NL Publicatieblad van de Europese Unie C 304/21

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2009/C 304/05

INHOUD

Paragraaf Bladzijde INLEIDING… 1-2 22 BETROUWBAARHEIDSVERKLARING… 3-12 22 OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER… 13-14 23 ANDERE KWESTIES… 15-16 23 Tabel… 24 Antwoorden van het Agentschap… 26

INLEIDING

1. Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (hierna „het Agentschap” genoemd), gevestigd te Keulen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 15 juli 2002 (1). De taken van het Agentschap omvatten het instandhouden van een hoog veiligheidsniveau in de burgerluchtvaart, het zorgen voor de verdere ontwikkeling hiervan, het vaststellen van certificeringsspecificaties en het certificeren van luchtvaartproducten (2).

2. De begroting 2008 van het Agentschap beliep 102 miljoen euro, tegen 72 miljoen euro het voorgaande jaar. Aan het eind van het jaar had het Agentschap 442 personeelsleden in dienst, tegen 362 het voorgaande jaar.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 248 van het Verdrag controleerde de Rekenkamer de jaarrekening ( 3 ) van het Agentschap, die bestaat uit de „financiële staten” ( 4 ) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” ( 5 ) betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

4. Deze betrouwbaarheidsverklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad ( 6 ) aan het Europees Parlement en de Raad gericht.

De verantwoordelijkheid van de directeur

5. Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het Agentschap, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten ( 7 ) . De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten ( 8 ) van de organisatorische structuur en van de systemen en procedures voor beheer en interne controle die van belang zijn om door de rekenplichtige van het Agentschap voorbereide definitieve rekeningen ( 9 ) te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de Rekenkamer

6. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Agentschap en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

7. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI ( 10 ) . Volgens die standaarden moet de Rekenkamer voldoen aan ethische voorschriften en de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de rekeningen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

8. De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures is afhankelijk van haar controleoordeel, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

9. De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

10. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap ( 11 ) op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2008 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

11. Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Agentschap betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

12. De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER

13. Een hoog niveau aan kredieten werd overgedragen naar 2009. Dit betreft vooral beleidsuitgaven (meer dan 53 miljoen euro) en had de volgende oorzaken: de gecumuleerde bestemmingsontvangsten (voorziening) voor uit vergoedingen en rechten gefinancierde uitgaven (29,5 miljoen euro), vertragingen bij de facturering door de nationale luchtvaartautoriteiten van uitbestede certificeringsactiviteiten en andere vertragingen bij de tenuitvoerlegging van het systeem voor „enterprise resource planning”. Deze situatie is in strijd met het jaarperiodiciteitsbeginsel.

14. In zijn eerste gewijzigde begroting boekte het Agentschap ongeveer 6,6 miljoen euro (15 %) over van personeelsuitgaven naar beleidsuitgaven om de extra kosten van het systeem voor „enterprise resource planning” (4,3 miljoen euro) en de gestegen kosten voor uitbestede certificeringsactiviteiten te financieren. Het hoge aantal overschrijvingen van kredieten voor personeel naar beleidsuitgaven wijst op een onrealistische planning van wervingsacties en op tekortkomingen in de opstelling van de begroting van en het toezicht op het systeem voor „enterprise resource planning”.

ANDERE KWESTIES

15. De nieuwe verordening betreffende vergoedingen en rechten (12) werd in 2008 volledig toegepast. Volgens de analytische boekhouding van het Agentschap beliep het economisch resultaat 2008 voor certificeringstaken bijna 10 miljoen euro. Dit wijst erop dat het systeem van jaarlijkse forfaitaire vergoedingen inkomsten genereerde die ruim boven de werkelijke kosten lagen. Het Agentschap moet deze ontwikkeling analyseren en op het niveau van certificeringsprojecten een bewakingssysteem opzetten om te verzekeren dat de geheven vergoedingen over de gehele looptijd van het project niet significant afwijken van de werkelijke kosten.

16. Het werkprogramma 2008 van het Agentschap bevat voor elke hoofdactiviteit geplande acties, prioritaire doelstellingen en indicatoren. De acties worden vaak niet zo beschreven dat zij meetbaar zijn en er wordt geen duidelijk verband gelegd tussen de acties en de doelstellingen. De doelstellingen en indicatoren zijn vooral op de output gericht en vaak niet meetbaar. Dit maakt het moeilijk tekortkomingen vast te stellen en de voortgang op alle activiteitenniveaus te bewaken. Voor volledig activiteitengeoriënteerd management, waarmee een constante verbetering van de toewijzing van middelen en prestatieanalyse mogelijk is, moet het Agentschap precieze en meetbare doelstellingen en relevante prestatie-indicatoren vaststellen en het behalen van resultaten bevorderen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 oktober 2009. Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President

Tabel Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (Keulen) Communautaire bevoegdheden volgens het Verdrag Bevoegdheden van het Agentschap zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 216/2008 van het Parlement en de Raad (de „basisverordening”) Organisatie In 2008 (2007) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen Producten en diensten Gemeenschappelijk vervoerbeleid: De Raad kan met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluiten of, in hoeverre en volgens welke procedure, passende bepalingen voor de zeevaart en de luchtvaart zullen kunnen worden genomen. (Artikel 80 van het Verdrag) Doelstellingen — Instandhouden van een hoog uniform veiligheidsniveau in de burgerluchtvaart in Europa, en waarborgen van een voldoende mate van veiligheid van de burgerluchtvaart en ervoor zorgen dat deze nog verder wordt ontwikkeld. Door het Agentschap te nemen maatregelen — Het uitbrengen van adviezen en doen van aanbevelingen aan de Commissie; — het vaststellen van certificerings-specificaties, met inbegrip van luchtwaardigheids-codes, en aanvaardbare methoden van goedkeuring, alsmede richtsnoeren voor de uitvoering van de basisverordening en de daartoe vastgestelde voorschriften; — het nemen van besluiten over luchtwaardigheids- en milieucertificering, certificering van piloten, certificering van vluchtuitvoeringen, exploitanten uit derde landen, inspecties bij lidstaten en onderzoek bij ondernemingen; — het uitvoeren van normalisatie-inspecties bij de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. 1. De raad van bestuur Samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie, stelt een adviesorgaan van belanghebbende partijen in. 2. De uitvoerend directeur Heeft de leiding van het Agentschap en wordt benoemd door de raad van bestuur op voorstel van de Commissie. 3. De Kamer van beroep Beslist op beroepen tegen besluiten van het Agentschap op bepaalde gebieden zoals certificering, vergoedingen, rechten en controles bij ondernemingen. 4. Externe controle Rekenkamer. 5. Kwijtingverlenende autoriteit Parlement, op aanbeveling van de Raad. Begroting Totale begroting: 100,9 (85,3) miljoen euro, waarvan: 67,2 (55,8) miljoen euro (67 %) aan inkomsten uit ontvangen vergoedingen en rechten, 30 (26,5) miljoen euro (30 %) aan communautaire subsidie, en 1,4 (1,4) miljoen euro aan bijdragen van derde landen (waaronder de bijdrage van EVA en Zwitserland). Personeel per 31.12.2008 452 tijdelijke posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 403 (333) bezet, 39 andere dienstverbanden: 37 arbeidscontractanten, 1 gedetacheerde nationale deskundige en 1 speciale adviseur. Totaal aantal tijdelijke functionarissen: 403, waarvan — 158 bekostigd uit subsidie, en — 245 uit vergoedingen. Adviezen 6 adviezen over wijzigingen van de Verordeningen (EG) nr. 216/2008, (EG) nr. 1702/2003 en (EG) nr. 2042/2003. Regelgevingsbesluiten 11 besluiten met betrekking tot certificering: specificaties (7) en aanvaardbare methoden van goedkeuring en richtsnoeren (4) Internationale samenwerking 18 werkafspraken met CAAC-China (15), GACA/Saudi-Arabië (1), CAAS/Singapore (1) en CASA/Australië (1) 1 wijziging van de werkafspraak tussen JCAB/Japan en het Agentschap 2 procedures voor de uitvoering van de werkafspraak tussen IAC-AR en het Agentschap 1 procedure voor de uitvoering van de werkafspraak tussen GCAA/UAE en het Agentschap 1 memorandum van overeenstemming met CAA Pakistan Certificeringsbesluiten per 31 december 2008 Typecertificaten (TC's): 8 Aanvullende typecertificaten (STC's): 764 Luchtwaardigheidsrichtlijnen (AD's): 216 Alternatieve methoden van goedkeuring (AMOC): 84 ETSO-autorisaties (European Technical Standard Order): 281 Grote wijzigingen: 932 Kleine wijzigingen: 2 241 Grote reparaties: 82 Certificeringsbesluiten per 31 december 2008 (vervolg) Kleine reparaties: 148 Vluchthandboek (AFM): 468 Goedkeuring van de vluchtvoorwaarden (vliegvergunning): 296 Erkenning van ontwerporganisaties: 509 Erkenning van onderhoudsorganisaties (bilateraal) (13): 1 372 Erkenning van onderhoudsorganisaties (buitenlands) (13): 233 Erkenning van organisaties voor onderhoudsscholing (13): 28 Erkenning van productieorganisaties (13): 20 Normalisatie-inspecties (aantal landen per type) per 31 december 2008 Op het gebied van onderhoud (CAW): 27 Op het gebied van productie (IAW): 12 Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP Punt 13 Zoals door de Rekenkamer opgemerkt, heeft het merendeel van de overgedragen vastleggingen en kredieten, die inherent zijn aan de bedrijfscyclus van het Agentschap, betrekking op de aanvragers ontvangen voorschotbetalingen en late facturering door de nationale luchtvaartautoriteiten. De overgedragen vastleggingen in verband met de invoering van het systeem voor „enterprise resource planning” (ERP) zijn het resultaat van een vertraging in de ondertekening van het contract voor de dienstverlening. Punt 14 De overschrijving was nodig toen het werven van personeel met een specifieke expertise meer problemen opleverde dan verwacht, hetgeen de internalisering van certificeringstaken vertraagd heeft; daarnaast heeft een aantal mensen ontslag genomen en is een groot aantal interne kandidaten (ongeveer 25) geslaagd voor in 2008 gehouden externe sollicitatieprocedures. Tegelijkertijd was er een behoefte aan extra middelen voor de invoering van het ERP-systeem. Punt 15 Dit is het eerste volledige jaar van de invoering van certificeringstaken onder de nieuwe verordening betreffende vergoedingen en rechten. Het Agentschap gaat een diepgaande analyse maken van de objectieve redenen om een dergelijk surplus te verklaren, zoals bijvoorbeeld een groot aantal overuren voor certificeringwerkzaamheden die in het boekhoudingsysteem niet als kosten waren opgenomen. De analyse zal de basis vormen van de uiteindelijke herziening van het systeem voor het in rekening brengen van kosten aan de Commissie en de industrie. Punt 16 Het Agentschap is momenteel bezig met het verkrijgen van certificering in het kader van het ISO9001:2008-systeem en onderdeel daarvan is de ontwikkeling van doelstellingen en sleutelindicatoren, waarvan de kwaliteit in het werkprogramma van 2010 verbeterd is. De beoordeling van deze doelstellingen en het gebruik van de sleutelindicatoren zal ondersteund worden door de invoering van een robuuster informatiesysteem, te weten het ERP-systeem.

(1) PB L 240 van 7.9.2002, blz. 1.

(2) Ter informatie geeft de tabel een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.

(3) Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het begrotings- en financieel beheer tijdens het jaar, dat onder meer de uitvoeringsgraad van de kredieten vermeldt en beknopte informatie geeft over de kredietoverschrijvingen tussen de verschillende begrotingsonderdelen.

(4) De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van het eigen vermogen en de bijlage bij de financiële staten met een beschrijving van de voornaamste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(5) De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(6) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(7) Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 23 december 2002 (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 80).

(8) Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie.

(9) De regels inzake de rekening en verantwoording en boekhouding van de agentschappen zijn vastgelegd in hoofdstuk 1 van titel VII van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 van de Commissie van 9 juli 2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in het financieel reglement van het Agentschap.

(10) Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).

(11) De definitieve jaarrekening is op 18 juni 2009 opgesteld en op 6 juli 2009 bij de Rekenkamer ingekomen. De definitieve jaarrekening wordt geconsolideerd met die van de Commissie en vervolgens voor 15 november van het volgende jaar in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Ze is te vinden op de website http://eca.europa.eu of op www.easa.europa.eu

(12) Verordening (EG) nr. 593/2007 van de Commissie van 31 mei 2007 betreffende de door het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart geheven vergoedingen en rechten.

(13) De activiteit „erkenning van organisaties” is onderverdeeld in de hoofdactiviteit toezicht op reeds erkende organisaties (met een verlenging elke 2/3 jaar) en een activiteit in verband met nieuwe erkenningen. De verstrekte gegevens hebben betrekking op het totale aantal erkenningen per 31 december 2008.