VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD over de evaluatie van het programma van specifieke maatregelen en acties om de toegang van goederen en grensoverschrijdende diensten van de Europese Unie tot de Japanse markt te verbeteren

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

1. OVERZICHT VAN DE JAPANSE PROGRAMMA'S

2. HET OPLEIDINGSPROGRAMMA VOOR MANAGERS IN JAPAN

2.1. Resultaten van de gefinancierde controle- en toezichtsacties

2.2. Contractuele verplichtingen en beginselen van gezond en doelmatig beheer

2.3. Kosten-baten analyse

3. DE EXPORTPROMOTIE CAMPAGNE "EU GATEWAY TO JAPAN"

3.1. Resultaten van de gefinancierde controle- en toezichtsacties

3.2. Contractuele verplichtingen en beginselen van gezond en doelmatig beheer

3.3. Kosten-baten analyse

4. HET PROGRAMMA 'AD HOC' PROJECTEN

5. CONCLUSIES

INLEIDING

Dit verslag wordt overeenkomstig artikel 3, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1035/1999 van de Raad betreffende uitvoering door de Commissie van een programma van specifieke maatregelen en acties om de toegang van goederen en grensoverschrijdende diensten van de Europese Unie tot de Japanse markt te verbeteren [1] (hierna de "Japan-verordening" genoemd) bij het Europees Parlement en de Raad ingediend. Artikel 3, lid 1 stipuleert dat: "De Commissie (...) tegen 1 september 2000 bij het Europees Parlement en de Raad een evaluatieverslag [indient] met de resultaten van de gefinancierde controle- en toezichtacties; in dat verslag wordt ook rekening gehouden met contractuele verplichtingen en beginselen van gezond en doelmatig beheer. Het bevat voorts een kosten-batenanalyse."

[1] Verordening (EG) nr. 1035/1999 van 11 mei 1999 van de Raad , PB L 127 van 21.5.1999, blz. 1.

Nadat de Japan-verordening in mei 1999 en de toewijzing van de vastleggingskredieten aan begrotingslijn B7-85 voor Japan in juli van hetzelfde jaar werden goedgekeurd, startte de Commissie de nodige procedures om twee onafhankelijke externe aannemers te selecteren die tot taak zouden krijgen de twee voornaamste door der verordening bestreken programma's te evalueren: het opleidingsprogramma voor managers in Japan (ETP) en de exportpromotiecampagne "EU Gateway tot Japan" (GTJ). In achtereeenvolgens het najaar van 1999 en de winter van 2000 werden de contracten voor de evaluatie van het GTJ en het ETP ondertekend; de definitieve evaluatieverslagen werden achtereenvolgens in juli en augustus 2000 bij de Commissie ingediend. De twee evaluatieverslagen werden vervolgens doorgestuurd naar de leden van het Raadgevend Comité dat de Commissie terzijde staat bij de tenuitvoerlegging van de activiteiten die onder de Japan-verordening vallen en dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van de lidstaten.

Dit verslag omvat de voornaamste conclusies en resultaten van bovengenoemde definitieve verslagen voor zover deze van belang waren voor de eisen van dit evaluatieverslag op grond van artikel 3, lid 1, van de Japan-verordening. Samenvattingen van beide evaluatieverslagen zijn opgenomen in de bijlage bij dit verslag (alleen in het Engels).

Dit verslag en de twee volledige evaluatieverslagen zullen voor het publiek beschikbaar worden gesteld op de Website van DG RELEX.

1. OVERZICHT VAN DE PROGRAMMA'S VOOR JAPAN

De Japanse markt wordt over het algemeen beschouwd als zeer specifiek en veeleisend, een markt die andere problemen biedt met betrekking tot de toegang tot de markt dan die welke het EU-bedrijfsleven ondervindt op andere markten van geïndustrialiseerde landen. Taal- en culturele barrières, complexe distributiekanalen en een ingewikkelde regelgeving zijn slechts een aantal van de uitdagingen waarmee EU-bedrijven, die deze uitgebreide en belangrijke markt willen penetreren, worden geconfronteerd. Om het EU-bedrijfsleven te helpen deze moeilijkheden in de eerste fasen van hun inspanningen op het gebied van marketing en investeringen boven te komen, heeft de Commissie de Japan-programma's geformuleerd en opgezet die een aanvulling vormen op en een meerwaarde toevoegen aan de inspanningen van de lidstaten op de Japanse markt. De Japan-programma's bestaan uit drie pijlers: "het opleidingsprogramma voor managers in Japan" (ETP), de exportpromotiecampagne "EU Gateway tot Japan" en de ad-hoc projecten. Bij de tenuitvoerlegging van de Japan-programma's wordt de Commissie bijgestaan door een Raadgevend Comité dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van de lidstaten.

Het ETP Japan is een programma van 18 maanden dat bestaat uit een periode van 12 maanden full-time intensieve opleiding in de Japanse taal in Tokio gevolgd door een opleiding van 6 maanden in Japanse bedrijven. Tegelijkertijd wordt in deze periode van anderhalf jaar, een programma aangeboden van lezingen en studiebijeenkomsten over de diverse aspecten van het zakendoen in Japan, alsmede een programma van bezoeken aan Japanse instellingen en fabrieken. Doel van dit programma is een groep Europese leidinggevende zakenmensen op te bouwen die over de vereiste taal-, culturele en zakelijke vaardigheden beschikken om met succes in het Japanse zakenleven te kunnen werken. Sedert de start in 1979 hebben meer dan 700 zakenmensen aan dit programma deelgenomen en zo de vaardigheden opgedaan om hun bedrijven in staat te stellen toegang te krijgen tot de Japanse markt.

De campagne 'Gateway to Japan' campagne is een geïntegreerde exportpromotie campagne die erop gericht is Europese KMB te helpen hun producten op de Japanse markt te introduceren. Het programma omvat de aanwerving, voorbereiding en deelneming van EU-bedrijven aan sectorale tentoonstellingen, handelsmissies en andere promotieactiviteiten in Japan. Het wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de lidstaten die via hun handelsvertegenwoordigingen in Japan commerciële diensten verlenen aan de deelnemers (marktonderzoek, programma van zakelijke ontmoetingen, vertolking, enz.) Na een proefcampagne in de periode tussen 1990 en 1993 vond de eerste Gateway-campagne plaats tussen 1994 en 1996. In de huidige, tweede campagne die loopt van 1997 tot eind 2000, worden 10 verschillende industriële sectoren bestreken en zullen meer dan 900 bedrijven een bezoek kunnen brengen aan Japan in het kader van de 34 evenementen die in deze periode zijn gepland.

Naast deze twee programma's en in aanvulling hierop, verleent de Commissie financiële steun op ad-hoc basis aan Europese organisaties die zich bezig houden met activiteiten die worden bestreken door artikel 2, lid 2 van de Japan-verordening. Hiertoe behoren bijvoorbeeld activiteiten die via een "Oproep tot het indienen van voorstellen" in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen worden geselecteerd. Een van de voornaamste criteria voor selectie van een project is dat ten minste vijf lidstaten deelnemen aan het voorgestelde project. Voordat de Japan-verordening werd goedgekeurd varieerde de co-financiering van 10% tot maximaal 50% van de projectuitgaven. In het huidige begrotingsjaar (2000) draagt de Commissie maximaal 35% van de projectuitgaven bij. Aanvullende financiering komt over het algemeen van de bedragen die de deelnemers zijn verschuldigd, bijdragen van de organisator(en) en/of de nationale promotie-instanties. Omdat het om subsidies gaat worden de geselecteerde projecten beheerd door de begunstigde die bij de Commissie verslag uitbrengt over de resultaten van de activiteiten en de wijze waarop de subsidie werd aangewend.

2. HET OPLEIDINGSPROGRAMMA VOOR MANAGERS IN JAPAN

Met de onafhankelijke ETP-evaluatie, die de Commissie heeft uitbesteed aan de firma "The Evaluation Partnership", wil zij nagaan of het programma op basis van een analyse van de tot nu toe afgeronde ETP's (ETP 1 t/m 18) doelmatig, relevant en efficiënt was. De beoordeelaars werd gevraagd, uitgaande van de resultaten van de evaluatie aanbevelingen te formuleren over hoe het formaat, de duur, de voorwaarden, en de inhoud van het programma konden worden verbeterd. Dit verslag is gebaseerd op de samenvatting van de conclusies van de evaluatie die zijn te vinden in hoofdstuk 9 van het ETP-evaluatieverslag.

2.1. Resultaten van de gefinancierde controle- en toezichtsacties

De voornaamste conclusie van de beoordeelaars is dat het ETP-programma een zeer doeltreffend beleidsinstrument vormt, dat zeer gewaardeerd wordt door de betrokkenen en relevant blijft voor de problemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd die trachten handelsrelaties met Japan aan te knopen of te ontwikkelen. Het vormt verder een efficiënt programma, maar er blijft ruimte voor verbetering.

De waardering van de begunstigden van het ETP-programma is over het algemeen zeer hoog. Vrijwel alle (99%) ETP-deelnemers zijn tevreden over het programma, 73% beschrijft het als "zeer waardevol" en 26% als "nuttig". Sponsorbedrijven en de huidige werkgevers waren eveneens zeer positief in hun beoordeling; 97% was tevreden, 62% vond ETP "zeer waardevol" en 34% "nuttig".

De beoordeelaars waren van oordeel dat ETP een uiterst doelmatig programma is omdat de doelstellingen in wezen werden bereikt, namelijk de totstandbrenging van een groep EU-managers die beschikken over de specifieke taalkundige, culturele en zakelijke vaardigheden om in Japan te kunnen werken en hun organisaties daadwerkelijk in staat te stellen de Japanse markt te penetreren. ETP wordt beschouwd als een allesomvattend instrument voor de ontwikkeling van het menselijk potentieel en de afzonderlijke onderdelen zijn van hoge kwaliteit. Het programma heeft tevens een hoge toegevoegde waarde omdat het op Europees niveau wordt uitgevoerd.

De ETP-deelnemers zijn zeer positief over de vaardigheden en kennis die zij via het programma hebben opgedaan. 96% van de deelnemers meent dat ETP hen in staat heeft gesteld vertrouwd te raken met de Japanse zakenpraktijken en marktvereisten. 88% van de deelnemers ziet zich zelf nu in een positie om de expertise van hun bedrijf in Japan te ontwikkelen en 98 % meent dat zij hun bedrijven kunnen helpen meer inzich te krijgen in Japan. 87% van de deelnemers durft nu vol vertrouwen in de Japanse cultuur te werken.

ETP blijkt duidelijk een sterke impact te hebben op de professionele carrière en het persoonlijk leven van de deelnemers. Dit komt naar voren uit het feit dat een groot deel van de hen, na afronding van het programma, op langere termijn in Japan blijft werken voor hun bedrijven. Deelnemers brengen gemiddeld 41% van hun leven nadat zij het ETP hebben beëindigd door in Japan en blijven gemiddeld 61% van hun leven na het ETP met de Japanse markt werken. Dit zijn opmerkelijk resultaten, met name wanneer men beseft dat het ETP slechts 20 jaar geleden van start ging.

Sponsorbedrijven en latere werkgevers zijn van oordeel dat ETP positieve gevolgen heeft voor de bedrijfsresultaten. Bedrijven hebben het idee dat hun organisatie dankzij de ETP-deelnemers beter kan communiceren in de Japanse taal (90 %) en gemakkelijker kan omgaan met de Japanse omgangsvormen, waarden en cultuur (94%). In het verslag werd opgemerkt dat bedrijven die ETP-deelnemers in dienst hebben, met name van de vroege lichtingen, hun toegang tot de markt aanzienlijk hebben uitgebreid. 95% van de deelnemers is van oordeel dat zij na afronding van het ETP doeltreffender kunnen zakendoen met Japan en ongeveer tweederde van de sponsors en werkgevers laat zich positief uit over de rol van ETP bij de ontwikkeling van hun presentie in Japan en de verbetering van de toegang van hun goederen en diensten in Japan.

De relevantie van het programma was een ander belangrijk punt dat werd onderzocht. Nagegaan werd met name in hoeverre de doelstellingen van het programma relevant waren voor de behoeften van communautaire bedrijven die op problemen stuitten wanneer zij handelsbetrekkingen willen aangaan in Japan. Uit de conclusies van de evaluatie bleek dat ETP een geschikt instrument blijft voor de ontwikkeling van menselijk potentieel dat EU bedrijven in staat stelt nieuwe handelsmogelijkheden in Japan te benutten. ETP helpt bedrijven de praktische obstakels voor handel en investeringen te overwinnen door de deelnemers de Japanse taal bij te brengen en vertrouwd te maken met de handelspraktijken en cultuur. Het programma blijft een positieve bijdrage leveren aan de verbetering van de handelsbetrekkingen tussen de EU en Japan. Voorts werd bevestigd dat ETP brede steun geniet in de Japanse en Europese handelskringen en gezien zijn unieke positie als beleidsinstrument als zeer waardevol wordt beschouwd.

De beoordelaars stelden vast dat de opzet van ETP nauwelijks behoeft te worden aangepast aan de huidige en toekomstige situatie, met name als programma voor de ontwikkeling van menselijk potentieel gericht op managers. Het is duidelijk dat zowel het programma als de deelnemers zich in de loop der tijd met succes konden aanpassen aan de economische veranderingen in Japan. ETP blijft managers afleveren die in staat zijn zich in zetten in het nieuwe Japanse bedrijfsklimaat. Het programma is dan ook uiterst relevant voor de toekomst.

2.2. Contractuele verplichtingen en beginselen van gezond en doelmatig beheer

In het evaluatieverslag wordt verklaard dat ETP op professionele en doelmatige wijze wordt beheerd zowel in Brussel als in de delegatie van de Commissie in Tokio. De taken van de ambtenaren die belast zijn met de operationele zijde en de met de financiële aspecten belaste ambtenaren zijn gescheiden, prestatie- en boetebedingen zijn opgenomen in de voornaamste contracten en acties en uitgaven zijn goed zichtbaar en kunnen eenvoudig worden gecontroleerd. Om de vier jaar werd een evaluatie uitgevoerd van ETP, dit is het vijfde volledige verslag. Voorts beschikt het programma over een ingebouwd systeem voor toezicht en aanpassing gebaseerd op feedback van de deelnemers en anderen om het programma voortdurend te kunnen verbeteren. De evaluatoren concludeerden dat er voldoende bewijsmateriaal was om te kunnen vaststellen dat bij de tenuitvoerlegging de beginselen van gezond en doelmatig beheer waren gehanteerd en dit op conscientieuze wijze.

2.3. Kosten-baten analayse

Volgens de beoordeelaars wezen de gegevens met betrekking tot de programmakosten erop dat de activiteiten zijn uitgevoerd binnen de geplande en overeengekomen begroting en dat kosten per eenheid binnen de vastgestelde grenzen zijn gebleven. Zij lieten zich positief uit over de kosten-batenverhouding van het programma doch suggereerden ook dat er ruimte was om de doelmatigheid ervan enigszins te verbeteren. Voorgesteld werd derhalve het aandeel van de variabele kosten te verhogen, de deelnemerstoelagen te herzien en te streven naar schaalvoordelen door verschillende opleidingsprogramma's voor Azië samen te voegen (bijv. ETP-Japan en ETP-Korea). De totale personeels- en administratiekosten vertegenwoordigen 5,3% van de programmakosten. Dit strookt met andere belangrijke kaderprogramma's van de Commissie en de eenheidkosten van de tenuitvoerlegging van het programma werden redelijk geacht.

3. DE EXPORTPROMOTIECAMPAGNE "EU GATEWAY TO JAPAN"

De Commissie gaf Inparco Consult scrl opdracht een onafhankelijk evaluatie halverwege uit te voeren van de EU-campagne 'Gateway to Japan'. Beoogd werd met deze studie de doelmatigheid en efficiëncy van de campagne na te gaan en, daar waar nodig, met suggesties te komen voor verbeteringen.

3.1. Resultaten van de gefinancierde controle- en toezichtsacties

De voornaamste conclusie van het verslag is dat het programma "EU Gateway to Japan" over het algemeen zijn doelstellingen heeft bereikt. Het heeft bedrijven in alle lidstaten steun verleend en de feedback van deze bedrijven was positief.

34% van de deelnemende bedrijven ontving naar aanleiding van hun deelneming orders. In totaal doet 60 % van de ondervraagde bedrijven momenteel zaken met Japan en meer dan de helft van hen schrijft dit toe aan de deelneming aan de campagne (op lange termijn zullen deze percentages waarschijnlijk stijgen omdat de meeste bedrijven die op dit moment geen zaken doen met Japan wel contacten onderhouden met potentiële afnemers met het oog op export in de nabije toekomst). 26% van de bedrijven verklaart dat zij zonder de campagne niet naar Japan zouden zijn gegaan.

15% van de deelnemende bedrijven hebben nieuwe werkgelegenheid gecreëerd als gevolg van hun deelneming en elke EURO die in het kader van het programma werd besteed leverde EUR 3,5 op in aanvullende investeringen door de deelnemende bedrijven om de nieuwe handel te kunnen absorberen.

De studie wees uit dat men over het algemeen van oordeel was dat de campagne EU Gateway to Japan en de hiermee verband houdende dienstverlening beantwoordden aan de behoeften van de doelgroep. Volgens de beoordeelaars werd vrijwel universeel erkend dat de Europese dimensie en identiteit zeer nuttig is in Japan en wanneer er naast de campagne ook soortgelijke nationale programma's waren bleek de campagne EU Gateway to Japan "redelijk goed samen te gaan met deze programma's, omdat de nationale coördinatoren goed inzien welke programma's geschikt zijn voor hun cliënten zodat zij beide zoveel mogelijk kunnen benutten. In dit opzicht werd deelneming aan het programma van de handelskantoren van de lidstaten in Tokio zeer op prijs gesteld; meer dan 90% van de ondervraagden toonde zich tevreden of zeer tevreden over de dienstverlening van hun nationale handelsattachés.

In het evaluatieverslag werden tevens een aantal voordelige spin-offs van het programma belicht, zoals de positieve gevolgen van de campagne voor de handelsbetrekkingen tussen de EU en Japan in het algemeen en het voortdurende dereguleringsproces in het bijzonder de bijdrage aan de verbetering van de zichtbaarheid van de EU in Japan en de verbeterde netwerken tussen EU-deelnemers uit de verschillende lidstaten onderling.

3.2. Contractuele verplichtingen en beginselen van gezond en doelmatig beheer

De campagne zal verder gaan dat de oorspronkelijke doelstelling om 900 bedrijven naar Japan te brengen en de uitgaven zullen waarschijnlijk aanzienlijk minder zijn dan de overeengekomen begroting. De beoordeelaars zijn van mening dat het toezicht naar behoren lijkt. De Commissie ontvangt periodiek operationele verslagen, financiële overzichten en verslagen met feedback van de deelnemers. De informatie in deze verslagen is nuttig en wordt gebruikt om het programma voortdurend, daar waar nodig, bij te stellen.

Tussen de taken van de met de financiële zijde van het programma belaste ambtenaren en de met de uitvoering belaste ambtenaren bestaat een duidelijk onderscheid en contracten omvatten meetbare doelstellingen met strafbedingen wanneer deze doelstellingen niet worden bereikt. In het verslag staat vermeld dat de financiële verslagen duidelijk zijn en een duidelijk onderscheid maken tussen de uitgaven voor de verschillende programma-onderdelen en dat men tracht de activiteiten voortdurend te begroten.

In hun conclusies verklaren de beoordeelaars dat het programma EU Gateway to Japan zeer goed georganiseerd is in Japan waar de organisatie van evenementen door de deelnemers werd beschouwd als het meest waardevolle onderdeel van de campagne. De autoriteiten verklaren zich eveneens tevreden over de centrale organisatie in Europa op administratief vlak die een efficiënte dienst verleent aan nationale contactpunten en de Commissie.

3.3. Kosten-baten analyse

Hoewel de beoordeelaars het programma EU Gateway to Japan niet konden vergelijken met soortgelijke nationale en/of regionale programma's zijn de cijfers voor de campagne veelbelovend. Volgens de beoordeelaars genereerde elke Euro die in het kader van de campagne werd uitgegeven tot dusverre 37EUR aan aanvullende verkoop voor de deelnemende bedrijven.

Bedrijven zullen naar aanleiding van hun deelneming gemiddeld EUR 820.000 extra verkoop per bedrijf kunnen verwachten. Dit komt neer op ongeveer 57 maal de gemiddelde kosten per deelnemer aan de campagne die geraamd worden op EUR 14.327. Volgens de beoordeelaars hebben de investeringen in de campagne dan ook aanzienlijk veel opgeleverd, zowel voor de deelnemende bedrijven als voor de campagne als geheel.

Suggesties voor verbeteringen zijn met name meer aandacht voor sectorale expertise in de campagne en de procedure voor de selectie van bedrijven. De Commissie wil deze suggesties graag met de lidstaten bespreken indien wordt besloten de campagne voort te zetten.

4. HET PROGRAMMA 'AD HOC' PROJECTEN

Met uitzondering van een conferentie van één dag in Tokio over deregulering in december 1999, werden sedert de goedkeuring van de Japan-verordening in mei 1999 geen projecten gecofinancierd in het kader van het programma 'Ad-hoc projecten'.

Op 20 april 2000 werd een "Oproep tot het indienen van voorstellen" bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen [2] en verwacht wordt dat hieruit voortvloeiende projecten in het najaar van 2000 van start zullen gaan. Een evaluatie van deze projecten is in dit verslag derhalve niet mogelijk.

[2] PB C 106 van 20.4.2000, blz. 6.

5. CONCLUSIES

Vastgesteld wordt in dit verslag dat het programma van specifieke maatregelen en acties van de Commissies om de toegang van EU-bedrijven tot de Japanse markt te verbeteren heeft voldaan aan de doelstellingen en op rendabele wijze werd uitgevoerd volgens de principes van gezond en degelijk beheer.

Het "Opleidingsprogramma voor managers" in Japan dat in 1979 van start ging wordt over het algemeen als het paradepaardje van de communautaire programma's beschouwd en blijft indrukwekkend scoren bij de deelnemers: jonge Europese managers die deelnemen aan het programma en hun sponsorbedrijven. De evaluatie wees uit dat het programma nog net zo relevant is voor het EU-bedrijfsleven als 20 jaar geleden - een conclusie van de evaluatie die wordt bevestigd door de aanhoudende vraag naar het programma van de zijde van het EU-bedrijfsleven. Het succes en de relevantie van het programma werden bovendien bevestigd door de leiders van EU en Japan tijdens hun laatste Topbijeenkomst in juli 2000 waar werd verklaard dat :

Japan en de EU zich verheugen over de komende twintigste verjaardag van het EU-opleidingsprogramma voor managers in Japan en de belangrijke rol erkennen die dit programma speelt bij de versterking van de culturele en handelsbetrekkingen tussen Japan en de EU. Zij betuigen hun steun voor de voortzetting van het programma in de toekomst. [3]

[3] Gezamenlijke conclusies van de Japan -EU Top,Tokio 19 juli 2000.

Ook de campagne 'Gateway to Japan' kan zich verheugen over een grote tevredenheid bij de begunstigden. In het kader van de campagne werden meer dan 900 Europese bedrijven, hoofdzakelijk KMO's, geholpen bij de introductie van hun bedrijven en producten op de Japanse markt. De campagne heeft bovendien een positieve bijdrage geleverd aan de verbetering van de handelsbetrekkingen tussen de EU en Japan en is erin geslaagd in Japan een positief beeld te geven van het EU bedrijfsleven en zijn producten. De deelnemende bedrijven vinden de overkoepelende Europese Gateway-campagne met behulp waarvan zij op de Japanse markt worden geïntroduceerd een belangrijke factor voor hun succes.

Kortom, de Commissie is van oordeel dat de positieve resultaten van de evaluatie van de programma's voor Japan er alle reden toe geven deze voort te zetten. De toegang tot de markt in Japan is de afgelopen paar jaar weliswaar verbeterd maar de Commissie meent dat dit programma nog ten minste enige tijd moet worden voortgezet na het verstrijken van de Japan-verordening in december 2001. Een voorstel van de Commissie voor onder meer verlenging van de rechtsgrond voor de programma's voor Japan wordt momenteel besproken in het Europees Parlement en de Raad. [4] De Commissie heeft er alle vertrouwen in dat dit verslag zal bijdragen tot een positief besluit.