Advies nr. 10/2002

over een voorstel van de Commissie tot wijziging van de oprichtingsbesluiten van de communautaire organen als gevolg van de goedkeuring van het nieuwe Financieel Reglement

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2002/C 285/02)

DE REKENKAMER VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 248, lid 4, tweede alinea,

Gezien het verzoek van de Europese Commissie van 18 juli 2002 om advies van de Rekenkamer over een voorstel tot wijziging van de oprichtingsbesluiten van de communautaire organen (document COM(2002) 406 def.),

BRENGT HET VOLGENDE ADVIES UIT:

1. Het voorstel betreft de volgende onderwerpen in verband met de organen die zijn bedoeld in artikel 185, lid 1, van het nieuwe Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(1) (hierna te noemen "Financieel Reglement van de EG"):

- benoeming en verlenging van de ambtstermijn van de directeur van het orgaan,

- interne audit,

- procedure voor de vaststelling van de financiële regeling van het orgaan,

- voorbereiding en vaststelling van de begroting en de personeelsformatie,

- indiening van de jaarrekening en de kwijtingsprocedure,

- vaststelling van het jaarverslag over de werkzaamheden van het orgaan,

- toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 op documenten van het orgaan.

2. De bepalingen inzake de benoeming van een directeur voor het orgaan laten de mogelijkheid open, zijn ambtstermijn te vernieuwen in een procedure waaraan geen andere kandidaten kunnen deelnemen. Voorgeschreven wordt, dat die verlenging van de ambtstermijn alleen door de Commissie kan worden voorgesteld en dat de raad van bestuur van het orgaan de uiteindelijke beslissing neemt. Volgens de Rekenkamer zou deze procedure ertoe leiden dat de directeur van het orgaan sterker afhankelijk is van de ambtenaren van de Commissie die de verlenging van zijn ambtstermijn moeten voorstellen.

3. De bepaling in verband met de interne audit is een letterlijke herhaling van het bepaalde in artikel 185, lid 3, van het Financieel Reglement van de EG. De Rekenkamer ziet geen enkele reden voor een herhaling van een bepaling die reeds is neergelegd in een wetgevende tekst met gelijke juridische waarde.

4. Het voorstel voorziet niet in raadpleging van de Rekenkamer voordat de financiële regeling van een orgaan wordt vastgesteld of gewijzigd. Voortaan zal alleen de Commissie worden geraadpleegd. In de toelichting geeft de Commissie de volgende rechtvaardiging: "De goedkeuring van de eigen financiële regeling van elk orgaan is de taak van de raad van bestuur van het orgaan of een vergelijkbare interne instantie (na raadpleging van de Commissie). Dat zal aanzienlijk bijdragen aan de harmonisatie van de procedures. In de huidige situatie is de goedkeuring van de financiële regeling van het orgaan een taak van de Raad of van de raad van bestuur, of een vergelijkbare interne instantie, soms in overleg met de Commissie of de Rekenkamer, afhankelijk van het geval. Deze verschillen zijn het gevolg van historische ontwikkelingen op het gebied van de gedecentraliseerde organen, zonder dat er een objectieve reden voor is.". Deze uitleg is onjuist wat de rol van de Rekenkamer betreft. Momenteel bepalen alle oprichtingsbesluiten van de communautaire organen dat de Rekenkamer moet worden geraadpleegd voordat de financiële regeling van een orgaan wordt vastgesteld(2).

De Rekenkamer betreurt dat in het voorstel weinig belang aan de financiële regeling van de communautaire organen wordt gehecht door die organen het advies van de Rekenkamer te ontzeggen. Zij is van oordeel dat de Commissie - gezien haar functie - niet de taak heeft op te treden als financieel geweten van de Gemeenschappen en te zorgen voor naleving van de beginselen van begrotingsrecht en overheidsboekhouding in verband met de financiële regeling van de communautaire organen.

5. Met betrekking tot de opstelling van de begroting wordt bepaald dat:

- de raad van bestuur uiterlijk 15 februari op basis van een voorstel van de directeur een raming van ontvangsten en uitgaven moet opstellen;

- de raad van bestuur uiterlijk 31 maart deze raming en een ontwerp-personeelsformatie naar de Europese Commissie moet zenden;

- de Commissie deze stukken moet toezenden aan het Europees Parlement en de Raad en dat de begrotingsautoriteit beslist over de subsidie en de personeelsformatie;

- de raad van bestuur de definitieve begroting van het orgaan vóór het begin van het begrotingsjaar moet vaststellen.

De Rekenkamer heeft hierop geen commentaar.

6. In verband met de indiening van de rekeningen en de kwijtingsprocedure bepaalt het voorstel het volgende:

- uiterlijk 1 maart na elk begrotingsjaar zendt de rekenplichtige van het orgaan de voorlopige rekeningen naar de rekenplichtige van de Commissie, samen met een verslag over het budgettair en financieel beheer van dat jaar;

- uiterlijk 31 maart zendt de rekenplichtige van de Commissie de voorlopige rekeningen van het orgaan, samen met het verslag over het budgettair en financieel beheer naar de Rekenkamer; het verslag over het budgettair en financieel beheer wordt ook aan de Raad en het Europees Parlement toegezonden;

- na de opmerkingen van de Rekenkamer over de voorlopige rekeningen te hebben ontvangen, stelt de directeur overeenkomstig artikel 129 van het Financieel Reglement van de EG de definitieve rekeningen op;

- de raad van bestuur van het orgaan brengt over deze definitieve rekeningen advies uit;

- uiterlijk 1 juli zendt de directeur de definitieve rekeningen samen met het advies van de raad van bestuur naar het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer;

- uiterlijk 30 september stuurt de directeur aan de Rekenkamer een antwoord op haar opmerkingen. Hij doet dit antwoord ook aan de raad van bestuur toekomen;

- na een met gekwalificeerde meerderheid uitgebrachte aanbeveling van de Raad verleent het Europees Parlement vóór 30 april van het jaar n + 2 kwijting aan de directeur voor de uitvoering van de begroting van het jaar n.

De bepalingen betreffende de voorlopige rekeningen expliciteren hetgeen reeds is opgenomen in het Financieel Reglement van de EG. Toch wil de Rekenkamer herinneren aan haar doctrine terzake, zoals verwoord in haar advies nr. 2/2001(3): "De voorlopige financiële staten moeten volledig en coherent zijn, en binnen de voorziene termijn naar behoren worden opgesteld. Ze zijn slechts voorlopig omdat de Commissie ze nog niet formeel heeft vastgesteld en ze dus eventueel kunnen worden gecorrigeerd op voorstel van de diensten van de Rekenkamer. De taak van deze diensten gaat echter in geen geval zo ver dat de Commissie bijstand wordt verleend bij de opstelling van de definitieve geconsolideerde financiële staten. Deze administratieve en boekhoudkundige bevoegdheid komt alleen de diensten van de Commissie toe en is onverenigbaar met de bevoegdheid van de Rekenkamer als extern controleur.".

7. Wat betreft de jaarlijkse activiteitenverslagen van de communautaire organen acht de Rekenkamer het verbazingwekkend dat de termijn voor de indiening van die verslagen op 15 juni van het jaar n + 1 is bepaald. Zo'n termijn van bijna zes maanden na het einde van het betrokken jaar is te lang. Het betekent dat de Rekenkamer met deze jaarlijkse activiteitenverslagen geen rekening zal kunnen houden, aangezien zij haar opmerkingen over de rekeningen en het beheer van de communautaire organen uiterlijk 15 juni moet toezenden.

8. De Rekenkamer herinnert eraan dat de Commissie in haar voorstel voor een verordening van de Commissie betreffende de in artikel 185 van het Financieel Reglement van de EG bedoelde financiële kaderregeling voor de organen een bepaling(4) heeft voorgesteld volgens welke de directeur wordt ontheven van zijn functies van ordonnateur. De Rekenkamer stemt ermee in dat een dergelijke procedure moet worden ingevoerd als beschermingsmechanisme. Het is echter moeilijk voorstelbaar dat een directeur van zijn functies van ordonnateur wordt ontheven, maar zijn andere taken als directeur van een communautair orgaan blijft vervullen.

Daarom stelt de Rekenkamer voor, een bepaling terzake liever op te nemen in de oprichtingsbesluiten dan in de financiële kaderregeling. Die bepaling zou kunnen luiden: "Teneinde ernstige gevolgen voor de financiële belangen van het communautair orgaan te voorkomen, kan de raad van bestuur besluiten de directeur van zijn functies te ontheffen. In dat geval benoemt hij een voorlopig directeur die in functie blijft totdat de raad van bestuur een definitief besluit heeft genomen.".

Dit advies werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) Artikel 12, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding - Thessaloniki) (PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1).

Artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden - Dublin) (PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1).

Artikel 14 van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (Europees Milieuagentschap - Kopenhagen) (PB L 120 van 11.5.1990, blz. 1).

Artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (Europese Stichting voor opleiding - Turijn) (PB L 131 van 23.5.1990, blz. 1).

Artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving - Lissabon) (PB L 36 van 12.2.1993, blz. 1).

Artikel 57, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad (Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling - Londen) (PB L 214 van 24.8.1993, blz. 1).

Artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk - Bilbao) (PB L 216 van 20.8.1994, blz. 1).

Artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie - Luxemburg) (PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1).

Artikel 12, lid 12, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad (Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat - Wenen) (PB L 151 van 10.6.1997, blz. 1).

Artikel 9 van Verordening (EG) nr. 2667/2000 van de Raad (Europees Bureau voor wederopbouw - Thessaloniki) (PB L 306 van 7.12.2000, blz. 7).

Artikel 25, lid 9, van Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (Europese Autoriteit voor voedselveiligheid) (PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1).

Artikel 52 van Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad (Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart) (PB L 240 van 7.9.2002, blz. 1).

Artikel 21 van Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (Europees Agentschap voor maritieme veiligheid) (PB L 208 van 5.8.2002, blz. 1).

Artikel 37 van Besluit 2002/187/JBZ van de Raad (Eurojust) (PB L 63 van 6.3.2002, blz. 1).

Artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad (Harmonisatiebureau voor de interne markt - Alicante) (PB L 11 van 14.1.1994, blz. 1).

Artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (Communautair Bureau voor plantenrassen - Angers) (PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1).

(3) PB C 162 van 5.6.2001, blz. 1, toelichting bij artikel 118.

(4) Artikel 46 van SEC(2002) 836 def. van 17 juli 2002.