Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(2001/C 372/09)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12, lid 11, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (het Centrum) gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Centrum voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 12, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 12, lid 12, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR RACISME EN VREEMDELINGENHAAT (WENEN) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 2000 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2000 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3).

6. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 4,9 miljoen euro, waarvoor verplichtingen zijn aangegaan ten bedrage van 4,6 miljoen euro (94 %). Voor de beleidskredieten (titel III, 1,7 miljoen euro) zijn verplichtingen aangegaan ten bedrage van 1,5 miljoen euro (88 %).

7. De omvangrijke onderbesteding van de kredieten van titel III (59 %) is hoofdzakelijk te wijten aan de vertraging bij de uitvoering van het netwerk Raxen(4). De eerste contracten met de partnerorganisaties in zeven lidstaten, de meldpunten, zijn pas in november 2000 ondertekend en aan het eind van het jaar was er nog geen betaling verricht. Uit een analyse van de betalingen voor titel III blijkt dat er ten laste van de kredieten van het begrotingsjaar in het eerste kwartaal geen betaling verricht was en dat 36 % van de betalingen in het laatste kwartaal van het jaar zijn uitgevoerd.

8. De naar 2001 overgedragen kredieten bedragen 0,8 miljoen euro (18 % van de verplichtingen) en betreffen hoofdzakelijk de beleidskredieten, waarvan 0,6 miljoen euro (42,5 % van de verplichtingen) is overgedragen. Van het totaal aan overgedragen kredieten uit 1999 is 0,4 miljoen euro (circa 23 %) eind 2000 geannuleerd. Het Centrum dient te blijven proberen de gefinancierde acties in de loop van het jaar uit te voeren en te betalen om de overdrachten van kredieten te beperken.

9. Het Centrum stelt één voorstel voor het aangaan van betalingsverplichtingen op ten laste van verschillende begrotingslijnen. Dit voorstel, ondertekend en voorzien van het visum van de financieel controleur, maakt geen melding van de betrokken posten noch van de bedragen waarvoor verplichtingen zijn aangegaan. De bijlage bij het voorstel die deze informatie bevat, is ondertekend noch geviseerd. Voor meer doorzichtigheid dient het Centrum specifieke voorstellen voor verplichtingen op te stellen.

10. Evenals in 1999 is de begrotingsboekhouding in 2000 gevoerd door middel van een spreadsheet, met alle risico's van dien. Het systeem voor de begrotingsboekhouding SI2 is in 2001 ingevoerd, maar beschikt niet over een module voor de registratie van de in te vorderen bedragen en dient te worden aangevuld.

Jaarrekening en boekhouding

Boekhouding

11. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst- en verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

Rekenplichtig beheer van de vaste activa

12. Het financieel reglement van het Centrum bevat geen bepalingen over het boekhoudkundig beheer van de vaste activa. Sinds december 2000 stelt een verordening van de Commissie(5) de boekhoudkundige regels vast voor de materiële en immateriële vaste activa. Het Centrum zou deze bepalingen in zijn regelgeving moeten opnemen om met name problemen bij de waardering van de inventarisgoederen te vermijden.

Inventarisatie

13. Volgens het financieel reglement moet het Centrum een permanente inventaris bijhouden van alle roerende en onroerende goederen die het bezit. Voor het jaar 2000 is de inventaris niet bevredigend bijgehouden en moesten er bij de sluiting van de rekeningen correcties worden aangebracht. In april 2001 heeft het Centrum een inventarissysteem ingevoerd dat het mogelijk moet maken regelmatig toe te zien op de vaste activa. Maar de verantwoordelijkheden voor het bijhouden van de inventaris moeten duidelijk vastgelegd worden.

Invorderingsopdrachten

14. In strijd met zijn financieel reglement(6) stelt het Centrum niet altijd invorderingsopdrachten op bij de vaststelling van een schuldvordering en nooit ramingen van schuldvorderingen. Hierdoor is er geen zicht op de in te vorderen bedragen. Omdat er op 31 december 2000 geen raming van schuldvordering was, is de bijdrage van de Oostenrijkse autoriteiten in de huurkosten voor de periode september-december 2000 (58026 euro) niet in de boekhouding opgenomen.

15. Wanneer het Centrum een invorderingsopdracht opstelt krijgt de debiteur niet automatisch een debetnota toegezonden om de inning van het verschuldigde bedrag te waarborgen. Zo was er bij drie van de elf onderzochte opdrachten tot invordering geen debetnota gevoegd, waardoor de debiteuren niet tot betaling waren overgegaan.

Follow-up van eerdere opmerkingen van de Rekenkamer

16. In het jaarverslag 1999 over het Centrum(7) had de Rekenkamer het Centrum opgeroepen de wijzigingen inzake BTW in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting om te zetten in zijn eigen financieel reglement. Dit is nog niet gebeurd.

17. De Rekenkamer had in het jaarverslag 1999(8) ook geconstateerd dat talrijke fouten in de rekeningen net voor de sluiting gecorrigeerd hadden moeten worden. In 2000 is er vooruitgang geboekt maar er is nog veel ruimte voor verbetering van de interne controle. Het Centrum zou de gegevens van de begrotingsboekhouding systematisch moeten aansluiten op die van de algemene boekhouding om de rectificaties aan het eind van het begrotingsjaar te beperken en vooral om voor een beter toezicht van het financieel beheer in de loop van het jaar te zorgen.

Het personeel van het Centrum

18. Het personeel van het Centrum omvat uitsluitend tijdelijke functionarissen (TF). Het aantal te bezetten posten wordt jaarlijks, tegelijk met de begroting, vastgesteld door de begrotingsautoriteit. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van hulpfunctionarissen (HF) met een dienstverband van maximaal één jaar, en van gedetacheerde nationale deskundigen (GND). Tabel 4 geeft de ontwikkeling van het personeelsbestand van het Centrum en de verdeling ervan weer.

19. Sinds de oprichting heeft het Centrum personeel geworven via kennisgevingen van vacature die hoofdzakelijk in de instellingen en de andere agentschappen zijn verspreid. Gemiddeld bedroegen de wervingskosten circa 6610 euro per aangesteld personeelslid. Vertrek van personeelsleden omdat hun contract verstreek leidde tot een roulatie van het personeel (TF, HF en GND) van jaarlijks gemiddeld 6 %.

20. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van het Centrum waarborgen (bijvoorbeeld de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Centrum.

21. Praktisch driekwart van de personeelsleden van categorie A moet tot het operationeel personeel worden gerekend. Globaal kan van alle categorieën door elkaar 55 % van het personeel van het Centrum als operationeel worden beschouwd.

Conclusie

22. Gezien de recente oprichting van het Centrum is het moeilijk een definitief oordeel te vellen over de ontwikkeling van het personeelsbestand in verband met zijn activiteiten. De bestaande aanwijzingen lijken echter niet op essentiële problemen te duiden.

23. Voor het Centrum is het wellicht wenselijk dat het zich voor de posten die betrekking hebben op ondersteunende activiteiten, en op operationele activiteiten waarvoor administratieve kwalificaties vereist zijn, aansluit bij de instellingen en de gedecentraliseerde organen om op een zo breed mogelijke grondslag personeel te werven.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 151 van 10.6.1997, blz. 6.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 12, lid 10, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 30 maart 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 10 mei 2001 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, waardoor de indruk kan ontstaan dat er berekeningsfouten zijn gemaakt. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) Netwerk voor gegevensuitwisseling over racisme en vreemdelingenhaat.

(5) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 (PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75).

(6) Artikelen 23 en 24 van het financieel reglement van het Waarnemingscentrum.

(7) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 7.

(8) PB C 373 van 27.12.2000, paragraaf 6.

TABELLEN 1-4

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer aan de hand van gegevens van het Waarnemingscentrum.

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer aan de hand van gegevens van het Waarnemingscentrum.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TF: Tijdelijke functionarissen.

HF: Hulpfunctionarissen.

GND: Gedetacheerde nationale deskundigen.

Antwoorden van het Waarnemingscentrum

4. Het Centrum is ingenomen met de mening van de Rekenkamer dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

8. Het Centrum heeft reeds een maandelijkse rapportage en een coördinatiesysteem in haar planningsysteem ingevoerd teneinde overdrachten tot een strikt minimum te beperken.

9. Teneinde de lacune waarvan de Rekenkamer melding maakt aan te vullen, bestaat er sinds januari 2001 een afzonderlijke voorlopige verplichting voor iedere begrotingslijn.

10. In 2001 werd de module voor de in te vorderen bedragen in SI2 geïnstalleerd en getest. Deze module is nu volledig binnen SI2 operationeel.

12. In het nieuwe concept voor het financieel reglement van het EWRV zijn nieuwe bepalingen opgenomen met betrekking tot inventarisatie en activa. Deze moeten nog door de raad van bestuur worden goedgekeurd. Het Centrum beschikt over een operationeel inventarissysteem.

13. In februari 2001 is het inventarissysteem gewijzigd. In het nieuwe concept voor het financieel reglement van het EWRV en in de instructies die de directeur op 5 juni 2001 heeft gegeven, worden de verantwoordelijkheden van de rekenplichtige ten aanzien van de inventaris duidelijk aangegeven.

14. De inwerkingtreding van de overeenkomst met Oostenrijk in mei 2001 heeft bijgedragen tot een verduidelijking. Na deze datum had het Waarnemingscentrum de beschikking over andere dan uit de EU-begroting afkomstige middelen.

15. Er is een model voor debetnota's ontworpen om de debiteuren te verwittigen van de invorderbare bedragen en de betalingsvoorwaarden.

16. Het BTW-stelsel is opgenomen in het nieuwe concept voor het financieel reglement dat nog door de raad van bestuur moet worden goedgekeurd.

17. Voor het begrotingsjaar 2001 zijn de gegevens tot eind juni 2001 in augustus 2001 op elkaar afgestemd; transacties zullen wekelijks in het grootboek worden opgenomen.

22-23. Het Centrum heeft nota genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer.