Verslag

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2001/C 372/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK (BILBAO) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 2000 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. De uitvoering van de begroting van het jaar 2000 is weergegeven in tabel 1(3). Het Agentschap heeft 57 % (1,7 miljoen euro) moeten overdragen van de kredieten waarvoor in het begrotingsjaar 2000 verplichtingen zijn aangegaan om zijn beleidsuitgaven (titel III) te kunnen doen. Uit dit overdrachtspercentage blijkt dat het Agentschap de kwaliteit en de follow-up van de programmering van zijn activiteiten dient te verbeteren.

Jaarrekening en boekhouding

6. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst- en verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

7. Bij gebreke van kredieten op de betrokken begrotingslijnen en van overschrijvingen moest het Agentschap bankkosten ad 12155,72 euro, alsmede bijkomende uitgaven als gevolg van in 2000 geleden wisselkoersverliezen ad 3624,72 euro naar het begrotingsjaar 2001 overdragen.

Financiële bepalingen en regelgeving

8. Ten behoeve van de inrichting van een zaal heeft het Agentschap twee oproepen tot inschrijvingen voor de installatie van vertolkingsapparatuur gedaan. Indien de oproepen waren samengevoegd was het Agentschap, gezien de hiermee gemoeide bedragen (in totaal 50712 euro) verplicht geweest de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten in te schakelen, hetgeen nu is vermeden.

9. In vier reeksen meerjarencontracten die in 1998 door het Agentschap zijn gesloten voor een bedrag van 354964 euro was bepaald dat voor elke jaartranche twee betalingen zouden worden verricht:

- een voorschot van 50 % binnen 60 dagen na de betalingsaanvraag;

- betaling van het saldo na goedkeuring van het eindrapport en van de desbetreffende betalingsaanvraag.

Deze procedure is niet in overeenstemming met de aanbesteding, die bepaalt dat de eerste betaling wordt verricht na toezending van het eerste tussenrapport. Ter verantwoording van de saldobetaling sturen de begunstigden met hun aanvragen een lijst van uitgaven, maar geen bewijsstukken mee, hetgeen in strijd is met de contractuele bepalingen (artikel 5).

Personeelsbeheer bij het Agentschap

Personeelsbeleid

10. Het bij Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad van 18 juli 1994 opgerichte Agentschap is na de benoeming van de directeur in september 1996 van start gegaan. De eerste maanden werkte het Agentschap uitsluitend met gedetacheerde nationale deskundigen (GND) en hulpfunctionarissen (HF). De publiciteit voor de werving van de GND bleef beperkt tot enkele lidstaten(4).

11. Voor het personeel van het Agentschap gelden de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de EG. Zoals bepaald in artikel 20, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 stelt de raad van bestuur in overeenstemming met de Commissie de uitvoeringsbepalingen vast.

Taakomschrijving

12. Een taakomschrijving zoals die welke wordt gepubliceerd in de vacatures bestaat slechts voor de posten van categorie A. Er zou voor alle personeelsleden een taakomschrijving moeten worden opgesteld op basis van de door het Agentschap te vervullen doelstellingen en functies. Zo'n omschrijving moet eenvoudig toegankelijk zijn voor de personeelsleden, regelmatig worden bijgewerkt en worden opgenomen in de persoonsdossiers van de personeelsleden.

Gedetacheerde nationale deskundigen (GND)

13. Daar de raad van bestuur geen officieel besluit heeft genomen baseert het Agentschap zich voor de GND op het door de Commissie gehanteerde systeem. Dit houdt in dat de waarschijnlijke detacheringsduur moet worden vastgelegd in een briefwisseling met de nationale overheid. In twee gevallen bestond zo'n briefwisseling echter niet en in een ander geval was de duur niet vastgelegd.

14. Het Agentschap heeft de betrokken nationale bestuursinstanties het salaris van drie GND vergoed, hoewel de regeling bepaalt dat GND tijdens hun detachering in bezoldigde dienst dienen te zijn van een internationale of nationale overheidsinstantie. Het voerde daartoe aan dat het de bij de Commissie geldende bepalingen nog niet officieel in zijn regelgeving had opgenomen. Het is dus betwistbaar of deze betalingen regelmatig zijn.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Agentschap

15. De personeelsformatie van het Agentschap bestaat uitsluitend uit tijdelijke functionarissen (TF). Het aantal te bezetten posten wordt jaarlijks, tegelijk met de begroting, door de begrotingsautoriteit goedgekeurd. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van hulpfunctionarissen (HF) met een dienstverband van maximaal één jaar, van plaatselijke functionarissen (PF) en van GND.

16. Tabel 4 geeft de ontwikkeling van het personeelsbestand van het Agentschap en de verdeling ervan weer. De personeelsgroei lijkt tot stilstand te komen. Aanvankelijk voorzag het Agentschap in zijn personeelstekort door uitzendkrachten in te schakelen, maar in 2000 werd hiervan zeer weinig gebruik gemaakt.

17. Sinds de oprichting van het Agentschap heeft het meer dan 40 personen in dienst genomen. In 27 gevallen traden dezen in dienst als TF, in andere gevallen als HF of GND. Ultimo 2000 waren 24 personeelsleden TF. Drie personeelsleden zijn geworven volgens een externe procedure, anderen via meer informele procedures. Gemiddeld bedroegen de wervingskosten circa 3140 euro per aangesteld personeelslid.

18. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van het Agentschap waarborgen (bijvoorbeeld de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Agentschap.

19. Gemiddeld moeten vrijwel alle personeelsleden van categorie A, ofwel 40 % van het totale personeelsbestand, tot het operationeel personeel worden gerekend. Alle andere personeelsleden, ofwel 60 % van het totale personeelsbestand, kunnen als ondersteunend personeel worden beschouwd.

20. Tabel 5 geeft het beloop van de personeelskosten en van de huishoudelijke uitgaven weer. De ontwikkeling van de salariskosten heeft gemiddeld gelijke tred gehouden met de personeelsgroei.

21. Bij de overige personeelsgebonden kosten was de analyse in het bijzonder gericht op de uitgaven voor beroepsopleiding (BO) en de huishoudelijke uitgaven, met name op het gebied van informatica.

22. De uitgaven voor BO zijn sneller gestegen dan het personeelsbestand. De huishoudelijke uitgaven zijn gemiddeld enigszins gedaald vanwege de installatiekosten die in de beginperiode van het Agentschap moesten worden gemaakt.

23. Om zicht te krijgen op het verband tussen de activiteiten van het Agentschap enerzijds en de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten anderzijds, is laatstgenoemde ontwikkeling vergeleken met die van de beleidskredieten (titel III) die in de loop van een jaar feitelijk zijn uitgegeven (kredieten van het lopende jaar en overgedragen kredieten). Deze vergelijking doet vermoeden dat het personeelsbestand van het Agentschap en de daaraan verbonden kosten sterker stijgen dan zijn werkzaamheden. Deze constatering wordt bevestigd door het feit dat de uitgaven voor ondersteunende werkzaamheden (titels I en II, Personeel en Huishoudelijke uitgaven) sneller stijgen dan de beleidsuitgaven. Naar aanleiding hiervan zou het Agentschap zich moeten afvragen op welke wijze de productiviteit van zijn personeel kan worden verbeterd.

24. Deze constateringen behoeven enige nuancering, aangezien het Agentschap zijn gewone werkritme nog niet heeft bereikt en het gezien zijn omvang niet kan profiteren van grote schaalvoordelen voor zijn materiële en administratieve infrastructuur. Zo gezien geeft de tendens in de verhouding tussen zijn personeelsgroei en zijn uitgavenvolume reden tot tevredenheid. Ook is de afgelopen drie jaar het groeipercentage van de personeels- en huishoudelijke uitgaven ten opzichte van dat van de beleidsuitgaven aan het afnemen, met name dankzij de inschakeling van GND, en lijkt het zelfs onder dat van de beleidsuitgaven te dalen.

Conclusie

25. Het Agentschap heeft sinds zijn oprichting weliswaar niet het personeel kunnen aanstellen waarin zijn budget voor de personeelsformatie voorziet, maar het heeft dit kunnen opvangen door HF en GND te werven.

26. Voor de werving van personeel heeft het Agentschap gebruik gemaakt van zijn schaarse contacten. Deze - tijdbesparende en kosteneffectieve - werkwijze is gebaseerd op informele methoden voor het publiceren van de vacatures en de selectievoorwaarden. Dit lijkt niet ten koste van de kwaliteit van de wervingen te gaan.

27. Gezien de verwachte ontwikkeling van de activiteiten van het Agentschap en dus van zijn personeelsbestand zou het wellicht wenselijk zijn dat het zich voor de posten met een administratief karakter aansluit bij de instellingen en de andere gedecentraliseerde organen om op zo breed mogelijke grondslag personeel te werven.

28. Het Agentschap dient de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten nauwlettend in het oog te houden en te blijven streven naar verbetering van de productiviteit van zijn personele en materiële middelen. In algemene zin dient het zijn beheers- en informatiesysteem betreffende het personeel te verbeteren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 5.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 29 maart 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 17 april 2001 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, waardoor de indruk kan ontstaan dat er berekeningsfouten zijn gemaakt. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) Duitsland, Denemarken, Ierland, Nederland, Verenigd Koninkrijk, Zweden.

TABELLEN 1-5

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Agentschap.

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

NB:De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Agentschap.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TF: Tijdelijke functionarissen.

HF: Hulpfunctionarissen.

PF: Plaatselijke functionarissen.

GND: Gedetacheerde nationale deskundigen.

Tabel 5

Ontwikkeling van het personeelsbestand en daaraan verbonden kosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Agentschap

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. Bijna de helft van de overdrachten van rechtswege heeft betrekking op de subsidies die in het kader van contracten/overeenkomsten met de Focal Points en thematische centra zijn toegekend en waarover de raad van bestuur in zijn laatste vergadering, november 1999, een besluit heeft genomen. Aangezien de verplichtingen hiervoor eerst in december zijn goedgekeurd, zijn overdrachten van rechtswege, overeenkomstig artikel 6, onder d), van het financieel reglement van het Agentschap onvermijdelijk. Het Agentschap zal echter de mogelijkheid bestuderen het besluitvormingsproces op dit terrein aan te passen, teneinde het beginsel van jaarperiodiciteit in acht te nemen en zoveel mogelijk het beroep op automatische kredietoverdrachten te vermijden.

Het resterende percentage betreft de laatste betalingen die op 31 december nog niet waren verricht en waarop bovengenoemd artikel gewoon van toepassing is.

Jaarrekening en boekhouding

7. Wat de koersverschillen en overdrachtskosten betreft, verbindt het Agentschap zich ertoe de desbetreffende begrotingslijnen te corrigeren om een dergelijke situatie in 2001 te voorkomen.

Financiële bepalingen en regelgeving

8. Over de twee aanbestedingen zij opgemerkt dat deze betrekking hadden op verschillende opdrachten. De eerste aanbesteding, 2000/ADM/IT/1, betrof een multimedia-installatie en de elektronische bewaking van vergaderzalen. De tweede, 2000/ADM/IT/2, was gericht tot erkende leveranciers van conferentie-installaties van Philips. Gezien het spoedeisende karakter van de inrichting van de nieuwe vergaderzaal, is het Agentschap een niet-openbare aanbestedingsprocedure gestart (2000/ADM/IT/1): het heeft twee leveranciers met wie het voordien al had gewerkt voor de installatie van multimediasystemen en de elektronische bewaking van vergaderzalen, en die bewezen hadden een goede kwaliteit te leveren, verzocht een offerte uit te brengen.

Personeelsbeheer bij het Agentschap

Personeelsbeleid

10. Vanaf de aanvang van het Agentschap in september 1996 tot de eerste aanwervingen van tijdelijke functionarissen voor de uitvoering van de operationele taken begin 1998 heeft de directeur een beroep moeten doen op een zeer beperkt aantal vertrouwenspersonen, deskundigen met een zeer verschillend statuut, naargelang de beschikbaarheid op dat moment en voor een beperkte periode. Het betrof detacheringen van nationale ambtenaren uit de lidstaten of hulpfunctionariscontracten voor de duur van één jaar voor deskundigen van de communautaire instellingen.

Voor de aanwerving van gedetacheerde nationale deskundigen heeft het Agentschap zich tevreden moeten stellen met het aanbod op het moment dat het stappen ondernam bij de autoriteiten van de 15 lidstaten. Dit heeft voor specifieke behoeften slechts bij zeven lidstaten zodanige resultaten opgeleverd dat het Agentschap hiermee in de startfase of voor zeer specifieke acties was geholpen.

Taakomschrijving

12. Met deze opmerking van de Rekenkamer zal rekening worden gehouden bij de personeelsbeoordelingen en de afstemming van de human resource op de doelstellingen en taken van iedere eenheid in het kader van hun "contract agreement" met de directie van het Agentschap. Het feit dat het personeel betrokken is bij de uitwerking en ondertekening van deze "contract agreements" is een waarborg voor communicatie en informatie-uitwisseling.

Gedetacheerde nationale deskundigen (GND)

13. Het reglement dat van toepassing is op gedetacheerde nationale deskundigen bij de diensten van de Commissie, is niet formeel door de raad van bestuur overgenomen; het Agentschap hanteert dit slechts als referentiedocument. Het ontbreken van documentatie in bepaalde detacheringsdossiers is te wijten aan het feit dat de directeur in de beginfase van het Agentschap in Bilbao enkele mondelinge overeenkomsten is aangegaan.

14. Volgens het reglement van de Commissie kan de Commissie de werkgever geheel of gedeeltelijk het salaris van de gedetacheerde deskundige gedurende de periode van diens detachering vergoeden, indien dit in het belang van de Commissie is, maar uitsluitend voor een nationale deskundige die niet in de particuliere sector werkzaam is. Het Agentschap heeft dus in de geest van het reglement gehandeld. Het zou er niettemin op willen wijzen dat het slechts om uitzonderlijke situaties gaat en voor een zeer korte detacheringsperiode.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Agentschap

17. Alle tijdelijke functionarissen zijn aangeworven volgens de door de raad van bestuur goedgekeurde procedure, die niet alleen is gebaseerd op een sollicitatiegesprek, maar ook op een voorafgaande beoordeling van de opleidings- en beroepskwalificaties van de kandidaten. In bepaalde gevallen wordt een schriftelijk examen afgenomen om specifieke kennis voor de vacante post te testen.

De aanwervingskosten zijn met name hoog door de bijzonder hoge reiskosten naar Bilbao.

19. Het merendeel van de B-functionarissen in de eenheden "Arbeidsomstandigheden" en "Informatie en Communicatie" moet eveneens als operationele medewerkers worden beschouwd.