Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD inzake het door de Unie in te nemen standpunt in het subcomité sanitaire en fytosanitaire maatregelen, in het subcomité douane en in het subcomité geografische aanduidingen, welke subcomités zijn ingesteld bij de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, met betrekking tot de vaststelling van het reglement van orde van het subcomité sanitaire en fytosanitaire maatregelen, het subcomité douane, en het subcomité geografische aanduidingen /* COM/2014/0729 final - 2014/0350 (NLE) */





TOELICHTING 1. ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL Het voorstel in de bijlage vormt het rechtsinstrument voor goedkeuring van het door de Unie in te nemen standpunt in het subcomité Sanitaire en fytosanitaire maatregelen (hierna "het SPS-subcomité"), in het subcomité douane en in het subcomité geografische aanduidingen, welke comités zijn ingesteld bij de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (hierna "de overeenkomst"), met betrekking tot de goedkeuring van het reglement van orde van het SPS-subcomité, het subcomité douane, en het subcomité geografische aanduidingen. De Raad heeft op 16 juni 2014 zijn besluit[1] vastgesteld betreffende de ondertekening, namens de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, van de overeenkomst en de voorlopige toepassing van enkele bepalingen van de overeenkomst, met inbegrip van de diepe en brede vrijhandelsruimte (DCFTA). Daarna is de overeenkomst op vrijdag 27 juni 2014 ondertekend in Brussel, in de marge van de Europese Raad. De Republiek Moldavië heeft de overeenkomst op 2 juli 2014 geratificeerd en evenals de Europese Unie de vereiste kennisgevingsprocedure diezelfde maand voltooid. Overeenkomstig artikel 464 van de associatieovereenkomst worden sommige bepalingen (zoals nader bepaald in artikel 3 van het Besluit van de Raad inzake de ondertekening en de voorlopige toepassing van de overeenkomst met de Republiek Moldavië van 16 juni 2014) dan ook met ingang van 1 september 2014 op voorlopige basis toegepast, in afwachting van ratificatie door de lidstaten van de EU. Bij deze overeenkomst zijn het SPS-subcomité, het subcomité douane, en het subcomité geografische aanduidingen opgericht. Deze subcomités hebben tot taak toezicht te houden op de uitvoering van het DCFTA-onderdeel van de overeenkomst en daarmee verband houdende kwesties op te lossen. Deze subcomités dienen hun reglement van orde vast te stellen. De eerste vergaderingen van de subcomités zullen naar verwachting begin 2015 gehouden worden. De reglementen van orde van deze subcomités, die aan dit voorstel zijn gehecht, zijn gebaseerd op het reglement van orde van het Associatiecomité. 2. RESULTATEN VAN DE ONDERHANDELINGEN Artikel 191 van de overeenkomst met de Republiek Moldavië bepaalt dat het SPS-subcomité op zijn eerste bijeenkomst zijn werkwijze (reglement van orde) vaststelt. Deze vergadering van het SPS-subcomité zal volgens de plannen begin 2015 plaatsvinden. Met het oog op deze eerste vergadering dient het standpunt van de Unie ten aanzien van het ontwerp-reglement van orde voor dat subcomité bepaald te worden. Het hierbij gevoegde ontwerp-reglement is het resultaat van onderhandelingen met de Republiek Moldavië. Artikel 200 van de overeenkomst voorziet in de oprichting van het subcomité douane en bepaalt dat het zijn interne reglement van orde moet vaststellen. De eerste vergadering zal naar verwachting begin 2015 plaatsvinden. Het is daarom noodzakelijk het standpunt van de Unie betreffende het reglement van orde van dat subcomité te bepalen. Het hierbij gevoegde ontwerp-reglement is het resultaat van onderhandelingen met de Republiek Moldavië. Artikel 306 van de overeenkomst voorziet in de oprichting van het subcomité geografische aanduidingen en bepaalt dat het zijn reglement van orde moet vaststellen. De eerste vergadering zal naar verwachting begin 2015 plaatsvinden. Het is daarom noodzakelijk het standpunt van de Unie betreffende het reglement van orde van dat subcomité te bepalen. Het hierbij gevoegde ontwerp-reglement is het resultaat van onderhandelingen met de Republiek Moldavië. 3. JURIDISCHE ELEMENTEN VAN HET VOORSTEL Voor de Unie vormt het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 207, lid 4, in samenhang met artikel 218, lid 9, de rechtsgrondslag voor het vaststellen van het door de Unie in te nemen standpunt binnen de krachtens de associatieovereenkomst tussen de EU en de Republiek Moldavië ingestelde subcomités. In het licht van de bovengenoemde resultaten van onderhandelingen stelt de Europese Commissie voor, op basis van artikel 207, lid 4, en artikel 218, lid 9, van het VWEU, dat de Raad het besluit vaststelt tot goedkeuring van het door de Unie in te nemen standpunt in de eerste vergaderingen van het SPS-subcomité, het subcomité douane en het subcomité geografische aanduidingen van de EU en de Republiek Moldavië, met betrekking tot de reglementen van orde van deze subcomités. 2014/0350 (NLE) Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD inzake het door de Unie in te nemen standpunt in het subcomité sanitaire en fytosanitaire maatregelen, in het subcomité douane en in het subcomité geografische aanduidingen, welke subcomités zijn ingesteld bij de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, met betrekking tot de vaststelling van het reglement van orde van het subcomité sanitaire en fytosanitaire maatregelen, het subcomité douane, en het subcomité geografische aanduidingen DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE, Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 207, lid 4, eerste alinea, in samenhang met artikel 218, lid 9, Gezien het voorstel van de Europese Commissie, Overwegende hetgeen volgt: (1) Artikel 464, leden 3 en 4, van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (hierna "de overeenkomst"), voorziet in voorlopige toepassing van een deel van de overeenkomst. (2) Artikel 3 van Besluit 2014/492/EU van de Raad[2] geeft aan welke bepalingen van de overeenkomst voorlopig zullen worden toegepast, waaronder de bepalingen betreffende de oprichting en de werkwijze van het subcomité Sanitaire en fytosanitaire maatregelen (hierna "het SPS-subcomité"), het subcomité douane en het subcomité geografische aanduidingen. (3) Artikel 191 van de overeenkomst bepaalt dat het SPS-subcomité op zijn eerste bijeenkomst zijn werkwijze (reglement van orde) dient vast te stellen. (4) Artikel 200, lid 3, van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité douane zijn reglement van orde dient vast te stellen. (5) Artikel 306, lid 3, van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité geografische aanduidingen zijn reglement van orde dient vast te stellen. (6) Daarom dient het standpunt van de Unie met betrekking tot het toekomstige reglement van orde van deze subcomités bepaald te worden, HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: Artikel 1 1. Het door de Unie in te nemen standpunt in het SPS-subcomité dat is ingesteld bij artikel 191 van associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, inzake de goedkeuring van het reglement van orde van het SPS-subcomité, is gebaseerd op het ontwerpbesluit van dat subcomité dat bij dit besluit is gevoegd. 2. Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Unie in het SPS-subcomité. Artikel 2 1. Het door de Unie in te nemen standpunt in het subcomité douane dat is ingesteld bij artikel 200 van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, inzake de goedkeuring van het reglement van orde van het subcomité douane, is gebaseerd op het ontwerpbesluit van dat subcomité dat bij dit besluit is gevoegd. 2. Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Unie in het subcomité douane. Artikel 3 1. Het door de Unie in te nemen standpunt in het subcomité geografische aanduidingen dat is ingesteld bij artikel 306 van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, inzake de goedkeuring van het reglement van orde van het subcomité geografische aanduidingen, is gebaseerd op het ontwerpbesluit van dat subcomité dat bij dit besluit is gevoegd. 2. Kleine wijzigingen van het ontwerpbesluit kunnen zonder nader besluit van de Raad worden goedgekeurd door de vertegenwoordigers van de Unie in het subcomité geografische aanduidingen. Artikel 4 Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te Brussel, Voor de Raad De voorzitter [1] PB L 260 van 30.8.2014, blz. 1. [2] Besluit van de Raad van 16 juni 2014 betreffende de ondertekening, namens de Europese Unie, en de voorlopige toepassing van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (PB L 260 van 30.8.2014, blz. 1). BIJLAGE ONTWERP BESLUIT NR. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË van ... 2015 tot vaststelling van zijn reglement van orde HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË, Gezien de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, (hierna "de overeenkomst"), en met name artikel 191, Overwegende hetgeen volgt: (1) Overeenkomstig artikel 464 worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 september 2014. (2) Artikel 191 van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité Sanitaire en fytosanitaire maatregelen (hierna "het SPS-subcomité") kwesties met betrekking tot de tenuitvoerlegging van hoofdstuk 4 (Sanitaire en fytosanitaire maatregelen) van titel V (Handel en daarmee verband houdende aangelegenheden) van de overeenkomst dient te bestuderen. (3) Artikel 191, lid 5, van de overeenkomst bepaalt dat het SPS-subcomité zijn werkwijze (reglement van orde) dient vast te stellen, BESLUIT: Artikel 1 Het reglement van orde van het SPS-subcomité, als vastgesteld in het aanhangsel, wordt hierbij goedgekeurd. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te …, ….. || Voor het SPS-subcomité || De voorzitter Aanhangsel Reglement van orde van het subcomité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen van de EU en de Republiek Moldavië Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Het bij artikel 191, lid 1, van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (hierna "de overeenkomst"), ingestelde subcomité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen ("het SPS-subcomité") assisteert het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 438, lid 4, van de overeenkomst, bij de uitvoering van zijn taken ten aanzien van Titel V van de overeenkomst. 2. Het SPS-subcomité voert de taken bedoeld in artikel 191, lid 2, van de overeenkomst uit in het licht van de doelstellingen van titel V, hoofdstuk 4, zoals aangegeven in artikel 176 van de overeenkomst. 3. Het SPS-subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden. 4. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden fungeert als voorzitter, overeenkomstig artikel 2. 5. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst. Artikel 2 Voorzitterschap Het voorzitterschap van het SPS-subcomité wordt bij toerbeurt voor een periode van 12 maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Artikel 3 Vergaderingen 1. Tenzij de partijen anders overeenkomen, komt het SPS-subcomité bijeen binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze overeenkomst, en daarna op verzoek van een van beide partijen, of ten minste eenmaal per jaar. 2. Elke vergadering van het SPS-subcomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het SPS-subcomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen. 3. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het SPS-subcomité vroeg genoeg vóór de reguliere vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen. 4. De vergaderingen van het SPS-subcomité kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audiovergadering. 5. Tussen twee vergaderingen door kan het SPS-subcomité aangelegenheden ook schriftelijk behandelen. Artikel 4 Delegaties Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen. Artikel 5 Secretariaat 1. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Moldavië treden gezamenlijk op als secretarissen van het SPS-subcomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking. 2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het SPS-subcomité besluit. Artikel 6 Correspondentie 1. De aan het SPS-subcomité gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt. 2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het SPS-subcomité is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde documenten. 3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter van het SPS-subcomité namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7. Artikel 7 Documenten 1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het SPS-subcomité. 2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij. 3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie. 4. De secretaris van de Republiek Moldavië Unie stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie. 5. De secretarissen van het SPS-subcomité fungeren als contactpunt voor de uitwisseling van informatie als bedoeld in artikel 184 van de overeenkomst. Artikel 8 Vertrouwelijkheid De vergaderingen van het SPS-subcomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het SPS-subcomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig. Artikel 9 Agenda voor de vergaderingen 1. Het secretariaat van het SPS-subcomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het SPS-subcomité uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen. 2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering aan de leden verstuurd overeenkomstig artikel 7. 3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het SPS-subcomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen. 4. In overleg tussen de partijen kan het SPS-subcomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen. 5. De voorzitter van het SPS-subcomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Artikel 10 Notulen en operationele conclusies 1. Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. 2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt: a) de deelnemers aan de vergadering, de ambtenaren die hen begeleidden en eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond; b) de aan het SPS-subcomité voorgelegde documenten; c) de verklaringen die op verzoek van het SPS-subcomité worden opgenomen; en d) de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4. 3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het SPS-subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het SPS-subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 van het reglement van orde bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden. 4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, gewoonlijk uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. De ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij tenzij anders overeengekomen aan het eind van de vergadering kunnen worden goedgekeurd door het SPS-subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op een volgende vergadering van het SPS-subcomité. Het SPS-subcomité stelt daartoe een template op, waarin voor elk actiepunt een deadline kan worden vastgesteld. Artikel 11 Besluiten en aanbevelingen 1. Het SPS-subcomité keurt besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties goed als bedoeld in artikel 191 van de overeenkomst. Deze besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. 2. Alle besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Onverminderd lid 3 ondertekent de voorzitter deze documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit, verslag of advies of de desbetreffende aanbeveling wordt goedgekeurd. 3. Het SPS-subcomité kan besluiten nemen, aanbevelingen doen en adviezen of verslagen goedkeuren via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt bepaald waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter van het SPS-subcomité kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit, het advies, de aanbeveling of het verslag ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. 4. De handelingen van het SPS-subcomité worden voorzien van het opschrift "Besluit", "Advies", "Aanbeveling" of "Verslag". Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald. 5. De besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden aan beide partijen gezonden. 6. Elke partij kan besluiten de besluiten, adviezen en aanbevelingen van het SPS-subcomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken. Artikel 12 Verslagen Het SPS-subcomité brengt aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken verslag uit over zijn activiteiten en die van de technische werkgroepen of ad-hocgroepen die door het SPS-subcomité zijn opgericht. Dit verslag wordt ingediend 25 dagen vóór de gewone jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken. Artikel 13 Talen 1. De werktalen van het SPS-subcomité zijn het Engels en het Roemeens. 2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het SPS-subcomité op basis van in deze talen opgestelde documenten. Artikel 14 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het SPS-subcomité. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals bedoeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die die de vergadering organiseert. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij. Artikel 15 Wijziging van het reglement van orde Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het SPS-subcomité overeenkomstig artikel 191, lid 5, van de overeenkomst. Artikel 16 Technische werkgroepen en ad-hocgroepen 1. Het SPS-subcomité kan indien nodig bij een besluit uit hoofde van artikel 191, lid 6, van de overeenkomst technische werkgroepen en ad-hocwerkgroepen, met inbegrip van wetenschappelijke groepen en groepen van deskundigen, oprichten en ontbinden. 2. Van de ad-hocwerkgroepen kunnen ook andere personen dan vertegenwoordigers van de partijen deel uitmaken. De partijen dragen er zorg voor dat de leden van alle door het SPS-subcomité opgerichte groepen de relevante regels inzake vertrouwelijkheid in acht nemen. 3. Tenzij anders wordt besloten, werken de door het SPS-subcomité opgerichte groepen onder het gezag van het SPS-subcomité, waaraan zij verslag uitbrengen. 4. De vergaderingen van de werkgroepen worden gehouden wanneer dat nodig is, in persoon of als video- of audioconferentie. 5. Het secretariaat van het SPS-subcomité ontvangt kopieën van alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot de activiteiten van de werkgroepen. 6. De werkgroepen hebben de bevoegdheid om schriftelijk aanbevelingen te richten aan het SPS-subcomité. De aanbevelingen worden bij consensus aangenomen en meegedeeld aan de voorzitter van het SPS-subcomité, die deze aanbevelingen onder de leden verspreidt zoals bepaald in artikel 7. 7. Dit reglement van orde is mutatis mutandis van toepassing op alle door het SPS-subcomité opgerichte technische werkgroepen en ad-hocwerkgroepen , tenzij anders is bepaald in dit artikel. De verwijzingen naar de vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken moeten worden begrepen als verwijzingen naar het SPS-subcomité. ONTWERP BESLUIT NR. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ DOUANE VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË van .. 2015 tot vaststelling van zijn reglement van orde HET SUBCOMITÉ DOUANE VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË, Gezien de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, (hierna "de overeenkomst" genoemd), en met name artikel 200, Overwegende hetgeen volgt: (1) Overeenkomstig artikel 464 worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 september 2014. (2) Artikel 200 van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité douane toezicht houdt op de tenuitvoerlegging en het beheer van hoofdstuk 5 (Douane en handelsbevordering) van titel V (Handel en daarmee verband houdende aangelegenheden) van de overeenkomst. (3) Artikel 200, lid 3, van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité douane zijn reglement van orde dient vast te stellen, BESLUIT: Artikel 1 Het reglement van orde van het subcomité douane, als vastgesteld in het aanhangsel, wordt hierbij goedgekeurd. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te …, ….. || Voor het subcomité douane || De voorzitter Aanhangsel REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ DOUANE VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Het bij artikel 200, lid 1, van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, ("de overeenkomst") ingestelde subcomité douane voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 200, leden 2 en 3, van de overeenkomst. 2. Het subcomité douane bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden. 3. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden fungeert als voorzitter, overeenkomstig artikel 2. 4. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst. Artikel 2 Voorzitterschap Het voorzitterschap van het subcomité douane wordt bij toerbeurt voor een periode van 12 maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Artikel 3 Vergaderingen 1. Voor zover de partijen niet anderszins overeenkomen, vergadert het subcomité douane eenmaal per jaar of op verzoek van een van de partijen. 2. Elke vergadering van het subcomité douane wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het subcomité douane aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen. 3. De vergaderingen van het subcomité douane kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audioconferentie. 5. Tussen twee vergaderingen door kan het subcomité douane aangelegenheden ook schriftelijk behandelen. Artikel 4 Delegaties Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen. Artikel 5 Secretariaat 1. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het subcomité douane en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking. 2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het subcomité douane besluit. Artikel 6 Correspondentie 1. De aan het subcomité douane gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt. 2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité douane is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde documenten. 3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter van het subcomité douane namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7. Artikel 7 Documenten 1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het subcomité douane. 2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij. 3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië daarbij systematisch een kopie. De secretaris van de Unie zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken. 4. De secretaris van de Republiek Moldavië stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie daarbij systematisch een kopie. De secretaris van de Republiek Moldavië zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken. Artikel 8 Vertrouwelijkheid De vergaderingen van het subcomité douane zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het subcomité douane informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig. Artikel 9 Agenda voor de vergaderingen 1. Het secretariaat van het subcomité douane stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het subcomité douane uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen. 2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7. 3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het subcomité douane goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen. 4. In overleg tussen de partijen kan het subcomité douane vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen. 5. De voorzitter van het subcomité douane kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Artikel 10 Notulen en operationele conclusies 1. De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de de notulen, met inbegrip van de operationele conclusies, op. 2. De ontwerpnotulen, met inbegrip van de operationele conclusies, worden ter goedkeuring aan het subcomité douane voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité douane goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 van het reglement van orde bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden. Artikel 11 Besluiten en aanbevelingen 1. Het subcomité douane keurt praktische regelingen, maatregelen, besluiten en aanbevelingen goed als bedoeld in artikel 200 van de overeenkomst. Deze worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. 2. Alle besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Onverminderd lid 3 ondertekent de voorzitter deze documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit of de desbetreffende aanbeveling wordt goedgekeurd. 3. Het subcomité douane kan besluiten nemen of aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter van het subcomité douane kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. 4. De handelingen van het subcomité douane worden voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling". Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald. 5. De besluiten en aanbevelingen worden aan beide partijen gezonden. 6. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het subcomité douane in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken. Artikel 12 Verslagen Het subcomité douane brengt verslag uit aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken tijdens elke periodieke vergadering van dat comité. Artikel 13 Talen 1. De werktalen van het subcomité douane zijn het Engels en het Roemeens. 2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité douane op basis van in deze talen opgestelde documenten. Artikel 14 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité douane. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die die de vergadering organiseert. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij. Artikel 15 Wijziging van het reglement van orde Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het subcomité douane overeenkomstig artikel 200, lid 3, onder e), van de overeenkomst. ONTWERP BESLUIT NR. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË van ... 2015 tot vaststelling van zijn reglement van orde HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË, Gezien de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, (hierna "de overeenkomst" genoemd), en met name artikel 306, Overwegende hetgeen volgt: (1) Overeenkomstig artikel 465 worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 september 2014. (2) Artikel 306 van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité geografische aanduidingen toezicht houdt op de ontwikkeling van de overeenkomst op het gebied van geografische aanduidingen en een forum biedt voor samenwerking en dialoog op het gebied van geografische aanduidingen. (3) Artikel 306, lid 3, van de overeenkomst bepaalt dat het subcomité geografische aanduidingen zijn reglement van orde dient vast te stellen, BESLUIT: Artikel 1 Het reglement van orde van het subcomité geografische aanduidingen, als vastgesteld in het aanhangsel, wordt hierbij goedgekeurd. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld. Gedaan te … || Voor het subcomité geografische aanduidingen || De voorzitter Aanhangsel REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Het bij artikel 306 van de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, (hierna "de overeenkomst") ingestelde subcomité voor geografische aanduidingen assisteert het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 438, lid 4, van Titel VII van de overeenkomst, bij de uitvoering van zijn taken. 2. Het subcomité geografische aanduidingen voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 306 van de overeenkomst. 3. Het subcomité geografische aanduidingen bestaat uit ambtenaren van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor aangelegenheden in verband met geografische aanduidingen 4. De partijen wijzen elk een delegatiehoofd aan dat de contactpersoon is voor alle aangelegenheden betreffende het subcomité geografische aanduidingen. 5. De delegatiehoofden fungeren als voorzitter overeenkomstig artikel 2. 6. Elk delegatiehoofd kan alle taken van het delegatiehoofd of een deel daarvan delegeren aan een benoemde plaatsvervanger, in welk geval alle navolgende bepalingen betreffende het delegatiehoofd eveneens gelden voor de benoemde plaatsvervanger. 7. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst. Artikel 2 Voorzitterschap Het voorzitterschap van het subcomité geografische aanduidingen wordt bij toerbeurt voor een periode van 12 maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Artikel 3 Vergaderingen 1. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, komt het subcomité geografische aanduidingen bijeen op verzoek van een partij, afwisselend in de EU en in de Republiek Moldavië, en in geen geval later dan 90 dagen na het verzoek. 2. Elke vergadering van het subcomité geografische aanduidingen wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het subcomité geografische aanduidingen aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen. 3. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het subcomité geografische aanduidingen vroeg genoeg vóór de reguliere vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen. 4. Bij wijze van uitzondering kunnen de vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen worden gehouden met behulp van door de partijen overeengekomen technologische middelen, zoals videoconferentie. Artikel 4 Delegaties Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen. Artikel 5 Secretariaat 1. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en een vertegenwoordiger van de Republiek Moldavië, benoemd door de delegatiehoofden, treden gezamenlijk op als secretarissen van het subcomité geografische aanduidingen en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking. 2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, verslagen of andere handelingen waartoe het subcomité geografische aanduidingen besluit. Artikel 6 Correspondentie 1. De aan het subcomité geografische aanduidingen gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt. 2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité geografische aanduidingen is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde documenten. 3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter van het subcomité geografische aanduidingen namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7. Artikel 7 Documenten 1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het subcomité geografische aanduidingen. 2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij. 3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een in kopie. 4. De secretaris van de Republiek Moldavië stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie. Artikel 8 Vertrouwelijkheid De vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het subcomité geografische aanduidingen informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig. Artikel 9 Agenda voor de vergaderingen 1. Het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen. 2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7. 3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de voorzitter en het andere delegatiehoofd vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen. 4. In overleg tussen de partijen kan het subcomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen. 5. De voorzitter van het subcomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Artikel 10 Notulen en operationele conclusies 1. Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. 2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt: a) de deelnemers aan de vergadering, de ambtenaren die hen begeleidden en eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond; b) de aan het subcomité geografische aanduidingen voorgelegde documenten; c) de verklaringen die op verzoek van het subcomité geografische aanduidingen worden opgenomen; en d) indien van toepassing, de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4. 3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 van het reglement van orde bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden. 4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, gewoonlijk uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. De ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij tenzij anders overeengekomen aan het eind van de vergadering kunnen worden goedgekeurd door het subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op een volgende vergadering van het subcomité geografische aanduidingen. Het subbcomité geografische aanduidingen stelt daartoe een template op, waarin voor elk actiepunt een deadline kan worden vastgesteld. Artikel 11 Besluiten 1. Het subcomité geografische aanduidingen is bevoegd besluiten te nemen in gevallen als bedoeld in artikel 306, lid 4, van de overeenkomst. Deze besluiten worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. 2. Alle besluiten worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Onverminderd lid 4 ondertekenen de vertegenwoordigers deze documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit wordt goedgekeurd. 3. Het subcomité kan besluiten nemen of verslagen goedkeuren via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter van het subcomité kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of het verslag ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. 4. De handelingen van het subcomité worden voorzien van het opschrift "Besluit" of "Verslag". Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald. 5. De besluiten worden aan beide partijen gezonden. 6. Elke partij kan beslissen om de besluiten van het subcomité geografische aanduidingen in haar publicatieblad op te nemen. Artikel 12 Verslagen Het subcomité geografische aanduidingen brengt verslag uit aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken over zijn werkzaamheden tijdens elke periodieke vergadering van deze laatste. Artikel 13 Talen 1. De werktalen van het subcomité geografische aanduidingen zijn het Engels en het Roemeens. 2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité op basis van in deze talen opgestelde documenten. Artikel 14 Kosten 1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen. 2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. 3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die die de vergadering organiseert. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij. Artikel 15 Wijziging van het reglement van orde Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het subcomité geografische aanduidingen overeenkomstig artikel 306, lid 3, van de overeenkomst.