Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD betreffende het standpunt van de Europese Unie ten aanzien van het reglement van orde van het EPO-comité, van het comité voor douanesamenwerking en van het gezamenlijk ontwikkelingscomité waarin is voorzien in de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika ("OZA-staten"), enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds /* COM/2013/086 final - 2013/0053 (NLE) */





TOELICHTING 1. ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL De Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst (hierna "tussentijdse EPO" genoemd) tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika ("OZA-staten"), enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, is op 29 augustus 2009 ondertekend en wordt sinds 14 mei 2012 voorlopig toegepast. Bij artikel 64 van de overeenkomst wordt een EPO-comité opgericht dat verantwoordelijk is voor het beheer van de overeenkomst en voor de uitvoering van alle in de overeenkomst genoemde taken. Het EPO-comité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het comité voor douanesamenwerking, dat is opgericht overeenkomstig artikel 41 van protocol 1 bij de overeenkomst, en het gezamenlijk ontwikkelingscomité, dat is opgericht overeenkomstig artikel 52 van de overeenkomst. Het EPO-comité stelt de regels voor zijn organisatie en werking vast, evenals het reglement van orde van de twee subcomités. 2. RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDE PARTIJEN EN EFFECTBEOORDELING De tussentijdse EPO voorziet in de verplichting het reglement van orde vast te stellen. Alle partijen bij de overeenkomst zijn geraadpleegd en de tekst van het reglement van orde is tijdens de constituerende vergadering van het EPO-comité in oktober 2012 met de vier overeenkomstsluitende OZA-staten (Madagaskar, Mauritius, de Seychellen en Zimbabwe) ad referendum goedgekeurd en geviseerd. Voor dit voorstel is geen effectbeoordeling uitgevoerd aangezien dit initiatief geen directe economische, sociale en milieueffecten heeft. 3. JURIDISCHE ELEMENTEN VAN HET VOORSTEL Het voorstel omvat een ontwerpbesluit van de Raad op basis van artikel 218, lid 9, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie om een standpunt van de Europese Unie vast te stellen. In het verleden zijn vergelijkbare besluiten vastgesteld om het reglement van orde van EPO's goed te keuren. Een van de bijlagen bij dit besluit van de Raad is een ontwerpbesluit dat het EPO-comité in 2013 moet vaststellen. Dit laatste telt drie bijlagen die respectievelijk het reglement van orde van het EPO-comité, van het comité voor douanesamenwerking en van het gezamenlijk ontwikkelingscomité betreffen. Al deze reglementen zijn tijdens de constituerende vergadering van het EPO-comité in oktober 2012 met de vier overeenkomstsluitende OZA‑staten ad referendum goedgekeurd en geviseerd. 4. GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING Het voorstel heeft uitsluitend gevolgen voor de administratieve uitgaven. 2013/0053 (NLE) Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD betreffende het standpunt van de Europese Unie ten aanzien van het reglement van orde van het EPO-comité, van het comité voor douanesamenwerking en van het gezamenlijk ontwikkelingscomité waarin is voorzien in de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika ("OZA-staten"), enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE, Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name de artikelen 207 en 209, juncto artikel 218, lid 9, Gezien het besluit van de Raad tot ondertekening en voorlopige toepassing van de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds[1], Gezien het voorstel van de Commissie, Overwegende hetgeen volgt: (1) De Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, is op 29 augustus 2009 ondertekend en wordt sinds 14 mei 2012 voorlopig toegepast. (2) Bij artikel 64 van die overeenkomst wordt een EPO-comité opgericht dat verantwoordelijk is voor het beheer van de overeenkomst en voor de uitvoering van alle in de overeenkomst genoemde taken. (3) Artikel 64 bepaalt dat het EPO-comité zelf de regels voor zijn organisatie en werking vaststelt. (4) Het EPO-comité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het comité voor douanesamenwerking, dat is opgericht overeenkomstig artikel 41 van protocol 1 bij de overeenkomst, en het gezamenlijk ontwikkelingscomité, dat is opgericht overeenkomstig artikel 52 van de Tussentijdse Overeenkomst. (5) De Europese Unie moet het standpunt bepalen dat met betrekking tot de vaststelling van het reglement van orde van het EPO-comité en van de twee krachtens de overeenkomst opgerichte subcomités moet worden ingenomen, BESLUIT: Artikel 1 Het standpunt van de Europese Unie met het oog op de vaststelling van een besluit van het EPO-comité, als bedoeld in de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, betreffende zijn reglement van orde wordt gebaseerd op het bij dit besluit gevoegde ontwerpbesluit van het EPO-comité. Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder verder besluit van de Commissie of de Raad worden aanvaard. Artikel 2 Het besluit van het EPO-comité wordt na vaststelling in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Artikel 3 Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te Brussel, Voor de Raad De voorzitter BIJLAGE BESLUIT Nr. …/2013 VAN HET EPO-COMITÉ opgericht bij de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, betreffende de vaststelling van het reglement van orde van het EPO-comité, van het comité voor douanesamenwerking, en van het gezamenlijk ontwikkelingscomité HET EPO-COMITÉ, Gezien de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds (hierna "de overeenkomst" genoemd), die op 29 augustus 2009 in Grand Baie is ondertekend en sinds 14 mei 2012 voorlopig wordt toegepast, en met name artikel 64, Overwegende hetgeen volgt: (1) De overeenkomst bepaalt dat het EPO-comité zelf de regels voor zijn organisatie en werking vaststelt, (2) Het EPO-comité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het comité voor douanesamenwerking, dat is opgericht overeenkomstig artikel 41 van protocol 1 bij de overeenkomst, en het gezamenlijk ontwikkelingscomité, dat is opgericht overeenkomstig artikel 52 van de Tussentijdse Overeenkomst. BESLUIT: Artikel 1 1. Het reglement van orde van het EPO-comité wordt vastgesteld overeenkomstig bijlage I, het reglement van orde van het comité voor douanesamenwerking overeenkomstig bijlage II en het reglement van orde van het gezamenlijk ontwikkelingscomité overeenkomstig bijlage III. 2. Dit reglement doet geen afbreuk aan in de overeenkomst opgenomen speciale regels of aan door het EPO-comité vastgestelde regels. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op …. Gedaan te (plaats), op (datum). BIJLAGE I REGLEMENT VAN ORDE VAN HET EPO-COMITÉ opgericht bij de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds Artikel 1 Toepassingsgebied Het reglement van orde in deze bijlage is van toepassing op de werkzaamheden van elke vergadering van het EPO-comité. Artikel 2 Samenstelling en voorzitterschap 1. Het EPO-comité bestaat enerzijds uit vertegenwoordigers van de EU en anderzijds uit vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende staten in oostelijk en zuidelijk Afrika ("de overeenkomstsluitende OZA-staten")[2], op ministerieel niveau of op het niveau van hoge ambtenaren. 2. De verwijzing naar "de partijen" in het reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 61 van de overeenkomst. 3. Het EPO-comité op ministerieel niveau wordt gezamenlijk door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten voorgezeten. Het EPO-comité op het niveau van hoge ambtenaren wordt gezamenlijk voorgezeten door de hoge ambtenaren van de Europese Commissie, namens de EU, en door de vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende OZA‑staten, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten gedurende een jaar het voorzitterschap waar. Artikel 3 Waarnemers 1. Vertegenwoordigers van de Gemeenschappelijke Markt van Oostelijk en Zuidelijk Afrika (COMESA) en vertegenwoordigers van de Commissie van de Indische Oceaan (IOC) worden uitgenodigd om als waarnemers aan de vergaderingen van het EPO-comité deel te nemen. 2. De secretaris van het EPO-comité stelt de vertegenwoordigers van COMESA en IOC in kennis van vergaderingen van het EPO-comité, zodat zij als waarnemers kunnen deelnemen. 3. De partijen kunnen gezamenlijk besluiten op ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen. Dergelijke waarnemers kunnen aan de vergadering deelnemen op uitnodiging van een medevoorzitter en na goedkeuring door het EPO-comité. 4. Het EPO-comité kan besluiten dat delen van vergaderingen over gevoelige aangelegenheden niet voor waarnemers openstaan. Artikel 4 Vergaderingen 1. Het EPO-comité komt eenmaal per jaar bijeen of, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, wanneer de partijen daartoe beslissen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het EPO-comité per video- of teleconferentie plaatsvinden. Tenzij anders overeengekomen draagt elke partij in dergelijk geval haar respectieve kosten voor het via deze middelen houden van de vergadering. 2. Elke vergadering van het EPO-comité wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats. 3. De vergaderingen van het EPO-comité worden bijeengeroepen door de secretaris van het EPO-comité. Artikel 5 Delegaties De medevoorzitters van het EPO-comité worden vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de OZA-staten en van de EU. Artikel 6 Secretariaat 1. Ambtenaren van de Europese Commissie en van de overeenkomstsluitende OZA-staten fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het EPO-comité. De overeenkomstsluitende OZA-staten kunnen door het COMESA-secretariaat worden bijgestaan. 2. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het EPO-comité en loopt af op 31 december van het volgende jaar. Het secretariaat van het EPO-comité wordt eerst door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie gevoerd. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten het secretariaat waar. Artikel 7 Documenten Wanneer de beraadslagingen van het EPO-comité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en uiterlijk 14 dagen vóór het begin van de vergadering als document van het EPO-comité rondgezonden. Artikel 8 Correspondentie 1. Alle aan het EPO-comité gerichte correspondentie wordt naar de secretaris van het EPO-comité gestuurd. 2. De secretaris ziet erop toe dat de correspondentie die aan het EPO-comité is gericht, naar de medevoorzitters van het comité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoeld document wordt rondgezonden. 3. De correspondentie van de medevoorzitters van het EPO-comité wordt door de secretaris naar de partijen gezonden en in voorkomend geval als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoeld document rondgezonden. Artikel 9 Agenda van de vergaderingen 1. De secretaris van het EPO-comité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een geannoteerde voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk drie weken vóór het begin van de vergadering door de secretaris van het EPO-comité aan de partijen toegezonden. 2. Op de geannoteerde voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris uiterlijk een maand vóór het begin van de vergadering een verzoek om plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door de secretaris zijn ontvangen. 3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het EPO-comité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen. 4. De medevoorzitters van het EPO-comité kunnen met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken. 5. De secretaris kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijn inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is. Artikel 10 Notulen 1. Van elke vergadering stelt de secretaris zo spoedig mogelijk, normaal gezien binnen een maand na de datum van de vergadering, ontwerpnotulen op. 2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen: a) alle bij het EPO-comité ingediende documenten; b) verklaringen die op verzoek van een lid van het EPO-comité worden opgenomen; c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten. 3. In de notulen wordt ook een lijst van de deelnemers aan de vergadering van het EPO‑comité opgenomen, evenals een lijst van de waarnemers die de vergadering bijwonen. 4. De goedkeuring van de notulen wordt binnen twee maanden na de datum van de vergadering schriftelijk bevestigd door de overeenkomstsluitende OZA-staten en de EU. De goedgekeurde notulen worden door de secretaris ondertekend. Elke overeenkomstsluitende OZA-staat en de EU ontvangen een origineel van deze authentieke documenten. Artikel 11 Besluiten en aanbevelingen 1. De besluiten en aanbevelingen van het EPO-comité worden met eenparigheid van stemmen vastgesteld. 2. Het EPO-comité kan besluiten elke aangelegenheid van algemeen belang voor de ACS-staten en de EU die zich in het kader van de overeenkomst voordoet, voor te leggen aan de ACS-EU-Raad van Ministers als bedoeld in artikel 15 van de Overeenkomst van Cotonou. 3. In de periode tussen twee vergaderingen kan het EPO-comité, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de partijen. 4. De besluiten en aanbevelingen van het EPO-comité dragen respectievelijk het opschrift "Besluit" of "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld. 5. De door het EPO-comité vastgestelde besluiten worden geauthenticeerd door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EU en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten. 6. De besluiten en aanbevelingen worden als document van het EPO-comité aan de partijen toegezonden. Artikel 12 Openbaarheid 1. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het EPO-comité niet openbaar. 2. Elke partij kan beslissen om de besluiten of aanbevelingen van het EPO-comité in haar publicatieblad op te nemen. Artikel 13 Talen 1. De werktalen van het EPO-comité zijn de voor de partijen gemeenschappelijke officiële talen, Engels en Frans. 2. Het EPO-comité beraadslaagt en stelt besluiten vast op basis van documenten en voorstellen die in zoverre dit mogelijk is in beide in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld. Besluiten en aanbevelingen worden in beide in lid 1 genoemde talen verstrekt. Artikel 14 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het EPO-comité. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. Uitgaven voor de diensten van tolken op vergaderingen en voor de vertaling van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. Uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling van documenten in en uit andere officiële talen van de Europese Unie komen ten laste van de EU. Artikel 15 Wijziging van het reglement van orde Het reglement van orde kan worden gewijzigd overeenkomstig artikel 11, lid 1. BIJLAGE II REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VOOR DOUANESAMENWERKING opgericht bij de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds Artikel 1 Toepassingsgebied Het reglement van orde in deze bijlage is van toepassing op de werkzaamheden van elke vergadering van het comité voor douanesamenwerking. Artikel 2 Rol van het comité voor douanesamenwerking Het comité voor douanesamenwerking wordt opgericht overeenkomstig artikel 41 van protocol 1 bij de overeenkomst. Het behandelt eveneens alle door het EPO-comité gedelegeerde aangelegenheden. Artikel 3 Samenstelling en voorzitterschap 1. Het comité voor douanesamenwerking bestaat enerzijds uit vertegenwoordigers van de EU en anderzijds uit vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende OZA‑staten[3]. 2. De verwijzing naar "de partijen" in het reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 61 van de overeenkomst. 3. Het comité voor douanesamenwerking wordt gezamenlijk door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten voorgezeten. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten gedurende een jaar het voorzitterschap waar. Artikel 4 Waarnemers 1. Vertegenwoordigers van de Gemeenschappelijke Markt van Oostelijk en Zuidelijk Afrika (COMESA) en vertegenwoordigers van de Commissie van de Indische Oceaan (IOC) worden uitgenodigd om als waarnemers aan de vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking deel te nemen. 2. De secretaris van het comité voor douanesamenwerking stelt de vertegenwoordigers van COMESA en IOC in kennis van vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking, zodat zij als waarnemers kunnen deelnemen. 3. De partijen kunnen gezamenlijk besluiten op ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen. Dergelijke waarnemers kunnen aan de vergadering deelnemen op uitnodiging van een van de medevoorzitters en na goedkeuring door het comité voor douanesamenwerking. 4. Het comité voor douanesamenwerking kan besluiten dat delen van vergaderingen over gevoelige aangelegenheden niet voor waarnemers openstaan. Artikel 5 Vergaderingen 1. Tenzij anders bepaald in de overeenkomst komt het comité voor douanesamenwerking op verzoek van een van de partijen bijeen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking per video- of teleconferentie plaatsvinden. Tenzij anders overeengekomen draagt elke partij in dergelijk geval haar respectieve kosten voor het via deze middelen houden van de vergadering. 2. Elke vergadering van het comité voor douanesamenwerking wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats. 3. De vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking worden bijeengeroepen door de secretaris van het comité voor douanesamenwerking. Artikel 6 Delegaties De medevoorzitters van het comité voor douanesamenwerking worden vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de OZA-staten en van de Europese Unie. Artikel 7 Secretariaat Ambtenaren van de Europese Commissie en van OZA-staten fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het comité voor douanesamenwerking. De overeenkomstsluitende OZA-staten kunnen door het COMESA-secretariaat worden bijgestaan. Deze perioden vallen samen met het voeren van het secretariaat van het EPO‑comité door respectievelijk de Europese Unie en de OZA-staten. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten het secretariaat waar. Artikel 8 Documenten Wanneer de beraadslagingen van het comité voor douanesamenwerking gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en uiterlijk 14 dagen vóór het begin van de vergadering als document van het comité voor douanesamenwerking rondgezonden. Artikel 9 Correspondentie 1. Alle aan het comité voor douanesamenwerking gerichte correspondentie wordt naar de secretaris van het comité voor douanesamenwerking gestuurd. 2. De secretaris ziet erop toe dat de correspondentie die aan het comité voor douanesamenwerking is gericht, naar de medevoorzitters van het comité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document wordt rondgezonden. 3. De correspondentie van de medevoorzitters van het comité voor douanesamenwerking wordt door de secretaris naar de partijen gezonden en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document rondgezonden. Artikel 10 Agenda van de vergaderingen 1. De secretaris van het comité voor douanesamenwerking stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een geannoteerde voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk drie weken vóór het begin van de vergadering door de secretaris van het comité voor douanesamenwerking aan de partijen toegezonden. 2. Op de geannoteerde voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris uiterlijk een maand vóór het begin van de vergadering een verzoek om plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door de secretaris zijn ontvangen. 3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het comité voor douanesamenwerking vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen. 4. De medevoorzitters van het comité voor douanesamenwerking kunnen met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken. 5. De secretaris kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijn inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is. Artikel 11 Notulen 1. Van elke vergadering stelt de secretaris zo spoedig mogelijk, normaal gezien binnen een maand na de datum van de vergadering, ontwerpnotulen op. 2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen: a) alle bij het comité voor douanesamenwerking ingediende documenten; b) verklaringen die op verzoek van een lid van het comité voor douanesamenwerking worden opgenomen; c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten. 3. In de notulen wordt ook een lijst van de deelnemers aan de vergadering van het comité voor douanesamenwerking opgenomen, evenals een lijst van de waarnemers die de vergadering bijwonen. 4. De goedkeuring van de notulen wordt binnen twee maanden na de datum van de vergadering schriftelijk bevestigd door de overeenkomstsluitende OZA-staten en de EU. De goedgekeurde notulen worden door de secretaris ondertekend. Elke overeenkomstsluitende OZA-staat en de EU ontvangen een origineel van deze authentieke documenten. Artikel 12 Besluiten en aanbevelingen 1. De besluiten en aanbevelingen van het comité voor douanesamenwerking worden met eenparigheid van stemmen vastgesteld. 2. In de periode tussen twee vergaderingen kan het comité voor douanesamenwerking, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten en aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de partijen. 3. De besluiten en aanbevelingen van het comité voor douanesamenwerking dragen respectievelijk het opschrift "Besluit" of "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld. 4. De door het comité voor douanesamenwerking vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden geauthenticeerd door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EU en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten. 5. De besluiten en aanbevelingen worden als document van het comité voor douanesamenwerking aan de partijen en aan het EPO-comité toegezonden. Artikel 13 Openbaarheid 1. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking niet openbaar. 2. Elke partij kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van het comité voor douanesamenwerking in haar publicatieblad op te nemen. Artikel 14 Talen 1. De werktalen van het comité voor douanesamenwerking zijn de voor de partijen gemeenschappelijke officiële talen, Engels en Frans. 2. Het comité voor douanesamenwerking beraadslaagt en stelt besluiten vast op basis van documenten en voorstellen die in zoverre dit mogelijk is in beide in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld. Besluiten en aanbevelingen worden in beide in lid 1 genoemde talen verstrekt. Artikel 15 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het comité voor douanesamenwerking. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. Uitgaven voor de diensten van tolken op vergaderingen en voor de vertaling van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. Uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling van documenten in en uit andere officiële talen van de Europese Unie komen ten laste van de EU. Artikel 16 Verslaglegging Het comité voor douanesamenwerking brengt verslag uit aan het EPO-comité. Artikel 17 Wijziging van het reglement van orde Het reglement van orde kan door het EPO-comité worden gewijzigd. Het comité voor douanesamenwerking kan aan het EPO-comité aanbevelingen doen waarin het wijzigingen van het reglement van orde voorstelt. BIJLAGE III REGLEMENT VAN ORDE VAN HET GEZAMENLIJK ONTWIKKELINGSCOMITÉ opgericht bij de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds Artikel 1 Toepassingsgebied Het reglement van orde in deze bijlage is van toepassing op de werkzaamheden van elke vergadering van het gezamenlijk ontwikkelingscomité. Artikel 2 Rol van het gezamenlijk ontwikkelingscomité Het gezamenlijk ontwikkelingscomité wordt opgericht als een subcomité van het EPO-comité. Overeenkomstig artikel 52 van de Tussentijdse Overeenkomst bespreekt het ontwikkelingssamenwerkingsvraagstukken die verband houden met de tenuitvoerlegging van de Tussentijdse Overeenkomst. Artikel 3 Samenstelling en voorzitterschap 1. Het gezamenlijk ontwikkelingscomité bestaat enerzijds uit vertegenwoordigers van de EU en anderzijds uit vertegenwoordigers van de OZA-staten. 2. De verwijzing naar "de partijen" in het reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 61 van de overeenkomst. 3. Het gezamenlijk ontwikkelingscomité wordt gezamenlijk door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten voorgezeten. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten gedurende een jaar het voorzitterschap waar. Artikel 4 Waarnemers 1. Vertegenwoordigers van de Gemeenschappelijke Markt van Oostelijk en Zuidelijk Afrika (COMESA) en vertegenwoordigers van de Commissie van de Indische Oceaan (IOC) worden uitgenodigd om als waarnemers aan de vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité deel te nemen. 2. De secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité stelt de vertegenwoordigers van COMESA en IOC in kennis van vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité, zodat zij als waarnemers kunnen deelnemen. 3. De partijen kunnen gezamenlijk besluiten op ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen. Dergelijke waarnemers kunnen aan de vergadering deelnemen op uitnodiging van de medevoorzitters en na goedkeuring door het gezamenlijk ontwikkelingscomité. 4. Het gezamenlijk ontwikkelingscomité kan besluiten dat delen van vergaderingen over gevoelige aangelegenheden niet voor waarnemers openstaan. Artikel 5 Vergaderingen 1. Tenzij anders bepaald in de overeenkomst komt het gezamenlijk ontwikkelingscomité op verzoek van een van de partijen bijeen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité per video- of teleconferentie plaatsvinden. Tenzij anders overeengekomen draagt elke partij in dergelijk geval haar respectieve kosten voor het via deze middelen houden van de vergadering. 2. Elke vergadering van het gezamenlijk ontwikkelingscomité wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats. 3. De vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité worden bijeengeroepen door de secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité. Artikel 6 Delegaties De medevoorzitters van het gezamenlijk ontwikkelingscomité worden vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de OZA-staten en van de Europese Unie. Artikel 7 Secretariaat Ambtenaren van de Europese Commissie en van de OZA-staten fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité. De overeenkomstsluitende OZA-staten kunnen door het COMESA-secretariaat worden bijgestaan. Deze perioden vallen samen met het voeren van het secretariaat van het EPO‑comité door respectievelijk de Europese Unie en de OZA-staten. De overeenkomstsluitende OZA-staten nemen om beurten het secretariaat waar. Artikel 8 Documenten Wanneer de beraadslagingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en uiterlijk 14 dagen vóór het begin van de vergadering als document van het gezamenlijk ontwikkelingscomité rondgezonden. Artikel 9 Correspondentie 1. Alle aan het gezamenlijk ontwikkelingscomité gerichte correspondentie wordt naar de secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité gestuurd. 2. De secretaris ziet erop toe dat de correspondentie die aan het gezamenlijk ontwikkelingscomité is gericht, naar de medevoorzitters van het comité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document wordt rondgezonden. 3. De correspondentie van de medevoorzitters van het gezamenlijk ontwikkelingscomité wordt door de secretaris naar de partijen gezonden en in voorkomend geval als in artikel 8 van dit reglement van orde bedoeld document rondgezonden. Artikel 10 Agenda van de vergaderingen 1. De secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk drie weken vóór het begin van de vergadering door de secretaris van het gezamenlijk ontwikkelingscomité aan de partijen toegezonden. 2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris uiterlijk een maand vóór het begin van de vergadering een verzoek om plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door de secretaris zijn ontvangen. 3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het gezamenlijk ontwikkelingscomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen. 4. De medevoorzitter van het gezamenlijk ontwikkelingscomité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken. 5. De secretaris kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijn inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is. Artikel 11 Notulen 1. Van elke vergadering stelt de secretaris zo spoedig mogelijk, normaal gezien binnen een maand na de datum van de vergadering, ontwerpnotulen op. 2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen: a) alle bij het gezamenlijk ontwikkelingscomité ingediende documenten; b) verklaringen die op verzoek van een lid van het gezamenlijk ontwikkelingscomité worden opgenomen; c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten. 3. In de notulen wordt ook een lijst van de deelnemers aan de vergadering van het gezamenlijk ontwikkelingscomité opgenomen, evenals een lijst van de waarnemers die de vergadering bijwonen. 4. De goedkeuring van de notulen wordt binnen twee maanden na de datum van de vergadering schriftelijk bevestigd door de overeenkomstsluitende OZA-staten en de EU. De goedgekeurde notulen worden door de secretaris ondertekend. Elke overeenkomstsluitende OZA-staat en de EU ontvangen een origineel van deze authentieke documenten. Artikel 12 Aanbevelingen 1. De aanbevelingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité worden met eenparigheid van stemmen vastgesteld. 2. In de periode tussen twee vergaderingen kan het gezamenlijk ontwikkelingscomité, indien beide partijen daarmee instemmen, aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de partijen. 3. De aanbevelingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité dragen het opschrift "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. 4. De door het gezamenlijk ontwikkelingscomité vastgestelde aanbevelingen worden geauthenticeerd door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EU en door een vertegenwoordiger van de OZA-staten. 5. De aanbevelingen worden als document van het gezamenlijk ontwikkelingscomité aan de partijen toegezonden en ter bespreking aan het aan het EPO-comité overgelegd. Artikel 13 Openbaarheid Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité niet openbaar. Artikel 14 Talen 1. De werktalen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité zijn de voor de partijen gemeenschappelijke officiële talen, Engels en Frans. 2. Het gezamenlijk ontwikkelingscomité beraadslaagt en doet aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in zoverre dit mogelijk is in beide in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld. Aanbevelingen worden in beide in lid 1 genoemde talen gedaan. Artikel 15 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het gezamenlijk ontwikkelingscomité. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. Uitgaven voor de diensten van tolken op vergaderingen en voor de vertaling van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. Uitgaven voor de diensten van tolken en voor de vertaling van documenten in en uit andere officiële talen van de Europese Unie komen ten laste van de EU. Artikel 16 Verslaglegging Het gezamenlijk ontwikkelingscomité brengt verslag uit aan het EPO-comité. Artikel 17 Wijziging van het reglement van orde Het reglement van orde kan door het EPO-comité worden gewijzigd. Het gezamenlijk ontwikkelingscomité kan aan het EPO-comité aanbevelingen doen waarin het wijzigingen van het reglement van orde voorstelt. VEREENVOUDIGD FINANCIEEL MEMORANDUM (te gebruiken bij elk intern besluit van de Commissie van algemene betekenis met budgettaire gevolgen voor de administratieve kredieten of de personele middelen, wanneer een ander soort financieel memorandum niet geschikt is – artikel 23 van de interne regels) 1. Benaming van het ontwerpbesluit Besluit van de Raad betreffende het standpunt van de Europese Unie ten aanzien van het reglement van orde van het EPO-comité, van het comité voor douanesamenwerking en van het gezamenlijk ontwikkelingscomité waarin is voorzien in de Tussentijdse Overeenkomst tot vaststelling van een kader voor een Economische Partnerschapsovereenkomst tussen staten in oostelijk en zuidelijk Afrika ("OZA-staten"), enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds 2. Betrokken beleidsterrein(en) en ABB-activiteit(en) 20 - Handelsbeleid 3. Rechtsgrondslag x Administratieve autonomie ¨ Andere ( specificeren):____________________ 4. Beschrijving en motivering Dit besluit betreft de vergaderingen en de werking van instellingen die in het kader van de tussentijdse EPO zullen worden opgericht. De vergaderingen van de instellingen hebben tot doel een follow-up te geven aan de tenuitvoerlegging van de overeenkomst. 5. Duur en geraamde financiële gevolgen 5.1. Duur: ¨ Besluit met beperkte looptijd: besluit van kracht van [datum] tot [datum] x Besluit van onbeperkte duur vanaf [datum van vaststelling van dit besluit] 5.2. Geraamde gevolgen voor de begroting Het voorstel voor een besluit leidt tot: ¨ besparingen x extra kosten (zo ja, vermeld de titel(s) van het meerjarig financieel kader) Titel 5 - administratieve uitgaven 5.3. Bijdragen van derde partijen aan de financiering van het ontwerpbesluit Wanneer het voorstel in medefinanciering door lidstaten of andere organen voorziet (specificeren welke), gelieve een raming van het niveau van medefinanciering te vermelden indien dat bekend is. kredieten in miljoen EUR (tot op 3 decimalen) || Jaar n || Jaar n+1 || Jaar n+2 || Jaar n+3 || Jaar n+4 || Jaar n+5 || Jaar n+6 || Totaal Specificeer mede- financieringsbron/-orgaan || || || || || || || || TOTAAL medege-financierde kredieten || || || || || || || || 5.4. Verklaring van de cijfers De gemiddelde personeelskosten zijn vermeld onderaan de volgende webpagina: http://www.cc.cec/budg/pre/legalbasis/pre-040-020_preparation_en.html. 6. Verenigbaarheid met het huidige meerjarig financieel kader x Het voorstel is verenigbaar met de bestaande financiële programmering. ¨ Het voorstel vergt herprogrammering van de betrokken rubriek van het meerjarig financieel kader. ¨ Het voorstel vergt gebruik van het flexibiliteitsinstrument of herziening van het meerjarig financieel kader[4]. 7. Gevolgen van de besparingen of de extra kosten voor de toewijzing van middelen ¨ Middelen waarin zal worden voorzien door interne overplaatsing binnen diensten x Middelen reeds toegewezen aan betrokken dienst(en) ¨ Middelen waarom in het kader van de volgende toewijzingsprocedure zal worden gevraagd De benodigde administratieve en personele middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen die aan het beherende DG in het kader van de jaarlijkse procedure worden toegewezen met inachtneming van de budgettaire beperkingen. BIJLAGE: GESCHATTE FINANCIËLE GEVOLGEN (besparingen of extra kosten) VOOR TOEWIJZINGEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD OF VOOR PERSONELE MIDDELEN VTE = voltijdquivalent XX is het betrokken beleidsterrein of de betrokken titel miljoen EUR (tot op 3 decimalen) VTE in personen per jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || TOTAAL /kosten per jaar n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6 Titel 5 || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten || VTE || kredieten Formatieplaatsen (ambtenaren en/of tijdelijk personeel) XX 01 01 01 (Brussel/Luxemburg en vertegenwoordigingen van de Commissie) || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 XX 01 01 02 (Delegaties) || || || || || || || || || || || || || || || || Extern personeel || XX 01 02 01 (totale financiële middelen) || || || || || || || || || || || || || || || || XX 01 02 02 (Delegaties) || || || || || || || || || || || || || || || || Overige begrotingsonderdelen (specificeren) || || || || || || || || || || || || || || || || Subtotaal – titel 5 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 Buiten titel 5 || Formatieplaatsen (ambtenaren en/of tijdelijk personeel) XX 01 05 01 (Onderzoek onder contract) || || || || || || || || || || || || || || || || 10 01 05 01 (Eigen onderzoek) || || || || || || || || || || || || || || || || Extern personeel XX 01 04 yy || || || || || || || || || || || || || || || || - Brussel/Luxemburg || || || || || || || || || || || || || || || || - Delegaties || || || || || || || || || || || || || || || || XX 01 05 02 (Onderzoek onder contract) || || || || || || || || || || || || || || || || 10 01 05 02 (Eigen onderzoek) || || || || || || || || || || || || || || || || Overige begrotingsonderdelen (specificeren) || || || || || || || || || || || || || || || || Subtotaal – buiten titel 5 || || || || || || || || || || || || || || || || TOTAAL || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,03 || 0,2 || 0,21 De benodigde administratieve en personele middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen die aan het beherende DG in het kader van de jaarlijkse procedure worden toegewezen met inachtneming van de budgettaire beperkingen. Andere administratieve uitgaven XX is het betrokken beleidsterrein of de betrokken titel miljoen EUR (tot op 3 decimalen) || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || Jaar || TOTAAL n || n+1 || n+2 || n+3 || n+4 || n+5 || n+6 Titel 5 || || || || || || || || Brussel/Luxemburg || || || || || || || || XX 01 02 11 01 – Dienstreizen en representatie || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 XX 01 02 11 02 – Conferenties en vergaderingen || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 XX 01 02 11 03 – Comités || || || || || || || || XX 01 02 11 04 – Studies en adviezen || || || || || || || || XX 01 03 01 03 – Uitrusting en meubilair || || || || || || || || XX 01 03 01 04 – Diensten en andere exploitatiekosten || || || || || || || || Overige begrotingsonderdelen (specificeren) – Vertalers || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,01 || 0,07 Delegaties || || || || || || || || XX 01 02 12 01 – Dienstreizen, conferenties en representatie || || || || || || || || XX 01 02 12 02 – Bijscholing van personeel || || || || || || || || XX 01 03 02 01 – Aankoop, huur en daarmee samenhangende uitgaven || || || || || || || || XX 01 03 02 02 – Uitrusting, meubilair, leveringen en diensten || || || || || || || || Subtotaal – titel 5 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21 Buiten titel 5 || || || || || || || || XX 01 04 yy – Uitgaven voor technische en administratieve bijstand (exclusief extern personeel) uit beleidskredieten (vroegere BA-onderdelen) || || || || || || || || - Brussel/Luxemburg || || || || || || || || - Delegaties || || || || || || || || XX 01 05 03 – Overige beheersuitgaven voor onderzoek – onderzoek onder contract || || || || || || || || 10 01 05 03 – Overige beheersuitgaven voor onderzoek – eigen onderzoek || || || || || || || || Overige begrotingsonderdelen (specificeren) || || || || || || || || Subtotaal – buiten titel 5 || || || || || || || || EINDTOTAAL || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,03 || 0,21 De benodigde administratieve en personele middelen zullen worden gefinancierd uit de middelen die aan het beherende DG in het kader van de jaarlijkse procedure worden toegewezen met inachtneming van de budgettaire beperkingen. [1] PB L 111 van 24.4.2012, blz. 1. [2] Madagaskar, Mauritius, de Seychellen en Zimbabwe. [3] Madagaskar, Mauritius, de Seychellen en Zimbabwe. [4] Zie de punten 19 en 24 van het Interinstitutioneel Akkoord.