Initiatief van de Bondsrepubliek Duitsland, van het Koninkrijk België en van de Franse Republiek met het oog op de aanneming van een besluit van de Raad tot vaststelling van het protocol tot wijziging, wat betreft de vorming van een referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied, van de overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied

(2001/C 328/12)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, met name op artikel 30, lid 1, onder a), en artikel 34, lid 2, onder d),

Gezien het initiatief van de Bondsrepubliek Duitsland, het Koninkrijk België en de Franse Republiek(1),

Gezien het advies van het Europees Parlement(2),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) ...

(2) ...

BESLUIT dat het protocol waarvan de tekst in de bijlage is opgenomen en dat heden ondertekend is door de vertegenwoordigers der regeringen van de lidstaten, is vastgesteld,

BEVEELT AAN dat de lidstaten dit protocol overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen aannemen(3).

Gedaan te Brussel, ...

Voor de Raad

De voorzitter

...

(1) PB C ...

(2) Advies uitgebracht op ...

(3) De datum van inwerkingtreding van het protocol zal door het secretariaat-generaal worden bekendgemaak in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

BIJLAGE

PROTOCOL

vastgesteld op basis van artikel 34 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot wijziging, wat betreft de vorming van een referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied, van de overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied

DE HOGE VERDRAGSLUITENDE PARTIJEN bij dit protocol, lidstaten van de Europese Unie,

VERWIJZEND naar de akte van de Raad van de Europese Unie,

GELET op het Verdrag betreffende de Europese Unie, met name artikel 34,

OVERWEGENDE HETGEEN VOLGT:

(1) De overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied(1) hierna "de overeenkomst" genoemd, ...

(2) ...

HEBBEN OVEREENSTEMMING BEREIKT OMTRENT DE VOLGENDE BEPALINGEN:

Artikel 1

In de overeenkomst worden na titel V de volgende titels ingevoegd: "HOOFDSTUK V A

VORMING VAN EEN REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS (ROD)

Artikel 12 A

1. Het in artikel 2, lid 1, bedoelde douane-informatiesysteem omvat ook een gegevensbank die 'referentiebestand van onderzoeksdossiers' genoemd wordt; onverminderd de speciale bepalingen van dit hoofdstuk en de hoofdstukken V B en V C, zijn de bepalingen van deze overeenkomst die gelden voor het douane-informatiesysteem ook van toepassing op het referentiebestand van onderzoeksdossiers, en elke verwijzing naar het douane-informatiesysteem verwijst ook naar dat bestand.

2. Het referentiebestand van onderzoeksdossiers heeft tot doel de inzake onderzoek op douanegebied bevoegde diensten van een lidstaat die een onderzoek starten of hebben gestart naar één of meer personen of bedrijven, in staat te stellen na te gaan welke bevoegde diensten van andere lidstaten onderzoek verrichten of verricht hebben naar die personen of bedrijven, teneinde de preventie te bevorderen en het onderzoek naar, alsmede de vervolging en bestraffing van ernstige inbreuken op nationale wetten en niet-geharmoniseerde accijnsregelingen te vergemakkelijken en te bespoedigen.

3. Indien de lidstaat die het bestand raadpleegt meer gegevens nodig heeft over de natuurlijke persoon of rechtspersoon wier gegevens opgenomen zijn, vraagt hij, op basis van de vigerende instrumenten voor wederzijdse bijstand, om bijstand aan de gegevensinvoerende lidstaat.

HOOFDSTUK V B

WERKING EN GEBRUIK VAN HET REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS

Artikel 12 B

1. Het referentiebestand van onderzoeksdossiers bestaat uit een centrale gegevensbank die voor alle lidstaten rechtstreeks toegankelijk is. Het bevat uitsluitend de gegevens die voor het doel van het systeem, als omschreven in artikel 12 A, lid 2, noodzakelijk zijn.

In het bestand kunnen alleen gegevens opgenomen worden over

i) natuurlijke personen en rechtspersonen waarnaar door de bevoegde dienst van een lidstaat onderzoek wordt of is verricht, en

- die ervan verdacht worden een ernstige inbreuk op nationale wetten of niet geharmoniseerde accijnsregelingen te plegen of gepleegd te hebben, of daaraan deel te nemen of deelgenomen te hebben, of

- die betrokken zijn bij een vaststelling in verband met één van die inbreuken, of

- waaraan een administratieve of strafrechtelijke sanctie voor één van die inbreuken is opgelegd;

ii) het gebied waarop het onderzoek betrekking heeft;

iii) de naam, nationaliteit en gegevens van de dienst van de lidstaat die het dossier bijhoudt, en het registratienummer van het dossier.

2. De in lid 1, onder i), bedoelde persoonsgegevens mogen alleen het volgende omvatten:

i) voor natuurlijke personen: naam, meisjesnaam, voornaam en bijnaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit en geslacht;

ii) voor rechtspersonen: handelsnaam, zetel en BTW-nummer.

3. De gegevens worden, overeenkomstig artikel 12 I, voor een beperkte duur opgenomen.

4. De Commissie draagt zorg voor het technische beheer van de infrastructuur van het referentiebestand van de onderzoeksdossiers volgens de regels die zijn neergelegd in de uitvoeringsbepalingen die de hoge verdragsluitende partijen in de Raad hebben aangenomen overeenkomstig artikel 34, lid 2, onder d), laatste zin, van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

Artikel 12 C

1. De lidstaten voeren in het referentiebestand van onderzoeksdossiers de in artikel 12 B bedoelde, uit onderzoeksdossiers afkomstige gegevens in die wijzen op ernstige inbreuken op nationale wetten of niet-geharmoniseerde accijnsregelingen, of aan de hand waarvan dat geconstateerd kon worden, en waarmee het onderzoek van de bevoegde diensten van andere lidstaten bevorderd kan worden.

2. Een lidstaat is in specifieke gevallen niet verplicht overeenkomstig lid 1 gegevens in te voeren, indien en zolang dat

i) schade berokkent aan de openbare orde of andere essentiële belangen, met name op het gebied van gegevensbescherming van de betrokken lidstaat, of

ii) nadelig zou kunnen zijn voor het succes van lopende onderzoeken of de veiligheid van een persoon.

Artikel 12 D

1. Rechtstreekse toegang tot gegevens van het referentiebestand van onderzoeksdossiers is uitsluitend voorbehouden aan de door de lidstaat aangewezen diensten die bevoegd zijn voor onderzoek op douanegebied. Elke lidstaat zendt de andere lidstaten en het Comité bedoeld in artikel 16 de lijst van de diensten toe die bevoegd zijn voor onderzoek op douanegebied en in overeenkomstig met dit lid zijn aangewezen.

2. De toegang tot het referentiebestand van onderzoeksdossiers is alleen mogelijk door middel van een opvraging die de volgende persoonlijke gegevens moet bevatten:

i) voor natuurlijke personen: naam en/of meisjesnaam en/of bijnaam;

ii) voor rechtspersonen: handelsnaam en/of BTW-nummer.

Artikel 12 E

Nagegaan moet kunnen worden welke inzake onderzoek op douanegebied bevoegde diensten gegevens in het referentiebestand van onderzoeksdossiers invoeren of raadplegen.

Artikel 12 F

1. De lidstaten mogen de gegevens die verkregen zijn uit het referentiebestand van onderzoeksdossiers alleen gebruiken om, met inachtneming van de in artikel 12 A, lid 3, vastgestelde uitvoeringsbepalingen, het in artikel 12 A, lid 2, omschreven doel te bereiken. Met voorafgaande toestemming van de lidstaat die de gegevens in het systeem heeft ingevoerd en met inachtneming van de door die staat gestelde voorwaarden, mogen zij deze gegevens evenwel ook voor administratieve of andere doeleinden gebruiken.

2. Gegevens die afkomstig zijn uit het referentiebestand van onderzoeksdossiers mogen alleen met voorafgaande toestemming van de lidstaat die de gegevens in het systeem heeft ingevoerd en met inachtneming van de door die staat gestelde voorwaarden aan andere dan de overeenkomstig artikel 12 D, lid 1, aangewezen nationale autoriteiten of diensten, aan derde landen of aan internationale of regionale organisaties die er gebruik van wensen te maken, worden doorgegeven. Elke lidstaat neemt de maatregelen die nodig zijn ter beveiliging van die gegevens wanneer deze worden verzonden of verstrekt aan autoriteiten buiten zijn eigen grondgebied. Bijzonderheden van dergelijke maatregelen dienen te worden doorgegeven aan de in artikel 18 genoemde gemeenschappelijke controle-autoriteit.

Artikel 12 G

1. Tenzij deze overeenkomst stringentere bepalingen bevat, vindt het invoeren van gegevens in het referentiebestand van onderzoeksdossiers plaats overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de gegevensverstrekkende lidstaat.

2. Tenzij deze overeenkomst stringentere bepalingen bevat, vindt het gebruik van gegevens die afkomstig zijn uit het referentiebestand van onderzoeksdossiers plaats overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de lidstaat waar de gegevens worden gebruikt.

Artikel 12 H

1. Elk van de lidstaten wijst de bevoegde douane-administratie aan die de nationale verantwoordelijkheid draagt voor het referentiebestand van onderzoeksdossiers.

2. De administratie moet zorgen voor de juiste werking van het referentiebestand van onderzoeksdossiers binnen de lidstaat en neemt de nodige praktische maatregelen om erop toe te zien dat deze overeenkomst nageleefd wordt.

3. De lidstaten delen de depositaris mede welke de in lid 1 bedoelde bevoegde administratie is.

TITEL V C

BEWAREN VAN DE GEGEVENS VAN HET REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS

Artikel 12 I

Onder voorbehoud van stringentere nationale bepalingen:

i) mogen gegevens over lopende onderzoeken niet langer bewaard worden dan een jaar nadat de laatste onderzoekshandeling voltooid is, te rekenen vanaf de datum waarop de gegevens van het onderzoeksdossier zijn vastgelegd. Gegevens over lopende onderzoeken mogen in geen geval, als er geen inbreuk geconstateerd is, langer dan drie jaar bewaard worden;

ii) mogen gegevens over onderzoeksdossiers die aanleiding gegeven hebben tot de vaststelling van een inbreuk, maar die nog niet geleid hebben tot een veroordeling of een administratieve sanctie, niet langer dan zes jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de datum waarop de gegevens van het onderzoeksdossier zijn vastgelegd;

iii) mogen gegevens over onderzoeksdossiers die geleid hebben tot een veroordeling of een administratieve sanctie niet langer dan tien jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de datum waarop de gegevens van het onderzoeksdossier zijn vastgelegd;

iv) moeten, in elk stadium van een onderzoek als bedoeld onder i), ii) en iii), de gegevens over het betrokken onderzoeksdossier onmiddellijk worden gewist zodra er ten aanzien van de betrokkene geen verdenking meer bestaat.".

Artikel 2

In artikel 20 van de overeenkomst worden de woorden "in artikel 10, lid 1" vervangen door "in artikel 10, lid 1, en artikel 12 H, lid 1", en worden de woorden "in artikel 12, leden 1 en 2" vervangen door "in artikel 12, leden 1 en 2, en artikel 12 I".

Artikel 3

1. Dit protocol wordt de lidstaten ter aanneming volgens hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen voorgelegd.

2. De lidstaten stellen de depositaris in kennis van de voltooiing van de overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen voor de aanneming van dit protocol vereiste procedures.

3. Dit protocol treedt in werking negentig dagen na de in lid 2 bedoelde kennisgeving door de staat, lid van de Europese Unie, op het moment van de ondertekening ervan, die als laatste daartoe overgaat.

Artikel 4

1. Elke staat die lid wordt van de Europese Unie en partij is bij de overeenkomst, kan tot dit protocol toetreden.

2. De door de Raad van de Europese Unie vastgestelde tekst van dit protocol in de taal van de toetredende staat, is authentiek.

3. De akten van toetreding worden nedergelegd bij de depositaris.

4. Dit protocol treedt ten aanzien van elke toetredende lidstaat in werking negentig dagen nadat deze zijn akte van toetreding heeft neergelegd of, indien het protocol bij het verstrijken van die periode van negentig dagen nog niet in werking is getreden, op datum van de inwerkingtreding ervan, op voorwaarde dat de overeenkomst te zijner aanzien van kracht is.

Artikel 5

Elke staat die, na de inwerkingtreding van dit protocol, lid van de Europese Unie wordt en overeenkomstig artikel 25 tot de overeenkomst toetreedt, wordt geacht de overeenkomst na te leven zoals die door dit protocol is gewijzigd.

Artikel 6

De secretaris-generaal van de Raad is depositaris van dit protocol.

De depositaris maakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen de kennisgevingen, instrumenten en mededelingen betreffende dit protocol bekend.

Ten blijke waarvan de ondergetekenden, daartoe naar behoren gemachtigd, deze overeenkomst hebben ondertekend.

Gedaan te ... op ..., in één exemplaar, in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek, dat wordt neergelegd in het archief van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

Voor de regering ...

(1) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 34.