PROTOCOL

vastgesteld overeenkomstig artikel 34 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot wijziging, wat betreft de vorming van een referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied, van de Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied

DE HOGE VERDRAGSLUITENDE PARTIJEN bij dit protocol, lidstaten van de Europese Unie,

VERWIJZEND naar de akte van de Raad van de Europese Unie van 8 mei 2003,

OVERWEGENDE dat de douanesamenwerking in de Europese Unie een belangrijke component vormt van de ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid;

OVERWEGENDE dat de uitwisseling van informatie tussen de douanediensten van de verschillende lidstaten voor die samenwerking van cruciaal belang is;

TER UITVOERING VAN de conclusies van de Europese Raad van Tampere van 15 en 16 oktober 1999, volgens welke

- bij onderzoeken inzake grensoverschrijdende criminaliteit in een lidstaat optimaal profijt moet worden getrokken van samenwerking tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (punt 43 van de conclusies),

- er bij de bestrijding van de criminaliteit een evenwichtige ontwikkeling van misdaadbestrijdingsmaatregelen in de gehele Unie moet worden bewerkstelligd, waarbij de vrijheid en de wettelijke rechten van personen en ondernemingen worden beschermd (punt 40 van de conclusies), en

- ernstige economische delicten steeds vaker aspecten hebben die op het gebied liggen van belastingen en heffingen (punt 49 van de conclusies),

GEZIEN het feit dat de Raad in zijn resolutie van 30 mei 2001 betreffende een strategie voor de douane-unie(1):

- het erover eens was dat een hoofddoel moet zijn de verbetering van de samenwerking, teneinde fraude en andere handelingen die een gevaar vormen voor de veiligheid van personen en goederen efficiënt te bestrijden,

- heeft benadrukt dat de douane een belangrijke rol speelt bij de bestrijding van grensoverschrijdende criminaliteit door de voorkoming en opsporing van en, binnen de nationale bevoegdheden van de douanediensten, het onderzoek naar en de vervolging van criminele activiteiten op het gebied van fiscale fraude, het witwassen van geld, en de smokkel van drugs en andere illegale goederen, en

- heeft benadrukt dat de douaneautoriteiten door de verscheidenheid van hun taken zowel in een communautaire context moeten werken als in die van de douanesamenwerking in het kader van titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie,

IN AANMERKING GENOMEN dat het douane-informatiesysteem dat is ingesteld bij de Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied(2), de invoering van persoonsgegevens uitsluitend toestaat met het oog op melding van waarnemingen, onopvallende of gerichte controles (artikel 5 van de overeenkomst) en dat voor ieder ander doel een aanvullende rechtsgrondslag vastgesteld moet worden,

INDACHTIG het feit dat er momenteel geen mogelijkheid is om tussen alle bevoegde autoriteiten langs elektronische weg en systematisch informatie uit te wisselen over het bestaan van documenten betreffende lopende of voltooide onderzoeken en zo hun onderzoeken op behoorlijke wijze te coördineren, en dat het douane-informatiesysteem voor dat doel gebruikt zou moeten worden,

INDACHTIG het feit dat uit de bevindingen van een evaluatie van gegevensbestanden voor de derde pijler van de EU kan blijken dat deze systemen elkaar zouden moeten aanvullen,

OVERWEGENDE dat bij de opslag, de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens op douanegebied, naar behoren rekening moet worden gehouden met de beginselen die zijn neergelegd in het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en met punt 5.5 van Aanbeveling R (87) 15 van het Comité van Ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987 tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied,

ZICH ERVAN BEWUST dat, volgens punt 48 van het actieplan van de Raad en de Commissie van 3 december 1998 over hoe de bepalingen van het Verdrag van Amsterdam inzake de totstandbrenging van een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid het best kunnen worden uitgevoerd(3), moet worden onderzocht of en, zo ja, hoe de Europese Politiedienst (Europol) toegang zou kunnen krijgen tot het douane-informatiesysteem,

HEBBEN OVEREENSTEMMING BEREIKT OMTRENT DE VOLGENDE BEPALINGEN:

Artikel 1

De Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied(4) wordt als volgt gewijzigd:

1. Na hoofdstuk V worden de volgende drie hoofdstukken ingevoegd:

"HOOFDSTUK V A

VORMING VAN EEN REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS OP DOUANEGEBIED

Artikel 12 A

1. Het douane-informatiesysteem omvat naast de in artikel 3 bedoelde gegevens, ook de gegevens bedoeld in dit hoofdstuk in een afzonderlijk bestand, hierna te noemen het 'referentiebestand van onderzoeksdossiers'. Onverminderd de bepalingen van dit hoofdstuk en van de hoofdstukken V B en V C, zijn alle bepalingen van deze overeenkomst ook van toepassing op het referentiebestand van onderzoeksdossiers.

2. Het referentiebestand van onderzoeksdossiers heeft tot doel de ingevolge artikel 7 aangewezen nationale autoriteiten van een lidstaat die bevoegd zijn voor onderzoek op douanegebied, en die een onderzoek starten of hebben gestart naar één of meer personen of bedrijven, in staat te stellen na te gaan welke bevoegde autoriteiten van andere lidstaten onderzoek verrichten of verricht hebben naar die personen of bedrijven, teneinde door informatie over het bestaan van onderzoeksdossiers de in artikel 2, lid 2, genoemde doelen te bereiken.

3. Ten behoeve van het referentiebestand van onderzoeksdossiers doet iedere lidstaat aan de andere lidstaten en aan het in artikel 16 bedoelde comité een lijst toekomen van ernstige overtredingen van zijn nationale wetten.

Die lijst omvat alleen ernstige overtredingen die worden bestraft:

- met een vrijheidsstraf of met een maatregel welke vrijheidsbeneming meebrengt van ten minste twaalf maanden of

- met een boete van ten minste 15000 EUR.

4. Indien de lidstaat die het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied raadpleegt, nadere gegevens nodig heeft over een opgenomen dossier betreffende een persoon of een bedrijf, vraagt hij op basis van de vigerende instrumenten voor wederzijdse bijstand, de gegevensinvoerende lidstaat om bijstand.

HOOFDSTUK V B

WERKING EN GEBRUIK VAN HET REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS OP DOUANEGEBIED

Artikel 12 B

1. De bevoegde autoriteiten voeren gegevens uit onderzoeksdossiers in het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied in voor de in artikel 12 A, lid 2, genoemde doeleinden. Deze gegevens omvatten uitsluitend de volgende categorieën:

i) een persoon of een bedrijf waarnaar door een bevoegde autoriteit van een lidstaat onderzoek wordt of is verricht, en:

- die/dat er volgens het nationale recht van de betrokken lidstaat, van verdacht wordt een ernstige overtreding van nationale wetten te begaan of te hebben begaan, of daaraan deel te nemen of te hebben deelgenomen, of

- die/dat betrokken is bij een vaststelling van zo'n overtreding, of

- waaraan een administratieve of strafrechtelijke sanctie voor zo'n overtreding is opgelegd;

ii) het gebied waarop het onderzoeksdossier betrekking heeft;

iii) naam, nationaliteit en contactadres van de autoriteit van de lidstaat die het dossier behandelt, en het registratienummer van het dossier.

De onder i) tot en met iii) bedoelde gegevens worden voor elke persoon of elk bedrijf afzonderlijk in een gegevensrubriek ingevoerd. Koppeling van gegevensrubrieken is niet toegestaan.

2. De in lid 1, onder i), bedoelde persoonsgegevens omvatten alleen het volgende:

i) voor personen: naam, meisjesnaam, voornamen en bijnamen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit en geslacht;

ii) voor bedrijven: de handelsnaam, de in het handelsverkeer gebruikte handelsnaam, de zetel van de onderneming en het BTW-nummer.

3. De gegevens worden overeenkomstig artikel 12 E voor een beperkte duur opgenomen.

Artikel 12 C

Een lidstaat is in specifieke gevallen niet verplicht de in artikel 12 B bedoelde gegevens in te voeren, indien en zolang dat schade berokkent aan de openbare orde of andere wezenlijke belangen, met name op het gebied van gegevensbescherming van de betrokken lidstaat.

Artikel 12 D

1. De invoering van gegevens in het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied en de raadpleging daarvan is voorbehouden aan de in artikel 12 A, lid 2, genoemde autoriteiten.

2. Elke raadpleging van het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied bestrijkt de volgende persoonsgegevens:

i) voor personen: voornaam en/of naam en/of meisjesnaam en/of bijnamen en/of geboortedatum;

ii) voor bedrijven: de handelsnaam en/of de in het handelsverkeer gebruikte handelsnaam en/of het BTW-nummer.

HOOFDSTUK V C

TIJD VAN OPSLAG IN HET REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS OP DOUANEGEBIED

Artikel 12 E

1. Opslagtijden worden bepaald overeenkomstig de wetten, regelingen en procedures van de lidstaat die de gegevens invoert. De volgende termijnen, ingaande op de datum waarop de gegevens in het onderzoeksdossier zijn opgenomen, worden evenwel in geen geval overschreden:

i) gegevens over lopende onderzoeksdossiers worden niet langer dan drie jaar bewaard, als er binnen die termijn geen overtreding geconstateerd is; de gegevens worden eerder verwijderd als er een jaar verstreken is sedert de laatste onderzoekshandeling;

ii) gegevens over onderzoeksdossiers die de vaststelling van een overtreding behelzen, maar die nog niet geleid hebben tot een veroordeling of een boete, worden niet langer dan zes jaar bewaard;

iii) gegevens over onderzoeksdossiers die tot een veroordeling of een boete geleid hebben, worden niet langer dan tien jaar bewaard.

2. In elk stadium van een onderzoek als bedoeld in lid 1, onder i), ii) en iii), worden, zodra de persoon of het bedrijf die/dat onder artikel 12 B valt, overeenkomstig de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen van de gegevensverstrekkende lidstaat van het onderzoek is uitgesloten, de gegevens over de betrokken persoon of het betrokken bedrijf onmiddellijk gewist.

3. Gegevens worden automatisch gewist uit het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied vanaf de datum waarop de maximale opslagtermijnen, als bepaald in lid 1 overschreden worden.".

2. In artikel 20 worden de woorden "in artikel 12, leden 1 en 2," vervangen door "in artikel 12, leden 1 en 2, en artikel 12 E".

Artikel 2

1. Dit protocol wordt door de lidstaten aangenomen overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen.

2. De lidstaten stellen de depositaris in kennis van de voltooiing van de procedures die overeenkomstig hun onderscheiden grondwettelijke bepalingen voor de aanneming van dit protocol vereist zijn.

3. Dit protocol treedt 90 dagen na de in lid 2 bedoelde kennisgeving door de staat die lid van de Europese Unie is ten tijde van de aanneming door de Raad van de akte tot vaststelling van dit protocol en die als achtste deze formaliteit vervult, in werking voor de acht betrokken lidstaten. Indien evenwel dit protocol op die datum niet in werking is getreden, treedt dit protocol in werking voor de acht betrokken lidstaten op de datum waarop de overeenkomst in werking treedt.

4. Kennisgeving door een lidstaat volgend op de ontvangst van de in lid 2 bedoelde achtste kennisgeving heeft ten gevolge dat dit protocol 90 dagen na eerstbedoelde kennisgeving in werking treedt tussen deze lidstaat en de lidstaten waarvoor het protocol reeds in werking is getreden.

5. De lidstaten voeren in het referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied alleen gegevens in die na de inwerkingtreding van dit protocol in een onderzoeksdossier zijn opgenomen.

Artikel 3

1. Elke staat die lid wordt van de Europese Unie en toetreedt tot de overeenkomst, kan tot dit protocol toetreden.

2. De door de Raad van de Europese Unie vastgestelde tekst van dit protocol in de taal van de toetredende staat, is authentiek.

3. De akten van toetreding worden neergelegd bij de depositaris.

4. Dit protocol treedt ten aanzien van elke toetredende lidstaat in werking 90 dagen nadat deze zijn akte van toetreding heeft neergelegd of, indien het protocol bij het verstrijken van die periode van 90 dagen nog niet in werking is getreden, op de datum van de inwerkingtreding ervan, op voorwaarde dat de overeenkomst te zijner aanzien van kracht is.

Artikel 4

Elke staat die, na de inwerkingtreding van dit protocol, lid van de Europese Unie wordt en overeenkomstig artikel 25 tot de overeenkomst toetreedt, wordt geacht te zijn toegetreden tot de overeenkomst zoals die door dit protocol is gewijzigd.

Artikel 5

De secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie is depositaris van dit protocol.

De depositaris maakt in het Publicatieblad van de Europese Unie de stand van zaken bekend met betrekking tot aannemingen, toetredingen, verklaringen en kennisgevingen, betreffende dit protocol.

Gedaan te Brussel, op de achtste mei tweeduizenddrie, in één exemplaar, in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Ierse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek, dat wordt neergelegd in het archief van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

Pour le Royaume de Belgique

Voor het Koninkrijk België

Für das Königreich Belgien

>PIC FILE= "C_2003139NL.000601.TIF">

På Kongeriget Danmarks vegne

>PIC FILE= "C_2003139NL.000602.TIF">

Für die Bundesrepublik Deutschland

>PIC FILE= "C_2003139NL.000603.TIF">

Για την Ελληνική Δημοκρατία

>PIC FILE= "C_2003139NL.000604.TIF">

Por el Reino de España

>PIC FILE= "C_2003139NL.000605.TIF">

Pour la République française

>PIC FILE= "C_2003139NL.000701.TIF">

Thar cheann Na hÉireann

For Ireland

>PIC FILE= "C_2003139NL.000702.TIF">

Per la Repubblica italiana

>PIC FILE= "C_2003139NL.000703.TIF">

Pour le Grand-Duché de Luxembourg

>PIC FILE= "C_2003139NL.000704.TIF">

Voor het Koninkrijk der Nederlanden

>PIC FILE= "C_2003139NL.000705.TIF">

Für die Republik Österreich

>PIC FILE= "C_2003139NL.000801.TIF">

Pela República Portuguesa

>PIC FILE= "C_2003139NL.000802.TIF">

Suomen tasavallan puolesta

För Republiken Finland

>PIC FILE= "C_2003139NL.000803.TIF">

För Konungariket Sverige

>PIC FILE= "C_2003139NL.000804.TIF">

For the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland

>PIC FILE= "C_2003139NL.000805.TIF">

(1) PB C 171 van 15.6.2001, blz. 1.

(2) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 34.

(3) PB C 19 van 23.1.1999, blz. 1.

(4) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 34.