ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF — 2018

(2019/C 343/01)

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

De heer Jan MULDER Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF Lid van het Comité sinds 23 januari 2017, voorzitter sinds 1 maart 2017 Voormalig lid van het Europees Parlement, Nederland.

Mevrouw Maria Helena FAZENDA Lid van het Comité sinds 23 januari 2017 Algemeen secretaris van het systeem voor de binnenlandse veiligheid, Portugal. Openbaar aanklager.

De heer Petr KLEMENT Lid van het Comité sinds 23 januari 2017 Bureau van de procureur-generaal, Tsjechië. Openbaar aanklager.

Mevrouw Grażyna STRONIKOWSKA Lid van het Comité sinds 13 juli 2016 Landelijk parket, Warschau, Polen. Openbaar aanklager.

De heer Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA Lid van het Comité sinds 1 december 2017 Hoofd van de ondersteunende eenheid van de algemene rekenkamer van de staat bij het speciaal parket tegen corruptie en georganiseerde misdaad, Spanje. Auditeur, advocaat, econoom.

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF

Voor OLAF was 2018 een jaar van grote veranderingen, onder meer vanwege de benoeming van een nieuwe directeur-generaal. Het Comité van toezicht van OLAF heeft als waarnemer aan de benoemingsprocedure voor deze functie deelgenomen en heeft de wijze waarop de benoeming tot stand kwam, goedgekeurd. Als Comité van toezicht kijken wij uit naar een vruchtbare samenwerking en zullen wij ons op alle mogelijke manieren inzetten om OLAF te ondersteunen bij zijn belangrijke strijd tegen fraude, corruptie en illegale activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden. Namens het Comité van toezicht wil ik de heer Nick Ilett, die een groot deel van het jaar de functie van waarnemend directeur-generaal op zich heeft genomen, bedanken voor de goede samenwerking.

Ook in het secretariaat van het Comité hebben een aantal wijzigingen plaatsgevonden. Momenteel is er een vacature voor de functie van hoofd van het secretariaat. Vanwege de langdurige afwezigheid van medewerkers kon het functioneren van het secretariaat niet verder worden verbeterd. Het bleek onmogelijk tijdelijke vervangers te vinden. Daardoor kwam er minder van de grond dan aan het begin van het jaar de bedoeling was.

Zoals op grond van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (1) is vereist, kwam het Comité van toezicht maandelijks bijeen om regelmatig contact te kunnen onderhouden met de EU-instellingen en de partners en belanghebbenden van OLAF, een van de prioriteiten. Voor elke vergadering werden ook ambtenaren van OLAF, waaronder de directeur-generaal, uitgenodigd om over actuele onderwerpen van gedachten te wisselen. Daarnaast toonde het Comité van toezicht grote interesse in de oprichting van het Europees Openbaar Ministerie (EOM). Tijdens elke vergadering werd het Comité door OLAF op de hoogte gesteld van de recente ontwikkelingen.

Als Comité van toezicht hebben wij veel aandacht besteed aan het voorstel van de Europese Commissie om Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013, waaraan OLAF zijn bestaansrecht ontleent, te herzien. Er is een aantal zinvolle suggesties gedaan over hoe het functioneren van OLAF vanuit de deskundige optiek van het Comité van toezicht zouden kunnen worden verbeterd. In dit jaarverslag wordt meer informatie verstrekt over de verbeteringen die door het Comité van toezicht zijn voorgesteld.

Verder heeft het Comité van toezicht zich toegespitst op het formaliseren van nieuwe overeenkomsten met OLAF over de wijze waarop OLAF aan het Comité verslag uitbrengt over twee onderwerpen waarvoor dat op grond van de verordening is vereist. Het betreft de verslaglegging van de eerbiediging van procedurewaarborgen en de verslaglegging aan het Comité van toezicht indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden. Er is tijd nodig om de nieuwe overeenkomsten te analyseren en vast te stellen of zij toereikend zijn.

Om meer inzicht te krijgen in de fraudebestrijding door de Europese Rekenkamer, werden aan deze instelling bezoeken gebracht. Deze bezoeken hebben veel opgeleverd. Momenteel bekijken we de mogelijkheden van een nauwere samenwerking, die er mogelijk toe zal leiden dat een vertegenwoordiger van de Europese Rekenkamer tijdelijk te werk wordt gesteld bij het secretariaat van het Comité van toezicht.

We hopen dat op het moment dat we het volgende jaarverslag aan het schrijven zijn, het secretariaat weer op volle sterkte kan functioneren en dat de ambitie van het Comité van toezicht om een aantal adviezen te publiceren aan de hand waarvan de fraude in de Europese Unie beter bestreden kan worden, realiteit is geworden. Het Comité van toezicht blijft streven naar een vruchtbare samenwerking met OLAF door kritisch en opbouwend naar zijn handelen te kijken.

Ik wil met name het secretariaat van het Comité van toezicht bedanken voor zijn werk in het afgelopen jaar, dat door de moeilijke omstandigheden niet altijd even makkelijk is geweest.

Jan MULDER Voorzitter van het Comité van toezicht van OLAF

INHOUDSOPGAVE

TAAKOMSCHRIJVING 4

HET RECHTSKADER WAARBINNEN OLAF OPEREERT: BIJDRAGE AAN DE DISCUSSIE OVER DE HERVORMING VAN OLAF 4

TOEZICHT OP DE MIDDELEN VAN OLAF 6

MONOTORING OP INITIATIEF VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT: TOEGANG TOT INFORMATIE VOOR HET UITVOEREN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE TAAK 9

TOEZICHT OP DE DUUR VAN OLAF-ONDERZOEKEN 10

ALGEMENE OPMERKINGEN 11

ANALYSE VAN HET COMITÉ VAN 484 VERSLAGEN BETREFFENDE ONDERZOEKEN DIE LANGER DAN TWAALF MAANDEN DUREN 11

EINDCONCLUSIES 13

ZAKEN WAARIN INFORMATIE MOET WORDEN VERSTREKT AAN DE NATIONALE GERECHTELIJKE AUTORITEITEN 14

ZAKEN WAARIN DOOR DE BETROKKEN AUTORITEITEN GEEN GEHOOR WERD GEGEVEN AAN DE AANBEVELINGEN VAN OLAF 14

TOEZICHT OP DE ONTWIKKELINGEN BETREFFENDE DE TOEPASSING VAN PROCEDUREWAARBORGEN 16

BEOORDELING VAN DE PRIORITEITEN VAN HET BELEID INZAKE ONDERZOEKEN VAN OLAF EN VAN DE RICHTLIJNEN VOOR ONDERZOEK 16

BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF 18

VERGADERINGEN MET INSTELLINGEN, ORGANEN EN ANDERE INSTANTIES VAN DE EU 18

BESTUUR VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF 18

HET SECRETARIAAT VAN HET COMITÉ, WERKWIJZEN EN BEGROTINGSAANGELEGENHEDEN 18

TAAKOMSCHRIJVING

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt, ter versterking van de onafhankelijkheid die het Bureau bij de uitoefening van de bij deze verordening toegekende bevoegdheden in acht neemt. Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie.”

1. Het Comité van toezicht is opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en te waarborgen door regelmatig toezicht te houden op zijn onderzoekstaak en de directeur-generaal te ondersteunen bij de uitvoering van zijn taken. Het wijdt zich volledig aan deze taak. Bovendien vervult het Comité zijn ondersteunende rol voor de directeur-generaal van OLAF door OLAF zo goed mogelijk in staat te stellen doeltreffend op te treden als strenge en onafhankelijke EU-onderzoeksinstantie, die volledig is gevrijwaard van ongepaste druk en inmenging van buitenaf. Het feit dat OLAF dit jaar twintig jaar bestaat, is een goede gelegenheid om terug te kijken op de wijze waarop het Bureau zijn rol heeft vervuld en wat met name gelet op de oprichting van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) zijn toekomstvisie is op de bestrijding van voor de EU-begroting nadelige fraude, corruptie en strafbare feiten. Het Comité is gereed en bereid om OLAF te ondersteunen bij zijn inspanningen om nog beter te functioneren en wil een centrale rol spelen in de nieuwe Europese rechtsruimte waarin de ondersteuning van, de steun aan en de samenwerking met het EOM door OLAF van essentieel belang zullen zijn voor de bescherming van de financiële belangen van de EU.

2. Het Comité voorziet de directeur-generaal van OLAF en de instellingen van adviezen en doet verslag over de onderzoeken van OLAF zonder lopende onderzoeken te verstoren. Door regelmatig toezicht op de onderzoeken van OLAF te houden, kan de onafhankelijkheid van het Bureau het beste worden gewaarborgd. Het Comité heeft zich in deze periode zeer sterk ingezet voor een solide werkbasis met de nieuwe directeur-generaal van OLAF en de verbetering van de informatie die het regelmatig van OLAF krijgt toegestuurd. Dit geldt met name voor de informatie in verslagen over onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren, informatie over individuele klachten tegen onderzoeken van OLAF en informatie over aanbevelingen van OLAF waaraan de betrokken autoriteiten geen gehoor hebben gegeven. Het Comité neemt actief deel aan de jaarlijkse interinstitutionele gedachtewisselingen over het functioneren van OLAF, en staat daarbij consequent voor het stellen van prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken die aansluiten bij de belangrijkste begrotingsuitgaven van de EU.

3. Het Comité van toezicht moet verantwoording afleggen aan de instellingen die zijn leden hebben benoemd. Het meest recente jaarlijkse activiteitenverslag is besproken met de commissaris voor Begroting en Personeelszaken, de heer Oettinger, de secretaris-generaal van de Commissie, de heer Selmayr, de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement (CONT), de werkgroep van de Raad inzake fraude tijdens het Oostenrijkse voorzitterschap, de Rekenkamer en de Europese Ombudsman. Omdat de leden van het Comité zich bewust zijn van het belang van de wijzigingen van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 (de OLAF-verordening) om het mandaat van OLAF te laten aansluiten bij de behoeften van het EOM, hebben zij zich hier intensief over gebogen en hun ideeën daarover vastgelegd in een verslag met specifieke suggesties voor wettelijke bepalingen, dat in november 2018 naar de instellingen is gestuurd. Het Comité is dankbaar voor de positieve feedback die het mocht ontvangen van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement.

4. Het Comité hield elf plenaire vergaderingen ( 2 ) en nodigde daarvoor consequent de nieuwe directeur-generaal van OLAF en diens medewerkers uit om onderwerpen die voor het Comité en de werkzaamheden van OLAF belangrijk zijn, te bespreken en hierover te worden geïnformeerd. Het Comité streefde naar een constructieve samenwerking met OLAF om het Bureau te helpen zijn functioneren en efficiëntie te verbeteren. In de verslagperiode heeft het Comité rapporteurs aangewezen om specifieke delen van zijn werkplan uit te werken en op te volgen. Deze rapporteurs werkten nauw samen met het secretariaat bij het opstellen van door het Comité vast te stellen ontwerpadviezen en verslagen.

HET RECHTSKADER WAARBINNEN OLAF OPEREERT: BIJDRAGE AAN DE DISCUSSIE OVER DE HERVORMING VAN OLAF

5. Over de hervorming van de rechtsgrondslag voor OLAF, Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013, werd in de periode waarover dit verslag gaat, hevig gediscussieerd. Het voorstel om de OLAF-verordening te wijzigen wat betreft samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie (EOM) en de doeltreffendheid van de onderzoeken van OLAF, heeft geleid tot de goedkeuring van de wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 16 april 2019 ( 3 ) . Omdat het Comité zich bewust is van het belang van de hervorming, maar ook naar aanleiding van een verzoek van het Europees Parlement, heeft het Comité getracht een actieve en constructieve rol in de discussie te spelen. Daartoe is het voor de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement verschenen en heeft het schriftelijke suggesties ingediend bij de Commissie, de Raad en het Europees Parlement over de toekomstige betrekkingen met het EOM, toegang tot informatie en de arbeidsverhoudingen met het Comité uit hoofde van de nieuwe verordening ( 4 ) . De opmerkingen van het Comité over specifieke bepalingen van het wijzigingsvoorstel werden ingegeven door de beginselen van onpartijdige uitvoering van onderzoeken, rechtszekerheid, transparantie en verantwoordingsplicht, waaraan OLAF moet voldoen.

6. Overeenkomstig Advies nr. 2/2017 over de toepassing van de OLAF-verordening ( 5 ) heeft het Comité een aantal belangrijke fasen vastgesteld die om verduidelijking vragen bij de uitvoering van de onderzoekstaak. Het Comité benadrukte dat geen afbreuk mag worden gedaan aan het regelmatige toezicht op de onderzoeken omdat zo het beste de onafhankelijkheid van OLAF kan worden gewaarborgd, en dat het toegang tot alle nodige informatie moest hebben om zijn taak te kunnen uitvoeren. Het Comité is een unieke, onafhankelijke instantie met een zeer sterk mandaat, die zijn autoriteit op passende wijze moet uitoefenen. Het stelt tot zijn voldoening vast dat de wetgevingsresolutie van het Europees Parlement het mogelijk heeft gemaakt dat het secretariaat van het Comité op de meest geschikte plaats kon worden gevestigd om het Comité efficiënt te ondersteunen bij zijn toezichttaak ( 6 )

7. Het Comité vindt het bemoedigend dat het Europees Parlement veel van de suggesties van het Comité in de wetgevingsresolutie heeft overgenomen, waaronder de suggesties om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en de onderzoekstaak van OLAF naar behoren uit te voeren ( 7 ) . Het gaat daarbij om het volgende: i) de directeur-generaal van OLAF moet het Comité regelmatig informeren over de gevallen waarin de directeur-generaal heeft besloten geen onderzoek te openen, onder vermelding van de redenen daarvoor — met het oog op transparantie en een onpartijdige beoordeling van door OLAF ontvangen vermoedens; ii) OLAF moet in de verslagen die het naar het Comité stuurt over onderzoeken die twaalf maanden duren, gedetailleerde informatie verstrekken — om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en het recht op behoorlijk bestuur te respecteren; iii) het Comité moet toegang hebben tot alle informatie en documenten die het nodig meent te hebben om zijn taken te kunnen uitvoeren — voor een gedegen monitoring om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken; iv) OLAF is verplicht na afloop van onderzoeken aanbevelingen bij het onder gezag van de directeur-generaal opgestelde eindverslag te doen — met het oog op rechtszekerheid, onafhankelijkheid en onpartijdige onderzoeksbevindingen, en v) de Commissie moet het Comité raadplegen alvorens een tuchtmaatregel tegen de directeur-generaal te nemen of zijn immuniteit op te heffen — om de onafhankelijkheid van de directeur-generaal te waarborgen.

8. Het Comité heeft bijzondere aandacht besteed aan de toekomstige betrekkingen tussen OLAF en het EOM, aangezien het zich in een unieke positie bevindt om te helpen bij het wegnemen van problemen die zich kunnen voordoen bij het opbouwen van hun relatie. Het Comité verheugt zich dat het Europees Parlement een aantal van zijn juridische suggesties op dat vlak in de wetgevingsresolutie heeft overgenomen, in het bijzonder dat: i) OLAF verplicht is om de betrokken instellingen, organen en instanties te informeren naar aanleiding van een voorlopige evaluatie van aan OLAF gemelde vermoedens, tenzij dit schadelijk zou zijn voor onderzoeken (8); ii) OLAF een lopend onderzoek moet stopzetten als het EOM een onderzoek voert naar dezelfde feiten en zich op verzoek van het EOM onthoudt van het verrichten van bepaalde handelingen of het uitvoeren van bepaalde maatregelen (9); iii) OLAF op verzoek van het EOM hogere normen met betrekking tot de grondrechten, procedurewaarborgen en gegevensbescherming moet hanteren, teneinde de toelaatbaarheid van bewijs te beschermen wanneer OLAF ondersteunende of aanvullende maatregelen neemt (10), en iv) het Comité een nieuwe verantwoordelijkheid heeft, namelijk voorafgaand aan de vaststelling van werkafspraken tussen OLAF en het EOM, advies uitbrengen (11).

TOEZICHT OP DE MIDDELEN VAN OLAF

Artikel 6, lid 2, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding, zoals gewijzigd bij Besluit 2013/478/EU van 27 september 2013: “2. De directeur-generaal doet de directeur-generaal Begroting, na raadpleging van het Comité van toezicht, tijdig een voorontwerp van begroting toekomen, dat bestemd is om te worden opgenomen in de aan het Bureau gewijde bijlage van de afdeling “Commissie” van de algemene begroting van de Europese Unie.”. Artikel 15, lid 1, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht voorziet de directeur-generaal van adviezen, die in voorkomend geval vergezeld gaan van aanbevelingen, onder meer betreffende de middelen die nodig zijn om de onderzoekstaak van het Bureau uit te voeren […]”

9. Het Comité van toezicht ziet het als zijn taak te waarborgen dat het begrotings- en personeelsbeleid van OLAF het Bureau de mogelijkheid biedt zijn bevoegdheden effectief uit te oefenen. Het Comité is zich ervan bewust dat het feit dat OLAF niet afhankelijk is van een begroting, directe gevolgen heeft voor onderzoeken en operaties. Daarom is het van mening dat een passende begroting en een alomvattende HR-strategie tot de eerste prioriteiten van de nieuwe directeur-generaal moeten behoren.

10. Het Comité heeft onderkend dat op het begrotingsontwerp van de Commissiebesparingsmaatregelen van toepassing waren en merkte op dat de jaarlijkse stijging van de begroting consequent is afgenomen tot het punt waarop praktisch geen sprake meer was van een stijging. Het stelde dat deze afname geen nadelige gevolgen mocht hebben voor de bestrijding van fraude of illegale activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden. Het Comité is veeleer van mening dat OLAF gevrijwaard moet blijven van de strengste besparingsmaatregelen die aan andere directoraten-generaal van de Commissie worden opgelegd en moet kunnen profiteren van stimuleringsmaatregelen waarmee hooggekwalificeerd en gespecialiseerd personeel op het gebied van onderzoek en ontneming van vermogensbestanddelen kan worden aangeworven. Dit is met name belangrijk met het oog op de toekomstige arbeidsverhoudingen tussen OLAF en het EOM.

11. Het Comité van toezicht heeft in de verslagperiode twee adviezen uitgebracht over het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2019 en 2020 ( 12 ) en de uitvoering van de goedgekeurde begroting voor 2018 van OLAF geanalyseerd. De voorontwerpen van begroting van OLAF voor 2019 en 2020 zijn in het bijzonder op drie onderdelen beoordeeld: i) de financiële en operationele effecten van de uitvoering van het contentmanagementsysteem van OLAF (OCM), het databanksysteem met zaakgerelateerde informatie dat het oude casemanagementsysteem (CMS) heeft vervangen; ii) de personeelsstrategie van OLAF, waarvan het Comité hoge verwachtingen had, en iii) de gevolgen voor de begroting voor OLAF die de oprichting van het EOM met zich meebrengt.

i) De financiële en operationele effecten van de uitvoering van het OCM

12. Het contentmanagementsysteem van OLAF (OCM) is een instrument voor het beheer van zaken en documenten dat wordt gebruikt bij onderzoeken en andere activiteiten van OLAF om de financiële belangen van de EU te beschermen overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. Het OCM is in de plaats gekomen van het oude casemanagementsysteem (CMS). Volgens het Comité van toezicht moet het OCM niet alleen worden gebruikt als managementrapportagesysteem, maar ook als een echt instrument voor operationele en onderzoeksdoeleinden.

13. Het Comité was bezorgd over de begroting die gemoeid was met de uitvoering van het OCM en de gevolgen van dit systeem voor de onderzoekstaak van OLAF en de toezichtinstrumenten. De eigendomskosten van het systeem bedroegen in de periode 2012-2018 15,3 miljoen EUR. OLAF heeft het Comité laten weten dat volgens verwachting vanaf 2021 het merendeel van de kosten onderhoudskosten zouden zijn. Er zouden slechts in beperkte mate ontwikkelingskosten hoeven te worden gemaakt in het geval van wijzigingen in de bedrijfsprocessen of ontwikkelingsbehoeften van OLAF (bv. EOM). Voor de periode 2019-2021 liggen de verwachte totale eigendomskosten van het OCM op 10,2 miljoen EUR. In eerdere adviezen heeft het Comité benadrukt dat goed georganiseerde en actuele informatie- en communicatietechnologie (ICT) noodzakelijk is als ondersteuning voor een kosteneffectief fraudeonderzoek.

14. In Advies nr. 1/2018 heeft het Comité aanbevolen door de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie een audit te laten uitvoeren van de problemen die zijn ondervonden bij de uitvoering van het OCM, met inbegrip van de jaarlijkse kosten die sinds 2012 voor de uitvoering van het project zijn gemaakt. Op 24 januari 2019 heeft de rapporteur van het Comité die verantwoordelijk is voor het toezicht op de middelen van OLAF, een volledig verslag bij OLAF opgevraagd over de kostenverdeling van het OCM-project vanaf het begin. Dit verslag wordt binnenkort verwacht.

15. In eerdere jaarverslagen heeft het Comité zijn eigen ervaringen en die van OLAF-personeel met de tekortkomingen van het OCM beschreven en zijn beperkte toegang tot zaakgerelateerde informatie van OLAF als een dringende kwestie aangemerkt ( 13 ) . Het vestigde de aandacht op problemen met de migratie van de documenten van het oude systeem (CMS) en op het feit dat de OCM-databank niet beschikte over functies die zijn afgestemd op de behoeften van het Comité inzake het controleren van zaken en systemische patronen in de operationele gegevens van OLAF. Het Comité heeft bezorgdheid geuit over de aanpassing van het OCM aan de onderzoeksbehoeften van OLAF, wat nadelig kan zijn voor de dagelijkse werkzaamheden van OLAF-onderzoekers. Een gebrekkige toegang en systeemstoringen hebben negatieve gevolgen gehad voor het toezicht van het Comité op de uitvoering van de onderzoekstaak van OLAF.

16. Het Comité van toezicht verheugde zich dienaangaande over de presentatie van OLAF, die het Bureau op verzoek van het Comité gaf, over de geschiedenis van het OCM-project en over nieuwe elementen die aan het systeem zijn toegevoegd om het te verbeteren. Hoewel de functies van het systeem en de uitwisseling van informatie met OLAF na de benoeming van de nieuwe directeur-generaal zijn verbeterd, vindt het Comité het nodig een uitbreidingsmodule op te nemen, zodat het Comité gemakkelijk operationele gegevens kan verkrijgen en gebruiken om toezicht te houden. Volgens OLAF was voor april 2019 een analyse van de behoeften van het Comité gepland, terwijl verslagen en herinneringen voor het Comité naar verwachting in de OCM-release van december 2019 zullen worden opgenomen. Voor de OCM-release van 2020 wordt een dashboard voor het Comité van toezicht ontwikkeld. Gebrekkige toegang tot zaken van OLAF in gevallen waarin zaakgerelateerde informatie over de stadia van het onderzoek nodig is, vormde een ernstige belemmering voor het Comité om zijn verplichtingen na te komen.

17. Ten aanzien van de uitvoering van het OCM-systeem, vernam het Comité dat de directeuren en de directeur-generaal van OLAF in juni 2012 de ontwikkeling van het contentmanagementsysteem met geïntegreerde functies van de onderneming hebben goedgekeurd, dat nog steeds zou kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van OLAF. Dit besluit volgde op een studie door een interne taskforce van OLAF uit 2011, waaruit verschillende mogelijkheden voor het opzetten van een nieuw casemanagementsysteem naar voren kwamen.

18. Bovendien verklaarde OLAF dat het besluit uit 2016 om het OCM te lanceren, voornamelijk was genomen vanwege de tekortkomingen van het oude systeem (CMS). Het OCM heeft echter last gehad van verschillende problemen die veelal optreden bij IT-systemen die voor het eerst in productie worden genomen. Pas later bleek dat het besluit om het systeem in gebruik te nemen had moeten worden uitgesteld tot het uitvoeriger was getest en technisch gezien stabieler was. Volgens OLAF waren de aanvankelijke problemen met het OCM vergelijkbaar met de problemen die in IT-systemen van dezelfde omvang worden aangetroffen, zoals veelvuldige wijzigingsverzoeken door de gebruikers in een zeer vroeg stadium van de productie, moeilijkheden bij het vinden van de juiste IT-deskundigen voor de specifieke technologie die werd gebruikt, terughoudendheid bij gebruikers om hun werkgewoontes aan te passen en een strikte, door het systeem opgelegde workflow te volgen en te weinig tijd voor een uitvoerige testfase voorafgaand aan de productie.

19. OLAF houdt jaarlijks een IT-tevredenheidsonderzoek onder zijn personeel. In 2015 bedroegen de tevredenheidsscores voor het CMS en THOR respectievelijk 51 % en 66 %. De problemen met het nieuwe systeem en de stabiliteit en snelheid van het OCM kwamen in deze score tot uiting, die vervolgens naar circa 6,58 % daalde in 2016 om in 2017 en 2018 weer te stijgen tot uiteindelijk 14 %. Het Comité volgt deze cijfers met grote belangstelling, omdat het belangrijke indicatoren zijn.

20. Op verzoek van de directeur-generaal van OLAF heeft de interne auditfunctie van OLAF (OLAF-IAF) het OCM-project in 2015 en 2017 nauwlettend geëvalueerd en gemonitord. De dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie heeft in 2017 de IT-veiligheid onderzocht. Het Comité van toezicht heeft de directeur-generaal tevens geadviseerd door IAS een audit van het project te laten uitvoeren. Deze audit loopt nog en zodra de ontwerpconclusies ervan beschikbaar zijn, zullen zij voor commentaar aan OLAF worden toegezonden. De meest recente IAS-audit van projectbeheer die is uiteengezet in het auditplan van IAS, is nog niet afgerond. Het Comité heeft OLAF verzocht de bevindingen van IAS zodra zij beschikbaar zijn, te bespreken. De informatie die OLAF aan het Comité heeft overgedragen, wordt in de volgende drie punten beschreven.

21. De audit van OLAF-IAF richtte zich op de aansturing en organisatie van het project, terwijl de IAS-audit uit 2017 betrekking had op de logische controlemechanismen op het gebied van IT-veiligheid. In de IAS-audit uit 2017 zijn vier aanbevelingen aan de directeur-generaal van OLAF gedaan, die alle zijn overgenomen. OLAF heeft deze aanbevelingen verwerkt in een actieplan van 31 specifieke maatregelen. IAS evalueert de voortgang van het actieplan om te beoordelen in hoeverre deze maatregelen naar behoren zijn uitgevoerd.

22. In 2018 lag de ontwikkeling van nieuwe functies korte tijd stil en werd prioriteit gegeven aan het verhelpen van bugs, maar in december 2018 is een nieuwe formele OCM-beheersstructuur ingevoerd. De workflow verloopt als volgt: de stuurgroep (voorgezeten door de directeur-generaal) heeft de vereisten op hoog niveau ten aanzien van het OCM al als prioriteit aangemerkt. Op basis daarvan is voor de periode tot eind 2019 een OCM-releaseplanning overeengekomen. De Business Implementation Group zal beslissen hoe de vereisten op hoog niveau binnen het systeem zullen worden ontwikkeld. De workflow voor de besluitvorming is duidelijk omschreven en blijkt in de praktijk te werken.

23. Op dit moment kunnen veel van de aangekochte modules niet op het systeem draaien. De permanente dialoog tussen de IT-deskundigen en gebruikers hebben zoveel suggesties voor vereenvoudigingen en verbeteringen opgeleverd dat de deskundigen die aan het systeem werken, het niet in een kort tijdsbestek kunnen aanpassen. Anderzijds zouden door het inhuren van deskundigen van buiten de Commissie, de kosten drastisch stijgen. De inspanningen richten zich momenteel op het verbeteren van de prestaties en het voltooien van de ontwikkeling tegen het einde van 2020.

24. Het Comité heeft in het bijzonder zijn bezorgdheid geuit over de uitgebreide online-uitwisseling van informatie tussen OLAF en het EOM die kan worden verwacht en de effecten die deze extra functionaliteit zal hebben op de operationele capaciteit van het OCM. Zelfs als het Comité er gerust over zou zijn dat de verbinding tussen het OCM en het casemanagementsysteem van het EOM (thans door het EOM “CMS” genoemd, dat tegen 2021 gereed moet zijn) geen invloed zou hebben op de prestaties van het OCM, dan nog heeft het vernomen dat er tot dusverre geen gedetailleerde analyse heeft plaatsgevonden van het type interface dat moet worden gebruikt. Bovendien is er nog geen beslissing genomen over welk CMS het EOM zal gaan gebruiken. De bezorgdheid over de verdere uitdagingen ten aanzien van het OCM kon dan ook niet volledig worden weggenomen.

25. Hoewel het OCM van invloed is op zijn dagelijkse werkzaamheden, is de mogelijkheid die het Comité heeft om de systeemprestaties te evalueren, beperkt vanwege het feit dat secretariaatsmedewerkers en een aantal leden van het Comité uitsluitend voor specifieke gevallen gebruikerstoegang hebben tot het systeem. Het Comité kijkt ernaar uit de conclusies van de organen die de audit uitvoeren en hun beoordeling van de kosten, de veiligheid en de prestaties van het systeem te analyseren. Het is ingenomen met het besluit van de directeur-generaal om de verantwoordelijkheid te nemen voor de ontwikkeling en de verbetering van het systeem en van de dialoog tussen OLAF en het Comité. Deze dialoog moet leiden tot een actieve integratie van het Comité en zijn secretariaat in de IT-instrumenten die voor hun werk nodig zijn. Dit is voor het Comité noodzakelijk om zijn mandaat te kunnen uitvoeren.

ii) De personeelsstrategie van OLAF

26. Volgens het Comité van toezicht draagt de beschikking over eigen personele middelen en financiële capaciteiten die onafhankelijk zijn van de Commissie, bij aan de onafhankelijkheid van OLAF. Dit is in het bijzonder van belang voor de aanwerving, opleidingen en het vermogen om te reageren op nieuwe en complexe fraudepatronen. Daarom heeft het Comité in zijn Advies nr. 1/2018 aanbevolen dat de directeur-generaal van OLAF de Europese Commissie verzoekt om binnen OLAF opnieuw een eenheid voor personele middelen op te zetten om de efficiëntie en onafhankelijkheid bij aanwervingsprocedures te kunnen behouden.

27. Het Comité heeft de personeelsstrategie van OLAF en het jaarlijkse beheersplan voor 2019 nauwlettend gevolgd, omdat een goed doordacht personeelsbeleid en een goede personeelsstrategie essentieel zijn om succesvol onderzoeken te kunnen uitvoeren. Het Comité heeft opgemerkt dat er praktische problemen kleven aan het invoeren van een effectief personeelsbeleid dat OLAF in de gelegenheid zou stellen zijn belangrijkste taak, het verrichten van onafhankelijk onderzoek, te verwezenlijken.

28. De directeur-generaal van OLAF is niet geheel onafhankelijk als het gaat om begrotingsregelingen en administratieve regelingen, omdat hij zich moet houden aan het nieuwe centrale personeelsbeleid van de Commissie. Het Comité is echter van mening dat OLAF moet profiteren van decentralisatie op dit belangrijke gebied, en OLAF en de Commissie moeten alles in het werk stellen om tot administratieve regelingen te komen die OLAF in staat stellen zijn eigen personeelsbeleid te voeren. Het is van wezenlijk belang dat de directeur-generaal van OLAF zijn onafhankelijkheid op dit gebied behoudt, zoals op grond van zijn interinstitutionele en supranationale verplichtingen mag worden verwacht.

29. Het Comité benadrukt het belang van het opzetten van een uitgebreid, gespecialiseerd en permanent opleidingsprogramma om de kennis en vaardigheden van onderzoekers te verbeteren, met name ten aanzien van de financiële uitvoering van EU- en nationale voorschriften. De onafhankelijkheid van OLAF-onderzoekers is van essentieel belang voor de taak van OLAF. Het Comité heeft opnieuw benadrukt dat de personeelsstrategie van OLAF zich moet richten op zijn belangrijkste operationele taken en zijn onderzoekscapaciteit moet versterken. Het ondersteunde het verzoek van OLAF om zes extra administrateursfuncties waardoor het zijn belangrijkste onderzoekstaak kan vervullen en onderschreef tegelijkertijd het belang van fraudepreventie en wetgevende activiteiten.

30. Het Comité is zich bewust van de evaluatie van het personeelsbestand die OLAF dit jaar moet uitvoeren. Het doel daarvan is het vastleggen van functies, taken en resultaten om de personeelsbezetting op belangrijke onderzoeks- en beleidsterreinen te definiëren. Behalve dat streefcijfers en doelstellingen moeten worden vastgesteld, moeten aan de directoraten middelen worden toegewezen (drie ervan houden zich bezig met onderzoeken en de andere met beleidsterreinen). Het Comité merkt op dat het reactieve onderzoeksbeleid van OLAF het moeilijk maakt de toekomstige omvang van de werklast en van een toewijzing van middelen in te schatten.

31. Het Comité adviseert met klem een uitgebreide personeelsstrategie toe te passen die gebaseerd is op een grondige analyse van de prioriteiten en werkmethoden van OLAF. Deze strategie moet het volgende mogelijk maken: i) een betere toewijzing van middelen binnen OLAF, waardoor het zich beter op zijn belangrijkste onderzoekstaken kan richten; ii) een beter gebruik van synergieën binnen OLAF, met name door de vaardigheden en de deskundigheidsgebieden van het personeel van OLAF uit te breiden; iii) passende administratieve ondersteuning voor onderzoeksactiviteiten; iv) grotere mobiliteit binnen OLAF en de Commissie; v) betere ontwikkeling van het opleidingsbeleid, met het oogmerk de mobiliteit te faciliteren zonder de kwaliteit van de onderzoeken te ondermijnen.

iii) Gevolgen voor de begroting voor OLAF die de oprichting van het EOM met zich meebrengt

32. Het Comité van toezicht herhaalt in zijn Advies nr. 1/2018 betreffende het voorontwerp van begroting van OLAF ( 14 ) dat de overdracht van begrotingsposten van OLAF naar het Europees Openbaar Ministerie (EOM) zorgvuldig moet worden overwogen en zo moet worden geregeld dat OLAF zijn taak kan blijven uitvoeren en dat met name zijn onderzoekscapaciteit wordt beschermd. Gezien de huidige personeelsbezetting van OLAF is het moeilijk zich een voorstelling te maken van hoe het zijn personeelsbestand verder zou kunnen laten inkrimpen, tenzij er met een post ook functies worden overgedragen.

33. Het Comité heeft de analyse van OLAF van wat de instelling van het EOM voor de personeelsstrategie van OLAF betekent, bestudeerd en zal de gevolgen hiervan voor de operaties en werkmethoden van OLAF nauwlettend in het oog houden. Zoals het Comité heeft gesteld tijdens de jaarlijkse interinstitutionele gedachtewisselingen, mag de onderzoekscapaciteit van OLAF om op toekomstige bijstandsverzoeken van het EOM te kunnen ingaan, niet worden ondermijnd door inperking van zijn middelen. Het adviseert de directeur-generaal van OLAF een begrotingseffectbeoordeling uit te voeren om de effecten van de overdracht van posten aan het EOM op de efficiëntie en de operationele capaciteit van OLAF vast te stellen. Het zal enige tijd in beslag nemen alvorens alle structuren en verantwoordelijkheden van het EOM zijn vastgesteld. De strijd van het EOM tegen strafbare feiten waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad, zal mede afhangen van de steun die OLAF kan bieden. Daarom is het van belang dat OLAF, met zijn twintig jaar onderzoekservaring, zijn voltallige hooggekwalificeerde personeel behoudt om aan de hoogste eisen voor samenwerking met en ondersteuning van het EOM te kunnen voldoen.

MONOTORING OP INITIATIEF VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT: TOEGANG TOT INFORMATIE VOOR HET UITVOEREN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE TAAK

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: Artikel 15, lid 1, derde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt […]” Artikel 4 van het besluit van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF): “[…] [Het Comité van toezicht] oefent regelmatige controle op de vervulling van de onderzoekstaak van het Bureau uit.” Gezamenlijk advies van de juridische diensten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 5 september 2016 Het gezamenlijk advies onderstreept dat het Comité van toezicht krachtens Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 gemachtigd is informatie te ontvangen van de directeur-generaal van OLAF: — betreffende zaken waarbij informatie is overgedragen aan nationale gerechtelijke autoriteiten, zelfs wanneer OLAF geen onderzoek heeft uitgevoerd; — betreffende zaakgerelateerde informatie over alle zaken, met inbegrip van lopend onderzoek, en niet alleen informatie betreffende gesloten zaken; — en wat de rapportageverplichtingen van de directeur-generaal van OLAF betreft, veronderstelt Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 een actieve informatieplicht voor OLAF. Daarbij volstaat het verlenen van zuiver passieve elektronische toegang tot OLAF-databanken niet om te voldoen aan de verplichtingen van de directeur-generaal van OLAF zoals vastgelegd in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

34. Het Comité van toezicht houdt actief en geregeld toezicht op de wijze waarop OLAF onderzoeken verricht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en de directeur-generaal te ondersteunen bij de uitvoering van zijn taken. Het heeft rapporteurs aangewezen om te werken aan zowel gevoelige interne onderzoeken als dossiers waarin de directeur-generaal, na beoordeling van binnenkomende informatie, heeft besloten geen zaak te openen, de zogenaamde “afgewezen zaken”.

35. In zijn vorige activiteitenverslag onderstreepte het Comité zijn beperkte toegang tot de zaakgerelateerde informatie van OLAF en de dringende noodzaak om dit probleem op te lossen. Er is in de verslagperiode veel tijd gestoken in het verzamelen van informatie uit verschillende elektronische systemen (OCM, THOR en CMS) waarin gegevens waren opgeslagen. De situatie is naar tevredenheid verbeterd na de benoeming van de nieuwe directeur-generaal van OLAF, de heer Itälä, in augustus 2018. Uiteindelijk werd in november 2018 een oplossing gevonden en kregen de rapporteurs van het Comité en de leden van zijn secretariaat volledige toegang tot de zaakgerelateerde informatie over 64 OLAF-dossiers die in de verslagperiode door het Comité zijn gemonitord: 60 zaken waarin de directeur-generaal van OLAF besloot geen onderzoek te openen (hierna “afgewezen zaken” genoemd) en 4 interne onderzoeken die door OLAF zijn verricht en zijn afgesloten. Door deze toegangsmogelijkheid kon het Comité van toezicht zijn werkzaamheden voortzetten en voortgang boeken in het organiseren van een gedachtewisseling met OLAF-personeel over de wijze waarop onderzoeken werden uitgevoerd.

36. Tussen januari en maart 2019 hebben rapporteurs van het Comité maandelijkse vergaderingen gehouden met het personeelsmanagement van OLAF, waaronder de directeuren van directoraat A (“Onderzoek en operationele taken I”) en directoraat C (“Onderzoeksondersteuning”) en de hoofden van eenheid 0.1 (“Onderzoeksselectie- en evaluatie-eenheid”), eenheid A.1 (“EU-personeel”), eenheid C.3 (“Operationele en forensische analyse”) en eenheid C.4 (“Juridisch advies”). Selecteurs, beoordelaars, onderzoekers en analisten van de operationele ondersteuningseenheden, leden van de eenheid voor juridisch advies en eenheden die zich bezighouden met de follow-up, waren bij de vergaderingen aanwezig. Deze reeks vergaderingen werd afgesloten in maart 2019, waarna het Comité begon met het opstellen van zijn adviezen.

37. Ten tijde van het opstellen van dit verslag legt het Comité van toezicht de laatste hand aan een aantal adviezen: over zaken waarin de directeur-generaal van OLAF geen onderzoek heeft geopend (“afgewezen zaken”), over interne onderzoeken die zijn afgesloten en zijn doorgestuurd naar de nationale gerechtelijke autoriteiten en over interne onderzoeken die zijn afgesloten zonder verder vervolg. Als onafhankelijk orgaan is het Comité bij uitstek geschikt om deze taak uit te voeren. Tijdens het onderzoeken van de zaken keek het onder meer naar de volgende elementen: het potentiële risico voor de onafhankelijke uitvoering van onderzoeken; de eerbiediging van de procedurewaarborgen en de grondrechten; de eerbiediging van de algemene beginselen en onderzoeksregels; de wettigheidstoetsing van onderzoeken; een algemene beoordeling van de kwaliteit van de dossiers en de consistentie van de informatie in het OCM en de activiteiten die hebben plaatsgevonden; de overeenstemming met de richtsnoeren voor het OLAF-personeel betreffende onderzoeksprocedures.

TOEZICHT OP DE DUUR VAN OLAF-ONDERZOEKEN

Artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 Het Comité van toezicht houdt geregeld toezicht op de wijze waarop het Bureau zich van zijn onderzoekstaak kwijt, ter versterking van de onafhankelijkheid die het Bureau bij de uitoefening van de bij deze verordening toegekende bevoegdheden in acht neemt. Artikel 15, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen en de duur van onderzoeken, in het licht van de overeenkomstig artikel 7, lid 8, door de directeur-generaal verstrekte informatie. Artikel 7, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 De onderzoeken worden zonder onderbreking verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding moet staan tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak. Artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 Indien een onderzoek niet kan worden afgesloten binnen twaalf maanden nadat het is geopend, brengt de directeur-generaal, na het verstrijken van die twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit aan het Comité van toezicht, onder vermelding van de redenen die het oponthoud veroorzaken en de overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.

Algemene opmerkingen

38. Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken is een van de belangrijkste taken van het Comité van toezicht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken. Het Comité doet dat om ervoor te zorgen dat onderzoeken zonder onderbreking worden verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding moet staan tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak en om te voorkomen dat de onpartijdigheid ervan wordt verstoord.

39. De duur van OLAF-onderzoeken speelt een belangrijke rol bij het beoordelen van de doeltreffendheid van onderzoeken, het controleren van de naleving van procedurewaarborgen en het recht op behoorlijk bestuur op grond van artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de EU. Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken wordt daarnaast gebruikt om te waarborgen: i) dat vertragingen het beoogde resultaat van een onderzoek niet in de weg staan, wegens redenen zoals verjaring; ii) dat OLAF-onderzoeken door de betreffende autoriteiten worden opgevolgd, en iii) dat OLAF zijn onderzoeken daadwerkelijk onafhankelijk uitvoert, met inbegrip van het doeltreffende gebruik van de personele en financiële middelen van OLAF. De objectieve redenen voor de duur van onderzoeken kunnen ook van invloed zijn op de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF.

40. Het Comité heeft geconstateerd dat in de jaarlijkse beheersplannen van OLAF een algemeen doel wordt gesteld voor de gemiddelde duur van onderzoeken. In 2018 en 2019 mocht een onderzoek bijvoorbeeld niet langer dan twintig maanden duren ( 15 ) . Deze rol lijkt echter eerder een statistisch doel te dienen. Het Comité merkt op dat de onderzoeksprocedure van OLAF geen systeem behelst dat om een formele goedkeuring van de lange duur van een onderzoek vraagt vanaf het openingsbesluit. Als gevolg hiervan is elk onderzoek in beginsel voor onbepaalde tijd geopend. Het enige mechanisme waarin Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 voorziet en dat als controlesysteem voor de duur van onderzoeken kan worden gezien, is de verplichting van de directeur-generaal van OLAF om na het verstrijken van twaalf maanden, en vervolgens om de zes maanden, verslag uit te brengen aan het Comité van toezicht. Deze verplichting is gebaseerd op de zelfbeoordeling door OLAF van de redenen voor het niet afronden van onderzoeken en de overwogen maatregelen om de onderzoeken sneller te doen verlopen. Het Comité heeft geconstateerd dat de statistische benadering ook de overhand heeft in de verslaglegging aan het Comité over de duur van onderzoeken van OLAF.

41. Het Comité is van mening dat de onderzoekers en het management van OLAF de looptijd van het onderzoek, vanaf de opening daarvan, goed in de hand moeten houden, zoals in de OLAF-verordening is bepaald ten aanzien van de duur van een onderzoek dat zonder onderbreking wordt verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak. De inhoud en de kwaliteit van de “twaalfmaandelijkse verslagen” van OLAF en daaropvolgende verslagen zijn essentieel voor het Comité om regelmatig toezicht te houden op de voortgang van onderzoeken. De statistische benadering die de overhand heeft in de huidige manier waarop OLAF verslag uitbrengt over de duur van onderzoeken, waarin de nadruk ligt op het aantal maanden en niet op de kwaliteit van de verstrekte informatie, is ontoereikend om het Comité in staat te stellen zijn wettelijke verplichtingen om toezicht te houden, na te komen.

Analyse van het Comité van 484 verslagen betreffende onderzoeken die langer dan twaalf maanden duren

i) Statistische analyse van in 2018 ontvangen verslagen

42. Het Comité heeft 484 verslagen ( 16 ) van OLAF geanalyseerd over 343 onderzoeken die langer dan twaalf maanden lopen (hierna “twaalfmaandelijkse verslagen” genoemd), waaronder zich verslagen bevinden van onderzoeken die langer dan 18, 24, 30, 36, 42, 48, 54 en 60 maanden lopen: langer dan 18 maanden (243 verslagen), langer dan 24 maanden (141 verslagen), langer dan 30 maanden (68 verslagen), langer dan 36 maanden (31 verslagen), langer dan 42 maanden (11 verslagen), langer dan 48 maanden (3 verslagen), langer dan 54 maanden (2 verslagen) en langer dan 60 maanden (1 verslag). Het doel van het Comité was de verslagen inhoudelijk te onderzoeken in overeenstemming met de wettelijke vereisten van artikel 7, leden 5 en 8, in verband met artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013. Het Comité richtte zich bij de analyse op: i) het aantal “twaalfmaandelijkse verslagen” waarin OLAF redenen opgaf waarom de onderzoeken niet waren afgerond en de categorie van redenen die OLAF opgaf voor niet afgeronde onderzoeken; ii) het aantal “twaalfmaandelijkse verslagen” waarin OLAF overwogen maatregelen heeft opgenomen om het onderzoek sneller te doen verlopen.

43. Het Comité constateerde dat in veel gevallen, namelijk 49 %, OLAF de “complexiteit van de zaak” die onderzocht werd, als belangrijkste reden opgaf voor niet afgeronde onderzoeken. In 18 % van de gevallen was sprake van niet inhoudelijk onderbouwde redenen voor niet afgeronde onderzoeken. Andere redenen voor niet afgeronde onderzoeken uit de verslagen van OLAF waren ( 17 ) i) de prioriteit die naar andere onderzoeken ging (6 %); ii) de betrokkenheid van een lidstaat bij de zaak (4 %); iii) de betrokkenheid van een derde land (3,5 %); iv) een gebrek aan middelen van OLAF (4 %). Andere redenen waren: v) een gebrek aan medewerking van een lidstaat (3 %); vi) een gebrek aan medewerking van de EU-instelling (3 %); vii) een gebrek aan medewerking van een derde land (2,5 %); viii) een uitbreiding van de reikwijdte van het onderzoek (2 %); ix) een interne organisatie van OLAF (1 %).

484 verslagen — 508 redenen voor het niet afronden van onderzoeken

44. Slechts in 31 % van de verslagen werden overwogen maatregelen opgegeven.

484 verslagen — Aangegeven overwogen maatregelen

ii) Conclusies

45. Het Comité van toezicht merkte op dat de door OLAF ingediende verslagen over zaken die in 2018 meer dan twaalf maanden liepen, qua inhoud en kwaliteit geen informatie bevatten waarmee de duur van onderzoeken effectief kon worden gecontroleerd. Hoewel de duur van onderzoeken is toegenomen van 12 maanden tot 18, 24, 30 maanden of meer, bevatten de beschrijvingen van de zaken in de meeste verslagen met name geen inhoudelijke onderbouwing aan de hand waarvan het Comité kon beoordelen of de redenen die OLAF opgeeft om de duur van de onderzoeken te rechtvaardigen, kloppen en of de overwogen maatregelen om de onderzoeken sneller te doen verlopen, passend zijn.

46. Op basis van zijn vergelijkende analyse concludeert het Comité dat de kwaliteit van de door OLAF verstrekte informatie in overeenstemming met artikel 7, leden 5 en 8, in verband met artikel 15, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 in 2018 voor dezelfde zaak niet is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Daarom bevestigt het Comité zijn observatie uit het activiteitenverslag van vorig jaar: OLAF heeft in 2018 geen vooruitgang geboekt in de uitvoering van de wettelijke verplichtingen van de directeur-generaal van OLAF uit hoofde van artikel 7, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

Eindconclusies

47. Het Comité blijft van mening dat kwalitatief goede verslagen van onderzoeken die meer dan twaalf maanden lopen, voor het Comité bruikbare en efficiënte instrumenten zijn om de duur van onderzoeken te controleren en dat een buitensporige onderzoeksduur nadelig kan zijn voor de onafhankelijkheid van OLAF. Verder is dit ook reden tot bezorgdheid aangezien hierdoor de grondrechten van de bij het onderzoek betrokken personen in het gedrang komen. Daarnaast maken wettelijke beperkingen (d.w.z. het risico van verjaring) het voor gerechtelijke, administratieve, tuchtrechtelijke en/of financiële autoriteiten moeilijk om verdere actie te ondernemen. De onafhankelijkheid van OLAF moet centraal staan en een gelijke behandeling moet worden gewaarborgd. Dit is essentieel voor het Comité.

48. In de tweede helft van de verslagperiode, na de benoeming van de nieuwe directeur-generaal, heeft het Comité samen met OLAF aan een nieuw rapportagesysteem gewerkt, dat het Comité in staat zou stellen zijn taak uit te voeren. Het Comité heeft de directeur-generaal van OLAF in februari 2019 twee nieuwe “modelverslagen” toegestuurd, die gebaseerd waren op een sjabloon die al eerder door OLAF was voorgesteld. De eerste sjabloon was ontworpen voor onderzoeken die meer dan 12 maanden lopen, terwijl de tweede, bedoeld voor onderzoeken die 18 maanden of langer lopen, ontworpen was om de effecten te beoordelen van door OLAF genomen overwogen maatregelen om onderzoeken sneller te doen verlopen. De modelverslagen omvatten een lijst met informatiecategorieën, met name: i) een uitvoerige beschrijving van de zaak, inclusief de geraamde economische effecten; ii) de wetgeving die overtreden zou zijn; iii) de mogelijke invloed van sancties en verjaring; iv) operationele activiteiten en de resultaten daarvan; v) uit te voeren operationele activiteiten; vi) de redenen voor het niet afronden van het onderzoek, en vii) overwogen maatregelen om het onderzoek sneller te doen verlopen.

49. Het Comité was verrast en zeer bezorgd over het antwoord van de directeur-generaal van OLAF in mei, waarin hij het Comité van toezicht op de hoogte stelde van de ingebruikneming van een ander modelverslag, dat geen basisinformatie over zaken bevat, waardoor het Comité zijn taak niet kan vervullen. Volgens de directeur-generaal was het niet mogelijk een raming van de economische effecten te maken, de voorlopige juridische beoordeling te geven of verslag te doen van de mogelijke invloed van sancties en verjaring, alvorens het onderzoek is afgerond. Het Comité weet uit ervaring dat de analyse van dergelijke elementen voor iedere onderzoeksinstantie onmisbaar is om te kunnen beslissen over het openen van een onderzoek. Het Comité heeft de directeur-generaal van OLAF verzocht deze stap te heroverwegen en ervoor te zorgen dat het Comité de informatie ontvangt die nodig is om zijn taak uit te voeren. Daarbij moet rekening worden gehouden met de verplichtingen van het rapporterende Comité ten aanzien van het functioneren van OLAF aan de drie aanstellende instellingen. Het Comité is bereid de directeur-generaal van OLAF te ondersteunen om zijn verslagen aan het Comité over onderzoeken met een looptijd van meer dan twaalf maanden op een passende wijze vorm te geven en waardeert zijn initiatief tot een constructieve dialoog met het personeel van OLAF over dit onderwerp.

ZAKEN WAARIN INFORMATIE MOET WORDEN VERSTREKT AAN DE NATIONALE GERECHTELIJKE AUTORITEITEN

50. OLAF verstrekt het Comité van toezicht een lijst van zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten is verstrekt. Deze puur statistische informatie heeft weinig praktische waarde voor het Comité. Het Comité is van mening dat OLAF hem het eindverslag moet toesturen dat aan de nationale gerechtelijke autoriteiten is verstrekt, zoals het eerder heeft vermeld in zijn Advies nr. 2/2017 bij het evaluatieverslag van de Europese Commissie over de toepassing van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (artikel 19). Er wordt nog gesproken over een oplossing van deze kwestie.

ZAKEN WAARIN DOOR DE BETROKKEN AUTORITEITEN GEEN GEHOOR WERD GEGEVEN AAN DE AANBEVELINGEN VAN OLAF

51. OLAF heeft het Comité van toezicht verslag gedaan van 22 zaken voorzien van een lijst van antwoorden van de betrokken autoriteiten op de aanbevelingen die OLAF sinds 1 oktober 2013 heeft gedaan. OLAF heeft deze antwoorden tussen 1 maart 2017 en 28 februari 2018 ontvangen. Dit betrof de verslagperiode die volgde op de vorige verslagperiode, die liep van 1 maart 2016 tot 28 februari 2017 ( 18 )

52. Het Comité heeft in zijn eerdere verslagen en adviezen al zijn bezorgdheid geuit over de termijn van het rapportagesysteem. Het huidige systeem komt niet overeen met het traditionele kalenderjaar, geeft geen informatie over het aantal lopende zaken of niet ontvangen antwoorden en is foutgevoelig ( 19 ) . Daarom is het van mening dat het huidige rapportagesysteem niet uitgebreid genoeg is en adviseert het OLAF met een betere manier te komen om overzicht te creëren en de effecten van zijn onderzoeken in het algemeen te onderzoeken. Dit probleem zou met name kunnen worden verholpen door gebruik te maken van een soepel functionerend elektronisch systeem, waarmee de verslaglegging uitgebreider en nauwkeuriger kan plaatsvinden. Bovendien zou de mogelijkheid van transversale verzoeken een essentieel deel moeten uitmaken van elk elektronisch informatiesysteem waarmee zaken worden beheerd (OCM).

53. De informatie over de opvolging van de aanbevelingen van OLAF werd door OLAF bij het Comité ingediend als een grafisch overzicht met de volgende elementen: het OLAF-zaaknummer, de datum waarop de aanbeveling werd afgegeven, identificatie van de ontvanger, een korte samenvatting van de aanbeveling, de datum van het antwoord waarin wordt meegedeeld dat aan de aanbeveling geen gehoor zou worden gegeven, de redenen die door de betreffende autoriteit werden opgegeven en, in een aantal gevallen, opmerkingen van OLAF waarin nadere toelichting wordt gegeven.

54. Op basis van de bovengenoemde informatie over de 22 zaken, was het Comité van toezicht van mening dat het aantal afgewezen zaken of zaken waarin niet tot vervolging is overgegaan wegens gebrek aan bewijs, ten opzichte van de voorgaande verslagperiode drastisch is gestegen. In 11 van de 22 zaken hebben de nationale autoriteiten het bewijs en de feiten anders beoordeeld of waren zij niet in staat de feiten te bewijzen op basis van door OLAF verstrekt bewijs of bewijs dat verkregen werd tijdens daaropvolgende nationale onderzoeken.

55. Hoewel het Comité slechts beperkte informatie ontving, kan worden geconcludeerd dat procedurele verschillen tussen het administratieve onderzoek van OLAF en strafrechtelijke procedures de belangrijkste redenen waren voor de beëindiging van nationale procedures. De nationale autoriteiten beslisten vaak om niet tot vervolging over te gaan of de zaak af te wijzen omdat zij niet konden bewijzen dat er sprake was van opzet bij het plegen van een strafbaar feit. Het Comité is van mening dat meer moet worden gedaan om ervoor te zorgen dat de aanbevelingen van OLAF worden overgenomen. In de toekomst wil het Comité dan ook meer tijd aan dit onderwerp besteden en zal het volgens zijn werkplan voor 2019 toezicht op deze kwestie houden.

56. Het Comité van toezicht blijft ervan overtuigd dat het succes van rechtspraak niet kan worden afgemeten aan het aantal veroordelingen. Veel obstakels kunnen echter worden overwonnen door een betere samenwerking en overleg over feiten, de ontvankelijkheid van bewijsmateriaal en opsporingstactieken met de nationale politie en gerechtelijke autoriteiten. Dit geldt in het bijzonder ten aanzien van zaken die door nationale autoriteiten zijn afgewezen of waarin zij niet tot vervolging zijn overgegaan omdat de verjaringstermijn is verlopen (voor de 22 gemelde zaken). Het Comité kan geen redelijk argument bedenken waarom een dergelijke procedurele situatie niet zou moeten worden vermeden. Hoewel er gevallen kunnen bestaan waarin bijvoorbeeld de juridische kwalificatie is veranderd, waardoor de verjaringstermijn dusdanig is verkort dat die eerder is verlopen, is het Comité van mening dat het aantal verjaarde onderzoeken (circa 18 % van de 22 gemelde zaken) te hoog is. De verantwoordelijkheid voor deze situatie ligt bij zowel OLAF als de nationale autoriteiten, die al in de beginfasen van het onderzoek moeten samenwerken. Het initiatief van OLAF om een conferentie te organiseren over samenwerking tussen OLAF, gerechtelijke autoriteiten en rechtshandhavingsinstanties ( 20 ) , wordt door het Comité gewaardeerd. Deze conferentie zal een bijdrage leveren aan de gedachtewisseling en maakt het thans veranderende institutionele stelsel voor de bescherming van de financiële belangen van de EU, hopelijk efficiënter.

57. De positie van OLAF zal nog ingewikkelder worden zodra het EOM volledig operationeel is. Van OLAF-onderzoekers wordt verlangd dat zij de vergaring van bewijs in verschillende procedurele situaties nauwlettend volgen. OLAF zal onderzoeken uitvoeren in de lidstaten die niet deelnemen aan de nauwere samenwerking, maar het EOM kan OLAF ook verzoeken in dezelfde staten onderzoek te doen en bewijs te vergaren in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Het Comité maakt zich zorgen over de nieuwe situatie, de reacties van de EU-lidstaten die niet deelnemen aan de nauwere samenwerking (ten aanzien van het EOM) en de gevolgen van de nieuwe omgeving door mogelijkheden om verzameld bewijsmateriaal in rechtszaken te wraken.

58. OLAF-onderzoekers moeten bewijsmateriaal en feiten op een snelle, gerichte en flexibele wijze beoordelen om vast te stellen of een zaak onder de rechtsbevoegdheid van OLAF of van het EOM valt. Zij moeten instructies hanteren betreffende de toepassing van bepaalde procedurewaarborgen van het EOM, die per jurisdictie kunnen verschillen. OLAF, het EOM en nationale autoriteiten moeten een soepel functionerend systeem opzetten om te voorkomen dat tijd verloren gaat bij de vaststelling van de rechtsbevoegdheid/het rechtsgebied en bewijsmateriaal niet-ontvankelijk wordt verklaard wegens verschillende procedurele vereisten van de strafprocedures van de lidstaten. Het Comité van toezicht richt zich op het functioneren van OLAF. In de nieuwe juridische situatie is echter een bijzonder goede kennis vereist van het nationale en internationale recht, is ervaring nodig met veranderend(e) rechtsbevoegdheid/rechtsgebied tijdens onderzoeken, moeten er mogelijkheden zijn om “forumshopping” het hoofd te bieden en is, met name, grootschalige en flexibele uitwisseling nodig van informatie tussen het EOM, OLAF en nationale autoriteiten.

59. Het Comité heeft al aangegeven deze kwestie dieper te willen onderzoeken. Daartoe heeft het om toegang tot een aantal zaken verzocht waarin de nationale gerechtelijke autoriteiten geen gehoor hebben gegeven aan de aanbevelingen van OLAF. Er zal in de tweede helft van 2019 met de analyse worden begonnen en het daaruit volgende advies zal gebaseerd zijn op onderzoek van specifieke zaken en op gesprekken met vertegenwoordigers van nationale autoriteiten, met OLAF en mogelijkerwijs met vertegenwoordigers van het EOM.

60. Het Comité heeft aangegeven belangstelling te hebben om de resultaten en effecten van het werk van OLAF grondiger en minder statistisch te monitoren en te analyseren. Om die reden zou het Comité het dan ook toejuichen als het aan de betrokken autoriteiten toegezonden onderzoeksverslagen en de antwoorden daarop automatisch zou ontvangen. Door voortdurend analyses uit te voeren en zowel de betrokken autoriteiten als OLAF om toelichting te vragen, zou het Comité kunnen bijdragen aan het vergroten van de invloed van OLAF-onderzoeken en het veiligstellen van de ontvankelijkheid van bewijsmateriaal.

TOEZICHT OP DE ONTWIKKELINGEN BETREFFENDE DE TOEPASSING VAN PROCEDUREWAARBORGEN

Artikel 15, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “Het Comité van toezicht monitort in het bijzonder de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurewaarborgen […].” Artikel 17, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013: “De directeur-generaal stelt een mechanisme in voor interne advisering en controle, mede omvattende een wettigheidstoetsing, onder meer met betrekking tot de eerbiediging van de procedurewaarborgen en de grondrechten van de betrokken personen […].”

61. De OLAF-verordening stelt uitdrukkelijk dat het Comité van toezicht voldoende procedurewaarborgen moet bieden tijdens OLAF-onderzoeken in bepaalde zaken. Daarom heeft het Comité van toezicht het afgelopen jaar bijzondere aandacht besteed aan dit aspect van zijn werk.

62. De directeur-generaal van OLAF heeft actie ondernomen om ervoor te zorgen dat verslagen betreffende individuele klachten minimaal twee keer per jaar naar het Comité van toezicht worden gestuurd. Deze verslagen werden weliswaar als informatief en bruikbaar beschouwd, maar waren ontoereikend om toezicht te kunnen houden op de ontwikkelingen van procedurewaarborgen en grondrechten.

63. Het aantal door OLAF ontvangen klachten is voor het Comité van toezicht reden tot bezorgdheid en zij worden nauwlettend gevolgd. Het Comité is voornemens de informatie met de Europese Ombudsman uit te wisselen en er zijn daartoe al contacten gelegd. Dit onderwerp zal door het Comité nauwlettend worden gevolgd.

64. Minimaal eens in de zes maanden zal het onderwerp “procedurewaarborgen” op de agenda van de vergaderingen tussen het Comité van toezicht en de directeur-generaal van OLAF worden geplaatst. Er zal worden onderzocht wat de reden is van de late antwoorden op de ontvangen klachten, de gegeven antwoorden zullen worden geanalyseerd en de eventuele follow-up door de indiener van de klacht zal zo nodig worden besproken.

65. Alle klachten die door OLAF zijn geregistreerd of bij andere instanties tegen OLAF zijn ingediend en bekend zijn bij de directeur-generaal of het personeel van OLAF, zullen automatisch met het Comité van toezicht worden gedeeld. De zaken die aanleiding geven tot deze klachten zullen volledig beschikbaar worden gesteld en op de plenaire vergaderingen zullen mondelinge toelichtingen op de afhandeling worden gegeven. OLAF zal het Comité toegang geven tot alle onderliggende correspondentie.

66. Deze tussen het Comité en de directeur-generaal van OLAF overeengekomen procedure zal naar verwachting voor verbetering zorgen ten opzichte van de oude procedure.

BEOORDELING VAN DE PRIORITEITEN VAN HET BELEID INZAKE ONDERZOEKEN VAN OLAF EN VAN DE RICHTLIJNEN VOOR ONDERZOEK

Artikel 17, lid 5, eerste alinea, van Verordening (EU) nr. 883/2013 luidt: “De directeur-generaal bepaalt elk jaar in het kader van het jaarlijkse beheersplan de prioriteiten van het beleid van het Bureau inzake onderzoeken, en legt die prioriteiten aan het Comité van toezicht voor alvorens ze bekend te maken.” Artikel 5, lid 1:“Bij het besluit van de directeur-generaal van OLAF om al dan niet een onderzoek te openen, wordt rekening gehouden met de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken en het jaarlijkse beheersplan van het Bureau.” Artikel 16, lid 2: Gedachtewisseling met de instellingen “2. De gedachtewisseling kan betrekking hebben op: a) de strategische prioriteiten voor het beleid van het Bureau inzake onderzoeken”.

67. Het ontwerp van de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF voor 2019 is door het Comité van toezicht onderzocht, waarbij het heeft geconstateerd dat OLAF nog altijd het reactieve onderzoeksbeleid van voorgaande jaren voerde. Dit onderwerp is in verschillende vergaderingen met de nieuwe directeur-generaal besproken en het Comité heeft zich hierover ook uitgesproken tijdens de interinstitutionele gedachtewisselingen in september.

68. Het Comité heeft benadrukt dat het voor OLAF van belang is zo snel mogelijk de met de fraudebestrijding samenhangende risico’s vast te stellen en te analyseren, door regelmatig informatie uit te wisselen met andere directoraten-generaal van de Commissie. Op deze wijze kan OLAF een proactief onderzoeksbeleid voeren en zich op de ernstigste en meest complexe zaken richten. De inlichtingenafdeling van OLAF moet ook regelmatig risicobeoordelingen opstellen. Het Comité drong erop aan dat deze mechanismen gezien de oprichting van het EOM zo snel mogelijk door OLAF moeten worden ontwikkeld.

69. De prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF voor 2019 worden nog steeds gekenmerkt door een benadering die sterk lijkt op die van voorgaande jaren. Daarbij ligt de nadruk op de volgende gebieden: i) zaken met betrekking tot projecten op het gebied van vervoers- en infrastructuurnetwerken, met name openbare aanbestedingsprocedures; ii) zaken betreffende projecten die zijn gefinancierd of medegefinancierd door de Europese structuur- en investeringsfondsen (21), het Europees Landbouwgarantiefonds en de pretoetredingsfondsen, waarin de lidstaten of kandidaat-lidstaten mogelijk ontoereikend optreden of die grensoverschrijdende elementen bevatten; iii) zaken waarbij sprake is van mogelijk misbruik van de oorsprongsregels, tariefindeling in zowel preferentiële als niet-preferentiële handelsregelingen en waarderingsgerelateerde fraude om de betaling van conventionele douanerechten te ontduiken, zoals tariefmaatregelen die deel uitmaken van het handelsbeschermingsbeleid van de EU; iv) zaken met betrekking tot de smokkel naar de EU van tabak, alcohol, namaakgeneesmiddelen en andere voor de gezondheid en veiligheid gevaarlijke goederen waarvan wordt vermoed dat deze een inbreuk vormen op intellectuele-eigendomsrechten; de illegale productie van tabak; v) zaken met betrekking tot humanitaire en ontwikkelingshulp aan migranten, vluchtelingen en binnenlands ontheemden; en andere steun aan deze doelgroepen.

70. De directeur-generaal van OLAF heeft het Comité laten weten dat zijn prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken zijn vastgesteld op basis van bijdragen van belanghebbenden, waaronder het netwerk voor fraudepreventie en -opsporing van de Commissie, de verslagen van de Europese Rekenkamer, resoluties van het Europees Parlement en verslagen van de Commissie over de bescherming van financiële belangen.

71. OLAF heeft aan de Commissie echter een overzicht verstrekt van de uitvoering van de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken voor 2018, die volgens een sterk vergelijkbare benadering waren aangenomen. In totaal werden in 2018 op basis van door OLAF ontvangen informatie 219 onderzoeken en 30 coördinatiezaken geopend. Daarvan vielen 56 onderzoeken en 19 coördinatiezaken onder de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken voor 2018 (ofwel 25,6 % geopende onderzoeken en 63 % geopende coördinatiezaken). Omdat deze informatie erg beperkt is, kan het Comité aan de hand daarvan niet bepalen hoeveel zaken per sector en directoraat zijn geopend. OLAF heeft het Comité nog niet uitgelegd waarom het aantal in overeenstemming met de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken gevoerde zaken (25 %) zo laag is.

72. Bijgevolg valt ongeveer 75 % van de OLAF-onderzoeken niet onder de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken van OLAF, wat hoger is dan in het voorgaande jaar. Het Comité heeft OLAF om meer informatie verzocht over de onderzoeken die onder deze 75 % vallen en de redenen waarom besloten is deze onderzoeken in te stellen. De benadering van OLAF wordt door het Comité in twijfel getrokken, omdat het Bureau daardoor geen onderzoeken kan prioriteren.

73. Het Comité concludeert dat OLAF de benadering van zijn eigen prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken ingrijpend moet veranderen om de doeltreffendheid en doelmatigheid van OLAF-onderzoeken en de toewijzing van middelen te kunnen waarborgen, wat essentieel is voor een doelmatig werkend Bureau.

BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

Vergaderingen met instellingen, organen en andere instanties van de EU

74. Als interinstitutionele instantie heeft het Comité van toezicht zich als prioriteit gesteld regelmatig contact te onderhouden met de EU-instellingen en partners en belanghebbenden van OLAF. Het was zich in het bijzonder bewust van het belang van een verbeterde informatiestroom tussen de instellingen. Om deze doelstellingen na te streven en feedback te ontvangen over het functioneren van OLAF, heeft het Comité regelmatig ontmoetingen gehad met de commissaris die verantwoordelijk is voor OLAF en de secretaris-generaal van de Commissie, de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement (CONT) en de werkgroep van de Raad inzake fraude. Het Comité heeft een bezoek gebracht aan de Europese Rekenkamer en heeft de Europese Ombudsman uitgenodigd voor zijn plenaire vergadering. Deze vergaderingen vormden de basis voor waardevolle uitwisselingen en de totstandkoming van een constructieve relatie. Tijdens de verslagperiode heeft het Comité regelmatig de directeur-generaal en het management van OLAF voor zijn plenaire vergaderingen uitgenodigd. Het Comité kijkt uit naar een nauwere samenwerking met de onderzoeks- en operationele teams van OLAF.

75. Het Comité heeft actief bijgedragen aan de gedachtewisseling met de instellingen, zoals vastgelegd in artikel 16 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013, met name op de gebieden van de prioriteiten van het beleid inzake onderzoeken, de duur van de onderzoeken, de toepassing van de grondrechten en procedurewaarborgen, de toekomstige betrekkingen tussen OLAF en het EOM en het beheer van de middelen van OLAF gelet op de oprichting van het EOM.

BESTUUR VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF

Het secretariaat van het Comité, werkwijzen en begrotingsaangelegenheden

76. Het secretariaat speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van en bijdragen aan de uitvoering van alle taken van het Comité van toezicht om ervoor te zorgen dat het zijn mandaat geheel onafhankelijk kan uitvoeren. Overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 staat het secretariaat onder rechtstreeks gezag van het Comité en opereert het los van de Commissie. De toewijzing van voldoende personeel met de benodigde vaardigheden en competenties is essentieel voor het Comité om zijn taken goed te kunnen uitvoeren.

77. Het secretariaat van het Comité van toezicht bestaat uit EU-personeel, juristen en assistenten die instaan voor de dagelijkse monitoring van de activiteiten van OLAF en de leden van het Comité bijstaan bij de efficiënte uitoefening van hun taken om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken.

78. Overeenkomstig een wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 ( 22 ) wordt het secretariaat van het Comité van toezicht rechtstreeks verzorgd door de Commissie, onafhankelijk van OLAF en in nauw overleg met het Comité van toezicht. In februari 2017 werd het secretariaat administratief verbonden aan het Bureau beheer en afwikkeling van individuele rechten van de Europese Commissie (PMO) en het is volgens het organigram niet verbonden aan het Comité van toezicht. Nu, meer dan twee jaar na de overstap naar het PMO, kan worden vastgesteld dat deze wijziging negatieve gevolgen heeft gehad voor de werkwijze van het secretariaat.

79. Het Comité heeft ten aanzien van de locatie van het secretariaat buiten de veiligheidszone van OLAF, ook zijn bezorgdheid geuit en zijn standpunt herhaald dat een geschikte locatie binnen de veiligheidszone van OLAF het secretariaat beter in staat zou stellen zijn taak efficiënt uit te voeren.

80. Sinds februari 2017 was het secretariaat ernstig onderbezet en deze situatie was in de verslagperiode niet verbeterd. Dit personeelstekort was voor het Comité een groot punt van zorg. Het had namelijk onvermijdelijk gevolgen voor zijn werkplan en daarom heeft het Comité deze kwestie meermaals uitvoerig besproken met de commissaris voor Begroting en Personeelszaken, de heer Oettinger, en de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid, mevrouw Souka.

81. Eind 2018 heeft het secretariaat van het Comité een nieuwe administrateur aangeworven, die in april 2019 in functie is getreden. Er is nog steeds een vacature, die zo snel mogelijk moet worden vervuld. Ook heeft het de Commissie verzocht de vacature voor de functie van hoofd van het secretariaat, die in november 2018 is ontstaan, te publiceren. Deze vacature werd onder het hogere management aangeboden en de selectieprocedure loopt momenteel. Voor de benoeming van secretariaatsleden heeft de Commissie goedkeuring van het Comité nodig. Het is belangrijk dat het Comité bij het wervingsproces wordt betrokken om te waarborgen dat de selectie van secretariaatsleden onafhankelijk plaatsvindt. Ambtenaren die in het secretariaat zijn tewerkgesteld, vragen noch aanvaarden van welk(e) regering, instelling, orgaan, instantie of agentschap dan ook instructies voor de vervulling van de toezichthoudende taken van het Comité van toezicht.

82. OLAF, de Europese Commissie, het Europees Parlement, de Raad en de Europese Rekenkamer zijn door het Comité op de hoogte gesteld dat er een geschiktere locatie voor het secretariaat van het Comité moet worden gezocht. De herziening van de OLAF-verordening is een gelegenheid om deze kwestie opnieuw aan de orde te stellen. Het Comité vindt het voorstel van het Europees Parlement om de verzorging van het secretariaat zoals thans in Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 ( 23 ) vastgelegd te wijzigen, bemoedigend. Door deze wijziging kunnen de drie aanstellende EU-instellingen en het Comité alle mogelijke opties in overweging nemen om de locatie te vinden die het meest geschikt is voor de verbinding met en vestiging van het secretariaat, met inbegrip van de oorspronkelijke optie waarbij het secretariaat weer onderdeel uitmaakt van OLAF onder het gezag van het Comité en de onafhankelijkheid ervan blijft bestaan.

83. In 2018 hield het Comité elf plenaire vergaderingen. Ook de voorzitter, de rapporteurs en de leden van het secretariaat van het Comité kwamen regelmatig bijeen om aan bepaalde punten te werken. Voor elk belangrijk onderzocht onderwerp werd door het Comité van toezicht een rapporteur aangewezen. De rapporteurs werkten samen met het secretariaat om ontwerpverslagen, -adviezen en -documenten op te stellen die tijdens de plenaire vergaderingen werden besproken. In het kader van de voorbereiding van de adviezen en verslagen van het Comité van toezicht spraken de rapporteurs ook met het management en personeel van OLAF. Het Comité besprak zijn adviezen met OLAF alvorens zij werden goedgekeurd.

84. De begroting van het Comité voor het jaar waarop dit verslag betrekking heeft, bedroeg 200 000 EUR en de begroting werd voor 93,4 % uitgevoerd. De gesubdelegeerd ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitgaven, is de directeur van het PMO.

85. Ten behoeve van maximale transparantie van zijn werkzaamheden publiceert het Comité van toezicht documenten van algemeen belang op zijn interinstitutionele website (http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/).

(1) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).

(2) Van juli 2018 tot juni 2019.

(3) Wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 16 april 2019 over het voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) wat betreft samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie en de doeltreffendheid van de onderzoeken van OLAF (COM(2018) 338 — C8-0214/2018 — 2018/0170(COD) http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_NL.html

(4) Brief van het Comité van toezicht aan de voorzitter van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement van 20 november 2018.

(5) Zie Advies nr. 2/2017 van het Comité van toezicht bij het evaluatieverslag van de Europese Commissie over de toepassing van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (artikel 19).

(6) Zie artikel 15, lid 8, “Comité van toezicht” waaruit de bewoordingen “onafhankelijk van het Bureau [OLAF]” zijn geschrapt. “De Commissie verzorgt het secretariaat van het Comité van toezicht, in nauw overleg met dit Comité”.

(7) Zie de wetgevingsresolutie van het Europees Parlement: artikel 5, lid 6 bis (nieuw) “instellen van onderzoeken”, artikel 7, lid 8, en lid 8 bis (nieuw) “uitvoering van de onderzoeken”, artikel 15, lid 1, vijfde alinea “Comité van toezicht”, artikel 11, lid 1, tweede alinea “verslag en naar aanleiding van onderzoeken te ondernemen actie”, artikel 17, lid 9, eerste alinea “Directeur-generaal”.

(8) Zie artikel 12 quater, lid 5 “Melding aan het EOM van strafbare gedragingen ten aanzien waarvan het zijn bevoegdheid kan uitoefenen”.

(9) Zie artikel 12 quinquies, lid 1, eerste alinea “Voorkoming van dubbel onderzoek”, en artikel 12 quinquies, lid 1 bis (nieuw) “based on a suggestion by the Supervisory Committee contained in its letter of 20 november 2018”.

(10) Zie artikel 12 sexies, lid 2 “steun van het Bureau aan het EOM”“the new structure and addendum is based on a suggestion by the Supervisory Committee contained in its letter of 20 november 2018”, en artikel 12 sexies, lid 2 bis (nieuw) “includes suggestions by the Supervisory Committee contained in its letter of 20 november 2018”.

(11) Zie artikel 12 octies, lid 1 “Werkafspraken en uitwisseling van informatie met het EOM”.

(12) Zie Adviezen nr. 1/2018 en nr. 1/2019 van het Comité van toezicht: de website van het Comité van toezicht van OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(13) Zie het activiteitenverslag van het Comité van toezicht van 2017, punten 24 tot en met 29: de website van het Comité van toezicht van OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(14) Zie Advies nr. 1/2017 van het Comité van toezicht betreffende het voorontwerp van begroting van OLAF voor 2017 en Advies nr. 2/2017 van het Comité van toezicht bij het evaluatieverslag van de Europese Commissie over de toepassing van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (artikel 19); http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(15) Zie beheersplannen voor 2018 en 2019 van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), blz. 5: het streefcijfer voor het aantal lopende onderzoeken die meer dan twintig maanden liepen, werd op minder dan 30 % gesteld voor 2018.

(16) Door OLAF aan het Comité van toezicht verstrekte verslagen in 2018.

(17) In 4 % van de gevallen gaf OLAF de volgende redenen op voor niet afgeronde onderzoeken (naast andere redenen): gebrek aan medewerking van internationale organisaties, redenen in verband met de onderzoeksprocedure van OLAF, gebrek aan medewerking van een marktdeelnemer of een vereffenaar van een onderneming en tijdrovende analyses.

(18) De directeur-generaal moet het Comité van toezicht op de hoogte brengen van zaken waarin geen gehoor werd gegeven aan de aanbevelingen (zoals verplicht is uit hoofde van artikel 17, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013).

(19) Het verslag aan het Comité van toezicht betrof vier zaken die in de vorige verslagperiode vallen en bij vergissing niet in het vorige verslag waren opgenomen. In het totale aantal zaken (22) zijn deze vier zaken opgenomen.

(20) Conferentie over “De bescherming van de financiële belangen van de EU: samenwerking tussen OLAF, gerechtelijke autoriteiten en rechtshandhavingsinstanties”, die op 20-21 juni 2019 werd gehouden in Brussel.

(21) Het Europees Sociaal Fonds, het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij.

(22) Verordening (EU, Euratom) 2016/2030 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2016 tot wijziging van Verordening (EU) nr. 883/2013 wat betreft het secretariaat van het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 317 van 23.11.2016, blz. 1). De verordening is in werking getreden op 1 januari 2017.

(23) Zie voetnoot 6 van dit activiteitenverslag. Wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 16 april 2019: artikel 15, lid 8 “Comité van toezicht”, waaruit de bewoordingen “onafhankelijk van het Bureau [OLAF]” zijn geschrapt.