Resolutie van het Europees Parlement

van 7 oktober 2010

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gezien de definitieve jaarrekening van de Europese Politieacademie voor het begrotingsjaar 2008,

Gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de Europese Politieacademie betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van de Academie [1]

Gezien de aanbeveling van de Raad van 16 februari 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

Onder verwijzing naar zijn besluit van 5 mei 2010 [2] om het besluit tot verlening van kwijting voor het begrotingsjaar 2008 uit te stellen, en de antwoorden van de directeur van de Europese Politieacademie,

Gezien artikel 276 van het EG-Verdrag en artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

Gezien Besluit 2005/681/JBZ van de Raad van 20 september 2005 tot oprichting van de Europese Politieacademie (EPA) [4] en tot intrekking van Besluit 2000/820/JBZ, en met name artikel 16,

Gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

Gezien artikel 77 en bijlage VI van zijn Reglement,

Gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole van (A7-0253/2010),

A. overwegende dat de Academie in 2001 is opgericht en per 1 januari 2006 is omgevormd tot een communautair orgaan in de zin van artikel 185 van het algemeen Financieel Reglement, waarop de financiële kaderregeling van de organen van toepassing is,

B. overwegende dat de Rekenkamer in zijn verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2006 een voorbehoud heeft gemaakt ten aanzien van zijn beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen op grond van het feit dat de aanbestedingsprocedures niet in overeenstemming met de voorschriften van het Financieel Reglement waren,

C. overwegende dat de Rekenkamer in zijn verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2007 een voorbehoud heeft gemaakt ten aanzien van zijn beoordeling van de betrouwbaarheid van de rekeningen alsmede van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen,

D. overwegende dat de Rekenkamer in zijn verslag over de jaarrekeningen van de Academie voor het begrotingsjaar 2008 een toelichting heeft gevoegd bij zijn oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen, zonder dit uitdrukkelijk te beperken, en dat hij zijn oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen heeft beperkt,

E. overwegende dat het Parlement in zijn besluit van 5 mei 2010 heeft besloten de verlening van de kwijting voor het begrotingsjaar 2008 uit te stellen,

Algemene beschouwingen

Voortbestaan van de belangrijkste tekortkomingen van de Academie

1. acht het onaanvaardbaar dat de EPA sinds haar oprichting als agentschap in 2006 moeite heeft om te voldoen aan de normen inzake behoorlijk bestuur waaraan een regelgevend agentschap wordt geacht te voldoen; benadrukt het feit dat sinds 2006 diverse controles problemen aan het licht hebben gebracht met betrekking tot de eerbiediging door de Academie van het Financieel Reglement, het statuut van de ambtenaren en het boekhoudsysteem, alsmede tekortkomingen op het gebied van begrotingsbeheer, personeel, aanbestedingsprocedures en de regels inzake de uitgaven voor cursussen; is zich ervan bewust dat de verbeteringen van de Academie naar verwachting pas voltooid zullen zijn na 2014, wanneer het (door de raad van bestuur in mei 2010 goedgekeurde) meerjarenplan van de Academie volledig uitgevoerd moet zijn; is niet bereid te aanvaarden dat de Academie dus minimum negen jaar (2006-2014) nodig heeft om bevredigend te presteren ten aanzien van de normen inzake behoorlijk bestuur waaraan een regelgevend agentschap wordt geacht te voldoen;

Bestuur van de Academie in de jaren 2006-2009

2. acht het gebrek aan verantwoordelijkheid en professionalisme van de oud-directeur, die het Parlement verantwoording verplicht is voor de uitvoering van de begroting 2008, onaanvaardbaar; wijst op de volgende vaststellingen waarvan het Tsjechische voorzitterschap op 18 mei 2009 melding heeft gemaakt:

- wanbestuur van de Academie: in samenhang met de vaststellingen van de dienst Interne audit heeft de Commissie de Academie hulp aangeboden, maar de directeur heeft noch met DG Justitie, vrijheid en veiligheid, noch met DG Begroting ooit contact opgenomen;

- communicatie binnen het secretariaat: het gebrek aan communicatie en vertrouwen tussen de directeur en het personeel heeft geleid tot aanslepende geschillen;

- gebrek aan transparantie: in plaats van de problemen te identificeren en advies te vragen aan de raad van bestuur of de Commissie deelde de directeur de informatie niet mee, die vervolgens toevallig bekend is geraakt;

- directeur verantwoording verplicht aan de raad van bestuur van de Academie: de directeur heeft de besluiten van de raad van bestuur niet geëerbiedigd;

3. betreurt het feit dat de raad van bestuur van de Academie niet volledig zijn verantwoordelijkheid heeft opgenomen met betrekking tot de beheersfouten van de oud-directeur, om het imago van de Academie niet te beschadigen;

4. kan niet aanvaarden dat de raad van bestuur geen tuchtstraf heeft uitgesproken, met name gelet op de beroepsmogelijkheid waarvan de oud-directeur gebruik had kunnen maken;

5. wijst daarom met klem op de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van de Academie en stelt voor dat de nodige veranderingen worden doorgevoerd om te voorkomen dat een dergelijke situatie zich ook in de toekomst nog voordoet; dringt erop aan dat de rol van de Commissie wordt aangepast door haar in de raad van bestuur van de Academie en de andere agentschappen van de Unie stemrecht en een blokkeerminderheid toe te kennen voor besluiten betreffende het budgettaire, financiële en administratieve beheer van de Academie;

Structurele tekortkomingen

6. heeft voorts vragen bij de capaciteit van de Academie om volledig haar structurele problemen te overwinnen met betrekking tot:

- de geringe omvang van de Academie, waardoor twijfelachtig is of zij effectief met de complexe financiële voorschriften en personeelsregelingen van de EU kan omgaan;

- de locatie van het secretariaat van de Academie in Bramshill, ongeveer 70 km van Londen, die een nadeel is, onder meer wat aanwervingen en verbindingen met het openbaar vervoer betreft;

- de bestuurskosten van de Academie, die niet onaanzienlijk zijn, aangezien de Academie slechts 24 personeelsleden telt, maar wel een raad van bestuur heeft van 27 leden (cijfers van het begin van het begrotingsjaar 2008);

7. suggereert daarom dat de mogelijkheid wordt onderzocht om de Academie aan te hechten bij Europol, als concrete oplossing voor de structurele en chronische problemen ervan; suggereert daarnaast dat de Rekenkamer een grondige controle van de regelgevende agentschappen uitvoert, onder andere om het aandeel van werkings-, bestuurs- en operationele kosten te onderzoeken en manieren te onderzoeken om structurele en andere problemen aan te pakken, als aanvulling van de eigen beoordeling van de regelgevende agentschappen door de Commissie;

Standpunt van de Rekenkamer

8. merkt op dat de Rekenkamer niet bereid is spoedig een advies in briefvorm over de invoering van het actieplan van de Academie uit te brengen, zoals het Parlement in paragraaf 23 van zijn resolutie [6], die integrerend onderdeel uitmaakt van zijn besluit van 5 mei 2010 over het verlenen van kwijting voor het begrotingsjaar 2008, heeft gevraagd; houdt niettemin naar behoren rekening met de verklaring van de Rekenkamer dat hij in zijn specifieke jaarverslagen van de jaren 2006 tot 2008 al uitgebreid verslag heeft uitgebracht over de problemen die hij bij de Academie heeft vastgesteld;

Het actieplan van de Academie voor 2010-2014

9. merkt op dat de nieuwe directeur van de Academie het actieplan tijdig heeft ingediend, zoals in paragraaf 22 van de bovengenoemde resolutie van het Parlement van 5 mei 2010 was gevraagd; betreurt niettemin het gebrek aan precisie in de beschrijving van de specifieke acties die de Academie wil ondernemen; betreurt ook het feit dat de meeste indicatoren die de Academie voorstelt, vaag zijn en niet altijd duidelijk nuttig zijn om het halen van de doelstellingen te beoordelen;

10. merkt op dat de directeur en de raad van bestuur van de Academie als reactie op het verzoek van het Parlement om een actieplan goed te keuren een realistische periode van vier jaar hebben vooropgesteld (van 2010 tot 2014) om de doelstellingen in de bijlage bij de bovengenoemde resolutie van het Parlement van 5 mei 2010 te halen; is niet bereid te aanvaarden dat de Academie dus nog vier jaar nodig heeft om bevredigend te presteren ten aanzien van de normen inzake behoorlijk bestuur waaraan een regelgevend agentschap wordt geacht te voldoen;

11. vraagt dat de directeur van de Academie de kwijtingsautoriteit om de zes maanden informeert over de vooruitgang die met de uitvoering van het actieplan wordt geboekt;

Specifieke opmerkingen

Validering van de financiële procedures en het nieuwe boekhoudsysteem (artikel 43 van de financiële kaderregeling)

12. spreekt zijn bezorgdheid uit over de in 2008 ondervonden moeilijkheden met de overschakeling van het oude boekhoudsysteem op ABAC en de late invoering van een geschikt boekhoudsysteem, met als gevolg dat er nog steeds een risico is voor de kwaliteit van de informatie betreffende overdrachten uit het voorgaande jaar, het gebruik van bestemmingsontvangsten en het verband met bepaalde cijfers in de balans over 2007; spreekt grote bezorgdheid uit over het feit dat de acties van de Academie nu zijn uitgesteld tot 2011 door het ontslag van twee centrale spelers in het financiële circuit: de rekenplichtige en de persoon die bevoegd is voor financiën en begroting;

13. benadrukt het feit dat de controle door de Rekenkamer van een steekproef van vastleggingen (zie het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de Academie, paragraaf 15) aantoonde dat in drie gevallen het controletraject van de financiële uitvoering ontbrak, zodat het onmogelijk was het eindsaldo ervan terug te vinden in de rekeningen per 31 december 2008;

14. benadrukt het feit dat de Rekenkamer in zijn speciaal verslag voor 2006 al had vermeld dat de Academie niet de nodige systemen en procedures had ingesteld om hem in staat te stellen een financieel rapport dat aan de vereisten van de financiële kaderregeling voor de agentschappen voldoet, voor te bereiden;

Programmering en monitoring van de begroting

15. spreekt zijn bezorgdheid uit over de zwakke prestaties van de Academie met betrekking tot de programmering en de monitoring van de uitvoering van de begroting; merkt met name op dat 31 % van de totale begroting van de Academie in 2008 moest worden overgedragen; acht de maatregelen die de Academie in verband hiermee voorstelt, inadequaat en vaag;

16. merkt op dat reeds voor het begrotingsjaar 2007 meer dan 20 % van de kredieten van de Academie die waren overgedragen van het voorgaande jaar (0,5 miljoen EUR), werden geschrapt;

Financieel beheer van de activiteiten van de Academie

17. spreekt zijn bezorgdheid uit over het financieel beheer door de Academie van haar activiteiten; merkt met name op dat de Rekenkamer voor het jaar 2008 heeft gewezen op:

- het ontbreken van een juridische verbintenis in drie gevallen voor een totaalbedrag van 39500 EUR;

- het ontbreken van een vastlegging in de begroting voorafgaand aan de juridische verbintenis in negen gevallen voor een totaalbedrag van 244200 EUR;

en acht de maatregelen die de Academie in verband hiermee voorstelt, inadequaat en vaag;

Controleklimaat voor aanbestedingen

18. spreekt zijn bezorgdheid uit over het feit dat de Academie constant het Financieel Reglement niet naleeft wat de regels voor overheidsopdrachten betreft; constateert met name onregelmatigheden in de aanbestedingsprocedure voor een contract met een leverancier met een omvang van ongeveer 2 % van de huishoudelijke uitgaven in 2008;

19. benadrukt het feit dat de Rekenkamer in zijn speciale verslagen voor 2006 en 2007 de Academie al had bekritiseerd, omdat zij geen documentatie kon voorleggen om de behoefte te motiveren om bepaalde aankopen te verrichten en te verklaren waarom een beroep op een bepaalde leverancier moest worden gedaan;

Klimaat inzake de verificatie van uitgaven

20. benadrukt het feit dat de Rekenkamer in 2008 heeft gewezen op een groot aantal gevallen waar de administratieve en financiële regels inzake uitgaven voor de organisatie van cursussen en studiebijeenkomsten, die een belangrijk deel (64 %) van de huishoudelijke uitgaven van de Academie uitmaken, niet waren geëerbiedigd; neemt er nota van dat deze onregelmatigheden voornamelijk betrekking hadden op: het ontbreken van bewijsstukken voor de gemaakte kosten, het ontbreken van bewijzen van deelname aan een cursus en van originele facturen en de documenten die vereist zijn voor het verkrijgen van de verblijfskostenvergoeding, alsmede de afwezigheid van informatieverzoeken in verband met de reiskosten van deskundigen; vraagt de Academie maatregelen te nemen om een adequate capaciteit voor verificatie vooraf en achteraf te garanderen;

21. spreekt zijn bezorgdheid uit over het feit dat de Rekenkamer in zijn speciale jaarverslagen voor 2006 en 2007 al had opgemerkt dat de begrotingskredieten niet waren gebruikt overeenkomstig het principe van gezond financieel beheer (artikel 25 van het Financieel Reglement van de Academie);

Kredieten die zijn aangewend voor particuliere doeleinden

22. betreurt het feit dat de externe audit met betrekking tot het gebruik van kredieten voor de financiering van privé-uitgaven die door de Academie was aangekondigd en die door een extern bedrijf moet worden uitgevoerd, nog niet is gestart; is bijgevolg bezorgd door deze vertraging, die het werk van het externe bedrijf zeker niet zal vergemakkelijken;

23. merkt op dat de toenmalige directeur de leden van de Commissie begrotingscontrole in zijn reactie na de hoorzitting van 25 januari 2010 heeft gemeld dat geld was teruggevorderd; merkt op dat een bedrag van 2320,77 GBP voor vervoerskosten en taxi's voor 2007 niettemin blijkbaar nog niet is teruggevorderd;

24. merkt ook op dat het bedrag van de uitgaven voor het gebruik van mobiele telefoons en wagens door het personeel nog steeds niet duidelijk is;

25. benadrukt het feit dat de Rekenkamer in zijn specifiek jaarverslag voor 2007 al had gesignaleerd dat, aangezien het voor de controleurs niet doenlijk was alle in 2007 gedane betalingen te onderzoeken, noch het onregelmatig voor privégebruik besteed bedrag, noch alle verschillende soorten privé-uitgaven konden worden gekwantificeerd;

Personeelsbeheer: beroep op uitzendkrachten voor delicate posten

26. is bezorgd over het feit dat tot nu toe voor financiële werkzaamheden een beroep wordt gedaan op uitzendkrachten; stelt vast dat de Academie pas in 2009 is overgegaan tot de publicatie van een kennisgeving van vacature voor de aanwerving van een coördinator voor de internecontrolenormen en dat de gesprekken voor die functie vervolgens zijn gepland voor begin 2010; spreekt zijn bezorgdheid uit over het feit dat twee centrale spelers onder het personeel van het financiële circuit (de rekenplichtige en de persoon die bevoegd is voor financiën en begroting) recent ontslag hebben genomen;

27. verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij het kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 5 mei 2010 [7] over de kwijting 2008: prestaties, financieel beheer en controle van de agentschappen.

[1] PB C 304 van 15.12.2009, blz. 124.

[2] PB L 252 van 25.9.2010, blz. 232.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 252 van 25.9.2010, blz. 233.

[7] PB L 252 van 25.9.2010, blz. 241.

--------------------------------------------------