VERSLAG

over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming

2013/C 6/02

INLEIDING

De Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky heeft tot doel in de Europese Unie de ontwikkeling, validering en demonstratie van schone luchtvaarttechnologieën te versnellen, zodat ze zo spoedig mogelijk kunnen worden ingevoerd (2) . De door de gemeenschappelijke onderneming gecoördineerde onderzoeksactiviteiten zijn verdeeld over zes technologische terreinen of „demonstratiemodellen van geïntegreerde technologie” (ITD’s).

De maximale EU-bijdrage aan de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky ter dekking van de lopende kosten en onderzoeksactiviteiten bedraagt 800 miljoen euro en komt ten laste van de kredieten van het zevende kaderprogramma (3) . Andere leden van de gemeenschappelijke onderneming moeten een bijdrage in de middelen leveren die ten minste gelijk is aan die van de EU, inclusief middelen in natura.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de jaarrekening (4) van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky, die bestaat uit de „financiële staten” (5) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” (6) betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten (8) . De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten (9) van de organisatorische structuur en van de interne beheers- en controlesystemen en -procedures die van belang zijn om definitieve rekeningen (10) te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de controleur

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten, is afhankelijk van haar controleoordeel. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2011 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het per die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financiële regeling.

Grondslag voor een verklaring met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

Verklaring met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig, behoudens de gevolgen van de in paragraaf 15 beschreven kwesties.

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

Uitvoering van de begroting

De definitieve gewijzigde begroting 2011 (15) omvatte een bedrag van 175 miljoen euro aan vastleggingskredieten en een bedrag van 159,8 miljoen euro aan betalingskredieten. De bestedingsgraad voor vastleggingskredieten kwam uit op 94 %, terwijl deze voor de betalingskredieten 64 % bedroeg. De uitvoeringsgraad van de betalingskredieten wijst op vertragingen in de uitvoering van de activiteiten van de gemeenschappelijke onderneming. Er zijn significante vertragingen tussen de publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen en de ondertekening van de subsidieovereenkomsten (16) . De lage graad van de begrotingsuitvoering wordt ook weerspiegeld in het kassaldo, dat aan het eind van het jaar 51 miljoen euro beliep (32 % van de beschikbare betalingskredieten in 2011) (17) .

Presentatie van de rekeningen

De gezamenlijke onderneming kende een aanzienlijke vertraging bij de ontvangst van kostendeclaraties in verband met subsidieovereenkomsten met leden betreffende 2011. Vanwege de vertraging kon de validering van een groot aantal declaraties niet worden afgerond voor de jaarrekening over 2011. De bijbehorende bijdragen in natura (52 miljoen euro) werden door de raad van bestuur niet tijdig goedgekeurd en als gevolg daarvan konden ze niet worden geboekt onder het eigen vermogen en moesten ze worden weergegeven als passiva („nog te valideren bijdragen”). De gemeenschappelijke onderneming rapporteerde derhalve een negatief eigen vermogen van 18,5 miljoen euro. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van deze overgangssituatie, die niet wijst op een solvabiliteitsrisico voor de gemeenschappelijke onderneming.

OPMERKINGEN OVER ESSENTIËLE CONTROLES VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

Ondanks de in 2011 gemaakte vorderingen beschikt de gemeenschappelijke onderneming nog niet over volledige en betrouwbare internecontrolesystemen en financiële informatiesystemen. Met name moet nog verder worden gewerkt aan de procedures voor controles vooraf die worden toegepast voor de validering van kostendeclaraties.

In 2011 had de gemeenschappelijke onderneming het nieuwe instrument (19) voor het beheer van gegevens met betrekking tot de door de leden en begunstigden ingediende kostendeclaraties nog niet ingevoerd.

bij ten minste drie verrichtingen vielen de functies van de met de financiële controle belaste functionaris en de ordonnateur onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van de administratie, hetgeen in strijd is met de bepalingen uit het handleiding voor financiële procedures en het beginsel van de scheiding van functies.

in strijd met de handleiding voor financiële procedures (22) is er geen bewijs dat de operationele functionarissen ook de financiële aspecten van de tenuitvoerlegging van contracten controleren,

In maart 2012 voltooide de rekenplichtige de validering van de onderliggende bedrijfsprocessen zoals wordt voorgeschreven door de financiële regeling (23) van de gemeenschappelijke onderneming. In het valideringsverslag van de rekenplichtige werd een aantal aanbevelingen gedaan, met name inzake de noodzaak tot verbetering van het systeem voor de validering van kostendeclaraties en tot invoering van een instrument om naar behoren verslag uit te brengen aan de leiding over budgettaire en boekhoudkundige kwesties.

OVERIGE OPMERKINGEN

De interne-auditfunctie en de dienst Interne Audit van de Commissie

Betaling van bijdragen van de leden

Follow-up van eerdere opmerkingen

Per ultimo 2011 had de gemeenschappelijke onderneming de interne procedures om toezicht te houden op de toepassing van bepalingen betreffende de bescherming, het gebruik en de verspreiding van onderzoekresultaten nog niet voltooid (25) .

In haar advies van 2011 over de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming wees de Rekenkamer op een aantal terreinen waarop wijzigingen nodig waren (26) . De financiële regeling is niet aangepast om gevolg te geven aan de in dit advies van de Rekenkamer aan de orde gestelde punten.

In de loop van 2011 heeft de Gemeenschappelijke Onderneming een bedrijfscontinuïteitsplan opgesteld en vooruitgang geboekt bij de formalisering van het IT-veiligheidsbeleid. In 2011 zijn essentiële onderdelen (27) van een rampenherstelplan gedefinieerd, maar er moet meer werk worden verzet om het af te ronden en goed te keuren.

(1) Verordening (EG) nr. 71/2008 van de Raad van 20 december 2007 betreffende de oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (PB L 30 van 4.2.2008, blz. 1).

(2) Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de gemeenschappelijke onderneming.

(3) Het zevende kaderprogramma, vastgesteld bij Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 412 van 30.12.2006, blz. 1), brengt alle onderzoeksgerelateerde EU-initiatieven samen onder één dak en speelt een cruciale rol bij de verwezenlijking van de doelstellingen voor groei, concurrentievermogen en werkgelegenheid. Het is ook een hoeksteen van de Europese Onderzoeksruimte.

(4) De voorlopige jaarrekening is op 1 maart 2012 bij de Rekenkamer ingekomen. Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat onder meer de uitvoeringsgraad van de kredieten vermeldt.

(5) De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en de bijlage bij de financiële staten met een beschrijving van de voornaamste grondslagen voor financiële vastlegging en andere toelichtingen.

(6) De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(7) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(8) Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72).

(9) Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002.

(10) De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de EU-organen zijn vastgelegd in de hoofdstukken 1 en 2 van titel VII van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming.

(11) Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).

(12) Artikel 12, lid 4, van de verordening tot oprichting van de gemeenschappelijke onderneming bepaalt: „De Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky voert ter plaatse controles en financiële verificaties uit bij diegenen die publieke middelen uit de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky ontvangen”. Controles achteraf kunnen leiden tot de ontdekking van niet-subsidiabele uitgaven die werden gedeclareerd door de begunstigden en vervolgens voorwerp zullen uitmaken van terugvorderingsprocedures.

(13) De declaraties van 2010 werden in de loop van 2011 betaald.

(14) Het foutenpercentage wordt berekend aan de hand van een gemiddelde van de te hoge opgaven in de diverse kostendeclaraties, met het bedrag ervan als wegingsfactor.

(15) Vastgesteld door de raad van bestuur op 14 december 2011.

(16) De gemiddelde tijd die verstreek tussen de publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen en de ondertekening van subsidieovereenkomsten van de GO bedroeg 418 dagen voor de in 2010 gedane oproepen en 291 dagen voor de eerste oproep die in 2011 werd gedaan.

(17) Het kassaldo beliep eind 2010 53 miljoen euro (41 % van de beschikbare betalingskredieten in 2010).

(18) In artikel 10, lid 1, van de financiële regeling wordt bepaald dat de kredieten die aan het eind van het begrotingsjaar waarvoor ze waren opgenomen niet zijn gebruikt, worden geannuleerd. Gelet op de behoeften van de gemeenschappelijke onderneming kunnen de geannuleerde kredieten worden opgenomen in de raming van de ontvangsten en uitgaven tot in maximaal drie opeenvolgende begrotingsjaren, overeenkomstig artikel 27. Ze mogen echter, op grond van een niet later dan op 15 februari genomen besluit van de raad van bestuur, uitsluitend worden overgedragen naar het volgende begrotingsjaar.

(19) De gemeenschappelijke onderneming ontwikkelt een nieuw instrument om de gegevens met betrekking tot de leden te beheren.

(20) Ieder lid van Clean Sky nam gemiddeld 30 kostendeclaraties van partners op.

(21) Essentiële elementen, zoals de handtekening van de met de operationele controle belaste functionaris en de beoordeling van de volledigheid van de operationele checklist door de met de financiële controle belaste functionaris, werden niet altijd gedocumenteerd.

(22) In de handleiding voor de financiële procedures van de gemeenschappelijke onderneming is bepaald dat de rollen van de met de operationele en financiële controle belaste functionarissen en van de ordonnateurs gescheiden moeten zijn binnen het beheer van de beleidsuitgaven, en dat:

(23) In artikel 43 van de financiële regeling van de Gemeenschappelijke Onderneming wordt bepaald dat de rekenplichtige verantwoordelijk is voor de invoering en validering van de boekhoudsystemen en, waar nodig, voor het valideren van door de ordonnateur ingevoerde systemen, teneinde boekhoudkundige informatie te verstrekken of te onderbouwen.

(24) Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002.

(25) Paragraaf 23 van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening 2010 van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (PB C 368 van 16.2.2011, blz. 8).

(26) Advies nr. 2/2011 over de financiële regeling van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27) a) Financieel verkeer wanneer zich een ramp voordoet, b) een back-upprocedure voor het veiligstellen van de databases door regelmatige en frequente back-up en externe opslag, c) beginselovereenkomst om gebruik te maken van de EG-faciliteiten teneinde toegang te krijgen tot de financiële systemen (ABAC, SAP) en het internet.

(28) Paragraaf 25 van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening 2010 van de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky.

24 posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten (18 tijdelijke functionarissen en 6 arbeidscontractanten), waarvan er 23 bezet waren; deze waren als volgt toegewezen: 9 uitvoerende, 14 administratieve en 5 gemengde taken.

Het bestuurslichaam van de GO is de raad van bestuur. Het uitvoerend team wordt geleid door een uitvoerend directeur. Het bedrijfsleven wordt op verschillende manieren vertegenwoordigd, zoals in de ITD-stuurgroepen en de groep van vertegenwoordigers van nationale staten.

de productie van nieuwe kennis en innovatie bespoedigen en sneller onderzoeksresultaten gebruiken om aan te tonen dat, in een volledig geïntegreerde systeem van systemen en in de juiste operationele omgeving, desbetreffende technieken werken, hetgeen tot een versterking van het industriële concurrentievermogen leidt.

Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 betreffende het zevende kaderprogramma voorziet in een communautaire bijdrage voor de oprichting van publiek-private partnerschappen op lange termijn in de vorm van gezamenlijke technologie-initiatieven die zouden kunnen worden uitgevoerd via gemeenschappelijke ondernemingen in de zin van artikel 187 van het Verdrag.

ANTWOORDEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING CLEAN SKY

Grondslag voor een verklaring met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Paragraaf 15

De Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (Clean Sky Joint Undertaking — CSJU) verheugt zich over de positieve conclusie van de Rekenkamer over de wettigheid en regelmatigheid van alle onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening 2011 met als enige uitzondering de verrichtingen in verband met de validering van kostendeclaraties.

De validering van kostendeclaraties die worden ingediend door de begunstigden van de CSJU leidt tot tussentijdse of saldobetalingen en vereffening van voorfinancieringen. De controles achteraf die de CSJU in 2011 heeft verricht, omvatten de kosten met betrekking tot projectuitvoering in 2008, 2009 en 2010 die door de leiding van de gemeenschappelijke onderneming zijn gevalideerd. Van de totale operationele betalingen die de CSJU heeft gedaan vanaf het begin van het programma Clean Sky tot december 2011, had slechts 49,5 % (1) te maken met projectuitvoering in 2008, 2009 en 2010.

De foutmarge die aan het licht kwam tijdens de controles achteraf die de CSJU in 2011 heeft uitgevoerd, bedraagt 6,16 %. Gelet op de correctieve maatregelen die de CSJU heeft getroffen, zoals verderop in dit antwoord wordt beschreven, moet bij de beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de gevalideerde kostendeclaraties echter naast de ontdekte foutmarge ook rekening worden gehouden met een andere indicator: het resterende foutenpercentage. Volgens de methodologie die in de goedgekeurde CSJU-strategie voor controle achteraf staat beschreven, wordt met dit foutenpercentage de foutmarge aangeduid die in de gevalideerde kostendeclaraties overblijft nadat terugvorderingen hebben plaatsgevonden. Voor de controles achteraf die in 2011 zijn uitgevoerd met betrekking tot kostendeclaraties van voorgaande jaren, komt het resterende foutenpercentage op 4,09 %, wat resulteert in een relatief beperkt bedrag dat aan risico is blootgesteld in verhouding tot de totale operationele betalingen die tot het einde van 2011 zijn gedaan voor het programma Clean Sky (2,02 % (2)).

De CSJU erkent de relevantie van de aan het licht gebrachte en resterende foutenpercentages in verband met de gecontroleerde kostendeclaraties en streeft ernaar de kwaliteit van haar procedure voor validering vooraf verder te verbeteren.

De CSJU heeft haar procedure voor controle achteraf ten uitvoer gelegd in het jaar 2011, ongeveer een jaar nadat zij in november 2009 autonoom was geworden. De eerste controles hadden betrekking op de valideringsprocedure in het jaar 2010, die de eerste was die door de CSJU was uitgevoerd. In het jaar 2010 bevond de CSJU zich nog in haar opstartfase en de controles vooraf die betrekking hadden op het subsidiebeheer waren nog onvoldoende uitgekristalliseerd om het hoge aantal subsidies te beheren.

Gezien de resultaten van de eerste controle achteraf die is uitgevoerd, wil de CSJU de aandacht vestigen op de doeltreffendheid van dit element van haar internecontrolesysteem, met behulp waarvan de leiding fouten heeft opgespoord en hersteld die de CSJU had gemaakt tijdens de validering vooraf van kostendeclaraties. De uitvoering van definitieve correctieve maatregelen is nog gaande.

Sinds 2010 heeft de CSJU haar procedures voor de validering van kostendeclaraties aanzienlijk uitgebreid met speciale instrumenten, waaronder een gegevensbank voor subsidiebeheer die een standaardmechanisme biedt voor de goedkeuring van kostendeclaraties door financiële en projectambtenaren.

Na de eerste controle achteraf heeft de CSJU passende terugvorderingsmechanismen ingesteld om de bedragen die in het verleden te veel waren betaald, te corrigeren. Daarbij werden ook systemische fouten die tijdens de controle aan het licht waren gebracht, geëxtrapoleerd naar niet gecontroleerde kostendeclaraties. Opgemerkt moet worden dat 75 % van de CSJU-subsidies wordt verleend aan genoemde begunstigden (deelnemers aan de CSJU), die tot het eind van het programma aan de Clean Sky-projecten deelnemen. Dit maakt het gemakkelijker om de benodigde correctieve maatregelen uit te voeren, doordat de CSJU bedragen kan inhouden op volgende uitbetalingen aan de betreffende begunstigden.

Bij wijze van voorzorgsmaatregel wordt in de huidige procedures voor de validering vooraf van kostendeclaraties rekening gehouden met de resultaten van controles achteraf in voorgaande jaren, met name wanneer daarin sprake was van systemische fouten. In de periode van 2008 tot en met 2010 was meer dan 80 % van de ontdekte fouten systemisch van aard. Deze werkwijze stelt de CSJU in staat de genoemde begunstigden ook van advies te dienen en op die manier te voorkomen dat in toekomstige kostendeclaraties fouten worden gemaakt.

Een aanmerkelijk deel van de fouten in de controles achteraf van 2011 (ongeveer 50 %) was toe te schrijven aan het gebruik van boekhoudkundige gegevens van eerdere jaren, omdat destijds de financiële staten en dus de actuele gegevens nog niet beschikbaar waren. De CSJU houdt de vinger aan de pols wat betreft verdere aanpassingen binnen haar controles vooraf en zal er in de komende verslagleggingsperioden op toezien dat aanpassingen van kostendeclaraties uit voorgaande jaren onverwijld worden voorgelegd.

De leiding van de CSJU acht het van belang een meerjarige controlearchitectuur voor het CSJU-subsidiebeheer te ontwikkelen waarin rekening wordt gehouden met de mogelijkheden voor zowel standaardterugvorderingsprocedures als preventieve maatregelen. Daarom heeft de leiding van de CSJU controlemechanismen in het leven geroepen en doelen gesteld voor de meerjarige duur van het project, die worden gemeten aan de hand van indicatoren die de looptijd van het gehele programma bestrijken.

Opmerkingen over het budgettair en financieel beheer

Paragraaf 18

De CSJU vertrouwt erop dat onderhandelingen met betrekking tot de oproepen tot het indienen van voorstellen tot een efficiënt en geslaagd resultaat zullen leiden en heeft intern stappen ondernomen om het proces rond dit belangrijke aspect van de betalingen aan nieuwe partners te verbeteren en te versnellen. De CSJU neemt een algehele verbetering waar in de verleningstermijn en houdt daar op managementniveau nauwlettend toezicht op (3).

Paragraaf 19

De CSJU erkent dat er vertraging is opgetreden in de besluitvorming van de raad van bestuur tot goedkeuring van de overdracht van betalingskredieten naar het begrotingsplan voor 2012 (4). Het tijdpad voor de begrotingsplannings- en verslagleggingscyclus van de CSJU is zodanig herzien dat er ruimte is voor de benodigde, tijdige goedkeuring door de raad van bestuur van de overdrachten naar het jaar 2013.

Paragraaf 20

De CSJU zag zich in de eerste helft van 2012 voor een uitzonderlijke situatie gesteld wat betreft de ontvangst van kostendeclaraties van haar deelnemers voor projectuitvoering in 2011. De financiële staten voor GAM’s voor 2011, die vóór 1 maart 2012 hadden moeten worden ingediend, werden door de begunstigden ingediend met een ongebruikelijke vertraging van tot wel 3 of 4 maanden. De CSJU heeft samen met de ITD-coördinatoren (leiders van consortia) de onderliggende oorzaak van deze vertraging geanalyseerd en onderneemt actie om te voorkomen dat zich in 2013 een vergelijkbare ontwikkeling voordoet. Besloten is de volgende maatregelen te nemen:

— er zal, met toestemming van de raad van bestuur (juni 2012), een duidelijk tijdschema voor de procedure in 2013 (januari-juni 2013) worden opgesteld, waarin wordt aangegeven welke deadlines worden gehanteerd en binnen welke termijnen de sector en de CSJU moeten reageren,

— door middel van advies en opleiding zal de CSJU bijdragen tot het verbeteren van de kostendeclaraties en de bijbehorende certificaten betreffende financiële staten (CFS’s), zowel wat betreft de volledigheid ervan als in kwalitatief opzicht,

— de CSJU zal haar toezicht verder intensiveren en de deelnemers proactief bijstaan wanneer zij individuele vragen hebben over het al dan niet in aanmerking komen van kosten. Door een gebrek aan middelen was dit in de eerste helft van 2012 niet mogelijk,

— een nieuwe IT-tool voor subsidiebeheer zal het indienen en valideren van kostendeclaraties vergemakkelijken.

Nadat de uiteindelijk ontvangen kostendeclaraties door de leiding zijn gevalideerd en na goedkeuring door de raad van bestuur later in 2012, zullen de ermee samenhangende bijdragen in natura worden overgedragen naar de nettoactiva van de CSJU in de financiële rekeningen voor 2012. De status van de nettoactiva zoals deze in de financiële rekening voor 2011 is weergegeven, moet dan ook als voorlopig worden beschouwd.

Opmerkingen over essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van de gemeenschappelijke onderneming

Paragraaf 21

Tijdens het eerste kwartaal van 2012 heeft de CSJU, naar aanleiding van de aanbevelingen van de Europese Rekenkamer in verband met het voorgaande jaar, een speciale procedure voor de validering van kostendeclaraties ontwikkeld. In deze procedure is een rol weggelegd voor de projectambtenaren bij het valideren van de financiële staten (5). De projectambtenaren valideren niet alleen de technische verslagen, maar controleren ook de beschikbare informatie over het gebruik van middelen en geven de valideringsresultaten door aan de financiële ambtenaren. Er zijn heldere regels ontwikkeld die waarborgen dat de financiële en operationele controle, respectievelijk de goedkeuring voor de validering van kostendeclaraties, met bewijzen kan worden aangetoond. De opzet van de voorheen gebruikte checklist is verbeterd, zodat kan worden aangetoond welke valideringsstappen daadwerkelijk zijn uitgevoerd en de interactie tussen de financiële en de operationele afdeling duidelijk wordt.

Paragraaf 22

Op grond van haar ervaringen en eerdere opmerkingen van de Rekenkamer over de verwerking van gegevens over begunstigden, heeft de CSJU in het laatste kwartaal van 2011 een speciaal instrument ontwikkeld voor het beheer van deze gegevens ten behoeve van de subsidieovereenkomsten voor deelnemers (Grant Management Tool — GMT). Dit instrument is in het tweede kwartaal van 2012 gebruikt voor de verwerking van de kostendeclaraties uit 2011 en de resultaten zijn toegepast op de financiële rekening voor 2011 — na toetsing van de betrouwbaarheid van de gecodeerde gegevens en de daaruit voortvloeiende verslagen van de rekenplichtige van de CSJU in samenwerking met een externe controle-instantie.

Paragraaf 23

De CSJU neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en heeft maatregelen getroffen om de interne goedkeuringsprocedures voor zowel financiële als operationele actoren te verbeteren: dankzij de bovengenoemde GMT wordt er nu een meer geïntegreerde aanpak gehanteerd voor de validering van kostendeclaraties en technische jaarverslagen door de respectievelijke financiële en operationele actoren, en dit is duidelijk te merken in de procedure.

Wat de scheiding van functies betreft, buigt de CSJU zich op dit moment over een wijziging van het financieel verkeer die moet waarborgen dat de financiële controle en goedkeuring gescheiden van elkaar plaatsvinden wanneer de financiële ambtenaren die hier normaliter mee belast zijn, afwezig zijn.

Paragraaf 24

De CSJU heeft nota genomen van de aanbevelingen van de rekenplichtige en heeft, zoals gezegd, belangrijke stappen gezet om de GMT in te voeren, waardoor het mogelijk wordt de validering van kostendeclaraties te verbeteren, en om uitvoerig en regelmatig verslag uit te kunnen brengen aan de leiding van de CSJU.

Overige opmerkingen

Paragraaf 25

In augustus 2011 had de interne auditor de raad van bestuur en de leiding van de CSJU gewezen op zijn betrokkenheid bij een aantal kernprocessen in het financieel beheer van de CSJU en de mogelijke consequenties daarvan voor zijn onafhankelijkheid. Het risico voor de betrouwbaarheid van de betreffende processen zal worden beperkt door de dienst Interne Audit van de Commissie zo nodig bij de processen te betrekken.

Paragraaf 27

De CSJU zal haar financiële regeling wijzigen na de komende herziening van de financiële kaderregeling, waaraan momenteel gewerkt wordt (zie ook punt 30).

Paragraaf 28

Het verzoek aan de Commissie (als een van de deelnemers van de CSJU) om haar bijdrage voor 2011 te betalen ging naar behoren vergezeld van een passende liquiditeitsbegroting. Hoewel dit bij andere deelnemers dan de Commissie niet het geval was, ging het betalingsverzoek aan deze deelnemers vergezeld van een toelichting bij het gevraagde bedrag en de verdeelsleutel, waarin het aandeel van elke deelnemer of partner zichtbaar werd gemaakt. Bovendien werden alle deelnemers voorzien van de relevante financiële details door middel van de informatie in de notulen van de raad van bestuur over de jaarrekening van het voorgaande jaar en de goedgekeurde jaarlijkse begroting voor 2011. De CSJU zal erop toezien dat liquiditeitsbegrotingen voortaan ook worden meegestuurd met betalingsverzoeken aan andere deelnemers dan de Commissie.

Paragraaf 29

De adequate uitvoering van de uitgebreide bepalingen in bijlage II, Algemene voorwaarden, van de CSJU-subsidieovereenkomsten voor deelnemers over de bescherming, het gebruik en de verspreiding van onderzoeksresultaten, is nog gaande.

Te zijner tijd zal een speciale procedure worden vastgesteld waarin de elementen van de toezichthoudende rol van de CSJU en de bestaande controlemechanismen worden samengevat.

Paragraaf 30

De CSJU zal haar financiële regeling wijzigen na de komende herziening van de financiële kaderregeling, waaraan momenteel gewerkt wordt. Daardoor zal de CSJU zich kunnen aanpassen aan de algemeen aanvaarde regels en, waar mogelijk, de aandachtspunten die de Rekenkamer heeft aangekaart, kunnen ophelderen.

Paragraaf 31

Samen met de gemeenschappelijke ondernemingen die in hetzelfde gebouw gevestigd zijn, heeft de CSJU het rampenherstelplan verder uitgewerkt. Naar verwachting zal tegen het einde van 2012 de laatste hand aan dit plan worden gelegd.

(1) De totale operationele betalingen van 2008 tot en met 2011 belopen 261 358 871 euro; saldobetalingen plus de vereffening van voorfinancieringen voor de jaren 2008 tot en met 2010 komen bij elkaar op 129 295 956 euro.

(2) = 4,09 % van (129 295 956 euro/261 385 871 euro)*100.

(3) Sinds de CSJU haar werkzaamheden heeft aangevangen, is de verleningstermijn teruggebracht van 418 dagen tot 268 dagen in het geval van de meest recente oproep tot het indienen van voorstellen (oproep 10). Hieruit blijkt dat de situatie nog verder verbeterd is dan de Rekenkamer al had vastgesteld.

(4) De raad van bestuur heeft in december 2010 wel het jaarlijkse begrotingsplan voor 2011 aangenomen, waarin een raming was opgenomen van het over te dragen bedrag.

(5) CS-procedure nr. 2.9.1, interimprocedure voor het valideren van financiële staten, ontvangen van de lidstaten, met het oog op de uitvoering van GAM’s voor 2011 en met het oog op aanpassingen die zijn ingediend voor GAM’s van voorgaande jaren.