VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2012 uitgevoerde interne controles (artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement) /* COM/2013/0606 final */





VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2012 uitgevoerde interne controles (artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement) INHOUDSOPGAVE 1........... Inleiding.......................................................................................................................... 5 2........... De opdracht van de dienst Interne Audit: Onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording 5 3........... Controlestatistieken........................................................................................................ 7 3.1........ Uitvoering van het controleplan 2012 van de dienst Interne Audit..................................... 7 3.2........ Nieuwe aanbevelingen en opvolging................................................................................ 7 3.3........ Tenuitvoerlegging van de in de periode 2008–2012 gedane aanbevelingen....................... 8 4........... Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen..................................................................... 8 4.1........ Horizontale controles...................................................................................................... 8 4.1.1..... Het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag (meerdere DG’s)..................................... 8 4.1.2..... Personeelsbeleid en toezicht op de toewijzing van personeel (meerdere DG’s)............... 10 4.1.3..... Terugboeking en interne facturatiesystemen (meerdere DG’s)........................................ 11 4.2........ Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid........................................................ 12 4.2.1..... Beoordeling van de controlestrategie (DG Maritieme zaken en visserij, DG Gezondheid en consumenten) 12 4.2.2..... Controlestrategie – directoraat J (DG Landbouw en plattelandsontwikkeling)................. 12 4.3........ Cohesie........................................................................................................................ 13 4.3.1..... Afsluiting van de programmaperiode 2000-2006 (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie).................................................................. 13 4.3.2..... Uitvoering van de programma’s voor de periode 2007-2013 (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling) 14 4.4........ Onderzoek, energie en vervoer..................................................................................... 15 4.4.1..... Beoordeling van de controlestrategie (DG Energie)........................................................ 15 4.5........ Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding...................................................................... 15 4.5.1..... Opzetten van de interne organisatie in de EU-delegaties (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid) 15 4.6........ Onderwijs en burgerschap............................................................................................ 15 4.6.1..... Actieprogramma op het gebied van een leven lang leren (DG Onderwijs en cultuur, EACEA) 16 4.6.2..... Beoordeling van de controlestrategie (DG Binnenlandse zaken)...................................... 16 4.6.3..... Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Justitie)............................ 17 4.7........ Economische en financiële zaken................................................................................... 17 4.7.1..... Tenuitvoerlegging van het CIP-programma door het Europees Investeringsfonds (DG Economische en financiële zaken).......................................................................................................................... 17 4.7.2..... Niet-budgettaire activiteiten (DG Economische en financiële zaken)................................ 17 4.7.3..... Beoordeling van de controlestrategie (DG Ondernemingen en industrie)......................... 18 4.7.4..... Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Belastingen en douane-unie) 18 4.8........ Algemene diensten en HR............................................................................................. 18 4.8.1..... Ontwikkelen, produceren en verspreiden van statistische gegevens (Eurostat)................. 19 4.9........ IT-audits...................................................................................................................... 19 4.9.1..... Beheer van IT-systemen op lokaal niveau (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid, DG Handel) 20 4.9.2..... IT-beheer en -prestaties (DG Gezondheid en consumenten, Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC))................................................................................................. 20 4.9.3..... Horizon 2020 (DG Onderzoek en innovatie, DG Communicatienetwerken, inhoud en technologie, Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA))........................................................ 20 5........... Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie................ 21 6........... Conclusies.................................................................................................................... 21 1. Inleiding Dit verslag over de werkzaamheden van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie informeert de kwijtingsautoriteit overeenkomstig artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement. Het is gebaseerd op het verslag dat de intern controleur van de Commissie overeenkomstig artikel 99, lid 3 van het Reglement heeft uitgebracht over controles en consultancy die de dienst Interne Audit in 2012[1] in de diensten en directoraten-generaal van de Commissie en haar uitvoerende agentschappen[2] heeft uitgevoerd. Het beschrijft de vastgestelde tekortkomingen en de maatregelen die zijn genomen om deze te verhelpen, en bevat informatie over aanzienlijke risico’s en problemen op het gebied van controle en van het bestuur van de instelling[3]. De Commissie heeft in het syntheseverslag[4] reeds geantwoord op een aantal van deze aanbevelingen. 2. De opdracht van de dienst Interne Audit: Onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording Het is de opdracht van de dienst Interne Audit om bij te dragen tot een goed beheer binnen de Europese Commissie door de interne beheers- en controlesystemen aan controle te onderwerpen, teneinde hun doeltreffendheid te beoordelen en voor voortdurende verbetering te zorgen. De dienst Interne Audit valt onder het gezag van het met audit belaste lid van de Commissie en is verantwoording verschuldigd aan het Comité follow-up audit. De onafhankelijkheid van de dienst is verankerd in het Financieel Reglement en in zijn door de Commissie goedgekeurde taakomschrijving. De dienst voert zijn werk uit overeenkomstig het Financieel Reglement, de internationale normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors. Controlesystemen die door de lidstaten worden gebruikt om de besteding van middelen van de Commissie na te gaan, vallen niet onder de bevoegdheid van de dienst Interne Audit. Dergelijke controles reiken tot het niveau van de individuele begunstigden, en worden uitgevoerd door interne controleurs van de lidstaten, de nationale controle-autoriteiten, andere directoraten-generaal van de Commissie en de Europese Rekenkamer. De dienst Interne Audit voert echter wel controles uit op maatregelen die door de diensten van de Commissie worden genomen om toezicht te houden en controle uit te oefenen op de autoriteiten van de lidstaten en op andere instellingen die verantwoordelijk zijn voor het uitbetalen van EU-fondsen, zoals de Verenigde Naties. Zoals voorzien in het Financieel Reglement kan de dienst Interne Audit deze taken ter plaatse uitoefenen, en dus ook in de lidstaten. Algemeen oordeel over het financiële beheer van de Commissie Overeenkomstig zijn taakomschrijving heeft de dienst Interne Audit voor de derde keer een algemeen oordeel uitgebracht over het financiële beheer in de Commissie. Het algemeen oordeel voor 2012 is gebaseerd op de controles op het gebied van het financiële beheer in de Commissie, die zowel door de dienst Interne Audit als door de interne-auditcapaciteiten (IAC’s) zijn uitgevoerd in de loop van de drie voorgaande jaren (2010 tot 2012). Het houdt ook rekening met gegevens uit andere bronnen, zoals de verslagen van de Europese Rekenkamer. Om een uitgebreide dekking te garanderen, is er door de dienst Interne Audit, de interne-auditcapaciteiten en de Europese Rekenkamer tegen het einde van deze periode een controle gepland van alle financieel controleerbare entiteiten waarvoor een hoog risico bestaat en die een sleutelrol spelen in de tenuitvoerlegging van de begroting. De voltooiing van de controleopdrachten in 2012 draagt bij tot het waarborgen van een voldoende dekking voor het jaar 2012. De bijdrage van de dienst Interne Audit aan het verminderen van het risico dat gepaard gaat met kwijting en aan een meer positieve betrouwbaarheidsverklaring (DAS) De kwijtingsprocedure kan voor de Commissie mogelijk tot reputatieschade leiden. Het werk van de dienst Interne Audit helpt de Commissie dit risico te verminderen. Naleving blijft het belangrijkste aspect van de discussie, hoewel de kwijtingsprocedure steeds meer aandacht heeft voor prestaties. De beoordeling van de naleving is gebaseerd op de bevindingen van de Europese Rekenkamer inzake de controle van de betrouwbaarheidsverklaring (DAS). Daarin is het oordeel van de Rekenkamer vervat over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de Europese Unie en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Om de kans op fouten inzake betalingen te verkleinen, moet de Commissie ervoor zorgen dat de in stelling gebrachte controlestrategieën in verhouding staan tot de risico’s. Deze controlestrategieën moeten fouten doeltreffend kunnen voorkomen en opsporen, en moeten gepaard gaan met ontradende administratieve sancties en verslagen over het resterende foutenpercentage. Daarom hebben controles die ervoor zorgen dat voor elk gebied met belangrijke uitgaven een coherente controlestrategie wordt uitgevoerd, voorrang in de strategische controleplannen voor 2010-2012 en 2013-2015 van de dienst Interne Audit. In 2012 werden de controlestrategieën gecontroleerd in de DG’s Landbouw en plattelandsontwikkeling, Energie, Ondernemingen en industrie, Binnenlandse zaken, Maritieme zaken en visserij en Gezondheid en consumenten. 3. Controlestatistieken 3.1. Uitvoering van het controleplan 2012 van de dienst Interne Audit Op 1 februari 2013 (de afsluitdatum) had de dienst Interne Audit alle prioritaire verbintenissen uitgevoerd (tegenover 88 % in 2011), en 62 % van de niet-prioritaire verbintenissen (tegenover 69 % in 2011). In totaal werden 89 verslagen voltooid (met inbegrip van controles, follow-upcontroles en consultancy), onder te verdelen in[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Verbintenissen || Verslagen || Verbintenissen || Verslagen || Verbintenissen || Verslagen AUDIT || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 CONSULTANCY || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 FOLLOW-UP || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 BEOORDELINGEN || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Totaal || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 Het bijgevoegde werkdocument van de diensten vat alle afgewerkte controleverslagen samen. Het bevat de doelstellingen, het bereik, de risico’s en de aanbevelingen per verslag, de uitvoeringsstatus van de voor 2008-2012 uitgebrachte aanbevelingen, en samenvattingen van de eindconclusies van follow-upverbintenissen. 3.2. Nieuwe aanbevelingen en opvolging De onderstaande tabel toont het aantal aanbevelingen die de dienst Interne Audit in 2012 heeft uitgebracht en hoe zij zijn opgevolgd: || Nieuwe aanbevelingen || Aanvaarde aanbevelingen || Niet-aanvaarde aanbevelingen Belang || # || # || % || # || % Cruciaal || 0 || 0 || || 0 || Zeer belangrijk || 83 || 83[6] || 100% || 0 || Belangrijk || 109 || 108 || 99% || 1 || 1% Wenselijk || 0 || 0 || || 0 || Totaal || 192 || 191 || 99% || 1 || 1% In antwoord op alle aanvaarde (of gedeeltelijk aanvaarde) aanbevelingen werden door de gecontroleerden actieplannen opgesteld en aan de dienst Interne Audit voorgelegd, die ze als voldoende beschouwde. 3.3. Tenuitvoerlegging van de in de periode 2008–2012 gedane aanbevelingen De gecontroleerden hebben gemeld dat 78% van alle in de periode 2008-2012 uitgebrachte en aanvaarde aanbevelingen aan het begin van 2013 ten uitvoer was gelegd. Het bijgevoegde werkdocument van de dienst geeft een overzicht van het niveau van de uitvoering van de aanbevelingen (naar het oordeel van de gecontroleerden). De tenuitvoerlegging van 29 zeer belangrijke aanbevelingen[7] liep echter een vertraging op van meer dan zes maanden ten opzichte van de oorspronkelijke termijn[8]. Geen enkele cruciale aanbeveling is onbeantwoord gebleven. Het Comité follow-up audit werd regelmatig op de hoogte gebracht van eventuele cruciale of zeer belangrijke aanbevelingen waarbij de uiterste uitvoeringstermijn met meer dan zes maanden werd overschreden. In totaal had de dienst Interne Audit tegen het einde van 2012 voor 733 aanvaarde aanbevelingen follow-upcontroles uitgevoerd. Door de follow-up kon de dienst Interne Audit bevestigen dat de aanbevelingen naar tevredenheid zijn uitgevoerd, wat bijdraagt tot de verbetering van de controlesystemen in de gecontroleerde diensten. De dienst Interne Audit sloot 88% van de tijdens deze periode geverifieerde aanbevelingen af. 4. Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 4.1. Horizontale controles 4.1.1. Het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag (meerdere DG’s) De controle had als doel na te gaan hoe geschikt en doeltreffend het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag is in de Commissie in het algemeen, en, meer in het bijzonder, in hoeverre het de betrouwbaarheidsverklaring van de gedelegeerd ordonnateurs doeltreffend ondersteunt. De dienst Interne Audit maakte een analyse van het proces, van het bestaan van duidelijke richtlijnen en van een regelmatig toezicht op het niveau van de organisatie, en van de tenuitvoerlegging door de verschillende directoraten-generaal en diensten. Deze controle is uitgevoerd in het secretariaat-generaal, in het DG Begroting en in negen operationele directoraten-generaal en diensten: de directoraten-generaal Communicatienetwerken, inhoud en technologie; Onderwijs en cultuur; Regionaal beleid en stadsontwikkeling; Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie; Maritieme zaken en visserij; Landbouw en plattelandsontwikkeling; Binnenlandse zaken en Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid; en het Bureau infrastructuur en logistiek — Brussel. In algemene zin vindt de dienst Interne Audit dat het proces goed is ingeburgerd en dat het zijn functie vervult als instrument voor verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid van de leiding ten opzichte van de instelling. De dienst heeft echter ook vastgesteld dat het proces op een aantal belangrijke punten voor verbetering vatbaar was. De dienst Interne Audit heeft de centrale diensten met name gevraagd: (i) nadere instructies te verstrekken voor de verslaggeving over de zuinigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van financiële en niet-financiële operaties en voor het rendement van de controles, om zo de bevindingen van de gedelegeerd ordonnateurs inzake goed beheer en de betrouwbaarheidsverklaring beter te ondersteunen; (ii) het proces van kwaliteitscontrole te versterken en zich meer te richten op de wezenlijke bestanddelen van het jaarlijkse activiteitenverslag, zoals de manier waarop de betrouwbaarheid wordt vastgesteld en de informatie die de betrouwbaarheidsverklaring ondersteunt; en (iii) de structuur van het jaarlijkse activiteitenverslag te vereenvoudigen om zo te lange en te complexe verslagen te vermijden en tot documenten te komen die nuttiger zijn voor het college van commissarissen, de Europese Rekenkamer en de kwijtingsautoriteit. De centrale diensten hebben de aanbevelingen van de dienst Interne Audit aanvaard en hebben een afdoend actieplan opgesteld om het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag te verbeteren. Aan sommige van de maatregelen is reeds in het kader van het jaarlijkse activiteitenverslag voor 2012 uitvoering gegeven. Wat het werk betreft dat is uitgevoerd in de negen operationele directoraten-generaal en diensten is alleen bij het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid een ernstig probleem[9] vastgesteld. Een beperkte controle op de coördinatie van de bijdrage van de delegaties aan het jaarlijkse activiteitenverslag bracht aan het licht dat het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid haar verantwoordingssysteem (de ‘controlepyramide’) moet versterken, door: (i) de kwaliteit van het jaarlijkse activiteitenverslag van het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid te verbeteren, met name waar het gaat om informatie over het internecontrolesysteem en de elementen die de betrouwbaarheidsverklaring van de gedelegeerd ordonnateur ondersteunen; (ii) het gebruik van de verslagen van de hoofden van de delegaties (toezichtsverslag externe steun) als “instrument voor verantwoording” te bevorderen, door te vragen dat zij hun betrouwbaarheidsverklaring staven met meer informatie; (iii) nadere richtlijnen te verstrekken aan de hoofden van de delegaties, zodat zij omvattende en samenhangende gegevens kunnen verzamelen ter ondersteuning van hun betrouwbaarheidsverklaring; en (iv) de rol van de hoofden van de delegaties te versterken door hun verplichtingen op het vlak van verslaggeving te ondersteunen, te coördineren en te overzien. Het actieplan van het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid wordt toereikend geacht. 4.1.2. Personeelsbeleid en toezicht op de toewijzing van personeel (meerdere DG’s) Het doel van deze controle was in bepaalde diensten van de Commissie na te gaan of er toereikende procedures en mechanismen bestaan om de toewijzing van personeel doeltreffend en doelmatig te beheren en op te volgen, dit in een klimaat waarin het personeelsbestand inkrimpt[10]. Tijdens de controle werden de procedures bekeken in vier directoraten-generaal: Landbouw en plattelandsontwikkeling, Onderzoek en innovatie, Concurrentie en Vertaling. De vier directoraten-generaal werden gekozen omdat zij een representatief beeld vormen van de verschillende activiteiten binnen de Commissie. De dienst Interne Audit heeft ook een beoordeling op hoog niveau uitgevoerd van de procedures voor de toewijzing van personeel op het niveau van de instelling in het secretariaat-generaal, het DG Begroting en het DG Personele middelen en veiligheid. Daarenboven moest een algemeen onderzoek een omvattend overzicht geven van de procedures die gelden voor alle diensten van de Commissie. Aan de DG’s Landbouw en plattelandsontwikkeling en Onderzoek en innovatie werd aangeraden hun inspanningen voort te zetten op het vlak van de ontwikkeling van mechanismen en instrumenten voor het in kaart brengen van taken, om instrumenten en methodes in te stellen om toereikende en betrouwbare gegevens over werkbelasting te verzamelen, en om een personeelsplan op te stellen. De directoraten-generaal hebben alle aanbevelingen aanvaard. De dienst Interne Audit acht de actieplannen in het algemeen toereikend. De controles en de resultaten van het onderzoek van de dienst Interne Audit op het niveau van de Commissie brachten zwakke punten aan het licht op het operationele niveau van de directoraten-generaal. Deze kunnen enkel worden aangepakt en opgelost door maatregelen van de centrale diensten. De dienst Interne Audit beveelt aan dat de centrale diensten het instellingsbrede kader voor het personeelsbeleid en toezicht op de toewijzing van personeel verder uitwerken, en dat zij de uitwisseling van ‘best practices’ tussen de strategische planning- en programmeringscyclus (SPP) en specialisten inzake personeelsbeleid bevorderen. De centrale diensten moeten verder ook verbeteringen aanbrengen in het instellingsbrede kader voor verslaggeving en verantwoording door de diensten van de Commissie inzake het gebruik van personele middelen die naar deze diensten werden herschikt op grond van de beslissingen van de Commissie over de toewijzing van personeel. 4.1.3. Terugboeking[11] en interne facturatiesystemen (meerdere DG’s) De dienst Interne Audit ging na of de terugboekprocedures[12] in overeenstemming waren met het Financieel Reglement en de centrale richtlijnen, en of er sprake was van een consistente, transparante kostenberekening van de geleverde diensten. De controle werd uitgevoerd bij het DG Begroting (de dienst die belast is met het beheer van het budgettaire en regelgevende kader en het bevorderen van een goed financieel beheer), het DG Informatica en het DG Tolken. Uit de controle kwam naar voeren dat de gecontroleerde directoraten-generaal, bij gebrek aan een centrale richtlijn of instructie, hun eigen criteria hadden ontwikkeld. In het algemeen bleken deze in overeenstemming te zijn met de begrotingsregels. De dienst Interne Audit vroeg de gecontroleerden echter wel om het proces te versterken en om een consistente tenuitvoerlegging binnen de Commissie mogelijk te maken door: (i) een beheerskader in te stellen met een duidelijke toewijzing van de verantwoordelijkheid voor het proces, een beschrijving van het proces en de ondersteuning van de kostenmodellen van de grote dienstverleners; (ii) centrale instructies en begeleiding te verstrekken (met inbegrip van de criteria voor het identificeren van diensten en kosten), en (iii) meer duidelijkheid te verstrekken over de begrotingslijnen die worden gebruikt voor de financiering van IT-uitgaven. De dienst Interne Audit is van oordeel dat de AGM-stuurgroep, als beheersorgaan, eigenaar moet zijn van het proces en de uiteindelijke verantwoordelijkheid moet dragen voor het beschrijven ervan. Het DG Begroting aanvaardde alle aanbevelingen en het bijbehorende actieplan werd als voldoende beschouwd. Aan het DG Informatica werd gevraagd: (i) de diensten en kosten die voor terugboeking in aanmerking komen duidelijker te inventariseren en criteria voor te stellen om de IT-systemen te identificeren waarvoor de hostingkosten worden teruggeboekt, en; (ii) ervoor te zorgen dat het beheersorgaan belangrijke wijzigingen in het kostprijsmodel onderschrijft. Het bijbehorende actieplan inzake de aanvaarde aanbevelingen wordt als voldoende beschouwd. 4.2. Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid (DG Landbouw en plattelandsontwikkeling, DG Milieu, DG Klimaat, DG Maritieme zaken en visserij, EAHC, DG Gezondheid en consumenten) 4.2.1. Beoordeling van de controlestrategie (DG Maritieme zaken en visserij, DG Gezondheid en consumenten) De controlestrategie van het directoraat-generaal Maritieme zaken en visserij maakt geen gebruik van duidelijke, kwantificeerbare en meetbare doelen aangaande het opstellen van de betrouwbaarheidsverklaring, meer bepaald waar het gaat om de geplande dekkingsgraad van de controle-autoriteiten in de lidstaten en van het DG Maritieme zaken en visserij zelf. De kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren die gebruikt worden om de prestaties van de controle-activiteiten van het DG Maritieme zaken en visserij te meten, volstaan niet. Het DG Maritieme zaken en visserij moet ook het toezicht op de nationale controlestrategieën en jaarlijkse controleverslagen versterken en moet een betere controle uitoefenen op de wijze waarop nationale controle-autoriteiten de steekproeven en het foutenpercentage bepalen. Het onderzoek bij het DG Gezondheid en consumenten omvatte zowel de controles ex ante als ex post. De dienst Interne Audit benadrukt dat het DG Gezondheid en consumenten haar controlestrategiedocument moet afronden. De actieplannen die zijn ingediend om de problemen die bij beide controles aan het licht waren gekomen aan te pakken, werden toereikend geacht. 4.2.2. Controlestrategie – directoraat J (DG Landbouw en plattelandsontwikkeling) Deze controle bij het DG Landbouw en plattelandsontwikkeling richtte zich op de opzet van en het toezicht op de controlestrategie voor de programmaperiode 2007-2013. De dienst Interne Audit stelde vast dat de controlestrategie onvoldoende was geformaliseerd en dat er lacunes waren in de afbakening van de auditgrondslag (“audit universe”), het opzetten van kwantitatieve en meetbare doelstellingen (bv. dekkingsgraad), en de bijbehorende capaciteitsanalyse. Nu de volgende programmaperiode nadert, moet de rol van de certificatie-instellingen in de lidstaten bij het verlenen van betrouwbaarheidsverklaringen worden verstevigd, om zo de controles te versterken en optimaal gebruik te maken van de beperkte controlemiddelen waarover het DG Landbouw en plattelandsontwikkeling beschikt. De dienst Interne Audit merkte ook op dat de controleplannen niet voldoende werden ondersteund door risicobeoordelingen en dat er, ondanks de gedane inspanningen, sprake was van een significante achterstand bij de controles (13% van de verbintenissen uit 2007-2010 is nog niet uitgevoerd). De dienst beval het DG Landbouw en plattelandsontwikkeling aan zijn controlestrategie te ontwikkelen en te formaliseren, zijn risicobeoordelingen te herzien volgens de vastgestelde doelen, en een passend toezicht te verzekeren door het gebruik van betere kwantitatieve en kwalitatieve kernprestatie-indicatoren die beter in het jaarlijkse activiteitenverslag tot uiting moeten komen. Het DG heeft alle aanbevelingen aanvaard en de dienst Interne Audit beschouwt het actieplan van het DG als voldoende. 4.3. Cohesie (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie) In 2012 zijn er vier controles uitgevoerd met als doel de inspanningen van de DG’s tot het verminderen van de hoge foutenpercentages (voornamelijk in het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling) bevestigd te zien. Voor het eerst[13] ging de dienst Interne Audit mee met de controleurs van het DG op hun dienstreizen naar de lidstaten. 4.3.1. Afsluiting van de programmaperiode 2000-2006 (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie) Om aan te kunnen tonen dat alle fouten en onregelmatigheden ontdekt en gecorrigeerd zijn, is het essentieel dat de DG’s over een goed voorbereide afsluitprocedure beschikken. Voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling) en het Europees Sociaal Fonds (DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie) werd de afsluiting van de programmaperiode goed voorbereid en uitgevoerd. Er moeten echter verbeteringen worden doorgevoerd in de planning, methodologie en begeleiding, met name bij de voorbereiding van het afsluiten van de programmaperiode 2007-2013. Verder moet er beter gedocumenteerd worden, zodat de controles op afsluitende documenten beter kunnen worden aangetoond. Bij de controle op het afsluiten van de projecten onder de Cohesiefondsen (CF) in het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling kwamen onverenigbaarheden en lacunes in het beoordelingsproces aan het licht. Gezien het grote aantal projecten en het werk dat nog gedaan moet worden, moeten deze worden aangepakt voor de rest van het afsluitingsproces. In dit verband worden sedert 21 december 2012 geharmoniseerde modellen gebruikt voor de analyse van de einddeclaraties. Deze moeten een antwoord bieden op de specifieke lacunes die door de dienst Interne Audit aan het licht zijn gebracht, in het bijzonder de coördinatie tussen de controle-eenheden en de geografische eenheden en de samenhang van de kwalitatieve beoordeling van afsluitingsdocumenten. Door deze controles werden de DG’s er ook aan herinnerd dat zij verslag moeten uitbrengen over de doeltreffendheid van het afsluitingsproces voor de periode 2000-2006 en dat zij het meerjarig corrigerend vermogen van de controlestrategie moeten aantonen[14]. Het DG heeft alle aanbevelingen aanvaard en de dienst Interne Audit beschouwt het actieplan van het DG als voldoende. 4.3.2. Uitvoering van de programma’s voor de periode 2007-2013 (DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling) Gezien de hoge foutenpercentages in het domein Cohesie, is de dienst Interne Audit een controle gestart van de uitvoering van de programmaperiode 2007-2013 voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en de programma’s onder de Cohesiefondsen, om na te gaan in hoeverre de foutenpercentages die het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling had bepaald en doorgegeven betrouwbaar waren, en of er voldoende en passende maatregelen waren genomen om de hoge foutenpercentages te verlagen. De dienst Interne Audit wees op de inspanningen van het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling om corrigerende maatregelen te versterken en de foutenpercentages te verminderen, maar benadrukte dat het feit dat het directoraat-generaal zich in zulke hoge mate moet verlaten op de controle-autoriteiten in de lidstaten, een zeer hoog inherent risico met zich meebrengt. Ondanks de reeds geleverde inspanningen ligt daarin nog een grote uitdaging voor het directoraat-generaal. Deze nationale autoriteiten hebben de richtlijnen verschillend geïnterpreteerd, met name wat betreft de statistische steekproef en de dekkingsgraad van de controle[15]. Daarnaast moet het directoraat-generaal de eigen controles op de jaarlijkse controleverslagen van de controle-autoriteiten verbeteren, om de controleurs in staat te stellen conclusies te formuleren over de invloed van de betrouwbaarheid van de foutenpercentages die uit de controles door de lidstaten naar voren komen. De dienst Interne Audit stelde aanzienlijke verschillen vast in de omvang en diepgang van de controles ter plaatse. Hoewel wordt erkend dat het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling een aanpak nodig heeft die gebaseerd is op risico, moet toch worden opgemerkt dat de controles ter plaatse dermate belangrijk zijn voor het vaststellen van betrouwbaarheid dat deze inconsistenties moeten worden aangepakt om het risico op niet-ontdekking van onregelmatigheden en tekortkomingen of fouten in het systeem zo klein mogelijk te houden. De gecontroleerden hebben alle aanbevelingen aanvaard en de dienst beschouwt hun actieplannen als voldoende. 4.4. Onderzoek, energie en vervoer[16] (Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI), Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA), DG Communicatienetwerken, inhoud en technologie, Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (JRC), Uitvoerend Agentschap Onderzoek (REA), DG Onderzoek en innovatie, Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees vervoersnetwerk, DG Mobiliteit en vervoer, DG Energie) 4.4.1. Beoordeling van de controlestrategie (DG Energie) De beoordeling van de controles binnen het DG Energie omvatte zowel de controles ex ante als ex post. Daaruit bleek dat de dossiers over controles achteraf volledige en samenhangende werkdocumenten zouden moeten bevatten. De dienst Interne Audit heeft daarom aanbevolen dat het DG Energie een gestandaardiseerd controleprogramma gebruikt en meer aandacht besteedt aan bewijsstukken voor de beoordeling en goedkeuring van controleaangelegenheden. De aanbevelingen werden aanvaard en het actieplan werd als voldoende beschouwd. 4.5. Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid, ECHO, DG Uitbreiding, dienst Instrumenten buitenlands beleid) 4.5.1. Opzetten van de interne organisatie in de EU-delegaties (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid) Met de oprichting van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) moest een aantal nieuwe structuren en processen worden ingesteld, waarbij zowel het hoofdkantoor als de delegaties betrokken waren. Het algemene doel van de huidige beperkte beoordeling was over te gaan tot een evaluatie van de procedures die tussen de Europese Commissie en EDEO zijn ingesteld om een goed financieel beheer te waarborgen van de begroting voor externe hulp die via de EU-delegaties wordt beheerd. De dienst Interne Audit nodigde het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid uit om na te denken over het creëren van een middenkader dat de delegatieleider (zeker in de grotere EU-delegaties) zou kunnen bijstaan bij het beheer van de financiële steun. Omdat er voortdurend wijzigingen werden aangebracht in de procedures (bv. herziening van de financiële circuits) en er ten tijde van de beperkte controle een herziene interne controle-architectuur in de delegaties[17] werd geïmplementeerd, zal er later een controle komen op de daadwerkelijke tenuitvoerlegging van deze herziene regelingen. 4.6. Onderwijs en burgerschap (DG Communicatie, DG Onderwijs en cultuur, Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA), DG Binnenlandse zaken, DG Justitie) 4.6.1. Actieprogramma op het gebied van een leven lang leren (DG Onderwijs en cultuur, EACEA) Het doel van de controle was te beoordelen of de controlestrategie die door het EACEA wordt gebruikt voor het beheer van het actieprogramma op het gebied van een leven lang leren, het mogelijk maakt om redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende financiële transacties en om de geschiktheid, doelmatigheid en doeltreffendheid na te gaan van het interne controlesysteem dat het DG Onderwijs en cultuur gebruikt voor het uitoefenen van haar toezichthoudende rol op de uitvoering van het programma door het agentschap. De procedure van saldobetalingen[18] is goed georganiseerd en goed gevestigd binnen het EACEA, maar de controle bracht een onsamenhangende uitvoering van de risicogerichte controlestrategie en inbreuken op de regel van de niet-terugwerkende kracht aan het licht. Het interne controlesysteem dat het DG Onderwijs en cultuur gebruikt voor het uitoefenen van haar toezichthoudende rol op de uitvoering van het programma door het agentschap is adequaat, doeltreffend en doelmatig, hoewel tekortkomingen (zoals het ontbreken van een bijgewerkte toezichtstrategie, hiaten in het documenteren van het toezichtskader en het ontbreken van kernprestatie-indicatoren) het moeilijk maken te beoordelen of het strategische toezichtsbeleid is gevolgd. Het kan zijn dat de directe betrokkenheid van het DG Onderwijs en cultuur in het operationele beheer van het actieprogramma niet leidt tot het meest efficiënte gebruik van middelen. Het DG Onderwijs en cultuur en het EACEA hebben alle aanbevelingen aanvaard en de geplande maatregelen werden als toereikend beschouwd. 4.6.2. Beoordeling van de controlestrategie (DG Binnenlandse zaken) De dienst Interne Audit heeft de aandacht gevestigd op tekortkomingen in het toezicht op de procedures van het DG Binnenlandse zaken inzake afsluiting, en in het bijzonder op het ontbreken van adequate instrumenten voor een passend toezicht op het beheer van een groot aantal processen voor het afsluiten van jaarprogramma’s. Bovendien heeft het DG Binnenlandse zaken het te laat indienen van afsluitende documenten niet als inbreuken geregistreerd. De dienst Interne Audit heeft aanbevolen dat het directoraat-generaal zich schikt naar de interne controlenormen van de Commissie. Het DG moet zijn beheers- en controlesystemen versterken en de procedures herzien door gebruik te maken van een controlelijst en van richtlijnen voor afsluitende dossierstukken. De dienst Interne Audit vond ook tekortkomingen in de strategie van het DG voor de controles ex post, en beval een methodiek aan waardoor de resultaten van deze controles zouden kunnen worden opgenomen in het model dat door het DG gebruikt wordt om te komen tot de betrouwbaarheidsverklaring inzake het jaarlijkse activiteitenverslag. Het bijbehorende actieplan werd als voldoende beschouwd. 4.6.3. Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Justitie) De controle op de correcte toepassing van de EU-wetgeving door de lidstaten is een van de kernactiviteiten van de Commissie, zoals vastgelegd in het Verdrag. Het ‘acquis communautaire’ en de beleidsgebieden van het DG Justitie (waarover in 2012 een controle werd uitgevoerd) geven aanleiding tot meer dan 10% van alle actieve inbreukprocedures. De controleurs erkennen de geavanceerde werkwijze en de voortdurende inspanningen van het directoraat-generaal, maar wijzen ook op een aantal tekortkomingen in de strategische planning en in de programmeringsprocedures, met name in de aandacht die aan het toezicht wordt besteed in de beheersplannen en de jaarlijkse activiteitenverslagen. Als gevolg daarvan is de toewijzing van middelen voor deze belangrijke activiteit niet optimaal en worden de prestaties niet voldoende geëvalueerd. Het bijbehorende actieplan werd als voldoende beschouwd. 4.7. Economische en financiële zaken (DG Concurrentie, DG Economische en financiële zaken, DG Ondernemingen en industrie, DG Interne Markt en Diensten, Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), DG Belastingen en douane-unie, DG Handel) 4.7.1. Tenuitvoerlegging van het CIP-programma door het Europees Investeringsfonds (DG Economische en financiële zaken) De faciliteit voor snelgroeiende, innovatieve bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf (FSIM) vormt een onderdeel van het ruimere kaderprogramma voor concurrentievermogen en innovatie (CIP) en van het programma voor ondernemerschap en innovatie. Het is een communautair financieringsinstrument voor kleine en middelgrote ondernemingen. Het Europees Investeringsfonds (EIF) beheert de FSIM namens de Commissie, op basis van een fiduciaire managementovereenkomst (FMO). Het doel van de controle was om na te gaan hoe doeltreffend het EIF de FSIM beheert; in het bijzonder (i) of het EIF zich houdt aan de FMO en (ii) of het DG Economische en financiële zaken er doeltreffend en doelmatig op toeziet dat de FSIM haar specifieke doelstellingen behaalt. De controle bracht aan het licht dat er tekortkomingen zijn in: (i) de indicatoren die gebruikt worden om de doelstellingen van het financieringsinstrument weer te geven, en (ii) de definitie van gebeurtenissen die een materiële wijziging in de FMO inhouden. Het DG Economische en financiële zaken heeft alle aanbevelingen aanvaard en de geplande maatregelen werden als toereikend beschouwd. 4.7.2. Niet-budgettaire activiteiten (DG Economische en financiële zaken) Naar aanleiding van de financiële en staatsschuldencrisis heeft de Europese Unie nieuwe financieringsinstrumenten gecreëerd om op te treden als kredietverlener en om geld uit te lenen aan lidstaten in financiële moeilijkheden. De Europese Commissie beheert het Europees financieel stabilisatiemechanisme, een programma van financiële steun dat het mogelijk maakt leningen te verstrekken en deze te financieren door de uitgifte van schuldbewijzen op de kapitaalmarkten. De controle bracht twee problemen aan het licht inzake het beheer van het nieuwe instrument: (i) Het DG Economische en financiële zaken ziet zich voor nieuwe interne en externe uitdagingen geplaatst, waarvoor de gebruikelijke mechanismen van risicobeheer niet geschikt zijn. De ontwikkeling van controles op het gebied van logistieke ondersteuning, IT-beveiliging en documentbeheer hield geen gelijke tred. (ii) Gezien de omstandigheden waarin het DG Economische en financiële zaken opereert, is het moeilijk competente medewerkers aan te trekken en te behouden zonder de bedrijfscontinuïteit in het gedrang te brengen. Deze tekortkomingen kunnen invloed hebben op de bedrijfscontinuïteit en op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering, waardoor er voor de Commissie een hoog risico is op reputatieschade. In antwoord op de aanbevelingen van de dienst Interne Audit is het DG Economische en financiële zaken een uitvoerige risicobeoordeling gestart van de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de nieuwe taken. 4.7.3. Beoordeling van de controlestrategie (DG Ondernemingen en industrie) Deze beoordeling omvatte zowel controles ex ante als ex post. De dienst Interne Audit beval aan de rol van coördinator inzake interne controle te versterken. Bovendien moeten verbeteringen aangebracht worden in het documentbeheer en het registreren van uitzonderingen. Het actieplan van het directoraat-generaal werd als voldoende beschouwd. 4.7.4. Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Belastingen en douane-unie) De dienst Interne Audit controleerde in het DG Belastingen en douane-unie hoe het toezicht op de uitvoering van het EU-recht verliep. Naast een aantal sterke punten, zoals de professionele achtergrond en ervaring van de mensen die de zaken behandelen en een doeltreffende prioritering van de werklast, bracht de controle een aantal tekortkomingen aan het licht. Belastingen en douane-unie is goed voor 12% van alle actieve inbreukprocedures en is daarmee een van de drie beleidsterreinen waar de meeste inbreuken worden vastgesteld. Dit komt echter onvoldoende tot uiting in het beheersplan en in het jaarlijkse activiteitenverslag. De prestaties op dit terrein moeten beter worden gemeten. De dienst Interne Audit beval tevens een betere coördinatie tussen de eenheden aan, zodat de tenuitvoerlegging van het EU-recht op het gebied van douane beter kan worden opgevolgd. Het actieplan van het directoraat-generaal werd als voldoende beschouwd. 4.8. Algemene diensten en HR (DG Personele Middelen en Veiligheid, DG Begroting, DG Vertaling, DG Informatica, Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), Eurostat, Juridische Dienst, Bureau infrastructuur en logistiek — Brussel, Bureau infrastructuur en logistiek — Luxemburg, Publicatiebureau, Bureau Beheer en de afwikkeling van de individuele rechten, DG Tolken, secretariaat-generaal) 4.8.1. Ontwikkelen, produceren en verspreiden van statistische gegevens (Eurostat) Eurostat is belast met het ontwikkelen van Europese statistieken, overeenkomstig de vastgestelde regels en statistische beginselen[19] en met naleving van de praktijkcode Europese statistieken[20]. In de risicobeoordeling die in 2011 door Eurostat is gedaan, werd het gebrek aan coördinatie tussen Eurostat en de op beleid gerichte DG’s als een kritiek risico gemeld. Deze controle had als doel de geschiktheid, doeltreffendheid en doelmatigheid na te gaan van de processen inzake de ontwikkeling, productie en verspreiding van de statistieken die door Eurostat worden beheerd (in samenwerking met andere diensten en directoraten-generaal van de Commissie). Er werd een aantal problemen vastgesteld die zouden kunnen leiden tot onverenigbaarheden, lacunes of overlappingen, een lage kwaliteit van gegevens en de verstoring van de bedrijfscontinuïteit: (i) er bestaat binnen de Commissie geen duidelijke omschrijving van en consensus over het begrip “statistiek”; (ii) het communautair statistisch programma van Eurostat is niet op één lijn gebracht met de strategische planningcyclus van de Commissie; (iii) de rol en verantwoordelijkheid van Eurostat worden niet volledig geaccepteerd en erkend; (iv) er bestaat geen zekerheid over de mate waarin de praktijkcode Europese statistieken wordt nageleefd; en (v) er is een gebrek aan coördinatie op het niveau van de Commissie inzake het gebruik van externe aanbieders van statistische diensten. Naar aanleiding van deze controle heeft de Commissie op 17 september 2012 een nieuw besluit over Eurostat vastgesteld (Besluit nr. 2012/504/EU), dat een antwoord kan bieden op veel van de bovenstaande bevindingen. Het actieplan werd als voldoende beschouwd. 4.9. IT-audits De dienst Interne Audit heeft, in het kader van zijn rol in het algemene toezicht op de technologische veiligheid en draagkracht van de Commissie, verschillende controles uitgevoerd op het vlak van IT. 4.9.1. Beheer van IT-systemen op lokaal niveau (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid, DG Handel) Uit de controles op de lokale IT-systemen die in het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid en het DG Handel zijn uitgevoerd en waarbij de doeltreffendheid en doelmatigheid van het IT-beheer is nagegaan, bleek dat de IT-eenheden goed georganiseerd en gevestigd zijn. In de controleverslagen wordt de nadruk gelegd op het belang van een doeltreffend IT-beheer en een betere IT-risicobeheersing, van het beschermen van de vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens (DG Handel), en van het versterken van de informatieveiligheid, om zo inbreuken op de beveiligingvoorschriften zoveel mogelijk te vermijden (DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid). 4.9.2. IT-beheer en -prestaties (DG Gezondheid en consumenten, Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC)) Het DG Gezondheid en consumenten heeft een relatief hoog IT-budget en financiert het grootste deel van haar uitgaven voor IT uit beleidskredieten. Ten opzichte van de vorige controle[21] werd in het algemeen een significante verbetering vastgesteld in de stand van de algemene controles op het vlak van IT. Deze controle was gericht op beheer, doelmatigheid en kwaliteitsaspecten. Gezien het veel kleinere IT-budget werd voor het EAHC een meer beperkte controle uitgevoerd. De controleurs stelden vast dat: (i) het DG Gezondheid en consumenten nog steeds niet beschikt over een algemene IT-strategie voor de lange termijn of een gedocumenteerde strategie waarin ook het EAHC betrokken is, en waarin wordt beschreven hoe het DG in dat tijdsbestek de bedrijfsprocessen zou ondersteunen. Hoewel het IT-richtplan en het beheersplan een aantal kernprestatie-indicatoren op hoog niveau bevatten, is er geen omvattend proces inzake prestatiebeheer. (ii) het EAHC moet overgaan tot het formaliseren van een aantal belangrijke procedures (inzake veranderingsmanagement, prestatiebeheer en kwaliteitsbeheer). Het actieplan werd als voldoende beschouwd. 4.9.3. Horizon 2020 (DG Onderzoek en innovatie, DG Communicatienetwerken, inhoud en technologie, Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA)) Het kernprogramma voor onderzoek en innovatie “Horizon 2020” wil de mondiale concurrentiepositie van Europa veiligstellen en het creëren van nieuwe groei en banen aansturen. Er zijn verschillende IT-projecten ontwikkeld die het beheer van dit project moeten ondersteunen. Het DG Onderzoek en innovatie treedt op als eigenaar van het technische systeem, en ERCEA en het DG Communicatienetwerken, inhoud en technologie treden op als beheerders. De dienst Interne Audit formuleerde twee zeer belangrijke aanbevelingen: (i) om het initiatief verdere vooruitgang te laten boeken moet er een betere integratie van informatiesystemen komen en zijn er duidelijke procedures en een algemeen IT-beheer nodig door middel van het instellen van een stuurgroep voor IT-projecten, en (ii) het DG Onderzoek en innovatie moet haar plan voor projectactiviteiten en ‑middelen beter definiëren. Omdat Horizon 2020 een nieuw en horizontaal initiatief is, kan het nodig zijn het DG Informatica en andere op onderzoek gerichte DG’s bij de uitvoering van de aanbevelingen te betrekken. Het door het DG Onderzoek en innovatie ontwikkelde actieplan werd als voldoende beschouwd. 5. Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie In 2012 werden door de instantie voor financiële onregelmatigheden geen systeemproblemen gemeld overeenkomstig artikel 73, lid 6[22] van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. 6. Conclusies De tenuitvoerlegging in dit jaar en de voorgaande jaren van de actieplannen die naar aanleiding van de controles van de dienst Interne Audit zijn opgesteld, draagt bij aan een gestage verbetering van het kader voor interne controles van de Commissie. Aan de diensten van de Commissie werd daarom met klem gevraagd maatregelen te nemen in antwoord op de aanbevelingen die op grond van de controles werden gedaan. De dienst Interne Audit zal follow-upcontroles uitvoeren over de uitvoering van de actieplannen die zullen worden onderzocht door het Comité follow-up audit, dat indien nodig informatie zal verstrekken aan het college. In nauwe samenwerking met alle interne-auditcapaciteiten heeft de dienst Interne Audit een nieuw strategisch plan opgesteld voor de periode 2013-2015. De dienst Interne Audit zal zich blijven richten op financiële naleving en IT-audits, en zal haar activiteiten op het vlak van prestatiecontrole opvoeren. [1] Dit verslag omvat de controle- en consultancyverslagen die op 1 februari 2013 af waren. [2] Het verslag heeft geen betrekking op controles uitgevoerd in gedecentraliseerde Europese agentschappen, de Europese Dienst voor extern optreden of andere door de dienst Interne Audit gecontroleerde agentschappen of organen, waarvoor afzonderlijke jaarverslagen worden opgesteld. [3] Overeenkomstig de prestatienorm 2060 van de internationale normen voor professionele interne audit (de normen), uitgevaardigd door het Institute of Internal Auditors (IIA). [4] COM(2013) 334 final. [5] Een enkele verbintenis kan, indien de verbintenis betrekking heeft op meer dan één gecontroleerd/e directoraat-generaal of dienst, aanleiding geven tot controleverslagen. [6] Vier aanbevelingen werden slechts ten dele aanvaard. [7] Van deze 29 aanbevelingen zijn er twee in de loop van 2006 uitgebracht; voor één ervan werd gemeld dat deze sinds maart 2013 is “geïmplementeerd”. [8] De afsluitdatum voor dit verslag is 1 februari 2013. [9] Waar minder belangrijke verbeterpunten werden vastgesteld, zijn deze door middel van een controlebericht (“management letter”) aan de directoraten-generaal gemeld. De betrokken directoraten-generaal reageerden positief op deze berichten en hebben zich ertoe verbonden — voor zover mogelijk — al bij het opmaken van het huidige jaarlijkse activiteitenverslag rekening te houden met de opmerkingen van de dienst Interne Audit. [10] De Commissie heeft voorgesteld het personeelsbestand van elke instelling, elke entiteit en elk agentschap van de EU over de periode 2013-2017 met 5% te verminderen door een deel van het personeel dat met pensioen gaat of van wie het contract afloopt, niet meer te vervangen. De Commissie heeft ook een mechanisme ingesteld waarbij arbeidsplaatsen worden herschikt om tegemoet te komen aan de prioriteiten, daarbij uitgaande van een lineaire vermindering van 1% van alle basisquota. [11] De kostprijs van diensten die door een DG, dienst of instelling aan een andere DG, dienst of instelling worden geleverd en die overgeboekt wordt van de begroting van de cliënt naar de begroting van de dienstverlener (inningsopdrachten, co-delegatie en kruiselingse subdelegatie). Er zijn geen geconsolideerde gegevens die een overzicht bieden van de bedragen die door dienstverleners van de Commissie teruggeboekt worden aan interne en externe cliënten. [12] De kostprijs van diensten die door een DG, dienst of instelling aan een andere DG, dienst of instelling worden geleverd en die overgeboekt wordt van de begroting van de cliënt naar de begroting van de dienstverlener (inningsopdrachten, co-delegatie en kruiselingse subdelegatie). Er zijn geen geconsolideerde gegevens die een overzicht bieden van de bedragen die door dienstverleners van de Commissie teruggeboekt worden aan interne en externe cliënten. [13] In de controle op de uitvoering van de programmaperiode 2007-2013 in het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling. [14] Een verslag over het corrigerend vermogen van de financiële correcties voor de periode 2000-2006 werd op 12 april 2013 aan de Commissie begrotingscontrole voorgelegd. [15] Het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling heeft de controle-autoriteiten op 4 april 2013 een bijgewerkte richtlijn inzake steekproeven toegestuurd. In november 2012 vonden in Brussel workshops plaats voor deze autoriteiten; in de loop van 2013 werden in sommige lidstaten werkgroepen georganiseerd (Italië, Spanje, Duitsland, Slowakije en Tsjechië). [16] In 2011 vond een uitgebreide controle plaats op dit beleidsterrein, met name inzake de controlestrategieën. [17] Bijv. vernieuwde beheersverslagen over externe steun, betrouwbaarheidsverklaring van de delegatieleiders. [18] Exclusief saldobetalingen vanuit de administratieve begroting en inkoop, en exclusief die delen van het actieprogramma op het gebied van een leven lang leren die via de nationale agentschappen in de lidstaten worden uitgevoerd. [19] Verordening (EG) Nr. 223/2009, artikel 6. [20] COM(2005) 0217 definitief. [21] IT-audit van 2006 inzake ‘Grootschalige informatiesystemen’. [22] Art. 117 van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement stelt: ‘In dit jaarlijkse verslag [i.e. het verslag bedoeld in artikel 99, lid 3] wordt tevens melding gemaakt van de systeemproblemen waarop de overeenkomstig artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie heeft gewezen.