Gewijzigd voorstel voor een VERORDENING VAN DE RAAD tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 en tot scheiding van de functie van interne controle en de functie van financiële controle vooraf (artikel 24, alinea 5, van het Financieel Reglement)

(door de Commissie overeenkomstig artikel 250, lid 2 van het EG-verdrag ingediend)

TOELICHTING

1. De Commissie heeft op 30 mei ll. een voorstel voor een Verordening (Com (2000) 341 def) goedgekeurd tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 en tot scheiding van de functie van interne controle en de functie van financiële controle vooraf (artikel 24, alinea 5, van het Financieel Reglement). Dit voorstel doet helemaal geen afbreuk aan het voorstel tot omwerking van het Financieel Reglement dat door de Commissie op 26 juli 2000 (COM (2000) 461 def.) werd goedgekeurd en waardoor het traditionele systeem van gecentraliseerde controle vooraf van de financiële verrichtingen grondig wordt gereorganiseerd.

Het Europees Parlement en de Rekenkamer hebben beide een vrij gunstig advies over dit voorstel uitgebracht op 5 oktober 2000, d.w.z. op zeer korte termijn, en wel om een snelle goedkeuring van deze essentiële wijziging van het Financieel Reglement mogelijk te maken.

Het Europees Parlement en de Rekenkamer delen immers de zienswijze van de Commissie over de noodzaak de functies van controle vooraf en interne controle zo spoedig mogelijk te scheiden die momenteel beide aan de financieel controleur zijn opgedragen door artikel 24, alinea 5, 2e zin, van het Financieel Reglement. Deze scheiding is onontbeerlijk om een einde te maken aan een potentieel belangenconflict en tot meer evenwicht en doeltreffendheid van de beide functies te komen.

2. Door het advies van het Europees Parlement wordt het voorstel van de Commissie op vier punten gewijzigd:

* Toevoeging van een artikel over de opstelling door de financieel controleur van een jaarverslag, dat aan de begrotingsautoriteit wordt voorgelegd (betekent een wijziging van het tweede lid van artikel 24 van het Financieel Reglement)

* Omwerking van het nieuwe artikel 24bis van het Financieel Reglement inzake de interne controleur door

- Het ontwikkelen van de opdrachten van de intern controleur en het specificeren van de onverenigbaarheid ervan met die van ordonnateur of rekenplichtige,

- Invoering van de flexibiliteit voor de andere instellingen dan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad,

- Opleggen van de publicatie van een jaarverslag over de interne controle en uitwisseling van goede praktijken tussen de instellingen,

* Toevoeging van een overweging en een artikel 2bis aan het voorstel voor een verordening om te herinneren aan de handhaving van controles vooraf, met de middelen en de onafhankelijkheid die nodig zijn voor de uitoefening van de betrokken functie.

3. De Rekenkamer doet harerzijds de volgende suggesties voor amendementen:

* Bevestiging in het Financieel Reglement van uitsluitend het beginsel van een onafhankelijke controlefunctie, waarbij de instellingen de mogelijkheid krijgen om de wijzen van tenuitvoerlegging te kiezen (aanwijzing, gedetailleerde doelstellingen van de opdracht, reikwijdte van de werkzaamheden), zulks met inachtneming van de geldende internationale normen (wijziging van het voorstel voor artikel 24bis);

* Opneming van de scheiding tussen de functies van intern controleur, financieel controleur, ordonnateur en rekenplichtige (wijziging van artikel 21, 4e alinea);

* Beklemtoning van de onafhankelijkheid van de intern controleur, die slechts verantwoording moet afleggen tegenover de Instelling die hem heeft aangesteld (wijziging van het voorstel voor artikel 24 bis);

* Opsomming van de bepalingen inzake de intern controleur in een afzonderlijke titel.

4. De Commissie kan deze amendementen over het algemeen aanvaarden.

Het lijkt immers redelijk om het verplichte karakter van deze scheiding te beperken tot het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Deze drie instellingen zijn immers de belangrijkste op het gebied van algemene kredieten, totaal aantal verrichtingen doch ook personeelsbezetting voor het beheer en de controle van de begrotingsuitvoering.

Vervolgens moeten in het Financieel Reglement twee belangrijke elementen nader worden omschreven wat betreft de onafhankelijkheid van de intern controleur : evenals de huidige financieel controleur zal hij enerzijds slechts rechtstreeks verantwoording afleggen aan de instelling die hem heeft benoemd terwijl deze functie anderzijds niet verenigbaar kan zijn met die van ordonnateur en rekenplichtige.

Met het oog op doorzichtigheid stelt de Commissie voor ook gevolg te geven aan het advies van het Europees Parlement inzake de jaarlijkse toezending aan de andere instellingen van een verslag betreffende de activiteiten van de controle vooraf en de interne controle. Daardoor zal de uitwisseling van goede praktijken tussen de instellingen worden gemakkelijkt.

Tenslotte is het van belang het tijdschema van de aan de gang zijnde hervormingen te verduidelijken door de preciseren dat het huidige voorstel helemaal geen wijziging inhoudt van de bevoegdheden inzake controle vooraf van de financieel controleur. Deze zal derhalve zijn controlefuncties moeten blijven voortzetten overeenkomstig het bepaalde in artikel 24 van het Financieel Reglement zonder daarbij afbreuk te doen aan het standpunt dat door de Commissie in het Witboek wordt aangenomen inzake de hervorming, in het bijzonder met betrekking tot de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, wat ook wordt behandeld in het voorstel tot hervorming van het Financieel Reglement. Hiertoe moet de financieel controleur beschikken over de onontbeerlijke middelen en onafhankelijkheid voor de uitoefening van zijn taken. Een en ander wordt reeds gegarandeerd in de artikelen 37 en 39 van de verordening inzake de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, doch het is wenselijk daarin ook te voorzien op het niveau van het Financieel Reglement.

5. De Commissie kan de volgende drie amendementen in haar gewijzigd voorstel daarentegen niet overnemen :

* Ten eerste moet de functie van interne controle, indien zij gescheiden wordt van controle vooraf, leiden tot de aanstelling van een functionaris of beambte die op het betrokken gebied in elke instelling verantwoordelijk is. Om de toegang van de controleurs tot alle beambten, dossiers en werkplaatsen van de Instellingen te waarborgen, lijkt de idee van externalisering van de interne controle naar particuliere controleurs toe, zoals door de Rekenkamer wordt gesuggereerd, in feite niet realiseerbaar; een en ander doet geen afbreuk aan de mogelijkheid voor de Instellingen om externe bedrijven in te schakelen voor welbepaalde controleopdrachten met volledige inachtneming van het vertrouwelijkheidsbeginsel.

* Vervolgens lijken de door het Europees Parlement voorgestelde ontwikkelingen inzake de opdrachten op het gebied van interne controle niet geschikt in het kader van een gerichte wijziging van het Financieel Reglement door middel van een versnelde procedure. De verordening inzake de uitvoeringsvoorschriften zal het Financieel Reglement op dit punt aanvullen in afwachting dat de voorgestelde omwerking (COM (2000) 461 def van 26/7/2000) niet leidt tot een verdere ontwikkeling van deze nieuwe functie;

* Het is tenslotte onweerlegbaar dat de intern controleur geen financiële rol speelt in de zin van het Financieel Reglement. Het omwerkingsvoorstel besteedt trouwens daaraan aandacht in een afzonderlijk hoofdstuk, zoals dat door de Rekenkamer wordt gesuggereerd. Een structurele wijziging van het Financieel Reglement is evenwel niet mogelijk in het kader van dit voorstel.

6. De Commissie heeft dan ook het hierbij gevoegde gewijzigd voorstel voor een verordening opgesteld, dat zij aan de Raad toezendt met het oog op een zo spoedig mogelijke goedkeuring ervan overeenkomstig het bepaalde in artikel 250 van het EG-verdrag.

2000/0135 (CNS)

Gewijzigd voorstel voor een VERORDENING VAN DE RAAD tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 en tot scheiding van de functie van interne controle en de functie van financiële controle vooraf (artikel 24, alinea 5, van het Financieel Reglement)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 79 ervan,

gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, en met name op artikel 78 ervan, nonies,

gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 183 ervan,

gezien het voorstel van de Commissie [1],

[1] PB C van, blz. .

gezien het advies van het Europees Parlement [2],

[2] PB C van, blz. .

gezien het advies van de Rekenkamer [3],

[3] PB C

overwegende hetgeen volgt :

(1) De cumulatie van de functies van interne controle en controle vooraf die aan de financieel controleur op grond van artikel 24, alinea 5, 2e zin, van het Financieel Reglement zijn opgedragen, zou tot dispersie van beide functies kunnen leiden zonder dat daarbij noodzakelijkerwijs een goed evenwicht daartussen wordt gewaarborgd.

(2) In afwachting van de goedkeuring van het Financieel Reglement is het nodig de functie van interne controle zo spoedig mogelijk te scheiden van de overige functies van de financieel controleur. Deze scheiding zal tot gevolg hebben dat de financieel controleur zijn huidige functies, inclusief controle vooraf, zal blijven uitoefenen, met uitzondering van de functie van intern controleur, welke functie zal worden uitgeoefend door een intern controleur die onafhankelijk van de financieel controleur is.

(3) Gezien de omvang van de begrotingskredieten, het beheer- en controlepersoneel alsook het beperkte totale aantal transacties van bepaalde Europese Instellingen (in de zin van het Financieel Reglement),die derhalve minder blootstaan aan beheerrisico's, moet het verplichte karakter van deze scheiding beperkt blijven tot het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

(4) De intern controleur geniet dezelfde voordelen en voorrechten als die welke de financieel controleur op grond van artikel 24 van het Financieel Reglement geniet, en moet evenals de financieel controleur uitsluitend aan zijn eigen instelling verantwoording afleggen.

(5) Om de doorzichtigheid van de verrichtingen in het kader van de begrotingsuitvoering te vergroten en de uitwisseling van goede werkwijzen tussen de instellingen te vergemakkelijken, moet elke instelling aan de andere instellingen het door de financieel controleur opgestelde jaarverslag betreffende de activiteiten alsook het jaarverslag betreffende de interne controle toezenden, waaruit de voornaamste lering blijkt die uit het afgesloten begrotingsjaar kan worden getrokken op het gebied van respectievelijk controle vooraf en interne controle.

(6) Alle instellingen zorgen ervoor dat de financieel controleur, wat hun respectieve afdelingen van de begroting betreft, beschikt over de middelen en onafhankelijkheid die nodig zijn voor de goede vervulling van zijn taken op het gebied van controle vooraf, zulks overeenkomstig het bepaalde in artikel 24 van het Financieel Reglement.

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel één

Artikel 24 van het Financieel Reglement wordt als volgt gewijzigd :

1. De tweede alinea wordt vervangen door de volgende tekst :

"Hij oefent zijn taak uit overeenkomstig de beginselen van artikel 2 en de bepalingen van artikel 22, lid 3. Hij brengt bij zijn instelling verslag uit over elk door hem opgemerkt probleem bij het beheer van de middelen van de Gemeenschap. Hij stelt een jaarverslag over zijn werkzaamheden op, hetwelk zijn instelling aan de andere instellingen toezendt."

2. De vijfde alinea wordt vervangen door de volgende tekst :

"De door deze ambtenaar uitgevoerde controle heeft betrekking op de dossiers betreffende de uitgaven en ontvangsten, en gebeurt zo nodig ter plaatse."

Artikel 2

Het volgende artikel 24 bis wordt toegevoegd :

"Artikel 24 bis

1. Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie benoemen elk een intern controleur die onafhankelijk is van de financieel controleur. Hij wordt bij elke instelling benoemd onder dezelfde voorwaarden als die welke gelden voor de financieel controleur, en heeft voor de uitoefening van zijn functie recht op dezelfde informatie als de financieel controleur, zulks onder de voorwaarden bedoeld in de alinea's 4, tweede zin, 5 en 6 van artikel 24. Wat de uitoefening van zijn functie betreft, dient de intern controleur slechts verantwoording af te leggen tegenover de instelling die hem heeft aangewezen; hij legt ook rechtstreeks verantwoording af tegenover deze instelling en geniet dezelfde garanties als die van de financieel controleur, zulks overeenkomstig het bepaalde in de alinea's 2, 8 en 9 van artikel 24.

De interne controle omvat onder meer de evaluatie van de doeltreffendheid van de beheer- en controlesystemen om de regelmatigheid van de verrichtingen te waarborgen. Deze functie wordt uitgeoefend overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

De intern controleur mag noch ordonnateur, noch rekenplichtige zijn.

2. Het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de ombudsman kunnen elk een intern controleur benoemen overeenkomstig het bepaalde in lid 1.

Wanneer geen intern controleur wordt benoemd, zorgt de financieel controleur voor de interne controle van de instelling, zulks overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

3. Elke instelling zendt aan de andere instellingen haar jaarverslag inzake de interne controle toe waarin het aantal en de aard van de uitgevoerde controles worden vermeld, naast de voornaamste aanbevelingen waartoe deze hebben geleid, alsook het gevolg dat hieraan werd gegeven.

4. Elke instelling gaat na of de in de verslagen inzake de interne controle van de andere instellingen vervatte aanbevelingen kunnen worden toegepast op haar eigen beheer- en controlesystemen."

Artikel 3

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag welke volgt op de publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, op

Voor de Raad

De Voorzitter