Verslag

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2003/C 319/02)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002(1) van de Raad aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Agentschap voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

OPMERKINGEN

Inleiding

5. Het Agentschap werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2062/94(3) met het doel de communautaire instanties, de lidstaten en de belanghebbende kringen alle dienstige technische, wetenschappelijke en economische informatie op het gebied van de veiligheid en de gezondheid op het werk te verstrekken. Zijn activiteiten strekken zich uit tot de landen van de Europese Vrijhandelsassociatie en de 13 kandidaat-lidstaten. Om zijn doelstellingen te bereiken heeft het Agentschap een netwerk opgezet dat nationale centra in diverse deelnemende staten en thematische centra omvat. Het werkt samen met talrijke communautaire en nationale diensten, met name met de voornaamste organisaties voor veiligheid en gezondheid van de lidstaten.

Begrotingsuitvoering

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

7. De voor het begrotingsjaar beschikbare kredieten beliepen 20 miljoen euro, waarvan 13,2 miljoen voor het begrotingsjaar was uitgetrokken en 6,8 miljoen uit het voorgaande jaar was overgedragen. Met de kredieten van het begrotingsjaar 2002 zijn voor 12,5 miljoen euro verplichtingen aangegaan en voor 6,2 miljoen betalingen gedaan. Het saldo van de kredieten is ofwel overgedragen (6 miljoen), ofwel geannuleerd. De overdrachten betreffen hoofdzakelijk titel III van de begroting en zijn goed voor meer dan 70 % van de aangegane verplichtingen. De Rekenkamer wijst het Agentschap er nogmaals(4) op dat het bij de programmering van zijn activiteiten het beginsel van de jaarperiodiciteit strikter moet naleven en de follow-up van zijn activiteiten moet verbeteren.

8. Artikel 6, lid 4, van het financieel reglement van het Agentschap bepaalt dat het bedrag van de over te dragen kredieten vóór het einde van het begrotingsjaar moet worden vastgesteld. Toch werd een bedrag van 202500 euro pas in maart 2003 van het begrotingsjaar 2002 naar het begrotingsjaar 2003 overgedragen.

9. In het algemeen heeft de controle van de begrotingsrekeningen leemten aan het licht gebracht in de coördinatie tussen de ordonnateur van de uitgaven en de dienst die met het financieel toezicht is belast. Verder is er geen formele procedure om de door de ordonnateur van de uitgaven geschatte bedragen aan over te dragen kredieten aan te sluiten met die welke werden berekend op basis van de rekeningen van de financiële dienst. Het Agentschap zou de nodige maatregelen moeten nemen om zijn internecontrolesysteem doeltreffender te maken.

Jaarrekening

10. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst- en-verliesrekening en de balans die het Agentschap in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

11. Sinds 1997 heeft er geen enkele inventarisatie plaatsgehad. De inventarislijsten zijn onbetrouwbaar: ze bevatten onnauwkeurigheden, zijn onvolledig en nemen de afschrijvingen die hadden moeten zijn verricht niet in aanmerking. Ondanks eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer(5), de door de Commissie vastgestelde regels toe te passen(6), schrijft het Agentschap zijn vaste activa nog steeds niet af.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

12. Het Agentschap heeft 51 projecten in het kader van een programma ten behoeve van het midden- en kleinbedrijf gefinancierd met een waarde van vier miljoen euro. De verificaties van een steekproef van zeven projecten brachten diverse leemten aan het licht. Er is geen formele procedure ingevoerd om bij de begunstigden de waarachtigheid van de door hen gedeclareerde uitgaven te controleren. In vier gevallen(7) wees het definitieve evaluatieverslag van het Agentschap op aanzienlijke verschillen tussen het door de begunstigden toegezegde product en het uiteindelijke product, maar toch werd het steunbedrag volledig of bijna volledig betaald. De Rekenkamer vestigt de aandacht op de verantwoordelijkheid van de bevoegde diensten en beveelt aan, passende maatregelen te treffen.

13. Het Agentschap heeft verscheidene overeenkomsten voor verschillende technische en administratieve diensten gesloten. De follow-up van deze contracten is slecht verzorgd. In vijf gevallen werden de contracten de facto verlengd hoewel een rechtsgrond ontbrak.

14. Het besluit tot instelling van de voorschotkas moet worden gewijzigd en het maximumbedrag (60000 euro) moet naar beneden worden bijgesteld gezien het werkelijke gebruik ervan en de regels voor het functioneren van die kas.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 27 juni 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 12 september 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 216 van 20.8.1994.

(4) Zie paragraaf 7 van het verslag over de jaarrekening van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2001 (PB C 326 van 27.12.2002).

(5) Zie paragraaf 10 van het verslag over de jaarrekening van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2001 (PB C 326 van 27.12.2002).

(6) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie (PB L 336 van 30.12.2000).

(7) Totaal bedrag 353000 euro.

Tabel 1

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Agentschap - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Agentschap in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk.

Tabel 3

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk - Balans per 31 december 2002 en 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het agentschap

7. Het Agentschap neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het Agentschap merkt op dat 60 % van de totale overdrachten bestemd is voor het MKB-programma, dat een strikte tweejarige uitvoeringscyclus kent.

In het kader van het nieuwe financieel reglement zoekt het Agentschap naar mogelijkheden om de programma's correct uit te voeren en tegelijkertijd het beginsel van de jaarperiodiciteit te respecteren.

8. Het Agentschap neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en zal passende mechanismen invoeren om dergelijke voorvallen te voorkomen.

10. Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Eind 2002 heeft het Agentschap de nieuwe functie van controleur ingevoerd om de internecontrolesystemen te verbeteren. Zodra de momenteel lopende herstructurering van het Agentschap afgerond is, worden wezenlijke verbeteringen verwacht.

12. Begin 2003 heeft het Agentschap een contract afgesloten met een accountantskantoor, die overeenkomstig de financiële voorschriften van de Europese Unie een volledige actualisering van alle aspecten van het beheer van de vaste activa zal uitvoeren. Naar verwachting worden de werkzaamheden dit jaar afgerond zodat de nieuwe waarde van de vaste activa van het Agentschap in de rekeningen voor 2003 vermeld kan worden.

13. Het Agentschap wenst de aandacht van de Rekenkamer te vestigen op het feit dat alle beschikbare middelen zijn ingezet voor een diepgaande evaluatie van de definitieve activiteitenverslagen en financiële eindverslagen die de 51 projecthouders hebben ingediend.

Aan de hand van deze beoordelingen heeft het Agentschap aan de helft van de projecthouders niet de volledige som uitbetaald. In de vier door de Rekenkamer genoemde specifieke gevallen heeft het Agentschap gemeend dat, ondanks de tekortkomingen in het eindproduct, de doelstellingen van het project min of meer zijn bereikt en dat de projecthouders dientengevolge de volledige betaling van de toelage hebben verdiend. Het Agentschap zal voor het programma 2003 de mogelijkheid van controles bij de projecthouders tijdens de uitvoering onderzoeken.

14. Om dergelijke door de Rekenkamer genoemde problemen te voorkomen heeft het Agentschap een database voor contractbeheer ontwikkeld en is bezig een functionaris te werven die verantwoordelijk is voor het beheer van dienstverleningsovereenkomsten (general services officer).

15. De voorschotkas is aanzienlijk verlaagd, zodat deze beter past bij de huidige behoeften van het Agentschap.