Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het Agentschap [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gezien Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 27 juni 2002 tot oprichting van een Europees Agentschap voor maritieme veiligheid [4], en met name artikel 19,

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 van en bijlage V bij zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie vervoer en toerisme (A6-0115/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat het Parlement de directeur van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid op 24 april 2007 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2005 [6] en dat het in zijn resolutie behorende bij het kwijtingsbesluit onder andere

- constateerde dat de begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2005 te lijden had van vertragingen bij de werving van personeel en dat deze situatie van invloed was op de besteding van de middelen voor administratieve uitgaven;

- erop wees dat de documentatie van de verrichtingen, die een voorwaarde vormt voor een degelijk internecontrolesysteem, gebreken vertoont en dat de dossiers betreffende vastleggingen en betalingen vaak onvolledig of onoverzichtelijk zijn;

- er voorts op wees dat het beheer van de aanbestedingsprocedures verscheidene leemten vertoont en dringt er op aan dat het Agentschap voldoet aan de wettelijke eisen;

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer worden gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Bureau voor wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van de Europese Politieacademie (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. merkt op dat de reeks externe EU-organen die onderworpen zijn aan boekhoudkundige controle en kwijting thans niet alleen de traditionele regelgevende agentschappen omvat, maar ook uitvoeringsagentschappen die zijn opgericht om uitvoering te geven aan specifieke programma’s, en dat hieronder in de toekomst ook gemeenschappelijke ondernemingen zullen vallen, die zijn opgezet in de vorm van publiek-private partnerschappen (gemeenschappelijke initiatieven voor technologie);

3. merkt op dat het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend, zich wat het Parlement betreft als volgt heeft ontwikkeld: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoerende agentschappen (2 agentschappen die onderworpen worden aan een audit door de Rekenkamer maar waarvoor een interne kwijtingsprocedure geldt, niet meegerekend);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingprocedure te log is geworden en niet afgestemd is op de omvang van de begrotingen van de verschillende agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met het doel om een eenvoudiger en rationeler aanpak te ontwerpen, gelet op het steeds toenemende aantal lichamen waarvoor in toekomstige jaren een afzonderlijk kwijtingverslag zal moeten worden opgesteld;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie duidelijke uitleg te verstrekken over de volgende punten, alvorens zij overgaat tot de oprichting van een nieuw agentschap of de hervorming van een bestaand agentschap: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne bestuurstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten en stakeholders van het agentschap, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeelsbeleid en personeelsomvang;

6. verlangt dat er voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door dat agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en die de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten moet omvatten;

7. dringt erop aan dat de resultaten die de agentschappen boeken regelmatig (en op ad hoc-basis) door de Europese Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie worden gecontroleerd; is van oordeel dat deze zich niet zouden moeten beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiency en de doelmatigheid moeten omvatten, alsook een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacatures; denkt dat dit op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen kritiek hebben gekregen omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het ambtenarenstatuut, enz. hebben gehouden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om met deze regelgevingsvereisten om te kunnen gaan; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing hiervoor te zoeken teneinde de effectiviteit te bevorderen door de beheersfuncties van verscheidene agentschappen te bundelen zodat deze minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen te formuleren (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat ze zich wel aan alle voorschriften kunnen houden;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie in gebreke zijn gebleven, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is;

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle verantwoordelijke instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van oordeel dat de aanbevelingen van de Rekenkamer prompt opgevolgd dienen te worden en dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen op het algemene Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en in hun diverse specifieke financiële voorschriften;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. merkt op dat de agentschappen geen standaardaanpak hanteren ten aanzien van de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende financiële jaar en van hun rekeningen en verslagen over hun budgettair en financieel beheer en evenmin over de vraag of de betrouwbaarheidsverklaring moet worden opgesteld door de directeur van het agentschap; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) de presentatie van hun werk aan het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de permanente instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitenverslagen weliswaar niet expliciet verlangen dat een agentschap een betrouwbaarheidsverklaring opstelt, maar dat vele directeuren dat voor 2006 wel hebben gedaan, waarbij in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

15. herinnert aan paragraaf 26 van zijn resolutie van 12 april 2005 [7], waarin het de directeuren van de agentschappen verzoekt om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van de handelingen, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

16. verzoekt de Commissie haar vaste instructies aan de agentschappen in die zin te amenderen;

17. stelt bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen moet werken aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin onderscheid wordt gemaakt tussen:

- een jaarverslag bestemd voor een breed publiek over de operaties en werkzaamheden van het orgaan en de bereikte resultaten,

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting,

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie,

- een betrouwbaarheidsverklaring, ondertekend door de directeur van het orgaan, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen waarvan hij het wenselijk acht dat zij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit worden gebracht;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

18. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (jaarverslag, punt 10.29 [8]) dat de door de Commissie uit de communautaire begroting betaalde subsidies niet gebaseerd zijn op toereikend gemotiveerde ramingen van de kasbehoeften van de agentschappen en dat dit er in combinatie met de omvang van de uit vorige jaren overgedragen bedragen toe leidt dat zij aanzienlijke bedragen in kas hebben; wijst voorts op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen;

19. merkt op dat 14 agentschappen het ABAC-boekhoudsysteem eind 2006 nog moesten invoeren (jaarverslag, voetnoot bij punt 10.31);

20. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, punt 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet opgenomen verlof die bij sommige agentschappen werden geregistreerd; wijst erop dat de Rekenkamer haar betrouwbaarheidsverklaring voor drie agentschappen (Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop), CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) van kanttekeningen heeft voorzien met betrekking tot het begrotingsjaar 2006 (voor 2005 was dat het geval bij: het Cedefop, de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en het Europees Bureau voor wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat de intern financieel controleur van de Commissie, overeenkomstig artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement, ook de intern financieel controleur is van de regelgevende agentschappen die geld ontvangen uit de EU-begroting; wijst erop dat de interne financieel controleur verslag uitbrengt aan de raad van bestuur en de directeur van elk agentschap;

22. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat de intern financieel controleur maakt in het Jaarlijks Activiteitenverslag over 2006:

"De intern financieel controleur van de Commissie is niet in staat om te voldoen aan de verplichting die hem in artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem ontbreekt aan de personele middelen daarvoor";

23. wijst evenwel op de opmerking van de intern financieel controleur in zijn activiteitenverslag 2006 dat de financiën van alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis gecontroleerd zullen worden, nu de Commissie de Interne Accountantsdienst (IAS) extra personeel ter beschikking heeft gesteld;

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS gecontroleerd moeten worden, steeds verder toeneemt; verzoekt de Commissie zijn bevoegde commissie mede te delen of de IAS over voldoende personeel zal beschikken om de financiën van al deze organen de komende jaren jaarlijks te kunnen controleren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat alle agentschappen de kwijtingsautoriteit en de Commissie ieder jaar een verslag moeten voorleggen dat is opgesteld door hun directeur en waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soort interne audits die door de interne financiële controleur zijn verricht, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen mede te delen of dit ook is gebeurd en, zo ja, op welke wijze;

26. vestigt wat de interne controlecapaciteit betreft, vooral met betrekking tot de kleinere agentschappen, de aandacht op een voorstel dat de intern financieel controleur op 14 september 2006 aan de bevoegde commissie van het Parlement heeft gedaan en waarin hij te kennen geeft dat kleinere agentschappen toestemming zouden moeten krijgen om interne auditdiensten tegen betaling door de privésector te laten verrichten;

Beoordeling van de agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring waarover Parlement, Raad en Commissie [9] het bij het overleg vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 eens zijn geworden en waarin een oproep wordt gedaan tot het opstellen van i) een lijst van de agentschappen die de Commissie wil beoordelen en ii) een lijst van de agentschappen die reeds zijn beoordeeld, met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

28. wijst erop dat bepaalde agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om ad hoc tuchtcommissies samen te stellen bestaande uit personeel met een passende rang en dat het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen om de oprichting van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de verschillende agentschappen te overwegen;

Ontwerp voor een interinstitutioneel akkoord

29. herinnert aan het voorstel van de Commissie voor een interinstitutioneel akkoord betreffende een kader voor Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit voorstel een nuttig initiatief vormt in het streven naar een rationalisering van de oprichting en het beheer van agentschappen; neemt nota van de opmerking van de Commissie in haar syntheseverslag 2006 (paragraaf 3.1, COM(2007) 274) dat, hoewel er na de publicatie van het voorstel aanvankelijk weinig schot zat in de onderhandelingen, de inhoudelijke discussie in de Raad eind 2006 weer is begonnen; betreurt het dat het niet mogelijk was de aanneming ervan een stapje dichterbij te brengen;

30. is dan ook ingenomen met de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling over de toekomst van de regelgevende agentschappen zal voorleggen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [10];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [11];

Specifieke punten

32. wijst erop dat het agentschap in 2006 kon beschikken over 44,738 miljoen EUR vastleggingskredieten en 44,738 miljoen EUR betalingskredieten uit de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2006;

33. spreekt zijn bezorgdheid uit over de bevindingen van de Rekenkamer in haar verslag 2006 dat meer dan 43 % van de betalingskredieten aan het einde van het jaar 2006 moesten worden geannuleerd en dat er bovendien sprake was van een concentratie van transacties in het laatste kwartaal van het jaar, zodat niet strikt de hand werd gehouden aan het begrotingsbeginsel van nauwkeurigheid;

34. neemt er voorts kennis van dat de Rekenkamer constateerde dat de procedures voor het opstellen van de begroting en de personeelsformaties niet voldoende rigoreus waren en dat dit tot een groot aantal kredietoverschrijvingen, de inadequate planning van de personeelswerving en een onjuiste begrotingspresentatie leidde;

35. wijst tevens op het lage gebruik van betalingskredieten voor maatregelen tegen verontreiniging op zee (67,7 %), ondanks de aanhoudende inspanningen van het Parlement voor deze maatregelen in de procedure die tot de goedkeuring van de begroting leidt; dringt er gezien de onmogelijkheid om in 2006 en 2007 ter bescherming van de Atlantische kustgebieden van Galicië en de Golf van Biskaje geld uit te trekken voor de stationering van een antivervuilingsschip bij de Commissie en het agentschap op aan zich in 2008 in het kader van Verordening (EG) nr. 2038/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 over meerjarenfinanciering voor de acties van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid op het gebied van de bestrijding van door schepen veroorzaakte verontreiniging [12] krachtiger voor dit doel in te zetten;

36. erkent echter dat, zoals aangegeven in de antwoorden van het Agentschap, de verplaatsing van het Agentschap in 2006 van Brussel naar Lissabon gevolgen voor de begroting had die moeilijk waren te voorspellen, waaronder het vertrek van bijna 20 % van het contractpersoneel;

37. neemt met bezorgdheid kennis van de constateringen van de Rekenkamer dat er bepaalde juridisch bindende verplichtingen werden aangegaan voordat de dienovereenkomstige begrotingsvastleggingen een feit waren, en dat sommige contracten in een voorfinanciering van 100 % voorzagen;

38. verzoekt het Agentschap met spoed maatregelen te nemen in reactie op de bevinding van de Rekenkamer dat het inventarissysteem van het Agentschap zwak is en dat het met de registratie daarvan niet mogelijk is alle zaken fysiek te traceren, en met name dat computerapparatuur niet in het systeem is vastgelegd;

39. wijst erop dat op de balans van het Agentschap kasmiddelen en kasequivalenten ten bedrage van 11,6 miljoen EUR staan en een geaccumuleerd saldo van 7,18 miljoen EUR;

40. wijst op de verklaring van de rekenplichtige van het Agentschap in diens verslag over het begrotings- en financieel beheer dat, hoewel de personeelswerving gedurende het gehele jaar 2006 een belangrijke rol speelde, de personeelsformatie en de daaraan verbonden uitvoering van de begroting te lijden hadden onder het verloop onder het personeel als gevolg van de verplaatsing naar Lissabon;

41. constateert met belangstelling in het verslag over het begrotings- en financieel beheer dat het Agentschap met het oog op de geleidelijke afschaffing van het SI2-systeem in 2007 heeft gevraagd als proefproject te dienen voor de nieuwe generatie financiële systemen met de naam ABAC (Accrual Based Accounting) en dat het sinds april 2006 via een uitbestedingsprogramma gebruik heeft gemaakt van dezelfde set financiële systemen als de Commissie, waarbij alle systemen door het DG van de Commissie (DIGIT) werden verzorgd en onderhouden;

42. is van oordeel dat verder onderzoek vereist is naar de haalbaarheid van poolingsystemen en diensten tussen de agentschappen, die bijzonder nuttig zouden kunnen zijn voor kleinere agentschappen die de benodigde kritische massa ontberen of nieuwe agentschappen in de startfase;

43. heeft kennis genomen van de verklaring in het jaarverslag van het Agentschap dat de vergoeding van de reiskosten van het toenemende aantal deelnemers aan zijn vergaderingen een arbeidsintensief proces is en dat het aan de verbetering van de desbetreffende procedures werkt; vraagt de Rekenkamer zich in haar volgende verslag over de agentschappen te buigen over de kwestie van de vergoeding van reiskosten door de agentschappen in het algemeen.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 20.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 55.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 208 van 5.8.2002, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 187 van 15.7.2008, blz. 149.

[7] Resolutie van het Europees Parlement houdende opmerkingen bij het besluit over het verlenen van kwijting aan de uitvoerend directeur van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid voor de uitvoering van zijn begroting voor het begrotingsjaar 2003 (PB L 196 van 27.7.2005, blz. 139).

[8] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[9] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[11] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

[12] PB L 394 van 30.12.2006, blz. 1.

--------------------------------------------------