ACTIEPLAN - Actieplan van de Commissie naar aanleiding van de aanbevelingen uit het Jaarverslag 2001 van de Rekenkamer

INLEIDING

In het Witboek over de hervorming [1] wordt beklemtoond dat er verbeteringen nodig zijn met betrekking tot de verantwoordingsplicht en de verantwoordelijkheid van de financiële actoren om de doelmatigheid van de activiteiten van de Commissie te verhogen. In dit verband heeft de Raad de Commissie in zijn aanbeveling over de Kwijting 2000 verzocht vanaf het volgende kwijtingsjaar een actieplan op te stellen [2] waarin een overzicht wordt gegeven van de verbintenissen van de Commissie inzake verbetering van haar beheer.

[1] COM(2000)200 van 1 maart 2000.

[2] "De Raad merkt evenwel op dat het verslag van de Rekenkamer onvoldoende informatie bevat over ten minste de evolutie van het voorkomen van geconstateerde fouten in de betrokken sectoren. In deze omstandigheden ziet de Raad zich verplicht zijn verzoek aan de Rekenkamer te herhalen om ten minste informatie te verstrekken aan de hand waarvan de geboekte vooruitgang objectief kan worden getoetst aan de te bereiken doelstellingen, alsmede om een methode te hanteren die een evaluatie van de resultaten van jaar tot jaar mogelijk maakt.

De Commissie heeft aangekondigd dat zij dit actieplan in het kader van de Kwijtingsprocedure 2001 zal indienen. Doel van dit document is informatie te verstrekken over de corrigerende maatregelen die moeten worden genomen om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de Rekenkamer, alsook over de verwachte invloed van deze maatregelen.

Dit actieplan is gebaseerd op de antwoorden van de Commissie op het jaarverslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 2001. Onderzocht wordt welke maatregelen ten uitvoer moeten worden gelegd per sector om het financieel beheer van de Commissie te verbeteren en aldus een bevredigende betrouwbaarheidsverklaring (DAS) te verkrijgen.

Het jaarverslag is de eerste etappe van de kwijtingsprocedure. De antwoorden van de Commissie op de opmerkingen van de Kamer zijn dus van bijzonder belang voor de kwijtingsprocedure. De Commissie moet rekening houden met de opmerkingen die aan haar worden gericht en vervolgens de krachtlijnen aangeven van de corrigerende maatregelen die zij overweegt. Al deze verbintenissen, die in dit actieplan zijn samengebracht per uitgavensector, hebben betrekking op de verbetering van het financieel beheer.

Op het gebied van de eigen middelen zal de Commissie erop blijven toezien dat de procedures van de lidstaten met betrekking tot de traditionele eigen middelen in overeenstemming zijn met de communautaire voorschriften. Zij zal elke door de Kamer opgemerkte onregelmatigheid behandelen en, indien nodig, gepaste maatregelen nemen om de verschuldigde bedragen in te vorderen.

Wat het gemeenschappelijk landbouwbeleid betreft heeft de Commissie in juli 2002 in het kader van het tussentijdse onderzoek de Raad en het Parlement aanbevelingen gedaan voor een nieuw gemeenschappelijk landbouwbeleid. Voor durumtarwe stelt de Commissie voor de relevante maatregelen aan te nemen die voortvloeien uit de analyse van de Rekenkamer, welke werd bevestigd door een externe evaluatie en interne analyses.

De onvolledige tenuitvoerlegging van de melkquotaregeling heeft geleid tot de instelling van inbreukprocedures tegen bepaalde lidstaten. De sancties zijn verzwaard en geharmoniseerd op aanbeveling van de Rekenkamer. Bovendien zal de Commissie in 2004/2005 de gemeenschappelijke marktordening voor rundvlees evalueren en de invloed van de verschillende instrumenten voor deze sector analyseren, met name van de nieuwe regeling van de extensiveringspremie als ingevoerd bij Agenda 2000. Voor de gegevensbank CATS (Clearance Audit Trail System) en het GBCS-systeem (Geïntegreerd beheer- en controlesysteem) heeft de Commissie reeds stappen tot verdere verbetering gedaan op aanbeveling van de Rekenkamer.

Wat de structurele maatregelen betreft zal de Commissie de oorzaken van de afwijkingen van de ramingen grondig onderzoeken. Op haar initiatief is een beraad gaande over de vereenvoudiging van de programmeringsprocedures. Een doeltreffende tenuitvoerlegging van deze maatregelen is echter afhankelijk van de medewerking van de lidstaten. De kandidaat-lidstaten worden met behulp van de pretoetredingsinstrumenten voorbereid op de programmering en het beheer van de maatregelen van de Structuurfondsen en het Cohesiefonds. De Commissie zal haar inspanningen voortzetten om de betalings- en controleprocedures in de lidstaten te verbeteren.

Op het gebied van het interne beleid zijn de aanbevelingen uit het verslag 2001 van de Rekenkamer met betrekking tot onderzoek over het algemeen door de Commissie aanvaard. In de meeste gevallen zijn de voorgestelde acties reeds vóór de publicatie van het jaarverslag ondernomen en zij zullen worden voortgezet en zelfs geïntensiveerd.

Voor het externe beleid zal tegen het einde van 2002 een geïntegreerd programma voor de controle van de externe hulp worden opgesteld. Voor de voedselhulp heeft de Commissie bepaalde maatregelen genomen om toe te zien op de correcte toepassing van de procedures en bovendien worden regelmatig tussentijdse onderzoeken, afsluitende onderzoeken en audits georganiseerd.

Met betrekking tot de uitbreiding heeft de Commissie de keuzemogelijkheden voor elke kandidaat-lidstaat aangegeven om de integratie te doen voortgaan en zij zal deze landen de nodige bijstand blijven verlenen.

Op het gebied van de administratieve uitgaven zal de rekenplichtige van de Commissie boekhoudkundige regels en methoden vaststellen met betrekking tot de harmonisatie van de presentatie van de financiële staten van de gedecentraliseerde organen. De Europese Scholen blijven streven naar een meer homogene opmaak van de rekeningen.

Wat de verbetering van de betrouwbaarheid van de rekeningen en de hervorming van de Commissie betreft is de Commissie vastbesloten het boekhoudkundige kader en systeem te moderniseren. Een nieuw boekhoudkundig kader is immers nodig om te kunnen voldoen aan de eisen van het nieuwe Financieel Reglement (ontwikkeling naar een geïntegreerd boekhoudsysteem en strengere toepassing van de algemeen aanvaarde boekhoudnormen). Tegen eind 2002 zal de Commissie een uitvoerige mededeling over de modernisering van de boekhouding uitbrengen.

Uit het jaarverslag van de Kamer blijkt dat de beleidsterreinen van de EU-begroting zich in een zeer uiteenlopende situatie bevinden. In dit actieplan worden de voornaamste strategieën voor elk van deze sectoren naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer uiteengezet.

2001 is het eerste jaar waarvoor alle directeuren-generaal en diensthoofden op 1 mei 2002 een volledig activiteitenverslag hadden ingediend, hetgeen een positief resultaat is van de aangevatte administratieve hervorming. Bovendien is de Commissie voornemens bij de opstelling van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2002 bijzonder belang te hechten aan de verwerking van de follow-up van de aanbevelingen van de Rekenkamer.

Dit is de achtergrond van de indiening van dit actieplan bij de Raad, samen met het follow-upverslag op de aanbeveling van de Raad voor 2000. Deze oefening is een belangrijke bijdrage inzake doorzichtigheid en verantwoording.

INHOUD

I - AANVAARDE AANBEVELINGEN

EIGEN MIDDELEN

GEMEENSCHAPPELIJK LANDBOUWBELEID

STRUCTURELE MAATREGELEN

INTERN BELEID

EXTERN BELEID

UITBREIDING

ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

ACTIES VOORTVLOEIEND UIT DE DAS (Betrouwbaarheidsverklaring) 2001

EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS (EOF)

EUROPESE GEMEENSCHAP VOOR KOLEN EN STAAL (EGKS)

II - NIET-AANGEHOUDEN AANBEVELINGEN

EIGEN MIDDELEN

GEMEENSCHAPPELIJK LANDBOUWBELEID

STRUCTURELE MAATREGELEN

INTERN BELEID

EXTERN BELEID

UITBREIDING

ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

ACTIES VOORTVLOEIEND UIT DE DAS 2001

EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS (EOF)

EUROPESE GEMEENSCHAP VOOR KOLEN EN STAAL (EGKS)

I - AANVAARDE AANBEVELINGEN

EIGEN MIDDELEN

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De Commissie blijft erop toezien dat de procedures van de lidstaten met betrekking tot de traditionele eigen middelen in overeenstemming zijn met de communautaire voorschriften. Zij zal elke door de Kamer opgemerkte onregelmatigheid behandelen en, indien nodig, gepaste maatregelen nemen om de verschuldigde bedragen in te vorderen.

Aanbeveling 1

Weergave van de ontvangsten in de jaarrekening // Actie 1

Weergave van de ontvangsten in de jaarrekening

In de inleidende gedeelten van de jaarrekening (deel II, 1 en deel IV) komt een zeer belangrijke tabel voor met als titel "Resultaat van de uitvoering van de begroting". In deze tabel ontbreken veel interessante gegevens, terwijl andere gegevens, zoals het saldo van het begrotingsjaar, ten overvloede elders worden herhaald.

De Kamer is ook van oordeel dat het deel "ontvangsten" van de jaarrekening (begrotingsuitvoering, deel II, 1), naar opmaak en inhoud moet worden verduidelijkt. Met name moeten de gedetailleerde begrotingsonderdelen in acht worden genomen en de omschrijvingen worden geïndexeerd, moet de voorgeschreven terminologie worden gebruikt en moeten de geraamde ontvangsten tegenover de uitvoering van de ontvangsten worden gepresenteerd en meer in het algemeen de verschillende delen van de jaarrekening onderling en met de algemene begroting worden geharmoniseerd (punten 1.17 en 1.18). // De Commissie heeft in deel IV van de jaarrekening van het jaar 2001 de weergave van de uitvoering aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde en het verband met de resultatentabel aanzienlijk verbeterd. Zij overweegt aan de ontvangstentabel gegevens toe te voegen over de uitvoering van het jaar n-1 en de gebruikspercentages ten opzichte van de ramingen.

De Commissie is voornemens te blijven streven naar meer doorzichtigheid zoals gewenst door de Kamer.

De rubriek "Begrotingsontvangsten" in deel II, 1 - deel A - van de jaarrekening maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting te beschrijven. De Commissie zal er evenwel op toezien dat het verband tussen de begroting en de jaarrekening beter tot uiting wordt gebracht (punt 1.18).

Aanbeveling 2

BTW- en BNP-middelen en UK-correctie // Actie 2

BTW- en BNP-middelen en UK-correctie

De Rekenkamer is van oordeel dat de werkelijke gegevens over de BTW-grondslagen en BNP's die ter berekening van de saldi en aanpassingen aan de saldi hebben gediend, in de jaarrekening moeten worden opgenomen, zoals de desbetreffende ramingen in de algemene begroting zijn opgenomen. Maar ook de berekeningen van de lasten van de lidstaten wat de saldi betreft zouden erin moeten worden weergegeven.

De Rekenkamer is van oordeel dat de UK-correctie (hoofdstukken 15 en 35) moet worden weergegeven in een specifieke tabel waaruit kan worden afgelezen welke basisgegevens en berekeningen hebben geresulteerd in het definitieve bedrag van de UK-correctie en de financiering ervan (punten 1.19 en 1.20). // De Commissie is voornemens berekeningen van de lasten van de lidstaten wat de saldi betreft over te leggen bij de volgende indiening van de rekeningen.

De Commissie zal onderzoeken of het raadzaam is in de jaarrekening tabellen op te nemen met de basisgegevens voor de definitieve berekening van de Britse correctie en de financiering ervan (punten 1.19 en 1.20).

Aanbeveling 3

Financiering van de UK-correctie // Actie 3

Financiering van de UK-correctie

De Commissie stelt jaarlijks een werkdocument op waarin vrij uitvoerig de berekening en financiering van de definitieve correctie voor het jaar n-4 worden uiteengezet [3]. Dit verklarende document maakt geen deel uit van de begrotingsprocedure voor de vaststelling van het bedrag van de UK-correctie en de financiering ervan, maar wordt de Raad slechts ter informatie toegezonden na de vaststelling van de gewijzigde en aanvullende begroting. In 2001 werd dit document op 5 september aan de Raad voorgelegd, na de vaststelling van GAB nr. 3/2001. Gezien het belang van het voormelde document zou het volgens de Rekenkamer dienstig zijn het tijdig ter beschikking van de twee pendanten van de begrotingsautoriteit te stellen.

[3] Definitieve berekening van de correctie 1997 van de begrotingsonevenwichtigheid van het Verenigd Koninkrijk en de financiering ervan, verstrekt aan het begrotingscomité van de Raad op 5 september 2001.

De beperkte reikwijdte van de controle in aanmerking genomen, heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de BTW- en BNP-middelen correct werden vastgesteld en geïnd. De Commissie zou echter voorstellen moeten doen tot vereenvoudiging van de definitieve berekening van de financiering van de UK-correctie (punten 1.38, 1.39 en1.40). // Hoofddoel van het werkdocument met de berekening van het definitieve bedrag van de Britse correctie en de financiering ervan is toelichting te verstrekken over de berekeningsmethode die werd gebruikt op basis van de meest recente cijfers. Het is niet steeds mogelijk dit document vóór de vaststelling van de GAB in te dienen, ook al is dit in 2002 gedaan. De berekening van het definitieve bedrag wordt verklaard in de toelichting bij de GAB. De Commissie zal onderzoeken of het mogelijk is meer gedetailleerde gegevens over de berekening van het definitieve bedrag van de correctie te verstrekken in de GAB.

Het nieuwe besluit betreffende de eigen middelen en het erbij gevoegde werkdocument over de berekening van de correctie ten behoeve van het Verenigd Koninkrijk ("berekeningsmethode") maken het mogelijk de boeking van het definitieve bedrag van de Britse correctie tot op zekere hoogte te vereenvoudigen. Daardoor zal ook de berekening van de financiering van de correctie worden vereenvoudigd. De Commissie is voornemens van deze mogelijkheid gebruik te maken bij de berekening van het bedrag voor het jaar 2001 dat in de begroting 2005 zal worden opgenomen. (punten 1.39 en 1.40).

Aanbeveling 4

Begrotingsnomenclatuur voor de ontvangsten // Actie 4

Begrotingsnomenclatuur voor de ontvangsten

Het Financieel Reglement [4] bepaalt dat de begrotingsnomenclatuur, voor wat de indeling in titels, hoofdstukken en artikelen betreft, in het kader van de begrotingsprocedure wordt vastgesteld. De gehanteerde indeling, waarbij rekening moet worden gehouden met de zeer uiteenlopende kenmerken van de verschillende soorten ontvangsten, is onevenwichtig en vaak niet coherent. De Kamer is van oordeel dat de extreme concentratie in Titel 1 (98,3% in 2001) moet worden voorkomen door de traditionele eigen middelen te scheiden van de BTW- en BNP-middelen en de Bitse correctie. Het overschot van het vorige begrotingsjaar (hoofdstuk 30) zou onder een afzonderlijke titel moeten worden opgenomen, want het heeft niets gemeen met de saldi, correcties en restituties van BTW- en BNP-middelen en de Britse correctie die in dezelfde titel zijn opgenomen (hoofdstukken 31, 32, 33 en 35) (punt 1.21). // De Commissie is van oordeel dat de begrotingsnomenclatuur niet uitsluitend volgens kwantitatieve beginselen kan worden gestructureerd. Zij zal de mogelijkheden tot eventuele aanpassing van de begrotingsnomenclatuur voor de ontvangsten onderzoeken (punt 1.21).

[4] Artikel 9, lid 3.

Aanbeveling 5

Nationale instructies voor de controleregeling // Actie 5

Nationale instructies voor de controleregeling

Bij een aantal onderzochte entrepots werden niet zo frequent fysieke controles verricht als in de nationale richtlijnen wordt voorgeschreven. De Kamer is van oordeel dat de lidstaten de nationale instructies met betrekking tot de controleregeling voor douane-entrepots aanzienlijk zouden kunnen verbeteren door de aard, reikwijdte en frequentie van de controles duidelijk vast te leggen. In de instructies zou ook moeten worden aangegeven op welk niveau van de douanedienst de beslissingen over de wijze van controleren moeten worden genomen. Tot slot moeten de lidstaten ervoor zorgen dat er geprogrammeerde controles worden uitgevoerd (punten 1.32 en 1.36). // Momenteel wordt in het kader van het programma Douane 2002 een document opgesteld waarin een inventaris van de controleterreinen wordt gegeven. Het verschaft de douanediensten een volledige lijst van de terreinen en subterreinen met gemeenschappelijke definities van de controlemethoden.

De Commissie zal erop blijven toezien dat de procedures van de lidstaten op het gebied van de traditionele eigen middelen in overeenstemming zijn met de communautaire voorschriften. Zij heeft overigens toegezegd elke in de verslagen van de Kamer vermelde onregelmatigheid te zullen behandelen en eventueel gepaste maatregelen te nemen om de verschuldigde bedragen aan eigen middelen en rente in te vorderen.

De Commissie erkent dat de situatie zeer ongelijk is wat betreft de controles. Projectgroepen die zijn samengesteld uit douanedeskundigen en vertegenwoordigers van de Commissie, werken in het kader van het programma Douane 2002 aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk model van risicobeheer, standaardformules voor de uitwisseling van informatie na controles en een selectie van risicocategorieën (punten 1.30, 1.31, 1.35 en 1.36).

Aanbeveling 6

Specifieke boekhouding // Actie 6

Specifieke boekhouding

Evenals in voorgaande jaren werden in 2001 in verscheidene lidstaten problemen met het bijhouden van de B-boekhouding geconstateerd. In Duitsland kan het saldo van de B-boekhouding momenteel niet worden bevestigd omdat met de database geen uitsplitsing naar afzonderlijke posten kan worden gemaakt. In Italië is het beheer van de B-boekhouding nog niet uniform en kunnen zich op lokaal of regionaal niveau berekeningfouten voordoen zonder dat deze tijdens de controles worden ontdekt. Ook in België en Frankrijk werden boekingsfouten in de B-boekhouding geconstateerd, en in de inspectieverslagen van de Commissie is sprake van fouten in de B-boekhouding in Ierland, Zweden en Finland. Hoewel met deze fouten slechts kleine bedragen zijn gemoeid, duiden zij op tekortkomingen in de administratie van de eigen middelen in het kader van de regeling communautair douanevervoer (punt 1.27). // In haar antwoord op het jaarverslag 2000 oordeelde de Commissie dat het systeem van specifieke boekhouding kon leiden tot systematische en incidentele fouten. Daarom tracht de Commissie de structuur van het systeem te verbeteren en hecht zij bijzondere aandacht aan dit vraagstuk bij de inspecties die zij in de lidstaten verricht. Er is reeds een actie ondernomen om de eventuele financiële gevolgen van de opmerkingen van de Kamer betreffende Frankrijk en Italië op te lossen. Wat de andere opmerkingen van de Kamer betreft zullen gepaste maatregelen worden genomen wanneer de lidstaten de betrokken gegevens hebben medegedeeld (punt 1.27).

Aanbeveling 7

Administratieve samenwerking ter bescherming van de ontvangsten uit de BTW // Actie 7

Administratieve samenwerking ter bescherming van de ontvangsten uit de BTW

De Rekenkamer is van oordeel dat ter verhoging van de doeltreffendheid van de administratieve samenwerking tussen de lidstaten en de Commissie de volgende maatregelen kunnen worden genomen: //

a) het permanent comité inzake administratieve samenwerking (SCAC) en het subcomité fraudebestrijding (SCAF) zouden, onder begeleiding van de Commissie, de beste praktijk voor de opzet van een fraudebestrijdingsstrategie kunnen ontwikkelen; // a) De Commissie erkent dat het SCAC goede praktijken zou moeten ontwikkelen voor de opzet van een fraudebestrijdingsstrategie. In dit verband heeft het SCAC een groep ad hoc belast met het verzamelen van goede praktijken voor het voorkomen en bestrijden van carrouselfraude;

b) de informatieuitwisseling tussen de lidstaten zou kunnen worden vergemakkelijkt door het VIES-systeem voor fraudebestrijding en de bi- of multilaterale akkoorden verder te ontwikkelen, en door maatregelen in te voeren waarmee corrigerend kan worden opgetreden wanneer de lidstaten niet tijdig informatie verstrekken; // b) deze problemen worden behandeld in het voorstel van de Commissie over de administratieve samenwerking, hoewel de Commissie van oordeel is dat informatie over fraudebestrijding moet worden uitgewisseld buiten het VIES-systeem om;

c) om de lidstaten bij de fraudebestrijding meer armslag te geven zouden speciale controle-eenheden voor de aanpak van specifieke gevallen van BTW-fraude kunnen worden opgezet, maar dan moeten deze eenheden wel in de CVB's worden geïntegreerd of er nauw mee samenwerken en door het OLAF worden bijgestaan; // c) de Commissie stemt in met deze aanbeveling. Zij heeft bij herhaling, in werkdocumenten en verslagen, gewezen op de behoefte aan speciale controle-eenheden voor de behandeling van specifieke gevallen van BTW-fraude;

d) het bereik van de in de artikelen 11 en 12 van Verordening (EEG) nr. 218/92 van de Raad vermelde uitwisseling van inlichtingen zou duidelijker moeten worden omschreven; de informatieuitwisseling tussen de lidstaten zou efficiënter kunnen worden gemaakt door de bevoegdheden en capaciteiten van de CVB's in de lidstaten te harmoniseren (punt 1.54). // d) de Commissie stemt met deze aanbeveling in en beklemtoont dat de Raad momenteel een nieuw ontwerp van de artikelen 11 en 12 van Verordening (EEG) nr. 218/92 onderzoekt op basis van het voorstel van de Commissie betreffende de administratieve samenwerking. De Commissie heeft in verschillende verslagen op de zwakheid van de CVB's gewezen, maar nogmaals, actie moet vooral op nationaal niveau worden ondernomen (punt 1.54).

// Wat de operationele bevoegdheid van het OLAF op het gebied van de BTW betreft, heeft de Commissie in haar actieplan 2001-2003 voor de bescherming van de financiële belangen en de fraudebestrijding [5], alsook in haar werkprogramma 2001 [6], een voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad opgenomen om te komen tot een systeem van samenwerking tussen de bevoegde nationale autoriteiten en de Commissie voor de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen tegen onwettige activiteiten, onder meer op het gebied van de BTW en het witwassen van geld.

[5] COM(2001) 254 def. van 15.5.2001.

[6] Zie fiche 2001/098.

De diensten van de Commissie werken momenteel overeenkomstig artikel 280 van het Verdrag tot oprichting van de EG aan een afzonderlijk voorstel met specifieke bepalingen die de Commissie een rol geven in de coördinatie van de administratieve samenwerking (punt 1.53).

Bovendien heeft de Commissie, voor wat betreft de aanbevelingen die uitsluitend onder de bevoegdheid van de lidstaten vallen, voor follow-up gezorgd en een evaluatie van de vorderingen georganiseerd. De Commissie zal haar conclusies voorstellen in een verslag aan de Raad en het Europees Parlement overeenkomstig artikel 14 van Verordening (EEG) nr. 218/92 (punt 1.54.).

Aanbeveling 8

Analyse van het begrotingsbeheer

Werkelijke ontvangsten // Actie 8

Analyse van het begrotingsbeheer

Werkelijke ontvangsten

De maandelijkse bedragen aan landbouwrechten die Frankrijk ter beschikking stelde beliepen gemiddeld 4,7 miljoen EUR van januari tot april 2001, maar stegen scherp tot 10,3 miljoen EUR in mei 2001 en bleven daarna op dat hogere niveau. Voor het hele jaar 2001 kwam dit neer op een stijging met 74% ten opzichte van 2000, in tegenstelling met de algemene trend bij de invoerrechten (punt 1.7). // De Commissie zal met de Franse autoriteiten contact opnemen om de reden voor deze verandering te vernemen en zal eventueel maatregelen treffen om de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen (punt 1.7).

Aanbeveling 9

Gebruik van statistieken voor fraudebestrijding // Actie 9

Gebruik van statistieken voor fraudebestrijding

In haar jaarverslag over het begrotingsjaar 1999 [7] beval de Rekenkamer aan een zowel door Frankrijk als door Italië uitgeteste methode om fiscale met statistische bronnen te vergelijken uit te breiden tot de andere lidstaten en dit middel te gebruiken als middel om fraude te bestrijden. In haar antwoord zegde de Commissie toe over deze methode met de lidstaten te zullen discussiëren.

[7] Punten 1.63-1.70.

In zijn aanbeveling [8] inzake de aan de Commissie te verlenen kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1999 neemt de Raad met belangstelling kennis van de aanbeveling van de Rekenkamer en stelt voor deze kwestie voor te leggen aan het Raadgevend Comité voor de eigen middelen. De Commissie heeft het nodige ondernomen om haar toezegging na te komen, maar de lidstaten zijn het niet eens geworden. De Rekenkamer beveelt de Commissie nogmaals aan haar inspanningen op dit zeer belangrijke gebied voort te zetten (punten 1.42, 1.43 en 1.44). // Dit punt werd op de vergaderingen van het Raadgevend Comité voor de eigen middelen (RCEM) van 2001 besproken. De door Italië en Frankrijk gedeelde conclusie was dat de statistische informatie over de theoretische BTW-opbrengsten helaas een zo uitvoerige uitsplitsing voor het richten van de fiscale controles vergt dat andere risico-indicatoren gemakkelijker toegankelijk, betrouwbaarder en handiger in het gebruik zijn. Bovendien hebben de lidstaten besloten dat het RCEM niet het geschiktste forum is voor verdere ontwikkelingen. De bevindingen blijven evenwel beschikbaar voor de lidstaten die ze nuttig achten voor hun risico-analysesystemen. Bovendien stelt de Commissie deze aangelegenheid stelselmatig aan de orde tijdens de controles van de BTW-middelen, opdat de lidstaten rekening zouden houden met de gevolgen van verschillen tussen de theoretische en de werkelijke BTW (punten 1.43 en 1.44).

[8] Document SN 2088/01 - DGF II.

GEMEENSCHAPPELIJK LANDBOUWBELEID

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De Commissie heeft in juli 2002 in het kader van het tussentijdse onderzoek de Raad en het Parlement aanbevelingen gedaan voor een nieuw gemeenschappelijk landbouwbeleid. Voor durumtarwe stelt de Commissie voor de relevante maatregelen aan te nemen die voortvloeien uit de analyse van de Rekenkamer, welke werd bevestigd door een externe evaluatie en interne analyses.

De onvolledige tenuitvoerlegging van de melkquotaregeling heeft geleid tot de instelling van inbreukprocedures tegen bepaalde lidstaten. De sancties zijn verzwaard en geharmoniseerd op aanbeveling van de Rekenkamer. Bovendien zal de Commissie in 2004/2005 de gemeenschappelijke marktordening voor rundvlees evalueren en de invloed van de verschillende instrumenten voor deze sector analyseren, met name van de nieuwe regeling van de extensiveringspremie als ingevoerd bij Agenda 2000. Voor de gegevensbank CATS (Clearance Audit Trail System) en het GBCS-systeem (Geïntegreerd beheer- en controlesysteem) heeft de Commissie reeds stappen tot verdere verbetering gedaan op aanbeveling van de Rekenkamer.

Aanbeveling 1

Rapportage van inspecties van het GBCS // Actie 1

Rapportage van inspecties van het GBCS

De rapportage over de inspectieresultaten van het GBCS dient te worden verbeterd, en met name moet onderscheid worden gemaakt tussen de resultaten van controles op risicobasis en willekeurige controles (punt 2.44). // Voor de regelingen voor akkerbouwgewassen moeten de lidstaten een verslag indienen waarin onder meer het resultaat van de controles wordt vermeld. Daarom vraagt de Commissie de lidstaten de resultaten van de uitgekozen gevallen afzonderlijk op risicobasis en op basis van steekproeven te rapporteren vanaf 2000 aan de hand van een vragenlijst die de diensten van de Commissie hebben opgesteld. Voor de dierenpremieregelingen moeten de lidstaten de inspectieresultaten niet op de door de Kamer voorgestelde wijze rapporteren, maar het onderscheid tussen controles op risicobasis en willekeurige controles is regelmatig onderzocht als dat paste in het kader van de controles van de landbouwuitgaven die door de diensten van de Commissie worden verricht; doel is ervoor te zorgen dat de selectie van de ter plaatse te controleren landbouwbedrijven representatief is zoals bepaald in Verordening nr. 3887/92. Bovendien is de GBCS-wetgeving in dit opzicht verstrengd bij artikel 19, lid 1, van Verordening nr. 2419/2001, van kracht sedert 1 januari 2002, waarin bepaald is dat de lidstaten willekeurig 20 tot 25% van het minimumaantal landbouwers moeten selecteren voor controles ter plaatse. Dit voorschrift zal zorgen voor de gegronde controleresultaten zoals bedoeld in de opmerkingen van de Kamer (punt 2.44.).

Aanbeveling 2

Database CATS // Actie 2

Database CATS

De Commissie beschikt over een database die alle gegevens bevat over de uit hoofde van het EOGFL-Garantie verrichte betalingen in de 15 lidstaten gedurende het voorgaande begrotingsjaar: CATS (Clearance audit trail system). De Rekenkamer heeft geconstateerd dat de meeste gegevens tal van gebreken vertonen. De Commissie dient maatregelen te treffen om de betrouwbaarheid en het nut van de database CATS te vergroten (punt 2.47). // In de toekomst zal de kwaliteit van de CATS-gegevens beter worden bewaakt door toepassing van een reeks controles zoals die welke de Rekenkamer heeft uitgevoerd; daarnaast zullen vanaf het begrotingsjaar 2002 strengere kwaliteitscontroles (bijvoorbeeld op het gebruik van de codelijsten) worden ingebouwd in het programma dat door de lidstaten wordt gebruikt voor de verstrekking van de computergegevens aan de Commissie (punt 2.47).

Aanbeveling 3

Goedkeuring van de rekeningen // Actie 3

Goedkeuring van de rekeningen

Verklarende instanties: sommige werden pas laat aangewezen. Enkele betaalorganen voldoen niet aan de erkenningscriteria. De Commissie dient maatregelen te nemen om verbetering te brengen in deze situatie (punten 2.53-2.55). // De Commissie zal erop toezien dat de verklarende instanties vroeger in het jaar worden aangewezen en dat dit wordt gedaan in 2002. Zij volgt ook van dichtbij de procedure voor de erkenning van nieuwe betaalorganen (punten 2.53-2.55).

Aanbeveling 4

Melkheffing // Actie 4

Melkheffing

De Rekenkamer herhaalt dat de Commissie maatregelen dient te treffen om te waarborgen dat correcties worden toegepast voor tekortkomingen in het systeem die een financieel risico voor het EOGFL inhouden (punt 2.71). // De financiële correcties die werden toegepast voor de extra heffing hadden betrekking op twee elementen: het bedrag van de niet-geïnde heffing en de rente wegens laattijdige betaling van die heffing. In recente uitspraken verklaart het Europees Hof van Justitie dat van de lidstaten niet kan worden geëist heffingen af te dragen die zij nog niet hebben geïnd (vooral als de heffingen voor een nationale rechtbank werden betwist) en dat, als bepaalde bedragen niet of te laat zijn betaald, dit op zichzelf geen schending van de verplichtingen van de lidstaten is.

De Commissie vestigt er de aandacht op dat de voornaamste reden waarom grote bedragen niet zijn geïnd, is dat zij voor de nationale rechtbanken zijn betwist door producenten die de heffing weigeren te betalen.

Voorts mag eraan worden herinnerd dat de Commissie een nieuwe verordening tot toepassing van de quotaregeling (nr. 1392/2001) heeft aangenomen waardoor de sancties op onregelmatigheden of fraude aanzienlijk zijn verzwaard, hetgeen beantwoordt aan de aanbeveling van de Rekenkamer.

Aanbeveling 5

GMO durumtarwe // Actie 5

GMO durumtarwe

In de follow-up van haar opmerkingen uit haar jaarverslag 1997 constateert de Kamer dat de toeslag voor durumtarwe veel hoger is dan nodig voor handhaving van het inkomenspeil van de producenten. Een hervorming van de GMO zou aanzienlijke budgettaire besparingen hebben opgeleverd. De Kamer is van oordeel dat haar vroegere aanbevelingen onverlet blijven (punten 2.87-2.89). // Op grond van de analyse van de Rekenkamer betreffende deze sector en de evaluatie die is verricht door onafhankelijke deskundigen, stelt de Commissie voor om de specifieke toeslag in de traditionele productiegebieden te verlagen tot 250 EUR per hectare en de steunregeling voor de niet-traditionele productiegebieden volledig af te schaffen. Om de productie van durumtarwe van een betere kwaliteit te bevorderen, wordt voorgesteld een specifieke steun ten bedrage van 15 EUR per ton in te voeren voor durumtarwe die aan de industrie wordt verkocht in het kader van contracten die de naleving van bepaalde kwaliteitseisen garanderen (punten 2.87-2.89).

Aanbevelingen 6 en 7

Speciaal verslag bananen // Acties 6 en 7

Speciaal verslag bananen

De maatregelen die zijn getroffen ter verwezenlijking van de doelstellingen van de GMO vertonen tekortkomingen; bovendien hebben enkele maatregelen ongewenste effecten gehad. In haar speciaal verslag doet de Kamer verschillende aanbevelingen, met name de doelstellingen van de GMO beter definiëren en de controles versterken. Nu de Commissie heeft toegezegd de eerste grootschalige evaluatie rond 2004 uit te voeren, moet erop worden toegezien dat het tijdschema in acht wordt genomen en dat daarbij ook een evaluatie plaatsvindt van de synergie tussen de diverse steunvormen voor de sector bananen (punten 2.115 tot 2.117). // De doelstellingen zijn op vergelijkbare wijze gedefinieerd en gekwantificeerd als voor andere gemeenschappelijke marktordeningen; een en ander zal nader worden onderzocht bij de voor 2004 geplande evaluatie (artikel 32 van Verordening nr. 404/93).

Bovendien zal uiterlijk op 1 januari 2006 een tariefregeling worden ingevoerd (artikel 16, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 404/93, als gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 216/2001).

Meer in het bijzonder dienen de douaneprocedures bij invoer op het niveau van de lidstaten nog te worden verbeterd. De Commissie zal bij de lidstaten blijven aandringen om tot een definitieve oplossing van het probleem te komen (punten 2.115 tot 2.117).

Aanbeveling 8

Speciaal verslag oliehoudende zaden // Actie 8

Speciaal verslag oliehoudende zaden

De Kamer is ook van oordeel dat de Commissie opnieuw moet bezien of zij steun moet verlenen voor producten die in de plaats van oliehoudende zaden kunnen worden geteeld (punt 2.123). // De steun voor granen, alternatief voor oliehoudende zaden, wordt opnieuw bekeken in het kader van het tussentijdse onderzoek van Agenda 2000. Wat de positie van oliehoudende zaden betreft moet worden opgemerkt dat zij niet zullen worden getroffen door de verlaging van de interventieprijs voor granen. Anderzijds zullen oliehoudende zaden profiteren van de overeenkomstige verhoging van de directe betalingen in het kader van de algemene regeling voor akkerbouwgewassen van 63 tot 66 EUR/ton (punt 2.123).

Aanbeveling 9

Speciaal verslag extensiveringspremie in de sector rundvlees // Actie 9

Speciaal verslag extensiveringspremie in de sector rundvlees

De Kamer heeft enkele zwakke punten in de tenuitvoerlegging van de steunregeling ontdekt, maar heeft vooral getracht het werkelijke stimulerende effect van de premie op de wijze van productie te meten. De Kamer is van oordeel dat dit effect beperkt is. Derhalve beveelt zij de Commissie aan de doeltreffendheid van de steun te evalueren (punt 2.127). // De Commissie heeft een evaluatie van de GMO voor rundvlees gepland voor 2004/2005. Zij zal dan het effect analyseren van de verschillende instrumenten voor deze sector, en met name dat van de nieuwe regeling van het extensiveringsbedrag zoals ingevoerd in het kader van Agenda 2000 (punt 2.127).

Aanbeveling 10

Controlesystemen // Actie 10

Controlesystemen

De Commissie dient jaarlijks een representatieve selectie van GBCS-inspecties opnieuw te verrichten en te verifiëren (punt 2.44). // De Commissie is van oordeel dat dankzij het GBCS veel minder fouten voorkomen. Voorts werkt de Commissie voortdurend aan de verbetering van het controlesysteem door de desbetreffende verordeningen te wijzigen en door de volledige implementering en ontwikkeling van het systeem in de lidstaten aan te moedigen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de implementering van het identificatiesysteem voor runderen en de invoering van een geografisch identificatiesysteem uiterlijk op 1 januari 2005 (punt 2.44).

Het opnieuw verrichten van controles is al jaren een routineonderdeel van bijna alle GBCS-controles en blijft een essentieel onderdeel van alle controles ter plaatse door de diensten van de Commissie. Dit wordt uitvoerig behandeld in de controleverslagen van de Commissie.

STRUCTURELE MAATREGELEN

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De Commissie zal de oorzaken van de afwijkingen van de ramingen grondig onderzoeken. Een doeltreffende tenuitvoerlegging van deze maatregelen is echter afhankelijk van de medewerking van de lidstaten. Op initiatief van de Commissie is een beraad gaande over de vereenvoudiging van de programmeringsprocedures. De kandidaat-lidstaten worden met behulp van de pretoetredingsinstrumenten voorbereid op de programmering en het beheer van de maatregelen van de Structuurfondsen en het Cohesiefonds. De Commissie zal haar inspanningen voortzetten om de betalings- en controleprocedures in de lidstaten te verbeteren.

Aanbeveling 1

Begrotingsbeheer : betalingsramingen // Actie 1

Begrotingsbeheer : betalingsramingen

Ondanks het tezamen met de lidstaten opgezette systeem voor de raming van de betalingsaanvragen [9] is de raming van de benodigde betalingskredieten nog steeds niet erg betrouwbaar. De Commissie werkt de ramingen die aan het begin van het vorige begrotingsjaar zijn verricht niet bij [10] en zij beschikt niet over systemen voor de registratie van de betalingsaanvragen waarmee de nog te betalen bedragen voor het geheel van de Fondsen kunnen worden gevolgd. Daarom blijven de ramingen van de betalingskredieten, evenals die van de vastleggingskredieten, steeds losstaan van het verloop van het proces van goedkeuring van de acties en de voortgang daarvan (punt 3.14). // De besteding van de betalingskredieten is niet gemakkelijk te voorspellen.

[9] Jaarverslag over het begrotingsjaar 1999, antwoord van de Commissie op punt 3.13.

[10] Overigens geven de werkdocumenten die de Commissie in het kader van de voorontwerpen van begroting opstelt geen enkele aanwijzing over de wijze waarop deze ramingen worden verricht.

De Commissie gaat de oorzaken van de afwijkingen van de ramingen grondig onderzoeken. Zij heeft de lidstaten verzocht hun ramingen per programma op te stellen om de kwaliteit ervan te verbeteren, en ze langs elektronische weg mee te delen(punt 3.15).

Het geringe gebruik van de betalingskredieten voor de maatregelen van de periode 2000-2006 in 2000 en 2001 is vooral toe te schrijven aan de laattijdige start. Wat de programma's betreft waarvoor in 2000 vastleggingen zijn gedaan, zullen juiste gegevens over de besteding beschikbaar zijn begin 2003, na de eerste toepassing van de regel van de automatische vrijmaking in het jaar n + 2 (punt 42).

In de mededeling aan het Europees Parlement en de Raad over "de ontwikkeling van de begrotingsuitvoering van de Structuurfondsen, en met name de RAL" (COM(2002)328 def. van 20.9.2002) is de Commissie reeds grondig ingegaan op het vraagstuk van het verschil tussen de ramingen van de lidstaten en de besteding van de kredieten en heeft zij betalingsvooruitzichten gegeven voor de periode tot 2010.

Aanbeveling 2

Begrotingsbeheer: jaarrekening // Actie 2

Begrotingsbeheer: jaarrekening

De Commissie heeft de rubriek "leerpunten" van het voorgaande jaar laten vervallen. Niettemin was een veel grondigere analyse nodig geweest van de structurele gebreken die de laatste begrotingsjaren zijn waargenomen. Dit met het oog op voorstellen tot verbeteringen van het toekomstige financiële en budgettaire kader (financiële vooruitzichten, procedures voor het uitwerken van de kredietramingen), alsmede voor de bepalingen inzake programmering en beheer van de regelgeving betreffende de structurele acties. Het was eveneens dienstig geweest als de Commissie haar eigen verantwoordelijkheden had geanalyseerd ten aanzien van de vertragingen in de programmeringsprocedure, de lacunes in de kredietramingen en de concentratie van verrichtingen aan het einde van het begrotingsjaar (punten 3.18 en 3.19). // De Commissie is voornemens in de komende jaarrekening nadere informatie te verstrekken over de ramingen van de benodigde kredieten en over de concentratie van verrichtingen aan het einde van het begrotingsjaar. Door de afschaffing van de kolom "leerpunten" ontstaat geen verlies aan informatie, aangezien de gedetailleerde resultaten van de analyses nog steeds in de jaarrekening worden vermeld (punten 3.18 en 3.19).

Aanbeveling 3

Uitvoering van de programmeringen: vereenvoudiging // Actie 3

Uitvoering van de programmeringen: vereenvoudiging

Een van de hoofddoelstellingen van de nieuwe regelgeving [11] was het versnellen en vereenvoudigen van de programmeringsprocedures door een verduidelijking van de verantwoordelijkheden van de Commissie en de lidstaten. De programmering, die in verschillende achtereenvolgende fasen plaatsvindt [12], bleek echter bijzonder lastig te beheren. Het was niet voldoende duidelijk hoe de verantwoordelijkheden tussen de Commissie en de lidstaten verdeeld waren, en het ontbrak aan een precies, vooraf vastgesteld programmeringskader. Lange onderhandelingen tussen de lidstaten en de Commissie bleken nodig [13], terwijl het operationeel kader van de acties nog niet eens helemaal kon worden gedefinieerd. Deze situatie valt in algemene zin te verklaren uit het voortbestaan van onzekerheid over de verantwoordelijkheden van de Commissie en de lidstaten en uit nog steeds complex geformuleerde regelgeving op het gebied van programmering, beheer en boeking van de uitgaven. Het vaststellen van de zones die in aanmerking komen voor acties uit hoofde van doelstelling 2 is een voorbeeld van de problemen bij het starten van de programmeringsfase. De Rekenkamer beveelt dan ook aan de nodige maatregelen te treffen teneinde tijdig een passend kader voor toekomstige programmeringen te kunnen opstellen, met name in het kader van de naderende uitbreiding (punten 3.30, 3.33 en 3.41). // Op initiatief van de Commissie wordt momenteel nagedacht over een vereenvoudiging van de programmeringsprocedures voor de toekomst. De Commissie wenst dat het tijdschema voor de vaststelling van de teksten door het Europees Parlement en de Raad het mogelijk zal maken om over de programma's te onderhandelen vóór het begin van de periode van tenuitvoerlegging. De pretoetredingsinstrumenten zijn de kandidaat-lidstaten aan het voorbereiden op de programmering en het beheer van de bijstandsverlening uit de Structuurfondsen en het Cohesiefonds. De Commissie heeft reeds op het versnipperde karakter van de zones van doelstelling 2 gewezen in het tweede verslag over de economische en sociale cohesie. Zij heeft in dat verslag ook de mogelijkheid geopperd om de afbakening van deze zones in de toekomst meer aan de lidstaten over te laten (punten 3.33 en 3.41).

[11] Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen (PB L 161 van 26.6.1999, blz. 1). Het nieuwe regelgevend kader voor de periode 2000-2006 bepaalt voor elke actie:

[12] Plannen, communautair bestek, enig programmeringsdocument, operationele programma's, aanvullende programmeringen.

[13] De Rekenkamer heeft in advies nr. 10/98 over bepaalde voorstellen voor verordeningen in het kader van Agenda 2000, en wel in het gedeelte over de voorstellen voor verordeningen betreffende de Structuurfondsen, punten 4.1 - 4.7 "programmeringsprocedure", vraagtekens gezet bij het werkelijk nut van de verschillende programmeringsfasen, waarbij pas in het laatste document in de keten, de aanvullende programmering, uitvoering wordt gegeven aan de strategie en de prioritaire zwaartepunten van de actie en gedetailleerde gegevens over de maatregelen zijn vervat.

Wat de huidige programmeringsperiode betreft, zullen op een gezamenlijke vergadering van de comités CDRR, STAR, ESF en FIOV op 19-21 november 2002 vereenvoudigingsmaatregelen worden besproken met de lidstaten (vervolg van de Ministerconferentie van 7 oktober 2002). De Commissie zal ook tegen het einde van 2002 een "pakket" vereenvoudiging vaststellen dat bepaalde wijzigingen van de verordeningen nrs. 1685/1999 (subsidiabiliteit van de uitgaven) en 438/2001 (beheer- en controlesystemen) zal bevatten.

Voor het beraad over de periode na 2006 is de planning als volgt:

- vaststelling van het tweede tussentijds verslag op 29 januari 2003;

- organisatie op 3-4 maart van een studiebijeenkomst voer de methode van tenuitvoerlegging van het toekomstige cohesiebeleid (dit punt zal maandag worden besproken op de vergadering van de directeuren);

- vaststelling van het derde verslag over de economische en sociale cohesie in december 2003, waarin de koers voor het toekomstige cohesiebeleid zal worden aangegeven.

Aanbeveling 4

Uitvoering van de programmeringen: subsidiabiliteit van de uitgaven // Actie 4

Uitvoering van de programmeringen: subsidiabiliteit van de uitgaven

Naast de problemen met de programmeringsprocedures was er sprake van complexe regelgeving inzake uitgaven en aanhoudende onzekerheden bij de interpretatie van bepaalde fundamentele gegevens, zoals de subsidiabiliteit van bepaalde uitgaven, het financieringsaandeel van investeringen die ontvangsten genereren en de beschrijving van de uiteindelijke begunstigde. // De geplande wijzigingen van de Verordeningen nrs. 1685/2000 en 438/2001 (zie actie 3) zullen duidelijkheid brengen in het vraagstuk van de behandeling van de voorschotten als subsidiabele uitgaven en de verplichtingen inzake bewaring van bewijsstukken. Wat de financiering van infrastructuurprojecten die ontvangsten genereren betreft, heeft het DG REGIO in juli 2002 aan de lidstaten een notitie met richtsnoeren toegezonden die door het Comité voor de Ontwikkeling en de omschakeling van de regio's is besproken. Binnenkort zal deze notitie worden voltooid en aan de lidstaten gezonden (punt 3.32).

Aanbeveling 5

Uitvoering van de programmeringen: databank SFC // Actie 5

Uitvoering van de programmeringen: databank SFC

De versnippering van het beheer van de structurele acties over verschillende diensten van de Commissie bleef een totaaloverzicht van de situatie bemoeilijken. Bovendien was de gemeenschappelijke databank voor de Structuurfondsen, die elektronische gegevensuitwisseling mogelijk moet maken, niet operationeel toen de programma's werden besproken. Eind 2001 ontbraken er nog steeds bepaalde gegevens, met name over het FIOV (punt 37). // Sedert eind 2001 is een gemeenschappelijke databank voor de Structuurfondsen (SFC-Structural Funds Common System) operationeel. Zij wordt gebruikt door de vier DG's die verantwoordelijk zijn voor de Structuurfondsen. Zij bevat de tabellen van het vademecum van de Structuurfondsen waarin de middelen worden verdeeld per doelstelling, fonds, lidstaat en communautair bestek. De gegevens over het FIOV zijn in 2002 ingevoerd.

Aanbeveling 6

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: afsluiting van maatregelen van vóór 2000 // Actie 6

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: afsluiting van maatregelen van vóór 2000

De controles die de lidstaten vóór de afronding van elke vorm van bijstandsverlening uit de periode 1994-1999 moeten uitvoeren, vormen een essentieel element van de betrouwbaarheid van hun systemen en voor de regelmatigheid van de betalingsaanvragen. Ondanks enkele verbeteringen met het oog op een homogene toepassing van de bepalingen bieden de controlesystemen nog geen garantie dat de definitieve uitgavendeclaraties zijn onderworpen aan voldoende strenge en betrouwbare controles. De Commissie is in 2001 overgegaan tot afsluiting van 53 acties van doelstelling 2 uit de periode 1994-1996 (waarvan 16 EFRO- en 37 ESF-acties). Eind 2001 stonden er nog 53 acties open voor een bedrag van 575 miljoen EUR aan nog af te wikkelen verplichtingen (waarvan 44 EFRO-acties voor 540 miljoen EUR en 9 ESF-acties voor 35 miljoen EUR). De afsluitingsprocedures die worden gevolgd voor de acties van doelstelling 2 uit 1994-1996 en voor de projecten van het Cohesiefonds zijn in wezen identiek aan die van de voorgaande periode. Met het oog op de afsluitingen die vanaf 2002 zullen plaatsvinden, dient de Commissie dan ook meer initiatieven te ontplooien en onder meer te zorgen voor een betere coördinatie van de activiteiten van haar diensten die verantwoordelijk zijn voor de diverse structurele acties (punten 3.62 en 3.81). // De Commissie heeft in 2001 veel controles verricht om zekerheid te verkrijgen over de toepassing van Verordening (EG) nr. 2064/97 door de lidstaten. Als gevolg van de uitvoerige aanbevelingen aan de betrokken instanties hebben de lidstaten aanzienlijke inspanningen gedaan om de noodzakelijke controlewerkzaamheden uit te voeren vóór de afsluiting, overeenkomstig de voorschriften van de verordening. De Commissie heeft procedures ingesteld om een redelijke zekerheid te kunnen verschaffen dat niet-subsidiabele uitgaven niet zullen worden medegefinancierd. De Commissie zal erop toezien dat alle materiële tekortkomingen worden verholpen vóór de afsluiting. Zij zal ook een doeltreffende coördinatie tussen de met de Structuurfondsen belaste diensten bij de voorbereiding van de afsluiting handhaven en verder uitbouwen. Bovendien zullen afsluitende controles worden verricht van een geheel van programma's om de betrouwbaarheid van de door de lidstaten verstrekte informatie na te gaan en onregelmatige uitgaven vast te stellen en uit te sluiten. Dit controleprogramma is gestart met controles van bepaalde programma's van doelstelling 2 uit 1994-1996, waarvan de meeste zijn afgesloten (punt 3.81).

Aanbeveling 7

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: follow-up van eigen controles bij afsluiting // Actie 7

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: follow-up van eigen controles bij afsluiting

De procedures voor het onderzoek van de aanvragen om definitieve betaling verliepen altijd in de vorm van overleg tussen de diensten, zonder dat de respectieve verantwoordelijkheden waren verduidelijkt. Met deze procedures wordt bovenal beoogd na te gaan of concrete onregelmatigheden die tijdens eventuele eerdere controles ter plaatse werden ontdekt, zijn verholpen. De follow-up van deze controleopmerkingen berust nog steeds op diverse databanken die zonder enige coördinatie zijn opgezet, aangezien de door de Commissie aangekondigde enige databank niet vóór 2002 operationeel kon zijn [14] (punt 3.48). // Vanaf 2003 zal een nieuwe computertoepassing, SYSAUDIT, zorgen voor de planning en de follow-up van de controles van de Commissie op het gebied van de Structuurfondsen.

[14] Zie jaarverslag over het begrotingsjaar 2000, antwoord van de Commissie op punt 3.70.

Aanbeveling 8

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: beheer- en controlesystemen in de lidstaten voor de periode 2000-2006 // Actie 8

Specifieke beoordeling in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring: beheer- en controlesystemen in de lidstaten voor de periode 2000-2006

De voor de periode 2000-2006 voorgeschreven beheer- en controleregeling is verbeterd. De invoering ervan heeft echter al vertraging opgelopen, nog niet alle structuren zijn operationeel en met de onafhankelijke controle van de uitgevoerde operaties is nog niet begonnen. De Rekenkamer heeft bij de tussentijdse betalingen soortgelijke niet-subsidiabele uitgaven ontdekt als over voorgaande perioden, hetgeen erop wijst dat niet alle betrokkenen voldoende bekend zijn met de toepasselijke voorschriften. Om na te gaan of de beheer- en controlesystemen voldoen aan de vereisten in de regelgeving, is de Commissie verplicht regelmatig de werking van deze systemen te onderzoeken. Hiervoor zijn controlebezoeken ter plaatse noodzakelijk. In 2001 is echter een beperkt aantal bezoeken afgelegd door de DG's Regionaal Beleid en Visserij, terwijl de DG's Werkgelegenheid en Landbouw geen enkel bezoek hebben afgelegd. Hieruit volgt dat de Commissie niet voldoende zekerheid had over de betrouwbaarheid van deze systemen. In sommige lidstaten [15] vertonen de procedures voor de controle van de realiteit en subsidiabiliteit van de uitgaven gebreken: met name worden bepaalde facturen of soortgelijke documenten niet gecontroleerd. Dit heeft tot gevolg dat de uitgavendeclaratie wordt opgesteld zonder dat wordt nagegaan of de uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan. De Commissie moet dan ook trachten haar verificaties in de lidstaten zo spoedig mogelijk af te ronden en erop toezien dat de controlenormen en de subsidiabiliteitsregels, alsook de sancties voor niet-naleving, op alle niveaus worden verspreid en worden begrepen (punten 3.66, 3.67 en 3.82). // Ondanks de vertraging bij de invoering van de systemen om aan de strengere normen te voldoen, hebben de lidstaten zich ingespannen om de nodige structuren te ontwikkelen en zijn zij nu beter geïnformeerd over de voorschriften en beter in staat daaraan te voldoen. De DG's van de Structuurfondsen hebben deze systemen gecontroleerd, zowel ter plaatse als aan de hand van de beschrijvingen welke werden verstrekt op grond van artikel 5 van Verordening nr. 438/2001. Bij deze controles richt de Commissie al haar aandacht op de controles die nodig zijn om ervoor te zorgen dat vanaf het begin nauwkeurige, regelmatige en subsidiabele uitgaven worden aangegeven. Zij zal de komende jaren deze systemen blijven controleren, waarbij zij prioriteit zal geven aan programma's die nog niet zijn gecontroleerd en aan het Cohesiefonds, waarvoor nu vergelijkbare voorschriften zijn vastgesteld in Verordening nr. 1386/2002 van 29 juli 2002. Zij zal de nodige maatregelen nemen wanneer tekortkomingen worden vastgesteld (punten 3.68 en 3.82).

[15] Spanje (FIOV), Portugal (ESF), Duitsland (EFRO en ESF), en Finland (EFRO).

Begin 2003 zal de Commissie aan het Europees Parlement een verslag uitbrengen waarin de conclusies van haar onderzoek van de nieuwe systemen in de lidstaten worden samengevat.

Aanbeveling 9

Rationalisatie van de begrotingssteun en de verbetering van de procedures voor financieel beheer van de lokale acties voor werkgelegenheid // Actie°9

Rationalisatie van de begrotingssteun en de verbetering van de procedures voor financieel beheer van de lokale acties voor werkgelegenheid

In een aantal steekproefgewijs geselecteerde innovatieve en voorbereidende lokale werkgelegenheidsprojecten die rechtstreeks door de Commissie werden gefinancierd, waren de procedures van de Commissie voor het financieel beheer niet streng genoeg. Bovendien was de kosteneffectiviteit van dergelijke projecten niet gewaarborgd wegens een zekere mate van overlapping tussen de verschillende innovatieve acties en de retroactieve financiering van bepaalde projecten (punt 3.118). // De Commissie is het eens met de algemene aanbeveling van de Rekenkamer om ten aanzien van de plaatselijke werkgelegenheidsacties in het kader van de innovatieve en voorbereidende maatregelen de steunverlening uit begrotingsmiddelen te rationaliseren en de procedures voor het financieel beheer te verbeteren. Zij verbindt er zich toe de betrokken begrotingsonderdelen zo goed mogelijk uit te voeren met de beschikbare personele middelen (punt 3.118).

INTERN BELEID

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De aanbevelingen uit het verslag 2001 van de Rekenkamer met betrekking tot onderzoek zijn over het algemeen door de Commissie aanvaard. In de meeste gevallen zijn de voorgestelde acties reeds vóór de publicatie van het jaarverslag ondernomen en zij zullen worden voortgezet en zelfs geïntensiveerd.

De aanbevelingen van de Kamer met betrekking tot het kostensysteem en het begrip waarde per activiteit dat moet worden toegepast op de onderzoekprojecten van het Zesde kaderprogramma werden voorgesteld door de Commissie, maar zij moesten worden herzien met het oog op de goedkeuring door de Raad en het Europees Parlement (DG RTD).

De Commissie is begonnen aan de verbetering van het beheer van de programma's voor onderwijs en jeugd ter gelegenheid van de inwerkingtreding begin 2000 van de nieuwe programma's Socrates II en Jeugd. Deze verbetering omvat met name een versterking van het beheersysteem van de gedecentraliseerde acties waarbij door de lidstaten opgerichte nationale agentschappen worden betrokken; voorts heeft zij het voornemen te kennen gegeven in de toekomst gebruik te maken van een uitvoerend agentschap ter vervanging van een bureau voor technische bijstand (DG EAC).

Aanbeveling 1

TEN-T-programma-Evaluatie // Actie 1

TEN-T-programma-Evaluatie

Wat betreft het TEN-T-programma zou de Commissie de regelgeving en het controlekader moeten versterken, bijvoorbeeld door offertebrieven tussen de lidstaten en de uiteindelijke begunstigden voor te schrijven en door duidelijker regels in verband met de subsidiabiliteit van kosten op te stellen en in te voeren. De evaluatie van de voorstellen moet worden verbeterd door een intensiever gebruik van externe deskundigen en moet ook behoorlijk worden gedocumenteerd. De administratieve procedures en IT-systemen moeten worden afgestemd op de specifieke eisen van het TEN-T-programma. Voltooide TEN-T-acties moeten regelmatig worden gecontroleerd (punt 4.74). // De Commissie heeft reeds aanzienlijke vooruitgang geboekt op een aantal door de Rekenkamer aangegeven gebieden. De herziening van de standaardteksten van de Commissie-besluiten en de invoering van aanvullende bijlagen met meer gedetailleerde specificaties, definities en vereisten zouden verbetering moeten brengen in de huidige situatie. De aanbevelingen van de Kamer met betrekking tot de beoordeling van de voorstellen, de administratieve procedures en de IT-systemen worden in overweging genomen. In de controleprogramma's voor de jaren 2002-2003 zullen TEN-T-controles achteraf worden opgenomen (punt 4.74).

Aanbeveling 2

Sancties // Actie 2

Sancties

De Commissie wordt aangemoedigd de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen door het opleggen van de sancties waarin Verordening nr. 2988/95 van de Raad voorziet [16]. Deze sancties, die bovenop de terugvordering van het ten onrechte verkregen voordeel komen, kunnen slechts doeltreffend en afschrikwekkend zijn als zij kenbaar zijn en voorzien in proportionele administratieve maatregelen en straffen. Zij kunnen in modelcontracten worden gedefinieerd of met een specifieke sectorale regeling worden ingevoerd (punt 4.51). // De verwijzing naar Verordening nr. 2988/95 is eveneens opgenomen in de deelnemingsregels voor het Zesde kaderprogramma en de modelcontracten van het Zesde kaderprogramma. In de contracten zullen, als dat gepast is, de door de Rekenkamer bedoelde sancties worden opgenomen. Deze actie past ook in het kader van de acties 73 en 94 van het Witboek over de hervorming van de Commissie, welke voorzien in modelcontracten en de fraudebestendigheid van de wetgeving en het contractbeheer. Bovendien voorziet het actieplan van de Commissie voor 2001-2003 op het gebied van fraudebestrijding in de voorbereiding van een initiatief voor de integratie van administratieve maatregelen en sancties op het gebied van de directe uitgaven.

[16] Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 (PB L 312 van 18.12.1995).

Aanbeveling 3

Toezicht op TEN-T-acties // Actie 3

Toezicht op TEN-T-acties

Aanbevolen wordt de regelmatige controles ter plaatse door de ambtenaren die met het toezicht op de TEN-T-acties belast zijn, aan te vullen met financiële en technische controles achteraf (punt 4.33). // Overeenkomstig de aanbeveling van de Kamer zal de centrale financiële controle-eenheid van het DG TREN in haar controleprogramma 2002-2003 een steekproef van TEN-T-acties opnemen (punt 4.33).

Aanbeveling 4

Modelcontracten voor OTO-werkzaamheden onder contract // Actie 4

Modelcontracten voor OTO-werkzaamheden onder contract

De modelcontracten voor OTO-werkzaamheden onder contract zouden moeten voorschrijven dat de deelnemers onbeperkt gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gebruik van de financiële bijdrage van de Gemeenschap (met uitzondering van deelnemers als openbare universiteiten) (punt 4.50). // Het beginsel van de onbeperkte hoofdelijke aansprakelijkheid van de deelnemers was uitdrukkelijk vermeld in het gewijzigde voorstel van de Commissie over de deelnemingsregels van het Zesde kaderprogramma. Op verzoek van de Raad en het Europees Parlement is de aansprakelijkheid niet langer onbeperkt. In de goedgekeurde tekst is het beginsel van hoofdelijke aansprakelijkheid evenwel behouden (punt 4.50).

Aanbeveling 5

Terugvordering // Actie 5

Terugvordering

Er moet meer worden gedaan om teveel betaalde communautaire middelen terug te vorderen van de begunstigden, vooral bij de DG's RTD, INFSO en TREN (punt 4.76). // De grotere inspanningen op het gebied van de controle hebben reeds geresulteerd in een hoger terugvorderingsniveau, en met name ten aanzien van het Vijfde kaderprogramma heeft de Commissie haar terugvorderingsprocedures reeds vereenvoudigd. De Commissie zal haar inspanningen op het gebied van de terugvordering voortzetten.

Aanbeveling 6

Speciaal verslag nr. 2/2002 (Socrates en Jeugd voor Europa) // Actie 6

Speciaal verslag nr. 2/2002 (Socrates en Jeugd voor Europa)

In speciaal verslag nr. 2/2002 (Socrates en Jeugd voor Europa) deed de Rekenkamer een aantal aanbevelingen om het beheer van deze programma's te verbeteren; met die aanbevelingen moet rekening worden gehouden. Zo moet het BTB worden vervangen een communautair agentschap, dienen de betrekkingen tussen de Commissie en de nationale autoriteiten duidelijk te worden omschreven, moeten controle en toezicht op alle niveaus worden verbeterd en zijn doeltreffende en tijdige evaluaties nodig (punt 4.77). // Verschillende aanbevelingen van de Kamer hebben betrekking op verbeteringen waartoe de Commissie reeds heeft besloten of die zij reeds heeft ingevoerd ter gelegenheid van de inwerkingtreding van de programma's Socrates II en Jeugd die in 2000 zijn gevolgd op Socrates I en Jeugd voor Europa. De Commissie heeft met name aangekondigd dat zij in de toekomst gebruik wil maken van een uitvoeringsagentschap voor het beheer van de programma's op het gebied van onderwijs en jeugd. Zij heeft de regeling voor de inschakeling van een netwerk van nationale agentschappen aanzienlijk versterkt. Voorts heeft zij er zich toe verbonden de controles en de follow-up van de programma's te verbeteren, onder meer door intersiever gebruik te maken van bezoeken ter plaatse. Er zijn raamwerken voor de evaluatie van de nieuwe programma's vastgesteld, met indicatoren en planning om te zorgen voor een doeltreffende evaluatie.

Aanbeveling 7

Regelgeving voor het TEN-T-programma // Actie 7

Regelgeving voor het TEN-T-programma

De Commissie moet streven naar een homogene implementatie van het TEN-T-programma door op alle begunstigden in alle lidstaten dezelfde bepalingen toe te passen. De regelgeving voor dit programma moet worden versterkt om de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap te verbeteren. Als met de eindbegunstigden geen contracten worden gesloten, zouden de lidstaten offertebrieven kunnen invoeren volgens een door de Commissie opgesteld model. Deze offertebrieven, die na invulling gelden als aanvaard door de begunstigden, moeten de regels en voorwaarden voor de subsidiëring aangeven, zodat de begunstigden zich beter bewust worden van het feit dat bij de uitvoering van de actie aan specifieke eisen moet zijn voldaan (punt 4.31). // Volgens het advies dat de juridische dienst van de Commissie heeft uitgebracht, is het niet noodzakelijk dat naast de besluiten van de Commissie contracten worden gesloten. De besluiten van de Commissie moeten onmiddellijk aan de lidstaat en de eindbegunstigde worden meegedeeld overeenkomstig artikel 10 van Verordening nr. 2236/95. De Commissie erkent echter dat tot eind 2001 alleen de lidstaat in kennis werd gesteld, die vervolgens de begunstigde de nodige informatie verstrekte (punt 4.31).

Aanbeveling 8

Toelaatbaarheidscriteria voor voorstellen // Actie 8

Toelaatbaarheidscriteria voor voorstellen

Het DG TREN moet de toelaatbaarheidscriteria voor voorstellen (vooral die in verband met de ontvangstdata) strikt toepassen, de evaluatie versterken door meer externe deskundigen in te zetten en alle controles naar behoren documenteren (punt 4.35). // Het laattijdig ontvangen van voorstellen wordt gerechtvaardigd door passende verlengingen. Wat het evaluatieproces betreft ligt meer externe deskundigen inschakelen nogal gevoelig: enerzijds is de Commissie zelf verantwoordelijk voor het toezien op de naleving van het communautair beleid; anderzijds ligt dit gevoelig bij de lidstaten, die de promotors zijn van de projecten en een groot deel van de financiële middelen verstrekken. In sommige gevallen waarbij particuliere promotoren betrokken zijn, kan vertrouwelijkheid een bijkomende moeilijkheid vormen.

Door de TEN-T-procedures op te nemen in het officiële handboek voor de procedures zullen de vereisten inzake documentatie van de controles worden verduidelijkt (punt 4.35).

Aanbeveling 9

Van bestaande databanken naar centraal IT-systeem van DG TREN // Actie 9

Van bestaande databanken naar centraal IT-systeem van DG TREN

Zo snel mogelijk moet worden overgeschakeld van de bestaande databanken naar het centrale IT-systeem van het DG-TREN, waarbij rekening moet worden gehouden met de specifieke eisen van TEN-T. Inmiddels moet worden gezocht naar manieren voor het verrichten van belangrijke functies in het beheer van voorstellen, contracten en/of projecten, die in de huidige IT-systemen ontbreken of onvolledig zijn (punt 4.36). // Momenteel wordt gewerkt aan de opneming van de TEN-T in het centrale IT-systeem van het DG TREN voor het beheer van de projecten (punt 4.36).

Aanbeveling 10 // Actie 10

Om te voldoen aan de interne controlenormen van de Commissie moet het DG TREN de door zijn directeur-generaal goedgekeurde procedures toepassen, na ze zo nodig te hebben afgestemd op de bestaande procedures voor het beheer van het TEN-T-programma. Daarna moeten de operationele procedures steeds worden bijgewerkt (punt 4.34). // Momenteel wordt gewerkt aan de herziening van het handboek, en in de nieuwe uitgave zullen de procedures worden opgenomen die van toepassing zijn op het TEN-T-programma (punt 4.34).

EXTERN BELEID

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

Tegen het einde van 2002 zal een geïntegreerd programma voor de controle van de externe hulp worden opgesteld. Voor de voedselhulp heeft de Commissie bepaalde maatregelen genomen om toe te zien op de correcte toepassing van de procedures en bovendien worden regelmatig tussentijdse onderzoeken, afsluitende onderzoeken en audits georganiseerd. Overigens voerden de beherende diensten sedert 2000 een actief beleid van stelselmatig onderzoek en afsluiting van oude of sluimerende vastleggingen op het gebied van de externe hulp.

Aanbeveling 1

Ontwikkeling van de RAL // Actie 1

Ontwikkeling van de RAL

Uit deze ontwikkelingen (de gecumuleerde waarde van de RAL van vijf jaar en ouder is gestegen van 933,9 miljoen EUR eind 1998 tot 1 589,6 miljoen EUR eind 2001) blijkt duidelijk dat de RAL permanent moeten worden gevolgd om ze binnen de perken te houden. Het is van belang dat de Commissie kan beschikken over betrouwbare en volledige boekhoud- en beheerinformatie ter vergemakkelijking van de beheerverrichtingen voor de gefinancierde acties. Aan de hand van die informatie zou het mogelijk moeten zijn de ontwikkeling van de RAL en de aard van de verrichte betalingen (voorschotten en andere) grondig te analyseren, zodat het tempo waarin de steun wordt uitbetaald kan worden vergeleken met de stand van uitvoering ter plaatse (punt 5.10). // De Commissie is zich bewust van de noodzaak het aandeel van de oude RAL in haar beheerportefeuille van de buitenlandse hulp te bewaken en is het eens met de opmerking van de Kamer dat de RAL voortdurend moeten worden gevolgd en beperkt. De beheerdiensten voeren sedert 2000 een actief beleid van stelselmatig onderzoek en afsluiting van alle mogelijke gevallen van oude of sluimerende verplichtingen in het kader van de hulp aan derde landen.

Wat betreft de boekhoud- en beheerinformatie die nodig is om het onderzoek van de ontwikkeling van de RAL te verbeteren, zullen de CRIS-instrumenten en het aan de nieuwe eisen van het Financieel Reglement inzake betalingstypologie aangepaste boekhoudsysteem een dergelijke analyse mogelijk maken vanaf 2003 (punt 5.10).

Aanbeveling 2

Stelselmatige auditprogramma's // Actie 2

Stelselmatige auditprogramma's

De Commissie zou dit vraagstuk snel moeten aanpakken om te waarborgen dat systematische controleprogramma's worden opgesteld, en daarbij ook duidelijk moeten aangeven welke verantwoordelijkheden bij de Commissie zelf moeten berusten, opdat de bevindingen van de controleverslagen effect sorteren (punt 5.21). // Tegen eind 2002 zal een geïntegreerd auditprogramma voor de externe hulp worden opgesteld dat alle externe controleactiviteiten van de delegaties en de diensten te Brussel omvat (punt 5.21).

Aanbeveling 3

Humanitaire hulp // Actie 3

Humanitaire hulp

De Rekenkamer beveelt aan dat:

* De Commissie verdere maatregelen treft om te garanderen dat de organisaties die met EU-middelen moeten werken hun interne controlesystemen versterken, met name om te zorgen dat de bewijsstukken en de aanbestedingsprocedures deugdelijk zijn. De Commissie moet de normen waaraan minimaal moet worden voldaan, specifieker omschrijven;

* De Commissie het nodige onderneemt om te waarborgen dat zij voldoende onderzoeken en controles verricht of laat verrichten, zodat zij kan beoordelen of de interne controleprocedures die haar uitvoerende partners hanteren adequaat zijn, en moet zo nodig corrigerende maatregelen nemen (punt 5.50.).

// Wat de humanitaire hulp betreft is de Commissie van oordeel dat de doorlichting van de ECHO-partner, de instructies, communicatie, dialoog, evaluatie, bewaking, controles en audits uitgebreid en vrij volledig zijn. De minimumnormen, mat name die voor de bewijsstukken en de aanbestedingen, worden bepaald in de kader-partnerschapsovereenkomst. In het licht van de hervorming, de nieuwe financiële voorschriften en de uitvoeringsregels wordt momenteel een nieuwe kader-partnerschapsovereenkomst opgesteld.

Echo voert een groot aantal onderzoeken en controles uit in het stadium van de beoordeling van elke operatie door de technische assistenten, de beoordeling door de operationele dienst en de vereffening door de financiële dienst. De ambtenaren van ECHO hebben de laatste jaren een groot aantal audits uitgevoerd. In juni 2002 heeft ECHO een extern accountantsbureau ingeschakeld, waardoor de reeds uitgevoerde controles aanzienlijk zullen worden uitgebreid. Zo zullen alle partners van ECHO om de twee jaar worden gecontroleerd. Voorts is het controlepersoneel verdrievoudigd.

Aanbeveling 4

Toezichtsysteem // Actie 4

Toezichtsysteem

Met het toezichtsysteem kunnen thans gebreken in de projecten worden opgespoord, maar er moet nog meer worden gedaan om de oorzaken daarvan te analyseren. Verder moeten de kwaliteit, de resultaten en de methodiek van het toezichtsysteem regelmatig door de Commissie worden geëvalueerd (punt 5.77). // De Commissie blijft de methodologie verbeteren en verder ontwikkelen. Zij heeft ook vaste plannen om, nadat het systeem een jaar of drie heeft gewerkt, het nut van de toezichtverslagen en de praktische toepassing ervan te beoordelen (punt 5.77).

Aanbeveling 5

Beheer van de macro-economiche bijstand // Actie 5

Beheer van de macro-economiche bijstand

De Rekenkamer heeft het volgende aanbevolen: //

* duidelijker moet worden vastgesteld welke meerwaarde de acties van de Europese Unie opleveren in vergelijking met die van de Wereldbank en het Internationaal Monetair Fonds; // * stelselmatig wordt gestreefd naar complementariteit met de programma's van het IMF en de Wereldbank;

* overwogen moet worden het MFB-beleid en het SAF-beleid meer te harmoniseren, zodat landen die in dezelfde situatie verkeren dezelfde soort behandeling krijgen; // * binnen de perken die voortvloeien uit het eigen karakter van de verschillende instrumenten en de verschillende rechtsgronden, is de Commissie het eens met de behoefte aan een meer geharmoniseerde aanpak van MFB en SAF. In dit verband wordt gewerkt aan een handboek met methodologische richtsnoeren en geharmoniseerde leidende beginselen voor de budgettaire bijstand aan derde landen;

* de Commissie moet haar besluitvorming voor de diverse fasen van het beheer van de macro-economische bijstand doorzichtiger maken, en met name haar motivering voor vrijstelling van voorwaarden documenteren; // * de Commissie zal er in alle gevallen voor zorgen dat de redenen voor de vrijstelling van voorwaarden naar behoren worden gedocumenteerd;

* het toezicht van de Commissie op de kwaliteit van het financieel beheer in de begunstigde landen moet aanzienlijk worden verbeterd, met inschakeling van alle betrokken directoraten-generaal; // * de Commissie werkt aan de verbetering van de capaciteit van de delegaties om de economische en politieke ontwikkelingen in de begunstigde landen te volgen;

* meer prioriteit moet worden gegeven aan evaluaties (punt 5.85). // * in de algemene hervorming is reeds meer aandacht besteed aan evaluatie. Evaluaties van geselecteerde MFB-programma's zijn gepland vanaf 2003 en alle sedert 2000 goedgekeurde SAF's voorzien in financiële middelen voor een definitieve, onafhankelijke evaluatie (punt 5.85).

Aanbeveling 6

Voorstellen van de NGO's // Actie 6

Voorstellen van de NGO's

De delegaties zouden voldoende tijd moeten krijgen om zich over de voorstellen van de NGO's uit te spreken. De Commissie zou ook alternatieve procedures moeten onderzoeken om de tijd tussen de indiening van voorstellen door de NGO's en de ondertekening van de contracten te verkorten (punt 5.78). // De Commissie is ingenomen met de opmerkingen van de Kamer over de getroffen maatregelen. Het raadplegingsproces zal zich tot de delegaties uitstrekken en deze zullen voldoende tijd krijgen om zich uit te spreken (punt 5.78).

Aanbeveling 7

Beoordelingswerk // Actie 7

Beoordelingswerk

De Commissie zou een groter deel van het beoordelingswerk, met duidelijke instructies en richtlijnen van de centrale diensten, moeten overlaten aan de delegaties en daar dan nadien toezicht op moeten houden (punt 5.75). // De bestaande procedures voorzien in een actieve deelname van de delegaties aan de beoordeling van de voorstellen, en de Commissie zal erop toezien dat zij de voorstellen op tijd ontvangen met het oog op de beoordeling (punt 5.75).

Aanbeveling 8

Informatie- en beheersysteem // Actie 8

Informatie- en beheersysteem

Er moet een informatie- en beheersysteem met gegevens over de deskundigen en de opdrachtnemers worden ontwikkeld (punt 5.67). // Deze informatie is nog niet in een databank opgenomen, maar dat ligt wel in de bedoeling. Er wordt reeds gewerkt aan een databank van opdrachtinformatie voor de gehele Commissie (punt 5.67).

UITBREIDING

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De Commissie heeft de keuzemogelijkheden voor elke kandidaat-lidstaat aangegeven om de integratie te doen voortgaan en zij zal deze landen de nodige bijstand blijven verlenen.

Aanbeveling 1

Tekortkomingen in de methodologie van de Commissie voor de goedkeuring van het nationaal beheer van Sapard // Actie 1

Tekortkomingen in de methodologie van de Commissie voor de goedkeuring van het nationaal beheer van Sapard

Wanneer de Commissie de vervulling van de voorwaarden voor gedecentraliseerd beheer controleert, moet zij ervoor zorgen voldoende aandacht te besteden aan de door de Rekenkamer vastgestelde tekortkomingen. Tevens moet de Commissie nagaan of de in haar eigen controleverslagen gesignaleerde problemen zijn opgelost (punt 6.31). // Naar het oordeel van de Commissie hebben de ernstige tekortkomingen betrekking op het gebrek aan gedocumenteerde bewijzen over de ervaring van het personeel. Hieraan zal iets worden gedaan (punt 6.31).

ADMINISTRATIEVE UITGAVEN

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

De rekenplichtige van de Commissie zal boekhoudkundige regels en methoden vaststellen met betrekking tot de harmonisatie van de presentatie van de financiële staten van de gedecentraliseerde organen.

De Europese Scholen blijven streven naar een meer homogene opmaak van de rekeningen.

Aanbeveling 1

Presentatie van de financiële staten van de gedecentraliseerde organen // Actie 1

Presentatie van de financiële staten van de gedecentraliseerde organen

De presentatie van de jaarrekening van de gedecentraliseerde organen zou moeten worden geharmoniseerd. Bij de presentatie moet ook rekening worden gehouden met het specifieke karakter van deze organen, zodat hun economisch resultaat beter tot uiting komt (punt 7.26). // In het nieuwe Financieel Reglement wordt het bereik van de consolidatie uitgebreid tot de gedecentraliseerde organen en wordt bepaald dat deze laatste dezelfde boekhoudregels moeten toepassen als de Europese Instellingen, zodat hun rekeningen ten laatste in het begrotingsjaar 2005 kunnen worden geconsolideerd met die van de Commissie. Hiertoe zal de rekenplichtige van de Commissie de boekhoudkundige regels en methoden vaststellen evenals het geharmoniseerde rekeningstelsel dat door alle Instellingen, bureaus en gedecentraliseerde organen moet worden toegepast. De opmaak van de financiële staten zal dan zijn geharmoniseerd (punt 7.26).

Aanbeveling 2

Controle van de Europese Scholen // Actie 2

Controle van de Europese Scholen

De reeds geleverde inspanningen om de opmaak van de rekeningen van de Europese Scholen homogener te maken, moeten worden voortgezet, zodat het minder moeilijk wordt de rekeningen te consolideren. Het rekeningstelsel van de Scholen bevat geen rekeningen voor de vaste activa en de inventariseerbare goederen worden niet in de algemene boekhouding opgenomen: vaste activa worden niet op de afzonderlijke balansen van de Scholen of van het Bureau geboekt. In het jaarverslag 2000 heeft de Rekenkamer gewezen op lacunes in het bijhouden van de inventarislijsten (punt 7.34). // De Scholen zullen hun inspanningen om de rekeningen meer homogeen te maken voortzetten. De raad van bestuur heeft de Scholen instructies gegeven om de homogeniteit te verbeteren. Momenteel doen de Scholen het nodige om de inventarislijsten zo snel mogelijk te vervolledigen. Over de opname van de inventariseerbare goederen in de algemene boekhouding wordt momenteel overleg gevoerd tussen het Bureau van de Vertegenwoordiger van de Raad van bestuur en de Scholen (punt 7.34).

FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

1. Het is van het hoogste belang dat de verslagen over de tenuitvoerlegging van het mechanisme betrouwbaar zijn.

De gegevens over de vastleggingen, de ondertekende contracten, de overmakingen en de vergoedingen worden door het EIF geverifieerd en door de Commissie gevolgd. Tot het van kracht worden van de nieuwe trust- en beheerovereenkomsten verschafte het EIF ieder halfjaar gegevens over de vastleggingen en de overmakingen. Volgens de nieuwe kaderovereenkomst worden deze gegevens viermaal per jaar verstrekt.

2. De Kamer beveelt de Commissie en het EIF aan middelen te vinden om de tekortkomingen te verhelpen die zij heeft vastgesteld wat betreft de snelheid en toepassing van de betrokken mechanismen.

De verschillen op het gebied van het gebruik van de mechanismen zijn snel door de Commissie ontdekt en er is rekening mee gehouden bij de bepaling van het kader voor de uitvoering van het meerjarenprogramma voor ondernemingen en ondernemerschap (MAP).

In het nieuwe meerjarenprogramma voor ondernemingen en ondernemerschap (MAP) zijn het Europees mechanisme voor starterstechnologieën en het garantiemechanisme voor het MKB gewijzigd en uitgebreid en wordt de actie "starterskapitaal" ingevoerd. Deze drie acties zullen worden beheerd door het EIF; zij beogen de erkende markttekortkomingen te verhelpen om de toegang van het MKB tot kapitaal te verbeteren.

Aanbeveling 1

Problemen met informatieverstrekking over uitvoering van het startersmechanisme // Actie 1

Problemen met informatieverstrekking over uitvoering van het startersmechanisme

Aangezien geen precieze doelstellingen zijn vastgesteld, is het van groot belang dat de verslagen over de uitvoering van de regeling betrouwbaar zijn, de verstrekte cijfers nauwkeurig en het mechanisme verenigbaar met de gelijklopende door het EIF beheerde regelingen.

De informatie over de verplichtingen en de overmakingen van het EIF voor investeringen in risicokapitaalfondsen in het gehele jaar "n" is beschikbaar in het eerste kwartaal van het volgende jaar ("n+1"). Informatie van het MKB over het jaar "n" wordt daarentegen in het derde kwartaal via de risicokapitaalfondsen en het EIF aan de Commissie meegedeeld. De Commissie acht het redelijker de bestaande termijnen te handhaven dan het MKB te verplichten hetzij zijn cyclus voor financiële rapportage te veranderen, hetzij de verslagen in twee delen toe te zenden. De Kamer merkt op dat de begrotingsautoriteit niet in kennis wordt gesteld van de ontwikkeling van de regeling voordat de begrotingsbesluiten in het jaar "n+1" worden genomen (punten 8.14 en 8.15). // Evenals de Kamer hechten de Commissie en het EIF veel belang aan de betrouwbaarheid van de verstrekte cijfers over de tenuitvoerlegging van het mechanisme. De cijfers over de vastleggingen, de ondertekende contracten, de overmakingen en de terugbetalingen worden geverifieerd door het EIF en gevolgd door de Commissie.

De Commissie is van oordeel dat het verzamelen en analyseren van de statistische gegevens, waaronder die over de werkgelegenheid, het best worden aangepakt in het kader van de evaluatie. Overeenkomstig het besluit van de Raad werd onlangs een evaluatie achteraf uitgevoerd.

Tot de inwerkingtreding van de nieuwe trust- en beheerovereenkomsten verstrekte het EIF tweemaal per jaar informatie over de verplichtingen en de overmakingen. Volgens de nieuwe kaderovereenkomst zal deze informatie viermaal per jaar worden verstrekt (punten 8.14 en8.15).

Aanbeveling 2

Problemen met de billijke uitvoering van de programma's op het gehele communautaire grondgebied // Actie 2

Problemen met de billijke uitvoering van de programma's op het gehele communautaire grondgebied

De Rekenkamer beseft hoe moeilijk het is de gecontroleerde regelingen ten uitvoer te leggen. Er moet een juist evenwicht worden gevonden tussen potentieel rendabel gebruik van de middelen en de eisen in verband met de aard van deze middelen als overheidsgeld dat voor het algemeen belang bestemd is. Niettemin wijst de Kamer erop dat de ETF-startersregeling nog steeds traag wordt uitgevoerd en dat het moeilijk blijft de startersregeling, en in mindere mate de MKB-garantiefaciliteit, in de gehele Gemeenschap gelijkelijk ingang te doen vinden.

Op grond van het voorgaande beveelt de Rekenkamer de Commissie en het EIF aan te bestuderen wat kan worden gedaan aan de ontoereikende snelheid en spreiding van de implementatie van de regelingen (punten 8.31 en 8.32). // De MKB-garantiefaciliteit is een doeltreffend instrument gebleken dat een groot aantal KMO's bereikt in een brede waaier van activiteiten.

De vastgestelde verschillen bij het gebruik van de faciliteiten werden in een vroeg stadium door de Commissie ontdekt en er werd in ruime mate rekening mee gehouden bij de vaststelling van het kader voor de tenuitvoerlegging van het meerjarenprogramma voor ondernemingen en ondernemerschap (MAP). In het nieuwe MAP worden wijzigingen en uitbreidingen van de ETF-startersregeling en de MKB-garantiefaciliteit voorgesteld en een nieuwe actie "startkapitaal" ingevoerd. Deze drie acties zullen door het EIF worden beheerd en hebben tot doel de vastgestelde tekortkomingen van de markt aan te pakken om de toegang van het MKB tot kapitaal te verbeteren (punten 8.30 en 8.31).

ACTIES VOORTVLOEIEND UIT DE DAS (Betrouwbaarheidsverklaring) 2001

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer // Acties van de Commissie

Samenvatting

Wat de verbetering van de betrouwbaarheid van de rekeningen en de hervorming van de Commissie betreft is de Commissie vastbesloten het boekhoudkundige kader en systeem te moderniseren; een nieuw boekhoudkundig kader is immers nodig om te kunnen voldoen aan de eisen van het nieuwe Financieel Reglement (ontwikkeling naar een geïntegreerd boekhoudsysteem en strengere toepassing van de algemeen aanvaarde boekhoudnormen). Tegen eind 2002 zal de Commissie een uitvoerige mededeling over de modernisering van de boekhouding uitbrengen.

De Commissie zal alle nodige regelingen treffen voor een correcte toepassing van het nieuwe Financieel Reglement dat van kracht wordt op 1 januari 2003. Met het oog op een doelmatiger beheer van de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen op het gebied van de uitgaven in direct beheer heeft de Commissie in december 2000 in een mededeling de rol van de verschillende actoren en de verbeteringen op het gebied van de geautomatiseerde instrumenten en de procedures aangegeven. Op 3 december 2002 heeft zij een mededeling aangenomen over de verbetering van de terugvordering van tegoeden van de Gemeenschap die voortvloeien uit het directe en het gedeelde beheer van de communautaire uitgaven.

Aanbeveling 1

Boekhoudbeginselen en -praktijken // Actie 1

Boekhoudbeginselen en -praktijken

De Commissie werkt al jaren aan een nieuw boekhoudkundig kader volgens de beginselen van de boekhouding op transactiebasis. In het nieuwe Financieel Reglement [17] is echter bepaald dat het vernieuwde boekhoudsysteem slechts geleidelijk zal worden ingevoerd en niet voor het begrotingsjaar 2005 operationeel zal zijn. In juni 2001 werd een ontwerpactieplan ingediend [18]. Dit actieplan is blijven steken in de ontwerpfase en eind 2002 was nog niet aan de uitvoering ervan begonnen. Die vertraagde tenuitvoerlegging wordt niet gerechtvaardigd door de termijn voor de vaststelling van het nieuwe Financieel Reglement. Ook zullen de bepalingen van het Financieel Reglement op zich niet volstaan om de bestaande gebreken in het boekhoudsysteem te verhelpen en zijn tal van praktische regelingen noodzakelijk (punt 9.8). // De Commissie is vastbesloten het boekhoudsysteem te moderniseren. Tegen eind 2002 zal zij een besluit nemen over de ontwikkelingsmogelijkheden, het voorgestelde tijdschema voor de tenuitvoerlegging en de kosten, alsook de toewijzing van de middelen. Daar het nieuwe Financieel Reglement voorziet in een boekhouding op transactiebasis tegen 2005, zijn dringende en verreikende maatregelen nodig.

[17] Verordening (EG, EURATOM) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248 van 16.9.2002).

[18] Zie jaarverslag over het begrotingsjaar 2000, punt 9.32.

Een nieuw boekhoudkundig kader is noodzakelijk om te voldoen aan de eisen van het nieuwe Financieel Reglement: ontwikkeling naar een geïntegreerd boekhoudsysteem en naleving van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen. Het nieuwe boekhoudsysteem moet voldoen aan de normen voor een boekhouding op transactiebasis. De financiële staten moeten worden verbeterd, zodat zij een juist beeld geven van de activa en passiva, de financiële situatie, de uitvoering van de begroting, het resultaat van de entiteit en de kasstroom van het jaar.

De hervorming van de boekhouding is een belangrijke onderneming. Vooral het vraagstuk van de tenuitvoerlegging van de beginselen van een boekhouding op transactiebasis zal grondig worden onderzocht om de boekhoudkundige behandeling van elk soort transactie voor iedere dienst of activiteit te bepalen.

De geleidelijke overgang naar een boekhouding op transactiebasis zal worden ondersteund door een parallelle ontwikkeling van de functies van het geautomatiseerde boekhoudsysteem.

De Commissie zal de kwijtingautoriteit en de Europese Rekenkamer regelmatig op de hoogte houden van de vorderingen op dit gebied (punten 9.6 en 9.8).

Aanbeveling 2

Externe maatregelen // Actie 2

Externe maatregelen

Het bedrag dat op 31 december 2001 in de rubriek diverse debiteuren van de balans is vermeld als bedrag in handen van financiële intermediairs (980 miljoen EUR, waarvan 73 miljoen EUR aan rente) is afkomstig van een extracomptabele inventarisatie. Wegens de gevolgde procedure kan de Commissie de gegrondheid van deze bedragen niet aantonen. De verklaringen van de directeuren-generaal ELARG en AIDCO bevatten dan ook reserves over de betrouwbaarheid van de ramingen die op hen betrekking hebben en 685 miljoen EUR belopen (punt 9.25). // Zoals de Kamer opmerkt, is extracomptabele telling inherent aan het huidige boekhoudsysteem van de Commissie en momenteel noodzakelijk voor de opstelling van de jaarrekening.

De Commissie wil wijzen op het enorme werk dat de verschillende directoraten-generaal hebben verricht om de telling van de financiële intermediairs te vervolledigen. Dit zal bevorderlijk zijn voor de overgang naar de geïntegreerde boekhouding, omdat een maximum aan gegevens zal zijn verzameld. Vanaf dat ogenblik zullen nog zeer weinig tellingen moeten worden verricht. Het onlangs aangenomen nieuwe Financieel Reglement schrijft immers identificatie van de voorfinancieringsbetalingen voor (punt 9.25).

Aanbeveling 3

Bankrekeningen // Actie 3

Bankrekeningen

In de geconsolideerde balans op 31 december 2001 is een voorziening voor risico's en verplichtingen van 564 miljoen EUR opgenomen ter dekking van de ontmanteling van de installaties van het GCO waarvan de activiteiten zijn stilgelegd (374 miljoen EUR) of worden voortgezet (190 miljoen EUR). Niet alleen werd het bedrag van de voorziening bepaald zonder rekening te houden met de kosten van de inzet van het eigen GCO-personeel (geraamd op 75 tot 100 miljoen EUR), maar bovendien berust het op een interne evaluatie van het GCO. Zolang de technische beoordeling waarop zij berust niet aan onafhankelijk contradictoir onderzoek is onderworpen, heeft zij weinig bewijskracht (punt 9.31). // De Commissie heeft een eerste stap gedaan door in de balans 2001 een voorziening voor risico's en verplichtingen op te nemen ter dekking van de ontmanteling van alle installaties van het GCO op basis van een door de Commissie uitgevoerde studie.

Aan een externe beoordelaar zal een opdracht worden gegeven. Gehoopt wordt dat het eerste ontwerpverslag van de evaluatie tegen eind januari 2003 beschikbaar zal zijn (punt 9.31).

Aanbeveling 4

Niet in de balanstelling opgenomen verplichtingen // Actie 4

Niet in de balanstelling opgenomen verplichtingen

Op 31 december 2001 bedroegen de nog af te wikkelen verplichtingen ten laste van gesplitste kredieten 86,76 miljard EUR. Daarvan beliepen de sinds meer dan twee jaar af te wikkelen verplichtingen 28,84 miljard EUR, waarvan voor 9,79 miljard EUR in de laatste twee jaar geen enkele betaling had plaatsgehad. De Rekenkamer schat dat van laatstgenoemd bedrag 1 318,2 miljoen EUR (13%) geen verplichting meer inhoudt tot het doen van betalingen (punt 9.32). // Tijdens de door de Kamer vermelde periode heeft de Commissie 147 miljoen EUR betaald op deze uitstaande verplichtingen. Nogmaals 745 miljoen EUR aan vastleggingen werd onderzocht, maar de Commissie oordeelde dat zij open moesten blijven staan, om diverse redenen zoals een nog geldig contract, het komende eindverslag, een lopende rechtszaak, enz. Eind april 2002 had de Commissie een vierde van alle te onderzoeken vastleggingen doorgelicht. Uit het verslag blijkt ook dat het onderzoektempo tegen eind 2002 zal worden opgevoerd. Het actieplan beoogt een onderzoek van alle potentieel abnormale RAL tegen eind 2003 (punt 9.3)

Aanbeveling 5

Opmerkingen over de posten van de geconsolideerde balans - Pensioenrechten // Actie 5

Opmerkingen over de posten van de geconsolideerde balans - Pensioenrechten

Het totaal van de geconsolideerde balans voor het begrotingsjaar 2001 ligt 76% hoger dan dat van het voorafgaande jaar. Deze stijging is hoofdzakelijk het gevolg van een gewijzigd boekhoudbeleid van de Commissie op het gebied van de pensioenrechten. Deze wijziging van de methode sluit aan bij een opmerking van de Kamer [19], waarin zij verzocht de jaarlijkse kosten van de in de loop van het begrotingsjaar verworven rechten af te trekken van het economisch resultaat. De Commissie houdt echter geen rekening met deze kosten, want zij vermeldt de volledige potentiële pensioenschuld in de financiële staten van één enkel begrotingsjaar, met aan de ontvangstenzijde een tegenpost van hetzelfde bedrag, zodat het geheel een nuloperatie wordt. Aldus voldoet zij niet aan het verzoek van de Rekenkamer. Destijds achtte de Commissie trouwens een diepgaande boekhoudkundige analyse nodig [20]. Bijgevolg achte de Rekenkamer het nuttig dat de Commissie haar analyse van de boekhoudkundige verwerking van de pensioenregeling voortzet en daarbij rekening houdt met de communautaire context (punt 9.17). // De Commissie tracht al jaren in de bijlage bij de jaarrekening (niet in de balanstelling opgenomen verplichtingen) precieze informatie te verstrekken over de pensioenrechten. In de jaarrekening van 2001 is een belangrijke stap gezet doordat het bedrag van de pensioenrechten voor de eerste maal als voorziening bij de passiva van de balans is opgenomen, terwijl er nog geen IPSAS-norm [21] bestaat.

[19] Jaarverslag over het begrotingsjaar 2000, punt 7.6.

[20] Zie antwoord van de Commissie op punt 7.6 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 2000.

[21] IPSAS: International Public Sector Accounting Standards (internationale normen voor de overheidsboekhouding).

De Commissie is van oordeel dat de toegepaste methode correct is, maar zij is bereid om samen met de Kamer na te gaan welke de beste methode zou zijn voor het opnemen van de pensioenrechten in de financiële staten.

De Commissie heeft in het kader van de hervorming verschillende maatregelen met betrekking tot de pensioenregeling genomen, waaronder een uitvoerbaarheidsstudie over de mogelijkheid een pensioenfonds in te voeren. Deze studie, die nog gaande is, heeft onder meer betrekking op de financiële gevolgen van een dergelijke overgang en zal het mogelijk maken de consequenties voor de boekhouding van de Instellingen te berekenen.

Aanbeveling 6

Opmerkingen over posten van de geconsolideerde balans - Rente op voorschotten en vooruitbetalingen aan derden // Actie 6

Opmerkingen over posten van de geconsolideerde balans - Rente op voorschotten en vooruitbetalingen aan derden

Renteopbrengsten van voorschotten en vooruitbetalingen worden door de financiële intermediairs niet altijd aan de Commissie gemeld. Gebeurt dat wel, dan worden zij niet altijd geboekt als begrotingsontvangsten. Op 31 december 2001 beliep de op centraal niveau bekende rente op de middelen in handen van de financiële intermediairs (zie punt 9.25) 73 miljoen EUR, waarvan slechts 28 miljoen EUR als begrotingsontvangsten werd geboekt. Als deze bedragen worden bestemd voor acties of programma's, worden zij niet systematisch als begrotingsuitgaven geregistreerd. Dit betekent dat de rekeningen niet de volledige communautaire bijdrage weergeven (punt 9.27). // De Commissie zal erop toezien dat deze rente regelmatig wordt geboekt en zij zal de situatie van de vroegere periode regulariseren.

Het nieuwe Financieel Reglement bepaalt dat een schuldvorderingsraming moet worden opgesteld bij de betaling van voorfinancieringen en dat de rente op aan derden toegekende middelen die eigendom van de Europese Gemeenschappen blijven als diverse ontvangsten in de begroting moet worden opgenomen.

Deze nieuwe bepaling zal vanaf 1 januari 2003 voor een juistere boeking van de rente op de toegekende middelen zorgen.

Voorts zal de Commissie in de uitvoeringsvoorschriften van het nieuwe Financieel Reglement dat van toepassing is vanaf 1 januari 2003, vermelden dat de rente die voortvloeit uit de voorfinanciering van acties in het kader van de pre-toetredingsinstrumenten niet mag worden beschouwd als eigendom van de Commissie (punt 9.27).

Aanbeveling 7

Tijdschema voor de indiening van de verklaringen en verslagen // Actie 7

Tijdschema voor de indiening van de verklaringen en verslagen

De verklaringen van de directeuren-generaal en het samenvattend verslag van de Commissie zijn spontane standpuntbepalingen [22] die de externe controleur (de Rekenkamer) niet mag veronachtzamen in het kader van haar betrouwbaarheidsverklaring. De door de Commissie vastgestelde data voor de indiening van de verklaringen zijn evenwel niet verenigbaar met het in het Financieel Reglement vastgestelde tijdschema van het jaarverslag. De verslagen van de directeuren-generaal vormen de basis voor het samenvattend verslag dat de Commissie eind juli aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer doet toekomen (zie punten 9.94 - 9.100), terwijl de Rekenkamer krachtens artikel 88, lid 1, van het Financieel Reglement uiterlijk op 15 juli aan de Commissie de opmerkingen moet voorleggen die zij in haar jaarverslag wil opnemen [23] (punt 9.54).

[22] Verklaringen van het management.

[23] Artikel 88bis, juncto artikel 88, van het Financieel Reglement bepaalt dat de Rekenkamer de DAS tezamen met het jaarverslag, dus uiterlijk op 30 november, aan het Europees Parlement en de Raad moet voorleggen. Om praktische redenen maakt de DAS sedert 1994 integrerend deel uit van het jaarverslag.

Dit tijdschema biedt de Rekenkamer niet de vereiste condities voor een grondig onderzoek van de door de ordonnateurs en de Commissie zelf ingediende verklaringen en verslagen. De in de richtlijnen voor de gedelegeerde ordonnateurs voorgeschreven datum voor de indiening van de jaarverslagen (15 maart) zou beter passen. De in het nieuwe Financieel Reglement opgenomen wijzigingen van het tijdschema vormen voor de Commissie een reden temeer om de data voor de indiening van de verklaringen en jaarverslagen door haar diensten te herzien (punt 9.55). // De Commissie erkent dat het voor het eerste jaar van de jaarverslagen en verklaringen onmogelijk was het tijdschema te halen dat oorspronkelijk was vastgesteld in het handvest van de gedelegeerde ordonnateurs (mededeling van 27 juni 2001). De Commissie zal trouwens in het kader van actie 10 van het samenvattend verslag [24] de methode en de richtsnoeren voor het volgende begrotingsjaar onderzoeken en bij die gelegenheid een eerste stap zetten naar de invoering van dit tijdschema (punten 9.53 en 9.54).

[24] Actie 10: vóór eind 2002 zal het Secretariaat-generaal in samenwerking met het DG Begroting, het DG Personeel en administratie en de Dienst interne audit de methode en richtsnoeren voor de opstelling van de jaarverslagen 2002 onderzoeken en verbeteren, waarbij het bijzondere aandacht zal besteden aan het vraagstuk van de materialiteit, de definitie van de draagwijdte van de potentiële beperkingen die in de verklaringen moeten worden opgenomen en aan de behandeling van de gekruiste delegaties.

Aanbeveling 8

Voortgang van de hervorming

Terugvorderingen // Actie 8

Voortgang van de hervorming

Terugvorderingen

De termijn voor het voltooien van actie 96 van het Witboek - doeltreffender beheer bij de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen (zie punt 9.26) - was gesteld op juli 2000. In december 2000 bracht de Commissie een mededeling [25] uit met daarin de beginselen voor de hervorming van haar procedures en een actieplan dat een operationele decentralisatie en een versterkte ondersteuning van haar juridisc