3. Onverminderd het standpunt van waarnemers overeenkomstig de tweede zin van artikel 2', lid 2, van het Verdrag, kunnen het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap als bedoeld in punt 2 van deel III, desgevallend toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen, met inbegrip van vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, op ad hoc basis worden uitgenodigd om deel te nemen aan specifieke vergaderingen van het regionale stuurcomité of aan de bespreking van bepaalde agendapunten.

2. In het aanstellingsbesluit van een lid wordt bewijs geleverd dat het lid over het mandaat beschikt om namens de respectieve verdragsluitende partij standpunten in te nemen die voor die partij bindend zijn.

1. In dit reglement worden de interne procedures vastgesteld voor de werking van het regionale stuurcomité als instantie die is opgericht op grond van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (hierna „het Verdrag” genoemd) tussen de Europese Unie en de Zuidoost-Europese partijen (de Republiek Albanië, Bosnië en Herzegovina, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Kosovo, Montenegro en de Republiek Servië).

6. Waarnemers mogen deelnemen aan de beraadslagingen en verklaringen afleggen na toestemming of op uitnodiging van het voorzitterschap. 7. Vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere instanties die overeenkomstig punt 3 van deel II zijn uitgenodigd, mogen deelnemen aan de beraadslagingen na toestemming of op uitnodiging van het voorzitterschap; zij nemen echter niet deel aan enigerlei acties van het stuurcomité.

4. De onthouding van stemming door een lid staat een optreden van het stuurcomité niet in de weg op voorwaarde dat het volgens lid 3 van dit deel vereiste quorum bereikt is.

2. Elk lid van het stuurcomité, elke waarnemer of andere deelnemer aan de vergadering mag zich laten vergezellen en bijstaan door ambtenaren. De namen en functies van die ambtenaren worden vooraf aan het secretariaat meegedeeld. In beginsel is het aantal ambtenaren beperkt tot maximaal drie per lid en maximaal twee voor waarnemers die aan de vergadering deelnemen. Het voorzitterschap kan verdere instructies geven over het maximale aantal vertegenwoordigers per delegatie.

5. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen. Het houdt het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap periodiek en op verzoek op de hoogte van de lopende voorbereidingen en voert hun opdrachten en richtsnoeren in dit verband uit.

4. De ontwerpagenda van de vergadering wordt opgesteld door het voorzitterschap in overleg met het vicevoorzitterschap. De ontwerpagenda en de daaraan gerelateerde stukken worden minstens zes weken voor de vergadering verzonden naar de leden en de waarnemers. De leden kunnen opmerkingen maken en bijkomende agendapunten voorstellen. Stukken die relevant zijn voor andere overeenkomstig alinea 3 van deel II uitgenodigde staten, internationale organisaties of andere organen, worden ook naar hen gestuurd.

3. De vergaderdata worden vastgesteld in overleg tussen het voorzitterschap, het vicevoorzitterschap en het secretariaat. In beginsel wordt de datum ten minste twee maanden vóór de desbetreffende vergadering vastgesteld.

3. Indien het voorzitterschap niet in staat is het voorzitterschap van een bepaalde vergadering waar te nemen, wordt die vergadering voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Europese Unie die het vicevoorzitterschap waarneemt.

1. Elke Zuidoost-Europese partij neemt het voorzitterschap van het regionale stuurcomité waar gedurende één kalenderjaar op basis van de in artikel 2, lid 1, onder b), van het Verdrag vastgestelde alfabetische volgorde. De eerste Zuidoost-Europese partij die het voorzitterschap waarneemt is de Republiek Albanië.

4. Indien het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap toestaan dat vertegenwoordigers van andere staten, internationale organisaties of andere organen worden uitgenodigd, stelt het voorzitterschap de verdragsluitende partijen en het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap („het secretariaat”) daar minstens drie weken voor de vergadering van in kennis. De verdragsluitende partijen en het secretariaat delen hun standpunt binnen vijf werkdagen na ontvangst van die informatie mee aan het voorzitterschap.

9. In de conclusies worden alle tijdens de vergadering aangenomen maatregelen opgenomen, aangevuld met de standpunten van de leden en de eventuele verklaringen van waarnemers over door het stuurcomité voorgestelde maatregelen.

10. De conclusies worden ondertekend door het voorzitterschap en meegedeeld aan de leden en waarnemers. Indien de ontwerpconclusies niet tegen het eind van de vergadering kunnen worden opgesteld, zorgt het voorzitterschap ervoor dat de conclusies binnen zeven kalenderdagen na de vergadering worden opgesteld en verspreid. Elk lid kan binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de ontwerpconclusies verzoeken correcties aan te brengen. Het voorzitterschap zorgt ervoor dat de definitieve versie wordt verspreid binnen zeven dagen na het verstrijken van de termijn voor de indiening van opmerkingen.

11. De conclusies van de vergaderingen mogen de werkingssfeer of de gevolgen van juridische handelingen of het Verdrag niet beperken. Er worden geen verklaringen afgelegd of conclusies geformuleerd die strijdig zijn met dwingende wettelijke bepalingen. De conclusies van de vergaderingen maken geen deel uit van de rechtshandelingen en hebben geen normatieve waarde.

VI. VORMEN VAN ACTIE EN PROCEDURE DIE DOOR HET REGIONALE STUURCOMITE MOETEN WORDEN GEVOLGD

Algemeen

1. Het stuurcomité handelt door de vaststelling van, naargelang het geval, aanbevelingen en besluiten (hierna samen „maatregelen” genoemd).

De vaststelling van regels die tot doel hebben de werking van het stuurcomité te waarborgen, worden beschouwd als de vaststelling van een besluit.

2. Zodra een maatregel is vastgesteld of gewijzigd, wordt deze onverwijld ondertekend door het voorzitterschap en vervolgens door het secretariaat naar alle verdragsluitende partijen gestuurd.

3. Maatregelen treden in werking op de dag van vaststelling, tenzij in die maatregelen anders is bepaald.

4. Tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, wordt voor de vaststelling of wijziging van maatregelen dezelfde procedure gevolgd.

5. Een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling of wijziging van een maatregel wordt schriftelijk ingediend uiterlijk 30 kalenderdagen voor de vergadering van het regionale stuurcomité waarop het verzoek zal worden besproken.

6. Het verzoek wordt toegezonden aan het voorzitterschap, met afschrift aan het secretariaat en alle leden. Het verzoek gaat vergezeld van relevante toelichtende stukken.

7. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen maatregelen worden aangenomen of gewijzigd zonder de in de punten 4 tot en met 6 van dit deel beschreven vormen en procedures in acht te nemen.

Vaststelling van maatregelen via schriftelijke procedure

8. Het stuurcomité kan, in de perioden tussen zijn vergaderingen, via schriftelijke procedure maatregelen vaststellen of wijzigen. Hetzij op eigen initiatief, hetzij na een verzoek van een lid of het secretariaat tot vaststelling van maatregelen via schriftelijke procedure, beslist het voorzitterschap, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, of een aangelegenheid de behandeling via een schriftelijke procedure rechtvaardigt.

9. Wanneer het voorzitterschap heeft beslist dat een schriftelijke procedure moet worden gevolgd, geeft het voorzitterschap het secretariaat de opdracht alle leden in kennis te stellen van dat verzoek en van de informatie die het voorzitterschap, in overleg met het vicevoorzitterschap, noodzakelijk acht. Het voorzitterschap specificeert, in overleg met het vicevoorzitterschap, of en desgevallend onder welke voorwaarden de leden voorstellen tot wijziging van het verzoek kunnen indienen.

10. Het voorzitterschap bepaalt, in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, de datum en het uur waarop de antwoorden moeten worden ingediend; die termijn bedraagt minstens 10 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de in punt 9 van dit deel bedoelde informatie. In buitengewone omstandigheden kan het voorzitterschap, op verzoek of op eigen initiatief en in overleg en overeenstemming met het vicevoorzitterschap, de termijn voor de indiening van antwoorden verlengen. Elk lid dat niet schriftelijk, inclusief via e-mail, binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht zich te onthouden.

11. Het regionale stuurcomité beslist bij eenparigheid van stemmen. Eenparigheid van stemmen wordt geacht te zijn bereikt indien ten minste vier Zuidoost-Europese partijen en de Europese Unie zich achter de betrokken maatregel hebben geschaard en geen enkele partij bezwaar heeft gemaakt.

VII. OPENBAARMAKING VAN INFORMATIE

1. Tenzij anders wordt besloten, worden de definitieve documenten (agenda, conclusies enz.) van de vergaderingen openbaar gemaakt op de website van het secretariaat.