VERSLAG AAN DE EUROPESE RAAD FEIRA, 19-20 JUNI 2000 OVER HET MILLENNIUMPROBLEEM IN DE COMPUTERWERELD

(door de Commissie ingediend)

VERSLAG AAN DE EUROPESE RAAD FEIRA, 19-20 JUNI 2000

OVER HET MILLENNIUMPROBLEEM IN DE COMPUTERWERELD

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding

2. Coördinatie binnen de EU - De EU-werkgroep op hoog niveau inzake millenniumkwesties (EUY2KWP)

2.1. Achtergrond

2.2. Resultaten

2.2.1. Nucleaire veiligheid

2.2.2. Energie

2.2.3. Luchtvaart

2.2.4. Zeevaart

2.2.5. Financiële sector

2.2.6. Telecommunicatie

2.2.7. Voorlichtingsbeleid in verband met het millenniumprobleem

2.2.8. Het EUY2KCC

2.2.9. Burgerbescherming en humanitaire hulp

3. De bijdrage van de Commissie aan de aanpak van het millenniumprobleem in de computerwereld

3.1. Rol en mandaat

3.2. Organisatie

3.3. Rapportering

3.4. Internationale samenwerking

3.5. Website

3.6. Workshops

4. Conclusies

1. Inleiding

De aanpak van het millenniumprobleem in de computerwereld was een unieke gebeurtenis met wereldwijde gevolgen. Hoewel er weinig concurrentievoordelen of politieke voordelen te behalen waren, zijn regeringen hierbij tot op het hoogste niveau betrokken geweest. Op dit gebied hebben de lidstaten van de Europese Unie ieder een eigen rol gespeeld bij de voorbereiding op de eeuwwisseling. In dit verslag worden de voornaamste activiteiten en resultaten behandeld die op EU-niveau door de werkzaamheden van de EU-werkgroep op hoog niveau inzake millenniumkwesties (EUY2KWP) en de Europese Commissie zijn bereikt.

Van meet af aan werd onderkend dat door de aard en de omvang van het millenniumprobleem zowel particulieren als organisaties hun specifieke risico's moesten beoordelen en naar aanleiding daarvan adequate maatregelen moesten treffen om voldoende op de eeuwwisseling voorbereid te zijn. Tegelijkertijd was het duidelijk dat de doorslaggevende factor in het welslagen van een wereldwijde aanpak van het probleem lag in het uitwisselen van informatie.

De nadruk op het uitwisselen van informatie was in eerste instantie bedoeld voor diegenen die het probleem feitelijk moesten aanpakken. Nadat was vastgesteld in welke apparatuur en programmatuur zich problemen zouden voordoen, konden diegenen die later aan de slag gingen, gericht te werk gaan, zodat geen tijd verloren ging met overbodige diagnoses. Na verloop van tijd werd echter duidelijk dat er meer behoefte was aan betrouwbare gegevens over de mate waarin anderen - klanten, partners, cruciale diensten, infrastructuren en uiteindelijk zelfs volledige handelsmogendheden - op het probleem waren voorbereid. Doordat wij echter in ons dagelijks leven steeds afhankelijker zijn geworden van informatietechnologie en doordat het bedrijfsleven tegenwoordig over de hele wereld onderling verbonden en afhankelijk is, bleek het oplossen van het millenniumprobleem in de laatste maanden van 1999 uiteindelijk vooral een kwestie te zijn van handhaving van het vertrouwen van het publiek.

Daarom zorgden de regeringen er overal ter wereld niet alleen voor dat hun eigen IT-systemen klaar waren voor het jaar 2000 maar besteedden zij ook aandacht aan andere facetten die met de aanstaande eeuwwisseling samenhingen. Zo probeerden zij het bedrijfsleven en burgers bewust te maken van bedreiging die van de zogenaamde millenniumbug uitging, voerden zij audits uit en publiceerden zij uitgebreide informatie over de voorbereiding van de belangrijkste infrastructuursectoren. Verder hielden zij zich op de hoogte van de middelen en de plannen van de instanties voor burgerbescherming.

Binnen de EU was de EUY2KWP het belangrijkste platform voor communicatie en uitwisseling van informatie over het millenniumprobleem tussen de lidstaten.

2. Coördinatie binnen de EU - De EU-werkgroep op hoog niveau inzake millenniumkwesties (EUY2KWP)

2.1. Achtergrond

Het millenniumprobleem kreeg binnen de EU veel politieke aandacht. De conclusies van het voorzitterschap van de Europese Raad van Cardiff in juni 1998 wezen al op het belang van het uitwisselen van informatie terzake en op het bijhouden van de vorderingen. Ook de volgende Europese Raad van Wenen en die van Keulen hielden de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten, waarbij met name aandacht werd besteed aan mogelijke grensoverschrijdende risico's. Op verschillende bijeenkomsten van de Raad werd overleg gevoerd onder de ministers van Industrie, Telecommunicatie, Vervoer, Energie en Financiën. Gezien de veelzijdigheid van het probleem was de betrokkenheid van veel verschillende sectoren vereist, waardoor het moeilijk was om één bestaande organisatie aan te wijzen die in staat was om het probleem in al zijn facetten aan te pakken.

De Commissie had ook zelf initiatieven ontplooid en organiseerde vanaf september 1997 elk kwartaal workshops voor vertegenwoordigers van de lidstaten en leden van Europese brancheorganisaties. Hoewel deze workshops zeer nuttig waren, kenden ze ook zekere beperkingen. Aangezien zowel deelnemers van het bedrijfsleven als van de overheidssector aanwezig waren, konden de vertegenwoordigers van de lidstaten niet steeds voldoende aandacht besteden aan hun specifieke behoeften voor het uitwisselen van informatie. Bovendien waren ervaring en achtergrond van de vertegenwoordigers van de lidstaten verschillend en hadden deze bijgevolg niet dezelfde verantwoordelijkheid en kennis van zaken. De deelnemers aan de workshops hadden geen officiële opdracht; het ging vooral om het verzamelen en uitwisselen van informatie en niet om beleidsbepaling of besluitvorming.

De behoefte aan een specifieke werkgroep die zich op EU-niveau zou bezighouden met het millenniumprobleem werd in juni 1999 op de Europese Raad in Keulen verwoord. In de conclusies van het voorzitterschap (punt 36) werd de Commissie verzocht om een werkgroep op hoog niveau samen te stellen "...die de strategische beslissingen kan voorstellen die binnen de Europese Unie nodig kunnen zijn om te garanderen dat, wanneer in verband met de millenniumwissel informaticaproblemen optreden, vitale infrastructuursectoren probleemloos kunnen blijven functioneren".

De Commissie voldeed aan dit verzoek door in juli 1999 de eerste bijeenkomst van de EUY2KWP te organiseren. Tijdens deze bijeenkomst werd afgesproken dat de werkgroep zich met name zou bezighouden met grensoverschrijdende kwesties die betrekking hebben op essentiële infrastructuursectoren en aanverwante diensten. Het ging daarbij om de infrastructuursectoren die het normale functioneren van de maatschappij en de economie en met name de veiligheid en het welzijn van de burgers garanderen. In dit verband werden de sectoren energie, vervoer, telecommunicatie, water, financiën, toelevering, gezondheidszorg, welzijn, douane en burgerbescherming als van potentieel belang aangemerkt. De EVA-landen werden uitgenodigd om als waarnemer aan de werkgroep deel te nemen en zij hebben een actieve bijdrage geleverd.

2.2. Resultaten

Gedurende de tweede helft van 1999 kwam de groep maandelijks bijeen. Over het algemeen werden tijdens elke bijeenkomst de onderwerpen voor de volgende bijeenkomst vastgesteld, zodat de vertegenwoordigers zich konden voorbereiden en van tevoren informatie konden inwinnen bij nationale deskundigen op bepaalde gebieden. De leden spraken tevens af om zo nodig langs elektronische weg te communiceren en besluiten te nemen. Hiertoe heeft de Commissie een specifiek internetforum opgezet. In de perioden tussen de bijeenkomsten werd veelvuldig elektronisch gecommuniceerd en overleg gevoerd.

De werkgroep oordeelde dat de reguliere besluitvormingsprocedures van de EU over het algemeen ontoereikend zouden zijn, omdat zij niet de mogelijkheid boden om snel te reageren, wat voor millenniumkwesties absoluut noodzakelijk was. Daarom werd besloten binnen de werkgroep door middel van consensus tot afspraken te komen en deze vervolgens op passende wijze op nationaal niveau uit te voeren.

Tijdens de bijeenkomsten van de EUY2KWP zijn talrijke uiteenlopende onderwerpen behandeld. De resultaten van die besprekingen over de belangrijkste gebieden worden hieronder per gebied samengevat.

2.2.1. Nucleaire veiligheid

Een belangrijk terugkerend onderwerp op elke bijeenkomst was nucleaire veiligheid. Binnen de EU werd de gereedheid van kerncentrales in de EU nauwlettend gevolgd en informatie hierover was gemakkelijk verkrijgbaar. Er ontstond echter enige onzekerheid over de situatie in centrales in de landen van Midden- en Oost-Europa (LMOE's) en de nieuwe onafhankelijke staten (NOS) en het gebrek aan informatie uit deze nabijgelegen landen leidde in vele EU-landen tot bezorgdheid.

De werkgroep verzocht de Commissie om op twee terreinen op te treden. In de eerste plaats werd de Commissie verzocht om zoveel mogelijk informatie over de feitelijke toestand van de nucleaire sector in deze landen te verstrekken. De Commissie voldeed hieraan door informatie te verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder de regelmatige ontmoetingen tussen de regelgevende instanties voor kernenergie van de EU- en LMOE-/NOS-landen of de IAEA die in deze landen verschillende kerncentrales had bezocht.

Daaruit is gebleken dat de millenniumwisseling hoogstwaarschijnlijk de veiligheid in kerncentrales niet in gevaar zou brengen, omdat voorzover bekend in geen enkele kerncentrale cruciale beveiligingssystemen problemen opleverden. Maar aangezien een aantal minder cruciale bewakingssystemen gevolgen van het millenniumprobleem konden ondervinden, was het wel van belang dat de veiligheid van deze centrales op de lange termijn werd gewaarborgd.

De Commissie werd derhalve verzocht om exploitanten van kerncentrales financieel te ondersteunen bij de aanpak van dit probleem. De Commissie ondersteunde reeds de werkzaamheden van de IAEA en leverde ook al financiële bijdragen aan het ISTC, het STCU en de WANO om in Russische en Oekraïense kerncentrales ter plaatse assistentie te verlenen. In reactie op het dringende verzoek van de EUY2KWP werd er een apart budget van ongeveer 3 miljoen euro vastgesteld om te voldoen aan eventuele behoeftes aan bijstand die in de loop van 2000 nog vereist zijn. In Mei 2000 is gebleken dat de meerderheid van de budgetten toegewezen aan Rusland en de Oekraïne inderdaad nodig zijn om problemen in kerncentrales op te lossen.

2.2.2. Energie

Het onderwerp energie, en dan met name de productie en distributie ervan, werd eveneens regelmatig binnen de werkgroep besproken. Er werd veel aandacht besteed aan elektriciteit omdat dit een energiebron is die niet kan worden opgeslagen. Verder kwamen de stabiliteit van het elektriciteitsnet in LMOE- en NOS-landen, de betrouwbaarheid van elektriciteit in het algemeen en gas- en olietoevoer van buiten de EU aan bod.

De aandacht voor elektriciteitsnetten richtte zich op de mogelijke gevolgen voor de stabiliteit van kerncentrales als het net zou uitvallen, alsmede op de mogelijke humanitaire gevolgen wanneer in januari op grote schaal de verwarming zou uitvallen (zie ook punt 2.2.9). Net als bij de kerncentrales richtte zich hier de bezorgdheid met name op de LMOE's en NOS. Om de betrokkenen meer van dit gevaar bewust te maken en om informatie over de aanpak van dit probleem uit te wisselen, organiseerde de Commissie in juli 1999 een conferentie over elektriciteitsnetten, waaraan exploitanten uit de EU, LMOE's en NOS deelnamen.

Van de overige energiebronnen werden diverse aspecten besproken, waaronder de situatie van de NAVO-oliepijplijnen die gebruikt worden voor een groot deel van het transport van vliegtuigbrandstof naar de meeste grote luchthavens en bases in West-Europa. De Commissie meldde dat de NAVO al sinds drie jaar bezig was om haar pijplijnsysteem millenniumbestendig te maken. Het systeem was uitvoerig getest en er waren noodmaatregelen getroffen. Ook werd de werkgroep op de hoogte gebracht van de noodplannen voor de olietoevoer die door het Internationaal Energieagentschap (IEA) waren ontwikkeld.

Voor de productie en distributie van gas stelde de werkgroep vast dat er op Europees niveau nauwer moest worden samengewerkt. Daarnaast is de EU sterk afhankelijk van buitenlandse gasleveranties. Noorwegen werkte mee aan de activiteiten van de EUY2KWP en hield de andere landen volledig op de hoogte van zijn werkzaamheden. Italiaanse bronnen hielden de situatie van leveranciers uit Algerije bij en ambtenaren uit Finland en Duitsland konden melden dat de situatie van Gazprom in Rusland geen aanleiding tot bezorgdheid gaf.

2.2.3. Luchtvaart

De luchtvaart werd gezien de aard van de sector in het algemeen op internationaal niveau aangepakt door de regelgevende instanties via de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO) en door de verschillende luchtvaartmaatschappijen via de Internationale Luchtvervoersvereniging (IATA). Binnen de EU was Eurocontrol betrokken bij de coördinatie van de noodplannen voor verschillende EU-landen.

Het voornaamste punt dat binnen de EUY2KWP werd besproken, was de mogelijkheid om maatschappijen die niet aan de eisen voldeden uit de EU-landen te weren en de mogelijkheid om nationale maatschappijen ervan te weerhouden naar landen te vliegen waar twijfel bestond over de gereedheid van de luchtverkeerssystemen. Deze besprekingen waren vooral bedoeld om te voorkomen dat lidstaten tegengestelde standpunten zouden innemen. Naarmate de overgangsperiode naderde, werden mogelijke maatregelen besproken en werd informatie over bepaalde luchtvaartmaatschappijen en landen uitgewisseld. Uiteindelijk bleek echter geen enkel land tot een dergelijke actie te zijn overgegaan, zodat een door de EU gecoördineerde actie niet nodig was.

2.2.4. Zeevaart

Op het gebied van de zeevaart waren er twee kwesties die grensoverschrijdende gevolgen hadden. In de eerste plaats was het zaak om consequent om te gaan met schepen die zich in EU-wateren of -havens bevonden en die niet hadden verklaard millenniumbestendig te zijn conform de richtsnoeren van de Internationale Maritieme Organisatie (IMO). Voor deze sector werden de noodplannen die de afzonderlijke EU-lidstaten hadden opgesteld, naast elkaar gelegd en zij bleken over het algemeen goed samen te gaan.

Ten tweede was het van essentieel belang dat iedere EU-haven, en douane- en immigratiediensten in het algemeen, gereed zouden zijn om het probleemloos functioneren van de toeleveringsketens te waarborgen. In het algemeen waren de belangrijkste EU-havens zich goed bewust van de risico's die het millenniumprobleem met zich meebracht en werden zij geacht goed voorbereid te zijn op de millenniumwisseling. Tevens zijn er een aantal IT-systemen die in de hele EU voor het uitwisselen van gegevens voor de interne markt worden gebruikt. In samenwerking met de lidstaten heeft de Commissie zelf aanzienlijke inspanningen verricht om de millenniumbestendigheid van deze systemen te verzekeren.

2.2.5. Financiële sector

De financiële sector werd het meest bedreigd door het millenniumprobleem, met name doordat deze sector sterk afhankelijk is van IT-systemen en door de veelal wereldwijde en onderlinge verwevenheid van de financiële sector. In reactie hierop werd door de internationale financiële gemeenschap, zowel in de publieke als in de particuliere sector, een enorme inspanning geleverd om in onderlinge samenwerking het probleem aan te pakken, en met veel succes zoals uiteindelijk bleek. De financiële instellingen in de EU hadden veel profijt van de invoering van de euro, met name bij het opstellen van noodplannen voor de overgangsperiode.

Gezien de kwaliteit en de omvang van de bestaande internationale samenwerking was het voor de EUY2KWP derhalve niet nodig om specifieke acties voor grensoverschrijdende kwesties in de financiële sector te overwegen. Ook de gevolgen van de millenniumwisseling voor verzekeringspolissen en eventuele schadeclaims werden besproken. De specifieke wetgeving voor Y2K en wettelijke aansprakelijkheid die in de VS was ingevoerd, werd door de EU-landen besproken. Men was van mening dat er in geen enkel EU-land behoefte bestond aan dergelijke wetgeving daar een aantal aspecten specifiek zijn voor het juridische systeem van VS met inbegrip van de situatie dat men in de EU minder snel geneigd is naar de rechter te stappen.

2.2.6. Telecommunicatie

Ook voor de telecommunicatiesector, op zich een wereldwijde en onderling verweven sector, was een internationale reactie vereist. Voor deze sector was het in de eerste plaats de Internationale Telecommunicatie Unie (ITU) die de verantwoordelijkheid op zich nam om haar leden te informeren over de noodzaak om actie te ondernemen en die onder andere rechtstreeks ondersteuning bood door workshops in minder ontwikkelde regio's te organiseren. De ITU heeft tevens internationale programma's gecoördineerd voor het testen van de millenniumbestendigheid van de voornaamste wereldwijd gebruikte technologieën.

Regelgevers en exploitanten in de telecommunicatiesector in heel Europa waren nauw betrokken bij de activiteiten van de ITU. Wat bovendien specifiek geldt voor de telecommunicatiesector is het "normale" patroon van zware belasting bij elke jaarwisseling. In dit geval werd verwacht dat het samenvallen met het nieuwe millennium die situatie verder zou verergeren. De leden van de EUY2KWP stelden vast dat de exploitanten hier rekening mee moesten houden in hun overgangsplannen en voor een normale werking van de nooddiensten moesten zorgen.

2.2.7. Voorlichtingsbeleid in verband met het millenniumprobleem

Het belang van een consistent voorlichtingsbeleid over het millenniumprobleem werd eveneens besproken. Hierbij ging het om de uitwisseling van informatie met andere regeringen over de situatie in de EU, om de publicatie van informatie die was bedoeld voor het publiek en het bedrijfsleven van de EU, en ten slotte om informatie over de gereedheid in derde landen.

De EUY2KWP erkende de noodzaak van een regionale vertegenwoordiging in de stuurgroep van het International Y2K Co-operation Centre (IY2KCC) in Washington en verzocht de Commissie om deze rol te vervullen. De Commissie reageerde op dit verzoek door een vertegenwoordiger naar de IY2KCC af te vaardigen. Ook zorgde de Commissie ervoor dat de EU was vertegenwoordigd in verschillende andere internationale forums die zich met dit onderwerp bezighielden, zoals de ICAO, de IMO, het IEA, de IAEA en de G8 Expert Group on Y2K. Hierdoor werd de EUY2KWP regelmatig op de hoogte gehouden van de vele activiteiten die op internationaal niveau in verschillende sectoren plaatsvonden, en waren de andere deelnemers aan deze forums op de hoogte van de acties die binnen de EU werden ondernomen.

Voor de publieksvoorlichting was het duidelijk dat elke lidstaat rekening moest houden met de specifieke behoeften van de eigen burgers en de geschiktste aanpak voor de eigen situatie moest ontwikkelen. Alle lidstaten erkenden echter dat het nuttig was om onderling gedetailleerde informatie uit te wisselen over hun ideeën en plannen en om ervoor te zorgen dat er in de gehele EU een consistent voorlichtingsbeleid werd gevoerd over infrastructuren met een grensoverschrijdend karakter.

Voor de publicatie van informatie over derde landen werd voorgesteld dat de EU-lidstaten de informatie die zij hadden verkregen over de voorbereiding in derde landen zouden samenvoegen en deze informatie gezamenlijk openbaar zouden maken via de Commissie. Men was het erover eens dat dergelijke informatie beschikbaar moest zijn voor het publiek in de EU maar dan moest de gepubliceerde informatie wel nauwkeurig, betrouwbaar en evenwichtig zijn. Dit werd echter onmogelijk geacht op zo'n ingewikkeld terrein waar de situatie voortdurend veranderde. Bovendien was het niet duidelijk of het de Commissie zelf wel was toegestaan om dergelijk materiaal dat betrekking had op landen buiten de EU openbaar te maken. Daarom werd besloten dat de lidstaten in dit geval naar eigen inzicht en op individuele basis zouden optreden.

2.2.8. Het EUY2KCC

Alle EU-lidstaten besloten tot het instellen van platforms op nationaal en vaak ook op regionaal en lokaal niveau die tot taak hadden problemen in een vroeg stadium te melden en de situatie te volgen. Tussen deze platforms onderling bestonden aanzienlijke verschillen qua beschikbare middelen en gebruikte methoden, maar over het algemeen waren alle platforms gericht op het versterken van bestaande mechanismen om te reageren op eventuele ernstige ontregelingen die op 31 december 1999 na middernacht zouden optreden. De datumomslag wereldwijd werd nauwlettend gevolgd om te kunnen reageren op vroegtijdige meldingen van problemen en het publiek werd op de hoogte gehouden van de situatie in eigen land.

De Commissie werd verzocht om voor deze periode een mechanisme voor particuliere communicatie tussen de lidstaten in te stellen. Dit kanaal werd ook gebruikt om meldingen uit cruciale sectoren en landen te volgen, zodat de Commissie zelf zo nodig snel op eventuele problemen zou kunnen reageren. Naar aanleiding hiervan richtte de Commissie het Europees centrum voor toezicht en communicatie inzake het millenniumprobleem (EUY2KCC) op naast het voorbereiden van eigen systemen voor het Y2K probleem.. Het EUY2KCC werd bemand door ambtenaren van de Commissie met kennis van het millenniumprobleem en van de cruciale sectoren die mogelijk getroffen zouden worden. Het EUY2KCC had bovendien volledige toegang tot diverse media en was vanaf tien uur 's ochtends op 31 december 1999 tot acht uur 's avonds op 3 januari 2000 (Brusselse tijd) operationeel.

2.2.9. Burgerbescherming en humanitaire hulp

De nationale instanties voor burgerbescherming van de EU wisselden bij verschillende gelegenheden hun plannen voor de overgangsperiode uit, onder meer tijdens speciale millenniumworkshops en regelmatige bijeenkomsten van directoraten-generaal en comités. In elke lidstaat waren de instanties voor burgerbescherming voor de jaarwisseling meer dan anders in verhoogde staat van paraatheid gebracht. Daarbij wisten zij zich gesteund door uitgebreide en zorgvuldig geteste noodplannen, die speciaal waren opgesteld voor het omgaan met eventuele noodsituaties ten gevolge van de millenniumwisseling.

De Commissie zelf beschikt over drie permanente waarschuwingssystemen voor rampen. Deze bestrijken kernongevallen (ECURIE), ongevallen op zee en burgerbescherming. De millenniumwisseling werd voor deze systemen als een geval apart beschouwd. De systemen bevonden zich zoals gebruikelijk ononderbroken in staat van paraatheid, maar werden bovendien verbonden met het EUY2KCC en met drie hoofden van eenheden en met het voor Milieuzaken bevoegde Commissielid, die klaarstonden om zo snel mogelijk in actie te komen als dat nodig zou blijken. Uiteindelijk werden de noodsystemen van de Commissie vooral ingezet bij de bestrijding van de ramp met de Erika en van de gevolgen van de hevige stormen die Frankrijk en een aantal andere lidstaten teisterden.

De mogelijke noodzaak voor humanitaire hulp aan ontwikkelingslanden bij het bestrijden van rampen die met de millenniumwisseling samenhingen, werd voornamelijk besproken binnen de G8 en de bevoegde forums van de Verenigde Naties. Binnen de EU bevestigde ECHO, het Bureau voor humanitaire hulp van de Europese Gemeenschap, dat het zo nodig - net als bij andere noodsituaties - ook eventuele met de millenniumwisseling samenhangende noodsituaties het hoofd zou kunnen bieden.

3. De bijdrage van de Commissie aan de aanpak van het millenniumprobleem in de computerwereld

3.1. Rol en mandaat

De kern van het millenniumprobleem was technisch van aard en kon alleen door de betrokken organisaties zelf worden opgelost. Maar gezien de omvang van het probleem en de noodzaak om zowel het publiek als het bedrijfsleven goed op de hoogte te brengen van de gevolgen, in combinatie met het feit dat individuele actie was geboden, werd de overheid er toch nauw bij betrokken. Ook droeg de kans dat het probleem zich tot over nationale grenzen zou uitstrekken ertoe bij dat bepaalde zaken op EU-niveau moesten worden geregeld.

Het bedrijfsleven en de overheidssector in de hele EU moesten informatie uitwisselen, teneinde van elkaars ervaringen te leren en op de hoogte te blijven van de stand van de voorbereiding van anderen. Daarbij komt dat veel van de belangrijkste infrastructuren in de EU, zoals vervoer, energie, financiën en telecommunicatie, per definitie internationaal van aard zijn en grensoverschrijdende aspecten hebben. In een aantal gevallen moesten daarom beslissingen worden genomen die voor regelgevers en exploitanten in verschillende landen consequenties zouden hebben.

Om deze redenen raakte de Commissie actief betrokken bij de aanpak van het probleem, zowel door anderen bij te staan als door ervoor te zorgen dat de eigen IT-systemen millenniumbestendig waren. De Commissie deed dit op verschillende manieren: via deelname aan internationale forums en andere evenementen wereldwijd die samenhingen met de millenniumwisseling, door workshops en bijeenkomsten met de autoriteiten van de lidstaten te organiseren, door rapporten over de voorbereidingen in de EU te publiceren, en uiteindelijk door het instellen van het EUY2KCC dat tijdens de kritieke fase van de overgang actief zou zijn.

3.2. Organisatie

Binnen de Commissie kreeg het voormalige Directoraat-generaal III Industrie (thans DG Ondernemingen) in deze aangelegenheid de leidende en coördinerende rol toebedeeld. Deze keus was in een vroeg stadium gemaakt toen het probleem nog als essentieel technisch van aard werd beschouwd. Op dat moment was DG III verantwoordelijk voor bepaalde onderdelen van het vierde kaderprogramma, met name het IT-programma, en was het bijgevolg verantwoordelijk voor onderzoeksprojecten die op de oplossing van het millenniumprobleem betrekking hadden. Men ging ervan uit dat de belangrijkste expertise op dit gebied derhalve binnen DG III lag.

Naarmate het duidelijker werd wat de mogelijke gevolgen voor de belangrijkste infrastructuren konden zijn, werd het al snel noodzakelijk om ook de inspanningen van veel andere DG's te integreren. Een cruciale factor in het welslagen van de pogingen van de Commissie om het probleem aan te pakken was het kernteam van deskundig en speciaal hiervoor gereserveerd personeel van de Commissie dat de Y2K ISG (Y2K Interservice Group) vormde. Deze groep begon begin 1999 actief samen te werken, hoewel vele leden al maanden bezig waren met de aanpak van aspecten van het millenniumprobleem op hun eigen vakgebied. De meerwaarde van de gecombineerde expertise van de groepsleden en de op de gemeenschappelijke doelstellingen gerichte samenwerking waren exemplarisch voor de Commissie.

3.3. Rapportering

Het meest problematische aspect van het werk van de Commissie met betrekking tot het nieuwe millennium was het opstellen van de situatierapporten op verzoek van de Raad en het Parlement. Die rapporten werden samengesteld op basis van informatie die in eenzelfde formaat in maart, juni en september 1999 door de lidstaten was aangeleverd.

Het is niet verwonderlijk dat de lidstaten het hele jaar door ook vergelijkbare informatie voor nationale doeleinden vergaarden en rapporteerden, zodat al diegenen die zich met het millenniumprobleem bezighielden het erg druk hadden. Ook vielen de tijdschema's van de nationale rapporten zelden samen met die op EU-niveau. Rapporten kwamen niet zelden weken te laat binnen en waren bovendien in verschillende talen opgesteld. Tegelijkertijd werd door de leden van de Y2K ISG ook aanvullende informatie voor hun eigen sectoren samengebracht. Het integreren van al deze informatiebronnen tot een samenhangend geheel was dan ook een taak die een behoorlijke inspanning vergde. De nationale millenniumcoördinatoren moesten bovendien ontwerp-rapporten beoordelen.

Als elke stap zonder vertraging volgens gangbare tijdschema's wordt uitgevoerd, is de vroegste publicatietermijn voor dergelijke mededelingen ongeveer drie maanden. Desondanks werd het eindrapport voor het derde kwartaal, dat de hoogste prioriteit in het vertaalproces kreeg, in de eerste week van december aangenomen, en werd het zodoende in totaal in slechts tien weken gepubliceerd.

Het proces voor het aannemen van officiële mededelingen van de Commissie is duidelijk niet toegesneden op de snelle publicatie van situatierapporten die vooral feiten bevatten. Mocht er in de toekomst een vergelijkbare behoefte ontstaan aan feitenrapportering aan de Raad en het Parlement, dan zullen andere mogelijkheden moeten worden overwogen die op een strakker tijdschema afgestemd zijn. Omdat verreweg de grootste vertraging aan het vertaalproces te wijten is, kan worden overwogen om het aantal taalversies terug te brengen. En omdat een status report in hoofdzaakeen document is dat slechts feiten bevat die zijn gebaseerd op informatie van de nationale overheden en waar verder geen politieke implicaties aan zijn verbonden, leidt goedkeuring door de gezamenlijke Commissie tot geen enkel wezenlijk bijkomend voordeel. In dit geval zou overeenstemming binnen de betrokken diensten moeten volstaan.

3.4. Internationale samenwerking

Verschillende aspecten van het millenniumprobleem moesten op EU-niveau en op internationaal niveau worden aangepakt. Binnen de EU zelf waren door de Commissie georganiseerde bijeenkomsten een vanzelfsprekend forum voor informatie-uitwisseling, zowel voor de overheden van de lidstaten als voor het bedrijfsleven. Algemene besprekingen op EU-niveau vonden aanvankelijk plaats in millenniumworkshops en, vanaf juli 1999, tijdens de bijeenkomsten van de EUY2KWP. Er waren echter ook sectoren die hun eigen bijeenkomsten in zowel regionale als internationale forums organiseerden. De Commissie werd tijdens veel van die bijeenkomsten vertegenwoordigd door sectorale deskundigen van verschillende directoraten-generaal die als een soort intermediairs fungeerden daar ze zowel diegenen buiten de EU over de situatie binnen de EU van informatie voorzagen als informatie over externe activiteiten aan de lidstaten doorgaven.

Behalve aan de sectorale organisaties nam de Commissie actief deel aan verschillende bijeenkomsten over het nieuwe millennium die werden georganiseerd door de Informatics Working Group van de Verenigde Naties, aan de stuurgroep van het IY2KCC en aan de Y2K Expert Group van de G8. Hierbij trad de Commissie op als intermediair door de informatiestroom over de situatie in de EU naar andere landen te vergemakkelijken en door EU-vertegenwoordigers op de hoogte te houden van de vorderingen en de activiteiten van verschillende landen en organisaties.

3.5. Website

Voor een kwestie als het millenniumprobleem, waarvan informatietechnologie de kern vormde, bleek internet een essentiële bron van actuele informatie. Gezien de constante vooruitgang die de betrokken organisaties boekten en de snelle ontwikkeling van problemen en plannen was internet het enige medium dat de voortdurend veranderende situatie kon bijhouden. Wereldwijd werden er duizenden millenniumwebsites opgezet en dankzij e-maillijsten met millenniumexperts over de hele wereld konden technici die het probleem moesten aanpakken, nauw samenwerken. Elektronische communicatie maakte het werk van het IY2KCC en de G8-groep een stuk eenvoudiger. Informatie op internet bood inzicht in technische kwesties en in nieuwe aspecten van het probleem, gaf specifieke voorbeelden van vroege problemen in 1999 en gaf een idee van de manier waarop het probleem door pers en publiek werd ervaren.

De Commissie zelf onderhield gedurende meer dan twee jaar een website op de server van de Information Society Project Office. Hier kon men links vinden naar talrijke nuttige informatiebronnen over verschillende aspecten van het millenniumprobleem. Er werd speciale aandacht besteed aan informatie die afkomstig was van EU-lidstaten, die grotendeels zelf over nationale millenniumwebsites beschikten, en aan internationale informatie over cruciale sectoren die afkomstig was van brancheorganisaties. Alle documenten van de Commissie die betrekking hadden op het millenniumprobleem, zoals de notulen van de verschillende workshops en officiële mededelingen, werden op de website bekendgemaakt. Tegen eind 1999 werd de website elke maand door tienduizenden bezoekers bezocht. De website ontving tevens meerdere prijzen.

Het millenniumprobleem in de computerwereld werd ook gedurende de laatste vier maanden van 1999 als centrale kwestie op de Europa-website van de Commissie behandeld. Hier werd in alle talen van de Gemeenschap een overzicht van het probleem gegeven, bedoeld voor alle burgers van de EU, waarbij bezoekers werden verwezen naar talrijke andere informatiebronnen.

Aan het eind van het jaar diende Internet ook als onmisbaar informatie- en communicatiemiddel tijdens de overgangsperiode zelf. Het IY2KCC onderhield specifieke websites, zoals GSW (Global Status Watch), die door nationale millenniumplatforms van informatie werden voorzien. De Commissie bood een kopie van de GSW-website aan om de Europeanen beter toegang te verschaffen tot actuele en betrouwbare informatie over de situatie van cruciale infrastructuren over de hele wereld. Aan het eind van het jaar werden er in minder dan drie dagen tijd 150 000 bezoekers geregistreerd. Dat is zo'n 20% van het totaal aantal bezoekers van het GSW-systeem, wat op een grote belangstelling wijst. Tijdens de overgangsperiode waren er ook vele particuliere websites operationeel voor het uitwisselen van informatie, zoals de YEWS [1]-website die was opgezet door het US-NRC (US-Nuclear Regulatory Commission) en waar meldingen van exploitanten van kerncentrales over de hele wereld konden worden bekeken.

[1] YEWS: Y2K Early Warning System.

De site en haar inhoud zijn beschikbaar gebleven gedurende 2000. Het is de bedoeling op de site in Juni 2000 te sluiten en haar inhoud te archiveren.

3.6. Workshops

De Commissie heeft vanaf het begin het belang van informatie-uitwisseling onderkend. Daarom speelden workshops die op EU-niveau werden georganiseerd een centrale rol. Aanvankelijk vonden deze workshops elk kwartaal plaats en waren er zowel mensen uit het bedrijfsleven als EU-instanties bij betrokken. Het nut van deze workshops was zodanig dat sprekers hun diensten gratis aanboden en alle deelnemers bereid waren de kosten voor deelname voor eigen rekening te nemen.

Op verzoek van de Europese Raad van Wenen organiseerde de Commissie in april 1999 in Brussel een vergadering met de aanbieders van cruciale infrastructuren in de EU, waarbij de nadruk lag op grens- en sectoroverschrijdende millenniumkwesties. Meer dan 150 deelnemers, waaronder nationale millenniumcoördinatoren, regelgevende instanties en vertegenwoordigers van internationale verenigingen en van het bedrijfsleven, wisselden informatie uit over hun vorderingen en problemen in de sectoren luchtvaart, zeevaart, elektriciteit, gas, telecommunicatie en kernenergie. Dit forum bood een gunstige gelegenheid voor de verschillende sectoren in elk EU-land om anderen te informeren over hun vorderingen en hun plannen. De noodzaak om betere communicatie te stimuleren tussen verschillende infrastructuursectoren op lokaal, nationaal en internationaal niveau werd als een van de belangrijkste kwesties aangemerkt.

De afhankelijkheid tussen elektriciteitsnetten en kerncentrales en het gebrek aan informatie over de toestand in de LMOE's en de NOS leidde tot het organiseren van een specifieke workshop over dit onderwerp in juli 1999. Deelnemers uit de elektriciteitssector en overheidsinstanties die verantwoordelijk waren voor regelgeving voor deze sector uit meer dan 25 landen kwamen bijeen om hun ervaringen uit te wisselen en om contacten te leggen voor wederzijdse hulp.

Een tweede workshop met Europese aanbieders van infrastructuren vond plaats in september 1999 en bood een nieuwe gelegenheid om, voorafgaand aan de jaarwisseling, informatie uit te wisselen tussen sectoren en landen. In dit geval waren er onder de 200 deelnemers afgevaardigden uit 35 EU-, EER-, LMOE- en NOS-landen. Er werd speciale aandacht besteed aan noodplannen en strategieën voor de overgangsperiode zelf, zoals communicatie met het publiek en de voorbereidingen van nationale nooddiensten.

Door tijdgebrek en omdat er geen speciaal budget voor millenniumactiviteiten was, werden al deze workshops georganiseerd door de Commissie zelf, met de onmisbare hulp van de lidstaten en het bedrijfsleven van de EU. Het programma werd vastgesteld in overleg met de millenniumcoördinatoren van de lidstaten die eveneens hielpen bij het vinden van sprekers en deelnemers. Binnen de Commissie organiseerde elk betrokken DG de bijeenkomsten die betrekking hadden op de eigen sector; daarnaast zat het betrokken DG het panel voor en werd gezorgd voor notulisten die de resultaten samenvatten.

Op deze manier was de Commissie in staat om zonder al te hoge uitgaven gebruik te maken van interne en externe middelen voor het aantrekken van een groot aantal deelnemers met kennis van zaken en voor het vergaren van relevante informatie. Notulen van de workshops werden meteen na afloop opgesteld en op de millenniumwebsite van de Commissie gepubliceerd. Dankzij de contacten tussen de verschillende industriële sectoren en deskundigen in andere landen werden de coördinatie en de samenwerking binnen de EU aanzienlijk verbeterd.

4. Conclusies

Het oplossen van het millenniumprobleem heeft een veelomvattende, langdurige en ongekende vorm van samenwerking gevergd op internationaal niveau, waarbij zowel de publieke als de particuliere sector betrokken waren. Door de belangstelling van internationale organisaties, waaronder de G8 en het IY2KCC, kwam de millenniumwisseling hoog op de politieke agenda te staan, hetgeen bijdroeg tot een betere bewustmaking van de problematiek en regeringen en organisaties overtuigde van de ernst van de zaak en van de noodzaak om maatregelen te nemen.

Binnen de EU hebben de activiteiten van de EUY2KWP en de Commissie een belangrijke bijdrage geleverd. De EUY2KWP bood een belangrijk forum dat de nationale coördinatoren van de EU-lidstaten in staat stelde om op een open en heldere manier gemeenschappelijke kwesties te bespreken en goed op de hoogte te blijven van de situatie in verschillende sectoren en in andere landen.

Het werk van de EUY2KWP heeft niet tot belangrijke beleidsbeslissingen geleid. Wel wisselden regeringen en ambtenaren over een periode van een aantal maanden informatie uit over hun strategieën en activiteiten. De aanpak die de EU- en de EVA-landen ontwikkelden op het gebied van grensoverschrijdende kwesties was consequent en onderling goed afgestemd, hoewel het millenniumprobleem op nationaal niveau soms verschillend werd aangepakt.

Gesteld kan worden dat de EUY2KWP een belangrijke bijdrage heeft geleverd om deze consequente aanpak te waarborgen. Het uitwisselen van informatie heeft in ieder geval een goede gelegenheid geboden om van elkaar te leren en om samen ideeën te bedenken en uit te werken. Alleen al hierom zijn de betrekkelijk bescheiden investeringen - in tijd en geld - om bij elkaar te komen, positief geweest. Met name het opzetten van de eenvoudige maar effectieve communicatiestructuur voor de uitwisseling van informatie tussen de autoriteiten van de lidstaten en de belangrijkste industriële sectoren tijdens de millenniumwisseling was een belangrijke verwezenlijking.

Aan de andere kant kan er ook lering voor de toekomst worden getrokken uit de manier waarop verschillende landen in staat bleken om constructief samen te werken bij de aanpak van een gemeenschappelijk probleem en uit de daarbij bereikte resultaten. De specifieke omstandigheden die met het probleem samenhingen, waren in veel opzichten uniek: het ging hier om een dreiging die overal aanwezig en toch niet kwantificeerbaar was, die van tevoren bekend was bij organisaties over de hele wereld, die mogelijk gevolgen zou hebben voor economie en veiligheid, die een vaststaande deadline had en waaraan vooral geen grote met elkaar strijdige nationale belangen waren verbonden.

Verwezenlijkingen die in de toekomst nut kunnen opleveren zijn: de mate van openheid en transparantie die door regeringen is gedemonstreerd bij de onderlinge communicatie, het gemak waarmee de anders zo trage en voorspelbare administratieve besluitvorming werd omzeild of tot een minimum beperkt, de modernisering van IT-voorzieningen, de ontwikkeling van een gezamenlijke aanpak voor grensoverschrijdende dreigingen en meer in het bijzonder het op internationale basis opstellen van noodplannen voor talrijke infrastructuursectoren.

Er zijn weinig bestuurders in het bedrijfsleven of bij de overheid die in de toekomst nog op dezelfde manier tegenover hun IT-systemen zullen staan. Waar informatietechnologie vroeger gewoon werd beschouwd als een handig hulpmiddel, is nu wel duidelijk dat het gaat om een essentieel onderdeel waarvan organisaties afhankelijk zijn om de continuïteit van hun activiteiten te waarborgen. Het is echter van cruciaal belang dat de plannen en resultaten die naar aanleiding van deze millenniumwisseling zijn ontwikkeld, worden erkend en voor de toekomst behouden. Het zou zeer te betreuren zijn wanneer de gezamenlijke inspanningen en middelen die hieraan zijn besteed, grotendeels verloren zouden gaan door een gebrek aan visie en nazorg, nu de aandacht weer naar andere zaken uitgaat.

Wat de EU betreft heeft het werk dat in de aanpak van het millenniumprobleem is gestoken de voorbereidingen voor de aanstaande invoering van de euro als courant betaalmiddel zeker makkelijker gemaakt. Velen hebben zich gelijktijdig met beide problemen beziggehouden en anderen kunnen profiteren van een betere kennis van hun IT-systemen zodat ze zich sneller kunnen voorbereiden. De financiële sector heeft nu ervaring kunnen opdoen met twee omschakelingen - de invoering van de virtuele euro in 1999 en de millenniumwisseling - voor het coördineren van tests en het opstellen van noodplannen die eind 2001 van pas kunnen komen.

Het millenniumprobleem heeft ons herinnerd aan het belang van de rol die informatietechnologie speelt bij de ondersteuning van afzonderlijke organisaties en de wereldwijde handel in zijn geheel. Tijdens de eerste paar maanden van 2000 worden kwesties als veilige elektronische handel, bescherming tegen internetvandalisme, belastingheffing en privacy op internet allemaal uitvoerig op nationaal en internationaal niveau besproken. Deze kwesties hebben vele kenmerken gemeen met het millenniumprobleem en hebben dus wellicht eveneens profijt van de wereldwijde synergie en de ervaringen die bij de aanpak van het millenniumprobleem zijn opgedaan.