WERKDOCUMENT VAN DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE

SAMENVATTING VAN DE EFFECTBEOORDELING

Begeleidend document bij het

Voorstel voor een richtlijn van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG met betrekking tot bekendmaking van niet-financiële informatie en informatie over diversiteit door bepaalde grote vennootschappen en groepen

1. Inleiding

Niet-financiële informatie wordt over het algemeen omschreven als informatie over milieu-, maatschappelijke en bestuursaspecten. Hieronder valt informatie betreffende diversiteit aangezien de samenstelling van een bestuur integraal deel uitmaakt van de corporate governance van een vennootschap. Deze informatie kan worden bekendgemaakt in de vorm van een verklaring in het jaarverslag, een afzonderlijke verklaring inzake corporate governance, een afzonderlijk verslag, een website, enz.

De formele bekendmaking van informatie over milieu-, maatschappelijke en bestuursaspecten wordt in de Europese wetgeving momenteel geregeld door de jaarrekeningenrichtlijnen[1]. De behoefte aan meer transparantie op dit gebied is echter duidelijk aan de orde gesteld in de Akte voor de interne markt[2] en is onlangs herhaald in de mededeling inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)[3]. In deze effectbeoordeling wordt onderzocht hoe de bekendmaking van niet-financiële informatie door Europese vennootschappen kan worden verbeterd als onderdeel van een ruimere reeks initiatieven inzake corporate governance en MVO die tot doel hebben een sociale markteconomie met een groot concurrentievermogen tot stand te brengen.

2. Aard van het probleem

De diensten van de Commissie hebben twee probleemgebieden vastgesteld die betrekking hebben op (1) het gebrek aan transparantie van niet-financiële informatie en (2) het gebrek aan diversiteit in de besturen.

2.1. Gebrek aan transparantie van niet-financiële informatie

Hoewel een positieve trend kan worden waargenomen, slagen de meeste grote Europese ondernemingen er niet in de groeiende vraag van belanghebbenden (waaronder investeerders, aandeelhouders, werknemers en organisaties uit het maatschappelijke middenveld) naar niet-financiële informatie op passende wijze te beantwoorden. Er is gewezen op specifieke problemen wat zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de beschikbare informatie betreft.

– Kwantiteit: naar schatting maken slechts 2500 – op een totaal van 42 000 grote Europese vennootschappen – jaarlijks niet-financiële informatie bekend.

– Kwaliteit: de bekendgemaakte informatie is vaak inhoudelijk zwak, onvoldoende evenwichtig en nauwkeurig of verschijnt niet tijdig. Specifieke lacunes kunnen worden aangewezen wat inhoudelijke aspecten van beleid en risicobeheer betreft alsook in specifieke informatiedomeinen (mensenrechten, corruptie).

De voornaamste factoren die aan dit probleem ten grondslag liggen, zijn te wijten aan marktfalen en gebrekkige regelgeving:

Marktfalen: Er zijn niet genoeg marktprikkels of deze zijn onregelmatig van aard. Hoewel vennootschappen steeds meer onder druk staan om te zorgen voor meer transparantie, worden de voordelen die aan de bekendmaking van niet-financiële informatie verbonden zijn, vaak ervaren als geldend voor de lange termijn en onzeker terwijl de kosten op korte termijn betrekkelijk hoog en gemakkelijk meetbaar zijn. Ten gevolge daarvan worden externaliteiten die potentieel belangrijk zijn, buiten de rapportage van de vennootschap gehouden.

Gebrekkige regelgeving: De meeste geraadpleegde belanghebbenden waren van oordeel dat de verplichting waarin de jaarrekeningenrichtlijnen voorzien, onvoldoende duidelijk is, hetgeen de rechtszekerheid niet ten goede komt. In sommige lidstaten gaat de wetgeving reeds verder dan deze verplichting[4]. De nationale verplichtingen op dit gebied zijn echter erg verschillend, hetgeen moeilijkheden oplevert om vennootschappen in de interne markt te vergelijken.

2.2. Probleem 2: Gebrek aan diversiteit in het bestuur

Besturen met leden die een soortgelijke achtergrond hebben wat opleiding en beroepservaring, nationaliteit, leeftijd of geslacht betreft, kunnen gedomineerd worden door een soort “eenheidsdenken”. Gebrek aan diversiteit in meningen, waarden en competenties kunnen leiden tot minder discussie, ideeën en betwistingen in het directiekantoor. Dit kan een negatieve impact hebben op het kritische toezicht dat het bestuur uitoefent op de beslissingen van het management. Zelfs al is het wegens de versnippering van de beschikbare gegevens moeilijk de omvang van het probleem precies in te schatten, dan blijkt toch dat de diversiteit van de Europese vennootschapsbesturen vrij beperkt is.

Marktfalen: Het gebrek aan diversiteit in de besturen heeft vooral te maken met het gebrek aan marktprikkels voor ondernemingen om deze situatie te veranderen. In dat verband brengen onaangepaste vormen van aanwerving van bestuursleden mee dat steeds opnieuw mensen worden geselecteerd die hetzelfde profiel hebben. Gebrek aan transparantie over diversiteit in het bestuur maakt het probleem nog erger. Uit de door de vennootschappen verstrekte informatie blijkt niet duidelijk hoe het bestuur aankijkt tegen diversiteit in het selectieproces, welke doelstellingen in aanmerking worden genomen of hoe deze bereikt zijn.

Gebrekkige regelgeving: Het falen van de marktwerking is niet voldoende gecorrigeerd door passende regelgeving. Op EU-niveau bestaan er geen regels die specifiek betrekking hebben op diversiteit in het bestuur en hoewel een aantal lidstaten toch voorschriften hebben vastgesteld (met name om meer genderdiversiteit te bereiken), zijn er grote verschillen in hun aanpak.

Dergelijke problemen berokkenen verder nadeel aan specifieke groepen van belanghebbenden (ondernemingen, investeerders, ngo's, overheden). Zij hebben een negatieve weerslag op de prestaties (de niet-financiële risico’s en externaliteiten van vennootschappen worden niet op passende wijze in rekening gebracht); de verantwoordingsverplichtingen (aangezien ondernemingen niet volledig ter verantwoording kunnen worden geroepen voor hun impact op de maatschappij); en de efficiëntie van de financiële markten (aangezien investeerders nalaten relevante financiële informatie in te calculeren in hun besluitvormingsprocessen).

2.3. Hoe zullen de problemen zich verder ontwikkelen indien niet wordt opgetreden?

Er zijn een aantal mondiale initiatieven die niet-bindende richtlijnen verschaffen voor vennootschappen[5]. Anders dan voor financiële informatie bestaat er op dit ogenblik echter geen algemeen aanvaard model voor normering van niet-financiële informatie. Initiatieven inzake diversiteit zijn bovendien versnipperd en in de loop van de tijd zijn er weinig verbeteringen aangebracht. Het is noodzakelijk op te treden want geen enkel van de bestaande initiatieven zal naar verwachting op korte termijn afdoende oplossingen brengen voor de geconstateerde problemen.

2.4. Subsidiariteit

Niet-financiële informatie is in de EU reeds gedeeltelijk gereglementeerd. De uiteenlopende wijze waarop de lidstaten dit aanpakken, kan binnen de interne markt zelfs nog grotere verschillen teweegbrengen terwijl informatie over duurzaamheid van nature een grensoverschrijdende aangelegenheid is. Wat diversiteit betreft zijn de bestaande initiatieven zeer versnipperd. Indien de EU geen actie onderneemt, zullen heel wat lidstaten de komende jaren geen of slechts zeer trage vooruitgang boeken. Gecoördineerde actie op Europees vlak is dan ook noodzakelijk. Het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie maakt het mogelijk op te treden om de geconstateerde problemen aan te pakken[6].

3. Doelstellingen

Het voorstel heeft als algemene beleidsdoelstelling bij te dragen tot het potentieel van de interne markt voor het scheppen van duurzame groei en werkgelegenheid. Meer transparantie is uiterst belangrijk voor ondernemingen om betere resultaten te boeken. Verwacht wordt dan ook dat het vertrouwen van burgers in de ondernemingswereld en in de markten daardoor zal toenemen en dat een efficiëntere aanwending van kapitaal mogelijk wordt. De operationele doelstellingen van het voorstel zijn:

(1) verhoging van de hoeveelheid informatie (met name het aantal rapporterende vennootschappen)

(2) verhoging van de kwaliteit van de bekendgemaakte informatie, en

(3) verbetering van de diversiteit in de raden van bestuur.

4. Beleidsopties

4.1. Transparantie van niet-financiële informatie

Om de bovengenoemde doelstellingen te bereiken hebben de diensten van de Commissie een aantal beleidsopties overwogen, met name op basis van de vorm, de inhoud en het kader van de bekendmaking en de aard van de verplichting:

(0) Geen beleidswijziging

(1) Verplichting tot opname van een niet-financiële verklaring in het jaarverslag: deze optie zou de bestaande regeling versterken door minimumvoorschriften in te voeren over de inhoud[7] van de informatieverstrekking.

(2) Uitvoerige verslaglegging: volgens deze optie moeten vennootschappen informatie verstrekken in de vorm van een afzonderlijk verslag in overeenstemming met internationale kaderregelingen. Gelet op de potentiële administratieve lasten zijn verschillende soorten voorschriften overwogen:

(a) verplichte verslaglegging

(b) rapporteren of toelichten (“report or explain”)

(c) vrijwillige verslaglegging. Volgens deze optie zouden vennootschappen die uitvoerige verslaglegging verkiezen, ontheven worden van andere informatieverplichtingen mits het verslag aan specifieke voorwaarden voldoet[8].

(3) Een dwingende Europese rapportagenorm invoeren.

Onderstaande tabel biedt een overzicht van de analyse van de beleidsopties.

Tabel 1 – Beoordeling van de beleidsopties

|| Effectiviteit || Efficiëntie (kostprijs voor naleving) || Concurrentievermogen || Samenhang met EU-wetgeving

Hoeveelheid || Kwaliteit

0. Geen wijziging || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

1. Een bekendmaking in het jaarverslag verplicht stellen || + || + || + || + || +

Uitvoerig verslag || a) Verplicht || + || ++ || -- || +/? || +

b) Rappor­teren of toelichten || +/? || + || - || +/? || +

c) Vrijwillig || ? || + || + || + || +

3. Een dwingende Euro­pese rapportagenorm invoeren. || ++ || + || -- || ? || +

Omvang van de effecten in vergelijking met het basisscenario (basisscenario is vermeld als 0): ++ zeer positief; + positief; – – zeer negatief; – negatief; ≈ marginaal/neutraal; ? onzeker; n.v.t. niet van toepassing (analyse van diensten van de Commissie).

4.2. Verbetering van diversiteit van raden van bestuur

De diensten van de Commissie hebben een aantal beleidsopties onderzocht, waaronder:

(4) Geen beleidswijziging

(5) Vennootschappen ertoe verplichten in de in het jaarverslag op te nemen verklaring inzake corporate governance hun beleid inzake diversiteit in het bestuur bekend te maken wat betreft een aantal aspecten waaronder leeftijd, geslacht, nationaliteit en achtergrond inzake opleiding en beroepservaring.

(6) Vennootschappen ertoe verplichten diversiteit in aanmerking te nemen als een van de criteria voor de selectie van een kandidaat-bestuurslid.

(7) Vennootschappen een bindende verplichting opleggen tot het voeren van een beleid van diversiteit in de raad van bestuur[9].

Daarbij moet eveneens worden opgemerkt dat de keuze voor de invoering van quota terzijde is geschoven aangezien dit aan bod komt in een afzonderlijk initiatief van de Commissie.

Tabel 4 – Beoordeling van de beleidsopties

|| Effectiviteit || Efficiëntie (Nalevingskosten) || Concurrentievermogen || Samenhang met EU-wetgeving || Geraamde kosten per vennootschap

0. Geen beleidswijziging || 0 || 0 || 0 || 0 || 0

1. Bekendma­king van intern diversiteitsbeleid in jaarverslag || + || + || + || ++ || €600/1000

2. Diversiteit moet een van de criteria zijn voor samenstelling van het bestuur || +/? || -/? || +/? || +/? || ? mogelijke kosten voor de vergoeding van HR-specialisten

3. Verplichting tot invoering van diversiteitsbeleid || + || - || - || -/? || ? afhankelijk van vergoeding van HR-specialisten en mogelijke toename van bestuursleden

Omvang van de effecten in vergelijking met het basisscenario (basisscenario is vermeld als 0): ++ zeer positief; + positief; – – zeer negatief; – negatief; ≈ marginaal/neutraal; ? onzeker; n.v.t. niet van toepassing

4.3. Verkozen beleidsopties

Wat transparantie van niet-financiële informatie betreft, blijkt de beste keuze na vergelijking van de algemene beleidsopties een combinatie te zijn van de opties 1 en 2c. Vennootschappen zouden ertoe worden verplicht inhoudelijke informatie te verstrekken in de vorm van een verklaring in hun jaarverslag. Vennootschappen die bereid zijn op vrijwillige basis een uitvoerig niet-financieel verslag op te stellen, zouden van deze verplichting worden ontheven mits hun verslag aan specifieke voorwaarden voldoet.

Alleen grote beursgenoteerde en niet-beursgenoteerde vennootschappen met meer dan 500 werknemers zouden aan de nieuwe verplichting worden onderworpen. Verwacht wordt dat dit betrekking zou hebben op ongeveer 18 000 vennootschappen. Dochtervennootschappen in een groep zouden worden vrijgesteld voor zover hun relevante informatie in het geconsolideerde verslag van de moedervennootschap is opgenomen. Een dergelijk beleid zal naar verwachting leiden tot een bevredigende verbetering van de transparantie terwijl de administratieve lasten beperkt blijven.

Wat diversiteit betreft, is optie 1 de voorkeursoptie. Vennootschappen zouden in hun verklaring inzake corporate governance informatie moeten verstrekken over hun diversiteitsbeleid, waaronder aspecten betreffende leeftijd, geslacht, nationaliteit en achtergrond op het gebied van opleiding en beroepservaring. In de verklaring worden de doelstellingen van dit beleid, de tenuitvoerlegging daarvan en de bereikte resultaten voorgesteld. Vennootschappen die geen diversiteitsbeleid voeren, zouden alleen verplicht zijn toe te lichten waarom zij dit niet doen. Door de verhoging van de transparantie worden vennootschappen in deze optie ertoe aangezet meer over deze aangelegenheid te reflecteren en meer rekening te houden met de behoefte aan een grotere diversiteit in hun raad van bestuur, terwijl zij nog veel flexibiliteit behouden.

Om de samenhang met bestaande voorschriften betreffende de verklaring inzake corporate governance te behouden en om te vermijden dat kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) bijkomende administratieve lasten krijgen opgelegd, worden alleen grote beursgenoteerde vennootschappen ertoe verplicht nadere informatie te verstrekken over hun beleid inzake diversiteit in het bestuur.

5. Analyse van de voornaamste effecten van de verkozen beleidsopties

5.1. Vergroting van de transparantie

De gekozen opties zouden in het algemeen leiden tot een toename van de beschikbare hoeveelheid informatie in vergelijking met het basisscenario. Wat bekendmaking van niet-financiële informatie betreft, zou afhankelijkheid van internationale kaderregelingen leiden tot een beperkte verbetering in de kwaliteit en vergelijkbaarheid van de verstrekte informatie. Als vennootschappen ook zouden besluiten vrijwillig een niet-financieel verslag te verstrekken, zal de informatieverstrekking noodzakelijkerwijze meer gedetailleerd zijn. Wat diversiteit betreft, wordt door deze regeling, vaak voor de eerste maal, informatie beschikbaar gesteld over een uitgebreide reeks indicatoren van diversiteit.

5.2. Betere prestaties van ondernemingen

Wegens de aard van het voorstel zijn de baten in de meeste gevallen moeilijk kwantificeerbaar. Het voorstel, dat met weinig kosten meer transparantie oplevert, zou echter in het algemeen een positieve impact op de prestaties van de onderneming hebben aangezien niet-financiële risico’s en kansen beter gemeten en beheerd worden. Betere niet-financiële prestaties zijn dan verbonden met lagere kapitaalkosten, beter beheer van hulpmiddelen (ook van menselijk kapitaal), meer consumentenvertrouwen en beter beheer.

Voorts bevordert transparantie diversiteit in de raden van bestuur, hetgeen naar verwachting zal leiden tot een beter toezicht op het beheer van de vennootschap door de raad van bestuur en tot een algemene verbetering van de besluitvormingsprocessen.

5.3. Sterkere verantwoordingsplicht

Relevante niet-financiële informatie zal regelmatig ter beschikking worden gesteld en kan door organisaties uit het maatschappelijk middenveld en plaatselijke gemeenschappen worden gebruikt om de effecten en risico’s te beoordelen die aan de werking van een vennootschap verbonden zijn. Transparantere rapportage kan voor vennootschappen ook een katalysator zijn om meer en beter te presteren inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen of ondernemingen kunnen zich aangemoedigd voelen hun eerste beleidsinitiatieven terzake te nemen. De maatschappelijke perceptie van ondernemingen wordt dus positief beïnvloed. De potentiële verbetering van het consumentenvertrouwen kan ook positieve gevolgen hebben aan de vraagzijde.

5.4. Grotere efficiëntie van de kapitaalmarkten

Op korte termijn zal het voorgestelde beleid inspelen op een groeiende marktgestuurde vraag naar meer vergelijkbare en preciezere informatie, hetgeen investeerders de mogelijkheid biedt omstandige waarderingsmodellen te ontwikkelen. Op lange termijn kan het dan ook zijn dat investeerders ertoe worden aangezet beter rekening te houden met overwegingen en algemene prestaties op het gebied van duurzaamheid. Wat diversiteit betreft, biedt het voorgestelde beleid investeerders de mogelijkheid beter onderbouwde beslissingen te nemen inzake het beheer van de vennootschap.

5.5. Zwaardere administratieve lasten

De nieuwe verplichting tot bekendmaking van informatie zou meer kosten dan het "business as usual"-scenario. Deze extrakosten kunnen betrekking hebben op redactie, publicatie, specifieke opleiding van personeel of gegevensverzameling. De kosten voor de voorgestelde bekendmaking worden geraamd tussen 600 EUR en 4 300 EUR per jaar, en de totale kostprijs bedraagt dus tussen 10,50 en 75,25 miljoen EUR. Vennootschappen die ervoor kiezen vrijwillig een uitvoerig verslag op te stellen, moeten misschien met hogere kosten afrekenen maar zij worden ontheven van de verplichting tot bekendmaking[10].

De kosten voor de bekendmaking van het diversiteitsbeleid worden geraamd tussen 600 en 1000 EUR, met een totale kostprijs tussen 3,6 en 6 miljoen EUR. Aangezien de voorkeursoptie niet van toepassing is op beursgenoteerde kmo's, zou de impact daarvan beperkt blijven.

Het voorgestelde beleid omvat geen nieuwe verificatievoorschriften. De stijging van de auditkosten ten gevolge van het voorstel zal naar verwachting verwaarloosbaar zijn.

5.6. Andere gevolgen

5.6.1. Sociale gevolgen

De maatregel kan besturen ertoe aanzetten in hun ondernemingsstrategieën meer rekening te houden met sociale aangelegenheden. Meer transparantie kan ook leiden tot betere arbeidsbetrekkingen en kan bijdragen tot een beperking van de risico's en kosten ten gevolge van arbeidsconflicten. Meer transparantie over diversiteit op het hoogste beslissingsniveau van de onderneming kan bevorderlijk zijn voor een grotere diversiteit op alle niveaus van de organisatie. Meer diversiteit in de raad van bestuur kan een betere afspiegeling vormen van de diversiteit onder de belanghebbenden.

5.6.2. Milieueffecten

De verplichting relevante informatie te verstrekken over aspecten van het milieubeleid en het risicobeheer zal waarschijnlijk leiden tot een beter beheer van de hulpbronnen en een sterker intern bewustzijn inzake duurzaamheid.

5.6.3. Gevolgen voor de grondrechten

Verwacht wordt dat de voorkeursopties gunstige gevolgen zullen hebben voor de grondrechten voorzover Europese vennootschappen ten gevolge van met name het sterkere publieke toezicht ertoe worden aangezet hun beleid en hun interne procedures regelmatig te herzien.

5.6.4. Andere economische gevolgen

De maatregel zal geen noemenswaardige gevolgen hebben voor de overheidsbegroting of voor de begroting van de EU.

5.6.5. Derde landen en internationale aspecten

Het voorgestelde beleid plaatst de EU mondiaal gezien in een leidende positie. Dit beleid kan samengaan met andere initiatieven van derde landen en kan potentieel de verdere ontwikkeling daarvan in de hand werken. Er zijn geen noemenswaardige gevolgen voor handelsstromen met derde landen vastgesteld of gemeld.

6. Toezicht en evaluatie

De Commissie zal tijdens de hele uitvoeringstermijn in samenwerking met de lidstaten toezien op de tenuitvoerlegging van de herziene richtlijnen. Overeenkomstig het subsidiariteitsbeginsel moet de relevante informatie hoofdzakelijk door de lidstaten worden verzameld via de desbetreffende agentschappen of de regelgevende instanties voor de effectenmarkten. Bij de beoordeling van de effecten van het verkozen beleid moet worden nagegaan in welke mate de verwachte effecten zich hebben voorgedaan.

[1] Richtlijnen 78/660 en 83/349.

[2] “Twaalf hefbomen voor het stimuleren van de groei en het versterken van het vertrouwen", COM(2011)206.

[3] “Een vernieuwde EU-strategie 2011-2014 ter bevordering van maatschappelijk verantwoord ondernemen", COM(2011) 681.

[4] Waaronder het Verenigd Koninkrijk, Zweden, Spanje, Denemarken en Frankrijk.

[5] Zoals het Global Compact van de VN, de OESO-richtsnoeren voor multinationale ondernemingen, de tripartiete beginselverklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie, ISO 26000, de VN-richtsnoeren inzake het bedrijfsleven en mensenrechten, het Global Reporting Initiative.

[6] Zie de artikelen 8, 10 en 11 VWEU.

[7] Maatschappelijke aangelegenheden, mensenrechten en bestrijding van corruptie zouden aan de bestaande vermelding (milieu en werknemers) worden toegevoegd. Op deze gebieden zou de informatieverstrekking betrekking hebben op (i) beleidskeuzen, (ii) prestaties, en (iii) risicobeheer, en zou worden verwezen naar bestaande internationale kaderregelingen. Vennootschappen die geen specifiek beleid voeren, zouden op zijn minst moeten uitleggen waarom.

[8] (i) Het verslag bevat voorgeschreven inhoud, (ii) verwijst naar internationale kaderregelingen, en (iii) is gevoegd bij het jaarverslag.

[9] Vennootschappen moeten de inhoud van dit beleid bepalen, streefdoelen opstellen en de behaalde resultaten evalueren.

[10] Deze kosten worden geraamd tussen 33 000 en 604 000 EUR, vooral afhankelijk van de grootte en de complexiteit van de onderneming en van de bedrijfsactiviteiten.