Verslag

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2002/C 326/05)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3). Opgemerkt moet worden dat onder de personeelsuitgaven (titel I) zowel de uitgaven voor de personeelsleden als die voor externe vertalers vallen. De beschikbare kredieten bedragen 27,2 miljoen euro, waarvan 24,8 miljoen voor het begrotingsjaar 2001 is uitgetrokken en 2,4 miljoen euro is overgedragen uit het voorgaande begrotingsjaar. Voor de kredieten van het eigenlijke begrotingsjaar zijn betalingsverplichtingen ad 16,8 miljoen euro aangegaan, waarvan 15,0 miljoen is betaald. Het saldo van de kredieten is ofwel overgedragen (1,8 miljoen euro), ofwel geannuleerd. De omvang van de annuleringen (8,1 miljoen euro) is te verklaren uit het feit dat de reserve onbenut is gelaten (3,9 miljoen euro). De uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten bedroegen 2,4 miljoen euro, waarvan 2,2 miljoen euro is betaald, terwijl het saldo is geannuleerd.

Jaarrekening

6. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst- en verliesrekening en de balans die het Bureau in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2001 heeft gepubliceerd.

7. Het Vertaalbureau is sinds april 1997 gevestigd in de kantoorruimte die de Luxemburgse autoriteiten ter beschikking hebben gesteld, zonder dat de desbetreffende voorwaarden zijn vastgelegd in een overeenkomst in de vereiste vorm(4). De raad van bestuur van het Vertaalbureau heeft tijdens zijn vergadering op 14 maart 2002 besloten, met ingang van 2002 een reserve te vormen met het oog op eventuele eisen die de Luxemburgse autoriteiten mochten stellen in verband met de kosten van deze kantoorruimte.

Aankoop van goederen en diensten

Raming van de behoeften

8. In algemene zin dient het Bureau zijn systeem voor raming van zijn behoeften en programmering van al zijn aankopen te verbeteren, en de huidige opzet - hoofdzakelijk vanuit jaarperspectief - te verruimen. Het systeem zou meer kunnen worden geformaliseerd en gedocumenteerd, zodat ramingen met de werkelijkheid kunnen worden vergeleken.

Samenwerking met de instellingen en andere communautaire organen

9. Het Bureau neemt deel aan de interinstitutionele groep ter harmonisatie van aankoopprocedures, aan interinstitutionele aanbestedingen en aan informatie-uitwisseling inzake aankopen van courante goederen en diensten. Ten aanzien van de organisatie van de aanbestedingen voor vertaalwerk is de coördinatie tussen de communautaire organen voor verbetering vatbaar. De verschillen in aanpak tussen de Instellingen en het Vertaalbureau ten aanzien van het beoordelen op en het hanteren van kwaliteitscriteria van vertalingen, moeten worden weggewerkt, zodat er gezamenlijke aanbestedingen kunnen worden uitgeschreven, waarmee betere voorwaarden kunnen worden verkregen.

Beoordeling van de inschrijvingen

10. Met name voor extern vertaalwerk en voor informaticasystemen hanteert het Bureau heel vaak een kwaliteit/prijsratio om een selectie uit de inschrijvers te maken. Het Bureau motiveert deze benadering met een beroep op voorzichtigheid en zuinigheid: hoe beter de kwaliteit van het product, des te waarschijnlijker is het dat de gebruiks- of onderhoudskosten van het product beperkt zullen blijven (bijvoorbeeld kosten van het reviseren van de vertalingen of van het onderhoud van de computersystemen).

11. Bij de aankoop van goederen en diensten, met uitzondering van externe vertalingen, varieert de wijze van waardering van de kwaliteit per contract, ook bij aankopen van dezelfde aard. Over het algemeen wordt de beoordeling verricht door een comité dat bestaat uit drie leden die hun oordeel geven over de verschillende aspecten van de kwaliteit van het product op basis van de overgelegde documenten. In sommige gevallen worden individuele meningen aangehaald, in andere wordt het gecombineerde resultaat van de diverse meningen gegeven.

12. De gehanteerde kwaliteitscriteria moeten meer worden:

- gestandaardiseerd voor gelijksoortige aankopen;

- gebaseerd op objectieve indicatoren die zoveel mogelijk kwantificeerbaar zijn;

- toegepast in het kader van een procedure die zodanig is omschreven dat de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de leden van het beoordelingscomité worden gewaarborgd.

13. Ter vereenvoudiging van de werkzaamheden van de beoordelaars moet de indeling van de door de inschrijvers te geven antwoorden zodanig worden voorbereid en uitgewerkt dat de inhoud ervan zo volledig en vergelijkbaar mogelijk is.

Beoordeling van extern vertaalwerk

14. De bepalingen in de met de vertaalbureaus gesloten contracten zijn in de loop der tijd preciezer en strenger geworden, met name ten aanzien van de kwaliteitscontrole.

15. Elk document dat door externe vertalers is vertaald, wordt op kwaliteit gecontroleerd door een reviseur van het Bureau. Ook de cliënten van het Bureau wordt gevraagd, zich uit te spreken over de kwaliteit ervan. Wel verschilt de complexiteit van de te vertalen documenten per vertaalbureau, hetgeen een probleem oplevert bij de vergelijking van de prijs/kwaliteitverhouding van hun werkzaamheden. Het Bureau zou in overleg moeten treden met de communautaire organen die vertaalwerk extern laten doen, om gemeenschappelijke criteria voor de kwaliteit van de vertalingen aan te leggen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 en 26 september 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 14 maart 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 21 juni 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(4) Zie paragraaf 13 van het verslag betreffende het begrotingsjaar 2000 (PB C 372 van 28.12.2001, blz. 29).

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Vertaalbureau

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Jaarrekening

7. De Luxemburgse autoriteiten hebben herhaaldelijk kenbaar gemaakt dit dossier in behandeling te nemen, evenals de overeenkomst van vestiging en beveiliging, zodra het financieringsplan van het definitieve gebouw van het Vertaalbureau uitgewerkt is. Tijdens zijn bijeenkomst van 14 maart 2002 heeft de raad van bestuur in het voorontwerp van begroting 2003, begrotingslijn 10 0 0 3 gecreëerd: "Reserve voor potentiële verplichtingen met betrekking tot de huur van gebouwen" teneinde rekening te kunnen houden met de onzekerheid over potentiële verplichtingen met betrekking tot ter beschikking gestelde kantoorruimten. Tijdens zijn volgende bijeenkomst op 24 oktober 2002 bekijkt de raad van bestuur welke vorderingen met de behandeling van dit dossier zijn gemaakt.

Aankoop van goederen en diensten

Raming van de behoeften

8. Het Vertaalbureau neemt goede nota van de opmerkingen van de Rekenkamer.

Samenwerking met de instellingen en andere communautaire organen

9. Het Vertaalbureau deelt geheel en al de mening van de Rekenkamer. Reeds nu tracht het Vertaalbureau bij de organisatie van openbare inschrijvingen voorzover mogelijk intensiever samen te werken met de instellingen en andere communautaire organen. Het heeft zich met name bijzondere moeite getroost de documenten met betrekking tot aanbestedingen te harmoniseren hetgeen leidt tot meer besparingen.

Desalniettemin moet gerealiseerd worden dat bepaalde reglementaire, budgettaire of politieke verplichtingen blijven bestaan (geldende voorschriften, verschillen in interpretatie van de te volgen voorschriften als gevolg van andersoortige financiële controles en CCAM's, eigen speelruimte van iedere instelling om de haar toevertrouwde taken uit te voeren).

Beoordeling van de inschrijvingen

10. Het Vertaalbureau baseert zich voor de gunning van contracten voor extern vertaalwerk op een aantal criteria voor bepaling van de economisch meest voordelige offerte. Ofschoon het Vertaalbureau een kwaliteit/prijsratio hanteert, is het door de ervaring opgedaan met de aankoop van freelance-vertaaldiensten overtuigd van het belang van kwaliteit, die onder andere een vermindering van de kosten van het reviseren van de vertalingen meebrengt. Bijgevolg is voor de meest recente aanbestedingen voor vertaalwerkzaamheden het criterium voor kwaliteit opwaarts bijgesteld (in totaal dient een score van minimaal 60 % voor kwaliteit te worden behaald opdat de kwaliteit van een inschrijving voldoende wordt bevonden en voor het vervolg van de procedure in aanmerking komt).

Bij de gunning van contracten voor andere diensten dan vertaalwerkzaamheden kan het voorkomen dat de opdrachtgevende dienst uitsluitend het criterium van de laagste prijs hanteert.

11 t/m 13. Het Vertaalbureau erkent het belang van volledig doorzichtige werkprocedures van de beoordelingscomités. Hiervoor getroost het zich continu moeite.

De procedures voor andere diensten dan vertaalwerkzaamheden zijn eveneens duidelijk omschreven. De comités bestaan altijd uit minimaal drie leden van wie ten minste één lid geen deel van de betrokken afdeling uitmaakt. De comités worden samengesteld al naargelang het betrokken vakgebied. Bijgevolg wordt het oordeel van de deskundige benadrukt, ook al worden besluiten van de comités altijd gezamenlijk genomen.

Beoordeling van extern vertaalwerk

15. In het kader van het overleg over de kwaliteit van het extern verrichte vertaalwerk met de desbetreffende communautaire diensten wordt momenteel gewerkt aan een plan voor een interinstitutioneel beoordelingssysteem. Een van de aspecten dat hierbij moet worden bekeken is de complexiteit van de te vertalen teksten. Aan de aanbeveling van de Rekenkamer met deze diensten in overleg te treden is reeds gehoor gegeven. Dit vindt nu plaats in het kader van het Interinstitutioneel Comité voor de beoordeling van de kwaliteit (CIEQ), waar in geval van interne kwaliteitsproblemen documenten voor advies worden ingediend.