MEDEDELING VAN DE COMMISSIE inzake de EXTERNALISERING van het beheer van de communautaire programma's vergezeld van een voorstel voor een kaderverordening voor een nieuw type uitvoerend agentschap

(door de Commissie ingediend)

INHOUD

1. Inleiding

2. Instrumenten voor een gecontroleerde externalisering

a) Werkingssfeer van de externalisering

b) De voorgestelde instrumenten

i) Uitvoerende agentschappen

ii) Beheer door middel van een netwerk van nationale agentschappen

iii) Uitbesteding

(1) Rationalisering

(2) Een herzien vademecum

3. Tijdschema en wijze van uitvoering

a) Uitvoerende agentschappen: totstandbrenging van een wettelijk kader

b) Toekomst van de BTB's en overgangsbepalingen

4. Externalisering van andere taken dan programmabeheer

5. Conclusies

Bijlage: Richtsnoeren voor het model van financieel reglement van toepassing op de uitvoerende agentschappen

EXTERNALISERING van het beheer van de communautaire programma's

Mededeling vergezeld van een voorstel voor een kaderverordening voor een nieuw type uitvoerend agentschap

1. Inleiding

In december 1999 [1] heeft de Commissie zich ertoe verbonden een coherent en beheerst externaliseringsbeleid te ontwikkelen, om de misstanden die het gevolg zijn van de ongecontroleerde inzet van bepaalde bureaus voor technische bijstand (BTB), te corrigeren.

[1] "Orientations for the Externalisation Policy", mededeling van mevrouw Schreyer en de heer Kinnock, ref. SEC (2000) 2051/7 van 14 december 1999.

De Commissie heeft besloten haar aanpak te baseren op de visie dat de administratie zich opnieuw moet concentreren op haar prioritaire activiteiten en taken [2]. Het eerste gebied waarop deze visie zal worden toegepast, is het beheer van communautaire programma's.

[2] "Hervorming van de Commissie: een witboek": ref. COM (2000) 200 def/2 van 5 april 2000

Door dit beleid kunnen de ambtenaren van de instelling worden ingezet voor haar essentiële taken. Bovendien kunnen op deze wijze talrijke BTB's worden opgeheven zonder de lasten voor deel A van de begroting te verzwaren, en krijgt de Commissie weer daadwerkelijk controle over de uitvoerende en ondersteunende taken via beter gecontroleerde structuren die over de nodige gekwalificeerde medewerkers beschikken. Een en ander zal leiden tot een organisatie die over het algemeen doeltreffender gebruik maakt van de haar toegewezen middelen.

Om dit beleid ten uitvoer te leggen moeten nieuwe externaliseringsinstrumenten tot stand worden gebracht. Met deze mededeling wil de Commissie de bedoelde instrumenten voorstellen, het algemene kader voor het gebruik van deze instrumenten schetsen en een ontwerpkaderverordening indienen voor het meest vernieuwende instrument, het uitvoerend agentschap. Daarmee heeft de Commissie volgens het overeengekomen tijdschema voldaan aan haar verplichtingen ten opzichte van het Europees Parlement.

De goedkeuring van de noodzakelijke juridische instrumenten en de tenuitvoerlegging daarvan nemen echter betrekkelijk veel tijd in beslag. In afwachting daarvan heeft de Commissie besloten om onverwijld maatregelen te nemen voor een snelle en doeltreffende sanering van de situatie met betrekking tot de taken die aan bepaalde BTB's zijn toevertrouwd. In het kader van deze maatregelen wordt toegestaan extern personeel en de daaraan verbonden huishoudelijke uitgaven te financieren uit de beleidskredieten voor de betrokken programma's. De begrotingsautoriteit is hierom verzocht door middel van een nota van wijzigingen bij het VOB 2001 [3].

[3] Ref. SEC (2000)1363 def. van 4 september 2000.

2. Instrumenten voor een gecontroleerde externalisering

a) Werkingssfeer van de externalisering

Externalisering kan gebeuren in verschillende vormen naar gelang van de beoogde sectoren en taken [4]. De eerste sector waarvoor externalisering wordt overwogen, is de sector van het beheer van communautaire programma's [5], waarvoor de hieronder beschreven instrumenten worden voorgesteld (hoofdstukken 2 en3). Ook andere taken kunnen worden geëxternaliseerd. De Commissie heeft hieraan een studie gewijd, waarvan de eerste resultaten worden beschreven in hoofdstuk 4.

[4] Deze concepten zijn verder uitgewerkt in het verslag van de Groep voor planning en coördinatie inzake externalisering (doc. CG3(2000)) dat op 18 mei 2000 door vice-voorzitter de heer Kinnock en mevrouw Schreyer aan de wetgevende en begrotingsautoriteiten is voorgelegd.

[5] Onder "communautair programma" wordt hier verstaan iedere actie, ieder geheel van acties of ieder andere initiatief die of dat, volgens de betrokken rechtsgrond of begroting, de Commissie moet uitvoeren voor een of meer categorieën begunstigden, en waarmee uitgaven zijn gemoeid.

Bij het externaliseren van taken moeten bepaalde grenzen en voorwaarden in acht worden genomen. De Commissie kan zich namelijk niet onttrekken aan haar verantwoordelijkheden uit hoofde van de verdragen en in het kader van de haar door de Raad verleende uitvoeringsbevoegdheden (artikel 202), noch aan haar verantwoordelijkheden inzake de uitvoering van de begroting (artikel 274). Met name overheidstaken mogen niet aan de particuliere sector worden uitbesteed.

Er moeten instrumenten worden ontworpen om de aansprakelijkheidsketen tussen de Commissie en de instanties waaraan zij taken delegeert, in stand te houden, en om te waarborgen dat de Commissie voldoende controle behoudt over de taken die zij extern laat verrichten. Overigens moet bij ieder besluit tot externalisering sprake zijn van goed beheer, met in voorkomend geval een vereenvoudiging en verduidelijking van de beheersregels en -procedures, en van een gunstiger kosten/batenverhouding dan bij eigen beheer.

De illustratieve voorbeelden in deze mededeling laten de uiteindelijke resultaten van het onderzoek en de mogelijke toekomstige besluiten onverlet.

b) De voorgestelde instrumenten

Externalisering kan gebeuren in verschillende vormen.

Voor uitvoerende overheidstaken of voor taken op gebieden waar geen daadwerkelijke concurrentie bestaat, kan worden gekozen voor:

i) het delegeren van uitvoerende verantwoordelijkheden aan communautaire overheidsorganen (de "uitvoerende agentschappen") waarmee de administratieve structuur van de Gemeenschap zou kunnen worden uitgebreid;

ii) het decentraliseren van uitvoerende verantwoordelijkheden naar nationale organen die zijn belast met openbare diensten onder toezicht van de staat, en die optreden als partners voor de tenuitvoerlegging van bepaalde communautaire beleidslijnen.

Voor bepaalde taken die technische expertise vereisen, en voorbereidende of ondersteunende administratieve taken kan, voorzover deze geen overheidstaken of discretionaire bevoegdheden impliceren, worden gekozen voor:

iii) uitbesteding aan de particuliere sector, in het kader van een contract.

Voor elk van deze gevallen wordt een specifiek instrument voorgesteld:

i) Uitvoerende agentschappen

De uitvoering en het beheer van projecten is een vak op zich. Om dit vak goed uit te oefenen zijn specifieke medewerkers en methoden nodig. Juist om een grotere professionalisering te bewerkstelligen is dan ook het principe van het uitvoerend agentschap ontwikkeld. De toekomstige uitvoerende agentschappen moeten gespecialiseerde beheersorganen zijn die voldoende van de Commissie gescheiden zijn om bij het dagelijks beheer volledig autonoom en flexibel te kunnen handelen, maar waarvoor ook een zodanige kaderregeling geldt dat de door de Commissie vastgestelde strategische doelstellingen in acht worden genomen.

Op deze manier kan de Commissie haar middelen wijden aan het ontwerpen van beleid en aan de algehele programmering, en hoeft zij geen individuele projecten te beheren.

Ook de zichtbaarheid en inzichtelijkheid van het optreden van de Gemeenschap zullen aanzienlijk groter worden doordat ieder agentschap zich kan toeleggen op een specifieke taak, met een steeds grotere expertise op zijn eigen domein.

Het uitvoerend agentschap zou vooral aangepast moeten zijn aan het beheer van communautaire programma's met de volgende kenmerken:

Ø gedurende het hele project is een grote technische en financiële expertise vereist,

Ø de programmeringsfase is duidelijk gescheiden van de uitvoeringsfase van de projecten,

Ø de projecten zijn technisch van aard en de uitvoering ervan vereist geen politieke besluiten,

Ø er kan schaalvoordeel worden behaald door vergaande specialisatie en door het groeperen van vergelijkbare programma's bij hetzelfde agentschap,

Ø de programma's worden periodiek vernieuwd, zowel wat de doelstellingen als wat de uitvoeringsmethoden betreft.

De Commissie zou op dergelijke agentschappen bijvoorbeeld een beroep kunnen doen voor de uitvoering van programma's voor onderwijs en opleiding. Ook het verzamelen en verwerken van de statistische gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van alle communautaire programma's, zou aan een uitvoerend agentschap kunnen worden toevertrouwd. Bovendien is een specifieke evaluatie op het gebied van de buitenlandse hulp gepland voor 2002 [6]. Op basis van deze evaluatie zou kunnen worden overwogen om de uitvoering van bepaalde programma's op dit gebied aan uitvoerende agentschappen toe te vertrouwen [7].

[6] Besluit van de Commissie van 16 mei 2000, zie SEC(2000)814/5, SEC(2000)823/2.

[7] Deze evaluatie zou ook kunnen leiden tot de aanbeveling om de samenwerking voor bepaalde programma's te versterken.

De beginselen die de basis vormen van het nieuwe instrument, het zogenaamde "uitvoerend agentschap", zijn vertaald in een voorstel voor een kaderverordening, dat bij deze mededeling is gevoegd.

In deze kaderverordening van de Raad, die moet worden goedgekeurd op basis van artikel 308 van het Verdrag, zijn de institutionele regelingen en voorwaarden betreffende de oprichting van uitvoerende agentschappen vastgelegd (bijv.: verhouding tot de Commissie en wijze van delegeren, financieringswijze, samenstelling en bevoegdheden van het directiecomité, directeur, personeelsstructuur, eventueel te delegeren taken, beginselen inzake het financieel beheer [8] enz.).

[8] Zie het model van een financieel reglement voor het uitvoerend agentschap in bijlage.

In de verordeningen tot vaststelling van de betrokken programma's zou moeten worden bepaald dat voor de uitvoering ervan een beroep kan worden gedaan op technische bijstand. Vervolgens kunnen, naargelang van de behoefte, bij besluit van de Commissie uitvoerende agentschappen worden opgericht na raadpleging van een comité van vertegenwoordigers van de lidstaten dat de uit te voeren programma's zal aanwijzen.

ii) Beheer door middel van een netwerk van nationale agentschappen [9]

[9] Het gaat om een wijze van beheer waarbij de Commissie taken in verband met de uitvoering van de begroting delegeert aan externe nationaalrechtelijke of openbare organen of organen die zijn belast met overheidstaken onder toezicht van de staat (de "nationale agentschappen"). Het delegatiebesluit moet verplicht passende bepalingen omvatten om de transparantie van de verrichte werkzaamheden te garanderen en te waarborgen dat normen van goed financieel beheer en controle worden nageleefd die verenigbaar zijn met de door de Commissie intern toegepaste normen. Bovendien moet de Commissie zorgen voor periodiek toezicht op en periodeieke evaluatie en controle van de uitvoering van de aan de nationale agentschappen gedelegeerde taken. Het is dus een andere wijze van beheer dan het gezamenlijk of het gedecentraliseerd beheer (waarbij de Commissie de uitvoering van de begroting respectievelijk aan de lidstaten en aan derde landen toevertrouwt).

Deze vorm van beheer, die aansluit bij de discussies in het kader van de opstelling van het voor de zomer van 2001 aangekondigde witboek over gouvernance, is gebaseerd op een netwerk van nationale agentschappen (NA's) [10], die in de lidstaten en in sommige gevallen in derde landen worden opgericht, en waaraan de Commissie de uitvoering van communautaire programma's kan delegeren.

[10] Onder "nationaal agentschap" wordt niet noodzakelijk een nieuw, speciaal voor de decentralisatie van een programma opgericht orgaan verstaan. Lidstaten kunnen ook reeds bestaande instanties los van de betrokken taak als NA erkennen, dan wel regionale, grensoverschrijdende of internationale instanties, mits deze voldoende waarborgen bieden.

Hierbij wordt uitgegaan van het principe van de complementariteit van taken en functies van verschillende actoren. Dit waarborgt een nauw contact met de begunstigden en stimuleert de interactie en de stabiele samenwerking op lange termijn van de partneragentschappen met de Commissie en onderling, met name door middel van een netwerk..

Het beheer door middel van een netwerk voorziet in twee soorten behoeften:

Ø de uitvoering van zeer grootschalige programma's

- die de Commissie niet met haar eigen diensten of door middel van een uitvoerend agentschap kan beheren (bijvoorbeeld mobiliteitsacties in het kader van onderwijsprogramma's) en

- waarvoor te gecentraliseerd beheer niet wenselijk is maar waarop de Gemeenschap voldoende invloed moet behouden (bijv. als zij verantwoordelijk is voor de uiteindelijke selectie van projecten die vervolgens gedecentraliseerd kunnen worden beheerd).

In deze gevallen moet vooral voor het beheer door middel van een netwerk worden gekozen omwille van de "verticale spreiding" waardoor de afstand tot de begunstigden wordt verkleind.

Ø het streven naar samenwerking met nationale partners om rekening te kunnen houden met plaatselijke bijzonderheden.

Voor deze vorm van beheer komen actiegebieden in aanmerking met een grote territoriale impact, zoals regionale acties in eigen beheer, milieu, vervoer en energie, en gebieden waar nationale expertise onontbeerlijk is (bijv. statistiek).

Het beoogde mechanisme voor een gegeven programma is opgebouwd uit de volgende rechtsinstrumenten (waarvoor een model zal worden ontwikkeld op basis van de opgedane ervaringen met onderwijs- en opleidingsprogramma's):

Ø een verordening waarbij het programma wordt vastgesteld en waarin is bepaald dat voor het beheer een beroep wordt gedaan op een netwerk van NA's op basis van nader uit te werken besluiten;

Ø een besluit van de Commissie tot vaststelling van de bepalingen inzake de verantwoordelijkheid van lidstaten en Commissie met betrekking tot de NA's in het kader van de algemene richtsnoeren voor de tenuitvoerlegging van het programma. Dit besluit wordt (overeenkomstig artikel 254 van het EG-Verdrag) aan alle lidstaten meegedeeld [11].

[11] Deze bepalingen kunnen in voorkomend geval worden aangepast voor programma's waarbij derde landen betrokken zijn.

In het besluit wordt met name het volgende vastgelegd:

- de voorwaarden voor de oprichting van een NA,

- de verantwoordelijkheden inzake toezicht op en begeleiding van het NA,

- de verantwoordelijkheden van lidstaat en Commissie inzake de wijze van selectie van projecten,

- de verantwoordelijkheden van lidstaat en Commissie inzake controle en audit van NA en projecten,

- de financiële verantwoordelijkheid van het NA, met name inzake de overeenkomsten tussen het NA en de uiteindelijke begunstigden;

Ø een "Werkingsovereenkomst" tussen de Commissie en ieder NA.

Het gaat hierbij om een jaarlijkse (of, naar gelang van de duur van het programma of de actie, meerjarige) overeenkomst die kan worden verlengd en waarin, in de vorm van een jaarlijks werkprogramma, de voorwaarden zijn vastgelegd voor de toekenning van communautaire steun voor de werking van het NA;

Ø alle nodige "Overeenkomsten voor gedecentraliseerde acties" tussen de Commissie en ieder NA voor de terbeschikkingstelling van communautaire middelen die het zal beheren ten behoeve van onderdanen van zijn lidstaat.

Ten slotte zij vermeld dat nog een andere vorm van samenwerking met nationale agentschappen verder zou moeten worden bestudeerd. Als bepaalde NA's eenmaal een erkende expertise hebben opgebouwd op het gebied van een van de programma's van de Europese Unie, zou het voor de Commissie interessant kunnen zijn om deze NA's, op contractuele basis of in de vorm van een mandaat, beheerstaken toe te vertrouwen, eventueel voor alle begunstigden van het betrokken programma. Dit is natuurlijk alleen mogelijk als het communautaire karakter van de actie niet in het gedrang komt. Een mogelijk voorbeeld hiervan is het beheer van bepaalde aspecten van de uitvoering van onderzoeksprogramma's.

iii) Uitbesteding

(1) Rationalisering

Uitbesteding van technische en/of administratieve bijstand zal noodzakelijk blijven voor middelen en expertise waarover de eigen diensten van de Commissie niet beschikken en waarvoor de oprichting van een agentschap niet dienstig is. Tot een dergelijke externalisering mag pas worden besloten na beoordeling van de wenselijkheid en de kosten/batenverhouding ervan.

Aan contractanten mogen onder geen beding openbare macht of discretionaire bevoegdheden worden verleend, maar zij kunnen wel worden belast met duidelijk omschreven technische en uitvoerende taken.

Voor het sluiten van contracten voor technische en administratieve bijstand moeten duidelijke regels en geharmoniseerde criteria worden gehanteerd en de resultaten moeten worden gecontroleerd. Met name geldt het volgende:

Ø de uit te besteden diensten moeten worden gedefinieerd als resultaten (output) en niet als middelen (input);

Ø de prestaties van de contractant moeten regelmatig en formeel worden gecontroleerd;

Ø diensten kunnen alleen worden uitbesteed als er sprake is van een markt met een concurrerend aanbod;

Ø de ordonnateur moet technisch in staat blijven de gewenste diensten te definiëren en de resultaten te controleren;

Ø uitbesteding laat de aansprakelijkheid van de ordonnateur onverlet;

Ø uitgaven voor uitbestedingen mogen alleen uit kredieten voor programma's of acties worden gefinancierd na dubbele goedkeuring door de wetgevende en de begrotingsautoriteit.

Uitbestedingen zullen dus beter gereglementeerd en aanzienlijk beperkter plaatsvinden dan voorheen.

(2) Een herzien vademecum

Begin 2001 zullen minimale vereisten inzake de vorm en de follow-up van uitbestedingscontracten worden gebundeld in een herzien, eenvoudig en operationeel vademecum voor alle uitbestedingen van technische en administratieve bijstand voor de tenuitvoerlegging van communautaire programma's of acties.

Hierbij zal met name een nauwkeurige typologie worden vastgelegd van taken die uitbesteed kunnen worden, en zullen de voorwaarden worden bepaald voor de regelmatige evaluatie van de resultaten van contractanten door de Commissie. In dit verband zullen nieuwe modelcontracten worden opgesteld.

Deze maatregelen houden overigens verband met andere, reeds lopende acties, zoals de harmonisering van de modelcontracten van de Commissie en de totstandbrenging van een centrale gegevensbank van contracten en contractanten. De genoemde maatregelen hebben dezelfde leidraad: zij maken allemaal deel uit van het proces tot rationalisering van het contractenbeleid van de Commissie.

3. Tijdschema en wijze van uitvoering

a) Uitvoerende agentschappen: totstandbrenging van een wettelijk kader

Voor de invoering van uitvoerende agentschappen van het nieuwe type moet, wat de wetgeving betreft, een betrekkelijk lange weg worden afgelegd. Aangezien geen sprake is van uitzonderlijke omstandigheden, zoals bij de oprichting van het Europees Bureau voor wederopbouw (van Kosovo), en de Raad met eenparigheid (overeenkomstig artikel 308 van het Verdrag) moet beslissen, zou de concrete oprichting van het eerste agentschap zo'n achttien maanden in beslag kunnen nemen.

Bovendien moet voor de invoering van een nieuw type medewerker op contractbasis het statuut worden gewijzigd, en de Commissie is voornemens om hiertoe nog voor de algemene herziening, die voor het eind van 2001 is gepland, een voorstel in te dienen. Ook zullen de voorwaarden voor de detachering van ambtenaren bij de agentschappen moeten worden herzien. Vanzelfsprekend zijn deze wijzigingen geen absolute vereiste voor de oprichting van uitvoerende agentschappen, maar zij bieden wel de mogelijkheid om voor deze agentschappen personeel aan te nemen onder geschiktere voorwaarden.

b) Toekomst van de BTB's en overgangsbepalingen

Na de situatie systematisch te hebben geanalyseerd, heeft de Commissie een plan opgesteld om het merendeel van de bestaande BTB's op te heffen.

Het voorgestelde tijdschema is ongetwijfeld ambitieus, maar in overeenstemming met de eisen van de begrotingsautoriteit en de verbintenissen die de Commissie is aangegaan. Volgens het tijdschema moet een aanzienlijk aantal BTB's voor het eind van 2002 worden ontmanteld. Hun werkzaamheden zullen op een andere manier worden geëxternaliseerd, of worden overgenomen door de Commissie zelf. Concrete en gedetailleerde voorstellen in dit verband zijn al in september geformuleerd in een nota van wijzigingen bij het VOB 2001, zonder de goedkeuring van nieuwe externaliseringsinstrumenten af te wachten.

Een overgangsregeling is dus noodzakelijk. Deze regeling moet bijdragen tot een goed geordende opheffing en moet de continuïteit in het beheer van de betrokken communautaire programma's waarborgen. In het kader van de regeling moet worden toegestaan dat het extern personeel dat de taken van de BTB's moet overnemen, uit de kredieten voor de betrokken programma's wordt gefinancierd.

4. Externalisering van andere taken dan programmabeheer

In haar mededeling over het onderling afstemmen van menselijke hulpbronnen en taken van de instelling (SEC 2000/2000) heeft de Commissie verscheidene taken genoemd die, naast het beheer van communautaire programma's, voor externalisering in aanmerking komen.

Het betreft:

A. taken in het kader van de interne functionering van de Commissie, met inbegrip van gegevensverzameling en analyse;

B. gespecialiseerde interinstitutionele beheerstaken (aanwerving, eventueel boekhouding);

C. technische controles en inspecties om de Commissie bij te staan in haar werkzaamheden ter waarborging van de naleving van de communautaire regelgeving.

Bij laatstgenoemde activiteiten krijgt de Gemeenschap steeds meer te maken met nieuwe ontwikkelingen in de regelgeving op uiterst technische gebieden die vaak een verregaande specialisatie vereisen waarover de Commissie niet altijd beschikt, en waaraan de Gemeenschap zich snel moet kunnen aanpassen.

Doordat agentschappen met hun technische expertise onder andere kunnen bijdragen tot de juiste toepassing van de geldende regelgeving, kan dankzij externalisering de grootste momenteel in Europa beschikbare wetenschappelijke expertise worden benut, en kunnen de besluitvaardigheid en het reactievermogen van de Europese Unie worden vergroot.

Het statuut van een dergelijk agentschap mag geen afbreuk doen aan de voorrechten van de communautaire instellingen die wetgevende macht hebben (daarom zullen dergelijke agentschappen op dat gebied ook geen rol krijgen). Ook moet het statuut rekening houden met de voorrechten van de Commissie, zowel als hoedster van de Verdragen, als inzake het beheer van de begroting en het recht van initiatief (wat betekent dat de werkprogramma's voor dergelijke agentschappen alleen met toestemming van de Commissie mogen worden goedgekeurd), en met de uitvoerende bevoegdheden die de wetgever in de door hem goedgekeurde regelgeving aan de Commissie verleent.

Het debat gaat door, met name op basis van een nieuwe reeks haalbaarheidsstudies en kosten/batenanalyses, vooruitlopend op de discussie over de toekomst van de Europese gouvernance die de Commissie op gang wil brengen met het witboek dat momenteel wordt voorbereid.

5. Conclusies

De Commissie stelt de wetgevende autoriteit voor om de bij deze mededeling gevoegde ontwerpverordening betreffende agentschappen voor de uitvoering van communautaire programma's goed te keuren als onderdeel van de hierboven beschreven externaliseringsstrategie.

BIJLAGE Richtsnoeren voor het model van financieel reglement van toepassing op de uitvoerende agentschappen

Richtsnoeren voor het model van financieel reglement van toepassing op de uitvoerende agentschappen

Het model van Financieel Reglement voor de uitvoerende agentschappen zal op het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de EU (artikel 142 van het huidige Fin.Reg.) geïnspireerd zijn, met de nodige aanpassingen om aan de specifieke functionele behoeften van de agentschappen tegemoet te komen.

Hierna wordt een overzicht gegeven van de essentiële elementen en de structuur van het model van financieel reglement voor de uitvoerende agentschappen, en van de punten waarop het van het algemeen Financieel Reglement van de EU afwijkt.

Titel I: Algemene bepalingen // * Het Financieel Reglement voor de agentschappen geldt uitsluitend voor de begroting van de agentschappen, welke een huishoudelijke begroting is.

*De beginselen [12] van het algemeen Financieel Reglement zijn, mutatis mutandis, in het Financieel Reglement voor de agentschappen overgenomen.

[12] Eenheid, jaarperiodicitiet, evenwicht, rekeneenheid, universaliteit, specialiteit, goed financieel beheer, doorzichtigheid.

*Het Financieel Reglement voor de agentschappen wordt door de Commissie vastgesteld.

Titel II: Begrotingsprocedure en -opzet // * De huishoudelijke begroting wordt op voorstel van de directeur door het directiecomité vastgesteld.

*Voorafgaande goedkeuring door de Commissie is niet vereist. De begroting omvat een toelage van de Commissie, uitgedrukt als percentage van de te beheren beleidskredieten; het directiecomité keurt het bedrag van de toelage goed.

*Het agentschap beschikt over een lijst van het aantal ambten, die minstens het aantal als tijdelijk functionaris bij het agentschap gedetacheerde Commissie-ambtenaren omvat. Deze lijst wordt eventueel vastgesteld op een globaal niveau dat de nodige beheersflexibiliteit toestaat. Het uitvoerend personeel op contractbasis [13] wordt niet in deze lijst opgenomen.

[13] Waarvan het statuut (indien het van dat van het Commissiepersoneel verschilt) zorgvuldig moet worden vastgesteld om de mogelijkheid uit te sluiten dat achteraf via een procedure bij het Hof van Justitie automatisch vaste aanstelling kan worden geclaimd.

*Deze lijst wordt overeenkomstig het geldende Financieel Reglement, zoals voor alle agentschappen het geval is, aan de begrotingsautoriteit voorgelegd.

*De beleidskredieten die het agentschap beheert, blijven op de algemene begroting van de Europese Unie geboekt; het algemeen Financieel Reglement is daarop volledig van toepassing.

*Het agentschap zal ook beleidskredieten kunnen beheren die door derde instanties (staten, internationale organisaties) worden toevertrouwd.

Titel III: Uitvoering van de begroting // * Het agentschap beschikt voor de uitvoering van zijn begroting (die een louter huishoudelijke begroting is) over een ordonnateur en een rekenplichtige. De functie van ordonnateur wordt vervuld door de directeur. De rekenplichtige wordt aangesteld door het directiecomité.

*De directeur van het agentschap beschikt over een ruime autonomie wat betreft de besteding van de huishoudelijke begrotingsmiddelen.

*De Commissie delegeert aan het agentschap taken met betrekking tot de uitvoering van de beleidskredieten die op de algemene begroting van de Europese Unie geboekt blijven. De directeur is gedelegeerd ordonnateur van het agentschap voor de uitvoering van deze kredieten. Daarbij rusten op hem de verplichtingen van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting.

*De interne controleur van de Commissie heeft ten aanzien van het agentschap dezelfde bevoegdheden als ten aanzien van de diensten van de Commissie. Daarnaast zal het agentschap over een eigen « audit capability » beschikken.

*De middelen van het agentschappen omvatten de toelage van de Commissie, en eventueel eigen middelen en bijdragen van derden.

*Op de uitgaven zijn de beginselen van het algemeen Financieel Reglement van toepassing. Inzake overschrijvingen kan aan de directeur volledige vrijheid worden toegestaan, onder voorbehoud van kennisgeving aan het directiecomité, dat de overschrijving evenwel zou kunnen weigeren binnen een korte termijn [b.v. 1 of 2 weken].

*Er wordt gewerkt met ontvangsten met bepaalde bestemming.

Titel IV: Gunning van overheidsopdrachten // * Het agentschap houdt zich voor opdrachten en contracten (uit zijn huishoudelijke begroting) aan de regels van het algemeen Financieel Reglement.

*Er kan van de kaderovereenkomsten van de Commissie worden gebruikgemaakt.

Titel V: Subsidies // * Bij de regelgeving wordt niet voorzien dat het agentschap uit de huishoudelijke begroting subsidies kan verlenen.

Titel VI: Boekhouding en rekeningen // * De boekhouding wordt gevoerd volgens de methode van dubbel boekhouden en volgens analoge regels als die van de Commissie, om het rapporteren te vergemakkelijken.

Titel VII: Externe controle en kwijting // * De rekenplichtige stelt de rekeningen van de huishoudelijke begroting op; deze rekeningen moeten door de directeur en het directiecomité worden goedgekeurd. Zij worden voorgelegd aan het Europees Parlement, dat bevoegd is om kwijting te verlenen aan het agentschap, dat op zijn beurt kwijting aan de rekenplichtige geeft.

*In het kader van de procedure waarbij de begrotingsautoriteit kwijting verleent aan de Commissie, zal de autoriteit zich moeten uitspreken over de toelage van de Commissie aan de huishoudelijke begroting van het agentschap. Daartoe kunnen de rekeningen van het agentschap als bijlage worden gevoegd bij de financiële staten die de rekenplichtige van de Commissie verstrekt.

*De beleidskredieten zijn de jure onderworpen aan de regels van het algemeen Financieel Reglement inzake rekening en verantwoording.

*De Rekenkamer beschikt over dezelfde controlebevoegdheden als ten aanzien van de Commissie.