In de verordening wordt vastgesteld op welke manieren de betekening en kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken kan worden verricht en worden duidelijke regels vastgesteld voor de verzending van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken van de ene naar de andere lidstaat in burgerlijke en handelszaken. Zij biedt minimumnormen voor de bescherming van de rechten van de verdediging en legt uniforme wettelijke voorwaarden vast voor de rechtstreekse, grensoverschrijdende betekening of kennisgeving van een stuk per post.

Thans worden er jaarlijks ongeveer 3,4 miljoen gerechtelijke procedures gevoerd in burgerlijke en handelszaken met grensoverschrijdende gevolgen. Wanneer minstens een partij in een andere lidstaat woont dan die waar het geding plaatsvindt, passen gerechten deze verordening toe, vaak meerdere keren in de loop van de procedure. De juiste werking van de verordening is onontbeerlijk om de toegang tot de rechter en een eerlijk proces voor de partijen bij de procedure te waarborgen en vertragingen en extra kosten in verband met de procedure te voorkomen. Zo wordt de niet-correcte betekening of kennisgeving van het stuk waarmee de procedure wordt ingeleid veruit het vaakst aangevoerd als grond voor de weigering vonnissen te erkennen en ten uitvoer te leggen.

Thans vinden contacten tussen de instanties die stukken verzenden en ontvangen met het oog op betekening of kennisgeving nog steeds vrijwel uitsluitend plaats in papieren vorm, wat kostbaar en inefficiënt kan zijn Ook is het in de praktijk onmogelijk om in grensoverschrijdende zaken stukken elektronisch te betekenen of ter kennis te brengen, ofschoon een aantal lidstaten die mogelijkheid op nationaal niveau heeft ingevoerd of aan het invoeren is. Dit initiatief speelt in op de behoefte het proces van betekening en kennisgeving van stukken in het buitenland te moderniseren en met name te digitaliseren. Het pakt ook een aantal andere lacunes in de verordening aan die bij de evaluatie van de werking daarvan werden vastgesteld. Deze lacunes leiden tot vertragingen en kosten voor burgers en ondernemingen alsook voor de lidstaten, tot tekortkomingen in de bescherming van procedurele rechten en tot juridische complexiteit en onzekerheid. De voornaamste problemen die zijn vastgesteld bestaan in:

·omstandigheden die leiden tot een ontoereikende kwaliteit van de documentatie van betekening en kennisgeving per post,

·de beperking of ontoegankelijkheid van rechtstreekse betekening of kennisgeving in een grensoverschrijdende context in veel lidstaten, zelfs wanneer deze binnenlands is toegestaan,

·onvoldoende duidelijkheid in de regels ter bescherming van de procedurele rechten van partijen wat betreft de vereisten op het gebied van vertaling alsook in geval van verstekvonnissen, en

·het geven van voorkeur aan fictieve of alternatieve methoden van binnenlandse betekening boven de in de verordening vastgestelde methoden.

De betrokken belanghebbenden zijn burgers en ondernemingen die partij zijn bij juridische procedures, ondernemingen die diensten verlenen, bijvoorbeeld postdiensten of diensten op het gebied van IT-advisering, overheidsinstanties en gerechtelijke instanties van de lidstaten en beoefenaars van juridische beroepen (met name rechters en advocaten).

Dit initiatief hangt nauw samen met het initiatief betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten bij bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken waarop Verordening (EG) nr. 1206/2001 van toepassing is. De beide initiatieven zijn nauw verweven met de algemene prioriteit van de Commissie inzake digitalisering en e-justitie en volgen het voorbeeld van de parallelle werkzaamheden op het gebied van het strafrecht (e-bewijs) om te zorgen voor een gelijk speelveld op het gebied van strafrecht en civiel recht. Zij bouwen voort op en profiteren van de bestaande resultaten van de wetgeving en de juridische normen van de EU (e-CODEX en de eIDAS-verordening).