3.

punt 1 van deel VII wordt vervangen door: „1. Organisatie van visumafdelingen 1.1. Organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen De organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen valt onder de bevoegdheid van de respectieve lidstaten. In beginsel worden aanvragen bij een diplomatieke of consulaire post van een lidstaat ingediend. De lidstaten zullen: — hun diplomatieke of consulaire posten en hun autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van visa aan de grens, voorzien van de voor de verzameling van biometrische kenmerken vereiste benodigdheden, en voorzien de kantoren van hun honorair consuls van de daartoe vereiste benodigdheden indien zij van hun diensten gebruik maken om biometrische kenmerken te verzamelen overeenkomstig punt 1.3, en/of — in het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking of via andere passende contacten met een of meer andere lidstaten samenwerken, in de vorm van beperkte vertegenwoordiging, co-locatie of een gemeenschappelijk aanvraagcentrum, overeenkomstig punt 1.2. In bijzondere omstandigheden of om redenen in verband met de plaatselijke situatie, bijvoorbeeld wanneer: — het grote aantal aanvragers niet toelaat het inontvangstnemen van aanvragen en van gegevens tijdig en in behoorlijke omstandigheden te organiseren, of — het niet mogelijk is op een andere wijze te zorgen voor een goede territoriale dekking van het betrokken derde land, en wanneer bovengenoemde vormen van samenwerking niet geschikt blijken te zijn voor de betrokken lidstaat, mag een lidstaat, in laatste instantie, met een externe dienstverlener samenwerken, overeenkomstig punt 1.4. Onverminderd het recht om de persoonlijke verschijning van de aanvrager te verlangen (overeenkomstig deel III, punt 4) mag de gekozen regeling er niet toe leiden dat de aanvrager op meer dan één locatie persoonlijk moet verschijnen om een aanvraag in te dienen. 1.2. Vormen van samenwerking tussen de lidstaten a) Wanneer voor co-locatie wordt gekozen, behandelen de personeelsleden van de diplomatieke of consulaire posten van een of meer lidstaten de aan hen gerichte aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) in de diplomatieke of consulaire post van een andere lidstaat en maken zij gebruik van de apparatuur van die lidstaat. De betrokken lidstaten stellen in overleg de duur en de vooraarden voor beëindiging van de co-locatie vast, alsmede het aandeel van de visumleges dat wordt ontvangen door de lidstaat waarvan de diplomatieke of consulaire post wordt gebruikt. b) Wanneer „gemeenschappelijke aanvraagcentra” worden opgezet, worden de personeelsleden van de diplomatieke en consulaire posten van twee of meer lidstaten samen in een gebouw ondergebracht met het oog op de inontvangsteming van de aan hen gerichte aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken). De aanvragers worden doorverwezen naar de lidstaat die bevoegd is hun aanvraag te behandelen. De lidstaten stellen in onderling overleg vast hoe lang deze samenwerking zal duren, welke voorwaarden gelden voor de beëindiging ervan en hoe de kosten over de deelnemende lidstaten worden verdeeld. Eén lidstaat is verantwoordelijk voor overeenkomsten met betrekking tot facilitaire aangelegenheden en diplomatieke betrekkingen met het gastland. 1.3. Beroep op honorair consuls Honorair consuls kunnen ook worden gemachtigd alle of sommige van de in punt 1.B.1 bedoelde taken te verrichten. Er worden passende maatregelen genomen om de veiligheid en de gegevensbescherming te waarborgen. Indien de honorair consul niet een ambtenaar van een lidstaat is, dient de uitvoering van deze taken te voldoen aan de in bijlage 19 genoemde vereisten, met uitzondering van het bepaalde in punt C c) van die bijlage. Indien de honorair consul een ambtenaar van een lidstaat is, ziet de betrokken lidstaat erop toe dat vereisten gelden die vergelijkbaar zijn met de vereisten die van toepassing zouden zijn indien de taken door zijn diplomatieke of consulaire post zouden worden uitgevoerd. 1.4. Samenwerking met externe dienstverleners De lidstaten streven ernaar samen met één of meer lidstaten met een externe dienstverlener samen te werken, onverminderd de voorschriften inzake overheidsopdrachten en mededinging. De samenwerking met een externe dienstverlener berust op een rechtsinstrument dat voldoet aan de voorschriften van bijlage 19. De lidstaten wisselen binnen het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking informatie uit over de selectie van externe dienstverleners en de vaststelling van de voorwaarden van hun respectieve rechtsinstrumenten. 1.5. Vormen van samenwerking met externe dienstverleners Aan een externe dienstverlener kunnen een of meer van de volgende taken worden toevertrouwd: a) het verstrekken van algemene informatie over de visumvereisten en -aanvraagformulieren; b) het informeren van de aanvrager, op basis van een checklist, over de verlangde bewijsstukken; c) het verzamelen van gegevens en van aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) en het doorzenden van de aanvraag aan de diplomatieke of consulaire post; d) het innen van de legesrechten; e) het maken van afspraken voor het persoonlijk verschijnen op de diplomatieke of consulaire post of bij de externe dienstverlener; f) het verzamelen van de reisdocumenten (waaronder, indien van toepassing, van een kennisgeving van weigering) van de diplomatieke of consulaire post en de terugzending daarvan aan de aanvrager. 1.6. Verplichtingen van de lidstaten Bij de keuze van externe dienstverleners verricht/verrichten de betrokken lidstaat/lidstaten een grondig onderzoek naar de solvabiliteit en de betrouwbaarheid van de onderneming (waarbij de vergunningen, de inschrijving in het handelsregister, de ondernemingsstatuten en de contracten met banken worden gecontroleerd) en ziet/zien hij/zij erop toe dat zich geen belangenconflicten voordoen. De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de geselecteerde externe dienstverlener de voorwaarden die hem in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument zijn gesteld, naleeft. De betrokken lidstaten blijven verantwoordelijk voor het naleven van de gegevensbeschermingsregels voor de gegevensverwerking en staan onder toezicht overeenkomstig artikel 28 van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (15). Samenwerking met een externe dienstverlener houdt geen beperking of uitsluiting in van de aansprakelijkheid die voortvloeit uit het nationale recht van de betrokken lidstaten voor schendingen van de bepalingen met betrekking tot de persoonsgegevens van aanvragers en de behandeling van visa. Deze bepaling doet geen afbreuk aan mogelijk rechtstreeks verhaal tegen de externe dienstverlener op grond van het nationale recht van het betrokken derde land. De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de gegevens volledig worden versleuteld, ongeacht of deze elektronisch dan wel fysiek op een elektronische gegevensdrager worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten. In het geval dat derde landen de versleuteling verbieden van gegevens die elektronisch worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten, staan de betrokken lidstaten niet toe dat de externe dienstverlener gegevens langs elektronische weg overdraagt. In een dergelijk geval zorgen de betrokken lidstaten ervoor dat de elektronische gegevens volledig worden versleuteld en fysiek op een elektronische gegevensdrager van de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten worden overgedragen door een consulair ambtenaar van een lidstaat of, indien voor deze overdracht buitensporige of onredelijke maatregelen moeten worden genomen, op een andere veilige en beveiligde manier, bijvoorbeeld door in het betrokken derde land gebruik te maken van erkende dienstverleners die ervaring hebben met het vervoeren van gevoelige documenten en gegevens. In alle gevallen wordt het niveau van beveiliging van de overdracht aangepast aan de gevoelige aard van de gegevens. De lidstaten of de Gemeenschap trachten met de betrokken derde landen overeenstemming te bereiken over de opheffing van het verbod van versleuteling van gegevens die elektronisch worden overgedragen tussen de externe dienstverlener en de autoriteiten van de betrokken lidstaten. De betrokken lidstaten leiden de externe dienstverlener zodanig op dat deze beschikt over de kennis die vereist is voor een goede dienstverlening en voor toereikende informatie aan de aanvragers. De betrokken lidstaten zorgen er bij gerede twijfel voor dat vingerafdrukken, wanneer de vingerafdrukken door de externe dienstverlener zijn genomen, op de diplomatieke of consulaire post kunnen worden geverifieerd. Het onderzoek van aanvragen, in voorkomend geval het persoonlijk onderhoud, het goedkeuringproces en het printen en aanbrengen van visumstickers worden uitsluitend door de diplomatieke of consulaire post verricht. Externe dienstverleners hebben in geen geval toegang tot het VIS. De toegang tot het VIS is uitsluitend voorbehouden aan naar behoren gemachtigde medewerkers van diplomatieke of consulaire posten. De betrokken lidstaten houden de uitvoering van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument nauwlettend in het oog, onder meer: a) de algemene informatie over de visumvereisten en aanvraagformulieren die de externe dienstverlener aan aanvragers verstrekt; b) de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de samenwerking doorzending van dossiers en gegevens aan de diplomatieke of consulaire post van de betrokken lidstaten omvat, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking van de persoonsgegevens; c) het verzamelen en doorzenden van biometrische kenmerken; d) de maatregelen ter waarborging van de naleving van bepalingen inzake gegevensbescherming. De diplomatieke of consulaire posten van de betrokken lidstaten voeren daartoe regelmatig onaangekondigde controles uit in het gebouw van de externe dienstverlener. 1.7. Dienstverleningskosten Externe dienstverleners mogen, naast de in bijlage 12 vastgestelde legesrechten, dienstverleningskosten in rekening brengen. De dienstverleningskosten staan in verhouding tot de kosten voor de externe dienstverlener van het uitvoeren van een of meer van de in punt 1.5 genoemde taken. Die dienstverleningskosten worden gespecificeerd in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument. In het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking zorgen de lidstaten ervoor dat de aan een aanvrager in rekening gebrachte dienstverleningskosten naar behoren de door de externe dienstverlener verleende diensten weerspiegelen en aan de plaatselijke omstandigheden zijn aangepast. Voorts streven zij ernaar de dienstverleningskosten te harmoniseren. De dienstverleningskosten mogen niet meer bedragen dan de helft van de visumleges als genoemd in bijlage 12, ongeacht de mogelijke ontheffingen van de visumleges als bedoeld in bijlage 12. De betrokken lidstaten blijven over de mogelijkheid beschikken om alle aanvragers rechtstreeks een aanvraag te laten indienen bij hun diplomatieke missies of consulaire posten. 1.8. Informatie Accurate informatie over de wijzen waarop een afspraak kan worden gemaakt en een aanvraag kan worden ingediend, wordt door de diplomatieke en consulaire posten van lidstaten aan het publiek bekendgemaakt. 1.9. Continuïteit van de dienstverlening In het geval dat de samenwerking met andere lidstaten of een externe dienstverlener wordt beëindigd, zorgen de lidstaten ervoor dat de continuïteit van de volledige dienstverlening is gewaarborgd. 1.10. Besluit en publicatie Lidstaten dienen de Commissie in kennis te stellen van de wijze waarop zij voornemens zijn de ontvangst en behandeling van aanvragen op elke consulaire vestiging te organiseren. De Commissie draagt zorg voor een goede openbaarmaking. De lidstaten verstrekken de Commissie een afschrift van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument.