Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling betreffende het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2001/C 372/03)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 57, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling voor het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 57, lid 7, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 57, lid 11, van Verordening (EG) nr. 2309/93 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES BUREAU VOOR DE GENEESMIDDELENBEOORDELING (LONDEN) BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 2000

Uitvoering van de begroting en begrotingsboekhouding

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2000 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(3).

6. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 55,3 miljoen euro, waarvoor verplichtingen zijn aangegaan ten bedrage van 51,8 miljoen euro (94 %). Voor de beleidskredieten (titel III, 22,3 miljoen euro) zijn verplichtingen aangegaan ten bedrage van 20,7 miljoen euro (93 %).

7. Van het totaal van de uit 1999 overgedragen kredieten (9 miljoen euro) is 1,6 miljoen euro, ofwel 18 % eind 2000 geannuleerd.

8. In 2000 namen de kredietoverdrachten toe met 32 % tot een totaal van 11,8 miljoen euro. Van dit bedrag betrof 5,9 miljoen euro de beoordeling van geneesmiddelen, hetgeen een langdurige procedure is waarvoor de overdracht van middelen vereist is, en 2,5 miljoen euro de uitbreiding van vergaderruimten en de renovatie hiervan om plaats te bieden aan extra personeel voor de beoordeling van weesgeneesmiddelen en andere geneesmiddelen. Desalniettemin dient het Bureau te trachten de overdrachten te beperken door meer toezicht op zijn activiteiten.

Jaarrekening en boekhouding

9. De tabellen 2 en 3 bevatten de winst- en verliesrekening voor het begrotingsjaar 2000, respectievelijk de financiële balans per 31 december 2000.

10. Het Bureau neemt in de winst- en verliesrekening voor 2000 verschuldigde, maar feitelijk niet ontvangen bedragen op (55 miljoen euro), hoewel zijn financieel reglement duidelijk bepaalt dat slechts werkelijke ontvangsten mogen worden geboekt (45,5 miljoen euro). Dit probleem in de weergave is niet van invloed op de betrouwbaarheid van de rekeningen.

Personeelsbeheer

Personeelsbeleid

11. EMEA werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad van 22 juli 1993. Voor het personeel van het Bureau gelden de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP). Volgens artikel 62 van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad stelt de raad van bestuur in overleg met de Commissie de nodige uitvoeringsbepalingen vast.

12. Het personeelsbeleid van het Bureau is nog niet in één enkel document vastgelegd, hoewel de directeur al besluiten heeft genomen over enkele bijzondere aspecten.

13. De Commissie zorgde alleen voor de eerste aanstellingen, waarvoor zij de posten bekendmaakte en de wervingsprocedures volgde. Sindsdien is de normale werving en het personeelsbeheer een taak van de personeelsafdeling van het Bureau.

Ontwikkeling van het personeelsbestand en van de activiteiten van het Bureau

14. Het personeel van het Bureau bestaat slechts uit tijdelijke functionarissen (TF), voor wie de begrotingsautoriteit jaarlijks, tegelijk met de begroting, het aantal posten vaststelt. Uit de begroting kunnen verder kredieten worden toegekend voor de werving van hulpfunctionarissen (HF) met een dienstverband van maximaal één jaar, en van gedetacheerde nationale deskundigen (GND).

15. Tabel 4 geeft de ontwikkeling van het personeelsbestand van het Bureau en de verdeling ervan weer. De laatste jaren lijkt de groei van het personeel af te vlakken. Tegelijkertijd is het aandeel van de hulpfunctionarissen aan het afnemen. Eind 2000 waren bijna alle personeelsleden TF.

16. Tabel 5, met een analyse van de ontwikkeling van de wijze van werving, toont aan dat 141 van de 288 personeelsleden (49 %) zijn aangesteld als tijdelijk functionaris via externe vergelijkende onderzoeken. Iets meer dan de helft van het personeel (51 %) is in eerste instantie met de status "hulpfunctionaris" geworven (waarbij personeel in de laagste categorieën eerst een contract als uitzendkracht had), waarna zij voornamelijk via interne procedures, tijdelijk functionaris zijn geworden. Deze resultaten worden bevestigd door een onderzoek van een aselecte steekproef van 25 personeelsleden, die gezien kan worden als representatief voor het personeel van het Bureau. Gemiddeld bedroegen de wervingskosten circa 2290 euro per aangesteld personeelslid. Vertrek van personeel heeft geleid tot een roulatie van personeel (VA, TF, HF en GND) van jaarlijks gemiddeld 11 %.

17. Ten behoeve van de controle zijn de personeelsleden in twee categorieën verdeeld:

- personeelsleden belast met ondersteunende werkzaamheden (ondersteunende personeelsleden), dat wil zeggen activiteiten die de continuïteit van het functioneren van het Bureau waarborgen (bijvoorbeeld de diensten administratie, boekhouding, secretariaat, enz.);

- de andere, zogeheten operationele personeelsleden die direct bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Bureau.

18. Gemiddeld moet 86 % van de personeelsleden van categorie A tot het operationele personeel worden gerekend. Van alle categorieën door elkaar kan 72 % van het personeel van het Bureau als operationeel worden beschouwd.

19. Tabel 6 geeft het beloop van de personeelskosten en van de huishoudelijke uitgaven in de periode 1995-2000 weer. De salariskosten zijn minder snel gestegen dan het personeelsbestand. Deze situatie is toe te schrijven aan het wervingsbeleid van het Bureau dat, vanwege overgang van de status van hulpfunctionaris (vaak voorafgegaan door een contract als uitzendkracht), de instap in de loopbaan uitstelt en de ontwikkeling van de loonsom dus afremt.

20. Om zicht te krijgen op het verband tussen de activiteiten van het Bureau enerzijds en de ontwikkeling van zijn personeelsbestand en de daaraan verbonden kosten anderzijds, is laatstgenoemde ontwikkeling met die van de ontvangsten in de loop van een jaar vergeleken. Deze vergelijking duidt erop dat het beheer van het Bureau gezond is, aangezien het gebruik van de personele middelen en de daaraan verbonden kosten gemiddeld minder snel toenemen dan de aan het Bureau opgedragen werkzaamheden. Deze constatering wordt bevestigd door het feit dat de uitgaven voor ondersteunende werkzaamheden (titels I en II) gemiddeld ook minder snel toenemen dan de beleidsuitgaven.

Conclusie

21. In het algemeen blijkt dat het Bureau sinds de oprichting niet het personeel kon aanstellen waarin zijn budget voor de personeelsformatie voorziet, maar dat het dit heeft kunnen opvangen door HF en GND te werven.

22. Voor de werving van zijn tijdelijke functionarissen hanteert het Bureau in de meeste gevallen een model van externe werving dat lijkt op het door de instellingen gehanteerde model. Het Bureau volgt een interne procedure om hulpfunctionarissen te bevorderen tot tijdelijk functionaris.

23. Gezien de verwachte ontwikkeling van de activiteiten, en dus van zijn personeelsbestand is het wellicht wenselijk dat het Bureau zich voor de posten voor ondersteunende en operationele activiteiten waarvoor administratieve kwalificaties vereist zijn, aansluit bij de instellingen en de gedecentraliseerde organen om op een zo breed mogelijke grondslag personeel te werven. In algemene zin dient het zijn beheers- en informatiesysteem betreffende het personeel te verbeteren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 25 oktober 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 214 van 24.8.1993, blz. 18.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 57, lid 9, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 2000 opgesteld op 29 maart 2001, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 10 april 2001 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, waardoor de indruk kan ontstaan dat er berekeningsfouten zijn gemaakt. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

TABELLEN 1-6

Tabel 1

Begrotingsuitvoering

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 2000 en 1999

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau.

Tabel 3

Financiële balans per 31 december 2000 en 31 december 1999

NB:De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:De tabel is opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Ontwikkeling van het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TF: Tijdelijke functionarissen.

HF: Hulpfunctionarissen.

GND: Gedetacheerde nationale deskundigen.

Tabel 5

Analyse van de wisselingen in het personeelsbestand

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 6

Ontwikkeling van het personeelsbestand en daaraan verbonden kosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

10. De vraag wanneer het EMEA de subsidie van de EG als ontvangsten zou moeten boeken kwam voor de eerste maal aan de orde tijdens de voorbereiding van de jaarrekening voor 1998. De Europese Commissie heeft dat jaar op basis van artikel 28 van het financieel reglement van het Bureau niet de volledige subsidie aan het EMEA overgedragen. Artikel 28 geeft aan dat de subsidie overeenkomstig de feitelijke kasbehoeften betaald zou moeten worden.

In 1998 heeft het Bureau besloten dat het passend zou zijn om de jaarlijks toegekende subsidie als inkomsten voor dat jaar op te voeren, opdat de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld kan geven van de financiële en begrotingssituatie aangezien de begrotingscyclus niet samenvalt met de kasstroomcyclus. Bovendien moet het Bureau een begroting presenteren die in evenwicht is. Dit jaar zoeken het Bureau en de Commissie naar een oplossing waarbij de volledige subsidie vóór het eind van het begrotingsjaar kan worden betaald.

Het Bureau zal de winst- en verliesrekening opnieuw bekijken in de context van de herziening van het financieel reglement. Het management van het EMEA is momenteel echter van mening dat de gebruikte boekhoudmethode op een juiste wijze de financiële resultaten van het Bureau weergeeft. Aanvullende informatie over ontvangen gelden en verrichte betalingen wordt overeenkomstig het financieel reglement gedetailleerd weergegeven in de staat van ontvangsten en uitgaven.

13. Het EMEA past de bepalingen toe van de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, hetgeen een uitvoerig document is over contractvoorwaarden en over andere aspecten van personeelsbeleid zoals professioneel gedrag, opleiding of prestatiemeting. Indien in het Statuut uitvoeringsvoorschriften voorzien zijn, heeft de raad van beheer deze aangenomen en samen vormen zij het geheel van documenten waarin het personeelsbeleid van het Bureau uiteengezet is.

24. De oprichting van een interinstitutioneel wervingsbureau zal de instellingen en organen een mogelijkheid bieden om schaalvoordelen te bewerkstelligen in bepaalde gevallen van gezamenlijke werving. Het EMEA zal de oprichting van het nieuwe bureau nauwgezet volgen en bestuderen welke diensten van dit nieuwe orgaan eventueel van nut kunnen zijn voor het Bureau.

Het Bureau heeft in de loop van 2000 via een openbare aanbesteding een nieuw databasesysteem voor het personeel geselecteerd. In december 2000 is een aanvang gemaakt met de werkzaamheden om het gekozen systeem te implementeren en er is goede vooruitgang geboekt. Het systeem is operationeel voor het personeel bij de administratie en de financiële controle en binnenkort zullen de intranetfuncties voor het gehele personeel van het Bureau beschikbaar zijn.