Deel 1.2 van de ECB personeelsverordeningen en -regelingen houdende regelingen inzake gedragsregels en beroepsgeheim

(2004/C 92/06)

(Deze tekst annuleert en vervangt de tekst die is bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 236 van 22.8.2001, blz. 13)

1.2. Gedragsregels en beroepsgeheim

De bepalingen van de artikelen 4 b), 4 c), 4 f) en 5 b) van de arbeidsvoorwaarden worden als volgt tenuitvoergelegd:

1.2.1. De directie benoemt een Ethisch Adviseur. De Ethisch Adviseur fungeert als leidraad inzake alle aspecten van gedragsregels en beroepsgeheim. Zonder afbreuk te doen aan een dergelijke verplichting geeft de Ethisch Adviseur advies en stelt ethische interpretatiecriteria op. De Ethisch Adviseur is bij de uitvoering van zijn/haar taak gehouden tot strikte vertrouwelijkheid. Het advies en de ethische interpretatiecriteria worden in een algemeen formaat gepubliceerd op het intranet van de ECB.

De Ethisch Adviseur verzekert met name een consistente interpretatie van de ECB regels inzake handelen met voorkennis. De Ethisch Adviseur stelt de Externe Accountant van de ECB onmiddellijk volledig op de hoogte van het advies en de met betrekking tot handelen met voorkennis ontwikkelde ethische interpretatiecriteria.

1.2.2. "Vergoedingen, beloningen of geschenken" betekent enig financieel voordeel en/of niet-financieel voordeel.

1.2.3. Een personeelslid dat een uitnodiging ontvangt voor het bijwonen van een evenement in zijn/haar officiële hoedanigheid mag generlei honorarium accepteren.

1.2.4. Normale gastvrijheid en symbolische geschenken mogen om hoffelijkheidsredenen worden geaccepteerd.

1.2.5. In geval van enige twijfel, dient het personeelslid goedkeuring te krijgen van zijn/of haar directeur-generaal/directeur vooraleer enige gift of gastvrijheid te accepteren of, indien zulks niet mogelijk is, aan hem/haar verslag uit te brengen direct na het ontvangen van enige gift of gastvrijheid.

1.2.6. Zonder voorafgaande toestemming van de directie publiceren personeelsleden geen werk of artikelen noch geven zij lezingen met betrekking tot de ECB of haar activiteiten.

1.2.7. Gezien de positie die de ECB inneemt en het algemene economische en financiële belang van de aangelegenheden die zij behandelt, bewaren personeelsleden het beroepsgeheim betreffende informatie met betrekking tot de door de ECB behandelde zaken.

1.2.8. Informatie met betrekking tot door de ECB behandelde aangelegenheden (voorkennis) is informatie: i) waarvan een personeelslid kennis heeft; en ii) die verband houdt met het beheer van de ECB of met enigerlei transacties (waaronder voorgenomen transacties) die voortvloeien uit de doelstellingen en taken van de ECB; iii) die vertrouwelijk is of iv) die wordt of kan worden gezien als zijnde relevant voor door de ECB te nemen beslissingen. Voorkennis inzake door de ECB behandelde aangelegenheden kan een breed spectrum aan informatie omvatten en afkomstig zijn uit elk land of elke werkeenheid binnen de ECB. Daarom dienen de volgende items slechts als voorbeeld en vormen geen uitputtende lijst:

- wijzigingen in het monetaire- of wisselkoersbeleid van het Eurosysteem of van andere centrale banken op internationaal niveau;

- ontwikkelingen in maandelijkse monetaire aggregaten, gegevens van betalingsbalansen of deviezenreserves of van enige andere marktgevoelige economische of financiële gegevens;

- aanstaande wijzigingen in de regelgeving;

- marktgevoelige informatie inzake discussies en onderhandelingen in internationale fora;

- door de ECB genomen interne administratieve beslissingen.

Het openbaar maken van informatie in de regelmatige uitoefening van werkzaamheden vormt geen schending van deze regels.

1.2.9. Het is personeelsleden niet toegestaan, hetzij direct, hetzij indirect via derden, gebruik te maken van voorkennis tot welke zij toegang hebben, los daarvan of dergelijke informatie wordt gebruikt bij enigerlei voor eigen risico en voor eigen rekening, dan wel voor risico en voor rekening van derden uitgevoerde privé financiële transactie. De term "derden" omvat onder meer echtgenotes, erkende levensgezellen, ouders, kinderen, of andere familieleden, collega's, en rechtspersonen.

1.2.10. Het is personeelsleden meer bepaald niet toegestaan direct noch indirect via derden voordeel te verkrijgen op grond van hun positie en functies bij de ECB noch van voorkennis tot welke zij toegang hebben door aankoop of verkoop van, hetzij voor eigen risico en voor eigen rekening, hetzij voor risico en voor rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9, van enige activa (waaronder overdraagbare effecten, vreemde valuta en goud) of van rechten (waaronder rechten uit hoofde van derivatencontracten of nauw daarmee samenhangende financiële instrumenten) waarmee die informatie nauw samenhangt. Dit verbod geldt voor elke vorm van financiële (investerings)transacties, waaronder de navolgende:

- belegging in effecten (aandelen, obligaties, warrants, opties, futures of enige andere effecten in de meest brede zin van de term, alsmede contracten ter inschrijving op of voor de aan- of verkoop van dergelijke effecten);

- op dergelijke effecten gebaseerde indexcontracten;

- rentetransacties;

- wisselkoerstransacties;

- grondstoffentransacties.

1.2.11. Kortetermijnhandel (i.e. een combinatie van aan- en verkoop binnen één maand) met speculatief oogmerk in enige activa (waaronder overdraagbare effecten, vreemde valuta en goud) of rechten (waaronder rechten uit hoofde van derivatencontracten of nauw daarmee samenhangende financiële instrumenten) is niet toegestaan, tenzij het betrokken personeelslid objectief de niet-speculatieve aard en de noodzaak van die handel kan aantonen.

1.2.12. Het is personeelsleden niet toegestaan gebruik te maken van enige component van de technische infrastructuur voor het uitvoeren van de financiële transacties van het ESCB als zij persoonlijke financiële transacties uitvoeren voor eigen risico en voor eigen rekening of voor risico en voor rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9.

De term "technische infrastructuur voor het uitvoeren van financiële transacties van het ESCB" omvat de Bosch dealing telefoons, het telex systeem, verbindingen met elektronische financiële informatiediensten, zoals Bloomberg en Reuters, TOP, BI, EBS, FinanceKIT en S.W.I.F.T., alsmede enige daaropvolgende vervangingen daarvan.

Bovendien is het gebruik van mobiele telefoons in de Market Room en in de burelen van de Back Office en de afdeling Beleggingen niet toegestaan, behalve in noodgevallen overeenkomstig de ECB procedures voor onvoorziene omstandigheden.

1.2.13. De directie bepaalt welke personeelsleden uit hoofde van de uitoefening van hun werkzaamheden, beroep of taken toegang hebben tot voorkennis betreffende de financiële transacties van het ESCB. Een dergelijke beslissing van de directie maakt automatisch deel uit van de personeelsverordeningen en -regelingen. Dergelijke personeelsleden onthouden zich op de dag van een ESCB-transactie van het direct of indirect uitvoeren van transacties, hetzij voor eigen risico en rekening, of voor risico en rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9, aangaande activa (waaronder overdraagbare effecten, vreemde valuta, en goud) of rechten (waaronder rechten uit hoofde van derivatencontracten of nauw daarmee samenhangende financiële instrumenten) die dezelfde generieke kenmerken (valuta, emittent en vergelijkbare looptijd) hebben als de op die dag door het ESCB verhandelde.

1.2.14. De directie bepaalt welke personeelsleden uit hoofde van de uitoefening van hun werkzaamheden, beroep of taken worden geacht toegang te hebben tot voorkennis betreffende het monetaire- of wisselkoersbeleid van de ECB of van de financiële transacties van het ESCB. Een dergelijke beslissing van de directie maakt automatisch deel uit van de personeelsverordeningen en -regelingen.

Deze personeelsleden verschaffen op verzoek van de directeur Algemeen Beheer de volgende informatie:

- een lijst van zijn/haar bankrekeningen, waaronder bewaarnemingsrekeningen en rekeningen bij effectenmakelaars;

- een lijst van aan hem/haar door derden verleende volmachten betreffende hun bankrekeningen, waaronder bewaarnemingsrekeningen;

- zijn/haar algemene richtlijnen of instructies aan derden aan wie de verantwoordelijkheid voor het beheer van zijn/haar investeringsportefeuille is gedelegeerd(1).

Deze personeelsleden verschaffen onverwijld op eigen initiatief bijzonderheden van wijzigingen in de bovengenoemde informatie. De informatie en eventuele wijzigingen worden in verzegelde enveloppen in bewaring gegeven aan de directeur Algemeen Beheer en op verzoek van de externe accountant van de ECB aan deze laatste doorgegeven.

Jaarlijks op verzoek van de externe accountant van de ECB verschaffen deze personeelsleden bovendien de volgende op een periode van zes achtereenvolgende maanden betrekking hebbende documentatie, zoals gespecificeerd in het jaarlijkse verzoek:

- enige aan- of verkoop van activa (waaronder overdraagbare effecten, vreemde valuta en goud) of rechten (waaronder rechten uit hoofde van derivatencontracten of nauw daarmee samenhangende financiële instrumenten) door een personeelslid voor eigen risico en voor eigen rekening of door hem/haar uitgevoerd voor risico en voor rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9;

- bankafschriften, waaronder van bewaarnemingsrekeningen en rekeningen bij effectenmakelaars; het afsluiten of wijzigen van hypotheken of andere leningen voor eigen risico en voor eigen rekening of door hem/haar voor risico en voor rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9;

- zijn/haar handelingen met betrekking tot pensioenplannen, waaronder het pensioenplan van de ECB.

Alle informatie wordt in verzegelde enveloppen in bewaring gegeven aan de directeur Algemeen Beheer die de informatie op verzoek van de externe accountant van de ECB aan deze laatste doorgeeft. Alle door de externe accountant van de ECB ontvangen informatie blijft vertrouwelijk. In afwijking van de bovengenoemde regel bevat een rapport van de externe accountant van de ECB aan het ECB Directoraat Interne Audit, inzake verder onderzoek van een specifiek geval overeenkomstig artikel 1.2.16, de van het betrokken personeelslid ontvangen informatie.

1.2.15. Indien de externe accountant van de ECB redelijkerwijze mag aannemen dat de bovengenoemde regels, met inbegrip van de adviezen en de ethische interpretatieregels opgesteld door de Ethisch Adviseur, niet zijn nageleefd, heeft hij/zij het recht van enig personeelslid van de ECB te vergen hem/haar dienaangaande volledig te informeren. Op gemotiveerd verzoek van de externe accountant van de ECB verschaft het betrokken personeelslid op vertrouwelijke basis volledige informatie betreffende het volgende:

- al zijn/haar bankrekeningen, waaronder van bewaarnemingsrekeningen en rekeningen bij effectenmakelaars; het afsluiten of wijzigen van hypotheken of andere leningen voor eigen risico en voor eigen rekening of door hem/haar voor risico en voor rekening van derden zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9;

- al zijn/haar investeringstransacties, betreffende activa (waaronder overdraagbare effecten, vreemde valuta en goud) of rechten (waaronder rechten uit hoofde van derivatencontracten of nauw daarmee samenhangende financiële instrumenten), door hem/haar voor eigen risico en voor eigen rekening of voor risico en voor rekening van derden, zoals gedefinieerd in artikel 1.2.9, gedurende de door de externe accountant van de ECB vermelde periode uitgevoerd;

- zijn/haar handelingen met betrekking tot pensioenplannen, waaronder het pensioenplan van de ECB;

- een lijst van aan personeelsleden door derden verleende volmachten betreffende hun bankrekeningen, waaronder bewaarnemingsrekeningen.

De informatie wordt in verzegelde enveloppen via de directeur-generaal Beheer aan de externe accountant van de ECB verstrekt. Alle door de externe accountant van de ECB ontvangen informatie blijft vertrouwelijk. In afwijking van de bovengenoemde regel bevat een rapport van de externe accountant van de ECB aan het ECB Directoraat Interne Audit, inzake verder onderzoek van een specifiek geval overeenkomstig artikel 1.2.16, de van het betrokken personeelslid ontvangen informatie.

1.2.16. De externe accountant van de ECB rapporteert elk geval van niet-naleving van de bovengenoemde regels aan het ECB Directoraat Interne Audit, dat een onderzoek zal instellen naar de naleving van deze regels. Privé financiële activiteiten, die volledig conform door de Ethisch Adviseur opgestelde adviezen en ethische interpretatieregels zijn uitgevoerd, vormen geen aanleiding voor een dergelijk rapport van de externe accountant van de ECB. Het betrokken personeelslid wordt van een dergelijk rapport van de externe accountant van de ECB op de hoogte gebracht en hij/zij heeft het recht zijn/haar visie op het rapport aan de externe accountant van de ECB kenbaar te maken.

Een door de externe accountant van de ECB opgesteld rapport, met inbegrip van de daarin opgenomen door het betrokken personeelslid verschafte informatie, kan worden gebruikt in een disciplinaire procedure zoals neergelegd in Deel 8 van de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de Europese Centrale Bank en, voorzover door de toepasselijke wetgeving vereist, bij elke vervolging door externe instanties betreffende beweerde schendingen van nationaal strafrecht.

1.2.17. Indien een personeelslid vragen heeft aangaande de toepassing van deze regels (e.g. of een privé financiële transactie die hij/zij overweegt misbruik van voorkennis met zich mee zou brengen), dan dient hij/zij die aangelegenheid met de Ethisch Adviseur te bespreken. Het volledig in overeenstemming met de door de Ethisch Adviseur opgestelde adviezen en ethische interpretatieregels uitvoeren van privé financiële transacties vormt geen aanleiding voor een disciplinaire procedure wegens het niet-naleven van zijn/haar verplichtingen door het personeelslid. Een dergelijk advies laat echter de externe aansprakelijkheid van het personeelslid onverlet.

1.2.18. De verplichtingen van personeelsleden bepaald in de artikelen 1.2.14 en 1.2.15 blijven gedurende een periode van zes maanden volgende op de beëindiging van hun tewerkstelling bij de ECB van toepassing. Het verzoek om informatie door de externe accountant heeft betrekking op de periode die een maand na de beëindiging van de tewerkstelling verstrijkt.

(1) De overeenkomstig artikel 1.2.14 geïdentificeerde personeelsleden zouden kunnen overwegen het beheer van hun investeringsportefeuilles, zoals "blind trusts", open-eind beleggingsfondsen enz., aan derden te delegeren.