13.

De Gemeenschappelijke Onderneming IMI is ingenomen met de positieve conclusie van de Rekenkamer over de wettigheid en regelmatigheid van alle onderliggende verrichtingen bij haar jaarrekening, met als enige uitzondering materiële fouten die de gemeenschappelijke onderneming heeft ontdekt bij haar eerste controles achteraf met betrekking tot tussentijdse betalingen van declaraties in het kader van de eerste oproep, die vóór het betrokken begrotingsjaar waren verricht. De geraamde representatieve en resterende foutenpercentages van 5,82 %, respectievelijk 3,64 %, gebruikt als grondslag voor het oordeel van de Rekenkamer, komen overeen met de resultaten van 56 controles met betrekking tot 65 kostendeclaraties in het kader van de eerste oproep die in 2010 en 2011 zijn aanvaard, toen de gemeenschappelijke onderneming zich nog in de opstartfase bevond. Daarbij komt het volgende: a) Bij de meeste financiële fouten die zijn vastgesteld bij deze controles met betrekking tot de declaraties in 2010 en 2011, ging het om betrekkelijk kleine bedragen die moesten worden aangepast (minder dan 5 000 euro in het voordeel van de gemeenschappelijke onderneming) en de fouten zijn duidelijk ontstaan door een verkeerde interpretatie van de regels of een gebrekkige aandacht voor de details van de bepalingen van de subsidieovereenkomsten. Verder waren de controles in de meeste gevallen bewust gericht op nieuwe of nog niet gecontroleerde begunstigden van de EU-onderzoeksprogramma’s. Bij dergelijke controles kan een hoger foutenpercentage worden verwacht. b) Het geraamde foutenpercentage komt niet overeen met de resultaten van controles met betrekking tot tussentijdse betalingen aan begunstigden in 2012. In 2013 wordt met betrekking tot deze betalingen een nieuwe representatieve steekproef van 40 controles achteraf uitgevoerd, waarvan de eerste voorlopige resultaten aan het eind van het jaar te verwachten zijn. De nieuwe controles omvatten een bredere groep declaraties en begunstigden, inclusief de eerste declaraties voor projecten in het kader van de tweede oproep en de tweede en derde rapportageperiodes van projecten in het kader van de eerste oproep. c) De gemeenschappelijke onderneming heeft inmiddels een reeks concrete preventie- en toezichtsmaatregelen getroffen om de meest voorkomende soorten fouten te helpen beperken en de inherente onderliggende risico’s van subsidiebeheer te helpen minimaliseren. Deze maatregelen zijn onder meer: i) de herziening en versterking van beleidslijnen en procedures voor interne controle vooraf die moeten worden gevolgd door het personeel dat verantwoordelijk is voor tussentijdse betalingen, na de ervaring van de eerste twee jaar sinds de start, ii) tijdige herzieningen van de modelsubsidieovereenkomst van de gemeenschappelijke onderneming die de wettelijke voorwaarden en eisen voor de subsidieverlening hebben verduidelijkt, iii) de introductie van IMI-specifieke financiële richtsnoeren in januari 2012, en van een bijgewerkte versie in juni 2013, die deelnemers en hun aangewezen onafhankelijke accountants voor de certificaten betreffende de financiële staten uitvoerige informatie en uitleg aanreiken over de bepalingen in de IMI-modelsubsidieovereenkomst, iv) frequente financiële workshops voor deelnemers over terugkerende oorzaken van fouten en preventie, en v) de introductie in 2012 van geïntegreerde bedrijfsoplossingen via het specifieke IT-hulpmiddel Sofia (Submission OF Information Application) van de gemeenschappelijke onderneming voor indieningen en projectbeheer. Dit hulpmiddel maakt de elektronische indiening en controle van kostendeclaraties mogelijk, waardoor de foutenmarge wordt beperkt. Tegelijkertijd heeft de gemeenschappelijke onderneming passende controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat fouten in haar voordeel die zijn vastgesteld bij de eerste afgeronde controles achteraf, naar behoren worden gecorrigeerd. Dit wordt stelselmatig bereikt door middel van een invorderingsopdracht of door verrekening met een toekomstige betaling. Daarnaast worden bij als systematische beschouwde fouten de bevindingen bij uitbreiding ook toegepast op niet-gecontroleerde declaraties van dezelfde gecontroleerde begunstigde. Verder is de gemeenschappelijke onderneming uitvoering blijven geven aan een intensief jaarprogramma van controles achteraf, goed voor 40 % van de totale waarde van tussentijdse betalingen in het voorgaande jaar, conform de door de raad van bestuur vastgestelde strategie voor controle achteraf. Deze controles waren een zeer doeltreffende en betrouwbare basis voor de beoordeling en monitoring van de algemene wettigheid en regelmatigheid van tussentijdse betalingen over meerdere jaren en dienden ook als basis voor het opsporen en corrigeren van fouten in de gecontroleerde declaraties. De gemeenschappelijke onderneming onderhoudt ook nauwe samenspraak met de Europese Commissie en haar agentschappen die betrokken zijn bij het zevende kaderprogramma en zij deelt informatie over gemeenschappelijke begunstigden om de dekkingsgraad van de controle te optimaliseren en risico’s van niet-naleving op doeltreffende wijze te beperken. De gemeenschappelijke onderneming blijft zich inspannen voor een financieel beheer op vertrouwensbasis ten aanzien van de deelnemers aan de projecten en zorgt daarbij voor voldoende controle en verantwoording. De op risicoanalyse gebaseerde preventieve en corrigerende maatregelen die de gemeenschappelijke onderneming al heeft genomen, bieden voldoende basis voor goed financieel beheer en de geleidelijke vermindering van het foutenrisico bij tussentijdse betalingen aan begunstigden over meerdere jaren. Deze evenwichtige aanpak zal ook bijdragen tot een succesvol resultaat van de IMI-projecten, aangezien vele projecten al veelbelovende of indrukwekkende vruchten voortbrengen, in het belang van patiënten en de samenleving in haar geheel. Aangezien vele projecten nu pas kosten beginnen te genereren, met name projecten in het kader van de oproepen 3 tot en met 8, kan het volledige effect van de maatregelen van de gemeenschappelijke onderneming alleen op de langere termijn worden gezien, wanneer meer projecten kostendeclaraties indienen en de controles achteraf een groter deel van de totale groep begunstigden omvatten.