Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het Bureau [2],

gezien de aanbeveling van 12 februari 2008 van de Raad (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van 25 juni 2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gelet op Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994 van de Raad tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie [4], en met name artikel 14,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van 19 november 2002 van de Commissie houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 van zijn Reglement en bijlage V,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A6-0124/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaart dat ze redelijke zekerheid verkregen heeft dat de jaarrekeningen over het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar, en de overeenkomstige verrichtingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen en regelmatig zijn,

B. overwegende dat het de directeur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie op 24 april 2007 kwijting voor de uitvoering van de begroting van het bureau voor het begrotingsjaar 2005 verleend heeft [6], en in zijn begeleidende resolutie bij het besluit o.a.

- met verontrusting vaststelt dat meer dan 50 % van alle vastleggingen die van het begrotingsjaar 2004 overgedragen zijn, geschrapt zijn, en met nadruk stelt dat het bureau zijn programmering van administratieve uitgaven moet verbeteren,

- het Vertaalbureau vraagt om opheldering over de intellectuele-eigendomsrechten na te streven die met de IATE-gegevensbank verbonden zijn,

- de hoop uitdrukt dat het conflict tussen het Vertaalbureau en de Commissie over het werkgeversaandeel in de pensioenbijdragen voor het personeel zo spoedig mogelijk een oplossing vindt,

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. stelt vast dat de begrotingen van de 24 bureaus en andere gedecentraliseerde organen die door de Rekenkamer doorgelicht zijn, in 2006 een totale omvang van 1080,5 miljoen EUR bereiken (de omvangrijkste begroting is die van het Europees bureau voor wederopbouw, die 271 miljoen EUR bedraagt, en de kleinste die van de Europese politieacademie met 5 miljoen EUR);

2. wijst erop dat de waaier van externe EU-organen die doorgelicht moeten worden en decharge moeten krijgen, tegenwoordig niet alleen traditionele regelgevende maar ook uitvoerende agentschappen omvat die opgericht zijn om specifieke programma’s uit te voeren, en in de nabije toekomst ook uitgebreid wordt met gezamenlijke initiatieven die als publiek-private samenwerking opgezet worden (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. stelt vast dat voor het Europees Parlement het aantal agentschappen dat aan de dechargeprocedure onderworpen is, zich als volgt ontwikkeld heeft: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende en 2 uitvoerende agentschappen (afgezien van 2 agentschappen die door de Europese Rekenkamer doorgelicht worden maar een interne kwijtingsprocedure volgen);

4. komt dan ook tot de gevolgtrekking dat de doorlichtings- en dechargeprocedure omslachtig geworden is en niet meer in verhouding tot de omvang van de begrotingen van de agentschappen of gedecentraliseerde organen staat; geeft zijn bevoegde commissie opdracht om de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en gedecentraliseerde organen aan een breed opgezette herziening te onderwerpen met het oog op een eenvoudiger en rationeler werkwijze, gezien het alsmaar toenemend aantal organen die in de komende jaren elk een afzonderlijke kwijtingsprocedure zullen vergen;

Principiële overwegingen

5. eist dat de Commissie duidelijke uitleg verstrekt over de volgende gegevens voordat er een nieuw agentschap opgericht of een bestaand agentschap hervormd wordt: soort agentschap, zijn doelstellingen, interne bestuurstructuur, producten, diensten, voornaamste procedures, doelgroep, cliënten en belanghebbenden bij het agentschap, formele relaties met externe belanghebbende partijen, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeels- en aanwervingspolitiek;

6. eist dat elk agentschap zich laat leiden door een jaarlijkse prestatie-overeenkomst, die door het agentschap zelf en het verantwoordelijk directoraat-generaal opgesteld wordt en de voornaamste doelstellingen voor het komend jaar bevat, naast een financieel raamwerk en duidelijke referentiepunten om de prestaties te kunnen meten;

7. dringt erop aan dat de resultaten die de agentschappen boeken regelmatig (en op ad hoc-basis) door de Europese Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie worden gecontroleerd; is van oordeel dat de controle zich niet moet beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiëntie en de doelmatigheid moet omvatten, en een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat er bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast volgens de vacatures; denkt dat dat op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen kritiek krijgen omdat ze zich niet aan de openbare aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het ambtenarenstatuut enz. houden; stelt dat de voornaamste oorzaak gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om met de regelgevingsvereisten om te kunnen gaan; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing te zoeken om de effectiviteit te bevorderen door de beheersfuncties van verscheidene agentschappen te bundelen zodat de minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen op te stellen (vooral uitvoeringsregels) zodat ze zich wel aan alle voorschriften kunnen houden;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorlopig voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de voorafgaande jaren, vooral het jaar n-1, en de door elk agentschap gevraagde begroting overeenkomstig aanpast; verzoekt zijn bevoegde commissie om de aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie in gebreke zijn gebleven, zelf de betreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het agentschap in kwestie afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie verzocht heeft om eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap voor te leggen; verzoekt alle betrokken instellingen om in geval van negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van het agentschap te herzien of het te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij haar op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van mening dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en dat de aan de agentschappen betaalde subsidies moeten worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen in het algemeen Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en de diverse specifieke financiële voorschriften;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. stelt vast dat er onder de agentschappen geen gestandaardiseerde werkwijze bestaat voor de verslaggeving over hun werkzaamheden in de loop van het begrotingsjaar en hun rekeningen en verslagen over budgettair en financieel beheer, noch voor de vraag of de directeur van het agentschap een echtheidsverklaring moet opstellen; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) informatie van het publiek over hun werkzaamheden, en b) technische verslaggeving over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de lopende voorschriften van de Commissie voor de opstelling van verslagen over de werkzaamheden niet uitdrukkelijk verlangen dat het agentschap een echtheidsverklaring opstelt, maar dat een groot aantal directeurs het voor 2006 wel gedaan hebben, in één geval met een belangrijk voorbehoud;

15. herinnert aan paragraaf 27 van zijn resolutie van 12 april 2005 [7], die de directeurs van de agentschappen vraagt om hun jaarlijks verslag over de werkzaamheden, dat samen met de financiële en beheerstechnische gegevens ingediend wordt, voortaan vergezeld te laten gaan van een echtheidsverklaring over de wettelijkheid en regelmatigheid van de werkzaamheden, naar het voorbeeld van de verklaringen die door de directeurs-generaal van de Commissie ondertekend worden;

16. vraagt de Commissie om haar lopende voorschriften voor de agentschappen in die zin aan te passen;

17. stelt bovendien voor dat de Commissie samen met de agentschappen naar een geharmoniseerd model streeft dat op alle agentschappen en gedecentraliseerde organen van toepassing is en een duidelijk onderscheid maakt tussen

- een jaarverslag voor het groot publiek, over de werkzaamheden, maatregelen en resultaten van het bestuurslichaam;

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting;

- een verslag over de werkzaamheden naar het voorbeeld van de verslagen van de directeurs-generaal van de Commissie over de werkzaamheden;

- een echtheidsverklaring, ondertekend door de directeur van het agentschap, samen met elk voorbehoud of alle opmerkingen die hij onder de aandacht van de autoriteit die decharge verleent, meent te moeten brengen;

Algemene bevindingen van de Rekenkamer

18. neemt akte van de bevindingen van de Rekenkamer (jaarverslag, par. 10.29 [8] dat de subsidiëring door de Commissie uit de begroting van de Gemeenschap niet van voldoende gegronde ramingen van de behoeften van de agentschappen aan liquide middelen uitgaat, zodat de agentschappen, ook door de omvang van de overdrachten, over aanzienlijke hoeveelheden liquide middelen beschikken; neemt verder akte van de aanbeveling van de Rekenkamer dat de subsidies aan de agentschappen in overeenstemming met hun reële behoeften aan liquide middelen moeten zijn;

19. stelt vast dat er einde 2006 nog altijd 14 agentschappen op het Abac-boekhoudsysteem moeten omschakelen (jaarverslag, voetnoot bij paragraaf 10.31);

20. neemt akte van de opmerking van de Rekenkamer over de toegenomen lasten voor niet opgenomen verlofperioden, die door sommige agentschappen aangegeven worden (jaarverslag, paragraaf 1.25); wijst erop dat de Rekenkamer haar echtheidsverklaring voor het begrotingsjaar 2006 voor 3 agentschappen van voorbehoud voorziet (het Europees centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding Cedefop, de Europese politieakademie EPA en het Europees spoorwegbureau — in 2005: Cedefop, de Europese autoriteit voor de voedselveiligheid, en het Europees bureau voor wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat volgens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement de interne controleur van de Commissie ook bevoegd is voor de regelgevende agentschappen die subsidie ten laste van de EU-begroting ontvangen; wijst erop dat de interne controleur verantwoording aflegt aan het bestuur en de directeur van elk agentschap;

22. vestigt de aandacht op het voorbehoud in het jaarverslag 2006 over de werkzaamheden van de interne controleur:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

23. neemt wel akte van de opmerking van de interne controleur in het verslag over zijn werkzaamheden in 2006, dat vanaf 2007, met de personeelsuitbreiding die de Commissie de interne revisiedienst (IAS) verleent, alle regelgevende agentschappen elk jaar aan interne revisie onderworpen worden;

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende organen en gezamenlijke initiatieven die volgens artikel 185 van het Financieel Reglement door de interne revisiedienst doorgelicht moeten worden, alsmaar toeneemt; vraagt de Commissie om de bevoegde parlementaire commissie van het Europees Parlement te laten weten of de personele middelen die de interne revisiedienst ter beschikking staan, voldoende zijn om in de komende jaren een jaarlijkse revisie van alle regelgevende en uitvoerende organen door te voeren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 elk agentschap de verplichting oplegt om de autoriteit die decharge verleent en de Commissie elk jaar een verslag van zijn directeur toe te sturen, dat een overzicht van het aantal en de aard van de interne revisies van de interne controleur geeft, met zijn aanbevelingen en het gevolg dat eraan gegeven is; vraagt de agentschappen om te laten weten of dat gebeurd is, en zo ja, in welke vorm;

26. neemt akte, voor wat betreft de mogelijkheden van interne revisie, en vooral voor de kleinere agentschappen, van een voorstel van de interne controleur, dat hij de bevoegde parlementaire commissie op 14 september 2006 voorgelegd heeft, dat de kleinere agentschappen namelijk toestemming zouden moeten hebben om beroep te doen op interne revisiediensten van de privé sector;

Beoordeling van agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring waarover Parlement, Raad en Commissie [9] het bij de bemiddeling vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 eens zijn geworden en waarin een oproep wordt gedaan tot het opstellen van i) een lijst van de agentschappen die de Commissie wil beoordelen en ii) een lijst van de agentschappen die reeds zijn beoordeeld, met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Disciplinaire procedures

28. stelt vast dat de afzonderlijke agentschappen het door hun omvang moeilijk hebben om disciplinaire colleges samen te stellen die uit ambtenaren in de juiste rang bestaan, en dat het disciplinair en onderzoeksbureau (Idoc) van de Commissie niet bevoegd is voor de agentschappen; vraagt de agentschappen om een disciplinaire raad met bevoegdheid voor alle agentschappen samen in overweging te nemen;

Ontwerp van interinstitutionele overeenkomst

29. herinnert aan het ontwerp van de Commissie voor een interinstitutionele overeenkomst over het operationeel kader voor Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), die bedoeld is om een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werking, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen in te stellen; merkt op dat het ontwerp in de pogingen om de oprichting en leiding van de agentschappen te rationaliseren, een bruikbaar initiatief vertegenwoordigt; neemt akte van de verklaring in het overzichtsverslag 2006 van de Commissie dat de onderhandelingen na de publicatie weliswaar weinig opgeschoten zijn, maar dat de inhoudelijke discussie einde 2006 bij de Raad weer aangevat is (COM(2007) 274, par. 3.1); betreurt dat er geen verdere stappen in de richting van goedkeuring ondernomen zijn kunnen worden;

30. verheugt zich daarom over de toezegging van de Commissie om in de loop van dit jaar (2008) een mededeling over de toekomst van de wetgevende agentschappen voor te leggen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [10];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [11];

Specifieke punten

32. neemt akte van de opmerking van de Rekenkamer in haar verslag over 2006, dat het gecumuleerd begrotingsoverschot voor 2006 op 16,9 miljoen EUR ligt en het Vertaalbureau zijn opdrachtgevers in 2007 een bedrag van 9,3 miljoen EUR terugbetaalt; onderschrijft de mening van de Rekenkamer dat overschotten in een dergelijke omvang erop wijzen dat de methode om de prijs van de vertalingen te bepalen niet nauwkeurig genoeg is;

33. neemt verder akte van de vaststelling van de Rekenkamer dat het Vertaalbureau in een aanwervingsprocedure voor vertalers geen schriftelijk bewijsmateriaal voor de regels heeft kunnen geven die het toepast om de dossiers van de kandidaten te beoordelen;

34. maakt uit de uiteindelijke rekeningen op dat het Vertaalbureau een reserve van 2021126 EUR voor pensioenbijdragen van de werkgever en 197000 EUR voor niet opgenomen verlofdagen aangelegd heeft;

35. stelt vast dat de raad van bestuur van het Vertaalbureau een nieuwe directeur aangesteld heeft, die haar functie per 1 mei 2006 opgenomen heeft;

36. drukt de hoop uit dat er spoedig een oplossing voor de kantoorruimten van het Vertaalbureau en de pensioenbijdragen van de werkgever gevonden wordt;

37. verheugt zich over de opmerking in het verslag over de werkzaamheden van het Vertaalbureau in 2006, dat het de aanbevelingen van de interne revisiedienst van de Commissie voor de voltooiing en bijwerking van functiebeschrijvingen, bewustmaking van gevolmachtigde ambtenaren van hun verantwoordelijkheid, langere termijnen voor de publicatie van openstaande posten, degelijk toezicht op zijn werkzaamheden, risicobeoordeling, een duidelijke vastlegging van zijn statuut als gesubsidieerd of zelffinancierend orgaan, en een overdrachtprocedure voor alle functies van wezenlijk belang, blijft uitvoeren;

38. stelt vast dat het Vertaalbureau in februari 2008 een interne controleur in dienst genomen heeft.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 42.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 94.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 187 van 15.7.2008, blz. 122.

[7] Resolutie van het Europees Pparlement houdende opmerkingen bij het besluit om decharge te verlenen aan de directeur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau over het begrotingsjaar 2003 (PB L 196 van 27.7.2005, blz. 101).

[8] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[9] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[11] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------