Resolutie van het Europees Parlement

van 22 april 2008

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het begrotingsjaar 2006

HET EUROPEES PARLEMENT,

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het begrotingsjaar 2006 [1],

gezien het jaarverslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het begrotingsjaar 2006, tezamen met de antwoorden van het Waarnemingscentrum [2],

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

gelet op het EG-Verdrag, en met name artikel 276,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [3], en met name artikel 185,

gelet op Verordening (EG) nr. 1920/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 over het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving [4], en met name artikel 15,

gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 [5], en met name artikel 94,

gelet op artikel 71 van en bijlage V bij zijn Reglement,

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A6-0116/2008),

A. overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2006 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn,

B. overwegende dat het Parlement de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving op 24 april 2007 kwijting heeft verleend voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2005 [6] en dat het in zijn resolutie behorende bij het kwijtingsbesluit onder andere

- opmerkte dat van de administratieve uitgaven een aanzienlijk deel, namelijk bijna 40 %, was overgedragen; het Centrum verzocht om zijn beleid inzake opdrachten beter te beheersen ter voorkoming van kredietoverdrachten;

- nota nam van het feit dat de procedures voor de werving van personeel tekortkomingen vertoonden en het Centrum verzocht de aanwervingsprocedures correct toe te passen;

- nota nam van het feit dat er diverse anomalieën werden ontdekt bij de controle van de plaatsing van opdrachten en de sluiting van overeenkomsten;

- het Centrum uitnodigde om de systemen voor de inventarisatie van de vaste activa te verwerken in de algemene boekhouding omdat zonder een betrouwbaar etiketteersysteem niet verzekerd is dat de inventarisgoederen te traceren zijn;

Algemene punten die betrekking hebben op horizontale kwesties in verband met de EU-agentschappen en daardoor ook van belang zijn voor de kwijtingsprocedure voor elk agentschap afzonderlijk

1. merkt op dat de begrotingen van de 24 agentschappen en andere satellietorganen die door de Rekenkamer worden gecontroleerd in 2006 in totaal 1080,5 miljoen EUR bedroegen (de hoogste begroting is die van het Europees Bureau voor wederopbouw met 271 miljoen EUR en de laagste die van de Europese Politieacademie (CEPOL) met 5 miljoen EUR);

2. wijst erop dat de reeks externe EU-organen die worden onderworpen aan audit en kwijting thans niet alleen meer de traditionele regelgevende agentschappen maar ook uitvoerende agentschappen omvatten die zijn opgericht om specifieke programma’s ten uitvoer te leggen, en dat deze reeks in de nabije toekomst nog zal worden uitgebreid tot gezamenlijke ondernemingen die zijn opgezet als publiek-private partnerschappen (gezamenlijke technologie-initiatieven);

3. merkt op dat het aantal agentschappen waarvoor kwijting moet worden verleend, zich wat het Parlement betreft als volgt heeft ontwikkeld: begrotingsjaar 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 regelgevende agentschappen en 2 uitvoerende agentschappen (2 agentschappen die onderworpen worden aan een audit door de Rekenkamer maar waarvoor een interne kwijtingsprocedure geldt niet meegerekend);

4. komt daarom tot de conclusie dat de audit- en kwijtingsprocedure te log is geworden en niet meer in verhouding staat tot de relatieve omvang van de begrotingen van de agentschappen en satellietorganen; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie om een breed opgezet onderzoek te doen naar de kwijtingsprocedure voor de agentschappen en satellietorganen, met als doel een eenvoudiger en rationeler aanpak uit te werken, rekening houdend met het feit dat het aantal organen waarvoor in de toekomst een afzonderlijk kwijtingsverslag zal moeten worden opgesteld, almaar toeneemt;

Principiële overwegingen

5. verzoekt de Commissie vóór de oprichting van een nieuw agentschap of de hervorming van een bestaand agentschap duidelijke uitleg te verstrekken met betrekking tot de volgende punten: type agentschap, doelstellingen van het agentschap, interne bestuurstructuur, producten, diensten, belangrijkste procedures, doelgroep, cliënten en stakeholders van het agentschap, officiële betrekkingen met externe actoren, budgettaire verantwoordelijkheid, financiële planning, personeelsbeleid en personeelsomvang;

6. verlangt dat voor elk agentschap een jaarlijkse prestatieovereenkomst wordt gesloten, die door dat agentschap en het bevoegde DG wordt opgesteld en die de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar, een financieel kader en duidelijke indicatoren om de prestaties te meten moet omvatten;

7. verlangt dat de Rekenkamer of een andere onafhankelijke auditinstantie regelmatig (en op ad hoc-basis) onderzoeken instelt naar de prestaties van de agentschappen; is van oordeel dat deze onderzoeken zich niet mogen beperken tot de traditionele elementen van financieel beheer en juiste besteding van openbare middelen, maar ook de administratieve efficiëntie en prestaties moeten omvatten, evenals een beoordeling van het financieel beheer van elk agentschap;

8. is van oordeel dat bij agentschappen die hun begrotingsbehoeften permanent overschatten een technische korting moet worden toegepast op basis van de vacante posten; denkt dat dit op den duur tot lagere bestemmingsontvangsten en daarmee tot lagere administratieve kosten voor de agentschappen zal leiden;

9. beschouwt het als een ernstig probleem dat een aantal agentschappen bekritiseerd is, omdat ze zich niet aan de aanbestedingsregels, het Financieel Reglement, het Statuut van de ambtenaren enz. houden; stelt dat de voornaamste oorzaak hiervan gelegen is in het feit dat de meeste regelingen en het Financieel Reglement opgesteld zijn voor de grotere instellingen en dat de meeste kleine agentschappen niet groot genoeg zijn om aan deze regelgevingsvereisten te kunnen voldoen; verzoekt de Commissie daarom met spoed een oplossing hiervoor te zoeken om de efficiency te vergroten door bundeling van de administratieve taken van verscheidene agentschappen, zodat deze minimaal vereiste omvang wel bereikt wordt (met inachtneming van de noodzakelijke wijzigingen in de basisverordeningen voor de agentschappen en hun budgettaire onafhankelijkheid), dan wel met spoed specifieke regels voor de agentschappen op te stellen (met name uitvoeringsvoorschriften voor de agentschappen) zodat ze aan alle voorschriften kunnen voldoen;

10. dringt erop aan dat de Commissie bij de opstelling van het voorontwerp van begroting rekening houdt met de bestedingsresultaten van de verschillende agentschappen in de jaren daarvoor, met name het jaar n-1, en de door elk agentschap verlangde begroting dienovereenkomstig aanpast; verzoekt zijn ter zake bevoegde commissie deze aanpassing intact te laten en, mocht de Commissie de begroting niet hebben aangepast, zelf de desbetreffende begroting bij te stellen tot een realistisch niveau dat op de absorptie- en bestedingscapaciteit van het desbetreffende agentschap afgestemd is

11. verwijst naar zijn kwijtingsbesluit voor het jaar 2005, waarin het de Commissie heeft verzocht eens in de vijf jaar een onderzoek naar de toegevoegde waarde van elk bestaand agentschap te publiceren; verzoekt alle betrokken instellingen om in geval van een negatief oordeel over de toegevoegde waarde van een agentschap de noodzakelijke stappen te zetten om het mandaat van dat agentschap te herzien of het agentschap te sluiten; stelt vast dat de Commissie in 2007 niet één evaluatie heeft uitgevoerd; dringt er bij de Commissie op aan dat zij vóór het kwijtingsbesluit over 2007 ten minste vijf evaluaties voorlegt, te beginnen met de oudste agentschappen;

12. is van mening dat de aanbevelingen van de Rekenkamer onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen; is verder van mening dat de wijzigingen op het algemene Financieel Reglement verwerkt moeten worden in de financiële kaderregeling van de agentschappen en in de diverse specifieke financiële voorschriften hierin;

Presentatie van de rapporteringsdata

13. merkt op dat de agentschappen geen standaardaanpak volgen voor de presentatie van hun activiteiten tijdens het desbetreffende begrotingsjaar en van hun rekeningen en verslagen over budgettair en financieel beheer, noch wat de vraag betreft of de directeurs van de agentschappen een betrouwbaarheidsverklaring moeten opstellen; merkt op dat niet alle agentschappen een duidelijk onderscheid maken tussen a) de presentatie van hun werk aan het publiek en b) de technische rapportering over hun budgettair en financieel beheer;

14. merkt op dat de vaste instructies van de Commissie voor de voorbereiding van activiteitenverslagen weliswaar niet expliciet voorschrijven dat de agentschappen een betrouwbaarheidsverklaring moeten opstellen, maar dat vele directeuren dat voor het jaar 2006 niettemin hebben gedaan, waarbij in één geval een belangrijk voorbehoud werd opgenomen;

15. herinnert aan paragraaf 25 van zijn resolutie van 12 april 2005 [7], waarin het de directeuren van de agentschappen verzoekt om met ingang van heden hun jaarlijkse activiteitenverslag, dat samen met financiële en beheersgegevens wordt gepresenteerd, vergezeld te doen gaan van een betrouwbaarheidsverklaring ten aanzien van de wettigheid en de regelmatigheid van werkzaamheden, analoog aan de verklaringen die de directeuren-generaal van de Commissie ondertekenen;

16. verzoekt de Commissie haar permanente instructies aan de agentschappen dienovereenkomstig te amenderen;

17. pleit er bovendien voor dat de Commissie tezamen met de agentschappen werkt aan een geharmoniseerd model dat van toepassing is op alle agentschappen en satellietorganen, en waarin onderscheid wordt gemaakt tussen

- een voor een breed publiek bestemd jaarverslag over de operaties, werkzaamheden en bereikte resultaten van het orgaan;

- de financiële staten en een verslag over de uitvoering van de begroting;

- een activiteitenverslag naar het voorbeeld van de activiteitenverslagen van de directeuren-generaal van de Commissie;

- een door de directeur van het orgaan ondertekende betrouwbaarheidsverklaring, tezamen met eventuele voorbehouden en opmerkingen waarvan hij het wenselijk acht dat zij onder de aandacht van de kwijtingsautoriteit worden gebracht;

Algemene conclusies van de Rekenkamer

18. wijst op de conclusie van de Rekenkamer (jaarverslag, paragraaf 10.29 [8]) dat de door de Commissie uit de communautaire begroting betaalde subsidies niet gebaseerd zijn op toereikend gemotiveerde ramingen van de kasbehoeften van de agentschappen en dat dit er, in combinatie met de omvang van de uit het voorgaande jaar overgedragen bedragen toe leidt dat zij aanzienlijke bedragen in kas hebben; wijst voorts op de aanbeveling van de Rekenkamer dat het niveau van de aan de agentschappen betaalde subsidies moet worden afgestemd op hun werkelijke behoeften aan kasmiddelen;

19. merkt op dat eind 2006 nog 14 agentschappen het ABAC-boekhoudsysteem moesten invoeren (jaarverslag, voetnoot bij paragraaf 10.31);

20. neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer (jaarverslag, paragraaf 1.25) over de opgelopen financiële lasten voor niet-opgenomen verlof die bij sommige agentschappen werden geregistreerd; wijst erop dat de Rekenkamer haar betrouwbaarheidsverklaring voor drie agentschappen (namelijk het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop), de CEPOL en het Europees Spoorwegagentschap) van kanttekeningen heeft voorzien met betrekking tot het begrotingsjaar 2006 (voor 2005 was dat het geval bij: het Cedefop, de Europese autoriteit voor voedselveiligheid en het Europees Bureau voor wederopbouw);

Interne audit

21. herinnert eraan dat de intern controleur van de Commissie krachtens artikel 185, lid 3 van het Financieel Reglement ook als intern controleur fungeert voor de regelgevende agentschappen die uit de EU-begroting worden gefinancierd; wijst erop dat de intern controleur aan de raad van bestuur en de directeur van elk agentschap verslag uitbrengt;

22. vestigt de aandacht op het volgende voorbehoud dat is opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag van de intern controleur voor 2006:

"De interne financiële controleur van de Commissie is niet in staat te voldoen aan de verplichting die hem krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement is opgelegd om als intern financieel controleur van de communautaire organen te fungeren, omdat het hem hiervoor aan de nodige personele middelen ontbreekt";

23. neemt evenwel nota van de opmerking van de intern controleur in zijn activiteitenverslag voor 2006 dat, nu de Commissie de Dienst interne audit (IAS) extra personeel ter beschikking heeft gesteld, alle werkzame regelgevende agentschappen vanaf 2007 op jaarbasis zullen worden gecontroleerd;

24. stelt vast dat het aantal regelgevende en uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die krachtens artikel 185 van het Financieel Reglement door de IAS moeten worden gecontroleerd, almaar toeneemt; verzoekt de Commissie de ter zake bevoegde commissie van het Parlement te laten weten of de IAS over voldoende personeel beschikt om de financiën van al deze organen de komende jaren op jaarbasis te kunnen controleren;

25. merkt op dat artikel 72, lid 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 bepaalt dat alle agentschappen de kwijtingsautoriteit en de Commissie ieder jaar een verslag moeten voorleggen dat is opgesteld door hun directeur en waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soort interne audits die door de intern financieel controleur zijn uitgevoerd, de aanbevelingen die daarin werden gedaan en het gevolg dat aan deze aanbevelingen is gegeven; verzoekt de agentschappen aan te geven of dit gebeurd is en, zo ja, op welke wijze;

26. vestigt wat de interne controlecapaciteit betreft, vooral met betrekking tot de kleinere agentschappen, de aandacht op een voorstel dat de intern financieel controleur op 14 september 2006 aan de bevoegde commissie van het Parlement heeft gedaan en waarin hij te kennen geeft dat kleinere agentschappen toestemming zouden moeten krijgen om interne auditdiensten tegen betaling door de privésector te laten verrichten;

Beoordeling van de agentschappen

27. herinnert aan de gemeenschappelijke verklaring waarover Parlement, Raad en Commissie [9] het bij het overleg vóór de Ecofin-begrotingsraad van 13 juli 2007 eens zijn geworden en waarin een oproep wordt gedaan voor het opstellen van i) een lijst met de agentschappen die de Commissie wil beoordelen en ii) een lijst van de agentschappen die reeds zijn beoordeeld, met een samenvatting van de voornaamste bevindingen;

Tuchtprocedures

28. wijst erop dat bepaalde agentschappen vanwege hun geringe omvang moeite hebben om tuchtcommissies samen te stellen bestaande uit personeel met een passende rang en dat het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC) niet bevoegd is voor de agentschappen; verzoekt de agentschappen zich te beraden over de oprichting van een gemeenschappelijke tuchtraad voor de respectieve agentschappen;

Ontwerp van interinstitutioneel akkoord

29. herinnert aan het ontwerp van de Commissie voor een interinstitutioneel akkoord betreffende een kader voor Europese regelgevende agentschappen (COM(2005) 59), dat de oprichting beoogt van een horizontaal kader voor de oprichting, structuur, werkwijze, evaluatie en controle van de Europese regelgevende agentschappen; merkt op dat dit ontwerp een nuttig initiatief vormt in het streven naar rationalisering van de oprichting en exploitatie van agentschappen; vestigt de aandacht op de verklaring in het samenvattend verslag van de Commissie over 2006 (paragraaf 3.1, COM(2007) 274) dat na de publicatie van het voorstel verdere vooruitgang bij de onderhandelingen weliswaar voor enige tijd geblokkeerd raakte, maar dat de inhoudelijke discussie eind 2006 door de Raad werd hervat; betreurt dat het niet mogelijk bleek de aanneming daarvan een stap dichterbij te brengen;

30. is dan ook ingenomen met de toezegging van de Commissie dat zij in de loop van 2008 een mededeling zal voorleggen over de toekomst van de regelgevende agentschappen;

Agentschappen met eigen financiering

31. wijst erop dat voor de twee agentschappen met eigen financiering aan de directeur kwijting wordt verleend door de raad van bestuur; stelt vast dat beide aanzienlijke overschotten hebben opgebouwd, die afkomstig zijn uit voorgaande jaren:

- Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 281 miljoen EUR [10];

- Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), kasmiddelen en equivalenten daarvan: 18 miljoen EUR [11];

Specifieke punten

32. neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer in diens verslag over 2006 dat

- het Centrum het niveau van de overgedragen kredieten in 2006 heeft beperkt tot 25 % (40 % in 2005);

- er vertraging is opgetreden bij het verrichten van de betalingen aan de nationale knooppunten van Reitox (Europees Netwerk voor informatie over drugs en drugsverslaving) in het kader van de subsidieovereenkomsten;

- een personeelslid waarvan de detachering naar de Commissie was beëindigd, nog steeds door het Centrum werd betaald zonder het werk in Lissabon te hebben hervat; neemt er nota van dat over deze kwestie momenteel een juridische procedure loopt op grond van het Statuut;

33. spreekt zijn waardering uit voor de maatregelen die het Centrum heeft genomen om de tenuitvoerlegging van zijn begroting te verbeteren; betreurt echter dat het overdrachtspeil nog steeds te hoog is;

34. leert uit de rekeningen van het Centrum dat dit in juli 2006 een fysieke controle heeft uitgevoerd van zijn inventaris en dat de resultaten hiervan zijn ingevoerd in een specifiek computersysteem;

35. neemt er nota van dat de balans grond en gebouwen omvat die op een waarde worden geschat van 2,5 miljoen EUR;

36. leest in het zeer volledige jaarlijkse activiteitenverslag van het Centrum dat in 2007 een evaluatie van de operaties ervan is uitgevoerd; neemt er voorts nota van dat het Centrum voor zijn interne controle een beroep doet op de internecontroledienst van de Commissie;

37. neemt er nota van dat in de werkprogramma’s van het Centrum voor 2007 en voor de periode 2007-2009 een beheersplan wordt vastgesteld voor de uitvoering van de recente aanbevelingen van de internecontroledienst van de Commissie, alsmede de volgende strategische doelstellingen zijn opgenomen:

- ontwikkeling van controle achteraf van financiële verrichtingen;

- ontwikkeling van een interne capaciteit voor risicobeoordeling en interne controle;

- ontwikkeling van instrumenten en procedures voor geïntegreerd middelenbeheer en bevordering van externe synergieën, met name met het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA), ook gevestigd in Lissabon;

- een gestructureerder en doeltreffender personeelsbeleid;

- succesvolle afwerking van de verhuizing naar zijn nieuwe hoofdkwartier in Lissabon.

[1] PB C 261 van 31.10.2007, blz. 67.

[2] PB C 309 van 19.12.2007, blz. 128.

[3] PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

[4] PB L 376 van 27.12.2006, blz. 1.

[5] PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

[6] PB L 187 van 15.7.2008, blz. 99.

[7] Resolutie van het Europees Parlement houdende opmerkingen bij het besluit over het verlenen van kwijting aan de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor de uitvoering van de begroting van het Centrum voor het begrotingsjaar 2003 (PB L 196 van 27.7.2005, blz. 121).

[8] PB C 273 van 15.11.2007, blz. 1.

[9] Raadsdocument DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 141).

[11] Bron: Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2006, vergezeld van de antwoorden van het Bureau (PB C 309 van 19.12.2007, blz. 135).

--------------------------------------------------