RESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 29 april 2015

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2013, afdeling IX — Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming

HET EUROPEES PARLEMENT,

— gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2013, afdeling IX — Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming,

— gezien het Besluit van de Europese Ombudsman van 26 februari 2015 tot afsluiting van haar initiatiefonderzoek OI/1/2014/PMC inzake klokkenluiders,

— gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

— gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0118/2015),

1. is verheugd over de conclusie van de Rekenkamer dat de betalingen als geheel over het per 31 december 2013 afgesloten jaar met betrekking tot de administratieve en andere uitgaven van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming („de Toezichthouder”) geen materiële fouten vertonen en dat de onderzochte toezicht- en controlesystemen voor de administratieve en andere uitgaven doeltreffend waren;

2. stelt vast dat de Rekenkamer in haar jaarverslag van 2013 opmerkt dat er geen significante tekortkomingen zijn vastgesteld met betrekking tot de gecontroleerde aspecten inzake personele middelen en aanbesteding door de Toezichthouder;

3. stelt vast dat de Toezichthouder in 2013 over een totaalbedrag van 7 661 409 EUR aan toegekend budget beschikte (tegenover 7 624 090 EUR in 2012) en dat de uitvoeringsgraad ervan 84,7 % bedroeg (tegenover 83,2 % in 2012); vindt dat een positieve ontwikkeling en dringt aan op verdere inspanningen om de uitvoeringsgraad te verbeteren;

4. benadrukt dat de begroting van de Toezichthouder een louter administratieve begroting is; merkt op dat het uitvoeringspercentage van de uitgaven voor aan de instelling verbonden personen (Titel I) 93,41 % is en dat het uitvoeringspercentage van de uitgaven voor gebouwen, uitrusting en uitgaven in verband met de werking van de instelling (Titel II) 99,14 % is;

5. neemt kennis van de belofte van de Toezichthouder om aan het verbeteren van zijn systeem voor het tijdig monitoren en controleren van de aanwervings- en aanbestedingsprocedures te blijven werken; steunt de Toezichthouder bij zijn streven om het beheer van vergoedingen te blijven volgen en het niveau van de prestaties verder te verbeteren;

6. stelt met voldoening vast dat dankzij de follow-up audit die in juni 2013 door de dienst Interne audit van de Toezichthouder is uitgevoerd, het merendeel van de gesuggereerde maatregelen en aanbevelingen inzake administratieve procedures kon worden afgesloten en de conclusie kon worden getrokken dat er op 31 december 2013 geen aanleiding was tot specifieke aanbevelingen;

7. merkt op dat de uitvoering van de aanbeveling inzake de beveiliging van gegevens in klachten op het moment van de follow-up audit in juni 2013 nog niet voltooid was als gevolg van een vertraging bij de invoering van het systeem voor dossierbeheer (Case Management System, CMS); merkt op dat deze aanbeveling waarschijnlijk in de loop van 2014 volledig zou worden uitgevoerd, daar het CMS sinds oktober 2013 operationeel is;

8. wijst op het feit dat de gedelegeerde ordonnateur van oordeel is dat het niveau van beheer en controle toereikend is en wordt verbeterd, en dat op het moment van het opstellen van het jaarverslag 2013 geen significante fout was opgetreden en er geen aanleiding was tot enig voorbehoud ten aanzien van voorafgaande controles;

9. herinnert eraan dat de bevoegdheden van de Toezichthouder door het Verdrag van Lissabon zijn toegenomen omdat gegevensbescherming is uitgebreid tot alle beleidsterreinen van de EU; stelt vast dat de debatten in de Raad over het nieuwe juridische kader inzake gegevensbescherming (dat door de Commissie op 25 januari 2012 werd voorgesteld) nog lopen;

10. stelt vast dat aan de begroting van de Toezichthouder een nieuwe Titel III werd toegevoegd om te voorzien in de oprichting van een onafhankelijk secretariaat van een nieuw Europees Comité voor gegevensbescherming; erkent dat deze Titel geen kredieten heeft zolang het juridisch kader niet is aangenomen;

11. stelt vast dat een nieuw instrument, de op activiteiten gebaseerde kostenberekening, bedoeld om de efficiëntie bij de toewijzing van middelen te verbeteren, recent werd goedgekeurd en in 2015 zal worden uitgevoerd;

12. wenst te worden geïnformeerd over de budgettaire gevolgen van de reorganisatie van het secretariaat van de Toezichthouder;

13. wijst erop dat de dienst Interne audit (IAS) heeft vastgesteld dat sinds de laatste risicobeoordeling in 2011 aanzienlijke verbeteringen zijn gemaakt; dringt er bij de Toezichthouder op aan die inspanningen te blijven leveren om gevolg te geven aan de overblijvende, nog open staande aanbevelingen;

14. stelt vast dat in de nieuwe gebouwen van de Toezichthouder een videoconferentiesysteem is geïnstalleerd; vraagt tijdens hoe vaak dit systeem tijdens vergaderingen in 2013 werd gebruikt;

15. keurt de opstelling van prestatiekernindicatoren om het efficiënt gebruik van middelen te beoordelen volledig goed; verzoekt de Toezichthouder het scorebord in het jaarlijks activiteitenverslag te blijven verschaffen;

16. verlangt dat het gebouwenbeleid van de Toezichthouder bij zijn jaarlijks activiteitenverslag wordt gevoegd, met name omdat het belangrijk is dat de kosten van dit beleid voldoende transparant worden gemaakt en niet buitensporig zijn;

17. herhaalt het verzoek van vorig jaar om een gedetailleerd overzicht op te nemen van alle tot de beschikking van de Toezichthouder staande personeelsleden, uitgesplitst per rang, geslacht en nationaliteit; meent dat deze tabel automatisch moet worden opgenomen in het jaarlijks activiteitenverslag van de instelling;

18. spreekt zijn bezorgdheid uit over het gebrek aan vrouwen op leidinggevende posten; dringt erop aan dat wordt voorzien in een programma voor gelijke kansen, met name voor leidinggevende functies, om dit gebrek aan evenwicht zo snel mogelijk te verhelpen;

19. is van mening dat in deze tijden van crisis en algemene bezuinigingen de kosten van „away days” van het personeel van de instellingen van de Unie moeten worden verlaagd en dat deze dagen zoveel mogelijk op de locaties van de instellingen moeten worden gehouden, daar de toegevoegde waarde ervan de hoge kosten niet rechtvaardigt;

20. stelt tot zijn bezorgdheid vast dat er enorme verschillen bestaan tussen de vertaalkosten van de verschillende EU-instellingen; vraagt daarom dat de interinstitutionele werkgroep vertaling de oorzaken van deze verschillen in kaart brengt en oplossingen voorstelt om het evenwicht te herstellen en te zorgen voor de harmonisatie van de vertaalkosten en de optimale eerbiediging van de kwaliteit en de taalkundige verscheidenheid; merkt in dit verband op dat de werkgroep de samenwerking tussen de instellingen opnieuw moet opstarten, om de beste handelwijzen en resultaten uit te wisselen en de gebieden te identificeren waar de samenwerking of de akkoorden tussen de instellingen kunnen worden versterkt; merkt op dat de werkgroep zich eveneens tot doel moet stellen een uniforme methode voor de presentatie van de vertaalkosten voor alle instellingen te ontwikkelen om de analyse en vergelijking van de kosten te vereenvoudigen; wijst erop dat de werkgroep deze resultaten vóór eind 2015 moet voorstellen; vraagt alle instellingen actief deel te nemen aan de werkzaamheden van de interinstitutionele werkgroep; herinnert in deze context aan het wezenlijke belang van de eerbiediging van de meertaligheid in de EU-instellingen, teneinde voor alle burgers van de Unie een gelijke behandeling en gelijke kansen te waarborgen;

21. is het volledig eens met het door de diensten van de Europese Ombudsman gevoerde transparantiebeleid en vraagt dat er een procedure wordt opgestart om vooraf de mogelijke gevolgen van bepaalde publicaties te beoordelen teneinde er zo nodig een bericht bij te voegen om baatzuchtige manipulatie te voorkomen; wijst erop dat deze procedure moet worden opgestart op verzoek van de Ombudsman, in samenwerking met de Toezichthouder, de Commissie en de instelling waarop de publicatie betrekking heeft;

22. is verontrust over de vertraging bij de aanneming van de interne regels inzake klokkenluiders; roept de Toezichthouder op deze regels zonder verder uitstel toe te passen;

23. is ingenomen met het feit dat de Toezichthouder gevolg heeft gegeven aan de opmerkingen van het Europees Parlement in zijn kwijting voor de jaren 2010 en 2012 ten aanzien van de vaststelling van zijn strategie voor 2013-2014 en dat de uitvoering van deze strategie positieve resultaten in zijn activiteiten laat zien;