Verslag

over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2003/C 319/03)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(1) van de Raad aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14 van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 14 van Verordening (EEG) nr. 1210/90 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Onder voorbehoud van de in de paragrafen 12 en 13 genoemde feiten heeft de Rekenkamer aan de hand van deze controle redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

OPMERKINGEN

Inleiding

5. Het Agentschap werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1210/90(3). De voornaamste taak van het Agentschap is het verzamelen, formatteren en tijdig verspreiden van gerichte, relevante en betrouwbare informatie over de toestand en de ontwikkeling van het milieu op Europees niveau - in ruime zin, want sinds de oprichting van het Agentschap nemen derde landen eraan deel(4). Die taak wordt vervuld door middel van een netwerk van thematische centra waarvan de activiteiten worden gefinancierd door het Agentschap en leidt tot regelmatige publicatie van verslagen over de toestand van het milieu.

Uitvoering van de begroting

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

7. Met de kredieten van het begrotingsjaar (25,2 miljoen euro) zijn verplichtingen aangegaan ad 24,6 miljoen euro en betalingen gedaan ad 18 miljoen euro. Het bedrag van de overdrachten is wel gedaald, maar blijft hoog: 7,2 miljoen euro, waarvan 5,8 miljoen voor beleidsactiviteiten; dat is bijna 50 % van de daarvoor bestemde kredieten (12,1 miljoen). Zoals de Rekenkamer reeds heeft beklemtoond in haar verslag over het begrotingsjaar 2001(5) zou het Agentschap zich moeten blijven inspannen om de gegrondheid van zijn overdrachten nauwgezetter te evalueren.

8. In januari 2002 heeft het Agentschap de financiële functie bij operationele diensten gedecentraliseerd. Deze decentralisatie had ten doel, de beheerscapaciteit op het niveau van de operationele diensten te versterken, de termijnen te verkorten en de verspreiding van bewijsstukken tot een minimum te beperken. Het Agentschap had maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat de financiële dienst toezicht kon houden op de activiteiten en programma's van het Agentschap, die vaak worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van meerdere diensten.

Jaarrekening

9. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Agentschap in zijn jaarverslag voor het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

10. Bij besluit van de directeur van 4 maart 2002 werd een voorschotkas met een bedrag van 200000 DKK gevormd om de uitgaven te vergoeden voor de dienstreizen en vergaderingen die het Agentschap organiseert. De regels voor het beheer van deze voorschotkas moeten worden gepreciseerd en conform het financieel reglement moet er een specifieke boekhouding voor worden gevoerd. Ook zouden er maatregelen moeten worden getroffen om de kosten en risico's in verband met deze voorschotkas te verminderen (transport van grote hoeveelheden contanten).

11. In haar jaarverslagen over 1999, 2000 en 2001(6) had de Rekenkamer gewezen op tekortkomingen in de bewijsstukken ter onderbouwing van de betalingsaanvragen. Uit een analyse in 2002 van de betalingsdossiers blijkt dat deze situatie voortduurt.

12. Op 5 februari 2002 sloot het Agentschap een contract met een agentschap van de Verenigde Naties voor een "maximumbedrag" van 345000 euro, voor 100 % te betalen na ondertekening van de overeenkomst. De betalingsopdracht werd niet uitgevoerd omdat de financieel controleur een dergelijk voorschot buitensporig vond en zijn visum weigerde. Het contract werd geannuleerd en vervangen door vijf nieuwe contracten, die werden ondertekend in december 2002. De nieuwe contracten bepalen dat na ondertekening een voorschot van 95 % wordt betaald. De door het Agentschap gekozen oplossing om de gevolgen van de visumweigering van de financieel controleur te ondervangen is even laakbaar als de praktijk die hij weigerde goed te keuren.

13. In 1997 hebben het Agentschap en drie andere organisaties de "Royal Awards Foundation" opgericht, die ten doel heeft acties ten behoeve van het milieu te steunen. Deze stichting maakt voor haar werkzaamheden gratis gebruik van de lokalen en uitrusting van het Agentschap. Maar noch in de verordening tot oprichting van het Agentschap, noch in zijn financieel reglement is in de mogelijkheid voorzien dat het Agentschap dergelijke stichtingen opricht en deze subsidies in welke vorm dan ook toekent. De participatie van het Agentschap kan worden geschat op ongeveer 30000 euro voor de oprichtingskosten van de stichting, en op 34000 euro per jaar voor de exploitatiekosten.

Goed financieel beheer

14. De voor adviseurs betaalde kosten per dag liggen zeer hoog. In 2002 betaalde het Agentschap aan een computeradviesbureau in totaal ongeveer 1,4 miljoen euro, ofwel ongeveer 116000 euro per maand; dit komt overeen met ongeveer acht à negen voltijdse adviseurs. Een analyse van de dossiers heeft uitgewezen dat sommige van deze adviseurs reeds jaren voor het Agentschap werken en er vaste taken verrichten. Voor een zuiniger beheer van zijn middelen zou het Agentschap kunnen overwegen de deskundigen die het bijna permanent nodig heeft rechtstreeks aan te stellen.

Taak en middelen van het Agentschap

15. In zijn oprichtingsverordening krijgt het Agentschap tot taak, de Commissie en de lidstaten op bepaalde prioritaire gebieden informatie te verstrekken over het milieu. Met dat doel moet het Agentschap diverse taken vervullen, voornamelijk het verzamelen en evalueren van gegevens, het verspreiden van gegevens die nodig zijn voor de uitwerking en de follow-up van maatregelen op milieugebied en het publiceren van verslagen over de toestand van het milieu. Deze taken worden uitgevoerd op basis van een werkprogramma. De koppeling van dit programma en van de algemene begrotingsstructuur aan de doelstellingen en taken zou duidelijker moeten zijn zodat het optreden van het Agentschap doorzichtiger wordt en het de doeltreffendheid van zijn beheer beter kan volgen en beoordelen.

16. Zo worden de aan de thematische centra toevertrouwde programma's gefinancierd uit meerdere begrotingsonderdelen, die worden beheerd en gevolgd door verscheidene ordonnateurs. Tezamen met de veelheid van financieringswijzen voor de acties (kredieten van het begrotingsjaar, overgedragen kredieten, nieuwe aanwendingen en bestemmingsontvangsten) heeft dat tot gevolg dat noch de verschillende actoren, noch zelfs de financiële dienst (zie ook paragraaf 8) een totaalbeeld hebben van de activiteiten van het Agentschap. Het is dus onmogelijk de doelstellingen van het Agentschap aan te sluiten op de diverse gefinancierde programma's.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 13, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 zijn de definitieve rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 20 augustus 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 6 oktober 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 120 van 11.5.1990.

(4) Naast IJsland, Noorwegen en Liechtenstein nemen in 2002 praktisch alle kandidaat-lidstaten deel aan de werkzaamheden van het Agentschap.

(5) PB C 326 van 27.12.2002, blz. 18.

(6) PB C 373 van 27.12.2000, blz. 7.

PB C 372 van 28.12.2001, blz. 9.

PB C 326 van 27.12.2002, blz. 17.

Tabel 1

Europees Milieuagentschap - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Agentschap in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europees Milieuagentschap - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap.

Tabel 3

Europees Milieuagentschap - Balans per 31 december 2002 en 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het agentschap

7. De omvang van de overdrachten is vergeleken bij het voorgaande jaar zowel in absolute als in relatieve zin afgenomen. Het Europees Milieuagentschap (EMA) zal zich blijven inspannen om de overdracht van betalingskredieten verder te beperken.

Gewezen zij echter op het feit dat van de 7,2 miljoen EUR aan overdrachten, 2,2 miljoen EUR verband houdt met EMA-projecten die uit subsidieovereenkomsten tussen het EMA en de Commissie worden gefinancierd. Het zijn de voorwaarden van de subsidieovereenkomst die de begrotingscyclus van dergelijke projecten bepalen en in de meeste gevallen gaat het om projecten die zich over meerdere jaren uitstrekken.

Door de procedures voor kwaliteitsgarantie zullen de definitieve betalingen voor contracten met Europese thematische centra meestal in het jaar na de subsidietoekenning plaatsvinden. De overdracht van betalingskredieten is dan ook gerechtvaardigd.

8. Het EMA verscherpt momenteel de eisen die het aan het gedecentraliseerde archiefsysteem stelt en heeft uniforme criteria ingevoerd. De ondersteunende maatregelen zijn nog niet volledig doorgevoerd zodat hieraan nog altijd bijzondere aandacht wordt besteed: zij omvatten registers voor uitzonderingen, risico's en aankopen.

10. Door de uitbreiding van het EMA sinds 2002 en een aantal projecten waarbij deskundigen uit niet-lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn, is de behoefte ontstaan deelnemers uit bedoelde landen vooraf te betalen. Het EMA heeft maatregelen getroffen om de risico's bij een contante betaling van voorschotten te beperken. Deze maatregelen zullen nog verder worden bekeken. Per 1 januari 2003 is de boekhouding van de voorschotkas aangepast in de lijn van de opmerkingen van de Rekenkamer.

11. Het EMA werkt verder aan strakkere regels voor de documentatie en registratie van bewijsstukken voor de ingediende rekeningen en zal dit nader onderzoeken in het kader van het systeem voor vastlegging, archivering en postregistratie.

12. Het percentage voorschotbetalingen zal in de toekomst worden beperkt. Subsidieovereenkomsten met internationale organen zullen geleidelijk aan onder het nieuwe financieel reglement verdwijnen.

13. Sinds 2003 brengt het EMA alle kosten in verband met deze activiteit in rekening. Momenteel overweegt de raad van bestuur van de Stichting of nog langer van lokalen in het gebouw van het EMA gebruik zal worden gemaakt.

14. Het EMA sluit marktconforme contracten met adviseurs na open aanbestedingsprocedures. Momenteel wordt het beroep op adviseurs binnen het Agentschap opnieuw bezien. Daarbij wordt rekening gehouden met de aard van de werkzaamheden en de behoeften en eisen op lange termijn.

15 en 16. Het EMA is zich ervan bewust dat de programmeringsstructuur, zoals deze zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld, niet langer geheel adequaat is. Per 1 januari 2004 zal een nieuw werkprogramma met bijbehorende begrotingsstructuur worden geïntroduceerd. Het nieuwe programma zal zich concentreren op duidelijke doelstellingen die gekoppeld worden aan een begroting die op basis van de verschillende activiteiten is gestructureerd. Dit zal leiden tot een duidelijker en consistenter financieel kader, zowel voor de activiteiten van het EMA zelf als voor de werkzaamheden van de thematische centra.