Verslag

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2001/C 372/04)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE (LUXEMBURG) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 2000 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. De begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2000 is weergegeven in tabel 1(3). Opgemerkt moet worden dat bijna tweederde van de kredieten waarvoor verplichtingen zijn aangegaan voor de huishoudelijke uitgaven in 2000 (titel II) moesten worden overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. Het Vertaalbureau dient zijn uitgaven beter te ramen om de overdrachten te beperken.

Jaarrekening en boekhouding

6. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst-en-verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

7. Het Vertaalbureau boekt geen afschrijvingen van de goederen van zijn inventarislijst. Om ervoor te zorgen dat de balans beter overeenkomt met de economische realiteit van het Bureau, en om in de door het Bureau gehanteerde tarieven de productiekosten beter te laten uitkomen, dient het Vertaalbureau de omvang van de afschrijvingen te berekenen naar het voorbeeld van de Commissie of andere agentschappen.

8. In de loop van 2000 heeft het Bureau zich veel moeite getroost voor de verbetering en bijwerking van het inventarissysteem. Niettemin zijn er nog steeds gebreken:

- momenteel is het onmogelijk software en uitrusting die tot de informatica-apparatuur behoren te onderkennen; het Bureau dient naar mogelijke oplossingen voor dit probleem te zoeken;

- de omvang van de geïnventariseerde uitrusting wisselt per begrotingsjaar zonder dat dit wordt gemotiveerd.

Financiële en andere voorschriften

9. Het Bureau dient zijn verantwoordelijkheden wat betreft de follow-up van door contractanten uit te voeren informaticaprojecten nauwkeurig vast te leggen. Zo is bij een project ter waarde van 1,6 miljoen euro, waarvan in 1999 voor 1 miljoen euro verplichtingen zijn aangegaan, welk bedrag is overgedragen naar 2000, geconstateerd dat de voorwaarden voor beheer en follow-up van dit omvangrijke project niet vooraf zijn vastgelegd.

10. De aanschaf van software, waarvoor in februari 1999 verplichtingen ad 56945 euro waren aangegaan op basis van een kadercontract dat de Commissie in 1996 had gesloten, en die tot 2000 was uitgesteld, is niet ter beoordeling voorgelegd aan de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM), zoals artikel 48 van het financieel reglement van het Bureau voorschrijft. Ook voor het begrotingsjaar 1999 is zoiets geconstateerd(4). Verder is de betalingsopdracht in 2000 verricht op basis van een later kadercontract met nieuwe producten en prijzen.

11. In 2000 is een contract gegund voor de verlenging van het onderhoud van informatica-apparatuur zonder voorafgaand visum van de financieel controleur, die uiteindelijk de verplichting achteraf heeft goedgekeurd. Iets dergelijks is ook vastgesteld voor een verplichting die is aangegaan ten laste van naar 2000 overgedragen kredieten uit 1999.

Beheer

12. In februari 2000 maakte het Bureau samen met een andere instelling een aanbesteding bekend(5). Uiteindelijk heeft het Bureau overeenkomstig het advies van de CCAM geen enkele inschrijver geselecteerd wegens meningsverschillen tussen het Bureau en de samenwerkende instelling over de kwaliteitseisen voor de vertalingen. Deze situatie toont aan dat het Bureau vooraf met zijn partners niet alleen criteria maar ook minimumvoorwaarden voor inschrijvers moet vaststellen.

13. Het Bureau heeft geen specifiek contract met gedetailleerde voorwaarden voor het beheer van zijn bankrekeningen (rentevoeten, bankkosten).

Follow-up van eerdere opmerkingen

14. De Rekenkamer herhaalt haar reeds eerder geuite wens(6) dat het Bureau een analytische boekhouding invoert, die per orgaan en per soort dienstverlening inzicht biedt in de reële kosten van de verrichte diensten.

15. In de door de Rekenkamer in 1997(7), 1998(8) en 1999(9) waargenomen situatie is in 2000 geen verandering ingetreden: het Vertaalbureau is nog steeds ondergebracht in kantoorruimte die door de Luxemburgse autoriteiten ter beschikking is gesteld, zonder dat de partijen overeenstemming hebben bereikt over de voorwaarden voor het gebruik hiervan.

Personeelsbeheer

Personeelsbeleid

16. Voor het personeel van het Bureau gelden de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Volgens artikel 17, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 stelt de raad van bestuur in overeenstemming met de Commissie de uitvoeringsbepalingen vast. Het personeelsbeleid van het Bureau is niet in één enkel document vastgelegd. Algemene uitvoeringsbepalingen van het Statuut en van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden zijn vastgesteld door de raad van bestuur voor enkele aspecten van dit beleid (beoordeling, bevordering, beroepsopleiding).

Wervingsprocedures

17. Selectie geschiedt in de regel in twee fasen: evaluatie van het dossier en daarna een gesprek. Sinds de oprichting heeft het Bureau 37 selectieprocedures afgerond. Bij één selectie, in 1998, konden aan de hand van een schriftelijk examen 22 personeelsleden worden geworven.

18. Het selectiecomité zou vooraf de selectiecriteria en hun gewicht moeten bepalen. Nu is immers het volgende geconstateerd:

- in een procedure had het selectiecomité niet vooraf het vereiste aantal punten bepaald om de volgende fase te bereiken;

- in een andere procedure wordt het minimumaantal punten om op de reservelijst te worden geplaatst slechts vermeld in de notulen van het selectiecomité, die op dezelfde datum als de reservelijst zijn opgemaakt.

19. Er zijn 13 selectieprocedures onderzocht uit de periode 1996-2000 die specifiek op de werving van informatici waren gericht. Het Bureau heeft 20 personen aangenomen die op de reservelijsten van deze selecties stonden. De selectiecomités hadden vooraf niet het minimumaantal punten vastgesteld voor deelname aan de volgende etappe van de selectie. In vijf gevallen had de gekozen kandidaat de laagste waardering behaald.

Taakomschrijving

20. Volgens artikel 44, lid 1, onder a), van het financieel reglement van het Bureau dient er voor elke post van categorie A en LA een taakomschrijving te zijn. Behalve voor zes personeelsleden in de rangen B en C zijn er nog geen taakomschrijvingen voor het andere personeel.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Vertaalbureau

21. Het statutair personeel van het Bureau omvat louter tijdelijke functionarissen (TF), waarvan het aantal posten jaarlijks, tegelijk met de begroting, wordt vastgesteld door de begrotingsautoriteit. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van hulpfunctionarissen (HF) met een dienstverband van maximaal één jaar.

22. Tabel 4 schetst de ontwikkeling van het personeelsbestand van het Bureau en de verdeling ervan in de periode 1995-2000. De toename van het personeel lijkt gestaag af te vlakken, naarmate het Bureau zijn gewone werkritme bereikt. Tegelijkertijd wordt het aandeel hulpfunctionarissen kleiner.

23. Sinds de oprichting heeft het Bureau 185 personeelsleden geworven: 106 TF en 79 HF. Vertrekkend personeel meegerekend waren er eind 2000 130 personeelsleden, van wie 125 TF en 5 HF. De meeste tijdelijke functionarissen zijn aangesteld na wervingscampagnes waaraan publiciteit werd gegeven binnen de instellingen en gedecentraliseerde organen, in de pers of op de website van het Vertaalbureau. Van de 79 hulpfunctionarissen die bij het Vertaalbureau in dienst zijn genomen, zijn er 40 tijdelijk functionaris geworden waarvan 19 na een interne procedure.

24. Tabel 5 bevat een analyse van het verloop van de aanstellingen in de diverse categorieën, waaruit blijkt dat geen daarvan plaatsvond volgens externe vergelijkende onderzoeken, zoals voor de communautaire instellingen wordt voorgestaan, en die de breedste garantie bieden voor de kwaliteit en de doorzichtigheid van de procedures. De gemiddelde wervingskosten per aangenomen functionaris bedroegen circa 470 euro.

25. Vertrek uit het Bureau leidt tot een roulatie van het personeel (TF en HF) van 13 % gemiddeld per jaar (zie tabel 5), die voor 40 % veroorzaakt wordt door opzegging van contracten door de betrokken personeelsleden en in de andere gevallen door verstreken contracten.

26. Uit een onderzoek van een steekproef van 14 personeelsleden blijken geen problemen inzake het profiel van deze personeelsleden ten opzichte van de vervulde functie.

27. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van het Bureau waarborgen (bijvoorbeeld de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Bureau.

28. Geconstateerd werd dat praktisch alle A-ambtenaren als operationeel zijn te beschouwen en dat, van alle categorieën bij elkaar, 60 % van het personeel onder deze omschrijving valt.

29. Tabel 6 geeft het beloop van de personeelskosten en van de huishoudelijke uitgaven weer. De salariskosten zijn in de periode 1997-2000 sneller toegenomen dan het personeelsbestand. Dit verschil in ontwikkeling is deels toe te schrijven aan de overgang van de status van hulpfunctionaris naar die van tijdelijk functionaris.

30. Bij de overige personeelsgebonden kosten was de analyse in het bijzonder gericht op de uitgaven voor beroepsopleiding (BO) en de huishoudelijke uitgaven, met name voor informatica. De uitgaven voor BO zijn sneller gestegen dan het personeel wegens de door het Bureau ter zake gekozen beleidslijn. De daadwerkelijke huishoudelijke uitgaven zijn ook toegenomen vanwege de omvangrijke investeringen van het Bureau in informatica. In 2000 waren 24 personen, inclusief externe consultants, ofwel één op de vijf van het totale bestand, uitsluitend werkzaam in de informaticasector.

31. Om zicht te krijgen op het verband tussen de activiteiten van het Bureau enerzijds en de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten anderzijds, is laatstgenoemde ontwikkeling vergeleken met die van de door het Bureau in de loop van een jaar geïnde ontvangsten. Aangezien de ontvangsten ook de ontwikkeling weergeven van de tarieven van het Bureau, is ook het aantal door het Bureau vertaalde bladzijden als indicator voor de activiteit gehanteerd. Het volume van de vertalingen is immers relatief homogeen en kan dus beschouwd worden als representatief voor de activiteit.

32. Een vergelijking van de ontwikkeling van de ontvangsten van het Bureau en die van het personeelsbestand en de daarmee verbonden kosten geeft aan dat het beheer van het Bureau erin slaagt deze ontvangsten sneller te laten groeien dan het personeelsbestand en de kosten daarvan. Een vergelijking van de variaties in het werkvolume van het Bureau en het personeelsbestand, en de daarmee verbonden kosten, biedt een genuanceerder beeld. Globaal loopt de ontwikkeling van het werkvolume en de omvang van het personeel parallel. Anderzijds lijken de kosten van salarissen iets sneller te stijgen vanwege de automatische salarisverhogingen. Het Bureau dient zijn pogingen voort te zetten om de algemene productiviteit te verbeteren.

33. Een vergelijking tussen het aantal vertaalde of gereviseerde bladzijden in 2000 en het personeelsbestand van de diverse talensecties leert dat er productieverschillen zijn tussen de secties. Met name vier secties(10) produceren kwantitatief duidelijk minder dan het gemiddelde. Het Bureau dient deze situatie goed te volgen en de vereiste maatregelen te nemen als zij voortduurt.

Conclusie

34. In het algemeen lijkt het feit dat het Bureau sinds de oprichting niet het personeel kon aanstellen waarom het in het kader van de begrotingsprocedure vroeg, geen noemenswaardige invloed te hebben gehad op de ontwikkeling van zijn activiteiten. Ter verklaring van deze situatie kunnen diverse redenen worden aangevoerd:

- een zekere onnauwkeurigheid in de ramingen van de behoeften;

- voorzichtigheid met het oog op een mogelijk afnemende groei van de vertaalaanvragen.

35. Om personeel te werven heeft het Bureau wervingsmethoden gehanteerd op basis van publiciteit van de vacatures die meestal beperkt was tot de instellingen en de gedecentraliseerde organen, zijn website en de pers. Ongeveer 20 % van de tijdelijke functionarissen die thans in dienst zijn, is eerst als hulpfunctionaris in dienst genomen. Momenteel heeft bijna al het personeel de status van tijdelijk functionaris.

36. Gezien de verwachte ontwikkeling van de activiteiten en het personeelsbestand van het Bureau is het wellicht wenselijk dat het Bureau zich, met name voor de posten die betrekking hebben op ondersteunende activiteiten, aansluit bij de instellingen en de gedecentraliseerde organen om op een zo breed en strikt mogelijke grondslag personeel te werven. Deze coördinatie in de aanwerving lijkt des te dringender omdat het Bureau voornemens is een deel van het personeel in vaste dienst aan te stellen.

37. Het Bureau dient erop te letten dat zijn totale productiviteit verbetert. Met name dient het zich in te spannen om de productiviteit van het personeel beter te onderkennen en erop toe te zien dat de uitgaven voor opleiding en informatica bijdragen tot een verbetering van de productiviteit. Verder dient het Bureau in algemene zin zijn beheers- en informatiesysteem betreffende het personeel te verbeteren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 30 maart 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 24 april 2001 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, waardoor de indruk kan ontstaan dat er berekeningsfouten zijn gemaakt. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 14.

(5) Europees Parlement.

(6) PB C 373 van 27.12.2000, blz. 21, paragraaf 10, PB C 393 van 29.12.1997, blz. 47, paragraaf 1.6 en PB C 406 van 28.12.1998, blz. 33, paragraaf 1.6.

(7) PB C 406 van 28.12.1998, paragraaf 1.13, blz. 33.

(8) PB C 372 van 22.12.1999, paragraaf 18, blz. 20.

(9) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 15, blz. 22.

(10) De percentages van de Duitse, Engelse, Spaanse en Nederlandse sectie liggen respectievelijk 18, 13, 9 en 8 % onder het gemiddelde van de elf secties.

TABELLEN 1-6

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau.

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

NB:De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TF: Tijdelijke functionarissen.

HF: Hulpfunctionarissen.

Tabel 5

Analyse van de wisselingen in het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 6

Ontwikkeling van het personeelsbestand en daaraan verbonden kosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. Het bedrag van de overgedragen betalingskredieten in titel II betreft hoofdzakelijk de contracten die tegen het einde van het jaar werden uitgevoerd en die betrekking hebben op de ontwikkeling van de informaticasystemen. Het Vertaalbureau wil zijn inspanningen voortzetten met het oog op een verbetering van raming en uitvoering van zijn begroting.

Jaarrekening en boekhouding

7. Het Vertaalbureau deelt de mening van de Rekenkamer inzake toewijzingen aan amortisatiefondsen. Overeenkomstig zijn oprichtingsverordening moet het Vertaalbureau immers zichzelf financieren door al zijn kosten over zijn cliënten te verdelen in ruil voor verleende diensten.

Het Vertaalbureau zal bij zijn rekeningen voor het begrotingsjaar 2001 de berekening van de afschrijvingen presenteren, en tevens voorstellen doen voor de wijze waarop deze worden meegenomen in de berekening van zijn prijzen.

8. Het Vertaalbureau blijft werken aan een verbetering van zijn inventarissysteem, met name door de vaststelling van criteria voor de exploitatie van de door het Vertaalbureau ontwikkelde informaticatoepassingen. Enkele incoherenties die de Rekenkamer heeft vastgesteld ten opzichte van voorgaande boekjaren, waren te wijten aan vergissingen bij de oorspronkelijke codering; deze kwamen aan het licht toen de lijst werd bijgewerkt.

Financiële en andere voorschriften

9. Het Vertaalbureau neemt goede nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en zal de verantwoordelijkheden wat betreft de follow-up van informaticaprojecten waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn, formeel vastleggen.

10. Na de opmerking van de Rekenkamer in haar verslag over de uitvoering van de begroting van het jaar 1999 (PB C 373 van 27.12.2000) wordt ieder beroep op kadercontracten van de overige instellingen nu voor advies voorgelegd aan de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) van het Vertaalbureau, wat in februari 1999 niet het geval was.

11. In het door de Rekenkamer genoemde geval was de verlate formalisering van de verplichting toe te schrijven aan redenen die door de financieel controleur van het Vertaalbureau erkend en aanvaard zijn, ook al is de goedkeuring pas achteraf gegeven - met name het feit dat gewacht is op nieuwe, gunstiger prijzen. De feiten hebben uitgewezen dat dit terecht is geweest.

Beheer

13. Sinds zijn oprichting en omwille van een doelmatig functioneren houdt het Vertaalbureau zich aan de contractvoorwaarden betreffende bankdiensten die de Commissie hanteert. Het Vertaalbureau heeft een aanbestedingsprocedure voor financiële diensten (banken) gepland in zijn werkprogramma 2001.

Follow-up van eerdere opmerkingen

14. Het Vertaalbureau heeft in 2000 met het begrotingsboekhoudsysteem SI2 een geïntegreerd analytisch boekhoudsysteem geïnstalleerd. Daarmee kan het de reële kosten van de activiteiten vaststellen, waarom de Commissie en de agentschappen hebben verzocht.

15. De Luxemburgse autoriteiten hebben op 27 april 2001 kenbaar gemaakt dit dossier in behandeling te nemen, evenals de overeenkomst van vestiging en beveiliging, zodra het financieringsplan van het definitieve gebouw van het Vertaalbureau uitgewerkt is.

Personeelsbeheer

Wervingsprocedures

18. Het Vertaalbureau wil liever de nadruk leggen op een goede overeenstemming van het gewenste profiel en de kandidaten in plaats van tevoren een minimumaantal punten vast te leggen die zij moeten behalen om in aanmerking te komen voor de volgende fase in de procedure. Een dergelijke regel zou immers tot gevolg kunnen hebben dat geschikte kandidaten toch niet in dienst worden genomen en dat de selectieprocedures verscheidene malen herhaald moeten worden, wat tegen het principe van een goed financieel beheer indruist.

19. In de vijf door de Rekenkamer genoemde gevallen hebben de kandidaten naar de mening van het selectiecomité in de hele selectieprocedure blijk gegeven van adequate kennis voor de vacante post.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Vertaalbureau

23. De enige selectieprocedure die intern is gepubliceerd stond ook open voor externe kandidaten. Het uitzonderlijke besluit om deze vacature op meer besloten wijze te publiceren was gebaseerd op het feit dat één van de selectievoorwaarden kennis van "translator workbench" inhield.

24. De werving van tijdelijke functionarissen wijkt in zoverre van de werving van ambtenaren af dat het Statuut voor de wervingsprocedure geen specifieke bepalingen bevat.

Bovendien zijn de Raad en de Commissie, krachtens hun gezamenlijke verklaring (nr. 3), gevoegd bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, van oordeel dat het Vertaalbureau "gezien zijn taken en de structuur van zijn begroting, een zo soepel mogelijk personeelsbeheer dient te voeren, zonder de vervulling van zijn opdracht in gevaar te brengen".

26. Het Vertaalbureau is ingenomen met de opmerking van de Rekenkamer dat de geworven medewerkers een adequaat profiel hebben voor de voorgestelde functies.

30. Het Vertaalbureau hecht een bijzonder groot belang aan de opleiding van zijn medewerkers; permanente scholing wordt tegenwoordig immers erkend als de beste manier kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen, zoals bevestigd is in artikel 24, lid 3, van het Statuut.

In het jaar 2001 bedraagt het percentage van de totale loonsom dat is benut voor beroepsopleiding 0,74 %. Vergelijkt men dit cijfer van het Vertaalbureau met de bedragen bij de overige gedecentraliseerde agentschappen, dan stelt men vast dat het zich onder het niveau van de overige agentschappen bevindt, evenals onder het percentage van 1,4 % dat de Commissie aanbeveelt. Het Vertaalbureau heeft in totaal 216 EUR per medewerker aan opleidingskosten besteed. Dat komt neer op 0,10 EUR per vertaalde bladzijde.

De verdeling van de functies en middelen over de afdelingen Informatica en Vertaling beantwoordt aan de behoeften van het Vertaalbureau met betrekking tot de vraag van zijn cliënten naar vertalingen, zijn strategie van rationalisering van de werkorganisatie en zijn voortdurend zoeken naar de meest geavanceerde vertaalhulpmiddelen. Het aantal medewerkers van het Vertaalbureau dat werkzaam is in de informaticasector komt hieraan tegemoet.

32-33. Het Vertaalbureau is van mening dat de individuele prestaties met enige reserve moeten worden bekeken, omdat deze afhankelijk zijn van moeilijk voorspelbare factoren (ziekte, soort documenten, terminologische problemen, enz.). Daarom geldt dit criterium niet voor het algemene beheer van vertaalsecties, maar dient het uitsluitend voor de loopbaanontwikkeling van de functionarissen.

Het Vertaalbureau heeft daarentegen sinds zijn oprichting in 1995, ten behoeve van een goed resultatenbeheer, statistieken in zijn jaarverslagen gepubliceerd over de algemene productiviteit. In bij het Vertaalbureau bekende studies over "benchmarking" (referenties) voor de vertaaldiensten van de Europese Unie (zoals "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" en het "Report on compared productivity of translations services - PriceWaterhouseCoopers 2000"), is de analyse dan ook gebaseerd op de vergelijkbaarheid van de algemene en gemiddelde productiviteit van iedere instelling of ieder orgaan. Deze studies geven steeds hetzelfde resultaat - ook al zijn de berekeningsmethoden verschillend: de productiviteit van het Vertaalbureau steekt gunstig af bij de overige onderzochte vertaaldiensten, dat wil zeggen bij alle overige Europese instellingen.

Conclusie

35. Het Vertaalbureau werft zijn tijdelijk functionarissen op een zo breed en nauwkeurig mogelijke basis om medewerkers in dienst te hebben die blijk geven van zeer grote competentie, efficiency en integriteit; bij de wervingsprocedures worden de bepalingen van de artikelen 8 tot en met 15 van de regeling van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen strikt in acht genomen.

37. Sinds zijn oprichting heeft het Vertaalbureau er altijd voor gezorgd zijn algemene productiviteit te verbeteren. Tot op heden bleken zijn raad van bestuur en cliënten tevreden met de resultaten (zie antwoord van het Vertaalbureau in paragraaf 33).