Resolutie van het Europees Parlement

van 10 mei 2011

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging voor het begrotingsjaar 2009

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging voor het begrotingsjaar 2009,

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging voor het begrotingsjaar 2009, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap [1],

gezien de aanbeveling van de Raad van 15 februari 2011 (05892/2011 — C7-0052/2011),

gezien artikel 276 van het EG-Verdrag en artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [2], en met name artikel 185,

gezien Verordening (EG) nr. 460/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 10 maart 2004 tot oprichting van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging [3], en met name artikel 17,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van 19 november 2002 van de Commissie houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [4], en met name artikel 94,

gezien artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A7-0105/2011),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2009 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat het Parlement de uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging op 5 mei 2010 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van het Agentschap voor het begrotingsjaar 2008 [5], en dat het in zijn resolutie behorende bij het kwijtingsbesluit onder andere:

- ter kennis nam dat de Rekenkamer tekortkomingen heeft geconstateerd in de procedures voor aanbestedingen, in het bijzonder wat betreft de te lage inschatting van de voor een bepaald raamcontract toe te wijzen budgetten,

- de Commissie verzocht na te gaan welke mogelijkheden er bestaan voor de volledige toepassing van een op de behoeften gericht beheer van de kasmiddelen, als bedoeld in artikel 15, lid 5, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, en welke conceptuele aanpassingen nodig zijn om de kasvoorraden van het Agentschap duurzaam tot een minimum te beperken,

- het Agentschap feliciteerde met het feit dat alle acht de — als "zeer belangrijk" aangemerkte — aanbevelingen van de dienst Interne audit (IAS) ten uitvoer zijn gelegd,

C. overwegende dat de begroting van het Agentschap voor 2009 8100000 EUR bedroeg, een daling van 3,5 % ten opzichte van de begroting 2008,

Overgedragen kredieten

1. is bezorgd over het feit dat de naar het volgende jaar overgedragen kredieten volgens de Rekenkamer goed waren voor 19 % van de begroting van het Agentschap; merkt met name op dat 41 % van de beleidskredieten naar 2010 werd overgedragen, hoofdzakelijk wegens vertragingen bij twee grote projecten; is bezorgd over het feit dat dit wijst op vertragingen bij de uitvoering van de activiteiten van het Agentschap die worden gefinancierd uit titel III en in strijd is met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Verzoekt het Agentschap daarom de kwijtingsautoriteit mee te delen welke maatregelen het neemt om deze tekortkoming te verhelpen;

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

2. verzoekt het Agentschap zijn interne controles te versterken om ervoor te zorgen dat contracten en aanbestedingsprocedures correct worden toegepast; merkt in dit verband op dat er volgens Rekenkamer in één geval om diensten werd verzocht die niet in het contract waren vermeld en in twee andere gevallen fouten werden gemaakt in de gunningsfase van de contracten (hantering van onjuiste prijs-kwaliteitswegingen en verkeerde waarde voor de financiële offerte);

3. vraagt het Agentschap met name:

- de transparantie te verbeteren met betrekking tot ramingen en met betrekking tot wie voor projecten verantwoordelijk is;

- zijn goedkeuringsprocedures voor aanbestedingen te versterken in het kader van het financieringsbesluit en het werkprogramma;

- ervoor te zorgen dat uitzonderingen volledig openbaar worden gemaakt in zijn jaarlijkse activiteitenverslag;

- te zorgen voor adequate follow-up van mogelijke onregelmatigheden;

- controles achteraf te ontwikkelen en daarover verslag uit te brengen;

verzoekt het Agentschap daarom de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de voortgang die wordt gemaakt en de maatregelen die in dit verband worden genomen;

4. moedigt het Agentschap ook aan om een uitvoerige tabel van zijn financiële circuits en de verantwoordelijkheden van de desbetreffende financiële en operationele actoren op te stellen en deze regelmatig te actualiseren;

Fouten bij begrotingsoverschrijvingen

5. verzoekt het Agentschap geen overschrijvingen te verrichten zonder voorafgaande toestemming van zijn raad van bestuur, hetgeen in strijd is met het begrotingsbeginsel van specialiteit; merkt in dit verband op dat er volgens de Rekenkamer een begrotingsoverschrijving van 24000 EUR tussen titels werd verricht zonder melding aan en zonder voorafgaande toestemming van de raad van bestuur;

Terugbetaling door de belastinginstanties van de gastlidstaat

6. merkt teleurgesteld op dat er sinds het voorgaande jaar geen vooruitgang is geboekt met de terugbetaling van de 45000 EUR aan btw die het Agentschap aan de belastinginstanties van de gastlidstaat heeft vooruitbetaald; vraagt het Agentschap daarom de kwijtingsautoriteit op de hoogte te stellen wanneer de gastlidstaat dit bedrag terugbetaalt;

Personele middelen

7. merkt op dat er nog steeds tekortkomingen zijn in de procedures voor de personeelsselectie, waardoor de transparantie van die procedures in gevaar komt; erkent in dit verband dat de drempelvoorwaarden waaraan kandidaten moesten voldoen om te worden uitgenodigd voor een gesprek of om te worden opgenomen op de reservelijst, volgens de Rekenkamer niet vooraf door de jury's werden vastgesteld; verzoekt het Agentschap daarom deze situatie te corrigeren en de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de maatregelen die worden genomen;

Internecontrolesystemen

8. is verheugd dat het Agentschap over een coördinator interne controle beschikt die toeziet op de implementatie van de internecontrolesystemen in het Agentschap; erkent dat het Agentschap met succes controles vooraf van zijn interne procedures heeft verricht; verzoekt het Agentschap niettemin controles achteraf te verrichten met bijstand van een professionele dienstverlener;

9. vraagt het Agentschap niettemin een volledige fysieke inventaris op te maken en de juistheid van de boekhouding te garanderen; benadrukt het belang van deze aanbeveling en verzoekt het Agentschap de kwijtingsautoriteit mee te delen welke instrumenten worden gebruikt om deze tekortkoming te verhelpen; merkt in dit verband op dat de inventaris van vaste activa volgens de Rekenkamer met een spreadsheet werd beheerd, waardoor de volledigheid van de gegevens niet gegarandeerd was;

10. erkent dat de dienst Interne audit (IAS) van de Commissie in 2008 een controle van het personeelsbeleid en in 2007 een follow-upcontrole van de toepassing van de interne controlenormen heeft verricht; benadrukt dat het Agentschap de kwijtingsautoriteit op de hoogte heeft gesteld van een nieuwe aanbeveling van de IAS naar aanleiding van de follow-upcontrole van 2009, waarin wordt gevraagd om een herziening van de interne controlenormen die op 10 oktober 2007 door de raad van bestuur zijn goedgekeurd;

11. erkent ook de verklaring van het Agentschap dat de IAS in 2009 een controle van de aanbestedingen heef verricht om de prestaties van het Agentschap op dit punt te verbeteren; neemt er met name nota van dat het Agentschap 13 van de 18 aanbevelingen van de IAS heeft aanvaard en er vijf heeft geweigerd, en dat het de IAS vervolgens heeft verzocht de geweigerde aanbevelingen samen te voegen; merkt voorts op dat acht van die aanbevelingen "zeer belangrijk" werden geacht en tien "belangrijk";

12. verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij het kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 10 mei 2011 [6] over prestaties, financieel beheer en controle van de agentschappen.

[1] PB C 338 van 14.12.2010, blz. 16.

[2] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[3] PB L 77 van 13.3.2004, blz. 1.

[4] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[5] PB L 252 van 25.9.2010, blz. 174.

[6] Aangenomen teksten, P7_TA(2011)0163. Zie bladzijde 269 van dit Publicatieblad.

--------------------------------------------------