MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN AAN HET EUROPEES PARLEMENT - DE ONTWIKKELING VAN DE BUITENLANDSE DIENST

INLEIDING

De buitenlandse dienst die oorspronkelijk hoofdzakelijk was opgezet om de Commissie te vertegenwoordigen bij handelsonderhandelingen en in enkele geïndustrialiseerde landen, en om de ontwikkelingssamenwerking krachtens de overeenkomsten van Yaoundé en Lomé uit te voeren, moet grondig worden hervormd in verband met de nieuwe ambitie en capaciteit van de Europese Unie op het gebied van buitenlandse betrekkingen. In het bijzonder moet rekening worden gehouden met het kader van regels en instrumenten van het Gemeenschappelijk Buitenlands- en Veiligheidsbeleid (GBVB), opgenomen in het Verdrag van Amsterdam en de daaropvolgende Europese raden. Verandering en modernisering van de buitenlandse dienst moeten ook gezien worden in verband met de hervorming van de buitenlandse hulp van de EG en in de context van het bredere proces van de hervorming van de Commissie.

Een en ander heeft betrekking op de volgende terreinen:

- de rol van de delegaties;

- de ontwikkeling van het netwerk van delegaties.

1. DE ROL VAN DE DELEGATIES

Hoewel zij in hiërarchische zin onderdeel zijn van de Commissie, dienen de delegaties van de buitenlandse dienst de belangen van de Europese Unie als geheel in 123 landen over de gehele wereld en in 5 centra van internationale organisaties. Zij geven voorlichting en uitleg over het EU-beleid en implementeren EU-beleid; zij analyseren het beleid van de landen waarbij zij zijn geaccrediteerd, en voeren onderhandelingen overeenkomstig hun mandaat. Dit betekent het volgende:

- De delegaties oefenen door het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap verleende bevoegdheden uit in derde landen. Dit houdt in dat zij de belangen van Europa zoals die zijn verwerkt in gemeenschappelijk beleid behartigen - vooral de gemeenschappelijke handelspolitiek, maar ook andere beleidsterreinen, zoals landbouw, visserij, milieu, gezondheid en veiligheid. Hieronder valt ook de uitvoering van taken op terreinen als Justitie en Binnenlandse Zaken, waar de Europese Gemeenschap geen exclusieve bevoegdheden heeft.

- De delegaties spelen een sleutelrol bij de ontwikkelingshulp. Deze rol zal zeer sterk in belang toenemen als gevolg van het deconcentratiebeleid dat met ingang van dit jaar gefaseerd zal worden uitgevoerd. Meer en meer zullen de delegaties niet alleen nauw betrokken zijn bij de programmering, zij zullen ook de projecten van begin tot eind direct beheren, binnen het kader van regels dat in Brussel is vastgelegd.

- Ook spelen zij een toenemende rol bij de tenuitvoerlegging van het Gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (GBVB), verstrekken zij regelmatig politieke analyses, voeren zij met de ambassades van de lidstaten gemeenschappelijke evaluaties uit (artikel 20 EU-Verdrag) en dragen zij bij aan het beleidsvormingsproces.

- Tenslotte verlenen zij waar nodig steun en bijstand aan de andere instellingen en actoren van de EU, zoals:

- de Hoge Vertegenwoordiger/Secretaris-Generaal: zij kunnen rekenen op logistieke ondersteuning tijdens missies, en ontvangen een exemplaar van alle beleidsrapporten van de delegaties.

- het Europees Parlement. De delegaties helpen bijvoorbeeld waar nodig bij het opstellen van programma's voor bezoekende delegaties en comités, en hoofden van delegaties kunnen wanneer zij zich in de zetel bevinden, in overleg met de zetel, contact opnemen met het Comité buitenlandse zaken en met andere parlementaire comité's, om te rapporteren over recente ontwikkelingen in hun gastlanden en de ontwikkeling van EU-beleid en -programma's.

- Op al deze terreinen vervullen de delegaties een steeds belangrijker rol bij het verstrekken van achtergrondinformatie en informatie over de Europese integratie en het EU-beleid aan de regering, de overheidsdiensten, het bedrijfsleven en de maatschappelijke groeperingen van hun gastland.

- het Voorzitterschap. Hoofden van delegaties nemen geregeld deel aan de activiteiten van de Trojka, en staan het voorzitterschap op andere manieren bij.

1.2. Bij de uitvoering van deze taken moet de buitenlandse dienst een zelfverzekerder en meer pro-actieve benadering ontwikkelen, als weerspiegeling van zowel de grote reikwijdte van de buitenlandse betrekkingen van de EU als van het nieuwe profiel en potentieel van het GBVB.

De delegaties zijn er niet om te "concurreren" met de ambassades van de lidstaten; hun respectieve rollen en verantwoordelijkheden zijn in het algemeen goed gedefinieerd, maar worden niet altijd even goed begrepen. Behalve het vertegenwoordigen van de belangen van de Gemeenschap is de taak van de delegaties ook een van coördinatie en samenwerking met als doel een beeld te projecteren van een unie die actief is, over verbeeldingskracht beschikt en met een stem spreekt.

Artikel 20 van het Verdrag betreffende de Europese Unie [1]. bepaalt dat de delegaties en de diplomatieke missies van de lidstaten onderling overleg voeren "om te verzekeren dat de door de Raad vastgestelde gemeenschappelijke standpunten en gemeenschappelijke optredens in acht worden genomen en ten uitvoer worden gelegd". Dit strekt zich verder uit dan het GBVB. Zo heeft de Raad in januari richtsnoeren uitgevaardigd in verband met de tenuitvoerlegging van buitenlandse hulp, waarbij werd opgeroepen tot nauwere samenwerking tussen de ambassades van de lidstaten en de delegaties van de Commissie. In het algemeen moeten de delegaties een steeds actievere rol spelen bij het helpen coördineren van de gemeenschappelijke standpunten tussen de lidstaten, die dan aan de Commissie en aan de werkgroepen van de Raad kunnen worden voorgelegd, als bouwstenen voor het beleidsvormingsproces.

[1] Artikel 20: de diplomatieke consulaire missies van de lidstaten en de delegaties van de Commissie in derde landen en op internationale conferenties, alsmede hun vertegenwoordigingen bij internationale organisaties voeren onderling overleg om te verzekeren dat de door de Raad vastgestelde gemeenschappelijke standpunten en gemeenschappelijke optredens in acht worden genomen en ten uitvoer worden gelegd.

In deze context kunnen diplomaten en andere experts van de lidstaten die bij de delegaties zijn gedetacheerd als nationale deskundigen een bijzonder nuttige bijdrage leveren door hun grote externe ervaring in te brengen. Dit is een hulpbron die de Commissie graag verder wil ontwikkelen.

1.3. Om de delegaties in staat te stellen deze taken naar behoren uit te voeren is het volgende noodzakelijk:

- Het beheer van de externe dienst moet op een zo geïntegreerd mogelijke wijze worden georganiseerd. Het is de bedoeling in de nabije toekomst alle delegatiepersoneel van nu af aan administratief te integreren in DG RELEX, met uitzondering van bepaalde gedetacheerde specialisten van andere DG's of van lidstaten of andere EU-instellingen.

- De carrièreplanning moet professioneler worden aangepakt, niet in het minst om mobiliteit tussen de zetel en de delegaties en tussen de verschillende delen van de wereld te bevorderen. Ervaring in een overzeese delegatie mag worden verwacht van gegadigden voor veel van de managementposten in DG RELEX en andere delen van de RELEX-familie. Voor bepaalde posten kan het zelfs een voorwaarde worden. Om dit te bereiken is het van belang dat degenen die in delegaties werkzaam zijn niet worden beschouwd als tijdelijk "buiten het systeem vallend" met de mogelijkheid van een toekomstige "herintegratie".

- De delegaties staan in dienst van de Commissie: zij dienen de gehele instelling, en niet uitsluitend de RELEX-familie. De bijdrage die de delegaties kunnen leveren aan de algemene inspanningen van de Commissie moeten ambitieuzer worden. Met de komst van beveiligde e-mail en andere nieuwe technologieën is een veel actievere betrokkenheid van de delegaties mogelijk bij het uitstippelen van beleid, via deelname aan task-forces en beleidsevaluaties. Het gaat er deels om een grotere consistentie in ons buitenlands beleid te bereiken. Dit is echter een passieve doelstelling. De echte doelstelling is een grotere meerwaarde uit ons netwerk van delegaties te halen.

- De delegaties moeten beschikken over adequate middelen. Indien deze ontbreken, moeten wij onze prioriteiten herzien. Er wordt van uitgegaan dat de opmerkingen in het Witboek over hervorming van maart 2000 over het aanpassen van de middelen aan de taken ook van toepassing zijn op de delegaties.

- Er moet een opleidingsbeleid komen voor alle personeel dat in het buitenland werkt of op het punt staat dit te gaan doen, ter verbetering van de managementvaardigheden en ter voorbereiding op de specifieke taken van buitenlandse vertegenwoordiging. Hiertoe behoort een gerichtere taalopleiding. De Commissie wil in de herfst maatregelen nemen. Deze zullen onder andere betrekking hebben op opleiding.

Deze en andere aspecten van het beheer van de externe dienst zullen het onderwerp vormen van een afzonderlijk document later dit jaar, dat zal worden opgesteld overeenkomstig de algemene voorstellen voor bestuurlijke hervorming in de Commissie en na passend overleg. Aan de specifieke behoeften van andere instellingen en actoren die gebruik maken van de diensten van de delegaties zal zorgvuldig aandacht worden besteed.

1.4 Op het gebied van opleiding heeft de Commissie reeds een omvangrijk programma opgezet voor de buitenlandse dienst (zie SEC(97)605 van 8 april 1997 en COM(1999)180 van 21 april 1999).

Deze opleiding betreft het verwerven van nieuwe kennis (beleid van de Gemeenschap, betrekkingen met bepaalde delen van de wereld) en nieuwe vaardigheden (beheer van de projectcyclus, onderhandelingstechnieken, team-management, mediavaardigheden).

Er wordt een opleiding vooraf georganiseerd, om ambtenaren voor te bereiden op het leven en werken in een delegatie. Hiertoe behoren ook specifieke modules voor administratieve assistenten, secretaresses en echtgenoten/partners van ambtenaren.

Voor administratieve assistenten is onlangs een speciale financiële training op regionale basis opgezet.

Een ad hoc opleidingsprogramma van drie maanden is gepland voor ambtenaren en extern personeel dat in het kader van de deconcentratie door de buitenlandse dienst wordt gerekruteerd.

Het opzetten van een opleidingsbeleid dat verder gaat dan het huidige is onontbeerlijk. Het directoraat van de buitenlandse dienst zou voor het eind van het jaar, en in samenwerking met de DG's van de RELEX-familie een plan moeten opstellen waarin de doelstellingen, methoden en middelen van dit beleid worden omschreven. Dit plan zal voor goedkeuring aan het Stuurcomité buitenlandse dienst worden voorgelegd.

Het zou onder andere de volgende elementen moeten bevatten:

- Inhoud van de opleiding (o.a. talen, administratief en financieel beheer, ontwikkelingssamenwerking, handelsbeleid, vooral de wereldhandelsorganisatie);

- De uitvoering (de respectieve onderdelen van de diensten van de Commissie en de externe organisaties);

- Evaluatie van het niveau van de genoten opleiding voor het vertrek naar de delegaties.

2. De uitvoering van de deconcentratie*

2.1. Achtergrond

Deconcentratie van taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van de externe steun aan delegaties is een van de belangrijkste componenten van de hervorming waartoe op 16 mei 2000 werd besloten. Hierbij werd uitgegaan van het principe dat "alles wat beter ter plaatse kan worden beheerd en besloten, dichtbij wat er in het veld gebeurt, dient niet in Brussel besloten of beheerd te worden".

De Commissie heeft zich verbonden tot de deconcentratie van het beheer van buitenlandse steun en tot de uitvoering van de daarbij behorende overdracht van verantwoordelijkheden naar alle delegaties die hulp beheren tegen eind 2003: in 2001 gaat het om 22 delegaties, in 2002 om 32 en in 2003 om de resterende 32. Bepaalde activiteiten zoals regionale en andere horizontale programma's zullen in principe pas worden gedeconcentreerd nadat ze zijn geherstructureerd, en nadat efficiënte beheerssystemen zijn opgezet. Het is onze bedoeling dat dit uiterlijk eind 2004 is verwezenlijkt. Met het oog op de implementering van de eerste fase van deze deconcentratie heeft de begrotingsautoriteit aanvullende middelen ter beschikking gesteld voor 40 aanvullende ambtenarenposten in 2001 en de modernisering van de telecommunicatie- en computerinfrastructuur in de delegaties. Bovendien heeft de begrotingsautoriteit het principe aanvaard dat niet-statutaire menselijke hulpbronnen in de delegaties gefinancierd worden uit de operationele begrotingslijnen van de diverse programma's.

2.2. Eerste fase van de deconcentratie: voortgangsverslag

Er is een "werkgroep deconcentratie" gecreëerd onder auspiciën van de permanente interdienstengroep [2] om de tenuitvoerlegging van de deconcentratie-aspecten van de hervorming van het beheer van de buitenlandse hulp te coördineren. Tussen oktober en december 2000 heeft de groep haar werkzaamheden voornamelijk op drie terreinen geconcentreerd:

[2] Deze groep houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van de hervorming van het beheer van de buitenlandse hulp.

* de omschrijving van de algemene leidende principes voor de deconcentratie voor alle regio's en programma's;

* een inventaris van potentiële reglementaire, budgettaire, technische en administratieve obstakels voor de deconcentratie en oplossingen daarvoor;

* het lanceren van praktische initiatieven die voor eind 2000 moesten beginnen om de tijdige tenuitvoerlegging van de eerste fase van de deconcentratie niet in gevaar te brengen (bijvoorbeeld: aanvraag van satellietverbindingen voor de 23 in 2001 te deconcentreren delegaties).

Met de oprichting van het EuropeAid samenwerkingsbureau in januari 2001 werd een begin gemaakt met gedetailleerde werkzaamheden, regio per regio, en delegatie per delegatie. Het betrof vooral:

* het opzetten van een deconcentratienetwerk binnen EuropeAid;

* de omschrijving, in overleg met de betrokken delegaties, van een operationeel deconcentratieconcept voor elk van de grotere programma's;

* de identificatie, in nauwe samenwerking met de delegaties, van de aanvullende hulpbronnen die zij nodig hebben om dit concept ten uitvoer te leggen;

* het opstellen van een gedetailleerd uitvoerings-actieplan voor elk van de 22 delegaties [3].

[3] Financiële samenwerking met de Federale Republiek Joegoslavië zal worden beheerd door het Europese Bureau voor Wederopbouw

In een tweede fase werden de bijdragen voor elk programma geconsolideerd in een Geharmoniseerd Operationeel Deconcentratieconcept, waarbij de gedetailleerde procedures voor de individuele programma's in een afzonderlijke bijlage werden opgenomen. Dit geharmoniseerde concept, dat op alle geografische programma's moeten worden toegepast, werd door de directeuren generaal van DG RELEX, DEV en EuropeAid op 21 maart 2001 goedgekeurd.

2.3. Eerste fase van de deconcentratie: volgende stappen

Nu het operationele concept is overeengekomen samen met de gedetailleerde personeelsbehoeften, en de behoeften aan betere telecommunicatie en uitrusting voor elk van de 22 delegaties, gaat de deconcentratie de praktische uitvoeringsfase in. In dit kader zijn de prioritaire taken voor de Commissie de volgende:

* toezicht houden op de tijdige uitvoering van het voor elk van de 22 delegaties afgesproken actieplan;

* toewijzing aan deze delegaties van de 40 nieuwe posten die door de begrotingsautoriteit in 2001 zijn toegekend in het kader van de deconcentratie;

* het verkrijgen van een besluit van de Raad over het gebruik van EOF-rente ter financiering van extern personeel in de ACS-delegaties;

* voorbereiden van financieringsbesluiten om toegang te krijgen tot de middelen van operationele begrotingslijnen voor de financiering van extern personeel in niet-ACS-delegaties;

* selecteren en rekruteren van ambtenaren en niet-statutair personeel;

* zorgen voor voldoende kantoorruimte in de delegaties voor het nieuwe personeel;

* installeren van beveiligde communicatie tussen zetel en delegaties;

* ontwikkelen van nieuwe - of moderniseren van bestaande - handleidingen voor procedures;

* zorgen voor de tijdige beschikbaarheid van het boekhoudkundig en beheerssysteem zowel in de zetel als in de delegatie (Sincom II, CRIS en Olas);

* ontwikkelen of aanpassen van opleidingsmodules en opstellen en uitvoeren van een opleidingsprogramma.

Indien aan de logistieke voorwaarden is voldaan zal het operationele deel van de deconcentratie aan het eind van het jaar in gang gezet zijn.

2.4. Verdere fasen van deconcentratie: zorgen voor de middelen

De Commissie heeft gedetailleerde schattingen gemaakt van de nodige menselijke hulpbronnen voor de implementatie van de tweede fase van de deconcentratie (31 delegaties in 2002). Deze schattingen werden gebruikt voor het bepalen en motiveren van de aan te vragen middelen in het kader van deel BA van de ontwerpbegroting 2002.

In 2002 verwacht de Commissie meer dan 110 ambtenarenposten te herschikken naar de delegaties, afhankelijk van de beschikbaarheid van de begrotingsmiddelen om de herschikkingskosten van personeel in de delegaties te dekken.

Voor de eerste fasen van de deconcentratie worden de door de begrotingsautoriteit toegekende nieuwe statutaire posten door de Commissie zoveel mogelijk direct in de delegaties gebruikt. Gedurende een overgangsperiode zal er behoefte zijn aan een personeelsbezetting in de zetel die een soepele overdracht van verantwoordelijkheden en een adequaat niveau van ondersteuning en toezicht op de nieuwe regeling mogelijk maakt. De Commissie wil dubbel werk of parallelle structuren vermijden die het efficiënt functioneren van de delegaties in het kader van de deconcentratie zouden kunnen ondermijnen. Op de middellange termijn moet de deconcentratie dan ook leiden tot een aanzienlijke herschikking van posten van de zetel naar de delegaties.

vermindering van het personeelsbestand in de zetel met maximaal 250 posten in 2003 en 150 posten in 2004.

De uitbreiding van deconcentratie naar de resterende 32 delegaties in 2003 op dezelfde minimalistische grondslag als de eerste twee fasen vereist dat tenminste 100 extra posten opnieuw worden ingedeeld ter versterking van de delegaties in 2003. Verdere herschikking in 2003/2004 zouden nodig kunnen zijn voor de noodzakelijke diepgang en omvang van de deconcentratie, met name waar het gaat om het bereiken van een passend evenwicht tussen statutair en niet-statutair personeel in de delegaties, en om verdere activiteiten, zoals regionale en horizontale programma's volledig te deconcentreren ter plaatse. Ook kunnen aanvullende statutaire posten specifiek voor de ACS-delegaties nodig zijn, als het onmogelijk blijkt binnen het EOF een oplossing te vinden voor de dekking van de kosten van niet-statutair personeel en andere administratieve kosten op een soortgelijke basis als de BA-lijnen voor programma's die door de begroting gedekt worden. Deze aanvullende posten zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van de begrotingsmiddelen. Die herschikking van nieuwe posten zal afhankelijk zijn van het beschikbare budget.

2.5. Conclusie

Alle nodige maatregelen voor de uitvoering van de eerste fase van de deconcentratie volgens het algemene tijdschema voor dit jaar worden door de Commissie genomen. DG RELEX en EuropeAid zullen van dag tot dag de tenuitvoerlegging volgen van de gedetailleerde actieplannen die met de delegaties zijn overeengekomen, terwijl de werkgroep deconcentratie op gezette tijden de vooruitgang bij de tenuitvoerlegging van de eerste fase en bij de voorbereiding van de volgende fasen zal evalueren.

3. veranderingen in de middelen van de delegaties en de verdeling ervan over de gehele wereld

3.1. Het bestaande netwerk van de buitenlandse dienst

De Commissie is vertegenwoordigd in 123 landen en heeft nog eens vijf vertegenwoordigingen bij internationale organisaties.

In 1998 evalueerde de Commissie haar politieke prioriteiten voor de opening van nieuwe delegaties en vertegenwoordigingen [4]. Van de geplande nieuwe delegaties werden vanwege budgettaire problemen alleen die in Kroatië en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië geopend. De zeer ernstige crisis op de Balkan die in 1998 begon en de daaropvolgende noodzaak voor grootschalige en urgente hulp aan de regio deden een groot beroep op de middelen van de buitenlandse dienst.

[4] Delegaties bij Kroatië, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Maleisië, Saudi-Arabië, Zwitserland, Oezbekistan en de bureaus in Ecuador, Paraguay en een vertegenwoordiging in Taiwan.

De prioriteiten moeten nu worden herzien. De Commissie en de lidstaten hebben te maken met zeer strenge budgettaire beperkingen. De financiële vooruitzichten van Berlijn hebben een plafond gesteld aan de algemene administratieve uitgaven, zodat de buitenlandse dienst voor de beperkte administratieve middelen moet concurreren met andere diensten. De situatie is onlangs nog verslechterd door ongunstige wisselkoersschommelingen, aangezien een groot deel van de administratieve uitgaven geschiedt in andere valuta (USD en daaraan gerelateerde valuta, yen). De implementatie van de deconcentratie van de verantwoordelijkheid voor het beheer van de buitenlandse hulp naar de delegaties creëert een behoefte aan verdere versterking, door herschikkingen van de zetel naar de delegaties. Opgemerkt wordt dat de kosten van een ambtenaar in een derde land ongeveer twee keer zo hoog zijn als die van een ambtenaar in de zetel.

In haar besluitvorming omtrent het openen en sluiten van delegaties en vertegenwoordigingen heeft de Commissie gekeken naar de werkdruk van de bestaande vertegenwoordigingen en ook naar andere factoren, zoals politiek en economisch belang. Criteria waren de omvang van de hulp aan een land of regio, de omvang van de niet-bestede vastleggingen, het bereikte of voorgestelde niveau van deconcentratie, het belang van een land in termen van handelsvolume, maar ook het aantal handelskwesties of -geschillen, de politieke banden met een land en het gewicht van de regio, en de aanwezigheid ter plaatse van andere internationale instellingen en het lidmaatschap van het land daarvan.

Bovenstaande evaluatie heeft geleid tot een programma van veranderingen in het netwerk van delegaties dat in onderstaande delen 3.2, 3.3 en 3.4 wordt uiteengezet. Gelet op de budgettaire beperkingen voor het beheer van de buitenlandse dienst zullen de personele en budgettaire middelen die voor bovenstaand programma van openingen nodig zijn vooral gevonden worden door sluiting van delegaties, door het stroomlijnen van bepaalde delegaties waar slechts een resident ambtenaar zal zijn die zal optreden als zaakgelastigde, terwijl een niet-resident hoofd van delegatie van een naburig land zal worden geaccrediteerd, en door herschikkingen in het netwerk. De snelheid waarmee de Commissie vertegenwoordigingen zal openen is dan ook afhankelijk van het tempo van de sluitingen en herschikkingen. De Commissie verwacht echter het huidige plan eind 2002 voltooid te hebben.

Verdere veranderingen in het netwerk zullen nodig zijn, die verder gaan dan het huidige programma, afhankelijk van de veranderende omstandigheden en nieuwe prioriteiten in de buitenlandse betrekkingen van de EU. Als de huidige kandidaat-lidstaten toetreden tot de Unie zullen de delegaties daar worden omgezet in vertegenwoordigingen, net als in de andere lidstaten. Voortzetting van de hervorming van de buitenlandse hulp kan een krachtiger aanwezigheid in bepaalde landen, die momenteel van veraf worden beheerd, noodzakelijk maken. De groeiende economische en politieke betrekkingen tussen de EU en de Nieuwe Onafhankelijke Staten zou ook een bredere diplomatieke dekking door de EG in deze regio nodig kunnen maken. Mits de resterende regionale conflicten worden opgelost geldt dit met name voor Moldavië, waar de EU na uitbreiding belangrijke nieuwe banden zou hebben en Azerbeidzjan, waar de Unie aanzienlijke economische belangen zou kunnen ontwikkelen.

De Commissie zal daarom de analyse van de ontwikkelingsbehoeften van de buitenlandse dienst op de lange termijn voortzetten, en aandacht besteden aan structuur, management en de implicaties voor de middelen.

3.2. Voorgestelde openingen

Algemeen doel van de Commissie is er voor te zorgen dat de schaarse middelen zo productief mogelijk worden ingezet, zodat de Commissie vertegenwoordigd is in die landen die van het grootste belang zijn voor de EU. Met het oog op de selectie van voorgestelde nieuwe vertegenwoordigingen heeft de Commissie een analyse uitgevoerd van regio's waar zij politiek ondervertegenwoordigd is, gelet op zowel het belang van de handelscomponent als op de tenuitvoerlegging van de externe bijstand.

Het groeiende commerciële belang van Zuidoost-Azië rechtvaardigt de opening van delegaties in belangrijke handelspartners van de EU als Maleisië (in 1998 als leverancier van de EU goed voor een 16e plaats, en als markt voor een 31e plaats) en Singapore (idem: 15 en 17).

Krachtige politieke overwegingen dicteren dat de Commissie een delegatie in Saudi-Arabië opent (idem 22e en 16e plaats), die ook geaccrediteerd zou zijn bij de andere vijf leden van de samenwerkingsraad van de Golf [5]: de Commissie heeft sinds 1989 een samenwerkingsovereenkomst met de Samenwerkingsraad van de Golf en stelt een mandaat op voor onderhandelingen over een vrijhandelsovereenkomst. Maleisië, Saudi-Arabië, de Verenigde Arabische Emiraten, Singapore en Taiwan bevinden zich op de lijst van de 25 grootste markten voor de EU-uitvoer en behoren, met uitzondering van de Verenigde Arabische Emiraten ook tot de 25 grootste leveranciers van de EU. Het aantal handelskwesties als gevolg van dit handelsverkeer was van doorslaggevend belang voor het besluit om een sterkere aanwezigheid in beide regio's te hebben, variërend van een algemene bilaterale dialoog over WTO-kwesties, tot markttoegang en antidumping (een aanzienlijk aantal zaken, zowel zaken tegen de Gemeenschap, als door de Gemeenschap tegen deze derde landen aanhangig gemaakte zaken).

[5] Bahrein, Koeweit, Oman, Qatar en de Verenigde Arabische Emiraten.

Tenslotte zal overwogen worden om een handelsvertegenwoordiging te openen in Taiwan (7e/15e) [6]. Wanneer Taiwan binnenkort tot de WTO toetreedt, zal de Commissie naar verwachting een belangrijke rol spelen bij het toezicht houden op de markttoegang, de toepassing van de WTO-verbintenissen en andere beleidszaken.

[6] Twaalf lidstaten zijn vertegenwoordigd in Taiwan via Bureaus voor handel en investeringen, cultuurbureaus, enz.. Deze worden beschouw als volledig compatibel met het "een-China"-beleid.

Ook een vorm van vertegenwoordiging in Cuba [7] - reeds lid van de ACS-groep - zal worden overwogen in het licht van interne ontwikkelingen en de komende sluiting van het ECHO-bureau.

[7] Niet-resident hoofd van delegatie in Santo Domingo.

Om redenen die verband houden met de implementatie van de buitenlandse hulp, namelijk de deconcentratie, is de Commissie van plan delegaties te openen in Cambodja en Laos (geaccrediteerd met een niet-resident hoofd van delegatie in Thailand), Nepal (niet-resident hoofd van delegatie in India) en Paraguay (niet-resident hoofd van delegatie in Uruguay). De hulpprogramma's voor Cambodja en Paraguay zijn aanzienlijk groter dan die voor respectievelijk Thailand en Uruguay [8]. Het is dan ook een logische stap het beheer van de hulp naar deze landen over te hevelen. In het geval van Paraguay, het enige land van de Mercosur waar de Commissie niet vertegenwoordigd is, is er bovendien een handelscomponent die waarschijnlijk nog veel significanter zal worden, aangezien de Commissie onderhandelingen voert over een vrijhandelsovereenkomst met dit blok. In het geval van Cambodja, Nepal en Paraguay zouden de netto kosten voor de Commissie verlaagd worden door de overplaatsing van een ambtenaar van Thailand naar Cambodja, een van India naar Nepal en een van Uruguay naar Paraguay, om als zaakgelastigde in de nieuwe delegaties op te treden.

[8] De Commissie heeft aanzienlijke hulpprogramma's waar zij van plan is bureaus te openen (gemiddelde jaarlijkse betalingen 1999/2000 en de niet besteedde vastleggingen per 31-12-00 in miljoen euro, respectievelijk: Cambodja 27,5 en 67, Laos 9 en 40, Nepal 30 en 49, Paraguay 5 en 57.

3.3. Regionalisatie en voorgestelde sluitingen

Regionalisatie betekent het hergroeperen in een delegatie van een significant aantal gekwalificeerde ambtenaren zodat de delegatie over voldoende middelen beschikt om op te treden in de landen waar het regionale hoofd van de delegatie geaccrediteerd is.

Binnen het kader van de regionalisatie heeft de Commissie sinds 1996 13 delegaties omgevormd tot bureaus, en heeft zij haar activiteiten in Somalië ondergebracht bij de delegatie in Kenia en heeft zij besloten haar bureaus in Grenada en Lagos te sluiten. Met de verdere transformatie van de delegaties in Kaapverdië en Togo tot bureaus die afhankelijk zijn van andere delegaties, zullen 31 van de 108 bestaande delegaties van de Commissie een regionale verantwoordelijkheid krijgen.

Tot dusver hebben deze veranderingen besparingen opgeleverd van 14 posten voor het middenkader of, in begrotingstermen van 3.024.000 euro per jaar (gebaseerd op gemiddelde jaarlijkse kosten per ambtenaar van 216.000 euro). Deze middelen zijn aangewend om het netwerk uit te breiden in de Balkan (Kroatië en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië) en voor de versterking van bestaande delegaties.

Om de structuur van de buitenlandse dienst te optimaliseren en de middelen te vinden om nieuwe delegaties te openen, is de sluiting gepland van bureaus in Antigua en Barbuda (blijven afhankelijk van Barbados), Belize (blijft afhankelijk van Jamaica, de Comoren (blijven afhankelijk van Mauritius), de Nederlandse Antillen (afhankelijk van Guyana), São Tomé e Príncipe (blijft afhankelijk van Gabon), Tonga (blijft afhankelijk van Fiji [9]) en Equatoriaal Guinee (blijft afhankelijk van Kameroen).

[9] De gemiddelde jaarlijkse betalingen 1999/2000 en de niet-bestede vastleggingen per 31-12-00 in miljoen euro, respectievelijk: Costa Rica 2 en 7, Trinidad en Tobago 1 en 18, Antigua en Barbuda 0 en 1, Belize 4 en 17, de Comoren 3 en 14, de Nederlandse Antillen 4 (alleen 2000) en 5, Gambia 4 en 28, Sao Tomé en Principe 3,5 en 16, Tonga 1 (alleen 2000) en 3, en Vanuatu 3,5 en 10.

Ook wordt een personeelsafslanking voorgesteld in de delegaties in Costa Rica, Trinidad en Tobago en Sri Lanka, waar telkens een ambtenaar zal blijven. De hoofden van delegaties in Nicaragua, Guyana en India zullen geaccrediteerd worden bij respectievelijk Costa Rica, Trinidad en Tobago, en Sri Lanka.

Deze sluitingen en afslankingen zullen 11 posten voor herschikking vrijmaken en vertegenwoordigen een begrotingsbesparing van 3,816 miljoen euro per jaar, op basis van de totale jaarlijkse kosten van een ambtenaar (met inbegrip van kantoren, ondersteunend personeel, huisvesting, telecommunicatie, veiligheid). Met deze middelen kunnen delegaties worden geopend in Maleisië, Saudi-Arabië, Singapore en Laos ( de andere drie delegaties zouden geopend worden via herschikkingen vanuit hun respectieve regionale delegaties). Hiermee zouden 7 van de 11 nieuwe herschikkingen gemoeid zijn. De andere 4 zullen worden gebruikt voor een eventuele opening van een vertegenwoordiging in Taiwan en Cuba en/of ter versterking van regionale delegaties die aanvullende verantwoordelijkheden hebben gekregen als gevolg van veranderingen in het netwerk. De besparingen door sluitingen en stroomlijning van delegaties dekken de kosten van de opening van de delegaties. Op deze manier heeft het voorstel als geheel geen gevolgen voor de begroting.

De Commissie meent dat met deze veranderingen het regionalisatieproces voor het moment zijn grenzen heeft bereikt. De voordelen in termen van besparingen die uit verdere inspanningen in deze richting zouden kunnen voortvloeien, zouden meer dan overschaduwd worden door de negatieve effecten:

- Politieke moeilijkheden van binnen of buiten de EU vanuit die landen en instellingen die tegen sluiting zijn;

- De fysieke afstand tot de delegatie in gebieden met slechte verbindingen die activiteiten als implementatie en follow-up minder efficiënt maken;

- Tegenspraak met het beleid van deconcentratie en decentralisatie van het beheer van communautaire hulp naar de delegaties dat de Commissie ten uitvoer legt.

Een eventuele verdere regionalisatie zou niet leiden tot het vrijkomen van de extra personele en budgettaire middelen die nodig zijn om de openstelling van delegaties te bekostigen. Bovendien zou verdere personele en budgettaire versterking binnen de regionale delegaties noodzakelijk zijn.

3.4. Herindeling

De herindeling werd geïntroduceerd om onevenwichtigheden aan te pakken in de toewijzing van menselijke hulpbronnen tussen de delegaties in verschillende geografische gebieden. Deze onevenwichtigheden hebben betrekking op de verhouding tussen ambtenaren en lokaal personeel op universitair niveau en op de verhouding tussen de verschillende delegaties qua personeelsbezetting. Ook werden bij de herindeling vrijgekomen middelen gebruikt voor de opening van nieuwe delegaties.

De herindeling heeft voornamelijk bestaan uit de overplaatsing van ambtenaren van de ene delegatie naar de andere. Zo nodig werden delegaties gecompenseerd via ALAT-posten (lokaal ingehuurd personeel voor technische bijstand).

Van nu af aan worden herindelingen ook gezien als een permanent proces van aanpassing van de middelen aan de veranderende werklast van de delegaties, en de prioriteiten van de Commissie. Een netto toename van de personele en budgettaire middelen van de buitenlandse dienst kan slechts worden overwogen nadat alle mogelijkheden voor herindeling zijn bestudeerd.

De door de Commissie uitgevoerde analyse van de werklast van delegaties vergemakkelijkt de toewijzing van middelen of verschuivingen naar de delegaties. Daarbij wordt rekening gehouden met het relatieve belang van de activiteiten van de delegaties in overeenkomst met hun taakomschrijving (in het bijzonder externe hulp, handel, politieke verslaglegging en vertegenwoordiging).

Sinds 1996 heeft de Commissie haar goedkeuring verleend aan de herindeling van 73 posten binnen de buitenlandse dienst. In dezelfde periode heeft zij nog eens 53 posten overgeheveld van de zetel naar de delegaties. Een vijfde van de posten van de buitenlandse dienst, en ongeveer een derde van de niet-management posten, zijn gedurende de laatste vijf jaar opnieuw ingedeeld.

In 2001 zal uit de volgende delegaties telkens een ambtenarenpost opnieuw worden ingedeeld: Zimbabwe, Niger, Libanon, Kameroen, Burkina Faso, Mozambique, India (teneinde de delegatie in Nepal te openen) en Uruguay (teneinde de delegatie in Paraguay te openen). In 2002 zal telkens een ambtenaar opnieuw worden ingedeeld uit de bureaus in de Comoren, Equatoriaal Guinee, de Nederlandse Antillen, Sao Tomé en Principe en de delegatie in Thailand (teneinde de delegatie in Cambodja te openen). Nog eens vijf herindelingen vloeien voort uit de stroomlijning van Trinidad en Tobago, Sri Lanka en Costa Rica.

Met deze 18 herindelingen in 2002 zal de Commissie sinds 1996 in totaal 89 ambtenarenposten opnieuw hebben ingedeeld. Af en toe zal een herindeling plaatsvinden in de loop van het reguliere beheer van de buitenlandse dienst. Het algemene effect van dergelijke indelingen zal echter waarschijnlijk marginaal blijven, en zal in ieder geval onvoldoende zijn voor de dekking van personele behoeften die voortvloeien uit een eventuele verdere uitbreiding van het netwerk van delegaties. De resterende optie is verticale herschikking van Brussel naar de delegaties, die in dit stadium echter in hoofdzaak dient te worden aangewend voor de tenuitvoerlegging van de deconcentratie.

3.5. De middelen van de buitenlandse dienst

De buitenlandse dienst van de Commissie bestaat uit ambtenaren/tijdelijke functionarissen en lokaal personeel, die, afhankelijk van het kader waarin zij werkzaam zijn, gefinancierd worden uit deel A of deel B van de begroting van de Commissie.

Teneinde efficiënt en flexibel in te spelen op de behoefte aan technische expertise bij het beheer van de buitenlandse hulp door de delegaties, is de Commissie voornemens binnen het kader van de administratieve hervormingen een status van auxiliair te creëren, waarop soortgelijke stimulerende maatregelen als die van bijlage X van het statuut van toepassing zouden zijn. Totdat een dergelijke status gecreëerd is zal de Commissie een mix hanteren van de bestaande contractuele regelingen (lokale functionarissen, ALAT en individuele deskundigen) om te voldoen aan de behoefte van de delegaties aan technische deskundigheid binnen het overeengekomen tijdpad voor de deconcentratie van het beheer van de externe bijstand en de integratie van de functies van de bureaus voor technische bijstand (TAB) in de delegaties. Dit personeel zal direct onder contract staan bij de Commissie, zal opereren vanuit de delegaties en zal onder de autoriteit van het hoofd van de delegatie vallen.