Verslag

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2002/C 326/02)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3).

6. De beschikbare kredieten(4) voor het begrotingsjaar beliepen 14,0 miljoen euro, waarvan 12,0 miljoen voor het begrotingsjaar was uitgetrokken en 2,0 miljoen uit het voorgaande jaar was overgedragen. Naast de begrotingsmiddelen die het Agentschap waren toegewezen, heeft het van de Commissie een subsidie van 624000 euro ontvangen voor een meerjarenactie ter voorbereiding van de kandidaat-lidstaten op hun toetreding. Voor deze kredieten werden in 2001 verplichtingen ad 126959 euro aangegaan en betalingen ad 17048 euro verricht. Het saldo is overgedragen.

7. Voor de kredieten van het begrotingsjaar 2001 zijn verplichtingen ad 11,3 miljoen euro aangegaan en voor 44 % daarvan, ofwel 5,0 miljoen euro, zijn betalingen gedaan. Het saldo van de kredieten is ofwel overgedragen (6,2 miljoen euro), ofwel geannuleerd (0,8 miljoen euro). Voor de beleidskredieten (titel III) ten bedrage van 7,6 miljoen euro zijn verplichtingen ad 7,3 miljoen aangegaan, waarvoor 1,5 miljoen is betaald en 5,8 miljoen moest worden overgedragen naar het volgende begrotingsjaar, waarbij het saldo werd geannuleerd. Het zeer hoge percentage overdrachten bij de beleidskredieten is te wijten aan het feit dat de Commissie het Agentschap in 2001 een grote actie (4,5 miljoen euro) heeft opgedragen, waarvan de voorbereiding zoveel tijd vergde dat ze niet in 2001 kon worden uitgevoerd, en alle uitgetrokken kredieten naar het begrotingsjaar 2002 moesten worden overgedragen. Afgezien van deze omstandigheid blijft het percentage overdrachten bij de beleidskredieten echter zeer hoog en moet het Agentschap de programmering van zijn activiteiten en de follow-up daarvan verbeteren.

8. De uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten bedroegen 2,0 miljoen euro, waarvan 1,7 miljoen voor titel III. Voor deze kredieten zijn betalingen ad 1,7 miljoen euro gedaan, waarvan 1,5 miljoen voor titel III; het saldo is geannuleerd.

Jaarrekening

9. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst- en verliesrekening en de balans die het Agentschap in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2001 heeft gepubliceerd.

10. Het Agentschap schrijft zijn vaste activa niet af. Het zou de waarderings- en afschrijvingsregels die de Commissie heeft vastgesteld(5) zodanig moeten toepassen dat de in de balans opgenomen waarden een getrouw beeld geven van de goederen die deel uitmaken van zijn vermogen.

11. Het Agentschap zou de reeds genomen maatregelen ter minimalisering van het risico van dubbele terugbetaling moeten versterken; het moet de reiskosten van de personen die het laat komen dus op basis van originelen en niet van kopieën vergoeden.

12. Met het door het Agentschap gehanteerde systeem voor de begrotingsboekhouding SI2 zou het uitgesloten moeten zijn, verrichtingen van een begrotingsjaar te wijzigen nadat dit jaar (op 15 januari van het daaropvolgende begrotingsjaar) is afgesloten, tenzij in de regelgeving anders is bepaald.

Toepassing van de financiële bepalingen

13. Voor de uitvoering van het begrotingsonderdeel "Onderzoek - Werk en gezondheid" ondertekende het Agentschap op 23 februari 2001 een contract waarmee 225000 euro was gemoeid, hoewel er slechts 185000 euro aan kredieten beschikbaar was. Om het verschil van 40000 euro tussen de beschikbare kredieten en het contractbedrag te dekken heeft het Agentschap, zonder motivering, kredieten gebruikt van een ander begrotingsonderdeel voor een programma ten behoeve van het midden- en kleinbedrijf. Deze praktijk is niet in overeenstemming met het beginsel van specialiteit van de begroting.

14. Het Agentschap draagt het saldo van de voorlopige verplichtingen stelselmatig in zijn geheel naar het volgende begrotingsjaar over, zonder dit met reeds afgegeven bestelbonnen te onderbouwen. Zo heeft het 114134 euro voor dienstreiskosten naar 2002 overgedragen, hoewel de nog te verrichten betalingen minder dan 50000 euro bedroegen. Dergelijke overdrachten zijn niet gerechtvaardigd.

15. Invorderingen voor een totaalbedrag van 82500 euro zijn niet, zoals voorgeschreven in de betrokken opdrachten, vóór het eind van het begrotingsjaar 2001 verricht. Het Agentschap dient maatregelen te nemen om de invorderingen te laten plaatsvinden.

16. In januari 2001, dus na de termijn van 31 december 2000 die de directeur van het Agentschap had gesteld, verzocht een nationaal centrum om een subsidie om werkzaamheden te verrichten die in totaal 184768 euro zouden kosten. Uiteindelijk werd het programma in september 2001 door het Agentschap goedgekeurd voor een bedrag van 27781 euro, dat volledig door de subsidie werd gefinancierd; hiervoor werd aangevoerd dat het betrokken centrum het jaar voordien een lagere subsidie dan gepland had ontvangen omdat een deel van de geplande activiteiten was uitgebleven. Uit deze wisseling in de omvang van de geplande activiteiten en de tijd die verstrijkt voordat een definitief besluit wordt genomen, blijkt dat het Agentschap het systeem voor de programmering van zijn werkzaamheden moet versterken.

17. Pas sinds het tweede kwartaal van 2001 functioneert bij het Agentschap een systeem waarmee werkelijk kan worden geraamd hoeveel vertaalwerk bij het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie zal worden besteld. Dit systeem zou in het kader van de programmering van de werkzaamheden van het Agentschap zodanig moeten worden ontwikkeld dat bij urgenties geen beroep meer behoeft te worden gedaan op lokale vertaalbureaus.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 5.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 9 april 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 15 april 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de beschikbare gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) Niet-gesplitste kredieten.

(5) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 (PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75).

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Agentschap in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Agentschap in zijn eigen jaarrekening.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Agentschap in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het agentschap

Onderstaand volgen de antwoorden van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk op de opmerkingen van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2001:

Uitvoering van de begroting

Paragrafen 7 en 8

Zoals de Rekenkamer opmerkte was in 2001 het percentage van naar het volgende begrotingsjaar overgedragen beleidskredieten hoog. Dit komt met name doordat 4,5 miljoen EUR van het door de Rekenkamer genoemde bedrag van 5,8 miljoen EUR rechtstreeks betrekking had op de subsidieregeling 2001-2002 voor het MKB (midden- en kleinbedrijf). Het betreft hier een nieuwe activiteit waar het Europees Parlement om heeft verzocht en die de Commissie aan het Agentschap heeft toevertrouwd.

Voor het overige heeft het Agentschap getracht alles in werking te stellen om binnen de grenzen van zijn reglementair kader het percentage kredietoverdrachten te beperken. Derhalve worden de thematische centra tegenwoordig betaald in het jaar waarvoor de kredieten zijn toegekend.

Het Agentschap ziet er tot slot voortdurend op toe dat het over passende instrumenten beschikt of dat de bestaande instrumenten worden verbeterd, teneinde de kwaliteit en de follow-up van zijn programmering continu te versterken.

Jaarrekening

Paragraaf 10

Naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer overwoog het Agentschap in eerste instantie de door de Commissie vastgestelde waarderings- en afschrijvingsregels voor de vaste activa toe te passen en deze op te nemen in zijn eigen regelgeving. Aangezien de algehele hervorming van het Financieel Reglement zich echter momenteel in de afrondingsfase bevindt, wil het Agentschap hiermee wachten tot deze definitief is goedgekeurd. Dan kan het tevens passende beheersoftware aanschaffen.

Paragraaf 11

Om dubbele terugbetaling te voorkomen, vermeldt het Agentschap overeenkomstig de aanbevelingen van de Rekenkamer op de oorspronkelijke bewijsstukken (plaatsbewijzen) voor in het kader van deskundigenbijeenkomsten gemaakte reiskosten "paid by EU-Agency" en verricht het de terugbetalingen in principe door middel van overschrijvingen naar de bankrekeningen van de desbetreffende personen, wier gegevens op een formulier van het Agentschap zijn geregistreerd.

Paragraaf 12

De door de Rekenkamer genoemde verrichting was van uitzonderlijke aard en betrof de verrekening van een beperkt, niet naar het volgend jaar overdraagbaar bedrag om een foutieve aanwijzing op een begrotingsonderdeel voor personeelsuitgaven te corrigeren.

Het Agentschap zal erop toezien dat dergelijke verrichtingen in de toekomst niet meer plaatsvinden.

Toepassing van de financiële bepalingen

Paragraaf 13

Het door de Rekenkamer bedoelde contract (225000 EUR) betrof de uitvoering van twee verschillende clusters van werkzaamheden op het gebied van "Onderzoek - Werk en gezondheid": het ene betrof meer specifiek dit gebied (begrotingspost 3 0 2 2: 185000 EUR) en het andere kon, ook al had het hier raakvlakken mee, geassocieerd worden met "het midden- en kleinbedrijf (MKB)" (begrotingspost 3 0 7 1: 40000 EUR). Om deze reden én om te voorkomen dat de start van de werkzaamheden vertraging zou oplopen als gevolg van problemen met de aanwijzing op de begroting heeft het Agentschap besloten de uitgave te financieren en op deze twee begrotingsonderdelen aan te wijzen, naar gelang van de beschikbare kredieten.

Paragraaf 14

De kredietoverdrachten betreffen voor het merendeel verschuldigde restbedragen in verband met contracten of bestelbonnen voor het lopende begrotingsjaar. In een aantal gevallen zijn de bedragen niet duidelijk vastgesteld (geen exacte bedragen), daar ze betrekking hebben op variabele kosten al naar gelang het type verbruik of dienstverlening (bv.: elektriciteit, telefoon, onderhoud).

Het Agentschap heeft wat betreft de kosten van dienstreizen besloten alle kredieten waarvoor betalingsverplichtingen zijn aangegaan (voorlopige betalingsverplichtingen) over te dragen om de nog af te wikkelen terugbetalingen te kunnen verrichten.

Het Agentschap zal gehoor geven aan de aanbeveling van de Rekenkamer inzake de berekening van de verschuldigde restbedragen teneinde de overgedragen kredieten hiermee in overeenstemming te brengen.

Paragraaf 15

Het Agentschap zal gehoor geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer een systeem in te voeren voor een maandelijkse follow-up van de uitstaande invorderingsopdrachten.

Deze invorderingsopdrachten betroffen hoofdzakelijk projecten waarvoor de eindverslagen niet binnen de vereiste termijnen waren ingediend. Sedertdien is deze situatie genormaliseerd of wordt deze in een aantal gevallen nog in overeenstemming met de voorschriften gebracht, zodat de betrokken invorderingsopdrachten kunnen worden geannuleerd. In de overige gevallen vond de invordering niet in 2001 plaats als gevolg van problemen in verband met niet op tijd ontvangen bankstukken.

Paragraaf 16

Overeenkomstig de aanbevelingen van de Rekenkamer en voorzover de omstandigheden en de procedures dit toelaten, zal het Agentschap zorgen voor verbetering van zijn systeem van programmering in die zin dat het volume van de werkzaamheden stabieler dient te zijn, de tenuitvoerlegging van de programma's en de besluitvorming sneller dienen te verlopen en het beginsel van jaarperiodiciteit van de begroting in acht wordt genomen (zie paragraaf "Uitvoering van de begroting").

Paragraaf 17

Op basis van de in het begrotingsjaar 2001 opgedane ervaring heeft het Agentschap in december 2001 een eerste raming gemaakt van zijn vraag naar vertaalwerkzaamheden in 2002. Door maandelijks het aantal geplande en gerealiseerde vertalingen naast elkaar te leggen en periodiek de ramingen bij te stellen moet het van nu af aan gemakkelijker zijn de hiervoor uitgetrokken kredieten te volgen.