betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in de Gezamenlijke Raad, die is opgericht krachtens de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, met betrekking tot de goedkeuring van het reglement van orde voor de Gezamenlijke Raad en het reglement van orde voor het Handels- en ontwikkelingscomité

Gezien de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, ("de overeenkomst"), ondertekend op 10 juni 2016 in Kasane, en met name de artikelen 100, 101 en 102,

2.De vergaderingen worden beurtelings gehouden in Brussel of in een van de SADC-EPO-staten, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3.Zoals bepaald in artikel 101, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Gezamenlijke Raad uit, enerzijds, de betrokken leden van de Raad van de EU en de betrokken leden van de Europese Commissie of hun vertegenwoordigers, en, anderzijds, de betrokken ministers van de SADC-EPO-staten of hun vertegenwoordigers.

2.De verwijzing naar "de partijen" in dit reglement van orde komt overeen met de definitie in artikel 104 van de overeenkomst.

1.De Gezamenlijke Raad, die is opgericht krachtens artikel 100 van de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds, ("de overeenkomst"), voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 100 en 101 van de overeenkomst.

Artikel 5

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke ondersteunende documenten, worden deze documenten door het secretariaat van de Gezamenlijke Raad genummerd en als document van de Gezamenlijke Raad verspreid.

Artikel 6

Kennisgeving en agenda voor de vergaderingen

1.Uiterlijk dertig (30) dagen vóór een vergadering stelt het secretariaat de partijen van de bijeenroeping ervan op de hoogte en vraagt om input voor de agenda. Als een dringende aangelegenheid en/of onvoorziene omstandigheden moeten worden besproken, kan de vergadering op korte termijn worden bijeengeroepen.

2.Het secretariaat van de Gezamenlijke Raad stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk veertien (14) dagen voor de vergadering door het secretariaat aan de voorzitter en de leden van de Gezamenlijke Raad toegezonden.

3.De voorlopige agenda bevat punten waarvoor het secretariaat van de Gezamenlijke Raad van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen.

4.De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

5.De voorzitter van de Gezamenlijke Raad kan met instemming van alle partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

Artikel 7

Verslag van de vergadering

Tenzij de partijen anders overeenkomen, wordt het verslag van elke vergadering opgesteld door het secretariaat van de Gezamenlijke Raad en aangenomen aan het eind van iedere vergadering.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

1.Overeenkomstig artikel 102 van de overeenkomst stelt de Gezamenlijke Raad besluiten of aanbevelingen bij consensus vast in de in de overeenkomst genoemde gevallen.

2.In de gevallen waarin de Gezamenlijke Raad krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten in het verslag van de vergaderingen voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling". Het secretariaat van de Gezamenlijke Raad voorziet de vastgestelde besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

3.In gevallen waarin een SADC-EPO-staat niet aanwezig is, worden de besluiten en/of aanbevelingen van de vergadering door het secretariaat meegedeeld aan het lid dat de vergadering niet kon bijwonen. Die SADC-EPO-staat verstrekt binnen tien (10) kalenderdagen na verzending van de besluiten en/of aanbevelingen een schriftelijk antwoord, waarin hij de besluiten en/of aanbevelingen aangeeft waarmee hij niet akkoord is, vergezeld van de redenen daarvoor. Als een dergelijk schriftelijk antwoord niet binnen tien (10) kalenderdagen is verstrekt, worden de besluiten en/of aanbevelingen geacht te zijn vastgesteld. Wanneer de SADC-EPO-staat die de vergadering niet heeft bijgewoond niet akkoord gaat met bepaalde besluiten en/of aanbevelingen, is de procedure van lid 4 van toepassing.

4.In de perioden tussen de vergaderingen kan de Gezamenlijke Raad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten en aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure of via elektronische middelen vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen vertegenwoordigers van de partijen.

5.Besluiten en aanbevelingen die door de Gezamenlijke Raad zijn goedgekeurd, worden geauthenticeerd door een authentieke kopie te maken, die door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten wordt ondertekend.