Resolutie

van het Europees Parlement houdende de opmerkingen bij het besluit tot verlening van kwijting aan de directeur van het Europees Milieuagentschap inzake de uitvoering van haar begroting voor het begrotingsjaar 2001

HET EUROPEES PARLEMENT,

- Gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap voor het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap(1) (C5-0098/2003),

- Gezien de aanbeveling van de Raad van 7 maart 2003 (C5-0099/2003),

- Gelet op het EG-Verdrag, en inzonderheid artikel 276 daarvan,

- Gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(2), en inzonderheid artikel 185 daarvan,

- Gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 23 december 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(3), en met name artikel 94 daarvan,

- Gelet op artikel 93 A en bijlage V van zijn Reglement,

- Gezien zijn besluit van 8 april 2003 tot uitstel van het besluit tot het verlenen van kwijting en zijn resolutie met opmerkingen bij dit besluit(4),

- Gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A5-0360/2003),

A. Overwegende dat het Parlement in zijn bovengenoemde resolutie onder meer het volgende verklaarde:

- is verheugd over het feit dat het van nu af aan bevoegd is kwijting te verlenen aan de communautaire organen als bedoeld in lid 1 van artikel 185 van het nieuwe Financieel Reglement, en

- beklemtoont dat het ter vervulling van zijn nieuwe taken op dit terrein verwacht alle relevante en noodzakelijke informatie van deze organen te ontvangen in antwoord op de eventuele vragen die het hun toezendt,

B. Overwegende dat de terzake bevoegde commissie antwoorden op dergelijke vragen heeft ontvangen,

C. Overwegende dat de antwoorden van het Agentschap op bovengenoemde vragen het Parlement in veel opzichten up-to-date informatie hebben gegeven, deze informatie is een aanvulling van de opmerkingen in het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening over 2001 van het Europees Milieuagentschap (EMA) en de antwoorden van het Agentschap op deze opmerkingen,

D. Overwegende dat aldus is voldaan aan de voorwaarde dat het Parlement een besluit over de kwijting neemt na voldoende te zijn geïnformeerd,

1. Neemt kennis van de volgende cijfers in de rekeningen van het Europees Milieuagentschap voor de begrotingsjaren 2000 en 2001;

Jaarrekening voor de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

Eventuele verschillen in de totalen zijn het resultaat van afrondingen.

Bron:

Gegevens opgesteld door het Agentschap - Deze tabellen zijn een samenvatting van de door het Agentschap in de eigen financiële verklaringen verstrekte gegevens.

Tenuitvoerlegging van de begroting

2. Neemt kennis van de door het Agentschap genomen maatregelen ter "verstrakking" van het schema voor de huishoudelijke uitgaven in verband met de infrastructuur, niet dringende aankopen en het uitstellen van de inrichting van zijn kantoren; acht dergelijke maatregelen in overeenstemming met de aanbevelingen van de Rekenkamer;

3. Is verheugd over de pogingen van het Agentschap om tot een betere planning van zijn activiteiten op beleidsterrein te komen, waardoor het bedrag aan overgeboekte kredieten wordt verminderd; merkt echter op dat het Agentschap heeft verklaard dat bij de uitvoering van subsidieafspraken in het kader van meerjarenprogramma's een bepaald bedrag aan automatische overboekingen "moeilijk te vermijden valt"; meent dat dit probleem van "systematische" aard is omdat het voornamelijk de relatie met de Europese Thematische Centra die met het EMA onder contract staan;

4. Meent dat het Agentschap, als het gaat om de uitvoering van projecten door dergelijke centra die bijna de helft van zijn beleidskredieten opslokken, meer inspanningen moet doen om de centra ertoe te brengen om zich bij de uitvoering van dergelijke projecten aan een tijdschema te houden dat strookt met het jaarperodiciteitsbeginsel van de begroting; meent dat dergelijke inspanningen tot een vermindering van de overboekingen leiden;

5. Meent voorts dat er ruimte is om te komen tot een geharmoniseerde aanpak van de organen als het gaat om problemen die van "systematische" aard zijn; verwacht dat het Agentschap zijn contacten intensiveert met andere organen die soortgelijke problemen ondervinden bij hun contractuele relaties met dergelijke Centra of nationale contactpunten om een "beste praktijk" te formuleren en toe te passen;

Financiële verklaringen

6. Is verheugd over het feit dat het Agentschap heeft gezorgd voor de nodige samenwerking tussen de betrokken afdelingen opdat de regels betreffende de afschrijving van vaste activa correct worden toegepast;

Kasmiddelenbeheer

7. Moedigt het Agentschap aan om zijn reputatie verder te verbeteren als het erom gaat gegevens van bankrekeningen en algemene rekeningen in overeenstemming met de aanbevelingen van de Rekenkamer op de algemene boekhouding aan te sluiten; verwacht dat het Agentschap in het kader van de volgende kwijtingsprocedure verslag over een en ander uitbrengt;

Toepassing van de financiële bepalingen

8. Verwacht dat het Agentschap zo spoedig mogelijk de in het kader van zijn archiveringsproject ontwikkelde IT-toepassing voor het "elektronisch documentenopslagsysteem" in gebruik neemt; verwacht voorts dat het alle nodige stappen neemt opdat de financiële bestanden alle nodige ondersteunende documenten bevatten overeenkomstig de aanbevelingen van de Rekenkamer;

Aankoop van goederen en diensten/Samenwerking met de instellingen

9. Hoopt dat het Agentschap betere resultaten behaalt bij zijn pogingen om in het kader van zijn meerjarig werkprogramma de aankoopplanning te verbeteren; is verheugd over de pogingen van het Agentschap om de procedures en de criteria voor de evaluatie van aanbestedingen te verbeteren; verwacht dat het Agentschap zijn pogingen intensiveert om de interinstitutionele samenwerking bij aanschaf te verbeteren, op basis van de beste praktijk waaronder beoordelingscriteria en vergelijkbaarheid van aanbestedingen; verwacht dat het voorzover zijn bijzondere beperkingen dit toelaten, zo vaak als mogelijk aan de interinstitutionele aanbestedingen deelneemt;

10. Neemt nota van het feit dat het Agentschap verscheidene overeenkomsten had met ondernemingen die betrokken waren bij de zaak-Eurostat; verzoekt het Agentschap alle documenten met betrekking tot deze overeenkomsten te doen toekomen aan de interneauditdienst van de Commissie, zodat daarmee bij de huidige controle van Eurostat-overeenkomsten door de IAS rekening kan worden gehouden;

Algemene punten in verband met de organen

Beleidstaken

11. Herhaalt zijn standpunt dat, aangezien de huishoudelijke uitgaven van veel organen hun uitgaven voor beleidsdoeleinden overschrijden, er ruimte is om deze organen meer beleidstaken toe te vertrouwen; is van mening dat zij bijvoorbeeld kunnen worden belast met de uitvoering van communautaire programma's op het gebeid van onderwijs en gezondheid, waardoor mede kan worden voorkomen dat de Commissie zonder noodzaak nog meer uitvoerende instanties moet opzetten; betreurt dat de Commissie niet heeft voldaan aan het verzoek van het Parlement(5) om uiterlijk op 30 juni 2003 desbetreffende voorstellen te doen; verzoekt de organen om aan te geven op welke terreinen zij de tenuitvoerlegging van momenteel door de Commissie beheerde communautaire programma's kunnen overnemen en om uiterlijk eind 2003 voorstellen daartoe te doen;

12. Is in dit verband verheugd over het voorstel van de Europese Stichting voor Opleiding (ESO) om eventueel nieuwe taken op zich te nemen; verzoekt de Commissie om de ervaring van de ESO in een groter geografisch gebied dan momenteel te gebruiken voor technische bijstand aan programma's zoals Tempus en Erasmus mundus;

Aanpassing van de financiële bepalingen aan het nieuwe Financieel Reglement

13. Verwacht dat de organen zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk het einde van dit jaar hun procedures aanvullen opdat hun interne financiële bepalingen stroken met vereisten van de nieuwe financiële kaderregeling; herinnert eraan dat deze interne financiële bepalingen niet van de financiële kaderregeling mogen afwijken behalve in het geval de specifieke beleidsbehoeften van het Agentschap dit vereisen en met voorafgaande toestemming van de Commissie; verzoekt de organen om de terzake bevoegde commissie van het Parlement te informeren zodra zij een en ander hebben voltooid; verzoekt de Rekenkamer advies uit te brengen over alle financiële door de organen vastgestelde bepalingen die afwijken van de financiële kaderregeling;

14. Onderstreept met name de behoefte aan strikte scheiding van de taken tussen ordonnateur(s) en rekenplichtige(n) en de versterkte rol van laatstgenoemden bij

a) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen,

b) het bijhouden van de boekhouding,

c) het valideren van door de ordonnateur vastgestelde systemen om boekhoudinformatie te verstrekken,

d) het samenwerken met de rekenplichtige van de Commissie,

e) de voorbereiding en presentatie van de financiële verklaringen en de verslagen over de uitvoering van de begroting;

Onderstreept dat de rekenplichtigen door de raden van bestuur van de organen moeten worden benoemd op grond van hun bijzondere competenties zoals aangetoond door diploma's of een daarmee vergelijkbare beroepservaring; verwacht tevens dat de opgezette computersystemen garanderen dat er ter wille van de transparantie bij elke verrichting een volledig spoor in de boekhouding achterblijft;

15. Herinnert de organen eraan dat zij de openbareaanbestedingsprocedures zoals vastgelegd in het Financieel Reglement volledig dienen te respecteren; onderstreept dat open aanbestedingen zoveel mogelijk moeten worden gebruikt ter bevordering van de doorzichtigheid en om te zorgen voor een gelijke behandeling van potentiële inschrijvers; onderstreept dat het niet eerbiedigen van de voorschriften voor openbare aanbestedingen niet alleen mogelijk schadelijk is voor de financiële belangen van de organen, maar ook als een strafbaar feit op grond van de strafwetgeving van de lidstaten kan worden aangemerkt;

Interne audit en controle

16. Herinnert eraan dat de belangrijke kenmerken van het nieuwe Financieel Reglement de grotere verantwoordelijkheid van de ordonnateurs en het scheppen van de mogelijkheden voor een interne audit zijn om het risico van onregelmatigheid en wanbeheer tegen te gaan; verzoekt derhalve

- de Rekenkamer om verhoging van het aantal controles die door haar accountants worden uitgevoerd,

- de organen om overeenkomstig het nieuw geschapen kader hun procedures voor de uitvoering van hun begroting ingrijpend te herzien,

- de Commissie om nauw met de organen samen te werken met name op terreinen zoals boekhouding, interne audit en beheer en controleprocedures,

opdat in de praktijk passende en geharmoniseerde oplossingen kunnen worden toegepast;

17. Verzoekt de Commissie een voorstel te doen tot wijziging van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen teneinde de interne controleurs van de agentschappen werkelijke controlebevoegdheden toe te kennen in plaats van de slechts raadgevende rol zoals momenteel het geval is;

18. Is buitengewoon bezorgd dat de interneauditdienst van de Commissie (IAS) bij de organen geen controles uitvoert; beklemtoont dat dit betekent dat de artikelen 71 en 72 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 niet worden toegepast en dat de externe controle van de kwaliteit van het beheer- en controlesystemen van de organen in de praktijk wordt overgelaten aan Rekenkamer; verzoekt de Commissie derhalve te zorgen dat de nodige middelen beschikbaar worden gesteld opdat de IAS in staat is haar taken ten aanzien van de internecontrolesystemen bij de organen te vervullen;

Samenwerking met OLAF

19. Verzoekt de Rekenkamer aan het eind van het jaar verslag uit te brengen over de vraag of alle communautaire organen naar behoren met het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) samenwerken en het dienovereenkomstige Interinstitutionele Akkoord van 25 mei 1999(6) onverkort toepassen; verzoekt de Rekenkamer verder de doeltreffendheid van deze samenwerking aan de hand van de tot dusverre behandelde gevallen te evalueren;

Voorbereiding van de organen op de uitbreiding

20. Verzoekt de Commissie om, ter bespoediging van de inspanningen ter voorbereiding van de toekomstige opneming van nieuwe lidstaten, voor de aanneming van de begroting in 2004 passende voorstellen te doen, gericht op

- het bevorderen van een beter functioneren van deze communautaire organen,

- het zorgen voor een beter rendement door middel van een kosten-batenanalyse,

- het voorkomen dat onnodig nieuwe organen in het leven worden geroepen;

Beklemtoont dat een verdere uitbreiding ingevolge de toetreding van nieuwe lidstaten van de raden van bestuur van de organen, die over het algemeen toch al zeer omvangrijk zijn, om redenen van zowel doelmatigheid als kosten niet aanvaardbaar is; meent dat de uitbreiding een goede gelegenheid vormt om de samenstelling en de werkwijzen van deze raden van bestuur ingrijpend te herzien;

21. Verzoekt de Commissie om bij het maken van dergelijke voorstellen onder meer te overwegen

- de organen, waar mogelijk, meer beleidstaken zoals de tenuitvoerlegging van programma's, toe te vertrouwen,

- voor een aantal organen, met name organen met overeenkomstige taken, gezamenlijke raden van bestuur in te stellen,

- de mogelijkheid te overwegen van fusies van organen met overlappende activiteiten;

Herinnert er wat dit laatste betreft aan dat de Commissie melding heeft gemaakt van mogelijke overlapping tussen het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) en de Europese Stichting voor opleiding en tussen de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden en het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk;

22. Verzoekt de Commissie voorts om, overeenkomstig haar voorstel betreffende goed Europees bestuur dat beoogt de activiteit vooral op kerntaken te richten, in haar actieprogramma voor 2004 passende voorstellen op te nemen om te zorgen dat dubbel werk van hetzij organen met overeenkomstige activiteiten of tussen de activiteiten van dergelijke communautaire organen en die van Commissiediensten wordt vermeden;

23. Herhaalt zijn oproep aan de Commissie om een voorstel in te dienen voor een wijziging van de oprichtingsbesluiten van de organen om te zorgen dat de directeuren van deze communautaire organen in de toekomst alleen met instemming van het Parlement worden benoemd; verwacht nu uiterlijk 1 december 2003 desbetreffende voorstellen van de zijde van de Commissie.

(1) PB C 326 van 27.12.2002, blz. 17.

(2) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(3) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(4) PB L 148 van 16.6.2003, blz. 16 en 18.

(5) Zie paragraaf 14 van de resolutie van het Parlement houdende de opmerkingen bij het besluit inzake de aan de Raad van bestuur van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding te verlenen kwijting voor de uitvoering van zijn begroting voor het begrotingsjaar 2001 (PB L 148 van 16.6.2003, blz. 83).

(6) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15.