Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD INZAKE HET STANDPUNT VAN DE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT HET REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EN VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ DIE ZIJN OPGERICHT BIJ DE PARTNERSCHAPS- EN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN EN HUN LIDSTATEN EN DE REPUBLIEK KIRGIZIË

(door de Commissie ingediend)

TOELICHTING

(1) De Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst waarbij een partnerschap tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kirgizië, anderzijds, voorziet in de oprichting van een Samenwerkingsraad, die bestaat uit leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Commissie, enerzijds, en leden van de regering van de Republiek Kirgizië, anderzijds. Zijn rol bestaat uit het houden van toezicht op de tenuitvoerlegging van de overeenkomst en het bestuderen van alle belangrijke kwesties die in het kader van de overeenkomst naar voren komen, evenals alle andere bilaterale of internationale kwesties van wederzijds belang teneinde de doelstellingen van de overeenkomst te realiseren.

(2) Volgens het bepaalde in de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst, inzonderheid in de artikelen 75 tot en met 77, stelt de Samenwerkingsraad zijn eigen reglement van orde vast, evenals het reglement van orde van het Samenwerkingscomité, dat alle vergaderingen van de Samenwerkingsraad voorbereidt en in het algemeen de Samenwerkingsraad bij de uitoefening van zijn functie bijstaat.

(3) In artikel 2, lid 1, van het gezamenlijke besluit van de Raad en de Commissie (COM (94) 412), gewijzigd bij het gezamenlijke besluit van de Raad en de Commissie van 30 maart 1999 betreffende de sluiting van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst, wordt vastgesteld dat het standpunt dat de Gemeenschap in de Samenwerkingsraad zal innemen op voorstel van de Commissie door de Raad wordt bepaald, (of in voorkomend geval door de Commissie). In overeenstemming met deze bepaling wordt voorgesteld het hierbij gevoegde ontwerp-reglement van orde door een besluit van de Raad goed te keuren als standpunt van de Gemeenschap.

(4) De Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité met de Republiek Kirgizië zijn als instellingen gevormd naar het voorbeeld van de Samenwerkingsraden en -comités die zijn opgericht zijn in het kader van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomsten met Rusland, Oekraïne en Moldavië, waarvan de reglementen van orde (praktisch) identiek zijn. De institutionele bepalingen in de overeenkomst met de Republiek Kirgizië (en in de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomsten met andere Nieuwe Onafhankelijk Staten, NOS) vormen de "juridische grondslag" van de desbetreffende reglementen van orde.

(5) Het voorgestelde ontwerp-reglement van orde in de bijlage lijkt sterk op de door de Samenwerkingsraad met Rusland, Oekraïne en Moldavië vastgestelde reglementen van orde. Het is nog niet bekend hoe de vergaderingen van de Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité precies zullen verlopen. De Kirgizische autoriteiten zullen in dit opzicht waarschijnlijk de reglementen van orde en de procedures die met Rusland, Oekraïne en Moldavië zijn ingesteld nauwkeurig bestuderen en er in de toekomst naar verwijzen.

(6) Het reglement van orde moet zo licht en flexibel mogelijk zijn, opdat het past bij de verschillende soorten instellingen in kwestie. Het moet een kader vormen dat flexibel genoeg is en zich ertoe beperkt de hoofdlijnen van het functioneren van de instellingen aan te geven, zonder al te veel in details te treden.

(7) Opgemerkt wordt dat in het kader van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomsten de Samenwerkingsraden alleen (niet-bindende) aanbevelingen kunnen doen (artikel 75 van de PSO).

(8) In het kader van de Europa-overeenkomsten is het gebruikelijk dat alle vergaderingen van de Associatieraden in de EU worden gehouden. Hoewel deze gewoonte in overeenstemming is met de door de EU in het kader van de gemengde overeenkomsten toegepaste gewoonte, is het toch niet de gewone gang van zaken in het diplomatieke verkeer. Ofschoon de Kirgizische autoriteiten niet om wisselende bijeenkomsten hebben verzocht, zal dit land waarschijnlijk dezelfde behandeling als Rusland verlangen. Daarom zou de voor Rusland voorgestelde formule, dat de vergaderingen in de EU worden gehouden, tenzij de partners anders besluiten, hier gebruikt kunnen worden.

(9) In overeenstemming met artikel 2, lid 1, van het gezamenlijke besluit van de Raad en de Commissie (COM (94) 412), gewijzigd bij het gezamenlijke besluit van de Raad en de Commissie van 30 maart 1999 betreffende de sluiting van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Kirgizië, anderzijds, wordt voorgesteld om door een besluit van de Raad het hierbij gevoegde ontwerp-reglement van orde als standpunt van de Gemeenschap goed te keuren.

(10) De Raad wordt derhalve verzocht zijn goedkeuring te hechten aan het hierbij gevoegde voorstel van de Commissie betreffende het standpunt van de Gemeenschap met betrekking tot het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en het Samenwerkingscomité met de Republiek Kirgizië.

Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD INZAKE HET STANDPUNT VAN DE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT HET REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EN VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ DIE ZIJN OPGERICHT BIJ DE PARTNERSCHAPS- EN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN EN HUN LIDSTATEN EN DE REPUBLIEK KIRGIZIË

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (EGA),

Gelet op het Besluit van de Raad en van de Commissie van ... 1999 inzake de sluiting van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Kirgizië, anderzijds, inzonderheid artikel 2, lid 1,

Gezien het voorstel van de Commissie,

(1) Overwegende dat bij artikel 75 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst een Samenwerkingsraad wordt opgericht;

(2) Overwegende dat artikel 77 van genoemde overeenkomst bepaalt dat de Samenwerkingsraad wordt bijgestaan door een Samenwerkingscomité; en dat artikel 76 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst onder andere bepaalt dat de Samenwerkingsraad zijn eigen reglement van orde vaststelt;

(3) Overwegende dat artikel 77 van genoemde overeenkomst voorts bepaalt dat de Samenwerkingsraad in zijn reglement van orde de wijze van functioneren van het Samenwerkingscomité vaststelt en dat de Samenwerkingsraad enkele of alle van zijn bevoegdheden aan het Samenwerkingscomité kan delegeren;

(4) Overwegende dat artikel 78 van genoemde Overeenkomst bovendien bepaalt dat de Samenwerkingsraad kan besluiten een ander speciaal comité of orgaan op te richten dat hem kan bijstaan bij het uitvoeren van zijn taken,

BESLUIT:

Het standpunt dat de Gemeenschap dient in te nemen in de Samenwerkingsraad die is opgericht krachtens artikel 75 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kirgizië, anderzijds, met betrekking tot het reglement van orde van genoemde Samenwerkingsraad en tevens van het Samenwerkingscomité waarnaar wordt verwezen in artikel 77 van genoemde overeenkomst, is gebaseerd op het bij dit besluit gevoegde ontwerp-reglement van orde. Wijzigingen van gering belang van het genoemde reglement van orde kunnen zonder verder besluit van de Raad worden goedgekeurd.

Gedaan te Brussel, .........

Voor de Raad

De voorzitter

Ontwerp REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN EN HUN LIDSTATEN, ENERZIJDS EN DE REPUBLIEK KIRGIZIË, ANDERZIJDS

DE SAMENWERKINGSRAAD

Gelet op de op 9 februari 1995 te Brussel ondertekende Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst waarbij een partnerschap wordt ingesteld tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kirgizië, anderzijds, hierna "de overeenkomst" te noemen, inzonderheid op de artikelen 75 tot en met 78,

Overwegende dat deze overeenkomst op ............ in werking is getreden, ,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Samenwerkingsraad wordt bij toerbeurt gedurende twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Kirgizië. De eerste periode begint op de datum van de eerste Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

De Samenwerkingsraad komt eenmaal per jaar op ministerieel niveau bijeen. In onderlinge overeenstemming kunnen er op verzoek van een van de partijen speciale zittingen van de Samenwerkingsraad worden gehouden.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden alle zittingen van de Samenwerkingsraad gehouden op de voor vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gebruikelijke plaats, op een door beide partijen overeen te komen tijdstip.

De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden overeenkomstig hetgeen door de partijen is overeengekomen gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen.

Artikel 3

Leden en hun vertegenwoordiging in de Samenwerkingsraad

De leden van de Samenwerkingsraad, zoals gedefinieerd in artikel 76 van genoemde overeenkomst, kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen door een minister of een daartoe aangewezen ambtenaar.

Deze ambtenaar is gewoonlijk het hoofd van de Missie van de Republiek Kirgizië bij de Europese Gemeenschappen, het hoofd van de Permanente vertegenwoordiging van een lidstaat bij de Europese Unie of een hoge ambtenaar.

In alle andere gevallen deelt een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen, de voorzitter vóór de vergadering waarop hij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn vertegenwoordiger mede.

De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4

Delegaties

Leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vergezellen door ambtenaren.

De voorzitter wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van de identiteit van het hoofd van de delegatie van elke partij.

De Samenwerkingsraad kan andere personen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen teneinde over bepaalde onderwerpen inlichtingen te verstrekken.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een door de Republiek Kirgizië benoemde ambtenaar treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Samenwerkingsraad gebaseerd zijn op schriftelijke documentatie, worden de desbetreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Samenwerkingsraad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

De voor de Samenwerkingsraad of de voorzitter van de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt aan de twee secretarissen van de Samenwerkingsraad toegezonden.

De beide secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Samenwerkingsraad. Correspondentie die voor een dergelijke circulatie is bestemd wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie, en de Missie van de Republiek Kirgizië in Brussel.

Mededelingen van de voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de respectieve secretarissen aan de geadresseerden toegezonden; de secretarissen laten de mededelingen in voorkomend geval, als de in artikel 6 bedoelde documenten, circuleren onder de overige leden van de Samenwerkingsraad via de in de voorgaande alinea vermelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. In overleg stellen de partijen de voorlopige agenda voor elke vergadering vast. De secretarissen zenden deze uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee secretarissen uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; en punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop deze agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen slechts op de agenda worden geplaatst indien beide partijen daarmee instemmen.

2. Met instemming van beide partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden verkort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

De twee secretarissen maken van elke vergadering ontwerp-notulen op, in twee exemplaren waarvan de teksten gelijkelijk authentiek zijn.

In de notulen wordt in het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

- de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie;

- verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen;

- de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

De notulen bevatten ook een lijst van de leden van de Samenwerkingsraad of hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

De ontwerp-notulen worden aan de Samenwerkingsraad voor goedkeuring in zijn volgende vergadering voorgelegd. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk door de twee partijen worden goedgekeurd. Na te zijn goedgekeurd worden twee exemplaren, waarvan de teksten gelijkelijk authentiek zijn, van de notulen door de twee secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Beraadslagingen

1. De Samenwerkingsraad doet aanbevelingen waarover de partijen het eens zijn geworden.

Gedurende de periode tussen zittingen kan de Samenwerkingsraad aanbevelingen formuleren en de notulen goedkeuren via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. De schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

2. De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad als bedoeld in artikel 75 van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften worden door de delegatiehoofden van de beide partijen ondertekend.

De aanbevelingen worden als documenten van de Samenwerkingsraad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7 hiervoor bedoelde geadresseerden.

Artikel 11

Openbaarheid

1. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn, tenzij anders wordt besloten, niet openbaar.

2. De partijen kunnen besluiten om de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatiebladen.

Artikel 12

Talenregeling

De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat de Samenwerkingsraad doorgaans uit van de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Kosten

De Europese Gemeenschappen en de Republiek Kirgizië dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Samenwerkingsraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen en het vertalen van documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten die verbonden zijn aan het tolken of vertalen uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Kirgizisch en het Russisch, die ten laste komen van de Republiek Kirgizië.

Andere kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, met inbegrip van de kosten voor de reproductie van de tijdens de vergadering uitgedeelde documenten, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 14

Samenwerkingscomité

1. Ingevolge artikel 77 van de overeenkomst wordt een Samenwerkingscomité opgericht om de Samenwerkingsraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Samenwerkingscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de Kirgizische regering, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, ziet in voorkomend geval toe op de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de partnerschapsbetrekkingen en het goed functioneren van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerp-aanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.

3. De in artikel 13 overeenkomst bedoelde raadplegingen vinden plaats in het Samenwerkingscomité. De raadpleging kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Samenwerkingsraad.

4. Het reglement van orde van het Samenwerkingscomité is als bijlage aan dit reglement van orde gehecht.

Gedaan te ....

Voor de Samenwerkingsraad

Hoofd van delegatie van de EU Hoofd van de delegatie van de Republiek Kirgizië

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Samenwerkingscomité wordt bij toerbeurt gedurende twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Kirgizië. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. Gedurende deze periode, en daarna gedurende elke periode van twaalf maanden, wordt het samenwerkingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Samenwerkingsraad vervult.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Samenwerkingscomité vergadert eenmaal per jaar en wanneer de omstandigheden dat vereisen, met instemming van de partijen.

Zittingen van het Samenwerkingscomité worden op een door de partijen overeen te komen tijdstip en plaats gehouden.

Vergaderingen van het Samenwerkingscomité worden bijeengeroepen door de twee secretarissen.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter wordt vóór elke vergadering in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij en van de identiteit van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van de regering van Kirgizië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité.

Alle in deze bijlage bedoelde mededelingen aan en van de voorzitter van het Samenwerkingscomité worden toegezonden aan de secretarissen van het Samenwerkingscomité en aan de secretarissen en de voorzitter van de Samenwerkingsraad.

Artikel 5

Openbaarheid

Vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn, tenzij anders wordt besloten, niet openbaar.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van het Samenwerkingscomité stellen voor elke vergadering een voorlopige agenda op die uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt toegezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Samenwerkingscomité vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen slechts op de agenda worden geplaatst indien beide partijen daarmee instemmen.

2. Met instemming van de partijen mogen de in lid 1 vermelde termijnen worden verkort als dat in een bepaald geval vereist is.

3. Het Samenwerkingscomité mag deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgemaakt waarin de conclusies van het Samenwerkingscomité worden samengevat.

De door het Samenwerkingscomité goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend en door elk van de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde geadresseerden.

Artikel 8

Aanbevelingen

Het Samenwerkingscomité doet geen aanbevelingen, behalve in de specifieke gevallen waarin het door de Samenwerkingsraad overeenkomstig artikel 77, lid 2, van de overeenkomst daartoe is gemachtigd. In dergelijke gevallen worden deze voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp. De aanbevelingen worden door de partijen in onderling overleg geformuleerd.

Aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden toegezonden aan de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde geadresseerden. Het Samenwerkingscomité kan een besluit nemen omtrent de bekendmaking van deze aanbevelingen.

De aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter en de secretarissen ondertekend.

Artikel 9

Kosten

De Europese Gemeenschappen en de Republiek Kirgizië dragen bij deelneming aan vergaderingen van het Samenwerkingscomité en zijn subcomités en werkgroepen elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De andere kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen en het vertalen van documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten die verbonden zijn aan het tolken of vertalen uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Kirgizisch en het Russisch die ten laste komen van de Republiek Kirgizië.

De kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, met inbegrip van de kosten voor de reproductie van de tijdens de vergadering uitgedeelde documenten, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 10

Subcomités en werkgroepen

Het Samenwerkingscomité kan subcomités en werkgroepen oprichten om het comité bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Deze subcomités en werkgroepen voeren hun werkzaamheden uit onder de bevoegdheid van het Samenwerkingscomité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Zij doen geen aanbevelingen

Het Samenwerkingscomité kan de taakomschrijving van de subcomités en werkgroepen wijzigen, deze opheffen of andere oprichten om het comité bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.

FINANCIEEL MEMORANDUM

1. BENAMING VAN DE MAATREGEL

Reglement van orde van de Samenwerkingsraad en van het Samenwerkingscomité die zijn opgericht bij de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten en de Republiek Kirgizië: de oprichting en het functioneren van een Samenwerkingsraad EU/de Republiek Kirgizië, van een Samenwerkingscomité en zonodig van (sub)-comités en andere speciale organen.

2. BEGROTINGSLIJN

A-7010: Kosten van dienstreizen

A-7031: Vergaderkosten van comités

3. JURIDISCHE GRONDSLAG

Gezamenlijk besluit van de Raad en de Commissie betreffende de sluiting van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten en de Republiek Kirgizië (moet nog goedgekeurd worden).

4. BESCHRIJVING VAN DE MAATREGEL

4.1 Algemeen doel van de maatregel

Tenuitvoerlegging van de institutionele bepalingen van de PSO.

4.2 Periode waarop de maatregel betrekking heeft en geplande modaliteiten voor verlenging

10 jaar (= geldigheidsduur van de overeenkomst, artikel 91, met mogelijkheid van verlenging)

5. INDELING VAN DE UITGAVEN EN ONTVANGSTEN

5.1 Verplichte/niet-verplichte uitgaven

Niet-verplichte uitgaven

5.2 Gesplitste/niet-gesplitste kredieten

Niet-gesplitste kredieten

5.3 Aard van de beoogde ontvangsten

Geen ontvangsten

6. INDELING VAN DE UITGAVEN EN ONTVANGSTEN

Huishoudelijke uitgaven, deel A van de begroting. Subsidiëring voor 100% (dienstreizen van ambtenaren, organisatie van conferenties, vertolking, vertaling, reproductie van documenten).

7. FINANCIËLE GEVOLGEN

7.1 Methode van berekening van de totale kosten van de maatregel (verband tussen de afzonderlijke en de totale kosten)

Zie punt 10. Er zijn geen huishoudelijke uitgaven aan de maatregel verbonden; het betreft uitsluitend de jaarlijkse huishoudelijke uitgaven afhankelijk van plaats en aantal van de vergaderingen. (Deel A van de begroting).

7.2 Uitsplitsing per onderdeel van de maatregel

Vastleggingskredieten in miljoen euro (tegen lopende prijzen)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

7.3 Operationele uitgaven voor studies, vergaderingen van deskundigen, enz. opgenomen in deel B van de begroting

Vastleggingskredieten in miljoen euro (tegen lopende prijzen)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

7.4 Vastleggings-kredieten Betalings-kredieten

Vastleggingskredieten in miljoen euro

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

8. MAATREGELEN TER BESTRIJDING VAN FRAUDE

Controles die worden uitgevoerd door de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de huishoudelijke kredieten.

9. ELEMENTEN VAN DE KOSTEN/BATEN-ANALYSE

9.1 Kwantificeerbare specifieke doelstellingen; doelpopulatie

De geïnstitutionaliseerde dialoog tussen de EU en de Republiek Kirgizië is een essentiële voorwaarde voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de PSO, namelijk bevordering van handel en investeringen, ondersteuning van de politieke en economische hervormingen in de Republiek Kirgizië en nauwe samenwerking op een groot aantal terreinen.

Doelgroep: de economische subjecten en in het algemeen de bevolking van de Republiek Kirgizië en de EU.

9.2 Motivering van de maatregel

De Europese Gemeenschappen en hun lidstaten kiezen voor een gecoördineerde aanpak van de samenwerking met de Republiek Kirgizië, waardoor dubbel werk wordt voorkomen en de EU officieel één van de belangrijkste gesprekspartners van Kirgizië wordt. De aanpak is dezelfde als die van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomsten met de andere NOS en de Europa-Overeenkomsten met de LMOE.

9.3 Het volgen en evalueren van de maatregel

Regelmatige controle van de resultaten en van de doeltreffendheid van de dialoog door de Commissie en de Raad.

10. ADMINISTRATIEVE UITGAVEN (HOOFDSTUK III, DEEL A, VAN DE BEGROTING)

De effectieve beschikbaarstelling van de nodige administratieve middelen zal afhangen van het jaarlijkse besluit van de Commissie betreffende de toewijzing van middelen, waarbij rekening wordt gehouden met het aantal personeelsleden en bijkomende bedragen die door de begrotingsautoriteit zijn toegestaan.

10.1 Gevolgen voor het aantal posten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Gelieve op te geven wanneer het aanvullend personeel ter beschikking moeten worden gesteld.

10.2 Globale financiële gevolgen van het extra personeel

(euro)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De bedragen hebben betrekking op de totale kosten voor de gehele looptijd van de maatregelen indien deze van bepaalde duur is, anders voor 12 maanden.

10.3 Verhoging van andere huishoudelijke uitgaven die uit de maatregel voortvloeien

(euro)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De bedragen hebben betrekking op de totale kosten voor de gehele looptijd van de maatregelen indien deze van bepaalde duur is, anders voor 12 maanden.

N.B. De noodzakelijke middelen voor de missies van ambtenaren van de Commissie zullen worden verkregen door een nieuwe toewijzing van de bestaande middelen.