(4)

In punt VII wordt punt 1 vervangen door: „A Organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen De organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen valt onder de bevoegdheid van de respectieve lidstaten. Per locatie voorzien de lidstaten hun consulaire post van de voor de vastlegging/verzameling van biometrische kenmerken vereiste benodigdheden of beslissen zij, onverminderd bovengenoemde mogelijkheden van vertegenwoor-diging, samen te werken met een of meer andere lidstaten. Samenwerking geschiedt in de vorm van het delen van een locatie, het opzetten van gemeenschappelijke aanvraagcentra of , waar dit niet in aanmerking komt, in de vorm van samenwerking met externe partners. a) Wanneer voor het delen van een locatie wordt gekozen, behandelen de personeelsleden van de diplomatieke of consulaire posten van een of meer lidstaten de aan hen gerichte aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) in de diplomatieke of consulaire post van een andere lidstaat en maken zij gebruik van de apparatuur van die lidstaat. De betrokken lidstaten stellen in onderling overleg vast hoelang de locatie zal worden gedeeld, welke voorwaarden gelden voor het beëindigen van het gedeelde gebruik van deze locatie en welk deel van de leges moet worden betaald aan de lidstaat waarvan de diplomatieke of consulaire post wordt gebruikt. De aanvragers worden verwezen naar: de lidstaat die verantwoordelijk is voor de verwerking van de visumaanvraag. b) wanneer „gemeenschappelijke aanvraagcentra” worden opgezet, worden de personeelsleden van diplomatieke en consulaire posten van twee of meer lidstaten met het oog op de inontvangstneming van de aan hen gerichte visumaanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) samen in het gebouw van een lidstaat ondergebracht dat diplomatieke of consulaire bescherming op grond van het internationaal recht geniet of in een gebouw van de Europese Commissie dat door het gastland als onschendbaar wordt erkend . De aanvragers worden doorverwezen naar: de lidstaat die bevoegd is hun aanvraag te behandelen. De lidstaten stellen in onderling overleg vast hoelang deze samenwerking zal duren, welke voorwaarden gelden voor de beëindiging ervan en hoe de kosten over de deelnemende lidstaten worden verdeeld. Eén lidstaat is verantwoordelijk voor de contracten die verband houden met logistiek en met de diplomatieke betrekkingen met het gastland. c) samenwerking met externe dienstverleners overeenkomstig punt 1.B. 1. B Samenwerking met externe dienstverleners Indien er vanwege bijzondere omstandigheden of in verband met de plaatselijke situatie van de consulaire post geen mogelijkheden zijn om deze uit te rusten met faciliteiten voor het afnemen/verzamelen van biometrische kenmerken, of om een gedeelde locatie of een gemeenschappelijk aanvraagcentrum op te zetten, kunnen lidstaten afzonderlijk of gezamenlijk voor het in ontvangst nemen van visumaanvragen (en biometrische gegevens) samenwerken met een externe dienstverlener. In dergelijke gevallen blijven de betrokken lidstaten verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en derhalve aansprakelijk voor een eventuele contractbreuk, en met name voor het naleven van de gegevensbeschermingsregels bij de behandeling van visumaanvragen. Deze lidstaat/lidstaten zorgt/zorgen ervoor dat een externe dienstverlener zoals bedoeld onder punt VII, punt 1.B.1b zijn activiteiten uitvoert in het gebouw van de lidstaat dat diplomatieke of consulaire bescherming op grond van het internationaal recht geniet of in het gebouw van de Europese Commissie dat door het gastland als onschendbaar wordt erkend en dat gekwalificeerde en naar behoren geautoriseerde personeelsleden van de diplomatieke of consulaire post van de lidstaat/lidstaten aanwezig zijn om nauwkeurig toezicht te houden op de activiteit van de externe dienstverleners. 1.B.1 — Vormen van samenwerking met externe dienstverleners Samenwerking met externe dienstverleners gebeurt in [een van] de volgende vorm[en]: a) de externe dienstverlener treedt op als telefonisch informatiecentrum dat algemene informatie verstrekt over de voorschriften voor het aanvragen van een visum en dat belast is met het afsprakensysteem; b) de externe dienstverlener verstrekt algemene informatie over de voorschriften voor het aanvragen van een visum, neemt aanvragen, bewijsstukken en biometrische gegevens van visumaanvragers in ontvangst, int de leges (als bedoeld in deel VII, punt 4, en bijlage 12) , ▐ stuurt de volledige dossiers en gegevens door aan de diplomatieke of consulaire post van de lidstaat die bevoegd is voor de behandeling van de aanvraag en geeft het paspoort aan het einde van de procedure terug aan de aanvrager of aan diens wettelijk vertegenwoordiger . 1.B.2 — Verplichtingen van de lidstaten De betrokken lidstaten kiezen overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG een externe dienstverlener die een dienstverlening van hoge kwaliteit kan waarborgen en die in staat is alle benodigde technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen die noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens in een netwerk en de inontvangstneming en doorzending van dossiers en gegevens aan de consulaire post omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige verwerking. Bij de keuze van externe dienstverleners verrichten de diplomatieke of consulaire posten een grondig onderzoek naar de solvabiliteit en de betrouwbaarheid van de onderneming (waarbij de vergunningen, de inschrijving in het handelsregister, de ondernemingsstatuten en de contracten met de banken worden gecontroleerd) en zien zij erop toe dat zich geen belangenconflicten voordoen. De diplomatieke of consulaire posten van de lidstaten moeten ervoor zorgen dat het gekozen bedrijf over de relevante vakkennis op het terrein van informatiezekerheid en gegevensbeveiliging beschikt. De lidstaten moeten gebruik maken van optimale aanbestedingspraktijken voor het sluiten van contracten met externe ondersteunende diensten voor de visumverlening. Externe dienstverleners hebben geen toegang tot het VIS. Alleen naar behoren gemachtigde personeelsleden van de diplomatieke of consulaire posten hebben toegang tot het VIS, uitsluitend voor de doeleinden die zijn vastgelegd in de VIS-verordening . De betrokken lidstaten sluiten een schriftelijk contract met de externe dienstverlener overeenkomstig artikel 17 van Richtlijn 95/46/EG. Alvorens een dergelijk contract te sluiten, rechtvaardigt de diplomatieke of consulaire post van de betrokken lidstaat onder vermelding van de redenen overeenkomstig punt VII, punt 1 B de noodzaak van het sluiten van het contract tegenover de diplomatieke en consulaire posten van de andere lidstaten en de delegatie van de Commissie in het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking . Behalve de verplichtingen die in artikel 17 van Richtlijn 95/46/EG zijn vervat, wordt in het contract ook bepaald: a) welke taken de dienstverlener precies heeft; b) dat de dienstverlener verplicht is te handelen volgens de instructies van de verantwoordelijke lidstaten en de gegevens alleen mag verwerken in het kader van de verwerking van persoonsgegevens van visumaanvragen namens de verantwoordelijke lidstaten overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG; c) dat de dienstverlener verplicht is aanvragers de volgens artikel 37 van de Vis-verordening voorgeschreven informatie te verstrekken; d) dat de dienstverlener verplicht is ervoor te zorgen dat zijn personeel op passende wijze opgeleid is en zich houdt aan de regelingen die zijn vermeld in punt III, punt -1; e) dat de dienstverlener verplicht is passende anticorruptiemaatregelen te nemen; f) dat de dienstverlener verplicht is de verantwoordelijke lidstaat onverwijld op de hoogte te stellen van eventuele inbreuken op de veiligheid of eventuele andere problemen; g) dat de dienstverlener verplicht is eventuele klachten of opmerkingen van aanvragers over misbruik van gegevens of toegang zonder toestemming vast te leggen. De externe dienstverlener brengt de diplomatieke of consulaire post van de verantwoordelijke lidstaat onverwijld op de hoogte en werkt hiermee samen om een oplossing te vinden. Klachten moeten zodanig worden behandeld dat visumaanvragers prompt een antwoord met een uitleg krijgen; h) dat personeelsleden van de consulaire post te allen tijde toegang hebben tot de gebouwen van de dienstverlener; i) dat de dienstverlener en zijn personeel verplicht zijn de vertrouwelijkheidsregels in acht te nemen, hetgeen ook van toepassing is als het personeel niet langer in dienst is van de externe dienstverlener of na de opschorting of beëindiging van het contract; j) dat de dienstverlener verplicht is zich te houden aan de regelingen inzake gegevensbescherming, met inbegrip van verslagleggingsverplichtingen, externe audits, regelmatige steekproeven door onder meer nationale databeschermingsinstanties en dat er mechanismen voorhanden moeten zijn voor de toewijzing van de aansprakelijkheid van een contractant bij een inbreuk op de regelingen inzake de persoonlijke levenssfeer, met inbegrip van de verplichting tot schadeloosstelling van personen wanneer deze schade hebben geleden als gevolg van een handeling of nalatigheid van de dienstverlener; k) dat de dienstverlener verplicht is het ingevulde dossier onverwijld door te geven aan de diplomatieke of consulaire post die verantwoordelijk is voor de verwerking van de aanvraag en dat hij niet mag overgaan tot het kopiëren, opslaan dan wel op andere wijze behouden van gegevens die na het doorgeven zijn verzameld; l) dat de dienstverlener verplicht is te voorkomen dat er sprake is van het zonder toestemming lezen, kopiëren, wijzigen of wissen van visumgegevens gedurende de doorgifte van de dienstverlener naar de diplomatieke of consulaire post van de lidstaat die verantwoordelijk is voor de verwerking van de aanvraag, met name door middel van daartoe geschikte versleutelingstechnieken; m) hoe de opschorting en beëindiging van het contract zijn geregeld; n) een herzieningsclausule bevatten om ervoor te zorgen dat contracten de beste huidige praktijken weerspiegelen; o) voorschriften bevatten voor het gedrag van het personeel dat verantwoordelijk is voor de behandeling van visumaanvragen en voor het verzamelen van biometrische gegevens met een zo groot mogelijk respect voor de menselijke waardigheid. Alle maatregelen die bij het uitvoeren van deze taken worden genomen moeten evenredig zijn aan het doel van die maatregelen. Bij de behandeling van de aanvraag dient het personeel zich te onthouden van enige vorm van discriminatie op grond van geslacht, ras of etnische oorsprong, godsdienst of gewetensovertuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid. In het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking wordt een modelcontract opgesteld. De lidstaten zorgen ervoor dat er een zo gering mogelijke verstoring is van de diensverlening aan visumaanvragers indien de externe dienstverlener plotseling stopt met het verlenen van de diensten die op grond van het contract vereist zijn. De betrokken lidstaten werken nauw samen met de externe dienstverlener en houden nauw toezicht op de uitvoering van het conctract en letten daarbij onder andere op: a) de algemene informatie die de dienstverlener verstrekt aan visumaanvragers; b) de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen en de passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens in een netwerk en de inontvangstneming en doorzending van dossiers en gegevens aan de dipomatieke of consulaire post omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige verwerking; c) de afname en doorgifte van biometrische kenmerken; d) de maatregelen die zijn genomen om te voldoen aan de gegevensbeschermings- en gegevensbeveiligingsvoorschriften en de anticorruptiemaatregelen. De door de aanvrager te betalen kostenvergoeding is niet hoger dan het in bijlage 12 vastgestelde bedrag , los van de vraag of de lidstaten met externe dienstverleners samenwerken of niet. De lidstaten zorgen ervoor dat er een procedure bestaat voor de identificatie van de externe dienstverlener die betrokken is bij een specifieke visumaanvraag. Personeelsleden van de betrokken lidstaten leiden de dienstverlener op zodat deze over de vereiste kennis beschikt om visumaanvragers een goede dienstverlening en voldoende informatie te kunnen bieden. 1.B. 3 — nformatie De lidstaten en hun diplomatieke of consulaire posten dienen het publiek te voorzien van alle relevante informatie met betrekking tot het aanvragen van een visum, met inbegrip van: a) de criteria, voorwaarden en procedures voor het aanvragen van een visum; b) de wijze waarop in voorkomende gevallen een afspraak kan worden gemaakt; c) de plaats waar de aanvraag moet worden ingediend (bevoegde diplomatieke of consulaire post, gemeenschappelijk aanvraagcentrum of externe dienstverlener). Deze informatie voor het publiek moet ook bereikbaar zijn via een gemeenschappelijke Schengen visum internet site. Deze site wordt ingericht voor een verdere ondersteuning van de uitvoering van het gemeenschappelijk visumbeleid en de toepassing van de visumprocedure. 1.B.4 — Voorlichtingscampagne Kort voordat het VIS in een derde land in werking zal treden, lanceert de diplomatieke of consulaire post van de lidstaten samen met de delegatie van de Commissie een campagne ter voorlichting van het publiek over de nagestreefde doelen, de gegevens die worden opgeslagen in en de autoriteiten die toegang hebben tot het VIS, en de rechten van aanvragers van een visum. Dergelijke campagnes moeten regelmatig worden gevoerd. 1.C Behoud van directe toegang tot de diplomatieke en consulaire posten van de lidstaten voor visumaanvragers Ongeacht de gekozen samenwerkingsvorm kunnen de lidstaten besluiten visumaanvragers de mogelijkheid te blijven bieden een visumaanvraag rechtstreeks in te dienen bij een diplomatieke of consulaire post. De lidstaten zorgen ervoor dat de continuïteit van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen is gewaarborgd in het geval de samenwerking met andere lidstaten of een externe dienstverlener plotseling wordt beëindigd. 1.D Besluit en publicatie De lidstaten delen de Commissie mee hoe zij de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen in elke consulaire post denken te regelen. De Commissie zorgt ervoor dat dit wordt gepubliceerd op de gemeenschappelijke Schengen visum internetsite. De lidstaten verstrekken de Commissie de door hen gesloten contracten. 1.E Algemene verantwoordelijkheden 1.E.1 Documenten Elk document, gegeven of biometrisch kenmerk dat in de loop van een visumaanvraag door of namens een lidstaat wordt ontvangen, wordt als een „consulair document” overeenkomstig de Conventie van Wenen inzake consulaire betrekkingen beschouwd en wordt op passende wijze behandeld. 1.E.2 Opleiding Alvorens toestemming te krijgen om biometrische kenmerken af te nemen ontvangt het personeel van de diplomatieke of consulaire post een passende opleiding ter waarborging van een soepele en professionele gang van zaken. 1.E.3 Aansprakelijkheid Eenieder, respectievelijk elke lidstaat, die als gevolg van onrechtmatige gegevensverwerking of een andere, met deze verordening strijdige handeling schade heeft geleden, is gerechtigd om van de lidstaat die voor de geleden schade verantwoordelijk is, vergoeding te ontvangen. De betrokken lidstaat wordt geheel of gedeeltelijk van zijn aansprakelijkheid ontheven indien hij kan aantonen dat hij niet verantwoordelijk is voor het feit dat de schade heeft veroorzaakt. Aanspraken op vergoeding door een lidstaat van de in de vorige alinea bedoelde schade vallen onder de nationale rechtsbepalingen van de zich verwerende lidstaat. 1.E.4 Sancties De lidstaten nemen de noodzakelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat een inbreuk op deze verordening, met name een eventueel misbruik van gegevens die voor een visumaanvraag zijn voorgelegd, kan worden bestraft door middel van overeenkomstig de nationale wetgeving vastgestelde sancties, met inbegrip van administratiefrechtelijke en/of strafrechtelijke sancties, die doeltreffend, evenredig en afschrikkend zijn. ”