1Inleiding

De Europese scholen (ES) verzorgen meertalig en multicultureel kleuter-, lager en middelbaar onderwijs (tot en met het Europees baccalaureaat) voor kinderen van het personeel van de instellingen van de Europese Unie, wat bijdraagt tot de aantrekkelijkheid van de Europese Unie als werkgever.

De Europese scholen zijn een intergouvernementele organisatie, opgericht door de EU-lidstaten en de EU, die de verdragsluitende partijen zijn bij het Verdrag houdende het Statuut van de Europese scholen. Er zijn 13 Europese scholen verspreid over zes lidstaten, die allemaal het statuut van overheidsinstantie hebben in het land waar zij gevestigd zijn. In het hoogste besluitvormingsorgaan, de raad van bestuur, zitten de lidstaten, de Europese Commissie (namens de EU) en vertegenwoordigers van de ouders, personeelsleden en andere belanghebbenden. Elk lid van de raad van bestuur, ook de Commissie, beschikt over één zetel en één stem. Het voorzitterschap wordt bij toerbeurt en telkens gedurende één jaar bekleed door één van de lidstaten; de secretaris-generaal van de Europese scholen is als vertegenwoordiger van de raad van bestuur belast met het algemene beheer.

Overeenkomstig artikel 25 van het eerder genoemde verdrag levert de Europese Commissie namens de Unie een financiële bijdrage aan de begroting van de Europese scholen. Deze bijdrage dient om het verschil tussen het totale bedrag van de uitgaven van de scholen en het totaal van de overige ontvangsten te dekken. Zij vormt de voornaamste bron van inkomsten (in 2017 ongeveer 60%) voor de begroting van de Europese scholen en wordt gebruikt voor de salarissen van lokaal aangeworven docenten en administratieve krachten, voor de aanvulling van de nationale salarissen van de gedetacheerde docenten en voor de algemene kosten. De lidstaten zorgen voor een andere belangrijke bron van inkomsten (in 2017 ongeveer 18%) door docenten en andere personeelsleden te detacheren naar de Europese scholen en hun nationale salarissen te betalen. De rest van de inkomsten komt van bijdragen van andere organen en bedrijven met personeelsleden wier kinderen zijn ingeschreven (leerlingen van categorie II, ongeveer 14%) en van schoolgeld en bijdragen die ouders betalen voor leerlingen van categorie III (ongeveer 8%).

De afgelopen jaren waren er grote problemen met het financieel beheer van de Europese scholen. Zowel de Rekenkamer als de dienst Interne Audit hebben in hun jaarverslagen over de periode 2013 tot 2015 tekortkomingen vastgesteld. De Rekenkamer stelde in haar verslagen van 2013 en 2014 dat er geen garantie was dat de geconsolideerde rekeningen van de Europese scholen geen materiële onjuistheden bevatten. In de verslagen van 2015 en 2016 bracht de Rekenkamer echter geen materiële onjuistheden in de definitieve geconsolideerde financiële overzichten aan het licht.

De dienst Interne Audit wees op een aantal zwakke punten op het vlak van interne controle en op het risico van misbruik van voor de Europese scholen bestemde middelen.

De tekortkomingen in het financieel beheer van de Europese scholen brengen de wettigheid en de regelmatigheid van de betalingen door de Commissie (directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, hierna "DG HR" genoemd) aan de Europese scholen niet in het gedrang, aangezien de betalingen aan strenge regels zijn onderworpen. De Commissie levert echter een grote bijdrage aan de begroting van de Europese scholen en wenst dan ook de nodige garanties over gezond financieel beheer en over de wettigheid en regelmatigheid van de transacties van de Europese scholen.

Bijgevolg maakte DG HR op basis van de auditverslagen en de in de rekeningen van een van de scholen in 2012 vastgestelde fraude in zijn vier meest recente jaarlijkse activiteitenverslagen (2013 tot en met 2016) een voorbehoud vanwege eventuele reputatieschade bij het financieel beheer van de Europese scholen. Bovendien heeft de Commissie geen kwijting verleend voor de uitvoering van de begrotingen 2012, 2013, 2014 en 2015 (de andere leden van de raad van bestuur deden dat wel).

In zijn verslag over de kwijting voor de algemene begroting 2015 van de EU wees het Europees Parlement op een aantal zwakke punten in het financieel beheer van de Europese scholen, een weerspiegeling van de bevindingen van de Rekenkamer en de dienst Interne Audit.

Het Europees Parlement riep de Commissie dan ook op haar rol in het beheer van de Europese scholen ten volle te spelen en verzocht om een mededeling aan het Parlement en de Raad over hoe de administratieve structuur van de Europese scholen het best kan worden hervormd.

In deze mededeling wordt dan ook uiteengezet wat het standpunt is van de Commissie over de administratieve en financiële structuur van de Europese scholen en welke hervormingen op dit vlak worden uitgevoerd.

2Vooruitgang met de hervorming van de administratieve structuur van het stelsel van de Europese scholen

Met de hervorming van de structuur van het stelsel van Europese scholen is al aanzienlijke vooruitgang geboekt.

De grootste verwezenlijking is de goedkeuring door de raad van bestuur in september 2017 van een herzien Financieel Reglement voor de Europese scholen. De Commissie gaf de aanzet tot de herziening van het Financieel Reglement en kreeg eind 2014 van de raad van bestuur een mandaat om de besprekingen daarover te beginnen. Met het nieuwe Financieel Reglement wordt een nieuw model van financieel bestuur ingevoerd in het stelsel van Europese scholen waarbij de functies van ordonnateur en rekenplichtige geleidelijk aan worden gecentraliseerd. Het verheugt de Commissie ook dat het herziene Financieel Reglement verder wordt afgestemd op het Financieel Reglement van de Unie, met name op het vlak van begrotingsbeginselen, systemen voor interne controle (waaronder betere rapportering en boekhouding) en regels voor aanbestedingen.

Om de door de auditeurs gesignaleerde tekortkomingen te verhelpen hebben de Europese scholen een aantal maatregelen getroffen om gezond financieel beheer te stimuleren en fraude te bestrijden, namelijk de tenuitvoerlegging van een boekhouding op transactiebasis, de rapportering over controleresultaten en de herziening van het kader voor interne controle (gebruik van een risicobeoordeling en een risicoregister, en herziening van normen voor interne controle). Sinds 2014 bestaat de functie van coördinator van de interne controle om de scholen en het centraal bureau te adviseren en te helpen bij de daadwerkelijke follow-up van de aanbevelingen uit de audit en bij het ontwerpen en uitvoeren van het systeem voor interne controle. Binnen het centraal bureau werd een aanbestedingsdienst opgericht. Het beginsel van de scheiding van functies werd herzien en verbeterd en de regels over mobiliteit van personeel met gevoelige functies (b.v. gedetacheerde thesauriers) werden goedgekeurd. De regels betreffende lokaal aangeworven thesauriers worden nog besproken.

De Europese scholen hebben aanzienlijke vooruitgang geboekt bij het aanpakken van de structurele zwakke punten van de interne controle in het betalingssysteem. In alle Europese scholen bestaat nu een goede scheiding van functies inzake het verrichten van betalingen. De dienst Interne Audit was dan ook van mening dat het risico op fraude door zwakke plekken in het betalingssysteem afdoende was weggewerkt en heeft de aanbeveling over dit punt afgesloten. Dit wordt bevestigd in het verslag van de Rekenkamer over 2016.

Dankzij het Financieel Reglement van de Europese scholen kan OLAF in de Europese scholen administratieve onderzoeken voeren, waaronder controles op hoe de financiële belangen van de Europese Unie worden beschermd tegen fraude en andere onregelmatigheden. Daarnaast zijn de Europese scholen een fraudebestrijdingsstrategie aan het opstellen en zal OLAF opleidingen fraudepreventie geven in het kader van administratieve overeenkomsten.

Gaandeweg zijn ook externe onafhankelijke audits van de jaarrekeningen van de Europese scholen en het centraal bureau ingevoerd. Vijf scholen ondergingen al een audit, de andere scholen volgen binnen de komende drie jaar.

Op basis van al deze elementen is de Commissie van oordeel dat zij niet langer een voorbehoud vanwege eventuele reputatieschade hoeft te maken in het jaarlijkse activiteitenverslag 2017.