Jaarverslag over de EU-agentschappen betreffende het begrotingsjaar 2017

(2018/C 434/01)

INHOUD

Lijst van acroniemen 2

HOOFDSTUK 1 De EU-agentschappen en de controle door de Rekenkamer 4

HOOFDSTUK 2 Overzicht van controleresultaten 15

HOOFDSTUK 3 Betrouwbaarheidsverklaringen en andere per agentschap specifieke controleresultaten 29

LIJST VAN ACRONIEMEN

De lijst acroniemen bevat ook de agentschappen en andere organen van de EU die in dit verslag aan de orde komen.

Acroniem Volledige naam Locatie ACER Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators Ljubljana, Slovenië Bureau van Berec Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie Riga, Letland CdT Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie Luxemburg, Luxemburg Cedefop Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding Thessaloniki, Griekenland Cepol Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving Boedapest, Hongarije Chafea Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding Luxemburg, Luxemburg CPVO Communautair Bureau voor plantenrassen Angers, Frankrijk EACEA Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur Brussel, België EASA Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart Keulen, Duitsland Easme Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen Brussel, België EASO Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken Valletta, Malta EBA Europese Bankautoriteit Londen, VK ECDC Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding Stockholm, Zweden ECHA Europees Agentschap voor chemische stoffen Helsinki, Finland EEA Europees Milieuagentschap Kopenhagen, Denemarken EFCA Europees Bureau voor visserijcontrole Vigo, Spanje EFSA Europese Autoriteit voor voedselveiligheid Parma, Italië EIGE Europees Instituut voor gendergelijkheid Vilnius, Litouwen Eiopa Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen Frankfurt, Duitsland EIT Europees Instituut voor innovatie en technologie Boedapest, Hongarije EMA Europees Geneesmiddelenbureau Londen, VK EMCDDA Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving Lissabon, Portugal EMSA Europees Agentschap voor maritieme veiligheid Lissabon, Portugal Enisa Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging Heraklion, Griekenland ERA Spoorwegbureau van de Europese Unie Valenciennes, Frankrijk ERCEA Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad Brussel, België ESMA Europese autoriteit voor effecten en markten Parijs, Frankrijk ETF Europese Stichting voor Opleiding Turijn, Italië Euipo Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie Alicante, Spanje eu-LISA Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht Tallinn, Estland EU-OSHA Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk Bilbao, Spanje Euratom Voorzieningsagentschap van Euratom Luxemburg, Luxemburg Eurofound Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden Dublin, Ierland Eurojust Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie Den Haag, Nederland Europol Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving Den Haag, Nederland FRA Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten Wenen, Oostenrijk Frontex Europees Grens- en kustwachtagentschap Warschau, Polen GSA Agentschap voor het Europees wereldwijd satellietnavigatiesysteem Praag, Tsjechië INEA Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken Brussel, België REA Uitvoerend Agentschap Onderzoek Brussel, België GAR Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad Brussel, België

HOOFDSTUK 1

De Europese agentschappen en de controle door de Rekenkamer

INHOUD

Paragraaf Bladzijde INLEIDING 1.1-1.3 5 DE EU-AGENTSCHAPPEN 1.4-1.21 5 Verschillende soorten agentschappen helpen de EU bij het ontwerpen en uitvoeren van beleid 1.4-1.14 5 Gedecentraliseerde agentschappen voorzien in specifieke beleidsbehoeften 1.8-1.9 7 Uitvoerende agentschappen van de Commissie voeren EU-programma’s uit 1.10 8 Andere organen hebben specifieke mandaten 1.11-1.14 8 Agentschappen worden uit verschillende bronnen en in het kader van verschillende MFK-rubrieken gefinancierd 1.15-1.20 8 Het netwerk van EU-agentschappen vergemakkelijkt de samenwerking tussen de agentschappen en de communicatie met belanghebbenden 1.21 13 ONZE CONTROLE 1.22-1.32 13 We hebben een mandaat om de jaarrekeningen en verrichtingen van de agentschappen te controleren 1.22-1.24 13 Onze controle heeft betrekking op de vastgestelde risico’s 1.25-1.32 13

INLEIDING

1.1. De Europese Rekenkamer (ERK) werd bij het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie ( 1 ) opgericht als extern controleur van de financiën van de EU. Als zodanig treden wij op als onafhankelijk hoedster van de financiële belangen van alle burgers van de Unie, met name door te helpen het financieel beheer van de EU te verbeteren. Meer informatie over ons werk is te vinden in onze activiteitenverslagen, onze jaarverslagen over de uitvoering van de EU-begroting, onze speciale verslagen, onze overzichten („landscape reviews”) en onze adviezen over nieuwe of geactualiseerde EU-wetgeving of over andere besluiten met gevolgen voor het financieel beheer ( 2 )

1.2. Binnen dit mandaat verrichten we een jaarlijks onderzoek van de rekeningen en de onderliggende verrichtingen voor EU-instellingen en andere organen van de Unie ( 3 )

1.3. Dit verslag presenteert de resultaten van onze controle van de EU-agentschappen en andere organen van de Unie (samen aangeduid als „de agentschappen”) voor het begrotingsjaar 2017. Het verslag is als volgt opgebouwd: — hoofdstuk 1 beschrijft de agentschappen en de aard van onze controle; — hoofdstuk 2 presenteert de algehele resultaten van de controle; — hoofdstuk 3 bevat de betrouwbaarheidsverklaring voor elk van de 41 agentschappen met onze oordelen en observaties over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten en betalingen (verrichtingen).

DE EU-AGENTSCHAPPEN

Verschillende soorten agentschappen helpen de EU bij het ontwerpen en uitvoeren van beleid

1.4. Agentschappen zijn afzonderlijke rechtspersonen die bij afgeleid recht zijn opgericht om specifieke technische, wetenschappelijke of beheerstaken uit te voeren ter ondersteuning van de beleidsvorming en -uitvoering door de EU-instellingen. De zichtbaarheid van veel agentschappen is bijzonder groot en ze hebben een aanzienlijke invloed op gebieden die van belang zijn voor het dagelijks leven van de Europese burgers, zoals gezondheid, veiligheid, vrijheid en justitie. Een korte beschrijving van de taken die door elk agentschap worden uitgevoerd wordt samen met hun betrouwbaarheidsverklaringen weergegeven in hoofdstuk 3.

1.5. In dit verslag verwijzen we naar specifieke agentschappen aan de hand van hun acroniemen, waarvan een lijst wordt verstrekt aan het begin van het verslag.

1.6. Er zijn drie soorten agentschappen: gedecentraliseerde agentschappen, uitvoerende agentschappen en andere organen. De voornaamste kenmerken van elk soort agentschap worden hieronder beschreven. Het aantal agentschappen is in de loop der jaren toegenomen; in 2017 waren er 41, zoals weergegeven in kader 1.1 .

Kader 1.1

Toename van het aantal agentschappen

Bron: ERK.

1.7. Uitvoerende agentschappen van de Commissie zijn gehuisvest in de kantoren van de Commissie in Brussel en Luxemburg. Gedecentraliseerde agentschappen en andere agentschappen zijn gevestigd in de hele EU in 23 verschillende lidstaten, zoals weergegeven in de lijst met acroniemen en in kader 1.2 . Hun vestigingsplaatsen worden vastgesteld door de Raad ofwel gezamenlijk door de Raad en het Europees Parlement.

Kader 1.2

Vestigingsplaatsen van de agentschappen in de lidstaten

Bron: ERK.

Gedecentraliseerde agentschappen zijn gericht op specifieke beleidsbehoeften

1.8. 32 gedecentraliseerde agentschappen De ( 4 ) spelen een belangrijke rol bij de voorbereiding en uitvoering van EU-beleid, met name voor taken van technische, wetenschappelijke, operationele en/of regelgevende aard. Het is de bedoeling te voorzien in specifieke beleidsbehoeften en de Europese samenwerking te versterken door samenvoeging van technische en specialistische deskundigheid van zowel de EU-instellingen als de nationale regeringen. Ze werden opgericht voor onbepaalde tijd bij verordening van de Raad of van het Europees Parlement en de Raad.

1.9. Gedecentraliseerde agentschappen werken onder toezicht van een raad die bestaat uit vertegenwoordigers van de lidstaten, de Commissie en bij sommige agentschappen uit andere partijen. De raad bepaalt het operationele kader dat het agentschap moet volgen, zoals het meerjarig en jaarlijks werkprogramma, ontwerpbegrotingen en personeelsformaties, die worden uitgevoerd en in het laatste geval beheerd onder de verantwoordelijkheid van hun (uitvoerend) directeurs. Elk gedecentraliseerd agentschap is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure bij de uitvoering van zijn begroting, die personeels-, administratieve en operationele uitgaven dekt; bij deze procedure zijn in de meeste gevallen het Europees Parlement en de Raad betrokken ( 5 )

Uitvoerende agentschappen van de Commissie voeren EU-programma’s uit

1.10. zes uitvoerende agentschappen De ( 6 ) van de Commissie zijn belast met uitvoerende en operationele taken met betrekking tot een of meer EU-programma's en zijn opgericht voor een bepaalde tijdsduur. Zij werden opgericht bij een besluit van de Commissie en werken onder het toezicht van stuurcomité’s die door de Commissie zijn ingesteld. Ze werken op basis van een meerjarig en jaarlijks werkprogramma dat wordt vastgelegd en uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeurs. Ze zijn onderworpen aan afzonderlijke kwijtingsprocedures van het Europees Parlement en de Raad voor hun eigen begrotingen. In tegenstelling tot gedecentraliseerde agentschappen dekken hun begrotingen enkel personeels- en administratieve uitgaven, terwijl al hun operationele uitgaven uit de begroting van de Commissie komen en bijgevolg vallen onder de algemene kwijting die wordt verleend de Commissie. De eigen begrotingen van de uitvoerende agentschappen vertegenwoordigen daarom slechts een zeer klein deel dat zij werkelijk uitvoeren van de begroting.

Andere organen hebben specifieke mandaten

1.11. De drie andere organen zijn het EIT, Euratom en de GAR.

1.12. Het EIT in Boedapest is een onafhankelijk, gedecentraliseerd EU-orgaan waarin wetenschappelijke, zakelijke en onderwijsmiddelen bijeen worden gebracht ter stimulering van de innovatiecapaciteit van de Unie door het verstrekken van subsidies. Het werd opgericht voor onbepaalde tijd door het Europees Parlement en de Raad. Het wordt geleid door een uitvoerend directeur en staat onder toezicht van een raad van bestuur, en is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van het Europees Parlement en de Raad.

1.13. Euratom in Luxemburg werd voor onbepaalde tijd opgericht door de Raad ter ondersteuning van de doelstellingen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie. Zij is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van het Europees Parlement en de Raad. Een adviescomité bestaande uit leden van lidstaten staat Euratom bij in de uitvoering van haar taken door adviezen te geven en analyses en informatie te verstrekken. De algemeen directeur van Euratom werkt onder toezicht van de Commissie.

1.14. De GAR is de centrale afwikkelingsautoriteit binnen de bankenunie en is gevestigd in Brussel. Hij heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende banken, waarbij de gevolgen voor de reële economie, het financieel systeem en de overheidsfinanciën van de deelnemende lidstaten en andere landen zoveel mogelijk worden beperkt. De GAR wordt vertegenwoordigd door zijn voorzitter, die ook de rol van het tot aanstelling bevoegde gezag vervult. De voorzitter van de GAR is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van zijn raad, die bestaat uit leden van de nationale afwikkelingsraden van deelnemende lidstaten.

Agentschappen worden uit verschillende bronnen en in het kader van verschillende MFK-rubrieken gefinancierd

1.15. kader 1.3 . In 2017 waren de agentschappen met de grootste toename in hun begrotingen GSA en EIT, die in het kader van MFK-rubriek 1a De totale begroting voor 2017 van alle agentschappen (met uitzondering van de GAR) bedroeg 3,5 miljard EUR (2016: 3,4 miljard EUR), ofwel ongeveer 2,7 % van de algemene begroting 2017 van de EU (2016: 2,4 %), zoals weergegeven in. In 2017 waren de agentschappen met de grootste toename in hun begrotingen GSA en EIT, die in het kader van MFK-rubriek 1a ( 7 ) worden gefinancierd (Concurrentievermogen voor groei en werkgelegenheid) en Frontex, EMA en EASO, die in het kader van MFK-rubriek 3 worden gefinancierd (Veiligheid en burgerschap).

1.16. Bovendien bedroeg de begroting van de GAR in 2017 6,6 miljard EUR (2016: 11,8 miljard EUR) ( 8 ) . Deze bestaat uit bijdragen van kredietinstellingen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds.

1.17. De begrotingen van de gedecentraliseerde agentschappen en andere organen omvatten personeels-, administratieve en operationele uitgaven, terwijl de uitvoerende agentschappen programma’s uitvoeren die worden gefinancierd uit de begroting van de Commissie, en hun eigen begrotingen (ongeveer 241 miljoen EUR in totaal) enkel personeels- en administratieve uitgaven omvatten. De operationele uitgaven van de Commissie die door de zes uitvoerende agentschappen worden verricht, bedroegen in 2017 ongeveer 6,8 miljard EUR, meer dan tweemaal de totale begroting van alle andere agentschappen samen, met uitzondering van de GAR.

Kader 1.3

Financieringsbronnen van de agentschappen voor 2017

Bron: Algemene EU-begroting 2017 en begrotingen van de agentschappen 2017, gecompileerd door de ERK.

1.18. De meeste agentschappen, met inbegrip van alle uitvoerende agentschappen, worden bijna volledig gefinancierd uit de algemene EU-begroting. De andere worden volledig of gedeeltelijk gefinancierd met vergoedingen en heffingen alsmede rechtstreekse bijdragen van deelnemende landen: Lidstaten, EVA-landen, enz. In totaal financierde de algemene EU-begroting ongeveer 2,5 miljard EUR, waarvan 1 miljard EUR werd gefinancierd met vergoedingen en heffingen alsmede rechtstreekse bijdragen van deelnemende landen. Kader 1.4 geeft een rangschikking weer van de agentschappen naar omvang van de ontvangen bijdragen uit de EU-begroting.

Kader 1.4

Rangschikking van agentschappen naar omvang van de door de EU-begroting geleverde bijdrage

Bron: Agentschappen, gecompileerd door de ERK.

1.19. De 2,5 miljard EUR aan bijdragen van de algemene EU-begroting worden gefinancierd in het kader van verschillende MFK-rubrieken, zoals geïllustreerd in kader 1.5 .

Kader 1.5

Financiering van de agentschappen uit MFK-rubriek van algemene EU-begroting

Bron: Meerjarig financieel kader van de EU die de periode 2014-2020 dekt en de begrotingen 2017 van de agentschappen, gecompileerd door de ERK.

1.20. kader 1.6 . Wat het personeel betreft, hadden de agentschappen eind 2017 ongeveer 11 000 personeelsleden in dienst ( 9 ) (2016: 10 300), circa een zesde van het totaalaantal personeelsleden dat bij de EU-instellingen en -agentschappen in dienst is. Een uitsplitsing van het totaalaantal personeelsleden door het agentschap wordt weergegeven in

Kader 1.6

Aantal personeelsleden per agentschap per eind 2017

Bron: Agentschappen, gecompileerd door de ERK.

Het netwerk van EU-agentschappen vereenvoudigt de samenwerking tussen de agentschappen en de communicatie met belanghebbenden

1.21. Het netwerk van EU-agentschappen (EUAN) werd opgericht door de agentschappen als een platform voor samenwerking tussen de agentschappen, zodat hun zichtbaarheid wordt vergroot, mogelijke efficiëntiewinsten worden vastgesteld en bevorderd en meerwaarde wordt gecreëerd. Het EUAN werkt op basis van prioriteiten waarover een akkoord werd bereikt door de agentschappen in hun vijfjarige strategie-agenda (2015-2020) en op basis van jaarlijkse werkprogramma’s waarin de activiteiten en prestaties worden vastgesteld. Een belangrijke rol van het EUAN is het garanderen van efficiënte communicatie tussen agentschappen en belanghebbenden, voornamelijk met de Europese instellingen. Het voorzitterschap van EUAN wordt elk jaar door een ander agentschap bij toerbeurt bekleed.

ONZE CONTROLE

We hebben een mandaat om de jaarrekeningen en verrichtingen van de agentschappen te controleren

1.22. Zoals bepaald in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) hebben wij het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van alle agentschappen, die bestaat uit de financiële staten (10) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (11) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

1.23. Op basis van de resultaten van onze controle verschaffen wij het Europees Parlement en de Raad, of de andere kwijtingsautoriteiten die in hoofdstuk 3 van dit verslag werden besproken, één betrouwbaarheidsverklaring per agentschap over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Indien van toepassing, vullen wij de betrouwbaarheidsverklaringen aan met belangrijke controleopmerkingen.

1.24. De rekeningen van 32 agentschappen die bijdragen ontvangen uit de EU-begroting werden geverifieerd door onafhankelijke extern controleurs, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU ( 12 ) . We controleerden de betrouwbaarheid van de resultaten van de verificatie in overeenstemming met internationale controlestandaarden en hielden hiermee rekening bij het opstellen van onze eigen controleoordelen.

Onze controle speelt in op de vastgestelde risico’s

1.25. Wij hebben onze controle zodanig ontworpen dat de belangrijkste vastgestelde risico’s worden besproken, zodat we voldoende zekerheid verkrijgen.

Over het algemeen bestaat er een laag risico voor de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen

1.26. Wij achten het risico voor de betrouwbaarheid van de rekeningen over het geheel genomen laag voor alle agentschappen. De rekeningen van de agentschappen worden opgesteld door het toepassen van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Het aantal in het verleden aangetroffen materiële fouten was laag.

Over het algemeen bestaat er een middelhoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen, maar dit varieert

1.27. Over het geheel genomen bestaat er een middelhoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen van de agentschappen, maar varieert dit van laag tot hoog voor specifieke begrotingstitels.

Titel I (Personeelsuitgaven)

1.28. Over het algemeen bestaat er een laag risico. De salarissen worden beheerd door de PMO-dienst van de Commissie, die door de Rekenkamer wordt gecontroleerd binnen het kader van haar specifieke beoordelingen van administratieve uitgaven. Er werden de afgelopen jaren geen materiële fouten gevonden met betrekking tot de personeelsuitgaven. Indien agentschappen echter een groot aantal bijkomende personeelsleden moet aanwerven op korte termijn, bestaat er een middelhoog tot hoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de aanwervingsprocedures.

Titel II (Administratieve uitgaven)

1.29. Het risico wordt als middelhoog ingeschat. Aanbestedingen van verschillende soorten diensten, met toenemende bedragen voor IT-diensten, gaan gepaard met ingewikkelde aanbestedingsregels en -procedures, en het bestuur van de agentschappen bereikt soms geen bevredigende transparantie of de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding. Ernstige fouten met betrekking tot de aanbestedingen die van invloed zijn op de voorwaarden voor betalingen zijn vanouds een van de belangrijkste redenen voor controleoordelen met beperking en opmerkingen van de Rekenkamer. Kantoorhuur is echter vaak de belangrijkste kostencategorie die op periodiek wordt betaald, en veranderingen treden gewoonlijk enkel op wanneer agentschappen naar nieuwe ruimten verhuizen, dus over het geheel genomen bestaat er een middelhoog risico.

Titel III (Operationele uitgaven)

1.30. Er bestaat een laag tot hoog risico. Dit varieert tussen de specifieke agentschappen en met het soort operationele uitgaven dat ze doen. Over het algemeen zijn risico’s met betrekking tot aanbestedingen vergelijkbaar met die in verband met titel II, hoewel het om hogere bedragen kan gaan. Ten aanzien van subsidies die zijn betaald in het kader van begrotingstitel III, werd bij vorige controles vastgesteld dat hoewel de controles door de agentschappen over het geheel genomen zijn verbeterd, deze niet altijd geheel doeltreffend zijn.

Er bestaat een middelhoog risico voor goed financieel beheer

1.31. Er bestaat een middelhoog risico voor goed financieel beheer en dit wordt vooral vastgesteld op de gebieden van IT en openbare aanbesteding. Wij hebben eerder bevindingen over het diverse IT-landschap van de agentschappen en tekortkomingen in het IT-projectbeheer gerapporteerd, alsmede over aanbestedingsprocedures die niet de beste prijs-kwaliteitsverhouding waarborgden.

1.32. Breder gezien vormt het aantal kleine agentschappen (zie de kaders 1.4 en 1.6 ), elk met hun eigen administratieve structuren en procedures, een risico voor de administratieve doelmatigheid.

HOOFDSTUK 2

Overzicht van de controleresultaten

INHOUD

Paragraaf Bladzijde INLEIDING 2.1-2.2 16 RESULTATEN VAN DE JAARLIJKSE CONTROLES VAN DE AGENTSCHAPPEN VOOR 2017 ZIJN OVER HET GEHEEL GENOMEN POSITIEF. 2.3-2.49 16 Goedkeurende oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van alle agentschappen 2.4 16 Toelichtende paragrafen zijn van fundamenteel belang voor een goed begrip van de rekeningen 2.5-2.11 16 Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen 2.12 17 Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen, behalve voor EASO 2.13-2.14 17 Andere toelichtende paragrafen beschrijven kwesties van specifiek belang 2.15-2.21 17 Onze opmerkingen bestrijken een aantal kwesties 2.22-2.49 18 CONTROLERESULTATEN VAN ANDERE VERSLAGEN MET BETREKKING TOT AGENTSCHAPPEN DIE DE REKENKAMER IN 2017 HEEFT UITGEBRACHT 2.50-2.55 24 Snelle evaluatie door de ERK van de tenuitvoerlegging van de personeelsinkrimping van 5 % 2.50 24 Speciaal verslag van de ERK over de GAR 2.51-2.53 25 Specifiek jaarverslag van de ERK over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR 2.54 26 Overige speciale verslagen van de ERK die ook verwijzen naar een of meerdere agentschappen 2.55 26 ANTWOORD VAN HET NETWERK VAN EU-AGENTSCHAPPEN 28

INLEIDING

2.1. Dit hoofdstuk biedt een overzicht van de resultaten van de jaarlijkse controles van de agentschappen door de Rekenkamer voor 2017, evenals andere controlewerkzaamheden met betrekking tot de agentschappen die door de Rekenkamer werden verricht in de loop van 2017.

2.2. De betrouwbaarheidsverklaringen (controleoordelen) over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en de onderliggende ontvangsten en betalingen, evenals alle kwesties en opmerkingen die niets afdoen aan deze oordelen, worden verstrekt in hoofdstuk 3 .

DE RESULTATEN VAN DE JAARLIJKSE CONTROLES VAN DE AGENTSCHAPPEN VOOR 2017 ZIJN OVER HET GEHEEL GENOMEN POSITIEF

2.3. Over het geheel genomen bevestigde onze controle van de jaarrekeningen van de agentschappen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar en van de onderliggende ontvangsten en betalingen de positieve resultaten die in voorgaande jaren werden gerapporteerd.

Goedkeurende oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van alle agentschappen

2.4. (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking over de rekeningen van alle 41 agentschappen. Naar ons oordeel geven deze rekeningen op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de agentschappen per 31 december 2017 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels Wij publiceerdenover de rekeningen van alle 41 agentschappen. Naar ons oordeel geven deze rekeningen op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de agentschappen per 31 december 2017 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels ( 13 )

Toelichtende paragrafen zijn van fundamenteel belang voor een goed begrip van de rekeningen

2.5. In een toelichtende paragraaf wordt de aandacht van de lezer gevestigd op kwesties die van fundamenteel belang zijn voor het inzicht van de gebruiker in de rekeningen.

2.6. Wat EASO betreft, hebben we gewezen op het feit dat de kritieke personeelssituatie bij het Bureau exponentieel is verslechterd. Het Bureau heeft momenteel niet de administratieve capaciteit om het grote aantal vacatures in te vullen. Al met al houdt de personeelssituatie een aanzienlijk risico in voor de voortzetting van de activiteiten van het Bureau op de huidige schaal.

2.7. In het geval van GAR benadrukten wij dat de bijdragen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds worden berekend op basis van de informatie die door de kredietinstellingen via de nationale afwikkelingsautoriteiten aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. De verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme voorziet echter niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merken wij op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Om redenen van vertrouwelijkheid kan de raad geen gegevens van de kredietinstellingen verstrekken die werden gebruikt voor de berekening van bijdragen aan het fonds, wat de transparantie beperkt.

2.8. Wat ECHA betreft, wil de Rekenkamer benadrukken dat het Agentschap gedeeltelijk zichzelf financiert en een vergoeding ontvangt van elk bedrijf dat een registratieaanvraag voor chemische stoffen indient, zoals bepaald in de REACH-verordening ( 14 ) . Het Agentschap berekent en factureert de vergoedingen op basis van de informatie die de bedrijven bij de aanvraag verstrekken. Het Agentschap stelde bij verificaties achteraf vast dat aanzienlijke vergoedingscorrecties nodig waren en eind 2017 was het totale bedrag aan correcties nog niet bekend. Deze opmerking toont de beperkingen van een systeem dat veel te sterk op eigen verklaringen van aanvragers berust.

2.9. Wat het GSA betreft, hebben wij de aandacht gevestigd op het feit dat het resultaat van een openbare aanbestedingsprocedure voor het hoofdcontract van het agentschap (een kaderovereenkomst ter waarde van 1,5 miljard EUR) werd betwist door een van de inschrijvers.

2.10. Wat betreft de twee agentschappen die in Londen gevestigd zijn (EMA en EBA), hebben we de aandacht gevestigd op het feit dat zij het VK in 2019 zullen verlaten en dat hun rekeningen en de bijbehorende toelichting zijn opgesteld met gebruikmaking van de informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening. We hebben ook gewezen op de implicaties van de huidige leaseovereenkomsten in Londen en een mogelijke daling van de ontvangsten na het vertrek van het VK uit de EU.

2.11. Wat Chafea betreft, rapporteerden we significante tekortkomingen in de boekhoudomgeving.

Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de rekeningen van alle agentschappen

2.12. Wij publiceerden (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking voor alle agentschappen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de jaarrekeningen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar. Naar ons oordeel waren de ontvangsten in alle materiële opzichten wettig en regelmatig.

Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen, behalve voor EASO

2.13. Wij publiceerden (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking voor 40 agentschappen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de jaarrekeningen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar. Naar ons oordeel waren de betalingen in alle materiële opzichten wettig en regelmatig.

2.14. Wat betreft EASO gaven we een afkeurend oordeel vanwege materiële en systematische niet-conformiteit van betalingen met het financieel reglement van het Bureau alsmede andere toepasselijke voorschriften en bepalingen, die voornamelijk verband houden met openbare aanbestedings- en aanwervingsprocedures die ten grondslag liggen aan betalingen. Het systematische karakter van gevallen van niet-conformiteit wijst op een ontoereikend internebeheersingssysteem. De gecombineerde fout van niet-conforme betalingen beloopt ten minste 7,7 miljoen EUR, ofwel 10,3 % van de totale in 2017 verrichte betalingen van het Bureau.

Andere toelichtende paragrafen beschrijven kwesties van specifiek belang

2.15. Overige toelichtende paragrafen vestigen de aandacht van de lezer op kwesties die niet worden vermeld of geopenbaard in de jaarrekening of die geen betrekking hebben op de wettigheid en regelmatigheid van ontvangsten en betalingen.

2.16. Wat betreft het EIT stelden we aan de orde dat de oorspronkelijke vergoedingspercentages van subsidies voor kennisinnovatiegemeenschappen (KIG's) werden verhoogd aan het eind van de subsidiabiliteitsperiode, wat de KIG's niet aanmoedigt minder afhankelijk te worden van EIT-steun, zoals was bedoeld. Bovendien waren enkele nieuwe activiteiten met terugwerkende kracht aan de jaarlijkse ondernemingsplannen van twee KIG's toegevoegd. Voor een van de KIG's betekende dit een substantiële verandering van het oorspronkelijke gunningsbesluit. Substantiële veranderingen kunnen de gelijke behandeling van KIG's beïnvloeden en zijn niet in overeenstemming met het Financieel Reglement.

2.17. In het geval van Frontex hebben we sinds 2014 consequent gerapporteerd dat er vaak onvoldoende bewijs was van uitgaven die door samenwerkende landen zijn gedeclareerd. Dit werd ook bevestigd door de controleresultaten van dit jaar. Als reactie op onze aanbeveling van 2016 introduceert Frontex een vereenvoudigd kostenvergoedingsmodel.

2.18. Wat EBA, Eiopa en ESMA betreft, hebben we onder de aandacht gebracht dat hun begrotingen gedeeltelijk met middelen van de Europese Unie worden gefinancierd en gedeeltelijk door rechtstreekse bijdragen van toezichthoudende autoriteiten van de EU-lidstaten en/of entiteiten die onder toezicht staan. Het is mogelijk dat de ontvangsten van de autoriteiten in de toekomst zullen dalen als gevolg van de beslissing van het VK om de EU te verlaten.

2.19. Wat het GSA betreft, hebben we gerapporteerd dat het Agentschap zowel het Galileo-centrum voor beveiligingscontrole (GSMC) als de Galileo-grondstations op Brits grondgebied beheert, die mogelijk moeten worden verplaatst.

2.20. Wat het CdT betreft, wezen we op het feit dat verschillende agentschappen steeds meer gebruik maakten van interne en andere alternatieve vertaaloplossingen, wat betekent dat de capaciteit van het CdT niet ten volle werd benut. Bovendien wordt er op Europees niveau dubbel werk gedaan wat betreft de ontwikkeling van vertaalsystemen en exploitatiekosten.

2.21. In december 2016 vroeg het Bureau van Berec om vertalingen van het CdT voor vier oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor personeelsreservelijsten, hoewel alle door de begrotingsautoriteit toegekende posten op de lijst van ambten ingevuld waren. Naar ons oordeel was er geen rechtvaardiging voor het verzoek om vertaling in december 2016. De daarmee samenhangende betaling in maart 2017 was goed voor 2,5 % van de begroting van 2017 van het Bureau van Berec.

Kader 2.1

Jaarlijkse controleoordelen over de rekeningen en verrichtingen van de agentschappen tussen 2014 en 2017

Bron: ERK.

Onze opmerkingen betreffen een aantal kwesties

2.22. Wij hebben in totaal 145 opmerkingen gemaakt met betrekking tot 37 agentschappen om de aandacht te vestigen op belangrijke zaken en aan te geven waar er ruimte voor verbetering is. Deze opmerkingen, die in hoofdstuk 3 terug te vinden zijn, worden hieronder samengevat. De meeste opmerkingen hebben betrekking op goed financieel beheer.

Grote risico's dieleiden tot ernstige tekortkomingen bij EASO

2.23. In het geval van EASO hebben we gewezen op grote risico’s die zijn verbonden aan de aard van de activiteiten van het Bureau en uitdagingen als gevolg van de migratiecrisis. Die risico’s werden niet beperkt door een degelijke governancestructuur en doeltreffende internebeheersingsmaatregelen, wat leidde tot tal van gevallen van materiële niet-conformiteit.

2.24. Sinds 2014 heeft het Bureau met een groot personeelsverloop te maken had en de wervingsprocedures waren sinds december 2017 opgeschort. Het Bureau beschikt niet over een interne auditcapaciteit of juridische dienst en verricht evenmin systematische evaluaties van juridische documenten.

2.25. Vrijwel alle gecontroleerde diensten, die waren gebaseerd op overheidsopdrachten of wervingsprocedures, vertoonden systematisch significante gebreken in de beoordeling van de behoeften van het Bureau, de opstelling van het bestek, de keuze van het soort contract, de evaluatie- en gunningsmethoden, de wijzigingen en verlengingen van contracten, de uitvoering van contracten en de verificatie van verleende diensten, enz. Dergelijke gebreken zijn in strijd met de beginselen van mededinging, transparantie, gelijke behandeling en non-discriminatie.

Vooruitgang in de richting van een meer geharmoniseerd IT-landschap

2.26. Agentschappen voeren een breed scala aan operationele activiteiten uit, waarvoor adequate en soms op maat gesneden IT-oplossingen nodig zijn. De belangrijkste operationele en administratieve activiteiten worden echter uitgevoerd op basis van hetzelfde wettelijke kader, wat suggereert dat daarbij sprake is van vergelijkbare processen die kunnen worden ondersteund door soortgelijke IT-oplossingen. Hoewel de agentschappen zeer goede vorderingen hebben gemaakt wat betreft het gebruik van soortgelijke systemen voor het begrotingsbeheer en de boekhouding, zoals wij in ons samenvattend verslag over de controleresultaten van agentschappen van 2016 hebben gerapporteerd, worden er op andere belangrijke gebieden nog steeds allerlei IT-oplossingen gebruikt, zoals voor het beheer van personele middelen en van aanbestedingen/contracten.

2.27. De agentschappen denken na over een verdere harmonisering van IT-oplossingen op deze gebieden, voornamelijk om de kostenefficiëntie te verbeteren, internecontrolerisico’s te beperken en het IT-beheer te versterken. In 2017 was er ten aanzien van de IT-instrumenten goede vooruitgang gemaakt op het gebied van personeelsbeheer nadat 20 agentschappen overeenkomsten met de Commissie hadden ondertekend over het gebruik van haar SYSPER II-instrument, dat zal zorgen voor een meer uniform IT-landschap. Er wordt verwacht dat de meerderheid van de agentschappen het instrument van de Commissie zal gebruiken vanaf 1 januari 2019, terwijl sommige agentschappen het instrument reeds in het derde kwartaal van 2018 in gebruik namen.

Kader 2.2

Invoering van het gemeenschappelijke HR-instrument SYSPER II door de agentschappen

Bron: ERK, op basis van informatie van agentschappen.

E-aanbesteding zal worden ingevoerd

2.28. In dit gefragmenteerde scenario zou het gebruik van soortgelijke elektronische instrumenten om leveringen of diensten aan te besteden (e-aanbesteding) ook een belangrijke stap zijn naar een meer geharmoniseerd IT-kader tussen de agentschappen. Volgens de financiële reglementen, die in 2012, respectievelijk 2013 in werking traden, moeten alle EU-instellingen en -agentschappen „… in de grootst mogelijke mate oplossingen voor de indiening, opslag en verwerking van gegevens in het kader van aanbestedings- en subsidieprocedures [ontwerpen] en implementeren, en hiertoe één „elektronisch gegevensuitwisselingsterrein” aan[wijzen] voor aanvragers, kandidaten en inschrijvers” ( 15 ) ( 16 ) . Aangezien er geen streefdatum voor de invoering van e-aanbesteding was vastgelegd in de financiële reglementen, bepaalt de richtlijn van de EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten (2014) ( 17 ) dat de lidstaten tegen 2018 gebruik moeten maken van elektronische middelen voor openbare aanbesteding, terwijl de richtlijn van de EU inzake e-facturering van 2014 ( 18 ) voorschrijft dat alle overheidsinstanties de ontvangst van e-facturen mogelijk maken tegen 2019.

2.29. Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. Hoewel alle agentschappen hun aanbestedingen elektronisch publiceren via TED (Tenders Electronic Daily), het Europees publicatieblad voor openbare aanbestedingen, voerde de Commissie ook instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de EU (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 hadden de meeste agentschappen voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

Kader 2.3

Invoering van instrumenten voor e-aanbesteding door de agentschappen

Bron: ERK, op basis van informatie van agentschappen.

Verbetering van de IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij EMA en eu-LISA

De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij EMA

2.30. In de loop van de controle van vorig jaar verrichtten wij een analyse van het beheer van consultancydiensten door het Agentschap. Het buitensporige gebruik van consultancybedrijven leidde ertoe dat het Agentschap in kritieke mate afhankelijk werd van deze externe expertise. Wij hebben ook gemeld dat de controle over de projectontwikkeling en -uitvoering ontoereikend was en dat projecten aanzienlijk vertraagd waren en de kosten hoger waren uitgevallen.

2.31. In de loop van 2017 voerde het Agentschap verscheidene maatregelen in om de situatie te verbeteren. Het zal echter tijd kosten om de kritieke mate waarin het Agentschap afhankelijk is van consultancybedrijven te verminderen en de impact van de genomen maatregelen zal pas in de loop der jaren zichtbaar worden.

De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij eu-LISA

2.32. Vanwege de aard van de activiteiten van eu-LISA maakt het Agentschap gebruik van adviesdiensten, voornamelijk in verband met IT-projecten. In 2017 werden IT-projecten van het Agentschap uitgevoerd binnen de vastgestelde begroting en termijnen.

2.33. Voor de ontwikkeling en uitvoering van IT-projecten past het Agentschap een uitbestedingsmodel toe waarbij 90 % van de bijbehorende werkzaamheden door drie contractanten wordt uitgevoerd. Hoewel de IT-projecten eigendom zijn en onder controle staan van het Agentschap, creëert een model waarbij de activiteiten voor verdere of nieuwe ontwikkeling van zulke gevoelige IT-systemen in die mate worden uitbesteed, een aanzienlijk risico op een overmatig gebruik en een te grote afhankelijkheid van contractanten.

2.34. Tegelijkertijd leidt het kleine aantal personeelsleden in essentiële operationele eenheden tot aanzienlijke risico’s voor de continuïteit van de activiteiten.

Er blijven tekortkomingen bestaan in het beheer van aanbestedingen

2.35. De onderliggende doelstelling van openbare aanbestedingen is het zorgen voor concurrentie tussen de marktdeelnemers en het doen van de economisch voordeligste aankoop op transparante, objectieve en consistente wijze en op basis van het toepasselijke rechtskader. Voor 14 agentschappen ( het Bureau van Berec, Cepol, Chafea, eu-LISA, EASO, EBA, EEA, EFSA, EIGE, EUIPO, ERA, EASA, FRA en SRB ) stelden we tekortkomingen vast in openbare aanbestedingen die de kostenefficiëntie in gevaar brengen, vooral met betrekking tot diensten. Veelvoorkomende tekortkomingen die werden vastgesteld zijn onder andere een gebrek aan een adequaat evenwicht tussen prijs- en kwaliteitsaspecten voor gunningscriteria, een suboptimaal ontwerp van kaderovereenkomsten, het gebruik van kaderovereenkomsten die de aankoop van diensten waarvoor de specificaties en/of de prijs niet voldoende gedetailleerd waren, mogelijk maakten en het ongerechtvaardigd gebruik van bemiddelingsdiensten.

De meeste agentschappen analyseerden de gevolgen van de BREXIT

2.36. Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen hebben vijf agentschappen ( ACER, het Bureau van Berec, Cepol, Enisa, EU-OSHA ) geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op hun organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

Kennisgevingen van vacatures kunnen worden gepubliceerd op de website van EPSO

2.37. De meeste agentschappen ( ACER, Cedefop, Cepol, Chafea, EASA, EBA, ECHA, EEA, EIGE, Eiopa, EIT, EMA, EMCDDA, EMSA, Enisa, ESMA, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA, SRB ) publiceren kennisgevingen van vacatures op hun eigen website en sociale media, maar vaak niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO). Een publicatie op de website van EPSO zou voor meer transparantie en publiciteit zorgen, en burgers de gelegenheid bieden om kennis te nemen van vacatures die door alle Europese instellingen en agentschappen worden gepubliceerd. De voornaamste reden die de agentschappen hiervoor geven, is dat EPSO de publicatie van kennisgevingen van vacatures alleen aanvaardt indien dit gebeurt in alle officiële EU-talen, waaraan hoge vertaalkosten zijn verbonden.

Minder opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen

2.38. Het aantal opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen daalde tot acht (2016: elf), wat de aanhoudende inspanningen van de agentschappen illustreert om het wettelijk kader in acht te nemen, en met name de bepalingen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement en het Statuut. Terwijl in vijf opmerkingen opnieuw tekortkomingen inzake aanbestedingsprocedures aan de orde werden gesteld ( EASO, EASA, EIGE, Frontex ), hadden drie opmerkingen betrekking op aanwervingsprocedures ( EASO, Cedefop, Frontex ).

Het begrotingsbeheer vertoont verbeteringen

2.39. Krachtens het Financieel Reglement kunnen begrotingskredieten die voor een bepaald jaar zijn toegewezen onder bepaalde voorwaarden worden overgedragen naar het volgende jaar ( 19 ) . Hoewel het Financieel Reglement geen plafonds vaststelt voor zulke overdrachten en het meerjarige karakter van de operaties deze voor een groot deel verklaart, kunnen buitensporige bedragen wijzen op vertragingen in de uitvoering van werkprogramma’s of aanbestedingsplannen en ook in strijd zijn met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

2.40. Kader 2.4 toont het aantal agentschappen waarvoor we in 2017 en voorgaande jaren hoge overdrachten hebben gerapporteerd. De daling tot slechts twee agentschappen ( Chafea, EU-OSHA ) in 2017 was het gevolg van een betere en transparantere uitleg en rechtvaardiging van overdrachten door de agentschappen, maar ook van een verandering in onze rapportagemethode in 2017. Vanaf 2017 rapporteren we enkel over overdrachten die we als onvoldoende gerechtvaardigd beschouwen.

Kader 2.4

Afnemend aantal opmerkingen over buitensporige of hoge overdrachten

Bron: ERK, op basis van informatie van agentschappen.

2.41. Bovendien rapporteerden we voor twee agentschappen ( Frontex, EUIPO ) annuleringen van overgedragen begrotingskredieten van voorgaande jaren. Deze wezen op een overschatting van begrotingsbehoeften, met name bij overheden van lidstaten en andere samenwerkende landen.

Boekhoudomgevingen zouden verder verbeterd kunnen worden

2.42. In de loop van de jaarlijkse controles die dit jaar plaatsvonden, hebben we ook de boekhoudomgevingen van de agentschappen beoordeeld, die een belangrijk element vormen voor de voorbereiding van betrouwbare rekeningen. Overeenkomstig het Financieel Reglement heeft elk agentschap zijn eigen rekenplichtige, wat heeft geleid tot een situatie waarin in totaal 37 rekenplichtigen belast zijn met 2 % van de Europese begroting. De belangrijkste taken van de rekenplichtige zijn: het uitvoeren van betalingen, het innen van ontvangsten en invordering van bedragen, het opstellen, presenteren en bijhouden van de rekeningen, het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen. Om de doeltreffendheid te verhogen, heeft de rekenplichtige van de Commissie de agentschappen in 2012 uitgenodigd om hun boekhoudkundige functies aan hem te delegeren op contractbasis. Het agentschap dat als eerste het voorstel aanvaardde, was Cepol, in 2014. Eind 2017 namen nog slechts drie andere agentschappen deel aan deze regeling (GSA, Berec, ACER).

2.43. De hiërarchische positie van een rekenplichtige binnen een agentschap kan zijn onafhankelijkheid beïnvloeden. Rekenplichtigen moeten met name onafhankelijk zijn van degenen van wie ze (sub-)delegaties hebben ontvangen om vastleggingen en betalingen goed te keuren. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het agentschap (administratief) en de raad van bestuur (functioneel). Deze opmerking werd opgenomen voor 13 agentschappen ( CdT, EACEA, EASA, Easme, EEA, EFSA, Eiopa, EMA, EMCDDA, ERA, EU-OSHA, Eurofound, FRA ). Dit zou ook vereisen dat de benoeming en jaarlijkse beoordeling van de rekenplichtige de verantwoordelijkheid van de raad wordt.

2.44. Het Financieel Reglement schrijft voor dat rekenplichtigen de betrouwbare werking van de boekhoudsystemen van de agentschappen bevestigt (validering). Hoewel de boekhoudsystemen van de meeste agentschappen over bijgewerkte valideringen beschikken, stelden we vast dat grote wijzigingen die zijn aangebracht in de boekhoudsystemen van zeven andere agentschappen ( ACER, het Bureau van Berec, Cepol, Easme, EIT, EMA, GSA ) een tijdige hervalidering vereisen.

Kader 2.5

Onafhankelijkheid van de rekenplichtigen van de agentschappen en hervalidering van het boekhoudsysteem had al moeten plaatsvinden

Bron: ERK, op basis van informatie van agentschappen.

We stelden tekortkomingen op het gebied van interne controle vast bij bepaalde agentschappen

2.45. Wat drie agentschappen betreft ( EASO, CPVO, REA ) waren de documenten met betrekking tot aanbestedingen, toekenning van subsidies en aanwervingsprocedures ontoereikend.

2.46. Voor drie agentschappen ( ACER, EIT, Frontex ) werden bepaalde tekortkomingen in de uitvoering van de internecontrolenorm met betrekking tot hun bedrijfscontinuïteitsplan vastgesteld. Deze tekortkomingen kunnen een aanzienlijk risico voor de bedrijfscontinuïteit vormen in het geval van grote rampen, omdat gegevens onherstelbaar verloren kunnen gaan.

Agentschappen geven follow-up aan controlebevindingen van voorgaande jaren

2.47. In voorkomend geval hebben wij gezorgd voor een statusverslag over de follow-upmaatregelen die de agentschappen naar aanleiding van de opmerkingen uit voorgaande jaren hebben getroffen.

Kader 2.6 toont dat voor de 170 opmerkingen die eind 2016 nog openstonden, corrigerende maatregelen in de meeste gevallen waren afgerond of nog liepen. Voor drie van de dertien openstaande opmerkingen waren er corrigerende maatregelen nodig, maar daarover had het agentschap geen controle.

Kader 2.6

Inspanningen van de agentschappen om follow-up te geven aan opmerkingen van voorgaande jaren

Bron: ERK.

We melden gevallen van vermoedelijke fraude aan OLAF

2.48. Fraude is bewuste misleiding om een voordeel te verkrijgen. We rapporteren alle gevallen van vermoedelijke fraude die we tijdens onze controlewerkzaamheden ontdekken aan OLAF, het bureau voor fraudebestrijding van de Europese Unie. Het is dan aan OLAF om deze zaken te onderzoeken en er follow-up aan te geven, in voorkomend geval in samenwerking met de nationale gerechtelijke autoriteiten. In 2017 hebben we drie gevallen van vermoedelijke fraude vastgesteld in de ongeveer 1 000 verrichtingen en 150 aanbestedingsprocedures die we hebben gecontroleerd voor onze betrouwbaarheidsverklaringen over de agentschappen, en hebben we deze gemeld aan OLAF. De gevallen van vermoedelijke fraude hadden betrekking op onregelmatigheden bij de aanbesteding.

We verstrekken informatie over de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie en externe evaluatieverslagen

2.49. Wij hebben ook ter informatie verwezen naar controleverslagen die waren opgesteld door de DIA en externe evaluatieverslagen die in opdracht van de Commissie waren opgesteld. In 2017 waren er 26 DIA-verslagen en 9 gevallen waarin een externe beoordeling van een agentschap werd verricht. Wij hebben de gerelateerde controle- of evaluatieprocedures niet geverifieerd.

CONTROLERESULTATEN VAN ANDERE VERSLAGEN MET BETREKKING TOT AGENTSCHAPPEN VAN DE REKENKAMER IN 2017

Snelle evaluatie door de ERK van de tenuitvoerlegging van de personeelsinkrimping van 5 %

2.50. Kader 2.7 geeft weer wat de gevolgen zijn van de procentuele verandering voor de posten in de personeelsformaties van alle instellingen, organen en agentschappen. In 2017 publiceerde de Rekenkamer een snelle evaluatie ( 20 ) van de tenuitvoerlegging van de toegezegde personeelsinkrimping van 5 % in hun personeelsformaties door de instellingen en agentschappen van de Europese Unie gedurende de periode 2013-2017 (voor agentschappen: 2014-2018). Voor de agentschappen concludeerden we dat de inkrimping van 5 % had plaatsgevonden, zij het met enige vertraging. Terwijl gedecentraliseerde agentschappen met traditionele taken erin slaagden hun personeel in te krimpen met 8,9 %, was er een stijging van 19,9 %, respectievelijk 42,9 % voor de nieuwe taken en verantwoordelijkheden van bepaalde gedecentraliseerde en uitvoerende agentschappen.geeft weer wat de gevolgen zijn van de procentuele verandering voor de posten in de personeelsformaties van alle instellingen, organen en agentschappen.

Kader 2.7

Analyse van de variaties in het aantal posten in de personeelsformaties tussen 2012 en 2017 (uitgedrukt als percentage)

Bron: ERK.

Speciaal verslag van de ERK over de GAR

2.51. De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR) is gevestigd te Brussel en werd in augustus 2014 opgericht in het kader van de beleidsreactie op de financiële crisis. Hij heeft tot taak banken die onder zijn bevoegdheid vallen af te wikkelen, indien ze falen. In januari 2017 vielen 139 banken, waaronder 130 bankgroepen, onder de bevoegdheid van de GAR ( 21 )

2.52. Met de speciale controle ( 22 ) werd onderzocht of de GAR is toegerust om de afwikkeling van banken doeltreffend uit te voeren en werd de kwaliteit geanalyseerd van de afwikkelingsplanning van de GAR voor afzonderlijke banken, alsmede de vraag of de GAR adequaat is opgezet om te kunnen voldoen aan zijn wettelijk kader voor afwikkelingsplanning en of de GAR beschikt over adequate personele middelen om zijn opdrachten te kunnen uitvoeren.

2.53. We stelden tekortkomingen vast op al deze gebieden, hoewel de oprichting van de GAR als een volledig nieuwe structuur een grote uitdaging was en alle tekortkomingen in deze context moeten worden gezien. We hebben een aantal aanbevelingen gedaan met betrekking tot de opstelling van afwikkelingsplannen en de afronding van de regels en richtsnoeren en de verbetering van personeelsaantallen en HR-procedures.

Specifiek jaarverslag van de ERK over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR

2.54. De verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme bepaalt ( 23 ) dat de Rekenkamer een verslag opstelt over eventuele gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting door de GAR, de Raad en de Commissie van hun taken uit hoofde van de verordening. Op 31 december 2016 bedroegen de gerelateerde verplichtingen van de GAR 842 miljoen EUR uit vooraf te betalen bijdragen; dit bedrag was op 30 september 2017 gestegen tot 1 420 miljoen EUR. In 2016 werden er geen bankafwikkelingen in gang gezet door de GAR en bijgevolg hoefde er geen gerelateerde verplichting openbaar te worden gemaakt in verband met afwikkelingsbesluiten voor het begrotingsjaar 2016. Toen ons verslag van 2016 over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR werd gepubliceerd, waren er echter 90 rechtszaken tegen de GAR bij het Gerecht van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU) aangespannen en 46 beroepen tot het einde van oktober 2017 bij het beroepspanel van de GAR ingediend als gevolg van het afwikkelingsbesluit dat in juni 2017 werd genomen met betrekking tot Banco Popular Español S.A. De Commissie en de Raad waren in kennis gesteld van 26 rechtszaken die bij het Gerecht van het HvJ-EU waren aangespannen in verband met datzelfde afwikkelingsbesluit. De gerelateerde verplichtingen in verband daarmee zullen in onze controle en ons verslag over het begrotingsjaar 2017 worden besproken.

Overige speciale verslagen van de ERK die ook verwijzen naar een of meerdere agentschappen

2.55. In de loop van 2017 publiceerden we, behalve controleverslagen die specifiek betrekking hadden op de agentschappen, een aantal speciale controleverslagen over de uitvoering van het EU-beleid die verwezen naar een aantal agentschappen (zie kader 2.8 ).

Kader 2.8

Overige speciale verslagen van de ERK die naar agentschappen verwijzen

Bron: ERK.

ANTWOORD VAN HET NETWERK VAN EU-AGENTSCHAPPEN

De agentschappen waarderen de positieve conclusies van de Rekenkamer aangaande de betrouwbaarheid van hun rekeningen en de verrichtingen die eraan ten grondslag liggen.

2.27. Het Netwerk uit zijn bezorgdheid over het feit dat, aangezien de Commissie aan de agentschappen slechts een basispakket van Sysper-modules ter beschikking stelt, de agentschappen verplicht zijn en verplicht zullen blijven om er afzonderlijke tools voor beoordelingen, telewerken, flexibele werktijden en personeelsrapportage op na te houden. Het IT-landschap inzake personeelsbeheer zal daardoor slechts voor een deel uniform worden, en dus in veel mindere mate dan de Commissie had kunnen beslissen.

De agentschappen bekijken ook of ze een oplossing kunnen delen ter ondersteuning van aanwervingsprocessen die momenteel niet in Sysper kunnen worden afgehandeld.

2.39. Wat betreft aanbestedingen heeft zich de voorbije twee jaar een duidelijke verschuiving voorgedaan naar het harmoniseren van de e-tools. Hiermee werd langzaam een begin gemaakt in 2015-2016, toen het pakket voor e-aanbestedingen e-Prior werd ontwikkeld door DIGIT in samenwerking met BUDG. Sindsdien is dit pakket van elektronische modules, dat alle fasen van de aanbestedingscyclus bestrijkt, steeds meer de norm geworden waaraan de EU-agentschappen zich houden. In 2018 heeft deze trend zich verder doorgezet doordat nieuwe modules voor e-inschrijving en de ABAC LCK-module werden ingevoerd en ter beschikking werden gesteld aan de agentschappen. Ook de modules e-evaluatie en e-gunning zijn in ontwikkeling. Stap voor stap doen de agentschappen afstand van hun eigen tools, het ene agentschap sneller dan het andere, maar ongeacht de snelheid hiervan is deze tendens niet te stoppen.

2.42. De voorgestelde efficiëntieverbeteringen die delegatie aan de Europese Commissie met zich mee zou kunnen brengen, zijn in werkelijkheid moeilijk te realiseren. De werklast wordt immers niet alleen bepaald door de omvang van de begroting maar ook door het feit dat de rekeningen aan het begin van het jaar binnen een kort tijdsbestek moeten worden afgesloten. Uit ervaring blijkt dat voor de afsluiting van meer dan één stel rekeningen (d.w.z. met aanvullende financiering uit delegatieovereenkomsten) bijna twee keer zoveel personeel nodig is, ook al gaat het om kleinere bedragen (en minder transacties). Worden deze activiteiten aan de Commissie gedelegeerd, dan zou elk agentschap nog steeds een boekhoudkundig team moeten hebben omdat er nog steeds boekhoudkundige taken moeten worden verricht. De boekhoudkundige competenties zouden dus behouden moeten blijven, en aangezien het om een zeer gespecialiseerde materie gaat, kan het personeel dat van deze taak ontlast is om een zeer miniem voordeel te behalen, niet voor andere taken worden ingezet. Zolang dit het geval is, zouden eventuele besparingen in het personeelsbestand minder bedragen dan een voltijdsequivalent. Bovendien moet er een jaarlijkse vergoeding worden betaald. Er zijn dus weinig agentschappen die ervoor hebben gekozen om deze taak aan de Commissie te delegeren.

2.43. Het Netwerk wenst te benadrukken dat er geen precedent of risicoanalyse bestaat op grond waarvan zou kunnen worden geconcludeerd dat de onafhankelijkheid van de rekenplichtige zou toenemen als deze rechtstreeks verslag uitbrengt aan de ordonnateur in plaats van aan een gedelegeerd ordonnateur. Sommige agentschappen hebben ervoor gekozen een „Handvest van de rekenplichtige” vast te stellen, waarin bepalingen zijn opgenomen voor de rapportage aan het besluitvormende orgaan, indien vereist.

HOOFDSTUK 3

Betrouwbaarheidsverklaringen en andere specifieke controleresultaten met betrekking tot de agentschappen

INHOUD

3.1. Toelichting bij de betrouwbaarheidsverklaringen 31

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 1A — CONCURRENTIEVERMOGEN VOOR GROEI EN WERKGELEGENHEID 33

3.2. Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (ACER) 33

3.3. Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) 38

3.4. Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) 43

3.5. Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) 46

3.6. Europese Bankautoriteit (EBA) 51

3.7. Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) 56

3.8. Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (Eiopa) 61

3.9. Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT) 64

3.10. Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA) 75

3.11. Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging (Enisa) 79

3.12. Spoorwegbureau van de Europese Unie (ERA) 83

3.13. Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) 87

3.14. Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (EU-OSHA) 90

3.15. Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) 94

3.16. Europees GNSS-Agentschap (GSA) 98

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 2 — DUURZAME GROEI: NATUURLIJKE HULPBRONNEN 103

3.17. Europees Milieuagentschap (EEA) 103

3.18. Europees Bureau voor visserijcontrole (EFCA) 109

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 3 — VEILIGHEID EN BURGERSCHAP 112

3.19. Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (Cepol) 112

3.20. Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO) 116

3.21. Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) 128

3.22. Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) 132

3.23. Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE) 136

3.24. Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) 141

3.25. Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EMCDDA) 149

3.26. Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) 153

3.27. De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie (Eurojust) 161

3.28. Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) 165

3.29. Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) 169

3.30. Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) 173

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 4 — EUROPA ALS WERELDSPELER 184

3.31. Europese Stichting voor opleiding (ETF) 184

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 5 — ADMINISTRATIE 188

3.32. Voorzieningsagentschap van Euratom (Euratom) 188

FINANCIEEL AUTONOME AGENTSCHAPPEN 191

3.33. Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO) 191

3.34. Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) 195

3.35. Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR) 199

3.36. Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT) 205

UITVOERENDE AGENTSCHAPPEN VAN DE COMMISSIE 209

3.37. Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) 209

3.38. Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme) 213

3.39. Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA) 217

3.40. Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken (INEA) 221

3.41. Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA) 225

3.42. Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding (Chafea) 229

3.1. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARINGEN

Grondslag voor de oordelen

3.1.1. Wij verrichtten onze controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden (ISA) en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties (ISSAI) van INTOSAI. Onze verantwoordelijkheden volgens die standaarden worden nader beschreven in het onderdeel van ons verslag over de verantwoordelijkheden van de controleur. We zijn onafhankelijk, zoals voorgeschreven in de Ethische gedragscode voor professionele accountants (Code of Ethics for Professional Accountants) van de International Ethics Standards Board for Accountants („IESBA Code”) en de ethische vereisten die relevant zijn voor onze controle, en we hebben ons van onze andere ethische verantwoordelijkheden gekweten in overeenstemming met deze vereisten en de IESBA Code. Wij achten de verkregen controle-informatie toereikend en geschikt als grondslag voor ons oordeel.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

3.1.2. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en de financiële reglementen van de agentschappen is de leiding van een agentschap verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Dit omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van een agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van het agentschap.

3.1.3. Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel, tenzij de leiding voornemens is om de entiteit te liquideren of om haar activiteiten stop te zetten, of als er geen realistisch alternatief bestaat.

3.1.4. Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over het agentschap.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

3.1.5. Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de agentschappen geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

3.1.6. Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie of samenwerkende landen ontvangen subsidies en beoordelen wij de procedures van de agentschappen voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

3.1.7. Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen (inclusief die voor de verwerving van activa) behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en een agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

3.1.8. Als onderdeel van een controle in overeenstemming met de ISA’s en ISSAI’s passen wij professionele oordeelsvorming toe en houden wij gedurende de hele controle een professioneel-kritische instelling. Daarnaast: — identificeren en beoordelen we de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten; ontwerpen we in het licht van die risico’s controleprocedures en voeren we deze uit, en verkrijgen we controle-informatie die toereikend is en geschikt als grondslag voor onze oordelen. Het risico dat een afwijking of niet-conformiteit van materieel belang als gevolg van fraude niet wordt ontdekt is groter dan bij fouten, aangezien er bij fraude sprake kan zijn van collusie, vervalsing, opzettelijke omissies, verkeerde voorstellingen van zaken of het terzijde stellen van de interne beheersing; — verkrijgen we inzicht in de internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de controle om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen; — beoordelen we de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen en de daarmee samenhangende informatieverschaffing door de leiding; — trekken we conclusies over de geschiktheid van de wijze waarop de leiding het continuïteitsbeginsel hanteert en, op basis van de verkregen controle-informatie, over het al dan niet bestaan van materiële onzekerheden die verband houden met gebeurtenissen of omstandigheden die mogelijk aanzienlijke twijfel doen rijzen over het vermogen van een agentschap om zijn bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Als we tot de conclusie komen dat er een materiële onzekerheid bestaat, zijn we verplicht in ons verslag van de controleur de aandacht te vestigen op de gerelateerde informatie in de rekeningen of, indien de informatie ontoereikend is, ons oordeel aan te passen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die we hebben verkregen tot de datum van vaststelling van ons verslag van de controleur. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een entiteit haar bedrijfsactiviteiten niet langer kan voortzetten; — evalueren we de algemene presentatie, structuur en inhoud van de rekeningen, met inbegrip van de toelichtingen, en beoordelen we of de rekeningen de onderliggende verrichtingen en gebeurtenissen zodanig weergeven dat een getrouw beeld ontstaat; — verkrijgen we voldoende passende controle-informatie met betrekking tot de financiële informatie van de agentschappen om een oordeel te formuleren over de rekeningen en de onderliggende verrichtingen. Wij zijn verantwoordelijk voor de aansturing van, het toezicht op en de uitvoering van de controle. We blijven als enige verantwoordelijk voor ons controleoordeel; — hebben we in voorkomend geval rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de agentschappen, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (24).

3.1.9. Wij communiceren met de leiding onder meer over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over significante controlebevindingen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing die we tijdens onze controle constateren.

3.1.10. We bepalen welke van de punten die we met de agentschappen hebben besproken, het belangrijkst waren bij de controle van de rekeningen van de huidige periode en dus de essentiële controleaangelegenheden vormen. Wij beschrijven deze aangelegenheden in ons verslag van de controleur, tenzij openbaarmaking ervan verboden is op grond van de wet- en regelgeving of we, in zeer uitzonderlijke omstandigheden, besluiten dat een aangelegenheid niet in ons verslag moet worden opgenomen omdat redelijkerwijs te verwachten is dat de negatieve gevolgen daarvan zwaarder wegen dan de voordelen van een dergelijke mededeling in het algemeen belang.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 1a — Concurrentievermogen voor groei en werkgelegenheid

3.2. AGENTSCHAP VOOR DE SAMENWERKING TUSSEN ENERGIEREGULATORS (ACER)

INLEIDING

3.2.1. Het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (hierna: „Agentschap” ofwel „ACER”), gevestigd te Ljubljana, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 713/2009 van het Europees Parlement en de Raad ( 25 ) . Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om de nationale regulerende instanties bij te staan bij het op EU-niveau uitoefenen van de door hen in de lidstaten vervulde reguleringstaken, en zo nodig hun optreden te coördineren. In het kader van de REMIT-verordening ( 26 ) heeft het Agentschap — samen met de nationale regulerende instanties — bijkomende verantwoordelijkheden gekregen ten aanzien van het toezicht op de Europese groothandelsmarkt voor energie.

3.2.2. tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap Debevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap ( 27 ) Tabel De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap 2016 2017 Begroting (miljoen EUR) 16 13 Totaalaantal personeelsleden per 31 december (28) 103 91 Bron: In het PB gepubliceerde begroting.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL 3.2.3. Wij hebben het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (29) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (30) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 3.2.4. Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen Ontvangsten Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen 3.2.5. Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Betalingen Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen 3.2.6. Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.2.7. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.2.8. In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In oktober 2017 delegeerde het Agentschap zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. Ondanks deze aanzienlijke wijziging werd de laatste validering van het boekhoudsysteem in 2011 uitgevoerd.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.2.9. In 2011 werd het Agentschap een bijkomende taak op het gebied van toezicht op de groothandelsmarkten voor energie (REMIT) toegewezen. In 2017 waren alle elementen waarin het REMIT-toezichtskader voorziet, voor het eerst operationeel. Hoewel er aanvankelijk een gegevensuitwijklocatie voor REMIT in Maribor (Slovenië) was gevestigd, werd deze in april 2017 verplaatst naar het belangrijkste gegevenscentrum van het agentschap in Ljubljana. Als gevolg daarvan worden de back-upgegevens nu op dezelfde locatie opgeslagen als de originele gegevens. Dit vormt een aanzienlijk risico voor de bedrijfscontinuïteit in het geval van grote rampen, omdat gegevens onherstelbaar verloren kunnen gaan.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.2.10. Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Agentschap geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

3.2.11. Het Agentschap publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.2.12. Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap nog niet een van deze instrumenten ingevoerd. Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) ( 31 ) ( 32 ) . Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het(e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap nog niet een van deze instrumenten ingevoerd.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE DIENST INTERNE AUDIT

3.2.13. In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over het beheer van personele middelen bij ACER ( 33 ) . Het Agentschap stelde een actieplan op om enkele terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.2.14. De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar Opmerkingen van de Rekenkamer Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) 2014 Volgens de vestigingsovereenkomst tussen het Agentschap en de Sloveense regering zal er in Slovenië een Europese School worden gevestigd. Ruim vier jaar na de overeenkomst is er echter nog geen Europese School opgericht. Loopt nog 2016 In zijn controleverslag van mei 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie op de grote noodzaak om binnen de cel voor de aanbesteding de taken en verantwoordelijkheden te verduidelijken en de werklast te analyseren teneinde te zorgen voor efficiëntere processen en procedures. Hij concludeerde ook dat de planning en monitoring van aanbestedingen aanzienlijk moet worden verbeterd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. Loopt nog 2016 Het Agentschap heeft 4,9 miljoen EUR, ofwel 86 % van de vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2015: 1,4 miljoen EUR, ofwel 59 %). Evenals in voorgaande jaren betreffen de overdrachten voornamelijk de tenuitvoerlegging van de REMIT-verordening betreffende de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie, en wel voor een bedrag van 4,7 miljoen EUR in 2016 (2015: 1,1 miljoen EUR). Voor titel II (administratieve uitgaven) droeg het Agentschap 1 miljoen EUR over, ofwel 38 % van de vastgelegde kredieten (2015: 0,8 miljoen EUR, ofwel 35 %). N.v.t. 2016 Het stijgende niveau van overdrachten is zorgwekkend en in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het houdt rechtstreeks verband met het feit dat de afronding van aanbestedingsprocedures en de ondertekening van contracten grotendeels laat in het jaar plaatsvinden, waardoor leveringen en/of betalingen in het volgende jaar plaatsvinden. In 2016 werden 98 van de 299 contracten in november en december ondertekend (5 976 122,47 EUR, ofwel 40 % van de totale waarde van de in 2016 gesloten overeenkomsten). Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.2.8. Het Agentschap stemt in met de bevinding en wenst te verduidelijken dat het Agentschap al zijn financiële transacties vastlegt in het financiële systeem dat door de Europese Commissie wordt verstrekt en ook door de Commissie wordt bijgewerkt, bijgehouden en gevalideerd. Nu de boekhoudkundige diensten met ingang van oktober 2017 worden uitbesteed aan de Commissie, zal het Agentschap de validering van het boekhoudsysteem die in 2018 door de Commissie zal worden uitgevoerd, aanvaarden.

3.2.9. Sinds de primaire en de gegevensuitwijklocatie voor ARIS begin april 2016 zijn gemigreerd naar het interne gegevenscentrum van ACER en in juni 2017 zijn samengevoegd tot één locatie om de prestaties te optimaliseren en te versterken, en te voorzien in de toenemende behoefte aan ruimte, kan de bedrijfscontinuïteit niet langer worden gewaarborgd. Er moet echter op worden gewezen dat het Agentschap tot de huidige situatie, waarin de bedrijfscontinuïteit niet kan worden gewaarborgd, is gedwongen door de aanzienlijke verkleining van zijn begroting in de afgelopen twee jaar. Het Agentschap heeft de Commissie en de begrotingsautoriteiten herhaaldelijk gewaarschuwd voor de ernstige gevolgen van de begrotingsbeperkingen waarmee het wordt geconfronteerd, maar dit heeft niet geresulteerd in extra middelen. Het Agentschap blijft onderzoeken of het mogelijk is weer een gegevensuitwijklocatie in te stellen voor ARIS, maar heeft op dit moment geen budget om dit in 2018 te doen. Om de gegevensuitwijklocatie opnieuw in te stellen zou het Agentschap extra financiële middelen moeten ontvangen.

3.2.10. Aangezien de risico’s in verband met de Brexit als zeer gering en beperkt zijn beoordeeld, is de mogelijke impact van de Brexit in 2017 alleen informeel geanalyseerd. Begin 2018 heeft het Agentschap een uitgebreide analyse verricht van de impact van de Brexit op zijn bestuur, zijn activiteiten en zijn financiële gebieden, waarbij is vastgesteld wat de impact is en welke acties vereist zijn.

3.2.11. In 2014 heeft de raad van bestuur van het Agentschap besluit AB nr. 15/2014 over het taalstelsel van het Agentschap aangenomen. Desondanks moet het Agentschap de kennisgevingen van vacatures die op de website van EPSO worden gepubliceerd, nog altijd vertalen in alle officiële talen van de EU. Als gevolg van zijn zeer beperkte financiële middelen, die herhaaldelijk onder de aandacht van de begrotingsautoriteiten zijn gebracht, kan het Agentschap zich niet de kosten veroorloven van de vertaling van elke kennisgeving van een vacature in alle officiële talen van de EU teneinde deze kennisgevingen te kunnen publiceren op de EPSO-website. Toch zijn in 2017 vier van de negen kennisgevingen van vacatures, waaronder twee openbare oproepen, op de EPSO-website gepubliceerd en dus in alle officiële EU-talen vertaald. De andere vijf kennisgevingen van vacatures voor functies bij operationele afdelingen zijn alleen op de website van het Agentschap gepubliceerd, aangezien ze vooral interessant waren voor kandidaten die al werkzaam zijn in de sector en in het algemeen de activiteiten en de website van het Agentschap volgen. Deze aanpak vormt een pragmatisch compromis tussen het bereiken van potentiële kandidaten en een efficiënt gebruik van beperkte middelen.

3.2.12. Het Agentschap maakt nog geen gebruik van de IT-oplossing van de Commissie voor e-facturering, e-aanbesteding en e-inschrijving. Het Agentschap begint in 2018 met e-aanbesteding, en in de loop van 2019 zal het ook gebruik gaan maken van e-inschrijving en e-facturering.

3.2.13. Naar aanleiding van het verslag van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie over het beheer van personele middelen heeft het Agentschap overeenstemming met IAS bereikt over een actieplan. Het is inmiddels bezig de aanbevolen verbeteringen door te voeren.

3.3. ORGAAN VAN EUROPESE REGELGEVENDE INSTANTIES VOOR ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE (BEREC)

INLEIDING

3.3.1. Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna: „het Bureau”), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad ( 34 ) . Het Bureau heeft als belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU-regelgevingskader.

3.3.2. tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau Debevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau ( 35 ) Tabel De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau 2016 2017 Begroting (miljoen EUR) (36) 4 4 Totaalaantal personeelsleden per 31 december (37) 27 27 Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL 3.3.3. Wij hebben het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (38) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (39) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 3.3.4. Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen Ontvangsten Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen 3.3.5. Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Betalingen Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen 3.3.6. Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Andere aangelegenheid 3.3.7. In december 2016 vroeg het Bureau om vertalingen van het CdT voor vier oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor reservepersoneelslijsten, hoewel de door de begrotingsautoriteit toegekende posten op de lijst van ambten ingevuld waren. Naar ons oordeel was er geen rechtvaardiging voor het verzoek om vertaling in december 2016. De daarmee samenhangende betaling die in maart 2017 werd verricht, bedroeg 106 432,50 EUR (ofwel 2,5 % van de begroting van 2017).

3.3.8. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.3.9. In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In 2016 delegeerde het Bureau zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. In 2017 introduceerde het Bureau een nieuw papierloos systeem. Hoewel deze gebeurtenissen ingrijpende wijzigingen in de procedures en het boekhoudsysteem van het Bureau met zich brachten, is het boekhoudsysteem sinds 2013 niet opnieuw gevalideerd.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.3.10. In december 2017 ging het Bureau juridische verbintenissen aan en deed het begrotingsvastleggingen ter waarde van 20 000 EUR voor een opleiding die gepland was voor eind maart 2018. Het financieren van activiteiten voor 2018 met de begroting van 2017 is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.3.11. In augustus 2015 schreef het Bureau een openbare aanbesteding uit voor een meervoudig trapsgewijze kaderovereenkomst voor diensten met een looptijd van vier jaar („cascadesysteem”) met een geraamd marktvolume van 3 miljoen EUR voor de organisatie en planning van evenementen zoals vergaderingen, workshops, conferenties enz. In de toekenningscriteria werd het prijselement onvoldoende meegewogen. Bovendien werden de mogelijke kosten van de evenementen niet gedekt door de mededingingsprocedure; enkel de beheersvergoeding van de inschrijver werd daardoor gedekt. De aanbestedingsprocedure waarborgde bijgevolg de prijsconcurrentie niet voldoende en het contract omvat mogelijk niet de economisch meest voordelige aanbieding.

3.3.12. Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-facturering en e-inschrijving. Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) ( 40 ) ( 41 ) . Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het(e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-facturering en e-inschrijving.

3.3.13. Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Bureau geen analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.3.14. De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar Opmerkingen van de Rekenkamer Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) 2014 De bijdragen van nationale regelgevende instanties van EVA (42)-landen met de status van waarnemer bij Berec waarvoor in de begroting 2014 middelen waren uitgetrokken, bleven uit omdat er geen overeenkomsten werden gesloten met de EVA-landen. Nog af te handelen (Heeft het Bureau geen controle over) 2016 In maart 2016 schreef het Bureau een aanbestedingsprocedure uit met het oog op de ondertekening van één kaderovereenkomst met de twee in Riga bestaande internationale scholen voor de kinderen van zijn personeelsleden. Hoewel in de technische specificaties in het aanbestedingsdocument staat dat het Bureau een meervoudige trapsgewijze kaderovereenkomst met twee economische actoren zou sluiten, staat in de gunningscriteria dat de ouders de school mogen kiezen. De in juli 2016 ondertekende kaderovereenkomst ter waarde van 400 000 EUR is dus op tegenstrijdige concepten gebaseerd, waardoor rechtsonzekerheid ontstaat voor het Bureau en de scholen. Bovendien was een kaderovereenkomst in dit specifieke geval niet nodig. N.v.t. 2016 Na een herclassificatie werd een personeelslid onmiddellijk ingeschaald in salaristrap 2 van een hogere rang in plaats van in salaristrap 1, hetgeen in strijd is met het Statuut van de EU. N.v.t. 2016 In maart 2016 sloot het Bureau een overeenkomst ter waarde van 60 000 EUR voor de verlening van professionele ondersteuning en adviesdiensten op het gebied van personeelszaken. De aanbestedingsprocedure was uitsluitend gebaseerd op de prijs. Wanneer bij het inhuren van een consultant competenties en deskundigheid niet in aanmerking worden genomen als gunningscriteria, is niet gegarandeerd dat de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding wordt verkregen. N.v.t. 2016 In 2016 bleef personeel gemiddeld 2,58 jaar in dienst bij het Bureau en was het personeelsverloop hoog met 25 %. Deze situatie heeft een nadelige invloed op de efficiëntie van het Bureau en vormt een risico voor de uitvoering van zijn werkprogramma’s. Een mogelijke reden is de op de salarissen toegepaste correctiecoëfficiënt voor het gastland (73 % per 1 juli 2016). Afgerond 2016 De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe evaluaties van de prestaties voor. Het Bureau zou samen met de Commissie moeten overwegen om minstens om de vijf jaar opdracht te geven tot een dergelijke evaluatie, zoals gebeurt bij de meeste andere agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd. Nog af te handelen (Heeft het Bureau geen controle over)

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.3.7. Gezien het grote personeelsverloop dat door het management als risicofactor wordt aangemerkt voor de uitvoering van zijn werkprogramma, heeft het comité van beheer (MC) van het Bureau van Berec verzocht reservelijsten op te stellen voor minimaal 75 % ( 43 ) van de functieprofielen bij het Bureau. Om te voldoen aan de verplichting tot publicatie van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling ( 44 ) op de website van EPSO ( 45 ) , moest het Bureau van Berec de documenten in alle officiële talen van de EU vertalen. Door vooraf opgestelde reservelijsten te gebruiken, kan het agentschap voldoen aan de eis van het MC om het vacaturepercentage onder de 15 % te houden en een werkaanbod te versturen binnen één maand nadat de noodzaak tot aanwerving zich voordoet. Om de hoge uitgaven voor verplichte vertalingen in de toekomst te beperken, is het Bureau van Berec voornemens standaardsjablonen voor oproepen en korte specifieke onderdelen voor vertalingen te ontwikkelen.

3.3.9. In 2016 heeft het Bureau van Berec zijn boekhoudingsdiensten uitbesteed aan de Europese Commissie (EC). De rekenplichtige van de Commissie (binnen het DG Begroting) voorziet derhalve in alle diensten die vereist zijn op grond van artikel 50 van de financiële kaderregeling die van toepassing is op de agentschappen, met inbegrip van de validering van lokale systemen. De valideringsaanpak wordt momenteel ontwikkeld en is aangekondigd door de rekenplichtige van de EC via een officiële mededeling onder ref.: Ares(2018)3149885 van 14 juni 2018. De rekenplichtige van de EC zal het proces afronden en zal in het vierde kwartaal van 2018 verslag over de resultaten uitbrengen.

3.3.10. Het Bureau van Berec is al in november 2017 begonnen met het voorbereiden van het opleidingsevenement, nadat contact was opgenomen met de potentiële opleiders en de beschikbaarheid van de locaties was geëvalueerd. Het contract met de organisator van het evenement moest derhalve worden getekend om de beschikbaarheid van opleiders en moderatoren te waarborgen en om zeker te zijn van de beschikbaarheid van de locatie op de geplande data van de opleiding. Het contract werd in december 2017 ondertekend en bijgevolg is vóór de ondertekening van het contract een begrotingsvastlegging geïnitieerd, zoals vereist door het financieel reglement. De ervaring leert dat het zeer moeilijk is om in het eerste kwartaal van een jaar een opleidingsevenement te organiseren zonder een overdracht van het voorafgaande jaar. Voor toekomstige opleidingsevenementen zal het Bureau van Berec dan ook een andere tijd van het jaar overwegen.

3.3.11 . De keuze voor een kaderovereenkomst is in 2015 gemaakt. Destijds werd ervan uitgegaan dat een „contract tegen kosten plus vaste vergoeding” in overeenstemming was met het financieel reglement, aangezien contracten van dat type werden en nog steeds worden gebruikt door andere EU-instellingen (zoals reisbureaus of bankdiensten). Wegens de specifieke kenmerken van de activiteiten van Berec houdt een groot deel van de uitgaven voor Berec-evenementen die onder het Bureau van Berec vallen, verband met de vergoeding van deskundigen, voornamelijk aan overheidsinstanties die in de EU-lidstaten zijn gevestigd (bijv. nationale regelgevende instanties — NRI’s). Er zij dan ook op gewezen dat de contractant geen invloed heeft op dit soort uitgaven. Naar aanleiding van de opmerkingen en de waardevolle gedachtewisseling met de Rekenkamer zal het Bureau van Berec bij de inkoop ook andere soorten kaderovereenkomsten in overweging nemen, die niet bestonden op grond van het wettelijk kader dat in 2015 van kracht was.

3.3.12. Het Bureau van Berec neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en deelt de Rekenkamer mede dat het voornemens is deze modules tegen het einde van 2018 te implementeren, rekening houdend met de begrotingsruimte van het Bureau.

3.3.13. Het Bureau heeft momenteel geen onderdanen van het Verenigd Koninkrijk in dienst. Het effect op de werklast van het Bureau kan pas worden beoordeeld na de definitieve beslissing over de betrekkingen tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk. Gezien het feit dat ten tijde van de toetreding tot de EU van Kroatië de begroting en het personeel van het Bureau van Berec niet zijn aangepast aan de extra uitgaven en werklast, en gezien de bescheiden begroting van het Bureau van Berec, kan in verband met de Brexit een vergelijkbare aanpak worden verwacht.

3.4. EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING (CEDEFOP)

INLEIDING

3.4.1. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (hierna: „het Centrum” ofwel „Cedefop”), gevestigd te Thessaloniki, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad ( 46 ) . Hoofdtaak van het Centrum is bij te dragen tot de ontwikkeling van de beroepsopleiding op het niveau van de Unie. Hiertoe moet het Centrum documentatie over de systemen voor beroepsopleiding samenstellen en verspreiden.

3.4.2. tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum Debevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum ( 47 ) Tabel De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum 2016 2017 Begroting (miljoen EUR) (48) 18 18 Totaalaantal personeelsleden per 31 december (49) 122 117 Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL 3.4.3. Wij hebben het volgende gecontroleerd: a) de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (50) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (51) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). Betrouwbaarheid van de rekeningen Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 3.4.4. Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2017, van de result