VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD OVER DE ONTWIKKELING VAN HET VISUMINFORMATIESYSTEEM (VIS) IN 2011 (ingediend op grond van artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad) /* COM/2012/0376 final */





VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD OVER DE ONTWIKKELING VAN HET VISUMINFORMATIESYSTEEM (VIS) IN 2011 (ingediend op grond van artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad) INHOUDSOPGAVE VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD OVER DE ONTWIKKELING VAN HET VISUMINFORMATIESYSTEEM (VIS) IN 2011 (ingediend op grond van artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad)....................................................................................... 2 1........... Inleiding.......................................................................................................................... 4 2........... Juridisch kader voor het VIS........................................................................................... 4 3........... Vooruitgang in de verslagperiode.................................................................................... 4 3.1........ Ontwikkeling en testen van het centrale systeem.............................................................. 4 3.2........ Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS)............................................ 5 3.3........ Communicatiemechanisme VIS-mail................................................................................ 5 3.4........ Voorbereiding van de locaties en het netwerk.................................................................. 5 3.5........ Overdracht van het centrale systeem aan de Franse autoriteiten (C.SIS)........................... 6 3.6........ Nationale planning van de lidstaten.................................................................................. 6 3.7........ Begin van de werkzaamheden van het VIS in Noord-Amerika......................................... 7 3.8........ Begin van de werkzaamheden van het VIS in andere regio’s............................................ 8 3.9........ Statistieken..................................................................................................................... 8 4........... Contract voor het onderhoud van het VIS in bedrijfsomstandigheden en evolutief onderhoud 9 5........... Voorlichtingscampagne................................................................................................... 9 6........... Projectbeheer............................................................................................................... 10 6.1........ Planning en begroting.................................................................................................... 10 6.2........ Risicobeheersing........................................................................................................... 10 7........... Vrienden van het VIS................................................................................................... 11 8........... Conclusie..................................................................................................................... 11 9........... Bijlage: VIS-werkgroepen............................................................................................ 12 9.1........ SISVIS-comité............................................................................................................. 12 9.2........ Vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS........................................... 12 9.3........ Testadviesgroep (TAG)................................................................................................ 12 9.4........ Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG)...................................................................... 13 1. Inleiding Dit is het achtste voortgangsverslag over de ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS)[1] dat de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement voorlegt overeenkomstig artikel 6 van Beschikking 2004/512/EG van de Raad van 8 juni 2004 betreffende het opzetten van het Visuminformatiesysteem (VIS)[2]. Dit verslag beschrijft de werkzaamheden die de Commissie van januari tot en met december 2011 heeft uitgevoerd. 2. Juridisch kader voor het VIS Overeenkomstig artikel 48 van de VIS-verordening[3] heeft de Europese Commissie op 21 september 2011 een uitvoeringsbesluit vastgesteld waarbij wordt bepaald op welke datum de werkzaamheden van het Visuminformatiesysteem (VIS) in de eerste regio beginnen (2011/636/EU)[4]. De gekozen datum was 11 oktober 2011 (zie punt 3.7). In de verslagperiode is tevens Verordening nr. 977/2011 van de Commissie van 3 oktober 2011 tot wijziging van de visumcode vastgesteld[5]. Er zijn in 2011 geen andere rechtsinstrumenten betreffende het VIS vastgesteld. 3. Vooruitgang in de verslagperiode 3.1. Ontwikkeling en testen van het centrale systeem In de verslagperiode zijn twee testfasen met succes afgerond. Aan de eerste daarvan deden zeven landen mee en aan de tweede zestien (de zeven van de eerste fase plus negen)[6]. Deze twee testfasen werden later afgerond dan oorspronkelijk gepland (maar wel binnen de huidige verslagperiode) doordat enkele tests van de stabiliteit en de soliditeit van het systeem nogmaals moesten worden uitgevoerd. Uiteindelijk wezen beide testreeksen uit dat aan de contractuele vereisten was voldaan. De werkzaamheden van het systeem zijn op 11 oktober 2011 begonnen op de consulaire posten van de Schengenstaten in Noord-Afrika (Algerije, Egypte, Libië, Marokko, Mauritanië en Tunesië) waar visa worden afgegeven. Overeenkomstig de gewijzigde Schengengrenscode[7] zijn de lidstaten twintig dagen na de begindatum van de werkzaamheden, d.w.z. op 31 oktober 2011, op alle Schengen-grensdoorlaatposten begonnen met het controleren van alle visa in het VIS aan de hand van in ieder geval het nummer van de visumsticker. Op 19 december 2011 is Liechtenstein toegetreden tot Schengen en met succes op het VIS aangesloten. 3.2. Ontwikkeling van het biometrische matchingsysteem (BMS) Het biometrische matchingsysteem (BMS), dat ten behoeve van het VIS voor de identificatie van vingerafdrukken zorgt, bleek bij de operationele systeemtests (OST) en de voorlopige systeemacceptatietests (PSAT) zonder problemen te werken. De werkzaamheden van het BMS zijn tegelijk met die van het VIS op 11 oktober 2011 van start gegaan. De definitieve systeemacceptatieperiode van vijf maanden begon de dag daarna. In de periode van 11 oktober 2011 tot en met 31 december 2011 werden in totaal 170 138 vingerafdruksets in het BMS opgeslagen. Een grote meerderheid van deze vingerafdrukken werd aangeleverd door Duitsland, Frankrijk, Italië en Spanje. De lidstaten zijn voor hun vingerafdrukscanapparatuur gebruik blijven maken van de softwarekits die door de contractant van het BMS worden geleverd. In sommige lidstaten is de kwaliteit van de vingerafdrukken in de eerste maanden aanzienlijk verbeterd. De kwaliteit van de vingerafdrukken die sommige lidstaten aanleveren, moet echter verbeterd worden. De lidstaten zijn tevens begonnen met de controle van vingerafdrukken aan de grensdoorlaatposten, wat volgens de Schengengrenscode gedurende een overgangsperiode van drie jaar nog facultatief is. 3.3. Communicatiemechanisme VIS-mail Wat VIS-mail betreft zijn in de verslagperiode twee belangrijke mijlpalen bereikt. De eerste betreft de aanvang van de werkzaamheden: de consulaire posten in de betrokken regio wisselen nu een beperkt aantal berichten inzake consulaire samenwerking uit via de productie-infrastructuur van VIS-mail. De tweede belangrijke mijlpaal betreft de afronding van de specificaties voor fase 2 van VIS-mail. In die fase, die na de wereldwijde invoering van het VIS van start zal gaan, wordt de functionaliteit van het Schengenraadplegingsnetwerk in VIS-mail opgenomen. De procedure voor de vaststelling van een uitvoeringsbesluit van de Commissie betreffende de specificaties werd aan het einde van de verslagperiode ingeleid. Op 9 december 2011 bracht het SISVIS-comité in VIS-formatie een gunstig advies uit over de ontwerp-specificaties. Het besluit zal naar verwachting in de loop van 2012 worden vastgesteld (zie punt 9.1). 3.4. Voorbereiding van de locaties en het netwerk Roemenië is tijdens de verslagperiode op het sTESTA-netwerk aangesloten en Liechtenstein is eind december 2011 begonnen gebruik te maken van de productieomgeving. De belangrijkste activiteiten in verband met het netwerk waren in de verslagperiode: a) zorgen dat het facultatieve failovermechanisme voor de overschakeling van de hoofdeenheid naar de vervangende eenheid goed werkt, b) installatie van een Network Time Protocol-server voor de tijdsynchronisatie tussen de centrale locatie en de locaties van de lidstaten, c) actualiseren van de netwerktechnologie met het oog op krachtigere encryptie, d) testen van de VIS-mailrelay, e) zorgen dat het personeel van C.SIS over een communicatie-infrastructuur voor de interactie met de lidstaten beschikt, f) opzetten van een webportaal dat een gedetailleerd beeld geeft van de toestand van het netwerk, te gebruiken door het personeel van C.SIS voor monitoringdoeleinden en tot slot g) monitoring van het VIS-netwerk tijdens de kritieke testfasen voor en onmiddellijk na de aanvang van de werkzaamheden van het VIS. Dankzij het failovermechanisme kunnen lidstaten met een vervangend nationaal systeem de continuïteit van de werkzaamheden garanderen wanneer het nationale systeem uitvalt. De failovertest was eind 2011 door twaalf lidstaten met succes afgerond. Deze exercitie gaat in 2012 door voor de andere lidstaten die deze oplossing willen implementeren. 3.5. Overdracht van het centrale systeem aan de Franse autoriteiten (C.SIS) Na de succesvolle afronding van alle testfasen is het centrale systeem in de loop van drie weken in september 2011 gefaseerd overgedragen aan de Franse autoriteiten in Straatsburg (C.SIS). Daarvoor waren diverse technische activiteiten met betrekking tot het VIS en het BMS vereist, zoals opschoning van de database en repetities voor allerlei operationele procedures (zoals omschakelen en terugschakelen, stoppen en starten). Tijdens een overgangsperiode die duurt totdat de beheersautoriteit (het agentschap voor het beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht) op 1 december 2012 met haar taken begint, is de Commissie verantwoordelijk voor het dagelijkse operationele beheer van het systeem. Overeenkomstig de VIS-verordening kan de Commissie het operationele beheer van het VIS toevertrouwen aan nationale overheidsinstanties in twee verschillende lidstaten. Met de nationale autoriteiten van Frankrijk is een contract gesloten voor de verlening van diensten in verband met het operationele beheer. Daarnaast zijn met Frankrijk en Oostenrijk contracten gesloten betreffende de infrastructuur op de centrale locatie in Straatsburg respectievelijk de vervangende locatie in St. Johann im Pongau. 3.6. Nationale planning van de lidstaten Afgezien van de beschikbaarheid van het centrale VIS was de voortgang van de nationale projecten de belangrijkste factor waar de inbedrijfstelling van het systeem van afhing. Via het mechanisme voor maandelijkse rapportage, dat in de context van de vrienden van het VIS is opgezet (zie punt 7), meldden alle lidstaten consequent dat hun vooruitgang op schema lag voor de aanvang van de werkzaamheden in de eerste regio (Noord-Afrika) op de vastgestelde datum. De conformiteitstests (CT) van de nationale systemen zijn door Tsjechië en Griekenland in het eerste deel van de verslagperiode met succes afgerond, waardoor de cyclus van conformiteitstests nu met alle Schengenlanden is voltooid. Evenals in 2010 werden in 2011 bezoeken georganiseerd in Noord-Afrika om ter plaatse informatie te verkrijgen over de stand van de voorbereidingen in de consulaten van de lidstaten, met name wat betreft de capaciteit voor het verzamelen en doorzenden naar het VIS van biometrische gegevens van visumaanvragers. Begin oktober 2011 reisden vertegenwoordigers van de Commissie en van de lidstaat die het voorzitterschap van de Raadsformatie Justitie en Binnenlandse Zaken bekleedde af naar Tunesië (Tunis), Marokko (Casablanca en Rabat) en Libië (Tripoli), waar zij bijeenkomsten inzake Schengensamenwerking bijwoonden en consulaire posten bezochten. In totaal werden tien consulaire posten bezocht, naar aanleiding waarvan het personeel concrete juridische en technische aanbevelingen kreeg. 3.7. Begin van de werkzaamheden van het VIS in Noord-Amerika Politieke en juridische aspecten Op de bijeenkomst van de vrienden van het VIS op 16 maart 2011 verklaarden enkele lidstaten dat zij weliswaar technisch klaar waren om eind juni 2011 op het VIS te worden aangesloten, maar liever zouden zien dat met de werkzaamheden in Noord-Afrika[8] pas werd begonnen na de voor de visumafgifte drukke zomerperiode en de wisseling van het consulaire personeel. De consensus was om met de werkzaamheden te beginnen op 11 oktober 2011. In artikel 48 van de VIS-verordening wordt bepaald dat de Commissie een besluit neemt tot vaststelling van de datum waarop het VIS de werkzaamheden dient te beginnen, wanneer a) de Commissie heeft verklaard dat een allesomvattende test van het VIS, die zij samen met lidstaten heeft uitgevoerd, met succes is afgesloten en b) alle lidstaten de Commissie ervan in kennis hebben gesteld dat zij gereed zijn om gegevens via hun nationale interface naar het VIS te zenden en hun consulaten in de eerste uitvoeringsregio op het VIS aan te sluiten. Wat de eerste voorwaarde betreft: op 7 juli 2011 verklaarden de Commissie en de lidstaten dat de alomvattende test van het systeem met de lidstaten met succes was uitgevoerd. Op 7 oktober 2011 werden een brief van commissaris Malmström en de testresultaten aan het Europees Parlement toegezonden. Wat de tweede voorwaarde betreft: de lidstaten werd verzocht uiterlijk eind juli 2011 te verklaren dat zij gereed waren. De eerste kennisgeving werd verzonden op 5 juli 2011 en de laatste op 2 september 2011. Doordat hiermee aan de voorwaarden was voldaan, kon de Commissie op 21 september 2011 een uitvoeringsbesluit vaststellen waarbij de datum werd bepaald waarop de werkzaamheden van het Visuminformatiesysteem (VIS) in de eerste regio zouden beginnen[9]. Operationele aspecten Op 11 oktober 2011 waren alle lidstaten op het VIS in Noord-Afrika aangesloten. Zweden registreerde als eerste lidstaat een transactie om 6.00 uur UTC. Kleine technische problemen op nationaal niveau werden op de eerste dag vrijwel onmiddellijk verholpen. Duitsland gaf als eerste land een visum met vingerafdrukken af. Op 31 oktober 2011 begonnen de lidstaten op hun grensdoorlaatposten met het controleren van het nummer van de visumsticker in het VIS, zoals de Schengengrenscode voorschrijft. 3.8. Begin van de werkzaamheden van het VIS in andere regio’s Een aantal lidstaten maakte gebruik van de mogelijkheid die artikel 48, lid 3, van de VIS-verordening biedt om het VIS ook in andere regio’s in te voeren, mits zij de Commissie daarvan op voorhand in kennis stellen. Hongarije meldde op 30 juni 2011 dat het, in het kader van een proefproject met medefinanciering van het Buitengrenzenfonds, vanaf 11 oktober 2011 ook vingerafdrukken van visumaanvragers zou gaan nemen en gebruik zou gaan maken van het VIS in Istanbul, Ankara en Chișinău. Zwitserland meldde op 12 juli 2011 dat het vanaf 11 oktober 2011 op het Zwitserse grondgebied en voor de afgifte van visa aan de grensdoorlaatposten aan de buitengrenzen gebruik zou gaan maken van het VIS, zonder vingerafdrukken te nemen. Estland meldde op 15 september 2011 dat het vanaf 11 oktober 2011 gebruik zou gaan maken van het VIS en voor de afgifte van visa aan de grensdoorlaatposten aan de buitengrenzen vingerafdrukken zou gaan afnemen. Estland meldde op 6 oktober 2011 tevens dat het vanaf 11 oktober 2011 op alle consulaten het VIS zou gaan gebruiken zonder vingerafdrukken af te nemen. België meldde op 7 oktober 2011 dat het vanaf 11 oktober 2011 op alle consulaten (behalve Conakry, waar de begindatum 1 november 2011 was) het VIS zou gaan gebruiken zonder vingerafdrukken af te nemen. Twee lidstaten stuurden de Commissie een kennisgeving nadat zij al buiten Noord-Afrika met het VIS waren begonnen: Duitsland meldde op 12 oktober 2011 dat het sinds 11 oktober 2011 gebruikmaakte van het VIS en voor de afgifte van visa aan de grenzen vingerafdrukken afnam; IJsland begon met het gebruik van het VIS voor de afgifte van visa aan de grenzen op 11 oktober 2011, maar de kennisgeving werd pas op 17 oktober 2011 ontvangen. Hoewel er zich geen specifieke problemen voordeden, verzocht de Commissie alle lidstaten om haar ruim van tevoren op de hoogte stellen wanneer zij het VIS wilden invoeren voordat zij daartoe wettelijk verplicht waren. De Commissie vroeg de lidstaten ook om altijd ruim van tevoren contact op te nemen met de EU-delegaties in de betrokken landen en alle nodige maatregelen te nemen om visumaanvragers en de plaatselijke autoriteiten te informeren, met name als de lidstaten het voornemen hadden om de vingerafdrukken van visumaanvragers te verzamelen. Ten slotte meldde Polen op 19 oktober 2011 dat het gebruik zou gaan maken van het VIS in Bakoe, Erevan en Kuala Lumpur door biometrische gegevens te verzamelen in het kader van een via het Buitengrenzenfonds gefinancierd proefproject. Dat proefproject is op 26 oktober 2011 van start gegaan en moet op 31 mei 2012 zijn afgerond. 3.9. Statistieken Aan het einde van de verslagperiode had het VIS met succes 299 648 visumaanvragen verwerkt, waarvan er 229 124 leidden tot afgifte van een Schengenvisum en 33 451 werden afgewezen. Deze cijfers betreffen het gebruik van het VIS in Noord-Afrika, en in andere delen van de wereld voor de in het vorige punt aangegeven lidstaten. Wat de effecten op het veelvuldig indienen van visumaanvragen door eenzelfde persoon betreft: tot het einde van de verslagperiode waren in het VIS 468 gevallen van potentieel visumshoppen aan het licht gekomen (waarbij afgewezen aanvragers elders een nieuwe visumaanvraag indienden). In één van die gevallen had dezelfde persoon op vijf verschillende consulaire posten een visumaanvraag ingediend. Er waren twee gevallen met vier aanvragen en zeven met drie aanvragen. In de overige 458 gevallen werden twee aanvragen ingediend. In één geval ging het in een tijdsbestek van vier weken om drie verschillende consulaire posten, die in staat waren de betrokken aanvragen te koppelen. 4. Contract voor het onderhoud van het VIS in bedrijfsomstandigheden en evolutief onderhoud Met het oog op het technische onderhoud van het VIS in bedrijfsomstandigheden en de geleidelijke verbetering van de prestaties van het systeem, rekening houdende met de toenemende hoeveelheid gegevens die de komende jaren in het VIS zullen worden ingevoerd, heeft de Commissie op 14 juli 2011 een aanbesteding uitgeschreven voor “Maintenance in Working Order (MWO)” en “Evolutive Maintenance (EM)” van het VIS. Aan het einde van de verslagperiode waren de volgende fasen van de aanbesteding afgerond: ontvangst van de initiële aanvragen voor de eerste fase van zes gegadigden (2 september 2011); selectie van vijf gegadigden voor de technische evaluatie en verstrekking van de technische specificaties aan de gegadigden (medio oktober 2011); indiening van de technische aanbiedingen door de gegadigden (23 december 2011). 5. Voorlichtingscampagne In samenwerking met een externe contractant en in overleg met de lidstaten heeft de Commissie informatiemateriaal in het Engels, Frans, Duits, Spaans, Arabisch, Chinees en Russisch geproduceerd, dat door de lidstaten en de Commissie zal worden gebruikt voor de voorlichtingscampagnes die voor en na de start van de werkzaamheden van het VIS zullen worden gehouden. Het materiaal is in de zomer van 2011 aan de lidstaten verstrekt. Ook is een video gemaakt waarin de nieuwe visumprocedures in het kader van het VIS worden uitgelegd. De video is in verschillende talen beschikbaar gesteld aan Europese nieuwssites en de lidstaten. De website van het directoraat-generaal Binnenlandse Zaken is op 11 oktober 2011 geactualiseerd met alle informatie betreffende het VIS. Kort nadat Besluit 2011/636/EU[10] was vastgesteld, heeft het directoraat-generaal Binnenlandse Zaken de ambassadeurs van Algerije, Egypte, Marokko, Mauritanië en Tunesië in Brussel uitgenodigd. Zij werden uitvoerig ingelicht over het begin van de werkzaamheden van het VIS, zodat zij hun autoriteiten op de hoogte konden stellen. De ambassadeurs stelden onder meer vragen over ontheffingen van de verplichting om vingerafdrukken af te geven en over uitbesteding. Na de bijeenkomst kregen de ambassadeurs een informatienota. In aansluiting op deze bijeenkomsten hebben de EU-delegaties in de regio de plaatselijke autoriteiten in Noord-Afrika in overleg met de lidstaten geïnformeerd in het kader van de plaatselijke Schengensamenwerking. Het hoofd van de delegatie in Egypte had op 26 september 2011 een ontmoeting met de plaatselijke autoriteiten, waarbij ook de ambassadeurs van Duitsland, Frankrijk, Italië en Polen aanwezig waren. Op 29 september werd op de Duitse ambassade een bijeenkomst gehouden met Egyptische bedrijven, en op 4 oktober werd op de Franse ambassade een persconferentie gegeven. Vertegenwoordigers van de Commissie bezochten van 27 tot 29 september 2011 Tripoli (Libië), waar zij onder meer een ontmoeting hadden met vertegenwoordigers van het Libische Ministerie van Buitenlandse Zaken en informatie verstrekten over het begin van de werkzaamheden van het VIS. In Marokko en Algerije zonden de delegaties van de EU een nota aan de plaatselijke autoriteiten. Op de dag dat het VIS in bedrijf werd gesteld, vonden twee persevents plaats: in Brussel werd een technische briefing gegeven, gevolgd door een persontmoeting met de woordvoerder van commissaris Malmström, en in Warschau hielden commissaris Malmström en de Poolse minister van Binnenlandse Zaken een persconferentie om de succesvolle start van het VIS aan te kondigen. 6. Projectbeheer 6.1. Planning en begroting In 2011 was voor het VIS in totaal 31,2 miljoen euro aan vastleggingskredieten beschikbaar, waarvan 95,06% is benut. Door de vermindering van de diensten voor testondersteuning en de verschuiving naar 2012 van de betalingen in verband met de definitieve systeemacceptatie is van de betalingskredieten slechts 79,49% gebruikt. Het VIS valt onder begrotingsonderdeel 18 02 05. VIS || Beschikbare vastleggings­kredieten || Uitvoering vastleggings­kredieten || Totaal % || Beschikbare betalings­kredieten || Uitvoering betalings­kredieten || Totaal % C1 (kredieten van VIS-financieringsbesluit 2011) || € 21 200 000,00 || € 3 456 723,74 || || € 27 486 195,00 || € 22 037 191,85 || C4 (kredieten van bijdragen SI, NO en CH 2011) || € 1 298 209,85 || || || € 1 298 209,85 || 0,00 || C5 (kredieten van bijdragen SI, NO en CH 2010) || € 8 703 298,00 || € 8 703 298,00 || || € 4 115 456,44 || € 4 115 456,44 || Totale vastleggingen || || 17 500 000 || || || || Totaal || € 31 201 507,85 || € 29 660 022 || 95,06% || € 32 899 861,29 || € 26 152 648,29 || 79,49% 6.2. Risicobeheersing De methode voor risicobeheersing bleef in de verslagperiode ongewijzigd: de Commissie stelde maandelijks de belangrijkste projectrisico’s (op centraal en nationaal niveau) vast en legde deze voor aan de maandelijkse vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS. De Commissie werd daarin bijgestaan door de contractant voor kwaliteitszorg. Evenals in het voorgaande jaar zijn de risico’s ook besproken in het kader van de vrienden van het VIS. De Commissie heeft samen met de twee lidstaten die het voorzitterschap van de Raadsformatie Justitie en Binnenlandse Zaken bekleedden de belangrijkste risico’s beoordeeld en deze ingedeeld aan de hand van de impact op het project. Voor elk risico werden acties vastgesteld om het desbetreffende risico te matigen. De Commissie hield ook een register op hoog niveau bij en zorgde voor de follow-up van de uitvoering van de acties. Eind 2011 waren de meest kritieke risico’s: a) de capaciteit van het systeem raakte sneller uitgeput dan voorzien, doordat de lidstaten het in andere regio’s gingen gebruiken en daarmee vooruitliepen op de planning, b) de overdracht van het centrale VIS van C.SIS naar het EU-agentschap voor het beheer van IT-systemen en c) de kwaliteit van de vingerafdrukken in bedrijfsomstandigheden. Voor alle risico’s zijn risicobeperkende maatregelen vastgesteld. De Commissie, de lidstaten en de hoofdcontractant voor de ontwikkeling werken nauw samen om de gevolgen van de risico’s voor het algehele project te beperken. 7. Vrienden van het VIS De vrienden van het VIS zijn in de verslagperiode achtmaal bijeengekomen: viermaal in de eerste helft en viermaal in de tweede helft van het jaar. Zoals de voorgaande jaren boden deze informele bijeenkomsten op hoog niveau een forum voor transparante besprekingen over alles betreffende het VIS. De agenda werd vastgesteld door de lidstaat die het voorzitterschap van de Raadsformatie Justitie en Binnenlandse Zaken bekleedde, in coördinatie met de Commissie en het secretariaat-generaal van de Raad. De onderwerpen omvatten doorgaans een technisch verslag van de Commissie over de stand van zaken, een verslag over de risico’s en de resultaten van het rapportagemechanisme inzake de vorderingen op nationaal vlak. Er was bijzondere aandacht voor de monitoring van de nationale vorderingen in de eerste uitvoeringsregio en de voorbereiding van de voorlichtingscampagne. In de tweede helft van de verslagperiode actualiseerde de lidstaat die het voorzitterschap van de Raadsformatie Justitie en Binnenlandse Zaken bekleedde de vragenlijsten over de nationale vorderingen door toevoeging van de voorbereidingen in het Midden-Oosten en de Golf. Het doel was om de technische gereedheid van de lidstaten te testen en te vernemen wat hun voornemens waren in verband met de invoering van het systeem in die regio’s. Aan de hand van de verzamelde gegevens kon Polen een discussie starten over de totale tijd die voor de wereldwijde uitrol nodig zal zijn. Deze discussie gaat in 2012 door. De kwaliteit van de antwoorden van de lidstaten is over het algemeen in de loop van de verslagperiode gestegen. In sommige gevallen kwamen echter verschillen aan het licht tussen de informatie over de staat van paraatheid in Noord-Afrika en de officiële gereedheidsverklaringen die de Commissie had ontvangen. De verschillen bleken te wijten aan afwijkende interpretaties van de kennisgevingen en leidden uiteindelijk niet tot problemen. Tegelijk met de vragenlijsten over de consulaire posten kregen de lidstaten het verzoek om regelmatig informatie te verstrekken over de voorbereidingen aan de grensdoorlaatposten aan de buitengrenzen en de mate waarin zij gereed zijn om het VIS te gebruiken voor de afgifte van visa aan de grenzen. Ook wat dit betreft, bleek de kwaliteit van de antwoorden in de loop van de verslagperiode te zijn gestegen, waardoor een nuttig beeld van de situatie kon worden verkregen. Denemarken, dat in het eerste halfjaar van 2012 het voorzitterschap bekleedt, heeft besloten dit rapportagemechanisme te blijven gebruiken. 8. Conclusie De belangrijkste gebeurtenis van het jaar was de succesvolle start van de werkzaamheden van het VIS in Noord-Afrika met alle deelnemende landen op 11 oktober 2011. Het VIS functioneert sinds het begin van de werkzaamheden soepel en alle beschikbare statistieken wijzen uit dat de lidstaten volledig gebruikmaken van het systeem. Het VIS is ook van nut gebleken voor het opsporen van meervoudige visumaanvragen door eenzelfde persoon op twee of meer consulaten. De Commissie heeft de commissie LIBE van het Europees Parlement regelmatig op de hoogte gehouden van de ontwikkeling en de stand van het VIS-project en zal dat ook in de toekomst blijven doen. 9. Bijlage: VIS-werkgroepen 9.1. SISVIS-comité Het SISVIS-comité in VIS-formatie[11] is in 2011 tweemaal bijeengekomen: op 23 juni en 2 september. Op de eerste vergadering presenteerde de Commissie een non-paper over de vaststelling van andere regio’s voor de uitrol van het VIS, dat zij al had voorgelegd aan de vrienden van het VIS op hun vergadering van 20 juni 2011. Naar aanleiding van de positieve ontvangst door het comité besloot de Commissie om verder te gaan met de vaststelling van het besluit. Op de tweede vergadering van het comité bespraken de Commissie en de afgevaardigden het ontwerp van de technische specificaties voor het communicatiemechanisme VIS-mail. Het ontwerp-uitvoeringsbesluit werd vervolgens via de schriftelijke procedure positief beoordeeld door het comité. De Commissie leidde daarom haar interne procedures voor de vaststelling van het besluit in. Beide besluiten zullen naar verwachting in 2012 worden vastgesteld. 9.2. Vergaderingen van nationale projectmanagers voor het VIS Tijdens de verslagperiode heeft de Commissie tien vergaderingen van de groep van deskundigen met de nationale projectmanagers van de lidstaten georganiseerd, waar vraagstukken betreffende de stand van zaken van het VIS-project, gedetailleerde technische aangelegenheden, planningskwesties en risico’s en activiteiten op centraal en nationaal projectniveau werden besproken. 9.3. Testadviesgroep (TAG) In verband met de intensieve testactiviteiten heeft de TAG, een adviserende werkgroep van het SISVIS-comité (VIS-formatie), in de verslagperiode zeer vaak bijeenkomsten of conferentiegesprekken georganiseerd. De TAG ziet erop toe dat vraagstukken betreffende het testen gestructureerd worden aangepakt en opgelost en geeft de Commissie advies over de uitvoering van de testfasen voor het VIS. De deelnemers van de TAG doen aanbevelingen over het testen van het VIS in alle fasen, met name die waaraan de lidstaten rechtstreeks deelnemen. 9.4. Deskundigengroep VIS-mail (VIS MEG) De groep is gedurende de hele verslagperiode maandelijks bijeengekomen ter ondersteuning van de tenuitvoerlegging van het communicatiemechanisme VIS-mail. Voor 2012 heeft de groep afgesproken om iedere twee maanden bijeen te komen. De werkzaamheden van de Commissie en de lidstaten op het gebied van VIS-mail worden in samenwerking met de netwerkcontractant uitgevoerd en ondersteund door de contractant voor ondersteuning en kwaliteitsbijstand. [1] Zie voor het zevende verslag: Verslag van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement over de ontwikkeling van het Visuminformatiesysteem (VIS) in 2010, COM(2011) 346 definitief van 14.6.2011. [2] PB L 213 van 15.6.2004, blz. 5. [3] Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) (PB L 218 van 13.8.2008, blz. 60). [4] Uitvoeringsbesluit 2011/636/EU van de Commissie van 21 september 2011 tot vaststelling van de datum waarop de werkzaamheden van het Visuminformatiesysteem (VIS) in een eerste regio beginnen (PB L 249 van 27.9.2011, blz. 18). [5] PB L 258 van 4.10.2011, blz. 9. [6] Aan de eerste test (operationele systeemtests – OST) is deelgenomen door Duitsland, Estland, Italië, Hongarije, Slovenië, Zweden en Noorwegen. Aan de tweede test (voorlopige systeemacceptatietests – PSAT) is deelgenomen door de genoemde landen plus Spanje, Frankrijk, Letland, Litouwen, Polen, Portugal, Slowakije, Finland en Zwitserland. [7] Verordening (EG) nr. 81/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 14 januari 2009 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 562/2006 wat betreft het gebruik van het visuminformatiesysteem (VIS) in het kader van de Schengengrenscode (PB L 35 van 4.2.2009, blz. 56). [8] Overeenkomstig Beschikking 2010/49/EG van 30 november 2009 van de Commissie tot vaststelling van de eerste regio’s waar de werkzaamheden van het Visuminformatiesysteem (VIS) beginnen (PB L 23 van 27.1.2010, blz. 62), beginnen de werkzaamheden van het VIS in Noord-Afrika, het Midden-Oosten en de Golf. Onder Noord-Afrika vallen Algerije, Egypte, Libië, Mauritanië, Marokko en Tunesië. [9] Zie voetnoot 4. [10] Zie voetnoot 4. [11] Ingesteld bij artikel 51, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 betreffende de instelling, de werking en het gebruik van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II) (PB L 381 van 28.12.2006, blz. 4).