In het stuurcomité van de Vervoersgemeenschap moet namens de Unie het standpunt worden ingenomen dat wordt ingestemd met de besluiten inzake de regels voor dienstreizen van personeelsleden van de Vervoersgemeenschap, over de regels voor de vergoeding van de kosten van externe deskundigen die worden uitgenodigd om vergaderingen van de Vervoersgemeenschap bij te wonen, en over de procedure voor de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap en het voorleggen en nazien van de rekeningen. Het is gebaseerd op de aan dit besluit gehechte ontwerpbesluiten van het stuurcomité.

(4)Het is passend het standpunt vast te stellen dat namens de Unie moet worden ingenomen in het stuurcomité, aangezien die besluiten noodzakelijk zijn om de goede werking van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap te waarborgen en rechtsgevolgen zullen hebben voor de Unie.

(3)Het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap (hierna: "het stuurcomité") zal besluiten vaststellen over de regels voor dienstreizen van personeelsleden van de Vervoersgemeenschap, over de regels voor de vergoeding van de kosten van externe deskundigen die worden uitgenodigd om vergaderingen van de Vervoersgemeenschap bij te wonen, en over de procedure voor de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap en het voorleggen en nazien van de rekeningen.

(1)Het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap ("het verdrag") is door de Unie ondertekend overeenkomstig Besluit (EU) 2017/1937 van de Raad. Het is namens de Europese Unie goedgekeurd op 4 maart 2019 en in werking getreden op 1 mei 2019.

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 91 en artikel 100, lid 2, in samenhang met artikel 218, lid 9,

betreffende het namens de Europese Unie in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden en de vaststelling van financiële regels voor de Vervoersgemeenschap

De rechtsgrondslag voor het voorgestelde besluit is artikel 91 en artikel 100, lid 2, VWEU, in samenhang met artikel 218, lid 9, VWEU.

De materiële rechtsgrondslag voor een overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit wordt in de eerste plaats bepaald door de doelstelling en de inhoud van de beoogde handeling ten aanzien waarvan namens de Unie een standpunt wordt ingenomen. Als de beoogde handeling een tweeledige doelstelling heeft of bestaat uit twee componenten, waarvan er een kan worden gezien als hoofddoelstelling of hoofdcomponent, terwijl de andere doelstelling of de andere component slechts ondergeschikt is, moet het overeenkomstig artikel 218, lid 9, VWEU vast te stellen besluit op één materiële rechtsgrondslag worden gebaseerd, namelijk die welke vereist is voor de hoofddoelstelling of de hoofdcomponent dan wel de belangrijkste doelstelling of component.

De door het regionale stuurcomité vast te stellen besluiten zijn handelingen met rechtsgevolgen. Overeenkomstig artikel 30 van het Verdrag is het regionale stuurcomité bevoegd om regels vast te stellen met betrekking tot het permanent secretariaat, in het bijzonder betreffende de werkomstandigheden van het personeel van het secretariaat. Krachtens artikel 35 van het Verdrag is het regionale stuurcomité bevoegd om besluiten vast te stellen waarin de procedures voor de tenuitvoerlegging van de begroting, voor het voorleggen en nazien van de rekeningen en voor controle worden gespecificeerd. Vanwege hun aard, en als onderdeel van het op het regionale stuurcomité toepasselijke internationaal recht, bevatten die regels elementen die gevolgen hebben voor de rechtspositie van de partijen bij het verdrag en derhalve ook van de Unie. Bijgevolg moet worden aangenomen dat die regels rechtsgevolgen hebben.

Het regionale stuurcomité is een lichaam dat is opgericht krachtens een overeenkomst, te weten het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap.

In artikel 218, lid 9, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) is bepaald dat de Raad besluiten vaststelt tot bepaling van "de standpunten die namens de Unie worden ingenomen in een krachtens een overeenkomst opgericht lichaam, wanneer dit lichaam handelingen met rechtsgevolgen vaststelt, met uitzondering van handelingen tot aanvulling of wijziging van het institutionele kader van de overeenkomst".

De vaststelling van deze besluiten door het regionale stuurcomité is noodzakelijk voor de uitvoering van het verdrag en voor volledige financiële autonomie van het permanent secretariaat. Omdat de Unie partij is bij het verdrag, dient zij een standpunt in te nemen.

De goedkeuring van interne financiële regels zal de directeur van het permanent secretariaat, na zijn of haar benoeming, in staat stellen de begroting van de Vervoersgemeenschap uit te voeren overeenkomstig artikel 36 van het verdrag.

l) stelt algemene beginselen vast inzake de toegang tot documenten die in het bezit zijn van bij of op grond van het verdrag opgerichte instanties;

Het regionale stuurcomité is opgericht bij artikel 24 van het verdrag en is verantwoordelijk voor het beheer en de correcte uitvoering van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap. Daartoe doet het aanbevelingen en neemt het besluiten in de gevallen waarin het verdrag voorziet. Het regionale stuurcomité:

De Europese Unie is partij bij het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, dat sinds 2017 voorlopig werd toegepast en op 1 mei 2019 in werking is getreden.

Dit voorstel betreft het besluit tot bepaling van het standpunt dat namens de Unie moet worden ingenomen in het regionale stuurcomité dat krachtens het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (“het verdrag”) is ingesteld in verband met de voorgenomen vaststelling door het regionale stuurcomité van besluiten in verband met dienstreizen, de vergoeding van kosten en de voor de Vervoersgemeenschap geldende financiële regels en procedures.

betreffende het namens de Europese Unie in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden en de vaststelling van financiële regels voor de Vervoersgemeenschap

EUROPESE COMMISSIE Brussel, 24.4.2020 COM(2020) 159 final BIJLAGEN bij Voorstel voor een besluit van de Commissie betreffende het namens de Europese Unie in het regionale stuurcomité van de Vervoersgemeenschap in te nemen standpunt in verband met bepaalde administratieve en personeelsaangelegenheden en de vaststelling van financiële regels voor de Vervoersgemeenschap







BIJLAGE I ONTWERP BESLUIT NR. 2020/

VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP van ... betreffende de vaststelling van de reisregels voor personeelsleden van de Vervoersgemeenschap HET REGIONALE STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP, Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name artikel 24, lid 1, en artikel 30, HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: Artikel 1 De reisregels van de Vervoersgemeenschap worden hierbij vastgesteld. Voor het regionale stuurcomité De voorzitter





Reisregels van de Vervoersgemeenschap 1.Toepassingsgebied 1.1.De reisregels gelden voor alle dienstreizen vanuit de standplaats in het belang van de Vervoersgemeenschap. 1.2.De regels gelden voor alle personeelsleden van de Vervoersgemeenschap die onder het statuut van de Vervoersgemeenschap vallen.

2.Reisautorisaties 2.1.Alvorens een dienstreis aan te vatten, moet de dienstreisaanvraag van het personeelslid worden goedgekeurd. De reiskosten worden schriftelijk goedgekeurd door de directeur of een door hem gemachtigde ambtenaar. In de dienstreisaanvraag wordt alle informatie opgenomen die de directeur nodig heeft om met kennis van zaken een beslissing te nemen, zoals: –het doel van de reis, de bestemming en de aanvangs- en einduren van de vergadering(en); –de duur van de reis met het gebruikte vervoermiddel en de tijden en het traject van de heen- en terugreis, desgevallend met inbegrip van plaatselijk vervoer; –de accommodatie; –de geraamde kosten op basis van een optimale kostenefficiëntie. 2.2.Het is de verantwoordelijkheid van het personeelslid/de ambtenaar om voor de aanvang van de dienstreis de vereiste toestemming te verkrijgen. De dienstreisaanvraag moet door het personeelslid worden bewaard en na afloop van de dienstreis bij de declaratie van de reiskosten worden gevoegd, samen met een reisverslag. 2.3.Voor reizen van de directeur wordt op basis van het model in bijlage I vooraf een memorie opgesteld en door hem/haar ondertekend. In de memorie worden de reden van de reis en de geplande duur ervan vermeld. De directeur volgt de in dit reglement beschreven gemeenschappelijke procedures. 3.Vervoer tussen de standplaats en de bestemming van de dienstreis 3.1.In het algemeen wordt toestemming gegeven voor de in het licht van het doel en de duur van de reis meest kosteneffectieve vervoerswijze. 3.2.Vliegreizen verlopen via de meest directe route tegen het goedkoopste beschikbare tarief. Wanneer uit de reisdata blijkt dat de reis een weekend moet omvatten om een APEX-tarief te kunnen krijgen, heeft het personeelslid recht op een aanvullende dagvergoeding (DSA) als het APEX-tarief het laagst beschikbare luchttarief is en daardoor kan worden bespaard op de totale reiskosten. 3.3.Voor reizen per trein is de norm tweede klasse voor afstanden tot 200 km en eerste klasse voor langere afstanden. 3.4.Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, wordt toegestaan met de auto of bus te reizen. 3.5.Wanneer reizen per auto is toegestaan, wordt het personeelslid aangemoedigd gebruik te maken van de door de Vervoersgemeenschap gesloten autoverhuurregelingen. De Vervoersgemeenschap zorgt voor de hoogst mogelijke verzekeringsdekking. Indien de verzekering niettemin in een retentie voorziet, dekt de Vervoersgemeenschap dat bedrag. De Vervoersgemeenschap is niet aansprakelijk in gevallen waarin de verzekering de schade, het verlies of de diefstal niet dekt. 3.6.Bij wijze van uitzondering kan het gebruik van een privéauto worden toegestaan. In dat geval wordt aan het personeelslid een vergoeding betaald die overeenstemt met de prijs van een treinticket voor de overeenkomstig punt 3.3 bepaalde klasse. Wanneer meer dan één personeelslid met dezelfde auto reist, ontvangt alleen de eigenaar van de auto een vergoeding. Bij gebruik van een privéauto aanvaardt de Vervoersgemeenschap geen aansprakelijkheid voor vorderingen van derden, schade aan de auto, verlies of diefstal van in de auto achtergelaten persoonlijke goederen. 3.7.Personeelsleden mogen alleen particuliere bestemmingen opnemen in een dienstreis als de directeur hen daar expliciet toestemming voor heeft verleend. Indien de opname van een privébestemming hogere kosten met zich meebrengt, betaalt het personeelslid het prijsverschil tussen het bedrag van de officiële route en de afwijkende route. 4.Aankoop van tickets 4.1.Het boeken van reizen wordt gecentraliseerd binnen de afdeling administratie van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap. 4.2.Personeelsleden worden geacht hun reisbehoeften zo spoedig mogelijk mee te delen, zodat het goedkoopste tarief kan worden verkregen. 4.3.De afdeling administratie stuurt de goedgekeurde reisaanvraag naar het erkend reisbureau en bezorgt deze terug aan de reiziger. Het reisbureau krijgt van de Vervoersgemeenschap de opdracht geen tickets uit te geven en af te leveren voordat het de goedgekeurde reisaanvraag per fax heeft ontvangen. Voor treinkaartjes geldt dezelfde procedure. Indien de treinkaartjes niet via het reisbureau kunnen worden besteld, mogen personeelsleden zelf treinkaartjes kopen en worden zij vergoed na de indiening van de declaratie van de reiskosten.

5.Reiskosten De reiskosten die door de Vervoersgemeenschap worden betaald of vergoed op basis van bewijsstukken omvatten: –de vervoerskosten, inclusief vervoer van/naar de luchthaven of een andere plaats van aankomst of vertrek (d.w.z. hotel, andere verblijfplaats, vergaderlocatie, zetel van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap); –dagvergoedingen; –andere kosten die direct verband houden met de reis en waarvoor op basis van de reisaanvraag toestemming is verleend (bv. extra bagage, visumkosten, kosten voor de deelname aan conferenties, seminars, enz.). 6.Vervoer naar/van de luchthavens, havens en stations op de standplaats In het algemeen dient het personeel gebruik te maken van het openbaar vervoer. Het gebruik van een taxi kan door de directeur evenwel worden toegestaan in gerechtvaardigde gevallen, met name wanneer twee of meer personeelsleden die op dienstreis gaan een taxi delen, wanneer er geen openbaar vervoer beschikbaar is, of voor verplaatsingen vóór 08.00 uur of na 21.00 uur. De betreffende kosten worden vergoed na overlegging van de nodige bewijsstukken. In gerechtvaardigde gevallen kan het gebruik van een privévoertuig worden toegestaan. In dat geval is de vergoeding beperkt tot de parkeergelden (in de luchthaven, het station of de haven), na overlegging van bewijsstukken. 7.Vervoer op de plaats van bestemming van de dienstreis In het algemeen moet het openbaar vervoer worden gebruikt. Het gebruik van een taxi is echter toegestaan indien het openbaar vervoer geen geschikt alternatief is (bijvoorbeeld om veiligheidsredenen). Door de ondertekening van het verzoek om terugbetaling van het betrokken personeelslid erkent de directeur dit feit. De kosten worden vergoed na overlegging van de nodige bewijsstukken. 8.Annulering en wijziging voor het vertrek Indien de dienstreis wordt geannuleerd of gewijzigd, dient het personeelslid: –dit onverwijld, met opgave van de reden(en) daarvoor, mee te delen aan de directeur en de afdeling administratie; –de door het erkende reisbureau afgegeven tickets en boekingen onmiddellijk schriftelijk te annuleren of om te boeken, zelfs indien deze niet terugbetaalbaar zijn; –de nodige stappen te nemen om tickets die rechtstreeks op een andere manier zijn gekocht, te annuleren of om te boeken; –de hotelreserveringen en boekingen van huurauto's onmiddellijk schriftelijk te annuleren of te wijzigen; –een overzicht op te stellen van de uitgaven die voortvloeien uit de annulering of de wijziging. De Vervoersgemeenschap dekt de annulerings- en omboekingskosten, ongeacht de gebruikte wijze van reservering. 9.Verlenging Door onvoorziene omstandigheden kan het nodig zijn een dienstreis te verlengen. Indien de duur van de oorspronkelijk in de dienstreisopdracht vermelde dienstreis wordt verlengd, en dat extra kosten meebrengt, moet dit worden vermeld in de declaratie van de reiskosten (zie punt 15). 10.Onderbreking

Een dienstreis kan worden onderbroken in het belang van de dienst, vanwege overmacht of om ernstige persoonlijke redenen die als dusdanig door de directeur worden erkend. Deze onderbreking moet vooraf door de directeur worden toegestaan, behalve in uiterst spoedeisende gevallen of indien de directeur niet bereikbaar is. Alle kosten die voortvloeien uit een onderbreking waarvoor de directeur om bovengenoemde redenen toestemming heeft verleend, worden gedragen door de Vervoersgemeenschap en vergoed als onderdeel van de dienstreis. 11.Wijzigingen om redenen van persoonlijke aard Personeel dat op dienstreis gaat, kan om persoonlijke redenen toestemming krijgen om het reisschema, de accommodatie of het vervoer aan te passen. In dat geval moet bij de dienstreisaanvraag een vergelijking worden gevoegd tussen de voorgestelde kostprijs en de kostprijs zonder die wijzigingen. Die vergelijking moet tegelijkertijd worden opgesteld aan de hand van een van de methoden die voor de organisatie van de reis is gekozen en op basis van vergelijkbare omstandigheden. De persoon die op dienstreis gaat draagt rechtstreeks en persoonlijk (middels de hem door de afdeling administratie meegedeelde middelen): –alle extra kosten die voortvloeien uit de wijzigingen om persoonlijke redenen, met inbegrip van de kosten van vertrek uit en/of terugkeer naar een andere locatie, indien uit de vergelijking blijkt dat de kosten van de dienstreis daardoor stijgen; –de voor de opstelling van de vergelijking in rekening gebrachte vergoedingen, indien die vergelijking door een reisbureau is gemaakt. 12.Dagvergoeding 12.1.De dagvergoeding omvat de kosten van betaalde accommodatie en maaltijden, fooien en andere occasionele uitgaven. 12.2.De tarieven voor de door de EU gefinancierde contracten voor externe ondersteuning zijn van toepassing, overeenkomstig de meest recente schaal. Het toepasselijke tarief is dat van de plaats waar het personeelslid overnacht. Voor de dag waarop de reis begint, wordt een volledige dagvergoeding betaald. Er wordt geen dagvergoeding betaald voor de dag waarop de reis eindigt, d.w.z. de dagvergoeding wordt betaald op basis van het aantal overnachtingen. 12.3.In uitzonderlijke en individuele gevallen kan de directeur goedkeuring verlenen voor een hogere vergoeding, wanneer de reiziger geacht wordt in een hotel te verblijven waarvan de kostprijs minstens 60 % van het dagvergoedingstarief bedraagt. In dergelijke gevallen worden de verblijfskosten vergoed na overlegging van de desbetreffende factuur. De aanvraag van een hogere vergoeding moet worden gemotiveerd in de dienstreisaanvraag en vóór het vertrek worden goedgekeurd.



12.4.Er gelden lagere dagvergoedingstarieven wanneer: 12.4.1.de reis geen overnachting omvat: –voor een reistijd van 8 uur of meer wordt 50 % van de vergoeding voor de betrokken bestemming betaald; –voor reizen die tussen 5 en 8 uur duren wordt 35 % van het dagvergoedingstarief betaald; –voor reizen die maximaal 5 uur duren wordt 20 % van het dagvergoedingstarief betaald. 12.4.2.de reiziger gratis onderdak wordt geboden: –er wordt 50 % van de vergoeding voor de betrokken bestemming betaald. 12.4.3.de reis een intercontinentale nachtvlucht of een rit met een nachttrein omvat:

–er wordt 50 % van de vergoeding voor de betrokken bestemming betaald. 12.4.4.de reiziger gratis maaltijden krijgt aangeboden (ontbijt, lunch en/of diner): –voor elke gratis maaltijd wordt 10 % van de dagvergoeding afgetrokken. 12.4.5.de reiziger gratis onderdak en maaltijden krijgt aangeboden: –er wordt 20 % van de vergoeding betaald. 12.5.Voor reizen binnen het gastland (Servië), is de dagvergoeding van het gastland van toepassing. De dagvergoedingen in Servië worden verlaagd op basis van dezelfde bepalingen als voor reizen naar het buitenland. 12.6.Wanneer alle kosten door de organisator van het evenement worden gedragen, zijn de bovenstaande bepalingen inzake de berekening van de dagvergoeding van toepassing. 12.7.Er wordt geen dagvergoeding betaald voor het deel van de reis dat onderhevig was aan wijzigingen op grond van artikel 11 (wijzigingen om persoonlijke redenen). 13.Reisvoorschotten 13.1.Op verzoek van de reiziger betaalt de Vervoersgemeenschap een voorschot op de reiskosten tot 80 % van de dagvergoeding voor de dienstreis. Voorschotten moeten uiterlijk 4 werkdagen vóór de dag van vertrek worden aangevraagd. 13.2.Alle betaalde voorschotten worden in mindering gebracht van de betaalde vergoedingen voor de kosten van dienstreizen. Indien het betaalde voorschot groter blijkt te zijn dan de werkelijke kosten van de dienstreis, wordt het surplus in één keer in mindering gebracht van de volgende salarisbetaling aan de persoon die de dienstreis maakt. Als aan een personeelslid een voorschot is betaald voor een dienstreis die vervolgens wordt geannuleerd, wordt dat voorschot automatisch in mindering gebracht van een latere salarisbetaling.



14.Reisverslagen Personeelsleden die een dienstreis maken, dienen binnen een week na hun terugkeer op kantoor een beknopt reisverslag in. Dat verslag wordt ondertekend door de leidinggevende, bij de onkostendeclaratie gevoegd en verzonden naar de directeur en de betrokken personeelsleden, naar gelang van het geval. 15.Vergoeding van reiskosten 15.1.Binnen een week na de terugkeer op kantoor wordt de reiskostendeclaratie, vergezeld van het reisverslag, de reisautorisatie en de bewijsstukken, ingediend bij de afdeling administratie en de directeur, ongeacht of er al dan niet een reisvoorschot is betaald. Er behoeven geen rekeningen van hotels, maaltijden of andere uitgaven te worden toegevoegd aangezien de vastgestelde dagvergoeding een forfaitaire vergoeding voor die uitgaven is. 15.2.Indien een personeelslid een voorschot heeft ontvangen en de betreffende reiskostendeclaratie niet binnen de vastgestelde termijn indient, wordt het voorschot in mindering gebracht van de volgende salarisbetaling. Het in mindering gebrachte voorschot wordt pas vergoed na de indiening van de reiskostendeclaratie. 16.Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van het personeel

Personeelsleden zijn verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de declaraties en verklaringen die zij hebben ingediend bij de planning en uitvoering van hun reis en verslaglegging daarover. Onverminderd de bepalingen van het Statuut van de ambtenaren van de Vervoersgemeenschap, zijn zij aansprakelijk voor ten onrechte ontvangen bedragen of wangedrag. Personeelsleden moeten tijdens een dienstreis handelen overeenkomstig de algemene prestatie-eisen als vastgelegd in het Statuut van de ambtenaren van de Vervoersgemeenschap. De personeelsleden worden geacht te voldoen aan de hoogste normen op het vlak van beroepsethiek en te allen tijde onafhankelijk te blijven. 17.Controlemaatregelen De Vervoersgemeenschap bewaart de vastleggingen, documenten en bewijsstukken in verband met de toelating, planning en organisatie van reizen, en het verrichten van de betalingen gedurende een periode van vijf jaar. De financiële regels en auditprocedures van de Vervoersgemeenschap zijn van toepassing. 18.Slotopmerkingen Deze reisregels treden in werking daags na de vaststelling ervan door het regionale stuurcomité. BIJLAGE I – B MEMORIE voor dienstreizen van de directeur van het Permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap In te vullen en te ondertekenen vóór het vertrek: DOEL VAN DE REIS BESTEMMING DATUM VAN VERTREK DATUM VAN TERUGKEER REISWEG ACCOMODATIE GECOMBINEERD MET EEN PRIVÉREIS □ nee □ ja: □ kosten van de reis in combinatie met een privéreis: ………. □ kosten van de reis zonder combinatie met een privéreis........ GERAAMDE KOSTEN OPMERKINGEN Handtekening: Datum:



In te vullen en te ondertekenen bij terugkeer: UITEINDELIJKE KOSTEN Reiskosten: Dagvergoedingen: Overige: TOTALE KOSTPRIJS: IS HET DOEL VAN DE REIS BEREIKT? JA/NEE OPMERKINGEN:

Handtekening: Datum:



BIJLAGE II ONTWERP BESLUIT NR. 2020/

VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP van ... betreffende de vaststelling van regels inzake de vergoeding van de kosten die worden gemaakt door externen die worden uitgenodigd om als deskundige deel te nemen aan vergaderingen HET REGIONALE STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP, Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name artikel 24, lid 1, en artikel 35, HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: Artikel 1 Bij dit besluit worden de regels vastgesteld inzake de vergoeding van de kosten die worden gemaakt door personen die niet tot het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap behoren die worden uitgenodigd om als deskundige deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap. Voor het regionale stuurcomité De voorzitter



Regels inzake de vergoeding van kosten van personen die niet tot het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap behoren die als deskundigen worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen

ARTIKEL 1 1.Deze regels zijn van toepassing op: (a)alle personen die geen personeelslid zijn van de Vervoersgemeenschap en die worden uitgenodigd om een specifiek professioneel advies uit te brengen in een comité of werkgroep, ongeacht de plaats waar de vergadering plaatsvindt; (b)begeleiders van een persoon met een handicap die door de Vervoersgemeenschap is uitgenodigd om als deskundige een vergadering bij te wonen. 2.Deskundigen kunnen zowel uit de particuliere sector als de overheid komen: (a)Deskundigen uit de particuliere sector vertegenwoordigen het maatschappelijk middenveld of werken voor een particuliere organisatie en worden door de Vervoersgemeenschap uitgenodigd vanwege hun persoonlijke deskundigheid op een bepaald gebied of om hun organisaties te vertegenwoordigen, niet om de belangen van een bepaald land te verdedigen; (b)Deskundigen van de overheid worden uitgenodigd als vertegenwoordiger van een nationale, regionale of lokale overheid van een EU-lidstaat of een Zuidoost-Europese Partij of zijn als dusdanig door een dergelijke autoriteit aangewezen. ARTIKEL 2 Het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap is niet aansprakelijk voor alle materiële, immateriële of fysieke schade die wordt geleden door uitgenodigde deskundigen of begeleiders van deskundigen met een handicap tijdens hun reis naar of verblijf op de plaats waar de vergadering plaatsvindt, tenzij die schade rechtstreeks is toe te schrijven aan het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap. De Vervoersgemeenschap is met name niet aansprakelijk voor ongevallen waarbij uitgenodigde deskundigen die zich met hun eigen vervoermiddel naar de vergadering verplaatsen, zijn betrokken. ARTIKEL 3 1.Alle deskundigen hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van de in de uitnodiging genoemde plaats van vertrek (privé- of werkadres) naar de plaats van de vergadering, op basis van het voor de betrokken afstand meest geëigende vervoermiddel. In het algemeen is dit voor afstanden tot 400 km (enkele reis, op basis van de officiële afstand per trein) het tarief van een treinkaartje eerste klas, en voor afstanden boven 400 km, dat van een vliegticket economy class. Als de vliegreis vier uur of langer duurt, wordt het tarief van een ticket in business class vergoed. 2.De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap tracht ervoor te zorgen dat vergaderingen zodanig worden georganiseerd dat de deskundigen gebruik kunnen maken van de goedkoopste reistarieven. De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap onderzoekt met name alle verzoeken om vergoeding van uitzonderlijk dure vluchten. Hij of zij kan alle controles uitvoeren die hij of zij nodig acht en daartoe van de deskundigen iedere vorm van bewijsmateriaal verlangen. Ook kan hij of zij, als dat gerechtvaardigd blijkt, de terugbetaling beperken tot de tarieven die gewoonlijk van toepassing zijn op de gebruikelijke reis van de woon- of werkplaats van de deskundige naar de plaats van de vergadering. 3.Reiskosten worden vergoed na overlegging van de volgende originele bewijsstukken: kaartjes/tickets en rekeningen of, bij online reserveringen, de afdruk daarvan en de instapkaart voor de heenreis. De ingediende documenten moeten de reisklasse, de reistijd en het betaalde bedrag vermelden. 4.De kosten van eigen vervoer worden vergoed tegen het tarief van een treinkaartje eerste klas. 5.Als er geen treinverbinding is, geldt een kilometervergoeding van 0,22 EUR. 6.Taxikosten worden niet vergoed. ARTIKEL 4 1.De dagvergoeding per vergaderdag is een vast bedrag voor alle uitgaven op de plaats waar de vergadering plaatsvindt, met inbegrip van, bijvoorbeeld, maaltijden en plaatselijk vervoer (bus, tram, metro, taxi, parkeergeld, tolwegen enz.), evenals een reis- en ongevallenverzekering.

2.De dagvergoeding bedraagt 92,00 EUR. 3.Indien de afstand tussen de in de uitnodiging vermelde plaats van vertrek en de plaats waar de vergadering plaatsvindt niet meer dan 100 km bedraagt, wordt de dagvergoeding met 50 % verminderd. 4.Deskundigen die een of meer nachten moeten doorbrengen op de plaats van de vergadering omdat het tijdschema daarvan niet verenigbaar is met de vertrektijden van vliegtuigen of treinen, hebben bovendien recht op een verblijfsvergoeding. Deze vergoeding bedraagt 100,00 EUR per nacht. Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal vergaderdagen plus één. 5.Bij wijze van uitzondering kan/kunnen een aanvullende verblijfs- en/of dagvergoeding worden betaald als de deskundige bij een langer verblijf meer op de vervoerkosten kan besparen dan het bedrag van die vergoeding(en). 6.Voor deskundigen op zeer hoog niveau kan de dagvergoeding en/of de verblijfsvergoeding met 50 % worden verhoogd bij een met redenen omkleed besluit van de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap.



ARTIKEL 5 Indien de in artikel 4 voorziene vergoedingen duidelijk ontoereikend blijken om de kosten te dekken die zijn gemaakt door deskundigen met een handicap vanwege hun handicap of door hun begeleider(s), worden de uitgaven vergoed op verzoek van de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap na overlegging van bewijsstukken. ARTIKEL 6 1.Tenzij anders bepaald in de uitnodiging en het verzoek om de vergadering te organiseren, hebben deskundigen uit de particuliere sector recht op een dagvergoeding voor elke vergaderdag en, in voorkomend geval, op een verblijfsvergoeding, op voorwaarde dat zij op erewoord verklaren dat zij voor hetzelfde bezoek geen soortgelijke vergoeding(en) ontvangen van een andere instelling. De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap waarborgt de coherentie tussen de inhoud van de uitnodigingsbrieven en verzoeken om de vergadering te organiseren. 2.Overheidsdeskundigen ontvangen een dagvergoeding voor elke vergaderdag en, in voorkomend geval, een verblijfsvergoeding, als het huishoudelijk reglement van het comité of de werkgroep daarin voorziet en op voorwaarde dat zij op erewoord verklaren dat zij voor hetzelfde bezoek geen soortgelijke vergoeding(en) ontvangen van hun eigen administratie. 3.De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap kan bij een met redenen omkleed besluit en na overlegging van bewijsstukken toestaan dat de kosten die deskundigen moeten maken op grond van speciale instructies die zij schriftelijk hebben ontvangen, worden vergoed. 4.Alle betalingen van reiskosten, dagvergoedingen en/of verblijfskosten moeten naar dezelfde bankrekening worden overgemaakt. 5.De vergoeding van de kosten van overheidsdeskundigen wordt, bij ontstentenis van een afwijking van de regering, een ministerie of een overheidsinstantie, overgemaakt naar een rekening op naam van de overheid, een ministerie of een overheidsorgaan. ARTIKEL 7 1.Het maximumaantal deskundigen per vergadering, ongeacht of zij al dan niet recht hebben op een vergoeding van hun kosten, bedraagt één per Zuidoost-Europese Partij en per EU-lidstaat, wat het aantal overheidsdeskundigen betreft, en een aantal particuliere deskundigen dat gelijk is aan het aantal overheidsdeskundigen. 2.De directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap kan bij een met redenen omkleed besluit afwijken van deze regel voor gezamenlijke vergaderingen van verscheidene comités of werkgroepen.



ARTIKEL 8

1.De betalingsopdracht wordt opgesteld op basis van het ondertekende betalingsverzoek dat naar behoren moet worden ingevuld door de deskundige en worden ondertekend door de met de registratie van de aanwezigheid van de deskundige belaste secretaris van de vergadering. 2.De deskundigen verstrekken de secretaris van de vergadering de voor hun vergoeding vereiste documenten, per brief, per fax of per e-mail; met een datum of poststempel van uiterlijk 30 kalenderdagen na de laatste dag van de vergadering. 3.Het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap vergoedt de kosten van de deskundigen binnen 30 kalenderdagen. 4.Tenzij de deskundige een deugdelijke verantwoording kan geven die bij een met redenen omkleed besluit van de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap wordt aanvaard, ontslaat de niet-naleving van lid 2 de Vervoersgemeenschap van de verplichting om de reiskosten of alle andere vergoedingen te betalen. ARTIKEL 9 1.De reiskosten worden vergoed in euro, indien van toepassing tegen de koers van de dag van de vergadering. 2.De dag- en eventuele verblijfsvergoeding worden betaald in euro, tegen het vaste tarief dat van toepassing is op de dag van de vergadering.



BIJLAGE III ONTWERP BESLUIT NR. 2020/ VAN HET REGIONALE STUURCOMITE VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP van ... inzake de voor de Vervoersgemeenschap geldende procedure voor de uitvoering van de begroting en het voorleggen en nazien van de rekeningen HET REGIONALE STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP, Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap en met name artikel 24, lid 1, en artikel 35, HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD: Artikel 1

De financiële regels en auditprocedures van de Vervoersgemeenschap worden hierbij vastgesteld. Voor het regionale stuurcomité De voorzitter



BIJLAGE III INHOUDSOPGAVE TITLE I: SUBJECT MATTER TITLE II: OBLIGATIONS OF THE PARTIES TITLE III: BUDGETARY PRINCIPLES CHAPTER 1 PRINCIPLE OF UNITY AND BUDGETARY ACCURACY CHAPTER 2 PRINCIPLE OF ANNUALITY CHAPTER 3 PRINCIPLE OF EQUILIBRIUM CHAPTER 4 PRINCIPLE OF UNIT OF ACCOUNT CHAPTER 5 PRINCIPLE OF UNIVERSALITY CHAPTER 6 PRINCIPLE OF SPECIFICATION CHAPTER 7 PRINCIPLE OF SOUND FINANCIAL MANAGEMENT CHAPTER 8 PRINCIPLE OF TRANSPARENCY CHAPTER 9 INTERNAL CONTROL OF BUDGET IMPLEMENTATION

TITLE IV: BUDGET COMMITTEE TITLE V: IMPLEMENTATION OF THE BUDGET CHAPTER 1 GENERAL PROVISIONS CHAPTER 2 FINANCIAL ACTORS CHAPTER 3 LIABILITY OF THE FINANCIAL ACTORS CHAPTER 4 REVENUE OPERATIONS CHAPTER 5 EXPENDITURE OPERATIONS TITLE VI: PROCUREMENT TITLE VII: PRESENTATION OF THE ACCOUNTS AND ACCOUNTING CHAPTER 1 PRESENTATION OF THE ACCOUNTS CHAPTER 2 ACCOUNTING CHAPTER 3 PROPERTY INVENTORIES TITLE VIII: EXTERNAL AUDIT AND DISCHARGE CHAPTER 1 EXTERNAL AUDIT TITLE IX: TRANSITIONAL AND FINAL PROVISIONS TITEL I VOORWERP Artikel 1 Bij deze regels worden de procedures vastgesteld voor de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap overeenkomstig artikel 35 van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (hierna "het verdrag" genoemd). TITEL II

VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN Artikel 2 1.De partijen maken uiterlijk op 31 maart van elk jaar 75 % van hun financiële bijdrage over aan de Vervoersgemeenschap. Zij maken de resterende 25 % van hun bijdrage uiterlijk op 30 juni van elk jaar over. 2.De financiële bijdrage van de partijen aan de Vervoersgemeenschap wordt betaald in euro. 3.De Vervoersgemeenschap draagt de door haar betalingsdienstaanbieder in rekening gebrachte transactiekosten en de overeenkomstsluitende partijen betalen de transactiekosten die hun betalingsdienstaanbieder oplegt. TITEL III BEGROTINGSBEGINSELEN Artikel 3 Onder de in deze regels bepaalde voorwaarden moet de begroting van de Vervoersgemeenschap worden uitgevoerd met inachtneming van het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het transparantiebeginsel en het beginsel van goed financieel beheer, dat een doeltreffende en efficiënte interne controle vergt. HOOFDSTUK 1 BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL Artikel 4 Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht worden gegeven boven het bedrag van de toegestane kredieten. HOOFDSTUK 2 JAARPERIODICITEITSBEGINSEL Artikel 5 De administratieve uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan. Artikel 6

1.De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van het voorafgaande begrotingsjaar. 2.De vastleggingskredieten voor een begrotingsjaar worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot en met 31 december van dat jaar zijn aangegaan. 3.De betalingskredieten worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen. 4.De van de vorige begrotingsjaren overgedragen kredieten worden respectievelijk in de rekeningen vermeld. HOOFDSTUK 3 EVENWICHTSBEGINSEL Artikel 7 De Vervoersgemeenschap mag geen leningen aangaan. HOOFDSTUK 4 REKENEENHEIDSBEGINSEL Artikel 8 De begroting wordt in euro uitgevoerd en de boekhouding wordt in euro uitgedrukt. Voor kasbehoeften is het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap evenwel gemachtigd transacties in andere valuta’s te verrichten. HOOFDSTUK 5 UNIVERSALITEITSBEGINSEL Artikel 9 1.De volgende bedragen mogen in mindering worden gebracht op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, die dan als een betalingsopdracht voor het nettobedrag worden beschouwd: (a)boeten, opgelegd aan partijen bij contracten en aanbestedingsovereenkomsten;

(b)onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe, soortgelijke tussentijdse betaling of saldobetaling aan dezelfde begunstigde ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt. 2.De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen, terugbetalingen en rabatten worden niet als ontvangsten van de Vervoersgemeenschap geboekt. 3.Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave in de begroting opgenomen. HOOFDSTUK 6 SPECIALITEITSBEGINSEL Artikel 10 1.De directeur mag kredieten die aan een bepaalde begrotingslijn zijn toegewezen, aanwenden voor doeleinden die in de begroting aan een ander begrotingsonderdeel zijn gekoppeld, mits het besluit van het regionale stuurcomité dat de desbetreffende begroting aanneemt dat toestaat en binnen de aldus toegestane grenzen. 2.De directeur brengt het regionale stuurcomité binnen zeven dagen op de hoogte van zijn of haar besluit overeenkomstig lid 1. HOOFDSTUK 7 BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER Artikel 11 4.De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid omvat. 5.Zuinigheid betekent dat de door de Vervoersgemeenschap voor haar activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld. 6.Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd. 7.Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt. Die resultaten moeten worden geëvalueerd. HOOFDSTUK 8 TRANSPARANTIEBEGINSEL

Artikel 12 8.De begroting wordt uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel. 9.De begroting en de gewijzigde begrotingen, zoals deze definitief zijn vastgesteld, worden gepubliceerd op de website van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap. HOOFDSTUK 9 INTERNE CONTROLE OP DE BEGROTINGSUITVOERING Artikel 13 1.De begroting van de Vervoersgemeenschap wordt uitgevoerd volgens de regels van doeltreffende en efficiënte interne controle. 2.Voor de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen: (a)doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de verrichtingen; (b)betrouwbaarheid van de verslaglegging; (c)bescherming van activa en informatie; (d)preventie, opsporing en correctie van fraude en onregelmatigheden en de naar aanleiding van deze fraude en onregelmatigheden genomen maatregelen; (e)adequate beheersing van de risico’s in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma’s en met de aard van de betrokken betalingen. 3.Doeltreffende en efficiënte interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de in artikel 36, leden 3 en 4, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vastgelegde elementen, rekening houdend met de structuur en de grootte van de Vervoersgemeenschap, de aard van de haar toevertrouwde taken alsook de in het geding zijnde bedragen en financiële en operationele risico’s. TITEL IV BEGROTINGSCOMITÉ Artikel 14 1.Er wordt een begrotingscomité opgericht.

2.Het begrotingscomité geeft de directeur advies over het financieel beheer van de activiteiten van de Vervoersgemeenschap. 3.Het begrotingscomité kan aan het regionale stuurcomité verslag uitbrengen en aanbevelingen formuleren over begrotingsaangelegenheden en alle aangelegenheden die een impact kunnen hebben op de begroting. 4.Met het oog op de uitvoering van de in lid 2 beschreven taken krijgt het begrotingscomité alle nodige informatie of toelichting over begrotingsaangelegenheden en aangelegenheden die gevolgen kunnen hebben voor de begroting. Artikel 15 1.Het Begrotingscomité bestaat uit één lid uit van elke Zuidoost-Europese Partij en twee leden van de Europese Unie, vertegenwoordigd door de Europese Commissie. 2.De vergaderingen van het begrotingscomité worden voorgezeten door de Europese Commissie. De voorzitter kan een covoorzitter aanstellen. 3.Het begrotingscomité houdt ten minste twee gewone vergaderingen per jaar. Daarnaast komt het bijeen het op verzoek van de voorzitter of van ten minste een derde van de leden. 4.Het begrotingscomité stelt zijn reglement van orde vast. De aanbevelingen van het comité kunnen via schriftelijke procedure worden vastgesteld. Het begrotingscomité neemt besluiten met gewone meerderheid van stemmen, met inbegrip van de positieve stem van de Europese Unie. Bij staking van stemmen heeft de Europese Unie de beslissende stem. 5.Het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap verleent administratieve ondersteuning aan het begrotingscomité. 6.Het permanent secretariaat wordt op de vergaderingen van het begrotingscomité vertegenwoordigd, zonder stemrecht. TITEL V UITVOERING VAN DE BEGROTING HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 16 De directeur voert de taken van ordonnateur uit.

Artikel 17 De directeur kan bevoegdheden voor de uitvoering van de begroting delegeren aan het personeel van het permanent secretariaat. Deze delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de uitdrukkelijk aan hen verleende bevoegdheden en dienen dit besluit in acht te nemen. De directeur zendt de regionale stuurgroep een afschrift van elk delegatiebesluit dat op grond van dit artikel wordt genomen. Artikel 18 1.Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel verboden enige handeling tot uitvoering van de begroting te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van de Vervoersgemeenschap. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken actor van deze handeling af te zien en zich tot de bevoegde autoriteit te wenden. 2.Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een actor in de begrotingsuitvoering of een controleur in het gedrang komt als gevolg van familie- of persoonlijke banden, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde of contractant. 3.De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische overste van de betrokken ambtenaar. Indien deze laatste de directeur is, is het regionale stuurcomité de bevoegde autoriteit. Artikel 19 Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe eenheden of organen.



HOOFDSTUK 2 FINANCIËLE ACTOREN Afdeling 1 Beginsel van scheiding van functies Artikel 20 De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar. Afdeling 2

Ordonnateur Artikel 21 1.De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven. 2.Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verleent hij overeenkomstig dit besluit toestemming voor de besteding van de kredieten. 3.De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de verstrekking van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien. 4.De ordonnateur zorgt ervoor dat alle bewijsstukken met betrekking tot uitgevoerde verrichtingen naar behoren worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar. Artikel 22 1.Rekening houdend met de aan de managementomgeving en de aard de gefinancierde acties verbonden risico’s, stelt de ordonnateur de organisatorische structuur, het intern beheer, de controlesystemen en de procedures (hierna "de interne regels voor het beheer van de financiering van de Vervoersgemeenschap" genoemd) in die adequaat zijn voor de uitvoering van zijn taken, waaronder in voorkomend geval verificaties achteraf. 2.Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan geverifieerd door andere personeelsleden dan het personeelslid dat de verrichting heeft ingeleid. Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies. 3.De verificaties mogen niet worden uitgevoerd door de personeelsleden die de verrichting hebben ingeleid, noch door hun ondergeschikten. Artikel 23 De directeur dient bij het regionale stuurcomité een jaarlijks activiteitenverslag (hierna "het verslag van de ordonnateur" genoemd) in met financiële en beheersinformatie. Artikel 24 Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met deze regels of de beroepscode die dat personeelslid dient te respecteren, stelt hij de directeur daar schriftelijk van in kennis. De directeur onderneemt actie binnen een redelijke termijn. Indien de directeur dat niet doet, stelt het personeelslid het regionale stuurcomité daarvan in kennis. Artikel 25 Wanneer de bevoegdheden tot uitvoering van de begroting worden gedelegeerd, is artikel 21 van dit reglement van overeenkomstige toepassing op de gemachtigde ambtenaren.

Afdeling 3 Rekenplichtige Artikel 26 1.Op voorstel van de Europese Commissie stelt de directeur, overeenkomstig de geldende regels inzake indienstname, arbeidsomstandigheden en geografische evenwicht van het personeel van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap, een rekenplichtige aan die binnen het permanent secretariaat verantwoordelijk is voor: (a)de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen; (b)het opstellen en voorleggen van de rekeningen overeenkomstig titel V; (c)het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel V; (d)de uitvoering van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel overeenkomstig titel V; (e)het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgelegde systemen die tot doel hebben boekhoudinformatie te verstrekken of te motiveren; (f)het beheer van de kasmiddelen. 2.Behoudens lid 3, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren van de kasmiddelen en waardepapieren en is hij verantwoordelijk voor de bewaring daarvan. 3.De rekenplichtige kan desgevallend bepaalde taken delegeren, onverminderd het beginsel van scheiding van functies. HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE FINANCIËLE ACTOREN Afdeling 1

Algemene regels Artikel 27 1.De verantwoordelijkheid op grond van dit reglement is persoonlijk. 2.In geval van illegale activiteiten, fraude, corruptie of onregelmatigheden die de belangen van de Vervoersgemeenschap kunnen schaden, brengt de financiële actor onmiddellijk de directeur of, indien hij of zij dat nuttig acht, het regionale stuurcomité of het Europees Bureau voor fraudebestrijding, op de hoogte. De term "financiële belangen van de Vervoersgemeenschap" omvat alle inkomsten, uitgaven en activa die worden gedekt door, zijn verworven in het kader van of zijn verschuldigd aan de begroting van de Vervoersgemeenschap.

3.Wanneer blijkt dat een activiteit gepaard is gegaan met onregelmatigheden of fraude, schorst de bevoegde ordonnateur de procedure en kan hij alle nodige maatregelen nemen, waaronder de intrekking van elk besluit dat in het kader van die activiteit wordt genomen. De bevoegde ordonnateur stelt alle bevoegde autoriteiten, met inbegrip van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en het Europees Openbaar Ministerie (EOM), onmiddellijk in kennis van vermoedelijke gevallen van fraude of onregelmatigheden. Artikel 28 1.De ordonnateur kan elke delegatie te allen tijde tijdelijk of definitief intrekken. Het regionale stuurcomité en de voorzitter van het begrotingscomité worden onverwijld op de hoogte gesteld van een dergelijk besluit en van de redenen die daaraan ten grondslag liggen. 2.De rekenplichtige kan te allen tijde door de directeur tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven na het voorafgaand akkoord van de Europese Commissie. Op voorstel van de Europese Commissie benoemt de directeur een tijdelijke rekenplichtige en daarna een permanente rekenplichtige overeenkomstig de regels van de Vervoersgemeenschap inzake de aanwerving van personeelsleden. Artikel 29 1.De bepalingen van dit hoofdstuk doen geen afbreuk aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in dit hoofdstuk bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht van het land van vestiging en de geldende bepalingen inzake de bescherming van de financiële belangen van de Vervoersgemeenschap en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Vervoersgemeenschap of van de derde partijen betrokken zijn. 2.In geval van bewijs van illegale activiteiten, fraude of corruptie waarbij de belangen van de Vervoersgemeenschap kunnen worden geschaad, wordt de zaak doorverwezen naar de bevoegde autoriteiten en instanties. Afdeling 2 Regels betreffende de ordonnateurs Artikel 30 1.De ordonnateur kan worden verplicht de schade die de Vervoersgemeenschap door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel te vergoeden, met name indien hij in te vorderen rechten vaststelt, inningsopdrachten afgeeft, een uitgave vastlegt of een betalingsopdracht ondertekent zonder zich te houden aan dit besluit. Hetzelfde geldt wanneer de ordonnateur door grove schuld: (a) verzuimt een document op te stellen waarbij een schuldvordering wordt vastgesteld; (b)een invorderingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt; (c)of indien hij de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of vertraagt, waardoor de Vervoersgemeenschap wettelijk aansprakelijk wordt tegenover derden. 2.Wanneer een gedelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem of haar te nemen besluit onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen. 3.In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de doelmatigheid van het ingestelde systeem van intern beheer en voor de keuze van de gedelegeerde ordonnateur. 4.De ordonnateur is niet verantwoordelijk voor besluiten van het regionale stuurcomité, voor zover die strikt worden gevolgd. Indien de ordonnateur het niet eens is met een van deze besluiten, heeft hij of zij het recht de bevoegde instantie daar schriftelijk van in kennis te stellen. Hij of zij is echter verplicht de relevante besluiten te volgen.

HOOFDSTUK 4 ONTVANGSTEN Afdeling 1 Algemene bepalingen Artikel 31 De op rekeningen van de Vervoersgemeenschap opgebouwde rente maakt deel uit van haar inkomsten, samen met de bijdragen van de verdragsluitende partijen.



Afdeling 2 Raming van schuldvorderingen Artikel 32 Elke maatregel of situatie die kan leiden tot het ontstaan van of het wijzigen van een schuldvordering van de Vervoersgemeenschap maakt vooraf het voorwerp uit van een schuldvordering van de bevoegde ordonnateur. Afdeling 3 Vaststelling van de schuldvordering van derden Artikel 33 1.De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur: (a)het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert; (b)het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert; (c)de invorderbaarheid van de schuld verifieert. 2.Elke als zeker, vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering wordt vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, die vergezeld gaat van een aan de debiteur gerichte debetnota. Beide documenten worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden. 3.In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen.

Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling. Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen. Artikel 34 De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij of zij heeft vastgesteld. Artikel 35 4.Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd. 5.De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van de Vervoersgemeenschap en toe te zien op het behoud van diens rechten. 6.Wanneer de bevoegde ordonnateur van het innen van de vastgestelde schuldvordering afziet, verifieert hij of zij of het afzien van de schuldvordering regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer. Het afzien van de invordering van een vastgestelde schuldvordering geschiedt door middel van een besluit van de ordonnateur, dat wordt gemotiveerd. De ordonnateur kan bedoeld besluit niet delegeren. Het besluit tot niet-invordering vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust. 7.De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien een juridische of feitelijke fout wordt ontdekt waaruit blijkt dat de schuldvordering niet op de juiste wijze is vastgesteld. Deze annulering gebeurt door middel van een besluit van de bevoegde ordonnateur en wordt naar behoren gemotiveerd. 8.De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voor zover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van de Vervoersgemeenschap vastgestelde recht. Deze aanpassing wordt uitgevoerd door middel van een besluit van de bevoegde ordonnateur en wordt naar behoren gemotiveerd. 9.Wanneer de debiteur een zekere, vaststaande en invorderbare vordering op de Vervoersgemeenschap heeft die betrekking heeft op een door een betalingsopdracht vastgesteld bedrag, gaat de rekenplichtige na het verstrijken van de in de debetnota vermelde termijn over tot de inning van de vastgestelde schuldvorderingen door middel van verrekening. In uitzonderlijke omstandigheden kan de rekenplichtige echter vóór het verstrijken van de in de debetnota vermelde termijn overgaan tot inning door middel van verrekening, indien dit nodig is om de financiële belangen van de Vervoersgemeenschap te beschermen en hij gerechtvaardigde redenen heeft om aan te nemen dat het aan de Vervoersgemeenschap verschuldigde bedrag anders verloren zou gaan. Wanneer de debiteur daarmee instemt, kan de rekenplichtige vóór het verstrijken van de in de debetnota vermelde termijn overgaan tot inning door middel van verrekening. 10.Voordat hij overeenkomstig lid 9 van dit artikel tot inning overgaat, raadpleegt de rekenplichtige de ordonnateur en stelt hij de betrokken debiteuren hiervan in kennis. 11.De in lid 9 bedoelde verrekening heeft dezelfde gevolgen als een betaling en geldt voor de Vervoersgemeenschap als kwijting voor het bedrag van de schuld en, in voorkomend geval, de verschuldigde rente. Artikel 36 1.De rekenplichtige verricht de inning, boekt deze in de rekeningen en stelt de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis.

2.Bij elke storting in contanten in de kas van de rekenplichtige wordt een ontvangstbewijs afgegeven.



Artikel 37 1.Indien op de in de debetnota genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van alle passende rechtsmiddelen. 2.De rekenplichtige gaat over tot de inning bij wijze van compensatie en eventueel van de schuldvorderingen van de Vervoersgemeenschap ten aanzien van elke schuldenaar zelf die een zekere, liquide en opeisbare schuld heeft ten aanzien van de Vervoersgemeenschap voor zover de compensatie juridisch mogelijk is. Artikel 38 Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat: (a)de debiteur zich ertoe verbindt rente te betalen over de gehele toegestane aanvullende betalingstermijn, te rekenen vanaf de oorspronkelijke vervaldag, tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank voor haar basisherfinancieringstransacties in euro's wordt toegepast (de referentievoet), vermeerderd met acht procentpunt. De referentievoet is de referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie; (b) hij, ter bescherming van de rechten van de Vervoersgemeenschap, zorgt voor een financiële garantie die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt. HOOFDSTUK 5 UITGAVEN Artikel 39 1.Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging en een betaling. Afdeling 1 Vastleggingen Artikel 40

1.De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis. 2.Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden. Artikel 41 1.Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging in de begroting vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten. 2.De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het lopende begrotingsjaar. Artikel 42 1.Het niet-gebruikte saldo van de vastleggingen voor het jaar N wordt uiterlijk op 31 maart van het jaar N+1 door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt. 2.Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald. De delen van deze betalingsverplichtingen die zes maanden na de uitvoeringsdatum niet zijn uitgevoerd, worden geannuleerd. 3.Wanneer een juridische verbintenis vervolgens gedurende een periode van drie jaar tot geen enkele betaling heeft geleid, gaat de bevoegde ordonnateur over tot vrijmaking ervan. Artikel 43 Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van: (a)de juistheid van de aanwijzing op de begroting; (b)de beschikbaarheid van de kredieten; (c)de overeenstemming van de uitgaven met de toepasselijke bepalingen, met name met het verdrag en de interne regels voor het beheer van de financiering van de Vervoersgemeenschap; (a)de eerbiediging van het beginsel van goed financieel beheer. Afdeling 2

Betaalbaarstellingen Artikel 44 De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur: (a)het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert; (b)de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert; (c)het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert; Artikel 45 1.Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken die de rechten van de schuldvorderaar aantonen, op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere bewijzen die de betaling rechtvaardigen. 2.Het besluit tot betaalbaarstelling komt tot uitdrukking in de ondertekening van een betaalbaarverklaring door de bevoegde ordonnateurs. Afdeling 3 Betalingsopdrachten Artikel 46 1.De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld. 2.De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 35, lid 4, van deze verordening door de bevoegde ordonnateur bewaard. 3.In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 60 van deze verordening bedoelde inventarissen. Afdeling 4 Betaling van uitgaven

Artikel 47 1.Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie overeenkomstig het basisbesluit is uitgevoerd en betrekking heeft op een van de volgende verrichtingen: (a)betaling van het volledige verschuldigde bedrag; (b)betaling van het verschuldigde bedrag op een van de volgende wijzen: –een voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen, –een of meer tussentijdse betalingen, –betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen. De voorfinancieringen worden geheel of gedeeltelijk in aanmerking genomen op de tussentijdse betalingen. Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend. 2.In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij worden verricht. Artikel 48 De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen. TITEL VI OVERHEIDSOPDRACHTEN Artikel 49 Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG is van toepassing. TITEL VII INDIENING VAN DE REKENINGEN EN BOEKHOUDING

HOOFDSTUK 1 INDIENING VAN DE REKENINGEN Artikel 50 De jaarrekeningen van de Vervoersgemeenschap omvatten: (a)de financiële staten van de Vervoersgemeenschap en de bijbehorende bijlagen; (b)het verslag betreffende de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap. Artikel 51 De rekeningen moeten voldoen aan de boekhoudregels die zijn gedefinieerd in Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, waarheidsgetrouw en volledig zijn en een getrouw beeld geven van: (a)wat de financiële staten betreft: de activa, de passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet als activa en passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen; (b)wat de verslagen over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan ontvangstenzijde en aan uitgavenzijde. Artikel 52 De financiële staten verschaffen informatie, onder andere over het gevoerde boekhoudbeleid, die relevant, betrouwbaar, vergelijkbaar en begrijpelijk is. De financiële staten worden opgemaakt volgens algemeen erkende boekhoudbeginselen die zijn neergelegd in de in artikel 80 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde boekhoudregels of de internationale boekhoudnormen voor de overheidssector (IPSAS — International Public Sector Accounting Standards) op transactiebasis. Artikel 53 1.Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden de inkomsten en uitgaven toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben, ongeacht de datum van betaling of inning. 2.De waarde van de activa en passiva wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in boekhoudmethoden waarin de International Accounting Standard voorziet en, zo nodig, volgens de nationale normen van het land van vestiging. Artikel 54

1.De financiële staten worden uitgedrukt in euro en omvatten: (a)de balans en de staat van de financiële resultaten, die de volledige vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economisch resultaat op 31 december van het voorgaande begrotingsjaar weergeven, gepresenteerd volgens de in artikel 80 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde boekhoudregels of de IPSAS op transactiebasis; (b)de kasstaat, die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de afsluitende kaspositie weergeeft; (c)het mutatieoverzicht van het eigen vermogen in de loop van het begrotingsjaar. 2.De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk is voorgeschreven, wanneer bedoelde informatie relevant is voor de activiteiten van de Vervoersgemeenschap.



HOOFDSTUK 2

BOEKHOUDING Afdeling 1 Gemeenschappelĳke bepalingen Artikel 55 1.Het boekhoudsysteem van de Vervoersgemeenschap is het geheel van manuele en geautomatiseerde procedures en controles met het oog op de identificatie van relevante transacties of gebeurtenissen, het opstellen van nauwkeurige brondocumenten, de accurate invoer van gegevens in de boekhouding, de accurate verwerking van transacties, het correct bijwerken van dossiers en het genereren van accurate documenten en verslagen. 2.De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd. 3.Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen. 4.De rekenplichtige past boekhoudregels en -methoden toe met inachtneming van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector en, indien nodig, met de regels die door de overheidsinstanties van het gastland worden toegepast. Afdeling 2

Algemene boekhouding Artikel 56 De algemene boekhouding volgt op chronologische wijze, volgens de methode van dubbel boekhouden, alle gebeurtenissen en verrichtingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van de Vervoersgemeenschap.

Artikel 57 1.Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd. 2.Iedere boeking, inclusief boekhoudkundige correcties, wordt gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst. 3.Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden. Artikel 58 De rekenplichtige van de Vervoersgemeenschap brengt tussen de afsluiting van het begrotingsjaar en de indiening van de definitieve rekeningen de correcties aan die, zonder tot een betaling of inning voor dit begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen. Afdeling 3

Begrotingsboekhouding Artikel 59 1.De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen. 2.Voor de toepassing van lid 1 worden alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde in de begrotingsboekhouding geregistreerd. 3.Het permanent secretariaat stelt uiterlijk op 30 maart van elk jaar een jaarverslag op. Dat verslag omvat het volgende: –een verslag over de werkzaamheden van het permanent secretariaat en de bereikte resultaten. In dat verslag wordt een overzicht gegeven van de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de doelstellingen van het jaarlijkse werkprogramma van het permanent secretariaat; –een financieel verslag over de uitvoering van de begroting. HOOFDSTUK 3 INVENTARIS VAN DE VASTE ACTIVA Artikel 60 De Vervoersgemeenschap houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van de Vervoersgemeenschap of dat van de Unie behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij.

TITEL VIII EXTERNE AUDIT EN BESCHERMING VAN DE FINANCIËLE BELANGEN Artikel 61 De rekenplichtige stelt jaarlijks uiterlijk op 31 maart de rekeningen van het voorgaande jaar vast. Deze rekeningen worden gevalideerd door de directeur. Artikel 62 Onafhankelijke externe accountants, die door het regionale stuurcomité worden aangewezen, voeren de jaarlijkse audit van de Vervoersgemeenschap uit. De opdracht van de externe accountants kan jaarlijks worden verlengd, tenzij het regionale stuurcomité anders bepaalt.



Artikel 63 1.De externe accountants dienen bij het regionale stuurcomité een verslag in, samen met de staat van de activa en passiva en de gecertificeerde rekeningen, uiterlijk acht maanden na het einde van het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben. Het regionale stuurcomité kan het begrotingscomité de informatie verstrekken die het passend acht. 2.De directeur kan desgevallend opmerkingen formuleren bij het verslag van de externe accountants. 3.De externe accountants verrichten de door hen noodzakelijk geachte controles overeenkomstig hun goedgekeurde taakomschrijving. De externe accountants voeren een inspectie uit van de boekhouding en procedures van de Vervoersgemeenschap om de juistheid en volledigheid van de gegevens te verifiëren. De externe audit bepaalt de algemene geldigheid van de financiële staten. 4.De externe accountants dienen uiterlijk acht maanden na het einde van het begrotingsjaar waarop de rekeningen betrekking hebben, een auditverslag en een gecertificeerde boekhouding in bij het regionale stuurcomité, samen met een verklaring waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd. Indien het regionale stuurcomité daarom verzoekt, formuleert het begrotingscomité ten behoeve van het regionale stuurcomité opmerkingen over de door de accountants ingediende documenten. Artikel 64 1. De ordonnateur en het regionale stuurcomité stellen OLAF en de Europese Commissie onverwijld in kennis van alle overeenkomstig artikel 27 verkregen informatie. 2. Het regionale stuurcomité en het personeel van de Vervoersgemeenschap werken volledig samen bij de bescherming van de financiële belangen van de Unie, in het bijzonder met het Europees Openbaar Ministerie en OLAF, en verstrekken hen de relevante informatie en, op verzoek, alle bijstand die nodig is om hun respectieve bevoegdheden uit te oefenen, waaronder het verrichten van onderzoeken overeenkomstig Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad en Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad. De ordonnateur zorgt er tevens voor dat derden die betrokken zijn bij de uitvoering van de begroting van de Vervoersgemeenschap hun volledige medewerking en gelijkwaardige rechten verlenen aan het Europees Openbaar Ministerie en OLAF. 3. OLAF heeft de bevoegdheid om administratieve onderzoeken uit te voeren in de gebouwen van de Vervoersgemeenschap, met inbegrip van het recht van toegang voor inspectie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.