20.

Centraal en uniform systeem voor de monitoring en controle van gegevens In 2015 werd de raad van bestuur van F4E geïnformeerd over de mogelijke implementatie van een informatiesysteem. In de maanden daarop werden voorbereidende werkzaamheden verricht om de actuele status van de informatiesystemen, de kwaliteit van de gegevens en de volwassenheid van de processen bij F4E te beoordelen. Nadat de nieuwe directeur begin 2016 aantrad, werd een externe beoordeling verricht, waaronder een effectbeoordeling en een kosten-batenanalyse van diverse opties. F4E kreeg het advies om de benodigde IT-instrumenten voor kostenbeheer geleidelijk in te voeren, omdat dat het meest kosteneffectief zou zijn en de minste risico’s zou opleveren. Om de gewenste verbeteringen in de planning en beheersing van de kosten door te voeren, zal een algemeen gegevensmodel worden gebruikt als basis om de verschillende IT-toepassingen te integreren. Hierdoor kunnen de gegevens uit de bestaande modules worden geïntegreerd in het projectbeheer, de controle van afwijkingen, een databank voor de geschatte waarde bij de voltooiing en de tabel met de toewijzing van de middelen voor de verschillende projecten van F4E. F4E is begonnen deze aanbevelingen van de externe beoordeling uit te voeren. Contract Tracker (contractopsporingssysteem) F4E heeft Contract Tracker geïmplementeerd, een portaal voor de uitwisseling van documenten met leveranciers. Via dit portaal kunnen de projectteams de contractresultaten monitoren en beheren. Wanneer het portaal aan het Primavera-planningsplatform wordt gekoppeld, kunnen de mijlpalen en de algehele voortgang van het project eveneens worden bewaakt. Dit is reeds de derde generatie van dit systeem, dat is goedgekeurd voor alle nieuwe contracten. In 2015 heeft F4E ook besloten een instrument voor de afwijking en wijziging van contracten te ontwikkelen om alle veranderingen in contracten te beheren. Dit instrument werd in 2015 ontwikkeld en in 2016 getest. De twee belangrijkste modules (afwijking van F4E ten opzichte van de leverancier en afwijking door toedoen van de leverancier) werden vanaf juli 2016 verspreid. Met het instrument voor de afwijking en wijziging van contracten wordt het afwijkingsproces uitgevoerd, met inbegrip van de correcte registratie van financiële effecten, de controle van de beschikbare begrotingsmiddelen voordat een vastlegging wordt verricht, en de koppeling aan het reservefonds. Het instrument wordt verbonden met het Contract Tracker-platform zodat alle afwijkingen en de status van een bepaald contract door F4E en de leverancier zichtbaar kunnen worden gemaakt. EVM Om de waarde van de lopende werkzaamheden te berekenen, zet F4E het bedrag van de kredieten die ITER heeft verkregen, af tegen de verwachte kredietwaarde van ITER (zie het antwoord op paragraaf 18). Verrichten van interne controles Vanaf juni 2016 heeft F4E alle actieplannen met betrekking tot interne controles uitgevoerd. Dit was mogelijk omdat de leiding van F4E grote aandacht aan dit punt besteedde, waarvan in juni 2016 door het auditcomité van F4E nota werd genomen. IAC-verslagen De twee controleopdrachten met betrekking tot systemen voor de injectie met neutrale deeltjes en cryogene installaties werden in juni 2016 afgerond. De audit van contracten op het gebied van de cryogene installaties en de brandstofcyclus heeft geresulteerd in zeven aanbevelingen van de IAC, waarvan er zes door de leiding van F4E werden geaccepteerd (twee zeer belangrijk, twee belangrijk en twee wenselijk). De audit van contracten op het gebied van de stroomvoorziening en stroombronnen voor systemen voor de injectie met neutrale deeltjes en een elektronencyclotron heeft geresulteerd in 15 aanbevelingen, waarvan er 13 door de leiding van F4E werden geaccepteerd (vijf zeer belangrijk en acht belangrijk). Zowel de verslagen als de respectieve door de leiding van F4E voorgestelde actieplannen werden in juni 2016 tijdens een vergadering van het auditcomité besproken en positief gewaardeerd. DIA-verslagen De DIA heeft een tweede follow-up uitgevoerd van zijn beperkte controle van de concurrentiegerichte dialogen voor de aanbesteding van inschrijvingsgroep 03 om de beide acties die tijdens de eerste follow-up niet afgesloten waren, te evalueren. In zijn definitieve verslag van 15 juni 2016 erkende de DIA dat F4E voor die beide aanbevelingen onlangs passende mitigerende acties in het leven had geroepen. Omdat de acties pas recent waren uitgevoerd, kon tijdens het bezoek van de DIA niet worden beoordeeld of de maatregelen doeltreffend waren. In de tweede helft van 2016 zal een nieuwe beoordeling plaatsvinden met als doel de aanbevelingen af te sluiten. De controleopdracht van de DIA betreffende de uitvoering van aanbestedingsregelingen, waarvoor het veldwerk in de eerste week van oktober 2015 werd verricht, bevindt zich in de afrondingsfase. F4E ontving op 7 juni 2016 een voorlopig ontwerpverslag en de vergadering waarin deze audit werd afgesloten en waarbij de directeur van F4E aanwezig was, vond plaats op 8 juli. In het voorontwerp werd geen cruciale aanbeveling genoemd. Intern risicobeheer Sinds juni 2016, toen de laatste actualisering plaatsvond en aan de bestuursorganen van F4E werd voorgelegd, worden slechts drie zeer grote risico’s zorgvuldig door hoger leidinggevend personeel van F4E bewaakt. Deze drie risico’s worden door zeven maatregelen beperkt. Tijdens de actualisering in juni 2016 heeft F4E vijf nieuwe maatregelen vastgesteld boven op de twee bestaande maatregelen, waarvan de uitvoering meer tijd in beslag neemt dan oorspronkelijk gepland. F4E benadrukt dat het beheer van interne risico’s een continu proces is en een onderdeel vormt van de controleomgeving van F4E.