NL Publicatieblad van de Europese Unie C 332/45

EIB-BELEID INZAKE OPENBAARMAKING VAN INFORMATIE

Beginselen, regels en procedures

(2006/C 332/11)

INLEIDING

Het EIB-beleid inzake openbaarmaking van informatie

1. De Europese Investeringsbank (EIB) hecht grote waarde aan openheid en transparantie, zoals beschreven in het document over haar transparantiebeleid dat in juni 2004 werd gepubliceerd. (http://www.eib.org/publications/publication.asp?publ=152).

2. In aansluiting op een publieke inspraakprocedure is het huidige EIB-beleid inzake openbaarmaking van informatie op 28 maart 2006 door de Raad van bewind van de EIB goedgekeurd en in het Publicatieblad van de Europese Unie (1) gepubliceerd. Dit beleid komt in de plaats van het voorgaande voorlichtingsbeleid van de Bank dat in 2002 werd gepubliceerd onder de naam „Toegang van het publiek tot informatie” en de bijbehorende „Regels inzake de toegang van het publiek tot documenten”. Het EIB-beleid inzake openbaarmaking van informatie is in alle officiële talen van de Europese Unie beschikbaar, zowel op de website van de EIB als in gedrukte vorm.

3. De Bank ziet haar beleid inzake openbaarmaking van informatie als een flexibel instrument dat continu in ontwikkeling is, voortdurend wordt onderworpen aan interne evaluatie en kwaliteitsmetingen en rekening houdt met de publieke opinie. Iedere drie jaar wordt het beleid inzake openbaarmaking van informatie herzien. De EIB heeft op haar website ook een speciale mailbox (infopol@eib.org) waar het gehele jaar door opmerkingen naar toe kunnen worden gezonden.

4. Verder volgt de EIB voortdurend de wet- en regelgeving betreffende openbaarmaking die op de internationale kapitaalmarkten van toepassing is, evenals de gevolgen daarvan voor het beleid inzake openbaarmaking van informatie.

5. Het beleid inzake openbaarmaking van informatie is één vant de beleidslijnen en codes die van toepassing zijn op alle aspecten van de activiteiten van de EIB. Het beleid inzake openbaarmaking heeft met name betrekking op transparantie, milieu, maatschappelijke kwesties, verantwoord ondernemen en bestuur, waaronder het tegengaan van corruptie en fraude. Aan al deze onderwerpen wordt aandacht besteed op de website van de EIB.

Het beleidskader

6. De EIB is een orgaan van de Europese Unie. In de statuten van de EIB worden de rol van de Bank, de reikwijdte van haar activiteiten en haar organisatiestructuur omschreven; zij zijn als protocol gehecht aan het Verdrag van Rome tot oprichting van de Europese Gemeenschap. De statuten geven aan dat de aandelen van de EIB in handen zijn van de EU-lidstaten. De lidstaten dragen kandidaten voor voor de belangrijkste besluitvormingsorganen van de Bank, te weten de Raad van gouverneurs, de Raad van bewind en de Directie. Via de regeringen van de EU-lidstaten legt de Bank verantwoording af aan de burgers van de Unie.

7. De Bank heeft een uitgebreide structuur voor controles en financiële verslaggeving, met een onafhankelijk Comité voor de controle van de boekhouding dat door de Raad van gouverneurs wordt benoemd en hieraan rechtstreeks verantwoording aflegt. Daarnaast zijn er internationale externe accountants alsmede interne audit- en evaluatiefuncties, onder leiding van de inspecteur-generaal. Het hoofd Compliance van de EIB-groep ziet toe op de interne naleving van de statutaire bepalingen van de Bank en van de toepasselijke regels, gedragscodes en vaktechnische normen, teneinde risico's te vermijden die bij de taakuitoefening zouden kunnen ontstaan door tekortkomingen van de Bank, haar besluitvormingsorganen of haar medewerkers (2).

8. De EIB is een beleidsgestuurde instelling. De Europese Raad van staatshoofden en regeringsleiders en de EU-Raad van ministers doen veelvuldig een beroep op de Bank om nieuwe beleidslijnen en initiatieven van de EU te ondersteunen. De Raad van gouverneurs van de Bank past het kredietbeleid van de EIB aan door nieuwe kredietrichtlijnen op te stellen waarmee de activiteiten van de Bank zodanig worden uitgebreid dat de bevordering van het EU-beleid wordt gediend.

9. De EIB onderhoudt nauwe institutionele en operationele banden met de Europese Commissie. Op grond van de statuten van de EIB wordt éen lid van de Raad van bewind door de Commissie voorgedragen. Alle kredietaanvragen worden voorgelegd aan de Commissie, die haar standpunt geeft omtrent de verenigbaarheid van de investering met het EU-beleid voordat de Raad van bewind zijn goedkeuring kan verlenen aan de financiering.

10. De Bank onderhoudt eveneens nauwe betrekkingen met de overige EU-instellingen. Zij is regelmatige in dialoog met het Europees Parlement omtrent de activiteiten die zij ontplooit ter ondersteuning van de EU-doelstellingen. De dialoog bestaat onder meer uit het toespreken van plenaire sessies en briefings van commissies en afzonderlijke parlementsleden.

11. Verder intensiveert de Bank haar banden met het Economisch en Sociaal Comité van de EU, dat optreedt als schakel tussen de EU-instellingen en de burgermaatschappij. Als onderdeel van het institutioneel kader van de EU valt de Bank onder de jurisdictie van het Europese Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen en onderzoekt de Rekenkamer het gebruik van EU-middelen die door de Bank worden beheerd. De EIB heeft een overeenkomst met OLAF (Europees Bureau voor Fraudebestrijding) en valt onder de bevoegdheid van de Europese Ombudsman.

12. Het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en de statuten van de EIB geven de Bank de operationele en financiële autonomie waarmee zij als financiële instelling effectief kan optreden. De EIB is een belangrijke partner in de financiële sector, met name door haar inleenactiviteit op de kapitaalmarkten en de projecten die zij financiert. Zij werkt nauw samen met internationale financiële instellingen en multilaterale ontwikkelingsbanken, in het bijzonder wanneer zij opereert in het kader van het ontwikkelings- en samenwerkingsbeleid van de EU.

13. De Bank ziet erop toe dat haar activiteiten in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving van de EU. In de landen waar deze niet van toepassing is, hanteert de Bank de wet- en regelgeving van de EU als meest geschikt uitgangspunt voor de uitvoering van haar activiteiten. Bij haar dagelijkse bedrijfsvoering neemt de Bank ook de normen en praktijken die binnen de bancaire en financiële wereld gelden in acht, vooral op terreinen die niet rechtstreeks onder het EU-recht vallen.

HET BELEID

Beleidsdoelstellingen en juridisch kader

Transparantie

14. Verbetering van de transparantie van haar instellingen en organen is een uiterst belangrijk onderdeel van het beleid van de Europese Unie, dat erop gericht is de instellingen en organen dichter bij het publiek te brengen dat zij ten dienste staan en tevens hun bijdrage aan de sociale en economische cohesie en duurzame ontwikkeling in Europa voor het voetlicht te brengen.

15. Als EU-orgaan streeft de EIB ernaar al haar activiteiten zo transparant mogelijk uit te voeren. Het beleid inzake openbaarmaking van informatie vormt een fundamenteel ijkpunt bij de uitvoering van het transparantiebeleid. Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (3) vormt een belangrijke grondslag voor het beleid inzake openbaarmaking van informatie van de Bank (4).

16. De EIB is van mening dat haar geloofwaardigheid en verantwoordelijkheid als publieke instelling jegens de burgers van Europa sterker wordt wanneer zij openheid en transparantie betracht in haar besluitvorming, haar activiteiten en haar uitvoering van het EU-beleid.

17. Openheid en transparantie dragen ook bij aan verbetering van de doelmatigheid en het duurzame karakter van de verrichtingen van de Bank, afname van het risico van corruptie en versterking van de verhouding tussen EIB-medewerkers en externe stakeholders.

Openbaarmaking van informatie

18. Uit haar beleid inzake openbaarmaking van informatie blijkt hoeveel belang de Bank hecht aan de naleving van het EU-beleid inzake transparantie en de openbaarmaking van informatie.

19. Het beleid inzake openbaarmaking van informatie functioneert tevens binnen het EU-kader voor mensenrechten, democratie en de rechtsorde in de landen en regio's waar de Bank actief is. Bij milieukwesties wordt zij geleid door de communautaire wet- en regelgeving, onder andere bij het beoordelen van de mate waarin de door haar gesteunde projecten bijdragen aan de uitdaging om duurzame ontwikkeling tot stand te brengen. Bij haar financieringsactiviteiten houdt de Bank rekening met de rechten, belangen en verantwoordelijkheden van de stakeholders om duurzame resultaten te bereiken.

20. De EIB zal zich ook houden aan de strekking, doelstellingen en bepalingen van de Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toepassing van de bepalingen van het Verdrag van Aarhus aangaande toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden op EU-instellingen en -organisaties (de Aarhus-verordening).

21. De EIB streeft ernaar ten opzichte van de kapitaalmarkten volledig transparant te zijn. De op het gebied van openbaarmaking geldende verplichtingen en beperkingen zijn afhankelijk van de wet- en regelgeving welke van toepassing is op de markten waar de schuldtitels van de Bank worden aangeboden. De EIB vermijdt selectieve openbaarmaking, opdat alle betrokkenen in gelijke mate toegang hebben tot informatie over de Bank.

Beleidsoverwegingen

Openbaarmaking als beginsel

22. Het beleid inzake openbaarmaking van informatie van de EIB is gebaseerd op het beginsel dat gegevens publiek worden gemaakt, in overeenstemming met de wetgeving van de EU, de lidstaten en internationaal aanvaarde beginselen. Alle door de Bank gehouden gegevens zijn op verzoek toegankelijk, tenzij hiertegen gegronde bezwaren bestaan. Gelet op het feit dat de EIB functioneert als bank, dient zij bepaalde beperkingen in acht te nemen bij het openbaar maken van gegevens (zie: „Beperkingen”, paragraaf 25 e.v.).

23. Iedere persoon heeft het recht informatie van de EIB op te vragen en te ontvangen. Bij de behandeling van een verzoek om informatie dient de Bank zich te onthouden van discriminatie of het verlenen van speciale toegang tot informatie. Zij past een beleid van gelijke behandeling toe bij verzoeken van het publiek, ongeacht of het natuurlijke personen, rechtspersonen of speciale belangengroepen betreft.

24. Ter bevordering van de toegankelijkheid van informatie hanteert de Bank een taalregime dat inspeelt op de behoeften van het publiek. De statutaire documenten van de EIB zijn in alle officiële EU-talen beschikbaar. Overige kerndocumenten die van bijzonder belang zijn voor het publiek, zoals gedragscodes, worden eveneens in alle officiële EU-talen gepubliceerd, terwijl de overige documenten in ten minste het Engels, Frans en Duits beschikbaar worden gesteld. Vertaling in andere talen kan worden overwogen ingeval er voor een bepaald document in brede kring belangstelling is ontstaan. De EIB verlangt van haar medewerkers dat zij, voor zover mogelijk, burgers die de Bank in een van de EU-talen aanschrijven, in diezelfde taal antwoorden.

Beperkingen

25. Hoewel de Bank uitgaat van het beginsel van openbaarmaking en transparantie, heeft zij zich ook te houden aan een beroepsgeheim, in overeenstemming met de Europese wetgeving, met name artikel 287 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap (5), en wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Nationale regelgeving en normen met betrekking tot zakelijke overeenkomsten en marktactiviteiten in de bancaire sector kunnen ook op de EIB van toepassing zijn. Om deze reden gelden er bepaalde beperkingen bij het openbaar maken van informatie.

26. Toegang wordt geweigerd wanneer openbaarmaking een bedreiging zou vormen voor de bescherming van: — het openbaar belang, waar het de internationale betrekkingen, het financieel, monetair of economisch beleid van de EU en haar instellingen en organen, of een lidstaat betreft; — de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de EU-wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

27. Tenzij een hoger publiek belang openbaarmaking gebiedt, wordt de toegang tot informatie eveneens geweigerd ingeval de openbaarmaking een bedreiging zou vormen voor de bescherming van: — gerechtelijke procedures en juridisch advies; — het doel van inspecties, onderzoeken en audits; — de commerciële belangen van een natuurlijk- of rechtspersoon, met inbegrip van intellectueel eigendom; — de integriteit van het interne besluitvormingsproces van de Bank.

28. Tot de informatie die gewoonlijk deel uitmaakt van de vertrouwelijke relatie tussen de Bank en haar zakenpartners worden gerekend: een financieringsaanvraag door de opdrachtgever van een project, gegevens over rentetarieven en het financieringscontract. De Bank heeft geen bezwaar tegen het beschikbaar stellen van informatie, door projectopdrachtgevers, geldnemers of andere bevoegde partijen, over hun betrekkingen en afspraken met de EIB.

29. Zakenpartners worden in een vroeg stadium van de onderhandelingen op de hoogte gesteld van het beleid inzake openbaarmaking van informatie van de EIB.

30. De aanbeveling voor de financiering van een project, van de Directie aan de Raad van bewind, wordt pas vrijgegeven nadat de Raad van bewind hieraan haar goedkeuring heeft verleend. — In geval van overheidsprojecten wordt de aanbeveling van de Directie op verzoek openbaar gemaakt. In geval van projecten die commercieel gevoelig zijn, kan de Raad ertoe besluiten een aanbeveling voor de financiering van het project niet openbaar te maken. — Informatie die door zakelijke partners van de Bank uit de particuliere sector als vertrouwelijk wordt bestempeld, kan niet openbaar worden gemaakt.

31. Ieder overheidsproject wordt op de projectlijst van de EIB-website vermeld voordat de Raad haar goedkeuring verleent; dit geldt eveneens voor projecten in de particuliere sector waarvoor in het Publicatieblad van de Europese Unie een internationale aanbesteding is gepubliceerd en/of een milieueffectbeoordeling is uitgevoerd. Ter bescherming van gerechtvaardigde commerciële belangen worden in sommige gevallen projecten in de particuliere sector echter eerst gepubliceerd na goedkeuring door de Raad of na ondertekening van de lening.

32. Beperkingen gelden ook voor informatie over financiering die door lokale banken, in het kader van globale kredietafspraken met de EIB, wordt toegekend ten behoeve van door hun eigen klanten gedane investeringen. Deze informatie valt onder de bevoegdheid van de bemiddelende bank en maakt deel uit van de normale zakelijke relatie tussen een bank en haar klanten (6). De EIB heeft er echter geen bezwaar tegen als de bemiddelende bank informatie over haar relatie met de EIB openbaar maakt.

33. Met betrekking tot het inleenbeleid wordt om redenen van vertrouwelijkheid de publiciteit omtrent onderhandse emissies beperkt. De Bank maakt bepaalde verzamelde gegevens openbaar over de betrokkenheid van beleggers en de secondaire markt. Vertrouwelijke informatie betreffende afzonderlijke beleggers of banken wordt niet openbaar gemaakt. De Bank streeft er bij haar emissies echter wel naar om, waar mogelijk, de transparantie te bevorderen.

34. Ter zake van documenten betreffende derde partijen overlegt de Bank met de desbetreffende partij of zich in het document vertrouwelijke informatie bevindt, tenzij bij voorbaat duidelijk is dat een document (niet) openbaar zal worden gemaakt.

35. Beperkingen ten behoeve van bescherming van de integriteit van het interne besluitvormingsproces van de Bank worden opgelegd om een eerlijke en open interne uitwisseling van meningen en evaluaties mogelijk te maken. Documenten met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg, zoals de eerste informatienota (7), de aanbeveling tot beoordeling van een project, het verzoek aan de Europese Commissie of de EU-lidstaten om een standpunt te geven en het voorstel tot onderhandeling over een krediet worden niet openbaar gemaakt. Dit geldt eveneens voor de notulen van de Directie, de Raad van bewind en de Raad van gouverneurs.

36. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de beperkingen valt, wordt informatie uit de overige gedeelten wel vrijgegeven.

37. De beperkingen zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin op grond van de inhoud van het document bescherming gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. Voor documenten die vallen onder de beperkingen inzake de persoonlijke levenssfeer, commerciële belangen of de integriteit van het interne besluitvormingsproces van de Bank, geldt dat de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode gehandhaafd kunnen blijven.

Europees Investeringsfonds

38. De algemene beginselen van het beleid inzake openbaarmaking van informatie gelden voor de gehele EIB-groep. Deze omvat de EIB en het Europees Investeringsfonds (EIF) (www.eif.org). Het EIF is binnen de groep de instelling die zich richt op risicokapitaal en garanties ten behoeve van het midden- en kleinbedrijf. De specifieke regels betreffende de toegang van het publiek tot EIF-documenten worden afzonderlijk opgesteld en gepubliceerd.

Verantwoording, uitvoering en evaluatie

39. Het beleid inzake openbaarmaking van informatie wordt onder leiding van de Directie van de Bank voortdurend onderworpen aan interne evaluatie en kwaliteitsmetingen.

40. Aangezien een geslaagde uitvoering van het beleid inzake openbaarmaking van informatie niet mogelijk is zonder de steun en inzet van de medewerkers, organiseert de Bank bijeenkomsten voor haar personeel, waarin aandacht wordt besteed aan zaken als transparantie en de openbaarmaking van informatie, de dialoog met de stakeholders en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

41. Een formele herziening van het beleid inzake openbaarmaking van informatie vindt eens in de drie jaar plaats. De EIB heeft een speciale mailbox op haar website (infopol@eib.org) geplaatst, waar gedurende het gehele jaar opmerkingen naar toe kunnen worden gezonden.

42. Het publiek kan de mate waarin de EIB haar doelstellingen op gebieden als transparantie en openbaarmaking realiseert, volgen via het strategisch Activiteitenplan (http://www.eib.org/about/objective/) of via andere belangrijke documenten zoals het Jaarverslag van de EIB en vooral het jaarlijkse Maatschappelijk Verslag.

43. De Bank heeft een klachtenprocedure ingesteld; deze is omschreven in de paragrafen 106-108, „Klachtenregeling”.

44. De Bank onderhoudt nauwe banden met andere EU- en internationale instellingen en organen om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van openbaarmaking, in beleid en in de praktijk, en daarover van gedachten te wisselen. De Bank behandelt kwesties op het gebied van transparantie en openbaarmaking eveneens via haar voortdurende dialoog met de burgermaatschappij.

Verspreiding en openbaarmaking van informatie

45. In dit hoofdstuk wordt informatie over drie aspecten van de activiteiten van de Bank behandeld, te weten: — beleidslijnen, strategieën en besluitvormingsprocessen, — kredietverlening, — het inleenbeleid.

46. In de gedeelten over kredietverlening en het inleenbeleid wordt onderscheid gemaakt tussen routinematige verspreiding van informatie en openbaarmaking op verzoek. Het gedeelte over beleidslijnen, strategieën en het besluitvormingsproces bevat een overzicht van de belangrijkste documenten die routinematig openbaar worden gemaakt, alsmede een toelichting op het beleid dat de Bank volgt inzake publieke inspraak bij bepaalde aspecten van het beleid.

Informatie over beleidslijnen, strategieën en besluitvormingsprocessen

Statutaire en overige sleuteldocumenten

Beleidslijnen en strategieën

47. De statuten van de EIB (EIB Statute) — hierin zijn de institutionele, juridische en bestuurlijke kaders voor de activiteiten van de Bank vastgelegd.

48. Reglement van orde (Rules of Procedure) — geldt voor de besluitvormingsorganen van de Bank, het Comité ter controle van de boekhouding en de medewerkers.

49. Jaarverslag van de EIB-groep (EIB Group Annual Report) — omvat drie aparte delen: — Financieel Verslag van de EIB-groep (EIB Group Financial Report) — bevat de jaarrekeningen van de EIB-groep, de EIB, de Investeringsfaciliteit van Cotonou, het FEMIP-Trustfonds en het EIF, met de bijbehorende toelichtingen (8); — Overzicht van activiteiten van de EIB-groep (EIB Group Activity Report) — geeft een beeld van de belangrijkste activiteiten van de groep gedurende het verslagjaar en de vooruitzichten voor de toekomst; — Statistisch overzicht (Statistical Report) — bevat een overzicht van de gefinancierde projecten en opgenomen leningen van de EIB en een lijst van projecten van het EIF. Daarnaast bevat het overzichtstabellen voor het verslagjaar en de vijf laatste jaren.

50. Activiteitenplan (Corporate Operational Plan) — hierin worden de operationele prioriteiten vastgesteld en het beleid voor de middellange termijn geformuleerd, zulks in het kader van de doelstellingen die aan de Bank door haar gouverneurs zijn toegewezen. Ieder jaar wordt het Activiteitenplan voor een periode van drie jaar vastgesteld; aanpassingen worden gedaan naar aanleiding van nieuwe mandaten, gewijzigde EU-beleidsoriëntaties en ontwikkelingen in het economisch klimaat. Het Activiteitenplan verschaft een referentie waaraan de resultaten die in de jaarverslagen van de EIB worden gepubliceerd, kunnen worden getoetst.

51. Naar een nieuwe strategie voor de EIB-groep (Towards a New Strategy for the EIB Group) — dit document, dat in juni 2005 door de Raad van gouverneurs werd goedgekeurd, geeft een overzicht van de algemene oriëntaties van de toekomstige strategie van de EIB-groep. Besluiten om elementen van de strategie in te voeren zijn opgenomen in het doorlopende Activiteitenplan.

52. EIB-Mededelingen (EIB Information) — geeft drie- à viermaal per jaar een toelichting op nieuwe ontwikkelingen bij de EIB.

Transparantie, bestuur en verantwoord ondernemen

53. Transparantiebeleid (Transparency Policy) — in verband met de rol van de EIB als de beleidsgestuurde bank van de EU is transparantie een van de belangrijkste strategische doelstellingen van de Bank. Het beleid ter zake is uiteengezet in het document „Transparantie — verslag en aanbevelingen” (juni 2004), en omvat onderwerpen als de organisatiestructuur, ethiek en beloning, financiële verslaggeving, controle en evaluatie alsmede bancaire activiteiten.

54. Verklaring over het bestuur van de EIB (Statement on Governance) — verklaart de richtsnoeren voor het bestuur van de Bank. Onderwerpen die behandeld worden, zijn: de besluitvorming en toezichthoudende organen; expertise, ethiek en belangenverstrengeling; beloning en andere vergoedingen; externe toezichthouders; de jaarrekening en informatie betreffende risicobeheersing; het beheren van de controleprocedures; de naleving van wet- en regelgeving; het kader voor interne audit en controle; implementatie van de strategie en toezicht op de uitvoering ervan; transparantie.

55. Verklaring inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen (Statement on Corporate Social Responsibility) — hierin worden de algemene beginselen van verantwoord ondernemen vastgelegd alsmede de wijze waarop hieraan uitvoering wordt gegeven. De verklaring vormt de basis voor de vaststelling van gedetailleerde richtlijnen en voor toekomstige rapportage. Verder wordt in de verklaring een omschrijving gegeven van de beginselen die de EIB volgt bij het integreren van sociale en milieuaspecten in haar activiteiten (zie ook Maatschappelijk Verslag, paragraaf 56).

56. Maatschappelijk Verslag (Corporate Responsibility Report) — in de eerste editie (2006) worden onderwerpen behandeld als ethiek en bestuur, transparantie en verantwoordelijkheid, verantwoord financieren en de „ecologische voetafdruk” van de Bank. Er zijn ook gegevens omtrent de milieuactiviteiten van de Bank in opgenomen die voordien in het Milieuverslag van de Bank werden gepresenteerd.

57. Beleid inzake openbaarmaking van informatie (Public Disclosure Policy) — het huidige beleid (2006) geeft een kader voor de beginselen en regels inzake het openbaar maken van informatie. Het beleid is gebaseerd op het beginsel dat informatie openbaar wordt gemaakt, tenzij er gegronde redenen zijn om dit niet te doen. Onder het beleid vallen ook de procedures voor de behandeling van verzoeken om informatie, evenals de beroepsprocedure voor aanvragers.

58. Richtlijnen voor het tegengaan van corruptie en fraude (Guidelines on Fighting Corruption and Fraud) — hierin worden de belangrijkste elementen van de huidige aanpak van de Bank samengebracht. De richtlijnen vinden hun grondslag in de gedragscodes van de Bank, de aanbestedingsgids en de reglementen en handvesten, met inbegrip van de voorwaarden die in haar financieringscontracten worden gesteld.

Duurzame ontwikkeling

59. Milieu- en sociaal beleid, strategieën en procedures — de „Milieuverklaring” (Environmental Statement) en de „Milieuprocedures” (Environmental Procedures) hebben betrekking op het beleid en de interne richtlijnen, normen, procedures en de organisatie op het gebied van milieu. Er wordt omschreven hoe de EIB de milieu- en sociale aspecten toetst bij alle projecten die voor financiering in aanmerking komen. Ook wordt het toegepaste juridisch kader beschreven — afhankelijk van de locatie van het project — evenals de verantwoordelijkheden die de projectopdrachtgevers hebben op het gebied van milieu en natuurbehoud.

60. Toetsing van de sociale aspecten van projecten in ontwikkelingslanden: de aanpak van de Europese Investeringsbank (The Social Assessment of Projects in Developing Countries: The Approach of the European Investment Bank) — geeft een beschrijving van de bestaande EIB-praktijk om de sociale aspecten van projecten in ontwikkelingslanden te toetsen, opdat een duurzame ontwikkeling wordt bevorderd. Het document is tot stand gekomen naar aanleiding van het toenemend belang dat wordt gehecht aan sociale zaken in deze context. Hierin wordt weergegeven hoezeer het de Bank eraan gelegen is zich gaandeweg proactiever op te stellen op het gebied van maatschappelijk welzijn, waarbij in eerste instantie aandacht aan ontwikkelingslanden zal worden besteed.

61. Toetsing van de invloed van de Investeringsfaciliteit op ontwikkeling (Development Impact Assessment Framework of Investment Facility Projects) — hierin worden methoden beschreven voor een betere toetsing van de mate waarin projecten in het kader van de Investeringsfaciliteit (9) bijdragen aan de doelstellingen van de tussen de EU en de ACS-landen afgesloten Partnerschapsovereenkomst van Cotonou. Aandacht wordt besteed aan de financiële, economische, sociale, ecologische en bestuurlijke bijdrage die een project levert aan de strategie van de Faciliteit en aan de millenniumontwikkelingsdoelstellingen, op basis waarvan de bijdrage van afzonderlijke projecten aan de ontwikkeling kan worden geëvalueerd.

Besluitvormingsproces

Gedragscodes

62. De Bank publiceert op haar website de gedragscodes die gelden voor de Raad van bewind, de Directie, het Comité ter controle van de boekhouding en alle medewerkers van de EIB: — Gedragscode voor de leden van het Comité ter controle van de boekhouding — Gedragscode voor de leden van de Directie van de EIB — Gedragscode voor de leden van de Raad van bewind van de EIB — Gedragscode voor de medewerkers.

63. Verder maakt de Bank gedetailleerde gegevens bekend over de beloning en andere vergoedingen van leden van de besluitvormingsorganen, de toezichthoudende organen en van de medewerkers.

64. Daarnaast worden onderstaande documenten gepubliceerd: — Jaarkalender van vergaderingen van de Raad van bewind — Persoonlijke verklaringen van de leden van de Raad van bewind: de leden van de Raad van bewind ondertekenen een persoonlijke verklaring waarin de door hen vervulde nevenfuncties en -posities worden bekendgemaakt. Ook bijzonderheden over stemonthoudingen in geval van belangenverstrengeling worden openbaar gemaakt. — Persoonlijke verklaringen van de leden van de Directie: de leden van de Directie ondertekenen een verklaring inzake hun financiële belangen die vergelijkbaar is met de door de leden van de Europese Commissie ondertekende verklaring. — Toespraken en verklaringen van hoge functionarissen van de Bank.

Publieke inspraakprocedures bij de beleidsvorming.

65. De EIB zal voor bepaalde aspecten van haar beleid publieke inspraakprocedures mogelijk maken, met name via haar website (Transparantiebeleid, juni 2004).

Informatie over de kredietactiviteit

Routinematige verspreiding

Publicaties over de projectcyclus

66. Selectiecriteria voor projecten (Eligibility Guidelines) — verklaren de juridische basis voor de financiering door de EIB van projecten in de EU-lidstaten. De kredietverlening buiten de EU wordt uitgevoerd uit hoofde van aparte mandaten, welke door de EU worden verleend en deel uitmaken van het externe ontwikkelings- en samenwerkingsbeleid van de Unie.

67. Projectcyclus bij de EIB (Project Cycle at the EIB) — geeft een toelichting op de besluitvormingsmechanismen binnen de Bank met betrekking tot de door haar gefinancierde projecten. Tevens wordt een overzicht gegeven van de standaardprocedures voor beoordeling en controle, die worden afgestemd op de specifieke kenmerken van elk project waarvoor een lening is aangevraagd.

68. Aanbestedingsgids (Guide to Procurement) — voorziet opdrachtgevers en hun leveranciers van informatie over het beleid van de EIB, het toepasselijke juridisch kader en de afspraken die moeten worden gemaakt bij de aanbesteding van werken en de inkoop van zaken en diensten voor projecten die door de Bank worden gefinancierd. Ook worden de rollen vastgelegd van de EIB en van de opdrachtgevers van de desbetreffende projecten.

69. Statistisch overzicht (Statistical Report) — wordt gepubliceerd als onderdeel van het Jaarverslag van de EIB (deel III), en geeft een volledig overzicht van de door de Bank gefinancierde projecten, inclusief een lijst met ondertekende financieringscontracten per land en statistische analysen van de kredietverlening per land, regio, EU-doelstelling en sector.

Projectlijst (nog niet ondertekende leningen)

70. Op haar website plaatst de Bank voorinformatie over projecten die in aanmerking worden genomen voor financiering; zij worden vermeld op een projectlijst met bijbehorende projectsamenvattingen. Projecten worden op deze lijst gezet voordat zij aan de Raad van bewind worden voorgelegd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn die een latere bekendmaking rechtvaardigen (zie ook het hoofdstuk „Beperkingen”, paragraaf 25 t/m 37).

71. Een projectsamenvatting wordt op de website geplaatst op het moment dat de Bank de betrokken lidsta(a)t(en) en de Europese Commissie verzoekt hun mening te geven, zoals voorgeschreven in artikel 21 van de statuten van de EIB. Dit wordt gezien als het meest geschikte moment om publiekelijk bekend te maken dat de Bank zodanige vorderingen heeft gemaakt bij de onderhandelingen met een projectopdrachtgever dat er redelijkerwijs op mag worden vertrouwd dat een aanbeveling voor de financiering van het project aan de Raad van bewind zal worden voorgelegd.

Projectsamenvattingen

72. Projectsamenvattingen behelzen de naam van het project, de projectopdrachtgever of de bemiddelende financiële instelling (bij globale kredieten), de locatie van het project, de betrokken sector, een omschrijving van het project, de doelstelling(en), de milieu- en eventuele sociale aspecten, aanbestedingsgegevens, de voorgestelde financiering door de EIB, de totale kosten van het project en de status van het project, waarbij vermeld wordt of het in de beoordelingsfase verkeert dan wel goedgekeurd of ondertekend is. Indien van toepassing worden links opgenomen naar de milieueffectbeoordeling en de aankondiging van aanbesteding.

73. Indien van toepassing, is er in de projectsamenvatting een elektronisch versie beschikbaar van, dan wel een link naar de niet-technische samenvatting (NTS) van een milieueffectbeoordeling en, buiten de EU, het equivalent van de NTS samen met de milieueffectverklaring. EIB-medewerkers streven ernaar tegemoet te komen aan specifieke verzoeken om informatie over onderwerpen en documenten die verband houden met de milieueffectbeoordeling of -verklaring. De EIB moedigt opdrachtgevers aan op hun eigen websites informatie te verschaffen.

74. Na ondertekening blijven projecten op de lijst staan tot publicatie in het Jaarverslag van de Bank.

Milieueffectbeoordeling van projecten

Het beleid van de EIB ten aanzien van het formele proces van een milieueffectbeoordeling is samengevat in de Milieuverklaring (2004).

De Bank verlangt dat alle projecten, ongeacht de locatie, voldoen aan de bepalingen (beginselen en praktijken) van de EU-richtlijn milieueffectrapportage (Richtlijn 85/337/EEG van de Raad, gewijzigd door de Richtlijnen 97/11/EG van de Raad en 2003/35/EG van het Europees Parlement en de Raad), met betrekking tot de voorwaarden voor en de vorm en inhoud van een formeel milieueffectrapport.

De Richtlijn milieueffectrapportage geeft aan voor welke projectcategorieën een milieueffectbeoordeling dient te worden uitgevoerd, welke procedure moet worden gevolgd en wat de beoordeling inhoudt. Op grond van artikel 5, lid 1 van de richtlijn is de projectopdrachtgever verplicht de bevoegde autoriteiten te voorzien van informatie over de milieueffecten van het project. De te verstrekken informatie is in bijlage IV van de richtlijn gespecificeerd; zij omvat onder andere een niet-technische samenvatting (NTS). Ingevolge de artikelen 6 en 9 van de Richtlijn dienen het gastland en de aldaar bevoegde autoriteiten erop toe te zien dat het betroffen publiek op de hoogte wordt gesteld van het voorgestelde project en daarin inspraak heeft. De medewerkers van de Bank controleren of aan deze eisen is voldaan en vatten hun bevindingen samen in een verslag dat gericht is aan de Raad van bewind van de EIB.

Voor ieder project waarvoor een milieueffectbeoordeling dient te worden uitgevoerd wordt de NTS (of de links naar de plek waar deze kan worden ingezien) op de projectlijst vermeld. In geval van projecten buiten de EU en de toetredings- en toetredende landen, wordt een milieueffectverklaring op de website geplaatst. De Bank controleert deze documenten om na te gaan of er voldoende aandacht wordt besteed aan de waarschijnlijke milieugevolgen en of de voorgestelde maatregelen om nadelige gevolgen te beperken en schade te vergoeden, en de daarmee samenhangende plannen voor milieubeheer, aan de eisen van de Bank voldoen.

Door adequaat overleg met de opdrachtgever en overige partijen en door erop toe te zien dat het project aan de milieueisen van de EIB voldoet, bevordert de Bank een goede toepassing van milieueffectreportage.

Globale kredieten

75. Globale kredieten worden in de projectlijst op de website van de Bank gepubliceerd. Daarnaast verstrekt de Bank op verzoek algemene informatie over de globale kredietverlening, inclusief een indeling naar land en sector.

Evaluatierapportage

76. De evaluatieactiviteiten worden uitgevoerd door een afzonderlijk team „Evaluatie van de activiteiten”, binnen de afdeling van de inspecteur-generaal, geheel onafhankelijk van de operationele directoraten. Het team voert ex-postevaluaties van de EIB-financieringsactiviteiten uit, naar thema, sector, regio en land, en plaatst deze op de website na overleg met de Raad van bewind. Ieder jaar wordt eveneens een overzichtsrapport van uitgevoerde evaluaties gepubliceerd.

Actuele projectinformatie

77. Voor projecten die een grote publieke belangstelling genieten, publiceert de EIB actuele projectinformatie op de website.

Persberichten

78. De EIB geeft persberichten uit over projecten met nieuwswaarde, meestal gelijktijdig met de ondertekening van de lening.

Openbaarmaking op verzoek

79. Naast de routinematig gepubliceerde projectsamenvattingen verschaft de Bank ook andere informatie over projecten: — De aanbeveling van de Directie aan de Raad van bewind voor de financiering van een project: — in geval van overheidsprojecten wordt de aanbeveling openbaar gemaakt, tenzij de Raad besluit om deze bij projecten die commercieel gevoelig zijn niet openbaar te maken; — in geval van projecten in de particuliere sector kan informatie, die niet door de particuliere zakelijke partners van de Bank als vertrouwelijk is bestempeld, openbaar worden gemaakt. — Informatie uit verslagen van de Bank inzake milieu en sociale effecten. — Informatie uit verslagen van dienstreizen van de Bank.

Projectdocumentatie

Ieder project genereert een unieke verzameling documentatie en communicatie. De belangrijkste stadia in de projectcyclus gaan samen met de productie van kerndocumenten waarin de op dat punt beschikbare informatie wordt verzameld en geëvalueerd.

Bij het beoordelingsproces van de Bank kunnen onderstaande documenten, die een belangrijke rol spelen bij het interne besluitvormingsproces, tot stand komen:

— eerste informatienota;

— aanbeveling tot beoordeling van een project;

— verzoek aan de Europese Commissie en de lidsta(a)t(en) om een mening te geven;

— mening van de Europese Commissie;

— mening van de lidsta(a)t(en);

— voorstel tot onderhandeling over een krediet, inclusief standpunten van diverse diensten van de EIB;

— aanbeveling van de Directie aan de Raad van bewind voor de financiering van een project;

— formeel financieringsverzoek van de projectopdrachtgever;

— financieringscontract.

Informatie over inleenactiviteiten

Routinematige verspreiding

80. Informatie over de inleenactiviteiten van de Bank is opgenomen in het Activiteitenplan; hierin wordt eveneens een schatting gegeven van de verwachte omvang van de opgenomen middelen.

81. In de markten waar de EIB haar schuldtitels aanbiedt, dient zij zich te houden aan de wetgeving. In de rechtsgebieden waarbinnen de EIB opereert, is het niet toegestaan om zodanig onderscheid te maken bij het openbaar maken van informatie over financiële activiteiten dat één partij hierdoor een onbillijk concurrentievoordeel zou genieten. In het algemeen waarborgt de EIB dat dergelijke gegevens gelijktijdig worden vrijgegeven via de daartoe geëigende en goedgekeurde officiële kanalen en via haar website. Ook door de bemiddelende financiële instellingen wordt routinematig informatie over de inleenactiviteiten van de EIB beschikbaar gesteld.

82. Informatie betreffende inleenactiviteiten wordt hoofdzakelijk bekendgemaakt via: — de belangrijkste financiële nieuwsdiensten, met name Bloomberg en Reuters, de website van de Bank en officiële informatiediensten van de toezichthoudende instanties, die uitgebreide informatie over de verrichtingen van de EIB op de kapitaalmarkten beschikbaar stellen; — de rubriek over kapitaalmarkten op de website van de Bank; deze bevat een profiel van de EIB als geldnemer, evenals gegevens die betrekking hebben op de belangrijkste aspecten van de inleenactiviteiten, inclusief emissietabellen en links naar prospectussen en emissieprogramma's; — officiële registers die voor het publiek toegankelijk zijn; — het Jaarverslag van de EIB-groep, met daarin het Financieel Verslag; hierin wordt een jaarlijks overzicht gegeven van de inleen- en treasuryactiviteiten alsmede het liquiditeitenbeheer. Bij het Jaarverslag behoort het Statistisch Verslag, waarin een lijst is opgenomen met de op de kapitaalmarkten geplaatste obligaties; — presentatiedocumenten; — periodieke nieuwsbrieven voor beleggers; — persberichten betreffende inleenactiviteiten die een bijzondere nieuwswaarde hebben of die volgens de wet openbaar moeten worden gemaakt; — overige specialistische gegevens over de activiteiten van de Bank op de kapitaalmarkten.

83. Rechtstreeks contact tussen de EIB en beleggers is ook mogelijk tijdens bijeenkomsten (zoals roadshows en (tele)conferenties).

84. Vragen over de activiteiten van de Bank op de kapitaalmarkten dienen te worden gericht aan divisie Relaties met de beleggers (investor.relations@eib.org).

Openbaarmaking op verzoek

85. Documentatie (prospectussen en/of programma's) betreffende openbare obligatie-emissies is op verzoek verkrijgbaar.

Procedures voor de behandeling van verzoeken om informatie

86. De procedures voor de behandeling van verzoeken om informatie door het publiek zijn als volgt.

Verzoeken

87. Verzoeken om toegang kunnen in elke schriftelijke vorm dan wel mondeling worden gedaan. Zij dienen te worden gericht aan de afdeling Communicatie en voorlichting of aan info@eib.org. Ook kunnen zij worden gericht aan de externe bureaus van de Bank, die deze verzoeken doorsturen naar de afdeling Communicatie en voorlichting op het hoofdkantoor in Luxemburg.

88. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor het verzoek te vermelden.

De behandeling van verzoeken

89. Verzoeken worden normaliter door de Infodesk van de EIB behandeld die ze onmiddellijk, en in ieder geval binnen 20 werkdagen na ontvangst, beantwoord.

90. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg of kan het document of de informatie niet worden getraceerd, dan vragen de EIB-medewerkers aan de aanvrager om het verzoek nader te preciseren.

91. Indien een verzoek bij de verkeerde persoon binnen de Bank is terechtgekomen, dan stuurt de desbetreffende medewerker het verzoek onverwijld door naar de juiste afdeling.

92. Indien een mondeling verzoek om informatie te ingewikkeld is om in behandeling te nemen, dan vraagt de medewerker aan de aanvrager om het verzoek schriftelijk te formuleren.

93. Ingeval de informatie reeds eerder is vrijgegeven, door de Bank of een derde, stelt de medewerker de aanvrager waar gevraagde informatie kan worden gevonden.

94. Indien in verband met de complexiteit van het/de gevraagde onderwerp(en) een antwoord niet binnen de voorgeschreven termijn kan worden gegeven, brengt de medewerker de verzoeker hiervan onverwijld, en in ieder geval binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek, op de hoogte. Het bericht bevat de naam van de afdeling en de medewerker die het verzoek in behandeling heeft.

95. Op een ingewikkeld verzoek wordt uiterlijk 40 dagen na ontvangst antwoord gegeven.

96. Indien de medewerkers om redenen van vertrouwelijkheid de opgevraagde informatie niet geheel of gedeeltelijk mogen vrijgeven, dan geven zij de redenen waarom de informatie niet mag worden verstrekt en wijzen zij de verzoeker op diens recht om een bevestigend verzoek in te dienen (zie hieronder).

97. Informatie wordt verstrekt in een bestaande versie en vorm, of, indien mogelijk, in een vorm die voldoet aan de specifieke wensen van de aanvrager.

98. De EIB-medewerkers streven ernaar burgers die in één van de officiële EU-talen een schriftelijk verzoek aan de Bank richten, in dezelfde taal te antwoorden.

99. De kosten verbonden aan het vrijgeven van de opgevraagde documenten kunnen aan de aanvrager in rekening worden gebracht.

100. De EIB-medewerkers sturen geen correspondentie aan andere externe partijen, tenzij de desbetreffende persoon hierover is ingelicht.

101. De Bank is bevoegd een overduidelijk onredelijk verzoek af te wijzen.

Bevestigende verzoeken

102. In geval van volledige dan wel gedeeltelijke afwijzing, of indien de Bank niet binnen de voorgeschreven termijn op een verzoek antwoord geeft, kan de verzoeker binnen 20 werkdagen na ontvangst van het antwoord van de Bank een bevestigend verzoek indienen.

103. De Bank behandelt een bevestigend verzoek zo snel mogelijk, in ieder geval binnen 15 werkdagen na ontvangst. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld een verzoek om zeer gecompliceerde documentatie of informatie, kan de termijn met nog eens 15 werkdagen worden verlengd, mits de aanvrager daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met vermelding van de redenen.

Klachten

104. In geval van een volledige of gedeeltelijke afwijzing van een bevestigend verzoek, stelt de Bank de verzoeker op de hoogte van de beroepsprocedure, hieronder omschreven in het hoofdstuk „Klachtenregeling”.

105. De klachtenregeling is ook van toepassing indien de Bank niet binnen de voorgeschreven termijn een antwoord geeft of indien de aanvrager het antwoord niet toereikend vindt.

Beleid inzake klachten

106. Burgers die van mening zijn dat EIB-medewerkers een verzoek om informatie niet volgens de normen en procedures van de Bank hebben behandeld, kunnen een formele klacht indienen bij de secretaris-generaal van de EIB. De klacht dient binnen 20 werkdagen na de dagtekening van het bericht waarop de klacht betrekking heeft, schriftelijk te worden ingediend. De Bank bevestigt onverwijld de ontvangst van de klacht; het antwoord van de secretaris-generaal wordt binnen 20 werkdagen na ontvangst van de klacht gegeven.

107. Ingevolge artikel 195 van het EU-Verdrag mogen EU-burgers of enige natuurlijke dan wel rechtspersoon die in een EU-lidstaat woonachtig of statutair gevestigd is, ook een klacht indienen bij de Europese Ombudsman (10). De ombudsman is ingesteld om klachten betreffende wanbestuur bij de verrichtingen van EU-instellingen en -organen te behandelen en brengt verslag uit aan het Europees Parlement.

108. Burgers en ingezetenen uit landen buiten de EU die een klacht wensen in te dienen tegen het niet openbaar maken van informatie door de EIB, en wier klacht niet door de Europese Ombudsman in behandeling wordt genomen, kunnen een klacht indienen bij de inspecteur-generaal van de Bank (11). Bij de uitvoering van zijn taak handelt de inspecteur-generaal onafhankelijk van de Directie van de Bank. Zijn verslagen worden gelijktijdig naar zowel het onafhankelijke Comité ter controle van de boekhouding van de EIB als de Directie verstuurd.

Informatiebronnen

109. EIB-documenten uit het publieke domein kunnen vrijelijk worden gereproduceerd indien: — de bron en de datum van de publicatie worden vermeld — de informatie niet is gewijzigd — de informatie niet wordt aangewend voor commerciële doeleinden (hiertoe dient de EIB haar toestemming te verlenen) — de intellectuele eigendomsrechten van derden in acht worden genomen.

110. Bepaalde statutaire documenten en besluiten van de Bank worden in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd.

Website

111. De website van de EIB is het belangrijkste platform om het publiek te informeren over de rol en activiteiten van de Bank. Het is een uiterst gezaghebbende bron van informatie over de Bank.

112. Alle door de EIB gepubliceerde documenten worden op de website geplaatst dan wel vermeld. Op de website is alle informatie te vinden over de organisatiestructuur van de Bank, transparantie, de besluitvormingsstructuur, alsmede informatie over de gefinancierde projecten en opgenomen middelen.

113. De Bank zet zich in om de inhoud en faciliteiten van de website voordurend te verbeteren, zodat sneller en eenvoudiger toegang tot informatie wordt verkregen. De website is momenteel beschikbaar in het Engels, het Frans en het Duits.

114. Specifieke onderdelen van de website van de Bank zijn gericht op bepaalde aspecten van het in- en uitleenbeleid en op andere activiteiten van de EIB. Voorbeelden zijn: — toetredingslanden; — partnerlanden in het Middellandse-Zeegebied; — de landen in Afrika, het Caraïbisch gebied en de Stille Oceaan; — economische en sociale cohesie; — Jaspers; — het Initiatief Innovatie 2010; — menselijk kapitaal; — TEN's; — milieu; — kapitaalmarkten; — vacatures binnen de EIB; — economische en financiële studies — inclusief toegang tot onderzoeksdocumentatie.

115. De website van de EIB is eveneens toegankelijk via de portaalsite van de Europese Unie (http://www.europa.eu) en is te vinden op vele publieke websites waar EU-aangelegenheden worden behandeld, evenals via de belangrijkste zoekmachines op internet.

Infodesk

116. De Infodesk (info@eib.org) behandelt alle verzoeken om informatie en documenten en alle andere vragen over de rol en activiteiten van de EIB. Het team van de Infodesk kan ook telefonisch worden bereikt — zie de contactgegevens aan het einde van dit document.

Betrekkingen met de pers en andere nieuwsmedia

117. In het algemeen behandelt de divisie Relaties met de Media, binnen de hoofdafdeling Communicatie & Voorlichting, de betrekkingen met de nieuwsmedia. De divisie Relaties met Beleggers, binnen de hoofdafdeling Kapitaalmarkten, onderhoudt de betrekkingen met de in de kapitaalmarkt gespecialiseerde pers.

118. Persactiviteiten richten zich op: — persconferenties: voorbeelden zijn de jaarlijkse persconferentie in Luxemburg en Brussel (in februari) waarin de resultaten van het afgelopen boekjaar worden gepresenteerd en, indien relevant, de persconferentie na de jaarvergadering van de Raad van gouverneurs (in juni); — perscontacten: variërend van briefings en interviews tot bijeenkomsten waarin achtergrondinformatie wordt gegeven; — persberichten: betreffen vooral de ondertekening van kredieten met nieuwswaarde. Andere onderwerpen zijn inleentransacties met een hoog profiel, nieuwe beleidsinitiatieven van de EU waarbij de EIB betrokken is, en benoemingen bij de besluitvormingsorganen en het hoger kader van de EIB. Persberichten worden op de website van de EIB geplaatst en verstuurd aan degenen die op de desbetreffende verzendlijsten staan; — artikelen: specialistische publicaties; — op het bedrijfsleven en de markt gerichte advertenties: in beperkte mate.

Betrekkingen met de burgermaatschappij

119. De onderafdeling Maatschappelijke relaties in de hoofdafdeling Communicatie en voorlichting beheert de betrekkingen met het brede publiek, waaronder contacten met niet-gouvernementele organisaties (ngo's) en andere maatschappelijke organisaties. Deze eenheid is het aanspreekpunt voor de burgermaatschappij en is vooral betrokken bij de coördinatie van antwoorden en verzoeken om informatie en het organiseren van bijeenkomsten en workshops met belangstellende organisaties. Tot de werkzaamheden behoren:

120. Periodieke workshops: de EIB houdt workshops voor maatschappelijke organisaties over onderwerpen van gemeenschappelijk belang; deze vinden in principe tweemaal per jaar plaats en worden hoofdzakelijk regionaal georganiseerd, binnen en buiten de EU. De workshops worden onder de aandacht van maatschappelijke organisaties gebracht door vermelding op de website van de Bank en via gerichte kennisgevingen. De agenda voor deze workshops wordt opgesteld in samenwerking met de belangstellende maatschappelijke organisaties.

121. Lokale en regionale contacten: medewerkers van de Bank corresponderen en discussiëren met lokale maatschappelijke organisaties, vooral wanneer een project dat door de EIB wordt gefinancierd van bijzonder belang is voor de lokale bevolking. Bij gelegenheid worden deze bijeenkomsten ook bijgewoond door operationele medewerkers, waarbij de onderafdeling Maatschappelijke relaties een coördinerende en faciliterende rol vervult.

122. Overige evenementen: EIB-medewerkers nemen ook deel aan evenementen die door de maatschappelijke organisaties zelf worden georganiseerd.

Conferenties en tentoonstellingen

123. De belangrijkste activiteiten zijn onder andere: — toespraken en verklaringen van hoge functionarissen worden op de website van de EIB gepubliceerd; — de Bank organiseert een aantal externe conferenties en evenementen en neemt ook deel aan conferenties en evenementen die door derden worden georganiseerd; — bij het jaarlijkse EIB-Forum en andere incidentele conferenties komen deskundigen bijeen om zich over belangrijke Europese onderwerpen te buigen; — de EIB houdt seminars, rondetafelconferenties en workshops met stakeholders over gemeenschappelijke onderwerpen, met name voor de zakenpartners; — EIB-medewerkers nemen deel aan externe evenementen ter bevordering van de vakinhoudelijke discussie over onderwerpen die voor de Bank relevant zijn; — EIB-medewerkers houden presentaties voor bezoekersgroepen die om politieke, vaktechnische of academische redenen geïnteresseerd zijn in de activiteiten van de Bank; — de EIB is vaak tegenwoordig bij grote conferenties, beurzen en tentoonstellingen die voor haar van belang zijn, met name wanneer deze gericht zijn op het opzetten en uitbreiden van de betrekkingen met bijvoorbeeld de bancaire sector, publieke en particuliere economische acteurs, de burgermaatschappij en de media. Ook is zij aanwezig op banenbeurzen om in contact te komen met potentiële medewerkers.

Audiovisueel materiaal en bibliotheekfaciliteiten

124. De Bank stelt onderstaande materialen en faciliteiten ter beschikking: — videofilms: hierin worden de rol en de activiteiten van de EIB toegelicht; zij zijn gratis verkrijgbaar op VHS PAL-standaard, en BETACAM-standaard voor professioneel gebruik; — de EIB beschikt over een kleine filmbibliotheek voor professioneel gebruik. Deze bevat „dossiers” met filmmateriaal waarin aandacht wordt geschonken aan aspecten van de activiteiten van de EIB en haar besluitvormingsorganen; — de EIB beschikt over een kleine fotobibliotheek met informatie over de EIB-activiteiten en de personen die bij de Bank betrokken zijn; deze kan op verzoek door derden worden geraadpleegd; — de toegang tot de bibliotheekfaciliteiten van de EIB is hoofdzakelijk beperkt tot het overzicht van officiële EIB-teksten en een bibliografische selectie van werken over de EIB. Het gebruik van de bibliotheek is alleen mogelijk op afspraak en indien er EIB-medewerkers beschikbaar zijn.

Historische archieven van de EIB

125. De EIB is bezig met het formuleren van een beleid voor het vrijgeven van vertrouwelijke documenten. Documenten met historische waarde zullen geleidelijk aan worden vrijgegeven uit de archieven van de Bank en beschikbaar worden gesteld aan belangstellenden. De historische archieven van de Bank worden, evenals de archieven van de overige EU-instellingen en -lichamen, door het Universitaire Instituut van Florence gehouden.

Contactgegevens

Website

Tel. (352) 43 79 31 19 Fax (352) 43 79 31 88 E-mail: webmaster@eib.org

Infodesk

Tel. (352) 43 79 31 00 Fax (352) 43 79 31 99 E-mail: info@eib.org

Mailbox voor communicatie en openbaarmaking van informatie

E-mail: infopol@eib.org

Relaties met beleggers

Tel. (352) 43 79 62 59 Fax (352) 43 79 62 97 E-mail: investor.relations@eib.org

Mediadesk

Tel. (352) 43 79 21 00 Fax (352) 43 79 21 99 E-mail: press@eib.org

Onderafdeling Maatschappelijke relaties

Tel. (352) 43 79 31 35 Fax (352) 43 79 31 91 E-mail: info@eib.org

Contactgegevens van de externe bureaus van de Bank zijn op de website vermeld.

(1) PB C 332 van 30.12.2006, blz. 45.

(2) Het hoofd Compliance behandelt geen klachten van het publiek. Zie voor het beleid inzake klachten de paragrafen 106 tot en met 108.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(4) De drie wetgevende instellingen van de EU hebben een beroep gedaan op de overige instellingen en organen van de Unie om regels in te voeren inzake de toegang van het publiek tot documenten, waarbij de beginselen en beperkingen van de Verordening in acht worden genomen.

(5) Artikel 287: „De leden van de instellingen van de Gemeenschap, de leden van de comités, alsmede de ambtenaren en personeelsleden van de Gemeenschap zijn gehouden, zelfs na afloop van hun functie, de inlichtingen die naar hun aard vallen onder de geheimhoudingsplicht en met name de inlichtingen betreffende ondernemingen en hun handelsbetrekkingen of de bestanddelen van hun kostprijzen, niet openbaar te maken”.

(6) De EIB heeft geen contractuele relaties met de uiteindelijke begunstigden van globale kredieten. De bemiddelende bank is de zakenpartner van de begunstigde; zij draagt de commerciële risico's van het project en ondertekent het financieringscontract.

(7) De eerste informatienota is een beknopt document waarmee de Directie en de diensten van de Bank in een vroeg stadium op de hoogte worden gesteld van een mogelijke nieuwe transactie.

(8) De geconsolideerde jaarrekeningen van de EIB en de EIB-groep zijn opgenomen in het Financieel Verslag van de EIB-groep. De geconsolideerde jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de internationale standaard voor jaarrekeningen (IFRS). De niet-geconsolideerde jaarrekening van de EIB is opgesteld overeenkomstig de algemene beginselen van Richtlijn 86/635/EEG inzake de jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen van banken en andere financiële instellingen.

Het Financieel Verslag van de EIB bevat uitgebreide informatie omtrent het operationeel beheer en het krediet- en risicobeheer.

De Bank publiceert eveneens halfjaarlijkse geconsolideerde rekeningen (niet-gecontroleerd).

(9) De Investeringsfaciliteit is een zeer belangrijk financieel instrument van de Partnerschapsovereenkomst van Cotonou. De faciliteit werd op 2 juni 2003 operationeel; zij is voor alle economische sectoren beschikbaar en ondersteunt de investeringen die door particuliere ondernemingen en commercieel opererende overheidsinstellingen worden gedaan, inclusief de economische en technologische infrastructuur die van essentieel belang is voor een rendabele particuliere sector.

(10) De ombudsman beveelt het publiek aan eerst alle bestaande procedures van een EU-instelling of -orgaan te doorlopen alvorens bij hem een klacht in te dienen.

(11) Zoals vermeld in de verklaring over het bestuur van de EIB, biedt de inspecteur-generaal een onafhankelijke mogelijkheid om klachten te behandelen waarvoor de Europese Ombudsman zich niet bevoegd acht. Momenteel wordt de klachtenprocedure bij de inspecteur-generaal uitgewerkt.