Ontwerp van VERORDENING VAN DE COMMISSIE houdende de financiële kaderregeling van de in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. ... van de Raad (Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting) bedoelde organen

INHOUDSOPGAVE

TOELICHTING

TITEL II BEGROTINGSBEGINSELEN

HOOFDSTUK 1 EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL

HOOFDSTUK 2 JAARPERIODICITEITSBEGINSEL

HOOFDSTUK 3 EVENWICHTSBEGINSEL

HOOFDSTUK 4 REKENEENHEIDSBEGINSEL

HOOFDSTUK 5 UNIVERSALITEITSBEGINSEL

HOOFDSTUK 6 SPECIALITEITSBEGINSEL

HOOFDSTUK 7 BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER

HOOFDSTUK 8 TRANSPARANTIEBEGINSEL

TITEL III OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1 OPSTELLING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 2 STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTING

TITEL IV UITVOERING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

HOOFDSTUK 2 FINANCIËLE ACTOREN

Afdeling 1 Beginsel van scheiding van functies

Afdeling 2 Ordonnateur

Afdeling 3 Rekenplichtige

Afdeling 4 Beheerder van gelden ter goede rekening

HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE FINANCIËLE ACTOREN

Afdeling 1 Algemene bepalingen

Afdeling 2 Regels betreffende de ordonnateur en de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

Afdeling 3 Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening

HOOFDSTUK 4 ONTVANGSTEN

Afdeling 1 Algemene bepalingen

Afdeling 2 Raming van schuldvorderingen

Afdeling 3 Vaststelling van schuldvorderingen

Afdeling 4 Invorderingsopdracht

Afdeling 5 Invordering

Afdeling 6 Specifieke bepalingen die gelden voor heffingen en belastingen

HOOFDSTUK 6 UITGAVEN

Afdeling 1 Vastlegging

Afdeling 2 Betaalbaarstelling

Afdeling 3 Betalingsopdracht

Afdeling 4 Betaling van uitgaven

Afdeling 5 Termijnen voor de uitgavenverrichtingen

HOOFDSTUK 7 COMPUTERSYSTEMEN

HOOFDSTUK 8 INTERN CONTROLEUR

TITEL V PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

TITEL VI DOOR HET COMMUNAUTAIR ORGAAN TOEGEKENDE SUBSIDIES

TITEL VII REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING

HOOFDSTUK 1 REKENING EN VERANTWOORDING

HOOFDSTUK 2 BOEKHOUDING

Afdeling 1 Gemeenschappelijke bepalingen

Afdeling 2 Algemene boekhouding

Afdeling 3 Begrotingsboekhouding

HOOFDSTUK 4 INVENTARIS VAN DE VASTE ACTIVA

TITEL VIII EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING

HOOFDSTUK 1 EXTERNE CONTROLE

HOOFDSTUK 2 KWIJTING

TITEL X OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

TOELICHTING

1. De communautaire organen met rechtspersoonlijkheid dienen op grond van artikel 142 van het in 1977 goedgekeurde Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna: Financieel Reglement) een financiële regeling vast te stellen, waarin voor zover mogelijk de bepalingen van het Financieel Reglement worden overgenomen.

2. Het nieuw Financieel Reglement dat op 1 januari 2003 in werking treedt, houdt een grondige hervorming in van het budgettair en financieel beheer van de Europese instellingen, met name door de afschaffing van de gecentraliseerde voorafgaandelijke controle van de verrichtingen ter uitvoering van de begroting en door een grotere responsabilisering van de ordonnateurs. Derhalve moet de financiële regeling voor de communautaire organen deze evolutie en de nieuwe methodes volgen.

Zo is in artikel 185 van het nieuw Financieel Reglement het volgende bepaald:

a) De Commissie stelt een financiële kaderregeling vast voor de door de Gemeenschappen opgerichte organen met rechtspersoonlijkheid die daadwerkelijk subsidies ten laste van de begroting ontvangen. De financiële regelingen voor deze organen mogen slechts van de kaderregeling afwijken indien de specifieke vereisten van hun taakverrichting dit noodzakelijk maken, en met voorafgaande instemming van de Commissie.

b) De kwijting over de uitvoering van de begroting van deze organen wordt verleend door het Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

c) Ten aanzien van deze organen oefent de interne controleur van de Commissie dezelfde bevoegdheid uit als die welke hem zijn toegekend met betrekking tot de diensten van de Commissie.

d) Deze organen passen de in artikel 132 vermelde boekhoudregels toe om de consolidatie van hun rekeningen met die van de Commissie mogelijk te maken.

Bovendien is in artikel 46, lid 3, onder d), van het nieuw Financieel Reglement bepaald dat de personeelsformatie van de in artikel 185 bedoelde organen door de begrotingsautoriteit (Raad en Europees Parlement) wordt vastgesteld. In artikel 14 van het nieuw Financieel Reglement wordt hieraan toegevoegd dat het verbod om leningen aan te gaan ook van toepassing is op de communautaire organen met rechtspersoonlijkheid.

3. Op grond van een aanbeveling van de Rekenkamer is met artikel 185 een nieuwe verhouding ontstaan tussen de financiële regeling voor de betrokken communautaire organen en het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. De Commissie is derhalve belast met de opstelling van een financiële kaderregeling op grond waarvan de in artikel 184 bedoelde organen vóór 1 januari 2003 een eigen financiële regeling moeten aannemen. Dit ontwerp van verordening heeft betrekking op deze financiële kaderregeling; het zal een verdere harmonisatie van de financiële, boekhoudkundige en controlebepalingen van de communautaire organen met de bij de instellingen van toepassing zijnde bepalingen mogelijk maken.

4. Dit ontwerp is uitgewerkt binnen een werkgroep waaraan, naast de diensten van de Commissie, vertegenwoordigers van de betrokken organen en, op informele wijze, van de Rekenkamer hebben deelgenomen. Het is gebaseerd op het model van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, waarvan het de bepalingen die relevant zijn in het kader van de communautaire organen, overneemt. Met de instemming van de Commissie kunnen de afzonderlijke organen evenwel aanpassingen voorstellen die onontbeerlijk zijn voor hun beheer. Tevens blijven zij bevoegd voor de goedkeuring van uitvoeringsvoorschriften die zij noodzakelijk achten.

5. In het ontwerp van financiële kaderregeling worden derhalve de volgende bepalingen van het nieuw Financieel Reglement die niet relevant zijn voor de communautaire organen, niet overgenomen:

- de bijzondere bepalingen in het tweede deel, die betrekking hebben op werkgebieden waarmee de communautaire organen niet te maken hebben (EOGFL, Structuurfondsen, onderzoek, externe maatregelen en bureaus), en de bepalingen van het derde deel (overgangs- en slotbepalingen);

- de lijst van de bestemmingsontvangsten is niet volledig overgenomen;

- de gedetailleerde procedure voor kredietoverschrijvingen en de opstelling van de begroting;

- de diverse uitvoeringswijzen van het begrip externalisering;

- de informatie over de begroting ten behoeve van het Europees Parlement en de Raad, daar deze niet de begrotingsautoriteit vormen van de in de financiële kaderregeling bedoelde organen;

- de verplichting aan de Commissie om een staat van uitgaven op te stellen met een indeling naar bestemming. Deze methode heeft weinig zin voor de communautaire organen en is dus facultatief;

- de bepalingen over subsidies en markten, die worden vervangen door een verwijzing naar het Financieel Reglement.

6. Hoewel in artikel 185 van het nieuw Financieel Reglement geen interinstitutioneel overleg wordt vereist, heeft de Commissie er zich toe verbonden (cfr. verklaring over artikel 185) de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad te raadplegen over dit ontwerp.

Om die reden moet de betrokken tekst worden goedgekeurd door de Commissie als ontwerp en voor raadpleging worden toegezonden aan deze drie instellingen. Deze hebben zich er op grond van de vermelde verklaring toe verbonden een standpunt in te nemen binnen zes weken na de ontvangst. De Commissie zal de definitieve tekst goedkeuren voordat het nieuw Financieel Reglement op 1 januari 2003 van kracht wordt.

Ontwerp van VERORDENING VAN DE COMMISSIE houdende de Financiële Kaderregeling van de in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. ... van de Raad (Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting) bedoelde organen

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. ... van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [1], en met name op artikel 185, lid 1,

[1] PB L ... van ..., blz. 1.

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Aan communautaire organen die zijn ingesteld om bepaalde communautaire maatregelen op zich te nemen, is rechtspersoonlijkheid verleend, en bijgevolg een eigen begroting in het kader van een specifieke financiële regeling.

(2) Teneinde te zorgen voor een zekere homogeniteit van deze regeling en Verordening (EG) ... van de Raad (Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen), en in toepassing van het bepaald in artikel 185, lid 1, hiervan, dienen in deze financiële kaderregeling de regels te worden vastgelegd die het kader vormen voor de opstelling, de uitvoering en de controle van de begroting van de vermelde communautaire organen die daadwerkelijk een subsidie ten laste van de communautaire begroting ontvangen (hierna: "communautaire organen). Deze financiële kaderregeling zal het uitgangspunt worden voor de eigen financiële regeling van de afzonderlijke organen, die als in artikel 185 vermeld, slechts van de kaderregeling mogen afwijken indien de specifieke vereisten van hun taakverrichting dit noodzakelijk maken, en met instemming van de Commissie.

(3) Zoals het Financieel Reglement moet deze financiële kaderregeling beperkt worden tot de grote beginselen en basisregels voor het gehele betrokken begrotingsterrein, terwijl de toepassingsbepalingen nadien door de organen kunnen worden goedgekeurd om zodoende de leesbaarheid van hun financiële regeling te verbeteren.

(4) Bij de opstelling en de uitvoering van de begroting moeten de vier grondbeginselen van het begrotingsrecht (eenheid, universaliteit, specialiteit, jaarperiodiciteit) worden geëerbiedigd, alsook de beginselen van begrotingswaarachtigheid, evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.

(5) Het is noodzakelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige, de interne controleur en de ordonnateurs te bepalen. De ordonnateurs krijgen de volle verantwoordelijkheid voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die onder hun gezag worden uitgevoerd, verrichtingen waarvan zij, eventueel ook in het kader van tuchtrechtelijke procedures, rekenschap moeten afleggen.

(6) Net zoals de instellingen mogen de communautaire organen overeenkomstig artikel 14 van het Financieel Reglement geen leningen aangaan.

(7) De taak van interne audit binnen de communautaire organen moet worden uitgevoerd door de interne controleur van de Commissie, die zo de algemene coherentie tussen de regeling en de werkmethoden waarborgt overeenkomstig artikel 185, lid 3, van het Financieel Reglement.

(8) Het tijdschema voor de opstelling van de begroting, de indiening van de rekeningen en de kwijting moet worden afgestemd op de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement en de kwijtinggevende autoriteit is voortaan dezelfde als voor de algemene begroting (artikel 185, lid 2, van het Financieel Reglement).

(9) De door de communautaire organen toegepaste boekhoudregels moeten een consolidatie met de rekeningen van de instellingen mogelijk maken, en derhalve overeenkomstig artikel 133 van het nieuw Financieel Reglement worden vastgesteld door de rekenplichtige van de Commissie.

(10) Overeenkomstig artikel 46 van het Financieel Reglement moet de personeelsformatie voortaan ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Begrotingsautoriteit.

(11) Het is noodzakelijk dat de in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde instantie, die door de Commissie wordt opgericht om onregelmatigheden te beoordelen, dezelfde als die waarop ieder orgaan een beroep kan doen zodat gelijke gedragingen gelijk worden beoordeeld.

(12) Met name omdat zij subsidies ontvangen ten laste van de communautaire begroting, moeten de communautaire organen strikt dezelfde eisen als de instellingen naleven inzake openbare aanbestedingen en toegekende subsidies, voor zover zij zijn toegestaan in de oprichtingsbesluiten van deze organen; in dit verband moet slechts worden verwezen naar de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement.

(13) Zoals de instellingen kunnen de communautaire organen voor de uitvoering van de hun toevertrouwde taken slechts indien noodzakelijk een beroep doen op externe privaatrechtelijke organen en dit uitsluitend voor taken die noch een openbare dienstverlening, noch een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, zodat ieder orgaan aansprakelijk blijft voor de uitvoering van zijn begroting en het naleven van de doelstellingen die het bij de oprichting zijn toegewezen.

(14) De communautaire organen moeten hun verzoeken tot betaling van de communautaire subsidie verantwoorden met een cashflowraming en de middelen die de Gemeenschappen uit hoofde van deze subsidie betalen, moeten de belangen van de Gemeenschappen ten goede komen.

(15) Met behulp van specifieke betalingen moet de inning van belastingen en heffingen, die een van de middelen van deze organen vormen, worden georganiseerd.

(16) Gelet op de reglementaire vereisten die voortvloeien uit de oprichtingsbesluiten van de communautaire organen moet de procedure voor de indiening van de rekeningen worden aangepast en het advies van de raad van bestuur over de rekeningen worden ingewonnen.

(17) Slechts de bepalingen van het Financieel Reglement die relevant zijn voor de communautaire organen, moeten worden opgenomen in deze regeling. Dit betekent in het bijzonder het volgende:

- noch de bepalingen die betrekking hebben op werkterreinen waarmee de communautaire organen niets te maken hebben (EOGFL, Structuurfondsen, onderzoek, externe maatregelen en Bureaus), noch de gediversifieerde uitvoeringswijzen voor de begrippen externalisering en begrotingstoelichting ten behoeve van het Europees Parlement en de Raad zijn in onderhavige regeling opgenomen;

- slechts enkele toegewezen ontvangsten van het Financieel Reglement moeten in overweging worden genomen;

- de procedure voor kredietoverschrijvingen en de opstelling van de begroting moet minder complex en gedetailleerd zijn;

- de communautaire organen hoeven evenmin te worden verplicht hun staat van uitgaven op te stellen met een indeling naar bestemming. Deze methode, die krachtens het Financieel Reglementverplicht is voor de Commissie, heeft weinig zin voor de communautaire organen.

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

TITEL I - VOORWERP

Artikel 1

In onderhavige verordening worden de noodzakelijke beginsels en regels vastgesteld waaraan de financiële regeling van elk in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. ... (hierna "het Financieel Reglement" bedoeld orgaan moet beantwoorden.

Artikel 2

In deze verordening wordt verstaan onder:

- "communautair orgaan": een van de in artikel 185, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde organen;

- "raad van bestuur": de belangrijkste instantie voor financiële en budgettaire besluitvorming binnen het communautair orgaan, ongeacht wat de benaming hiervan is in de oprichtingsbesluit van het communautair orgaan;

- "directeur": de persoon die belast is met de uitvoering van de besluiten van de raad van bestuur en tevens, als ordonnateur, van de begroting van het communautair orgaan, ongeacht zijn benaming in de oprichtingsbesluit van het communautair orgaan;

- "oprichtingsbesluit": het communautair rechtsbesluit waarbij de wezenlijke element met betrekking tot de oprichting en de werking van het communautair orgaan zijn geregeld;

- "begrotingsautoriteit": het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie;

- "Raad": de Raad van de Europese Unie;

- "ordonnateur": de persoon die belast" is met de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van het communautair orgaan;

- "statuut": de Verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

TITEL II BEGROTINGSBEGINSELEN

Artikel 3

Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer en het transparantiebeginsel in acht genomen.

HOOFDSTUK 1 EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL

Artikel 4

De begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven van het communautair orgaan worden geraamd en goedgekeurd

Artikel 5

De begroting van het communautair orgaan omvat:

a) eigen ontvangsten, die bestaan uit alle heffingen en belastingen die het communautair orgaan mag heffen uit hoofde van de taken die het zijn toevertrouwd, alsmede eventuele andere ontvangsten,

b) een door de Europese Gemeenschappen verleende subsidie,

c) de uitgaven van het communautair orgaan, met inbegrip van de administratieve uitgaven.

Artikel 6

1. Uitsluitend door aanwijzing op een begrotingsonderdeel kunnen ontvangsten geïnd en uitgaven verricht worden.

2. In de begroting van het communautair orgaan hoeft slechts een krediet te worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.

3. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting van het communautair orgaan goedgekeurde kredieten.

HOOFDSTUK 2 JAARPERIODICITEITSBEGINSEL

Artikel 7

De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.

Artikel 8

1. De begroting bevat gesplitste en niet-gesplitste kredieten die aanleiding geven tot vastleggingskredieten en betalingskredieten.

2. Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het jaar waarin zij worden gedaan.

3. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.

4. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.

Artikel 9

1. De ontvangsten van het communautair orgaan zoals bedoeld in artikel 5 worden in de rekening van een begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.

2. De ontvangsten van het communautair orgaan stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.

3. De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.

4. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot 31 december zijn aangegaan.

5. De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.

Artikel 10

1. Vastleggingskredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

Zij mogen evenwel worden overgedragen, doch uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar, bij een uiterlijk op 15 februari door de raad van bestuur overeenkomstig de leden 2 en 8 genomen besluit.

2. Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

3. Bij vastleggingskredieten van gesplitste kredieten en bij niet-gesplitste kredieten die bij de afsluiting van begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kunnen de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste, in de uitvoeringsvoorschriften van de financiële regeling van de afzonderlijke communautaire organen te bepalen voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd, worden overgedragen. Deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.

4. Bij betalingskredieten van gesplitste kredieten kunnen de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, worden overgedragen wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende jaar ontoereikend zijn. Het communautair orgaan zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.

5. Niet-gesplitste kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

6. Vastleggingskredieten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het jaar N konden worden verricht om redenen die de ordonnateur redelijkerwijs niet kunnen worden aangerekend, en indien de desbetreffende acties niet kunnen worden gefinancierd ten laste van de begroting van het jaar N+1.

De overgedragen kredieten die op 31 maart van het begrotingsjaar N+1 niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.

In de boekhouding worden de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten onderscheiden.

7. Op 31 december van het jaar N niet bestede vastleggingskredieten worden van rechtswege overgedragen. Het communautair orgaan zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten. Zij worden bij de betalingskredieten van het volgende jaar gevoegd.

8. Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 19 van deze verordening bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen.

Artikel 11

Vrijmakingen van kredieten naar aanleiding van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de acties waarvoor deze kredieten bestemd waren, die plaatsvinden in de jaren na het begrotingsjaar waarin zij zijn vastgelegd, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.

Artikel 12

De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief is vastgesteld.

Artikel 13

1. Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen echter niet meer bedragen dan een vierde van de kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.

2. De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar.

Artikel 14

1. Indien de begroting van het communautair orgaan aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, zijn de volgende regels van toepassing op de vastleggingen en betalingen met betrekking tot de uitgaven die uit hoofde van de uitvoering van de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting op een specifiek begrotingsonderdeel aangewezen hadden kunnen worden.

2. Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van de totale kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde per verstreken maand, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen.

Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen.

Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.

3. Indien de continuïteit van het optreden van het communautair orgaan en de eisen van beheer zulks noodzakelijk maken kan de directeur, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, boven die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge de leden 1 en 2.

De directeur stelt de raad van bestuur onmiddellijk op de hoogte van een dergelijke maatregel.

De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.

HOOFDSTUK 3 EVENWICHTSBEGINSEL

Artikel 15

1. De begroting van het communautair orgaan moet wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht zijn.

2. De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de communautaire subsidie, vermeerderd met de in artikel 5, onder a), bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.

3. Het communautair orgaan mag geen leningen aangaan.

Artikel 16

1. Indien het saldo van de in artikel 82 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de betaalde communautaire subsidie. Het positief saldo dat de betaalde communautaire subsidie overstijgt, wordt opgenomen bij de ontvangsten van het volgende begrotingsjaar. Het verschil tussen toegestane en betaalde communautaire subsidie wordt afgeschaft.

2. Indien dit saldo negatief is en het bedrag van de toegestane, maar nog niet betaalde communautaire subsidie niet overstijgt, wordt het opgenomen in de resultatenrekening van het volgende begrotingsjaar; het verschil tussen het saldo en het bedrag van de nog niet betaalde subsidie wordt afgeschaft.

3. Indien het saldo negatief is en het bedrag van de toegestane maar nog niet betaalde communautaire subsidie overstijgt, wordt dit laatste bedrag opgenomen in de resultaatrekening van het volgende begrotingsjaar en wordt het verschil in de begroting van het volgende jaar opgenomen als een vastlegging die reeds moet worden aangerekend op de kredieten van dat begrotingsjaar.

4. Ontvangsten of betalingskredieten worden in de loop van de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen door middel van een nota van wijzigingen en, tijdens de uitvoering van de begroting, door middel van een gewijzigde begroting.

HOOFDSTUK 4 REKENEENHEIDSBEGINSEL

Artikel 17

De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording.

De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in nationale valuta's te verrichten onder de in de financiële regeling van elk communautair orgaan genoemde voorwaarden.

HOOFDSTUK 5 UNIVERSALITEITSBEGINSEL

Artikel 18

De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten, behoudens het bepaalde in artikel 19. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 21.

Artikel 19

1. De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van specifieke uitgaven:

a) ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

b) bijdragen van lidstaten, derde landen of diverse instellingen voor acties van het communautair orgaan, voor zover dit is bepaald in de overeenkomst die is gesloten tussen het communautair orgaan en de betrokken lidstaten, derde landen of instellingen;

2. Alle ontvangsten in de zin van lid 1 moeten alle rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken.

3. De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in lid 1 vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.

Artikel 20

1. De directeur kan alle schenkingen ten gunste van het communautair orgaan, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.

2. Voor het aanvaarden van schenkingen die lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaandelijke goedkeuring vereist van de raad van bestuur, die zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien de raad van bestuur binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking aanvaard geacht.

Artikel 21

1. De bedragen die op de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering kunnen worden gebracht, worden vastgesteld in de financiële regeling van ieder communautair orgaan.

De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet als ontvangsten van het communautair orgaan geboekt.

2. De prijzen van aan het communautair orgaan geleverde goederen en diensten worden exclusief belastingen in de begroting opgenomen indien er belastingen in zijn begrepen die worden terugbetaald

- ofwel door de lidstaten op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, indien dit van toepassing is op het communautair orgaan,

- ofwel door een lidstaat of een derde land op grond van andere overeenkomsten terzake.

Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig de eerste alinea tijdelijk door het communautair orgaan worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.

3. Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave opgenomen in de begroting van het communautair orgaan.

4. De tijdens de uitvoering van de begroting geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK 6 SPECIALITEITSBEGINSEL

Artikel 22

Alle vastleggingskredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.

De betalingskredieten worden als geheel opgenomen in de begroting. De directeur verdeelt deze over de diverse begrotingsartikelen naargelang de behoeften.

Artikel 23

1. De directeur van het communautair orgaan kan binnen ieder hoofdstuk overschrijvingen verrichten van het ene artikel naar het andere.

De directeur van het communautair orgaan stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk op de hoogte van krachtens voorgaande alinea verrichte overschrijvingen.

2. De directeur van het communautair orgaan kan de raad van bestuur kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere of van het ene hoofdstuk naar het andere binnen dezelfde titel voorstellen. De raad van bestuur heeft een maand tijd om een beslissing te nemen over deze overschrijvingen; na deze termijn worden zij aanvaard geacht.

3. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig dit artikel uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.

Artikel 24

1. Enkel begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting een krediet is toegestaan of die de vermelding pro memorie (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.

2. Bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover zij hun bestemming behouden.

HOOFDSTUK 7 BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER

Artikel 25

1. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

2. Zuinigheid betekent dat de door het communautair orgaan voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.

3. Er worden doelstellingen vastgelegd die door middel van meetbare indicatoren te verifiëren zijn, en op de verwezenlijking ervan wordt toezicht uitgeoefend.

4. Om het beginsel van goed financieel beheer toe te passen, evalueert het communautair orgaan regelmatig zijn programma's of acties, zowel vooraf als achteraf.

HOOFDSTUK 8 TRANSPARANTIEBEGINSEL

Artikel 26

1. De begroting van het communautair orgaan wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.

2. De begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm binnen twee maanden na hun goedkeuring bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

TITEL III OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1 OPSTELLING VAN DE BEGROTING

Artikel 27

1. De begroting van het communautair orgaan wordt opgesteld overeenkomstig het bepaalde in de oprichtingsbesluit van het communautair orgaan.

2. Overeenkomstig zijn oprichtingsbesluit zendt het communautair orgaan de Commissie ten laatste op 31 maart van ieder jaar een raming van zijn uitgaven en ontvangsten toe, alsmede een algemene motivering hiervan en zijn werkprogramma.

3. De raming van de uitgaven en ontvangsten van het communautair orgaan omvat:

a) een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;

b) bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

c) een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten.

4. In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen zendt de Commissie deze raming van het communautair orgaan de begrotingsautoriteit toe en stelt zij het bedrag van de subsidie voor het communautair orgaan voor, alsmede het personeelsbestand dat zij noodzakelijk acht voor dit orgaan.

5. De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van het communautair orgaan en iedere latere wijziging hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1.

6. De begroting wordt vastgesteld door de raad van bestuur van het communautair orgaan. Daarbij houdt hij rekening met het bedrag van de door de Gemeenschappen toegekende subsidie.

Artikel 28

Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting, overeenkomstig de oprichtingsbesluit en artikel 27.

HOOFDSTUK 2 STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTING

Artikel 29

De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.

Artikel 30

De staat van uitgaven kan worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar aard en/of bestemming. Deze nomenclatuur wordt bepaald door het communautair orgaan.

Artikel 31

In de begroting worden opgenomen:

1. in de staat van ontvangsten:

a) de ramingen van de ontvangsten van het communautair orgaan voor het betrokken begrotingsjaar,

b) de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het begrotingsjaar n -2,

c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2. in de staat van uitgaven:

a) de vastleggings- en betalingskredieten voor het betrokken begrotingsjaar,

b) de vastleggings- en betalingskredieten van het vorige begrotingsjaar, evenals de in het begrotingsjaar n-2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen,

c) een overzicht van de tijdschema's voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren,

d) een passende toelichting bij elk onderdeel.

Artikel 32

1. De in artikel 27 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het voorgaande begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten.

Voor het communautair orgaan is deze een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.

Toch kan de raad van bestuur wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10% van de toegestane posten, behalve voor de rangen A1, A2 en A3, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:

a) de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar;

b) het totale aantal toegestane posten per personeelsformatie wordt niet overschreden.

2. In afwijking van lid 1, tweede alinea, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd.

TITEL IV UITVOERING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 33

De directeur oefent de functies van ordonnateur uit. Hij voert de begroting van het communautair orgaan aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het communautair orgaan, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten.

Artikel 34

1. De directeur kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan ambtenaren van het communautair orgaan die onder het statuut vallen, onder voorwaarden die zijn bepaald in het financieel reglement van het communautair orgaan en in eventuele andere, door de raad van bestuur goedgekeurde regels. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

2. Delegatieverkrijgers kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren onder de voorwaarden die zijn bepaald in de in artikel 100 bedoelde uitvoeringsvoorschriften van deze verordening. De directeur moet uitdrukkelijk instemmen met een subdelegatie.

Artikel 35

1. Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel verboden enige handeling tot uitvoering van de begroting te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het communautair orgaan. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken actor van deze handeling af te zien en zich tot het bevoegde gezag te wenden.

2. Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een actor in de begrotingsuitvoering of een interne controleur in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.

Artikel 36

1. De directeur voert de begroting uit binnen de onder zijn gezag geplaatste diensten.

2. Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke eenheden of organen.

HOOFDSTUK 2 FINANCIËLE ACTOREN

Afdeling 1 Beginsel van scheiding van functies

Artikel 37

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

Afdeling 2 Ordonnateur

Artikel 38

1. De ordonnateur van het communautair orgaan is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.

2. Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

3. De inning van ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de afgifte van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.

4. De ordonnateur voert, overeenkomstig de minimumnormen die door de raad van bestuur van het communautair orgaan zijn vastgesteld op grond van de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgelegde normen, en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde transacties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen en interne procedures voor beheer en controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, inclusief, in voorkomend geval, verificaties achteraf.

De ordonnateur zorgt ervoor dat binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs worden aangesteld die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.

5. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

6. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde acties gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan.

Artikel 39

1. Onder inleiding van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting door de in artikelen 33 en 31 bedoelde ordonnateurs.

2. Onder verificatie van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van de controles vooraf die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten van de verrichting te verifiëren.

3. Iedere verrichting wordt minstens van tevoren geverifieerd. Met deze verificatie wordt beoogd vast te stellen:

a) of de uitgave regelmatig is en conform de toepasselijke bepalingen;

b) of het in artikel 25 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.

4. Met de verificaties achteraf op basis van bewijsstukken en, indien nodig, ter plaatse wordt beoogd na te gaan of de ten laste van de begroting gefinancierde verrichtingen goed zijn uitgevoerd en of de in lid 3 bedoelde criteria zijn nageleefd. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs worden gehouden op basis van een risicoanalyse.

5. De ambtenaren of andere functionarissen die belast zijn met de in leden 2 en 4 bedoelde verificaties, zijn niet dezelfden als die de in lid 1 bedoelde opdrachten uitvoeren, en zijn niet ondergeschikt aan dezen.

6. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Hij respecteert een specifieke beroepscode die door het communautair orgaan wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.

Artikel 40

1. De ordonnateur, in de zin van artikel 33, legt verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan de raad van bestuur door middel van een jaarlijks activiteitenverslag (hierna: verslag van de ordonnateur), vergezeld van gegevens betreffende financiën en beheer. Dit verslag vermeldt de resultaten van zijn verrichtingen in het licht van de hem gestelde doelstellingen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de hem ter beschikking gestelde middelen en de werking van het interne controlesysteem. De interne controleur, in de zin van artikel 72 van deze verordening, neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.

2. De raad van bestuur van het communautair orgaan zendt ieder jaar ten laatste op 15 juni de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer een analyse en beoordeling van het jaarverslag van de ordonnateur over het voorgaande begrotingsjaar. Deze analyse en beoordeling wordt opgenomen in het jaarverslag van het communautair orgaan overeenkomstig het bepaalde in de oprichtingsbesluit.

Artikel 41

Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer, deelt dit schriftelijk aan de directeur mede en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de raad van bestuur. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, waarschuwt hij het Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Artikel 42

In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 34 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, is artikel 38, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.

Afdeling 3 Rekenplichtige

Artikel 43

1. De raad van bestuur stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die binnen het communautair orgaan wordt belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel VII;

c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VII;

d) het overeenkomstig titel VII ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;

e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toerpassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;

f) het beheer van de kasmiddelen.

2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het communautair orgaan en de uitvoering van de begroting.

3. Behoudens lid 4 van dit artikel en artikel 44, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

4. Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn taken, kan de rekenplichtige een aantal van zijn functies delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het statuut.

5. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.

Afdeling 4 Beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 44

1. Indien dit noodzakelijk blijkt voor de betaling van uitgaven van een gering bedrag en voor de inning van andere, in artikel 5 bedoelde ontvangsten, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, waarvoor de middelen worden verstrekt door de rekenplichtige en dat onder de verantwoordelijkheid valt van door hem aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening

2. Het maximale bedrag dat een beheerder van gelden ter goede rekening aan een derde kan betalen wordt voor alle uitgaven en ontvangsten vastgesteld door ieder communautair orgaan.

HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE FINANCIËLE ACTOREN

Afdeling 1 Algemene bepalingen

Artikel 45

1. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd, tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen.

De ordonnateur kan te allen tijde zijn akkoord over een specifieke subdelegatie intrekken.

2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd, tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven door de raad van bestuur. Laatstbedoelde stelt dan een tijdelijk rekenplichtige aan.

3. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening te allen tijde tijdelijk of definitief uit hun functie worden ontheven door de rekenplichtige.

Artikel 46

Teneinde ernstige gevolgen te vermijden voor de financiële belangen voor het communautair orgaan, kan de raad van bestuur ertoe besluiten de directeur te ontheffen van zijn functie van ordonnateur van het communautair orgaan. In dat geval benoemt hij een voorlopig ordonnateur die in functie blijft tot een definitieve oplossing wordt gevonden.

Artikel 47

1. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in de artikelen 45 en 46 bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.

2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 48, 49 en 50, is elke ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en geldelijke aansprakelijk onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Afdeling 2 Regels betreffende de ordonnateur en de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

Artikel 48

1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut bepaalde voorwaarden.

2. Wanneer een gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit, onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluuit te nemen, is de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

3. In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerde ordonnateur.

4. De instantie die door de Commissie is opgericht overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement om het bestaan vast te stellen van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan, oefent ten aanzien van het communautair orgaan dezelfde bevoegdheden uit als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie.

Op grond van het advies van deze instantie neemt de directeur van het communautair orgaan een beslissing omtrent het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien door dit verslag de directeur in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan de raad van bestuur en aan de interne controleur van de Commissie.

5. Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die het communautair orgaan door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden .

Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.

Afdeling 3 Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening

Artikel 49

Een rekenplichtige kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;

b) bankrekeningen of postrekeningen wijzigen zonder dit voorafgaandelijk te melden aan de ordonnateur;

c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

Artikel 50

Een beheerder van gelden ter goede rekening kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;

b) verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

c) aan anderen dan rechthebbenden betalen;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

HOOFDSTUK 4 ONTVANGSTEN

Afdeling 1 Algemene bepalingen

Artikel 51

Het communautair orgaan stelt bij deze aan de Commissie, binnen de door haar vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met haar overeengekomen periodiciteit, verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap voor welke zijn gebaseerd op een schuldvorderingsraming.

Artikel 52

De aan het communautair orgaan door de Commissie betaalde middelen uit hoofde van de subsidie brengen interesten op ten bate van de algemene begroting van de Gemeenschappen.

Afdeling 2 Raming van schuldvorderingen

Artikel 53

Elke maatregel of situatie die kan leiden tot het ontstaan van of het wijzigen van een schuldvordering van het communautaire orgaan maakt vooraf het voorwerp uit van een schuldvordering van de bevoegde ordonnateur.

Afdeling 3 Vaststelling van schuldvorderingen

Artikel 54

1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur:

a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;

b) het voorwerp en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;

c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

2. Elke schuldvordering die als zeker, liquide en opeisbaar wordt vastgesteld, moet worden geconstateerd door een aan de boekhoudkundige opgedragen invorderingsopdracht, die vergezeld moet gaan van een debitnota die aan de debiteur moet worden toegezonden. Beide handelingen worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.

3. Onverminderd de regelgevende, contractuele en in overeenkomsten vervatte bepalingen brengt elke schuldvordering die niet terugbetaald is binnen de termijn die vermeld is in de debetnota, interest op overeenkomstig het bepaalde in artikel 83 van de verordening van de Commissie houdende uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

4. In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen.

Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling.

Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.

Afdeling 4 Invorderingsopdracht

Artikel 55

De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij heeft vastgesteld.

Afdeling 5 Invordering

Artikel 56

1. De onterecht betaalde bedragen worden ingevorderd.

2. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het communautair orgaan en toe te zien op het behoud van de rechten van de Gemeenschappen.

3. Wanneer de bevoegde ordonnateur van het innen van de vastgestelde schuldvordering afziet, verifieert hij of het afzien van de schuldvordering regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer.

Het afzien van het innen van een vastgestelde schuldvordering geschiedt op basis van een besluit van de ordonnateur, dat met redenen omkleed moet zijn. De ordonnateur kan bedoeld besluit niet delegeren.

Het afwijzingsbesluit bevatte de redenen voor de inning alsook de juridische en feitelijke elementen waarop een en ander gebaseerd is.

4. De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien het ontdekken van een juridische of feitelijke vergissing aangeeft dat een schuldvordering niet correct werd vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.

5. De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voor zover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van het communautaire orgaan vastgestelde recht. Bedoelde aanpassing wordt uitgevoerd op grond van een besluit van de bevoegde ordonnateur, waarbij een en ander met redenen moet worden omkleed.

Artikel 57

1. De door de rekenplichtige uitgevoerde inning leidt ertoe dat de rekenplichtige in de rekeningen een en ander registreert, waarbij de bevoegde ordonnateur op de hoogte moet worden gesteld.

2. Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

Artikel 58

1. Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de bevoegde rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis, en tracht hij onverwijld de inning als nog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.

2. De rekenplichtige gaat over tot de inning bij wijze van compensatie en eventueel van de schuldvorderingen van het communautaire orgaan ten aanzien van elke schuldenaar zelf die een zekere, liquide en opeisbare schuld heeft ten aanzien van het communautair orgaan voor zover de compensatie juridisch mogelijk is.

Artikel 59

Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat:

a) de debiteur zich ertoe verbindt de rentebetalingen uit te betalen tegen de percentages bedoeld in artikel 83 van de verordening van de Commissie houdende uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement voor de hele termijn die wordt toegekend vanaf de oorspronkelijke vervaldag,

b) hij, ter bescherming van de rechten van het communautaire orgaan, een financiële garantie samenstelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt.

Afdeling 6 Specifieke bepalingen die gelden voor heffingen en belastingen

Artikel 60

1. Voor zover bijdragen of belastingen in de zin van artikel 5, punt a), van deze verordening worden geheven door het communautair orgaan, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopig algemene raming.

2. Als algemene regel wordt de verrichting van de diensten uit hoofde van de opgedragen opdrachten door het communautair orgaan slechts uitgevoerd na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige belasting of bijdrage.

3. Indien, bij wijze van uitzondering, dienstverlening heeft plaatsgevonden zonder voorafgaande betaling van de overeenkomstige belasting of bijdrage, zijn de afdelingen 3, 4 en 5 van dit hoofdstuk van toepassing.

HOOFDSTUK 6 UITGAVEN

Artikel 61

1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

2. Elke uitgavenvaststelling moet voorafgegaan worden door een financieringsbesluit.

3. Het werkprogramma van het communautaire orgaan staat gelijk met een financieringsbesluit voor de activiteiten waarop het betrekking heeft, voor zover deze duidelijk zijn vastgesteld en in overeenstemming zijn met duidelijk vastgestelde raamcriteria.

4. De huishoudelijke kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaande financieringsbeslissing.

Afdeling 1 vastlegging

Artikel 62

1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis.

2. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden.

3. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald.

4. Van een globale vastlegging is sprake wanneer tenminste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is.

5. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op de lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangewezen.

De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, en wel door rechtstreekse betalingen.

Artikel 63

1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

2. De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het jaar N.

Bij het verstrijken van de in de eerste alinea bedoelde perioden, moet het saldo dat niet gedekt is door een juridische verbintenis van deze begrotingsvastleggingen door de bevoegde ordonnateur worden aangegaan.

3. Juridische verbintenissen die zijn aangegaan voor activiteiten waarvan de verwezenlijking langer dan een jaar duurt, alsook overeenkomstige begrotingsvastleggingen brengen, behalve wanneer het om personeelsuitgaven gaat, een welbepaalde uitvoeringstermijn mee die wordt vastgesteld overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.

De delen van deze betalingsverplichtingen die niet zijn uitgevoerd na zes maanden na de uitvoeringsdatum vormen deel uit van een niet-vastlegging, zulks overeenkomstig artikel 11.

Artikel 64

Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:

a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;

b) de beschikbaarheid van de kredieten;

c) de overeenstemming van de uitgaven ten aanzien van de toepasselijke bepalingen, met name het oprichtingsbesluit, de financiële regeling van elk communautair orgaan, alsook elk besluit dat is genomen ter uitvoering hiervan;

d) de eerbiediging van het beginsel van goed financieel beheer.

Afdeling 2 Betaalbaarstelling

Artikel 65

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

a) het bestaan van de rechten van de schuldeiser verifieert;

b) nagaat of de voorwaarden vervuld zijn om de schuldvordering opeisbaar te maken;

c) de opeisbaarheid en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert.

Artikel 66

1. Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken waarbij de rechten van de schuldvorderaar zijn gebaseerd, zulks op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere bewijzen die de betaling rechtvaardigen.

2. Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring "betaalbaar" door de bevoegde ordonnateur.

3. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijke wachtwoord gebruikt.

Afdeling 3 Betalingsopdracht

Artikel 67

1. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.

2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 38, lid 5, van deze verordening door de bevoegde ordonnateur bewaard.

3. In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 91 van deze verordening bedoelde inventarissen.

Afdeling 4 Betaling

Artikel 68

1. De betaling wordt uitgevoerd indien is aangetoond dat het betrokken optreden werd uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement en het contract of de overeenkomst tot subsidieverlening, alsook een van de volgende operaties bestrijkt:

a) betaling van het volledige verschuldigde bedrag;

b) betaling van het verschuldigde bedrag op de volgende wijze:

i) voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen,

ii) een of meer tussentijdse betalingen;

iii) betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen.

De voorfinancieringen worden geheel of gedeeltelijk in aanmerking genomen op de tussentijdse betalingen.

Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend.

2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij zijn verricht.

Artikel 69

De betalingen worden door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen verricht.

Afdeling 5 Termijnen voor de uitgavenverrichtingen

Artikel 70

De verrichtingen inzake de vereffening, de opdracht en de betaling van de uitgaven moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen van en het bepaalde in de artikelen 87 tot en met 103 van de verordening houdende uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement.

HOOFDSTUK 7 COMPUTERSYSTEMEN

Artikel 71

Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.

HOOFDSTUK 8 INTERN CONTROLEUR

Artikel 72

1. Het communautaire orgaan beschikt over een functie inzake interne audit die wordt uitgeoefend met inachtneming van de van toepassing zijnde internationale normen.

2. Overeenkomstig artikel 185, lid 3, van het Financieel Reglement, wordt deze functie door de interne controleur van de Commissie uitgeoefend in de zin van artikel 85 van het Financieel Reglement. Wat dit betreft, is bedoelde persoon verantwoordelijk ten aanzien van het communautaire orgaan wat betreft de verificatie van de goede werking van de systemen en procedures ter uitvoering van de begroting.

Artikel 73

1. De intern controleur adviseert zijn instelling bij het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

Hij is belast met:

a) het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheerssystemen alsook de uitvoeringsvoorwaarden bij de uitvoering van de programma's en de acties met betrekking tot de risico's die hiermee verband houden;

b) het beoordelen van de toereikendheid en de kwaliteit van de interne controlesystemen die worden toegepast op elke uitvoering van de begroting.

2. De intern controleur oefent zijn functies uit met betrekking tot alle activiteiten en dienstverlening van het communautaire orgaan. Hij heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

3. De intern controleur brengt verslag uit aan de raad van bestuur en aan de directeur van het communautair orgaan met betrekking tot zijn vaststellingen en aanbevelingen. Hierbij wordt gezorgd voor de follow-up van de aanbevelingen die aansluiten bij de controles.

4. De intern controleur brengt aan het communautair orgaan een jaarverslag uit waarin met name het aantal en de soort uitgeoefende interne controles worden vermeld, naast de nodige aanbevelingen en de aan deze aanbevelingen gegeven gevolgtrekkingen. Dit jaarverslag bevat bovendien de systematische problemen die door de gespecialiseerde instantie zijn vastgesteld, die werd ingesteld overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement.

5. Het communautair orgaan stelt jaarlijks aan de kwijtingsautoriteit en de Commissie een verslag ter beschikking dat is opgesteld door de directeur van het communautair orgaan, en waarin melding wordt gemaakt van het aantal en de soorten interne audits die zijn uitgevoerd door de intern controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen alsook het gevolg dat aan bedoelde aanbevelingen is gegeven.

Artikel 74

De verantwoordelijkheid van de intern controleur is bij de uitoefening van zijn functies vervat in artikel 87 van het Financieel Reglement.

TITEL V PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

Artikel 75

Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement alsook de uitvoeringsvoorschriften daarvan van toepassing.

TITEL VI DOOR HET COMMUNAUTAIR ORGAAN TOEGEKENDE SUBSIDIES

Artikel 76

Wanneer het communautair orgaan subsidies kan verlenen overeenkomstig het bepaalde in zijn oprichtingsbesluit, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement alsook de uitvoeringsvoorschriften ervan van toepassing.

TITEL VII REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING

HOOFDSTUK 1 REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 77

De jaarverslagen van het communautair orgaan omvatten:

a) de financiële staten van het communautair orgaan

b) de staten betreffende de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan.

De rekeningen van het communautair orgaan gaan vergezeld van een verslag over het beheer op begrotings- en financieel gebied van het begrotingsjaar.

Artikel 78

De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn alsook een getrouw beeld geven van:

a) wat de financiële staten betreft: de activa, de passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet bij de activa en passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen;

b) wat de staten over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan ontvangstenzijde en aan uitgavenzijde.

Artikel 79

De financiële staten worden opgemaakt op basis van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, zoals zij zijn neergelegd in de voorwaarden voor de tenuitvoerlegging van het Financieel Reglement, te weten:

a) continuïteit van de activiteiten;

b) voorzichtigheid;

c) bestendigheid van de boekhoudmethoden;

d) vergelijkbaarheid van de gegevens;

e) relatief belang;

f) niet-compensatie;

g) het wezen gaat boven de vorm;

h) periodetoerekening per begrotingsjaar.

Artikel 80

1. Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.

2. De waarde van de actief- en passiefbestanddelen wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 132 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudmethoden.

Artikel 81

1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:

a) de balans en de economische resultatenrekening die de vermogenssituatie en de financiële situatie alsook het economisch resultaat op 31 december van het voorbije begrotingsjaar weergeven. Zij zijn ingericht volgens de structuur die is vastgesteld in de richtlijn van de Raad betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen, doch evenwel met inachtneming van de bijzondere aard van de activiteiten van het communautair orgaan;

b) de tabel van de kasstromen die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de eindstand weergeeft;

c) de staat van de veranderingen van het eigen vermogen die een gedetailleerd overzicht van de vermeerderingen en verminderingen van elk van de bestanddelen van de vermogensrekeningen in de loop van het begrotingsjaar geeft.

2. De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de boekhoudpraktijk is voorgeschreven die op internationaal vlak aanvaard is, wanneer bedoelde informatie pertinent is met betrekking tot de activiteiten van het communautair orgaan.

Artikel 82

De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:

a) de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die een samenvatting is van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde; zij wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als de begroting zelf;

b) de bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die de daarin gegeven informatie aanvult en toelicht.

Artikel 83

De rekenplichtige van het communautair orgaan deelt uiterlijk tegen 1 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar zijn voorlopige rekeningen mede die vergezeld dienen te gaan van het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar bedoeld in artikel 77, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie, om laatstgenoemde ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 127 van het Financieel Reglement.

Artikel 84

1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 129 van het Financieel Reglement formuleert de Rekenkamer uiterlijk tegen 15 juni haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van elke instelling en elk orgaan, zoals bedoeld in artikel 185 van hetzelfde Financieel Reglement.

2. Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van het communautair orgaan stelt de directeur de definitieve rekeningen van het communautair orgaan op onder zijn eigen verantwoordelijkheid, en stuurt die toe aan de raad van bestuur van het communautair orgaan, die over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.

3. De directeur van het communautair orgaan zendt bedoelde definitieve rekeningen vergezeld van het advies van de raad van bestuur uiterlijk tegen 1 juli toe die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, alsook aan het Europees Parlement en aan de Raad.

4. De definitieve rekeningen van het communautair orgaan worden gepubliceerd in het Publicatieblad op 31 oktober volgende op de afsluiting van het begrotingsjaar.

5. De directeur van het communautair orgaan stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk tegen 30 september.

HOOFDSTUK 2 BOEKHOUDING

Afdeling 1 Gemeenschappelijke bepalingen

Artikel 85

1. De boekhouding van het communautair orgaan is het systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.

2. De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

3. Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.

4. De leden 2 en 3 vormen geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.

Artikel 86

De boekhoudkundige regels en methoden alsook het geharmoniseerd boekhoudplan dat door het communautair orgaan moet worden toegepast, worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van het Financieel Reglement.

Afdeling 2 Algemene boekhouding

Artikel 87

De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de dubbele methode, de evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het communautair orgaan.

Artikel 88

1. Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.

2. Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, worden gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.

3. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.

Artikel 89

Na de afsluiting van het begrotingsjaar en tot de datum van overmaking van de definitieve rekeningen gaat de boekhoudkundige van het communautair orgaan over tot de correcties die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.

Afdeling 3 Begrotingsboekhouding

Artikel 90

1. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen.

2. Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV van deze verordening, geregistreerd.

HOOFDSTUK 4 INVENTARIS VAN DE VASTE ACTIVA

Artikel 91

1. Het communautair orgaan houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van de Gemeenschappen behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model.

Het communautair orgaan verifieert de overeenstemming tussen de boekhoudbescheiden en de reële gebeurtenissen.

2. Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.

TITEL VIII EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING

HOOFDSTUK 1 EXTERNE CONTROLE

Artikel 92

De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van het communautair orgaan overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag.

Artikel 93

1. Het communautair orgaan deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mede. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.

2. Het communautair orgaan zendt de Rekenkamer de interne regelingen toe die zij op financieel gebied vaststelt.

3. De Rekenkamer wordt in kennis gesteld van de aanwijzing van ordonnateurs, interne controleurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening alsmede van de delegaties krachtens de artikelen 34, 43, leden 1 en 4, en 44.

Artikel 94

De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van het Financieel Reglement.

HOOFDSTUK 2 KWIJTING

Artikel 95

1. Het Europees Parlement verleent op aanbeveling van de Raad vóór 30 april van het jaar N+2 aan de directeur van het communautair orgaan kwijting inzake de uitvoering van de begroting van het jaar N.

2. Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur van het communautair orgaan de redenen mede waarom het besluit moest worden uitgesteld.

3. Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend, uitstelt, tracht de directeur van het communautair orgaan zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.

Artikel 96

1. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het communautair orgaan, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het communautair orgaan.

2. Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van het communautair orgaan. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur van het communautair orgaan, alsmede zijn pertinente speciale verslagen, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

3. De directeur legt aan het Europees Parlement op verzoek daarvan elke informatie voor die nodig is voor het controleren van de uitvoering van de begroting van het betrotingsjaar.

Artikel 97

1. De directeur van het communautair orgaan stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de op- en aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling.

2. Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur van het communautair orgaan verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in aansluiting op deze op- en aanmerkingen. In dat verband stuurt hij aan de Commissie een exemplaar ervan toe.

TITEL X OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 98

1. De in artikel 84 bedoelde termijnen gelden voor de eerste keer voor het begrotingsjaar 2005.

2. Voor eerdere begrotingsjaren zijn deze termijnen:

a) 15 september voor artikel 84, lid 3,

b) 30 november voor artikel 84, lid 4,

c) 31 oktober voor artikel 84, lid 5.

Artikel 99

Wat betreft de begrotingsaangelegenheden die tot hun respectieve bevoegdheden behoren, zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie gemachtigd om alle nodige gegevens en rechtvaardigingen te verkrijgen.

Artikel 100

De raad van bestuur van elk communautair orgaan stelt, op voorstel van de directeur, en na goedkeuring van de Commissie overeenkomstig het bepaalde in artikel 185 van het Financieel Reglement, zonodig de wijze van uitvoering van de eigen financiële regeling vast.

Artikel 101

Na de inwerkingtreding van deze verordening is elk in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoelde orgaan verplicht vóór 1 januari 2003 een nieuw financiële regeling vast te stellen, en in ieder geval binnen zes maanden te rekenen vanaf de dag waarbinnen het binnen de werkingssfeer valt van bedoeld artikel 185, zulks in aansluiting op de toekenning van een subsidie die in de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen is opgevoerd.

Artikel 102

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, [...]

Voor de Commissie

[...]

Lid van de Commissie