VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ

over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (de betekening en kennisgeving van stukken)

1. Inleiding

Samenwerking tussen de justitiële autoriteiten van de lidstaten is een fundamentele voorwaarde voor een Europese ruimte van vrijheid, veiligheid en recht zoals genoemd in artikel 3, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie. Deze samenwerking is in het bijzonder noodzakelijk om een doeltreffende verzending van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken ter betekening of kennisgeving tussen de lidstaten te waarborgen. De betekening of kennisgeving van stukken vormt een onderdeel van elke rechtszaak. Een snelle en veilige verzending van stukken is dus van essentieel belang voor een goede rechtsbedeling en voor de bescherming van de rechten van de partijen, in het bijzonder verweerders, in gerechtelijke procedures.

Voordat de Europese Unie op dit gebied enige actie had ondernomen, werd de grensoverschrijdende betekening en kennisgeving van stukken tussen de lidstaten hoofdzakelijk beheerst door het Verdrag van 's-Gravenhage van 1965 inzake de betekening en kennisgeving van stukken[1].

Op 29 mei 2000 heeft de Europese Unie Verordening (EG) nr. 1348/2000[2] aangenomen tot vastlegging van procedurevoorschriften om de grensoverschrijdende verzending van stukken te vereenvoudigen ("de verordening van 2000"). De verordening was van toepassing op alle lidstaten van de Europese Unie met uitzondering van Denemarken. De toepassing ervan is evenwel tot Denemarken uitgebreid door middel van een parallelle overeenkomst tussen de Europese Unie en Denemarken[3].

Op 1 oktober 2004 heeft de Europese Commissie een verslag[4] over de toepassing van de verordening van 2000 goedgekeurd. Het verslag kwam tot de conclusie dat door de toepassing van de verordening de verzending en de betekening en kennisgeving van stukken tussen de lidstaten beter verliepen sinds de inwerkingtreding ervan in 2001. Het verslag stelde echter ook dat het kennisniveau van de personen die bij de toepassing van de verordening zijn betrokken, in het bijzonder de plaatselijke instanties, moest worden verbeterd en dat een aanpassing van enkel bepalingen van de verordening de toepassing ervan verder kon verbeteren en bevorderen. Bijgevolg heeft de Commissie in 2005 een wijziging voorgesteld[5].

Met ingang van 13 november 2008 werd de verordening van 2000 vervangen door Verordening (EG) nr. 1393/2007[6] van het Europees Parlement en de Raad ("de verordening van 2007" of "de verordening"). Deze verordening is krachtens de parallelle overeenkomst tussen de Europese Unie en Denemarken ook op Denemarken van toepassing.

De belangrijkste wijzigingen die bij de verordening van 2007 zijn ingevoerd, zijn:

· de verplichting voor de ontvangende instantie om alle nodige stappen te ondernemen om de betekening of kennisgeving van het stuk zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst te verrichten;

· de totstandkoming van een nieuw modelformulier om de geadresseerde ervan in kennis te stellen dat hij het stuk mag weigeren;

· de invoering van een enkele, vaste vergoeding voor de kosten van betekening of kennisgeving, die vooraf door de lidstaten wordt bepaald, en

· uniforme voorwaarden voor betekening of kennisgeving per post.

Artikel 24 van de verordening van 2007 bepaalt dat de Commissie uiterlijk op 1 juni 2011 en vervolgens om de vijf jaar de toepassing van de verordening moet beoordelen en desgevallend wijzigingen moet voorstellen.

De Commissie heeft in 2011 een studie[7] op touw gezet om gegevens te verzamelen en de toepassing van de verordening te beoordelen (hierna de "studie" genoemd). Deze studie omvat een juridische analyse en een empirisch gedeelte dat gebaseerd is op een enquête onder verschillende groepen belanghebbenden uit alle lidstaten[8].

De toepassing van de verordening van 2007 werd besproken tijdens de vergaderingen van het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken op 14 januari 2008, 18 september 2008, 30 april 2009, 23 juni 2010 en 9-10 februari 2012. Daarnaast heeft de Commissie rekening gehouden met brieven van burgers, klachten, petities en prejudiciële beslissingen van het Europees Hof van Justitie met betrekking tot de verordening[9].

In dit verslag wordt de eerste beoordeling van de Commissie voorgesteld van de toepassing van de verordening van 2007 tussen 2008 en 2012.

2. Belangrijkste elementen van de verordening

De verordening is van toepassing in burgerlijke en in handelszaken, waarin een gerechtelijk of buitengerechtelijk stuk van een lidstaat naar een andere lidstaat moet worden verzonden ter betekening of kennisgeving aldaar. Ze voorziet in verschillende wijzen van verzending tussen de lidstaten, in het bijzonder via verzendende en ontvangende instanties, per post, langs consulaire of diplomatieke weg, dan wel rechtstreeks[10]. Een bijzonder voorschrift over de bepaling van de datum van betekening of kennisgeving beschermt de belangen van de aanvrager en de geadresseerde. De geadresseerde wordt voorts beschermd door de voorschriften betreffende het taalgebruik van de stukken waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, en door de voorschriften die de gerechten moeten naleven wanneer de verweerder niet verschijnt. Voor de betekening of kennisgeving mogen in de aangezochte lidstaat geen kosten of heffingen worden aangerekend, behalve bij de toepassing van een bijzondere vorm van betekening of kennisgeving, of in geval van bijstand door een rechterlijke ambtenaar. In dat geval moet de aanvrager een enkele vaste vergoeding betalen.

De lidstaten zijn verplicht om aan de Commissie alle informatie te verstrekken die voor de goede werking van de verordening noodzakelijk is. Elke lidstaat heeft een centrale instantie[11] die informatie moet verstrekken aan de instanties, oplossingen moet zoeken voor de problemen die zich kunnen voordoen, en aanvragen voor betekening of kennisgeving van de verzendende instantie aan de bevoegde ontvangende instantie moet doen toekomen.

3. Toepassing van de verordening

Algemeen genomen, kan worden geconcludeerd dat de verordening goed werkt en haar doelstelling heeft verwezenlijkt om de rechtszekerheid bij grensoverschrijdende betekening of kennisgeving van stukken en de snelheid en doelmatigheid van de verzending tussen de lidstaten te verbeteren[12]. Niettemin moet aan een aantal punten nadere aandacht worden besteed om te bekijken of en hoe het systeem van betekening of kennisgeving tussen de lidstaten nog verder kan worden verbeterd.

3.1. Werkingssfeer van de verordening

De verordening is van toepassing op gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken die in burgerlijke of handelszaken van een lidstaat naar een andere lidstaat moeten worden verzonden ter betekening of kennisgeving aldaar. Met betrekking tot de werkingssfeer van de verordening zijn verschillende vragen geformuleerd:

3.1.1. Welke stukken mogen ter betekening of kennisgeving tussen lidstaten worden verzonden: het begrip gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken

In zaak C-14/08 (Roda Golf) heeft het Europees Hof van Justitie geoordeeld dat het niet tot de bevoegdheid van het nationale recht behoort om te bepalen welke stukken in overeenstemming met de verordening tussen de lidstaten ter betekening of kennisgeving mogen worden verzonden. De vraag die aan het Hof was voorgelegd, betrof de betekening en kennisgeving van een notariële akte buiten het kader van een gerechtelijke procedure. Het Hof heeft verduidelijkt dat het begrip "buitengerechtelijk stuk" in de zin van artikel 16 van de verordening van 2000 (dat hetzelfde is als artikel 16 van de verordening van 2007) een EU-begrip is dat autonoom moet worden geïnterpreteerd. Gezien de doelstellingen van het Verdrag en de verordening die erop gericht zijn een systeem voor intracommunautaire betekening of kennisgeving in te voeren met het oog op de goede werking van de interne markt, mag de justitiële samenwerking zowel in het kader van gerechtelijke procedures als buiten dergelijke procedures om plaatsvinden. Bijgevolg heeft het Hof geoordeeld dat de betekening of kennisgeving van notariële akten buiten een gerechtelijke procedure om, binnen de werkingssfeer van de verordening valt.

3.1.2. Wanneer moeten gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken tussen lidstaten worden verzonden ter betekening of kennisgeving ervan?

In zaak C-325/11 (Alder) is een andere belangrijke vraag met betrekking tot de werkingssfeer van de verordening aan het Europees Hof van Justitie voorgelegd. De vraag was of het binnen de bevoegdheid van het nationale recht valt om te bepalen in welke omstandigheden een stuk, in overeenstemming met de verordening, tussen lidstaten moet worden verzonden ter betekening of kennisgeving ervan. In dit geval hadden twee in Duitsland verblijvende burgers bij de Poolse gerechten een zaak aanhangig gemaakt tegen twee in Polen verblijvende burgers. Volgens het Poolse procesrecht moeten buitenlandse eisers een vertegenwoordiger voor het in ontvangst nemen van te betekenen stukken met woonplaats in Polen aanwijzen; indien dit niet gebeurt, worden de voor de betrokken partij bestemde stukken in het dossier gelaten en als betekend beschouwd. De eisers hadden geen vertegenwoordiger aangewezen en hun vordering werd afgewezen na de zitting waarop ze niet waren verschenen. Het Hof heeft geoordeeld dat wanneer de geadresseerde in een andere lidstaat verblijft, de betekening of kennisgeving van een gerechtelijk stuk met inachtneming van de eisen van de verordening moet worden verricht[13]. Bijgevolg is een systeem dat de aanwijzing vereist van een vertegenwoordiger in de lidstaat waar de procedure aanhangig is gemaakt, met het oog op de betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken aan partijen die in een andere lidstaat verblijven, niet in overeenstemming met de verordening.

3.1.3. Elektronische betekening of kennisgeving

Elektronische betekening of kennisgeving maakt in de lidstaten opgang als wijze van betekening of kennisgeving van stukken. Bij de meeste systemen waarin een dergelijke wijze van betekening of kennisgeving bestaat, registreren burgers (gewoonlijk commerciële of financiële instellingen) zich bij de gerechten, waardoor het mogelijk wordt om betekening of kennisgeving van stukken rechtstreeks via elektronische weg aan hen te verrichten. Momenteel is er in de verordening geen sprake van elektronische betekening of kennisgeving. In sommige lidstaten is de vraag geformuleerd of buitenlandse burgers zich in het nationale systeem voor elektronische betekening of kennisgeving kunnen registreren en of betekening of kennisgeving aan deze buitenlanders in het kader van de verordening als grensoverschrijdende betekening of kennisgeving moet worden beschouwd. Het antwoord op deze vraag heeft grote gevolgen, bijvoorbeeld, voor de toepasselijkheid van het recht op weigering om een stuk in ontvangst te nemen dat niet in een van de talen is gesteld, zoals bepaald in artikel 8. Er moet worden overwogen of elektronische betekening of kennisgeving op grensoverschrijdende schaal beschikbaar moet worden gesteld en of en hoe de verordening dan moet worden toegepast. De invoering van elektronische betekening of kennisgeving als een van de in de verordening opgenomen wijzen kan een doelmatig gebruik van technologie bevorderen en de kosten en de duur van procesvoering op afstand verminderen. Er lopen momenteel diverse proefprojecten, zoals het project "E-justice service of documents" dat door de Commissie wordt medegefinancierd. Dit project heeft tot doel om via een elektronisch platform een gedematerialiseerde en beveiligde uitwisseling van stukken tot stand te brengen tussen de ministeries van Justitie, gerechten, rechterlijke ambtenaren (deurwaarders) en advocaten. Dit project hangt samen met het e-Codexproject dat er meer algemeen op gericht is de veilige, toegankelijke en duurzame grensoverschrijdende uitwisseling van informatie in gerechtelijke procedures te verbeteren.

3.1.4. De betekening of kennisgeving van stukken en de afschaffing van het exequatur

De geleidelijke afschaffing van het exequatur doet de vraag rijzen of een grotere harmonisering van de nationale procedurevoorschriften in burgerlijke zaken in het algemeen en van de voorschriften voor de betekening of kennisgeving van stukken in het bijzonder noodzakelijk is. Uit de gesprekken tijdens de onderhandelingen over het voorstel van de Commissie voor een verordening betreffende de rechterlijke bevoegdheid, de erkenning en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken (herschikking van Brussel I)[14], over het voorstel voor een verordening tot vaststelling van een Europees bevel tot conservatoir beslag op bankrekeningen om de grensoverschrijdende inning van schuldvorderingen in burgerlijke en handelszaken te vergemakkelijken,[15] en over het voorstel voor een verordening betreffende de wederzijdse erkenning van beschermingsmaatregelen in burgerlijke zaken[16] is gebleken dat de voorschriften van de lidstaten in belangrijke mate verschillen op fundamentele vlakken zoals

· de stukken waarvan aan de partijen betekening of kennisgeving wordt verricht in gerechtelijke procedures: hoewel stukken waarbij een geding wordt ingeleid doorgaans in alle lidstaten worden betekend, is er een grote variatie in de betekening of kennisgeving van uitspraken, oproepingen voor hoorzittingen enz. Uitspraken, bijvoorbeeld, worden in sommige lidstaten betekend, soms zelfs als voorwaarde voor de uitvoerbaarheid van de uitspraak in het land waar de zaak aanhangig is gemaakt, terwijl in andere lidstaten uitspraken doorgaans niet worden betekend, maar door de partijen zelf in het gerecht moeten worden afgehaald;

· de omstandigheden waarin betekening of kennisgeving van stukken wordt verricht: in sommige lidstaten worden uitspraken bijvoorbeeld niet betekend als de partijen tijdens de procedure aanwezig of vertegenwoordigd waren, terwijl in andere lidstaten de uitspraak verplicht moet worden betekend als eerste stap in de tenuitvoerleggingsprocedure;

· de personen die de betekening of kennisgeving van stukken verrichten: in sommige lidstaten is betekening of kennisgeving doorgaans de verantwoordelijkheid van de partijen, terwijl in andere lidstaten het gerecht de betekening of kennisgeving van stukken regelt. In diverse lidstaten kan de verantwoordelijkheid variëren afhankelijk van het soort stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht (stuk waarbij een geding wordt ingeleid, oproeping voor een hoorzitting, uitspraak enz.);

· de personen aan wie betekening of kennisgeving van de stukken moet worden verricht: in sommige lidstaten worden stukken bijvoorbeeld aan de partijen zelf betekend, terwijl in andere lidstaten stukken of bepaalde soorten stukken aan hun wettelijke vertegenwoordiger in het land waar de zaak aanhangig is gemaakt, mogen of zelfs moeten worden betekend;

· de wettelijke gevolgen verbonden aan een betekening of kennisgeving (bv. de startdatum van de termijn om beroep in te stellen of om de rente te berekenen) of aan het niet verrichten van een betekening of kennisgeving (bv. mogelijke toevlucht tot bijzondere rechtsmiddelen).

Door deze verschillen is het momenteel onzeker in welke omstandigheden er werkelijk sprake is van de bescherming die de verordening waarborgt. Het is in het bijzonder niet zeker dat buitenlandse verweerders waar nodig beschermd zullen zijn door de voorschriften van de verordening met betrekking tot het recht om ontvangst van een stuk te weigeren (artikel 8), de datum van betekening of kennisgeving (artikel 9) en de rechten van de verweerder bij verzuim.

De vraag rijst in welke mate dergelijke verschillen tussen de wetgevingen van de lidstaten en het daaruit voortvloeiende gebrek aan rechtszekerheid voor de burgers passend zijn in het kader van de justitiële samenwerking binnen de Europese Unie, in het bijzonder in het licht van de afschaffing van het exequatur, waar de bescherming van de rechten van de verdediging een cruciaal element is dat over de grenzen heen moet worden gevrijwaard.

3.1.5. Conclusies met betrekking tot de werkingssfeer

Uit voorgaande punten blijkt dat de werkingssfeer van de verordening op Europese schaal eventueel moet worden verduidelijkt met het oog op een bevredigende werking van de verordening. Daarnaast is het mogelijk dat de rechtsonzekerheid die uit de verschillen in de nationale procedurevoorschriften van de lidstaten voortvloeit, moet worden aangepakt. Dit is vooral belangrijk in het licht van de cruciale rol die de verordening speelt bij de hele justitiële samenwerking in burgerlijke zaken en bij de afschaffing van het exequatur. Tegenwoordig beschikt men over een grotere ervaring dankzij de jarenlange toepassing van gemeenschappelijke voorschriften betreffende de verzending van stukken in grensoverschrijdende zaken. Het is nu misschien het goede moment om de noodzaak te bekijken om deze rechtsonzekerheid aan te pakken, in het bijzonder via de invoering van gemeenschappelijke minimumnormen die bepalen welke documenten aan buitenlandse partijen zouden moeten worden betekend, aan wie ze mogen worden betekend en wanneer de betekening of kennisgeving moet worden verricht. Op die manier zou een uniformere bescherming van de verweerders in de hele Europese Unie worden gewaarborgd en zouden de rechtszekerheid en de bescherming van de rechten van de verdediging ongetwijfeld verbeteren.

3.2. Beperkingen van de werkingssfeer van de verordening

3.2.1. De niet-toepasselijkheid van de verordening als het adres van degene aan wie betekening of kennisgeving moet geschieden, onbekend is

De verordening is niet van toepassing als het adres van degene aan wie betekening of kennisgeving van het stuk moet geschieden, onbekend is. Er zijn in deze context problemen gemeld. Soms zijn er stukken verzonden in de verwachting dat de in overeenstemming met artikel 3 van de verordening opgerichte centrale instanties zouden helpen om de geadresseerde te lokaliseren. In andere gevallen is Verordening (EG) nr. 1206/2001[17] ("de bewijsverordening") gebruikt om het adres van degene aan wie het stuk moet worden betekend of kennisgeving van het stuk moet worden gedaan, te vinden. Op deze laatstgenoemde methode is echter de kritiek uitgeoefend omdat ze omslachtig is vanwege de noodzaak twee verschillende rechtsinstrumenten te gebruiken louter en alleen om de betekening of kennisgeving van stukken te kunnen verrichten. Bovendien is in twijfel getrokken of de bewijsverordening het geschikte instrument is om het adres van een partij te vinden, vooral in het licht van de werkingssfeer van die verordening en van de eis in artikel 4, lid 1, onder b), van de bewijsverordening om de namen en adressen van de partijen in de procedure te vermelden, waardoor men van de veronderstelling lijkt uit te gaan dat deze adressen bekend zijn.

De vraag hoe en via welke middelen het adres van de verweerder moet worden gevonden, is van aanzienlijk belang, vooral in het licht van de toepassing van diverse civielrechtelijke instrumenten, zoals Verordening (EG) nr. 44/2001 betreffende de rechterlijke bevoegdheid, de erkenning en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken (zie artikel 26 van deze verordening)[18] en Verordening (EG) nr. 2201/2003 betreffende de bevoegdheid en de erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen in huwelijkszaken en inzake de ouderlijke verantwoordelijkheid (zie artikel 18 van deze verordening). Volgens deze instrumenten moet het bevoegde gerecht zijn uitspraak aanhouden zolang niet vaststaat dat de verweerder in de gelegenheid is gesteld het stuk waarmee het geding is ingeleid of een gelijkwaardig stuk zo tijdig als met het oog op zijn verdediging noodzakelijk was, te ontvangen, of dat daartoe al het nodige is gedaan. Het Hof van Justitie heeft met betrekking tot artikel 26, lid 2, van Verordening (EG) nr. 44/2001 geoordeeld dat een gerecht in dergelijke omstandigheden de procedure slechts redelijkerwijs kan voortzetten indien het zich ervan heeft vergewist dat alle stappen die nodig zijn om de verweerder te vinden, met spoed en te goeder trouw zijn ondernomen (zie zaak C-327/10 Hypoteční banka v. Lindner, punt 52 en C-292/10 Cornelius de Visser, punt 55). In dit kader is het belangrijk te weten wat kan worden verstaan onder "alle stappen die nodig zijn" en door wie ze moeten worden ondernomen (door de geadieerde rechter, de partijen, de centrale instantie of de ontvangende instantie in de aangezochte lidstaat).

In het licht van deze moeilijkheden kan het wenselijk zijn te bekijken hoe het elementaire en praktische probleem van het vinden van het adres van degene voor wie het stuk bestemd is, moet worden opgelost en de respectieve verplichtingen van de bij de betekening of kennisgeving betrokken instanties te verduidelijken. Er kan worden bekeken of het mogelijk zou zijn gevallen waarin het adres van de verweerder onbekend is, binnen de werkingssfeer van de verordening te brengen met bepaalde verplichtingen om het adres van de verweerder te zoeken. Op zijn minst kan worden verduidelijkt in welke mate de ontvangende instanties het adres van de verweerder moeten zoeken indien het adres bekend is, maar onjuist blijkt te zijn.

3.2.2. Betekening of kennisgeving van stukken aan staten

De verordening is met name niet van toepassing in fiscale, douane- of administratieve zaken of in het geval van aansprakelijkheid van de staat voor handelingen of omissies bij de uitoefening van het overheidsgezag (acta iure imperii). In sommige lidstaten zijn vragen gerezen over de betekening of kennisgeving van stukken aan staten. Artikel 1 stelt inderdaad dat bovenvermelde zaken niet binnen de werkingssfeer van de verordening vallen. A contrario en in overeenstemming met de richtsnoeren van het Europees Hof van Justitie over de interpretatie van de term "burgerlijke en handelszaken" in geschillen tussen een overheidsdienst en een privépersoon kunnen dergelijke geschillen onder de verordening vallen voor zover ze betrekking hebben op burgerlijke vorderingen en de betrokken staat als een privépersoon handelde (acta iure gestionis). Er zij opgemerkt dat zelfs als de geadresseerde van een gerechtelijk of buitengerechtelijk stuk in een burgerlijke of handelszaak een land of een overheidsorgaan is, alle in de verordening opgenomen wijzen van verzending voor de betekening of kennisgeving van stukken in het buitenland mogen worden gebruikt.

3.3. Snelheid van verzending en betekening of kennisgeving

Wanneer de betekening of kennisgeving van stukken via verzendende en ontvangende instanties wordt verricht, bedraagt de termijn om de aanvraag uit te voeren één maand[19]. Er zijn echter geen termijnen vastgelegd wanneer de stukken per post, rechtstreeks of langs diplomatieke weg worden verzonden.

Uit de studie blijkt dat de verordening van 2007 de betekening of kennisgeving van stukken tussen de lidstaten in vergelijking met de verordening van 2000 matig heeft versneld (zie bijlage 1). Dit resultaat kan bevredigend worden genoemd, vooral aangezien tegelijk ook het aantal aanvragen voor grensoverschrijdende betekening of kennisgeving is toegenomen. Zo is in Duitsland het aantal zaken gestegen van 14 463 in 2009 tot 16 329 in 2010 en in het Verenigd Koninkrijk van 9 852 in 2009 tot 10 395 in 2010. Ondanks deze stijging wordt de betekening of kennisgeving van de stukken sneller verricht dan vroeger. Er mag bijgevolg worden geconcludeerd dat de verordening van 2007 haar doelstelling heeft verwezenlijkt om de betekening of kennisgeving tussen de lidstaten verder te versnellen.

Uit de empirische gegevens blijkt echter dat betekening of kennisgeving in het buitenland nog altijd relatief veel tijd in beslag neemt. Vooral wanneer stukken via de verzendende en ontvangende instanties worden verzonden, bedraagt de tijd die deze instanties nodig hebben om te handelen opgeteld in de meeste gevallen toch nog meerdere maanden. Verschillende factoren spelen hierbij een rol. Ten eerste kan het enige tijd duren om een verkeerd geadresseerde aanvraag naar de bevoegde ontvangende instantie door te zenden. Belangrijker is dat de meeste vertragingen blijkbaar te wijten zijn aan een gebrek aan taalvaardigheid van de instanties (de instanties beheersen de talen niet die hun lidstaten voor te ontvangen stukken hebben goedgekeurd) en/of aan hun gebrek aan kennis van de toepasselijke voorschriften (zie punt 3.3 hieronder). Er zijn ook vertragingen gemeld die te wijten zijn aan het feit dat de centrale instanties over te weinig uitrusting beschikken (zie punt 3.4 hieronder). Voor een doelmatig verloop van de gerechtelijke procedures in een geïntegreerde Europese Unie is een snelle betekening of kennisgeving van stukken echter noodzakelijk. Er moet daarom worden onderzocht hoe de duur van een betekening of kennisgeving nog verder kan worden ingekort, in het bijzonder door de mogelijkheid van elektronische verzending en betekening of kennisgeving te onderzoeken.

3.4. Verzendende en ontvangende instanties

De voornaamste wijze van verzending van stukken krachtens de verordening is de verzending via de verzendende en ontvangende instanties.[20]

Naar verluidt functioneren de instanties doorgaans naar tevredenheid in het kader van de verordening, hun gebrek aan taalvaardigheid en/of aan kennis van de voorschriften van de verordening daargelaten[21]. Er is bijvoorbeeld gemeld dat sommige ontvangende instanties aanvragen in een andere taal of talen dan de officiële taal van de betrokken lidstaat weigeren hoewel die lidstaat op grond van artikel 4, lid 3, van de verordening andere talen heeft aanvaard. Het blijkt ook dat ontvangende instanties nu en dan hebben geweigerd om het te betekenen stuk af te geven omdat het niet in hun officiële taal is vertaald, wat in strijd kan zijn met artikel 8, lid 1, van de verordening.

3.5. Centrale instanties

Centrale instanties hebben een ondersteunende, doch belangrijke functie aangezien zij de verzendende instanties informatie moeten verschaffen, oplossingen moeten zoeken voor de problemen die zich kunnen voordoen, en in buitengewone omstandigheden, op verzoek van een verzendende instantie, aan de bevoegde ontvangende instantie een aanvraag voor betekening of kennisgeving moeten doen toekomen.

Doorgaans blijkt dat de centrale instanties naar tevredenheid functioneren in het kader van de verordening: 49,6 % van de voor de studie ondervraagde personen vond dat de praktische werking van de centrale instanties heel doeltreffend of redelijk doeltreffend was, terwijl slechts 18 % hun werk redelijk ondoeltreffend of ondoeltreffend vond.[22] Niettemin zijn in de studie enkele problemen gemeld.

Ten eerste is gemeld dat in sommige lidstaten de centrale instanties op technisch vlak onvoldoende uitgerust zijn (bv. geen beschikking over computers). Dit kan een negatieve weerslag hebben op de snelheid en de zekerheid van de verzending.

Ten tweede is in de studie vastgesteld dat sommige verzendende instanties verwachten dat de centrale instanties hulp zullen bieden bij het vinden van het adres van geadresseerden van wie het adres onbekend is. Het is mogelijk dat uit de verordening niet helemaal duidelijk blijkt in welke mate de centrale instanties in dit opzicht hulp moeten bieden. Met betrekking tot het probleem van het vinden van het adres van degene voor wie het stuk bestemd is, moet de rol van de centrale instanties worden bekeken en verduidelijkt om uniforme toepassing en verwachtingen in het kader van de verordening te waarborgen.

Ten slotte blijkt dat de door de lidstaten in de justitiële atlas[23] verstrekte informatie over de centrale instanties van lidstaat tot lidstaat verschilt. In sommige gevallen is de informatie gedetailleerder dan in andere. Artikel 23, lid 1, juncto artikel 3 van de verordening biedt geen duidelijke richtsnoeren over welke informatie de lidstaten moeten meedelen. Het kan wenselijk zijn om de eisen betreffende de beschikbare informatie te stroomlijnen zodat de informatie nuttiger is voor de gebruikers van het systeem.

3.6. Taal van de aanvraag voor betekening of kennisgeving

Alle lidstaten behalve Luxemburg aanvaarden Engels als taal voor de ontvangst van aanvragen om betekening of kennisgeving van stukken (zie bijlage 2). Er blijkt dus één taal te zijn die tussen bijna alle lidstaten wordt gebruikt. Bovendien blijkt dat alle lidstaten behalve Ierland, Luxemburg en Malta aanvragen in minstens één andere taal dan hun officiële taal of talen aanvaarden. Meer dan de helft van de lidstaten aanvaardt aanvragen in drie, vier of zelfs vijf (Frankrijk) talen.

3.7. Taal van de stukken waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht - recht van weigering van ontvangst van een stuk

Artikel 8 van de verordening heeft tot doel de procedurele rechten van de geadresseerde te vrijwaren; hij heeft het recht ontvangst van het stuk te weigeren als het niet is gesteld in een officiële taal van de plaats waar de betekening of kennisgeving wordt verricht, of in een taal die hij begrijpt. In verband met de toepassing van dit artikel zijn verschillende problemen onder de aandacht van de Commissie gebracht[24].

In zaak C-14/07 (Weiss) heeft het Europees Hof van Justitie enkele praktische aspecten van het recht van weigering onder de loep genomen. In deze zaak weigerde de geadresseerde ontvangst omdat alleen de aanvraag in de krachtens artikel 8 van de verordening voorgeschreven taal was vertaald, en niet de bijlagen. Het Hof was van oordeel dat een geadresseerde van een gedinginleidend stuk niet het recht heeft ontvangst van dat stuk te weigeren, als de niet-vertaalde bijlagen ervan enkel een bewijsfunctie hebben en niet onontbeerlijk zijn om het voorwerp en de grond van de vordering te begrijpen. In dezelfde zaak werd het Hof verzocht te oordelen over de rol van een contractueel beding tussen de aanvrager en de geadresseerde, waarin deze laatste zich akkoord had verklaard dat tussen de partijen zou worden gecorrespondeerd in de taal van de lidstaat van verzending. Het Hof heeft geoordeeld dat een dergelijke contractuele overeenkomst geen vermoeden oplevert dat de geadresseerde deze taal kent, maar niettemin een aanwijzing vormt die de rechter in aanmerking kan nemen wanneer hij nagaat of de geadresseerde de taal van de lidstaat van verzending begrijpt.

Daarnaast zijn er ook problemen gemeld met betrekking tot het gebruik van de modelformulieren in het kader van de uitoefening van het recht van weigering.

Ten eerste is het in de bewoording van artikel 8 niet duidelijk of het noodzakelijk is om in het modelformulier informatie te verstrekken (bijlage II bij de verordening) als het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, in de taal van de aangezochte lidstaat is gesteld en de geadresseerde de betekening of kennisgeving ervan dus niet rechtsgeldig kan weigeren (artikel 8, lid 1, onder b)). In de praktijk kan het toevoegen van het modelformulier in dergelijke omstandigheden de geadresseerde ten onrechte doen geloven dat hij het recht heeft ontvangst van het stuk te weigeren.

Ten tweede is de praktische vraag gesteld of bijlage II bij de verordening in haar volledige versie, dus met de tekst in alle officiële talen van de Europese Unie, aan de verweerder moet worden afgegeven, dan wel of alleen de tekst in de taal van de aangezochte lidstaat voldoende is. De laatste oplossing kan financiële besparingen opleveren en beter zijn voor het milieu.

Ten derde is de vraag gesteld wat de wettelijke gevolgen zijn wanneer de ontvangende instantie geen informatie over het recht van weigering van ontvangst verstrekt (bijlage II niet bijvoegt). Het is niet duidelijk volgens welke wetten de gevolgen van een dergelijke betekening of kennisgeving (m.a.w. haar geldigheid) moeten worden beoordeeld. Vanuit het oogpunt van de rechtszekerheid van de geadresseerde is deze situatie onbevredigend aangezien zijn bescherming van lidstaat tot lidstaat kan verschillen. Een uniforme oplossing kan wenselijk zijn.

Ten vierde zijn er problemen gemeld met het bepalen of de weigering van ontvangst van een betekend of ter kennis gebracht stuk door de geadresseerde al dan niet rechtsgeldig is. Volgens artikel 8 en bijlage II bij de verordening kan de geadresseerde weigeren het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, in ontvangst te nemen op het ogenblik van de betekening of kennisgeving (direct aan de persoon die de betekening of kennisgeving verricht) ofwel door het stuk naar de ontvangende instantie terug te zenden. Tegelijk suggereert bijlage II dat het formulier zelf moet worden teruggezonden met het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht (cfr. verklaring van de geadresseerde). Er bestaat dus een zekere dubbelzinnigheid over hoe het recht van weigering rechtsgeldig kan worden uitgeoefend. In sommige gevallen hebben geadresseerden hun recht van weigering niet uitgeoefend op het ogenblik van de betekening of kennisgeving, maar hebben ze bijlage II volledig ingevuld (verklaring van weigering) teruggezonden, echter zonder ook het stuk zelf waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, terug te zenden. De vraag is gesteld of dit al dan niet als een rechtsgeldige weigering kan worden beschouwd. Een letterlijke lezing van artikel 8 suggereert dat de weigering in dit geval niet rechtsgeldig is. Het is twijfelachtig of dit een bevredigende interpretatie is: als het simpelweg terugzenden van het stuk een rechtsgeldige weigering vormt, zou a fortiori een uitdrukkelijke verklaring in het formulier, zelfs zonder het stuk zelf, rechtsgeldig moeten zijn. Het kan wenselijk zijn om dit punt in de verordening te verduidelijken.

Ten slotte legt de verordening het gebruik van een weigeringsformulier op, maar schrijft ze niet voor hoe dit formulier moet worden verzonden. De weigering kan dus worden verricht, bijvoorbeeld, door het formulier aan de deurwaarder te geven op het ogenblik van de poging tot betekening of kennisgeving of via een gewone brief. De vraag stelt zich of het niet wenselijk zou zijn om bepaalde formele eisen op te leggen om de rechtszekerheid te vergroten met betrekking tot een effectieve weigering van ontvangst van het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht.

3.8. Datum van betekening of kennisgeving

Algemeen genomen, blijkt dat de toepassing van artikel 9 (de bepaling van de datum van betekening of kennisgeving) bevredigend is en dat ze de doelstelling heeft verwezenlijkt om de rechtmatige verwachtingen en rechten van de aanvrager en geadresseerde te beschermen[25]. Er zijn echter verschillende problemen gemeld: een eerste probleem is de bepaling van de datum waarop betekening of kennisgeving overeenkomstig het recht van de aangezochte lidstaat is geschied (artikel 9, lid 1) in gevallen waarin betekening of kennisgeving in een bijzondere vorm wordt gevraagd krachtens artikel 7, lid 1, en deze vorm in de aangezochte lidstaat onbekend is, ook al is ze verenigbaar met haar recht. Uiteraard is het mogelijk dat het recht van de aangezochte lidstaat in dergelijke gevallen niet voorziet in de datum van betekening of kennisgeving. De vraag is gerezen of artikel 9, lid 1, in dergelijke gevallen toelaat te besluiten dat de datum van betekening of kennisgeving wordt beheerst door het recht van de verzoekende lidstaat waar de bijzondere vorm wel bestaat.

Daarnaast schept overweging 15 verwarring over de toepassing van artikel 9: ze suggereert dat artikel 9 niet in alle lidstaten van toepassing is en dat de lidstaten aan de Commissie moeten melden of het voorschrift al dan niet in hun nationale recht wordt toegepast. Het is duidelijk dat volgens de tekst van de verordening artikel 9 in alle lidstaten van toepassing is en dat het, in het belang van de betrokken partijen, overal zou moeten gelden. Het is voor het nationale recht niet nodig om een "systeem van twee data" te hebben zoals overweging 15 suggereert. Artikel 9 is direct van toepassing en bepaalt alleen welk recht van toepassing is op de bepaling van de datum vanuit het oogpunt van ofwel de aanvrager ofwel de verweerder. Het lijkt wenselijk om overweging 15 in dit opzicht te verduidelijken.

3.9. Kosten van betekening of kennisgeving

Als algemene regel geeft de betekening of kennisgeving van uit een andere lidstaat afkomstige stukken geen aanleiding tot betaling van heffingen of kosten voor de door de aangezochte lidstaat verleende diensten. De aanvrager is echter gehouden de kosten te betalen indien de betekening of kennisgeving door een deurwaarder of een volgens de wet van de aangezochte lidstaat bevoegde persoon wordt verricht of indien een bijzondere vorm van betekening of kennisgeving wordt gevraagd. Om de rechtstoegang te bevorderen, moeten deze kosten met een enkele vaste vergoeding overeenkomen.

In principe heeft de bepaling van een enkele vaste vergoeding en de bekendmaking ervan in de justitiële atlas de kosten verbonden aan grensoverschrijdende betekening of kennisgeving veel transparanter gemaakt. De communicatie door sommige lidstaten is echter niet duidelijk genoeg[26], terwijl anderen meedelen dat er geen vergoeding moet worden betaald hoewel dit in de praktijk toch het geval blijkt te zijn[27].

Voorts is er melding gemaakt van een aantal praktische problemen in verband met de betaling van de kosten. Er is in het bijzonder gesuggereerd dat het nuttig zou zijn om de bankgegevens van de instanties, inclusief hun IBAN-nummer en BIC-code, en indien relevant ook hun btw-nummer op te nemen in de informatie over de verzendende en ontvangende instanties in de justitiële atlas.

Er is bovendien ook gemeld dat instanties die betekeningen of kennisgevingen verrichten, in sommige lidstaten naast de vaste vergoeding diverse extra kosten in rekening brengen. Dit lijkt in strijd te zijn met de verordening en de verzoekende instanties twijfelen of alleen de vaste vergoeding moet worden betaald, dan wel of ook extra kosten in rekening mogen worden gebracht. Het kan wenselijk zijn om dit in de verordening duidelijker te formuleren.

3.10. Betekening of kennisgeving per post

Betekening of kennisgeving per post zoals voorzien in artikel 14 van de verordening is een van de wijzen van betekening of kennisgeving. Elke lidstaat kan de betekening of kennisgeving van stukken aan in een andere lidstaat verblijvende personen rechtstreeks door postdiensten doen verrichten. Dergelijke betekening of kennisgeving per post geschiedt bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze. De Commissie heeft vastgesteld dat minstens één lidstaat, op grond van een letterlijke interpretatie van de bewoording van het artikel, het gebruik van deze wijze van betekening of kennisgeving beperkt tot de gevallen waarin de verantwoordelijkheid voor de betekening of kennisgeving van stukken bij de staat berust, m.a.w. wanneer aan de gerechten wettelijk de taak is toevertrouwd om stukken te betekenen.[28] Deze enge interpretatie houdt in dat wanneer de partijen voor de betekening of kennisgeving verantwoordelijk zijn, zij deze wijze van grensoverschrijdende verzending van stukken niet mogen gebruiken en niet aan de volgens de wet van de lidstaat van hun verblijfplaats bevoegde instantie of persoon mogen vragen om de betekening of kennisgeving van het stuk aan de geadresseerde in het buitenland in overeenstemming met artikel 14 van de verordening te verrichten. De Commissie is van oordeel dat de formulering van het artikel voor verbetering vatbaar is zodat deze dubbelzinnigheid in de interpretatie wordt weggewerkt en betekening of kennisgeving per post in grensoverschrijdende zaken voor iedereen beschikbaar wordt.

Uit de evaluatiestudie is gebleken dat deze wijze van verzending wegens de geringe kosten die daaraan verbonden zijn en haar snelheid vaak wordt gebruikt en zelfs de voorkeur geniet boven verzending via verzendende en ontvangende instanties.[29] Toch zijn er praktische problemen die de doelmatigheid van deze wijze van verzending negatief beïnvloeden.

De uiteenlopende oplossingen die de nationale regels van burgerlijk procesrecht bieden voor de bepaling van de groep personen aan wie betekening of kennisgeving per post is toegelaten, vormt een eerste probleem. In sommige lidstaten moeten de stukken volgens bepaalde civielrechtelijke procedures aan de geadresseerde in persoon worden betekend. In andere lidstaten is er ruimte voor een zogenaamde "vervangende betekening" waarbij het stuk niet aan de geadresseerde zelf moet worden afgegeven, maar ook aan een andere persoon op hetzelfde adres mag worden afgegeven of in de brievenbus mag worden gedeponeerd of gedurende een zekere tijd op een specifieke plaats mag worden gedeponeerd om er door de geadresseerde te worden afgehaald. Bij "vervangende betekening" kan het zijn dat de betekening of kennisgeving van een stuk rechtsgeldig is volgens het recht van de aangezochte lidstaat, maar niet volgens de eisen van het burgerlijk procesrecht van de verzoekende lidstaat. Aangezien de voorschriften betreffende betekening of kennisgeving per post tussen de lidstaten onderling sterk verschillen, vormt dit probleem een ernstige belemmering voor een doelmatig gebruik van deze wijze van betekening of kennisgeving.

Een ander probleem in verband met betekening of kennisgeving per post is het juridisch kader waaraan postbedrijven zijn onderworpen wanneer ze een stuk aangetekend aan de geadresseerde bezorgen. Openbare of private postdiensten hanteren gewoonlijk hun eigen "regels" (bv. regels van de Wereldpostunie of regels van bedrijven die gespecialiseerde private postdiensten aanbieden) om aangetekende brieven met ontvangstbevestiging af te leveren. Daarnaast moeten postbedrijven in diverse lidstaten bijkomende wettelijk voorgeschreven regels in acht nemen wanneer het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, een gerechtelijk of ander officieel stuk is. In voornoemde gevallen zijn de postbedrijven bijvoorbeeld verplicht om specifieke certificaten van betekening of kennisgeving te gebruiken of moeten ze verschillende opeenvolgende pogingen tot betekening of kennisgeving ondernemen. Hoewel de toepassing van dergelijke regels geen problemen oplevert als de stukken waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht, afkomstig zijn van nationale gerechten of instanties waarmee de postbedrijven vertrouwd zijn, is het mogelijk dat de regels niet worden toegepast als het postbedrijf de gerechtelijke aard van een buitenlands stuk niet herkent. In sommige gevallen gelden de wettelijk voorgeschreven regels zelfs alleen voor stukken die van de nationale gerechten of instanties afkomstig zijn, en niet voor stukken die van buitenlandse gerechten of instanties afkomstig zijn. Daardoor kan de betekening of kennisgeving uiteindelijk ongeldig zijn volgens het recht van de lidstaat van herkomst of van de aangezochte lidstaat of zelfs, als het postbedrijf de gerechtelijke aard van het stuk waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht niet heeft herkend, volgens het recht van beiden.

Daarnaast lijkt er in de praktijk doorgaans vaker een probleem te zijn met ontvangstbevestigingen die niet naar behoren of niet volledig worden ingevuld, aangezien ze de relevante feiten van de verrichte betekening of kennisgeving of de poging daartoe niet op geschikte wijze kunnen bewijzen.[30] Gerechten in de verzoekende lidstaten zijn vaak niet in staat om aan de hand van de ontvangstbevestiging te bepalen aan wie of wanneer de betekening of kennisgeving is verricht.

Deze praktische problemen tonen aan dat, ook al worden alle wijzen van verzending uit de verordening volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie (cfr. zaak C-473/04 Plumex) als gelijkwaardig beschouwd, dit in de praktijk niet noodzakelijk het geval is. Ter waarborging van de rechtszekerheid met betrekking tot de betekening of kennisgeving per post en ter bevordering van deze wijze van betekening of kennisgeving, die gewoonlijk goedkoper is dan de andere wijzen van betekening of kennisgeving, zou het mogelijk moeten worden gemaakt om precies te bepalen aan wie het stuk is afgegeven en in welke omstandigheden de betekening of kennisgeving is verricht. Een mogelijke oplossing hier kan de invoering van een internationale modelontvangstbevestiging zijn die door de postbedrijven moet worden gebruikt. Daarnaast kan het ook nodig zijn voor een hogere graad van convergentie te zorgen tussen de voorschriften voor "vervangende betekening of kennisgeving" in geval van grensoverschrijdende betekening of kennisgeving per post in de lidstaten.

3.11. Rechtstreekse betekening of kennisgeving

De verordening biedt de mogelijkheid om rechtstreekse betekening of kennisgeving van stukken als wijze van verzending te gebruiken (artikel 15). Voor zover toegestaan door de wetgeving van de lidstaat waar de betekening of kennisgeving wordt verricht, mag een partij bij een rechtsgeding de betekening of kennisgeving van stukken rechtstreeks doen verrichten door de bevoegde personen in die lidstaat.

Deze wijze van betekening of kennisgeving van stukken wordt niet algemeen aanvaard. Momenteel ziet de toestand er als volgt uit: rechtstreekse betekening of kennisgeving

· is mogelijk in België, Denemarken, Griekenland, Frankrijk, Italië, Cyprus, Malta, Nederland, Portugal, Finland, Zweden (in principe), het Verenigd Koninkrijk (Schotland en Gibraltar);

· is niet mogelijk in: Bulgarije, Tsjechië, Estland, Spanje, Ierland, Letland, Litouwen, Hongarije, Oostenrijk, Polen, Roemenië, Slovenië, Slowakije, het Verenigd Koninkrijk (Engeland, Wales en Noord-Ierland).

· In Duitsland hangt de aanvaarding van rechtstreekse betekening of kennisgeving af van de aard van de stukken waarvan betekening of kennisgeving moet worden verricht. Luxemburg laat rechtstreekse betekening of kennisgeving toe op basis van wederkerigheid.

Deze wijze van verzending van stukken werkt vooral goed in lidstaten waar deurwaarders de betekening of kennisgeving van stukken verrichten, bv. Frankrijk, Cyprus, Griekenland of België. De aarzeling om deze wijze van verzending te gebruiken lijkt groter in andere lidstaten omdat er onzekerheid bestaat over wie de rechterlijke ambtenaren, ambtenaren of andere bevoegde personen zijn naar wie in artikel 15 van de verordening wordt verwezen, en over de omstandigheden waarin de betekening of kennisgeving in de aangezochte lidstaat zal worden verricht. De contactgegevens van de personen die bevoegd zijn om rechtstreekse betekening of kennisgeving te verrichten, zijn niet opgenomen in de justitiële atlas en het is niet zeker in welke mate deze personen van de ontvangende instanties verschillen. Om deze wijze van betekening of kennisgeving te verbeteren en haar voor alle lidstaten aanvaardbaar te maken, moet worden overwogen om de transparantie te vergroten met betrekking tot wie dergelijke betekening of kennisgeving verricht. Er moet ook worden bekeken of er eventueel minimumnormen moeten worden vastgesteld (zoals bij betekening of kennisgeving per post).

3.12. Niet-verschenen verweerder

De afschaffing van het exequatur om een echt vrij verkeer van uitspraken binnen de Europese Unie mogelijk te maken, heeft de Europese integratie op het gebied van justitie verdiept. Het zou voorts nuttig zijn om te proberen een zekere harmonisatie te bereiken van de situaties waarin rechters een beslissing kunnen geven ook al is er geen certificaat van betekening, kennisgeving of afgifte ontvangen (artikel 19, lid 2) en van de termijnen waarbinnen de verweerders een verzoek kunnen indienen om te worden vrijgesteld van de gevolgen van het verstrijken van de termijn waarbinnen een rechtsmiddel had moeten worden aangewend (artikel 19, lid 4). Volgens artikel 19 mogen lidstaten momenteel in dit verband verklaringen afleggen waardoor een uniforme toepassing van de verordening niet gewaarborgd is op het uitermate belangrijke vlak van de bescherming van de rechten van de verdediging.

Om alle verwarring over de identiteit van de in artikel 19 bedoelde stukken te vermijden, kan het bovendien aangewezen zijn om de bewoording van dit artikel af te stemmen op de bewoordingen die in andere civielrechtelijke instrumenten worden gebruikt. Artikel 19 verwijst naar een "stuk dat het geding inleidt of een daarmee gelijk te stellen stuk", terwijl andere instrumenten (bv. artikel 26 van verordening (EG) nr. 44/2001)[31] naar een "stuk dat het geding inleidt of een gelijkwaardig stuk" verwijzen.

4. Internationaal kader betreffende de betekening of kennisgeving van stukken

4.1. Parallelle overeenkomst met Denemarken

Tijdens de verslagperiode heeft de Raad in 2009 een besluit aangenomen tot vaststelling van een procedure voor de uitvoering van artikel 5, lid 2, van de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en het Koninkrijk Denemarken betreffende de betekening en de kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken[32]. Deze procedure schrijft voor hoe de coördinatie tussen Denemarken en de Europese Unie moet verlopen in geval van onderhandelingen over internationale overeenkomsten die de werkingssfeer van de verordening kunnen beïnvloeden of wijzigen.

4.2. Verdrag van 's-Gravenhage van 1965 inzake de betekening en kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken

Het Verdrag van 's-Gravenhage van 1965 inzake de betekening en kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken is een multilateraal verdrag dat de betekening en kennisgeving van gerechtelijke stukken tussen ondertekenende staten toelaat zonder gebruik te maken van consulaire en diplomatieke kanalen. Alle lidstaten met uitzondering van Oostenrijk en Malta hebben dit verdrag ondertekend. Het Verdrag van 's-Gravenhage valt sinds de goedkeuring van de verordeningen van 2000 en 2007 onder de exclusieve externe bevoegdheid van de Europese Unie.

Aangezien de Europese Unie er baat bij heeft dat alle lidstaten het Verdrag van 's-Gravenhage toepassen, moet aan Oostenrijk en Malta toestemming worden gegeven om, in het belang van de Europese Unie, toe te treden tot het verdrag. De Europese Unie kan zelf niet tot het verdrag toetreden omdat volgens het verdrag alleen staten kunnen toetreden en geen regionale organisaties voor economische integratie, zoals de Europese Unie. Door de toetreding van Oostenrijk en Malta zouden uniforme voorschriften inzake betekening en kennisgeving van toepassing kunnen zijn op geschillen voor de gerechten van de lidstaten waarbij verweerders uit derde landen betrokken zijn. Met deze toetreding zou de Unie de politieke toezegging de Haagse instrumenten te bevorderen, gestand doen, die zij bij haar toetreding tot de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht in 2007 had gedaan. De Commissie heeft op 6 juni 2013 voorgesteld om Malta en Oostenrijk toestemming te geven om tot het verdrag toe te treden[33].

4.3. Betrekkingen met Noorwegen, Zwitserland en IJsland (Lugano-staten)

Met betrekking tot de staten die het Verdrag van Lugano van 2007 hebben ondertekend, namelijk Noorwegen, Zwitserland en IJsland, heeft de Commissie in 2012 de Raad aanbevolen om onderhandelingen toe te laten teneinde met deze staten een overeenkomst te sluiten over, onder andere, de betekening en kennisgeving van stukken. De overeenkomst zou het bestaande niveau van justitiële samenwerking versterken omdat de betekening en kennisgeving van stukken tussen de EU-lidstaten en deze staten sneller en eenvoudiger zouden verlopen. Daarenboven zou ze de doelmatige werking van het Verdrag van Lugano van 2007 ondersteunen, aangezien de betekening en kennisgeving van stukken een belangrijk element is voor de bescherming van de rechten van de verweerder bij verstek en voor de erkenning en tenuitvoerlegging van uitspraken.

5. Conclusie

De verordening is in zijn algemeenheid op bevredigende wijze toegepast door de overheidsinstanties van de lidstaten. Niettemin heeft de toenemende justitiële integratie van de lidstaten de beperkingen van de huidige tekst van de verordening blootgelegd. In het licht van de rol van de verordening binnen het volledige kader van de justitiële samenwerking in burgerlijke zaken en met name in het licht van de afschaffing van het exequatur kan een verdere integratie binnen de Europese Unie worden overwogen, bijvoorbeeld via minimumnormen inzake betekening en kennisgeving. Hoewel de termijnen voor grensoverschrijdende betekening of kennisgeving steeds korter zijn geworden, is het voor een doelmatig verloop van de gerechtelijke procedures in Europa noodzakelijk dat er nog verdere vooruitgang wordt geboekt.

Dit verslag dient om een breed publiek debat op gang te brengen over de rol van de betekenings- en kennisgevingsverordening in burgerlijke zaken binnen de Europese Unie en in het bijzonder over de manieren waarop de betekening en kennisgeving van stukken nog verder kan worden verbeterd.

Bijlage 1

Gemiddelde termijn voor de uitvoering van aanvragen door verzendende en ontvangende instanties met een vergelijking tussen de toestand onder Verordening (EG) nr. 1348/2000 en Verordening (EG) nr. 1393/2007[34]

Lidstaat || Instanties || Verordening 1348/2000 || Verordening 1393/2007 || Uitvoeringstermijn aanvraag

OOSTENRIJK || Ontvangende || 1-3 maanden || 1-2 maanden || +

Verzendende || -1 maand || -1 maand || =

BELGIË || Ontvangende || 1-3 maanden || 1-2 maanden || +

Verzendende || --- || --- ||

FINLAND || Ontvangende || 1-3 maanden || 1 maand || +

Verzendende || 2-6 maanden || 1 maand || +

FRANKRIJK || Ontvangende || 1-2 maanden || 2-4 maanden || -

Verzendende || --- || 1 maand ||

DUITSLAND || Ontvangende || 1-3 maanden || 1-2 maanden || +

Verzendende || 1-2 maanden || 1-2 maanden || =

GRIEKENLAND || Ontvangende || 2-6 maanden || 3-4 maanden || +

Verzendende || -1 maand || -1 maand || =

IERLAND || Ontvangende || 2-3 maanden || 2-3 maanden || =

Verzendende || -1 maand || -1 maand || =

ITALIË || Ontvangende || 2-3 maanden || 3-6 maanden || -

Verzendende || 2-3 maanden || 2-3 maanden || =

LUXEMBURG || Ontvangende || 1-2 maanden || 1-2 maanden || =

Verzendende || --- || 1-2 maanden ||

PORTUGAL || Ontvangende || 1-6 maanden || 2-3 maanden || +

Verzendende || --- || 9 maanden || -

SPANJE || Ontvangende || 2-6 maanden || 3-5 maanden || =

Verzendende || 1-2 maanden || 1-4 maanden || -

ZWEDEN || Ontvangende || 1-2 maanden || --- || =

Verzendende || -1 maand || --- || =

Bijlage 2

|| TAAL AANVAARD VOOR ONTVANGST VAN AANVRAGEN

|| EN || DE || FR || ES || IT || DU || BG || SK || CZ || FI || LT || LV || PL || PT || RO || SE || SL || DA || GR

AT || x || x || || || || || || || || || || || || || || || || ||

BE || x || x || x || || || x || || || || || || || || || || || || ||

BG || x || || x || || || || x || || || || || || || || || || || ||

CY || x || || || || || || || || || || || || || || || || || || x

CZ || x || x || || || || || || x || x || || || || || || || || || ||

DK || x || || x || || || || || || || || || || || || || || || x ||

ES || x || || x || x || || || || || || || || || || x || || || || ||

FI || x || || || || || || || || || x || || || || || || x || || ||

FR || x || x || x || x || x || || || || || || || || || || || || || ||

DE || x || x || || || || || || || || || || || || || || || || ||

EL || x || || x || || || || || || || || || || || || || || || || x

HU || x || x || x || || || || || || || || || || || || || || || ||

IE[35] || x || || || || || || || || || || || || || || || || || ||

IT || x || || x || || x || || || || || || || || || || || || || ||

LV || x || || || || || || || || || || || x || || || || || || ||

LT || x || || x || || || || || || || || x || || || || || || || ||

LU || || x || x || || || || || || || || || || || || || || || ||

MT || x || || || || || || || || || || || || || || || || || ||

NL || x || x || || || || || || || || || || || || || || || || ||

PL || x || x || || || || || || || || || || || x || || || || || ||

PT || x || || || x || || || || || || || || || || x || || || || ||

RO || x || || x || || || || || || || || || || || || x || || || ||

SK || x || || || || || || || || x || || || || || || || || || ||

SI || x || || || || || || || || || || || || || || || || x || ||

SE || x || || || || || || || || || || || || || || || x || || ||

UK || x || || x || || || || || || || || || || || || || || || ||

[1] Verdrag van 15 november 1965 inzake de betekening en kennisgeving in het buitenland van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of handelszaken, http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.text&cid=17

[2] Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke en handelszaken, PB L 160, 30.6.2000, blz. 37-52, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32000R1348:EN:NOT

[3] Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en het Koninkrijk Denemarken betreffende de betekening en de kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, PB L 300/55, 17.11.2005, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/site/en/oj/2005/l_300/l_30020051117en00550060.pdf . Deze overeenkomst is op 1 juli 2007 in werking getreden.

[4] Verslag van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement en het Europees Economisch en Sociaal Comité over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad inzake de betekening en kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken {SEC(2004)1145, COM/2004/0603 final,

http://eurlex.europa.eu/smartapi/cgi/sga_doc?smartapi!celexplus!prod!DocNumber&lg=en&type_doc=COMfinal&an_doc=2004&nu_doc=603

[5] Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad van 29 mei 2000 inzake de betekening en kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (COM(2005) 305 final - 2005/0126 (COD)).

[6] Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2007 inzake de betekening en kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (betekening en kennisgeving van stukken), en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1348/2000 van de Raad, PB L 324, 10.12.2007, blz. 79 - 120, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32007R1393:EN:HTML .

[7] MainStrat, Studie inzake de toepassing van Verordening (EG) nr. 1393/2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke en in handelszaken, eindverslag juli 2012.

[8] In totaal zijn in de hele Europese Unie 465 interviews afgenomen en hebben 38 Europese deskundigen visies en aanbevelingen voorgesteld.

[9] In het bijzonder zaak C-14/08, Roda Golf & Beach Resort SL en zaak C-325/11, Alder.

[10] Hiermee wordt betekening of kennisgeving door de bevoegde personen van de aangezochte lidstaat bedoeld wanneer dit volgens de wet van die lidstaat is toegelaten.

[11] Een federale staat, een staat met verschillende rechtsstelsels of een staat met autonome territoriale structuren mag meer dan één centrale instantie aanwijzen.

[12] 78,5 % van de in het kader van de evaluatiestudie ondervraagde personen deelde de visie dat de inwerkingtreding van de verordening de betekening of kennisgeving van stukken tussen de lidstaten heeft verbeterd en versneld, zie de verwijzing in voetnoot 7, blz. 22.

[13] Arrest in zaak C- 325/11 (Alder) van 19 december 2012.

[14] COM(2010) 748.

[15] COM(2011) 445 definitief.

[16] COM(2011) 276 definitief.

[17] Verordening (EG) nr. 1206/2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, PB L 174/1 van 27.6.2001.

[18] Verordening (EG) nr. 44/2001 wordt met ingang van 10 januari 2015 vervangen door Verordening (EG) nr. 1215/2012.

[19] Artikel 7, lid 2, van de Verordening.

[20] De instanties zijn door de lidstaten aangewezen overheidsfunctionarissen, autoriteiten of andere personen die bevoegd zijn gerechtelijke stukken te verzenden ter betekening of kennisgeving.

[21] 29,9 % van de in het kader van de evaluatiestudie ondervraagde personen ervoer het gebrek aan vertrouwdheid van de verzendende en ontvangende instanties met de verordening (waaronder het fenomeen van het gebruik van onjuiste talen) als een probleem in verband met het gedecentraliseerde model van samenwerking tussen de plaatselijke overheden. Zie verwijzing in voetnoot 7, blz. 26 en blz. 160.

[22] Zie verwijzing in voetnoot 7, blz.165.

[23] De Europese justitiële atlas voor burgerlijke zaken is een informatiewebsite die door de diensten van de Europese Commissie wordt bijgehouden. Hij wordt momenteel overgezet naar het e-justitieportaal.

[24] Slechts 35,7 % van de in het kader van de studie ondervraagde personen meldde dat er geen problemen waren met de toepassing van artikel 8 van de verordening, terwijl 52,9 % aangaf dat er problemen waren. Zie verwijzing in voetnoot 7, blz. 172.

[25] Het merendeel (45,6 %) van de in het kader van de studie ondervraagde personen was van mening dat de toepassing van het artikel geen problemen had opgeleverd. Zie verwijzing in voetnoot 7, blz. 175.

[26] Zo stelt de Spaanse kennisgeving: "De kosten zijn die waarin de toepasselijke Spaanse wetgeving voorziet. Momenteel zijn er geen specifieke kosten vastgesteld".

[27] Er is onlangs een klacht ingediend betreffende betekening en kennisgeving in Ierland.

[28] In Frankrijk wordt deze interpretatie bevestigd door de circulaire van de minister of Justitie nr. 11-08 D3 van 10 november 2008 (zie Bulletin officiel du Ministère de la Justice van 28 februari 2009).

[29] 48,6 % van de in het kader van de studie ondervraagde personen gaf toe heel geregeld gebruik te maken van betekening of kennisgeving per post en 19,4 % dáárvan zei deze wijze te verkiezen boven de traditionele wijze van verzending via de verzendende en ontvangende instanties. Zie verwijzing in voetnoot 7, blz. 181.

[30] In de evaluatiestudie geven de ondervraagden als vaakst voorkomende problemen het niet volledig invullen van de ontvangstbevestiging (41,1 %), het niet terugzenden van de ontvangstbevestiging (40,6 %) of de onleesbaarheid van de handtekening (34 %) aan: zie verwijzing in voetnoot 7, blz. 182.

[31] Verordening (EG) nr. 44/2001 wordt met ingang van 10 januari 2015 vervangen door Verordening (EG) nr. 1215/2012.

[32] Besluit van de Raad van 30 november 2009 (2009/943/EG) tot wijziging van Besluit 2006/326/EG met het oog op de vaststelling van een procedure voor de uitvoering van artikel 5, lid 2, van de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en het Koninkrijk Denemarken betreffende de betekening en de kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken.

[33] COM(2013) 338 final.

[34] Gebaseerd op de informatie die de instanties hebben verstrekt in het kader van de studie inzake de toepassing van Verordening (EG) nr. 1393/2007 inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken, eindverslag mei 2012.

[35] Ierland aanvaardt ook de ontvangst van in het Gaelisch gestelde stukken.