[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |

Brussel, 6.6.2005

COM(2005) 239 definitief

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT

Consolidatie en uitbreiding van de buitenlandse dienst

1. INLEIDING

Het netwerk van delegaties en de meest recente wijzigingen

50 jaar na de oprichting van de eerste vertegenwoordiging van de Europese Gemeenschappen in het buitenland is de buitenlandse dienst een heel ruim, samenhangend en coherent netwerk geworden. Na de volledige tenuitvoerlegging van de laatste besluiten over de ontwikkeling van het netwerk zijn er nu 127 delegaties en andere vertegenwoordigingen via dewelke de Commissie de Gemeenschappen vertegenwoordigt en de belangen van de Europese Unie in de hele wereld bevordert. In totaal is de Commissie nu in 155 landen vertegenwoordigd; daarnaast heeft zij vijf delegaties bij internationale organisaties. Meer dan 1 000 ambtenaren en 3 800 andere personeelsleden werken momenteel in derde landen.

In 2001 gaf de Commissie het netwerk van delegaties een nieuwe stimulans doordat zij het startsein gaf voor een regionaliseringsproces en een herziening van het hele netwerk, wat resulteerde in een aantal nieuwe openingen, sluitingen en andere veranderingen. In 2003 besloot de Commissie nog andere belangrijke veranderingen door te voeren om het netwerk coherenter te maken. Hierbij ging het onder meer om twee nieuwe openingen (in Jemen en in Nieuw-Zeeland) en zestien upgrades en naamsveranderingen. Daarvoor moest een aantal oprichtingsovereenkomsten worden gesloten en moesten ambtenaren van de andere delegaties in de regio worden herschikt. Beide mededelingen zijn nu volledig uitgevoerd.

Tezelfdertijd werden grote inspanningen geleverd om het deconcentratieproces, dat een essentieel onderdeel is van de hervorming van de Commissie[1], uit te voeren. Vandaag is de deconcentratie naar de meerderheid van de 80 betrokken delegaties afgerond. Hiervoor waren heel veel extra personele en financiële middelen nodig; aan het einde van de periode 2000-2004 waren er in totaal 1 561 personeelsleden (359 ambtenaren en 1202 externe personeelsleden) ingeschakeld om in de delegaties te werken. De deconcentratie werd gefinancierd uit een mix aan middelen; de kosten van de ambtenaren werden met name betaald via de voormalige begrotingslijn A-6 van de buitenlandse dienst.

Voor de bovengenoemde inspanningen moest zeer veel worden geïnvesteerd in personele en financiële middelen. Daarom heeft de Commissie ernaar gestreefd om de meest recente wijzigingen in haar netwerk van delegaties binnen de budgettaire grenzen van de voormalige begrotingslijn A-6 voor 2004 uit te voeren, en wel via een herschikking van de personele en financiële middelen (zie onderstaande tabel).

Tabel 1 – Financiële impact van de openingen in de voorbije drie jaar (ramingen)

Delegatie | Datum van oprichting | Opstartkosten (in €) | Jaarlijkse kosten (in €) | Totaal |

Paraguay | 30/11/2001 | 0 | 102 636 | 102 636 |

Cambodja | 14/12/2001 | 0 | 33 816 | 33 816 |

Nepal | 13/03/2002 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

Singapore | 05/04/2002 | 113 500 | 545 220 | 658 720 |

Taiwan | 27/11/2002 | 113 500 | 371 220 | 484 720 |

Cuba | 29/01/2003 | 83 700 | 72 708 | 156 408 |

Maleisië | 13/02/2003 | 182 200 | 419 928 | 602 128 |

Laos | 20/03/2003 | 93 700 | 21 708 | 115 408 |

Saudi-Arabië | 23/09/2003 | 142 200 | 461 928 | 604 128 |

Jemen | 18/12/2003 | 93 700 | 24 708 | 118 408 |

Nieuw- Zeeland | 16/02/2004 | 113 500 | 383 220 | 496 720 |

Totaal | 1 029 700 | 2 461 800 | 3 491 500 |

Omdat de financiële impact van deze openingen moet worden opgevangen met de bestaande middelen, wordt de druk op de beperkte middelen van de buitenlandse dienst nog verder opgevoerd.

2. DE ONTWIKKELING VAN HET NETWERK

2.1. Politieke prioriteiten voor de volgende openingen

Sinds de goedkeuring van deze wijzigingen zijn er nieuwe politieke prioriteiten voor nieuwe openingen ontstaan. Er wordt nu overwogen om delegaties in Zwitserland (Bern)[2] en Moldavië (Chişinǎu)[3] op te richten. Daarnaast wordt voorgesteld om in een later stadium een geregionaliseerde delegatie voor Oezbekistan (Tasjkent)[4] op te richten, die zou worden geleid door een waarnemend zaakgelastigde die verslag moet uitbrengen aan een niet-resident hoofd van de delegatie. Bovendien is, gezien de ontwikkelingen in de betrekkingen tussen de EU en Sri Lanka en het antwoord op langere termijn van de EU op de tsunami in Zuid-Oost-Azië, voorgesteld om bij voorrang van de geregionaliseerde delegatie in Sri Lanka een volwaardige delegatie te maken. Ten slotte wordt er overwogen om, zodra de politieke toestand en de praktische omstandigheden dit mogelijk maken, in de toekomst ook delegaties te openen in Oost-Timor en in Irak .

Van de meeste van deze openingen was reeds sprake in vroegere voorstellen, waarin werd gespecificeerd dat hiervoor nog een bevestiging moest worden gegeven als de omstandigheden daartoe geschikt waren. Uit een analyse van de huidige politieke toestand en het advies van de betrokken diensten blijkt dat dit nu het geval is; zeer sterke factoren geven aan dat deze openingen noodzakelijk zijn en niet meer kunnen worden uitgesteld:

- ondanks het belang van de betrekkingen tussen de EU en Zwitserland heeft de Commissie nog geen delegatie in Bern. Zowel de Zwitserse overheid als de Commissie erkennen de noodzaak van deze opening. Vele factoren pleiten voor de oprichting van een delegatie in Bern: de unieke geografische ligging van de Zwitserse Bondsstaat, de hechte band met de EU (geen enkel ander derde land heeft zo veel overeenkomsten met de EU als Zwitserland), en het belang van onze handelsstromen (absoluut gezien is Zwitserland de vierde grootste handelspartner van de EU), om er maar enkele te noemen. De vraag wordt nog dringender naarmate de algemene bilaterale betrekkingen zich verder ontwikkelen;

- in het geval van Moldavië pleiten de groeiende economische en politieke bilaterale betrekkingen voor een permanente aanwezigheid in dat land. De Commissie heeft al eerder kenbaar gemaakt dat zij zo'n aanwezigheid steunt zodra de politieke toestand dit mogelijk maakt. Moldavië is het enige land waar een actieplan in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid wordt uitgevoerd zonder dat de Commissie daar een delegatie heeft. Tegen 2005 zal een delegatie moeten worden geopend om de beleidsterreinen die in het actieplan worden onderschreven, te kunnen uitvoeren. Moldavië zou ook een grotere betrokkenheid van de EU in de regeling van de Trans-Dnjestrië-kwestie willen. Door de aanwezigheid van een delegatie zal de Commissie zich in een betere positie bevinden om dit proces te steunen;

- gezien de ontwikkelingen in de westelijke Balkan, wordt er ook overwogen om een verbindingsbureau in Montenegro te openen;

- gezien de ontwikkelingen in de bilaterale betrekkingen en als deel van het langetermijnantwoord van de EU op de natuurramp in Zuid-Oost-Azië zou de geregionaliseerde delegatie in Sri Lanka een volwaardige delegatie moeten worden, die de EU kan helpen bij haar inspanningen op langere termijn om de opgelopen schade te herstellen;

- openingen in Oezbekistan en in Oost-Timor worden ook overwogen. Dit is enkel mogelijk als wordt voldaan aan de noodzakelijke politieke en praktische vereisten en op voorwaarde dat de nodige middelen voorhanden zijn, wat nu nog niet het geval is. Deze openingen moeten worden gezien in de context van het toenemende belang van onze strategische belangen in Centraal-Azië, respectievelijk in het kader van de toetreding van Oost-Timor tot de overeenkomst van Cotonou tussen de EU en de ACS-landen;

- zoöok zou er, wanneer aan de juiste politieke en praktische vereisten is tegemoet gekomen, een delegatie in Irak moeten worden opgericht, die zou moet bijdragen aan de inspanningen van de EU om dat land stabieler te maken. Momenteel zijn de nodige middelen niet beschikbaar;

- ten slotte is bij voorrang een verbindingsbureau in Kosovo opgericht om het hoofd te bieden aan de huidige politieke toestand in dat gebied. In Montenegro is zo’n opening gerechtvaardigd, enerzijds vanuit politiek oogpunt omdat het dringend nodig is de aanwezigheid van de EU in de regio te verstevigen, en anderzijds vanuit het oogpunt van de bijstandsverlening omdat het Europees Agentschap voor Wederopbouw moet worden vervangen. Er wordt overwogen om het verbindingsbureau in Montenegro zo snel mogelijk te openen, naar gelang van de beschikbaarheid van de middelen. Voorts worden momenteel ad-hocsystemen voor de vertegenwoordiging in de internationale burgerluchtvaartorganisatie (Montréal) en de Raad van Europa (Straatsburg) voorbereid.

2.2. Beoogd tijdschema

Gelet op de politieke prioriteiten streeft DG Relex ernaar om de delegatie in Sri Lanka tegen mei 2005 te upgraden, de delegatie in Moldavië in de eerste helft van 2005 te openen en later in dat jaar een delegatie in Zwitserland te openen.

2.3. Personele en budgettaire middelen

Zodra de bovenvermelde politieke prioriteiten vastlagen, is de Commissie beginnen te bepalen welke middelen voor deze openingen nodig waren. Door tegengestelde prioriteiten konden de kredieten voor deze openingen evenwel niet in het begrotingsvoorstel voor 2005 worden opgenomen. Er moesten dus alternatieven worden gevonden om deze openingen te financieren, en wel via besparingen op andere uitgaven.

Hierbij moet erop worden gewezen dat er tot dusver maar zeer beperkte besparingsmogelijkheden konden worden gevonden omdat het netwerk nu reeds te zeer uitgerekt is en ook de vorige openingen maar konden plaatsvinden door prioriteiten te herschikken binnen de toegewezen kredieten. Daarom zullen er bij het plannen van de huidige openingen prioriteiten moeten worden gesteld.

Ondanks deze budgettaire problemen zorgen de bovenvermelde politieke prioriteiten ervoor dat deze openingen noodzakelijk zijn en niet kunnen worden uitgesteld; zij zullen dus moeten worden uitgevoerd met de middelen die nu beschikbaar zijn. Er zal vooral worden gewerkt met een herschikking van de aanwezige personele middelen - met name uit andere delegaties in de regio -, en met een herverdeling van de budgettaire middelen van het hele netwerk voor de financiering van de exploitatie-, infrastructuur- en personeelskosten en de andere uitgaven. Een verdere rationalisering van de beschikbare middelen is hiervoor nodig.

In het licht van het voorgaande biedt de volgende tabel een overzicht van de ramingen van de basiskosten en een voorlopig tijdschema voor de openingen.

Tabel 2 – Voorziene impact en beoogd tijdschema

Delegatie/ concept | Personeel | Kosten | Beoogde openings-datum |

Ambtenaren (1) | Andere personeels-leden (1) | Raming van de totale opstartkosten (2) | Raming van de totale kosten per jaar (1) | Totale kosten |

Sri Lanka(4) (upgrade) | 3A 2B 1C | 1 PF III (admin) | 678 000 | 718 536 | 1 396 536 | mei/juni 2005 |

Moldavië(4) | 2A 1B 1C | 1 PF II 1 PF III 1 PF IV(3) | 583 500 | 308 376 | 891 876 | juli 2005 |

Zwitserland | 1A 1B 1C | 1 PF II 1 PF III 1 PF IV | 528 000 | 875 988 | 1 403 988 | oktober 2005 |

Totaal | 6A 4B 3C | 2 PF II 3 PF II 2 PF IV | 1 789 500 | 1 902 900 | 3 692 400 |

(1) Hier worden alleen de extra kosten van de openingen/upgrades vermeld, aangezien het personeel zal worden herschikt. (2) Alle kosten zullen, door een herziening van de prioriteiten, met bestaande middelen uit de begroting voor 2005 worden gefinancierd. (3) Als met arbeidscontractanten wordt gewerkt, zullen één secretariaatskracht en één informaticadeskundige voor Moldavië worden ingezet. (4) In een later stadium zal samen met DG Aidco worden bepaald hoeveel personeelsleden er nodig zijn voor de afdelingen samenwerking/steun en financiën-contracten.

3. CONCLUSIES

Er zal prioritair uitvoering worden gegeven aan de hierboven beschreven nieuwe openingen. De vereiste financiële en personele middelen zullen worden gehaald uit de herstructurering van het huidige netwerk, de herschikking van de posten en de besparing op andere uitgaven. Deze besparingen zouden geen afbreuk mogen doen aan de kwaliteit van het netwerk, niet bij de nieuwe delegaties en evenmin bij de delegaties waarvan de middelen worden teruggeschroefd om de nieuwe openingen mogelijk te maken. Daarom is het voorgestelde tijdschema progressief.

Deze inspanningen moeten ook worden gezien in de context van de voorbereidende werkzaamheden voor de uitvoering van het Grondwettelijk Verdrag, voorzover dit door de lidstaten zal worden geratificeerd. Het Verdrag, dat op 29 oktober 2004 in Rome door de staatshoofden en de regeringsleiders werd ondertekend, bevat een aantal bepalingen die diepgaande gevolgen zullen hebben voor de structuur en de organisatie van de buitenlandse betrekkingen van de Europese Unie en dus ook voor de buitenlandse dienst. In het Verdrag is onder meer bepaald dat de delegaties van de Europese Unie de Unie moeten vertegenwoordigen in derde landen en bij internationale organisaties.

Tegen deze achtergrond mag niet uit het oog worden verloren dat de delegaties weliswaar hiërarchisch deel uitmaken van de structuur van de Commissie, maar in de praktijk de belangen dienen van de Europese Unie als geheel, zoals beschreven door de Commissie in haar mededeling van 3 juli 2001[5]. Dit doen zij door bekendheid te geven aan het beleid van de EU, dit beleid toe te lichten en uit te voeren, de beleidsterreinen van de landen waar zij zijn geaccrediteerd, te analyseren en onderhandelingen te voeren volgens het mandaat dat zij hebben gekregen.

De in deze mededeling beschreven maatregelen zullen bijdragen tot de consolidatie en de uitbreiding van een coherenter netwerk, dat in staat is de extra verplichtingen en taken die voortvloeien uit het nieuwe Grondwettelijke Verdrag, op zich te nemen.

VEREENVOUDIGD FINANCIEEL MEMORANDUM

Politiek(e) gebied(en): BUITENLANDSE BETREKKINGEN Activiteit(en): Buitenlandse dienst |

NAAM VAN DE MAATREGEL: MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT – CONSOLIDATIE EN UITBREIDING VAN DE BUITENLANDSE DIENST |

1. BEGROTINGSLIJN(EN) EN OMSCHRIJVING(EN)

XX.010102: uitgaven voor personeel in actieve dienst bij de delegaties van de Commissie

XX.010202: extern personeel bij de delegaties van de Commissie

XX.010212: andere beheersuitgaven van de delegaties van de Commissie

XX.010302: gebouwen en daarmee samenhangende uitgaven bij de delegaties van de Commissie

2. TOTALE CIJFERGEGEVENS

2.1 Totaal budget voor de maatregel (deel B): 2,582 miljoen euro aan vastleggingskredieten in 2005 en vervolgens 1,903 miljoen euro per jaar.

2.2 Toepassingsperiode

De in deze mededeling beoogde uitbreiding wordt begonnen en voltooid tijdens het begrotingsjaar 2005. Aangezien het gaat om de “upgrade” van een delegatie en de opening van twee nieuwe delegaties, is er geen uiterste datum voor de maatregel vastgesteld.

2.3 Totale meerjarenraming van de uitgaven

a) Tijdschema van de vastleggingskredieten/betalingskredieten (financiële bijdrage) (zie punt 6.1.1)

in miljoen euro ( tot op drie decimalen )

Jaar n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 e.v. | Totaal |

Vastleggingskredie-ten | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Betalingskredieten | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

b) Technische en administratieve bijstand en ondersteunende uitgaven (zie punt 6.1.2)

VK |

BK |

Subtotaal a+b |

VK | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

BK | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

VK | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

BK | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

2.4 Verenigbaarheid met de financiële programmering en de financiële vooruitzichten

Het voorstel is verenigbaar met de bestaande financiële programmering.

Het voorstel vergt herprogrammering van de betrokken rubriek van de financiële vooruitzichten.

Inclusief, zo nodig, een beroep op de bepalingen van het Interinstitutioneel Akkoord.

Soort uitgave: de uitgaven moeten vanuit economisch oogpunt worden ingedeeld in lopende uitgaven en kapitaaluitgaven. Met een dergelijke indeling kan een beter onderscheid worden gemaakt tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding.

Lopende uitgaven: deze zijn verbonden aan de lasten van het begrotingsjaar.

Kapitaaluitgaven: deze zijn verbonden aan de begrotingsposten. Vastgesteld moet worden welk type acties deze uitgaven moeten financieren.

3. BEGROTINGSKENMERKEN

Aard van de uitgave | Nieuwe uitgave | Deelname EVA | Deelname kandidaat-lidstaten | Rubriek financiële vooruit-zichten |

VU | NGK | JA | NEEN | NEEN | nr. 5 |

4. RECHTSGROND

Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, en met name de artikelen 27 tot en met 31, artikel 33 en artikel 65 bis en de bijlagen III, VII en X.

Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

5. BESCHRIJVING EN MOTIVERING

5.1 Noodzaak van een communautair optreden [6]

5.1.1 Doelstellingen

Om de economische en politieke betrekkingen van de Commissie met Zwitserland en Moldavië beter te beheren wordt het nodig geacht in dit stadium delegaties van de Commissie in die landen te openen. Op Sri Lanka moet de structuur van de delegatie worden aangepast om in te spelen op de ontwikkeling van de betrekkingen met dit land en om het antwoord van de Gemeenschap op de natuurramp in dit gebied te beheren.

5.1.2 Genomen maatregelen in verband met de evaluatie ex ante

Omdat dit gezien de ontwikkeling van de economische en politieke betrekkingen van de Gemeenschap met de betrokken landen noodzakelijk is, is, in nauwe samenwerking met alle betrokken diensten en andere directoraten-generaal, tot de opening van de nieuwe delegaties besloten.

5.1.3 Genomen maatregelen naar aanleiding van de evaluatie ex post

De betrokken delegaties zullen deel uitmaken van het “netwerk” van delegaties van de Gemeenschappen en zullen als dusdanig worden gecontroleerd in het kader van de bezoeken van de Inspectie van de delegaties en van de eenheid Interne Controle van de buitenlandse dienst.

5.2 Voorgenomen acties en wijze van financiering uit de begroting

Het gaat om administratieve uitgaven die verband houden met de opening van twee nieuwe delegaties en de upgrade van een geregionaliseerde delegatie tot een normale delegatie. De aanvullende uitgaven voor het begrotingsjaar 2005 zullen worden gefinancierd uit de bestaande kredieten door te bezuinigen op andere uitgaven. Deze acties zullen leiden tot een verbetering van de politieke en economische betrekkingen met de betrokken landen en de Commissie in staat stellen haar activiteiten in deze landen beter te beheren.

5.3 Uitvoeringsvoorschriften

Net als bij alle administratieve uitgaven van de delegaties zal de Commissie de delegaties rechtstreeks beheren, met statutair en extern (plaatselijk) personeel.

[1] De deconcentratie had de volgende doelen: substantiële vermindering van de tijd die nodig is om projecten uit te voeren; aanzienlijke verbetering van de kwaliteit van het beheer van programma's en projecten en van het vermogen om bij dit beheer snel op nieuwe behoeften in te spelen; het garanderen van degelijke procedures voor financieel, technisch en contractueel beheer [2]9Z[\z{|}À÷û 4 ? @ þ ÿQR–—òóõdie stroken met de beste internationale normen inzake betrouwbaarheid en verantwoordingsplicht, en verbetering van de impact en de zichtbaarheid van de ontwikkelingssamenwerking en -hulp van de EG.

[3] Reeds overwogen in document SEC(1998) 1261 van 22 juli 1998.

[4] Gesuggereerd in COM(2001) 381 van 3 juli 2001, voorzover de omstandigheden daarvoor gunstig zijn.

[5] Overwogen in document SEC(1998) 1261 van 22 juli 1998.

[6] COM(2001) 381 van 3 juli 2001.

[7] Voor nadere informatie: zie afzonderlijk ondersteunend document.