MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD, HET EUROPEES PARLEMENT, HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S over de uitvoering van een voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de Economische en Monetaire Unie

Samenvatting

Amper twee jaar na de succesvolle invoering van eurobiljetten en euromuntstukken in twaalf lidstaten breekt een nieuwe fase aan voor de voorlichtings- en communicatieactiviteiten over de euro en de Economische en Monetaire Unie (EMU). In deze mededeling wordt de informatie- en communicatiestrategie van de Europese Commissie voor deze fase voorgesteld.

Het Europees Parlement heeft in een aantal resoluties [1] verklaard dat "de voorlichtingscampagne over de invoering van de euro in termen van communautaire voorlichting en communicatie succesvol is geweest" en dat "voorlichtings- en communicatieactiviteiten zich prioritair dienen te richten op zaken die de burgers direct in hun alledaagse leven raken (onderwerpen zoals [...] de euro)".

[1] Resoluties van het Europees Parlement van 13 maart 2002 over "de mededeling van de Commissie betreffende een nieuw kader voor praktische samenwerking in verband met het voorlichtings- en communicatiebeleid van de Europese Unie" en van 10 april 2003 over "een voorlichtings- en communicatiestrategie voor de Europese Unie".

Voorlichting en communicatie over de euro vormen duidelijk nog steeds een prioriteit voor de Europese Unie (EU):

* Door de uitbreiding van de EU op 1 mei 2004 zal de eurozone in de toekomst - wanneer aan alle voorwaarden van het Verdrag is voldaan - groter worden.

* De invoering van de euro is een historische mijlpaal in de ontwikkeling van de EU en moet worden geconsolideerd door de steun van de bevolking voor de eenheidsmunt aan te wakkeren.

* De invoering van eurobiljetten en euromuntstukken is uitermate positief geweest voor het beeld dat derde landen van de EU (en de economische rol van de EU) hebben. Deze trend moet worden gestimuleerd.

De voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU vormt een onderdeel van de algemene door de Commissie goedgekeurde "voorlichtings- en communicatiestrategie voor de Europese Unie" (COM(2002)350) en de uitvoering ervan (COM(2004)196). De strategie moet in het algemene communicatiebeleid van de lidstaten worden geïntegreerd, een meerwaarde opleveren en het democratische debat in de lidstaten een tastbare Europese dimensie verlenen. De strategie zal daartoe de aandacht toespitsen op nauwere interinstitutionele samenwerking en de ontwikkeling van gestructureerde partnerschappen met de lidstaten. Tegelijkertijd zal de strategie borg blijven staan voor de algemene samenhang.

Doel is de bevolking in de EU en daarbuiten beter over het functioneren van de EMU voor te lichten en het omschakelingsproces in landen die de euro invoeren, vlotter te doen verlopen.

In deze mededeling "over de uitvoering van een voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU" wordt uiteengezet waarom de euro een prioriteit voor het communicatiebeleid blijft. Verder worden de algemene beginselen van de strategie en de rol van de belangrijkste betrokken partijen beschreven, de doelstellingen vastgesteld en de operationele aspecten toegelicht.

Voorlichting en communicatie over de euro en de EMU blijven vooral in de nieuwe lidstaten een topprioriteit.

1. Voorlichting en communicatie over de euro en de EMU zijn een topprioriteit

1.1. Voorlichting en communicatie over de euro en de EMU maken deel uit van een algemene strategie

In de mededeling over "de tenuitvoerlegging van de voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie" (COM(2004)196) stelt de Commissie vast dat bijzondere aandacht moet worden geschonken aan de nieuwe door de EU belichaamde vorm van governance. De bevolking is onvoldoende geïnformeerd en dus is een degelijke voorlichtings- en communicatiebeleid belangrijk om "de perceptie van de Europese Unie, haar instellingen en hun legitimiteit [te] verbeteren door de burger meer vertrouwd te maken met en een beter inzicht te verschaffen in haar taken, structuur en verwezenlijkingen en door met de burgers een dialoog tot stand te brengen". Om deze doelstellingen te verwezenlijken is het zaak de interinstitutionele samenwerking te versterken en gedecentraliseerde activiteiten en gestructureerde partnerschappen met de lidstaten te ontwikkelen.

De Commissie heeft de aandacht tot dusver op vier prioritaire voorlichtingsthema's toegespitst: de uitbreiding, de toekomst van de Unie, de euro en de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid. In 2004 is een vijfde thema aan de lijst toegevoegd: de rol van Europa in de wereld.

De voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU heeft de in de bovengenoemde mededeling beschreven algemene richtsnoeren als uitgangspunt genomen voor specifieke activiteiten die voor specifieke groepen en het grote publiek bestemd zijn.

1.2. Doelstellingen van de voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU

De strategie streeft de volgende doelstellingen in de lidstaten en derde landen na:

* het grote publiek helpen voorlichten over de voorwaarden waaronder de EMU goed kan functioneren (het is bijvoorbeeld belangrijk dat de overheidsfinanciën gezond zijn en de economische beleidsmaatregelen worden gecoördineerd);

* neutraal feitenmateriaal ter beschikking stellen om de burgers beter met de euro vertrouwd te maken;

* het overgangsproces helpen vergemakkelijken in lidstaten die de euro invoeren;

* de media, economische actoren en beleidsmakers in derde landen informeren over de EMU, de euro en de Europese economie zodat zaakkundige beslissingen kunnen worden genomen.

De strategie beoogt:

- het grote publiek beter vertrouwd te maken met het functioneren van de EMU;

- waar nodig een vlot overgangsproces te waarborgen.

2. Algemene beginselen van de voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU

2.1. Decentralisering en subsidiariteit

Voorlichtings- en communicatieactiviteiten zijn alleen geloofwaardig en doeltreffend als ze de cultuur, de taal en de interesses van de burgers weerspiegelen. De beste informatiebronnen zijn gezaghebbende en betrouwbare bronnen die het dichtst bij de burgers staan. De lidstaten spelen een belangrijke rol bij het concipiëren en uitvoeren van activiteiten.

2.2. Samenhang en aanpasbaarheid van de informatie

De informatie wordt aan het land, de doelgroep en de plaatselijke situatie ten aanzien van de euro aangepast, zonder dat dit ten koste gaat van de algemene samenhang van de informatie.

2.3. Partnerschap

De communicatiestrategie wordt gebaseerd op vrijwillige werkpartnerschappen met de lidstaten, waarbij synergieën tussen de structuren en de knowhow van de lidstaten en de activiteiten van de EU worden bevorderd. De samenwerking tussen de lidstaten en de Commissie berust op partnerschapsovereenkomsten (zie mededeling COM(2004)196).

2.4. Prioriteiten

De voorlichtings- en communicatiecampagnes over de euro en de EMU hebben plaats in alle EU-lidstaten en in landen buiten de Unie. Met het oog hierop moeten prioriteiten voor de activiteiten, instrumenten en doelstellingen worden vastgesteld.

De volgende jaren wordt prioriteit verleend aan de tien nieuwe lidstaten, en vooral aan de nieuwe lidstaten die klaar zijn om een strategie over de euro en de EMU te ontwikkelen en uit te voeren.

2.5. Beste praktijken

Beste praktijken zullen systematischer worden toegepast (vooral beste praktijken die ontleend zijn aan het overgangsproces naar de euro in 1999 en 2002).

De communicatiestrategie is op gedecentraliseerde activiteiten gebaseerd. De samenhang wordt door partnerschapsovereenkomsten gewaarborgd. Het is zaak prioriteiten te stellen.

3. Rol van de belangrijkste betrokkenen

3.1. De lidstaten

De communicatiestrategie van de EU richt zich tot de burgers van de lidstaten en de economische actoren. De lidstaten komen daarom als eerste in aanmerking om voorlichtingsmateriaal te ontwikkelen en de regionale en plaatselijke autoriteiten, de diensten van algemeen belang en de netwerken van organisaties uit het maatschappelijk middenveld aan te sporen als voorlichtingskanalen te fungeren.

De activiteiten beantwoorden aan de in de programma's van de lidstaten beschreven vorm, inhoud en tijdschema's.

3.2. De Europese Commissie

De Commissie heeft sinds 1995 [2] heel wat ervaring op het gebied van voorlichting en communicatie over de euro opgedaan. De Commissie zal van deze ervaring blijven gebruikmaken en ze ook ter beschikking van de lidstaten stellen. In de aanloop naar de euro vóór 1999 en tot 2002 heeft de Commissie een belangrijke rol gespeeld bij de voorbereiding en de coördinatie van communicatieactiviteiten. De Commissie heeft ook de aanzet tot activiteiten gegeven. De taak van de Commissie bestaat er nu opnieuw in:

[2] Publicatie van het "Groenboek betreffende de wijze van invoering van één munteenheid" (COM/95/333/ def.).

* de samenhang van de informatie te waarborgen;

* de communicatieactiviteiten van de lidstaten en de organisaties uit het maatschappelijk middenveld te stimuleren en te coördineren;

* een grote verscheidenheid van voorlichtingsmateriaal voor te stellen en specifieke acties uit te voeren;

* transnationale communicatie-initiatieven en voorlichtingsactiviteiten in derde landen te organiseren en te ondersteunen;

* de eigen gecentraliseerde activiteiten te beheren (conferenties, pr- en voorlichtingsproducten, regelmatige beoordelingen, enzovoort).

3.3. Interinstitutionele samenwerking

De uitvoering moet op gedeelde doelstellingen worden gebaseerd waarmee de drie Gemeenschapsinstellingen via de Interinstitutionele Groep voorlichting instemmen.

Het Europees Parlement heeft een leidende rol gespeeld bij het opstarten van het PRINCE-programma. De Commissie en het Parlement hebben vanaf het begin van het programma een goede werkrelatie opgebouwd, die ze willen voortzetten.

Samenwerking en een duidelijke taakverdeling tussen de lidstaten, de Commissie, de Raad en het Europees Parlement zijn van cruciaal belang voor een succesvolle voorlichtings- en communicatiecampagne.

4. Inspelen op de behoeften van de burgers

4.1. De publieke opinie over de euro

Recente opiniepeilingen hebben de volgende resultaten opgeleverd [3]:

[3] Opiniepeilingen van juni en september 2003 over de invoering van eurobiljetten en euromuntstukken.

4.1.1. De eurozone

De burgers vinden dat ze beter over de euro en de EMU zijn geïnformeerd dan in 2002. De resultaten variëren echter sterk van land tot land en het aantal mensen dat alleen in euro's denkt, is nog steeds betrekkelijk klein. Het grote publiek is zich nog steeds niet volledig bewust van de gevolgen van de eenheidsmunt voor het nationale economische beleid. Bestaande negatieve percepties [4] kunnen ertoe leiden dat de euro in de nieuwe landen minder gemakkelijk wordt aanvaard. Bij de ontwikkeling van communicatiestrategieën in landen die tot de eurozone willen toetreden, moet hiermee rekening worden gehouden.

[4] Bijvoorbeeld de perceptie dat de invoering van eurobiljetten en euromuntstukken tot aanzienlijke prijsstijgingen heeft geleid (wat niet door de indexcijfers voor consumentenprijzen wordt bevestigd).

4.1.2. Landen met een "opt-out" (Denemarken en het Verenigd Koninkrijk)

De Denen zijn beter geïnformeerd dan de Britten. Ze zien in dat de eenheidsmunt positieve kanten heeft en praktische voordelen biedt. De meeste Denen vinden echter dat de omzetting van nationale prijzen in euro's enigszins nadelig is uitgevallen voor de consumenten in de eurozone. De Britten weten heel weinig over de euro in vergelijking met de burgers van andere lidstaten.

4.1.3. Landen met een afwijkende regeling en kandidaat-lidstaten

De meeste Zweden vinden zich goed geïnformeerd, hoewel veel respondenten niet op de hoogte waren van een aantal basisfeiten over de euro. De meeste Zweden vinden ook dat de omzetting van nationale prijzen in euro's enigszins nadelig is uitgevallen voor de consumenten in de eurozone. De winst van het neekamp bij het Zweedse referendum op 14 september 2003 mag niet worden veronachtzaamd wegens het potentiële effect ervan op de steun van de bevolking voor de euro in andere landen.

In de nieuwe lidstaten en de kandidaat-lidstaten worden de euro en de EMU direct gekoppeld aan en als gevolg gezien van de toetreding. Na de positieve referenda over de toetreding in de toetredende landen lijkt het niet onlogisch dat ook de euro op evenveel steun bij de bevolking kan bogen.

4.1.4. Derde landen

Uit een onderzoek [5] van de Commissie via haar delegaties en vertegenwoordigingen in derde landen blijkt dat de euro internationaal aan bekendheid wint. Uit een recent project in de voornaamste financiële centra buiten de EU en onder belangrijke media-actoren (waarbij de pers gedurende drie maanden werd doorgelicht) is ook duidelijk gebleken dat er behoefte is aan meer en duidelijke informatie over de euro en de EMU. Vooral de economische governance in de eurozone - en met name de geloofwaardigheid van het stabiliteits- en groeipact - baart zorgen.

[5] Survey on the use of euro cash outside the EU, Europese Commissie (ECFIN/195/04-EN-13 april 2004).

4.2. Behoefte aan actuele informatie

Communicatie-activiteiten zijn alleen succesvol als ze op een accuraat inzicht in de realiteit gebaseerd zijn. De publieke opinie zal daarom op gezette tijden worden gepeild om behoeften aan informatie en lacunes op te sporen en de doeltreffendheid van campagnes te evalueren. Er moet gerichte informatie worden verspreid die aan de omstandigheden, de doelgroep en het land kan worden aangepast. In de nieuwe lidstaten moet rekening worden gehouden met de geboekte vooruitgang bij de voorbereiding en de uitvoering van het omschakelingsproces.

4.3. Informatie en waarden

De informatie wordt aangepast aan de resultaten van opiniepeilingen, de strategie van de Commissie en de doelstellingen van de EU. De euro en de EMU zullen in verband worden gebracht met de geschiedenis en de voordelen van de Europese integratie en met waarden als welvaart, groei, stabiliteit, transparante prijzen, efficiëntie en identiteit. De informatie schenkt aandacht aan de gevolgen van de EMU en de euro voor de cultuur, de economie, sociale zaken, de politiek, de consument en het bedrijfsleven. In de nieuwe lidstaten wordt praktische informatie over het omschakelingsproces verspreid. De thema's waarop de informatie zich toespitst, hangen af van de geografische situatie en de wensen van de lidstaten.

4.3.1. De eurozone

Er moeten extra inspanningen worden geleverd om de bijzondere structuur van de EMU toe te lichten en te verduidelijken waarom bepaalde economische beleidsmaatregelen voor het functioneren ervan noodzakelijk zijn. Bij de communicatiestrategie over de euro mag niet uit het oog worden verloren dat veel mensen twee jaar na de invoering van de euro nog steeds in hun oude munteenheden denken en het wellicht meer tijd zal vergen voordat mensen in euro's zullen denken.

4.3.2. Landen met een "opt-out" (Denemarken en het Verenigd Koninkrijk)

Hier luidt de boodschap dat het aan de nationale regeringen is om te beslissen of ze de euro willen invoeren of niet. Verder spitst de communicatie zich toe op de praktische en essentiële aspecten van de EMU. Informatie over succesverhalen in andere lidstaten is nuttig, evenals accurate informatie om misvattingen te bestrijden.

4.3.3. Landen met een afwijkende regeling

Na het referendum van vorig jaar plant de Zweedse regering geen specifieke voorlichtingsactiviteiten. De delegatie van de Commissie zal voor brochures en praktische informatie zorgen.

In de nieuwe lidstaten zal een strategie worden toegepast die vergelijkbaar is met de strategie die eerder voor de invoering van de euro al is aangewend. De communicatieactiviteiten zullen geleidelijk worden geïntroduceerd.

In een eerste fase streven de campagnes een tweeledige doelstelling na. Op de eerste plaats wordt de overgang naar de euro in de ruimere context van de geschiedenis van de Europese integratie geplaatst. Op de tweede plaats wordt informatie verleend over de stadia van economische integratie, de redenen voor de EMU, het functioneren ervan en de stabiliteit waarvoor de EMU kan zorgen.

Wanneer de datum voor de omschakeling vaststaat, worden regeringen, banken en grote ondernemingen in een tweede fase verzocht onmiddellijk maatregelen te nemen om de omschakeling voor te bereiden. De operationele implicaties worden uitgelegd en toegelicht wordt waarom vroegtijdige voorbereidingen noodzakelijk zijn.

In de laatste fase worden de voorlichtingscampagnes intensiever en grootschaliger. Ze richten zich tot het grote publiek en worden aangepast aan de specifieke behoeften van bepaalde bevolkingsgroepen, zoals kwetsbare bevolkingsgroepen (ouderen, gehandicapten, economisch achtergestelde groepen, enzovoort), jongeren (met name scholen), vrouwen en de plattelandsbevolking. Er zullen bijzondere inspanningen worden geleverd ten behoeve van bedrijven (vooral kleine en middelgrote bedrijven) en zelfstandigen.

4.3.4. Kandidaat-lidstaten

De informatie moet de langere tijdschaal van het toetredingsproces weerspiegelen. Naarmate de toetreding nadert, worden de communicatieactiviteiten in elk land geïntensiveerd.

4.3.5. Derde landen

De informatie moet vooral aandacht schenken aan de voordelen van de euro, het stabiliteitskader van de EMU, de aard van de economische governance in de eurozone, de euro als internationale munteenheid, het internationale gebruik van de euro en de euro als voorbeeld voor andere regionale economische integratieprocessen.

4.4. Doelgroepen

Voorlichting en communicatie moeten in alle bovengenoemde landen worden toegespitst op zowel specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld politieke vertegenwoordigers, de civiele samenleving, de media en het bedrijfsleven) als het grote publiek.

4.5. De hulpmiddelen van de communicatiestrategie

De strategie berust op een multimediale en multidisciplinaire aanpak. Alle communicatiehulpmiddelen zullen worden gebruikt afhankelijk van het tijdschema, het beschikbare budget en de doelgroep:

* er zal voor gedrukte publicaties, brochures en folders worden gezorgd;

* er zal op grote schaal van moderne communicatiemethoden (internet, cd-rom, enzovoort) worden gebruikgemaakt om informatie efficiënt en goedkoop te verspreiden;

* er zal voor tal van attractieve pr-producten worden gezorgd;

* in landen die zich op de invoering van de euro voorbereiden, zal - waar nodig - een beroep worden gedaan op openbare voorlichtingsdiensten (bijvoorbeeld een telefonisch gratis bereikbare voorlichtingsdienst), plaatselijke voorlichtingshulpmiddelen (infobus, rondreizende tentoonstellingen, informatieavonden, enzovoort) en hulpmiddelen die aan specifieke bevolkingsgroepen (blinden en slechtzienden, analfabeten, economisch achtergestelde groepen, bejaarden, enzovoort) zijn aangepast;

* er zullen conferenties, seminars, tentoonstellingen en andere publieke evenementen worden georganiseerd;

* netwerken, informatiecentra en andere natuurlijke partners zullen actief worden ingezet om informatie te verspreiden en toe te lichten;

* naarmate de omschakeling nadert, zullen radio en televisie tot de belangrijkste hulpmiddelen behoren om het "grote publiek" in het kader van de strategie te bereiken.

Het is van essentieel belang op gezette tijden per land het bereik, de inhoud en de waarden van de communicatie te bepalen en het effect van de campagne en de ingezette hulpmiddelen te meten.

5. Uitvoering van de voorlichtings- en communicatiestrategie - hoofdcomponent

5.1. Partnerschap met de lidstaten

5.1.1. Coördinatie

De Commissie, de lidstaten en de Europese Centrale Bank zullen hun communicatieactiviteiten coördineren. De Commissie zal daartoe nauw met de communicatieverantwoordelijken van de Europese Centrale Bank en van de ministeries van Financiën en de centrale banken van de lidstaten blijven samenwerken binnen het "netwerk van communicatieverantwoordelijken", dat een centrale rol krijgt toebedeeld bij de ontwikkeling en de uitvoering van de strategie en bij het koppelen van de strategie aan andere activiteiten in de lidstaten. Er zal continu informatie worden uitgewisseld tussen het "netwerk van communicatieverantwoordelijken" en het "netwerk voor openbaar bestuur" [6].

[6] Het netwerk van voor de omschakeling naar de euro verantwoordelijke vertegenwoordigers van de lidstaten.

5.1.2. Overeenkomsten

Het partnerschap tussen de Commissie en de lidstaten staat borg voor een maximaal gebruik van de communicatiecapaciteiten van de lidstaten. Een aanzienlijk deel van het beschikbare budget wordt daarom in partnerschap met de lidstaten besteed. Activiteiten moeten verschillende jaren bestrijken. Er moeten voldoende begrotingsmiddelen gedurende een langere periode voor een meerjarenprogramma beschikbaar zijn.

De partnerschappen tussen de Commissie en de lidstaten kunnen op drie manieren vorm krijgen [7]:

[7] Zie de mededeling van de Commissie over "de tenuitvoerlegging van de voorlichtings- en communicatiestrategie van de Europese Unie" (COM(2004)196 def.).

* Strategische partnerschappen. De lidstaten en de Commissie bereiken een akkoord over de details van het communicatieprogramma en de taakverdeling tussen beide partners. Alle partijen financieren hun activiteiten volledig zelf. Er is geen direct financieel verband tussen de Commissie en de lidstaten.

* Beheerspartnerschappen. De lidstaat beheert de hele campagne namens de Commissie in overeenstemming met het Financieel Reglement van de EU.

* Incidentele partnerschappen. De Commissie helpt de onkosten van de lidstaat dekken. Alleen onderaanbestedingskosten in overeenstemming met de richtlijnen over overheidsopdrachten zijn subsidiabel.

5.1.3. Partnerschap met nieuwe lidstaten

Om probleemloos partnerschappen met de nieuwe lidstaten te kunnen aangaan wordt een driedeling volgens het onderstaande indicatieve schema voorgesteld:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De groepen worden samengesteld op basis van de plannen van de landen en hun voortgang op het gebied van de EMU (waarbij de convergentieverslagen als toetssteen fungeren).

De verschillende partijen (lidstaat, Parlement en Commissie) moeten het eens worden over:

* de doelstellingen;

* het communicatieplan : strategieën, inhoud, doelgroepen, enzovoort ;

* het gedetailleerde actieplan met betrekking tot het tijdschema, de producten; de media, de hulpmiddelen, enzovoort;

* de rol van elke partij op nationaal, internationaal en plaatselijk vlak;

* de financiële aspecten: de medefinancieringsregels en het bedrag, subsidiabele acties, de vermindering van de bijdrage van de Commissie als de nationale bijdrage wordt verlaagd;

* monitoring, evaluatie, controle, enzovoort;

* gemeenschappelijke "marketing" (bijvoorbeeld logo's).

5.1.4. Partnerschap met andere lidstaten

Zo nodig kan de Commissie partnerschappen met de 15 andere lidstaten sluiten.

5.2. Samenwerkingsprogramma tussen oude en nieuwe lidstaten

Oude en nieuwe lidstaten kunnen rond de thema's euro en EMU samenwerken. De oude lidstaat kan samenwerken met en steun verlenen aan de nieuwe lidstaat bij de ontwikkeling en de uitvoering van een voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU, wat de verspreiding van beste praktijken en de overdracht van kennis in grote mate ten goede zou moeten komen.

5.3. Netwerken, informatiekanalen en andere natuurlijke partners

Naast eigen delegaties en vertegenwoordigingen beschikt de EU over meer dan 700 informatie- en documentatiecentra in de oude lidstaten. De volgende vijf jaar zullen ook in de nieuwe lidstaten geleidelijk centra worden opgericht. Deze centra worden door de Commissie gecoördineerd en gesteund [8]. Er zijn ook ongeveer 550 sprekers die deel uitmaken van "Team Europe". Hun ervaring, flexibiliteit en directe contacten met de civiele samenleving en het grote publiek maken deze netwerken bijzonder nuttig.

[8] Het beheer is in handen van DG PRESS.

In nauwe samenwerking met de woordvoerder van Economische en Monetaire Zaken zullen voorlichtingsseminars voor in economie gespecialiseerde journalisten worden georganiseerd. Doel is de verslaggeving over de euro en de EMU in de pers en op radio en televisie in de EU en derde landen te bevorderen.

5.4. Conferenties en seminars

Conferenties en seminars zullen de activiteiten van de netwerken ondersteunen. Er zal voor rondreizende tentoonstellingen en voorlichtingsstands tijdens openbare evenementen worden gezorgd.

5.5. Metingen, feedback

Er zal kwalitatief en kwantitatief onderzoek worden gedaan om de lidstaten en de Commissie in staat te stellen communicatiedoelstellingen te formuleren (en zo nodig aan te passen) en de voortgang bij de verwezenlijking ervan te meten.

5.6. Externe voorlichtingsactiviteiten

De Commissie heeft vergevorderde plannen voor een aantal conferenties en seminars in de Verenigde Staten, Afrika, Azië en Latijns-Amerika. De doelgroep zijn beleidsmakers, opinieleiders, journalisten en invloedrijke media. Ook met journalisten zullen op gezette tijden nauwere relaties worden aangeknoopt tijdens speciale vergaderingen (met name in de context van conferenties en seminars).

Ten slotte zal in derde landen een programma worden georganiseerd waarbij de pers wordt doorgelicht. De woordvoerder van Economische en Monetaire Zaken zal bij dit programma worden betrokken. Doel is zich een beeld te vormen van de wijze waarop de EMU, de euro en de Europese economie worden gezien in de belangrijkste financiële centra buiten de EU.

5.7. Publicaties en andere voorlichtingsproducten

Naast de eurowebsite van de Commissie en de gespecialiseerde producten voor specifieke economische groepen (bijvoorbeeld "European Economy") zullen tal van publicaties en pr-producten ter beschikking van het grote publiek worden gesteld.

De Commissie zal een gedrukte en een elektronische nieuwsbrief publiceren. Ook het aanbod pr-producten met het eurosymbool zal worden vergroot. Er zal een grote keuze aan voorlichtingsmateriaal (brochures, folders, posters, enzovoort) beschikbaar zijn.

5.8. Partnerschap met het bedrijfsleven en de civiele samenleving

Het bedrijfsleven en de civiele samenleving zijn natuurlijke doelgroepen voor onze voorlichtings- en communicatieactiviteiten. Deze doelgroepen zijn echter vooral op plaatselijk en nationaal vlak georganiseerd. Het is bijgevolg aan de lidstaten om rechtstreeks met deze sectoren samen te werken. De Commissie kan activiteiten echter direct of indirect aanvullen (bijvoorbeeld door met pan-Europese overkoepelende organisaties samen te werken).

5.9. Activiteiten zonder directe kosten

Er zijn vooral op het gebied van de netwerken een aantal activiteiten zonder directe kosten gepland, zoals de samenwerking met bestaande voorlichtings- en documentatiecentra in de EU en de ontwikkeling van een website. Doel is een informatienetwerk over het economisch beleid van de EU en de euro op te zetten en te beheren. Ook andere netwerken in de lidstaten kunnen worden gebruikt om informatie te verspreiden.

Er zullen contacten worden gelegd met de belangrijkste bronnen van praktische informatie (regeringen, centrale banken, handelsbanken en andere financiële instellingen, consumentengroepen, producenten, de detailhandel en de distributiesector).

5.10. Evaluatie van de strategie

Overeenkomstig artikel 27 van het Financieel Reglement [9] wordt de strategie geëvalueerd met het oog om eventuele aanpassingen.

[9] Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

De Commissie brengt uiterlijk over twee jaar verslag uit over eventuele aanpassingen.

* De belangrijkste onderdelen van de communicatiestrategie: het partnerschap met de lidstaten, het samenwerkingsprogramma, het partnerschap met het bedrijfsleven en de civiele samenleving, de netwerken van informatiecentra en andere natuurlijke partners, metingen en feedback, externe voorlichtingsactiviteiten en publicaties en andere voorlichtingsproducten.

* De acties worden op gezette tijden beoordeeld en de strategie wordt grondig geëvalueerd met het oog op eventuele aanpassingen.

6. Conclusies

In deze mededeling wordt een voorlichtings- en communicatiestrategie over de euro en de EMU voorgesteld die deel uitmaakt van het algemene beleid van de Europese Commissie. De strategie is gebaseerd op een paar eenvoudige beginselen: decentralisering en subsidiariteit, inhoudelijke samenhang en een partnerschap met de lidstaten. De lidstaten spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en de uitvoering van acties, terwijl de Commissie de acties stimuleert en coördineert en de gecentraliseerde activiteiten beheert.

Een groot deel van de begroting is bestemd voor activiteiten die samen met de lidstaten worden ontwikkeld. Gezien de omvang van de doelstellingen, de hoeveelheid informatie en de verschillende tijdschema's zullen de activiteiten verschillende jaren in beslag nemen. Het is zaak daarvoor voldoende begrotingsmiddelen ter beschikking te stellen.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s) : Economic and Financial Affairs

Activit(y/ies): 01 02 04 - Communication on Economic and Monetary Union, including the Euro

Title of action: Implementation of a Communication Strategy on the Euro and Economic and Monetary Union

1. BUDGET LINE(S)+HEADINGS

01 02 04 PRINCE - Communication on Economic and Monetary Union, including the euro

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action: EUR6.000.000 for commitment in 2004.

2.2. Period for application: 2004-2006.

2.3. Overall multi annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

Proposal is compatible with existing financial programming. Consistency will be required with financial perspectives.

2.5. Financial impact on revenue

Proposal has no financial impact on revenue.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. LEGAL BASIS

Measures taken by the Commission by virtue of its institutional prerogatives.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The information and communication strategy for the EMU and the euro is part of the overall "Information and Communication Strategy for the European Union" (COM(2002)350 final) and its implementation (COM(2004)196 final) which have been adopted by the Commission.

The objectives pursued are, on one hand to increase public knowledge within and outside the European Union on how EMU works; and on the other hand to achieve a smooth changeover where it is required. Communication on the EMU and the euro, issues that remain a priority for the European Union, will be based on both a strengthening on interinstitutional cooperation and the development of structured partnerships with the Member States, while continuing to ensure overall consistency.

The communication strategy is based on decentralised activities while consistency will be ensured within partnerships' agreement between the Commission and Member States. In this context, twinning agreements between old and new Member States will be concluded, so the old Member States can share their experience and best practices acquired in the activities during the changeover to the euro in 1999 and 2002.

In order to achieve this, cooperation and well defined role between Member States, the Commission, the Council and the European Parliament is an important key for a successful information and communication campaign. The Commission will report to the Member States and to the European Parliament on the ongoing evaluation of its communication activities.

In order to be successful, the activities have to be adapted and targeted to a specific audience. Therefore, regular quantitative and qualitative surveys on a country-by-country basis are absolutely essential to define the scope of the communication, the messages and values to be addressed, and to measure the impact of the campaign and the efficiency of the tools.

Measures have also to be implemented in a new context shaped by the implications of the entry into force of the new Financial Regulation and implementing rules and by the need to adjust the available resources to the implications of the enlargement.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

The communication from the Commission "on the implementation of an information and communication strategy on the euro and the EMU" has taken into account most of the relevant recommendations expressed in the evaluation [10] report made by Deloitte & Touche and Burson - Marsteller. The Commission had already implicitly learned many of the lessons of the previous Prince programme on the euro.

[10] « Evaluation of the information programme for the European citizen « the euro-one currency for Europe", Deloitte & Touche and Burson-Marsteller, Final Report ECFIN/R/4/2002/04, August 2003. http://europa.eu.int/comm/economy_finance/about/evaluation/evaluation_princeeuro_en.htm

First of all, the Commission will continue to act in areas and on a manner which has proven its efficiency. The Commission will remain to play an acknowledged direct role in raising awareness of key issues. The same will apply to its partnerships with Member States. The practice of co-financing through joint conventions with the Member States, combined with activities managed by the Commission and exchange of experience via regular meetings of national Directors of communication, was an innovative and broadly successful approach which will continue to be the motor of the communication activities.

Secondly, the information and communication strategy for the euro and EMU is part of the overall "Information and Communication Strategy for the European Union" (COM(2002)350) and its implementation (COM(2004)196) adopted by the Commission. It will thus slot into the overall play of Member States' communication policy, providing value added and a tangible European dimension to the democratic debate in each Member State. The optimal approach is for all the stakeholders to play their respective role with transparency, clarity of objectives, appropriate resource levels and equitable sharing of their financial responsibilities.

Finally, in order to ensure a clear basis for the subsequent assessment of the strategy an exercise will take place before the end of 2004 to establish a framework for its evaluation, with the emphasis on establishing SMART objectives and identifying appropriate indicators and data sources.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Deloitte & Touche and Burson-Marsteller conducted an evaluation of the previous PRINCE programme on the euro. This evaluation deals with the Commission's role in the information campaign which accompanied the introduction of the euro and how the Commission handled this unique communication challenge strategically and operationally.

This evaluation is mainly centred on information actions directly or indirectly implemented between 1996 and 2002 by the Commission, and financed through the PRINCE programme. During this period a number of texts and actions were also adopted and implemented by the Commission (referred to as "no-cost" actions in the evaluation), with the primary objective of preparing for the introduction of the euro, and some of which included elements aimed at communicating with and informing target audiences.

In this context, a limited number of these initiatives were covered in the evaluation. However, the evaluator was not specifically asked to address this type of initiative in a systematic way and, as a consequence, most of those introduced by the Commission during the three-year transition period are not mentioned in the report. The evaluation of the Commissions' contribution is rather qualitative than quantitative.

The main findings of the evaluation are that, facing a unique challenge, the Commission did its job properly. A number of the Commission activities were well received. "On the strategic side, the Commission:

* Established the communication framework,

* Drew attention at an early stage to key issues for the campaign, and

* Organised exchange of information and dissemination of good practice.

On the operational side, the Commission:

* Provided materials and technical support for the media and specialised audiences,

* Supplied basic information for the general public,

* Participated in implementation of national communication plans, and

* Sought to ensure consistency.

It did this through:

* Partnership agreements on the co-financing of Member States campaigns,

* Direct action,

* Funding projects run by civil society organisation."

Finally, the evaluation proposed a series of recommendations (58), of which 20 are strategic and 38 are on general management issues. Regarding this communication "on the implementation of an information and communication strategy on the euro and the EMU", the recommendations can be classified into 5 groups:

* 31 % of the recommendation have to be discussed with the Member States and eventually included in the future Partnership agreements;

* 24 % of the recommendation are already in application;

* 19 % of the recommendation depend on decision to be taken at the Commission level;

* 17 % of the recommendation are not top priority and will be executed if the necessary budget and resources are available;

* 9 % of the recommendation are not realistic.

5.2. Actions envisaged and budget intervention arrangements

The actions envisaged concern: general information activities conducted in partnership with Member States, including a twinning programme between old and new Member States; partnership with business and civil society; networking, information relays and other natural partners; measurement, feedback; external information activities; and publications and other information products.

5.3. Methods of implementation

The objectives will be pursued through seven types of action:

- Partnership with the Member States

In the context of the Commission's communications of 2 July 2002 on an information and communication strategy for the European Union (COM(2002)350 final) and of 20 April 2004 on implementing the information and communication strategy for the European Union (COM(2004)196 final); and with reference to the provisions of the new Financial Regulation, the implementation of information and communication activities vie the Member States is based on a partnership between the Commission and the Member States.

Three types of partnership can be considered:

1) Management partnership: a system implemented through indirect centralised management which devolves, via a Commission decision, the management of information activities onto the Member States.

2) Ad hoc partnership: consists simply in the cofinancing of specific measures carried out by the Member States, which are the final beneficiaries of grants (awarded on the basis of a Commission decision [11]) and not intermediaries in the implementation of the strategy. This option allows a framework agreement (flanked by specific agreements) to be concluded for a four-year period.

[11] Intended to validate the de jure or de facto monopoly of the grant beneficiary (Member State) according to the action envisaged

3) Strategic partnership: measures are financed separately but complementarily on the basis of a joint communication plan.

- Twinning programme between old and new Member States, as being part of the Partnership with the Member States

In the context of this twinning programme, old Member States will help new Member States on the design and implementation of their information and communication strategy, by the dissemination of their own useful experience and best practices.

- Networking, information relays and other natural partners

The information relays and networks from the Commission and from the Member States are close to civil society, and therefore particularly useful for the implementation of the information and communication campaign on the EMU and the euro.

Besides a number of other no-direct-cost activities (such as "Maintenance of Internet homepage and launch of a new section"), we plan to circulate publications stands and exhibitions in public events; to organise a conference on the EMU and the euro; and to organise a seminar and meetings with the Directors of Communication of Ministries of Finance and Central Banks of the Member States.

Special attention will be given to relations with the media and journalists to encourage balanced reporting of EMU/euro activities in the press and broadcast media in the EU and in third countries. Therefore, information seminars for economic journalists will be organised.

As far as working relations with business and civil society and with the media are concerned, even if the Commission's primary partnership should be formed at Member State level, there is room for complementarities and the Commission can contribute directly or indirectly to the activities of these sectors.

- Measurement, monitoring and feedback

Regular surveys on a country-by-country basis are essential to define the scope, messages and values of the communication, and to assess the consequent impact of the campaign and its constituent activities. Several surveys, both qualitative and quantitative, will be carried out in order to assess the effectiveness of the activities, with a view their reorientation, when necessary.

The information generated from measurement, monitoring and feedback activities will also feed into the overall evaluation of the strategy that will take place in 2006.

- External information activities

The Commission has advanced plans to have a series of conferences and seminars particularly in the USA, Africa, Asia and Latin America targeted to institutional and opinion makers, as well as to media influencers, journalists and key media. The relations with the media will be intensified and a media monitoring programme will be organised in third countries.

- Publications and other information products

Besides specialised publications, the Commission will publish a newsletter in paper and electronic form and increase the number of PR and information material.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact for the operational part

6.1.1. Financial intervention

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

6.1.2. Technical and administrative assistance and support expenditure

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

6.2. Calculation of costs by measure envisaged for 2004

Commitments:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

The human resources requirements identified for the options described in point 5. are estimated as follows:

Activities // Human resources required

Partnership with the Member States: preparation of agreements in the context of the partnerships with the Member States and technical assistance for their implementation (including twinning programme between old and new Member States) // 1 AD

2 AST 1 /AST 11

Networking, information relays and other natural partners (including Partnership with business and civil society) // 1 AD

2 AST 1/AST 11

Measurement, feedback // 1 AD

0.5 AST 1/AST 11

External information activities // 1 AD

1 AST 1/AST 11

Publications and other information products // 1 AD

1.5 AST 1/AST 11

7.2. Overall financial impact of human resources

No financial impact on human resources in 2004-2006.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

For the partnerships with the Member States, as well as for the other communication actions described in point 5., all the activities are regularly monitored by the operational units in the Directorate General Economic and Financial Affairs.

8.2. Arrangements and schedule for evaluation

In accordance with provision from the financial regulation [12] which states that "all programmes or activities shall then be the subject of an interim and/or ex post evaluation in terms of the human and financial resources allocated and the results obtained in order to verify that they were consistent with the objectives set", due evaluation of the information and communication strategy will be undertaken. This will be an external evaluation (after an open procedure call for tender) and will take place in the course of 2006, with full findings being available at the latest in the first quarter of 2007.

[12] Article 27 of the Financial Regulation and Article 21 of the Implementing Rules.

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The provisions of the financial rules relating to implementation of the budget, with special reference to monitoring measures, will be put into effect.

As far as grants are concerned, the agreements concluded between the Commission and beneficiaries allow for on-the-spot checks by the Commission or the Court of Auditors and OLAF at the premises of the direct beneficiary of the Community grant and the eventuality of requiring documentary evidence for any expenditure made under such agreements for a period of five years following payment of the balance of the grant.

Grant beneficiaries are furthermore required to submit reports and financial statements, which are analysed from the point of view of content and eligibility of expenditure (which include a full summary statement of all expenses and income accounted for in the books of the beneficiary), bearing in mind the purpose of the Community funding.

It should be stressed that the checks carried out before payments are made will cover any objective evidence that the grant beneficiary can supply, such as the certification of financial documents.