Voorstel voor een verordening (EG) van de Raad inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (98/C 400/05) COM(1998) 622 def. - 98/0303(SYN)

(Door de Commissie ingediend op 30 oktober 1998)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 130 S, lid 1,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Economisch en Sociaal Comité,

Volgens de procedure van artikel 189 C van het Verdrag, in samenwerking met het Europees Parlement,

Overwegende dat artikel 2 van het Verdrag bepaalt dat de Gemeenschap onder andere tot taak heeft binnen de hele Gemeenschap een duurzame groei te bevorderen en dat in de resolutie van de Raad van 1 februari 1993 (1) het belang van duurzame groei wordt benadrukt;

Overwegende dat in het door de Commissie ingediende programma "Op weg naar duurzame ontwikkeling", waarvan de algemene benadering door de resolutie van de Raad van 1 februari 1993 is goedgekeurd, de rol en de verantwoordelijkheden van ondernemingen ten aanzien van het versterken van de economie en de bescherming van het milieu in de hele Gemeenschap worden benadrukt;

Overwegende dat in het programma "Op weg naar duurzame ontwikkeling" wordt opgeroepen tot verbreding van het instrumentarium op het gebied van milieubescherming en tot gebruikmaking van marktmechanismen om ervoor te zorgen dat organisaties op dit terrein een proactieve benadering kiezen die verder reikt dan de naleving van alle relevante wettelijke milieuvoorschriften;

Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1836/93 van de Raad inzake de vrijwillige deelneming van bedrijven uit de industriële sector aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) doeltreffend is gebleken voor het bevorderen van betere milieuprestaties van de industrie;

Overwegende dat EMAS daarom beschikbaar dient te komen voor alle organisaties die belangrijke milieueffecten hebben, zodat zij over een middel beschikken om deze belangrijke effecten te beheersen en hun algehele milieu prestaties te verbeteren;

Overwegende dat de ervaring die is opgedaan met de tenuitvoerlegging van Verordening (EEG) nr. 1836/93 moet worden gebruikt om ervoor te zorgen dat EMAS betere mogelijkheden biedt om de algehele milieuprestaties van organisaties te verbeteren;

Overwegende dat er met inachtneming van het in artikel 3 B van het Verdrag bedoelde subsidiariteits- en evenredigheidsbeginsel op communautair niveau voor moet worden gezorgd dat EMAS een doelmatige bijdrage levert tot de verbetering van de milieuprestaties van Europese organisaties; dat de bij deze verordening vastgestelde gemeenschappelijke voorschriften, procedures en essentiële eisen uitsluitend ten doel hebben om in de gehele Gemeenschap te komen tot een identieke toepassing van EMAS, terwijl de maatregelen die op adequate wijze op nationaal niveau kunnen worden genomen aan de lidstaten worden overgelaten;

Overwegende dat organisaties moeten worden aangemoedigd om op vrijwillige basis aan EMAS deel te nemen en dat zij daaraan een meerwaarde moeten ontlenen wat betreft controle op naleving van de regelgeving, kostenbesparingen en imago;

Overwegende dat het van belang is dat kleine en middelgrote ondernemingen aan EMAS deelnemen en dat hun deelname moet worden bevorderd door het instellen of bevorderen van maatregelen en structuren voor technische hulp die erop gericht zijn organisaties de nodige kennis en passende steun te verschaffen;

Overwegende dat de door de lidstaten verstrekte gegevens door de Commissie zullen worden gebruikt om te beoordelen of er specifieke maatregelen moeten worden genomen om de deelname aan EMAS door organisaties, met name kleine en middelgrote ondernemingen, te bevorderen;

Overwegende dat de doorzichtigheid en de betrouwbaarheid van organisaties die milieubeheersystemen invoeren, worden versterkt indien hun beheersysteem, auditprogramma en milieuverklaring aan de relevante voorschriften van deze verordening worden getoetst en indien de milieuverklaring en bijgewerkte versies daarvan door erkende milieuverificateurs worden gevalideerd;

Overwegende dat daarom, ter wille van de algemene geloofwaardigheid van EMAS, de deskundigheid van de milieufacteurs gegarandeerd moet worden door te zorgen voor een onafhankelijk en neutraal erkenningssysteem en een passen toezicht op hun werkzaamheden;

Overwegende dat organisaties aangemoedigd moeten worden om periodieke milieuverklaringen op te stellen en openbaar te maken, zodat het publiek en andere belanghebbenden informatie kunnen krijgen over de milieuprestaties van die organisaties;

Overwegende dat de Commissie volgens een communautaire procedure de bijlagen van deze verordening dient aan te passen, dat zij Europese en internationale normen moet erkennen voor milieukwesties die in het kader van EMAS relevant zijn, en dat zij in samenwerking met belanghebbenden richtsnoeren moet opstellen om te zorgen dat de EMAS-voorschriften in alle lidstaten consequent worden uitgevoerd;

Overwegende dat deze verordening herzien moet worden in het licht van de ervaringen die gedurende een bepaalde periode worden opgedaan met de toepassing ervan,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Het milieubeheer- en milieuauditsysteem en de doelstellingen ervan

1. Er wordt een communautair systeem, hierna EMAS te noemen, ingevoerd voor de beoordeling en verbetering van de milieuprestaties van organisaties en voor de verstrekking van de nodige inlichtingen daarover aan het publiek en andere belanghebbenden, aan welk systeem organisaties op vrijwillige basis kunnen deelnemen.

2. Het doel van EMAS is het bevorderen van continue verbeteringen in de milieuprestaties van organisaties door:

a) vaststelling en toepassing van milieubeheersysteem door organisaties,

b) stelselmatige, objectieve en periodieke beoordeling van dergelijke systemen,

c) verstrekking van informatie over de milieuprestaties aan het publiek en andere belanghebbenden,

d) het zorgen voor betrokkenheid van werknemers.

3. EMAS is niet van invloed op het communautaire recht of het nationale recht of op niet onder het communautaire recht vallende technische normen betreffende milieucontrole of op de verplichtingen van organisaties uit hoofde van dat recht en die normen.

Artikel 2

Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a) milieubeleid: de algemene doeleinden en beginselen voor het handelen van de organisatie op milieugebied, met inbegrip van de naleving van alle relevante wettelijke milieuvoorschriften;

b) milieuanalyse: een voorafgaand alomvattend onderzoek naar de milieuproblemen, de milieueffecten en de met milieubewust handelen behaalde resultaten, die verband houden met de activiteiten van een organisatie;

c) milieuaspect: een element van de activiteiten, producten of diensten van een organisatie dat van invloed kan zijn op het milieu.

N.B. Een belangrijke milieuaspect is een milieuaspect dat een belangrijk milieueffect heeft of kan hebben.

d) milieueffect: iedere invloed op het milieu, hetzij ongunstig hetzij gunstig, die volledig of gedeeltelijk het gevolg is van de activiteiten, producten of diensten van een organisatie;

e) milieuprogramma: een beschrijving van de specifieke doelstellingen en activiteiten van een organisatie met het oog op een betere bescherming van het milieu, met inbegrip van een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen of worden overwogen om die doelstellingen te verwezenlijken en, in voorkomend geval, de streefdata die voor de uitvoering van die maatregelen zijn vastgesteld;

f) milieudoelstelling: een algemene, uit het milieubeleid voortvloeiende doelstelling die een organisatie voor zichzelf vaststelt en die waar mogelijk wordt gekwantificeerd;

g) milieutaakstelling: een gedetailleerde en waar mogelijk gekwantificeerde prestatie-eis die geldt voor de hele organisatie of delen daarvan, die voortvloeit uit de milieudoelstellingen en die moet worden vastgesteld en gehaald om die doelstellingen te verwezenlijken;

h) milieubeheersysteem: dat gedeelte van het algemene beheersysteem dat de organisatiestructuur, de verantwoordelijkheden, praktijken, procedures, processen en middelen omvat die nodig zijn voor het vaststellen en uitvoeren van het milieubeleid;

i) milieuaudit: een beheersinstrument dat een systematische, gedocumenteerde, periodieke en objectieve evaluatie omvat van de wijze van functioneren van de organisatie, van het beheersysteem en van de processen die op milieubescherming gericht zijn, ten einde:

i) de beheerscontrole op activiteiten die van invloed kunnen zijn op het milieu te vergemakkelijken;

ii) erop toe te zien dat het milieubeleid van de organisatie wordt nageleefd;

j) auditcyclus: de termijn waarbinnen alle activiteiten op een bepaalde locatie aan een audit worden onderworpen;

k) milieuverklaring: de informatie zoals gespecificeerd in bijlage III onder 3.21, onder a tm. g);

l) organisatie: een publiek(e) of particulier(e) bedrijf, maatschappij, firma, onderneming, instantie of instelling, dan wel een deel of een combinatie daarvan, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, met eigen taken en een eigen administratie.

De te registreren eenheid wordt met de verificateur overeengekomen, rekening houdend met de richtsnoeren van de Commissie die volgens de procedures van artikel 14 zijn opgesteld, maar mag de grenzen van een lidstaat niet overschrijden. Indien de organisatie een locatie vormt, is die locatie de te registreren eenheid;

m) locatie: elk terrein op een specifieke geografische locatie onder de beheerscontrole van een organisatie, met inbegrip van activiteiten, producten en diensten. Daaronder vallen alle infrastructuur, uitrusting en materialen;

n) auditor: een persoon of een team van personen, al dan niet tot het personeel van de organisatie behorend, handelend in opdracht van het hoogste niveau van de organisatie, die individueel, c.q. dat gezamenlijk beschikt over de in bijlage II, punt 2.4, genoemde capaciteiten en een voldoende mate van onafhankelijkheid ten opzichte van de door te lichten activiteiten bezit om een objectief oordeel te kunnen vellen;

o) erkend milieuverificateur: elke persoon of organisatie die niet betrokken is bij de te controleren organisatie en die een erkenning heeft verkregen overeenkomstig de in artikel 4 bedoelde voorwaarden en procedures;

p) erkenningssysteem: een systeem voor erkenning van en toezicht op milieuverificateurs, dat wordt toegepast door een daartoe door een lidstaat aangewezen of opgerichte onpartijdige instelling of organisatie en dat over voldoende middelen, technische kennis en de nodige procedures beschikt om de in deze verordening voor dit systeem vastgestelde taken te verrichten;

q) bevoegde instanties: de lichamen die door de lidstaten overeenkomstig artikel 5 zijn aangewezen voor de vervulling van de bij deze verordening omschreven taken.

Artikel 3

Deelname aan EMAS

EMAS staat open voor iedere organisatie die zich wil inzetten om haar algehele milieuprestaties te verbeteren.

1. EMAS-registratie

Om voor EMAS-registratie in aanmerking te komen, moet een organisatie:

a) een milieuanalyse van haar activiteiten, producten en diensten uitvoeren overeenkomstig bijlage VII van deze verordening, waarin wordt ingegaan op de in bijlage VI genoemde punten en, in het licht van de resultaten van die analyse:

b) een milieubeheersysteem invoeren dat alle in bijlage I-A van deze verordening beschreven elementen omvat. Een organisatie dient tevens te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, verbetering van de milieuprestaties en externe communicatie zoals omschreven in bijlage I-B.

Organisaties die een gecertificeerd, volgens de eisen van artikel 9 erkend milieubeheersysteem hebben, behoeven geen formele milieuanalyse uit te voeren om over te kunnen gaan tot invoering van EMAS, indien het gecertificeerde milieubeheersysteem de noodzakelijke informatie biedt voor de identificatie en evaluatie van de milieuaspecten van bijlage VI;

c) een milieuaudit uitvoeren of laten uitvoeren overeenkomstig de voorschriften van bijlage II van deze verordening. De audits moeten speciaal gericht zijn op het beoordelen van de milieuprestaties van de organisatie;

d) een milieuverklaring opstellen bijlage III, punt 3.2. In deze verklaring dient speciale aandacht te worden besteed aan de prestaties van de organisatie ten opzichte van haar milieudoelstellingen en -taakstellingen;

e) de milieuanalyse, indien van toepassing, het milieubeheersysteem, de auditprocedure en de milieuverklaring of gedeelten daaruit die ten behoeve van specifieke belanghebbenden zijn opgesteld in opdracht van de organisatie, laten onderzoeken om na te gaan of zij aan de relevante voorschriften van deze verordening beantwoorden, en de milieuverklaringen laten valideren, om te waarborgen dat aan de voorschriften van bijlage III, punt 3.2. is voldaan;

f) de gevalideerde milieuverklaring indienen bij de bevoegde instantie van de lidstaat waar de organisatie zich bevindt, en die verklaring na registratie openbaar maken.

2. Continuering van de EMAS-registratie

Om de EMAS-registratie te continueren moet een organisatie:

a) het milieubeheersysteem en het auditprogramma laten verifiëren overeenkomstig de voorschriften van bijlage V onder 5.6,

b) de jaarlijks bijgewerkte en gevalideerde versies van haar milieuverklaring bij de bevoegde instantie indienen en openbaar maken.

Artikel 4

Erkenning van en toezicht op milieuverificateurs

1. Iedere lidstaat voert een systeem in voor de erkenning van onafhankelijke milieuverificateurs en voor de controle op hun werkzaamheden. Daartoe kunnen de lidstaten een beroep doen op de bestaande erkenningsinstellingen of de in artikel 5 bedoelde bevoegde instanties dan wel andere instanties met een passende status aanwijzen of oprichten.

De lidstaten zien erop toe dat deze systemen zodanig worden samengesteld dat hun onafhankelijkheid en neutraliteit bij de uitvoering van hun taken gewaarborgd zijn.

2. De lidstaten zien erop toe dat deze systemen binnen 3 maanden na de datum van inwerkingtreding van deze verordening volledig operationeel zijn.

3. De lidstaten zorgen ervoor dat de belanghebbende partijen naar behoren worden geraadpleegd bij het invoeren en leiden van de erkenningssystemen.

4. De erkenning van milieuverificateurs en het toezicht op hun werkzaamheden geschieden overeenkomstig de voorschriften van bijlage V.

5. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de krachtens dit artikel genomen maatregelen, alsmede van relevante veranderingen in de structuur en de procedures van de erkenningssystemen.

6. De Commissie zorgt er volgens de procedure van artikel 14 voor dat de samenwerking tussen de lidstaten wordt bevorderd, met name om:

- te voorkomen dat de criteria, voorwaarden en procedures die zij toepassen voor de erkenning van milieuverificateurs, niet op elkaar zijn afgestemd,

- te voorkomen dat de procedures en maatregelen die zij toepassen voor het toezicht op milieuverificateurs die zij hebben erkend, niet op elkaar zijn afgestemd,

- te voorkomen dat de procedures en maatregelen die zij toepassen voor het toezicht op milieuverificateurs die in andere lidstaten zijn erkend, niet op elkaar zijn afgestemd.

7. Milieuverificateurs die in een lidstaat zijn erkend, kunnen, overeenkomstig de voorschriften van bijlage V, in elke andere lidstaat verificatiewerkzaamheden verrichten.

8. Door de erkenningsinstanties wordt een forum gevormd waarin alle erkenningsinstanties zijn vertegenwoordigd, teneinde de Commissie te voorzien van de nodige elementen en middelen om haar verplichting ingevolge artikel 4, lid 6, na te komen. Dit forum komt ten minste twee maal per jaar en zo nodig vaker bijeen, en wordt bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Commissie.

Het forum stelt richtsnoeren op voor kwesties op het gebied van de erkenning, de deskundigheid en de controle van verificateurs, door een gemeenschappelijke interpretatie van de voorschriften van bijlage V te ontwikkelen. Deze richtsnoeren worden onderworpen aan de procedures zoals vermeld in artikel 14 van deze verordening.

Met het oog op een geharmoniseerde ontwikkeling van het functioneren van de erkenningsinstanties en het verificatieproces in alle lidstaten, ontwikkelt het forum procedures voor een intercollegiaal toetsingsproces. Het doel van de intercollegiale toetsing is ervoor te zorgen dat de erkenningssystemen van de lidstaten voldoen aan de voorschriften van deze verordening. Aan de Commissie wordt verslag uitgebracht over deze intercollegiale toetsingsactiviteiten.

Artikel 5

Bevoegde instanties

1. Uiterlijk 3 maanden na de inwerkingtreding van deze verordening wijst iedere lidstaat de bevoegde instantie aan die de in deze verordening beoogde taken, met name die welke in de artikelen 6 en 7 zijn omschreven, moet uitvoeren en stelt hij de Commissie daarvan in kennis.

2. De lidstaten zien erop toe dat de bevoegde instanties zodanig zijn samengesteld dat hun onafhankelijkheid en neutraliteit is gewaarborgd en dat ze de bepalingen van deze verordening op coherente wijze toepassen.

3. De lidstaten ontwikkelen ten behoeve van de bevoegde instanties richtlijnen voor de opschorting en beëindiging van de registratie van organisatie. De bevoegde instanties dienen met name te beschikken over procedures voor

- het verwerken van commentaar van belanghebbende partijen met betrekking tot geregistreerde organisaties, en

- voor de weigering, beëindiging of opschorting van de registratie van organisaties.

4. De bevoegde instantie is verantwoordelijk voor de EMAS-registratie. Zij controleert daarom de inschrijving en handhaving van organisaties in het register. Voor de weigering, opschorting of beëindiging van de registratie van organisaties moeten de betrokken belanghebbenden worden geraadpleegd, zodat de bevoegde instantie van de nodige ondersteunende stukken worden voorzien om een beslissing te nemen.

5. De bevoegde instanties van alle lidstaten komen ten minste twee maal per jaar en zo nodig vaker bijeen, in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de Commissie. Het doel van deze bijeenkomsten is ervoor te zorgen dat de procedures met betrekking tot de registratie van organisaties in het EMAS-register consequent worden toegepast. Om te komen tot een gemeenschappelijke benadering van de registratie in de praktijk, stellen de bevoegde instanties een intercollegiale toetsing in. Een verslag van de intercollegiale toetsingsactiviteiten zal aan de Commissie worden verstrekt en openbaar worden gemaakt.

Artikel 6

Registratie van organisaties1. De registratie van organisaties wordt door de bevoegde instanties uitgevoerd op basis van de volgende overwegingen:

a) Indien een bevoegde instantie

- een gevalideerde milieuverklaring heeft ontvangen en

- een ingevuld formulier (bijlage VIII) van de organisatie heeft ontvangen en

- de eventueel uit hoofde van artikel 16 verschuldigde registratievergoeding heeft ontvangen en

- op basis van de ontvangen stukken overtuigd is dat de organisatie aan alle voorschriften van deze verordening voldoet,

registreert zij de aanvragende organisatie en kent zij deze een registratienummer toe. De bevoegde instantie deelt de leiding van de organisatie mee dat deze in het register is opgenomen.

b) Indien een bevoegde instantie een toezichtrapport van de erkenningsinstantie ontvangt waaruit blijkt dat de werkzaamheden van de verificateur niet adequaat genoeg zijn uitgevoerd om te waarborgen dat de aanvragende organisatie aan de eisen van deze verordening voldoet, wordt registratie geweigerd totdat zekerheid is verkregen omtrent de naleving van de EMAS-voorschriften.

c) Indien een organisatie verzuimt, binnen drie maanden na hiertoe te zijn verzocht, aan een bevoegde instantie

- de jaarlijkse bijgewerkte en gevalideerde versies van de milieuverklaring, of

- een ingevuld formulier (bijlage VIII) van de organisatie, of

- de eventueel verschuldigde registratievergoeding

te doen toekomen, wordt de registratie van de organisatie opgeschort c.q. beëindigd, afhankelijk van de aard en omvang het verzuim. De bevoegde instantie stelt de leiding van de organisatie in kennis van de redenen voor de getroffen maatregelen.

d) Indien een bevoegde instantie op enig moment, op basis van de ontvangen stukken, tot de conclusie komt dat de organisatie niet langer aan één of meerdere voorwaarden van deze verordening voldoet, zal de registratie van de organisatie worden opgeschort c.q. beëindigd, afhankelijk van de aard en de omvang van het verzuim. De bevoegde instantie stelt de leiding van de organisatie in kennis van de redenen voor de getroffen maatregelen.

e) Indien een bevoegde instantie er door de bevoegde controle-instantie van in kennis wordt gesteld dat de relevante wettelijke milieuvoorschriften door de organisatie worden overtreden, dient zij de registratie van die organisatie te weigeren c.q. op te schorten.

De bevoegde instantie stelt de leiding van de organisatie in kennis van de redenen voor de getroffen maatregelen en van het overleg met de bevoegde controle-instantie.

f) De weigering of opschorting wordt ingetrokken als de bevoegde instantie er door de bevoegde controle-instantie genoegzaam van is dat de overtreding is rechtgezet en dat er bevredigende maatregelen zijn getroffen om herhaling te voorkomen.

2. De bevoegde instantie werkt de lijst van organisaties die in het EMAS-register zijn opgenomen maandelijks bij.

Artikel 7

Lijst van geregistreerde organisaties en erkende milieuverificateurs

1. De erkenningssystemen zorgen voor de opstelling, herziening en bijwerking van een lijst van de in de respectieve lidstaten erkende milieuverificateurs, en stellen de Commissie rechtstreeks of via de nationale instanties, naar gelang van de beslissing van de betrokken lidstaat, maandelijks in kennis van wijzigingen in deze lijst.

2. De bevoegde instanties zorgen voor het opstellen en bijhouden van een lijst van geregistreerde organisaties per lidstaat. De bevoegde instanties stellen de Commissie rechtstreeks of via de nationale instanties, naar gelang van de beslissing van de betrokken lidstaat, maandelijks in kennis van wijzigingen in deze lijst.

3. Het register van erkende milieuverificateurs en geregistreerde organisaties wordt door de Commissie bijgehouden en openbaar gemaakt.

Artikel 8

Logo

1. Organisaties die aan EMAS deelnemen, mogen gebruikmaken van het logo zoals weergegeven in bijlage IV. Bijlage IV wordt door de Commissie aangevuld overeenkomstig de procedure van artikel 14. Het logo mag alleen worden gebruikt door organisaties met een geldige EMAS-registratie.

Het logo mag niet worden gebruikt in enige andere vorm dan zoals weergegeven in bijlage IV.

2. Het EMAS-logo mag door organisaties alleen in de volgende gevallen worden gebruikt:

- op gevalideerde milieuverklaringen

- in het briefhoofd in correspondentie van geregistreerde organisaties

- in publicitaire informatie over de deelname van een organisatie aan EMAS.

3. Het logo mag door organisaties ook worden gebruikt voor milieu-informatie met betrekking tot hun activiteiten, producten en diensten,

- mits deze informatie ook in de milieuverklaring staat en door de verificateur is gevalideerd als zijnde:

a) nauwkeurig en niet misleidend

b) onderbouwd en controleerbaar

c) relevant en in de juiste context of in het juiste verband gebruikt

d) specifiek en duidelijk voor wat betreft het aspect waar het om gaat

e) niet voor verkeerde uitleg vatbaar

f) belangrijk in relatie tot het totale milieueffect

- en mits de woorden "gevalideerde informatie" worden toegevoegd aan het logo zoals weergegeven in bijlage IV.

4. In de volgende gevallen mag het logo niet worden gebruikt:

- op producten of hun verpakking,

- in het kader van vergelijkende beweringen over producten, activiteiten en diensten,

- in advertenties voor producten, activiteiten en diensten.

Artikel 9

Verband met Europese en internationale normen

1. Organisaties die Europese of internationale normen toepassen voor milieuaangelegenheden die in het kader van EMAS relevant zijn, en die gecertificeerd zijn overeenkomstig passende certificeringsprocedures waaruit gebleken is dat zij aan die normen voldoen, worden beschouwd als organisaties die aan de overeenkomstige eisen van deze verordening voldoen, op voorwaarde dat:

a) de normen door de Commissie overeenkomstig de procedure van artikel 14 worden erkend,

b) de erkenning die aan de certificerende instantie is verleend, door de Commissie overeenkomstig de procedure van artikel 14 wordt erkend.

De referenties van de geaccepteerde normen (met inbegrip van de relevante onderdelen van EMAS waarop zij van toepassing zijn) en de geaccepteerde erkenning worden bekendgemaakt Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

2. Om voor EMAS-registratie in aanmerking te komen, hoeven de betrokken organisaties tegenover de verificateur alleen aan te tonen dat zij voldoen aan de voorschriften die niet door de erkende normen worden gedekt.

Artikel 10

Bevordering van de deelname van organisaties, in het midden- en kleinbedrijf

1. De lidstaten bevorderen de deelname van organisaties aan EMAS en onderzoeken in het bijzonder of de deelname uit het midden- en kleinbedrijf (MKB) moeten worden bevorderd, door

- de toegang tot informatie, steunfondsen en openbare structuren te vergemakkelijken,

- regelingen voor technische bijstand op te zetten of te bevorderen, met name in samenhang met initiatieven van bepaalde branchegebonden of plaatselijke contactpunten (bijv. lokale overheden, kamers van koophandel, brancheorganisaties).

Teneinde de deelname van het midden- en kleinbedrijf aan EMAS in bepaalde geografische gebieden te bevorderen, kunnen plaatselijke instanties, in samenwerking met bedrijfsorganisaties, kamers van koophandel en belanghebbende partijen, bijstand verlenen bij de identificatie van significante milieueffecten die met dat gebied verband houden. De bedrijven uit het MKB kunnen op basis daarvan hun milieuprogramma opstellen en de milieudoelstellingen en milieutaakstellingen van hun EMAS-beheersysteem vaststellen.

2. De lidstaten gaan na op welke wijze de EMAS-registratie in het kader van deze verordening kan worden gebruikt bij de toepassing en de controle op de naleving van de milieuwetgeving, zodat kan worden voorkomen dat organisaties en voor het toezicht op de naleving verantwoordelijke instanties dubbel werk verrichten.

3. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de krachtens dit artikel genomen maatregelen.

4. De Commissie bevordert de samenhang tussen de wettelijke instrumenten die op communautair niveau op milieugebied zijn ontwikkeld.

Artikel 11

Informatie

1. Iedere lidstaat ziet erop toe dat:

- organisaties worden ingelicht over de inhoud van deze verordening,

- het publiek wordt ingelicht over de doelstellingen en de voornaamste onderdelen van EMAS.

De lidstaten maken in het bijzonder gebruik van vakpublicaties, lokale kranten, promotiecampagnes of andere functionele middelen om een algemeen bewustwordingsniveau ten aanzien van EMAS tot stand te brengen.

2. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de krachtens dit artikel genomen maatregelen.

3. De Commissie is verantwoordelijk voor het bevorderen van EMAS op communautair niveau.

Artikel 12

Inbreuken

De lidstaten nemen passende juridische of administratieve maatregelen in geval van niet-naleving van de bepalingen van deze verordening en stellen de Commissie van deze maatregelen in kennis.

Artikel 13

Bijlagen

De bijlagen bij deze verordening worden door de Commissie, overeenkomstig de procedure van artikel 14, aangepast in het licht van de ervaring die is opgedaan bij de invoering van EMAS en op basis van de vastgestelde behoefte aan richtsnoeren met betrekking tot de EMAS-voorschriften.

Artikel 14

Comité

1. De Commissie wordt bijgestaan door een comité bestaande uit vertegenwoordigers van de lidstaten en voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Commissie.

2. De vertegenwoordiger van de Commissie legt het comité een ontwerp voor van de te nemen maatregelen. Het comité brengt advies uit over dit ontwerp binnen een termijn die de voorzitter kan vaststellen naar gelang van de urgentie van de materie. Het comité spreekt zich uit met de meerderheid van stemmen die in artikel 148, lid 2, van het Verdrag is voorgeschreven voor het aannemen van de besluiten die de Raad op voorstel van de Commissie dient te nemen. Bij de stemming in het comité worden de stemmen van de vertegenwoordigers van de lidstaten gewogen overeenkomstig genoemd artikel. De voorzitter neemt niet aan de stemming deel.

3. a) De Commissie neemt maatregelen die onmiddellijk van toepassing worden.

b) Indien deze maatregelen evenwel niet in overeenstemming zijn met het advies van het comité, wordt hiervan door de Commissie onverwijld mededeling gedaan aan de Raad. In dat geval:

- kan de Commissie de toepassing van de maatregelen waartoe zij heeft besloten opschorten voor een periode van maximaal een maand vanaf de datum dat die mededeling is gedaan,

- kan de Raad, met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen, binnen de in de vorige alinea bedoelde termijn een afwijkende beslissing nemen.

Artikel 15

Herziening

Uiterlijk vijf jaar na de inwerkingtreding van deze verordening beziet de Commissie EMAS opnieuw in het licht van de opgedane ervaring en de internationale ontwikkelingen en stelt zij, in voorkomend geval, de Raad de nodige wijzigingen voor.

Artikel 16

Kosten en vergoedingen

1. Overeenkomstig de door de lidstaten vastgestelde modaliteiten kan een vergoedingensysteem worden opgezet ter dekking van de administratieve kosten die verband houden met de registratieprocedures voor organisaties en de erkenning van en het toezicht op milieuverificateurs, alsmede de kosten van EMAS.

2. De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de krachtens dit artikel genomen maatregelen.

Artikel 17

Intrekking van Verordening (EEG) nr. 1836/93

1. Verordening (EEG) nr. 1836/93 wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van deze verordening.

2. Erkenningsystemen en bevoegde instanties die op grond van verordening (EEG) nr. 1836/93 zijn opgericht, blijven bestaan. De lidstaten wijzigen de procedures die door de erkenningsystemen en bevoegde instanties worden toegepast volgens de overeenkomstige bepalingen van deze verordening. De lidstaten zien erop toe dat deze systemen binnen drie maanden na de datum van inwerkingtreding van deze verordening volledig operationeel zijn.

3. Milieuverificateurs die op grond van Verordening (EEG) nr. 1836/93 zijn erkend, mogen hun werkzaamheden blijven uitvoeren overeenkomstig de voorschriften van deze verordening.

4. Locaties die op grond van Verordening (EEG) nr. 1836/93 zijn geregistreerd, blijven opgenomen in het EMAS-register. De nieuwe voorschriften van deze verordening met betrekking tot organisaties worden bij de volgende verificatie gecontroleerd.

Artikel 18

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is van toepassing vanaf drie maanden na deze bekendmaking.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

(1) PB C 138 van 17.5.1993, blz. 1.

BIJLAGE I

A. VOORSCHRIFTEN INZAKE MILIEUBEHEERSYSTEMEN

Het milieubeheersysteem wordt uitgevoerd overeenkomstig afdeling 4 van de internationale norm voor milieubeheersystemen ISO 14001:1996.

B. SPECIALE AANDACHTSPUNTEN VOOR ORGANISATIES DIE EMAS INVOEREN

1. Naleving van wet- en regelgeving

Organisaties moeten kunnen aantonen dat zij

- weten welke wetgeving voor de organisatie relevant is en dat ze de implicaties ervan kennen,

- zorgen voor de naleving daarvan,

- over procedures beschikken aan de hand waarvan de organisatie blijvend aan deze vereisten kan voldoen.

2. Prestaties

Organisaties moeten kunnen aantonen dat het milieubeheersysteem en de auditprocedures betrekking hebben op de daadwerkelijke milieuprestaties van de organisatie ten aanzien van de in bijlage VI genoemde aspecten en dat prestatie-evaluatie als onderdeel van het beoordelingsproces wordt beschouwd. De organisatie moet zich tevens verplichten tot continue verbetering van haar milieuprestaties.

3. Externe communicatie

Organisaties moeten kunnen aantonen dat ze met belanghebbende partijen, inclusief lokale gemeenschappen en klanten, een open dialoog voeren over de milieueffecten van hun activiteiten, producten en diensten, om de door de belanghebbenden geformuleerde punten van bezorgdheid te identificeren.

BIJLAGE II

VOORSCHRIFTEN INZAKE INTERNE MILIEUAUDITS

2.1. Algemene voorschriften

Interne audits moeten ervoor zorgen dat de activiteiten van een organisatie volgens de vastgestelde procedures worden uitgevoerd. Bij een audit kunnen ook problemen met die vastgestelde procedures of mogelijkheden om die procedures te verbeteren worden aangegeven. De reikwijdte van audits die binnen een organisatie worden uitgevoerd, kan variëren van een audit van een eenvoudige procedure tot een audit van complexe activiteiten. In de loop van een bepaalde periode moeten alle activiteiten in een organisatie aan een audit worden onderworpen. De periode die nodig is om een audit van alle activiteiten uit te voeren, wordt de auditcyclus genoemd. Voor kleine, niet-complexe organisaties kan het mogelijk zijn om alle activiteiten in één keer door te lichten. Voor deze organisaties wordt de auditcyclus gevormd door de periode tussen deze audits.

Interne audits moeten worden verricht door personen die voldoende onafhankelijk staan tegenover de door te lichten activiteit om een onpartijdig oordeel te kunnen geven. Daarbij kan het gaan om werknemers van de organisatie of om externe partijen (werknemers van andere organisaties, werknemers van andere onderdelen van dezelfde organisatie of adviseurs).

2.2. Doelstellingen

In het milieuauditprogramma van de organisatie zijn de doelstellingen van elke audit of auditcyclus, met inbegrip van de auditfrequentie voor elke activiteit, schriftelijk vastgelegd.

Deze doelstellingen omvatten in het bijzonder de beoordeling van de aanwezige milieubeheersystemen en het verifiëren van de overeenstemming met het milieubeleid en het milieuprogramma van de organisatie, inclusief de naleving van de relevante wettelijke milieuvoorschriften.

2.3. Reikwijdte

De totale reikwijdte van de afzonderlijke audits, of in voorkomend geval van elke fase van de auditcyclus, moet duidelijk worden omschreven, waarbij expliciet moeten worden vermeld:

1. de bestreken gebieden,

2. de door te lichten activiteiten,

3. de in aanmerking te nemen milieunormen,

4. het door de audit bestreken tijdvak.

De milieuaudit omvat een evaluatie van de feitelijke gegevens die nodig zijn om de prestaties te beoordelen.

2.4. Organisatie en middelen

Milieuaudits moeten worden verricht door personen of groepen personen met voldoende kennis van de door te lichten sectoren en gebieden, inclusief kennis van en ervaring met de betrokken milieu- en beheersaspecten en technische en regelgevingsaspecten, en met de nodige opleiding en deskundigheid op auditgebied om de aangegeven doelstellingen te bereiken. De voor de audit uitgetrokken tijd en middelen dienen in verhouding te staan tot de reikwijdte en de doelstellingen ervan.

De leiding van de organisatie dient de auditwerkzaamheden te ondersteunen.

De auditors moeten voldoende onafhankelijk staan tegenover de doorgelichte activiteiten om een objectief en onpartijdig oordeel te kunnen geven.

2.5. Planning en voorbereiding van een audit

De planning en voorbereiding van elke audit hebben met name tot doel ervoor te zorgen dat:

- de nodige middelen beschikbaar worden gesteld,

- alle betrokkenen bij het auditproces (waaronder de auditors zelf, de leiding van de organisatie en het personeel) hun rol en verantwoordelijkheden begrijpen.

De voorbereiding omvat mede het vertrouwd raken met de activiteiten en het milieubeheersysteem van de organisatie en het bestuderen van de resultaten en conclusies van eerder uitgevoerde audits.

2.6. Auditwerkzaamheden

Tot de auditwerkzaamheden behoren gesprekken met het personeel, onderzoek van de exploitatieomstandigheden en het materieel, het onderzoeken van registraties, schriftelijk vastgelegde procedures en andere relevante stukken, met als doel de milieuprestaties van de betrokken activiteit te beoordelen en na te gaan of deze aan de toepasselijke normen, regelgeving of doel- en taakstellingen beantwoordt, en of het aanwezige milieubeheersysteem doeltreffend en geschikt is. Om de doeltreffendheid van het systeem te beoordelen kan steekproefsgewijs worden getoetst of aan deze criteria is voldaan.

De auditprocedure omvat met name de volgende stappen:

a) het verwerven van inzicht in de milieubeheersystemen,

b) het evalueren van de sterke en zwakke punten van de milieubeheersystemen,

c) het verzamelen van belangrijke gegevens,

d) het evalueren van de resultaten van de audit,

e) het formuleren van de conclusies van de audit,

f) het uitbrengen van verslag over de resultaten en conclusies van de audit.

2.7. Verslaglegging over de resultaten en conclusies van de audit

1. Om de resultaten en conclusies van de audit volledig en formeel vast te leggen, stellen de auditors aan het einde van elke audit of auditcyclus een schriftelijk auditverslag op met een passende vorm en inhoud.

De resultaten en conclusies van de audit moeten officieel aan de leiding van de organisatie worden meegedeeld.

2. De hoofddoelstellingen van een schriftelijk auditverslag zijn:

a) de reikwijdte van de audit vast te leggen,

b) de leiding van de organisatie informatie te verstrekken over de mate waarin de organisatie het milieubeleid in acht neemt en milieuvooruitgang boekt,

c) de leiding van de organisatie informatie te verstrekken over de doeltreffendheid en de betrouwbaarheid van de regelingen voor het controleren van de milieueffecten die door de organisatie worden veroorzaakt,

d) in voorkomend geval de behoefte aan bijsturingsmaatregelen aan te tonen.

2.8. Follow-up van de audit

Het auditproces leidt uiteindelijk tot de opstelling en uitvoering van een passend bijsturingsplan.

Er dienen deugdelijke regelingen te zijn om te waarborgen dat aan de uitkomsten van de audit het nodige gevolg wordt gegeven.

2.9. Frequentie van de audits

De frequentie waarmee activiteiten aan een audit worden onderworpen, varieert naar gelang:

a) de aard, omvang en complexiteit van de activiteiten,

b) de ernst van de daarmee samenhangende milieueffecten,

c) de omvang en urgentie van de problemen die bij eerdere audits zijn geconstateerd,

d) de voorgeschiedenis van de milieuproblemen.

Meer complexe activiteiten met een grotere kans op milieuschade moeten vaker worden doorgelicht. Organisaties moeten hun eigen auditprogramma en auditfrequentie vaststellen op basis van de richtsnoeren van de Commissie.

BIJLAGE III

MILIEUVERKLARING

3.1. Inleiding

Doel van de milieuverklaring is informatie te verstrekken over de milieueffecten en milieuprestaties van de organisatie. Tevens is de milieuverklaring een instrument waardoor kan worden ingespeeld op de wensen van belanghebbenden die in het kader van bijlage I.B.3 zijn geïnventariseerd en door de organisatie belangrijk worden geacht (bijlage VI.4.d). Hoewel de organisatie niet verplicht is om de in punt 3.2 gespecificeerde gegevens in een enkel verslag te bekend te maken, is het van belang dat deze gegevens op overzichtelijke en samenhangende wijze in gedrukte vorm worden gepresenteerd ten behoeve van personen die deze gegevens niet op een andere manier kunnen verkrijgen.

3.2. Milieuverklaring

Ten behoeve van de EMAS-registratie moet een organisatie een document met milieu-informatie opstellen, de zogenoemde milieuverklaring, die door een milieuverificateur moet worden gevalideerd. De gevalideerde informatie moet bij de bevoegde instantie worden ingediend en vervolgens openbaar worden gemaakt.

Dit informatiedocument moet ten minste de volgende elementen omvatten:

a) een duidelijke en ondubbelzinnige beschrijving van de betrokken organisatie met een overzicht van haar activiteiten, producten en diensten en, in voorkomend geval, haar relatie tot eventuele overkoepelende organisaties,

b) het milieubeleid van de organisatie,

c) een beschrijving van alle belangrijke milieueffecten van de organisatie en een toelichting op de aard van die effecten,

d) een beschrijving van de milieudoelstellingen en -taakstellingen in verband met die belangrijke milieueffecten,

e) een overzicht van de beschikbare gegevens over de prestaties van de organisatie ten opzichte van haar milieudoelstellingen en -taakstellingen met betrekking tot haar belangrijke milieueffecten,

f) andere factoren met betrekking tot de milieuprestaties,

g) de naam en het erkenningsnummer van de milieuverificateur en de datum van validering.

3.3. Het bijwerken van openbare informatie

De organisatie moet de in 3.2 bedoelde informatie jaarlijks bijwerken en eventuele wijzigingen jaarlijks door een milieuverificateur laten valideren. Na validering moet de organisatie de wijzigingen ook aan de bevoegde instantie doorgeven en openbaar maken.

3.4. Publicatie van informatie

Het is mogelijk dat een organisatie de informatie die op basis van haar milieubeheersysteem is gegenereerd, wil gebruiken om zich tot specifieke doelgroepen te richten en dat zij daarvoor alleen bepaalde informatie uit de milieuverklaring wil gebruiken. Milieu-informatie die door een organisatie wordt gepubliceerd mag het EMAS-logo dragen op voorwaarde dat deze informatie door een milieuverificateur is gevalideerd als zijnde:

a) nauwkeurig en niet misleidend

b) onderbouwd en controleerbaar

c) relevant en in de juiste context of in het juiste verband gebruikt

d) representatief voor de algehele milieuprestatie van de organisatie

e) niet voor verkeerde uitleg vatbaar

en mits verwezen wordt naar de milieuverklaring waaruit de informatie afkomstig is.

3.5. Lokale verantwoordingsplicht

Het is mogelijk dat betrokken organisaties één algemene milieuverklaring willen opstellen die betrekking heeft op verschillende geografische vestigingsplaatsen. De bedoeling van EMAS is dat op lokaal niveau verantwoording wordt afgelegd, en organisaties moeten er dan ook voor zorgen dat indien locaties belangrijke milieueffecten hebben, deze in de algemene verklaring duidelijk geïdentificeerd en vermeld worden.

3.6. Openbaarheid

De informatie zoals bedoeld in 3.2 onder a) tm. g), die de milieuverklaring van een organisatie vormt, en de bijgewerkte informatie zoals omschreven in 3.3 moet openbaar zijn. Dat betekent niet dat een organisatie één enkel document moet opstellen en drukken en dit op verzoek moet verstrekken. Organisaties worden aangemoedigd om alle beschikbare methoden te gebruiken (elektronische publicatie, bibliotheken, enz.). Een organisatie moet tegenover de milieuverificateur kunnen aantonen dat personen met een legitieme belangstelling voor de milieuprestaties van de organisatie, eenvoudig en onbelemmerd toegang kunnen krijgen tot de informatie zoals bedoeld in 3.2 onder a) tm. g) en 3.3.

3.7. Verslaglegging over milieuprestaties

De ruwe gegevens die door een milieubeheersysteem worden gegenereerd, kunnen op diverse manieren worden gebruikt om inzicht te geven in de milieuprestaties van een organisatie. Indien een organisatie milieuprestatie-indicatoren gebruikt (bijv. energieverbruik per ton product) moet zij ervoor zorgen dat de gekozen prestatie-indicatoren:

a) een correct beeld geven van de prestaties van de organisatie,

b) begrijpelijk en ondubbelzinnig zijn,

c) het mogelijk maken om de prestaties van de organisatie van jaar tot jaar te vergelijken,

d) het mogelijk maken om de prestaties in voorkomend geval aan sectoriële, nationale c.q. regionale criteria te toetsen,

e) het mogelijk maken om de prestaties in voorkomend geval aan wettelijke voorschriften te toetsen.

BIJLAGE IV

Logo

P.M.

BIJLAGE V

ERKENNING VAN, TOEZICHT OP EN TAKEN VAN MILIEUVERIFICATEURS

5.1. Algemeen

De erkenning van milieuverificateurs moet gebaseerd zijn op de onderstaande algemene uitgangspunten inzake deskundigheid. Erkenningsinstanties mogen naar keuze individuele personen en/of organisaties als milieuverificateur erkennen. De procedurele vereisten en gedetailleerde criteria voor de erkenning van milieuverificateurs worden overeenkomstig artikel 4 van deze verordening en op basis van deze uitgangspunten vastgesteld in het kader van de nationale erkenningssystemen. Dit wordt gewaarborgd via de in artikel 4 bedoelde intercollegiale toetsing.

5.2. Voorwaarden voor de erkenning van milieuverificateurs

5.2.1. Een verificateur (persoon of organisatie) dient ten minste aan de volgende deskundigheidseisen te voldoen:

- kennis en begrip van deze verordening, de toepasselijke normen en de richtsnoeren die de Commissie ingevolge de artikelen 4 en 14 heeft opgesteld voor de toepassing van deze verordening,

- kennis en begrip van de wet- en regelgeving en andere beleidsvoorschriften die relevant zijn voor de te verifiëren activiteit,

- kennis van en inzicht in milieuaangelegenheden,

- kennis van en inzicht in de technische aspecten van de te verifiëren activiteit, voorzover vanuit milieuoogpunt relevant,

- inzicht in de algemene werking van de te verifiëren activiteit, om de geschiktheid van het milieubeheersysteem te kunnen beoordelen,

- kennis en begrip van de eisen en methoden van milieuauditing,

- kennis van informatie-auditing (milieuverklaring),

Daarnaast moet de verificateur bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden onafhankelijk, onpartijdig en objectief zijn.

5.2.2. Reikwijdte van de erkenning

De reikwijdte van de erkenning van milieuverificateurs wordt bepaald aan de hand van de statistische nomenclatuur van de economische activiteiten (NACE-codes) zoals vastgesteld bij Verordening 761/93 (EEG) van de Raad (PB L 83 van 3.4.1993). De deskundigheid en de reikwijdte van de erkenning van de verificateur moeten in verhouding staan tot de omvang en de complexiteit van de te verifiëren organisatie.

5.2.3. Aanvullende voorwaarden voor de erkenning van individuele milieuverificateurs die zelfstandig verificaties uitvoeren.

Voor individuele milieuverificateurs die zelfstandig verificaties uitvoeren, geldt, behalve dat ze aan de eisen van 5.2 moeten voldoen, tevens dat:

- ze over alle noodzakelijke bekwaamheden moeten beschikken om verificaties uit te voeren op de gebieden waarop hun erkenning betrekking heeft,

- de erkenning beperkt is qua reikwijdte, afhankelijk van hun persoonlijke bekwaamheden.

De erkenningsinstantie ziet toe op de inachtneming van deze voorschriften.

5.3. Toezicht op milieuverificateurs

5.3.1. Toezicht op erkende milieuverificateurs door de erkenningsinstantie die de erkenning heeft verleend

De erkende milieuverificateur moet de erkenningsinstantie onverwijld in kennis stellen van alle veranderingen die gevolgen kunnen hebben voor de erkenning of de reikwijdte daarvan.

Op gezette tijden, maar ten minste om de twaalf maanden, moet worden nagegaan of de erkende milieuverificateur nog steeds aan de erkenningsvoorwaarden voldoet en moet de kwaliteit van de uitgevoerde verificaties worden gecontroleerd. De controle kan de vorm hebben van enquêtes, beoordelingen van door de verificateur gevalideerde milieuverklaringen, beoordelingen van verificatierapporten, waarnemingen in organisaties. Een en ander dient in verhouding te staan tot de activiteit die door de verificateur wordt uitgevoerd.

Een eventueel besluit van de erkenningsinstantie om de erkenning in te trekken of op te schorten dan wel de reikwijdte van de erkenning te beperken, kan pas worden genomen nadat de erkende milieuverificateur de gelegenheid heeft gehad om gehoord te worden.

5.3.2. Toezicht op erkende milieuverificateurs door de erkenningsinstantie van de lidstaat waar de verificatie plaatsvindt

Een verificateur die in een bepaalde lidstaat is erkend, moet, alvorens in een andere lidstaat verificatiewerkzaamheden uit te voeren, de erkenningsinstantie van die laatste lidstaat ten minste vier weken van tevoren in kennis stellen van:

- de bijzonderheden van zijn erkenning, en indien van toepassing de samenstelling van zijn team,

- tijd en plaats van de geplande verificatie: adres en gegevens van contactpersonen van de betrokken organisatie, eventueel getroffen maatregelen in verband met de kennis van de wetgeving en talenkennis.

Deze kennisgeving moet voor iedere verificatie opnieuw worden gedaan.

De erkenningsinstantie mag geen andere voorwaarden stellen die afbreuk kunnen doen aan het recht van de verificateur om zijn diensten aan te bieden in een andere lidstaat dan die waar de erkenning is verleend. Evenmin mag zij de kennisgevingsprocedure gebruiken om de komst van de verificateur uit te stellen. Als zich problemen voordoen met het toezicht op de verificateur op de aangemelde datum, dan moet dit op adequate wijze worden verantwoord.

Indien de toezichthoudende erkenningsinstantie niet tevreden is met de kwaliteit van het werk van de verificateur, dan wordt het toezichtrapport toegezonden aan de betrokken verificateur, de erkenningsinstantie die de erkenning heeft verleend, bevoegde instantie in het land waar de te verifiëren organisatie is gevestigd en het forum van erkenningsinstanties.

5.4. De taak van verificateurs

5.4.1. Onverminderd de handhavingsbevoegdheid van de lidstaten ten aanzien van de wettelijke voorschriften, bestaat de taak van de verificateur in het uitoefenen van controle op:

a) de naleving van alle voorschriften van deze verordening (milieuanalyse indien van toepassing, milieubeheersysteem, milieuauditprogramma en milieuverklaring),

b) de betrouwbaarheid van de gegevens en informatie in:

- de milieuverklaring (bijlage III onder 3.2 en 3.3)

- fragmenten uit de milieuverklaring (bijlage III onder 3.4)

- milieu-informatie (artikel 8 lid 3).

Meer in het bijzonder onderzoekt de verificateur op gedegen en professionele wijze de technische betrouwbaarheid van de milieuanalyse of milieuaudit of andere door de organisatie gevolgde procedures, zonder die procedures onnodig te dupliceren.

5.4.2. Bij de eerste verificatie moet de milieuverificateur met name controleren of de organisatie ten minste beschikt over:

- een volledig operationeel milieubeheersysteem overeenkomstig bijlage I,

- een volledig uitgewerkt en reeds gestart auditprogramma (ten minste één audit uitgevoerd met betrekking tot de activiteit met het grootste milieurisico) overeenkomstig bijlage II,

- een voltooide milieubeheerbeoordeling door de leiding van de organisatie,

- een milieuverklaring overeenkomstig bijlage III, 3.2.

5.4.3. Naleving van wet- en regelgeving

De verificateur moet nagaan of een organisatie beschikt over procedures voor die aspecten van haar werkzaamheden die aan communautaire of nationale regelgeving zijn onderworpen, en of die procedures geschikt zijn om voor de naleving daarvan te zorgen. De controles van de audit moeten met name duidelijk maken of met de bestaande procedures de naleving van wet- en regelgeving wordt gewaarborgd.

De verificateur valideert de milieuverklaring niet indien hij tijdens het verificatieproces, bijvoorbeeld bij steekproefsgewijze controles, constateert dat de organisatie duidelijk niet aan de wetgeving voldoet.

5.4.4. Omschrijving van de organisatie

Bij het verifiëren van het milieubeheersysteem en de validering van de milieuverklaring moet de verificateur ervoor zorgen dat alle onderdelen van de organisatie ondubbelzinnig zijn gedefinieerd en met de werkelijke indeling van de activiteiten overeenkomen. De inhoud van de verklaring moet duidelijk betrekking hebben op de verschillende onderdelen van de organisatie waarop EMAS van toepassing is.

5.5. Voorwaarden voor de uitvoering van verificatiewerkzaamheden

5.5.1. De verificateur werkt op basis van een schriftelijke overeenkomst met de organisatie, waarin de reikwijdte van de werkzaamheden wordt omschreven en waarbij de verificateur in staat wordt gesteld om op onafhankelijke en professionele wijze te werk te gaan, en de organisatie zich ertoe verplicht de nodige medewerking te verlenen.

5.5.2. De verificatie omvat documentenonderzoek, een bezoek aan de organisatie, waarbij met name gesprekken met het personeel worden gevoerd, de opstelling van een rapport ten behoeve van de leiding van de organisatie, en het aangeven van maatregelen waarmee de organisatie de in het rapport aan de orde gestelde problemen kan oplossen.

5.5.3. De voorafgaand aan het bezoek te onderzoeken documenten omvatten essentiële informatie over de organisatie en de activiteiten die daar plaatsvinden, het milieubeleid en het milieuprogramma, een beschrijving van het in de organisatie toegepaste milieubeheersysteem, bijzonderheden omtrent de milieuanalyse of de vorige milieuaudit, het rapport over die analyse of audit en over eventueel naderhand genomen bijsturingsmaatregelen, alsmede de concept-milieuverklaring.

5.5.4. De verificateur stelt een rapport op ten behoeve van de leiding van de organisatie. In dit rapport komen aan de orde:

a) alle kwesties die relevant zijn voor het werk van de verificateur,

b) het startpunt voor de invoering van een milieubeheersysteem bij de organisatie,

c) in het algemeen de gevallen van niet-overeenstemming met deze verordening, en meer in het bijzonder:

- de technische tekortkomingen in de milieuanalyse, de auditmethode, het milieubeheersysteem of in enig ander relevant proces,

- de punten waarop het rapport niet met de concept-milieuverklaring overeenstemt, alsmede de specificering van de wijzigingen of toevoegingen die in de milieuverklaring zouden moeten worden aangebracht,

d) een vergelijking met de eerdere verklaringen en de prestatiebeoordeling van de organisatie.

5.6. Frequentie van de verificaties

Bijgewerkte informatie in de milieuverklaring moet met tussenpozen van maximaal twaalf maanden door de verificateur worden gevalideerd. Daarnaast moet hij in overleg met de organisatie een programma opzetten om ervoor te zorgen dat alle voor EMAS-registratie vereiste elementen binnen een periode van maximaal 36 maanden worden geverifieerd. De frequentie van de bezoeken van de milieuverificateur aan de organisatie moet gebaseerd zijn op de richtsnoeren van de Commissie.

BIJLAGE VI

MILIEUASPECTEN

6.1. Algemeen

Om te bepalen welke van haar milieueffecten belangrijk zijn, moet een organisatie alle milieuaspecten van haar activiteiten, producten en diensten in aanmerking nemen en op basis van door haarzelf opgestelde criteria besluiten welke van haar milieuaspecten een belangrijk milieueffect hebben.

Een organisatie moet zowel de directe als de indirecte milieuaspecten van haar activiteiten, producten en diensten in aanmerking nemen.

6.2. Directe milieuaspecten

Dit zijn die activiteiten van een organisatie waarover zij controle heeft, die in de omgeving van de organisatie optreden en waarbij het onder meer, maar niet uitsluitend, kan gaan om:

a) emissies in de lucht

b) lozingen in water

c) afvalbeheer

d) bodemverontreiniging

e) gebruik van natuurlijke hulpbronnen en grondstoffen (inclusief energie)

f) lokale overlast (geluid, trillingen, stank, visuele hinder, enz.)

g) vervoerskwesties (m.b.t. zowel goederen, diensten en werknemers).

Bij de beoordeling van de ernst van de milieueffecten van deze activiteiten moet de organisatie niet alleen rekening houden met normale bedrijfsomstandigheden maar ook met bijzondere bedrijfsomstandigheden, zoals het stilleggen en opstarten van activiteiten, en met redelijkerwijs te voorziene noodsituaties. Daarbij moeten vroegere, huidige en geplande activiteiten, producten en diensten in aanmerking worden genomen.

6.3. Indirecte milieuaspecten

Als gevolg van de activiteiten, producten en diensten van een organisatie kunnen er ook belangrijke milieueffecten optreden waarover zij geen controle heeft of die zich op afstand van de organisatie voordoen.

Daarbij kan het onder meer, maar niet uitsluitend, gaan om:

a) productspecifieke aspecten (ontwerp, verpakking, transport, gebruik en afvalverwerking of -verwijdering)

b) kapitaalinvesteringen, kredietverlening en verzekeringsdiensten

c) nieuwe markten

d) keuze en samenstelling van diensten (bijv. vervoer- of horeca-activiteiten)

e) administratieve en planningsbeslissingen

f) samenstelling van assortimenten.

Voorts moeten organisaties kunnen aantonen dat de belangrijke milieuaspecten die verband houden met hun inkoopprocedures zijn geïnventariseerd en dat er in het beheersysteem aandacht wordt besteed aan significante effecten van deze aspecten.

De milieuaspecten moeten relevant zijn in het kader van het milieuprogramma, het milieubeheersysteem en de milieuaudit, voorzover de organisatie doelstellingen hanteert.

Bij dergelijke indirecte milieuaspecten moet een organisatie nagaan in hoeverre zij invloed kan uitoefenen op deze aspecten en welke maatregelen genomen kunnen worden om de effecten ervan te beperken.

6.4. Ernst van de milieuaspecten

Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf om criteria op te stellen voor het beoordelen van de ernst van de milieuaspecten van haar activiteiten, producten en diensten. Er behoeft geen gedetailleerde levenscyclusanalyse te worden uitgevoerd, maar de criteria die een organisatie ontwikkelt moeten wel breed, onafhankelijk controleerbaar, en reproduceerbaar zijn.

Bij het bepalen van de ernst van de milieuaspecten van een organisatie kunnen onder meer, maar niet uitsluitend, de volgende aandachtspunten een rol spelen:

a) identificatie van de activiteiten, producten en diensten van de organisatie, de specifieke milieuaspecten van die activiteiten, producten en diensten, en het soort effect dat ieder milieuaspect met zich meebrengt

b) verzamelen van informatie over de toestand van het milieu om vast te stellen welke activiteiten, producten en diensten van de organisatie effecten kunnen hebben op specifieke omstandigheden

c) beoordeling van de gegevens waarover de organisatie beschikt met betrekking tot materiaal- en energieverbruik, lozingen, afvalstoffen en de risico's van emissies

d) inventarisatie van de standpunten van belanghebbende partijen en het gebruiken van deze informatie om de belangrijke milieuaspecten van de organisatie vast te kunnen stellen

e) inventarisatie van de milieuactiviteiten van de organisatie waarvoor regelgeving bestaat en waarover de organisatie waarschijnlijk gegevens heeft verzameld

f) identificatie van inkoopactiviteiten die belangrijk zijn wat betreft de directe en indirecte milieueffecten van de organisatie

g) nadenken over ontwerp, ontwikkeling, vervaardiging, distributie, onderhoud, gebruik, hergebruik, recycling en verwijdering van de producten van de organisatie

h) identificatie van de activiteiten van de organisatie die de belangrijkste milieukosten, -baten of andere financiële gevolgen met zich meebrengen.

BIJLAGE VII

MILIEUANALYSE

7.1. Algemeen

Een organisatie die niet over een krachtens artikel 9 erkend milieubeheersysteem beschikt, moet eerst een analyse maken waarin wordt vastgesteld hoe zij vanuit milieuoogpunt functioneert. Het doel is om alle milieuaspecten van de organisatie in kaart te brengen om op basis daarvan een milieubeheersysteem op te zetten.

7.2. Vereisten

De analyse moet vier essentiële gebieden bestrijken:

a) vereisten ingevolge wet- en regelgeving,

b) een inventarisatie van de belangrijke milieuaspecten,

c) een onderzoek van de gevolgde werkwijzen en procedures op het gebied van milieubeheer,

d) een evaluatie van de feedback uit onderzoek naar incidenten in het verleden.

In alle gevallen moet aandacht worden besteed aan zowel normale als abnormale bedrijfsomstandigheden binnen de organisatie, alsmede aan mogelijke noodsituaties.

Bij de analyse kan, afhankelijk van de aard van de activiteiten, onder meer gebruik worden gemaakt van checklists, interviews, rechtstreekse inspecties en metingen, en resultaten van eerdere audits of andere analyses.

Bij het vaststellen van de belangrijke milieuaspecten van de activiteiten van bepaalde bedrijfsonderdelen moet, voorzover relevant, aandacht worden besteed aan:

a) emissies in de lucht

b) lozingen in water

c) afvalbeheerd) bodemverontreiniging

e) gebruik van grondstoffen en natuurlijke hulpbronnen

f) andere lokale milieu- en gemeenschapsgebonden kwesties.

Daarbij moeten normale bedrijfsomstandigheden, omstandigheden zoals het opstarten en stilleggen van activiteiten, alsmede de potentiële belangrijke milieueffecten ten gevolge van redelijkerwijs te voorziene noodsituaties in aanmerking worden genomen.

Bij dit proces moeten de belangrijke milieuaspecten van activiteiten, producten of diensten worden vastgesteld; dit betekent niet dat er een gedetailleerde levenscyclusanalyse moet worden uitgevoerd. Organisaties hoeven niet ieder product, ieder onderdeel of iedere grondstof te beoordelen. Ze mogen categorieën van activiteiten, producten of diensten selecteren om vast te stellen voor welke aspecten belangrijke milieueffecten het meest waarschijnlijk zijn.

BIJLAGE VIII

REGISTRATIE-INFORMATIE

Minimaal vereiste gegevens

>BEGIN VAN DE GRAFIEK>

Naam van de organisatie: ..........

Adres van de organisatie: ..........

Contactpersoon: ..........

NACE-code van de activiteit: ..........

Aantal werknemers: ..........

Naam van de verificateur: ..........

Erkenningsnummer: ..........

Reikwijdte van de erkenning: ..........

Datum eerstvolgende milieuverklaring: ..........

Naam en andere gegevens van de contactpersoon bij de bevoegde controle-instantie:

..........

Gedaan te .......... op ...................... 199

..........

Handtekening

van de vertegenwoordiger

van de organisatie>EIND VAN DE GRAFIEK>