Het tijdschema van de externe studie was onderworpen aan een aantal beperkingen, voornamelijk als gevolg van het normale verloop van het programma. Dit kwam tot uiting in de instrumenten die ter beschikking van de externe beoordelaar stonden. Deze moest zich grotendeels baseren op de meningen van de begunstigden, aanvragers, deelnemers en personeelsleden van de Commissie. De reden hiervoor is dat er in de periode waarin de gegevens werden verzameld en de interviews werden afgenomen, voornamelijk in 2017, relatief weinig resultaten beschikbaar waren. Deze beperking trof voornamelijk de acties op het gebied van technische bijstand. Aangezien de geïnterviewde personen een groot deel van de belanghebbenden van het programma vertegenwoordigen, worden de resultaten van de externe studie echter voldoende robuust geacht.

Om de evaluatievragen te beantwoorden werd bij de externe studie gebruikgemaakt van primaire gegevensbronnen die werden verzameld door middel van i) interviews met Europese en nationale ambtenaren en begunstigden van acties die zijn gefinancierd in het kader van het programma en ii) online enquêtes die werden afgenomen bij begunstigden, afgewezen aanvragers, deelnemers aan evenementen die zijn gefinancierd in het kader van het programma en gebruikers van diensten die zijn aanbesteed in het kader van het programma. Er werd ook gebruikgemaakt van secundaire gegevens, zoals openbare bronnen (bijvoorbeeld de jaarlijkse werkprogramma’s van Hercules III), ingediende subsidieaanvragen, gegunde contracten, toegekende subsidies en door de begunstigden ingediende eindverslagen.

De tussentijdse evaluatie heeft betrekking op de acties die zijn ondersteund in het kader van het Hercules III-programma en de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden van de belanghebbenden in dat verband. Daarnaast bestrijkt de evaluatie van door mogelijke begunstigden ingediende subsidieaanvragen die werden afgewezen.

De tussentijdse evaluatie is in juni 2016 van start gegaan. Er werd een interdepartementale stuurgroep van Commissiediensten opgericht om het evaluatieproces te ondersteunen. De groep heeft een evaluatie gemaakt van de routekaart, het bestek van het externe contract en de verslagen over de aanvang en de voltooiing van het veldwerk. De interdepartementale stuurgroep was ook nauw betrokken bij de voorbereiding van het werkdocument van de diensten van de Commissie.

Voor de uitvoering van de tussentijdse evaluatie hebben de diensten van de Commissie zich in de eerste plaats gebaseerd op de studie van de externe contractant, alsook op de effectbeoordeling die is uitgevoerd in het kader van het wetgevingsvoorstel voor het programma, de evaluatie van de Commissie van het voorgaande Hercules-programma, de jaarlijkse werkprogramma’s van Hercules III en de jaarlijkse overzichten van de uitvoering van het programma die worden opgesteld door de Commissie en bij het jaarverslag van de Commissie over de bescherming van de financiële belangen van de Unie worden gevoegd.

Het budget van Hercules III bedraagt 104,9 miljoen EUR voor de periode 2014-2020. De in aanmerking komende begunstigden van het programma zijn nationale of regionale overheidsdiensten van de lidstaten, onderzoeks- en onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties.

In het licht van de voorschriften van artikel 13 van de verordening en de agenda voor betere regelgeving van de Commissie zijn zes aspecten geëvalueerd: de relevantie van alle doelstellingen van het programma, de interne en externe samenhang van het programma met andere EU-acties, de doeltreffendheid wat betreft de verwezenlijking van de doelstellingen en de verwachte resultaten, de efficiëntie bij het gebruik van de middelen, de Europese meerwaarde van het programma, en de duurzaamheid, d.w.z. de effecten van de acties in het kader van Hercules III nadat ze zijn voltooid. Bij de evaluatie wordt ook gepeild naar de bijdrage van het programma aan de prioriteiten van de Unie inzake slimme, duurzame en inclusieve groei.

De verordening vereist dat de Commissie een tussentijdse evaluatie van het programma uitvoert (artikel 13, lid 2, onder a)). De diensten van de Commissie hebben een werkdocument over de tussentijdse evaluatie van het Hercules III-programma opgesteld, met daarin de gedetailleerde bevindingen van de evaluatie. Aangezien in de verordening is bepaald dat de beoordeling onafhankelijk moet zijn, werd voor het werkdocument van de diensten van de Commissie gebruikgemaakt van een door een externe contractant uitgevoerde studie. De gedetailleerde bevindingen van de evaluatie en de gebruikte methode worden beschreven in het werkdocument van de diensten van de Commissie.

De Europese Commissie bezint zich momenteel over de vraag welke begroting het Europa van de toekomst nodig heeft . Een efficiënte en correcte besteding van de Uniebegroting, ook in de lidstaten, is essentieel voor het vertrouwen van de burgers in de EU en voor de sterkte en de meerwaarde van het Europese project. Het Hercules-programma sluit aan bij deze agenda, aangezien het specifiek is toegespitst op de bescherming van de financiële belangen van de EU.

4.Voornaamste bevindingen van de tussentijdse evaluatie

De factoren die aan het Commissievoorstel voor het Hercules III-programma ten grondslag lagen, spelen ook vandaag nog mee, met name fraudegevallen die de financiële belangen van de EU schaden. In dat verband heeft de externe studie aangetoond dat de specifieke en operationele doelstellingen van het programma en de activiteiten in het kader ervan relevant blijven. De geïnterviewde begunstigden achten de ondersteunde acties op het gebied van technische bijstand en opleiding relevant. Enkele specifieke acties, zoals de aanschaf van diensten om in beslag genomen sigaretten en andere namaakgoederen op te slaan en te vernietigen en de financiering van wetenschappelijke publicaties, bleken minder relevant voor de verwezenlijking van hun doelstellingen in het kader van de bescherming van de financiële belangen van de EU. Deze bevinding kan grotendeels worden verklaard door het feit dat deze acties zijn gericht op een beperkte groep mogelijke deelnemers, en daarom worden ze niet relevant geacht door het merendeel van de deelnemers.

Sommige begunstigden hebben een aantal ideeën aangereikt over mogelijke aanvullende operationele doelstellingen die de relevantie van het programma ten goede zouden komen, met name op het gebied van de grensoverschrijdende samenwerking tussen de lidstaten, de samenwerking met partners buiten de EU en nieuwe technologische ontwikkelingen. Bij de externe studie werd niet nagegaan in welke mate deze ideeën worden gedeeld door de andere belanghebbenden. Daarom zijn ze van beperkte waarde. De ideeën sluiten evenwel aan bij de ervaringen van de Commissie met de uitvoering van het programma en bij de richting waarin de Commissie het programma de afgelopen jaren heeft geleid.

Uit de evaluatie is gebleken dat de interne en externe samenhang van het programma werd gewaarborgd. Volgens de externe studie wordt de interne samenhang in de eerste plaats gewaarborgd door de verdeling van het budget voor de periode 2014-2020 onder de verschillende categorieën van acties. Daarnaast onderzoekt de Commissie de aanvragen tijdens de selectiefase om overlappingen en herhalingen te voorkomen. De externe samenhang met de andere uitgavenprogramma’s van de Commissie wordt gewaarborgd door de interne overlegmechanismen van de Commissie, met name tijdens de fases waarin de jaarlijkse werkprogramma’s worden opgesteld en de subsidieaanvragen worden geselecteerd, in de eerste plaats rekening houdend met de doelstellingen, de soorten activiteiten, de deelnemers en de begunstigden zoals omschreven in de rechtshandelingen waarbij de verschillende uitgavenprogramma’s zijn ingesteld. Dankzij deze interne overlegmechanismen was het mogelijk om dubbel werk en overlappingen met andere programma’s van de Commissie, zoals het douaneprogramma en de programma’s voor interne veiligheid, te voorkomen, bestaande synergieën te versterken en nieuwe synergieën tot stand te brengen.

Uit de evaluatie bleek dat het programma doeltreffend was. Met het programma werd steun verleend aan acties (zoals de financiering van scanners om smokkelwaar op te sporen en de ondersteuning van opleidingen op het gebied van digitaal forensisch onderzoek voor de nationale diensten die belast zijn met het onderzoek naar zaken waarbij de financiële belangen van de EU zijn betrokken) die door hun aard duidelijk bijdroegen tot de bescherming van de financiële belangen van de EU.

Op basis van de eindverslagen over de acties en de bevraging van de begunstigden wordt in de externe studie geconcludeerd dat de opleidingsactiviteiten in grote mate de verwachte resultaten hebben opgeleverd. Niettemin bleek dat slechts bij enkele acties personeelsuitwisselingen tussen de nationale overheidsdiensten hebben plaatsgevonden en dat slechts bij een beperkt aantal acties internationale deelnemers waren betrokken.

Wat de technische bijstand betreft, kon de bovenstaande bevinding met betrekking tot de doeltreffendheid van het programma moeilijk verder worden onderbouwd, omdat de evaluatie in het begin van de looptijd van het programma werd uitgevoerd.

Van de vele externe factoren die de verwezenlijking van de doelstellingen van het programma belemmeren, werd het vermogen van fraudeurs om "zich snel aan te passen aan nieuwe omstandigheden op EU-niveau, over de grenzen heen te opereren en de zwakste punten van de buitengrenzen uit te buiten" als de belangrijkste beschouwd. Dergelijke externe factoren hebben doorgaans een negatieve impact op de financiële belangen van de EU en vergen voortdurende inspanningen van de nationale autoriteiten om fraude te bestrijden en te voorkomen. Deze inspanningen worden in de mate van het mogelijke ondersteund door acties in het kader van Hercules III.

Uit de evaluatie blijkt de algemene efficiëntie van het programma, met betrekking tot zowel opleidingsacties als activiteiten op het gebied van technische bijstand. Met name de aanvraagprocedure lijkt voor het merendeel van de belanghebbenden van het programma niet te omslachtig te zijn. Sommige aanvragers hebben voorgesteld om de aanvraag- en rapporteringsprocedures te verlichten, bijvoorbeeld door minder gegevens te vragen of meer gebruik te maken van IT-tools voor de aanvraagprocedure. De meeste van deze suggesties worden momenteel in overweging genomen en de Commissie heeft in 2017 een elektronisch beheersysteem in gebruik genomen voor de indiening, de verwerking en het beheer van subsidieaanvragen in het kader van het programma. Het elektronische beheersysteem heeft voor een aantal verbeteringen gezorgd, zoals de digitalisering van de volledige aanvraagprocedure en de invoering van digitale handtekeningen. Het elektronische systeem zal de administratieve lasten naar verwachting aanzienlijk verlichten, en er met name voor zorgen dat de aanvragen minder tijd en middelen kosten.

De evaluatie heeft de Europese meerwaarde van het programma aangetoond. De belanghebbenden hebben nagenoeg unaniem erkend dat het programma een meerwaarde biedt en van essentieel belang is voor een positieve uitwerking. Volgens het merendeel van de belanghebbenden zouden de voordelen van het programma niet worden gerealiseerd zonder de steun van Hercules III of gelijkwaardige EU-financiering. De acties hebben geleid tot een betere bescherming van de buitengrenzen van de Unie. Het programma is een katalysator voor grensoverschrijdende samenwerking, met name voor grensoverschrijdende uitwisselingen van informatie en beste praktijken. Uit de evaluatie is ook gebleken dat de voorschriften inzake transparantie en rapportering van het programma ertoe bijdragen dat de begunstigden hogere normen voor planning, toezicht en kwaliteit hanteren en in het algemeen een beter financieel beheer voeren.

In de evaluatie wordt geconcludeerd dat het programma duurzaam is. De begunstigden zijn het erover eens dat de in het kader van het programma gefinancierde acties voordelen zullen blijven opleveren, zelfs nadat ze zijn afgerond. Dit gold met name voor acties op het gebied van technische bijstand, waarbij de inzet van apparatuur tot resultaten zal blijven leiden nadat de activiteit is afgesloten. Ook voor opleidingsacties was dit het geval. In dit verband klonk bij de begunstigden in het algemeen een positief geluid over het duurzame effect van netwerkvorming en de uitwisseling van informatie en beste praktijken. Een aanzienlijk aantal begunstigden heeft echter aangegeven dat zij de in het kader van het programma gefinancierde activiteiten zouden stopzetten als het programma wordt beëindigd. Deze bevinding duidt erop dat de stopzetting van het programma gevolgen zou hebben voor de algemene bescherming van de financiële belangen van de Unie.

Uit de evaluatie is gebleken dat Hercules III op indirecte wijze bijdraagt aan slimme, duurzame en inclusieve groei, waartoe wordt opgeroepen in de Europa 2020-strategie. Aan de ontvangstenzijde draagt het programma ertoe bij dat de financiële middelen die nodig zijn voor de genomen initiatieven worden vrijgemaakt om de doelstellingen van de strategie te verwezenlijken. Aan de uitgavenzijde zorgt het ervoor dat deze middelen niet worden gebruikt voor andere doeleinden. Daarnaast draagt de verhoogde bescherming van de buitengrenzen van de EU, die in het kader van het programma wordt ondersteund, bij tot de totstandbrenging van een gelijk speelveld tussen de ondernemingen in de EU en hun in derde landen gevestigde concurrenten, wat wordt beschouwd als een andere belangrijke factor om de doelstellingen van Europa 2020 te verwezenlijken.

5.Volgende stappen

De tussentijdse evaluatie heeft aangetoond dat het Hercules III-programma, in zijn huidige vorm en in deze uitvoeringsfase, zijn doel grotendeels heeft bereikt. Het programma is relevant, doeltreffend en efficiënt gebleken, en er zijn mechanismen ingesteld om de samenhang ervan te waarborgen. Het programma biedt een duidelijke meerwaarde op het niveau van de EU, en de activiteiten in het kader van het programma zijn grotendeels duurzaam gebleken.

In de loop van de externe evaluatie zijn een aantal ideeën aangereikt over mogelijke nieuwe doelstellingen en activiteiten voor het programma. In de externe studie werd niet nagegaan in welke mate deze ideeën worden gedeeld door een groot deel van de belanghebbenden. Niettemin kunnen ze in aanmerking worden genomen bij de bezinning van de diensten van de Commissie over de komende drie jaar van de looptijd van het programma, met name op het gebied van grensoverschrijdende samenwerking tussen de lidstaten, samenwerking met partners buiten de EU en nieuwe technologische ontwikkelingen. Deze ideeën zullen ook als input dienen voor de bredere discussie over de ondersteuning van de activiteiten op het gebied van fraudebestrijding in het kader van de voorbereidingen voor het toekomstige meerjarig financieel kader na 2020.