Mededeling van de Commissie met een leidraad voor het invullen van punt 9 van het standaardformulier in de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2019/723 van de Commissie

(2021/C 507/01)

Inhoudsopgave

1. Doel van de leidraad 2

2. Punt 9.1 “Algemene conclusie over de bereikte mate van naleving” 2

3. Punt 9.2 “Identificatie van de lidstaat / bevoegde autoriteit die het jaarverslag indient” 2

4. Tabel 1: Aantal controles voor alle bevoegde autoriteiten – controlerende autoriteiten – controleorganen 2

1.1. Geregistreerde exploitanten die op 31 december van het verslagjaar in het bezit waren van een certificaat 3

1.2. Groepen exploitanten die op 31 december van het verslagjaar in het bezit waren van een certificaat 4

5. Tabel 2: Gevallen van niet-naleving 4

2.1. Aantal vastgestelde gevallen van niet-naleving 4

2.2. Maatregelen genomen voor vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving 5

6. Tabel 3: Toezicht en audits 5

3.1. Nieuwe controleorganen waaraan de bevoegde autoriteit controletaken heeft gedelegeerd / controleorganen ten aanzien waarvan de delegatie is ingetrokken 5

3.2. Toezicht op controleorganen door de bevoegde autoriteit (alleen relevant indien de bevoegde autoriteit controletaken delegeert aan controleorganen) 5

3.3. Auditactiviteiten van de bevoegde autoriteit ten aanzien van controlerende autoriteiten (alleen relevant indien de bevoegde autoriteit controletaken delegeert aan controlerende autoriteiten) 5

7. Tabel 4: Individueel formulier inzake toezicht op controleorgaan 6

8. Tabel 5: Door de bevoegde autoriteit tijdens het verslagjaar verrichte acties en maatregelen om de doeltreffendheid van de officiële controles door de controlerende autoriteiten / controleorganen te waarborgen 6

1. Doel van de leidraad

Deze leidraad heeft tot doel de lidstaten te helpen bij het indienen van de informatie en gegevens over de biologische productie en de etikettering van biologische producten ten behoeve van hun jaarverslag inzake de uitvoering van hun meerjarige nationale controleplannen (MNCP) in deel II, punt 9, van de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2019/723 (1) van de Commissie, als gewijzigd bij Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1935 (2) van de Commissie van 8 november 2021.

Deze leidraad is bedoeld als aanvulling op de mededeling van de Commissie over richtsnoeren betreffende het invullen van het standaardformulier in de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2019/723 van de Commissie tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad, wat betreft het standaardformulier dat in de door de lidstaten ingediende jaarverslagen moet worden gebruikt (3).

In dit verband gelden de definities in punt 4 van mededeling 2021/C 71/01 van de Commissie ook voor de biologische sector.

Alleen het Hof van Justitie van de Europese Unie is bevoegd om het Unierecht bindend uit te leggen.

2. Punt 9.1 “Algemene conclusie over de bereikte mate van naleving”

Deze informatie moet worden ingevuld in een tekstvak voor vrije tekst.

De lidstaten moeten rekening houden met de richtsnoeren in deel II, afdeling A.1, van mededeling 2021/C 71/01 van de Commissie.

3. Punt 9.2 “Identificatie van de lidstaat / bevoegde autoriteit die het jaarverslag indient”

Deze informatie moet worden ingevuld in een modelformulier.

De lidstaten dienen de volgende identificatiegegevens te verstrekken:

— Gegevens van: de naam van de lidstaat en de naam van de bevoegde autoriteit die het verslag indient;

— Aantal bevoegde autoriteiten waarvan gegevens zijn opgenomen (A): het totale aantal bevoegde autoriteiten zoals omschreven in artikel 3, punt 3, van Verordening (EU) 2017/625, inclusief op nationaal, regionaal of lokaal niveau, indien van toepassing;

— Aantal controlerende autoriteiten waarvan gegevens zijn opgenomen (B): het totale aantal controleautoriteiten zoals omschreven in artikel 3, punt 55, van Verordening (EU) 2018/848, inclusief op nationaal, regionaal of lokaal niveau, indien van toepassing;

— Aantal controleorganen waarvan gegevens zijn opgenomen (C): het totale aantal controleorganen zoals omschreven in artikel 3, punt 56, van Verordening (EU) 2018/848 (4);

— Totaal aantal autoriteiten/organen waarvan gegevens zijn opgenomen (A) + (B) + (C): de som van A, B en C;

— Verslagperiode: De lidstaten moeten rekening houden met de richtsnoeren in punt 6 van mededeling 2021/C 71/01 van de Commissie.

4. Tabel 1: Aantal controles voor alle bevoegde autoriteiten/controlerende autoriteiten/controleorganen

Deze informatie moet worden ingevuld in de tabellen 1.1 en 1.2.

1.1. Geregistreerde exploitanten die op 31 december van het verslagjaar in het bezit waren van een certificaat

Voor iedere rij van tabel 1.1 (1.a, 1.b, enz.) moeten de lidstaten de volgende informatie invullen in de overeenkomstige kolommen:

— Codenummer of naam bevoegde autoriteit / controlerende autoriteit / controleorgaan:

voor gemachtigde instanties is dit het codenummer dat hun door de bevoegde autoriteit is toegekend overeenkomstig artikel 28, lid 2, van Verordening (EU) 2017/625;

voor controlerende autoriteiten is dit de naam of het codenummer dan wel de naam én het codenummer van de controleautoriteiten;

voor bevoegde autoriteiten is dit de naam van de bevoegde autoriteiten.

— Aantal exploitanten:

voor bevoegde autoriteiten: het aantal rechtstreeks door de bevoegde autoriteiten gecontroleerde en gecertificeerde exploitanten die op 31 december van het verslagjaar zijn opgenomen in de in artikel 34, lid 6, van Verordening (EU) 2018/848 bedoelde lijst van exploitanten;

voor controlerende autoriteiten en controleorganen: het aantal door de controleautoriteiten/controleorganen gecontroleerde en gecertificeerde exploitanten die op 31 december van het verslagjaar zijn opgenomen in de lijst van exploitanten als bedoeld in artikel 34, lid 6, van Verordening (EU) 2018/848.

Exploitanten van wie het certificaat is “geschorst” en “ingetrokken” mogen niet worden meegeteld als de schorsing of intrekking plaatsvond in het verslagjaar. Hetzelfde geldt voor “exploitanten van wie de certificering nog lopende is”.

— Aantal controles op de naleving als bedoeld in artikel 38, lid 3, van Verordening (EU) 2018/848 (fysieke en niet-fysieke):

het totale aantal controles op de naleving dat in het verslagjaar heeft plaatsgevonden, ongeacht of daarbij ook fysiek ter plaatse is gecontroleerd.

— Aantal fysieke controles ter plaatse dit zijn controles waarbij ook fysiek ter plaatse is gecontroleerd in de volgende gevallen: — de jaarlijkse controles voor de verstrekking of hernieuwing van een certificaat als bedoeld in artikel 38, lid 5, van Verordening (EU) 2018/848; — de aanvullende controles op basis van risico als bedoeld in artikel 38, lid 4, punt b), van Verordening (EU) 2018/848; — de som van de “jaarlijkse controles” en de “aanvullende controles op basis van risico”; en — de som van de “jaarlijkse controles” en de “aanvullende controles op basis van risico” die onaangekondigd plaatsvonden zoals bedoeld in artikel 38, lid 4, punt a), van Verordening (EU) 2018/848.

De lidstaten moeten ook rekening houden met de richtsnoeren in punt 4, a), van mededeling 2021/C 71/01 van de Commissie (“De telling van het aantal officiële controles”).

— Aantal genomen monsters overeenkomstig artikel 38, lid 4, punt c), van Verordening (EU) 2018/848

De lidstaten moeten het aantal monsters dat tijdens alle officiële controles (jaarlijks, aanvullend op basis van risico, onaangekondigd) is genomen, als volgt vermelden:

het totale aantal genomen en geanalyseerde monsters; en

het aantal monsters waarin producten en stoffen zijn aangetroffen die niet in de biologische productie mogen worden gebruikt.

Wanneer er bij eenzelfde gelegenheid meerdere monsters van dezelfde productpartij van één exploitant worden genomen, moeten de lidstaten dit als één monster rapporteren.

Wanneer er bij eenzelfde gelegenheid echter meerdere monsters van verschillende partijen/producten van één exploitant worden genomen, moeten de lidstaten elk monster rapporteren.

1.2. Groepen exploitanten die op 31 december van het verslagjaar in het bezit waren van een certificaat

Voor iedere rij van tabel 1.2 (2.a, 2.b, enz.) moeten de lidstaten de volgende informatie invullen in de overeenkomstige kolommen:

— Codenummer of naam bevoegde autoriteit / controlerende autoriteit / controleorgaan;

— Aantal groepen.

— Dit heeft betrekking op het totale aantal groepen exploitanten dat door elke bevoegde autoriteit / controlerende autoriteit / controleorgaan is gecontroleerd en gecertificeerd;

— Identificatie van de groep. Dit heeft betrekking op de naam of een andere identificatie voor elke groep exploitanten;

— Totaal aantal exploitanten die deel uitmaken van de groepen. Dit heeft betrekking op het totale aantal leden van elke groep exploitanten.

— Totaal aantal officiële controles van groepen. Dit heeft betrekking op het totale aantal officiële controles van elke groep exploitanten, als volgt:

de jaarlijkse verificatie van de instelling en werking van het systeem voor interne controle, ongeacht of dit een fysieke controle ter plaatse omvat, als bedoeld in artikel 38, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/848;

herinspecties van leden van groepen als bedoeld in artikel 38, lid 4, punt d), van Verordening (EU) 2018/848 en in artikel 7 van Verordening (EU) 2021/279;

getuigenaudits als bedoeld in artikel 2, lid 5, van Verordening (EU) 2021/771; en

aanvullende controles op basis van risico als bedoeld in artikel 38, lid 4, punt b), van Verordening (EU) 2018/848.

— Aantal herinspecties van leden van groepen. Dit heeft betrekking op de herinspecties van leden die zijn uitgevoerd door de bevoegde autoriteit/de controlerende autoriteit/het controleorgaan voor elke groep exploitanten; en

— Inspecties waarbij ten minste 1 monster is genomen.

5. Tabel 2: Gevallen van niet-naleving

Deze informatie moet worden ingevuld in de tabellen 2.1 en 2.2.

2.1. Aantal vastgestelde gevallen van niet-naleving

Voor iedere rij van tabel 2.1 (1.a, 1.b, enz.) moeten de lidstaten de volgende informatie invullen in de overeenkomstige kolommen:

— Naam of codenummer bevoegde autoriteit / controlerende autoriteit / controleorgaan;

— Algemene productievoorschriften. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving van de algemene productievoorschriften als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 11 van Verordening (EU) 2018/848 en de overeenkomstige secundaire wetgeving;

— Specifieke productievoorschriften. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving van de specifieke productievoorschriften als bedoeld in de artikelen 12 tot en met 21 van alsmede in bijlage II bij Verordening (EU) 2018/848, en in Verordening (EU) 2020/464 en (EU) 2021/1189;

— Niet-toegelaten stoffen of producten. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met de aanwezigheid van producten en stoffen die niet in de biologische productie mogen worden gebruikt;

— Afwijkingen. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met de afwijkingen als bedoeld in artikel 22 van Verordening (EU) 2018/848 en in Verordening (EU) 2020/1691;

— Documenten en registratie van gegevens. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met de documenten en registers als bedoeld in artikel 39 van Verordening (EU) 2018/848 en in Verordening (EU) 2021/1691;

— Voorschriften voor groepen exploitanten. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met de groepen exploitanten als bedoeld in artikel 36 van Verordening (EU) 2018/848, de artikelen 4 tot en met 7 van Verordening (EU) 2021/279 en artikel 2 van Verordening (EU) 2021/771;

— Etikettering. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met de etiketteringsvoorschriften als bedoeld in de artikelen 30 tot en met 33 van Verordening (EU) 2018/848 en in artikel 3 van Verordening (EU) 2021/279; en

— Andere. Dit heeft betrekking op vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving die verband houden met andere dan de hierboven vermelde voorschriften.

2.2. Maatregelen genomen voor vastgestelde gevallen van ernstige en kritieke niet-naleving

De lidstaten moeten zowel het totale aantal door de bevoegde autoriteiten / controlerende autoriteiten/ controleorganen genomen maatregelen om de niet-naleving te verhelpen als het aantal maatregelen onder de kolommen B1-B9 van tabel 2.2 vermelden.

Bij de verstrekking van deze informatie moeten de lidstaten er rekening mee houden dat de bevoegde autoriteiten / controlerende autoriteiten / controleorganen in sommige vastgestelde gevallen van niet-naleving meer dan één maatregel kunnen nemen en dat bijgevolg het totale aantal vastgestelde gevallen van niet-naleving en het totale aantal maatregelen van elkaar kan verschillen.

6. Tabel 3: Toezicht en audits

Deze informatie moet worden ingevuld in de tabellen 3.1, 3.2 en 3.3.

3.1. Nieuwe controleorganen waaraan de bevoegde autoriteit controletaken heeft gedelegeerd / controleorganen ten aanzien waarvan de delegatie is ingetrokken

De lidstaten moeten het aantal nieuwe organen vermelden waaraan de bevoegde autoriteit tijdens het verslagjaar controletaken heeft gedelegeerd (rij B) en het aantal controleorganen waarvan de delegatie tijdens het verslagjaar is ingetrokken (rij C).

Om de samenhang van de gegevens te waarborgen, moeten de lidstaten ook het aantal controleorganen waaraan controletaken zijn gedelegeerd, aan het begin van het verslagjaar (rij A) en aan het einde van het verslagjaar (rij D) vermelden.

De lidstaten kunnen ook opmerkingen maken indien dit nodig is om een situatie te verduidelijken.

3.2. Toezicht op controleorganen door de bevoegde autoriteit (alleen relevant indien de bevoegde autoriteit controletaken delegeert aan controleorganen)

Deze tabel bestaat uit de onderdelen 3.2.a en 3.2.b.

De lidstaten moeten de algemene informatie over het toezicht op controleorganen in het eerste deel (3.2.a) vermelden zoals is aangegeven in de kolommen D, E en F van de tabel.

De “toezichtsaudits” in kolom E hebben betrekking op de audits of inspecties als bedoeld in artikel 33, punt a), van Verordening (EU) 2017/625.

De lidstaten kunnen de kolom “opmerkingen” gebruiken om toelichtingen te geven wanneer de dekking minder dan 100 % dan wel meer dan 100 % bedraagt indien de lidstaat meer dan één bevoegde autoriteit heeft die toezicht houdt.

In het tweede deel van de tabel (3.2.b) moeten de lidstaten nadere gegevens verstrekken over het toezicht per controleorgaan zoals is aangegeven in de kolommen G tot en met M van de tabel.

De “onderzochte dossiers van exploitanten” in kolom J van de tabel hebben betrekking op het onderzoek van controledossiers van exploitanten die door het controleorgaan in kwestie zijn gecertificeerd tijdens de kantooraudit dan wel de fysieke controle ter plaatse bij de exploitant. Laatstgenoemde controle kan direct door de medewerkers van de bevoegde autoriteit worden verricht of ook door de controleurs van het controleorgaan (getuigenaudit).

Op dezelfde manier hebben de “onderzochte dossiers van groepen exploitanten” in kolom L van de tabel betrekking op het onderzoek van controledossiers van groepen exploitanten die door het controleorgaan in kwestie zijn gecertificeerd, waarbij onder andere de instelling en werking van het systeem voor interne controle (ICS) worden geverifieerd of herinspecties van leden van groepen of getuigenaudits worden verricht.

De lidstaten moeten kolom N van de tabel alleen invullen als zij ook de facultatieve tabel 4 invullen. In dat geval moeten zij het referentienummer van het “individuele formulier” voor elk controleorgaan vermelden.

3.3. Auditactiviteiten van de bevoegde autoriteit ten aanzien van controlerende autoriteiten (alleen relevant indien de bevoegde autoriteit controletaken delegeert aan controlerende autoriteiten)

De lidstaten moeten informatie verstrekken over de audits die ten aanzien van controlerende autoriteiten voor de biologische sector zijn verricht overeenkomstig artikel 6 van Verordening (EU) 2017/625 zoals aangegeven in de kolommen K tot en met M van tabel 3.3.

7. Tabel 4: Individueel formulier inzake toezicht op controleorgaan

Deze informatie in tabel 4 is facultatief.

Wanneer de lidstaten deze tabel invullen, moeten zij voor elk controleorgaan onder hun toezicht één afzonderlijk formulier aanmaken en aan elk formulier één referentienummer toewijzen.

De lidstaten moeten een samenvatting van de belangrijkste bevindingen van de toezichtaudits geven in het tekstveld van de vijf vooraf bepaalde categorieën van tabel 4. Zij kunnen ook andere informatie toevoegen in het tekstveld voor overige bevindingen, die niet onder de vijf vooraf bepaalde categorieën vallen.

De lidstaten moeten in het tekstveld voor de conclusie de acties vermelden die de bevoegde autoriteit heeft ondernomen om de conformiteit te herstellen.

8. Tabel 5: Door de bevoegde autoriteit tijdens het verslagjaar verrichte acties en maatregelen om de doeltreffendheid van de officiële controles door de controlerende autoriteiten / controleorganen te waarborgen

Deze informatie is dezelfde als die welke wordt gevraagd op grond van deel I van de bijlage bij Verordening (EU) 2019/723. Lidstaten die deze tabel invullen in het informatiesysteem voor biologische landbouw (OFIS), hoeven deel I van de speciale module voor de indiening van jaarverslagen van het geautomatiseerde informatiemanagementsysteem voor officiële controles (Annual Reporting on Official Controles) niet meer in te vullen.

De lidstaten moeten in het tekstveld van de zes vooraf bepaalde categorieën beschrijven welke acties zij hebben ondernomen met het oog op de doeltreffendheid van het nationale controlesysteem voor de biologische sector, en kunnen tot slot nog andere initiatieven vermelden die niet onder een vooraf bepaalde categorie van tabel 5 vallen.

(1) Uitvoeringsverordening (EU) 2019/723 van de Commissie van 2 mei 2019 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) 2017/625 van het Europees Parlement en de Raad, wat betreft het standaardformulier dat in de door de lidstaten ingediende jaarverslagen moet worden gebruikt (PB L 124 van 13.5.2019, blz. 1).

(2) Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1935 van de Commissie van 8 november 2021 tot wijziging van Uitvoeringsverordening (EU) 2019/723 wat betreft de door middel van het standaardformulier in te dienen informatie en gegevens over de biologische productie en de etikettering van biologische producten (PB L 396 van 10.11.2021, blz. 17).

(3) PB C 71 van 1.3.2021, blz.1.

(4) Verordening (EU) 2018/848 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2018 inzake de biologische productie en de etikettering van biologische producten en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 834/2007 van de Raad (PB L 150 van 14.6.2018, blz. 1).