COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
Brussel, 6.3.2002
COM (2002) 133 definitief
ADVIES VAN DE COMMISSIE
overde wijziging van het statuutvande ombudsman en dealgemene voorwaarden voor
de uitoefening vanzijn ambt
2TOELICHTING
1. Het bij het Verdrag van Maastricht betreffende de Europese Unie ingestelde ambt van de
ombudsman is eenwezenlijk bestanddeel van het Europees burgerschap en de versterking van
de democratische controle. De belangrijkste beginselen van dit orgaan zijn vastgesteld in
artikel 195 van het Verdrag dat stelt dat het statuut van de ombudsman en de algemene
voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt worden goedgekeurd bij besluit van het
Parlement, indit gevalhet besluit van9 maart 19941.
2. In zijn brief van 13 december 1999 heeft de Europese ombudsman een verzoek aan het
Europees Parlement gericht tot wijziging van de bepalingen van zijn statuut met betrekking
totdei n zagei ndocum en tenenh eth orenv angetui gen .
3. Deombudsman heeft de volgende drie wijzigingenvoorgesteld vanartikel3, lid 2:
– afschaffen van de mogelijkheid om de ombudsman de inzage in een document " om met
redenen omklede motieven van geheimhouding" teweigeren.
– schrappen van de bepaling dat bij het getuigen van ambtenaren voor de ombudsman, zij
" s p r e k e ni nn a a mv a ne ni no p d r a c h tv a nh u nd i e n s t e ne ng e b o n d e nb l i j v e nd o o rh u n
verplichting inzake dienstgeheim".
– opnemenvanambtenarenenandere personeelsledenvande communautaire instellingenen
organen in de categorie van personen die moeten getuigen voor de ombudsman als deze
hen daaromverzoekt.
De ombudsman heeft in zijn nota van 14 mei 2001 aan mevrouw ALMEIDA-GARETT,
rapporteur namens de Commissie constitutionele zaken van het Europees Parlement, laten
wetendat hijdit laatste verzoek introk.
4. Het Parlement heeft in zijn plenaire zitting van 6 september 2001 gevolg gegeven aan het
eerste entweede verzoekvande ombudsman.
Het stelt voor de uitzonderingsregeling voor de toegang tot "geheime" documenten op te
h e f f e ne nd eb e p a l i n g" in naam van en in opdracht van hun diensten " voor de getuigenissen
van ambtenaren te schrappen.
De bepaling " zij blijven gebonden door hun verplichting inzake beroepsgeheim " is geschrapt
en vervangendoor " zij zijngehouden volledige en waarheidsgetrouwe informatie te geven ".
5. In afwijking van de voorstellen van de ombudsman stelt het Parlement voor dat in alle
gevallen waarin de documenten als " SECRET (geheim) of CONFIDENTIEL (vertrouwelijk) "
zijngeclassificeerd, deombudsmande inhoud vandeze documenten niet bekend mag maken.
6. Ten aanzien van de toegang tot documenten uit de lidstaten, is het Parlement zelfs nog
verder gegaan dan de ombudsman. In de toekomst krijgt de ombudsman toegang tot alle
geclassificeerde documenten van een lidstaat nadat de lidstaat daarvan in kennis is gesteld.
Tot dusverre was de inzage in documenten van een lidstaat die op grond van een wettelijke
bepaling of enig ander voorschrift geheim waren alleen na voorgaande toestemming van de
1Besluit 94/262/EGKS, EG, Euratom, PBL113 van 4.5.1994, blz. 15
3betrokken lidstaat mogelijk terwijl voor andere documenten alleen de kennisgeving van de
lidstaat volstond.
7. De Commissie vindt net als het Parlement dat de democratie moet worden verdiept en de
burger meer bij de communautaire activiteiten moet worden betrokken. Dit heeft zij ook in
haar witboek inzake Europese governance tot uitdrukking gebracht. Vanuit dit oogpunt is een
grotereopenheid vande administratieve besluitvormingsprocessenzonder meer gewenst.
8. Het recht op behoorlijk bestuur is verankerd in het handvest van de grondrechten en
transparantie van de besluitvormingsprocessen is een van de beginselen die ten grondslag
liggen aan de huidige hervormingen. Het voorstel van het Parlement om de
onderzoekbevoegdheden van de Europese ombudsman duidelijker te omschrijven moet in
deze context wordengezien.
In zijn schrijven van 16 oktober 2001 verzoekt het Europees Parlement de Commissie,
overeenkomstig artikel 195, lid 4 van het EG-Verdrag, een advies te geven over deze
wijzigingen.
Toegang totdocumenten
9. Wat de opheffing van de uitzonderingsregeling betreft voor de toegang tot geheime
documenten, merkt de Commissie op dat zij nog nooit van deze uitzondering gebruik heeft
gemaakt. Dientengevolge kan worden beoogd, overeenkomstig het voorstel van het
Parlement, het recht aan dit feit aan te passen, ook al was de transparantie van de
betrekkingen met de ombudsman blijkbaar reeds in het kader van het geldende
Gemeenschapsrecht gewaarborgd.
De Commissie heeft derhalve in principe geen bezwaar omde ombudsman inzage te verlenen
in of kopieën te laten maken van documenten. Bij de praktische toepassing van dit beginsel is
evenwel voorzichtigheid geboden, met name ten aanzien van de eerbiediging van de
persoonlijke levenssfeer, de bescherming van het beroepsgeheim en de toekomstige
institutionele ontwikkelingen.
10. Met het oog hierop is het wezenlijk dat in het nieuwe statuut een aantal bestaande
tekortkomingen worden aangepakt: behandeling van geheime/vertrouwelijke informatie of
documenten die afkomstig zijn van internationale organisaties of derde landen, modaliteiten
voor de overdracht van beroepsgeheimen en persoonlijke gegevens. De Commissie schaart
zich dan ook achter het voorstel van het Parlement om in het statuut van de ombudsman het
beginsel te verankeren dat de ombudsman in alle gevallen waarin documenten als geheim of
vertrouwelijk zijn geclassificeerd, de inhoud daarvan niet mag verspreiden. Verder wenst de
Commissie de huidige praktijk te handhaven dat bepaalde informatie uitsluitend door de
ombudsman mag worden ingezien.
De diensten van de Europese ombudsman moeten evenwel volstrekt dezelfde
veiligheidsvoorschriften toepassen als die welke zijn vastgesteld in het reglement van orde
van de Raad en van de Commissie2.
Zo is het in het bijzonder voorgeschreven dat het personeel van de Commissie voor de
toegang tot documenten, bijvoorbeeld in het kader van politiële en justitiële samenwerking in
2Besluit van de Commissie 2001/844/EG, EGKS, Euratom van 29 november 2001, PB L 317 van 3.12.2001,
blz.1;Besluit van deRaad 2001/264/EGvan 19maart2001, PBL101van 11.4.2001, blz. 1
4strafzaken, een voorafgaande machtiging behoeft. Voor het personeel van de ombudsman dat
deze documentenwilinzienofkopiëren, zou dezelfde machtiging moetengelden.
11. Wat de documenten betreft die afkomstig zijn uit de lidstaten, dient overeenstemming te
bestaan met de beginselen van de nieuwe Verordening (EG) nr. 1049/2001 van 30 mei 2001
van het Europees Parlement ende Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten3en
van de kaderovereenkomst tussen de Commissie en het Parlement. Ten aanzien van de door
het Parlement voorgestelde wijziging dient men terughoudend te zijn. Het beginsel van de
voorafgaande toestemming van de lidstaat in kwestie is zowel in artikel 4, lid 5, van
Verordening (EG) 1049/2001 als in artikel 3, lid 2, van bijlage III bij de kaderovereenkomst
vastgesteld. Bovendiengaanook deaan de slotakte van het Verdrag van Amsterdamgehechte
verklaring (nr. 35) alsmede de aan het einde van bovenstaand punt 10 genoemde
veiligheidsbepalingen indezelfde richting.
Getuigenverklaringen
12. Met betrekking tot het horen van getuigen dient te worden opgemerkt dat de momentele
tekst van artikel 3 van het statuut van de ombudsman in overeenstemming is met de inhoud
van artikel 3, lid 3, 2e alinea, van het besluit van het Europees Parlement, de Raad en de
Commissie van 19 april 1995 tot vaststelling van de wijze van uitoefening van het
enquêterecht van het Europees Parlement4. Het Parlement wil voortaan echter net als de
ombudsman het verkrijgen van " volledige en waarheidsgetrouwe " getuigenissen verscherpen
en schijnt in de verplichting te getuigen "in opdracht van de dienst" een beperking van dit
beginsel te zien. De Commissie kan met deze wijziging instemmen onder voorbehoud van het
volgende:
13. In ieder geval dient het principe in stand te worden gehouden dat ambtenaren niet hun
persoonlijke mening geven, maar spreken in hun hoedanigheid van ambtenaar en aldus
informatie en uitleg geven over een kwestie waarmee zijn binnen de instelling belast zijn. Bij
hungetuigenverklaring zijnzijin ieder gevalgehoudenaande verplichtingen die voortvloeien
uit het statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en artikel 287 van het
EG-Verdrag.
Omdeze redenwordt de Commissie voorgesteld bijgevoegd ontwerp-advies goedte keuren.
3PBL145 van 31.5.2001, blz. 43
4Besluit 95/167/EG, Euratom, EGKS, PBL113 van 19.5.1995, blz. 2
5ADVIES VAN DE COMMISSIE
overde wijziging van het statuutvande ombudsman en dealgemene voorwaarden voor
de uitvoering van zijn ambt
DeCommissie,
Gelet opartikel195, lid 4, vanhet Verdragtotoprichting vande Europese Gemeenschappen,
Gezien de resolutie van het Europees Parlement van 6 september 2001 over de wijziging van
artikel3 vanhet statuut vande ombudsman,
BRENGT HET VOLGENDE ADVIES UIT:
De Commissie stemt in met de door het Europees Parlement goedgekeurde beginselen onder
voorbehoud van de volgende opmerkingen:
1. Ten aanzien van de door het Europees Parlement voorgestelde wijziging inzake de
afschaffing van de geheimhoudingsplicht voor de toegang tot documenten, dient te worden
voldaan aan de voorwaarden inzake de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, de
bescherming van het beroepsgeheim, geheime en vertrouwelijke informatie en de toekomstige
institutionele ontwikkelingen.
Vanuit dit oogpunt is het wezenlijk dat het nieuwe artikel 3 vaststelt dat in alle gevallen
waarin de documenten als geheim of vertrouwelijk zijn geclassificeerd, de ombudsman de
inhoud daarvan niet bekend mag maken. Anderzijds dient te worden gepreciseerd dat
bepaalde documenten aan de ombudsman kunnen worden verstrekt op voorwaarde dat deze
niet aan derden worden overgelegd, zelfs niet aan de klager, voor zover deze afbreuk kunnen
doen aan de goede werking van de instelling. Verder is het ook van belang dat als geheim of
vertrouwelijk geclassifi ceerde documentendie de Europese Unie aan de ombudsman verstrekt
door hem overeenkomstig de voor de Raad en de Commissie geldende voorschriften worden
behandeld en dat in het bijzonder overeenkomstig de voorschriften voor de ambtenaren van
deze instellingen ook voor het personeel van het bureau van de ombudsman dat de
documenten moet inzienofkopiëreneen machtiging is vereist.
Wat de documenten betreft die afkomstig zijn uit de lidstaten, dient overeenstemming te
bestaan met de beginselen van de nieuwe Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees
Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten en van de
kaderovereenkomst tussen de Commissie en het Parlement. Het beginsel van de voorafgaande
toestemming van de lidstaat in kwestie dient te worden gehandhaafd. Ook de aan de slotakte
van het Verdrag vanAmsterdamgehechte verklaring (nr. 35) is hierop gericht.
2. Met betrekking tot het horenvangetuigenkande Commissie instemmen met het afschaffen
van de verplichting om in opdracht van de dienst te getuigen. In ieder geval dient het principe
in stand te worden gehouden dat ambtenaren niet hun persoonlijke mening geven, maar
spreken in hun hoedanigheid van ambtenaar en aldus informatie en uitleg geven over een
kwestie waarmee zij binnen de instelling belast zijn. Bij hun getuigenverklaring zijn zij in
ieder gevalgehoudenaande verplichtingendie voortvloeien uit het statuut van de ambtenaren
vande Europese Gemeenschappenenartikel287 van het EG-Verdrag.