VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD betreffende de toepassing van bijlage X bij het statuut (Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 3019/1987 van de Raad van 5 oktober 1987) van 2003

INHOUD

In artikel 101bis van het Statuut is bepaald dat bijlage X, onverminderd de overige bepalingen van het Statuut, de bijzondere afwijkende bepalingen bevat voor de ambtenaren die zijn tewerkgesteld in een derde land.

Artikel 14 van bijlage X van het Statuut luidt als volgt: "De Commissie dient jaarlijks bij de Raad een verslag in over de toepassing van deze bijlage en met name over de vaststelling van het percentage van de toelage wegens bijzondere levensomstandigheden overeenkomstig artikel 10".

Sinds 1 januari 1988 heeft de Commissie dertien verslagen opgesteld. Deze hebben betrekking op de volgende periodes: oktober 1987-december 1988, 1989, 1990-1991, 1992, 1993, 1994, 1995, 1996, 1997-1998, 1999, 2000, 2001 en 2002.

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Aanwerving

De buitenlandse dienst beschikte op 31 december 2002 over 853 posten (waaronder 21 posten die ter beschikking werden gesteld door andere DG's dan Relex, 1 bevroren post na een detachering bij het Europees Bureau voor wederopbouw en 5 "floater"-posten); dit aantal werd verhoogd met 100 posten in het kader van de deconcentratie en verminderd met 2 posten vanwege afvloeiing, zodat het totaal eind 2003 951 posten bedroeg.

Op 31 december 2003 waren 833 van deze posten bij de delegaties bezet.

Opgemerkt dient te worden dat de derde fase van deconcentratie, die vooral betrekking heeft op de ACS-landen, een groot aantal moeilijke posten omvat, die weinig kandidaten trekken.

Op 31 december 2003 waren voor de 100 posten van de derde deconcentratiefasen, 43 ambtenaren aangeworven en liepen er 25 aanwervingsprocedures.

Er hebben veel externe wervingen plaatsgevonden of zijn in gang gezet: 22 voor de posten van de derde deconcentratiefase en 12 voor de posten van de tweede fase.

Van deze 34 geslaagde kandidaten zijn er 33 afkomstig van de aanwervingslijst van het vergelijkend onderzoek COM/A/6/01.

Artikel 2: Mobiliteit

Rouleringssysteem

In 2003 stonden 140 ambtenaren op de rouleringslijst (was 175 in 2000); dit leidde tot:

- 40 ambtenaren werden overgeplaatst tussen delegaties (76 in 2002),

- 65 ambtenaren werden overgeplaatst van een delegatie naar Brussel/Luxemburg (63 in 2002),

- 7 ambtenaren hebben de dienst beëindigd (15 in 2002),

- 28 ambtenaren werden op hun standplaats gehandhaafd (21 in 2002).

Het beginsel van afwisselend werkzaam zijn bij een delegatie en in Brussel/Luxemburg leidde tot:

- 65 ambtenaren werden overgeplaatst van een delegatie naar Brussel/Luxemburg (63 in 2002) en

- 63 ambtenaren werden overgeplaatst van Brussel/Luxemburg naar een delegatie (67 in 2002).

In 2003 hebben dus 175 overplaatsingen plaatsgevonden in het kader van het rouleringssysteem (tegen 205 in 2002).

Herindeling

Er zijn zes posten heringedeeld:

- 2 posten 'hoofd administratie' (Singapore en Parijs) zijn omgezet in 'floater'-posten (dat wil zeggen dat de ambtenaren werkzaam zijn in Brussel/Luxemburg en ingezet worden bij delegaties in moeilijkheden),

- 2 interne wijzigingen (verandering van het niveau van de posten financiën en contracten in Bulgarije en Chili),

- 1 B-ambtenaar is van de Democratische Republiek Congo overgeplaatst naar Jordanië,

- 1 secretaresse hoofd van delegatie is overgeplaatst van Kroatië naar de regionale delegatie in Guyana.

Artikel 3: bijscholing

In 2003 hadden de besluiten inzake bijscholing betrekking op 52 ambtenaren van de buitenlandse dienst die opnieuw in de zetel werden tewerkgesteld bij een van de DG's en diensten voor buitenlandse betrekkingen in het kader van het rouleringsbeleid.

HOOFDSTUK 2: VERPLICHTINGEN

Artikel 4: Uitoefening van de functie in de plaats van tewerkstelling

Dit artikel behoeft geen commentaar.

Artikel 5: Huisvesting

In 2003 heeft DG Externe Betrekkingen de werkzaamheden op het gebied van de huisvestingsnormen in derde landen voortgezet, met het oog op het vergemakkelijken van de overdracht van verantwoordelijkheden naar de delegaties.

In dit verband zijn in 2003 21 nieuwe normen goedgekeurd.

Nog eens 14 andere zijn ter goedkeuring voorgelegd aan DG Begroting.

HOOFDSTUK 3: ARBEIDSVOORWAARDEN

Artikel 6, 7 en 9: Jaarlijks vakantieverlof

De ambtenaren die in derde landen zijn geplaatst, blijven zich inspannen om hun rechten te gebruiken en de overdrachten van een te groot aantal dagen te verminderen, daarmee de in Brussel/Luxemburg geldende aanbevelingen volgend. In verband met het deconcentratieproces en de administratieve decentralisatie werd weliswaar meer personeel ingezet, maar op korte termijn nam de werkdruk toe, waardoor de ambtenaren enigszins belemmerd werden in het opnemen van het gewenste aantal vakantiedagen.

In onderstaande tabel blijkt dat het aantal overdrachten van meer dan 14 dagen procentueel gezien vrijwel gelijk gebleven is ten opzichte van het jaar ervoor

(42% tegen 41%), evenals de het aantal overdrachten van 36 tot 70 dagen, dat 6% bleef.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

In 2003 werd de toestemmingsprocedure voor het overdragen van maximaal 35 vakantiedagen gedecentraliseerd naar het niveau van het hoofd van de delegatie.

Artikel 8 en artikel 9, lid 2: Ontspanningsverlof

De Commissie heeft in het kader van haar jaarlijkse werkzaamheden op 6 februari 2003 besloten voor 2003 bij wijze van uitzondering ontspanningsverlof te verlenen voor de standplaatsen waar de levensomstandigheden "bijzonder zwaar" werden geacht. Zij heeft zich daarvoor gebaseerd op de parameters die worden gebruikt voor de jaarlijkse vaststelling van de toelage wegens bijzondere levensomstandigheden.

Door een strikte toepassing van de voorwaarden van artikel 8 van bijlage X bedroeg het aantal standplaatsen waarvoor in 2003 ontspanningsverlof werd toegekend 24 (was 28 in 2002) (zie bijlage I). Voor plaatsen waar een crisissituatie heerst, wordt het recht toegekend aan de hand van de effectieve duur van de crisis.

HOOFDSTUK 4: FINANCIËLE

EN SOCIALE BEPALINGEN

AFDELING 1: FINANCIËLE BEPALINGEN EN GEZINSTOELAGEN

Artikel 10, lid 1: Toelage wegens bijzondere levensomstandigheden

De Commissie heeft op 11 december 2002 de percentages van de toelage wegens bijzondere levensomstandigheden voor 2003 vastgesteld (zie de tabel in bijlage II). In drie gevallen werd het percentage verhoogd: Salomonseilanden (van 25% naar 35%), Israël (Tel Aviv) en Syrië (van 15% naar 20%).

Artikel 10, lid 2: Aanvullende toelage

In 2003 werd op basis van Commissiebesluiten een aanvullende toelage uitbetaald aan ambtenaren op de volgende standplaatsen:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Artikel 11 en 12: Wijze van betaling van de bezoldiging

In 2003 bedroegen de percentages voor de munt waarin de bezoldiging aan de ambtenaren werd uitbetaald, als volgt:

- 79% koos ervoor om zijn salaris in euro's te laten uitbetalen, overeenkomstig artikel 11 van bijlage X van het Statuut;

- 15% verzocht om uitbetaling van een gedeelte van de bezoldiging in plaatselijke valuta. Van hen verzocht 61% om uitbetaling van het maximum dat is vastgesteld in de interne richtlijnen betreffende artikel 12 van bijlage X (80%) en de resterende ambtenaren kozen voor percentages die schommelen tussen 15% en 78%,

- Het in Japan tewerkgestelde personeel kwam tot november 2003 aanmerking voor een verhoging van het maximum tot 90%, overeenkomstig artikel 1, lid 2, van de interne richtlijnen betreffende artikel 12 van bijlage X van het Statuut;

- Uit een door eenheid K.2 uitgevoerde enquête bleek dat de omstandigheden op grond waarvan deze verhoging tot 90% was toegekend, niet langer bestonden en daarom is het percentage met ingang van december 2003 weer verlaagd

- tot 80%,

- 6% verzocht, op basis van de vereiste bewijsstukken, om uitbetaling van een gedeelte van de bezoldiging in een andere munteenheid dan die van de standplaats, overeenkomstig artikel 12, tweede alinea, van bijlage X van het Statuut (Angola, Georgië, Kazachstan, Democratische Republiek Congo, Rusland en Oekraïne).

Artikel 13: Aanpassingscoëfficiënten

De Raad heeft op 23 juli 2003 Verordening (EG, Euratom) nr. 1338/2003 [1] vastgesteld houdende vaststelling van de aanpassingscoëfficiënten die met ingang van 1 januari 2001 van toepassing zijn en op 09 januari 2004 Verordening

[1] PB L 189 van 29.7.2003, blz. 1.

(EG, Euratom) nr. 64/2004 [2] houdende vaststelling van de aanpassingscoëfficiënten die met ingang van 1 juli 2003 van toepassing zijn.

[2] PB L 10 van 16.1.2004, blz. 1.

De Commissie heeft daarnaast op 20 november 2003 [3] een besluit vastgesteld tot wijziging van de aanpassingscoëfficiënten die met ingang van 1 februari, 1 maart,

[3] PB L 308 van 25.11.2003, blz. 25.

1 april, 1 mei en 1 juni 2003 van toepassing zijn op de bezoldigingen van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen die werkzaam zijn in derde landen.

In de loop van 2003 vond bilateraal overleg plaats tussen de bevoegde diensten van DG Buitenlandse betrekkingen en Eurostat over een herziening van de wijze waarop de aanpassingscoëfficiënten berekend worden, met het oog op een betere kosten/batenverhouding.

Er werd overeenstemming bereikt over een procedure waarbij aan de ene kant de aanpassingscoëfficiënten voor landen waar de kosten van levensonderhoud relatief hoog zijn voortdurend in de gaten zullen worden gehouden (waardoor minder vaak (duurdere) geografische vergelijkingen hoeven te worden uitgevoerd) en aan de andere kant een beroep gedaan zal worden op betrouwbare alternatieve bronnen (bijvoorbeeld de VN) voor de aanpassing van de coëfficiënten voor landen waar de kosten van levensonderhoud structureel lager zijn dan in Brussel (waardoor op termijn besparingen mogelijk zijn).

Artikel 15: Schooltoelagen

In totaal werd voor het jaar 2002/2003 EUR 4.371.421,80 aan schooltoelagen uitbetaald. Het systeem van de toekenning van voorschotten op de schooltoelagen voor ambtenaren die bijzondere hoge schoolkosten moeten betalen, is gehandhaafd. Alle voorschotten die in het schooljaar 2002/2003 zijn toegekend, zijn binnen de daarvoor gestelde termijnen geregulariseerd.

Evenals in de afgelopen jaren heeft de Commissie, vanwege de betrekkelijk hoge koers van de yen, ook gedurende het schooljaar 2002/2003 voor de in Japan tewerkgestelde ambtenaren met kinderen die ter plaatse een internationale school bezoeken, een overschrijding van het jaarlijkse maximum van de toelage toegestaan.

De algemene stijging van de schoolkosten, die geen gelijke tred hield met de inflatie enerzijds en de extreem hoge schoolkosten in bepaalde delegaties, met name in Washington en New York anderzijds hebben de Commissie ertoe bewogen overschrijdingen van de maxima toe te staan.

Dit echter slechts bij wijze van uitzondering enerzijds uitsluitend voor kinderen die in de plaats van tewerkstelling een opleiding volgen aan een internationale school die opleidt voor Europese/internationale middelbare-schooldiploma's, zoals het Lycée français, de British School, de Deutsche Schule of de Amerikaanse/internationale school.

Net als het voorgaande jaar moest de inschrijving van het kind aan de school bedoeld zijn om de continuïteit van de opleiding te garanderen. Op grond van dit principe kregen ook vier ambtenaren die bijscholing volgden toestemming om in het schooljaar 2002/2003 het maximum te overschrijden.

In het kader van de overschrijdingen van de maxima voor het schooljaar 2002/2003 werd in totaal EUR 245.441,10 betaald (met inbegrip van Japan).

De stijging van de uitgaven voor schooltoelagen is overigens volledig in overeenstemming met de gestage toename van het aantal dossiers.

Artikel 16: Inrichtingsvergoedingen en inrichtingsvergoedingen bij beëindiging van de dienst

In totaal werd in 2003 een bedrag van EUR 2.766.468,64 aan inrichtingsvergoedingen (gewone inrichtingsvergoedingen en vergoedingen voor ambtenaren die de dienst definitief verlaten) betaald (tegen EUR 3.011.812,79 in 2002).

Dit bedrag was als volgt verdeeld:

* Inrichtingsvergoeding

- EUR 2.141.125,32 voor betalingen op rekeningen in België en

- EUR 475.306,73 voor betalingen in lokale valuta met toepassing van de aanpassingscoëfficiënten.

* Inrichtingsvergoedingen bij beëindiging van de dienst

- EUR 95.069,29 (met toepassing van de aanpassingscoëfficiënten) voor betalingen in euro, en

- EUR 54.967,30 (met toepassing van de aanpassingscoëfficiënten) voor betalingen in andere valuta's.

AFDELING 2: BEPALINGEN BETREFFENDE VERGOEDING VAN KOSTEN

Artikel 17: Vergoeding van de kosten van verhuizing van de persoonlijke inboedel en van de werkelijk gemaakte inrichtingskosten aan de ambtenaar die niet langer op dezelfde plaats van tewerkstelling de beschikking heeft over een hem door de instelling beschikbaar gestelde gemeubileerde woning

Dit artikel is in 2003 niet toegepast.

Artikel 18: Voorlopige huisvesting

In 2003 zijn 270 besluiten tot goedkeuring van voorlopige huisvesting genomen (187 in 1998, 163 in 1999, 195 in 2000, 184 in 2001 en 318 in 2002).

Artikel 19: Dienstauto/vergoeding per kilometer

In afwachting van de goedkeuring van nieuwe normen voor het wagenpark, die momenteel afgerond wordt, zijn de uit 1996 daterende en in 1998 herziene regels voor het gebruik van voertuigen nog steeds van toepassing.

De kilometervergoeding is onveranderd (0,26 euro/km en 0,36 euro/km voor terreinwagens met vierwielaandrijving).

Artikel 20: Aan het ontspanningsverlof verbonden reiskosten

De aan het ontspanningsverlof verbonden reiskosten zijn vergoed op basis van de afstand tussen de plaats van tewerkstelling en de door de Commissie vastgestelde plaats van verlof. Indien het ontspanningsverlof op een andere plaats wordt doorgebracht, zijn de reiskosten vergoed tot ten hoogste bovenbedoeld bedrag. In 2003 werd daarvoor een bedrag van EUR 577.569 uitgegeven.

Artikel 21: Vergoeding van de kosten voor het vervoer van persoonlijke bezittingen, verhuiskosten en kosten voor de opslag van de inboedel

In 2003 vonden 331 verhuizingen plaats (266 in 1998, 237 in 1999, 278 in 2000, 324 in 2001 en 358 in 2002) op basis van de regels voor de verhuizing van persoonlijke bezittingen die in 1997 werden herzien; deze herziening werd begin 1998 van kracht.

Artikel 23: Vergoeding van de huur indien de ambtenaar niet beschikt over een door de instelling te zijner beschikking gestelde woning

In 2003 werd in 40 gevallen artikel 23 toegepast (10 in 1999, 8 in 2000, 7 in 2001 en 31 in 2002).

AFDELING 3: SOCIALE ZEKERHEID

Artikel 24, lid 3: Repatriëring om medische redenen in dringende of zeer dringende gevallen

In 2003 stond de Medische Dienst in 33 gevallen repatriëring toe, waarvan 27 om dringende medische redenen en 6 om uiterst dringende medische redenen.

In 2003 bedroeg de jaarlijkse premie voor SOS Air Ambulance EUR 15.525.

Artikel 25: Dekking bij ongevallen van ten laste van de ambtenaren komende personen

In 2003 werden vijf dossiers betreffende "ongelukken" geopend, in het kader van de dekking bij ongevallen van ten laste van de ambtenaren komende personen.

BIJLAGE I

VASTSTELLING VAN DE RECHTEN OP ONTSPANNINGSVERLOF

(Artikel 8 van Bijlage X)

Datum van inwerkingtreding: 1 januari 2003

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE II

LIJST VAN DE STANDPLAATSEN

EN PERCENTAGES VAN DE TOELAGEN WEGENS BIJZONDERE LEVENSOMSTANDIGHEDEN

(Artikel 10 van Bijlage X)

Datum van inwerkingtreding: 1 januari 2003

>RUIMTE VOOR DE TABEL>