Speciaal verslag Het wereldwijde 
gebouwenbeheer van de 
Europese Dienst voor 
extern optredenNL 2016  nr. 07
EUROPESE
REKENKAME R

EUROPESE REKENKAMER  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxemburg  
LUXEMBURG
Tel. +352 4398-1
Inlichtingen:  eca.europa.eu/nl/Pages/ContactForm.aspx
Website:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Meer gegevens over de Europese Unie vindt u op internet via de Europaserver ( http://europa.eu ).
Luxemburg: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, 2016
Print ISBN 978-92-872-4518-2 ISSN 1831-0915 doi:10.2865/105053 QJ-AB-16-007-NL-C
PDF ISBN 978-92-872-4504-5 ISSN 1977-575X doi:10.2865/056376 QJ-AB-16-007-NL-N
EPUB ISBN 978-92-872-4555-7 ISSN 1977-575X doi:10.2865/902968 QJ-AB-16-007-NL-E
© Europese Unie, 2016
Overneming met bronvermelding toegestaan.
Het wereldwijde 
gebouwenbeheer van 
de Europese Dienst voor 
extern optreden
(uitgebracht krachtens artikel 287, lid 4, tweede alinea, VWEU)Speciaal verslagNL 2016  nr. 07
02
 Controleteam
In de speciale verslagen van de ERK worden de resultaten van haar doelmatigheidscontroles en nalevingsgerichte contro ­
les van specifieke begrotingsterreinen of beheersthema’s uiteengezet. Bij haar selectie en opzet van deze controletaken 
zorgt de ERK ervoor dat deze een maximale impact hebben door rekening te houden met de risico’s voor de doelmatig­
heid of de naleving, de omvang van de betrokken inkomsten of uitgaven, verwachte ontwikkelingen en politieke en 
publieke belangstelling.
Deze doelmatigheidscontrole werd verricht door controlekamer IV, die onder leiding staat van ERK ­lid Milan Martin Cvikl 
en gespecialiseerd is in het controleren van ontvangsten, onderzoek en intern beleid, financieel en economisch bestuur, 
en instellingen en organen van de Europese Unie. De controle werd geleid door ERK ­lid Pietro Russo, ondersteund door 
diens kabinetsattaché, François Gautier; Mark Crisp, directeur; Paul Stafford, hoofdmanager; Mark Marshall, taakleider en 
Pascale Pucheux ­Lallemand, controleur.
Van links naar rechts:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux ­Lallemand,  
P . Stafford.

03
 Inhoud
Paragraaf
 Woordenlijst
I – VIII Samenvatting
01 – 04 Inleiding
05 – 06 Reikwijdte en aanpak van de controle
05 Reikwijdte van de controle
06 Aanpak van de controle
07 – 66 Opmerkingen
07 – 27 Deel I — De gebouwen beantwoorden in het algemeen aan de behoeften van de delegaties, maar 
de prijs-kwaliteitverhouding is in bepaalde gevallen niet optimaal vanwege ruimteoverschot, 
onbenutte eigendommen en aan huurders in rekening gebrachte lasten die de kosten niet 
volledig dekken
08 – 19 De gebouwen beantwoorden in het algemeen aan de behoeften van de delegaties
20 – 22 De oppervlakte van de meeste kantoorgebouwen en van enkele ambtswoningen overschrijdt de limieten in 
het gebouwenbeleid
23 – 25 De EDEO heeft gebouwen in eigendom die hij niet langer gebruikt
26 – 27 Met sommige lasten voor colocatie in kantoorgebouwen worden niet de volledige kosten terugverdiend
28 – 47 Deel II — Er bestaat een gestructureerde procedure voor de selectie van gebouwen voor 
delegaties, maar bij de toepassing in de praktijk kent elke belangrijke fase enkele tekortkomingen
30 – 31 De gebouwdossierprocedure biedt een gestructureerde basis voor de selectie van gebouwen voor 
delegaties
32 – 35 Delegaties beschikken over onvoldoende expertise om geschikte gebouwen te identificeren en zij krijgen 
niet voldoende steun van het hoofdkantoor
36 – 43 De wijze waarop delegaties opties voorleggen aan het hoofdkantoor vertoont enkele tekortkomingen
44 – 47 Sommige adviezen van de gebouwencommissie van het hoofdkantoor worden niet tijdig genomen of zijn 
niet overtuigend
04 Inhoud 
48 – 66 Deel III — De informatie over de geschiktheid van gebouwen is niet betrouwbaar en wordt niet 
gebruikt voor de planning, die te zeer op de korte termijn is gericht en bijzonder gebrekkig is wat 
betreft eigendommen
49 – 59 De centrale toezichtsystemen bieden geen betrouwbare basisinformatie over de geschiktheid van alle 
gebouwen van de delegaties
60 – 62 Bij de planning wordt de beschikbare informatie onvoldoende benut en het betreft een 
kortetermijnplanning
63 – 66 De planningsystemen voor eigendommen zijn bijzonder gebrekkig
67 – 72 Conclusies en aanbevelingen
 Bijlage I — Colocatie met EU-lidstaten in EU-delegaties
 Bijlage II — Details van het onderzoek van 30 gebouwdossiers
 Bijlage III —  De redenen waarom gebouwen van delegaties geen optimale prijs-
kwaliteitverhouding bieden
 Antwoord van de EDEO
05
 Woordenlijst
Colocatie : het delen van de kantoorruimte van een delegatie met EU ­lidstaten of andere instellingen of organen 
van de EU (bijv. de Europese Investeringsbank).
Delegatie : wereldwijd zijn er ongeveer 140 EU ­delegaties actief om de belangen en de waarden van de EU te 
bevorderen en te werken aan handel en ontwikkelingssamenwerking. De meeste delegaties zijn verantwoordelijk 
voor de EU ­betrekkingen met één land. Andere hebben de opdracht om betrekkingen te onderhouden met 
multilaterale of internationale organisaties zoals de Afrikaanse Unie of de Verenigde Naties. Een derde van het 
delegatiepersoneel werkt voor de EDEO; de rest werkt voor de Europese Commissie, in directoraten ­generaal zoals 
DG Internationale Samenwerking en Ontwikkeling, DG Nabuurschapsbeleid en Uitbreidingsonderhandelingen en 
DG Handel.
Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) : de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) is de 
diplomatieke dienst van de Europese Unie. Zijn rol is het coördineren van het buitenlands en veiligheidsbeleid van 
de EU. Het hoofd van de EDEO is de hoge vertegenwoordiger voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid, tevens 
vicevoorzitter van de Europese Commissie. De EDEO werd ingesteld bij het Verdrag van Lissabon en startte zijn 
werkzaamheden officieel op 1 januari 2011. Personeel van relevante afdelingen van het secretariaat ­generaal van 
de Raad en van de Europese Commissie alsook diplomatiek personeel van de EU ­lidstaten wordt samengebracht 
in de EDEO. De EDEO heeft zijn hoofdkantoor in Brussel en is verantwoordelijk voor het beheer van ongeveer 140 
EU­delegaties over de hele wereld.
Gebouwdossier : delegaties moeten een gebouwdossier opstellen voordat zij kantoorruimte of een ambtswoning 
voor het hoofd van de delegatie huren (met inbegrip van de verlenging van een huurovereenkomst), kopen, 
renoveren of bouwen. Dergelijke gebouwdossiers moeten ter goedkeuring worden ingediend bij het hoofdkantoor 
(de gebouwencommissie) indien de totale waarde ervan 60 000  euro of meer bedraagt. Delegaties hoeven geen 
gebouwdossier in te dienen voor het huren van woningen voor personeelsleden, tenzij de huur het voor dat land 
vastgestelde huurplafond overschrijdt.
Gebouwenbeleid : voor de delegaties door het EDEO ­hoofdkantoor vastgelegde richtsnoeren om te zorgen dat het 
beheer van gebouwen doeltreffend is en binnen financiële grenzen blijft. Het gebouwenbeleid is ook bedoeld om 
bij te dragen tot de standaardisering van de middelen die ter beschikking van de delegaties worden gesteld en om 
te zorgen voor transparantie.
Gebouwencommissie : de gebouwencommissie wordt voorgezeten door het hoofd van de afdeling Infrastructuur 
van het EDEO ­hoofdkantoor en bestaat uit ten minste vier andere leden van deze afdeling en een lid van de 
afdeling Veiligheid. Zij stelt adviezen vast over de gebouwdossiers die zij onderzoekt.
Hoofd administratie : het hoofd administratie staat het hoofd van de delegatie bij de dagelijkse leiding van de 
delegatie bij. Hij/zij coördineert de werkzaamheden van de administratieafdeling en is verantwoordelijk voor 
personeels ­ en veiligheidsbeheer, financieel beheer en de uitvoering van de begroting van de delegatie, alsmede 
voor logistiek, aankoop ­ en gebouwenbeheer.
Hoofd van de delegatie : de hoofden van delegaties staan de hoge vertegenwoordiger en de Commissie 
bij het vervullen van hun opdracht op het gebied van externe betrekkingen. Het hoofd van de delegatie is 
verantwoordelijk voor het beheer van het gehele delegatiepersoneel en van de financiële middelen.
Staat van kantoorgebouwen en ambtswoningen : het EDEO ­hoofdkantoor houdt toezicht op de staat van 
kantoorgebouwen en ambtswoningen van delegatiehoofden door middel van bezoeken ter plaatse. Bij de 
beoordeling van de staat van het gebouw worden drie criteria gehanteerd die worden ingedeeld op een schaal 
van 0 (onbruikbaar) tot 5 (uitstekend): gezondheid en veiligheid, beveiliging en algemene toestand (functionaliteit/
aanzicht/locatie).
06
 Samenvatting
I
Toen de Europese dienst voor extern optreden (EDEO) in januari 2011 werd opgericht, nam hij de verantwoordelijk ­
heid voor het beheer van de EU ­delegaties over de hele wereld over van de Europese Commissie. De EDEO voorziet 
in kantoorruimte voor 5 300 personeelsleden in ongeveer 140 delegaties. De EDEO is ook verantwoordelijk voor de 
ambtswoningen van de hoofden van delegaties en voor het verschaffen van woonruimte — of het vergoeden van de 
kosten daarvoor — aan 2 400 personeelsleden. Een doeltreffend beheer van de gebouwen van EU ­delegaties draagt bij 
tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de EU op het gebied van buitenlands beleid, handel en ontwikkelings­
samenwerking. In 2014 bedroegen de EDEO ­uitgaven voor delegatiegebouwen 165  miljoen  euro (zie de paragrafen 1 ­4).
II
De Europese Rekenkamer onderzocht of de delegatiegebouwen beantwoorden aan de behoeften van de EDEO 
en of ze waar voor hun geld bieden. Zij ging na of de EDEO beschikt over doeltreffende procedures om de juiste 
gebouwen te selecteren, toezicht te houden op de geschiktheid van de gebouwen en de noodzakelijke aanpassin ­
gen te plannen (zie de paragrafen 5 en 6).
III
Uit de controle bleek dat de delegatiegebouwen — of het nu gaat om kantoorgebouwen, ambtswoningen voor 
delegatie  hoofden of woonruimte voor het personeel — in het algemeen voldoen aan de behoeften van de delega ­
ties (zie de paragrafen 8 ­19). In bepaalde gevallen bieden de gebouwen echter geen optimale prijs ­kwaliteitverhou ­
ding doordat:
a) de oppervlakte van de meeste kantoorgebouwen en van een aantal ambtswoningen de limieten in het 
gebouwen  beleid overschrijdt (zie de paragrafen 20 ­22);
b) de EDEO gebouwen in eigendom heeft die hij niet langer gebruikt (zie de paragrafen 23 ­25);
c) in de gevallen waarin delegaties hun kantoorgebouw delen met EU ­lidstaten of EU ­instellingen of  ­organen, 
bepaalde lasten die in rekening worden gebracht aan de in het gebouw ondergebrachte organisaties de kosten 
niet volledig dekken (zie de paragrafen 26 en 27).
IV
De geschiktheid van de gebouwen van de delegaties wordt in de eerste plaats bepaald bij de aanvankelijke selectie 
en hangt er vervolgens vanaf hoe de EDEO ervoor zorgt dat zij blijven voorzien in de behoeften en waar voor hun geld 
blijven bieden. De basis voor de aanvankelijke selectie van huur ­ of koopgebouwen is de gebouwdossierprocedure. 
Voordat de betrokken delegatie een gebouw koopt of huurt (of de huurovereenkomst verlengt), dient ze ter beoorde ­
ling en goedkeuring een gebouwdossier in bij het hoofdkantoor. Daar deze een gestructureerde en gedocumenteerde 
grondslag voor besluitvorming biedt, is de gebouwdossierprocedure een voorbeeld van een goede praktijk (zie de 
paragrafen 30 en 31). Er bestaat echter een risico dat de EDEO niet de juiste gebouwen selecteert doordat er bij de 
toepassing in de praktijk enkele tekortkomingen bestaan in elke belangrijke fase van de selectieprocedure:
a) soms beschikken delegaties bij het zoeken op de lokale markt over onvoldoende deskundigheid om geschikte 
opties te identificeren en krijgen ze te weinig ondersteuning vanuit het hoofdkantoor (zie de paragrafen 32 ­35);
b) wanneer delegaties het hoofdkantoor opties voorleggen, is de voorgestelde oplossing soms niet gebaseerd op 
een deugdelijke technische en financiële analyse (zie de paragrafen 36 ­43);
c) wanneer de gebouwencommissie van het hoofdkantoor haar definitieve besluit neemt, is het soms te laat om 
een overeenkomst te sluiten en de commissie toont niet altijd aan dat het besluit de meest kosteneffectieve 
optie inhoudt (zie de paragrafen 44 ­47).
Samenvatting 07
V
Nadat de EDEO gebouwen heeft geselecteerd, beoordeelt hij regelmatig of deze nog steeds beantwoorden aan de 
behoeften van de delegaties door middel van bezoeken ter plaatse, maar hij stelt niet alle tekortkomingen vast (zie 
de paragrafen 49 en 50). De EDEO houdt geen rekening met alle relevante factoren wanneer hij toezicht houdt op de 
ruimte per persoon in kantoorgebouwen (zie de paragrafen 51 en 52); hij monitort ook niet of de huur voor kantoor­
gebouwen en ambtswoningen nog steeds in overeenstemming is met de markttarieven en of de lasten die bij colocatie 
in rekening worden gebracht aan andere organisaties de kosten volledig dekken (zie paragraaf 53). Verder neemt de 
EDEO de resultaten van zijn toezicht niet op betrouwbare wijze in zijn informatiesystemen op (zie de paragrafen 54 ­59).
VI
Het ontbreken van betrouwbare basisinformatie over de gebouwen van de delegaties staat een doeltreffende 
planning in de weg. Bovendien benut het hoofdkantoor de beschikbare informatie niet doeltreffend om plannen op 
te stellen voor het treffen van corrigerende maatregelen (zie paragraaf 60). De planning is gericht op het aanpakken 
van behoeften op de korte termijn (zie de paragrafen 61 en 62).
VII
De langetermijndoelstelling van de EDEO is om meer kantoorgebouwen van delegaties te kopen. In 2015 heeft de 
EDEO in overeenstemming met de nieuwe bepalingen van het Financieel Reglement regelingen getroffen voor het 
lenen van maximaal 200 miljoen euro voor de aankoop van vastgoed. De EDEO heeft echter slechts beperkte erva ­
ring als eigenaar van gebouwen en beschikt niet over deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer. Hij heeft 
dan ook geen doeltreffende systemen ingesteld om eigendommen te beheren, bijvoorbeeld om onroerend goed in 
goede staat te houden of om gebouwen te verkopen die hij niet langer gebruikt (zie de paragrafen 63 ­66).
VIII
Op basis van de opmerkingen in dit verslag beveelt de Rekenkamer de EDEO aan om:
a) milieufactoren, toegang voor gehandicapten en flexibiliteit toe te voegen als doelstellingen van het gebouwen ­
beleid voor kantoorgebouwen;
b) te verzekeren dat de lasten die worden betaald door EU ­lidstaten of andere EU ­instellingen of  ­organen die 
gehuisvest zijn in gebouwen van delegaties, consistent zijn en de kosten volledig dekken;
c) de toepassing van de gebouwdossierprocedure voor de selectie van gebouwen te versterken;
d) gebruik te maken van een centrale informatiebron om de marktprijzen voor kantoorgebouwen na te gaan en de 
consistentie van de huurprijzen voor kantoorgebouwen met de markttarieven regelmatig te controleren;
e) zijn informatiesysteem met betrekking tot vastgoedbeheer te verbeteren, opdat het informatie voor het 
plannings  proces kan aanleveren die betrouwbaarder en relevanter is;
f) zijn deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer op het hoofdkantoor te versterken om een strategischer 
aanpak te ontwikkelen, de planning te verbeteren en de ondersteuning van de delegaties te versterken;
g) prioriteiten voor huur, koop, verkoop, aanpassing en onderhoud te bepalen in een voortschrijdende planning 
voor de middellange termijn aan de hand van de beschikbare informatie over oppervlakte en staat van de ge ­
bouwen om het gebouwenbeleid in acht te nemen;
h) systemen in te voeren om eigendommen doeltreffend te beheren.
08
 Inleiding
01 
De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) coördineert het buitenlands en 
veiligheidsbeleid van de EU. De EDEO heeft zijn hoofdkantoor in Brussel en is ver ­
antwoordelijk voor het beheer van EU ­delegaties over de hele wereld. De EDEO 
is structureel en financieel onafhankelijk van de Europese Commissie maar werkt 
op vele terreinen met haar samen.
02 
Bij zijn oprichting in januari 2011 nam de EDEO de verantwoordelijkheid voor alle 
EU­delegaties over van de Europese Commissie. De vastgoedportefeuille van 
gebouwen die delegaties momenteel in gebruik hebben, wordt dus voornamelijk 
bepaald door besluiten van de Europese Commissie uit het verleden. De EDEO 
voorziet in kantoorruimte voor 5 300 personeelsleden in ongeveer 140 delega ­
ties. De EDEO is ook verantwoordelijk voor de ambtswoningen van de delegatie­
hoofden en voor het verschaffen van woonruimte — of het vergoeden van de 
kosten daarvoor — aan 2 400 personeelsleden.
03 
Een doeltreffend beheer van de gebouwen van EU ­delegaties draagt bij tot de 
verwezenlijking van de doelstellingen van de EU op het gebied van buitenlands 
beleid, handel en ontwikkelingssamenwerking. Delegatiekantoren moeten een 
stabiele, zichtbare, functionele en veilige werk ­ en vergaderomgeving bieden aan 
personeel en bezoekers. Gebouwen moeten waar voor het geld bieden en het 
delen van kantoorgebouwen met lidstaten of andere EU ­instellingen en  ­organen 
wordt actief bevorderd.
04 
Ongeveer 80 % van de kantoorgebouwen van delegaties en van de ambts­
woningen van hoofden van delegaties wordt gehuurd; de rest is het eigendom 
van de EDEO. In 2014 beliepen de EDEO ­uitgaven voor delegatiegebouwen 
165 miljoen euro (zie figuur 1 ).
09 Inleiding 
Uitgaven aan gebouwen van delegaties in 2014: 165 miljoen euro
Bron:  EDEO.Figuur 1
Beveiligingskosten 26 miljoen euro - 16 %
Gas, water, licht, verzekering - 3 %
Schoonmaak en onderhoud - 2 %
Grote reparaties/inrichting - 2 %
Aankoop/bouw van gebouwen - 1 %
Kantoren 53 miljoen euro
Personeelshuisvesting62 miljoen euroHuur of 
vergoeding van 
huurkosten 
126 miljoen euro - 
76 %Ambtswoningen
11 miljoen euro
10
 Reikwijdte en aanpak van 
de controle
Reikwijdte van de controle
05 
De algemene doelstelling van de controle was te onderzoeken of de EDEO de 
gebouwen van de delegaties goed beheert, en bij de controle werd ingegaan op 
de volgende deelvragen:
a) Beantwoorden de delegatiegebouwen aan de behoeften van de EDEO en 
bieden ze waar voor hun geld?
b) Beschikt de EDEO over doeltreffende procedures om de juiste gebouwen te 
selecteren?
c) Beschikt de EDEO over doeltreffende systemen om toezicht te houden op de 
blijvende geschiktheid van gebouwen en om noodzakelijke aanpassingen te 
plannen?
Aanpak van de controle
06 
We hebben de controleopmerkingen gebaseerd op vier belangrijke bronnen van 
controle ­informatie (zie figuur 2 ).
a) We stuurden een enquête naar de hoofden administratie van 133 delegaties1. 
112 hoofden administratie vulden de enquête in, wat neerkomt op een res ­
pons van 84 %.
b) We onderzochten een steekproef van 30 gebouwdossiers die in 2013 en 2014 
bij het hoofdkantoor waren ingediend2. Het besluit om een bepaald gebouw 
te huren of te kopen of de huur ervan te verlengen wordt genomen op basis 
van een gebouwdossier dat door de betrokken delegatie wordt ingediend bij 
het hoofdkantoor.
c) We legden bezoeken af aan vier delegaties (Nepal, Tanzania, Turkije en de 
Verenigde Staten — Washington DC) om de praktijken op het gebied van ge ­
bouwenbeheer te onderzoeken in delegaties van verschillende omvang, op 
verschillende continenten, met een verschillende oppervlakte per persoon, 
eigendomssituatie (drie kantoorgebouwen waren gehuurd), staat van de 
gebouwen, samenstelling van het personeel en ervaring met colocatie. Tij ­
dens de bezoeken aan deze delegaties bespraken we ook de gebouwbeheer ­
praktijken met de hoofden administratie van ambassades van de lidstaten. 
Tijdens onze bezoeken hadden we afspraken met de ambassades van België, 
Denemarken, Finland, Duitsland, Nederland, Zweden en het Verenigd Konink ­
rijk. Ook bezochten we het ministerie van Buitenlandse Zaken in Nederland 
om meer informatie te verkrijgen over zijn innovatieve beleid en procedures 
voor het beheer van ambassadegebouwen.
d) We onderzochten documentatie met betrekking tot het beleid, de procedu ­
res en instrumenten, voerden gesprekken op het hoofdkantoor en analyseer ­
den kwantitatieve gegevens over gebouwen van delegaties.1 De enquête werd toegestuurd 
aan alle delegaties, met 
uitzondering van de 
delegaties in de EU (bijv. de 
delegatie van de Europese 
Unie bij de OESO en Unesco in 
Parijs) en de delegaties die 
afhangen van een andere 
delegatie.
2 De steekproef van 30 
gebouwdossiers werd op basis 
van geldwaarde getrokken uit 
de 148 gebouwdossiers die 
tussen januari 2013 en 
september 2014 waren 
ingediend.
11 Reikwijdte en aanpak van de controle 
Bronnen van controle-informatieFiguur 2
Bron:  Europese Rekenkamer.Onderzoek van 
statistieken en 
proceduresOnderzoek van
30 gebouwdossiersControlebezoeken
aan vier delegaties: 
Nepal, Tanzania, Turkije 
en Verenigde Staten
Controle-enquêteControle-
opmerkingen
12
 Opmerkingen
Deel I — De gebouwen beantwoorden in het algemeen 
aan de behoeften van de delegaties, maar de prijs-
kwaliteitverhouding is in bepaalde gevallen niet 
optimaal vanwege ruimteoverschot, onbenutte 
eigendommen en aan huurders in rekening gebrachte 
lasten die de kosten niet volledig dekken
07 
Bij de controle werd onderzocht of de gebouwen voldoen aan de behoeften van 
de delegaties en of ze waar voor hun geld bieden.
De gebouwen beantwoorden in het algemeen aan de 
behoeften van de delegaties
Kantoorgebouwen
08 
Het gebouwenbeleid van de EDEO kent de volgende doelstellingen voor 
delegatie  gebouwen: stabiliteit, zichtbaarheid, functionaliteit, veiligheid en 
optimale kosteneffectiviteit. De controle ­enquête van de hoofden administratie 
in de delegaties bevestigde het belang van al deze doelstellingen, vetgedrukt in 
figuur 3 .
Het belang van de doelstellingen voor kantoren van delegaties
Bron:  Controle ­enquête van de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 3 Veiligheid - 22 %
Functionaliteit - 18 %
Stabiliteit - 14 % Zichtbaarheid - 12 %Kosteneﬀectiviteit - 12 %Flexibiliteit - 9 %Milieueﬀecten - 7 %Toegankelijkheid voor
gehandicapten - 6 %
13 Opmerkingen 
09 
De respondenten vonden veiligheid en functionaliteit het belangrijkst, maar 
onder  kenden ook het belang van andere factoren die momenteel niet behoren 
tot de doelstellingen van het gebouwenbeleid:
a) Flexibiliteit: in het werkdocument van 2014 over het gebouwenbeleid van 
de EDEO stond dat een voordeel van huren flexibiliteit bij veranderende 
behoeften is. De huisvestingsbehoeften kunnen veranderen, bijvoorbeeld 
als gevolg van een toe ­ of afname van het aantal personeelsleden. Het aantal 
personeelsleden kan bovendien buiten de directe controle van de EDEO 
vallen, aangezien hij kantoorruimte verzorgt voor personeel van de Europese 
Commissie en voor andere organisaties.
b) Milieueffecten: hoewel de EDEO vastbesloten is zowel op het hoofdkantoor 
als in de delegaties voor een milieuvriendelijke werkplek te zorgen3, komt dit 
niet tot uitdrukking in zijn gebouwenbeleid. Zo heeft hij zich nog niet ver ­
bonden tot deelname aan het EMAS (milieubeheer ­ en milieuauditsysteem)4. 
Door het EMAS actief te promoten, zouden delegaties het goede voorbeeld 
kunnen geven en laten zien dat het ook voor kleine organisaties nuttig kan 
zijn5. Niettemin boden de delegaties van Washington DC en Tanzania voor ­
beelden van goede praktijken (zie tekstvak 1 ).
c) Toegankelijkheid voor gehandicapten: soms moet er worden voldaan aan 
lokale voorschriften. Dit was het geval bij de renovatie van kantoorruimte in 
Turkije en Washington DC. Verder wordt bij de gezondheids ­ en veiligheids ­
inspecties door de EDEO (zie paragraaf 49, onder b)) de toegankelijkheid van 
het gebouw voor gehandicapten gecontroleerd.Tekstvak 1Verbetering van de milieueffecten in Washington DC en Tanzania
In 2012 zegde de delegatie in Washington DC net als andere diplomatieke vertegenwoordigingen in Washing ­
ton DC toe een beleid te zullen voeren dat gericht is op de verbetering van de milieukwaliteit. De delegatie 
had al een voortrekkersrol gespeeld door voor zijn nieuwe gehuurde kantoorruimte in Washington DC een 
gouden onderscheiding te behalen in het kader van het Leadership in Energy and Environmental Design 
(LEED, leiderschap op het gebied van energie ­ en milieuontwerp), een voorbeeld dat de eigenaar van het ge ­
bouw daarna volgde door in 2013 een gouden LEED ­onderscheiding te behalen voor de rest van het gebouw.
In Tanzania is de EDEO eigenaar van een deel van een kantoorgebouw samen met Duitsland, Nederland en 
het Verenigd Koninkrijk. Het gebouw wordt beheerd door een gemeenschappelijk beheerscomité dat een 
jaarlijks beheersverslag opstelt. Het jaarlijks beheersverslag bevat een analyse waarin het maandelijkse ver ­
bruik van elektriciteit, diesel en water van de drie voorgaande jaren wordt vergeleken om vast te stellen op 
welke terreinen er mogelijk in de toekomst kan worden bespaard.3 Kwijting van de EDEO over 
2013 — antwoorden van de 
EDEO op schriftelijke vragen.
4 Speciaal verslag nr. 14/2014 
van de Rekenkamer „Hoe 
berekenen, verminderen en 
verrekenen de EU ­instellingen 
en ­organen hun uitstoot van 
broeikasgassen?” ( http://eca.
europa.eu ).
5 De Europese Commissie heeft 
een „EMAS ­instrumentarium 
voor kleine organisaties” 
gepubliceerd en bevordert 
een gestandaardiseerde 
methodologie genaamd 
„EMAS easy”.
14 Opmerkingen 
10 
De afdeling Infrastructuur van het hoofdkantoor houdt toezicht op de gezond ­
heid en veiligheid, de beveiliging en de algemene staat van ieder kantoor­
gebouw van de delegaties6. Gemiddeld was de staat van de kantoren in 2014 
bevredigend (3,7 op 5), maar er waren gebreken bij sommige delegaties7 (zie 
figuur 4 ).
Staat van de kantoren van de delegaties (5 = uitstekend)
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van gegevens van de EDEO.Figuur 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Staat van kantoorgebouwenGehuurd
Kantoorgebouwen van delegatiesGekocht voor 2000 Gekocht na 2000
5,06 Bij de beoordeling van de 
staat van een kantoorgebouw 
worden drie criteria 
gehanteerd die worden 
ingedeeld op een schaal van 0 
(onbruikbaar) tot 5 
(uitstekend): gezondheid en 
veiligheid (waaronder 
structuur, technische 
apparatuur, enz.), beveiliging 
en algemene toestand 
(functionaliteit/aanzicht/
locatie).
7 De vier delegaties waar de 
staat van het gebouw in 2014 
het slechtst werd geacht, 
waren die in India, Egypte, 
Senegal en Sri Lanka.
15 Opmerkingen 
11 
De beoordeling door het hoofdkantoor werd gestaafd door de bevindingen van 
onze enquête. De meeste respondenten waren van mening dat de delegatie ­
kantoren beantwoorden aan hun behoeften wat betreft locatie, facilitering van 
werkrelaties met partners, werkomstandigheden, aanzicht, beveiliging en ruimte 
(zie figuur 5 ). Meer dan 90 % was van mening dat de locatie geschikt was. Een 
kwart van de respondenten vond de beveiliging, het aanzicht en de werkom ­
standigheden echter niet adequaat. Een derde van de respondenten vond dat de 
delegatiekantoren niet genoeg ruimte boden.
Geschiktheid van de kantoren van delegaties
Bron:  Controle ­enquête van de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenten
Locatie Aanzicht VeiligheidOnbevredigend
Bevredigend
Genoeg 
ruimteWerkomstan-
dighedenFaciliteert 
betrekkingen
16 Opmerkingen 
Ambtswoningen
12 
De EDEO voorziet in de ambtswoning van het hoofd van de delegatie. Deze heeft 
twee functies: privéwoning én locatie voor officiële recepties. De ambtswoning 
verandert normaliter niet bij de wisseling van het delegatiehoofd. Volgens het 
gebouwenbeleid moet de ambtswoning representatief en niet overdreven op ­
zichtig zijn en de best mogelijke prijs ­kwaliteitverhouding bieden. Bij de locatie 
ervan en de getroffen beveiligingsmaatregelen moet er rekening worden gehou ­
den met de veiligheidssituatie in het gastland.
13 
De meeste respondenten van onze enquête waren van mening dat de ambts ­
woningen van de delegatiehoofden voldeden uit een oogpunt van beveiliging, 
locatie, aanzicht, facilitering van betrekkingen met partners, staat en ruimte (zie 
figuur 6 ). Een kwart van de respondenten vond echter dat de ambtswoning van 
het hoofd van de delegatie niet ruim genoeg was en dat de staat van de ambts ­
woning niet bevredigend was.
Geschiktheid van de ambtswoningen van hoofden van delegaties
Bron:  Controle ­enquête van de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 6
RespondentenOnbevredigend
Bevredigend100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
Locatie Aanzicht Veiligheid Genoeg 
ruimteStaat van 
het gebouwFaciliteert 
betrekkingen
17 Opmerkingen 
14 
De vloeroppervlakte van een ambtswoning mag maximaal 600 m2 zijn (zie para ­
graaf 22). De grondoppervlakte van de ambtswoning en de bijbehorende grond 
moet ongeveer even groot zijn als die van ambtswoningen van ambassadeurs 
van de lidstaten in het betreffende land8. Meer dan 40 % van de respondenten 
van de enquête was van mening dat de ambtswoning van het hoofd van de 
delegatie minder ruim was dan de meeste ambtswoningen van ambassadeurs. 
De opper  vlakte van ambtswoningen van EU ­delegaties was in 2014 gemid ­
deld 488 m2 (zie figuur 7 ). Ongeveer 40 ambtswoningen (30 %) was kleiner dan 
400 m2.
Oppervlakte (m2) van ambtswoningen
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van gegevens van de EDEO.Figuur 7
02004006008001 0001 2001 400
Ambtswoningen van delegatiesm²
Gemiddelde (488 m²)Aanbevolen maximum (600 m²)8 Gebouwenbeleid van de 
EDEO: Ambtswoningen — 
beleid en selectie.
18 Opmerkingen 
15 
De afdeling Infrastructuur van het hoofdkantoor houdt toezicht op de staat9 van 
ambtswoningen van delegaties (zie figuur 8 ). In 2014 was de staat van de ambts ­
woningen gemiddeld 4,6 op 5. Dit is hoger dan het gemiddelde voor de staat van 
kantoren, namelijk 3,7 op 5 (zie paragraaf 10).
Staat van de ambtswoningen (5 = uitstekend)
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van gegevens van de EDEO.Figuur 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Gehuurd Gekocht vóór 2000 Gekocht na 2000
4,0
Ambtswoningen van delegatiesStaat van de ambtswoningen9 Bij de beoordeling van de 
staat van een ambtswoning 
van een hoofd van een 
delegatie worden drie criteria 
gehanteerd die worden 
ingedeeld op een schaal van 0 
(onbruikbaar) tot 
5 (uitstekend): gezondheid en 
veiligheid (waaronder 
structuur, technische 
apparatuur, enz.), beveiliging 
en algemene toestand 
(functionaliteit / aanzicht / 
locatie). De EDEO heeft geen 
gegevens over de staat van 53 
ambtswoningen (zie 
paragraaf 57, sub b)).
19 Opmerkingen 
Huisvesting van personeelsleden
16 
De EDEO zorgt voor de huisvesting van ongeveer 2 400 personeelsleden in de 
delegaties10 via twee in het Ambtenarenstatuut genoemde methoden:
a) EU­delegaties verschaffen gratis huisvesting aan ongeveer 1 400 personeels ­
leden. Op een paar uitzonderingen na worden deze woningen gehuurd en 
zijn ze niet het eigendom van de EDEO. Sinds januari 2014 mogen EU ­delega ­
ties deze vorm van huisvesting hoofdzakelijk verschaffen in risicolanden of 
in landen waar de omstandigheden op de huurmarkt het moeilijk maken om 
geschikte huisvesting te vinden11.
b) EU­delegaties vergoeden de kosten van woningen die worden gehuurd door 
ongeveer 1 000 personeelsleden.
17 
In beide gevallen is de door de delegatie betaalde of vergoede huur beperkt 
tot een huurplafond dat is vastgesteld voor elke standplaats buiten de EU. Dit 
plafond is gebaseerd op de samenstelling van het gezin van het personeelslid en 
er wordt rekening gehouden met de lokale huurmarkt.
18 
Huisvesting voor uitgezonden personeel zou volgens het gebouwenbeleid van 
de EDEO moeten voldoen aan de veiligheidsnormen van de EDEO; zo mogen de 
woningen enkel in toegestane gebieden liggen. De accommodatie moet ook een 
passend beeld van de EU geven12.
19 
De respondenten van onze enquête waren zeer tevreden met de woningen voor 
het personeel. Ongeveer 90 % van de respondenten vond dat de veiligheid, 
ruimte en locatie van en levensomstandigheden in woningen voor het personeel 
voldeden (zie figuur 9 ).10 Alle personeelsleden behalve 
de lokale medewerkers.
11 Besluit van de hoge 
vertegenwoordiger van de 
Unie voor buitenlandse zaken 
van 17.12.2013 met betrekking 
tot de regels voor de 
tenuitvoerlegging van het 
huisvestingsbeleid in 
EU­delegaties (HR DEC(2013) 
011).
12 Gebouwenbeleid van de 
EDEO: Huisvestingsbeleid voor 
in derde landen werkende 
ambtenaren.
20 Opmerkingen 
Geschiktheid van de woningen voor het personeel van delegaties
Bron:  Controle ­enquête van de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenten
Locatie Leefomstandigheden Veiligheid RuimteOnbevredigend
Bevredigend
21 Opmerkingen 
De oppervlakte van de meeste kantoorgebouwen en van 
enkele ambtswoningen overschrijdt de limieten in het 
gebouwenbeleid
De gemiddelde oppervlakte per persoon in delegatiekantoren 
overschrijdt de limiet in het gebouwenbeleid
20 
In het gebouwenbeleid van de EDEO wordt aanbevolen dat de omvang van 
delegatie  kantoren maximaal 35 m2 per persoon zou moeten zijn (in het gebou ­
wenbeleid vóór 2013 was dit 42 m2)13. De berekening wordt gebaseerd op de 
totale oppervlakte (niet alleen de kantoren maar ook de gemeenschappelijke 
ruimten) gedeeld door het totale aantal vaste ambten, met uitzondering van die 
waarvoor geen kantoor nodig is (bijv. chauffeurs). Volgens het gebouwenbeleid 
tellen bepaalde ruimten niet mee voor de berekening, zoals een extra verga ­
derzaal die nodig is om de functie van voorzitter overeenkomstig het Verdrag 
van Lissabon te kunnen uitoefenen. Nieuwe kantoorgebouwen van delegaties 
moeten bestaan uit een combinatie van individuele kantoren, gedeelde kantoren 
voor 2 tot 4 personen en open ruimten. Individuele kantoren moeten worden ge ­
reserveerd voor een klein aantal personeelsleden die dit voor hun functie nodig 
hebben.
21 
In 2014 werd de maximumoppervlakte van 35 m2 per persoon in zo’n 85 dele ­
gaties overschreden14: de gemiddelde oppervlakte per persoon was 41 m2 (zie 
figuur 10 )15. Door het terugbrengen van de gemiddelde oppervlakte per persoon 
zou er bespaard kunnen worden op huur16­ en exploitatiekosten.
Sommige ambtswoningen overschrijden de limiet in het 
gebouwenbeleid
22 
Volgens het gebouwenbeleid van de EDEO mag de totale vloeroppervlakte van 
alle kamers van de ambtswoning van het hoofd van een delegatie maximaal 
600 m2 zijn. Hoewel de gemiddelde vloeroppervlakte van de ambtswoningen van 
EU­delegaties in 2014 onder deze limiet bleef (zie paragraaf 14), werd de limiet bij 
34 ambtswoningen (24 %) overschreden (zie figuur 7 )17.13 Nieuw aangekochte 
gebouwen moeten groot 
genoeg zijn om een toename 
van het personeelsbestand 
met 10 % te kunnen 
opvangen.
14 De delegaties met de meeste 
kantoorruimte per persoon 
waren de delegatie bij de 
Verenigde Naties in New York 
(90 m2 per persoon) en de 
delegatie bij de Verenigde 
Naties in Genève (104 m2 per 
persoon).
15 In deze analyse is de aan 
andere organisaties verhuurde 
kantoorruimte afgetrokken. 
Delegaties met minder dan 10 
personeelsleden, die allemaal 
meer dan 35 m2 per persoon 
hebben, tellen niet mee. De 
analyse is gebaseerd op vaste 
ambten. Zouden de ongeveer 
200 tijdelijke stagiairs en 
nationale deskundigen 
worden meegerekend, dan 
zou de gemiddelde 
oppervlakte per persoon 
afnemen tot 40 m2.
16 De totale jaarlijkse huur van 
kantoren van delegaties in 
2014 bedroeg 53 miljoen euro 
(zie figuur 1 ), hetgeen 
betekent dat iedere m2 van de 
gemiddelde oppervlakte per 
persoon 1,3 miljoen euro kost.
17 De ambtswoning in Indonesië 
was met 1 200 m2 een van de 
grootste ambtswoningen. Er is 
een overeenkomst getekend 
voor de huur van een nieuwe 
ambtswoning van 580 m2 
vanaf september 2015.
22 Opmerkingen 
Kantooroppervlakte per persoon in delegaties
NB: Delegaties met minder dan 10 personeelsleden zijn hierin niet opgenomen.
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van gegevens van de EDEO.Figuur 10
020406080100120
Kantoorgebouwen van delegatiesm² per persoon
Aanbevolen maximum (35 m²)Gemiddelde (41 m²)
23 Opmerkingen 
De EDEO heeft gebouwen in eigendom die hij niet langer 
gebruikt
23 
De kantoorgebouwen van EU ­delegaties die vóór 2000 zijn gekocht en nog 
steeds door de EDEO worden gebruikt, behoren tot de kantoorgebouwen die in 
de slechtste staat zijn (zie figuur 4 ). Het delegatiepersoneel in Gabon is geher ­
huisvest in kleine tijdelijke kantoren, omdat het in 1996 gekochte kantoorge ­
bouw nu ernstige structurele problemen vertoont.
24 
Ambtswoningen in eigendom zijn kleiner en gemakkelijker te onderhouden. De 
staat van ambtswoningen die vóór 2000 zijn gekocht en nog steeds worden ge ­
bruikt door de EDEO is gemiddeld 4,6 op 5 (zie figuur 8 ). Dit is aanzienlijk beter 
dan de gemiddelde staat van 3,4 van vóór 2000 gekochte delegatiekantoren in 
eigendom van de EDEO.
25 
Hoewel de EDEO 20 % van de delegatiegebouwen waarvan hij eigenaar is (7 van 
de 33 kantoorgebouwen en 6 van de 30 ambtswoningen) niet meer gebruikt, 
heeft hij ze wel gehouden. De onbenutte kantoorgebouwen in Tsjaad, de Cen ­
traal ­Afrikaanse Republiek en Rwanda worden verhuurd aan andere organisaties, 
zoals DG Humanitaire Hulp en Civiele Bescherming of een ambassade van een 
lidstaat. Andere gebouwen staan echter leeg en worden toch aangehouden. 
Enkele voorbeelden:
a) eigen kantoorgebouwen van de EDEO in Botswana en Gambia staan leeg 
sinds 2004;
b) de ambtswoningen in Zuid ­Afrika en Kaapverdië staan leeg sinds 2012;
c) in Tanzania staan de voormalige ambtswoning van het hoofd van de dele ­
gatie (zie figuur 1 1 ) en een huis voor personeel sinds 2009 leeg voor een 
bedrag van 25 000 euro per jaar voor beveiliging, nutsvoorzieningen en tuin­
onderhoud. Zij liggen buiten het door de regionale veiligheidsfunctionaris 
aanbevolen gebied. Een ander huis in eigendom van de delegatie, dat binnen 
het aanbevolen veilige gebied ligt, staat sinds april 2014 leeg.
24 Opmerkingen 
Met sommige lasten voor colocatie in kantoorgebouwen 
worden niet de volledige kosten terugverdiend
26 
De EDEO moedigt oplossingen aan waarbij kantoorgebouwen worden gedeeld 
met lidstaten of andere EU ­instellingen en  ­organen, waaronder DG Humanitai ­
re Hulp en Civiele Bescherming. Colocatie is bedoeld om te zorgen voor meer 
zichtbaarheid van de EU, om samenwerking met de lidstaten te vergemakke ­
lijken en ook om kosten te besparen18. In 2015 waren er 45 delegaties die hun 
kantoorgebouwen deelden met EU ­lidstaten of instellingen en organen van de 
EU. Het aantal delegaties dat huisvesting bood aan ambassades van lidstaten of 
bij ambassades gehuisvest was, steeg tussen mei 2014 en mei 2015 van 14 tot 
1719. Bijlage I  bevat een overzicht van de 17 delegaties waarbij er sprake was van 
colocatie met een of meer lidstaten in 2015.Voormalige ambtswoning in Tanzania, leegstaand sinds 2009, maar toch 
aangehouden door de EDEO
Bron:  Europese Rekenkamer.Figuur 11
18 Gebouwenbeleid van de 
EDEO: Delegatiekantoren — 
beleid en selectie.  
Gebouwenbeleid van de 
EDEO: Het delen van 
delegatiekantoren of colocatie 
met derden.
19 Werkdocumenten over het 
gebouwenbeleid van de EDEO 
van 2014 en 2015.
25 Opmerkingen 
27 
De lidstaten en EU ­instellingen en ­ organen moeten een billijk deel van de kos ­
ten bij colocatie betalen20. In de praktijk kunnen de aan de in hetzelfde gebouw 
gevestigde organisaties in rekening te brengen lasten aan de hand van verschil ­
lende methoden worden berekend; met sommige methoden worden de kosten 
niet volledig terugverdiend. Enkele voorbeelden:
a) in Washington DC heeft de delegatie colocatieovereenkomsten met vijf ver ­
schillende organisaties. Alleen de twee laatst gesloten overeenkomsten (met 
Europol en de Europese Investeringsbank) omvatten echter een bijdrage aan 
de administratieve overheadkosten.
b) In Nepal draagt DG Humanitaire Hulp en Civiele Bescherming bij aan schoon ­
maak, onderhoud, nutsvoorzieningen en beveiligingsagenten. Het levert 
echter geen bijdrage aan de kantoorhuur, wat nog eens 8 000 euro per jaar 
zou belopen. In Tanzania, waar de delegatie eigenaar is van het gebouw, 
brengt de delegatie EUCAP Nestor21 ook alleen exploitatiekosten (onderhoud, 
nutsvoorzieningen, beveiliging en schoonmaak) in rekening;
c) De richtsnoeren voor de delegaties van 2013 betreffende de berekening van 
de aan andere organisaties in rekening gebrachte huur schrijven voor dat in 
alle nieuwe overeenkomsten en bij de verlenging van bestaande overeen ­
komsten huur moet worden aangerekend voor gemeenschappelijke ruimten. 
Bij de vóór 2013 vastgestelde lasten wordt enkel rekening gehouden met de 
nettokantooroppervlakte van de huurder. Bijgevolg maakt de huurder gratis 
gebruik van de gemeenschappelijke ruimten en betaalt hij minder dan een 
billijk deel van de huur en de exploitatiekosten.
Deel II — Er bestaat een gestructureerde procedure 
voor de selectie van gebouwen voor delegaties, maar 
bij de toepassing in de praktijk kent elke belangrijke 
fase enkele tekortkomingen
28 
In deel I werd de geschiktheid van de gebouwen van delegaties onderzocht en 
werden de vragen beantwoord of zij voldoen aan de behoeften van de delega ­
ties en of ze waar voor hun geld bieden. De geschiktheid van delegatiegebou ­
wen hangt in de eerste plaats af van de wijze waarop zij zijn geselecteerd. Bij de 
controle werd dus onderzocht of de EDEO over doeltreffende procedures be ­
schikt om de juiste gebouwen te selecteren.20 Besluit van het Europees 
Parlement van 3 april 2014 
inzake de kwijting over 2012.
21 EUCAP Nestor is een civiele 
EU­missie met enige militaire 
expertise. Zij ondersteunt de 
ontwikkeling van maritieme 
veiligheidssystemen in de 
staten van de Hoorn van Afrika 
en het westelijk deel van de 
Indische Oceaan om die in 
staat te stellen piraterij en 
andere criminaliteit op zee 
doeltreffender te bestrijden.
26 Opmerkingen 
29 
De gebouwdossierprocedure biedt een gestructureerde basis voor de selectie 
van gebouwen voor delegaties. Er treden echter enkele tekortkomingen op bij de 
toepassing van de gebouwdossierprocedure in de praktijk. Daardoor bestaat het 
risico dat de EDEO niet het juiste gebouw selecteert. De tekortkomingen treden 
op in elke belangrijke fase van de gebouwdossierprocedure:
a) wanneer de delegatie geschikte gebouwen zoekt;
b) wanneer de delegatie opties vergelijkt en voorlegt aan de gebouwencom ­
missie van het hoofdkantoor;
c) wanneer de gebouwencommissie haar besluit neemt en motiveert.
De gebouwdossierprocedure biedt een gestructureerde basis 
voor de selectie van gebouwen voor delegaties
30 
De basis voor de selectie van huur ­ of koopgebouwen is de gebouwdossierpro­
cedure van de EDEO:
a) voor kantoren en ambtswoningen moeten delegaties een gebouwdossier 
opstellen voordat zij een nieuw gebouw huren, kopen of bouwen of een 
huurovereenkomst verlengen. Delegaties moeten dergelijke gebouwdossiers 
ter beoordeling en goedkeuring indienen bij de gebouwencommissie van het 
hoofdkantoor indien zij een totale waarde van 60 000 euro of meer hebben;
b) delegaties moeten ook voorafgaand aan de aankoop van grond een gebouw ­
dossier indienen bij de gebouwencommissie;
c) bij de huur van woonruimte voor personeelsleden hoeven de delegaties 
alleen een gebouwdossier in te dienen als de huur hoger is dan het door de 
EDEO voor het betrokken land vastgestelde plafond of als er geen maximum 
is bepaald voor het land in kwestie.
31 
Door het bieden van een gestructureerde en gedocumenteerde basis voor de 
besluitvorming op basis van richtsnoeren van het hoofdkantoor is de gebouw ­
dossierprocedure een voorbeeld van een goede praktijk. De in het gebouwen ­
beleid van de EDEO opgenomen doelstellingen worden in de gebouwdossiers 
als basis genomen voor de selectiecriteria. Het gebouwdossier moet een korte 
lijst bevatten met geschikte opties naar aanleiding van het onderzoek van de 
lokale vastgoedmarkt door de delegatie, een afweging tussen huur en koop, de 
beoordeling door de delegatie van de geschikte opties en haar voorstel aan de 
gebouwencommissie. De gebouwdossierprocedure helpt te waarborgen dat de 
geselecteerde gebouwen voldoen aan de behoeften van delegaties en tegelijk 
waar voor hun geld bieden.
27 Opmerkingen 
Delegaties beschikken over onvoldoende expertise om 
geschikte gebouwen te identificeren en zij krijgen niet 
voldoende steun van het hoofdkantoor
32 
Uit ons controleonderzoek van 30 gebouwdossiers (zie bijlage II ) bleek dat de 
delegatie in de meeste gevallen (26 van de 30) de lokale markt had onderzocht. 
Slechts 15 van de 30 gebouwdossiers bevatten echter een lijst met geschikte, 
realistische opties (zie figuur 12 ).
Overzicht van de resultaten van het controleonderzoek van 30 gebouwdossiers
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van onderzoek van 30 gebouwdossiers.Figuur 12
26
51522 234
25158 7Aantal gebouwdossiersJaNee
5. Besluit van de 
gebouwencommissie 
van het hoofdkantoor 
overtuigend 
onderbouwd4. Door delegatie 
voorgestelde 
oplossing gebaseerd 
op degelijke 
technische en 
ﬁnanciële analyse3. Lijst met meer 
dan één geschikte, 
realistische optie2. Afweging 
tussen koop en 
huur1. Onderzoek van 
de lokale markt
28 Opmerkingen 
33 
In de controle ­enquête was bijna de helft van de hoofden administratie van me ­
ning dat hun delegatie niet over voldoende personeel en deskundigheid beschik ­
te om haar gebouwen te beheren. Hoofden administratie zijn geen specialisten 
op het gebied van gebouwenbeheer en krijgen geen specifieke opleiding op dit 
gebied. Voor het beheer van gebouwgerelateerde projecten (zoals het verhuizen 
naar een nieuw kantoorgebouw of het uitvoeren van werkzaamheden) kunnen 
zij dus toestemming nodig hebben om een beroep te doen op de benodigde 
deskundigheid (bijv. om de markt te analyseren, een analytische vergelijking van 
huur en koop te maken, te onderhandelen met eigenaren of bouwwerkzaam ­
heden te ontwerpen of te monitoren). Zo huurt de delegatie in Washington DC 
plaatselijk een makelaar in om de markt te onderzoeken en om namens haar met 
eigenaren te onderhandelen. In landen waar dergelijke deskundigen niet kunnen 
worden ingehuurd, hebben delegaties meer betrokkenheid en steun van het 
hoofdkantoor nodig.
34 
Uit de controle ­enquête bleek dat 85 % van de hoofden administratie tevreden 
was met de ondersteuning door het hoofdkantoor bij de verlenging van huur ­
overeenkomsten voor kantoren. Men was minder tevreden over de geboden 
ondersteuning bij het kiezen van nieuwe kantoren (76 %) (zie figuur 13 ).
Ondersteuning van delegaties bij gebouwbeheeractiviteiten
Bron:  Controle ­enquête onder de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Inadequate ondersteuning
door het hoofdkantoor
Adequate ondersteuningdoor het hoofdkantoorRespondenten
Onderhoud en 
renovatieKeuze van nieuwe 
kantorenVerlenging van de 
huur van kantoren
29 Opmerkingen 
35 
Uit een aantal antwoorden op de controle ­enquête bleek de behoefte aan 
intensievere ondersteuning door het hoofdkantoor, met name als er een gebrek 
aan geschikte gebouwen is op de lokale markt22. Sommige bezochte delegaties, 
bijvoorbeeld die in Nepal (zie tekstvak 2 ), benadrukten ook de noodzaak van 
bezoeken ter plaatse, met name wanneer gezocht werd naar nieuwe gebouwen. 
In 2014 bracht de afdeling Infrastructuur van het hoofdkantoor bezoeken aan 36 
delegaties om ter plaatse steun te verlenen. Een voorbeeld van een goede prak ­
tijk is dat, wanneer Duitse ambassades nieuwe gebouwen zoeken, personeel van 
het hoofdkantoor ter plaatse de geschiktheid komt beoordelen en komt helpen 
met de onderhandelingen zodra het hoofd administratie mogelijke locaties heeft 
gevonden. Tekstvak 2Behoefte aan ondersteuning door het hoofdkantoor bij het vinden van een 
kantoorgebouw in Nepal
In Nepal werkt een derde van het personeel wegens plaatsgebrek in het hoofdgebouw sinds 2007 in omge ­
bouwde garages. Sinds 2009 werkt nog een derde in tweedehands prefab containers in de tuin, hetgeen de 
delegatie een slecht imago geeft (zie figuur 14 ). Bij de evaluatie van de delegatie in Nepal in juni 2011 werd 
aanbevolen dat er een verhuizing naar een geschikter en moderner kantoor moest worden gepland tegen de 
tijd dat de huurovereenkomst afliep in 2014.
De delegatie beschikte niet over de benodigde tijd en deskundigheid om een gebouwdossier van goede 
kwaliteit op te stellen. Zij meende dat een bezoek van een team van deskundigen in vastgoedbeheer van 
het hoofdkantoor (bijv. een onderhandelaar, een architect en een veiligheidsfunctionaris) kon helpen bij 
het zoeken naar een nieuw gebouw, het uitonderhandelen van de beste regelingen en het identificeren en 
vergelijken van geschikte oplossingen. Het hoofdkantoor was echter niet in staat zo’n bezoek af te leggen, 
ondanks schriftelijke verzoeken van de delegatie in 2011 en 2012. Het hoofdkantoor schreef de delegatie 
wel om haar aan te moedigen haar voorstel om land van de Franse ambassade te kopen en kantoren en een 
ambtswoning te bouwen verder uit te werken, maar wees het voorstel vervolgens af wegens een gebrek aan 
middelen. De delegatie kon geen geschikt alternatief vinden en dus diende zij een gebouwdossier in voor de 
verlenging van de bestaande huurovereenkomst tot 2024; dit werd in november 2013 door het hoofdkantoor 
goedgekeurd.22 Dit werd door de 
respondenten van de enquête 
genoemd als een van de 
belangrijkste belemmeringen 
voor het vinden van betere 
gebouwen.
30 Opmerkingen 
De wijze waarop delegaties opties voorleggen aan het 
hoofdkantoor vertoont enkele tekortkomingen
36 
Het gebouwenbeleid schrijft voor dat delegaties aan de hand van gebouw­
dossiers de resultaten van hun onderzoek van de lokale vastgoedmarkt aan het 
hoofdkantoor voorleggen. In dit dossier moet het vraagstuk rond huur of koop 
worden besproken en moeten hun beoordeling van de geschikte opties en hun 
voorstel aan de gebouwencommissie worden opgenomen. Echter:
a) delegaties stellen niet voor alle nieuwe overeenkomsten een gebouwdossier 
op;
b) gebouwdossiers zijn onnodig gedetailleerd wanneer delegaties niet van plan 
zijn te verhuizen;
c) in gebouwdossiers wordt de mogelijkheid om te kopen zelden besproken en 
wordt deze optie niet afgezet tegen de kosten van huren;
d) in sommige gebouwdossiers worden de opties niet op vergelijkbare wijze 
gepresenteerd door de delegaties;
e) in de richtsnoeren over het opstellen van gebouwdossiers wordt geen 
rekening gehouden met aan andere organisaties verhuurde ruimte en met 
inkomsten uit colocatie.Prefab containers in gebruik als kantoren in Nepal
Bron:  Europese Rekenkamer.Figuur 14

31 Opmerkingen 
Delegaties stellen niet voor alle nieuwe overeenkomsten een 
gebouwdossier op
37 
Delegaties sluiten soms tegen de regels in een overeenkomst inzake een gebouw 
zonder een gebouwdossier op te stellen en bij de gebouwencommissie in te die ­
nen. Zo is er geen gebouwdossier voor de in 2013 ondertekende overeenkomst 
ter waarde van 230 000 euro met betrekking tot de kantoren in Venezuela of voor 
de in 2011 getekende overeenkomst inzake de ambtswoning in Nepal ter waarde 
van 240 000 euro.
Gebouwdossiers zijn onnodig gedetailleerd als delegaties niet van 
plan zijn te verhuizen
38 
Stabiliteit is een doelstelling van het gebouwenbeleid, dus er is een goede reden 
om de voorkeur te geven aan verlenging van de huurovereenkomst voor een 
bestaand gebouw indien dit aan de behoeften van de delegatie beantwoordt en 
waar voor zijn geld biedt. Zo worden ook de kosten van en de verstoring door 
een verhuizing vermeden23. De standaardhuurovereenkomst kent in ieder geval 
een bepaling op grond waarvan de delegatie het contract op elk moment kan 
opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.
39 
Toch bestaat er momenteel geen verschil tussen de richtsnoeren voor het op ­
stellen van gebouwdossiers die gericht zijn op de verlenging van een bestaande 
huurovereenkomst en de richtsnoeren voor het opstellen van gebouwdossiers 
die erop gericht zijn om — wanneer een verhuizing noodzakelijk is — het beste 
gebouw te selecteren uit een aantal opties. In het eerste geval is een vergelij ­
king met alternatieve opties kunstmatig en minder zinvol dan aantonen dat het 
gebouw nog steeds aan de behoeften van de delegatie voldoet conform het 
gebouwenbeleid en de marktprijzen (zie tekstvak 3 ). In het tweede geval zouden 
delegaties meer ondersteuning van het hoofdkantoor nodig kunnen hebben om 
een uitgebreidere beoordeling te verrichten, met inbegrip van een vergelijking 
van geschikte en realistische vooraf geselecteerde opties. Tekstvak 3Als delegaties van plan zijn op hun oude locatie te blijven, kan het onderzoeken 
van alternatieven kunstmatig en van beperkte waarde zijn
Het doel van het gebouwdossier voor de kantoren in Rwanda van 2013 (zie bijlage II ) was om de verlenging 
van de bestaande huurovereenkomst te rechtvaardigen. Dit bleek uit een missieverslag van het hoofdkan ­
toor dat als bijlage bij het gebouwdossier was gevoegd, waarin de delegatie werd opgedragen om snel een 
verlenging van de huurovereenkomst voor de kantoorgebouwen uit te onderhandelen nadat zij de markt 
volgens de voorschriften had onderzocht ten behoeve van een verslag aan de gebouwencommissie. Hoewel 
het gebouw  dossier een analyse van een lijst van geschikte, realistische opties omvatte, had deze dus een 
beperkte waarde omdat men niet van plan was te verhuizen.23 Bij Duitse ambassades wordt 
er bijvoorbeeld van uitgegaan 
dat zij zullen blijven waar zij 
zijn, tenzij er een bijzonder 
dwingende reden is om te 
verhuizen.
32 Opmerkingen 
In gebouwdossiers wordt de mogelijkheid om te kopen zelden 
besproken en wordt deze optie niet afgezet tegen de kosten van 
huren
40 
Slechts in 5 van de 30 onderzochte gebouwdossiers werd de mogelijkheid om te 
kopen aan de orde gesteld (zie figuur 12 ) en in alle gevallen werd deze mogelijk ­
heid verworpen. In geen van de onderzochte gebouwdossiers werd een afwe ­
ging tussen huur en koop mede op basis van een vergelijking van de geschatte 
toekomstige kosten gemaakt. In maart 2015 informeerde het hoofdkantoor de 
hoofden van de delegaties dat de afdeling Infrastructuur van het hoofdkantoor 
in de toekomst de berekeningen zal maken om kopen en huren te vergelijken24. 
De methode die wordt gehanteerd, wordt echter niet openbaar gemaakt in het 
gebouwenbeleid van de EDEO. In het vorige gebouwenbeleidsdocument werd 
uitgelegd hoe het financieel rendement van een investering moest worden 
berekend als grondslag voor een vergelijking van koop met huur over een voor ­
gestelde periode van 20 jaar25. In de praktijk blijkt uit de besprekingen van de 
opties huur en koop niet dat de voorgestelde oplossing kosteneffectiever is (zie 
tekstvak 4 ).
In sommige gebouwdossiers worden de opties niet op 
vergelijkbare wijze gepresenteerd door de delegaties
41 
Een goede praktijk die in een aantal gebouwdossiers werd aangetroffen was de 
vergelijking van de geselecteerde opties met de selectiecriteria in de vorm van 
een tabel. Ter illustratie bevat figuur 15  een samengestelde tabel die is samen­
gesteld op basis van de in de gebouwdossiers voor kantoren in Rwanda, Guate ­
mala en Laos aangetroffen tabellen. De puntentoewijzing en de opmerkingen 
dienen alleen ter illustratie. Met behulp van een dergelijke tabel zijn de verschil ­
lende opties eenvoudig te vergelijken om tot een evenwichtig eindoordeel te 
komen. De tabel zou ook kunnen worden uitgebreid, bijvoorbeeld met eenmali ­
ge kosten in verband met de verhuizing (zoals de inrichting en beveiligingswerk ­
zaamheden), exploitatiekosten of inkomsten uit colocatie. Tekstvak 4Delegaties tonen niet aan dat kopen kosteneffectiever is dan huren
In 2010 ­2011, toen de delegatie in Nepal voorstelde grond te kopen van de Franse ambassade en kantoren en 
een ambtswoning te bouwen, vereiste het hoofdkantoor niet dat moest worden aangetoond dat kopen en 
bouwen kosteneffectiever was dan huren.
Hetzelfde gebeurde in Washington DC, toen de delegatie in 2010 de gelegenheid had het kantoorgebouw 
te kopen. Koop werd uitgesloten zonder dat de financieringsmogelijkheden en belastingvoordelen werden 
onderzocht, ook al had eigendom van het gebouw beter kunnen zijn voor de aanwezigheid van de delegatie 
en had de extra ruimte kunnen worden gebruikt voor colocatie met een andere ambassade.24 Nota van de directeur 
Administratie en Financiën 
aan de hoofden van de 
delegaties van 30 maart 2015.
25 De restwaarde van gekocht 
onroerend goed is een 
belangrijke factor in deze 
berekening, en deze is moeilijk 
nauwkeurig in te schatten. Zo 
is de waarde van de 
ambtswoning in Washington 
DC die in 1971 werd gekocht 
voor het equivalent van 
2,4 miljoen euro, 
verdrievoudigd terwijl de 
waarde van het 
kantoorgebouw in Argentinië 
dat in 1992 werd gekocht voor 
het equivalent van 
1,5 miljoen euro, wordt 
geschat op 1,6 miljoen euro.
33 Opmerkingen 
42 
Deze aanpak staat in schril contrast met andere gebouwdossiers waarin de opties 
zodanig werden onderzocht dat ze minder eenvoudig te vergelijken waren, 
bijvoorbeeld door in willekeurige volgorde bepaalde voor ­ en nadelen weer te 
geven. Delegaties vergeten soms essentiële informatie in gebouwdossiers te 
vermelden, zoals de kosten per m2 of de oppervlakte per persoon voor kantoor ­
gebouwen, of het feit dat de oppervlaktelimiet wordt overschreden. In 8 van de 
30 onderzochte gebouwdossiers was de aan de gebouwencommissie voorge ­
stelde oplossing niet gebaseerd op een degelijke analyse door de delegatie (zie 
figuur 12 ). Daarnaast laten de gebouwdossiers vaak de kosten van de voorgestel ­
de oplossing na de onderhandelingen zien maar worden die vergeleken met de 
kosten van alternatieve gebouwen vóór de onderhandelingen.Illustratief voorbeeld van een goede praktijk: een tabel waarin opties worden 
vergeleken
GebouwKwaliteitscriteria Prijscriteria Omvangscriteria
Veiligheid en 
beveiliging  
(max. 50)Functionaliteit  
(max. 30)Locatie en 
aanzicht  
(max. 20)Totaalaantal 
punten voor 
kwaliteit  
(max. 100)Totale jaarlijk -
se huur  
euroPrijs per 
m2 euroTotaal m2m2 per per -
soon  
(voor kantoren)
Optie 1Enkele bezwa -
ren 
20Modern gebouw  
24Goed aanzicht  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Optie 2Uitstekend  
38Nieuw gebouw  
28In het diplomatieke 
gebied  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Optie 3Kan worden 
aangepast  
25Enkele bezwaren  
14Buiten het diploma -
tieke gebied  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Bron: Europese Rekenkamer, op basis van de gebouwdossiers voor kantoren in Rwanda, Guatemala en Laos.Figuur 15
34 Opmerkingen 
In de richtsnoeren over het opstellen van gebouwdossiers wordt 
geen rekening gehouden met aan andere organisaties verhuurde 
ruimte en met inkomsten uit colocatie
43 
In het verslag over colocatie van 201426 wordt uitgelegd dat de EDEO niet be ­
schikt over de benodigde mankracht om gemeenschappelijke normen te ontwik ­
kelen en referentiedocumenten op te stellen voor colocatie. Derhalve wordt in 
de richtsnoeren betreffende de opstelling van gebouwdossiers (zie paragraaf 31) 
niet toegelicht hoe er rekening moet worden gehouden met aan ambassades van 
lidstaten en andere EU ­instellingen en  ­organen verhuurde kantoorruimte bij de 
berekening van de oppervlakte per persoon. In de richtsnoeren wordt ook niet 
toegelicht hoe de daaruit voortvloeiende inkomsten moeten worden meegeteld 
in de berekening van de kosten per m2.
Sommige adviezen van de gebouwencommissie van het 
hoofdkantoor worden niet tijdig genomen of zijn niet 
overtuigend
44 
In de eindfase van de gebouwdossierprocedure onderzoekt de gebouwencom ­
missie van het hoofdkantoor het voorstel van de delegatie en brengt het advies 
uit. Er is goedkeuring van de gebouwencommissie nodig voordat een contract 
kan worden ondertekend27. Echter:
a) langdurige procedures zorgen dat bepaalde contracten niet kunnen worden 
ondertekend;
b) sommige besluiten tonen niet overtuigend aan dat de gekozen optie in over ­
eenstemming met de markttarieven is;
c) bij sommige besluiten wordt niet voldoende rekening gehouden met de 
vloeroppervlakte.
Langdurige procedures verhinderen dat bepaalde contracten 
worden ondertekend
45 
De gebouwencommissie stelt adviezen vast over de gebouwdossiers die zij 
onderzoekt. In sommige gebouwdossiers wordt opgemerkt dat de eigenaren 
gebouwen verhuren aan andere huurders en de lange procedures van de EDEO 
niet afwachten. Dit geluid weerklonk ook in de controle ­enquête. Een respon ­
dent schreef dat de tijd die verstrijkt tussen het identificeren van een gebouw 
en de goedkeuring door het hoofdkantoor veel te lang is en dat verhuurders het 
gebouw in de tussentijd aan andere organisaties verhuren. De goedkeuring van 
een gebouwdossier leidt als gevolg daarvan niet noodzakelijkerwijs tot de onder ­
tekening van een overeenkomst. Zo werden er, hoewel de gebouwdossiers voor 
de ambtswoningen in Israël en Sri Lanka waren goedgekeurd, vervolgens geen 
overeenkomsten gesloten (zie bijlage II ).26 Report on co ­location (Verslag 
over colocatie), 2014, 11 juli 
2014, EDEO.
27 Ieder onroerendgoedproject 
dat waarschijnlijk aanzienlijke 
gevolgen heeft voor de 
begroting van de EU 
(bijvoorbeeld de verwerving 
van grond, de verwerving van 
onroerend goed voor een 
bedrag van meer dan 
3 miljoen euro of nieuwe 
overeenkomsten betreffende 
onroerend goed voor een 
jaarlijks bedrag van meer dan 
750 000 euro) moet tevens 
worden goedgekeurd door de 
begrotingsautoriteit (Raad en 
Europees Parlement) 
(artikel 203, lid 7, van het 
Financieel Reglement). Een 
project tot verwerving van 
onroerend goed dat zal 
worden gefinancierd via een 
lening, moet ook vooraf 
worden goedgekeurd door de 
begrotingsautoriteit 
(artikel 203, lid 8, van het 
Financieel Reglement).
35 Opmerkingen 
Sommige besluiten tonen niet overtuigend aan dat de gekozen 
optie in overeenstemming met de markttarieven is
46 
Van de 30 onderzochte gebouwdossiers bevatten er 7 geen overtuigende re ­
denen voor het besluit van de gebouwencommissie (zie figuur 12 ). In vier van 
deze gevallen was dit zo omdat ze niet aantoonden dat de gekozen oplossing in 
overeenstemming met de marktprijzen was. De gebouwencommissie vergeleek 
de kosten per m2 van de door de delegatie voorgestelde oplossing in geen van 
de 30 tijdens de controle onderzochte gebouwdossiers met een onafhankelijke 
bron van marktprijzen. Dit betekende dat in de gevallen waarin de delegatie niet 
had aangetoond dat de door haar voorgestelde oplossing in overeenstemming 
was met de marktprijzen, de gebouwencommissie dit gebrek niet aanpakte. Dit 
was het geval voor de kantoren in Togo, de ambtswoningen in Mauritanië en Sri 
Lanka en woningen in Kenya (zie bijlage II ).
Bij sommige besluiten wordt niet voldoende rekening gehouden 
met de vloeroppervlakte
47 
Bij drie van de zeven gebouwdossiers waarbij een overtuigende reden voor 
het besluit van de gebouwencommissie ontbrak, was de reden daarvoor dat er 
onvoldoende rekening werd gehouden met de hoeveelheid kantoorruimte per 
persoon en de aanbevolen limieten in het gebouwenbeleid (zie bijlage II ):
a) In 2013 keurde de gebouwencommissie de voorgestelde oplossing in het 
gebouwdossier van de delegatie in Jordanië goed om kantoren te huren van 
43 m2 per persoon (23 % hoger dan de aanbevolen limiet). Een alternatief 
werd verworpen omdat het te klein werd geacht, hoewel het 35 m2 per per ­
soon was, precies de limiet, en meer dan 20 % goedkoper (een verschil van 
110 000 euro per jaar) dan de voorgestelde oplossing.
b) In 2014 stemde de gebouwencommissie in met de voorgestelde oplossing 
in het gebouwdossier van de delegatie in Washington DC om de kantoor ­
ruimte uit te breiden. Volgens de berekening van het hoofdkantoor was de 
kantoorruimte per persoon 40 m2 (14 % boven de limiet). Het hoofdkantoor 
kwam echter op dit cijfer uit door, zonder dat daarvoor een duidelijke reden 
bestond, 20 extra personeelsleden toe te voegen. Ten tijde van de controle 
in mei 2015 had deze stijging zich niet voorgedaan. Het sloot ook de perszaal 
op de begane grond uit van de berekening, hoewel hier op grond van het 
gebouwenbeleid geen reden toe bestond28. De oppervlakte per persoon was 
in werkelijkheid 56 m2, waarmee de limiet met 60 % werd overschreden. De 
delegatie in Washington DC was van mening dat in het gebouwenbeleid de 
sterker coördinerende rol van de EDEO in bepaalde landen, zoals de Ver ­
enigde Staten, onvoldoende wordt onderkend. Noch de delegatie, noch de 
gebouwencommissie vermeldde echter dat het noodzakelijk was een uitzon ­
dering te maken en van de limiet af te wijken.28 Tevens sloot het, conform het 
gebouwenbeleid (zie 
paragraaf 20), een extra 
vergaderzaal uit van de 
berekening.
36 Opmerkingen 
c) Volgens de selectiecriteria in het gebouwdossier voor een nieuwe ambts­
woning in Sri Lanka uit 2014 moest het gebouw minimaal 600 m2 zijn. Dit was 
niet in overeenstemming met het gebouwenbeleid, dat bepaalt dat 600 m2 
de maximale en niet de minimale grootte is. De oplossing die werd voorge ­
steld door de delegatie en werd goedgekeurd door de gebouwencommissie 
betrof een gebouw van 930 m2. Het hoofdkantoor vermeldde niet dat de 
limiet van 600 m2 hiermee met 55 % werd overschreden en dat een uitzonde ­
ring noodzakelijk was.
Deel III — De informatie over de geschiktheid van 
gebouwen is niet betrouwbaar en wordt niet gebruikt 
voor de planning, die te zeer op de korte termijn is 
gericht en bijzonder gebrekkig is wat betreft 
eigendommen
48 
De geschiktheid van de gebouwen van de delegaties hangt niet alleen af van de 
aanvankelijke selectie, maar ook van de wijze waarop de EDEO ervoor zorgt dat 
zij blijven voorzien in de behoeften en waar voor hun geld blijven bieden. Bij de 
controle werd dus onderzocht of de EDEO toezicht houdt op de geschiktheid van 
gebouwen na de selectie ervan en of daar de noodzakelijke aanpassingen en het 
noodzakelijke onderhoud worden gepland om te zorgen dat zij blijven voorzien 
in de behoeften en waar voor hun geld blijven bieden.
De centrale toezichtsystemen bieden geen betrouwbare 
basisinformatie over de geschiktheid van alle gebouwen van 
de delegaties
Aan de hand van bezoeken ter plaatse wordt beoordeeld of 
gebouwen voorzien in de behoeften van delegaties, maar niet alle 
tekortkomingen worden vastgesteld
49 
Op het hoofdkantoor worden de gebouwen van de delegaties beoordeeld aan de 
hand van de volgende mechanismen om te verzekeren dat ze blijven beantwoor ­
den aan de behoeften van de delegaties:
a) de dienst Ondersteuning en Evaluatie van delegaties verricht gemiddeld om 
de vier jaar een evaluatie van een delegatie, waaronder een beoordeling van 
de kantoren en ambtswoningen;
b) namens de EDEO voerde een externe contractant tussen 2010 en 2015 
gezond  heids- en veiligheidsinspecties  uit van bijna alle kantoren en 
ambtswoningen van delegaties;
c) de regionale veiligheidsfunctionaris verricht ten minste eenmaal per jaar een 
veiligheidsbeoordeling  van de gebouwen van delegaties.
37 Opmerkingen 
50 
Deze beoordelingen van de gebouwen omvatten aanbevelingen voor corrigeren ­
de maatregelen (bijv. het opzetten van veiligheidssystemen, het uitvoeren van 
werkzaamheden of een verhuizing) om de vastgestelde gebreken te verhelpen. 
Bij deze beoordelingen worden evenwel niet alle gebreken vastgesteld. Zo werd 
in het verslag van de regionale veiligheidsfunctionaris van november 2013 niet 
ingegaan op de fundamentele kwestie hoe voor de garages en prefabcontainers 
eenzelfde veiligheidsniveau kon worden geboden als voor het hoofdgebouw (zie 
tekstvak 2 ).
Bij het toezicht op de oppervlakte per persoon in 
kantoorgebouwen wordt niet met alle relevante factoren rekening 
gehouden
51 
Het gebouwenbeleid van de EDEO kent de aanbeveling dat de omvang van 
delegatie  kantoren maximaal 35 m2 per persoon zou moeten zijn (zie para ­
graaf 20). Volgens het gebouwenbeleid moeten bepaalde oppervlakten worden 
uitgesloten van de berekening. Het hoofdkantoor kan echter niet precies alle 
kantoorgebouwen met te veel of te weinig ruimte vaststellen, omdat het de vol ­
gende vloeroppervlakten niet afzonderlijk vaststelt bij het toezicht op de opper ­
vlakte per persoon:
a) aan andere organisaties verhuurde kantoorruimte;
b) een extra vergaderzaal die nodig is om de functie van voorzitter overeen ­
komstig het Verdrag van Lissabon te kunnen uitoefenen;
c) door tijdelijke stagiairs en gedetacheerde nationale deskundigen benutte 
ruimte, indien de delegatie dergelijk personeel regelmatig inzet.
52 
In het toezichtsysteem wordt niet bijgehouden voor welke gebouwen afwijkin ­
gen van de limieten inzake vloeroppervlakte zijn toegestaan. Er wordt dus niet 
gecontroleerd of die uitzonderingen nog gerechtvaardigd zijn.
38 Opmerkingen 
De EDEO controleert niet of de huurprijzen van kantoorgebouwen 
en ambtswoningen in overeenstemming met de marktprijzen 
blijven
53 
Het hoofdkantoor beschikt over de benodigde informatie om de kosten per m2 te 
berekenen voor ieder kantoor en iedere ambtswoning. Het vergelijkt deze kosten 
per m2 echter niet regelmatig met de tarieven op de markt om vast te stellen of 
er aanzienlijke verschillen zijn. Een dergelijke vergelijking werd in 2014 gemaakt 
voor woningen van personeel en er werden aanzienlijke verschillen tussen be ­
paalde huurplafonds en de marktprijzen aangetroffen. Het hoofdkantoor houdt 
ook geen toezicht op de lasten die bij colocatie in rekening worden gebracht aan 
andere organisaties om te verzekeren dat deze de kosten volledig dekken.
De EDEO neemt de resultaten van zijn toezicht niet op 
betrouwbare wijze in zijn informatiesystemen op
54 
Voordat de EDEO werd opgericht, had de Europese Commissie een informatie ­
systeem ontwikkeld voor het beheer van vastgoed van delegaties: ImmoGest. 
Dit gebouweninformatiesysteem, dat sinds 2008 in gebruik is, kan potentieel in ­
formatie bieden ten behoeve van het planningsproces overeenkomstig de beste 
praktijk. Meer dan de helft van de respondenten van de controle ­enquête was 
echter van mening dat ImmoGest geen nut heeft voor het beheer van gebouwen 
(zie figuur 16 ).
Meningen over ImmoGest
Bron:  Controle ­enquête van de hoofden administratie van EU ­delegaties.Figuur 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Respondenten
Gemakkelijk
in het gebruikVolledig BetrouwbaarMee oneens
Mee eens
Nuttig voor het beheer 
van gebouwen
39 Opmerkingen 
55 
Elke delegatie heeft de verantwoordelijkheid om informatie over haar kantoor ­
gebouwen, ambtswoning en woningen voor het personeel in ImmoGest in te 
voeren. In 2014 was ongeveer 35 % van de kantoorgebouwen en ambtswoningen 
echter niet geregistreerd in ImmoGest. Meer dan de helft van de respondenten 
van de controle ­enquête vond het systeem niet gemakkelijk in het gebruik en 
meer dan 30 % van de respondenten achtte de gegevens onvolledig of onbe ­
trouwbaar (zie figuur 16 ).
56 
De volgende bevindingen van de controlebezoeken aan de delegaties benadruk ­
ten de resultaten van de enquête:
a) Het ImmoGest ­systeem is niet gebruikersvriendelijk. Het heeft bugs die niet 
gerepareerd zijn en het systeem functioneert traag en is soms niet toeganke ­
lijk, bijvoorbeeld in Nepal.
b) De informatie is niet gekoppeld aan bedrijfsprocessen en het ImmoGest­
systeem stuurt bijvoorbeeld geen praktische herinneringen wanneer huur 
moet worden betaald of wanneer een huurovereenkomst bijna afloopt.
c) Het hoofdkantoor maakt geen doeltreffend gebruik van de door delegaties 
ingevoerde informatie. Hoewel ImmoGest informatie bevat over de huur van 
gebouwen, gebruikt het hoofdkantoor deze bijvoorbeeld niet bij het opstel ­
len van de begroting.
d) De meeste gegevens over woningen voor personeelsleden waarvoor de kos ­
ten worden vergoed, dienen nergens toe.
e) Omdat het systeem niet wordt benut voor de uitvoering van praktische 
taken, werken de delegaties de gegevens in het systeem niet regelmatig bij. 
Bovendien bevatten de gegevens een aantal fouten. Zo zijn sommige gebou ­
wen als eigendom geregistreerd in ImmoGest terwijl zij worden gehuurd.
40 Opmerkingen 
57 
De afdeling Infrastructuur van de EDEO gebruikt ImmoGest niet, maar houdt in 
plaats daarvan een centraal Excel ­spreadsheet bij met informatie over alle kanto ­
ren en ambtswoningen van de delegaties, waaronder informatie die is verkregen 
bij bezoeken ter plaatse. Bepaalde gegevens in de spreadsheet zijn echter ook 
onvolledig of onjuist. Enkele voorbeelden:
a) De staat van leegstaande gebouwen is niet geregistreerd.
b) Er zijn geen gegevens over de staat van 53 ambtswoningen (38 %).
c) De kantooroppervlakte van sommige kantoorgebouwen is onjuist. Zo stond 
in de spreadsheet dat de kantooroppervlakte van het kantoorgebouw in 
Nepal 1 225 m2 was, maar de delegatie bevestigde dat de oppervlakte 947 m2 
was.
d) De staat van sommige kantoorgebouwen en ambtswoningen stemt niet 
overeen met de beoordeling. Zo kreeg het kantoorgebouw in Nepal in het 
gezondheids ­ en veiligheidsverslag een beoordeling van 4 op 5, terwijl in 
de spreadsheet 3 op 5 stond. De staat van de ambtswoning in Washington 
DC werd beoordeeld met 5 op 5, terwijl grote onderhoudswerkzaamheden 
nodig zijn.
58 
De afdeling Infrastructuur van de EDEO houdt een afzonderlijke inventaris van 
vastgoed in eigendom bij. Sommige gegevens in deze inventaris zijn ook onjuist 
of onvolledig. De eigen ambtswoning in Zimbabwe was in 2014 bijvoorbeeld ge ­
registreerd als kantoorgebouw, de voormalige ambtswoning in Tanzania was niet 
opgenomen en de inventaris gaf niet aan welke gebouwen nog werden benut.
59 
Het hoofdkantoor van de EDEO beschikt dus niet over betrouwbare basisinfor­
matie over alle kantoorgebouwen en ambtswoningen, hoewel dergelijke infor ­
matie van essentieel belang is als input voor het planningsproces door aan te 
geven waar veranderingen noodzakelijk zijn. Eind 2015 was de EDEO maatregelen 
aan het treffen om ImmoGest relevanter en gebruikersvriendelijker te maken.
41 Opmerkingen 
Bij de planning wordt de beschikbare informatie 
onvoldoende benut en het betreft een kortetermijnplanning
Beschikbare relevante informatie wordt niet benut voor het 
opstellen van plannen
60 
Het ontbreken van betrouwbare basisinformatie over de gebouwen van de 
delegaties en de tekortkomingen in de centrale toezichtsystemen (zie de para ­
grafen 50 ­59) belemmeren een doeltreffende planning door het hoofdkantoor. 
Bovendien benut het hoofdkantoor de beschikbare informatie niet doeltreffend 
om plannen op te stellen voor het onderhoud of de aanpassing van gebouwen. 
Enkele voorbeelden:
a) Het hoofdkantoor bepaalt niet de prioriteit van de aanbevelingen van be ­
oordelingen ter plaatse die delegaties niet kunnen uitvoeren wegens een 
gebrek aan middelen, trekt er geen geld voor uit en neemt ze ook niet op 
in onderhoudsplannen29. Delegaties voeren sommige aanbevelingen uit 
beoordelingen van hun gebouwen om gebreken aan te pakken30 wel uit, 
maar andere niet. De respondenten van de controle ­enquête legden uit dat 
delegaties veel aanbevelingen van beoordelingen niet uitvoeren vanwege 
een gebrek aan personele en financiële middelen en vanwege plaatselijke 
beperkingen. Zo zijn gezondheids ­ en veiligheidsaanbevelingen gebaseerd 
op Europese wetgeving, ongeacht de lokale omstandigheden. Een respon ­
dent somde de problemen als volgt op: een gebrek aan personele middelen, 
een gebrek aan geld, de algemene plaatselijke omstandigheden en aanbe­
stedingskwesties ondermijnen de geplande uitvoering aanzienlijk. De dele ­
gatie in Nepal beschikte niet over de middelen om bepaalde zaken te corri ­
geren die herhaaldelijk werden genoemd in de verslagen van de regionale 
veiligheidsfunctionaris.
b) Hoewel het hoofdkantoor informatie heeft over gebouwen in slechte staat 
of met te veel of te weinig ruimte, benut het deze informatie niet ten volle 
om aan te geven welke meest dringende aanpassingen prioriteit hebben, en 
om de gerelateerde onderhoudswerkzaamheden, colocatie of verhuizingen 
te plannen. Dit leidt bijvoorbeeld tot een verslechtering van de staat van 
kantoorgebouwen, met name van de gebouwen die vóór 2000 zijn verwor ­
ven (zie figuur 4  en paragraaf 23). Uit de controle ­enquête bleek dat 42 % 
van de respondenten zich ervan bewust was dat bij hen de kantoorruimte 
per persoon boven het aanbevolen maximum lag. 47 % van deze personen 
nam echter geen maatregelen om de kantooroppervlakte terug te brengen 
tot onder de limiet. In Turkije was er, hoewel de kantoorruimte per persoon 
het aanbevolen maximum overschreed, onvoldoende ruimte vanwege de 
onpraktische indeling (zie tekstvak 5 ).29 Zo bepaalde het 
hoofdkantoor niet de prioriteit 
en schatte het niet de kosten 
van de aanbevelingen naar 
aanleiding van de 
gezondheids ­ en 
veiligheidsinspectie in Nepal 
van november 2012. Het 
hoofdkantoor gaf geen enkele 
follow ­up aan de 
aanbevelingen betreffende de 
ambtswoning (die de 
delegatie niet uitvoerde).
30 Zo werd bij de evaluatie van 
de delegatie in Tanzania van 
2012 geconstateerd dat de 
kantoorruimte te klein was en 
dat de maximale capaciteit 
ervan was bereikt. De 
delegatie huurde vervolgens 
een deel van de vierde 
verdieping van de 
Nederlandse ambassade vanaf 
april 2013.
42 Opmerkingen 
De planning is gericht op het aanpakken van behoeften op de 
korte termijn
61 
De afdeling Infrastructuur van de EDEO maakt planningdocumenten die ele ­
menten van goede praktijken omvatten. Deze planningdocumenten zijn echter 
gericht op de behoeften op de korte termijn (ongeveer twee jaar) en gebouw ­
projecten die momenteel in voorbereiding zijn of worden onderzocht. Enkele 
voorbeelden:
a) De jaarlijkse werkdocumenten van 2014 en 2015 over het gebouwenbeleid 
van de EDEO, waarin de projecten die worden voorbereid en onderzocht 
worden beschreven, laten geen geplande veranderingen in kantoorruimte na 
2015 zien. Zij vermelden dat wijzigingen in oppervlakten en locaties zullen 
plaatsvinden naargelang van politieke besluiten en de beschikbaarheid van 
middelen.c) Het hoofdkantoor plant niet hoe eigendommen die niet langer bezet worden 
door delegaties, moeten worden afgestoten. Voor het grootste deel van de 
20 % van de eigendommen die niet gebruikt worden door delegaties (zie pa ­
ragraaf 25) bestaan er geen plannen. Een voorbeeld van een goede praktijk 
is dat Duitse ambassades, wanneer zij verhuizen naar een nieuw gebouw, 
eerst moeten plannen hoe zij het oude gebouw (indien zij dat in eigendom 
hebben) zullen afstoten voordat zij iets anders kopen of huren.
d) Het hoofdkantoor plant de herziening van de bijdragen van in hetzelfde 
gebouw gevestigde organisaties niet. In 2013 verplichtte de EDEO de dele ­
gaties om kosten in rekening te brengen voor gemeenschappelijke ruimten 
(zie paragraaf 27, sub c)). De EDEO heeft ook erkend dat de in gebouwen van 
delegaties ondergebrachte organisaties zouden moeten bijdragen aan de 
administratieve lasten. De EDEO heeft echter niet gepland welke bestaande 
overeenkomsten met voorrang worden herzien.Tekstvak 5Beheer van de kantoorruimte in de delegatie in Turkije
De vloeroppervlakte van de kantoren van de delegatie in Turkije was 5 500 m² voor 150 personeelsleden, 
hetgeen overeenkomt met 37 m2 per persoon. Hoewel dit de limiet van 35 m2 per persoon overschrijdt, werd 
in het evaluatieverslag van oktober 2008 geconstateerd dat er door de onpraktische indeling van het gebouw 
onvoldoende kantoorruimte voor het personeel was.
In 2015 is door het project tot herindeling van de kantoorruimte binnen het bestaande gebouw en om meer 
kantoren te delen wat ruimte vrijgemaakt en de ruimte per persoon teruggebracht tot 34 m2.
43 Opmerkingen 
b) In een nota uit 2014 aan de hoofden van de delegaties over de ontwikke ­
ling van het gebouwenbeleid voor 2015 en 2016 werden gebouwprojecten 
geïdentificeerd die gepland stonden voor de volgende twee jaar en werd de 
hoofden gevraagd mogelijkheden om te kopen in het oog te houden voor 
het geval de EDEO op het einde van het jaar een begrotingsoverschot zou 
hebben dat snel moest worden vastgelegd.
c) Er is een plan voor de middellange termijn waarin aankopen, werkzaamhe ­
den en verlengingen van huurovereenkomsten voor de periode 2014 ­2020 
zijn geïdentificeerd. Dit plan vermeldt echter alleen geplande gebouwaan ­
kopen en bouwprojecten die gericht zijn op het aanpakken van dringende 
behoeften. De EDEO bepaalt onvoldoende prioriteiten voor het veranderen 
van gebouw, het sluiten van delegaties, het samenvoegen van delegaties, het 
openen van nieuwe delegaties of het wijzigen van de omvang van delegaties 
tot 202031. Dit komt deels doordat de EDEO onvoldoende gebruik maakt van 
de beschikbare gegevens (zie paragraaf 60), maar ook doordat de Europese 
Commissie de EDEO slechts haar voorstellen voor personeelsbezetting bij de 
delegaties32 voor de volgende twee jaar33 doorgaf.
62 
Omdat het planningsproces van de EDEO reactief is en gericht op projecten die 
voorzien in de huidige behoeften, bestaat het risico dat grote projecten niet in 
plannen worden opgenomen totdat zij urgent worden. Een middellangetermijn ­
plan (ongeveer zeven jaar) voor gebouwen van delegaties zou aansluiten op de 
beste praktijk in andere lidstaten en zou de afdeling Infrastructuur van de EDEO 
in staat stellen een strategischer rol te spelen. Onvoorziene politieke ontwikke ­
lingen kunnen ertoe leiden dat de aanwezigheid van de EU in bepaalde landen 
verandert en kunnen een reactieve benadering van de planning van bepaalde 
gebouwprojecten noodzakelijk maken. Toch zou het bestaan van een middel­
langetermijnplan de afdeling Infrastructuur van de EDEO in staat stellen de stra ­
tegische beleidsmakers duidelijk de impact te laten zien van deze onvoorziene 
veranderingen in de vorm van aanpassingen aan het plan.31 In het verslag over colocatie 
van de EDEO van 2014 wordt 
erkend dat dergelijke 
informatie zou moeten 
worden opgenomen in 
plannen voor de middellange 
termijn.
32 Sinds de oprichting van de 
EDEO hebben EU ­delegaties 
twee soorten 
personeelsleden: 1 900 
EDEO ­personeelsleden en 
3 400 personeelsleden van de 
Europese Commissie. Om 
rekening te houden met de 
plannen van de Europese 
Commissie met betrekking tot 
het aantal van haar 
personeelsleden in delegaties, 
raadpleegt de EDEO de 
Commissie over besluiten 
inzake de toewijzing van 
middelen aan delegaties via 
het „EUDEL ­mechanisme”.
33 De „regionalisatieaanpak”, die 
momenteel door DG 
Internationale Samenwerking 
en Ontwikkeling wordt 
overwogen, kan er op de 
middellange termijn toe 
leiden dat er extra ruimte 
verkregen moet worden in de 
delegaties die een rol spelen 
als regionale centra, en dat het 
personeelsbestand in andere 
delegaties moet worden 
teruggebracht.
44 Opmerkingen 
De planningsystemen voor eigendommen zijn bijzonder 
gebrekkig
Een langetermijndoelstelling van de EDEO is om meer 
kantoorgebouwen van delegaties te kopen en hij heeft regelingen 
getroffen voor het lenen van maximaal 200 miljoen euro …
63 
Op dit moment is minder dan 20 % van de kantoorgebouwen en ambtswoningen 
van delegaties het eigendom van de EDEO. In de werkdocumenten van 2014 en 
2015 over het gebouwenbeleid van de EDEO stond echter dat het uit het oog ­
punt van zuinigheid vaak beter is om te kopen dan te huren. Meer dan 80 % van 
de respondenten van de controle ­enquête meende dat het kopen van delegatie ­
gebouwen kosteneffectiever is dan het huren ervan.
64 
De langetermijndoelstelling van de EDEO is om meer kantoorgebouwen van 
delegaties te kopen. Dit werd belemmerd door het beperkte budget dat de EDEO 
ter beschikking stond voor de aankoop of bouw van nieuwe delegatiegebouwen 
(zo’n 5  miljoen  euro per jaar34). Uit de controle ­enquête bleek dat in de helft van 
de gevallen waarin de delegatie kantoren of de ambtswoning had willen kopen, 
dit niet kon vanwege een gebrek aan middelen. In 2015 heeft de EDEO echter in 
overeenstemming met de nieuwe bepalingen van het Financieel Reglement35 
regelingen getroffen voor het lenen van maximaal 200 miljoen euro over vier jaar 
voor de aankoop van vastgoed.
… maar hij heeft geen systemen opgezet om eigendommen 
doeltreffend te beheren
65 
In de richtsnoeren en procedures voor het kopen van vastgoed in derde landen 
van 2015 staat dat de koop van kantoorgebouwen voorrang moet krijgen boven 
de koop van ambtswoningen. Eigendom biedt echter minder flexibiliteit dan 
huur (zie paragraaf 9, sub a)). De verminderde flexibiliteit van eigendom is minder 
problematisch voor ambtswoningen dan voor kantoren, omdat veranderingen 
in het aantal personeelsleden daarbij geen rol spelen. Daarnaast zijn ze vanwe ­
ge hun kleinere omvang gemakkelijker te kopen, te onderhouden (zie de para­
grafen 15 en 24) en te verkopen dan kantoren.34 Werkdocument over het 
gebouwenbeleid van de EDEO 
van 2014.
35 De herzieningen van het 
Financieel Reglement 
(artikel 203, lid 8) van 2012 
maken het mogelijk voor de 
instellingen om geld te lenen 
om gebouwen te kopen.
45 Opmerkingen 
66 
Bij het huren van gebouwen maakt de EDEO gebruik van externe expertise op 
het gebied van vastgoedbeheer. Hoewel een gebrek aan middelen niet langer 
zijn langetermijndoelstelling van meer bezit in eigendom in de weg staat, heeft 
de EDEO beperkte ervaring met het in eigendom hebben van gebouwen, ont ­
breekt het de EDEO aan deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer en 
heeft hij geen doeltreffende systemen ingesteld voor het kopen, onderhouden 
en verkopen van gebouwen. Enkele voorbeelden:
a) Het besluitvormingssysteem inzake de vraag of er beter gekocht of gehuurd 
kan worden, moet worden verbeterd (zie paragraaf 40).
b) Het ontbreekt aan een strategie inzake eigendomsonderhoud en doel ­
treffende systemen om eigendommen te onderhouden. Dit leidt tot een 
verslechtering van de staat van gebouwen (zie paragraaf 23). Meer dan een 
derde van de respondenten van de controle ­enquête was van mening dat de 
ondersteuning door het hoofdkantoor voor onderhoud van gebouwen niet 
toereikend is (zie  figuur 13 ). Ambassades van lidstaten (bijv. Denemarken, 
Duitsland, Nederland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk) benadrukten het 
belang van het maken van een planning voor, het investeren in en het onder ­
houden van gebouwen in eigendom. Het kantoorgebouw van de delegatie 
in Tanzania, dat mede eigendom is van Duitsland, Nederland en het Verenigd 
Koninkrijk, wordt bijvoorbeeld in goede staat gehouden.
c) Indien een mechanisme voor beheersing van wisselkoersschommelingen 
ontbreekt, kan dit ervoor zorgen dat delegaties de geplande werkprojecten 
niet kunnen uitvoeren36. De ambassade van Nederland legde daarentegen 
uit hoe hun wisselkoers voor het jaar centraal wordt vastgesteld om activi ­
teiten zoals geplande onderhoudswerkzaamheden te beschermen tegen 
wisselkoers  schommelingen. Eventuele koerswinsten of  ­verliezen worden 
gedragen door hun hoofdkantoor.
d) Er zijn negatieve prikkels en belemmeringen voor het afstoten van overtol ­
lige eigendommen, waardoor gebouwen die niet langer worden gebruikt, 
worden behouden (zie de paragrafen 25 en 60, sub c)). Zo worden opbreng ­
sten van de verkoop van eigendommen niet ter beschikking van de afdeling 
Infrastructuur van de EDEO gesteld om vervangende gebouwen te kopen. 
Verder is de EDEO van bepaalde gebouwen niet de eigenaar, maar had hij 
enkel van de nationale autoriteiten het recht gekregen om ze te gebruiken.
e) De richtsnoeren van de EDEO voor het in rekening brengen van lasten voor 
colocatie aan huurders hebben geen betrekking op gebouwen in eigendom. 
Met sommige lasten worden de kosten dan ook niet volledig terugverdiend 
doordat zij geen afspiegeling zijn van de huurwaarde van het gebouw (zie 
paragraaf 27, sub b)).36 Nota van het hoofdkantoor 
van de EDEO aan de hoofden 
van de delegaties van 
20 januari 2015: „Budget 
2015 — Impact of the falling 
value of the euro for 
expenditure in Delegations” 
(Begroting 2015: Impact van 
de dalende waarde van de 
euro voor uitgaven in 
delegaties).
46
 Conclusies en 
aanbevelingen
67 
Om doeltreffend bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van 
de EU op het gebied van buitenlands beleid, handel en ontwikkelingssamen­
werking moeten de gebouwen waarin de EDEO voorziet, voldoen aan de behoef­
ten van de delegaties. Ze moeten ook een goede prijs ­kwaliteitverhouding 
opleveren. De volgende paragrafen bevatten de belangrijkste conclusies van de 
controle van de Rekenkamer, gevolgd door relevante aanbevelingen. De tenuit ­
voerlegging van de aanbevelingen moet onmiddellijk van start gaan en zou eind 
2017 moeten zijn afgerond.
68 
Delegatiegebouwen — of het nu gaat om kantoorgebouwen, ambtswoningen 
voor hoofden van delegaties of woonruimte voor personeel — voldoen in het al ­
gemeen aan de behoeften van delegaties, hoewel een aantal doelstellingen voor 
kantoorgebouwen ontbreken in het gebouwenbeleid (zie de paragrafen 8 ­19). De 
gebouwen bieden echter geen optimale prijs ­kwaliteitverhouding doordat:
a) de oppervlakte van de meeste kantoorgebouwen en van een aantal 
ambtswoningen de limieten in het gebouwenbeleid overschrijdt (zie de 
paragrafen 20 ­22);
b) de EDEO gebouwen in eigendom houdt die hij niet langer gebruikt (zie de 
paragrafen 23 ­25);
c) in de gevallen waarin delegaties hun kantoorgebouw delen met EU ­lidstaten 
of EU ­instellingen of  ­organen, bepaalde lasten die aan de in het gebouw 
ondergebrachte organisaties in rekening worden gebracht de kosten niet 
volledig dekken (zie de paragrafen 26 en 27).
Aanbeveling 1 — Vul de doelstellingen voor 
kantoorgebouwen aan
De EDEO moet milieufactoren, toegang voor gehandicapten en flexibiliteit voor 
kantoorgebouwen opnemen in de doelstellingen van het gebouwenbeleid.
Aanbeveling 2 — Zorg ervoor dat de lasten die bij colocatie in 
rekening worden gebracht aan andere organisaties de kosten 
volledig dekken
De EDEO moet verzekeren dat de lasten die worden betaald door EU ­lidstaten of 
andere EU ­instellingen of  ­organen die gehuisvest zijn in gebouwen van delega ­
ties, consistent zijn en de kosten volledig dekken. Zo moet hij alle huurders kos ­
ten in rekening brengen voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten 
en voor administratieve ondersteuning. Wanneer de kantoren het eigendom zijn 
van de EDEO, moet hij ook lasten in rekening brengen waarin de huurwaarde van 
het gebouw tot uitdrukking komt.
De methode voor de berekening van deze lasten moet ook worden toegepast op 
gebouwen in eigendom van de EDEO die niet langer worden gebruikt door een 
delegatie maar worden verhuurd aan andere organisaties.
47 Conclusies en aanbevelingen 
69 
De geschiktheid van delegatiegebouwen is afhankelijk van de wijze waarop zij 
werden geselecteerd. Zij hangt ook af van de systemen die de EDEO gebruikt om 
te garanderen dat gebouwen blijven voorzien in de behoeften en om, waar no ­
dig, corrigerende maatregelen te nemen. Bijlage III  bevat een samenvatting van 
de gebreken in de systemen voor het selecteren van gebouwen, het monitoren 
van de geschiktheid ervan en het plannen van toekomstige veranderingen.
70 
Voordat de betrokken delegatie een gebouw koopt of huurt (of de huurover ­
eenkomst verlengt), dient ze een gebouwdossier in bij het hoofdkantoor ter 
beoordeling en goedkeuring. Dit is een voorbeeld van een goede praktijk (zie de 
paragrafen 30 en 31). Er bestaat echter een risico dat de EDEO niet de juiste ge ­
bouwen selecteert omdat er bij de toepassing van de gebouwdossierprocedure 
in de praktijk enkele tekortkomingen bestaan:
a) delegaties beschikken over onvoldoende deskundigheid om geschikte oplos ­
singen te identificeren (zie de paragrafen 32 ­35);
b) er zijn tekortkomingen in de technische en financiële analyse die de dele­
gaties maken om opties te vergelijken (zie de paragrafen 36 ­43);
c) de definitieve besluiten van de gebouwencommissie van het hoofdkan ­
toor worden soms niet tijdig genomen of zijn niet overtuigend (zie de 
paragrafen 44 ­47).
Aanbeveling 3 — Versterk de toepassing van de procedure 
voor de selectie van gebouwen
De EDEO moet de toepassing van de gebouwdossierprocedure voor de selectie 
van gebouwen versterken:
 ο stel voor alle nieuwe overeenkomsten een gebouwdossier op;
 ο voer een gestroomlijnd gebouwdossier in voor de verlenging van huurover ­
eenkomsten. Dergelijke gebouwdossiers zouden beperkt kunnen blijven 
tot het aantonen dat de voorgestelde oplossing nog steeds in de behoeften 
voorziet overeenkomstig het gebouwenbeleid en dat deze in overeenstem ­
ming blijft met de prijzen op de markt;
 ο vergelijk opties in de vorm van een tabel om te komen tot een degelijke en 
evenwichtige algemene technische en financiële beoordeling die aantoont 
dat de geselecteerde oplossing in overeenstemming met de marktprijzen is 
en voldoende rekening houdt met de vloeroppervlakte;
 ο stel richtsnoeren op voor de wijze waarop rekening moet worden gehou ­
den met aan andere organisaties verhuurde ruimte en met inkomsten uit 
colocatie;
 ο neem snel besluiten om het risico dat gebouwen niet langer beschikbaar zijn 
zo klein mogelijk te maken.
48 Conclusies en aanbevelingen 
71 
Nadat de EDEO gebouwen heeft geselecteerd, beoordeelt hij regelmatig of deze 
nog steeds beantwoorden aan de behoeften van de delegaties door middel van 
bezoeken ter plaatse, maar hij stelt niet alle tekortkomingen vast (zie de paragra ­
fen 49 en 50). De EDEO houdt geen toezicht op de ruimte per persoon in kantoor ­
gebouwen op basis van de criteria in het gebouwenbeleid (zie de paragrafen 51 en 
52); hij monitort ook niet of de huur voor kantoorgebouwen en ambtswoningen 
in overeenstemming blijft met de tarieven op de markt en of de lasten die bij 
colocatie in rekening worden gebracht aan andere organisaties de kosten volledig 
dekken (zie paragraaf 53). Verder neemt de EDEO de resultaten van zijn toezicht 
niet op betrouwbare wijze op in zijn informatiesystemen (zie de paragrafen 54 ­59).
Aanbeveling 4 — Ga de marktprijzen na
Het EDEO ­hoofdkantoor moet een onafhankelijke informatiebron gebruiken om 
de marktprijzen voor kantoorgebouwen en ambtswoningen na te gaan en moet 
de consistentie van de huur met de markttarieven regelmatig controleren. Deze 
monitoring zou de aanleiding kunnen vormen om opnieuw te onderhandelen 
over een huurovereenkomst of om op zoek te gaan naar een nieuw gebouw om 
te huren of te kopen.
Aanbeveling 5 — Verbeter het informatiesysteem voor 
vastgoedbeheer
De EDEO moet zijn informatiesysteem voor vastgoedbeheer verbeteren, op ­
dat hij betrouwbaardere en relevantere informatie heeft als input voor het 
plannings  proces. De informatie moet gericht zijn op kantoorgebouwen, ambts ­
woningen, door de delegatie verschafte woonruimte voor personeelsleden 
en gebouwen in eigendom die niet langer worden benut door delegaties. De 
informatie over de kantoorruimte per persoon moet worden verfijnd door het 
afzonderlijk identi ficeren van aan andere organisaties verhuurde kantoorruimte, 
extra vergader  zalen die nodig zijn om de functie van voorzitter overeenkomstig 
het Verdrag van Lissabon te kunnen uitoefenen en ruimte die door stagiairs en 
gedetacheerde nationale deskundigen wordt gebruikt.
72 
Het ontbreken van betrouwbare basisinformatie over de gebouwen van de 
delegaties staat een doeltreffende planning van de noodzakelijke veranderingen 
door het hoofdkantoor in de weg. Bovendien:
a) benut het hoofdkantoor de beschikbare informatie niet doeltreffend om 
plannen op te stellen voor het treffen van corrigerende maatregelen (zie 
paragraaf 60);
b) is de planning gericht op het aanpakken van kortetermijnbehoeften (zie de 
paragrafen 61 en 62);
c) heeft de EDEO, hoewel het een langetermijndoelstelling van de EDEO is om 
meer kantoorgebouwen van delegaties te kopen en hij regelingen heeft 
getroffen voor het lenen van maximaal 200 miljoen euro, geen systemen op ­
gezet om eigendommen doeltreffend te beheren (zie de paragrafen 63 ­66).
49 Conclusies en aanbevelingen 
Aanbeveling 6 — Versterk de deskundigheid op het gebied 
van vastgoedbeheer
De EDEO moet de deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer op het 
hoofdkantoor versterken (bijv. door opleiding of de aanwerving van personeel 
met adequate vaardigheden) om een strategischer aanpak te ontwikkelen, de 
planning te verbeteren, de steun voor delegaties te versterken en aanzienlijke 
besparingen te realiseren ten gevolge van een verbeterd beheer van ruimte.
Aanbeveling 7 — Stel plannen voor de middellange termijn 
op
De EDEO moet een voortschrijdende planning voor de middellange termijn met 
een looptijd van ongeveer zeven jaar opstellen voor zijn delegatiegebouwen. 
Deze plannen moeten prioriteiten omvatten voor huur, koop, verkoop, aanpas ­
sing en onderhoud. Ze moeten op basis van de beschikbare informatie over 
de vloeroppervlakte en de staat van gebouwen een planning bevatten om op 
middellange termijn te voldoen aan de criteria in het gebouwenbeleid. Er moet 
bijvoorbeeld worden gepland om de oppervlakte in kantoren beter af te stem ­
men op het aantal personeelsleden; de overtollige ruimte moet in voorkomend 
geval worden gebruikt voor colocatie.
Aanbeveling 8 — Stel vast waar aankoop kosteneffectiever is 
en beheer gebouwen in eigendom doeltreffend
De EDEO moet de systemen om vast te stellen waar koop kosteneffectiever is en 
om gebouwen in eigendom doeltreffend te beheren, versterken:
 ο pas een instrument toe (bijv. om te gebruiken bij de afweging huur/koop in 
gebouwdossiers) en koop alleen gebouwen als dit kosteneffectiever is dan 
huren. De EDEO moet een schatting maken van de kosten en inkomsten voor 
de hele levenscyclus van het gebouw, inclusief de financierings ­ en onder ­
houdskosten. In deze vergelijking tussen huur en koop moet de EDEO ook 
rekening houden met de restwaarde van het gebouw, de discontovoet en 
risicofactoren zoals de politieke of economische instabiliteit van het land en 
de instabiliteit van de personeelsbezetting voor kantoorgebouwen;
 ο plan grote aankopen en geef daarbij voorrang aan gebouwen (zowel kanto ­
ren als ambtswoningen) waarvoor kopen het meest kosteneffectief is;
 ο ontwikkel een strategie voor het onderhouden van eigendommen, gekop ­
peld aan de aanbevelingen van gezondheids ­ en veiligheidsinspecties;
 ο bescherm het budget voor onderhoud van gebouwen tegen 
wisselkoersschommelingen;
 ο plan hoe overtollige eigendommen afgestoten zullen worden voordat iets 
anders gekocht of gehuurd wordt.
50 Conclusies en aanbevelingen 
Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Milan Martin CVIKL, lid van 
de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 16 februari 2016.
 Voor de Rekenkamer
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 President

51
 Bijlagen
Colocatie met EU-lidstaten in EU-delegaties
Delegatie EU-lidstaten
Afghanistan Litouwen
Azerbeidzjan Spanje, Kroatië
Belarus Oostenrijk
Colombia Finland, Tsjechische Republiek
Oost-Timor Frankrijk
Ethiopië Luxemburg
Georgië Slowakije
Honduras Frankrijk
Irak Verenigd Koninkrijk
Mauritanië Verenigd Koninkrijk
Myanmar/Birma Spanje
Nigeria Italië, Nederland, Griekenland, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Slowakije
Zuid-SudanDenemarken, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje, Verenigd 
Koninkrijk
TanzaniaFinland, Duitsland, Nederland, Verenigd Koninkrijk (gezamenlijk 
eigendom)
Turkije (Gaziantep) Frankrijk, Denemarken, Duitsland
Vietnam Finland
Jemen Spanje
Bron:  Werkdocument over het gebouwenbeleid van de EDEO van 2015.Bijlage I
52 Bijlage II 
Details van het onderzoek van 30 gebouwdossiers
Ref. nr. 
dossierDelegatie Gebouw Voorgestelde 
oplossing 
houdt een 
verandering 
van gebouw 
in1. Onderzoek 
van de markt2. Afweging 
tussen koop 
en huur3. Lijst met 
meer dan één 
geschikte, 
realistische 
optie4. Door delegatie 
voorgestelde 
oplossing 
gebaseerd 
op degelijke 
technische en 
financiële analyse5. Besluit van 
de gebouwen -
commissie 
van het 
hoofdkantoor 
overtuigend 
onderbouwd
2013.01 Pakistan Ambtswoning Neen Ja Neen Neen Ja Ja
2013.11 Angola Kantoorruimte Ja Ja Neen Neen Ja Ja
2013.18 India Ambtswoning Ja Ja Neen Ja Neen Ja
2013.19 Uganda Kantoorruimte Neen Ja Neen Ja Ja Ja
2013.20 Rwanda Kantoorruimte Neen Ja Neen Ja Ja Ja
2013.27 Jordanië Kantoorruimte Neen Ja Neen Ja Neen Neen
2013.36 Hongkong Kantoorruimte Neen Ja Neen Ja Ja Ja
2013.42 Guatemala Kantoorruimte Neen Ja Neen Ja Ja Ja
2013.46 Mauritanië Ambtswoning Neen Ja Neen Neen Neen Neen
2013.48 Libië Kantoorruimte Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2013.52 Kenia Kantoorruimte Neen Neen Neen Neen Ja Ja
2013.56 Kenia Huisvesting Ja Ja Neen Ja Neen Neen
2013.70 Myanmar Kantoorruimte Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2013.73 Peru Ambtswoning Ja Ja Neen Neen Ja Ja
2013.75 Angola Ambtswoning Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2013.90 China Kantoorruimte Neen Ja Ja Neen Ja Ja
2013.93 Gabon Kantoorruimte Ja Ja Neen Neen Ja Ja
2014.01 Pakistan Kantoorruimte Neen Ja Ja Neen Neen Ja
2014.07 Laos Kantoorruimte Ja Ja Ja Ja Ja Ja
2014.10 Ivoorkust Huisvesting Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2014.15 Colombia Kantoorruimte Neen Neen Ja Neen Ja Ja
2014.16 Fiji Kantoorruimte Ja Ja Ja Neen Ja Ja
2014.26 India Kantoorruimte Ja Ja Neen Neen Ja Ja
2014.27 Israël Ambtswoning Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2014.31 Vietnam Kantoorruimte Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2014.35Verenigde 
StatenKantoorruimte Neen Neen Neen Neen Neen Neen
2014.45 Togo Kantoorruimte Neen Ja Neen Neen Neen Neen
2014.48 Sri Lanka Kantoorruimte Ja Ja Neen Ja Ja Ja
2014.55 Sri Lanka Ambtswoning Ja Ja Neen Neen Neen Neen
2014.61 Oost-Timor Huisvesting Ja Neen Neen Neen Ja Neen
Bron:  Europese Rekenkamer, op basis van het onderzoek van 30 gebouwdossiers.Bijlage II
53 Bijlage III 
De redenen waarom gebouwen van delegaties geen optimale prijs-
kwaliteitverhouding bieden
Bron:  Europese Rekenkamer.Bijlage III
 
 Selectieprocedure
Geen strategie voor eigendomsonderhoudOorzaken Gevolg
Toezicht op de geschiktheidSelectieprocedure
Planning  van  noodzakelijke veranderingen 
 Gebrek aan geschikte gebouwen op de lokale mark
Gebrek aan deskundigheid binnen delegaties
 Selectieprocedure
Toezicht op de geschiktheid Planning  van  noodzakelijke veranderingenTot 2013 hogere limiet voor kantoorruimte
In gebouwdossier en besluiten wordt onvoldoende 
rekening gehouden met de oppervlakte
Afwijkingen van limieten worden toegestaan 
zonder expliciete rechtvaardiging
Geen personeelsplan voor de middellange 
termijn voor delegatieGeen controles van afwijkingen van 
limieten (Zijn die nog gerechtvaardigd?)Bepaalde oppervlakten worden niet uitgesloten 
van de berekening zoals voorgeschrevenGebrek aan geschikte opties bij het zoeken 
naar nieuwe gebouwen
Niet alle beschikbare informatie over te grote 
vloeroppervlakten wordt gebruikt om corrigerende 
maatregelen (colocatie, verhuizingen, …) te plannenDe informatie over vloeroppervlakte is onvolledig 
en onbetrouwbaar
De kantoorgebouwen met te veel of 
te weinig ruimte worden niet 
nauwkeurig vastgesteldDe vloeroppervlakte 
overschrijdt vaak de limiet     
Staat van onbenutte gebouwen 
wordt niet gemonitord
Onvoldoende toezicht op de 
staat van ambtswoningen20% van de eigen gebouwen 
wordt niet gebruikt door de EDEO
Voor de meeste gebouwen in eigendom die niet langer 
gebruikt worden, zijn er geen plannen om ze af te stotenGeen stimulans/verplichting om ongeschikte gebouwen te verkopenOnderhoudsplannen voor de middellange termijn ontbreken
Sommige gebouwen worden verworven onder speciale voorwaarden 
die het moeilijk maken om ze af te stotenInventaris van eigendommen onvolledig en onbetrouwbaar Het systeem om te bepalen of beter gekocht of gehuurd 
kan worden, is gebrekkig
Fluctuaties in wisselkoersen verhinderen geplande werkprojecten
Geen richtsnoeren voor het berekenen van de 
ﬁnanciële bijdrage als de delegatie eigenaar is 
van het gebouwGebrek aan toezicht op de 
overeenkomsten met organisaties die 
in hetzelfde gebouw zijn gevestigd  Sommige organisaties die 
gevestigd zijn in gebouwen
van delegaties betalen geen 
billijk deel van de kosten
Geen richtsnoeren voor het berekenen van 
de bijdrage in de administratieve kostenGeen richtsnoeren voor het rekening houden met aan andere 
organisaties verhuurde ruimte en inkomsten uit colocatie
Geen plannen inzake de prioriteit bij de 
herziening van bestaande overeenkomstenToezicht op de geschiktheid Planning  van  noodzakelijke veranderingen
54 Antwoord van de EDEO
Samenvatting
I
De EDEO is het ermee eens dat er ettelijke tekortkomingen zijn in het beheer van de infrastructuur van de 
EU­delegaties, en er wordt gewerkt aan oplossingen op een aantal gebieden. Er moet echter worden gewezen op 
de complexiteit en de politieke gevoeligheid van het beheer van 180 kantoren en 140 officiële ambtswoningen in 
138 landen in de hele wereld, die elk hun eigen rechtssysteem en vastgoedmarkt hebben.
Vanwege de genoegzaam bekende acute begrotingsproblemen en de verbintenis tot reductie van personeel wordt 
dit omvangrijke dossier op het niveau van de centrale diensten slechts door een team van 13 personen beheerd. 
Op het niveau van de delegaties wordt dit team administratief ondersteund. Jammer genoeg is het niet mogelijk 
geweest de aanzienlijke expansie van het netwerk van delegaties de afgelopen jaren gepaard te laten gaan met 
een aangepaste groei van het aantal personeelsleden dat zich met de bestuurstaken bezighoudt, en dat vormt een 
grote uitdaging op managementniveau.
Wij zijn het er ook mee eens dat het bestaande instrumentarium voor het beheer van de vastgoedinventaris vervan ­
gen moet worden. Tegen eind 2016 zal een nieuw systeem volledig ten uitvoer zijn gelegd. Hiermee zal de EDEO in 
staat worden gesteld om een meer doeltreffend systeem te ontwikkelen voor tijdige planning en programmering 
van de uitgaven.
III
Wat betreft de ruimte in de gebouwen van de delegaties, moet worden opgemerkt dat in 2013 de maximale 
kantoor  ruimte per persoon werd teruggebracht van 42 m² tot 35 m² als algemene regel, met de mogelijkheid van 
extra kantoorruimte voor specifieke behoeften, zoals ruimten voor vergaderingen met de lidstaten. Deze nieuwe 
regels zijn van toepassing op alle nieuwe verwervingen; er zal echter gemiddeld enige tijd nodig zijn om de nieuwe 
doelstelling te bereiken. In gevallen waar de delegaties over extra ruimte beschikken, wordt er actief naar gestreefd 
daar ambassades van lidstaten of andere EU ­organen mee in onder te brengen.
Het is ook zo dat een aantal ambtswoningen van hoofden van EU ­delegaties de normale limiet van 600 m² opper ­
vlakte overtreffen, ook al bedraagt de gemiddelde totale oppervlakte van nuttige ruimte 461 m². In vijf van deze 
gevallen zijn de ambtswoningen in het bezit van de EU, maar in de andere gevallen zal aan de delegaties worden 
gevraagd om op zoek te gaan naar alternatieven zodra de huidige huurcontracten aflopen.
Wat de eigen gebouwen betreft, zijn er inderdaad een aantal eigendommen van de EDEO die niet langer gebruikt 
worden, hetzij vanwege veiligheidsomstandigheden of door andere lokale toestanden. De relevante delegaties is 
verzocht deze eigendommen te verkopen, maar dat kan een langdurig en politiek gevoelig proces zijn, om meer ­
dere redenen die in het antwoord van de EDEO worden uiteengezet.
Antwoord van de EDEO 55
Opmerkingen
09 b) Milieueffect
De EDEO bepleit en ondersteunt milieuvriendelijke projecten in de eerste plaats voor vastgoed in eigendom. In het 
geval van gehuurde eigendommen moet de noodzakelijke investering worden afgeschreven binnen de verwachte, 
normaal gezien korte, duur van de huurovereenkomst.
In 2014 keurde de EDEO bijvoorbeeld de installatie goed van zonnepanelen op het nieuw verworven kantoor­
gebouw in Kaapverdië. Ook de renovatie van onze kantoren in Mexico in 2016 zal milieuvriendelijke maatregelen 
omvatten.
Vanwege de ermee verbonden werklast wordt het EMAS ­systeem nog niet toegepast. Er zullen evenwel inspan ­
ningen worden gedaan om te komen tot een groter bewustzijn van de milieu ­impact van de gebouwen van de 
delegaties.
09 c) Toegankelijkheid voor gehandicapten
De EDEO is zich ervan bewust dat slechts een klein aantal van de EU ­delegaties volledig toegankelijk is voor gehan ­
dicapten. Volgens een gezondheids ­ en veiligheidsonderzoek van september 2014 voldeden slechts zeven dele ­
gaties volledig aan de vereisten en konden 16 delegaties met relatief weinig aanpassingen toegankelijk worden 
gemaakt voor mensen met verminderde mobiliteit.
Voorts wordt systematisch overwogen om kantoren aan te passen voor mensen met een handicap, waar dat tech ­
nisch en financieel mogelijk is en waar de lokale wetgeving dit eist. Ten slotte zal in nieuwe gebouwen de toegan ­
kelijkheid voor gehandicapten systematisch worden geëvalueerd.
10
De delegaties in India en Egypte zijn in 2014/2015 verhuisd en de delegatie in Sri Lanka verhuisde in januari 2016. 
Voor Senegal werd reeds een aantal mogelijke alternatieven onderzocht maar het was nog niet mogelijk een 
geschikt alternatief uit te kiezen.
11
Het onderzoek biedt interessante kwalitatieve inzichten in de opvattingen van de respondenten over de werk­
omgeving in de delegaties. De resultaten kunnen echter de weerspiegeling zijn van de verschillende omstandig­
heden van elke respondent.
14
Algemene opmerkingen:
— In de leidraad voor delegaties is erin voorzien dat door „lokale gewoonten” inzake gebouwen de maximale 600 
m² niet altijd kunnen worden gerespecteerd.
— De EDEO handhaaft enige flexibiliteit bij het berekenen van de oppervlakte van gebouwen, door rekening te 
houden met lokale praktijken.
— Het feit van minder ruimte te gebruiken dan de meeste ambtswoningen van ambassades is een positief punt. 
Dit verschil kan overigens door historische redenen worden verklaard.
De gemiddelde oppervlakte nuttige ruimte in ambtswoningen bedraagt nu 461 m².
Antwoord van de EDEO 56
20
1. De EDEO handhaaft enige flexibiliteit voor de berekening van de oppervlakte van de gehuurde of door de EDEO 
verworven kantoorgebouwen in het licht van lokale praktijken. Dit kan tot problemen leiden met de interpretatie 
van de totaalcijfers.
2. De delegaties werden geïnstrueerd om terdege rekening te houden met de hoeveelheid kantoorruimte per 
personeels lid. Elke afwijking van het gebouwenbeleid moet worden verantwoord. Het zal enige tijd vergen voor 
het gemiddelde op het niveau van de nieuwe capaciteit is aanbeland.
 In gevallen waar extra kantoorruimte bestaat, wordt er actief naar gestreefd daar ambassades van lidstaten of 
andere EU­ organen mee in onder te brengen. Het delen van kantoorruimte (colocatie) kan echter niet van de ene 
dag op de andere worden bewerkstelligd.
3. Bij reductie van personeel is het niet steeds mogelijk of kosteneffectief om meteen naar een ander gebouw te 
verhuizen. De kosten van de verhuizing en de kosten van de beveiliging van de nieuwe gebouwen kunnen hoger 
liggen dan de besparing die door de vermindering van kantoorruimte verwacht wordt.
4. In sommige gevallen is het niet mogelijk om slechts een deel van een gebouw te huren.
5. Het is niet kosteneffectief om een bestaande huurovereenkomst van een gebouw met teveel kantoorruimte te 
beëindigen als de huur voor kleinere kantoren volgens de bestaande marktprijs gelijk of hoger is.
6. In sommige gevallen zorgt het aantal of de grootte van de vergaderruimten/conferentieruimten die vereist zijn voor 
het vervullen van de taken en verantwoordelijkheden van de EU­ delegaties krachtens het Verdrag van Lissabon, 
voor een aanzienlijke toename van de verhouding kantoorruimte/personeelslid. Dit is bijvoorbeeld het geval voor:
 —  Verenigde Staten (Washington): 5 458 m² nuttige kantoorruimte; 89 personeelsleden; 55 m²/personeelslid 
(met aftrek van colocatie)
 — V.S. (New York): 4 217 m² nuttige kantoorruimte; 57 personeelsleden; 74 m²/personeelslid
 —  Zwitserland (Genève — delegatie bij de VN): 2 500m² nuttige kantoorruimte; 25 personeelsleden; 100 m²/
personeelslid
21
Hoewel het cijfer mathematisch klopt, kan het cijfer voor de overtollige vierkante meters in voetnoot 16 variëren 
afhankelijk van de plaats waar de reductie van kantoorruimte wordt toegepast, aangezien de prijzen aanzienlijk 
kunnen verschillen van land tot land.
Daarnaast moeten investeringen (veiligheids ­ en infrastructuurwerken) in kantoren worden verrekend met de 
mogelijke voormelde besparingen.
22
Sommige ambtswoningen overschrijden inderdaad de limiet van 600 m². In het begin van 2016 overschreden 
26 ambtswoningen (18 %) de limiet van 600 m². In vijf gevallen zijn de ambtswoningen eigendom van de EU. De 
andere delegaties zal worden verzocht alternatieven te onderzoeken wanneer de huidige huurovereenkomsten 
verstrijken.
Antwoord van de EDEO 57
25
Er zijn inderdaad een aantal eigendommen van de EDEO die niet langer gebruikt worden, hetzij vanwege 
veiligheids  omstandigheden of door andere lokale toestanden. De relevante delegaties is verzocht deze eigendom ­
men te verkopen, maar dat kan een langdurig en politiek gevoelig proces zijn.
Met name wat betreft:
— Gambia: De EU moest de kantoren eind 2003 na 18 jaar verlaten vanwege de aanwezigheid van asbest. Deze 
kantoren vielen onder een erfpachtovereenkomst voor 99 jaar met de regering van Gambia, met de stipule ­
ring dat de kantoren in gerenoveerde staat moesten worden teruggegeven. In deze omstandigheden was het 
uiteindelijk goedkoper om de kantoren te houden. In mei 2014 werd besloten om de onderhandelingen met de 
lokale autoriteiten te heropenen met het oog op een overname van de kantoren in de huidige staat, vóór het 
beëindigen van de erfpacht. Na de aankomst van het nieuwe hoofd van de delegatie zal de onderhandeling 
weer worden opgenomen.
— Botswana: De kantoren werden verworven in 1987. In 2003 werden deze kantoren te klein en moest de delega ­
tie verhuizen. Er werd toen echter besloten de gebouwen in bezit te houden vanwege de zeer goede locatie van 
het terrein en de mogelijkheid te onderzoeken van projecten om nieuwe kantoren of faciliteiten op dit terrein 
te bouwen. Geen van die projecten werd tot dusver uitgevoerd, voornamelijk om budgettaire redenen. Recent 
werd de delegatie opnieuw uitgenodigd om een haalbaarheidsstudie te doen om nieuwe kantoren te bouwen 
op dit terrein.
— Zuid ­Afrika: De residentie werd bij opbod te koop aangeboden maar de geboden prijs was veel te laag. De dele ­
gatie is geïnstrueerd om de verkoop opnieuw te bekijken.
— Tanzania: De delegatie bezit geen rechtstitel of eigendom, aangezien de huizen, waaronder de voormalige 
residentie, gesitueerd zijn buiten de zone die door de regionale veiligheidsambtenaar wordt aanbevolen. Na 
instructies door de centrale diensten van de EDEO in 2013 gaat de delegatie momenteel met de lokale autoritei ­
ten na hoe deze huizen kunnen worden teruggegeven. Het vastgoedagentschap van Tanzania heeft de waarde 
van de huizen op ongeveer 1,8 miljoen euro geschat. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft het beginsel 
van compensatie bevestigd.
27
Een herziening van de overeenkomsten over het delen van kantoorruimte met ECHO en de EIB wordt thans bespro ­
ken. Het is de bedoeling de berekenwijze voor alle gevallen van colocatie met ECHO en de EIB te harmoniseren. In 
2016 moeten nieuwe kader ­memoranda van overeenstemming worden ondertekend.
De oude memoranda van overeenstemming moeten ook volledig worden herzien en aangepast aan het beleid van 
volledige kostendekking.
32
Een discussie over de vraag of er gehuurd dan wel gekocht moest worden, was toen zinloos, want er waren tot 2015 
onvoldoende begrotingskredieten om gebouwen te kopen.
De mogelijkheid om een shortlist op te stellen hangt af van de lokale markt. Het is niet steeds mogelijk meer dan 
één realistische optie te hebben.
Antwoord van de EDEO 58
33
De EDEO erkent dat niet alle delegaties over voldoende expertise beschikken om infrastructuurprojecten te 
beheren.
De EDEO is het er ook mee eens dat er in het beste geval meer capaciteit zou moeten zijn in de relevante afdeling 
van de centrale diensten om de delegaties te ondersteunen bij infrastructuurprojecten, met inbegrip van extra 
bezoeken ter plaatse.
Vanwege de genoegzaam bekende acute begrotingsproblemen en de verbintenis tot reductie van personeel wordt 
dit omvangrijke dossier op het niveau van de centrale diensten slechts door een team van 13 personen beheerd. 
Op het niveau van de delegaties wordt dit team administratief ondersteund. Jammer genoeg is het niet mogelijk 
geweest de aanzienlijke expansie van het netwerk van delegaties de afgelopen jaren gepaard te laten gaan met een 
aangepaste groei van het aantal personeelsleden dat zich met de bestuurstaken bezighoudt.
De regionalisering van het bestuur van de delegatie zal ook een antwoord bieden op dit probleem, aangezien het 
gespecialiseerde personeel in het geregionaliseerde centrum zich met meerdere gebouwen van delegaties tegelijk 
zal kunnen bezighouden.
35
Sindsdien is er driemaal een bezoek gebracht aan Nepal: in april 2014, mei 2015 en november 2015. Jammer genoeg 
kan de EDEO zich niet meten met alle lidstaten als het erop aankomt personele middelen vanuit de centrale dien ­
sten in te zetten om de delegaties te ondersteunen bij infrastructuurprojecten.
36
Zie de gedetailleerde opmerkingen onder paragrafen 39 en 40.
37
Deze gevallen zijn vrij uitzonderlijk en voornamelijk te wijten aan een verkeerd begrip van de regels die door het 
hoofd administratie of het hoofd van de delegatie moeten worden toegepast. De nieuwe leidraad voor delegaties 
biedt duidelijkere en meer gebruiksvriendelijke regels.
39
Alleen een marktonderzoek kan uitwijzen of een bepaald gebouw nog voldoet aan de behoeften van de delegatie 
overeenkomstig het gebouwenbeleid en overeenkomstig de marktprijzen.
Met de resultaten van het marktonderzoek in de hand beschikken de delegaties eventueel ook over goede argu ­
menten om tot een gunstiger akkoord te komen met de eigenaar van het gebouw dat door de delegatie wordt 
betrokken.
De procedures voor infrastructuurcontracten worden geregeld door het Financieel Reglement van toepassing op de 
algemene begroting van de Unie.
Elke vastgoedtransactie die de vernieuwing inhoudt van een bestaand contract, mag pas worden gedaan na een 
prospectie van de vastgoedmarkt.
De EDEO is ertoe bereid de mogelijkheden te onderzoeken voor een gestroomlijnd gebouwdossier met het oog op 
huurverlengingen, overeenkomstig de vereisten van het Financieel Reglement.
Antwoord van de EDEO 59
40
Tot zeer onlangs was het gebrek aan middelen voor de infrastructuur van de delegaties een groot obstakel voor 
de aanschaf van gebouwen. De EDEO is het wel eens met het feit dat door de faciliteit van 200 miljoen euro de 
aanschaf van gebouwen een realistische optie is geworden tegenover het huren. In de gebouwdossiers zullen de 
kosten en baten van kopen en huren vanaf nu een standaardelement worden. In dit verband hebben de delegaties 
instructies ontvangen.
De centrale diensten zullen de financiële baten van aanschaf vergeleken met huur berekenen overeenkomstig 
standaard  theorieën van financieel beheer of ondernemingsfinanciering (bijv. NCW ­methodologie). Dit is niet opge ­
nomen in de leidraad voor delegaties aangezien deze berekening door de centrale diensten zal worden gedaan.
Er moeten ook passende financiële verantwoordingen worden verstrekt aan de begrotingsautoriteit indien de aan ­
koop met een lening wordt gefinancierd.
Voor Nepal was er destijds geen budget beschikbaar.
Voor Washington was het te kopen gebouw veel te groot voor de behoeften van de delegatie. Bovendien werd het 
nog door andere huurders betrokken. Indien de EDEO dit gebouw had gekocht, had de delegatie huurcontracten 
moeten beheren met de andere bewoners van het gebouw. De termijn voor de aankoop van het gebouw was ook 
te kort om de begrotingsautoriteit te raadplegen. Ten slotte was het delen van kantoorruimte geen optie, omdat 
alle lidstaten die in Washington vertegenwoordigd zijn, al over eigen gebouwen beschikten.
42
De leidraad voor delegaties werd in 2015 geactualiseerd en omvat instructies om opties op een vergelijkbare manier 
te presenteren op basis van goede praktijkvoorbeelden.
43
De EDEO erkent de noodzaak om deze leidraad nog te verbeteren en er meer gedetailleerde informatie in op te 
nemen, onder meer over de vraag hoe kantoorruimte die wordt verhuurd aan ambassades van lidstaten en andere 
EU­instellingen en organen, in rekening moet worden gebracht voor de berekening van het cijfer ruimte/personeel 
en van de kosten per m².
44
Zie het antwoord van de EDEO op paragrafen 45 en 47.
Voor besluiten in gebouwdossiers waarvoor goedkeuring van de begrotingsautoriteit is vereist, kan dit 6 tot 8 
weken duren.
Antwoord van de EDEO 60
45
De procedures voor infrastructuurcontracten worden geregeld door het Financieel Reglement van toepassing op 
de algemene begroting van de Unie. De EDEO is het ermee eens dat versnelde procedures waar mogelijk gebruik 
moeten worden. De mogelijkheden daartoe zijn spijtig genoeg vrij beperkt. 
De EDEO kan eigenaren niet dwingen te wachten tot de verplichte wettelijke en administratieve procedures zijn 
afgesloten.
Lange procedures zijn soms te wijten aan de complexiteit van het project.
Het contract in Sri Lanka werd niet ondertekend, niet ten gevolge van een langdurige procedure, maar omdat de 
eigenaar van mening is veranderd.
46
Vergelijken met een onafhankelijke bron is echter moeilijker voor gebouwen dan voor faciliteiten, omdat de waarde 
van een gebouw afhankelijk is van de kwaliteit en de locatie ervan en van de algemene toestand van de vastgoed ­
markt op een bepaald tijdstip.
Voor Mauritanië was er geen andere oplossing dan de voorgestelde.
Voor Togo was er geen aanbod dat kon concurreren met de bestaande infrastructuur waarin juist een investering 
van 200 000 euro was gedaan.
47
In 2015 werden de delegaties geïnstrueerd degelijk rekening te houden met de hoeveelheid kantoorruimte per 
personeel  slid en dat vanaf nu elke afwijking van het gebouwenbeleid zou moeten worden verantwoord, goed­
gekeurd en geregistreerd.
Daarnaast wordt dit aspect ook telkens in de gebouwencommissie besproken.
Over het algemeen wordt onmiddellijk vrijstelling verleend van de maximumlimiet in m² indien de gebouwen­
commissie een gunstig advies geeft (zie ook de regels voor vrijstelling in paragraaf 20).
Jordanië: De voorgestelde oplossing was het bestaande huurcontract te verlengen met een gereduceerde huur ­
prijs. Gezien de investeringen die al in het gebouw waren gedaan, de goede ligging, de veiligheidsnormen, en de 
gereduceerde huurprijs, gaf de gebouwencommissie een gunstig advies ondanks de overtollige kantoorruimte. De 
gebouwencommissie merkte echter op dat indien het personeelsbestand verder zou teruglopen, de delegatie zou 
worden verzocht andere alternatieven te onderzoeken.
De EDEO erkent dat de delegatie in Sri Lanka te groot is. Het is echter erg moeilijk om in Sri Lanka een residentie van 
minder dan 600 m² te vinden.
Washington: De voornaamste reden voor meer kantoorruimte was de noodzaak van een veilige vergaderruimte voor 
vergaderingen met de lidstaten en voor Transatlantische onderhandelingen in de context van de Snowden ­lekken. 
De huidige vergaderruimte bevindt zich op de begane grond met vensters aan de straatkant en kan onmogelijk 
worden beveiligd.
Antwoord van de EDEO 61
Daarnaast was extra kantoorruimte voor 20 personeelsleden nodig op basis van een geanticipeerde uitbreiding 
van het personeelsbestand van de delegatie, en op basis van de afwijkingen waarin is voorzien in de leidraad voor 
delegaties in verband met tijdelijk personeel (bijv. afgevaardigde nationale deskundigen, stagiairs, enz.).
In het begin van 2016 werd het totale aantal personeelsleden van de EU ­delegatie uitgebreid met drie permanente 
personeelsleden en volgens de meest recente informatie kunnen er in 2016 en 2017 nog zes of zeven personeels­
leden bij komen.
Het is van belang erop te wijzen dat er geen andere mogelijkheid was dan de huur van een hele verdieping, groter 
dan wat momenteel aan kantoorruimte vereist is, om de extra ruimte voor deze behoeften te creëren.
49
Het evaluatieteam beschikt niet over de technische capaciteit om de gebouwen te evalueren. De deskundigen 
nemen echter wel specifieke problemen in verband met de kwaliteit van de gebouwen op in hun verslagen.
51
Het nieuwe ImmoGest ­systeem zal een verfijning inhouden van de berekening van de verschillende oppervlakte­
typen (colocatie, specifieke vergaderruimten, enz.) om de EDEO in staat te stellen de gemiddelde kantoorruimte per 
personeelslid in de delegaties preciezer te berekenen en het beheer ervan te vergemakkelijken.
52
De delegaties werden geïnstrueerd dat degelijk rekening moet worden gehouden met de hoeveelheid kantoor ­
ruimte per personeelslid en dat vanaf nu elke afwijking van het gebouwenbeleid zou moeten worden verantwoord, 
goedgekeurd en geregistreerd.
53
De EDEO is bereid te overwegen een methode op te stellen om de marktprijzen voor kantoren en ambtswoningen 
in het oog te houden. Tot dusver is echter ten gevolge van de (zoals welbekend) beperkte middelen en de verbinte ­
nis tot reductie van personeel de ontwikkeling en uitvoering van een dergelijke methodologie niet mogelijk.
Vergelijken met een onafhankelijke bron is echter moeilijker voor gebouwen dan voor faciliteiten, omdat de waarde 
van een gebouw in grote mate afhankelijk is van de kwaliteit en de locatie ervan en van de fluctuaties op de vast ­
goedmarkt in elk land.
In het onderzoek van 2014 werden gegevens vergeleken die door een particulier bedrijf waren verzameld op onge ­
veer dezelfde manier als het systeem dat door de delegaties wordt gebruikt om de huisvestingsnormen te bere ­
kenen. De gegevens die door dit particulier bedrijf zijn verzameld, kunnen van de huisvestingsnormen verschillen, 
voornamelijk omdat zij gebruik maken van gegevens van locaties die niet door de regionale veiligheidsambtenaar 
zijn geautoriseerd.
Antwoord van de EDEO 62
54
De opmerkingen van de Rekenkamer inzake ImmoGest zijn welbekend en worden in het werkprogramma van de 
EDEO geïntegreerd.
De EDEO is het er ook mee eens dat het bestaande instrumentarium voor het beheer van de vastgoedinventaris 
(ImmoGest) verouderd is en vervangen moet worden.
Dit aspect en de beperkte middelen voor de ontwikkeling van de infrastructuur van de delegaties zijn een aanzien ­
lijke belemmering geweest voor effectieve planning buiten het tijdskader van twee à drie jaar.
Er wordt een nieuw systeem ontwikkeld dat tegen eind 2016 volledig ten uitvoer zijn zal gelegd. In de eerste plaats 
zal het nieuwe ImmoGest ­systeem gebruiksvriendelijker zijn. Het systeem zal ook rapportage, analyse, budgette ­
ring en projectplanning in een bredere zin ondersteunen. Het nieuwe ImmoGest ­systeem zal een beter toezicht en 
een betere tracering mogelijk maken van de geschiktheid van gebouwen voor delegaties.
59
De centrale diensten van de EDEO zijn van oordeel te beschikken over voldoende betrouwbare basisinformatie 
over alle kantoorgebouwen en ambtswoningen om planningdocumenten voor de volgende twee à drie jaar op te 
stellen, hetgeen als voldoende wordt beschouwd.
60
Zie ook het antwoord van de EDEO op paragrafen 59 en 61.
De centrale diensten ontwikkelen jaarlijks:
— sinds 2015, een vijfjarenplan met de bedoeling grote potentiële projecten voor kantoren en ambtswoningen te 
identificeren, zoals aankopen, bouw, verhuizingen en huurverlengingen;
— een werkprogramma voor kantoren en ambtswoningen voor de volgende twee jaar. Dit programma wordt 
naar alle delegaties gestuurd en wordt ontwikkeld op basis van de informatie die beschikbaar is in de centrale 
toezichtssystemen. In dit programma worden voor elke delegatie de voornaamste te treffen maatregelen uit ­
gestippeld met de prioriteiten die door de centrale diensten wordt vastgesteld, eveneens op basis van diverse 
verslagen (bijv. missieverslagen, evaluatieverslagen), en op basis van de beschikbare budgetten.
Daarnaast brengen de centrale diensten verslag uit over gevoelige dossiers en/of dossiers met een hoge prioriteit 
op driemaandelijkse basis.
Wat meer specifiek de uitvoering van aanbevelingen naar aanleiding van evaluaties ter plaatse betreft, is het van 
belang een onderscheid te maken tussen aanbevelingen voor bijv. verhuizing naar nieuwe kantoorruimte of colo ­
catie, en aanbevelingen die betrekking hebben op kleinere beveiligingswerkzaaamheden, kleinere renovaties en 
onderhoud, die lokaal moeten worden aangepakt onder de verantwoordelijkheid van de delegatie en die niet per 
se worden opgenomen in het tweejarige werkprogramma. 
De EDEO is het ermee eens dat afhankelijk van de beschikbare middelen de follow ­up van voornoemde aanbevelin ­
gen en de planning in het algemeen verder kunnen worden verbeterd.
De centrale diensten hebben de nodige maatregelen getroffen om de situatie in Tsjaad, Egypte, Sri Lanka en India 
recht te zetten. Voor Senegal is nog geen oplossing gevonden.
Antwoord van de EDEO 63
61
Zoals ook de ministeries van Buitenlandse Zaken van de lidstaten hebben ervaren, is het erg moeilijk om voor 
gebouwen van delegaties zinvolle plannen op de middellange of lange termijn te ontwikkelen.
Hier zijn diverse redenen voor: in de eerste plaats spelen politieke overwegingen vaak een beslissende rol. De ope ­
ning van de delegaties in Libië, Myanmar/Birma, Iran en Zuid ­Sudan zijn recente voorbeelden waar de noodzaak of 
de mogelijkheid tot het openen van een delegatie te danken is aan een politieke ontwikkeling die niet vele jaren op 
voorhand voorzien kon worden.
Ten tweede zijn stringente budgettaire beperkingen ook een hindernis geweest voor een planning op langere ter ­
mijn omdat de prioriteit vaak is moeten uitgaan naar dringender behoeften op korte termijn. De oprichting van een 
investeringsfaciliteit (vanaf 2015) zal een stabiliserende factor zijn voor het financieren van infrastructuurprojecten 
op middellange termijn. Toch is het van belang te wijzen op het onvoorspelbare en dynamische karakter van de 
politieke en veiligheidscontext.
Desalniettemin onderzoekt de EDEO de mogelijkheden om de planning vooraf van infrastructuurbeheer en de 
kosten  programmering te verbeteren. Gezien de politieke en praktische onzekerheden is een planning voor een ter ­
mijn van twee à drie jaar realistischer dan een langeretermijnplanning van zes à zeven jaar, behalve waar het gaat 
op bouwwerkzaamheden.
De EDEO is daarom van oordeel dat voldoende gebruik wordt gemaakt van de beschikbare informatie. Nadat Immo ­
Gest volledig operationeel is, zal de situatie verbeteren.
Het beste voorbeeld hiervan zijn de werkwijzen van de lidstaten. Tijdens de vergaderingen over het delen van 
kantoor  ruimte werd de lidstaten gevraagd hun vijfjarenplannen mee te delen, maar deze informatie bleek niet 
beschikbaar te zijn.
De infrastructuurafdeling van de EDEO komt elk jaar in september samen om de werkprogramma’s voor de vol ­
gende twee jaar te bespreken. Tijdens deze discussie wordt ook een planning op langere termijn besproken, maar 
die wordt niet in het werkprogramma opgenomen dat aan de delegaties wordt gezonden.
62
De EDEO is het ermee eens dat er ruimte is voor verbeteringen van de planning op middellange termijn. Dit zal het 
geval zijn zodra ImmoGest en het beheerssysteem van de eigendommen volledig operationeel zal worden en daar ­
mee meer informatie beschikbaar komt.
Zie ook het antwoord van de EDEO op paragraaf 61.
63
De EDEO is van mening dat op de lange termijn en in principe kopen over het algemeen beter is dan huren. In het 
verleden was dit niet mogelijk vanwege budgettaire beperkingen. Sinds de EDEO beschikt over een leningfaciliteit 
wordt de discussie over kopen of huren gemakkelijker en wordt deze mogelijkheid een realiteit. Toch is eigendom 
niet altijd de beste optie, voornamelijk om financiële redenen, of niet altijd mogelijk om wettelijke redenen.
Antwoord van de EDEO 64
65
De aankoop van ambtswoningen wordt alleen overwogen indien er een goede financiële opportuniteit is, en 
meer bepaald indien de grootte van het pand volstaat om te voldoen aan de behoeften van de meeste mogelijke 
scenario’s.
66 a)
In de gebouwdossiers zullen de kosten en baten van kopen en huren vanaf nu een standaardelement worden. In dit 
verband hebben de delegaties instructies ontvangen.
In de nota van maart 2015 aan de hoofden van de delegaties inzake de kredietlijnfaciliteit van 200 miljoen euro 
wordt verklaard dat de vergelijkende berekeningen inzake kopen en huren door MDRA4 zullen worden gedaan.
66 b)
De EDEO is het eens met de noodzaak van een verbeterde strategie voor onderhoud van de infrastructuur. Om dit 
te bewerkstelligen worden in 2015 en 2016 de volgende stappen gezet:
1. Alle delegaties met vastgoed in eigendom kregen een vragenlijst. Deze vragenlijst omvat vragen over de kwaliteit 
van de infrastructuur, technische installaties, historische werkzaamheden, onderhoud, feedback en commentaar 
over de algemene operationele staat van het gebouw.
2. Een onderhoudsplan zal een tijdschema opstellen voor de belangrijkste geplande renovaties. Dit zal een meer­
jarenplan zijn dat elk jaar wordt geactualiseerd. Het plan zal de basis vormen voor de budgettaire planning.
3. Parallel met de vaststelling van dit onderhoudsplan zal een leidraad worden uitgegeven met duidelijke onderhouds­
normen voor gebouwen in eigendom.
De nieuwe kaderovereenkomst voor de controle van de gezondheid en sanitaire voorzieningen maakt het moge ­
lijk een beroep te doen op externe deskundigen voor de uitvoering van deze strategie voor onderhoud van de 
infrastructuur.
66 c)
De EDEO is het ermee eens dat wisselkoersschommelingen een belangrijke hindernis zijn voor de programmering 
van infrastructuurprojecten. Voor zover mogelijk wordt ernaar gestreefd de contracten in euro af te sluiten, maar dit 
is niet steeds mogelijk. De EDEO staat open om over oplossingen op dit gebied te praten (niet alleen over uitgaven 
voor infrastructuur) met de begrotingsautoriteit.
Antwoord van de EDEO 65
Aanbeveling 1 — Vul de doelstellingen voor kantoorgebouwen aan
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling.
De EDEO zal verder in zijn gebouwenbeleid prioriair aandacht hebben voor flexibiliteit, milieufactoren en de kwes ­
tie van de toegang tot gebouwen voor gehandicapten. Dit is echter niet steeds mogelijk door lokale beperkingen.
Aanbeveling 2 — Zorg ervoor dat de lasten die bij colocatie in rekening worden 
gebracht aan andere organisaties, de kosten volledig dekken
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling.
Aanbeveling 3 — Versterk de toepassing van de procedure voor de selectie van 
gebouwen
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling voorzover dat mogelijk is binnen de beperkingen van het Financieel 
Reglement.
De EDEO heeft werk gemaakt van al deze punten en reeds een aantal stappen gezet om de procedure voor 
gebouwdossiers te verbeteren.
Aanbeveling 4 — Ga de marktprijzen na
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling.
De EDEO is bereid de doeltreffendheid en de haalbaarheid te onderzoeken van een betere methodologie om de 
marktprijzen voor kantoren en ambtswoningen na te gaan en in het oog te houden, voor zover dat mogelijk is met 
de beschikbare middelen.
Tot dusver is ten gevolge van de (zoals welbekend) beperkte middelen en de verbintenis tot reductie van personeel 
de ontwikkeling en uitvoering van een dergelijke methodologie niet mogelijk geweest.
Aanbeveling 5 — Verbeter het informatiesysteem voor vastgoedbeheer
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling.
De EDEO is het er mee eens dat het bestaande instrumentarium voor het beheer van de vastgoedinventaris (Immo ­
Gest) verouderd is en vervangen moet worden. Tegen eind 2016 zal een nieuw systeem volledig ten uitvoer zijn 
gelegd.
Aanbeveling 6 — Versterk de deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling.
Het personeelsbeleid van de EDEO bevordert de mobiliteit van het personeel behalve voor posten die een 
specifieke expertise vereisen. Er zal worden nagedacht over meer flexibele mobiliteitscriteria voor bepaalde 
deskundigen  posten. De regionalisering van het bestuur van de delegatios zal ook de uitbouw en handhaving van 
de deskundigheid mogelijk maken.
Antwoord van de EDEO 66
Aanbeveling 7 — Stel plannen voor de middellange termijn op
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling gedeeltelijk.
De EDEO is van oordeel dat een tijdschema voor planning van meer dan 2 ­3 jaar slechts indicatief kan zijn, aange ­
zien de informatie die nodig is voor de ontwikkeling van dergelijke plannen afhankelijk is van politieke en prak ­
tische onzekerheden (bijv. fluctuatie in het personeelsbestand, veiligheidscontext, plannen van de lidstaten), die 
moeilijk kunnen worden voorzien op langere termijn. Daarnaast, speciaal met betrekking tot aanpassingen en 
onderhoud, kan dergelijke vooruitziende planning slechts relevant zijn voor grootschalige projecten.
Aanbeveling 8 — Stel vast waar aankoop kosteneffectiever is en beheer gebouwen in 
eigendom doeltreffend
De EDEO aanvaardt deze aanbeveling voorzover de financiële beperkingen dit mogelijk maken.
Het nieuwe IT ­instrument voor het beheer van de vastgoedinventaris dat thans wordt ontwikkeld, zal ook analyse, 
budgettering en projectplanning in een bredere zin ondersteunen.
Met een personeelsbestand van slechts 13 personen blijft EDEO echter met beperkingen kampen om een dergelijk 
omvangrijk dossier doeltreffend te kunnen beheren.
Gratis publicaties:
  één exemplaar:  
via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu); 
  meerdere exemplaren of posters/kaarten:  
bij de vertegenwoordigingen van de Europese Unie (http://ec.europa.eu/represent_nl.htm),  
bij de delegaties in niet-EU-landen (http://eeas.europa.eu/delegations/index_nl.htm),  
door contact op te nemen met Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_nl.htm),  
door te bellen naar 00 800 6 7 8 9 10 11 (gratis in de hele Europese Unie) (*).
(*)  De informatie wordt gratis verstrekt en bellen is doorgaans gratis, maar sommige operatoren, telefooncellen of hotels  
kunnen kosten aanrekenen.
Betaalde publicaties:
 via EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).WAAR ZIJN EU/hyphen.capPUBLICATIES VERKRIJGBAAR?
De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) voorziet 
in kantoorgebouwen voor EU-personeel en in 
ambtswoningen voor delegatiehoofden in ongeveer 140 
delegaties over de hele wereld. In dit verslag onderzoekt 
de Rekenkamer of de gebouwen beantwoorden aan de 
behoeften van de EDEO en of ze waar voor het geld 
bieden. Zij concludeert dat de gebouwen in het algemeen 
voldoen aan de behoeften van de EDEO maar dat de 
kosten-batenverhouding in sommige gevallen niet 
optimaal is: de meeste kantoren zijn te groot, de EDEO 
heeft gebouwen in eigendom die hij niet langer gebruikt 
en de lasten die in rekening worden gebracht aan 
bepaalde organisaties die ruimte in delegatiegebouwen 
huren, dekken de kosten niet volledig. Bij de controle 
worden de oorzaken van deze tekortkomingen 
onderzocht en worden aanbevelingen gedaan om de 
systemen te versterken, met name in het licht van de 
plannen van de EDEO om te gaan investeren in gebouwen 
door ze te kopen in plaats van te huren.
EUROPESE
REKENKAME R