die ook door het HvJ wordt gebruikt). Het besluit was genomen om de overgang naar de nieuwe loonstrookjes te vergemakkelijken. Het is evenwel waar dat voor de invoering van het nieuwe systeeem (april 2004) het oude systeem om technische redenen niet aan de personele gegevensbank kon worden gekoppeld (de twee bestanden verschillen qua leeftijd bijna 30 jaar) en daarom moesten de persoonsgegevens manueel worden ingevoerd. Voorts werd de situatie nog gecompliceerd door de inwerkingtreding van het nieuwe Statuut, waardoor een nieuwe serie grootheden in beide systemen moesten worden geïntegreerd. Zodra het nieuwe systeem volledig operationeel is, zal de administratie de eventueel nog bestaande moeilijkheden onder de loep nemen.

Economisch en Sociaal Comité

9.39. De volgende opmerkingen betreffen slechts problemen bij het Economisch en Sociaal Comité.

Toezichtsystemen en -controles

9.40. De onderstaande voorschriften, die de toezichtsystemen en -controles in het algemeen betreffen, werden niet nageleefd: 9.40. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ

a) de beheerder van de voorschotkas kreeg geen dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen, hetgeen artikel 44 van de uitvoeringsvoorschriften wel voorschrijft; a) Het handvest voor de ambtenaar belast met het beheer van gelden ter goede rekening is in 2004 goedgekeurd.

b) er werd geen omschrijving van de op de verschillende uitgaventerreinen toegepaste specifieke controleprocedures op schrift gesteld. b) Overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement heeft het EESC op 8 januari 2003 zijn interne financiële regels goedgekeurd. Deze regels omvatten officiële procedures voor de aanstelling van de financiële actoren, de controleprocedures en gedetailleerde interne procedures voor alle essentiële begrotingsverrichtingen. Er zij op gewezen dat het EESC een deugdelijk controleproces heeft ontworpen en ingevoerd, dat validatie van de verrichtingen door een onafhankelijke controleambtenaar voorschrijft. Dit model zou normaliter uitsluitend worden toegepast voor verrichtingen in een risicovolle omgeving. Het EESC heeft echter gekozen voor een conservatieve benadering en dit model ingevoerd voor alle begrotingsverrichtingen (een uitgebreide lijst is vermeld in de interne regels van het EESC, art. 19), ook voor verrichtingen met weinig risico’s. Het EESC heeft zijn aanwervingsprocedures in een vademecum vastgelegd. Details en strikte procedures voor het beheer van de inventaris zijn in oktober 2003 goedgekeurd. In 2004 is er een besluit goedgekeurd inzake de erkenning van elektronische handtekeningen in het computersysteem SI2 voor begrotingsbeheer. Hiertoe behoort een beschrijving van alle bijbehorende operationele procedures (gebruikersregistratie, onderhoud, rapportage, enz.). Overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement werd voor de interne controle de invoering of verbetering aanbevolen van diverse interne controleprocedures. Uitbreiding van de documentatie van interne controleprocedures maakt deel uit van het implementatieplan voor de aanbevelingen van de interne auditeur. De vastlegging van schriftelijke procedures is op zichzelf geen vereiste van het Financieel Reglement, maar zij is opgenomen in de interne controlenormen van het EESC (norm 15), die op 1 juli 2004 zijn goedgekeurd.

9.41. Het onderzoek door de Rekenkamer van een steekproef van betalingen uit de voorschotkas wees uit dat de termijn voor de regularisering van de verrichtingen via de voorschotkas door de ordonnateur (het einde van de daaropvolgende maand, overeenkomstig artikel 67, lid 1, sub (f) van de uitvoeringsvoorschriften) in het algemeen niet in acht werd genomen. 9.41 en 9.44. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ In 2003 waren er ernstige personeelsproblemen in de controle-eenheid; daarom moesten er prioriteiten worden gesteld. Derhalve moest de afhandeling van verrichtingen voor gelden ter goede rekening worden uitgesteld. Om de boeken eind 2003 te kunnen afsluiten, werd de grondige controle tot 2004 uitgesteld. Een gedetailleerde controle ex-post is in het eerste kwartaal van 2004 uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende correcties worden in 2004 afgerond. 9.41; 9.43-9.45. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ In aansluiting op eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer heeft het EESC de rekening voor het beheer van gelden ter goede rekening voor de betaling van vergoedingen aan de leden begin 2004 afgeschaft.

9.42. De intern controleur heeft de uitvoering van het Financieel Reglement uitgebreid gecontroleerd, en daarbij voor de meeste begrotingslijnen gewezen op enkele zwakke punten in de controlesystemen. Het controleverslag werd in november 2003 gepresenteerd. Eind 2003 werden de door de intern controleur aan het licht gebrachte gebreken door de administratie aangepakt.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.43. Tegen eind 2002 uit de voorschotkas verrichte betalingen van reiskostenvergoedingen voor vergaderingen die in 2002 waren gehouden, werden ten laste van de kredieten van het daaropvolgende begrotingsjaar gebracht, hetgeen in strijd is met het begrotingsbeginsel van de jaarperiodiciteit. Evenzo werden de uitgaven uit hoofde van 2003 ten laste van de begroting 2004 gebracht. 9.43. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ Volgens artikel 6.6 van de uitvoeringsvoorschriften van 23 december 2002 kunnen begrotingsmiddelen voor vergoedingen van leden niet worden overgedragen. Daarom meende het EESC dat het betalingen die de ambtenaar belast met het beheer van de gelden ter goede rekening eind 2002 had verricht (voor in 2002 gehouden vergaderingen) en die begin 2003 waren afgehandeld, op de begroting 2003 moest opvoeren.

9.44. Alle betalingsopdrachten ter afwikkeling van betalingen uit de voorschotkas, verricht tussen medio oktober 2003 en het einde van het jaar, werden slechts oppervlakkig geverifieerd.

9.45. In drie gevallen bedroeg de reiskostenvergoeding die werd betaald aan leden van het Economisch en Sociaal Comité tweemaal het bedrag dat in de regeling van het Comité zelf was vermeld. Het betrof hier vluchten van Berlijn naar Brussel, die volgens de dienstregeling anderhalf uur of minder duurden. De regels van het Comité bepalen dat een dubbele reiskostenvergoeding wordt betaald voor vliegreizen van meer dan anderhalf uur. Uit de controle bleek dat de regels in het algemeen niet worden nageleefd bij reizen vanuit Berlijn en enkele andere steden. 9.45. ANTWOORD VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ Voor de vermelde steden bedroeg de duur van de vlucht normaliter meer dan anderhalf uur, maar dat is thans iets minder. In sporadische gevallen is er met deze wijzigingen geen rekening gehouden. Zodra de Rekenkamer hiervan melding maakte, is de situatie rechtgezet: de gedelegeerd ordonnateur heeft alle financiële actoren die betrokken zijn bij de toepassing van de regeling officieel zeer strikte aanwijzingen gegeven. Alle potentieel betrokken leden zijn van het besluit op de hoogte gesteld. Het EESC kan daarom verklaren dat de huidige situatie aan de voorschriften voldoet.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.46. Het in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement voorgeschreven jaarlijks activiteitenverslag werd eind juli 2004 gepresenteerd. Dit verslag omvat een verklaring inzake de procedures ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

Comité van de Regio's

9.47. Onderstaande opmerkingen hebben betrekking op andere problemen die uitsluitend het Comité van de Regio's betreffen.

Toezichtsystemen en -controles

9.48. De voorschriften inzake de toezichtsystemen en -controles werden op de volgende punten niet nageleefd: 9.48. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S

a) er werd geen risicoanalyse verricht om de meest adequate controleprocedures door te voeren (artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement); a) Deze kwestie wordt nu integraal aangepakt: de interne auditeur heeft in 2004 reeds twee onderzoeken uitgevoerd.

b) afgezien van een „vademecum” inzake de voorschotkas werd er geen beschrijving van de specifieke controleprocedures voor uitgaven opgesteld. b) Los van de voorschriften betreffende voorschotten, bestaan er nog vele andere schriftelijke regels voor specifieke controleprocedures inzake uitgaven, zoals de handleiding voor dienstreizen, waarin de procedures voor controle van de desbetreffende uitgaven van de ambtenaren uitgebreid zijn weergegeven. Hetzelfde geldt voor de schriftelijke procedures voor onderlinge facturering tussen de Comités, de uitgaven van hun gezamenlijke diensten, aanwerving van nieuwe ambtenaren, enz. Verder is er meer zicht op de uitgavenpatronen mogelijk dankzij de in 2003 voor iedere begrotingslijn vastgestelde prestatie-indicatoren met bijbehorende instructies. In dat jaar heeft het Comité ook (schriftelijk) financiële circuits ontworpen die met de beginselen van het nieuw FR overeenstemmen en waarbij dus het verrichten van uitgaven en de controle vooraf gescheiden functies vormen. Tevens zijn er, om de naleving van het FR te garanderen, controlelijsten gepubliceerd voor de uitgaven van de gezamenlijke diensten. Het CvdR wil nog dit jaar het opstellen afronden van de minimumcontrolenormen die zijn toegesneden op de specificiteiten van zijn uitgaven.

9.49. De follow-up van de aanspraak die ambtenaren en andere personeelsleden kunnen maken op de diverse toelagen en uitkeringen waarin het Statuut voorziet, was ontoereikend. De gegevens die de administratie jaarlijks van het personeel vraagt, hadden nauwkeuriger moeten worden gecontroleerd. De betaling van toelagen en overschrijvingen van bedragen boven de ontheemdingstoelage naar een ander land dan dat van de standplaats hadden moeten worden opgeschort toen personeelsleden niet binnen een redelijke termijn de in te vullen inlichtingenformulieren retourneerden. 9.49. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Wat de follow up van de in het Statuut genoemde bij- en toeslagen voor het personeel betreft, ontvangt ieder personeelslid jaarlijks in september een formulier met als doel persoonsgegevens te actualiseren. Iedereen vult dit in, ook al is de gezinssituatie ongewijzigd gebleven. Wordt het niet ingevuld, dan wordt een herinnering gestuurd en wordt dit formulier dan nog niet binnen een redelijke termijn aan de eenheid Personeel teruggestuurd, dan zal de bevoegde functionaris de desbetreffende gevallen onderzoeken, en met name die gevallen waarin wellicht geen recht op de bij- of toeslagen bestaat. Daarna zal de personeelsleden in kwestie nogmaals worden verzocht om de formulieren in te vullen. Toch hebben sommige personen nog altijd, zoals aangegeven door de Rekenkamer, nagelaten om de gevraagde informatie te verstrekken. Voorts zal in de toekomst de specifieke situatie van ieder personeelslid systematisch worden gecontroleerd. Het gaat daarbij met name om overschrijvingen naar derde landen die het niveau van de ontheemdingstoeslag te boven gaan en daarnaast zal betaling van iedere bij- of toeslag dan wel elke overschrijving worden opgeschort tot de vereiste documenten zijn verstrekt. In september van dit jaar zijn de nodige maatregelen doorgevoerd om de follow-up betreffende deze rechten te verbeteren.

9.50. De intern controleur heeft het overgrote deel van zijn werkprogramma voor 2003 niet uitgevoerd. Met name werd een controle van de uitvoering van het nieuwe Financieel Reglement, die in het werkprogramma was opgenomen, niet afgerond.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.51. Tegen eind 2002 uit de voorschotkas verrichte betalingen van reiskostenvergoedingen voor vergaderingen die in 2002 werden gehouden, werden ten laste van de kredieten van het daaropvolgende begrotingsjaar gebracht, hetgeen in strijd is met het begrotingsbeginsel van de jaarperiodiciteit. 9.51. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S Gegeven de vertraging die is opgelopen bij het verstrekken van de nodige documenten voor deelname van drie plaatsvervangers aan een commissievergadering kon de betalingsinstructie dienaangaande niet ten laste van de begroting voor 2002 worden gebracht. De betaling van voorschotten werden uiteindelijk in 2003 goedgekeurd en dus ten laste van de begroting voor dat jaar gebracht. In het vervolg zal het Comité deze vergoedingen te boek stellen als lasten die later in de begroting zullen worden opgenomen.

9.52. Enkele betalingen uit de voorschotkas waren aan het eind van de daaropvolgende maand niet door de ordonnateur geregulariseerd, zoals voorgeschreven in artikel 67, lid 1, sub (f), van de uitvoeringsvoorschriften. 9.52. ANTWOORD VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S De interne controleur van de eigen diensten van het Comité was gedurende die periode alleen en had veel werk als gevolg van vertraging die zich had voorgedaan bij de presentatie van sommige onderzochte gevallen aan de ordonnateur. Pas aan het einde van het jaar kon een assistent worden aangeworven waarna vaart kon worden gezet achter de financiële verificatie vooraf van voorschotten alvorens de ordonnateur zijn fiat kon geven.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.53. Het in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement voorgeschreven jaarlijks activiteitenverslag werd begin juni 2004 gepresenteerd. Dit verslag omvat een verklaring betreffende de procedures ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. In het verslag wordt ingegaan op enkele problemen die het controlerend personeel in 2003 ondervond en op maatregelen die in 2004 moeten worden getroffen om beter te voldoen aan de vereisten van het Financieel Reglement.

Commissie

Toezichtsystemen en -controles voor administratieve uitgaven (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12)

9.54. Anders dan de overige instellingen heeft de Commissie de inwerkingtreding van het nieuwe Financieel Reglement niet afgewacht alvorens nieuwe toezichtsystemen en -controles op te zetten. Deze systemen, die zijn opgezet in het kader van de hervorming van de Commissie, beantwoordden al in hoge mate aan de belangrijkste vereisten van het nieuwe Financieel Reglement. Dit verklaart waarom er bij de Commissie sprake is van meer conformiteit van de in 2003 opererende systemen met de vereisten van het Financieel Reglement dan bij de andere instellingen.

9.55. De 24 interne-controlenormen die de Commissie in 2000 vaststelde, zijn nadien concreter uitgewerkt en opgesplitst in 74 „basisvereisten”. Een bijlage bij de activiteitenverslagen van directeuren en directeuren-generaal geeft weer hoeveel „basisvereisten” door elke dienst van de Commissie zijn uitgevoerd. Wat betreft de administratieve uitgaven stelt de Rekenkamer vast dat per eind 2003 aan de meeste „basisvereisten” met betrekking tot controlewerkzaamheden, controle en beoordeling is voldaan.

9.56. De Rekenkamer heeft de toezichtsystemen en -controles onderzocht die de gedelegeerd en gesubdelegeerd ordonnateurs zekerheid verschaffen dat bij de verrichting van de uitgaven aan de vereisten inzake wettigheid en regelmatigheid is voldaan. Beoordeeld is de werking van de systemen met betrekking tot de bezoldiging van personeel, informatietechnologie, infrastructuur en beheer van diensten in Brussel, publicaties, de delegaties van de Commissie en de tolkendiensten.

9.57. De ordonnateurs besloten overeenkomstig interne-controlenorm 17 dat verificaties achteraf van verrichtingen, behalve van de uitgaven voor personeel, moesten worden uitgevoerd. Niets wees er echter op dat er verificaties achteraf werden verricht voor de uitgaven in verband met de delegaties van de Commissie en publicaties. Op de andere uitgaventerreinen werden wel controles achteraf verricht, maar deze waren niet gebaseerd op onderzoek van verrichtingen die aan de hand van risicoanalyse waren geselecteerd. 9.57. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE In het jaarverslag van DG RELEX wordt de aandacht gevestigd op het ontbreken van een doeltreffend systeem van controle achteraf van de uitgaven van de delegaties. In het licht hiervan is een actieplan opgesteld waarin wordt voorzien in de implementatie van een systeem voor controle achteraf tegen eind 2004. Het Publicatiebureau (OPOCE) heeft in 2004 een controle achteraf op basis van steekproeven vastgesteld. De gemachtigd ordonnateur heeft besloten voorrang toe te kennen aan voorafgaande controles van het tweede niveau alvorens in 2004 een controle achteraf in te voeren. In verband met andere administratieve uitgaven hebben DG ADMIN en het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) bij de start van de controles achteraf begin 2003 besloten de verrichtingen via uniforme steekproeven te selecteren teneinde distorsies en vooroordelen te voorkomen. Zij zijn zinnens om na 24 maanden werking, d.w.z. met ingang van 2005, risicofactoren op te nemen. Ook het DG Vertolking (SCIC) heeft in 2003 gebruik gemaakt van uniforme steekproeven voor de bezoldiging van freelance tolken. Met ingang van 2004 worden de steekproeven evenwel gebaseerd op monetaire eenheden (MUS). Het is de bedoeling dat dit systeem later in 2004 met gerichte steekproeven op basis van risicofactoren zal worden aangevuld. Wat personeelsuitgaven betreft, worden de nadere gegevens verstrekt in het antwoord op paragraaf 9.58.

9.58. Ten aanzien van het systeem dat de bezoldigingen van het personeel verwerkt, werden discrepanties tussen de gegevensbank met persoonsgegevens van het personeel en het computersysteem dat wordt gebruikt voor de maandelijkse berekening van de bezoldiging, geconstateerd en gecorrigeerd voordat een nieuw systeem werd opgezet in oktober 2003. Tot kort voor eind 2003 werden nieuwe gegevens, ingevoerd in de persoonsdossiers in de gegevensbank, echter niet systematisch geverifieerd. 9.58. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Zoals de Rekenkamer verklaart, zijn de bestaande verschillen tussen de twee systemen geïdentificeerd en gecorrigeerd alvorens het nieuwe systeem — NAP (nieuw programma voor de betaling van salarissen) in werking is getreden aan de hand van geverifieerde personeelsgegevens en via een per component opgestelde vergelijking van de oude en de nieuwe salarisstroken. In tegenstelling tot het vroegere salarissysteem (VAP) ontvangt NAP de gegevens via IT interface direct van het systeem Sysper voor personeelsbeheer, zodat een dubbele gegevensinvoer, die vroeger tegelijk een mogelijkheid tot controle en een bron van vergissingen vormde, niet langer nodig is. Het verloop van de verificatie-operaties diende dus te worden aangepast, wat voor eind 2003 is gebeurd. In 2003 waren al een aantal controles achteraf uitgevoerd op gegevens betreffende het personeel in Luxemburg. Het personeel in Brussel zal eind 2004 worden gecontroleerd, nadat een algemeen programma voor controle achteraf operationeel zal zijn. Uit de vergelijkingen in het kader van de migratie naar NAP en de verificaties in Luxemburg is gebleken dat het aantal fouten zeer klein is naar verhouding van de zeer grote hoeveelheden gegevens en dat de fouten geen systematisch karakter hebben.

9.59. De Rekenkamer constateerde gebreken in de door het Publicatiebureau opgezette toezichtsystemen en -controles. Met name waren er geen precies omschreven verantwoordelijkheden formeel toegewezen aan het personeel dat is belast met het inleiden en verifiëren van financiële verrichtingen, werden er geen maatregelen getroffen om het door het Publicatiebureau onderkende specifieke risico te ondervangen dat fouten in facturen niet werden ontdekt, en was de documentatie van de procedures niet volledig. 9.59. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Wat de omschrijving van verantwoordelijkheden betreft, is de Commissie het eens met het standpunt van de Rekenkamer en in november 2003 is een systeem voor regelmatige (maandelijkse) bijwerking geïntroduceerd. In verband met de documentatie van procedures heeft het Bureau in 2003 een lijst van de voornaamste te documenteren procedures vastgesteld. Deze documentatie is in 2004 voltooid. De secundaire procedures zullen tegen het eind van het eerste halfjaar 2005 worden gedocumenteerd.

9.60. Aan het verslagleggingsvereiste dat is neergelegd in de dienstorder van de Commissie voor gesubdelegeerd ordonnateurs werd bij het Publicatiebureau niet voldaan. 9.60. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Hoewel de procedure hiervoor nog niet is geformaliseerd, wordt sinds verschillende jaren een regelmatig (driemaandelijks) operationeel verslag aan het beheerscomité uitgebracht. Op centraal niveau wordt maandelijks een budgettair verslag opgesteld en een verslag over de programma's, werkzaamheden en resultaten wordt door de gesubdelegeerde ordonnateurs ingediend met het oog op de opstelling van het jaarverslag en het jaarverslag over het beheer van het Bureau. Het Bureau stelt het verslag op zoals vastgesteld in het Handvest van de gesubdelegeerde ordonnateurs.

Opmerkingen inzake verrichtingen

9.61. Voor de betaling van een groot aantal facturen voor IT-diensten, infrastructuur en beheer van diensten in Brussel en publicaties werden de in de contracten vastgelegde termijnen overschreden. Overeenkomstig artikel 106, lid 5, van de uitvoeringsvoorschriften kan de crediteur bij niet-inachtneming van de betalingstermijn achterstandsrente in rekening brengen. 9.61. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Er zij opgemerkt dat na de invoering van een kortere betalingstermijn in het nieuw financieel reglement, de contracttermijnen in de bestaande contracten die vóór 31 december 2002 op grond van de vroegere financiële reglementen waren gesloten, ongewijzigd zijn gebleven. Het merendeel van de contracten gesloten door het Directoraat Informatica en het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) in 2003 was voor die datum ondertekend en had dus een betalingstermijn van 60 dagen. Op basis hiervan beliep het aantal betalingen na de contracttermijn de facto 10,8 % voor het Directoraat Informatica, circa 18 % voor OIB en 3 % voor het DG Vertolking (exclusief betalingen aan freelance tolken). Teneinde het aantal laattijdige betalingen terug te schroeven heeft de Commissie de aandacht van de operationele diensten gevestigd op de noodzaak van een snelle betaling.

9.62. Tegen het einde van 2003 betaalde het Publicatiebureau facturen waarvan het bedrag de waarde van de feitelijk gedurende het jaar verleende diensten overschreed. Het teveel betaalde bedrag werd ten volle erkend door de leveranciers in de vorm van creditnota's die het Publicatiebureau in 2004 ontving. Zodoende werd vermeden dat betalingsverplichtingen moesten worden geannuleerd die in 2002 waren aangegaan ter „vervroeging” van uitgaven die naar verwachting in 2003 moesten worden verricht. De door het Publicatiebureau toegepaste procedure komt niet voor in de bepalingen van het Financieel Reglement en vormt een inbreuk op artikel 97, lid 1, van de uitvoeringsvoorschriften, op grond waarvan uitgaven betaalbaar moeten worden gesteld op basis van daadwerkelijk verleende diensten. De Rekenkamer is van oordeel dat de juiste betalingsprocedures hadden moeten worden toegepast. 9.62. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Het Bureau erkent dat er inderdaad een fout is begaan.

Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerd ordonnateurs

9.63. In het algemeen geven de jaarlijkse activiteitenverslagen van de directeuren-generaal en directeuren, die ordonnateurs zijn voor het overgrote deel van de administratieve uitgaven, een duidelijk en volledig beeld van de activiteiten en resultaten van de directoraten-generaal en bureaus waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

9.64. Sommigen van de ordonnateurs melden dat niet alle interne-controlenormen volledig zijn toegepast, met name wat betreft het gedetailleerd documenteren van alle toegepaste procedures, maar allen verklaren dat „de ingestelde controleprocedures de noodzakelijke waarborgen bieden inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen”. De directeur-generaal voor Externe betrekkingen voegt aan zijn verklaring een voorbehoud toe ten aanzien van de ontoereikende uitvoering bij de delegaties van de Commissie van de interne-controlenormen 16 („scheiding van taken”) en 17 („supervisietaken”).

Algemene conclusie en aanbevelingen

9.65. De instellingen hebben aanzienlijke inspanningen gedaan om hun toezichtsystemen en -controles aan te passen in het licht van de vereisten van het nieuwe Financieel Reglement. Niettemin werden de vereiste wijzigingen niet volledig doorgevoerd bij de meeste instellingen, waar tekortkomingen werden vastgesteld die een risico vormen voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). 9.65. ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT Antwoord van de intern controleur „In het laatste deel van de tweede zin en de voetnoot maakt de Rekenkamer niet duidelijk welke instellingen te maken hebben met problemen bij de instelling van hun interne-controlefunctie. Er wordt geen enkele opmerking gemaakt over de interne controle bij het Parlement, noch in de paragrafen 9.7 t/m 9.17 van het verslag van de Rekenkamer over het Parlement, noch in het voorlopig overzicht van de bevindingen bij het jaarverslag dat vooraf aan het Parlement is toegezonden, noch door de ambtenaren van de Rekenkamer tijdens hun onderzoek.” Het Parlement onderschrijft het antwoord van zijn intern controleur. Het beklemtoont het belang van zijn werkzaamheden in verband met de zelfevaluatie van de toepassing van minimumnormen voor de interne controle die door de instelling zijn uitgevoerd en waarvan de Rekenkamer in paragraaf 9.11 melding maakt. Deze zelfevaluatie heeft geleid tot de opstelling van actieplannen om de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen.

9.65. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE De tenuitvoerlegging van de hervorming is een continu proces. Daarom spaart de Commissie tijd noch moeite om deze praktijken voortdurend te verbeteren. Anderzijds vindt het toezicht effectief plaats binnen de diensten, en moet dit duidelijker worden gedocumenteerd. De Commissie organiseert in de tweede helft van 2004 specifieke workshops over dit onderwerp.

9.66. Behalve voor de in de paragrafen 9.23, 9.28, 9.45 en 9.62 genoemde gevallen wijst de controle van de Rekenkamer uit dat zich in de onderzochte steekproef van onderliggende verrichtingen geen fouten van materieel belang voordeden.

9.67. De gedelegeerd ordonnateurs van de instellingen brachten voor het eerst in 2003 jaarlijkse activiteitenverslagen uit overeenkomstig artikel 60 van het Financieel Reglement (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Deze verslagen verschaffen nuttige informatie over de werking van de toezichtsystemen en -controles. De inhoud ervan dient echter te worden verbeterd om de Rekenkamer in staat te stellen, deze in aanmerking te nemen als informatiebron voor haar eigen betrouwbaarheidsverklaring. 9.67. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE Het is al het derde jaar dat de Commissie ervaring op dit gebied opdoet. De Rekenkamer erkent ook dat de Commissie voortdurend verbeteringen heeft aangebracht. De huidige jaarverslagen vormen een nuttige bron van informatie over de interne controlesystemen van de DG’s. 9.67. ANTWOORD VAN DE REKENKAMER De terzake bevoegde diensten van de Rekenkamer hebben nota genomen van de aanbeveling en hebben deze verwerkt in hun actieplannen met het oog op de verdere invoering van de procedures in verband met het nieuwe Financieel Reglement.

9.68. Hoewel de door de Rekenkamer onderzochte verrichtingen voor de administratieve uitgaven als geheel geen fouten van materieel belang vertoonden, merkt de Rekenkamer op dat zich risico's voordoen met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Dit is te wijten aan het feit dat de toezichtsystemen en -controles die in 2003 de voormalige financiële controle vervingen, nog niet bij alle instellingen voldoen aan de basisvereisten van het nieuwe Financieel Reglement. De Rekenkamer spreekt de aanbeveling uit dat er specifiek aandacht wordt besteed aan de handhaving van alle vereisten die in het nieuwe Financieel Reglement worden uiteengezet. 9.68. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE De Commissie heeft eind 2002 een voortgangsevaluatie verricht, waaruit bleek dat de diensten klaar zijn om de specifieke kenmerken van het nieuw financieel reglement toe te passen, wat door de Rekenkamer in paragraaf 9.54 wordt erkend. 9.68. ANTWOORD VAN DE REKENKAMER Zie antwoord op paragraaf 9.67.

CONTROLE VAN DE GEDECENTRALISEERDE ORGANEN

9.69. Over de jaarlijkse controle van de gedecentraliseerde organen van de Unie (GO's) zijn specifieke jaarverslagen uitgebracht (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). De voornaamste gegevens over de GO worden weergegeven in tabel 9.4 .

9.70. De begrotingen van de GO's belopen in totaal 778, 0 miljoen euro in 2003 tegenover 852,2 miljoen euro (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) in 2002. Het aantal personeelsleden van de GO's tezamen is volgens hun lijsten van het aantal ambten gestegen van 2 037 personeelsleden in 2002 tot 2 204 in 2003.

Tabel 9.4 — Begrotingen en personeelsbestand 2002 en 2003 — Gedecentraliseerde organen (GO's) Standplaats Jaar van oprichting Begroting (miljoen euro) Statutaire posten 2002 2003 2002 2003 Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding Thessaloniki 1975 14,2 14,7 83 83 Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden Dublin 1975 17,4 16,8 88 88 Europees milieuagentschap Kopenhagen 1990 25,2 27,5 106 111 Europese Stichting voor Opleiding Turijn 1990 16,8 17,2 123 104 Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving Lissabon 1993 10,4 10,5 59 63 Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling Londen 1993 61,3 84,2 251 287 Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie Luxemburg 1994 23,6 29 158 158 Communautair Bureau voor plantenrassen Angers 1994 10,5 11,1 33 33 Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt Alicante 1994 154,7 157,4 715 675 Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk Bilbao 1995 13,2 14,6 31 33 Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat Wenen 1997 6,2 6,6 28 30 Europees Bureau voor wederopbouw Thessaloniki 2000 495,9 358,6 316 317 Eurojust Den Haag 2002 2,8 8,1 46 53 Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart Brussel 2002 — 4,7 — 80 Europees Agentschap voor maritieme veiligheid Brussel 2002 — 4,5 — 40 Europese Autoriteit voor voedselveiligheid Brussel 2002 — 12,6 — 49 Totaal 852,2 778,0 2 037 2 204

9.71. Het begrotingsjaar 2003 werd gekenmerkt door de inwerkingtreding van een nieuwe financiële kaderregeling (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) op basis waarvan de GO's hun eigen financiële regelgeving zouden moeten opstellen en goedkeuren.

9.72. In de loop van het begrotingsjaar hebben alle GO's op drie na hun nieuwe financiële regelgeving goedgekeurd nadat de Commissie advies had uitgebracht. De GO's die geen specifieke financiële regelgeving konden vaststellen, hebben voorlopig de financiële kaderregeling toegepast (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) of hebben hun ontwerp van specifieke regelgeving toegepast in afwachting van het advies van de Commissie (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Alle GO's hebben de bepalingen van de financiële kaderregeling overgenomen, met geringe aanpassingen in verband met de kenmerken van hun activiteiten. De enige opmerkelijke uitzondering is het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling, dat voor de procedures voor het plaatsen van opdrachten limietbedragen heeft toegepast die afwijken van de normen in de financiële kaderregeling. 9.72. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE In verband met het financieel reglement van het Europees Bureau voor geneesmiddelenbeoordeling (EMEA) heeft de Commissie geëist dat het Bureau zich strikt afstemt op het financieel kaderreglement. Aldus is in juni 2004 met de instemming van de Commissie een nieuwe tekst goedgekeurd. Eind 2003 heeft ook het Europees Bureau voor wederopbouw de instemming van de Commissie verkregen, en op 4 juni 2004 heeft het zijn financieel reglement goedgekeurd.

9.73. De tenuitvoerlegging van de beginselen van de financiële kaderregeling brengt een herstructurering van het interne-controlesysteem van de GO's met zich, met name nu de financiële controle is afgeschaft en een interne auditfunctie in het leven is geroepen. Deze herstructurering vergt een inspanning tot aanpassing en opleiding van de diverse financiële actoren, en in het bijzonder van de ordonnateurs, die nu meer verantwoordelijkheid dragen. Bij tweederde van de GO's zijn de door de financiële actoren opgezette systemen nog niet beoordeeld en gecontroleerd door een interne controleëenheid.

9.74. Wat de rekeningen betreft is de voornaamste vernieuwing de invoering van het beginsel van de periodetoerekening, dat andere werkmethoden en aanpassing van de boekhoudkundige hulpmiddelen vergt. In het vooruitzicht van de consolidatie voor het begrotingsjaar 2005 van de rekeningen van de instellingen en de overige organen van de Unie dienen de boekhoudkundige regels van de GO's door de rekenplichtige van de Commissie te worden vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van het algemeen Financieel Reglement, welk vereiste is overgenomen in de artikelen 85 (voeren van de boekhouding) en 90 (bijhouden van de inventaris) van de financiële kaderregeling. 9.74. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE In het kader van het project voor de modernisering van het boekhoudsysteem van de Commissie is een comité boekhoudnormen opgericht dat bijstand moet bieden bij de uitwerking van de toekomstige boekhoudregels van de EG. Die regels zullen na raadpleging van de agentschappen over de boekhoudregels van de EG voor eind 2004 door de rekenplichtige van de Commissie worden goedgekeurd, zodat zij gelden voor alle organen die onder artikel 185 van het financieel reglement vallen.

9.75. In afwachting van de afronding door de Commissie van de op te stellen normen om de overgang van de boekhouding op kasbasis naar de boekhouding op basis van periodetoerekening in goede banen te leiden, hebben de GO's voor diverse benaderingen gekozen om hun jaarrekening voor het begrotingsjaar 2003 op te stellen. De meeste GO's hebben zich gehouden aan het vroegere beginsel; andere hebben hun rekeningen opgesteld met inachtneming van het periodetoerekeningsbeginsel; de overige GO's hebben het periodetoerekeningsbeginsel slechts toegepast op de verrichtingen waarvoor zij over de vereiste gegevens beschikten. Bovendien hebben de GO's die het periodetoerekeningsbeginsel hebben toegepast - met uitzondering van Eurojust - de gegevens over het begrotingsjaar 2002 niet herbewerkt, hetgeen vergelijking tussen begrotingsjaren bemoeilijkt. Tabel 9.5 geeft de vorderingen die zijn geboekt met de uitvoering van de nieuwe financiële kaderregeling beknopt weer.

Tabel 9.5 — Stand van de toepassing van de financiële kaderregeling per 31 december 2003 Agentschap Toepasselijke financiële regeling Interne auditfunctie Toepassing van het periodetoerekeningsbeginsel Eigen regeling Financiële kaderregeling volledig beperkt niet Europees milieuagentschap X X X Europees Bureau voor wederopbouw X X X Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk X X Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding X X Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie X X Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden X X Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling X X X Europese Stichting voor Opleiding X X Communautair Bureau voor plantenrassen X X Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving X X Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt X X X Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat X X X Europese Autoriteit voor voedselveiligheid X X Eurojust X X Europees Agentschap voor maritieme veiligheid X X Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart X X

9.76. Behalve de problemen in verband met de tenuitvoerlegging van de beginselen van de nieuwe financiële kaderregeling vertoont het inventarissysteem van vaste activa van tal van GO's lacunes waardoor in de beoordeling van de op hun balansen opgenomen vaste activa een marge van onzekerheid ontstaat.

9.77. De Commissie dient de nodige maatregelen te treffen opdat, overeenkomstig de artikelen 85 en 90 van de financiële kaderregeling, de GO's beschikken over de boekhoudregels en -voorschriften die zij nodig hebben om hun rekeningen te kunnen opstellen volgens de in hun nieuwe financiële regelingen uiteengezette beginselen en erop toe te zien dat de consolidering van de rekeningen die voor het begrotingsjaar 2005 is gepland, in goede orde kan verlopen. 9.77. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE De verantwoordelijkheid voor de opstelling van de jaarrekeningen overeenkomstig de toekomstige EG-regels berust bij de afzonderlijke rekenplichtigen van die agentschappen, met inbegrip van de toepassing van passende boekhoudinstrumenten. De Commissie heeft al stappen gezet om ervoor te zorgen dat de agentschappen op de toekomstige boekhoudvoorschriften zullen voorbereid zijn. Zij organiseert regelmatig bijeenkomsten met de boekhouders van de agentschappen om boekhoudingskwesties te bespreken, in het bijzonder om updates over de voortgang van het moderniseringsproject te verstrekken en om hen te informeren over wat thans en in de toekomst vereist zal zijn (de jongste bijeenkomst heeft op 11 juni 2004 plaatsgevonden). De agentschappen zijn ook vertegenwoordigd in het comité boekhoudnormen en begin juni 2004 zijn alle agentschappen geraadpleegd over de nieuwe boekhoudregels van de EG, nadat zij in april al een vragenlijst hadden ingevuld om hen te helpen de lacunes tussen de huidige boekhoudpraktijken en de toekomstige eisen te identificeren. Zij hebben ook toegang gekregen tot het eerste ontwerp van de on-line boekhoudingshandleiding van de Commissie. Voor boekhoudingsaangelegenheden heeft de Commissie een contactadres waar de agentschappen antwoord op hun vragen kunnen krijgen.

9.78. Voor twee GO's heeft de Rekenkamer in haar oordeel een voorbehoud gemaakt ten aanzien van hun rekeningen of de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Ten tijde van het vaststellen van haar jaarverslag had de Rekenkamer haar verslag over de jaarrekening van het Europees Bureau voor wederopbouw nog niet vastgesteld.

9.79. De GO's zouden op hun beurt hun ervaringen meer onderling moeten vergelijken om te bezien welke de toegepaste best practices zijn, en welke instrumenten het meest doeltreffend zijn om te komen tot een beter beheer en schaalvoordelen. Deze inspanningen moeten zich richten op IT-tools zoals het systeem voor de begrotingsboekhouding of dat voor het bijhouden van de inventarislijsten van vaste activa om te komen tot een betere samenhang tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding met het oog op aanpassing ervan aan de in de financiële kaderregeling omschreven beginselen. Wat betreft goede praktijken wordt gewezen op de geconstateerde samenhang tussen het werkprogramma, het organisatieschema en de begroting bij het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat. Deze samenhang geeft in operationeel opzicht op directe, transparante wijze zijn bevoegdheden weer, zoals omschreven in zijn basisverordening. Wat betreft de hulpmiddelen beschikt de Europese Stichting voor Opleiding over een uitstekend functionerend computersysteem voor beheer en follow-up van aanbestedingen dat van nut bleek om risico's van onregelmatigheden te vermijden. 9.79. ANTWOORD VAN DE COMMISSIE In antwoord op een vraag van de agentschappen heeft de Commissie bevestigd dat het huidige boekhoudsysteem (SI2) tot eind 2005 tot hun beschikking zal blijven staan, terwijl de vervanging daarvan (ABAC) eveneens in 2005 tot hun beschikking zal worden gesteld indien zij zulks wensen. Alle documentatie en software betreffende de toekomstige IT-systemen (inclusief SAP) zal ter beschikking van de agentschappen staan.

CONTROLE VAN DE EUROPESE SCHOLEN

9.80. Met betrekking tot de controle van de Europese Scholen is er een specifiek jaarverslag, dat niet wordt gepubliceerd in het Publicatieblad; het wordt de Raad van Bestuur van de Europese Scholen toegezonden. Bij aanvang van het schooljaar 2003 telden de scholen 19 248 leerlingen. Per 31 december 2003 telden zij het equivalent van 1 640 personeelsleden. De begroting van de scholen bedroeg 201,4 miljoen euro, hoofdzakelijk gefinancierd uit een subsidie van de Commissie (114,8 miljoen euro) en uit bijdragen van de lidstaten (44,1 miljoen euro).

9.81. Voor het begrotingsjaar 2003 had de controle betrekking op de geconsolideerde rekeningen die waren opgesteld door het Bureau van de Secretaris-generaal van de Raad van Bestuur alsmede op die van de Scholen te Brussel III en Luxemburg. De controles hebben geen gebreken aan het licht gebracht die van invloed kunnen zijn op het oordeel van de Rekenkamer over de rekeningen van de Scholen.