OORDEEL 4. Wij hebben het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 5. Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen Ontvangsten Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen 6. Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Betalingen Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen 7. Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen 8. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Instituut is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Instituut draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. 9. Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Instituut om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. 10. Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen 11. Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. 12. Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. 13. Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Instituut voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. 14. Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Instituut dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. 15. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). Andere aangelegenheid Significante tekortkomingen van de aanbestedingsprocedures van de juridische entiteiten van de KIG’s (KIG-JE’s) 16. De KIG-JE’s, die vrijwel volledig door het Instituut worden gefinancierd, zijn belast met de coördinatie en vertegenwoordiging van de KIG’s. In haar controle besteedde de Rekenkamer bijzondere aandacht aan de door deze entiteiten uitgevoerde aanbestedingsprocedures, die zij als een gebied met hoog risico beschouwt. 17. In het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015 moeten de KIG-JE’s en/of partners van KIG’s waarborgen dat met iedere aanbesteding de best mogelijke kosten-batenverhouding wordt gerealiseerd of dat deze, waar passend, tegen de laagst mogelijke prijs wordt uitgevoerd. Voor alle contracten van meer dan 60 000 euro bepalen de subsidieovereenkomsten dat de KIG-JE’s en/of KIG-partners ten minste drie economische actoren moeten uitnodigen om een offerte in te dienen en de aanbestedingsprocedure moeten documenteren zodat de transparantie ervan kan worden aangetoond. De Rekenkamer heeft een steekproef gecontroleerd van door de KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures met een waarde van ongeveer 7 miljoen euro die volledig door het EIT werden gefinancierd. Uit de controle bleken aanzienlijke tekortkomingen, zoals de rechtstreekse gunning van contracten, het ontbreken van essentiële elementen in offertes, aanzienlijke uitbreidingen van oorspronkelijke contracten in tijd en/of volume, qua tijd en/of volume onbeperkte contracten, of prijs-kwaliteitswegingen waarbij prijsconcurrentie teniet werd gedaan. In 2016 bedroegen de betalingen voor deze onregelmatige aanbestedingsprocedures 2,2 miljoen euro. Het Instituut had bij één KIG-JE ook tekortkomingen in de aanbesteding vastgesteld en een actieplan ingevoerd om alle toekomstige aanbestedingsprocedures van de KIG-JE’s te verbeteren. 18. Er bestaat momenteel juridische onzekerheid over de vraag of KIG-JE’s aanbestedende diensten zijn (8). Indien dit het geval zou zijn, zouden ze verplicht zijn regels inzake overheidsopdrachten, zoals vastgelegd in de richtlijn inzake overheidsopdrachten 2004/18/EG (9), te volgen, die strenger zijn dan die welke voorgeschreven zijn in het kader van de subsidieovereenkomsten. Het Instituut bespreekt de aangelegenheid samen met de diensten van de Commissie teneinde in de toekomst rechtszekerheid voor KIG-JE’s te creëren. Capaciteit om de toegenomen werklast aan te kunnen 19. Ondanks de grote stijging van de begroting van 309 miljoen euro (2008-2013) tot 2,4 miljard euro (2014-2020) en de toename van het aantal KIG’s van drie naar zes aan het eind van 2016, veranderde het goedgekeurde aantal posten van het Instituut niet significant (zie tabel 2). De Rekenkamer wees in Speciaal verslag nr. 4/2016 (10) op het risico dat het Instituut niet voldoende capaciteit heeft om de toegenomen werklast aan te kunnen. De interim-directeur van het Instituut noemde dit risico in het jaarlijks activiteitenverslag van het Instituut voor het jaar 2015.