Ontwerp BESLUIT VAN DE SECRETARISSEN-GENERAAL VAN HET EUROPEES PARLEMENT, VAN DE RAAD EN VAN DE COMMISSIE, DE GRIFFIER VAN HET HOF VAN JUSTITIE, DE SECRETARISSEN-GENERAAL VAN DE REKENKAMER, VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S, EN DE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE OMBUDSMAN betreffende de organisatie en de werking van de Europese Bestuursschool

(ingediend door de Commissie)

TOELICHTING

De oprichting van een Europese Bestuursschool, hierna "de school" genoemd, moet gezien worden in de algemene context van de hervorming van de Europese overheidsdienst. Deze hervorming wordt o.m. tot stand gebracht door de menselijke hulpbronnen in hun ontwikkeling te stimuleren via opleiding. Zij houdt ook een grondige verandering in van de administratieve cultuur, en met name van de managementcultuur. Voorts zal in het kader van de hervorming van het statuut en van de loopbaanstructuur een nieuw systeem voor de overgang tussen de functiegroepen worden ingevoerd, dat verplichte opleiding omvat. In deze context werd voorgesteld een interinstitutionele school op te richten die hierbij van nut kan zijn.

De secretarissen-generaal van de Europese instellingen (waartoe in deze context ook het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman worden gerekend) waren overeengekomen dit idee verder uit te diepen. Zij waren namelijk van oordeel dat minstens een deel van de opleiding van het personeel van de instellingen interinstitutioneel kon worden georganiseerd. Zo werd de school al vanaf het begin in het teken geplaatst van de bundeling, zij het gedeeltelijk, van de inspanningen om alle ambtenaren en andere personeelsleden, met inbegrip van die van de overige organen en agentschappen, een passende beroepsopleiding aan te bieden. Voor het ogenblik worden deze activiteiten, op enkele uitzonderingen na, door iedere instelling en ieder orgaan afzonderlijk georganiseerd en gefinancierd.

Na een eerste overlegfase hebben de secretarissen-generaal een interinstitutionele werkgroep de opdracht gegeven een evaluatie ex ante uit te voeren. Deze groep moest nagaan welk effect deze oprichting zou hebben, met name wat synergie betreft. Het verslag van deze werkgroep en de bijbehorende ontwerpbesluiten zijn op 28 oktober 2003 door de secretarissen-generaal goedgekeurd. Uit de evaluatie is gebleken dat de oprichting van een interinstitutionele school, afgezien van de economische effecten inzake efficiëntie en doeltreffendheid van de opleiding (zie hieronder), zeker nieuwe impulsen zal geven aan de gezamenlijke beleving van gemeenschappelijke waarden en aan de ontwikkeling van een Europese geest.

Samenvattend kan worden gesteld dat de Europese Bestuursschool in het algemene kader van een personeelsbeleid dat gebaseerd is op de toepassing van het statuut van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen - een gezamenlijke basis voor alle communautaire instellingen -, de volgende opdrachten zal moeten vervullen:

- ondersteuning van de communautaire bestuursdiensten met de bedoeling ze beter te laten functioneren, met name door het organiseren van managementcursussen. Dit moet de totstandkoming van een nieuwe administratieve cultuur vergemakkelijken;

- steun bij de integratie van nieuwe ambtenaren of andere personeelsleden. Het is de bedoeling dat dit in een communautaire geest gebeurt, en onafhankelijk van de instelling waartoe zij behoren. Met name moeten gezamenlijke introductiecursussen bij indiensttreding worden aangeboden, wat zal leiden tot een nieuw integratiebeleid in de instellingen. Deze cursussen zullen evenwel de specifieke introductiecursussen van elke instelling niet vervangen;

- ondersteuning van de individuele loopbaanontwikkeling. Met name moet het bekwaamheidsniveau worden verhoogd via verplichte opleiding die recht geeft op een "certificaat" waarmee kan worden overgegaan van de functiegroep "assistent" naar de functiegroep "administrateur".

Uit de onderstaande criteria blijkt dat een dergelijke oplossing enerzijds politiek en communautair en anderzijds economisch geïnspireerd is. Als aan deze criteria wordt voldaan, biedt dit voordelen ten opzichte van de huidige situatie, waarin de opleiding, op enkele uitzonderingen na, door elke instelling afzonderlijk wordt georganiseerd. Samenvattend kan worden gesteld dat aan de volgende criteria moet worden voldaan:

- in de eerste plaats moeten gemeenschappelijke waarden worden verspreid en moet bij de bestuursdiensten van de verschillende instellingen van de Unie één enkele korpsgeest worden gecreëerd;

- vervolgens moet ervoor worden gezorgd dat het statuut, wat opleiding en - daarmee samenhangend - loopbaanontwikkeling betreft, zo coherent mogelijk wordt toegepast bij de verschillende instellingen;

- er moet wordt bepaald op welke domeinen de kennis- en bekwaamheidsvereisten identiek zijn, en waar de opleiding bijgevolg gezamenlijk kan worden georganiseerd;

- er moet aan de vraagzijde een kritische massa worden bereikt, wat nu een zwak punt is voor de kleine instellingen;

- het aanbod moet worden uitgebreid (bijv. grotere specialisatie, meer keuze, alternatieve cursusdata, enz.);

- en met name moeten door de gezamenlijke organisatie schaalvoordelen worden gecreëerd, meer bepaald wat de administratieve aspecten betreft, alsmede door de optimalisering van het aantal deelnemers per cursus.

Als aan deze criteria wordt voldaan, is het, zoals blijkt uit het verslag van de interinstitutionele groep, gerechtvaardigd de in dit besluit genoemde opleidingsacties gezamenlijk te organiseren, aangezien hierdoor duidelijk synergie-effecten ontstaan.

Vanzelfsprekend bestaan er nog andere opleidingsgebieden die volgens de genoemde criteria voor interinstitutionele organisatie in aanmerking komen. Daarom biedt dit besluit de mogelijkheid de toestand op evolutieve wijze te benaderen, in die zin dat later tot uitbreiding van de gebieden kan worden besloten. Aanvankelijk heeft dit besluit alleen betrekking op managementcursussen, introductiecursussen bij indiensttreding en opleiding met het oog op de certificering. Bijgevolg zal de school vanaf januari 2005, voor rekening van alle instellingen die het besluit ondertekenen, beginnen met het organiseren en aanbieden van introductiecursussen bij indiensttreding en later van managementcursussen. In de loop van 2005 zullen daar cursussen bijkomen ter voorbereiding van het certificaat dat de overgang naar de functiegroep "administrateur" mogelijk maakt.

In dit besluit is eveneens bepaald dat de school in de eerste jaren na haar oprichting administratief zal worden gekoppeld aan een bestaand interinstitutioneel orgaan, nl. aan het EPSO (het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen). Zoals blijkt uit het bovengenoemde verslag moet deze koppeling het mogelijk maken met een beperkt personeelsbestand en beperkte operationele middelen, een aantal synergie-effecten te realiseren, met name op het gebied van de administratie (beheer van de middelen) en het beheer (raad van bestuur, directeur). Uiterlijk na drie jaar zal op basis van een grondige evaluatie van de resultaten worden nagegaan of met deze koppeling moet worden doorgegaan.

Ontwerp BESLUIT VAN DE SECRETARISSEN-GENERAAL VAN HET EUROPEES PARLEMENT, VAN DE RAAD EN VAN DE COMMISSIE, DE GRIFFIER VAN HET HOF VAN JUSTITIE, DE SECRETARISSEN-GENERAAL VAN DE REKENKAMER, VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S, EN DE VERTEGENWOORDIGER VAN DE EUROPESE OMBUDSMAN betreffende de organisatie en de werking van de Europese Bestuursschool

De secretarissen-generaal

van het Europees Parlement,

van de Raad,

van de Commissie,

de griffier van het Hof van Justitie,

de secretarissen-generaal van de Rekenkamer,

van het Economisch en Sociaal Comité,

van het Comité van de regio's,

en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman,

Gelet op het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en op de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad [1],

[1] PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1

Gelet op het Besluit van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman van [...] tot oprichting van de Europese Bestuursschool [2], en met name op artikel 5,

[2] Zie bladzijde [..] van dit Publicatieblad.

Overwegende hetgeen volgt :

(1) De interinstitutionele samenwerking inzake opleiding moet worden versterkt, met name met het oog op het doorgeven van de gemeenschappelijke waarden van de communautaire instellingen. Een dergelijke samenwerking is een niet te verwaarlozen meerwaarde, vooral wat betreft de toegang tot de opleiding, de uitbreiding van het aanbod en de verlaging van de kosten per eenheid.

(2) Volgens het beginsel van goed beheer moet bij de oprichting van de Europese Bestuursschool, hierna "de school" te noemen, geleidelijk tewerk worden gegaan.

(3) Op grond van het besluit tot oprichting van de school is het aan de secretarissen-generaal, de griffier van het Hof van Justitie en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman om te bepalen met welke domeinen van de opleiding de school kan worden belast.

(4) Als een ondertekenende instelling een personeelsbeleid voert in het kader waarvan een specifieke opleiding nodig is waarvan de organisatie aan de school wordt opgedragen, moet, om dit beleid te vergemakkelijken, worden gewaarborgd dat een minimum aantal deelnemers uit die instelling aan de door de school georganiseerde cursussen kan deelnemen, met name in de gevallen waarin een dergelijke opleiding verplicht is of een voorwaarde vormt voor het vervullen van bepaalde functies, vooral managementfuncties.

(5) Zoals elke andere opleidingsinstelling moet de school proberen voordeel te halen uit samenwerking, via netwerkvorming, op Europees niveau.

(6) Er moeten bepalingen worden vastgesteld voor de administratieve koppeling van de school aan het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen, als vastgesteld in artikel 4 van het besluit tot oprichting van de school,

BESLUITEN:

Artikel 1

Taken van de Europese Bestuursschool

1. De Europese Bestuursschool, hierna "de school" te noemen, ontwerpt, organiseert en evalueert voor rekening van de instellingen die het besluit tot oprichting van de school hebben ondertekend (hierna "de instellingen" te noemen), de volgende opleidingen:

a) de managementcursussen voor ambtenaren en andere personeelsleden die reeds kaderfuncties vervullen of in de toekomst wellicht zullen moeten vervullen;

b) de introductiecursussen voor nieuwe personeelsleden;

c) [als de betrokken bepalingen worden goedgekeurd: de verplichte opleiding voor de overgang tussen de functiegroepen] [3].

[3] De definitieve vorm van deze tekst hangt af van het besluit over het nieuwe statuut.

2. Met betrekking tot de in lid 1, onder a) en b), bedoelde management- en introductiecursussen kan elke instelling naar gelang van haar specifieke behoeften eigen cursussen organiseren die de door de school georganiseerde cursussen aanvullen. De organisatie van de in lid 1, onder c), bedoelde opleiding komt uitsluitend toe aan de school.

Artikel 2

Verantwoordelijkheid van de instellingen

1. Het tot aanstelling bevoegde gezag van elke instelling stelt, volgens de door de raad van bestuur overeenkomstig artikel 7, onder g), vastgestelde bepalingen, een voldoende aantal ambtenaren-sprekers ter beschikking van de school.

2. Op verzoek van de school stellen de instellingen, voorzover dit mogelijk is, de school cursuslokalen ter beschikking volgens door de raad van bestuur vastgestelde bepalingen.

Artikel 3

Overige dienstverlening

1. Op basis van een schriftelijk akkoord tussen de directeur van de school en een van de daarom verzoekende communautaire organen, bureaus of agentschappen kan de school deelnemers van dat orgaan, bureau of agentschap toelaten tot de cursussen die zij voor rekening van de instellingen organiseert, voorzover er nog plaatsen beschikbaar zijn.

2. In het specifieke geval van de in artikel 1, lid 1, onder c), bedoelde opleiding wordt jaarlijks, rekening houdend met de gedeclareerde behoeften, een bepaald aantal plaatsen voorbehouden voor de communautaire organen, bureaus en agentschappen, om de daar aangestelde ambtenaren een gelijke behandeling te garanderen ten aanzien van de bepalingen van artikel 45bis van het statuut. Het aantal plaatsen en de deelname in de kosten worden elk jaar door de raad van bestuur vastgesteld.

3. Op basis van een schriftelijk akkoord kan de school in haar opleidingsprogramma cursussen opnemen die door een communautair orgaan, bureau of agentschap worden aangevraagd, op voorwaarde dat deze activiteit de organisatie van de cursussen voor de instellingen niet in het gedrang brengt. Elk dergelijk akkoord moet bepalingen bevatten over de financiering van de door de school geleverde diensten en kan pas in werking treden nadat het door de raad van bestuur is goedgekeurd.

4. In voorkomend geval kan de school op verzoek van een instelling of een communautair orgaan, bureau of agentschap bijstand verlenen op het gebied van opleidingsengineering of in de vorm van andere activiteiten die met haar werkgebied verband houden, als daarover een akkoord met de directeur van de school wordt gesloten waarin bepalingen inzake de financiering van deze prestatie zijn opgenomen.

Artikel 4

Klachten en verzoeken

1. Voor alle verzoeken of klachten die verband houden met de werkzaamheden van de school, oefent de directeur van de school de bevoegdheden uit die krachtens artikel 90 van het statuut aan het tot aanstelling bevoegde gezag toekomen.

2. Wanneer de directeur van de school een besluit waartegen een klacht is ingediend, wenst te bevestigen, moet hij eerst de voorzitter van de raad van bestuur raadplegen.

3. Verzoeken van de Europese Ombudsman betreffende aangelegenheden die krachtens dit besluit onder de bevoegdheid van de school vallen, worden door de school behandeld.

Artikel 5

Organisatie van de activiteiten

1. In de regel worden de door de school georganiseerde cursussen zowel in Brussel als in Luxemburg gegeven. Andere standplaatsen kunnen in aanmerking worden genomen voorzover het beginsel van gezond beheer wordt toegepast.

2. De raad van bestuur ziet erop toe dat het personeel van de verschillende instellingen op evenwichtige wijze toegang tot de cursussen krijgt. Hij ziet er met name op toe dat de school voldoende mogelijkheden tot deelname biedt voor personeelsleden van een instelling waarin een specifieke opleiding, waarvan de organisatie aan de school wordt opgedragen, verplicht is of een voorwaarde vormt voor het vervullen van bepaalde functies, vooral managementfuncties. De belanghebbende instelling deelt via het jaarlijks werkprogramma haar behoeften op deze gebieden mee. Bij de opstelling van het werkprogramma van de school wordt voorrang gegeven aan de organisatie van dergelijke cursussen.

3. Een ondertekenende instelling kan, om het hoofd te bieden aan specifieke, tijdelijke situaties, de school vragen een aantal deelnemers toe te laten dat groter is dan het quotum dat haar toekomt op basis van haar aandeel in het aantal personeelsleden, op voorwaarde dat overeenkomstige begrotingsmiddelen aan de school worden overgedragen. Artikel 3, lid 2, is van toepassing.

4. De school kan een samenwerking aangaan met andere bestuursscholen, instituten of universiteiten die op hetzelfde gebied werkzaam zijn. Deze samenwerking kan o.m. bestaan uit onderlinge uitwisselingen.

Artikel 6

Raad van Bestuur

In de periode waarin de school gekoppeld is aan het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen, hierna "het Bureau" te noemen, wordt de functie van raad van bestuur van de school door de raad van bestuur van het Bureau waargenomen overeenkomstig artikel 5 van Besluit 2002/621/EG [4].

[4] PB L 197 van 26.7.2002, blz. 56.

Artikel 7

Taken van de Raad van Bestuur

Met inachtneming van het algemeen belang van de instellingen vervult de raad van bestuur de volgende taken:

a) hij keurt bij gekwalificeerde meerderheid de werkingsregels van de school goed;

b) hij keurt bij gewone meerderheid de organisatiestructuur van de school goed, op voorstel van de directeur van de school;

c) in het kader van de begrotingsprocedure stelt hij een raming op van de ontvangsten en de uitgaven van de school, op basis van een ontwerp van de directeur van de school; deze raming wordt bij gewone meerderheid aangenomen en aan de Commissie medegedeeld met het oog op de opstelling van de raming van de ontvangsten en de uitgaven van de Commissie; bij die gelegenheid stelt hij de Commissie tevens eventuele aanpassingen van het aantal ambten van de school voor;

d) bij gewone meerderheid bepaalt hij welke aanvullende diensten de school onder bezwarende titel voor de instellingen, de organen en de agentschappen kan verrichten en onder welke voorwaarden en tegen welke vergoeding dat mag gebeuren;

e) met eenparigheid van stemmen keurt hij het werkprogramma goed, op basis van een voorstel van de directeur van de school. In dat werkprogramma zijn tevens de diensten opgenomen die niet direct verband houden met de opleiding;

f) op basis van een door de directeur van de school voorgelegd ontwerp keurt hij bij gekwalificeerde meerderheid een jaarlijks beheersverslag goed over alle uitgaven- en ontvangstenposten betreffende de door de school verrichte werkzaamheden en diensten. Ieder jaar zendt hij de instellingen vóór 1 mei het verslag over het vorige begrotingsjaar toe, dat op de analytische boekhouding is gebaseerd;

g) op basis van de opleidingsbehoeften bepaalt hij bij gekwalificeerde meerderheid het aantal ambtenaren-sprekers dat door de diverse instellingen ter beschikking van de school moet worden gesteld.

Artikel 8

Benoeming van het personeel

1. In de periode waarin de school aan het Bureau gekoppeld is, neemt de directeur van het Bureau de functie van directeur van de school waar.

2. De directeur van de school treedt op als tot aanstelling bevoegde gezag voor het personeel van de school.

3. De directeur van de school stelt de raad van bestuur in kennis van alle aanstellingen en bevorderingen, van de ondertekening van contracten, en van de inleiding van tuchtprocedures die de ambtenaren en de andere personeelsleden betreffen.

4. Telkens wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag besluit in een vacante post bij de school te voorzien, wordt de vacature ter kennis gebracht van de ambtenaren van alle instellingen van de Gemeenschappen.

5. Voor de uitvoering van als niet-essentieel aangemerkte taken kan de school een beroep doen op contractanten overeenkomstig artikel 3bis, lid 1, derde streepje, van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen [5].

[5] [referentie verifiëren na goedkeuring van het gewijzigde statuut]

Artikel 9

Taken van de directeur van de school en personeelsbeheer

1. De directeur is verantwoordelijk voor de goede werking van de school. Hij handelt onder het gezag van de raad van bestuur, binnen het kader van diens bevoegdheden. Hij zorgt voor het secretariaat van de raad van bestuur, legt verantwoording af bij de raad van bestuur over de uitvoering van zijn functie en dient de raad van bestuur van advies met het oog op de goede werking van de school.

2. Voor het dagelijks personeelsbeheer gelden dezelfde administratieve procedures als voor de ambtenaren en de andere personeelsleden van de Commissie, met name wat betreft bezoldiging en verlof, ziektekosten, ongevallen en pensioen. De school kan met de Commissie overeenkomen ook regelingen op andere gebieden tot het personeel van de school uit te breiden.

Artikel 10

Het schoolhoofd

1. Voor de periode waarin de school aan het Bureau gekoppeld is, benoemt de Commissie een schoolhoofd, nadat de raad van bestuur van het Bureau bij gewone meerderheid een gunstig advies heeft gegeven. De raad van bestuur wordt ook nauw betrokken bij de procedures die aan de benoeming van het schoolhoofd voorafgaan, met name wat betreft het opstellen van de kennisgeving van de vacature en het onderzoek van de sollicitaties.

2. Het schoolhoofd is, onder het gezag van de directeur, verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken die zijn omschreven in artikel 2 van het Besluit tot oprichting van de Europese Bestuursschool. Hij neemt aan de vergaderingen van de raad van bestuur deel voor de bespreking van de onder zijn bevoegdheden vallende punten.

Artikel 11

Financiële aspecten

1. Het totaalbedrag van de aan de school toegewezen kredieten is opgenomen in een speciaal begrotingsonderdeel binnen de afdeling "Commissie" van de begroting; de bestemming van deze kredieten is gespecificeerd in een bijlage bij die afdeling. Deze bijlage heeft de vorm van een staat van ontvangsten en uitgaven die op dezelfde wijze is onderverdeeld als de begrotingsafdelingen.

2. De lijst van het aantal ambten van de school vormt een bijlage bij de lijst van het aantal ambten van de Commissie.

3. Op basis van een voorstel van de raad van bestuur delegeert de Commissie de ordonnateursbevoegdheden met betrekking tot de aan de school toegewezen kredieten aan de directeur van de school, binnen de grenzen en onder de voorwaarden die zij zelf vaststelt. Wat betreft de dienstprestaties die de school onder bezwarende titel verricht, stelt de raad van bestuur de begrotingsautoriteit aan het einde van ieder begrotingsjaar in kennis van de uitsplitsing van de bedragen die daarvoor zijn ontvangen en in het begrotingsonderdeel van de bijlage zijn opgevoerd.

4. De begroting van de school wordt opgesteld en uitgevoerd overeenkomstig Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad [6].

[6] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

5. In de periode waarin de school aan het Bureau gekoppeld is, worden de in de leden 1 tot en met 4 bedoelde financiële bepalingen, en met name die inzake de aan de school toegewezen kredieten en ambten, behandeld in het kader van de begroting van het Bureau. De op die begroting betrekking hebbende bepalingen zijn van toepassing. Met inachtneming van de begrotingsvoorschriften worden, om de voor de school bestemde middelen gemakkelijker te kunnen identificeren, de ambten van de school opgenomen in een afzonderlijk onderdeel van de lijst van het aantal ambten van het Bureau, en de beleidskredieten voor de school in een afzonderlijk artikel in bijlage IV.

Artikel 12

Herziening van de taken

1. Dit besluit wordt, wat de in artikel 1, lid 1, bedoelde taken betreft, op zijn vroegst drie jaar na de oprichting van de school opnieuw bezien.

2. Een herziening van de taken is slechts mogelijk als de secretarissen-generaal, de griffier van het Hof van Justitie en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman zich met eenparigheid van stemmen akkoord verklaren met een voorstel dat door de raad van bestuur op basis van een gedetailleerd verslag van de directeur is goedgekeurd met de gekwalificeerde meerderheid als omschreven in artikel 5, lid 6, van Besluit 2002/621/EG.

Artikel 13

Herziening van de koppeling aan het Bureau

1. Uiterlijk aan het einde van het derde activiteitenjaar van de school stelt de directeur van het Bureau ter attentie van de raad van bestuur een gedetailleerd verslag op over de administratieve koppeling van de school aan het Bureau. De raad van bestuur moet aan deze koppeling een einde maken bij een overeenkomstig artikel 4, lid 3, van het Besluit tot oprichting van de school genomen besluit, tenzij er een met redenen omkleed advies ten gunste van de voortzetting van de koppeling is gegeven.

2. Als de raad van bestuur op grond van de in lid 1 bedoelde procedure besluit de koppeling voort te zetten, moet hij in zijn besluit de termijn vermelden waarin hij deze kwestie opnieuw zal onderzoeken.

Artikel 14

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Voor het Europees Parlement Voor de Raad

De secretaris-generaal De adjunct-secretaris-generaal

Voor de Commissie Voor het Hof van Justitie

De secretaris-generaal De griffier

Voor de Rekenkamer Voor het Economisch en Sociaal Comité

De secretaris-generaal De secretaris-generaal

Voor het Comité van de Regio's

De secretaris-generaal De Europese Ombudsman

FINANCIEEL MEMORANDUM BIJ HET BESLUIT

Beleidsgebied(en): Administratie

Activiteit(en): Personeelsbeleid en -beheer

Benaming van de actie: Oprichting van de Europese Bestuursschool (EBS)

1. BEGROTINGSPLAATS(EN) + OMSCHRIJVING(EN)

26 01 20 - EUROPEES BUREAU VOOR PERSONEELSSELECTIE

2. ALGEMENE CIJFERS

2.1. Totale toewijzing voor de actie (deel B): niet van toepassing

2.2. Duur:

De EBS begint haar werkzaamheden op 1 januari 2005.

2.3. Meerjarenraming van de uitgaven:

a) Tijdschema vastleggingskredieten/betalingskredieten (financiering uit de begroting)

b) Technische en administratieve bijstand en ondersteuningsuitgaven

c) Financiële gevolgen in verband met de personele middelen en andere huishoudelijke uitgaven

2.4. Verenigbaarheid met de financiële programmering en de financiële vooruitzichten

X De oprichting van de EBS is verenigbaar met de programmering van rubriek V aangezien zij budgettair neutraal is of in het financieel memorandum voor de hervorming is opgenomen. Bovendien levert zij in de toekomst schaalvoordelen op.

||Dit voorstel vereist een herprogrammering van de betrokken rubriek van de financiële vooruitzichten,

||inclusief, in voorkomend geval, een beroep op de bepalingen van het interinstitutioneel akkoord.

2.5. Financiële gevolgen voor de ontvangsten

||Geen enkele financiële implicatie (betreft technische aspecten in verband met de tenuitvoerlegging van een maatregel)

OF

X Financiële gevolgen - Het effect op de ontvangsten is als volgt:

Voor door de EBS overgenomen opleidingsactiviteiten: bijdrage van de instellingen via ontvangsten met een bepaalde bestemming (hergebruik). Zie "Aanvullend verslag van de interinstitutionele werkgroep", hoofdstuk 4: "Budgettaire en financiële implicaties".

3. BEGROTINGSKENMERKEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. RECHTSGRONDSLAG

Besluit van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman van [...] tot oprichting van de Europese Bestuursschool (2003/.../EG).

Besluit van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de griffier van het Hof van Justitie, de secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economisch en Sociaal Comité en van het Comité van de Regio's, en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman van [...] betreffende de organisatie en de werking van de Europese Bestuursschool.

Het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad [7], laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 490/2002 [8], en met name op artikel 24, derde en vierde alinea, van het statuut.

[7] PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1.

[8] PB L 77 van 20.3.2002, blz. 1.

5. BESCHRIJVING EN MOTIVERING

5.1 Doel van het communautaire optreden

5.1.1. Doelstellingen

De oprichting van de Europese Bestuursschool, hierna "EBS" genoemd, moet gezien worden in de algemene context van de hervorming van de Europese overheidsdienst. Deze hervorming wordt o.m. tot stand gebracht door de menselijke hulpbronnen in hun ontwikkeling te stimuleren via opleiding. Zij houdt ook een grondige verandering in van de administratieve cultuur, en met name van de managementcultuur. Voorts zal in het kader van de hervorming van het statuut en van de loopbaanstructuur een nieuw systeem voor de overgang tussen de functiegroepen worden ingevoerd, dat verplichte opleiding omvat. In deze context is voorgesteld een interinstitutionele school op te richten.

In het algemene kader van een personeelsbeleid dat gebaseerd is op de toepassing van het statuut van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen - een gezamenlijke basis voor alle communautaire instellingen -, zal de Europese Bestuursschool de volgende opdrachten moeten vervullen:

-ondersteuning van de communautaire bestuursdiensten met de bedoeling ze beter te laten functioneren, met name door het organiseren van managementcursussen. Dit moet de totstandkoming van een nieuwe administratieve cultuur vergemakkelijken;

-steun bij de integratie van nieuwe ambtenaren of andere personeelsleden. Het is de bedoeling dat dit in een communautaire geest gebeurt, en onafhankelijk van de instelling waartoe zij behoren. Met name moeten gezamenlijke introductiecursussen bij indiensttreding worden aangeboden, wat zal leiden tot een nieuw integratiebeleid in de instellingen. Deze cursussen zullen evenwel de voor elke instelling specifieke introductiecursussen niet vervangen;

-ondersteuning van de individuele loopbaanontwikkeling. Met name moet het bekwaamheidsniveau worden verhoogd via opleiding die recht geeft op een "certificaat" waarmee kan worden overgegaan van de functiegroep "assistent" naar de functiegroep "administrateur".

Vanzelfsprekend bestaan er nog andere opleidingsgebieden die volgens de genoemde criteria voor interinstitutionele organisatie in aanmerking komen. Daarom biedt dit besluit de mogelijkheid de toestand op evolutieve wijze te benaderen, in die zin dat later tot uitbreiding van de gebieden kan worden besloten, op voorwaarde dat de secretarissen-generaal dit unaniem in een besluit goedkeuren. Aanvankelijk heeft dit besluit alleen betrekking op managementcursussen, introductiecursussen bij indiensttreding en opleiding met het oog op de certificering. Bijgevolg zal de school vanaf januari 2005, voor rekening van alle instellingen die het besluit ondertekenen, beginnen met het organiseren en aanbieden van introductiecursussen bij indiensttreding en van managementcursussen, gevolgd, in de loop van 2005, door cursussen ter voorbereiding van het certificaat dat de overgang naar de functiegroep "administrateur" mogelijk maakt.

5.1.2. In het kader van de evaluatie ex ante genomen maatregelen

De secretarissen-generaal van de Europese instellingen (waartoe in deze context ook het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman worden gerekend) waren overeengekomen het idee van de oprichting van een Europese Bestuursschool verder uit te diepen. Zij waren namelijk van oordeel dat minstens een deel van de opleiding van het personeel van de instellingen interinstitutioneel kon worden georganiseerd. In juli 2002 besloten de secretarissen-generaal na een eerste overlegfase een interinstitutionele werkgroep de opdracht te geven een evaluatie ex ante te maken van de oprichting van een dergelijke school en, als die oprichting opportuun bleek te zijn, te beginnen met de voorbereidende werkzaamheden voor de opstelling van de besluiten betreffende de oprichting en de organisatie. De belangrijkste conclusie van de evaluatie van de werkgroep is dat de oprichting van een interinstitutionele school zeker nieuwe impulsen zal geven voor de "communautarisering" en de ontwikkeling van een Europese geest.

Voorts heeft de evaluatie geresulteerd in de onderstaande criteria, waaruit blijkt dat een dergelijke oplossing enerzijds politiek en communautair en anderzijds economisch geïnspireerd is. Als aan deze criteria wordt voldaan, biedt dit voordelen ten opzichte van de huidige situatie, waarin, op enkele uitzonderingen na, elke instelling afzonderlijk verantwoordelijk is voor de bij- en nascholing van haar personeel. Samenvattend kan worden gesteld dat aan de volgende criteria moet worden voldaan:

-in de eerste plaats moeten gemeenschappelijke waarden worden verspreid en moet bij de bestuursdiensten van de verschillende instellingen van de Unie één enkele korpsgeest worden gecreëerd; vervolgens

-moet ervoor worden gezorgd dat het statuut, wat opleiding en, daarmee samenhangend, loopbaanontwikkeling betreft, zo coherent mogelijk wordt toegepast bij de verschillende instellingen;

-er moet wordt bepaald op welke domeinen de kennis- en bekwaamheidsvereisten identiek zijn, en waar de opleiding bijgevolg gezamenlijk kan worden georganiseerd;

-en er moeten schaalvoordelen worden gecreëerd door de gezamenlijke organisatie.

Als aan deze criteria wordt voldaan, is het, zoals blijkt uit het verslag van de interinstitutionele groep, gerechtvaardigd de in dit besluit genoemde opleidingsacties gezamenlijk te organiseren.

De schaalvoordelen zullen tot stand kunnen worden gebracht, met name door:

-de centrale organisatie van de aanbestedingen die op eenzelfde domein betrekking hebben, waardoor herhaling van bepaalde taken kan worden voorkomen;

-de verlaging van de kosten per deelnemer/cursus, aangezien aan elke cursus een optimaal aantal personen zal kunnen deelnemen;

-een gemakkelijker beheer van de acties voor de integratie van nieuwe personeelsleden bij de massale indiensttredingen in het kader van de uitbreiding; dit is met name voor de kleinste instellingen van belang;

-een beter gebruik van het ondersteunend personeel (contract- en personeelsbeheer, beheer van de logistiek, enz.) door de geplande koppeling aan het Bureau voor personeelsselectie (EPSO);

-de mogelijkheid om over cursuslokalen te beschikken die aan de behoeften voldoen, waardoor niet langer gebruik hoeft te worden gemaakt van relatief dure oplossingen;

-de mogelijkheid contractanten in dienst te nemen.

Voorts wordt ervan uitgegaan dat de kwaliteit van de opleiding zal verbeteren als gevolg van:

-de professionalisering van de organisatie van de opleiding;

-de diversifiëring van het opleidingsaanbod: meer keuze, meer alternatieve data, enz.;

-de grotere taalkeuze voor bepaalde soorten cursussen;

-de verlaging van de eenheidskosten door een optimaler aantal deelnemers per -groep;

-het inzetten van personen met specifieke vakbekwaamheden voor de verschillende instellingen (bijv. auditeurs van de Rekenkamer die auditcursussen geven);

-de sterkere interinstitutionele samenwerking, die verder gaat dan de organisatie van de opleiding (indirecte gevolgen).

In dit besluit is eveneens bepaald dat de school in de eerste jaren na haar oprichting administratief zal worden gekoppeld aan een bestaand interinstitutioneel orgaan, nl. aan het EPSO (Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen). Zoals blijkt uit het bovengenoemde verslag moet deze koppeling de school, die aanvankelijk over een beperkt aantal personeelsleden en over beperkte operationele middelen zal beschikken, in staat stellen een aantal synergie-effecten te realiseren, met name op het gebied van de administratie (beheer van de middelen) en het beheer (raad van bestuur, directeur). Uiterlijk na drie jaar zal op basis van een grondige evaluatie van de resultaten worden nagegaan of met deze koppeling moet worden doorgegaan.

5.1.3. Naar aanleiding van de evaluatie ex post genomen maatregelen

Niet van toepassing

5.2. Voorgenomen acties en wijze van financiering uit de begroting

Het is de bedoeling een interinstitutioneel orgaan op te richten dat, voor rekening van de ondertekenende instellingen en naar gelang van hun behoeften, gemeenschappelijke cursussen zal aanbieden met het oog op de bij- en nascholing van het personeel van die instellingen. Het gaat met name om de volgende cursussen: 1) introductiecursussen bij indiensttreding, 2) managementcursussen en 3) opleiding voor de overgang tussen de functiegroepen in het kader van het nieuwe systeem.

Natuurlijk hebben deze opleidingen, met uitzondering van de derde soort cursussen, alleen betrekking op de gedeelten die voor interinstitutionele organisatie in aanmerking komen. Zo blijven de instellingen bevoegd voor de specifieke aspecten. In de toekomst zal de bij- en nascholing van de ambtenaren en andere personeelsleden bijgevolg deels worden georganiseerd door de EBS, een interinstitutioneel orgaan dat voor een aantal activiteiten verantwoordelijk zal zijn, en deels door de instellingen, die het zeggenschap behouden over de overige activiteiten.

Voorts is het de bedoeling om, in het kader van nog vast te stellen specifieke financiële bepalingen, ook ambtenaren en andere personeelsleden van andere communautaire organen en agentschappen toegang tot deze cursussen te verlenen.

De EBS zal gebruik kunnen maken van het netwerk van diegenen die binnen de instellingen voor de opleiding verantwoordelijk zijn. Bovendien zal zij baat hebben bij de samenwerking die zij zal aangaan met analoge centra in de lidstaten, waardoor zij uit de bestaande ervaring en expertise zal kunnen putten.

De EBS wordt opgericht met het oog op de door de werkgroep vastgestelde synergie-effecten (zie punt 5.1.2.), maar ook wegens de positieve gevolgen voor de kwaliteit en de efficiëntie van de aan het personeel aangeboden opleiding. Voorts kan door de oprichting van de EBS worden voldaan aan de behoeften aan bij- en nascholing van de ambtenaren en andere personeelsleden die verband houden met de uitbreiding en met de hervorming van het personeelsbeleid en het administratieve beleid. In het kader van de uitbreiding alleen al zullen in de komende jaren meer dan 2000 personen per jaar introductiecursussen bij indiensttreding nodig hebben.

De verwezenlijkingen van de EBS zullen dus bestaan in de uitvoering van een jaarlijks opleidingsprogramma waartoe wordt besloten door de raad van bestuur, waarin alle ondertekenende instellingen zetelen.

Voor de oprichting van de EBS zijn geen extra begrotingsmiddelen nodig.

5.3. Tenuitvoerlegging

De maatregel bestaat in de oprichting van een interinstitutionele Europese Bestuursschool. Deze school zal vanaf haar oprichting aan het Bureau voor personeelsselectie (EPSO) worden gekoppeld, in die zin dat het besluitvormingsorgaan, de raad van bestuur, die van het EPSO zal zijn, en dat ook de directeur van de school, die van het EPSO zal zijn. De school zal vanaf 1 januari 2005 onder eigen verantwoordelijkheid opleiding kunnen verstrekken. Met het oog op een zo goed mogelijke voorbereiding van de activiteiten zal onmiddellijk na de juridische oprichting van de school al kunnen worden begonnen met bepaalde voorbereidende werkzaamheden, zoals de oprichting van de organen, de bekendmaking van aanbestedingen en de ontwerpwerkzaamheden. De interinstitutionele organisatie van de introductiecursussen bij indiensttreding vanaf de uitbreiding in mei 2004 zal trouwens een zeer praktische voorbereidende activiteit zijn.

Voorts zullen bepaalde administratieve functies (met name beheer van de begrotingsmiddelen en contractbeheer) door het EPSO worden vervuld. Voor andere administratieve functies (salarissen, pensioenen, enz. ) of voor het gebruik van infrastructuur en logistiek zal de EBS onder dezelfde voorwaarden als het EPSO aan de Commissie worden gekoppeld.

6. FINANCIËLE GEVOLGEN

6.1. Totale financiële gevolgen voor deel B (voor de hele programmeringsperiode)

De kredieten zullen ter beschikking van de EBS worden gesteld via begrotingslijnen die betrekking hebben op managementcursussen, introductiecursussen bij indiensttreding en cursussen ter voorbereiding van de certificering.

6.2. Berekening van de kosten per overwogen maatregel in deel B

7. GEVOLGEN VOOR HET PERSONEELSBESTAND EN DE ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

7.1. Gevolgen voor de personele middelen

In alle voor de EBS benodigde menselijke hulpbronnen zal worden voorzien via overdracht van posten of kredieten die reeds bestaan of waarin de afzonderlijke instellingen voor 2005 hebben voorzien in het kader van de uitbreiding. De oprichting van de EBS zal er in geen geval toe leiden dat het aantal ambten van de instellingen hoger uitvalt dan het aantal geraamde ambten. Acht bestaande posten en de bestaande kredieten voor twee hulpfunctionarissen van de categorie C zullen via overdracht uit de begrotingen van de instellingen (voor de verdeelsleutel: zie de tabel in bijlage 3 bij dit financieel memorandum) ter beschikking van de begroting 2005 van de EBS worden gesteld. Wat de voor de uitbreiding benodigde aanvullende middelen betreft - zeven posten en kredieten voor twee hulpfunctionarissen van de categorie C - wordt ervan uitgegaan dat de instellingen daarmee reeds rekening hebben gehouden bij de opstelling van hun vooruitzichten voor de ontwikkeling van de menselijke hulpbronnen voor 2005. Deze aanvullende vraag zal volgens de bovengenoemde verdeling voor de bestaande hulpmiddelen worden uitgesplitst.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De uitsplitsing van de posten die van de afzonderlijke instellingen afkomstig zijn, is opgenomen in de technische bijlage.

7.2. Algemene financiële gevolgen in verband met de personele middelen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De bedragen stemmen overeen met de totale uitgaven gedurende 12 maanden.

De details zijn opgenomen in de technische bijlage.

7.3. Andere huishoudelijke uitgaven die uit de actie voortvloeien

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De details zijn opgenomen in de technische bijlage.

De vereiste menselijke en administratieve hulpbronnen worden gefinancierd met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure aan het EBS worden toegewezen.

8. TOEZICHT EN EVALUATIE

8.1. Follow-upsysteem

In artikel 7 van het Besluit betreffende de organisatie en de werking van de school is bepaald dat een jaarlijks beheersverslag wordt voorgelegd.

In het eerste halfjaar van 2008 zal de raad van bestuur van het EPSO een evaluatie voorleggen op grond waarvan een besluit kan worden genomen inzake de koppeling van de EBS aan het EPSO (zie artikel 4, lid 3, van het besluit tot oprichting van de EBS).

8.2. Procedure en periodiciteit van de voorgeschreven evaluatie

9. FRAUDEBESTRIJDINGSMAATREGELEN

De EBS zal de nodige maatregelen nemen om fraude te voorkomen.