VERSLAG

over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

(2014/C 452/03)

INHOUD

INLEIDING

De Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky heeft tot doel in de EU de ontwikkeling, validering en demonstratie van schone luchtvaarttechnologieën te versnellen, zodat ze zo spoedig mogelijk kunnen worden ingevoerd (2) . De door de gemeenschappelijke onderneming gecoördineerde onderzoeksactiviteiten zijn verdeeld over zes technologische terreinen of „demonstratiemodellen van geïntegreerde technologie” (ITD’s).

De maximale EU-bijdrage aan de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky ter dekking van de lopende kosten en onderzoeksactiviteiten bedraagt 800 miljoen euro en komt ten laste van de kredieten van het zevende kaderprogramma (3) . Andere leden van de gemeenschappelijke onderneming moeten een bijdrage in de middelen leveren die ten minste gelijk is aan die van de EU, inclusief middelen in natura.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (8) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het selecteren en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie (7) vastgestelde boekhoudregels en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeenschappelijke onderneming.

de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar;

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER

Begrotingsuitvoering

De definitieve gewijzigde begroting 2013 omvatte vastleggingskredieten ad 250,4 miljoen euro en betalingskredieten ad 158,2 miljoen euro (9) . De bestedingsgraad was 90,6 % voor de vastleggingskredieten en 87,7 % voor de betalingskredieten. Het lagere percentage betalingskredieten is weliswaar beter dan in 2012 (75 %), maar weerspiegelt nog steeds vertragingen bij de begrotingsuitvoering. Die zijn vooral het gevolg van vertragingen in de uitvoering van de activiteiten en de tijd die verloopt tussen de bekendmaking van de oproepen tot het indienen van voorstellen en de ondertekening van subsidieovereenkomsten (10) .

OPMERKINGEN OVER ESSENTIËLE BEHEERSINGSMAATREGELEN VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

In de loop van 2013 verbeterde de gemeenschappelijke onderneming haar beheers-, administratieve, financiële en boekhoudkundige procedures verder. Het „subsidiebeheersinstrument (GMT — grant management tool)” (14) werd aangevuld door invoering van de aanpassingen van de kostendeclaraties. In het systeem moet nog de volledige informatie met betrekking tot de controle achteraf worden geïntegreerd.

Daarnaast heeft de rekenplichtige de werking van het GMT-instrument getest en verscheidene gebreken aan het licht gebracht, met name wat betreft de gebruikte functie voor het invoeren van opmerkingen afkomstig van de met de financiële controle en de verificatie belaste ambtenaren. Deze functie is van essentieel belang voor de valideringsprocedure en de gemeenschappelijke onderneming moet de follow-up van dit gebrek verzekeren.

Met betrekking tot de controle vooraf op door leden van Clean Sky verrichte activiteiten werd in één geval de valideringsprocedure voor de vastlegging verricht door eenzelfde personeelslid dat de hoedanigheid had van met de controle belaste functionaris en tevens die van ordonnateur (wat in strijd is met de bepalingen van de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming en de procedurehandleiding); bij één betaling was de met de controle belaste functionaris tegelijkertijd de ordonnateur; in een ander geval was de technische beoordeling (een essentieel onderdeel van de operationele verificatieprocedure) niet beschikbaar in het GMT-instrument.

de partners van de gemeenschappelijke onderneming dienen hun kostendeclaraties vaak te laat in. Op 31 december 2013 waren ten minste 56 van de 163 kostendeclaraties niet tijdig ingediend bij de gemeenschappelijke onderneming. In 15 gevallen beliep de vertraging meer dan een jaar.

in een ander geval werd de subsidieovereenkomst met de partner vijf maanden na de aanvang van de activiteiten ondertekend zonder dat de vereiste verklaring bestond waarin de noodzaak werd onderbouwd dat de werkzaamheden dienden te worden gestart voordat de subsidieovereenkomst was ondertekend, en

in één geval werden de taken van financiële verificatie en goedkeuring verricht door hetzelfde personeelslid, hetgeen in strijd is met de handleiding voor financiële procedures en met het beginsel van scheiding van functies; in drie andere gevallen combineerde eenzelfde personeelslid de rol van financieel functionaris met die van bevoegde ordonnateur;

ANDERE AANGELEGENHEDEN

Rechtskader

De nieuwe financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie werden vastgesteld op 25 oktober 2012 en gingen op 1 januari 2013 in (15) . De financiële modelregeling voor publiek-private partnerschapsorganen bedoeld in artikel 209 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raadtrad echter pas op 8 februari 2014 in werking (16) . De financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming werd op 3 juli 2014 gewijzigd om rekening te houden met deze veranderingen.

De interne-auditfunctie en de dienst Interne Audit van de Commissie

In 2013 stelde de interne controleur, in samenwerking met een extern accountantskantoor, een controle in van de bedrijfsprocessen van de gemeenschappelijke onderneming in verband met de „Coördinatie van en het toezicht op de ITD-activiteiten” en het „Beheer van de activiteiten van de partners”. Het definitieve controleverslag was niet beschikbaar ten tijde van de controle van de Rekenkamer.

Op 14 maart 2014 heeft de dienst Interne Audit van de Commissie de resultaten gepresenteerd van de controle over de toereikendheid en de doeltreffendheid van het interne controlesysteem met betrekking tot het beheer van de subsidies en de financiële uitvoering ervan. De conclusie van de controle was dat het bestaande internebeheersingssysteem redelijke zekerheid verschafte over de verwezenlijking van de zakelijke doelstellingen van de gemeenschappelijke onderneming inzake het subsidiebeheer en de financiële uitvoering daarvan, behalve in het geval van vier belangrijke opmerkingen en twee zeer belangrijke opmerkingen (18) .

Toezicht op en verslaglegging over de onderzoeksresultaten

Met het besluit inzake het zevende kaderprogramma (KP7) (21) werd een toezicht- en rapportagesysteem ingevoerd dat betrekking heeft op de bescherming, verspreiding en overdracht van onderzoeksresultaten. De gemeenschappelijke onderneming heeft procedures ontwikkeld, maar dit toezicht beantwoordt niet ten volle aan de bepalingen van het besluit, met name voor wat betreft de verspreiding van de onderzoekresultaten en de integratie ervan in het systeem van de Commissie (22) .

Belangenconflicten

Op 13 december 2013 heeft de gemeenschappelijke onderneming de gedragscode vastgesteld voor de preventie en vermindering van belangenconflicten die van toepassing is op de particuliere leden van de raad van bestuur. De vaststelling van de daarmee overeenstemmende gedragscode voor de preventie en vermindering van belangenconflicten die van toepassing is op de personeelsleden van de gemeenschappelijke onderneming en andere betrokkenen (inclusief deskundigen) was nog in behandeling op het moment van de controle.

De tweede tussentijdse evaluatie van de Commissie (23)

Het verslag bevat verschillende aanbevelingen betreffende het ontoereikende aantal technische medewerkers voor de uitoefening van haar activiteiten, de noodzaak van harmonisering — bij alle ITD-leden van de gemeenschappelijke onderneming — van de voortgangsverslagen over de werkzaamheden en de technische evaluatieverslagen en de noodzaak van verbeteringen in de selectieprocedure voor onderaannemers. De gemeenschappelijke onderneming dient tevens de procedure van de subsidieovereenkomsten beter te documenteren teneinde de algehele naleving en de prestaties te verbeteren.

Follow-up van eerdere opmerkingen

(1) Verordening (EG) nr. 71/2008 van de Raad van 20 december 2007 betreffende de oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (PB L 30 van 4.2.2008, blz. 1).

(2) Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden, activiteiten en beschikbare middelen van de gemeenschappelijke onderneming.

(3) Het zevende kaderprogramma, vastgesteld bij Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 412 van 30.12.2006, blz. 1), brengt alle onderzoeksgerelateerde EU-initiatieven samen onder één dak en speelt een cruciale rol bij de verwezenlijking van de doelstellingen voor groei, concurrentievermogen en werkgelegenheid. Het is tevens een hoeksteen van de Europese onderzoeksruimte.

(4) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva, een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(5) Deze omvatten de verslagen over de uitvoering van de begroting en een overzicht van begrotingsbeginselen en andere toelichtingen.

(6) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(7) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(8) Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

(9) De controleurs merkten op dat de bedragen onder titel IV van de oorspronkelijk vastgestelde begroting 2013 en in de gewijzigde begroting nr. 1 voor 2013 in beide documenten fout waren; dit euvel is rechtgezet in de gewijzigde begroting nr. 2 voor 2013, die op 10 november 2013 werd goedgekeurd. Dit had geen invloed op de begrotingsuitvoering.

(10) De oproep tot het indienen van voorstellen voor 2013 SP1-JTI-CS-2013-01 is op 17 januari 2013 bekendgemaakt. De beoordelingsprocedure eindigde op 17 mei 2013. In december 2013 was slechts 36 % van de subsidieovereenkomsten ondertekend (14 van de 38); de gemiddelde tijd voor ondertekening beliep negen maanden gerekend vanaf het tijdstip van de oproep en vijf maanden vanaf het einde van de onderhandelingen.

(11) Artikel 5, leden 1 en 4, van Verordening (EG) nr. 71/2008 van de Raad.

(12) Artikel 12, lid 3, van bijlage 1 van Verordening (EG) nr. 71/2008 van de Raad: „De lopende kosten van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky worden gelijkelijk verdeeld over de Gemeenschap, die 50 % van de totale kosten draagt, en de overige leden, die de resterende 50 % in contanten op zich nemen. De lopende kosten van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky mogen niet hoger zijn dan 3 % van de totale inbreng in geld en in natura van de in artikel 13 bedoelde leden en partners.”.

(13) Met inbegrip van de gevalideerde (of reeds ontvangen maar nog niet gevalideerde) ledenbijdragen en de bijdragen in contanten ad 10 miljoen euro ter dekking van de lopende kosten.

(14) Het GMT-instrument is een specifieke toepassing voor het beheer van financiële informatie met betrekking tot de uitvoering van subsidieovereenkomsten met de leden, die 75 % van de operationele begroting vertegenwoordigen.

(15) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

(16) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 110/2014 van de Commissie van 30 september 2013 tot vaststelling van de financiële modelregeling voor publiek-private partnerschapsorganen bedoeld in artikel 209 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 38 van 7.2.2014, blz. 2).

(17) De voornaamste opmerkingen in het verslag betreffen de vertragingen bij de programma-uitvoering, de budgettaire onderbesteding en de moeilijkheden die de gemeenschappelijke onderneming ondervond bij de waardering van het verbruik van hulpbronnen (de jaarlijkse begrotingscijfers worden gepresenteerd door de ITD-leden van de gemeenschappelijke onderneming op het niveau van het werkpakket, terwijl de gemeenschappelijke onderneming op de uitvoering van de activiteiten toeziet op het niveau van de te leveren prestaties.

(18) De zeer belangrijke opmerkingen hebben betrekking op de aan te brengen verbeteringen inzake het formaliseren van de procedure voor het valideren van projectresultaten en inzake de geconsolideerde richtsnoeren voor validering vooraf en de controlelijsten voor subsidiebeheer en de financiële uitvoering daarvan.

(19) In het eindverslag van 22 november 2013 werd opgemerkt dat het nodig was om het IT-beveiligingsbeleid te formaliseren en om gedetailleerde procedures/controles op te nemen in toekomstige contracten met IT-dienstverleners.

(20) Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

(21) Artikel 7 van Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 betreffende het zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (2007-2013) stelt dat de Commissie voortdurend en systematisch toezicht zal houden op de uitvoering van het zevende kaderprogramma en de specifieke programma's ervan, regelmatig verslag uitbrengt over dit toezicht en regelmatig de resultaten ervan verspreidt.

(22) Zie de opmerking in het jaarlijkse voortgangsverslag 2012 van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad over de activiteiten van het gezamenlijk technologie-initiatief voor gemeenschappelijke ondernemingen (SWD(2013) 539 final) met betrekking tot de integratie van de resultaten van onderzoeksprojecten in het mededelings- en verspreidingssysteem van de Commissie.

(23) Tweede tussentijdse evaluatie van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky van oktober 2013.

24 posten op de lijst van het aantal ambten (18 tijdelijke functionarissen en 6 arbeidscontractanten), waarvan 23 bezet; deze personeelsleden verrichtten operationele activiteiten (17) of gemengde taken (6).

Het bestuursorgaan van de gemeenschappelijke onderneming is de raad van bestuur. Het uitvoerend team wordt geleid door een uitvoerend directeur. Het bedrijfsleven wordt op verschillende manieren vertegenwoordigd, zoals in de ITD-stuurgroepen en de groep van vertegenwoordigers van nationale staten.

zij bespoedigt de productie van nieuwe kennis en innovatie en het gebruik van onderzoeksresultaten om aan te tonen dat, in een volledig geïntegreerde systeem van systemen en in de juiste operationele omgeving, desbetreffende technieken werken, hetgeen tot een versterking van het industriële concurrentievermogen leidt.

Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 betreffende het zevende kaderprogramma voorziet in een bijdrage van de Gemeenschap aan de oprichting van publiek-private partnerschappen voor een lange termijn in de vorm van gezamenlijke technologie-initiatieven, waaraan uitvoering kan worden gegeven met gemeenschappelijke ondernemingen in de zin van artikel 187 van het Verdrag.

ANTWOORDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

14. De Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (CSJU) heeft in 2013 de uitvoering van haar begroting verbeterd. De resterende vertragingen zijn gedeeltelijk toe te schrijven aan vertragingen in de ondertekening van GAP’s (1) maar houden ook verband met de huidige heroriëntering van sommige operationele activiteiten naarmate het onderzoekswerk vordert. Wanneer bepaalde mijlpalen niet tijdig worden gehaald, kan dit te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden of tegenslagen in sommige onderzoeksactiviteiten waarvoor meer tijd en inspanningen binnen de ITD’s nodig zijn maar die pas na de verslagperiode 2012 kunnen gebeuren. Dit maakt deel uit van de uitdaging voor de CSJU om een dergelijk grootschalig en complex programma te beheren.

16. Het bedrag van de Europese Unie zal altijd hoger liggen dan de middelen van particuliere leden omdat voor deze middelen alleen wordt gekeken naar de gevalideerde (2) bijdrage in geld, terwijl de EU-bijdrage enkele meerjarige subsidieovereenkomsten dekt die nog niet volledig zijn uitgevoerd. Er zij ook op gewezen dat de Europese Commissie de volledige waarde van het programma vóór eind 2013 moest vastleggen omdat het om het laatste jaar van het zevende kaderprogramma ging. De CSJU legt zich met de particuliere leden vast zodra de voor de komende periode(n) geplande technische activiteit via de subsidieovereenkomsten door de CSJU is goedgekeurd. De details van deze activiteit voor de laatste jaren van het programma zullen pas in 2015 worden afgerond en zijn dus nog niet vastgelegd noch gevalideerd.

17. In april 2014 werd een specifieke functie voor de controle achteraf ontwikkeld in het GMT. Deze functie zal verder worden uitgebouwd zodat dit jaar de gegevens van controles achteraf in het systeem kunnen worden geïntegreerd.

18. Na de reeds doorgevoerde ontwikkelingen in de eerste helft van 2014 zal vóór het einde van het jaar een nieuwe versie van het GMT worden geïmplementeerd waarin verschillende van de vastgestelde zwakke punten zullen worden verholpen. Er zal met name een grondige herziening plaatsvinden van de functie waarmee de financiële medewerkers en projectambtenaren in de valideringsworkflow opmerkingen kunnen invoeren.

19. Wat de controle vooraf van de gevalideerde vastlegging betreft, werden de twee functies (met de controle belaste functionaris en ordonnateur) bij uitzondering waargenomen door het hoofd van de eenheid Administratie en Financiën, dat tijdens het jaarlijkse verlof van de uitvoerend directeur inviel als ordonnateur. Aangezien Clean Sky een kleine organisatie is, kan het een heel enkele keer gebeuren dat functies niet gescheiden kunnen worden wanneer vele personeelsleden tegelijk met jaarlijks verlof zijn. Teneinde de deugdelijke werking van het controlesysteem te garanderen, heeft de CSJU dan ook het systeem van invallers voor financiële functies aangepast door nieuw actoren op te nemen voor het vervullen van de functies van met de controle belaste functionaris en ordonnateur bij delegatie, en houdt zij nu de continuïteit van de verrichtingen tijdens afwezigheid nauwlettend in de gaten. Er zij echter op gewezen dat zelfs in dergelijke gevallen de taken initiatie en verificatie/goedkeuring gescheiden worden gehouden. Het enige geval van een ontbrekend beoordelingsverslag is sindsdien in het GMT-instrument rechtgezet.

20. De CSJU neemt nota van de vastgestelde gebreken en zal blijven aandringen op consistentie in de toepassing van de geldende regels en procedures. Wat de vertragingen in de indiening van kostendeclaraties betreft: de CSJU volgt dit probleem op de voet en had in alle gevallen herinneringen gestuurd en waar nodig vervolgmaatregelen genomen om op indiening aan te dringen. De CSJU zal zich inspannen om dit onderdeel van de procedure in de loop van 2014 verder te verbeteren.

21. Geen commentaar.

22. Het definitieve controleverslag is op 26 maart 2014 ondertekend en is onder de aandacht gebracht van de voorzitter van de raad van bestuur van Clean Sky en van de uitvoerend directeur. Als reactie op de twee heel belangrijke en de vier belangrijke bevindingen van het verslag werden met het leidinggevend personeel van de CSJU maatregelen overeengekomen, waarvan de uitvoering in de loop van 2014 door de interne controleur zal worden gevolgd.

23. De CSJU heeft de uitvoering van de acties in aansluiting op de vier belangrijke aanbevelingen van de dienst Interne Audit voortgezet volgens het overeengekomen tijdschema. De uitvoering is nog steeds aan de gang.

24. De acties betreffende de twee heel belangrijke aanbevelingen zijn bijna afgerond. Er is verder gewerkt aan richtsnoeren voor financiële medewerkers en projectambtenaren voor het valideren van kostendeclaraties voor GAM’s, de checklists zijn verder verbeterd en er is een model voor het technische-beoordelingsverslag van de jaarlijkse verslaglegging voor GAM’s opgesteld en onder de projectambtenaren verspreid. Wat de goedkeuring van de resultaten van de partners betreft, werd in het managementhandboek van de CSJU een toelichting opgenomen over de rol en de taken van de topicmanagers ter ondersteuning van de financiële ambtenaren van de CSJU.

25. Om gevolg te geven aan de aanbevelingen uit de IT-risicobeoordeling van de dienst Interne Audit, heeft de CSJU een actieplan uitgewerkt. Zij zal deze acties vóór het einde van 2014 uitvoeren.

26. De CSJU past sinds 2011 de bepalingen van de huidige kaderregeling met betrekking tot de bevoegdheden van de interne controleur van de Commissie toe. Deze zijn nu ook verwerkt in de onlangs vastgestelde financiële regels van de CSJU.

27. De CSJU heeft nota genomen van de bevindingen van de Rekenkamer en heeft als reactie hierop reeds in 2014 haar toezichtinstrumenten bijgewerkt. Intussen heeft de CSJU de particuliere partners in dit verband om geconsolideerde resultaten verzocht, met inbegrip van hun verspreidingsplannen, en heeft zij deze ontvangen. Voor het publiceren van samenvattingen van GAP-projecten maakt de CSJU gebruik van het Corda-systeem van de Commissie. Deze samenvattingen staan al online. Daarnaast zijn van vier GAM-jaarverslagen van 2013 reeds samenvattingen beschikbaar op de website van de CSJU. Van de overige drie jaarverslagen zal de samenvatting medio september 2014 beschikbaar zijn.

28 en 29. Ten aanzien van vertrouwelijkheid en belangenconflicten hebben de raden van bestuur van alle gemeenschappelijke ondernemingen begin juli 2014 nieuwe regels vastgesteld en daarbij een door de Europese Commissie voorgesteld model gevolgd. Om de verklaringen van de leden van de raad van bestuur van Clean Sky bij te houden, zal de CSJU een register van belangenconflicten, onverenigbaarheden en andere daarmee verband houdende documenten aanleggen in de vorm van een elektronische databank. Dit zal vóór het einde van 2014 worden uitgevoerd. Op het moment van de controle bestond nog geen databank voor het personeel maar deze is gepland voor eind oktober 2014. Deze databank zal continu kunnen worden bijgewerkt en zal de CSJU in staat stellen om in geval van een mogelijk belangenconflict over alle nodige informatie en elementen te beschikken en gepaste maatregelen te nemen.

30 en 31. De CSJU had van de door de evaluatoren uitgevoerde SWOT-analyse en hun aanbevelingen een samenvatting gemaakt voor de vergadering van de raad van bestuur in december 2013. De raad van bestuur stemde met de aanbevelingen in en verzocht de CSJU de tenuitvoerlegging van de betreffende punten te volgen. De CSJU-leiding doet dit aan de hand van een actieplan. De meeste tenuitvoerleggingsmaatregelen zullen worden doorgevoerd via de jaarlijkse herzieningen, het managementhandboek, de GAM’s of het reglement van orde van de raad van bestuur. De CSJU zal uit deze beoordeling ook lessen trekken om het beheer van beide programma’s te verbeteren. Wat de personeelssituatie betreft, heeft de CSJU, zoals gemeld in zowel het jaarlijkse uitvoeringsplan voor 2012 en 2013 als in het jaarlijkse activiteitenverslag van 2012 en 2013, nog steeds niet de nodige personeelscapaciteit bereikt om alle van haar verwachte taken te kunnen uitvoeren, zowel op technisch als financieel gebied. Sinds de vaststelling van de nieuwe lijst van ambten in juli 2014 kan de CSJU 18 nieuwe posten invullen. De meeste daarvan zullen voor technische functies worden gebruikt. Hierdoor zal de CSJU de algehele naleving en de prestaties van de subsidieovereenkomsten kunnen verbeteren.

(1) GAP staat voor „grant agreement for partners” (subsidieovereenkomst voor partners). Via oproepen tot het indienen van voorstellen in het kader van het programma Clean Sky wordt in de vorm van GAP’s ten minste 200 miljoen euro toegekend aan activiteiten van partners. GAM’s („grant agreements for members”) zijn subsidieovereenkomsten voor leden. Via deze GAM’s wordt maximaal 600 miljoen euro toegekend aan de leden van Clean Sky-onderzoeksactiviteiten.

(2) De CSJU heeft een systeem ingevoerd dat garandeert dat zodra een EU-bijdrage in geld gevalideerd is, de industrie de overeenkomstige bijdrage van 50 % in natura verstrekt.