Voorstel voor een verordening van de Raad tot wijziging van het financieel reglement van 21/12/1997 tot scheiding van de functie van interne audit en de functie van financiële controle vooraf (artikel 24, alinea 5, van het Financieel Reglement)

MOTIVERING

In het op 1 maart 2000 goedgekeurde witboek betreffende de administratieve hervormingen heeft de Commissie besloten, naar aanleiding van de herziening van het Financieel Reglement, onder meer de afschaffing voor te stellen van de voorafgaande controles die, via een voorafgaand visum, door de Financieel Controleur worden uitgevoerd met betrekking tot de financiële transacties (vastleggingen, betalingen, ramingen van schuldvorderingen en invorderingsopdrachten).

Bedoelde hervorming van het Financieel Reglement neemt enige tijd in beslag. Uitgaande van de opgedane ervaringen zullen waarschijnlijk 18 tot 24 maanden verlopen tussen het voorstel tot herziening van het Financieel Reglement en de goedkeuring ervan door de Raad.

Tijdens de overgangsperiode tussen de indiening van het voorstel tot herziening van het Financieel Reglement en de goedkeuring ervan door de Raad moeten volgens de Commissie (actie 70 van het aan het witboek gehecht actieplan) de functies van interne audit die door artikel 24, alinea 5, tweede zin, van het Financieel Reglement aan de Financieel Controleur zijn opgedragen, worden gescheiden van de traditionele voorafgaande controlefuncties van deze Controleur die worden vervuld via het voorafgaand visum betreffende de financiële transacties. Deze scheiding zal bijdragen tot een diepgaander specialisatie van de functies van controle vooraf en achteraf, en een beter evenwicht tussen en meer doeltreffendheid van beide functies.

Derhalve moet worden voorgesteld de bestaande samenhang op grond van artikel 24, alinea 5, tweede zin, van het Financieel Reglement tussen interne audit en Financieel Controleur af te schaffen door de uitoefening van de functie van interne audit van elke Instelling te scheiden van die van Financieel Controleur.

De Commissie verzoekt de Raad dit voorstel zo spoedig mogelijk goed te keuren na raadpleging van het Europees Parlement en de Rekenkamer, om zodoende de tenuitvoerlegging van dit belangrijk onderdeel van de hervorming mogelijk te maken. Het voorstel tot versnelde procedure blijft beperkt tot de wijziging van artikel 24 van het Financieel Reglement.

2000/ 0135 (CNS)

Voorstel voor een verordening van de Raad tot wijziging van het financieel reglement van 21/12/1997 tot scheiding van de functie van interne audit en de functie van financiële controle vooraf (artikel 24, alinea 5, van het Financieel Reglement)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 279,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, en met name op artikel 78, nonies,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 183,

Gezien het voorstel van de Commissie [1],

[1] PB C van, blz.

Gezien het advies van het Europees Parlement [2],

[2] PB C van, blz.

Gezien het advies van de Rekenkamer [3],

[3] PB C

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De cumulatie van de functies inzake interne audit en die van controle vooraf die aan de Financieel Controleur op grond van artikel 24, alinea 5, tweede zin, van het Financieel Reglement zijn opgedragen, zou tot dispersie van beide functies kunnen leiden zonder dat daarbij noodzakelijkerwijs een beter evenwicht daartussen wordt gewaarborgd.

(2) In afwachting van de goedkeuring van het Financieel Reglement is het derhalve nodig de functie van interne audit zo spoedig mogelijk te scheiden van de overige functies van de Financieel Controleur. Deze scheiding zal tot gevolg hebben dat de Financieel Controleur zijn huidige functies, inclusief controle vooraf, zal blijven uitoefenen met uitzondering van de functie van interne audit, die zal worden uitgeoefend door een interne auditor die onafhankelijk van de Financieel Controleur zijn werkzaamheden uitvoert.

(3) De interne auditor geniet dezelfde voordelen en voorrechten als die welke de Financieel Controleur op grond van artikel 24 van het Financieel Reglement geniet.

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

De vijfde alinea van artikel 24 van het Financieel Reglement wordt vervangen door de volgende tekst:

"De door deze ambtenaar uitgevoerde controle heeft betrekking op de dossiers inzake de uitgaven en ontvangsten, en gebeurt zo nodig ter plaatse".

Artikel 2

Het volgende artikel 24 bis wordt toegevoegd:

"Artikel 24 bis

De functie van intern auditor van de Instelling wordt waargenomen door een Interne auditor die onafhankelijk is van de Financieel Controleur. Hij wordt bij elke Instelling benoemd onder dezelfde voorwaarden als die welke gelden voor de Financieel Controleur, en heeft voor de uitoefening van zijn functies recht op dezelfde informatie als de Financieel Controleur, en voor hem gelden, tot garandering van zijn onafhankelijkheid, dezelfde bijzondere regels en maatregelen als die welke voor de Financieel Controleur gelden op grond van de alinea's 8 en 9 van artikel 24.

Interne audit omvat onder andere de evaluatie van de doeltreffendheid van de beheer- en controlesystemen alsook de verificatie van de regelmatigheid van de verrichtingen. Deze functie wordt uitgeoefend overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorwaarden."

Artikel 3

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag welke volgt op de publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, op [...]

Voor de Raad

De Voorzitter

[...]