RESOLUTIE (EU) 2020/1903 VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 14 mei 2020

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2018, afdeling X — Europese Dienst voor extern optreden

HET EUROPEES PARLEMENT,

— gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2018, afdeling X — Europese Dienst voor extern optreden,

— gezien artikel 100 van en bijlage V bij zijn Reglement,

— gezien het advies van de Commissie buitenlandse zaken,

— gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A9-0043/2020),

A. overwegende dat de doeltreffendheid en efficiëntie van de managementsystemen en het gebruik van middelen bij de centrale diensten en de delegaties van de Unie belangrijke leidende beginselen zijn om de doelstellingen van het buitenlands beleid te verwezenlijken, een antwoord te bieden op geopolitieke uitdagingen en de rol van de Unie als wereldspeler te versterken;

B. overwegende dat het van essentieel belang is een gemeenschappelijke managementcultuur binnen de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) te bevorderen door de Europese aard en korpsgeest van het diplomatiek personeel te versterken;

C. overwegende dat de kwijtingsautoriteit in het kader van de kwijtingsprocedure er de nadruk op wil leggen dat het bijzonder belangrijk is de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie verder te versterken door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en door het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer toe te passen;

1. betreurt in het algemeen dat de reikwijdte en conclusies van hoofdstuk 10 van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de instelling voor het begrotingsjaar 2018 (het “verslag van de Rekenkamer”) inzake administratie nogal beperkt zijn, ook al wordt rubriek 5 van het meerjarig financieel kader inzake administratie beschouwd als een rubriek met laag risico;

2. is van mening dat de controlewerkzaamheden in het kader van hoofdstuk 10 van het verslag van de Rekenkamer evenwichtiger over de verschillende instellingen van de Unie moeten worden verdeeld en verder moeten gaan dan nalevingsvereisten;

3. meent dat meer controlewerkzaamheden gericht moeten zijn op de operationele uitgaven of op kwesties die steeds belangrijker of zelfs kritiek worden voor de EDEO, zoals de strategische communicatiecapaciteit en informatietechnologie, bijv. cyberveiligheid, de prestaties van het algemene veiligheidspakket voor de delegaties of het financieel beheer en de administratieve ondersteuning van het missieondersteuningsplatform voor het civiele gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid;

4. merkt bovendien op dat de Rekenkamer voor het tweede jaar op rij geen specifieke problemen in verband met de EDEO heeft gemeld;

5. is ingenomen met het feit dat de Rekenkamer voor het tweede jaar op rij geen materiële foutenniveaus heeft vastgesteld in het jaarlijkse activiteitenverslag en de governanceregeling van de EDEO;

6. merkt op dat de totale begroting van de EDEO voor 2018 678,5 miljoen EUR bedroeg (d.w.z. een verhoging van 2,8 % in vergelijking met 2017), met op het eind van het jaar een uitvoeringspercentage van 99,9 % voor de vastleggingen en 84,8 % (iets minder dan de 86,7 % in 2017) voor de betalingen en met aanvullende bijdragen van de Commissie om de administratieve kosten te dekken van het personeel van de Commissie dat in de delegaties van de Unie werkt; neemt kennis van de huidige verdeling van de begrotingsmiddelen, namelijk 249,7 miljoen EUR voor het hoofdkantoor van de EDEO en 428,8 miljoen EUR voor de delegaties;

7. merkt op dat de EDEO in 2018 ook een bijdrage uit het Europees Ontwikkelingsfonds en de trustfondsen heeft ontvangen ten belope van 58,5 miljoen EUR, ten opzichte van 55 miljoen EUR in 2017;

8. spoort de EDEO aan om de huidige begrotingsnomenclatuur te vereenvoudigen om het beheer voor de EDEO gemakkelijker en efficiënter te maken, door de 35 begrotingsonderdelen die gebruikt worden om de activiteiten van het personeel van de Commissie in de delegaties te financieren, geleidelijk aan te stroomlijnen en daarbij rekening te houden met geografische en verscheidene ontwikkelingsinstrumenten;

9. stelt met voldoening de vereenvoudiging van het begrotingsbeheer vast, waarbij de gemeenschappelijke overheadkosten van alle delegatiekantoren (huur, veiligheid, schoonmaak en andere overheadkosten), met inbegrip van de delegaties van het Europees Ontwikkelingsfonds, in 2018 voor het derde jaar op rij volledig gefinancierd zijn uit de begrotingsonderdelen van de EDEO; steunt de inspanningen van de EDEO om zijn administratie te moderniseren en te vereenvoudigen door middel van het project “Innovatief 2019”, dat 20 voorstellen omvat die worden bestudeerd; verzoekt de EDEO om aan de Commissie begrotingscontrole verslag uit te brengen over de voorstellen die worden bestudeerd;

10. merkt op dat de begroting van het hoofdkantoor 249,7 miljoen EUR bedroeg, waarvan 162,4 miljoen EUR (of 65,5 %) bestemd was voor de uitbetaling van lonen en andere vergoedingen voor statutair en extern personeel, 30,8 miljoen EUR (of 12 %) voor gebouwen en daarmee samenhangende kosten en 34,9 miljoen EUR (of 14 %) voor IT-computersystemen, uitrusting en meubilair;

11. merkt op dat de begroting van de delegaties, die 428,8 miljoen EUR bedroeg, opgesplitst werd in 118,4 miljoen EUR (of 27,6 %) voor de vergoeding van statutair personeel, 168 miljoen EUR (of 39,2 %) voor gebouwen en daarmee samenhangende kosten, 72,1 miljoen EUR (of 16,8 %) voor extern personeel en externe dienstverlening, 27,6 miljoen EUR (of 6,4 %) voor andere personeelskosten en 42,7 miljoen EUR (of 10 %) voor andere administratieve uitgaven; merkt eveneens op dat 196,4 miljoen EUR (tegenover 185,6 miljoen EUR in 2016 en 204,7 miljoen EUR in 2015) van de Commissie is ontvangen ter dekking van de administratieve kosten van personeelsleden van de Commissie die in de delegaties van de Unie werken, en dat dit bedrag is opgesplitst tussen rubriek V van de Commissiebegroting (47,2 miljoen EUR), de administratieve begrotingsonderdelen van operationele programma’s (93,2 miljoen EUR) en het Europees Ontwikkelingsfonds en trustfondsen (58,5 miljoen EUR, tegenover 55 miljoen EUR in 2017 en 45,4 miljoen EUR in 2016);

12. wijst op de complexiteit van het gebouwenbeleid in het licht van de opdracht van de EDEO; benadrukt dat de EDEO voldoende uitleg moet verschaffen over zijn gebouwenbeleid bij de aankoop, huur of het beheer van gebouwen; roept de EDEO op voortdurend waakzaam te zijn op het gebied van zijn gebouwenbeleid, met name om ervoor te zorgen dat vermoedelijke gevallen van fraude of corruptie bij de aankoop, huur of het beheer van gebouwen onmiddellijk worden aangepakt; roept de EDEO ertoe op om in het kader van de kwijtingsprocedure voldoende uitleg te verschaffen over zijn aanbestedingsprocedures en de kosten van de gebouwen;

13. benadrukt dat goede samenwerking tussen het Parlement en de EDEO van essentieel belang is om gebouwendossiers te beheren en te beoordelen; spoort de EDEO met klem aan om de gebouwendossiers tijdig voor goedkeuring in te dienen zodat ze grondig kunnen worden beoordeeld en er vervolgvragen over kunnen worden gesteld; herhaalt dat dossiers die pas kort voor belangrijke termijnen bij de begrotingsautoriteit worden ingediend onnodige tijdsdruk creëren en ertoe leiden dat de begrotingsautoriteit haar goedkeuring geeft zonder de mogelijkheid om de beoordelingsperiode te verlengen;

14. roept de EDEO ertoe op zich er voor de volgende kwijtingsprocedures toe te verbinden zijn werkdocument over zijn gebouwenbeleid te blijven sturen naar de Commissie begrotingscontrole, met inbegrip van informatie over de context en de dekking van de gebouwenkosten; neemt nota van de uitgebreide en gedetailleerde informatie over het gebouwenbeleid van de EDEO die in de schriftelijke vragenlijsten is verschaft;

15. merkt op dat de EDEO een kredietoverschrijving van 30,8 miljoen EUR heeft gedaan, waarvan het grootste deel is gebruikt om een gebouw in Washington te kopen, waardoor de uiteindelijke begroting voor het hoofdkantoor gedaald is tot 239 miljoen EUR en de begroting voor de delegaties gestegen is met 10,7 miljoen EUR;

16. wijst erop dat de Unie wordt geconfronteerd met een steeds veeleisender internationale context, wat zorgt voor een almaar grotere druk op de Unie om een leidende rol op het internationale toneel te spelen; benadrukt de centrale rol van de EDEO bij de uitvoering van het buitenlands beleid van de Unie onder toezicht van de hoge vertegenwoordiger/vicevoorzitter van de Commissie; merkt op dat de grotere rol van de EDEO niet is ondersteund door een overeenkomstige verhoging van het personeelsbestand; dringt erop aan voldoende personele middelen ter beschikking te stellen om de doeltreffendheid van de Unie als mondiale speler niet in gevaar te brengen;

17. merkt op dat de EDEO een cruciale rol speelt bij het waarborgen van de samenhang van het buitenlands beleid van de Unie; wijst er bovendien op dat de nodige middelen moeten worden verstrekt voor de succesvolle tenuitvoerlegging van een efficiënt gemeenschappelijk Europees veiligheids- en defensiebeleid;

18. erkent het moeilijke werkingsgebied van de EDEO waarin de delegaties van de Unie zich ontwikkelen, aangezien de politieke en sociaaleconomische omstandigheden vaak complex en onstabiel zijn en grote risico’s met zich brengen die aanzienlijke budgettaire gevolgen en kosten kunnen hebben, met name voor de veiligheid van het personeel en de infrastructuur;

19. verzoekt de EDEO om posten te creëren voor plaatselijke functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de verslaglegging over wetgevingswerkzaamheden in landen van strategisch belang, met name toetredingslanden en landen van het Oostelijk Partnerschap, opdat de Unie een beter beeld krijgt van de buurlanden en van hun aanpassing aan het acquis; verzoekt de EDEO maatregelen te nemen om de problemen op te lossen die leiden tot de vastgestelde fouten bij aanbestedingen en om toekomstige inbreuken op de desbetreffende regels te voorkomen;

20. merkt op dat in 2018 1,1 miljoen EUR is toegewezen aan de taskforce East Strat Com voor zijn werkzaamheden met betrekking tot het tegengaan van Russische desinformatie; merkt op dat deze toewijzing in 2019 is gestegen tot 3 miljoen EUR; roept ertoe op deze toewijzing aanzienlijk te vergroten, zodat de Unie op succesvolle wijze de tegenaanval kan inzetten tegen de informatieoorlog van Rusland; roept op tot meer informatiecampagnes om het beleid van de Unie in de landen van het Oostelijk partnerschap beter uit te leggen;

21. erkent in deze context dat de structuur van bepaalde kosten van de EDEO, zoals infrastructuurkosten, moeilijker is om te beheren vanwege koersschommelingen of specifieke plaatselijke marktomstandigheden, wat het beheer en de planning op het niveau van de delegaties moeilijker maakt;

22. merkt op dat in artikel 60 van het Financieel Reglement wordt voorzien in nieuwe regelingen voor de delegatie van bevoegdheden tot uitvoering van de begroting aan de delegaties, namelijk de mogelijkheid dat adjunct-hoofden van de delegaties optreden als gesubdelegeerde ordonnateurs en de operationele begroting van de Commissie uitvoeren om de continuïteit van de werkzaamheden te verzekeren;

23. is in deze context verheugd dat de EDEO zijn interne regels dienovereenkomstig heeft aangepast, maar roept de EDEO er desalniettemin toe op de situaties waarin deze nieuwe bepaling wordt gebruikt naar behoren te monitoren, met name in kleine delegaties; verzoekt de EDEO om in het kader van zijn internecontrolestrategie bijzondere aandacht te besteden aan de bijbehorende mogelijke risico’s door in het kader van operaties op afstand de controle op de toereikendheid van de financiële werkstromen te versterken en/of door meer tijdelijke ondersteuning te verlenen met relevante ad-hocmonitoring en verslaglegging van deze perioden; herinnert eraan dat de internecontrolenorm inzake bedrijfscontinuïteit al jaren een van de zwakste onderdelen van het internecontrolesysteem van de EDEO is, met name voor de delegaties;

24. is van mening dat de invoering van een risicobeoordelings- en risicobeheersinstrument, met risicoregisters voor het hoofdkantoor en de delegaties, en de invoering van een nieuw internecontrolekader positieve stappen zijn; nodigt de EDEO echter uit om verder te gaan dan risicobewustzijn door ervoor te zorgen dat de risicobeperking doeltreffend wordt uitgevoerd en voortdurend wordt geëvalueerd;

25. neemt nota van het aantal onregelmatigheden dat bij controles vooraf van vastleggingen en betalingen werd vastgesteld (in respectievelijk 209 van de 1041 gevallen en 258 van de 1841 gevallen); betreurt dat de vastgestelde onregelmatigheden van terugkerende aard zijn, met name het ontbreken van bewijsstukken bij financiële verrichtingen die aan financiële controles vooraf worden onderworpen; nodigt de EDEO ook uit specifieke steun te blijven verlenen aan alle hoogwaardige openbare aanbestedingen in de delegaties; is ingenomen met de invoering van elektronische financiële workflows in het hoofdkantoor tegen eind 2019, wat zou moeten bijdragen tot een algemene verlaging van de foutenpercentages;

26. is verheugd dat de methodologie voor controles achteraf in 2018 op één lijn is gebracht met de methodologie van de Rekenkamer, waardoor het mogelijk is om op basis van laagsgewijze steekproeven foutenpercentages vast te stellen voor de belangrijkste uitgaventerreinen, namelijk personeelsuitgaven, infrastructuur, veiligheid en IT/telecommunicatie; is van mening dat het management en de gedelegeerd ordonnateur dankzij deze positieve ontwikkeling een beter overzicht zullen hebben van de operationele en totale financiële risicobedragen, op basis van een bredere en alomvattende dekking van de financiële transacties; benadrukt dat deze methodologie een objectieve basis zal bieden voor het opstellen van speciale actieplannen met beperkende maatregelen of eventuele punten van voorbehoud;

27. herinnert aan het belang van resultaatsgerichte ondersteuning van delegaties op alle gebieden, en met name op het gebied van aanbestedingen; is van mening dat de ervaring en resultaten van en samenwerking met het regionaal centrum Europa, dat 27 delegaties omvat, naar behoren moeten worden gewaardeerd, in het bijzonder wat de hogere mate van zekerheid betreft, maar dat ook andere even doeltreffende maatregelen in overweging kunnen worden genomen;

28. verzoekt de EDEO om de EDEO-verantwoordingsketen geleidelijk te versterken, in overeenstemming met de nieuwe reeks internecontrolenormen, en meer nadruk te leggen op de vaardigheden van personen en hun verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van controles (zoals weerspiegeld in de vragenlijst van 2018 over de uitvoering van de internecontrolebeginselen, met name op het gebied van de controle van technologie, die iets minder positief is beoordeeld), alsook op het risico van fraude;

29. is ingenomen met de inspanningen van de EDEO om het verantwoordelijkheidsgevoel van nieuw benoemde delegatiehoofden te bevorderen op het gebied van goed financieel beheer van de Unie-middelen die onder hun operationele verantwoordelijkheid vallen, naast hun politieke mandaat; is van mening dat dit ook van belang is voor alle actoren op het gebied van buitenlandse zaken, zoals speciale vertegenwoordigers van de EU, speciale gezanten van de EU, hoofden van militaire operaties en hoofden van civiele missies;

30. brengt in herinnering dat punten van voorbehoud een preventief instrument ter bevordering van de transparantie vormen binnen de EDEO-verantwoordingsketen, waarmee bestaande uitdagingen of tekortkomingen waar delegatiehoofden van de Unie mee te maken krijgen, kunnen worden uitgelicht;

31. merkt op dat slechts twee delegaties gemotiveerde punten van voorbehoud hadden, namelijk de delegatie in Syrië, zoals in 2017, en de delegatie bij de Raad van Europa in Straatsburg omdat de uitgevoerde contracten niet in overeenstemming waren met de aanbestedingsregels; spoort de EDEO aan de volledige herziening van alle overeenkomsten voort te zetten om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de financiële regels;

32. merkt op dat de diplomaten van de lidstaten eind 201833,76 % van het totale aantal administrateurs vertegenwoordigden, wat bijna gelijk is aan het niveau van 33,8 % in 2014; wijst op de kleine schommelingen van dit percentage tussen 2014 en 2018, namelijk 32,83 % eind 2017, 31,7 % eind 2016 en 32,9 % in 2015; verzoekt de EDEO zich aan de personeelsformule te houden zoals vastgelegd in Besluit 2010/427/EU (1), volgens welke een derde van de personeelsleden uit de lidstaten en twee derde van de instellingen van de Unie moet komen;

33. blijft bezorgd over het voortdurende onevenwicht in het personeelsbestand van de EDEO wat betreft nationaliteiten; merkt op dat de diplomaten van de lidstaten eind 201732,83 % van alle administrateurs van de EDEO vertegenwoordigden (d.w.z. 307 personen) en dat eind 201631,7 % van het personeel van de EDEO afkomstig was uit de lidstaten, in vergelijking met 32,9 % in 2015 en 33,8 % in 2014;

34. benadrukt dat de EDEO ondanks herhaalde oproepen nog steeds niet aan de vereisten inzake geografisch evenwicht voldoet en met delegatiehoofden uit België (9), Duitsland (15), Frankrijk (16), Italië (21), Polen (5) en Tsjechië (2) erg onevenwichtig is samengesteld; wijst er met name op dat het aantal Italiaanse delegatiehoofden de afgelopen twee jaar gestegen is;

35. vraagt een beter geografisch evenwicht binnen de EDEO aan; herinnert aan het belang van een passend en adequaat aantal onderdanen van alle lidstaten; benadrukt dat de EDEO ervoor moet zorgen dat alle lidstaten voldoende vertegenwoordigd zijn, maar dat ook rekening wordt gehouden met de competenties en verdiensten van kandidaten; spoort de EDEO er daarom toe aan te blijven samenwerken met de lidstaten om zijn posten binnen de nationale diplomatennetwerken te promoten;

36. roept de EDEO ertoe op bij alle overheidsuitgaven genderbudgettering toe te passen;

37. herinnert eraan dat gendermainstreaming de (her)organisatie, verbetering, ontwikkeling en evaluatie van beleidsprocessen inhoudt, zodat de actoren die bij de beleidsvorming betrokken zijn het gendergelijkheidsperspectief in al het beleid op alle niveaus en in ieder stadium integreren;

38. stelt met tevredenheid vast dat er in het totale aantal bezette posten vrijwel gelijkheid tussen mannen en vrouwen werd bereikt, met een vertegenwoordiging van vrouwen van 47,4 %; vraagt de EDEO echter om het bestaande kwalitatieve onevenwicht verder te verkleinen, op alle niveaus, in alle functies en in de verschillende categorieën, in het bijzonder voor administrateursfuncties, waarvan momenteel 34,92 % van de posten door vrouwen wordt bekleed; spoort de EDEO aan te blijven werken aan de reeks maatregelen die zijn genomen om het genderevenwicht te ondersteunen en de diversiteit te vergroten, zoals het netwerk voor vrouwen in pre-managementfuncties en de opleidingen die gericht zijn op vrouwen die een managementfunctie (willen) bekleden;

39. merkt op dat het geografische en genderevenwicht ook moet worden geëerbiedigd wat betreft speciale vertegenwoordigers van de EU en dat momenteel twee van de acht speciale vertegenwoordigers van de EU vrouwen zijn; is van mening dat ook rekening moet worden gehouden met ethische normen om mogelijke belangenconflicten te vermijden; steunt de inspanningen van de EDEO voor richtsnoeren inzake ethiek waarin rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van het werk in de delegaties;

40. merkt op dat de situatie identiek is wat betreft de verdeling van mannen en vrouwen in leidinggevende functies, hoewel het percentage vrouwen licht is verbeterd, met 27,1 % in 2018 (71 vrouwen) tegenover 24,5 % in 2017, d.w.z. 60 van de 211 middenkaderfuncties (28,4 % tegenover 26 % in 2017) en 11 van de 51 hogere leidinggevenden (21,57 % tegenover 18 % in 2017);

41. dringt aan op verdere inspanningen om deze verschillen aan te pakken; roept de EDEO ertoe op zijn gender- en gelijkekansenstrategie te actualiseren en er concrete doelstellingen in op te nemen met betrekking tot de aanwezigheid van vrouwen in leidinggevende functies; benadrukt dat een beter geografisch en genderevenwicht in de EDEO zou bijdragen tot een beter ownership van het extern optreden van de Unie;

42. merkt op dat 34 van de 135 delegatiehoofden vrouwen zijn; betreurt tevens dat slechts 18 % van de kandidaten voor leidinggevende functies in de jaarlijkse rouleringsprocedure vrouwen zijn, wat laag blijft; spoort de EDEO aan met de lidstaten te blijven samenwerken met het oog op meer vrouwelijke kandidaten;

43. merkt op dat, na een gestage toename sinds 2011, het aantal gedetacheerde nationale deskundigen uit de lidstaten is gestabiliseerd en 449 bedraagt, evenveel als in 2017; wijst erop dat 87,31 % van de gedetacheerde nationale deskundigen in het hoofdkantoor van de EDEO werken, aangezien zij beantwoorden aan zeer specifieke behoeften binnen de EDEO-structuur; roept de EDEO er ook toe op in zijn wervingsbeleid voor gedetacheerde nationale deskundigen bijzondere aandacht te besteden aan mogelijke belangenconflicten;

44. herinnert aan het belang van afkoelingsperiodes voor ambtenaren die voor de EU-instellingen of -agentschappen hebben gewerkt, aangezien belangenconflicten die niet worden aangepakt de handhaving van strikte ethische normen in de hele administratie van de Unie in het gedrang kunnen brengen; benadrukt dat artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren de EU-instellingen en -agentschappen, waaronder de EDEO, de mogelijkheid biedt om het verzoek van een gewezen ambtenaar om een specifieke baan aan te mogen nemen, af te wijzen, indien beperkingen niet volstaan om de legitieme belangen van de instellingen te beschermen; vreest dat het vaak niet mogelijk is de voorwaarden te handhaven die met betrekking tot activiteiten na uitdiensttreding bij de overheid worden opgelegd; spoort de EDEO en alle andere agentschappen en instellingen van de Unie er daarom toe aan alle uit hoofde van artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren beschikbare instrumenten in overweging te nemen, met name wanneer zij op de hoogte worden gebracht van een overstap naar organisaties of bedrijven die zijn ingeschreven in het transparantieregister, om het risico te voorkomen dat gewezen ambtenaren binnen twee jaar na hun uitdiensttreding lobbyactiviteiten verrichten bij EU-instellingen; roept alle instellingen en agentschappen van de Unie, waaronder de EDEO, er bovendien toe op hun beoordeling van alle gevallen openbaar te maken, zoals vereist uit hoofde van artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren;

45. acht het noodzakelijk dat de ervaringen met de handhaving van artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren en de daarmee verband houdende ethische regels en het toezicht daarop in alle instellingen van de Unie verder worden gebundeld; is ingenomen met de toezegging van Commissievoorzitter Ursula von der Leyen om een ethische instantie voor alle EU-instellingen op te richten;

46. wijst erop dat het aantal colocatieprojecten en de belangstelling ervoor gestaag toenemen vanwege de kosteneffectiviteit en synergieën ervan, en dat ze een mechanisme bieden om de volledige kosten van colocatieprojecten te dekken;

47. is verheugd over de toename van het aantal colocatieregelingen tussen delegaties van de Unie en lidstaten, met de ondertekening van 22 nieuwe colocatieovereenkomsten in 2018 die betrekking hebben op 65 delegaties, waardoor het totale aantal colocatieprojecten op 114 komt te liggen; wijst ook op de sluiting van twee overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau, namelijk met het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie en het directoraat-generaal Europese Civiele Bescherming en Humanitaire Hulp van de Commissie, en is verheugd dat er nog over andere overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau wordt onderhandeld met de Europese Investeringsbank, het Europees Grens- en kustwachtagentschap en het Agentschap van de Europese Unie voor de veiligheid van de luchtvaart;

48. stelt met tevredenheid vast dat colocaties een niet te verwaarlozen nieuwe inkomstenbron van de EDEO zijn ten belope van 52,1 miljoen EUR, wat de EDEO meer speelruimte biedt om zijn beleid inzake de aankoop van onroerend goed te ontwikkelen; wijst erop dat de EDEO 34 kantoorgebouwen bezit en er 143 huurt;

49. verzoekt de EDEO te waarborgen dat colocatie in zijn gebouwen openstaat voor alle geïnteresseerde instellingen en organen van de Unie, zoals het Parlement en de Europese Investeringsbank, onder dezelfde voorwaarden als de EDEO; benadrukt de economische voordelen van colocatie, aangezien de onderhouds- en operationele kosten en de kosten voor de beveiliging verminderen; herhaalt bovendien dat de EDEO ervoor moet zorgen dat onroerende goederen die de dienst huurt of koopt voor zijn delegaties in dezelfde prijsklasse vallen als die waaraan de vertegenwoordigingen van de lidstaten zich moeten houden; benadrukt dat de EDEO gepaste schattingen voor beveiligingskosten in zijn berekeningen moet opnemen om te voorkomen dat in een later stadium om aanvullende middelen moet worden gevraagd;

50. is verheugd over de geboekte vooruitgang met betrekking tot de vermindering van het aantal delegaties dat de maximumoppervlakte van 35 m2 per persoon overschrijdt, in navolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer om optimaal gebruik te maken van de gebouwen van de EDEO en onnodige uitgaven te vermijden;

51. is voorstander van het permanente mechanisme voor jaarlijkse evaluatie als doeltreffend instrument voor personeelsbeheer om beter prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat de personele middelen van de EDEO in het netwerk van delegaties herhaaldelijk worden aangepast aan de veranderende geopolitieke prioriteiten en de omvang van de projectportfolio’s (bijvoorbeeld de voorbereiding op de oprichting van de delegatie in het Verenigd Koninkrijk, de sluiting van de delegatie in de Salomonseilanden, het upgraden van de delegatie in Panama en de oprichting van een delegatie in Mongolië); merkt op dat in 2018 als eerste resultaat van deze rationalisering van personele middelen acht posten naar een andere delegatie zijn overgeheveld;

52. herhaalt dat de Unie een stap heeft gezet in de richting van een billijke vergoeding voor iedereen in de instellingen; benadrukt dat de EDEO moet waarborgen dat al zijn stagiairs in het hoofdkantoor en de delegaties een billijke vergoeding krijgen, ongeacht het soort stage (Blue Book-, Brugge- en andere stagiairs); is ingenomen met de tenuitvoerlegging van betaalde stages in de delegaties en met het feit dat onbetaalde stages niet meer worden aangeboden, in navolging van de aanbeveling van de Europese Ombudsman; merkt op dat het aantal stagiairs in de delegaties meer dan verviervoudigd is, van 26 in 2017 tot 109 in 2018; betreurt echter dat van de 404 door de EDEO aangeboden stages in 2018, er 126 onbezoldigd waren, aangezien zij een verplicht opleidingsonderdeel voor studenten vormden; roept de EDEO ertoe op te waarborgen dat alle EDEO-stagiairs een passende vergoeding krijgen zodat er geen bijkomende aanleiding wordt gegeven tot discriminatie om economische redenen;

53. acht het nuttig om de instrumenten voor het beheer van de werklast te verbeteren en een actieplan aan te nemen om mensen aan te trekken en te behouden, waarbij rekening wordt gehouden met verscheidene professionele behoeften, ervaring en nationaliteit; is ingenomen met het verslag over de personele middelen en nodigt de EDEO uit om zijn institutionele behoeften (of nieuw vereiste expertise) duidelijk te maken en de risico’s voor het personeelsbestand op organisatieniveau vast te stellen die ervoor kunnen zorgen dat de EDEO zijn beleidsdoelstellingen niet verwezenlijkt; steunt de maatregelen die de EDEO heeft getroffen om de toegenomen werklast als gevolg van de personeelsinkrimping aan te pakken;

54. stelt met bezorgdheid vast dat in 2018 135 bemiddelingszaken zijn behandeld in de delegaties en het hoofdkantoor met betrekking tot onopgeloste geschillen over rechten en plichten of andere soorten conflicten op het werk, waaronder vermeende psychologische en seksuele intimidatie; roept de EDEO en met name de bemiddelingsdienst, die nu direct verslag uitbrengt aan het secretariaat-generaal, ertoe op in het kader van zijn personeelsbeleid de grootste prioriteit te blijven verlenen aan deze kwestie; herhaalt dat een cultuur van nultolerantie ten aanzien van intimidatie moet worden bevorderd en dat naar behoren gevolg moet worden gegeven aan gemelde gevallen; is ingenomen met het in 2018 door de secretaris-generaal van de EDEO opgezette bewustmakingsinitiatief tegen intimidatie met als doel meer informatie te verschaffen over het beleid van de EDEO tegen intimidatie;

55. nodigt de EDEO in deze context ook uit om het netwerk van vertrouwenspersonen, dat momenteel uit zes personen bestaat, uit te breiden, in het bijzonder in het netwerk van delegaties, door mogelijk het aantal opgeleide vrijwillige vertrouwenspersonen in de delegatie te verhogen; spoort de EDEO ertoe aan de sociale dialoog te bevorderen, ongeacht de herkomst en de status van het personeel;

56. merkt op dat de EDEO in 2017 zijn administratieve regeling met het Europees Bureau voor fraudebestrijding heeft herzien en zijn samenwerking op het gebied van aan fraude gerelateerde zaken heeft versterkt met de directoraten-generaal werkzaam op het gebied van externe betrekkingen, zoals de dienst Instrumenten Buitenlands Beleid (DG FPI), het directoraat-generaal Nabuurschapsbeleid en Uitbreidingsonderhandelingen (DG NEAR) en het directoraat-generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling (DG DEVCO), waarna de EDEO inspanningen is blijven leveren om zijn antifraudestrategie te verfijnen; benadrukt dat er verder moet worden samengewerkt met het Europees Bureau voor fraudebestrijding en de Commissie (de directoraten-generaal werkzaam op het gebied van externe betrekkingen, zoals DG FPI, DG NEAR en DG DEVCO); wijst met tevredenheid op de bewustmaking van delegatiehoofden, in samenspraak met DG DEVCO en DG NEAR, over fraudepreventie en verslaglegging via het internecontrolebeginsel inzake fraudepreventie; is verheugd dat de EDEO lid is van het door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voorgezeten netwerk voor fraudepreventie en -opsporing;

57. roept de EDEO ertoe op in zijn jaarlijkse activiteitenverslag het aantal zaken te vermelden dat naar het OLAF is verwezen, evenals de lopende onderzoeken door het OLAF met betrekking tot mogelijke belangenconflicten in de EDEO;

58. merkt op dat er in 2018 één geval werd gerapporteerd van vermeend klokkenluiden door een externe persoon over een personeelslid van de Commissie in een delegatie van de Unie; vraagt de EDEO om het Parlement informatie te verschaffen over zijn beleid en procedures, met name in de delegaties, in het geval van een klokkenluiderszaak;

59. steunt de inspanningen van de EDEO om de transparantie te vergroten door het elektronisch register van de EDEO, via hetwelk burgers toegang tot documenten kunnen vragen, te promoten en te verbeteren; merkt met tevredenheid op dat burgers het elektronisch register van de EDEO al vaker dan in 2017 hebben gebruikt; vraagt de EDEO snel te reageren op de verzoeken van burgers;

60. is ingenomen met de inwerkingtreding in 2020 van de drie gezamenlijke besluiten inzake arbeidsvoorwaarden en een medisch en pensioenfonds voor plaatselijke functionarissen, waarbij een nieuw kader wordt ingevoerd met regels voor plaatselijke functionarissen in de delegaties teneinde de socialezekerheidsregelingen te moderniseren en te verbeteren; is verheugd over de eerste gezamenlijke personeelsenquête van de EDEO en de Commissie in de delegaties in 2018; is voorstander van het starten van een interne controle inzake de aanwerving en het beheer van plaatselijke functionarissen om bepaalde tekortkomingen op te lossen die de Rekenkamer in de aanwervingsprocedure voor plaatselijke functionarissen in delegaties heeft geïdentificeerd (bijvoorbeeld te weinig transparantie over bepaalde stappen in de procedure);

61. neemt kennis van de controle van de dienst Interne Audit inzake de coördinatie tussen de Europese Commissie en de EDEO, en merkt met tevredenheid op dat werd geconcludeerd dat de coördinatieactiviteiten tussen de diensten van de Commissie (DG DEVCO, DG NEAR en DG FPI) en de EDEO over het algemeen doeltreffend en efficiënt waren; wijst echter op de noodzaak om een niet-gefragmenteerd overzicht te hebben van de totale externe bijstand van de Unie aan een bepaald land en de noodzaak om samen met DG DEVCO en DG NEAR de risicobeoordeling en het risicobeheer te versterken door een gemeenschappelijk standpunt te ontwikkelen over onzekerheid en risicobeperkende strategieën;

62. vestigt de aandacht op de bevindingen en aanbevelingen van Speciaal verslag nr. 15/2018 van de Rekenkamer getiteld “Versterking van de capaciteit van de binnenlandse veiligheidstroepen in Niger en Mali: slechts beperkte en trage vooruitgang”; roept de EDEO ertoe op om i) maatregelen te treffen om de operationele efficiëntie van de missies te verbeteren door adequate praktische begeleiding en voldoende ondersteuning te bieden; ii) de bezettingsgraad van posten voor personeel bij de missies te verbeteren; iii) mandaten en budgetten vast te stellen die berekend zijn op de operaties en te voorzien in een gemeenschappelijke algemene exitstrategie waarin de taken en verantwoordelijkheden bij de sluiting van GVDB-missies duidelijk worden afgebakend; iv) voor een sterkere gerichtheid op duurzaamheid te zorgen, en v) de prestatie-indicatoren en effectbeoordelingen van de EDEO te verbeteren om de vervulling van taken naar behoren te monitoren en evalueren;

63. ondersteunt de versterking van het verband tussen beleidsvorming, publieksdiplomatie en strategische communicatie; merkt in deze context op dat in 2018 3 miljoen EUR is toegewezen aan de EDEO (tegenover 1,1 miljoen EUR in 2017) voor het consolideren van zijn actie “strategische communicatie plus” om desinformatie en hybride bedreigingen te bestrijden en weerbaarheid tegen buitenlandse inmenging te ontwikkelen, en wijst tevens op de ontwikkeling van bedrijfsinlichtingendiensten;

64. beklemtoont dat het nodig is propaganda te bestrijden en desinformatie en kwaadwillige buitenlandse beïnvloeding aan het licht te brengen; benadrukt het belang van de taskforce strategische communicatie van de EDEO en roept ertoe op deze taskforce van de nodige financiële en personele middelen te voorzien;

65. is verheugd over de invoering van het systeem voor snelle waarschuwingen dat is opgezet tussen de EU-instellingen en de lidstaten om gemakkelijker beste praktijken in verband met desinformatiecampagnes te delen en de reacties op elkaar af te stemmen op basis van opensource-informatie die wordt verschaft door academici, factcheckers, onlineplatformen en internationale partners; spoort de EDEO ertoe aan een langetermijnvisie voor het systeem voor snelle waarschuwingen uit te werken en de coördinatie met de lidstaten en andere belangrijke partners te bevorderen; spoort de EDEO er bovendien toe aan de website EUvsDisinfo.eu te promoten, die meer dan 5 000 gevallen van desinformatie bevat, maar die in 2018 slechts 1,2 miljoen keer is bekeken;

66. steunt de inspanningen van de EDEO om alle kwesties in verband met de fysieke veiligheid en IT-beveiliging te versterken, gaande van de beveiliging van het personeel en de gebouwen door nieuwe veiligheidsuitrusting aan te kopen tot de opleiding van regionaal veiligheidspersoneel, teneinde de veiligheidsbelangen van de EDEO zeker te stellen en verdere veiligheidsexpertise te verstrekken door de uitvoering van een formeel beleid voor het beheer van veiligheidsrisico’s en beleid op het gebied van cyberbeveiliging; is met name ingenomen met de start van het voorlichtingsprogramma inzake veiligheid om risico’s in het hoofdkantoor te verminderen, op basis van een personeelsenquête uit 2018, en het systeem voor het beheer van veiligheidsrisico’s in de delegaties om meldingen van plaatselijke veiligheidsrisico’s, waaronder risico’s op het gebied van gezondheid en veiligheid, te standaardiseren; spoort de EDEO aan een echt beleid te blijven voeren voor de digitalisering van zijn diensten;

67. is ingenomen met het eerste verslag over de follow-up van de kwijting van de EDEO voor het begrotingsjaar 2017 dat door een meerderheid van de leden van het Parlement is aangenomen en met de toezegging van de EDEO om de belangrijkste aanbevelingen en bevindingen die tijdens de kwijtingsprocedure aan bod zijn gekomen aan te pakken, teneinde het beheer van Uniemiddelen verder te verbeteren;

68. verzoekt de EDEO om een vervolgverslag voor het begrotingsjaar 2018 te verstrekken, in overeenstemming met artikel 266 van het Financieel Reglement;

69. is voorstander van nieuwe initiatieven om de communicatie met burgers van de Unie over het belang van publieksdiplomatie en de strategische communicatie als integraal deel van de externe betrekkingen van de Unie te verbeteren; spoort de EDEO aan te investeren in digitale communicatie via sociale media en zijn websites; juicht toe dat de EDEO een beroep begint te doen op informatieverspreiders om Europabrede bewustmakingscampagnes te voeren; moedigt voorts het gebruik van gratis opensource socialenetwerkplatforms aan, waarbij bijzondere aandacht moet worden besteed aan de bescherming van gebruikersgegevens;

70. betreurt dat de EDEO nog geen milieubeheersysteem heeft; merkt op dat er inspanningen zijn geleverd om het gebruik van videoconferenties te stimuleren; verzoekt de EDEO echter om een concreet actieplan vast te stellen om zijn ecologische voetafdruk in het hoofdkantoor en de delegaties te verkleinen;

71. is ingenomen met het programma voor korte detacheringen tussen de EDEO en het Parlement; benadrukt de rol van dit programma om de wederzijdse kennis van de structuren en werkmethoden van elke instelling te vergroten en de samenwerking tussen de twee instellingen te verbeteren; moedigt de EDEO aan om dit programma actiever bij zijn personeel te promoten om het aantal deelnemers te verhogen; beveelt verder aan het programma voor diplomatieke uitwisseling en detachering tussen de EDEO en de diplomatieke diensten van de lidstaten uit te breiden en zo bij te dragen tot de ontwikkeling van een gedeelde diplomatieke cultuur;

72. beklemtoont het toenemende belang van het EU-beleid inzake het noordpoolgebied en de noodzaak om de geloofwaardigheid van de Unie bij haar partners te versterken door de stabiliteit te waarborgen van de post van ambassadeur van de EU voor het noordpoolgebied.

(1) Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese Dienst voor extern optreden (PB L 201 van 3.8.2010, blz. 30).