Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het Agentschap [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008)

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gezien Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad van 18 juli 1994 tot oprichting van een Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk [4], en met name artikel 14,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 van en bijlage V bij zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie werkgelegenheid en sociale zaken (A6-0128/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat het Parlement de directeur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk op 24 april 2007 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van het Agentschap voor het begrotingsjaar 2005 [6] en dat het in zijn resolutie behorende bij het kwijtingsbesluit onder andere

- een hoog percentage overdrachten voor administratieve uitgaven vaststelde, alsmede een groot aantal overschrijvingen tussen begrotingslijnen in combinatie met onvolledige documenten ter staving;

- het Agentschap verzocht de onvolledige implementatie van het interne controlesysteem in 2005 aan te pakken, alsmede het ontbreken van enige risico-analyse of checklists om te voldoen aan de behoeften van de ordonnateurs en het personeel dat operationele controles uitvoert;

- betreurde dat bij aanbestedingsprocedures vaak geen bewijsmateriaal werd meegeleverd voor de toetsing van de kwaliteit van de offertes door het beoordelingscomité,

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer worden gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Bureau voor wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van de Europese Politieacademie (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. merkt op dat de reeks externe EU-organen die onderworpen zijn aan boekhoudkundige controle en kwijting thans niet alleen de traditionele regelgevende agentschappen omvat, maar ook uitvoeringsagentschappen doe zijn opgericht om uitvoering te geven aan specifieke programma’s, en dat hieronder in de toekomst ook gemeenschappelijke ondernemingen zullen vallen, die zijn opgezet in de vorm van publiek-private partnerschappen (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. merkt op dat het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend, zich wat het Parlement betreft als volgt heeft ontwikkeld: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoerende agentschappen (2 agentschappen die onderworpen worden aan een audit door de Rekenkamer, maar waarvoor een interne kwijtingsprocedure geldt, niet meegerekend);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingprocedure te log is geworden en niet afgestemd is op de omvang van de begrotingen van de verschillende agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met het doel om een eenvoudiger en rationeler aanpak te ontwerpen, gelet op het steeds toenemende aantal lichamen waarvoor in toekomstige jaren een afzonderlijk kwijtingverslag zal moeten worden opgesteld;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie duidelijke uitleg te verstrekken over de volgende punten, alvorens zij overgaat tot de oprichting van een nieuw agentschap of de hervorming van een bestaand agentschap: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne bestuurstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten en stakeholders van het agentschap, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeelsbeleid en personeelsomvang;

6. verlangt dat er voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door dat agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en die de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten moet omvatten;

7. dringt erop aan dat de resultaten die de agentschappen boeken regelmatig (en op ad hoc-basis) door de Europese Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie worden gecontroleerd; is van oordeel dat deze onderzoeken zich niet mogen beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiëntie en prestaties moeten omvatten, evenals een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacante posten; denkt dat dit op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen bekritiseerd is, omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het Statuut van de ambtenaren enz. houden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om aan deze regelgevingsvereisten te kunnen voldoen; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing hiervoor te zoeken om de efficiency te vergroten door bundeling van de administratieve taken van verscheidene agentschappen, zodat deze minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen op te stellen (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat ze aan alle voorschriften kunnen voldoen;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie de begroting niet hebben aangepast, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie heeft verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle verantwoordelijke instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van mening dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen op het algemene Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en in de diverse specifieke financiële voorschriften hierin;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. merkt op dat de agentschappen geen standaardaanpak hanteren ten aanzien van de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende begrotingsjaar en hun rekeningen en hun verslagen over hun budgettair en financieel beheer, en evenmin ten aanzien van de vraag of de verklaring van verzekering moet worden opgesteld door de directeur van het agentschap; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) de presentatie van hun werk aan het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de permanente instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitenverslagen weliswaar niet expliciet verlangen dat een agentschap een verklaring van verzekering opstelt, maar dat vele directeuren dat voor 2006 wel hebben gedaan, waarbij in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

15. herinnert aan paragraaf 26 van zijn resolutie van 12 april 2005 [7], waarin het de directeuren van de agentschappen verzoekt om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de handelingen, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

16. verzoekt de Commissie haar permanente instructies aan de agentschappen in die zin te amenderen;

17. stelt bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen moet werken aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin onderscheid wordt gemaakt tussen:

- een jaarverslag bestemd voor een breed publiek over de operaties en werkzaamheden van het orgaan en de bereikte resultaten,

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting,

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie,

- een betrouwbaarheidsverklaring, ondertekend door de directeur van het orgaan, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen waarvan hij het wenselijk acht dat zij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit worden gebracht;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

18. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (Jaarverslag paragraaf 10.29 [8]) dat de betaling van subsidies uit de communautaire begroting door de Commissie niet berust op voldoende onderbouwde ramingen van de behoeften aan kasmiddelen van de agentschappen en dat dit in combinatie met de omvang van de overdrachten met zich meebrengt dat ze over aanzienlijke kassaldi beschikken; wijst voorts op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen;

19. merkt op dat 14 agentschappen het ABAC-boekhoudingsysteem nog moesten invoeren eind 2006 (jaarverslag, voetnoot bij paragraaf 10.31);

20. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, paragraaf 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet-opgenomen verlof die bij sommige agentschappen worden geboekt; wijst erop dat de Rekenkamer opmerkingen plaatst bij zijn betrouwbaarheidsverklaring voor drie agentschappen (Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop), CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) voor het begrotingsjaar 2006 (2005: het Cedefop, de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en het Europees Bureau voor wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat de interne financieel controleur van de Commissie volgens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement ook de intern financieel controleur is van de reguleringsagentschappen die geld ontvangen uit de EU-begroting; wijst erop dat de interne financieel controleur verslag uitbrengt aan de raad van bestuur en de directeur van elk agentschap;

22. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat is opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van de intern controleur voor 2006:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

23. wijst evenwel op de opmerking van de intern controleur in zijn activiteitenverslag 2006 dat de financiën van alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis gecontroleerd zullen worden, nu de Commissie de Interne Accountantsdienst (IAS) extra personeel ter beschikking heeft gesteld;

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS gecontroleerd moeten worden, steeds verder toeneemt; verzoekt de Commissie zijn bevoegde commissie mee te delen of de IAS over voldoende personeel zal beschikken om de financiën van al deze organen de komende jaren jaarlijks te kunnen controleren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat alle agentschappen de kwijtingsautoriteit en de Commissie ieder jaar een verslag moeten voorleggen dat is opgesteld door hun directeur en waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soort interne audits die door de intern financieel controleur zijn uitgevoerd, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen mee te delen of dit ook is gebeurd en, zo ja, op welke wijze;

26. neemt ten aanzien van het vermogen van de interne accountantsdienst om met name de kleinere agentschappen te controleren, nota van een voorstel dat de intern controleur op 14 september 2006 voor de bevoegde commissie van het Parlement heeft gedaan, namelijk om toe te staan dat de kleinere agentschappen gebruik kunnen maken van particuliere accountantsdiensten;

Beoordeling van de agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring [9] waar het Parlement, de Raad en de Commissie het over eens zijn geworden bij het overleg vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 en waarin wordt opgeroepen een lijst op te stellen van i) de agentschappen die de Commissie wil beoordelen, en ii) de agentschappen die reeds zijn beoordeeld met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

28. wijst erop dat afzonderlijke agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om tuchtcommissies bestaande uit personeel met een passende rang samen te stellen en dat het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDO) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen om de oprichting te overwegen van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de verschillende agentschappen;

Ontwerp van interinstitutioneel akkoord

29. herinnert aan het ontwerp van de Commissie voor een interinstitutioneel akkoord voor een operationeel kader voor de Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit ontwerp een nuttig initiatief vormt in het streven naar rationalisering van de oprichting en exploitatie van de agentschappen; neemt nota van de opmerking van de Commissie in haar syntheseverslag 2006 (paragraaf 3.1, COM(2007) 274) dat hoewel er na de publicatie van het voorstel aanvankelijk weinig schot zat in de onderhandelingen, de inhoudelijke discussie eind 2006 weer is begonnen in de Raad; betreurt het dat het niet mogelijk is geweest de aanneming ervan dichterbij te brengen;

30. begroet dan ook de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling over de toekomst van de regelgevende agentschappen zal voorleggen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [10];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [11];

Specifieke punten

32. neemt nota van de constatering van de Rekenkamer in zijn verslag over 2006 dat de directeur in 2006 19 besluiten voor een bedrag van ongeveer 880000 EUR heeft getekend en goedkeuring heeft gehecht aan begrotingsoverschrijvingen tussen artikelen binnen hoofdstukken, en dat de raad van bestuur niet, zoals bepaald in het Financieel Reglement, de nodige informatie heeft gekregen, waarmee het begrotingsbeginsel van specificiteit niet werd nageleefd;

33. stelt op basis van de jaarrekeningen van het Agentschap (resultatenrekeningen) vast dat een positief saldo van 378878,09 EUR met betrekking tot 2005 in 2006 aan de Commissie is terugbetaald, en dat betreffende het begrotingsjaar 2006 nog eens een bedrag, ten belope van 170095,07 EUR, zal worden teruggegeven;

34. neemt nota van het feit dat op de balans voor 2006 desalniettemin een gecumuleerd overschot van 1820135,58 EUR staat;

35. neemt nota van het feit dat in 2006 van de 59 personeelsleden er 26 één en dezelfde nationaliteit hadden;

36. is van mening dat het Agentschap een fundamentele rol speelt bij de verspreiding op nationaal, regionaal en lokaal niveau van de beste preventiepraktijken ter bevordering van de veiligheid en de gezondheid op het werk in de Europese Unie; bevestigt andermaal zijn erkenning voor de werkzaamheden van het Agentschap dat de hem opgedragen taken onverminderd en op zeer goede wijze vervult.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 26.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 62.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 216 van 20.8.1994, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 187 van 15.7.2008, blz. 114.

[7] Resolutie van het Europees Parlement met de opmerkingen bij het besluit betreffende de kwijting aan de directeur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor de uitvoering van zijn begroting voor het begrotingsjaar 2003 (PB L 196 van 27.7.2005, blz. 87).

[8] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[9] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[11] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------