NL Publicatieblad van de Europese Unie C 148/1

SPECIAAL VERSLAG Nr. 2/2007

over de uitgaven van de instellingen voor gebouwen vergezeld van de antwoorden van de instellingen

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, EG)

(2007/C 148/01)

INHOUD

AFKORTINGEN

BEGRIPPEN

I-X SAMENVATTING

1-3 INLEIDING

1 Controleterrein

2-3 Reikwijdte en doelstellingen van de controle

4-49 OPMERKINGEN

4-19 Planning

9-12 Vastgoedbeleid

13-15 Selectie en locatie van gebouwen

16-19 Beheersinformatie

20-38 Financiering en kosten

21-23 Procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten

24-31 Vaststelling van contractvoorwaarden, koopprijzen en huur

32-38 Financiering van vastgoedprojecten

39-49 Interinstitutionele samenwerking

50-58 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

51-55 Planning

56-57 Financiering en kosten

58 Interinstitutionele samenwerking

Bijlage I: Begrotingsuitvoering 2003-2005

Bijlage II: Lijst van in dit verslag voorkomende gebouwen

Antwoorden van het Europees Parlement

Antwoorden van de Raad

Antwoorden van de Commissie

Antwoorden van het Hof van Justitie

Antwoorden van het Europees Economisch en Sociaal Comité

AFKORTINGEN

btw Belasting over de toegevoegde waarde CPQBF Comité voorbereiding begrotings- en financiële vraagstukken (Comité de préparation des questions budgétaires et financières) DG Directoraat-generaal DG ADMIN Directoraat-generaal Personeelszaken en administratie DG EAC Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur DG ECFIN Directoraat-generaal Economische en financiële zaken DG RTD Directoraat-generaal Onderzoek EIB Europese Investeringsbank EU Europese Unie Euribor European Interbank Offer Rate SA Société Anonyme (naamloze vennootschap)

BEGRIPPEN (1)

Erfpacht: genotsrecht op grond of een gebouw gedurende een vaste periode (krachtens de Belgische wet niet minder dan 27 jaar en ten hoogste 99 jaar) in ruil voor „huur”. Op de eigenaar rust vrijwel geen enkele verplichting om het gebouw te herstellen of in stand te houden. Het kan worden aangevuld met een koopoptie, waardoor de volle eigendom wordt verkregen wanneer deze wordt uitgeoefend.

Inrichtingswerkzaamheden: werkzaamheden in een anders voltooid gebouw om het aan te passen aan de voorschriften en behoeften van de instellingen.

Instellingen: dit verslag heeft betrekking op de „instellingen” bedoeld in artikel 1 van het Financieel Reglement. Het gaat om de Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's.

JMO2, Kubus, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Kolonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: interne codes voor gebouwen van de Commissie.

OIB: Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel.

Koopoptie: een recht dat door de houder van het residuele recht tegen een vaste prijs aan de Commissie wordt verleend. Wanneer deze optie wordt uitgeoefend, wordt de Commissie volle eigenaar. Sommige koopopties kunnen op elk ogenblik worden uitgeoefend, andere slechts na 27 jaar.

OIL: Bureau voor infrastructuur en logistiek in Luxemburg.

Een administratieve afdeling van de Commissie die belast is met gebouwen, leveringen en andere sociale voorzieningen. Deze in 2003 opgerichte bureaus, die bij DG ADMIN horen, hebben een specifieke opdracht en regels.

Onroerende voorheffing (onroerendgoedbelasting): een door het Brusselse Gewest op onroerend goed geheven belasting. Deze wordt geheven op de eigenaar van het zakelijke recht (dat wil zeggen de volle eigenaar, usufruitier (vruchtgebruiker, fructuarius), emphytéote (erfpachter)).

PPI: Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, ondertekend in 1965, als bijlage bij het EG-Verdrag, ondertekend door alle lidstaten. Het verleent de EG bepaalde voorrechten voor officiële doeleinden, waaronder belastingvrijstelling.

Registratierecht: een belasting die door de federale overheid wordt geheven op de registratie van notarieel bekrachtigde contracten, zodra deze in het kadaster zijn ingeschreven. Deze wordt geheven op de eigenaar van het zakelijke recht (dat wil zeggen de volle eigenaar, usufruitier (vruchtgebruiker, fructuarius), emphytéote (erfpachter)).

Verborgen gebrek: een (gewoonlijk belangrijk) gebrek dat aan het licht komt na de definitieve oplevering van het gebouw. Wanneer het binnen tien jaar na de oplevering aan het licht komt, vallen de herstellingen onder een speciale aansprakelijkheid (die de tienjarige aansprakelijkheid wordt genoemd).

Vruchtgebruik: recht een gebouw te gebruiken (in dit geval) zonder de zaak zelf te wijzigen, en de „vruchten” daarvan te genieten (dat wil zeggen het te verhuren). De gebruiker (usufruitier — vruchtgebruiker) heeft meer rechten dan een huurder en dus ook meer verplichtingen waar het herstelwerkzaamheden betreft.

Zakelijk recht: recht (verkoop, vruchtgebruik, emphyteusis/erfpacht) op een onroerende zaak (gebouw of grond). Er zij op gewezen dat een lease niet wordt beschouwd als een zakelijk recht, maar als een dienst. Vele onroerendgoedbelastingen (onroerende voorheffing, gewestelijke belastingen) worden geheven van de eigenaar van het zakelijke recht, en niet van de huurder.

Zetelovereenkomst: overeenkomst waarin de respectieve rollen en verantwoordelijkheden worden vastgesteld van de instellingen en de lidstaten van ontvangst.

SAMENVATTING

I. Tot de belangrijkste administratieve uitgaven van de instellingen van de Europese Unie behoren die voor de aankoop en huur van gebouwen. In 2005 bedroeg de totale oppervlakte die de instellingen in Brussel, Luxemburg en Straatsburg bezetten circa 2 miljoen m2. De jaarlijkse kosten voor het gebruik van dit oppervlak werden geraamd op 345 miljoen euro.

II. Met de controle werd beoogd, antwoord te krijgen op drie vragen: — Waarborgt de planning dat er wordt voorzien in geschikte accommodatie? — Worden de financiering en de kosten economisch beheerd? — Maken de instellingen optimaal gebruik van interinstitutionele samenwerking, met inbegrip van gezamenlijke evaluatie van hun vastgoedbeleid?

III. De controle wees uit dat de EU-instellingen, hun politieke en budgettaire randvoorwaarden in aanmerking genomen, erin zijn geslaagd hun personeel adequaat te huisvesten en dat zij het beheer van de uitgaven voor gebouwen de afgelopen jaren hebben verbeterd. Het beheer van de instellingen vertoont op de onderzochte gebieden echter nog steeds een aantal tekortkomingen.

IV. De Rekenkamer signaleerde dat de instellingen er door politieke en praktische randvoorwaarden moeite mee hadden, een langetermijnbeleid en -planning vast te stellen. De moeilijkheden in verband met langetermijnplanning verklaren waarom definitieve huisvesting laat wordt geregeld en er dikwijls tussentijdse regelingen en dure kortetermijnoplossingen nodig zijn. De Rekenkamer meent dat de langetermijnplanning voor verbetering vatbaar is.

V. De instellingen hebben de voorkeur gegeven aan koop boven huur van gebouwen, maar zij hebben hun plannen niet gecoördineerd of consistent gevolgd. Ondanks eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer hebben zij gebouwen op lange termijn gehuurd zonder koopoptie, hetgeen latere aankoop duurder maakt.

VI. De instellingen zijn bijna al hun gebouwen in de Europese wijk te Brussel blijven concentreren. Concentratie levert schaalvoordelen (onder meer voor diensten, communicatie en onderhoud) op, maar heeft bijgedragen tot een prijsstijging, doordat in deze wijk de vraag naar gebouwen is gestegen en de beschikbare accommodatie is afgenomen.

VII. De door de Rekenkamer verrichte beoordeling van het financierings- en kostenbeheer van de instellingen wees uit dat door het uitgebreide gebruik van de procedure van gunning via onderhandelingen — in plaats van openbare inschrijving — niet werd gewaarborgd dat de beste prijzen werden verkregen.

VIII. Vanwege beperkingen in de wetgeving, die het de instellingen verbiedt leningen aan te gaan, hebben zij ter financiering van vastgoedaankopen verschillende alternatieve methoden gebruikt. Deze waren duurder en minder doorzichtig dan rechtstreeks lenen.

IX. Met uitzondering van een aantal specifieke gevallen is de interinstitutionele samenwerking weinig doeltreffend geweest. Het potentiële voordeel dat de oprichting van het OIB en het OIL meebracht, bleek beperkt te zijn. Er werd een gering aantal „overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau” met andere instellingen gesloten en ervaringen en beste praktijken werden zelden uitgewisseld tussen het OIB en het OIL, of met de andere instellingen gedeeld. De instellingen hebben hun vastgoedbeleid gezamenlijk noch afzonderlijk beoordeeld.

X. Op basis van haar controle beveelt de Rekenkamer de instellingen met betrekking tot het vastgoedbeleid aan, tot een gezamenlijk vastgoedbeleid te komen, de interinstitutionele samenwerking te verbeteren, met inbegrip van beter gecoördineerde planning, de concentratie van kantoren in specifieke wijken opnieuw te beoordelen, zo breed mogelijk gebruik te maken van aanbestedingen en het functioneren van het OIB en het OIL te verbeteren.

INLEIDING

Controleterrein

1. Begrotingsuitgaven voor de aankoop en huur van gebouwen maken ongeveer 8 % uit van de administratieve uitgaven van de EU-instellingen. In de periode 2003-2005 stegen deze uitgaven van 397 tot 532 miljoen euro per jaar (zie bijlage I). Tussen 1978 en 2005 nam de totale oppervlakte van de door de instellingen gebruikte gebouwen in Brussel, Luxemburg en Straatsburg met 260 % toe tot ongeveer 2 miljoen m2. De door de instellingen gebruikte ruimte kan in twee soorten worden verdeeld: specifieke ruimte (bv. voor vergaderingen), met inbegrip van officiële vergaderzalen (die voor dit doel moeten worden gebouwd en waarvan de marktwaarde onzeker is), en standaardkantoorruimte voor administratief personeel (die op de vrije markt kan worden gehuurd of gekocht). Tussen 1978 en 2005 nam het aantal ambtenaren en overige personeelsleden toe met 240 % tot een totaal van 36 131 personen. In 2005 raamden de instellingen de gemiddelde jaarlijkse kosten van de door hen gebruikte ruimte op 173 euro per m2 en de jaarlijkse kosten van kantoorruimte op 6 040 euro per persoon. De jaarlijkse kosten van de totale door de instellingen gebruikte oppervlakte werden geraamd op 345 miljoen euro en de kantoorruimte op 1 535 000 m2 (exclusief de niet als kantoor gebruikte ruimte, zoals conferentiezalen) (2). Op 31 december 2005 bedroeg de waarde van de gebouwen in eigendom van de instellingen na afschrijving 3 886 miljoen euro: een toename van 791 miljoen over een periode van vijf jaar (3).

Reikwijdte en doelstellingen van de controle

2. De controle had ten doel, te onderzoeken in hoeverre de instellingen van de Europese Unie de uitgaven voor gebouwen doelmatig en doeltreffend hebben beheerd. Hiertoe zijn drie aspecten beoordeeld: — Waarborgt de planning dat er wordt voorzien in geschikte accommodatie? — Worden de financiering en de kosten economisch beheerd? — Maken de instellingen optimaal gebruik van interinstitutionele samenwerking, met inbegrip van gezamenlijke evaluatie van hun vastgoedbeleid?

3. De controle spitste zich toe op de uitgaven die de instellingen in de periode 2003-2005 hebben gedaan voor de gebouwen op hun voornaamste werklocaties (Brussel, Luxemburg en Straatsburg). De uitgaven voor delegaties, kantoren en onderzoekscentra op andere locaties zijn in het kader van dit onderzoek derhalve niet onderzocht. De betrokken instellingen waren de Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's. De Rekenkamer, de Ombudsman en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming vielen buiten het bestek van deze controle vanwege het geringe volume van hun uitgaven voor gebouwen in de onderzochte periode.

OPMERKINGEN

Planning

4. Planning moet waarborgen dat er op de juiste plaats op het juiste moment tegen minimale kosten gebouwen beschikbaar zijn; hierbij dienen de politieke en budgettaire randvoorwaarden volledig in aanmerking te worden genomen. De Rekenkamer heeft de planning van de instellingen beoordeeld door drie aspecten te onderzoeken: — Werd er gepland op basis van een goedgekeurd vastgoedbeleid en werd de aankoop of huur van gebouwen coherent benaderd? — Leidden de selectie en locatie van gebouwen tot een optimale voorziening van kantoorruimte? — Was er voldoende en geschikte beheersinformatie voor een juiste inschatting van de behoeften?

5. Planning dient aan drie voorwaarden te voldoen. Ten eerste moet er sprake zijn van een goedgekeurd vastgoedbeleid met basisbegrippen en -normen, en een welomschreven aanpak voor de aankoop van gebouwen. Ten tweede zijn er criteria voor de selectie en locatie van gebouwen nodig. Ten derde, betrouwbare en relevante informatie over bestaande en toekomstige behoeften. Bij planning voor gebouwen van de EU-instellingen dient de politieke en budgettaire realiteit in aanmerking te worden genomen. Uitbreiding gaat met name gepaard met grote personeelsgroei (en dito behoefte aan accommodatie). Vanwege het politieke karakter van uitbreiding kunnen dergelijke besluiten pas formeel worden gepland nadat de toetreding is goedgekeurd, zodat er dikwijls weinig tijd over is voordat de uitbreiding plaatsvindt. In begrotingstermen mogen de instellingen niet lenen en gebouwen worden gefinancierd via jaarlijkse begrotingen. Bij de planning moet doeltreffend met deze randvoorwaarden worden omgegaan.

6. Willen de selectie en constructie van gebouwen geheel voldoen aan de huisvestingsbehoeften van een instelling, dan moeten langetermijnplannen op deugdelijke en gecoördineerde wijze ten uitvoer worden gelegd (4). Het is echter bijzonder moeilijk om tot langetermijnplanning en begrotingsprognoses te komen, omdat kredieten en de lijst van het aantal ambten jaarlijks in het kader van de begrotingsprocedure worden vastgesteld en belangrijke politieke besluiten met vergaande implicaties voor kantoorruimte, zoals toekomstige uitbreidingen, niet precies zijn te voorzien.

7. Dit verklaart ten dele waarom de instellingen tegen september 2006 niet voldeden aan de definitieve behoeften die voortvloeiden uit de uitbreiding van 2004. Inmiddels hebben de instellingen kortetermijnhuurovereenkomsten gesloten om tot de afronding van hun voornaamste projecten in hun huisvestingsbehoeften te voorzien. Wat betreft de accommodatie in Brussel hebben de Raad en het Parlement in maart 2003 en oktober 2004 contracten ondertekend voor nieuwe gebouwen. Deze gebouwen (Lex voor de Raad en D4-D5 voor het Parlement) worden naar verwachting in december 2006 en januari 2008 voltooid. De in 2004 opgeleverde gebouwen, zoals het complex Belliard 99-101 (Comités) en het Berlaymontgebouw (Commissie), voorzagen in de behoeften die vóór de uitbreiding bestonden.

8. Bovendien vergen projecten in verband met gebouwen een lange aanlooptijd, met name in verband met de bouw- en besluitvormingsprocedures. Met het oog hierop hebben de instellingen een aantal inspanningen geleverd: — hoewel de instellingen onafhankelijk van elkaar werkten aan hun huisvestingsplanning voor de uitbreiding van 2004, stelden zij gecoördineerde ramingen op van de administratieve uitgaven en de personeelsgroei; — sinds 2003 stelt de Commissie meerjarige beleidskaders op, die zijn gericht op het inschatten van de behoefte aan gebouwen in Brussel over perioden van tien jaar. Deze kaders zouden als basis voor gecoördineerde langetermijnprogrammering kunnen dienen.

Vastgoedbeleid

9. Ondanks pogingen in die richting hebben de instellingen geen gezamenlijk communautair vastgoedbeleid geformuleerd en heeft elke instelling haar eigen beleid uitgestippeld (5). Twee beginselen worden echter door alle instellingen aangehouden: op lange termijn verdient aankoop van gebouwen de voorkeur, en diensten die actief zijn op soortgelijke terreinen kunnen beter worden samengebracht.

10. Sinds 1996 geven alle instellingen er de voorkeur aan gebouwen aan te kopen in plaats van deze langdurig te huren. Studies die de instellingen hebben verricht op basis van hun ervaring wezen uit dat het 40 tot 50 % goedkoper is gebouwen te kopen dan om deze te huren (6). Bovendien stelt aankoop van gebouwen de instellingen in staat om optimaal te profiteren van de belastingvrijstellingen overeenkomstig het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen (PPI) van 8 april 1965. Op 1 januari 2005 huurden de instellingen 38 % van de totale oppervlakte die zij bezetten (7).

11. Het beleid van de instellingen om de voorkeur te geven aan het aankopen van gebouwen heeft er onlangs toe geleid dat bepaalde gebouwen zijn aangekocht na jarenlang te zijn gehuurd. In weerwil van de aanbevelingen die de Rekenkamer sinds 1979 doet (8), hebben de instellingen huurcontracten ondertekend waarin niet in huurvermindering wordt voorzien na de waardevermindering van de investering en waarin evenmin sprake is van een optie tot koop tegen een prijs waarin de reeds betaalde huur is verdisconteerd. De instellingen hadden derhalve niet de mogelijkheid om een koopprijs te bedingen die onder de marktwaarde lag. Dankzij een politiek akkoord met de eigenaar (de Luxemburgse regering) slaagde het Parlement er niettemin in de prijs van het KAD-gebouw enigszins te verlagen.

Tekstvak 1In september 2006 besloot het Parlement de gebouwen die zij gebruikt in Straatsburg (IPE 1, 2 en 3) voor 143,125 miljoen euro te verwerven. Bij het vaststellen van de koopprijs werd de reeds betaalde huur niet in aanmerking genomen.

12. Het beleid van de Commissie is erop gericht, grote gebouwen of complexen te kopen en huur te beperken tot kleinere en strategisch minder belangrijke gebouwen (9). Voor een aantal grote gebouwen (zie voorbeeld in tekstvak 2) gingen de eigenaars echter niet akkoord met langetermijnhuurcontracten die een koopoptie bevatten.

Tekstvak 2In mei 2004 ondertekende de Commissie een vruchtgebruikcontract voor het Mondriaangebouw voor 15 jaar, dat tot hoogstens 30 jaar kon worden verlengd. Het contract bevatte geen koopoptie en stipuleerde dat de jaarlijkse betaling 4,8 miljoen euro zou bedragen, met indexeringsclausule. De marktwaarde van het gebouw werd door de deskundigen van de Commissie op ongeveer 61,7 miljoen euro geraamd. Was de Commissie in de gelegenheid geweest, de koop van een soortgelijk gebouw van deze waarde te bedingen met, bijvoorbeeld, een formule van erfpacht met koopoptie (een soort langetermijnpacht met optie om te kopen, waarvan de instellingen op ruime schaal gebruikmaken), dan hadden de jaarlijkse tranches minder dan 3,25 miljoen euro kunnen bedragen (10).

Selectie en locatie van gebouwen

13. Alle instellingen geven er de voorkeur aan, hun onderling gerelateerde diensten zo dicht mogelijk bij elkaar te huisvesten, hoofdzakelijk in grote gebouwen, met het oog op schaalvoordelen (onder meer voor diensten, communicatie en onderhoud), terwijl andere diensten op alternatieve locaties kunnen worden ondergebracht. Derhalve worden de meeste projecten uitgevoerd op of in de buurt van de terreinen waarop de hoofdgebouwen van de instellingen staan. Deze aanpak bood praktische voordelen, maar kende ook financiële nadelen: de instellingen konden uit weinig alternatieven kiezen, de markt kon eenvoudig anticiperen op de beslissingen van de instellingen, en de beschikbare terreinen werden duurder door de grote vraag naar gebouwen in het betrokken stadsdeel. Hierdoor bevindt zich bijna alle kantoorruimte van de instellingen in de zogenoemde Europese wijk, waar zij circa 50 % van de totale kantoorruimte uitmaakt (11).

14. In 1996 zag de Commissie in dat de concentratie in de Europese wijk in Brussel de marktprijzen opdreef en besloot zij dat er naar goedkopere locaties moest worden uitgezien. In 2003 onderzocht de Commissie in hoeverre het noodzakelijk was dat haar DG's en diensten in deze wijk bleven. De conclusie was dat bepaalde DG's en diensten van de Commissie — waarbij circa 40 % van het personeel werkzaam was — niet per se in de Europese wijk hoefden te worden ondergebracht. De Commissie bleef — evenals de andere instellingen — het merendeel van haar kantoren echter in deze wijk vestigen. Niettemin bracht zij het percentage van haar kantoorruimte daar in 2006 terug van 90 % tot 82 %.

15. Nauwe samenwerking met de nationale autoriteiten was ook een doelstelling van het vastgoedbeleid van de instellingen. De situatie in Brussel verschilt van die in Luxemburg. In Brussel zijn de meest recente contracten door de afzonderlijke instellingen na onderhandelingen met particuliere projectontwikkelaars gesloten. In Luxemburg ondersteunden de nationale autoriteiten alle instellingen, uitgezonderd de Commissie, bijvoorbeeld door voor de hoofdgebouwen op Kirchberg kosteloos grond ter beschikking te tellen. De Commissie heeft haar vastgoedbeleid in Luxemburg nog niet vastgesteld en evenmin meegedeeld waar en wanneer zij een definitieve locatie zal aanwijzen voor haar hoofdgebouw. Hierover wordt overleg gevoerd met de Luxemburgse autoriteiten.

Beheersinformatie

16. Volledige en gedetailleerde informatie over het te huisvesten personeel en de benodigde oppervlakte is van wezenlijk belang voor de planning.

17. Voor het inschatten van de begrotingsbehoeften en het plannen van huisvesting moeten de instellingen weten hoeveel personen er thans zijn ondergebracht en hoeveel kantoorruimte er derhalve beschikbaar is. Bij gebreke van officiëlere stukken betreffende gebouwen gebruikt de Commissie het e-mail- en telefoonregister om de feitelijke bezetting van de gebouwen te schatten, aangezien deze database als de meest betrouwbare bron wordt beschouwd. Ook het inschatten van de huisvestingsbehoeften op de korte termijn is een grote opgave, die kan leiden tot te hoge of lage ramingen. Zo duurden de aanwervingsprocedures voor nieuw personeel naar aanleiding van de uitbreiding in 2004 langer dan aanvankelijk was voorzien. Enerzijds schatte de Commissie in Luxemburg haar behoeften te hoog in, hetgeen leidde tot de voortijdige huur van het Hitecgebouw (dat ongeveer een jaar leeg stond, terwijl 1,14 miljoen euro aan huur werd betaald). Door de gecombineerde effecten van een zekere onderschatting van zijn behoeften in 2001 en van nieuwe vereisten in de daaropvolgende jaren zag het Parlement zich in 2004 en 2005 genoodzaakt, dringend circa 30 000 m2 te huren (12).

18. Voor doeltreffende economische planning dienen alternatieve oplossingen te worden vergeleken. Een vergelijking van de huisvestingskosten ten laste van de instellingen heeft uitgewezen dat de instellingen verschillende criteria hanteren voor het becijferen van de kantoorruimte en de kosten, hetgeen de toepassing van gemeenschappelijke indicatoren voor ijking en intern gebruik bemoeilijkt (13). Doordat de gegevens over oppervlakten en kosten niet homogeen zijn, is het moeilijk om de huurkosten per vierkante meter van de verschillende instellingen onderling, of met marktprijzen te vergelijken.

19. De norm die de instellingen meestal aanhouden bij het inschatten van de behoefte aan en het verdelen van kantoorruimte is een oppervlakte van 35 m2 per persoon, waarbij de kenmerken van de gebouwen (zoals de feitelijk beschikbare kantoorruimte, de grootte van de kantoren of gemeenschappelijke ruimten) niet in aanmerking worden genomen. De instellingen zijn zich bewust geworden van deze tekortkomingen in de beheersinformatie en hebben een aantal initiatieven genomen: — de Commissie legt thans de laatste hand aan een ontwerp voor een „handleiding huisvestingsvoorwaarden”, waarmee redelijker criteria kunnen worden bepaald voor het toekennen van ruimte aan haar directoraten-generaal en diensten, en zij heeft in 2006 een inventarisatie van hun kantoorruimte afgerond; — de instellingen in Brussel hebben in maart 2006 besloten, een werkgroep in het leven te roepen met als eerste taak, tot een gezamenlijke aanpak en definitie van de diverse soorten oppervlakten en kosten te komen.

Financiering en kosten

20. Gebouwen dienen te worden gehuurd of gekocht op basis van behoeften, tegen minimale kosten voor de Europese belastingbetaler. De Rekenkamer heeft drie aspecten onderzocht: — Werden de aanbestedingsprocedures naar behoren toegepast en waren ze doeltreffend? — Werden de contractuele voorwaarden van de gebouwen, met inbegrip van de koopprijs, naar behoren vastgesteld? — Was de gekozen financieringsopzet van de kantoorruimte economisch, gelet op de budgettaire randvoorwaarden?

Procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten

21. Krachtens artikel 89, lid 2, van het Financieel Reglement begint „Elke procedure voor de plaatsing van een opdracht begint met een zo ruim mogelijke uitnodiging tot inschrijving, behalve bij toepassing van de procedure van gunning via onderhandelingen (…)”. Laatstgenoemde procedure mag, na onderzoek van de plaatselijke markt, worden toegepast voor het verwerven of huren van bestaande gebouwen („onroerendgoedopdrachten”) (14). Bij de onderzochte projecten werd de procedure van gunning via onderhandelingen tevens toegepast voor opdrachten betreffende de bouw of renovatie van onroerend goed, of uitgebreide inrichtingswerkzaamheden, die als „opdrachten voor werken” niet vallen onder voornoemde uitzondering ten aanzien van „onroerendgoedopdrachten”. Openbare en concurrentiegerichte gunningsprocedures dragen ertoe bij dat voor deze opdrachten een breder scala van potentiële inschrijvers wordt aangetrokken en dat economisch voordeliger offertes worden ontvangen (15).

22. Slechts in enkele gevallen hebben de instellingen hun vastgoedprojecten bekendgemaakt in het Publicatieblad, waarmee zoveel mogelijk potentiële inschrijvers in staat worden gesteld tot het indienen van een blijk van belangstelling (16). Het enige project waarbij werken bij openbare aanbesteding zijn gegund was de uitbreiding van het Hof van Justitie, die werd uitgevoerd in samenwerking met de Luxemburgse regering, die als aanbestedende dienst haar nationale wetgeving volgt.

23. De instellingen hebben ruim gebruikgemaakt van de procedure van gunning via onderhandelingen (zonder bekendmakingen), in plaats van openbare inschrijving, de procedure die normaal wordt voorgeschreven door het Financieel Reglement en de richtlijnen inzake overheidsopdrachten. Hierdoor was geen sprake van vrije mededinging bij het vaststellen van de prijzen die zij betalen voor de bouw van gebouwen en voor werkzaamheden aan door hen gebruikte gebouwen.

Vaststelling van contractvoorwaarden, koopprijzen en huur

24. Wanneer er geen concurrentiegerichte aanbestedingsprocedures worden gevolgd, is de onderhandeling met de projectontwikkelaars bepalend voor het vaststellen van koopprijs of huursom. Voor gebouwen die worden opgetrokken om aan de specifieke behoeften van de instellingen te voldoen, mag de koopprijs of de huur (op lange termijn) de bouwkosten (met inbegrip van een redelijke winst voor particuliere projectontwikkelaars) niet te boven gaan (17).

25. Het Hof van Justitie, het Parlement en de Raad baseerden zich bij de onderhandelingen over hun belangrijkste overeenkomsten (uitbreiding van het Palais, D4-D5 en Lex) op de bouwkosten.

26. Voor de uitbreiding van het hoofdgebouw van het Hof van Justitie, dat momenteel in aanbouw is, zal de koopprijs van het gebouw gelijk zijn aan de feitelijke bouwkosten. Volgens de kaderovereenkomst zal een onafhankelijke deskundige de rekeningen en uitgaven controleren om de prijs van het gebouw vast te stellen. Meer dan twee jaar na aanvang van de werkzaamheden is er nog steeds geen deskundige aangesteld. Hierdoor neemt het risico toe dat in een vroeg stadium optredende problemen en kostenoverschrijdingen niet worden gesignaleerd. Dit risico wordt nog vergroot door het feit dat de aanvankelijke kaderovereenkomst slechts algemene beginselen bevatte, maar geen gedetailleerde procedures inzake controle, tijdslimieten, boetes en begrotingslimieten (18).

27. De Commissie en de Comités bedongen de koopprijzen en langetermijnhuren niet op basis van de bouwkosten, maar van marktvoorwaarden, aangezien de instellingen moesten opbieden tegen andere gegadigden. In de vastgoedsector is het staande praktijk om gebouwen te taxeren op grond van een kapitalisatie van de feitelijke of verwachte huurwaarde. Deze waarde moet worden aangepast om alle voordelen in aanmerking te nemen die voortvloeien uit de belastingvrijstellingen van de instellingen (19) overeenkomstig het PPI. De tekstvakken 3 en 4 bevatten concrete voorbeelden van de wijze waarop de waarde van sommige gebouwen werd vastgesteld.

Tekstvak 3Voor het SPA3-gebouw werd de marktwaarde van het gebouw geraamd door een consultant, waarbij rekening werd gehouden met bepaalde belastingvrijstellingen. Bij de berekening werd de aan de Commissie verleende btw-vrijstelling echter niet in mindering gebracht. Bovendien werd de berekening gebaseerd op een onmiddellijke huuropbrengst, waardoor de waarde hoger uitviel dan bij toepassing van de normale praktijk, waarbij wordt uitgegaan van een aanvankelijke periode van leegstand.Om te profiteren van de belastingvoordelen waarin het PPI voorziet, werd het Mondriaangebouw gehuurd krachtens een vruchtgebruikcontract. De „huur” voor vruchtgebruik werd vastgesteld op een waarde die overeenkwam met de marktprijs, waardoor het voordeel van de btw-vrijstelling niet tot uitdrukking kwam in de huurprijs, en het bijkomend onderhoud alsmede kleine inrichtingswerkzaamheden door de Commissie moeten worden bekostigd (normaliter valt dit onder de verantwoordelijkheid van de eigenaar). Voorts had dit contract een lagere huurprijs moeten vermelden vanwege de lange termijn (15 jaar) en de solvabiliteit van de Commissie.Een en ander betekent dat de Commissie meer betaalt dan nodig is.

28. In 18 langlopende (looptijd 27 jaar) pachtovereenkomsten met koopoptie, die door de Commissie te Brussel in de periode 1997-2001 in de vorm van erfpacht met koopoptie waren opgesteld, werd de koopprijs niet vermeld. De contracten bepaalden alleen de hoogte van de eerste betaling en bevatten automatische indexeringsclausules zoals die ook in huurcontracten worden opgenomen. De Commissie zag van deze praktijk af bij latere overeenkomsten en onderschreef de conclusie van haar dienst Interne audit dat die niet voldeed. Deze bevinding werd echter niet aan andere instellingen meegedeeld en de Comités baseren hun aankopen nog altijd op geïndexeerde huurprijzen en niet op de waarde van de gebouwen (20).

Tekstvak 4In het geval van Belliard 99-101 vermeldt het in december 2000 ondertekende contract (erfpacht van 27 jaar met koopoptie) geen koopprijs. Het contract bepaalt alleen dat het jaar waarin het gebouw wordt opgeleverd een eerste jaartranche van 8,28 miljoen euro moet worden betaald. Dit bedrag is berekend op basis van markthuurprijzen en voor inflatie geïndexeerd. Dit is niet meest geschikte methode voor prijsbepaling voor erfpacht. De marktprijs van het gebouw zou, geraamd volgens de door de adviseurs van de Commissie gehanteerde methode (zie tekstvak 3), ongeveer 127 miljoen euro zijn geweest. Dit bedrag zou hebben geleid tot een eerste jaartranche van 6,83 miljoen euro.

29. In sommige gevallen waren de prijzen het resultaat van politieke akkoorden. In een op 8 juli 1997 door de Europese Commissie, de Belgische staat en SA Berlaymont 2000 ondertekend convenant verklaarde de Commissie voornemens te zijn het Berlaymontgebouw opnieuw te betrekken. In deze overeenkomst werden echter noch een prijs, noch termijnen, noch de verantwoordelijkheden voor de inrichtingswerkzaamheden van het Berlaymontgebouw vastgesteld. Na een nieuwe overeenkomst van juli 2001 aanvaardde de Commissie in oktober 2002 de offerte van de Belgische autoriteiten, hoewel die boven de geraamde marktprijs lag (21).

30. Er dienen toereikende garanties te worden gevraagd van aannemers om te waarborgen dat de contracten volledig worden uitgevoerd tot en met de definitieve oplevering en dat boeten worden betaald wanneer uiterste termijnen niet in acht worden genomen (22). De instellingen hebben ter zake echter nog geen duidelijk beleid vastgesteld en de waarborgen waren niet altijd toereikend. Goede praktijken, zoals het eisen van door erkende technische controleurs afgegeven certificaten inzake de kwaliteit van de werkzaamheden, en het verplicht stellen van verzekeringspolissen ter dekking van de wettelijke verantwoordelijkheden van de aannemer, zijn niet consistent toegepast (23).

Tekstvak 5Voor Euroforum bevond de Commissie zich in een lastige positie, omdat op grond van de overeenkomst 95 % van de uitvoeringsgarantie (van 2 500 000 euro) moest worden vrijgegeven zodra het gebouw was betrokken, waardoor er slechts 125 000 euro resteerde voor het verhelpen van eventuele defecten in een gebouw waarvan de waarde op meer dan 100 miljoen euro werd geraamd. Het Parlement volgde voor D4-D5 een andere aanpak, die verstandiger lijkt. De overeenkomst bepaalt dat er voor voldoende uitvoeringsgaranties moet worden gezorgd — de gesignaleerde defecten in aanmerking genomen — wanneer het gebouw wordt betrokken.De aanvankelijke overeenkomst voor het Lexgebouw (Raad) van 26 maart 2003 bevatte in het geheel geen bankgaranties ter waarborging van volledige uitvoering. De uiteindelijke overeenkomst, ondertekend op 20 december 2006, voorzag in een passende bankgarantie.

31. In de contracten zijn termijnen vastgelegd (bijvoorbeeld 15 dagen voor SPA3, 25 dagen voor Euroform en 30 dagen voor Berlaymont) waarin de instellingen, voordat zij het gebouw betrekken, controles mogen verrichten om zich ervan te vergewissen dat de uitgevoerde werkzaamheden voldoen aan de overeengekomen voorwaarden en dat de installaties naar behoren functioneren. Deze termijnen zijn echter te kort om alle controles en testen te verrichten die voor complexe projecten vereist zijn.

Financiering van vastgoedprojecten

32. Krachtens artikel 282 van het Verdrag kan de Europese Gemeenschap roerende en onroerende goederen verkrijgen of vervreemden. Te dien einde wordt de Gemeenschap door de Commissie vertegenwoordigd. Volgens de bestaande regelgeving (24) mag de Gemeenschap echter geen leningen aangaan. Derhalve hebben de instellingen zich moeten bedienen van verschillende alternatieve financieringsmethoden voor de aankoop van onroerend goed. Op 31 december 2005 beliepen de passiva in verband met financiële lease voor de aankoop door de Gemeenschap van terreinen en gebouwen 1 803 miljoen euro (25).

33. Het is het goedkoopst voor een instelling om een gebouw in eigen beheer op te trekken, maar dit is een complexe, langdurige en technisch zware taak. Bovendien is het moeilijk, vastgoedprojecten te ondernemen binnen de randvoorwaarden van het juridische en budgettaire kader. Met het oog op deze randvoorwaarden hebben de instellingen zich voor het optrekken van hun gebouwen gewend tot particuliere projectontwikkelaars en — in een aantal gevallen — de nationale autoriteiten.

34. De door de instellingen gehanteerde methoden waren kostbaarder en minder doorzichtig dan het expliciet lenen van middelen. Bij de meest recente grootschalige projecten is er doorgaans sprake van koop op lange termijn met impliciete lening. Bij de contractprijs zijn de financiële kosten impliciet of expliciet inbegrepen. De ter financiering van de bouw door projectontwikkelaars betaalde rente wordt ten laste van de instellingen gebracht en is altijd hoger (26) dan de tarieven die de instellingen rechtstreeks zouden hebben verkregen door aanbestedingsprocedures of door bemiddeling van het gastland of de Europese Investeringsbank (EIB).

35. Voor de financiering van haar uitbreidingsproject hanteert het Hof van Justitie een complex mechanisme waarbij de Luxemburgse regering, een particuliere bank, een speciaal opgerichte onderneming (special purpose vehicle, SPV) en de EIB betrokken zijn. Het SPV verkreeg van de EIB een gunstige financiële regeling (Euribor + 0,01) voor 49 % van het project. Aan dit mechanisme zijn echter ook risico's verbonden, aangezien het Hof van Justitie niet betrokken was bij de aanbesteding en de onderhandelingen over de details van de opdracht (waarvan het de clausules en opties niet vooraf fiatteerde), en geen ondertekenaar is van de financieringsovereenkomsten, ofschoon zij de financiële kosten (zoals rentevoeten en beheerskosten) voor haar rekening moet nemen. De diensten van het Hof van Justitie onderzochten de door de regering gevolgde procedure voor de gunning van het contract betreffende de financiering van het project en signaleerden dat de mededinging ontoereikend was geweest. Hoewel de EIB goede financiële voorwaarden biedt, heeft geen enkele andere instelling of bouwpartner zich tot haar gewend voor de financiering van vastgoedprojecten.

36. De Commissie heeft in 2002 een praktijk geïntroduceerd die was gericht op vermindering van financieringskosten. Voor een aantal transacties stipuleerden de contracten dat voordat de akte werd ondertekend, de rentevoet zou worden bepaald aan de hand van een aanbestedingsprocedure op de financiële markten. Deze aanpak werd gevolgd door de Raad met betrekking tot het Lex-contract, maar niet door de Commissie in het navolgende geval.

Tekstvak 6Het impliciete rentetarief dat de Commissie in januari 2003 bedong voor de financiering van de aankoop over een periode van 30 jaar van het Euroforumgebouw beliep 5,65 %. Voor de financiering van SPA3 had de Commissie een aanbesteding uitgeschreven en in februari 2003 verkreeg zij een rentetarief van 5,01 %. Indien een soortgelijke oproep was gedaan voor Euroforum, had ongeveer 7,7 miljoen euro op de rente kunnen worden bespaard.

37. Als de instellingen door onderbesteding op andere administratieve terreinen aan het eind van het jaar over kredietoverschotten beschikken, worden deze middelen dikwijls gebruikt om onvoorziene betalingen te doen ten behoeve van vastgoedprojecten (zie bijlage I). Bijgevolg vallen de uiteindelijke uitgaven veel hoger uit dan aanzienlijk begroot. Zo gebruikten het Parlement en de Raad in 2005 elk 89 miljoen euro aan aanvullende kredieten, afkomstig uit overschrijvingen.

38. De afgelopen twee decennia heeft de Rekenkamer er bij herhaling op gewezen dat het louter op jaarbasis benaderen van de huisvestingskosten in de praktijk het formuleren en uitvoeren van een deugdelijk investeringsbeleid belemmert. De Rekenkamer herhaalde in december 2005 haar aanbeveling, voor transacties met betrekking tot het kopen of optrekken van gebouwen gebruik te maken van gesplitste kredieten, die meer flexibiliteit bieden (27).

Interinstitutionele samenwerking

39. Geen van de EU-instellingen ontkomt eraan, gebouwen aan te kopen en te beheren. Doeltreffende samenwerking zou door bundeling van deskundigheid en koopkracht moeten leiden tot betere resultaten en kostenvermindering. De Rekenkamer heeft beoordeeld of de instellingen gebieden hebben vastgesteld die relevant zijn voor samenwerking, met inbegrip van gezamenlijke evaluaties van hun vastgoedbeleid, en of deze samenwerking doeltreffend is geweest.

40. Naar aanleiding van de herhaalde aanbevelingen van de Rekenkamer betreffende het verbeteren van de interinstitutionele samenwerking hebben de secretarissen-generaal van de instellingen een werkgroep vastgoedbeleid gevormd en in juni 2001 de door deze groep gedane voorstellen ter verbetering van de interinstitutionele samenwerking onderschreven (28). De concrete voorstellen hadden betrekking op verbetering van de informatie-uitwisseling, de ontwikkeling van een gezamenlijke strategie voor betrekkingen met de overheden van de lidstaten van ontvangst, met inbegrip van het sluiten van „zetelovereenkomsten” waarin de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de instellingen en de lidstaten van ontvangst worden omschreven, het verlenen van wederzijdse bijstand, en een milieu-effectrapportage voor de gebouwen die moet leiden tot interinstitutionele initiatieven met betrekking tot de inrichting en het beheer van gebouwen.

41. Er zijn interinstitutionele werkgroepen voor huisvestingszaken opgezet, die regelmatig bijeenkomen in Brussel en Luxemburg, hoewel zij niet tot nuttige gezamenlijke initiatieven of aanzienlijke bezuinigingen hebben geleid (29). In een aantal specifieke gevallen is kantoorruimte echter door een instelling aan een andere onderverhuurd. De samenwerking tussen de Commissie en het Parlement in verband met het delen van kantoorruimte voor de vertegenwoordigingen in de lidstaten en tussen de Commissie en de Raad met betrekking tot het Infopoint in Brussel en de in New York en Genève gehuurde kantoorruimte heeft haar vruchten afgeworpen. De twee Comités hebben gezamenlijke diensten opgezet die gebieden van gemeenschappelijk belang beheren. Deze interinstitutionele samenwerking maakte het mogelijk, gezamenlijk een vastgoedbeleid uit te stippelen en samen de behoeften van de Comités te analyseren. Op andere gebieden van gemeenschappelijk belang vond echter geen interinstitutionele samenwerking plaats. De controle van de Rekenkamer wees uit dat de instellingen gezamenlijk noch afzonderlijk hun vastgoedbeleid hebben beoordeeld.

Tekstvak 7Een deel van de uitbreiding van het hoofdgebouw van het Hof van Justitie in Luxemburg (volgens planning te voltooien in 2008) wordt gebouwd op grond waarop voorheen het Kubusgebouw van de Commissie stond. De „Kubus” herbergde het computercentrum van de Commissie. Hoewel reeds in 1999 bij de Commissie bekend was dat het Kubusgebouw moest worden verlaten, slaagde zij er pas in 2004 in vervangende ruimte te vinden, waardoor zij bijdroeg tot de vertraging van het project van het Hof van Justitie.Hoewel het complex Belliard 99-101 in 1998 werd ontruimd, werd er tot en met 2004 voor een leegstaand gebouw jaarlijks een huur van circa 6 miljoen euro betaald door de instellingen (aanvankelijk door het Parlement en later door de Comités, die door het Parlement werden verzocht, het contract over te nemen (30)).

42. Naar het oordeel van de Rekenkamer dienen de instellingen, en met name de Commissie, „zetelovereenkomsten” met de autoriteiten van de gastlanden te sluiten. Voor geen van de hoofdkantoren zijn echter dergelijke overeenkomsten gesloten. De afzonderlijke instellingen zijn individueel met de gastlanden blijven onderhandelen, en hebben uiteenlopende voorwaarden bedongen.

43. De instellingen verrichtten geen interinstitutionele milieu-effectrapportage voor de gebouwen, hoewel dit door de secretarissen-generaal was aanbevolen. Niettemin heeft de Commissie een aantal initiatieven uitgevoerd in het kader van het communautaire milieubeheer- en milieuauditsysteem (31) dat andere instellingen nu beginnen te volgen, en heeft zij een aantal van haar eigen gebouwen aan milieuaudits onderworpen. De instellingen besteden bij de planning van hun gebouwen aandacht aan energieverbruik en prestatie. Ten behoeve van de onderzochte vastgoedprojecten zijn echter geen technische, milieukundige en economische haalbaarheidsstudies verricht voor alternatieve systemen en technieken ter verbetering van de energieprestatie van de gebouwen, zoals voorgeschreven in de richtlijn betreffende de energieprestatie van gebouwen (32). Evenmin is er een kosten-batenanalyse gemaakt van de verschillende opties voor verwarming, ventilatie en airconditioning waarbij rekening werd gehouden met een raming van de onderhoudskosten en het energieverbruik op lange termijn. Toch heeft de Commissie in 2004 in haar procedures vastgelegd dat dergelijke kosten-batenanalyses dienen te worden uitgevoerd en begint zij thans met de ontwikkeling van een methodologie ter beoordeling van de totale kosten die tijdens de levensduur van een gebouw worden gemaakt („levenscycluskosten”). Dit is een onderwerp dat een interinstitutionele aanpak verdient.

44. De tenuitvoerlegging van vastgoedbeleid raakt aan gebieden waarop de instellingen soortgelijke bijstand behoeven (technische ondersteuning bij architectuur; bouwtechniek; gezondheid, veiligheid en ergonomie; milieubeheer en -veiligheid; planning en bouwvoorschriften; onroerendgoedrecht; financiële planning). De meeste instellingen nemen voor bepaalde of al deze terreinen speciaal personeel in dienst of trekken deskundigen aan. Operationele samenwerking zou het mogelijk maken, deskundigheid te delen en beter aan te wenden, en schaalvoordelen te realiseren bij het aankopen van diensten. Tot dusver is een dergelijke samenwerking echter nog niet van de grond gekomen.

45. Zoals de Rekenkamer in het verleden heeft aanbevolen, moeten de instellingen in administratief, technisch en financieel opzicht hun vastgoedprojecten volledig in de hand hebben. Daarvoor moet ofwel telkens een beroep worden gedaan op hooggekwalificeerde consultants, ofwel de nodige expertise in een interinstitutioneel kader worden ontwikkeld (33). Interinstitutionele samenwerking had kunnen bijdragen tot verbeteringen op gebieden als het toezicht op en de kwaliteitscontrole van de werkzaamheden. Er had lering kunnen worden getrokken uit het soort punten van voorbehoud dat werd opgenomen in de opleveringsrapporten van de gebouwen, de gebreken die de instellingen vaststelden na de gebouwen te hebben betrokken en de resultaten van de verschillende door de instellingen gevolgde benaderingen. Eén benadering is gebaseerd op nauw toezicht op de uitvoering van de projecten door ofwel de eigen diensten van de instelling ofwel externe consultants. Het combineren van interne en externe expertise door het Parlement en het Hof van Justitie is een goede praktijk gebleken. Een andere aanpak, die hoofdzakelijk door de Commissie wordt gevolgd, is gericht op het toetsen van de definitieve resultaten aan de erkende normen en specificaties.

46. De juridische diensten en consultants van de instellingen hebben meerdere gedetailleerde verslagen opgesteld voor specifieke contracten en gebouwen; hiertoe onderzochten zij de voor- en nadelen van verschillende formules voor de aankoop van gebouwen en stelden zij specifieke risico's vast die alle instellingen gezamenlijk hadden moeten bespreken. De standaardformulering voor de meest gebruikte contracten is niet door alle instellingen samen besproken. Aangezien elke instelling haar eigen contracten afzonderlijk opstelt, zijn eerdere ervaringen en juridische expertise niet uitgewisseld. Het Parlement hield rekening met in eerdere projecten gesignaleerde gebreken en stelde gedetailleerde bepalingen op inzake het toezicht op de werkzaamheden en de waarborgen, die ook de andere instellingen van nut hadden kunnen zijn.

47. In 2002 richtte de Commissie twee bureaus voor infrastructuur en logistiek op in Brussel en Luxemburg (respectievelijk OIB en OIL), ter ondersteuning van de diensten van de Commissie en eventueel ook andere communautaire instellingen; dit heeft ten aanzien van de interinstitutionele samenwerking niet de verwachte verbetering opgeleverd. Alleen het OIL heeft „overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau” gesloten (met de Rekenkamer en het Vertaalbureau).

48. Voorts stelde de Rekenkamer vast dat de OIB/OIL hun expertise en beste praktijken (onder meer wat betreft procedures, software voor het beheer van kantoorruimte en risicoanalyse met betrekking tot erfpacht) zelden onderling of met andere instellingen uitwisselden.

49. Elke instelling huurt af en toe gebouwen om te voorzien in een tijdelijke behoefte aan huisvesting, totdat hoofdprojecten zijn afgerond. Tegelijkertijd houden andere instellingen dikwijls kantoorruimte achter de hand om te kunnen inspelen op onvoorziene gebeurtenissen, verhuizingen en periodieke renovatie van gebouwen, waardoor zij tijdelijk over meer kantoorruimte beschikken dan zij nodig hebben. Recentelijk zijn meerdere interinstitutionele initiatieven voor het delen van kantoorruimte op niets uitgelopen, omdat gebouwen die voor de ene instelling acceptabel waren niet voldeden aan de eisen van de andere instelling (34).

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

50. Hoewel de instellingen met een aantal politieke en budgettaire randvoorwaarden te maken hebben, zijn zij erin geslaagd, hun personeel adequaat te huisvesten. De laatste jaren hebben de instellingen het beheer van hun vastgoedbeleid verbeterd, hoewel er met betrekking tot planning, financiering, kostenbeheer en interinstitutionele samenwerking nog steeds een aantal tekortkomingen bestaat.

Planning

51. De instellingen hebben geen gezamenlijk vastgoedbeleid voor de Gemeenschap opgesteld, maar elk afzonderlijk hun beleid geformuleerd. De planning diende met veel verschillende randvoorwaarden tegelijk rekening te houden, zoals het publieke karakter van de EU, de verdeling van het personeel over Brussel, Luxemburg en Straatsburg, de omvang van de diensten en instellingen, het ontbreken van gesplitste kredieten, de verschillende soorten gebouwen en de noodzaak om zaken te doen met derden (eigenaars en vastgoedinvesteerders). Ook werden de instellingen geconfronteerd met het probleem dat zij niet in staat waren, definitieve besluiten tot uitbreiding te voorzien (zie de paragrafen 4 t/m 6 en 9).

Aanbeveling: er dient een gecoördineerd meerjarig kader voor vastgoedbeleid te worden vastgesteld. De begrotingsautoriteiten dienen voldoende en regelmatig te worden geïnformeerd over de totale budgettaire consequenties van het vastgoedbeleid per instelling.

52. Voornoemde randvoorwaarden verklaren waarom definitieve huisvesting laat wordt geregeld en er dikwijls tussentijdse regelingen en dure kortetermijnoplossingen nodig zijn. De Rekenkamer meent dat de langetermijnplanning voor verbetering vatbaar is (zie de paragrafen 7 en 8).

53. De instellingen hebben de voorkeur gegeven aan koop boven huur van gebouwen. Zij hebben dit beleid niet consistent toegepast en gebouwen op lange termijn gehuurd zonder koopoptie, ondanks eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer. Deze procedures maken latere aankoop duurder (zie de paragrafen 9 t/m 12).

Aanbeveling: de instellingen dienen door te gaan met het coördineren van tijdschema's en middelen voor behoefteanalyse, om kortetermijnhuur van gebouwen zoveel mogelijk te voorkomen. De EU-instellingen moeten altijd streven naar huurcontracten voor de lange termijn met koopoptie.

54. De instellingen zijn bijna al hun gebouwen in de Europese wijk te Brussel blijven concentreren, hoewel het beleid van de Commissie erop was gericht, uit te kijken naar huisvesting in andere stadsdelen. Concentratie levert schaalvoordelen op, maar heeft bijgedragen tot een prijsstijging, doordat in deze wijk de vraag naar gebouwen is gestegen en de beschikbare accommodatie is afgenomen (zie de paragrafen 13 t/m 15).

Aanbeveling: recente initiatieven tot spreiding van kantoorruimte in Brussel moeten worden doorgezet.

55. De beschikbare informatie voor besluitvorming en beheer van kantoorruimte (zoals gegevens over kantoorruimte en kosten van gebouwen en het te huisvesten personeel) is onnauwkeurig, waardoor het moeilijk is, behoeften te analyseren en toekomstplannen te maken (zie de paragrafen 16 t/m 19).

Aanbeveling: de instellingen moeten geschikte methoden ontwikkelen voor de analyse van hun huidige en kortetermijnbehoeften. Beheersinformatie dient te worden verbeterd door het vaststellen van gemeenschappelijke en duidelijke indicatoren. De reeds door de afzonderlijke instellingen en de interinstitutionele werkgroepen ontplooide initiatieven dienen te worden ondersteund, geconsolideerd en uitgebreid.

Financiering en kosten

56. Niet alle prijzen die de instellingen betalen voor bouw en werkzaamheden in verband met hun gebouwen zijn vastgesteld onder vrije mededingingsvoorwaarden. Voor nagenoeg alle onderzochte projecten werden de contracten onderhands gesloten. Doordat onvoldoende wordt gebruikgemaakt van aanbestedingsprocedures, is niet gewaarborgd dat de gebouwen tegen minimale kosten zijn verkregen (zie de paragrafen 21 t/m 23). De Rekenkamer heeft gevallen ontdekt waarin procedures van gunning via onderhandelingen niet tot de beste prijs hebben geleid (zie de paragrafen 24 t/m 29).

Aanbeveling: voor alle opdrachten inzake de aanleg van gebouwen en uitvoering van inrichtingswerkzaamheden moet bij de aanbestedingsprocedure worden gezorgd voor een zo ruim mogelijke deelneming. Indien bij uitzondering wordt overgegaan tot de procedure van gunning via onderhandelingen, dienen de prijzen te worden gebaseerd op de bouwkosten, vermeerderd met redelijke marges voor de zakenpartners. Voor het huren en aankopen van bestaande gebouwen dient de markt zo breed mogelijk te worden verkend. De instellingen moeten zich ervan vergewissen dat zij optimaal profiteren van de belastingvrijstellingen krachtens het PPI.

57. Binnen het kader van de huidige wetgeving mogen de instellingen geen leningen aangaan. Gesteld voor deze beperking hebben zij ter financiering van vastgoedaankopen verschillende complexe methoden gehanteerd, die in vergelijking met rechtstreeks lenen tot extra kosten leiden en minder doorzichtig zijn (zie de paragrafen 32 t/m 38).

Aanbeveling: door verbeterde budgettaire planning en meer flexibiliteit door het gebruik van gesplitste kredieten zou het eenvoudiger worden, de begrotingskredieten rationeler te gebruiken en de langetermijnverplichtingen en de schulden van de instellingen beter te beheren.

Interinstitutionele samenwerking

58. De oprichting van het OIB en het OIL heeft niet geleid tot de beoogde resultaten op het gebied van interinstitutionele samenwerking. Er werd een gering aantal „overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau” gesloten en ervaringen en beste praktijken werden zelden tussen de instellingen uitgewisseld. Niettemin signaleerde de Rekenkamer een aantal specifieke gevallen van interinstitutionele samenwerking en goede initiatieven van recente datum om deze samenwerking te verbeteren. Er zijn nog geen algemene „zetelovereenkomsten” gesloten met lidstaten van ontvangst, zodat instellingen op ad-hocbasis onderhandelen en de voorwaarden en huren uiteenlopen. In het verleden hebben de instellingen te weinig stilgestaan bij milieuaspecten, maar uit recente initiatieven blijkt dat thans meer aandacht aan dit terrein wordt geschonken. De instellingen hebben hun vastgoedbeleid gezamenlijk noch afzonderlijk beoordeeld (zie de paragrafen 39 t/m 49).

Aanbeveling: goede praktijken en initiatieven waartoe een instelling zelfstandig is gekomen, moeten navolging krijgen bij alle instellingen, in het bijzonder wat betreft technische aangelegenheden zoals contracten of projecttoezicht, en zaken als het milieu. De resultaten van het vastgoedbeleid van de instellingen dienen gezamenlijk te worden beoordeeld en er moet worden gezocht naar nieuwe manieren om de interinstitutionele samenwerking te verbeteren. De instellingen dienen werkgroepen op te blijven zetten voor onderwerpen waaraan in interinstitutioneel verband aandacht moet worden geschonken, zoals de ontwikkeling van de „levenscycluskosten”-methodiek. Nauwe samenwerking met de autoriteiten van gastlanden dient een wezenlijke doelstelling te zijn van het vastgoedbeleid van de instellingen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 21 maart 2007. Voor de Rekenkamer Hubert WEBER President

(1) De verklaringen betreffen de situatie in België en de definities zijn iets eenvoudiger dan de juridische definities.

(2) De jaarkosten werden gebaseerd op de jaarlijkse betalingen in het kader van langetermijncontracten en de toepassing van een afschrijvingspercentage van 4 % van de waarde van de gebouwen in eigendom. Deze kantoorruimte was beschikbaar voor 44 006 personen (personeel en anderen, zoals deskundigen en externe werknemers die moesten worden ondergebracht). Bron: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, Interinstitutioneel Comité voorbereiding begrotings- en financiële vraagstukken (CPQBF), juni 2005.

(3) Definitieve jaarrekening van de Europese Gemeenschappen, volumen I. Nadere gegevens over uitgaven voor gebouwen en de hoogte ervan worden jaarlijks weergegeven in een bijlage bij de algemene begroting van de Europese Unie (Tabel D „Onroerendgoedbezit”).

(4) De Rekenkamer heeft hierover reeds gerapporteerd in paragraaf 7.2.2 van haar speciaal verslag inzake het huisvestingsbeleid van de Instellingen van de Europese Gemeenschappen (PB C 221 van 3.9.1979).

(5) Zie bijvoorbeeld: Mededeling van de Commissie — Gebouwenbeleid van de Commissie 1996-2005 (SEC(96) 1095 def. van 18 juni 1996) voor Brussel, bijgewerkt in december 2003 (COM(2003) 755 def. van 10 december 2003).

(6) „Programmes immobiliers et conditions de financement”, Rapport du groupe technique interinstitutionnel, februari 1996.

(7) Bron: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, juni 2005.

(8) Speciaal verslag inzake het huisvestingsbeleid van de Instellingen van de Europese Gemeenschappen, paragraaf 7.5; Jaarverslag over het begrotingsjaar 1987, paragraaf 10.51 (PB C 316 van 12.12.1988).

(9) Mededeling van de Commissie — Gebouwenbeleid van de Commissie 1996-2005 (SEC(96) 1095 def. van 18 juni 1996, blz. 10).

(10) Simulatie van erfpacht met koopoptie voor 27 jaar (bij een stijging van 2 % per jaar en een rentevoet van 5 %).

(11) Bronnen: Workshop „Understanding the Brussels Office Market”, februari 2005, en meerjarenprogramma's voor het gebouwenbeleid van de Commissie in Brussel (OIB).

(12) De gebouwen Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) en Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Bron: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF, juni 2005.

(14) De artikelen 116, lid 1, en 126, lid 1, onder h) van de uitvoeringsvoorschriften.

(15) Interpretatieve mededeling van de Commissie over de Gemeenschapswetgeving die van toepassing is op het plaatsen van opdrachten die niet of slechts gedeeltelijk onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen (PB C 179 van 1.8.2006, blz. 2).

(16) Voor slechts vier projecten (drie bij de Raad en één bij het Parlement) werden tijdens de verkenning van de markt vooraankondigingen gepubliceerd.

(17) Jaarverslag over het begrotingsjaar 1987, paragrafen 10.51-10.55; Speciaal verslag inzake het huisvestingsbeleid van de Instellingen van de Europese Gemeenschappen, paragraaf 7.5.

(18) Volgens artikel 4, lid 3, van de kaderovereenkomst dient de staat bij elk van de fasen van tenuitvoerlegging van het project instemming van het Hof te verkrijgen, maar er wordt niet precies aangegeven hoe en op basis van welke documenten het Hof zijn instemming moet geven, of — nog belangrijker — wat er gebeurt als instemming uitblijft. Zie ook: Speciaal Verslag nr. 5/2000 over de uitgaven voor gebouwen van het Hof van Justitie, in het bijzonder paragraaf 16 (PB C 109 van 14.4.2000).

(19) In Brussel is het btw-tarief voor bouwwerkzaamheden 21 %, de onroerendgoedbelasting beloopt 10 à 15 %, en het registratierecht voor vastgoedaankopen 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Uit een door een consultant opgesteld taxatierapport op basis van marktvoorwaarden bleek dat de brutomarktwaarde van het Berlaymontgebouw circa 451 miljoen euro zou bedragen. Werden de belastingvrijstellingen van de Commissie in aanmerking genomen, dan zou de waarde circa 379 miljoen euro belopen. De prijs werd vastgesteld op 553 miljoen euro, met inbegrip van 35 miljoen euro aan inrichtingswerkzaamheden (conferentiecentrum, perscentrum, kabinetten van de commissarissen, multimedia-apparatuur).

(22) Artikel 102 van het Financieel Reglement.

(23) Overlegging van verplichte verzekeringspolissen ter dekking van de wettelijke verantwoordelijkheden van de aannemer, zoals de nationale wetgeving vereist, is van wezenlijk belang voor de periode van tien jaar („garantie décennale”) gedurende welke de aannemer verantwoordelijk is. De instellingen hebben zich er dikwijls contractueel toe verbonden, de uit de garantie van tien jaar voortvloeiende rechten van de projectontwikkelaar over te nemen, teneinde het de projectontwikkelaar mogelijk te maken zijn recht op door de instellingen verschuldigde bedragen aan banken over te dragen. In meerdere gevallen werden echter geen verzekeringspolissen verlangd van de projectontwikkelaars (zo vroeg de Commissie hierom alleen voor Euroforum en hebben de Comités dit voor geen van hun gebouwen verlangd). Doen zich problemen voor, dan beschikken de instellingen over beperkte middelen om genoegdoening te verkrijgen. In dergelijke gevallen moeten claims bij onderaannemers worden ingediend. In de meeste overeenkomsten werd de verplichting vastgelegd om door erkende technische controleurs afgegeven certificaten inzake de kwaliteit van werkzaamheden over te leggen. Deze goede praktijk biedt aanvullende zekerheid dat de werken naar behoren worden uitgevoerd.

(24) Krachtens artikel 14 van het Financieel Reglement mogen de Gemeenschap en de door de Gemeenschap opgerichte organen geen leningen aangaan.

(25) Definitieve jaarrekening van de Europese Gemeenschappen — Begrotingsjaar 2005, tabel: „Financiële lease en soortgelijke rechten”, blz. 35.

(26) Zo worden de definitieve investeringskosten voor het Lexgebouw vastgesteld op basis van het rentetarief van Euribor + 1,125. In het geval van D4-D5 was een rentetarief overeengekomen van Euribor + 0,650 (later verlaagd tot Euribor + 0,375). Voor de financiering van de specifieke inrichtingswerkzaamheden van de door de Raad gehuurde gebouwen (Rolin en Woluwe-Heights), een kortetermijnfinanciering met optie van vroegtijdige afbetaling, werden met de projectontwikkelaar hoge rentetarieven (7 %-6 %) overeengekomen.

(27) Advies nr. 10/2005 over het ontwerp voor een verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, paragraaf 21 (PB C 13 van 18.1.2006, blz. 1). Zie ook: Jaarverslag over het begrotingsjaar 1987, paragraaf 10.77; Speciaal Verslag nr. 5/2000 over de uitgaven voor gebouwen van het Hof van Justitie; Advies nr. 4/97 over het voorstel voor een verordening (Euratom, EGKS, EG) van de Raad tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, paragraaf 2.13 (PB C 57 van 23.2.1998).

(28) Zie het antwoord van de Commissie op paragraaf 7.66 van het Jaarverslag over het begrotingsjaar 2000 (PB C 359 van 15.12.2001).

(29) Zie „Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation” van oktober 2005.

(30) Zie Jaarverslag over het begrotingsjaar 2000, paragraaf 7.68.

(31) Verordening (EG) nr. 761/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 19 maart 2001 (PB L 114 van 24.4.2001, blz. 1) en de Aanbeveling van de Commissie van 10 juli 2003 (PB L 184 van 23.7.2003, blz. 19) betreffende het communautaire milieubeheer- en milieuauditsysteem.

(32) Richtlijn 2002/91/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2002 betreffende de energieprestatie van gebouwen (PB L 1 van 4.1.2003, blz. 65).

(33) Jaarverslag over het begrotingsjaar 1999, paragraaf 6.30 (PB C 342 van 1.12.2000).

(34) Zoals het Goldbellgebouw en Jean Monnet gebouw in Luxemburg.

BIJLAGE I BEGROTINGSUITVOERING 2003-2005 Beschrijving 2003 2004 2005 Begrotingskredieten Overdrachten Definitieve kredieten Resultaat Begrotingskredieten Overdrachten Definitieve kredieten Resultaat Begrotingskredieten Overdrachten Definitieve kredieten Resultaat COMMISSIE Huur en jaarlijkse leasebetalingen 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Aankoop van onroerend goed 0 0 0 0 n.v.t. n.v.t. 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EUROPEES PARLEMENT Huur en jaarlijkse leasebetalingen 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Aankoop van onroerend goed 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Voorziening met het oog op investeringen in onroerend goed door de instelling 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 RAAD Huur en jaarlijkse leasebetalingen 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Aankoop van onroerend goed 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 HOF VAN JUSTITIE Huur en jaarlijkse leasebetalingen 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Aankoop van onroerend goed 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ Huur en jaarlijkse leasebetalingen 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Aankoop van onroerend goed 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 COMITÉ VAN DE REGIO'S Huur en jaarlijkse leasebetalingen 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Aankoop van onroerend goed 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 REKENKAMER Huur en jaarlijkse leasebetalingen 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Aankoop van onroerend goed 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 TOTAAL 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

BIJLAGE II LIJST VAN IN DIT VERSLAG VOORKOMENDE GEBOUWEN Commissie Brussel Berlaymont SPA3 Mondriaan Commissie Luxemburg Euroforum Hitec Parlement Brussel D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlement Luxemburg Torens A en B Goldbell KAD Parlement Straatsburg IPE 1, 2 en 3 Comités Brussel Belliard 99-101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Raad Brussel Lex Woluwe-Heights Rolin Hof van Justitie Luxemburg Uitbreiding van het Palais Geos Tbis Allegro

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT 11. Tekstvak 1. De prijs die het Europees Parlement heeft betaald voor de aankoop van de gebouwen IPE 0, 1, 2 en 3 was het resultaat van complexe onderhandelingen waaraan werd deelgenomen door meerdere partijen, en in het bijzonder de Stad Straatsburg en de Franse staat als gastland van de zetel van de instelling. Bij de vaststelling van de prijs zijn alle elementen van het dossier in aanmerking genomen: de juridische implicaties van de gekozen financieringswijze voor de bouw van de gebouwen, de prijs van de bouwgrond, de deelname aan de onderhandelingen door particuliere investeerders als eigenaars van de gebouwen, de vaststelling van de waarde van de gebouwen, de begrotingsvereisten van de Stad Straatsburg en de deelname van de Franse staat. Hoewel de in 1979 ondertekende overeenkomsten geen clausule bevatten op grond waarvan de door de instelling betaalde huursommen in aanmerking zouden worden genomen bij eventuele aankoop van de gebouwen — een aankoop waarvoor destijds geen plannen bestonden — hebben de betaalde huursommen toch een van de parameters gevormd voor de onderhandelingen over de definitieve koopprijs van de gebouwen. 17. In 2001 werd aan de hand van de analyse van de beschikbare gegevens een raming van de behoefte aan nieuwe gebouwen opgemaakt, die werd ingevoegd in de langetermijnplanning. De ramingen en de planning werden tussen 2001 en 2005 voortdurend bijgewerkt om rekening te houden met de veranderingen ten opzichte van de bekende behoeften aan kantoorruimte als gevolg van diverse factoren: a) besluiten inzake nieuwe posten zijn jaarlijks en niet meerjaarlijks; b) specifieke behoeften als gevolg van de toename van het aantal officiële talen, van het aantal lidstaten en van het aantal personeelsleden (de ramingen werden nader bijgesteld op grond van een gedetailleerde beoordeling); c) de toegenomen bevoegdheden van het Parlement als gevolg van het Verdrag van Nice. Het secretariaat-generaal onderging een aanzienlijke herstructurering om de dienstverlening aan de leden te kunnen verbeteren (het „Raising the Game”-beleid). Ondanks de toename van de productiviteit steeg het aantal personeelsleden en veranderde de verhouding tussen het aantal personeelsleden in Luxemburg en dat in Brussel. Bovendien was in de planning van 2001 voorzien dat de gebouwen D4 en D5 in 2004/2005 zouden worden opgeleverd. Deze planning moest echter om diverse redenen worden bijgesteld: de noodzaak volledig te voldoen aan de Europese wetgeving inzake overheidsopdrachten, de moeilijkheden waarmee de onderhandelingen over zo'n complex contract gepaard gingen, de tijd die nodig was om te verzekeren dat zo'n groot complex in de omgeving zou worden ingepast op een wijze die rekening hield met de wensen van de omwonenden. 43. Het ontbreken van een studie met het oog op een betere energie-efficiëntie van de gebouwen is te wijten aan de door de Rekenkamer geanalyseerde ontwerpen (bijlage II van de opmerkingen): deze hebben betrekking op gebouwen die door het Parlement worden gehuurd (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Toren A en Toren B, Goldbell), op gebouwen die oorspronkelijk door het Parlement werden gehuurd en pas later zijn aangekocht (KAD, IPE 0, 1, 2 en 3) of op gebouwen waarvoor een openbare raadpleging heeft plaatsgevonden en waarvoor koop- of erfpachtovereenkomsten zijn gesloten ((D4-D5 en Atrium). Het Parlement heeft geen rol gespeeld bij de planning van het Atrium-gebouw, maar heeft gedaan weten krijgen dat er in de gebouwen D4-D5 zonnepanelen en energieterugwinningssystemen werden geïnstalleerd. Ook andere projecten zijn aan gedetailleerde milieustudies onderworpen. Het meest recente geval betreft de uitbreiding van het KAD-gebouw in Luxemburg, maar reeds in 1992 had het Parlement verzocht de mogelijkheden van het gebruik van milieuvriendelijke airconditioning in het LOW-gebouw te onderzoeken. 51 en 58. De Rekenkamer beveelt aan de interinstitutionele samenwerking te versterken, met name voor wat betreft de langetermijnplanning van de behoeften van de instellingen, de vaststelling van een gezamenlijk vastgoedbeleid en meer in het algemeen, de informatie-uitwisseling over de handelwijzen van elk van de instellingen ten aanzien van de gebouwen. Het Europees Parlement deelt deze opvatting. Er zij in dit verband aan herinnerd dat het in zijn resolutie van 26 september 2006 over de kwijting voor de uitvoering van de begroting 2004 zijn Administratie opdroeg „om in overleg met de andere instellingen van de Unie een verslag op te stellen waarin wordt onderzocht of het mogelijk zou zijn een Europese gebouwendienst in te stellen die de verantwoordelijkheid krijgt voor de bouw en het onderhoud van de gebouwen van de EU-instellingen en -organen”. Dit verslag moet uiterlijk op 1 oktober 2007 aan de Commissie begrotingscontrole van het Parlement worden voorgelegd. 58. Zie antwoord onder punt 51.

ANTWOORDEN VAN DE RAAD Voetnoot 25. De rentetarieven voor de inrichting van Rolin en Woluwe Heights moeten vergeleken worden met die van een kortetermijnfinanciering met de mogelijkheid tot vervroegde afbetaling. In beide gevallen heeft de Raad die mogelijkheid benut, en de totale kosten van de inrichting van die gebouwen werden in het jaar van de oplevering of in het jaar erna afbetaald. De aangerekende rentetarieven kunnen derhalve niet als hoog worden aangemerkt. 43. Het secretariaat-generaal van de Raad beveelt de Rekenkamer aan om in de beschrijving van de milieu-effectbeoordelingen van gebouwen nota te nemen van de maatregelen die het secretariaat-generaal op dit gebied genomen heeft. Die maatregelen behelsden met name het volgende: a) In 2006 is onder toezicht van het Brussels Instituut voor Milieubeheer een uitgebreide audit gehouden inzake het energieverbruik van het Justus-Lipsiusgebouw. Er zij bijvoorbeeld op gewezen dat dit gebouw de hoogste productie van fotovoltaïsche elektriciteit in het Brusselse Gewest heeft. b) Voor het Lex-gebouw is een diepgaande studie verricht om de prestaties op het gebied van duurzame ontwikkeling te verbeteren. Verscheidene maatregelen hebben geresulteerd in een aanzienlijke verlaging van de CO2-productie van het gebouw (warmtekrachtkoppeling, warmtepompen, automatisch uitschakelen van lichten enz.).

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE SAMENVATTING I–III. De Commissie past momenteel haar vastgoedbeleid in Brussel en Luxemburg aan, en de nieuwe mededeling hierover zal vóór het zomerreces van 2007 worden aangenomen. De Commissie is van mening dat een aantal structurele wijzigingen nodig is voor de toekomst, teneinde de doeltreffendheid en de doelmatigheid van haar vastgoedbeleid en de levenskwaliteit van haar personeel en van de omwonenden op duurzame wijze te verbeteren. De Commissie zal bij de evaluatie van haar vastgoedbeleid, dat een strategie zal omvatten die erop is gericht het personeel in minder, maar grotere gebouwen te huisvesten, verschillende aspecten in aanmerking nemen: prijs-kwaliteitsverhouding, de evolutie van de gemiddelde marktprijs/m2 voor kantoorgebouwen, het leegstandspercentage van kantoorgebouwen, de evolutie van de in gebruik zijnde oppervlakte, de locatie en het gebruik van de gebouwen, en de toekomstige behoeften. De Commissie zal het resultaat van de intensivering van haar aankoopbeleid en de daaruit te trekken conclusies analyseren: de Commissie moet nu een beleid voor het onderhoud en de renovatie van gebouwen vaststellen om deze in goede staat te houden en voor de gevallen waarin de levensduur van een gebouw ten einde loopt, een strategie voor het slopen en het opnieuw oprichten van gebouwen uitstippelen. De voorbije jaren is ook in toenemende mate aandacht besteed aan beveiliging en veiligheid, hetgeen van invloed is geweest op de wens van de Commissie het gemengde gebruik van haar gebouwen te ontwikkelen. Ten slotte zal de Commissie haar samenwerking met de plaatselijke autoriteiten evalueren. IV. De Commissie heeft een dergelijk langetermijnkader voor het vastgoedbeleid vastgesteld, namelijk het Multi-Annual Policy Framework (MAFP — meerjarig beleidskader), een voortschrijdend plan dat jaarlijks met een perspectief van 5-10 jaar wordt besproken. De Commissie, die reeds deelneemt aan de twee interinstitutionele werkgroepen, in Brussel en in Luxemburg (1), is bereid te onderzoeken in hoeverre dit kader als grondslag voor een interinstitutioneel kader kan dienen. V. De Commissie geeft de absolute prioriteit aan aankoop of langlopende huurcontracten en heeft alleen in uitzonderlijke gevallen kortlopende contracten gesloten. Het beleid waarbij langlopende, op aankoop gerichte contracten worden gesloten, moet worden verankerd in een duidelijk beleid inzake de stadsdelen waar de aanwezigheid van de Commissie moet worden ontwikkeld. In Brussel worden langlopende contracten gesloten indien het doel is het gebouw aan te kopen volgens het systeem van de uitgestelde betalingen. Korter lopende contracten met een looptijd van ongeveer 15 jaar worden gesloten met het oog op het verkrijgen van het vruchtgebruik, een formule die economisch gezond is. In Luxemburg wordt momenteel alleen in afwachting van de bouw van JMO2 gebruikgemaakt van kortlopende contracten. Voor het overige worden langlopende contracten met koopoptie gesloten. VI. De Commissie is er voorstander van dat haar diversificatiebeleid, dat moet worden gezien in het kader van een strategie op zeer lange termijn en waarbij factoren zoals verwachte behoeften, mobiliteit en de inbreng van het gastland in acht worden genomen, wordt voortgezet en versterkt. VII. De diensten van de Commissie bereiden momenteel een mededeling over het vastgoedbeleid voor, die een nieuwe procedure zal omvatten om vast te stellen welke gebouwen geschikt zijn om te worden gehuurd of gekocht en waarvan ook een uitgebreide raadpleging van de markt deel zal uitmaken. Niettemin slaagt de Commissie erin onderhandelingen te voeren en af te sluiten waarin gemiddelde marktprijzen worden bedongen of zelfs prijzen die lager zijn, en behaalt zij goede resultaten, ook in vergelijking met andere particuliere en institutionele actoren die op dezelfde locaties aanwezig zijn. VIII. Bovenop de stabiliteit die is verkregen door haar aankoopbeleid komt dat de Commissie ook een nieuwe methode voor de financiering van aankopen heeft ingevoerd. Zowel juridisch als financieel is een aankoop met uitgestelde betaling eenvoudiger dan de vroegere erfpachtcontracten (leasehold contracts/emphythéose). IX. De Commissie is vastbesloten zich in te zetten voor de interinstitutionele samenwerking op alle gebieden (milieu- en energievraagstukken, planning, methodologie voor het evalueren van de behoeften, beproefde methoden enz.). X. Zoals in de paragrafen 50 tot 58 is aangegeven, is de Commissie voornemens in het nieuwe, later dit jaar door het College aan te nemen vastgoedbeleid, de aanbevelingen van de Rekenkamer te volgen. OPMERKINGEN 6. De Commissie heeft twee mededelingen (2) gepubliceerd over de behoeften aan personeel na de uitbreiding van de EU met tien, respectievelijk twee lidstaten. Deze mededelingen hebben als grondslag gediend voor de jaarlijkse verzoeken om posten en bijgevolg ook voor de prognoses inzake kantoorruimte. 8. Eerste streepje — Zie het antwoord bij paragraaf 6. 8. Tweede streepje — DG ADMIN bereidt momenteel, in nauwe samenwerking met de bureaus voor infrastructuur en logistiek, een langetermijnstrategie voor die ten doel heeft (tot 2025) te voldoen aan de behoefte aan gebouwen in zowel Brussel als Luxemburg en waarin ook aandacht wordt besteed aan alternatieve locaties of aanvullende oplossingen voor de stadsdelen waar de Commissie in Brussel reeds is gevestigd. 9. De Commissie zal zich ervoor blijven beijveren dat de instellingen hun vastgoedbeleid gezamenlijk, of in ieder geval op geïntegreerde wijze, vaststellen en ten uitvoer leggen. Hoewel deze samenwerking niet altijd mogelijk is, omdat elke instelling haar eigen specifieke behoeften en prioriteiten heeft, is toch enige vooruitgang geboekt. In Brussel maken alle instellingen deel uit van een werkgroep (ILISWG — Interninstitutionele werkgroep voor infrastructuur, logistiek en interne diensten), waarvan de opdracht ook de uitwisseling van informatie over de ontwikkeling van de vastgoedmarkt en van de behoeften van de instellingen omvat. In Luxemburg werken alle instellingen samen via een comité van hoofden van administratieve diensten en een interinstitutionele werkgroep „gebouwen”. 10. Het beleid waarbij de voorkeur wordt gegeven aan aankoop boven het huren van gebouwen is vrij recent, zodat een deel van de genoemde 38 % van de oppervlakte als gevolg van in het verleden aangegane langetermijnverplichtingen nog steeds wordt gehuurd. De aankoop van een gebouw is bovendien niet altijd de beste oplossing (bv. het gebouw waarin de informatie- en communicatietechnologie-infrastructuur is ondergebracht, aangezien dit soort gebouwen technologisch snel verouderd is), en in dat geval kan het beter zijn om te huren. In uitzonderlijke gevallen is aankopen wellicht zelfs niet mogelijk (zie het antwoord bij paragraaf 27, tekstvak 3). Tot slot worden krachtens het PPI ook belastingvrijstellingen verleent in andere gevallen dan volle eigendom, namelijk wanneer voor een gebouw een vruchtgebruikcontract wordt gesloten. 11. De Commissie heeft één gebouw aangekocht (haar conferentiecentrum Albert Borschette — CCAB), dat vroeger werd gehuurd. Wanneer een gebouw wordt gehuurd, is de eigenaar ervan, zelfs wanneer dat gebouw (financieel) is afgeschreven, wettelijk verplicht het op zijn kosten en gedurende de hele huurperiode in goede staat te houden. Er is derhalve weinig ruimte om tijdens de looptijd van het contract een huurvermindering te bedingen. Bovendien is, wanneer langlopende contracten worden gesloten, de huur reeds lager dan in geval van kortlopende huurcontracten. Ten slotte wordt de hoogte van de huurprijzen ook bepaald door de marktvoorwaarden en bijgevolg moet de huur, zelfs wanneer het contract in een herziening ervan voorziet, worden vergeleken met de actuele huurprijzen en niet alleen worden gezien in het licht van de afschrijving. De Commissie onderhandelt echter over een herziening van de huurprijzen telkens dit mogelijk is. Zo werd in 2005 bijvoorbeeld vóór de afloop en de verlenging van het contract voor het gebouw SC15 opnieuw over dit contract onderhandeld. Deze onderhandelingen leidden tot een vermindering van de huurprijs met ongeveer 40 %. 12. Tekstvak 2 — De eigenaar van het Mondriaan-gebouw is een Duits fonds dat vooral is geïnteresseerd in het genereren van een stabiele cashflow op lange termijn. Daarom was het, ondanks inspanningen van de Commissie, niet geïnteresseerd in de verkoop van het gebouw. De Commissie heeft voor het gebouw niettemin een vruchtgebruikcontract gesloten, omdat het op dat ogenblik het enige gebouw in dat stadsdeel was dat voldeed aan de behoeften van de Commissie inzake omvang, kwaliteit en locatie, aangezien het zeer dicht in de buurt van het gebouw SDME was gelegen, waar andere delen van hetzelfde directoraat-generaal waren gehuisvest. De voorwaarden van vruchtgebruik zijn evenwel moeilijk te vergelijken met die van erfpacht. 13-14. De Commissie heeft herhaaldelijk officieel verklaard dat zij voorstander is van een combinatie van centralisering en spreiding van haar diensten, om de druk op de Europese wijk te verminderen. In het kader van het bestaande beleid heeft de Commissie gezorgd voor een grotere spreiding van haar gebouwen. In Brussel, waar zij 82,5 % van haar kantoorruimte heeft, bevindt 82 % daarvan zich in de Europese wijk en 18 % elders, waarbij het Madou-gebouw wordt geacht buiten de Europese wijk te liggen, omdat het zich aan de uiterste rand ervan bevindt. In Luxemburg, waar de Commissie 17,5 % van haar kantoorruimte heeft, bevindt 72 % daarvan zich op de Kirchberg en 28 % elders. De Commissie bevindt zich, hoewel haar gebouwenstrategie in de Europese wijk vrij voorspelbaar is, niettemin vaak in een gunstige onderhandelingspositie voor oppervlakten waarvoor er weinig gegadigden zijn. De Commissie heeft niet alleen de locaties Beaulieu en Genève in Brussel verder ontwikkeld, maar zij overweegt in het licht van het nieuwe beleid tevens andere opties. Na een beleid voor de locatie van de agentschappen te hebben vastgesteld, heeft zij een gebouw gehuurd voor het uitvoerende agentschap van DG EAC. Dit gebouw bevindt zich in Evere, een eind buiten de Europese wijk. Voorts heeft de Commissie onlangs voor de evaluatiewerkzaamheden voor het zevende kaderprogramma voor onderzoek een gebouw gehuurd in de buurt van het Noordstation (het gebouw Covent Garden met een oppervlakte van 14 000 m2). 15. De Commissie blijft streven naar nauwere samenwerking met het gastland. In 2003 werd in België de directeur van het OIB aangewezen als de vertegenwoordiger van de Commissie bij het overleg met de bevoegde autoriteiten over de ontwikkelding van de Europese wijk; deze neemt ook deel aan de bijeenkomsten van het „Fonds Europese Wijk”. Sinds 2005 komt een interinstitutionele ad-hoctaskforce EU-België om de twee maanden samen met vertegenwoordigers van het federale, regionale en lokale niveau om kwesties in verband met het vastgoedbeleid te bespreken. In Luxemburg onderhandelt de Commissie momenteel (februari 2007) over een overeenkomst met de Luxemburgse staat voor haar hoofdgebouw. De overeenkomst zal voorzien in de kosteloze terbeschikkingstelling van een terrein voor de oprichting van het gebouw JMO2. Zodra de overeenkomst is ondertekend, zal de Commissie haar vastgoedbeleid voor Luxemburg vaststellen. 17. Een van de beginselen van het nieuwe vastgoedbeleid is, de diensten van de Commissie te huisvesten in een kleiner aantal grotere gebouwen, waardoor de effecten van de jaarlijkse geleidelijke verhoging van het personeelsbestand van de DG's en van interne reorganisaties zou worden afgezwakt. De betrokken diensten van de Commissie (de directoraten-generaal ADMIN, OIB en OIL) werken momenteel een op het COMREF (een personeelsdatabase) gebaseerde procedure uit om het aantal personen te ramen dat in haar gebouwen moet worden gehuisvest. Dat het HITEC-gebouw (5 000 m2) bijna een jaar heeft leeggestaan was veeleer het gevolg van een vertraging in de selectieprocedure voor de vertalers voor de talen van de nieuwe talen dan van het feit dat de Commissie haar behoeften te hoog had ingeschat. 18. Tot de taken van de interinstitutionele werkgroepen, zowel in Brussel als in Luxemburg, behoort ook de vaststelling van gemeenschappelijke indicatoren en criteria, en de vertegenwoordigers van de Commissie dragen daaraan actief bij. 19. Voor de algemene huisvestingsplanning wordt de norm van 35 m2 per persoon gehanteerd. Eerste streepje — Het deel van de „handleiding huisvestingsvoorwaarden” dat de criteria voor de toewijzing van kantoorruimte aan de DG's betreft, werd op 16 januari 2007 door de raad van bestuur van het OIB goedgekeurd. Zodra het advies van het Luxemburgse Comité voor veiligheid en hygiëne op het werk beschikbaar is (naar verwachting in het voorjaar van 2007), zal de raad van bestuur van het OIL dit document eveneens goedkeuren. Het zal dan zowel voor het OIB als voor het OIL gelden. Tweede streepje — Een soortgelijke aanpak zal in Luxemburg worden gehanteerd. 21-23. De Commissie is van mening dat de inrichtingswerkzaamheden een bestanddeel vormen van de procedure van gunning via onderhandelingen waarvan wordt gebruikgemaakt bij het zoeken naar een gebouw dat volledig in overeenstemming is met de „Manuel des normes applicables à l'immeuble type” (MIT). Indien de werkzaamheden door een andere aannemer onder de verantwoordelijkheid van de Commissie zouden worden uitgevoerd, zou dit ertoe kunnen leiden dat de Commissie gedurende de hele renovatieperiode huur betaalt voor een gebouw dat niet aan de voorschriften voldoet. Indien de aannemer zou nalaten deze werkzaamheden correct en tijdig uit te voeren, zou dit voorts tot gevolg kunnen hebben dat de financiële belangen van de EU ernstig worden geschaad. Bij de oprichting van een gebouw op grond waarvan zij eigenaar is of bij de renovatie van een gebouw dat haar eigendom is — beide zouden vrij snel het geval kunnen zijn, in Luxemburg voor het gebouw JMO2 en in Brussel voor Cornet-Leman — zal de Commissie overgaan tot een aanbesteding voor de uitvoering van werken. Voor een aantal vastgoedprojecten met een uitsluitend technisch doel (centrale keukens, archiefruimte, datacentrum, conferentiegebouw, gebouw voor logistieke voorzieningen) vond een openbare raadpleging van de markt plaats. In het nieuwe vastgoedbeleid zal ter bevordering van de concurrentie en van de transparantie worden voorzien in een uitgebreide raadpleging van de vastgoedmarkt. 24. Bij de huur van een gebouw gelden door vraag en aanbod bepaalde marktvoorwaarden, die in het bijzonder verband houden met de locatie en de overeenkomstige waarde van het gebouw, zoals uitgedrukt in de prijs van de grond. Zoals de Rekenkamer terecht vaststelt, geldt de definitie van een „redelijke winst voor projectontwikkelaars” alleen voor gebouwen die worden opgetrokken om aan specifieke behoeften te voldoen. Wanneer een gebouw wordt opgetrokken op grond die eigendom is van een van de instellingen, zou de betaalde prijs nauw moeten aansluiten bij de kosten (met inbegrip van een redelijke winst) die zijn gemaakt door degene die het heeft gebouwd. De prijs zou het resultaat moeten zijn van verscheidene aanbestedingen voor de werken, leveringen en diensten die nodig zijn voor het oprichten van het gebouw. 27. In 2003 heeft de Commissie de voorkeur gegeven aan kopen of huren boven bouwen: de Commissie verkoos bijgevolg te betalen tegen marktvoorwaarden, in plaats van bouwkosten te dekken. De feitelijke prijs hangt uiteindelijk af van zowel objectieve factoren (locatie, omvang, kwaliteit, marktvoorwaarden) als subjectieve factoren, zoals de prioriteiten van verkoper en koper en de financiële randvoorwaarden waaraan beiden zijn onderworpen. Af en toe, bv. voor grote gebouwen zoals Madou, kan de Commissie in die zin gebruikmaken van haar onderhandelingspositie, dat zij dan een van de weinige actoren is die in staat zijn het hele gebouw te huren of te kopen. Tekstvak 3 — Wat het SPA3-gebouw betreft, is de raming van de consultant slecht één, indicatief element van het onderhandelingsdossier. De uiteindelijke prijs is wat hij is, namelijk het resultaat van onderhandelingen. En zelfs al zou de deskundigenraming enkele fouten bevatten, dan hebben deze de raming in beide richtingen beïnvloed en bedroeg het verschil met de betaalde prijs 4 %, hetgeen wordt geacht binnen een aanvaardbare marge te liggen. Zoals vermeld in het antwoord bij paragraaf 12, tekstvak 2, was de onderhandelingspositie van de Commissie beperkt, aangezien het Mondriaan-gebouw het enige aanvaardbare gebouw was dat voldeed aan de behoeften van DG RTD, namelijk onderbrenging in twee grote gebouwen. Dit directoraat-generaal was voordien immers over vijf gebouwen verspreid. Door de omvang van het gebouw (ongeveer 20 000 m2) kon bovendien worden bespaard op de exploitatiekosten (onderhoud, beveiliging) en gezien de kwaliteit van het gebouw was de Commissie van oordeel dat zij een goede deal had gesloten. Dit gebouw gaf de Commissie de mogelijkheid de in de mededeling van 2003 over het gebouwenbeleid (COM(2003) 755) vastgelegde doelstellingen te bereiken, namelijk onderbrenging van de diensten in minder en grotere gebouwen en verschaffing van een werkomgeving van hoge kwaliteit aan het personeel. 29. In het convenant tussen België en de Commissie werden de algemene beginselen voor de inrichtingswerkzaamheden van het Berlaymont-gebouw neergelegd. Een tweede, gedetailleerder document werd op 17 juli 2001 door de Commissie, België en SA Berlaymont 2000 ondertekend, waarin de prijs, termijnen en kwaliteitsnormen nauwkeurig werden vastgelegd. Mocht op grond van de bouw- en inrichtingskosten over de prijs zijn onderhandeld, dan zou deze veel hoger hebben gelegen. Volgens SA Berlaymont 2000 bedraagt de totale kostprijs van het gebouw, exclusief 125 miljoen EUR voor het verwijderen van asbest, ongeveer 670 miljoen EUR. De termijnaflossingen voor de erfpacht werden echter vastgesteld op basis van een waarde van 553 miljoen EUR. 30. Bij het begin van een onderzoek van een gebouw verlangt de Commissie een reeks verplichte certificaten en verzekeringspolissen. Sinds 2004 wordt voor de gebouwen die de Commissie aankoopt (Berlaymont, Madou en Beaulieu 25) systematisch gezorgd voor een verzekeringspolis die in een tienjarige aansprakelijkheid voorziet. Belangrijke gebreken blokkeren de voorlopige aanvaarding van het gebouw en de overeenkomstige betalingen. Kleinere gebreken, die moeten worden verholpen tussen de voorlopige en de definitieve aanvaarding, zijn gedekt door een percentage van de door de aannemer gestelde financiële zekerheid (doorgaans circa 5 % van de uitvoeringsgarantie). Wanneer na de definitieve aanvaarding een belangrijk gebrek aan het licht komt, wordt de wettelijk vereiste tienjarige aansprakelijkheid of de garantie op materiaal en installaties geactiveerd. Tekstvak 5 — Voor het gebouw Euroforum werden voor de aanvaarding van de werken en de vrijgave van de garanties de voor de Luxemburgse locatie geldende procedures gevolgd. Een eerste garantie, in verband met de tijdige oplevering van het gebouw (in dit geval 500 000 EUR), werd vrijgegeven drie maanden na het betrekken van het gebouw, en pas nadat Euroforum een boete van 93 000 EUR voor de te late oplevering van het gebouw had betaald. 95 % van een tweede garantie, een uitvoeringsgarantie voor de werken en installaties (in dit geval 2 500 000 EUR) werd vrijgegeven 17 maanden na de aanvaarding (3) en het betrekken van het gebouw, nadat Euroforum SA alle belangrijke gebreken had verholpen. Ten slotte werd een op de resterende 5 % betrekking hebbende garantie (125 000 EUR) ingehouden voor het verhelpen van een aantal kleinere gebreken. Hoewel dit bedrag toereikend en de aanpak derhalve aanvaardbaar werd geacht, is de Commissie bereid de goede praktijk van het Parlement over te nemen. Behalve door bovengenoemde garanties wordt de tweejarige en de tienjarige aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering ook gedekt door een verplichte, door het contract betreffende het gebouw Euroforum opgelegde verzekeringspolis. 31. De lengte van deze termijn is een compromis tussen de volledigheid van de controles en de wens van de instelling het gebouw te betrekken, en hangt af van de complexiteit van de projecten en de beschikbare middelen. De Commissie acht een termijn van enkele weken voldoende om de belangrijke gebreken vast te stellen, aangezien de resterende kleinere gebreken gedekt zijn door de financiële garantie en de grote, maar verborgen defecten door de tienjarige aansprakelijkheid. In alle gevallen worden alle belangrijke controles op het gebied van veiligheid en gezondheid door gecertificeerde bedrijven uitgevoerd en gecontroleerd voordat een gebouw wordt betrokken. 33. Tot nog toe heeft de Commissie, precies om de door de Rekenkamer vermelde redenen en uiteraard ook omdat geen grond beschikbaar werd gesteld, nooit zelf een gebouw laten optrekken. Voor twee nieuwe projecten (JMO2 in Luxemburg en de crèche Cornet-Leman in Brussel) zal de Commissie, die zich bewust is van het financiële voordeel, voor de oprichting, respectievelijk renovatie ervan met de nationale autoriteiten samenwerken. 34. De Commissie is van mening dat, zelfs al kost de nieuwe financiële constructie enkele basispunten, de verkregen marges in vergelijking met andere constructies niettemin zeer concurrerend zijn. 36. Door de toepassing van het nieuwe systeem (uitgestelde betalingen) werd het financieringspercentage voor het gebouw Madou met een negatieve marge van –0,01 % vastgesteld. Deze marge is vastgesteld op basis van de curve van de vaste swaprente. Voor de aankoop van het gebouw Beaulieu 25 bedroeg de op basis van de curve van de vaste swaprente vastgestelde marge in 2006 +0,008 %. Tekstvak 6 — De analyse van deze zaak moet in haar historische context worden gezien. Na langdurige onderhandelingen in 2001/2002 werd een algemene overeenkomst bereikt, die op 28 augustus 2002 aan de raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) (4) werd voorgelegd. De CCAM bracht op 4 december 2002 een gunstig advies uit. Zowel uit economisch als uit functioneel oogpunt (een belangrijke hergroepering van de diensten) waren deze voorwaarden immers gunstig voor de Commissie. Het zou voor de Commissie zeer moeilijk zijn geweest om de onderhandelingen na zes maanden opnieuw te openen, aangezien zij onder druk stond om het Kubus-gebouw te verlaten (zie het antwoord bij paragraaf 41, tekstvak 7), omdat werd geraamd dat de inrichtingswerkzaamheden heel wat langer dan twaalf maanden zouden duren. Sindsdien, en telkens wanneer het vastgoedproject zich daartoe leent, onderhandelt de Commissie afzonderlijk over de technische en functionele aspecten en over de financiering van het project. Met het oog op deze financiering raadpleegt de Commissie de financiële markten ter verkrijging van het best mogelijke resultaat. 37. Als dergelijke kredieten beschikbaar waren, heeft de Commissie deze inderdaad gebruikt om voorziene en onvoorziene betalingen te doen. In het geval van onvoorziene betalingen gaven deze de Commissie de mogelijkheid om opnieuw te onderhandelen over erfpachtcontracten of om contracten voor de uitvoering van werken sneller af te lossen, zij het pas na een zorgvuldig onderzoek van het bedrag van de besparingen en de boeten, dan wel om een gebouw te kopen, en aldus toekomstige besparingen voor de EU-begroting te realiseren. 38. De Commissie past de bepalingen van het Financieel Reglement toe. 41. Er bestaat reeds een zekere mate van samenwerking, in het bijzonder teneinde te voorzien in kortetermijnbehoeften. In Brussel heeft de Commissie speciale regelingen getroffen met het Comité van de Regio's (VM-2), het Europees Parlement (MO75) en de Raad (Infopoint en crèche Dailly). In Luxemburg werden soortgelijke regelingen getroffen tussen de Commissie en de andere instellingen. Het nieuwe vastgoedbeleid zal het resultaat zijn van zorgvuldig overleg en zal, waar nodig, rekening houden met de in het kader van de controles gemaakte opmerkingen van de Rekenkamer, de lopende controle van de DIA en enquêtes onder het personeel. Tekstvak 7 — De Commissie beschouwt het Kubus-gebouw als een geval waarin de belangen van de twee betrokken instellingen uiteenliepen. Positief is echter dat de EU-instellingen in Luxemburg na deze ervaring nauwer zijn gaan samenwerken teneinde hun vastgoedbeleid beter te harmoniseren. 42. De kwestie van een algemene zetelovereenkomst is complex en delicaat, omdat zij zo veelomvattend is, en de Commissie erkent dat noch met de Belgische, noch met de Luxemburgse autoriteiten dergelijke overeenkomsten zijn gesloten. Bij gebrek aan dergelijke overeenkomsten zijn de lacunes op de meeste gebieden aangevuld door het PPI en werden er samenwerkingsregelingen getroffen op specifieke gebieden, bv. op het gebied van de veiligheid, die duidelijk verband houden met gebouwen. 43. Het OIB is een methode ter beoordeling van de „levenscycluskosten” beginnen toe te passen om de totale kosten die tijdens de levenscyclus van een gebouw worden gemaakt te beoordelen, waarbij ook de energie- en de milieuaspecten in aanmerking worden genomen. Deze aanpak heeft als hoofddoel alle kosten in verband met het betrekken van een gebouw te beoordelen, te controleren en te beheren. Deze methode zou naar verwachting in 2007 worden vastgesteld en werd in september 2006 in de vorm van een ontwerp aan de andere instellingen (Europees Parlement, Raad en de Comités) voorgelegd. Sinds 2006 vraagt de Commissie de eigenaar een verslag over de energieprestatie van het gebouw te verstrekken (dit is gebeurd voor Beaulieu 25 en SPA2). 44. Wanneer de Commissie voornemens is een aanbesteding uit te schrijven voor diensten in verband met gebouwen (bv. verzekering, onderhoud, opleidingscursussen in bouwtechnieken, schoonmaak), raadpleegt zij andere instellingen teneinde deze de mogelijkheid te geven zich daarbij aan te sluiten. In Luxemburg is een zeer nauwe samenwerking tot stand gebracht tussen de Commissie, het Vertaalbureau en de Rekenkamer. De Commissie is het er echter mee eens dat nog nauwer kan worden samengewerkt. 45. Sinds de tweede helft van 2006 doet de Commissie altijd een beroep op een extern advocatenkantoor om de gebouwen waarover zij onderhandelt aan een zorgvuldig onderzoek („due diligence”) te onderwerpen. Daarbij worden alle juridische aspecten, contracten met architecten en verzekeringsmaatschappijen, voor het gebouw genomen officiële maatregelen, bouw-, milieu- en urbanisatievergunningen en belastingzaken, zorgvuldig onderzocht. Wat de waardebepaling van de gebouwen betreft, heeft de Commissie een contract met een specialist op dit gebied, en voor technische aspecten met een engineeringbureau. Op