NL Publicatieblad van de Europese Unie C 291/1

SPECIAAL VERSLAG Nr. 5/2005

Uitgaven van het Parlement, de Commissie en de Raad voor vertolking, vergezeld van de antwoorden van de instellingen

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2005/C 291/01)

INHOUD

I-VIII SAMENVATTING

1-12 INLEIDING

13-14 DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE

15-81 OPMERKINGEN

15-29 Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

16-21 Parlement

22-24 Commissie

25-29 Raad

30-32 De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

33-71 De kosten van vertolking

33-38 Kostprijsberekening

39-41 Analyse van de kosten van vertolking

42-58 Andere factoren die de kosten van vertolking beïnvloeden

59-71 Specifieke opmerkingen betreffende de uitgaven voor freelance vertolking

72-81 De kwaliteit van de vertolking

72 Parlement

73-81 Commissie en Raad

82-95 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

82 Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

83-84 De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

85-92 De kosten van vertolking

93 De kwaliteit van de vertolking

94-95 Mogelijke ontwikkelingen

BIJLAGE I: Specifieke bepalingen van toepassing bij het Parlement, de Commissie en de Raad

BIJLAGE II: De door de Rekenkamer ontwikkelde kostenberekeningsmethode

Antwoorden van de instellingen

SAMENVATTING

I. Eenentwintig talen zijn erkend als officiële en werktalen van de Europese instellingen. De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten nodig hebben, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. Het Parlement heeft een eigen tolkenafdeling. In de behoeften aan vertolking bij de Raad en de Commissie wordt voorzien door het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) van de Commissie.

II. Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren), maar werven zij ook freelance tolken aan als hulppersoneel, hierna ACI's genoemd („Auxiliary Conference Interpreters”, freelance conferentietolken).

III. De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of deze instellingen over adequate instrumenten en procedures beschikken om ervoor te zorgen dat: — de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen; — alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden aangeboden; — de tolkdiensten worden aangeboden tegen zo laag mogelijke kosten; — de vertolking van goede kwaliteit is.

IV. Uit de controle is gebleken dat de kwaliteit van de vertolking meestal voldoet aan de behoeften en verwachtingen, maar dat een aantal maatregelen moet worden genomen om de kosten te drukken en om te voorkomen dat tolkdiensten worden geboden die werden aangevraagd maar niet benut.

V. De instellingen hebben gekozen voor een verschillende aanpak bij het behandelen van aanvragen om vertolking. DG Tolken onderzoekt samen met de aanvragende DG's van de Commissie welke tolkdiensten werkelijk nodig zijn en aan welke aanvragen moet worden voldaan; dit wordt niet onderzocht bij het Parlement, dat alle aanvragen accepteert die formeel aan de regels voldoen, zolang er middelen beschikbaar zijn. In 2004 heeft de Raad een nieuwe procedure vastgesteld die er duidelijk toe aanzet het aantal aanvragen om vertolking te beperken.

VI. Uit een berekening van de Rekenkamer blijkt dat de totale kosten voor vertolking in 2003 ongeveer 57 miljoen euro beliepen bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen. De gemiddelde kosten per tolk per dag bedroegen 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij de Commissie en de Raad.

VII. Hoewel de instellingen erin zijn geslaagd de hoeveelheid tolkwerk te beperken, zou er nog meer kunnen worden bespaard door te late annuleringen en aanvragen kort voor de vergadering, alsmede de ongelijke spreiding van vergaderingen over de week en het jaar en de hoge reiskosten van de ACI's te vermijden. Dat zijn aspecten waarop de tolkenafdelingen weinig vat hebben; besparingen kunnen alleen worden gerealiseerd indien de organisatoren van vergaderingen verder vooruit denken.

VIII. Zittingsverslagen die aangeven welke talen tijdens de vergadering werden gebruikt, zijn zeer nuttig om te beoordelen of de geboden tolkdiensten beantwoordden aan de behoeften van de deelnemers, maar in een aanzienlijk aantal gevallen worden deze niet opgesteld. Het aan de organisatoren bezorgen van een overzicht van de kosten voor afgelaste vergaderingen, zoals de Raad doet, is een goede praktijk die ook door de andere instellingen moet worden gevolgd.

INLEIDING

1. Overeenkomstig artikel 290 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap wordt de regeling van het taalgebruik door de instellingen der Gemeenschap met eenparigheid van stemmen vastgesteld door de Raad.

2. Bij Verordening nr. 1, die wordt bijgewerkt bij iedere toetreding van staten tot de Europese Unie, heeft de Raad aan 21 talen (Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds) de status verleend van officiële taal en werktaal van de instellingen (1).

3. Verordening nr. 1 houdt in dat vertolking noodzakelijk is wanneer op een vergadering verschillende werktalen worden gebruikt.

4. De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten moeten bieden, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. De totale kosten voor vertolking beliepen in 2003 ongeveer 57 miljoen euro bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen.

5. Het directoraat Vertolking van het Parlement voorziet in de behoefte aan vertolking van het Parlement zelf (voor vergaderingen in Brussel, Straatsburg of elders), van de Ombudsman, de Commissie in Luxemburg en de Rekenkamer. Sinds de controle werd afgerond, verzorgt het Parlement op bepaalde dagen ook de vertolking voor het Comité van de Regio's.

6. Het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) dekt de behoefte aan vertolking van de Commissie (ongeveer 40 % van de verzorgde tolkdagen) — behalve voor vergaderingen in Luxemburg —, de Raad (meer dan 50 % van de verzorgde tolkdagen), het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank en sommige Europese agentschappen.

7. De Raad heeft alleen een kleine dienst Conferenties, die vergaderingen belegt en tolkdiensten aanvraagt bij DG Tolken.

8. Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar, al naar gelang de frequentie van vergaderingen en de gewenste talencombinaties, hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren) (2), maar werven zij ook freelance-tolken aan als hulppersoneel, ACI's („Auxiliary Conference Interpreters”) genoemd (3). De arbeidsvoorwaarden, bezoldiging en onkostenvergoedingen voor de ACI's zijn vastgelegd in de „Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen” en in een overeenkomst tussen de grootste vakvereniging van tolken, de Internationale Associatie van Conferentietolken (IACI) en de drie EU-instellingen die gebruikmaken van tolken (de Commissie, het Parlement en het Hof van Justitie); voor de tolken in vaste dienst zijn deze zaken geregeld in het Statuut (4).

9. In 2003 werden in totaal circa 150 000 tolkdagen verzorgd ten behoeve van de Europese instellingen. De Raad was goed voor ongeveer 39 % van dit totaal, de Commissie in Brussel vertegenwoordigde 26 %, de Commissie in Luxemburg 4 % en het Parlement 21 %. De resterende 10 % komen voor rekening van de andere Europese instellingen en organen (het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank, de Agentschappen enz.). Van de aanbodzijde bezien werd van de verzorgde tolkdiensten ongeveer 70 % geleverd door DG Tolken, 27 % door het Parlement en 3 % door het Hof van Justitie (5). Tabel 1 Aantal ten behoeve van de EU-instellingen verzorgde tolkdagen (index 1998 = 100) (6), inclusief de talen van de nieuwe lidstaten 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Raad 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Commissie 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 Overige DG Tolken 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 Totaal DG Tolken 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlement 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Totaal 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Uit tabel 1 blijkt dat de EU-instellingen de laatste jaren het volume van de hun geleverde tolkdiensten hebben weten te beperken. De Raad was de enige van de drie grote instellingen waar het aantal tolkdagen in de periode 1998-2003 steeg, maar met het nieuwe „oproep”-systeem, dat per 1 mei 2004 werd ingevoerd, lijkt die tendens te zijn omgeslagen (zie paragraaf 27). 2004 was echter een overgangsjaar en is dus wellicht niet representatief.

11. De ontwikkeling die de gebruikmaking van tolkdiensten bij de Raad tussen 1998 en 2003 te zien geeft, is niet alleen te verklaren door het toenemende aantal vergaderingen maar ook door het aantal actieve en passieve talen (7) dat op vergaderingen binnen deze instelling werd gesproken.

12. Artikel 6 van Verordening nr. 1 bepaalt: „De instellingen kunnen de wijze van toepassing van de onderhavige regeling in hun reglement van orde vaststellen.” Op grond van deze bepaling kan de regeling van het taalgebruik worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke instelling. De instellingen hebben in verschillende mate gebruikgemaakt van deze mogelijkheid, zoals blijkt uit bijlage I.

DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE

13. De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. De controle bestreek 97 % van alle verzorgde tolkdiensten, met uitzondering van die voor het Hof van Justitie, dat een eigen tolkendienst heeft. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of de gecontroleerde instellingen de geschikte instrumenten en procedures toepassen om ervoor te zorgen dat: — de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen; — alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden geboden; — de tolkdiensten worden aangeboden met zo laag mogelijke kosten; — de vertolking van goede kwaliteit is.

14. De controle had betrekking op de uitgaven gedurende het begrotingsjaar 2003, maar er werd ook rekening gehouden met veranderingen in 2004 ten gevolge van de meest recente uitbreiding van de Europese Unie.

OPMERKINGEN

Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

15. Uit het feitelijke taalgebruik bij vergaderingen blijkt dat de beschikbare tolkdiensten soms de werkelijke behoeften overtreffen: deelnemers kunnen een andere, wijder verbreide officiële taal verkiezen boven hun moedertaal, of verwachte deelnemers kunnen afwezig zijn, zodat specifieke talencombinaties overbodig zijn. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre de gecontroleerde instellingen adequate procedures hebben ingevoerd om het verwachte taalgebruik zo juist mogelijk te voorspellen en om het feitelijke taalgebruik te controleren, alsmede om de organisatoren van vergaderingen ervan te weerhouden tolkdiensten aan te vragen waarmee deze prognoses worden overschreden.

Parlement

16. Het Reglement (zie bijlage I) bepaalt dat elk parlementslid een officiële taal naar eigen keuze kan gebruiken en dat wordt gezorgd voor vertolking in de andere officiële talen; dit dwingt het Parlement ertoe, uitgebreide tolkdiensten beschikbaar te stellen.

17. Teneinde het aanbod van tolkdiensten te kunnen organiseren en controleren, stelde het Bureau van het Europees Parlement in 1999 een „Gedragscode meertaligheid” vast, die in 2004 werd bijgewerkt. De basisbeginselen van de code zijn, onverminderd de gelijke rechten van de leden, de kosten van meertaligheid binnen aanvaardbare financiële grenzen te houden, de middelen doeltreffender te benutten en de gebruikers van taalfaciliteiten te wijzen op de noodzaak van een verantwoorde gebruikmaking daarvan, op basis van werkelijke behoeften.

18. Vertolking kan bij het directoraat Vertolking van het Parlement uitsluitend worden aangevraagd voor de in de gedragscode genoemde soorten vergaderingen (plenaire zittingen, bestuursorganen, comités en delegaties van het Parlement, enz.). Er is geen vertolking beschikbaar voor individueel optredende leden of externe organen, maar het Bureau kan hierop uitzonderingen maken. Het directoraat Vertolking levert de aangevraagde tolkdienst volgens de prioriteiten en binnen de grenzen van de gedragscode.

19. De in 2004 bijgewerkte gedragscode bepaalt dat elk parlementair orgaan dat vertolking nodig heeft (in de code „gebruiker” genoemd) een „vertolkingsprofiel” moet opstellen en regelmatig bijwerken op basis van de talen die de leden ervan aanvragen en werkelijk gebruiken. Dit is bijzonder nuttig om ervoor te zorgen dat de aanvragen overeenstemmen met de werkelijke behoeften. Aangezien de leden van het Europees Parlement (MEP's) echter niet verplicht zijn, hun aanwezigheid op een vergadering vooraf te bevestigen, is het vertolkingsprofiel ontoereikend om te voorkomen dat er wordt getolkt zonder toehoorders, wanneer MEP's voor wie specifieke tolkdiensten waren gepland in werkelijkheid niet aanwezig zijn.

20. Overeenkomstig de gedragscode moet het hoofd van het tolkenteam na afloop van elke vergadering in overleg met de secretaris van de vergadering ten behoeve van de directeur Vertolking een lijst opstellen van de aangevraagde maar onbenutte vertolkingsfaciliteiten. Van die lijst moet een kopie worden bezorgd aan de secretaris van de vergadering. In de praktijk wordt deze procedure sinds september 2004 gevolgd bij vergaderingen van comités en delegaties.

21. De overeenkomstig het Reglement beschikbaar gestelde middelen overtreffen de reële behoeften wanneer tijdens een bepaalde vergadering niet alle verwachte officiële talen worden gebruikt. Het Parlement heeft nooit onderzoek verricht naar de frequentie en gevolgen van dergelijke gevallen.

Commissie

22. In elk directoraat-generaal (DG) is er een administratieve eenheid die de verzoeken om vertolking voor specifieke vergaderingen centraliseert en ze via het DOR-systeem („Demande d'Organisation de Réunion”) elektronisch doorstuurt naar DG Tolken. Elk DG stelt een gewenste talencombinatie voor en rangschikt de aanvragen voor vergaderingen op dezelfde dag naar prioriteit. Op wekelijkse interne „arbitrages” beslist DG Tolken aan welke verzoeken kan worden voldaan, gelet op de beschikbaarheid van tolken en vergaderzalen. Tijdens verdere coördinatievergaderingen worden specifieke talencombinaties toegewezen aan elke voor zes weken later geplande vergadering. Het aantal door DG Tolken toegewezen actieve en/of passieve talen is vaak lager dan het aanvankelijk gevraagde aantal en resulteert uit onderhandelingen tussen DG Tolken en het DG dat de vergadering organiseert.

23. Bij DG Tolken moet het hoofd van het tolkenteam een ontwerp van zittingsverslag („rapport de séance”) opstellen, waarin wordt vermeld welke talen op de vergadering werden gebruikt. In 2004 werden zulke verslagen opgesteld voor 82,5 % van de 8 107 vergaderingen met vertolking. In 17,7 % van de verslagen verklaren de teamleiders dat meer passieve vertolking was aangevraagd en verzorgd dan werkelijk nodig was, en wel om een of meer van de volgende redenen: bepaalde nationale delegaties spraken niet de eigen officiële taal, namen het woord niet of waren afwezig. In 7,2 % van de verslagen werd vermeld dat de aangevraagde en geboden actieve vertolking niet werd benut. Deze gevallen leidden tot ten minste (8)1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen, met een kostprijs van 1,5 tot 2 miljoen euro.

24. Hoewel de bestaande procedures, waarbij het DG Tolken is dat beslist over concurrerende aanvragen van verschillende DG's, de vraag beperken, is het voor een tolkendienst moeilijk om te beslissen welke vergadering dringender of belangrijker is. Andere internationale instellingen hebben systemen ingevoerd die meer gericht zijn op middelenbeheer: — de Raad van Europa heeft een systeem van interne facturering ingevoerd; — de UNESCO past een quotasysteem toe, waarbij tolkdagen boven het quotum aan de aanvrager van vertolking worden aangerekend. Als instelling van de Europese Unie heeft de Raad het in paragraaf 27 genoemde systeem ingevoerd, dat de prijsbewustheid van de nationale delegaties verhoogt. In het kader van zijn nieuwe systeem voor activiteitengeoriënteerd management zou DG Tolken soortgelijke regelingen kunnen bekijken.

Raad

Gevolgde procedures vóór de uitbreiding van de Europese Unie in 2004

25. De nomenclatuur die vóór de uitbreiding werd gebruikt om te bepalen welke talencombinatie bij elke vergadering werd geboden, berustte op traditie en werd niet regelmatig bijgewerkt. Er was geen procedure om na te gaan of de deelnemers aan vergaderingen werkelijk behoefte hadden aan vertolking in hun moedertaal en of zij zich werkelijk in hun eigen taal uitdrukten.

26. Dat er te veel talen werden aangeboden, bleek in 2001 uit een onderzoek onder 799 afgevaardigden van de Raad en de Commissie (9). Hoewel 73 % van de afgevaardigden verklaarde de mogelijkheid te hebben gehad om zich uit te drukken in de moedertaal, zei slechts 59 % die taal werkelijk te hebben gesproken. Dit zal vaak het geval zijn geweest bij afgevaardigden die een minder verbreide taal als moedertaal hebben en een bekendere vreemde taal vloeiend spreken. Het is onwaarschijnlijk dat afgevaardigden die een vreemde taal spreken, vertolking uit die taal in hun moedertaal behoeven. Redelijkerwijs mag dan ook worden aangenomen dat de talen waarvoor vertolking nodig is, die talen zijn welke tijdens de vergadering werkelijk worden gesproken.

Procedures voor de periode na de uitbreiding

27. Besluit nr. 56/04 van de secretaris-generaal van de Raad (10) betreffende de tolkenregeling voor de periode na de uitbreiding heeft aanzienlijke verandering gebracht in de benutting van tolkdiensten. Het nieuwe systeem stemt de talencombinatie af op de werkelijke behoeften van de delegaties, maakt hen prijsbewuster en spoort de lidstaten aan, onnodige aanvragen voor vertolking te vermijden en daardoor de betrokken kosten te beperken.

28. Sinds 1 juli 2004 wordt geen vertolking meer geboden op de vergaderingen van 25 voorbereidende instanties (comités, groepen en werkgroepen). Hierdoor daalde het gemiddelde aantal vergaderingen met vertolking bij de Raad van 13 naar 11 per dag. Een complete 20/20-taalconfiguratie wordt gefinancierd uit de begroting van de Raad voor vergaderingen van de Raad, de Europese Raad en maximaal 20 voorbereidende instanties.

29. Voor andere voorbereidende instanties is er alleen actieve of passieve vertolking indien de nationale delegaties daarom vragen. De delegaties kunnen dit bekostigen uit een financiële toelage van 2 miljoen euro per taal. 66 % van het onbestede bedrag wordt overgeschreven naar de begrotingskredieten die worden toegewezen aan de betrokken lidstaat voor de reiskosten van de afgevaardigden. Nationale delegaties kunnen hun aanvraag om de zes maanden wijzigen, mits ze dit twee maanden vooraf melden. Dit bracht met zich mee dat een aantal voorbereidende instanties in 2004 een of meer talen aan hun talencombinatie hebben toegevoegd of ze daaruit hebben geschrapt.

De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

30. Aan verzoeken om vertolking in de officiële talen van vóór de uitbreiding kan meestal worden voldaan. Voor de nieuwe talen ligt de situatie anders, omdat er te weinig tolken zijn die voldoen aan de specifieke taalkundige behoeften (11) van de Europese Unie.

31. De vergelijkende onderzoeken van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) voor de werving van tolken voor de nieuwe officiële talen werden pas afgerond na de toetredingsdatum. Geen enkele kandidaat slaagde voor het Maltees en voor de andere officiële talen was het aantal geslaagde kandidaten ontoereikend om de behoeften van de Europese tolkendiensten te dekken.

32. In 2004 ontstonden er problemen bij de Raad, omdat voor sommige nieuwe officiële talen nog meer vertolking werd gevraagd dan voor de andere officiële talen. DG Tolken kon niet voldoen aan 37 % van de aanvragen betreffende vergaderingen die zouden plaatsvinden tussen mei en december 2004.

De kosten van vertolking

Kostprijsberekening

Kostprijsberekening door de gecontroleerde instellingen

33. Om de uitgaven te kunnen beheren overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer — zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid — moeten alle kosten voor de geboden diensten bekend zijn, zodat een rationele toewijzing van de middelen mogelijk wordt.

34. Het Parlement heeft geen schattingen gemaakt van de gemiddelde totale kostprijs per dag voor ACI's en tolken in vaste dienst. Het berekent alleen de directe kosten (vooral bezoldiging en vergoeding van reiskosten) van de door de ACI's geboden tolkdiensten en werkt zijn berekeningen niet regelmatig bij.

35. Elk jaar berekent DG Tolken eenmaal de gemiddelde kostprijs per „ter beschikking gestelde tolk” (hierna BGT) (12) per hele of halve dag. Die berekening dient als basis voor het bepalen van de kosten voor tolkdiensten die worden berekend aan de instellingen en organen waaraan DG Tolken tolkdiensten levert („interinstitutioneel factureren”). Aangezien ingetrokken aanvragen meetellen bij de BGT-berekening, wordt hierbij wel de kostprijs van ter beschikking gestelde tolkdiensten bepaald, maar niet die van de feitelijk gebruikte tolkdiensten. Bovendien neemt DG Tolken bij de BGT-berekening niet alle overheadkosten of pensioenbijdragen voor vast personeel in aanmerking. Aangezien alle pensioenen voor personeelsleden worden betaald uit de begroting van de Commissie, wordt met deze methode — die wel geschikt lijkt voor interinstitutioneel factureren — de totale kostprijs per BGT te laag geschat. Hetzelfde geldt voor de communautaire belasting over het loon van de vaste en freelance tolken, die zou moeten worden afgetrokken van de kostprijs, aangezien het gaat om ontvangsten voor de EU-begroting.

Kostprijsberekening door de Rekenkamer

36. De Rekenkamer ontwikkelde een methode (zie bijlage II) voor de berekening van de totale kosten van vertolking en de totale kostprijs per tolkdag van de ACI's en de tolken in vaste dienst. Dezelfde methode werd gebruikt om de kosten voor het Parlement en DG Tolken te berekenen.

37. De berekeningen van de controleurs voor 2003 geven de volgende resultaten te zien: Tabel 2 Kostprijs per tolkdag van een tolk in vaste dienst (euro) Parlement DG Tolken (Commissie + Raad) vóór belasting en pensioen na belasting en pensioen vóór belasting en pensioen na belasting en pensioen Directe kosten (13) 1 205 1 232 942 970 Indirecte kosten (14) 220 227 227 232 Totale kosten 1 425 1 459 1 169 1 202

Tabel 3 Kostprijs per tolkdag van een ACI (euro) Parlement DG Tolken (Commissie + Raad) vóór belasting na belasting vóór belasting na belasting Directe kosten 1 390 1 250 839 744 Indirecte kosten 245 245 168 171 Totale kosten 1 635 1 495 1 007 915

Tabel 4 Gewogen gemiddelde en totale kosten voor vertolking door tolken in vaste dienst en ACI's (euro) Kostprijs per tolkdag per tolk Parlement DG Tolken (Commissie + Raad) vóór belasting en pensioen na belasting en pensioen vóór belasting en pensioen na belasting en pensioen Directe kosten 1 292 1 240 886 847 Indirecte kosten 232 236 195 199 Totale kosten per tolkdag (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Totaal aantal tolkdagen (geharmoniseerde methode) 38 803 38 803 101 331 101 331 Totale kosten voor vertolking 59,1 mio 57,2 mio 109,5 mio 106,0 mio Totaal aantal BGT, berekend door DG Tolken n.v.t. n.v.t. 147 751 147 751 Totale kosten per BGT n.v.t. n.v.t. 742 718

38. Bij een gemiddelde kostprijs per tolkdag — na belasting en pensioenbijdragen — van 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij DG Tolken kostte een hele dag vergaderen met complete vertolking hun vóór de uitbreiding respectievelijk ongeveer 40 000 en 34 500 euro (11/11-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 33 tolken) en na de uitbreiding respectievelijk ongeveer 88 500 en 63 000 euro (20/20-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 60 tolken). Met vier tolken per cabine, hetgeen niet ongewoon is op vergaderingen van het Parlement, kunnen de tolkenkosten per vergaderdag oplopen tot 118 000 euro (84 000 euro als DG Tolken voor de vertolking zorgt). Een vergadering met een beperkte 3/3-dekking (Engels, Frans en Duits als passieve en actieve talen, met in totaal zes tolken) kost het Parlement slechts 8 900 euro en DG Tolken 6 300 euro. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is de aanvragen om vertolking te baseren op reële behoeften.

Analyse van de kosten van vertolking

Parlement

39. Hoewel het bezoldigingssysteem voor vaste en freelance tolken bij beide instellingen gelijk is, zijn de kosten per tolkdag bij het Parlement veel hoger dan bij DG Tolken. De Rekenkamer stelde vast dat dit verschil vooral verband houdt met een aantal beperkingen waarop het management weinig vat heeft. a) In tegenstelling tot Brussel heeft Straatsburg weinig plaatselijke (16) freelance tolken. Daarom hebben de freelancers hogere reis- en verblijfskosten: in 2003 waren deze goed voor 22 % van alle betalingen aan ACI's. Twee op drie ACI's die in 2003 door het Europees Parlement werden ingehuurd, kwamen van elders, tegenover minder dan 40 % van de door DG Tolken ingeschakelde tolken. b) Omdat alle tolken in vaste dienst in Brussel wonen en er jaarlijks twaalf plenaire zittingen worden gehouden in Straatsburg, heeft het Parlement veel hogere totale reiskosten voor vast personeel dan de Commissie. c) Kortere werkweken met betrekkelijk weinig parlementaire activiteit op maandag, donderdagmiddag en vooral op vrijdag en een veel grotere vraag naar vertolking tijdens de weken waarin plenaire zittingen in Straatsburg worden gehouden dan tijdens de weken in Brussel, waar alleen comités en politieke fracties vergaderen, brengen met zich mee dat veel vaste tolken tot 32 dagen per jaar niet worden opgeroepen. d) Bij het Parlement zijn er vaak vergaderingen in de late avond of 's nachts. Dat betekent dat de tolken recht hebben op betaalde rust de volgende morgen of dag en dat andere tolken moeten worden ingezet. Bij de Commissie en in mindere mate bij de Raad zijn zulke vergaderingen uitzonderlijk.

DG Tolken

40. De door DG Tolken ingehuurde ACI's kosten doorgaans veel minder dan vast personeel (zie ook de paragrafen 59 t/m 62). Doordat het aantal door vast personeel verzorgde tolkdagen tussen 2002 en 2003 met 4 % daalde, werd het verschil in kostprijs tussen beide groepen van tolken in 2003 onvermijdelijk groter.

41. De meeste door DG Tolken ingehuurde ACI's (55 % van de contractdagen van ACI's in 2003 en 59 % in 2004) kwamen uit de (meer of minder nabije) omgeving en kregen weinig of geen reis- en verblijfkostenvergoedingen. Omdat plaatselijke freelancers alleen worden betaald voor dagen waarvoor ze een contract hadden, kosten ze minder dan vaste tolken. ACI's van elders zijn duurder, zoals bleek uit een voor de Commissie verrichte studie (17).

Andere factoren die de kosten van vertolking beïnvloeden

Parlement

Te late verzoeken en afgelasting

42. Het verzorgen van tolkdiensten op korte termijn is bijzonder duur, want ACI's moeten hun reiskosten ook vergoed krijgen voor een korte opdracht (bijvoorbeeld één vergadering), terwijl het met tijdig ingediende aanvragen mogelijk is de inschakeling van freelance tolken over een langere periode te organiseren (bijvoorbeeld een volledige week waarin meerdere vergaderingen plaatsvinden).

43. Uit de controle bleek dat in 2003 de in de gedragscode vastgestelde termijnen in een groot aantal gevallen niet in acht werden genomen: er kwamen 853 aanvragen (gemiddeld 17 per week) en 650 annuleringen (gemiddeld 13 per week) binnen na afloop van de termijn.

44. Laattijdige afgelasting van vergaderingen, die soms weliswaar onvermijdelijk is, brengt verspilling van financiële middelen met zich wanneer de tolken niet voor andere vergaderingen kunnen worden ingezet. Zijn deze tolken ACI's, dan is hun bezoldiging zuiver verlies voor de instelling; zijn het ambtenaren, dan hadden ze kunnen worden ingezet bij andere vergaderingen waarvoor ACI's waren opgeroepen in de veronderstelling dat er geen vast personeel beschikbaar was. Met het computersysteem GERI („Gestion des Réunions et des Interprètes”), dat het Parlement in 2003 gebruikte, kan worden nagegaan hoeveel halve tolkdagen werden gevraagd en geboden maar niet benut omdat vergaderingen werden afgelast (18). In 2003 ging het in totaal om 6 298 halve dagen (2 864 van vast personeel en 3 434 van ACI's). Dat komt overeen met ongeveer 8 % van de verzorgde tolkdagen en 7,5 % van de aangevraagde tolkdagen. Zodoende werd ongeveer 4 miljoen euro uitgegeven voor aangeboden maar onbenutte diensten. Met een betere planning hadden de aan de afgelaste vergaderingen toegewezen vaste tolken dienst kunnen doen in de plaats van ACI's die werden ingezet voor andere vergaderingen (zie hiervoor ook paragraaf 47).

Commissie

Afgelasting of korte duur van vergaderingen

45. Laat afgelaste en kortdurende vergaderingen zijn samen met de noodzaak voor DG Tolken om per taal enkele tolken in reserve te houden teneinde last-minute vergaderingen of onvoorziene afwezigheid van tolken te kunnen opvangen, de voornaamste oorzaken van het grote aantal „impliciete of expliciete wachtdiensten” (19), waarbij tolken aanwezig maar niet actief zijn omdat hun diensten niet nodig zijn. In 2003 brachten vaste tolken gemiddeld 33 dagen door in „impliciete wachtdienst”. Een groot aantal van die gevallen (ongeveer 130 tolken per dag ofwel meer dan een kwart van het aantal tolken in vaste dienst in 2003) deed zich voor in augustus, wanneer er zeer weinig vergaderingen plaatsvinden. Dit bracht met zich mee dat in totaal 15 000 tolkdagen ofwel ongeveer 15 % van de werkdagen van de tolken in vaste dienst niet werden benut. ACI's brachten in totaal meer dan 6 000 dagen in „impliciete wachtdienst” door. Bij een gemiddelde kostprijs van 865 euro per beschikbare tolkdag (20) kunnen de totale kosten van de „impliciete wachtdiensten” in 2003 op ongeveer 18 miljoen euro worden geschat. Een groot deel van die wachtdiensten is bij de bestaande arbeidsregeling misschien onvermijdelijk, maar toch moet alles in het werk worden gesteld om deze kosten te verminderen.

46. In 2003 werd 15 % van de door de diensten van de Commissie aangevraagde tolkdagen geannuleerd; er zijn echter geen gegevens over het aantal gevallen waarin geen middelen verloren gingen doordat de voor de afgelaste vergaderingen bestemde tolken konden worden ingezet bij andere vergaderingen.

47. In 2003 waren er negen werkdagen waarop ten minste 100 vaste tolken (ofwel ruim 20 % van het totale aantal) werden toegewezen aan afgelaste vergaderingen en dus werkeloos bleven in impliciete wachtdienst terwijl er tegelijkertijd meer dan 100 ACI's waren gecontracteerd.

48. Vergaderingen die maar heel kort duren, leiden tot een soort impliciete wachtdienst, omdat vertolking alleen nodig is tijdens een klein deel van de geboekte hele of halve tolkdag. Een van de oorzaken van zeer korte vergaderingen is dat sommige werkgroepen op gezette tijden vergaderen, ook wanneer er zeer weinig, niet-urgente agendapunten zijn.

Raad

Afgelasting van vergaderingen

49. Volgens een eigen schatting van de Raad ging in 2003 ruim 5 % van de uitgaven van de Raad voor vertolking (2,4 van de 45,7 miljoen euro) naar betalingen voor afgelaste vergaderingen waarbij de Raad de tolken niet voor andere vergaderingen op dezelfde dag kon inzetten. Dit komt neer op een nettoverspilling van bijna 4 000 tolkdagen per jaar.

Vergaderingen gefactureerd tegen hogere tarieven

50. Aanvragen voor nieuwe vergaderingen of voor het toevoegen van een of meer talen die te laat — minder dan zes werkdagen vóór de vergadering — waren ingediend, werden in 2003 aangerekend tegen 835 euro ofwel een derde meer dan het normale tarief van 632 euro. In 2003 waren die laattijdige aanvragen goed voor ongeveer 3 % van het totale aan de Raad gefactureerde bedrag.

51. Het is van belang dat de organisatoren bewust worden gemaakt van de hoge kostprijs van afgelastingen en te late aanvragen. Het kan als voorbeeld van goede praktijken worden beschouwd dat het hoofd van de centrale coördinatiedienst van de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt, aan het eind van elke maand een overzicht krijgt toegestuurd van de kosten voor afgelaste vergaderingen, mits met dat document rekening wordt gehouden bij het beleid.

Het systeem voor interinstitutionele facturering van DG Tolken

52. Om DG Tolken in staat te stellen de kosten voor de aan andere instellingen geboden tolkdiensten — kosten die worden aangewezen op de huishoudelijke begroting van die instellingen — te verhalen, is er op basis van dienstenovereenkomsten tussen DG Tolken en de betrokken instellingen een systeem voor interinstitutionele facturering ingevoerd.

53. In 2003 factureerde DG Tolken aan de Raad tegen een basistarief van 632 euro per dag of 369 euro per halve dag als tolken voor vergaderingen in Brussel ten minste zes weken vooraf werden geboekt. Voor dienstreizen en te late boekingen werd een hoger tarief toegepast.

54. Met betrekking tot de bestaande facturering werd het volgende vastgesteld: a) De prijsstructuur is niet gebaseerd op de reële kosten voor elk soort aanvraag (tijdige, te late of ingetrokken aanvragen, aanvragen voor talen met hogere reiskosten voor de ACI's, enz.). b) Voor de ontvangsten van DG Tolken worden standaardtarieven op basis van een geschat activiteitenniveau toegepast. De meeste door DG Tolken gedragen kosten zijn vaste kosten, alleen die voor de ACI's zijn geheel variabel. Indien de omvang of samenstelling van de reële vraag naar tolkdiensten afwijkt van de verwachtingen, ontstaat bij DG Tolken dus een tekort of overschot. c) De prijs dekt niet alle kosten voor tolkdiensten: zoals werd vermeld in paragraaf 35, zijn niet alle overheadkosten meegerekend. d) De in de dienstenovereenkomsten vastgelegde beperking van het aantal tolken en vergaderingen per dag voorkomt wel pieken, maar geen dalen in de vraag (begin januari, augustus, enz.). e) Doordat de computersystemen van de Raad en DG Tolken niet onderling zijn gekoppeld, is het factureren arbeidsintensief en foutgevoelig werk. Op de facturen van DG Tolken aan de Raad voor 2002-2003 werden correcties naar beneden toegepast die overeenkwamen met bijna 6 % van het oorspronkelijke factuurbedrag.

De interinstitutionele samenwerking

55. Dankzij het werk van het Interinstitutioneel Comité inzake vertaling en vertolking (ICTI) en het Chêne-verslag (21) uit 2002 werd flinke vooruitgang geboekt op weg naar meer samenwerking tussen de EU-instellingen op het gebied van vertolking. Met name is het volgende verwezenlijkt: — gezamenlijke vergelijkende onderzoeken voor vaste tolken, georganiseerd door EPSO; — een gemeenschappelijke selectieprocedure en een gemeenschappelijke lijst van erkende ACI's; — een gemeenschappelijk systeem en een gemeenschappelijke eenheid voor betalingen aan ACI's (sinds oktober 2004); — uitwisseling van tolken voor de nieuwe talen, waaraan een tekort is.

56. Op diverse andere gebieden zou nog meer zuinigheid en efficiëntie kunnen worden bereikt, maar een hechtere samenwerking wordt gehinderd door de bestaande structuur met drie onafhankelijke leveranciers van tolkdiensten (DG Tolken, het Parlement en het Hof van Justitie).

57. De werkverdeling tussen het Parlement en de Commissie (DG Tolken) is niet efficiënt, en wel om de onderstaande redenen. a) Beide instellingen zijn concurrenten bij het werven van ACI's voor vergaderingen in Brussel. b) De instellingen melden elkaar niet systematisch of zij middelen beschikbaar of nodig hebben. DG Tolken schakelt ACI's in op dagen waarop bij het Parlement vaste tolken nog geen opdracht hebben. Wanneer bij de ene instelling vergaderingen worden afgelast of tolken slechts voor een halve dag of minder worden ingezet, is het door de gescheiden organisatiestructuur en de tekortschietende informatie-uitwisseling voor de andere instelling bijna onmogelijk de beschikbare middelen te benutten. Tijdens de verkiezingsperiode voor het Europees Parlement van 10 mei tot 2 juli 2004 waren er tientallen vaste tolken van het Parlement, vooral voor de kleinere talen, die geen opdracht hadden. Maar tegelijkertijd huurde DG Tolken gemiddeld 253 ACI's per dag in, met aanzienlijke kosten die ten laste van de begrotingskredieten kwamen (ruim 900 euro per dag en per tolk). c) Met de huidige organisatie is het moeilijker de reiskosten te drukken door te werken met van elders komende ACI's die reeds door de andere instelling zijn ingehuurd voor aangrenzende dagen. d) Door een gemeenschappelijke organisatie kunnen nog meer schaalvoordelen worden bereikt in het beheer van de personele middelen, financiën, operationeel en IT-beheer en in de integratie van IT-systemen.

58. Daarom moet worden onderzocht of de voornoemde problemen kunnen worden opgelost door het oprichten van één enkel interinstitutioneel bureau of agentschap dat alle EU-instellingen tolkdiensten aanbiedt, of door de interinstitutionele samenwerking te verbeteren. Gecentraliseerd aanbieden van tolkdiensten zou verenigbaar zijn met de autonomie van elke instelling; dat blijkt wel uit het feit dat de Raad reeds jaren steunt op de Commissie voor het aanbod van tolkdiensten zonder dat dit noemenswaardige problemen oplevert. De dienstenovereenkomst tussen de Raad en DG Tolken toont aan dat het heel doenbaar is, de aanvragende instelling te verzekeren van een overeengekomen aantal tolken per dag.

Specifieke opmerkingen betreffende de uitgaven voor freelance vertolking

De optimale verhouding tussen vaste en freelance tolken

DG Tolken

59. De beantwoording van de vraag of ACI's in plaats van vaste tolken moeten worden ingezet, hangt af van een groot aantal factoren, zoals de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelancers of de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats. De Rekenkamer acht de resultaten van de reeds genoemde, voor DG Tolken verrichte studie (17) in het algemeen gefundeerd. Deze geven aan dat het globaal gezien optimaal is als 51 % van de tolkdagen door vaste tolken wordt verricht. Het aandeel van de vaste tolken in het totale aantal tolkdagen was in 2000 53 %, daalde in 2002 en 2003 naar 46 % en steeg in 2004 tot 50 %.

60. Streven naar een algemene verhouding 51:49 is echter niet voor alle talen aangewezen. DG Tolken heeft niet voor elke taal de optimale verhouding berekend. Zo moet de verhouding voor Nederlandstalige freelancers (54 % in 2003) hoger zijn, omdat er vele „plaatselijke” (in of rond Brussel wonende) en niet zo dure „niet-plaatselijke” (niet ver van Brussel wonende) freelance ACI's beschikbaar zijn.

61. Anderzijds zouden er meer vaste tolken kunnen worden geworven voor bijvoorbeeld Portugees en Grieks, aangezien de reiskosten van Portugese en Griekse ACI's hoger dan gemiddeld zijn. Voor die talen is men relatief sterk aangewezen op ACI's (respectievelijk 59 % en 67 % van de tolkdagen in 2003), en kennen de vaste tolken de hoogste werkdruk van alle talen (respectievelijk 116 en 108 dagen, tegenover gemiddeld 104 in 2003), en is het percentage plaatselijke ACI's het laagst (slechts 30 % voor Portugees en 42 % voor Grieks tegenover een gemiddelde van 56 % in 2003).

Parlement

62. Het Parlement heeft geen specifieke berekening gemaakt om de optimale verhouding tussen freelancers en vaste tolken te bepalen. In 2003 werd 57 % van de tolkdagen verzorgd door ACI's. Ondanks de hogere kostprijs lijkt een hoger percentage freelance vertolking dan bij DG Tolken gerechtvaardigd omdat de vraag ongelijkmatiger is. Niettemin zijn de vijf talen met de hoogste percentages freelance vertolking (in afnemende orde van grootte: Spaans, Italiaans, Engels, Fins en Zweeds) ook de talen waarbij de reiskosten van de ACI's boven het gemiddelde liggen.

De vergoedingen voor ACI's

Betaling van reiskosten- en dagvergoeding

63. De reiskosten liggen voor ACI's aanzienlijk hoger dan voor ambtenaren. Doordat de overeenkomst de ACI's een reiskostenvergoeding, een dagvergoeding en terugbetaling van reis- en verblijfkosten toekent, genieten ACI's gunstiger reisvoorwaarden dan hun collega's in vaste dienst. Bij vergaderingen buiten Brussel betekent dit ongelijke reisvoorwaarden voor tolken van hetzelfde niveau die hetzelfde werk doen. Krachtens IACI-overeenkomsten met andere internationale organisaties genieten ACI's dezelfde voorwaarden voor reiskostenvergoeding als vast personeel van hetzelfde niveau (22).

64. Overeenkomstig artikel 10 van de uitvoeringsvoorschriften van de Commissie bij de overeenkomst tussen de IACI en de instellingen van de EU (23) heeft een ACI na overlegging van bewijsstukken recht op vergoeding van een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden. De uitvoeringsvoorschriften van toepassing op de ACI's die werken voor de in Luxemburg gevestigde instellingen (24) bevatten een soortgelijke clausule.

65. De overeenkomst moet worden gewijzigd om ervoor te zorgen dat aan een ACI in het algemeen niet meer wordt betaald dan de prijs van een ticket met beperkingen (d.w.z. tegen het laagste tarief). Dit bedrag moet echter ook worden betaald in geval van verhindering wegens ziekte, afgelasting van de vergadering of enige andere reden waarop de ACI geen invloed heeft.

Parlement

66. Uit onderzoek van een steekproef van betalingen aan ACI's bleek dat de meeste per vliegtuig reizende ACI's een ticket in business class vergoed kregen zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen.

67. In strijd met de voorschriften, die bepalen dat een ACI geen recht heeft op een volledige dagvergoeding wanneer een ambtenaar slechts een deel van die vergoeding zou ontvangen, wordt zelfs voor een periode van minder dan twaalf uur (25) een volledige dagvergoeding toegekend.

DG Tolken

68. Uit onderzoek van een steekproef van 17 betalingen aan per vliegtuig reizende ACI's bleek dat ongeveer één op de vier een ticket in business class vergoed kreeg zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen.

Vergelijking met andere internationale organisaties

69. In 2004 betaalden de Europese instellingen ervaren tolken een vaste dagprijs van 483,98 euro, hetgeen overeenkomt met de huidige marktvoorwaarden in de particuliere sector. Deze prijs ligt echter onder het gemiddelde brutotarief bij andere internationale organisaties die ook overeenkomsten hebben gesloten met de IACI. Het verschil is te verklaren door het feit dat de EU-instellingen een veel groter werkvolume en langer lopende contracten kunnen bieden, alsook een gunstige belastingregeling (ACI's betalen communautaire belasting en zijn bijgevolg vrijgesteld van nationale inkomstenbelasting).

70. De gunstige belastingregeling heeft tot gevolg dat de freelance tolk ondanks een lager brutotarief netto een hoger bedrag ontvangt van DG Tolken en het Parlement dan wanneer hij voor de particuliere sector of voor andere internationale organisaties zou werken. Dit betekent dat de instellingen van de EU zich kunnen permitteren, strenge criteria toe te passen bij de werving van ACI's, maar ook goed op de marktvoorwaarden moeten letten, zodat ze hun ACI's niet te veel betalen.

71. In tegenstelling tot de Europese instellingen betaalt de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling een lager tarief voor afgelaste, vroeg eindigende en algemene of niet-technische vergaderingen (26).

De kwaliteit van de vertolking

Parlement

72. Onderzoek door de Rekenkamer bij de politieke fracties bracht geen klachten aan het licht over de kwaliteit, betrouwbaarheid of behulpzaamheid van de tolkendienst, maar de beperking van de vertolkingstijd tot drie en een half uur werd te beperkend geacht.

Commissie en Raad

73. In ongeveer 1,2 % van de zittingsverslagen (27) van 2003 (0,5 % in 2004) werd een informele klacht vermeld, hoofdzakelijk aangaande de regeling van het taalgebruik. In 2001 werd de kwaliteit van de door DG Tolken geboden tolkdiensten geëvalueerd door externe consultants, waarbij onder meer een onderzoek werd verricht bij de afgevaardigden die vergaderingen van de Commissie en de Raad met vertolking bijwoonden; daaruit bleek dat 91 % van die afgevaardigden in het algemeen tevreden tot zeer tevreden was over de kwaliteit van de vertolking door DG Tolken. Als grootste tekortkoming werd de kennis van de op de vergaderingen besproken onderwerpen genoemd. Dit probleem schijnt verband te houden met de te late verspreiding of onbeschikbaarheid van vergaderstukken, hetgeen in het onderzoek onder tolken het grootste probleem bleek te zijn. Meer dan de helft van de tolken was ontevreden over de documentatie. Vooral het ontbreken van documenten in hun actieve taal werd als een probleem beschouwd.

74. Sinds het vierde kwartaal van 2003 verzoekt DG Tolken de organisatoren, na elke vergadering een korte vragenlijst in te vullen. Daarin verklaarde 94 % van hen zeer tevreden of tevreden te zijn over de diensten van DG Tolken en de kwaliteit van de vertolking.

75. Dit beeld werd tegenover de controleurs goeddeels bevestigd door meerdere hoofden van de centrale coördinatiedienst, die wordt opgericht door de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt (hierna te noemen „Coördinator van het Raadsvoorzitterschap”) en door organisatoren van vergaderingen bij de Commissie. De kwaliteit van de vertolking werd vrijwel unaniem genoemd als sterkste eigenschap van DG Tolken.

76. Als hulpmiddel om de kwaliteit en samenhang van de vertolking te verzekeren, beschikken de tolken van DG Tolken online over meertalige glossaria over een groot aantal onderwerpen. Anderzijds zijn vergaderstukken vaak alleen in het Engels beschikbaar en moeten deze dus door de tolken zelf worden aangevuld met informatie uit databanken. De kwaliteit zou nog verder worden verbeterd met stabielere tolkenteams in opeenvolgende vergaderingen. Dit lijkt met name aangewezen voor de meest technische vergaderingen.

77. Ook de behulpzaamheid van de ambtenaren van DG Tolken wordt genoemd als een van de grootste kwaliteiten van DG Tolken. Wanneer een verzoek om vertolking door DG Tolken geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen tijdens zijn wekelijkse arbitrage- en coördinatievergaderingen, wordt de betrokken vergadering doorgaans verschoven naar de volgende week ofwel gehouden met een beperkter talencombinatie. Aanzienlijke vertraging in het werk van de comités of groepen wordt uitzonderlijk genoemd.

78. Het minpunt dat tijdens de gesprekken van de Rekenkamer met de cliënten van de Commissie en de Raad het meest werd vermeld, was evenals bij het Parlement de beperking van de vertolking tot drie en een half uur.

79. De Raad beschikt niet over een systeem om de kwaliteit van de vertolking en de tevredenheid van de afgevaardigden te evalueren.

80. De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap van 2002-2003 die door de controleurs van de Rekenkamer werden ondervraagd, noemden vrijwel unaniem de kwaliteit van de vertolking als sterkste punt van DG Tolken. Officiële klachten van de zijde van organisatoren of afgevaardigden zijn uitzonderlijk. In 2002 en 2003 ontving DG Tolken telkens slechts vier of vijf van dergelijke klachten, waarvan er telkens slechts twee de kwaliteit van de vertolking betroffen.

81. De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap vinden eveneens dat de door DG Tolken opgelegde termijn van zes weken voorafgaand aan de aanvraag te lang is en onvermijdelijk leidt tot talrijke wijzigingen. Er werd ook gesuggereerd dat duidelijker en meer gedetailleerde instructies van het secretariaat-generaal aan de Coördinator van het Raadsvoorzitterschap en aan de organisatoren van vergaderingen het mogelijk zouden maken de planning van vergaderingen te verbeteren en de talrijke afgelastingen van vergaderingen in de eerste weken van een nieuw voorzitterschap te vermijden.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

82. Bij de controle werd vastgesteld dat de instellingen erin zijn geslaagd de uitgaven voor vertolking te beheersen ondanks de toename van het aantal officiële talen van 11 tot 20 in mei 2004. Bij de Commissie en de Raad werden systemen ingevoerd om ervoor te zorgen dat alleen wordt getolkt waar dat werkelijk nodig is. De bij deze instellingen aangetroffen beste praktijken moeten ook worden ingevoerd bij het Parlement (zie de paragrafen 15 t/m 29).

De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

83. De behoeften aan vertolking in de officiële talen van voor de uitbreiding zijn doorgaans wel gedekt, maar er zijn te weinig tolken beschikbaar die kunnen werken vanuit of naar de nieuwe officiële talen (zie de paragrafen 30 t/m 32).

84. Door de toename van het aantal werktalen rijzen praktische en financiële problemen die alleen kunnen worden opgelost door beheersing van de vraag naar tolkdiensten en van de daaruit voortvloeiende kosten. De toetreding van kleine landen veroorzaakte een enorme stijging van de vraag op kleine markten waar het tolkenaanbod vrij beperkt is, zodat het steeds moeilijker wordt aan alle aanvragen om vertolking te voldoen. De vergelijkende onderzoeken van EPSO voor de selectie van vaste tolken voor de nieuwe talen werden pas na de toetredingsdatum afgerond en leverden niet genoeg geslaagde kandidaten op om de behoeften van de EU-tolkendiensten te dekken (zie de paragrafen 30 en 31).

De kosten van vertolking

85. Ongeveer 80 % van de kosten voor vertolking gaat naar de bezoldiging van de tolken. Bijkomende kosten hebben betrekking op beheer, administratie, opleiding, informatietechnologie, enz. De Rekenkamer schat dat de door het Parlement geboden tolkdiensten in 2003 in totaal ongeveer 57 miljoen euro kostten en die van DG Tolken 106 miljoen euro. Wordt het Hof van Justitie meegerekend, dan kunnen de totale kosten van vertolking voor de EU-instellingen in de periode vóór de uitbreiding van de Unie worden geschat op ongeveer 170 miljoen euro. Een tolkdag bij het Parlement kost veel meer dan bij DG Tolken, vooral door de wijze waarop de vergaderingen bij het Parlement worden georganiseerd (zie de paragrafen 33 t/m 41 en bijlage II).

86. Hoewel er maatregelen zijn genomen om de kosten voor vertolking te beheersen en te verminderen, is het mogelijk nog meer te besparen door een beter beheer van de vergaderingen, met name door ervoor te zorgen dat er zo weinig mogelijk wordt veranderd en afgelast op het laatste moment (zie de paragrafen 42 t/m 51).

87. Daarnaast moeten de instellingen hun beleid herzien in verband met de omvang van de reservecapaciteit aan tolken die zij in wachtdienst houden, teneinde de betrokken kosten tot een minimum te beperken (zie paragraaf 45).

88. Zoals in de paragrafen 44 en 49 werd aangegeven, hebben het Parlement en de Raad in 2003 meer dan 6 miljoen euro uitgegeven voor tolkdiensten die waren aangevraagd maar niet werden benut omdat vergaderingen werden afgelast. Ook bij de Commissie werden vergaderingen afgelast, maar om de in paragraaf 46 genoemde reden kunnen de door de afgelastingen veroorzaakte kosten niet worden geschat.

89. De Commissie levert haar eigen diensten, de Raad en de andere instellingen tolkdiensten via DG Tolken. De vertolkingskosten worden gefactureerd aan de andere instellingen — een doeltreffend instrument voor het beheren van middelen — maar de Rekenkamer constateerde dat in het factuurbedrag niet de totale kosten zijn verwerkt. Dit heeft geen netto-effect op de communautaire begroting, maar kan leiden tot onjuiste managementbesluiten inzake de besteding van de beschikbare middelen.

90. Kostenbesparingen zouden ook kunnen worden gerealiseerd door striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en sterkere interinstitutionele samenwerking.

91. Wat betreft de overeenkomst met de IACI kan worden gedacht aan de mogelijkheid, een overeenkomst te sluiten die de leden dezelfde regeling zou bieden als vaste personeelsleden. Het voorbeeld van de Verenigde Naties toont aan dat het centraliseren van de reisregelingen voor freelance tolken haalbaar is (28). Met de IACI kan worden onderhandeld op basis van artikel 19 van de overeenkomst, teneinde deze op dit punt te wijzigen (zie de paragrafen 63 t/m 71). Tevens moet worden nagegaan of voor de ACI's speciale tarieven kunnen worden overeengekomen met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen, hotels, enz.

92. Het algemene beleid, vertolking te laten verzorgen door vast personeel dan wel door ACI's is niet vastomlijnd maar wordt bepaald door een groot aantal factoren: de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelance tolken, de gewenste talencombinaties, de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats, enz. Plaatselijke ACI's kosten meestal minder dan vaste tolken, van elders komende ACI's zijn gemiddeld duurder (zie de paragrafen 39 t/m 41).

De kwaliteit van de vertolking

93. De gebruikers zijn meestal tevreden over de kwaliteit van de geboden tolkdiensten (zie de paragrafen 72 t/m 75), maar velen roepen op tot meer flexibiliteit in de voor de vergaderingen vastgestelde tijdslimieten.

Mogelijke ontwikkelingen

94. Er moet een studie worden verricht om de mogelijke voordelen van één gezamenlijk interinstitutioneel bureau dat alle EU-instellingen tolkdiensten biedt, te vergelijken met die van een sterkere interinstitutionele samenwerking (zie paragraaf 58).

95. Met elke uitbreiding van de Europese Unie is het aantal werktalen en de complexiteit van de aanvragen om vertolking toegenomen. Uit dit verslag blijkt dat de instellingen, zonder het beginsel van de meertaligheid ter discussie te stellen, door pragmatische maatregelen de kosten van vertolking hebben kunnen beperken en beheersen. De Rekenkamer beveelt aan dat zij hun inspanningen in die zin voortzetten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 22 september 2005. Voor de Rekenkamer Hubert WEBER President

(1) Verordening nr. 1 van de Raad van 15 april 1958 tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap (PB 17 van 6.10.1958, blz. 385/58), zoals gewijzigd.

(2) Vóór de uitbreiding van de EU in mei 2004 telde DG Tolken bijna 500 vaste tolken, het Parlement ruim 200 en het Hof van Justitie 33.

(3) Freelance tolken worden ook wel aangeduid met het Franse acroniem AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

(4) Het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen zijn vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 723/2004 (PB L 124 van 27.4.2004, blz. 1).

(5) Voor statistische doeleinden definieert DG Tolken een tolkdag als twee halve dagen waarop een tolk werkelijk ten minste enig tolkwerk verrichtte (dus exclusief reizen en alle andere activiteiten). Omdat DG Tolken, het Parlement en het Hof van Justitie het aantal tolkdagen volgens verschillende methoden berekenen, hebben de controleurs de gegevens van de andere instellingen aangepast om ze te kunnen vergelijken met die van DG Tolken en zo het aandeel van elke instelling in het totale verbruik en de kostprijs per tolkdag te kunnen berekenen.

(6) Voor een betere vergelijkbaarheid werd 1998 gekozen als basisjaar omdat het evenals 2003 voorafging aan een jaar met parlementsverkiezingen en een vernieuwing van de Commissie. Bovendien waren er in beide jaren evenveel officiële talen (11), aangezien de voorlaatste uitbreiding van de EU in 1995 plaatsvond.

(7) Actieve talen zijn die waarin vertolking wordt geboden; passieve talen zijn die welke tijdens de vergadering kunnen worden gesproken. Verschillen zij in aantal, dan vertoont de vergadering een asymmetrische taalconfiguratie. Zo bestaat een 7/6-combinatie uit zeven passieve en zes actieve talen.

(8) Vanuit de voorzichtige veronderstelling dat het probleem slechts één delegatie betrof. De gemiddelde kostprijs per tolkdag is aangegeven in tabel 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 juni 2001.

(10) Besluit nr. 56/04 van 7 april 2004 van de secretaris-generaal van de Raad/hoge vertegenwoordiger voor het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid betreffende de tolkenregeling voor de Europese Raad, de Raad en zijn voorbereidende instanties, SN 1327/04 REV 1.

(11) Teneinde vertolking van hoge kwaliteit te garanderen, worden EU-tolken in principe geacht alleen in hun moedertaal te tolken. Door het grote aantal werktalen is het zeer moeilijk tolken te vinden voor alle talencombinaties.

(12) Dit is een vertaling van de Franse term „mise à disposition” (MAD) die bij DG Tolken wordt gebruikt. Alle geboekte tolken waarvoor de aanvragen niet uiterlijk zes werkdagen voor de vergadering worden geannuleerd, worden in rekening gebracht als BGT.

(13) Directe kosten zijn de lonen voor de vaste tolken en de ACI's, met inbegrip van de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten.

(14) Indirecte kosten zijn in dit geval alle andere kosten in verband met vertolking: bezoldiging van het management en van het personeel dat verantwoordelijk is voor planning, financiën, personeelsbeheer en andere administratieve taken, opleiding, IT en kantoorkosten, enz.

(15) De gemiddelde totale kosten per tolkdag beliepen in 2003 1 081 euro voor, en 1 046 euro na aftrek van belasting en pensioen. Die bedragen zijn veel hoger dan de kostprijs per BGT omdat hieronder meer overheadkosten vallen dan DG Tolken in aanmerking neemt, en alleen rekening wordt gehouden met volledige tolkdagen (of twee halve dagen) voor vergaderingen die werkelijk plaatsvonden, terwijl (zie paragraaf 35) afgelaste en slechts een halve dag durende vergaderingen eveneens meetellen in de berekening van de kostprijs per BGT, aangezien dergelijke vergaderingen aan de organisatoren ervan worden gefactureerd.

(16) Plaatselijke ACI's hebben een officieel beroepsdomicilie op minder dan 60 kilometer van de vergaderplaats.

(17) Price Waterhouse Coopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 oktober 2001.

(18) In „GERI” is de meeteenheid voor het werk van de tolken een halve dag. Wordt een aanvraag in GERI geannuleerd, dan worden de voor die vergadering geplande halve dagen automatisch weergegeven als opgeschort voor elke aan die vergadering toegewezen tolk. Wordt een beschikbare tolk ingezet voor een andere vergadering, dan wordt de code „opgeschort” vervangen door die van de nieuwe vergadering. Het totaal van alle opgeschorte halve dagen in GERI geeft dus het nettoverlies aan halve tolkdagen weer.

(19) „Impliciete wachtdienst” verschilt van de „expliciete” omdat deze laatste reserveteams betreft die zijn ingepland ter vervanging van afwezige tolken. Volgens de vastgestelde arbeidsvoorwaarden („Provisions applicable to staff interpreters” DG Tolken (87)25) kunnen tolken aan vergaderingen worden toegewezen gedurende maximaal 18 zittingen (halve dagen van 3,5 uur) per periode van twee weken.

(20) De gemiddelde kostprijs per beschikbare tolkdag wordt als volgt berekend: de totale kosten voor DG Tolken na belasting en pensioen (berekend op 106 miljoen euro) gedeeld door de som van de tolkdagen (101 000) en de impliciete wachtdiensten (21 000).

(21) Verslag van de werkgroep ad hoc van de CITI „Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires”, Brussel, 22 april 2002.

(22) Artikel 15 van de overeenkomst tussen de IACI en de gecoördineerde organisaties betreffende de voorwaarden voor tewerkstelling van conferentietolken met bezoldiging per dag bepaalt dat, tenzij anders wordt bepaald en onderling overeengekomen, inzake reiskosten de regels worden toegepast die in elke organisatie van kracht zijn; dit wordt bevestigd door artikel 2 van de bijkomende overeenkomst tussen de IACI en de Raad van Europa, dat bepaalt dat de voorwaarden inzake reizen en onkostenvergoedingen die van toepassing zijn op personeel van de Raad van Europa, ook gelden voor tolken.

Artikel 13 van de overeenkomst tussen de IACI en de Verenigde Naties (2000-2005) bepaalt dat, tenzij in de overeenkomst anders wordt bepaald, de regels die gelden voor het vaste personeel van de tewerkstellende organisatie op dienstreizen van vergelijkbare duur, van toepassing zullen zijn op de reizen van door haar ingeschakelde freelance tolken.

(23) Europese Commissie, Uitvoeringsvoorschriften bij een aantal bepalingen van de overeenkomst.

(24) Uitvoeringsbepalingen bij de regels betreffende freelance conferentietolken die werken voor de te Luxemburg gevestigde instellingen (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), § III. Reiskosten.

(25) Krachtens artikel 9, lid 2, van de in paragraaf 8 bedoelde overeenkomst moeten de dagvergoeding en de bijkomende dagvergoeding voor tolken die niet tot het vaste personeel van de instelling behoren, gelijk zijn aan de aan ambtenaren van de rangen LA 4 en LA 8 betaalde dienstreistoelage bij de instelling die het gunstigste tarief toepast. Voor tolken waarvan het contract onder artikel 78 van de Regeling valt, geldt het tarief van de instelling die hen heeft aangeworven.

(26) Zie „Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003”.

(27) Zie paragraaf 23.

(28) In artikel 14 van de overeenkomst 2000-2005 tussen de IACI en de Verenigde Naties wordt bepaald dat een organisatie die een tolk een contract aanbiedt, deze moet informeren over de regelingen die zij wil treffen inzake vervoer, en dat de tolk door het aanvaarden van het contract tevens instemt met de getroffen regelingen, tenzij zijn beroepsmatige verplichtingen vóór of na de ondertekening van het contract toepassing van die regelingen naar het oordeel van de organisatie ondoenlijk maken.

BIJLAGE I Specifieke bepalingen van toepassing bij het Parlement, de Commissie en de Raad Parlement 1. Krachtens artikel 138 van het Reglement van het Parlement hebben alle leden het recht in het Parlement de officiële taal van hun keuze te spreken. Toespraken in een van de officiële talen worden simultaan vertolkt in de andere officiële talen. Hetzelfde artikel bepaalt dat op vergaderingen van comités en delegaties vertolking wordt geboden in en uit de officiële talen die door de leden van elk comité of elke delegatie worden gebruikt en zijn gevraagd. In de praktijk wordt voor alle plenaire zittingen en voor een aantal vergaderingen van grote politieke fracties vertolking geboden in en uit alle officiële talen (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 19 omdat er te weinig Maltese tolken beschikbaar zijn). Op vergaderingen van parlementaire commissies wordt vertolking geboden in de talen van alle leden. Commissie 2. Met betrekking tot het taalgebruik zijn het Reglement van orde van de Commissie (1) en de uitvoeringsbepalingen (2) daarbij soepeler. Op vergaderingen van de Europese Commissie zelf wordt slechts in drie talen vertolkt (Engels, Frans en Duits). Voor de „comitologiecomités” (3) verschilt het aantal talen per comité al naar gelang de aanvragen van de nationale afgevaardigden. In de meeste gevallen wordt op vergaderingen van die commissies getolkt in drie à zeven talen. Raad 3. Krachtens Verordening nr. 1 en artikel 14 van het Reglement van orde van de Raad wordt op de vergaderingen van ministers volledige vertolking geboden (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 20). Bij vergaderingen van het Coreper (Comité van permanente vertegenwoordigers) wordt gewerkt met slechts drie actieve en passieve talen (Engels, Frans en Duits). Voor de vele andere voorbereidende instanties (comités, groepen, werkgroepen) wordt bij de oprichting van elke instantie een specifieke talencombinatie overeengekomen. De taalconfiguraties voor elke instantie staan bij het secretariaat-generaal van de Raad op een lijst volgens een specifieke nomenclatuur. 4. Wanneer de conferentiedienst bij het secretariaat-generaal van de Raad een aanvraag voor een vergadering ontvangt van het voorzitterschap van de Raad, wordt daaraan automatisch een taalconfiguratie overeenkomstig de nomenclatuur toegekend. DG Tolken voldoet aan alle aanvragen om vertolking zolang het totale aantal vergaderingen met vertolking en het aantal tolken per dag niet de maxima overschrijden die zijn gesteld in de dienstenovereenkomst die in december 2002 werd gesloten tussen de Commissie (DG Tolken) en de Raad om de voornaamste verplichtingen van beide partijen formeel vast te leggen. (1) Reglement van orde van de Commissie, C(2000) 3614 (PB L 308 van 8.12.2000, blz. 26). (2) Regels ter uitvoering van het Reglement van orde van de Commissie, C(2001) 1. (3) Adviescomités, beheerscomités en regelgevende comités vallen onder Besluit 1999/468/EG van de Raad van 28 juni 1999 tot vaststelling van de voorwaarden voor de uitoefening van de aan de Commissie verleende uitvoeringsbevoegdheden (PB L 184 van 17.7.1999, blz. 23), dat Besluit 87/373/EEG vervangt (PB L 197 van 18.7.1987, blz. 33).

BIJLAGE II De door de Rekenkamer ontwikkelde kostenberekeningsmethode 1. De totale budgettaire kosten voor DG Tolken (kosten vóór belasting en pensioen) zoals die werden berekend door de controleurs van de Rekenkamer, zijn gelijk aan de totale kosten waarop DG Tolken zijn interinstitutionele factureringstarieven baseert plus de overheadkosten die niet in de berekeningen van DG Tolken zijn meegenomen (kosten voor kaderleden en hulppersoneel dat werkzaamheden verricht in verband met begroting en financiën, beheer van de personele middelen en algemene administratie). 2. Door de kostprijs vóór belasting en pensioen te verlagen met de door vaste tolken en ACI's betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve werkgeversbijdragen voor pensioenen voor vaste tolken (tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage (1)), verkrijgt men de kostprijs voor de communautaire begroting (kostprijs na belasting en pensioen). Voor de ACI's omvatten de totale budgettaire kosten reeds de pensioenbijdragen die zowel de ACI's als de EU-instellingen betalen aan een extern orgaan. (1) Overeenkomstig artikel 83, lid 2, van het Statuut wordt maandelijks op het salaris van de ambtenaren een bijdrage ingehouden die gelijk is aan een derde van de kosten voor de financiering van de pensioenregeling. Bijgevolg bedraagt de werkgeversbijdrage tweemaal die van de ambtenaar.

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT V. Binnen het directoraat Vertolking worden de aanvragen voor vergaderingen door de eenheid vergaderingen/conferenties getoetst aan de vigerende regels alvorens wordt ingestemd met de verzorging van tolkendiensten. VII. Het Europees Parlement beklemtoont dat zij als politieke instelling snel moet kunnen reageren op politieke situaties die in bepaalde gevallen per definitie onmogelijk zijn te voorzien. In 1999 is een gedragscode aangenomen die in 2004 is aangepast teneinde de beschikking te hebben over regels die tot doel hebben om de inzet van de tolkendienst in een beter kader te kunnen plaatsen. Terwijl voor vele vergaderingen bij de twee andere in dit verslag genoemde instellingen niet altijd behoefte aan vertolking is, is voor de parlementaire vergaderingen over het algemeen vertolking nodig (1). VIII. Dergelijke verslagen bestaan voor commissie- en delegatievergaderingen; het systeem moet worden uitgebreid tot de andere soorten vergaderingen waaronder de fractievergaderingen. De regelmatige opstelling van periodieke verslagen die tot doel hebben om de gebruikers te sensibiliseren, is verstoord door problemen op technisch vlak. De diensten zullen ervoor zorgen dat de situatie per september 2005 is verbeterd. 19. Zelfs wanneer de leden hun aanwezigheid op de vergadering vooraf zouden moeten bevestigen, zou inachtneming van het vertolkingsprofiel van een vergadering op talloze problemen stuiten, waaronder de verplichting om te voorzien in de taalkundige behoeften die samenhangen met de aanwezigheid in de vergadering van ministers, leden van de Commissie of uitgenodigde deskundigen. 20 en 21. De tolkendiensten gaan met de gebruikende diensten regelmatig na of de gevraagde diensten in overeenstemming waren met de behoeften; sinds september 2004 wordt ter waarborging van een optimale inzet van de middelen tevens gebruikgemaakt van de verslagen die na afloop van de commissie- en delegatievergaderingen, en binnenkort eveneens na afloop van de fractievergaderingen, worden opgesteld. De gebruikende diensten (commissies en delegaties) zorgen voor aanpassing van het vertolkingsprofiel van hun vergaderingen teneinde het directoraat Vertolking in staat te stellen om de middelen optimaal in te zetten. Deze informatie zal op gezette tijden worden toegezonden aan het Bureau van het Parlement opdat eventueel kan worden besloten tot de noodzakelijke aanpassingen. 30. Het EP houdt rekening (artikel 139 van het Reglement) met het feit dat na de uitbreiding nog niet alle nieuwe officiële talen worden gedekt als gevolg van het tekort aan gekwalificeerde personen, die door de lidstaten zullen moeten worden opgeleid. 31. Hoewel het door het EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoek voor de aanwerving van Maltese tolken geen resultaat heeft opgeleverd, wordt het Maltees tijdens de plenaire vergaderingen in Straatsburg wel gedekt door de aanwerving van externe tolken; dit zal ook in 2006 tijdens de plenaire vergaderingen die in Brussel worden georganiseerd het geval zijn dankzij Maltese tolken die een door de instellingen gefinancierd opleidingsprogramma hebben gevolgd. 33 en 34. De diensten van het EP berekenen de rechtstreekse kosten van de overeenkomstig de vigerende bepalingen door externe tolken geleverde tolkendiensten en passen de gemiddelde kosten per door een externe tolk gepresteerde tolkdag regelmatig aan. Zij zullen de door de Rekenkamer voorgestelde berekeningsmethode bestuderen en eventueel overnemen teneinde het inzicht in de globale kosten van de geleverde diensten, met inbegrip van de door de vaste tolken geleverde diensten, te verbeteren, en zullen de nodige middelen uittrekken voor het beheer van deze gegevens. 38. Het verschil dat is vastgesteld tussen de kosten per tolkdag bij het EP en het DG Tolken laat zich goed verklaren op grond van het navolgende punt 39, waarin de Rekenkamer wijst op de specifieke problemen die de werkzaamheden van het EP kenmerken. 39. De te sterke concentratie van vergaderingen op een deel van de week of van de dag (paragraaf 39, onder c)) valt met name te verklaren door de noodzaak voor de fracties om zich te houden aan de termijnen voor de indiening van amendementen voordat deze schriftelijk worden vertaald. Het feit dat er negen nieuwe talen bijgekomen zijn, heeft tot gevolg gehad dat deze termijn is vervroegd van de donderdagmorgen tot de woensdagavond voorafgaande aan vergaderperioden, hetgeen tevens tot gevolg heeft gehad dat de vergaderingen zich concentreren op de woensdagen. Gedachtig de noodzaak om de inzet van middelen te verbeteren, hebben de tolkendiensten de interinstitutionele samenwerking met betrekking tot de uitwisseling van tolken in vaste dienst uitgebreid, en zijn zij van plan deze praktijk nog meer toe te passen en daarbij vooral gebruik te maken van perioden van geringe parlementaire activiteit. De diensten die belast zijn met de organisatie van de vergaderingen van parlementaire commissies en delegaties zijn er in 2004 in geslaagd om het aantal vergaderingen dat gepland stond voor de donderdagmiddag te verhogen. Avond- en nachtvergaderingen worden bij het EP georganiseerd (paragraaf 39, onder d)) naar gelang van de besluiten die met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden worden genomen door de politieke organen. Het gaat hierbij voornamelijk om de plenaire vergaderingen in Straatsburg en Brussel, bepaalde vergaderingen van de Begrotingscommissie in de periode van de aanneming van de begrotingen en bepaalde vergaderingen van de bemiddelingscomités. Het gaat hierbij om een fractie van het algehele volume van de werkzaamheden, en zij maken integrerend deel uit van het werkritme dat kenmerkend is voor de parlementaire instelling van de 25 lidstaten. 42. De hoge kosten van de op korte termijn georganiseerde tolkendiensten zijn het gevolg van de flexibele organisatie die binnen het EP is vereist. Zoals aangegeven in het antwoord op punt VII hierboven, kunnen vergaderingen op korte termijn worden aangevraagd naar gelang van de politieke actualiteit waarop het Parlement moet reageren. 43. Het late annuleren van vergaderingen met vertolking en de voor verbetering vatbare planning van de werkzaamheden zijn kostenfactoren waarop de administratieve diensten regelmatig de aandacht van de gebruikers vestigen. Er wordt overwogen hen nog meer hiervan bewust te maken door hun regelmatig de kosten van deze late annuleringen mede te delen. De door de Kamer genoemde cijfers moeten echter worden gerelativeerd om elke verkeerde interpretatie te voorkomen. Een vergadering bestaat immers vaak, tijdens eenzelfde dag, uit een reeks van meerdere ondervergaderingen (coördinatoren, bureau, werkgroepen, enz.). De annulering van een of meerdere ondervergaderingen heeft geen gevolgen voor de begroting, omdat de tolken tijdens de andere vergaderingen hebben gewerkt. Bovendien omvatten de cijfers inzake annulering van vergaderingen tevens „technische”” annuleringen die geen gevolgen voor de begroting hebben op het vlak van vertolking, omdat enkel dezelfde vergadering op een ander tijdstip, in een andere zaal, een andere vergaderplaats of met andere talen wordt gehouden. 44. Bij het beheer van de vertolking moet de begrotingsgerichte benadering van de salariëring van de tolken (de externe tolken worden betaald op een ondeelbare dagbasis, zelfs voor één enkele korte vergadering) worden gecombineerd met de organisatie van de parlementaire werkzaamheden per perioden van halve dagen of nog kortere vergaderingen. Derhalve is de weerslag voor de begroting van vertolkingskosten slechts beperkt en zelfs te verwaarlozen, wanneer een „ondervergadering” of een werkgroep geannuleerd is, maar de betrokken tolken in andere vergaderingen of tijdens dezelfde dag hebben getolkt (gemiddeld 70 % van de tolken die met een annulering te maken hebben, kunnen in andere vergaderingen worden ingezet). In het licht van deze omstandigheden is het Parlement van oordeel dat de kosten van geplande en niet-gebruikte vertolking in 2003 lager lagen dan 5 % van alle voor vertolking gebruikte middelen (56 298 tolkdagen), hetzij een beetje hoger dan de helft van het percentage en de kosten die door de Kamer zijn genoemd. 55. Het EP is tevreden over de vooruitgang die is geboekt met betrekking tot de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertolking. Deze vooruitgang gaat verder dan de aanbevelingen in het „Chêne-verslag”, met name wat betreft de ad hoc uitwisseling van tolken in vaste dienst voor de oude officiële talen. Bepaalde verschillen tussen de instellingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor tolken vormen nog een belemmering voor de uitwisseling van ambtenaren. Dit onderwerp is nog in onderzoek. 56. Onafhankelijk van de bezuinigingen en de efficiencyverbeteringen die mogelijk zijn, moet erop worden gewezen dat het bestaan van drie tolkendiensten te maken heeft met de bijzondere kenmerken en specifieke behoeften van de betrokken instellingen. De tijdschema 's voor de werkzaamheden van de instellingen zouden meer kunnen worden geharmoniseerd teneinde de doeltreffendheid en de beschikbaarheid van de tolkendiensten te verbeteren, met name in het geval van de talen van de nieuwe lidstaten. 57. Het concurrentiebegrip heeft op geen enkele wijze betrekking op de bezoldigingen, die bij overeenkomst met de beroepsgroep voor alle instellingen van de EU op dezelfde wijze worden vastgesteld. De secretarissen-generaal van de instellingen zijn zich bewust van de noodzaak de beschikbare mankracht beter in te zetten (paragraaf 57, onder b)), en hebben de interinstitutionele samenwerking aanzienlijk uitgebreid, en zijn een programma gestart voor de wederzijdse beschikbaarstelling van tolken in vaste dienst; zij zijn vastbesloten om de samenwerking op dit gebied uit te breiden. Het gemeenschappelijke beheer van de lijst van externe tolken en een beter overleg tussen de planningdiensten hebben het reeds mogelijk gemaakt om de reiskosten (paragraaf 57, onder c)) te delen, maar wat dat betreft zijn er zeker nog verbeteringen mogelijk. 58. De politieke en functionele autonomie van het Europees Parlement kan niet worden verenigd met een organisationele praktijk die eruit zou bestaan dat zijn verzoeken voor het houden van officiële vergaderingen aan een administratieve arbitrage moeten worden onderworpen, die onvermijdelijk is op het moment dat de beschikbare middelen worden beheerd, en dat het houden van zijn vergaderingen uiteindelijk van een dergelijke technische arbitrage zal afhangen. Met het idee van de oprichting van een enkel bureau, belast met het aanbieden van tolkdiensten aan alle instellingen, kan het Europees Parlement dus niet instemmen. Overigens werd in de conclusies van het „Chêne-verslag” dat in 2002 na een uitvoerige studie werd opgesteld ter attentie van de secretarissen-generaal van de instellingen, aanbevolen om de synergieën veeleer te verdiepen dan de diensten samen te voegen. Ten slotte zou, in economische termen, de oprichting van een enkel bureau voor de levering van tolkdiensten aan alle instellingen niet leiden tot een terugdringing van de extra kosten voor de organisatie van de vergaderingen van het EP (kosten van de dienstreizen naar Straatsburg, meer dienstreizen, objectieve factoren die de Kamer als rechtvaardig aanmerkt). Hierdoor zou evenmin het gebrek aan gekwalificeerde tolken voor bepaalde talen worden verminderd. 62. Het EP heeft altijd gemikt op een verhouding van 50/50 tussen externe tolken (ACI's) en tolken in vaste dienst; dit valt natuurlijk in piekperioden uit in het voordeel van de ACI's, maar de verhouding heeft zich in 2004 gestabiliseerd op 52 % tolken in vaste dienst en 48 % ACI's. 63. De diensten van het EP streven er, met name sinds de oprichting van een enkele dienst die belast is met alle betalingen aan de ACI's, naar om de door de ACI's gemaakte reiskosten meer van nabij te controleren. Het doel is om met inachtneming van de vigerende regels de laagst mogelijke tarieven toe te passen en daarbij zoveel mogelijk de criteria te hanteren zoals die ook gelden voor de tolken in vaste dienst. Het Europees Parlement is bereid om samen met de andere instellingen opnieuw met de IACI over de overeenkomst te onderhandelen. 64 en 65. Het soort vliegtuigbiljet dat in artikel 10 van de uitvoeringsmodaliteiten van de thans geldende overeenkomst wordt vermeld („een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden”) komt niet overeen met een biljet waarvoor beperkingen gelden. Eventueel zijn de diensten van het Parlement evenwel bereid om de reiskosten te vergoeden op basis van een lager tarief waarvoor beperkingen gelden, en daarbij de tolken de garantie te geven dat eventuele boetes die om dienstredenen in rekening zouden worden gebracht, worden vergoed. De beherende dienst moedigt de ACI-tolken aan om deze formule te gebruiken, of systematisch gebruik te maken van de diensten van het reisbureau dat een contract met het EP heeft gesloten en dat de overeengekomen tarieven of de beste beschikbare tarieven moet toepassen. Overigens is in bepaalde gevallen en op bepaalde lijnen (bijvoorbeeld Brussel-Straatsburg tijdens de vergaderperioden van het EP) geen enkel inruilbaar biljet beschikbaar waarvan de prijs ligt onder het tarief van de business class. 66. In samenwerking met de nieuwe overkoepelende dienst die belast is met de betalingen aan de ACI's en die in oktober 2004 is opgericht, hebben de diensten van het EP een eenheid in het leven geroepen die belast is met het toezicht op de kosten die verband houden met de overeenkomsten met ACI's. 67. Het is juist dat het Parlement artikel 9, lid 2, van de overeenkomst met de beroepsgroep altijd heeft toegepast met als uitgangspunt dat moest worden gestreefd naar de toepassing van gelijke tarieven en niet van de regels voor de opsplitsing van dagvergoedingen. De in het nieuwe Personeelsstatuut vastgestelde bepalingen voorzien thans in een onderscheid tussen de dagvergoeding en de vergoeding voor verblijfkosten. Deze bepalingen moeten worden verduidelijkt in het kader van nieuwe onderhandelingen over de met de IACI gesloten overeenkomst. 72. Voor de gebruikelijke vergaderingen is de vertolkingstijd vastgesteld op drieënhalf uur. Op verzoek van de gebruikende diensten kan deze tijd echter zonder problemen worden verlengd tot vier uur of meer door middel van een versterking van de tolkenequipes. 82. De bij de overige instellingen waargenomen beste praktijken zullen door de diensten van het EP die gebruikmaken van tolkendiensten worden bestudeerd, teneinde de planning van de werkzaamheden te verbeteren met inachtneming van de politieke behoeften als genoemd in het antwoord op punt VII. 83 en 84. In de behoeften aan tolken voor de nieuwe officiële talen wordt in toenemende mate voorzien door de aanzienlijke inspanningen met betrekking tot aanwerving en aanvullende opleiding die door instellingen worden verricht. Beklemtoond moet echter worden dat de nieuwe lidstaten een belangrijke taak hebben op het gebied van de opleiding van linguïsten. 85 en 86. Integrale meertaligheid zoals die door het EP gewenst wordt, brengt aanzienlijke kosten met zich mee die beter kunnen worden beheerst, afhankelijk van het type organisatie van de parlementaire werkzaamheden en een optimale vergaderplanning. Deze kosten hebben eveneens te maken met politieke besluiten betreffende de organisatie van de werkzaamheden (vergaderroosters en arbeidsplaatsen). 87. Het directoraat Vertolking van het EP voert een minimalistisch beleid met betrekking tot reservetolkenteams. Er wordt slechts één per dag gepland, en dan uitsluitend voor de piekdagen; uiteindelijk wordt altijd geheel of voor een groot deel gebruikgemaakt van dit team. 88. Zie het antwoord van het Parlement op paragraaf 44. 90 en 91. De diensten van het EP zijn momenteel volop bezig met een procedure voor een striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en een verdieping van de interinstitutionele samenwerking; zij willen hiermee verdergaan. De instelling staat open voor heronderhandelingen over de overeenkomst. 92. Het EP is van oordeel dat het de beschikking moet hebben over een aantal vaste tolken die in dienst zijn van het Parlement, omdat zulks garanties biedt voor de onafhankelijkheid en de autonomie van de instelling. Wanneer overigens afhankelijk van de behoeften ad hoc gebruik wordt gemaakt van externe tolken, kunnen daarmee piekperioden in de werkzaamheden worden opgevangen, en de belasting voor de begroting worden aangepast. Een verhouding 50/50 lijkt als compromis een redelijke afweging tussen autonomie en flexibiliteit van de dienst. 93. De duur van de vergaderingen wordt vastgesteld door de politieke en parlementaire organen; deze kan langer zijn dan de gebruikelijke tijd van drieënhalf uur, als aangegeven in paragraaf 72. De tolkendienst moet alle verzoeken die in overeenstemming zijn met de regels inwilligen; daarbij worden de tolken op de vergaderingen ingezet met inachtneming van de regels die van kracht zijn op het gebied van arbeidsvoorwaarden. 94. Het is aan de politieke autoriteit van het EP om te bepalen of zij de beschikking wenst te hebben over haar eigen autonome tolkendienst, met toepassing van grote interinstitutionele synergieën, of dat zij er de voorkeur aan geeft toe te werken naar de oprichting van een enkel orgaan dat belast is met het verzorgen van tolkendiensten voor alle instellingen. (1) In artikel 138 van het Reglement van het Parlement is het volgende bepaald: „1. Alle stukken van het Parlement worden gesteld in de officiële talen. 2. Alle leden hebben het recht in de officiële taal van hun keuze in het Parlement het woord te voeren. De uiteenzettingen in een der officiële talen worden gelijktijdig vertolkt in elk van de andere officiële talen en in iedere andere taal welke het Bureau noodzakelijk acht. 3. Voor commissie- en delegatievergaderingen wordt voorzien in vertolking uit en in de door de leden en plaatsvervangers van de betreffende commissie of delegatie gebruikte en verlangde officiële talen. 4. Voor commissie- of delegatievergaderingen buiten de gewone vergaderplaatsen wordt voorzien in vertolking uit en in de talen van de leden die hun komst naar de vergadering hebben bevestigd. Deze regeling kan bij wijze van uitzondering worden versoepeld met instemming van de leden van het betreffende orgaan. Wanneer er geen overeenstemming is, beslist het Bureau.”

ANTWOORDEN VAN DE RAAD Het secretariaat-generaal van de Raad is ingenomen met het verslag van de Europese Rekenkamer over de uitgaven van de Europese instellingen voor vertolking, dat als basis kan dienen voor een verdere rationalisering van het gebruik van de vertolkingsfaciliteiten in de toekomst. Opmerkingen over bepaalde punten van het verslag 10 en 11. In tabel 1 en de navolgende analyse in de paragrafen 10 en 11 wordt geen volledige verklaring gegeven voor de toename van het aantal tolkendagen bij de Raad tussen 1998 en 2002 (+9 %). De voornaamste reden voor de toename is de forse groei in de werkzaamheden van de Raad en het aantal bij de Raad gehouden vergaderingen (+39 %) in die periode (zie tabel 1). Tabel 1 Aantal aan de Raad verstrekte tolkendagen, met inbegrip van de talen van de nieuwe lidstaten, vergeleken met het aantal vergaderingen (index 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Raadsvergaderingen 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Aan de Raad verstrekte tolkendagen 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Wat betreft de daling met 13 % voor tolkendagen bij de Raad in 2004 zij erop gewezen dat het aantal vergadering in 2004 is gedaald met 8 %. Bovendien moeten de volgende factoren in aanmerking worden genomen: — sedert 1 mei 2004 zijn er, op basis van besluit nr. 56/04 van de SG/HV, minder vergaderingen met vertolking gehouden; — de oude lidstaten (de vroegere EU15) hebben in 2004 minder vaak om vertolking gevraagd dan voorheen; — voor de nieuwe talen heeft DG Tolken niet alle gevraagde vertolking kunnen verstrekken. 28. Hier zij aan toegevoegd dat de vertolkingsuitgaven voor de vergaderingen van het Coreper ook voor 50 % uit de begroting van de Raad worden gefinancierd. 35. Het feit dat de definitie van de „MAD” (beschikbaarstelling) niet duidelijk is en in de loop der jaren dikwijls is gewijzigd, maakt iedere analyse aan de hand van dit begrip hoogst aanvechtbaar. 49. Er zij vermeld dat, als de Raad een vergadering afgelast waarvoor vertolking is aangevraagd en moet worden betaald, dit niet betekent dat de tolken niets te doen hebben. Volgens de ervaring van de Raad kan en heeft DG Tolken sommige van deze tolken ingezet voor andere vergaderingen, bij de Commissie of bij andere instellingen waaraan DG Tolken tolken levert. 94. Het secretariaat-generaal van de Raad steunt het idee om een onafhankelijke evaluatie te laten maken van de eventuele voordelen van één interinstitutioneel bureau dat vertolkingsdiensten aan alle EU-instellingen levert.