Resolutie

van het Europees Parlement houdende opmerkingen bij het besluit over het verlenen van kwijting aan de directeur van het Europees Bureau voor wederopbouw voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2002

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Bureau voor wederopbouw voor het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Bureau [1] (C5-0632/2003),

Gezien de aanbeveling van de Raad van 9 maart 2004 (C5-0149/2004),

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 276,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [2], inzonderheid op artikel 185, en Verordening (EG) nr. 1646/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 2667/2000 betreffende het Europees Bureau voor wederopbouw, inzonderheid op artikel 8 [3],

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [4], inzonderheid op artikel 94,

Gelet op artikel 93 bis en bijlage V van zijn Reglement,

Gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie buitenlandse zaken, mensenrechten, gemeenschappelijke veiligheid en defensiebeleid (A5-0212/2004),

A. Overwegende dat de Europese Rekenkamer in haar bovengenoemde verslag verklaart dat zij redelijke zekerheid heeft verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn;

B. Overwegende dat het Europees Parlement op 8 april 2003 op basis van het verslag van de Rekenkamer kwijting heeft verleend [5] aan de directeur van het Bureau voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2001, waarbij het Parlement in zijn resolutie onder andere:

- erop heeft aangedrongen dat het Bureau, in overeenstemming met eerdere opmerkingen van de Rekenkamer over de jaarrekening, alle noodzakelijke stappen zou ondernemen om het gevaar van fouten als gevolg van het gebruik van spreadsheets voor zijn boekhouding te vermijden;

- de Commissie heeft verzocht verslag uit te brengen over de resultaten van een administratief onderzoek gericht op het vaststellen van mogelijke verantwoordelijkheid voor wanbeheer, alsook over de maatregelen die zijn genomen in gevallen waarin tuchtmaatregelen passend werden geacht;

- het Bureau verzocht alle met EU-middelen gefinancierde projecten in de energiesector systematisch te controleren, met het oog op bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap; het Bureau verzocht om in samenwerking met UNMIK, het Energiebedrijf van Kosovo (KEK) en de externe toezichthoudende onderaannemers alle passende maatregelen te nemen met het oog op het verzekeren van de duurzaamheid op de lange termijn van investeringen in de energiesector, en het Bureau verzocht een totaalplan op te stellen voor de controle op gefinancierde projecten en het beoordelen van de samenhang van deze projecten met het beleid van de Europese Unie in de regio,

1. Neemt kennis van de volgende cijfers op de winst-en-verliesrekening van het Europees Bureau voor wederopbouw over de begrotingsjaren 2002 en 2001:

Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

(1000 EUR) |

| 2002 | 2001 |

Ontvangsten | | |

Subsidies van de Commissie [6] | 462804 | 517633 |

Financiële inkomsten | 5978 | 2915 |

Diverse ontvangsten | 495 | 135 |

Tegenwaardefondsen | 497 | 5787 |

Bestemmingsontvangsten | 500 | 0 |

Totaal ontvangsten (a) | 470274 | 526469 |

Uitgaven | | |

Personeel — Titel I van de begroting | | |

Betalingen | 17771 | 13418 |

Overgedragen kredieten | 206 | 337 |

Huishoudelijke uitgaven — Titel II van de begroting | | |

Betalingen | 6211 | 5908 |

Overgedragen kredieten | 2037 | 1217 |

Beleidsuitgaven — Titel III van de begroting | | |

Betalingen | 138512 | 327345 |

Overgedragen kredieten | 293106 | 176863 |

Totaal uitgaven (b) | 457844 | 525088 |

Resultaat van het begrotingsjaar (a - b) [7] | 12430 | 1382 |

Uit het vorige begrotingsjaar overgedragen saldo | -3127 | -35768 |

Betalingen voor rekening van de Commissie [6] | -25407 | -70050 |

Annulering van betalingskredieten van 2001 (titel III) | 0 | 31061 |

Geannuleerde uit 2001 overgedragen kredieten (titels I en II) | 135 | 254 |

Annuleringen van overgedragen kredieten 2001 | 5463 | 0 |

Overdrachten van aanvullende kredieten 2001 | -32423 | 0 |

Wisselkoersverschillen | 22 | - 5 |

Saldo van het begrotingsjaar | -112908 | -73127 |

Uitvoering van de begroting

2. Wijst op de aanbeveling van de Rekenkamer om extra aandacht te besteden aan de begrotingsramingen voor beleidsuitgaven (titel II), teneinde te voorkomen dat annuleringen en overdrachten een te groot deel van de totale administratieve begroting treffen; verwacht dat het Bureau in overeenstemming met het beginsel van begrotingswaarachtigheid de noodzakelijke stappen onderneemt om deze aanbeveling uit te voeren;

Jaarrekening

3. Is verheugd dat het Bureau een positief gevolg heeft gegeven aan eerdere opmerkingen van de Rekenkamer en aldus vooruitgang heeft geboekt met de versterking van zijn interne controlesysteem door de invoering van het SI2-boekhoudsysteem;

4. Roept het Bureau ertoe op om op overeenkomstige wijze snel gevolg te geven aan de suggestie van de Rekenkamer en het Parlement om een betrouwbaar algemeen boekhoudsysteem in te voeren in al zijn centra en het gebruik van spreadsheets voor zijn algemene rekeningen te staken;

5. Verwacht dat het Bureau onverwijld reageert op het verzoek van de Rekenkamer om duidelijkheid te verschaffen over de status van middelen die aan gespecialiseerde organen worden verstrekt voor de financiering van leningsprogramma's op specifieke terreinen en dat het passende oplossingen goedkeurt met betrekking tot de wijze waarop deze middelen worden opgenomen op de jaarrekening;

6. Geeft uiting aan zijn diepe bezorgdheid over bevindingen van de Rekenkamer waaruit blijkt dat er een bankrekening is geopend op naam van het Bureau zonder dat de rekenplichtige werd geïnformeerd over het bestaan van deze rekening; neemt nota van de nadere uitleg die de directeur van het Bureau hierover heeft verschaft; is van mening dat in een complexe, gedecentraliseerde omgeving zoals die waarin het Bureau werkt, zaken die verband houden met banktransacties met de grootste zorgvuldigheid en transparantie dienen te worden behandeld;

7. Neemt kennis van de maatregelen die het Bureau heeft genomen om te voorkomen dat een dergelijke situatie zich nog eens kan voordoen, zoals blijkt uit de antwoorden op de vragenlijst; verzoekt het Bureau de coördinatie tussen de rekenplichtige en de gedelegeerde boekhouders in de operationele centra te verbeteren; verzoekt voorts het Bureau en de Commissie de coördinatie tussen de rekenplichtige van het Bureau en het directoraat Boekhouding van de Commissie te verbeteren;

8. Verzoekt de dienst Interne audit (IAS) van de Commissie deze kwestie te onderzoeken, teneinde mogelijke systeemfouten aan het licht te brengen en de noodzakelijke aanbevelingen te doen om dergelijke problemen op te lossen;

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

9. Deelt de zorg die de Rekenkamer in haar verslag uitspreekt over het gevaar van een verzwakking van het interne controlesysteem van het Bureau, die mogelijk wordt veroorzaakt door de snelle vermenigvuldiging van de delegaties die de directeur heeft gegeven voor de uitvoering van de begroting; benadrukt dat dergelijke handelingen, zoals door de Rekenkamer vastgesteld, waarbij vastleggingen en betalingen werden ondertekend door daartoe niet naar behoren gemachtigd personeel, onaanvaardbaar zijn, omdat zij in strijd zijn met het Financieel Reglement; wenst dat de directeur volledige uitleg verschaft over de omstandigheden waaronder dit kon gebeuren en aangeeft welke maatregelen er zijn of worden genomen om te voorkomen dat dergelijke situaties zich nogmaals kunnen voordoen;

10. Verwacht dat het Bureau de procedures voor de uitvoering van de begroting zoals vastgelegd in zowel het nieuwe Financieel Reglement als de financiële kaderregeling voor de agentschappen volledig uitvoert; verzoekt de directeur van het Bureau te verzekeren dat dergelijke delegaties beperkt zullen worden tot het strikte minimum dat noodzakelijk is voor het soepel functioneren van het Bureau en de uitvoering van de begroting in overeenstemming met het beginsel van deugdelijk financieel beheer;

11. Herinnert eraan dat het Europees Parlement de Commissie heeft verzocht [8] het in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 2667/2000 over de toepassing van deze verordening bedoelde evaluatieverslag alsmede een voorstel betreffende de status van het Bureau vóór juni 2004 voor te leggen;

Horizontale kwesties met betrekking tot de agentschappen en de Commissie

Tenuitvoerlegging van het nieuwe Financieel Reglement - Interne audit en controle

12. Herhaalt zijn standpunt, zoals vastgelegd in zijn resoluties [9] bij de kwijting aan de agentschappen voor de begroting voor 2001, ten aanzien van de tenuitvoerlegging van het nieuwe Financieel Reglement; verzoekt de Commissie en de agentschappen hun samenwerking voort te zetten, met name op het gebied van boekhouding, interne audit en beheers- en controleprocedures, teneinde ervoor te zorgen dat er een coherent, geharmoniseerd kader voor het functioneren van de agentschappen tot stand komt;

13. Herinnert aan de bezorgdheid die het Parlement in zijn kwijtingsresolutie voor 2001 heeft uitgesproken over het ontbreken van controle op de agentschappen door de IAS van de Commissie; is ernstig bezorgd dat dergelijke controles dit jaar niet plaatsgevonden lijken te hebben; verzoekt de Commissie en de IAS uitleg te verschaffen over de redenen voor het ontbreken van deze controles en gegevens te verstrekken over het aantal medewerkers waarover de interne auditor kan beschikken om controles uit te voeren bij de agentschappen; verwacht van de Commissie dat zij aangeeft hoe zij kan waarborgen dat er voldoende en correcte controles worden uitgevoerd bij de gedecentraliseerde organen, met name door de IAS;

14. Beklemtoont dat het van essentieel belang is dat van de agentschappen wordt geëist dat zij zich op dezelfde voorwaarden als de instellingen [10] onderwerpen aan de onderzoeksbevoegdheden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF); verzoekt de Rekenkamer om, tijdig vóór de goedkeuring van de kwijtingsresolutie, informatie te verstrekken met betrekking tot de vraag of de organen van de Gemeenschap die zijn toegetreden tot het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 [11] betreffende interne onderzoeken door het OLAF, dit hebben gedaan op de voorwaarden zoals vastgelegd in de bijlage bij dit akkoord;

Financieel beheer

15. Merkt op dat in enkele antwoorden van de agentschappen op in de vragenlijst gestelde vragen over de wijze waarop het terugkerende probleem van aanzienlijke overdrachten zou kunnen worden aangepakt, gewag wordt gemaakt van de mogelijkheden die in het nieuwe Financieel Reglement worden geboden tot het gebruik van "gedifferentieerde kredieten"; verzoekt de agentschappen hun analyse nader toe te lichten en met name duidelijk te maken welke van hun activiteiten een meerjarig karakter hebben en gefinancierd zouden kunnen worden met dergelijke kredieten;

16. Verzoekt de Commissie om haar mening over deze oplossing; verzoekt haar voorts om, ingeval zij van mening is dat deze oplossing niet haalbaar is, te komen met alternatieven waarmee een aanzienlijke vermindering van de overdrachten kan worden bewerkstelligd;

Herziening van de agentschappen

17. Benadrukt dat de Commissie, voorafgaand aan enig besluit tot oprichting van een agentschap, in het licht van de beginselen van subsidiariteit, goed financieel beheer en vereenvoudiging van procedures een diepgaande analyse dient te maken van de behoefte aan en de toegevoegde waarde van de taken die het agentschap zal gaan uitvoeren;

18. Verzoekt de Commissie een omvattende studie te verrichten naar activiteiten die momenteel door de diverse organen van de Gemeenschap worden uitgevoerd en wellicht overlappingen vertonen of eenzelfde doel dienen, zulks met het oog op het voorleggen van voorstellen voor passende oplossingen, met inbegrip van mogelijke samenvoegingen van agentschappen;

19. Is bezorgd over het feit dat er bij veel agentschappen sprake is van onevenwichtigheden tussen de administratieve en de operationele uitgaven, waarbij de administratieve uitgaven hoger zijn dan de operationele uitgaven; roept de Commissie en de agentschappen er derhalve toe op doelen en tijdschema's vast te stellen om het niveau van de administratieve uitgaven in verhouding tot de totale uitgaven te verlagen; merkt op dat veel agentschappen hiertoe mogelijkheden zien, zoals blijkt uit antwoorden op de vragenlijst;

20. Moedigt de agentschappen er onder verwijzing naar de antwoorden op de vragenlijst over interinstitutionele samenwerking toe aan de onderlinge samenwerking te verbeteren, teneinde te kunnen voldoen aan hun behoeften op specifieke terreinen (bijvoorbeeld het ontwikkelen van software) en hun kosten te verlagen in plaats van oplossingen over te nemen die in eerste instantie waren ontwikkeld voor de Commissie, maar vaak te log en te gecompliceerd zijn voor de specifieke behoeften van agentschappen;

21. Moedigt de agentschappen ertoe aan een nauwe samenwerkingsrelatie met de bevoegde commissies van het Parlement te organiseren en te ontwikkelen; roept zijn bevoegde commissies voor elk van de agentschappen ertoe op hun werkzaamheden te coördineren met de Begrotingscommissie en de Commissie begrotingscontrole, teneinde te zorgen voor een doelmatig toezicht op de activiteiten van de agentschappen;

Nieuwe financieringsbronnen

22. Is ingenomen met de antwoorden en ideeën die uit de vragenlijst naar voren komen met betrekking tot mogelijke andere financieringsbronnen; stelt vast dat veel van de huidige bronnen en voorstellen te maken hebben met het verhuren van gebouwen en de verkoop van publicaties en informatie; is zich ervan bewust dat, onder andere om redenen van onafhankelijkheid, niet alle agentschappen aanvullende financiering kunnen aanvaarden; wijst met nadruk op de schaalvoordelen en de financiële voordelen van deelname van niet-EU-landen aan activiteiten van bepaalde agentschappen; verzoekt de Commissie te komen met constructieve voorstellen voor de verdere ontwikkeling van nieuwe bronnen van aanvullende financiering waarmee het niveau van zelffinanciering kan worden verhoogd;

23. Verwelkomt de financiële bijdragen van sommige lidstaten en regio's aan de agentschappen die op hun grondgebied zijn gevestigd; acht het van belang dat de Raad en de Commissie om dergelijke bijdragen verzoeken, in het bijzonder bij de oprichting van nieuwe agentschappen;

Geharmoniseerd operationeel kader

24. Herhaalt zijn standpunt [12] dat het grote aantal verschillende structuren bij de bestaande agentschappen "niet erg transparant en begrijpelijk is en ook gezien de verschillende taken niet te rechtvaardigen is"; verzoekt de Commissie over te gaan tot een herziening van alle bestaande agentschappen, met het oog op het voorleggen van voorstellen voor wijzigingen van hun basisbesluiten [13], teneinde deze aan te passen aan de modellen die het toekomstige regelgevende kader dient te omvatten; draagt zijn bevoegde commissies op nauwlettend toe te zien op deze omvattende herzieningsoperatie die zo spoedig mogelijk dient plaats te vinden en waarbij rekening dient te worden gehouden met de in deze kwijtingsresolutie genoemde horizontale kwesties;

25. Verzoekt de Commissie om, voorafgaand aan of ten minste parallel aan de presentatie van de wetgevingsvoorstellen voor de nieuwe agentschappen, passende voorstellen voor te leggen met het oog op het tot stand brengen van een dergelijk geharmoniseerd kader voor de agentschappen; houdt staande dat een interinstitutioneel akkoord waarin duidelijke gemeenschappelijke richtsnoeren worden vastgelegd, een noodzakelijke voorwaarde is voor de totstandkoming van het geharmoniseerde kader;

Personeelsbeleid

26. Merkt op dat als gevolg van het nieuwe Financieel Reglement de organigrammen van de agentschappen worden vastgesteld door de begrotingsautoriteit; benadrukt het belang van deze verandering voor de kwijtingsprocedure voor de agentschappen in de komende jaren voor wat betreft het toezicht op de toepassing van het statuut van de ambtenaren bij aanwervingen, het bevorderingsbeleid, de stand van de vacatures en het aanwervingsbeleid;

27. Merkt op dat uit de antwoorden op een vragenlijst die in de loop van de begrotingsprocedure voor 2004 is verspreid, is gebleken dat het gemiddelde aantal dienstjaren om in aanmerking te komen voor bevordering bij diverse agentschappen aanzienlijk lager was dan in het beleid bij de Commissie gebruikelijk is, dat het aantal vacatures aanzienlijk hoger was dan bij andere instellingen en dat diverse aangevraagde nieuwe posten niet werden aangeboden op het niveau van de laagste rang; is van mening dat het personeelsbeleid een belangrijke component dient te zijn van de herziening van de bestaande agentschappen;

28. Is van opvatting dat in het personeelsbeleid van de agentschappen het Financieel Reglement geëerbiedigd moet worden en dat gebruikgemaakt dient te worden van de beste praktijken die de instellingen in het algemeen volgen; wijst erop dat de Commissie is verzocht vóór de begrotingsprocedure 2005 informatie te verschaffen over de richtsnoeren voor het personeelsbeleid, met name ten aanzien van het aantal vacante posten, het aantal bevorderingen, het aanwervingspeil en een standaardcarrièreprofiel;

29. Herinnert aan het principe dat de agentschappen zoveel mogelijk personeel dienen aan te werven op tijdelijke contracten, teneinde flexibiliteit en efficiëntie te handhaven;

30. Maakt zich zorgen over de tekortkomingen die zijn vastgesteld bij de selectieprocedures van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving, zoals onnauwkeurige kennisgeving, onvolledige notulen van de selectiecomités en het ontbreken van vooraf gedefinieerde criteria voor de beoordeling van kandidaten [14]; is ernstig bezorgd dat dit wellicht geen op zichzelf staand geval is, maar dat de agentschappen in het algemeen er moeite mee hebben deze vrij gecompliceerde procedures op een billijke en transparante wijze uit te voeren;

31. Is van mening dat door agentschappen georganiseerde selectieprocedures dienen te voldoen aan dezelfde normen als de selectieprocedures van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) en dat zij niet mogen worden gezien als een achterdeur om op eenvoudige wijze in dienst te komen bij de Europese Gemeenschappen;

32. Verzoekt de Commissie met voorstellen te komen om ervoor te zorgen dat de agentschappen kunnen profiteren van passende ondersteuning van het EPSO bij het organiseren van selectieprocedures en dat er een mechanisme komt om de resultaten van deze procedures extern te valideren voordat er aanwervingen plaatsvinden.

[1] PB C 319 van 30.12.2003, blz. 1.

[2] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[3] PB L 245 van 29.9.2003, blz. 16.

[4] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[5] PB L 148 van 16.6.2003, blz. 95 en 96.

[6] Met inbegrip van de betalingen van de Commissie, zodat het Bureau betalingen voor zijn rekening verricht.

[7] Berekening volgens de beginselen van artikel 15 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 van de Raad (PB L 130 van 31.5.2000, blz. 8).

[8] PB C 272 E van 13.11.2003, blz. 482.

[9] PB L 148 van 16.6.2003, blz. 83, en PB L 333 van 20.12.2003, blz. 53 (paragraaf 18).

[10] Aangenomen teksten van 13 januari 2004 (P5_TA(2004) 0015).

[11] PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15.

[12] P5_TA(2004) 0015 (paragrafen 13 en 14).

[13] P5_TA(2004) 0015 (paragraaf 24).

[14] Zie paragraaf 13 van het speciaal verslag van de Rekenkamer over 2002 (blz. 64).

--------------------------------------------------