Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Centrum

(2002/C 326/09)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (hierna te noemen het Centrum) gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen, zoals gewijzigd bij artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3294/94 van de Raad(3). De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Zonder het controle-oordeel van paragraaf 4 ter discussie te stellen, vestigt de Rekenkamer toch de aandacht op de in de paragrafen 22-24 beschreven situaties.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(4).

7. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar bedroegen 9,2 miljoen euro, waarvoor verplichtingen zijn aangegaan ten bedrage van 8,8 miljoen euro. Voor de beleidskredieten (titel III) ad 3,3 miljoen euro zijn verplichtingen aangegaan voor 3,2 miljoen. De betalingen ten laste van kredieten van het begrotingsjaar beliepen 6,5 miljoen; 2,5 miljoen is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar en een bedrag van 0,3 miljoen moest worden geannuleerd. Slechts 59 % van de beleidskredieten waarvoor verplichtingen waren aangegaan is in de loop van het begrotingsjaar betaald.

8. De naar 2002 overgedragen kredieten bedragen 2,4 miljoen euro (27 % van de verplichtingen). Het betreft voornamelijk beleidskredieten die ten belope van 1,4 miljoen (44 % van de verplichtingen) zijn overgedragen. Het hoge bedrag aan kredietoverdrachten wijst erop dat het Centrum de programmering van zijn activiteiten en de follow-up daarvan moet verbeteren.

Jaarrekening

9. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst- en verliesrekening en de balans die het Centrum in zijn jaarverslag voor het begrotingsjaar 2001 heeft gepubliceerd. In 2001 heeft het Centrum het equivalent van het geannuleerde saldo van de voorgaande jaren terugbetaald aan de Commissie.

10. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 heeft het Centrum in 2001 de afschrijving van zijn vaste activa in de balans opgenomen. De afschrijvingskosten van het begrotingsjaar 2001 en de voorgaande begrotingsjaren bedragen 557194 euro, en het nettobedrag van de vaste activa beloopt 3229480 euro.

11. Gelet op de hoge saldobedragen op de rekeningen zou het Centrum met de banken moeten onderhandelen over de mogelijkheid om voordeliger condities te verkrijgen. De rekenplichtige zou regelmatig toezicht moeten houden op de tarieven die op de financiële markten worden gehanteerd, om zich ervan te vergewissen dat de middelen voldoende rente dragen.

Toepassing van de financiële bepalingen

12. Uit een onderzoek van de bewijsstukken over de uitgaven die via de voorschotkas zijn verricht blijkt dat uitgaven van dezelfde aard in strijd met het specialiteitsbeginsel op verschillende begrotingsonderdelen zijn aangewezen. De rekenplichtige van het Centrum zou de besteding van de middelen die de beheerder van de voorschotkas zijn toegewezen en het bijhouden van de rekening regelmatig onverwachts moeten controleren. Verder zou de lijst van gedane betalingen aan het eind van elke maand moeten worden voorgelegd aan de rekenplichtige en de financieel controleur, zoals bepaald in artikel 6 van het besluit tot invoering van de voorschotkas.

13. In haar jaarverslagen over 1999 en 2000 over het Centrum(5) heeft de Rekenkamer het Centrum verzocht, de wijzigingen inzake de BTW die zijn aangebracht in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting, in zijn financieel reglement over te nemen. Dit is nog steeds niet gebeurd.

14. Het Centrum heeft met de Commissie een contract ondertekend om de kandidaat-lidstaten voor te bereiden op deelname aan de activiteiten van het Centrum. Voor dit project bestaat een aparte begroting ten bedrage van 1056139 euro. Deze voorzag in de werving van drie hulpfunctionarissen die voor de uitvoering van het contract zouden zorgen. De salariskosten voor deze drie functionarissen van in totaal 81439 euro zijn gedurende zes maanden(6) ten onrechte op de begroting van het Centrum aangewezen. De regularisatie heeft pas in oktober 2001 plaatsgevonden, terwijl de Commissie het totaalbedrag voor het project reeds op 14 maart 2001 had overgemaakt.

15. De voorstellen voor het aangaan van verplichtingen(7) voor dit project worden niet altijd onderbouwd met bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden beoordeeld of de desbetreffende bedragen gegrond zijn.

16. Voor de inrichting van een website van het Centrum is met een expert een contract met een looptijd van twee jaar voor een bedrag van 20000 euro gesloten. In feite is het een verlenging van een eerder contract. Uit een onderzoek van het dossier bleek dat, hoewel de einddatum van het eerdere contract bekend was, er op het juiste moment niets is ondernomen om een oproep tot inschrijving te doen. Verder wordt in het nieuwe contract de uitvoering van de ermee verbonden materiële taken aan het Centrum toegewezen, op grond dat dit werk intern moest kunnen worden verricht. Doet het Centrum dit soort werk intern, dan maakt het zich geen vakkennis eigen op het terrein dat aan de consultant wordt overgelaten. Verder bevatten de contractbepalingen geen enkel prestatiecriterium waaraan de verwezenlijking van de doelstellingen kan worden getoetst.

17. Een eind augustus 2001 gesloten contract(8) bepaalde dat het Centrum bij de ondertekening een voorschot van 30 % moest betalen. Het voorschot was begin december van hetzelfde jaar nog niet betaald, hoewel het contract op die datum vrijwel volledig was uitgevoerd. De beheersdiensten zouden regelmatig op de dossiers moeten toezien om te waarborgen dat de contractbepalingen worden nageleefd.

Aankopen van goederen en diensten

Systeem voor de raming van de behoeften

18. Tot in 2000 waren de aankopen van goederen en diensten afhankelijk van de besluiten over het jaarlijks werkprogramma en de begrotingskredieten. Sinds de interne hervorming is het Centrum begonnen met een systeem van driejarige programmering. De voornaamste activiteiten van het Centrum worden geanalyseerd, zodat kan worden beoordeeld hoeveel personele en financiële middelen voor de uitvoering ervan nodig zijn.

19. Het Centrum zou een geformaliseerd en gedocumenteerd toezichtsysteem moeten opzetten, waarmee het de verschillen tussen geraamde en werkelijke behoeften kan analyseren.

Marktstudie

20. Het Centrum houdt de markten voor de goederen en diensten die het van plan is aan te schaffen, niet systematisch in het oog. Voor lopende aankopen wendt het zich tot zijn traditionele leveranciers.

Procedurekeuze

21. Een argument waarmee het Centrum rechtvaardigt dat het een beroep doet op onderhandse overeenkomsten om contracten te vernieuwen of te verlengen is de kwaliteit van de verleende diensten en het streven om de continuïteit te waarborgen. Deze redenering miskent het doel van de aankoopregels, dat erin bestaat de mededinging te stimuleren door een beroep te doen op de markt.

22. Een niet-openbare offerte-aanvraag voor de aankoop van computers voor kantoorgebruik ten bedrage van circa 80000 euro(9) bevatte de voorwaarde dat de inschrijvers reeds soortgelijke apparatuur aan het Centrum moesten hebben geleverd. Een dergelijke beperking, waarvoor geen enkele rechtsgrondslag bestaat, is volstrekt ongerechtvaardigd.

Evaluatie van de offertes

23. De criteria voor de evaluatie van de offertes worden opgesteld door de projectleider. Door de zeer algemene omschrijving van de criteria kan het evaluatiecomité de offertes moeilijk cijfermatig beoordelen.

24. De offertes worden beoordeeld door een evaluatiecomité, samengesteld uit drie leden, dat advies geeft op basis van de documenten die de inschrijvers indienen. De opmaak van de antwoorden die de inschrijvers moeten geven zou moeten worden ontwikkeld en gepreciseerd, zodat de inhoud vergelijkbaar wordt.

25. Voor de wijze van functioneren van de evaluatiecomités en de omschrijving van de beoordelingscriteria zouden specifieke instructies moeten worden gegeven om gelijke behandeling van de inschrijvers te garanderen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 36 van 12.2.1993, blz. 6.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 26 maart 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 8 april 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 341 van 30.12.1994, blz. 7.

(4) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(5) PB C 373 van 27.12.2000 en PB C 372 van 28.12.2001.

(6) Maart-augustus 2001.

(7) Ten bedrage van 60000 euro (begrotingsonderdeel 3311 - Dienstreizen).

(8) EMC 1288. Bedrag: 43790 euro.

(9) Zie dossier ACPC/2/2001.

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Centrum

4. Het Centrum is verheugd over het feit dat de Rekenkamer heeft vastgesteld dat de financiële staten van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Het Centrum acht de opmerkingen in genoemd deel van het rapport van de Rekenkamer niet van dien aard dat deze meer aandacht behoeven dan de overige opmerkingen.

8. Wanneer er geen gesplitste kredieten beschikbaar zijn, is altijd een aanzienlijk percentage automatische overdrachten noodzakelijk voor de uitvoering van de geplande acties in overeenstemming met het werkprogramma.

11. Het Centrum neemt goede nota van de aanbeveling van de Rekenkamer.

12. Over het algemeen wordt de lijst van betalingen via de voorschotkas de rekenplichtige en de financieel controleur eenmaal per maand voorgelegd. Bij wijze van uitzondering zijn de lijsten van de maanden juli, augustus en september samengevoegd in één lijst. Het Centrum probeert altijd maandelijkse lijsten voor te leggen en neemt nota van de voorstellen van de Rekenkamer om onaangekondigde controles te verrichten naast de gebruikelijke maandelijkse controle.

13. Bij de herziening van zijn financieel reglement als gevolg van de hervorming van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting zal het Centrum onderzoeken hoe het gevolg kan geven aan de verzoeken van de Rekenkamer, daarbij rekening houdend met de bijzonderheden van het BTW-restitutiesysteem in Portugal.

14. De drie hulpfunctionarissen die in het kader van het project Phare-EWDD zijn aangesteld, zijn via hetzelfde administratie- en boekhoudsysteem uitbetaald als het overige personeel. In afwachting van een voor deze situatie geschikte administratieve en financiële structuur werden hun salarissen aanvankelijk aangewezen op de begroting van het Centrum.

15. Voor de kredieten voor dienstreizen worden voorlopige betalingsverplichtingen aangegaan volgens de prognoses van het werkprogramma. Het Centrum zal deze voorstellen voor het aangaan van verplichtingen overeenkomstig de opmerking van de Rekenkamer voortaan onderbouwen met de nodige programmeringsinstrumenten.

16. De specifieke aard van de te verrichten taken is de reden voor het sluiten van een onderhandse overeenkomst, in overeenstemming met de bepalingen van het financieel reglement.

17. In het kader van de hervorming van zijn interne procedures versterkt het Centrum momenteel de coördinatie tussen zijn operationele diensten en de boekhouding teneinde de ordonnateurs bewuster te maken van hun verantwoordelijkheid ten aanzien van het toezicht op de taken die zij moeten verrichten.

19. In het kader van het project van interne hervorming ontwikkelt het Centrum formele procedures (overeenkomstig de beginselen van zijn nieuwe, projectgeoriënteerde werkorganisatie) teneinde de uitvoering van zijn werkprogramma beter te volgen en te beoordelen.

20. Het Centrum beschikt niet altijd over voldoende middelen om de markt systematisch in het oog te houden.

21. Het is inderdaad zo dat het Centrum in bepaalde gevallen van vernieuwing/verlenging van contracten meer belang heeft willen hechten aan de aspecten continuïteit en kwaliteitshandhaving. Het zal zich voortaan richten op waarborging van de vrije mededinging zonder genoemde aspecten, die het belangrijk acht, uit het oog te verliezen.

22. Het Centrum aanvaardt de opmerking van de Rekenkamer en heeft een dergelijke voorwaarde al geschrapt uit de aanbestedingen van 2002.

23. In het kader van zijn procedures voor de uitvoering van het werkprogramma en de begroting heeft het Centrum zijn projectbeheerders reeds gewezen op de noodzaak om de gunningscriteria voldoende te specificeren. Het ziet erop toe dat deze richtsnoeren worden nageleefd.

24 en 25. Het Centrum heeft procedures voor de interne coördinatie vastgesteld ter waarborging van een adequate samenstelling van de evaluatiecomités. Het zal zich vervolgens inspannen om de toepassing van deze mechanismen te bevorderen.