VERSLAG

over de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming SESAR betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

2009/C 310/02

INHOUD

INLEIDING

De gemeenschappelijke onderneming SESAR werd in februari 2007 (1) opgericht voor het beheer van de activiteiten van het SESAR-project (Single European Sky Air Traffic Management Research). De zetel van de gemeenschappelijke onderneming is gevestigd in Brussel.

de in 2005 begonnen „definitiefase”, geleid door de Europese Organisatie voor de veiligheid van de luchtvaart (Eurocontrol) en gecofinancierd uit de communautaire begroting via het programma voor het trans-Europese vervoersnetwerk. Het resultaat is het Europese „ATM-masterplan”, dat de inhoud en ontwikkeling van, en ontplooiingsplannen voor de nieuwe generatie ATM-systemen bepaalt;

Het SESAR-project beoogt de modernisering van de luchtverkeersbeveiliging (ATM) in Europa en is in drie fasen verdeeld:

Het budget voor de ontwikkelingsfase van het SESAR-project is 2,1 miljard euro, dat in gelijke delen door de Gemeenschap, Eurocontrol en de deelnemende publieke en private partners gedragen moet worden. De bijdrage van de Gemeenschap wordt betaald uit het zevende kaderprogramma voor onderzoek en technologische ontwikkeling en het programma voor de trans-Europese vervoersnetwerken. Ongeveer 90 % van de bijdrage van Eurocontrol en de andere belanghebbenden zal in natura worden geleverd.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 248 van het Verdrag controleerde de Rekenkamer de jaarrekening ( 2 ) van de gemeenschappelijke onderneming SESAR, die bestaat uit de „financiële staten” ( 3 ) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” ( 4 ) betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de directeur

Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming ( 6 ) , onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten ( 7 ) . De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten van de organisatorische structuur en van de systemen en procedures voor beheer en interne controle die van belang zijn om definitieve rekeningen te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de Rekenkamer

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures is afhankelijk van haar controleoordeel, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming SESAR op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2008 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER

Niet-naleving van het jaarperiodiciteitsbeginsel

Artikel 5 van het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming bepaalt echter dat de eerste financiële verslagperiode loopt van het moment in 2007 waarop de gemeenschappelijke onderneming zelfstandig begint te opereren tot 31 december 2008. De raad van bestuur stelde in april 2008 de definitieve begroting voor de periode van augustus 2007 tot december 2008 vast. Dit besluit is niet in overeenstemming met het in de financiële kaderregeling en de statuten van de gemeenschappelijke onderneming vastgelegde jaarperiodiciteitsbeginsel.

Uitvoering van de begroting

Terwijl de bestedingsgraad voor de betalingskredieten erg laag was, beliepen de ontvangsten over het jaar 124,2 miljoen euro en bedroegen de deposito's op bankrekeningen aan het eind van het jaar in totaal 116 miljoen euro. Het begrotingsbeginsel van evenwicht werd niet in acht genomen.

Krachtens het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming had de raad van bestuur de lijst van het aantal ambten tegelijkertijd met de begroting moeten vaststellen. Dit is echter niet gebeurd voor de periode 2007-2008.

ANDERE KWESTIES

Internecontrolesystemen

De gemeenschappelijke onderneming bevindt zich in een startfase en had haar interne controles en beheersinformatiesysteem eind 2008 nog niet geheel opgezet. Het onderliggende bedrijfsproces was nog niet geformaliseerd en door de rekenplichtige gevalideerd, zoals het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming voorschrijft.

Krachtens haar financieel reglement moet de gemeenschappelijke onderneming een interne-auditdienst hebben, die de relevante internationale standaarden in acht moet nemen. Dit belangrijke onderdeel van het internecontrolesysteem werd echter pas in januari 2009 ingesteld.

Bij de controle door de Rekenkamer van een steekproef van 36 verrichtingen kwamen er verscheidene gevallen aan het licht waarin de interne controles niet goed hadden gewerkt. De gemeenschappelijke onderneming deed bv. in zes gevallen pas begrotingsvastleggingen nadat het een juridische verbintenis was aangegaan. Daarnaast werden er contracten voor personeelsverzekering getekend zonder dat de vereiste aanbestedingsprocedure was doorlopen. In deze gevallen werden de begrotingsvastleggingen ook pas getekend na het aangaan van de juridische verbintenis en werden de contracten goedgekeurd door een ambtenaar die hiertoe niet bevoegd was.

Opname in de balans van activa

De gemeenschappelijke onderneming is eigenaar van alle roerende en onroerende activa die zij gerealiseerd heeft of die aan haar zijn overgedragen voor de ontwikkelingsfase van het SESAR-project, overeenkomstig specifieke overeenkomsten met haar leden (9) .

De gemeenschappelijke onderneming heeft echter nog geen grondslagen voor financiële verslaglegging ontwikkeld voor activa die kunnen voortkomen uit de ontwikkelingsfase van het project. Er bestaat geen beheersinformatiesysteem om de kosten aan specifieke werkpakketten toe te rekenen of de financieringsbron van operationele kosten vast te stellen. Dit belemmert een correcte waardebepaling van de activa. Alhoewel dit geen invloed heeft op de rekening over 2008 aangezien de operationele activiteit beperkt was, zal het vanaf 2009 een significante impact hebben.

Financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming

Het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming, in juli 2007 vastgesteld door de raad van bestuur, hoort in overeenstemming te zijn met de financiële kaderregeling voor communautaire organen. Met name de bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de begroting en de rekening en verantwoording, de aanbestedingsprocedures en de interne-auditfunctie moeten worden aangevuld. Bovendien heeft de gemeenschappelijke onderneming geen uitvoeringsvoorschriften voor haar financieel reglement vastgesteld.

Te late betaling van lidmaatschapsbijdragen

Jaarlijks activiteitenverslag

Ingevolge de artikelen 7 en 16 van de statuten van de gemeenschappelijke onderneming en artikel 40 van de financiële kaderregeling van communautaire organen dient de uitvoerend directeur een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen. Het verslag moet de voortgang van het SESAR-project weergeven, in het bijzonder voor wat betreft het tijdschema, de kosten en de prestatie. Het verslag moet de relevante gegevens over de financiën en het beheer bevatten onder vermelding van de resultaten van de verrichtingen van de gemeenschappelijke onderneming in het licht van de gestelde doelstellingen, de met de verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en de effectiviteit van het internecontrolesysteem. De raad van bestuur moet ten laatste op 15 juni na afloop van het begrotingsjaar de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer een analyse en beoordeling van het jaarverslag van de ordonnateur zenden.

De Rekenkamer ontving het jaarlijks activiteitenverslag in mei 2009. Hoewel het verslag financiële en operationale informatie verschaft, voldoet het niet aan alle vereisten van de regelgeving ter zake. De toelichting over de voortgang van het project omvat geen gedetailleerde evaluatie van de resultaten met betrekking tot de gestelde doelstellingen en het vastgestelde tijdschema. Het verslag bevat geen beoordeling van de efficiëntie en de effectiviteit van het internecontrolesysteem zoals voorgeschreven door de financiële kaderregeling.

Voorbereiding van, onderhandeling over, en bespreking en start van het lidmaatschapsproces met 15 kandidaat leden voor de uitvoering van ongeveer 300 projecten in het kader van 16 werkpakketten.

de betrokkenheid van de belanghebbenden van de luchtverkeersbeveiligingssector in Europa garanderen; het gaat met name om: verleners van luchtvaartnavigatiediensten, luchtruimgebruikers, belangenorganisaties van beroepspersoneel, luchthavens, en de industrie, alsmede de relevante wetenschappelijke instellingen of de relevante wetenschappelijke gemeenschap;

in overeenstemming met het ATM-masterplan zorgen voor de organisatie en de coördinatie van de activiteiten van de ontwikkelingsfase van het SESAR-project, zoals deze resulteren uit de door Eurocontrol beheerde definitiefase van het project, door de publieke en de particuliere financiële middelen in één enkele structuur te bundelen en te beheren; de nodige financiering voor de activiteiten van de ontwikkelingsfase van het SESAR-project aantrekken, in overeenstemming met het ATM-masterplan;

„De Gemeenschap kan gemeenschappelijke ondernemingen of andere structuren in het leven roepen die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van programma's voor communautair onderzoek en communautaire technologische ontwikkeling en demonstratie.”

„De Raad kan met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluiten of, in hoeverre en volgens welke procedure, passende bepalingen voor de zeevaart en de luchtvaart zullen kunnen worden genomen.”

ANTWOORDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

Paragraaf 16

De maatregel die de raad van bestuur uit hoofde van artikel 5, lid 2, van het financieel reglement van de gemeenschappelijke onderneming SESAR heeft genomen, hield rekening met het opstarten van de activiteiten en de beperkte uitgaven tijdens de eerste bestaansmaanden van de gemeenschappelijke onderneming.

Paragraaf 18

De gemeenschappelijke onderneming is verantwoordelijk voor de ontwikkelingsfase van het SESAR-programma, dat naar verwachting tot 2016 zal lopen. Het gaat om een meerjarenprogramma en in dat opzicht zal het tijdens de duur ervan worden gekenmerkt door een verwacht onevenwicht tussen ontvangsten en uitgaven. Bovendien zijn de middelen die eind 2008 bij de gemeenschappelijke onderneming beschikbaar waren, nodig voor de lancering van ongeveer 200 projecten eind 2009 en begin 2010.

Doordat het basisbesluit inzake de gemeenschappelijke onderneming moest worden gewijzigd en het juridische kader van de gemeenschappelijke onderneming op één lijn moest worden gebracht met dat van een volwaardig communautair orgaan, was de gemeenschappelijke onderneming niet in staat het programma zoals aanvankelijk verwacht tegen eind 2008 te starten.

Paragrafen 20 t/m 24

2007-2008 was voor de gemeenschappelijke onderneming een opstartperiode, waarin de middelen werden toegespitst op het opzetten van de organisatie en met name op het afronden van de overeenkomsten met de kandidaten die zich bij de gemeenschappelijke onderneming wilden aansluiten. Bovendien zullen de veranderingen die zijn vastgelegd in de nieuwe verordening van de Raad tot wijziging van het basisbesluit inzake de gemeenschappelijke onderneming, deze laatste in staat stellen in de loop van 2009 geleidelijk aan een behoorlijk systeem op te zetten voor het beheer van de organisatie in de toekomst.

Wat het financiële systeem betreft, staat de gemeenschappelijke onderneming op de „wachtlijst van de Europese Commissie” voor de implementatie van ABAC en SAP, terwijl intern wordt gewerkt aan een beheerssysteem voor de operationele aspecten van het SESAR-programma. Desondanks zal de gemeenschappelijke onderneming naar verwachting niet vóór midden 2010 over een geïntegreerd financieel systeem beschikken, waardoor ze zich gedwongen ziet haar middelen te beheren aan de hand van extra controles.

Paragrafen 25 en 26

De gemeenschappelijke onderneming zal proberen tegen midden 2010 grondslagen voor financiële verslaglegging te ontwikkelen met het oog op opname in de balans van de activa die uit het programma voortkomen. Bovendien staan nadere bepalingen over kostenopgave, financiële overzichten enz. in de multilaterale kaderovereenkomst voor het SESAR-programma.

Paragraaf 27

De financiële voorschriften van de gemeenschappelijke onderneming, die gebaseerd zijn op kaderregeling nr. 2343/2002 van de Commissie, zijn op 28 juli 2009 door de raad van bestuur van de gemeenschappelijke onderneming vastgesteld.

Paragraaf 28

De redenen voor de uitgestelde betaling van de eerste bijdrage van Eurocontrol hielden verband met de vaststelling van de nieuwe statuten van de gemeenschappelijke onderneming. Eurocontrol had duidelijk de bedoeling om de betaling uit te voeren maar de gemeenschappelijke onderneming moest eerst in detail nagaan wat de impact van de wijziging van het basisbesluit op de status van een dergelijke betaling zou zijn, vooraleer het verzoek tot betaling te doen.

Paragrafen 29 en 30

De gemeenschappelijke onderneming neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer. Zoals reeds vermeld was 2007-2008 het eerste operationele jaar van de gemeenschappelijke onderneming, voornamelijk gewijd aan het opzetten en organiseren van het publiek-private partnerschap. Bijgevolg richt het jaarlijks activiteitenverslag zich vooral op de verwezenlijkingen bij het opzetten van de structuur en de aanvankelijke financiële aspecten. Vanaf 2009 zal het verslag ingaan op de voortgang die is geboekt ten aanzien van de programmadoelstellingen.