NL COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN Brussel, 22.5.2003 COM(2003) 287 definitief MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ De Europese Stichting voor Opleiding MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE RAAD EN HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ De Europese Stichting voor Opleiding 1.Inleiding Dit verslag wordt voorgelegd uit hoofde van artikel 17 van de Verordening van de Raad tot oprichting van de Europese Stichting voor Opleiding (hierna ‘de Stichting’), dat vereist dat de Commissie een toezicht- en evaluatieprocedure opstelt voor de Stichting en verslag uitbrengt over de resultaten van deze procedure. Dit was eveneens het geval na de laatste externe evaluatie, die in 1997 is voltooid, die uitmondde in een mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad en het Economisch en Sociaal Comité. Dit verslag is erop gericht een overzicht te verstrekken van de ervaring die sinds 1997 is opgedaan met het werk van de Stichting. Daarbij houdt het verslag rekening met de wijzigingen die zich sinds 1997 hebben voorgedaan met betrekking tot de rol, de geografische dekking, het klimaat van de buitenlandse betrekkingen van de Commissie en de activiteiten van de Stichting, waarvan de consequenties werden weergegeven in de besluiten die werden genomen in de op 27 november 2000 gehouden vergadering van de raad van bestuur (zie hoofdstuk 2). Als basis maakt het verslag gebruik van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen uit het door de onafhankelijke evaluatieorganisatie ITAD, de externe contractant, verstrekte verslag (zie hoofdstuk 3). Er is ook rekening gehouden met de ervaring van de Commissie op het gebied van activiteiten van en samenwerking met de Stichting, evenals met de aanbevelingen die de Commissie in haar uit 1997 daterende mededeling heeft gedaan. Opgemerkt dient te worden dat het verslag door alle diensten van de Commissie die met de Stichting werken gezamenlijk is opgesteld, te weten de DG’s Onderwijs en cultuur (als verantwoordelijk DG), Buitenlandse betrekkingen, Uitbreiding en EuropeAid. In dit verslag worden de volgende onderwerpen aan de orde gesteld: 2 Ontwikkeling van de Stichting van 1997-2002 3 Overzicht van het externe evaluatieproces 4 Belangrijkste aanbevelingen uit het externe evaluatieverslag met de reactie en aanbevelingen van de Commissie, aan de hand van zes thema’s: *de steun van de Stichting aan het buitenlands beleid van de Gemeenschap *communicatie en transparantie

*gevolgen van de uitbreiding *interne doelmatigheid en communicatie *statutaire lichamen *technische bijstand voor het Tempus-programma 5 Conclusie 2.Ontwikkeling van de Stichting van 1997-2002 2.1.Rechtsgrondslag De Stichting is een agentschap van de Gemeenschap dat bij wet werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad van 7 mei 1990 tot oprichting van een Europese Stichting voor Opleiding, die in oktober 1993 in werking trad toen de Europese Raad Turijn uitkoos als zetel van de Stichting. De algehele doelstelling van de Stichting, zoals omschreven in artikel 1 en 2 van de verordening, is bij te dragen tot de ontwikkeling van beroepsopleidingsstelsels in de partnerlanden die daarvoor in aanmerking komen. Beroepsopleiding zoals deze in de verordening wordt omschreven omvat zowel basisberoepsopleiding en bijscholing als omscholing voor jongeren en volwassenen, met inbegrip van managementopleiding. De Stichting startte haar activiteiten in Midden- en Oost-Europa, met inbegrip van de huidige kandidaat-lidstaten en diverse van de huidige landen van de westelijke Balkan-regio. De verordening van de Raad met betrekking tot de Stichting werd in 1994 gewijzigd (bij Verordening nr. 2063/94 van de Raad van 27 juli 1994) teneinde de geografische reikwijdte uit te breiden met de Tacis-landen van Oost-Europa en Centraal-Azië en nogmaals in 1998 om deze uit te breiden met de Meda-landen (bij Verordening nr. 1572/98 van de Raad van 17 juli 1998). In de regio van de westelijke Balkan breidde de Stichting haar activiteiten pas tot alle landen van de westelijke Balkan uit toen in 2000 de verordening werd goedgekeurd waarmee het Cards-hulpprogramma zelf werd ingesteld. 2.2.Ontwikkeling tot expertisecentrum In de periode 1997-2000 bestond de voornaamste activiteit van de Stichting uit het verlenen van management en technische steun en het bewaken van projecten en programma’s uit hoofde van Phare en Tacis. In deze context verleende zij ook de technische bijstand voor het Tempus-programma. In 2000 vond er een uitgebreide, gestructureerde dialoog plaats tussen Commissiediensten (DG’s Onderwijs en cultuur, Buitenlandse betrekkingen, Uitbreiding) en de Stichting. Deze dialoog kwam voort uit de behoefte meer specifieke prioriteiten voor de Stichting op te stellen met het oog op een fundamentele herziening van de communautaire bijstandsprogramma’s op het gebied van buitenlandse betrekkingen met derde landen, dit in een klimaat van begrotingsbeperkingen. Ook was het nodig de toegevoegde waarde van de activiteiten van de Stichting duidelijker vast te stellen, in overeenstemming met de organisatorische regelingen van de nieuwe Commissie, waartoe nu een nieuwe partij zou behoren, de dienst voor samenwerking EuropeAid. Ten slotte diende de rol van de Stichting in de kandidaat-lidstaten te worden herzien met het oog op de aanzienlijke heroriëntering van het Phare-programma, met inbegrip van de decentralisatie van de verantwoordelijkheid voor het beheer van middelen naar de landen zelf. Binnen deze context was de operationele doelstelling van de gestructureerde dialoog het vaststellen van een kader voor de middellange termijn voor financiële en personele middelen bij de Stichting, gebaseerd op een aangepaste rol en met een duidelijke afbakening van activiteiten en hulpmiddelen die in ieder van de vier regio’s werden overwogen. Dit werd gerealiseerd toen de raad van bestuur van de Stichting in november 2000 de “Mid-term perspective on staff and financial resources” (Perspectief voor de middellange termijn inzake personele en financiële middelen) goedkeurde. Volgens dit document diende de Stichting haar profiel te wijzigen en zich met name te richten op een ontwikkeling tot expertisecentrum dat het buitenlandse beleid van de Gemeenschap steunt in plaats van een leverancier van programmabeheerdiensten te zijn, met uitzondering van Tempus. De subsidie van de Stichting en het aantal personeelsleden per regionale afdeling werden eveneens geprogrammeerd. Als gevolg hiervan werd het aantal personeelsleden over een periode van vier jaar met bijna 25% teruggebracht, van een totaal van 125 tot 99; de profielen van deze personeelsleden dienden, met het oog op de nieuwe expertiserol, eveneens te worden aangepast. Ook verschoof de allocatie van begrotingsmiddelen en menselijke hulpbronnen van administratieve afdelingen, centrale diensten en traditioneel programmabeheer naar de operationele afdelingen met inhoudgerelateerde en regionale expertise. Met betrekking tot de regio’s was er sprake van een verschuiving van de middelen van de afdeling ‘Kandidaat-lidstaten’ naar de afdelingen voor de andere regio’s, in het bijzonder Meda (dat pas in 1998 aan het geografische mandaat werd toegevoegd). Binnen dit kader diende de technische bijstand die de Stichting aan de Commissie verleende bij de uitvoering van het Tempus-programma te worden voortgezet, maar met minder personele middelen, met het oog op de geplande stopzetting van activiteiten in de Phare-regio in 2002. 2.3.Huidige prioriteiten en activiteiten Na dit ingrijpende besluit heeft de Stichting haar functie van expertisecentrum ontwikkeld, door zich aan te passen aan de wijzigende communautaire prioriteiten op het gebied van buitenlands beleid en door zich in het algemeen bezig te houden met de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding als een instrument voor economische groei, werkgelegenheid en sociale cohesie in de partnerlanden in ieder van de vier regio’s: *wat betreft de kandidaat-lidstaten vormde de voorbereiding op waarschijnlijke toetreding de kern van het communautair beleid. De ontwikkeling van menselijke hulpbronnen is een belangrijke prioriteit in het kader van de voorbereidingen en de opbouw van capaciteit voor het beheer van de Structuurfondsen; het analyseren van de vooruitgang, van de hiaten en de investeringsbehoeften op het gebied van beroepsopleiding, een actief arbeidsmarktbeleid en werkgelegenheidsdiensten, dragen hiertoe bij. Door middel van haar Lissabon-strategie heeft de Gemeenschap het belang van investeringen in menselijk potentieel onderstreept in haar streven de meest concurrerende en dynamische kenniseconomie te worden en dit uit zich ook in activiteiten van de Gemeenschap; *de belangrijkste doelstellingen van communautaire bijstand aan de landen van de westelijke Balkan, zoals deze in het Cards-programma worden weergegeven, zijn wederopbouw en democratische stabilisatie, institutionele ontwikkeling en ontwikkeling op het gebied van wetgeving, duurzame economische en sociale ontwikkeling en, ten slotte, het bevorderen van regionale samenwerking. Hervormingen van stelsels voor beroepsonderwijs en -opleiding, gebaseerd op de beginselen van levenslang leren en op het vergroten van de ontvankelijkheid voor lokale en globale sociaal-economische behoeften en democratische waarden, dragen bij tot democratische stabilisatie en tot duurzame economische en sociale ontwikkeling. Zo wordt bijvoorbeeld in het bijzonder, teneinde het werkgelegenheidspotentieel van de regio te ontwikkelen, economische herstructurering te ondersteunen en sociale cohesie te bevorderen, prioriteit gegeven aan de hervorming van initieel beroepsonderwijs, door democratische beginselen, kwaliteitsonderwijs en opleidingskansen voor iedereen te bevorderen, alsmede aan het bijscholen van arbeidskrachten teneinde kwalificatieniveaus te verhogen en aanpassingsvermogen en ondernemerschap te vergroten; *de overkoepelende doelstelling van communautair beleid en communautaire maatregelen in het Middellandse-Zeegebied is het ontwikkelen van een gemeenschappelijk gebied van vrede en welvaart door middel van dialoog en partnerschap. Dit integratieproces, dat wordt gesteund door de geleidelijke inwerkingstelling van associatieovereenkomsten met ieder land, kan slechts worden gerealiseerd door het concurrentievermogen van de productieve sectoren te versterken en door de inzetbaarheid van werknemers te vergroten terwijl, tegelijkertijd, een breekbaar sociaal evenwicht in stand wordt gehouden.. In dat kader dient beroepsonderwijs en -opleiding, als een actief arbeidsmarktinstrument, te worden aangepast teneinde te voldoen aan de eisen van kostenefficiëntie, doelmatigheid en relevantie wanneer de vaardigheden worden aangeleerd die nodig zijn in de productieve sectoren en bij het handhaven van sociale integratie. Deze doelstellingen behoren ook tot de doelstellingen die worden genoemd in het onlangs gepubliceerde en door het UNDP gesponsorde ‘Arab Human Development Report’; *het beleid van de Gemeenschap voor de regio van Oost-Europa en Centraal-Azië zoals dit staat omschreven in haar partnerschap- en samenwerkingsovereenkomsten en in het Tacis-programma voor 2000-2006, wijst drie belangrijke prioriteiten voor maatregelen aan, te weten steun voor institutionele en bestuurlijke hervormingen in de partnerlanden van de regio; steun voor de particuliere sector en steun voor het aanpakken van de sociale gevolgen van de overgang (met inbegrip van maatregelen ter bestrijding van armoede). Onderwijs en opleiding wordt gezien als een cruciaal onderdeel ter ondersteuning van deze prioriteiten, en met name opleiding als onderdeel van een actief arbeidsmarktbeleid wordt beschouwd als een belangrijke factor voor economische ontwikkeling en herstructurering, waarbij in het bijzonder wordt verwezen naar managementopleiding en opleiding voor KMO’s. Beleid waar het gaat om het ontwikkelen van vaardigheden wordt ook als een belangrijk instrument beschouwd bij het scheppen van banen, het genereren van inkomsten en lokale ontwikkeling in een context van armoedebestrijding. Conform deze prioriteiten verleent de Stichting nu diensten aan vijf directoraten-generaal van de Commissie (Onderwijs en cultuur, Buitenlandse betrekkingen, EuropeAid, Uitbreiding en Werkgelegenheid en sociale zaken) en in die hoedanigheid levert zij een bijdrage aan de programmeringscyclus van de Phare-, Cards-, Tacis- en Meda-programma’s, door:

*op verzoek van de Commissie het vaststellen, bewerkstelligen, ontwerpen en uitvoeren van projecten te ondersteunen, hetgeen een substantieel verschil betekent met het programmabeheer zoals dat vóór het jaar 2000 plaatsvond; *activiteiten te loodsen op cruciale thematische gebieden die gekoppeld zijn aan de ontwikkeling van beleid op het gebied van de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding in geselecteerde landen die zich in een overgangsfase bevinden, met inbegrip van vraagstukken die gerelateerd zijn aan de arbeidsmarkt en aan managementopleiding, zoals de analyse van systemen en workshops voor deskundigen; *in partnerlanden informatie te verspreiden met betrekking tot beleidsontwikkeling, beste werkwijzen en innovatie in de lidstaten en op Europees niveau, en in het bijzonder, voorafgaand aan toetreding, door de stelsels van de kandidaat-lidstaten en de mate waarin zij bekend zijn met het beleid, de prioriteiten en benchmarks van de Gemeenschap op het gebied van beroepsopleiding en levenslang leren te beoordelen; en door *contacten tussen belangrijke actoren te vergemakkelijken. 2.4.Subsidie De hoogte en de aard van haar subsidie hebben een cruciaal deel van de ontwikkeling van de Stichting van 1997 tot nu gevormd. De subsidie is afkomstig van het hoofdstuk buitenlandse betrekkingen van de communautaire begroting en is, sinds 2000, over twee begrotingslijnen verdeeld - één van DG Buitenlandse betrekkingen (B7-664) en één van DG Uitbreiding (B7-033). De subsidie uit B7-664 komt zelf uit de begrotingsportefeuilles van de drie programma’s op het gebied van buitenlandse betrekkingen die gerelateerd zijn aan de geografische regio’s van het mandaat van de Stichting, te weten de landen van de westelijke Balkan, Oost-Europa en Centraal-Azië en het Middellandse-Zeegebied. De hoogte van de subsidie voor ieder jaar van de periode 2000-2004 werd in november 2000 gepland toen de raad van bestuur akkoord ging met de perspectieven voor de middellange termijn (zie 2.2 hierboven), waarop de jaarlijkse begrotingsprocedure van toepassing is. Deze subsidie, die vrijwel uitsluitend de inkomsten van de Stichting vormt, dient voor de financiering van het personeel (titel 1) van de Stichting, van haar infrastructuur en exploitatie- en overheadkosten die voortvloeien uit de uitvoering van statutaire taken (titel 2) en van operationele uitgaven die verband houden met haar specifieke missies (titel 3). Onderstaande tabel laat de ontwikkeling van de subsidie van 1998-2003 zien, met inbegrip van de wijziging van de bron van de subsidie, weg van Phare naar de andere regio’s die deel uitmaken van het kader voor buitenlandse betrekkingen. Bijlagen 2 en 3 laten de volledige ontwikkeling van de begroting zien (inclusief vastgelegde, overgedragen en niet gebruikte middelen) en op activiteiten gebaseerde begrotingen 2000-2004, om op meer representatieve wijze te illustreren hoe middelen zijn toegewezen. jaar communautaire subsidie aantal personeelsleden (allen tijdelijke functionarissen) 1998 15,4m 119 1999 16,2m 124 2000 16,2m 119 2001 16,8m B7-664: 9,24m B7-033: 7,56m 115 2002 16,8m B7-664: 12,8m B7-033: 4,0m 105 2003 17,2m B7-664: 13,7m B7-033: 3,5m 104 3.Overzicht van de externe evaluatie Krachtens artikel 17 van de oprichtingsverordening, als gewijzigd bij de verordening van de Raad van 1998, dient de procedure van de Commissie met betrekking tot het toezien op en het evalueren van de Stichting te worden uitgevoerd met de hulp van externe deskundigen, en dienen de eerste resultaten van deze procedure vóór 31 december 2000 en daarna iedere drie jaar in een verslag aan de Raad en aan het Economisch en Sociaal Comité te worden overgelegd. Het onderhavige verslag werd uitgesteld als gevolg van de strategische heroriëntering in 1999-2000 van de rol en de richting van de Stichting, zoals is weergegeven in de belangrijkste besluiten inzake de perspectieven voor de middellange termijn die de raad van bestuur in november 2000 heeft genomen. Destijds achtte de Commissie het van belang de Stichting tijd te gunnen om haar nieuwe rol te consolideren. Op die wijze kon ervaring worden opgedaan waarop men het volgende evaluatieproces kan baseren. In december 2001, nadat de Stichting een jaar in haar nieuwe rol had gefunctioneerd, contracteerde DG Onderwijs en cultuur ITAD Ltd om een onafhankelijke externe evaluatie van de Stichting uit te voeren. Deze werd gebaseerd op een taakomschrijving waarover de Commissiediensten en de raad van bestuur overeenstemming hadden bereikt. Er werd een stuurcomité opgericht, dat werd voorgezeten door DG Onderwijs en cultuur met vertegenwoordigers van de DG’s Buitenlandse betrekkingen, Uitbreiding, EuropeAid, twee lidstaten (leden van de raad van bestuur) en de Stichting. De context van dit contract was de verschuiving van de Stichting in de richting van een expertisecentrum voor de ontwikkeling van beroepsopleiding / menselijke hulpbronnen in partnerlanden met inachtneming van de wijzigingen in de communautaire programma’s op het gebied van buitenlandse betrekkingen en in de daarop betrekking hebbende omgeving. Hiermee rekening houdend, hadden de belangrijkste evaluatievraagstukken uit de taakomschrijving betrekking op de doeltreffendheid van de activiteiten van Stichting en op de doelmatigheid van de interne organisatie van deze activiteiten. Wat betreft doeltreffendheid, beoordeelde de organisatie die de evaluatie uitvoerde in hoeverre via de diverse functies van de Stichting doelstellingen waren gerealiseerd; de beelden die betrokken partijen hadden van deze prestaties en de toegevoegde waarde ervan, in het bijzonder ter ondersteuning van de Commissie; samenwerking met CEDEFOP (waar het gaat om het voorkomen van overlapping en het garanderen van synergie en complementariteit) en andere organen en partners; en de informatie-, communicatie- en publicatiestrategie. De technische bijstand die de Stichting verleende uit hoofde van Tempus werd in de evaluatie specifiek beoordeeld met betrekking tot haar gebruik van personele middelen en met betrekking tot de invloed op de Stichting in organisatorische termen. Wat betreft doelmatigheid hadden de belangrijkste vragen betrekking op voorbereiding en kwaliteit van het werkprogramma, toezicht en evaluatie, interne besluitvorming, management en toewijzing van middelen en personeelsontwikkeling, en ten slotte de coördinatie en communicatie met de statutaire instanties, de raad van bestuur en het adviserend lichaam. De organisatie die de externe evaluatie uitvoerde maakte gebruik van verschillende methodologische instrumenten. Er werd een gedetailleerde evaluatiematrix opgesteld teneinde de belangrijkste hierboven samengevatte evaluatievragen te analyseren en teneinde het stuurcomité in staat te stellen te zien hoe iedere vraag precies diende te worden beantwoord. De beoordelaars bestudeerden een aanzienlijk aantal documenten die betrekking hadden op de activiteiten van de Stichting en eigen evaluaties gedurende een periode van vijf jaar. Er werden gesprekken gevoerd met personeel van de Commissie, met leden van het Europees Parlement en met de meerderheid van het personeel van de Stichting. Twee onderzoeken vulden deze kwalitatieve informatie aan: één gericht op betrokken partijen in de Commissie, het Europees Parlement, de lidstaten, partnerlanden en andere instanties en één afzonderlijk onderzoek gericht op personeel van de Stichting. Bovendien werden vier casestudy’s geselecteerd die representatief waren voor de verschillende regio’s, soorten activiteiten, het thematisch gebied en de periode van uitvoering en werden drie partnerlanden bezocht om deze zaken diepgaand te onderzoeken. De organisatie die de externe evaluatie uitvoerde diende bij de Commissie drie verslagen in: het eerste verslag werd op 8 mei 2002 in ontvangst genomen, het tussentijdse verslag op 25 juni 2002 en het eindverslag op 18 november 2002. De raad van bestuur besprak in zijn vergadering van 26 november 2002 het eindverslag, waarbij de aandacht met name uitging naar de samenvatting. Het doel van dit verslag is de eigen reactie van de Commissie op het eindverslag en de aanbevelingen van de externe beoordelaars uiteen te zetten: dit gebeurt hieronder in hoofdstuk 4 aan de hand van zes sleutelthema’s. 4.BELANGRIJKSTE AANBEVELINGEN UIT HET EXTERNE EVALUATIEVERSLAG MET EEN REACTIE EN AANBEVELINGEN VAN DE COMMISSIE De Commissie verzoekt de Stichting alle aanbevelingen van de beoordelaars te analyseren en op te volgen. Teneinde hiertoe bij te dragen, geeft de Commissie hieronder aan de hand van zes thema’s een samenvatting en een analyse van die bevindingen, conclusies en aanbevelingen van de beoordelaars die, naar haar mening, dienen te worden geaccentueerd. Daarnaast geeft de Commissie waar nodig is specifieke details of doet zij voorstellen voor het uitvoeren van de aanbevelingen. 4.1.De steun van de Stichting aan het communautair beleid op het gebied van buitenlandse betrekkingen De beoordelaar was van mening dat de Stichting in diverse partnerlanden onder institutionele betrokkenen op het gebied van beroepsopleiding een erkend EU-expertisecentrum is en een belangrijke partner voor de Gemeenschap op het gebied van de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding en van de arbeidsmarkt. Vanuit haar eigen ervaring is de Commissie van mening dat de Stichting inderdaad een solide reputatie heeft weten op te bouwen met betrekking tot haar capaciteit voor het leveren van expertisediensten. Er zijn echter gebieden waarop de doelmatigheid van de Stichting en haar steun aan de Commissie kunnen worden verbeterd. 4.1.1.Coherentie met communautaire prioriteiten en communautair beleid

De beoordelaar was van mening dat de Stichting, in haar hoedanigheid van communautair agentschap, er beter voor moet zorgen dat haar activiteiten te allen tijde coherent zijn met communautaire strategieën en verzoeken van de Commissie per regio en per land. De Commissie is het hiermee eens en beschouwt dit als een prioriteit voor de Stichting, teneinde zeker te stellen dat de programma’s van de Commissie inderdaad volledig worden weergegeven in het scala van haar inspanningen in partnerlanden. Dit impliceert dat de Stichting zich meer dient te richten op haar gevestigde expertise, met name op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en arbeidsmarkten, en op bepaalde prioritaire landen. Het is grotendeels via de uitwerking van de jaarlijkse werkprogramma’s van de Stichting en drie doorlopende regionale kaders (voor het gebied van de westelijke Balkan, Oost-Europa en Centraal-Azië en het Middellandse-Zeegebied) dat er met de Commissie overeenstemming kan worden bereikt ten aanzien van het expertiseaanbod van de Stichting en de verwachte activiteiten. De Commissie beveelt in het bijzonder aan dat deze werkprogramma’s en doorlopende regionale kaders: - sectorale en geografische initiatieven stroomlijnen op basis van het communautair beleid en operationele prioriteiten en de ontwikkeling van verwante benaderingen. Alle activiteiten, met inbegrip van de eigen ontwikkelingsactiviteiten van de Stichting, dienen te worden uitgewerkt na nauwere ex-ante-coördinatie en ex-ante-samenwerking met Commissiediensten, teneinde ook betere synergie te creëren tussen de planningscyclus van de Stichting en die van de Commissie. Ook dient te worden gegarandeerd dat geen enkele activiteit een bron van ambiguïteit of verwarring vormt in de partnerlanden die wellicht het verschil niet duidelijk zien tussen het werk en de rol van het agentschap en die van de Commissie; - op jaarbasis beter leesbaar en consistenter zijn voor meer duidelijkheid, aangezien er essentiële informatie in is vervat. In de werkprogramma’s en doorlopende regionale kaders dienen voor het hele agentschap geldende, landgebonden en thematische doelstellingen en activiteiten duidelijk te worden gespecificeerd, op een dusdanige wijze dat hierdoor een grotere verantwoording van activiteiten en middelen wordt gesteund. De Commissie stelt voor dat de Stichting meer systematisch en periodiek verslag uitbrengt, in het bijzonder aan de eigen Commissiediensten, over de uitvoering van activiteiten uit de werkprogramma’s gedurende het jaar en dat informatie over aanvullende activiteiten die worden ingevoerd of waarom wordt verzocht, wordt gedeeld. De Commissie verplicht zich er van haar kant toe waar mogelijk de bijdrage van de Stichting aan de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding in partnerlanden te ondersteunen en zal, via de doorlopende regionale kaders, regelmatig haar verwachtingen specificeren waar het gaat om op te volgen communautaire prioriteiten; ook zal zij specificeren waar de inspanningen en de kennisontwikkeling van de Stichting in iedere regio met name op dienen te zijn gericht. De doorlopende regionale kaders dienen op meer systematische wijze te worden gebruikt om samen met de Commissie te verduidelijken wat in ieder van de regio’s waar de Stichting een mandaat heeft het aangewezen activiteitenniveau vormt en wat voor soort kennis vereist is. De Commissie verwacht dat hierdoor de doelmatigheid van maatregelen en steun in die landen zal toenemen, evenals de mate van voorspelbaarheid en planning. 4.1.2.Verbanden tussen werkprogramma en begroting De beoordelaar concludeert dat de jaarlijkse werkprogramma’s betere verbanden met de begroting dienen te bevatten, waar de raad van bestuur tegelijkertijd mee heeft ingestemd. De Commissie verwacht dat operationele activiteiten meer expliciet verband houden met een budgettaire toewijzing teneinde te zorgen voor een "zichtbaar responsieve benadering tot budgettaire toewijzing van onder titel 3 vallende middelen", geheel in overeenstemming met communautaire beleidsprioriteiten. De Stichting heeft een solide relatie met de partnerlanden, maar waar het gaat om activiteiten zou zij de besteding van aanzienlijke middelen ten behoeve van eenmalige initiatieven, zoals seminars en conferenties op verzoek van deze landen, dienen te vermijden. Dergelijke evenementen zouden systematischer moeten zijn en zouden slechts, in nauw overleg met de Commissie, specifieke vraagstukken aan de orde moeten stellen overeenkomstig het algehele communautaire beleid en operationele strategieën met betrekking tot processen in de partnerlanden ter verbetering van beroepsonderwijs en -opleiding en van de arbeidsmarkt. 4.1.3.Toegevoegde waarde en expertise De Commissie verwelkomt de conclusie van de beoordelaar volgens welke de Stichting een waardevolle dienst heeft geleverd en dat de comparatieve voordelen van de Stichting in haar hoedanigheid van communautair agentschap de behoeften en de capaciteit van de Commissiediensten aanvullen. De beoordelaar was van mening dat de operationele doelstellingen van de Stichting zijn gerealiseerd, in het bijzonder door middel van activiteiten als capaciteitsopbouw in partnerlanden, het ontwerpen en uitvoeren van innovatieve projecten en het vaststellen van opleidingsbehoeften. Derhalve was de beoordelaar, bij het analyseren van de uitgaven van de Stichting, van mening dat deze haar operationele middelen om deze dienst te verlenen op nuttige wijze had toegewezen. De beoordelaar bespeurde onder diensten van de Commissie tegenstrijdige beelden van de aard en de waarde van de steun van de Stichting; deze beelden variëren zowel naar gelang van het soort levering aan de Commissie als naar gelang van de activiteiten, het beheer en de mate van communicatie van de Stichting met afzonderlijke Commissiediensten (zie ook hoofdstuk 4.2.1 inzake het verbeteren van communicatie en transparantie). Over het algemeen omvatten de comparatieve voordelen van de Stichting volgens de Commissiediensten netwerkvaardigheden, kennis van de nationale context van de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding en arbeidsmarkten in partnerlanden en onafgebroken ervaring in de partnerlanden en met de Commissie. Tot het eigen beeld van de Stichting behoren echter additionele elementen, die ook in overeenstemming zijn met de oprichtingsverordening, zoals haar rol als een clearinginstelling voor beste werkwijzen, het voordeel van een langdurige pragmatische benadering waar het gaat om het begrijpen van de behoeften van partnerlanden, praktische ervaring, een ‘change agent’ en een belangrijk “bedrijfsgeheugen”. Teneinde de levering van expertise te verbeteren, onderschrijft de Commissie derhalve de visie van de beoordelaar volgens welke de Stichting haar scala van diensten en kennisaanbod dient te onderzoeken en te documenteren en hierover overeenstemming dient te bereiken teneinde dit coherent te laten zijn met erkende prioriteiten en verwachtingen op communautair niveau. De Commissie spoort de Stichting aan zich te concentreren op de rol die zij het best kan spelen bij het identificeren van projecten ter ondersteuning van de uitvoering van programma’s en als een katalysator en beleidsadviseur bij de hervorming van stelsels in de partnerlanden van de vier regio’s die tot haar mandaat behoren, in het bijzonder in de landen waar beroepsonderwijs en -opleiding als een kerngebied is geselecteerd. In alle drie de regio’s van de buitenlandse betrekkingen maakt beroepsonderwijs en -opleiding steeds vaker deel uit van nationale en regionale strategieën. In overeenstemming met communautaire strategieën en verzoeken van de Commissie per regio en land, dient de Stichting haar expertise en kennis te ontwikkelen waar het gaat om benaderingen op het gebied van de ontwikkeling van menselijke hulpbronnen en beste werkwijzen, met betrekking tot actief arbeidsmarkt- en werkgelegenheidsbeleid in de algehele context van economische hervorming. Dit is bijvoorbeeld van bijzonder belang voor de Meda-regio waar de partnerlanden er, door de totstandbrenging op de middellange termijn van een Euro-Med-vrijhandelszone, toe worden gedwongen een aantal belangrijke structurele aanpassingen aan te brengen die gevolgen zullen hebben voor sociale integratie en integratie in de arbeidsmarkt. De Commissie zou het toejuichen wanneer er in de Stichting meer analytische capaciteit en informatie over sociale bescherming en actief arbeidsmarktbeleid zou worden ontwikkeld, met name beroepsonderwijs en -opleiding in deze context, als een bijdrage aan de uitvoering van regionale en nationale strategiedocumenten, evenals als voorbeeld voor documenten inzake het stabilisatie- en associatieproces in de regio van de westelijke Balkan. Bij deze benaderingen dient altijd rekening te worden gehouden met de behoefte aan duurzaamheid, haalbaarheid en impact, bijvoorbeeld in landen waar het Tacis-programma wordt uitgevoerd, waar de structuur van de sector een alomvattende en langlopende hervorming vereist. 4.1.4.Nationale observatoria De nationale observatoria, die zijn opgericht of versterkt met de bijdrage van de Stichting, zijn cruciale instrumenten wat betreft het verzamelen en uitwisselen van informatie in de partnerlanden. Hun belangrijkste taken zijn het identificeren van prioriteiten en het uitbrengen van advies inzake beleid voor de verdere ontwikkeling van beroepsonderwijs en -opleiding. Dit heeft ook betrekking op het verzamelen en verspreiden van gegevens, met name voor jaarverslagen, en samenwerking tussen partners. De Commissie neemt nota van de conclusie van de beoordelaar dat alle partnerlanden positief staan tegenover de nationale observatoria, dat deze hun geld waard zijn met het oog op hun medegefinancierde status en dat hun verslagen als effectief worden gezien waar het gaat om bijdragen tot het proces van de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding/systeemontwikkeling. Hierdoor worden de nationale observatoria in een belangrijke positie geplaatst wat betreft informatievoorziening en analyse. De Commissie verwelkomt de flexibele benadering van de Stichting aangaande maatwerkoplossingen voor de taken van de nationale observatoria in ieder partnerland, bijvoorbeeld in de Meda-regio, waar de taak is uitgevoerd via een netwerk van bestaande instanties en waar nieuwe toegewijde structuren niet nodig waren, in tegenstelling tot de andere regio’s. De Commissie zal met de Stichting de gevolgen bestuderen van de aanbeveling van de beoordelaar om een interlandelijke duurzaamheidsstrategie vast te leggen voor de nationale observatoria in de regio’s van Oost-Europa en Centraal-Azië en van de westelijke Balkan. 4.2.Communicatie en transparantie Het vraagstuk van de externe communicatie en transparantie van de Stichting houdt intrinsiek verband met de hierboven uiteengezette punten ten aanzien van het vergroten van de doeltreffendheid van de steun aan de Commissie. Het verbeteren van de externe en strategische communicatie zal er mede voor zorgen dat de activiteiten van de Stichting altijd coherent zijn met communautaire prioriteiten en strategieën op regionaal en landelijk niveau. Het zal ook zorgen voor meer duidelijkheid over de positie en de rol van de Stichting als een expertisecentrum, met name met het oog op de toenemende decentralisatie naar de delegaties.

4.2.1.Verbeteren van communicatie en transparantie De Commissie benadrukt de bevinding van de beoordelaar dat, hoewel de Stichting een doelmatige organisatie is, “zij ondoelmatig is geweest in de wijze waarop zij betrekkingen heeft onderhouden met haar afnemers en cliënten en in de wijze waarop zij heeft gereageerd op veranderingen in de operationele omgeving”. Hoewel de Commissie de recente inspanningen van de Stichting toejuicht om zichzelf te promoten en om de doelmatigheid van haar betrekkingen met de Commissie te vergroten, is zij van mening dat de Stichting nu concrete maatregelen in werking moet stellen om deze aanpak te consolideren, zowel op managementniveau als voor de gehele staf. Deze maatregelen zouden zich moeten richten op een herziene, meer dynamische strategie ten aanzien van de externe communicatie, met meer persoonlijke communicatie; ook zou de externe communicatie zorgvuldig ontworpen dienen te worden teneinde mogelijke misverstanden te vermijden wat betreft de aard van het werk van de Stichting als een agentschap van de EU dat door de Commissie geïmplementeerd extern beleid ondersteunt. Een nieuwe communicatiestrategie zou dienen te omvatten: - een nieuwe duidelijke verklaring van de algehele missie van de Stichting. De Commissie neemt nota van de bevinding van de beoordelaar dat de Commissiediensten de expertise van de Stichting soms zien als iets individueels en niet als iets gezamenlijks, dat tot het gehele agentschap behoort. Dit illustreert de noodzaak de taakstelling te herzien, naast grotere transparantie van de knowhow en diensten die de Stichting kan bieden, bijvoorbeeld haar ervaring in partnerlanden, beproefde hervormingsbenaderingen, netwerken en steunverlening, ononderbroken expertise, lokale kennis en goede administratieve vaardigheden; - systematisch en gericht contactmanagement. Teneinde voort te bouwen op de erkenning van het comparatieve voordeel van de Stichting als een expertisecentrum, dient de Stichting over de hele breedte van het agentschap een duidelijke aanpak toe te passen waar het gaat om het, waar nodig, tot stand brengen en vervolgens in stand houden van belangrijke contacten, bij alle directoraten-generaal maar in het bijzonder de DG’s Buitenlandse betrekkingen en EuropeAid en bij de delegaties. Dit impliceert periodieke vergaderingen en correspondentie op alle niveaus, met inbegrip van het hoger leidinggevend personeel van de Commissie bij alle relevante diensten. Daarnaast zou deze benadering toepasbaar dienen te zijn op het personeel van de Stichting, dat door het hoger leidinggevend personeel gemobiliseerd moet worden om dezelfde, op agentschapsniveau vastgestelde taakstelling aan alle betrokken partijen kenbaar te maken. De Commissie is van mening dat deze benadering erop gericht dient te zijn de door de beoordelaar opgemerkte kloof tussen verwachting en uitvoering te verkleinen, en dat deze de geloofwaardigheid van de Stichting zal versterken in alle regio’s waar zij actief is. De Commissie draagt hieraan bij door een kader op te stellen voor een gestructureerde dialoog tussen alle relevante Commissiediensten en de Stichting; van dit netwerk van contactpersonen dienen beide zijden systematisch gebruik te maken. 4.2.2.Informatieproducten De Commissie onderschrijft de aanbeveling van de beoordelaar dat zowel het effectieve verzamelen van informatie als het verspreiden van informatieproducten cruciaal zijn voor het delen van beste werkwijzen en voor steunverlening aan de Commissie en aan begunstigden in partnerlanden. De Commissie verwelkomt reeds in die richting opgezette initiatieven, zoals documenten waarin concrete activiteiten worden genoemd en de opnieuw gelanceerde website: ook de ontwikkeling van een luchtige en periodieke elektronische nieuwsbrief zou men dienen te overwegen. De Commissie adviseert de Stichting, voortbouwend op haar goede verspreidingsinfrastructuur, de kwaliteit van haar verslagen en informatieproducten te herzien, evenals het aantal. De Commissie is het met de beoordelaar eens dat deze altijd duidelijk in verband dienen te staan met de doelstellingen van de Stichting, en tegelijkertijd ook in overeenstemming dienen te zijn met communautaire prioriteiten en verzoeken en behoeften van de Commissie en dat hierin operationele conclusies dienen te worden verstrekt. Er zouden minder informatieproducten moeten zijn, maar ieder product zou meer analytisch moeten zijn en deel moeten uitmaken van een gerichte verspreidingsstrategie die bedoeld is voor de belangrijkste beoogde betrokken partijen. 4.2.3.Internationale instanties De Commissie steunt de aanbeveling van de beoordelaar dat de Stichting samenwerking en mogelijkheden om met andere instanties contacten te leggen dient na te streven, teneinde een actuele kennisbasis te behouden op het gebied van de hervorming van beroepsonderwijs en -opleiding en van de arbeidsmarkt in derde landen. In het geval van concrete samenwerking in een partnerland met een internationale organisatie als de Wereldbank, moedigt de Commissie de Stichting aan haar op de hoogte te houden. Een dergelijke communicatie en dialoog zullen ertoe bijdragen duidelijkheid te behouden tussen de belangrijkste rol van de Stichting als expertisecentrum ter ondersteuning van de Commissie, en de eigen hoofdrol van de Commissie waar het gaat om het onderhandelen over gebieden voor donorsamenwerking. 4.3.Gevolgen van de uitbreiding 4.3.1.Steun aan de Commissie gedurende het toetredingsproces In de kandidaat-lidstaten heeft de Stichting de Commissie lange tijd bijgestaan bij het voorbereiden van de kandidaat-lidstaten op de naleving van het acquis communautaire op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en met betrekking tot arbeidsmarktvraagstukken. Tot de activiteiten van de Stichting behoort het leveren van input bij het ontwerp van Phare-programma’s, evenals, in beperkte mate, bij de uitvoering, bewaking en evaluatie ervan: een wezenlijk deel van de steun van de Stichting is rechtstreeks aan de delegaties in de kandidaat-lidstaten verstrekt. De verslagen van de Stichting zijn een waardevolle informatiebron geweest voor het periodiek verslag uitbrengen door de Commissie over de vooruitgang die de kandidaat-lidstaten met het oog op toetreding hadden geboekt. Niettemin zou de Commissie meer specifieke operationele aanbevelingen van de Stichting verwelkomen als onderdeel van het programmeringproces van de pretoetredingsinstrumenten. In het licht van de waarschijnlijke toetreding in 2004 van tien landen heeft de Stichting haar activiteiten in deze kandidaat-lidstaten onlangs teruggebracht, hetgeen heeft geleid tot toenemende aandacht voor de prioritaire landen Bulgarije, Roemenië en Turkije. Vanaf 2004 zal de financiële pretoetredingssteun in deze prioritaire landen substantieel worden verhoogd. In dit kader verwacht de Commissie dat de Stichting doorgaat met het steunen van het ontwerp en de uitvoering van programma’s op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding, de ontwikkeling van menselijke hulpbronnen en de arbeidsmarkt, die behoren tot het hoofdstuk economische en sociale cohesie van de pretoetredingsprogramma’s, evenals van programma’s op het gebied van versterking van de institutionele infrastructuur voor het beheer van maatregelen als die van het Europees Sociaal Fonds. De Commissie adviseert de Stichting een specifiek werkplan op te stellen om de belangrijkste uitdagingen en voor steun in aanmerking komende gebieden aan te wijzen. Gezien de mogelijkheid dat in de toekomst wellicht meer landen van start gaan met een proces van toetreding tot de Europese Unie, is het van bijzonder belang dat de Stichting in staat is voort te bouwen op de ervaring die zij in de context van het huidige uitbreidingsproces heeft opgedaan. Bijgevolg dient te worden gegarandeerd dat kennis op efficiënte wijze wordt overgedragen op deze potentiële nieuwe kandidaat-lidstaten. De beoordelaar bevestigt dat de uitstekende, door de Stichting vervaardigde landenmonografieën goed werden ontvangen door directoraat-generaal Werkgelegenheid en sociale zaken, dat gebruik kon maken van de gevestigde contacten van de Stichting in de toetredingslanden, met name in de nationale observatoria. De monografieën vormen grondige studies naar diensten op het gebied van beroepsopleiding en werkgelegenheid in de kandidaat-lidstaten die gericht zijn op het ondersteunen van het toezicht op de gezamenlijke beoordelingsdocumenten. De Commissie moedigt de Stichting aan deze samenwerking voort te zetten, in het bijzonder wat betreft de ontwikkeling van strategieën ten aanzien van menselijke hulpbronnen, aangezien de Stichting door het opstellen van monografieën vanzelf betrokken raakt bij verdere activiteiten om de toetredingslanden te steunen in hun voorbereidingen voor het Europees Sociaal Fonds. 4.3.2.Beleidsontwikkeling op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en levenslang leren De Stichting heeft haar goede samenwerking met directoraat-generaal Onderwijs en cultuur gehandhaafd, bijvoorbeeld met haar waardevolle bijdrage aan het consultatieproces van de Commissie ten aanzien van het memorandum inzake levenslang leren in 2000. Als onderdeel van de ontwikkeling van haar expertise gedurende de toetreding, dient de Stichting voorrang te verlenen aan het vertrouwd raken van de kandidaat-lidstaten met de huidige communautaire beleidsontwikkeling op het gebied van levenslang leren en in het bijzonder op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding, zoals het Kopenhagen-proces inzake samenwerking op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding. De Commissie zal van haar kant met de Stichting een samenwerkingsmemorandum opstellen voor de toetredingsperiode, teneinde duidelijk te maken wanneer en hoe de Stichting de Commissie concreet kan steunen bij de tenuitvoerlegging van deze prioriteiten.

4.3.3.Samenwerking tussen de Stichting en CEDEFOP Zowel CEDEFOP als de Stichting bestrijken het gebied van de beroepsopleiding, maar beide richten zich op een afzonderlijk geografisch gebied en hun missies en taken verschillen nogal. Als zodanig maakt de Stichting gebruik van CEDEFOP als een hulpmiddel voor beste werkwijzen in lidstaten op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en arbeidsmarkt in de context van de economische hervorming van derde landen, terwijl CEDEFOP, dat een actor is waar het gaat om beleidsontwikkeling in de lidstaten, kan profiteren van de ervaring tot nu toe van de Stichting in zowel de kandidaat-lidstaten als in de partnerlanden. De Commissie heeft altijd benadrukt dat het werk van de twee agentschappen elkaar niet moest overlappen en niet twee keer moest worden gedaan en heeft ervoor gezorgd dat er instrumenten voorhanden zijn waarmee de agentschappen maximale synergie en complementariteit kunnen realiseren. Voordat er een vaste datum voor toetreding was vastgesteld, ving de eerste fase van deze samenwerking in 1997 aan en was deze erop gericht ervoor te zorgen dat de Stichting CEDEFOP als een hulpmiddel gebruikte, bijvoorbeeld met betrekking tot beste werkwijzen in lidstaten. Een tweede fase begon in 2001, toen de Commissie en beide raden van bestuur het, met het oog op het toetredingsproces, eens werden over een kader voor samenwerking tussen de beide agentschappen. In dit kader worden de reikwijdte, beginselen, prioriteiten en modaliteiten voor hun samenwerking vastgesteld met het oog op de voorbereiding van landen voor toetreding terwijl ook de rol van ieder agentschap voor deze landen duidelijk wordt gemaakt. Het kader voor samenwerking is er ook op gericht iedere mogelijkheid dat werk dubbel wordt verricht te vermijden en te zorgen voor maximale synergie en complementariteit tussen de agentschappen. De Commissie vroeg de beide agentschappen diverse instrumenten te creëren om betere samenwerking te bevorderen – te weten het kader voor samenwerking, de gezamenlijke bijlage bij ieder jaarlijks werkprogramma, de halfjaarlijkse gezamenlijke verslagen en de werkgroep. De Commissie verwelkomt het oordeel van de beoordelaar dat deze instrumenten de samenwerking vergroten en effectief zijn geweest bij het verstrekken van een duidelijkere basis voor samenwerking. De Commissie verwelkomt de conclusie van de beoordelaar dat de samenwerking tussen de beide agentschappen, als gevolg van het bovenstaande, grotendeels adequaat is maar is van mening dat er nog ruimte is voor vooruitgang. Er dient nu sprake te zijn van een gezamenlijke inspanning om intensiever en sneller samen te werken en te communiceren in de periode die tot de waarschijnlijke toetreding van tien landen leidt, zodat het kader en de gezamenlijke activiteiten volledig worden uitgevoerd en de voorbereiding van deze landen op de toetreding op efficiënte wijze wordt gerealiseerd. Daarnaast stelt de Commissie voor de effectieve communicatie te verbeteren, zowel via de werkgroep, die zou moeten toezien op samenwerking, alsook van dag tot dag met betrekking tot ad-hoc- en thematische vraagstukken. Te dien einde adviseert de Commissie dat de twee agentschappen onmiddellijk samen een “uit-in-strategie” opstellen voor iedere kandidaat-lidstaat die in 2004 waarschijnlijk tot de Unie toetreedt, aangezien deze landen dan niet langer partnerlanden voor de Stichting zijn maar in plaats daarvan vanaf de toetreding lid van CEDEFOP zullen worden. Deze strategie dient een duidelijk tijdschema te bevatten en op de volgende beginselen/richtsnoeren te worden gebaseerd: *beide agentschappen dienen te profiteren van elkaars investeringen. Dit is het geval met de nationale observatoria die door de Stichting zijn opgericht in de kandidaat-lidstaten die reeds waardevolle ervaring hebben als structuren in grensoverschrijdende samenwerking. Zij vormen een langetermijninvestering van de Gemeenschap en zouden, voorafgaand aan waarschijnlijke toetreding in 2004, door de Stichting dienen te worden voorbereid en aangepast teneinde, waar gepast, na toetreding hun integratie als nationale contactpunten in het ReferNet van CEDEFOP te vergemakkelijken. Wat de resterende kandidaat-lidstaten betreft, dient de Stichting voort te bouwen op haar ervaring na de mogelijke integratie van de eerste golf van landen in het ReferNet. Zij dient observatoria in deze landen op correcte wijze voor te bereiden op en bekend te maken met de taken en activiteiten van het ReferNet teneinde de kans dat zij na toetreding door CEDEFOP worden geselecteerd tot het uiterste te benutten. *thematische samenwerking dient verder te worden versterkt. Ofschoon CEDEFOP en de Stichting intern niet op dezelfde wijze zijn georganiseerd (respectievelijk langs thematische en geografische lijnen) zou met name de Stichting er baat bij hebben gebruik te maken van de expertise van CEDEFOP bij haar eigen activiteiten, niet alleen in de kandidaat-lidstaten maar in alle partnerlanden. Thematische netwerken dienen waar mogelijk ook tot kandidaat-lidstaten te worden uitgebreid of hun expertise dient beschikbaar te worden gesteld. Dit is bijvoorbeeld het geval met het “Training of Trainers Network” (netwerk voor het opleiden van opleiders) van CEDEFOP. *de Stichting dient haar informatie- en knowhow-bronnen ten aanzien van kandidaat-lidstaten die in 2004 waarschijnlijk zullen toetreden aan CEDEFOP beschikbaar te stellen (zoals databanken van organisaties op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding in de kandidaat-lidstaten, lijsten van organisaties van sociale partners, enz.). Naast hun halfjaarlijkse voortgangsverslag en op basis van het bovenstaande, dienen de agentschapen hun “uit-in-strategie” vóór medio 2003 aan de Commissie te overleggen. 4.4.Interne efficiëntie 4.4.1.Communicatie en motivatie De Commissie onderschrijft de conclusie van de beoordelaar dat de algehele visie van de rol van de Stichting als een expertisecentrum ter ondersteuning van de Commissie terdege vastgesteld dient te worden door het directoraat en aan het voltallige personeel dient te worden medegedeeld. Dit dient zowel extern te worden gedaan, zoals is uiteengezet in de hoofdstukken hierboven inzake ‘Steun aan de Commissie’ en ‘Communicatie en transparantie’, maar ook intern, met concrete maatregelen. De Commissie is van mening dat een van de belangrijkste effecten van personeelsverminderingen sinds 2000 het scheppen van een enigszins introspectieve houding met betrekking tot verandering is geweest, waarbij belangrijke kwesties inzake beleid of strategische richting aan de orde worden gesteld en worden besproken zonder voldoende aandacht voor de eisen of verwachtingen van betrokken partijen. Derhalve moet de interne communicatie worden verbeterd om te leiden tot de gezamenlijke en wederzijdse ontwikkeling tot een expertisecentrum waar al het personeel over de noodzakelijke bekwaamheden beschikt en wordt gemobiliseerd om bij te dragen aan de activiteiten en producten die dit zullen illustreren. Hoewel er de afgelopen maanden vooruitgang is geboekt in deze richting, met name met het door de Stichting ingebrachte proces inzake veranderingsmanagement, adviseert de Commissie dat het management van de Stichting zich verder inspant om voor het voltallige personeel een identiteit en een missie op te stellen die het gehele agentschap bestrijken. De Commissie is ervan overtuigd dat met een dergelijke benadering en met de volle steun van het management, het personeel verandering als een gunstige gelegenheid zal zien. 4.4.2.Menselijke hulpbronnen De Commissie waardeert de inspanningen die de Stichting zich heeft getroost in de moeilijke periode na het akkoord aangaande de perspectieven voor de middellange termijn inzake personeel en financiën 2000-2004, waarbij het personeel met 25% werd teruggebracht en het profiel van de 99 fulltime statutaire personeelsleden die bleven ingrijpend werd gewijzigd. Het huidige organigram van de Stichting is adequaat voor haar taken en activiteiten met betrekking tot haar ontwikkeling tot expertisecentrum dat het externe communautaire beleid op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en arbeidsmarkten ondersteunt (zie Bijlage 1). Het stroomlijnen van de centrale (juridische en financiële) diensten van de Stichting na het akkoord van november 2000 heeft ervoor gezorgd dat de interne managementsystemen zo slank en efficiënt mogelijk zijn. De Stichting heeft een geografische afdelingenstructuur opgezet, maar heeft ook getracht ervoor te zorgen dat deze afdelingen onderling thematische expertise ontwikkelen, zoals wordt geïllustreerd door de thematische werkgroepen en tandems die de algehele matrix van de Stichting als een expertisecentrum vormen. Het is echter cruciaal dat de thematische expertise wordt ontwikkeld in overeenstemming met de expertise waar behoefte aan is ten behoeve van steun voor de communautaire regionale en nationale strategieën en dat, om dit aan te vullen, er op systematische wijze (zie 4.3 hierboven) gebruik wordt gemaakt van de expertise van CEDEFOP, in het bijzonder door de thematische focusgroepen van de Stichting. De Commissie neemt nota van de aanbeveling van de beoordelaar dat er op een transparante wijze gebruik gemaakt moet worden van de recentelijk volbrachte beoordeling van competenties, ter illustratie van hoe de Stichting zal voorzien in de behoeften van het nieuwe expertisecentrum waar het gaat om personeel en ontwikkeling van hulpbronnen. De Stichting dient ervoor te zorgen dat, in samenspraak met de Commissie, de kennisbasis van haar menselijke hulpbronnen in deze behoeften voorziet. Indien nodig moet de Stichting wellicht haar algehele opleidingsstrategie en het gebruik van beoordelingen van competenties herzien. 4.4.3.Toezicht en evaluatie Met betrekking tot het verbeteren van de doeltreffendheid van haar activiteiten, concludeert de beoordelaar dat nuttig toezicht en nuttige evaluatie van vitale betekenis zijn, ofschoon het niet altijd eenvoudig is de invloed of de bijdrage van de Stichting te traceren, gezien haar soms ongrijpbare resultaten. De Commissie is van mening dat voor dit doel pro-actieve stappen dienen te worden genomen, als antwoord op de aanbeveling van de beoordelaar en op de zorg van het personeel: de Commissie adviseert de Stichting haar beleid met betrekking tot toezicht en evaluatie te herzien, door dit in te bedden in de voor het gehele agentschap geldende benadering die eruit bestaat te zorgen voor tevredenheid bij betrokken partijen.

De nieuwe toezicht- en evaluatiestrategie moet rekening houden met de vereisten van het nieuwe financiële reglement en zou ook: - specifieke maatregelen moeten omvatten om thematische en op landen gerichte activiteiten te evalueren. De Commissie onderschrijft de aanbeveling van de beoordelaar dat de Dienst voor samenwerking EuropeAid hierover dient te worden geraadpleegd, teneinde coherentie met de eigen strategieën en benaderingen van de Commissie te garanderen; - een evaluatie van de collectieve prestaties dienen te omvatten, die een aanzienlijke bijdrage zou kunnen leveren aan de zichtbaarheid van de activiteiten van de Stichting en van haar steun aan de Commissie; - standaardrichtsnoeren moeten bevatten ten behoeve van alle door de Stichting verrichte evaluaties teneinde bij te dragen tot de vergelijkbaarheid van bevindingen; - door het voltallige personeel moeten worden onderschreven en de afdeling Planning, toezicht en evaluatie van de Stichting zou hierop toezicht moeten houden teneinde kwaliteitswaarborging en relevantie voor alle doelstellingen te garanderen. 4.4.4.Intern management en toewijzing van middelen De Commissie juicht de mening van de beoordelaar toe dat de Stichting over goede management- en informatiesystemen beschikt, waardoor er bij het agentschap sprake is van goede financiële soliditeit en transparantie. Ook verwelkomt de Commissie het feit dat de Stichting goede op inhoud gebaseerde en financiële rapportagetechnieken in huis heeft die gebruikt kunnen worden bij accurate toewijzing van middelen en planning. De interne planning voor de Stichting, met name het gebruik van “Activity-Based Budgeting” (ABB) (op activiteiten gebaseerde budgettering), is met succes gerealiseerd, ondanks de complexe matrix van regio’s en begrotingstitels die de Stichting moet bestrijken (zie Bijlage 3). 4.5.Statutaire lichamen 4.5.1.De raad van bestuur De Commissie verwelkomt de conclusie van de beoordelaar dat de raad van bestuur van mening is dat de Stichting hem goed van dienst is geweest waar het gaat om de noodzakelijke informatie om zijn statutaire rol te vervullen en de nodige besluiten te nemen – voornamelijk de jaarlijkse goedkeuring van de werkprogramma’s en de begroting van de Stichting. Leden van de raad van bestuur vinden dat hun zorgen en aanbevelingen adequaat worden weergegeven in de jaarlijkse werkprogramma’s, en dat de prestaties en resultaten van de Stichting aan hun verwachtingen voldoen en hun geld waard zijn. De Commissie neemt er echter met zorg nota van dat de beoordelaar eveneens concludeert dat de raad van bestuur grotendeels een passief lichaam is, dat buiten de minimumvereisten van het statuut geen rol voor zichzelf vindt. De Commissie verzoekt het directoraat van de Stichting met specifieke voorstellen te komen om de betrokkenheid van de raad van bestuur bij haar activiteiten te vergroten. Dit zou kunnen worden gerealiseerd via maatregelen als de ontwikkeling van ad-hoc-werkgroepen op het gebied van geselecteerde thema’s, regio’s of administratieve aangelegenheden en door de timing van vergaderingen te herzien om bredere discussies over de essentie van werkprogramma’s en over strategische vraagstukken mogelijk te maken. Meer dynamiek binnen de raad van bestuur zou echter ook het gevolg moeten zijn van andere aanbevelingen, zoals een verbeterde taakstelling en een verbeterde communicatiestrategie voor het gehele agentschap en duidelijkere, beter verteerbare werkprogramma’s en begrotingen (die het verband tussen de twee laten zien) met doelstellingen voor activiteiten. Met betrekking tot de samenstelling van de raad van bestuur, conform artikel 5 van de basisverordening, is de Commissie het ermee eens dat de huidige samenstelling de belangen, verantwoordelijkheden en de scheiding van bevoegdheden binnen de Commissie wat betreft de Stichting niet volledig weergeeft. De Commissie zal onderzoeken hoe een vertegenwoordiger van EuropeAid als een volledig lid deel zou kunnen uitmaken van de raad van bestuur, in plaats van zijn huidige status van waarnemer te handhaven. De Stichting zelf is pro-actief geweest jegens de raad van bestuur, met name waar het erom ging ervoor te zorgen dat vertegenwoordigers van de kandidaat-lidstaten reeds als waarnemers aanwezig waren teneinde bekend te raken met de aard van de raad van bestuur en van de Stichting zelf, vóór de waarschijnlijke toetreding van tien landen in 2004. De Commissie steunt dit initiatief en ook dat van de Stichting om te profiteren van deze additionele schakel met de toetredingslanden teneinde informatie op te doen uit de eigen ervaringen die deze laatste als partnerlanden hadden. Dit zou dan van nut kunnen zijn voor het verbeteren van de doelmatigheid van activiteiten van de Stichting in andere regio’s, met name in de landen van de westelijke Balkan. 4.5.2.Adviserend lichaam De Commissie merkt op dat de beoordelaar van mening was dat het adviserend lichaam zijn statutaire taak heeft vervuld, te weten advies uitbrengen aan de Stichting over de voorbereiding van het jaarlijkse werkprogramma. De beoordelaar merkt ook op dat het adviserend lichaam, dat momenteel in regionale groepen bijeenkomt met om de drie jaar een plenaire vergadering van alle leden, een goed mechanisme is voor het uitwisselen van informatie inzake regionale prioriteiten en inzake behoeften op het gebied van beroepsonderwijs- en -opleidingsstelsels en arbeidsmarkten. De Commissie suggereert echter dat de Stichting bepaalde verbeteringen zou kunnen aanbrengen aan het adviserend lichaam teneinde de betrokkenheid van leden bij de Stichting in stand te houden en hen volledig op de hoogte te houden van activiteiten. De Commissie adviseert de Stichting: - verantwoordelijke Commissiediensten te laten deelnemen aan vergaderingen van het adviserend lichaam, conform artikel 6 van de oprichtingsverordening. De actieve deelname van de Commissie zou het vertrouwd raken van de leden van het adviserend lichaam met de programmeringscyclus van de Commissie en met de daartoe behorende activiteiten van de Stichting eveneens vergroten en zou helpen ervoor te zorgen dat het werkprogramma van de Stichting ten aanzien van Commissiebeleid en operationele prioriteiten wordt begrepen. - de procedure voor het lidmaatschap van het adviserend lichaam te herzien, in het bijzonder bij het opstellen van het volgende driejarige mandaat van het adviserend lichaam (eind 2003). Ofschoon zij leden niet rechtstreeks kan uitkiezen, dient de Stichting een evenwichtige mix van betrokken partijen ten zeerste aan te moedigen, met inbegrip van functionarissen, deskundigen en sociale partners. De Stichting bevindt zich in een goede positie om te helpen kandidaten aan te wijzen die expertise op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding kunnen inbrengen in het werk van het lichaam, en die als kanaal kunnen dienen waarmee de Stichting toegang verkrijgt tot senior-beleidsmakers. - door te gaan met haar initiatief de vergaderingen van het adviserend lichaam te combineren met andere grote vergaderingen of conferenties die verband houden met de activiteiten en projecten van de Stichting in die landen. Dit maakt de ontwikkeling van thematische samenwerking mogelijk en biedt leden van het adviserend lichaam de mogelijkheid op de hoogte te worden gebracht van concrete activiteiten van de Stichting, waardoor ook de interactie met begunstigden in partnerlanden groeit. - te overwegen hoe zij het best de zorg kan aanpakken die een aantal leden van het adviserend lichaam hebben, namelijk dat de huidige regionale configuratie geen adequaat overzicht geeft van het gehele scala van activiteiten van de Stichting en dat er evenmin in voldoende mate sprake is van netwerken en uitwisseling met andere regionale groepen. De Commissie stelt voor dat de Stichting aan de orde stelt of leden van het adviserend lichaam tevreden zijn met de huidige regelingen en met het thematisch gehalte.

4.6.Technische bijstand aan Tempus De Commissie merkt op dat de beoordelaar in de loop van de externe evaluatie een aantal problemen heeft vastgesteld die voornamelijk waren gerelateerd aan communicatie en planning tussen de Commissie, die verantwoordelijk is voor het programmabeheer, en de Stichting, die technische bijstand verleent. De Commissie bevestigt dat de in de aanbevelingen van de beoordelaar ter sprake gebrachte kwesties reeds worden aangepakt via de ontwikkeling van een duidelijke gezamenlijke benadering om het optreden van de Stichting te reguleren met betrekking tot de technische bijstand die zij verleent aan het Tempus-programma. In het bijzonder zijn de Stichting en de Commissie bezig met het voltooien van nieuwe regelingen voor de uitvoering van Tempus-taken door de relevante afdeling van de Stichting, voor het toezicht op de prestaties van de Stichting en voor een systematische cyclus van contacten en vergaderingen waar men vooruitgang kan evalueren en waar men kwesties die zorg baren ter sprake kan brengen voordat er problemen ontstaan. 5.Conclusie De Commissie is van mening dat de Stichting, binnen het nieuwe communautaire beleidskader met betrekking tot buitenlandse betrekkingen, dat ook decentralisatie naar de delegaties omvat, in alle vier de regio’s van haar mandaat een nuttige bijdrage kan leveren als een expertisecentrum. De Commissie deelt de algehele positieve beoordeling van de beoordelaar van de effectiviteit van het werk van de Stichting en is van mening dat zij een waardevolle bijdrage heeft geleverd aan de activiteiten van de Gemeenschap op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding en de hervorming van de arbeidsmarkt in haar vier partnerregio’s. De Stichting zou zich echter sneller moeten aanpassen aan het nieuwe klimaat van buitenlandse betrekkingen door, in overeenstemming met communautaire prioriteiten en Commissiebenaderingen, de activiteiten in haar partnerlanden systematisch te consolideren. Dit betekent voor de Stichting dat zij werkprogramma’s en doorlopende regionale kaders beter dient voor te bereiden, hetgeen kan worden gerealiseerd door betrokken partijen beter en voortdurend te raadplegen en door koppelingen met de programmerings- en planningscyclus van de Commissie te versterken. De Stichting moet haar beschikbare middelen concentreren teneinde te profiteren van haar huidige expertise en moet haar reputatie met betrekking tot betrokken partijen consolideren, in het bijzonder de Europese instellingen. Teneinde ervoor te zorgen dat de activiteiten van het agentschap ook in de toekomst nuttig en relevant blijven, zal zowel van de Commissie als van de Stichting een groter bewustzijn worden gevraagd en meer toezicht op zowel het soort diensten dat de Stichting aanbiedt als waar zij behoefte aan heeft. Dit impliceert dat Commissiediensten de Stichting volledig op de hoogte dienen te houden omtrent nieuwe of herziene prioriteiten of strategieën. Daarnaast vereist dit een hernieuwd commitment van beide zijden om de communicatie aanzienlijk te verbeteren, in het kader van de gestructureerde dialoog op zowel management- als operationeel niveau. De nieuwe externe-communicatiestrategie van de Stichting zou dit moeten ondersteunen, met name door middel van beter contactmanagement. Hieruit volgt dat het van het allergrootste belang is dat het leidinggevend personeel van de Stichting binnen het agentschap een duidelijker visie opstelt van haar positie en van haar rol als communautair expertisecentrum in het nieuwe institutionele landschap. Dit zal gedeeltelijk voortkomen uit de herziene taakstelling van het agentschap, in tweespraak met de Commissie en na zorgvuldige overweging door de raad van bestuur, maar ook uit een groter commitment om ervoor te zorgen dat het voltallige personeel deze visie begrijpt en wordt gemobiliseerd om ervoor te zorgen dat dit deel uitmaakt van alle activiteiten en van iedere expertiseverstrekking aan de Commissie. In het algemeen is de Commissie van mening dat het externe evaluatieverslag nuttige lessen en aanbevelingen verstrekt voor de ontwikkeling van de Stichting tot een expertisecentrum. De Commissie verzoekt de Stichting een ontwerp-actieplan te overleggen aan de raad van bestuur, waarin zij in grote lijnen haar analyse en voorgestelde actie met betrekking tot alle door de beoordelaar en in dit verslag door de Commissie gedane aanbevelingen weergeeft. De Commissie zelf zou een bredere discussie, in het bijzonder met de raad van bestuur, over het toekomstig beleid van de Stichting toejuichen. Bijlage 1 ORGANIGRAM (1 APRIL 2003)

Bijlage 2 BEGROTINGSONTWIKKELING, 1998-2003 Jaar Communau-taire subsidie % Titels 1/2/3 Tijdelijke functionaris-sen Vastgelegdemiddelen Naar het volgend jaar overgedragen middelen Niet gebruikte middelen 1998 15,4m T1 67,3% T2 10,0% T3 22,7% 119 15 170 491 3 512 871 229 509 1999 16,2m T1 61,5% T2 10,0% T3 28,5% 124 16 145 680 2 880 925 54 320 2000 16,2m T1 63,0% T2 8,0% T3 29,0% 119 16 105 289 2 650 716 94 711 2001 B7-664: 9,24 B7-033: 7,56 Totaal: 16,8m T1 64,0% T2 8,0% T3 28,0% 115 16 671 786 3 492 434 128 214 2002 B7-664: 12.8 B7-033: 4.0 Totaal: 16,8m T1 63,0% T2 8,0% T3 29,0% 105 16 795 986 3 365 833 4 014 2003 B7-664: 13,7 B7-033: 3,5 Totaal: 17,2m T1 65,0% T2 8,0% T3 27,0% 104 - - - Bijlage 3 MIDDELEN VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING – OP ACTIVITEITEN GEBASEERDE BUDGETTERING 2000-2004 2000 BUDGETTAIRE MIDDELEN NIET-BUDGETTAIRE MIDDELEN ACTIVITEIT Aantal perso-neels-leden Personeels-kosten Administratie & infrastructuur Operationele kosten (inclusief missies) TOTALE BEGROTING (bron ETF*) Conventies (op jaarbasis) Tempus (op jaarbasis) Donor- mede- werking TOTAAL niet-budgettair (Titel 1) (Titel 2) (Titel3) (Titel 1+2+3) Administratieve steun 22,3 1.689.981 1.368.750 22.650 3.081.381 Organisatorische steun 13,7 1.004.078 452.650 1.456.728 Kandidaat-lidstaten 15,9 1.297.277 1.330.400 2.627.677 3.270.807 336.112 3.606.919 Landen van de westelijke Balkan 15,5 1.272.401 830.400 2.102.801 13.195.143 13.195.143 Rusland, Moldavië, Wit-Rusland, Oekraïne 9,9 806.410 755.900 1.562.310 2.000.000 600.000 2.600.000 Kaukasus, Centraal-Azië, Mongolië 6,6 511.298 670.900 1.182.198 1.175.000 50.000 1.225.000 Meda 8,2 687.441 495.000 1.182.441 850.000 850.000 Tempus 27,7 2.200.064 75.000 2.275.064 75.263.111 75.263.111 Transversale activiteiten 4,7 339.000 390.400 729.400 TOTAAL 124,4 9.807.950 1.368.750 5.023.300 16.200.000 19.640.950 75.263.111 1.836.112 96.740.173 * ETF: European Training Foundation (Europese Stichting voor Opleiding)