MEDEDELING VAN DE COMMISSIE —

Richtsnoeren inzake innovatiegericht aanbesteden

(2021/C 267/01)

AFWIJZING VAN AANSPRAKELIJKHEID: Deze mededeling heeft ten doel praktische richtsnoeren te bieden met betrekking tot innovatiegerichte overheidsopdrachten. Dit document is niet wettelijk bindend. Hoewel hierin nu en dan bepalingen van EU-wetgeving worden geparafraseerd, is deze mededeling niet bedoeld om de in die wetgeving neergelegde rechten en plichten te verruimen of beperken. Voor zover men deze mededeling zou kunnen opvatten als een uitlegging van EU-wetgeving, zij erop gewezen dat uitsluitend het Hof van Justitie van de Europese Unie bevoegd is om het EU-recht juridisch bindend uit te leggen. Hoewel de in deze richtsnoeren opgenomen informatie zorgvuldig is gecontroleerd, aanvaardt de Europese Commissie geen aansprakelijkheid wat betreft de hierin genoemde specifieke zaken.

INHOUD

SAMENVATTING 5

1 EEN KENNISMAKING MET INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN 6

1.1 Wat is innovatiegericht aanbesteden? 6

1.2 Waarom innovatiegericht aanbesteden? 7

1.2.1 Het economisch herstel, de groene en digitale transitie en de veerkracht van de EU bevorderen 7

1.2.2 Overheidsdiensten van hogere kwaliteit bij een geoptimaliseerde begroting 8

1.2.3 Voorzien in een opkomende behoefte 8

1.2.4 Modernisering van overheidsdiensten 9

1.2.5 Startende bedrijven en innovatieve kmo’s helpen met opstarten en groeien 10

1.2.6 De markten op innovatie richten 10

1.3 Waarom richtsnoeren inzake innovatiegericht aanbesteden? 11

2 EEN BELEIDSKADER VOOR INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN OPZETTEN 11

2.1 Een helder beleidsmandaat 11

2.2 Innovatie als middel om verschillende beleidsdoelen te halen 14

2.3 Het ambitieniveau bepalen 15

2.4 Ambities omzetten in acties en verplichtingen 16

2.5 Capaciteitsopbouw 17

2.5.1 Mensen opleiden en ondersteunen 17

2.5.2 Collectieve inkoop overwegen 18

2.6 Risicomijding overwinnen door innovatie te stimuleren 22

3 INNOVEERDERS AANTREKKEN 24

3.1 Overheidsopdrachten ook openstellen voor kleinere innoveerders 24

3.1.1 Communiceren met de markt 24

3.1.2 De administratieve lasten verminderen 26

3.1.3 De selectiecriteria aanpassen 26

3.1.4 Percelen gebruiken 28

3.1.5 Toepassing van standaarden, open data, open interfaces en software met een open bron 29

3.1.6 Kmo-vriendelijke betalingsregelingen ontwerpen 30

3.2 Een benadering van innovatie op basis van ecosystemen ontwikkelen 30

3.3 Innovatiemakelaars mobiliseren 31

4 INNOVATIE AANTREKKEN 33

4.1 Innovatievriendelijke instrumenten voor alle soorten procedures 33

4.1.1 Behoeftenbeoordeling 33

4.1.2 Voorafgaande marktraadplegingen 35

4.1.3 Optionele velden in de standaardformulieren gebruiken 38

4.1.4 Technische specificaties 38

4.1.4.1 Beschrijvende vereisten 38

4.1.4.2 Functionele vereisten 39

4.1.5 Varianten 40

4.1.6 Gunningscriteria 41

4.1.6.1 Prijs 41

4.1.6.2 Kosten 41

4.1.6.3 Kwaliteit 42

4.1.7 Beheer van intellectuele-eigendomsrechten (IER) 43

4.1.8 Uitvoering van de opdracht 46

4.2 Specifieke innovatievriendelijke aanbestedingsprocedures 47

4.2.1 Kant-en-klare innovatieprocedures aanpassen via onderhandelingen 47

4.2.1.1 Mededingingsprocedure met onderhandeling 48

4.2.1.2 Concurrentiegerichte dialoog 48

4.2.2 Prijsvragen 48

4.2.3 Aanzetten tot innovatie door onderzoek en ontwikkeling in te kopen 49

4.2.3.1 Inkoop van onderzoeks- en ontwikkelingsdiensten en toewijzing van intellectuele en eigendomsrechten 49

4.2.3.2 Precommerciële inkoop 50

4.2.3.3 Inkoop van onderzoeks- en ontwikkelingsproducten 51

4.2.3.4 Innovatiepartnerschap 52

5 STAATSSTEUN 56

BIJLAGE I: INTELLECTUELE-EIGENDOMSRECHTEN (IER) 58

Deel I — Algemene aspecten in verband met intellectuele-eigendomsrechten 58

Deel II — Soort ingekocht resultaat en intellectuele-eigendomsrechten 60

BIJLAGE II: MODELLEN VOOR DE UITNODIGING VAN LEVERANCIERS 65

BIJLAGE III: MODELVRAGENLIJST VOOR DE BIJEENKOMST MET LEVERANCIERS 67

SAMENVATTING

Innovatiegerichte aanbestedingen kunnen het economische herstel van de EU na de COVID-19-crisis verbeteren door middel van betere overheidsinvesteringen. Zij vormen een belangrijk instrument om de omvorming van onze economie tot een groene en digitale economie te bevorderen. Deze richtsnoeren, die zijn vastgesteld in het kader van de mededeling “Een vernieuwde Europese agenda voor onderzoek en innovatie — de kans om de toekomst van Europa vorm te geven” en de input bij het informele diner van de EU-leiders van 16 mei 2018 in Sofia, zijn bijgewerkt naar aanleiding van de goedkeuring van de strategieën inzake Europese kmo’s en de industrie (1) en van de herstel- en veerkrachtfaciliteit (2). Zij zijn erop gericht overheidsinkopers te ondersteunen, zodat zij beter kunnen bijdragen tot het economische herstel, de groene en digitale transitie en de veerkracht van de EU.

In deze richtsnoeren worden de fundamentele aspecten van innovatiegericht aanbesteden op beknopte wijze gepresenteerd: waarom is het belangrijk, wie heeft er belang bij en hoe gaat dit proces in zijn werk?

Dit document vormt de weerslag van de reacties die in het kader van een eerdere openbare raadpleging zijn ontvangen. De mate van detail is bewust gekozen om een zo breed mogelijk professioneel publiek te bereiken (inkopers, beleidsmakers en leveranciers) en belangstelling te wekken bij mensen die er nooit aan hebben gedacht of zich er niet door aangesproken voelden. Zelfs voor lezers die al veel weten over het onderwerp bevat dit document nuttige verwijzingen naar recente initiatieven en voorbeelden.

Bij de richtlijnen inzake overheidsopdrachten van 2014 werd het kader voor overheidsopdrachten aangepast aan de behoeften van overheidsinkopers en ondernemers in verband met de technologische ontwikkelingen, de economische trends en het toenemende belang dat de maatschappij hecht aan duurzame overheidsuitgaven.

Innovatiegericht aanbesteden biedt nieuwe mogelijkheden voor startende bedrijven en de ontwikkeling van innovatieve oplossingen, zoals opgemerkt door de Commissie in haar onlangs goedgekeurde kmo-strategie en actieplan inzake intellectuele-eigendomsrechten (3).

De regelgeving inzake overheidsopdrachten gaat niet langer alleen over hoe men inkoopt, maar biedt ook ruimte voor prikkels met betrekking tot wat men inkoopt, zonder die verplicht te stellen. Het doel om het geld van de belastingbetaler goed te besteden krijgt een nieuwe dimensie die verder reikt dan het vervullen van de primaire behoeften van overheidsinstanties. Bij elke openbare aankoop wil het publiek terecht weten of de gekozen optie niet alleen aan de regels voldoet, maar ook een optimale toegevoegde waarde biedt in termen van kwaliteit, kostenefficiëntie en ecologische en sociale impact en of de keuze mogelijkheden creëert voor de markt van de leveranciers.

Innovatiegericht aanbesteden heeft betrekking op al deze aspecten en schept de voorwaarden voor kwalitatief hoogstaandere en efficiëntere oplossingen die ecologische en sociale voordelen, een betere rentabiliteit en nieuwe zakelijke kansen voor ondernemingen opleveren. De richtsnoeren moeten daarnaast worden gelezen in samenhang met de richtsnoeren van de Commissie van 2019 voor de deelname van inschrijvers en goederen uit derde landen aan de aanbestedingsmarkt van de EU (4), waarin ook strategisch en innovatiegericht aanbesteden aan de orde komt en waarin praktisch advies wordt verleend aan overheidsinkopers ten aanzien van de omgang met de deelname uit derde landen aan hun openbare inschrijvingen.

Deze richtsnoeren zijn derhalve als volgt opgebouwd:

Hoofdstuk 1 biedt uitleg bij het begrip innovatiegericht aanbesteden, de overkoepelende dimensie en de toegevoegde waarde ervan.

In hoofdstuk 2 wordt het beleidskader uiteengezet dat nodig is voor een strategische toepassing van innovatiegericht aanbesteden.

In hoofdstuk 3 wordt aangegeven hoe overheidsopdrachten kunnen worden opengesteld voor innoveerders, waaronder startende bedrijven en innovatieve kmo’s.

In hoofdstuk 4 wordt beschreven hoe openbare aanbestedingsprocedures kunnen worden ingezet om de openbare dienstverlening te moderniseren aan de hand van innovatieve oplossingen en om te zorgen voor groei en banen, met name in verband met het beheer van intellectuele-eigendomsrechten (IER).

In hoofdstuk 5 worden bepaalde criteria genoemd waaraan innovatiegerichte aanbestedingen moeten voldoen om te voorkomen dat staatssteun wordt verleend aan een leverancier.

De bijlagen bieden praktische informatie voor inkopers met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten en instrumenten om inkopers te helpen vergaderingen met leveranciers te organiseren.

Deze richtsnoeren kunnen een inspiratiebron vormen voor alle spelers die bij overheidsopdrachten betrokken zijn:

— ambtenaren van aanbestedende diensten;

— de eindgebruikers van de ingekochte oplossingen;

— besluitvormers en beleidsmakers die in belangrijke mate bijdragen aan het creëren van gunstige omstandigheden;

— leveranciers, die kunnen leren hoe zij bij overheidsopdrachten beter kunnen concurreren met hun innovatieve oplossingen.

1. EEN KENNISMAKING MET INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN

1.1. Wat is innovatiegericht aanbesteden?

Innovatie kan meerdere betekenissen hebben (5). In deze richtsnoeren wordt uitgegaan van een brede opvatting. Onder “innovatiegericht aanbesteden” wordt verstaan elke vorm van aanbesteden waarbij sprake is van een van of beide navolgende aspecten:

— inkoop van het innovatieproces (onderzoeks- en ontwikkelingsdiensten), met (gedeeltelijke) resultaten;

— inkoop van de resultaten van innovatie.

In het eerste geval beschrijft de overheidsinkoper zijn behoefte en verzoekt bedrijven en onderzoekers innovatieve producten, diensten of processen te ontwikkelen die nog niet bestaan op de markt om in die behoefte te voorzien.

In het tweede geval koopt de overheidsinkoper geen kant-en-klaar product, maar treedt hij op als vroegtijdige aanhaker (early adopter) die een product, dienst of proces inkoopt dat/die nieuw is op de markt en wezenlijk nieuwe eigenschappen bevat (6).

Dergelijke innovatie, die de prestaties en de toegevoegde waarde voor verschillende belanghebbenden verbetert, sluit soms aan op de traditionele situatie (incrementele innovatie), maar zorgt vaak voor een verstoring van het oude systeem door nieuwe spelers, werkstromen en waarden te creëren (disruptieve innovatie), of vereist zelfs een algehele transformatie, omdat zij voorziet in onvervulde behoeften en aanzet tot structurele of organisatorische hervormingen (transformerende innovatie). In deze richtsnoeren wordt gewezen op de voordelen van verschillende vormen van innovatie en wordt uitgelegd hoe men deze kan benutten in het kader van overheidsopdrachten.

1.2. Waarom innovatiegericht aanbesteden?

1.2.1. Het economisch herstel, de groene en digitale transitie en de veerkracht van de EU bevorderen

Overheidsinvesteringen en innovatie zijn twee essentiële manieren om de uitdagingen van het herstel, de groene en digitale transitie en de totstandbrenging van een veerkrachtigere economie in de EU het hoofd te bieden. Met de nieuwe herstel- en veerkrachtfaciliteit (7) zullen overheidsinvesteringen na de COVID-crisis worden gestimuleerd en een groot deel van deze investeringen zal worden gedaan aan de hand van overheidsopdrachten. Uit benchmarking van de EU blijkt dat in Europa slechts de helft van de potentiële kracht van innovatiegericht aanbesteden wordt benut om het economische herstel aan te zwengelen en dat veel te weinig wordt geïnvesteerd in met name de aankoop van digitale oplossingen en O&O, die essentieel zijn voor het versterken van de strategische autonomie en het concurrentievermogen van de EU (8). Overheidsinkopers zullen innovatiegerichte aanbestedingen moeten stimuleren en bedrijven moeten helpen innovatieve oplossingen te ontwikkelen in belangrijke industriële ecosystemen, met name in gevallen waarin overheidsinkopers cruciale investeerders zijn. Overheidsinkopers zullen daarnaast de veerkracht van de Europese economie moeten bevorderen door inkoopkanalen voor essentiële goederen — bijvoorbeeld farmaceutische ingrediënten, zoals is gebleken uit de COVID-19-pandemie — te diversifiëren en door nieuwe oplossingen aan te moedigen.

Het gebruik van innovatiegericht aanbesteden voor ruimtegebaseerde toepassingen van de EU door overheden op nationaal, regionaal en lokaal niveau kan in belangrijke mate bijdragen tot de uitvoering van de Green Deal en de digitalisering van de interactie tussen bedrijven/burgers en overheden. Het biedt ook veel potentieel voor grensoverschrijdende samenwerking. Op veel gebieden waarop ruimtegebaseerde gegevens en diensten worden toegepast die door het ruimteprogramma van de EU worden geleverd, is de aankoop van innovatieve oplossingen de doeltreffendste manier om de digitale en groene transitie te bevorderen, aangezien deze met uitsluitend marktwerking niet kan worden gerealiseerd.

VOORBEELD RUIMTEDIENSTEN Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Overheidsinstanties zijn belangrijke gebruikers van ruimtegebaseerde technologie, met name op gebieden zoals: — openbare veiligheid (nooddiensten & rampenbestrijding, opsporing en redding, brandbestrijding, grensbeheer); — de bescherming van kritieke infrastructuur; — openbaar vervoer (beheer van openbaar vervoer, autonome shuttles, slimme steden); — maritieme, luchtvaart- en spoorwegactiviteiten die door overheden worden uitgevoerd of gecontroleerd. Wat is anders gedaan? Innovatiegericht aanbesteden kan daarom een veelbelovend instrument zijn om het gebruik van geavanceerde ruimtegebaseerde technologie en diensten te bevorderen en overheidsinstanties prikkels te bieden om de eerste klanten van innovatieve bedrijven te worden. In oktober 2019 publiceerde de Europese Commissie de oproep tot het indienen van voorstellen H2020-SPACE-EGNSS-2020 voor het proefproject “Pre-commercial procurement of EGNSS (EGNOS & Galileo) applications for public authorities”, dat tot doel had innovatieve oplossingen te ontwikkelen met gebruik van de EU-GNSS-technologie om kwesties van openbaar belang aan te pakken ten aanzien waarvan het aanbod op de markt te gering is (een typisch geval van marktfalen, als gevolg van de hoge technologische/marktrisicoperceptie en monopsonie/beperkte vraag). Wat was de uitkomst daarvan? Het geselecteerde project, BroadGNSS, zal gebruikmaken van de unieke en geavanceerde functies van Egnos- en Galileo-signalen in downstreamtoepassingen voor de openbare veiligheid, om de diensten voor openbare veiligheid en rampenbestrijding voor Europese burgers te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/topic-details/space-egnss-5-2020

1.2.2. Overheidsdiensten van hogere kwaliteit bij een geoptimaliseerde begroting

Het innovatieve karakter is maar zelden de enige reden om voor een innovatieve oplossing te kiezen. Meestal wordt een innovatieve oplossing interessant voor overheidsinkopers wanneer zij daarmee vergelijkbare of zelfs betere resultaten kunnen behalen tegen geoptimaliseerde kosten.

VOORBEELD GROENERE EN GOEDKOPERE ENERGIE VOOR BURGERS DANKZIJ INNOVATIE: Warmtekrachtkoppelingcentrale in Vilnius Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? De invoer van gas leidde tot hoge verwarmingskosten voor de burgers van Vilnius. Daarnaast had de grote afhankelijkheid van de stad van gas negatieve gevolgen voor het milieu, vanwege de hoge CO2-uitstoot. Wat is anders gedaan? In 2018 besloot de stad te investeren in een innovatieve, binnenlandse faciliteit om groene energie te produceren en haar afhankelijkheid van de invoer van gas en haar CO2-voetafdruk te beperken. Het volledige aanbestedingsproject werd binnen een jaar afgerond. De WKK-centrale bestaat uit een afvalverbrandingsfaciliteit en twee biobrandstofsystemen. Het grootste deel van de investering was mogelijk dankzij de hulp van de structuurfondsen van de EU en een lening van de Europese Investeringsbank (EIB). Wat was de uitkomst daarvan? De energiebehoeften van bijna 40 % van de burgers kunnen nu worden vervuld met een lagere CO2-uitstoot. Zodra het systeem medio 2020 met volledige capaciteit zal werken, zullen de prijzen voor burgers naar verwachting met 20 % dalen. De CO2-uitstoot kan met ongeveer 436 000 ton per jaar aanzienlijk worden teruggebracht. De innovatie draagt bij aan de circulaire economie omdat afval op vlotte wijze wordt omgevormd tot energie. Meer informatie is beschikbaar op: https://renewablesnow.com/news/lietuvos-energija-breaks-ground-on-vilnius-chp-scheme-601749/ https://www.euroheat.org/news/vilnius-chp-project-gets-green-light-ec/ https://ec.europa.eu/regional_policy/en/projects/major/lithuania/new-power-plant-boosts-renewable-energy-use-in-vilnius-lithuania https://www.eib.org/attachments/registers/74370788.pdf

1.2.3. Voorzien in een opkomende behoefte

Soms is innovatiegericht aanbesteden nodig om te voorzien in nog niet vervulde behoeften of te voldoen aan nieuwe verwachtingen waarvoor de bestaande oplossingen op de markt niet volstaan.

VOORBEELD INNOVATIE SPEELT IN OP SOCIALE VERANDERINGEN: Leerlingen motiveren om te leren met technologie Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Veel kinderen hebben tegenwoordig meer interesse in computerspelletjes dan in wiskunde of wetenschap. Het aantal leerlingen/studenten dat voortijdig de school/universiteit verlaat, neemt toe, terwijl het enthousiasme voor deze “moeilijke” vakken afneemt. Dit heeft gevolgen voor de kansen van de volgende generatie Europeanen op een goede baan in een steeds meer op kennis gebaseerde economie. Wat is anders gedaan? Scholen uit Halmstad in Zweden, Viladecans in Spanje, Maagdenburg in Duitsland en Konnevesi in Finland besloten dit probleem gezamenlijk aan te pakken. Zij lieten zeven innovatieve leveranciers onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden verrichten, en testten en vergeleken daarna de oplossingen die deze leveranciers voorstelden. Vier van de zeven leveranciers werden geselecteerd voor de prototypingfase en twee van hen ontwikkelden innovatieve instrumenten die door de scholen werden ingevoerd. Die instrumenten bieden leerlingen in het basis- en het voortgezet onderwijs een persoonlijkere, speelse leerervaring, waarbij voortdurend gedragspatronen worden geanalyseerd met behulp van kunstmatige intelligentie. Wat was de uitkomst daarvan? Uit de deelname van meer dan 600 leerlingen en 45 docenten in de vier landen bleek dat de leerlingen dankzij de nieuwe producten 55 tot 75 % gemotiveerder zijn voor en succesvoller zijn in de vakken wiskunde, techniek, natuurkunde en scheikunde en vaker kiezen voor een carrière op deze gebieden. De oplossingen zijn ondertussen aan verschillende scholen verkocht. De Kuulammen koulu-school in Finland bevestigde bijvoorbeeld dat de docenten 30 tot 40 % minder tijd kwijt zijn aan planning en beoordeling en de scholen op lesmateriaal besparen dankzij deze innovatieve oplossingen. (Eén licentie kost tien keer minder dan schoolboeken voor de hele school.) Het bedrijf dat de oplossing in Finland heeft geleverd, heeft ondertussen ook durfkapitaalinvesteringen aangetrokken en zijn activiteiten ook uitgebreid tot andere marktsegmenten (voor de opleiding van werknemers van bedrijven). Meer informatie is beschikbaar op: www.imaile.eu (Project medegefinancierd door het zevende kaderprogramma van de EU)

1.2.4. Modernisering van overheidsdiensten

Met innovatiegericht aanbesteden kan de openbare-dienstverlening worden afgestemd op de verwachtingen van de steeds meer op technologie gerichte milieu- en maatschappijbewuste burger en kan de dienstverlening publieksvriendelijker worden.

VOORBEELD DOOR INNOVATIE WORDT HET GEBRUIK VAN AUTO’S BIJ OVERHEDEN TERUGGEDRONGEN: Het platform voor autodelen van het Portugese Ministerie van Volksgezondheid Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Het Portugese Ministerie van Volksgezondheid wilde het werkverkeer optimaliseren, de milieubelasting verminderen en de totale kosten van het wagenpark van alle diensten onder de vlag van het ministerie en de Portugese nationale zorginstanties terugdringen. Wat is anders gedaan? Het Ministerie van Volksgezondheid koos niet simpelweg voor de aanschaf van nieuwe auto’s, maar herbekeek de manier waarop het wagenpark werd ingezet. Het richtte een elektronisch platform op waar alle informatie over het gebruik van het wagenpark werd samengebracht. In 2017 werd het platform voor autodelen van het Ministerie van Volksgezondheid (GPFMS) opgeleverd door een externe contractant die was geselecteerd via een openbare aanbestedingsprocedure waarbij de gewenste resultaten werden uitgedrukt in termen van functionele vereisten. Wat was de uitkomst daarvan? Via het platform kunnen de gebruikers alle beschikbare middelen (voertuigen en routes) delen. Hierdoor nemen het aantal voertuigen, de bijkomende kosten (zoals de verzekerings-, brandstof- en onderhoudskosten) en het milieueffect af. Ook legt het platform het realtime-gebruik van de middelen vast en zal het voorzien in indicatoren die moeten aanzetten tot efficiëntie, transparantie en zorgvuldigheid in planning, beheer, gebruik en controle van het wagenpark. Het sluit daarmee aan op de doelstellingen van de digitale en groene transitie van de Commissie. Meer informatie is beschikbaar op: http://spms.min-saude.pt/2016/05/spms-desenvolve-gestao-partilhada-frota-do-ministerio-da-saude

VOORBEELD VOORBEELD VAN INNOVATIE DIE INSPEELT OP MILIEUPROBLEMEN: De watervoorziening beschermen Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Het restwater dat overbleef bij het slaan van munten in Oostenrijk bevatte meer chemicaliën dan wettelijk was toegestaan. Wat is anders gedaan? De Oostenrijkse federale inkoopdienst lanceerde een driefasige openbare aanbestedingsprocedure voor een innovatieve oplossing voor de Oostenrijkse Munt (die verantwoordelijk is voor het slaan van munten). Potentiële leveranciers werd gevraagd naar hun staat van dienst op het gebied van innovatie. In de voorwaarden van de opdracht werden precieze doelstellingen opgenomen voor de waterbehandeling. Wat was de uitkomst daarvan? Het gekozen, eenvoudig te installeren vacuümverdampingsmechanisme filtert zeer uiteenlopende deeltjes, waaronder metaal, galvanische deeltjes, foto-, druk- en farmaceutisch materiaal en voedsel, en kan zodoende worden gebruikt in tal van sectoren. Daarnaast is de behoefte van de Oostenrijkse Munt aan schoon water met 97 % afgenomen, met een besparing van 4 miljoen liter water per jaar als gevolg. Meer informatie is beschikbaar op: http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue58_Case_Study117_BBG_Austria.pdf

1.2.5. Startende bedrijven en innovatieve kmo’s helpen met opstarten en groeien

Op EU-niveau is de koopkracht van overheidsinkopers goed voor ongeveer 14 % van het bbp (9). In veel delen van Europa hebben overheidsopdrachten een aanzienlijk aandeel in de lokale economie. Dit betekent dat overheidsinkopers innovatie kunnen stimuleren onder de bestaande marktdeelnemers en daarnaast essentiële kansen kunnen bieden aan kmo’s en nieuwe innovatieve bedrijven die mogelijk oplossingen hebben voor onvervulde behoeften, maar moeite hebben om die in de handel te brengen.

Door op te treden als richtinggevende klant kunnen overheidsinkopers innovatieve bedrijven de mogelijkheid bieden om hun nieuwe oplossingen onder levensechte omstandigheden te testen. Door klant te worden van innovatieve bedrijven en de omzet van die bedrijven te verhogen, kunnen aanbestedende diensten bovendien andere openbare en particuliere investeerders aanmoedigen om in hun activiteiten te investeren. Tot slot kunnen overheidsinkopers ondernemers (kmo’s, startende bedrijven) door breed gebruik te maken van digitale platforms meer mogelijkheden bieden om zich te ontwikkelen of innovatieve oplossingen voor te stellen en een grensoverschrijdende toegang tot aanbestedingsmarkten vergemakkelijken (10).

1.2.6. De markten op innovatie richten

Wanneer een product niet voorhanden is op de markt, of er alleen laagwaardige producten worden aangeboden, kan de koopkracht van overheidsinkopers de markt stimuleren om te gaan innoveren.

VOORBEELD VOORBEELD VAN INNOVATIE DIE TEGEMOETKOMT AAN DE BEZORGDHEID VAN HET PUBLIEK: Gezondere patiëntenzorg in ziekenhuizen Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? De Zweedse stad Örebro wilde katheters inkopen waarin geen schadelijke pvc’s waren verwerkt. Hoewel die niet ruim verkrijgbaar waren op de markt, schreef de stad een aanbesteding uit. Destijds reageerde slechts één leverancier op de oproep. Wat is anders gedaan? Ondanks de uitdagingen is de stad erin geslaagd de gewenste katheters in te kopen. Wat was de uitkomst daarvan? Acht jaar later boden alle leveranciers een pvc-vrij product aan.

1.3. Waarom richtsnoeren inzake innovatiegericht aanbesteden?

Het voornaamste doel van overheidsinkopers is om zo stabiel en betrouwbaar mogelijk in te kopen. Doorgaans verminderen zij de risico’s door:

i. te kiezen voor gevestigde ondernemers met een smetteloze reputatie, die netjes hun belasting betalen en een grote omzet behalen, en

ii. te vragen naar standaardoplossingen die betrouwbaar zijn gebleken.

In die omstandigheden kan het moeilijk zijn om overheidsinkopers ervan te overtuigen om te kiezen voor innovatieve producten en diensten met een hoger risico, ondanks het feit dat de beslissing om innovatie in te kopen voor hen duidelijke voordelen oplevert. Deze voordelen — zoals besparingen, oplossingen voor nieuwe behoeften of betere antwoorden op bestaande behoeften — moeten helder worden geïdentificeerd, uitvoerig en transparant worden beschreven, als doelstellingen worden geformuleerd en objectief worden gemeten. De juridische, financiële en imagorisico’s moeten op voorhand worden ingecalculeerd en beperkt. Deze richtsnoeren beogen beleidsmakers op het gebied van overheidsopdrachten een eerste stimulans en eerste ideeën te bieden om deze uitdaging aan te gaan.

In samenwerking met verschillende partners heeft de Commissie al een aantal richtsnoeren over dit onderwerp gepubliceerd, en die documenten blijven geldige referentiematerialen (11). Rekening houdend met de eerdere ervaringen en met de herhaalde verzoeken van belanghebbenden wordt in deze richtsnoeren nader ingegaan op gedetailleerdere praktische overwegingen; ze zijn gericht op een aantal nog niet verkende aspecten van de instrumenten die in de EU-regels zijn voorgesteld en plaatsen die in een breder perspectief, onder meer in het kader van de EU-brede steun voor startende bedrijven en innovatieve kmo’s.

Deze richtsnoeren hebben daarom het doel om:

— argumenten te geven voor het opzetten van een businesscase voor innovatiegericht aanbesteden;

— acties voor te stellen om innovatieve projecten de nodige ondersteuning te bieden;

— leren om te gaan met onzekerheden door uitleg te geven bij de toepassing van het EU-rechtskader voor overheidsopdrachten in innovatieve procedures en voorbeelden te geven uit de praktijk.

De in deze richtsnoeren aangehaalde voorbeelden laten zien dat de naar voren gebrachte ideeën haalbaar moeten zijn in alle lidstaten, aangezien de belangrijkste aanbestedingsregels voortvloeien uit dezelfde richtlijnen inzake overheidsopdrachten.

2. EEN BELEIDSKADER VOOR INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN OPZETTEN

Innovatiegericht aanbesteden is een kans voor overheidsinkopers, burgers en bedrijven. Een alomvattend beleidskader dat voorziet in een visie, een strategie en passende middelen is essentieel om deze kans te verwezenlijken. Hieronder worden de belangrijkste elementen van een beleidskader voor innovatiegericht aanbesteden uiteengezet.

2.1. Een helder beleidsmandaat

Een heldere beleidsvisie die op politiek niveau wordt vastgesteld voor de instellingen en de professionals die betrokken zijn bij strategische inkoop maakt het verschil, omdat zij hiermee de nodige handelingsbevoegdheid krijgen. Wanneer die visie gepaard gaat met een heldere voorlichtingscampagne en wordt ondersteund door een langdurige toewijzing van middelen, heeft de beleidsvisie meer kans van slagen.

VOORBEELD DE ZWEEDSE NATIONALE INNOVATIERAAD In de Zweedse nationale innovatieraad zijn ministers met een innovatiegerelateerde portefeuille en deskundigen bijeengebracht. De premier zit de raad voor. In dit forum kan op het hoogste niveau worden gediscussieerd over innovatie, wat helpt om de overheidsstrategie te consolideren. Zo heeft het forum geholpen om duidelijkheid te verschaffen over het gebruik van functionele vereisten in overheidsopdrachten. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.government.se/government-policy/national-innovation-council

Innovatiegericht aanbesteden heeft een enorm strategisch potentieel, met name bij de ondersteuning van technologische ontwikkelingen in en door de publieke sector. Sectoren die afhankelijk zijn van de verkoop aan de publieke sector kunnen worden gemotiveerd om te innoveren en nieuwe technologieën in te voeren op basis van de publieke vraag. Innovatie in sociale sectoren zoals de gezondheidszorg, waterzuivering, stadsverwarming, wegen en spoorwegen hangt bijna volledig af van overheidsbehoeften. In dergelijke gevallen zijn overheidsopdrachten een duidelijk middel om die behoeften kenbaar te maken en om technologische vooruitgang aan te jagen.

VOORBEELD INNOVATIE DRAAGT BIJ AAN HET HALEN VAN DE GEMEENTELIJKE MILIEUDOELEN: Kopenhagen haalt zijn milieudoelen met behulp van innovatieve technologie Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Kopenhagen heeft zich het ambitieuze doel gesteld om uiterlijk 2025 koolstofneutraal te zijn en hervormt momenteel zijn energiebeheer. Een aanzienlijke vermindering van het energieverbruik van straatverlichting is een belangrijke voorwaarde om dit doel te halen. Hiertoe moesten bijna 20 000 straatlantaarns worden vervangen. Kopenhagen streefde de volgende doelstellingen op het gebied van verlichting na: — vervanging van de natrium-hogedruklampen in de woonwijken en langs de grotere wegen en snelwegen van Kopenhagen door efficiënte, speciaal ontworpen ledlampen; — aanzienlijke energie- en CO2-besparingen behalen om de stad te helpen bij de verwezenlijking van het doel om uiterlijk 2025 koolstofneutraal te zijn; — de kwaliteit van de straatverlichting verbeteren om de veiligheid en het comfort te verhogen; — de lichtregeling koppelen aan gegevens over de verkeersintensiteit om de verlichting in de toekomst aan te passen aan het weggebruik; — een centraal beheersysteem opzetten voor een doeltreffend beheer en de effectieve regeling van de straatverlichting. Wat is anders gedaan? De aanbestedende dienst koos voor een procedure op basis van een concurrentiegerichte dialoog. De evaluatiecriteria waren in evenwicht: prijs 25 %, uitvoering en organisatie 25 %, lichtoplossing 20 %, energie- en milieu-eigenschappen 30 %. De procedure nam 16 maanden in beslag tot aan de ondertekening van de overeenkomst. Wat was de uitkomst daarvan? Dankzij de overgang op ledlampen is het energieverbruik met 57 % gedaald, waardoor zowel de koolstofvoetafdruk als de onderhoudskosten zijn verminderd (met jaarlijks 1,6 miljoen EUR bij een investering van 26 miljoen EUR). Meer informatie is beschikbaar op: http://spice-project.eu http://spice-project.eu/wp-content/uploads/sites/14/2017/08/Copenhagen_Street_Light.pdf

Verder moet worden onderstreept dat innovatiegericht aanbesteden naast talrijke voordelen ook risico’s en kosten met zich meebrengt. Het vereist een cultuuromslag — niet alleen bij de overheidsinkopers, maar in het gehele bestel: onder ondernemers, politieke autoriteiten, evaluatie-instanties en zelfs wetenschappers. In dit verband is een heldere beleidsverklaring essentieel om risicomijding en mogelijke aanvullende kosten als gevolg van het blokkeren van innovatie aan de orde te stellen.

VOORBEELD GEKOZEN FUNCTIONARISSEN ERBIJ BETREKKEN: De Parijse commissie voor overheidsopdrachten Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Parijs wilde zijn strategische benadering van overheidsopdrachten versterken en efficiënter uitvoeren, en wilde de (gekozen) leden van de gemeenteraad er nauwer bij betrekken. Wat is anders gedaan? In 2016 heeft de gemeenteraad van Parijs de commissie voor overheidsopdrachten ingesteld (Commission d’anticipation des achats). Deze bestaat uit tien leden van alle fracties in de Parijse gemeenteraad. De commissie bespreekt komende aanbestedingsprojecten en de wijze waarop de strategische benadering kan worden toegepast in specifieke procedures. Zo kunnen de gekozen vertegenwoordigers informatie inwinnen, standpunten uitwisselen en in een vroeg stadium een bijdrage leveren, ruim voordat de procedure in gang wordt gezet. Wat was de uitkomst daarvan? Dankzij de grotere, vroegtijdige betrokkenheid van alle fracties heeft de strategische benadering van overheidsopdrachten aan legitimiteit gewonnen. De benadering wordt voortdurend verfijnd naar aanleiding van de grondige uitwisselingen die tijdens de commissiebijeenkomsten plaatsvinden. In bepaalde openbare aanbestedingsprocedures wordt meer rekening gehouden met strategische overwegingen. Deze inclusieve aanpak en grotere betrokkenheid van de politici heeft voorts de duur van de openbare aanbestedingsprocedures verkort (een tot drie maanden korter dan vóór de oprichting van de commissie).

Een krachtige manier om een sterk beleidsmandaat te formuleren, is het vaststellen van streefdoelen, bijvoorbeeld een percentage van de openbare aankopen dat innovatiegerichte aanbestedingen moet betreffen. Hoewel deze aanpak mogelijk niet in alle omstandigheden werkt en uitdagingen met zich meebrengt, met name wat betreft de definitie, meting en verantwoording, kan deze de instellingen sterk stimuleren om een stroperige besluitvorming en risicomijding te verhelpen.

WERELDWIJDE EN EUROPESE DOELSTELLINGEN Autoriteiten overal ter wereld hebben zich ten doel gesteld een bepaald percentage van hun begroting voor overheidsopdrachten te reserveren voor onderzoek en ontwikkeling en innovatie. Zo streeft de VS ernaar om minstens 500 miljoen USD (circa 2,5 % van het bbp) uit te geven aan de inkoop van onderzoek en ontwikkeling en streeft Zuid-Korea ernaar om 5 % van zijn begroting voor overheidsopdrachten te besteden aan de ontwikkeling en 20 % aan de toepassing van innovatieve oplossingen. In Europa zijn nationale en regionale doelstellingen vastgesteld. Doorgaans heeft 2 tot 5 % van de overheidsopdrachten betrekking op de actualisering van innovaties. Sommige lokale overheden hebben ambitieuzere doelen vastgesteld. Zo heeft de stad Gent 10 % van haar begroting voor de inkoop van ICT gereserveerd voor onderzoek en ontwikkeling en innovatie. In het Scale Up Europe-manifest wordt een minimumdoelstelling van 3 % aanbevolen voor precommerciële inkoop en van 20 % voor de openbare inkoop van innovatieve oplossingen. Doelstelling van Gent: https://www.digipolis.be/sites/default/files/20140929_DO_charter%20pdf.pdf Nationale/regionale doelstellingen in de EU: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/innovation-procurement-initiatives-around-europe Scale Up Europe-manifest: http://scaleupeuropemanifesto.eu ERAC-advies: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-1209-2015-INIT/en/pdf De studie inzake de benchmarking van nationale beleidskaders en de uitgaven voor innovatiegericht aanbesteden (waarin een overzicht wordt gegeven van de in Europa gebruikte doelstellingen) is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/study-benchmarking-strategic-use-public-procurement-stimulating-innovation-digital-economy

INNOVATIEVRIENDELIJKHEID VAN NATIONALE BELEIDSKADERS — STUDIE

De resultaten van de benchmarking laten zien hoeveel vooruitgang Europa reeds heeft geboekt bij de uitrol van nationale beleidskaders voor innovatiegericht aanbesteden. Slechts iets meer dan een kwart van het potentieel van het algehele kader voor innovatiebeleid in Europa wordt benut.

In het algemeen kan worden waargenomen dat innovatiegericht aanbesteden in veel landen nog geen strategische prioriteit is. Prikkels en structuren voor capaciteitsopbouw zijn bovendien niet toereikend om overheidsinkopers te ondersteunen bij de uitvoering van innovatiegericht aanbesteden.

Het staat echter vast dat de lidstaten die vooroplopen op het gebied van innovatie over het algemeen ook een beleidskader voor innovatiegericht aanbesteden hebben vastgesteld. Het versterken van de investeringen in de ontwikkeling van een strategischer beleidskader voor overheidsopdrachten voor innovatie in Europa kan dus bijdragen tot een verbetering van het concurrentievermogen van de Europese economie.

Grafiek 1

Benchmarking van nationale beleidskaders voor innovatiegericht aanbesteden in heel Europa

Bron: Studie inzake de benchmarking van nationale beleidskaders en de uitgaven voor innovatiegericht aanbesteden, zoals bedoeld in het bovenstaande tekstvak.

2.2. Innovatie als middel om verschillende beleidsdoelen te halen

Innovatie is zowel een belangrijke motor achter duurzame groei, herstel en veerkracht waar de koopkracht van de overheid aanzienlijk aan kan bijdragen, als een belangrijk middel om de prijs-kwaliteitverhouding van openbare diensten te verbeteren waarvoor de overheid verantwoordelijk is.

Bovendien moet de beleidsvisie helderheid verschaffen over de koppeling tussen andere beleidsdoelen en innovatiegericht aanbesteden, zoals de versterking van de veerkracht van de economie, vermindering van de milieuvoetafdruk, toename van de energie-efficiëntie, bestrijding van klimaatverandering, duurzame gezondheidszorg voor een vergrijzende bevolking, betere markttoegang voor startende bedrijven en kmo’s, vermindering van de levenscycluskosten, modernisering van de publieke dienstverlening enzovoort.

VOORBEELD INNOVATIE HELPT BIJ DE UITVOERING VAN MILIEU- EN GEZONDHEIDSBELEID: Een frisse manier om een Pools ziekenhuis verkoeling te bieden Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Als gevolg van de klimaatverandering krijgt Polen vaker te maken met hittegolven. Het ziekenhuis van Sucha Beskidzka was een van de vele Poolse ziekenhuizen waar de hoge binnentemperaturen een toenemend punt van zorg waren voor het welzijn van het personeel en de patiënten en voor de medische apparatuur. In reactie hierop verplichtte het Ministerie van Volksgezondheid alle zorgverleners om zonwering te plaatsen in patiëntenkamers met een hoge blootstelling aan zonlicht. Airconditioning van de kamers tijdens de zomermaanden vormde echter een aanslag op de begroting van het Sucha Beskidzka-ziekenhuis. Wat is anders gedaan? Het ziekenhuis koos er niet voor om meer van hetzelfde te kopen, maar vroeg de markt via een technische dialoog welke oplossingen er beschikbaar waren. Vervolgens kocht het een gezondere, duurzamere oplossing in op basis van functionele criteria (een temperatuurverlaging van 2 °C), zonder een specifieke oplossing voor te schrijven in een openbare procedure: de gevel van het gebouw werd voorzien van zonnepanelen, die schaduw creëerden zonder de kamers te verduisteren. De toepassing van een model op basis van de levenscycluskosten was cruciaal voor een uitkomst waar zowel de patiënten, het personeel als de directie baat bij hadden. Wat was de uitkomst daarvan? De temperatuur in het ziekenhuis daalde met 10 %, zelfs toen de buitentemperatuur met 20 % steeg. De zonnepanelen voorzien daarnaast in 5 % van de elektriciteitsbehoefte van het ziekenhuis en compenseren zodoende de initiële investering. Uit dit voorbeeld blijkt dat overheidsopdrachten en innovatie een belangrijke rol kunnen spelen om de uitdagingen van het herstel en de groene transitie het hoofd te bieden. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.ecoquip.eu/procurement-projects/cost-effective-and-low-carbon-solutions-to-maintain-the-thermal-comfort-of-patients.html http://eafip.eu/wp-content/uploads/2016/11/2_M.Kautsch.pdf

2.3. Het ambitieniveau bepalen

“Begin klein en schaal daarna snel op” is het motto voor innovatiegericht aanbesteden. Dat kan een uitdagend proces zijn dat misschien het best kan worden ingevoerd als stapsgewijs leerproces. Met andere woorden: de vele veranderingen die nodig zijn voor innovatiegericht aanbesteden — van cultureel tot procedureel — hoeven niet in één keer te worden doorgevoerd. Het opzetten van een succesvol innovatief project kan zelfs van onderaf worden georganiseerd, door eenvoudige praktische problemen als uitgangspunt te nemen.

Om te beginnen kan een aantal speerpunten worden aangewezen (zoals milieu/klimaatverandering, gezondheid enz.) die een innovatieve aanpak ten goede kan komen. De nadruk kan in het begin liggen op de sectoren en projecten waar gemakkelijk innovaties kunnen worden doorgevoerd en waar innovatie het grootste verschil kan maken. Door klein te beginnen, kunnen geloofwaardigheid en vertrouwen worden opgebouwd en kunnen vervolgens grotere projecten worden aangetrokken.

De EU-regels voorzien overheidsinkopers van een reeks instrumenten die goed aansluiten op de verschillende ambitieniveaus. Deze komen aan bod in hoofdstuk 4.

VOORBEELD OPLOSSINGEN VOOR ALLE AMBITIENIVEAUS: Voorbeelden van milieucriteria van de Zweedse openbare inkoopdienst Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? In Zweden wordt innovatiegericht aanbesteden aangemerkt als strategische prioriteit voor het milieu-, energie- en vervoersbeleid. De praktische uitvoering van deze politieke ambities vereist echter specifieke richtsnoeren, voorbeeldcriteria en formulieren. Maar er is niet één pasklare oplossing voor alle gevallen. Wat is anders gedaan? De Zweedse openbare inkoopdienst heeft de innovatiegerelateerde milieucriteria voor openbare aanbestedingsprocedures verdeeld in drie niveaus: basis, gevorderd en koploper (zo worden auto’s op waterstof momenteel geclassificeerd als een koploper-oplossing). De criteria en niveaus worden vastgesteld in een reeks bijeenkomsten met alle belanghebbenden: overheidsinkopers op lokaal, regionaal en nationaal niveau, fabrikanten, autodealers, taxi- en koeriersdiensten enz. Ze worden regelmatig bijgewerkt op basis van de technologische vooruitgang op de verschillende terreinen. Zodra overeenstemming is bereikt over een criterium, stelt de inkoopdienst een bijbehorende wetstekst op die in rechtszaken kan worden gebruikt en door alle overheidsinkopers kan worden overgenomen in het bestek van hun aanbestedingen. De criteria zijn vrijwillig en kunnen vrijelijk worden gebruikt. Wat was de uitkomst daarvan? Dankzij deze benadering zijn innovatieve oplossingen in energie-intensieve sectoren, zoals witgoed, openbaar vervoer en verwarming, toegepast en op de markt verspreid, waardoor Zweden 15 % minder afhankelijk is geworden van kernenergie. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/en/sustainable-public-procurement/sustainable-procurement-criteria Voor een specifieke casestudie, zie: http://www.ecomotion.us/results/pdfs/108es.pdf

2.4. Ambities omzetten in acties en verplichtingen

Om ervoor te zorgen dat de ambities worden vertaald naar lokale acties, moet een strategisch beleidskader worden opgezet in combinatie met een actieplan voor innovatiegericht aanbesteden. In het beleidskader worden normaal gesproken de beleidsdoelen en -prioriteiten, met inbegrip van definities, indicatoren, rollen en verantwoordelijkheden beschreven. Een actieplan bevat een heldere definitie van de acties, spelers, instrumenten, hulpbronnen, financiële middelen, de verwachte resultaten en het tijdschema voor de uitvoering. Het is cruciaal om de belanghebbenden te betrekken bij het opstellen van het actieplan om de inzet van alle betrokken partijen te waarborgen.

Zoals blijkt uit de bovengenoemde benchmarkingstudie hebben in Europa vier lidstaten (Oostenrijk, België, Finland en Nederland) een speciaal actieplan voor innovatiegericht aanbesteden vastgesteld en hebben vijf andere landen (Denemarken, Estland, Griekenland, Frankrijk en Zweden) specifieke doelstellingen en concrete maatregelen inzake innovatiegericht aanbesteden opgenomen in bredere nationale strategieën of programma’s, vaak met een speciale begroting en een duidelijke toezegging van belangrijke spelers.

VOORBEELD VISIE VERTALEN NAAR MAATREGELEN: De Oostenrijkse federale strategie voor onderzoek, technologie en innovatie Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Sinds 2011 is innovatiegericht aanbesteden een prioriteit in de Oostenrijkse federale strategie voor onderzoek, technologie en innovatie. Wat is anders gedaan? Er is een actieplan vastgesteld om de strategie in de praktijk te brengen en de synergieën met andere beleidsterreinen te versterken. Het Oostenrijkse kenniscentrum voor innovatiegericht aanbesteden fungeert als federale inkoopdienst en verstrekt opleidingen, documentatie, hulp en kleine subsidies aan Oostenrijkse overheidsinkopers bij het voorbereiden van de precommerciële of de openbare inkoop van innovatieve oplossingen. Kmo’s kunnen een financiële waarborg verkrijgen zodat zij gemakkelijker kunnen deelnemen aan aanbestedingen. In 2014 werd een controlesysteem opgezet om de jaarlijkse uitgaven aan innovatiegericht aanbesteden in Oostenrijk te meten. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.ioeb.at https://era.gv.at/object/document/2177

Innovatiegericht aanbesteden staat niet los van andere beleidsterreinen. Het levert meer op wanneer het wordt ondersteund aan de hand van andere sectorale en horizontale beleidsmaatregelen die innovatie mogelijk maken. Er kunnen specifieke acties met betrekking tot innovatiegericht aanbesteden worden opgenomen in beleidskaders en actieplannen voor specifieke sectoren (bv. veiligheid, gezondheid, klimaatverandering enz.) en voor ander horizontaal stimulerend beleid (bv. op het gebied van onderzoek en innovatie, belastingheffing enz.).

2.5. Capaciteitsopbouw

Innovatiegericht aanbesteden vereist een aantal specifieke handelingen die niet kunnen worden geïmproviseerd. Ongeacht het ambitieniveau is daarvoor tijd, geld en expertise nodig. Specialistische opleiding (2.5.1), collectieve inkoop (2.5.2) en bevordering van ondernemingszin in het algemeen kunnen helpen om op betaalbare wijze de capaciteit op te bouwen die nodig is voor innovatiegericht aanbesteden.

Twaalf lidstaten hebben nationale kenniscentra voor innovatiegericht aanbesteden opgericht: centrale loketten die voorlichting geven, de capaciteitsopbouw coördineren en overheidsinkopers ondersteunen bij de uitvoering van innovatiegerichte aanbestedingen (12).

KENNISCENTRA De Europese Commissie financiert netwerkactiviteiten voor nationale kenniscentra via het Europees netwerk van nationale kenniscentra op het gebied van innovatiegericht aanbesteden (het project Procure2Innovate). https://procure2innovate.eu https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eu-funded-projects

Beroepsorganisaties en handelsverenigingen kunnen vergelijkbare steun bieden in de vorm van handleidingen, richtsnoeren, formulieren, voorbeelden van evaluatiecriteria en meetmethoden. Wanneer zij hun uitvoerige marktkennis delen met overheidsinkopers kunnen zij hen in staat stellen hun behoeften te definiëren en technische specificaties op te stellen volgens de laatste inzichten (13).

2.5.1. Mensen opleiden en ondersteunen

Professionaliteit (14) is een belangrijke voorwaarde voor succes. In enkele zeer geslaagde voorbeelden van innovatiegericht aanbesteden, zoals de voorbeelden uit Barcelona, Lombardije, Oostenrijk en Zweden, werd een krachtig beleidsmandaat waarbij innovatie centraal werd gesteld in het plaatselijk economisch beleid gekoppeld aan zeer gemotiveerde en professionele medewerkers.

Om een innovatiegerichte aanbesteding te laten slagen, moeten overheidsinkopers kennis en vaardigheden aanboren op gebieden zoals:

— kennis: — betrokkenheid van de markt en belanghebbenden; — relevante producten of diensten;

— basisvaardigheden: — het desbetreffende wettelijke kader; — onderhandelingen; — contractbeheer;

— vaardigheden op het gebied van innovatie: — risicobeoordeling; — beheer van intellectuele-eigendomsrechten (IER); — ondernemerschap in de beleidsvorming.

Deze capaciteit kan worden opgebouwd door middel van interne opleiding, gerichte werving, het inroepen van externe deskundigen en adviseurs en het bundelen van kennis met andere overheidsinkopers. Zelfs als de ambities niet al te hoog zijn, komen goede kennis van de markt en het vermogen om de basisinstrumenten van de EU-regels te gebruiken — zoals het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving en functionele vereisten — van pas.

Dit leerproces is niet alleen van belang voor de overheidsinkopers. Bedrijven, in het bijzonder startende bedrijven en innovatieve kmo’s, moeten ook geleidelijk betrokken raken bij innovatiegerichte bedrijfsprocessen in de publieke sector en vertrouwd raken met bepaalde administratieve praktijken.

VOORBEELD PROFESSIONALISERING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN Opleiding van de medewerkers van de gemeenteraad van Barcelona Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Innovatiegericht aanbesteden vereist vaardigheden en kennis. Wat is anders gedaan? De gemeenteraad van Barcelona organiseert in samenwerking met het Europees Instituut voor bestuurskunde (EIPA) een opleidingsprogramma inzake innovatiegericht aanbesteden voor stadsbestuurders, ambtenaren, consultants, ondernemingen en juridisch adviseurs. Het programma innovatiegerichte overheidsopdrachten en precommerciële inkoop in steden biedt steden praktische informatie om koploper te worden in het bevorderen van innovatie aan de vraagzijde. Meer informatie is beschikbaar op: http://seminars.eipa.eu/en/activities09/show/&tid=6141 http://formacio.eapc.gencat.cat/infoactivitats/AppJava/DetalleActividad.do?codi=10251&ambit=1&edicio=1&any=2017

VOORBEELD INTERNATIONALE UITWISSELING VAN ERVARINGEN De Europese Commissie heeft financieel bijgedragen aan de oprichting van een onlineplatform voor het delen van ervaringen op het gebied van innovatiegericht aanbesteden. Het platform wordt beheerd door ICLEI. Door middel van een inkoopforum en een kenniscentrum helpt ICLEI overheidsinkopers, beleidsmakers, onderzoekers en andere belanghebbenden om de kracht van innovatiegericht aanbesteden te benutten. Meer informatie is beschikbaar op: www.innovation-procurement.org

2.5.2. Collectieve inkoop overwegen

De term collectieve inkoop omvat verschillende vormen van samenwerking tussen overheidsinkopers.

Het oprichten of mandateren van speciale organen voor collectieve inkoop op regelmatige basis, zoals inkoopcentrales, stedenverbanden, consortia voor een Europese onderzoeksinfrastructuur (ERIC’s) (15), gemeenschappelijke ondernemingen (16) en Europese groeperingen voor territoriale samenwerking (EGTS’en) (17), is de meest structurele vorm van samenwerking. Inkoopcentrales zijn instanties die het openbare aanbestedingsproces voor andere overheidsinkopers beheren. Centrale overheden kunnen ervoor kiezen inkoopcentrales op te richten op nationaal niveau; lokale overheden kunnen dat doen op lokaal niveau. Ze kunnen ook worden opgericht door overheidsinkopers in een specifieke sector.

INKOOPCENTRALES Inkoopcentrales worden steeds belangrijker bij de organisatie van overheidsopdrachten in de EU-lidstaten. In Europa zijn tal van inkoopcentrales opgericht op verschillende niveaus (centraal (18), regionaal (19) en sectoraal (20)). Er zijn zo’n 50 inkoopcentrales die meer dan 15 opdrachten per jaar gunnen en maar liefst 200 inkoopcentrales die tussen de 5 en 15 opdrachten gunnen. Meer informatie is te vinden op: https://ec.europa.eu/growth/content/public-buyers-save-money-cooperative-procurement-0_nl

Collectieve inkoop in het algemeen en het gebruik van permanente structuren voor dit doeleinde in het bijzonder zijn op verschillende manieren bevorderlijk voor innovatiegericht aanbesteden:

— Ze maken het gemakkelijker om professionals aan te nemen met de expertise om specialistische, complexe behoeften te definiëren, gestructureerde contacten te onderhouden met de markt en procedures te ontwerpen die resulteren in innovaties.

— Ze leveren schaalvoordelen op die nodig zijn om initiële markten te creëren voor innovatieve producten en diensten.

— Ze vergroten de impact van innovatieve oplossingen, omdat elke oplossing door verschillende overheidsinkopers kan worden benut.

Hierbij zij evenwel opgemerkt dat collectieve inkoop als zodanig er niet toe mag leiden dat gepersonaliseerde of op maat gemaakte producten geen toegang meer krijgen tot de aanbestedingsmarkt als gevolg van te veel standaardisering.

Collectieve inkoop kan ook minder gestructureerde vormen aannemen, zoals netwerken en verenigingen van overheidsinkopers die de krachten op ad-hocbasis bundelen om samen een specifieke innovatiegerichte aanbesteding uit te voeren, goede praktijken uit te wisselen en van elkaar te leren.

VOORBEELD DE HANDEN INEENSLAAN BIJ EEN AANBESTEDING VOOR HIGH-PERFORMANCE COMPUTING Van een ad-hocgroep van inkopers tot een speciale aanbestedingsinstantie Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Door middel van high-performance computing (HPC) kunnen zeer complexe applicaties worden ontwikkeld, getest en toegepast. De overheid zet HPC daarom in op verschillende gebieden, waaronder cyberveiligheid, energie, klimaatverandering en gezondheid. Wat is anders gedaan? In 2017 vormden toonaangevende supercomputing-centra uit Frankrijk, Italië, Spanje en Duitsland een ad-hocgroep van inkopers om gezamenlijk innovatieve oplossingen in te kopen voor de overheid. Daarbij coördineerden zij hun stappenplannen voor de uitrol van een energie-efficiëntere HPC in Europa. Wat is het verwachte resultaat? De totale begroting van deze eerste gezamenlijke inkoop van innovatieve HPC-oplossingen bedraagt 73 miljoen EUR. De eerste fase van de uitrol heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de HPC-infrastructuur. De goede samenwerking heeft de weg vrijgemaakt voor nog eens 1 miljard EUR aan gezamenlijke investeringen in Europa via de gemeenschappelijke onderneming EUROHPC, een speciale instantie die door de EU en de lidstaten werd opgericht om in de toekomst op gecoördineerde wijze HPC-aanbestedingen in heel Europa uit te voeren, waarvoor de handtekeningen in januari 2018 werden gezet. Meer informatie is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/european-procurement-cooperation-delivers-more-powerful-and-energy-efficient-supercomputers https://www.ppi4hpc.eu https://eurohpc-ju.europa.eu/

VOORBEELD HET “GROTE AFNEMERS”-INITIATIEF: Openbare aanbesteding van innovatieve goederen en diensten op specifieke gebieden Voorzien in de behoeften van grote afnemers Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Het hoofddoel van dit proefinitiatief bestond erin het gebruik van innovatiegericht aanbesteden in Europa te doen toenemen door middel van partnerschappen met overheidsinkopers. ICLEI voerde het proefinitiatief uit, samen met Eurocities, namens het DG Interne Markt, Industrie, Ondernemerschap en Midden- en Kleinbedrijf (DG GROW) van de Commissie en beheerde het secretariaat van het project. In het kader van de proef merkten grote afnemers (voornamelijk grote steden, maar ook nutsbedrijven en inkoopcentrales) drie subgroepen aan als gebieden waaraan aandacht moest worden besteed: bouwlocaties zonder emissies, zware elektrische voertuigen en “circulair” bouwmateriaal. Wat is anders gedaan? De deelnemers aan de subgroep voor zware elektrische voertuigen (Amsterdam, Boedapest, Helsinki, Lissabon, Malmö, Oslo, Parijs, Porto, Rotterdam, de Belgische post en Stavanger) hebben bijvoorbeeld: i) de krachten gebundeld om hun contacten met leveranciers voor te bereiden; en ii) informatie gedeeld over de voorbereiding van aanbestedingen (planning, aanbestedingsstukken, gunningscriteria, resultaten van de proefinitiatieven inzake emissievrije voertuigen enz.). Wat is het verwachte resultaat? Het doel is een gezamenlijke verklaring inzake de vraag op te stellen en overeenstemming te bereiken over een aantal kwesties en technische/juridische criteria voor de uitschrijving van de overheidsopdracht. Deze uitschrijving zal betrekking hebben op de ontwikkeling van zware elektrische voertuigen (vuilniswagens, straatveegwagens, zware bestelwagens) die momenteel niet beschikbaar zijn op de markt. De samenwerking van grote afnemers zal naar verwachting stimulansen bieden voor de markt voor innovatieve producten. In de andere subgroepen wordt een vergelijkbare benadering toegepast. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.bigbuyers.eu/

Bovendien kunnen afzonderlijke overheidsinkopers met voldoende koopkracht — zoals grote steden en grote nutsbedrijven — de vruchten plukken van collectieve inkoop. Deze overheidsinkopers zijn bij uitstek geschikt voor innovatiegericht aanbesteden, omdat zij beschikken over de capaciteit om innovatieve goederen en diensten te identificeren en te testen voordat die in grote volumes beschikbaar worden op de markt.

VOORBEELD EHPPA (EUROPEAN HEALTH PUBLIC PROCUREMENT ALLIANCE) Wat is de EHPPA? De EHPPA is een alliantie van non-profitverkrijgingsorganisaties. Zij heeft tot doel expertise te bundelen, de prestaties te verbeteren en te zorgen voor een strategische positie voor haar leden op de Europese aanbestedingsmarkt voor gezondheid. De EHPPA is in 2012 opgericht, is een geregistreerde vereniging naar Frans recht en heeft haar hoofdkantoor in Parijs. Hoe heeft de EHPPA de inkoop van innovatie versneld? Op 28 en 29 september 2017 organiseerden CCI France International en de EHPPA de eerste “EHPPA Days”, een Europees forum voor de inkoop van innovatie op gezondheidsgebied, in Parijs. Dit evenement had tot doel overheidsinkopers voor de gezondheidszorg (bv. inkoopcentrales, ziekenhuizen enz.) in contact te brengen met innovatieve Franse en Europese leveranciers en om informatie te verkrijgen over de verschillende inkooppraktijken van elk Europees land. Wie nam deel? Het evenement werd bezocht door startende bedrijven, kmo’s, middelgrote ondernemingen en Franse en Europese aanbieders van innovatieve oplossingen in elke branche van de gezondheidszorgsector. Hiertoe behoorden onder meer: apotheken, pathologie, biomedische techniek, patiëntenbeheer, medische hulpmiddelen, biotech, e-gezondheid en digitale ondersteuning, accommodatie, infrastructuur en technische diensten, energie en duurzame ontwikkeling en telecommunicatie- en IT-diensten. Het verslag voor de EHPPA Days van 2017: http://www.ehppa.com/Ressources/FCK/files/EHPPA%20Days%202017%20-%20Web%20REPORT.pdf Vergelijkbare initiatieven: https://beneluxa.org/ https://www.euractiv.com/section/health-consumers/news/southern-eu-states-present-unified-front-in-drug-talks/

VOORBEELD DE KRACHTEN BUNDELEN VOOR EEN GESTRUCTUREERD INNOVATIEGERICHT OPTREDEN: Het Noorse nationale ontwikkelingsprogramma voor leveranciers Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Veel innovatiegerichte overheidsopdrachten van individuele overheidsinkopers leiden tot goede oplossingen, maar worden na de test- of prototypefase stopgezet omdat één enkele afnemer onvoldoende vraag genereert. Wat is anders gedaan? Het Noorse nationale ontwikkelingsprogramma voor leveranciers probeert stelselmatig om overheidsinkopers met vergelijkbare belangen (bv. het behalen van een specifiek beleidsdoel op het gebied van klimaat of gezondheid) en vergelijkbare behoeften van meet af aan bij elkaar te brengen, zodat zij de markt gezamenlijk kunnen uitdagen om te komen met een oplossing waarmee zij hun gemeenschappelijke doel kunnen halen. De gezamenlijke projecten bieden potentiële leveranciers voorspelbaarheid, helderheid en — wat essentieel is — het volume dat nodig is om een product in de handel te brengen en in serie te vervaardigen. Wat was de uitkomst daarvan? In een gezamenlijk project waar het ontwikkelingsprogramma deel van uitmaakte, werd samengewerkt met de grootste Noorse overheidsinkopers die de bouw van onder meer scholen, crèches, universiteiten, ziekenhuizen en overheidsgebouwen initiëren en monitoren. De gemeenschappelijke uitdaging bestond erin de bouwprocessen te verduurzamen om bij te dragen aan de Noorse verplichtingen in het kader van de Klimaatovereenkomst van Parijs. Gezamenlijk daagden de projectdeelnemers met steun van het ontwikkelingsprogramma de markt uit om emissievrije machines te leveren voor gebruik op bouwlocaties. Om mogelijke leveranciers inzicht te bieden in de potentiële omvang van de markt maakten zij hun gecombineerde bouwbegroting voor de volgende vijf jaar bekend. Er wordt nu gewerkt aan technologische ontwikkelingen die zonder dit marktvolume niet mogelijk waren geweest. Meer informatie is beschikbaar op: http://innovativeanskaffelser.no/about

2.6. Risicomijding overwinnen door innovatie te stimuleren

Het is belangrijk om te erkennen dat innovatiegericht aanbesteden risico’s met zich meebrengt, zoals niet-geleverde producten of diensten, een mismatch tussen de verwachte resultaten en de geleverde oplossing enz. Overheidsinkopers staan vaak sceptisch tegenover extra risico’s in hun aanbestedingsprocedures omdat zij publiek geld beheren. Bovendien kan het risico waarmee de inkoop van innovatieve oplossingen gepaard gaat moeilijker worden gerechtvaardigd omdat overheidsinkopers niet te maken hebben met dezelfde marktdruk als ondernemers. Daarom moeten deze zorgen aandacht krijgen bij de opzet van innovatiegerichte aanbestedingsprojecten. Risicomijdend gedrag kan worden overwonnen door overheidsinkopers te motiveren aan de hand van financiële en niet-financiële prikkels.

Niet-financiële gedragsprikkels zijn bijvoorbeeld het belonen van goede praktijken (bv. via nationale prijzen voor innovatiegericht aanbesteden), de opneming van innovatiegericht aanbesteden in de jaarlijkse ontwikkelingsdoelen van inkoopmedewerkers en -managers (bv. door kernprestatie-indicatoren vast te stellen) en de verbetering van de promotiekansen voor overheidsinkopers die met succes innovatieve oplossingen inkopen waarmee de openbare dienstverlening versneld wordt gemoderniseerd. Een andere mogelijkheid is om de nadruk te leggen op de impact die innovatiegericht aanbesteden kan hebben voor hun achterban.

PRIJZEN VOOR INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN Elk jaar bekroont het Duitse kenniscentrum voor innovatiegericht aanbesteden, KOINNO, uitmuntende voorbeelden van innovatiegerichte aanbesteding van Duitse overheidsinkopers met de prijs “Een streepje voor met innovatie”, die onder auspiciën van het Duitse Ministerie van Economische Zaken en Energie wordt toegekend. Het Europees netwerk voor duurzame aanbestedingen, Procura+, kent jaarlijks prijzen toe voor duurzame en innovatiegerichte aanbestedingen. Op de website worden de bekroonde projecten kort beschreven, met aandacht voor de belangrijkste aspecten van de gehanteerde innovatieve aanpak. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.koinno-bmwi.de/koinno/innovationspreis http://www.procuraplus.org/awards

Financiering is vaak een doorslaggevende factor om innovatiegerichte aanbestedingen in gang te zetten, met name wanneer de innovatielat hoog wordt gelegd. Om de toekenning van aanbestedingsmiddelen aan innovatie te rechtvaardigen, is het van belang dat overheidsinkopers een goede businesscase opstellen, waarin duidelijk wordt aangetoond dat de verwachte voordelen van de innovatieve oplossingen (bv. kwaliteits- of efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen gedurende de levenscyclus enz.) opwegen tegen de vereiste investeringen. Derhalve is bewijs van de potentiële voordelen van nieuwe technologieën van belang voor overheidsinkopers wanneer zij de businesscase opstellen die ten grondslag ligt aan het investeringsbesluit. De certificering van innovatieve oplossingen helpt overheidsinkopers ervan te overtuigen dat nieuwe technologieën hun beloften waarmaken.

Bovendien bieden verschillende fondsen financiële prikkels voor overheidsinkopers om te kiezen voor innovatiegericht aanbesteden. Met specifieke financiering kunnen veel van de extra kosten worden gedekt die verband houden met innovatiegericht aanbesteden, zoals de kosten van het voorbereiden en beheren van de aanbesteding, voorafgaande marktraadplegingen, onderhandelingen, onderzoek en ontwikkeling (bijvoorbeeld prototyping, tests en certificatie), het mobiliseren van specifieke technische of juridische expertise, het aanpassen van administratieve procedures enz. Voorts kunnen hiermee de immateriële kosten van cultuuromslagen en gedragsveranderingen worden gecompenseerd.

NATIONALE EN REGIONALE STEUNREGELINGEN VOOR INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN 14 EU-lidstaten hebben nationale of regionale steunregelingen voor innovatiegericht aanbesteden opgezet. Deze komen overheidsinkopers doorgaans financieel tegemoet bij de opstelling en/of uitvoering van innovatiegerichte aanbestedingen, als gedeeltelijke compensatie van de risico’s van innovatieve oplossingen. Zo heeft het Finse programma voor innovatiegericht aanbesteden al meer dan zeventig innovatiegerichte aanbestedingen ondersteund. De Italiaanse regio Lombardije heeft precommerciële inkoop en de openbare inkoop van innovatieve oplossingen als beleidsdoel verankerd in de regionale wetgeving en heeft middelen toegewezen voor regelmatige inventarisaties van de innovatiebehoeften van overheidsinkopers in de regio, naar aanleiding waarvan nieuwe aanbestedingsprocedures in gang worden gezet. Meer informatie is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/innovation-procurement-initiatives-around-europe http://www.regione.lombardia.it/wps/portal/istituzionale/HP/DettaglioRedazionale/servizi-e-informazioni/imprese/ricerca-e-innovazione-per-le-imprese/appalti-pre-commerciali

EU-FINANCIERINGSREGELINGEN De EU ondersteunt innovatiegericht aanbesteden via verschillende financieringsprogramma’s. Het belangrijkste programma van de EU voor onderzoek en innovatie, Horizon 2020, financiert regelmatig oproepen inzake: coördinatie en ondersteunende acties (waarmee coördinatie- en netwerkactiviteiten worden ondersteund met het oog op de voorbereiding van toekomstige innovatiegerichte aanbestedingen), precommerciële inkoop (waarmee ook de kosten van het inkopen van het onderzoeken, ontwikkelen en testen van innovatieve oplossingen worden medegefinancierd) en de openbare inkoop van innovatieve oplossingen (waarmee ook de kosten van de inkoop en uitrol van innovatieve oplossingen worden medegefinancierd). Een overzicht van alle innovatiegerichte aanbestedingen die tot op heden zijn gefinancierd, is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/eu-funded-projects Meer informatie over steun uit Horizon 2020 voor innovatiegericht aanbesteden: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/innovation-procurement_en.htm https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/innovation-procurement Het EU-programma voor de ondersteuning van kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) — COSME (https://ec.europa.eu/easme/en/cosme) financiert innovatieve projecten waar kmo’s bij betrokken zijn. Ook kunnen de EU-lidstaten en hun regio’s in het kader van hun slimme-specialisatiestrategieën innovatiegerichte aanbestedingen, met inbegrip van precommerciële inkoop, medefinancieren uit de Europese structuur- en investeringsfondsen (ESI-fondsen). Zie de speciale gids waarin wordt uitgelegd hoe men innovatiegerichte aanbestedingen in het kader van de ESI-fondsen kan combineren met financiering uit Horizon 2020: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/synergy/synergies_en.pdf Voor voorbeelden van innovatiegerichte aanbestedingen die door de ESI-fondsen worden gefinancierd, zie: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/good_practices/GP_fiche_30.pdf

VOORBEELD HET DOOR DE ESI-FONDSEN GEFINANCIERDE LITOUWSE PROGRAMMA VOOR DE ONDERSTEUNING VAN INNOVATIEGERICHT AANBESTEDEN In Litouwen zijn 21 precommerciële-inkoopprojecten (PIP’s) reeds van start gegaan en zullen er in 2020 nog eens 13 van start gaan, na regelmatige oproepen van het PIP-ondersteuningsprogramma van de overheid sinds 2016. Het ondersteuningsprogramma wordt medegefinancierd door de ESI-fondsen. In regelmatige oproepen worden Litouwse overheidsinkopers aangespoord om frisse ideeën te opperen voor nieuwe precommerciële-inkoopprojecten. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.interregeurope.eu/ecoris3/news/news-article/1607/the-start-of-pre-commercial-procurement-in-lithuania

Ook de invoering van risicobeheersingsmechanismen, zoals leen-, verzekerings- en garantieregelingen, kan worden onderzocht. Verzekerings- en garantiemechanismen die de risico’s van innovatie voor overheidsinkopers moeten compenseren, zijn al getest, met name om mogelijke schade te dekken in het geval dat de oplossing niet kan worden uitgevoerd. Dit systeem draagt bij tot de beperking van de risico’s voor de koper, waardoor vertrouwen zou worden gecreëerd onder belanghebbenden.

FINANCIËLE INSTRUMENTEN GEBRUIKEN OM RISICO’S TE BEPERKEN De Europese Investeringsbank (EIB) en het Europees Investeringsfonds (EIF) bieden, met steun van het werkprogramma “Toegang tot risicokapitaal” van Horizon 2020, twee soorten financiële instrumenten om het risico van innovatiegericht aanbesteden te beperken voor zowel overheidsinkopers als bedrijven (met name ook voor startende bedrijven en kmo’s). In het kader van “ Innovfin large projects/science ” verstrekt de EIB leningen aan afzonderlijke of groepen van overheidsinkopers om precommerciële inkopen en overheidsopdrachten voor innovatieve oplossingen te starten. Op deze manier worden de kopers in staat gesteld de financiële problemen het hoofd te bieden die gepaard gaan met het vooraf investeren in innovatie, waarbij het geld pas later wordt terugverdiend. De terugbetalingsperiode van de lening kan zodanig worden vastgesteld dat de overheidsinkoper pas hoeft terug te betalen zodra de innovatie daadwerkelijke kwaliteit en kostenverbeteringen voor de koper begint op te leveren. De lening kan ook moeilijkheden verhelpen bij de afstemming van financiële middelen voor het starten van een gezamenlijke aanbesteding, omdat een lening alle leden van de groep in staat kan stellen onmiddellijk samen aan te besteden en voor elk van hen een ander tijdschema voor de terugbetaling van hun aandeel mogelijk is. In het kader van “ Innovfin for innovators ” kunnen de EIB en het EIF bedrijven helpen die betrokken zijn bij de precommerciële inkoop en overheidsopdrachten voor innovatieve oplossingen om de toegang tot leningen, garanties, tegengaranties, hybride, mezzanine- en aandelenfinanciering te vergemakkelijken om hun bedrijf tijdens een innovatiegerichte aanbesteding te laten groeien om oplossingen op grotere schaal in de handel te brengen. Meer informatie is beschikbaar op: “Innovfin large projects/science”: https://www.eib.org/en/products/blending/innovfin/products/science.htm “Innovfin for innovators”: https://www.eib.org/en/products/blending/innovfin/index.htm

3. INNOVEERDERS AANTREKKEN

Het aantrekken van innoveerders, met name hoogtechnologische startende bedrijven en innovatieve kmo’s, behoort tot de grootste uitdagingen van innovatiegericht aanbesteden. In sommige sectoren is dit soort bedrijven voor de afzet van hun innovatieve oplossingen sterk afhankelijk van overheidsinkopers (21), terwijl overheidsinkopers hun innovatiepotentieel soms nodig hebben om hun publieke diensten te verlenen volgens de nieuwste inzichten. Tegelijkertijd beschikken startende bedrijven en kmo’s vaak niet over de robuuste capaciteit en staat van dienst die overheidsinkopers doorgaans als voorwaarde stellen.

Overheidsinkopers kunnen twee hoofdroutes overwegen: aanpassing van de aanbestedingsprocedure aan deze innoveerders (3.1) en het inzetten van innovatiemakelaars (3.3).

3.1. Overheidsopdrachten ook openstellen voor kleinere innoveerders

Overeenkomstig de beginselen van het Verdrag moeten alle innovatiegerichte aanbestedingen boven en onder de drempel voor overheidsopdrachten openstaan voor ondernemers van groot tot klein. Kleine innovatieve bedrijven hebben echter meer belangstelling voor innovatiegerichte aanbestedingen dan voor reguliere aanbestedingen waarbij het gaat om kant-en-klare producten. De EU-regels inzake overheidsopdrachten van 2014 bieden overheidsinkopers de mogelijkheid om de procedures niet alleen op grote bedrijven, maar ook op kleine innovatieve leveranciers af te stemmen.

3.1.1. Communiceren met de markt

De eerste stap om een aanbod van een innoveerder te krijgen is eenvoudig: communiceren. Met deze enorm eenvoudige benadering worden twee problemen aangepakt: een gebrek aan bewustzijn onder bedrijven van overheidsopdrachten; en een gebrek aan vertrouwen. Wanneer direct met een ondernemer wordt gecommuniceerd, kunnen deze beide problemen worden opgelost. Net als bij verkooppraatjes, kan directe communicatie zelfs een sceptisch bedrijf ervan overtuigen zaken te doen met overheidsinkopers.

Dit kan worden gedaan in de vorm van een e-mail aan of telefoongesprek met vooraf aangemerkte bedrijven. Er kan ook worden gecommuniceerd door middel van netwerken en het verstrekken van informatie op handelsbeurzen. De communicatie kan minimalistisch zijn en weinig inspanning vereisen (bv. het sturen van een link naar een aankondiging van een aanbesteding aan sommige bedrijven of brancheorganisaties) of uitvoerig zijn (bv. een presentatie van de aanbestedingsstukken op een handelsbeurs, tijdens een webinar of in het kader van een campagne op de sociale media). In landen waar weinig vertrouwen in overheidsopdrachten bestaat, kunnen dergelijke contacten ook belangrijk zijn om de procedure een gezicht te geven en het vertrouwen dat bedrijven hebben dat de opdracht op basis van eerlijke mededinging wordt gegund, te doen toenemen.

Om discriminatie en oneerlijke behandeling te voorkomen, gelden voor overheidsinkopers echter beperkingen met betrekking tot de manier waarop zij informatie delen met leveranciers. Teneinde een open en doeltreffende mededinging te waarborgen, mag geen enkele potentiële leverancier een exclusieve of preferentiële toegang tot documenten of informatie hebben. Overheidsinkopers moeten ook hun eventuele mondelinge communicatie met bedrijven naar behoren documenteren (22).

VOORBEELD EEN PROACTIEVE INKOOPSTRATEGIE: Levensreddende telegeneeskunde op intensive care-afdelingen van Europese ziekenhuizen Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Ziekenhuizen in Nederland, Spanje, België en Finland wilden een in hoge mate interoperabel telegeneeskundeplatform ontwikkelen voor detectie en zorg op afstand voor patiënten op intensive care-afdelingen met een verhoogde kans op overlijden aan sepsis. Wat is anders gedaan? De ziekenhuizen brachten de nieuwe opdracht zo snel mogelijk onder de aandacht door middel van een vooraankondiging in TED en door informatie van potentiële inschrijvers te verzamelen door middel van een voorafgaande marktraadpleging die werd uitgevoerd als een reeks fysieke bijeenkomsten en werd aangevuld met een onlinevragenlijst. Deze benadering verschafte de overheidsinkopers een breed inzicht in de huidige stand van de techniek, bevestigde dat de geplande begroting voor de opdracht toereikend was en maakte duidelijk welke aanvullende informatie nodig was. Het onder de aandacht brengen van de opdracht begon op de website van Thalea (23) en door middel van mededelingen op andere websites en fora en in nieuwsbrieven die betrekking hebben op gezondheid, IT en innovatiegericht aanbesteden. De inkopers brachten ook de vooraankondiging en de aankondiging van de opdracht onder de aandacht op handelsbeurzen in de gezondheids- en IT-sector. Er werden gerichte e-mails verstuurd aan brancheorganisaties, kamers van koophandel, nationale contactpunten van Horizon 2020 voor de gezondheids- en IT-sector en bedrijven waarvan bekend was dat ze op dit gebied actief waren. De bekendmaking werd versterkt via de sociale media om met name ook kmo’s te bereiken, bv. via de Twitteraccounts van Start-up Europe, het kmo-instrument van de EU, de digitale eengemaakte markt van de EU en EU-gezondheid. Wat was de uitkomst daarvan? In de fase van de precommerciële inkoop werden niet alleen inschrijvingen van grote bedrijven aangetrokken, maar ook van kleinere innoveerders, waaronder startende bedrijven. Het resultaat van de aanbesteding is dat twee startende bedrijven en één grote speler met succes nieuwe algoritmen en verbeterde oplossing voor risicodetectie hebben geleverd. Hierdoor kan eerder een diagnose worden gesteld en is de efficiëntie van de intensive-careafdeling aanzienlijk verbeterd. De sterfte als gevolg van sepsis nam hierdoor met 25 % af. Ook werd de duur van de ziekenhuisopnames met 20 tot 50 % verkort. De ziekenhuizen hebben de inkoopgroep uitgebreid voor een volgende aanbesteding teneinde dit soort innovatieve oplossingen breder uit te rollen in Europa. Ze hebben een nieuwe open marktraadpleging gelanceerd voor deze aanbesteding om de nieuwe komende uitnodiging tot inschrijving onder de aandacht van innoveerders te brengen en om rekening te houden met de nieuwste ontwikkelingen. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.thalea-pcp.eu/market-consultation http://www.thalea-pcp.eu/thalea-2-ppi-overview http://ted.europa.eu/TED/notice/udl?uri=TED:NOTICE:69348-2018:TEXT:NL:HTML

3.1.2. De administratieve lasten verminderen

De administratieve lasten vormen voor kmo’s en startende bedrijven vaak een belemmering om deel te nemen aan openbare aanbestedingsprocedures. Ter controle van de uitsluitings- en selectiecriteria moeten zij, afhankelijk van de lidstaat en de aanbestedende dienst, naast hun inschrijving administratieve certificaten overleggen die hun juridische status en economische en financiële draagkracht bevestigen.

Deze vereisten zijn met de geactualiseerde EU-regels vereenvoudigd. Nu kunnen inschrijvers een zelfverklaring indienen waarin zij aangeven of zij aan alle administratieve voorwaarden voldoen. Zij hoeven alleen certificaten ter bevestiging van hun zelfverklaring in te dienen wanneer hun inschrijving op de eerste plaats eindigt. Vanuit het oogpunt van de bedrijfsvoering is het zinvoller om certificaten vlak voor de ondertekening van de overeenkomst op te stellen in plaats van aan het begin van de procedure.

Met de elektronische versie van deze zelfverklaring — het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (24) – is de procedure nog eenvoudiger geworden. Dankzij het UEA kunnen gegevens opnieuw worden gebruikt, zodat inschrijvers sneller een voorstel kunnen indienen. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging voor overheidsinkopers en inschrijvers.

In de meeste lidstaten worden UEA-diensten aangeboden (25). Het UEA is een kant-en-klare lijst met de elementen van een zelfverklaring die mogelijk noodzakelijk zijn om deel te kunnen nemen aan openbare aanbestedingsprocedures. Voor iedere procedure selecteren de overheidsinkopers de elementen die de inschrijver moet verstrekken.

Om dubbel werk te voorkomen, wordt aanbevolen om in een meer geïntegreerd systeem voor e-aanbesteding en e-overheid (26) elektronische koppelingen te maken tussen het UEA en de elektronische registers van de overheid waarmee de desbetreffende certificaten worden aangemaakt. Hierbij krijgen overheidsinkopers rechtstreeks toegang tot de nodige bewijsmiddelen. De inschrijver hoeft zodoende niet langer informatie in te dienen die al is opgenomen in de systemen van de lidstaten. In combinatie met de dienst eCertis (27), die bewijsmiddelen uit alle Europese landen in kaart brengt, is dit ook mogelijk voor grensoverschrijdende gevallen.

DE DIENSTEN VAN HET UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT (UEA): Finland laat het vereenvoudigingspotentieel van het UEA zien Momenteel worden in heel Europa UEA-diensten aangeboden. Sommige verlenen basisdiensten, zoals bewijs dat de uitsluitingscriteria zijn nageleefd (betaling van belastingen en sociale premies enz.). Een toenemend aantal diensten koppelt de UEA-diensten inmiddels aan nationale databanken en andere diensten met toegevoegde waarde. Het kan daarbij gaan om de opslag van bedrijfsprofielen om de administratieve lasten voor overheden en leveranciers te verminderen. In Finland werd de centrale e-aanbestedingsdienst in het kader van de uitvoering van het UEA gekoppeld aan acht nationale databanken. De autoriteiten hebben nu rechtstreeks toegang tot de door de leveranciers verstrekte informatie, die in een bedrijfsprofiel wordt opgeslagen om gemakkelijk opnieuw te kunnen worden gebruikt. Bovendien kan de hoofdleverancier leden van het consortium en subcontractanten verzoeken het UEA rechtstreeks in te vullen op het e-aanbestedingsplatform. Kmo’s kunnen hierdoor veel eenvoudiger deelnemen aan grote overheidsopdrachten. Meer informatie is beschikbaar op: https://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/digital/espd_nl www.hanki-palvelu.fi

3.1.3. De selectiecriteria aanpassen

Overheidsinkopers vereisen vaak van ondernemers dat zij bewijzen dat zij beschikken over de financiële en/of economische capaciteit om een opdracht uit te voeren. Dit is normaal gesproken onderdeel van een zorgvuldigheidsbenadering om eventuele risico’s op liquidatie van een leverancier tijdens de looptijd van een opdracht, wat gevolgen zou hebben voor de leveringen aan de openbare dienst, te beperken. Overheidsinkopers vragen hiertoe normaal gesproken om informatie over de jaarrekening en de hoogte van de omzet.

Soms moesten ondernemers voldoen aan aanzienlijke financiële vereisten om deze capaciteit aan te tonen. De vereiste minimumomzet is bijvoorbeeld vaak enkele malen hoger dan de waarde van de opdracht in kwestie. Een dergelijke vereiste is geen garantie voor een goede uitvoering van de opdracht en sluit alle potentiële inschrijvers met een lagere omzet uit, terwijl die wellicht wel beschikken over de benodigde capaciteit en — belangrijker nog — mogelijk een betere oplossing kunnen bieden.

Onder de nieuwe regels is het niet langer mogelijk om een omzet te verlangen die meer bedraagt dan tweemaal de geraamde waarde van de opdracht, tenzij specifieke omstandigheden dat rechtvaardigen (28). Deze regel vereenvoudigt de deelname van startende bedrijven en innovatieve kmo’s die vaak recent zijn opgericht en een relatief lage omzet hebben.

VOORBEELD KANSEN CREËREN VOOR KMO’s: Drones en persoonlijke beschermingsmiddelen voor de bestrijding van bosbranden in Bulgarije en Servië Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? De steden Kula (Bulgarije) en Boljevac (Servië) wilden specialistische voertuigen, surveillancedrones en persoonlijke beschermingsmiddelen aanschaffen voor de bestrijding van bosbranden. Aangezien innovatieve kmo’s op dit gebied hoogwaardige oplossingen kunnen leveren, wilden de overheidsinkopers de opdracht voor hen toegankelijk maken. Wat is anders gedaan? Beide steden schreven een vergelijkbare aanbesteding uit. Wat de financiële draagkracht betreft, werd een minimumomzet vereist die gelijkstond aan de waarde van de inschrijving (niet meer). De gemiddelde jaaromzet van de inschrijver moest voor de laatste drie boekjaren hoger zijn dan de waarde van de inschrijving. Aangezien de afnemers de opdracht opdeelden — de totale waarde van de opdracht werd verdeeld over de percelen voertuig, drone en beschermingsmiddelen — konden kmo’s voldoen aan de vereiste financiële draagkracht. Wat was de uitkomst daarvan? Dankzij deze aanpak zijn kmo’s erin geslaagd opdrachten voor de levering van innovatieve apparatuur in de wacht te slepen. Meer informatie is beschikbaar op: http://obshtina-kula.com/bg/?p=1915 http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:222939-2017:TEXT:NL:HTML&src=0 (voor Kula) http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:433112-2017:TEXT:NL:HTML&src=0 http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:99979-2018:TEXT:NL:HTML&src=0 (voor Boljevac) (Medegefinancierd door het grensoverschrijdende Interreg-programma voor pretoetredingssteun aan Bulgarije en Servië.)

Om aan te tonen dat zij over de technische bekwaamheid beschikken om de opdracht in kwestie uit te voeren, moeten ondernemers vaak een lijst van in het verleden uitgevoerde werkzaamheden, geleverde goederen of verleende diensten verstrekken. Deze lijst moet vaak gepaard gaan met certificaten van een bevredigende uitvoering of andere nadere informatie. Voor startende bedrijven, die net zijn opgericht en nog geen tijd hebben gehad om aanbevelingen te verzamelen, is deze vereiste een probleem. Door deze benadering worden zij daarom uitgesloten van deelname aan bepaalde aanbestedingsprocedures, ondanks dat zij de noodzakelijke bekwaamheid kunnen hebben om de opdracht uit te voeren — misschien zelfs met gebruik van een innovatievere technische oplossing.

Overheidsinkopers hebben de mogelijkheid om ander bewijs van ondernemers te verlangen als bewijsmiddel (29). Afhankelijk van de opdracht kan de ondernemer de onderwijs- en beroepskwalificaties van de dienstverlener of de contractant of die van het leidinggevend personeel van de onderneming overleggen of de systemen voor het beheer van de toeleveringsketen en de traceersystemen vermelden die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht. Bewijsmiddelen die niet vereisen dat een inschrijver al vele jaren zaken doet, maken het ook voor startende bedrijven mogelijk naar de opdracht te dingen.

3.1.4. Percelen gebruiken

Een andere manier om innoveerders aan te trekken, is de opdeling van overheidsopdrachten in percelen. De omvang van elk perceel kan worden afgestemd op de operationele capaciteiten van startende bedrijven en innovatieve kmo’s. Het gebruik van percelen kan ook de afhankelijkheid van één leverancier verminderen, zelfs wanneer voornamelijk met grote leveranciers wordt gewerkt. In deze gevallen kan de overheidsinkoper vereisten inzake interoperabiliteit en/of open normen vaststellen om verschillende delen van een systeem die de leveranciers in verschillende percelen aanleveren, met elkaar te verbinden. Hiertoe moeten in de overeenkomst met de leverancier bepalingen worden opgenomen inzake het toekomstige gebruik van eventuele nieuwe intellectuele-eigendomsrechten die voortvloeien uit het project.

Uit hoofde van de nieuwe EU-regels wordt van overheidsinkopers verwacht dat zij bij alle overheidsopdrachten overwegen om percelen te gebruiken (30). In de praktijk moeten zij het juiste evenwicht vinden tussen twee overwegingen: enerzijds het gebruik van percelen om de deelname van kleine innovatieve leveranciers te vereenvoudigen en de overstap naar opener, meer interoperabele oplossingen te bevorderen en anderzijds de minimalisering van hun administratieve lasten door één enkele contractant in de arm te nemen die alle taken voor zijn rekening neemt.

VOORBEELD KANSEN VOOR KMO’s BINNEN GROTE PROJECTEN: Toekomstbestendige verkeerscentrales in Engeland en Nederland Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? De Nederlandse en de Engelse wegbeheerders — Rijkswaterstaat en Highways England — wilden overstappen op een open, modulair softwareplatform voor verkeerscentra van de volgende generatie. Het doel was om niet langer afhankelijk te zijn van één leverancier en de weg voor kleinere innovatieve ondernemingen vrij te maken om nieuwe innovatieve diensten te verlenen. Wat is anders gedaan? Om hun doel te halen, lanceerden de overheidsinkopers twee gezamenlijke, parallelle aanbestedingsprocedures: 1) een overheidsopdracht om hun op maat gemaakte softwareplatform te vervangen door een nieuw platform met een open interface; 2) precommerciële inkoop om nieuwe innovatieve verkeersbeheersmodules te ontwikkelen die naast het nieuwe open platform worden gebruikt. Om te zorgen voor voldoende concurrentie tussen de leveranciers en voor interoperabiliteit tussen de verschillende modules splitsten de overheidsinkopers de precommerciële inkoop op in percelen per module. Wat was de uitkomst daarvan? Bij de eerste opdracht — een open interface voor het onderliggende softwareplatform — was sprake van gezonde concurrentie tussen bestaande grote leveranciers. Aan de tweede op onderzoek en ontwikkeling gerichte opdracht namen meer kmo’s deel, waaronder kmo’s die voorheen niet actief waren op het gebied van verkeersbeheer. Dit resulteerde in twee uitstekende nieuwe modules voor: i) geavanceerd gedistribueerd-netwerkbeheer dat leidt tot minder files en CO2-uitstoot, ii) het voorspellen en voorkomen van verkeersongevallen, waardoor de verkeersveiligheid toeneemt, en iii) coöperatieve intelligente vervoerssystemen die de introductie van slimme voertuigen en andere technologische innovaties vereenvoudigen. Voorts werd berekend dat deze aanpak op basis van een open modulaire structuur een kostenbesparing van 20 % opleverde. Meer informatie is beschikbaar op: http://charmprogramme.com

3.1.5. Toepassing van standaarden, open data, open interfaces en software met een open bron

Standaarden, open data, open interfaces en software met een open bron zijn andere manieren om markten open te breken. Ze kunnen kleine innoveerders de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan grote projecten of opdrachten in de wacht te slepen en hun bedrijf te laten groeien. De overeenkomsten moeten evenwel bepalingen omvatten inzake de toegang tot reeds bestaande intellectuele-eigendomsrechten die nodig zijn om het innovatieproces tot een goed einde te brengen en tot de nieuwe intellectuele-eigendomsrechten die ontstaan bij het innovatieproces.

VOORBEELD EEN OPEN INNOVATIEPROCES BEHEREN: Een slim net voor de “lichtstad” Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Eindhoven wilde de levenskwaliteit in de stad verbeteren en zijn reputatie als de “lichtstad” versterken. Wat is anders gedaan? In plaats van een bepaald product of specifieke oplossing kocht de gemeente een open innovatieproces in. Deze nieuwe aanpak was gebaseerd op een routekaart met de ambities van de stad tot 2030. Drijvende kracht achter de aanpak was de voortdurende samenwerking tussen een dienstverlener, de burgers, onderzoeksinstellingen en de gemeente. De kern werd gevormd door de “proeftuin”, waar de gebruikers bij werden betrokken om veranderingen vast te stellen die de afnemer aan het begin niet kon voorzien en daarop te reageren. De aanbestedingsprocedure omvatte een marktraadpleging, een concurrentiegerichte dialoog (in drie opeenvolgende ronden met drie vooraf geselecteerde consortia), een inschrijvingsfase en een fase voorafgaand aan de gunning waarin de winnende inschrijving werd geverifieerd. Een van de selectiecriteria was “innoverend vermogen”, met inbegrip van de standpunten, strategie en ervaringen op het gebied van open innovatie. De beste prijs-kwaliteitverhouding vormde het uitgangspunt bij de selectie. Wat was de uitkomst daarvan? De geselecteerde leverancier ontwierp een verbonden, slim “open” systeem van verlichting in de openbare ruimte. Dat systeem wordt (of kan worden) gebruikt voor verschillende diensten van een aantal andere innovatieve leveranciers, waaronder startende bedrijven en innovatieve kmo’s, met het oog op voortdurende innovatie. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.jouwlichtop040.nl

VOORBEELD STARTENDE BEDRIJVEN STIMULEREN OM TE GROEIEN: Cultureel erfgoed bewaren in innovatieve digitale archieven met een open bron Waarom is een innovatieve oplossing overwogen? Nationale culturele instellingen, audiovisuele archieven, openbare bibliotheken en plaatselijke erfgoedinstellingen in Zweden, België, Ierland, Nederland, Duitsland, Spanje, Estland en Griekenland wilden dezelfde uitdaging aangaan: zij wilden de kwaliteit van de digitale bestanden waarin zij cultureel erfgoed opslaan, verbeteren voor de lange termijn om te voorkomen dat de gegevensopslag mettertijd aan kwaliteit inboet. Wat is anders gedaan? Gezamenlijk kochten zij onderzoek en ontwikkeling in bij verschillende bedrijven met het oog op het creëren van nieuwe gestandaardiseerde instrumenten met een open bron die archivarissen zullen helpen om te voldoen aan de vereisten van langdurige bewaring. Wat was de uitkomst daarvan? De geselecteerde leveranciers waren kleine innovatieve bedrijven, voornamelijk startende bedrijven. Van de zes bedrijven die aan de opdracht deelnamen, hebben er drie met succes innovatieve instrumenten ontwikkeld die i) kostenbesparingen opleverden; ii) de nauwkeurigheid en algehele kwaliteit van digitalisering en langdurige bewaring van cultureel erfgoed verbeterden. Erfgoedinstellingen in andere delen van de wereld, waaronder de VS, maken gebruik van enkele van de meest geavanceerde oplossingen die door de geselecteerde startende bedrijven zijn ontwikkeld. Meer informatie is beschikbaar op: http://www.preforma-project.eu

3.1.6. Kmo-vriendelijke betalingsregelingen ontwerpen

Startende bedrijven en innovatieve kmo’s moeten vroegtijdig en regelmatig worden betaald, omdat zij niet over dezelfde financiële buffers beschikken als grote bedrijven. Overheidsinkopers kunnen verschillende betalingsregelingen treffen, afhankelijk van de vraag of een kmo een rechtstreekse contractant of een subcontractant is.

In het geval van een rechtstreekse contractant kunnen vooruitbetalingen de doorslag geven voor de deelname van kmo’s.

In het geval van subcontractanten kunnen de lidstaten verlangen dat overheidsinkopers rechtstreekse betalingen verrichten aan de subcontractanten. Met een dergelijke kortere betalingsketen worden subcontractanten, oftewel startende bedrijven en innovatieve kmo’s, eerder betaald. Zo wordt ook vermeden dat zij laattijdig worden betaald door toedoen van de hoofdcontractant.

Wanneer rechtstreekse betalingen niet de meest passende optie zijn, kan men subcontractanten op andere manieren ondersteunen, bijvoorbeeld door de hoofdcontractant te stimuleren de betalingstermijn te verkorten.

STARTENDE BEDRIJVEN EEN DUWTJE IN DE RUG GEVEN DOOR TIJDIG TE BETALEN Vooruitbetalingen Het stadsbestuur van Parijs merkte dat de gebruikelijke betalingsregeling, met kleine tussentijdse betalingen en een grote laatste tranche aan het einde van de opdracht, een belemmering vormde voor de deelname van kmo’s. Om startende bedrijven en innovatieve kmo’s in staat te stellen deel te nemen aan openbare aanbestedingen heeft Parijs de vooruitbetalingen in 2017 opgeschroefd van 5 naar 20 %. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.paris.fr/professionnels/l-entreprise-au-quotidien/achats-et-marches-publics-3526#la-politique-fournisseur_1 Ontmoediging van laattijdige betalingen De Spaanse wet inzake overheidsopdrachten biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om de gemiddelde termijn voor de betaling van subcontractanten als criterium te hanteren in de beoordeling van de financiële draagkracht. In 2016 nam Madrid een boete voor niet-betaling aan subcontractanten op in een opdracht voor afvalinzameling. Die boete kon oplopen tot 50 % van het verschuldigde bedrag. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=031_Codigo_de_Contratos_del_Sector_Publico&modo=1

3.2. Een benadering van innovatie op basis van ecosystemen ontwikkelen

Wat is een ecosysteem op het gebied van innovatie?

Het ecosysteem van innovatie bestaat uit zakelijke deelnemers, startende bedrijven, wetenschappers, technische en ondersteunende diensten en de personen die de drijvende kracht achter innovatie zijn. Zij spelen allemaal een belangrijke rol bij het creëren van waarde in het bredere ecosysteem door nieuwe ideeën werkelijkheid te maken door middel van de toegang tot financiële investeringen. Het innovatie-ecosysteem zorgt voor een actieve stroom van informatie en middelen om van ideeën werkelijkheid te maken. In deze ecosystemen ontwikkelen en introduceren innoveerders en ondernemers oplossingen om echte problemen sneller op te lossen dan zonder het ecosysteem mogelijk zou zijn. Met dit proces wordt expertise op nieuwe gebieden gecreëerd, wordt bijgedragen aan de diversifiëring van de economie en worden bedrijven in staat gesteld om hun klanten tegemoet te komen.

Wat is een benadering van innovatie op basis van ecosystemen?

De doelstellingen van een ecosysteembenadering bestaan in het identificeren van en interageren met de belangrijke innoveerders — startende bedrijven, innoveerders en wetenschappers — en hun hulp in te schakelen om innovatiecapaciteiten te ontwikkelen.

Wat betekent dit voor overheidsinkopers?

Een innovatie-ecosysteem biedt overheidsinkopers een beter zicht op verschillende kwesties: waar komt de nieuwe generatie ideeën en concepten vandaan? Hoe interessant zijn de innovatieve ontwikkelingen? In welke fase van de ontwikkeling van innovatie is een deelname relevant? Welke meerwaarde zou de innovatieve oplossing kunnen hebben ten opzichte van bestaande oplossingen? Wie zijn de opkomende spelers in het ecosysteem om in het kader van kennis van de leveranciersmarkt in de gaten te houden?

De overheidsinkoper moet contacten leggen met innovatie-ecosystemen: clusters, incubators, innovatiebureaus of proeftuinen (op lokaal, regionaal, nationaal of zelfs Europees niveau) en met hen leren samenwerken. Een hackathon (31) kan een andere goede praktijk zijn om de spelers in een specifiek ecosysteem te leren kennen.

Aan de hand van deze activiteiten is de overheidsinkoper beter in staat innoveerders te identificeren en een waardevolle samenwerking te starten om iets te creëren, de gereedheid van een nieuw product te beoordelen en de kosten van de toepassing van de innovatieve technologieën vast te stellen.

VOORBEELD WORKSHOP VAN HET FRANSE MINISTERIE VAN VERVOER MET OVERHEIDSINKOPERS EN ACTOREN UIT HET INNOVATIE-ECOSYSTEEM IN DE MOBILITEITSSECTOR (JANUARI 2020) Het Franse Ministerie van Vervoer organiseerde een opleidingsworkshop in een proeftuin, waar verschillende lokale autoriteiten van verschillende omvang (van steden met meer dan twee miljoen inwoners tot meer dan 30 000 inwoners), grote bedrijven die mobiliteitsinfrastructuur beheren (zoals het openbaar vervoer), startende bedrijven en technisch deskundigen op vervoersgebied werden samengebracht. Deze workshop in een proeftuin stelde inkopers in staat contact te leggen met innovatieve spelers in de mobiliteitssector. Het doel van het evenement was te komen tot gezamenlijke inspanningen van alle deelnemers om eerst de technische specificaties voor de inkoop van een carpooltoepassing te herzien en vervolgens innovatieve technische specificaties te ontwikkelen die innovatieve bedrijven de mogelijkheid zouden bieden om een inschrijving in te dienen. Deze workshop was leerzaam voor zowel bedrijven, die het wettelijke kader voor overheidsopdrachten beter konden begrijpen, als voor overheidsinkopers, die konden nadenken over manieren waarop een project beter kan worden opengesteld voor innovatie. De inkopers stelden bijvoorbeeld een dashboard op om te bepalen welke resultaten van een innovatieve oplossing werden verwacht. De inkopers stelden bovendien voor om in het bestek een korte video op te nemen waarin de belangrijkste punten van het verzoek werden gepresenteerd. Meer informatie is beschikbaar op: https://www.francemobilites.fr/ https://www.liberte.paris/

3.3. Innovatiemakelaars mobiliseren

Er is vaak maar weinig contact tussen startende bedrijven die innovatieve oplossingen aanbieden en innovatieve kmo’s enerzijds en overheidsinkopers anderzijds, en dat contact ontstaat vaak niet spontaan. Innovatiemakelaars kunnen helpen om dit contact te leggen of te versterken.

Innovatiemakelaars zijn instellingen met de capaciteit en het doel om opkomende innovaties te koppelen aan een behoefte aan de vraagzijde. De makelaar kan deel uitmaken van de totale levenscyclus van de innovatie en kan een drijvende kracht achter innovatiegericht aanbesteden zijn. Hij kan een actieve rol spelen in het doorsluizen van ideeën van potentiële innovatieve leveranciers naar netwerken van potentiële overheidsinkopers, zoals steden, ziekenhuizen en civiele-beschermingsdiensten of andere relevante overheidsinkopers. Andersom kan de makelaar de behoeften van de overheidsinko