VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie betreffende het per 31 december 2009 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

2010/C 342/04

INHOUD

INLEIDING

De Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER (1) en de ontwikkeling van fusie-energie werd in maart 2007 (2) opgericht voor een periode van 35 jaar. Hoewel de belangrijkste fusiefaciliteiten in Cadarache in Frankrijk ontwikkeld zullen worden, is de gemeenschappelijke onderneming gevestigd te Barcelona.

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

Uitvoering van de begroting

De definitieve begroting met goedgekeurde betalingen voor de gemeenschappelijke onderneming voor 2009 bedroeg 173,6 miljoen euro. De algemene bestedingsgraad bij de betalingskredieten was 65,3 %, namelijk 65,5 % voor de beleidsuitgaven en 64,2 % voor de administratieve uitgaven. Eind 2009 beschikte de gemeenschappelijke onderneming over banktegoeden ten belope van 42 miljoen euro. De onderbesteding houdt hoofdzakelijk verband met vertragingen in de voortgang van het fusieprogramma van Euratom, zoals de Rekenkamer reeds in 2008 opmerkte.

Presentatie van de rekeningen: bijdragen van de leden

Anders dan de andere gemeenschappelijke EU-ondernemingen wordt de gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie geheel gefinancierd uit openbare middelen. Dus de algemene bepalingen in EU-boekhoudregel 1 (groepsboekhouding) over het verschijnen van de bijdragen van de leden onder de nettoactiva op de balans, gelden niet voor de gemeenschappelijke onderneming voor ITER; hier verschijnen de bijdragen van de leden onder Beleidsontvangsten in de economische resultatenrekening.

Hoewel deze boekhoudkundige verwerking aanvaardbaar is voor de gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie, is de Rekenkamer van oordeel dat de rekeningen van de gemeenschappelijke ondernemingen in het algemeen zoveel mogelijk geharmoniseerd dienen te worden; zij stelt vast dat de Commissie voornemens is gedetailleerde richtsnoeren ter zake aan de gemeenschappelijke ondernemingen te verstrekken.

ANDERE AANGELEGENHEDEN

Internecontrolesystemen

Hoewel zij erkende dat de gemeenschappelijke onderneming zich in een startfase bevond, merkte de Rekenkamer in haar voorgaande verslag op dat de gemeenschappelijke onderneming haar interne controles en financiële informatiesysteem nog niet geheel had opgezet.

Hoewel de gemeenschappelijke onderneming in 2009 actie heeft ondernomen om standaarden voor de interne controle te ontwikkelen, is het zo dat eind 2009 belangrijke activiteiten van de organisatie nog niet voldoende waren geformaliseerd. Er was geen geschikt instrument voor het beheer van de operationele contracten. De begrotingsuitvoering en -rapportage is gebaseerd op spreadsheets. Er is geen centrale database met operationele, administratieve en financiële informatie.

In april 2009 werd de afdelingsstructuur van de gemeenschappelijke onderneming gewijzigd. In de herziene structuur worden de begrotings- en boekhoudingstaken uitgevoerd door de afdeling Aankopen, hetgeen vragen oproept in verband met de noodzakelijke scheiding van taken bij financiële en operationele activiteiten (zie ook paragraaf 31).

De gemeenschappelijke onderneming heeft in juli 2009 een dienst interne audit opgericht. Er is echter nog niet begonnen met de beoordeling van de beheerssystemen en van de efficiëntie van de internecontrolesystemen, zoals voorgeschreven door het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming. Die beoordeling is bijzonder belangrijk gezien de interne reorganisatie die de gemeenschappelijke onderneming in 2009 heeft verricht.

De Rekenkamer onderzocht een steekproef van 31 verrichtingen. In twee gevallen deed de gemeenschappelijke onderneming vastleggingen pas nadat ze reeds juridische verbintenissen had aangegaan, hetgeen in strijd is met de bepalingen van het financieel reglement. In twee andere gevallen waren er onvoldoende bewijsstukken dat de validering was verricht voordat er betalingen werden gedaan.

Bij een gecontroleerde subsidiebetaling van 584 000 euro constateerde de Rekenkamer dat de ambtenaar die de betaling goedkeurde slechts een gedelegeerde bevoegdheid had om subsidiebetalingen tot 200 000 euro goed te keuren. Bij een gecontroleerde betaling van meer dan 10 miljoen euro betreffende het bouwrijp maken van grond vond de Rekenkamer alleen bewijzen inzake formele controles door de gemeenschappelijke onderneming, die niet volstonden om zekerheid te geven over met name de financiële regels van de subsidieovereenkomst en de subsidiabiliteit van de kosten.

Te late betaling van lidmaatschapsbijdragen

In 2009 was de uiterste datum voor de betaling van de jaarlijkse bijdragen door de leden 31 mei 2009. Ondanks herhaalde rappelbrieven van de gemeenschappelijke onderneming hadden twee leden aan het eind van het jaar hun lidmaatschapsbijdragen over 2009 nog steeds niet betaald.

Financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming

In 2008 noteerde de Rekenkamer een aantal punten waarop volgens haar wijzigingen in het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming nodig zijn om het financieel kader van de onderneming te versterken (13) . Eind 2009 waren er nog geen wijzigingen in het financieel reglement aangebracht.

De rol van de dienst Interne audit van de Commissie

Stand van zaken bij het ITER-project

In mei 2010 bracht de Commissie een mededeling aan het Europees Parlement en de Raad uit over de stand van zaken bij het ITER-project (14) . Daarin concludeert zij dat de substantiële kostenstijgingen voor ITER een herziening noodzakelijk maken van de governance van de gemeenschappelijke onderneming, inclusief haar aanbestedingsbeleid, alsook de vorming van een houdbaar financieel kader. Met name schat de Commissie dat ongeveer 1,4 miljard euro nodig zal zijn ter dekking van de kostenstijgingen in de Euratom-bijdrage voor ITER in 2012 en 2013.

Terwijl de Raad tijdens zijn vergaderingen in november 2009 en juli 2010 zijn steun aan het ITER-project heeft bevestigd, moesten zowel de Raad als het Europees Parlement in september 2010 nog instemmen met de in 2012 en 2013 benodigde extra middelen voor de bijdrage van Euratom aan het ITER-project.

199 posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 147 bezet per 31 december 2009 (153 gedane en geaccepteerde werkaanbiedingen, waavan 40 vaste en 113 tijdelijke banen).

De directeur is als algemeen directeur belast met het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke onderneming en is de wettelijke vertegenwoordiger ervan.

Het uitvoerend comité staat de Raad van bestuur bij in de voorbereiding van zijn besluiten en voert alle andere taken uit die de Raad van bestuur aan het comité kan opdragen.

ANTWOORDEN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

Uitvoering van de begroting

Paragraaf 15

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. Voor 2010 wordt een verbeterd betalingsprofiel ingevoerd met striktere verslagleggings- en controlemechanismen voor de uitvoering van de begroting met betrekking tot beleidsuitgaven.

Presentatie van de jaarrekening: bijdrage van de leden

Paragrafen 16-18

F4E is het eens met de bevindingen van de Rekenkamer, welke betrekking hebben op gemeenschappelijke ondernemingen in het algemeen en verwijzen naar het voornemen van de Commissie om gedetailleerde richtsnoeren op te stellen voor de presentatie van de bijdrage van de leden in de jaarrekening.

Internecontrolesystemen

Paragraaf 19

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens en benadrukt dat de versterking van de controleomgeving van de organisatie tot haar hoofdprioriteiten blijft behoren. Echter, begrepen dient te worden dat het ontwikkelen, uitvoeren en monitoren van interne controles bij een jonge, snel groeiende organisatie aanzienlijke hoeveelheden tijd en middelen vergt, met name wanneer die organisatie op zoek is naar de meest geschikte beheersregeling.

In 2009 en 2010 is er grote vooruitgang geboekt in de ontwikkeling van het kader voor niet-financiële controle, in het bijzonder wat betreft:

— functieomschrijvingen;

— ethische en organisatorische waarden;

— personeelsbeoordeling en -ontwikkeling;

— processen en procedures;

— bedrijfscontinuïteit;

— documentenbeheer;

— interne audits.

Paragraaf 20

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens en werkt momenteel aan de invoering van een instrument voor het beheer van contracten. F4E werkt tevens aan de ontwikkeling van systematische instrumenten voor de opstelling/uitvoering van de begroting (met inbegrip van een automatisch scorebord) en voor de verslaglegging over gegevens inzake begroting en middelen.

Paragrafen 21 en 23

Nadat de eerste maanden van de interne-auditfunctie aan raadplegingsactiviteiten en capaciteitsopbouw waren gewijd, is de eerste controletaak, inzake de financiële circuits, in november 2009 gestart en in mei 2010 voltooid. Het jaarlijkse controleplan voor 2009/2010 werd door de directeur vastgesteld en op 27 januari 2010 door de raad van bestuur bekrachtigd.

Wat de financiële controles betreft, heeft de interne audit inzake de financiële circuits van F4E zich sinds de reorganisatie van april 2009 reeds met een aantal transversale kwesties in verband met het financiële beheer beziggehouden. De bezwaren van de Rekenkamer zijn in het licht van deze interne audit beoordeeld. In aansluiting op de aanbevelingen van de interne controleur is een actieplan opgesteld met onder andere het doel de noodzakelijke scheiding te waarborgen tussen taken voor financiële en operationele activiteiten. De uitvoering van dit actieplan is in augustus 2010 van start gegaan en moet tegen het einde van het jaar grotendeels zijn afgerond.

Paragraaf 22

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. De boekhoudsystemen zijn door de rekenplichtige niet officieel gevalideerd, aangezien bepaalde onderliggende processen nog niet zijn geformaliseerd.

Paragraaf 24

Vanwege beperkte budgettaire middelen kon F4E niet het hele bedrag vastleggen dat voortvloeit uit een overeenkomst tussen de belangrijkste actoren van het ITER-project. Aan het eind van 2010 moet F4E in staat zijn om het totale bedrag voor haar International Organisation-bijdrage vast te leggen op basis van het besluit van de Raad inzake ITER dat in november wordt genomen en verdere wijziging van de begroting van F4E voor 2010.

Paragraaf 25

Met betrekking tot de gecontroleerde subsidie is F4E het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. De situatie is nu hersteld aan de hand van een hoger, enkelvoudig plafond dat is gedefinieerd in de machtiging die de gemachtigde ordonnateur is verleend.

Met betrekking tot de gecontroleerde betaling in verband met het bouwrijp maken van het terrein, is F4E het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. F4E is voornemens om algemeen de interne procedures te analyseren en te herdenken, wat onder meer moet leiden tot een verbetering van de interne controle vooraf.

Te late betaling van lidmaatschapsbijdragen

Paragrafen 26-27

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. De situatie is in 2010 dankzij een grotere anticipatie en preventieve maatregelen verbeterd. Voor 2011 zal F4E haar vroegtijdige waarschuwing verder versterken door een raming van de bijdrage van elk lid voor 2011 toe te zenden. De leden hebben reeds in april 2010 informatie over hun bijdrage voor 2011 ontvangen en zullen na de vaststelling van de begroting voor 2011 door de raad van bestuur in november 2010 een officiële brief ontvangen met daarin de bevestiging van het definitieve bedrag.

Het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming

Paragraaf 28

F4E is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. F4E was van mening dat een degelijke, doeltreffende aanpak erin bestond een paar jaar ervaring met de feitelijke uitvoering op te doen alvorens een eventuele herziening van het financieel reglement voor te stellen. Deze herziening moet ook aansluiten op het eventuele voorstel tot herziening van de statuten van F4E (na goedkeuring van de raad van bestuur) en het daaropvolgende overleg met de Raad. Er is een interne werkgroep opgezet en naar verwachting zal vóór het einde van 2010 een voorstel voor herziening van het financieel reglement van F4E ter goedkeuring worden voorgelegd.

De rol van de dienst Interne audit van de Commissie

Paragrafen 29-30

De herziening van de statuten van F4E zal naar verwachting de toepasselijkheid van de financiële kaderregeling op de interne audit van de gemeenschappelijke onderneming verduidelijken. Desalniettemin zal het voorstel tot wijziging van het financieel reglement van F4E, dat momenteel wordt opgesteld, reeds rekening houden met de opmerking van de Rekenkamer en met bestaande algemene bepalingen die de interne controleur de bevoegdheid geven om EU-organen te controleren.

Stand van zaken bij het ITER-project

Paragrafen 31-33

F4E wil onderstrepen dat de informatie weliswaar juist is maar de stand van zaken van het overleg in september 2010 weergeeft, na de publicatie door de Commissie van een voorstel voor een besluit van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van het Interinstitutioneel Akkoord van 17 mei 2006 betreffende de begrotingsdiscipline en een goed financieel beheer ten aanzien van het meerjarig financieel kader om in de extra financieringsbehoeften van het ITER-project te voorzien (COM (2010)/403 van 20 juli 2010).