lOMVÏISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN 
C0M(93) 258 def. 
Brussel, 2 Juni 1993 
DOORZICHTIGHEID IN DE GEMEENSCHAP 
Mededeling aan de Raad, het Parlement en het Economisch 
en sociaal comité 
- 2 -
INHOUD 
1. Inleiding 
2. Stand van zaken 
3. Toegang tot documenten 
4. Betrekkingen met het grote publiek 
5. Ten slotte 
Bijlagen : 
- Stand van de uitvoering van de maatregelen in verband met de doorzichtigheid en de 
belangengroepen (december 1992) 
- Toegang tot documenten 
- openheid en doorzichtigheid 
- 3 -
DOORZICHTIGHEID IN DE GEMEENSCHAP 
1. Inleiding 
In het Verdrag betreffende de Europese Unie en vervolgens in de verklaring van de 
Europese Raad van Birmingham en in de conclusies van de Europese Raad van Edinburgh 
hebben de staatshoofden en regeringsleiders duidelijk aangegeven dat de Gemeenschap 
dichter bij haar burgers moet staan en haar imago dienovereenkomstig moet aanpassen. 
Er moeten omstandigheden worden gecreëerd waarin zich een openbaar debat op basis van 
een ruimere informatie betreffende de Gemeenschap en haar toekomst kan ontplooien. De 
Commissie heeft verschillende initiatieven genomen als bijdrage hiertoe. 
Het doel van deze mededeling is een inventaris op te maken van de wijzen waarop de 
betrokken maatregelen worden uitgevoerd. Er blijkt reeds veel tot stand te zijn 
gebracht, terwijl de maatregelen snel zijn uitgevoerd en het duidelijk is welke verdere 
werkzaamheden reeds gaande zijn bij de Commissie. ' 
Tevens is het de bedoeling om, in samenhang met de in mei beëindigde werkzaamheden, 
nader aan te geven aan welke eisen moet worden voldaan wil er toegang worden geboden tot 
de documenten van de Instelling om verdere discussie te stimuleren. Deze mededeling 
vormt dus het volledige antwoord van de Commissie op het te Maastricht gedane verzoek om 
een verslag betreffende maatregelen ter verbetering van de toegang van het publiek tot 
de documenten van de Commissie. 
In deze mededeling worden voorts verdere maatregelen van de Commissie aangegeven om haar 
betrekkingen met het publiek in het algemeen te verbeteren, zoals aangekondigd in het 
werkprogramma van de Commissie voor 1993-1994. Tevens worden de andere Instellingen, de 
nationale, regionale en plaatselijke autoriteiten en niet-gouvernementele organisaties 
erin uitgenodigd samen te werken om deze doelstellingen te bereiken. 
Naar de mening van de Commissie hangt de ontwikkeling van haar voorlichtings- en 
communicatiebeleid sterk samen met het tot stand brengen van de doorzichtigheid. De 
toekomstige vorm die aan dit beleid zal worden gegeven zal uitgebreider worden behandeld 
in een afzonderlijke mededeling die binnenkort zal worden aangenomen. 
2. Stand van zaken 
De Commissie heeft een prijzenswaardige staat van dienst ten aanzien van een open 
beleid. Zij heeft altijd opengestaan voor inbreng van de burgers. Dit vloeit voort uit 
de overtuiging dat een dergelijk proces van fundamentele betekenis is voor de 
ontwikkeling van degelijke en praktische beleidsvormen. De Commissie is, zoals vermeld 
in de mededeling over vergroting van de doorzichtigheid van de werkzaamheden van de 
Commissie (PB C 63 van 5.3.1993, blz. 8, voornemens dit beleid verder uit te breiden. 
Met het oog hierop heeft de Commissie reeds een aantal maatregelen genomen. In een 
parallelle mededeling heeft de Commissie haar benadering uiteengezet van "Een open en 
gestructureerde dialoog tussen de Commissie en belangengroepen". 
De in beide mededelingen vervatte maatregelen worden op het ogenblik in praktijk 
gebracht. Bepaalde acties zijn reeds ten uitvoer gelegd, zoals het aangegeven in het 
wetgevingsprogramma voor 1993 van komende voorstellen welke zouden moeten worden 
voorafgegaan door breed overleg met de buitenwereld en de publikatie van een lijst van 
_ 4 -
onderwerpen waarover groenboeken of witboeken zullen worden opgesteld in 1993. Er is een 
programma aangekondigd voor de consolidatie van diverse onderdelen van de 
Gemeenschapswetgeving en daarnaast zijn er regelingen getroffen om een doeltreffend en 
snel functionerend systeem in het leven te roepen waarbij via het Bureau voor officiële 
publikaties der Europese Gemeenschappen geconsolideerde teksten voor praktisch gebruik 
beschikbaar zullen worden gesteld. Tevens zijn er verschillende maatregelen genomen om 
ervoor te zorgen dat het personeel van de Commissie zich bewust is van de behoefte aan 
grotere doorzichtigheid. Verdere bijzonderheden betreffende de aanzienlijke vooruitgang 
die geboekt is zijn te vinden in bijlage 1. 
Het pakket van december had uitdrukkelijk betrekking op de doorzichtigheidsproblematiek. 
De Commissie wenst er echter op te wijzen dat vele andere recente initiatieven eveneens 
rechtstreeks of indirect bijdragen tot een grotere doorzichtigheid. In dit verband 
kunnen de volgende voorbeelden worden genoemd : 
- de vervolgmaatregelen van de Commissie na het verslag Sutherland (SEC(92)2277), dat 
een reeks activiteiten omvat ter verbetering van de doorzichtigheid voor bedrijven, 
beroepsorganisaties en consumenten betreffende het beheer van de interne markt; 
- de voorstellen van de Commissie om de Euro-lnfocentra te ontwikkelen ten einde de 
toegang van het bedrijfsleven tot de Gemeenschapsinformatie te vergemakkelijken zal de 
doorzichtigheid eveneens vergroten; en 
- werkzaamheden in verband met de administratieve vereenvoudiging van Gemeenschapsbeleid 
op verschillende gebieden ten behoeve van ondernemingen en op het gebied van de 
landbouw. 
De Commissie heeft met grote belangstelling kennis genomen van de inspanningen op het 
gebied van de doorzichtigheid welke door de andere Instellingen worden gedaan, en zij 
steunt deze. Zo heeft zij bijvoorbeeld met voldoening kennis genomen van het feit dat de 
Raad zo snel mogelijk is begonnen met het in praktijk brengen van de in Edingburgh 
genomen beslissingen betreffende toegang tot zijn werkzaamheden en informatie 
betreffende zijn rol en beslissingen. De Commissie is bereid bij te dragen tot de 
uitvoering van de conclusies van Edinburgh betreffende gemakkelijker toegang tot 
Gemeenschapswetgeving. 
Het Europese Parlement is uiteraard toegankelijk voor het publiek. De Commissie wacht 
met belangstelling het resultaat af van zijn lopende besprekingen, zoals die betreffende 
het voorlichtingsbeleid van de Europese Gemeenschap als geheel. De Europese Raad van 
Birmingham bevestigde dat de nationale Parlementen meer dienen te worden betrokken bij 
de activiteiten van de Gemeenschap. Volgens de Commissie zal dit niets veranderen aan de 
centrale en vitale rol van het Europese Parlement in de Gemeenschap. 
3. Toegang tot documenten 
Ten aanzien van het specifieke vraagstuk van de toegang tot documenten heeft de 
Commissie in haar mededeling van 5 mei 1993 (COM(93) 191 def.) voorgesteld als algemeen 
beginsel de toegang tot documenten toe te staan, zij het met bepaalde uitzonderingen. 
Zij beschouwde dit beginsel als een wezenlijke factor voor het tot stand brengen van de 
vereiste doorzichtigheid, d.w.z. de instellingen toegankelijker te maken en daardoor 
meer dialoog aan te moedigen. Zij heeft een aantal minimale eisen en elementaire 
beginselen voorgesteld voor de totstandbrenging van een beleid inzake toegang tot 
documenten. De Commissie heeft de andere instellingen verzocht om samen te werken bij de 
ontwikkeling van dit beleid, zij stelde voor dat dit de vorm zou kunnen aannemen van een 
interinstitutioneel akkoord. De grote lijnen die de Commissie zou willen uitstippelen 
voor de toegang tot documenten zijn : 
- 5 -
- het belang van versterking van een open relatie tussen de instellingen van de 
Gemeenschap en haar burgers; 
- verdere acties zouden uiteraard een maximaal effect hebben indien zij door alle 
betrokken Instellingen zouden worden uitgevoerd, waarbij rekening zou worden gehouden 
met de specifieke rol van elk van de Instellingen, en met de bijzondere procedures van 
elke Instelling; 
- het juiste evenwicht zal moeten worden gevonden tussen het belang van grotere openheid 
en doorzichtigheid en andere overwegingen zoals de bescherming van openbare en 
particuliere belangen en het belang ervoor te zorgen dat de werkzaamheden binnen de 
Instellingen tijdig en op doeltreffende wijze kunnen worden uitgevoerd. 
Op deze basis heeft de Commissie haar analyse van soortgelijke beleidsvormen welke door 
andere administraties worden toegepast en van de desbetreffende op Gemeenschapsniveau 
bestaande bepalingen voortgezet (zie ook het vergelijkende overzicht dat gevoegd is bij 
COM (93) 191 def.). 
De Commissie is van mening dat, nadat een akkoord betreffende elementaire beginselen en 
minimumeisen tussen de Instellingen tot stand is gekomen, de kwestie van de vorm waarin 
deze beginselen worden toegepast zal moeten worden besproken. Evenzo zal de noodzaak van 
een beroepsprocedure worden overwogen. Dit zou de noodzaak kunnen impliceren om de 
toepasselijke Gemeenschapswetgeving betreffende de rubricering van documenten en het 
hanteren van geheimhoudingsvoorschriften te herzien. Tevens zouden bepaalde 
administratieve en organisatorische veranderingen binnen elke instelling moeten worden 
uitgevoerd. Ook zou dit een meer gedetailleerde voorlichting van het personeel 
betreffende dit beleid vereisen. 
In aansluiting op dit overleg heeft de Commissie zich beziggehouden met het uitwerken 
van de nodige centrale beginselen en eisen in verband met het verlenen van toegang tot 
documenten, met het oog op verdere discussies met de andere Instellingen. Deze 
bijkomende gegevens zijn vervat in bijlage II. 
4. Betrekkingen met het grote publiek 
De Commissie is er zich van bewust dat het proces van de Europese integratie, en met 
name de tenuitvoerlegging van het Verdrag betreffende de Europese Unie, en vorderingen 
in de richting van uitbreiding van de Gemeenschap alleen met succes kunnen plaatsvinden 
met steun van de burgers van Europa. 
De Lid-Staten spelen een bijzonder belangrijke rol in de Gemeenschap aangezien zij het 
Gemeenschapsbeleid uitvoeren. Gezien de betekenis hiervan verzoekt de Commissie de 
Lid-Staten om verdere maatregelen te nemen ter verbetering van de doorzichtigheid op 
nationaal niveau bij de tenuitvoerlegging van het Gemeenschapsbeleid op de verschillende 
gebieden. 
De Commissie zelf is van mening dat haar eerste prioriteit dient te zijn dat zij 
duidelijker uitleg geeft van haar optreden en zorgt voor een juist begrip van het werk 
van de Gemeenschap. In het onderhavige geval is zij van mening dat het niet zozeer de 
vraag is of er meer gebruik dient te worden gemaakt van de.bestaande werktuigen, maar 
hoe deze beter zouden kunnen worden gericht en gehanteerd om boodschappen over te 
brengen, om een dialoog te voeren met en deelneming aan te moedigen van het publiek, en 
- 6 -
dit op de meest doeltreffende manier. Zij heeft daarom het initiatief genomen tot een 
reeks maatregelen met het oog op vergroting van de openheid en doorzichtigheid in haar 
betrekkingen met het publiek. Deze worden uitgebreider behandeld in bijlage lil. 
Rekening houdend met de manier waarop de Europese Gemeenschap thans wordt opgebouwd is 
het de mening van de Commissie dat alle betrokken Gemeenschapsinstellingen, autoriteiten 
van de Lid-Staten en anderen een rol te spelen hebben in het proces van het doorzichtig 
maken van het beleid van de Gemeenschap. Een doorzichtige Gemeenschap kan beter worden 
bereikt door gezamenlijk optreden van de zijde van de verschillende autoriteiten en 
organisaties. Het is van belang dat de desbetreffende partners hun rol op dit gebied 
spelen en samenwerken. 
De Commissie nodigt de andere Instellingen, de nationale, regionale en plaatselijke 
autoriteiten en niet-gouvernementele organisaties daarom uit om samen te werken ten 
einde deze doelen te bereiken. De Commissie is van mening dat de nuttige ervaringen die 
zijn opgedaan met het stimuleren van het bewustzijn van de interne markt zouden kunnen 
worden gebruikt om een grotere openheid te ontwikkelen door de nadruk te leggen op 
specifieke doelen en onderwerpen. Met name dient de Commissie in verband met deze 
vraagstukken nauwer samen te werken met het Europese Parlement. 
Zij is bereid een initiatief te nemen om te zorgen voor de ontwikkeling van dergelijke 
gemeenschappelijke onderwerpen rond welke verdere activiteiten van de verschillende 
partners zouden kunnen worden gerangschikt. Een ronde-tafelbijeenkomst zal hiertoe 
worden georganiseerd. 
De bureaus van de Instellingen in de Lid-Staten zouden een leidinggevende rol kunnen 
spelen door de uitvoering van de getroffen gemeenschappelijke regelingen te 
vergemakkelijken. De bureaus van de instelling zullen eveneens initiatieven nemen op het 
gebied van het bevorderen van verdere secundaire partnerschappen met plaatselijke en 
beroepsorganisaties die bereid zijn om samen te werken ten einde tot een ruimere 
bekenheid met het Gemeenschapsbeleid te komen. 
5. Ten slotte 
De tenuitvoerlegging van een doorzichtigheidsbeleid is van belang voor alle 
Instellingen. De Commissie zal deze maatregelen binnen het kader van de bestaande 
budgettaire beperkingen invoeren, rekening houdend met het feit dat er waarschijnlijk 
bijkomende middelen nodig zullen zijn. 
BIJLAGE 1 
Stand van de uitvoering van de maatregelen in verband met 
de doorzichtigheid en de belangengroepen (december 1992) 
I. INLEIDING 
Op 2 december 1992 heeft de Commissie twee elkaar aanvullende mededelingen 
goedgekeurd, de eerste over doorzichtigheid en de tweede over belangengroepen. 
Het doel van de mededeling over de doorzichtigheid is de weg te effenen voor een 
eerste discussie over de bijdrage die de Commissie kan leveren tot een opener 
Gemeenschap. Zij is dan ook meer in het bijzonder bedoeld voor personen buiten 
de Instelling die de communautaire zaken van nabij volgen. 
De mededeling inzake de belangengroepen wil de grondslagen leggen voor een open 
en gestructureerde dialoog tussen de Commissie en deze belangengroepen. 
De uitvoering van de in deze beide mededelingen genoemde maatregelen is gaande. 
In deze bijlage worden bijkomende bijzonderheden verstrekt over de reeds 
bereikte aanzienlijke vorderingen. 
II. DOORZICHTIGHEID 
1. In verband met de mededeling betreffende de doorzichtigheid van de 
werkzaamheden van de Commissie zijn of worden op het ogenblik verschillende 
acties uitgevoerd. 
2. De volgende maatregelen zijn reeds verwezenlijkt : 
de wekelijkse publikatie in het Publikatieblad van de lijsten van "COM"-
documenten betreffende algemene onderwerpen; 
opneming in de categorie "COM" van documenten van openbaar belang, die 
echter een meer sectorieel karakter hebben en die tot nu toe werden 
ondergebracht in categorie "SEC" en niet stelselmatig gepubliceerd, zodat 
de toegang tot de informatie welke tot laatstgenoemde categorie behoort 
wordt uitgebreid; 
de publikatie van de werk- en wetgevingsprogramma's in het 
Publikatieblad, om meer bekendheid te geven aan de door de Commissie 
voorgenomen acties; 
vermelding in het wetgevingsprogramma van komende voorstellen waarvan op 
het eerste gezicht kan worden verwacht dat zij aanleiding zullen geven 
tot uitgebreide discussies vooraf; 
de publikatie in het wetgevingsprogramma van de lijst van onderwerpen 
waarover in 1993 groenboeken of witboeken in voorbereiding zijn; 
? 
- 2 -
de publikatie in het wetgevingsprogramma van initiatieven op het gebied 
van de codificatie van de Gemeenschapswetgeving; 
de goedkeuring door de Commissie op 5 mei 1993 van een mededeling aan de 
andere Instellingen over "Toegang van het publiek tot de documenten van 
de Instellingen"; 
de samenstelling van een interinstitutioneel jaarboek waarin het 
organisatieschema van de instellingen gedetailleerd is weergegeven. 
3. In verband met de deelname aan de voorbereiding van de besluiten en 
voorfltflllen van de Commissie, en meer in het bijzonder de raadpleging van de 
betrokken partijen, ten slotte zal de kennisgevingsprocedure waarin de 
mededeling voorziet (en welke er vooral in bestaat dat de Commissie een korte 
samenvatting van het voorgestelde beleidsinitiatief publiceert in de e-reeks 
van het Publikatieblad, de vermelding van een einddatum voor reacties, enz.) 
worden uitgebreid. 
4. Nog andere acties van de Commissie in verband met de verspreiding van 
informatie zijn genomen of worden genomen. De Commissie had er zich namelijk 
toe verbonden haar huidige gegevensbestanden beter bekend te maken, en ze 
heeft haar diensten opdracht gegeven andere specifieke verbeteringen voor te 
stellen op het gebied van de verspreiding van informatie. 
De in dit verband genomen maatregelen betreffen : 
de openbaarheid en een betere verspreiding van de bestaande 
gegevensbestanden; 
de verbetering van het bestaande stelsel voor het relayeren van gegevens 
en de dagelijkse doorzending van informaties naar de bureaus en bepaalde 
externe delegaties van de commissie. 
Voorts is er een actie gaande met het oog op een betere verspreiding van het 
maandelijkse Bulletin en van het Algemeen verslag. Deze officiële 
naslagdocumente, welke in de 9 talen worden gepubliceerd, beschrijven 
stelselmatig de verschillende fasen van de besluitvormingsprocedures aan de 
hand van de in voorbereiding zijnde dossiers, met verwijzing naar de 
Publikatiebladen en de toegankelijke COM- en andere documenten, en geven in 
het algemeen de Gemeenschapsactiviteiten in hun geheel weer. 
5. De commissie heeft een programma vastgesteld van wetgevende consolidatie van 
de verschillende communautaire maatregelen en zij moedigt de andere 
instellingen aan hieraan deel te nemen. De gebieden welke bij voorrang in 
aanmerking komen voor codificatie worden op het ogenblik besproken. Dit zal 
het mogelijk maken de in Edinburgh aangegane verbintenis na te komen en een 
weerspiegeling vormen van de prioriteiten die aan de codificatie zijn gegeven 
in het wetgevingsprogramma van de Commissie van 1993. De Commissie zal de 
Raad en het Europese Parlement concrete voorstellen doen betreffende een 
versnelde procedure om een spoedige en effectieve goedkeuring van de 
gecodificeerde Gemeenschapsbesluiten mogelijk te maken. 
6. Het personeel van de Commissie is in kennis gesteld van de voornaamste 
aspecten van de beide mededelingen, en het heeft een administratieve 
kennisgeving ontvangen, waarin het wordt herinnerd aan zijn rechten en 
verplichtingen uit hoofde van het statuut van de ambtenaren. 
De verduidelijking van de door de Commissie met tijdelijk personeel 
afgesloten contracten om ervoor te zorgen dat zij in overeenstemming zijn met 
het bepaalde in het Statuut van de ambtenaren is gaande. 
1 
- 3 -
Er is een comité bestaande uit de Secretaris-generaal van de Commissie en de 
directeuren-generaal van de betrokken diensten in het leven geroepen met als 
opdracht het standpunt van de Commissie voor te bereiden ten aanzien van elk 
mogelijk geval van belangentegenstelling tussen de activiteiten van een 
personeelslid nadat dit de Commissie verlaten heeft en de taken waarmee de 
betrokkene voorheen was belast (artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren). 
III. BELANGENGROEPEN 
In verband met de mededeling over de belangengroepen kan worden vermeld dat een 
aantal contacten met de betrokkenen reeds heeft plaatsgehad om de inhoud ervan 
te verduidelijken. De vertegenwoordigers van deze groepen hebben bijzondere 
belangstelling getoond voor de gedachte van zelfregulering, welke de drie 
volgende elementen omvat : het opstellen van gedragscodes door deze (al of niet 
commerciële) groepen met inachtneming van minimale criteria welke door de 
Commissie zijn aangegeven, een adreslijst voor de sector van de commerciële 
organisaties, en ten slotte de oprichting van één of meer organisaties via welke 
de belangengroepen met de Commissie zouden communiceren. Er heeft echter tot op 
heden nog geen initiatief in deze zin van de zijde van de belangengroep 
plaatsgevonden. 
Om de invoering van het beleid van de Commissie ten aanzien van de 
belangengroepen te versnellen acht de Commissie het nodig om vóór de zomer 
enkele overlegvergaderingen te organiseren ten einde de grote lijnen voor het 
optreden van de Commissie aan te geven en de particuliere sector opnieuw uit te 
nodigen de desbetreffende initiatieven te nemen. 
Opgemerkt zij overigens dat ook het Europese Parlement doende is zijn 
betrekkingen met de belangengroepen opnieuw te beschouwen. In het algemeen is de 
Commissie voornemens op dit gebied nauw samen te werken het het Europese 
Parlement. 
Zo wordt er gedacht aan de totstandbrenging van een gemeenschappelijke 
gegevensbank van de beide Instellingen welke alle beschikbare informatie zou 
bevatten over de belangengroepen die relaties met hen onderhouden (ingevolge een 
politieke verbintenis van de voorzitters van de beide Instellingen). Dit project 
is reeds door de diensten van de Commissie zover voorbereid dat het definitief 
vastgesteld kan worden. Dit gegevensbestand zal niet alleen toegankelijk zijn 
voor de Instellingen maar eveneens voor het grote publiek, waarbij elke 
Instelling verschillende gevolgtrekkingen kan maken uit het gebruik van de 
desbetreffende gegevens. 
In dit verband dient erop te worden gewezen dat de Commissie harerzijds doende 
is op deze grondslag een algemeen register samen te stellen van alle 
organisaties zonder winstoogmerk. Opneming in dit register zal echter in geen 
geval officiële erkenning door de commissie inhouden, en evenmin dat er 
voorrechten worden toegekend, zoals toegang bij voorrang tot informatie, tot 
gebouwen, enz., aangezien het er in de eerste plaats om gaat te kunnen 
beschikken over een hulpmiddel voor de doorzichtigheid dat ter beschikking staat 
van alle partijen. Het gaat dus niet om een stelsel van accreditering bij de 
Commissie. 
f 
- 2 -
Bijlage 2 
TOEGANG TOT DOCUMENTEN 
In de mededeling van de Commissie van 5 mei (COM(93) 191 def.) zijn de 
elementaire beginselen voor de toegang tot documenten uiteengezet met 
inachtneming van de bestaande Verdragsverplichtingen en de daarvan afgeleide 
wetgeving. 
In deze bijlage wordt getracht deze elementaire beginselen verder uit te werken, 
die de Commissie voorstelt als grondslag voor een discussie met de andere 
Instellingen. 
1. Definitie van een document 
De definitie van een document is van essentieel belang voor de draagwijdte van 
dit beleid. 
De Commissie verstaat onder een document een geschrift of ander materiaal dat 
bestaande gegevens bevat welke berusten bij een instelling of een erkend 
onderdeel van een instelling. 
2. Een nauwkeurig omschreven verzoek van het publiek 
Toegang tot documenten zal worden verschaft nadat een voldoende nauwkeurig 
schriftelijk verzoek van het publiek is ontvangen, mits dit verzoek in een van 
de officiële Gemeenschapstalen wordt gedaan. De instellingen zullen alle 
verzoeken op dit gebied derhalve moeten beoordelen en bepalen welke van de 
documenten die zij bezitten eventueel het meest beantwoorden aan de verlangens 
van de verzoeker. 
3. Termijnen 
Antwoord op een verzoek om informatie dient zo spoedig mogelijk, en in het 
algemeen binnen één maand te worden gegeven. Deze termijn zou kunnen worden 
verlengd met nog eens vier weken indien er overleg moet plaatsvinden, bij 
voorbeeld met autoriteiten van Lid-Staten, andere instellingen, derde landen of 
partijen dan wel een internationale organisatie, indien een document nog wordt 
opgezocht, of indien er nog toestemming moet worden verkregen van de derde 
partij voor het verstrekken van informatie op het ogenblik waarop de termijn 
verstrijkt dient de betrokken instelling een voorlopig antwoord te geven. 
A? 
- 3 -
4. Toegankelijkheid van documenten 
In haar mededeling over de "Toegang van het publiek tot de documenten van de 
Instellingen" (COM(93) 191 def.) stelde de Commissie voor toegang tot documenten 
toe te staan, zij het met bepaalde uitzonderingen. 
De betrokken Instelling onderzoekt elk verzoek op zijn eigen merites en gaat 
zorgvuldig na of een document al of niet beschikbaar moet worden gemaakt. Indien 
het verzoek betrekking heeft op een gerubriceerd document overweegt de 
Instelling of de rubricering moet worden gehandhaafd, overeenkomstig de 
bestaande gebruiken beoordeelt elke instelling stelselmatig de aan de documenten 
toegekende rubricering. 
Een verzoek om een document dient te worden afgewezen wanneer dat nodig is ter 
waarborging van : 
het openbaar belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, 
monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en onderzoeken); 
commerciële, industriële en financiële geheimhouding, inclusief 
intellectuele eigendom; 
bescherming van het individu en de persoonlijke levenssfeer; 
de bescheiden van financiële instellingen; 
de financiële belangen van de Gemeenschap. 
Documenten die met name persoonlijke meningen van personeelsleden bevatten dan 
wel tot stand zijn gekomen om te dienen voor intern overleg, zoals de adviezen 
van diensten, vallen niet onder de toegankelijkheid. Voorbereidende documenten 
kunnen eventueel binnen de instellingen worden gehouden tot het 
besluitvormingsproces waarvan zij deel uitmaken voltooid is. Wanneer het 
besluit eenmaal is genomen kan de instelling dan toegang tot de voorbereidende 
documenten die verband houden met dat besluit toestaan. 
Een instelling kan een verzoek ook weigeren wanneer het van mening is dat dit 
duidelijk onredelijk is, d.w.z. wanneer inwilliging van een verzoek afbreuk zou 
doen aan de doelmatigheid van en de goede gang van zaken in de instelling. 
5. Documenten welke informatie uit een secundaire bron bevatten 
ingevolge de geldende bepalingen behoudt een gerubriceerd document dat van een 
Lid-staat of een andere Gemeenschapsinstelling ontvangen is zijn 
geheimhoudingsgraad. Een uit andere bronnen afkomstig document zal zo nodig een 
passende geheimhoudingsgraad worden gegeven door de instelling. Verzoeken om 
toegang tot alle documenten uit secundaire bronnen zullen worden doorgezonden 
naar hun bron. 
Door een van de instellingen van de EG opgestelde documenten bevatten vaak 
informatie die afkomstig is van de Lid-Staten of andere 
Gemeenschapsinstellingen, en deze informatie kan soms gerubriceerd zijn. Op het 
ogenblik beslist de auteur van een document van een instelling over de 
rubricering ervan. Bij het vaststellen van deze rubricering mag de auteur 
alleen afwijken van de geheimhoudingsgraad welke door de secundaire bron is 
toegekend indien de informatie als zodanig niet aan de betrokken secundaire bron 
is toe te schrijven, indien de informatie reeds algemeen toegankelijk is en/of 
indien de secundaire bron instemt met de opheffing van de rubricering. 
/M 
- 4 -
Het hierboven beschreven Gemeenschapsbeleid op dit gebied lijkt dus adequaat te 
zijn en zou dus kunnen worden gehandhaafd. 
6. Talen 
Antwoorden worden gegeven in de door de verzoeker gebruikte taal, mits deze een 
van de officiële talen van de Gemeenschap gaat. Het door de instelling 
samengestelde document wordt verstrekt in de gevraagde taal. Andere documenten, 
die zijn opgesteld op verzoek van de Instelling, bijvoorbeeld studies, worden 
verstrekt in de taal waarin zij bestaan. Er zal zoveel mogelijk rekening worden 
gehouden met de voorkeur van de verzoeker. 
7. Kosten 
Elke Instelling kan kosten in rekening brengen voor hëtr verst rekken van 
documenten, maar deze kosten mogen niet buitensporig hoog zijn. Elke instelling 
dient dit probleem verder te onderzoeken, bijvoorbeeld in verband met gevallen 
waarin de aangerekende kosten laag zijn en deze niet opwegen tegen de 
inningskosten. 
8. De wijze van beschikbaarstelling van de documenten 
De Instellingen kunnen de informatie beschikbaar maken door een volledig 
afschrift of een afschrift of uittreksel toe te zenden, of door persoonlijke 
raadpleging toe te staan. De voorkeur van de verzoeker dient in aanmerking te 
worden genomen bij de beslissing welke van deze methoden het meest passend is. 
9. Comités 
Bij de uitvoering van hun taken worden de Commissie en de andere Instellingen 
bijgestaan door een aantal comités. Elke instelling zou voor zover dienstig een 
lijst kunnen opstellen van de comités waarvan de documenten op verzoek 
toegankelijk kunnen worden gemaakt, onder voorbehoud van de bovenvermelde 
uitzonderingen. 
10. Gegevensbestanden 
in gegevensbestanden vervatte informatie zal worden verstrekt mits het verzoek 
niet het opstellen van nieuwe computerprogramma's vereist om de gegevens te 
rangschikken en mits de bestaande informatie beschikbaar kan worden gemaakt via 
routinebewerkingen. Dit geldt echter niet voor bestaande wijzen van 
informatieverstrekking tegen betaling. 
11. organisatorische aspecten 
Bij de verdere uitwerking van de grote lijnen zullen bepaalde keuzen moeten 
worden getroffen ten aanzien van de manier waarop dit beleid door de 
Instellingen zal worden gevoerd (kosten, tarieven, organisatie, administratieve 
procedures, inrichting van leeszalen, enz.). 
1t 
BIJLAGE 3 
Openheid en doorzichtigheid 
ten aanzien van het grote publiek 
De Commissie zal bijkomende maatregelen nemen om het publiek beter bekend te 
maken met haar werk. De bedoeling daarvan zal niet alleen zijn om meer 
informatie beschikbaar te stellen, maar deze ook zodanig beschikbaar te maken 
dat zij gemakkelijk toegankelijk is, een gebruiksvriendelijke vorm heeft en op 
de tijd en plaats wordt aangeboden die overeenkomt met de behoeften. 
De volgende punten in verband met bepaalde aspecten van openheid en 
doorzichtigheid ten aanzien van het grote publiek betekenen direct of indirect 
een aanvulling van de bestaande gebruiken van de Commissie. 
Betrekkingen met de media 
Stabiele betrekkingen met de media zijn een eerste vereiste bij elke verbintenis 
tot openheid. In het moderne Europa betekent dit, gezien de positie van de 
Gemeenschap in de wereld, dat er 24 uur per dag een professionele persdienst 
beschikbaar moet zijn. De Commissie zal zorgen voor de nodige middelen en 
voorzieningen om dag en nacht toegankelijk te zijn voor verzoeken om 
inlichtingen van dagbladen, radio en televisie. 
^ 
- 2 -
Persoonlijk contact 
Hoewel de media het voornaamste communicatiekanaal tussen de Gemeenschap en haar 
burgers zullen blijven, moet de Gemeenschap ook in staat zijn om snel en 
doeltreffend te reageren op individuele verzoeken om inlichtingen van allerlei 
aard. Er wordt hoge administratieve prioriteit gegeven aan een betere aanpak van 
telefonische, post- en persoonlijke contacten tussen burgers en de Commissie, 
waartoe uiteraard ook contacten met diensten van de Commissie en bureaus van de 
Commissie in de Lid-Staten behoren. 
Er zal ruimere bekendheid moeten worden gegeven aan de voor het publiek 
toegankelijke gegevensbestanden van de Gemeenschap, en deze zullen meer 
gebruiksvriendelijk moeten worden gemaakt. Er zal meer gebruik worden gemaakt 
van stelsels die openstaan voor het grote publiek (bijv. MINITEL, BTX, enz.) om 
de toegang te vergemakkelijken tot informatie zoals de elektronische catalogus 
van Gemeenschapspublikaties van het Bureau voor Officiële Publikaties. 
Wanneer men het eenmaal eens is geworden over een nieuwe aanpak van de 
betrekkingen met pers en publiek zullen er stappen worden genomen om dit in de 
gehele Gemeenschap bekend te maken. 
opleiding en imago 
De commissie neemt maatregelen om er actief voor te zorgen dat het voor de 
buitenwereld duidelijk wordt dat openheid en het belang van communicatie met de 
burgers van de Gemeenschap deel uitmaken van haar opvattingen over beleid en 
management. Deze initiatieven zullen bijzondere opleidingsmaatregelen voor het 
personeel en een herziening van voorlichtings- en andere publikaties omvatten. 
4h 
- 3 -
Netwerken 
Zelfs bij een dynamische en professionele benadering van de relaties met pers en 
publiek zal het, om te bewerkstelligen dat de Commissie het vermogen ontwikkelt 
om met burgers van de Gemeenschap op regionale basis te communiceren, nodig zijn 
om voort te bouwen op de beschikbare ervaringen met informatienetwerken. Hierbij 
wordt onder andere gedacht aan het Euro-Info-centreprojeet, waardoor het 
bedrijfsleven toegang heeft tot informatie van de EG. 
De Bureaus van de Commissie zullen een leidinggevende rol spelen bij het 
stimuleren van verdere secundaire partnerschappen met plaatselijke en 
beroepsorganisaties die bereid zijn om samen te werken met de Commissie ten 
einde een ruimer bewustzijn bij het publiek te stimuleren van wat de Gemeenschap 
betekent en hoe zij functioneert. De Commissie neemt op het ogenblik stappen om 
de interne coördinatie van het beheer en de uitbreiding van dergelijke 
uitstralingsinitiatieven te verbeteren. 
Evaluatie 
Door in alle opzichten gebruik te maken van hulpmiddelen zoals Eurobarometer zal 
de evaluatie van de doelmatigheid en rentabiliteit van voorlichtings- en 
communicatie-activiteiten worden vergemakkelijkt. Door follow-up kan dan een 
duidelijk beeld worden verkregen van de doelmatigheid van Commissie- en andere 
initiatieven om de Gemeenschap dichter bij haar burgers te brengen. 
/?<" 

ISSN 0254-1513 
COM(93) 258 def. 
DOCUMENTEN 
NL 01 
Catalogusnummer : CB-CO-93-290-NL-C 
ISBN 92-77-56507-1 
Bureau voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen 
L-2985 Luxemburg