[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |

Brussel, 12.11.2008

COM(2008) 692 definitief

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT

Bankrekeningen buiten de begroting van het vroegere economaat van de Commissie

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT

Bankrekeningen buiten de begroting van het vroegere economaat van de Commissie

1. INLEIDING

Tot het jaar 2000 werden de rekeningen van de personeelswinkel (hierna het "economaat" genoemd) buiten de begroting beheerd in een particuliere bank. Het CPRE (Commission Paritaire - Restaurants et Economats) hield toezicht op de werking van het economaat. De gewone begrotingsonderdelen en de toenmalige boekhoudkundige systemen werden ongeschikt geacht voor het financiële beheer van een inkomstengenererende structuur met dagelijkse bestellingen, leveringen, betalingen en terugwinningsverrichtingen.

In de loop van de jaren bouwde het economaat een exploitatieoverschot op, dat op de bankrekeningen werd geplaatst, mede omdat vooral in het begin, toen het beheerd werd door de administratie, geen huur of rechten moesten worden betaald en bepaald personeel en administratieve ondersteuning kosteloos ter beschikking van het economaat werden gesteld.

In 2002 besliste de Commissie om de operationele structuur te veranderen en via een aanbestedingsprocedure werd het economaat tegen vergoeding uitbesteed aan Delhaize. Toen Delhaize zijn activiteiten begon, werd de voorraad van het economaat verkocht aan Delhaize en werden de inkomsten daarvan op dezelfde bankrekeningen geplaatst.

De bankrekeningen bleven sindsdien interest opleveren en het totale bedrag dat nu beschikbaar is, bedraagt ongeveer 2,7 miljoen euro.

2. DE GEVOLGEN VAN MAATREGELEN DIE WERDEN GETROFFEN IN HET KADER VAN DE ESTAT-CRISIS

In de nasleep van de ESTAT-crisis nam de rekenplichtige van de Commissie in de zomer van 2005 het initiatief om een inventaris op te maken van alle bankrekeningen die niet door de rekenplichtige werden geopend en die communautaire fondsen bevatten, om deze abnormale situatie recht te zetten.

De rekenplichtige heeft beslist dat ofwel het geld naar de begroting wordt overgedragen indien het bestaan van de rekening niet langer gerechtvaardigd was, ofwel de rekening wordt geïntegreerd in de boekhouding van de Commissie indien het voortbestaan ervan noodzakelijk is.

Wat de rekeningen van het voormalige economaat betreft (een spaarrekening en een lopende rekening) was de situatie duidelijk: het voortbestaan ervan was niet langer gerechtvaardigd; de rekeningen dienden te worden gesloten en de bedragen dienden te worden overgedragen naar de communautaire begroting.

Het betreft rekeningen bij FORTIS met de volgende bedragen (d.d. 30 juni 2008):

- FORTIS 210-0339286-32 27 532 euro

- FORTIS 047-0610357-16 2 705 824 euro

= in totaal 2 733 356 euro. Deze rekeningen worden gezamenlijk beheerd door OIB en DG BUDG en de ondertekeningsbevoegdheid is toegekend aan een aantal ambtenaren van DG BUDG.

3. ALGEMENE PRINCIPES VOOR HET GEBRUIK VAN DE FONDSEN

Gezien de herkomst van de bedragen op de rekeningen, met name een exploitatieoverschot dat hoofdzakelijk het gevolg is van uitgaven door personeel en hun gezin, werd DG ADMIN verzocht een aantal projecten te identificeren die aan de volgende voorwaarden voldoen:

- het beginsel van de projecten wordt mogelijk gemaakt via de begrotingstoelichting van bestaande begrotingsonderdelen;

- de projecten zijn van sociale aard en komen het personeel direct of indirect ten goede;

- voor de projecten is een eenmalige investering nodig en zijn er nadien geen follow-upuitgaven vereist, noch qua begrotingsmiddelen, noch qua personele middelen.

4. DE SPECIFIEKE VOORGESTELDE PROJECTEN: BESLISSINGSPROCES

In september 2006 bereidde DG ADMIN een eerste lijst projecten voor en op 6 november 2006 vroeg het het COPAS om een advies. Het COPAS besprak dit verzoek en de voorgestelde lijst van projecten en het advies werden aan DG ADMIN verstrekt op 2 mei 2007. Het COPAS gaf niet alleen een positief of negatief advies voor elk van de projecten, maar stelde ook enkele verdere onderzoeksprojecten voor.

Op 15 mei 2007 stelde de vice-voorzitter van het Europees Parlement, de heer Onesta, aan DG ADMIN een project voor een volledige vernieuwing van het fitnesscentrum van het EP voor en gaf hij nadere uitleg bij de contractuele regeling, met name de uitbesteding van het daadwerkelijk beheer van het centrum aan een derde, geselecteerd via een openbare aanbestedingsprocedure, tegen een vergoeding met een winstdelingsmechanisme; de opbrengsten dienen te worden verdeeld tussen de deelnemende instellingen. Het DG ADMIN toonde in principe interesse, in afwachting van meer informatie, en stuurde de heer Onesta op 6 juni 2007 een lijst met vragen. Op 24 september 2007 verkreeg DG ADMIN van de administratie van het EP verdere informatie, een gedeeltelijk antwoord op de vragen en een verzoek om haar standpunt over mogelijke deelname te verduidelijken. De met succes afgeronde aanbestedingsprocedure, waarnaar wordt verwezen in punt 5 hieronder, leverde aanvullende elementen.

In juni 2008 stelde DG ADMIN een definitieve lijst van vier projecten vast, één van de oorspronkelijke lijst, dat een positief advies van het COPAS kreeg, twee die door het COPAS zelf werden voorgesteld en het project met het EP. Het project met het EP werd aan het COPAS voorgesteld op 6 juni 2008 en aan het CLP (plaatselijk personeelscomité) op 24 juni.

5. DE PROJECTEN: INHOUD EN KOSTEN

De vier projecten en de geplande bedragen die worden toegekend, zijn opgenomen in de onderstaande tabel.

Een korte beschrijving en de raming van de bedragen in kwestie zijn te vinden in bijlage 1. De lijst met afgewezen projecten, met een korte verklaring voor de afwijzing, is te vinden in bijlage 2.

Korte projectbeschrijving | Geschat bedrag |

Steun voor de integratie van kinderen met een handicap in de kinderdagverblijven | 100 000 |

Verbetering van de faciliteiten in Overijse | 500 000 |

Infrastructuur voor welzijn op het werk | 600 000 |

Bijdrage aan het fitnesscentrum van het EP | 1 500 000 |

Totaal | 2 700 000 |

De vier projecten betreffen sociale uitgaven voor het personeel. Het fitnesscentrum is van belang omdat fysieke fitheid een essentieel onderdeel is van het welzijn van het personeel. Bovendien zal het winstdelingsmechanisme, dat kort wordt uitgelegd in bijlage 1, op jaarbasis bestemmingsontvangsten opleveren voor het begrotingsonderdeel sociale acties, waardoor meer middelen beschikbaar worden voor deze activiteit.

Het project met het EP omvat enkele risico's met betrekking tot de commerciële haalbaarheid van het project en de hypothesen van de business case. Hoewel dit risico's zijn die hoofdzakelijk door de contractant moeten worden gedragen, zullen de resultaten van het winstdelingsmechanisme afhangen van het commerciële succes. Voorlopig bestaat de zekerheid in dit opzicht uit het feit dat een belangrijke speler op dit gebied, die geselecteerd is via een aanbestedingsprocedure, zich ertoe verbonden heeft een contract te sluiten met het EP. De Commissie zal op geen enkel moment, noch tijdens de bouw- en inrichtingsfase, noch tijdens de daadwerkelijke exploitatie, rechtstreeks verantwoordelijk zijn. De Commissie en het Europees Parlement zullen een administratieve overeenkomst ondertekenen, waarin alle rechten (toegangsvoorwaarden identiek aan die voor EP-personeel en de winstdelingsregeling) en verplichtingen (overdracht van fondsen) van de Commissie worden vastgesteld.

6. VEREFFENEN VAN DE BANKREKENING

De goedkeuring van de aanpak en van de vier projecten veronderstelt het gebruik van deze kredieten, die bestemmingsontvangsten vormen overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement.

7. CONCLUSIE

De Commissie:

- keurt het gebruik goed van de opbrengsten van het voormalige economaat voor projecten met betrekking tot sociale acties ten gunste van het personeel;

- keurt de vier bovenvermelde projecten goed;

- keurt de geschatte bedragen goed die aan elk van de vier projecten worden toegekend, en laat de gedetailleerde uitvoeringsmechanismen en laatste aanpassingen over aan de bevoegde ordonnateur;

- draagt DG ADMIN op om, in samenwerking met de juridische dienst, te onderhandelen over een administratieve overeenkomst met het Europees Parlement voor de deelname van de Commissie aan het project fitnesscentrum van het EP.

BIJLAGE 1

Bankrekeningen buiten de begroting van het vroegere economaat van de Commissie

De projecten

8. STEUN VOOR DE INTEGRATIE VAN KINDEREN MET EEN HANDICAP IN DE KINDERDAGVERBLIJVEN

8.1. Beschrijving

Kinderdagverblijven krijgen regelmatig kinderen met bijzondere behoeften over de vloer.

Onder bijzondere behoeften worden verschillende vormen van handicap verstaan: gedragsmoeilijkheden en diverse soorten mentale en fysieke handicaps. De beslissing om een kind met een handicap al dan niet toe te laten, hangt af van verscheidene factoren en elke situatie wordt geval per geval beoordeeld, samen met de pediater, de onderwijspsychologen, het bestuur van de kinderdagverblijven en de ouders. De uiteindelijke beslissing wordt geval per geval genomen en er wordt rekening gehouden met de behoeften van het kind zelf, de behoeften van de andere kinderen in het dagverblijf, de interne middelen en infrastructuur en het essentiële partnerschap met externe gespecialiseerde teams.

In het geval van een positieve beslissing wordt de situatie regelmatig geëvalueerd. Indien alle betrokken partijen van mening zijn dat het dagverblijf niet langer op een doeltreffende manier tegemoet komt aan de behoeften van het kind, wordt voor het kind een andere, meer aangewezen structuur gezocht.

Een gedegen opleiding van de opvoedingsteams en aangepast materiaal zijn noodzakelijk om kinderen met speciale behoeften effectief op te vangen.

8.2. Schatting van de kosten en indicatief tijdschema

Rubriek | Kosten (euro) |

Materiaal en speelgoed | 20 000 |

Speciale opleiding voor 195 personeelsleden en aangepast materiaal (boeken, video's, enz.) | 80 000 |

Totaal | 100 000 |

De aspecten materiaal en opleiding kunnen allebei in 2008 worden besteld, aangezien er raamcontracten bestaan.

8.3. Begrotingsonderdeel

Inkomen: 590

Uitgaven: 26.01.50.04 - Interinstitutionele samenwerking op sociaal gebied

Opdrachtgever: DG ADMIN

9. VERBETERING VAN DE SPORT- EN RECREATIEVOORZIENINGEN IN OVERIJSE

9.1. Beschrijving

Het personeel van de Europese instellingen en hun gezinnen zouden graag meer en beter gebruik maken van het interinstitutionele openluchtsportcentrum in Overijse. Het personeelscomité heeft dit nogmaals benadrukt tijdens de Staten-Generaal voor sociaal beleid in juni 2008. Voorgesteld wordt om de bestaande sport- en voetbalterreinen te vervangen door een nieuw soort synthetisch veld dat geschikt is voor vele sporten en om de site dusdanig uit te rusten dat ze in alle weersomstandigheden, op elk moment en in alle seizoenen kan worden gebruikt, waardoor de gezinnen van het personeel, groepen collega’s, vrijetijdsverenigingen en gepensioneerden ertoe worden aangezet om zowel de indoor- als de outdoorfaciliteiten van het centrum te gebruiken.

Tot slot zal speciale aandacht worden geschonken aan toegangsmogelijkheden en zitplaatsen, alsook aan sanitaire voorzieningen die geschikt zijn voor mensen met een handicap.

9.2. Schatting van de kosten en indicatief tijdschema

De kosten zijn door de technische diensten van OIB geraamd op 500 000 euro. Gelet op de tijd die nodig is om lokale vergunningen en toestemming te verkrijgen, kunnen de bedragen pas worden gebruikt in 2009-2010.

9.3. Begrotingsonderdeel

Inkomen: 590

Uitgaven: 26.01.22.03 - Uitgaven in verband met gebouwen in Brussel

Opdrachtgever: OIB

10. INFRASTRUCTUUR VOOR WELZIJN OP HET WERK

10.1. Beschrijving

Het personeel van de Commissie, en in het bijzonder de vrijetijdsverenigingen, zouden graag beschikken over 2 multifunctionele ruimten in de kelderverdieping van het VM2-gebouw, waar ook de Foyer gevestigd is. De ruimte werd eerder hoofdzakelijk gebruikt voor archieven en dient grondig gerenoveerd te worden. Het zou mogelijk zijn om een grote ruimte van 290 m² te creëren, die hoofdzakelijk wordt gebruikt voor cardiotraining, en een kleinere ruimte van 100 m² voor kleinere groepsactiviteiten. Er zouden ook douches en kleedkamers komen. Momenteel moeten onze vrijetijdsverenigingen vaak een ruimte huren bij particulieren of gemeenten. Deze multifunctionele ruimten zouden ook een positief effect hebben op het gebruik van de Foyer en passen binnen het beleid van de Commissie inzake welzijn op het werk.

10.2. Schatting van de kosten en indicatief tijdschema

De kosten zijn door de technische diensten van OIB geraamd op 600 000 euro.

10.3. Begrotingsonderdeel

Inkomen: 590

Uitgaven: 26.01.22.03 - Uitgaven in verband met gebouwen in Brussel

Opdrachtgever: OIB

11. BIJDRAGE AAN HET FITNESSCENTRUM VAN HET EP

11.1. Beschrijving

De doelstelling van het project is het renoveren van de bestaande "gym- en fitnessruimte" (1375 m²) van het Europees Parlement, door ze uit te breiden met een "watersport- en ontspanningsruimte" (925 m²), ze beter uit te rusten en ze te laten beheren door een externe contractant onder de volgende voorwaarden:

- betaling van een vaste vergoeding (in de aanbesteding vastgesteld op 300 000 euro);

- een deel van de extra inkomsten (gaande van 10 % op winsten tussen 100 000 en 200 000 euro tot 50 % op winsten van meer dan 500 000 euro);

- dezelfde toegangs- en abonnementsvoorwaarden voor het personeel van de Commissie als voor het personeel van het EP.

De Commissie draagt bij aan de bouw- en materiaalkosten via de overdracht van een deel van de fondsen van het vroegere economaat naar de operationele begroting van het EP.

Als gevolg van deze participatie zou een proportioneel aandeel van de aldus gegenereerde opbrengsten worden ingebracht in de administratieve begroting van de Commissie als bestemmingsontvangsten op de begrotingsonderdeel "sociale activiteiten", die op hun beurt kunnen worden gebruikt voor verdere uitgaven voor sociale doelstellingen.

11.2. Schatting van de kosten en indicatief tijdschema

Het bedrag wordt bepaald door een politieke beslissing betreffende het niveau van participatie. Het voorgestelde bedrag van 1 500 000 euro stemt overeen met ongeveer 30 % van de geraamde kosten van het project, zoals goedgekeurd door het Bureau van het EP.

De contractant voor het beheer van het centrum is geselecteerd via een aanbesteding; de aanbestedingsprocedure voor de renovatiewerken is opgestart en de werkzaamheden zouden vóór eind 2009 afgerond moeten zijn.

Het bedrag zelf kan echter al in 2008 aan het EP worden overgemaakt, afhankelijk van de datum waarop de administratieve regeling wordt ondertekend.

11.3. Begrotingsonderdeel

Inkomen: 590

Uitgaven:

- Voor de bijdrage aan het EP : 26.01.50.04 - Interinstitutionele samenwerking op sociaal gebied

- Voor de jaarlijkse bestemmingsontvangsten : 26.01.50.04 - Interinstitutionele samenwerking op sociaal gebied

Opdrachtgever: DG ADMIN

BIJLAGE 2

Bankrekeningen buiten de begroting van het vroegere economaat van de Commissie

De niet-geselecteerde projecten

12. EEN FITNESSCENTRUM VAN DE COMMISSIE

De beschikbare bedragen zijn ontoereikend om een bestaande ruimte om te bouwen tot en uit te rusten als een commercieel levensvatbaar fitnesscentrum. Aangezien dit het geval is voor het volledige bedrag, geldt het zeker ook voor een deel ervan (er moesten nog andere projecten worden geselecteerd).

13. DE RENOVATIE VAN CAFETARIA'S EN RESTAURANTS

De personeelsvertegenwoordigers waren van mening dat deze uitgaven gedekt moesten worden door de normale begrotingsmiddelen van OIB en hun argument werd aanvaard.

14. DE INSTALLATIE VAN DOUCHES VOOR FIETSPENDELAARS

De personeelsvertegenwoordigers waren van mening dat deze uitgaven gedekt moesten worden door de normale begrotingsmiddelen van OIB en hun argument werd aanvaard.

15. HET OPENEN VAN PLAATSELIJKE WERKGELEGENHEIDSAGENTSCHAPPEN IN DE VOORNAAMSTE GEBOUWEN VAN DE COMMISSIE

Deze PWA’s stellen dienstencheques beschikbaar, waarmee op een legale manier huishoudelijke diensten kunnen worden betaald, in plaats van op de zwarte of grijze markt.

Voor een dergelijk agentschap zijn lokalen, voorzieningen en personeel vereist. Bijgevolg zijn er follow-upkosten, waardoor een van de criteria niet wordt nageleefd, namelijk een eenmalige investering zonder follow-upuitgaven.

16. AANKOOP VAN HET ZIEKENHUIS VAN ETTERBEEK

Het ziekenhuis zou na de aankoop worden omgebouwd tot een multifunctioneel centrum, met een gehandicapten- en bejaardentehuis, een kinderdagverblijf en een ontmoetingsruimte voor de vrijetijdsverenigingen.

Het beheer van een dergelijk centrum zou aanzienlijke jaarlijkse uitgaven vereisen, waardoor een van de criteria niet wordt nageleefd, met name een eenmalige investering zonder follow-upuitgaven.

17. RESERVATIE VAN PLAATSEN VOOR VOLWASSEN PERSONEN MET EEN HANDICAP DIE ONDER DE HOEDE VAN EU-PERSONEEL STAAN

Via een soort toelage, te betalen aan individuele instituten of de bevoegde agentschappen in Brussel en in de drie gemeenschappen (Vlaamse, Franse en Duitse), zouden personeelsleden in actieve dienst en gepensioneerde personeelsleden van de Europese instellingen een soort van prioriteit hebben gekregen voor de opvang van volwassen personen met een handicap die onder hun hoede staan.

Hoewel dit aanvankelijk een veelbelovend voorstel was, kon het uiteindelijk niet worden uitgevoerd, voornamelijk door de terughoudendheid van de betrokken Belgische overheden omtrent het voorstel van de Commissie.