Speciaal verslag nr. 9/2001

over het Programma voor opleiding en mobiliteit van onderzoekers, vergezeld van de antwoorden van de Commissie

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2001/C 349/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

LIJST MET AFKORTINGEN

4FP Vierde kaderprogramma

Cordis Informatiedienst betreffende communautaire onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden

DG ONDERZOEK Directoraat-generaal Onderzoek

IHP Improving Human Potential

MCFA Marie Curie Fellowship Association

TMR Training and Mobility of Researchers

SAMENVATTING

I. Dit verslag behelst een analyse van de kwaliteit van de beheerssystemen die de Commissie hanteert voor de uitvoering van het programma Opleiding en mobiliteit van onderzoekers (hierna TMR, Training and Mobility of Researchers) als onderdeel van het vierde kaderprogramma (1994-1998). Het spitst zich toe op de procedures voor de selectie van voorstellen en de beheerssystemen voor het toezicht op contracten (zie de paragrafen 1-8).

II. Bij de beoordeling van de voorstellen ontbrak het de gevolgde procedures soms aan transparantie: gedetailleerde dossiers van de beraadslagingen die tot de besluiten leidden, ontbraken. Bij de toewijzing van de voorstellen aan beoordelaars is er sprake van potentiële belangenverstrengeling (zie de paragrafen 9-15). De Rekenkamer beveelt aan de huidige procedures te verbeteren en strikt te volgen (zie paragraaf 41).

III. Wat betreft de activiteiten voor onderzoeksnetwerken zijn er organisaties aangetroffen die de subsidiabiliteitscriteria voor onderzoekers niet toepasten. Er zijn personen aangeworven die van de Commissie al een beurs toegewezen hadden gekregen voor de uitvoering van een project (zie de paragrafen 16 en 17). De Commissie zou kruiscontroles moeten verrichten om dergelijke gevallen te voorkomen (zie paragraaf 42).

IV. Er zijn gebreken geconstateerd in de procedures voor de vaststelling van de kosten per eenheid bij de activiteit toegang tot grote installaties. Naar gebleken is, hebben uitsluitend wetenschappelijke en geen financiële ambtenaren van de Commissie contact met de contractanten over de bepaling van de tarieven voor dagelijkse gebruikers (zie paragraaf 21). Het van de financiële ambtenaren verlangde advies zou moeten worden geregistreerd voordat deze tarieven worden vastgesteld (zie paragraaf 44). Verder is de externe evaluatie halverwege de contractduur op een ongeschikt moment uitgevoerd (zie paragraaf 22). Deze beoordeling zou overeenkomstig de feitelijke contractduur moeten plaatsvinden (zie paragraaf 45).

V. De goedkeuring van voorstellen voor Marie Curie Fellowships hing sterk af van de indieningsprocedure die de gegadigde koos (zie paragraaf 24). Het gehele beheer van de Marie Curie Fellowships zou moeten worden ondergebracht in de afdeling die belast is met het TMR-programma, waar het beheer aanzienlijk verbeterd is (zie paragraaf 46).

VI. De Commissie controleert niet stelselmatig of al haar criteria voor de euroconferenties, praktijk- en zomercursussen worden nageleefd. Verder wordt er geen informatie verzameld over de vraag of deze bijeenkomsten ook door andere instanties worden gesponsord (zie de paragrafen 29 en 30). Gewijzigde procedures zouden de uitvoering van deze controles moeten garanderen (zie paragraaf 49).

VII. Uit de resultaten van de gehouden enquête valt af te leiden dat de begunstigden/contractanten gemiddeld genomen tevreden zijn over de door de Commissie verleende diensten (zie de paragrafen 32-36).

INLEIDING

Onderzoeksactiviteiten op het gebied van opleiding en mobiliteit van onderzoekers

1. Volgens artikel 163 van het Verdrag heeft het onderzoeksbeleid van de Gemeenschap ten doel, de wetenschappelijke en technologische grondslagen van de industrie van de Gemeenschap te versterken en haar internationale concurrentiepositie te bevorderen. De strategie van de Gemeenschap op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling is vastgelegd in kaderprogramma's en wordt door de Commissie uitgevoerd via specifieke programma's. Het vierde kaderprogramma(1) (1994-1998) is nog in uitvoering, terwijl het vijfde kaderprogramma(2) (1998-2002) na het besluit van het Europees Parlement en de Raad van 22 december 1998 in werking is getreden. In het vierde kaderprogramma (hierna 4FP, Fourth Framework Programme) werd "stimulering van de opleiding en de mobiliteit van onderzoekers" gekozen als één van de vier activiteiten waarvoor 792 miljoen is uitgetrokken op een totale begroting voor het kaderprogramma van 11879 miljoen euro (zie tabel 1). De Raad nam een beschikking(3) inzake "een specifiek programma voor onderzoek en technologische ontwikkeling, inclusief demonstratie, op het gebied van de opleiding en mobiliteit van onderzoekers".

Tabel 1

Uitsplitsing per maatregel van de begroting van het vierde kaderprogramma

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Commissie.

Doelstellingen en begroting van het TMR-programma

2. Het TMR-programma valt uiteen in drie onderling afhankelijke gebieden (onderzoeksnetwerken, toegang tot grote installaties en opleiding door onderzoek), waaraan een activiteit is toegevoegd voor begeleidende maatregelen waarmee de communicatie tussen onderzoekers zelf en met het bedrijfsleven moet worden verbeterd, jonge wetenschappers worden aangemoedigd en bekendheid wordt gegeven aan resultaten en uitkomsten van het programma.

3. Door middel van netwerken zullen onderzoekers van vijf of meer onderzoeksteams in ten minste drie landen hun inspanningen kunnen bundelen in een gemeenschappelijk onderzoeksproject en aldus groepen samenstellen die hoogwaardiger onderzoek kunnen uitvoeren. De activiteit toegang tot grote installaties is bestemd voor grote installaties waarvoor omvangrijke steun op Europees niveau gerechtvaardigd is vanwege het in de Gemeenschap unieke of zeldzame karakter ervan, de hoge investerings- of onderhoudskosten en het belang voor het onderzoek. Gebruik van deze installaties wordt in zoverre gesubsidieerd dat onderzoekers uit andere staten toegang wordt verschaft tot installaties die daarvoor ontoegankelijk waren. De activiteit opleiding door onderzoek (later herdoopt tot Marie Curie Fellowships) dient Europese onderzoekers in staat te stellen opleidingen of specialisaties te volgen buiten hun land van herkomst.

4. Begeleidende maatregelen dienen bij te dragen tot de doelstellingen van het programma wat betreft de bevordering van mobiliteit en opleiding van onderzoekers, terwijl ze tegelijkertijd een geschikt middel zijn voor de verspreiding van informatie over de voorwaarden en procedures voor deelname aan de diverse activiteiten van het programma en voor de verspreiding van de resultaten ervan. Zij worden aangeduid met euroconferenties, praktijk- en zomercursussen.

5. DG Onderzoek beheert het TMR-programma met een eenheid van vier afdelingen, die per 31 december 1999 uit 59 personeelsleden bestond.

6. Na de toetreding van Oostenrijk, Finland en Zweden is de begroting voor de vier hoofdgebieden van dit programma aangepast. Tabel 1 toont hoe de middelen over deze gebieden zijn verdeeld. Tabel 2 bevat de totale bedragen waarvoor jaarlijks verplichtingen zijn aangegaan en die zijn betaald. De belangrijkste conclusie uit deze gegevens is dat de betalingskredieten in de eerste jaren van het 4FP enigermate zijn onderbesteed.

7. Tabel 3 geeft het bedrag van de TMR-begroting weer dat van 1995 tot 1999 gebruikt werd voor administratieve en personeelsuitgaven. Deze uitgaven mogen volgens de beschikking van de Raad maximaal 5,6 % van de totale begroting bedragen. Het is duidelijk dat de Commissie binnen deze grens blijft.

Tabel 2

Implementatie van de begroting - Opleiding en mobiliteit van onderzoekers

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Commissie.

Tabel 3

Opleiding en mobiliteit van onderzoekers - Administratieve uitgaven

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Commissie.

De controle van de Rekenkamer

8. Deze controle was toegespitst op de analyse van de beheerssystemen die de administratieve diensten van zowel de Commissie als de contractant hanteren voor de uitvoering van het programma en op het onderzoek naar de kwaliteit van de manier waarop zij werden beheerd. De belangrijkste controledoelstelling was de beoordeling van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het TMR-programma. De geldende procedures voor de selectie van contracten zijn gecontroleerd en er is een follow-up verricht ten aanzien van de tekortkomingen die in een eerder verslag van de Rekenkamer(4) op dit gebied zijn genoteerd. Er zijn tien controles ter plaatse uitgevoerd in zes lidstaten, tijdens welke 19 begunstigden van programma's zijn gecontroleerd die bij 51 contracten betrokken waren. Ten slotte is aan de hand van controles ter plaatse en enquêtes per post informatie verzameld over zowel de contractanten/begunstigden die bij het programma betrokken waren als de mate van tevredenheid over de door de Commissie geboden diensten.

SELECTIE VAN VOORSTELLEN

Opzet van de controle en algemene resultaten

9. Voorstellen die volgens specifieke oproepen tot indiening van voorstellen zijn ontvangen, zijn gecontroleerd om vast te stellen of de schriftelijke procedures correct zijn toegepast en of de bestaande selectieprocessen transparant waren. De voorstellen zijn afkomstig van organisaties en personen uit alle lidstaten en geassocieerde staten. De kans op goedkeuring varieert naar gelang van het gebied en van de oproep.

10. Een ingediend voorstel wordt eerst door twee tot vijf door de Commissie gekozen beoordelaars (zogenaamde "Primary Reviewers") bekeken. Er wordt dan één voorlopige totaalscore toegekend, die gewoonlijk het gemiddelde is van de door de Primary Reviewers toegekende waarderingen. Vervolgens komen laatstgenoemden bijeen (in een zogeheten "panel meeting") om de resultaten van de evaluaties te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst kan de ene voorlopige totaalscore overeenkomstig specifieke schriftelijke procedures veranderen. In de panel meeting wordt een definitieve lijst opgesteld die aan de Commissie wordt voorgelegd. Maar in de door de Rekenkamer onderzochte gevallen ontbreken in de beknopte notulen de overwegingen die tot de samenstelling van de definitieve lijst hebben geleid. De Commissie neemt het definitieve besluit over de vraag welke voorstellen worden aanvaard.

11. Er was enige variatie in de manier waarop de voorstellen voor de vier activiteiten in de praktijk werden beoordeeld. Gebreken zijn op alle gebieden geconstateerd; zo kwam het voor dat er geen documenten waren geproduceerd die de besluiten van de beoordelaars toelichtten en dat beoordelaars voorstellen hadden geëvalueerd waarbij zij betrokken waren; in sommige gevallen beoordeelde iemand een voorstel waarbij zijn/haar werkgever/vereniging was betrokken.

Onderzoeksnetwerken

12. Op het gebied van onderzoeksnetwerken week de volgorde in de beknopte notulen van de panel meeting af van de afzonderlijke totaalscores die in dit document zijn vermeld. De beoordeling van de voorstellen vond plaats volgens de geldende procedure, maar dit is niet helemaal terug te vinden in de notulen; de beraadslagingen van het panel zijn namelijk maar gedeeltelijk opgenomen. In de notulen wordt gewag gemaakt van de aanpassingen die de Primary Reviewers hebben aangebracht om eventueel hun individuele waardering vóór de plenaire discussie af te stemmen op een bepaald voorstel. Wat er ontbreekt, is de definitieve aanpassing van de score van bepaalde voorstellen naar aanleiding van de plenaire discussie (in het panel). Gevolg is in feite een duidelijk gebrek aan samenhang tussen de definitieve rangorde, die voortvloeit uit de beraadslagingen van het panel, en de afzonderlijke waarderingen van bepaalde voorstellen. In ieder geval zijn de notulen van de beraadslagingen niet nauwkeurig genoeg, maar dit doet niets af aan het resultaat van de beoordeling (lijst van voorstellen dat het panel aan de Commissie ter financiering voorlegt, in volgorde van prioriteit). Op basis van de aanbevelingen van dit panel heeft de Commissie in totaal 13 voorstellen gesubsidieerd.

Toegang tot grote installaties

13. Wat betreft de toegang tot grote installaties zijn in 13 van de 61 gevallen de nauwkeurig omschreven instructies voor de vaststelling van de rangorde van de voorstellen niet nageleefd. Het gevolg was dat tien voorstellen een hogere voorlopige plaats kregen dan de evaluaties rechtvaardigden. Zes van deze tien voorstellen kregen subsidie. Documenten die deze hogere plaats motiveren, ontbreken.

Verlenging van contracten

14. Op dit gebied leidde de derde oproep voor voorstellen in 1997 tot nieuwe voorstellen afkomstig van bestaande contractanten die extra middelen vroegen voor de verschaffing van toegang. 38 van hen zijn daarin geslaagd. In plaats van nieuwe contracten voor deze voorstellen zijn er gewijzigde contracten gesloten, die de duur van de aanvankelijk bestaande contracten en de financiële bijdrage verlengden. Hiervoor is gekozen om te verzekeren dat de beschikbare begroting werd opgebruikt. De Commissie moet in het vervolg voorkomen dat deze situatie zich herhaalt en schriftelijk advies van haar juridische dienst inwinnen over de toe te passen correcte procedures. Verder zijn er twee soorten overlapping in deze contracten aangetroffen. De eerste betreft de duur van de contracten, waarbij één tot negen maanden van de tijdsduur van het eerste contract ook beschouwd werd als deel van de verlenging van het gewijzigde contract. Deze overlapping was bedoeld om "nieuwe contracten" te vermijden die na afloop van het 4FP zouden ingaan. Het tweede geval van overlapping heeft betrekking op de aanvullende financiering, waarbij in sommige gevallen kostendeclaraties over perioden van de eerste contracten gefinancierd werden uit de aanvullende financiering voor toekomstige perioden. Deze situatie valt de contractanten niet te verwijten, maar is het gevolg van een verkeerde uitleg van het contract door de betrokken diensten van de Commissie. Het totale bedrag dat voor de duur van het contract aan de contractanten is betaald was juist, maar vanwege de verkeerde interpretatie zijn sommige bedragen te vroeg betaald.

15. Uit de analyse van de voorstellen uit 1995 en 1997 voor eerdergenoemde contracten bleek dat in 27 van de 38 gevallen één van de beoordelaars van elk voorstel in beide perioden dezelfde was. In één geval evalueerden dezelfde twee beoordelaars de voorstellen in 1995 en 1997 (in 1997 werd er een derde aangetrokken). De analyse van de jaarverslagen over deze contracten voor de jaren 1996 tot 2000 toonde aan dat in elf gevallen één van de beoordelaars gelieerd was aan de contractant. In zeven gevallen was de beoordelaar expert in het selectiecomité van gebruikers van de contractant en in de vier overige gevallen was hij een gebruiker van de installatie, en kreeg hij dus subsidie van de Commissie. In één specifiek geval waren beide beoordelaars uit 1997 gebruikers van de installatie die zij beoordeelden in 1997 en 1998, respectievelijk 1997 en 1999. Deze beoordelaars genoten in feite gesubsidieerde toegang tot de installatie in 1997 tijdens de vier weken rond het tijdstip waarop zij de beoordelingen verrichtten. Eén van hen moest zijn verblijf in de installatie onderbreken om de panel meeting in Brussel bij te wonen. In al deze gevallen kan belangenverstrengeling optreden, die de procedures van de Commissie zouden moeten voorkomen.

CONTROLE VAN CONTRACTEN EN BEHEER

Onderzoeksnetwerken

16. Op het gebied van onderzoeksnetwerken (ook wel onderzoeks-opleidingsnetwerken genoemd) gelden diverse voorwaarden voor de personeelskosten van gastonderzoekers. Twee ervan luiden:

a) zijn/haar benoeming moet tijdelijk zijn en voor een welbepaalde periode, die start na de ingangsdatum van het contract, en

b) hij/zij mag geen onderdaan zijn van de staat waarin de contractant die hem/haar benoemt gevestigd is, en hij/zij mag gedurende maximaal 18 van de 24 maanden voorafgaande aan zijn/haar benoeming zijn/haar normale werkzaamheden niet in die staat hebben uitgevoerd.

17. Bij controles ter plaatse zijn gevallen ontdekt waarin onderzoekers die voorheen beurzen hadden ontvangen, tot gastonderzoeker op het onderzoeksnetwerk zijn verklaard, hoewel zij vóór hun benoeming tot wel 36 maanden voor dezelfde organisatie hadden gewerkt. Deze onderzoekers kwamen dus niet in aanmerking voor de hoedanigheid van gastonderzoeker.

18. Een veelgehoorde klacht tijdens de controles ter plaatse en de enquête was dat de contractanten het moeilijk vonden om onderzoekers voor het project aan te trekken. Velen hadden de aanwijzingen verkeerd begrepen en waren van mening dat zij uitsluitend konden adverteren voor Cordis en ontvingen zeer weinig aanmeldingen. Voorts hadden veel contractanten, en niet alleen degenen die zich bezighielden met onderzoeksnetwerken, kritiek op de website van Cordis zelf. Ze vonden die te omvangrijk en gebruikersonvriendelijk en veel organisaties maakten er indien mogelijk geen gebruik van.

Toegang tot grote installaties

19. In het modelcontract voor de activiteit toegang tot grote installaties zijn de toegestane kosten voor de kostendeclaraties opgesplitst in twee categorieën: reis- en verblijfkosten en gebruikerstarieven.

20. De reis- en verblijfkosten mogen ten laste gebracht worden van het contract overeenkomstig de "normale interne regels en procedures van de contractant". Aangezien er geen minimumeisen worden geëist door de Commissie, is het uiterst moeilijk te controleren of deze kosten terecht zijn gemaakt als de systemen van de contractant ongeschikt zijn. In sommige gevallen ontbraken de bewijsstukken ter motivering van de uitgaven. Verder leidde het ontbreken van controle van de bewering van de gebruikers van installaties dat zij geen reis- en verblijfkostenvergoeding ontvingen van de organisatie in hun land van herkomst soms tot dubbele financiering. Een rechtstreeks gevolg van deze situatie was dat een hoogleraar voor een tuchtraad moest verschijnen.

21. Voor de meeste van deze contracten kwamen de Commissie en de contractant gebruikerstarieven per dag overeen. Deze werden vastgelegd in ecu per dag. Het wisselkoersrisico voor de Commissie was dus beperkt en de kostendeclaraties waren beter te beoordelen doordat de koersen vooraf waren overeengekomen. Het is echter niet gebleken dat de wetenschappelijke ambtenaren voor de vastlegging van de gebruikerstarieven advies hebben ingewonnen bij financiële ambtenaren. Aangezien deze tarieven een groot deel van de middelen uitmaakten (soms wel 95 % van een contract met een maximumbijdrage van de Commissie van 2 miljoen ECU), was het van essentieel belang dat ze op een billijk, correct niveau werden vastgesteld. De regels voor de berekening van de gebruikerstarieven per dag schrijven voor dat alle kosten moeten worden berekend volgens de boekhoudkundige beginselen betreffende historische kostprijzen. De controles toonden aan dat de meeste contractanten de werkelijke kosten hadden opgegeven voor de vaststelling van de gebruikerstarieven, maar dat enkele contractanten onjuiste berekeningen hadden gehanteerd. Voor een contract van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek bijvoorbeeld was de berekening van de gebruikerstarieven per dag in feite gebaseerd op ramingen, waardoor de gebruikerstarieven in het contract meer dan 30 % hoger lagen dan op grond van historische kostprijzen gerechtvaardigd was. DG Onderzoek trekt dit momenteel na.

22. Het contract bepaalt dat halverwege de contracttermijn alle contracten van meer dan 1 miljoen euro op dit gebied worden beoordeeld. Deze evaluatie vond in 1998 plaats voor alle contracten, ongeacht hun waarde. Voor de contracten die in 1998 ingingen kwam de beoordeling te vroeg, aangezien veel contracten pas twee à drie maanden operationeel waren, zodat alleen de verzoeken om toegang zijn geëvalueerd. Voor de in 1998 aflopende contracten kwam de evaluatie weer te laat omdat het onmogelijk was vóór het einde van het contract gekritiseerde gebieden te verbeteren. Alleen bij de 38 verlengde contracten die in de paragrafen 14 en 15 zijn genoemd, vond de evaluatie op het juiste tijdstip plaats.

Opleiding door onderzoek (Marie Curie Fellowships)

Follow-up van eerdere bevindingen

23. Sinds het vorige verslag van de Rekenkamer over dit onderwerp is er gepoogd het beheer van deze werkzaamheden te verbeteren. Eén van de belangrijkste punten van kritiek was dat follow-up door de Commissie ontbrak wanneer de onderzoekers geen wetenschappelijke verslagen indienden. Er zijn op dit gebied wezenlijke verbeteringen geconstateerd: de betaling is gerelateerd aan de ontvangst van verslagen en de Commissie stuurt automatisch herinneringen aan contractanten wanneer ze geen verslagen ontvangt.

Decentralisatie van selectie en beheer van Marie Curie Fellowships

24. De Marie Curie Fellowships zijn niet alleen beschikbaar voor gegadigden van het TMR-programma, maar ook via specifieke oproepen voor specifieke themaprogramma's die onder het vierde kaderprogramma vallen. Bij analyse van de beoordelingen van Marie Curie Fellowships bleek dat de kans op goedkeuring van een voorstel binnen het TMR-programma aanzienlijk afweek van die voor themaprogramma's. In één geval was het verschil zo groot dat de kans op goedkeuring van een voorstel in het kader van een specifiek programma drie keer zo groot was als bij het TMR-programma.

Belastingheffing van Marie Curie Fellows

25. Geconstateerd werd dat de heffing van inkomstenbelasting op de toelage van Marie Curie-bursalen van land tot land, en zelfs tussen belastingdistricten in hetzelfde land verschilde. Doordat harmonisatie tussen deze districten in hetzelfde land ontbreekt, heeft de Commissie moeite met de vaststelling van de maandelijkse toelagen voor de gastonderzoeker in dat land en ontstaan er aanzienlijke verschillen in de nettobedragen die de bursalen daar ontvangen.

Marie Curie Fellowship Association

26. De Marie Curie Fellowship Association (MCFA) is in november 1997 opgericht als een internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht. Volgens de statuten streeft de MCFA het volgende na:

a) stimulering van de wetenschap in Europa;

b) scheppen van een duidelijke en zichtbare identiteit voor de Marie Curie Fellowships;

c) bevordering en vergroting van de reputatie van Marie Curie Fellowships;

d) verbetering van contact en informatie tussen de leden van de vereniging;

e) totstandbrenging van een gestructureerde interface tussen onderzoekers en de onderzoekswereld, inclusief de industrie;

f) ontwikkeling en aanmoediging van de internationale dimensie van Marie Curie Fellowships;

g) meer waardering en begrip voor wetenschap bij het brede publiek.

27. De bijdrage van de Commissie aan de MCFA, die gefinancierd wordt uit het TMR-programma (zie tabel 4), vormt nagenoeg het totaal van de middelen van de vereniging.

Tabel 4

Steun van de Commissie aan de Marie Curie Fellowship Association

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Commissie.

28. De controle van de MCFA legde een ernstig gebrek aan beheerscontrole bloot. Er waren geen financiële procedures voor de subsidiabiliteit van de uitgaven, met het gevolg dat alle gemaakte kosten geacht werden door de Commissie te worden vergoed. Het resultaat was dat een aanzienlijk deel van de van de Commissie ontvangen middelen niet altijd effectief werd besteed.

Begeleidende maatregelen

29. In het modelcontract voor euroconferenties, praktijk- en zomercursussen staat dat contractanten in gelijke mate aandacht moeten schenken aan mensen onder 35 jaar, uit minder ontwikkelde regio's, en de deelname van vrouwen en de industrie moeten bevorderen. Op de kostendeclaraties moeten de contractanten alleen bewijzen dat de deelnemers aan de conferenties jonger zijn dan 35 jaar; er is dus geen bewijs dat de andere criteria stelselmatig zijn gecontroleerd.

30. Bij de controles ter plaatse is gebleken dat de Commissie niet de enige bron van financiering is voor deze conferenties en dat er vaak sprake was van andere sponsors. Er zijn echter geen maatregelen getroffen om te garanderen dat de totale sponsoring/subsidiëring niet de totale kosten van de actie overschreed.

Controles ter plaatse door de Commissie

31. In the periode 1996-1999 heeft de Commissie, noch door haar ambtenaren, noch door externe contractanten financiële controles ter plaatse van het TMR-programma laten uitvoeren. Het is beslist noodzakelijk dat in een vroegtijdig stadium van een programma een minimum aan controles wordt uitgevoerd om te garanderen dat de contractant de juiste procedures toepast en dat deze procedures en de doelstellingen realistisch zijn.

RESULTATEN VAN DE ENQUÊTE

32. In de periode van september tot en met december 2000 zijn er in totaal 1896 vragenlijsten verstuurd naar contractanten die deelnamen aan het TMR-programma. De lijsten zijn op basis van een aselecte steekproef verzonden naar alle categorieën contractanten/begunstigden in alle lidstaten en alle bij de kaderprogramma's betrokken staten. Het aantal onderzochte contracten en hun waarde is weergegeven in tabel 5. Er zijn 1372 (72,36 %) antwoorden ontvangen. Een analyse van het aantal verzonden vragenlijsten en de ontvangen reacties is opgenomen in tabel 6. Met deze vragenlijsten werd beoogd de prestaties van de Commissie en het nut van het TMR-programma zelf te beoordelen. Het eerste deel van de lijsten was bedoeld om informatie te verzamelen over de mate van betrokkenheid van de contractanten/begunstigden bij eerdere kaderprogramma's en over hun andere activiteiten van 4FP. Elke fase in de contractprocedure, van de oproep voor voorstellen, de voorbereiding van het voorstel, de evaluatie, de onderhandelingen over het contract en de ondertekening, tot de procedures voor rapportage en betaling kwam aan de orde om te achterhalen hoe tevreden de contractanten/begunstigden waren. Tot slot kregen zij de vraag voorgelegd of zij zouden deelnemen aan het vijfde kaderprogramma.

Tabel 5

Overzicht per type en waarde van gecontroleerde projecten van het TMR-programma (controle ter plaatse/vragenlijst)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Rekenkamer.

Tabel 6

Analyse van verzonden en ontvangen vragenlijsten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Rekenkamer.

33. De belangrijkste resultaten van deze enquête zijn terug te vinden in tabel 7. Vele respondenten voegden opmerkingen bij hun geretourneerde vragenlijsten die nader inzicht verschaften over het functioneren van de Commissie en van het TMR- programma.

34. Een opvallend resultaat betrof de activiteit toegang tot grote installaties. Ruim de helft van de geënquêteerden had eerder contracten op dit gebied gehad in het kader van eerdere kaderprogramma's en bijna iedereen had al een voorstel voor het vijfde kaderprogramma ingediend. Het is ook opmerkelijk dat meer dan de helft van de respondenten op dit terrein ook betrokken was bij andere activiteiten binnen het TMR-programma.

35. Uit de resultaten kan worden afgeleid dat de begunstigden door de bank genomen tevreden zijn over de door de Commissie verleende diensten. Men was het minst te spreken over de oproepen voor voorstellen en de selectieprocedures (44 à 65 %).

36. De begunstigden zijn het meest tevreden over de antwoorden die zij van het personeel van de Commissie op hun vragen ontvingen (62 à 77 %).

Tabel 7

Resultaten van de enquête ter plaatse en via vragenlijsten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Europese Rekenkamer.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Conclusies

Selectie van voorstellen

37. De doorzichtigheid van de procedures voor de selectie van voorstellen kwam niet altijd goed naar voren:

a) bij de toewijzing van voorstellen aan beoordelaars is er sprake van potentiële belangenverstrengeling;

b) het ontbrak aan uitvoerige documenten over de beraadslagingen die tot de besluiten van het panel hebben geleid.

Controle van contracten en beheer

38. Voor de activiteit opleiding door onderzoek (Marie Curie Fellowships) heeft de Commissie belangrijke besluiten genomen ter verbetering van het beheer van het programma.

39. De grote verschillen in de kans op goedkeuring van voorstellen voor Marie Curie Fellowships tussen het TMR-programma en de specifieke themaprogramma's zijn onbevredigend en kunnen de reputatie van de beurzenregeling nadelig beïnvloeden.

40. De afdeling die de Marie Curie Fellowships binnen het TMR-programma beheert, laat zien hoe een gecentraliseerde eenheid van de Commissie doeltreffend en doelmatig kan functioneren.

Aanbevelingen

Selectie van voorstellen

41. In verband met de in paragraaf 37 beschreven situaties worden de volgende procedures voorgesteld om het evaluatiesysteem te verbeteren:

a) Alle aanvragen van individuen om beoordelaar van voorstellen te worden, moeten onder de loep worden genomen en dan moet er een besluit worden genomen over de geschiktheid van de gegadigde voor het werk, die hiervan in kennis wordt gesteld. Voor de beoordelingen dient men de experts te nemen die op de lijst blijven. De hierna volgende selectie zou gebaseerd moeten zijn op een analyse van het risico van potentiële belangenverstrengeling, waarbij aandacht wordt besteed aan zaken als nationale instituten, lidmaatschap van verenigingen en, tot op zekere hoogte, nationaliteit.

b) Een beoordelaar mag geen evaluatie bijwonen waar een voorstel van zijn/haar organisatie wordt besproken. Alle evaluaties moeten in één gebouw plaatsvinden en de beoordelaars moeten een bepaalde tijd hebben voor de beoordeling van elk voorstel. Er moet meer aandacht worden besteed aan de toewijzing van de voorstellen om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen en om te garanderen dat beoordelaars over de vereiste bekwaamheden en kwalificaties beschikken voor de te beoordelen voorstellen. De Commissie dient een grondiger onderzoek te verrichten naar de resultaten van de evaluaties om tot een goede rangorde van de voorstellen te komen.

c) Ten slotte dienen er ter wille van de doorzichtigheid volledige notulen van alle bijeenkomsten te worden opgemaakt en moeten de besprekingen die aan de besluiten ten grondslag liggen, openbaar gemaakt worden.

Controle van contracten en beheer

42. Er moeten procedures komen om te waarborgen dat deelnemers aan onderzoeksnetwerken aan de subsidiabiliteitscriteria voldoen. Aangezien het grootste probleem de aanwerving is van onderzoekers die al beurzen van de Commissie hebben ontvangen, zou het betrekkelijk eenvoudig moeten zijn om bij onderzoekers die in netwerken zijn opgenomen kruiscontroles te verrichten met de bestaande database van voormalige en huidige onderzoekers van de deelnemende organisatie. Verder zou de Commissie de aanwerving van onderzoekers voor de projecten beter moeten begeleiden en het nodige moeten doen om de gebruiksvriendelijkheid van de Cordis-website te verbeteren.

43. De Commissie wordt in overweging gegeven, van contractanten in de activiteit toegang tot grote installaties te eisen dat zij bewijsstukken bijhouden voor alle gemaakte kosten. Gebruikers zouden voor de reis- en verblijfkosten een verklaring over moeten leggen dat zij geen andere financiële steun hebben ontvangen.

44. Terwijl de Commissie wordt aangemoedigd om de gebruikerstarieven overeen te komen met de contractanten inzake de toegang tot grote installaties, dient zij ook te garanderen dat deze tarieven correct worden vastgesteld. Het van financiële ambtenaren verlangde advies zou volledig moeten worden geregistreerd voordat de contracten worden ondertekend en er zouden follow-upcontroles moeten komen om te garanderen dat de gebruikerstarieven juist zijn.

45. De Commissie dient de evaluaties halverwege de contracten uit te voeren overeenkomstig de feitelijke contractduur.

46. De Commissie zou het beheer van de Marie Curie Fellowships voort dienen te zetten in de afdeling die belast is met deze activiteit binnen het TMR-programma. Deze zou ook verantwoordelijk moeten worden voor het beheer van de andere beurzen binnen de specifieke programma's.

47. De Commissie wordt aangemoedigd bij de beantwoording van vragen van contractanten haar goede dienstverlening voort te zetten.

48. Mocht de Commissie besluiten de MCFA verder te ondersteunen, dan dient zij er zeker van te zijn dat er passende beheerscontroles zijn ingevoerd en dient zij de vereniging te voorzien van strikte begeleiding voor de besteding van het geld en limieten vast te stellen voor de uitgaven op bepaalde gebieden.

49. Als er streefcriteria worden ingevoerd, met name voor euroconferenties, praktijk- en zomercursussen, dient de Commissie te waarborgen dat de contractant stukken overlegt die aantonen dat deze criteria zijn nageleefd. Het verdient ook aanbeveling dat de Commissie samen met de kostendeclaraties verklaringen van de contractant verlangt met het totale bedrag dat afkomstig is van sponsors en het percentage van de totale kosten van de actie dat de sponsor voor zijn rekening heeft genomen. Dit kan ook gebruikt worden als een extra controle naar de nauwkeurigheid van de opgegeven kosten.

50. De Commissie dient maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat er bij contractanten van het programma Improving Human Potential (IHP) zo spoedig mogelijk controles ter plaatse worden verricht.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 juli 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) Besluit nr. 1110/94/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 april 1994 betreffende het vierde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap van communautaire werkzaamheden op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (1994-1998) (PB L 126 van 18.5.1994, blz. 1). Besluit nr. 2535/97/EG van het Europees Parlement en de Raad tot tweede aanpassing van Besluit nr. 1110/94/EG (PB L 347 van 18.12.1997, blz. 1).

(2) Besluit nr. 182/1999/EG van het Europees Parlement en de Raad van 22 december 1998 betreffende het vijfde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (1998-2002) (PB L 26 van 1.2.1999, blz. 1).

(3) Beschikking 94/916/EG van de Raad van 15 december 1994 tot vaststelling van een specifiek programma voor onderzoek en technologische ontwikkeling, inclusief demonstratie, op het gebied van de opleiding en mobiliteit van onderzoekers (1994-1998) (PB L 361 van 31.12.1994, blz. 90).

(4) Jaarverslag (hoofdstuk 9) over het begrotingsjaar 1994, vergezeld van de antwoorden van de instellingen (PB C 303 van 14.11.1995).

Antwoorden van de commissie

SAMENVATTING

II. In het algemeen boden de evaluatieprocedures van het vierde kaderprogramma ruime waarborgen inzake doorzichtigheid. Bovendien vormde de aanwezigheid van een onafhankelijke waarnemer een extra garantie voor de correcte toepassing van de procedures.

Het is waar dat in de door de Rekenkamer vermelde gevallen het verslag niet altijd in detail de verschillende fasen weergaf die tot de beraadslagingen van het voltallige panel hebben geleid. Dat heeft geen enkel effect gehad op de resultaten van de evaluatie of op de financiering van de projecten (zie de paragrafen 10 en 37).

In het vijfde kaderprogramma is de gehele evaluatieprocedure versterkt met een door de Commissie goedgekeurde uniforme evaluatiehandleiding, die ter beschikking van alle potentiële deelnemers is gesteld. Bovendien is een open oproep voor deskundigen gepubliceerd en een gemeenschappelijke database van deskundigen voor alle programma's opgezet. Ten slotte zijn de regels voor het statuut van onafhankelijke waarnemer vastgelegd en voor bepaalde activiteiten is het rapportagesysteem van het panel versterkt met de aanwijzing van een rapporteur die de motivering van het besluit moet opstellen (zie de paragrafen 10-12).

Op een gebied als onderzoek, dat vaak wordt gekenmerkt door een concentratie en een interactie van deskundigen op hoog niveau op geavanceerde wetenschappelijke gebieden, kan het gevaar van belangenverstrengeling niet a priori worden uitgesloten. De structuur van de evaluatie in twee fasen en met name de analyse van elk voorstel door een peergroep, eerst individueel en vervolgens consensueel in het kader van het voltallige panel, zorgt evenwel voor een evenwicht tussen de potentiële risico's van belangenverstrengeling en de kwaliteit van de evaluaties. In het vijfde kaderprogramma is deze procedure aanzienlijk versterkt door verschillende maatregelen, zoals de codificatie van het statuut van onafhankelijke deskundige en de aanhechting, aan het contract van elke beoordelaar, van een taakomschrijving, een gedragscode en een door de betrokkene ondertekende verklaring van onpartijdigheid (zie de paragrafen 11 en 37).

III. De noodzakelijke verificaties worden momenteel uitgevoerd teneinde met de betrokken organisaties de door de Rekenkamer vermelde gevallen op te helderen. De vereiste maatregelen zullen worden getroffen (zie de paragrafen 17 en 42).

IV. De Commissiediensten die belast zijn met de onderhandelingen over contracten inzake de toegang tot grote installaties, met inbegrip van het personeel van de bevoegde wetenschappelijke en administratieve/financiële eenheden, nemen alle noodzakelijke maatregelen om een correcte berekening van de eenheidskosten te garanderen, die dan de basis vormen voor de gebruikerstarieven die voor de contractanten gelden. Een aantal controles van toegangscontracten zal worden uitgevoerd teneinde zich ervan te vergewissen dat het ingestelde systeem van gebruikerstarieven correct en deugdelijk is (zie de paragrafen 21 en 44).

De Commissie heeft voor de uitvoering van de tussentijdse TMR-evaluaties rekening gehouden met de effectieve duur van de toegangscontracten. De Commissie beschouwt technische beoordelingen en het gehele proces van programmamonitoring en evaluatie als zeer belangrijk voor een beter beheer van de contracten en het programma in zijn geheel en heeft dit proces verder versterkt in het vijfde kaderprogramma (zie de paragrafen 22 en 45).

V. Sinds het vierde kaderprogramma is een bijzondere inspanning geleverd om het beurzensysteem te verbeteren (bv. invoering van een enkel aanspreekpunt voor de ontvangst van voorstellen). In het vijfde kaderprogramma zijn tevens geharmoniseerde evaluatiecriteria en procedures ingesteld. In het voorstel van de Commissie voor het nieuwe kaderprogramma zijn alle activiteiten in verband met mobiliteit, met inbegrip van de Marie Curie-beurzen, samengebracht in een enkele activiteit (zie de paragrafen 24 en 46).

VI. De Commissie controleert systematisch de criteria in verband met de subsidiabiliteit van de kosten (leeftijd, nationaliteit) alvorens over te gaan tot betaling. De overige te bevorderen criteria (evenwichtige geografische vertegenwoordiging, gelijke kansen voor mannen en vrouwen, deelneming van de minst ontwikkelde landen, vertegenwoordiging van het bedrijfsleven) worden gecontroleerd op basis van de antwoorden op de vragenlijsten die aan de deelnemers zijn uitgedeeld (zie de paragrafen 29 en 30).

De Commissie zal voorts nagaan hoe controle op het sponsorschap in de regels voor het volgende kaderprogramma kan worden opgenomen (zie paragraaf 49).

VII. De Commissie heeft met belangstelling kennisgenomen van de resultaten van de enquête over het TMR-programma die de Rekenkamer heeft verricht bij de begunstigden/contractanten. Zij merkt het hoge percentage antwoorden op en constateert met tevredenheid dat voor alle sectoren van het TMR-programma de inhoud grotendeels positief is (zie de paragrafen 33-36).

SELECTIE VAN VOORSTELLEN

Opzet van de controle en algemene resultaten

10. Uit de samenvatting door de Rekenkamer van de tweefasenprocedure komt correct naar voren dat de eerste fase een voorbereidende activiteit vormde voor de definitieve beoordeling door het panel in voltallige vergadering. Met betrekking tot de notulen van de beraadslagingen van het panel is het alleen van belang dat het resultaat van dit overleg correct wordt weergegeven, namelijk de indeling in rangorde van prioriteit van de voorstellen die het panel voor financiering aan de Commissie voorlegt. Dat is in elk geval al altijd het geval geweest, ook al gaven in de door de Rekenkamer onderzochte gevallen de notulen niet in detail de beraadslagingen weer die tot deze rangorde hebben geleid. Deze situatie doet niets af aan het eindresultaat van de evaluatie.

11. In het vierde kaderprogramma paste het evaluatiesysteem, waarvan de basisstructuur voor elke activiteit gemeenschappelijk was, zich - binnen een coherent juridisch kader - aan de bijzondere kenmerken van de verschillende activiteiten aan (grote installaties, netwerken voor opleiding door onderzoek, Marie Curie-beurzen, begeleidende maatregelen).

Zoals in paragraaf 10 is gesteld, legt de Commissie de nadruk op het feit dat de besprekingen van de panels (voltallige vergaderingen) steeds zijn vastgelegd in een verslag dat de definitieve besluiten van de panels strikt weergeeft, ook al waren in sommige gevallen de besprekingen die tot deze conclusies hebben geleid, niet altijd volledig gedocumenteerd.

In een programma dat alle wetenschappelijke gebieden omvat en waarvoor een evaluatie van de projecten door een peergroep is vereist, kan een deskundige soms verplicht zijn voorstellen te beoordelen waaraan zijn organisatie deelneemt zonder dat er directe belangenverstrengeling is, met name wanneer het om grote organisaties gaat (bijvoorbeeld grote nationale onderzoekinstituten). In mogelijke gevallen van belangenverstrengeling vormt het mechanisme van de evaluatieprocedure in twee fasen een goede garantie op dit niveau, vooral omdat deze wordt versterkt door verschillende bepalingen van het vijfde kaderprogramma, zoals de codificatie van het statuut van onafhankelijke deskundige en de aanhechting aan het contract van de deskundige van een taakomschrijving, een gedragscode en een door de betrokkene naar behoren ondertekende verklaring van onpartijdigheid.

Onderzoeksnetwerken

12. Aan de kwaliteit van de verslagen van de besprekingen van het panel is in het vijfde kaderprogramma bijzondere aandacht besteed, met name met de aanwijzing van een rapporteur die meer in het bijzonder zorg moet dragen voor de coherentie tussen de opmerkingen, de scores en de definitieve rangorde, zoals vastgesteld door het panel.

Toegang tot grote installaties

13. Het is waar dat individuele beoordelaars soms de rangorde van voorstellen hebben vastgesteld zonder precies de instructies na te leven die in het specifieke evaluatiehandboek voor grote installaties zijn verstrekt. Bij de vaststelling van de definitieve rangorde op de tweede vergadering heeft het panel die instructies nauwgezet toegepast (bv. dat de hoogste rang alleen wordt gegeven indien voor alle vijf de criteria de hoogste score wordt toegekend). De Commissie heeft zelf toegezien op de evaluaties om ervoor te zorgen dat de eindscore en de feitelijke rangorde die het panel uiteindelijk heeft bepaald, overeenstemmen. De evaluatieprocedures van het vijfde kaderprogramma zijn thans echter eenvoudiger in dit opzicht, omdat de eerste beoordelaars niet de rangorde van voorstellen hoeven te bepalen, maar alleen punten moeten toekennen, terwijl het voltallige panel na overleg de rangorde vaststelt.

Verlenging van contracten

14. Bij de selectie van voorstellen naar aanleiding van de derde oproep tot het indienen van voorstellen voor het vierde kaderprogramma is er de voorkeur aan gegeven aan het contract een aanhangsel te hechten in plaats van een nieuw contract op te stellen voor steun aan infrastructuren waarmee reeds een contract was gesloten na de eerste oproep tot het indienen van voorstellen. In dit aanhangsel was bepaald dat geen activiteiten werden gefinancierd waarvoor reeds steun werd verleend uit hoofde van het oorspronkelijke contract, maar alleen aanvullende activiteiten (artikel 3). De overlapping van de periodes zou bijgevolg geen probleem mogen hebben opgeleverd, omdat er geen verwarring mogelijk was tussen de gesteunde activiteiten. Met betrekking tot de besteding van de kredieten was in hetzelfde artikel 3 bepaald dat "... geen middelen mogen worden overgedragen tussen de aanvullende bijdrage en de in artikel 3, lid 1, van het contract bedoelde bijdrage".

Het is echter waar dat enkele contractanten blijk hebben gegeven van enige verwarring met betrekking tot het in rekening brengen van de kosten voor het oorspronkelijke contract en voor het aanvullende contract in hetzelfde jaarverslag en dat geen duidelijk onderscheid kon worden gemaakt tussen betalingen voor de oorspronkelijke en voor de aanvullende financiering. Dit is de reden waarom in het vijfde kaderprogramma van het systeem is afgezien, ook al was het de bedoeling een meer continue technische implementatie van toegangscontracten te vergemakkelijken.

15. In het specifieke evaluatiehandboek voor grote installaties is duidelijk bepaald dat: "... de voorzitter het programmapersoneel verzoekt feitelijke gegevens te verstrekken (...) betreffende de uitvoering van toegangscontracten met een installatie die reeds steun ontvangt in het kader van dit of een vroeger programma en die voorstellen heeft ingediend voor de lopende ronde (...), met inbegrip van de resultaten van [vroegere] technische audits". Met andere woorden, kennis van vroegere voorstellen en van wat zij hebben opgeleverd wordt nuttig geacht voor een beter begrip van de voorstellen. In elk geval moet ongeveer een derde van alle deskundige beoordelaars van evaluatieronde tot evaluatieronde veranderen. Deze standaardregel is altijd toegepast om de deskundigheid in het panel echt te vernieuwen.

De kwestie van de banden tussen aanvragers en beoordelaars is zeer complex. Het specifieke evaluatiehandboek voor grote installaties definieert duidelijk gevallen van "directe banden" tussen een beoordelaar en een aanvrager. Dergelijke potentiële belangenconflicten worden dan ook scrupuleus vermeden. Sommige van de elf door de Rekenkamer vermelde gevallen vallen evenwel niet onder deze categorie, maar worden als "indirecte banden" beschouwd. Mogelijke gevallen van "indirecte banden" worden eveneens nauwgezet onderzocht, maar daarbij moet elk geval afzonderlijk worden bezien. Met name:

- Het geval van beoordelaars die als referent in een gebruikersselectiepanel optreden, wordt gewoonlijk niet als een dergelijke band beschouwd. Per definitie worden de leden van een gebruikersselectiepanel in feite verzocht als onafhankelijke deskundigen te handelen (zoals bij alle "peer review-systemen").

- Het geval van gebruikers kan vrij moeilijk te beoordelen zijn. Terwijl een "regelmatige" gebruiker en ook iemand die van plan is een gebruiker te worden, beslist moeten worden uitgesloten, kunnen gebruikers die in het verleden een installatie hebben gebruikt, maar niet van plan zijn daar nog gebruik van te maken, in feite als de beste beoordelaars van die installatie worden beschouwd.

Tot slot is het ook belangrijk erop te wijzen dat verschillende andere criteria in aanmerking worden genomen om het gevaar van potentiële belangenconflicten tot een minimum te beperken. Een daarvan is beoordelaars van dezelfde nationaliteit als de coördinator van een voorstel te vermijden. In een multidisciplinair panel zoals dit moeten natuurlijk ook beoordelaars worden gekozen onder degenen die over de vereiste deskundigheid beschikken. Het is uiteindelijk het panel dat collegiaal de gevallen moet controleren en bespreken waarbij potentiële "indirecte banden" kunnen worden vermoed.

De Commissie vindt ook dat "regelmatige gebruikers" een geval van directe band vormen en heeft reeds dergelijke mogelijke belangenconflicten onder de aandacht van recente evaluatiepanels gebracht (zie het laatste verslag van de onafhankelijke waarnemer voor de infrastructuuractiviteiten van het vijfde kaderprogramma, dat op internet beschikbaar is).

CONTROLE OP CONTRACTEN EN BEHEER

Onderzoeksnetwerken

17. De Commissie heeft nota genomen van de resultaten van de controle door de Rekenkamer en er wordt contact opgenomen met de twee betrokken instellingen om volledige informatie te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uit hoofde van het TMR-contract gefinancierde onderzoekers. De Commissie zal dan alleen de kosten vergoeden voor de onderzoekers die overeenkomstig de bepalingen van het TMR-netwerkcontract zijn aangesteld en waar nodig tot de vereiste aanpassingen overgaan.

18. De schaarste aan studenten op veel wetenschappelijke gebieden en de praktische obstakels voor transnationale mobiliteit zijn twee van de vele factoren die het voor de netwerken moeilijk maken om jonge onderzoekers aan te trekken. Deze vraagstukken, die van bredere betekenis zijn, worden behandeld in een mededeling die de Commissie op 20 juni 2001 heeft aangenomen. In deze mededeling komt tevens het probleem van de verspreiding van informatie over vacatures voor onderzoekbanen binnen Europa ter sprake (voorstel voor een internet-portaalsite die gemakkelijk toegang verschaft tot relevante websites). Voorts ligt het in de bedoeling een "bewustmakings" - campagne op te zetten in verband met de mogelijkheden die worden geboden door de onderzoekopleidingsnetwerken en andere activiteiten van het programma, vooral naar de geassocieerde landen toe.

Er is een algemene behoefte aan regelmatige wisselwerking tussen contractanten en de Commissie over diverse aspecten van de uitvoering van de projecten. Er zal meer aandacht worden geschonken aan de waarschuwingen in een vroeg stadium van netwerkcontractanten over problemen in verband met de benoeming van jonge onderzoekers, waarbij wordt benadrukt dat de bekendmaking van vacatures op de website van de Commissie slechts een van de promotiemaatregelen is die in overweging moeten worden genomen. Er zal ook voortdurend worden gestreefd naar verbetering en gebruikersvriendelijkheid van de website van Cordis.

Toegang tot grote installaties

20. De Commissie meent ook dat er altijd het risico is dat reis- en verblijfkosten onjuist in rekening worden gebracht en dat erop moet worden gewezen dat contractanten moeten nagaan of dergelijke kosten al niet zijn vergoed door het instituut in het land van herkomst van de gebruiker. Bij de lopende ontwikkeling van nieuwe financieringsinstrumenten voor het volgende kaderprogramma zal hiermee rekening worden gehouden.

21. Voor de vaststelling van "gebruikerstarieven" wordt onderhandeld over de "eenheidskosten", waarvan de berekening berust op informatie die de contractanten tijdens de onderhandelingen verstrekken. Deze berekening is gebaseerd op de jaarlijkse directe bedrijfskosten van de installatie, aan de hand van de kosten in het verleden, en op de totale hoeveelheid toegang die in dezelfde periode is verschaft. De Commissiediensten die met de onderhandelingen over contracten zijn belast, inclusief het personeel van de wetenschappelijke en administratieve/financiële eenheden, doen al het nodige om te waarborgen dat die berekeningen correct worden uitgevoerd.

Omdat het systeem van gebruikerstarieven nieuw was bij TMR, zijn de onderhandelingsprocedures en de desbetreffende documentatie veel nauwgezetter beschreven in het vijfde kaderprogramma, zodat deze berekeningsbasis door iedereen beter kan worden begrepen.

22. Grote contracten liepen (in sommige gevallen door middel van wijzigingen ad hoc in de looptijd van het contract) tot de start van het vijfde kaderprogramma (begin 2000). Gezien dit algemene tijdsperspectief vielen de tussentijdse evaluaties op een geschikt tijdstip. Bovendien konden de deskundige beoordelaars die als een specifiek panel voor tussentijdse evaluatie optraden, een algemene kijk krijgen op het programma (met alle contracten), wat zeer belangrijk is voor een beter beheer van de contracten en van het programma als geheel. Dit was alleen mogelijk als de beoordeling na de laatste oproep tot het indienen van voorstellen voor het programma plaatsvond. Daarom is in de nieuwe contracten voor "transnationale toegang" van het vijfde kaderprogramma een "technische verificatie van het project" opgenomen (artikel 22 van het nieuwe standaardcontract) met het oog op een meer flexibele en doelmatige implementatie van het controleproces.

Opleiding door onderzoek (Marie Curie Fellowships)

Follow-up van eerdere bevindingen

23. De Commissie neemt met genoegen kennis van de opmerking van de Rekenkamer.

Decentralisatie van selectie en beheer van Marie Curie Fellowships

24. De Commissie is zich bewust van de behoefte aan coördinatie en harmonisatie van de Marie Curie-beurzen. In het vierde kaderprogramma was er één aanspreekpunt voor alle desbetreffende voorstellen, maar er werden geen verdere coördinatiemaatregelen getroffen.

In het vijfde kaderprogramma werden de beurzen gecoördineerd en geharmoniseerd onder verantwoordelijkheid van het programma Verhoging van het menselijk onderzoekpotentieel; er werd met name een gemeenschappelijke reeks evaluatieprocedures, met inbegrip van een minimumdrempel voor de kwaliteit van de voorstellen, vastgesteld. Terwijl echter binnen de themaprogramma's de beschikbare kredieten aanzienlijk uiteenliepen, liepen de goedkeuringspercentages van de ingediende voorstellen in sommige gevallen eveneens sterk uiteen, steeds met inachtneming van de kwaliteit van de voorstellen.

Met het oog op verdere coördinatie en harmonisatie van de Marie Curie-beurzen heeft de Commissie voorgesteld voor het volgende kaderprogramma alle Marie Curie-beurzen binnen één lijn van activiteiten van één programma te beheren.

Belastingheffing van Marie Curie Fellows

25. De Commissie is zich bewust van het probleem van de verschillen in belastingheffing op de inkomsten van de bursalen. In het begin van het vierde kaderprogramma heeft de Commissie een werkgroep voor deze kwestie opgericht, waarin alle lidstaten en geassocieerde landen waren vertegenwoordigd. In de besluiten van deze werkgroep kwam hevig verzet van drie lidstaten naar voren tegen een communautair wetgevend initiatief voor een gelijkwaardig juridisch EG-statuut voor EG-bursalen. In het kader van de werkzaamheden inzake de Europese onderzoekruimte heeft de Commissie een deskundigengroep op hoog niveau tot verbetering van de mobiliteit van onderzoekers opgericht waarin de lidstaten zijn vertegenwoordigd. De groep op hoog niveau heeft belemmeringen voor de mobiliteit van onderzoekers geconstateerd en tevens de belastingheffing in deze context onderzocht. Veel verschillen in belastingheffing vloeien voort uit verschillen in de status van de bursalen in de lidstaten. Belasting is een kwestie die op communautair niveau moeilijk te behandelen is, daar voor de besluitvorming unanimiteit is vereist en het fiscale beleid voor sommige lidstaten mede de kern van de nationale soevereiniteit vormt. Deze tegenzin om belastingkwesties te bespreken, is ook duidelijk naar voren gekomen in de loop van de werkzaamheden van de groep op hoog niveau.

Deze punten komen eveneens ter sprake in de recente mededeling van de Commissie "Een mobiliteitsstrategie voor de Europese onderzoekruimte" (COM(2001) 331 def. van 20 juni 2001).

Marie Curie Fellowship Association

28. De financiële en wetenschappelijke eindverslagen van de Marie Curie Fellowship Association (MCFA) zijn ingediend bij de Commissie, die deze thans beoordeelt. Op grond daarvan zullen alle nodige maatregelen worden genomen. De Commissie heeft de MCFA reeds meegedeeld dat er zonder betere beheerscontrole en financiële regels a priori geen sprake meer kan zijn van toekomstige financiering.

Begeleidende maatregelen

29. De Commissie controleert systematisch de criteria in verband met de subsidiabiliteit van de kosten (leeftijd, nationaliteit) alvorens tot betaling over te gaan. De overige te bevorderen criteria (evenwichtige geografische vertegenwoordiging, gelijke kansen voor mannen en vrouwen, deelneming van de minst ontwikkelde landen, vertegenwoordiging van het bedrijfsleven), worden gecontroleerd aan de hand van de antwoorden op de aan de deelnemers overhandigde vragenlijsten.

30. Het is waar dat er bij de begeleidende maatregelen gevallen zijn waarin de Commissie niet de enige bron van financiering vormt. In dergelijke gevallen kon de door de Rekenkamer gevraagde controle, namelijk of de totale sponsoring niet de totale kosten overschreed, inderdaad niet systematisch worden uitgevoerd aan de hand van de gewone kostendeclaraties. Voor de vervolgactiviteit in het vijfde kaderprogramma heeft de Commissie ervoor gezorgd dat aan de kostendeclaraties de verplichting is gekoppeld de totale kosten op te geven en de contracten staan niet toe dat de contractant enige winst maakt. De Commissie heeft nota genomen van de verklaring van de Rekenkamer en zal er rekening mee houden bij het opstellen van de regels voor het komende kaderprogramma.

Controles ter plaatse door de Commissie

31. De Commissie aanvaardt dat controles in een vroeg stadium beslist noodzakelijk zijn. Daarom heeft de Commissie na de door de Rekenkamer onderzochte periode van 1996 tot 1999, haar controleactiviteiten geïntensiveerd en in de afgelopen jaren het aantal steekproefsgewijs verrichte controles opgevoerd.

Voor het TMR-programma in het vierde kaderprogramma zijn 30 controles in uitvoering of reeds voltooid. Van deze 30 controles:

- zijn sinds 1999 13 controles afgerond;

- zijn nog steeds vijf controles hangende;

- zijn er twaalf gepland voor 2001.

RESULTATEN VAN DE ENQUÊTE

33. De Commissie heeft met belangstelling kennisgenomen van de antwoorden van de contractanten op de twee vragenlijsten van de Rekenkamer betreffende het TMR-programma. Zij merkt het grote aantal antwoorden op en stelt met tevredenheid vast dat voor alle sectoren van het TMR-programma de inhoud grotendeels positief is.

34. Dat installaties die steun voor toegang ontvangen, zo vaak zijn betrokken in de opeenvolgende programma's en ook in verwante OTO-projecten en samenwerkingsnetwerken, moet worden toegeschreven aan het feit dat de activiteit "toegang tot grote installaties" uit de aard van de zaak betrekking heeft op installaties die uniek of zeldzaam zijn en in essentiële diensten voor de gebruikers voorzien.

35. De Commissie verwelkomt de opmerking van de Rekenkamer over de diensten die zij de contractanten verleent, met name over de algemene tevredenheid in verband met de procedures voor oproepen voor voorstellen en selecties.

36. De Commissiediensten trachten alle vragen van contractanten en van de onderzoekwereld in het algemeen snel en doeltreffend te beantwoorden. Deze dienstverlening wordt vergemakkelijkt door het gebruik van een speciale website op internet, die voortdurend wordt bijgewerkt.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Conclusies

Selectie van voorstellen

37. Op een gebied als onderzoek, dat vaak wordt gekenmerkt door een concentratie en wisselwerking van deskundigen op hoog niveau op geavanceerde wetenschappelijke gebieden, kan het potentiële gevaar van belangenverstrengeling niet a priori worden uitgesloten. De evaluatiestructuur in twee fasen en met name de analyse van elk voorstel door vakgenoten, eerst individueel, vervolgens op basis van consensus in de voltallige vergadering, zorgt voor een evenwicht tussen de potentiële gevaren van belangenverstrengeling en de kwaliteit van de evaluaties.

Deze structuur is aanzienlijk versterkt door verschillende bepalingen van het vijfde kaderprogramma, zoals de codificatie van het statuut van onafhankelijke deskundige en de aanhechting aan het contract van een taakomschrijving, een gedragscode en een door de betrokkene ondertekende verklaring van onpartijdigheid.

Het feit dat de notulen niet in detail de besprekingen weergeven die hebben geleid tot de indeling in volgorde van prioriteit van de voorstellen die het panel voor financiering aan de Commissie voorstelt, doet niets af aan het eindresultaat van de beoordeling en betekent niet dat de betreffende financieringen een gebrek aan transparantie vertonen. Zie ook het antwoord op paragraaf 41, onder a), b) en c).

Controle op contracten en het beheer

39. Eventuele variaties in de goedkeuringspercentages bij de verschillende programma's zijn het gevolg van verschillen in de kredieten die in de specifieke programma's zelf ter beschikking zijn gesteld.

Voor het volgende kaderprogramma heeft de Commissie voorgesteld alle Marie Curie-beurzen binnen een enkele activiteit onder te brengen.

Aanbevelingen

Selectie van voorstellen

41. a) Hoewel wordt ingestemd met de opmerkingen van de Rekenkamer dat het belangenconflict een belangrijk aspect is bij de selectie van beoordelaars, vormt het bijlange niet het enige criterium. De Commissiediensten moeten de gegevens inzake de deskundigen (CV's) zorgvuldig onderzoeken teneinde te garanderen dat alleen de meest geschikte personen, met de nodige ervaring en bevoegdheden en andere eigenschappen (universiteit/bedrijfsleven, gender, nationaliteit, talenkennis, enz.) worden gebruikt. De open oproep tot deskundigen voor de beoordeling van voorstellen voor het vijfde kaderprogramma en de gemeenschappelijke database van deskundigen voor alle programma's hebben reeds de openheid en transparantie van het proces verbeterd.

b) Met betrekking tot de bescherming tegen mogelijke belangenverstrengeling bevat de beoordelingshandleiding van het vijfde kaderprogramma duidelijke bepalingen. Deze bescherming wordt met name gewaarborgd door het met de deskundige gesloten contract en door de taakomschrijving, de gedragscode en de ondertekende verklaring van onpartijdigheid die aan het contract zijn gehecht.

Bij het vijfde kaderprogramma worden voor de meeste programma's en oproepen deskundigen naar een centrale plaats uitgenodigd om de beoordeling te verrichten. Wanneer de tijd het toelaat en kwesties in verband met de commerciële gevoeligheid geen beperkende factor vormen, kunnen de voorstellen langs elektronische weg of op papier naar de deskundigen worden gestuurd, zodat zij tot een eerste evaluatie kunnen overgaan op de plaats waar zij werkzaam zijn. Indien van deze laatste mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, wordt dat duidelijk gesteld in alle ondersteunende voor het publiek bestemde documentatie inzake de oproep in kwestie. De Commissie onderzoekt voor de toekomst de mogelijkheid van beoordelingen op afstand langs elektronische weg, zoals dat bij een aantal nationale overheidsdiensten het geval is. De toepassing van afstandsbeoordeling is vanzelfsprekend afhankelijk van de commerciële vertrouwelijkheid en de aard van de te beoordelen voorstellen.

c) Sinds het vijfde kaderprogramma worden standaardprocedures toegepast voor de verschillende besluitvormingsniveaus. Deskundigen onderzoeken de voorstellen die aan elk van hen zijn toegewezen en vullen een individueel beoordelingformulier met hun opmerkingen en punten in. Zodra alle deskundigen klaar zijn met de individuele beoordeling van de hun toegewezen voorstellen voor een gegeven fase, wordt een panel bijeengeroepen om de toegekende waarderingscijfers te bespreken, waarbij een ambtenaar van de Commissie als moderator van de groep optreedt. Tijdens deze consensusvergadering trachten de deskundigen het eens te worden over een definitief waarderingscijfer voor elke groep van criteria en een algemeen cijfer voor het voorstel. Zij motiveren hun cijfers met opmerkingen die als feedback voor de coördinator van het voorstel kunnen worden gebruikt en keuren een algemeen samenvattend evaluatierapport goed, dat door hen wordt ondertekend. Voor de activiteit "netwerken en toegang" wordt voortaan een binnen het panel aangewezen rapporteur belast met het opstellen van de motivering van het besluit.

Controle op contracten en het beheer

42. Reeds bij de TMR-netwerkactiviteit heeft de Commissie verschillende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat netwerkdeelnemers goed worden ingelicht over het financieel/administratieve beheer van het netwerkproject. Tijdens de onderhandelingen over het contract werden alle netwerkcoördinatoren naar Brussel uitgenodigd om de uitvoering van het netwerkcontract en de financiële aspecten ervan te bespreken. In deze seminars werd vooral bijzondere aandacht besteed aan de bespreking van de subsidiabiliteitscriteria voor jonge onderzoekers.

De Commissie heeft de netwerkpartners tevens "een leidraad voor het opstellen van kostendeclaraties" verstrekt. In deze leidraad kunnen de basisbepalingen van het contract met betrekking tot in aanmerking komende kosten snel worden nageslagen en wordt met name een overzicht gegeven van alle relevante aspecten in verband met de benoeming van jonge onderzoekers. De Commissie heeft alle relevante documenten op het internet (http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html) geplaatst en zal de gebruikersvriendelijkheid van de Cordis-website verder verbeteren.

43. De bepalingen betreffende ondersteunende documentatie in het modelcontract voor toegang tot grote installaties in het kader van TMR zijn in het vijfde kaderprogramma verder uitgewerkt; daarin moeten bijvoorbeeld worden opgenomen "lijsten van de aanwezigheid in de infrastructuur van alle gebruikers binnen de gebruikersgroepen waarvoor het contract geldt, hun nationaliteit, de plaats waar zij werkzaam zijn en de toegang die hun is verschaft". Aan de contractanten zal worden gevraagd bijzondere aandacht te besteden aan mogelijke problemen in verband met reis- en verblijfkosten. Met dergelijke overwegingen zal rekening worden gehouden bij de lopende ontwikkeling van nieuwe financieringsinstrumenten voor het volgende kaderprogramma.

44. De Commissie heeft bevestigd dat het systeem van gebruikerstarieven, dat is gebaseerd op een overeenkomst over de "eenheidskosten", die worden afgeleid uit de jaarlijkse bedrijfskosten van de installatie en de overeenkomstige hoeveelheid beschikbare "toegang", een efficiënte werkmethode vormt. Dit systeem is gecontinueerd in het vijfde kaderprogramma en zou in het volgende kaderprogramma moeten worden behouden. De Commissiediensten die met de onderhandelingen over contracten zijn belast, waaronder personeel van zowel de wetenschappelijke als de administratieve/financiële eenheden, nemen alle dienstige maatregelen om ervoor te zorgen dat die kosten correct worden vastgesteld. Het ligt in de bedoeling een aantal controles van "toegangs" - contracten te verrichten om zich ervan te vergewissen dat het ingestelde systeem van gebruikerstarieven correct en deugdelijk is.

45. De Commissie heeft voor de uitvoering van de tussentijdse TMR-evaluaties de feitelijke duur van de toegangscontracten in aanmerking genomen. De Commissie beschouwt technische evaluaties en het algemene proces van programmabewaking en -beoordeling als uiterst nuttig voor een beter beheer van contracten en van het programma in zijn geheel en heeft dit proces in het vijfde kaderprogramma verder versterkt.

46. In het ontwerp voor het volgende kaderprogramma heeft de Commissie voorgesteld alle Marie Curie-beurzen te beheren binnen één activiteitengebied onder de verantwoordelijkheid van één directoraat.

47. De Commissiediensten trachten hun traditie van betrouwbare en doelmatige dienstverlening aan de contractanten en de wetenschappelijke wereld in het algemeen voort te zetten, met snelle en volledige antwoorden op de vragen die hun door gegadigden, contractanten, gebruikers en de gehele wetenschappelijke wereld worden gesteld.

48. De Commissie is het eens met de aanbeveling van de Rekenkamer, mocht de vereniging (MCFA) besluiten om verdere financiering te verzoeken.

49. Sinds het vijfde kaderprogramma worden deze controles systematisch verricht.

50. In het algemeen heeft de Commissie haar controleactiviteiten geïntensiveerd en in de afgelopen jaren het aantal steekproefsgewijs verrichte controles opgevoerd. Na het TMR-programma (zie paragraaf 31) wordt het IHP-programma, net zoals elk ander OTO-programma, in de algemene controleactiviteit opgenomen.