Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor wederopbouw betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2003/C 319/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad(1) aan het Europees Parlement en de Raad gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Bureau voor wederopbouw (hierna te noemen "het Bureau") voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG) nr. 2667/2000 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 9 van die verordening voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Zonder het uitgesproken oordeel ter discussie te stellen, wil de Rekenkamer de aandacht van de kwijtingverlenende autoriteit vestigen op de in de paragrafen 13-15 beschreven situaties.

OPMERKINGEN

Inleiding

6. Het Europees Bureau voor wederopbouw werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2454/1999 van de Raad(3). Het beheert de steunprogramma's van de Europese Unie in Kosovo en Servië-Montenegro en in de voormalige Joegoslavische republiek Macedonië. Het heeft zijn zetel in Thessaloniki en beschikt over operationele centra in Pristina, Belgrado, Podgorica en Skopje. De door het Bureau beheerde programma's zijn bedoeld om de versterking en het goed beheer van de instellingen te bevorderen, de ontwikkeling van een markteconomie en van vitale infrastructuur te steunen en de civiele samenleving te versterken.

Begrotingsuitvoering

7. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

8. Eind 2002 constateerde het Bureau dat het voor 2,7 miljoen euro betalingen had verricht die niet waren gedekt door begrotingsverplichtingen. De betalingen hadden betrekking op de uitvoering van projecten die in de loop van het jaar van de Commissie naar het Bureau waren overgeheveld.

9. Aan de begrotingsramingen voor titel II (beleidsuitgaven) moet extra aandacht worden besteed om te voorkomen dat annuleringen en overdrachten een te groot deel van de begrotingstoewijzing treffen (50 % in het begrotingsjaar 2002).

Jaarrekening

10. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Bureau in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd. Hierbij kan worden opgemerkt dat het internecontrolesysteem van het Bureau in 2002 is versterkt door de invoering van het systeem voor begrotingsboekhouding SI2.

11. In 2002 werd de algemene boekhouding van het Bureau nog steeds gevoerd met spreadsheets, ondanks eerdere opmerkingen van de Rekenkamer(4). Er moet speciaal op worden gelet dat alle centra een betrouwbaar systeem voor algemene boekhouding gebruiken.

12. Het Bureau verstrekt aan gespecialiseerde organen middelen voor de financiering van leningsprogramma's op specifieke terreinen (ontwikkeling van het MKB, agro-industriële bedrijven, enz.). Deze middelen blijven eigendom van het Bureau en worden op bankrekeningen op zijn naam gezet of worden, ingeval het Bureau voornemens is de middelen na de uitvoering van het programma over te dragen aan de betrokken autoriteiten, uitbetaald als subsidie en geboekt als uitgaven van het Bureau.

13. In één geval werd een rekening geopend op naam van het Bureau zonder dat de rekenplichtige werd geïnformeerd over het bestaan van deze rekening, waarop aan het einde van het begrotingsjaar 205000 euro stond. Sinds de oprichting van het Bureau is voor dit soort projecten een bedrag van 13,3 miljoen euro uitgetrokken; het saldo op de betrokken bankrekeningen was op 31 december 2002 aangegroeid tot in totaal 3,7 miljoen euro (inclusief het niet aan de rekenplichtige gemelde bedrag van 205000 euro) en is opgenomen onder de balanspost "Banken".

14. In een ander geval zouden middelen ten gunste van de ontwikkeling van het MKB in Servië bij wijze van subsidie ad 5 miljoen euro aan een staatsbank worden uitgekeerd, maar werd in het contract vermeld dat de betaalde middelen eigendom van het Bureau bleven. De Rekenkamer is van oordeel dat het Bureau een geschikte formule moet zoeken om in zijn balans of de bijlagen daarbij informatie te verstrekken over deze middelen(5).

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

15. Aan het einde van het begrotingsjaar 2002 had de directeur niet minder dan 67 delegaties gegeven voor de uitvoering van de begroting(6). Zelfs wanneer de spreiding van de centra van het Bureau in aanmerking wordt genomen, lijkt het aantal delegaties van zodanige orde dat dit het internecontrolesysteem verzwakt. Er werden bijvoorbeeld meerdere gevallen geconstateerd waarin verplichtingen en betalingen werden ondertekend door personeelsleden die daartoe niet naar behoren gemachtigd waren.

16. Elk centrum beschikt over een soms welvoorziene(7) kleine kas of voorschotkas. De regels betreffende deze kassen moeten worden vastgesteld bij besluit van de directeur overeenkomstig de bepalingen van het financieel reglement.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 2667/2000 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau over het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 29 september 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 29 september 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is beknopt weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 299 van 20.11.1999.

(4) Zie paragraaf 12 van het verslag betreffende het begrotingsjaar 2001 (PB C 326 van 27.12.2002, blz. 3).

(5) Sinds de oprichting van het Bureau blijkt voor zulke subsidies in totaal 17,1 miljoen euro te zijn vastgelegd, waarvan 12,5 miljoen werkelijk werd uitbetaald en geboekt als uitgaven.

(6) Er werd gedelegeerd aan 45 personeelsleden, bijna de helft van alle personeelsleden van categorie A.

(7) 50000 euro.

Tabel 1

Europees Bureau voor wederopbouw - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europees Bureau voor wederopbouw - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau.

Tabel 3

Europees Bureau voor wederopbouw - Balans per 31 december 2002 en 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het bureau

Begrotingsuitvoering

8. De betalingen in kwestie werden verricht op grond van bedragen die volgens een officieel besluit van de Commissie begroot waren. De vertraging die ontstaan is bij het vastleggen van deze kredieten in de rekeningen van de Commissie zal naar verwachting in 2003 tenietgedaan worden.

9. De aanvang van de activiteiten van het Bureau in de voormalige Joegoslavische republiek Macedonië en de moeilijkheden om de daaraan verbonden kosten goed te ramen zijn de voornaamste redenen voor het niet-gebruiken van kredieten onder titel II in 2002.

Jaarrekening

11. Het Agentschap verwacht de rekeningen voor 2003 te kunnen afsluiten met gebruikmaking van een inmiddels geïnstalleerde professionele applicatie voor het grootboek.

13. In dit geval was er sprake van een gebrekkige communicatie tussen de boekhouder in het hoofdkantoor en een plaatsvervangende boekhouder in een operationeel centrum.

Wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen

15. Het Agentschap is verspreid over vijf locaties en beheert een begroting die in drie titels is onderverdeeld. Binnen de steunprogramma's zijn er in elk van de vier operationele centra zes tot acht activiteitensectoren te onderscheiden. Daarom is het aantal personeelsleden dat gemachtigd is om te ondertekenen voor elke relevante sector per centrum tot een minimum beperkt. Het Agentschap heeft zijn procedures geharmoniseerd om te vermijden dat in de toekomst vergeten wordt iemand te machtigen.

16. In navolging van de missie van de Rekenkamer heeft het Agentschap de kasmiddelen in Belgrado gereduceerd van 50000 tot 20000 EUR voor betalingen in contanten. Alle overige betalingen worden uitgevoerd per cheque of overschrijving. De regels voor het aanhouden van de voorschotkas zullen worden vastgelegd zoals aanbevolen door de Rekenkamer.