Mededeling van de Commissie - Synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2002 van de DG's en diensten

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding

2. Overzicht van de voornaamste beleidsresultaten van de diensten in 2002

3. Overzicht van het management en de controle-activiteiten van de diensten in 2002

3.1. Managementaspecten: overzicht van de voornaamste activiteiten

3.2. Interne controlesystemen: de noodzaak tot verbetering

3.3. In de verslagen van de Europese Rekenkamer, de interne controleur en het Comité follow-up audit aan de orde gestelde punten

3.3.1. Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer

3.3.2. Verslag van de interne controleur

3.3.3. Verslag van het Comité voor follow-up van audits

4. De jaarverslagprocedure neemt vaste vorm aan

4.1. 2001

4.2. Verbeteringen van de methodologie

4.3. 2002

4.4. Benodigde verbeteringen

5. Lopende werkzaamheden en nieuwe vereiste corrigerende maatregelen

5.1. Corrigerende maatregelen van de DG's en de diensten

5.2. Follow-up van de actieplannen van de synthese van 2001

5.3. Lopende werkzaamheden waarop in 2003 moet worden voortgebouwd

5.3.1. Personeelstekort

5.3.2. Terugvordering

5.3.3. Regelingen voor gedeeld management

5.3.4. Programma's op basis van gedeelde kosten

5.3.5. Uitvoering van het wetgevings- en werkprogramma in de Commissie

5.3.6. Het deconcentratieproces in de buitenlandse betrekkingen

5.3.7. Boekhoudingskader en informatiesystemen van de Commissie

5.3.8. Follow-up van de verslagen van de interne auditcapaciteiten

5.3.9. Follow-up van de werkzaamheden van OLAF

5.4. Nieuwe corrigerende maatregelen

5.4.1. Interne controlenormen in delegaties

5.4.2. Integratie van het EOF in de EG-begroting

5.4.3. Kwesties in verband met de controlecontext in perscentra en vertegenwoordigingen

5.4.4. Toepassing van het acquis in de uitgebreide Unie

5.4.5. Interne controlenormen

5.4.6. Follow-up van aanbevelingen en actieplannen

6. Conclusie

1. INLEIDING

In mei 2002 dienden de directeuren-generaal en hoofden van diensten hun eerste jaarlijkse activiteitenverslagen (hierna jaarlijkse verslagen te noemen) over het jaar 2001 in. De Commissie keurde vervolgens in juli de eerste synthese van de jaarverslagen goed en deed deze de overige instellingen toekomen. Deze eerste synthese vormde de bevestiging van de toegenomen aandacht van de Commissie voor verantwoordelijkheid, verantwoordingsplicht en transparantie op het terrein van management.

Deze synthese heeft tot doel de Commissie in staat te stellen:

* de voornaamste beleidsresultaten van de diensten van de Commissie toe te lichten, waarbij het accent ligt op de uitvoering van de jaarlijkse beleidsstrategie voor 2002;

* de stand van zaken van haar directoraten-generaal (hierna aan te duiden als DG's) en diensten te inventariseren;

* de geboekte voortgang te onderzoeken en kwesties in kaart te brengen die voor corrigerende maatregelen in aanmerking komen;

* aan de andere instellingen verslag uit te brengen over de bovengenoemde punten.

Met het oog hierop beschikt zij met name over de jaarverslagen van de diensten, de verslagen van het Comité voor follow-up van audits, de interne controleur en van de Europese Rekenkamer; ook beoordeelt zij de stand van de tenuitvoerlegging van de hervorming en de follow-up van de voorafgaande synthese.

Over het geheel blijkt uit het onderzoek naar de resultaten van de DG's en diensten van de Commissie in 2002 dat goede vorderingen zijn gemaakt, hoewel op bepaalde punten nog verdere verbeteringen noodzakelijk zijn:

* de jaarverslagprocedure, waarmee vorig jaar begonnen is en waarbij zich enige methodologische problemen voordeden, is verbeterd en begint vaste vorm te krijgen;

* bij de beoordeling van het overzicht van de DG's en de diensten blijkt dat er goede vooruitgang is geboekt met de uitvoering van de hervorming en verbeteringen zijn bereikt ten aanzien van in de synthese van het vorige jaar geconstateerde problemen. Een paar kinderziekten moeten echter nog worden aangepakt en de nieuwe werkmethoden moeten beter geconsolideerd worden;

* er was sprake van een actieve aanpak van de kwesties waarvoor corrigerende maatregelen benodigd waren en in vele gevallen werpt deze vruchten af; in andere gevallen zijn evenwel nog grondige inspanningen noodzakelijk, die meer tijd in beslag zullen nemen.

2. OVERZICHT VAN DE VOORNAAMSTE BELEIDSRESULTATEN VAN DE DIENSTEN IN 2002

Dit hoofdstuk bevat een korte samenvatting van de door de directoraten-generaal en diensten verwezenlijkte doelstellingen, waarbij de nadruk op de uitvoering van de jaarlijkse beleidsstrategie voor 2002 ligt.

Het jaar begon met de invoering van de eurobiljetten en -munten in twaalf lidstaten op 1 januari en eindigde met het besluit van de Europese Raad in Kopenhagen om tien nieuwe lidstaten tot de Europese Unie toe te laten. Het jaar werd tussen deze beide historische mijlpalen gekenmerkt door belangrijke ontwikkelingen in de vorm van vooruitgang en resultaten op talrijke communautaire beleidsterreinen.

Voor 2002 had de Commissie in haar jaarlijkse beleidsstrategie de volgende doelstellingen vastgelegd:

* De belangrijkste doelstellingen bij de buitenlandse betrekkingen waren stabiliteit, vrede en welvaart. Daarom diende de vooruitgang op het terrein van de eenwording vergezeld te gaan van een op de uitdagingen van de mondialisering afgestemd samenhangend en overkoepelend beleid ter intensivering van de betrekkingen met naburige landen en regio's. De uitbreiding ging gepaard met een beleid ter ondersteuning van het Middellandse-Zeegebied. Voorts was er sprake van een intensiever beleid voor ontwikkelingssamenwerking, dat was gericht op het terugdringen van de armoede in de ontwikkelingslanden.

* De Commissie heeft voor de Gemeenschap zelf de bevordering van veiligheid en zekerheid van de Europese burgers en de economische integratie tot een van de voornaamste doelstellingen uitgeroepen. De belangrijkste bijdragen tot de verwezenlijking van een kwalitatieve sprong in de richting van economische, sociale en politieke integratie waren de invoering van de ene munt, de bevordering van de duurzame ontwikkeling (die ook een interne dimensie bezit) en een nieuwe governance-aanpak.

A. Uitbreiding

* Op 12/13 december werd tijdens de bijeenkomst van de Europese Raad in Kopenhagen het proces voltooid, dat negen jaar daarvoor in dezelfde stad in gang gebracht was, met de afronding van de onderhandelingen met tien kandidaat-lidstaten (Cyprus, Tsjechië, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Malta, Polen, Slowakije en Slovenië). Hiermee werd het pad geëffend voor de grootste uitbreiding in de geschiedenis van de Europese Unie.

* Dit succes is de bekroning van de intensieve onderhandelingen, die - parallel aan de voorbereidingen op de toetreding van de kandidaat-lidstaten - gedurende het gehele jaar gevoerd werden en waarbij voortgebouwd werd op de werkzaamheden en resultaten van de voorafgaande jaren. De doorbraak volgde eind oktober, nadat de Commissie haar verslagen over de vooruitgang van iedere kandidaat-lidstaat in verband met de toetreding gepubliceerd had. Op basis hiervan konden de Raad - en vervolgens de Europese Raad - in vergadering bijeen in Brussel besluiten de onderhandelingen met tien van de dertien landen die om toetreding verzocht hadden, af te ronden.

B. Middellandse-Zeegebied

* Het proces van Barcelona ontving een nieuwe impuls. De Commissie deed concrete voorstellen voor een goed functionerende interne markt van Europese en mediterrane landen, de intensivering van de samenwerking op het terrein van justitie en binnenlandse zaken en de oprichting van een Europees-mediterrane stichting ter bevordering van de interculturele dialoog en samenwerking op milieugebied. De Europese Raad te Barcelona besloot een Euro-mediterrane investeringsfaciliteit bij de EIB op te richten ter stimulering van private investeringen in de regio.

* De ondersteuning van het stabilisatie- en associatieproces in de westelijke Balkan was niet alleen van betekenis door de in 2002 verstrekte financiële steun, maar ook - en meer in het bijzonder - doordat de Gemeenschap er zo toe bijdraagt dat wets- en economische stelsels van deze landen geleidelijk op één lijn gebracht worden met die van de Europese Unie.

C. Ontwikkelingssamenwerking

* Bij de bijdrage van de Unie aan de bestrijding van de armoede in de wereld stonden in 2002 onderwijs en gezondheid centraal. In verband hiermee stelde de Commissie nieuwe thematische en sectorspecifieke kaders voor, met name met betrekking tot de bestrijding van HIV/AIDS.

* Op basis van de bijdragen van de Commissie aan de conferentie van Monterrey kwam de Europese Raad te Barcelona overeen de bijdrage aan ontwikkelingssamenwerking zodanig te vermeerderen dat deze in 2006 0,39% van het BNP van de lidstaten bedraagt.

* De Europese Unie zette zich in voor de tenuitvoerlegging van de in 2001 in Doha (Quatar) overeengekomen agenda betreffende een nieuwe ronde van multilaterale handelsonderhandelingen in het kader van de Wereldhandelsorganisatie. Hieruit bleek het grote belang dat de Europese Unie hecht aan de bevordering van de integratie van de ontwikkelingslanden in de wereldeconomie en de internationale handel.

D. Veiligheid

* Naar aanleiding van internationale gebeurtenissen kwam de Europese Commissie tot het besef dat de veiligheid van de Europese burgers beter beschermd moest worden. Zij deed een reeks concrete voorstellen en nam maatregelen ter uitvoering van de agenda van Tampere voor de instelling van een Europese ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid. EUROJUST begon formeel te functioneren en het Europees arrestatiebevel en het kaderbesluit inzake terrorismebestrijding werden goedgekeurd. Het gaat hierbij om belangrijke stappen in de richting van samenwerking en wederzijdse erkenning bij strafzaken.

* Op voorstel van de Commissie aanvaardde de Raad actieplannen ter bevordering van een geïntegreerd systeem voor het beheer van de buitengrenzen en voor de aanpak van de illegale immigratie.

* Verdere maatregelen ten behoeve van een gemeenschappelijk Europees immigratie- en asielbeleid werden genomen, bijvoorbeeld in de vorm van een mededeling over de toelating van derdelanders voor bepaalde doeleinden en de instelling van een Comité voor immigratie en asiel.

* Ook een belangrijke stap in de richting van meer veiligheid en stabiliteit betekende de in 2002 bereikte resultaten bij de oplossing van de problematische situatie van de Russische enclave Kaliningrad ten opzichte van toekomstige lidstaten van de EU.

* Ook zijn er verscheidene voorstellen ingediend ter verbetering van de veiligheid en beveiliging op het terrein van het vervoer, de energievoorziening (met inbegrip van nucleaire veiligheid) en de gezondheid. In verband hiermee dient er in het bijzonder aandacht uit te gaan naar de beschikbaarheid van personeel met de benodigde expertise op zeer specifieke terreinen (zie 5.3.1.: actie "Personele middelen").

E. De interne markt en de invoering van de euro

* De eurobiljetten en -munten werden met succes ingevoerd in 12 lidstaten. Op basis van de aangegane verplichting een solide macro-economisch beleid te voeren zal de euro bijdragen aan groei, concurrentievermogen en werkgelegenheid. De invoering van de euro maakt echter ook duidelijk dat er nog meer veranderingen moeten plaatsvinden voordat Europa volledig kan profiteren van de interne markt. Gezien de geslaagde invoering van de euro kan de economische en monetaire unie ongetwijfeld op één lijn worden gesteld met eerdere grote successen van de Europese eenwording, zoals de verwezenlijking van de douane-unie in 1968 en de interne markt in 1992.

* De Commissie zette haar bijdrage aan de agenda van Lissabon voort, met name op het terrein van de beleidscoördinatie op de middellange en lange termijn. Op verscheidene terreinen konden omvangrijke vorderingen worden vastgesteld, zoals de communautaire strategie voor gezondheid en veiligheid op het werk, de inzet van de Commissie ten behoeve van levenslang leren, de liberalisering van de diensten- en energiemarkt en de hervorming van het regelgevend kader voor de telecommunicatiesector. Ook werden voorstellen voor wetgeving inzake de integratie van spoornetten ingediend.

* De Raad gaf gehoor aan de oproep van de Europese Raad in Barcelona om de aanzet te geven tot het programma Galileo voor radionavigatie per satelliet en aanvaardde een verordening betreffende de oprichting van de gemeenschappelijke onderneming Galileo.

* De zesde kaderprogramma's op het terrein van het onderzoek werden goedgekeurd en met de uitvoering ervan werd een begin gemaakt. Er is een debat op gang gebracht over de mogelijkheden om het streefcijfer van 3% voor onderzoeksinvesteringen in Europa te bereiken om de Europese onderzoeksruimte van een steviger fundament te voorzien.

* De programma's eLearning en Erasmus Mundus werden voorgesteld en er werd een beleidskader voor de ontwikkeling van de informatiemaatschappij (eEurope) in het leven geroepen ter bevordering van het Europese streven naar een kennissamenleving.

F. Duurzame ontwikkeling

* In 2002 zette de Commissie zich in om de in het kader van de EU-strategie voor duurzame ontwikkeling overeengekomen uitgangspunten in de praktijk om te zetten door de invoering van de milieudimensie in het proces van Lissabon, waarbij het in de bedoeling ligt het "juiste" evenwicht te bereiken tussen het economisch concurrentievermogen, de sociale integratie en milieubescherming. Ook heeft de Commissie een vooraanstaande rol gespeeld tijdens de wereldtop te Johannesburg, waar zij zich geconfronteerd zag met aarzelingen en zich inzette voor concrete toezeggingen.

* Het eveneens in 2002 goedgekeurde zesde actieprogramma voor het milieu legt een nieuw kader voor het communautair beleid op dit gebied voor de komende jaren vast.

* Met als bedoeling de welvaart en het welbevinden van de Europese burgers veilig te stellen, zonder de leefkwaliteit van de toekomstige generaties op het spel te zetten, heeft de Commissie er actief naar gestreefd de open coördinatiemethode uit te breiden tot het terrein van de pensioenen.

* In 2002 werd de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid opgericht, werd de nieuwe strategie voor het consumentenbeleid (2002-2006) goedgekeurd en hechtten het Europees Parlement en de Raad hun goedkeuring aan het nieuwe programma voor de volksgezondheid voor de periode 2003-2008.

* In juli diende de Commissie een voorstel voor de tussenbalans van het gemeenschappelijk landbouwbeleid in; in deze mededeling ontwikkelt zij uitgangspunten voor de verbetering van de gemeenschappelijke marktordeningen, de tenuitvoerlegging van een eenvoudiger en duurzamer rechtstreeks steunmechanisme en voor de consolidatie en versterking van de plattelandsontwikkeling (tweede pijler van het GLB). Voorts werd in 2002 besloten tot de hervorming van het gemeenschappelijk visserijbeleid, waarbij beoogd wordt de duurzame ontwikkeling van deze sector zowel in milieu- als economisch opzicht te waarborgen.

G. Governance

* Na de publicatie van het witboek over Europese governance in juli 2001 keurde de Commissie een actieplan voor de verbetering van de regelgeving goed (juni 2002), een mededeling over effectbeoordeling en een overlegdocument over de raadpleging van betrokken partijen door de Commissie. In december 2002 nam de Commissie een tweede pakket betreffende de volgende onderwerpen aan: betere regelgeving, met inbegrip van voorstellen inzake comitologie, agentschappen, tripartiete contracten, inbreuken, benutting van expertise en minimumnormen voor openbare raadplegingen.

* De Commissie zette haar ongeëvenaarde hervorming van het personeelsbeleid voort en legde aan de overige instellingen een voorstel tot modernisering van het Statuut voor.

* De Commissie keurde uitvoerige toepassingsbepalingen goed voor de uitvoering van het door de Raad in juni aanvaarde nieuwe Financieel Reglement. Deze ingrijpende hervorming van de financiële regels die van toepassing zijn op de werkzaamheden van de EU betekenen een volledige herziening van het Financieel Reglement, dat oorspronkelijk in 1977 werd goedgekeurd en sindsdien vele malen gewijzigd is.

* Voorts zette de Commissie in twee bijdragen aan de Conventie haar visie van de toekomst van het Europese project uiteen. De op 4 december door de Commissie aan de Conventie voorgelegde mededeling bevat voorstellen voor verscheidene wijzigingen van het institutionele systeem van de Unie en voor een vereenvoudiging van het besluitvormingsproces, zonder dat het evenwicht tussen Parlement, Raad en Commissie verstoord wordt. Ook bevat de mededeling een pleidooi voor een versterking van het gemeenschappelijk buitenlands- en veiligheidsbeleid door de instelling van het ambt van een secretaris van de Unie, dat zal worden bekleed door een lid van de Commissie, die de Raad verantwoording schuldig is. En tenslotte sprak de Commissie zich ervoor uit dat deze voorstellen deel gaan uitmaken van een constitutioneel verdrag, dat ook het in december 2000 afgekondigde Handvest van de grondrechten van de Europese Unie omvat

Al met al is de Commissie van oordeel dat de balans voor 2002 positief uitvalt en wijst daarbij in het bijzonder op de geslaagde afronding van de uitbreidingsonderhandelingen en de invoering van de nieuwe eurobiljetten en -munten in alle lidstaten van de eurozone.

De Commissie is zich er evenwel van bewust dat er nog uitdagingen in het verschiet liggen, zoals bijvoorbeeld de volledige tenuitvoerlegging van het communautaire acquis vanaf de dag van de toetreding en onder meer de inzet die in verband met de duurzame ontwikkeling nog nodig is om voort te bouwen op de bescheiden resultaten van de top van Johannesburg.

Voor het begrotingsjaar 2002 werden voor een bedrag van 97 miljard euro aan betalingsverplichtingen aangegaan op een totaal van 99 miljard euro aan goedgekeurde kredieten. De uitgevoerde betalingen bedroegen 83 miljard euro op een totaal van 96 miljard euro aan begrotingskredieten. Het aantal geregistreerde boekhoudbescheiden ter verantwoording van de uitvoering van deze begroting beloopt 526.000. Hiertoe behoren ongeveer 90.000 inningsopdrachten, meer dan 36.000 verplichtingen en bijna 400.000 verzoeken om betaling.

3. OVERZICHT VAN HET MANAGEMENT EN DE CONTROLE-ACTIVITEITEN VAN DE DIENSTEN IN 2002

Op het terrein van het management werden over het geheel vorderingen gemaakt, maar toch bestaat er op bepaalde terreinen van de interne controle nog behoefte aan verbetering.

Eind 2000 was er aanzienlijke vooruitgang geboekt met de managementsystemen van de Commissie, voor zover het de invoering en toepassing van instrumenten en procedures betrof. Ook werden vorderingen gemaakt bij het wegwerken van de achterstand, waarbij het accent lag op nog na te komen betalingsverplichtingen [1]. Deze vooruitgang was slechts mogelijk als resultaat van aanzienlijke inspanningen van alle betrokken diensten. Toch dient er met klem op te worden gewezen dat pas in 2003 is begonnen met de implementatie van vele hieronder beschreven, aan de hervorming gerelateerde instrumenten. De beoordeling van de dagelijkse praktijk zal cruciaal zijn om vast te kunnen stellen hoe effectief zij zijn en hoe ingrijpend de werkmethoden veranderd moeten worden (3.1).

[1] Frans: Reste à liquider of RAL.

Ten aanzien van de uitvoeriger in 3.2. beschreven interne controlesystemen werd er vooruitgang geboekt bij de implementatie van de eraan ten grondslag liggende normen. Desondanks kan aan de hand van de analyse geconstateerd worden dat er behoefte bestaat aan een hechter verankering hiervan in de diensten van de Commissie: door een combinatie van diverse maatregelen - met name een onderzoek naar personeels- en scholingsbehoeften, een versnelde invoering van de basisverplichtingen inzake interne controle en de voltooiing van een reeks diepgaande audits - zullen de DG's en diensten in staat zijn zich te richten op de efficiënte toepassing van de controledoelstellingen (3.2.).

Ten slotte zijn er in het kader van door de Europese Rekenkamer en de interne auditdienst uitgevoerde audits een aantal kwesties gesignaleerd die voor nadere bestudering in aanmerking komen. Voorts worden de aanbevelingen van het Comité voor follow-up van audits bestudeerd (3.3).

3.1. Managementaspecten: overzicht van de voornaamste activiteiten

Op het terrein van het personeel:

- In 2002 heeft de Commissie de andere instellingen voorgesteld om het Statuut voor de ambtenaren en andere personeel dat in dienst is van de instellingen van de Gemeenschap te moderniseren. Op basis hiervan werd op 19 mei 2003 met de Raad politieke overeenstemming over het voorstel bereikt.

- voor alle personeelsleden werden functiebeschrijvingen opgesteld en er werd een geïntegreerd beoordelings- en bevorderingsstelsel ingevoerd voor de beoordelings- en bevorderingsprocedure, dat vanaf 2003 zal worden gebruikt.

- er werden duidelijke richtsnoeren voor gestructureerde mobiliteit vastgelegd, waarbij het beginsel van regelmatige mobiliteit van het personeel werd ingevoerd, zij het op vrijwillige basis.

- er is een centrale voorziening voor loopbaanbegeleiding opgericht om de personeelsleden te adviseren bij hun loopbaanontwikkeling.

- er werden nieuwe richtsnoeren voor scholing en een strategisch scholingskader ingevoerd, dat maatregelen omvat om de scholing van het personeel beter af te stemmen op de strategische doelen en waarden van de Commissie.

- in 2002 is een Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen opgericht, dat assistentie verleende bij de selectie van de eerste groep hulpfunctionarissen uit de nieuwe lidstaten.

- er werden procedurele voorschriften voor administratieve onderzoeken en tuchtprocedures goedgekeurd; in 2002 werd een onderzoeks- en tuchtbureau van de Commissie opgericht en verder werd een besluit tot vaststelling van duidelijke regels voor het melden van wangedrag aanvaard.

- goedkeuring werd gehecht aan de eerste fase van een regeling van speciale maatregelen om het dienstverband van ambtenaren van de Europese Gemeenschappen te beëindigen.

Op het terrein van het financieel beheer:

- het nieuwe Financiële Reglement en de toepassingsbepalingen ervan werden vorig jaar goedgekeurd en zijn in januari 2003 in werking getreden. Ook is naar de formulering en uitvoering van voorschriften betreffende de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen bijzondere aandacht uitgegaan.

- alle diensten voerden een uitvoerige evaluatie uit om na te gaan in hoeverre zij in staat zijn om de voorschriften van het nieuwe Financiële Reglement in hun procedures te integreren. In overeenstemming met het nieuwe financiële reglement werd de planning van financiële circuits afgerond. Het betreft hier de verificatie vooraf van verrichtingen en een adequate scheiding van functies. Er werden nieuwe of gewijzigde soorten betalingsverplichtingen en betalingen ingevoerd.

- de verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht van de gedelegeerde ordonnateurs werden duidelijk afgebakend en onderstreept. De interne controles binnen de diensten werden verscherpt, aangezien dit een van de voorwaarden voor de afschaffing van de gecentraliseerde financiële controle was.

- de nog na te komen betalingsverplichtingen zijn in 2002 aanzienlijk afgenomen en zullen nog verder worden teruggebracht.

Op het terrein van managementsystemen:

- in 2002 werden het activiteitsgestuurd management (AGM) en de strategische plannings- en programmeringscyclus volledig operationeel. Binnen alle DG's en diensten werden jaarlijkse managementplannen opgesteld aan de hand van vergelijkbare managementinformatie betreffende prioriteiten, toegewezen middelen, doelstellingen en indicatoren per activiteit. Het managementplan heeft betrekking op alle activiteiten van een dienst en stelt diensten mede in staat in overeenstemming met hun taakomschrijving en doelstellingen hun activiteiten, maatregelen en gebruik van middelen te plannen en te controleren en er verslag van uit te brengen. Ook levert het een bijdrage tot de jaarlijkse beleidsstrategie en het voorontwerp van begroting. De uitvoering ervan vormt weer het uitgangspunt voor de jaarlijkse verslagen.

- zoals eerder vermeld hebben de directeuren-generaal en de hoofden van diensten in 2002 voor de eerste maal hun jaarlijkse verslag en betrouwbaarheidsverklaring ingediend.

- activiteitsgestuurde budgettering (ABB) is de belangrijkste budgettaire component van het activiteitsgestuurd management (AGM). In de loop van 2002 zijn er voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd, zodat in 2004 kan worden overgestapt op een volwaardige ABB-begroting.

In 2002 werden een aantal sleutelaspecten van de hervorming goedgekeurd, maar in 2003 zullen de beslissende maatregelen ten behoeve van de toepassing ervan worden genomen. Dit geldt met name voor de beoordeling van de loopbaanontwikkeling en het nieuwe Financiële Reglement. De modernisering van het boekhoudingskader met het oog op de uiterlijk in 2005 te voltooien geleidelijke invoering van de beginselen van de boekhouding op transactiebasis betekent eveneens een aanzienlijke uitdaging voor het financiële management van de Commissie.

3.2. Interne controlesystemen: de noodzaak tot verbetering

Het door de Commissie gehanteerde kader voor de interne controle berust op 24 interne controlenormen die betrekking hebben op alle aspecten van het managementproces van de Commissie. Ten behoeve van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2002 werd de DG's en diensten opnieuw verzocht zelf te evalueren in hoeverre deze normen ingevoerd zijn, uitgaande van de naar verwachting met ingang van 31 december 2002 van kracht zijnde minimumeisen. Deze beoordelingen waren het resultaat van door het management uitgevoerde evaluaties binnen de DG's zelf en berustten op de beschikbare informatie en kennis, hoewel in bepaalde gevallen wellicht gebruik is gemaakt van audits bij deze eigen beoordelingen. Naast de rapportage van de tenuitvoerlegging van de normen moesten de DG's en diensten een beknopte toelichting geven van de interne controle- en risicocontext, waarbinnen zij opereren. De bedoeling hiervan was een beter inzicht te verkrijgen van de punten van voorbehoud en andere belangrijke punten die van invloed zouden kunnen zijn op in de jaarlijkse verklaring vereiste waarborgen.

Controlecontext

De voortdurende grote prioriteit die wordt toegekend aan de ontwikkeling van initiatieven op personeelsterrein blijkt uit het feit dat de DG's en diensten over het algemeen aanzienlijke vooruitgang meldden bij de toepassing van de normen voor functiebeschrijvingen en beoordeling van de prestaties van het personeel (normen 2 en 4); zij toonden zich evenwel minder tevreden over de normen betreffende de bekwaamheid van het personeel en mobiliteit (norm 3) en betreffende gevoelige functies (norm 5). In de regel bestond er bezorgdheid over de beschikbaarheid van personeel met de juiste expertise. Daarbij werd vooral verwezen naar de terreinen financiën en kerntechniek, waarop in het bijzonder een gebrek aan gekwalificeerd personeel bestaat en de Commissie zeer specifieke behoeften heeft.

Prestatie- en risico-evaluatie

Uit de gemelde stand van de tenuitvoerlegging van de controlenormen waarop het activiteitsgestuurd management is gebaseerd, met name ten aanzien van de jaarlijkse managementplannen (norm 9) en de vaststelling van doelstellingen (norm 7) blijkt de algemene vooruitgang in verband met dit initiatief en de prioriteit die eraan wordt toegekend. Bij het opzetten van op prestatie-indicatoren gebaseerde, doeltreffende toezichtsystemen, waarvoor duidelijk nog veel werk verzet moet worden ten behoeve van de ontwikkeling van input- en outputcriteria, is echter in geringere mate vooruitgang geboekt. In verband met risicoanalyse en -management (norm 11) voerden de DG's en diensten in 2002 een omvangrijke evaluatie uit om te beoordelen in hoeverre zij gereed waren voor de invoering van het nieuwe Financieel Reglement. Zij baseerden zich hierbij op een beoordeling van de risico's en de benodigde controlemaatregelen. In verscheidene DG's en diensten waren tegen het einde van het jaar een aantal verplichte controles nog niet uitgevoerd. Bovendien blijkt uit de over het algemeen geringe vooruitgang op dit terrein dat de DG's en diensten nog lang geen volledig geïntegreerde risomanagementcultuur kennen.

Informatie en communicatie

Een van de door de DG's en diensten aan de orde gestelde voornaamste punten van zorg op dit gebied betreft het gebruik van belangrijke prestatie-indicatoren (norm 12). Dienaangaande deelde de helft van de DG's en diensten mee dat zij in ieder geval aan de minimumvereisten hadden voldaan. De overige DG's gaven te kennen dat de uitvoering nog in volle gang is en gaven hierbij onder meer de problemen die zich voordeden bij het gebruik van IRMS als effectief managementinstrument in de dagelijkse praktijk als reden op.

Meer vooruitgang rapporteren de DG's en diensten met betrekking tot registratie- en archiveringssystemen voor post. Het overgrote merendeel van de DG's en diensten zegt dat tenminste aan de minimumvereisten is voldaan. Hieruit blijkt dat het ADONIS-systeem voor de registratie van post grotendeels is ingevoerd, maar dat er nog veel werk moet worden verzet om een toereikend beheer van de archiveringssystemen te garanderen.

Controleactiviteiten

Controleactiviteiten zijn essentiële componenten van het interne controlesysteem van de DG's en omvatten de dagelijkse activiteiten die het management voor alle terreinen "redelijke garantie" moeten bieden omtrent de verwezenlijking van de doelstellingen en het risicomanagement. Het gaat hierbij om fundamentele kwesties zoals de scheiding van functies, de documentatie van de controleprocedures en de toezichtmaatregelen, door middel waarvan het management kan waarborgen dat deze controles worden uitgevoerd zoals bedoeld. Tekortkomingen op het terrein van de controleactiviteiten hangen vaak met elkaar samen. Zo wordt bijvoorbeeld het ontbreken van voldoende gekwalificeerd personeel nog verergerd door ontoereikende of onduidelijke documentatie omtrent de precieze vereisten en een gebrekkig toezicht door het management op het gehele proces. Terwijl de DG's en diensten melding maakten van aanzienlijke vorderingen op bepaalde terreinen, met name bij de scheiding van taken binnen hun financiële circuits, blijkt dat dit onderdeel van de controle als geheel nog de meeste ruimte voor verbetering biedt. Het is een van de voornaamste aanleidingen voor het maken van voorbehoud en andere in het kader van de jaarverslagen aan de orde gestelde lacunes. Meer dan de helft van de DG's verklaarden dat zij nog bezig waren de minimumnormen op het terrein van het toezicht in te voeren en slechts een minderheid van de DG's en diensten meldt dat zij tenminste de minimumnormen betreffende de documentatie van procedures in de praktijk hebben gebracht.

Audit en evaluatie

De DG's en diensten maken melding van gestage vooruitgang bij het scheppen van de voorwaarden die noodzakelijk zijn voor een degelijk audit- en evaluatiekader, dat ook bedoeld is om de adequate follow-up van de bevindingen van audits, de zwakke punten van controles en zelfbeoordeling te garanderen. Terwijl in alle DG's en diensten algemeen het idee ingang heeft gevonden dat het management toezicht moet houden op de controlesystemen waarvoor het verantwoordelijk is, zijn er toch bepaalde terreinen, met name binnen de delegaties en vertegenwoordigingen van de Commissie, waar deze procedure nog hechter verankerd moet worden.

Algemene conclusies

Afsluitend kan worden geconstateerd dat de interne controlesystemen van de Commissie zich nog in de ontwikkelingsfase bevinden. De interne controlenormen vormen de basis van deze systemen en de DG's en diensten hebben overeenkomstig deze normen zelfevaluaties uitgevoerd en in hun jaarverslagen verslag uitgebracht over de gemaakte vorderingen met de naleving van deze normen. Over de hele linie is het inzicht in deze materie onmiskenbaar verbeterd, met name het besef dat interne controle niet beperkt blijft tot financiële aangelegenheden is gegroeid, ook al wordt erop gewezen dat ter voorbereiding op het nieuwe Financieel Reglement door middel van het proces van de implementatiebeoordeling naar het laatstgenoemde aspect in 2002 bijzondere aandacht uitging. Er moet in het algemeen nog voortgang worden geboekt met de toepassing van de normen. Zelfbeoordeling vormt - in combinatie met een groter besef van managementverantwoordelijkheid en de gemelde vooruitgang bij de toepassing van de normen - een belangrijke stap in de goede richting, maar toch dient dit niet te worden opgevat als bewijs dat het controlesysteem alle risico's de baas is en functioneert zoals bedoeld.

De in de verklaring vereiste garanties hangen onlosmakelijk samen met het vermogen van de controlesystemen. Het eraan ten grondslag liggende controlekader en de verwezenlijking van de controlenormen zijn geen doel op zich, maar een middel om de voor de jaarlijkse verklaring benodigde garanties omtrent goed management en adequate controle te verkrijgen. De DG's en diensten hebben het verband tussen de inhoud van het voorbehoud en de vereiste garanties niet altijd voldoende duidelijk gemaakt.

3.3. In de verslagen van de Europese Rekenkamer, de interne controleur en het Comité follow-up audit aan de orde gestelde punten

3.3.1. Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer

Enige aanbevelingen van de Europese Rekenkamer in haar jaarverslag over 2001 zijn horizontaal van aard en verdienen in deze synthese te worden vermeld.

Aanbevelingen van de Europese Rekenkamer betreffende de hervorming zijn door de Commissie overgenomen, waarvan met name de volgende:

* in het jaarverslag van de Europese Rekenkamer werd erop gewezen dat er tegen eind mei 2002 te weinig vooruitgang was geboekt bij de uitwerking van het nieuwe boekhoudkundig kader (punt 9.8). Met het oog hierop werd in december 2002 de mededeling over de modernisering van het boekhoudsysteem aangenomen (COM(2002) 755). De Commissie erkent de noodzaak van een verbeterde monitoring (zie 5.3.7.) en zal aan de kwijtingverlenende autoriteit en de Rekenkamer regelmatig verslag uitbrengen over de vorderingen op dit gebied. Wanneer het nieuwe boekhoudkundig kader operationeel is, zullen een aantal problemen waarop de Rekenkamer heeft gewezen, zoals de moeilijkheden die zijn verbonden aan de raming van de bedragen die in handen zijn van financiële intermediairs en nog niet betaald zijn aan de begunstigden (punt 9.25 van het jaarverslag van de Rekenkamer), definitief van de baan zijn.

* een aantal aanbevelingen over de opstelling van de jaarlijkse activiteitenverslagen zijn opgevolgd: het tijdsschema is vervroegd (punten 9.54 en 9.55 van het jaarverslag van de Rekenkamer) en zal nog verder naar moeten worden vervroegd om te kunnen voldoen aan de in artikel 60, lid 7, van het herziene Financiële Reglement vastgelegde termijn, zoals vanaf 2003 verplicht is. Een aantal aan de orde gestelde problemen in verband met de aard van de punten van voorbehoud en de opmerkingen (punten 9.71 tot 9.91 en 9.97d van het jaarverslag van de Rekenkamer) zijn door middel van specifieke richtsnoeren verholpen. Voor de opstelling van het jaarverslag 2003 zullen verdere methodologische verbeteringen worden aangebracht (zie 4.).

* De Commissie erkent de door de Europese Rekenkamer genoemde problemen in verband met de beschikbaarheid van deskundig personeel (punt 9.65. van het jaarverslag van de Rekenkamer). In 5.3.1. worden maatregelen uiteengezet om deze situatie te verhelpen.

* De bedenkingen van de Europese Rekenkamer met betrekking tot de implementatie van de interne controlenormen (punt 9.66. van het jaarverslag van de Europese Rekenkamer) komen aan de orde in 5.4.5.

* Met het oog op een doeltreffender beheer bij de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen (punt 9.67 van het jaarverslag van de Rekenkamer) zijn maatregelen genomen, waarop nauwlettend zal worden toegezien. Een aantal maatregelen ter verbetering van de terugvorderingsprocedures zijn reeds in 2002 in de praktijk gebracht en worden nog verder uitgevoerd, waaronder de ontwikkeling van computerprogramma's en het verder documenteren van de procedures. Ook wordt In 2003 de uitgifte van debetnota's gedecentraliseerd. Ten slotte werd begin 2003 de laatste hand gelegd aan een audit van de terugvorderingen door de interne auditdienst. Na onderzoek door het Comité follow-up audit werd overeengekomen dat de diensten actieplannen zullen invoeren voor de follow-up van kwesties in verband met terugvordering en deze - zo nodig - in hun jaarlijkse managementplannen zullen integreren (zie 5.3.2.: actie "Terugvordering").

* Ook luidde een van de aanbevelingen van de Rekenkamer dat de organisatie van het Comité voor follow-up van audits aan een evaluatie diende te worden onderworpen om mechanismen te versterken ter voorkoming van eventuele belangenconflicten bij de behandeling van aangelegenheden waarbij de betrokken diensten onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter of andere leden van het comité vallen. Ook worden thans een aantal maatregelen overwogen die tegemoetkomen aan de punten waarover de Rekenkamer haar bezorgdheid heeft geuit (zie 3.3.3.).

* De Commissie heeft toegezegd maatregelen te zullen nemen naar aanleiding van de aanbevelingen van de Rekenkamer in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, waaronder verduidelijking en vereenvoudiging op het terrein van de structuurfondsen en de uitvoering van een doeltreffende auditstrategie ten behoeve van het kaderprogramma voor het onderzoek. Hierna worden in 5.3.2. en 5.3.4. de uit te voeren corrigerende maatregelen uiteengezet.

* Actie 87 van het Witboek betreffende de hervorming bepaalt dat de dienst interne audit een reeks specifieke audits zal uitvoeren na de afronding van de tweede cyclus van de jaarlijkse activiteitenverslagen van de DG's en de bijgevoegde betrouwbaarheidsverklaringen van de gedelegeerde ordonnateurs. De dient interne audit beoogt een totaalbeeld te geven van kwaliteit van de interne controlesystemen in zijn jaarverslag over 2003.

3.3.2. Verslag van de interne controleur

Het jaarverslag van de interne auditdienst bevat een aantal punten die door de Commissie in overweging dienen te worden genomen. Met name betreft het hier een aantal kwesties die in het kader van de organisatie van de Commissie na de hervorming naar voren zijn gekomen en die in een aantal gevallen beter dienen te worden uitgewerkt of verduidelijkt.

* De politieke controle van de reorganisatie van de boekhouding zal plaatsvinden door middel van geregeld overleg binnen de Commissie in de vorm van briefings van de Commissie door het bevoegde lid van de Commissie (zie 5.3.7.).

* Zoals in overweging wordt gegeven door de interne auditdienst is een steeds grotere synergie tussen alle voor de audits binnen de Commissie verantwoordelijke partijen een zinvolle doelstelling. De mededeling over actoren op het gebied van de interne controle en de interne audit bevestigde opnieuw het mandaat van de interne auditdienst om interne auditcapaciteiten te ondersteunen via Auditnet en - meer in het bijzonder - gemeenschappelijke auditmethoden, -instrumenten en -procedures binnen de Commissie te bevorderen [2]. Tot slot dient de interne auditdienst in overeenstemming met de betrokken partijen erop toe te zien dat haar centrale coördinerende rol volledig wordt ontwikkeld.

[2] SEC(2003) 59/3 van januari 2003.

* De coördinatie van gedecentraliseerde verantwoordelijkheden op bepaalde management- en controleterreinen: er zal nog meer moeten worden ondernomen om de verschillende niveaus van het management en het personeel vertrouwd te maken met het herziene management- en controlekader. Dit streven dient gepaard te gaan met de toekenning van een krachtige coördinerende taak aan het secretariaat-generaal, dat opereert via interne governance-instrumenten, zoals de groep van directeuren-generaal, de groep van de voor middelen bevoegde directeuren, de overkoepelende coördinatiegroep en de AGM-stuurgroep.

* Aansturen van besluiten door middel van managementrisico-evaluaties: dit vraagstuk dient te worden aangepakt. De Commissie zal nagaan hoe risico-evaluatie een belangrijker rol kan gaan spelen bij de voorbereiding van managementplannen en de toewijzing van middelen.

* Gedeeld management: de dienst interne audit heeft voorgesteld dat de DG's en diensten in omstandigheden waarin sprake is van schaarse middelen de voorkeur dienen te geven aan preventieve maatregelen boven afsluitende audits. Hoewel het streven er natuurlijk op gericht dient te zijn om prioriteit toe te kennen aan preventieve audits op terreinen waaraan de meeste risico's verbonden zijn, dient toch in de eerste plaats voorrang te worden gegeven aan de naleving van de wettelijke verplichting de programma's pas na een grondige audit af te sluiten.

* Betrouwbaarheidsverklaringen van begunstigde landen als middel om "redelijke garantie" te verkrijgen in het geval van gedeeld of gedecentraliseerd management: deze oplossing lijkt weliswaar op het eerste gezicht niet in aanmerking te komen met betrekking tot buitenlandse hulp, maar zal toch door de met de follow-up van actie 12 van de synthese 2001 belaste werkgroep op het terrein van gedeeld management nader worden bestudeerd (zie 5.3.3.).

Een overzicht van de aanbevelingen van het jaarverslag 2002 van de interne dienst audit is opgenomen in een afzonderlijke mededeling aan de Commissie.

3.3.3. Verslag van het Comité voor follow-up van audits

Het tweede jaarverslag van het Comité voor follow-up van audits heeft betrekking op de periode mei 2002-april 2003. Volgens het handvest van het Comité voor follow-up van audits [3] bevat het een toelichting van de eigen activiteiten van het comité en haar opinies over de interne controlesystemen binnen de Commissie op basis van de werkzaamheden van de interne auditdienst.

[3] SEC(2000)1808/3, goedgekeurd op 31.10.2000

Aan de hand van de voornaamste aanbevelingen van het verslag worden de volgende punten belicht:

* de diensten dienen hun bijdrage aan de audits te verbeteren door tijdig te reageren op de ontwerp-auditverslagen en de interne controledienst daardoor in staat te stellen de huidige gemiddelde duur van een audit van meer dan een jaar zodanig terug te brengen dat de resultaten van de audit volledig van toepassing blijven. De gecontroleerde diensten dienen ook zorg te dragen voor de correcte uitvoering van de overeengekomen aanbevelingen.

* de interne auditdienst dient haar werkmethoden in overeenstemming met de andere interne controleurs te verbeteren en zo te garanderen dat deze methoden algemeen aanvaard en bekend zijn. Met name moet deze dienst voortgaan met haar recente praktijk om bij de audits het accent te leggen op naleving, efficiëntie en doelmatigheid en de audits uitvoeren binnen een bepaalde periode, zodat de bevindingen en aanbevelingen niet aan relevantie inboeten. Voorts moet de dienst ernaar blijven streven haar conclusies op onbetwistbare gegevens te baseren, zodat er met de gecontroleerde diensten overeenstemming over kan worden bereikt en daardoor de aanbevelingen breder worden geaccepteerd. Het management in de Commissie stelt dat het ter beoordeling van de voortgang bij de uitvoering van de interne controle dient te beschikken over informatie over de vraag in hoeverre de aanbevelingen nageleefd worden. Er moeten bij de aanbevelingen duidelijker prioriteiten gesteld worden, waarbij nadrukkelijker gewezen wordt op de risico's die niet-naleving met zich meebrengt en op de eventuele extra kosten om de gecontroleerde diensten in staat te stellen de aanbevelingen op de juiste wijze na te komen. Tenslotte dient de interne controleur met het oog op een verbetering van de resultaten van de audits in de gehele Commissie zo spoedig mogelijk een operationeel systeem in te voeren voor de follow-up van de aanbevelingen en nauwer te gaan samenwerken met de interne auditcapaciteiten.

* het Comité voor follow-up van audits dient door middel van de werkzaamheden van interne en externe controleurs in staat te worden gesteld een overzicht van de interne controlesystemen te verkrijgen. Het Comité voor follow-up van audits zal - voor zover het de organisatie van zijn werkzaamheden betreft - haar huidige samenstelling en taak behouden, maar in de toekomst vaker bijeenkomen en nauwere contacten met de Europese Rekenkamer onderhouden. Net zoals tot nog toe zal het voor de begroting verantwoordelijke lid van de Commissie het voorzitterschap van het comité aan een ander lid afstaan, indien audits specifieke betrekking hebben op de diensten, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Dit beginsel geldt ook voor alle andere leden. Vanaf 2004 zal het comité uitgebreid worden met een extern lid om de expertise ervan te verbeteren. Ten slotte zal het secretariaat van het comité worden gevestigd in het secretariaat-generaal.

4. DE JAARVERSLAGPROCEDURE NEEMT VASTE VORM AAN

4.1. 2001

De eerste jaarverslagen over 2001 hadden een experimenteel karakter: de nieuwe concepten en methodologie ervan bleken een effectief middel om transparantie en verantwoordingsplicht te verwezenlijken. De respons van externe betrokkenen, zoals de Rekenkamer, viel positief uit. Toch deden zich bij deze eerste aanzet een aantal zwakke plekken voor. Zo was bijvoorbeeld onduidelijk welke werkingssfeer, strekking en concrete effecten de punten van voorbehoud hebben. Over het algemeen werd kenbaar gemaakt dat de methodologie duidelijker uiteengezet diende te worden.

4.2. Verbeteringen van de methodologie

De Commissie heeft lering getrokken uit deze eerste ronde en zich gebogen over aanbevelingen van de Rekenkamer en de interne controleur. Door deze ervaringen te benutten kunnen er in 2002 in verscheidene opzichten methodologische verbeteringen vastgesteld worden.

* diverse onderdelen van de jaarverslagen zijn beter uitgewerkt en nieuwe zijn toegevoegd, zoals bijvoorbeeld ten behoeve van de toelichting van de follow-up van de voorgaande aanbevelingen van de dienst interne audit en de Europese Rekenkamer en van de actieplannen van de jaarverslagen en synthese van 2001.

* veel werk werd verzet om de werkingssfeer van de verklaringen en punten van voorbehoud te verduidelijken (concept van relevantie, d.w.z. vaststelling van het punt waarop een deficiëntie zo omvangrijk wordt dat deze als voorbehoud gemeld moet worden) in een in januari [4] goedgekeurde mededeling.

[4] COM(2003)28 van 21.01.2003

* aan de indiening van het jaarverslag en de verklaringen ging een peer review in verband met potentiële punten van voorbehoud vooraf. Het peer review leidde tot een consistenter aanpak bij het maken van voorbehoud.

4.3. 2002

De analyse van de jaarverslagen over 2002 maakt duidelijk dat er sprake is van een kwalitatieve verbetering ten aanzien van interpretatie en consistentie.

* Enige punten van voorbehoud van vorig jaar worden dit jaar in de vorm van opmerkingen aan de orde gesteld. Dit is het resultaat van de verduidelijking van de werkingssfeer en de criteria voor beide concepten.

* De meeste punten van voorbehoud hebben betrekking op de moeilijkheden die verbonden zijn aan het opvangen van risico's die inherent zijn aan gedeeld of gedecentraliseerd management (zie 5.3.3.: actie "Gedeeld management"), het gevaar dat te veel wordt betaald in het geval van overeenkomsten en subsidies die gebaseerd zijn op terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten (zie 5.3.4.: actie "Medefinanciering") en een tekort aan gespecialiseerd personeel, bijvoorbeeld op terreinen zoals financieel beheer, audit, nucleaire veiligheid en taken op taalgebied (zie 5.3.1: actie "Personele middelen").

* Opmerkingen houden vooral verband met de ontoereikende toepassing van de interne controlenormen (zie 5.4.5.: actie "Interne controlenormen"), tekort aan personeel en problemen in verband met financieel beheer. In enige gevallen betreft het kwesties die moeten worden aangepakt om de diepere oorzaken weg te nemen. De betrokken diensten moeten daarom specifieke actieplannen opstellen, voor zover de geplande maatregelen door het directoraat-generaal uitgevoerd kunnen worden (zie 5.4.6.: actie "Follow-up door de diensten").

4.4. Benodigde verbeteringen

Het besef dat verantwoording moet worden afgelegd is thans weliswaar in de gehele Commissie geaccepteerd, maar toch moet er nog meer werk worden verzet om de kwaliteit van het gehele proces op alle niveaus in de diensten te verbeteren, met name ten aanzien van de volgende aspecten die uit de jaarlijkse verslagen naar voren komen:

- punten van voorbehoud dienen altijd onderbouwd te zijn met concreet feitenmateriaal;

- het effect van punten van voorbehoud op de in de verklaring vereiste specifieke garanties moeten steeds duidelijk worden aangegeven;

- het criterium "relevantie" dat wordt gehanteerd om te beoordelen of een bepaald aspect als "voorbehoud" dient te worden bestempeld dient steeds op de juiste wijze te worden toegelicht;

- voor de verklaring moet steeds de overeengekomen standaardformulering worden gebruikt;

- punten van voorbehoud van de vorige maal mogen niet alleen maar weer worden opgenomen om te rapporteren over de stand van zaken, zonder dat rekening wordt gehouden met de gevolgen voor de garanties.

De vereiste verduidelijkingen zullen worden geïntegreerd in de richtsnoeren voor de opstelling van de jaarverslagen voor 2003, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de aan het jaarverslag 2002 ontleende optimale benaderingen.

5. LOPENDE WERKZAAMHEDEN EN NIEUWE VEREISTE CORRIGERENDE MAATREGELEN

De uitvoering van corrigerende maatregelen die de diensten vorige jaar hebben genomen, en van het actieplan van de Commissie, werd geanalyseerd. Daaruit blijkt dat de vastgestelde problemen actief zijn aangepakt.

Er moet echter op gewezen worden dat dit in 2001 voor het eerst is gebeurd en dat er bijgevolg tal van problemen aan de orde zijn gesteld, waarvan sommige reeds enige tijd op een oplossing wachtten. Er zijn dit jaar dus uiteraard minder nieuwe problemen binnen de Commissie vastgesteld, terwijl de oplossing van een paar problemen van vorig jaar - gezien de complexe aard ervan - nog wat tijd zal vergen.

Doel van dit hoofdstuk is een stand van zaken te geven van de corrigerende maatregelen die op het niveau van de diensten zijn genomen (5.1), de stand van zaken van de problemen die in de synthese van vorig jaar aan bod zijn gekomen en waarvan een aantal dit jaar terugkeren, met een overzicht van de problemen die zijn opgelost of waarvoor een oplossing in het verschiet ligt (5.2), alsook de stand van zaken in verband met een aantal kernproblemen (5.3). Ten slotte worden een aantal nieuwe problemen besproken die corrigerende maatregelen vergen (5.4).

5.1. Corrigerende maatregelen van de DG's en de diensten

Alle DG's en diensten hebben - voor zover van toepassing - verslag uitgebracht over de uitvoering van actieplannen voor corrigerende maatregelen in verband met eerdere punten van voorbehoud en opmerkingen. Eind 2002 was het effect van deze maatregelen echter nog niet volledig zichtbaar en een aantal zullen pas vanaf 2003 volledig effect sorteren.

Voor een goede uitvoering van de actieplannen is doorlopend toezicht vereist en moeten via de managementplannen voldoende middelen ter beschikking worden gesteld. In dat verband zijn er verbeteringen noodzakelijk, aangezien niet alle DG's en diensten hun actieplannen correct hebben opgenomen in de managementplannen.

5.2. Follow-up van de actieplannen van de synthese van 2001

Vorig jaar bevatte de eerste synthese een actieplan dat op bevredigende wijze is uitgevoerd.

* Een aantal maatregelen op het terrein van management en controle zijn afgerond, zoals bijvoorbeeld het onderzoek naar de mate van voorbereiding op de inwerkingtreding van het nieuwe Financiële Reglement (11), de opstelling en documentatie van financiële procedures (9), de versterking van de coördinatiemechanismen in de Commissie (6), verduidelijking van de verantwoordelijkheden van de belangrijkste actoren inzake audit en controle (13) en scholing op het gebied van financieel management (15).

* Ook op andere terreinen werden maatregelen getroffen, zoals in verband met de methodologie en richtsnoeren voor het opstellen van de jaarlijkse activiteitenverslagen (10, zie ook 4.2.), de goedkeuring in juni 2003 van een mededeling over de rol van de directeuren-generaal in het kader van het gedeeld management (12) en met betrekking tot nucleaire veiligheid (3).

* Daarnaast is met de uitvoering van een aantal maatregelen begonnen, waarvan het tijdschema voor de oplossing van het desbetreffende probleem verschillende jaren bestrijkt, zoals de modernisering van het boekhoudkundig kader (16 en 17) en het actieplan betreffende interoperabiliteit (7).

* Enige op verbetering gerichte of corrigerende maatregelen in verband met vorig jaar geconstateerde en behandelde problemen moeten aangepast worden en/of vereisen een nieuwe maatregel: zoals bijvoorbeeld met betrekking tot kwesties in verband met gedeeld management (12) en medefinanciering (1). De volgende hoofdstukken bevatten een situatieschets van dergelijke gewijzigde lopende maatregelen; zo nodig wordt de laatste stand van zaken betreffende corrigerende maatregelen gegeven.

* Ten slotte hadden sommige maatregelen weliswaar positieve effecten op de opstelling van de jaarverslagen over 2002 (bijvoorbeeld de verbetering van de methodologie van het jaarverslag of de verduidelijking van de rol en de verantwoordelijkheid van de betrokkenen op het gebied van audit en controle), maar in vele gevallen zullen de corrigerende maatregelen pas vanaf het dienstjaar 2003 of later uitwerking hebben, afhankelijk van de aard van het probleem en het afgesproken specifieke tijdschema.

5.3. Lopende werkzaamheden waarop in 2003 moet worden voortgebouwd

5.3.1. Personeelstekort

Net als in 2001 leggen sommige directeuren-generaal en hoofden van diensten in hun jaarverslag over 2002 uit dat zij bepaalde doelstellingen voor 2002 bij gebrek aan personeel niet hebben kunnen bereiken. De interne controleur wijst in zijn verslag eveneens op een structureel tekort aan personeel voor de uitvoering van de taken van de Commissie. In dit verband dient erkend te worden dat de DG's en diensten sinds enige jaren personeel ter beschikking stellen voor prioritaire maatregelen en tegelijkertijd zich evenzeer blijven inzetten voor hun steeds veeleisender kernactiviteiten. Ondanks het feit dat in 2002 extra vergelijkende onderzoeken zijn georganiseerd en de diensten de mogelijkheid werd geboden om vaste functies te bezetten met tijdelijk personeel totdat de vergelijkende onderzoeken resultaten hebben opgeleverd, doen zich de volgende problemen voor:

- de toegewezen personele middelen volstaan niet voor de volledige uitvoering van het acquis in de uitgebreide Unie;

- er zijn te weinig of geen mensen beschikbaar met het juiste profiel en deskundigheid voor specifieke taken, met name financieel beheer en audit, nucleaire veiligheid, taalkennis en andere gespecialiseerde vaardigheden.

Actie "Personele middelen"

A. De DG's en diensten zal dan ook worden verzocht om vanaf 2004 in hun jaarlijkse managementplannen hun activiteiten te rangschikken volgens prioriteit. Bij de interne toewijzing van hun middelen zijn zij verplicht de specifiek met interne controle en audits belaste eenheden van voldoende personeel te voorzien. Verder stellen de directeur-generaal en het betrokken lid van de Commissie in overeenstemming met de gedragscode inzake de betrekkingen tussen leden van de Commissie en de diensten vast welke maatregelen eventueel kunnen vervallen. Derhalve zouden - op basis van een algemene evaluatie van de managementrisico's - middelen tussen diensten kunnen worden verschoven ten behoeve van prioritaire initiatieven, met name initiatieven die bijdragen tot de verwezenlijking van de strategische doelstellingen van de Commissie. De resultaten zullen benut worden in de jaarlijkse beleidsstrategie van de Commissie.

B. De DG's wordt verzocht de behoefte aan scholing en personeel in kaart te brengen om in vacatures te voorzien ten behoeve van het financieel beheer, de interne controle en auditactiviteiten en deze uiterlijk september 2003 mede te delen aan het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie. Aan de hand van deze beoordeling door de DG's en diensten van hun personeelsbehoefte en op basis van het strategische scholingskader en de individuele scholingsplannen zal het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie het tekort aan vaardigheden doorlichten. Een vóór eind 2003 bij de Commissie in te dienen mededeling zal een verslag bevatten van de situatie, de getroffen maatregelen en de tot verbetering van het niveau van de specifieke expertise (bijvoorbeeld op het terrein van financieel beheer en van controle) voorgestelde initiatieven.

5.3.2. Terugvordering

Ondanks de reeds bestaande maatregelen, blijft de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen een belangrijke risicofactor voor vele diensten binnen de Commissie. Het directoraat-generaal Begroting zal zorg dragen voor het toezicht op het wegwerken van de achterstand bij terugvordering door ieder kwartaal iedere gedelegeerde ordonnateur een verslag te doen toekomen, waarin het bedrag, aantal van de onder zijn/haar bevoegdheid vallende inningsvorderingen en de tijd die zij al uitstaan vermeld worden. Ook bevat dit verslag de indicatoren van de geboekte voortgang en een aansporing om in verband hiermee de benodigde verbeteringen van de computersystemen te bewerkstelligen. De bevoegde ordonnateur dient zijnerzijds voor een efficiënt intern toezicht op de terugvordering van verschuldigde bedragen en openstaande betalingsverplichtingen zorg te dragen. De dienst interne audit dient erop toe te zien dat aan de relevante audit-aanbevelingen door de betrokken DG's en diensten wordt gehoor gegeven.

Actie "Terugvordering"

A. De terugvordering van in het geval van directe uitgaven verschuldigde bedragen dient in het jaarlijkse managementplan van iedere gedelegeerde ordonnateur te worden behandeld en vergezeld te gaan van de relevante prestatie-indicatoren. Bij zijn/haar jaarlijkse activiteitenverslag wordt het laatste, bovengenoemde driemaandelijkse begrotingsverslag gevoegd.

B. Het directoraat-generaal Begroting zal verantwoordelijk zijn voor de monitoring van het wegwerken van de achterstand bij terugvorderingen. Hiertoe zal het prestatie-indicatoren (op het niveau van de dienst en de Commissie) en informatiesystemen ontwikkelen, die de ordonnateurs voor managementdoeleinden regelmatig betrouwbare statistieken/indicatoren en de Commissie een overzicht van de algehele resultaten en de mate van efficiëntie bieden.

C. De dienst interne audit dient te zijner tijd bij alle ordonnateurs na te gaan in hoeverre de op hun diensten betrekking hebbende aanbevelingen zijn uitgevoerd via management- of specifieke actieplannen, zonder dat er in de nabije toekomst weer behoefte ontstaat aan een bijzondere audit inzake terugvorderingen door de dienst interne audit.

5.3.3. Regelingen voor gedeeld management

Uit de gegevens in de jaarverslagen over 2002 blijkt dat men een beter inzicht heeft gekregen in de problemen inzake gedeeld management. Sommige bij het gedeeld management betrokken DG's maken echter voorbehoud in hun verklaringen als gevolg van het feit dat in dit stadium het wettelijk kader geen toereikende instrumenten en procedures biedt, die het mogelijk maken redelijke zekerheid te geven dat de management- en controlesystemen in de lidstaten naar behoren werken. Soortgelijke problemen werden vorig jaar naar voren gebracht.

De vermeldingen van voorbehoud inzake gedeeld management hebben betrekking op de mate waarin de DG's en diensten controle verrichten en op de resultaten van door de DG's verrichte onderzoeken en audits van de lidstaten. In sommige gevallen werd voorbehoud gemaakt omdat de DG's de analyse van hun systeembeschrijvingen nog niet hebben afgerond. In andere gevallen is de systeemanalyse verricht, maar nog niet geëvalueerd en zijn nog geen audits achteraf verricht. In een paar gevallen heeft het voorbehoud betrekking op onvolkomenheden die de DG's in de lidstaten hebben vastgesteld bij het onderzoek van de controlesystemen van de lidstaten, ongeacht het feit dat de financiële consequenties door middel van financiële bijstellingen op basis van controles achteraf gecorrigeerd worden.

Gezien de zeer uiteenlopende auditprocedures in de Commissie en in de lidstaten is een uniformere aanpak noodzakelijk om het effect, de efficiëntie en de vergelijkbaarheid ervan te verbeteren.

Actie "Gedeeld management"

A. Naar aanleiding van actie 12 van de synthese van vorig jaar [5], werd een gemeenschappelijke groep ingesteld die tot taak heeft diverse mogelijke maatregelen te onderzoeken, zoals het verstrekken van betrouwbaarheidsverklaringen en verklaringen betreffende openbaar te maken gegevens vooraf door de lidstaten, het samenvoegen van betaalkantoren voor de certificatieprocedure, controles van de certificatieprocedure in de lidstaten en de formulering van minimumnormen voor risico-analyse in verband met nieuw of gewijzigd afgeleid recht. Deze groep zal worden gecoördineerd door het directoraat-generaal Begroting, ondersteund door de DG's AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, SG, SJ en IAS. Aangezien het hier een meer jaren omvattende taak betreft, dient een eerste tussenverslag voor het einde van 2003 gereed te zijn. In dit verslag zal rekening worden gehouden met de voorlopige resultaten van de hierna genoemde juridische analyse.

[5] Zie mededeling C(2003)1830/2 van 18.06.2003

B. Er zullen concrete stappen worden ondernomen om de gelijkschakeling van auditmethodes en -processen te bevorderen tussen DG's en diensten die gedeelde-managementregelingen kennen. De aandacht zal daarbij vooral uitgaan naar de ontwikkeling van gemeenschappelijke normen, waarbij rekening wordt gehouden met algemeen aanvaarde optimale procedures, complementaire controle- en auditprocessen op communautair en nationaal niveau en het uitwerken van betrouwbaarheidsprotocollen met de lidstaten. Daartoe zal het directoraat-generaal REGIO tezamen met de overige betrokken operationele DG's en met ondersteuning van de dienst interne audit tegen maart 2004 een mededeling opstellen.

C. Ook de Juridische dienst zal een juridische analyse van de verdeling van de bevoegdheden voor gedeeld management tussen de Commissie en de huidige en toekomstige lidstaten uitvoeren. Aan de hand hiervan zal de Commissie alle hiertoe in aanmerking komende voorstellen doen ter verduidelijking van de respectieve bevoegdheden van de lidstaten en van de Commissie bij gedeeld management. Uiterlijk maart 2004 zullen voorstellen in overeenstemming met het secretariaat-generaal en de andere voor structuurfondsen verantwoordelijke directoraten-generaal worden geformuleerd.

5.3.4. Programma's op basis van gedeelde kosten

Onderzoek

Op het gehele terrein van het onderzoek werd voorbehoud gemaakt in verband met het beheer en de controle van contracten voor gezamenlijke rekening in verband met het Vijfde kaderprogramma. In het kader van dit systeem stelt de Gemeenschap op basis van de door de begunstigden gedeclareerde in aanmerking komende kosten gelden ter beschikking. Aangezien de Commissie deze kosten voorafgaande aan de goedkeuring van de betalingen niet volledig en nauwkeurig kan verifiëren, bestaat het gevaar dat er te veel betaald wordt. Slechts aan de hand van een volledige financiële audit kan met zekerheid en exact worden vastgesteld of de in rekening gebrachte kosten correct zijn.

Naar aanleiding van actie 1 van de synthese van het vorige jaar heeft de Commissie op 10 januari 2003 een gemeenschappelijk actieplan goedgekeurd. Met de uitvoering ervan is reeds een begin gemaakt, waarbij het onder meer gaat om: maatregelen ter verwezenlijking van een uniformere aanpak van de diverse DG's bij het beheer van deze contracten, van een doeltreffender controle van kostendeclaraties en een vermindering van het risico van fouten. Deze maatregelen zullen in 2003 en de jaren daarna uitgevoerd worden.

Verscheidene DG's hebben ter vermindering van de risico's extra corrigerende maatregelen getroffen (zoals de invoering van auditcertificaten, uitbreiding van het aantal audits achteraf, nauwere communicatie met de begunstigden, beperking van het aantal oude contracten met minder stringente bepalingen). Het risico kan evenwel niet volledig worden uitgebannen. Hiertoe zou de Commissie een te dure, volledige audit moeten uitvoeren.

Medefinancieringsprogramma's in het algemeen

Risico's als resultaat van onnauwkeurige kostendeclaraties zijn niet beperkt tot het terrein van het onderzoek, maar betreffen alle systemen waarbij de werkelijk subsidiabele kosten vergoed worden (bijvoorbeeld andere subsidies). Er dienen nog verdere maatregelen genomen te worden voor al deze terreinen waarop medefinancieringsprogramma's uitgevoerd worden.

Actie "Medefinanciering"

Een interdepartementale groep onder leiding van het secretariaat-generaal met ondersteuning van het directoraat-generaal Begroting en met medewerking van alle bij medefinancieringsprogramma's betrokken directoraten-generaal zal de mogelijkheid onderzoeken om eind 2003 forfaitaire elementen in de subsidies aan te brengen. In het kader van de daaraan verbonden controlemethodologie dient er voor zover mogelijk naar te worden gestreefd gemeenschappelijke normen voor risicomanagement en kosten-/batenanalyses te ontwikkelen, zonder de mogelijkheid van steekproeven uit te sluiten.

5.3.5. Uitvoering van het wetgevings- en werkprogramma in de Commissie

In 2001 gaf de Commissie de eerste aanzet tot een nieuwe programmeringsronde, waarbij het accent lag op initiatieven en voorstellen in verband met strategische prioriteiten. De resultaten in 2002 vielen positief uit. Naar aanleiding van actie 6 in de synthese van vorig jaar voerde de Commissie in 2002 de noodzakelijke mechanismen in om de uitvoering van van het werkprogramma systematisch te volgen en flexibele oplossingen voor de geconstateerde knelpunten te vinden.

Actie "Uitvoering werkprogramma"

Het secretariaat-generaal zal nog meer aandacht besteden aan de uitvoering van het wetgevings- en werkprogramma 2003, met name door rekening te houden met de vernieuwing van het Europees Parlement in 2004 en de gevolgen daarvan voor de huidige stand van uitvoering.

5.3.6. Het deconcentratieproces in de buitenlandse betrekkingen

In het kader van de in mei 2000 gestarte hervorming van de buitenlandse hulp vond er een proces van overdracht van projectbeheer aan de delegaties plaats [6]. Dit proces berustte op de gedachte dat alles dat ter plaatse kan worden geregeld niet in Brussel moet worden geregeld.

[6] Zie SEC(2000)814/5

Zoals aangekondigd in de synthese van de jaarverslagen 2001, dient dit vraagstuk dit jaar opnieuw te worden bestudeerd. Dit onderzoek zal breder van opzet zijn en de aandacht dient in het bijzonder naar de volgende aspecten uit te gaan:

- de kwestie van het op elkaar afstemmen van personele middelen en de toegenomen verantwoordelijkheden in de gedecentraliseerde delegaties;

- het vraagstuk van de juiste inschakeling van personeelsleden in hoofdkantoren en in delegaties met het oog op een adequaat beheer van hulp aan derde landen;

- het vraagstuk van de uitvoering van de huishoudelijke uitgaven, die thans centraal plaatsvindt, maar aan de delegaties zou kunnen worden overgedragen;

Actie "Deconcentratie"

De met buitenlandse betrekkingen belaste DG's stellen onder leiding van het directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen en in overeenstemming met het secretariaat-generaal, het directoraat-generaal Begroting en het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie eind 2003 een mededeling op, waarin de resultaten van de deconcentratieprocedure worden geëvalueerd. Hierbij dient in het bijzonder de aandacht uit te gaan naar de hierboven genoemde kwesties. De implicaties van dit actieplan voor de middelen worden in de jaarlijkse beleidsstrategie voor 2005 behandeld.

5.3.7. Boekhoudingskader en informatiesystemen van de Commissie

De punten van voorbehoud van het directoraat-generaal Begroting hebben in de eerste plaats betrekking op boekhouding op transactiebasis en in de tweede plaats op de samenhang van de diverse subsystemen van Sincom2.

Ten aanzien van de boekhouding op transactiebasis geven de financiële overzichten niet de financiële situatie van de Gemeenschappen in volle omvang weer. Met ingang van 2005 dient dit definitief verbeterd te zijn, aangezien vanaf dan - in overeenstemming met het nieuwe financiële reglement en het totale, door de Commissie op 17 december 2002 goedgekeurde moderniseringsproject - de financiële overzichten door middel van een geïntegreerd systeem en volgens het beginsel van de boekhouding op transactiebasis dienen te worden vastgesteld. Tot dat tijdstip zal DG Begroting blijven streven naar een verbeterde boekhouding op transactiebasis door erkende deskundigen op het terrein van de overheidsfinanciën aan te trekken.

Het voorbehoud betreffende de diverse subsystemen van Sincom2 heeft betrekking op twee aspecten. Het eerste probleem houdt verband met de systeemarchitectuur, die leidt tot de redundantie van sommige gegevens in de informatiesystemen. Dit brengt weer het gevaar van een gebrek aan samenhang van de aan de ordonnateurs enerzijds en de centrale diensten anderzijds voorgelegde gegevens met zich mee. Slechts een verandering van de architectuur van de systemen, zoals gepland in het kader van het genoemde moderniseringsproject, zou een blijvende oplossing hiervoor kunnen bieden. Dankzij het door DG Begroting uitgevoerde afstemmingsproces is de consistentie van de gegevens voor 2002 echter gewaarborgd. Het tweede aspect betreft de veiligheid van de systemen en met name de toegangsrechten. Er moet nog een alle subsystemen omvattend veiligheidsbeleid ontwikkeld worden.

Actie "Boekhoudingskader en informatiesystemen"

De Commissie zal regelmatig op de hoogte worden gehouden van de vooruitgang op dit terrein.

5.3.8. Follow-up van de verslagen van de interne auditcapaciteiten

De kwestie van de follow-up en het doorgeven van auditverslagen van interne auditcapaciteiten werd aan de orde gesteld. Dit is vooral van belang indien dergelijke verslagen vragen opwerpen die van invloed kunnen zijn op andere diensten of de reputatie van de Commissie in het geding kunnen brengen. Er wordt op gewezen dat het voor de leden van de Commissie belangrijk is regelmatig te worden ingelicht omtrent kwestie die het gevolg zijn van werkzaamheden van controleurs in de diensten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Actie "Follow-up verslagen interne auditcapaciteiten"

Tenminste tweemaal per jaar stellen de directeuren-generaal het verantwoordelijke lid van de Commissie op de hoogte van de door hun interne auditcapaciteiten uitgevoerde werkzaamheden, de bereikte conclusies en de geplande of geïnitieerde corrigerende maatregelen. Deze informatie dient ook alle in aanmerking komende kwesties te omvatten die voortvloeien uit de werkzaamheden van de dienst interne audit, de Europese Rekenkamer, van de controles achteraf van het DG en van OLAF. In de tussenliggende periode dient dergelijke informatie door de directeur-generaal te worden verstrekt, indien hij/zij zulks noodzakelijk acht.

5.3.9. Follow-up van de werkzaamheden van OLAF

OLAF, de dient die belast is met de bestrijding van fraude die schadelijk is voor de financiële belangen van de Gemeenschap, neemt een bijzondere positie in: OLAF is structureel een dienst van de Commissie, maar is tegelijkertijd in operationeel opzicht zelfstandig en beschikt over een zekere mate van budgettaire en administratieve autonomie. Onverminderd de zelfstandige positie van OLAF, moet de Commissie op de hoogte worden gesteld van de belangrijkste aan de dienst gerapporteerde aangelegenheden om passende maatregelen te kunnen nemen.

Actie ,Follow-up van de werkzaamheden van OLAF"

A. Indien de directeur-generaal een specifieke kwestie bij OLAF aanmeldt of indien het een probleem betreft dat hij/zij van voldoende belang acht, dan stelt hij/zij het verantwoordelijke lid van de Commissie hiervan op de hoogte.

B. Eind september 2003 zal een gedragscode worden opgesteld ter verbetering van de informatiestroom tussen OLAF en de Commissie.

5.4. Nieuwe corrigerende maatregelen

Voor een aantal in de loop van 2002 ontstane problemen moeten op het niveau van de Commissie ook corrigerende maatregelen genomen worden.

5.4.1. Interne controlenormen in delegaties

Uit een aantal door voor externe betrekkingen verantwoordelijke directeuren-generaal getekende verslagen en verklaringen blijkt dat de stand van implementatie van de interne controlenormen in de delegaties dient te worden doorgelicht, met name voor zover deze van invloed is op het beheer van de huishoudelijke uitgaven.

- Het directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen dient in overeenstemming met andere bij buitenlandse betrekkingen betrokken directoraten-generaal en met de steun van het directoraat-generaal Begroting een gemeenschappelijk actieplan te formuleren, door middel waarvan aan de situatie waarin de delegaties functioneren aangepaste interne controlenormen geïmplementeerd worden. Het accent zou hierbij op het zelfevaluatieproces in de delegaties moeten liggen.

Actie "Interne controlenormen in de delegaties": een onder leiding van het directoraat-generaal RELEX staande werkgroep zal met de steun van het directoraat-generaal Begroting een specifiek voor de bij buitenlandse betrekkingen betrokken instanties bestemd actieplan opstellen ter implementatie van het kader voor interne controle en ter ontwikkeling van het zelfevaluatieproces in de delegaties.

5.4.2. Integratie van het EOF in de EG-begroting

Het Europese Ontwikkelingsfonds is een buiten de begroting vallend instrument, dat gefinancierd wordt uit rechtstreekse bijdragen van de lidstaten. Het beheer ervan maakt een regelgevend kader, een boekhoudsysteem en besluitvormingsprocedures noodzakelijk die onafhankelijk zijn van en anders van opzet dan de communautaire begroting. Aangezien het einde van het negende EOF in zicht is en de EU en de ACS landen moeten onderhandelen over een nieuwe toewijzing van middelen na 2005 en met het oog op de voorbereiding van de nieuwe financiële vooruitzichten, is thans voor de Commissie het juiste tijdstip aangebroken om in een nieuwe mededeling de voor- en nadelen van de integratie van het EOF in de Gemeenschapsbegroting tegen elkaar af te wegen. Intussen dient na de inwerkingtreding van het Financieel Reglement van het negende EOF de boekhouding van het EOF uiterlijk januari 2005 op transactiebasis geschoeid te zijn. Een werkgroep van de directoraten-generaal BUDG en AIDCO zal onderzoeken welke mogelijkheden er bestaan om de EOF-boekhouding in het toekomstige boekhoudsysteem van de Commissie te integreren.

Actie "EOF": Op basis van de lopende evaluatiewerkzaamheden stelt de Commissie een mededeling op over de toekomstperspectieven betreffende de integratie van het EOF in de EG-begroting in het kader van de voorbereiding van de financiële vooruitzichten.

5.4.3. Kwesties in verband met de controlecontext in perscentra en vertegenwoordigingen

Het jaarverslag 2002 van DG PRESS bevat 2 punten van voorbehoud in verband met fundamentele zwakke punten van de interne controle in de netwerken en vertegenwoordigingen.

Actie "PRESS" A: DG PRESS zal met de technische ondersteuning van het directoraat-generaal Begroting de omstandigheden waarin de controle plaatsvindt evalueren, de belangrijkste leemten in kaart brengen en oplossingen voorstellen. De nadruk zal hierbij in het bijzonder liggen op de perscentra en de netwerken en de situatie op het terrein van management en controle binnen de vertegenwoordigingen. In dit verband zou de grondige audit van DG PRESS, die de interne controleur momenteel uitvoert, nuttig kunnen zijn.

Actie "PRESS" B: Ter uitvoering van het besluit van de Commissie van december 2002 zal een werkgroep onder voorzitterschap van de plaatsvervangend secretaris-generaal worden ingesteld die belast is met de taak om na te gaan of de vertegenwoordigingen in de lidstaten in de roulatiesystemen van het directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen geïntegreerd kunnen worden.

5.4.4. Toepassing van het acquis in de uitgebreide Unie

Vanaf de eerste dag van de toetreding moet het communautaire acquis volledig worden toegepast in de uitgebreide Unie. Hiertoe dienen met ingang van 1 mei 2004 de wetsteksten in de officiële talen van de nieuwe lidstaten beschikbaar te zijn en de diverse bepalingen op de juiste wijze te worden toegepast. De verantwoordelijke DG's zullen toezicht houden op de omzetting en implementatie van het acquis door de lidstaten van de EU, met inbegrip - vanaf mei 2004 - de nieuwe lidstaten volgens de gangbare procedures. Hierbij zal met name het accent liggen op de wetgeving inzake de interne markt en op bepaalde specifieke aspecten, zoals levensmiddeleninspecties, nucleaire veiligheid, controles aan de buitengrenzen of milieucontrole.

Actie "Communautair acquis" A: de Juridische dienst zal in samenwerking met DG Uitbreiding en met ondersteuning van het Bureau voor officiële publicaties de vorderingen van de nieuwe lidstaten met de vertaling van het acquis volgen en een adequaat mechanisme ontwikkelen voor de actualisering van de lijst van het acquis. De dienst zal vanaf september 2003 regelmatig verslag over de geboekte vooruitgang uitbrengen.

Actie "Communautair acquis" B: het secretariaat-generaal zal een proces vastleggen voor de controle van de toepassing van het acquis. Deze procedure zal in nauwe samenwerking met alle betrokken DG's en diensten worden uitgevoerd. Hierbij zal met name het accent liggen op de meest gecompliceerde bepalingen, waardoor de Commissie in staat wordt gesteld om te zijner tijd de benodigde maatregelen te nemen met inachtneming van het in oktober 2003 goed te keuren controleverslag.

5.4.5. Interne controlenormen

Zoals in 3.2. werd vermeld zetten de diensten zich ook in 2002 in voor de implementatie van de interne controlenormen. Weliswaar is er voortgang geboekt met de naleving van de verplichtingen, maar onderkend wordt dat er nog vorderingen moeten worden gemaakt met de volledige naleving van alle basisverplichtingen. De Commissie verzoekt alle DG's en diensten voorrang te geven aan de nog niet uitgevoerde maatregelen, zodat deze normen eind 2003 adequaat geïmplementeerd zijn.

De Centrale financiële dienst staat de diensten terzijde bij de implementatie van de interne controlenormen door bewustmaking, door de ontwikkeling van hulpmiddelen en methodologieën en door scholing te verstrekken. Dit is van cruciaal belang om te kunnen garanderen dat de diensten in hun zelfevaluatie van de interne controles een waarheidsgetrouw beeld van hun situatie schetsen. De Centrale financiële dienst zal een jaarverslag opstellen met een overzicht van de interne controlesystemen van de Commissie per directoraat-generaal en dienst; dit verslag wordt jaarlijks in april ingediend en wordt in oktober geactualiseerd. Dit overzicht zal naast andere audit- en controleverslagen een essentieel uitgangspunt voor de opstelling van de synthese vormen.

De tot dusverre opgedane ervaringen met de implementatie van normen dienen te worden benut; zij moeten op grotere schaal ingang vinden in de DG's en diensten en tegelijkertijd moet gewaarborgd worden dat deze normen voldoen aan internationaal aanvaarde "best practices".

Actie "Interne controlenormen": Alle DG's en diensten zullen een actieplan ontwikkelen dat beoogt dat vóór eind 2003 de basisverplichtingen worden nagekomen. Deze basisverplichtingen zullen derhalve op 31 december 2003 op adequate wijze zijn ingevoerd. De diensten zal worden verzocht eind september 2003 mede te delen in hoeverre zij kunnen voldoen aan de streefdatum van 31 december 2003. Aan diensten die niet in staat zijn om zich aan deze datum te houden kan bijzondere ondersteuning worden verleend.

5.4.6. Follow-up van aanbevelingen en actieplannen

De DG's en diensten moeten er zorg voor dragen dat aan de maatregelen die genomen dienen te worden naar aanleiding van zwakke punten op het terrein van management en controle volledig recht wordt gedaan en dat deze zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd. Dit betreft met name specifieke aanbevelingen in verband met externe en interne audits, in deze synthese en door DG's en diensten in hun jaarverslagen over 2002 voorgestelde maatregelen om in hun punten van voorbehoud geconstateerde leemten aan te pakken. De jaarverslagen 2002 bevatten ook een aanzienlijk aantal opmerkingen, waarbij de betrokken diensten zelf - voor zover mogelijk - de onderliggende problemen via gerichte maatregelen moeten proberen uit de weg te ruimen.

Dergelijke maatregelen moeten worden opgenomen in de lopende jaarlijkse managementplannen, vergezeld van een tijdschema, en dienen op de voet te worden gevolgd om te kunnen vaststellen in hoeverre de verwachte resultaten behaald zijn. Ieder lid van de Commissie dient zich ervan te vergewissen of de betrokken directeuren-generaal een begin hebben gemaakt met de op het terrein waarvoor zij bevoegd zijn geplande maatregelen.

Actie "Follow-up door de diensten": de DG' en diensten ruimen in hun managementplannen plaats in voor de benodigde actieplannen en volgen de uitvoering ervan op de voet.

6. CONCLUSIE

Het jaar 2002 is het tweede jaar waarvoor jaarverslagen en verklaringen - beide een belangrijk aspect van de hervorming - werden opgesteld. Zoals in dit verslag wordt uiteengezet, heeft de Commissie lering getrokken uit de gedurende het eerste jaar opgedane ervaringen en heeft zij voor het jaar 2002 deze hulpmiddelen voor managementverantwoordelijkheid en transparantie verder uitgewerkt. Deze veranderingen van de managementcultuur vereisen aanzienlijke inspanningen van de kant van het gehele personeel en maken nog duidelijker welke grote risico's inherent zijn aan de activiteiten van de Commissie.

Om volledig recht te kunnen doen aan de betekenis van de procedure van dit jaar en de sinds vorig jaar geboekte vooruitgang, moet hier nadrukkelijk worden gewezen op de vele facetten van het jaarverslag. Het is namelijk:

* een hulpmiddel voor de directeuren-generaal en de hoofden van diensten om voor het verslagjaar verantwoording af te leggen over het terrein waarop zij bevoegd zijn;

* een middel om veranderingen teweeg te brengen ten aanzien van zowel procedure als resultaten en om zwakke punten en risico's in verband met enerzijds de gestelde doelen en anderzijds de verwachte resultaten op het spoor te komen. Door deze zwakke punten en risico's expliciet in kaart te brengen, kunnen er des te sneller corrigerende maatregelen getroffen worden;

* een hulpmiddel, door middel waarvan niet slechts bij leidinggevenden maar ook bij alle personeelsleden de bereidheid wordt gestimuleerd zich verantwoordelijk te voelen voor management, controle en resultaten.

Ook de positieve effecten van de invoering van jaarverslagen en verklaringen dienen hier vermelding:

- dit proces blijft niet beperkt tot de implementatie van een vastgelegde hervormingsagenda, aangezien het tot doel heeft nieuwe problemen aan het licht te brengen. Het draagt ertoe bij dat de tekortkomingen, waarvoor corrigerende maatregelen vereist zijn, aan het licht komen.

- dit betekent een culturele omslag: de grotere transparantie ten aanzien van zowel sterke als zwakke punten heeft een zeer positieve uitwerking. Wat dit betreft zijn leidinggevenden en personeel steeds meer doordrongen geraakt van het besef dat - afgezien van de aan afzonderlijke actoren toegewezen taken - voor iedereen een rol op het terrein van management en controle is weggelegd.

- deze aanpak maakt een globale beoordeling van de stand van zaken in de DG's en diensten mogelijk, die op deze wijze de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de resultaten en zelf beslissen voor welke problemen corrigerende maatregelen moeten worden genomen. Hierdoor kan de Commissie op duurzame basis beleidsresultaten én een beter management garanderen.

SAMENVATTING VAN DE ACTIES VAN DE SYNTHESE

De onderstaande tabel bevat een overzicht van alle uit deze synthese resulterende taken en acties

INTERNE CONTROLES.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

FinanciEEl management

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

AUDIT

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Activiteitsgestuurd management / Strategische planning en programmering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

METHODOLOGIE JAARLIJKSE ACTIVTEITENVERSLAGEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

HET ACQUIS

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Follow-up van het actieplan van de synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen 2001

A) Transversale politieke kwesties

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

B) TENUITVOERLEGGING VAN DE HERVORMING

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

C) Horizontale managementthema's

>RUIMTE VOOR DE TABEL>