Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(2001/C 372/07)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad(1), zoals gewijzigd bij artikel 1, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad(2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad(3) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad(4) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van de Stichting uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(5) overeenkomstig de interne financiële bepalingen van artikel 1, punten 52, 54 en 55, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (DUBLIN) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 2000 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Uitvoering van de begroting

5. De begroting voor 2000 beliep 15 miljoen euro, tegen 14,8 miljoen euro in 1999, hetgeen neerkomt op een stijging van 1,4 %. Van dit totaal zijn voor 14,4 miljoen euro verplichtingen aangegaan, waarvan 3,6 miljoen euro is overgedragen naar het begrotingsjaar 2001 en 0,5 miljoen euro geannuleerd. De begrotingsuitvoering over 2000 is weergegeven in tabel 1.

6. In 2000 heeft de Stichting opnieuw uitgebreid gebruik gemaakt van de overdracht van kredieten. Veruit het grootste deel had betrekking op titel III, met 3,2 miljoen euro of 89 % van de totale overdrachten. Evenals vorig jaar lagen de kredietoverdrachten bij titel III hoger dan de betalingen voor dat jaar.

7. Voor sommige begrotingslijnen (bijvoorbeeld: 1400 kantine, 2200 aanschaf van technische voorzieningen) zijn de aan het eind van het jaar geannuleerde kredieten in feite hoger dan de bedragen van de overschrijvingen naar deze lijnen. De Stichting dient de annulering van kredieten tot een minimum te beperken, met name in gevallen als deze.

8. Dat zo'n groot bedrag aan kredieten van het begrotingsjaar zo lang onbesteed blijft en er ook zulke hoge overdrachten zijn wijst op gebreken van de Stichting bij het toezicht op haar jaarprogramma, een situatie waarin vergeleken met vorig jaar weinig verbetering is opgetreden.

Jaarrekening en boekhouding

9. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst- en verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

Follow-up van eerdere opmerkingen

Systemen voor de begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

10. In haar jaarverslag 1999(6) over de Stichting wees de Rekenkamer op de gebreken in de boekhoudsystemen van de Stichting. In 2000 bestaat deze tekortkoming nog steeds: SI2, het systeem voor de begrotingsboekhouding is slechts gedeeltelijk getest.

11. De algemene boekhouding werd nog steeds gevoerd door middel van een spreadsheet, met alle risico's van dien. De invoering in 2000 van het systeem voor de algemene boekhouding SAGE moest worden stopgezet omdat het elektronische beheer van de bankopdrachten niet kon worden gegarandeerd. Het gekozen vervangende systeem werkte in april 2001 nog steeds niet.

12. Het toezicht op de uitvoering van het activiteitenprogramma van de Stichting en op de financiële uitvoering van de projecten had het gehele jaar te lijden van het feit dat het onmogelijk was om van de boekhouding financiële gegevens per project te verkrijgen.

Voorschotkas

13. In 2000 bleef de Stichting buitensporig gebruik maken van de voorschotkas. De betalingen maakten 18 % van alle betalingen in 2000 uit (in 1999 was dit 20 %). Van de voorschotbetalingen was 1 miljoen euro bestemd voor personeel, 0,7 miljoen euro voor administratieve, en 0,9 miljoen euro voor operationele uitgaven. Een reden voor het forse gebruik van de voorschotkas blijkt de traagheid van de normale betalingsprocedures te zijn. Toch dient de Stichting maatregelen te nemen om hier iets aan te doen in plaats van gebruik te maken van de voorschotkas, hetgeen alleen bij uitzondering zou mogen geschieden.

Personeelsbeheer

Personeelsbeleid

14. De Stichting, die bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 is opgericht, beschikt over haar eigen personeelsstatuut. De directeur is het tot aanstelling bevoegde gezag voor al het personeel van de Stichting.

15. Hoewel het personeel van de Stichting niet de status van ambtenaar heeft, voorzien de bepalingen van het personeelsstatuut in arbeidscontracten voor onbepaalde duur, wat voor de meeste personeelsleden van de Stichting geldt (88 %).

Wervingsprocedures

16. Volgens artikel 3 van het personeelsstatuut van de Stichting dient in elke vacature te worden voorzien door middel van "passende bekendmaking". In de praktijk gaat de Stichting over tot externe werving met bekendmaking op grote schaal van "aankondigingen van vergelijkende onderzoeken" (bekendgemaakt in het Publicatieblad).

17. Voor elke wervingsprocedure wijst het tot aanstelling bevoegde gezag een selectiecomité aan dat de lijst met geslaagde kandidaten opstelt. In het verleden stonden de kandidaten op deze lijst niet in de volgorde van de uitslag van het examen; in dat geval is het moeilijk om de bij de werving gehanteerde criteria te beoordelen. Voor meer duidelijkheid zou de lijst met geslaagde kandidaten steeds in de volgorde van de uitslag moeten worden opgesteld. Als bij de werving van de volgorde wordt afgeweken, zou men dit schriftelijk moeten motiveren.

Beoordeling van de prestaties van het personeel

18. Sinds 1997 is de Stichting niet overgegaan tot een beoordeling van het personeel, die ten minste om de twee jaar moet plaatsvinden en zij heeft nog steeds geen "Gids voor de beoordeling" opgesteld. Uit een analyse van zes personeelsdossiers blijkt dat voor de jaren ervóór de beoordelingsverslagen ook vaak ontbreken. Daarom hebben de bevorderingen in 1999 en 2000 plaatsgevonden zonder dat rekening werd gehouden met dit element dat wezenlijk is voor de vergelijking van de verdiensten van de personeelsleden.

Taakomschrijving

19. Ingevolge artikel 43 bis van het financieel reglement van de Stichting(7) is er alleen een identificatiebestand opgesteld van de ambten met een omschrijving van de taken per ambt van categorie A. De laatste versie van het bestand was niet geactualiseerd en bevatte de taakbeschrijving die gepubliceerd was in de kennisgevingen van vacatures.

Beheer van de personeelsdossiers

20. De organisatie en documentatie van het personeelsdossier van de ambtenaren is zeer verschillend, hoewel de dossiers van het recentelijk geworven personeel vollediger en beter georganiseerd zijn. Geen van de acht onderzochte dossiers was compleet. In de meeste dossiers ontbreken ook de documenten in verband met de carrière van de ambtenaar.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van de Stichting

21. De personeelsformatie van de Stichting bestaat uitsluitend uit personeelsleden met een contract voor onbepaalde duur (TF). Het aantal te bezetten posten wordt jaarlijks, tegelijk met de begroting, door de begrotingsautoriteit goedgekeurd. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van gedetacheerde nationale deskundigen (GND).

22. Tabel 4 geeft de ontwikkeling van het personeelsbestand van de Stichting en de verdeling ervan sinds 1996 weer. Het aantal ambtenaren is bijna gelijk gebleven. Het tekort aan personeel is deels opgevuld met uitzendkrachten waarvoor op de begroting sinds 1998 bijna 1 miljoen euro is uitgetrokken. Zo waren er in 2000 slechts 72 personeelsleden, terwijl de begroting een bestand van 85 personeelsleden toestond; het tekort is deels aangevuld met twaalf uitzendkrachten die via een privé-onderneming zijn geworven.

23. Sinds 1996 heeft de Stichting 36 ambtenaren in dienst genomen: 30 als TF en de overigen als GND. Eind 2000 waren 72 ambtenaren TF. Gemiddeld bedroegen de wervingskosten 9810 euro per aangesteld personeelslid.

24. Vertrek van personeelsleden leidt tot een roulatie van het personeel (TF en GND) van jaarlijks gemiddeld 8 %. Belangrijkste oorzaak hiervan is het vertrek van diverse vertalers na de opheffing van de vertaalafdeling van de Stichting.

25. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van de Stichting waarborgen (bijvoorbeeld: de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de Stichting.

26. Gemiddeld moet 64 % van de personeelsleden van categorie A, ofwel 23 % van het totale personeelsbestand, tot het operationeel personeel worden gerekend. Alle andere personeelsleden, ofwel 77 % van het totale bestand, zijn als ondersteunend personeel te beschouwen.

27. Tabel 5 toont het beloop van de personeelskosten en van de huishoudelijke uitgaven. De salariskosten namen in de periode 1996-2000 sneller toe dan het personeelsbestand.

28. Bij de overige personeelsgebonden kosten was de analyse in het bijzonder gericht op de uitgaven voor beroepsopleiding (BO) en de huishoudelijke uitgaven. De uitgaven voor BO en de huishoudelijke uitgaven zijn eveneens sneller gegroeid dan het personeelsbestand.

29. Om zicht te krijgen op het verband tussen de activiteiten van de Stichting enerzijds en de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten anderzijds, is laatstgenoemde ontwikkeling vergeleken met die van de beleidskredieten (titel III) die in de loop van een jaar feitelijk zijn uitgegeven (kredieten van het lopende jaar en overgedragen kredieten).

30. Gemiddeld neemt het personeelsbestand niet zo snel toe als de van de Stichting verlangde activiteit. Toch moet de Stichting ervoor zorgen, grip te krijgen op de groei van de salariskosten en huishoudelijke uitgaven, die hoger ligt dan de groei van de activiteiten in de periode 1995-2000. Deze constatering wordt bevestigd door het feit dat de uitgaven voor de titels I en II, Personeel en Huishoudelijke uitgaven, sneller stijgen dan de uitgaven voor titel III, waaronder de uitgaven vallen voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de Stichting.

Conclusie

31. De Stichting heeft sinds haar oprichting weliswaar niet het personeel kunnen aannemen waarin zijn budget voor de personeelsformatie voorziet, maar zij heeft dit kunnen opvangen door GND te werven en uitzendkrachten in te schakelen.

32. Voor de werving van vast personeel volgt de Stichting in de meeste gevallen een model voor externe werving overeenkomstig haar eigen statuut.

33. De Stichting dient de ontwikkeling van de salariskosten en huishoudelijke uitgaven nauwlettend in het oog te houden. Wellicht is het wenselijk dat ze zich voor de posten voor ondersteunende en operationele activiteiten waarvoor administratieve kwalificaties vereist zijn, aansluit bij de instellingen en de gedecentraliseerde organen om op een zo breed mogelijke grondslag personeel te werven. Verder dient ze in algemene zin haar beheers- en informatiesysteem betreffende het personeel te verbeteren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 13.

(3) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.

(4) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 16.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting over het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 30 maart 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur van de Stichting en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer ingekomen op 18 mei 2001. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(6) PB C 373 van 27.12.2000, paragrafen 9 en 10, blz. 40.

(7) Verordening (EEG) nr. 1417/76 van 1 juni 1976, gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993.

TABELLEN 1-5

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer aan de hand van gegevens van de Stichting.

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer aan de hand van gegevens van de Stichting.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TF: Tijdelijke functionarissen.

GND: Gedetacheerde nationale deskundigen.

Tabel 5

Ontwikkeling van het personeelsbestand en daaraan verbonden kosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van de Stichting

Uitvoering van de begroting

7. Er is nota genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Hierbij dient echter opgemerkt te worden dat de Stichting overschotten die aan het eind van het begrotingsjaar ontstaan gewoonlijk overschrijft naar begrotingsposten die mogelijk gebruikt gaan worden, niettegenstaande het feit dat gebruik van deze middelen niet in alle gevallen mogelijk is. De Stichting streeft ernaar annuleringen tot een minimum te beperken.

8. Over het algemeen vindt er een uitvoerig en doeltreffend toezicht plaats.

Met betrekking tot het niveau van overdrachten dient opgemerkt te worden dat:

- de operationele activiteiten van de Stichting voornamelijk innovatief/verkennend van aard zijn en zich maar eenmaal voordoen. Relatief complexe en tijdrovende procedures zijn nodig voor een grondige voorbereiding voorafgaand aan de aanvang van onderzoek op een contractuele basis. Deze procedures zijn een belangrijke factor voor de duur van projecten die gewoonlijk twee jaar in beslag nemen.

- het niveau van overdrachten in titel III wordt beïnvloed door de relatie tussen de begrotingscyclus van één jaar van de Stichting en haar operationele cyclus (die het ontwerpen van het programma, starten van het programma, samenvatting van het project-ontwerp, aanbestedingen, gedetailleerd project-ontwerp en tenuitvoerlegging omvatten).

Met name voor die gevallen waar contracten steeds terugkeren zijn echter stappen ondernomen om de termijnen van procedures voor contracten te vervroegen.

Systemen voor de begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

10. In haar jaarverslag 1999 wees de Rekenkamer op een gebrek in de algemene boekhouding, omdat de rekeningen handmatig werden bijgehouden. In haar antwoord verklaarde de Stichting echter dat de algemene boekhouding met behulp van een Excel-computerprogramma werd bijgehouden. Dit was een tussentijdse oplossing en de Stichting heeft nu ten behoeve van de algemene boekhouding het boekhoudsysteem Exact geïnstalleerd.

11. Omdat het systeem ook in andere agentschappen wordt gebruikt werd in de loop van 2000 een totaal haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd met betrekking tot het gebruik van het SAGE-systeem. Het systeem werd in het algemeen toereikend bevonden maar had geen volledig elektronisch overboekingsysteem. Een alternatieve benadering werd mogelijk dankzij ontwikkelingen betreffende het Exact-systeem waarbij een elektronisch betaalsysteem in de tweede helft van 2000 beschikbaar kwam voor de Ierse markt. Dit systeem is nu geïnstalleerd.

12. Tot de invoering van het SI2-systeem was het niet mogelijk om de kosten van projecten te berekenen. Deze kwestie wordt aangepakt in de context van de begroting voor 2001, waarbij gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten van SI2.

Voorschotkas

13. Na de invoering van het SI2-systeem heeft de Stichting contact met de dienst Financiële controle met betrekking tot de volledige exploitatie van de on-line-faciliteit voor parafering. Het gebruik van de voorschotkas zou hierdoor verder teruggebracht moeten worden (1997: 40 % van de totale betalingen; 2000:18 %).

Personeelsbeheer

18. Ingeval geen beoordelingsverslagen beschikbaar waren tijdens de bevorderingsprocedures voor 2000 heeft het tot aanstelling bevoegde gezag uitgebreid overlegd met de managers betreffende de prestaties van in aanmerking komende personeelsleden. Op basis van dergelijke raadpleging werd besloten enkelen niet te bevorderen. Maatregelen die ervoor moeten zorgen dat er beoordelingsverslagen worden opgesteld in combinatie met een permanent beoordelingsprogramma, en in overleg met directe chefs, zouden moeten waarborgen dat bevorderingsprocedures in de toekomst kunnen plaatsvinden met beschikbaarheid van alle informatie.

19. Er is nota genomen van de opmerking.

20. Erkend wordt dat in bepaalde gevallen niet alle noodzakelijke documenten beschikbaar zijn. De situatie zal in dit verband opnieuw bekeken worden. Wat betreft de oudere dossiers zal het niet mogelijk zijn de ontbrekende documenten te leveren. Maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat op de controlelijst voor de werving alle documenten vermeld staan die voor dossiers noodzakelijk zijn.

23. Vanwege haar geografische ligging zijn de reis- en inrichtingsvergoedingen van de Stichting hoger, aangezien nieuwe medewerkers voornamelijk van het vasteland van de EU worden geworven. De aanvangskosten voor Ierland zijn hoog, maar zijn noodzakelijk om te garanderen dat de Stichting de beschikking blijft houden over multinationaal personeel, representatief voor alle lidstaten van de Unie.

25-26. Er is nota genomen van de opmerking. Van de 14 personeelsleden van categorie B verrichten in totaal zes (43 %) operationele werkzaamheden. Hiertoe behoren vier informatiecoördinatoren, een redacteur voor het Engels en een medewerker informatiesystemen. Bij dit onderzoek is ervan uitgegaan dat alle personeelsleden van de categorie C alleen ondersteunende werkzaamheden verrichten. Veel personeelsleden van de categorie C verrichten echter operationele werkzaamheden en dragen direct bij aan de toegevoegde waarde van de prestaties van de Stichting.

27. Indien wisselkoersen, salarisschaalverhogingen en aanpassingscoëfficiënten voor de jaren 1996-2000 buiten beschouwing worden gelaten, stegen de salariskosten met maar 0,4 % tegenover een toename van het personeel met 4 %. De werkelijke toename van de salariskosten zijn grotendeels toe te schrijven aan de verhoging van de aanpassingscoëfficiënt voor Ierland van 93,6 in 1996 tot 116,5 in 2000. In feite heeft dit geresulteerd in een toename van 24,5 % van de salariskosten.

30-32. Tijdens de onderzochte periode is de rol van de research-manager gewijzigd van het verzamelen van informatie naar het eveneens vervullen van een hoofdrol bij de verspreiding ervan. Wat de kostenstijgingen onder titel I betreft moet ook rekening worden gehouden met de in punt 27 aangegeven factoren.

De specificatie weergegeven in de op activiteiten gebaseerde begroting van de Stichting geeft een rationelere indicatie van de relatie tussen middelen voor ondersteunende en middelen voor operationele activiteiten.

33. Zie reactie onder punt 30.

Waar mogelijk probeert de Stichting de wervingkosten tot een minimum te beperken met betrekking tot algemene posten. De kandidaten voor het huidig vergelijkend onderzoek voor secretaresses zijn bijvoorbeeld gekozen uit de reservelijsten van de Commissie. Voorgesteld wordt vier kandidaten uit dit vergelijkend onderzoek te selecteren en een reservelijst op te stellen voor toekomstige vacatures. Omdat de Stichting een eigen statuut heeft, nauwgezet de wervingsprocedures van de Europese Commissie volgt en personeel aanstelt met overeenkomsten voor onbepaalde tijd kan samenwerking met andere agentschappen problematisch worden. De meerderheid van de onlangs gehouden selecties had betrekking op specifieke posten bij de Stichting waarvoor specifieke kennis en ervaring vereist waren. Samenwerking met andere agentschappen zou hier niet passend zijn geweest.

De Stichting overweegt actief om het SIC-personeelssysteem in te voeren om de kwaliteit van haar administratieve informatie te verbeteren. Besprekingen met DG ADMIN hebben reeds plaatsgevonden en op korte termijn zal een besluit worden genomen over de instelling van een projectgroep.