NL    NL NL 
NL    NL  EUROPESE COMMISSIE 
Brussel, 9.9.2010 
SEC(2010) 1011 definitief 
  
ANTWOORD VAN DE COMMISSIE OP  HET HOOFDSTUK “EOF” VAN HET 
JAARVERSLAG 2009  
EUROPESE ONTWIKKELINGSFONDSEN  
NL 2   NL ANTWOORD VAN DE COMMISSIE OP  HET HOOFDSTUK “EOF” VAN HET 
JAARVERSLAG 2009  
EUROPESE ONTWIKKELINGSFONDSEN  
INLEIDING  
5. Het EOF is bedoeld om landen te helpen die per definitie in moeilijkheden verkeren. Het 
ontwikkelingshulpbeleid moet ervoor  zorgen dat de nationale autoriteiten de controle hebben 
over de ontwikkelingsstrategieën. De nationale ordonnateur speelt daarbij een sleutelrol. Om 
te garanderen dat de pro cedures en voorschrifte n worden nageleefd, best aat er sinds een aantal 
jaren een speciaal opleidingsprogramma  voor personeel va n de nationale 
ordonnateursdiensten. 
Hoofdstuk I – Uitvoering van het achtste, negende en tiende EOF  
Financiële uitvoering 
6. Elk EOF bestrijkt een periode van circa vijf  jaar, maar de uitvoe ring van projecten en 
programma’s en de daarop betrekking hebbe nde betalingen kunnen een langere periode 
bestrijken, die wel degelijk door de regelgeving wordt beperkt. 
9. De uitzonderlijke prestaties met betrekking tot de globale vastlegg ingen en individuele 
verbintenissen getuigen van het succes van het Commissiebeleid om de  uitvoering van de 
programma’s te versnellen. 
De toename van de niet-afgewikkelde beta lingen in 2009 kan worden verklaard door het 
bijzonder hoge niveau van va stleggingen in 2007 en  door de kenmerken van de EOF-
projectcyclus: deze duurt ge middeld drie jaar, waarbij de  grootste betalingen doorgaans 
worden verricht in het eerste jaar en aan het einde van het laatste jaar. 
Betrouwbaarheid van de rekeningen 
15. In sommige gevallen kan er bij de migratie naar het nieuwe IT-systeem voor projectbeheer 
verwarring zijn ontstaan bij de  codering van data. EuropeAid heeft zowel in de delegaties als 
in het hoofdkantoor een groot aantal cursussen opgezet om het gebruik van het systeem te 
verbeteren. 
Eind 2009 hebben de centrale diensten van Eu ropeAid ook een afdeling opgezet om toezicht 
te houden op de kwaliteit van de informatie die in CRIS wordt gecodeerd. Dit moet leiden tot 
een grotere betrouwbaarheid van de gegevens aan de hand waarvan de jaarrekening wordt 
opgesteld. 
Zoals de Rekenkamer opmerkt, had dit geen ma teriële fouten bij de jaarrekening tot gevolg. 
17. De Commissie aanvaardt deze opmerking en de ordonnateur heeft in 2010 de nodige 
correcties aangebracht.  
De Commissie merkt op dat de Rekenkamer één f out van 3,5 miljoen euro heeft aangetroffen 
in een steekproef van 39 contract en die geëxtrapoleerd werd.  
NL 3   NL 18. De Commissie aanvaardt deze opmerking, maar merkt op dat de Rekenkamer één fout van 
3,5 miljoen euro heeft aangetroffen in een stee kproef van 39 contracten die geëxtrapoleerd 
werd. 
21. De Commissie benadrukt dat geen enkele be taling is verricht zonder financiële garantie. 
De Commissie is verheugd over de conclusie dat de naleving van de subsidiabiliteitscriteria 
op geformaliseerde en gestructureerde wijze werd aangetoond. 
24. De Commissie wijst erop dat alle fouten bij de berekening van de terugbetaling van 
voorschotten vóór de afloop van he t contract werden hersteld. 
25. De Commissie is verheugd ove r de opmerking dat er bij he t tiende EOF een aanzienlijke 
verbetering kan worden geconstateerd wat het aant onen van de subsidiabili teit betreft, dankzij 
het feit dat nu duidelijker beoordelingskaders worden toegepast. 
De Commissie erkent dat om d eze verbetering te bestendigen en dergelijke fouten te 
elimineren, de gestructureerde aanpak voor he t aantonen van vooruitga ng bij het beheer van 
de overheidsfinanciën verder moet worden vers terkt. De Commissie heeft daarom een herzien 
kader ontwikkeld om de vooruitgang bij het beheer van de overheidsfinanciën te volgen en erover te rapporteren. Dit kader is  vooral gericht op de  bereikte resultaten  ten opzichte van de 
oorspronkelijke verwachtingen. De herziene aanpa k is in juni 2010 afgerond. Vanaf nu wordt 
beoordeeld of uitbetaling mogelijk is op basis van landenverslagen waarbij deze aanpak wordt gehanteerd. De Commissie verw acht dan ook bij de afgifte va n betrouwbaarheidsverklaringen 
in de toekomst een verdere verbetering te kunnen laten zien te n aanzien van niet-
kwantificeerbare fouten.  
Voor de genoemde noodhulpinstr umenten (Vulnerability FLEX en het B-budget) hanteert de 
Commissie een rigoureuze aanpak, zoals blijkt u it het feit dat bij dergelijke programma’s 
soms geen uitbetaling plaatsvindt. 
28. De controle-instrumenten van EuropeAid zijn opgezet voor de gehele duur van de 
projectcyclus van meerjarenproj ecten. Deze toezicht- en contro lesystemen worden effectief 
geacht en zijn ook van jaar tot jaar aanzienl ijk verbeterd, zoals blijkt uit het feit dat de 
Rekenkamer bij haar steekproef steeds vaker be talingen aantreft die volkomen in orde zijn. 
De aanbevelingen die de Rekenkamer de afgelopen jaren heeft gedaan, zijn uitgevoerd en veel 
van de verbeteringen zijn door de Reke nkamer erkend. Belangrijke onderdelen van de 
essentiële controlesystemen zijn door de Rekenkamer dan ook  als effectief beoordeeld. 
30. De Commissie biedt het persone el op het hoofdkantoor en bij de delegaties een uitgebreid 
opleidingsprogramma aan, dat afgestemd is op wa t nodig is voor het beh eer van de externe 
steun. 
32. De Commissie is verheugd over het feit dat de Rekenkamer een duurzame verbetering 
heeft geconstateerd wat betreft de duidelijkheid van de be oordelingskaders voor de algemene 
subsidiabiliteitsvoorwaarden. 
De Commissie erkent dat het belangrijk is da t er dezelfde duidelijkheid komt wat de 
specifieke voorwaarden voor presta tiegerelateerde uitbetalingen be treft. Waar va n toepassing 
streeft de Commissie ernaar op de specifieke opmerkingen van de Rekenkamer op dit gebied 
een formele respons te geven door herziening va n de betrokken financieringsovereenkomsten. 
Tegelijkertijd krijgt deze kwes tie extra aandacht bij het proces van intercollegiale toetsing van 
NL 4   NL EuropeAid (kwaliteitsondersteuningsgroep) wanneer nieuwe programma’s worden 
overwogen. 
33. De Commissie is verheugd over de erke nning door de Rekenkamer van deze twee 
belangrijke bijdragen tot een meer gestruct ureerde en geformaliseerde verlening van 
begrotingssteun. 
35. Naast de steun en de technische bijstand di e de delegaties aan de nationale ordonnateurs 
verlenen, verzorgt EuropeAid ie der jaar een groot aantal opleid ingen voor personeel van de 
nationale ordonnateursdiensten en de vakministe ries. Op de website van EuropeAid is ook 
uitgebreide informatie over de procedures te vinden. 
36. De Commissie merkt op dat de controle-instr umenten en procedures die de afgelopen 
jaren tot stand zijn gekomen, resultaten oplever en. Zij belooft niettemin zich te blijven 
inzetten voor de opleiding van het personeel en de verspreiding van informatie over de 
beheers- en controle-instrumenten. 
a) De Commissie verwacht dat het instrument voor financieel beheer tegen einde 2010 aan de 
begunstigden ter beschikking zal kunnen worden  gesteld. Dit inst rument heeft als 
voornaamste doel eenvoudig toe te passen prak tische richtsnoeren te  geven waarmee de 
begunstigden ervoor kunnen zorgen dat zij voldoen aan de regels  voor financieel beheer van 
de externe hulpacties die door de Commissie worden gefinancierd.  
37. De delegaties voeren een groot  aantal aanvullende controles ui t om de zwakke punten van 
de nationale ordonnateursdiensten te compenseren. 
39. De Commissie is verheugd da t de Rekenkamer tevreden is over de maatregelen van 
EuropeAid voor de follow-up van audits en de uitvoering van toezichtbezoeken. 
40. Nu het aantal posten bij de Commissie to t 2013 niet zal worden uitgebreid, pakt 
EuropeAid de personeelsproblemen bij de de legaties aan met een actief personeelsbeleid, 
voor zover dat binnen de grenzen van haar bevoegdheden valt. De vacatures betreffen 
voornamelijk arbeidscontractanten; het probleem is  niet zozeer het grote verloop als zodanig, 
maar eerder het vinden van personeel met de ju iste deskundigheid. De personeelsselectie, die 
voorheen op het hoofdkantoor gebeurde, is nu ge delegeerd aan de delegatiehoofden om dit 
langdurige proces te verkorten. Ook blijft EuropeAid verzoeken om regelmatige nieuwe reservelijsten met een toereike nd aantal kandidaten om voor al le profielen en voor elke 
categorie landen person eel te kunnen aanwerven. 
44. Meer dan 95% van de auditverslagen van de kadercontractanten over 2009 waren 
opgesteld op basis van het formaat van na 1 oktober 2007, terwijl dat in 2008 nog ongeveer 
40% was (zie voetnoot 38 van het jaarli jks activiteitenversl ag, afdeling 3.1.2.1.2.). 
45. Personeelstekorten kunnen weliswaar negati eve gevolgen hebben voor de duur van het 
proces ter afwikkeling van de controle, maar verreweg de meeste auditverslagen moeten 
ontvangen zijn voor de Commissie de eindafrekening verricht. He t risico dat uitgaven niet 
langer invorderbaar zijn, is daarom uiterst beperkt. 
EuropeAid heeft in 2009 zijn inspanningen op auditgebied voortgezet  en voor vijftien 
delegaties zes EOF-opleidingen verzorgd. Deze  werden gevolgd door 180 personeelsleden 
van de delegaties en 220 externe personeelsl eden (personeel van ordonnateursdiensten, 
ministeries, projectmanagers,  ngo’s en accountantskantoren). 
NL 5   NL 46. De delegaties wordt er regelmatig op gewezen, ook tijdens auditseminars en opleidingen, 
dat zij hun CRIS Audit-gegevens ti jdig dienen te actualisere n. Sinds februari 2010 wordt bij 
ondertekening van een auditcontract (CRI S Contract) de datum van ondertekening 
automatisch aan CRIS Audit doorgegeven. Het nieuwe resultatenscherm is bovendien 
vollediger en gemakkelijker in te vullen, en een audit kan niet worden afgesloten zolang dit 
veld niet is ingevuld. Dit geldt ook voor de acco untantsverklaring en het bedrag van de niet-
subsidiabele uitgaven. Informatie over invorde ringsopdrachten die het re sultaat zijn van een 
audit, wordt opgenomen in de module CRIS Recovery Order. Met het oog op consolidatie zouden bepaalde verbeteringen kunnen worden  overwogen, maar daarvoor is verdere IT-
ontwikkeling nodig. Er is informatie beschikbaar  over het definitieve bedrag van de niet-
subsidiabele uitgaven, zoals da t is geconstateerd en  gecorrigeerd bij de  eindafrekening. In 
2009 was dit 0,7% van de waarde va n de gefactureerde bedragen. 
47. De Commissie is van mening dat de intern e audit van Aidco, ondank s de verstoring van 
de operationele capaciteit in 2009, doeltreffend h eeft gefunctioneerd in dat jaar. Hoewel de 
post van hoofd van de eenheid interne audit van 1 juli tot 15 november vacant was, verrichtte de eenheid negen vervolgaudits (terwijl er acht waren gepland). Wat nieuwe audits betreft, zijn in 2009 van de vier voor dat jaar geplan de audits één definitief auditrapport en twee 
ontwerp-auditrapporten (volgens de IAS-methode  overeenkomend met 85% van een definitief 
auditrapport) ingediend. 
50. De Commissie meent dat de kwalitatieve en  kwantitatieve indicatoren die zijn opgenomen 
in de vier bouwstenen voor de  betrouwbaarheidsverklaring van het jaarlijks activiteitenverslag 
voldoende bewijsmateriaal leveren ter onders teuning van de verklaring van redelijke 
zekerheid van de directeur-generaal. Europe Aid erkent niettemin dat er meer zou kunnen 
worden gedaan om specifieke indicatoren  te ontwikkelen voor het meerjarenkader voor 
controle. In 2010 is daarom begonnen met het zoeken naar geschikte methoden om de 
financiële impact van resterende fouten te meten. 
54. De controle-instrumenten van EuropeAid zijn opgezet voor de gehele duur van de 
projectcyclus van meerjarenproj ecten. Deze toezicht- en contro lesystemen worden effectief 
geacht en zijn ook van jaar tot jaar aanzienl ijk verbeterd, zoals blijkt uit het feit dat de 
Rekenkamer bij haar steekproef steeds vaker be talingen aantreft die volkomen in orde zijn. 
De aanbevelingen die de Rekenkamer de afgelopen jaren heeft gedaan, zijn uitgevoerd en veel 
van de verbeteringen zijn door de Reke nkamer erkend. Belangrijke onderdelen van de 
essentiële controlesystemen zijn door de Rekenkamer dan ook  als effectief beoordeeld. 
a) De Commissie is in 2010 begonnen met he t zoeken naar geschikte methoden voor de 
ontwikkeling van een essentiële indicator voor de geschatte fina nciële impact van resterende 
fouten, zoals aangegeven in haar an twoorden op het jaarverslag over 2008. 
b) De Commissie is begin 2010 begonnen met de he rziening van haar controlestrategie, zoals 
aangegeven in haar antwoorden op het jaarve rslag over 2008. De Commissie zal in 2010 een 
mededeling over het aanvaardbare foutenrisico op het gebied van externe hulp publiceren. 
c) Aan het instrument voor financieel behe er zal in 2010 de laatste hand worden gelegd, 
waarbij de nodige aandacht za l worden geschonken aan de vragen die de Rekenkamer 
opwerpt. 
d) EuropeAid zal zich ervoor blijven inspan nen dat de delegaties gegevens tijdig en 
nauwkeurig in CRIS Audit registreren. 
NL 6   NL e) Het bedrag van de niet-subsidiabele uitgav en moet in CRIS Aud it worden geregistreerd 
voordat een CRIS Audit-record kan worden geslot en (dit is sinds februari 2010 een verplicht 
veld). Informatie over invorderingsopdrachten di e het resultaat zijn van een audit wordt 
opgenomen in de module CRIS Recovery Order. Met het oog op consolidatie zouden bepaalde verbeteringen kunnen worden overwoge n, maar daarvoor is verdere IT-ontwikkeling 
nodig. Er is informatie beschikbaar over het de finitieve bedrag van de niet-subsidiabele 
uitgaven, zoals dat is geconsta teerd en gecorrigeerd bij de  eindafrekening. In 2009 was dit 
0,7% van de waarde van de  gefactureerde bedragen. 
55. a) De Commissie erkent dat het belangrijk is dat de str eefdoelen voor prestaties, de 
berekeningsmethoden en de verificatiebronnen nauwkeuriger worden vastgesteld. Deze 
kwestie krijgt extra aandacht bij het proces van intercollegiale toetsing van EuropeAid 
(kwaliteitsondersteuningsgr oep) wanneer nieuwe programma’s worden overwogen. 
b) De Commissie heeft een herz ien kader ontwikkeld om de voor uitgang bij het beheer van de 
overheidsfinanciën te volgen en erover te ra pporteren. Dit kader is vooral gericht op de 
bereikte resultaten ten opzichte van de oorspro nkelijke verwachtingen. De  herziene aanpak is 
in juni 2010 afgerond. Vanaf nu wordt beoordeel d of uitbetaling moge lijk is op basis van 
landenverslagen waarbij d eze aanpak wordt gehanteerd.