Besluit van de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen,

van 21 februari 2002

tot instelling van een fonds ter financiering van de Conventie over de toekomst van de Europese Unie en tot vaststelling van de financiële voorschriften voor het beheer daarvan

(2002/176/EU)

DE VERTEGENWOORDIGERS VAN DE REGERINGEN VAN DE LIDSTATEN, IN HET KADER VAN DE RAAD BIJEEN,

Gelet op punt III van de verklaring van Laken over de toekomst van de Europese Unie, gehecht aan de conclusies van het voorzitterschap van de Europese Raad van 14 en 15 december 2001 te Laken, houdende het besluit een Conventie over de toekomst van de Europese Unie (hierna te noemen "de Conventie") bijeen te roepen,

Gelet op het besluit van de voorzitter van de Conventie om een secretaris-generaal van de Conventie te benoemen,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Volgens de verklaring van Laken over de toekomst van de Europese Unie, beschikt de Conventie over een presidium, bijgestaan door een secretariaat dat wordt verzorgd door het secretariaat-generaal van de Raad.

(2) Er dient een fonds ter financiering van de Conventie te worden ingesteld.

(3) Tevens blijkt het nodig financiële voorschriften aan te nemen waarin onder meer de regels worden gepreciseerd voor de uitvoering van de begroting ter dekking van de kosten in verband met het houden van de Conventie welke geen betrekking hebben op de voor haar werking benodigde infrastructuur, evenals de regels betreffende rekening en verantwoording en het nazien van de rekeningen.

(4) Het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie hebben op 28 februari 2002 een interinstitutioneel akkoord gesloten betreffende de bijdrage aan de financiering van de Conventie over de toekomst van de Europese Unie,

BESLUITEN:

HOOFDSTUK I

Instelling van het fonds

Artikel 1

1. Er wordt een fonds ter financiering van de Conventie (hierna te noemen "het fonds") ingesteld.

2. Het fonds geniet in elke lidstaat de ruimste handelingsbevoegdheid die in de wetgeving van die lidstaat aan rechtspersonen wordt toegekend. Het kan met name schenkingen ontvangen, contracten sluiten en in rechte optreden. Het wordt daartoe vertegenwoordigd door de secretaris-generaal van de Conventie.

3. De regeringen van de lidstaten treffen, onder verwijzing naar artikel 3 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen van 8 april 1965, telkens wanneer hun dit mogelijk is, passende maatregelen tot kwijtschelding of teruggave van het bedrag der indirecte belastingen op de verkoop, welke een deel vormen van de prijs van roerende goederen of van het bedrag van dienstverrichtingen, wanneer het fonds voor zijn officieel gebruik belangrijke aankopen doet in de prijs waarvan zodanige belastingen begrepen zijn. De toepassing van deze bepalingen mag evenwel niet tot gevolg hebben dat de mededinging binnen de Gemeenschappen wordt vervalst.

Artikel 2

Het fonds wordt belast met de inning van de ontvangsten en het beheer van de uitgaven van de Conventie welke geen betrekking hebben op de voor haar werking benodigde infrastructuur.

Artikel 3

1. Voor de toepassing van dit besluit is de begroting van het fonds (hierna te noemen "de begroting") het door de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, aangenomen besluit waarbij ieder jaar de te verwachten ontvangsten en uitgaven van het fonds vooraf worden geraamd en goedgekeurd.

2. De begroting wordt vastgesteld op voorstel van de secretaris-generaal van de Conventie en met de goedkeuring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

Artikel 4

Er wordt een speciale bankrekening geopend op naam van het fonds. De secretaris-generaal van de Conventie is gemachtigd die bankrekening overeenkomstig artikel 16 te gebruiken om zich te kwijten van de verplichtingen die krachtens dit besluit op hem rusten.

Artikel 5

De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn.

HOOFDSTUK II

Financiële voorschriften

Artikel 6

In dit hoofdstuk worden de regels voor de opstelling en de uitvoering van de begroting vastgesteld.

Artikel 7

1. De begroting is onderverdeeld in titels en hoofdstukken.

2. De in de begroting opgenomen kredieten mogen niet voor andere dan de aldaar gespecificeerde doeleinden worden bestemd.

Artikel 8

De begrotingskredieten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit.

Artikel 9

1. Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de begroting.

2. Er mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de goedgekeurde kredieten te boven gaan.

Artikel 10

1. De ontvangsten en de uitgaven worden voor het volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen zonder dat zij met elkaar worden gecompenseerd. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

2. Het eerste begrotingsjaar begint op de dag van inwerkingtreding van dit besluit en sluit op 31 december 2002. Het tweede begrotingsjaar begint op 1 januari 2003 en sluit bij de beëindiging van de werkzaamheden van de Conventie.

3. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekening van dat begrotingsjaar verantwoord voorzover betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december in het bezit van de financieel controleur zijn en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaar door de rekenplichtige is uitgevoerd.

4. Onverminderd artikel 11 mogen de uitgetrokken kredieten alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, alsmede ter dekking van uit het voorgaande begrotingsjaar stammende schulden waarvoor geen krediet was overgedragen.

Artikel 11

1. Kredieten ten aanzien waarvan aan het einde van het eerste begrotingsjaar geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan en kredieten betreffende betalingen die nog moeten worden verricht uit hoofde van vóór de afsluiting van het eerste begrotingsjaar rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege overgedragen naar het tweede begrotingsjaar.

2. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de overgedragen kredieten per begrotingsartikel in de rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.

HOOFDSTUK III

Uitvoering van de begroting en boekhouding

Artikel 12

De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding van de ordonnateur en de rekenplichtige. De functies van ordonnateur, van rekenplichtige en van financieel controleur zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 13

1. De functie van ordonnateur van de ontvangsten en de uitgaven wordt uitgeoefend door de secretaris-generaal van de Conventie. De ordonnateur voert de begroting uit binnen de grenzen der uitgetrokken kredieten. Hij kan zijn bevoegdheden delegeren aan een door hem aangewezen lid van het secretariaat van de Conventie.

2. De ordonnateur kan besluiten tot overschrijvingen van kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere binnen elke titel.

3. Met instemming van de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, kan de ordonnateur besluiten tot overschrijvingen van kredieten van de ene titel naar de andere. Hij stelt vooraf het Europees Parlement, de Raad en de Commissie in kennis van zijn voornemen om daartoe over te gaan. De instellingen nemen zo snel mogelijk een standpunt in en indien één ervan binnen drie weken na ontvangst van de mededeling de overschrijving principieel afwijst, kan geen overschrijving plaatsvinden.

Artikel 14

De interne financiële controle van het fonds wordt verricht door de financieel controleur van het secretariaat-generaal van de Raad, die daartoe uitdrukkelijk wordt gemachtigd door het Tot Aanstelling Bevoegde Gezag (hierna te noemen "het TABG").

Artikel 15

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven worden betaald door een bij directoraat-generaal A van het secretariaat-generaal van de Raad werkzame rekenplichtige, die daartoe uitdrukkelijk wordt gemachtigd door het TABG.

Artikel 16

De betalingen worden verricht via de op grond van artikel 4 geopende bankrekening. De ter toepassing van dit besluit gegeven overschrijvingsopdrachten moeten voorzien zijn van de handtekening van zowel de rekenplichtige als de adjunct van de secretaris-generaal van de Conventie.

Artikel 17

De boekhouding wordt volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven.

HOOFDSTUK IV

Rekening en verantwoording - nazien van de rekeningen

Artikel 18

1. De secretaris-generaal van de Conventie stelt binnen twee maanden na het einde van de uitvoeringsperiode van de begroting, een jaarrekening en een balans op.

2. De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend.

3. Bij de jaarrekening word een staat van de kredietoverschrijvingen gevoegd.

4. De balans vermeldt de activa en passiva op de begroting bij de afsluiting van het afgelopen begrotingsjaar.

Artikel 19

De Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen verricht de controle op de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven van het fonds in het licht van de in hoofdstuk II van dit besluit vastgestelde financiële voorschriften.

Artikel 20

De jaarrekening, de balans en het verslag van de Rekenkamer, waaraan de eventuele opmerkingen van de secretaris-generaal van de Conventie zijn gehecht, worden binnen vier maanden na de afsluiting van het begrotingsjaar voorgelegd aan de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, en toegezonden aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, alsook aan het presidium van de Conventie. De vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, verlenen de secretaris-generaal van de Conventie met instemming van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie kwijting voor de uitvoering van de begroting.

Artikel 21

Aan het eind van de werkzaamheden van de Conventie en nadat de rekeningen van het tweede begrotingsjaar zijn afgesloten, worden de activa van de begroting in de algemene begroting van de Europese Unie gestort en over de afdelingen daarvan verdeeld naar rata van de bijdragen die door de instellingen aan het fonds zijn betaald.

Artikel 22

De secretaris-generaal van de Conventie doet het presidium van de Conventie en de lidstaten maandelijks een verslag toekomen met een staat van de ontvangsten en de uitgaven van het fonds. Dat verslag wordt toegezonden aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

HOOFDSTUK V

Reiskosten van de leden van de Conventie

Artikel 23

Op voorstel van de secretaris-generaal van de Conventie neemt, uitgaande van de bij de Raad gangbare praktijken, het presidium een besluit aan houdende de voorwaarden en de regels voor de vergoeding van de reiskosten van de leden van de Conventie, voorzover die kosten ten laste van de begroting komen.

HOOFDSTUK VI

Inwerkingtreding

Artikel 24

1. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen. Het is van toepassing tot en met 31 december 2002.

2. Bij de verlenging van het Interinstitutioneel Akkoord betreffende de bijdrage aan de financiering van de Conventie over de toekomst van de Europese Unie overeenkomstig punt 9 ervan, wordt dit besluit bij besluit van de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten met ingang van 1 januari 2003 verlengd tot de beëindiging van de werkzaamheden van de Conventie.

Artikel 25

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 21 februari 2002.

De voorzitter

F. J. Conde de Saro