[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |

Brussel, 25.4.2007

SEC(2007) 492 definitief

Ontwerp

VERORDENING (EG) VAN DE COMMISSIE

tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1653/2004 houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's worden gedelegeerd

(door de Commissie ingediend)

Ontwerp

VERORDENING (EG) VAN DE COMMISSIE

tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1653/2004 houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's worden gedelegeerd

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad van 19 december 2002 tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's[1] worden gedelegeerd, en met name op artikel 15,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Gezien het advies van de Raad,

Gezien het advies van de Rekenkamer,

Overwegende hetgeen volgt:

1. Na de goedkeuring van Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13 december 2006 tot wijziging van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen[2] is het noodzakelijk om Verordening (EG) nr. 1653/2004 van de Commissie van 21 september 2004 houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's[3] worden gedelegeerd, aan te passen om deze verordening in overeenstemming te brengen met het Financieel Reglement.

2. Andere wijzigingen waren noodzakelijk in het licht van de door de bestaande uitvoerende agentschappen opgedane ervaringen.

3. Er moet worden verduidelijkt dat een goed financieel beheer een effectieve en efficiënte interne controle vergt. De belangrijkste kenmerken en doelstellingen van de internecontrolesystemen moeten worden omschreven.

4. De bekendmaking van de huishoudelijke begroting van de agentschappen moet worden vereenvoudigd zonder dat aan de prerogatieven van de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer wordt geraakt.

5. Het is gebleken dat de procedure voor de overschrijvingen die door de directeurs van de agentschappen moeten worden goedgekeurd, in de praktijk onduidelijk en tijdrovend is en derhalve dient te worden gestroomlijnd en versneld.

6. Een precisering met betrekking tot belangenconflicten, nieuwe bepalingen inzake de verificatie vooraf van soortgelijke afzonderlijke verrichtingen in verband met bepaalde lopende uitgaven, bepalingen met betrekking tot de aansprakelijkheid van ordonnateurs en het gebruik van automatische incasso's dienen ook in het model voor het financieel reglement te worden opgenomen.

7. De taak van de rekenplichtigen om de rekeningen te certificeren op basis van de financiële informatie die hen door de ordonnateurs is verstrekt, moet worden verduidelijkt. Daartoe moet de rekenplichtige de bevoegdheid krijgen de door de gedelegeerde ordonnateur ontvangen informatie te controleren en zo nodig een voorbehoud te maken.

8. Aangezien uitvoerende agentschappen gedelegeerde ordonnateurs van de Commissie zijn, maken internecontrole-aangelegenheden die betrekking hebben op de besteding van beleidskredieten door hun directeuren deel uit van de verslagen die overeenkomstig de leden 3 en 4 van het algemeen Financieel Reglement worden opgesteld. Met het oog op de stroomlijning van de rapporteringsmechanismen en het voorkomen van diffuse informatiestromen dient het verslag van de interne controleur met betrekking tot de administratieve kredieten van de uitvoerende agentschappen te worden opgenomen in het overeenkomstig artikel 86, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement opgestelde verslag van de interne controleur. Om dezelfde reden dient de Commissie de door de agentschappen overeenkomstig artikel 49, lid 4, opgestelde verslagen op te nemen in haar overeenkomstig artikel 86, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement opgestelde verslag dat bij de kwijtingverlenende autoriteit wordt ingediend.

9. De voorwaarden waartegen de uitvoerende agentschappen een beroep kunnen doen op de diensten en bureaus van de Commissie, interinstitutionele Europese bureaus en het bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie[4] opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna "Vertaalbureau" genoemd) dienen te worden gepreciseerd. Een bepaling met betrekking tot de selectie van deskundigen, die vergelijkbaar is met die welke in het algemeen Financieel Reglement werd ingevoegd, dient te worden opgenomen.

10. Verordening (EG) nr. 1653/2004 moet dan ook dienovereenkomstig worden gewijzigd,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Verordening (EG) nr. 1653/2004 wordt als volgt gewijzigd:

11. Artikel 3 komt als volgt te luiden:

"Artikel 3

Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer, dat een effectieve en efficiënte interne controle vergt, en het transparantiebeginsel in acht genomen.";

12. Artikel 10, tweede alinea, komt als volgt te luiden:

"Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen echter vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen niet meer bedragen dan een vierde van de door het directiecomité goedgekeurde kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.";

13. Artikel 18, eerste alinea, komt als volgt te luiden:

"De directeur beslist over kredietoverschrijvingen binnen de huishoudelijke begroting. Hij/zij stelt het directiecomité van tevoren in kennis van deze overschrijvingen; het directiecomité kan zich tegen deze overschrijvingen verzetten. Na de goedkeuring door de directiecomité of bij het uitblijven van een antwoord binnen tien werkdagen na de kennisgeving kan de directeur de voorgenomen overschrijvingen verrichten.";

14. Het volgende artikel 19 bis wordt ingevoegd:

"Artikel 19 bis

1. De begroting wordt uitgevoerd met een effectieve en efficiënte interne controle.

2. Voor de uitvoering van de begroting wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

a) doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de verrichtingen;

b) betrouwbaarheid van de verslaglegging;

c) bescherming van activa en informatie;

d) preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden;

e) adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen.";

15. Artikel 20 wordt als volgt gewijzigd:

16. de tweede alinea komt als volgt te luiden:

"De begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm ter kennisgeving doorgestuurd naar de begrotingsautoriteit, de Rekenkamer en de Commissie en worden op de website van het desbetreffende agentschap bekendgemaakt. Een samenvatting van de begrotingen en de gewijzigde begrotingen wordt binnen drie maanden na hun goedkeuring bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie .";

17. de volgende derde alinea wordt toegevoegd:

"Het agentschap stelt op passende wijze informatie over de begunstigden van begrotingsmiddelen ter beschikking. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de geheimhoudingsvereisten, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (*), en met inachtneming van de beveiligingsvereisten.

(*) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1."

18. Artikel 21, eerste alinea, komt als volgt te luiden:

"Het agentschap zendt de Commissie ten laatste op 5 maart van ieder jaar een door de directeur van het agentschap opgestelde en door het directiecomité goedgekeurde raming van zijn ontvangsten en uitgaven voor het jaar N+1 toe, alsmede een algemene motivering hiervan en zijn werkprogramma.";

19. In artikel 24 worden de woorden "onder rang A3" vervangen door '"onder rang AD13";

20. Artikel 27, eerste alinea, komt als volgt te luiden:

"1. Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel en elke andere persoon die bij de uitvoering, het beheer, de audit of de controle van de begroting betrokken is, verboden enige handeling tot uitvoering van de begroting te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het agentschap of van de Gemeenschappen. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken persoon van deze handeling af te zien en zich tot zijn/haar meerdere te wenden. De directeur dient zich tot het directiecomité te wenden.";

21. Artikel 29, vierde alinea, komt als volgt te luiden:

"Voordat een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid.

Ten behoeve van verificatie vooraf mag een serie soortgelijke afzonderlijke verrichtingen in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd. In dat geval verricht de ordonnateur, afhankelijk van zijn risicoanalyse, een verificatie achteraf.

Verificatie vooraf en achteraf en inleiding van een verrichting zijn gescheiden functies.";

22. Artikel 30 komt als volgt te luiden:

"Artikel 30

Het directiecomité stelt een rekenplichtige aan, die gedetacheerd ambtenaar of rechtstreeks door het agentschap aangeworven tijdelijk functionaris is en die wordt belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) de opstelling van de rekeningen van het agentschap overeenkomstig titel VI;

c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VI;

d) de tenuitvoerlegging van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel overeenkomstig de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;

e) het beheer van de kasmiddelen.

Voordat de rekeningen door het directiecomité worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij/zij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld van de financiële situatie van het agentschap geven.

Daartoe vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de boekhoudregels, -methoden en -systemen en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn geboekt.

De ordonnateur verstrekt alle informatie die de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft.

De ordonnateur blijft volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hem beheerde middelen en de wettigheid en de regelmatigheid van de door hem beheerde uitgaven.

De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere controles uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.

De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het agentschap en de uitvoering van de begroting.

Tenzij in deze verordening anders is bepaald, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en aan kasmiddelen gelijkwaardige middelen. Hij/zij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.";

23. Het volgende artikel 30 bis wordt ingevoegd:

"Artikel 30 bis

De rekenplichtige kan voor de uitvoering van zijn taken een aantal van zijn functies delegeren aan onder zijn/haar hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste tijdelijke functionarissen."

24. Artikel 34 wordt als volgt gewijzigd:

a) lid 1 komt als volgt te luiden:

"1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vermelde voorwaarden.";

b) het volgende lid 1 bis wordt ingevoegd:

"1 bis. De verplichting tot schadevergoeding bestaat in het bijzonder wanneer:

a) de ordonnateur opzettelijk of met grove nalatigheid de in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de in dit Financieel Reglement vastgestelde bepalingen;

b) de ordonnateur opzettelijk of door grove nalatigheid verzuimt een document op te stellen waarbij een schuldvordering wordt vastgesteld, verzuimt een inningsopdracht af te geven of deze te laat afgeeft, of een betalingsopdracht te laat afgeeft, waardoor het agentschap civiel aansprakelijk wordt jegens derden.";

25. Artikel 40, eerste alinea, komt als volgt te luiden:

"Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel. Hij/zij stelt het directiecomité in kennis van zijn voornemen om van de invordering van een vastgestelde schuldvordering af te zien. Het afzien van de invordering van een vastgestelde schuldvordering geschiedt door middel van een besluit van de ordonnateur, dat wordt gemotiveerd. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 euro is gemoeid. Het besluit tot niet-invordering vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust.";

26. Artikel 42 komt als volgt te luiden:

"Artikel 42

Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, mits de debiteur zich verbindt tot betaling van rente voor de volledige toegestane termijn, te rekenen vanaf de in de debetnota genoemde vervaldag en hij/zij, om de rechten van het agentschap te beschermen, een financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt."

27. De volgende artikelen 42 bis en 42 ter worden ingevoegd:

"Artikel 42 bis

De rekenplichtige houdt een lijst van te innen bedragen bij, waarin de vorderingen van het agentschap overeenkomstig hun uitreikingsdatum zijn samengebracht. De lijst zal worden toegevoegd aan het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het agentschap. Het agentschap stelt een lijst op van vorderingen van het agentschap, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarbij de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing is verplicht te betalen en waarbij één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante betaling heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt bekengemaakt, waarbij rekening wordt gehouden met de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 42 ter

Voor vorderingen van het agentschap op derden en vorderingen van derden op het agentschap geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.";

28. In artikel 47 wordt na de eerste alinea de volgende alinea ingevoegd:

"Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten of geleverde goederen kan de ordonnateur, afhankelijk van een risicoanalyse, opdracht geven tot de uitvoering van automatische incasso's.";

29. Artikel 49 wordt als volgt gewijzigd:

a) in de tweede alinea komt de vierde zin als volgt te luiden:

"De interne controleur vermeldt in zijn/haar jaarlijks verslag dat overeenkomstig artikel 86, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement bij de Commissie wordt ingediend, het aantal en het soort met betrekking tot de agentschappen verrichte interne controles, de gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg. Tevens wordt het desbetreffende agentschap van deze informatie in kennis gesteld."

b) de vierde alinea komt als volgt te luiden:

"De directeur stelt jaarlijks een verslag op waarin een overzicht wordt gegeven van het aantal en de soorten interne controles die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen alsook het gevolg dat daaraan is gegeven. Na het directiecomité hiervan vooraf in kennis te hebben gesteld, dient hij/zij bij de Commissie het verslag in met het oog op de opname in het verslag dat overeenkomstig artikel 86, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement werd opgesteld."

30. Artikel 50, lid 3, komt als volgt te luiden:

"3. Voor goederen, diensten of werken die door de Commissie, interinstitutionele bureaus of het Vertaalbureau kunnen worden geleverd of verricht, wenden de agentschappen zich, in afwijking van lid 1, eerst tot deze organen. Dit geldt ook wanneer deze organen deze opdrachten kunnen uitvoeren door middel van contracten met economische subjecten en kunnen zorgen voor een significante aanvullende dienstverlening die verder gaat dan die van een gewone bemiddelaar of adviseur. Het agentschap sluit overeenkomsten af met deze organen."

31. De volgende titel V bis wordt ingevoegd:

"TITEL V bis

Artikel 50 bis

Artikel 265 bis van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 is mutatis mutandis van toepassing op de selectie van deskundigen die op basis van een vaste vergoeding het agentschap bijstaan, in het bijzonder voor het beoordelen van voorstellen en subsidieaanvragen of van offertes en het verstrekken van technische bijstand voor de follow-up en de eindbeoordeling van projecten. De agentschappen kunnen ook gebruik maken van de door de Commissie opgestelde lijst van deskundigen.";

32. Artikel 51 komt als volgt te luiden:

"Artikel 51

De rekeningen van het agentschap omvatten de financiële staten en de verslagen over de uitvoering van de begroting. Zij gaan vergezeld van een verslag over het budgettair en financieel beheer van het begrotingsjaar, dat onder andere informatie bevat over het kredietbestedingspercentage alsmede beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen."

33. In artikel 57, onder c), worden de woorden "uiterlijk op 31 oktober" vervangen door de woorden "uiterlijk op 15 november";

34. Artikel 68 wordt geschrapt.

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie .

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel,

Voor de Commissie

Lid van de Commissie

[1] PB L 11 van 16.1.2003, blz. 1.

[2] PB L 390 van 30.12.2006, blz. 1.

[3] PB L 297 van 22.9.2004, blz. 6. Verordening gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1821/2005 (PB L 293 van 9.11.2005, blz. 10).

[4] PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1. Verordening gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003 (PB L 245 van 29.9.2003, blz. 13).