Resolutie van het Europees Parlement

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2003

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2003, vergezeld van de antwoorden van het Centrum [1],

gezien de aanbeveling van de Raad van 8 maart 2005 (6862/2005 — C6-0071/2005),

gelet op artikel 276 van het EG-Verdrag,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [2], inzonderheid op artikel 185, en op Verordening (EG) nr. 1651/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 302/93 tot oprichting van een Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving [3], inzonderheid op artikel 11 bis,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [4], inzonderheid op artikel 94,

gelet op de artikelen 70 en 71 en bijlage V van zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie vrijheden en rechten van de burger, justitie en binnenlandse zaken (A6-0074/2005),

A. Overwegende dat de Rekenkamer in haar bovengenoemde verslag verklaart dat zij redelijke zekerheid heeft verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2003 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn,

B. Overwegende dat het Europees Parlement op 21 april 2004 kwijting [5] heeft verleend aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2002, waarbij het Parlement in zijn resolutie onder andere:

- het Centrum ertoe aanmoedigde om de inspanningen met het oog op verdere vermindering van kredietoverdrachten voort te zetten,

- kennisnam van de toezegging van het Centrum dat het de scheiding van taken tussen rekenplichtige en ordonnateur, zoals vereist krachtens het Financieel Reglement, in de toekomst zal eerbiedigen,

- het Centrum verzocht de door de Rekenkamer vastgestelde tekortkomingen op het gebied van personeelsbeheer en met name de wijze waarop selectieprocedures werden uitgevoerd, te verhelpen,

1. Neemt kennis van de volgende cijfers in de rekeningen van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor de begrotingsjaren 2003 en 2002:

Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2003 en 2002

NB: De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron: Gegevens van het Centrum.

(in 1000 EUR) |

| 2003 | 2002 |

Ontvangsten

Subsidies van de Commissie | 9300 | 9000 |

Subsidies van Noorwegen | 421 | 413 |

Subsidies Phare | 334 | 735 |

Andere ontvangsten | 67 | 133 |

Totaal ontvangsten (a) | 10122 | 10280 |

Uitgaven

Personeel — Titel I van de begroting

Betalingen | 5240 | 4951 |

Overgedragen kredieten | 88 | 80 |

Huishoudelijke uitgaven — Titel II van de begroting

Betalingen | 558 | 632 |

Overgedragen kredieten | 272 | 509 |

Beleidsuitgaven — Titel III van de begroting

Betalingen | 2281 | 2525 |

Overgedragen kredieten | 1679 | 1001 |

Totaal uitgaven (b) | 10117 | 9698 |

Resultaat van het begrotingsjaar (a – b) | 5 | 582 |

Uit het vorige begrotingsjaar overgedragen saldo | 1626 | 639 |

Geannuleerde overgedragen kredieten | 221 | 392 |

Niet-gebruikte heraanwendingen uit het vorige begrotingsjaar | 21 | 9 |

Terugbetalingen aan de Commissie | – 1584 | — |

Wisselkoersverschillen | 6 | 3 |

Saldo van het begrotingsjaar | 295 | 1626 |

2. Verzoekt het Centrum om verhoging van zijn inspanningen met het oog op een zo snel mogelijke oplossing van alle problemen in verband met de organisatie van zijn inventarisatie, met inbegrip van het controleren van de fysieke inventaris, goede documentatie en de adequate IT-ondersteuning;

3. Neemt kennis van de bezorgdheid van de Rekenkamer over de diverse problemen die zij heeft gesignaleerd in verband met het beheer van contracten die zijn gesloten met nationale centra; verwacht dat het Centrum een beter toezicht uitoefent op de uitvoering van dergelijke contracten;

4. Is ingenomen met het besluit van het Centrum om niet over te gaan tot het betalen van voorschotten voor een volgend jaar voordat er een evaluatie is uitgevoerd van de kwaliteit van het in het voorgaande jaar door nationale centra geleverd werk; verwacht dat het Centrum in verband hiermee aangeeft welke van zijn activiteiten gefinancierd zouden kunnen worden met gesplitste kredieten;

5. Neemt kennis van de inspanningen van het Centrum om een proactieve houding te ontwikkelen ten aanzien van voorlichting aan het grote publiek en aan derde landen die belangstelling tonen voor zijn werkzaamheden;

6. Is ingenomen met de maatregelen die zijn genomen om een gelijkekansenbeleid te bevorderen; moedigt het Centrum ertoe aan deze maatregelen een follow-up te geven en het beleid geregeld te evalueren, teneinde ervoor te zorgen dat het wordt uitgevoerd;

7. Is ingenomen met de voorlichtingsstrategie van het Centrum en zijn inzet met betrekking tot voorlichting van het grote publiek;

Algemene punten ten aanzien van de Commissie en de agentschappen

8. Herinnert aan zijn standpunt dat — hoewel het de inspanningen van de Commissie om te komen tot een beperkt aantal modellen, ten minste voor toekomstige "regelgevende" agentschappen, heeft gesteund — de structuur van bestaande en toekomstige agentschappen diepgaande bezinning op interinstitutioneel niveau verdient; benadrukt voorts dat, alvorens de Commissie de randvoorwaarden voor het gebruik van regelgevende agentschappen formuleert, in een interinstitutioneel akkoord gemeenschappelijke richtsnoeren moeten worden vastgelegd en dat dit dient te gebeuren voordat een geharmoniseerd kader voor de agentschappen wordt opgezet;

9. Neemt kennis van het standpunt van de Commissie [6] ten aanzien van het delegeren van verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van taken aan andere organen, met inbegrip van agentschappen, dan de eigen diensten van de Commissie; is van opvatting dat dit niet beantwoordt aan het verzoek van het Parlement om diepgaande bezinning op interinstitutioneel niveau over de structuur van bestaande agentschappen; verzoekt de Commissie derhalve duidelijkheid te verschaffen over dit punt en over het toekomstige alomvattende interinstitutionele akkoord in verband met de nieuwe regelingen die moeten worden opgezet in of parallel aan de financiële vooruitzichten [7];

10. Verzoekt de Commissie op middellange termijn, bijvoorbeeld volgens een vaste driejaarlijkse cyclus, een transversale analyse te organiseren en uit te voeren van de evaluaties die van afzonderlijke agentschappen zijn gemaakt, teneinde:

a) conclusies te trekken over de samenhang van de werkzaamheden van het agentschap met EU-beleid in het algemeen en over de synergieën die bestaan of moeten worden ontwikkeld tussen de agentschappen en de diensten van de Commissie, alsook over het vermijden van overlapping;

b) een beoordeling te geven van de bredere Europese toegevoegde waarde van de resultaten van de agentschappen op hun afzonderlijke werkterreinen, en van de relevantie, efficiëntie en effectiviteit van het agentschapsmodel bij de uitvoering van of het leveren van een bijdrage tot beleid van de Europese Unie;

c) de impact van de activiteiten van de agentschappen te bepalen en te versterken op het punt van de nabijheid, de toegankelijkheid en de zichtbaarheid van de Europese Unie voor haar burgers;

11. Verwacht dat een dergelijke alomvattende analyse uiterlijk eind 2005 beschikbaar is, zodat de periode van drie jaar vanaf de invoering van het Financieel Reglement en het daaruit voortvloeiende nieuwe kader in het agentschappensysteem wordt bestreken;

12. Verzoekt de agentschappen om actief mee te werken aan dit proces en met de Commissie samen te werken door informatie te verstrekken over kwesties die zij van belang achten voor hun functioneren, hun rol, hun opdracht en hun behoeften, alsook over elke andere aangelegenheid die de kwijtingsprocedure zou kunnen verbeteren, teneinde bij te dragen tot het welslagen van het proces; verzoekt de agentschappen om dergelijke informatie ook door te geven aan zijn bevoegde commissies;

13. Roept de Commissie ertoe op om, parallel aan dit proces, uiterlijk eind 2005 te komen met voorstellen voor wijzigingen die moeten worden aangebracht in de oprichtingsbesluiten van bestaande agentschappen, teneinde, onder andere, haar betrekkingen met de agentschappen te optimaliseren; dergelijke voorstellen dienen gericht te zijn op:

a) verbetering van de communicatie tussen de Commissie en de agentschappen;

b) het initiëren of uitbreiden van samenwerking bij het vaststellen van behoeften waarin moet worden voorzien, bij het vaststellen van doelstellingen en resultaten die moeten worden behaald, inclusief de daarvoor noodzakelijke strategie, evenals bij het vaststellen van normen voor toezicht en evaluatie;

c) versterking van aanvullende maatregelen, een betere organisatie van de noodzakelijke hulpbronnen en de daadwerkelijke toewijzing ervan om tot resultaten te komen, en het formuleren van voorlichtingsstrategie voor het verspreiden van deze resultaten;

14. Benadrukt dat, alvorens enig besluit over een voorstel tot oprichting van een nieuw agentschap wordt genomen, de Commissie een nauwgezette evaluatie dient te maken van de noodzaak en de toegevoegde waarde van de taken van dit agentschap, daarbij rekening houdend met bestaande structuren en de beginselen van subsidiariteit, begrotingsdiscipline en vereenvoudiging van procedures;

15. Verwacht van de Commissie dat zij spoedig de richtsnoeren voor het personeelsbeleid van de agentschappen voorlegt, die het Parlement al voor het einde van de begrotingsprocedure 2005 van de Commissie had willen ontvangen;

Algemene punten ten aanzien van de agentschappen

16. Verwacht met ingang van heden, in overeenstemming met artikel 72, lid 5, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, van elk van de agentschappen het verslag te ontvangen waarin melding wordt gemaakt van de audits die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven;

17. Verzoekt de agentschappen, verdere inspanningen te verrichten om het statuut van de ambtenaren en de regeling die van toepassing is op andere personeelsleden op correcte wijze toe te passen op hun personeel (aanwervingsprocedures, besluitvorming, persoonlijke dossiers, berekening van salarissen en andere toelagen en vergoedingen, bevorderingsbeleid, vacaturepercentages, quota's in verband met de eerbiediging van de gendergelijkheid, enz.);

18. Stelt vast dat, in het algemeen, de percentages mannen en vrouwen in de algehele personeelsbezetting bij de agentschappen laten zien dat er sprake is van een onevenwichtige verdeling van mannen en vrouwen; betreurt het dat circa een derde deel van het personeel bestaat uit mannen en dat zij oververtegenwoordigd zijn op posten met een hoge rang, terwijl vrouwen in het algemeen oververtegenwoordigd zijn op posten met een lage rang; verwacht dat de agentschappen onmiddellijk doeltreffende maatregelen nemen om deze situatie te corrigeren;

19. Verzoekt de agentschappen om ervoor te zorgen dat alle van toepassing zijnde bepalingen van Richtlijn 2002/73/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23 september 2002 tot wijziging van Richtlijn 76/207/EEG van de Raad betreffende de tenuitvoerlegging van het beginsel van gelijke behandeling van mannen en vrouwen ten aanzien van de toegang tot het arbeidsproces, de beroepsopleiding en de promotiekansen, en ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden [8] in hun personeelsbeleid worden opgenomen;

20. Verwacht dat de agentschappen, in antwoord op de desbetreffende opmerkingen van de Rekenkamer, de begrotingsbeginselen zoals vastgelegd in het Financieel Reglement volledig zullen naleven, in het bijzonder de beginselen van eenheid en begrotingswaarachtigheid; verzoekt de agentschappen, voorzover zulks nog niet het geval is, volledig te voldoen aan de boekhoudkundige vereisten van het Financieel Reglement en hun procedures voor intern beheer en interne controle verder te versterken, teneinde verantwoording, transparantie en toegevoegde Europese waarde te vergroten;

21. Moedigt de agentschappen, met name de agentschappen waarvan de werkzaamheden overeenkomsten vertonen met de activiteiten of taken van andere, ertoe aan hun samenwerking te vergroten, teneinde aldus mogelijkheden te creëren voor het ontwikkelen van synergieën; verzoekt deze agentschappen om, waar passend, dergelijke samenwerkingsvormen te formaliseren met behulp van specifieke overeenkomsten (gezamenlijke verklaringen, memoranda van overeenstemming, besluiten over gezamenlijke planning en gezamenlijke elkaar aanvullende acties/programma's), teneinde ervoor te zorgen dat er geen dubbel werk wordt gedaan, dat de output van elk agentschap duidelijk wordt vastgesteld en dat het resultaat van de gezamenlijke inspanningen de toegevoegde waarde en impact van hun werkzaamheden maximaliseert; verwacht regelmatig over deze kwestie te worden geïnformeerd;

22. Verzoekt de agentschappen om speciale aandacht te schenken aan procedures voor het gunnen en het beheren van contracten; verzoekt hen, alle passende maatregelen met betrekking tot hun administratieve structuren te nemen om hun internecontroleprocedures, kanalen en beheer te versterken; is van mening dat dergelijke maatregelen, waar nodig en uitvoerbaar, zouden kunnen bestaan in het opzetten van gespecialiseerde eenheden die tot taak hebben om, op basis van risicoanalyses, advies te geven over de beste manier om gunningsprocedures op te stellen, te zorgen voor toezicht en waar nodig een follow-up te geven; roept de Commissie en de Rekenkamer ertoe op de samenwerking met de agentschappen op dit punt te versterken;

23. Neemt kennis van de door enkele directeuren, met name van de "nieuw opgerichte" agentschappen, genoemde moeilijkheden die agentschappen hebben met betrekking tot het naleven van het tijdschema en de termijnen voor verslaglegging die in het Financieel Reglement zijn vastgelegd; verzoekt de directeuren van agentschappen om, met het oog op de komende herziening van het Financieel Reglement in 2005, de Begrotingscommissie en de Commissie begrotingscontrole in kennis te stellen van de moeilijkheden die zij tot dusver hebben ondervonden, zodat daarmee rekening kan worden gehouden in de overwegingen in het kader van de herziening; verwacht dat de directeuren komen met specifieke voorstellen voor andere regelingen met betrekking tot verslagleggingstermijnen die het best overeenkomen met hun wijze van werken, echter zonder te tornen aan de verslagleggingsverplichtingen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement;

24. Neemt kennis van de positieve reactie van de directeuren op de oproep van de voor de kwijting bevoegde commissie om een nauwkeuriger communicatiesysteem op te zetten, met name op het punt van de door de agentschappen aan deze commissie te verstrekken documenten in verband met de verslagleggingsverplichtingen van de agentschappen; is van mening dat een betere organisatie van deze communicatie de samenwerking met de agentschappen, alsook de democratische controle zal versterken;

25. Verzoekt de directeuren van de agentschappen om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van werkzaamheden, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

26. Verzoekt de agentschappen, een alomvattende voorlichtingsstrategie te ontwikkelen met het oog op de behoefte om de resultaten van hun werkzaamheden, in passende vorm, beschikbaar te maken voor het grote publiek in plaats van deze alleen te presenteren aan de Europese instellingen, bevoegde instanties van de lidstaten, specialisten, partners of specifieke begunstigden; verzoekt de agentschappen om met het oog op het ontwikkelen van een dergelijke strategie hun samenwerking te intensiveren en informatie uit te wisselen over de beste methodes om dit doel te bereiken; verwacht dat de agentschappen zijn bevoegde commissies vóór de volgende kwijtingsprocedure naar behoren op de hoogte stellen van de voortgang bij de opstelling van de strategie, teneinde een doeltreffende en tijdige monitoring van hun activiteiten te waarborgen;

Algemene punten ten aanzien van de Rekenkamer en de agentschappen

27. Is ingenomen met het initiatief van de Rekenkamer om aan haar specifieke verslagen over afzonderlijke agentschappen een tabel toe te voegen die beknopte informatie bevat over de bevoegdheden, het bestuur, de beschikbare hulpbronnen en de producten/output van het desbetreffende agentschap; is van mening dat dit de duidelijkheid en de transparantie van de werkzaamheden van deze Gemeenschapsorganen ten goede komt, terwijl tegelijkertijd een nuttige basis wordt verschaft voor vergelijking, waar passend, met het oog op het creëren van het geharmoniseerde kader voor de agentschappen waar het Parlement om heeft gevraagd;

28. Verzoekt de Rekenkamer en de agentschappen om hun samenwerking te versterken, teneinde de procedures en technische instrumenten voor een goed beheer van alle financiële en begrotingskwesties te verbeteren, met het oogmerk om een methodologie op te stellen waarmee het pad wordt geëffend voor een positieve kwijting vanaf de start van de procedure; verwacht regelmatig te worden geïnformeerd over de geboekte vooruitgang en de toepassing van de beste praktijken;

29. Verzoekt de Rekenkamer en de agentschappen om de transparantie in de "procédure contradictoire" die voorafgaat aan het eindverslag van de Rekenkamer te vergroten, teneinde tegenstrijdigheden en ambiguïteiten die de geloofwaardigheid van de gehele exercitie in gevaar zouden kunnen brengen, te vermijden; verzoekt de Rekenkamer en de Commissie, in verband hiermee te komen met een voorstel voor een uitvoerbare methode om informatie over verbeteringen die zijn aangebracht en/of problemen die zijn vastgesteld in de periode tussen de eerste bespreking van het ontwerpverslag van de Rekenkamer en het uiteindelijke besluit over de kwijting, te actualiseren, teneinde het meest getrouwe beeld van de situatie bij de agentschappen te kunnen geven.

[1] PB C 324 van 30.12.2004, blz. 83.

[2] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[3] PB L 245 van 29.9.2003, blz. 30.

[4] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[5] PB L 330 van 4.11.2004, blz. 59.

[6] Zoals vastgelegd in bijlage 1 bij de mededeling van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement "Bouwen aan onze gemeenschappelijke toekomst — Beleidsuitdagingen en begrotingsmiddelen in de uitgebreide Unie 2007-2013" (COM(2004) 0101, blz. 38).

[7] Zie de bijlage bij het Verslag van de Commissie over de follow-up van de kwijtingen 2002 (COM(2004) 0648, blz. 108).

[8] PB L 269 van 5.10.2002, blz. 15.

--------------------------------------------------