MEDEDELING VAN DE COMMISSIE — RICHTSNOEREN BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES BINNEN DE EUROPESE STRUCTUUR- EN INVESTERINGSFONDSEN (ESI) — HERZIENE VERSIE

(2021/C 200/01)

Richtsnoeren betreffende vereenvoudigde kostenopties (SCO’s): Forfaitaire financiering, standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen

(in overeenstemming met de artikelen 67 en 68, artikel 68 bis en artikel 68 ter van Verordening (EU) nr. 1303/2013, artikel 14 van Verordening (EU) nr. 1304/2013 en artikel 19 van Verordening (EU) nr. 1299/2013)

Herziene uitgave naar aanleiding van de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046

DISCLAIMER: Dit is een werkdocument opgesteld door de diensten van de Commissie. Het biedt collega’s en instanties die betrokken zijn bij de bewaking, controle of uitvoering van de Europese structuur- en investeringsfondsen technische informatie, binnen de grenzen van het geldende EU-recht. Deze richtsnoeren laten de interpretatie van het Hof van Justitie en het Gerecht onverlet.

INHOUDSOPGAVE

Hoofdstuk 1 – Inleiding 6

1.1. Doel 6

1.2. Waarom vereenvoudigde kostenopties gebruiken? 6

Hoofdstuk 2 – Horizontale beginselen en toepassingsgebied 7

2.1. Wanneer vereenvoudigde kosten gebruiken? 7

2.2. Vereenvoudigde kostenopties toepassen 7

2.2.1. Het principe 7

2.2.2. Uitzondering: gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is [herzien punt naar aanleiding van de Omnibusverordening] 7

2.2.3. Toepassing in de tijd en overgangsbepalingen 10

2.3. Combinatie van opties 11

2.3.1. Algemene beginselen 11

2.3.2. Voorbeelden van combinaties 11

2.4. Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties 12

2.4.1. Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in geval van overheidsopdrachten 12

2.4.2. Gebruik van een vast percentage om directe personeelskosten in concrete acties die middels openbare aanbesteding worden uitgevoerd te berekenen 14

2.5. Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels 15

2.5.1. Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de algemene groepsvrijstellingsverordening en de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw 15

2.6. Gebruik van vereenvoudigde kostenopties bij concrete acties die netto-inkomsten genereren 16

2.6.1. Concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren (artikel 61 GB-verordening) 16

2.6.2. Concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren en waarop de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing zijn 17

2.7. Specifiek voor EFRO en ESF: kruisfinanciering 18

2.7.1. Declaratie van de acties die onder artikel 98, lid 2, van de GB-verordening vallen, in verband met de vereenvoudigde kostenopties 18

2.7.2. Voorbeelden 18

2.8. Voor het Elfpo en ETS specifieke voorschriften 19

Hoofstuk 3 – Soorten vereenvoudigde kostenopties 19

3.1. Forfaitaire financiering 19

3.1.1. Categorieën van kosten definiëren 19

3.1.2. Specifieke systemen van forfaitaire financiering om de in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschreven categorieën van kosten te berekenen 20

3.1.2.1. Berekeningsmethoden voor indirecte kosten 21

3.1.2.2. Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten 21

3.1.2.3. Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie 22

3.1.2.4. Rechtvaardiging van in de GB-verordening vastgestelde vaste percentages 23

3.1.2.5. Toepassing in de tijd 23

3.2. Standaardschalen van eenheidskosten 25

3.2.1. Algemene beginselen 25

3.2.2. Personeelskosten berekend volgens een uurtarief (artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening) 26

3.2.3. Vaststelling van subsidiabele personeelskosten met het berekende uurtarief 27

3.2.4. Personeel dat een vaste tijd per maand deeltijds aan de concrete actie werkt 28

3.2.5. Toepassing in de tijd 28

3.3. Vaste bedragen 29

3.3.1. Algemene beginselen 29

3.3.2. Bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen en toepassing in de tijd 29

3.3.3. Voorbeelden van vaste bedragen 29

3.4. Het specifieke geval van vaste percentages voor technische bijstand 30

3.4.1. Toepassingsbereik 30

3.4.2. Betalingsaanvragen en vergoedingen 31

3.4.3. Effect van het vaste percentage op de toewijzing voor technische bijstand binnen het operationele programma/plattelandsontwikkelingsprogramma 32

3.4.4. Controlespoor en gevolgen van correcties 32

Hoofdstuk 4 – Vereenvoudigde kostenopties bepalen 32

4.1. Vereenvoudigde kostenopties moeten van tevoren worden vastgesteld 33

4.2. Een eerlijke, billijke en controleerbare berekeningsmethode 33

4.2.1. Algemene beginselen 33

4.2.1.1. De methode moet eerlijk zijn 33

4.2.1.2. De methode moet billijk zijn 33

4.2.1.3. De methode moet controleerbaar zijn 33

4.2.2. Methoden in de praktijk 34

4.2.2.1. Het gebruik van “statistische” gegevens, deskundige beoordelingen of andere objectieve informatie (artikel 67, lid 5, punt a), i). 34

4.2.2.2. Het gebruik van gegevens van individuele begunstigden (artikel 67, lid 5, punt a), ii) en iii), van de GB-verordening) 34

4.3. Ontwerpbegroting 35

4.3.1. Gebruik van een ontwerpbegroting door andere fondsen als een methode om eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages vast te stellen vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening 37

4.4. Gebruik van standaardschalen van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages uit andere gebieden 37

Uit andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie 37

Artikel 67, lid 5, punt b), van de GB-verordening 37

Artikel 68, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening 38

Op basis van regelingen voor volledig door de lidstaten gefinancierde subsidies 38

Vaste percentages uit de periode 2007-2013 39

Hoe kan worden beoordeeld of soorten concrete acties en begunstigden soortgelijk zijn? 39

4.5. Gebruik van in de GB-verordening of in fondsspecifieke voorschriften vastgestelde percentages 39

4.6. Aanpassing van de vaste percentages, vaste bedragen en standaardschalen van eenheidskosten in de tijd 39

4.7. Specifieke methoden voor het bepalen van bedragen die overeenkomstig de fondsspecifieke voorschriften zijn vastgesteld 39

Hoofdstuk 5 – Gevolgen voor audit en controle 40

5.1. Behoefte aan een gemeenschappelijke audit- en controleaanpak 40

5.2. De rol van de auditautoriteit bij het ontwerp van SCO’s 40

5.3. Algemene beheersverificaties en auditaanpak 40

5.3.1 Verificatie van de correcte vaststelling van de berekenings-methode voor de vereenvoudigde kostenoptie 41

5.3.2. Verificatie van de correcte toepassing van de methode 41

5.3.2.1. Verificatie van de correcte toepassing van de vaste percentages 42

5.3.2.2. Verificatie van de correctie toepassing van de standaardschalen van eenheidskosten 42

5.3.2.3. Verificatie van de correcte toepassing van de vaste bedragen 43

5.3.2.4. Verificatie in geval van een combinatie van opties binnen dezelfde concrete actie 43

5.3.3. Potentiële fouten of onregelmatigheden in verband met het gebruik van SCO’s 43

Bijlage I – Voorbeelden van vereenvoudigde kostenopties 45

Bijlage II – Voorbeeld van de verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels 51

Bijlage III – Vereenvoudigde kostenopties (SCO) en voor Elfpo specifieke maatregelen 54

Bijlage IV – Vereenvoudigde kostenopties (SCO’s) en voor het EFMZV specifieke maatregelen 60

HOOFDSTUK 1

Inleiding

1.1. Doel

Dit document verschaft technische richtsnoeren betreffende kosten die op basis van een vast percentage, vaste bedragen en standaardschalen van eenheidskosten (“vereenvoudigde kostenopties”) worden gedeclareerd. Deze richtsnoeren zijn van toepassing op de ESI-fondsen en hebben tot doel goede praktijken te delen teneinde de lidstaten aan te moedigen deze te gebruiken. In dit document komen de mogelijkheden aan bod waarin het wettelijke kader van de ESI-fondsen voorziet voor de programmeringsperiode 2014-2020.

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (“Omnibusverordening”) op 2 augustus 2018 wordt in deze herziene versie van de richtsnoeren rekening gehouden met de wijzigingen in Verordening (EU) nr. 1303/2013 (2) (verordening gemeenschappelijke bepalingen — “GB-verordening”) en Verordening (EU) nr. 1304/2013 (3) (verordening betreffende het Europees Sociaal Fonds — “ESF-verordening”) die door de Omnibusverordening werden geïntroduceerd. Met deze wijzigingen wordt voortgebouwd op de in 2014 geïntroduceerde mogelijkheden en worden deze verder uitgebreid, waarbij rekening wordt gehouden met de aanbevelingen van de Groep op hoog niveau Vereenvoudiging (4). Ook wordt met deze wijzigingen een aantal mogelijkheden uitgebreid die eerder in fondsspecifieke verordeningen alleen voor alle ESI-fondsen waren vastgesteld.

Deze herziene richtsnoeren bieden tevens verdere verduidelijkingen op basis van vragen die lidstaten en belanghebbenden tijdens de huidige programmeringsperiode hebben gesteld.

Deze richtsnoeren hebben geen betrekking op gezamenlijk actieplannen, vereenvoudigde kostenopties die in het kader van artikel 14, lid 1, van de ESF-verordening (5) worden gebruikt, of financiering die geen verband houdt met de in artikel 67, lid 1, punt e), van de GB-verordening bedoelde kosten.

1.2. Waarom vereenvoudigde kostenopties gebruiken?

Bij vereenvoudigde kostenopties (simplified cost options, SCO’s) worden de subsidiabele kosten van een concrete actie berekend volgens een vooraf bepaalde methode gebaseerd op outputs, resultaten of bepaalde andere van tevoren duidelijk omschreven kosten, hetzij op basis van een bedrag per eenheid, hetzij door een percentage toe te passen. Vereenvoudigde kostenopties zijn derhalve een alternatieve methode om de subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, in tegenstelling tot de traditionele methode: berekening op basis van de werkelijk gemaakte en betaalde kosten (artikel 67, lid 1, punt a, van de GB-verordening (“werkelijke kosten”)). Bij vereenvoudigde kostenopties is het niet meer nodig voor elke euro aan medegefinancierde uitgaven over individuele ondersteunende documenten te beschikken: dit is het grootste voordeel van vereenvoudigde kostenopties omdat het de administratieve last in belangrijke mate beperkt.

Door het gebruik van vereenvoudigde kostenopties kunnen de inzet van personeel en de administratieve inspanningen voor het beheer van de ESI-fondsen ook op de verwezenlijking van beleidsdoelen worden toegespitst omdat er minder middelen nodig zijn voor het verzamelen en controleren van (financiële) documenten.

Dankzij de vereenvoudiging van het beheerproces zullen ook kleine begunstigden gemakkelijker toegang krijgen tot de ESI-fondsen (6) (ESF, EFRO, Elfpo, EFMZV, CF).

Ten slotte dragen vereenvoudigde kostenopties ook bij aan een doeltreffender en correcter gebruik van de ESI-fondsen (lager foutenpercentage). Jarenlang heeft de Europese Rekenkamer de Commissie herhaaldelijk aanbevolen om het gebruik van vereenvoudigde kostenopties aan te moedigen en uit te breiden, vooral omdat ze minder foutgevoelig zijn. De Rekenkamer heeft in zijn jaarverslag van 2017 (7) opgemerkt dat in de afgelopen vijf jaar voor 135 van de 1 437 gecontroleerde verrichtingen SCO’s zijn gebruikt. Daarbij werden geen kwantificeerbare fouten gevonden, op basis waarvan de Rekenkamer heeft geconcludeerd dat projecten waarvoor SCO’s worden gebruikt minder foutgevoelig zijn dan projecten waarbij van werkelijke kosten wordt uitgegaan (8). Bovendien heeft de Rekenkamer naar aanleiding van zijn speciaal verslag 2018 “Nieuwe opties voor de financiering van projecten voor plattelandsontwikkeling” geconcludeerd dat SCO’s tot aanzienlijke vereenvoudiging leiden en de administratieve lasten voor zowel de begunstigden als de autoriteiten van de lidstaten verminderen (9).

HOOFDSTUK 2

Horizontale beginselen en toepassingsgebied

2.1. Wanneer vereenvoudigde kosten gebruiken?

Vereenvoudigde kosten mogen alleen worden gebruikt voor concrete acties die worden gefinancierd door middel van subsidies en terugvorderbare bijstand (artikel 67, lid 1, van de GB-verordening).

Naast de gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is, wordt het aanbevolen om van vereenvoudigde kosten gebruik te maken in één of meer van de volgende omstandigheden:

— als de lidstaten willen dat het beheer van de ESI-fondsen meer op outputs en het halen van resultaten dan op inputs wordt toegespitst;

— als werkelijke kosten moeilijk te controleren zijn (veel ondersteunende documenten voor kleine bedragen met geen of geringe afzonderlijke impact op de verwachte output van de concrete acties, ingewikkelde verdeelsleutels enz.);

— als er betrouwbare gegevens over de financiële en kwantitatieve uitvoering van concrete acties beschikbaar zijn (10);

— eenvoudiger documentenbeheer;

— de concrete acties behoren tot een standaardkader;

— als er voor soortgelijke concrete acties en begunstigden al SCO-methoden bestaan binnen een op nationaal niveau gefinancierde regeling of in het kader van een ander EU-instrument.

NB Vereenvoudigde kostenopties kunnen niet worden gebruikt indien de steun voor een concrete actie wordt verleend in de vorm van een financieringsinstrument of een prijs. Indien de vorm van steun voor een concrete actie echter een combinatie van een subsidie of terugvorderbare bijstand en een financieringsinstrument of prijs is, kunnen vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt voor het deel van de steun dat wordt verleend in de vorm van een subsidie of terugvorderbare bijstand. Behoudens bepaalde uitzonderingen zijn vereenvoudigde kostenopties niet relevant voor concrete acties die de begunstigden door middel van aanbesteding uitvoeren.

2.2. Vereenvoudigde kostenopties toepassen

2.2.1. Het principe

Met uitzondering van concrete acties die binnen het toepassingsgebied van artikel 67, lid 2 bis van de GB-verordening (11) vallen, zijn de lidstaten niet verplicht om vereenvoudigde kostenopties te gebruiken. De managementautoriteit, of het toezichtcomité voor de ETS-programma’s, kan besluiten om dat gebruik facultatief of verplicht te maken voor alle of bepaalde categorieën van projecten en activiteiten en voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van een concrete actie. Teneinde eerbiediging van de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van begunstigden te waarborgen, moet het toepassingsgebied van de toe te passen vereenvoudigde kostenopties, d.w.z. de categorie projecten en activiteiten waarvoor ze beschikbaar zullen zijn, in de oproep tot het indienen van voorstellen worden vastgesteld en gepubliceerd.

2.2.2. Uitzondering: gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is [herzien punt naar aanleiding van de Omnibusverordening]

In artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening is bepaald dat concrete ESF- en EFRO-acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt de vorm aannemen van kosten per eenheid, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties is derhalve verplicht.

Deze bepaling heeft tot doel controles van werkelijke kosten te beperken die niet kostenefficiënt zouden zijn gezien de lage waarde van deze concrete acties.

Het bedrag van 100 000 EUR moet worden beschouwd als het maximum aan overheidssteun dat aan de begunstigde zal worden betaald, zoals gespecificeerd in het document waarin de voorwaarden voor de steun aan de begunstigde worden vastgesteld (EFRO en ESF + overeenkomstige nationale overheidsfinanciering die aan de begunstigde zal worden betaald als het maximumbedrag dat in de subsidieovereenkomst of desgevallend het subsidiebesluit is vastgelegd). Het omvat noch de eventuele overheidsbijdrage door de begunstigde noch de toelagen of lonen die door een derde partij ten behoeve van de deelnemers aan een concrete actie worden uitbetaald. Alleen de geprogrammeerde overheidssteun bepaalt of artikel 67, lid 2 bis, moet worden toegepast).

Indien een concrete actie steun ontvangt uit zowel het EFRO als het ESF, wordt het bedrag van de steun uit de beide fondsen meegenomen in de berekening van de “overheidssteun” voor de concrete actie. Indien het totale bedrag van de overheidssteun niet meer dan 100 000 EUR bedraagt, is de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties bovendien van toepassing op de steun die uit elk fonds wordt verleend (d.w.z. uit het EFRO en het ESF).

Bijvoorbeeld: De ontwerpbegroting van een overheidsinstantie voor een concrete actie met een totale subsidiabele kostprijs van 105 000 EUR ziet er als volgt uit: (EUR) Nationale overheidsfinanciering 20 000 ESF 22 500 EFRO 22 500 Eigen financiering 25 000 Toelagen aan de deelnemers betaald door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening 15 000 Totaal financieringsplan 105 000 Ondanks de totale subsidiabele kosten van 105 000 EUR valt deze concrete actie nog steeds onder de categorie concrete acties waarvoor het gebruik van vereenvoudigde kosten verplicht is. De uit de beide fondsen verleende steun en de nationale overheidsfinanciering worden meegerekend voor het berekenen van de overheidssteun voor de concrete actie. De eigen financiering (25 000 EUR) van een overheidsinstantie wordt buiten beschouwing gelaten bij de bepaling van de aan de begunstigde betaalde overheidssteun. De toelagen voor de deelnemers die door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening worden betaald (15 000 EUR), worden evenmin meegeteld, aangezien ze door een derde partij aan de deelnemers worden betaald. Daarom is de overheidssteun gelijk aan 45 000 EUR (EFRO+ESF) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, wat minder is dan de drempel van 100 000 EUR.

Er zijn twee uitzonderingen op deze verplichting:

— Een concrete actie, of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie, die uitsluitend door middel van de overheidsopdrachten voor werken, goederen of diensten wordt uitgevoerd (zie de eerste zin van artikel 67, lid 4, van de GB-verordening).

— Concrete acties die in het kader van staatssteun steun ontvangen die geen de-minimissteun vormt (12) (zie de eerste alinea van artikel 67, lid 2 bis).

Wanneer de verplichting om gebruik te maken van SCO’s geldt, houdt deze verband met het totaal van de subsidiabele uitgaven voor de concrete actie, met twee uitzonderingen op grond van de tweede en derde alinea van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening:

(1) De kostencategorieën waarop een vast percentage van toepassing is. Deze kostencategorieën waarop een vast percentage van toepassing is, kunnen worden berekend op basis van de werkelijke kosten (bv. indien het in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 15 % voor indirecte kosten wordt gebruikt, kunnen de subsidiabele directe personeelskosten op basis van de werkelijke kosten worden gedeclareerd).

(2) Toelagen en lonen die aan deelnemers worden betaald indien het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 40 % wordt gebruikt (13).

Indien het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 40 % wordt gebruikt, kunnen aan deelnemers betaalde toelagen en lonen (extra subsidiabele kosten die niet in het vaste percentage zijn opgenomen) ook worden vergoed op basis van werkelijke kosten.

NB voor het ESF: Voordat de Omnibusverordening in werking trad, was het gebruik van vereenvoudigde kostenopties al verplicht voor kleine concrete acties die door het ESF werden ondersteund. In ex artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening was bepaald dat voor subsidies of terugvorderbare bijstand voor concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedroeg, verplicht gebruik van vereenvoudigde kostenopties moest worden gemaakt, behalve voor concrete acties die steun ontvangen in het kader van een staatssteunregeling.

Hoewel deze bepaling bij de Omnibusverordening werd geschrapt, blijft deze bepaling van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werden gepubliceerd (14).

De verplichting krachtens artikel 14, lid 4 verschilt op de volgende punten van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening:

1) concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt, worden vrijgesteld van de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties (15);

2) lonen en aan deelnemers betaalde toelagen kunnen niet op basis van werkelijke kosten worden gedeclareerd wanneer het in artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening vastgestelde vaste percentage van 40 % wordt gebruikt (aangezien ze niet bovenop die kosten kunnen worden gedeclareerd);

3) alleen de ESF-steun en de overeenkomstige nationale financiering die aan de begunstigde moet worden betaald zoals gespecificeerd in de overeenkomst worden in aanmerking genomen voor de berekening van de drempel van 50 000 EUR (aangezien artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening alleen op het ESF van toepassing is).

Kort samengevat: belangrijke wijzigingen betreffende het verplichte gebruik van SCO’s die bij de Omnibusverordening zijn ingevoerd:

1) de verplichting om gebruik te maken van SCO’s is uitgebreid naar ondersteuning door het EFRO. Met de invoering van een nieuw lid 2 bis in artikel 67 van de GB-verordening dat zowel op het EFRO als op het ESF van toepassing is, werd artikel 14 lid 4, van de ESF-verordening overbodig en derhalve geschrapt;

2) de drempel is verhoogd van 50 000 EUR naar 100 000 EUR;

3) voor concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt, geldt nu de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties.

2.2.3. Toepassing in de tijd en overgangsbepalingen

Artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening is alleen van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die gepubliceerd zijn na de datum waarop de Omnibusverordening in werking is getreden (d.w.z. vanaf 2 augustus 2018). Het is niet van toepassing op concrete acties die worden ondersteund in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór die datum zijn gepubliceerd, zelfs als het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld (bv. het financieringsbesluit/de subsidieovereenkomst) na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening wordt uitgegeven. Concrete acties die buiten de reikwijdte van een oproep tot het indienen van voorstellen worden ondersteund (bv. door onderhandse gunning) moeten aan de eisen van artikel 67 lid 2 bis, van de GB-verordening voldoen als de subsidieovereenkomst of het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld na 2 augustus 2018 is ondertekend.

Overeenkomstig artikel 152, lid 7, van de GB-verordening kan de managementautoriteit of het toezichtcomité voor het ETS-programma besluiten om vanaf 2 augustus 2018 voor een periode van maximaal twaalf maanden geen verplichte SCO’s toe te passen. Deze periode kan worden verlengd met een periode die de managementautoriteit (toezichtcomité voor ETS-programma’s) passend acht indien van de verplichte toepassing van SCO’s wordt verwacht dat die onevenredige administratieve belasting meebrengt.

Deze in artikel 152, lid 7, van de GB-verordening vastgestelde overgangsbepalingen zijn niet van toepassing op subsidies en terugvorderbare bijstand uit het ESF waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt. Dit komt omdat voor concrete acties die uit het ESF worden ondersteund met overheidssteun die niet meer dan 50 000 EUR bedraagt reeds vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening de verplichting om vereenvoudigde kostenopties te gebruiken gold (artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening).

Derhalve is vanaf de inwerkingtreding van de Omnibusverordening op door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening van toepassing (d.w.z. op oproepen tot het indienen van voorstellen die vanaf de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd).

Dit heeft grote gevolgen indien de steun uit het ESF de-minimissteun vormt.

Overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening geldt voor concrete acties waarvoor de steun de-minimissteun vormt niet de verplichting om gebruik te maken van vereenvoudigde kostenopties. Artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening bevat echter alleen een uitzondering voor concrete acties die steun ontvangen in het kader van staatssteun die geen de-minimissteun vormt. Dit houdt in dat door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun vóór 2 augustus 2018 niet meer dan 50 000 EUR bedroeg en vanaf 2 augustus 2018 niet meer dan 100 000 EUR bedraagt en de-minimissteun vormt, niet langer zijn vrijgesteld van de verplichting om gebruik te maken van SCO’s. Ten slotte kan de mogelijkheid om de toepassing van artikel 67, lid 2 bis, van de GB-verordening uit te stellen overeenkomstig artikel 152, lid 7, laatste alinea, van de GB-verordening niet worden gebruikt voor door het ESF ondersteunde concrete acties waarvoor de overheidssteun niet meer dan 50 000 EUR bedraagt.

Op concrete acties en projecten die worden geselecteerd in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd is artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening van toepassing. Door het ESF ondersteunde concrete acties die overheidssteun (van niet meer dan 50 000 EUR) ontvangen, zijn onderworpen aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, maar concrete acties die steun in de vorm van staatssteun (waaronder de-minimissteun) ontvangen, zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Andere gevolgen van de Omnibusverordening Gezamenlijke steun uit het ESF en het EFRO Indien een concrete actie uit zowel het ESF als het EFRO wordt gesteund en deze actie geselecteerd wordt in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werd gepubliceerd: voor de bepaling van het bereiken van de drempel voor de verplichting om gebruik te maken van SCO’s wordt niet de steun uit het EFRO in aanmerking genomen, maar alleen de steun uit het ESF en de overeenkomstige nationale overheidssteun. Alleen het deel van de concrete actie dat door het ESF (en de overeenkomstige nationale overheidssteun) wordt ondersteund, is onderhevig aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, aangezien artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening alleen van toepassing was op het ESF en er geen bepaling was die vereiste dat de steun uit het EFRO voor een dergelijke concrete actie de vorm van SCO’s aanneemt. Voor concrete acties en projecten in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd wordt de steun uit zowel het ESF als het EFRO meegenomen in de berekening van de overheidssteun, tenzij de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor de ETS-programma’s) gebruik maakt van de overgangsbepalingen. Kruisfinanciering In gevallen van kruisfinanciering overeenkomstig artikel 98, lid 2, van de GB-verordening, bijvoorbeeld voor concrete acties die worden ondersteund door het ESF — d.w.z dat het ESF wordt gebruikt om ook steun te verlenen aan uitgaven die in het kader van het EFRO subsidiabel zijn —, worden het gehele bedrag aan steun uit het ESF en de overeenkomstige nationale overheidssteun in aanmerking genomen om te bepalen of voor het bedrag aan overheidssteun de verplichting om gebruik te maken van SCO’s geldt (aangezien het overheidssteun betreft voor een concrete actie die niet door het EFRO, maar alleen door het ESF wordt ondersteund). Concrete acties en projecten in het kader van oproepen tot het indienen van voorstellen die vóór de inwerkingtreding van de Omnibusverordening zijn gepubliceerd, moeten worden beoordeeld in het licht van artikel 14, lid 4, van de ESF-verordening (16). Hoewel het gehele bedrag dat uit het ESF wordt verleend en de overeenkomstige nationale overheidsfinanciering in aanmerking worden genomen om te bepalen of de concrete actie op grond van deze bepaling onderhevig is aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s, is de verplichting alleen van toepassing op het deel van de steun waarvoor de regels van het ESF gelden, d.w.z. dat het deel van de steun waarvoor de regels voor het EFRO gelden niet onderhevig is aan de verplichting om gebruik te maken van SCO’s. Voor concrete acties en projecten die worden ondersteund in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen die na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening werd gepubliceerd moet voor het deel van de steun waarvoor de regels voor het EFRO gelden ook verplicht gebruik worden gemaakt van vereenvoudigde kostenopties indien de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor ETS-programma’s) de overgangsbepalingen in artikel 152, lid 7, van de GB-verordening niet heeft toegepast.

2.3. Combinatie van opties

2.3.1. Algemene beginselen

Artikel 67, lid 1, van de GB-verordening biedt de managementautoriteit de mogelijkheid uit vijf opties te kiezen voor het beheer van door de ESI-fondsen medegefinancierde subsidies en terugvorderbare bijstand.

In overeenstemming met artikel 67, lid 3, van de GB-verordening kunnen deze opties alleen in de volgende gevallen worden gecombineerd, om dubbele financiering van dezelfde kosten te voorkomen:

1) ze moeten elk verschillende categorieën van subsidiabele kosten dekken, of

2) ze moeten worden gebruikt voor verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie, of

3) ze moeten worden gebruikt voor opeenvolgende fasen van een concrete actie.

2.3.2. Voorbeelden van combinaties

Voorbeeld 1: Financiering van verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie (ESF) Voorbeeld van een actie waarbij een opleidingsproject voor werkloze jongeren wordt gevolgd door een seminar voor mogelijke werkgevers in de regio: De kosten in verband met de opleiding kunnen worden betaald op basis van standaardschalen van eenheidskosten (bijvoorbeeld 1 000 EUR/opleidingsdag). Het seminar zal worden betaald op basis van vaste bedragen. Omdat er sprake is van twee verschillende projecten binnen dezelfde concrete actie, bestaat er geen risico van dubbele financiering voor zover de projectkosten duidelijk worden gescheiden.

Voorbeeld 2: Opeenvolgende fasen van een concrete actie (ESF) — overeenkomstig artikel 67, lid 3, van de GB-verordening Voorbeeld van een reeds gestarte concrete actie die op basis van werkelijke kosten wordt beheerd en die de managementautoriteit in de toekomst op basis van vereenvoudigde kosten wil beheren. De twee fasen moeten duidelijk worden omschreven. De eerste fase kan tot een bepaalde datum op basis van de werkelijke kosten worden berekend. De tweede fase, voor toekomstige uitgaven, kan bijvoorbeeld op basis van een standaardschaal van een eenheidskost worden berekend, mits de eenheidskost geen eerder gefinancierde uitgaven dekt. Als voor deze mogelijkheid wordt gekozen, moet ze gelden voor alle begunstigden die zich in dezelfde situatie bevinden (transparantie en gelijke behandeling). De keuze kan een zekere administratieve werklast met zich meebrengen, omdat het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld, moet worden gewijzigd, als dit niet vooraf was voorzien. De autoriteiten van de lidstaat moeten voor iedere fase een gedetailleerde beschrijving van de concrete actie opstellen. De concrete actie moet in minstens twee aparte, identificeerbare financiële en in het ideale geval fysieke of ontwikkelingsfasen worden verdeeld, die met de betrokken fasen overeenkomen. Dit moet worden gedaan om een transparante uitvoering en monitoring te garanderen en de controles te vergemakkelijken.

Voorbeeld 3: Verschillende categorieën van subsidiabele kosten (ESF) Voorbeeld van een opleiding waarbij een combinatie wordt gebruikt van: — een standaardschaal van eenheidskosten voor de lonen van de opleiders, bijvoorbeeld 450 EUR per dag; — werkelijke kosten: ruimte gehuurd = 800 EUR/maand volgens de huurovereenkomst gedurende twaalf maanden; — een vast percentage voor de indirecte kosten, bijvoorbeeld 10 % van de directe kosten. Aan het eind van de opleiding zal de subsidie worden betaald op grond van de volgende berekening, ervan uitgaande dat er 200 opleidingsdagen zijn gerechtvaardigd: Directe kosten (type 1 (17)): — lonen van de opleiders 200 dagen × 450 EUR = 90 000 EUR — opleidingsruimte: 12 maanden × 800 EUR = 9 600 EUR — subtotaal directe kosten: 99 600 EUR Indirecte kosten (type 2): 10 % van de directe kosten = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Subsidiabele uitgaven: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR In dit geval gaat het om verschillende categorieën van kosten: lonen van opleiders, huurkosten voor de opleidingsruimte, indirecte kosten. Om te kunnen controleren dat er geen dubbele financiering plaatsvindt, moeten de autoriteiten ervoor zorgen dat de standaardschalen van eenheidskosten geen betrekking hebben op kosten die verband houden met de huur van de ruimte of met de indirecte kosten (bijvoorbeeld de salarissen van administratief medewerkers of van een accountant). Omgekeerd geldt hetzelfde voor de definitie van indirecte kosten, die geen betrekking mogen hebben op kosten die door de standaardschalen van eenheidskosten worden gedekt, of op de werkelijke kosten van het huren van ruimte. Als er een risico van overlapping bestaat of als het onmogelijk is om aan te tonen dat er geen overlappingen zijn, moet de managementautoriteit de meest geschikte optie kiezen om (elk risico van) dubbele financiering te voorkomen.

2.4. Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

2.4.1. Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in geval van overheidsopdrachten

Overeenkomstig artikel 67, lid 4, eerste zin, van de GB-verordening, indien een concrete actie als bedoeld in artikel 2, lid 9, van de GB-verordening of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie (die zelf wordt ondersteund in de vorm van een subsidie of terugvorderbare bijstand) uitsluitend door de begunstigde wordt uitgevoerd middels de aanbesteding van werken, goederen of diensten, mag geen gebruik van vereenvoudigde kostenopties worden gemaakt. Overeenkomstig artikel 67, lid 4, tweede zin, indien de openbare aanbesteding in het kader van een concrete actie of een project dat deel uitmaakt van een concrete actie slechts betrekking heeft op een aantal kostencategorieën, kunnen vereenvoudigde kostenopties worden toegepast “voor de volledige concrete actie of het project dat deel uitmaakt van een concrete actie”. Deze zin werd bij de Omnibusverordening geïntroduceerd om de vorige tekst van artikel 67, lid 4, van de GB-verordening te verduidelijken. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat voor gevallen waarin in het kader van een project of concrete actie bepaalde goederen of diensten via openbare aanbesteding zijn uitbesteed, SCO’s kunnen worden gebruikt om alle kosten van de concrete actie te berekenen, met inbegrip van de kosten die aan openbare aanbesteding onderhevig waren.

Onder concrete acties “die worden uitgevoerd na openbare aanbestedingsprocedures” verstaat de Commissie concrete acties die worden uitgevoerd na de plaatsing van overheidsopdrachten in overeenstemming met Richtlijn 2004/18/EG (inclusief bijlagen), Richtlijn 2009/81/EG en Richtlijn 2014/24/EU, waarbij Richtlijn 2004/18/EG wordt ingetrokken, of geplaatste overheidsopdrachten die onder de drempel van diezelfde richtlijnen blijven.

Of een concrete actie of project al dan niet uitsluitend middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd hangt af van de omvang van een concrete actie of project, zoals gedefinieerd door de lidstaten.

Om dit te kunnen beoordelen, moeten de projecten waaruit de concrete actie bestaat op het laagst mogelijke niveau wordt vastgesteld. Indien de overheidsopdracht alle kostencategorieën van een project dekt, kunnen op dat project geen vereenvoudigde kostenopties worden toegepast.

In sommige gevallen besteedt een begunstigde een concrete actie of project vrijwel helemaal of voor het grootste gedeelte uit door middel van openbare aanbesteding, waarbij de begunstigde misschien alleen verantwoordelijk blijft voor activiteiten die verband houden met ”projectbeheer” of “communicatie”. In dat soort gevallen is het duidelijk dat de concrete actie of het project niet “uitsluitend” middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd en kunnen vereenvoudigde kosten op het gehele project of de gehele concrete actie worden toegepast. Wanneer het grootste deel van het project middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd, zou het bedenken van een SCO voor categorieën van kosten die onder een aanbesteding vallen in de praktijk echter geen doeltreffende manier om hulpmiddelen te gebruiken kunnen zijn, aangezien de meeste kosten al onder de aanbesteding vallen. Hoewel het niet wordt aangeraden, is het voor managementautoriteiten echter wel een goede manier om de beoordelen of er voor het hele project vereenvoudigde kosten moeten worden gebruikt als het project niet uitsluitend middels openbare aanbesteding wordt uitgevoerd.

Voorbeeld (ESF): Er wordt een subsidie van 20 000 000 EUR toegekend aan een openbare dienst voor arbeidsvoorziening (“begunstigde”) om twee jaar lang de re-integratie van 5 000 langdurig werklozen te organiseren (“de concrete actie”): deze concrete actie zal via verschillende projecten worden uitgevoerd: 7 000 000 EUR individuele ondersteuningsprojecten die intern worden uitgevoerd, opleidingsprojecten die voor 5 000 000 EUR intern door de begunstigde worden uitgevoerd en voor de rest (8 000 000 EUR) uitsluitend via openbare aanbestedingen worden uitbesteed. Aangezien de begunstigde een openbare entiteit is, zullen de opleidingsinstellingen voor de uitbestede projecten uitsluitend door middel van openbare aanbestedingsprocedures moeten worden geselecteerd en kunnen de vereenvoudigde kostenopties niet worden gebruikt voor deze projecten die deel uitmaken van de concrete actie. Vereenvoudigde kostenopties kunnen alleen worden gebruikt voor een bedrag van 12 000 000 EUR. Voor de opleidingsprojecten die de begunstigde zelf uitvoert, wordt geaccepteerd dat enkele kostenposten via openbare aanbesteding worden uitbesteed en in de vereenvoudigde kostenopties worden meegenomen (zoals externe deskundigen, schoonmaakdiensten enz.).

Voorbeeld (EFRO): Een gemeentebestuur ontvangt subsidies ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg. Hiervoor moet de gemeente een openbare aanbesteding uitschrijven voor een contract met een waarde van naar schatting 700 000 EUR. Daarnaast maakt het gemeentebestuur ook bepaalde gerelateerde kosten ten bedrage van 300 000 EUR (onteigeningen, kosten van geschillen (18), bewaking van de voortgang op de werf, door eigen medewerkers uitgevoerde milieueffectstudies, campagnes, tests voor de oplevering van de weg enz.). Op het bedrag van 300 000 EUR aan directe kosten, en voor zover deze kosten subsidiabel zijn op grond van de bepalingen van de lidstaten en de Unie, kunnen de vereenvoudigde kostenopties (bijvoorbeeld indirecte kosten gedeclareerd op basis van een vast percentage) van toepassing zijn.

Voorbeeld (EFRO): Een begunstigde (gemeentebestuur) ontvangt een subsidie ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR aan subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg.

Voor deze concrete actie die niet uitsluitend via openbare aanbesteding wordt uitgevoerd, wil de managementautoriteit gebruikmaken van artikel 68, lid 1, punt b), van de GB-verordening om de indirecte kosten te berekenen. De managementautoriteit wil echter de impact van het inzetten van personeel van onderaannemers op de omvang van de indirecte kosten verzachten. Zij beslist om de directe personeelskosten van het personeel van de onderaannemers niet mee te rekenen bij de directe personeelskosten die forfaitair worden gedeclareerd.

De ontwerpbegroting voor de concrete actie ziet er als volgt uit:

Project 1: werk (openbare aanbestedingsprocedure) 700 000 EUR Project 2: andere kosten: 298 500 EUR Directe personeelskosten 50 000 EUR Waarvan directe personeelskosten voor personeel van onderaannemers 10 000 EUR Andere directe kosten 242 500 EUR Indirecte kosten (Directe personeelskosten – directe personeelskosten voor personeel van onderaannemers) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Totale gedeclareerde kosten 998 500 EUR

Wanneer concrete acties door middel van openbare aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd, is de prijs in de aankondiging van een opdracht per definitie een eenheidskost die of een vast bedrag dat de basis vormt van de betalingen die de begunstigde aan de contractant verricht. Voor de toepassing van artikel 67 van de GB-verordening vormen de kosten die door de begunstigde op basis van in het kader van een openbare aanbestedingsprocedure vastgestelde bedragen worden bepaald en betaald reële kosten die werkelijk zijn gemaakt en betaald, op grond van artikel 67, lid 1, punt a), van de GB-verordening (19).

Voorbeeld (ESF): Als een begunstigde een opleiding door middel van een openbare aanbesteding uitvoert, is het mogelijk dat de begunstigde in de aanbesteding de inschrijvers vraagt om een prijsofferte te maken per deelnemer die aan het einde van de opleiding een diploma behaalt. De voorwaarden van de aanbesteding kunnen dus als volgt luiden: één deelnemer met diploma = 1 000 EUR. Als aan het einde van de opleiding tien deelnemers een diploma behalen, kan de begunstigde 10 000 EUR subsidiabele uitgaven aan de managementautoriteit declareren. Deze 10 000 EUR zullen als op werkelijke kosten gebaseerd worden beschouwd. Daarom zal de controle of audit van deze uitgaven bestaan uit een verificatie van de aanbestedingsprocedure en van de naleving van de opdrachtvoorwaarden (in dit voorbeeld, of er bewijs is dat er voor elke betaalde eenheidskost een deelnemer een diploma heeft behaald). De onderliggende kosten van de opleiding (huur van faciliteiten, personeelskosten enz.) zullen niet worden gecontroleerd, aangezien de opdracht niet in een vergoeding op die basis voorziet.

2.4.2. Gebruik van een vast percentage om directe personeelskosten in concrete acties die middels openbare aanbesteding worden uitgevoerd te berekenen

Zoals bepaald in artikel 68 bis van de GB-verordening hoeft voor de berekening van de directe personeelskosten van een concrete actie als een vast percentage van maximaal 20 % van de andere directe kosten dan de personeelskosten niet te worden berekend welke methode van toepassing is, tenzij de concrete actie overheidsopdrachten voor werken omvat die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijden. Dit houdt in dat als de directe kosten van de concrete actie zelfs maar gedeeltelijk onder een overheidsopdracht voor werken die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijdt vallen, het in de verordening vastgestelde vaste percentage van 20 % kan worden gebruikt, maar dat daarvoor wel een methode moet worden vastgesteld om het toepasselijke percentage te bepalen.

2.5. Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

Er moet worden benadrukt dat de staatssteunregels die in het Verdrag zijn vastgelegd, algemeen toepasselijk zijn. Overeenkomstig artikel 6 van de GB-verordening moeten concrete acties bovendien in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht van de Unie en het nationale recht betreffende de toepassing hiervan. Dit is inclusief naleving van de staatssteunregels. Wanneer financiering staatssteun vormt in de zin van artikel 107 VWEU, moeten deze regels derhalve in acht worden genomen bij de berekening en het beheer van de vereenvoudigde kostenopties uit artikel 67 van de GB-verordening. Managementautoriteiten moeten er daarom voor zorgen dat de categorieën van kosten waarvoor vereenvoudigde kostenopties worden vastgesteld zowel volgens de regels voor de ESI-fondsen als volgens de staatssteunregels subsidiabel zijn. Ze moeten er tevens op toezien dat de in de staatssteunregels vastgestelde maximale steunintensiteit wordt nageleefd.

Groepsvrijstellingsverordeningen, d.w.z. Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie (20) (de algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV)), Verordening (EU) nr. 702/2014 (de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw (GVVL)), Verordening (EU) nr. 1388/2014 (de groepsvrijstellingsverordening voor de visserij (GVVV)), voorzien in vrijstellingen van de verplichting voor lidstaten om steunregelingen en ad-hocsteun aan te melden die aan de daarin vastgestelde voorwaarden voldoen.

Er moet echter worden opgemerkt dat niet alle door overheidsinstanties verleende steun onder staatssteunregels vallen. Allereerst moet worden beoordeeld of de aan een concrete actie verleende steun in de zin van artikel 107, lid 1, VWEU als staatssteun wordt beschouwd. Meer informatie over het begrip “staatssteun” is te vinden in de mededeling van de Commissie (21) waarin zij heeft uiteengezet hoe artikel 107, lid 1, van het Verdrag moet worden toegepast, zoals geïnterpreteerd door het Hof van Justitie en het Gerecht. Ook de bepalingen van verordeningen (22) betreffende de-minimissteun moeten in aanmerking worden genomen. Steun die de-minimissteun vormt, vormt in de zin van artikel 107 van het Verdrag geen staatssteun. Indien een uit de ESI-fondsen gefinancierde concrete actie binnen het toepassingsgebied van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun valt, houdt dit derhalve in dat de bijdrage uit de ESI-fondsen geen staatssteun vormt. In geval van de-minimissteun is het daarom niet nodig om de verenigbaarheid met staatssteunregels te beoordelen, maar alleen die in verband met de ESI-fondsen en de voorwaarden om de steun als de-minimissteun te beschouwen.

Een concrete actie valt onder de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun indien aan de (in die verordening vastgestelde) voorwaarden wordt voldaan.

1) De verleende steun valt binnen het toepassingsgebied van artikel 1 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun.

2) De verleende steun neemt de in artikel 3 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde plafonds in acht.

3) De verleende steun voldoet aan de in artikel 4 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde eisen met betrekking tot de berekening van het brutosubsidie-equivalent.

4) De verleende steun voldoet aan de in artikel 5 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde cumulatieregels.

5) De verleende steun voldoet aan de in artikel 6 van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun vastgestelde monitoringverplichting.

2.5.1. Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de algemene groepsvrijstellingsverordening en de groepsvrijstellingsverordening voor de landbouw

De controle van de verenigbaarheid van uit ESI-fondsen ondersteunde concrete acties met de AGVV en de GVVL moet uit de volgende stappen bestaan:

— Subsidiabiliteit van kosten in het kader van de AGVV en de GVVL en de regels voor de ESI-fondsen Wanneer de managementautoriteit steun wil verlenen die als staatssteun wordt beschouwd, moeten eerst de voorwaarden voor het verlenen van de steun worden gecontroleerd volgens de desbetreffende steuncategorie/vrijstellingsbepaling in het kader van de AGVV of de GVVL. Vervolgens moet de managementautoriteit nagaan of de voor een concrete actie voorziene kosten subsidiabel zijn in het kader van deze steuncategorie, op basis van de desbetreffende vrijstellingsbepalingen krachtens de AGVV of de GVVL, en de regels van de ESI-fondsen. In dat opzicht staan artikel 7, lid 1, van de AGVV en artikel 7, lid 1, van de GVVL, beide als gewijzigd bij Verordening (EU) 2017/1084 van 14 juni 2017, toe dat subsidiabele kosten krachtens de AGVV en de GVVL worden berekend in overeenstemming met de in de GB-verordening vastgestelde vereenvoudigde kostenopties, op voorwaarde dat de concrete actie ten minste deels wordt gefinancierd via een Uniefonds in het kader waarvan het gebruik van die vereenvoudigde kostenopties is toegestaan en dat de categorie van kosten subsidiabel is volgens de vrijstelling in de desbetreffende AGVV of GVVL. Dit houdt in dat wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld in overeenstemming met de GB-verordening of de fondsspecifieke verordeningen, dit bedrag in de regel zal worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met staatssteunregels, op voorwaarde dat de categorie van kosten als zodanig subsidiabel is volgens de staatssteunregels en dat de steun aan alle voorwaarden van de AGVV of de GVVL voldoet. Wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties, moeten de op basis van SCO’s berekende categorieën van kosten worden vastgesteld met de methode die wordt gebruikt om het bedrag van de vereenvoudigde kosten te berekenen. Wanneer gebruik wordt gemaakt van in de GB-verordening of andere fondsspecifieke voorschriften bepaalde vereenvoudigde kostenopties, moet dit door de managementautoriteit worden gewaarborgd bij het uitschrijven van oproepen tot het indienen van voorstellen voor concrete acties waarop staatssteunregels van toepassing kunnen zijn, door de categorieën van kosten vast te stellen die voor die concrete actie uit de ESI-fondsen zullen worden gefinancierd en die ook in overeenstemming met de AGVV of de GVVL zijn. Voorts moet in het document waarin de voorwaarden voor steun voor de concrete actie worden vastgesteld worden vermeld welke categorieën van kosten als subsidiabel worden beschouwd voor die concrete actie. Om na te gaan of indirecte kosten (in de context van de ESI-fondsen) subsidiabel zijn krachtens de AGVV, moet worden opgemerkt dat indirecte kosten vaak exploitatiekosten vormen als bedoeld in artikel 2, lid 39, van de AGVV (“De exploitatiekosten omvatten kosten zoals personeelskosten, kosten voor materialen, uitbestede diensten, communicatie, energie, onderhoud, huur, administratie”). Indien de exploitatiekosten krachtens de AGVV subsidiabel zijn, houdt dit derhalve in dat ook de indirecte kosten in de context van de ESI-fondsen als subsidiabele kosten krachtens de AGVV kunnen worden beschouwd. Voor het vaste percentage van 40 % (artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening) moeten in het document waarin de voorwaarden voor steun worden vastgesteld duidelijk de categorieën van kosten worden vermeld die door die 40 % worden gedekt.

— De maximale steunintensiteit verifiëren Wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld overeenkomstig de artikelen 67, 68, 68 bis en 68 ter van de GB-verordening of de desbetreffende bepalingen in de fondsspecifieke verordeningen, kan dit bedrag worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met de AGVV of de GVVL, met inbegrip van steunintensiteit. Op dezelfde wijze als wat zou moeten worden gedaan bij gebruikmaking van werkelijke kosten krachtens de AGVV (of de GVVL), kan het bedrag dat resulteert uit de methode waarmee de SCO’s worden berekend derhalve worden gebruikt om verenigbaarheid met de maximale steunintensiteit onder de desbetreffende categorie van staatssteun te controleren. Aangezien de gebruikte methode in overeenstemming moet zijn met het beginsel van goed financieel beheer, moeten de managementautoriteiten uitgaan van een redelijke en voorzichtige hypothese om te garanderen dat de vereenvoudigde kosten een betrouwbare benadering van de werkelijke kosten vormen. Hierdoor kan het in de vereenvoudigde kost vastgestelde bedrag worden gebruikt om gemakkelijker aan te tonen dat de maximale steunintensiteit, de maximale steunbedragen of aanmeldingsdrempels krachtens de AGVV of de GVVL in acht zijn genomen. De methode zal aan een audit worden onderworpen om te garanderen dat ze aan de toepasselijke regels voor de ESI-fondsen en de staatssteunregels voldoet. Zie bijlage II voor een voorbeeld.

2.6. Gebruik van vereenvoudigde kostenopties bij concrete acties die netto-inkomsten genereren

Vereenvoudigde kostenopties zijn een manier om de kosten, de “uitgavenzijde” van een concrete actie te berekenen. Daarom zou het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in theorie los moeten staan van de vraag of een concrete actie al dan niet inkomsten genereert. Om het vereenvoudigingseffect niet teniet te doen, bevat de GB-verordening echter enkele specifieke bepalingen voor inkomstengenererende concrete acties waarbij vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten worden gebruikt.

2.6.1. Concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren (artikel 61 GB-verordening)

Artikel 61 van de GB-verordening is van toepassing op concrete acties die netto-inkomsten genereren:

a) alleen na voltooiing, of

b) tijdens de uitvoering en na de voltooiing ervan.

Overeenkomstig artikel 61, lid 7, punt f), van de GB-verordening zijn de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing op concrete acties die na voltooiing netto-inkomsten genereren en waarvoor vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten zijn gebruikt. Indien concrete acties tijdens de uitvoering en na de voltooiing netto-inkomsten genereren, d.w.z. wanneer artikel 61 van de GB-verordening van toepassing is, hoeven de netto-inkomsten volgens artikel 61, lid 7, punt f), van de GB-verordening niet in aanmerking te worden genomen voor concrete acties waarvoor de staatssteun de vormt aanneemt van vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten. Indien gebruik wordt gemaakt van vaste percentages moeten de door de concrete actie gegenereerde netto-inkomsten van tevoren worden bepaald en op de subsidiabele uitgaven van het project in mindering worden gebracht.

2.6.2. Concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren en waarop de leden 1 tot en met 6 van artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing zijn (23)

Voor vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten die worden gebruikt in concrete acties die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, hoeven die netto-inkomsten niet op de subsidiabele uitgaven in mindering te worden gebracht, op voorwaarde dat ze van tevoren in de berekening van het vaste bedrag of de standaardschaal van eenheidskosten zijn meegenomen (overeenkomstig artikel 65, lid 8, punt f), van de GB-verordening).

Als vooraf geen rekening met de netto-inkomsten is gehouden bij de berekening van de vaste bedragen of standaardschalen van eenheidskosten, moeten de subsidiabele uitgaven die worden medegefinancierd door de ESI-fondsen worden verminderd met de tijdens de uitvoering gegenereerde netto-inkomsten, uiterlijk op het tijdstip van de door de begunstigde ingediende aanvraag voor de eindbetaling, verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten (artikel 65, lid 8, tweede alinea, van de GB-verordening).

Wanneer voor forfaitaire financiering is gekozen, moeten alle netto-inkomsten waarmee ten tijde van de goedkeuring van de concrete actie geen rekening is gehouden en die tijdens de uitvoering ervan direct worden gegenereerd, in mindering worden gebracht op de subsidiabele uitgaven die door de ESI-fondsen worden medegefinancierd (met toepassing van het vaste percentage), uiterlijk op het tijdstip van de door de begunstigde ingediende aanvraag voor de eindbetaling, verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten (artikel 65, lid 8, tweede alinea, van de GB-verordening).

Voorbeeld (ESF) Er wordt een conferentie georganiseerd om ondernemerschap te promoten. Er wordt door de begunstigde een ontwerpbegroting ingediend volgens welke de totale subsidiabele kosten 70 000 EUR bedragen. Voor de conferentie zal een toegangsprijs van 3 EUR worden gevraagd. De organisator verwacht 200 bezoekers. De verwachte te genereren inkomsten bedragen 3 EUR × 200 = 600 EUR. De conferentie blijkt een groot succes te zijn en het aantal bezoekers is hoger dan verwacht (300 mensen). Aangezien deze concrete actie enkel door het ESF wordt medegefinancierd en de netto-inkomsten niet na voltooiing worden gegenereerd, is artikel 61 van de GB-verordening niet van toepassing. Artikel 65, lid 8, van de GB-verordening is dat echter wel. — Optie 1: er wordt vooraf rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag rekening gehouden met de inkomsten. Het werkelijke aantal bezoekers heeft geen invloed op het subsidiabele bedrag (vast bedrag). Het controlespoor zal vereisen dat de daadwerkelijke organisatie van de conferentie en de prijs van het toegangsticket worden bewezen. — Optie 2: er wordt vooraf rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten, maar de voorwaarden wijzigen tijdens de uitvoering Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag rekening gehouden met de inkomsten. De organisator beslist uiteindelijk om een toegangsprijs van 5 EUR in plaats van 3 EUR te vragen. In dit geval moet de financieringskloof worden verkleind ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). De totale subsidiabele kosten zullen 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR bedragen. — Optie 3: er wordt vooraf geen rekening gehouden met de gegenereerde inkomsten Er is bepaald dat het vaste bedrag gelijk zal zijn aan de totale subsidiabele kost van de concrete actie, 70 000 EUR, als de conferentie plaatsvindt. De overheidssteun van deze concrete actie neemt de vorm van een vast bedrag aan en er is bij de bepaling van het vaste bedrag geen rekening gehouden met de inkomsten. Wanneer de begunstigde de betaling aanvraagt (70 000 EUR), zal hij moeten bewijzen dat de conferentie heeft plaatsgevonden. Hij zal ook de werkelijke inkomsten die tijdens de uitvoering zijn gegenereerd, moeten aftrekken (3 EUR × 300 = 900 EUR). In dit geval zal het vaste bedrag 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR zijn.

2.7. Specifiek voor EFRO en ESF: kruisfinanciering

2.7.1. Declaratie van de acties die onder artikel 98, lid 2, van de GB-verordening vallen, in verband met de vereenvoudigde kostenopties

Wanneer uit het EFRO of het ESF steun wordt verleend aan een deel van een concrete actie waarvoor de kosten subsidiabel zijn in het kader van het andere fonds (“kruisfinanciering”), zijn overeenkomstig artikel 98, lid 2, van de GB-verordening de regels (24) van het andere fonds van toepassing op dat deel van de concrete actie. Kruisfinanciering kan voor elke prioritaire as worden gebruikt met inachtneming van een maximum van 10 % van de financiering van de Unie.

Met uitzondering van vaste percentages kan één enkele SCO worden gebruikt voor uitgaven die in het kader van één van beide fondsen subsidiabel zijn.

Ook bij de toepassing van vereenvoudigde kostenopties moeten de lidstaten nog steeds het maximum van 10 % voor elke prioritaire as (per fonds en desgevallend regiocategorie) in acht nemen. Het bedrag van de kruisfinanciering moet voor elke concrete actie afzonderlijk worden opgeslagen en gemonitord op basis van de gegevens die zijn gebruikt om de vereenvoudigde kostenopties vast te stellen.

Bij toepassing van forfaitaire financiering in het geval van kruisfinanciering moeten aparte vaste percentages worden toegepast, één voor het ESF-gedeelte en één voor het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het ESF-percentage en het EFRO-percentage voor soortgelijke concrete acties zullen worden toegepast op respectievelijk het ESF-gedeelte en het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het is niet mogelijk een gemiddelde van de twee percentages te gebruiken, aangezien de uitgaven traceerbaar moeten zijn om naleving van het totale maximum van 10 % voor kruisfinanciering te waarborgen. Wanneer er geen percentage voor een soortgelijke concrete actie in het kader van het andere fonds bestaat (bijvoorbeeld omdat de regel niet wordt toegepast op het andere fonds (25) of omdat er door het andere fonds geen soortgelijke concrete acties worden gefinancierd, moet de managementautoriteit een besluit nemen over het van toepassing zijnde percentage op basis van de in artikel 67, lid 5, en in artikel 68, eerste alinea, van de GB-verordening vastgelegde algemene rechtsbeginselen.

2.7.2. Voorbeelden

Voorbeeld van ESF-EFRO-kruisfinanciering met eenheidskosten of vaste bedragen Wanneer voor een door het ESF ondersteunde concrete actie de standaardschaal van eenheidskosten van 6 EUR per uur × deelnemer aan een opleiding de aanschaf van infrastructuur voor 0,50 EUR per uur omvat, waarbij de kosten krachtens het EFRO subsidiabel zijn, zal het bedrag van de kruisfinanciering uitkomen op 0,50 EUR × het aantal gerealiseerde “uren per deelnemer”. Hetzelfde beginsel geldt voor vaste bedragen: als de gedetailleerde ontwerpbegroting bepaalde “uitgaven op basis van kruisfinanciering” bevat, zullen deze afzonderlijk worden geboekt en gemonitord. Binnen een vast bedrag van 20 000 EUR dat uit een ESF-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de uitgaven van het EFRO-type bijvoorbeeld 5 000 EUR. Aan het eind van de concrete actie zal het bedrag van de kruisfinanciering het vooraf vastgestelde bedrag zijn (5 000 EUR van de 20 000 EUR), of 0 EUR wanneer de subsidie niet wordt betaald omdat de van tevoren bepaalde output niet gehaald is. Het binaire beginsel van vaste bedragen is, wanneer dit niet wordt beperkt door de vaststelling van mijlpalen, ook van toepassing op uitgaven op basis van kruisfinanciering.

Voorbeeld van ESF-EFRO-kruisfinanciering met forfaitaire financiering Bij een vast percentage voor indirecte kosten zal het bedrag van de kruisfinanciering gelijk zijn aan het bedrag van de “directe kosten op basis van kruisfinanciering”, opgeteld bij de indirecte kosten die zijn berekend met behulp van het vaste percentage dat van toepassing is op deze “directe kosten op basis van kruisfinanciering”. Een voorbeeld: in een concrete actie van 15 000 EUR die uit een EFRO-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de directe kosten van het “ESF-type”3 000 EUR en worden de indirecte kosten berekend als 10 % van de directe kosten (300 EUR). Het bedrag van de kruisfinanciering bedraagt dan 3 300 EUR. Wanneer de directe kosten aan het eind van de concrete actie worden verlaagd, zal het bedrag van de kruisfinanciering (ook voor indirecte kosten) volgens dezelfde formule worden verlaagd.

2.8. Voor het Elfpo en ETS specifieke voorschriften

Specifiek voor het Elfpo

Raadpleeg bijlage III bij deze richtsnoeren voor een lijst van Elfpo-maatregelen waarop vereenvoudigde kostenopties van toepassing zijn.

Specifiek voor ETS Er zijn op Europees niveau specifieke voorschriften vastgelegd over de subsidiabiliteit van uitgaven binnen samenwerkingsprogramma’s voor wat betreft personeelskosten, kantoor- en administratie-uitgaven, reis- en accommodatiekosten, kosten voor externe deskundigheid en diensten en uitgaven voor apparatuur. Onverminderd de subsidiabiliteitsvoorschriften die in de GB-verordening, in de ETS-verordening en in de specifieke subsidiabiliteitsvoorschriften voor het samenwerkingsprogramma zijn vastgelegd, legt het toezichtcomité aanvullende voorschriften voor de subsidiabiliteit van uitgaven voor het samenwerkingsprogramma in zijn geheel vast. Voor aangelegenheden die niet onder bovenstaande voorschriften vallen, gelden de nationale voorschriften van de lidstaat waar de uitgaven worden gedaan.

HOOFSTUK 3

Soorten vereenvoudigde kostenopties

3.1. Forfaitaire financiering

In geval van forfaitaire financiering worden specifieke, vooraf duidelijk geïdentificeerde categorieën van subsidiabele kosten berekend door een percentage toe te passen dat vooraf aan een of meer andere categorieën van kosten is gekoppeld.

3.1.1. Categorieën van kosten definiëren

In een systeem van forfaitaire financiering zijn er ten hoogste drie typen categorieën van kosten:

— Type 1: categorieën van subsidiabele kosten op basis waarvan het vaste percentage moet worden toegepast om de subsidiabele bedragen te berekenen;

— Type 2: categorieën van subsidiabele kosten die met het vaste percentage zullen worden berekend;

— Type 3: desgevallend, andere categorieën van subsidiabele kosten: het percentage wordt er niet op toegepast en ze worden niet met het vaste percentage berekend.

Wanneer een systeem van forfaitaire financiering wordt gebruikt, moet de managementautoriteit bij elke categorie van kosten bepalen onder welk type ze valt: elke categorie van uitgaven valt duidelijk onder één — en slechts één — van de drie typen. Merk op dat in sommige gevallen een type kan worden omschreven door het tegenover een ander type of de andere typen te stellen (bijvoorbeeld, in een systeem waar er enkel directe (type 1) en indirecte kosten (type 2) zijn, kunnen de indirecte kosten worden omschreven als alle subsidiabele kosten die geen subsidiabele directe kosten zijn).

De GB-verordening legt geen enkele beperking op voor wat betreft categorieën van subsidiabele kosten die voor forfaitaire financiering mogen worden gebruikt. Het gebruik van vaste percentages moet echter in de eerste plaats tot doel hebben de zaken te vereenvoudigen en het foutenpercentage te verlagen. Daarom zijn vaste percentages het best geschikt voor kosten die relatief klein zijn en waarvan de controle duur is.

Wanneer een concrete actie (26) meer dan één project omvat, kan het vaste percentage op het niveau van een project van toepassing zijn, mits de projecten duidelijk hun eigen activiteiten en kosten hebben.

3.1.2. Specifieke systemen van forfaitaire financiering om de in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschreven categorieën van kosten te berekenen

Bepaalde specifieke systemen van forfaitaire financiering worden op wetgevend niveau bepaald. De meeste van die systemen kunnen worden gebruikt zonder dat de managementautoriteit een berekeningsmethode hoeft te bepalen om het toepasselijke percentage vast te stellen. Deze vaste percentages worden vastgesteld in artikel 68 (met uitzondering van punt a), waarin geen nationale methode voor gelijksoortige concrete acties beschikbaar is), artikel 68 bis, en artikel 68 ter. Krachtens deze bepalingen wordt op een bepaalde categorie van kosten (directe kosten, andere directe kosten dan personeelskosten of directe personeelskosten) een vast percentage toegepast om andere categorieën van kosten te berekenen (respectievelijk indirecte kosten, directe personeelskosten en de overige subsidiabele kosten van een concrete actie).

Om een van de bovengenoemde systemen te gebruiken, moet de managementautoriteit (of het toezichtcomité voor het ETS-programma) de categorieën van kosten definiëren die door het vaste percentage worden gedekt, d.w.z. de directe en indirecte kosten en de directe personeelskosten. De verantwoordelijkheid om de verschillende categorieën van kosten op een consistente, ondubbelzinnige en niet-discriminerende manier te definiëren, berust volledig bij de lidstaten. Dit is met name van belang voor het definiëren van directe personeelskosten waarop een vast percentage voor andere kosten wordt toegepast.

Dit moet duidelijk uiteen worden gezet in de nationale subsidiabiliteitsvoorschriften of de programmaregels in ETS-programma’s.

Als algemene leidraad worden hierna de volgende definities gegeven:

— Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering van de concrete actie of het project, waarbij het rechtstreekse verband met deze individuele concrete actie of dit project kan worden aangetoond.

— Indirecte kosten daarentegen zijn doorgaans kosten die niet rechtstreeks verband houden of kunnen houden met de uitvoering van de desbetreffende concrete actie. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om administratieve uitgaven, waarbij het moeilijk is om precies te bepalen welk bedrag aan een specifieke concrete actie of een specifiek project is toe te schrijven (typische administratie-/personeelskosten, zoals: beheerkosten, wervingskosten, de kosten van een accountant of een schoonmaker, de kosten van telefoon, water en elektriciteit enz.).

— Personeelskosten (27) worden gedefinieerd in nationale voorschriften en zijn doorgaans de kosten die voortvloeien uit een overeenkomst tussen een werkgever en werknemer of dienstverleningscontracten voor extern personeel (op voorwaarde dat deze kosten duidelijk identificeerbaar zijn). Als een begunstigde bijvoorbeeld de diensten van een externe opleider voor zijn interne opleidingen inhuurt, moet de factuur duidelijk de verschillende typen van kosten vermelden. Het loon van de opleider zal als een externe personeelskost worden beschouwd. Als de personeelskost van de opleider niet als een aparte categorie van andere categorieën van kosten, zoals lesmateriaal, kan worden geïdentificeerd, dan kan die niet als uitgangspunt voor vaste percentages worden gebruikt, zoals het in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van 40 %. Personeelskosten worden in nationale voorschriften gedefinieerd en omvatten doorgaans de totale bezoldiging, met inbegrip van voordelen in natura die overeenkomstig collectieve arbeidsovereenkomsten worden gegeven voor werk dat met de concrete actie verband houdt. Ze omvatten eveneens belastingen en de socialezekerheidsbijdragen van werknemers (eerste en tweede pijler, derde pijler alleen indien vastgelegd in een collectieve overeenkomst of in de arbeidsovereenkomst) en de verplichte en vrijwillige socialezekerheidsbijdragen van de werkgever. Personeelskosten kunnen directe of indirecte kosten zijn, afhankelijk van een analyse van geval tot geval.

Voor de toepassing van de vaste percentages in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening en in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening (of een ander door de managementautoriteit op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening vastgesteld vast percentage dat op directe personeelskosten moet worden toegepast), kan de totale waarde van de bezoldiging zoals gedefinieerd in de nationale voorschriften derhalve als personeelskosten worden beschouwd, aangezien deze de werkelijke bezoldiging voor het werk van die persoon in de concrete actie vertegenwoordigt en derhalve in aanmerking moet worden genomen om de overige soorten kosten van de concrete actie (die worden berekend door een vast percentage op de directe personeelskosten toe te passen) te bepalen. Dit geldt ook voor gevallen waarin het loon (gedeeltelijk) door derde partijen wordt vergoed of gefinancierd (bv. het aanwerven van direct personeel met een aanwervingssubsidie; het vaste percentage wordt toegepast op de totale waarde van de bezoldiging, zelfs als een deel ervan door een derde partij wordt betaald).

Reiskosten worden echter niet als personeelskosten beschouwd, los van de uitgaven voor woon-werkverkeer indien in de nationale voorschriften is bepaald dat deze onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten vallen. Toelagen of lonen die ten behoeve van de deelnemers aan ESF-acties worden uitbetaald, worden evenmin als personeelskosten beschouwd.

3.1.2.1. Berekeningsmethoden voor indirecte kosten

In artikel 68, eerste alinea, van de GB-verordening wordt bepaald dat wanneer de uitvoering van een concrete actie indirecte kosten oplevert, deze op basis van een van de in de punten a), b) en c) vastgestelde vaste percentages mogen worden berekend. Het gebruik van deze vaste percentages voor het berekenen van de indirecte kosten is facultatief, d.w.z. dat de managementautoriteit moet besluiten om deze vaste percentages al dan niet te gebruiken, om gebruik te maken van werkelijke kosten of andere vereenvoudigde kostenopties, vastgesteld op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening (de indirecte kosten kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in een vast bedrag dat of een eenheidskost die wordt vastgesteld op basis van een van de in artikel 67, lid 5, van de GB-verordening beschreven methoden).

— In punt a) wordt het algemene systeem van forfaitaire financiering voor indirecte kosten met een vast percentage van maximaal 25 % van de subsidiabele directe kosten uiteengezet. Deze bepaling heeft tot doel een plafond te introduceren voor het bedrag van de indirecte kosten die op basis van een vast percentage kunnen worden berekend. Anders dan in artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening, moet het te gebruiken percentage worden gerechtvaardigd aan de hand van een van de berekeningsmethoden uit artikel 67, lid 5, punt a) of c), van de GB-verordening (d.w.z. een eerlijke, billijke en controleerbare berekeningsmethode of een methode die wordt toegepast in het kader van regelingen voor subsidies die voor een gelijksoortige concrete actie volledig door de lidstaat worden gefinancierd). Dit systeem is flexibel. Het kan gebaseerd zijn: — op slechts twee typen van kosten — type 1: directe kosten, type 2: indirecte kosten, of — op drie typen van kosten: type 1: “beperkte” directe kosten (d.w.z. een subcategorie van de directe kosten), type 2: indirecte kosten berekend op basis van type 1 en type 3: directe kosten die niet onder de “beperkte” directe kosten (type 1) vallen. Zo is het mogelijk om een vast percentage vast te stellen dat op de subsidiabele directe personeelskosten (die een subcategorie van de subsidiabele directe kosten vormen) zal worden toegepast. Dat op de subsidiabele directe personeelskosten toegepaste vaste percentage kan hoger zijn dan de 15 % in artikel 68, punt b), van de GB-verordening, op voorwaarde dat dit vaste percentage niet hoger is dan 25 % van de subsidiabele directe kosten (om het in artikel 68, punt a, van de GB-verordening vastgestelde plafond in acht te nemen). Ongeacht welke subcategorie(ën) van directe kosten de managementautoriteit gebruikt voor het vaststellen van een vast percentage om de indirecte kosten te berekenen, moet de managementautoriteit derhalve altijd nagaan of dat bedrag (d.w.z. het bedrag dat op basis van dat vaste percentage is berekend) niet hoger is dan 25 % van de subsidiabele directe kosten.

— In punt b) wordt een vast percentage van maximaal 15 % van de directe personeelskosten geïntroduceerd om de indirecte kosten te berekenen. Dit vaste percentage mag door de managementautoriteit direct worden gebruikt, zonder dat enige rechtvaardiging is vereist. Dit is een voorbeeld van een systeem met drie categorieën van kosten: (type 1) directe personeelskosten, (type 2) indirecte kosten, (type 3) andere directe kosten dan personeelskosten (zie bijlage 1 voor een voorbeeld).

— Volgens c) is het mogelijk een vast percentage voor indirecte kosten te gebruiken dat al van toepassing is bij beleidsmaatregelen van de Europese Unie, zoals die worden gebruikt in het kader van Horizon 2020, LIFE enz. De artikelen 20 en 21 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie van 3 maart 2014 (28) bevatten aanvullende bepalingen met betrekking tot toepasselijke vaste percentages voor indirecte kostenmethoden die in andere beleidsmaatregelen van de Europese Unie worden toegepast en de reikwijdte van de toepassing ervan op de ESI-fondsen (zie punt 4.4).

3.1.2.2. Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten

Artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening stelt dat de directe personeelskosten van een concrete actie mogen worden berekend als een vast percentage, met een maximum van 20 %, van de directe kosten, met uitzondering van de personeelskosten van die actie. Dit houdt in dat alleen de directe personeelskosten mogen worden berekend als een vast percentage (dat wordt toegepast op de andere directe kosten dan de personeelskosten), zonder dat de lidstaat een berekening hoeft te verrichten om het toepasselijke percentage te bepalen.

Wanneer de directe kosten van die concrete actie echter overheidsopdrachten voor werken omvat die het in artikel 4, punt a, van Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempelbedrag overschrijden, moet voor de toepassing van het bovengenoemde vaste percentage een berekening worden gemaakt om het toepasselijke percentage vast te stellen.

Directe personeelskosten die op die manier worden bepaald, mogen als uitgangspunt dienen voor het toepassen van een vast percentage krachtens artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de indirecte kosten te berekenen). Daarentegen kunnen directe personeelskosten die op basis van dit vaste percentage zijn berekend niet als basis dienen voor het vaste percentage in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen), zie artikel 68 ter, lid 2, van de GB-verordening.

Het gebruik van dit vaste percentage om directe personeelskosten te berekenen is facultatief, d.w.z. dat de managementautoriteit moet besluiten om dit vaste percentage al dan niet te gebruiken, om werkelijke kosten of andere vereenvoudigde kostenopties te gebruiken, vastgesteld op basis van artikel 67, lid 5, van de GB-verordening.

3.1.2.3. Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie

Overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening mogen directe personeelskosten worden gebruikt om alle andere overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, op basis van een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten. “Alle andere overige subsidiabele kosten” van een concrete actie omvatten alle andere subsidiabele directe kosten (met uitzondering van directe personeelskosten), indirecte kosten en, voor het EFRO, het ESF en het Elfpo, de in artikel 68 ter, lid 1, tweede alinea, van de GB-verordening genoemde kosten.

— Overige subsidiabele kosten en aan deelnemers betaalde toelagen en lonen Het bij de Omnibusverordening geïntroduceerde artikel 68 ter is geïnspireerd op artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening (voordat die bij de Omnibusverordening werd gewijzigd), dat reeds in dit vaste percentage voor uit het ESF ondersteunde concrete acties voorzag. Het gebruik van dit vaste percentage wordt bij de Omnibusverordening uitgebreid naar alle ESI-fondsen. Er bestaat echter een belangrijk verschil tussen de twee bepalingen. Artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening bevatte geen uitzondering voor lonen en aan deelnemers betaalde toelagen. Daardoor werden ze beschouwd als behorend tot de “overige subsidiabele kosten van een concrete actie”. Dit houdt in dat artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening begunstigden niet toestond om aan deelnemers betaalde toelagen en lonen te declareren in aanvulling op kosten die op basis van het vaste percentage werden berekend en de directe personeelskosten. Dit maakte het gebruik van artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening onaantrekkelijk omdat het toepassen van een vast percentage van 40 % op de subsidiabele directe personeelskosten vaak niet toereikend was om de kosten van aan deelnemers betaalde toelagen en lonen te dekken. Daarom wordt bij de Omnibusverordening niet alleen dit vaste percentage uitgebreid naar alle ESI-fondsen, maar mogen ook lonen en aan deelnemers betaalde toelagen bij concrete acties die in het kader van het ESF, het EFRO of het Elfpo worden uitgevoerd als extra subsidiabele kosten worden beschouwd, bovenop het vaste percentage (artikel 68 ter, lid 1, tweede alinea, van de GB-verordening). Dit houdt in dat die lonen (d.w.z. de (maandelijkse) brutolonen van werknemers) en toelagen (zoals werkloosheidsuitkeringen; geen reiskosten en dagvergoedingen) na de inwerkingtreding van de Omnibusverordening kunnen worden teruggevraagd naast de directe personeelskosten en het vaste percentage dat voor concrete acties wordt toegepast met gebruikmaking van artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening. Er moet worden opgemerkt dat “lonen en aan deelnemers betaalde toelagen” niet alleen de door de begunstigde betaalde lonen en toelagen omvatten, maar ook de lonen of toelagen die door een derde partij worden betaald, wanneer ze als een subsidiabele kost worden beschouwd. Dit is voor het ESF bijvoorbeeld het geval wanneer ze aan de in artikel 13, lid 5, van de ESF-verordening vastgestelde voorwaarden voldoen (29).

— Het vaste percentage van 40 % gebruiken Deze bepaling staat de managementautoriteit toe een vast percentage van maximaal 40 % te gebruiken zonder het vereiste om een berekening te verrichten om het toepasselijke percentage te bepalen. Dit houdt in dat de managementautoriteit elk percentage dat niet hoger is dan 40 % mag gebruiken zonder dat te hoeven rechtvaardigen. Dit doet niets af aan de noodzaak om een gelijke behandeling van begunstigden te waarborgen. Niettemin mag de managementautoriteit een hoger percentage dan 40 % vaststellen op basis van een van de in artikel 67, lid 5, van de GB-verordening vermelde methoden (d.w.z. buiten het toepassingsgebied van artikel 68 ter). Ten slotte, zoals uitgelegd in punt 3.1.2.2, kan dit vaste percentage van maximaal 40 % overeenkomstig artikel 68 ter, lid 2, niet in een concrete actie worden gebruikt wanneer de totale directe personeelskosten van die concrete actie worden berekend op basis van een vast percentage (bijvoorbeeld het vaste percentage in artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening).

Voorbeeld De geschatte kosten van een opleiding bedragen: Totale directe kosten 55 000 Directe personeelskosten 30 000 Kosten voor de opleidingsruimte 4 000 Reiskosten 5 000 Maaltijden 1 000 Informatie/publiciteit 5 000 Toelagen betaald aan de deelnemers door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening 10 000 Totale indirecte kosten 5 000 Indirecte personeelskosten 4 000 Elektriciteit, telefoon 1 000 De managementautoriteit kan besluiten om artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening op dit project toe te passen. In dat geval zou de subsidieovereenkomst maximaal de volgende bedragen toewijzen: Directe personeelskosten: 30 000 EUR Andere kosten: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Aangezien de door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening aan de deelnemer betaalde toelagen bovenop de directe personeelskosten en het vaste percentage kunnen worden gedeclareerd, komen de totale subsidiabele kosten uit op: Totale kosten: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Rechtvaardiging van in de GB-verordening vastgestelde vaste percentages

De in artikel 68, eerste alinea, punt b), artikel 68 ter, lid 1, en artikel 68 bis, lid 1, van de GB-verordening vermelde vaste percentages maken het mogelijk dat een percentage van “maximaal” het in het desbetreffende artikel vastgestelde percentage kan worden gebruikt zonder dat de lidstaat een berekening hoeft te verrichten om dat percentage vast te stellen. Dit houdt in dat de managementautoriteit elk percentage mag gebruiken tot maximaal het in het desbetreffende genoemde percentage, zonder te hoeven rechtvaardigen waarom voor dit percentage wordt gekozen, zelfs als het lager is dan het in de verordening opgegeven percentage. Indien voor een lager percentage wordt gekozen, hoeft er geen berekening te worden verricht.

Bij het kiezen van het toe te passen vaste percentage moet het beginsel van gelijke behandeling van begunstigden in acht worden genomen.

3.1.2.5. Toepassing in de tijd

De bij de Omnibusverordening geïntroduceerde wijzigingen van artikel 68 van de GB-verordening en het nieuwe artikel 68 bis van de GB-verordening en artikel 68 ter van de GB-verordening zijn van toepassing vanaf de inwerkingtreding van de verordening, d.w.z. vanaf 2 augustus 2018 (30).

Deze bepalingen kunnen worden gebruikt voor concrete acties waarin de potentiële begunstigden nog niet geselecteerd zijn (bv. als de oproep nog open staat of als er een nieuwe oproep wordt gepubliceerd). Aangezien deze bepalingen begunstigden meer voordelen brengen, mogen ze ook worden gebruikt voor concrete acties die al worden uitgevoerd, mits aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

— de voorwaarden voor steun (op basis van de nieuwe bepalingen) worden geïntroduceerd voor de toekomst, d.w.z. voor de toekomstige uitvoering van de concrete actie.

— Het beginsel van gelijke behandeling van begunstigden wordt in acht genomen.

— Voor concrete acties die al worden uitgevoerd, stemt de begunstigde ermee in dat de voorwaarden worden gewijzigd en dat vergoeding op basis van een SCO plaatsvindt.

— Er is een duidelijke scheiding tussen de periode van vergoeding op basis van werkelijke kosten (of eerdere bepalingen in verband met SCO’s) en de periode op basis van SCO’s die bij de Omnibusverordening worden geïntroduceerd. Als bijvoorbeeld een vast percentage van 15 % voor indirecte kosten wordt geïntroduceerd op basis van de subsidiabele directe personeelskosten (artikel 68, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening), dan moet worden bepaald dat de indirecte kosten vanaf een bepaalde datum (“datum x”, niet vóór 2 augustus 2018) zullen worden berekend en vergoed op basis van dat vaste percentage, d.w.z. dat dit vaste percentage voor indirecte kosten zal worden toegepast op alle personeelskosten die vanaf die datum (“datum x”) worden gemaakt. Hetzelfde principe geldt voor het vaste percentage van 40 % in artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening, en ook voor de mogelijkheid om lonen en aan deelnemers betaalde toelagen te declareren. Voor uit het ESF ondersteunde concrete acties die steun hebben ontvangen op basis van artikel 14, lid 2, van de ESF-verordening voordat de Omnibusverordening in werking trad, kunnen bijvoorbeeld alleen lonen en toelagen die na “datum x” aan deelnemers zijn betaald als extra subsidiabele kosten worden gedeclareerd.

Voorbeeld Een managementautoriteit wil alle overige subsidiabele kosten van een concrete actie berekenen door een vast percentage toe te passen op de subsidiabele directe personeelskosten ten bedrage van 150 000 EUR van de concrete actie. Overeenkomstig artikel 68 ter, lid 1, van de GB-verordening besluit de managementautoriteit een percentage van 35 % toe te passen. Dit houdt in dat de totale subsidiabele kosten van de concrete actie neerkomen op 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Voorbeeld (ESI-fondsen): Vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling (CLLD) De managementautoriteit heeft, op basis van ervaringen uit het verleden, het typische aandeel ingeschat van de lopende kosten en dynamiseringskosten van een plaatselijke actiegroep ten opzichte van de uitgaven die zijn gemaakt voor de uitvoering van lokale concrete acties in het kader van de CLLD-strategie, en de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep. Hoewel de steun uit de ESI-fondsen voor lopende kosten en dynamiseringskosten overeenkomstig artikel 35, lid 2, van de GB-verordening niet meer dan 25 % van de totale overheidsuitgaven in het kader van de CLLD-strategie mag bedragen, blijkt uit ervaring dat dit percentage in de meeste gevallen in werkelijkheid kleiner is. De managementautoriteit stelt een vast percentage van 17 % van de uitvoeringskosten vast (gebaseerd op een eerlijke, billijke en controleerbare methode in overeenstemming met artikel 67, lid 1, punt d), en artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening, maar niet met artikel 68, punt a), van de GB-verordening, aangezien het vaste percentage krachtens artikel 35, lid 2, van de GB-verordening niet uitsluitend op indirecte kosten betrekking heeft) van de uitgaven die worden gedaan voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep, om de volgende kosten te dekken: — lopende kosten (operationele kosten, personeelskosten, opleidingskosten, kosten voor public relations, financiële kosten, kosten voor monitoring en evaluatie van de strategie, zie artikel 35, lid 1, punt d), van de GB-verordening); — kosten voor de dynamisering van de CLLD-strategie om uitwisseling tussen belanghebbenden te vereenvoudigen om informatie te verstrekken en de strategie te propageren en om potentiële begunstigden te ondersteunen met het doel concrete acties te ontwikkelen en aanvragen voor te bereiden, zie artikel 35, lid 1, punt e), van de GB-verordening. Als de aan de plaatselijke actiegroep toegekende begroting voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep voor de periode 2014-2020 1,5 miljoen EUR (type 1) bedraagt, is de maximumbegroting voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten dus gelijk aan 1,5 miljoen EUR × 17 % = 255 000 EUR (type 2). Bijgevolg bedraagt de totale begrotingstoewijzing aan de plaatselijke actiegroep 1,755 miljoen EUR. In de uitvoeringsfase betekent dit dat telkens wanneer een begunstigde terugbetaling vraagt van de bij een project gemaakte kosten, de plaatselijke actiegroep ook 17 % van dat bedrag kan vragen om haar lopende kosten en dynamiseringskosten te dekken. Als bijvoorbeeld de uitgaven voor een project 1 000 EUR (type 1) bedragen, kan de plaatselijke actiegroep aan de managementautoriteit 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (type 2) voor haar lopende kosten en dynamiseringskosten declareren. De plaatselijke actiegroep hoeft geen ondersteunende documenten in te dienen voor de lopende kosten en dynamiseringskosten die op basis van het vaste percentage worden gedeclareerd, maar de wijze waarop de 17 % is vastgelegd, moet controleerbaar zijn. Er moet worden opgemerkt dat het vaste percentage voor lopende kosten of voor dynamiseringskosten afzonderlijk kan worden vastgesteld. NB Denk eraan dat, zoals in het voorbeeld hierboven, de methode om het vaste percentage vast te stellen niet noodzakelijkerwijs dezelfde hoeft te zijn als deze die is gebruikt om het maximumpercentage van 25 % vast te stellen. Ongeacht de methode die wordt gebruikt om het vaste percentage te bepalen, moeten de bepalingen betreffende het maximumpercentage voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten uit artikel 35, lid 2, van de GB-verordening altijd worden nageleefd.

3.2. Standaardschalen van eenheidskosten

3.2.1. Algemene beginselen

In het geval van standaardschalen van eenheidskosten worden de subsidiabele kosten van een concrete actie geheel of gedeeltelijk berekend op basis van gekwantificeerde activiteiten, input, outputs of resultaten, vermenigvuldigd met vooraf vastgestelde standaardschalen van eenheidskosten. Deze mogelijkheid kan voor elk type concrete actie, project of deelproject worden gebruikt, als het mogelijk is om een activiteit en standaardschalen van eenheidskosten te kwantificeren. Standaardschalen van eenheidskosten zijn vooral van toepassing op gemakkelijk te kwantificeren elementen.

De eenheidskosten kunnen op het proces gebaseerd zijn, dat wil zeggen gericht op het dekken van de werkelijke kosten van de uitvoering van de concrete actie door middel van een zo goed mogelijke benadering van die kosten. Ze kunnen ook op de uitkomst gebaseerd zijn (output of resultaat/geleverde prestatie) of zowel op basis van het proces als de uitkomst worden bepaald. Bovendien kunnen verschillende eenheidskosten worden bepaald voor verschillende activiteiten binnen een concrete actie.

Managementautoriteiten moeten bij het kiezen tussen op het proces en op de uitkomst gebaseerde eenheidskosten rekening houden met het controlespoor.

Voorbeeld (ESF) a) Gebaseerd op het proces: Voor een IT-opleiding van 1 000 uur voor 20 gevorderde deelnemers kunnen de subsidiabele kosten worden berekend op basis van de kosten per opleidingsuur × het aantal uren dat de deelnemers aan de opleiding deelnemen. De kosten per uur zijn door de managementautoriteit vooraf vastgesteld en worden vermeld in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld. Als bijvoorbeeld wordt aangenomen dat de managementautoriteit de opleidingskosten op 7 EUR per uur per deelnemer heeft vastgesteld, bedraagt de maximale subsidie die aan het project kan worden toegekend, 1 000 uur × 20 deelnemers × 7 EUR per uur per deelnemer = 140 000 EUR. Aan het einde van de concrete actie zullen de uiteindelijke subsidiabele kosten worden bepaald op basis van het werkelijke aantal uren van elke deelnemer (waarbij een zekere gerechtvaardigde afwezigheid kan worden aanvaard), na vaststelling van de werkelijke participatie door de deelnemers en de verzorgde opleidingen. De noodzaak om nauwkeurige aanwezigheidslijsten van de deelnemers bij te houden, waarin de opleidingsactiviteiten worden gespecificeerd en de werkelijke aanwezigheid van deelnemers wordt gecertificeerd, blijft bestaan. Wanneer uiteindelijk slechts 18 personen aan de opleiding hebben deelgenomen, waarvan 6 gedurende 900 uur, 5 gedurende 950 uur, 5 gedurende 980 uur en de overige 2 gedurende 1 000 uur, zal het totale aantal uren × het aantal deelnemers gelijk zijn aan: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 uren opleiding × deelnemers. De subsidiabele uitgaven bedragen: 17 050 opleidingsuren × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Gebaseerd op de uitkomst: De IT-opleiding van 1 000 uur voor gevorderde deelnemers bestaat uit vijf modulen van ieder 200 uren. Voor het vaststellen van de totale kosten van het geven van deze IT-opleiding aan 25 deelnemers werd een eerlijke, billijke en controleerbare methode gebruikt overeenkomstig artikel 67, lid 5, punt a), van de GB-verordening. De totale kosten, 140 000 EUR, worden dan toegerekend aan de deelnemers die de opleiding met succes hebben voltooid. Rekening houdend met een historisch uitvalpercentage van 20 % (d.w.z. 5 deelnemers), zouden de eenheidskosten per deelnemer en succesvol afgeronde module 140 000 EUR/20 deelnemers/5 modulen = 1 400 EUR (eenheidskost per deelnemer per succesvol afgeronde module) bedragen. Het controlespoor zou bestaan uit een document waaruit de subsidiabiliteit van de deelnemer blijkt en een certificaat per succesvol afgeronde module of afgeronde opleiding. Er zouden geen overzichten van werktijden nodig zijn.

Voorbeeld (EFRO, gebaseerd op output): De begunstigde, een regionale kamer van koophandel, organiseert een adviesdienst voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) in de regio. Deze dienst wordt uitgevoerd door de adviseurs van de regionale kamer van koophandel. Op basis van facturen uit het verleden van de “adviesafdeling” van de kamer van koophandel worden de kosten van advies geraamd op 350 EUR per dag. De subsidie wordt toegekend op grond van de volgende formule: aantal dagen × 350 EUR. De noodzaak om accurate overzichten van werktijden te verstrekken, waarin de adviesactiviteit en de werkelijke aanwezigheid van de adviseurs worden gespecificeerd, blijft bestaan.

Voorbeeld (ESF, resultaatgebaseerd): een programma van zes maanden voor ondersteuning van werkzoekenden (“de concrete actie”) kan worden gefinancierd op basis van standaardschalen van eenheidskosten (bijvoorbeeld 2 000 EUR/persoon) voor elk van de 20 deelnemers aan de concrete actie die een baan vindt en die baan gedurende een vooraf vastgestelde periode, bijvoorbeeld zes maanden, behoudt. Bij het vaststellen van de eenheidskost van 2 000 EUR per succesvolle deelnemer werden kosten voor alle deelnemers in aanmerking genomen. Het bedrag omvat derhalve ook uitgaven voor niet succesvolle deelnemers.

Hoofdstuk 1: De berekening van de maximale subsidie die aan de concrete actie kan worden gegeven, is als volgt: 20 mensen × 2 000 EUR/baan = 40 000 EUR.

De definitieve subsidiabele kosten worden berekend op basis van de werkelijke output van de concrete actie: wanneer slechts 17 personen een plaats op de arbeidsmarkt vinden en hun baan gedurende de vereiste periode behouden, bedragen de uiteindelijke subsidiabele kosten op basis waarvan de subsidie aan de begunstigde wordt betaald, 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Voorbeeld (Elfpo, gebaseerd op output):“Investeringen in de ontwikkeling van bosgebieden en de verbetering van de levensvatbaarheid van bossen” (artikel 21 van Verordening (EU) nr. 1305/2013)

Aan een boseigenaar wordt gedurende zeven jaar steun verleend voor de bebossing en het onderhoud van drie hectaren bos. De kosten (bebossing en onderhoud) zijn door de managementautoriteit vooraf vastgelegd op basis van het type bos. Deze methode wordt opgenomen in het programma voor plattelandsontwikkeling. De eenheidskosten zijn de volgende: 2 000 EUR/ha voor de aanleg van het bos en voor het onderhoud 600 EUR/ha voor het eerste jaar en 500 EUR/ha voor de daaropvolgende jaren.

Bijgevolg bedragen de totale subsidiabele kosten:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 jaar = 16 800 EUR.

Voorbeeld (EFMZV, gebaseerd op output): Gegevensvergaring (kosten van vaartuigen)

De dagtarieven voor het gebruik van vaartuigen worden berekend op basis van historische gegevens (gemiddelden van voorgaande jaren). Het aantal dagen dat aan het project is besteed, wordt vervolgens aangetoond aan de hand van logboeken.

3.2.2. Personeelskosten berekend volgens een uurtarief (artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening)

Berekening van het uurtarief

Artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening voorziet in een specifieke methode voor het berekenen van personeelskosten. (31) Overeenkomstig dit artikel mogen de personeelskosten worden bepaald op basis van een uurtarief dat als volgt wordt berekend:

Voordat de Omnibusverordening in werking trad, was deze methode voor het berekenen van personeelskosten reeds vervat in artikel 68, lid 2, van de GB-verordening. Bij de Omnibusverordening werden echter verdere wijzigingen van deze bepaling ingevoerd (nu verplaatst naar het nieuwe artikel 68 bis, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening) om de toepassing ervan te verduidelijken en het mogelijk te maken de bepaling te gebruiken voor mensen die in deeltijd werken.

De zoals hierboven beschreven berekende personeelskosten hebben betrekking op de uitvoering van een concrete actie. De “uitvoering van een concrete actie” moet worden geacht alle fasen van een concrete actie te omvatten. Het ligt niet in de bedoeling om sommige personeelskosten met betrekking tot specifieke fasen van een concrete actie buiten beschouwing te laten.

De noemer, d.w.z. het aantal van 1 720 uren, is een “standaardwerkduur” per jaar die onmiddellijk kan worden gebruikt, zonder dat de lidstaat enige berekening hoeft te verrichten. Dit getal is gebaseerd op het gemiddelde aantal werkuren per week in de lidstaten, vermenigvuldigd met 52 weken en waarvan betaald jaarlijks verlof en gemiddelde jaarlijkse officiële feestdagen zijn afgetrokken.

De teller moet echter worden gerechtvaardigd. In de GB-verordening wordt naar het “meest recente bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten” verwezen. De GB-verordening bevat echter geen definitie van bruto tewerkstellingskosten. Overeenkomstig artikel 65, lid 1, van de GB-verordening moet in nationale subsidiabiliteitsvoorschriften worden bepaald wat er onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten valt, rekening houdend met de gangbare boekhoudpraktijken (zie punt 4.2.2) (32) en de nationale voorschriften (zo kan in de nationale voorschriften bijvoorbeeld worden bepaald dat uitgaven voor woon-werkverkeer onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten vallen).

In de verordening wordt verwezen naar de berekening van het uurtarief op basis van het “mee