VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie betreffende het begrotingsjaar 2010, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

2011/C 368/04

INLEIDING

De Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER (1) en de ontwikkeling van fusie-energie werd in maart 2007 (2) opgericht voor een periode van 35 jaar. Hoewel de belangrijkste fusiefaciliteiten in Cadarache in Frankrijk ontwikkeld zullen worden, is de gemeenschappelijke onderneming gevestigd te Barcelona.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de jaarrekening (5) van de gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie, die bestaat uit de „financiële staten” (6) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” (7) betreffende het per 31 december 2010 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de directeur

Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten (9) . De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten (10) van de organisatorische structuur en van de systemen en procedures voor beheer en interne controle die van belang zijn om definitieve rekeningen (11) te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de Rekenkamer

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten, is afhankelijk van haar controleoordeel. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2010 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

Begrotingsuitvoering

De definitieve begroting omvatte een bedrag van 444,1 miljoen euro aan vastleggingskredieten en een bedrag van 241,7 miljoen euro aan betalingskredieten. De uit 2009 overgedragen kredieten beliepen 106,8 miljoen euro aan vastleggingskredieten en 52,2 miljoen euro aan betalingskredieten (met name kredieten afkomstig van het ITER-gastland en bestemd voor de bouw van ITER). De bestedingsgraad voor betalingskredieten bedroeg slechts 63,4 % (13) als gevolg van de vertragingen bij de uitvoering van activiteiten, en dit wordt ook weerspiegeld in het hoge kassaldo, dat aan het eind van het jaar 78,8 miljoen euro beliep (26,8 % van de beschikbare betalingskredieten in 2010).

Reorganisatie van de gemeenschappelijke onderneming en internecontrolesystemen

In haar twee voorgaande specifieke jaarverslagen meldde de Rekenkamer dat de gemeenschappelijke onderneming de internecontrolesystemen nog niet geheel had opgezet en ten uitvoer had gebracht zoals wordt voorgeschreven door haar financieel reglement (14) . In dezelfde lijn bracht de interne auditor van de gemeenschappelijke onderneming op 31 mei 2010 een verslag uit over de financiële procedures waarin zorgen werden geuit over de financiële procedures en de scheiding van taken.

In antwoord daarop nam de raad van bestuur in juni 2010 een plan aan voor de verbetering van het beheer, en in oktober een voorstel tot wijziging van de organisatiestructuur. De nieuwe organisatiestructuur (15) werd operationeel op 1 januari 2011.

IT-systemen

Terwijl de door de gemeenschappelijke onderneming gebruikte financiële en boekhoudsystemen (ABAC en SAP) eigendom zijn van de Commissie en zijn gevalideerd door de rekenplichtige, zijn de andere belangrijke bedrijfsprocessen waaruit die financiële informatie voortkomt nog niet gevalideerd. Zoals gemeld in het verslag van de Rekenkamer over 2009 (17) , is er nog geen geschikt, met de systemen voor budgettaire en financiële verslaglegging geïntegreerd instrument voor het beheer van de operationele contracten („ABAC contracten” of vergelijkbaar).

ANDERE AANGELEGENHEDEN

Subsidies en de plaatsing van opdrachten

De Rekenkamer controleerde een steekproef van negen procedures voor de plaatsing van opdrachten en zes procedures voor de toekenning van subsidies. Bij drie van de negen gecontroleerde procedures voor de plaatsing van opdrachten werd door de gemeenschappelijke onderneming slechts één offerte ontvangen. Voor de subsidies beliep het gemiddelde aantal ontvangen voorstellen slechts één per oproep. Hoewel de Rekenkamer erkent dat de gemeenschappelijke onderneming actief is op een in hoge mate gespecialiseerd industrieel terrein, beveelt zij haar aan om meer inspanningen te doen om de concurrentie te optimaliseren en om het „prijs-kwaliteit”-beginsel toe te passen bij de voorbereiding en bekendmaking van de oproep, de beoordeling en het contractbeheer.

De Rekenkamer is ingenomen met het feit dat de gemeenschappelijke onderneming begonnen is een strategie voor controle achteraf te ontwikkelen, welke in 2012 ten uitvoer moet worden gebracht. De strategie voor controle achteraf is een essentiële controle gericht op het beoordelen van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en dient zo snel mogelijk te worden doorgevoerd. Ze dient tevens van toepassing te zijn op subsidies en operationele overheidsopdrachten.

Te late betaling van de lidmaatschapsbijdragen

In 2008 en 2009 merkte de Rekenkamer op dat een aantal leden van de gemeenschappelijke onderneming hun lidmaatschapsbijdragen niet hadden betaald binnen de door de raad van bestuur gestelde termijn. In 2010 was de uiterste datum voor betaling 31 mei 2010, maar slechts 14 van de 28 leden betaalden op tijd.

Dienst Interne audit van de Commissie

In haar Advies nr. 4/2008 wees de Rekenkamer op het feit dat het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming geen melding maakt van de bevoegdheid van de interne auditor van de Commissie om controles bij de gemeenschappelijke onderneming te verrichten. Hoewel het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming nog niet is gewijzigd om de bepaling ten aanzien van de bevoegdheden van de intern controleur van de Commissie erin op te nemen (19) , hebben de Commissie en de gemeenschappelijke onderneming maatregelen getroffen om te waarborgen dat de respectieve operationele rollen van de dienst Interne audit van de Commissie en de interne-auditfunctie van de gemeenschappelijke onderneming duidelijk zijn omschreven.

Auditcomité van de gemeenschappelijke onderneming

De Rekenkamer wees er in haar Advies nr. 4/2008 tevens op, dat gezien het volume van de begroting van de gemeenschappelijke onderneming en de complexiteit van de door haar te verrichten taken een auditcomité moest worden opgericht dat rechtstreeks verantwoording aflegt aan de raad van bestuur. De Rekenkamer is ingenomen met het besluit van de raad van bestuur om een auditcomité in te stellen (20) .

Gastheerschapsovereenkomst

In de gastheerschapsovereenkomst over de locatie, ondersteuning, voorrechten en immuniteiten, die op 28 juni 2007 werd ondertekend door het koninkrijk Spanje en de gemeenschappelijke onderneming, wordt bepaald dat de permanente kantoorruimte niet later dan 3 jaar na ondertekening van de overeenkomst beschikbaar wordt gesteld aan de gemeenschappelijke onderneming. Ten tijde van de controle was nog geen permanente kantoorruimte beschikbaar gesteld aan de gemeenschappelijke onderneming.

Stand van zaken betreffende de financiering van het ITER-project

In mei 2010 bracht Commissie een mededeling aan het Europees Parlement en de Raad uit over de stand van zaken bij het ITER-project (21) , waarin zij schatte dat er ongeveer 1,4 miljard euro nodig zal zijn ter dekking van de kostenstijgingen in de Euratom-bijdrage voor ITER in 2012 en 2013.

In juli 2010 heeft de Commissie een voorstel gedaan om het huidige meerjarige financiële kader te wijzigen en tegemoet te komen aan de bijkomende financieringsbehoeften voor 2012 en 2013 (22) . Het Europees Parlement en de Raad hebben geen overeenstemming bereikt over dit voorstel. Ten tijde van de controle (april 2011) was de financiering van de EU-bijdrage aan het ITER-project nog niet geregeld.

(1) ITER: internationale thermonucleaire experimentele reactor.

(2) Beschikking 2007/198/Euratom van de Raad van 27 maart 2007 tot oprichting van de Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie van gunsten daaraan (PB L 90 van 30.3.2007, blz. 58).

(3) Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden, activiteiten en beschikbare middelen van de gemeenschappelijke onderneming.

(4) De internationale ITER-organisatie voor fusie-energie werd in oktober 2007 opgericht voor een aanvankelijke periode van 35 jaar voor de uitvoering van het ITER-project, dat beoogt de wetenschappelijke en technologische haalbaarheid van fusie-energie aan te tonen. De leden zijn Euratom, de Volksrepubliek China, de Republiek India, Japan, de Republiek Korea, de Russische Federatie en de Verenigde Staten.

(5) Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat onder meer de uitvoeringsgraad van de kredieten vermeldt en beknopte informatie geeft over de kredietoverschrijvingen tussen de verschillende begrotingsonderdelen.

(6) De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen in de nettoactiva en de bijlage bij de financiële staten met een beschrijving van de voornaamste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(7) De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(8) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(9) Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72).

(10) Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002.

(11) De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de EU-organen zijn vastgelegd in hoofdstuk 1 van titel VII van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in het financieel reglement van de Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie.

(12) Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).

(13) 55,8 miljoen euro aan betalingskredieten werd overgedragen naar 2011, en 51,8 miljoen euro aan uit 2009 overgedragen betalingskredieten werd aan het eind van het jaar geannuleerd.

(14) Paragraaf 21 van het verslag over 2009 verwees naar de wijzigingen in de afdelingsstructuur van de gemeenschappelijke onderneming, die naar het oordeel van de Rekenkamer vragen opriepen in verband met de noodzakelijke scheiding van taken bij financiële en operationele activiteiten.

(15) De nieuwe organisatiestructuur is gericht op „projectbeheer”.

(16) Naar verwachting worden deze functies in de loop van 2011 ingevuld.

(17) Paragraaf 20 van het verslag van de Rekenkamer over 2009.

(18) De interne auditor van de gemeenschappelijke onderneming heeft ook opgemerkt dat de aanpak voor de controle vooraf van betalingen voor kostendeclaraties niet doeltreffend is en niet voldoende geschikt is om kostendeclaraties te verwerken, hoewel de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

(19) Zie Advies nr. 4/2008 van de Rekenkamer.

(20) Het auditcomité wordt aanvankelijk ingesteld voor een periode van twee jaar en bestaat uit vijf personen, waarvan er één wordt aangewezen door Euratom.

(21) Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad: ITER, stand van zaken en mogelijke verdere maatregelen (COM(2010) 226 van 4 mei 2010).

(22) Voorstel voor een Besluit van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van het Interinstitutioneel Akkoord van 17 mei 2006 betreffende de begrotingsdiscipline en een goed financieel beheer ten aanzien van het meerjarig financieel kader om in de extra financieringsbehoeften van het ITER-project te voorzien, COM(2010) 403 definitief van 20 juli 2010.

De directeur is als algemeen directeur belast met het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke onderneming en is de wettelijke vertegenwoordiger ervan.

Het uitvoerend comité staat de raad van bestuur bij in de voorbereiding van zijn besluiten en voert alle andere taken uit die de raad van bestuur aan het comité kan opdragen.

ANTWOORDEN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING VOOR ITER EN DE ONTWIKKELING VAN FUSIE-ENERGIE

Opmerkingen over het budgettair en financieel beheer

Reorganisatie van de gemeenschappelijke onderneming en internecontrolesystemen

Paragrafen 16, 17 en 18

Na de in februari 2010 doorgevoerde wijziging in het beheer zette de gemeenschappelijke onderneming in de tweede helft van hetzelfde jaar een grote reorganisatie in gang, gericht op invoering van projectbeheer en versterking van de systemen voor interne controle. Als onderdeel van deze reorganisatie en in reactie op de aanbevelingen voortvloeiend uit de door de interne auditor verrichte controle van de financiële procedures werd het financieel beheer versterkt door in januari 2011 de financiële procedures te herzien en een eenheid begroting & financiën in het leven te roepen. Tegelijkertijd werd een werkgroep voor financiële procedures gecreëerd om financiële procedures te documenteren, controles en controlelijsten te herzien en richtsnoeren te verstrekken ter verbetering van het systeem voor financieel beheer bij de gemeenschappelijke onderneming.

Daarnaast is een coördinator voor interne controle benoemd die belast is met de algehele coördinatie van de controlewerkzaamheden van de eenheid begroting en financiën bij de gemeenschappelijke onderneming.

De reorganisatie van het beheer van de gemeenschappelijke onderneming is in 2011 in gestaag tempo doorgegaan. Geleidelijk aan werden aanvullende controles ingevoerd en vacante managementfuncties ingevuld. De nieuwe financiële procedures zijn nu over de hele linie ingevoerd, evenals periodieke rapportage over het beheer, en de beheersystemen komen in het stadium van volledige operationaliteit.

Gelet op het hoog gespecialiseerde industriële terrein waarop de gemeenschappelijke onderneming werkzaam is, past de organisatie tevens een op ISO gebaseerd kwaliteitsborgsysteem toe dat sinds 2009 in werking is. De systemen van kwaliteitsborg en interne controle zullen in aansluiting op de behoefte van de organisatie en om dubbel werk te voorkomen samen worden gevoegd in een breder opgezet systeem voor het beheer van de gemeenschappelijke onderneming.

IT-systemen

Paragraaf 19

De gemeenschappelijke onderneming is zich ten volle bewust van de mankementen bij het integreren van de budgettaire en financiële gegevens in haar operationele werkzaamheden. Zo hebben onder meer technische beperkingen ten aanzien van de toegang tot financiële gegevens, door de systeemeigenaar opgelegd, tot vertraging bij het opzetten van instrumenten voor beheer en rapportage geleid. Dit probleem is onlangs opgelost met een extra dienstverleningsovereenkomst bij DG Begroting.

Bovendien hebben de complexiteit van het ITER-project en het beheer van de onderliggende juridische verplichtingen hiervan, zowel op administratief als op operationeel gebied, vertraging bij de opzet van één enkel contractbeheersysteem tot gevolg gehad. Ten tijde van de opstelling van deze antwoorden lag één centraal contractbeheersysteem ter goedkeuring bij de leiding voor. Tevens wordt op dit moment een actieplan ontwikkeld om achterstanden op het gebied van codering in te lopen en de situatie te normaliseren.

Andere aangelegenheden

Subsidies en de plaatsing van opdrachten

Paragraaf 20

De gemeenschappelijke onderneming is van mening dat zij de aanbeveling van de Rekenkamer al ten uitvoer heeft gelegd met de bestaande processen en haar publicatiebeleid. Opgemerkt zij dat op minder gespecialiseerde industriële terreinen de gemeenschappelijke onderneming tot 33 offertes in antwoord op haar oproepen heeft ontvangen, waaruit duidelijk blijkt dat het probleem niet inherent is aan de door de gemeenschappelijke onderneming gehanteerde communicatie- en informatiemethoden, maar eerder samenhangt met het gespecialiseerde karakter van het betrokken industrieel terrein, zoals de auditor zelf al onderstreepte. De gemeenschappelijke onderneming kan geen invloed uitoefenen op de omvang van de op de markt beschikbare expertise.

Paragraaf 21

De technischebeoordelingsrapporten en acceptatienota's worden afgetekend en bevestigen dat de in rekening gebrachte kosten in overeenstemming zijn met de voor de werkzaamheden geldende regels. Bovendien worden op de geclaimde kosten financiële controles uitgevoerd. De gemeenschappelijke onderneming is het er echter mee eens dat er ruimte voor verbetering is wat betreft de documentering van deze controles. Deze kwestie wordt nu bekeken door de werkgroep voor interne controles en de procedures worden momenteel versterkt.

Te late betaling van de lidmaatschapsbijdragen

Paragraaf 23

Op grond van de statuten van de gemeenschappelijke onderneming is er geen ander wettelijk middel dan het versturen van herinneringen om ervoor te zorgen dat leden hun contributie op tijd betalen. Na de steeds terugkerende te late betaling van de lidmaatschapsbijdragen is dit punt op de agenda van de vergadering van de raad van bestuur (eind mei 2011) gezet.

Als gevolg hiervan werden maatregelen goedgekeurd om in geval van te late betaling rente te heffen op de jaarlijkse bijdrage voor het lidmaatschap. Voorts werd een kader voor definiëring van de voorwaarden voor toepassing van de rentepercentages en de debetnota's vastgesteld en ingevoerd.

Gastheerschapsovereenkomst

Paragraaf 26

In de tussen de gemeenschappelijke onderneming en het koninkrijk Spanje in 2007 ondertekende overeenkomst wordt inderdaad bepaald dat Spanje niet later dan 3 jaar na ondertekening van de overeenkomst permanente kantoorruimte aan de gemeenschappelijke onderneming beschikbaar zal stellen. In de overeenkomst is tevens bepaald dat Spanje in de tussentijd, voordat het definitieve kantoor vrij komt, voor tijdelijke kantoorruimte zorgt. Daar Spanje nog geen permanente kantoorruimte beschikbaar heeft gesteld, maakt de gemeenschappelijke onderneming gratis gebruik van het tijdelijke kantoor, daar Spanje de totaliteit van de kosten draagt (huur- en onderhoudskosten volgens de gastheerschapsovereenkomst. De gemeenschappelijke onderneming betaalt het huurdersdeel van de tijdelijke kantoorruimte). Tijdens kort geleden gehouden besprekingen met het gastheerland werd ons medegedeeld dat Spanje zoekt naar een permanente oplossing die de gemeenschappelijke onderneming normaal gesproken voor eind 2011 ter aanvaarding zal worden voorgelegd.

Het is trouwens belangrijk te vermelden dat de huidige situatie geen negatieve impact op de organisatie heeft.

Stand van zaken betreffende de financiering van het ITER-project

Paragrafen 27, 28 en 29

Ter voorbereiding van de ITER-Raad van juli 2010 beoordeelde de gemeenschappelijke onderneming de haalbaarheid van een herziene ITER-basislijn (de basislijn). November 2019 wordt hierin geprogrammeerd als einddatum voor de bouwfase en tevens worden hierin de benodigde hulpmiddelen voor de uitvoering vastgesteld. Met dit doel voor ogen analyseerde de gemeenschappelijke onderneming de verschillende mogelijkheden om de bouw te realiseren en evalueerde zij de gevolgen in termen van kosten en risico's. Tijdens de bijeenkomst van de ITER-raad werd de basislijn goedgekeurd. De EU gaf haar steun „ad referendum”, daar de begrotingsautoriteit de financiering nog moest goedkeuren en veilig stellen.

In 2010 heeft de gemeenschappelijke onderneming haar ITER-werkzaamheden volgens de basislijn uitgevoerd. 95 % van de in het Werkprogramma 2010 van de gemeenschappelijke onderneming geprogrammeerde werkzaamheden werden volgens planning in gang gezet. Daar waar sprake was van uitstel werd actie ondernomen om de gevolgen hiervan enigszins op te vangen en het schema voor het eerste plasma te handhaven.

In 2011 heeft de gemeenschappelijke onderneming haar ITER-werkzaamheden verder overeenkomstig de basislijn uitgevoerd en er is op veel fronten goede vooruitgang geboekt. Tegelijkertijd is er bij enkele zeer belangrijke EU- en niet-EU-programmapunten vertraging opgetreden. Daar komt bij dat in maart de impact van de aardbeving in Oost-Japan negatieve gevolgen heeft gehad voor het tijdschema voor ITER. Daarom werd de internationale organisatie tijdens de onlangs in juni gehouden ITER-Raad met name door de EU verzocht een speciale taskforce in het leven te roepen die onder leiding zou staan van haar directeur-generaal in samenspraak met alle nationale agentschappen, met het doel plannen vast te stellen voor de opvang van programmapunten met een kritiek pad, om deze vertragingen tot een minimum terug te brengen en tegelijkertijd binnen de algehele ramingen voor de maximumkosten te blijven.

Ongeacht deze nieuwe optimalisering van het tijdschema zullen de voor 2012 en 2013 gevraagde extra fondsen met name worden gebruikt om toewijzing van zeer grote contracten voor de belangrijkste ITER-gebouwen te ondersteunen. De bouw hiervan staat nog steeds voor 2012 en 2013 gepland.

De aanvullende begroting voor 2012 en 2013 is op 27 september in de bijeenkomst van het begrotingscomité van de Raad met de lidstaten besproken. Het Voorzitterschap streeft nu naar indiening van zijn ontwerpvoorstel voor een mandaat dat met het Europees Parlement moet worden besproken tijdens de begrotingstriloog op 19 oktober, met het doel tot een overeenkomst te komen vóór de bijeenkomst van de ITER-Raad half november, tijdens welke de nieuwe basislijn naar verwachting zal worden goedgekeurd.