NL Publicatieblad van de Europese Unie C 327/52

Advies van het Europees Economisch en Sociaal Comité over het Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad ter bevordering van het vrije verkeer van burgers en bedrijven door vereenvoudigde aanvaarding van bepaalde openbare akten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012

COM(2013) 228 final — 2013/119 (COD)

2013/C 327/11

Algemeen rapporteur: de heer FARRUGIA

De Raad en het Europees Parlement hebben op resp. 13 en 21 mei 2013 besloten het Europees Economisch en Sociaal Comité overeenkomstig artikel 114, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) te raadplegen over het

Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad ter bevordering van het vrije verkeer van burgers en bedrijven door vereenvoudigde aanvaarding van bepaalde openbare akten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012.

COM(2013) 228 final — 2013/119 (COD).

Het bureau van het Comité heeft op 21 mei 2013 de afdeling Interne Markt, Productie en Consumptie belast met de voorbereidende werkzaamheden ter zake.

Gezien de urgentie van de werkzaamheden heeft het Europees Economisch en Sociaal Comité tijdens zijn op 10 en 11 juli 2013 gehouden 491e zitting (vergadering van 11 juli) de heer Farrugia aangewezen als algemeen rapporteur en vervolgens onderstaand advies met 96 stemmen vóór en 2 tegen, bij 2 onthoudingen, goedgekeurd.

1. Conclusies en aanbevelingen

1.1 De burger staat in de Europese integratie centraal. In het verslag over het EU-burgerschap wordt benadrukt dat het EU-burgerschap de burgers nieuwe rechten en kansen biedt. Het recht dat de inwoners van de lidstaten volgens dit verslag het meest associëren met het EU-burgerschap, is het recht om zich vrij binnen de EU te verplaatsen en er vrij te wonen. De mogelijkheid dus om hun land voor kortere of langere perioden te verlaten en naar andere EU-lidstaten te gaan om te werken, te studeren en een opleiding te volgen, zaken te doen of om te winkelen (1).

1.2 In het verslag over het EU-burgerschap 2013 worden op de volgende zes belangrijke gebieden twaalf nieuwe maatregelen voorgesteld om nog meer obstakels uit de weg te ruimen die beletten dat de burgers hun EU rechten ten volle genieten, waaronder het recht om zich vrij tussen de lidstaten te bewegen (2): (01) Obstakels voor werknemers, studenten en stagiairs in de EU uit de weg ruimen, waardoor de EU-arbeidsmarkt naar behoren gaat functioneren en deze personen aan de slag kunnen gaan in andere EU-lidstaten en bij kunnen dragen aan de Europese economie. (02) De administratieve rompslomp verminderen t.a.v. het recht van vrij verkeer. Burgers die van dit recht gebruikmaken, ondervinden problemen, vaak als gevolg van lange of onduidelijke administratieve procedures. (03) De meer kwetsbaren in de EU beschermen. Uit raadplegingen blijkt dat mensen met een handicap moeilijkheden ondervinden wanneer zij zich binnen de EU verplaatsen. (04) De belemmeringen voor onlinewinkelen in de EU wegnemen. Deze vorm van winkelen neemt gestaag toe, maar burgers ondervinden daarbij nog altijd problemen. (05) Gerichte en toegankelijke informatie in de EU om de burgers (meer) bewust te maken van hun EU-rechten. (06) Burgers aan het democratisch proces van de EU laten deelnemen.

1.3 Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) is ingenomen met het voorstel van de Europese Commissie voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad ter bevordering van het vrije verkeer van burgers en bedrijven door vereenvoudigde aanvaarding van bepaalde openbare akten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012 (COM(2013) 228 final — 2013/0119 (COD)).

1.4 Dit voorstel sluit aan op het verslag over het EU-burgerschap, aangezien er maatregelen in worden voorgesteld die het voor de EU-burgers gemakkelijker zullen maken om daadwerkelijk te genieten van de belangrijkste aan hun status van burger van de Unie ontleende rechten.

1.5 In het Verdrag van Lissabon en het EU Handvest van de grondrechten zijn de rechten van de EU-burgers die in het Verdrag van Maastricht waren gedefinieerd, steviger verankerd, waaronder het recht zich vrij binnen de EU te verplaatsen en er vrij te verblijven. Maar de administratieve procedures ter ondersteuning van de uitoefening van deze rechten, werden niet dienovereenkomstig gewijzigd. Zo past de voorlegging van een apostille - een formaliteit uit het pretechnologietijdperk op basis van de Conventie van Den Haag van 1961 om internationaal grensoverschrijdend verkeer te vereenvoudigen - niet meer bij een EU zonder grenzen en belemmert daardoor veeleer de uitoefening van het recht van vrij verkeer binnen de EU dan dat het dit vergemakkelijkt.

1.6 Het vereenvoudigen van de aanvaarding van bepaalde openbare akten in de EU, zoals in de ontwerpverordening wordt voorgesteld, is een belangrijke maatregel die zal leiden tot een consistenter rechtskader en daarmee de uitoefening van het recht van vrij verkeer binnen de EU ten goede zal komen. Openbare akten van EU-burgers — Akten van de burgerlijke stand (bijv. akten inzake geboorte, overlijden, naam, huwelijk, geregistreerd — partnerschap, ouderschap en adoptie) — Akten inzake woonplaats, burgerschap en nationaliteit — Akten inzake vastgoed — Akten inzake intellectuele-eigendomsrechten — Akten ter staving van de afwezigheid van een strafblad Openbare akten van EU-bedrijven (vennootschappen of andere rechtsvormen van ondernemingen) — Akten inzake rechtsvorm en vertegenwoordiging — Akten inzake vastgoed — Akten inzake intellectuele-eigendomsrechten — Akten ter staving van de afwezigheid van een strafblad De vereenvoudiging van deze openbare akten zal het vrije verkeer van burgers en bedrijven absoluut helpen bevorderen, aangezien daardoor de handel op de interne markt zal toenemen en het voor de burgers van de lidstaten gemakkelijker zal worden dergelijke akten te verzamelen.

1.7 De invoering van een vereenvoudigd kader voor de aanvaarding van bepaalde openbare akten tot op het niveau van de lokale overheden moet als een belangrijk beleidsinstrument worden beschouwd, omdat zo'n kader onder meer: — de kosten drukt voor bedrijven en overheden: bijna 30 % van de kleine en middelgrote ondernemingen is betrokken bij import- en exportactiviteiten en 2 % heeft directe investeringen in het buitenland (cijfers van 2010). Bovendien is ongeveer 7 % van het Europese mkb betrokken bij internationale onderaannemingsactiviteiten en heeft circa 26 % klanten in een andere lidstaat (3); — het voor burgers en bedrijven gemakkelijker en goedkoper maakt met overheden te communiceren: de gemiddelde jaarlijkse kosten voor een apostille bedragen 13,20 euro. Naar schatting zijn burgers en bedrijven in de EU meer dan 25 miljoen euro kwijt aan apostilles voor gebruik binnen de EU. Verder is de prijs voor de legalisatie van openbare akten die niet onder het Apostilleverdrag vallen, aanzienlijk: gemiddeld 16,50 euro. Bovendien kosten gewaarmerkte vertalingen gemiddeld 30 euro per pagina: in de meeste lidstaten zijn burgers bij een grensoverschrijdend huwelijk tot wel 120 euro kwijt aan gewaarmerkte vertalingen (4); — leidt tot nettokostenbesparingen voor de lidstaten van 5 à 7 miljoen euro door de afschaffing van het apostillevereiste en van nog eens een half tot 1 miljoen euro door de afschaffing van legalisatie (5); — een einde maakt aan indirecte discriminatie van onderdanen van andere lidstaten tegenover onderdanen van de betrokken lidstaat in grensoverschrijdende situaties omdat nationale overheidsinstanties in het algemeen niet vertrouwd zijn met de vereisten die in andere lidstaten voor openbare akten gelden (zoals t.a.v. handtekeningen, zegels en stempels).

1.8 Het EESC vindt het jammer dat de hervormingen die in de ontwerpverordening worden voorgesteld om burgers en bedrijven hun recht van vrij verkeer gemakkelijker te laten uitoefenen, pas 20 jaar na de lancering van het EU-burgerschap en 42 jaar na het Verdrag van Den Haag zijn geformuleerd. De EU heeft met andere woorden geen gelijke tred gehouden met de technologische ontwikkeling, die eerder benut had kunnen worden om de rompslomp voor burgers en bedrijven bij de uitoefening van hun recht van vrij verkeer te verlichten of weg te nemen. Het EESC benadrukt dat het informatiesysteem interne markt (IMI) een belangrijk instrument is, waarvan proactiever gebruik zou moeten worden gemaakt om EU-burgers in staat te stellen hun grondrechten te genieten.

1.9 Het EESC komt dan ook tot de conclusie dat de door de Commissie gepresenteerde beleidsaanbeveling voor: — een wettelijke regeling die het vrije verkeer van burgers en bedrijven bevordert door de administratieve formaliteiten te vereenvoudigen voor het gebruik en de aanvaarding van bepaalde openbare akten in de EU; — in combinatie met betere administratieve samenwerking tussen de lidstaten op basis van het IMI; en — geschraagd met optionele meertalige modelformulieren die overheden in grensoverschrijdende situaties zelfstandig kunnen gebruiken, een uitstekend voorstel vormt. Een aantal bepalingen uit dit voorstel kan echter nog worden aangescherpt om het recht van EU-burgers op vrij verkeer verder te verstevigen, een recht dat o.a. bedrijven en burgers wederzijdse economische voordelen oplevert.

1.10 Het EESC doet daarom de volgende aanbevelingen: 1.10.1 Toekomstige vereenvoudigingen op het vlak van openbare akten zouden zich moeten richten op belangrijke openbare akten zoals die i.v.m. de mobiliteit van werknemers in de EU (fundamenteel voor de ontwikkeling van grensoverschrijdende handel) of kwetsbare personen, onder wie gehandicapten, voor zover de desbetreffende openbare akten niet het voorwerp zijn van andere EU-richtlijnen. 1.10.2 Burgers en bedrijven moeten maximale zekerheid hebben over de mate waarin de voorgelegde openbare akten vrijgesteld zijn van alle vormen van legalisatie of vergelijkbare formaliteiten. In het voorstel zou daarom de definitie van "gegronde twijfel" als volgt moeten worden gewijzigd: "2. De in lid 1 bedoelde gegronde twijfel heeft betrekking op: a) de echtheid van de handtekening, b) de hoedanigheid waarin de persoon die de akte heeft ondertekend, heeft gehandeld, c) de identiteit van het zegel of het stempel." 1.10.3 Als een lidstaat gegronde twijfel heeft en daarom een officieel verzoek richt tot de betrokken autoriteit van de lidstaat waar een document is afgegeven, zou de persoon of het bedrijf in kwestie expliciet moeten worden geïnformeerd over de reden van dat verzoek. 1.10.4 Er is een evenwichtige verantwoordingsregeling nodig. Daartoe zou de Commissie jaarlijks m.b.v. benchmarks moeten nagaan in hoeverre de lidstaten het voorstel daadwerkelijk implementeren. 1.10.5 Als het IMI stabiel functioneert en de verwachte voordelen zich voordoen, zou de uiterste termijn voor een antwoord in het kader van de administratieve samenwerking moeten worden teruggebracht tot twee weken. Dat zou een duidelijke boodschap zijn voor burgers en bedrijven dat de EU echt concreet werk maakt van het Europees burgerschap en in haar beleid de burger centraal stelt. 1.10.6 De uitwisseling en doorgifte van informatie en documenten door de lidstaten uit hoofde van het voorstel zou de EU-beginselen voor gegevensbescherming moeten weerspiegelen.

2. Inleiding

2.1 In het programma van Stockholm van 2009 "Een open en veilig Europa ten dienste en ter bescherming van de burger" (6) wordt erop gewezen hoe belangrijk het is concrete invulling te geven aan het burgerschap van de Unie en de burgers centraal te stellen in het EU-beleid op het gebied van justitie. In het bijbehorende actieplan (7) wordt dit bevestigd en wordt verklaard dat een goed functionerende Europese rechtsruimte "ten dienste van burgers en ondernemingen (moet) staan zodat de economische activiteit in de interne markt wordt ondersteund (…)". De Commissie schreef daarop in haar verslag over het EU-burgerschap van 2010 dat zij zich zou blijven inzetten voor het vrije verkeer van openbare akten, en presenteerde in december 2010 een concrete visie in het groenboek "Minder administratieve formaliteiten voor burgers: De bevordering van het vrije verkeer van openbare documenten en de erkenning van de gevolgen van akten van de burgerlijke stand" (8).

2.2 Tegelijkertijd werd de Akte voor de interne markt (9) goedgekeurd, die het vertrouwen van de burgers in de interne markt moest versterken en ervoor moest zorgen dat de mogelijkheden van die markt als drijvende kracht achter de groei van de Europese economie optimaal werden benut. Daarvoor moest onder andere worden gewerkt aan het wegnemen van onevenredige hindernissen die tot gevolg hadden dat burgers en bedrijven niet goed gebruik konden maken van de vrijheden van de interne markt. Het bevorderen van de mobiliteit van burgers en ondernemingen in de EU is ook een van de hoekstenen van de Akte voor de interne markt II (10).

2.3 Het actieplan van de Commissie voor vennootschapsrecht en corporate governance (11) richt zich op het ondersteunen van Europese ondernemingen, met name om hun meer rechtszekerheid te bieden bij grensoverschrijdende transacties. In de Digitale agenda voor Europa (12) wordt gewezen op de voorgestelde wetgeving inzake elektronische identificatie en elektronische handtekeningen (13), waaronder de invoering van een rechtskader voor algemene administratieve faciliteiten in verband met de elektronische identificatie van burgers en ondernemingen.

2.4 In het recente Actieplan Ondernemerschap 2020 (14) wordt benadrukt dat het verminderen van de overmatige regeldruk hoog op de beleidsagenda van de Commissie blijft staan. In dit actieplan staat dat bureaucratie overal waar mogelijk moet worden uitgebannen of afgebouwd voor alle bedrijven, met name voor micro-ondernemingen. Vermindering van de bureaucratie, vereenvoudiging van de procedures voor het grensoverschrijdend gebruiken en aanvaarden van openbare akten, en harmonisatie van de desbetreffende regels: het draagt allemaal bij tot de vorming van een Europa van de burger en tot een goed werkende interne markt voor EU-ondernemingen.

2.5 In het verslag over het EU-burgerschap wordt benadrukt dat dit burgerschap de burgers nieuwe rechten en kansen biedt. Het recht dat de inwoners van de lidstaten volgens dit verslag het meest associëren met het EU-burgerschap, is het recht om zich vrij binnen de EU te verplaatsen en er vrij te wonen. De mogelijkheid dus om hun land voor kortere of langere perioden te verlaten en naar andere EU-lidstaten te gaan om te werken, te studeren en een opleiding te volgen, zaken te doen of om te winkelen. In het verslag over het EU-burgerschap 2013 worden op de volgende zes belangrijke gebieden twaalf nieuwe maatregelen voorgesteld om nog meer obstakels uit de weg te ruimen die beletten dat de burgers hun EU rechten ten volle genieten, waaronder het recht om zich vrij tussen de lidstaten te bewegen en overal in de EU een bedrijf op te richten (15): (01) Obstakels voor werknemers, studenten en stagiairs in de EU uit de weg ruimen (02) De administratieve rompslomp verminderen (03) De meer kwetsbaren in de EU beschermen (04) De belemmeringen voor onlinewinkelen in de EU wegnemen (05) Gerichte en toegankelijke informatie (06) Burgers aan het democratisch proces van de EU laten deelnemen

2.6 In het Verdrag van Lissabon en het EU Handvest van de grondrechten zijn de rechten van de EU-burgers die in het Verdrag van Maastricht waren gedefinieerd, steviger verankerd, waaronder het recht zich vrij binnen de EU te verplaatsen en er vrij te verblijven. Maar de administratieve procedures ter ondersteuning van de uitoefening van deze rechten, werden niet dienovereenkomstig gewijzigd. Het rechtskader in de EU is nog steeds versnipperd omdat de lidstaten blijven doorgaan met administratieve formaliteiten zoals het vereisen van een apostille om kopieën en vertalingen te waarmerken - een formaliteit op basis van de Conventie van Den Haag van 1961 om internationaal grensoverschrijdend verkeer te vereenvoudigen. Deze formaliteit past niet meer bij een EU zonder grenzen en belemmert daardoor veeleer de uitoefening van het recht van vrij verkeer binnen de EU dan dat het dit vergemakkelijkt.

2.7 Burgers die nu bijvoorbeeld van de ene naar de andere lidstaat verhuizen, zijn veel tijd en geld kwijt om voor authentieke openbare akten uit hun lidstaat van herkomst te zorgen. Algemeen wordt dan ook erkend dat burgers en bedrijven zonder meer zullen profteren van een consistent en transparant regelgevingskader voor bepaalde openbare akten die essentieel zijn voor het verkeer van goederen, diensten en personen in de EU en op de interne markt.

2.8 De EU heeft geen gelijke tred gehouden met de technologische ontwikkeling, die benut kan worden om de rompslomp voor burgers en bedrijven bij de uitoefening van hun recht van vrij verkeer te verlichten of weg te nemen. Het EESC ziet in dat het IMI, een webgebaseerde toepassing waarmee nationale, regionale en lokale autoriteiten snel en gemakkelijk met hun buitenlandse tegenhangers kunnen communiceren, een geschikt ICT-platform is dat de administratieve samenwerking vereenvoudigt eens het voorstel wordt uitgevoerd. Het IMI zal ook dienen als een belangrijk geheugen van modellen van de nationale openbare akten die het vaakst worden gebruikt in de EU, m.i.v. de vertalingen ervan in alle officiële EU-talen, teneinde autoriteiten met onvoldoende talenkennis te helpen bij de beoordeling van de juistheid of kwaliteit van vertalingen van openbare akten die aan hen zijn voorgelegd (16).

2.9 Het EESC vindt het jammer dat de hervormingen die in de ontwerpverordening worden voorgesteld om burgers en bedrijven hun recht van vrij verkeer gemakkelijker te laten uitoefenen, pas 20 jaar na de lancering van het EU-burgerschap en 42 jaar na het Verdrag van Den Haag zijn geformuleerd.

3. Juridische elementen van het voorstel

Nu volgt de reactie van het EESC op de voornaamste punten uit het voorstel.

3.1 Onderwerp, toepassingsgebied en definities

3.1.1 De in artikel 3, onder (1), van het voorstel gegeven definitie van "openbare akten" omvat terecht de voornaamste openbare akten die verband houden met de rechten van EU-burgers en -bedrijven.

3.1.2 De in het voorstel genoemde openbare akten zouden echter slechts de eerste moeten vormen van een hele reeks openbare akten waarvan de aanvaarding wordt vereenvoudigd, teneinde de mobiliteit in de EU te bevorderen, grensoverschrijdende activiteiten te stimuleren en het functioneren van de interne markt te verbeteren.

3.1.3 Toekomstige vereenvoudigingen op het vlak van openbare akten zouden zich moeten richten op belangrijke openbare akten zoals die i.v.m. de mobiliteit van werknemers in de EU (fundamenteel voor de ontwikkeling van grensoverschrijdende handel) of personen met een handicap, voor zover de desbetreffende openbare akten niet het voorwerp zijn van andere EU-richtlijnen. In dit verband kan bijvoorbeeld worden gedacht aan nationale opleidings-/accrediteringscertificaten en verklaringen op het vlak van sociale zekerheid.

3.2 Vrijstelling van legalisatie, vereenvoudiging van andere formaliteiten, en verzoeken om informatie

3.2.1 De huidige regels op grond waarvan een apostille moet worden voorgelegd, weerspiegelen internationale procedures en sluiten bijgevolg niet aan op de ontwikkeling van een interne markt in de EU. Ongeveer 12,5 miljoen EU-burgers wonen in een andere lidstaat en meer dan 380 000 micro-, kleine en middelgrote ondernemingen uit de EU zijn in de Unie betrokken bij grensoverschrijdende onderaannemingsactiviteiten. Al deze burgers en ondernemingen worden voortdurend geconfronteerd met administratieve rompslomp en overbodige bureaucratie als zij zich tussen twee lidstaten bewegen of grensoverschrijdend zaken doen. Deze situatie past niet bij een Europa zonder grenzen.

3.2.2 Het is daarom een goede zaak dat het voorstel ertoe strekt om openbare akten vrij te stellen van de in de lidstaten geldende wettelijke en administratieve vereisten. Het EESC beschouwt dit als de eerste fase van een permanent programma voor de vereenvoudiging van openbare akten.

3.2.3 Er zijn inderdaad maatregelen nodig om te waarborgen dat de echtheid van documenten voldoende wordt gecontroleerd indien sprake is van gegronde twijfel. Het EESC erkent dat er zich situaties zullen voordoen waarin lidstaten administratief moeten samenwerken om zekerheid te krijgen dat een openbare akte of de gewaarmerkte kopie daarvan authentiek is.

3.2.4 Burgers en bedrijven moeten absoluut maximale zekerheid hebben over de mate waarin de voorgelegde openbare akten vrijgesteld zijn van alle vormen van legalisatie of vergelijkbare formaliteiten. Die zekerheid zal hun in staat stellen om hun activiteiten proactief te plannen. Als dat gebeurt, zullen de materiële en immateriële voordelen die de Commissie in haar effectbeoordeling noemt, daadwerkelijk worden gerealiseerd (17).

3.2.5 Aan de echtheid van 99 % van de ongeveer 1,4 miljoen apostilles die overeenkomstig de huidige regels jaarlijks voor activiteiten binnen de EU worden voorgelegd, wordt niet getwijfeld. De door de Commissie gepresenteerde beleidsoptie voor administratieve samenwerking (op basis van het IMI in geval van gegronde twijfel over de echtheid van openbare akten waarvoor meertalige formulieren bestaan) zou dan ook tot goede resultaten moeten leiden.

3.2.6 In het voorstel zou de definitie van "gegronde twijfel" eenduidig moeten worden gemaakt om onzekerheid te vermijden. Deze definitie zou daarom als volgt moeten worden gewijzigd: "2. De in lid 1 bedoelde gegronde twijfel heeft betrekking op: a) de echtheid van de handtekening, b) de hoedanigheid waarin de persoon die de akte heeft ondertekend, heeft gehandeld, c) de identiteit van het zegel of het stempel."

3.2.7 Als een lidstaat op basis van deze nieuwe definitie gegronde twijfel heeft en daarom een officieel verzoek richt tot de autoriteit in kwestie van de lidstaat waar een document is afgegeven, zou de betrokkene expliciet moeten worden geïnformeerd over de reden van dat verzoek.

3.2.8 Als het IMI eenmaal in alle lidstaten is geïmplementeerd en uit periodieke voortgangsverslagen blijkt dat dit systeem stabiel is en functioneert en het betrokken personeel in de lidstaten de noodzakelijke kennis heeft opgedaan, zullen de onderlinge verzoeken van de lidstaten om administratieve samenwerking ongetwijfeld veel sneller kunnen worden afgehandeld dan binnen de in het voorstel vastgestelde maximale termijn van één maand. Wanneer daarom in de praktijk inderdaad blijkt dat er aanzienlijke vooruitgang is geboekt, zou de Commissie deze maximale termijn moeten terugschroeven tot twee weken. Dat zou een duidelijke boodschap zijn voor burgers en bedrijven dat de EU echt concreet werk maakt van het Europees burgerschap en in haar beleid de burger centraal stelt.

3.2.9 Er is een evenwichtige verantwoordingsregeling nodig aan de hand waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre de lidstaten het voorstel daadwerkelijk implementeren. De Commissie zou daartoe jaarlijks hun prestaties m.b.v. benchmarks moeten analyseren.

3.3 Administratieve samenwerking

Het IMI (art. 8) zou inderdaad moeten worden gebruikt wanneer de autoriteiten van een lidstaat gegronde twijfel hebben over de echtheid van een openbare akte of een gewaarmerkte kopie daarvan en deze twijfel niet op een andere manier kan worden weggenomen (art. 7). Ook is het een goede zaak dat elke lidstaat ten minste één centrale autoriteit moet aanwijzen en aan de Commissie de contactgegevens van alle aangewezen centrale autoriteiten moet doorgeven (art. 9), en dat de centrale autoriteiten bijstand moeten verlenen in verband met de in artikel 7 bedoelde verzoeken om informatie en alle maatregelen moeten nemen die nodig zijn om de toepassing van de verordening te vergemakkelijken (art. 10).

3.4 Meertalige standaardformulieren op EU-niveau

Het EESC kan zich erin vinden dat meertalige EU-modelformulieren betreffende geboorte, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap en rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming zijn vastgesteld en in de bijlagen opgenomen (art. 11). Het is ook positief dat deze formulieren, met daarop de datum van afgifte en de handtekening en het stempel van de afgevende autoriteit, op verzoek aan burgers en vennootschappen of andere ondernemingen moeten worden aangeboden als alternatief voor de equivalente openbare akten die in de betrokken lidstaat bestaan (art. 12). De Commissie doet er tevens inderdaad goed aan uitvoerige richtsnoeren op te stellen voor het gebruik van de modelformulieren (art. 13) en elektronische versies daarvan te ontwikkelen (art. 14). Het EESC juicht toe dat deze formulieren dezelfde formele bewijskracht als de equivalente openbare akten hebben en door de autoriteiten van de lidstaten zonder dat verdere formaliteiten moeten worden aanvaard (art. 15).

3.5 Verband met andere instrumenten

Het is een goede zaak dat de verordening andere EU-wetgeving en het gebruik van andere bij het EU-recht ingevoerde systemen voor administratieve samenwerking (art. 16) alsook de toepassing van internationale verdragen waarbij een of meer lidstaten partij zijn, onverlet laat, maar voorrang heeft op door de lidstaten gesloten overeenkomsten voor zover deze betrekking hebben op aangelegenheden waarop de verordening van toepassing is (art. 18). Het EESC staat ook achter de invoeging van de standaardtekst zoals opgenomen in artikel 17.

3.6 Algemene en slotbepalingen

3.6.1 Terecht is de bepaling opgenomen dat door de lidstaten alleen gegevens en documenten mogen worden uitgewisseld en doorgegeven om de echtheid van openbare akten via het IMI te kunnen controleren (art. 19). Het is ook goed dat de lidstaten de Commissie op de hoogte moeten stellen van de centrale autoriteiten die zij hebben aangewezen alsook van iedere latere wijziging in de over die autoriteiten doorgegeven informatie, en dat de Commissie deze informatie openbaar maakt (art. 20). Tot slot kan het EESC zich erin vinden dat de Commissie uiterlijk om de drie jaar bij het Europees Parlement een verslag zal indienen over de toepassing van de verordening (art. 21).

3.6.2 Artikel 19 "Gegevensbescherming" is volgens het EESC inderdaad nadrukkelijk bedoeld om ervoor te zorgen dat de uitwisseling en doorgifte van informatie en documenten door de lidstaten uit hoofde van het voorstel de EU-beginselen voor gegevensbescherming weerspiegelt.

Brussel, 11 juli 2013 De voorzitter van het Europees Economisch en Sociaal Comité Henri MALOSSE

(1) COM(2013) 269 final.

(2) Idem.

(3) SWD(2013) 144 final.

(4) Idem.

(5) Idem.

(6) PB C 115 van 4.5.2010, blz. 1.

(7) COM(2010) 171 final.

(8) COM(2010) 747 final.

(9) COM(2011) 206 final.

(10) COM(2012) 573 final.

(11) COM(2012) 740 final.

(12) COM(2012) 784 final.

(13) COM(2012) 238 final.

(14) COM(2012) 795 final.

(15) Idem.

(16) Verordening (EU) nr. 1024/2012 van 25 oktober 2012 betreffende de administratieve samenwerking via het Informatiesysteem interne markt (verschenen in het Publicatieblad van 14 november 2012) biedt veel flexibiliteit voor toekomstige uitbreidingen van het IMI tot Unie-handelingen die nog niet in de bijlage zijn opgenomen (art. 4 van de IMI-verordening), op basis van door de Commissie uitgevoerde proefprojecten en evaluaties van de resultaten daarvan, inclusief aangelegenheden in verband met gegevensbescherming en effectieve vertaalfaciliteiten.

(17) SWD(2013) 144 final.