OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

INLEIDING

1. Dit jaarverslag presenteert de beoordeling van de Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF’s) door de Rekenkamer. Essentiële informatie over de betrokken activiteiten en de uitgaven in 2010 is opgenomen in tabel 1 .

Specifieke kenmerken van de Europese Ontwikkelingsfondsen

2. Het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) is het belangrijkste instrument door middel waarvan de Europese Unie ontwikkelingshulp verleent aan de staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan (ACS) en aan de landen en gebieden overzee (LGO). Het werd in 1957 opgericht krachtens het Verdrag van Rome. De partnerschapsovereenkomst die op 23 juni 2000 werd ondertekend in Cotonou voor een periode van twintig jaar („de Overeenkomst van Cotonou”), vormt het kader voor de betrekkingen van de Europese Unie met de ACS- en LGO-landen. De kern ervan wordt gevormd door de doelstelling armoede terug te dringen en uiteindelijk uit te roeien, overeenkomstig de doelstellingen van duurzame ontwikkeling en geleidelijk integratie van de ACS- en LGO-landen in de wereldeconomie. De overeenkomst is gebaseerd op drie complementaire pijlers: — ontwikkelingssamenwerking; — economische en handelssamenwerking; — de politieke dimensie.

3. De door iedere EOF gefinancierde activiteiten worden aan het begin van de desbetreffende periode geprogrammeerd. Een landenstrategiedocument dat na overleg met een brede selectie van actoren in het ontwikkelingsproces is opgesteld door het betreffende ACS- of LGO-land en de EU beschrijft de doelstellingen en -strategieën van het land op de middellange termijn en geeft aan over welke programmeerbare financiële EU-middelen het land zal kunnen beschikken.

Tabel 1 — Europese Ontwikkelingsfondsen — essentiële informatie 2010 (miljoen euro) Begrotingstitel Beleidsterrein Omschrijving Betalingen 2010 Beheerswijze Europese Ontwikkelingsfondsen 8e EOF Administratieve uitgaven 0 Beleidsuitgaven Projecten 21 Direct gecentraliseerd Begrotingssteun 0 Direct gecentraliseerd Projecten 133 Gedecentraliseerd Projecten 2 Gezamenlijk beheer 157 9e EOF Administratieve uitgaven 8 Beleidsuitgaven Projecten 204 Direct gecentraliseerd Tussentijdse/saldobetalingen 63 Direct gecentraliseerd Projecten 29 Indirect centraal Projecten 921 Gedecentraliseerd Projecten 81 Gezamenlijk beheer 1 305 10 EOF Administratieve uitgaven 78 Beleidsuitgaven Projecten 181 Direct gecentraliseerd Begrotingssteun 1 017 Direct gecentraliseerd Projecten 11 Indirect centraal Projecten 215 Gedecentraliseerd Projecten 271 Gezamenlijk beheer 1 772 Totale administratieve uitgaven 86 Totale beleidsuitgaven 3 147 Projecten 2 068 Begrotingssteun 1 079 Totale betalingen (43) 3 233 Totale individuele vastleggingen (43) 3 304 Totale globale vastleggingen (43) 2 187 Bron: Europese Rekenkamer, op basis van gegevens verstrekt door EuropeAid DataWarehouse.

4. De EOF’s worden gefinancierd door de lidstaten, hebben een eigen financieel reglement en worden beheerd door een specifiek comité. De Europese Commissie is verantwoordelijk voor de financiële uitvoering van de verrichtingen die worden gefinancierd met EOF-middelen. Binnen de Commissie werden bijna alle EOF-programma’s in 2010 beheerd door de dienst voor samenwerking EuropeAid, die ook verantwoordelijk is voor het beheer van de meeste uit de algemene begroting van de Europese Unie gefinancierde uitgaven voor externe betrekkingen en ontwikkeling (1). Een klein gedeelte van de EOF-projecten (2) heeft betrekking op humanitaire hulp en wordt beheerd door het directoraat-generaal Humanitaire hulp (DG ECHO). De Europese Investeringsbank (EIB) beheert de investeringsfaciliteit. De betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer en de kwijtingsprocedure (3) (4) van het Europees Parlement hebben geen betrekking op deze investeringsfaciliteit, hoewel de activiteiten door de EIB worden uitgevoerd namens en onder verantwoordelijkheid van de Europese Unie, met gebruikmaking van EOF-middelen.

5. Na de inwerkingtreding van het Verdrag van Lissabon op 1 december 2009 werd op 1 december 2010 de Europese Dienst voor extern optreden gelanceerd. Haar missie is het ondersteunen van de hoge vertegenwoordiger van de Europese Unie bij de uitvoering van haar mandaat om het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidbeleid van de Europese Unie ten uitvoer te brengen alsmede bij andere terreinen van externe vertegenwoordiging. In dit verband zijn EuropeAid en DG Ontwikkeling eind 2010 samengevoegd in DG EuropeAid Ontwikkeling en Samenwerking (DEVCO), dat sinds januari 2011 het merendeel van de EOF-programma’s uitvoert.

6. De bijdrage van de EOF’s wordt uitgevoerd door middel van projecten (66 % van de betalingen in 2010) en begrotingssteun (5) (34 % van de betalingen in 2010) en beheerd volgens drie hoofdregelingen ( tabel 1 ): gecentraliseerd, gezamenlijk en gedecentraliseerd beheer (6).

7. Bij gecentraliseerd beheer (49 % van de betalingen in 2010) voert de Commissie de steunmaatregelen direct uit. Bij gezamenlijk beheer (11 % van de betalingen in 2010) zijn internationale organisaties verantwoordelijk voor de uitvoering van de door de Europese Unie gefinancierde maatregelen, voor zover de boekhoud-, audit-, controle- en aanbestedingsprocedures van de organisaties garanties bieden die gelijkwaardig zijn aan de internationaal aanvaarde standaarden. De voornaamste partners van EuropeAid zijn de organen van de Verenigde Naties en de Wereldbank. Bij gedecentraliseerd beheer (40 % van de betalingen in 2010) kan de Commissie het beheer van bepaalde taken overlaten aan de instanties van de begunstigde landen. Het beginsel van gedecentraliseerd EOF-beheer wordt geïllustreerd in figuur 1 .

8. EOF-maatregelen worden uitgevoerd in en door landen waar de internecontrolesystemen over het algemeen zwak zijn. Het gebrek aan capaciteit van de meeste nationale ordonnateurs in de begunstigde landen en gebreken in de vaststelling en uitvoering van financiële procedures en controles door de uitvoerende organisaties en de toezichthouders vormen een groot risico voor de regelmatigheid van de verrichtingen. Door de veelal afgelegen projectlocaties en de conflicten in bepaalde gebieden wordt verificatie verder bemoeilijkt. 8. De Commissie vermindert deze risico's door aanzienlijke inspanningen te leveren om fouten vroegtijdig op te sporen en te corrigeren. EuropeAid (hoofdkantoor en delegaties) verricht zowel in de breedte als in de diepte intensieve controles vooraf en gaat daarmee veel verder dan de wettelijk verplichte financiële waarborgen. Preventieve maatregelen vormen ook een zeer belangrijk onderdeel van de controlestrategie. Zo zijn er tal van opleidingen voorzien voor medewerkers van de Commissie en specifieke opleidingsmogelijkheden voor het personeel van de nationale ordonnateurs. Bovendien zijn er in een aantal landen steunprogramma's voor de nationale ordonnateurs ten uitvoer gelegd. Ook worden er de laatste jaren veel meer richtsnoeren aangereikt. Zo is in 2010 een nieuw instrument voor financieel beheer uitgebracht voor ontvangers van EU-middelen.

HOOFDSTUK I — UITVOERING VAN HET ACHTSTE, NEGENDE EN TIENDE EOF

Financiële uitvoering

9. In 2010 werden het achtste, negende en tiende EOF tegelijk uitgevoerd. Elke EOF-overeenkomst wordt doorgaans vastgelegd voor een verbintenisperiode van ongeveer vijf jaar, maar de betalingen kunnen gedurende een langere periode worden verricht. Het achtste EOF bestrijkt de periode 1995-2000 en biedt steun van de Europese Unie ten belope van 14 625 miljoen euro. Het negende EOF bestrijkt de periode 2000-2007 en biedt steun van de Europese Unie ten belope van 15 200 miljoen euro.

10. Het tiende EOF bestrijkt de verbintenisperiode 2008-2013 en biedt steun van de Europese Unie ten belope van 22 682 miljoen euro. Het trad in werking op 1 juli 2008. Van dat bedrag is 21 967 miljoen euro bestemd voor de ACS-staten en 285 miljoen euro voor de LGO. Die bedragen omvatten 1 500 miljoen euro, respectievelijk 30 miljoen euro, voor de investeringsfaciliteit die de EIB beheert voor de ACS-staten en de LGO. Ten slotte is 430 miljoen euro uitgetrokken voor de uitgaven van de Commissie voor het programmeren en uitvoeren van het EOF.

Figuur 1 — beginsel van gedecentraliseerd beheer

11. De in 2010 van de lidstaten ontvangen bijdragen beliepen in totaal 3 500 miljoen euro. Er werden nog steeds bijdragen voor het negende EOF afgeroepen. In 2011 wordt de laatste afroep gedaan in het kader van het negende EOF en worden eveneens de eerste bijdragen afgeroepen krachtens het tiende EOF, waar alle 27 lidstaten aan deelnemen.

12. Tabel 2 geeft de gecumuleerde besteding van de door de Commissie beheerde EOF-middelen en de financiële uitvoering ervan weer. In 2010 werden er bruto globale vastleggingen gedaan voor een bedrag van 2 662 miljoen euro (2 187 miljoen euro netto), 13 % minder dan de ramingen betreffende de financiële uitvoering van de Commissie (7). Dit kan hoofdzakelijk worden verklaard door de besluiten van de Commissie om een aantal financieringsbesluiten in het kader van het Intra-ACS-programma (8) en enkele V-FLEX-activiteiten (9) niet voort te zetten, en door vertragingen bij de voltooiing van de programmeringsdocumenten van het tiende EOF voor de LGO’s en de tussentijdse beoordeling van het tiende EOF inzake de landenstrategiedocumenten. EuropeAid meldt dat in 2010 voor de individuele verbintenissen (10)3 710 miljoen euro (netto 3 304 miljoen euro) werd bereikt, waardoor de ramingen voor de financiële uitvoering met 410 miljoen euro of 13 % werden overtroffen. Ten minste 305 miljoen euro vloeit echter voort uit de correctie van gegevens die verband houden met vastleggingen uit voorgaande jaren. 12. De Commissie heeft inderdaad een aantal projecten die niet voldoende waren gevorderd, bewust afgeremd. Dit verklaart waarom het totale gebruik van de vastleggingen iets lager lag dan geraamd.

13. Hoewel ze 8 % onder de doelstelling bleven, bereikten de brutobetalingen in 2010 een recordhoogte van 3 321 miljoen euro (3 233 miljoen euro netto). Niet-bestede vastleggingen namen met 8 % af van 12 490 miljoen euro tot 11 444 miljoen euro, hetgeen wordt verklaard door het hoge niveau van de betalingen in 2010 vergeleken met de nieuwe vastleggingen in 2010. Oude en sluimerende niet-afgewikkelde vastleggingen (11) namen met 11 % verder toe van 1 217 miljoen euro tot 1 353 miljoen euro. 13. De Rekenkamer merkt terecht op dat de betalingen een recordhoogte bereikten, waardoor de niet-bestede vastleggingen afnamen. De Commissie heeft ook werk gemaakt van de belangrijke taak oude projecten uit hoofde van het achtste EOF af te sluiten. De toename van oude en sluimerende vastleggingen vloeit voort uit het feit dat de vastleggingen in voorgaande jaren, en met name in 2007, toen het tiende EOF in werking trad, zeer omvangrijk waren.

Tabel 2 — Gecumuleerde besteding van EOF-middelen per 31 december 2010 (miljoen euro) Situatie eind 2009 Begrotingsuitvoering gedurende het begrotingsjaar 2010 (netto) Situatie eind 2010 Totaalbedrag Uitvoeringsgraad (45) 8e EOF (46) 9e EOF (46) 10e EOF Totaalbedrag 8e EOF 9e EOF 10e EOF Totaalbedrag Uitvoeringsgraad (45) A — MIDDELEN ( 44 ) 48 746 –85 – 151 282 46 10 701 16 482 21 609 48 792 B — BESTEDING 1. Globale vastleggingen 35 591 73,0 % –46 – 116 2 349 2 187 10 698 16 463 10 617 37 778 77,4 % 2. Individuele vastleggingen 29 021 59,5 % 8 476 2 820 3 304 10 507 15 683 6 134 32 324 66,2 % 3. Betalingen 23 101 47,4 % 157 1 304 1 772 3 233 10 240 13 121 2 973 26 334 54,0 % C — Nog te betalen (B1-B3) 12 490 25,6 % 458 3 342 7 644 11 444 23,5 % D — Beschikbaar saldo (A-B1) 13 155 27,0 % 3 19 10 992 11 014 22,6 % Bron: Rekenkamer, op basis van de EOF-verslagen over de tenuitvoerlegging van de middelen en de jaarrekening per 31 december 2010.

Jaarverslag van de Commissie over het financieel beheer van het achtste tot tiende Europees Ontwikkelingsfonds

14. Krachtens het financieel reglement van toepassing op het tiende EOF (12) dient de Commissie jaarlijks verslag uit te brengen over het financieel beheer van de EOF’s. De Rekenkamer is van oordeel dat dit verslag een nauwkeurige beschrijving geeft van de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen van de Commissie in het begrotingsjaar (met name wat betreft de financiële uitvoering en de controleactiviteiten), de financiele situatie en de gebeurtenissen die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de in 2010 verrichte activiteiten. De Rekenkamer vestigt de aandacht op haar opmerking in paragraaf 12 over de boekhoudkundige correctie in 2010 van gegevens met betrekking tot vastleggingen voor individuele begrotingssteun uit voorgaande jaren.

HOOFDSTUK II — BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER OVER DE EOF'S

Betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer over het achtste, negende en tiende Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) aan het Europees Parlement en de Raad — verslag van de onafhankelijke accountant

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Vastleggingen

Betalingen

1 september 2011

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President

Europese Rekenkamer 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxemburg, LUXEMBURG

Toelichting bij de betrouwbaarheidsverklaring

Reikwijdte en aanpak van de controle

15. De opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de EOF’s in paragraaf VI van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op een controle van de geconsolideerde financiële staten (16) en het geconsolideerde verslag over de financiële uitvoering van het achtste, negende en tiende EOF (17). Bij de controle werden bewijsstukken met betrekking tot de bedragen en de toelichtingen steekproefsgewijs onderzocht. Tevens werden de gehanteerde boekhoudbeginselen, door het management gemaakte relevante ramingen en de algehele presentatie van de geconsolideerde rekeningen beoordeeld.

16. De algemene controleaanpak en -methodologie van de Rekenkamer betreffende de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen wordt beschreven in bijlage 1.1, deel 2 van hoofdstuk 1 van het Jaarverslag 2010 van de Rekenkamer over de uitvoering van de begroting. De opmerkingen over de regelmatigheid van de EOF-verrichtingen in de paragrafen VII-X van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op de volgende componenten:

a) controle van een steekproef van 195 verrichtingen, met betrekking tot 30 individuele verbintenissen en 165 tussentijdse en saldobetalingen door de delegaties en de centrale diensten van de Commissie (18). Zo nodig werden uitvoerende organisaties en eindbegunstigden ter plaatse bezocht om de in de financiële verslagen of kostendeclaraties genoemde onderliggende betalingen te verifiëren;

b) een beoordeling van de doeltreffendheid van de toezicht- en controlesystemen bij de centrale diensten van EuropeAid en de delegaties; deze bestreek de volgende elementen: i) controleomgeving en internecontrolenormen; ii) controles vooraf van contracten en betalingen door ordonnateurs, inclusief de nationale ordonnateurs; iii) toezicht en supervisie; iv) externe audits; v) interne audit;

c) een beoordeling van de „management representations” van de Commissie die het jaarlijkse activiteitenverslag van EuropeAid bestreek.

Betrouwbaarheid van de rekeningen

17. De Rekenkamer concludeert dat de rekeningen van de EOF’s voor het per 31 december 2010 afgesloten begrotingsjaar in elk materieel opzicht een getrouw beeld geven van de financiële situatie van de EOF’s en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen voor het op die datum afgesloten begrotingsjaar, overeenkomstig de bepalingen van respectievelijk het financieel reglement en de door de rekenplichtige vastgestelde relevante boekhoudregels. 17. De Commissie is ingenomen met de conclusie van de Rekenkamer dat de rekeningen van de EOF's voor 2010, evenals in de voorgaande jaren, geen materiële fouten bevatten.

18. Evenals in 2009 brachten de controles achteraf van EuropeAid en de eigen controles van de Rekenkamer nog altijd een hoog aantal coderingsfouten aan het licht (19). De controle van de financiële staten door de Rekenkamer bracht weliswaar geen daaraan te wijten materiële fouten aan het licht, maar toch zijn coderingsfouten een bron van zorg daar ze invloed hebben op de juistheid van de gegevens die worden gebruikt bij de opstelling van de jaarrekening, vooral bij de jaarlijkse afsluitingsprocedure aan het eind van het jaar (20). Deze fouten zijn ook van invloed op de betrouwbaarheid van de gegevens van EuropeAid inzake het financieel beheer. 18. EuropeAid spant zich sinds 2009 bijzonder in om de kwaliteit van de IT-gegevensinvoer te verbeteren. In dit kader is in 2010-2011 begonnen met een grondige herziening van de contracten en de controlemodules van het beheersinformatiesysteem (CRIS) en met horizontale initiatieven betreffende gegevenskwaliteit. Zoals de Rekenkamer opmerkt, hadden de coderingsfouten in 2010 geen materiële fouten in de jaarrekening tot gevolg.

Regelmatigheid van de verrichtingen

19. De resultaten van de toetsing van verrichtingen zijn samengevat in bijlage 1 . Uit de toetsing van de steekproef van betalingen door de Rekenkamer bleek dat 27 % fouten bevatte. Zij schat het meest waarschijnlijke foutenpercentage op 3,4 % (21). Hieronder geeft de Rekenkamer een nadere beschrijving van significante opmerkingen. 19. De Commissie stelt vast dat de Rekenkamer constateerde dat in het voorgaande jaar (2009) het EOF-deel van de EuropeAid-portefeuille geen materiële fouten bevatte (dat wil zeggen: minder dan 2 %), terwijl het foutenpercentage van de begrotingsportefeuille op 2 tot 5 % werd geschat. De Rekenkamer heeft geconstateerd dat het begrotingsdeel van de EuropeAid-portefeuille voor 2010 geen materiële fouten bevat (1,7 %), maar dat de verrichtingen in het kader van de EOF-activiteiten boven de drempel van 2 % liggen (3,4 %). De controle van de Rekenkamer wijst dus uit dat de resultaten van de controlestructuur van EuropeAid de laatste twee jaar dus betrekkelijk stabiel zijn en ten opzichte van de periode vóór 2009 nog altijd beter worden.

Ontvangsten

20. Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de ontvangstenverrichtingen geen materiële fouten bevatten.

Vastleggingen

21. Bij de controle van vastleggingen door de Rekenkamer werden geen materiële fouten aangetroffen. Individuele verbintenissen voor projecten die werden uitgevoerd aan de hand van de gedecentraliseerde beheersvorm vertoonden echter wel een aanzienlijk aantal (4 van de 14) niet-kwantificeerbare fouten betreffende de inachtneming van de aanbestedingsregels en de wettelijke termijnen voor de ondertekening van contracten. 21. De Commissie zal zich blijven inspannen om de voor de nationale ordonnateurs en de diensten van de Commissie bestemde opleiding op het gebied van contractprocedures te verbeteren.

22. Bij individuele verbintenissen die plaatsvonden aan de hand van andere beheersvormen werden geen fouten geconstateerd. Wat betreft begrotingssteun ontdekte de Rekenkamer dat EuropeAid in het kader van de dynamische interpretatie (22) van de Commissie de naleving van de in de Overeenkomst van Cotonou neergelegde subsidiabiliteitscriteria op voldoende gestructureerde en geformaliseerde wijze aantoonde. 22. De Commissie is ingenomen met de erkenning van de belangrijke verbeteringen die in 2009-2010 zijn bereikt bij het structureren en formaliseren van het beoordelen en aantonen van de inachtneming van de subsidiabiliteitscriteria.

Betalingen

23. Bij de controle van de Rekenkamer werden voor betalingen geen materiële fouten aangetroffen. 23. Zie het antwoord op punt 19.

Betalingen voor projecten

24. Bij alle typen projecten, behoudens leveringscontracten, werden kwantificeerbare en niet-kwantificeerbare fouten aangetroffen.

25. De voornaamste soorten ontdekte kwantificeerbare fouten zijn: 25.

a) juistheid: rekenfouten;

b) realiteit: ontbreken van facturen of andere bewijsstukken voor verleende diensten of geleverde goederen; te hoog opgegeven hoeveelheden ten opzichte van de verrichte werkzaamheden;

c) subsidiabiliteit: naleving van procedures voor de plaatsing van opdrachten, uitgaven die werden gedaan buiten de uitvoeringsperiode of die betrekking hadden op activiteiten en diensten die niet in het contract werden genoemd, en onverschuldigde btw-betalingen. c) De Commissie heeft nieuwe voorschriften gegeven voor het probleem van de door begunstigde landen geheven belastingen. De voorschriften moeten de verwerking vergemakkelijken van bepaalde facturen waarover btw is verschuldigd.

26. De meest voorkomende soorten niet-kwantificeerbare fouten hadden betrekking op uitvoeringsgaranties (23) die niet werden bijgesteld na de stijging van de contractbedragen, niet-naleving van autorisatie- en contractprocedures voor administratieve uitgaven die worden goedgekeurd door de directeur-generaal Externe betrekkingen, onvoldoende bewijsstukken en inconsistenties tussen de contractbepalingen.

Betalingen voor begrotingssteun

27. Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de betalingen voor begrotingssteun een groot aantal niet-kwantificeerbare fouten bevatten omdat onvoldoende gestructureerd wordt aangetoond dat de ontvangende regeringen bevredigende vooruitgang boeken wat betreft het beheer van de overheidsfinanciën. De voornaamste reden was het ontbreken van een geschikt beoordelingskader aangezien de programma's voor hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën van bepaalde ontvangende regeringen slechts in voorbereiding waren of geen realistische, duidelijke en van prioriteiten voorziene doelstellingen omvatten. In een aantal gevallen omvatte het beoordelingsverslag inzake het beheer van de overheidsfinanciën van de delegaties geen beoordeling van de vooruitgang ten opzichte van de voor de referentieperiode vastgestelde doelstellingen. Na de introductie in juni 2010 van een gewijzigd kader voor het toezicht en de verslaglegging inzake vooruitgang op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën werden dergelijke fouten in de voor de tweede helft van 2010 onderzochte verrichtingen echter niet meer aangetroffen. 27. De Commissie is ingenomen met de constatering dat er geen fouten inzake het aantonen van voortgang op het gebied van het beheer van overheidsfinanciën zijn opgespoord sinds de invoering van het gewijzigde beoordelingskader in juni 2010. De Commissie past deze aanpak strikt toe.

Doeltreffendheid van de systemen

28. De resultaten van het onderzoek van systemen zijn samengevat in bijlage 2 . De Rekenkamer constateerde dat de systemen gedeeltelijk doeltreffend waren in het waarborgen van de regelmatigheid van de verrichtingen.

29. Zoals aangegeven in paragraaf 4 is EuropeAid belast met de uitvoering van de meeste instrumenten voor externe bijstand (24), gefinancierd uit de algemene begroting van de Europese Unie en de EOF’s. Tenzij anders vermeld, gelden de opmerkingen van de Rekenkamer over de doeltreffendheid van de toezicht- en controlesystemen en de betrouwbaarheid van het jaarlijkse activiteitenverslag en de verklaring van de directeur-generaal derhalve voor het gehele bevoegdheidsterrein van EuropeAid.

Controle-omgeving

30. De controle-omgeving van EuropeAid wordt doeltreffend bevonden op het niveau van zowel de delegaties als de centrale diensten.

31. EuropeAid heeft een duidelijke controlestrategie om fouten te voorkomen, op te sporen en te corrigeren, en de internecontrolenormen van de Commissie zijn grotendeels doorgevoerd. In 2010 zette EuropeAid haar inspanningen voort om haar toezicht- en controlesystemen verder te versterken. Zoals beschreven in de antwoorden van de Commissie op de Jaarverslagen 2008 (25) en 2009 (26) van de Rekenkamer betreffende de EOF’s, heeft EuropeAid een „actieplan voor een versterkte beheers- en controlepiramide bij EuropeAid” (actieplan) (27) opgezet en is zij begonnen met de uitvoering daarvan. Het plan geeft gevolg aan de meeste opmerkingen en aanbevelingen uit de voorgaande jaarverslagen van de Rekenkamer en omvat tevens maatregelen om de personeelsinzet beter af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie (28). In 2010 bevond het plan zich echter nog in een vroege fase van de uitvoering. 31. De uitvoering van het actieplan voor een versterkte beheers- en controlepiramide van EuropeAid verloopt volgens schema en een groot deel van de acties was medio 2011 al ten uitvoer gelegd. In juli 2011 gaat een andere belangrijke activiteit van start: het opzetten van een nieuw online-instrument voor halfjaarlijkse rapportage (toezichtsverslag externe steun) met essentiële prestatie-indicatoren die ontleend zijn aan de beheersinformatiesystemen.

Controles vooraf

32. De Rekenkamer beoordeelde de controles vooraf door de ordonnateurs bij de centrale diensten van EuropeAid en in de delegaties als deels doeltreffend in het voorkomen of ontdekken en corrigeren van fouten.

Projecten

33. Met betrekking tot projectbetalingen werden gebreken aangetroffen in de controles ten aanzien van de juistheid, realiteit en subsidiabiliteit van de uitgaven (zie paragraaf 25). Naargelang van het type contract wordt bij de controles vooraf van EuropeAid grotendeels vertrouwd op de certificaten van externe toezichthouders (bij contracten voor werken) of externe audits en uitgavenverificaties (voor programmaramingen, subsidies en dienstverleningscontracten op basis van honoraria). Uit het aantal door de Rekenkamer geconstateerde fouten in uitgaven waarvoor externe certificering, controle en verificatie plaatsvond, blijkt echter dat de betrouwbaarheid die hieruit kan worden afgeleid, beperkt is. De Rekenkamer trof bijvoorbeeld fouten aan in 12 verrichtingen die verband hielden met subsidiecontracten die alle waren goedgekeurd na externe audits of uitgavenverificaties. 33. De Commissie ontleent haar zekerheid niet alleen aan deze uitgavenverificaties. De (verplichte) controlemethodologie van EuropeAid omvat een jaarlijkse risicobeoordeling van projecten om activiteiten te selecteren die op grond van een risicoanalyse aan een controle moeten worden onderworpen. Deze controle komt in de regel bovenop de verplichte uitgavenverificaties. Voorts blijft EuropeAid zich inspannen om de uitgavenverificaties te verbeteren. Zo werden onlangs verplichte standaardtaakomschrijvingen voor financiële controleurs uitgebracht (die zowel voor de door de Commissie als de door de begunstigden gecontracteerde controleurs gelden). Ook de delegaties en het hoofdkantoor moeten een rol spelen bij de beoordeling van de ingediende verificaties.

Begrotingssteun

34. Wat betreft begrotingssteun vormde de introductie in de tweede helft van 2010 van een nieuw formaat en een nieuw schema voor de jaarlijkse verslaglegging van de delegaties over de hervormingen van systemen voor het beheer van de overheidsfinanciën in ontvangende landen een aanzienlijke verbetering. Dit heeft tot doel te waarborgen dat uitbetalingen gebaseerd zijn op een gestructureerde beoordeling van de betalingsvoorwaarden. Echter, bepaalde programma's van ontvangende regeringen voor de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën waren slechts in voorbereiding of omvatten geen realistische, duidelijke en van prioriteiten voorziene doelstellingen, waardoor een gestructureerde beoordeling van de voortgang van de hervorming gehinderd werd (zie paragraaf 28). 34. Het stemt de Commissie tevreden dat de Rekenkamer onderkent dat de invoering van een nieuw formaat voor de jaarlijkse verslaglegging over de vorderingen bij de hervormingen van systemen voor het beheer van de overheidsfinanciën een verbetering inhoudt. Naargelang deze aanpak wordt geconsolideerd, zal er waarschijnlijk meer duidelijkheid ontstaan over de doelstellingen en de passende referentieperioden voor beoordelingen.

Toezicht en supervisie

35. De Rekenkamer beoordeelde het toezicht en de supervisie door de centrale diensten van EuropeAid als doeltreffend en het toezicht en de supervisie door de delegaties als deels doeltreffend.

De centrale diensten van EuropeAid

36. De centrale diensten van EuropeAid beschikken over een aantal instrumenten om toezicht uit te oefenen op de operationele activiteiten en de werking van essentiële controles.

37. De centrale diensten van EuropeAid analyseren de door de delegaties uitgebrachte tweejaarlijkse verslagen over het beheer van de externe steun om toe te zien op de tenuitvoerlegging van projecten in ontvangende landen en andere aspecten, zoals interne controle en personeelszaken bij de delegaties. De Rekenkamer constateerde dat de verslagen relevante en betrouwbare informatie bevatten voor de in 2010 bezochte delegaties. Het actieplan van EuropeAid is erop gericht de rol van deze verslagen als essentiële controle te versterken en deze verslagen in te zetten als het fundament van de controlepiramide en het voornaamste verantwoordingsinstrument tussen de delegaties en het hoofdkantoor. In dit verband zijn de hoofden van de delegaties met ingang van het begrotingsjaar 2011 voor het eerst verplicht jaarlijkse zekerheid te verschaffen over de resultaten en de wettigheid en regelmatigheid van de activiteiten ter ondersteuning van de jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring van de directeur-generaal (29).

38. Verificatiebezoeken aan de delegaties helpen de centrale diensten van EuropeAid de tenuitvoerlegging van projecten te beoordelen, evenals de geschiktheid van de interne organisatie, systemen en processen van de delegaties. Naast de 14 gedurende het jaar afgelegde verificatiebezoeken verrichtte EuropeAid een analyse van de resultaten van 14 verificatiebezoeken die werden afgelegd in 2008 en 2009. De analyse onderstreept dat er behoefte is aan een verdere capaciteitsopbouw van de operationele en financiële secties van de delegaties en aan een verbetering van het projecttoezicht alsmede het verantwoordelijkheidsgevoel van partnerlanden.

39. Eind 2009 hebben de centrale diensten van EuropeAid aanvullende richtsnoeren uitgebracht voor de toezichtbezoeken ter plaatse van de delegaties, met inbegrip van selectiecriteria om te waarborgen dat zowel de operationele als de financiële aspecten op gepaste wijze worden bestreken. Het merendeel van de in 2010 door de Rekenkamer bezochte delegaties gaf echter nog geen gevolg aan de aanbevolen procedures (zie paragraaf 45). De Rekenkamer constateerde tevens dat de centrale diensten van EuropeAid en de delegaties, teneinde het projecttoezicht en verantwoordelijkheidsgevoel van partnerlanden te verbeteren, doorgingen met het ondersteunen van de diensten van nationale EOF-ordonnateurs (zie paragraaf 44). 39. De huidige richtsnoeren voor bezoeken ter plaatse van EuropeAid zijn geen bindende voorschriften. EuropeAid onderzoekt momenteel hoe het toezichtkader (inclusief bezoeken ter plaatse) op meer systematische wijze kan worden opgezet, met inachtneming van het beperkte budget voor personele middelen en dienstreizen en rekening houdend met veiligheidsoverwegingen. EuropeAid wil met name meerjarige toezicht- en evaluatieplannen invoeren en het toezicht op aansturing en verslaglegging verbeteren — vooral door de voor 2011 geplande hervorming van de toezichtsverslagen externe steun (die de delegaties tweemaal per jaar moeten indienen) en de nieuwe richtlijnen voor het beheer van de programma- en projectcyclus.

40. Controles waartoe EuropeAid krachtens de kaderovereenkomst opdracht geeft, bieden waardevolle informatie over systeemgebreken in de controlesystemen van de projecten en over niveau en aard van mogelijke niet-subsidiabele uitgaven. De centrale diensten van EuropeAid analyseren deze resultaten jaarlijks en geven er follow-up aan. De meeste bevindingen zijn van terugkerende aard en omvatten ontbrekende of ontoereikende documentatie en de toepassing van onjuiste procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten door uitvoerende organisaties. In dit verband vormde het instrument voor financieel beheer ten behoeve van ontvangers van EU-middelen voor externe acties, dat eind 2010 werd voltooid en verspreid om de kennis van de regels inzake financieel beheer en subsidiabiliteit bij uitvoerende organisaties te verbeteren, een belangrijk resultaat.

41. De centrale diensten van EuropeAid houden ook toezicht op de aspecten van naleving door controle achteraf van de verrichtingen. Evenals in voorgaande jaren werden bij deze controles regelmatig fouten aangetroffen met betrekking tot onvolledige en onjuiste gegevens in het CRIS-informatiesysteem (30) van EuropeAid. Er werden ook bevindingen gedaan met betrekking tot de gebrekkige documentatie bij procedures voor de plaatsing van opdrachten. De fouten met een financiële impact hadden echter vooral betrekking op ongerechtvaardigde goedkeuringen van voorschotbetalingen, die naar alle waarschijnlijkheid echter gecorrigeerd zouden worden voordat de contracten worden beëindigd. Hoewel EuropeAid het systeem voor controles achteraf van verrichtingen in de loop der jaren verder heeft ontwikkeld, is het nog altijd niet doeltreffend in het opsporen van fouten met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en gebreken in door de ordonnateurs verrichte controles vooraf. 41. EuropeAid is zijn interne controlestructuur momenteel aan het herzien en zal zich opnieuw buigen over de kostenefficiëntie van het systeem voor controle achteraf van de verrichtingen.

42. EuropeAid beschikt niet over beheersinformatiesystemen om toe te zien op de resultaten en de follow-up van bezoeken ter plaatse, externe audits en uitgavenverificaties, waardoor het voor de directeur-generaal en de hoofden van de delegaties moeilijk is zekerheid te verkrijgen dat er tijdig corrigerende maatregelen zijn getroffen, met name wat betreft de correctie van ontdekte fouten. Bovendien zijn de informatiesystemen CRIS Audit en CRIS Recovery Orders van EuropeAid nog niet gekoppeld, wat het monitoren van corrigerende maatregelen bemoeilijkt. 42. Het feit dat er geen gestandaardiseerd IT-instrument is, betekent niet dat er geen follow-up wordt gegeven aan de toezicht- en controlebevindingen. De gesubdelegeerde ordonnateurs zorgen voor follow-up van de controles en geven zo nodig invorderingsopdrachten af. EuropeAid verwacht dat de systeemmodules voor de verwerking van controleresultaten en de afgifte van invorderingsopdrachten eind 2011 zullen worden gekoppeld in het beheersinformatiesysteem (CRIS). Zie ook de antwoorden op de punten 31 en 62 c).

Delegaties

43. Evenals in voorgaande jaren trof de Rekenkamer bij de meeste nationale ordonnateurs (NAO) in de begunstigde EOF-landen slecht gedocumenteerde en ondoeltreffende controles aan. De centrale diensten van EuropeAid en de delegaties bieden vaak technische bijstand om deze controles te versterken, maar vaak met beperkt resultaat omdat de nationale ordonnateurs hun taak niet behoorlijk vervullen, wegens de beperkte middelen of door een groot personeelsverloop. 43. Zie het antwoord op punt 8.

44. Het merendeel van de in 2010 door de Rekenkamer bezochte delegaties gaf geen gevolg aan de richtsnoeren van EuropeAid inzake het verrichten van toezichtbezoeken ter plaatse (zie paragraaf 39). In de samengevatte conclusies die EuropeAid in 2010 trok op grond van 14 door de delegaties afgelegde verificatiebezoeken in de periode van maart 2008 tot september 2009 (31) wordt aangegeven dat de delegaties te maken hebben met beperkte middelen waardoor hun vermogen om bepaalde essentiële toezichtactiviteiten te verrichten, zoals het toezicht ter plaatse bij projecten, vaak beperkt wordt, met name wat betreft de financiële aspecten. Het actieplan van EuropeAid gaat in op de behoefte om het projecttoezicht te verbeteren (32). 44. Zie ook de antwoorden op de punten 39 en 62 c).

Externe audits

45. De Rekenkamer beoordeelde de externe-auditfunctie als doeltreffend ten aanzien van de centrale diensten van EuropeAid, en als deels doeltreffend ten aanzien van de delegaties.

De centrale diensten van EuropeAid

46. De centrale diensten van EuropeAid hebben een gemeenschappelijke methodologie ontwikkeld voor het opstellen, uitvoeren en de follow-up van jaarlijkse controleplannen die verplicht is gesteld voor de centrale diensten van EuropeAid en de delegaties. Een belangrijke verbetering in 2010 betrof de invoering van een gemeenschappelijke benchmark die inzet op een jaarlijkse controledekking van 5 %. De centrale diensten van EuropeAid voldeden aan deze methodologie. 46. De Commissie is verheugd over het feit dat de Rekenkamer onderkent dat de externe-controlemethode van EuropeAid grote verbeteringen vertoont ten opzichte van het voorgaande jaar.

47. De centrale diensten van EuropeAid houden nauwlettend toezicht op de externe-auditfuncties van de delegaties en de kwaliteit van de externe audits die worden verricht krachtens het auditkadercontract van de Commissie. Uitgebreide jaarlijkse kwaliteitsbeoordelingen verschaffen nuttige informatie over de behoefte aan verdere verbeteringen en dienen als basis voor verdere instructies en richtsnoeren voor externe controleurs.

Delegaties

48. In de meeste opzichten verrichtten de delegaties hun externe audits overeenkomstig de methodologie. De Rekenkamer constateerde echter dat er nog terreinen zijn waar verbetering nodig is. Zoals reeds werd aangegeven in het Jaarverslag 2009 van de Rekenkamer over de EOF's (33), vormen de beperkte personele middelen bij de delegaties een beperking voor hun capaciteit tot het verrichten van op risicoanalyse gebaseerde controles, zodat prioriteit wordt gegeven aan de verplichte controles. Die situatie is ook nadelig voor de tijdigheid van het proces ter afwikkeling van de controle, waardoor het risico ontstaat dat niet-subsidiabele uitgaven niet langer invorderbaar zijn. 48. De personeelstekorten kunnen inderdaad negatieve gevolgen hebben voor de duur van het proces ter afwikkeling van de controle, maar de Commissie gaat toch pas over tot saldobetaling wanneer zij alle verplichte controleverslagen heeft ontvangen. Het risico dat uitgaven niet langer invorderbaar zijn, is daarom uiterst beperkt.

Interne audit

49. De Rekenkamer beoordeelde de interne audit als doeltreffend.

50. De interne-auditfunctie (IAF) (34) werkt overeenkomstig haar doelstelling, de directeur-generaal zekerheid te verschaffen over de doeltreffendheid en efficiëntie van de processen betreffende risicobeheer, controle en intern bestuur. De personeelstekorten uit 2009 werden weggewerkt en de IAF was in staat om haar werkplan voor 2010 volledig ten uitvoer te brengen.

51. In 2010 werd de gemiddelde tijd die de diensten van EuropeAid nodig hebben om ontwerpcontroleverslagen van commentaar te voorzien en de door de IAF en de dienst Interne audit (DIA) (35) uitgebrachte aanbevelingen op te volgen, aanzienlijk teruggebracht. Er traden nog steeds grote vertragingen op bij de uitvoering van een aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren, met name in verband met personeelszaken en IT-kwesties. 51. De grote vertragingen bij de uitvoering van de controleaanbevelingen hebben te maken met het personeelsbeleid en IT-systemen. Het is nu eenmaal uiterst moeilijk om snel uitvoering aan deze aanbevelingen te geven, gelet op het tijdschema voor het wijzigen en uitvoeren van beleid binnen een jaarlijkse planningscyclus. EuropeAid geeft echter zeer zorgvuldige en regelmatige follow-up aan de uitvoering van de aanbevelingen, onder meer door middel van zijn halfjaarlijkse controlebeheersverslagen.

Betrouwbaarheid van de „management representations” van de commissie

52. De resultaten van het onderzoek van de „management representations” van de Commissie zijn samengevat in bijlage 3 .

53. Het jaarlijks activiteitenverslag geeft een getrouw beeld van de toepassing en resultaten van de diverse bestaande toezicht- en controlesystemen. Het is duidelijk en informatief, met name dankzij het gebruik van kwantitatieve indicatoren. In het verslag verklaart EuropeAid dat de dienst, gelet op de structuur en de resultaten van zijn meerjarig controleschema, niet vindt dat gezien het percentage resterende fouten (36) in zijn portefeuille een voorbehoud dient te worden gemaakt in de betrouwbaarheidsverklaring van de directeur-generaal. Die bewering wordt echter nog altijd niet met bewijzen onderbouwd. 53. De Commissie is van mening dat de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren die zijn opgenomen in de vier bouwstenen voor de betrouwbaarheidsverklaring van het jaarlijkse activiteitenverslag van EuropeAid de verklaring van redelijke zekerheid van de directeur-generaal voldoende staven en een nauwkeurig beeld geven van het financieel beheer van EuropeAid met betrekking tot de regelmatigheid van verrichtingen.

54. Om aan te tonen hoe verschillende controlelagen bijdragen tot het opsporen en corrigeren van fouten heeft EuropeAid voor het eerst een overzicht gepresenteerd van de fouten die werden opgespoord en gecorrigeerd door controles vooraf en achteraf van verrichtingen (37). Deze gegevens zijn echter onvolledig omdat er geen uitgebreide informatie wordt verstrekt over de fouten die werden opgespoord en gecorrigeerd na door EuropeAid of begunstigden geïnitieerde controles en uitgavenverificaties buiten het auditkadercontract. 54. In het jaarlijkse activiteitenverslag staat duidelijk dat de gegevens alleen betrekking hebben op de fouten die zijn opgespoord en gecorrigeerd door de controleurs die zijn aangetrokken op basis van het auditkadercontract van EuropeAid. Op jaarbasis wordt door EuropeAid dan ook een veel groter bedrag aan fouten opgespoord en gecorrigeerd dan in het verslag vermeld is. Op de middellange termijn zouden IT-ontwikkelingen het mogelijk maken om de financiële bevindingen, ook die van lokaal aangetrokken controleurs, centraal te registreren, maar daarvoor moet eerst de kostenefficiëntie van de aanpak worden onderzocht.

55. EuropeAid heeft nog geen essentiële indicator ontwikkeld voor de geschatte financiële impact van resterende fouten na de toepassing van alle controles vooraf en achteraf. Zoals reeds werd aangegeven in het Jaarverslag 2009 van de Rekenkamer over de EOF’s (38) is EuropeAid vanwege het ontbreken van een dergelijke indicator niet in staat aan te tonen dat de financiële impact van de tekortkomingen en fouten onder de vastgestelde materialiteitsdrempel blijft. De Rekenkamer neemt nota van het feit dat EuropeAid een methodologie ontwikkelt om dergelijke informatie te verstrekken (39). 55. EuropeAid is volgens plan in 2010 begonnen aan de ontwikkeling van een methode om het niveau van restfouten (na alle controles) in de portefeuille van het directoraat-generaal te schatten. Ook in 2011 liggen de werkzaamheden op schema. Na de goedkeuring van de methode in maart 2011 is in mei een proefproject gestart om de methode te testen en een uitgebreid werkprogramma op te stellen voor de volledige uitvoering.

56. Met betrekking tot het begrotingsjaar 2010 verklaarde de directeur-generaal van EuropeAid redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de bestaande controleprocedures de nodige waarborgen bieden inzake de regelmatigheid van de verrichtingen. Deze bewering wordt niet bevestigd door de controle van de Rekenkamer. Deze controle wees uit dat de systemen van EuropeAid deels doeltreffend waren en dat de door EuropeAid gedane betalingen uit de EOF’s en de algemene begroting van de Europese Unie voor Externe betrekkingen en ontwikkeling over het geheel genomen materiële fouten bevatten (40). 56. De controle-instrumenten van de Commissie bestrijken de gehele duur van de projectcyclus van meerjarenprojecten. Deze toezicht- en controle-instrumenten zijn doeltreffend en worden elk jaar beter. Er is gevolg gegeven aan de aanbevelingen die de Rekenkamer in voorgaande jaren heeft gedaan. Veel van de verbeteringen zijn door de Rekenkamer onderkend, waardoor belangrijke elementen van het essentiële controlesysteem als „doeltreffend” zijn beoordeeld. In 2010 werd ook de controleomgeving van EuropeAid doeltreffend bevonden. Zie ook het antwoord op punt 19.

57. De Rekenkamer meent dat de verklaring en het jaarlijks activiteitenverslag van de directeur-generaal een deels getrouwe beoordeling van het financieel beheer met betrekking tot wettigheid en regelmatigheid bevatten. 57. Zie het antwoord op punt 53.

Conclusies en aanbevelingen

Conclusies

58. Op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat de EOF-rekeningen voor het per 31 december 2010 afgesloten begrotingsjaar een in elk materieel opzicht getrouw beeld geven van de financiële situatie van de EOF’s en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen voor het op die datum afgesloten begrotingsjaar overeenkomstig de bepalingen van het financieel reglement en de door de rekenplichtige vastgestelde boekhoudregels.

59. Op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat voor het per 31 december 2010 afgesloten begrotingsjaar: 59.

a) de ontvangsten van de EOF’s geen materiële fouten vertonen,

b) de door de EOF’s gedane individuele vastleggingen geen materiële fouten, maar wel zeer frequente niet-kwantificeerbare fouten vertonen,

c) de door de EOF’s verrichte betalingen materiële fouten vertonen. c) Zie het antwoord op punt 19.

60. Op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid gedeeltelijk doeltreffend zijn geweest in het waarborgen van de regelmatigheid van de betalingen. 60. Zie het antwoord op punt 56.

61. Zoals reeds is opmerkt in eerdere jaarverslagen over de EOF's heeft EuropeAid een alomvattende controlestrategie opgezet, maar zijn er op bepaalde terreinen nog altijd tekortkomingen. Eind 2010 lanceerde EuropeAid een actieplan voor een versterkte beheers- en controlepiramide van EuropeAid. Het plan geeft gevolg aan vele opmerkingen en aanbevelingen uit eerdere jaarverslagen en het huidige jaarverslag en kan voor aanzienlijke verbeteringen zorgen in de opzet en uitvoering van de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid. 61. Zie het antwoord op punt 31.

Aanbevelingen

62. Bijlage 4 toont het resultaat van de beoordeling door de Rekenkamer van de vooruitgang bij het opvolgen van in voorgaande jaarverslagen gedane aanbevelingen. Op grond van deze beoordeling en de bevindingen en conclusies voor 2010, beveelt de Rekenkamer EuropeAid aan om de volgende maatregelen die deel uitmaken van haar actieplan, te voltooien: 62.

a) ontwikkelen van een essentiële indicator voor de geschatte financiële impact van resterende fouten na de toepassing van alle controles vooraf en achteraf (zie paragraaf 55 (41)); a) EuropeAid is volgens plan in 2010 begonnen aan de ontwikkeling van een methode om het niveau van restfouten (na alle controles) in de portefeuille van het directoraat-generaal te schatten. Ook in 2011 liggen de werkzaamheden op schema. Na de goedkeuring van de methode in maart 2011 is in mei een proefproject gestart om de methode te testen en een uitgebreid werkprogramma op te stellen voor de volledige uitvoering.

b) beoordelen of de diverse controles en met name het systeem voor controles achteraf van verrichtingen kosteneffectief zijn (zie de paragrafen 41 en 61 (42)); b) De Commissie is in het kader van een bredere beoordeling van de controlestrategie van EuropeAid in 2010 begonnen de kosteneffectiviteit van de controles te onderzoeken. Deze werkzaamheden worden geëvalueerd en hervat in 2011/2012, als de lopende herziening van het Financieel Reglement definitief is afgerond. Zie ook het antwoord op punt 41.

c) versterken van de doeltreffendheid van het projecttoezicht, met inbegrip van de bezoeken ter plaatse, op basis van meerjarige toezicht- en evaluatieplannen (zie paragraaf 44). c) EuropeAid wil meerjarige toezicht- en evaluatieplannen invoeren en het toezicht op aansturing en verslaglegging verbeteren — vooral door de voor 2011 geplande hervorming van de toezichtsverslagen externe steun (die de delegaties tweemaal per jaar moeten indienen) en de nieuwe richtlijnen voor het beheer van de programma- en projectcyclus.

63. De Rekenkamer beveelt EuropeAid tevens aan: 63.

a) de betrouwbaarheid van de certificaten van externe toezichthouders, audits en uitgavenverificaties te beoordelen (zie paragraaf 33); a) Certificaten van externe toezichthouders, audits en uitgavenverificaties worden door de medewerkers van de Commissie al beoordeeld op kwaliteit en betrouwbaarheid. Bovendien stelde de Commissie in 2008 technische audits verplicht voor alle contracten voor werken van meer dan 15 miljoen euro en bracht zij nadien ook standaardtaakomschrijvingen uit. Technische audits bestrijken de volledige projectcyclus, van opzet tot uitvoering. Hierbij worden ook de certificaten van toezichthouders geverifieerd. Het is overigens goed mogelijk dat de resultaten van deze veranderingen in 2010 nog niet zichtbaar waren. De Commissie onderzoekt momenteel ook diverse mechanismen waarmee de door de begunstigden gelaste uitgavenverificaties zouden kunnen worden verbeterd.

b) beheersinformatiesystemen in te voeren waardoor de directeuren-generaal en de delegatiehoofden beter kunnen toezien op de follow-up van resultaten van bezoeken ter plaatse, externe audits en uitgavenverificaties (zie paragraaf 42); b) De Commissie ontwikkelt beheersinformatiesystemen (met name via een nieuw online-rapportage-instrument voor delegaties) waardoor leidinggevenden de operationele en financiële beheersgegevens uit het veld beter in het oog kunnen houden. Zie ook het antwoord op punt 62 c).

c) de informatiesystemen CRIS Audit en CRIS Recovery Orders te koppelen (zie paragraaf 42); c) EuropeAid verwacht dat de systeemmodules voor de verwerking van controleresultaten en de afgifte van invorderingsopdrachten eind 2011 zullen worden gekoppeld in het beheersinformatiesysteem (CRIS).

d) zich te blijven inspannen om ervoor te zorgen dat gegevens correct, uitvoerig en tijdig worden geregistreerd in het CRIS-informatiesysteem (zie de paragrafen 18 en 41). d) EuropeAid zal zich krachtig blijven inspannen om te komen tot de verbetering van de gegevensregistratie die zij sinds 2009 nastreeft. In dit kader is het directoraat-generaal in 2010-2011 begonnen aan een grondige herziening van de contracten en de controlemodules van het beheersinformatiesysteem (CRIS).

64. Ten aanzien van begrotingssteun beveelt de Rekenkamer EuropeAid aan: 64.

a) ervoor te zorgen dat de delegaties het nieuwe formaat en schema voor de jaarlijkse verslaglegging van de delegaties over de hervormingen van het beheer van de overheidsfinanciën in ontvangende landen op consistente wijze toepassen om zo op gestructureerde en geformaliseerde wijze de voortgang op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën aan te tonen (paragraaf 34); a) De Commissie zal erop toezien dat het gewijzigde formaat strikt wordt toegepast. Dit moet bijdragen tot een gestructureerde en geformaliseerde beoordeling van de voortgang op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën.