VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD

OVER DE ONTWIKKELING VAN HET VISUMINFORMATIESYSTEEM (VIS) IN 2010 (ingediend op grond van artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad)

1. Inleiding 2

2. Juridisch kader voor het VIS 3

3. Vooruitgang in de verslagperiode 3

3.1. Ontwikkeling van het centrale systeem 3

3.2. Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS) 4

3.3. Communicatiemechanisme VIS-mail 4

3.4. Voorbereiding van de locaties en het netwerk 4

3.5. Nationale planning van de lidstaten 5

3.6. Nieuw tijdschema voor het VIS 5

4. Voorlichtingscampagne 6

5. Projectbeheer 6

5.1. Planning en begroting 6

5.2. Risicobeheersing 7

6. Vrienden van het VIS 7

7. Conclusie 8

8. Bijlage: VIS-werkgroepen 9

8.1. SISVIS-comité 9

8.2. Vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS 9

8.3. Testadviesgroep (TAG) 9

8.4. Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG) 9

1. INLEIDING

Dit is het zevende voortgangsverslag over de ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS)[1] dat de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement voorlegt overeenkomstig artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad van 8 juni 2004 betreffende het opzetten van het Visuminformatiesysteem (VIS)[2]. Dit verslag beschrijft de werkzaamheden die de Commissie van januari tot en met december 2010 heeft uitgevoerd.

2. Juridisch kader voor het VIS

Op 5 april 2010 is de visumcode[3] van kracht geworden. Bij de visumcode zijn de gemeenschappelijke visuminstructies ingetrokken, die eerder waren gewijzigd om een juridisch kader voor het verzamelen van biometrische kenmerken tot stand te brengen. De visumcode bevat ook bepalingen over de organisatie van de inontvangstneming en behandeling van visumaanvragen.

Op 4 mei 2010 heeft de Commissie een beveiligingsplan voor de werking van het Visuminformatiesysteem vastgesteld[4]. Het desbetreffende besluit is van toepassing met ingang van de datum die door de Commissie wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 48, lid 1, van Verordening (EG) nr. 767/2008 , dat wil zeggen de datum waarop het VIS operationeel wordt, en verloopt wanneer de beheersautoriteit met haar werkzaamheden begint.

Er zijn in 2010 verder geen andere rechtsinstrumenten betreffende het VIS vastgesteld.

3. Vooruitgang in de verslagperiode

3.1. Ontwikkeling van het centrale systeem

De werkzaamheden met het oog op de succesvolle afronding van de systeemoplossingtest (SST) – de tweede van de vier grote testcampagnes van het centrale systeem – zijn in de eerste helft van de verslagperiode doorgegaan. Met de lidstaten zijn uitvoerige besprekingen gevoerd over de corrigerende maatregelen die de hoofdcontractant voor de ontwikkeling eind 2009 had voorgesteld, toen duidelijk werd dat hij tijdens de SST niet aan alle oorspronkelijke vereisten van de overeenkomst over het dienstverleningsniveau (SLA) kon voldoen. In juni 2010 is een herziene SLA gesloten, waardoor de werkzaamheden volgens plan kunnen beginnen en kunnen worden voortgezet tot de regionale invoering is voltooid.

De specificaties voor de communicatie tussen de lidstaten en het VIS zijn naar aanleiding van de tot dusver uitgevoerde tests op een aantal punten aangepast. In maart 2010 is versie 1.85 van het Interface Control Document (ICD) verschenen, waarin de afspraken met de lidstaten over zoekdiensten in aanmerking zijn genomen. Na een aantal kleine updates werd in september 2010 versie 1.87 aan de lidstaten ter beschikking gesteld. Het gaat hier om de technische specificaties die door de lidstaten worden gebruikt voor de ontwikkeling van hun nationale systeem, zodat dit met het VIS kan communiceren. In maart 2010 is de versie 1.46 van de gedetailleerde technische specificaties geleverd. De definitieve versie 1.48 is in september 2010 aan de lidstaten ter beschikking gesteld.

Na de succesvolle afronding van de SST is in augustus 2010 begonnen met het testen van het systeem samen met de lidstaten. Aan het einde van de verslagperiode waren de tests nog aan de gang. Door deze wijziging van de planning kon de streefdatum van december 2010 voor de start van de werkzaamheden van het VIS niet worden gehaald. Aan de JBZ-Raad (op 7 oktober 2010) en aan het Europees Parlement[5] is een nieuw tijdschema voorgelegd, dat voorziet in de aanvang van de werkzaamheden in 2011 (zie punt 3.6).

3.2. Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS)

De ontwikkeling van het BMS, waarmee ten behoeve van het VIS vingerafdrukken zullen worden geïdentificeerd, is in 2010 afgerond met de afsluiting van de voorlopige systeemacceptatietests (PSAT). Tijdens de hele verslagperiode heeft het systeem zonder problemen ondersteuning geboden aan zowel de systeemoplossingtests (SST) als de operationele systeemtests (OST). De lidstaten zijn voor hun vingerafdrukscanapparatuur gebruik blijven maken van de softwarekits die door de contractant van het BMS waren geleverd. In sommige lidstaten is de kwaliteit van de vingerafdrukken aanzienlijk verbeterd door proefprojecten die in de consulaten zijn uitgevoerd. Wanneer de laatste tests met het operatieteam, die voor mei 2011 gepland staan, zijn afgerond, is het systeem klaar voor de start van de werkzaamheden.

3.3. Communicatiemechanisme VIS-mail

In 2010 is aanzienlijke vooruitgang geboekt ten aanzien van de tests en de aansluiting van de lidstaten op het communicatiemechanisme VIS-mail. Voor slechts enkele Schengenlanden zijn nog tests nodig. Tijdens de verslagperiode zijn extra functies voor de centrale mailrelay gerealiseerd, zoals statistieken en rapportage en geavanceerde antivirusmogelijkheden. De deelnemers aan de deskundigengroep voor VIS-mail zijn het er in grote lijnen over eens dat het mechanisme voldoende is getest en blijkt te functioneren overeenkomstig de basiseisen.

Tijdens de verslagperiode is in deze groep veel tijd en moeite besteed aan het opstellen van de specificaties voor VIS-mail fase 2. In deze fase, die twee jaar na de start van de werkzaamheden van het VIS begint, wordt de functionaliteit van het Schengenraadplegingsnetwerk in VIS-mail geïntegreerd, wat het opstellen van de desbetreffende specificaties complex en tijdrovend maakt. Er worden echter goede vorderingen gemaakt en de werkzaamheden verlopen volgens plan.

3.4. Voorbereiding van de locaties en het netwerk

Gedurende het hele jaar 2010 werden personeelsleden bij de centrale eenheid en de vervangende centrale eenheid in respectievelijk Straatsburg en Salzburg opgeleid in gebruik en onderhoud van het VIS. Bulgarije is in 2010 op het sTESTA-netwerk aangesloten en de werkzaamheden voor Roemenië zijn voortgezet. De belangrijkste activiteiten in verband met het netwerk waren in de verslagperiode: a) zorgen dat het facultatieve failovermechanisme voor de overschakeling van de hoofdeenheid naar de vervangende eenheid goed werkt, en b) testen van de VIS-mailrelay (zie punt 3.3). Dankzij het failovermechanisme kunnen lidstaten met een vervangend nationaal systeem de continuïteit van de werkzaamheden garanderen wanneer het nationale systeem uitvalt. De failovertest is in 2010 in drie lidstaten succesvol afgerond, waarmee het totaal op acht komt. Deze exercitie gaat door voor de lidstaten die deze oplossing willen implementeren.

3.5. Nationale planning van de lidstaten

Afgezien van de beschikbaarheid van het centrale VIS is de voortgang van de nationale projecten de belangrijkste factor voor de inbedrijfstelling van het systeem. De vorderingen van de lidstaten lopen als gevolg van de verschillende nationale omstandigheden uiteen.

Via het mechanisme voor maandelijkse rapportage, dat in het kader van de vrienden van het VIS is opgezet (zie punt 6), meldden alle lidstaten consequent dat hun vooruitgang op schema ligt voor de verwezenlijking van de vastgestelde mijlpalen.

Met het VIS-project is in de verslagperiode verdere vooruitgang geboekt wat de conformiteitstests met de lidstaten en de ontwikkeling van de meeste nationale systemen betreft. Aan het einde van de verslagperiode hadden 23 van de 25 huidige lidstaten en Schengenlanden hun conformiteitstest volgens de oorspronkelijke planning afgerond[6]. De conformiteitstests moeten nog door slechts enkele deelnemende landen worden uitgevoerd, die daartoe in de eerste helft van 2011 de gelegenheid krijgen.

Hoewel de informatie van de lidstaten aangaf dat alle nationale systemen bij de oplevering van het centrale systeem volledig zouden zijn ontwikkeld, zijn bij de diverse rapportagetests (zie punt 5.2) toch regelmatig enkele problemen naar voren gekomen wat de voorbereidingen op consulaire posten en grensposten betreft.

Eén lidstaat, die in 2009 ernstige contractuele problemen had ondervonden, is uiteindelijk in 2010 kunnen beginnen met de ontwikkeling van zijn nationale systeem. De conformiteitstest was voor deze lidstaat gepland in januari 2011.

Om de voorbereidingen op consulair gebied te beoordelen in de eerste regio waar het systeem wordt ingevoerd (Noord-Afrika), heeft in december 2010 een werkbezoek in Cairo plaatsgevonden. Het doel was ter plaatse informatie te verkrijgen over de stand van de voorbereidingen in de consulaten van de lidstaten, met name wat betreft de capaciteit voor het verzamelen en doorzenden naar het VIS van biometrische gegevens van visumaanvragers. Tijdens het bezoek hebben het voorzitterschap en de Commissie een ontmoeting gehad met de lidstaten in het kader van de plaatselijke Schengensamenwerking. Ook is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de installaties in de consulaten te bekijken. Daarbij is gebleken dat er meer moet worden gedaan aan technische opleiding en voorlichting. Er zullen daarom in 2011 ook in andere Noord-Afrikaanse steden dergelijke werkbezoeken worden georganiseerd.

3.6. Nieuw tijdschema voor het VIS

Door de vertraagde, zij het succesvolle voltooiing van de SST moesten de Commissie en de lidstaten het algemene tijdschema voor het project opnieuw beoordelen. Daartoe is een realistische beoordeling uitgevoerd van enerzijds het vermogen van de contractant van de Commissie om het centrale systeem op te leveren en anderzijds de mogelijkheid voor de lidstaten om de voorbereidingen uit te voeren voor de nationale uitrol op consulaten en aan de buitengrenzen. Er zijn marges aangehouden voor het geval zich nieuwe onvoorziene problemen voordoen.

Na presentaties voor de nationale projectmanagers (24 juni 2010), de vrienden van het VIS (7 juli 2010) en het Strategisch Comité immigratie, grenzen en asiel (22 juli 2010) werd het volgende nieuwe globale tijdschema aan de JBZ-Raad (7 oktober 2010) en het Europees Parlement voorgelegd[7]:

- operationele systeemtests (OST): 23 augustus 2010 – 14 februari 2011

- voorlopige systeemacceptatietests (PSAT): 23 maart 2011 – 15 juni 2011

- centraal systeem gereed voor gebruik: 24 juni 2011

Aan het einde van de verslagperiode lag het project op schema.

4. Voorlichtingscampagne

Op 20 december 2010 heeft de Commissie met een specialist op het gebied van informatie en communicatie een contract gesloten voor het ontwerp en de druk van informatiemateriaal over het VIS. De externe contractant zal in samenwerking met de Commissie folders, posters en ander voorlichtingsmateriaal ontwerpen, vertalen en drukken, dat door de lidstaten en de Commissie zal worden gebruikt zowel voor als na de start van de werkzaamheden van het VIS. De lidstaten zullen in belangrijke stadia worden geconsulteerd over de tekst en het ontwerp van het voorlichtingsmateriaal. Een en ander is gepland voor de eerste helft van 2011.

5. Projectbeheer

5.1. Planning en begroting

De totale beschikbare vastleggingskredieten voor het VIS bedroegen in 2010 30,3 miljoen euro. Als gevolg van de vertragingen bij de SST werden projectactiviteiten die oorspronkelijk voor 2010 waren gepland, uitgesteld tot 2011, wat in de volgende verschuiving van de vastleggingen resulteerde: aan het einde van de verslagperiode was 63,06% van de totale kredieten voor het VIS vastgelegd en 85,10% van de betalingskredieten uitbetaald. Het VIS valt onder begrotingsonderdeel 18 02 05.

Vastleggingskredieten en betalingskredieten voor het VIS in 2010

Beschikbare vastleggingskredieten | Besteed | Totaal % | Beschikbare betalingskredieten | Besteed | Totaal % |

€ 30 327 909,00 | € 19 124 611,00 | 63,06% | € 27 619 392,52 | € 23 503 936,08 | 85,10% |

In maart 2010 is vanwege de in 2009 bij de SST opgelopen vertragingen een invorderingsopdracht afgegeven voor de contractuele boete van 7,6 miljoen euro.

5.2. Risicobeheersing

De methode voor risicobeheersing bleef in de verslagperiode ongewijzigd: de Commissie stelt maandelijks de belangrijkste projectrisico’s (op centraal en nationaal niveau) vast en legt deze voor aan de maandelijkse vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS. De Commissie wordt bijgestaan door de contractant voor kwaliteitszorg.

Zoals in het voorgaande jaar zijn de risico’s ook besproken in het kader van de vrienden van het VIS. De Commissie heeft samen met het voorzitterschap de belangrijkste risico’s beoordeeld en deze ingedeeld aan de hand van de impact op het project. Voor elk risico worden acties vastgesteld om het desbetreffende risico te matigen. De Commissie houdt ook een register op hoog niveau bij en zorgt voor de follow-up van de uitvoering van de acties.

Eind 2010 waren de meest kritieke risico’s: i) vertraging bij de afronding van de operationele systeemtests volgens het herziene tijdschema, ii) de voorbereidingen van de lidstaten voor hun deelname aan de voorlopige systeemacceptatietests, iii) vertragingen in sommige lidstaten bij de voorbereidingen voor de aanvang van de werkzaamheden op consulaire posten en grensposten, en iv) vertragingen bij de voorbereidingen voor het operationele beheer. Voor alle risico’s zijn risicobeperkende maatregelen vastgesteld. De Commissie, de lidstaten en de hoofdcontractant voor de ontwikkeling werken nauw samen om de gevolgen van de risico’s voor het algehele project terug te dringen.

6. Vrienden van het VIS

De vrienden van het VIS zijn in de verslagperiode zevenmaal bijeengekomen: driemaal tijdens het Spaanse voorzitterschap (eerste helft 2010) en viermaal tijdens het Belgische voorzitterschap (tweede helft 2010). Deze informele bijeenkomsten op hoog niveau boden een forum voor transparante besprekingen over alles betreffende het VIS. De agenda werd vastgesteld door het voorzitterschap in coördinatie met de Commissie en het secretariaat-generaal van de Raad. De onderwerpen omvatten doorgaans een verslag van de Commissie over de stand van zaken, de resultaten van het rapportagemechanisme inzake de vorderingen op nationaal vlak en een verslag over de risico’s.

In de eerste helft van 2010 is de lidstaten verzocht om voor elke vergadering van de vrienden van het VIS geactualiseerde antwoorden te verstrekken op een vragenlijst. De vragen hadden betrekking op de algemene technische voorbereidingen voor de ontwikkeling van het nationale systeem en de voorbereidingen voor de invoering op de consulaire posten in de eerste regio’s en aan de grenzen wat betreft controles via het VIS met en zonder biometrische verificatie. De vragenlijst bevatte ook specifiekere vragen over opleidingen en andere mijlpalen. Enkele lidstaten noemden echter geen exacte data voor de verwezenlijking van de specifieke mijlpalen, waardoor het voorzitterschap en de Commissie geen volledig beeld kregen van de vorderingen in alle lidstaten.

In de tweede helft van 2010 is daarom een geactualiseerde vragenlijst ingevoerd, die uitsluitend gericht is op de eerste regio waar het systeem wordt ingevoerd en de grensposten aan de buitengrenzen. De ontvangen antwoorden waren opnieuw soms onduidelijk, vooral wat de voorbereidingen aan de grenzen betreft. Het voorzitterschap heeft de lidstaten aan het einde van de verslagperiode verzocht een nationaal plan voor de invoering aan de grenzen in te dienen, waarmee de situatie op de grensposten aan de buitengrenzen zorgvuldig kan worden gecontroleerd. Ditmaal voldeden de resultaten beter, en het volgende voorzitterschap heeft daarom besloten in 2011 dit rapportagemechanisme te blijven gebruiken.

7. Conclusie

De belangrijkste gebeurtenissen in het afgelopen jaar waren de geslaagde afronding van de tweede belangrijke testfase van het centrale systeem, de systeemoplossingtests, en de start van de derde fase, de operationele systeemtests, waaraan zeven lidstaten deelnemen.

Op nationaal niveau hebben de meeste lidstaten het hele jaar aanzienlijke vooruitgang geboekt bij de ontwikkeling van het nationale systeem. Aan het einde van de verslagperiode meldden alle landen dat zij in juni 2011 klaar zouden zijn voor aansluiting op het VIS. Intensief toezicht zal daarom ook in 2011 worden gehouden. Ook zullen weer bezoeken worden georganiseerd aan consulaire posten in de regio waar het systeem het eerst wordt ingevoerd, om toe te zien op de administratieve voorbereidingen van de lidstaten.

In oktober 2010 is aan de JBZ-Raad een nieuw algemeen tijdschema voorgelegd, dat erin voorziet dat het VIS in juni 2011 van start gaat. Alle bij het project betrokkenen hebben opnieuw bevestigd dat zij nauw zullen samenwerken om de inbedrijfstelling van het VIS mogelijk te maken en de in punt 5.2 genoemde risico’s aan te pakken.

Tegelijkertijd heeft de Commissie de commissie LIBE van het Europees Parlement regelmatig op de hoogte gehouden van de ontwikkeling en de stand van het VIS-project. Zij zal dat ook in de toekomst blijven doen.

8. BIJLAGE: VIS-WERKGROEPEN

8.1. SISVIS-comité

Het SISVIS-comité[8] is in 2010 niet in VIS-formatie bijeengekomen. Het SISVIS-comité blijft verantwoordelijk voor alle comitébesluiten betreffende het VIS in 2011.

8.2. Vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS

Tijdens de verslagperiode hebben de diensten van de Commissie tien vergaderingen van de groep van deskundigen voor de nationale projectmanagers van de lidstaten georganiseerd, waar vraagstukken betreffende de stand van zaken van het VIS-project, gedetailleerde technische aangelegenheden, planningskwesties en risico’s en activiteiten op centraal en nationaal projectniveau werden besproken.

8.3. Testadviesgroep (TAG)

De testadviesgroep, een adviserende werkgroep van het SISVIS-comité (VIS-formatie), heeft in verband met de intensieve testactiviteiten in de verslagperiode zeer vaak bijeenkomsten of conferentiegesprekken georganiseerd. De testadviesgroep ziet erop toe dat vraagstukken betreffende het testen gestructureerd worden aangepakt en opgelost en geeft advies over de uitvoering van de testfasen voor het VIS. De deelnemers van de groep doen aanbevelingen over het testen van het VIS in alle fasen, met name die waaraan de lidstaten rechtstreeks deelnemen.

8.4. Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG)

De groep is gedurende de hele verslagperiode maandelijks bijeengekomen ter ondersteuning van de tenuitvoerlegging van het communicatiemechanisme VIS-mail.

De werkzaamheden van de Commissie en de lidstaten op het gebied van VIS-mail worden in samenwerking met de netwerkcontractant uitgevoerd en ondersteund door de contractant voor ondersteuning en kwaliteitsbijstand.

[1] Zie voor het zesde verslag: Verslag van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement over de ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS) in 2009, COM(2010) 588 definitief van 22.10.2010.

[2] PB L 213 van 15.6.2004, blz. 5.

[3] Verordening (EG) nr. 810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode) (PB L 243 van 15.9.2008, blz. 1).

[4] Besluit 2010/260/EU van de Commissie van 4 mei 2010 betreffende het beveiligingsplan voor de werking van het Visuminformatiesysteem (PB L 112 van 5.5.2010, blz. 25).

[5] Brief van 12 oktober 2010 van commissaris Malmström aan voorzitter López Aguilar van de commissie LIBE van het EP.

[6] Liechtenstein heeft de conformiteitstest eveneens technisch afgerond, maar past het Schengenacquis nog niet toe.

[7] Brief van 12 oktober 2010 van commissaris Malmström aan voorzitter López Aguilar van de commissie LIBE van het EP.

[8] Ingesteld bij artikel 51, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 betreffende de instelling, de werking en het gebruik van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II).