Dit verslag analyseert de voortgang die met de drie soorten systemen is geboekt, en beschrijft de doelstellingen van elk project, de projectarchitectuur en de planningsaanpak. Op basis daarvan wordt gewezen op mogelijke vertragingen en voorgenomen ondersteunende maatregelen. Het algemene oordeel over de voortgang bij de uitvoering van het DWU/WP is samengevat in de conclusie van dit verslag.

I)elf centrale trans-Europese systemen die door de Commissie moeten worden ontwikkeld of geüpgraded (en waarbij ook de lidstaten vaak hun nationale systemen moeten ontwikkelen of upgraden);

In dit eerste jaarverslag over de voortgang bij de ontwikkeling van de elektronische systemen beschrijft de Commissie de ontwikkelingen sinds de inwerkingtreding van het DWU. Zij bouwt hierbij voort op het DWU/WP, dat een gefaseerd en coherent tijdschema voor de verschillende ontwikkelingsstadia van elk van de zeventien elektronische systemen bevat en als uitgangspunt voor de voortgangsrapportage dient.

Om dit te realiseren, moeten de Europese Commissie en de lidstaten de meeste van de bestaande elektronische systemen upgraden, een aantal van deze systemen op trans-Europees niveau met elkaar verbinden en een reeks nieuwe systemen opzetten om zo de douaneprocedures en -formaliteiten volledig te automatiseren. Artikel 280 DWU bevat de verplichting om een werkprogramma voor het DWU (“DWU/WP”) op te stellen met alle DWU-projecten en -systemen en de geplande uitroldatums. In totaal voorziet het DWU/WP in het opzetten of upgraden van veertien trans-Europese systemen en drie zuiver nationale systemen.

Het douanewetboek van de Unie (DWU), dat het belangrijkste rechtskader voor de douanevoorschriften en -regelingen in het EU-douanegebied vormt, voorziet in een volledige omschakeling op een papierloze omgeving voor douaneformaliteiten. Het gebruik van elektronische systemen voor alle interactie tussen marktdeelnemers en douaneautoriteiten verlaagt de administratieve kosten en rompslomp en helpt de douane het concurrentievermogen van het Europese bedrijfsleven te ondersteunen. Tegelijkertijd versterken geautomatiseerde processen in de elektronische systemen de samenwerking tussen de douaneautoriteiten en de interoperabiliteit tussen de verschillende elektronische systemen, hetgeen de financiële en economische belangen beter zou moeten vrijwaren en een betere bescherming tegen fraude, veiligheidsrisico’s en “shopping” bij de plaats van invoer zou moeten bieden.

2.Achtergrond

In het DWU, dat op 1 mei 2016 in werking is getreden, was oorspronkelijk 31 december 2020 vastgesteld als uiterste datum waarop de werkzaamheden voor de IT-omschakeling en ‑implementatie stapsgewijze moesten zijn voltooid. In artikel 278 DWU is bepaald dat verder gebruik mag worden gemaakt van de bestaande elektronische en papieren systemen om douaneformaliteiten te vervullen (de zogenaamde “overgangsmaatregelen”) totdat de desbetreffende nieuwe of geüpgradede elektronische systemen waarin het DWU voorziet, operationeel zijn.

Begin 2019 hebben de Raad en het Europees Parlement een verordening aangenomen waarin 2020, 2022 en 2025 zijn vastgesteld als nieuwe uiterste termijn om de toepassing van de overgangsregelingen stop te zetten, wat ook betekent dat de desbetreffende elektronische systemen dan klaar moeten zijn. Krachtens artikel 278 bis moet de Europese Commissie een jaarverslag indienen over de voortgang die is geboekt met de uitrol van de systemen die nog niet voltooid zijn.

Aangezien het eerste jaarverslag uiterlijk op 31 december 2019 moet worden ingediend, heeft de Commissie besloten om informatie over de voortgang te verzamelen op basis van (1) de verslagen die de lidstaten tweemaal per jaar moeten indienen, en (2) een enquête bij haar diensten en de lidstaten. In de enquête werd de respondenten gevraagd of zij kennis hadden van vertragingen in de tijdschema’s voor de elektronische systemen. De nationale tijdschema’s en de voortgangsinformatie die in de enquête bij de lidstaten werd verzameld, geven hoofdzakelijk de stand van zaken eind juni 2019 weer. De enquête leverde zowel kwantitatieve gegevens (behaalde of gemiste termijnen en mijlpalen) als kwalitatieve gegevens (nauwkeurige beschrijving van de uitdagingen, verwachte risico’s en inschattingen van de complexiteit van projecten) op.

3.Algemeen overzicht van de voortgang met de elektronische systemen van het DWU

De ontwikkeling van IT-systemen omvat verschillende fasen. Eerst wordt er een businesscase voorbereid, waarin het project wordt gemotiveerd en de vereiste budgettaire middelen worden vastgesteld. De businesscase bevat doorgaans een schets van de bedrijfscontext, een probleemomschrijving, een omschrijving van het project en de reikwijdte ervan, mogelijke alternatieve oplossingen, kosten en een tijdschema. Daarna wordt er een visiedocument opgesteld, dat nadere informatie verstrekt over de contouren van het project wat architectuur, kosten, tijdpad en risico’s betreft, en ook informatie zoals mijlpalen, op te leveren resultaten en projectorganisatie. Vervolgens wordt er gebruik gemaakt van bedrijfsprocesmodellering, de praktijk waarbij de bedrijfsprocessen van wetgeving grafisch worden weergegeven in processtromen of procesmodellen, om de functionele specificaties van de systemen te helpen ontwikkelen. De grafische weergave van procesmodellen heeft als voordeel dat processen op dezelfde wijze worden begrepen en geanalyseerd. In dit kader gebeurt de ontwikkeling van de technische specificaties, die nadere informatie bevatten over de inrichting van het systeem, de architectuur die zal worden gebruikt, de berichten die marktdeelnemers zullen moeten indienen, de interfaces met andere systemen, testplannen enz.

De Commissie en de lidstaten komen regelmatig samen om deze projectdocumenten voor elk trans-Europees systeem vast te stellen en goed te keuren, waarbij ook telkenmale overleg wordt gepleegd met het bedrijfsleven via de Trade Contact Group. Een grote uitdaging bestaat erin dat de bestaande systemen vlot blijven functioneren terwijl de ontwikkeling van de nieuwe systemen aan de gang is, en dat de IT-overgang van de bestaande naar de geüpgradede systemen vlot verloopt. Dit is van wezenlijk belang om te voorkomen dat het handelsverkeer en de douaneprocessen stilvallen.

De Commissie heeft met succes zes centrale systemen geüpgraded of uitgerold en zal nog twee andere centrale systemen uiterlijk 31 december 2020 voltooien. Daarmee zal de Commissie uiterlijk eind 2020 in totaal acht van de veertien trans-Europese systemen waarvoor zij verantwoordelijk is, voltooid hebben. De werkzaamheden voor de zes resterende trans-Europese projecten, waarvan er drie gedecentraliseerd zijn en belangrijke componenten bevatten die door de lidstaten moeten worden voltooid, liggen op schema volgens de termijnen die in het DWU, DWU/WP en MASP-C 2019 zijn vastgesteld. De activiteiten die de Commissie tot dusver heeft ontplooid, vertegenwoordigen ongeveer 62 % van haar ontwikkelingswerkzaamheden voor 2025, zoals in onderstaande grafiek is weergegeven.

Figuur 1: percentage van door de Commissie voltooide taken ter uitvoering van het DWU/WP

De lidstaten moeten tegen 2022 de upgrade van hun drie nationale systemen voltooien, met uitzondering van de exportcomponent van het nationale systeem voor bijzondere regelingen, die nauw samenhangt met het trans-Europees geautomatiseerd uitvoersysteem (AES) en daarom op hetzelfde tijdstip zou moeten worden uitgerold.

De zes voltooide trans-Europese centrale systemen (nieuwe systemen en upgrades) zijn:

·DWU Systeem van geregistreerde exporteurs - REX (nieuw): stelt actuele informatie beschikbaar over zowel geregistreerde exporteurs die in een SAP-land zijn gevestigd (landen die in aanmerking komen voor het EU-stelsel van algemene tariefpreferenties dat preferentiële toegang biedt tot de EU-markt) als EU-marktdeelnemers die uitvoeren naar SAP-landen en bepaalde andere landen. Een eerste fase van het systeem (REX1) was al uitgerold in 2015, nog vóór de inwerkingtreding van het DWU, en het volledige systeem (REX2) is met succes uitgerold in 2018.

·DWU Douanebeschikkingen (nieuw): harmoniseert in de hele Unie de processen voor douanebeschikkingen die verband houden met de toepassing van de douanewetgeving, door bedrijven de mogelijkheid te bieden hun aanvragen elektronisch in te dienen via een uniek Europees douaneportaal voor ondernemers, en door de raadpleging tussen de douaneautoriteiten tijdens de termijn waarbinnen de beschikking moet worden gegeven, en het beheer van het vergunningsproces te vergemakkelijken. Dit systeem is met succes uitgerold in 2017.

·Directe toegang voor ondernemers tot de Europese informatiesystemen (uniform gebruikersbeheer & digitale handtekening) (nieuw): biedt een technische oplossing voor authenticatie en gebruikersbeheer van marktdeelnemers en zorgt ervoor dat de op EU-niveau geharmoniseerde toegang voor ondernemers tot de verschillende elektronische douanesystemen waarin het DWU voorziet, kan worden geïmplementeerd. Dit systeem is met succes uitgerold in 2017.

·DWU Systeem voor de registratie en identificatie van marktdeelnemers - upgrade –EORI (upgrade): voorziet in een beperkte upgrade van het bestaande systeem dat de registratie en identificatie mogelijk maakt van marktdeelnemers uit de Unie en van personen uit derde landen die op douanegebied actief zijn in de Unie. Deze upgrade van het bestaande systeem is met succes uitgerold in 2018.