RESOLUTIE (EU) 2020/1985 VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 14 mei 2020

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2018, afdeling VI — Europees Economisch en Sociaal Comité

HET EUROPEES PARLEMENT,

— gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2018, afdeling VI — Europees Economisch en Sociaal Comité,

— gezien de presentatie achter gesloten deuren door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) aan de Commissie begrotingscontrole van het Parlement van 3 februari 2020 over de resultaten van het onderzoek van OLAF met betrekking tot het Europees Economisch en Sociaal Comité,

— gezien het verslag van de Europese Ombudsman inzake waardigheid op het werk in de EU-instellingen en -agentschappen: SI/2/2018/AMF,

— gezien artikel 100 van en bijlage V bij zijn reglement,

— gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A9-0078/2020),

A. overwegende dat de kwijtingsautoriteit in het kader van de kwijtingsprocedure de nadruk wil leggen op het bijzondere belang van de verdere versterking van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en door het toepassen van het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer;

1. is ingenomen met de conclusie van de Rekenkamer dat de betalingen als geheel over het op 31 december 2018 afgesloten jaar met betrekking tot de administratieve en andere uitgaven van het Europees Economisch en Sociaal Comité (“het Comité”) geen materiële fouten vertonen en dat de onderzochte toezicht- en controlesystemen doeltreffend waren;

2. stelt vast dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) tussen juli en november 2018 uit vijf verschillende bronnen aantijgingen van intimidatie ontving betreffende een hooggeplaatste functionaris van het Comité, namelijk de voorzitter van de Groep werkgevers (Groep I) sinds april 2013, en OLAF op 6 november 2018 besloot een onderzoek in te stellen;

3. merkt op dat er in 2018 één geval van intimidatie is gemeld via de formele procedure (artikel 24 van het Statuut en artikel 12, lid 1, van het besluit van het Comité over de preventie van intimidatie); brengt in herinnering dat het administratief onderzoek is afgesloten en dat aan de beschuldigde een minimale disciplinaire maatregel is opgelegd, ook al zijn nog niet alle verhaalmogelijkheden uitgeput; neemt er nota van dat er in 2018 nog drie andere gevallen van intimidatie, die in enige mate met elkaar verband hielden, zijn gemeld via zeven meldingen van klokkenluiders; neemt er nota van dat er twee administratieve onderzoeken zijn ingesteld en dat de zaken in januari 2019 zijn doorverwezen naar OLAF;

4. stelt vast dat OLAF op 17 januari 2020 zijn verslag en aanbevelingen aan de voorzitter van het Comité heeft doen toekomen overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst tussen het Comité en OLAF; stelt met bezorgdheid vast dat OLAF intimidatie jegens twee personeelsleden als bewezen heeft verklaard, alsook ongepast gedrag (ernstig wangedrag) jegens een personeelslid en een lid van het Comité, en wangedrag jegens andere personeelsleden, en bovendien besloten heeft de kwestie aan de Belgische autoriteiten voor te leggen;

5. betreurt de bevindingen van OLAF met betrekking tot psychologische intimidatie, ernstig wangedrag en ongepast gedrag door de voorzitter van Groep I jegens zijn ondergeschikten tussen 2013 en 2018; merkt op dat volgens Belgisch recht intimidatie als een strafbaar feit wordt aangemerkt; wijst er voorts op dat inbreuk is gemaakt op artikel 4 van de gedragscode voor de leden van het Comité inzake waardigheid, en dat dergelijk gedrag niet strookt met de waarden van de Unie met betrekking tot de eerbiediging en de bescherming van de menselijke waardigheid op de werkplek zoals vastgesteld in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie; verzoekt het Comité de kwijtingsautoriteit tijdig in kennis te stellen van zijn follow-up van de aanbevelingen van OLAF;

6. verwacht dat het Comité vóór september 2020 de kwijtingsautoriteit naar behoren in kennis stelt van de maatregelen die worden genomen in antwoord op de aanbevelingen van OLAF en met het oog op het verhelpen van de misstanden;

7. verzoekt het Comité artikel 8 van zijn gedragsregels onverwijld en consequent toe te passen door de nodige procedure op te starten tegen de betreffende personen en dergelijke kwesties onmiddellijk aan het raadgevend comité inzake gedragsregels voor te leggen;

8. onderstreept zijn bezorgdheid over de huidige werkomgeving binnen het Comité, met name in Groep I, en verzoekt het Comité de vereiste maatregelen te nemen om een respectvolle en veilige werkomgeving te creëren met het oog op het persoonlijk welzijn en de professionele ontwikkeling van het personeel; herinnert het Comité er voorts aan dat een slechte werkomgeving tot inefficiëntie, stress en een gebrek aan productiviteit leidt;

9. merkt op dat Groep I op 22 januari 2020 haar huidige voorzitter heeft voorgedragen als kandidaat voor de functie van voorzitter van het Comité vanaf oktober 2020, vanaf welke datum het voorzitterschap van het Comité tweeënhalf jaar bij Groep I zal berusten;

10. wijst op het verslag van de Europese Ombudsman inzake waardigheid op het werk in de EU-instellingen en -agentschappen: SI/2/2018/AMF, waarin met betrekking tot hooggeplaatst personeel staat vermeld dat met name in situaties van machtsongelijkheid tussen de betrokken partijen, mensen “kwetsbaar zijn voor intimidatie. Deze situatie kan worden gecorrigeerd door strengere regels op te leggen aan hooggeplaatst personeel dat niet onder het Statuut valt, zoals commissarissen, rechters, leden van de Rekenkamer, leden van het Europees Economisch en Sociaal Comité enz. Dit kan onder meer zware disciplinaire maatregelen betreffen, zoals ontslag of verlies van pensioenrechten. Hooggeplaatst personeel moet op alomvattende wijze aan het begin van hun mandaat en vervolgens met regelmatige tussenpozen, in kennis worden gesteld van alle regels ter bestrijding van intimidatie.”;

11. verzoekt het Comité een actieplan op te stellen en toe te passen om het probleem van intimidatie op de werkplek op actieve wijze te voorkomen en aan te pakken, het bewustzijn over intimidatie te vergroten en een nultolerantiecultuur ten aanzien van intimidatie te stimuleren;

12. verzoekt het Comité de maatregelen aan te scherpen op basis waarvan personeelsleden formele klachten over intimidatie kunnen indienen, periodieke trainingen te organiseren voor vertrouwenspersonen, en een pool van onafhankelijke onderzoekers in te richten waar het Comité een beroep op kan doen bij formele onderzoeken naar intimidatie;

13. is verheugd over de voorbeelden van goede praktijken in het kader van het beleid tegen intimidatie zoals toegepast door de Rekenkamer, welk beleid voorziet in strenge disciplinaire maatregelen voor schuldig bevonden leden, waaronder ontslag of verlies van pensioenrechten, en spoort het Comité aan deze voorbeelden over te nemen;

14. betreurt in het algemeen dat de reikwijdte en conclusies van hoofdstuk 10 betreffende administratie van het jaarverslag van de Rekenkamer nogal beperkt zijn, ook al wordt rubriek 5 van het meerjarig financieel kader inzake administratie beschouwd als een rubriek met laag risico;

15. stelt vast dat de Rekenkamer een steekproef heeft onderzocht van 45 verrichtingen binnen rubriek 5 van het MFK, “Administratie”, voor alle instellingen en organen van de Unie; stelt vast dat de steekproef zodanig was opgezet dat deze representatief is voor de uiteenlopende uitgaven binnen rubriek 5, die 6,3 % van de begroting van de Unie vertegenwoordigt; stelt vast dat uit de werkzaamheden van de Rekenkamer blijkt dat de administratieve uitgaven gekenmerkt worden door een laag risico; is evenwel van mening dat het aantal transacties die voor de “andere instellingen” zijn onderzocht ontoereikend is en verzoekt de Rekenkamer het aantal te controleren transacties met ten minste 10 % te verhogen;

16. merkt op dat de begroting voor 2018 van het Comité 135 630 905 EUR bedroeg (tegenover 133 807 338 EUR in 2017), wat neerkomt op een verhoging van 1,36 %; stelt vast dat het algemene uitvoeringspercentage 98,66 % bedroeg (tegenover 96,5 % in 2017 en 97,2 % in 2016);

17. is ingenomen met het over het algemeen zorgvuldig en gezond financieel beheer van het Comité in de begrotingsperiode 2018; is ingenomen met het feit dat het vastleggingspercentage voor titel 1 “Aan de instelling verbonden personen” 98,94 % bedroeg en voor titel 2 “Gebouwen, meubilair, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven” 97,97 %;

18. merkt met bezorgdheid op dat de definitieve kredieten voor reis- en verblijfsvergoedingen voor de leden in 2018 licht zijn gestegen tot 20 247 625 EUR (tegenover 19 819 612 EUR in 2017 en 19 561 194 EUR in 2016), hoewel er minder vergaderingen zijn gehouden; stelt vast dat de daarmee samenhangende niet-gebruikte kredieten slechts 1,05 % bedragen;

19. is verheugd over Besluit nr. 2018/C 466/02 van het Comité van 10 december 2018 om de werkelijke kosten van reisbiljetten van de leden op vertoon van de bewijsstukken te laten vergoeden met als maximum het “discounted business class” (bij voorkeur “economy class” of soortgelijk) tarief voor vliegtickets; neemt er nota van dat het huidige systeem, dat op de reële kosten gebaseerd is, in overeenstemming is met zowel het relevante besluit van de Raad als met het systeem dat bij het Parlement wordt toegepast; is verheugd over het feit dat het Comité oplossingen voor gedeeld vervoer stimuleert, zoals openbare bussen en gedeeld autobezit, evenals het huren van autobussen wanneer dit de meest kostenefficiënte oplossing blijkt;

20. stelt vast dat de groep begrotingszaken van het Comité in 2018 met name aandacht heeft besteed aan het beoordelen van de methoden voor uitgavenbeheersing en het optimaliseren van prognoses inzake de aanwijzing op de begroting met betrekking tot de reis- en verblijfsvergoedingen voor de leden, en dat in antwoord hierop in oktober 2018 een aanbesteding is uitgeschreven voor de beoordeling van en een voorstel voor verbetering van het huidige prognosesysteem inzake vergoedingen voor leden van het Comité, afgevaardigden en deskundigen; verzoekt het Comité de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement in kennis te stellen van eventueel behaalde resultaten;

21. stelt vast dat de kredieten die van 2018 naar 2019 zijn overgedragen (8 204 796 EUR, tegenover 9 232 069 EUR aan overgedragen kredieten van 2017 naar 2018) 6,05 % van het totaal van de kredieten bedragen, wat wederom voornamelijk te wijten is aan de begrotingslijnen “Leden van de instelling en afgevaardigden”, “Gebouwen” en “Gegevensverwerking”; betreurt het feit dat veel automatisch van 2017 naar 2018 overgedragen kredieten ruim zijn overschat; herinnert het Comité eraan dat het van essentieel belang is een realistische begrotingsaanpassing te hanteren overeenkomstig de daadwerkelijke behoeften; brengt in herinnering dat buitensporige overschattingen of onderschattingen een teken zijn van slechte begrotingsplanning en negatieve gevolgen hebben voor een gezond en zorgvuldig financieel beheer;

22. benadrukt dat de begroting van het Comité louter administratief is; merkt op dat het Comité heeft onderzocht hoe de beginselen van resultaatgericht begroten op louter administratieve kredieten kunnen worden toegepast; is verheugd over het initiatief van het Comité om samen met andere instellingen een reeks interinstitutionele richtsnoeren vast te stellen voor de toepassing van resultaatgericht begroten bij instellingen die alleen administratieve uitgaven hebben;

23. stelt vast dat in 2018 een besluit over internecontrolenormen is geactualiseerd, waarbij het bestaan van een internecontroleproces binnen het Comité is geformaliseerd, onder meer door de benoeming van een coördinator voor interne controle; merkt op dat het Comité werk heeft gemaakt van de naleving van de 16 internecontrolenormen aan de hand van een ad-hocvragenlijst, gevolgd door een verslag, op basis waarvan de ordonnateur een besluit heeft genomen over een reeks maatregelen voor 2019 met als doel de naleving van de internecontrolenormen verder te verbeteren; is ingenomen met de opleidingen en bewustmaking die in dit verband worden georganiseerd;

24. neemt er nota van dat de salarissen ongeveer de helft van de begroting van het Comité uitmaken; is ingenomen met de interne audit van de salarisbetalingen die in 2018 is afgerond en die er zekerheid over moet geven dat de procedures na een controle in 2010 waren verbeterd; stelt vast dat uit de audit is gebleken dat het salarisbetalingsproces stabiel is en geen onnodige risico’s inhoudt; neemt nota van het overeengekomen actieplan dat eind 2018 al gedeeltelijk was uitgevoerd, terwijl alle andere onderdelen volgens de planning uiterlijk eind 2019 moeten worden uitgevoerd;

25. stelt vast dat het Comité in 2018 in totaal 215 adviezen en verslagen heeft uitgebracht (tegenover 155 in 2017); is verheugd over de inspanningen ter bevordering van de algehele doeltreffendheid; is in het bijzonder verheugd over alle inspanningen die met name in 2018 zijn geleverd en die hebben geleid tot een visie om de toekomstige IT-omgeving van het Comité zodanig vorm te geven dat deze compatibel is met modern bestuur en om voor de komende tien jaar een digitaal getransformeerd, gebruikersgericht en datagestuurd Comité te overwegen; merkt op dat momenteel slechts 3 % van de begroting van het Comité wordt aangewend voor IT-producten; merkt op dat voor de uitvoering van de digitale strategie van het Comité extra middelen nodig zullen zijn;

26. stelt vast dat kunstmatige intelligentie (KI) een verschuiving in de arbeidsmarkt teweeg zal brengen en een groot aantal bestaande banen zal verdringen; spoort het Comité aan deze ontwikkeling op de voet te volgen; steunt de werkzaamheden van het Comité inzake KI, bestaande uit het uitbrengen van een advies en het samen met de Commissie organiseren van de eerste KI-stakeholdersbijeenkomst in juni 2018, met als doel te benadrukken dat de Unie ervoor moet zorgen dat KI veilig, onpartijdig en in overeenstemming met de waarden van de Unie is;

27. is verheugd over de inspanningen van het Comité ter bevordering van de gegevensbescherming en cyberveiligheid binnen het Comité; is voorts ingenomen met de samenwerking met het computercrisisresponsteam voor de instellingen, organen en instanties van de Europese Unie (CERT-EU) en de actieve deelname in de Subgroep beveiliging van het Interinstitutioneel Comité automatisering (CII);

28. benadrukt dat de Commissie en het Comité in 2018 een dienstenniveauovereenkomst over human resources, met inbegrip van opleiding, hebben gesloten en dat de kosten van IT-opleidingen daardoor transparanter en voorspelbaarder zijn geworden, zoals gevraagd in de kwijtingsresolutie van het Parlement van 2017 (1); merkt evenwel met bezorgdheid op dat het voordeel van grotere transparantie gedeeltelijk teniet wordt gedaan door een aanzienlijke stijging van de prijzen die de Commissie aanrekent, en verzoekt het Comité de situatie samen met de Commissie te analyseren met het oog op verbeteringen;

29. wijst erop dat de door de begrotingsautoriteit goedgekeurde personeelsformatie bevestigt dat het aantal posten is gestegen van 665 in 2017 tot 668 in 2018 (tegenover 727 in 2013); erkent dat een inkrimping van 5 % die op een relatief kleine personeelsformatie wordt toegepast, veel moeilijker te verwerken is omdat een aantal sleutelfuncties met het oog op de bedrijfscontinuïteit behouden moet blijven en omdat een dergelijk algemeen inkrimpingspercentage bij kleinere instellingen een grotere inspanning vergt;

30. neemt nota van de maatregelen ter uitvoering van het klokkenluidersbesluit van 2016, zoals de goedkeuring van een intern besluit over ethisch adviseurs; stelt vast dat in 2018 drie extra personeelsleden zijn geselecteerd om deel uit te maken van het actieve team van geschoolde adviseurs; neemt er nota van dat de rol van de ethisch adviseurs erin bestaat personeelsleden te adviseren en bij te staan om hen te helpen hun verplichtingen inzake het melden van ernstig wangedrag (“klokkenluiden”) zo goed mogelijk na te komen, overeenkomstig de kwijtingsresolutie van het Parlement voor 2016 (2);

31. stelt met bezorgdheid vast dat het aantal verzoeken om bijstand aan ethisch adviseurs is toegenomen van 25 verzoeken in 2017 tot 42 verzoeken in 2018, en onderstreept met bijzondere bezorgdheid dat 33 van deze verzoeken afkomstig waren van vrouwen, terwijl het aantal verzoeken door mannen (9) stabiel bleef;

32. neemt nota van alle maatregelen die zijn genomen om het beleid tegen intimidatie doeltreffender te maken, zoals opleidingen over specifieke onderwerpen, mogelijkheden voor de personeelsleden die vertrouwenspersonen zijn om te netwerken en regelmatig toezicht door een externe consultant; merkt op dat een herziening van het huidige besluit over intimidatie wordt overwogen om te zorgen voor betere synergieën met andere relevante regelgeving, bijvoorbeeld inzake klokkenluiden; neemt nota van de cursus over ethiek en integriteit die verplicht is voor alle personeelsleden en die gaat over gedragsnormen op de werkplek, onder meer over wat intimidatie is en hoe ermee om te gaan; betreurt het ten zeerste dat al deze maatregelen de betreffende gevallen van intimidatie niet hebben kunnen voorkomen en de slachtoffers niet hebben kunnen beschermen; herinnert het Comité eraan dat proactieve, daadwerkelijke en aanhoudende bescherming (onder meer tegen bedreigingen, chantage en poging tot omkoping) van alle slachtoffers en klokkenluiders een van de hoofdprioriteiten van deze maatregelen moet vormen; verzoekt het Comité de tot dusver genomen maatregelen aan te scherpen en te verbeteren, en bovenal alle slachtoffers doeltreffend te beschermen; verzoekt het Comité daarover verslag uit te brengen aan de Commissie begrotingscontrole van het Parlement;

33. is verheugd over de samenwerking tussen het Comité en OLAF; stelt vast dat beide instellingen in 2016 administratieve akkoorden ondertekenden die voorzien in een te volgen procedure in het geval van fraude; merkt voorts op dat de voorzitter en secretaris-generaal van het Comité in juli 2019 een bespreking hebben gehad met de directeur-generaal van OLAF met als doel betere synergieën en een efficiëntere uitwisseling van informatie tot stand te brengen;

34. merkt op dat de nieuwe gedragscode voor de leden, die als bijlage bij het nieuwe reglement van orde van het Comité is gevoegd en die in maart 2019 in werking is getreden, voor het eerst sancties bevat voor leden die betrokken zijn bij situaties waarin een lid zijn of haar verplichtingen uit hoofde van de gedragscode niet nakomt; betreurt het feit dat dergelijke sancties niet streng genoeg zijn en niet zijn afgestemd op de aanbevelingen van de Europese Ombudsman; herinnert eraan dat het gebruik van middelen van de Unie voor het verdedigen van de reputatie van instellingen of het verdedigen van leden die door het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) of door rechtbanken in de lidstaten zijn veroordeeld, als onrechtmatig gebruik van publieke middelen wordt beschouwd, en dat juridische diensten van de instellingen uitsluitend mogen worden gebruikt voor het beschermen van de instelling zelf en niet ter bescherming van de belangen van individuele personen; verzoekt het Comité om zo spoedig mogelijk de gedragscode voor leden aan te scherpen, met name met het oog op het opnemen van nieuwe sancties die mogelijk effectiever zijn en een grotere afschrikkende werking hebben; neemt er nota van dat er een raadgevend comité voor het gedrag van de leden is opgericht en dat dit comité elk lid dat daarom verzoekt, raad zal geven over de interpretatie en de toepassing van de gedragscode, en de voorzitter van het Comité zal adviseren over mogelijke stappen die moeten worden ondernomen, alsook over vermeende inbreuken op de gedragscode; beveelt ten stelligste aan dat trainingen ter voorkoming van intimidatie voor alle leden toegankelijk zijn, zoals al sinds de start van de huidige zittingsperiode het geval is in het Parlement;

35. herinnert eraan dat de Commissie begrotingscontrole van het Parlement heeft gevraagd om het kader voor ethiek en integriteit van het Comité regelmatig te actualiseren; is verheugd dat in 2018 is begonnen met de voorbereidingen voor een campagne over “Respect@work”, die is bedoeld om respectvolle betrekkingen op de werkplek voor iedereen te bevorderen, en die samen met andere acties zal worden gebruikt als input voor een herziening van het kader voor ethiek en integriteit in 2019; vraagt het Comité daarover verslag uit te brengen in zijn volgende jaarlijks activiteitenverslag;

36. herinnert eraan dat de juridische dienst van het Comité vanaf maart 2010 gedurende een periode van vier jaar sterk verzwakt was toen het hoofd van de juridische dienst per direct van zijn functie werd ontheven nadat hij ernstige onregelmatigheden en gevallen van ongeoorloofde uitoefening van druk door de toenmalige secretaris-generaal aan de kaak had gesteld; brengt voorts in herinnering dat deze functie drieënhalf jaar onbezet is gebleven, dat het Gerecht voor ambtenarenzaken van de Europese Unie het Comité voor deze zaak heeft veroordeeld (arrest in zaak F-41/10 RENV, Bermejo Garde tegen Europees Economsich en Sociaal Comité (3)), dat het Comité meer dan 100 000 EUR heeft moeten betalen, dat uiteindelijk pas in 2014 een nieuw hoofd van de juridische dienst is aangesteld, en dat er vijf juristen aan de juridische dienst werden toegevoegd;

37. maakt zich ernstig zorgen over recente veranderingen die de juridische dienst van het Comité wederom kunnen verzwakken, onder meer door het feit dat de juridische dienst, als enige juridische dienst van alle instellingen van de Unie, sinds 1 januari 2020 rechtstreeks onder de secretaris-generaal ressorteert, dat een van de vijf advocaten sinds september 2019 voorgoed weg is, dat een aantal personeelsleden, waaronder het hoofd van de eenheid, onder een mobiliteitsregeling vallen in plaats van als gespecialiseerd personeel worden aangemerkt, zoals dat in de andere instellingen het geval is, en tot slot dat het aantal formele overleggen drastisch is teruggelopen;

38. benadrukt het belang van een sterke en onafhankelijke juridische dienst, met het oog op het feit dat de instellingen van de Unie sinds hun oprichting over een interne juridische dienst beschikken met als voornaamste functie het bieden van juridisch advies, rechtsbijstand en verdediging bij het HvJ; verzoekt het Comité derhalve te waarborgen dat de juridische dienst over voldoende personeel beschikt om haar taken uit te voeren en in staat is haar onafhankelijkheid te bewaren; vraagt het Comité alle maatregelen op te heffen die ertoe kunnen leiden dat de juridische dienst in de uitvoering van de betreffende activiteiten en functies wordt belemmerd; herinnert het Comité voorts aan het belang van het raadplegen van de juridische dienst over de beslissingen van het Comité teneinde erop toe te zien dat deze beslissingen stroken met de wetgeving, alsook ter voorkoming van ernstige fouten en de daaruit voortvloeiende langdurige en lastige juridische procedures;

39. betreurt de publieke aantijgingen rondom de aanstellingsprocedure van de nieuwe secretaris-generaal van het Comité; neemt nota van de door de secretaris-generaal aangevoerde redenen in antwoord op vragen van het Parlement omtrent de kwijting 2018; onderstreept het belang te waarborgen dat iedere fase van de procedure (publicatie, selectie, benoeming en vaststelling) zonder uitzondering in volledige transparantie wordt uitgevoerd overeenkomstig het reglement van orde van het Comité en het Statuut, teneinde deze voorschriften na te leven en iedere vorm van reputatierisico te vermijden, niet alleen voor het Comité, maar voor alle instellingen van de Unie;

40. is verheugd over de inspanningen om het Comité meer zichtbaarheid te geven, zowel door zijn betrekkingen met de media te versterken als door de nadruk te leggen op onlinecommunicatie om zowel taal- als handicapgerelateerde belemmeringen weg te nemen; wijst met betrekking tot communicatie op sociale media op het begeleidende opleidingsbeleid en op maat gesneden coachingssessies op aanvraag voor zowel de leden als het personeel van het Comité; merkt op dat het aantal persberichten in 2018 licht is gedaald (ongeveer 60, tegenover 70 in 2017) als onderdeel van een strategie die beoogt het format van “webstories” te ontwikkelen met het oog op een meer gerichte communicatie over de belangrijkste thema’s van het Comité; verzoekt het Comité verslag uit te brengen aan het Parlement over zijn ervaringen daarmee;

41. neemt er nota van dat het Comité ter gelegenheid van zijn zestigjarig bestaan in mei 2018 een uiteenlopende reeks communicatieactiviteiten heeft uitgevoerd; is verheugd dat het Comité in 2018 9 419 bezoekers heeft ontvangen (tegenover 7 820 in 2017) en dat de traditionele opendeurdag op 5 mei ongeveer 2 888 extra bezoekers heeft aangetrokken (tegenover 2 700 in 2017); merkt op dat de plenaire vergaderingen van het Comité, die worden gewebgestreamd, een potentieel bereik van 3 à 8 miljoen mensen hadden; merkt op dat de totale online interactie, zoals retweets, likes en antwoorden, is toegenomen tot 680 à 1 840 vermeldingen per plenaire vergadering;

42. neemt er nota van dat de kredieten voor het uitbesteden van vertalingen zijn gestegen (20,2 % in 2018, d.w.z. iets meer dan de doelstelling van 20 %, tegenover 17,1 % in 2017 en 16,61 % in 2016) in de context van de met het Parlement gesloten samenwerkingsovereenkomst en de daaruit voortvloeiende inkrimping van het vertaalpersoneel; neemt er voorts nota van dat de totale kosten van de uitbestede vertalingen in 2018 4 417 613 EUR bedroegen, terwijl het in totaal 7 208 710 EUR zou hebben gekost om deze documenten intern te vertalen;

43. spoort het Comité aan de rationaliseringsmaatregelen op het gebied van vertalingen voort te zetten;

44. neemt nota van het feit dat de in 2014 gesloten administratieve samenwerkingsovereenkomst tussen het Comité, het Comité van de Regio’s en het Parlement op 31 december 2019 is afgelopen; stelt vast dat er tot nu geen nieuwe onderhandelingen hebben plaatsgevonden en dat de overeenkomst uit 2014 niet is verlengd; is van mening dat de overeenkomst uit 2014 zeer onvoordelig was voor het Comité en het Comité van de Regio’s (“de Comités”), omdat er in totaal 60 vertalers naar het Parlement gingen (waarvan 36 van het Comité) en de Comités in ruil daarvoor alleen maar gebruik konden maken van de diensten van de Onderzoeksdienst van het Europees Parlement (EPRS); stelt met bezorgdheid vast dat de Comités als gevolg hiervan arbeidscontractanten moesten inhuren en de vertaalwerkzaamheden moesten uitbesteden; stelt met bezorgdheid vast dat als gevolg daarvan het Parlement aan de Comités extra middelen beschikbaar stelde om de vermindering van het aantal vertalers te compenseren (12 000 000 EUR voor 2015 tot 2016) en dat deze middelen bedoeld zijn om de kosten in verband met het uitbesteden van vertaalwerkzaamheden te dekken, maar als zij daarvoor niet volledig worden gebruikt, ook toegewezen kunnen worden aan andere beleidsgebieden (en dat het Comité de afgelopen drie jaar van deze mogelijkheid tot herverdeling gebruik heeft gemaakt); is van oordeel dat deze situatie niet strookt met de beginselen van verstandig en goed financieel beheer en dus bij verlenging van de huidige overeenkomst of onderhandelingen over een nieuwe overeenkomst heroverwogen moet worden; is van oordeel dat deze overeenkomst vanuit politiek oogpunt geactualiseerd moet worden om in te kunnen spelen op de huidige uitdagingen, zoals het nieuwe MFK en de nieuwe regels voor het cohesiebeleid; stelt vast dat het Comité goed heeft samengewerkt om de deelname van burgers aan de Europese verkiezingen van 2019 te stimuleren;

45. stelt vast dat de personeelsenquête van het Comité van 2016 over psychosociale risico’s op het werk follow-up heeft gekregen in de vorm van verscheidene initiatieven zoals workshops voor managers over verzuimbeheer, conflictbeheersing en hoe om te gaan met slechte prestaties; is ook verheugd over het mentorsysteem voor nieuwe collega’s en acties om het welzijn en de betrokkenheid van het personeel te vergroten; merkt op dat het verzuimpercentage van het personeel in 2017 zijn hoogtepunt lijkt te hebben bereikt (5,5 %) en in 2018 licht is gedaald tot 5,35 % (tegenover 4 % in 2015); neemt echter met bezorgdheid nota van het toenemende langdurig ziekteverzuim onder de hoofden van eenheden van het Comité; verzoekt het Comité verslag uit te brengen over alle resultaten die zijn bereikt om het verzuimpercentage van het personeel te verlagen;

46. is verheugd over de voortdurende vooruitgang op het gebied van geografisch evenwicht in het management van het Comité, met name ten aanzien van de lidstaten die in of na 2004 tot de Unie zijn toegetreden; stelt vast dat het Comité nu meer vrouwelijke dan mannelijke managers heeft (52 % in 2018, 41,4 % in 2017 en 37,5 % in 2016); stelt vast dat 80 % van de collega’s die om deeltijdwerk verzoeken, vrouwen waren, hoewel mannen en vrouwen daar evenveel recht op hebben; is verheugd dat het Comité regelmatig aan bewustmaking over de beschikbare arbeidspatronen doet;

47. is verheugd over de inspanningen die de Commissie levert voor het scheppen van een meer gevarieerde en inclusieve werkomgeving en cultuur door maatregelen te nemen die personen met een handicap ten goede komen, zoals het toegankelijk maken van het intranet en websites voor personen met een visuele handicap, het uitgeven van een brochure met de naam “Access Able Brussels” met alle benodigde informatie voor personen met een handicap die naar Brussel verhuizen, en het organiseren van de conferentie “Inter COPEC”, geheel in het teken van de gehandicaptenproblematiek;

48. wijst op de noodzaak te werken aan een langetermijnkader voor het personeelsbeleid dat gericht is op het bevorderen van het evenwicht tussen werk en privé, levenslange begeleiding en loopbaanontwikkeling, genderevenwicht, telewerk, non-discriminatie, geografisch evenwicht en de werving en integratie van personen met een handicap;

49. neemt er nota van dat de Comités door middel van een administratieve samenwerkingsovereenkomst een groot aantal procedures voor samenwerking tussen hun diensten hebben vastgesteld en ook gezamenlijke diensten hebben opgericht en georganiseerd waarin zowel de personele als de financiële middelen van beide Comités worden samengevoegd (namelijk vertaling en logistiek); juicht het toe dat de interne auditdiensten van de twee comités nauw samenwerken met betrekking tot de gezamenlijke diensten in het kader van de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst; spoort het Comité aan zijn administratieve samenwerkingsovereenkomst met het Comité van de Regio’s ook na 2019 voort te zetten;

50. is verheugd dat er jaarlijks 11,8 miljoen EUR is bespaard op infrastructuur en 0,72 miljoen EUR op huur, onderhoud, verbruiksgoederen en personeel doordat de Comités op deze gebieden middelen delen; is voorts verheugd dat de Comités dankzij hun samenwerking samen jaarlijks ongeveer 5 miljoen EUR hebben bespaard op IT; neemt ook nota van een voorbeeld van synergie door de samenwerking met het Parlement, die leidt tot een besparing van 3,3 miljoen EUR aan personeelskosten (salarisniveaus van 2016), namelijk het gebruik dat het Comité maakt van EPRS (daartoe zijn 36 posten van het Comité naar de EPRS overgeheveld);

51. verzoekt het Comité de situatie verder te analyseren om na te gaan of er nog meer gebieden in aanmerking komen voor gemeenschappelijke diensten met het Comité van de Regio’s; benadrukt dat deze vorm van interinstitutionele samenwerking de totale uitgaven van het Comité aanzienlijk kan helpen verlagen; verzoekt het Comité de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement in kennis te stellen van eventueel behaalde resultaten;

52. stelt vast dat de samenwerkingsovereenkomst die de Comités in 2016 hebben ondertekend een krachtig rechtskader vormt voor langdurige doeltreffende en doelmatige samenwerking, en tevens laat zien dat de Comités in partnerschapsverband optreden en daarbij elkaars bevoegdheden en prerogatieven eerbiedigen; merkt op dat deze overeenkomst, die op 31 december 2019 eindigde, met één jaar is verlengd en dat er onderhandeld wordt over een nieuwe overeenkomst; verzoekt de Comités om de nodige inspanningen te leveren om zo snel mogelijk een nieuwe overeenkomst te sluiten, omdat daarmee synergieën worden benut en besparingen worden gerealiseerd;

53. herinnert eraan dat het Comité en het EESC samen wederom minder dan 3 % van hun totale begroting besteed hebben aan IT en dat er wat betreft IT-projecten en -apparatuur al een aantal jaren sprake is van structurele onderfinanciering; stelt met bezorgdheid vast dat de Comités, om hun achterstand met betrekking tot IT-projecten en -systemen aan te pakken, nog altijd de aanpak hanteren om niet-bestede kredieten aan het eind van elk begrotingsjaar te gebruiken ter financiering van IT-projecten; verzoekt de Comités de nieuwe digitale strategie en het meerjarenplan voor IT-uitgaven zo snel mogelijk ten uitvoer te brengen;

54. merkt op dat de overeenkomst tussen de Comités en de Commissie over de ruil met betrekking tot het VMA-gebouw van de Commissie en de gebouwen BEL68/TRE74 van de Comités op 28 augustus 2019 is ondertekend; wijst erop dat de ruil op 16 september 2022 zal plaatsvinden; stelt met bezorgdheid vast dat het belangrijkste probleem dat in het gebouwenbeleid van de Comités aan de orde komt de geografische spreiding van de gebouwen is; stelt met bezorgdheid vast dat deze gebouwenruil leidt tot een oppervlakteverlies van 10 440 m2 voor de Comités, dat er dus na de ruil voor ongeveer 200 personeelsleden extra kantoorruimte gezocht moet worden, en dat het oppervlakteverlies niet volledig gecompenseerd kan worden door alternatieve kortetermijnmaatregelen, zoals een intensiever gebruik van de beschikbare oppervlakte in de andere gebouwen of meer gebruik van telewerken, zodat het dus nodig zal zijn om een ander naburig pand te kopen om dit oppervlakteverlies te compenseren; wijst voorts op de noodzaak het VMA-gebouw te renoveren; vreest voor de gevolgen van deze overeenkomst, niet alleen wat betreft de financiële situatie van het Comité, maar ook wat betreft het welzijn van het betrokken personeel; betreurt dat de juridische dienst niet geraadpleegd is over een kwestie met een zo grote omvang en een zo groot belang voor het Comité;

55. neemt er nota van dat de Comités onlangs een gezamenlijke werkgroep hebben opgericht die een verdere analyse zal voorbereiden om adequate oplossingen te vinden; is van mening dat een andere werkgroep bovendien aandacht moet besteden aan nieuwe werkmethoden; benadrukt dat de gebouwenruil absoluut geen negatieve gevolgen mag hebben voor het welzijn van het personeel, de werkmethoden en de werkomgeving; juicht het toe dat de administratie van het Comité alle belanghebbenden op de hoogte houdt via personeelsvergaderingen en via het management van de betrokken diensten, en rekening zal houden met de zorgen en suggesties die naar voren zijn gebracht; verzoekt de Comités de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement in kennis te stellen van eventueel behaalde resultaten;

56. is zeer bezorgd over het feit dat bevestigd is dat er op belangrijke plekken in het VMA-gebouw, waaronder de parkeergarage, asbest aanwezig is; betreurt dat er in september 2019, slechts één maand na de ondertekening van de overeenkomst met de Commissie, door een gespecialiseerd extern bedrijf een asbestinventaris is opgemaakt; betreurt dat de overeenkomst is ondertekend zonder dat alle belanghebbenden vooraf waren geïnformeerd over de mogelijke aanwezigheid van asbest in het VMA-gebouw; betreurt voorts het feit dat de leden en het personeel niet naar behoren over de situatie zijn geïnformeerd en vraagt het Comité de situatie op adequate en doeltreffende wijze te verhelpen;

57. merkt op dat de Comités in september 2019 voor het VMA-gebouw een asbestattest hebben ontvangen, waarin staat dat er in het gebouw asbest aanwezig is, maar dat dit bij normaal gebruik van het gebouw geen gevaren met zich meebrengt; maakt zich ernstig zorgen over de toekomstige ontwikkelingen met betrekking tot deze kwestie, omdat er in de nabije toekomst geen sprake zal zijn van normaal gebruik, maar van een verbouwing;

58. vraagt de Comités om, zonder paniek te zaaien, een beleid van totale en proactieve transparantie en informatievoorziening te hanteren over de aanpak van de situatie, zowel voor als na de ingebruikneming van het VMA-gebouw, dit gezien het feit dat de effecten op de gezondheid van de mens van langdurige en onveilige blootstelling aan asbest goed gedocumenteerd zijn en altijd een bron van zorg en ongerustheid met zich meebrengen onder de algemene bevolking;

59. is bezorgd over het feit dat 19,56 % (2 835) van de betalingen met een betalingstermijn van 30 dagen vertraging heeft opgelopen (de gemiddelde vertraging bij de betaling bedroeg 46,12 dagen); verzoekt het Comité meer inspanningen te leveren om de in het Financieel Reglement vastgestelde betalingstermijnen in acht te nemen;

60. is verheugd dat het percentage ongebruikte slots voor tolkdiensten de afgelopen jaren is gedaald (2,61 % in 2018, 3,6 % in 2017 en 4,38 % in 2016); neemt nota van de maatregelen die gedurende 2018 ten uitvoer zijn gelegd en moedigt het Comité aan om de positieve trend van minder annuleringen van tolkdiensten aan te houden;

61. waardeert het voornemen van het Comité om de transparantie verder te verbeteren en de toegang tot de documenten van het Comité te vergemakkelijken op basis van een interinstitutionele vergadering over transparantie die op 25 september 2018 in Luxemburg is gehouden; neemt er nota van dat het Comité een initiatief heeft opgezet om de best practices van andere instellingen en organen van de Unie te benutten, hetgeen heeft geresulteerd in een actieplan dat in 2019 van start moet gaan en dat betrekking heeft op onderwerpen zoals zijn reglement van orde, zijn gedragscode voor de leden, de invoering van een transparantieregister en de toegang tot documenten;

62. neemt er nota van dat de Europese Ombudsman in juni 2017 een aanbeveling heeft gedaan inzake het vermeende verzuim van het Europees Economisch en Sociaal Comité om ervoor te zorgen dat een lid alle relevante belangen declareerde, dat het Comité daarop zijn reglement van orde heeft gewijzigd om rekening te houden met de door de Europese Ombudsman gevraagde wijzigingen, en dat het gewijzigde reglement van orde op 15 maart 2019 in werking is getreden; neemt er nota van dat de Europese Ombudsman in een onderzoek naar een klacht over een selectieprocedure in 2018 tot de conclusie is gekomen dat er geen sprake was van wanbeheer;

63. stelt vast dat de belangenverklaringen van de voorzitter en de vicevoorzitters van het Comité beschikbaar en toegankelijk zijn op de internetpagina’s van de leden van het Comité; neemt er nota van dat de leden overeenkomstig het gewijzigde reglement van orde bij hun benoeming een verklaring moeten opstellen over alle financiële of andere belangen die van invloed kunnen zijn op hun werkzaamheden bij het Comité; stelt vast dat deze verklaringen ook op de website van het Comité voor het grote publiek beschikbaar worden gesteld; neemt er nota van dat de leden de geldigheid van de inhoud van hun verklaringen ten minste eenmaal per jaar uitdrukkelijk moeten bevestigen en deze moeten herzien zodra er zich een verandering in hun situatie voordoet;

64. stelt vast dat de leden niet verplicht zijn om het adres op te geven van de organisatie of het bedrijf waardoor zij worden bezoldigd; neemt er echter nota van dat de leden bij hun aantreden en bij eventuele wijzigingen belangenverklaringen moeten invullen en ondertekenen; stelt vast dat 25 leden aan de administratie een geregistreerd adres in België hebben opgegeven;

65. neemt er nota van dat het Comité niet van plan is zijn werkmethoden te verbeteren door het systeem waarbij één handtekening ter bevestiging van de aanwezigheid van de leden in vergaderingen vereist is, te veranderen in een systeem waarbij twee handtekeningen vereist zijn, één aan het begin van de vergadering en één aan het einde van de vergadering; vraagt het Comité zijn werkmethoden te verbeteren door de praktijk en ervaringen bij het Parlement en andere instellingen en organen van de Unie met betrekking tot de presentielijst verder te bestuderen, en goede praktijken als norm te nemen; verzoekt het Comité in zijn volgende jaarlijkse activiteitenverslag verslag uit te brengen over de resultaten;

66. neemt er nota van dat het Comité naar aanleiding van het besluit van de Europese Ombudsman in zaak 1306/2014/OV werk heeft gemaakt van richtsnoeren voor de omgang met belangenconflicten op het werk, als leidraad in gevallen waarin personeelsleden bij de behandeling van één onderwerp overlappende functies moeten vervullen, wat met name het geval is bij personeelsvertegenwoordigingsactiviteiten;

67. is ingenomen met het “draaideur”-beleid van het Comité, waarbij ook de externe activiteiten van zijn voormalige hoge ambtenaren worden gevolgd; merkt op dat het Comité hierover jaarlijks een verslag publiceert;

68. neemt er nota van dat het Comité in 2017 een groep heeft opgericht om de ontwikkelingen rond de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie te volgen en de behoefte aan reacties of standpunten van het Comité te beoordelen; stelt vast dat in de veronderstelling dat het Verenigd Koninkrijk zich inderdaad uit de Unie zal terugtrekken, in totaal 318 600 EUR in mindering is gebracht op de begroting van 2019 en nog eens 173 062 EUR op de begroting van 2020 om rekening te houden met de “evidente veranderingen” in de reiskosten van de leden en in de medefinanciering van IT-apparatuur voor de leden;

69. wijst er nogmaals op dat de kwijtingsprocedure gestroomlijnd, versneld en verbeterd moet worden; stelt in dit verband voor om de deadline voor de indiening van de jaarlijkse activiteitenverslagen vast te stellen op 31 maart van het jaar volgende op het boekjaar; betreurt dat deze deadline niet in acht is genomen voor het jaarlijkse activiteitenverslag 2018 zoals verzocht in de kwijtingsresolutie voor 2017; verwelkomt de bereidheid van het Comité om deze regel toe te passen waardoor de kwijtingsautoriteit tijd zou hebben om de kwijtingsprocedure grondiger en beter uit te voeren;

70. heeft er kennis van genomen dat de tweede ad-hocgroep Toekomst van het Comité, die onderzoekt hoe de organen van het Comité kunnen worden gerationaliseerd, eind 2017 zijn follow-upverslag heeft gepresenteerd; neemt er nota van dat het bureau van het Comité in januari 2018 heeft besloten het aantal leden van een groot aantal interne organen van het Comité te verminderen en het aantal jaarlijkse vergaderingen van deze organen te beperken; neemt er nota van dat het bureau heeft besloten het takenpakket van een aantal structuren van het Comité bij te sturen; verzoekt het Comité het Parlement toelichting te geven over de besparingen in verband met deze modernisering, met het oog op meer transparantie en verantwoordingsplicht;

71. is verheugd over de inspanningen van het Comité ter bevordering van de circulaire economie door middel van zijn advies en, in samenwerking met de Commissie, door middel van het Europees stakeholdersplatform voor de circulaire economie waarin initiatieven en best practices zijn samengebracht;

72. steunt de door het Comité geleverde inspanningen ter verkleining van zijn ecologische voetafdruk; stelt met tevredenheid vast dat zich een lichte daling in het verbruik van elektriciteit (3 %) en papier (17 %) heeft voorgedaan, alsook in kantoorafval (3 %); stelt echter een stijging vast in het verbruik van gas (5 %) en water (17 %) als gevolg van de installatie van nieuwe gasverwarming en van waterlekkage tijdens de bouwwerkzaamheden;

73. wijst op alle verwezenlijkingen in de afgelopen jaren op gebieden zoals resultaatgericht begroten, het ethisch kader met alle bijbehorende regels en procedures, de versterkte communicatieactiviteiten en het toenemend aantal maatregelen om de transparantie te verbeteren; is ingenomen met het aanzienlijke aantal interinstitutionele dienstverlenings- en samenwerkingsovereenkomsten; wijst op het belang van samenwerking en het delen van ervaringen tussen de instellingen en organen van de Unie; stelt voor dat het Comité nagaat of er op verschillende terreinen geformaliseerde netwerkactiviteiten kunnen worden uitgevoerd, om zo optimale werkmethoden uit te wisselen en gemeenschappelijke oplossingen uit te werken;

74. wijst op het belang van politieke dialoog tussen het Comité en het Parlement om te waarborgen dat belangrijke bijdragen van het Comité worden meegenomen in de werkzaamheden van het Parlement; dringt er in dit opzicht nogmaals op aan alles in het werk te stellen om de politieke samenwerking tussen deze twee instellingen te versterken.

(1) PB L 249 van 27.9.2019, blz. 118.

(2) PB L 248 van 3.10.2018, blz. 134.

(3) Arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken (Eerste kamer) van 2 juni 2016, Moises Bermejo Garde/Europees Economisch en Sociaal Comité, Zaak F-41/10 RENV, ECLI:EU:F:2016:123.