ARCHIVESHISTORIQUES
DELACOMMISSION
COLLECTION RELIEEDES
DOCUMENTS "COM"
COM(78)66
Vol.1978/0024

Disclaimer
Conformément aurèglement(CEE,Euratom)n°354/83duConseildu1erfévrier1983
concernantl'ouvertureaupublicdesarchiveshistoriquesdelaCommunauté économique
européenneetdelaCommunautéeuropéennedel'énergieatomique(JOL43du15.2.1983,
p.1),telquemodifiéparlerèglement(CE,Euratom)n°1700/2003du22septembre2003
(JOL243du27.9.2003,p.1),cedossierestouvertaupublic.Lecaséchéant,lesdocuments
classifiésprésentsdanscedossierontétédéclassifiésconformément àl'article5dudit
règlement.
InaccordancewithCouncilRegulation(EEC,Euratom)No354/83of1February1983
concerningtheopeningtothepublicofthehistoricalarchivesoftheEuropeanEconomic
CommunityandtheEuropeanAtomicEnergyCommunity(OJL43,15.2.1983,p.1),as
amendedbyRegulation(EC,Euratom)No1700/2003of22September2003(OJL243,
27.9.2003,p.1),thisfileisopentothepublic.Wherenecessary,classifieddocumentsinthis
filehavebeendeclassified inconformitywithArticle5oftheaforementioned regulation.
InÜbereinstimmung mitderVerordnung(EWG,Euratom)Nr.354/83desRatesvom1.
Februar1983überdieFreigabederhistorischen ArchivederEuropäischen
Wirtschaftsgemeinschaft undderEuropäischen Atomgemeinschaft (ABI.L43vom15.2.1983,
S.1),geändertdurchdieVerordnung(EG,Euratom)Nr.1700/2003vom22.September2003
(ABI.L243vom27.9.2003,S.1),istdieseDateiderÖffentlichkeitzugänglich.Soweit
erforderlich,wurdendieVerschlusssachen indieserDateiinÜbereinstimmung mitArtikel5
dergenanntenVerordnungfreigegeben.

COMMISSIE VANDEEUROPESE GEMEENSCHAPPEN
COM(78)66 def.
Brussel,13maart1978
VERTEGENWOORDIGING NAARBUITEN
Mededeling vandeCommissie
aandeRaad
\ J
COM(78)66def.

Vertegenwoordiging naarbuiten
Tnlcidmff
Op22juli1977zonddeCommissieaandeRaadeenmededelingover
vertegenwoordiging naar"buiten-"beleidopmiddellangetermijn
(doe.COM(77)368def.).DeCommissieheefttoentoegezegdnogeenander,meer
gedetailleerd documentbijdeRaadintedienen.Methethuidigedocument
kontzijdezetoezeggingna.
Inheteerstedeelvanhet'documentwordendemiddelentotversteviging
vzzidesamenwerking tussende"bureausvandeCommissieendediplomatieke
.v.^osiesvandelid-staten "besproken.Hettweededeelheeft "betrekking op
r-j-atregelendiedeCommissiezelfvoorsteltmethetoogopeengroterehar­
monisatievandeinterneadministratie vandeverschillende soortenexterne
ctUS•
liiLSEST–Samenwerking tussendeexternebureausvandeCommissieende
J.-^~lomatieke missiesvandelid-staten
MethetoogophettoenemendegewichtvandeGemeenschapindewereld
ishetvan"belangdatdediplomatieke vertegenwoordigers vandelid-staten
inlandendieniettotdeGemeenschap "behoren,evenalsdevertegenwoordigers
vandeCommissie,instaatzijneengecoördineerd "beeldvanhetGemeenschaps-
beleidtegeven.Ditiseven"belangrijkindevelelandenwaardeCommissie
nietisvertegenwoordigd .DeCommissiemeentdatdecoördinatiemethoden en
deinformatieverbeterdmoetenworden.
1.InderdelandenwaardeCommissieisvertegenwoordigd ,vindtinde
praktijkopalleniveausintoenemendemateeffectievesamenwerking plaats;
zonemendehoofdenvandebureausvandeCommissiedeelaanderegelmatige
bijeenkomsten vandeambassadeurs vandelid-staten.
i)Hande1saangelegenheden
Op17april1973keurdedeRaadeentekstgoedbetreffende deprocedure
voorvoorbereiding ,toezendingengebruikvanverslagenvandehandelsattachés
vandiplomatieke missiesvandelid-stateninlandendieniettotdeEEGbe­
horen.Destijdswerdnietoverwogendezeprocedureookopdeexternebureaus
vandeCommissietoetepassen,maarsedertdienisereengoedepraktische
samenwerking tussenexternebureausenmissiesgegroeid.Deexternebureaus
nemendeelaandebijeenkomsten vandehandelsattachés enverstrekkeninfor­
matieoverhetGemeenschapsbeleid inzakegemeenschappelijke handelspolitiek en
toepassingvansamenwerkingsovereenkomsten .
•••/•••

Pletzouraadzaam zijn datdeRaad aandeze informele samenwerking een
karakter geeft .
-i'Voorlichting
Voorlicht ingsattacliés "bereiden verslagen voor volgens eengelijksoortige
_,.-ocedvjc»e als diewelke voor dehandelsattachés geldt .Overeenkomstig een "be­
sluit vandeRaad van 33-januari 1972 (l)j "bevestigd "bijbesluit vandeRaad
van3mei1977 (2),neemt hethoofd vandeVoorlichtingsdienst vandeCommissie
deel aan "bijeenkomsten vanvoorlichtingsattachés enhelpt hijdeverslagen op­
stellen .Opelkverslag komt eenantwoord van deRaad ,datdoor dediensten
van deCommissie wordt opgesteld .Deze richtlijnen moeten verder worden toege­
past .
Inlanden waar deCommissie geen extern "bureau heeft ,"bijvoorbeeld in
enkele EVA-landen ,vindt tenminste éénmaal per jaar tussen devoorlichtings -
attachés van demissies vandelid-staten eneenambtenaar van deVoorlichtings­
dienst van deCommissie contact plaats .
Voor dedelegaties inACS-landen zijn gelijksoortige regelingen getroffen .
Inaansluiting opeen "bijeenkomst vanhogere voorlichtingsambtenaren van
deministeries vanBuitenlandse zaken infebruari 1977 werd officieel geregeld
dat demissies van delid-staten kunnen putten uitbij dediensten van de
Commissie beschikbaar achtergrondmateriaal ,enerbestaan andere samenwerkings­
mogelijkheden opvoorlicht ingsgebied .Deze regelingen zijn uiteengezet in
drie nota 'svandeRaad(3).
DeCommissie meent dat desamenwerking opditgebied nuinhet licht
van deervaring opnieuw moet worden bekeken methetoogopeennieuwe bijeen­
komst vanhogere voorlichtingsambtenaren van delid-staten endeCommissie
dieeind 1978 zouworden gehouden .
. •••/•••
(1)Doc.R/2424/72(AG229herz .l)
(2)Doe.R/874/77(AG28)enR/l04l/77(AG33)
(3)Voorlichtingspublikaties (R/766/77(AG17))
Audiovisuele voorlichting (R/873/77(AG27))
Voorlichtingsbezoeken (R/856/77(AG23))

iii)Qntwlkke1inprsbcleid
DeRaadkeurdecp8november197°eenresolutiegoedbetreffende de
coördinatie enharmonisatie vanhetontwikkelingsbeleid indeGemeenschap .
..iorinwordtdeversterking vandebestaandesamenwerking vanvertegen–
.^i-digersderlid-statenendelegatiesvandeCommissieinACS-landen
;,\.i-cgold.Op28november1977werdeenandereresolutiegoedgekeurdwaarin
~.oCommissiewerdverzochthaarcoördinatie-activiteiten uittebreidenen
opmeersystematische wijzeteorganiseren.
Dezeresolutieszijnvantoepassing opallelandenwaardeCommissie
eiriernebureausheeftdiezichindeeersteplaatsbezighouden metdetenuit­
voerlegging vansamenwerkingsovereenkomsten .
2.InderdelandenwaardeCommissienietisvertegenwoordigd ligtde
hoofdtaakindevoorlichting vandeambassadesvandelid-statenoverhet
Gemeenschapsbeleid *
Ineenbriefvan22november1974aandeheerBurindesRoziers,
voorzittervanhetcomitévanpermanentevertegenwoordigers ,wezen
SirChristopher SoamesendeheerCheyssonopdenoodzaakdemissiesvan
delid-statentevoorzienvanmeerinformatie omtrenthetbeleidende
besluitenvandeGemeenschap .
Op13oktober1975keurdedeRaadeenproceduregoedvolgenswelke
demissiesvandelid-statennaelkeraadszitting wordeningelichtomtrent
deraadsbesluiten diehenbetreffen(l).Deervaringheeftgeleerddatde
volgensdezeprocedureverstrektevoorlichting nietvoorzietindedoor
deambassadeszelfgeformuleerde behoeften.
DeCommissiesteltvoordatdeRaaddewerkingvanditstelselinhet
lichtvandesedert1975opgedaneervaringopnieuwonderzoekt.
Erbestaatgeenvergelijkbaar systeemvoordevoorlichting vande
missiesvandelid-staten omtrentdeCommissiebesluiten dievoorhenvan
belangzijn.Inhetraadsbesluit van13oktober1975isbepaalddathet
voorlichtingsgysteem voorraadsbesluiten gedurendeeenproefperiode zalworden
toegepastendatdekwestievanvoorlichting omtrentCommissiebesluiten later
zalwordenonderzocht.Detijdisnugekomenomdezekwestieoptenemen.
•••/•••
(1)Doe.R/2329/I/75(AG52herz.l)-Bijlage1

-4-
(
3.Detachering vanambtenaren van deCommissie inbepaalde landen die niet
tot deGemeenschap behoren
DeCommissie werd eropmerkzaam opgemaakt dathetsteeds meer nodig
i.ordt dataan hetstandpunt vandeGemeenschap alszodanig bekendheid wordt
jegeven inenkele belangrijke landen dieniet totdeGemeenschap behoren en
->/sar deCommissiee zelf niet isvertegenwoordigd .Een recent voorbeeld is
Austra lië .
Het ligt niet indebedoeling van deCommissie aan deze behoeften
tegemoet tekomen door inaldeze landen eenextern bureau opterichten .In
plaats daarvan stelt deCommissie individuele detacheringen zodat voor een
beperkte periode eninovereenstemming metspecifieke behoeften ,eenambtenaar
zou kunnen worden verbonden aanbijvoorbeeld deambassade van delid-staat die
hetvoorzitterschap uitoefent .Hij zoudemissies van delid-staten rechtstreeks
denodige voorlichting omtrent hetGemeenschapsbeleid verstrekken ;hijzouook
assistentie kunnen verlenen bij decoördinatie terplaatse .
DeCommissie heeft hetvoornemen deimplicaties van dit voorstel verder
met deRaad endelid-staten tebespreken .
4.Rationa Insering
DeCommissie zalmet veel belangstelling devorderingen volgen die
gemaakt worden bij demomenteel indelid-staten ondernomen studies totratio­
nalisering van hunvertegenwoordiging naar buiten .DeCommissie zou gaarne
mede van deresultaten van deze studies profiteren .
DEEL TWEE -Intern beheer van deverschillende soorten externe bureaus
1.Arbei dsvoorwaa rden
a)loiê^djng
Inhetambtenarenstatuut enindevoor deandere personeelsleden van
deEuropese Gemeenschappen geldende regeling ,zijn dearbeidsvoorwaarden neer­
gelegd voor hetpersoneel van hethoofdkantoor envoor de
■••/••m

onder deze voorschriften vallende ambtenaren enplaatselijke functionarissen
indeexterne bureaus .Deze voorwaarden verschillen naar gelang van de
plaats vantewerkstelling .Erzijn echter enkele speciale beheerprocedures
uitgewerkt ,b.v.dehierna besohr«ven inspectie -enrouleersystemen .
Erwerden ookinterne richtlijnen goedgekeurd betreffende deuitbetaling
vantoelagen endevergoeding vankosten teneinde rekening tehouden met
hetspeciale karakter vandebuitenlandse bureaus .Verdere aanpassingen ,
waarvoor eenherziening vanhet statuut nodig kanzijn ,worden thans bestu­
deerd omeventueel later bij deRaad teworden ingediend .
Indebuitenlandse bureaus stelt deCommissie twee hoofdcategorieën
vanpersoneel tewerk ,namelijk ambtenaren van deGemeenschap dievanuit
Brussel worden gedetacheerd enplaatseli jkefunctionarissen voor werk
vanallerlei niveau .Dearbeidsvoorwaarden vanlaatstgenoemden zijn door
deCommissie vastgesteld inovereenstemming metderegeling vantoepassing
opandere personeelsleden vandeEuropese Gemeenschappen enzijn daaraan
gelijk behalve opdegebieden dienaar gelang vandepost verschillen ,
namelijk salariëring ensooiale zekerheid .
Dearbeidsvoorwaarden voor plaatselijke functionarissen inniet door
EAS-personeel bemande externe bureaus zouden moeten worden gewijzigd ten
einde deaanwerving zoflexibel mogelijk teregelen endebetrekkingen met
hetcentraal personeelscomité endeplaatselijke comités teverbeteren .
Indedoor deEASgerunde externe bureaus werken drie categorieën per­
soneel .Deeerste categorie zijn degemachtigden zelf .Ditzullen hetzij amb­
tenaren zijn (Maghreb ,Mashrak enIsraël ),hetzij ,insteeds toenemende mate ,
tijdelijk personeel vandeCommissie (ACS-landen ).Detweede categorie bestaat
inhoofdzaak uitadviseurs entechnisch personeel ;deze werken wegens detech­
nische aard vanhunbezigheden en'devereiste mobiliteit niet invast dienstver­
band enditmoet zoblijven .Dederde categorie ishetplaatselijk personeel ,dat
onder dearbeidswetgeving vanhetland waar hetwerkzaam isvalt ;hetwordt door
degemachtigde aangenomen voor hetverrichten vanhulpdiensten (Bode ,chauffeur ,
bewaker ,huisbediende ,secretaresse ).
Deregels diegelden voor detewerkstelling door deEASwerden speciaal
voor datdoel opgesteld ;zijbehelzen eenminder strakke procedure voor aan­
passing aangewijzigde omstandigheden ." -

-6-
VoortsdoetdeCommissieaandeRaadeenontwerptoekomentotwijziging
vandestatusvandeEAS,inhoudendedateenopenbaaragentschapnaar
communautair rechtzouwordenopgericht.Dezehervormingzouookeengrotere
overeenstemming tussendearbeidsvoorwaarden ensalarissenvanhetEAS-per-
soneelenhetpersoneelwaarvoorhetstatuutgeldtindehandwerken»Het
volgendeoverzichtvandepositievanhetEAS-personeel slaatnogopdehuidige
ongewijzigde situatie.
Dearbeidsvoorwaarden vanhetEAS-personeel zijnonderworpen aande
Belgischearbeidswetgeving .Hetpersoneelwerktopcontractennietinhet
kadervaneenstatuutofeenregelingzoalshetpersoneelvandeCommissie.
Voorhetcontracttussenhetpersoneelslid endeEASgeldende
"Algemeneenbijzonderebepalingenendeadministratieve regeling"waarvan
hetpersoneelslid bijzijnindiensttreding eenafschriftontvangt.Indit
documentzijnderechtenenverplichtingen vanhetpersoneelslid voorde
duurvanhetcontractvermeld.Zijzijnmeteenuitvoerigetoelichting over­
genomeninhetdocument"Colleotionoftextsandinstructions forthe
managementofcontractswithofficialsemployedabroad",waarvandelaatste
uitgaveindecember1977isverschenen.Bovendienontvangthetpersoneelslid
eenopdrachtwaarinzijnfunctieszijnomschreven.Dezeopdrachtwordtdoor
x
deCommissiegegevenvoorhetpersoneeldatineendelegatiewerktendoorde
nationaleautoriteiten voorhetpersoneelvoortechnischebijstand.
b)Bezoldi_glngen_valuta
Dedoelstelling dieaandesalarisvoorzieningen vanhetstatuutten
grondslagligtisdoormiddelvandeaanpassingscoè'fficiè'nt eengelijkwaar­
digekoopkraohttewaarborgenongeachthetlandwaarhetpersoneelslid zijn
functieuitoefent.OmdezetoeslagteberekenenmaaktdeCommissiezoveel
mogelijkgebruikvandebeschikbarestatistieken vaninternationale organisa­
tiesalsdeVNendeOESO.HetBureauvoordestatistiekvandeEuropese
Gemeenschappen blijftechteraansprakelijk voorhettoezichtopdebenutte

statistische gegevens .Detechnische kenmerken vanhetbezoldigingstelsel
zijn dathetgegrond isopéénenkele salaristabel uitgedrukt inBelgische
franken (binnenkort inEuropese rekeneenheden (ERE))enaangepast door per
land vastgestelde aanpassingsooè'fficiè'nten .Deze aanpassingscoè'fficiënten
zijn inbelangrijke mate gebaseerd opberekeningen van delevensduurte inde
verschillende standplaatsen enmaken hetmogelijk deuitbetalingen tedoen
indeplaatselijke valuta .
Inhetstatuut (artikel63)wordt bepaald datdeuitbetalingen
geschieden indevaluta vanhetland waar deambtenaar zijn functie
uitoefent .Erkennende datambtenaren ookverplichtingen hebben ofuitgaven
moeten bestrijden buiten hetland waar zijhun functie uitoefenen voorziet
hetstatuut (artikel 17vanbijlage VII )tevens inovermakingen vanhetsalaris
inandere valuta .Dit stelsel zalinhetvervolg deEREtotbasis hebben ,
waardoor eenaantal aamdenuverouderde REverbonden problemen minder ernstig
zullen worden .Voorts iserbij deRaad eenvoorstel vandeCommissie aanhangig
totwijziging vandeze bepaling omzeinovereenstemming tebrengen met de
huidige monetaire situatie ,aanpassingscoëfficiSnten dieworden toegepast op
hetovergemaakte deel vanhet salaris zouden aldus deeconomische omstandigheden
(prijsniveaus )inhetland waarnaar deovermaking plaatsvindt weergeven .
Deze wijziging vanhetartikel inzake overmakingen maakt ookeengrotere
soepelheid indetoepassing daarvan mogelijk opeendoor decommunautaire
instellingen overeen tekomen wijze .Totnutoeheeft deCommissie hetover
temaken deel vanhetsalaris tot35%beperkt .Menziet echter indatin
veel niet-geüTndust riali seerdelanden buiten deEuropese Gemeenschappen de
plaatselijke voorzieningen onvoldoende gelegenheid geven totaankopen die
voor eenEuropese levensstijl vereist zijn .Voor deze gevallen wordt voorge­
steld hetmaximum teverhogen eneengroter deel betaalbaar testellen ineen
Europese valuta overeenkomstig deomstandigheden ,meteenaanpassingscoëf ficient
dievarieert naar gelang vandelid-staat waarde beta linggeschiedt .Het voornemen
omdittedoen werd reeds indegroep voor het statuut van deRaad vermeld ;
deze verzocht datover alle overmakingsregelingen ,waarvoor momenteel informele
voorschriften gelden ,door deinstellingen overeenstemming wordt bereikt .
Hetgemeenschappelijk document vangoedkeuring wordt thans indeCommissie
voorbereid .

-8-
Erzijn namelijk eenaantal mooili jkheden gerezen bij detoepassing
v -ihet statuut indeexterne bureaus .Voor bijzondere problemen werden echter
-..OGsingen gevonden endetoestand zalnog verder worden verbeterd door de
voering van deERE endehierboven beschreven bepalingen inzake
o,jr;/;akingen .Deze -voltooiing vanhetbezoldigingsstelsel voqr buitenlandse
res.us moet indien correct tenuitvoer gelegd stroken met dealgemene
v.velstelling dekoopkracht gelijk tehouden door toepassing van de
.,-^-passingscoëfficiënt voor hetland waar hetpersoneel normalerwijze
verwacht wordt eenvariabel deel van zijn salaris tebesteden ofte
beleggen .Indien moeilijkheden rijzen moet eenradicalere oplossing worden
overwogen ,door middel vaneenwaarschijnlijk controversiële statuutherziening
inhoudende dat desalariëring van ambtenaren inexterne bureaus verschilt
van die van deambtenaren inhet hoofdkantoor .
Het afwijkende stelsel van deEAS voorziet in :
-een salaris vastgesteld inBelgische franken enuitbetaald indeze valuta
opeen convertibele rekening inBelgië ;
-eenoverzeetoelage die20tot30 van detotale emolumenten bedraagt .De
toelage wordt uitgedrukt enuitbetaald indevaluta vanhetland waar het
personeelslid zijn functie uitoefent envarieert volgens deplaatselijke
levensduurte alsvastgesteld indeVN-statistieken .
HetEAS-stelsel geeft dusgeen aanleiding totproblemen betreffende de
wisselkoers voor deoverzeetoelage .
c)Sociale zekerhei d
Indemeeste gevallen isergeen reden voor eenverschillende toepassing
vanhet statuut oppersoneel van dezetel enpersoneel buiten deGemeenschap .
Depensioenregeling bijvoorbeeld (maximumpensioen 70$vanhetlaatste
basissalaris na35jaar dienst )issteeds vantoepassing ,ongeacht waar de
dienstjaren werden volbracht .Over het algemeen wordt deze regeling
positief gewaardeerd ,evenals diebetreffende deweduwen -enwezenpensioenen .
Elke detail verbetering indetoekomst (bijvoorbeeld betere uitkeringen 'bij
vervroegd ouderdomspensioen )zouvanalgemeen belang zijn enniet alleen
voor het externe personeel .
•••/•••

Deregelingenvoorterugbetaling vanziektekosten kunnendaarentegennaar
.\zvandostandplaatsaanpassing "behoeven.Hetstelselwordtdientengevolge
socpüitoegepast,zodathetgebruikelijke maximumvan80%bijterugbetaling
v.ie-sgehandhaafd wordtinlandenwaardekostenvoormedischebehandeling
zonderhoogzijn.
InhetcontractvanhetpersoneelvandeBASiseengroepsverzekering
'•ziektenenongevallen "en"pensioen"opgenomendiedesocialerisico'svanhet
personeeldekt.
Depensioenverzekering isafgeslotenmetdeOSSOM(OfficedeSécurité
Socialed'Outre-Mer )voorpermanentecontractenofmetdeSociétéAGde
Triestevoortermijncontracten .Deverzekering omvatouderdoms-enweduwen-
pensioen,wezenpensioen ,vergoedingbijarbeidsongeschiktheid eneenuitgestelde
verzekering voorgezondheidszorg .
DeOSSOM-regeling isthansgeïndexeerd volgensdelevensduurte inBelgië.
Debijdragenbedragen13,50°/0voordewerkgeveren6,75cl°voordewerknemer.
Deverzekeringspolis tegenziektenenongevallen ,diedoordeEASbijde
CioVanBredaisafgesloten ,dektdeziektekosten vanhetpersoneelslid enzijn
ecntgenoteendepersonentenlastevoor100$,metuitzondering van
buitengewone gevallenwaarvoormaximazijnvastgesteld ;tijdelijkearbeids­
ongeschiktheid vanhetpersoneelslid doorziekte;medischeverzorging,arbeids­
ongeschiktheid ,invaliditeit enoverlijdendoorongevalaanhetpersoneelslid of
zijngezinoverkomen.
Enkelerisico'soverzee,bijvoorbeeld repatriëringskosten ,burgeroorlog ,
oproer,enz.,zijngedekt.
Hetpersoneelslid betaaltgeenbijdrage.
d)Onderwijs
Deregelingenvoordeuitbetaling vanschooltoeiagengeldenookinhet
gevalvanambtenarenvandeGemeenschap diebuitendezetelzijngedetacheerd ,
env/elzodanigdatschooltoeiagennarechtvaardiging tothetdubbelevanhet
m
normalemaximumkunnenwordenuitbetaaldindienindestandplaats eenEuropese
Schoolisnocheenschooldiedevoorhetkindpassendetaalgebruikt.
I-otmaximumbedraagtmomenteel6.186Bfr.(maalaanpassingscoëfficiënt )permaand
er:perkind.Ditbetekentmomenteelbijvoorbeeld voorhetpersoneelin
Washingtoneenmaximumvan7*856Bfr.perkind.

-10-
r
Krachtensde&AS-regelm;'?geschiedtdeterugbetaling vanschoolgelden
o.:o!3;ontoteenmaximumvan2.0003fr.permaandvoorkinderendiehunouders
bokleidenenoverzeewordenopgevoeden5*000Bfr.permaandvoorkinderen
aieinEuropablijvenomdaarhunopleidingtevoltooien.
c)Representaticvergoeding
DeComrr.isnicheefteenstelselvanvasterepresentatievergoedingen voor
haar"bureaus "buitendelid-stateningesteld.Devergoedingen wordenjaarlijks
toegekend.Degenendiezeontvangendienenelkezesmaandeneenverslag
overteleggenoverhetgebruikdatzijvandevergoedingen hebbengemaakt.
Eendoelvanditstelseldatzekerwerdbereiktiseenbepaaldematevanharmo­
nisatie,terwijlervoorheeneenmengelingvanvastevergoedingen enandere
terugbetalingsregelingen bestond.
VolgenshetEAS-stelselkrijgenenkeldegedelegeerden hunrepresentatie­
kostenterugbetaald ,ofschooneropgrondvandealgemenebepalingen
uitzonderingen kunnenwordengemaakt(artikel58)»Vandezemogelijkheid wordt
indepraktijkgeengebruikgemaakttenbehoevevandeanderefunctionarissen .
Voordevergoedingbestaateenmaximumbedrag datjaarlijksvoorhet
bexrokkenlandwordtvastgesteld.Hetmaximumisinhetcontractvermeld.
Hetvarieertmomenteelvan2.500EREtot4*500ERE.
Eengedeeltevanditvastgesteldebedrag(minderdan50/£)wordtineens
uitbetaald.Derestisonderworpen aanvoorafgaande goedkeuring enmoet
wordenverantwoord .
Vooruitzonderlijke representatie doeleinden(bijvoorbeeldhetbezoekvan
eenlidvandeCommissie)kunnenuitgavenbovenhetmaximumbedrag worden
toegestaan.
f)Huisvestingsbeleid
-Huisvestingstoelage
Deaanpassingscoëfficiënt alsbepaaldinhetstatuutbevatgewoonlijkeen
elementvoorhuur.Dithoudtindatergeenverderetoelageloutervoor
huisvesting moetwordentoegekend.

-11-
DeCommissie kanechter besluiten eengedeelte van dehuisvestingskosten
oc,-zich tenemen ,wanneer deambtenaar ofwelregelmatig officiële recepties
:.nzijn woning moet houden ,ofweltewerkgesteld isineenland waar de
huisvestingsornstandigheden bijzonder moeilijk zijn .
Devergoeding vanhuisvestingskosten wordt toegekend volgens eenvaste
berekeningsprocedure dieredelijke voldoening heeft gegeven .
DeEAS stelt zijn personeelslid eengemeubileerde woning terbeschikking
inovereenstemming methetniveau van zijn functie enzijn gezinstoestand .
Airconditioners worden geleverd (volgens desamenstelling vanhetgezin )
indien hetklimaat zulks rechtvaardigt ,hetgeen bijna altijd hetgeval isin
Afrika ,hetCaribische gebied enhetgebied van deStille Oceaan .
DeEAS betaalt eengedeelte van deelektriciteit skosten voor deair
conditioning (400kwhpermaand perairconditioningtoestel ).Alleen aande
gedelegeerden worden devolledige elektriciteitskosten terugbetaald .
-Officiële huisvesting
i)Huidige situatie
Voor debureaus endelegaties vanhet "klassieke "type huurt deCommissie
dekantoorgebouwen enricht deze in.
Deenige aankoop vangebouwen ofappartementen geschiedde vóór defusie
vandeexecutieven metEGKS-fondsen (Parijs ,Londen enMontevideo ).
DeCommissie koopt ofhuurt geen woningen voor haar ambtenaren ,met
Uitzondering van deambtswoningen inWashington ofOttawa diehet eigendom
zijn van deCommissie .DeCommissie keert eenredelijke bijdrage uitvoor
hetmeubileren van dereceptieruimten indewoningen van dehoofden van de
delegaties .
DeEAShuurt kantoorgebouwen enricht deze in.
•§•/ •••

-12-
Indienterplaatsegeenkantoorruimte kanwordengehuurdwordtgetracht
motdoregeringvanhetgastlandeenregelingtevindenommetEOF-financiering
te"bouwen.
Deeersteindezezingetroffenregelinghoudtindateenbouwterreinter
"beschikking vandeCommissiewordtgesteld,deeigendomvandegebouwenaande
regeringwordtovergedragen wanneerdebouwvoltooidis,endekantorenlasten-
vrijterbeschikking vandedelegatiestaanvoordeduurvandewerkzaamheden
vanhetEOFinhetland,
ii)Middellangetermijn
DeCommissieisvanplankantoorruimte voorhaarbureausendelegatieste
blijvenhuren»Slechtsinuitzonderlijke gevallen,ofwanneerdeplaatselijke
woningmarkthetOnmogelijkofoneconomisch maakt,zalhetkopenvankantoorruimte
inoverwegingwordengenomen»
Metbetrekkingtotprivé-woningen voorambtenarenmoetonderscheid worden
gemaakttussendesituatieinontwikkelingslanden endieinlandenwaarde
levensstandaard vergelijkbaar ismetdieindeGemeenschap#
InheteerstegevalishetbeleidvandeEASgerechtvaardigd enmoet
wordenvoortgezet.Inlandenmeteenhogelevensstandaard moetdeCommissie
slechtsinuitzonderlijke gevallen,waardeplaatselijke situatiebijzonder
moeilijkis,tussenbeide komenhetzijinverbandmeteentekortaangepaste
woongelegenheid ,hetzijomdatdehurennietmeerinverhoudingstaantotde
koopkosten »
2»Inspectie
Inhundagelijkse werkbetrekkingenmetdeexternebureaushoudende
dienstenvandeCommissievoortdurend controleophunwerkdoormiddelvan
schriftelijke verslagenendienstreizen.
Bovendienstaanalleexternebureaus,evenalsdeanderedienstenvan
deCommissie,ondercontrolevanDGFinanciëlecontrole.Bijbesluitvan
20december1975daCommissieFinanciëlecontroleopdrachtomterplaatse
tegaaninspecteren opwelkewijzedehoofdenvandeexternebureausin
ACS-landenhuninterneadministratieve enfinanciëleverplichtingen inhun
bureausnakomen.
•••/•••

-13-
Op25juli 1975 "besloot deCommissie totinstelling vaneeninspectie -
groep ,waarvan desamenstelling vandeleden verschillend zalzijn naar
gelang vanhetkarakter vanhetteinspecteren bureau .Dedoor deze groep uit
tevoeren inspecties ,dieeenonderdeel vormen vanhetalgemeen programma voor
herziening vandewerking enorganisatie vandediensten van deCommissie ,zijn
bestemd omdetaken vanhetbureau enhetpersoneel endeterbeschikking
staande uitrusting teherzien enterplaatse hetfinancieel beheer tecontroleren .
DeCommissie stelt haar inspectieprogramma vast aanhetbegin van ieder
jaar .
Totnutoezijn vier inspecties vanbureaus (Ankara ,Ottawa ,Bonn en
Londen )uitgevoerd ,delaatste innovember 1977 *Deze waren bedoeld alsproef -
inspecties .Infebruari 197^werd eensamenvattend verslag vanderesultaten
ervan opgesteld ,metaanbevelingen voor detoekomst .
Metbetrekking tot debureaus van deCommissie inACS-landen kan ,naast
devoortdurende controle door dediensten van deCommissie endealgemene
verantwoordelijkheid vanbovengenoemde financiële controle ,deEuropese
Associatie voor Samenwerking (EAS)debureaus terplaatse inspecteren omhet
beheer van dehulpverleningsovereenkomsten eninhetalgemeen dewerkvoor -
waarden ervan tecontroleren .
Devolgende dienstreizen zijn door debevoegde diensten gedaan omdele­
gaties indeACS-landen teinspecteren :
a) gemeenschappelijke dienstreizen vanfinanciële controle endeverant­
woordelijke dienst naar Senegal enIvoorkust in1976 ,Suriname ,Nederlandse
Antillen ,Kameroen enTsjaad in1977 »in1978 volgen waarschijnlijk Zaïre ,
Mali ,Togo enBénin .
Overeenkomstig methetbesluit van deCommissie van 20december 1975
hadden deze missies deopzet decontrolemethoden van dedelegaties ende
financiële entechnische uitvoering vandedoor deEQPgefinancierde pro­
jecten enprogramma 'steinspecteren ;
b)financiële inspectiebezoeken vandeEASaanGhana ,Opper-Volta ,Mali en
Uigeria in1977 enwaarschijnlijk aanZambia ,Tanzania enSoedan in197Ö *
Deze bezoeken waren bedoeld omterplaatse deboekhouding tecontroleren .
•••/•••

-14-
3»Rouleerstelsel
Tegelijk met een stelsel van interne mobiliteit isdoor deCommissie
eenrouleerstelsel ingevoerd voor deuitzending van ambtenaren van deCommissie
naar delegaties inderde landen .
Ditstelsel isopgezet omambtenaren eenruimere ervaring tegeven ,
tegelijkertijd teverzekeren dat deexterne vertegenwoordiging wordt uit­
geoefend door ambtenaren metervaring inhetwerk van hethoofdbureau van
deCommissie ,enomhetmogelijk temaken ambtenaren uit andere diensten
dandiewelke inhoofdzaak bijbuitenlandse betrekkingen zijn betrokken
over teplaatsen naar deexterne bureaus#
Het stelsel isvantoepassing opA-,B-enC-ambtenaren .Speciale
aandacht wordt geschonken aanbeheer enpersoonlijke moeilijkheden ,inhet
bijzonder voor delaatste twee categorieën »Ditstelsel werkt door regel­
matige overplaatsing inoverweging tenemen voor alle ambtenaren die ge­
durende drie jaar ofmeer inbuitenlandse posten zijn geweest ,ervan uit­
gaande dateenaanstelling normaal voor drie jaar geldt maar metnogeens
drie jaar kanworden verlengd »Deeerste overplaatsingen volgens dit
stelsel zullen in1978 plaatsvinden .
Alhetuitgezonden overzeese personeel van deEAS rouleert opeen
adhoe–basis afhankelijk van devereisten van dedienst ongeveer eens in
devier jaar .
Ten einde demobiliteit van deambtenaren van deCommissie endeve3>-
menging daarvan methetpersoneel van deEAS testimuleren haddeCommissie
deRaad indebegroting van 1977 om34posten gevraagd .DeRaad stelde de
tenuitvoerlegging hiervan afhankelijk vanregeling vanverschillende poli­
tieke ,financiële enpersoneelsvraagstukken .Degevraagde inlichtingen
werden aan deRaad toegezonden indevorm van eenwerkdocument .Ditdocument
dient omhet–besluit van deRaad van 23november 1976 betreffende de34nieuwe
posten tenuitvoer tekunnen leggen .Hetgeeft eenoverzicht van depolitieke ,
statutaire enfinanciële aspecten vandemaatregel .
4.Conclusies -
DeCommissie meent niet dat het bestaan van twee stelsels voor het beheer
vanhaar betrekkingen metdeexterne bureaus ,diezoals uithetvoorgaande

-15-
verslag "blijlctopsommigepuntenverschillen ,opzichzelfeen"belemmering
isvooreenefficiëntewerking.Het"beleid,vandeCommissieiseropgericht
oplossingentevindenvoorproblemenwanneerdezezichvoordoen»De
Commissie "blijftevenweldesituatieinhetooghoudenteneindeconver­
gentievandeverschillende regelingente"bevorderen.

BIJLAGE 1
DeRaad heeft op13oktober 1975 onder punt Ahetvolgende "besluit
(opgenomen indoe»R/2329/l/75(AG52Herz »l))bekrachtigd :
–Voorlichting over deRaadsbesluiten :
"Onmiddellijk naelke Raadszitting stelt hetsecretariaat-generaal van
deRaad ,onder deverantwoordelijkheid van devoorzitter ,eenontwerp-telex
optervoorlichting vandebijhetgenomen besluit betrokken landen »Dit
ontwerp wordt onverwijld voor akkoord aandedelegatie toegezonden »
Indien geen enkele delegatie na24uuropmerkingen heeft gemaakt ,worden
zijgeacht hiermee intestemmen enwordt detelex tenverzoeke van de
voorzitter aandebetrokken ambassade(s )vanzijn land toegezonden »
Aan het slot van detelex wordt vermeld dat deambassade van het land van
devoorzitter wordt verzocht deze mededeling aan deambtsgenoten door te
zenden teneinde eengecoó'rdineerde bekendmaking vandegenomen besluiten
aandebetrokken plaatselijke instanties enhetpubliek mogelijk temaken »
.Hetbovengenoemde systeem zalgedurende eenbepaalde periode worden be­
proefd eninhet licht van deresultaten opnieuw worden bezien »"
–Voorlichting over deCommissiebesluiten :
"Dekwestie vandevoorlichting over deCommissiebesluiten zallater worden
besproken »"