NL Publicatieblad van de Europese Unie C 27/21

MEMORANDUM VAN OVEREENSTEMMING

tussen de Europese Ombudsman en de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming

(2007/C 27/07)

Werkafspraken voor constructieve samenwerking

1. Achtergrond en doelstellingen van het onderhavige Memorandum van overeenstemming

Sinds 1995 heeft de Europese Ombudsman (EO) de bevoegdheid om op eigen initiatief of na een klacht van een natuurlijke of rechtspersoon onderzoek te doen naar mogelijke gevallen van wanbeheer bij de instellingen en organen van de Gemeenschap, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van Eerste Aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak.

Sinds 2004 dient de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (ETGB) er zorg voor te dragen dat de fundamentele rechten en vrijheden van natuurlijke personen, en in het bijzonder het recht op de persoonlijke levenssfeer, door de instellingen en organen van de Gemeenschap bij het verwerken van persoonsgegevens worden gerespecteerd. De ETGB is bevoegd om op eigen initiatief of op basis van klachten een onderzoek in te stellen.

Op grond van hun ervaring en samenwerking in het verleden achten de EO en de ETGB het nuttig om afspraken te maken voor het geval een klacht wordt ingediend bij beide instanties. Het doel van het onderhavige Memorandum van overeenstemming is flexibele werkafspraken te maken om onnodige overlapping van procedures en, eventueel, uiteenlopende interpretaties in dergelijke gevallen te voorkomen.

Zowel de EO als de ETGB streeft naar een optimale besteding van de communautaire middelen en naar een consequente aanpak van de wettelijke en bestuursrechtelijke aspecten van gegevensbescherming, met inachtneming van de rechten en belangen van burgers en klagers. Het onderhavige Memorandum van overeenstemming legt de basis voor constructieve samenwerking bij het nastreven van dit doel maar beoogt geen wettelijke rechten of plichten te scheppen.

Het onderhavige Memorandum van overeenstemming is niet van toepassing op het recht van de EO en de ETGB om inlichtingen in te winnen over elkaars werkzaamheden.

2. Werkafspraken om tot een constructieve samenwerking te komen

Het onderhavige Memorandum van overeenstemming is gebaseerd op overeenstemming tussen de EO en de ETGB over de volgende punten:

I. het begrip „wanbeheer” omvat ook gevallen waarin de Gemeenschapswetgeving inzake gegevensbescherming niet wordt nageleefd;

II. de ETGB beschikt over een bijzondere expertise op het gebied van gegevensbescherming en is gespecialiseerd in het uitoefenen van toezicht op de naleving door de Europese instellingen en organen van de Gemeenschapswetgeving inzake gegevensbescherming;

III. indien een klacht zowel door de EO als de ETGB kan worden behandeld, mag de indiener van de klacht kiezen bij welke instantie hij zijn klacht indient en moet hij over voldoende informatie beschikken om een weloverwogen keuze te kunnen maken;

IV. onnodige overlapping van procedures moet, indien mogelijk, worden voorkomen;

V. een verschillende aanpak van wettelijke en bestuursrechtelijke aspecten van gegevensbescherming moet zoveel mogelijk worden vermeden;

VI. op de uitwisseling van gegevens tussen de EO en de ETGB zijn de voor hun werkzaamheden geldende voorschriften inzake de vertrouwelijke behandeling van gegevens van toepassing;

Op grond van het bovenstaande en van de ervaring die tot dusver met samenwerking is opgedaan spreken de EO en de ETGB het volgende af.

A. Informatie voor de indiener van een klacht

— De EO informeert de indiener van een klacht, in voorkomend geval, over de bijzondere, onder punt II genoemde, expertise van de ETGB en over de voorwaarden waaraan klachten over de verwerking van persoonlijke gegevens door de Europese instellingen en organen die bij de ETGB worden ingediend, moeten voldoen.

— Bovenstaande informatie wordt met name verstrekt in het geval van een klacht waarnaar de EO een onderzoek zou kunnen instellen en die uitsluitend of hoofdzakelijk betrekking heeft op gegevensbescherming, zodat de indiener van de klacht kan beslissen of hij zich liever tot de ETGB richt voordat de EO een onderzoek instelt.

— In dergelijke gevallen geeft de EO de indiener van de klacht advies over het al dan niet voorleggen van zijn klacht aan de ETGB. De EO zorgt er ook voor dat een dergelijke klacht wordt doorgestuurd naar de ETGB indien de indiener van de klacht hier om verzoekt voordat een onderzoek wordt ingesteld.

— De ETGB brengt indieners van klachten ervan op de hoogte dat in geval van wanbeheer door de Europese instellingen en organen een klacht kan worden ingediend bij de EO.

— De ETGB zorgt ervoor dat de klacht wordt doorgestuurd naar de EO, telkens wanneer hij zulks opportuun acht en de indiener van de klacht hierom verzoekt.

— Beide instanties brengen de indieners van klachten ervan op de hoogte dat de desbetreffende informatie naar de andere instantie kan worden gestuurd.

B. Het voorkomen van overlapping van procedures

— Geen van beide instanties opent een onderzoek indien de andere instantie zich bezighoudt, of heeft beziggehouden, met wat in wezen dezelfde klacht is, tenzij de indiener van de klacht met belangrijk nieuw bewijsmateriaal komt in een zaak waarin de andere instantie het onderzoek reeds heeft afgerond. Beide instanties brengen elkaar op de hoogte wanneer zij besluiten om wegens deze reden geen onderzoek in te stellen en verklaren zich bereid om informatie te verstrekken die de besluitvorming door de ander kan vergemakkelijken.

— De EO brengt de ETGB op de hoogte van elk onderzoek dat hij instelt naar een geval waarbij gegevensbescherming in het geding is. Indien de ETGB het desbetreffende geval reeds onderzoekt, dan bespreken beide instanties hoe zij onnodige overlapping van procedures en uiteenlopende interpretaties het beste kunnen voorkomen.

— Zodra de EO en de ETGB zich bewust worden van het feit dat zij allebei een klacht in behandeling hebben die kan worden toegeschreven aan dezelfde feitelijke omstandigheden, trachten zij elkaar zoveel mogelijk hiervan op de hoogte te houden.

C. Het voorkomen van uiteenlopende interpretaties

— In gevallen waarin de tekst van Verordening (EG) nr. 45/2001 (1) en de jurisprudentie van het Hof van Justitie ruimte laten voor meningsverschillen ten aanzien van de juiste interpretatie en toepassing van de regels inzake gegevensbescherming, pleegt de EO overleg met de ETGB, tenzij het standpunt ter zake van deze laatste reeds bekend is. De ETGB stelt alles in het werk om zijn standpunt binnen de voorgeschreven termijn te formuleren. Bij het nemen van een besluit houdt de EO zoveel mogelijk rekening met het standpunt van de ETGB.

— De EO tracht de ETGB zoveel mogelijk op de hoogte te houden van de uitkomst van zijn onderzoek, voor zover dit betrekking heeft op essentiële aspecten van gegevensbescherming.

— De ETGB tracht de EO zoveel mogelijk op de hoogte te houden van de uitkomst van zijn onderzoek, voor zover zulks van belang kan zijn voor de EO.

D. Toegang tot documenten en informatie

— Wat betreft de aspecten van klachten over de toegang tot documenten en informatie die eventueel betrekking hebben op gegevensbescherming zij gewezen op het volgende:

— Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 heeft elke betrokkene het recht om bepaalde gegevens met betrekking tot hem- of haarzelf in te zien (2). De ETGB is bevoegd om klachten van betrokkenen over de niet-naleving van dit recht te behandelen.

— Gevallen waarin geen toegang wordt verschaft tot de gegevens van anderen of gevallen waarin de indiener van de klacht geen toegang krijgt tot informatie of documenten over hem- of haarzelf overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 (bijvoorbeeld gevallen waarin een klacht wordt afgewezen op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (3)) vallen onder de bevoegdheid van de EO. In deze laatste gevallen informeert de EO de indiener van de klacht over zijn rechten overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 voor zover dit nuttig kan zijn.

— De EO en de ETGB verklaren dat het bepaalde onder A, B en C hierboven ook van toepassing is op klachten aangaande de toegang tot documenten en informatie.

E. Tenuitvoerlegging

— Beide instanties verklaren van plan te zijn om regelmatig, ten minste één keer per jaar, bijeen te komen om van gedachten te wisselen over de praktische uitvoering van de werkafspraken zoals uiteengezet in het onderhavige Memorandum van overeenstemming en eventuele verbeteringen aan te brengen.

Brussel, 30 november 2006 P. Nikiforos DIAMANDOUROS Europese Ombudsman Peter HUSTINX Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming

(1) Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

(2) Artikel 13.

(3) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).