EUROPESE COMMISSIE Brussel, 15.9.2015 COM(2015) 441 final VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2014 uitgevoerde interne controles

(artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement) {SWD(2015) 170 final}



1. Inleiding 2. De opdracht van de IAS: onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording. Doelstellingen en reikwijdte van het verslag 3. Overzicht van de uitgevoerde audits 3.1. Uitvoering van het auditplan 2014 3.2. Statistische gegevens over IAS-aanbevelingen 4. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 4.1. Horizontale verbintenissen 4.1.1. Audit van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de planningsfase van selectieprocedures – Meerdere DG's (EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (ex-SANCO), DG TAXUD 4.1.2. Horizontale IT-audit: Audit van het beheer van en het toezicht op uitbestede IT-diensten (contractbeheer) – Meerdere DG's (DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, OP, DG SANTE (ex-DG SANCO) 4.1.3. Audit van de administratieve procedures ter ondersteuning van het Europees Semester – Meerdere DG's (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) 4.2. Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid 4.2.1. Kloofanalysecontrole van de regelgeving voor het gemeenschappelijk landbouwbeleid voor de periode 2014-2020, fase 1 (DG AGRI) 4.3. Cohesie 4.3.1. Kloofanalysecontrole van de regelgeving voor Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen) voor de periode 2014-2020, fase 1 – Meerdere DG's (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) 4.3.2. Kloofanalyse van nieuwe wetgeving/ ontwerp voor de programmeringsperiode 2014-2020 van de Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen), fase 2 – Meerdere DG's (DG EMPL, DG REGIO) 4.3.3. Audit van voorbereidingen voor het gebruik van financiële instrumenten in DG EMPL 2014-2020 (DG EMPL) en audit van voorbereidingen voor het gebruik van financiële instrumenten in DG REGIO 2014-2020 (DG REGIO) 4.3.4. Beperkte verificatie van de berekening en de onderliggende methodologie van DG REGIO voor het restfoutenpercentage voor het verslagjaar 2013 (DG REGIO) 4.4. Onderzoek, energie en vervoer 4.4.1. Kloofanalysecontrole van de wetgeving inzake Horizon 2020 – Meerdere DG's (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD)

4.4.2. Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 (met inbegrip van het toezicht op externe organen) in DG CNECT (DG CNECT) 4.4.3. Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 (met inbegrip van het toezicht op externe organen) in DG RTD (DG RTD) 4.4.4. Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 in ERCEA (ERCEA) 4.4.5. Audit van aanbestedingsbeheer in DG JRC (DG JRC) 4.4.6. Beperkte verificatie van de berekening en de onderliggende methodologie van DG CNECT voor het restfoutenpercentage voor het verslagjaar 2013 (DG CNECT) 4.5. Economische en financiële zaken 4.5.1. Audit van risicobeheers- en planningsprocedures in DG ECFIN in de context van nieuw economisch bestuur (DG ECFIN) 4.5.2. Audit van de samenwerking van DG MARKT met de drie toezichthoudende organen inzake financiële diensten (DG MARKT) 4.5.3. Audit van het resultaatmeetsysteem voor de douaneactiviteiten van DG TAXUD (DG TAXUD) 4.6. Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding 4.6.1. Audit van bijdrageovereenkomsten met VN-organen en andere internationale organisaties (DG DEVCO) 4.6.2. Audit van bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties (DG ECHO) 4.6.3. Audit van het zekerheidsopbouwproces in de EU-delegaties (DG DEVCO) 4.6.4. Audit van begrotingssteun in DG DEVCO 4.6.5. Audit van de controlestrategie in FPI (FPI) 4.7. IT-audits 4.7.1. Gezamenlijke audit van de IAS/AGRI IAC van het beheer van de lokale IT in DG AGRI 4.7.2. Audit van IT-bestuur in DG BUDG 4.7.3. Audit van het beheer van logische systeemtoegang (ECAS/LDAP/windows) in DG DIGIT 4.7.4. Audit van het beheer van IT-projecten in DG EAC (E4ALink en EVE)

4.7.5. Gezamenlijke audit van de IAS/IAC van het beheer van de lokale IT in DG MARE 5. Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie 6. Conclusies 7. Lijst van gebruikte afkortingen 1.Inleiding Dit verslag informeert de kwijtingsautoriteit over de werkzaamheden van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie conform de vereisten in artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement. Het is gebaseerd op het verslag dat de intern controleur van de Commissie overeenkomstig artikel 99, lid 3, van het Reglement heeft opgesteld aangaande in 2014 voltooide controle- en consultancyverslagen van de IAS over de directoraten-generaal (DG's) van de Commissie en haar diensten en uitvoerende agentschappen. Het bevat in overeenstemming met de rechtsgrondslag ervan een samenvatting van het aantal en de soort uitgevoerde interne audits, de aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven. 2.De opdracht van de IAS: onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording. Doelstellingen en reikwijdte van het verslag De IAS heeft als taak om bij te dragen tot een goed beheer binnen de Europese Commissie door de interne beheers- en controlesystemen aan audits te onderwerpen om zo hun doeltreffendheid te beoordelen en voortdurend verbeteringen tot stand te brengen. De onafhankelijkheid van de IAS is verankerd in het Financieel Reglement en in zijn door de Commissie goedgekeurde taakomschrijving. De IAS brengt over alle verrichte audits verslag uit aan het Comité follow-up audit. De IAS verricht zijn werkzaamheden overeenkomstig het Financieel Reglement, de internationale normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors. Controlesystemen die door de lidstaten worden gebruikt om de besteding van middelen van de Commissie na te gaan, worden niet door de IAS gecontroleerd. Dergelijke audits, die tot op het niveau van individuele begunstigden gaan, worden uitgevoerd door de intern controleurs van de lidstaten, de nationale controleautoriteiten of andere afzonderlijke DG's van de Commissie en de Europese Rekenkamer (ERK). De IAS controleert echter wel de maatregelen die door de diensten van de Commissie worden genomen om toezicht te houden en controle uit te oefenen op instanties in de lidstaten en op andere organisaties die verantwoordelijk zijn voor het uitbetalen van EU-gelden, zoals de Verenigde Naties. Zoals in het Financieel Reglement is voorzien, kan de IAS deze taken ter plaatse, inclusief in de lidstaten, uitvoeren. 3.Overzicht van de uitgevoerde audits 3.1.Uitvoering van het auditplan 2014 Op het moment van de afsluitdatum 31 januari 2015 werd voor de uitvoering van het auditplan van 2014 de doelstelling van 100 % van de voorgenomen verbintenissen voor audits binnen de Commissie, haar diensten en uitvoerende agentschappen bereikt. De IAS heeft 105 verslagen opgesteld (tegenover 87 in 2013 en 89 in 2012), inclusief 31 audits, 67 follow-upacties, 5 beperkte controles, 1 specifieke IT-risicobeoordeling en 1 managementletter. 3.2.Statistische gegevens over IAS-aanbevelingen De IAS heeft in 2014 127 nieuwe aanbevelingen gedaan (waarvan 50 erg belangrijk en 77 belangrijk). Twee als "belangrijk" gekwalificeerde aanbevelingen werden niet aanvaard door het management en twee andere, als "erg belangrijke" gekwalificeerde aanbevelingen slechts gedeeltelijk. De IAS achtte de actieplannen voor alle aanvaarde aanbevelingen toereikend. De gecontroleerden hebben gemeld dat begin 2015 78 % van alle in de periode 2010-2014 uitgebrachte en aanvaarde aanbevelingen ten uitvoer was gelegd. Van alle in de periode 2010-2014 uitgebrachte en als "erg belangrijk" of "cruciaal" gekwalificeerde aanbevelingen, was er bij 17 erg belangrijke aanbevelingen (2 %) sprake van meer dan zes maanden vertraging. Er is geen cruciale aanbeveling onbeantwoord gebleven. Het Comité follow-up audit is op gezette tijden geïnformeerd over erg belangrijke aanbevelingen die meer dan zes maanden vertraging hadden opgelopen, en heeft de diensten in voorkomend geval gewezen op hun verantwoordelijkheid om deze aanbevelingen op te volgen. Het totale aantal in de periode 2010-2014 uitgebrachte en aanvaarde aanbevelingen, waarvoor de IAS tot eind 2014 follow-upaudits heeft uitgevoerd, bedraagt 640. De follow-upwerkzaamheden van de IAS toonden nog eens aan dat de aanbevelingen toereikend zijn uitgevoerd en hebben bijgedragen tot de verbetering van de controlesystemen in de gecontroleerde diensten. De IAS sloot 95 % van de tijdens deze periode geverifieerde aanbevelingen af. Het begeleidende werkdocument van de diensten van de Commissie verschaft nadere informatie over de aanvaardingspercentages voor nieuwe aanbevelingen en over de uitvoering van de aanbevelingen betreffende de periode 2010-2014.

4.Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 4.1.Horizontale verbintenissen 4.1.1.Audit van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de planningsfase van selectieprocedures – Meerdere DG's (EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (ex-SANCO), DG TAXUD De algemene doelstelling van de audit was om na te gaan of de huidige planningsfase van de selectieprocedures op een doeltreffende en doelmatige manier inspeelt op de behoeften van de EU-instellingen aan nieuw personeel. De audit had betrekking op de planningsprocedures die EPSO en de Europese Commissie toepassen. Uit de audit is gebleken dat de huidige planningsfase van de selectieprocedure in het algemeen toelaat voldoende vergelijkende onderzoeken te plannen in verhouding tot de behoeften van de EU-instellingen, die bijgevolg steeds beschikken over voldoende kandidaten met het vereiste profiel. EPSO werkt tijdig en actief met de EU-instellingen samen om hun verzoeken te analyseren en prioriteren en om vergelijkende onderzoeken te plannen. De Commissie past op haar beurt een procedure toe waarmee de behoefte aan laureaten doeltreffend wordt beoordeeld. De IAS heeft echter erg belangrijke aanbevelingen gedaan die de doeltreffendheid en tijdigheid van de planningsprocedure moeten verbeteren door richtsnoeren uit te vaardigen, HRM-instrumenten voor de analyse van toekomstige aanwervingsbehoeften te verbeteren en de stappen te schrappen die geen of een beperkte waarde hebben bij het inschatten van toekomstige behoeften aan laureaten. In het licht van deze problemen moet EPSO richtsnoeren en instructies aan de EU-instellingen verstrekken zodat hun verzoeken om laureaten coherenter zijn en gemakkelijker kunnen worden vergeleken. EPSO moet bij hen ook voldoende inlichtingen inwinnen over de criteria die ze gebruiken, zodat het aan de verzoeken een juiste prioriteit kan geven en vergelijkende onderzoeken op grond van de echte behoeften van de instellingen en de aanwervingscapaciteiten kan organiseren. Een betere planning moet ook leiden tot minder vertragingen. Op het niveau van de DG's moeten HRM-instrumenten op een consistente manier worden gebruikt en moeten op basis van de resultaten ervan de toekomstige aanwervingsbehoeften worden geanalyseerd. De gecontroleerde diensten hebben actieplannen opgesteld die de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 2.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.1.2.Horizontale IT-audit: Audit van het beheer van en het toezicht op uitbestede IT-diensten (contractbeheer) – Meerdere DG's (DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, OP, DG SANTE (ex-DG SANCO) Een aanzienlijk deel van de IT-uitgaven van de Commissie gaat naar de uitbesteding van IT-diensten aan interne en externe dienstverleners. Binnen de Commissie zijn de verantwoordelijkheden verdeeld over het bedrijfsniveau en het lokale niveau. Op bedrijfsniveau staan DG DIGIT en DG BUDG in voor het verstrekken van richtsnoeren, instructies en templates, het ontwikkelen van opleidingen en het beheren van raamovereenkomsten. Op lokaal of operationeel niveau zijn de DG's of diensten van de Commissie verantwoordelijk voor het vaststellen van de behoeften, het uitvoeren van afzonderlijke overeenkomsten en het verzekeren dat de diensten worden verstrekt. In het licht hiervan was de algemene doelstelling van de audit om na te gaan of de procedures die de Commissie toepast voor het beheer van en toezicht op de overeenkomsten voor uitbestede IT-diensten doeltreffend en doelmatig zijn zodat de middelen goed worden besteed. Uit de audit is gebleken dat zowel op bedrijfs- als operationeel niveau de beheers- en toezichtprocedures voor uitbestede IT-diensten goed werken. De IAS heeft echter erg belangrijke problemen vastgesteld op het gebied van de inschatting van de behoeften voordat een raamovereenkomst wordt vastgesteld, het kwaliteitsbeheer van de uitbestede diensten op basis van tijd en middelen en richtsnoeren over het soort uitbesteding dat moet worden gekozen. De beoordeling van de behoeften voorafgaand aan de vaststelling van een raamovereenkomst moet worden gestandaardiseerd op centraal en operationeel niveau door middel van het verstrekken van instructies over hoe behoeften moeten worden vastgesteld (met het oog op samenhang tussen aanbestedingen) en het uitvoeren van een gestructureerde, verifieerbare procedure op DG-niveau. De behoeften op Commissieniveau moeten ook beter worden geconsolideerd zodat de actuele behoeften van de DG's/diensten van de Commissie nauwkeuriger worden weerspiegeld. Voor wat het beheer van de afzonderlijke overeenkomsten volgens de op tijd en middelen gebaseerde werkmethode betreft, moet DG DIGIT zorgen voor samenhang tussen de raamovereenkomsten, en meer bepaald tussen de geplande controles bij het selecteren van interne consultants, de vaststelling van KPI's, de verspreiding van informatie over de prestaties van de contractanten aan de eindgebruikers in de DG's/diensten van de Commissie en de onderlinge afstemming van bepalingen inzake de toepassing van schadevergoedingen op basis van de indicator "algemene dienstverlening". Op operationeel niveau moeten de DG's/diensten van de Commissie het systeem voor resultaatmeting met betrekking tot hun eigen raamovereenkomsten verbeteren. Voor wat de keuze van het soort uitbesteding betreft, moet DG DIGIT richtsnoeren uitvaardigen om de operationele DG's/diensten van de Commissie de meest geschikte werkmethode te helpen kiezen. Op operationeel niveau moet de keuze gebaseerd zijn op een kosten-batenanalyse en de specifieke kenmerken en beperkingen van de uitbestede diensten. De IAS heeft aanbevelingen gegeven aan DG DIGIT, DG SANTE en OP. De gecontroleerde diensten hebben actieplannen opgesteld die de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 2.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.1.3.Audit van de administratieve procedures ter ondersteuning van het Europees Semester – Meerdere DG's (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) Het Europees Semester geeft de lidstaten de mogelijkheid om hun begrotings-, macro-economische en structurele hervormingsplannen op specifieke tijdstippen tijdens het jaar met de EU-instellingen en andere lidstaten te bespreken. De algemene doelstelling van deze doelmatigheidsaudit was het vinden van een antwoord op de volgende vraag: Zijn de administratieve procedures ter ondersteuning van het Europees Semester doeltreffend en doelmatig binnen de gehele Commissie? Met de audit werd nagegaan of het internecontrolesysteem met betrekking tot de productie en communicatie van de verschillende uitkomsten van het Europees Semester adequaat is. Uit de audit is in het algemeen gebleken dat de administratieve procedures binnen SG en de voor de audit geselecteerde DG's de uitvoering van het Europees Semester binnen de gehele Commissie op een doeltreffende en doelmatige manier ondersteunen.

Zie deel 2.3 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.1.Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid (AGRI, CLIMA, ENV, MARE, SANTE, CHAFEA) 4.1.1.Kloofanalysecontrole van de regelgeving voor het gemeenschappelijk landbouwbeleid voor de periode 2014-2020, fase 1 (DG AGRI) De IAS heeft een kloofanalyse uitgevoerd van de regelgeving voor het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) voor de periode 2014-2020. Hierbij heeft de IAS de aangenomen wetgeving voor het GLB op hoog niveau geanalyseerd en beide pijlers in zijn analyse opgenomen: voornamelijk, maar niet uitsluitend, het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF, pijler 1) en het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling (Elfpo, pijler 2). De IAS wilde met deze kloofanalyse voornamelijk aantonen wat op de meest belangrijke gebieden voor de Commissie de aanvullende en/of hogere risico's van het nieuwe rechtskader voor het GLB zijn. De analyse was hoofdzakelijk gericht op de onderliggende inhoud van de aangenomen wetgeving en de mate waarin deze een weergave is van de oorspronkelijke voorstellen en doelstelling van de Commissie om een goed evenwicht tot stand te brengen tussen het beperken van de administratieve last en het behouden van de nodige controle om het toezicht op de uitvoering van de begroting te kunnen blijven uitoefenen. De regelgeving bevat een aantal belangrijke verbeteringen die de regelingen betreffende de structuurfondsen en de twee pijlers van het GLB harmoniseren en vereenvoudigen. De IAS erkent de inspanningen van de diensten van de Commissie tijdens de onderhandelingsfase om de belangen van de Commissie als toezichthoudend orgaan te beschermen, met name ten aanzien van de zeer sterke externe politieke druk. De uiteindelijk aangenomen wetgeving heeft echter geresulteerd in aanzienlijke aanvullende en/of hogere risico's die DG AGRI in acht zal moeten nemen wanneer het de controles voor de nieuwe periode vormgeeft en toepast. Het belangrijkste thema is de enorme complexiteit en omvang van de veranderingen die door het wetgevingsproces zijn teweeggebracht. Over het geheel genomen, maar voornamelijk op belangrijke gebieden zoals "vergroening", werd een aantal nieuwe maatregelen ingevoerd, maar tegelijk ook een groot aantal afwijkingen, uitzonderingen en aanvullende regels waardoor lidstaten nu meer flexibiliteit hebben. De IAS neemt nota van de inspanningen van DG AGRI om een antwoord te bieden op deze problemen, bijvoorbeeld door de opstelling van vademecums en gedetailleerde richtsnoeren die de Commissie moet aannemen. Desalniettemin hebben de lidstaten nu aanzienlijk meer ruimte voor uitlegging, wat op zijn beurt een even groot effect kan hebben op het foutenpercentage. Gezien de aard van deze verbintenis werden alleen eerder algemene aanbevelingen geformuleerd en diensten werden niet verzocht actieplannen op te stellen. De IAS zal in plaats hiervan in 2015 de belangrijkste vastgestelde risico's behandelen in gerichte audits van "vergroening", de goedkeuringsprocedure van plattelandsontwikkelingsprogramma's en het mechanisme voor opschorting en onderbreking. Zie deel 3.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.2.Cohesie (REGIO, EMPL) 4.2.1.Kloofanalysecontrole van de regelgeving voor Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen) voor de periode 2014-2020, fase 1 – Meerdere DG's (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) Met het oog op een betere coördinatie tussen en een geharmoniseerde uitvoering van de fondsen die steun verlenen uit hoofde van het cohesiebeleid (EFRO, ESF en het cohesiefonds), en de fondsen voor plattelandsontwikkeling (Elfpo) en voor de maritieme en visserijsector (EFMZV), werd een verordening houdende gemeenschappelijke bepalingen (VGB) vastgesteld voor al deze fondsen samen, die de Europese structuur- en investeringsfondsen worden genoemd (ESI-fondsen). De IAS heeft in 2014 een kloofanalyse in twee fasen uitgevoerd van de regelgeving betreffende de ESI-fondsen voor 2014-2020. In de eerste fase werd een analyse op hoog niveau uitgevoerd van de aangenomen wetgeving met betrekking tot vier DG's (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE en DG REGIO) en de vijf ESI-fondsen. De analyse was hoofdzakelijk gericht op de onderliggende inhoud van de aangenomen wetgeving en de mate waarin deze een weergave is van de oorspronkelijke voorstellen en doelstelling van de Commissie om een goed evenwicht te vinden tussen het beperken van de administratieve last en het behouden van de nodige controle om het toezicht op de uitvoering van de begroting onder gedeeld beheer te kunnen blijven uitoefenen. De resultaten met betrekking tot DG AGRI werden afzonderlijk meegedeeld. Zie hiervoor deel 4.2.1 van dit verslag. In fase 2 werd nauwkeuriger onderzocht hoe de specifieke betrokken directoraten-generaal (DG's) de controles vorm geven en zich voorbereiden (zie deel 4.3.2). De IAS wilde met de controle in fase 1 voornamelijk aantonen wat op de meest belangrijke gebieden voor de Commissie de aanvullende risico's zijn die voortvloeien uit het medewetgevingsproces voor de VGB. De VGB verzamelt onder één titel een aantal belangrijke verbeteringen die de regelingen betreffende de structuurfondsen moeten harmoniseren en vereenvoudigen. De IAS juicht deze aanpak toe en erkent de inspanningen van de diensten van de Commissie tijdens de onderhandelingsfase om ondanks zeer sterke externe politieke druk de belangen van de Commissie als toezichthoudend orgaan te beschermen. De uiteindelijk aangenomen wetgeving heeft echter, in vergelijking met de oorspronkelijke voorstellen van de Commissie, geresulteerd in aanzienlijk hogere risico's die de DG's in aanmerking zullen moeten nemen wanneer ze de controles voor de nieuwe programmeringsperiode vormgeven en toepassen. Hoewel er nu één overkoepelende reeks voorschriften bestaat, is het wetgevingspakket in zijn geheel zeer ingewikkeld. Het is niet altijd eenvoudig te begrijpen, wat kan leiden tot interpretatieproblemen bij de lidstaten, een uitdaging vormt voor zowel de Commissie als de organen in de lidstaten voor wat de verificatie en controle betreft, en uiteindelijk het risico op fouten verhoogt. De uiteindelijke versie van de VGB is minder streng op het gebied van financiële correcties die leiden tot een verlies aan fondsen voor de lidstaten ("netto financiële correcties"), waardoor zij minder gemotiveerd zijn om het eerste controleniveau te verbeteren. Daarnaast bevat de VGB voorschriften betreffende de bewaartijd van documenten die het tijdvenster voor audits verkleinen. Tot slot heeft de invoering van het prestatiekader geleid tot een akkoord over een aantal uitzonderingen op en voorwaarden voor de voorschriften, met als mogelijk gevolg dat het niet-behalen van prestaties in werkelijkheid mogelijk niet uitvoerig wordt gesanctioneerd, waardoor het uiteindelijke effect van het kader kan worden afgezwakt. Gezien de aard van deze verbintenis, heeft de IAS uitsluitend algemene aanbevelingen gegeven die de DG's voldoende in acht zouden moeten nemen bij de voorbereidingen, maar ze werden niet verzocht actieplannen op te stellen. Er werden meer concrete aanbevelingen geformuleerd in fase 2 (zie deel 4.3.2).

Zie deel 4.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.2.2.Kloofanalyse van nieuwe wetgeving/ ontwerp voor de programmeringsperiode 2014-2020 van de Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen), fase 2 – Meerdere DG's (DG EMPL, DG REGIO) De tweede fase van de kloofanalysecontrole was aan het einde van het jaar voor DG's REGIO en EMPL voltooid en nog lopende voor DG MARE. In 2015 wordt deze verder uitgevoerd. De controleurs erkennen de voortdurende inspanningen van DG's EMPL en REGIO om een stevige basis tot stand te brengen voor de operationele programma's en de beheers- en controlesystemen van de nieuwe programmeringsperiode 2014-2020. De IAS heeft echter vier erg belangrijke, voor beide DG's gemeenschappelijke problemen vastgesteld: betreffende het toezicht op de beheers- en controlesystemen van de lidstaten, betreffende de onderhandelings- en goedkeuringsprocedures voor operationele programma's, betreffende resultaatgerichtheid en het prestatiekader, en betreffende IT-systemen ter ondersteuning van het beheer van de procedures in het kader van de programmeringsperiode 2014-2020. In het licht van deze problemen moeten DG's EMPL en REGIO de vastgestelde kloven in de auditstrategie dichten zodat ze van meet af aan beschikken over een krachtig zekerheidsopbouwproces. Hiertoe moeten ze hun auditstrategie verder ontwikkelen zodat ze zekerheid over de betrouwbaarheid krijgen van de auditautoriteit. Naast de strategie van audits op jaarbasis moet er ook een zekerheidsopbouw over meerdere jaren zijn en de audits moeten zo worden gepland dat er optimaal wordt gebruikgemaakt van de bewaartijd voor documenten. Daarnaast moeten de DG's preventieve systeemaudits in een vroegere fase plannen. DG's REGIO en EMPL moeten vóór de goedkeuring van een operationeel programma de laatste fasen nauwkeurig opvolgen, met inbegrip van het gevolg dat is gegeven aan de opmerkingen van de Commissie. De DG's moeten ook verduidelijken wat de minimumeisen zijn voor het documenteren van de werkzaamheden van de bevoegde ambtenaar en ervoor zorgen dat deze bevoegde ambtenaren eraan voldoen. Beide DG's moeten ervoor zorgen dat de bevoegde ambtenaren de aannemelijkheid van de mijlpalen/doelen actief natrekken en deze beoordeling documenteren. Voor wat het gebruikte IT-systeem (WAVE) betreft, moeten ze ervoor zorgen dat de bedrijfsprocessen zijn omschreven en er tijdig een akkoord over is, en moeten ze een stabiel projectteam samenstellen, voorzien in een betrouwbare planning en opvolging van projecten en IT-ontwikkelingsmethoden en -probleemoplossing verbeteren zodat het platform stabiel is. De gecontroleerde diensten hebben actieplannen opgesteld die IAS voldoende acht om de vastgestelde risico's te beperken. Zie deel 4.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.2.3.Audit van voorbereidingen voor het gebruik van financiële instrumenten in DG EMPL 2014-2020 (DG EMPL) en audit van voorbereidingen voor het gebruik van financiële instrumenten in DG REGIO 2014-2020 (DG REGIO) De rol van financiële instrumenten in het behalen van de cohesiebeleidsdoelstellingen is in de vorige programmeringsperioden gestaag toegenomen. In het rechtskader voor de programmeringsperiode 2014-2020 is hun toepassingsgebied uitgebreid en is een aantal veranderingen ingevoerd om het uitvoeringskader te versterken. Gezien deze grotere verwachtingen en de bijbehorende risico's, met name met betrekking tot de mogelijke opnamepercentages en het doeltreffend en doelmatig gebruik van de fondsen, heeft de IAS gelijktijdig twee auditverbintenissen uitgevoerd, een in DG REGIO en een in DG EMPL, van de voorbereidingen voor 2014-2020. De belangrijkste doelstelling van de audits was na te gaan of de DG's klaar zijn om de financiële instrumenten onder het nieuwe rechtskader op te volgen en te controleren en om op voorhand de vinger te leggen op eventuele zwakke punten in hun internecontrolesystemen . De audits bestonden uit een gedetailleerde analyse van de toereikendheid van het rechtskader voor de periode 2014-2020 en uit een controle van de opzet van het internecontrolesysteem. Ze hadden ook betrekking op de capaciteitsopbouwactiviteiten, zowel intern als ten aanzien van de lidstaten. In het algemeen hebben beide DG's passende voorbereidingen getroffen, behalve op het gebied van capaciteitsopbouw. De IAS erkent dat er al maatregelen zijn genomen, maar een belangrijk werkpunt voor beide DG's is het technische adviesplatform voor financiële instrumenten. Als gevolg van de laattijdige goedkeuring van het rechtskader en de vertragingen in de onderhandelingen over een financiële en administratieve kaderovereenkomst tussen de Commissie en de EIB, is dit aanzienlijk vertraagd. Voor de lidstaten met weinig of geen ervaring op het gebied van het gebruik van financiële instrumenten, kan dit leiden tot een vertraagde opname en toepassing. Ook het risico op onregelmatigheden en op een niet-doeltreffende en niet-doelmatige besteding van de middelen voor technische bijstand kan hierdoor toenemen. Voor zowel DG REGIO als DG EMPL werd dit probleem gekwalificeerd als "erg belangrijk". Beide DG's moeten de werkzaamheden en de planning van de voorbereidingen voor de invoering van het technische adviesplatform voor financiële instrumenten nauwkeurig opvolgen. Het platform moet flexibel genoeg zijn om aan de behoeften van alle belanghebbenden tegemoet te komen. In afwachting van de invoering van dat platform, moeten de DG's de opstelling van ondersteunende technische fiches goed plannen en hun bevoegde geografische ambtenaren en controleurs verder opleiden. Daarnaast heeft de IAS verschillende problemen vastgesteld die voortvloeien uit de nieuwe wettelijke bepalingen die op verschillende manieren kunnen worden uitgelegd, hetgeen hun praktische toepassing in gevaar kan brengen (met name de bepalingen over de financiering van het werkkapitaal, de rapportage van het bereikte hefboomeffect, de voorkeursbehandeling van particuliere investeerders en voorschriften voor beheerskosten en -vergoedingen). Deze problemen werden gekwalificeerd als "erg belangrijk" voor DG REGIO en als "belangrijk" voor DG EMPL. De reden waarom DG EMPL een lagere kwalificatie krijgt, is dat de financiële instrumenten budgettair voor EMPL minder belangrijk zijn dan voor REGIO. De DG's kregen de aanbeveling de risico's met betrekking tot de in het rechtskader vastgestelde problemen op passende wijze te beperken en op voldoende wijze op te nemen in de richtsnoeren voor de personeelsleden van REGIO/EMPL en de lidstaten, alsook in audit- en controlestrategieën, die voor de programmeringsperiode 2014-2020 worden aangenomen. Er moeten meer bepaald richtsnoeren worden opgesteld over de subsidiabiliteit van werkkapitaal, de voorkeursbehandeling van particuliere investeerders, het gebruik van beoordelingsverslagen die vooraf zijn opgesteld, en de rapportage van hefboomeffecten. Beide DG's hebben actieplannen opgesteld die de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie delen 4.3 en 4.4 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.2.4.Beperkte verificatie van de berekening en de onderliggende methodologie van DG REGIO voor het restfoutenpercentage voor het verslagjaar 2013 (DG REGIO) De IAS bleef in 2014 beperkte verificaties uitvoeren van de berekening van restfoutenpercentages. Er werd een beperkte verificatie uitgevoerd in DG REGIO en DG CNECT (zie deel 4.4.6). De doelstelling was het controleren van de berekening en de onderliggende methodologie van het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage. Op die manier kon DG REGIO de nodige acties nemen om het kwijtingsrisico te verminderen nog vóór de rapportage van het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage in het definitieve jaarlijkse activiteitenverslag en samenvattend verslag.

De verificatie leidde tot drie erg belangrijke bevindingen. De betrouwbaarheid van de foutenpercentages als gerapporteerd door de nationale controleautoriteiten loopt sterk uiteen en het risico bestaat dat de opgegeven cijfers te laag zijn. DG REGIO moet inspanningen blijven leveren om de betrouwbaarheid van de werkzaamheden van de controleautoriteiten te verhogen door ervoor te zorgen dat de richtsnoeren in de praktijk worden toegepast en door de rapportagevereisten voor de programmeringsperiode 2014-2020 te versterken. De door de lidstaten gerapporteerde cijfers over inhoudingen en terugvorderingen zijn niet altijd betrouwbaar, gedeeltelijk door de beperkingen van de manier waarop ze aan de Commissie worden gerapporteerd, maar ook omdat de controleautoriteiten ze maar in beperkte mate controleren. Bovendien laat het systeem toe dat bepaalde elementen tweemaal worden meegerekend en dat belangrijke voorlopige informatie over inhoudingen/terugvorderingen al wordt opgenomen nog voor ze is bevestigd. Dit alles samen verhoogt het risico van overschatting van de cijfers en bijgevolg een te lage opgave van het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage. In de toekomst moet het DG de cijfers van de lidstaten systematischer controleren en ervoor zorgen dat zijn audits een voldoende ruim toepassingsgebied hebben, en het risico van overschatting beperken. DG REGIO moet nagaan welke zekerheid het heeft dat de hangende invorderingen en formele overeenkomsten uiteindelijk in de praktijk worden uitgevoerd en dat de verslagen over de inhoudingen en terugvorderingen die de lidstaten indienen vóór de uiterste termijn van 31 maart correct zijn, voordat ze in acht worden genomen. Bovendien moeten de uitvoeringshandelingen voor de programmeringsperiode 2014-2020 de lidstaten toelaten hun inhoudingen en terugvorderingen beter te rapporteren. Negatieve cijfers voor het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage voor een aantal operationele programma's kunnen worden overgedragen naar en opgenomen in de berekening van het algemene gemiddelde van het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage voor alle operationele programma's. Dit heeft als gevolg dat het opgegeven algemene cijfer voor het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage ongeveer 10 % lager ligt dan de werkelijkheid. Bovendien worden foutenpercentages van het voorgaande jaar gebruikt om de fouten met betrekking tot het huidige jaar te ramen, hoewel dit niet altijd de beste beschikbare raming is, bijvoorbeeld in het geval van grote wijzigingen aan de beheers- en controlesystemen. Dit kan leiden tot een lagere of hogere opgave van de cijfers voor het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage. Voor het jaarlijkse activiteitenverslag van 2013 moet DG REGIO voor elk operationeel programma nagaan of voor de berekening van het cumulatieve restrisico en het cumulatieve restfoutenpercentage en van het risicobedrag van het huidige jaar het foutenpercentage van de begroting van het voorgaande jaar mag worden gebruikt als de beste raming. Vanaf het jaarlijkse activiteitenverslag van 2014 mogen geen negatieve cijfers voor afzonderlijke operationele programma's worden overgedragen naar de berekeningen van het volgende jaar. Het verslag heeft input geleverd voor de collegiale toetsing van ontwerpen van jaarlijkse activiteitenverslagen voorafgaand aan de voltooiing van het jaarlijkse activiteitenverslag van 2013. Alle bevindingen en aanbevelingen werden aanvaard en het DG heeft zoveel mogelijk de aanbevelingen uit hoofde van zijn jaarlijkse activiteitenverslag van 2013 uitgevoerd. Uit een recente follow-up is gebleken dat alle overblijvende acties met betrekking tot de erg belangrijke aanbevelingen zijn uitgevoerd voor het jaarlijkse activiteitenverslag van 2014. Zie deel 4.5 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.Onderzoek, energie en vervoer (CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA, REA) 4.3.1.Kloofanalysecontrole van de wetgeving inzake Horizon 2020 – Meerdere DG's (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD) Horizon 2020 is het nieuwe financieringsprogramma van de Unie dat alle vorige onderzoeks- en innovatiefinancieringen van de Unie samenbrengt. De vastleggingskredieten van Horizon 2020 worden rechtstreeks beheerd door de directoraten-generaal van de Commissie (DG's), de uitvoerende agentschappen en andere uitvoerende organen. De IAS voert een kloofanalysecontrole in twee fasen uit van het rechtskader van Horizon 2020 en het begeleidende innovatie- en investeringspakket. Deze controle had betrekking op de eerste fase. Hierin ging de aandacht naar de inhoud van de aangenomen wetgeving en de vergelijking met het oorspronkelijke voorstel van de Commissie. In de tweede fase, die in 2015 zal worden uitgevoerd, zullen de opzet en de voorbereidingen van DG RTD, andere DG's en uitvoerende agentschappen nauwkeuriger worden onderzocht. De belangrijkste doelstelling van de eerste fase was het vergelijken van de aangenomen wetgeving met het voorstel van de Commissie en het aantonen wat op de meest belangrijke gebieden voor de Commissie de aanvullende risico's zijn die voortvloeien uit het medewetgevingsproces. Hierbij werd rekening gehouden met het door de Commissie geformuleerde doel om een eenvoudigere programma-architectuur en een enkele set deelnamevoorschriften aan te nemen en zo een goed evenwicht tot stand te brengen tussen vertrouwen en controles en de administratieve lasten voor zowel de begunstigden als de Commissie te beperken. De IAS is blij met de inspanningen die met deze wetgeving zijn geleverd om een aantal verbeteringen in te voeren met het oog op de harmonisering en vereenvoudiging van de regelingen betreffende het kaderprogramma voor onderzoek. De IAS erkent ook de inspanningen van de diensten van de Commissie tijdens de onderhandelingsfase om de belangen van de Commissie te verdedigen, met name ten aanzien van de externe politieke druk. De uiteindelijke wetgeving is, ten opzichte van het oorspronkelijke voorstel van de Commissie, een compromistekst die redelijk goed aansluit bij wat de Commissie oorspronkelijk wou bereiken. De wijzigingen hebben desalniettemin geleid tot een aantal additionele risico's dat aandacht zal moeten krijgen wanneer de toekomstige controles worden vormgegeven en uitgevoerd. Gezien de aard van deze verbintenis heeft de IAS in deze fase uitsluitend algemene aanbevelingen gegeven die de DG's voldoende in acht zouden moeten nemen bij de voorbereidingen, maar ze werden niet verzocht actieplannen op te stellen. Eventuele meer concrete aanbevelingen kunnen worden gegeven op basis van de bevindingen van de werkzaamheden in fase 2 in 2015. Zie deel 5.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.2.Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 (met inbegrip van het toezicht op externe organen) in DG CNECT (DG CNECT) Deze verbintenis maakte deel uit van een serie audits van de uitvoering van de KP7-controlesystemen. Deze audits werden uitgevoerd in de DG's/Agentschappen met de grootste KP7-begroting. DG CNECT voert het onderzoeksbeleid van de EU uit en steunt de ontwikkeling van de Europese onderzoeksruimte, voornamelijk via de kaderprogramma's voor onderzoek (2007-2013), die op hun einde lopen, maar waarvan nog een groot deel van de betalingskredieten zal worden besteed aan kostendeclaraties in 2016-2017. Daarnaast houdt DG CNECT toezicht op twee gemeenschappelijke ondernemingen (Eniac en Artemis, die recentelijk zijn samengesmolten tot een onderneming: Ecsel), een orgaan dat is opgericht op grond van artikel 185 VWEU (Actief en ondersteund wonen (AAL)), en twee EU-agentschappen (Enisa en Berec). Er was één punt van voorbehoud in het jaarlijkse activiteitenverslag 2013 van DG CNECT, met name met betrekking tot het restfoutenpercentage voor de nauwkeurigheid van kostendeclaraties in KP7.

De doelstelling van de audit was het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffende toepassing van de internecontrolesystemen voor de bestaande procedures ter uitvoering van ex-postcontroleresultaten, fraudebestrijdingsmaatregelen, overdracht van de ex-postcontroleactiviteit naar het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum, dat vanaf 1 januari 2014 door DG RTD wordt beheerd, en toezicht op externe organen. Hoewel DG RTD sinds de overdracht van de ex-postcontroleactiviteiten naar het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum het leidinggevende DG op het gebied van fraudeopsporing is, heeft de IAS DG CNECT aanbevolen het initiatief te nemen en met DG RTD samen te werken om de huidige richtsnoeren inzake de uitvoering van financiële en administratieve sancties verder uit te werken. DG CNECT moet ervoor zorgen dat deze sancties systematisch worden toegepast (als bepaald in het huidige Financieel Reglement, de CAFS en het contractuele kader voor KP7 en Horizon 2020), en dit minstens in de vastgestelde fraudegevallen. Daarnaast moet DG CNECT samenwerken met DG RTD om een doeltreffend, geïntegreerd IT-instrument beschikbaar te stellen om gevallen van dubbele financiering en plagiaat op te sporen. Dit instrument moet door alle onderzoeksdiensten van de Commissie kunnen worden gebruikt en een goed evenwicht bieden tussen de behandeling van de meest risicovolle projecten en de kosten van controles. DG CNECT moet relevante interne procedures ontwikkelen om de opsporing van plagiaat in de huidige praktijken op te nemen. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 5.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.3.Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 (met inbegrip van het toezicht op externe organen) in DG RTD (DG RTD) DG RTD voert het onderzoeksbeleid van de EU uit en steunt de ontwikkeling van de Europese onderzoeksruimte, voornamelijk via de kaderprogramma's voor onderzoek. Het DG ziet ook toe op andere organen die de onderzoeksbegroting uitvoeren: twee uitvoerende agentschappen (REA en ERCEA), vier gemeenschappelijke ondernemingen, met name, Clean Sky, FCH, IMI en F4E, en drie organen (publiek-publiek partnerschap) die zijn opgericht krachtens artikel 185 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). Hoewel het zevende kaderprogramma voor de periode 2007-2013 op zijn einde loopt, moet een groot deel van de betalingskredieten (8 609 370 EUR) nog worden gebruikt voor kostendeclaraties in de loop van de komende jaren. DG RTD heeft in zijn jaarlijkse activiteitenverslag 2013 een punt van voorbehoud opgenomen met betrekking tot het restfoutenpercentage voor de nauwkeurigheid van kostendeclaraties in KP7. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffende toepassing van de bestaande internecontrolesystemen waarmee DG RTD de hiervoor genoemde organen monitort en controleert, de voorkoming en opsporing van fraude en de overgang naar de gemeenschappelijke auditdienst in het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum. Dit centrum is vanaf 1 januari 2014 verantwoordelijk voor de uitvoering van de ex-postauditstrategie voor de KP7-erfenis die intern wordt beheerd. De IAS heeft het DG aanbevolen ervoor te zorgen dat het personeel goed op de hoogte is van de verantwoordingsplicht van de Commissie op dit gebied, dat het van de gezamenlijke technologie-initiatieven zo volledig mogelijke, actuele informatie krijgt voor zijn eigen jaarlijkse activiteitenverslag, en dat de informatie van de verschillende gezamenlijke technologie-initiatieven over de berekening van het restfoutenpercentage en de materialiteitscriteria consistent is. Daarnaast moet DG RTD intern een akkoord bereiken over de oprichting van het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum en de rollen, verantwoordelijken, taken en procedures vastleggen. Gezien de uitdagingen waarmee het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum te maken heeft, voornamelijk in het behalen van het akkoord van de andere DG's die met onderzoek bezig zijn over de overdracht van het nodige personeel of functies, heeft IAS een managementletter gericht tot de centrale diensten om hen te wijzen op de lacunes in de middelen. Tot slot moet DG RTD in coördinatie met de andere onderzoeksdiensten van de DG's de gemeenschappelijke fraudebestrijdingsstrategie van de onderzoeks-DG's bijwerken, waaronder de concrete acties om fraude beter te voorkomen en op te sporen, en met name om risico's als wetenschappelijk of professioneel wangedrag, dubbele financiering en plagiaat te beperken. Het DG moet duidelijke richtsnoeren over de toepassing van financiële en niet-financiële sancties in KP7 en Horizon 2020 verder uitwerken en uitvoeren en een reeks KPI's ontwikkelen aan de hand waarvan de prestaties van de fraudebestrijdingsactiviteiten kunnen worden gemeten. Ook moet het DG werk maken van een passend controle- en rapportage-instrument voor mogelijke fraudegevallen. Daarnaast heeft de IAS ook een aantal belangrijke problemen aangekaart, met name betreffende het toezicht op krachtens artikel 185 opgerichte organen. Uit de audit is gebleken dat DG RTD geen bewijzen heeft dat deze organen beschikken over een doeltreffend en doelmatig internecontrolesysteem, als vereist in het Financieel Reglement. DG RTD moet, om zijn zekerheidsopbouwproces niet in gevaar te brengen, duidelijke criteria vaststellen voor het opbouwen van zekerheid en deze meedelen aan de volgens artikel 185 opgerichte organen en moet het door deze organen behaalde zekerheidsniveau in zijn eigen jaarlijkse activiteitenverslag vermelden. Problemen met betrekking tot de verantwoording van de Commissie voor de uitvoering van de begroting die aan de gedelegeerde instanties is toevertrouwd, het gebrek aan een geharmoniseerde rapportage over de berekening en bekendmaking van foutenpercentages door de gezamenlijke technologie-initiatieven, en de vertraagde opstart van de gemeenschappelijke auditdienst kunnen een negatief effect hebben op het zekerheidsopbouwproces van de groep van onderzoeks-DG's. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 5.3 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.4.Audit van de uitvoering van de controlesystemen in het kader van KP7 in ERCEA (ERCEA) De Europese onderzoeksraad (ERC) werd in 2007 opgericht om het Ideas-programma in het kader van het zevende kaderprogramma (KP7) uit te voeren ten gunste van de wetenschappelijke gemeenschap in Europa door grensverleggende onderzoeksprojecten te financieren. De ERC wil onderzoekers de middelen geven zodat ze hun onderzoek onafhankelijk kunnen voeren. Hiertoe selecteert en financiert de ERC door onderzoekers aangestuurde onderzoeksideeën die zijn gebaseerd op initiatieven van de wetenschappelijke gemeenschap. De ERC tracht ook de beste Europese onderzoekers carrièremogelijkheden te bieden en topwetenschappers aan te trekken. Het Uitvoerend Agentschap van de ERC (ERCEA) is een specifieke structuur die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het programma. Hoewel KP7, dat betrekking heeft op de periode 2007-2013, op zijn einde loopt, moet een groot deel (ongeveer 50 %) van de begroting nog in de loop van de komende jaren worden gebruikt, waarbij het aantal betalingen en de waarde ervan onder het Ideas-programma wellicht zal pieken tussen 2014 en 2016 en de laatste betalingen in 2021 zullen worden uitgevoerd. De doelstelling van de audit was nagaan of de controlestrategie van ERCEA voor KP7 doeltreffend en doelmatig werd uitgevoerd en in zijn jaarlijkse activiteitenverslag werd gerapporteerd. Daarnaast onderzocht de IAS ook of ERCEA ervoor zorgt dat corrigerende maatregelen snel en evenredig worden genomen zodat het foutenniveau aanvaardbaar is voor wat de wettigheid en regelmatigheid van de transacties betreft. De IAS heeft ERCEA aanbevolen een restfoutenpercentage bekend te maken dat gebaseerd is op een statistisch representatieve steekproef of, indien het een alternatieve beoordelingsvorm gebruikt, ernaar te verwijzen als een "vastgesteld" in plaats van "representatief" foutenpercentage.

Bovendien moet ERCEA een alomvattende auditstrategie en auditplan ontwikkelen, met inbegrip van relevante KPI's, en op gezette tijdstippen zijn risicoparameters evalueren en aanpassen aan de specifieke eigenschappen van ERCEA. Het Uitvoerend Agentschap heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 5.4 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.5.Audit van aanbestedingsbeheer in DG JRC (DG JRC) Aanbestedingen zijn uiterst belangrijk voor de kernactiviteiten van het JRC, met name het onderbouwen van het EU-beleid in de gehele beleidscyclus met onafhankelijk, op bewijzen gebaseerd wetenschappelijk en technisch onderzoek. Meer dan 75 % van zijn jaarlijkse begroting (personeelskosten niet meegerekend) wordt via heel wat aanbestedingsprocedures en talrijke overeenkomsten besteed. De doelstelling van de audit was nagaan of de aanbestedingsprocedures bij het JRC in overeenstemming zijn met de aanbestedingsregels en of de bestaande controles doeltreffend zijn. De audit was voornamelijk gericht op de procedurele aspecten, zoals de analyse en planning van de behoeften, de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomsten en ex-postcontrolestrategie. Uit de audit is gebleken dat het JRC vooruitgang heeft geboekt, maar dat er ook punten zijn die voor verbetering vatbaar zijn. Zo moet het JRC stappen ondernemen om afzonderlijke procedures voor goederen en diensten vast te stellen, waarmee, over het geheel genomen, tijdens het jaar de drempel kan worden bereikt en die bijgevolg kunnen worden opgenomen in een ruimere procedure. De IAS heeft het JRC aanbevolen zijn strategie voor aankopen met een geringe waarde te evalueren na een analyse van het uitgavenprofiel van elke vestiging en dit gepaard te laten gaan met acties zoals bewustmaking van de operationele eenheden over de criteria voor de selectie van aanbestedingsprocedures. Daarnaast moet het JRC specifieke controlemaatregelen en/of bewustmakingsacties uitvoeren als opvolging voor de financiële problemen die tijdens de testfase van de audit werden vastgesteld. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 5.5 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.3.6.Beperkte verificatie van de berekening en de onderliggende methodologie van DG CNECT voor het restfoutenpercentage voor het verslagjaar 2013 (DG CNECT) De doelstelling was de berekening en de onderliggende methodologie van het restfoutenpercentage te controleren. Op die manier kon DG CNECT de nodige acties nemen om het kwijtingsrisico te verminderen nog voor de rapportage van het restfoutenpercentage in het definitieve jaarlijkse activiteitenverslag en samenvattend verslag. Als gevolg van de verificatie werden geen grote risico's vastgesteld. Zie deel 5.6 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.4.Economische en financiële zaken (COMP, ECFIN, FISMA, GROW, OLAF, TAXUD, TRADE, EASME) 4.4.1.Audit van risicobeheers- en planningsprocedures in DG ECFIN in de context van nieuw economisch bestuur (DG ECFIN) DG ECFIN speelt een sleutelrol bij het ontwerpen, bespreken en uitvoeren van beleidsmaatregelen van de Commissie om de gevolgen aan te pakken van de wereldwijde financiële crisis; banksystemen, aandelenmarkten en kredietstromen zijn daarbij betrokken. Sinds 2008 kent het DG een aanzienlijke toename van zijn personeel, verantwoordelijkheden en de complexiteit van het regelgevingskader waarin het zijn werkzaamheden uitvoert. Het DG heeft ook drie reorganisaties doorgemaakt. De doelstelling van de audit was nagaan of DG ECFIN het beheer, de controle en de rapportage van zijn nieuwe verantwoordelijkheden in de context van economisch bestuur heeft gebaseerd op doeltreffende risicobeheers- en planningsprocedures. Uit de audit is in het algemeen gebleken dat DG ECFIN, in een context van economische crisis, uitdagingen en beperkingen, het beheer, de controle en de rapportage van zijn nieuwe verantwoordelijkheden in de context van economisch bestuur heeft gebaseerd op doeltreffende risicobeheers- en planningselementen die in het algemeen voldoen aan de richtsnoeren van de centrale diensten.

Zie deel 6.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.4.2.Audit van de samenwerking van DG MARKT met de drie toezichthoudende organen inzake financiële diensten (DG MARKT) Na het uitbreken van de financiële crisis in 2008 was de stabilisering van de financiële markten een prioriteit en de hervorming van de financiële sector een noodzakelijk instrument om dit te bereiken. De financiële crisis maakte duidelijk dat de financiële sector beter moet worden gereguleerd en beter toezicht behoeft. Drie Europese toezichthoudende autoriteiten, met name de Europese Bankautoriteit (EBA), de Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) en de Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (EIOPA), werden op 1 januari 2011 opgericht ter vervanging van de voormalige toezichthoudende structuur van de EU. De algemene doelstelling was het beoordelen van het huidige kader voor prestatiebeheer waarin DG MARKT de samenwerking met de drie Europese toezichthoudende autoriteiten inzake financiële diensten opvolgt en controleert en informatie en verslagen ontvangt over de geboekte vooruitgang in het behalen van de beleidsdoelen voor Europees financieel toezicht. Uit de audit is in het algemeen gebleken dat het ontwerp en de uitvoering van het huidige kader voor prestatiebeheer van DG MARKT betreffende de samenwerking met de drie Europese toezichthoudende autoriteiten toereikend is, zowel voor de opvolging van hun activiteiten als voor het ontvangen van informatie en verslagen over de geboekte vooruitgang in het behalen van de beleidsdoelen voor Europees financieel toezicht. Zie deel 6.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.4.3.Audit van het resultaatmeetsysteem voor de douaneactiviteiten van DG TAXUD (DG TAXUD) De werking van de douane-unie steunt op de nauwe samenwerking tussen DG TAXUD en de nationale overheden. Het belangrijkste instrument dat de uitvoering van het douanebeleid ondersteunde, was het Douane 2013-programma (tot en met 2013), dat is vervangen door het nieuwe Douane 2020-programma voor de periode na 2014. Een prioriteit voor 2014 was het boeken van vooruitgang in het tot stand brengen van e-Douane, een moderne, digitale omgeving voor douane en handel die gebaseerd is op het douanewetboek van de Unie, als aangenomen op 9 oktober 2013. De algemene doelstelling van de audit was het beoordelen van het bestaande kader voor het meten van de resultaten van de douaneactiviteiten van DG TAXUD, met name de dagelijkse operationele en administratieve activiteiten en het behalen van beleidsdoelen. De IAS erkent dat reeds stappen zijn ondernomen, maar heeft geconcludeerd dat DG TAXUD zijn resultaatmeting van douanecomités en -groepen en van de interne activiteiten van DG TAXUD op douanegebied sterk moet verbeteren. In het licht van deze twee erg belangrijke problemen moet DG TAXUD een meer doeltreffend resultaatmeetsysteem voor comités en groepen met duidelijkere verantwoordelijkheden, een betere coördinatie en middelencontrole tot stand brengen. Het DG moet ook zijn eigen resultaatmeetsysteem verbeteren door het beheersplan en risicobeheer doeltreffender te gebruiken als beheersinstrumenten en door de interne communicatie te versterken. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 6.3 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.5.Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding (DEVCO, ECHO, FPI, NEAR) 4.5.1.Audit van bijdrageovereenkomsten met VN-organen en andere internationale organisaties (DG DEVCO) Tijdens de voorbereiding van het strategische auditplan 2013-2015 van de IAS werd het risico met betrekking tot de bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties als hoog beoordeeld, gezien het belang, in financieel opzicht, van bijdrageovereenkomsten als middel om ontwikkelingshulp te leveren. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de bestaande processen en procedures bij DG DEVCO om de ontwikkelingshulp- en samenwerkingssteunacties uit te voeren via bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties, met name in het licht van de eisen die het nieuwe Financieel Reglement stelt met betrekking tot de methode van indirect beheer waarbij de Commissie begrotingsuitvoeringstaken toevertrouwt aan onder andere internationale organisaties via delegatieovereenkomsten inzake indirect beheer. De IAS heeft geconcludeerd dat DG DEVCO sinds de goedkeuring van het nieuwe Financieel Reglement de nodige stappen heeft ondernomen om zijn interne controlestructuren aan te passen aan de nieuwe vereisten. De IAS heeft met name opgemerkt dat de nieuwe ex-antebeoordelingsmethode (pijlerbeoordeling) die DG DEVCO in 2013 heeft ontwikkeld, in overeenstemming is met het Financieel Reglement en zijn toepassingsvoorschriften en met de interne controlenormen van de Commissie. De algemene strategie van DG DEVCO voor het beheer van de bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties, als voorgesteld in verschillende gecontroleerde documenten, hangt samen met het besluit van de Commissie, de financieringsovereenkomst, de actiefiche en de betreffende bijdrageovereenkomst met de internationale organisatie. De rapportage-eisen zijn opgenomen in de speciale voorwaarden en de verslagen zijn in het algemeen duidelijk, nauwkeurig en specifiek.

Bovendien merkt de IAS op dat DG DEVCO en DG ECHO de planning van de nieuwe pijlerbeoordelingen hebben gecoördineerd en onderling verdeeld. Zie deel 7.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.5.2.Audit van bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties (DG ECHO) Tijdens de voorbereiding van het strategische auditplan 2013-2015 van de IAS werd het risico dat inherent is aan de uitvoering van bijdrageovereenkomsten als hoog beoordeeld omdat DG ECHO zelf geen humanitaire acties uitvoert, maar via zijn partners op basis van de methode van indirect beheer (gezamenlijk beheer onder het vorige Financieel Reglement), wat voor DG ECHO uitdagingen en risico's teweegbrengt voor het behalen van zijn beleidsdoelen. Bovendien maken, financieel gezien, de bijdrageovereenkomsten een groot deel (46 % in 2012) uit van de totale jaarlijkse vastleggingen van DG ECHO. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de bestaande processen en procedures bij DG ECHO om humanitaire hulpacties uit te voeren via bijdrageovereenkomsten met internationale organisaties. De IAS neemt nota van de inspanningen van DG ECHO (samen met DG DEVCO) om de vorige pijlerbeoordelingsmethode te verbeteren en zijn interventiestrategieën te ontwikkelen. DG ECHO heeft de laatste jaren de plannings- en besluitvormingsprocessen van zijn projecten aanzienlijk verbeterd en heeft zijn besluitvormingsprocessen voor financieringen gestroomlijnd, waardoor zowel DG ECHO als zijn partners hun projecten beter kunnen plannen. De IAS erkent de stappen die DG ECHO reeds heeft genomen, maar concludeert dat het i) zijn algemeen controle- en rapportagekader moet verbeteren als middel om het niet-behalen van de doelstellingen voor bepaalde projecten aan te pakken, ii) de vooruitgang die het tot op heden heeft geboekt, moet continueren en versterken om beter aan te tonen dat zijn financieringen van internationale organisaties renderen, en iii) de kosteneffectiviteit van zijn verificatiestrategie moet verzekeren. De IAS heeft DG ECHO aanbevolen zijn controlekader te ontwikkelen in het licht van de verschuiving binnen de Commissie naar een nieuwe prestatiegerichte cultuur en een grotere nadruk op rendement. Het DG moet ook een analyse uitvoeren van de meest voorkomende redenen waarom projecten mislukken en moet ervoor zorgen dat achteraf kan worden nagegaan waarom de laatste betalingen van dergelijke projecten toch werden uitgevoerd. DG ECHO moet ook zijn rapportagebehoeften in samenhang met die voor plaatselijke controlebezoeken opnieuw beoordelen. Tot slot moet DG ECHO doelstellingen en doelen en de kosten en baten van de controles in zijn verificatiestrategie opnemen. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 7.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.5.3.Audit van het zekerheidsopbouwproces in de EU-delegaties (DG DEVCO) Tijdens de voorbereiding van het strategische auditplan 2013-2015 van de IAS werd het risico met betrekking tot het zekerheidsopbouwproces in de delegaties van de Europese Unie als hoog beoordeeld. Deze beoordeling was gebaseerd op de punten van voorbehoud die DG DEVCO had opgenomen in zijn jaarlijkse activiteitenverslagen van 2012 en 2013 voor al zijn activiteiten als gevolg van het grote aantal fouten inzake wettigheid en regelmatigheid (met name foutenpercentages van 3,63 % in 2012 en 3,35 % in 2013), hetgeen in overeenstemming was met de bevindingen en de meest waarschijnlijke foutenpercentages die de Rekenkamer had vastgesteld tijdens de oefeningen inzake betrouwbaarheidsverklaringen van 2011 en 2012. De risicobeoordeling was ook gebaseerd op de audit van de IAS van 2012 van de procedure bij DG DEVCO voor het opstellen van het jaarlijkse activiteitenverslag. De conclusie hiervan was dat de rapportageketen (gekend als het "controlepiramidesysteem") van de delegatiehoofden tot de directeurs (gesubdelegeerde ordonnateurs) in DG DEVCO en van de directeurs tot de directeur-generaal van DG DEVCO (gedelegeerde ordonnateur) moest worden versterkt en dat de doeltreffendheid van het verslag over het beheer van externe steun als een instrument voor verantwoording (zekerheid) en beheer tussen de delegaties en het hoofdkantoor moest worden vergroot. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffende toepassing van het internecontrolesysteem en de processen voor risicobeheer en bestuur met betrekking tot het zekerheidsopbouwproces binnen de EU-delegaties. Gezien de omgeving waarin DG DEVCO zijn activiteiten uitvoert, is het belangrijk dat de beheerscontrolesystemen doeltreffend werken zodat de financiële en reputatierisico's voor de EU-begroting kunnen worden beperkt en de kans dat de belastingbetaler waar krijgt voor zijn geld, wordt vergroot. De IAS is ingenomen met de betrouwbaarheidsverklaring door de delegatiehoofden als een doeltreffende manier om zekerheid te bieden over de werking van het internecontrolesysteem. De IAS heeft geconcludeerd dat de procedure van het verslag over het beheer van externe steun goed gestructureerd en georganiseerd was binnen de delegaties van de EU, met het delegatiehoofd die de verantwoordelijkheid neemt en zijn handtekening zet onder de betrouwbaarheidsverklaring, als vereist in het Financieel Reglement. De IAS heeft echter opgemerkt dat deze procedure nog kan worden verbeterd door de delegaties van de EU duidelijke richtsnoeren te geven over i) de elementen/evenementen die moeten of kunnen leiden tot een punt van voorbehoud door de delegaties, en ii) de mogelijke gevolgen van punten van voorbehoud. De IAS heeft één erg belangrijk probleem vastgesteld, met name de gebrekkige richtsnoeren over waar en hoe de delegatiehoofden een punt van voorbehoud moeten opnemen in de betrouwbaarheidsverklaring. In het licht van dit risico moet DG DEVCO betere richtsnoeren uitvaardigen over i) de vaststelling van een punt van voorbehoud, met inbegrip van de mogelijke financiële of reputatiegevolgen op het niveau van de delegaties, en ii) de gevolgen van punten van voorbehoud (met name de belangrijkste acties die worden bepaald, uitgevoerd of gepland om de situatie/zwakke punten als gevolg van het punt van voorbehoud recht te zetten). Er is één belangrijke aanbeveling die ook moet worden aangehaald: Het verslag over het beheer van externe steun is het belangrijkste verantwoordingsinstrument van de EU-delegaties om zekerheid te bieden over het beheer van fondsen die aan hen zijn gesubdelegeerd. Het bestaat uit een reeks kernprestatie-indicatoren (KPI's) betreffende een gezond financieel beheer en de doeltreffendheid van internecontrole- en -auditsystemen. De IAS heeft DG DEVCO aanbevolen het ontwerp van het verslag over het beheer van externe steun te verbeteren door meer richtsnoeren uit te vaardigen over het ontwerp, het gebruik en de relevantie van de KPI's die het verslag structureren, zodat ze voldoende informatie bieden voor het zekerheidsopbouwproces. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 7.3 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.5.4.Audit van begrotingssteun in DG DEVCO Begrotingssteun is een vorm van steun die wordt gefinancierd met middelen uit de EU-begroting en het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF), en was goed voor 24 % van de totale betalingen van het DG in 2014. Een kenmerk van begrotingssteun is dat het gegeven geld niet kan worden getraceerd, aangezien de fondsen terechtkomen in de nationale schatkist van het ontvangende land. De verantwoordelijkheden van de Commissie, wanneer ze rekenschap geeft voor en audits uitvoert van deze middelen, zijn bijgevolg beperkt tot het garanderen dat de uitbetalingsvoorwaarden zijn nageleefd en de fondsen zijn overgedragen in overeenstemming met de overeenkomst die met dat land is gesloten.

Eind 2013 waren er 256 gevallen van uitgevoerde begrotingssteun of begrotingssteun in voorbereiding in 84 landen. Afrika en de landen die behoren tot het Europese nabuurschap en partnerschap zijn verreweg de grootste ontvangers van begrotingssteunmiddelen (respectievelijk 44 % en 31 % van de totale lopende verbintenissen in 2013). Het gebruik van bepaalde aspecten van de begrotingssteun door de Commissie wordt al jaren in vraag gesteld door de commissies Ontwikkelingssamenwerking (DEVE) en Begrotingscontrole (CONT) van het Europees Parlement en door de lidstaten. Daarnaast heeft de Europese Rekenkamer in zijn speciaal verslag 11/2010 de zwakke punten in het beheer van de begrotingssteun door de Commissie vastgesteld. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de aanpak van DG DEVCO ten aanzien van de begrotingssteun en met name of de procedures van DG DEVCO om zijn begrotingssteunactiviteiten te beheren, doeltreffend en doelmatig zijn. De conclusie van de audit was dat de "Begrotingssteunrichtsnoeren" (uitgegeven in september 2012) samen met een sterk risicobeheerskader een goede basis vormen voor de besluitvorming. De IAS is blij met de geplande herziening van de "Begrotingssteunrichtsnoeren", die net op tijd komt om de uitvoering van de nieuwe indicatieve meerjarenprogramma's richting te geven en die bedoeld is om tegemoet te komen aan bepaalde zorgen die de diensten tijdens de eerste twee uitvoeringsjaren hebben geuit. De IAS heeft echter één erg belangrijk probleem vastgesteld inzake beleidsdialoog in de context van begrotingssteun. DG DEVCO moet dit probleem oplossen door de huidige richtsnoeren inzake beleidsdialoog te verbeteren. DG DEVCO moet ook beleidsdialoogelementen voor een bepaalde sector/subsector opnemen in de financieringsovereenkomst (of in een ander document waarover een overeenkomst met de nationale autoriteiten is bereikt) om beter te anticiperen op de belangrijkste thema's van de beleidsdialoog en uiteindelijk bij te dragen tot het behalen van de vooropgestelde resultaten voor de specifieke indicatoren als vastgesteld in de technische en administratieve voorschriften. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 7.4 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.5.5.Audit van de controlestrategie in FPI (FPI) De dienst Instrumenten buitenlands beleid (FPI) beheert een belangrijk deel van de begroting voor het buitenlands beleid. De dienst is verantwoordelijk voor onder andere het operationele en financiële beheer van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (GBVB) en voor de crisiscomponent van het stabiliteitsinstrument (IfS). De complexiteit van het besluitvormingsproces, de geografische verspreiding van de betrokken actoren (in het kader van het gemeenschappelijke veiligheids- en defensiebeleid uitgevoerde missies (GVDB-missies) en speciale vertegenwoordigers van de EU (SVEU)), de operationele omgeving van de GVDB-missies die uit het niets worden tot stand gebracht zonder de voorafgaande zekerheid dat ze voldoen aan de eisen van de "pijlerbeoordeling" en het vaak hoge corruptieniveau in de landen waar de activiteiten worden ontplooid, zorgen voor een inherent hoog risico voor de uitvoering van de begroting, waarvoor alleen FPI verantwoordelijk is. Deze hoge risico's kunnen, wanneer ze onvoldoende worden beperkt, gevolgen hebben voor de zekerheid die FPI van de GVDB-missies en de SVEU krijgt. De doelstelling van de audit was het beoordelen van de toereikendheid en doeltreffendheid van de controlestrategie van FPI ten aanzien van de activiteiten in het kader van het GBVB en het IfS die via SVEU's/GVDB-missies en door de EU-delegaties worden uitgevoerd, met name, en respectievelijk: i) het ontwerp en de doeltreffende uitvoering van de controlestrategie die FPI heeft ingevoerd om het zekerheidsopbouwproces met betrekking tot het GBVB en het IfS te onderbouwen, ii) de door FPI ingevoerde fraudebestrijdingsstrategie, en iii) de berekening en bekendmaking van het restfoutenpercentage in het jaarlijkse activiteitenverslag 2013 van FPI. De IAS heeft nota genomen van de uitdagende omgeving waarin FPI zijn werkzaamheden uitvoert. Deze omgeving wordt immers gekenmerkt door een problematische coördinatie, waardoor besluitvorming ingewikkelder is. De IAS heeft echter geconcludeerd dat, gezien de steeds toenemende begroting voor de activiteiten van FPI, deze dienst zekerheid moet bieden over het gebruik van de middelen en hiertoe een fraudebestrijdingsstrategie moet ontwikkelen voor de GVDB-missies/SVEU's, zijn internecontrolesysteem moet versterken en doeltreffend toepassen en moet voldoen aan de instructies van DG BUDG voor de berekening van zijn foutenpercentage. FPI moet daarom een strategie ontwikkelen en uitvoeren voor fraudevoorkoming en -opsporing bij GVDB-missies/SVEU's en ervoor zorgen dat het personeel dat de GBVB-begroting uitvoert op regelmatige tijdstippen opleiding krijgt over fraudebestrijdingsaspecten en -ethiek. FPI moet ook doeltreffende begeleiding op centraal niveau aan de missies bieden, zijn controlestrategie herzien en de doeltreffendheid ervan tijdens de uitvoeringsfase verbeteren zodat het bedrag aan niet-subsidiabele uitgaven dat tijdens ex-postcontroles wordt vastgesteld, wordt beperkt. FPI moet bovendien zijn auditstrategie voor mandaten herzien. Tot slot moet FPI, in overeenstemming met de vaste instructies van DG BUDG voor jaarlijkse activiteitenverslagen, een meerjarenaanpak toepassen voor de berekening van het foutenpercentage van zijn activiteiten die van nature meerjarig zijn, en deze berekening baseren op de werkelijk gecontroleerde betalingen. FPI moet, voor het bieden van zekerheid, ook stappen ondernemen om een alternatieve beoordelingsvorm toe te passen als aanvulling op de huidige methode. Eén als "erg belangrijk" gekwalificeerde aanbeveling voor FPI werd slechts gedeeltelijk aanvaard. De IAS heeft FPI aanbevolen het besluitvormingsproces voor invorderingen beter te documenteren. FPI was van mening dat hij al verschillende initiatieven had genomen om dit te verbeteren. Uit de audit van de IAS is echter gebleken dat ondanks deze initiatieven er nog zwakke punten zijn. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanvaarde aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 7.5 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.6.IT-audits 4.6.1.Gezamenlijke audit van de IAS/AGRI IAC van het beheer van de lokale IT in DG AGRI De kernactiviteiten van DG AGRI zijn sterk afhankelijk van IT-systemen. Ze bieden voornamelijk ondersteuning aan landbouwmarkten, rechtstreekse steun en plattelandsontwikkeling, en activiteiten met betrekking tot financieel en auditbeheer. IT-activiteiten en -hulpbronnen worden lokaal beheerd, voornamelijk door de eenheid IT. De algemene doelstelling van de audit was het beoordelen van het internecontrolesysteem dat DG AGRI heeft ingevoerd om zijn lokale IT-activiteiten op een toereikende, doeltreffende manier te beheren.

De IAS heeft in het algemeen vastgesteld dat de lokale IT van DG AGRI zijn taak, met name de ondersteuning van DG AGRI bij de uitvoering van zijn activiteiten, op een doeltreffende wijze vervult door IT-oplossingen te bieden die in overeenstemming zijn met de bedrijfsbehoeften en -prioriteiten. Desalniettemin heeft de IAS twee erg belangrijke problemen inzake IT-bestuur en -strategie aan DG AGRI gemeld. Het DG moet het IT-bestuurskader verder verbeteren door de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende organen/actoren duidelijk te omschrijven. Het DG moet met name de sturende rol van de IT-stuurgroep en van de stuurgroepen informatiesystemen/projecten, alsook de deelname van de bedrijfswereld aan het besluitvormingsproces versterken. DG AGRI moet ook een alomvattende IT-strategie opstellen waarin het een langetermijnvisie uittekent voor de investeringen van het DG in IT en de afstemming van deze investeringen op de bedrijfsdoelstellingen. Als DG AGRI geen goed gevolg geeft aan deze aanbevelingen, kunnen deze problemen leiden tot een ondoeltreffende en ondoelmatige besluitvorming op het gebied van IT-activiteiten en een zwakke overeenkomst tussen IT en de doelstellingen van het DG en bedrijven. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 8.1 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.6.2.Audit van IT-bestuur in DG BUDG DG BUDG is voor de uitvoering van zijn taken sterk afhankelijk van IT-systemen. Het directoraat-generaal is de systeemeigenaar van de centrale financiële informatiesystemen, met inbegrip van ABAC (voor de registratie van begrotingsuitvoering en boekhouding), Badgebud (voor begrotingsopstelling) en RAD (voor de opvolging van de jaarlijkse kwijting), die in de meeste gevallen door DG BUDG worden ontwikkeld en onderhouden. De algemene doelstelling van deze audit was nagaan of DG BUDG met zijn IT-bestuur kan zorgen voor een optimale afstemming tussen de bedrijfswereld en IT, een gezond beheer van de middelen en doeltreffende IT-oplossingen. Tijdens de audit ging de aandacht naar het huidige kader waarmee DG BUDG zijn IT-activiteiten regelt en controleert. Er werd met name onderzocht of het ontwerp en de uitvoering van de processen en de huidige organisatiestructuren ervoor zorgen dat IT voldoende ondersteuning biedt aan de strategieën en doelstellingen van het DG. In het algemeen biedt de IT-eenheid van DG BUDG doeltreffende IT-oplossingen in termen van beschikbaarheid van financiële systemen, betrouwbaarheid van boekhoudingen en overeenstemming met de wettelijke eisen. De IAS heeft echter erg belangrijke problemen vastgesteld op de volgende gebieden: IT-bestuur, IT-organisatie en het prioriteren en plannen van IT-activiteiten. DG BUDG moet de huidige IT-bestuursstructuur verbeteren door de opstelling, samenstelling en het mandaat van de bestuursorganen te herzien en ervoor te zorgen dat ze doeltreffend functioneren. De IT-stuurgroep moet regelmatiger samenkomen en de rollen van de systeemeigenaar, bedrijfseigenaar en gegevenseigenaar moeten voor de verschillende informatiesystemen worden verduidelijkt. DG BUDG moet ook zijn IT-organisatie stroomlijnen door de IT-capaciteit op te splitsen in homogene gebieden en moet IT-taken consolideren op basis van een inventaris van de IT-activiteiten die het DG momenteel uitvoert, en de beschikbare competenties. Het DG moet met name een onderscheid maken tussen de vraag aan en het aanbod van IT-taken en de verhoudingen tussen deze twee gebieden regelen. De prioriterings- en planningsprocedures moeten haalbaarder worden en gepaard gaan met een duidelijke toewijzing van de verantwoordelijkheden, zodat de diensten volgens planning, tijdig en met de geplande middelen worden verleend. Daarom moet DG BUDG bij het plannen van zijn IT-activiteiten rekening houden met de beschikbare middelen en de beperkingen om geen onrealistische verwachtingen te scheppen en eventueel falen/vertragingen te vermijden. Het DG moet ook ervoor zorgen dat bedrijfsverzoeken tijdig aan de IT-eenheid worden doorgegeven zodat de eenheid haar activiteiten beter kan plannen. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 8.2 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.6.3.Audit van het beheer van logische systeemtoegang (ECAS/LDAP/windows) in DG DIGIT ECAS is het belangrijkste authenticatiesysteem dat in de Europese Commissie wordt gebruikt. Het is een enkel register van persoonlijke gegevens zoals loginnamen en wachtwoorden dat wordt gebruikt door 1,3 miljoen mensen (intern en extern) die toegang willen krijgen tot bedrijfs- en lokale IT-systemen voor hun administratieve, financiële en beleidsgerelateerde activiteiten. ECAS werd intern ontworpen door DG DIGIT en wordt in het gegevenscentrum beheerd. DG DIGIT lanceerde in 2013 een belangrijk project, met name Exodus, om de IT-infrastructuur van ECAS bij te werken en de beveiliging ervan te verbeteren. Dit project is in uitvoering. De algemene doelstelling van de audit was nagaan of het controlesysteem van DG DIGIT ervoor zorgt dat de ECAS-authenticatiedienst de behoefte aan een beveiligde toegang tot de informatiesystemen van de Commissie voldoende ondersteunt. Uit de audit is gebleken dat ECAS de voorbije jaren goede prestaties heeft geleverd, zonder grote klachten van gebruikers, en door steeds meer bedrijfs- en lokale toepassingen wordt gebruikt. Door de jaren heen zijn er nieuwe functies bijgekomen en is het systeem veiliger geworden. Desalniettemin moet DG DIGIT het bestuur van de ECAS-diensten en het beveiligingsbeheer verbeteren zodat de gebruikers kunnen rekenen op meer doeltreffende en veilige authenticatiediensten. De IAS heeft erg belangrijke problemen op de volgende gebieden vastgesteld: visie en strategie voor identiteits- en toegangsbeheer (IAM), beveiligingseisen voor ECAS, beheer en planning van eisen van het Exodus-project en de afhankelijkheid van ECAS van Windows Active Directive (AD), de Commission Enterprise Directory (CED) en de Central User Directory (CUD). In het licht van deze problemen moet DG DIGIT zijn visie voor IAM bijwerken en deze passend vertalen in een langetermijnstrategie en jaarplannen met duidelijke doelstellingen en te behalen resultaten.

Daarnaast moet DG DIGIT, samen met de belanghebbenden, de beveiligingseisen vaststellen en op passende wijze documenteren in een veiligheidsplan. Ook moet DG DIGIT een duidelijk stappenplan opstellen (met vermelding van de middelen, uiterste termijnen en af te leveren producten) voor het Exodus-project. Tot slot moet DG DIGIT nagaan van welke andere componenten het onnodig afhankelijk is en de nodige beveiligingsmaatregelen nemen om de kans op beveiligingsschendingen en onderbreking van de dienst te beperken. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 8.3 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.6.4.Audit van het beheer van IT-projecten in DG EAC (E4ALink en EVE) Op dit moment beheert DG EAC verschillende IT-ontwikkelingsprojecten om IT-toepassingen te leveren die het beheer van de toekomstige generatie programma's (2014-2020) ondersteunen. DG EAC besteedt met name bijzondere aandacht aan de activiteiten met betrekking tot het Erasmus+-programma, met een totale begroting van ongeveer 19 miljard euro voor de periode 2014-2020. De IT-systemen die momenteel worden ontwikkeld, zullen door de operationele eenheden van DG EAC en door de nationale agentschappen, uitvoerende agentschappen en begunstigden van subsidies worden gebruikt. Het goede beheer van IT-projecten is een belangrijke succesfactor bij het verzekeren dat de IT-systemen voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers en tijdig en met de geplande middelen worden uitgevoerd. In deze context was de doelstelling van de audit nagaan of het beheer van de IT-projecten in DG EAC toereikend is, met name of de vastgestelde uiterste termijnen voor het in productie brengen van de systemen worden nageleefd, of het aan de projecten toegewezen budget wordt nageleefd en of de geleverde producten van goede kwaliteit zijn. De IAS heeft in het algemeen vastgesteld dat het DG werk heeft gemaakt van een beter beheer van zijn IT-projecten door een meer coherente, gestructureerde aanpak te ontwikkelen en een projectbeheerskader uit te voeren dat bestuur en organisatorische structuren, processen, activiteiten en documentatie omvat. De IAS heeft echter vastgesteld dat het beheer van het projectportfolio, de projectbeheermethode en de logische beveiliging van informatiesystemen voor verbetering vatbaar zijn. In het licht van deze problemen moet DG EAC de bestaande controlemechanismen voor projectbeheer versterken (door processen, voorwerpen en werkprocessen van huidige en toekomstige projecten in overeenstemming te brengen met het referentiekader PM2) en een formele structuur voor het beheer van programma's en portfolio's uitvoeren. DG EAC moet ook beveiligingsplannen opstellen en uitvoeren die gebaseerd zijn op de resultaten van de effect- en risicobeoordelingen van bedrijven en de daaruit voortvloeiende kriticiteit van de IT-systemen. Hierbij moeten zowel bedrijven als beveiligingsspecialisten worden betrokken. Het DG heeft een actieplan opgesteld dat de IAS voldoende acht om de aanbevelingen uit te voeren. Zie deel 8.4 van het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer informatie hierover. 4.6.5.Gezamenlijke audit van de IAS/IAC van het beheer van de lokale IT in DG MARE De activiteiten van DG MARE zijn sterk afhankelijk van IT-systemen om de strategische doelstellingen van zowel het visserijbeleid (GVB) als het maritiem beleid (GMB) te halen. De informatiesystemen van DG MARE ondersteunen het programma "Integrated Fisheries Data Management" (geïntegreerd beheer van visserijgegevens), geven informatie over de zeeatlas (MarAtlas) en geven de overheden de mogelijkheid om sectoroverschrijdende gegevens op maritiem gebied uit te wisselen (CISE-project). De algemene doelstelling van de audit was het beoordelen van het internecontrolesysteem dat DG MARE heeft ingevoerd om zijn lokale IT-activiteiten op een toereikende, doeltreffende manier te beheren. DG MARE is in het algemeen zich volledig bewust van het belang van IT in het behalen van bedrijfsdoelstellingen en besteedt hieraan veel aandacht (bv. via maandelijkse vergaderingen van de IT-stuurgroep). Er worden IT-oplossingen geleverd ter ondersteuning van het beleid van het DG, ondanks de complexiteit die eigen is aan de omgeving waarin het zijn activiteiten ontplooit en de beperkte middelen. De IAS heeft echter erg belangrijke problemen vastgesteld op het gebied van IT-strategie en -bestuur, IT-activiteiten en IT-projectbeheer. In het licht van deze problemen moet DG MARE een formele IT-langetermijnstrategie vaststellen en bekrachtigen, die betrekking heeft op alle IT-gerelateerde activiteiten die de bedrijfsdoelen ondersteunen. Daarnaast moet het DG de IT-gerelateerde behoeften voor alle beleid waarvoor DG MARE verantwoordelijk is, vaststellen, beoordelen en prioriteren, alsook de beschikbare middelen toekennen. Het DG moet ook de huidige bestuursstructuur verbeteren door de werking van de bestaande bestuursorganen (ITSC, thematische groepen) te evalueren en specifieke stuurgroepen op te richten om toezicht te houden op de operationele aspecten van programma's en projecten. De rollen, verantwoordelijkheden en rapportagemodaliteiten moeten duidelijk worden omschreven en uitgevoerd voor alle bestuursorganen. Op het gebied van IT-activiteiten moet DG MARE zijn kader en procedures voor het beheer van veranderingen verbeteren zodat in alle IT-domeinen de verzoeken om verandering volledig in aanmerking komen, worden beoordeeld en geprioriteerd. DG MARE moet ook zijn portfolio- en programmabeheer verbeteren door een passend kader vast te stellen dat de organisatie, rollen en verantwoordelijkheden, processen en instrumenten van zowel de IT- als de bedrijfszijde omvat. Op het gebied van projectbeheer moet DG MARE zorgen voor meer steun aan bedrijven en projectbeheerders, een kwaliteitsbeheersprocedure ontwerpen en uitvoeren en de eenheid voor dienstenbeheer verbeteren.