Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van de academie [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gelet op Besluit 2005/681/JBZ van de Raad van 20 september 2005 tot oprichting van de Europese Politieacademie (EPA) en tot intrekking van besluit 2000/820/JBZ [4], en met name artikel 16,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 en bijlage V van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A6-0121/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen, onder één voorbehoud, wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat 2006 het eerste begrotingsjaar was waarin de academie als EU-agentschap verantwoordelijk was voor het beheer van haar eigen begroting,

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer zijn gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Bureau voor wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van de Europese Politieacademie (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. wijst erop dat de reeks externe EU-organen die worden onderworpen aan audit en kwijting thans niet alleen meer de traditionele regelgevende agentschappen maar ook uitvoerende agentschappen omvatten die zijn opgericht om specifieke programma’s ten uitvoer te leggen, en dat deze reeks in de nabije toekomst nog zal worden uitgebreid tot gezamenlijke ondernemingen die zijn opgezet als publiek-private partnerschappen (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. merkt op dat het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend, zich wat het Parlement betreft als volgt heeft ontwikkeld: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoerende agentschappen (2 agentschappen die onderworpen worden aan een audit door de Rekenkamer maar waarvoor een interne kwijtingsprocedure geldt niet meegerekend);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingsprocedure log is geworden en niet meer in verhouding staat tot de relatieve omvang van de begrotingen van de agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met als doel een eenvoudiger en rationeler aanpak uit te werken, rekening houdend met het feit dat het aantal organen waarvoor in de toekomst een afzonderlijk kwijtingsverslag zal moeten worden opgesteld, almaar toeneemt;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie duidelijke uitleg te verstrekken met betrekking tot de volgende punten, alvorens zij overgaat tot de oprichting van een nieuw of de hervorming van een bestaand agentschap: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne bestuursstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten van het agentschap en betrokken partijen, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeel en personeelsbeleid;

6. verlangt dat voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door dat agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en waarin de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten zijn opgenomen;

7. dringt erop aan dat de resultaten die de agentschappen boeken regelmatig (en op ad hoc-basis) door de Europese Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie worden gecontroleerd; is van oordeel dat deze zich niet zouden moeten beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiency en de doelmatigheid moeten omvatten, alsook een beoordeling van het financiële beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacante posten; denkt dat dit op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen bekritiseerd is, omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het Statuut van de ambtenaren enz. houden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om aan deze regelgevingsvereisten te kunnen voldoen; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing hiervoor te zoeken om de efficiency te vergroten door bundeling van de administratieve taken van verscheidene agentschappen, zodat deze minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen op te stellen (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat ze aan alle voorschriften kunnen voldoen;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie de begroting niet hebben aangepast, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie heeft verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle betrokken instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van mening dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen op het algemene Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en in de diverse specifieke financiële voorschriften hierin;

13. vreest dat het grote aantal tijdelijke personeelsleden de kwaliteit van het werk in ongunstige zin kan beïnvloeden; verzoekt de Commissie daarom beter toe te zien op de toepassing van het Statuut van de ambtenaren door de agentschappen;

Presentatie van de rapporteringsdata

14. merkt op dat er geen standaardaanpak onder de agentschappen bestaat voor de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende begrotingsjaar, hun rekeningen en hun verslagen over hun budgettaire en financieel beheer, noch voor de vraag of de verklaring van verzekering moet worden opgesteld door de directeur van het agentschap; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) hun werk voor het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

15. merkt op dat de permanente instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitsrapporten weliswaar niet expliciet verlangen dat een agentschap een betrouwbaarheidsverklaring opstelt, maar dat veel directeuren dat voor 2006 hebben gedaan, waarbij er in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

16. herinnert aan zijn resolutie van 12 april 2005 [6], waarin de directeuren van de agentschappen verzocht worden om hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, in het vervolg vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen, analoog met de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

17. verzoekt de Commissie om haar permanente instructies aan de agentschappen dienovereenkomstig te wijzigen;

18. stelt bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen werkt aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen:

- een jaarverslag bestemd voor een ruim publiek over de verrichtingen, werkzaamheden en resultaten van het orgaan;

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting;

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie;

- een betrouwbaarheidsverklaring, ondertekend door de directeur van het orgaan, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen die hij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit wenst te brengen;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

19. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (Jaarverslag paragraaf 10.29 [7]) dat de door de Commissie uit de communautaire begroting betaalde subsidies niet gebaseerd zijn op toereikend gemotiveerde ramingen van de behoeften aan kasmiddelen van de agentschappen en dat dit, in combinatie met de omvang van de van het vorige jaar overgedragen bedragen, ertoe leidt dat hun kassaldi zeer hoog opgelopen zijn; wijst verder op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen.

20. merkt op dat eind 2006 14 agentschappen het ABAC-boekhoudingsysteem nog ten uitvoer moesten leggen (jaarverslag, voetnoot bij paragraaf 10.31);

21. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, paragraaf 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet opgenomen verlof die bij sommige agentschappen zijn geregistreerd; wijst erop dat de Rekenkamer opmerkingen plaatst bij zijn betrouwbaarheidsverklaring voor drie agentschappen (Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop), CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) voor het begrotingsjaar 2006 (2005: Cedefop, Europese autoriteit voor voedselveiligheid, Europees Agentschap voor Wederopbouw);

Interne audit

22. herinnert eraan dat de Interne Financiële Controleur van de Commissie volgens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement ook intern financieel controleur is van de regelgevende agentschappen die geld ontvangen uit de EU-begroting; wijst erop dat de interne controleur verslag uitbrengt aan de raad van beheer en de directeur van elk agentschap;

23. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat is opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van de interne financiële controleur voor 2006:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

24. neemt evenwel nota van de opmerking van de interne controleur in zijn activiteitenverslag voor 2006 dat, nu de Commissie de Dienst interne audit (IAS) extra personeel ter beschikking heeft gesteld, alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis zullen worden onderworpen aan een interne audit;

25. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS gecontroleerd moeten worden, steeds verder toeneemt; verzoekt de Commissie zijn bevoegde commissie mede te delen of de IAS over voldoende personeel zal beschikken om de komende jaren de financiën van al deze organen jaarlijks te kunnen controleren;

26. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat elk agentschap ieder jaar de kwijtingsautoriteit en de Commissie een verslag moet voorleggen, dat is opgesteld door zijn directeur en waarin een samenvatting moet worden gegeven van het aantal interne audits dat door de intern financieel controleur is opgesteld, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat er aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen mede te delen of dit ook is gebeurd en, zo ja, op welke wijze;

27. vestigt, wat betreft de capaciteit voor interne financiële controle, vooral in het geval van de kleine agentschappen, de aandacht op een voorstel dat de Interne Financiële Controleur op 14 september 2006 heeft gedaan voor de bevoegde commissie van het Parlement dat de kleine agentschappen toestemming zouden moeten krijgen om interne audit-diensten te kopen bij de particuliere sector;

Beoordeling van de agentschappen

28. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring [8] waar het Parlement, de Raad en de Commissie het over eens zijn geworden bij het overleg vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 en waarin wordt opgeroepen een lijst op te stellen van i) de agentschappen die de Commissie wil beoordelen, en ii) de agentschappen die reeds zijn beoordeeld met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

29. wijst erop dat afzonderlijke agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om tuchtcommissies bestaande uit personeel met een passende rang samen te stellen en dat het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDO) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen om de oprichting te overwegen van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de verschillende agentschappen;

Ontwerp van interinstitutioneel akkoord

30. herinnert aan het ontwerp van de Commissie voor een Interinstitutioneel akkoord voor een operationeel kader voor de Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit ontwerp een nuttig initiatief vormt in het streven naar rationalisering van de oprichting en exploitatie van de agentschappen; vestigt de aandacht op de verklaring in het samenvattend verslag van de Commissie over 2006 (paragraaf 3.1, COM(2007) 274) dat na de publicatie van het voorstel verdere vooruitgang in de onderhandelingen weliswaar voor enige tijd geblokkeerd is geraakt, maar dat een inhoudelijke discussie eind 2006 door de Raad is hervat; betreurt het dat het niet mogelijk is geweest de aanneming ervan een stapje dichterbij te brengen;

31. is dan ook ingenomen met de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling over de toekomst van de regelgevende agentschappen zal voorleggen;

Agentschappen met eigen financiering

32. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [9];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [10];

Specifieke punten

33. merkt op dat de Rekenkamer in haar verslag over de Academie aan de betrouwbaarheidsverklaring over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen het voorbehoud toevoegde dat aanbestedingssysteem niet strookte met de bepalingen van het Financieel Reglement, er geen documentatie voorhanden was ter motivering van de noodzaak tot aanschaf van bepaalde zaken of van het werken met een bepaalde leverancier, en dat een soortgelijke kwestie zich voordeed met betrekking tot verhuiskosten van personeel, die niet volgens de standaardaanbestedingsprocedures voor de aanschaf van goederen en diensten werden afgehandeld;

34. betreurt de verdere conclusies van de Rekenkamer dat de Academie in 2006 niet de noodzakelijke systemen en procedures heeft opgezet om een financieel verslag te kunnen opstellen dat beantwoordt aan de vereisten van de financiële kaderregeling die van toepassing is op de organen;

35. dringt er bij de Academie op aan gedetailleerde uitvoeringsvoorschriften aan te nemen, evenals voorschriften ter waarborging van de transparantie van haar aanbestedingsprocedures, in overeenstemming met het Financieel Reglement;

36. onderstreept de aanbeveling van de Rekenkamer dat invoering van vastleggingskredieten de controle over de begrotingsuitvoering van de Academie zou verbeteren en zou waarborgen dat eventuele onbestede kredieten bij de afsluiting van het begrotingsjaar kunnen worden overgedragen onder strikt omschreven voorwaarden overeenkomstig het Financieel Reglement;

37. is bezorgd over de bevindingen van de Rekenkamer dat voor de cursussen en seminars (1296636 EUR in 2006) geen sprake was van formele indiening en goedkeuring van de kostenramingen voordat de acties plaatsvonden, zodat de begrotingskredieten niet volgens het beginsel van goed financieel beheer werden benut;

38. herinnert eraan dat de Academie weliswaar is opgericht in 2001, maar pas in 2006 als EU-agentschap van start is gegaan;

39. neemt kennis van de opmerkingen bij de jaarrekening van de Academie, waarin wordt gesteld dat

- het niet mogelijk is geweest te voldoen aan bepaalde eisen van het financieel reglement van de Academie, daar men nog bezig is met de invoering van systemen;

- in haar eerste jaar als EU-agentschap de Academie enige achterstand heeft opgelopen met de aanwerving van personeel, hetgeen heeft geresulteerd in een onderbesteding van 600000 EUR van een kredietbedrag van 2,1 miljoen EUR (30 %);

40. merkt op op basis van haar jaarverslag dat de Academie, ondanks dat deze nu een EU-agentschap is, nog enkele kenmerken heeft gehouden van een intergouvernementeel orgaan (bijvoorbeeld roulerend voorzitterschap van de raad van bestuur);

41. verzoekt de Academie onverwijld, en uiterlijk voor juni 2008 ervoor te zorgen dat bij het financieel beheer de bepalingen van het Financieel Reglement volledig worden nageleefd;

42. verzoekt de Commissie nauw toe te zien op de uitvoering van de begroting van de Academie.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 52.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 105.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] Alle resoluties over de agentschappen zijn gepubliceerd in PB L 196 van 27.7.2005.

[7] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[8] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[9] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------