Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het agentschap [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gelet op Verordening (EG) nr. 2007/2004 van 26 oktober 2004 houdende oprichting van een Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie [4], en met name artikel 30,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 en bijlage V van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A6-0126/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat 2006 het eerste jaar was waarin het Agentschap over financiële autonomie beschikte;

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer worden gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Agentschap voor Wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van het Europese Politiecollege (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. merkt op dat de reeks externe EU-organen die thans onderworpen zijn aan boekhoudkundige controle en kwijting thans niet alleen de traditionele regulerende agentschappen omvat, maar ook uitvoeringsagentschappen doe zijn opgericht om uitvoering te geven aan specifieke programma’s, en dat hieronder in de toekomst ook gemeenschappelijke ondernemingen zullen vallen, die zijn opgezet in de vorm van publiek-private partnerschappen (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. merkt op dat, voor zover het Parlement betreft, het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend zich als volgt heeft ontwikkeld: financieel jaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoeringsagentschappen (waarbij dan nog niet de 2 agentschappen worden gerekend waarvan de financiële controle door de Rekenkamer wordt verricht, maar waarvoor geen interne kwijtingsprocedure geldt);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingprocedure te log is geworden en niet evenredig is aan de omvang van de begrotingen van de verschillende agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met het doel om een eenvoudiger en rationeler aanpak te ontwerpen, gelet op het steeds toenemende aantal lichamen waarvoor in toekomstige jaren een afzonderlijk kwijtingsverslag zal moeten worden opgesteld;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie duidelijke uitleg te verstrekken met betrekking tot de volgende punten, alvorens zij overgaat tot de oprichting van een nieuw agentschap of de hervorming van een bestaand agentschap: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne bestuurstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten en stakeholders van het agentschap, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeelsbeleid en personeelsomvang;

6. verlangt dat er voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door dat agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en die moet omvatten de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten;

7. verlangt dat er naar de prestaties van de agentschappen regelmatig (en op een ad hoc-basis) onderzoeken worden ingesteld door de Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie; is van oordeel dat deze onderzoeken zich niet mogen beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiëntie en prestaties moeten omvatten, evenals een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacatures; denkt dat dit op termijn tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen kritiek hebben gekregen omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het ambtenarenstatuut enz. hebben gehouden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om met deze regelgevingsvereisten om te kunnen gaan; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing hiervoor te zoeken teneinde de effectiviteit te bevorderen door de beheersfuncties van verscheidene agentschappen te bundelen zodat deze minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen te formuleren (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat ze zich wel aan alle voorschriften kunnen houden;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorlopig voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie in gebreke zijn gebleven, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle betrokken instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van mening dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen op het algemene Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en in de diverse specifieke financiële voorschriften hierin;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. merkt op dat er geen standaardaanpak onder de agentschappen bestaat ten aanzien van de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende financiële jaar, hun rekeningen en hun verslagen over hun budgettaire en financieel beheer en de vraag of de verklaring van verzekering moet worden opgesteld door de directeur van het agentschap; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) hun werk voor het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de permanente instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitsrapporten weliswaar niet expliciet verlangen dat een agentschap een verklaring van verzekering opstelt, maar dat veel directeuren dat voor 2006 hebben gedaan, waarbij er in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

15. herinnert aan zijn resolutie van 12 april 2005 [6], waarin het de directeuren van de agentschappen verzocht om vanaf dat moment hun activiteitsverslag, dat tezamen met de financiële en beheersinformatie wordt verstrekt, vergezeld te doen gaan van een verklaring van verzekering betreffende de rechtmatigheid en regelmatigheid van de verrichtingen, van gelijke aard als de verklaringen die door de directeuren-generaal van de Commissie worden ondertekend;

16. verzoekt de Commissie om haar permanente instructies aan de agentschappen dienovereenkomstig te amenderen;

17. stelt bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen moet werken aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin onderscheid wordt gemaakt tussen:

- een jaarverslag bestemd voor een ruim publiek over de operaties, werkzaamheden en realisaties van het orgaan;

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting;

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie;

- een betrouwbaarheidsverklaring, ondertekend door de directeur van het orgaan, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen waarvan hij het wenselijk acht dat zij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit worden gebracht;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

18. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (Jaarverslag paragraaf 10.29 [7]) dat de door de Commissie uit de communautaire begroting betaalde subsidies niet gebaseerd zijn op toereikend gemotiveerde ramingen van de behoeften aan kasmiddelen van de agentschappen en dat dit, in combinatie met de omvang van de van het vorige jaar overgedragen bedragen, ertoe leidt dat hun balansen van kasmiddelen zeer hoog opgelopen zijn; wijst verder op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen.

19. merkt op dat eind 2006 14 agentschappen het ABAC-boekhoudingsysteem nog ten uitvoer moesten leggen (jaarverslag, voetnoot bij par. 10.31);

20. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, par. 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet-opgenomen verlof, die bij sommige agentschappen werden geregistreerd; wijst erop dat de Rekenkamer kwalificaties heeft geplaatst bij zijn verklaring van verzekering voor drie agentschappen (Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop)), CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) voor het financieel jaar 2006 (2005: Cedefop, Europese autoriteit voor voedselveiligheid, Europees Agentschap voor Wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat het volgens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement de Interne Financiële Controleur van de Commissie is die ook intern financieel controleur is van de regelgevende agentschappen die geld ontvangen uit de EU-begroting; wijst erop dat de Interne Financiële Controleur verslag uitbrengt aan de raad van bestuur en de directeur van elk agentschap;

22. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat is opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van de interne financiële controleur voor 2006:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

23. neemt evenwel nota van de opmerking van de intern financieel controleur in zijn activiteitenverslag 2006 dat de financiën van alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis gecontroleerd zullen worden, nu de Commissie extra personeel ter beschikking heeft gesteld aan de Interne Accountantsdienst (IAS);

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS gecontroleerd moeten worden, steeds verder toeneemt; verzoekt de Commissie zijn bevoegde commissie mede te delen of de IAS over voldoende personeel zal beschikken om de komende jaren de financiën van al deze organen jaarlijks te kunnen controleren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat elk agentschap ieder jaar aan de kwijtingsautoriteit en de Commissie een verslag moet voorleggen, dat is opgesteld door zijn directeur en waarin een samenvatting moet worden gegeven van het aantal interne audits dat door de intern financieel controleur is opgesteld, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat er aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen mede te delen of dit ook is gebeurd en, zo ja, op welke wijze;

26. vestigt, wat betreft de capaciteit voor interne financiële controle, vooral in het geval van de kleine agentschappen, de aandacht op een voorstel dat de Interne Financiële Controleur op 14 september 2006 heeft gedaan voor de bevoegde commissie van het Parlement dat de kleine agentschappen autorisatie zouden moeten krijgen om interne audit-diensten te kopen bij de particuliere sector;

Beoordeling van de agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring [8] waarover het Parlement, de Raad en de Commissie het eens zijn geworden bij het overleg vóór de begrotingszitting van de Ecofin-Raad van 13 juli 2007 en waarin wordt opgeroepen tot opstelling van een lijst van i) de agentschappen die de Commissie wil beoordelen, en ii) de agentschappen die reeds zijn beoordeeld, met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

28. wijst erop dat afzonderlijke agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om tuchtcommissies bestaande uit personeel met een passende rang samen te stellen en dat het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDO) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen om de oprichting te overwegen van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de verschillende agentschappen;

Ontwerp van interinstitutioneel akkoord

29. herinnert aan het ontwerp van de Commissie voor een interinstitutioneel akkoord voor een operationeel kader voor de Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit ontwerp een nuttig initiatief vormt in het streven naar rationalisering van de oprichting en exploitatie van de agentschappen; vestigt de aandacht op de verklaring in het samenvattend verslag van de Commissie over 2006 (par. 3.1, COM(2007) 274) dat na de publicatie van het voorstel verdere vooruitgang in de onderhandelingen weliswaar voor enige tijd geblokkeerd raakte, maar dat een inhoudelijke discussie eind 2006 door de Raad werd hervat; betreurt het dat het niet mogelijk was de aanneming ervan een stapje dichterbij te brengen;

30. begroet dan ook de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling over de toekomst van de regelgevende agentschappen zal voorleggen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [9];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [10];

Specifieke punten

32. neemt in kennis dat de Rekenkamer in zijn verslag voor 2006 opmerkt dat voor het financieel jaar 2006 het vastleggingspercentage 85 % bedroeg; dat het overdrachtpercentage ruim 70 % bedroeg en dat voor de operationele uitgaven bijna 85 %; dat voor dat jaar de overdrachten tussen de hoofdstukken en titels hoger waren dan het in het Financieel Reglement vastgestelde plafond van 10 %; merkt derhalve op dat het budgettaire beginsel van specificiteit niet strikt werd nageleefd;

33. merkt verder op dat juridische verbintenissen eerder werden aangegaan dan budgettaire vastleggingen, hetgeen strijdig is met het Financieel Reglement van het Agentschap, en dat de criteria en procedures die voor de aanwerving van personeel werden gebruikt niet strookten met de algemene bepalingen van het Personeelsstatuut;

34. kan akkoord gaan met het antwoord van het Agentschap dat het hoge percentage van de overdrachten naar 2007 te wijten waren aan moeilijkheden die inherent waren aan de aanloopfase van het agentschap en het feit dat een groot bedrag pas laat in 2006 beschikbaar werd gesteld; dat het agentschap niet in staat was in de meeste gevallen de normale procedures voor aanwerving volledig aan te wenden vanwege het gebrek aan middelen in de aanloopfase en de moeilijkheden bij het aantrekken van potentieel personeel;

35. betreurt dat het Agentschap om potentiële medewerkers aan te trekken en zo snel mogelijk operationeel te worden, aanwervingsprocedures heeft moeten gebruiken die niet geheel overeenstemden met de algemene bepalingen voor de toepassing van het Statuut;

36. verzoekt het Agentschap en de Commissie om de behoeften van het agentschap op het vlak van budget en personeel in de toekomst beter te plannen;

37. merkt ten aanzien van de rekeningen (balans) van het Agentschap op dat het op 31 december 2006 kasmiddelen ten belope van 14,3 miljoen EUR had (te vergelijken met een communautaire subsidie van 15,2 miljoen EUR en een jaarlijks budget van 19,2 miljoen EUR);

38. herinnert eraan dat in het eerste jaar van zijn bestaan de begroting van het Agentschap 6,2 miljoen EUR bedroeg, maar dat de begroting in 2006 twee maal door de begrotingsautoriteit werd geamendeerd, waarbij het bedrag van 12,3 miljoen EUR verhoogd werd tot 19,2 miljoen EUR; neemt kennis van de verklaring in het jaarverslag dat de late beschikbaarheid van de extra middelen die het agentschap in augustus 2006 ontving geleid heeft tot problemen bij de uitgaven, die de absorptiecapaciteit van het agentschap te boven gingen;

39. neemt verder kennis van het feit dat uit de rekeningen blijkt dat op 31 december 2006 slechts 9 van 18 AD posten waren vervuld:

40. neemt kennis van de verklaring in het jaarverslag van het Agentschap voor 2006 dat het Agentschap pas op 1 oktober 2006 een volledige financiële autonomie kreeg, en dat daarom voor alle uitgaven voor administratieve kwesties machtiging was verleend door het DG Justitie, Vrijheid en Veiligheid van de Commissie in Brussel;

41. verzoekt het Agentschap om zijn financiële beleid te verbeteren, vooral met betrekking tot de verhoging van zijn budget voor de begrotingsjaren 2007 en 2008.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 7.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 29.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 349 van 25.11.2004, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] Alle resoluties over de agentschappen werden gepubliceerd in PB L 196 van 27.7.2005.

[7] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[8] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[9] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------