“Sociaal kopen — Gids voor de inachtneming van sociale overwegingen bij overheidsaanbestedingen (tweede editie)”

(2021/C 237/01)

INHOUDSTAFEL

Inleiding 4

Hoofdstuk 1 Definitie, doel en voordelen van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten 4

1.1. Definitie van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten 4

1.2. Het in kaart brengen van de sociale doelstellingen bij overheidsopdrachten 6

1.3. Doel en voordelen van MVOO 9

1.4. Wisselwerking met beleid en wetgeving op EU- en internationaal niveau 11

Hoofdstuk 2 Een organisatiestrategie voor sociaal kopen 16

2.1. Het creëren van engagement voor MVOO 16

2.2. Het vaststellen van de doelstellingen 17

2.3. Raadpleging van belanghebbenden 17

2.4. Het beoordelen van de risico’s, het prioriteren van opdrachten en het vaststellen van streefcijfers 20

2.5. Het creëren van draagvlak voor MVOO in aanbestedingsprocedures en -beleid 22

2.6. Het monitoren en evalueren van de vorderingen 23

Hoofdstuk 3 Het vaststellen van de behoeften en het plannen van overheidsopdrachten 25

3.1. De rol van behoefteanalysen binnen MVOO 25

3.2. Marktdialoog 27

3.3. Soort opdracht 31

3.4. Het kiezen van een procedure 33

3.5. Het vaststellen van en kritisch bekijken van het bestek 35

3.6. Het gebruik van facultatieve velden in standaardformulieren 35

Hoofdstuk 4 De aanbestedingsprocedure 36

4.1. Het vaststellen van het voorwerp van de opdracht en het bepalen van de toepasselijke regels 36

4.2. De lichte regeling 38

4.3. Voorbehouden 41

4.4. Technische specificaties 43

4.5. Inachtneming van het sociaal en arbeidsrecht en de collectieve arbeidsovereenkomsten 46

4.6. Uitsluitings- en selectiecriteria 48

4.7. Gunningscriteria 51

4.8. Het evalueren van inschrijvingen en het verifiëren van MVOO-verbintenissen 54

4.9. Abnormaal lage inschrijvingen 57

Hoofdstuk 5 Het vaststellen en handhaven van de opdrachtvoorwaarden 58

5.1. MVOO-verbintenissen in de praktijk brengen 58

5.2. Contractuele uitvoeringsvoorwaarden 59

5.3. Aanbesteding van opdrachten met sociale resultaten 63

5.4. Controle van de naleving 64

5.5. Onderaanneming 65

5.6. Het ondervangen van problemen 67

5.7. Het trekken van lessen voor toekomstige opdrachten 68

De tweede editie van de gids is samengesteld in het kader van overeenkomst nr. SI2.801176 — 728/PP/GRO/SME/18/D/021a tussen de Europese Commissie en ICLEI — Lokale overheden voor duurzaamheid, met steun van Public Procurement Analysis (PPA). Noch de Europese Commissie, noch enige persoon die optreedt in naam van de Commissie kan verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik dat kan worden gemaakt van de gegevens in deze publicatie. Belangrijke opmerking Deze gids is bedoeld als leidraad voor aanbestedende diensten en het stimuleren van goede praktijken. De gids is een niet-bindend document dat geen afbreuk doet aan de rechten en verplichtingen uit hoofde van de EU-wetgeving. De gids is onderhevig aan veranderende aanbestedingspraktijken en de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie, het enige orgaan dat de bevoegdheid heeft om een bindende interpretatie van het Unierecht te geven. De in dit document voorgestelde concepten, ideeën en oplossingen doen geen afbreuk aan de nationale wetgeving en moeten mogelijk worden aangepast op basis van de nationale rechtskaders. Hoewel de informatie in deze gids zorgvuldig is gecontroleerd, aanvaardt de Europese Commissie geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de specifieke zaken waarnaar verwezen wordt. Meer informatie over de Europese Unie vindt u op internet (http://europa.eu).

INLEIDING

Bij maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten (MVOO) draait het om het behalen van positieve sociale resultaten bij overheidsopdrachten. Aanbestedingen zijn van invloed op een groot aantal mensen: gebruikers van openbare diensten, personen die betrokken zijn bij productie en levering, of personeel van de aankooporganisatie. Naast de personen die rechtstreeks met MVOO te maken hebben, kunnen MVOO ook gevolgen hebben voor zowel de vraag- als de aanbodzijde van de bredere markt.

Door verstandig in te kopen kunnen aanbestedende diensten werkgelegenheidsmogelijkheden, om- en bijscholing van de beroepsbevolking, fatsoenlijk werk, sociale insluiting, gendergelijkheid en non-discriminatie, toegankelijkheid, ontwerpen voor iedereen en ethische handel stimuleren, alsmede een ruimere naleving van maatschappelijke normen nastreven. Voor sommige producten, werken en diensten kunnen de gevolgen hiervan bijzonder belangrijk zijn nu aanbestedende diensten een groot aandeel in de markt hebben, bijvoorbeeld in de weg- en waterbouwkunde, gezondheidszorg en het vervoer.

Teneinde de maatschappelijke uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, moeten overheidsinstanties hun inspanningen opvoeren ten aanzien van alle (sociale/ethische, ecologische en economische) aspecten die samengaan met duurzaamheid. Aanbestedende diensten zijn grote investeerders in Europa en besteden momenteel meer dan 14 % van het bruto binnenlands product van de EU. Door hun koopkracht aan te wenden om voor goederen en diensten te kiezen die daadwerkelijk sociale resultaten opleveren, kunnen zij een grote bijdrage leveren aan duurzame ontwikkeling. Deze gids kan hen hierbij steunen door ook aandacht te besteden aan de sociale dimensie van duurzame overheidsopdrachten.

De huidige COVID-19-pandemie zal waarschijnlijk gevolgen hebben voor de werkgelegenheid, de ongelijkheid doen toenemen, de onzekerheid op de arbeidsmarkt verhogen, de arbeidsomstandigheden van werknemers wereldwijd doen verslechteren, de verstrekking van bepaalde diensten aan personen verder onder druk zetten en de kleinere ondernemingen treffen. In hun herstelstrategieën zullen de EU-lidstaten sociale insluiting en billijkheid moeten bevorderen door middel van onderwijs en vaardigheden, werkgelegenheid en sociale en territoriale cohesie, en erop moeten toezien dat de groene en de digitale transitie banen, duurzame groei en sociaal-economische veerkracht opleveren. Voor het verwezenlijken van deze doelstellingen vormen maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten een krachtig instrument binnen het instrumentarium van de nationale overheden in de EU.

Met dit document wordt beoogd aanbestedende diensten beter bekend te maken met de potentiële voordelen van MVOO en op praktische wijze toe te lichten welke mogelijkheden het EU-rechtskader te bieden heeft. Bij het opstellen van deze gids heeft de Commissie aanbestedende diensten uitgebreid geraadpleegd teneinde goede praktijken en voorbeelden van mogelijk te behalen resultaten in kaart te brengen. Deze voorbeelden komen verspreid in de tekst aan bod.

Deze gids is hoofdzakelijk samengesteld ten behoeve van aanbestedende diensten, maar ook in de hoop andere partijen die bij aanbestedingen betrokken zijn te inspireren, zoals leveranciers, dienstverleners, afnemers uit de particuliere sector en actoren van de sociale economie, met inbegrip van sociale ondernemingen, of ngo’s.

In de hoofdstukken van deze gids komen alle aspecten van het aanbestedingsproces aan bod, ook de aspecten die verder reiken dan de inschrijvingsprocedure zelf. Er wordt toegelicht op welke manier sociale overwegingen in het hele proces kunnen worden meegenomen, met tal van praktijkvoorbeelden met betrekking tot aanbestedende diensten in de EU. In de hoofdstukken 2 tot en met 5 worden de meeste afdelingen gevolgd door een lijst van “goede praktijken”. Deze hebben tot doel de tekst verder te verduidelijken door een concrete samenvatting te geven van de essentiële punten per afdeling, en door aan te geven wat de aanbestedende diensten in de praktijk kunnen doen om op maatschappelijk verantwoorde wijze het aanbestedingsproces aan te gaan.

HOOFDSTUK 1

Definitie, doel en voordelen van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten

1.1 . Definitie van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten

Maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten (MVOO) hebben tot doel een positieve maatschappelijke impact van door de publieke sector afgenomen goederen, diensten en werken te realiseren. Hierbij staat centraal dat aanbestedende diensten niet alleen tegen de laagste prijs of tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding willen inkopen, maar ook willen waarborgen dat overheidsopdrachten maatschappelijke voordelen opleveren (1) en dat eventuele negatieve maatschappelijke gevolgen tijdens de uitvoering van de opdracht worden voorkomen of beperkt. Als aanbestedende dienst kunt u tijdens het gehele aanbestedingsproces sociale doelstellingen in overweging nemen, mits deze niet-discriminerend zijn en verband houden met het voorwerp van de opdracht (2). In de Europese Unie moeten MVOO worden uitgevoerd overeenkomstig de richtlijnen inzake overheidsopdrachten van 2014 (3) en de in het EU-Verdrag (4) en het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie verankerde beginselen, alsook in overeenstemming met internationale overeenkomsten, zoals de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten van de WTO(GPA), de bilaterale vrijhandelsovereenkomsten van de EU met hoofdstukken over aanbesteding (5) en het VN-Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap (6).

MVOO kunnen een krachtig instrument vormen voor zowel het bevorderen van duurzame ontwikkeling als het verwezenlijken van internationale, nationale, regionale of lokale sociale doelstellingen. Bij MVOO worden overheidsopdrachten als strategisch instrument beschouwd voor het efficiënt en duurzaam besteden van overheidsgelden. Hierbij kunnen sociale overwegingen worden gecombineerd met groene (7) en circulaire (8) criteria en innovatiegericht aanbesteden (9) voor een meer holistische benadering van de duurzaamheid van overheidsopdrachten (10). Het verbeteren van de professionalisering van en steun aan aanbestedende diensten kan de succesvolle inzet van sociale overwegingen in hoge mate bevorderen, ook in combinatie met andere overwegingen op het gebied van duurzaamheid en kwaliteit (11).

Maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten helpen overheden hoogwaardige diensten en producten aan hun gemeenschappen te leveren, en aanvullende maatschappelijke en ethische voordelen te realiseren, zelfs bij een krappe begroting, en kunnen bijgevolg helpen de negatieve effecten van de COVID-19-pandemie te ondervangen. Voor het herstel van de pandemie zullen de EU-overheden alle beschikbare hulpmiddelen en instrumenten moeten inzetten om de negatieve sociaaleconomische effecten te bestrijden. De ongekend hoge financiële middelen vanuit de faciliteit voor herstel en veerkracht zullen veelal door middel van overheidsopdrachten worden ingezet. Het is dan ook van cruciaal belang dat aanbestedende diensten maximaal kunnen profiteren van de flexibiliteit van de regels inzake overheidsopdrachten om ervoor te zorgen dat deze middelen zodanig worden gebruikt dat hun gemeenschappen van de best mogelijke positieve sociale en economische resultaten zijn verzekerd. Teneinde de hersteleffecten van deze middelen optimaal te verzilveren, moet niet langer worden ingezet op de laagste prijs, maar moeten overwegingen meespelen met betrekking tot sociale integratie, gelijkheid, eerlijke en inclusieve werkgelegenheid en ethische handelsgoederen.

In deze gids worden verschillende voorbeelden gegeven van MVOO in de praktijk in de hele EU, waarbij verschillende benaderingen en het behalen van daadwerkelijke resultaten worden besproken die hopelijk als inspiratie kunnen dienen. Meer voorbeelden van goede praktijken in de EU en in derde landen vindt u in de twee verslagen “Making socially responsible procurement work — 71 good practice cases” (12) en “Buying for social impact — Good practice from around the EU” (13), beide beschikbaar op de webpagina van de Commissie “Tools voor inkopers bij overheidsinstanties” (14).

1.2. Het in kaart brengen van de sociale doelstellingen bij overheidsopdrachten

Aanbestedende diensten kunnen op een groot aantal verschillende manieren specifieke sociale overwegingen meenemen in hun aankoopbeslissingen. Hieronder ziet u niet-uitputtende lijst van sociale doelstellingen die u door middel van overheidsopdrachten kunt nastreven. Vergeet hierbij echter niet dat naleving van de verplichtingen op het gebied van sociaal en arbeidsrecht, uit hoofde van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten niet facultatief maar verplicht is (15). In hoofdstuk 4 en 5 van de gids leest u hoe u deze kwesties aanpakt tijdens de verschillende fasen van het aanbestedingsproces. Het is aan u te kiezen welke van onderstaande sociale overwegingen van belang zijn voor uw aanbesteding, afhankelijk van uw doelstellingen en het voorwerp van de opdracht.

Het stimuleren van werkgelegenheidskansen en sociale insluiting

MVOO kunnen ten goede komen aan:

— werkgelegenheidskansen voor jongeren en oudere werknemers;

— gendergelijkheid(bijvoorbeeld het bevorderen van het evenwicht tussen werk en privéleven, het terugdringen van sectorale en beroepssegregatie (16) en het waarborgen van gelijke behandeling op het werk;

— werkgelegenheidsmogelijkheden voor mensen die sociale uitsluiting ervaren als gevolg van langdurige werkloosheid, dakloosheid, discriminatie of andere vormen van kwetsbaarheid;

— participatie in de samenleving en werkgelegenheidsmogelijkheden voor personen met een handicap, onder meer door middel van inclusieve en toegankelijke werkomgevingen;

— een beter diversiteitsbeleid, sociale insluiting en werkgelegenheidsmogelijkheden voor mensen uit kansarme groepen (bv. arbeidsmigranten, personen die tot een raciale, etnische of religieuze minderheid behoren, laaggeschoolden, en mensen die het risico lopen op armoede en sociale uitsluiting), en

— het om- en bijscholen van alle werknemers.

Het bieden van kansen voor organisaties van de sociale economie en sociale ondernemingen

Organisaties van de sociale economie en sociale ondernemingen (17) kunnen helpen de voornoemde werkgelegenheidsmogelijkheden en sociale insluiting te realiseren, waarmee uw uitgaven maatschappelijk rendement kunnen opleveren. Zo bieden de richtlijnen inzake overheidsopdrachten ruimte voor het bevorderen van sociale insluiting door opdrachten ten behoeve van arbeidsintegratie voor te behouden aan sociale ondernemingen of marktdeelnemers waarvan minstens 30 % van de werknemers personen met een handicap of kwetsbare werknemers zijn (18). Daarnaast wordt in de richtlijnen het in percelen opsplitsen van opdrachten gestimuleerd, aangezien dit een mogelijk toegankelijkere vorm is voor organisaties van de sociale economie en sociale ondernemingen (19).

Het stimuleren van fatsoenlijk werk

De Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) omschrijft “fatsoenlijk werk” (20) als

“arbeid […] die productief is en een eerlijk inkomen oplevert, in een veilige werkomgeving plaatsvindt onder sociale bescherming, betere vooruitzichten voor persoonlijke groei en sociale integratie biedt, mensen de vrijheid geeft om voor hun belangen op te komen, zich te organiseren en deel te nemen aan de besluitvorming die van invloed is op hun leven alsmede gelijke kansen voor en gelijke behandeling van alle vrouwen en mannen waarborgt”.

Volgens deze definitie en de Agenda 2030 voor duurzame ontwikkeling (21) stimuleert de EU zowel binnen de EU als in de mondiale toeleveringsketens (22):

— werkzekerheid;

— eerlijk loon;

— veilige arbeidsomstandigheden;

— sociale bescherming;

— gelijke kansen voor en gelijke behandeling van alle vrouwen en mannen;

— gendergelijkheid en non-discriminatie bij de toegang tot de arbeidsmarkt;

— sociale dialoog, en

— het waarborgen van de rechten van werknemers.

Het waarborgen van de naleving van de arbeids- en sociale rechten

De EU streeft naar sociale vooruitgang en verbetering van de leef- en werkomstandigheden in Europa (23). Overheidsopdrachten dragen bij aan dit streven door te waarborgen dat leveranciers:

— voldoen aan de toepasselijke verplichtingen op het gebied van het sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Unierecht, interne recht of collectieve arbeidsovereenkomsten;

— de fundamentele IAO-verdragen naleven;

— het beginsel van gelijke behandeling van mannen en vrouwen naleven, met inbegrip van het beginsel van gelijke beloning voor gelijk werk (24) en de bevordering van gendergelijkheid (25);

— de wetten inzake veiligheid en gezondheid op de werkplek naleven, en

— zich inzetten voor de bestrijding van discriminatie op grond van bijvoorbeeld geslacht, leeftijd, handicap, ras of etnische afkomst, godsdienst of overtuiging, seksuele geaardheid, alsook voor het scheppen van gelijke kansen.

Toegankelijkheid en ontwerpen voor iedereen

Het inkopen van goederen, diensten en werken die voor iedereen toegankelijk zijn, ook voor personen met een handicap, is een fundamenteel aspect van MVOO en een verplicht onderdeel van overheidsopdrachten. In artikel 42 van Richtlijn 2014/24/EU, en artikel 60, lid 1, van Richtlijn 2014/25/EU staat het volgende: “[…] moeten deze technische specificaties, uitgezonderd in behoorlijk gemotiveerde gevallen, zodanig worden opgesteld dat rekening wordt gehouden met de criteria inzake toegankelijkheid voor personen met een handicap of de geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers.”

Deze bepaling komt overeen met de verplichting van de nationale autoriteiten om het VN-Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap (UNCRPD) (26) na te leven, waar de EU en alle lidstaten partij bij zijn. Het UNCRPD voorziet in verplichtingen inzake toegankelijkheid, en het hieraan verwante UNCRPD-comité heeft de toegankelijkheid bij overheidsopdrachten als een belangrijk aandachtspunt voor overheden aangemerkt (27).

In het UNCRPD (28) wordt voorts het belang erkend “voor personen met een handicap […] van individuele autonomie en onafhankelijkheid, met inbegrip van de vrijheid hun eigen keuzes te maken” en “dat personen met een handicap in de gelegenheid moeten worden gesteld actief betrokken te zijn bij de besluitvormingsprocessen over beleid en programma’s, met inbegrip van degenen die hen direct betreffen”. Met andere woorden:

— aanbestedende diensten moeten ernaar streven bij hun aankoopbeleid rekening te houden met personen met een handicap en hen te betrekken bij het aankoopproces. In hoofdstuk 3 van deze gids vindt u informatie over behoefteanalysen en het betrekken van leveranciers om doeltreffende openbare diensten te waarborgen, rekening houdend met de doelstellingen betreffende sociale en professionele insluiting, alsook de specifieke behoeften van uw gebruikers;

— aanbestedende diensten moeten in hun technische specificaties (29) bepalingen opnemen om voor personen met een handicap de toegang te garanderen tot bijvoorbeeld openbare diensten, openbare gebouwen, openbaar vervoer, openbare informatie en goederen en diensten op het gebied van ICT, waaronder webdiensten, en

— aanbestedende diensten kunnen gunningscriteria gebruiken om inschrijvingen te belonen die hogere toegankelijkheidseisen omvatten dan de technische specificaties;

— aanbestedende diensten kunnen uitvoeringsvoorwaarden opnemen om te waarborgen dat de ingekochte diensten zodanig worden uitgevoerd dat een toegankelijk resultaat op basis van het beginsel “ontwerpen voor iedereen” is verzekerd.

Eerbiediging van de mensenrechten en de inachtneming van ethische handelskwesties

Overheidsopdrachten kunnen worden gebruikt om sociale kwesties binnen toeleveringsketens aan te kaarten, zoals mensenrechten (30) of de beginselen van eerlijke handel. De eerbiediging van de mensenrechten vormt een essentieel onderdeel van alle zakelijke relaties die een lidstaat aangaat, zoals uiteengezet in de leidende beginselen inzake bedrijfsleven en mensenrechten van de VN (31). Daarnaast was het Hof van Justitie van de Europese Unie in 2012 van oordeel dat eerlijke handelsvoorwaarden een rol kunnen spelen bij aankoopbeslissingen (32); dit komt tot uiting in de richtlijnen inzake overheidsopdrachten (33).

Het brede toepassingsgebied van overheidsopdrachten (34), evenals het mondiale karakter van bepaalde toeleveringsketens, brengt het risico met zich mee dat uw overheidsopdracht hand in hand gaat met mensenrechtenschendingen. Gevallen als de brand in het Rana Plaza in Bangladesh zijn algemeen bekend, maar ook in Europa komen gevaarlijke en onmenselijke arbeidsomstandigheden voor. De richtlijnen inzake overheidsopdrachten schrijven de uitsluiting voor van ondernemers die bij rechterlijke beslissing veroordeeld zijn voor kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel, en verplichten alle aanbestedende diensten te verifiëren dat de fundamentele IAO-verdragen (35) worden nageleefd. In de gids wordt onder meer bekeken hoe de mensenrechten in het kader van overheidsopdrachten kunnen worden beschermd door:

— de transparantie binnen de toeleveringsketens te vergroten, onder meer door toezicht te houden op onderaannemers en ondergeschikte onderaannemers;

— specifieke risico’s binnen de toeleveringsketens te analyseren;

— onderaannemers en ondergeschikte onderaannemers te verplichten maatregelen te treffen om de arbeidsomstandigheden van werknemers in de toeleveringsketen te verbeteren en potentiële of reeds vastgestelde mensenrechtenschendingen in het productieproces aan te pakken, en

— strikte gedragscodes voor leveranciers ten aanzien van maatschappelijke verantwoordelijkheid te stimuleren.

Het leveren van hoogwaardige maatschappelijke, gezondheids-, onderwijs- en culturele diensten

De richtlijnen inzake overheidsopdrachten voorzien in een “lichte regeling” voor specifieke maatschappelijke, gezondheids-, onderwijs- en culturele diensten, naast een aantal andere categorieën (36). Aanbestedende diensten worden aangemoedigd rekening te houden met “de noodzaak de kwaliteit, continuïteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid, beschikbaarheid en volledigheid van de diensten, de specifieke behoeften van verschillende categorieën gebruikers, met inbegrip van achtergestelde en kwetsbare groepen, de betrokkenheid en inspraak van gebruikers en de innovatie te verzekeren” (37). Ook bij de aankoop van sociale diensten kunnen kwaliteitsnormen worden toegepast, zoals het facultatieve Europees kwaliteitskader voor sociale diensten uit 2010 (38). In afdeling 4.2 wordt toegelicht hoe aanbestedende diensten de lichte regeling hebben toegepast om maatschappelijke voordelen te behalen.

Het vaststellen en verwezenlijken van slimme MVOO-doelstellingen in Nantes (Frankrijk) Doelstelling van de overheidsopdracht De stad Nantes past sinds 2001 maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten (MVOO) toe. In 2017 heeft de stad een regeling ter bevordering van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten (SPAR) ingevoerd om te zorgen voor meer samenhang tussen de talrijke initiatieven die in de voorgaande vijftien jaar waren ontwikkeld, alsook om de koppeling tussen aankoopactiviteiten en -initiatieven ter ondersteuning van kmo’s te versterken. Aanpak De SPAR-regeling omvat een aantal interne richtsnoeren voor de uitvoering van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten en brengt de op lokaal niveau beschikbare praktische methoden en steun onder de aandacht. Daarnaast omvat de regeling een SPAR-governancestructuur voor toezicht op de ontwikkeling en uitvoering van en controle op maatregelen met betrekking tot verantwoorde overheidsopdrachten: — Op politiek niveau worden alle gekozen leden van de raad van de metropool Nantes in kennis gesteld van aankomende investeringen, zodat zij gezamenlijk kunnen beoordelen welke sociale en milieuclausules hiermee moeten samengaan. Deze leden voeren ook regelmatig beoordelingen uit van de gevolgen van de SPAR-regeling. — Op technisch niveau werkt het overheidsopdrachtenteam binnen ieder directoraat samen met een netwerk van MVO-ambassadeurs. De aanbestedende diensten ondersteunen de operationele directoraten bij het opnemen van sociale en milieuclausules in hun aankoopbeleid en het beoordelen van de kwaliteit van de ontvangen inschrijvingen. Resultaten Een aantal belangrijke MVOO-resultaten die in de afgelopen twee jaar in Nantes zijn behaald: — de opneming van bepalingen inzake sociale insluiting in 143 opdrachten voor werken en 1 918 opdrachten voor diensten, ofwel 326 448 arbeidsuren voor mensen die moeilijk toegang tot de arbeidsmarkt krijgen; — speciale aandacht voor overheidsopdrachten met een bepaling inzake sociale insluiting, teneinde meer mensen te kunnen bereiken (bv. opdrachten voor werken bereikten voorheen meer werkloze mannen dan vrouwen); — bepalingen met betrekking tot de bestrijding van discriminatie in verschillende proefoverheidsopdrachten, als gevolg waarvan aan Nantes een diversiteitslabel is toegekend; — het gebruik van voorbehouden overheidsopdrachten waarbij Nantes in voorkomend geval inschrijvingen kan beperken tot beschermde werkplaatsen. Geleerde lessen Het in samenwerking met alle belanghebbenden vaststellen, controleren en actualiseren van de maatschappelijke en milieugerelateerde criteria in het beleid betreffende overheidsopdrachten, is van cruciaal belang voor het welslagen van maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten. Dit vereist het in kaart brengen van specifieke hulpmiddelen en de inzet van passende controle-instrumenten.

1.3. Doel en voordelen van MVOO

De kerndoelstelling van MVOO is het waarborgen van de naleving van de wettelijke verplichtingen op sociaal gebied. Krachtens de richtlijnen inzake overheidsopdrachten zijn de EU-lidstaten verplicht “passende maatregelen” te nemen om te waarborgen dat ondernemers bij de uitvoering van de overheidsopdrachten voldoen aan de toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten en de bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht (39). Hoewel de lidstaten deze bepaling op verschillende manieren hebben omgezet, is het duidelijk dat de sociale verplichtingen in het kader van overheidsopdrachten niet mogen worden genegeerd, al was het alleen al om oneerlijke concurrentie te voorkomen door marktdeelnemers die deze voorschriften niet naleven.

Uit Verklaring 22 bij het Verdrag van Amsterdam, betreffende personen met een handicap, blijkt reeds dat de instellingen van de Unie bij het vaststellen van maatregelen tot de geleidelijke totstandbrenging van de interne markt, rekening moeten houden met de behoeften van personen met een handicap (40). Krachtens het Verdrag van Lissabon moet de Unie zich inzetten voor “een sociale markteconomie met een groot concurrentievermogen die gericht is op volledige werkgelegenheid en sociale vooruitgang”, en is onder meer het volgende bepaald: “De Unie bestrijdt sociale uitsluiting en discriminatie, en bevordert sociale rechtvaardigheid en bescherming, de gelijkheid van vrouwen en mannen, de solidariteit tussen generaties en de bescherming van de rechten van het kind” (41). De omvang van overheidsopdrachten en het belang ervan voor de interne markt maken deze opdrachten tot een belangrijk instrument voor het verwezenlijken van deze ambities. MVOO kunnen ook een bijdrage leveren aan in internationaal verband aangegane verplichtingen, zoals de VN-doelstellingen voor duurzame ontwikkeling (42). Het realiseren van duurzame ontwikkeling vereist dat ondernemers luisteren naar en rekening houden met de standpunten en rechten van personen, gemeenschappen en het maatschappelijk middenveld (43) — een onderwerp dat verder wordt uitgelicht in de hoofdstukken 2 en 3.

Naast de in de richtlijnen inzake overheidsopdrachten en andere wetgeving vastgestelde verplichtingen, helpen MVOO aanbestedende diensten bij:

Het herkennen van nalevingsrisico’s op het gebied van sociaal en arbeidsrecht

Organisaties die zich actief bezighouden met MVOO zullen eerder nalevingsrisico’s herkennen ten aanzien van wetgeving die rechtstreeks betrekking heeft op henzelf of op leveranciers. Het laatste wat overheidsorganen willen is in het nieuws te komen naar aanleiding van illegale of onethische werkwijzen in willekeurig welke fase van hun toeleveringsketens. Met MVOO-beleid en -acties kunt u eenvoudiger risico’s in de toeleveringsketen vaststellen en deze tijdens het beheer van aanbestedingen en contracten tot een minimum beperken.

Het stimuleren van maatschappelijk bewuste markten

MVOO kunnen de vraag naar meer verantwoorde en duurzamere productie en stimulansen creëren en aanzwengelen. Aanbestedende diensten kunnen innovatie en verhoogde mededinging stimuleren door de markt uit te dagen om met nieuwe en meer maatschappelijk duurzame oplossingen te komen. Daarnaast kunnen MVOO de ontwikkeling stimuleren van ondernemingen die, naast het leveren van economische prestaties, streven naar een positief effect voor de samenleving als geheel, zoals sociale ondernemingen. Zo kan het opnemen van ICT-producten die toegankelijk zijn voor personen met een handicap bevorderlijk zijn voor het op de markt brengen van betere en betaalbaardere producten.

Het tonen van maatschappelijk bewuste governance

U kunt MVOO inzetten om op de maatschappelijke waarden en behoeften in te spelen, alsook op de toenemende behoefte van het publiek dat overheden op maatschappelijk verantwoorde wijze handelen. MVOO kunnen dan ook bevorderlijk zijn voor het publieke vertrouwen in de overheid. Daarnaast kunnen MVOO een positief effect hebben op het personeel dat de opdracht uitvoert en meerwaarde voor hun gemeenschappen creëert.

Het stimuleren van integratie en insluiting

MVOO stimuleren de integratie en insluiting in marktactiviteiten van veelal gemarginaliseerde groepen in de maatschappij (zoals personen met een handicap, mensen die het risico lopen op armoede en sociale uitsluiting, en minderheden). MVOO kunnen ondernemingen die eigendom zijn van dergelijke groepen mensen kansen bieden, evenals opleidingen en werkgelegenheid. Daarnaast laten MVOO zien hoe sociale en economische overwegingen elkaar wederzijds kunnen versterken, bijvoorbeeld door middel van sociale ondernemingen die publieke diensten leveren op een manier die meerwaarde creëert in de vorm van sociale resultaten en effecten.

Het waarborgen van effectieve overheidsuitgaven

Het volume van de overheidsopdrachten en de door de begrotingsdiscipline opgelegde beperkingen op rechtstreekse sociale interventie kunnen overheidsopdrachten tot een interessant platform maken om de sociale doelstellingen te bevorderen. Strategische overheidsopdrachten bieden mogelijkheden om met de bestaande, geplande begrotingen positieve en innovatieve bijdragen te leveren aan maatschappelijke uitdagingen.

1.4. Wisselwerking met beleid en wetgeving op EU- en internationaal niveau

Deze gids is gericht op de eisen en mogelijkheden in het kader van MVOO uit hoofde van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten. Ook een groot aantal andere instrumenten op EU- en nationaal niveau zijn echter van belang voor de manier waarop u MVOO toepast. In deze afdeling komt een aantal van de belangrijkste wetten en beleidsmaatregelen aan bod die van invloed zijn op MVOO.

De arbeids- en non-discriminatiewetgeving op EU-niveau heeft tot doel werknemers in heel Europa te beschermen. Werknemers hebben krachtens deze wetgeving rechten op het gebied van gelijke behandeling en non-discriminatie (44), informatie over hun arbeidsvoorwaarden en het combineren van werk en privéleven (45), niet-standaardarbeidsovereenkomsten (46), de regulering van werktijden, gezondheid en veiligheid op het werk, en het informeren en raadplegen van werknemers (47).

Uit deze wetgeving vloeien verplichtingen voort voor aannemers en onderaannemers in de EU, en de aanbestedende diensten moeten erop toezien dat deze bepalingen in alle bedrijven worden uitgevoerd. Hieronder en in de hoofdstukken 4 en 5 vindt u nadere informatie over de desbetreffende wetgeving.

De Europese Commissie overlegt en werkt samen met verschillende belanghebbenden in de EU-lidstaten waar het de bevordering van hoogwaardige en fatsoenlijke werkpraktijken in het kader van overheidsopdrachten betreft. In de afgelopen jaren hebben Europese sociale partners — vakbonden en werkgeversorganisaties — verschillende sectorale gidsen uitgebracht over aanbesteden tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding, veelal met financiële steun van de Commissie. Deze gidsen hebben betrekking op overheidsopdrachten op het gebied van cateringdiensten (48), particuliere beveiliging (49) en schoonmaakdiensten (50). In de gidsen worden de voordelen benadrukt van het inkopen van diensten op basis van kwaliteitscriteria en tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. In de gidsen komen bovendien verschillende specifieke voorbeelden aan bod op het gebied van beveiligings-, schoonmaak- en cateringdiensten, waaruit blijkt dat een op kwaliteitscriteria gebaseerde benadering billijke arbeidsvoorwaarden voor werknemers vergt. Er bestaat ook een gids over overheidsopdrachten met betrekking tot ingenieursdiensten, inclusief aanwijzingen voor het rekening houden met sociale overwegingen (51).

De Europese pijler van sociale rechten

In 2017 hebben het Europees Parlement, de Raad en de Commissie de totstandbrenging van de Europese pijler van sociale rechten aangekondigd. Deze pijler omvat beginselen voor een eerlijkere en inclusievere Europese Unie waarbij sociale prioriteiten bovenaan de agenda van Europa staan (52).

In januari 2020 heeft de Europese Commissie de mededeling “Een sterk sociaal Europa voor rechtvaardige transities” (53) uitgebracht, met daarin een aanzet tot een actieplan voor de uitvoering van de Europese pijler van sociale rechten. In de mededeling noemt zij voorts maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten als instrument om bestaande fondsen te besteden op een manier die inclusie en mogelijkheden op de arbeidsmarkt ondersteunt.

Daarnaast is er op EU-niveau concrete wetgeving vastgesteld op basis waarvan het streven naar een rechtvaardigere en inclusievere Europese Unie in de praktijk wordt gebracht waar het overheidsopdrachten betreft. Richtlijn (EU) 2019/1152 betreffende transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de Europese Unie heeft tot doel te waarborgen dat alle werknemers, onder wie werknemers met atypische vormen van werk, toegang hebben tot informatie over hun arbeidsvoorwaarden en niet geconfronteerd worden met oneerlijke voorwaarden. In de richtlijn is specifiek vastgesteld dat alle werknemers in de EU vanaf uiterlijk 2022:

— toegang hebben tot schriftelijke informatie over de essentiële aspecten van hun arbeidsvoorwaarden vanaf de aanvang van de arbeidsrelatie;

— een proeftijd hebben van maximaal zes maanden, tenzij sprake is van uitzonderlijke omstandigheden;

— aanvullend werk mogen zoeken, met een verbod op exclusiviteitsbedingen, zonder nadelig behandeld te mogen worden, en met voorwaarden voor het gebruik van onverenigbaarheidsbeperkingen;

— vooraf en binnen een redelijke termijn door hun werkgever in kennis worden gesteld van een werkopdracht;

— een schriftelijk antwoord ontvangen op een verzoek om een overgang naar een zekerdere vorm van werk, en

— recht hebben op kosteloze verplichte opleidingen die de werkgever verplicht is te verstrekken.

Daarnaast moeten de lidstaten voorschriften hanteren om misbruik van oproepovereenkomsten te voorkomen, zoals regelingen waarbij geen gegarandeerde arbeidstijd met werknemers is overeengekomen (ook wel “nulurencontracten” genoemd). Werknemers kunnen zich beroepen op een uitgebreid systeem van handhavingsbepalingen in het geval van niet-naleving door de werkgever.

Overheidsopdrachten kunnen bepalingen omvatten die moeten garanderen dat werkgevers (zowel aannemers als onderaannemers) deze voorwaarden naleven, en die voorzien in passende sancties in het geval van niet-naleving.

Richtlijn (EU) 2019/1158 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende het evenwicht tussen werk en privéleven voor ouders en mantelzorgers en tot intrekking van Richtlijn 2010/18/EU van de Raad, die de lidstaten uiterlijk op 2 augustus 2022 in intern recht moeten omzetten, voorziet in een aantal nieuwe minimumrechten op het gebied van verlof om gezinsredenen en flexibele werkregelingen, met inbegrip van:

— vaderschapsverlof: vaders/gelijkwaardige tweede ouders kunnen minstens tien dagen vaderschapsverlof opnemen rond het tijdstip van de geboorte van het kind tegen een betalingsniveau dat minstens even hoog is als de uitkering bij ziekte;

— het aanscherpen van het bestaande recht op ouderschapsverlof van vier maanden, door toe te staan dat de ene ouder twee van de vier maanden ouderschapsverlof aan de andere ouder overdraagt tegen een passend niveau van betaling. Ouders hebben daarnaast het recht een verzoek in te dienen voor het op flexibele wijze opnemen van ouderschapsverlof;

— het recht op zorgverlof voor werknemers om persoonlijke zorg of steun te verlenen aan een familielid of aan een persoon die deel uitmaakt van hetzelfde huishouden als de werknemer. Werkende mantelzorgers hebben recht op vijf dagen zorgverlof per jaar;

— verlenging van het bestaande recht voor werkende ouders met kinderen tot de leeftijd van acht jaar alsook mantelzorgers om te verzoeken om flexibele werkregelingen (vermindering van werkuren, flexibele werkschema’s en flexibiliteit met betrekking tot de werkplek).

Zoals eerder vermeld kunnen overheidsopdrachten bepalingen omvatten die moeten garanderen dat werkgevers, met inbegrip van zowel aannemers als onderaannemers, deze voorwaarden naleven.

Ook andere aankomende initiatieven van de Commissie op het gebied van duurzaamheid en arbeidsrechten (bv. het voorstel voor een richtlijn betreffende toereikende minimumlonen in de Europese Unie (54) kunnen in de nabije toekomst van invloed zijn op de uitvoering van overheidsopdrachten.

De Europese toegankelijkheidswet

In Richtlijn (EU) 2019/882 betreffende de toegankelijkheidsvoorschriften voor producten en diensten (55) — ook bekend als de Europese toegankelijkheidswet — zijn gemeenschappelijke normen en verplichtingen vastgesteld om de toegankelijkheidsvoorschriften voor bepaalde producten en diensten te harmoniseren. Hierdoor zijn personen met een handicap en oudere volwassenen verzekerd van toegang tot producten en diensten. Deze richtlijn is ook in overeenstemming met de verplichting uit hoofde van het Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap tot het bevorderen van de naleving van de toegankelijkheidsverplichtingen door de verdragsluitende staten. De richtlijn helpt voorts ervoor te zorgen dat personen met een handicap in de gelegenheid worden gesteld actief betrokken te zijn bij de besluitvormingsprocessen over beleid en programma’s, met inbegrip van de processen die hen direct betreffen. De richtlijn bestrijkt de volgende producten en diensten (56):

— computers en besturingssystemen;

— betaalterminals en geldautomaten;

— ticket- en incheckautomaten;

— interactieve informatieverstrekkende zelfbedieningsterminals;

— smartphones;

— tv-apparatuur voor digitale televisiediensten;

— telefoniediensten en gerelateerde apparatuur;

— toegang tot audiovisuele mediadiensten, zoals uitrustingen voor televisie-uitzendingen en gerelateerde consumentenapparatuur;

— bepaalde diensten met betrekking tot personenvervoer per vliegtuig, bus, trein en over water;

— bankdiensten voor consumenten;

— e-boeken;

— e-handel;

— het beantwoorden van het gemeenschappelijk Europees noodnummer “112”.

De verplichte toegankelijkheidsvoorschriften voor deze producten en diensten gelden vanaf 2025 (57).

Het verbeteren van de toegankelijkheid van waterfonteinen in Baskenland (Spanje) Inleiding/doelstelling van de overheidsopdracht Teneinde het probleem van kunststofafval aan te pakken en de uitgaven met betrekking tot flessenwater terug te dringen, besloot Mutualia, een aanbieder van sociale en gezondheidsdiensten met zeventien servicecentra in Baskenland, op de openbare watervoorziening aangesloten waterfonteinen te installeren, waarmee wordt voorzien in leidingwater en het niet langer nodig is flessenwater te kopen. Het doel was hoogwaardig drinkwater te kunnen aanbieden bij verschillende temperaturen. Aanpak De aanbesteding, die onder de EU-drempel lag, is gegund aan de economisch meest voordelige inschrijving op basis van prijs (50 %) en kwaliteit (50 %). De kwaliteitscriteria hadden onder meer betrekking op toegankelijkheidsaspecten, zoals de hoogte van de fonteinen en het gebruiksgemak voor mensen met beperkte mobiliteit. Mutualia kende meer punten toe aan het bedrijf dat waterapparatuur aanbood die gemakkelijk te gebruiken is door mensen met visuele beperkingen of beperkte mobiliteit van hun handen of armen. Resultaten In januari 2019 heeft Mutualia veertig nieuwe waterfonteinen in haar zeventien servicecentra geplaatst en haar personeel voorzien van herbruikbare waterflessen. Mutualia bespaart naar schatting jaarlijks 17 000 EUR aan waterverbruik voor patiënten, werknemers en bezoekers. Als gevolg van de opgenomen toegankelijkheidsvoorschriften heeft de winnende inschrijver grotere knoppen toegepast om het type water aan te duiden. Daarnaast staan de glazen op een handige plek waar mensen in een rolstoel gemakkelijker een glas kunnen pakken en vullen. Naast de plaats van de glazen zelf heeft Mutualia ook rekening gehouden met de hoogte waarop de glazen moeten worden gevuld, waarbij zij meer punten toekende aan machines met een lagere vulpositie. Geleerde lessen Door toegankelijkheidscriteria op te nemen kon Mutualia verzekeren dat alle patiënten en bezoekers van het gezondheidscentrum de gekochte waterfonteinen kunnen gebruiken. Door iedereen toegang te geven tot de bijvulstations helpen deze stations niet alleen om ervoor te zorgen dat mensen goed gehydrateerd blijven, maar zijn zij ook goed voor een jaarlijkse besparing van circa 17 000 EUR en een sterke afname van kunststofafval. Bron: https://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue_91_Case_Study_173_Mutualia.pdf

Krachtens artikel 42, lid 1, van Richtlijn 2014/24/EU, en artikel 60, lid 1, van Richtlijn 2014/25/EU, moeten middels een rechtshandeling van de Unie vastgestelde toegankelijkheidsvoorschriften in de technische specificaties worden opgenomen indien de aanbesteding is bedoeld voor gebruik door natuurlijke personen, hetzij door het grote publiek, hetzij door het personeel van de aanbestedende dienst. Voorts vereisen Richtlijn 2014/24/EU en Richtlijn 2014/25/EU dat, indien middels een rechtshandeling van de Unie verplichte toegankelijkheidsvoorschriften zijn vastgesteld, de technische specificaties, voor zover het de criteria voor toegankelijkheid van personen met een handicap of het ontwerp voor iedereen betreft, onder verwijzing naar de desbetreffende criteria worden vastgesteld. Bij de Europese toegankelijkheidswet moeten verplichte toegankelijkheidsvoorschriften voor de onder de werkingssfeer ervan vallende producten en diensten worden vastgesteld. Deze toegankelijkheidsvoorschriften waarborgen dat producten zodanig worden ontworpen en geproduceerd dat zij het te verwachten gebruik door personen met een handicap zoveel mogelijk bevorderen. De voorschriften moeten, waar mogelijk in of op het product, vergezeld gaan van toegankelijke informatie over de manier waarop zij werken en over hun toegankelijkheidsfuncties. In de aanbestedingsstukken mag u verwijzen naar de door Europese normalisatieorganisaties ontwikkelde geharmoniseerde normen of technische specificaties voor toegankelijkheidsvoorschriften betreffende de levering van producten of diensten, zoals de norm NEN 17161:2019 inzake toegankelijkheid.

Voor niet onder de werkingssfeer van de Europese toegankelijkheidswet vallende producten en diensten zijn de toegankelijkheidsvoorschriften van deze wet niet bindend. Indien in de Europese toegankelijkheidswet of andere EU-wetgeving echter toegankelijkheidsvoorschriften en -verplichtingen zijn vastgesteld voor producten en diensten waarvan de kenmerken, onderdelen en functies aan de overeenkomstige toegankelijkheidsvoorschriften van de Europese toegankelijkheidswet voldoen, worden deze kenmerken, onderdelen en functies ook geacht te voldoen aan de andere wetgeving, tenzij anders bepaald. Aanbestedende diensten mogen in ieder geval besluiten toegankelijkheidsvoorschriften toe te passen die verder gaan dan de in de EU-wetgeving opgenomen toegankelijkheidsvoorschriften. De Europese toegankelijkheidswet omvat ook vrijwillige toegankelijkheidsvoorschriften voor de gebouwde omgeving die worden gebruikt door afnemers van onder de richtlijn Europese toegankelijkheid vallende diensten. De lidstaten kunnen naleving van deze voorschriften vereisen (58).

De herziene richtlijn betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers

Een ter beschikking gestelde werknemer is een werknemer die gedurende een bepaalde periode werkt op het grondgebied van een EU-lidstaat die niet de staat is waar die werknemer gewoonlijk werkt (59). Er zijn circa drie miljoen ter beschikking gestelde werknemers (60) in de EU, van wie een groot aantal zich bezighoudt met openbare diensten en werken. De richtlijn terbeschikkingstelling werknemers (61) is in 1996 vastgesteld en in 2018 ingrijpend gewijzigd. De richtlijn heeft tot doel een goed evenwicht te garanderen tussen de vrijheid van grensoverschrijdende dienstverlening en de bescherming van werknemers. Met de herziening uit 2018 is het beginsel van gelijkheid tussen de positie van ter beschikking gestelde werknemers en werknemers uit het gastland aangescherpt, onder meer waar het gelijke beloning betreft. Krachtens de herziene richtlijn terbeschikkingstelling werknemers (62) genieten ter beschikking gestelde werknemers de verplicht gestelde (63) arbeidsvoorwaarden in het gastland met betrekking tot:

a) maximale werk- en minimale rustperioden;

b) minimumaantal betaalde jaarlijkse verlofdagen;

c) beloning, inclusief vergoedingen voor overwerk; dit punt is niet van toepassing op aanvullende bedrijfspensioenregelingen;

d) voorwaarden voor het ter beschikking stellen van werknemers, inzonderheid door uitzendbedrijven;

e) gezondheid, veiligheid en hygiëne op het werk;

f) beschermende maatregelen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden van zwangere of onlangs bevallen vrouwen, van kinderen en jongeren;

g) gelijke behandeling van mannen en vrouwen, alsmede andere bepalingen inzake non-discriminatie;

h) de voorwaarden van huisvesting van werknemers, indien de werkgever huisvesting ter beschikking stelt aan werknemers die zich niet op hun gewone werkplaats bevinden;

i) toeslagen of vergoeding van uitgaven voor reis-, maaltijd- en verblijfkosten voor werknemers die beroepshalve van huis zijn.

Na twaalf maanden — of op gemotiveerd verzoek van de werkgever na achttien maanden — zijn alle verplicht gestelde voorwaarden uit hoofde van de arbeidswetgeving van het gastland van toepassing op de ter beschikking gestelde werknemer, met uitzondering van a) bepaalde voorwaarden met betrekking tot de sluiting en de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, met inbegrip van concurrentiebedingen, en b) aanvullende bedrijfspensioenregelingen.

Aanbestedende diensten moeten zich bewust zijn van deze voorschriften bij het beoordelen van inschrijvingen en het toezien op de naleving van de arbeidswetgeving.

De IAO-verdragen

De fundamentele verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) worden expliciet in de richtlijnen inzake overheidsopdrachten (64) benoemd, en de nationale wet- en regelgeving inzake overheidsopdrachten schrijft veelal naleving van de IAO-verdragen voor. De acht fundamentele verdragen hebben betrekking op:

1. de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht;

2. het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen;

3. gedwongen of verplichte arbeid;

4. de afschaffing van gedwongen arbeid;

5. minimumleeftijd;

6. de ernstigste vormen van kinderarbeid;

7. gelijke beloning;

8. discriminatie (in arbeid en beroep). Het oprichten van een taskforce voor het houden van toezicht op de arbeidsomstandigheden bij leveranciers in de stad Kopenhagen (Denemarken) Doelstelling van de overheidsopdracht De stad Kopenhagen bindt de strijd aan met sociale dumping door arbeidsclausules op te nemen in overeenkomsten teneinde rechtvaardige arbeidsomstandigheden te waarborgen voor alle werknemers in dienst van zijn leveranciers en onderleveranciers. Aanpak 1) Eerlijk loon en rechtvaardige arbeidsomstandigheden; 2) eerlijke mededinging voor alle ondernemingen; 3) meer stage- en leerlingplaatsen voor jongeren in het onderwijs. Werknemers van leveranciers en onderleveranciers van de gemeente Kopenhagen die in Denemarken werkzaam zijn, hebben in overstemming met zowel de arbeidsclausule als de richtlijn recht op minimumloon, inclusief vergoedingen voor overwerk, maximale werk- en minimale rustperioden, en een minimumaantal betaalde vakantiedagen. Resultaten Kopenhagen heeft een taskforce in het leven geroepen die bestaat uit negen mensen die toezicht houden op naleving van de arbeidsclausules door al zijn leveranciers, met inbegrip van onderaannemers. De taskforce heeft het recht te allen tijde een bezoek te brengen aan welke werkplek dan ook in Denemarken. Hierbij houden zij nauwlettend toezicht op het loon en de arbeidsomstandigheden bij leveranciers in verschillende sectoren, zoals de bouw, schoonmaakdiensten en vervoer. Op jaarbasis worden er circa 600 nalevingscontroles uitgevoerd. Ongeveer een derde hiervan bestaat uit inspecties ter plaatse, en de rest betreft onderzoek naar de arbeidsomstandigheden van specifieke werknemers aan de hand van stukken met betrekking tot loon, werktijden, belasting enz. De taskforce voert zijn controles uit aan de hand van een op risico gebaseerde aanpak, waarbij de focus ligt op terreinen waar het risico op misstanden het hoogst is. In het geval van een inbreuk gaat de taskforce het gesprek aan met de werkgever. Indien zich geen verbetering voordoet, moet de werkgever een boete betalen en heeft de gemeente het recht de overeenkomst te ontbinden. Geleerde lessen Gebleken is dat controles in de vorm van bezoeken door interne medewerkers doeltreffender zijn dan het uitbesteden van het toezicht op de arbeidsomstandigheden. Over het algemeen wordt de hoofdaannemer verantwoordelijk gehouden voor alle inbreuken betreffende de toeleveringsketen. De meeste inbreuken vinden verderop in de toeleveringsketen plaats en hebben betrekking op onderaannemers en ondergeschikte onderaannemers. Bij een vermoeden van een contractbreuk is het van cruciaal belang informatie te verzamelen over de identiteit van de werknemers ter plaatse alsook over hun exacte werktijden. Dit blijkt soms lastig te zijn. De stad Kopenhagen heeft een proefproject opgestart waarbij werknemers zich bij aankomst bij en vertrek van de werkplek moeten melden met behulp van een ID-kaart. Met dit systeem is het eenvoudiger zich te richten op overeenkomsten met een verhoogd risico op sociale dumping, aangezien hiermee informatie over het aantal werknemers, het soort werk, de arbeidsvorm, de werktijden enz. in kaart kunnen worden gebracht.

De richtlijn betalingsachterstanden (65)

Minder dan 40 % van de bedrijven in de EU wordt binnen de contractuele termijn betaald. De gevolgen van betalingsachterstanden reiken verder dan de betreffende contractuele relaties, aangezien ze ook gevolgen hebben voor de economie als geheel. Wanneer bedrijven te laat worden betaald, heeft dat gedwongen ontslagen tot gevolg, lopen de betalingen aan leveranciers vertraging op en worden investeringsplannen uitgesteld. De hele toeleveringsketen komt hiermee in het gedrang en boet in aan veerkracht.

Overeenkomstig de richtlijn betalingsachterstanden gelden tijdige betalingen als verplichting (66). Deze verplichting is van toepassing op handelstransacties tussen overheidsinstanties en ondernemingen en tussen ondernemingen onderling. Aanbestedende diensten moeten hun aannemers stipt betalen door de betalingen te doen binnen de krachtens deze richtlijn voorgeschreven termijn van dertig dagen (waar van toepassing kan deze termijn worden verlengd tot zestig dagen voor uitsluitend overheidsorganisaties die gezondheidszorg verstrekken) (67). Daarnaast kunnen aanbestedende diensten tijdens de procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten maatregelen treffen om de kans op stipte betaling tijdens de uitvoering van de opdracht te vergroten. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in afdeling 5.5.

HOOFDSTUK 2

Een organisatiestrategie voor sociaal kopen

2.1. Het creëren van engagement voor MVOO

MVOO vereisen leiderschap en engagement in alle beheerstructuren, uiteenlopend van politiek niveau tot belangrijke beleidsmakers en budgethouders. In dit hoofdstuk wordt besproken hoe dit engagement kan worden gerealiseerd en wordt een aantal voorbeelden gegeven.

Het uitlichten voor de voordelen en kansen

In zowel kleine als grote gemeenschappen kunnen MVOO helpen meetbare vooruitgang te boeken bij het verwezenlijken van sociale doelstellingen, bijvoorbeeld bij de bescherming van de mensenrechten, het bevorderen van gelijkheid en het creëren van hoogwaardige werkgelegenheid en sociale insluiting. In beginsel moet het dan ook eenvoudig zijn op hoog niveau steun voor de uitvoering van MVOO te vinden.

MVOO kunnen bovendien bijdragen tot het realiseren van mondiale doelstellingen. Zo worden overheden in de VN-doelstelling voor duurzame ontwikkeling nr. 12 — bevordering van duurzame productie- en consumptiepatronen — opgeroepen duurzame praktijken bij overheidsopdrachten te bevorderen ten behoeve van de agenda voor duurzame ontwikkeling (Doelstelling 12.7) (68).

Uitdagingen en zorgen

Bij de uitvoering van een MVOO-strategie moet u oplossingen zoeken voor de mogelijke zorgen van leiders, managers en budgethouders, onder meer waar het de vermeende extra kosten en middelen betreft die nodig zijn voor sociaal kopen.

Een doeltreffende manier om de voordelen van MVOO aan te tonen is door voorbeelden uit uw eigen organisatie of andere aanbestedende diensten te laten zien. Deze gids bevat een groot aantal casestudies van kosteneffectieve en maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten.

Daarnaast is het van belang de kosten van niet-handelen — bijvoorbeeld in de vorm van reputatierisico’s — niet-naleving van de wetgeving, niet-behaalde doelstellingen, of de indirecte kosten van maatschappelijke problemen voor de publieke sector te benadrukken.

Goede praktijk

— Zorg voor een hoge mate van steun voor MVOO door de verplichtingen en kansen die hiermee samengaan te onderstrepen, alsook de risico’s van niet-handelen. Onderbouw uw standpunten met behulp van praktijkvoorbeelden van sociale overheidsopdrachten die reeds door uw of andere organisaties zijn uitgevoerd.

2.2. Het vaststellen van de doelstellingen

Zoals aangegeven in hoofdstuk 1 brengen overheidsopdrachten mogelijk een groot aantal verschillende sociale overwegingen met zich mee. Het tot stand brengen van een MVOO-strategie kan helpen de aandachtspunten van sociaal kopen duidelijk in beeld te brengen.

Het identificeren van bestaande doelstellingen

Het kan nuttig zijn MVOO-doelstellingen te baseren op bestaande Europese, nationale of lokale prioriteiten, zoals sociale insluiting of het scheppen van werkgelegenheidsmogelijkheden voor kansarme groepen. Hierbij is het zaak deze prioriteiten in kaart te brengen en de mogelijke bijdrage van MVOO in overweging te nemen.

Het in kaart brengen van uw aankoopbeleid en -activiteiten

Als inkoper hanteert u mogelijk al een bepaald aankoopbeleid, bijvoorbeeld een groen of duurzaam beleid, of op specifieke sectoren gerichte innovatie- of industriële strategieën. Het is van belang de bestaande aankoopdoelstellingen en -activiteiten in kaart te brengen en vast te stellen welke mogelijkheden er zijn om MVOO op deze doelstellingen af te stemmen.

Door bestaande prioriteiten te identificeren en uw huidige aankoopbeleid en -activiteiten in kaart te brengen, kunt u de relevantste sociale doelstellingen bepalen. Het binnen de bestaande beleidsmaatregelen en -prioriteiten verankeren van MVOO-doelstellingen kan helpen draagvlak te creëren voor sociaal kopen en de aandacht en beschikbare middelen voor MVOO doen toenemen.

Goede praktijk

— Het is van belang goed inzicht te hebben in de bestaande sociale doelstellingen van uw organisatie en na te gaan op welke wijze deze stroken met de huidige beleidsmaatregelen en -praktijken. Hierbij dient u de mogelijke synergieën, tekortkomingen of belemmeringen met betrekking tot het realiseren van sociale doelstellingen door middel van overheidsopdrachten te identificeren.

2.3. Raadpleging van belanghebbenden

Bij doeltreffende MVOO is een groot aantal belanghebbenden betrokken en raadpleging is dan ook een cruciale stap bij het tot stand brengen van een organisatiestructuur voor sociaal kopen.

Raadpleging van belanghebbenden betreffende MVOO-strategieontwikkeling binnen het aanbestedingsbureau van het Duitse federale ministerie van Binnenlandse Zaken Doelstelling van de overheidsopdracht De afdeling Kenniscentrum voor duurzame aanbestedingen van het Duitse federale ministerie van Binnenlandse Zaken (KNB) heeft samen met de Duitse Federale Vereniging voor Informatietechnologie, Telecommunicatie en Nieuwe Media (Bitkom) gewerkt aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijke strategie voor de aankoop van duurzame ICT-producten en -diensten. Het hoofddoel van dit gezamenlijke initiatief is aanbestedende diensten en leveranciers in staat te stellen om samen te werken bij het waarborgen van sociale normen en fatsoenlijke arbeidsvoorwaarden in de mondiale toeleveringsketen van ICT-producten. Aanpak Een delegatie van Bitkom, bestaande uit leveranciers van uiteenlopende omvang en productportefeuilles uit de ICT-sector, heeft tussen 2017 en 2019 samen met KNB na onderhandelingen de derde versie van de verbintenisverklaring gesloten. Volgens deze verklaring kunnen aanbestedende diensten in de federale regering, de regeringen van de deelstaten en de lagere overheden, controleren of grote contracten tot in de derde fase van de toeleveringsketen transparant zijn, en nagaan of de sociale arbeidsnormen ten aanzien van de productie in het kader van de aanbesteding zijn nageleefd. De verklaring heeft betrekking op de naleving van de IAO-kernverdragen en de IAO-verdragen nrs. 1, 102, 131, 155 en 170. Na akkoord van de ontwerpversie werd er een raadpleging van belanghebbenden gehouden. De deskundigen van Bitkom en KNB nodigden hiertoe meer dan twintig vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, kerken en andere aanbestedende diensten uit om hun mening te geven over de verklaring en deel te nemen aan een vervolgbijeenkomst. KNB en Bitkom hebben een aantal voorstellen onmiddellijk in de praktijk uitgewerkt en een aantal andere voorstellen komt in aanmerking voor een nadere evaluatie of is verworpen. Na de publicatie van de nieuwe verklaring in mei 2019 hebben KNB en Bitkom de belanghebbenden uitgenodigd voor een vervolgbijeenkomst om een toelichting te geven op de beslissingen betreffende hun voorstellen en inbreng. Resultaten Naar aanleiding van de raadpleging van belanghebbenden werd een geactualiseerde verbintenisverklaring uitgebracht. Een groot aantal voorstellen van de belanghebbenden is hierin verwerkt en deze voorstellen hebben geholpen om bepaalde aspecten van de verklaring te verduidelijken. Dit proces heeft KNB en Bitkom bovendien geholpen de verklaring te koppelen aan de monitoringactiviteiten van het maatschappelijk middenveld. De geactualiseerde verklaring, die bedrijven aan striktere controlevereisten onderwerpt dan voorheen, dient als voorbeeld voor de inkoop van ICT-producten en -diensten door entiteiten uit de publieke sector in Duitsland, die de verklaring kunnen gebruiken om te helpen waarborgen dat leveranciers de opdrachten op transparante wijze en met inachtneming van de sociale arbeidsnormen uitvoeren. Bij grote contracten kan deze transparantie reiken tot de derde fase van de toeleveringsketen. Geleerde lessen Het bij het proces betrekken van de belanghebbenden was arbeidsintensief, met name waar het de evaluatie van de ingediende opmerkingen betrof. Dit proces, met name de feedback over de begrijpelijkheid en duidelijkheid van de norm, was echter in veel opzichten nuttig. Op basis van dit proces kregen de partijen inzicht in de standpunten en behoeften van alle belanghebbenden.

Raadplegingen van belanghebbenden kunnen bestaan uit enquêtes of vraaggesprekken, het organiseren van workshops, seminars en vergaderingen waarbij interne en externe belanghebbenden worden samengebracht en een op samenwerking gerichte aanpak wordt gestimuleerd met betrekking tot sociale verantwoordelijkheid op basis van participatieve dialoog. Raadplegingen moeten goed toegankelijk zijn, ook voor personen met een handicap.

Het vaststellen van een referentiekader voor sociale overheidsopdrachten

Het raadplegen van belanghebbenden kan een referentiekader creëren voor de huidige praktijken inzake sociale overheidsopdrachten. Omvatten sommige uitnodigingen tot inschrijving bijvoorbeeld al sociale vereisten? Is de markt in staat in deze behoeften te voorzien? In welke mate komen de huidige verwachtingen overeen met de beste praktijken in de markt?

Het verzamelen van feedback en deskundige inzichten

Door de belanghebbenden te betrekken bij de ontwikkeling van de strategie wordt dit proces inhoudelijk aangevuld en verbeterd, en kunnen de verbintenissen ter verwezenlijking van de doelstellingen van de strategie worden bevorderd.

De volgende belanghebbenden kunnen worden geraadpleegd:

— aanbestedende diensten — aankoopdeskundigen met de nodige vaardigheden voor het voorbereiden en evalueren van uitnodigingen tot inschrijving;

— gebruikers — met inbegrip van werknemers en burgers, evenals het maatschappelijk middenveld (bv. personen met een handicap en hun vertegenwoordigende organisaties) die de vraag naar goederen en diensten bepalen en van invloed zijn op de maatschappelijke verwachtingen;

— sociale partners — werkgeversorganisaties en vakbonden, die de best mogelijke arbeidsvoorwaarden voor werknemers kunnen waarborgen, alsook naleving van de nationale wetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten, zowel vóór als tijdens uitvoering van de contracten;

— ondernemingen (met inbegrip van organisaties van de sociale economie en sociale ondernemingen) — potentiële aannemers en onderaannemers die inzichten bieden in de huidige praktijken, toeleveringsketens en mogelijkheden voor verbetering;

— andere organen die inzichten in arbeidsvraagstukken kunnen verschaffen;

— internationale organisaties, zoals de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) kunnen richtsnoeren vaststellen en om informatie worden gevraagd;

— beroeps- of brancheorganisaties die informatie kunnen verspreiden en inzichten van marktdeelnemers kunnen verzamelen, en

— andere relevante externe organisaties — met inbegrip van ngo’s en groepen burgers die een rol spelen bij het promoten van sociale verantwoordelijkheid en technische deskundigheid bieden (op het gebied van toegankelijkheid bijvoorbeeld), waarvan de betrokkenheid de transparantie en verantwoording van de MVOO-strategie kan bevorderen.

Het identificeren van kansen ter ondersteuning van sociale ondernemingen in Söderhamn (Zweden) Doelstelling van de overheidsopdracht Naar aanleiding van een formeel voorstel van de gemeenteraad heeft de stad Söderhamn besloten te onderzoeken of het mogelijk is ervoor te zorgen dat bij minstens twee overheidsopdrachten sociale criteria centraal staan en dat deze opdrachten gericht zijn op de ondersteuning van sociale insluiting en sociale ondernemingen. Aanpak Hiertoe werd een behoefteanalyse uitgevoerd en een dialoog met sociale ondernemingen gestart om de behoeften van de inkopers af te stemmen op de bij de sociale ondernemingen beschikbare diensten. Deze behoefteanalyse en dialoog met sociale ondernemingen hebben geresulteerd in een inschrijving voor de wekelijkse of tweewekelijkse levering van manden vers fruit aan medewerkers van de gemeente. Alleen sociale ondernemingen mochten deelnemen aan en inschrijven op deze opdracht met een waarde onder de drempel voor toepassing van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten. Resultaten De winnende inschrijver levert ecologische, lokaal vervaardigde fruitmanden die door een op werkgelegenheid gerichte sociale onderneming worden geproduceerd. De leverancier kon een langdurig werkloze in dienst nemen om de fruitmanden af te leveren. De manden hebben dezelfde prijs als de manden van een commercieel bedrijf dat ze aan de particuliere sector levert. Daarnaast ontving de leverancier voorheen een financiële vergoeding van de gemeente van 60 000 EUR per jaar, die nu niet meer nodig is. In 2016 had de winnende leverancier vier werknemers in dienst en in 2019 waren dit er negen. Na het binnenhalen van deze oorspronkelijke opdracht heeft de sociale onderneming een centrum opgezet voor het verlenen van ondersteuning aan de gemeente bij het opstarten van andere sociale ondernemingen, waarbij overheidsopdrachten als een van de strategieën voor groei worden ingezet. In samenwerking met negen andere sociale ondernemingen is er bovendien een landelijke vereniging in het leven geroepen om alle Zweedse op werkgelegenheid gerichte sociale ondernemingen op één website onder te brengen. Geleerde lessen Ook kleine overheidsopdrachten kunnen zeer effectief zijn. In dit geval liep de opdracht uit op zowel commercieel als sociaal succes voor de leverancier. Ondanks de geringe omvang van de opdracht, waren er alsnog tijd, moeite, ondersteuning en richtsnoeren van de kant van de inkoper nodig.

Raadplegingen van belanghebbenden zijn in alle fasen van de strategieontwikkeling van groot belang, vanaf het maken van de eerste afspraken over de doelstellingen, tot het vaststellen van de streefcijfers en de uitvoering en monitoring van de MVOO. Een organisatorische aanpak ten aanzien van MVOO is alleen doeltreffend als de belanghebbenden de aard van het probleem begrijpen, inzicht hebben in hun rol bij de oplossing ervan, en zich realiseren welke positieve effecten hun handelen kan hebben.

Goede praktijk

— Het is van belang zowel de interne als externe belanghebbenden te raadplegen zodat u de belemmeringen en kansen in het kader van sociaal kopen scherper in beeld kunt krijgen en de betrokkenheid van de belanghebbenden bij MVOO-activiteiten kunt vergroten.

2.4. Het beoordelen van de risico’s, het prioriteren van opdrachten en het vaststellen van streefcijfers

Gelet op de beperkte middelen waar de meeste aanbestedende diensten over beschikken, is het niet mogelijk alle sociale kwesties in verband met alle producten en diensten in één keer aan te pakken. Daarnaast brengen niet alle producten en diensten dezelfde mate van sociale effecten en risico’s met zich mee. Het kan dan ook nuttig zijn prioriteit toe te kennen aan een kleinere groep producten en diensten waarbij MVOO de grootste effecten op uw sociale doelstellingen kunnen hebben.

Het beoordelen van de risico’s

Door de aankooppraktijken van uw organisatie aan een risicobeoordeling te onderwerpen kunt u de sociale effecten beoordelen die samenhangen met de verschillende aankoopcategorieën. Zo komt er in sommige sectoren een groter aantal kwetsbare werknemers of meer genderongelijkheid voor. Bepaalde producten bevatten grondstoffen of ingrediënten uit conflictgebieden of gebieden met lage arbeidsnormen.

Met behulp van een risicobeoordeling kunt u gebeurtenissen of omstandigheden identificeren die mogelijk voorkómen dat uw overheidsopdracht aan de sociale doelstellingen voldoet. De risico’s worden aan de hand van twee factoren beoordeeld: hoe waarschijnlijk is het dat deze gebeurtenissen of omstandigheden zich zullen voordoen? In welke mate zijn ze van invloed op de sociale doelstellingen indien ze zich voordoen?

Factoren die worden meegenomen in de risicobeoordeling van producten en diensten:

— Essentiële arbeidsvoorwaarden — is er een risico dat in een bepaalde sector de IAO-verdragen of de desbetreffende nationale of EU-normen niet worden nageleefd? Vormen slechte omstandigheden een bekend probleem binnen het productieproces (van bijvoorbeeld textiel, elektronica, tegels) of de dienstverlening (bijvoorbeeld sociale dumping in de horeca, de schoonmaaksector of de bouw)?

— Personeel — wat voor soort arbeid wordt voor de levering van producten of diensten ingezet en welke risico’s gaan hiermee samen? Wordt in een sector bijvoorbeeld gebruikgemaakt van atypische vormen van arbeid, zoals nulurencontracten, niet-standaard arbeidsovereenkomsten, werknemers zonder papieren, migrerende arbeiders, of is er sprake van verschillende behandeling van werknemers op basis van geslacht, ras of andere factoren?

— Continuïteit van de diensten — bestaat er een risico dat een verandering van dienstenaanbieder of wijziging van de voorwaarden van een bestaand contract van negatieve invloed is op de gebruikers van de diensten? Een baten- en risicoanalyse moet de mogelijke effecten bestrijken op de veiligheid en het welzijn van de mensen die de diensten gebruiken, alsook die van hun verzorgers. Dit is met name van belang voor sociale diensten die gericht zijn op hulp aan mensen in een kwetsbare situatie, ouderen of personen met een handicap.

— Verband met het voorwerp van de opdracht — de sociale vereisten moeten in voldoende mate in verband staan met de specifieke producten of diensten die worden ingekocht (zie hoofdstuk 4). Voor lange en complexe toeleveringsketens, bijvoorbeeld in de ICT-sector, kan het lastiger zijn dit verband aan te tonen. U moet derhalve nagaan in welke fase van de toeleveringsketen het mogelijk is de risico’s te beoordelen.

Een van de manieren om risico’s te beoordelen is het gebruik van rangschikking — op basis van een numerieke schaal — om de waarschijnlijkheid van het optreden van risico’s te bepalen en de eventuele gevolgen ervan te evalueren. Deze rangschikking kan ook deel uitmaken van de raadpleging van belanghebbenden. Producten en diensten met een hoge rangschikking in termen van waarschijnlijkheid en gevolgen waarbij u een verband met het voorwerp van de opdracht kunt vaststellen, moeten als prioriteit worden gesteld.

Risicobeoordelingen zijn ook van belang voor individuele inschrijvingen. Hiermee kunt u punten in de toeleveringsketen of dienstverlening identificeren waar zich een hoog risico voordoet en waarborgen dat het evenredigheidsbeginsel wordt nageleefd (ofwel, dat de vereisten in de inschrijving geschikt zijn om specifieke sociale doelstellingen te realiseren en niet verder gaan dan nodig is).

Lange en complexe mondiale toeleveringsketens zijn ondoorzichtig en maken het de aanbestedende diensten soms lastig om toegang te krijgen tot informatie. Een groot aantal ngo’s maakt deze informatie echter beter toegankelijk, zoals Electronics Watch (69) of Swedwatch (70). Hoewel een deel van deze informatie gericht is op de detailhandel en overheidsconsumptie, is de informatie alsnog bijzonder relevant voor vergelijkbare producten die door de publieke sector worden ingekocht. De informatie kan helpen bij het vaststellen van sociale risico’s waarvoor controle-instrumenten en -programma’s beschikbaar zijn waarmee beperkingen van de mededinging kunnen worden voorkomen.

Het beoordelen van de risico’s met betrekking tot overheidsopdrachten door het Noorse Bureau voor overheidsmanagement en e-overheid (Difi) Doelstelling van de overheidsopdracht Het Noorse Bureau voor overheidsmanagement en e-overheid (Difi) heeft een lijst van producten met een hoog risico voor aanbestedende diensten uitgebracht, teneinde deze diensten meer bewust te maken van de noodzaak zorgvuldig na te gaan of de mensenrechten worden nageleefd. Deze lijst helpt aanbestedende diensten bij het toewijzen van geschikte middelen om de inschrijvingen te beoordelen en toezicht te houden op de MVOO-criteria tijdens de aanbestedingsfase. De lijst bestrijkt verschillende sectoren, zoals de sector bouwmaterialen, elektronica en ICT, meubelen, kantoorbenodigdheden, textiel en levensmiddelen, en alle lagen van het productieproces, vanaf de grondstoffenwinning tot de uiteindelijke assemblage. Aanpak Voor de gegevens ten behoeve van de risicobeoordelingen maakt Difi gebruik van verslagen, artikelen, films en academisch onderzoek. Daarnaast zijn er vraaggesprekken gevoerd met leveranciers, en tot op zekere hoogte met vertegenwoordigers van sectororganisaties en -initiatieven, teneinde meer inzicht in de toeleveringsketens te verkrijgen. Om de toeleveringsketens in kaart te brengen worden gegevens uitgewisseld aangezien de mate van transparantie en traceerbaarheid vaak beperkt is. Resultaten De Difi-lijst van hoge risico’s voorziet in nuttige informatie over de risico’s binnen productgroepen, alsook binnen de specifiek selecteerde productcategorieën. De lijst kan als leidraad dienen met betrekking tot het evenredigheidsbeginsel waar het de keuze van de productgroepen en specifieke productcategorieën betreft bij het gebruik van MVOO-instrumenten tijdens het plannen van de aanbestedingsactiviteit. Daarnaast kan de lijst leveranciers van producten met een hoog risico helpen met voorrang na te gaan of in de mondiale toeleveringsketens de mensenrechten worden nageleefd. Meer informatie over de lijst van hoge risico’s vindt u hier: https://www.anskaffelser.no/public-procurement/socially-responsible-public-procurement/information-about-high-risk-products Geleerde lessen Aan het verkrijgen van toegang tot informatie over toeleveringsketens kleeft per definitie een aantal problemen. Meestal is er sprake van een gebrek aan transparantie vanwege de complexe en dynamische aard van de keten, vanaf de grondstoffenwinning tot de productiefase en de aankomst van de producten in Europa, ook waar het diensten van binnen- en buitenlandse marktdeelnemers betreft. De Difi-lijst van hoge risico’s is een nuttig hulpmiddel voor aanbestedende diensten die moeten beslissen welke producten te kiezen in het kader van MVOO. Het gebruik van de lijst kan het risico doen afnemen dat zich mensenrechtenschendingen binnen de toeleveringsketen van producten met een hoog risico voordoen. Deze lijst is echter niet uitputtend. Producten die zich niet op de lijst bevinden kunnen alsnog een hoog risico opleveren. In dat geval moeten de aanbestedende diensten nader onderzoek verrichten naar de risico’s op mensenrechtenschendingen die samenhangen met de betreffende producten en diensten.

Het prioriteren van opdrachten

Niet alle opdrachten leveren dezelfde mogelijkheden op voor het verwezenlijken van sociale doelstellingen. Een prioriteringstoets kan helpen opdrachten met de hoogst mogelijke effecten vast te stellen. Voor het prioriteren van opdrachten kunt u de volgende vragen in overweging nemen:

— Welke sociale risico’s of mogelijke maatschappelijke voordelen gaan samen met de opdracht, en hoe belangrijk zijn deze?

— Zijn de opdrachten van een voldoende omvang en duur om van invloed te kunnen zijn op de leverancierspraktijken? Zo niet, zijn er andere overheidsorganen waar u mee kunt samenwerken om de vraag in de categorie te bundelen?

— Zijn er beschikbare en betaalbare alternatieven die op sociaal vlak de voorkeur genieten? Zou het opnemen van sociale overwegingen de mededinging overmatig beperken?

— Hoe lang is de toeleveringsketen van een bepaald product? Hoe kan de overheidsopdracht het punt waar het risico zich in de toeleveringsketen voordoet doeltreffend aanpakken, of hoe kunnen de voordelen worden gerealiseerd?

— Kunnen de sociale doelstellingen rechtstreeks worden nagestreefd aan de hand van controleerbare aankoopcriteria? Zo niet, is er een doeltreffendere manier om het beleid uit te voeren met behulp van andere hulpmiddelen die de aanbestedende dienst ter beschikking staan?

— Hoe zichtbaar zal de maatregel op sociaal terrein zijn? Kan de maatregel helpen bewustwording te creëren over sociale kwesties binnen de toeleveringsketens onder het personeel, de leveranciers, en misschien zelfs het grote publiek? Is er sprake van reputatierisico’s indien er op dit gebied geen maatregelen worden getroffen?

— Zijn er mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan sociale organisaties die rechtstreeks steun verlenen aan werkgelegenheid voor personen met een handicap of kansarme personen?

Een aanvullende overweging bij het prioriteren van opdrachten, vooral in het geval van verplichte MVOO, is de aanbestedingsdrempel waarbij sociale vereisten moeten worden opgenomen. De richtlijnen inzake overheidsopdrachten zijn alleen van toepassing op inschrijvingen waarvan de waarde de aanbestedingsdrempels overschrijdt die op basis van de aard van de opdracht en het aankooporgaan zijn vastgesteld (71). U kunt MVOO ook toepassen op opdrachten met een waarde onder deze drempels, alsook op opdrachten die buiten het toepassingsgebied van de richtlijnen vallen.

Het vaststellen van streefcijfers

Met het vaststellen van streefcijfers geeft u blijk van uw verbintenis tot het realiseren van sociale doelstellingen, wordt de motivatie bevorderd en wordt een kader gecreëerd om de vorderingen te meten.

In iedere relevante product- of dienstencategorie stelt u per sociale doelstelling een specifiek streefcijfer vast. Doeltreffende streefcijfers zijn per definitie meetbaar (kwantificeerbaar), haalbaar (ze zijn vastgesteld aan de hand van het huidige referentiekader), en gaan vergezeld van een datum waarop ze verwezenlijkt moeten zijn.

Goede praktijken

— Het is van belang inzicht te krijgen in de sociale effecten van uw opdracht door een risicobeoordeling uit te voeren. Waar nodig raadpleegt u hiertoe deskundigen binnen andere afdelingen van uw organisatie (zoals de afdeling personeelszaken), vakbonden, leveranciers of onafhankelijke ngo’s, teneinde een beter inzicht te krijgen in de toeleveringsketens en arbeidsomstandigheden die samenhangen met de producten en diensten die u aankoopt.

— U dient een MVOO-strategie te ontwikkelen met daarin de aankoopcategorieën en specifieke opdrachten waarbij u prioriteit zult toekennen aan MVOO. Voor iedere prioriteit stelt u een meetbaar en haalbaar streefcijfer vast dat op een specifieke datum verwezenlijkt moet zijn.

2.5. Het creëren van draagvlak voor MVOO in aanbestedingsprocedures en -beleid

Bij het creëren van draagvlak voor MVOO in aanbestedingsprocedures en -beleid dient u rekening te houden met de volgende aspecten:

— het wet- en regelgevingskader — met inbegrip van de manier waarop MVOO aan de wetgeving inzake overheidsopdrachten op EU- en nationaal niveau en de internationale verplichtingen van de EU voldoen;

— het institutioneel kader — met inbegrip van de vraag of de overheidsopdracht centraal of decentraal wordt uitgevoerd, alsook de vraag wat dit inhoudt voor het beheer en monitoren van MVOO;

— de beheerstructuur — met inbegrip van de totstandbrenging van nieuwe structuren om de opneming van MVOO aan te sturen, zoals een werkgroep van onder meer belangrijke belanghebbenden, of het vermelden van MVOO-voortrekkers binnen de desbetreffende afdelingen;

— het vaststellen van verantwoordelijkheden — onder meer door leiders, deskundigen en inkopers aan te wijzen die zich in de juiste positie bevinden om acties in gang te zetten en de verwezenlijking van de streefcijfers te waarborgen;

— toegang tot expertise — onder meer door deskundigen binnen uw organisatie te betrekken bij kwesties die van belang zijn voor MVOO, door samen te werken met interne of externe afdelingen of organisaties, en door contact op te nemen met organisaties die u kunnen adviseren over of begeleiden bij de uitvoering van MVOO-maatregelen;

— de beschikbaarheid van professionele capaciteit en hulpmiddelen — ga na of het nodig is activiteiten voor capaciteitsopbouw uit te voeren of duidelijke richtsnoeren en criteria te verstrekken.

Het creëren van draagvlak voor MVOO door middel van communicatie

Om binnen de organisatie draagvlak voor MVOO te creëren, moet u de doelstellingen ervan breed uitdragen. U dient erop toe te zien dat de taken en verantwoordelijkheden van het personeel expliciet worden benoemd. De interne communicatieactiviteiten kunnen seminars, nieuwsbrieven of mededelingen op het intranet van uw organisatie omvatten.

Ook externe communicatie is van essentieel belang. Door de sociale doelstellingen voorafgaand aan de bekendmaking van de uitnodiging tot inschrijvingen kenbaar maken, krijgen de leveranciers de tijd om hierop te reageren. Daarnaast creëert het aan het publiek bekendmaken van de doelstellingen een grotere mate van publieke verantwoording, als gevolg waarvan mensen worden aangespoord meer acties in gang te zetten. Deze aanpak kan ook helpen consensus te bereiken over de praktijken betreffende het hanteren van sociale overwegingen.

Tot slot kan het delen van kennis over goede praktijken (of vermijdbare risico’s) met andere aanbestedende diensten de leerprocessen over MVOO versnellen. Deze kennisdeling kan op lokaal, regionaal, nationaal of zelfs internationaal niveau plaatsvinden. Met name het delen van kennis binnen de EU kan helpen de door de aanbestedende diensten in heel Europa vereiste normen op te trekken en ervoor te zorgen dat sociale verantwoordelijkheid de norm wordt.

Het Procura+-netwerk voor de maatschappelijk verantwoorde aankoop van ICT-producten Doelstelling van de overheidsopdracht Het Procura+-netwerk heeft de “Interest Group on Socially Responsible Public Procurement”, een belangengroep voor maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten, in het leven geroepen om de uitwisseling met betrekking tot aankoopactiviteiten te bevorderen en aanbestedende diensten te helpen bij de aankoop van hardwareproducten in de ICT-branche. Onder meer aanbestedende diensten uit heel Europa, met inbegrip van de Greater London Authority, de stad Stockholm, de gemeenteraad van Barcelona, het Schotse aanbestedingskenniscentrum Advanced Procurement for Universities and Colleges (APUC) en de stad Haarlem zijn lid van deze belangengroep. Aanpak De leden van de belangengroep delen berichten en kennis over MVOO via periodieke fysieke en virtuele bijeenkomsten. Met de hulp van Electronics Watch en ICLEI Europa ontwikkelt de groep criteria, specificaties en bepalingen die erop gericht zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid een rol toe te bedelen in de hele toeleveringsketen van ICT-producten. Resultaten Door ervaringen en voorbeelden van beste praktijken uit te wisselen kunnen de deelnemende aanbestedende diensten hun MVOO-expertise en kennis uitbreiden. De groep fungeert tevens als platform voor aankomende uitnodigingen tot inschrijving en voor het vergemakkelijken van de uitwisseling van informatie tussen aanbestedende diensten, leveranciers en potentiële wederverkopers over hun respectieve behoeften en mogelijkheden. De groep heeft gezamenlijk een reeks specifieke criteria ontwikkeld: “How to procure fair ICT hardware – criteria set for socially responsible public procurement”. Dit document bevat selectiecriteria, technische specificaties, gunningscriteria en contractuele uitvoeringsvoorwaarden. De criteria zijn ambitieus aangezien ze verder strekken dan smelterijen en ook betrekking hebben op de fase van de winning van grondstoffen. Geleerde lessen Contact met andere aanbestedende overheidsdiensten en het delen van marktinzichten is zinvol omdat aanbestedende diensten op deze manier gemeenschappelijke behoeften kunnen identificeren en strategieën kunnen ontwikkelen om op maatschappelijk verantwoorde wijze vervaardigde producten te kopen die het best op deze behoeften aansluiten.

Goede praktijk

— Integreer uw MVOO-strategie in uw aankoopactiviteiten. Stel verantwoordelijkheden vast, overweeg een beheersgroep in het leven te roepen en maak uw doelstellingen in het kader van sociale overheidsopdrachten breed bekend, zodat het personeel en de leveranciers weten welke verwachtingen u hebt en andere aanbestedende diensten worden aangemoedigd vergelijkbare maatregelen te treffen.

2.6. Het monitoren en evalueren van de vorderingen

Het verzamelen van gegevens betreffende de uitvoering van MVOO

Een doeltreffende uitvoering van MVOO vergt de totstandbrenging van een monitoringsysteem om de vorderingen bij het realiseren van de streefcijfers te meten. De monitoringsystemen variëren van eenvoudige databanken voor het registreren van het gebruik van sociale criteria, tot gespecialiseerde systemen die zijn gekoppeld aan platforms voor elektronische aanbesteding.

Het integreren van MVOO-monitoring in de bestaande rapportagesystemen in Vlaanderen (België) Doelstelling van de overheidsopdracht De Vlaamse overheid zet zich al in sinds 2008 in voor het toepassen van duurzame overheidsopdrachten (DOA). In dat jaar maakte ze het streven bekend om tegen 2020 haar overheidsopdrachten voor 100 % in de vorm van DOA uit te voeren. Gedurende de periode 2009-2015 werden er twee actieplannen vastgesteld om de vorderingen op weg naar dit streefcijfer aan te sturen, waarna DOA onderdeel werd van een geïntegreerde strategie betreffende overheidsopdrachten. Hierin zijn minimale duurzaamheidscriteria vastgesteld voor negen productgroepen in combinatie met richtsnoeren, en voorgestelde criteria voor nog eens zeventien productgroepen. De ingekochte producten moeten aan deze criteria voldoen willen ze door de Vlaamse overheid als duurzaam worden aangemerkt. Aanpak In 2017 werd het monitoren van DOA opgenomen als onderdeel van het beheersysteem voor overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. Alle opdrachten ter waarde van 30 000 EUR of meer moeten in dit beheersysteem worden geregistreerd en onderstaande negen DOA-vragen moeten worden beantwoord: 1. Het gebruik van essentiële duurzaamheidscriteria: volledig opgenomen in het aanbestedingsdocument/niet of slechts deels opgenomen in het aanbestedingsdocument/de aanbesteding heeft geen betrekking op een productgroep waarvoor essentiële criteria zijn vastgesteld 2. Het gebruik van andere duurzaamheidscriteria: een of meer andere duurzaamheidscriteria in het aanbestedingsdocument/geen andere duurzaamheidscriteria in het aanbestedingsdocument 3. Certificaten inzake milieubeheer: relevant en opgenomen in het aanbestedingsdocument/relevant maar niet opgenomen in het aanbestedingsdocument vanwege specifieke redenen/niet relevant 4. Toegang beperkt tot sociale ondernemingen: ja/nee 5. Deel van de uitvoeringsfase van de opdracht voorbehouden aan sociale ondernemingen: ja/nee 6. Gebruik van een non-discriminatiebepaling: ja/nee 7. Gebruik van een sociale clausule in het aanbestedingsdocument gericht op werkgelegenheid, onderwijs en opleidingen: ja/nee 8. Gebruik van een ethische bepaling: relevant en opgenomen in het aanbestedingsdocument/relevant maar niet opgenomen in het aanbestedingsdocument vanwege specifieke redenen/niet relevant — de opdracht heeft geen betrekking op producten met een hoog risico 9. Innovatiegerichte overheidsopdrachten: de innovatie bevindt zich in de precommerciële fase van onderzoek en ontwikkeling/de innovatie bevindt zich in zowel de precommerciële als de commerciële fase/de innovatie bevindt zich in de commerciële fase/innovatie speelt geen rol Geleerde lessen Om de doeltreffendheid van het instrument te waarborgen moet het gebruik ervan worden gemonitord. Na een daling van het gerapporteerde gebruik van DOA tussen 2015 en 2016 te hebben opgemerkt, was de Vlaamse overheid in staat een aantal grote belemmeringen ten aanzien van haar streefcijfer voor 2020 weg te nemen, onder meer door duurzaamheidsbepalingen op te nemen in de aanbestedingsmodellen en vast te stellen welke kaderovereenkomsten in de toekomst moeten worden aangepast. Bronnen : http://www.procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procura__case_studies/Procuraplus_case_study_Flanders.pdf en https://overheid.vlaanderen.be/monitoring-duurzame-overheidsopdrachten%20

De meest doeltreffende aanpak bestaat uit het koppelen van de monitoring van MVOO aan bestaande rapportage- en controleprocedures. Hiertoe zult u waarschijnlijk aanpassingen in uw systemen moeten doorvoeren, zoals het toevoegen bestaande rapportage- en controleprocedures. Hiertoe zult u waarschijnlijk aanpassingen in uw systemen moeten doorvoeren, zoals het toevoegen van nieuwe gegevensvelden in de monitoringsoftware. Daarnaast kunt u overwegen over te gaan op externe, onafhankelijke controles van de MVOO-prestaties, onder meer door de aanbestedende dienst af te zetten tegen eerdere prestaties of de prestaties van andere organisaties.

Het evalueren en verbeteren van MVOO

De monitoringresultaten moeten periodiek worden geëvalueerd om te waarborgen dat er vorderingen worden gemaakt bij het realiseren van de streefcijfers en dat de acties de gewenste bijdrage aan de doelstellingen leveren.

Wanneer de organisatie haar doelstellingen behaalt, bespreekt u dit met collega’s en met externe partijen. Het proces van raadplegingen en het vaststellen van streefcijfers begint dan opnieuw, dit ter waarborging van de continue verbetering van de sociale doelstellingen.

Structurele veranderingen op de markt zijn niet mogelijk als positieve resultaten in een vacuüm plaatsvinden. MVOO kunnen helpen aantonen dat de markt in staat is aan hogere normen te voldoen, en kennisgeving van dit feit kan tot bredere belangstelling onder de belanghebbenden leiden.

Goede praktijk

— Het is van belang de uitvoering van MVOO te monitoren en periodiek de resultaten ervan te evalueren om te waarborgen dat er vorderingen worden gemaakt en dat de nodige aanpassingen in de strategie of aankooppraktijken worden doorgevoerd.

HOOFDSTUK 3

Het vaststellen van de behoeften en het plannen van overheidsopdrachten

3.1. De rol van behoefteanalysen binnen MVOO

Het uitvoeren van een behoefteanalyse kan de eerste fase van de aankoopcyclus voor MVOO vormen, nog vóór de aanvang van de aanbestedingsprocedure. Behoefteanalysen hebben tot doel te waarborgen dat er daadwerkelijk vraag is naar bepaalde producten, diensten of werken, en na te gaan hoe op de meest maatschappelijk verantwoorde wijze in die behoeften kan worden voorzien. Door de daadwerkelijke behoeften te analyseren in termen van resultaten kunnen de reikwijdte en aard van de vereisten worden bepaald, met een flexibelere en mogelijk kosteneffectievere marktrespons tot gevolg. In het kader van MVOO hebben behoefteanalysen betrekking op:

— de garantie dat de ingekochte goederen of diensten aan de sociale vereisten voldoen;

— een vormgeving van aanbestedingen en opdrachten die ruimte biedt aan flexibiliteit in de tijd en waarborgt dat een breed scala aan organisaties, met inbegrip van organisaties van de sociale economie en sociale ondernemingen, non-profitinstellingen of vrijwilligersorganisaties, kan deelnemen, en

— het vergroten van de sociale effecten en resultaten. Hiertoe dient te worden nagegaan of de opdracht mogelijkheden biedt voor het bevorderen van relevante sociale en ethische resultaten.

Voorbeelden van manieren waarop behoefteanalysen van invloed kunnen zijn op de sociale effecten en resultaten in het kader van overheidsopdrachten:

— Een lokale autoriteit kiest voor flexibelere en gevarieerdere mobiliteitsopties om ouderen en personen met een handicap meer keuzevrijheid van vervoer te geven.

— Een lokale autoriteit verstrekt persoonsgerichte sociale en zorgdiensten waarbij specifiek rekening wordt gehouden met het genderaspect (72).

— Een overheidsdienst neemt in een bouwovereenkomst een bepaling op over werkgelegenheids- en opleidingsmogelijkheden voor werkloze en kansarme mensen.

— Een ziekenhuis vraagt een leverancier van medische apparatuur om transparantie binnen zijn toeleveringsketen te waarborgen om de arbeidsomstandigheden van zijn werknemers te monitoren en controleren in samenwerking met organisaties uit het maatschappelijk middenveld.

Door gebruik te maken van behoefteanalysen kan mogelijk geld worden bespaard en maatschappelijk rendement worden gerealiseerd, wat het tot een essentieel onderdeel van de voorbereidende fase van een aanbestedingsprocedure maakt. Dit kan een culturele verschuiving binnen een organisatie vereisen, waarbij niet langer in termen van het aantal ingekochte producten wordt gedacht, maar de focus ligt op de manier waarop op duurzame wijze sociale resultaten kunnen worden bereikt.

Raadpleging van gebruikers

De gebruikers van een product, dienst of werk zijn vaak niet de mensen die deze hebben ingekocht. Het gaat hierbij mogelijk om andere personen binnen dezelfde organisatie, werknemers van een ander overheidsorgaan of burgers (bv. ziekenhuispatiënten, bewoners, scholieren en studenten). Door middel van raadplegingen kunnen maatschappelijke vraagstukken in kaart worden gebracht en kan worden gewaarborgd dat de aanbesteding gericht is op het realiseren van maximale positieve sociale effecten. Onderstaande werkwijzen kunnen van pas komen voor het raadplegen van gebruikers alvorens de aanbestedingsprocedure in gang te zetten:

— een (online-)enquête uitvoeren voor het vaststellen van de behoeften en voorkeuren van gebruikers;

— bestaande gebruikspatronen observeren en analyseren;

— alle belanghebbenden voor een bijeenkomst uitnodigen om de huidige praktijken te evalueren en samen plannen te ontwikkelen voor betere sociale resultaten in de volgende aanbesteding, en/of

— alle gebruikers uitnodigen voor demonstraties door leveranciers in het kader van voorafgaande marktconsultatie (zie afdeling 3.2);

— de enquête toegankelijk maken voor personen met een handicap.

Het raadplegen van gebruikers met speciale mobiliteitsbehoeften in de stad Rotterdam (Nederland) Doelstelling van de overheidsopdracht In Rotterdam maken 30 000 burgers met speciale behoeften gebruik van vervoersdiensten. Er zijn verschillende diensten voor verschillende doelgroepen, wat in het verleden tot versplinterde en soms ontoereikende diensten heeft geleid. De stad Rotterdam is overgegaan tot het integreren van alle mobiliteitsdiensten, exploiteert zijn wagenpark nu op efficiëntere wijze, en kan als gevolg hiervan vervoersdiensten aanbieden die optimaal aansluiten op de behoeften van zijn klanten. Aanpak Rotterdam heeft uitgebreid klantgericht onderzoek verricht naar de onvervulde behoeften en wensen van klanten die om multidisciplinaire oplossingen vragen. De stad heeft hiertoe een innovatieve aanbestedingsprocedure ingezet op basis van toezeggingen vooraf, waarin vóór de aanvang van de aanbestedingsprocedure de sociale behoeften en gewenste resultaten aan de markt werden medegedeeld, en werd overeengekomen de nieuw te creëren dienst af te nemen indien deze aan de specificaties zou voldoen. Aan de marktdialoog namen onder meer vertegenwoordigers van groepen eindgebruikers deel die rechtstreekse feedback leverden. Resultaten De winnende inschrijver was een consortium van verschillende marktpartijen, waaronder kmo’s, dat nu een gebruikersgerichte vervoersdienst biedt met mechanismen ten behoeve van continue verbetering. De dienst biedt mogelijkheden voor mobiliteitsaanpassingen (met inbegrip van een persoonlijk mobiliteitsbudget), zodat Rotterdam op dagelijkse basis rekening kan houden met de persoonlijke voorkeuren en kenmerken van de gebruikers. Daarnaast voorziet de dienst in persoonlijke ondersteuning en begeleiding, zodat gebruikers kunnen leren hoe ze zelfstandiger kunnen reizen en hun autonomie kunnen vergroten. De bestuurders onderhouden bovendien rechtstreeks contact met welzijnsorganisaties zodat de behoeften van de klant kunnen worden gemonitord en hierop kan worden ingespeeld. De gekochte voertuigen zijn vrijwel geheel emissievrij (elektrisch) en het jaarlijkse maatschappelijk rendement van investeringen bedraagt meer dan twee miljoen EUR. Geleerde lessen Het is van belang de complexiteit van een betekenisvolle dialoog niet te onderschatten, noch de middelen die hiervoor nodig zijn. Dit proces moet in een vroeg stadium worden opgestart zodat u alle benodigde gedetailleerde informatie van gebruikers en leveranciers kunt krijgen, de juridische aspecten van uw aanpak kunt beoordelen en kunt waarborgen dat de aangepaste oplossing zo nauw mogelijk aansluit op de behoeften van de gebruikers.

Het formuleren van een behoeftebepaling

Op basis van de tijdens de raadpleging van gebruikers verzamelde gegevens moet het mogelijk zijn een eenvoudige behoeftebepaling te formuleren, met daarin de reden voor de aanschaf of de reden voor eventuele alternatieven voor de aanschaf.

De behoeftebepaling kan worden gebruikt om zowel de businesscase voor de aanbesteding te ontwikkelen als om leveranciers op de hoogte te houden gedurende de fase van voorafgaande marktconsultatie en inschrijving. Belangrijke belanghebbenden, zoals gebruikers van de diensten, burgers of ngo’s, kunnen worden gevraagd de behoeftebepaling vanuit sociaal oogpunt te evalueren, hier vraagtekens bij te plaatsen en te onderschrijven.

Goede praktijk

— Het opstellen van een behoefteanalyse moet een van de eerste activiteiten van uw aanbestedingsproces vormen. Het raadplegen van collega’s en eindgebruikers helpt te waarborgen dat u het juiste product of de juiste dienst aankoopt op een manier die positieve sociale resultaten kan opleveren.

Voorbeeld van MVOO in een behoeftebepaling Een aanbestedende dienst wil een overeenkomst voor dagelijkse schoonmaakdiensten in alle gemeentegebouwen verlengen. Om te voldoen aan de verbintenissen op het gebied van sociaal beleid en na raadpleging van de huidige werknemers en andere belanghebbenden, eist de aanbestedende dienst dat de opdracht wordt uitgevoerd op basis van de volgende sociale overwegingen: — eerlijke bezoldiging van de werknemers, ook voor eventueel overwerk; — loopbaanontwikkeling, met inbegrip van opleidingen en aangepaste roosters voor het volgen van trainingen; — een gezond evenwicht tussen werk en privéleven door gebruik te maken van voltijd- en deeltijdcontracten met gezinsvriendelijke roosters en diensten; — gezondheid op het werk door het gebruik van niet-schadelijke schoonmaakproducten.

3.2 . Marktdialoog

Vóór aanvang van de aanbestedingsprocedure wordt over het algemeen een marktconsultatie ingezet om potentiële leveranciers en relevante producten en diensten in kaart te brengen. Leveranciers worden zo tijdig in kennis gesteld om zich voor te kunnen bereiden op de inschrijving; reguliere en sociale ondernemingen kunnen bijvoorbeeld partnerschappen vormen ter verhoging van de sociale resultaten.

Sommige procedures — met name concurrentiegerichte dialogen of mededingingsprocedures met onderhandeling — kunnen ook meer gelegenheid tot dialoog met inschrijvers bieden tijdens de aanbestedingsprocedure. Na afloop van een aanbesteding moeten de inschrijvers worden uitgenodigd om de resultaten na te bespreken, zodat zij advies kunnen krijgen over hoe zij de sociale aspecten beter in een volgende inschrijving kunnen integreren.

Met een marktdialoog in het kader van MVOO:

— kunnen potentiële inschrijvers en oplossingen met positieve sociale effecten in kaart worden gebracht;

— kan de capaciteit op de markt worden opgebouwd om te voorzien in de sociale behoeften en vereisten;

— kan worden gewaarborgd dat de aanbesteding en de opdracht zo worden vormgegeven dat de sociale criteria relevant zijn, verband houden met het voorwerp van de opdracht en haalbaar en niet-discriminerend zijn;

— kunnen leveranciers inschrijvingen indienen met sterke sociale elementen, en

— kunnen leveranciers na afronding van het proces feedback krijgen.

Marktdialoog leidt tot een betere planning en een beter beheer van MVOO, vooral wanneer de dialoog plaatsvindt in het kader van een behoefteanalyse. Deze activiteiten geven de aanbestedende diensten bovendien een beter inzicht in het vermogen van potentiële inschrijvers om aan de sociale doelstellingen en ambities te voldoen. De dialoog kan uw betrouwbaarheid en geloofwaardigheid onder de leveranciers verhogen,