1.Achtergrond

Richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten (hierna "de richtlijn" genoemd) beoogt het bevorderen van het gebruik van elektronische facturering bij overheidsopdrachten door de interoperabiliteit te waarborgen en de rechtszekerheid te verbeteren. De richtlijn is na een grondige voorbereiding met een groot aantal belanghebbenden onder leiding van de Commissie op 16 april 2014 door het Europees Parlement en de Raad goedgekeurd.

De aanbestedende diensten moeten op grond van de richtlijn elektronische facturen die aan een Europese norm (EN) voor elektronisch factureren voldoen, kunnen ontvangen en verwerken. De richtlijn bepaalt ook dat de desbetreffende normalisatie-instellingen een proces in gang moeten zetten om die norm op te stellen. De verplichting heeft alleen betrekking op facturen in verband met overheidsopdrachten die onder de EU-richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen.

Daar de EN ten tijde van de goedkeuring niet beschikbaar was, belast de richtlijn de Commissie (in artikel 3) met de verantwoordelijkheid om de norm voordat die in werking treedt te beoordelen op hanteerbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en uitvoeringskosten voor een eindgebruiker. De EN is onlangs door het CEN goedgekeurd en in dit verslag worden de resultaten van de beoordeling uiteengezet.

2.De totstandkoming van de Europese norm voor e-facturering

Als uitvloeisel van de richtlijn heeft de Commissie het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) op 10 december 2014 het mandaat verleend om de EN inzake elektronische facturering en de daarmee samenhangende producten te ontwikkelen. In het mandaat heeft de Commissie het CEN met name verzocht de volgende taken te verrichten:

-een Europese norm (EN) ontwikkelen voor het semantische gegevensmodel voor de kernelementen van een elektronische factuur;

-een beperkt aantal volledig aan de Europese norm voor elektronische facturering beantwoordende syntaxen aanwijzen;

-syntaxbindingen ontwikkelen, d.w.z. informatie die aangeeft hoe het semantische gegevensmodel in de opgegeven syntaxen kan worden weergegeven, en de artefacten voor automatische validatie daarvan;

-richtsnoeren ontwikkelen over interoperabiliteit van elektronische facturen op overdrachtsniveau; rekening houden met de noodzaak om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elektronische facturen te waarborgen;

-richtsnoeren ontwikkelen voor het optionele gebruik van sector- en landextensies in combinatie met de Europese norm, daaronder begrepen een methodologie voor toepassing in de daadwerkelijke omgeving;

-onderzoeken of de Europese norm praktisch toepasbaar is voor eindgebruikers.

Om deze taken te verrichten, heeft het CEN een specifiek technisch comité (TC434) en zes werkgroepen (een voor elk van de voormelde punten) ingesteld. Het technisch comité bestaat uit technisch deskundigen op het gebied van e-facturering uit de nationale normalisatie-instellingen van verschillende lidstaten. Ook particuliere deskundigen en overheidsvertegenwoordigers zijn geraadpleegd. Deze brede betrokkenheid van een groot aantal belanghebbenden vormt een solide waarborg dat de EN aansluit bij de laatste marktontwikkelingen en de behoeften van gebruikers.

Dit proces heeft ertoe geleid dat het CEN op 28 juni 2017 de norm en de lijst met syntaxen met referentie EN 16931 formeel heeft uitgegeven.

Het belangrijkste product van het technisch comité is de norm zelf, die de kernelementen van de factuur bevat. In maart 2016 is er een inspraakronde voor alle nationale normalisatie-instellingen georganiseerd, waarop 600 opmerkingen zijn binnengekomen. Het technisch comité heeft deze opmerkingen vervolgens verwerkt in de definitieve concept-EN, die in stemming gebracht is. De EN is door de nationale normalisatie-instellingen unaniem goedgekeurd. Alle andere producten zijn eveneens in stemming gebracht. De laatste stemming, over de technische specificaties van de syntaxbindingen, is op 29 juni 2017 afgesloten.

Een ander belangrijk werkterrein houdt verband met het vraagstuk van de syntaxen, ofwel de softwaretalen die gebruikt kunnen worden om de EN in de praktijk in te voeren. Zowel de richtlijn als het mandaat van de Commissie vermeldden dat het CEN een "beperkt aantal syntaxen" moet aanwijzen, daar er verschillende syntaxen als formaat voor de EN worden gebruikt. Het technisch comité heeft met de overgrote meerderheid van de leden overeenstemming bereikt over een zeer beperkt aantal, namelijk twee, syntaxen: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) en UBL 2.1.

3.Beoordeling van de norm

In artikel 3 van Richtlijn 2014/55/EU is bepaald dat de Europese norm voor elektronische facturering voorafgaand aan de invoering in de lidstaten toereikend in de praktijk moet worden getest. Deze beoordeling, waar eindgebruikers bij moeten worden betrokken, moet samen met het opstellen van de norm plaatsvinden. Bij de beoordeling moet in het bijzonder worden gelet op de aspecten hanteerbaarheid en gebruikersvriendelijkheid, en moet worden aangetoond dat de norm op kostenefficiënte en evenredige wijze kan worden ingevoerd.